오늘은 10가지 일반적인 고객 지원 편지와 고객이 좋아할 편지를 작성하는 방법을 살펴보겠습니다.
1. 우리는 당신의 편지를 받았습니다
누군가가 당신에게 이메일을 보낼 때마다 "그들이 받았습니까?", "그들이 언제 응답합니까?"라는 걱정을 피하기 위해 수신을 알려야합니다.심하게
안녕하세요!
귀하의 요청이 접수되었습니다. 최대한 빨리 연락드리겠습니다. 티켓 번호 #1234567을 적어주세요. 향후 대응에 활용해 주십시오.지원팀
비고
- "고마워"라는 말 들어보셨나요?
- 물론 "요청"과 "서신"이라는 단어는 대통령 행정부에 편지를 쓰지 않는 한 너무 형식적입니다.
- 고객이 티켓 번호에 대해 걱정하게 만드는 대신 이 이메일에 답장하여 티켓을 업데이트하도록 하세요.
- 개인화 중요! 대규모 지원 팀의 일원이더라도 귀하를 대신하여 이메일을 보내십시오.
좋은
안녕하세요!
당신의 의견에 대해 감사합니다! 귀하의 이메일이 접수되었음을 알려드리는 자동 회신입니다. 곧 답변해 드리겠습니다.
고맙습니다!페트야 이바노프,
지원팀
2. 현재 작업하지 않는 새로운 기능에 대한 요청
각 팀은 소원을 받습니다. 적극적으로 작업하지 않는 경우 고객에게 알리십시오. 정직하지 않으면 고객이 경쟁업체로 이동합니다.티켓
안녕하세요 지원입니다!
심하게
안녕하세요!
지원팀
비고
- 앱을 사용하고 아이디어를 제안해 주셔서 감사합니다. 단순히 "제출"하는 것이 아니라 사용하기에 적합한 단어가 아닙니다.
- 당신은 아마도 "모든" 문장을 공부하지 않을 것입니다. 거짓말일 가능성이 높기 때문에 그 문구는 버리세요.
- 마지막 단락은 다시 너무 형식적입니다. 더 살아있어!
좋은
안녕 이반!
아직 추가하지 않았습니다<такую фичу>. 하지만 좋은 아이디어인 것 같아요! 그녀와 확실히<тут напишите, почему это было бы здорово внедрить>.
우리는 이 작업을 하고 있지 않습니다. 이 순간, 하지만 나는 당신의 아이디어를 팀에 보낼 것입니다. 우리는 그들이 말하는 것을 볼 것입니다.페트야 이바노프,
지원팀
3. 현재 작업 중인 새로운 기능에 대한 요청
당신의 팀이 작업하고 있다는 것을 알고 있으므로 클라이언트에게 알립니다. 구현 일정을 모르더라도 클라이언트는 이 새로운 기능에 대해 작업하는 것을 좋아할 것입니다.티켓
안녕하세요 지원입니다!이 기능을 검색했는데 찾을 수 없습니다. 당신은 그것을 가지고 있습니까? 그렇지 않다면 제안 목록에 추가할 수 있습니까?
심하게
안녕하세요!
요청을 보내주셔서 감사합니다. 하루에도 많은 문의가 들어와서 일일이 답변을 드리지 못하고 있습니다. 그러나 우리는 모든 제안을 검토한다는 것을 알고 있습니다.질문이나 의견이 있으면 언제든지 알려주십시오.
지원팀
비고
- 이전 편지와 정확히 같은 대답입니다.
좋은
안녕 이반!
저희 앱을 사용해 주셔서 감사합니다!
아직 추가하지 않았습니다<эту фичу>. 하지만 좋은 아이디어라고 생각합니다! 우리는 이 기능이 너무 좋아서 최근에 구현 작업을 시작했습니다. 정확한 날짜를 말할 수는 없지만 최신 업데이트로 판단하면 이미 출시에 임박했습니다.
다른 질문이 있는 경우 알려주시면 기꺼이 도와드리겠습니다. 좋은 화요일 보내세요!페트야 이바노프,
지원팀
4. 브라우저 문제
종종 브라우저 자체의 동작에 문제가 있습니다. 오래된 버전, 전체 캐시 및 신은 다른 것을 알고 있습니다. 이 문제를 명확히 하는 방법은 다음과 같습니다.티켓
안녕하세요 지원입니다!
내 브라우저에 귀하의 사이트가 표시되지 않습니다. 올바른 형식. 모든 색상, 배경 및 글꼴이 이동하는 것처럼 보입니다. 무슨 일이야?
심하게
안녕하세요!
일반적으로 이런 일이 발생하면 브라우저의 데이터가 손상되었음을 의미합니다. 하드웨어 업그레이드를 시도하고 캐시를 지울 수 있습니까? 이것은 상황을 수정하는 데 도움이 될 것입니다.
도움이 되지 않으면 알려주세요.지원팀
비고
- 당신은 그의 이름을 가지고, 그것을 사용!
- "데이터 손상", "하드웨어 업데이트", "캐시 지우기"? 어려운 말은 피하세요.
- 브라우저를 다루는 방법에 대한 명확한 지침을 제공해야 합니다. 지원 페이지에 대한 링크를 제공하면 가장 잘 작동합니다.
좋은
안녕 이반!
확실히 이상한 상황! 브라우저에 문제가 있을 수 있다고 생각합니다. 캐시, 쿠키를 지우고 다시 시작해 보시겠습니까? 무섭게 들린다는 건 알지만, 당신을 도울 지침이 있습니다.그 후에도 작동하지 않으면 다른 브라우저를 사용해 볼 수 있습니까? 그래서 우리는 그 이유가 실제로 브라우저에 있는지 또는 다른 것에 있는지 이해할 것입니다.
그래도 도움이 되지 않거나 질문이 있는 경우 알려주시면 기꺼이 도와드리겠습니다.
페트야 이바노프,
지원팀
5. 도중에 확장
브라우저에 많은 확장 프로그램을 설치할 수 있다는 점을 고려하면 그 중 하나가 애플리케이션 작업에 장애가 될 수 있습니다.티켓
안녕하세요 지원입니다!
내 브라우저에 사이트가 올바른 형식으로 표시되지 않습니다. 모든 색상, 배경 및 글꼴이 이동하는 것처럼 보입니다. 무슨 일이야? 내가 한 유일한 일은 아침에 브라우저 확장을 업데이트하는 것뿐이었습니다.
심하게
안녕하세요!
이것은 브라우저 확장으로 인한 것 같습니다. 브라우저 지원팀에 문의하여 문제가 무엇인지 알아보세요.
도움이 되지 않으면 알려주세요.지원팀
논평
- 책임을 전가하지 마십시오. 마지막으로, 당신이 할 수 있는 모든 방법으로 도와주세요.
좋은
안녕 이반!
앱 표시 문제에 대해 죄송합니다! 브라우저 업데이트 후 이런 현상이 발생했다면 문제일 수 있습니다. 업데이트를 취소하고 모든 것이 수정되었는지 알려주시겠습니까? 브라우저 문제인 경우 개발자에게 이메일을 보내면 개발자가 이 문제에 대해 무엇을 할 수 있는지 알 수 있습니다.고맙습니다!
페트야 이바노프,
지원팀
6. 새 브라우저 버전에서만 지원
브라우저가 점점 더 좋아짐에 따라 팀은 이전 브라우저에 대한 지원을 중단하기 시작합니다. 이유를 설명하고 고객이 다음으로 이동하도록 권장하십시오. 최신 버전. 그것은 그의 최선의 이익과 당신의 이익입니다.티켓
안녕하세요!
내 브라우저를 Internet Explorer 8에서 9로 업그레이드하라는 제안을 받았습니다. 나는 이것을 하고 싶지 않습니다. 귀하의 애플리케이션과 호환되는 다른 브라우저가 있습니까?
심하게
좋은 오후, 이반!
응용 프로그램이 가장 잘 작동하려면 현재 브라우저가 아닌 IE9에서 실행해야 합니다. 불편을 드려 죄송합니다.질문이 있으면 작성하십시오.
지원팀
비고
- 특정 브라우저만 지원하는 이유를 설명하세요. 그러나 그들이 이해할 수 있는 방식으로.
- "불편함"이라는 표현은 멀리하세요. 현재 클라이언트는 이전 브라우저를 사용하고 있기 때문에 앱을 사용할 수 없습니다. 불편한 것이 아니라 진짜 문제입니다. 그것은 당신의 차에 밖에 갇힌 것과 같습니다.
좋은
안녕 이반!
저희 프로그램을 이용해 주셔서 감사합니다!
우리 앱은 최신 브라우저 지원을 염두에 두고 제작되었기 때문에 이전 버전은 동일한 성능을 제공할 수 없기 때문에 지원을 중단했습니다. 이러한 구형 브라우저의 지원은 인터페이스를 최적화하거나 앱에서 풍부한 클라이언트 경험을 제공할 수 없음을 의미합니다. 이는 더 느린 진행, 심지어 더 적은 진행, 경우에 따라 진행이 없음을 의미합니다. 우리는 제공하고 싶습니다 최고의 품질대다수의 고객을 대상으로 하지만 이전 브라우저의 지원으로 인해 앞으로 나아가지 못할 것입니다.
여기에서 브라우저 호환성을 확인하십시오.
다른 질문이 있는 경우 알려주시면 기꺼이 도와드리겠습니다. 좋은 화요일 보내세요!페트야 이바노프,
지원팀
7. 이메일은 방화벽에 의해 차단됩니다.
클라이언트에 상당히 엄격한 방화벽이 있는 경우 애플리케이션의 이메일 알림이 차단될 수 있습니다.티켓
더 이상 포럼에서 이메일 알림을 받지 않습니다. 무슨 일이야?
심하게
안녕 이반
문제를 해결하려면 다음 팁을 따르세요.1. 알림 설정을 구성했는지 확인합니다.
2. 스팸을 확인하여 저희가 보낸 이메일이 이 폴더에 들어가지 않도록 하십시오. 그렇다면 도메인을 추가하는 것을 잊지 마십시오. 이메일이메일 계정의 수신 허용 - 보낸 사람 목록으로 이동합니다.
3. 여전히 이메일을 받지 못하는 경우 ISP에 연락하여 당사에서 오는 트래픽을 차단하고 있지 않은지 확인하십시오.문제가 지속되면 저희에게 알려주십시오.
지원팀
비고
- 첫째, 로봇처럼 쓰지 마세요. 하지만 내 생각에 당신이 들은 것은 영혼 없는 로봇처럼 들린다는 것입니다.
- IT 부서에 전달하는 방법에 대한 지침과 함께 IP 주소를 제공하십시오. 시간이 걸리겠지만 IT 전문가가 확인할 수 있습니다. 이 주소에서는 아무것도 차단되지 않습니다.
- 이 방법이 도움이 되지 않으면 이메일 로그를 확인하고 이메일을 올바르게 보내고 있는지 확인하십시오. 로그를 사용하면 IT 부서에서 항상 도움을 줄 수 있습니다.
좋은
안녕 이반!
이메일 문제로 죄송합니다.
둘 다 확인해주세요<адреса электронной почты>메일 서버에서 허용 목록에 추가했습니다. 때때로 포럼 알림이 스팸 필터에 걸릴 수 있습니다. 메시지가 전송된 도메인 및 IP: [[여기에 도메인/IP 주소 삽입]].
알림을 받지 못했지만 받아야 하는 메시지에 대한 링크를 보내주시면 이벤트 로그를 보고 이메일 경로를 추적하고 싶습니다. 이것은 IT 전문가가 문제가 무엇인지 이해하는 데 도움이 됩니다.
고맙습니다!페트야 이바노프
지원팀
8. 온라인 전용
고객은 비행기에 있을 때나 인터넷에 연결할 수 없는 곳에서 앱을 사용하는 방법에 대해 묻습니다.티켓
안녕하세요!
케이블 TV 앱은 온라인에서만 사용할 수 있습니까? 인터넷에 액세스할 수 없으면 어떻게 합니까?
심하게
안녕하십니까,
우리의 응용 프로그램은 현재 온라인에서만 사용할 수 있습니다. 불편을 드려 죄송합니다.질문이 있는 경우 이 이메일에 회신해 주십시오.
지원팀
비고
- 또 '불편함'이라는 문구
- 공감을 보여주세요. 그냥 구독을 취소하지 마십시오.
좋은
안녕 이반!
현재로서는 인터넷 연결을 통해서만 시리즈를 시청할 수 있습니다. 나는 이것이 얼마나 속상할 수 있는지 이해합니다. 나 자신은 주말에 인터넷에 접속할 수 없으며 에피소드를 놓치는 것이 어떤 것인지 압니다. 어제 드디어 새 에피소드를 다운로드했고 곧 시청할 수 있기를 바랍니다!
다른 질문이 있는 경우 이 이메일에 회신해 주시면 기꺼이 도와드리겠습니다. 좋은 주말!페트야 이바노프,
지원팀
9. 비판
불만을 품은 고객으로부터 귀하의 제품을 비판하는 이메일을 항상 받게 될 것입니다. 그들 중 일부는 비슷하고 일부는 고유 한 특성이 있습니다. 여기 가장 좋은 방법그들과 거래하십시오.
티켓
당신의 전화 서비스는 쓰레기입니다.
심하게
안녕,
서비스 이용에 불편을 드려 죄송합니다. 구체적으로 무엇이 당신에게 효과가 없습니까? 전문가에게 전달하겠습니다.지원팀
비고
- 죄송합니다. 당신은 사람들을 돕기 위해 여기 있습니다. 잘못된 길을 시작하여 그들을 화나게 하지 마십시오.
- 그들이 무엇을 좋아하고 좋아하지 않는지 알아보십시오. 이것은 그들이 당신의 서비스를 어떻게 사용하는지 이해하는 데 도움이 될 것입니다.
좋은
안녕 이반!
죄송합니다. 저희 서비스가 쓸모없게 된 점 사과드립니다! 어떤 점이 마음에 들었고 어떤 점이 마음에 들지 않았나요? 우리가 어떤 식으로든 도움이 될 수 있다면 더할 나위 없이 기쁠 것입니다.페트야 이바노프,
지원팀
10. 감사
작업을 올바르게 수행하면 모든 티켓이 완료됩니다. 이미 문제를 해결했더라도 고객이 응답하지 않은 상태로 두지 마십시오.
티켓
안녕하세요 여러분!
완료되었습니다! 문제를 해결하는 데 도움을 주셔서 감사합니다.
심하게
안녕하세요 페티야입니다.
문제를 해결할 수 있어 기쁩니다. 질문이 더 있으면 작성하십시오.지원팀
비고
- 또 기업 로봇이 편지를 썼다.
- 즐거운 시간 보내세요! 자신에 대한 추억을 남겨 그를 미소 짓게하십시오.
좋은
안녕하세요 페티야!
엄청난! 모든 것이 해결되어 다행입니다.
도움이 필요하면 이메일을 기억하십시오. (글쎄, 우리 앱을 도와주세요. 알래스카에서 좋은 휴가를 보낼 수 있는 곳이 어디인지 모르겠습니다.)페트야 이바노프,
지원팀
결론
다음은 고객에게 응답을 작성할 때 사용할 수 있는 팁과 요령입니다.이름을 사용하십시오!
고객들은 표준적인 "Hi!"보다 "Hi Ivan!"이라고 말할 때 더 좋아합니다. 또는 "안녕하세요."
앱을 이용해 주셔서 감사합니다.
클라이언트는 일반적으로 많은 옵션을 가지고 있지만 그는 당신을 선택했습니다. 그에게 진심으로 감사드립니다.
그들이 하는 것처럼 이야기
공식 용어 및 사용하지 않을 단어는 사용하지 마십시오. 실생활.
친구에게 쓰는 것처럼 쓰기
짧은 문장을 사용하세요. 긴 문장을 여러 개의 짧은 문장으로 나눕니다. 클라이언트는 소설이 아니라 편지를 읽습니다.
가능하다면 새로운 기능에 대해 알려주십시오.
이것은 귀하의 팀이 지속적으로 응용 프로그램에 대해 작업하고 있음을 보여줍니다.
긍정적 인 메모로 편지를 끝내십시오
"좋은 금요일!" - 마지막 줄의 특정 날짜는 고객이 귀하가 살아있는 사람이며 귀하가 당일에 응답하고 있음을 이해하도록 합니다.
이 "좋은" 편지는 궁극적인 진실이라고 주장하지 않으며 복사할 필요가 없습니다.
가장 중요한 것은 나쁜 상황에서 고객과 대화하는 방법을 배우는 것입니다. 좋은 예. 자신이 되십시오. 자신이 회사의 목소리임을 기억하십시오.
Darovoe는 도움이 필요합니다. 참을성있게 기다릴 수 없다 공적 자금: 이것은 내일이나 모레가 아니라 지금 보살핌과 보호가 필요한 살아있는 유기체입니다. 우리의 모든 프로젝트는 장기적이고 유산과 그 주변의 기념관 지역의 보존과 개발을 목표로 합니다.
프로젝트 - 이것은 주로 기념 부지에 있는 오래된 린든과 오크의 처리입니다. 100 년을 절약하는 데는 나무의 상태와 작업의 복잡성에 따라 5-10,000 루블이 듭니다. 석회는 또한 dendrologists뿐만 아니라 조류 학자, 토양 과학자, 조경사에 의한 지속적인 모니터링이 필요합니다. 그리고 이들은 모스크바에서 초대 된 전문가입니다 (박물관에는 자체 전문가가 없습니다).
프로젝트 Darovoye와 작가의 아버지 - M. A. Dostoevsky, 자매 - V. M. Ivanova에서 과도하게 잊혀지고 잃어버린 Dostoevsky 가족의 무덤을 재창조하는 것을 목표로합니다. 묘지에서 아버지의 정확한 매장 장소 결정, 이전, Dostoevsky의 부모 무덤에 기념비 설치, 묘지 영토 재건 - 이것이 "기억"프로젝트의 우선 순위입니다.
이 프로그램은 재료 및 기술 기반을 유지하고 개발해야 합니다. Monogarovo 마을에 있는 캠프의 거주 구역 수리, 인접 지역 개선. 또한 자원 봉사자를 먹이고 최소한의 생활 조건을 제공하기 위해 자금이 필요합니다.
프로젝트에서 우리의 보살핌 아래 - 성령 교회의 영토 인 9 헥타르 이상 (2 개의 작은 숲, 입구 골목, 정원, 연못, Nechaevsky 교회 마당 포함). 일하려면 가정용 장비, 전문 장비(브러시 커터, 전기톱) 및 연료가 필요합니다. 즉각적인 계획에는 Mamenkino Pond의 조사 및 청소, 은행 개선이 포함되며 이는 프로젝트 개발과 전문가의 참여 없이는 불가능합니다.
박물관 부지의 가장 시급한 요구 사항 중 하나는 일하는 사람입니다. 5월부터 10월까지 우리는 Darovoye의 부흥에 가능한 모든 지원을 제공하기로 결정한 자원 봉사자를 수용하고 수용할 준비가 되어 있습니다.
당신은 또한 우리 조직을 지원할 수 있습니다. NP "Zapovednoe Darovoye"의 직원은 작고 수행되는 작업량은 매우 많습니다.
프로젝트 중 하나에 재정 지원을 제공하기로 결정한 경우 "지불 목적"열에 다음을 표시하십시오. “프로젝트(프로그램)에 자발적인 기부 제목».
일반적으로 NP Zapovednoe Darovoye의 활동을 지원하는 경우 지불 목적은 "법정활동을 위한 자발적 기부".
개인 참여는 "Reserved Darovoy"로 문의하세요.
우리는 자발적인 도우미와 기부자에 대한 정보를 웹사이트에 게시하여 Darovoye 유산과 그 주변 환경에 대한 저자 정보를 무료로 제공할 준비가 되어 있습니다. 귀하의 요청에 따라 NP "Zapovednoe Darovoe"의 뉴스 레터를 수행하고 파트너십에서 개최하는 이벤트 (회의, 전시회)에 조수를 초대합니다.
NP "자포베드노에 다로보예"
주석 5022998127
PSRN 1115000004305
계좌번호 40703810300000000142
OJSC "Promsvyazbank"
주석 7744000912
OKPO 40148343
변속기 775001001
PSRN 1027739019142
빅 044525555
/ 계좌 번호 30101810400000000555로
Yandex-Money 시스템을 통해 기부:
- 비즈니스 서신의 유형은 무엇입니까?
- 어떤 비즈니스 통신 규칙을 따라야 하는지 중요합니다.
- 비즈니스 이메일의 특징은 무엇입니까?
행위 비즈니스 서신규칙을 준수하는 것은 직업과 비즈니스에서 성공의 중요한 요소 중 하나입니다. 이러한 규칙을 무시하거나 실제로 잘못 적용하면 파트너와 고객을 잃을 수 있습니다. 또한 정확하고 유능한 비즈니스 서신은 비즈니스 이미지의 중요한 구성 요소입니다.
비즈니스 서신의 유형은 무엇입니까
파트너, 고객, 동료, 조직과의 비즈니스 통신은 모든 기업에서 가장 중요한 활동 중 하나입니다. 관리자, 다양한 직급의 직원들이 편지를 주고받고, 상업적 제안등. 모든 서신은 형식, 내용 및 방향에 따라 다음과 같은 유형으로 나뉩니다.
- 공식적인;
- 개인의;
- 내부;
- 외부.
각각에 대해 편집 및 제출에 대한 별도의 요구 사항이 있습니다. 공식적인 비즈니스 서신의 가장 일반적인 유형은 다음과 같습니다.
- 추수 감사절;
- 광고;
- 서신, 요구 및 요청;
- 거부;
- 축하합니다;
- 애도, 부고.
오늘날 대부분의 비즈니스 서신이 다음에서 수행된다는 점을 고려하면 전자 형식으로, 모든 종류의 기성품 템플릿과 양식이 있습니다.
비즈니스 글쓰기의 예술
각 텍스트는 수신자에게 영향을 미치는 메커니즘입니다. 작동하지 않으면 조립 규칙을 위반한 것입니다. 잘못된 부품을 가져와 잘못된 방식으로 정렬한 것입니다. 수취인에게서 원하는 것을 얻으려면 올바른 사실을 선택하고 올바르게 진술하고 "올바른 얼굴로" 수행해야 합니다. 그래야 편지를 받는 사람이 귀하의 제안을 수락하기를 원할 것입니다. 그것을 하는 방법?
데이터. 수취인을 설득할 수 있는 합리적인 논증이 다양하고 때로는 이질적인 생각의 혼란스러운 표현에서 길을 잃는 일이 발생합니다. 그러나 구조를 구축하는 것은 가치가 있으며, 의미가 변경되지 않았더라도 문자는 명확하고 설득력이 있습니다. 주요 아이디어(종종 이것은 행동 촉구)가 시작되고 인사말 바로 뒤에 나옵니다. 다음은 생생한 삽화(설명)와 함께 인수 목록(각각 빨간색 선으로 이탤릭체로 표시됨)입니다. 마지막에는 행동 촉구가 있습니다. 서명이 따릅니다. 간단한 편집은 Chekhov의 이야기 "Vanka"에서 "할아버지의 마을에"가련하고 잘 이해되지 않는 메시지를 할아버지에 대한 합리적이고 유혹적인 제안으로 바꿉니다.
보낸 사람 이미지. 응답은 편지를 보낸 사람이 어떻게 나타나는지에 따라 다릅니다. 편지에서 당신은 공무원이 될 수도 있고 사람이 될 수도 있습니다. 전자가 유리할 때도 있고 후자가 유리할 때도 있습니다. 예를 들어, 상대방을 칭찬하는 경우 개인 스타일을 사용하는 것이 좋습니다(자신의 말, 사실에 대한 태도 보고, 동등한 입장에서 말하기). 덕분에 수취인은 자신이 잘했다는 것뿐만 아니라 그에 대해 좋은 의견을 갖고 있는 사람도 당신이라는 것을 알게 될 것입니다. 오히려 야단치는 것은 격식을 차린 말을 하는 것이 더 낫습니다. 이 조언은 다소 과장된 표현으로 다음과 같이 보입니다. "당신은 바보입니다" 대신 "독자의 마음의 흔적이 발견되지 않았습니다"라고 써야 합니다.
현대 서신에서 우리는 종종 인사와 헤드라인 사이에 "날씨 이야기"를 생략하고 요점을 바로잡습니다. 선택적인 짧은 문장은 의미론적 부하가 크지 않은 것 같습니다. 그러나 독자의 눈 앞에 가장 먼저 나타나는 것은 편지의 어조를 설정하고 받는 사람이 나머지 텍스트를 어떤 눈으로 볼 것인지를 결정합니다. 다음은 다양한 목표를 추구하면서 부하 직원과 파트너에게 메시지를 시작하는 방법에 대한 몇 가지 예입니다.
- 자신에게 무게를 더하기 위해: "프로젝트 A가 지역 총재의 개인적 통제 하에 있다는 점을 감안할 때, 우리는 당신에게 상기시킵니다."
- 낯선 회사와 따뜻한 관계를 구축하기 위해: "귀하의 회사가 우리와 같은 KVN 시베리아 콘테스트의 후원자라는 사실을 알고 먼저 제안하기로 결정했습니다."
- 도움을 받으려면: “Olya, 당신은 정말 멋진 사람이었고, 가장 중요한 것은 회의에서 전문적으로 연설했다는 것입니다! 전문가인 당신이 나를 도울 수 있다고 생각합니다.”
- 부하를 동원하려면: “축하합니다. 벌써 금요일입니다. 예산에 대한 제안을 제출하는 것이 남아 있으며 긴장을 풀 수 있습니다.
이메일을 망치는 끔찍한 첫 번째 문구 5가지
미국 회사 HubSpot은 첫 번째 문장이 독자에게 영감을 주지 않지만 반대로 편지를 삭제하도록 강요한다는 것을 알아냈습니다. 이 문구가 무엇인지 찾아보고 서신의 시작 부분에서 사용하지 마십시오.
비즈니스 서신에 대한 일반 규칙
회사의 평판은 비즈니스 서신이 어떻게 디자인되고 작성되었는지에 따라 간접적으로 달라집니다. 회사의 성공적인 이미지를 형성하고 명성을 쌓기 위해서는 직원들이 외부 및 내부 커뮤니케이션 모두에 대해 비즈니스 통신 규칙을 따라야 한다고 말할 수 있습니다.
빈 편지입니다. 에 작성된 양식을 사용하는 것이 옳을 것입니다. 기업의 정체성, 세부정보가 포함되어 있습니다. 스타일링은 로고의 존재, 특수 글꼴의 사용, 모든 연락처 정보의 표시 및 조직의 전체 이름을 나타냅니다.
페이지 레이아웃. 비즈니스 서신을 작성할 때 여백을 사용합니다(왼쪽 여백 - 2cm, 오른쪽 여백 - 1cm, 상하 여백 - 각 2cm). 편지에 여러 장이 포함되어 있으면 번호가 매겨져야 합니다(시트 상단 중앙에 배치).
스타일. 비즈니스 편지는 공식적인 비즈니스 스타일, 편지의 본질, 표현의 정확성, 우표 및 표준 회전의 사용에 대한 간략한 설명이 포함됩니다. 또한 비즈니스 서신에는 하나의 문제 - 하나의 문자 규칙이 있습니다.
텍스트의 구조입니다. 표준 비즈니스 서신에는 세 부분이 포함됩니다.
- 수취인에게 항소하십시오.
- 소개(서신의 목적).
- 주요 부분.
- 요약.
영어로 된 비즈니스 서신 규칙
장식 비즈니스 서신에 영어일반 요구 사항에 따라 수행:
- 텍스트는 빨간색 선을 사용하지 않고 단락으로 나뉩니다.
- 편지의 왼쪽 상단에는 보낸 사람의 개인 데이터( 성명, 또는 조직의 이름과 주소).
- 아래는 상대방의 이름 또는 주소와 함께 받는 사람의 기업 이름(새 줄에 있음)입니다.
- 편지의 날짜는 아래 세 줄 또는 오른쪽 모서리 상단에 표시됩니다.
- 편지의 주요 부분은 시트의 중앙에 배치됩니다.
- 항소 이유에서 이유를 나타내는 것으로 주요 아이디어를 시작하는 것이 좋습니다 : "나는 쓰고 있습니다 ..."
- 표준 편지는 다음과 같은 표현으로 끝나야 합니다. 수취인의 이름이 알려진 경우 "진심으로"; "충실히" - 그렇지 않은 경우.
- 감사 후 네 줄을 건너뛰고 이름과 직책을 포함하십시오.
- 서명은 위의 이름과 인사말 사이에 위치합니다.
비즈니스 서신의 "언어"
비즈니스 서신에는 특별한 요구 사항이 있습니다. 우선, 편지에는 감정적인 뉘앙스가 포함되어서는 안 됩니다. 가능한 한 신중하고 간결하며 정확해야 합니다. 텍스트의 논리적이고 일관된 구성은 감성을 완전히 대체합니다. 일반적으로 허용되는 목록에 없는 감탄사, 축소형, 약어 - 이 모든 것은 비즈니스 서신에서 피해야 합니다.
편지를 쓰기 위한 중요한 조건 중 하나는 의미적 정확성이며, 이는 실제 가치를 나타냅니다.
다음으로 중요한 기준은 텍스트의 논리적 표현입니다. 단어는 이중 해석의 대상이 되어서는 안 됩니다. 이는 편지 내용의 의미를 변경하고 바람직하지 않은 어조를 줄 수 있습니다.
어떤 것의 주요 목표 비즈니스 문서어떤 관점을 표현하는 설득력이다. 문서, 메모 또는 서신을 작성하고 편집하는 주요 규칙은 문해력, 논증, 올바른 호소, 정보의 신뢰성 및 충분한 증거입니다.
다음은 비즈니스 레터 작성에 대한 몇 가지 규칙입니다.
대명사의 사용. 비즈니스 서신에는 개인적인 감정과 인식이 반영되지 않아야 합니다. 비즈니스 정보전통적으로 표준 형식을 사용하여 전송됩니다. 일반적으로 이러한 통신 과정에서 개인이 아닌 전체 기업의 이익이 표현되므로 복수에서 호소합니다. 그리고 이것은 대명사 "we"의 사용을 포함한다는 사실에도 불구하고 적절한 동사 형태를 사용하여 피해야 합니다.
서약 양식. 비즈니스 통신에서는 수동태를 사용해야 합니다. 그러한 호소는 더 부드러워 보입니다. 예를 들어 "수리 작업을 제 시간에 완료하지 않았습니다"라는 문구를 " 수리 작업계약서에 규정된 사항이 이행되지 않았다”고 한다면 직접적인 고발 없이 업무 불이행 사실 자체를 진술할 수 있다. 즉, 위반 사실은 표시되지만 특정 가해자는 표시되지 않아 서신의 어조가 부드러워집니다.
능동태는 특정 행동의 개시자 역할을 하는 객체를 문자로 정의할 때 사용됩니다. 예: "법무 부서, 설명 제공...". 그러한 문장에서는 현재 시제 형태가 사용된다는 점에 유의해야 합니다.
수동태의 사용은 또한 편지의 성격을 결정합니다. 이러한 양식을 사용하면 작업 수행자(전송된 제안, 수신된 보고서)가 아닌 특정 이벤트에 초점을 맞출 수 있습니다. 수동태는 목적이 분명한 경우에도 사용됩니다(회의 날짜가 결정됨).
동사 형태. 지속적으로 반복되는 작업에 주의를 집중해야 하는 경우 불완전한 형태의 동사를 사용하여 설명합니다(전문가는 정기적으로 기한을 위반함). 프로세스의 완전성을 강조해야 하는 경우 동사의 완전한 형태가 사용됩니다(순찰대가 봉사하기 시작했습니다).
악센트 소개. 대부분의 비즈니스 이메일은 톤이 중립적이지만 특정 요점에 더 집중해야 할 때가 있습니다. 이를 위해 도입부가 사용되어 문구가 부드러워집니다. ("소지한 문서를 보내주세요"라는 문구를 "소지한 것으로 보이는 문서를 보내주십시오"라는 문구를 변경하면 긴장도가 현저히 감소하여 더 적합합니다. 비즈니스 서신에서 재치의 요구 사항.)
비즈니스 서신을 작성할 때 주의해야 할 사항 존중하는 태도상대에게. 따라서 "우리는 당신의 제안에 관심이 없습니다"라는 문구를 "안타깝게도 현재 당신의 제안에 관심이 없습니다"로 대체하면 비즈니스 서신에 적합하지 않은 불필요한 경직성에서 벗어날 수 있습니다.
소개 구조도 중요한 구성 요소입니다. 사업용 편지, 그들은 그렇게 건조하지 않습니다. 규정에 따라 비즈니스 에티켓"가능한 경우 우리 자료의 품질에 대한 전문가의 의견을 제시하십시오"라는 문구가 적절할 것입니다. 입문 구성은 범주성을 줄이고 존경과 주의를 기울이며 자비로운 어조를 표현하는 좋은 도구입니다. 그들의 사용을 통해 상대방의 자존심을 해치지 않고 아이디어를 표현할 수 있습니다.
비즈니스 이메일 에티켓: 멀리서도 좋은 인상을 주기 위한 5가지 팁
1. 서신에 대한 응답 시간은 의사 소통 및 협력에 대한 귀하의 관심을 나타냅니다. 분, 시간, 최대 하루 등 가능한 한 최단 시간 내에 비즈니스 서신에 응답해야 합니다. 지연의 객관적인 이유가 있다면 편지를 보내고 메시지를 받았으며 곧 응답 할 것이라고 적으십시오. 우선 순위를 올바르게 지정하려면 상대방 편지의 해당 메모("중요도", "주제" 등)에 주의를 기울여야 합니다. 그러한 표시의 존재는 귀하의 답변이 얼마나 중요한지를 나타냅니다.
응답 지연은 고객을 잃을 가능성이 높습니다. 가능한 한 빨리 답변해 주십시오. "나중을 위해"는 시간이 많이 걸리는 대답만 문자로 남깁니다. 사람들의 행동을 예측하고 훌륭한 협상을 하는 법을 배우는 것은 총무처에서 당신을 도울 것입니다.
2. 개인적인 호소. 개인 주소는 수취인에 대한 존경의 표시이므로 바람직합니다.
개인 주소 사용은 비즈니스 통신의 필수 규칙 중 하나입니다. 개인 지향은 개성과 자비에 대한 존중의 표시입니다. 또한이 방법으로 회색 덩어리의 템플릿 답변에서 편지를 강조 표시합니다.
3. 감사의 말(항소에 대한). 편지에 표현된 감사는 회사를 위해 상대방이나 고객을 선택한 것에 대한 일종의 감사의 표현입니다. "당신의 편지에 감사합니다"로 시작하는 서면 응답은 상대방에게 그가 당신에게 소중하다는 것을 보여줍니다. 이 비즈니스 서신의 어조는 건설적인 입장을 반영하므로 정확합니다. 예를 들어:
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안녕하세요! 진정으로, 아나톨리 서시안. |
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실패한 답변 |
행운의 대답 |
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안녕하세요 아나톨리님! 계정을 개설하려면 회사 정보가 필요합니다. 이 편지에 대한 답장으로 보내주십시오. |
안녕하세요 아나톨리님! 먼저 저희 센터를 선택해 주셔서 감사합니다. 우리는 또한 당신이 우리와의 협력에 만족할 것이라는 확신을 표현하고 싶습니다. 계정을 개설하려면 회사 정보가 필요합니다. 이 편지에 답장을 보내주십시오. |
귀하의 사업에 대한 신뢰에 대한 감사의 표현은 다음 구성을 사용하여 편지의 시작 부분에 작성됩니다.
- 관심을 가져 주셔서 감사합니다…;
- 당신의 편지에 감사드립니다…;
- 문의해 주셔서 감사합니다...;
- 저희 회사를 선택해 주셔서 감사합니다...;
- 관심을 가져 주셔서 감사합니다...
4. 긍정적인 결말. 최종 구성은 편지를 읽은 후 상대방의 관심 분야에 빠지도록 보장됩니다. 따라서 비즈니스 서신의 긍정적 인 분위기를이 형식으로 통합하고 긍정적 인 분위기와 통신 파트너와의 의사 소통을 계속하려는 욕구를 만드는 것이 바람직합니다. 예를 들어;
편지를 읽을 때 수취인의 관심 분야에 남아있는 마지막 것. 마지막 문구에서 정서적으로 긍정적인 분위기를 수정 비즈니스 커뮤니케이션. 수신자에서 생성 좋은 분위기- 그가 당신과 다시 의사 소통하기를 원합니다. 예를 들어:
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안녕하세요! 나는 당신의 센터에서 고급 교육 과정에 등록하기 위해 인터뷰를 통과했습니다. 수업료는 회사 계좌에서 지불합니다. 적절한 지불 인보이스를 보내주십시오. 진정으로, 아나톨리 서시안. |
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실패한 옵션 |
좋은 옵션 |
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안녕하세요 아나톨리님! 먼저 저희 센터를 선택해 주셔서 감사합니다. 우리는 또한 당신이 우리와의 협력에 만족할 것이라는 확신을 표현하고 싶습니다. 계정을 개설하려면 회사 정보가 필요합니다. 이 편지에 대한 답장으로 보내주십시오. |
안녕하세요 아나톨리님! 먼저 저희 센터를 선택해 주셔서 감사합니다. 우리는 또한 당신이 우리와의 협력에 만족할 것이라는 확신을 표현하고 싶습니다. 계정을 개설하려면 회사 정보가 필요합니다. 이 편지에 대한 답장으로 보내주십시오. 우리 센터에서 교육과 관련된 질문에 항상 기꺼이 답변해 드립니다. |
편지를 마치면 항상 상대방에게 긍정적인 태도를 주어 의사 소통을 계속하십시오. 이러한 목적을 위해 다음과 같은 구성을 사용할 수 있습니다.
- 우리는 협력하게 된 것을 기쁘게 생각합니다.
- 귀하의 질문에 답변할 준비가 되었습니다.
- 질문이 있으시면 연락주세요.
- 우리는 상호 유익한 협력을 기대합니다.
- 도움이 되어 기쁩니다.
- 진정으로.
5. 서명 및 연락처 차단. 비즈니스 서신을 수행하는 직원은 "모니터 반대편"에 있는 사람에 대한 아이디어가 필요합니다. 즉, 상대방의 이름, 성, 직위 및 연락처에 대한 정보가 필요합니다.
- 이름(성) - 개인 주소의 가능성을 제공합니다.
- 위치 - 상대방에게 능력 수준에 대한 이해를 제공합니다.
- 좌표 - 추가 커뮤니케이션 채널의 출현에 기여합니다.
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안녕하세요! 나는 당신의 센터에서 고급 교육 과정에 등록하기 위해 인터뷰를 통과했습니다. 수업료는 회사 계좌에서 지불합니다. 적절한 지불 인보이스를 보내주십시오. 진정으로, 아나톨리 서시안. |
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실패한 옵션 |
좋은 옵션 |
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안녕하세요 아나톨리님! 먼저 저희 센터를 선택해 주셔서 감사합니다. 우리는 또한 당신이 우리와의 협력에 만족할 것이라는 확신을 표현하고 싶습니다. 계정을 개설하려면 회사 정보가 필요합니다. 이 편지에 대한 답장으로 보내주십시오. 저희 센터 교육과 관련된 질문에 언제나 친절하게 답변해 드리겠습니다. 진정으로, 안톤 안토노프 고등연구센터 전문의 전화 XXXXXX 무리. Tel.ХХХХХХ |
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비즈니스 서신 작업을 최적화하려면 연락처 정보가 포함된 블록을 표준 설정에 추가하는 것이 좋습니다. 이 블록은 비즈니스에 대한 전문적인 태도의 상징으로 파트너, 동료 및 고객에게 편지로 표시되어야 합니다.
비즈니스 이메일 규칙
그리고리 시조넨코, 최고 경영자 CJSC 정보 구현 회사, 모스크바
1. "전체답장" 버튼을 사용하세요. 여러 명이 서신에 참여하는 경우 마지막 메시지를 보낸 사람뿐만 아니라 모든 사람에게 응답해야 합니다.
2. 항상 편지의 제목을 표시하십시오. 대부분의 경우 수신자는 새 이메일의 헤더만 볼 수 있습니다. 나중에 제목 필드의 정보는 메시지를 찾고 정렬하는 데 도움이 됩니다. 제목에 레이블 단어를 사용할 수 있습니다(예: "IMPORTANT!"). 단, 글자의 내용과 실제로 일치하는 경우에만 가능합니다. 이메일 프로그램 및 표시는 "주제" 필드 옆에 나타납니다. 통일된 표현 스타일을 개발하고 지속적으로 고수하십시오. 오늘날 많은 사람들이 자동 필터를 사용하여 서신을 정렬한다는 사실을 기억하십시오. 따라서 제목은 기계가 "읽을" 수 있도록 선택해야 합니다.
3. 편지는 짧고 구조적이어야 합니다. 의미의 최대 투명성과 표현의 명확성을 위해 노력하고 필수 세부 사항과 사소한 세부 사항을 분리합니다. 비즈니스 서신을 한 번 읽은 후 문제의 본질과 문제의 역사, 제안의 의미 및 수신자에게 기대되는 조치의 성격을 쉽게 이해할 수 있다는 것이 귀하의 이익입니다. 메시지 텍스트를 부풀리지 않도록 추가 자료(문서, 표, 사진)를 첨부 파일로 보내는 것이 좋습니다. 동시에 어떤 종류의 파일을 보내는지 편지에 표시해야 합니다.
4. 예의를 갖춰라. 모든 편지에는 인사말, 호소 및 서명을 위한 장소가 있어야 합니다(모든 메시지에 자동 추가를 활성화할 수 있음). 의미 및 감정적 액센트도 배치해야 합니다. 전신 스타일을 피하세요. 서신이 민감한 문제나 갈등에 관한 것이더라도 존중하십시오. 실제로 비즈니스에서는 기분을 상하게하지 않고 해결책을 찾는 것이 중요합니다. 이에 대한 자제와 예의는 좋은 조력자입니다.
5. 편지에 답장을 보내야 합니다! 그리고 즉시. 이 기본적인 진리를 이해하지 못하는 것은 많은 오해를 수반합니다. 보낸 사람은 편지를 읽었으며 잠시 후 의미 있는 응답을 기대할 수 있음을 알아야 합니다. 동시에 자동 응답 및 자동 알림에 전적으로 의존해서는 안 됩니다. 자신의 짧은 문구를 작성하십시오. 반면에 일부 이메일은 응답할 필요가 없습니다. 첫째, 귀하의 주소가 "사본" 필드에 있는 사람들에게: 발신자는 귀하가 다른 사람과의 서신을 알고 있기를 원합니다. 둘째, 귀하의 주소가 전혀 없는 사람들에게: 이것은 편지 작성자가 "숨은 참조" 필드에 귀하의 좌표를 추가했음을 의미합니다. 메시지.
6. 회신하는 편지의 텍스트를 삭제하지 마십시오. 귀하의 답변은 잠시 후 다시 읽힐 수도 있습니다. 아마도 몇 년 후에도 마찬가지일 것입니다. 많은 기업이 이미 이메일 보관 시스템을 갖추고 있습니다. 그런데 회사 관계자의 이메일이 법적으로 중요한 문서로 인정되는 국가에서는 서신의 장기 보관이 법적 요구 사항입니다. 우리는 아직 이것을 가지고 있지 않지만 연습이 서면 규정을 능가합니다.받는 사람의 눈으로 쓰는 모든 편지를보십시오. 이것이 비즈니스 서신의 기본 규칙입니다. 팔로우하면 수신자가 스트림에서 메시지를 강조 표시하기 시작합니다.
7. 글을 잘 쓰세요. 편지에서 한 번의 실수는 서두르거나 과실의 표현으로 인식되기 때문에 받는 사람에게 불쾌감을 줍니다. 그리고 다수의 오류는 발신인의 낮은 문화 수준을 증언하며, 또한 비즈니스 서신에 대해 이야기하고 있기 때문에 발신인이 불리하게 작동하는 회사를 대표하기도 합니다.
"총장 학교"의 새로운 과정
이 기사는 비즈니스 레터에서 어떤 측면이 좋은 인상을 주는지 관찰한 결과입니다.
이런 일이 발생하면 편지에 대한 답장을 받고 즉시 내부 결정을 내립니다. 이 사람들과 계속 소통하고 싶고 계속 소통할 예정이지만 이 사람들과 당장 작별을 고하고 싶습니다. 당신은 이것을 경험 한 적이 있습니까? 나는 - 예. 그러한 마지막 관행은 아주 최근에 나에게 일어났습니다. 저는 언어 과정 선택을 위해 다른 회사와 통신했습니다.
다음은 귀하의 이메일이 수취인에게 좋은 인상을 주고 귀하와 비즈니스 상호 작용을 계속하기를 원하게 만드는 것이 중요한 경우 염두에 두어야 할 사항에 대한 요약된 결론입니다.
1. 이메일 응답 시간.
- 긍정적 인 문자 끝
- 편지를 읽을 때 수취인의 관심 분야에 남아있는 마지막 것. 마지막 문구에서 비즈니스 커뮤니케이션의 정서적으로 긍정적 인 분위기를 수정하십시오. 상대방이 당신과 다시 의사 소통하고 싶어하도록 좋은 분위기를 조성하십시오!
비교하다:
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| 안녕하세요 마샤님! 먼저 저희 연구소를 선택해 주셔서 감사합니다! 우리는 당신이 우리의 협력에 만족할 것이라고 확신합니다. 송장을 보내려면 고용주 회사의 세부 정보를 받아야 합니다. 이 편지에 대한 답장으로 보내주십시오. . . . . . | 안녕하세요 마샤님! 먼저 저희 연구소를 선택해 주셔서 감사합니다! 우리는 당신이 우리의 협력에 만족할 것이라고 확신합니다. 송장을 보내려면 고용주 회사의 세부 정보를 받아야 합니다. 이 편지에 대한 답장으로 보내주십시오. 질문이 있는 경우 - 저희에게 연락하십시오! |
팁 #4:대화를 계속하려면 수신자를 설정하십시오. 존경을 표시하십시오! 편안한 협력의 분위기를 조성하고 강화하십시오! 받는 사람과 비즈니스 상호 작용을 계속하려는 긍정적 인 분위기와 진지한 열망을 공유하십시오!
마지막 문구 옵션:
기꺼이 협력하겠습니다!
귀하의 질문에 기꺼이 답변해 드리겠습니다.
질문이 있는 경우 - 저희에게 연락하십시오!
유익한 협력을 기대하며,
항상 귀하의 질문을 돕고 답변할 준비가 되어 있습니다.
진정으로,
진정으로,
진심으로,
유익한 협력을 위해 존경과 희망을 가지고,
5. 서명 및 연락처 정보 차단.
비즈니스 서신을 수행하는 사람이 "모니터 반대편에"있는 사람을 이해하는 것이 중요합니다. 수신자의 이름과 성, 직위, 연락처 세부 정보.
무엇을 위한 것입니까?
이름 및 성 - 개인 커뮤니케이션을 수행할 수 있습니다.
직위 - 수취인에게 문제 해결에 있어 권위와 전문적 능력의 경계를 이해하게 합니다.
좌표 - 필요한 경우 추가 운영 통신의 가능성을 제공합니다.
비교: 답변 중 어느 것이 더 전문적으로 보이고 정보에 대한 자신감을 더 많이 고취시킵니다.
| 안녕하세요! 귀하의 기관에서 스페인어 코스에 등록할 때 사전 테스트를 통과했습니다. 테스트 결과 저는 PS-A2.1 그룹으로 기록되었습니다. 내 수업료는 고용주가 지불합니다. 수업료 청구서를 보내주십시오. 고맙습니다. 진심으로, 마샤 페트로바 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| 안녕하세요 마샤님! 먼저 저희 연구소를 선택해 주셔서 감사합니다! 우리는 당신이 우리의 협력에 만족할 것이라고 확신합니다. 송장을 보내려면 고용주 회사의 세부 정보를 받아야 합니다. 이 편지에 대한 답장으로 보내주십시오. 질문이 있는 경우 - 저희에게 연락하십시오! 동료, 고객 및 파트너에게 편지를 쓸 때 비즈니스 스타일로 이런저런 생각을 공식화하는 방법에 대한 질문이 종종 발생합니다. 우리가 무언가를 좋아하지 않거나 반대로 좋아한다고 말하는 방법? 문제 또는 기회를 어떻게 보고합니까? 수신자를 만나거나 전화하도록 초대하는 방법은 무엇입니까? 가능한 제재를 언급하는 방법? 이 경우를 위해 우리는 비즈니스 거래의 작은 사전을 편집했습니다. 그것을 사용하면 스타일이 매우 포멀하고 문구가 다양해질 것입니다.
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