FZ 426 töökohtade erihindamine. Jõustus föderaalseadus "Töötingimuste erihindamise kohta".

Töölähetuse aruande koostamine koos muude aruandluspaberitega on vajalik osa viimane etapp tööreisi dokumentaalne tugi.

FAILID

Mille jaoks dokument on mõeldud?

Ärireisi võib seostada erinevate eesmärkidega:

• läbirääkimiste pidamine;
• lepingute sõlmimine;
• kaugjuhtimispult struktuuriüksus;
• laokaupade ost ja müük;
• koolitusseminaridel osalemine;
• koolitusüritused jne.

Samas peab lähetatav olenemata eesmärkidest reisi tulemuste põhjal koostama ja ametiasutustele esitama ülesande täitmise akti.

Lähetusaruannet vajavad mõlemad töösuhte pooled.

Aruande põhjal on ettevõtte juhtkonnal võimalus kindlaks teha, kui hästi tuli töötaja toime küsimuste ja ülesannetega, mida ta pidi komandeeringus lahendama. See võimaldab töötajal vältida põhjendamatuid pretensioone reisi ebarahuldavate tulemuste kohta.

Ei tasu unustada, et aruande alusel saab ettevõtte juhtkond alluvat kas hästi tehtud töö eest premeerida või karistada sundimisega. distsiplinaarkaristus(näiteks kui lähetuse tulemused on negatiivsed, eeldusel, et need juhtusid töötaja otsesel süül).

Kes koostab aruande

Dokument koostatakse lähetatud isiku nimel. Samas peab blanketil olema dokumendi vastu võtnud isiku allkiri (resolutsioon). Viimase allkiri näitab, et aruanne on läbivaatamiseks vastu võetud.

Mida lisada reisiaruandesse

Et vältida raskusi aruande koostamisel, tuleks enne lähetusse minekut hoolikalt tutvuda juhtkonna seatud ülesannetega.

Töölähetuse ülesanded on vajalik vormistada kirjalikult - teenistusülesande vormis (arusaamatute punktide ilmnemisel tuleb need lahendada kohapeal).

Seega taanduvad lähetatud isiku tööülesanded ainult nende funktsioonide täitmisele, mis on märgitud see dokument. Aruandes peaksid kajastuma eelkõige nende probleemide lahendamise tulemused. Võimaluse korral tuleks neid toetada täiendavate tõendavate paberitega.

Kui tööandja peab reisi ajal ootamatult vajalikuks seada alluvale täiendavaid ülesandeid, peab ta nende täitmise võimalikkuses temaga kindlasti kokku leppima. Sel juhul on töötajal täielik õigus neist keelduda.

Millal tuleks aruanne esitada?

Lähetusaruande esitamise tähtajad määratakse individuaalselt ja sõltuvad ettevõtte eripärast. Keskmiselt on see kolm tööpäeva, kuid igal juhul ei tohiks see ajavahemik ületada ühte kuud alates hetkest, mil töötaja töölähetusest naaseb.

Mida muud, peale lähetuse aruande, tuleb tööandjale üle anda

Lisaks aruandele peab reisija esitama raamatupidamisele:

• avansiaruanne (lähetuses tehtud kulude kohta);
• maksedokumente kinnitavad kviitungid, tšekid, sõidupiletid jms;
• reisiluba (kui see on välja antud).

Üldine teave aruande kohta, dokumendi omadused

Kui olete esimest korda ärireisil ja nüüd seisate silmitsi ülesandega koostada selle kohta aruanne ja te ei saa väga hästi aru, kuidas seda kirjutada, lugege meie soovitusi - need on täpseks idee, kuidas see dokument välja peaks nägema. Vaadake ka näidisvormi - selle põhjal saate hõlpsalt koostada oma individuaalse aruande.

Enne dokumendi üksikasjaliku kirjelduse juurde asumist anname mõned Üldine informatsioon. Alustame sellest, et selle aruande saab koostada kas suvalises vormis või ühtsel kujul või kui organisatsioonil on raamatupidamispoliitikas kinnitatud oma dokumendimall, siis vastavalt selle tüübile. Aruande koostamise viis tuleks ära näidata ettevõtte kohalikes aktides.

Aruande võib kirjutada tavalisele sobivas suuruses paberilehele (soovitavalt A4) või kirjaplangile - kui see nõue on ettevõtte sisemistes normatiivdokumentides. Kirjutada saab nii käsitsi kui ka arvutisse trükkida (koos kohustusliku järgneva väljatrükiga).

Tingimusteta tuleb järgida ainult ühte reeglit - aruanne peab sisaldama reisija, akti vastu võtnud isiku (tavaliselt struktuuriüksuse juht), samuti ettevõtte direktori autogrammi (lisaks allkirjale, ta peab oma otsuse aruandesse lisama).

Parim viis aruande kirjutamiseks kahes identses eksemplaris(kui käsitsi, siis on võimalik läbi “koopiakoopia”), millest üks tuleb juhtkonnale üle anda, teine ​​igaks juhuks jätta endale (pärast märkuse tegemist koopia vastuvõtmise kohta tööandja esindaja).

Reisiaruande mall

Esiteks lühike selgitus struktuuri kohta. Kui kirjutate aruande vabas vormis (ja see tava on praegu väga levinud), jagage vorm mõttes kolmeks osaks: algus, põhiosa ja lõpp.

Algus - teave dokumendi enda kohta (number, koht, koostamise kuupäev).

Peamine plokk on aruanne ise, mis sisaldab:

• selle periood (algus- ja lõppkuupäev);
• põhjus (siin peate märkima dokumendi, mille alusel teid lähetusse saadeti - see võib olla teise organisatsiooni kutse, direktori korraldus jne);
• reisi eesmärk (märkige tegelikud ülesanded, mille juhtkond on teile seadnud);
• reisi tulemused: mida üksikasjalikum, seda parem. Kui lähetuse tulemuste järel sõlmiti mingid lepingud, saadi tõendid vms. dokumente, peate täpsustama nende numbri ja kuupäeva.

Vajadusel saate vormile lisada täiendavaid pabereid, tehes need aruandes eraldi kirjena kättesaadavaks. Lõpus tuleb dokument allkirjastada ja kuupäevastada jooksva kuupäeva järgi.

Iga organisatsiooni töötajad käivad juhataja nimel perioodiliselt komandeeringus. Igaühel neist on täita konkreetne ülesanne. Pärast tagasipöördumist peab töötaja koostama töölähetuses tehtu kohta akti. Sel juhul on kasulik teenuse määramise vorm (vorm T-10a). Uurime, millised selle registreerimise reeglid kehtivad 2019. aastal.

Mille jaoks on ülesanne?

Tööülesanne on ametlik dokument. Tempel “Nõutav” eemaldati sellelt juba 2013. aastal. Sellest hetkest alates muutusid kõik Vene Föderatsiooni Roskomstati poolt 01.05.2004 määrusega nr 1 heakskiidetud aktid ainult kasutamiseks soovitatavaks. Nüüd saab tööandja iseseisvalt välja töötada mugavamaid lähetusaruande vorme, kuid samal ajal tuleb järgida kõiki vajalikke normatiivdokumentide nõudeid.

Et vältida vaidlusi tekitavaid probleeme pärast töötaja töölähetusest naasmist, peab tööandja kõik ülesande punktid selgelt välja töötama. Aktsepteeritav on koostada individuaalne ajakava, milles on märgitud juhiste täitmise konkreetsed kuupäevad, millest lähetatud töötaja peab kinni pidama.

Tööülesande näidisnäidis

Ettevõttes tegelevad tööülesannete koostamisega osakonnajuhatajad, kelle juhendamisel reisile suunduv töötaja töötab. Lähiminevikus koostati töötaja lähetusse saatmiseks terve pakett dokumente: juhi korraldus, reisitõend ja tööülesanne.

Töötajate lähetusse saatmise korda reguleerib praegu Vene Föderatsiooni tööseadustiku 24. peatükk, samuti Vene Föderatsiooni valitsuse määrus nr 749 koos muudatuste ja täiendustega, mis jõustusid aasta algusest. 2019.

Ja eeltoodu tulemusena seadusandlik norm, reisitunnistus ja tööülesanne on liikunud soovitavate, kuid mitte kohustuslike dokumentide kategooriasse.

Teenindusülesanne salvestatakse selle väljastamisel arhiivi personaliteenus organisatsioon 5 aastat. Kui töötaja saadeti ülesandega väljapoole riiki, pikeneb säilitusaeg 2 korda.

Teenindusülesanne on koostamisel 2 eksemplaris. Üks - arhiivile, teine ​​otse töötajale. Ülesande koopiat raamatupidamisele ei esitata, kuna kõik andmed sõiduraha kogumiseks on märgitud töötaja lähetuskorralduses.

Esmalt panevad organisatsiooni juht ja osakonnajuhataja dokumentidele allkirjad, seejärel tutvub nendega lähetusse saadetud töötaja. Ja kui ta on nõus kõigi ülesandes märgitud tingimustega, siis paneb ta oma allkirja alla.

Saadud töölähetus võib isegi kogenud töötaja segadusse ajada

Personaliteenused esitavad mõnikord endale küsimuse: kas peaksin tööülesande vormile panema organisatsiooni pitsati?

Siin ei ole ühest vastust. Mõelge dokumendis sisalduva teabe tähtsusele. Võimalik, et teie töötaja peab talle määratud ülesannete täielikuks täitmiseks esitama tööülesande vormi. Ja sel juhul trükkimine lisab dokumendile argumente.

Pange tähele, et kirjaplangil "M.P." pole märgitud. Pealegi pole trükkimine enam organisatsiooni kui terviku kohustuslik atribuut. Seega, kui teie organisatsioonil pitsatit üldse pole, ei tohiks te sellise trükise täitmise pärast üldse muretseda.

Millist vormi täita

Kui lähetusse läheb korraga mitu töötajat, ärge olge liiga laisk, et igaühe jaoks tööülesannet täita. Töölähetuse tellimus võib olla üks kõigile ärireisijatele.

Kõik ülesande veerud kuuluvad täitmisele. Sama kehtib veeru "Reisiaruanne" kohta. Tehtud tööde kohta saab kirjutada vabas vormis aruande.

Lühike reisiaruanne

Lähetusaruande koostamiseks ühtlustab seadus erivormi T-10a. Nagu eespool mainitud, saab juhi soovil üht või teist vormi T-10a osa muuta. Kui on oodata reisi eesmärgi laiendatud kirjeldust või reisiaruannet, siis on soovitav neid jaotisi vormis suurendada. See annab kogu vajaliku teabe.

Kui reisiaruande materjal on mahukas, siis vormi T-10a täiendamist teabelehega ei loeta seaduserikkumiseks. Keegi ei tühistanud aruande suvalist vormi.

Vormi täitmise nõuete täitmine: kohustuslik või mitte?

Selle küsimuse esitavad personaliametnikud, kui nad kahtlevad reisiaruande väljastamise vajaduses. Vastus: alates 8. jaanuarist 2019 ei ole akti koostamine vajalik.

Paljud organisatsioonid kasutavad harjumusest standardset komplekti saatedokumendid(tellimus, ülesanne ja aruanne). Need on palju mugavamad ja arusaadavad. Kuid te ei saa ärireisi aruannet täita - see ei muutu rikkumiseks.

Raskus on erinev: ilmselt kontrollivad reguleerivad asutused kõik reisidokumendid, mille järgi töötajad reisile saatsite. Lähetuses olevale töötajale antakse ju aruande all raha. Ja summad, mis kulutati organisatsiooni vajadustele ja isiklikuks otstarbeks, maksustatakse erinevalt. Siin tulevad kasuks tõendavad dokumendid (näiteks tšekid). Ja see vorm on kasulik, kus kõik on selgelt ja selgelt välja toodud.

Ettevõttes rakendatavate ühtsete vormide loetelu koostab ja kinnitab juhataja. Kogu see teave kajastub konkreetse organisatsiooni kohalikes õigusaktides.

Kui organisatsioon kasutab vormi T-10a, siis peab töötaja aruande koostamisele vastama 3 päeva jooksul.

Mida teha: töötaja ei tulnud ametiülesandega toime

Tuletage meelde, et töötaja läheb töölähetusse tootmisvajaduste tõttu. Ja ta ei ole kohustatud tagastama seadusega ettenähtud makseid toidu, majutuse, reisi eest. Kuid kõik summad, mille töötaja sai otse reisi probleemide lahendamise eest, tuleb tagastada.

Selleks koostab lähetusest saabunud töötaja lähetuse kohta kirjaliku akti, kus on üksikasjalik kirjeldus iga kulutatud summa kohta. Esmajärjekorras - selgitus, miks reisi eesmärk jäi täitmata, näidates ära objektiivsed põhjused.

Millised finantsdokumendid aruandele lisada

Seaduse järgi saab töölähetuses viibiv töötaja aruande alusel raha. Need väljastatakse vahetult enne väljalendu. Töölähetusest saabumisel on töötaja kohustatud koostama ettemaksu akti. Selles abistab teda raamatupidaja.

Kõik finantsdokumendid aktsepteeritakse raamatupidamises; tšekid, piletid, kviitungid, tasutud arved (pitsatiga originaalid). Käsitsi kirjutatud märkmeid raamatupidaja arvesse ei võta.

Ekspertarvamus

Maria Bogdanova

Rohkem kui 6 aastat kogemust. Spetsialiseerumine: lepinguõigus, tööõigus, õige sotsiaalkindlustus, intellektuaalomandiõigus, tsiviilmenetlus, alaealiste õiguste kaitse, õiguspsühholoogia

Kui reisieeskirjas on märge, et töötaja lähetusega peab kaasnema tööülesanne, siis tuleb ankeet igal juhul täita. See kehtib ka siis, kui selles märgitud teave sisuliselt dubleerib teavet muudest, juba koostatud dokumentidest.Igal tööülesandel on rangelt määratletud peatükkide komplekt, mis võimaldab täita dokumenti ainult ühe töötaja kohta.

See tähendab, et tüüpvormi T-10a ei saa kasutada mitme töötaja puhul. Seetõttu koostatakse igale lähetatule individuaalne tööülesanne.

Kõik dokumendid, mida raamatupidaja pidas süüst vabastavaks, kantakse spetsiaalsetesse veergudesse tagakülg eelaruanne.

Reisitöötajale välisvaluuta väljastamise korral tehakse kanded aruande esiküljele (veerg 1a) ja tagaküljele (veerud 6 ja 8).

Pärast raamatupidamisega kooskõlastamist kinnitab avansiaruande ettevõtte juht.

Lõplike arvutuste kohaselt arveldab saabuv töötaja organisatsiooniga. Kasutamata rahaliste vahendite olemasolul hoiustatakse need ettevõtte kassasse. Juhul, kui töötaja on kulutanud oma isiklikud vahendid, makstakse talle kokkulepitud summa ettevõtte kassast või pangakontole.

Töötaja vastutus mittevastavuse eest

Kehtiva seadusandluse järgi peavad nii töötaja kui ka juht täitma ettevõtte kohalike aktide nõudeid.Seega, kui organisatsioonil on töölähetuste määrus, mille loendis on tööülesanne, on töötajad kohustatud selle veerud täitma.Tööülesannete täitmisest keeldumise korral võidakse Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 192 kohaselt võtta töötaja distsiplinaarvastutuse.Nõutud ridade puudulikku täitmist võib käsitleda kui lähetusse saadud ülesande täitmata jätmist.

Töölähetus 2015. aastal lähetussesattus töölähetuste tegemisel vabatahtlike paberite kategooriasse. Meie materjalist saate teada ülesande täitmise korra ja seda asendavate dokumentide kasutamise võimaluse kohta.

Amet

Ametiülesanne on aegade algusest olnud kohustuslik lüli reisipaberite registreerimise ahelas: selle alusel anti välja korraldus, mille järel ilmus reisitunnistus - sellega läks ettevõtte töötaja lähetusse.

Peamine info, mis tööülesandes kajastub, on reisi eesmärk. See täidetakse enne töötaja reisile saatmist. Pärast ametiülesande täitmist vormistatakse dokumendi teine ​​osa pealkirjaga „Töölähetusse saatmise ametiülesanne ja selle täitmise aruanne“, mille sisust tehakse järeldus töölähetuse tulemuslikkuse kohta. ettevõtte töötaja lähetus ja sõidukulude kehtivus.

Kuni 2015. aastani võimaldas selline mehhanism dokumenteerida lähetatud töötaja iga sammu ja kulusid kinnitada, mis vastas 6. detsembri 2011. aasta raamatupidamise seaduse nr 402-FZ nõuetele. Eesmärkidel maksuarvestus see ei olnud vähem oluline - kontrollijad ei jätnud tähelepanuta ka "reisi" dokumentide paketi täielikkuse astet.

TÄHTIS!Töölähetuse andmise kohustus oli kirjas töölähetuse eeskirja punktis 6, kinnitatud. Valitsuse 13. oktoobri 2008. a määrus nr 749.

Seda väljakujunenud ja aastate jooksul tõestatud reisidokumentide registreerimise ja kogumise süsteemi rikuti Vene Föderatsiooni valitsuse 29. detsembri 2014. aasta määrusega nr 1595, millega tehti muudatusi ärireisid.

Selle tulemusena on alates 2015. aasta jaanuarist kõik lingid (v.a tellimus), sealhulgas ametlik ülesanne, ülalmainitud “reisi” komplektist kadunud.

Alternatiivne variant

Töölähetuste eeskirja tekstist teenusülesande kadumine ei tähenda sugugi seda, et sellenimeline paber tuleb ettevõttesisesest töövoost välja jätta.

Tööreisi korraldamiseks saate endiselt kasutada kogu ülalkirjeldatud dokumendiahelat. Ainus piirang: "reisi" dokumendipaki staatus on muutunud - see ei saa enam olla ametlik kinnitus ei lähetuse fakti ega sellega seoses tehtud kulutuste kohta.

Sellest olukorrast aitab välja tulla lihtne nipp - töötaja lähetusse saatmise korraldust (ühtne vorm T-9) saate muuta, lisades sellesse rea "Reisi eesmärk".

Tutvu töötaja lähetusse saatmise põhidokumendi vormiga meie kodulehel: vaata materjali .

Kuid tuleb kinni pidada tingimusest: iseseisvalt välja töötatud korralduse vorm peab olema fikseeritud kohaliku seadusega, näiteks töölähetuste sisemäärustega (tööseadustiku 8. osa 1, 22. osa 1. Vene Föderatsiooni koodeks).

Kuidas ülesannet täita

Kui ettevõte otsustas tavapärasest reisidokumentide komplektist mitte loobuda ja nägi ette nende vormi sisemises kohalik akt, hõlmab teenuseülesande väljastamise protseduur järgmisi samme:

• saada juhataja otsus töötaja lähetusse saatmiseks;
• täitke gr. ülesande tabeliosa 1-11;
• tutvustama lähetusse minevat töötajat tema ülesande ja lähetuse eesmärgiga.

Tavaliselt kasutatakse seda teenusetellimuse väljastamiseks ühtne vorm T-10a, mille põhiosa on kujutatud 12 veeruga tabelina.

Ankeeti kroonivad üldised andmed: ettevõtte nimi, ülesande number ja kuupäev. Selle üheleheküljelise dokumendi keskmes on teave töölähetusse mineva töötaja kohta (täisnimi, personalinumber, töökoht ja ametikoht). Veerud 3-8 on pühendatud reisile endale: need sisaldavad sihtkoha nime ja reisi kestust (algus-, lõpp- ja kestuskuupäevad).

Veerg 9 on mõeldud maksva organisatsiooni märkimiseks. Enamasti on selleks ettevõte ise, kelle töötaja lähetusse saadetakse. Teatud olukordades võivad ettevõtte spetsialistid minna välislähetustele kolmandate osapoolte (klientide) soovil (avaldusel), siis võivad reisikulude hüvitamine jääda klientide kanda (see tingimus on lepingus sätestatud).

Veerg 10 "Põhjus" täidetakse juhtkonna komandeeringu (juhise) andmetega lähetusse või võib sisaldada sõnastust "Reisiplaan" (juhul, kui reis toimub plaanipäraselt).

Täidetud veerus 11 kirjeldatakse lähetuse ülesannet (eesmärki) ja siin peatub lähetuse täitmine kuni lähetatud töötaja naasmiseni alalisele töökohale.

Seejärel täidab tööülesande töötaja ise - veerus 12 peab ta lühidalt aru andma lähetusel tehtud tööst.

Ülesande täitmise protsess lõpetatakse selle dokumendi allkirjastamisega töötaja ja juhi poolt, samuti rea “Järeldus ülesande täitmise kohta” täitmisega. Sellel real annab juht hinnangu töötaja töölähetuses tehtud tööle.

Vaadake näidisülesannet meie veebisaidilt.

Tulemused

Lähetuslähetus koosneb kahest osast - juhtkonna juhised ja töötaja aruanne selle täitmise kohta. Dokument on alates 2015. aastast muutunud vabatahtlikuks, kuid seda saab kasutada ettevõttesiseseks aruandluseks.

Koosta ärireisi aruanne vabatahtlik, kuid enamikul juhtudel nõuavad juhid selle dokumendi väljastamist. Selle koostamise põhinõue on täidetud ülesannete selge kirjeldus ja nende tegevuse dokumentaalsed tõendid. Valmis näited reisiaruanded ja palju muud olulised dokumendid leiate artiklist.

Dokumendi koostab otse lähetatud töötaja. Kui reisile läheb korraga mitu töötajat, vormistab igaüks sellise paberi või vastutav isik määrab rühma juht. Koostamise vajaduse määrab pea juba enne reisi.

Tavaliselt koostatakse aruanne, kui:

1. Reisi eesmärk on organisatsiooni jaoks väga oluline.
2. Töötajale või rühmale on pandud üsna palju ülesandeid.
3. Eesmärgid on seotud finantskuludega, mille kohta koostatakse eraldi dokument -.
4. Ülesanded on seotud partneritega dokumentide allkirjastamisega, millest tuleb ka aru anda.

Paber antakse üle koos muude ametlike ja finantsdokumentidega (raamatupidamisosakonnale):

• avansiline aruanne, mis kajastab kõik töötaja töölähetuses olevad kulud, ülejääkide olemasolu;
• tehtud kulutusi kinnitavad maksedokumendid (tšekid, kviitungid, sõidupiletid jne);
• reisitunnistus (olemasolul).

Töölähetuse aruande näidis ja koostamise reeglid

Kindlat vormi ei ole kehtestatud, seega saab töötaja vormistada dokumendi mis tahes vormis või ettevõttesiseste nõuete kohaselt eraldi kirjaplangil. Tekst peaks sisaldama järgmist teavet:

1. Dispetšeri nimi ja ametikoht.
2. Organisatsiooni, selle filiaali või struktuuriüksuse, osakonna nimi.
3. Töölähetuse kestus (päevade arv, kuupäevavahemik);
4. Reisi eesmärk, eesmärgid (määratakse ette tööülesande alusel).
5. Toimunud koosolekud (kolleegide nimi ja ametikoht, ettevõtte nimi).
6. Saavutatud tulemused.
7. Aruande kuupäev.
8. Allkiri, allkirja ärakiri (perekonnanimi, initsiaalid).

Koostamisel saab kasutada valmis vormi.

Või kasutage näidist, kohandades seda vastavalt oma olukorrale.

Teine võimalus töölähetuse valmisaruande jaoks on tutvuda kirjandusega, pidada läbirääkimisi, sõlmida partneritega kavatsuste kokkulepped. Kõik töötaja tegevused peavad olema kinnitatud asjakohaste dokumentidega, mis on loetletud lisades.

Lähetusaruande esitamise tähtaeg ja kord

Ettevalmistus töölähetuseks algab juba ette – juht seab eesmärgid ning annab kirjalikke ja suulisi juhiseid. Nende eesmärkide saavutamine, täidetud ülesannete kinnitus peab kajastuma aruandes.

Samm 1. Tööülesande koostamine

Juba enne töötaja lähetusse saatmist paneb juht paika sõidu eesmärgid, mille saab kirjalikult fikseerida, et need siis aruandesse üle kanda. Reeglina fikseeritakse need tööülesandes, mis vormistatakse vormil nr T 10-a või mis tahes vormis. Tegelikult kajastab see paber sama infot, mis aruandes – reisija täisnimi, reisi kuupäev, eesmärgid jne.

Samm 2. Reisiaruande koostamine

Siis peab töötaja püstitatud eesmärkide saavutamise eest aru andma ning lihtsalt “Tehtud” kirjutamisest ei piisa. Reeglina nõuab juht tegevuste üksikasjalikku kirjeldust - näiteks: "Pidis läbirääkimisi partneri nimega ja sõlmis koostöö raamlepingu."

Akt tuleb koostada koheselt töölähetusest naasmisel. Tavaliselt antakse selleks 3-5 tööpäeva, misjärel on töötajal kohustus juhatajale aru anda. Konkreetne periood sõltub ettevõtte reglemendist, kuid igal juhul ei tohiks see ületada 30 kalendripäeva.

Dokument koostatakse reeglina trükitud kujul, harvem käsitsi kirjutatud kujul. Töötajal on soovitav teha 2 originaalkoopiat, millest üks tuleb üle anda juhile ja teine ​​jätta alles, et võimalikuks reisiga seotud info selgitamiseks.

3. etapp. Dokumentide kättetoimetamine ja kinnitamine

Raamatupidamine võtab vastu finantsdokumente ja toodab vajalikud arvutused. Juht aktsepteerib reisiaruannet ja lisatud pabereid - allkirjastatud läbirääkimised, fotod, videod jne. Pärast seda vormistatakse vajadusel aruanne ja see läbib lõpliku kinnitamise.

Ümbertöötamise vältimiseks peab töötaja koostama aruande selgelt vastavalt püstitatud eesmärkidele, mis on sõnastatud tööülesandes ja/või suuliselt. Dokument koostatakse võimalikult lühidalt, iga tegevust kinnitavad lisatud dokumendid.

Pärast lähetust peab töötaja vormistama selle tulemused ja loetlema kulud, lisades neile tõendavad dokumendid. Selleks täidab ta kahte tüüpi aruandeid: lähetuse maksumuse avanssi (arvestuse jaoks) ja lähetuse ülesande täitmise aruande (juhtimiseks). Ta lisab neile kõik reisiga seotud dokumendid.

Kuidas ärireisist teatada

Praegu on seadusandluses ette nähtud ainult üks kohustuslik aruanne – ettemaks. See on vajalik töötajale töölähetuse jaoks väljastatud rahaliste vahendite mahakandmiseks. Selles annab töötaja aru oma reisi ajal tehtud kulutuste kohta. Kui tema kulud on suuremad kui saadud ettemaks, makstakse töötajale lähetuse eest lisatasu, kui väiksemad, siis peab ta need tagastama.

Reisikulud sisaldavad:

1. - seda tüüpi kulud on kehtestatud määrustega ja neil on kindel summa reiside jaoks Vene Föderatsiooni territooriumil või välismaal.
2. Reisikulud - sisaldab piletite ostmist sihtkohta ja tagasi ning tagasi töökohta, lähetatud töötajale kuuluva autoga reisimise kulude tasumist (bensiini ostmine, kindlustus välisreisil).
3. Elamiskulud – hotelli eest tasumine või elukoha üürimine.
4. Esinduskulud - see sisaldab suveniiride eest tasumist, vajalikud kulud esindama ettevõtte huve.
5. Muud kulud - ärireisiga seotud muud liiki kulude tasumine, näiteks väljaspool Venemaad reisides, võib selleks olla viisade, kindlustuse, vajalike lubade hankimise jms tasumine.

Reisi- ja majutuskulud tuleb dokumenteerida.

Ilma esmaste dokumentideta ei võta raamatupidamine avansiaruannet vastu ega hüvita töötajale kulusid. Seetõttu on vaja hoida erinevaid pileteid, tšekke, rendilepinguid jne.

Teist tüüpi aruanne, mida töötajalt võidakse nõuda, on eduaruanne. Selles dokumendis annab töötaja aruande väljasõidu korralduses või tööülesannetes püstitatud ülesannete lahendamisest. Selline reisiaruanne sisaldab lähetuse tulemusi ning eesmärkide mittetäitmise või osalise täitmise korral põhjuste väljaselgitamist, mis takistasid lähetuse täitmist.

Sellele on lisatud ka erinevad dokumendid või nende koopiad, mis kinnitavad tellimuse täitmist. Enamik neist ei ole siiski rahalised. Need on reisil sõlmitud lepingud, saadud tunnistused või diplomid, aktid jne.

Reisiaruanne on vajalik ainult juhul, kui selle olemasolu on tingitud sisemisest normatiivdokumendid ettevõtted.

Ülesande täitmata jätmise korral võib see dokument saada aluseks uue lähetuse määramisel või töötaja karistamise küsimuse lahendamisel, kui lähetus ebaõnnestus tema süül.

Mõlema reisiaruande aeg võib olla erinev. Ettekande tähtaeg on kolm tööpäeva peale reisilt naasmist.

Tööülesannete aruande võib esitada ka kolme päeva jooksul, kuid tööandjal on võimalus määrata sellele erinev ajakava.

Seda tüüpi aruande täitmise ja juhile esitamise maksimaalne periood ei tohiks ületada ühte kuud alates reisi lõppkuupäevast.

Eelaruande koostamine

On olemas eelaruande AO-1 kinnitatud vorm (Goskomstati resolutsioon nr 55, 1. august 2001). See koosneb kahest osast. Esimene osa sisaldab:

Tagaküljele märgib ettemaksu aruannet täitev töötaja iga kulutatud summa ja teabe seda kinnitava dokumendi kohta.

Aruande lõppu annab töölähetusest naasnud töötaja allkirja.

Kõik kulusid kajastavad dokumendid peavad olema originaalid, koopiad ei ole lubatud.

Kui ettevõttel on tavaks koostada juhtkonnale reisiaruanne, tuleb avansiaruandele lisada ka selle dokumendi teine ​​eksemplar.

Töölähetuse aruanne ettevõtte juhtkonnale

Seda tüüpi aruanne oli varem kohustuslik, kuid alates 2015. aastast on selle kasutamine jäetud organisatsiooni juhtkonna või omaniku otsustada. Selle vorm peab olema kinnitatud ettevõtte raamatupidamispoliitikas.

Laadige alla 2018. aasta ajakohane töölähetuse aruande näidis.

Lisaks töölähetuse enda ja selle tulemuste kirjeldamisele on käesolev dokument ka kinnituseks töötaja asukoha kohta tööaeg ja talle pandud ülesannete täitmine.

Ettevõtte sisedokumentides on võimalik ette näha ka juhud, kui reisiaruannet ei ole vaja täita.

Näiteks kui töötajad saadetakse ettevõtte nimel dokumenti allkirjastama või töö jätkamiseks vajalikku tõendit saama. Reisi eesmärk loetakse täidetuks, kui töötaja tõi kaasa vajaliku dokumendi.

Ametiülesannete täielikul või osalisel täitmata jätmisel peab töötaja lisaks väljasõidu aruandele kirjutama märgukirja, milles tuuakse välja mittetäitmise põhjused.

Mõlema dokumendi läbivaatamise tulemuste põhjal teeb juhtkond otsuse teise väljasõidu vajaduse ja töötaja süü astme kohta ülesande täitmata jätmises.

Kui lähetusse saadeti mitu töötajat, saavad nad koostada nii ühekordse lähetuse aruande kui ka eraldi. Sel juhul sõltub kõik reisi eesmärkidest.

Näiteks töötajad, kes saadeti osalema näitusel või seminaril, koostavad ühise aruande osaletud sündmuse kohta ja töötajad, kes otsustavad erinevaid ülesandeidühe väljasõidu raames anda teada igaüks omalt poolt - sõlmitud lepingute juristid ja tarnitud seadmete paigaldamise või ülevaatuse insenerid.

See dokument võib olla paberkandjal või sees elektroonilisel kujul. Paberile vormistades prindib töötaja dokumendist välja kaks eksemplari, millest ühe jätab ta endale.

Kui ettevõttes on kasutusele võetud elektrooniline dokumendihaldussüsteem ja töötajatel on elektroonilised allkirjad, saab aruannet koostada ja saata elektrooniliselt. See vorm on väga mugav, kui lähetusse saadeti mitu eri osakondade töötajat.

Pärast aruande kinnitamist see registreeritakse, avansiaruandele lisatakse koopia, kui see on arvestuspoliitikas ette nähtud.

Töölähetusest naastes täidab töötaja väljasõidu eesmärgiks olnud ülesannete täitmise akti. See näitab:

Lähetusaruande lisadokumentidena saate lisada lepinguid, akte, kokkuleppeid, tõendeid, tõendeid jne. Aruandes endas on need märgitud taotluste loeteluga.

Eesmärkide ja eesmärkide lühikirjeldus on võetud kas tööülesannetest, samuti töötaja lähetamise vajaduse põhjendusest.

Eduaruande jaotis sisaldab peetud koosolekuid, ülesandega töötamise etappe.

Näiteks garantiiteenuse raames tarnitud seadmete ülevaatuse läbiviimisel saate kirjeldada iga üksuse või masina tööd.

Reisi tulemused sisaldavad teavet määratud juhiste täitmise tulemuste kohta, samuti erinevaid soovitusi ja ettepanekuid.

Näiteks pärast reisi rahvusvaheline näitus töötaja võib teha ettepaneku muuta organisatsiooni klientidega sõlmitud lepingute tingimusi, et muuta need konkureerivate ettevõtete omadest tulutoovamaks. Või teha ettepanek võtta kasutusele täiustatud süsteem toodete kvaliteedi hindamiseks, kulude vähendamiseks, kaasaegsete seadmete ostmiseks jne.

Selles jaotises saate lühidalt märkida ka ülesande mittetäitmise põhjused ja väljastada need täielikult koos memorandumiga.

Näiteks haigestus töötaja töölähetuse ajal, kuid nad ei pikendanud selle perioodi haiguse ajaks, kuna oli vaja töötaja kohalolekut töökohal. Sel juhul saad reisi tulemustes märkida, et reisi eesmärkidega ette nähtud töid ei olnud võimalik täielikult lõpetada, kuna haigusleht, ja edaspidi on vaja töötaja teisele lähetusse saata.

Reisiaruande näide

KINNITA

OÜ "Svetplus" direktor

R. D. Inokentjev (allkiri)

Reisiaruanne

Töötaja: turundusosakonna juhataja asetäitja A. Z. Prokofjev

Tööreis: Minskis, Valgevene Vabariigis, 14.06.2018-18.06.2018

Reisi eesmärgid ja eesmärgid: osalemine rahvusvahelisel näitusel-messil "Promexpo - 2018", mis toimus 15.06.2018-17.06.2018, tootenäidistega infostendi hooldus, uutele sisenemisvõimaluste uurimine. müügiturud, toodete esitlemine potentsiaalsetele tarbijatele.

Ülesande täitmine: näitusel "Promexpo - 2018" osalemise käigus tegin mina Prokofjev A. Z. järgmised tööd.

Korraldati näitusestend, kus levitati pidevalt meie tooteid puudutavaid reklaamvideoid, samuti levitati katalooge ja voldikuid koos kontaktandmete ja meie toodete üksikasjaliku kirjeldusega.

Eksponentide konverentsil toimus toodetud toodete viimaste näidiste esitlus ja hindamine reklaamifirmad kaks meie konkurenti (materjalid on kinnitatud mälupulgale).

Näitus-messi raames osalesid seminaril tuntud turundusagentuuri Magicmade esindajad, viimaseid arenguid strateegilise turunduse ja Interneti kasutamise vallas.

Koosolekud peeti potentsiaalsed tarbijad tooteid 7 riigist.

Töölähetuse tulemused: kolme ettevõttega sõlmiti toodete tarnimise eellepingud (üle antud õigusteenistusele), et hinnata uute vahendite efektiivsust toodete reklaamimisel, esitleti reklaamiagentuuri ettepanekute paketti. Analüüsida konkureerivate ettevõtete tooteid tehniline osakond pakutakse katalooge teiste tootjate kaupade omadustega. Tööreisilt naastes on turundusosakonna töötajatele planeeritud koolitus koos parimate praktikate uurimisega toodete tutvustamisel rahvusvahelisel tasemel.