Jak nadać skutek prawny korespondencji elektronicznej. Zasady biznesowej poczty e-mail

Andriej Griszczenko
Producent projektów gier (rozwój zewnętrzny) 1C od 2003 roku. Zajmuje się poszukiwaniem obiecujących projektów i zespołów, organizacją rozwoju i wydania. W 1C był i jest odpowiedzialny za kilkadziesiąt projektów, m.in. No Time for Dragons, Stalingrad, XIII wiek, gry z serii All-Wheel Drive oraz Pilot Brothers. Teraz łagodzi bóle porodowe „Standby: Sleep of Reason”, który na pewno będzie zdrowy i piękny.

Drogi Czytelniku!

Ten tekst został opublikowany na moim blogu dtf.blog w kwietniu 2006 roku. Do tej prostej pracy zainspirowała mnie liczba rozsyłanych odniesień do niej i wielokrotne prośby o „ponowną publikację” notatki w formie artykułu. Dziękuję wszystkim, którzy skomentowali tego bloga – Wasze przydatne komentarze i uzupełnienia są brane pod uwagę. Specjalne podziękowania dla Dmitrija Devisheva (Nival Online).

W celu wypracowania kultury komunikacji pisemnej proponuje się dowolne wykorzystanie materiału (bez przypisywania autorstwa), w tym na szkoleniach z korespondencji biznesowej (w tym komercyjnej).

***

Zaśmiejesz się i powiesz „to jest elementarne, Watsonie!”. Ale nie uwierzysz, niektórzy respondenci, z którymi miałem do czynienia w pracy, nie przestrzegają nawet jednej czwartej tych norm! Mój szacunek dla tych ludzi nie pozwala mi na „osobiście” wytykać im ich błędy, więc je tutaj wymienię.

Wszystkie podstawowe zasady określone poniżej dotyczą przede wszystkim korespondencji biznesowej z Twoimi partnerami, współpracownikami, klientami i kontrahentami. Ich wykorzystanie w korespondencji osobistej jest sprawą prywatną dla każdego. Jednak przestrzeganie tych zasad w osobistej korespondencji stworzy tylko dobre wrażenie o Tobie.

Podstawy

• Podczas odpowiadania użyj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Dzięki temu zostaną zachowane kopie adresatów pierwszego e-maila, aby Twoja odpowiedź ich nie ominęła. Zdecydowanie zalecam ukrycie przycisku „Odpowiedz” w ustawieniach interfejsu. W razie potrzeby możesz „ręcznie” usuwać niechcianych odbiorców.
• Nie pozostawiaj pola „Temat” pustego. Osoby, z którymi korespondujesz, mogą otrzymywać setki e-maili dziennie i używają tego pola do szybkiej oceny ważności i treści wiadomości e-mail.
• Cytat litery. Nie rozpoczynaj odpowiedzi od nowej wiadomości e-mail, kliknij „Odpowiedz wszystkim” w otrzymanej wiadomości e-mail i nie wyłączaj funkcji wyceny podczas odpowiadania i przesyłania dalej w ustawieniach klienta poczty e-mail.

• Cytując w całości (jeśli Twoja odpowiedź dotyczy całego listu jako całości), wpisz tekst odpowiedzi na POCZĄTKU listu, a nie na końcu, na dole.

Powinniśmy kontynuować?

Odbieranie listów

1. Otrzymane listy należy przeczytać. Jeśli otrzymałeś list, oznacza to, że ktoś wysłał go z jakiegoś powodu (oczywiście spam nie jest tutaj brany pod uwagę). Jeśli dana osoba ma listy oznaczone jako nieprzeczytane, a są starsze niż jeden dzień, nie wie, jak pracować z pocztą. Jest to jednak wybaczalne, jeśli:

o osoba zmarła lub zachorowała niespodziewanie;

o praca z pocztą nie należy do jego obowiązków służbowych (wtedy nie jest mu potrzebny serwisowy e-mail).

2. Jeśli nie jesteś menedżerem, sprawdzaj pocztę co najmniej 2 razy dziennie: rano i po południu. Brak odpowiedzi na pytanie produkcyjne od Ciebie może opóźnić pracę innych osób i opóźnić rozwiązanie problemów.

3. Jeśli jesteś menedżerem, Twój dzień pracy powinien rozpocząć się od uruchomienia klienta poczty e-mail, który nie rozładowuje się przez cały dzień i automatycznie sprawdza pocztę. Ustaw automatyczne dostarczanie/odbieranie poczty co najmniej co 10 minut (najlepiej 1-3 minuty).

4. Otrzymałeś list. Jeśli jesteś bardzo zajęty, od razu oceń, od kogo jest, temat i przejrzyj go - to pomoże Ci szybko zdecydować, czy list wymaga pilnej odpowiedzi, czy może trochę poczekać.

5. Jeśli możesz, odpowiedz natychmiast. Jest to najłatwiejszy i najskuteczniejszy sposób na rozruszanie rzeczy, a nie nagromadzenie poczty.

6. Jeśli rozumiesz, że nie będziesz w stanie odpowiedzieć w ciągu jednego dnia, lepiej od razu napisać „odpowiem w ciągu kilku dni” lub przynajmniej „odpowiem trochę później”.

Pola Do, DW, UDW (Do, DW, UDW)

7. Należy pamiętać, że istnieją pola „Do” („Do”), „CC” („Kopiuj”) oraz „UDW” („UDW”). Twoje dalsze działania (i działania partnerów korespondencyjnych) po otrzymaniu listu zależą od nich:

o „Do” („Do”) – pismo oraz zawarte w nim informacje lub pytania kierowane są bezpośrednio do odbiorcy. Wysyłając pytanie, czekasz na odpowiedź od adresata podanego w polu „Do”. Jeśli jesteś odbiorcą, musisz odpowiedzieć.

o „SS” („Kopiuj”) – odbiorcy stojący w kopiach otrzymują pismo „do informacji”, do wiadomości lub są „zaproszeni na świadka”. Odbiorca w kopii nie powinien zasadniczo odpowiadać na pismo; co więcej, uważa się za uprzejme, jeśli w razie potrzeby zaczniesz od wyrażenia „przepraszam, że przeszkadzam”.

o "BCC" ("Blind Copy") - pole na "intrygi pałacowe". Wskazując odbiorcę w tym polu, „potajemnie” wysyłasz do niego ten list: główny odbiorca lub ci w kopiach nie będą wiedzieć o fakcie wysłania listu do tej osoby. Jest również używany do masowych wysyłek, aby wszyscy odbiorcy nie znali Twojej książki adresowej.

8. Podczas odpowiadania użyj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Dzięki temu zachowane zostaną kopie adresatów pierwszego e-maila, a Twoja odpowiedź ich nie przegapi.

9. NIE usuwaj z kopii listu osób dodanych tam przez Twojego korespondenta. Jeśli chcesz odpowiedzieć coś osobistego, aby inni korespondenci nie otrzymali Twojej odpowiedzi, usuń wszystkich z kopii, z wyjątkiem tego, który napisał list (tak, nigdy nie używamy przycisku „Odpowiedz”).

10. Jeśli w otrzymanym liście w polu „Do” jest więcej niż dwóch odbiorców, oznacza to, że obaj korespondenci lub którykolwiek z nich muszą odpowiedzieć. Zastanów się, czy OBA powinny odpowiedzieć - jeśli list jest adresowany do Ciebie i kogoś innego, odpowiedz też na niego (nawet jeśli jest to odpowiedź typu „To pytanie zdecydowanie nie jest dla mnie, niech taka a taka odpowiedź”).

11. Z kolei zdecydowanie zaleca się NIE umieszczać więcej niż jednego odbiorcy w polu „Do”. Na list wysłany do dwóch nie otrzymasz odpowiedzi od żadnego z nich, ponieważ każdy będzie myślał, że drugi odpowie. Nie wszyscy czytali ten artykuł.

12. Przekazywanie prywatnej korespondencji na listę mailingową bez zgody uczestników korespondencji jest nieetyczne!

Pole tematu

13. Nie zostawiaj go pustego.

14. Temat listu powinien być krótki, ale odzwierciedlający główną treść, temat listu. Nagłówki takie jak „Pytanie”, „Cześć!” lub puste nagłówki zdradzają Cię jako początkującego, któremu brakuje podstawowych umiejętności pisania biznesowego.

15. Odpowiadając na jeden z kilku e-maili o różnych tematach, odpowiedz na właściwe. Odpowiedz na pismo o temacie „Spotkanie we wtorek 18.04” o spotkaniu oraz na pismo „Materiały poligraficzne” o materiałach do druku. Wynika to z cytowania poprzedniej korespondencji (patrz sekcja Pisanie listów poniżej).

16. Jeśli musisz okresowo wysyłać wiadomości e-mail, takie jak raporty tygodniowe, staraj się utrzymywać stały nagłówek lub przynajmniej jego część powinna być stała, aby odbiorca mógł ustawić automatyczne reguły (reguły) sortowania takiej poczty.

Znaczenie listu („Priorytet”)

17. Jeśli list zawiera informacje o pilnych zmianach, tekst umowy lub inne informacje, na które musisz przede wszystkim zwrócić uwagę - użyj „wysokiej” ważności, to wyróżni list w folderze Skrzynka odbiorcza.

18. Nie używaj "wysokiego" znaczenia na próżno - "hałaśliwi" ludzie są denerwujący, bądź skromniejszy.

19. Oznacz jako niski list osobisty do korespondenta biznesowego lub list ze śmiesznym zdjęciem lub linkiem.

Pisanie listów (odpowiedzi)

20. Zacznij od powitania, to grzeczne. "Hej gria!" mówi, że jesteś zbyt leniwy, aby napisać imię osoby. Nawet po prostu „Andrey!” lub „Dzień dobry!” całkiem uprzejmy i wystarczający.

21. Mów z tą osobą tym samym językiem. Dotyczy to nie tylko języka rosyjskiego/angielskiego, ale także formy tekstu. Jeśli otrzymałeś formalne pismo, nieformalna odpowiedź na niego będzie lekceważąca dla respondenta i zademonstruje twoją własną niską kulturę. Formalna odpowiedź na nieformalne odwołanie jest albo wezwaniem do przestrzegania przepisów, albo jest po prostu wymagana przez reguły korporacyjne.

22. Staraj się zawsze odpowiadać na ostatnią literę w łańcuchu korespondencji, a nie na jakąś pośrednią.

23. Nie używaj translituz wyjątkiem wysyłania listów z warunków, w których trudno jest inaczej wpisać tekst (na przykład z telefonu komórkowego lub komputera bez rosyjskiego układu klawiatury).

24. Jeśli Twój klient poczty nie obsługuje rosyjskiego lub ma uszkodzone kodowanie, dołącz tekst odpowiedzi jako załącznik.

25. Pismo biznesowe powinno być precyzyjne, zwięzłe i konkretne:

o Dokładność — określ dokładne dane, do których się odnosisz (data i temat innej wiadomości e-mail, data spotkania, punkt programu spotkania, nazwa pliku, łącze do dokumentu w Internecie itp.).

o Zwięzłość - niektórzy podają na trzech stronach, co można napisać w trzech zdaniach. Ten, kto myśli jasno, jasno stwierdza, a twój korespondent to widzi.

o Konkretność – z listu powinno jasno wynikać, CZEGO DOKŁADNIE wymaga się od odbiorcy, jakich działań od niego oczekuje.

26. Korespondencja biznesowa nie jest miejscem ćwiczeń epistolarnych ani miejscem wyrażania emocji. Do tego służą fora, czaty i inne środki elektronicznej komunikacji interpersonalnej. Zwięzły tekst biznesowy to nie suchość, ale oszczędność czasu i dokładność myśli.

27. Jeśli list zawiera kilka pytań, tematów lub zadań, ustrukturyzuj je i rozdziel paragrafami z numeracją lub bez. Ciągły „strumień myśli” jest trudny do odczytania, a łatwo przeoczyć główny punkt listu. Co więcej, niektórzy ludzie mają tendencję do natychmiastowego wysyłania źle skonstruowanego listu do kosza na śmieci (chociaż jest to prawdopodobnie ekstremizm).

28. Pamiętaj, że odpowiedź na prośbę lub zadanie brzmi „Zróbmy to!” niekompletny „Zrobimy to w takim a takim terminie”, „za tyle dni”, „po takim a takim zdarzeniu” – to bardziej konkretne i trafne odpowiedzi.

29. Jeśli list jest sformułowany w taki sposób, że można na niego odpowiedzieć po prostu „ok”, odpowiedź prawdopodobnie zostanie otrzymana znacznie szybciej. Na przykład, jeśli istnieje kilka opcji, co zrobić, zasugeruj opcję domyślną.

30. Tekst nie może zawierać błędów. Oczepyatki nie przerażające, ale jeśli piszesz i piszesz to słowo niepoprawnie w każdym liście, bardzo szybko staje się to zauważalne, a twoja „trojka” z minusem w języku rosyjskim staje się oczywista (a także spekulacyjne dalsze wnioski na temat twojego ogólnego poziomu wykształcenia i kultury) .

31. Staraj się nie używać formatowania html wiadomości e-mail. Niestety ten format do pisania listów jest domyślny w Outlooku, ale podczas korzystania z niego, zwłaszcza podczas cytowania (odpowiedzi i przesyłania dalej), pojawia się wiele pytań.

32. Jeśli otrzymałeś list w formacie html, NIE zmieniaj go na zwykły tekst, ponieważ zakłóca to postrzeganie informacji przez nadawcę podczas otrzymywania odpowiedzi. Im ważniejszy jest dla ciebie twój korespondent, tym ważniejsze jest utrzymanie odpowiedniej jego percepcji. Możesz poradzić sobie z wyróżnianiem swoich odpowiedzi w cytowaniu html kolorem lub możesz użyć przycisku „Zmniejsz wcięcie” na panelu formatowania html (choć są kapryśne niuanse).

33. Zacytuj tekst oryginalnego listu. Jak myślisz, co to by oznaczało? Również nie wiem:

34. Do: Andrey Grishchenko

35. Temat: Odp: Odp: Odp: Pytanie

36. OK!

Wasiasz

37. Nigdy nie poprawiaj cytowania tekstu innej osoby! To rodzaj sfałszowanego listu.

38. Cytując w całości (jeśli odpowiedź dotyczy całego listu), wpisz tekst odpowiedzi na POCZĄTKU listu, a nie na jego końcu.

39. Jeśli odpowiadasz punkt po punkcie, używając cytatu, oddziel cytat pustymi wierszami POWYŻEJ I NA DOLE i użyj wielkich liter na początku zdania. Spróbuj znaleźć odpowiedzi tutaj:

40. > proponujemy zastąpienie logo dołączonym,

41. > ponieważ ten jest bardzo kolorowy w tle

42. nie znalazłem logo w załączniku

43. > popraw napis - zamiast "ryby" musisz wpisać "niewolnik"!

44. >w przeciwnym razie zostaniemy źle zrozumiani

45. napis poprawiony, przepraszam

Co to jest e-mail? W dzisiejszym świecie biznesu jest to:

• Twoja twarz. To właśnie za pomocą e-maila można stworzyć pozytywny wizerunek w oczach kontrahenta lub zepsuć pierwsze wrażenie.
• Twoje narzędzie pracy. Dużo komunikacji ze światem zewnętrznym odbywa się przez e-mail. Dlatego mając dobrą znajomość tego narzędzia, możesz znacznie ułatwić sobie życie.
• Potężne rozproszenie. Świat zewnętrzny próbuje cię złapać, odwrócić i sprowadzić na manowce przez e-mail.

Od tych stanowisk i spójrz na pracę z e-mailem. Zacznijmy od prostych.

Projekt listu

Używam klienta pocztowego Mozilla Thunderbird, więc posłużę się jego przykładem. Stwórzmy nowy list i przejdźmy od góry do dołu przez listę pól.

Do kogo. Kopiuj. Ukryta kopia

Być może ktoś nie wie, ale „Do” w Mozilli można zmienić na „DW” lub „UDW”.

• Do kogo: piszemy głównego odbiorcę lub kilku odbiorców oddzielonych średnikiem.
• Kopiuj: piszemy do kogoś, kto powinien przeczytać list, ale od kogo nie oczekujemy reakcji.
• Ukryta kopia: piszemy do kogoś, kto powinien przeczytać list, ale powinien pozostać nieznany pozostałym adresatom listu. Jest to szczególnie odpowiednie do masowych wysyłek listów biznesowych, takich jak powiadomienia.

Niewłaściwie w korespondencji masowej określ odbiorców za pomocą pól „DW” lub „Do”. Kilka razy w roku otrzymuję listy, które w polu „DW” wymieniają 50-90 adresatów. Naruszono prywatność. Nie wszyscy Twoi odbiorcy muszą wiedzieć, z kim jeszcze pracujesz nad podobnym tematem. Dobrze, jeśli są to ludzie, którzy się znają. A jeśli na liście są konkurencyjne firmy, które o sobie nie wiedzą? Musisz być przynajmniej przygotowany na niepotrzebne wyjaśnienia, a przynajmniej zakończyć współpracę z jednym z nich. Nie rób tego w ten sposób.

Temat listu

Profesjonalne serwisy mailingowe często piszą o znaczeniu tematu (czasem rozsądnie) na swoich blogach firmowych. Ale najczęściej mówimy o listach sprzedażowych, gdzie temat listu rozwiązuje problem „e-mail powinien być otwarty”.

Omawiamy codzienną korespondencję biznesową. Tutaj temat rozwiązuje problem „list i jego autora powinny być łatwo zidentyfikowane, a następnie odnalezione”. Co więcej, twoja pracowitość powróci do ciebie w postaci karmy licznych listów odpowiedzi, tylko z przedrostkami Odnośnie: lub do przodu, wśród których będziesz musiał wyszukać żądaną literę na dany temat.

Dwadzieścia listów to objętość jednodniowej korespondencji średniego menedżera. W ogóle nie mówię o przedsiębiorcach i właścicielach firm, ich liczba listów czasami przekracza 200 lub więcej dziennie. Więc jeszcze raz: nie wysyłaj e-maili z pustym tematem.

Jak więc poprawnie sformułować temat listu?

Błąd nr 1 : tylko nazwa firmy w temacie. Na przykład „Niebo” i tak dalej. Po pierwsze, prawdopodobnie nie jesteś jedną z firm komunikujących się z tym kontrahentem. Po drugie taki temat nie ma sensu, bo nazwa Twojej firmy jest już widoczna z adresu. Po trzecie, zgadnij, jak będzie wyglądała Twoja własna skrzynka pocztowa przy takim podejściu do korespondencji? W przybliżeniu tak.

Czy wygodnie jest wyszukiwać takie tematy?

Błąd #2 : krzykliwy, tytuł sprzedaży. Świetnie, jeśli wiesz, jak pisać takie nagłówki. Ale czy właściwe jest wykorzystanie tych umiejętności w korespondencji biznesowej? Zapamiętaj cel tematu listu biznesowego: nie sprzedaż, ale zapewnienie identyfikacji i wyszukiwania.

Tekst listu

Istnieje wiele poradników dotyczących pisania tekstów na różne okazje. Na przykład Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i inni mistrzowie tego słowa mają wiele przydatnych informacji. Radzę przeczytać ich artykuły przynajmniej w celu poprawy ogólnej umiejętności czytania i pisania oraz ogólnego stylu mowy pisanej.

W procesie pisania listu musimy konsekwentnie podejmować kilka decyzji.

Sprawa uprzejmości . Na początku listu można rozmyć się w uprzejmości, a nawet czułości w duchu „Moja droga Rodio, od ponad dwóch miesięcy nie rozmawiałem z tobą na piśmie, z czego sam cierpiałem, a nawet nie spałem innego noc, myślenie. Bardzo uprzejmy i bardzo kosztowny, zarówno pod względem czasu na skomponowanie takiego wstępu, jak i pod względem czasu rozmówcy na jego przeczytanie. Korespondencja to biznes, pamiętasz? Nie pisanie epistolarnego gatunku na konkurs i nie listu matki do Raskolnikowa, ale korespondencji biznesowej.

Szanujemy nasz czas i odbiorcę!

Przedstawienie się i przypomnienie okoliczności znajomości ma sens tylko w pierwszym liście wysłanym po ulotnym spotkaniu na wystawie. Jeśli jest to kontynuacja współpracy lub bieżąca korespondencja, w pierwszym liście tego dnia piszemy: „Cześć, Iwan”, w drugim i kolejnych: „Iwan,…”.

Odwołanie . Zawsze martwiło mnie pytanie, z kim się skontaktować w liście, jeśli jest kilku adresatów. Niedawno napisałam list zaadresowany do trzech dziewczynek o imieniu Anna. Bez wahania napisałem "Cześć, Anno" i nie wziąłem kąpieli parowej. Ale nie zawsze tak jest.

Co jeśli jest trzech lub nawet siedmiu odbiorców i nie mają tego samego nazwiska? Możesz wymienić po imieniu: „Dzień dobry, Rodion, Pulcheria, Avdotya i Piotr Pietrowicz”. Ale to długo i wymaga czasu. Możesz napisać: „Witam koledzy!”.

Dla siebie używam reguły, aby zwracać się po imieniu do osoby, która jest w polu „Do”. A do tych, którzy są w kopii, w ogóle się nie kontaktują. Ta zasada pozwala jednocześnie dokładniej określić (jednego!) adresata listu i cel tego listu.

Cytat . Korespondencja to często łańcuch listów z pytaniami i odpowiedziami - jednym słowem dialog. Uznaje się za dobrą formę, aby nie usuwać historii korespondencji i wpisywać swoją odpowiedź na górze cytowanego tekstu, aby po powrocie do tej korespondencji za tydzień można było łatwo przeczytać dialog od góry do dołu według malejących dat.

Z jakiegoś powodu domyślnym ustawieniem w Mozilli jest „Ustaw kursor po cytowanym tekście”. Polecam to zmienić w menu „Narzędzia” → „Opcje konta” → „Kompilacja i adresowanie”. Tak musi być.

Cel listu . Listy biznesowe są dwojakiego rodzaju:

• kiedy po prostu informujemy rozmówcę (na przykład raport z wykonanej pracy za miesiąc);
• i kiedy chcemy czegoś od rozmówcy. Na przykład, aby zgodził się na załączoną fakturę do zapłaty.

Z reguły listów motywacyjnych jest znacznie więcej niż sprawozdawczych. Jeśli chcemy coś osiągnąć od rozmówcy, bardzo ważne jest, aby powiedzieć to w liście zwykłym tekstem. Wezwanie do działania powinno być poprzedzone imieniem i stanowić ostatnie zdanie listu.

Niewłaściwie : „Porfiry Pietrowicz, wiem, kto zabił starą kobietę”.

Prawidłowo : „Porfiry Pietrowicz, to ja zabiłem staruszkę, proszę, podejmij działania w sprawie mojego aresztowania, jestem zmęczony cierpieniem!”

Dlaczego korespondent miałby za Ciebie zastanowić się, co zrobić z tym listem? W końcu może podjąć złą decyzję.

Podpis w tekście . Ona musi być. Co więcej, wszystkie klienty poczty e-mail umożliwiają skonfigurowanie automatycznego zastępowania podpisu, na przykład klasycznego „Z poważaniem…”. W Mozilli odbywa się to w menu „Narzędzia” → „Opcje konta”.

Pisanie lub nie pisanie kontaktów w podpisie to dla każdego sprawa osobista. Ale jeśli jesteś w jakiś sposób związany ze sprzedażą - koniecznie napisz. Nawet jeśli transakcja nie odbywa się w oparciu o wyniki komunikacji, w przyszłości łatwo będzie Cię znaleźć korzystając z kontaktów z podpisu.

Na koniec jeszcze jedna cecha treści listu dla tych rozmówców, którzy nie lubią (nie mogą, nie chcą, nie mają czasu) odpowiadać na Twoje listy. Określ wartość domyślną w tekście listu. Na przykład „Porfiry Pietrowiczu, jeśli nie przyjdziesz mnie aresztować przed 12:00 w piątek, uważam się za amnestię”. Oczywiście termin musi być prawdziwy (nie wysyłaj tekstu z przykładu w piątek o 11:50). Odbiorca musi być fizycznie w stanie przeczytać i zdecydować o Twoim liście. Taka „milczenie” zwalnia cię z odpowiedzialności za brak odpowiedzi rozmówcy. Jak zawsze, do korzystania z tego chipa należy podchodzić mądrze. Jeśli ktoś odpowiada na twoje listy na czas i regularnie, takie ultimatum może, jeśli nie go obrazić, to trochę go nadwyrężyć lub doprowadzić do decyzji, by nie odpowiadać na list teraz, ale kazać ci czekać na piątek.

Załączniki

Do listów często dołączone są załączniki: życiorysy, oferty handlowe, kosztorysy, harmonogramy, skany dokumentów - bardzo wygodne narzędzie i jednocześnie źródło popularnych błędów.

Błąd : Ogromna wielkość inwestycji. Często otrzymujemy e-maile z załącznikami o rozmiarze do 20 MB. Z reguły są to skany niektórych dokumentów w formacie TIFF, w rozdzielczości 600dpi. Program pocztowy korespondenta prawie na pewno zawiesi się na kilka minut przy daremnych próbach pobrania podglądu tego załącznika. I nie daj Boże odbiorcy próbować przeczytać ten list na smartfonie…

Osobiście usuwam takie litery od razu. Nie chcesz, aby Twój e-mail trafił do kosza przed przeczytaniem? Kontroluj rozmiar załącznika. Zaleca się, aby nie był większy niż 3 MB.

A jeśli przekroczy?

• Spróbuj zmienić konfigurację skanera na inny format i rozdzielczość. Na przykład w formacie PDF i 300 dpi uzyskuje się dość czytelne skany.
• Pomyśl o programach takich jak archiwizator WinRar lub 7zip. Niektóre pliki są idealnie kompresowane.
• A co, jeśli załącznik jest ogromny i nie możesz go skompresować? Na przykład prawie pusta baza danych księgowych waży 900 MB. Na ratunek przyjdą magazyny informacji w chmurze: Dropbox, Dysk Google i tym podobne. Niektóre usługi, takie jak Mail.ru, automatycznie konwertują ogromne załączniki na łącza do przechowywania w chmurze. Ale wolę samodzielnie zarządzać moimi informacjami przechowywanymi w chmurze, więc nie cieszę się z automatyzacji z Mail.ru.

I jeszcze jedna nie do końca oczywista rekomendacja dotycząca inwestycji – ich Nazwa . Musi być zrozumiały i akceptowalny dla odbiorcy. Kiedyś w firmie przygotowywaliśmy ofertę handlową skierowaną do… niech to będzie Fiodor Michajłowicz Dostojewski. Otrzymałem list od kierownika z projektem CP do zatwierdzenia, aw załączniku znajdował się plik o nazwie „DlyaFedi.docx”. Z kierownikiem, który mi to wysłał, odbył się dialog o następującej treści:

Drogi menedżerze, czy jesteś osobiście gotów podejść do tej szanowanej osoby i nazwać ją Fiodorem prosto w twarz?

Jakoś nie, szanowana osoba, wszyscy nazywają go po imieniu i patronimicznie.

Dlaczego nazwałeś załącznik „Dla Fedi”? Jeśli wyślę mu to teraz, myślisz, że kupi od nas topory w tym punkcie?

Miałem zmienić nazwę...

Po co przygotowywać bombę zegarową — odrzucenie potencjalnego klienta — lub tworzyć dla siebie dodatkową pracę, zmieniając nazwę pliku? Dlaczego nie od razu poprawnie nazwać załącznik: „Dla Fedora Michajłowicza.docx” lub jeszcze lepiej – „KP_Sky_Axes.docx”.

Tak więc, z e-mailem jako „twarzą” mniej lub bardziej uporządkowaną. Przejdźmy do e-maila jako narzędzia zwiększającego produktywność i porozmawiajmy o jego rozpraszaniu.

Praca z literami

E-mail to potężna rozrywka. Jak w przypadku każdego rozproszenia, poczta musi być załatwiana poprzez zaostrzanie zasad i wdrażanie harmonogramów pracy.

Musisz co najmniej wyłączyć WSZYSTKIE powiadomienia o poczcie. Jeśli klient poczty jest domyślnie skonfigurowany, zostaniesz o tym powiadomiony sygnałem dźwiękowym, a ikona obok zegara zacznie migać i pojawi się podgląd litery. Jednym słowem, zrobią wszystko, aby najpierw oderwać Cię od żmudnej pracy, a potem zanurzyć Cię w otchłań nieprzeczytanych listów i nieobejrzanych maili – minus godzina lub dwie życia.

Dla niektórych potężna siła woli pozwala nie rozpraszać się powiadomieniami, a dla zwykłych ludzi lepiej jest nie kusić losu i ich wyłączać. W Mozilla Thunderbird można to zrobić za pomocą menu „Narzędzia” → „Ustawienia” → „Ogólne” → „Kiedy pojawiają się nowe wiadomości”.

Jeśli nie ma powiadomień, jak zrozumieć, że list dotarł?

Bardzo prosta. Sam świadomie przeznaczasz czas na parsowanie poczty, otwierasz swojego klienta pocztowego i widzisz wszystkie nieprzeczytane wiadomości. Można to robić dwa razy dziennie, na przykład w porze lunchu i wieczorem, lub podczas przymusowych przestojów, na przykład w korkach.

Ludzie często pytają, co z czasami odpowiedzi i pilnymi wiadomościami e-mail? Odpowiadam: nie masz pilnych listów w mailu. Chyba że pracujesz w dziale obsługi klienta (taki dział ma swoje własne zasady pracy z pocztą).

W przypadku pilnych listów nadawca powiadomi Cię o tym innymi kanałami - telefonem, SMS-em, Skype. Wtedy świadomie przejdziesz do klienta poczty i przetworzysz pilną pocztę. Wszyscy guru zarządzania czasem (na przykład Gleb Archangielski ze swoim „Time Drive”) deklarują standard odpowiadania na e-maile do 24 godzin. To normalna zasada dobrej formy – nie oczekuj natychmiastowych odpowiedzi od rozmówcy na e-mail. Jeśli jest pilne pismo, powiadom o tym szybszymi kanałami komunikacji.

Wyłączyliśmy więc powiadomienia, a teraz włączamy klienta poczty zgodnie z naszym harmonogramem.

Co zrobić, gdy weszliśmy do poczty i zaangażowaliśmy się w czynność o nazwie „parsowanie wiadomości e-mail”? Gdzie jest początek i koniec tej pracy?

Wiele słyszałem o systemie zerowej skrzynki odbiorczej, ale niestety nie spotkałem ani jednej osoby, która by z niego korzystała. Musiałem na nowo wynaleźć swoje koło. W Lifehackerze znajdują się artykuły na ten temat. Na przykład, " ". Poniżej omówię system zerowej skrzynki odbiorczej w mojej interpretacji. Będę wdzięczny, jeśli guru GTD zostaną zauważeni w komentarzach, uzupełnią lub poprawią opisywany system.

Ważne jest, aby zrozumieć i zaakceptować fakt, że poczta e-mail nie jest planerem zadań ani archiwum Twoich działań. Dlatego folder Skrzynka odbiorcza powinien być zawsze pusty. Jeśli podjąłeś się analizy skrzynki odbiorczej, nie zatrzymuj się i nie rozpraszaj się niczym, dopóki nie opróżnisz tego folderu.

Co zrobić z e-mailami w skrzynce odbiorczej? Musisz kolejno przejrzeć każdą literę i ją usunąć. Tak, po prostu wybierz i naciśnij Usuń na klawiaturze. Jeśli nie możesz zmusić się do usunięcia e-maila, musisz podjąć decyzję, co z nim zrobić.

1. Czy możesz odpowiedzieć w trzy minuty? Czy trzeba na to odpowiedzieć? Tak, masz, a odpowiedź zajmie nie więcej niż trzy minuty, a następnie odpowiedz od razu.
2. Musisz odpowiedzieć, ale przygotowanie odpowiedzi zajmie więcej niż trzy minuty. Jeśli korzystasz z harmonogramu zadań, który umożliwia konwersję wiadomości e-mail w zadanie, zamień wiadomość e-mail w zadanie i na chwilę o tym zapomnij. Na przykład korzystam z absolutnie wspaniałej usługi Doit.im. Pozwala wygenerować osobisty adres e-mail: przekazujesz mu list, a on zamienia się w zadanie. Ale jeśli nie masz harmonogramu zadań, przenieś literę do podfolderu „0_Run”.
3. Po szybkiej odpowiedzi na list, zamienieniu go w zadanie lub po prostu przeczytaniu, musisz zdecydować, co dalej z tą wiadomością: usuń ją lub wyślij do jednego z folderów w celu długoterminowego przechowywania.

Oto foldery do przechowywania długoterminowego, które posiadam.

• 0_Uruchom. Nie mam takiego folderu, ale jeśli nie masz planera, powtarzam, możesz tu dodać litery, które wymagają szczegółowego przestudiowania. Ten folder również musi być regularnie czyszczony, ale z przemyślanym podejściem w specjalnie do tego przeznaczonym czasie.
• 1_Odniesienie Tutaj umieszczam listy z dodatkowymi informacjami: listy powitalne z loginami z różnych serwisów internetowych, bilety na nadchodzące loty i tak dalej.
• 2_Projekty. Tutaj przechowywane jest archiwum korespondencji na temat partnerów i projektów, z którymi istnieje aktualna relacja. Oczywiście dla każdego projektu lub partnera istnieje osobny folder. W folderze partnera umieściłem listy nie tylko od jego pracowników, ale także listy od pracowników „Nieba” związanych z tym partnerem. Bardzo wygodne: w razie potrzeby cała korespondencja dotycząca projektu jest pod ręką za pomocą kilku kliknięć.
• 3_Muzeum. Tutaj wrzucam te litery, które szkoda usunąć, a korzyści z nich płynące nie są oczywiste. Tutaj również migrują foldery z zamkniętymi projektami z „2_Projects”. Jednym słowem, pierwsi kandydaci do usunięcia są przechowywani w „Muzeum”.
• 4_Dokumenty. Oto listy z elektronicznymi wzorami dokumentów, które mogą przydać się w przyszłości do księgowości, np. akty rozliczeniowe od klientów, bilety na wycieczki. Folder ma wiele wspólnego z folderami „2_Projects” i „1_Sprav”, tylko przechowuje informacje księgowe, aw folderze „2_Projects” informacje zarządcze. W "4_Documents" - martwe informacje, a w "2_Projects" - na żywo.
• 5_Wiedza. Umieszczam tutaj tylko naprawdę przydatne mailingi, do których chcę po chwili wrócić w poszukiwaniu inspiracji lub szukania rozwiązań.

Istnieją inne ustawienia klienta poczty, które są ważne dla działania tego systemu. Po pierwsze, Thunderbird ma domyślnie pole wyboru „Oznacz wiadomości jako przeczytane”. Wolę robić to świadomie, więc flaga jest wyłączona! W tym celu przejdź do menu „Narzędzia” → „Ustawienia” → „Zaawansowane” → „Czytanie i wyświetlanie”.

Po drugie, używamy filtry . Wcześniej aktywnie korzystałem z filtrów, które automatycznie przekazywały listy do odpowiednich folderów na podstawie adresu nadawcy. Na przykład listy od prawnika zostały przeniesione do folderu „Prawnik”. Zrezygnowałem z tego podejścia z kilku powodów. Po pierwsze: pisma od prawnika w 99% przypadków dotyczą projektu lub partnera, co oznacza, że ​​muszą zostać przeniesione do folderu tego partnera lub projektu. Po drugie: postanowiłem dodać świadomość. Sam musisz zdecydować, gdzie ma być przechowywany konkretny list, a nieprzetworzonych wiadomości wygodniej jest szukać tylko w jednym miejscu - w skrzynce odbiorczej. Teraz używam filtrów tylko do organizowania automatycznych zwykłych listów z różnych systemów w folderach, czyli listów, które nie wymagają ode mnie podejmowania decyzji. Filtry w Mozilla Thunderbird konfiguruje się w menu „Narzędzia” → „Filtry wiadomości”.

Tak więc przy odpowiednim podejściu e-mail powinien trwać od 10 do 60 minut dziennie, w zależności od wolumenu korespondencji.

Tak i jeszcze jedno. Czy wyłączyłeś już powiadomienia o nowych e-mailach? ;)

Wszystkie podstawowe zasady określone poniżej dotyczą przede wszystkim korespondencji biznesowej z Twoimi partnerami, współpracownikami, klientami i kontrahentami. Ich wykorzystanie w korespondencji osobistej jest sprawą prywatną dla każdego. Jednak przestrzeganie tych zasad w osobistej korespondencji stworzy tylko dobre wrażenie o Tobie.

Etyka biznesowej poczty e-mail

Jeśli nagle nie chcesz czytać dalej, ogranicz się przynajmniej do następujących podstawowych zasad:

• Podczas odpowiadania użyj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Dzięki temu zostaną zachowane kopie adresatów pierwszego e-maila, aby Twoja odpowiedź ich nie ominęła. Zdecydowanie zalecam ukrycie przycisku „Odpowiedz” w ustawieniach interfejsu. W razie potrzeby możesz „ręcznie” usuwać niechcianych odbiorców.
• Nie pozostawiaj pola „Temat” pustego. Osoby, z którymi korespondujesz, mogą otrzymywać setki e-maili dziennie i używają tego pola do szybkiej oceny ważności i treści wiadomości e-mail.
• Cytat litery. Nie rozpoczynaj odpowiedzi od nowej wiadomości e-mail, kliknij „Odpowiedz wszystkim” w otrzymanej wiadomości e-mail i nie wyłączaj funkcji wyceny podczas odpowiadania i przesyłania dalej w ustawieniach klienta poczty e-mail.
• Kiedy cytowany w całości(jeśli twoja odpowiedź dotyczy całego listu) wpisz tekst odpowiedzi na POCZĄTKU listu, a nie na końcu, na dole.

CZY BĘDZIEMY KONTYNUOWAĆ?

Odbieranie listów

1. Otrzymane listy należy przeczytać. Jeśli otrzymałeś list, oznacza to, że ktoś wysłał go z jakiegoś powodu (oczywiście spam nie jest tutaj brany pod uwagę). Jeśli dana osoba ma listy oznaczone jako nieprzeczytane, a są starsze niż jeden dzień, nie wie, jak pracować z pocztą. Jest to jednak wybaczalne, jeśli:
   • osoba zmarła lub zachorowała niespodziewanie;
   • praca z pocztą nie należy do jego obowiązków służbowych (wtedy nie jest mu potrzebny serwisowy e-mail).
2. Jeśli nie jesteś menedżerem, sprawdzaj pocztę co najmniej 2 razy dziennie: rano i po południu. Brak odpowiedzi na pytanie produkcyjne od Ciebie może opóźnić pracę innych osób i opóźnić rozwiązanie problemów.
3. Jeśli jesteś menedżerem, Twój dzień pracy powinien rozpocząć się od uruchomienia klienta poczty e-mail, który nie rozładowuje się przez cały dzień i automatycznie sprawdza pocztę. Ustaw automatyczne dostarczanie/odbieranie poczty co najmniej co 10 minut (najlepiej 1-3 minuty).
4. Otrzymałeś list. Jeśli jesteś bardzo zajęty, od razu oceń, od kogo jest, temat i przejrzyj go – to pomoże Ci szybko zdecydować, czy list wymaga pilnej odpowiedzi, czy może trochę poczekać.
5. Jeśli możesz, odpowiedz natychmiast. Jest to najłatwiejszy i najskuteczniejszy sposób na rozruszanie rzeczy, a nie nagromadzenie poczty.
6. Jeśli rozumiesz, że nie będziesz w stanie odpowiedzieć w ciągu jednego dnia, lepiej od razu napisać „odpowiem w ciągu kilku dni” lub przynajmniej „odpowiem trochę później”.

Pola Do, DW, UDW

1. Należy pamiętać, że istnieją pola „Do” („Do”), „CC” („Kopiuj”) oraz „UDW” („UDW”). Twoje dalsze działania (i działania partnerów korespondencyjnych) po otrzymaniu listu zależą od nich:
   • „Do” („Do”) – pismo oraz zawarte w nim informacje lub pytania kierowane są bezpośrednio do odbiorcy. Wysyłając pytanie, czekasz na odpowiedź od adresata podanego w polu „Do”. Jeśli jesteś odbiorcą, musisz odpowiedzieć.
   • „SS” („Kopiuj”) – odbiorcy stojący w kopiach otrzymują pismo „do informacji”, do wiadomości lub są „zaproszeni na świadka”. Odbiorca w kopii nie powinien zasadniczo odpowiadać na pismo; co więcej, uważa się za uprzejme, jeśli w razie potrzeby zaczniesz od wyrażenia „przepraszam, że przeszkadzam”.
   • "BCC" ("Blind Copy") - pole na "intrygi pałacowe". Wskazując odbiorcę w tym polu, „potajemnie” wysyłasz do niego ten list: główny odbiorca lub ci w kopiach nie będą wiedzieć o fakcie wysłania listu do tej osoby. Jest również używany do masowych wysyłek, aby wszyscy odbiorcy nie znali Twojej książki adresowej.
2. Podczas odpowiadania użyj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Dzięki temu zachowane zostaną kopie adresatów pierwszego e-maila, a Twoja odpowiedź ich nie przegapi.
3. NIE usuwaj z kopii listu osób dodanych tam przez Twojego korespondenta. Jeśli chcesz odpowiedzieć coś osobistego, aby inni korespondenci nie otrzymali Twojej odpowiedzi, usuń wszystkich z kopii, z wyjątkiem tego, który napisał list (tak, nigdy nie używamy przycisku „Odpowiedz”).
4. Jeśli w otrzymanym liście w polu „Do” jest więcej niż dwóch odbiorców, oznacza to, że obaj korespondenci lub którykolwiek z nich muszą odpowiedzieć. Zastanów się, czy OBA powinny odpowiedzieć - jeśli list jest adresowany do Ciebie i kogoś innego, odpowiedz też na niego (nawet jeśli jest to odpowiedź typu „To pytanie zdecydowanie nie jest dla mnie, niech taka a taka odpowiedź”).
5. Z kolei zdecydowanie zaleca się NIE umieszczać więcej niż jednego odbiorcy w polu „Do”. Na list wysłany do dwóch nie otrzymasz odpowiedzi od żadnego z nich, ponieważ każdy będzie myślał, że drugi odpowie. Nie wszyscy czytali ten artykuł.
6. Przekazywanie prywatnej korespondencji na listę mailingową bez zgody uczestników korespondencji jest nieetyczne!

Pole tematu

1. Nie zostawiaj go pustego.
2. Temat listu powinien być krótki, ale odzwierciedlający główną treść, temat listu. Nagłówki takie jak „Pytanie”, „Cześć!” lub puste nagłówki zdradzają Cię jako początkującego, któremu brakuje podstawowych umiejętności pisania biznesowego.
3. Odpowiadając na jeden z kilku e-maili o różnych tematach, odpowiedz na właściwe. Odpowiedz na pismo o temacie „Spotkanie we wtorek 18.04” o spotkaniu oraz na pismo „Materiały poligraficzne” o materiałach do druku. Wynika to z cytowania poprzedniej korespondencji (patrz sekcja Pisanie listów poniżej).
4. Jeśli musisz okresowo wysyłać wiadomości e-mail, takie jak raporty tygodniowe, staraj się utrzymywać stały nagłówek lub przynajmniej jego część powinna być stała, aby odbiorca mógł ustawić automatyczne reguły (reguły) sortowania takiej poczty.

Znaczenie pisania

1. Jeśli list zawiera informacje o pilnych zmianach, tekst umowy lub inne informacje, na które musisz przede wszystkim zwrócić uwagę - użyj „wysokiej” ważności, to wyróżni list w folderze Skrzynka odbiorcza.
2. Nie używaj "wysokiego" znaczenia na próżno - "hałaśliwi" ludzie są denerwujący, bądź skromniejszy.
3. Oznacz jako niski list osobisty do korespondenta biznesowego lub list ze śmiesznym zdjęciem lub linkiem.

Pisanie listów (odpowiedzi)

1. Zacznij od powitania, to grzeczne. "Hej gria!" mówi, że jesteś zbyt leniwy, aby napisać imię osoby. Nawet po prostu „Andrey!” lub „Dzień dobry!” całkiem uprzejmy i wystarczający.
2. Mów z tą osobą tym samym językiem. Dotyczy to nie tylko języka rosyjskiego/angielskiego, ale także formy tekstu. Jeśli otrzymałeś formalne pismo, nieformalna odpowiedź na niego będzie lekceważąca dla respondenta i zademonstruje twoją własną niską kulturę. Formalna odpowiedź na nieformalne odwołanie jest albo wezwaniem do przestrzegania przepisów, albo jest po prostu wymagana przez reguły korporacyjne.
3. Staraj się zawsze odpowiadać na ostatnią literę w łańcuchu korespondencji, a nie na jakąś pośrednią.
4. Nie używaj translitu z wyjątkiem wysyłania listów z warunków, w których trudno jest inaczej wpisać tekst (na przykład z telefonu komórkowego lub komputera bez rosyjskiego układu klawiatury).
5. Jeśli Twój klient poczty nie obsługuje rosyjskiego lub ma uszkodzone kodowanie, dołącz tekst odpowiedzi jako załącznik.
6. Pismo biznesowe powinno być precyzyjne, zwięzłe i konkretne:
   • Dokładność — określ dokładne dane, do których się odnosisz (data i temat innej wiadomości e-mail, data spotkania, punkt programu spotkania, nazwa pliku, łącze do dokumentu w Internecie itp.).
   • Zwięzłość - niektórzy podają na trzech stronach, co można napisać w trzech zdaniach. Ten, kto myśli jasno, jasno stwierdza, a twój korespondent to widzi.
   • Konkretność – z listu powinno jasno wynikać, CZEGO DOKŁADNIE wymaga się od odbiorcy, jakich działań od niego oczekuje.
7. Korespondencja biznesowa nie jest miejscem ćwiczeń epistolarnych ani miejscem wyrażania emocji. Do tego służą fora, czaty i inne środki elektronicznej komunikacji interpersonalnej. Zwięzły tekst biznesowy to nie suchość, ale oszczędność czasu i dokładność myśli.
8. Jeśli list zawiera kilka pytań, tematów lub zadań, ustrukturyzuj je i rozdziel paragrafami z numeracją lub bez. Ciągły „strumień myśli” jest trudny do odczytania, a łatwo przeoczyć główny punkt listu. Co więcej, niektórzy ludzie mają tendencję do natychmiastowego wysyłania źle skonstruowanego listu do kosza na śmieci (chociaż jest to prawdopodobnie ekstremizm).
9. Pamiętaj, że odpowiedź na prośbę lub zadanie brzmi „Zróbmy to!” niekompletny „Zrobimy to w takim a takim terminie”, „za tyle dni”, „po takim a takim wydarzeniu” – to bardziej konkretne i trafne odpowiedzi.
10. Jeśli list jest sformułowany w taki sposób, że można na niego odpowiedzieć po prostu „ok”, odpowiedź prawdopodobnie zostanie otrzymana znacznie szybciej. Na przykład, jeśli istnieje kilka opcji, co zrobić, zasugeruj opcję domyślną.
11. Tekst nie może zawierać błędów. Oczepyatki nie przerażające, ale jeśli piszesz i piszesz to słowo niepoprawnie w każdym liście, bardzo szybko staje się to zauważalne, a twoja „trojka” z minusem w języku rosyjskim staje się oczywista (a także spekulacyjne dalsze wnioski na temat twojego ogólnego poziomu wykształcenia i kultury) .
12. Staraj się nie używać formatowania html wiadomości e-mail. Niestety ten format do pisania listów jest domyślny w Outlooku, ale podczas korzystania z niego, zwłaszcza podczas cytowania (odpowiedzi i przesyłania dalej), pojawia się wiele pytań.
13. Jeśli otrzymałeś list w formacie html, NIE zmieniaj go na zwykły tekst, ponieważ zakłóca to postrzeganie informacji przez nadawcę podczas otrzymywania odpowiedzi. Im ważniejszy jest dla ciebie twój korespondent, tym ważniejsze jest utrzymanie odpowiedniej jego percepcji. Możesz poradzić sobie z wyróżnianiem swoich odpowiedzi w cytowaniu html kolorem lub możesz użyć przycisku „Zmniejsz wcięcie” na panelu formatowania html (choć są kapryśne niuanse).
14. Zacytuj tekst oryginalnego listu. Jak myślisz, co to by oznaczało? Ja też nie wiem: Do: AIST jest kreatywnym ptakiem Temat: Re: Re: Re: Pytanie Ok! Wasiasz
15. Nigdy nie poprawiaj cytowania tekstu innej osoby! To rodzaj sfałszowanego listu.
16. Cytując w całości (jeśli odpowiedź dotyczy całego listu), wpisz tekst odpowiedzi na POCZĄTKU listu, a nie na jego końcu.
17. Jeśli odpowiadasz punkt po punkcie, używając cytatu, oddziel cytat pustymi wierszami POWYŻEJ I NA DOLE i użyj wielkich liter na początku zdania. Spróbuj poszukać odpowiedzi tutaj: > proponujemy zamienić logo na załączone, > ponieważ to bardzo kolorowe na tle nie znalazło logo w załączniku > popraw napis - zamiast "ryby" należy napisać "niewolnik" "! > inaczej zostaniemy źle zrozumiani, napis poprawiony, przepraszam > i ostatni...

    W ostatnich latach e-mail zajmuje coraz większe miejsce w korespondencji biznesowej. Jego zalety są oczywiste: wydajność, dostępność i łatwość użytkowania. Należy pamiętać, że korespondencja elektroniczna ma swoje niuanse.

    Odbieranie listów

    1. sprawdzaj pocztę przynajmniej 2 razy dziennie - rano i po południu. W przeciwnym razie możesz zatrzymać pracę innych osób i opóźnić rozwiązanie problemów;
    2. jeśli otrzymałeś list, to znaczy, że ktoś go wysłał i z jakiegoś powodu to zrobił. Dlatego otrzymane listy należy przeczytać. Oczywiście spam nie jest tutaj brany pod uwagę;
    3. jeśli jesteś menedżerem, Twój dzień pracy powinien rozpocząć się od uruchomienia klienta poczty e-mail, który nie rozładowuje się przez cały dzień i automatycznie sprawdza pocztę. Ustaw automatyczne dostarczanie / odbieranie poczty co najmniej co 10 (a najlepiej 2 - 3) minut;
    4. jeśli jesteś bardzo zajęty i otrzymałeś list, oceń, od kogo jest, temat i przejrzyj go oczami - pomoże ci to szybko zrozumieć, czy list wymaga pilnej odpowiedzi, czy może trochę poczekać;
    5. Najłatwiejszym i najskuteczniejszym sposobem, aby posuwać się naprzód i nie gromadzić stosów poczty, jest natychmiastowe odpowiadanie na wiadomości e-mail. Dlatego jeśli nie prowadzisz rozmowy lub innej czynności, która nie toleruje przerw, natychmiast odpowiedz na list.

    Pola Do, DW, UDW

    Powinieneś zrozumieć, zapamiętać i poprawnie używać pól "Do", "DW" i "UDW". Od tego zależą Twoje działania po otrzymaniu listu lub działania odbiorcy.

    1. "Do kogo". Wysyłając pytanie, czekasz na odpowiedź od adresata podanego w polu „Do”. Jeśli jesteś odbiorcą, musisz odpowiedzieć. Oznacza to, że list oraz zawarte w nim informacje lub pytania kierowane są bezpośrednio do adresata wskazanego w tym polu.
    2. "Kopiuj". Odbiorcy w tej skrzynce otrzymują pismo informacyjne lub są „zaproszonymi świadkami”. Odbiorca w kopiach generalnie nie powinien odpowiadać na pismo. Co więcej, uważa się, że w razie potrzeby uprzejmie jest zacząć od wyrażenia „przepraszam, że przeszkadzam”.
    3. „Ukryta kopia”. O tym, że pismo zostało wysłane do osoby wskazanej w polu „UDW” nie będzie wiadomo ani przez głównego odbiorcę, ani przez tych w kopiach. To pole jest również używane do masowych wysyłek, aby wszyscy odbiorcy nie znali Twojej książki adresowej.

    Odpowiadając, nie zapomnij o przycisku „Odpowiedz wszystkim” – dzięki temu uratujesz odbiorców pierwszego listu w kopiach, a Twoja odpowiedź nie przejdzie obok nich. Zawsze możesz usunąć niechcianych odbiorców lub dodać innych.

    Jeśli w otrzymanym liście w polu „Do” jest więcej niż dwóch odbiorców, oznacza to, że obaj korespondenci lub którykolwiek z nich muszą odpowiedzieć. Zdecyduj, kto powinien odpowiedzieć. Zachowaj jednak ostrożność podczas wysyłania listów zawierających więcej niż dwóch adresatów w polu „Do”: w przypadku listu wysłanego do wszystkich istnieje ryzyko, że nie otrzymasz od nikogo odpowiedzi.

    Pole tematu

    Nie należy pozostawiać tego pola pustego. Osoby, z którymi korespondujesz, mogą otrzymywać setki e-maili dziennie i użyj tego pola, aby szybko ocenić znaczenie treści e-maili.

    Temat listu powinien zwięźle odzwierciedlać temat listu. Nagłówki takie jak „Pytanie”, „Cześć!” lub puste nagłówki zdradzają Cię jako początkującego lub brak podstawowych umiejętności pisania biznesowego.

    „Znaczenie pisania”

    Jeśli list zawiera informacje o pilnych zmianach, tekst jakiejkolwiek umowy lub inne informacje, na które należy przede wszystkim zwrócić uwagę, użyj wartości „wysoki”, to podświetli list w folderze Skrzynka odbiorcza.

    • Nie używaj "wysokiego" znaczenia na próżno!
    • Osobisty list do korespondenta biznesowego lub list z zabawnym i niezbyt rzeczowym zdjęciem lub linkiem, oznacz wagę jako „niską”.

    Pisanie odpowiedzi

    1. Zacznij od powitania, to grzeczne.
    2. Mów z tą osobą tym samym językiem. Dotyczy to nie tylko języka rosyjskiego/angielskiego, ale także formy tekstu. Nieformalna odpowiedź na pismo formalne jest brakiem szacunku dla respondenta i demonstracją własnej niskiej kultury.
    3. Nie używaj transliteracji, z wyjątkiem wysyłania wiadomości e-mail z urządzeń mobilnych. Jeśli Twój klient poczty nie obsługuje rosyjskiego lub jest uszkodzony, dołącz tekst odpowiedzi w załączniku.
    4. Pismo biznesowe powinno być precyzyjne, konkretne i zwięzłe.
       • Precyzja– Podaj dokładne dane, do których się odnosisz (na przykład datę spotkania, punkt programu spotkania, datę i temat innej wiadomości e-mail lub nazwę pliku).
       • konkretność- z listu powinno jasno wynikać, CO DOKŁADNIE jest wymagane od odbiorcy.
       • Zwięzłość. Kto myśli jasno, jasno stwierdza, a twój adresat to widzi. Dlatego nie trzeba na trzech stronach podawać tego, co można by napisać w trzech zdaniach. Zwięzły tekst biznesowy to nie suchość, ale oszczędność czasu i dokładność myśli.
    5. Jeśli list zawiera kilka pytań, tematów lub zadań, ustrukturyzuj je i rozdziel. Ciągły „strumień prania” jest trudny do odczytania i można w zasadzie pominąć główne pytanie listu.
    6. Odpowiadaj na prośby zawarte w liście tak dokładnie, jak to możliwe. Odpowiedź na prośbę lub zadanie „Zróbmy to!” niekompletny „Zrobimy to w takim a takim terminie”, „w takie a takie dni”, „po takim a takim zdarzeniu” jest bardziej konkretną i trafną odpowiedzią.
    7. Tekst nie może zawierać błędów! Błędy drukarskie nie są straszne, ale jeśli w każdej literze napiszesz niepoprawnie słowa, to bardzo szybko staje się to zauważalne i pozostawia negatywny ślad na Twoim wizerunku partnera biznesowego.
    8. Nigdy nie wysyłaj listu bez przeczytania tego, co napisałeś! Przeczytaj swoją odpowiedź i upewnij się, że wszystko jest zwięzłe, precyzyjne, zrozumiałe, konkretne i wolne od błędów gramatycznych. Sprawdź, czy określono wszystkich niezbędnych odbiorców, czy są oni poprawnie umieszczeni w polach „Do” i „DW”. Sprawdź błędy gramatyczne.
    9. Zacytuj tekst oryginalnego listu.
    10. Cytując w całości (jeśli odpowiedź na cały list) wpisz tekst odpowiedzi na POCZĄTKU listu, a nie na końcu!
    11. Jeśli odpowiedzi są punkt po punkcie, oddziel cytat pustymi liniami powyżej i poniżej.

    Załączniki

    1. Nie dołączaj plików w formatach EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR do wiadomości e-mail - wiele klientów pocztowych lub serwerów mocno blokuje takie załączniki, a odbiorca nigdy ich nie przeczyta. Spakuj je do archiwum (zip, rar) jak w powłoce i umieść w takiej formie.
    2. Wysyłanie załączników o rozmiarze do 2-3 megabajtów bez ostrzeżenia jest uważane za normalne. Jeśli chcesz wysłać większy załącznik, sprawdź u korespondenta, czy taki plik przejdzie przez jego serwer, czy zmieści się w skrzynce pocztowej.
    3. Powstrzymaj się od załączników o wątpliwej treści: po pierwsze, Twój korespondent może nie podzielać Twoich upodobań, a po drugie, możesz sprawić kłopoty osobie pracującej w organizacji, w której wykorzystuje się przeglądanie poczty.

    Podpis elektroniczny

    1. Jego obecność jest przydatna (dostępne są Twoje dane kontaktowe) i jest dobrym tonem świadczącym o Twoim profesjonalizmie.
    2. Podpis nie powinien przekraczać 5-6 wierszy. Musi zawierać przynajmniej Twoje imię i nazwisko. Ponadto wskazane jest podanie numeru telefonu, adresu e-mail, nazwy i adresu fizycznego firmy, a także adresu jej strony internetowej.
    3. Masz dwie opcje podpisu elektronicznego: dla listów inicjacyjnych (własnych) z pełnym podpisem

    List biznesowy powinien mieć przejrzystą strukturę, której zaletami są:

    • oszczędność Twojego czasu i czasu adresata;
    • gwarancja przeczytania pisma przez adresata i prawidłowego zrozumienia jego istoty;
    • uzyskanie jasnej, zwięzłej odpowiedzi.

    Struktura listu biznesowego

    Odwołanie

    Znajduje się w „nagłówku” listu i zawiera stanowisko oraz pełne imię i nazwisko adresata. W przypadku oficjalnej korespondencji biznesowej standardowe traktowanie to „Kochanie”, napisane wielką literą i na środku arkusza. A potem wiele opcji, w zależności od tego, co piszą i do kogo. Tak więc w Rosji zwyczajowo zwraca się po imieniu i patronimie w firmach o zachodniej kulturze korporacyjnej - po prostu po imieniu. Jeśli znasz swojego partnera osobiście, możesz się do niego zwrócić tak: „Drogi Andrey Pietrowiczu”, jeśli nie znasz – „Drogi Panie Smirnow”. Nawiasem mówiąc, zwracając się do osoby, słowa „pan” nie można skrócić do „pan”. I w żadnym wypadku nie powinieneś pisać „Drogi panie Smirnov A.P.”. Albo „Andrei Pietrowicz” albo „Pan Smirnow”.

    Jeśli nie piszesz do członków rodziny królewskiej, przedstawicieli wyznań religijnych, prezydentów i członków parlamentów różnych krajów, uważaj się za szczęściarza. Dla nich istnieją oficjalne formuły konwersji, a dla każdej rangi są specjalne. Przed wysłaniem takiego pisma dokładnie sprawdź, czy wybrane odwołanie odpowiada statusowi adresata. O wiele łatwiej jest zapamiętać, jak pisać do personelu wojskowego: „Drogi towarzyszu pułkowniku”, nawet jeśli ten pułkownik jest kobietą. Ale apel „Panie i panowie” jest świecki i lepiej wykorzystać go, powiedzmy, na zaproszenie na otwarcie salonu mody. Jeśli zapraszasz na prezentację biznesową, na przykład nowe platformy wiertnicze, to zgodnie z przyjętą praktyką, wspólnym adresem dla wszystkich jest „Szanowni Państwo”. W tym przypadku nie ma znaczenia, że ​​w tej organizacji pracują również kobiety.

    Przykład:

    do CEO
    LLC „Zgoda”
    Dobrowolski P.I.

    Drogi Pawle Iljiczu!
    lub
    Szanowny Panie Dobrowolski!

    Preambuła

    Komponuje pierwszy akapit listu, który określa jego cel, powód, który skłonił Cię do jego napisania. Po przeczytaniu preambuły adresat powinien zrozumieć istotę listu.Przykład: piszę do Państwa, aby wyrazić swoje niezadowolenie z jakości surowców do produkcji mebli, które dostarcza nam Państwa firma, i czekam na Państwa działania mające na celu szybką zmianę sytuacji na lepsze i zrekompensowanie wyrządzonych nam strat.

    Przykład: W ciągu ostatniego miesiąca, począwszy od 2 czerwca bieżącego roku, 10-15% każdej partii surowców jest wadliwych. Fakty te zostały odpowiednio udokumentowane przez specjalistów naszej firmy. Kopie dokumentów są załączone do niniejszego listu. Straty naszej firmy w związku z otrzymaniem wadliwych surowców wynoszą około 1 miliona rubli. Współpracujemy z Concord LLC od pięciu lat i do tej pory nie mieliśmy powodów do narzekań. W tej sytuacji domagamy się pełnej rekompensaty za nasze straty. W razie potrzeby jesteśmy gotowi przeprowadzić wspólne badanie odrzuconych surowców.

    Wniosek

    Niezbędne jest krótkie podsumowanie całego pisemnego i logicznego zakończenia listu.

    Przykład: Jestem pewien, że zrozumiesz tę sytuację i w niedalekiej przyszłości nasza współpraca wróci do normy.

    Podpis

    List kończy się podpisem (stanowisko + imię i nazwisko) nadawcy, który jest poprzedzony standardową formą grzecznościową „Z szacunkiem”. Możliwe są również opcje: „Z poważaniem”, „Z nadzieją na owocną współpracę”, „Z wdzięcznością za współpracę” itp. Podpisując list, należy wziąć pod uwagę rangę adresata i adresata. List zaadresowany do prezesa musi być również podpisany przez prezesa, a przynajmniej jego zastępcę. Jednocześnie podpis musi odpowiadać jego zapisowi: niedopuszczalna jest sytuacja, w której zastępca dyrektora stawia ukośnik przy nazwisku dyrektora i podpisuje się własnym imieniem.

    Przykład: Z poważaniem, A.D. Kiselyov, dyrektor generalny fabryki mebli Zarya

    PS

    Postscript (P.S.) - postscript na końcu listu po podpisaniu - jest rzadko używany w korespondencji biznesowej. Służy do poinformowania adresata o ważnym wydarzeniu, które nastąpiło po napisaniu listu, lub do przekazania mu informacji pośrednio związanych z przedmiotem listu.

    Przykład 1: PS Informuję, że procent wad w otrzymanej 3 godziny temu partii surowców wzrósł do 17%!

    Przykład 2: PS Szef naszego działu odbioru surowców spotka się z Państwa specjalistami w Państwa przedsiębiorstwie jutro o godzinie 14:00.

    Aplikacje

    Wnioski są opcjonalnym dodatkiem do głównego tekstu pisma i dlatego są sporządzane na osobnych arkuszach – każda aplikacja na osobnym arkuszu. Nie ma zasad ich pisania.

    Standardowe zwroty do korespondencji biznesowej

    Uwagi

    • Informujemy, że opóźnienie w wysyłce... nastąpiło z powodu...
    • Informujemy, że kierownictwo zakładu zdecydowało…
    • Informujemy, że Twoja propozycja została przyjęta.
    • Informujemy, że…
    • Informujemy, że…
    • Informujemy, że niestety nie możemy…

    Modele wyrażeń wyjaśniających motywy (Najczęstsze frazy na początku standardowego listu biznesowego)

    Zgodnie z protokołem...
    • W celu zwiększenia bezpieczeństwa mienia…
    • W odpowiedzi na Twoją prośbę...
    • W potwierdzeniu naszej rozmowy telefonicznej...
    • W potwierdzeniu naszej umowy…
    • W celu udzielenia pomocy technicznej…
    • Ze względu na trudną sytuację...
    • W związku ze wspólną pracą…
    • Zgodnie z listem klienta...

    Jeżeli autor jest osobą prawną, czynności są przekazywane:

    1. Od trzeciej osoby liczby pojedynczej, na przykład:
       • Zakład Zarya nie sprzeciwia się ...
       • Wspólne rosyjsko-angielskie przedsięwzięcie „Sojuz K” oferuje ...
       • Spółdzielnia Naiv gwarantuje…
    2. Od trzeciej osoby liczby mnogiej, na przykład: Zarząd i komitet związkowy zakładu w Zarya szczerze pytają ...
    3. Pierwsza osoba w liczbie mnogiej:
       • Proszę…
       • Potwierdzam...
       • Informujemy…

    Jeżeli autorem jest osoba fizyczna, to czynności są przekazywane:

    1. Pierwsza osoba liczby pojedynczej, na przykład:
       • Dla Twojej informacji…
       • Błagam…
       • informuję...
    2. Pierwsza osoba w liczbie mnogiej, na przykład:
       • Zatwierdzamy...
       • Otrzymaliśmy Twój telegram...
       • Gratulacje...
       • Wspieramy…

    Żądanie

    • Proszę sprawdzić postęp prac...
    • Proszę podejmij działanie…
    • Podaj dane dotyczące wydajności...

    Wysyłanie dokumentów lub wartości materialnych

    • Wysyłanie rysunków montażowych maszyn…
    • Zainteresowane Państwa dokumenty wysyłamy listem poleconym...
    • Wysyłamy podpisaną z naszej strony umowę...

    Potwierdzenie

    • Z wdzięcznością potwierdzamy otrzymanie zamówienia i przystępujemy do jego realizacji...
    • Potwierdzamy otrzymanie specyfikacji dla…
    • Zakład Zarya potwierdza warunki dostawy sprzętu…

    Wyrok

    • Możemy zaoferować Ci…
    • Zapraszamy do zakupu…
    • Możemy Ci polecić…

    Zaproszenie

    • Zapraszamy do wzięcia udziału w dyskusji nad projektem...
    • Dołącz do dyskusji...
    • Zapraszamy przedstawiciela Państwa firmy do odwiedzenia…

    Odmowa i odrzucenie wniosku (projektu)

    • Przesłana przez Państwa wstępna lista tytułów dla projektów budowlanych w ilości … nie może zostać przez nas zatwierdzona z następujących powodów.
    • Twoja propozycja (projekt) została odrzucona z następujących powodów…

    Przypomnienie

    • Przypominamy, że zgodnie ze wspólnym planem pracy musisz...
    • Przypominamy, że zgodnie z… Musisz…
    • Przypominamy, że zaległości płatnicze wynoszą…
    • Przypominamy, że upływa termin nadsyłania manuskryptu...

    Gwarancje

    • Gwarantujemy płatność.
    • Gwarantujemy terminy realizacji.
    • Gwarantujemy jakość produktów.

    Interpretacja własnego stanowiska

    • Nasze apele w tej sprawie nie przyniosły pozytywnych rezultatów.
    • Nie mamy zastrzeżeń do projektu.
    • Nie możemy dostarczyć Ci towaru… z następujących powodów:…

    Interpretacja działań drugiej strony

    • To opóźnienie może prowadzić do...
    • Jest całkowicie niewytłumaczalne, dlaczego Twoja fabryka opóźnia wysyłkę form ...
    • Twoje obietnice nie są dotrzymywane.

    Ostatnie słowa

    • Mamy nadzieję, że nasza prośba zostanie spełniona.
    • Czekamy na dalszą współpracę.
    • Z życzeniami powodzenia.
    • Uprzejmie prosimy o nieopóźnianie odpowiedzi.
    • Wybacz nam opóźnienie w odpowiedzi (pomyłka).

    Etyczne standardy korespondencji biznesowej

    Korespondencja biznesowa, jak każda inna forma interakcji międzyludzkiej, opiera się na zbiorze zasad i norm etycznych, z których głównym jest „PRAPRAWNOŚĆ I SZACUNEK DLA PARTNERA”. Nawet jeśli celem listu jest wyrażenie roszczenia, jego treść nie powinna zawierać wulgarnych słów i niepoprawnych wyrażeń, które mogą obrazić Twojego kontrahenta. Dbając o zachowanie godności swojego adresata, zachowujesz w ten sposób swoją własną.

    • rozpocznij wiadomość od oświadczenia o odmowie. Przede wszystkim należy podać motywację podjętej decyzji i wyjaśnić, że w pewnych okolicznościach można wrócić do rozważania problemu;
    • narzucić adresatowi oczekiwany wynik pytania, na przykład: „proszę o przestudiowanie i pozytywne rozwiązanie problemu” lub „proszę o zatwierdzenie tej kandydatury”
    • zachęcać adresata do pośpiechu przy podejmowaniu decyzji słowami „pilnie”, „natychmiast”, „w krótszym czasie”. Lepiej korzystaj z formuł etykiety „Proszę o odpowiedź w takim a takim terminie”, „Usilnie proszę o natychmiastowe poinformowanie o swojej decyzji”
    • wskazówka adresatowi na jego wyimaginowaną nieuwagę, niekompetencję, wprowadzenie do tekstu listu sformułowań typu „proponuję uważne przestudiowanie…”.

    Dla adresata listów handlowych obowiązkowymi wymaganiami, z punktu widzenia standardów etycznych, są:

    • odrzucenie formularza odpowiedzi, w którym pismo z zapytaniem lub listem ofertowym jest zwracane autorowi wraz z zamieszczoną na nich informacją o odpowiedzi;
    • szybka i jasna odpowiedź dla organizacji wysyłającej. Opóźnienie lub brak odpowiedzi może być postrzegane jako brak współpracy.

    Przestrzeganie wymienionych powyżej standardów etycznych korespondencji biznesowej nie będzie wymagało od Ciebie wykonywania wyczynów i ostatecznie stanie się łatwe i znajome. Co więcej, zapewni ci reputację osoby taktownej, a nawet nauczy cię, jak zamieniać przeciwników w sojuszników.

    Ogólne zasady pisania listów biznesowych

    Oprócz struktury, kolejnym ważnym elementem kompetentnego pisma biznesowego jest jego zgrabny projekt.

    Poczta informacyjna

    Poczta informacyjna- Jest to pismo biznesowe, które informuje adresata o informacjach o charakterze oficjalnym.

    Długość listu informacyjnego waha się od jednego akapitu do kilku stron.

    Z reguły newslettery są podpisywane przez szefa organizacji, a w przypadku wysyłki masowej (np. do wszystkich klientów firmy) mogą w ogóle nie zawierać podpisu ręcznego. typowa natura.

    Zapytanie- list biznesowy wysłany w celu uzyskania oficjalnych informacji lub dokumentów.

    Zasadniczo listy z zapytaniem składa się w taki sam sposób, jak listy z zapytaniem. Listy śledcze z reguły podpisuje szef organizacji lub oficjalnie upoważniony urzędnik.

    Treść pisma z żądaniem musi zawierać uzasadnienie konieczności dostarczenia materiałów lub informacji oraz faktyczne oświadczenie żądania.

    Zapytanie wymaga listu z odpowiedzią.

    

    List z odpowiedzią

    List z odpowiedzią to list serwisowy, który jest pisany jako odpowiedź na pismo z zapytaniem lub żądanie.

    Odpowiedź może być negatywna (odmowa) lub pozytywna.

    W treści listu z odpowiedzią należy używać tych samych zwrotów językowych i słownictwa, których użył autor w liście inicjującym, pod warunkiem, że list z prośbą został napisany poprawnie pod względem językowym.

    W treści listu z odpowiedzią nie należy umieszczać linku do otrzymanego listu („Do listu z dnia _______ nr ___”).

    Informacja o liście inicjującym jest zawarta w numerze rejestracyjnym listu zwrotnego.Wskazane jest rozpoczęcie listu odmownego od uzasadnienia odmowy: „W związku z ...”, ponieważ negatywna odpowiedź musi być uzasadniona, nie można po prostu odrzuć prośbę bez wyjaśnienia.

    

    List potwierdzający

    Pismo potwierdzające to pismo urzędowe, w którym adresat potwierdza wcześniej zawarte porozumienia, intencje, otrzymanie informacji, dokumentów lub innych materiałów itp.

    Kluczowa formuła językowa tego typu pism to: „Potwierdzamy (odbiór dokumentów, umowa przedwstępna, zgoda na…)”.

    Potwierdzając umowę przedwstępną w treści pisma konieczne jest krótkie określenie jej istoty.

    W przypadku potwierdzenia odbioru dokumentów należy je wymienić itp. Pismo potwierdzające może kończyć się prośbą, życzeniem, ofertą.

    

    List z roszczeniem

    Pismo reklamacyjne to pismo biznesowe z inicjatywą, którego celem jest wyrażenie roszczenia lub niezadowolenia adresatowi.

    Na zakończenie należy wyrazić konkretne życzenia lub propozycje naprawienia sytuacji.

    

    Poręczenie

    Listy gwarancyjne mają na celu zapewnienie adresatowi pisemnych gwarancji w celu potwierdzenia pewnych obietnic lub warunków, intencji lub działań autora (organizacji wysyłającej), w taki czy inny sposób wpływających na interesy adresata.

    Listy gwarancyjne adresowane są do organizacji lub osoby fizycznej. Słowo „gwarancja” nie może być w ogóle użyte w treści pisma, jednak pismo pozostanie dokumentem zawierającym gwarancję.

    Gwarantuje się zapłatę za wykonaną pracę, termin jej wykonania, jakość pracy, jakość towaru, termin jego dostawy, zapłatę za otrzymane produkty itp. Te aspekty mogą składać się na treść całego listu lub wprowadź tekst listu jako jego składnik.

    Listy gwarancyjne mają zdecydowanie legalny charakter, odpowiadając statusem dokumentom o charakterze umownym. Najczęściej w celu potwierdzenia płatności wystawiane są listy gwarancyjne.

    W takim przypadku obowiązkowe jest wskazanie numeru umowy oraz faktury, według której ma nastąpić płatność.

    Listy gwarancyjne wyróżniają się klarownością, dokładnością i jednoznacznym sformułowaniem - mówimy bowiem o udzielaniu gwarancji adresatowi w imieniu iw imieniu organizacji lub urzędnika. Musi wskazywać rodzaj operacji do wykonania.

    Takie listy mogą zaczynać się od stwierdzenia istoty gwarancji udzielonych adresatowi, na przykład: „Gwarantuję tym pismem…”.

    W innych przypadkach list gwarancyjny może zawierać wskazanie przyczyn, które spowodowały zamiar złożenia przez autora oświadczenia o gotowości do udzielenia określonych gwarancji adresatowi. W takim przypadku odpowiednie oświadczenie sformułowane jest w ostatnim zdaniu, na przykład: „Gwarantujemy zapłatę” lub „Gwarantuję terminową i pełną zapłatę”.

    Cechą tego rodzaju listu jest obecność wraz z podpisem autora (na przykład dyrektora organizacji), podpis urzędnika bezpośrednio odpowiedzialnego za kwestie finansowe lub inne. Jeśli list gwarancyjny jest wysyłany jako zobowiązanie do zapłaty za zakup, wykonaną usługę itp., musi zawierać dane bankowe organizacji płacącej.

    Fraza kluczowa listu gwarancyjnego może zawierać słowa i wyrażenia:

    • Gwarantujemy…
    • Gwarantujemy, że…
    • Firma Partner gwarantuje…
    • Za pobraniem (rodzaj gwarancji) prosimy o przesłanie na nasz adres...
    • Gwarantowana płatność...
    • Niniejszym gwarantujemy…

    

    Streszczenie

    CV to rodzaj listu biznesowego, którego celem jest jak najbardziej kompletna i opłacalna prezentacja specjalisty pracodawcy.

    Podczas kompilowania CV należy ściśle przestrzegać kilku zasad:

    1. Przedstaw się
    2. Edukacja
    3. doświadczenie zawodowe
    4. Czy muszę określić pożądany poziom wynagrodzenia?
    5. Czy muszę podać dodatkowe informacje o sobie?
    6. Czy wymagane są dane osobowe?
    7. Dostosuj swoje CV do wymagań pracodawcy
    8. Stosunek do podróży
    9. Dostępność rekomendacji
    10. List przekazu

    Nie ma i nie może być jednego życiorysu na każdą okazję, który mógłby zostać wysłany do wszystkich firm bez zmian.

    Za każdym razem powinieneś najpierw zastanowić się, jakie cechy będą cenione w nowej pracy i zmodyfikować CV zgodnie z nimi.Informacje zawarte w CV muszą być wiarygodne. Nie zostawiaj pustych miejsc w swoim CV.

    A co najważniejsze – podsumowanie powinno być krótkie: nie więcej niż półtorej strony. Twoja umiejętność jasnego formułowania, krótkiego stanu jest wskaźnikiem wysokiego poziomu kultury ogólnej.

    Obecność zdjęcia w CV jest mile widziana.

    

    1. Potwierdzenie faktu i warunków pracy w organizacji, krótka informacja o zajmowanych stanowiskach i wykonywanych obowiązkach (w przypadku listu polecającego od osoby prywatnej ten paragraf wskazuje, w jakim okresie i w jakim charakterze zna autora listu zalecany). Z listy obowiązków powinny być widoczne kwalifikacje polecanej osoby. Jeżeli polecana osoba zajmowała różne stanowiska, to dla każdego przedziału czasowego wskazane są dane o zajmowanych stanowiskach i wykonywanych obowiązkach. Przykład: Sidorow Władimir Aleksandrowicz pracował w firmie „Wektor” od 12 marca 1998 do 16 marca 2002, w tym od 12 marca 1998 do 16 marca 2002 - jako kierownik działu handlu i zakupów, od 17 marca do 25 listopada, 2002 - na stanowisku starszego kierownika tego samego działu. Do jego obowiązków jako kierownika należało organizowanie dostaw komponentów, a jako starszego kierownika - organizowanie interakcji między dostawcami komponentów a produkcją.
    2. Krótki opis cech zawodowych, biznesowych i osobistych polecanego oraz sukcesów, jakie odniósł podczas pracy w organizacji. Należy porzucić takie ogólne słowa jak rzetelny, kompetentny, sumienny itp., a skupić się na konkretnych faktach, które charakteryzują polecanego pod kątem jego kwalifikacji zawodowych, umiejętności radzenia sobie z określonymi zadaniami.Tutaj można skupić się na kategoriach takich jak poziom wiedzy i pracowitość w wykonywaniu podstawowych obowiązków, umiejętność radzenia sobie z nietypowymi zadaniami, pomysłowość, inicjatywa, umiejętność uczenia się, umiejętność adaptacji w różnych sytuacjach, stabilność emocjonalna, cechy przywódcze.Tutaj możesz podać przybliżone porównanie zalecanej pracy z pracą jego współpracowników, wskazać najważniejsze osiągnięcia, projekty opracowane i zrealizowane przez niego osobiście. Przykład: Samodzielnie opanował oprogramowanie, samodzielnie i z sukcesem przeprowadził negocjacje biznesowe, skutecznie zarządzał podwładnymi itp.
    3. Powody zmiany miejsca pracy (opuszczenie organizacji, przeprowadzka w inne miejsce). Może to być zmiana profilu organizacji, zamknięcie jednostki, zmiany personalne w organizacji, zmiana miejsca zamieszkania itp.
    4. Wnioski. Krótka i konkretna ocena kompetencji, cech biznesowych polecanej osoby, jej potencjału twórczego i możliwości kariery. Rekomendacje dotyczące zajmowania określonego stanowiska lub stanowisk (w niektórych przypadkach warto wskazać w tym miejscu, w jakim stopniu rekomendujesz osobę na stanowisko, którego szukasz: bezwarunkowo, zdecydowanie, z pewnymi zastrzeżeniami, nie polecaj). Przykład: Sidorow Władimir Aleksandrowicz biegle posługuje się technologią… (ma duże doświadczenie w pracy z oprogramowaniem serwerowym… lub… potrafi samodzielnie pracować z klientami korporacyjnymi… itd.). Wierzę, że pan Sidorow może skutecznie wypełniać obowiązki kierownika działu, pracując jako kierownik działu, zastępca kierownika działu informatycznego średniego przedsiębiorstwa.
    5. Dane kontaktowe osoby podpisującej pismo. Ten punkt jest szczególnie istotny w przypadku listów polecających sporządzonych przez osoby fizyczne, ponieważ jest całkiem możliwe, że nowy pracodawca po przeczytaniu listu polecającego będzie chciał wyjaśnić pewne szczegóły.

    

    Komunikat prasowy

    Komunikat prasowy jest komunikatem informacyjnym dla mediów, którego zadaniem jest zwrócenie uwagi na pewne wydarzenie (stało się lub ma nadejść) w celu maksymalnego nagłośnienia tego wydarzenia w mediach.

    Komunikaty prasowe są kompilowane i rozpowszechniane przez służby prasowe firm i organizacji i mają określone zasady pisania:

    • nagłówek dokumentu powinien zawierać słowo „Informacja prasowa” oraz datę jego dystrybucji;
    • tytuł komunikatu prasowego powinien jasno odzwierciedlać jego temat, przesłanie przekazu informacyjnego;
    • bardziej szczegółowo, istotę nagłówka komunikatu prasowego można ujawnić w podtytule (jednocześnie jego obecność jest opcjonalna);
    • pierwszy akapit komunikatu prasowego musi zawierać następujące informacje: co, gdzie i kiedy to się wydarzyło (będzie);
    • Objętość komunikatu prasowego nie powinna przekraczać półtorej strony tekstu maszynowego. W takim przypadku pożądane jest ograniczenie jednej strony, w tym podpisu oraz nagłówków i stopek papieru firmowego organizacji;
    • komunikat prasowy może zawierać cytaty od twórców wiadomości - odpowiedzialnych mówców organizacji;
    • na papierze firmowym organizacji napisana jest informacja prasowa;
    • Podpis do komunikatu prasowego powinien zawierać imię i nazwisko osoby kontaktowej, która może udzielić dodatkowych informacji na temat komunikatu prasowego oraz jego dane kontaktowe: telefon (najlepiej telefon komórkowy), e-mail, numer ICQ.

    

    List gratulacyjny

    Format „Gratulacje” należy do kategorii osobistej korespondencji biznesowej.

    Jest sporządzony na papierze firmowym lub pocztówce z życzeniami, a kiedy jest skompilowany, może i powinno dominować kreatywne podejście. Dotyczy to zarówno tekstu listu, jak i jego projektu.

    Gratulacje mogą być osobiste (wszystkiego najlepszego) lub masowe (na przykład Szczęśliwego Nowego Roku).

    W pierwszym przypadku adres do adresata powinien być osobisty - imienny i patronimiczny; w drugim przypadku może to być ogólne, na przykład „Drodzy przyjaciele!”.

    Ponadto w obu przypadkach nadawca musi osobiście podpisać gratulacje (przy wysyłaniu masowych gratulacji używa się faksu).

    Gratulacje osobiste

    

    Masowe gratulacje

    

    List zaproszeniowy

    Format „Zaproszenie” należy do kategorii osobistej korespondencji biznesowej.

    Wydawany jest na oficjalnym papierze firmowym lub pocztówce i ma na celu powiadomienie adresata o pewnym uroczystym wydarzeniu, na które jest zaproszony.

    Zaproszenie musi zawierać informację o miejscu i czasie wydarzenia oraz jego nazwie.

    Zaproszenie musi wskazywać dopuszczalny strój (np. czarny i krawat), a także liczbę osób objętych zaproszeniem.

    Co do zasady zaproszenie jest imienne, ale podczas imprez masowych można je zdepersonalizować.

    Osobiste zaproszenie

    

    Zaproś zbiorczo

    

    Dziękuję list

    Format „Dziękuję” należy do kategorii osobistej korespondencji biznesowej i ma na celu wyrażenie wdzięczności adresatowi.

    Z reguły podziękowania są wydawane na oficjalnym papierze firmowym organizacji, ale mogą być wydawane jako pocztówka.

    Tekst listu z podziękowaniami napisany jest zwięzłą, przyjacielsko-formalną stylistyką, nawiązując do wydarzenia, które skłoniło nadawcę do wyrażenia wdzięczności adresatowi. W razie potrzeby można również wymienić inne zasługi adresata.Wdzięczność jest poświadczona osobistym podpisem nadawcy, a w niektórych przypadkach pieczęcią organizacji.

    Przykład: Przesłanie Premiera Wielkiej Brytanii do Przewodniczącego Rady Komisarzy Ludowych ZSRR (25 kwietnia 1942 r.) „Jestem bardzo wdzięczny za przesłanie z 23 kwietnia. Oczywiście z radością powitamy wizytę pana Mołotowa, z którym jestem pewien, że będziemy mogli wykonać wiele pożytecznej pracy. Bardzo się cieszę, że możesz pozwolić sobie na tę wizytę, która z pewnością będzie bardzo cenna.

    

    list kondolencyjny

    Format „Kondolencje” należy do kategorii osobistej korespondencji biznesowej i ma na celu wyrażenie empatii i wsparcia adresatowi w związku z innym smutnym wydarzeniem lub stratą.

    Pisząc kondolencje, bardzo ważne jest dobranie właściwych szczerych słów, które naprawdę mogą wesprzeć adresata w jego żalu.

    Jednocześnie ważne jest, aby wyrazić swoje uczucia i doświadczenia dotyczące tego, co się wydarzyło.

    Kondolencje wystawiane są w dyskretnym, poprawnym stylu na oficjalnym papierze firmowym lub specjalnej pocztówce i potwierdzone własnoręcznym podpisem nadawcy.

    

    List biznesowy- dokument służący do komunikacji, przekazywania informacji na odległość między dwoma korespondentami, którymi mogą być zarówno osoby prawne, jak i osoby fizyczne.

    Menedżer lub specjalista ds. zarządzania z natury swojej działalności musi pisać wiele listów biznesowych.

    Listy biznesowe obejmują referencje, życiorysy, listy polecające, listy z przypomnieniem i podziękowaniami, zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne lub prezentacje, listy odrzucające, pozwy, skargi itp.

    Jak napisać list biznesowy

    • papier do listu biznesowego powinien być dobrej jakości, absolutnie czysty, starannie pocięty;
    • pożądane jest, aby forma listu biznesowego była z godłem organizacji, jej pełną nazwą, adresem pocztowym i telegraficznym, telefonem, faksem, adresem e-mail i danymi bankowymi;
    • oficjalne pisma biznesowe są drukowane na przedniej stronie arkusza, bez plam; wszystkie strony z wyjątkiem pierwszej są ponumerowane cyframi arabskimi;
    • szerokość marginesu po lewej stronie arkusza musi wynosić co najmniej 2 cm, akapit zaczyna się czerwoną linią z pięcioma odstępami od lewej krawędzi linii; tekst drukowany jest w półtorej - dwóch interwałach; pożądane jest unikanie zawijania słów;
    • w prawym górnym rogu listu biznesowego, pod adresem organizacji wysyłającej, umieszcza się datę, najlepiej pełną (na przykład 2 stycznia 2007 r.);
    • po lewej stronie kartki znajduje się nazwa organizacji lub nazwisko i adres osoby, do której wysyłane jest pismo służbowe;
    • poniżej, od krawędzi linii lub na środku kartki, napisane jest uprzejme wezwanie; na przykład „Drogi Iwan Iwanowicz”; po zabiegu wymagany jest przecinek, ale często stawia się wykrzyknik, aby rozpocząć kolejną frazę czerwoną linią i wielką literą;
    • list biznesowy kończy się słowami wdzięczności za współpracę i wyrazem nadziei na jej kontynuację;
    • podpis umieszcza się po prawej stronie kartki, po ostatnim zdaniu grzecznościowym, np. „Z szacunkiem…”, imię i nazwisko osoby podpisującej wydrukowane jest pod jego własnoręcznym podpisem;
    • uchwały dotyczące wszelkiego rodzaju korespondencji przychodzącej powinny być sporządzone ołówkiem lub na osobnych arkuszach; list biznesowy jest składany z tekstem w środku, a najważniejsze listy biznesowe nie są składane, przez co wysyłane są w dużych grubych kopertach;
    • na prośbę telegraficzną należy odpowiedzieć w ciągu 3 dni, list biznesowy - 10; jeżeli żądanie wymaga szczegółowego rozpatrzenia, to w ciągu 3 dni należy poinformować, że pismo biznesowe zostało uwzględnione i udzielić ostatecznej odpowiedzi w ciągu 30 dni.
    • dokładność i klarowność prezentacji myśli - krótkie słowa, krótkie frazy, krótkie akapity
    • maksymalna dostępność tekstu do zrozumienia, użycie prostych fraz, które trafnie i jednoznacznie wyrażają istotę
    • alfabetyzacja
    • poprawność

    Komunikacja przez e-mail jest integralną częścią pracy każdego nowoczesnego pracownika biurowego. A księgowi nie są wyjątkiem. Jak prowadzić korespondencję w taki sposób, aby komunikacja biznesowa była produktywna, komfortowa emocjonalnie i wyjątkowo etyczna? Oferuję czytelnikom kilka praktycznych porad.

    WSKAZÓWKA 1. Nie zaniedbuj w swoich listach osobistego apelu do adresata

    W ten sposób zademonstrujesz swoją uwagę na osobowości osoby. Jeśli list jest napisany do konkretnego odbiorcy, brak w nim osobistego odwołania wygląda niepoprawnie i niegrzecznie.

    Kiedy piszesz jeden z pierwszych listów do adresata, często pojawia się pytanie: jak najlepiej się do niego zwrócić - po prostu imieniem lub nazwiskiem i patronimem? W takim przypadku musisz spojrzeć na to, co jest napisane w podpisie, który kończy list tej osoby do Ciebie. Jeśli imię jest tam wskazane (bez patronimiku), na przykład „Swietłana Kotowa” zadzwoń po imieniu. A jeśli podpis mówi „Svetlana Vasilievna Kotova, główna księgowa Trenzor LLC”, należy odpowiednio zwrócić się do adresata. W każdym razie druga opcja jest niezwykle poprawna, a zatem wygrana-wygrana.

    Nie polecam skupiania się na informacjach w polu „Od”. Rzeczywiście, często jest on początkowo wypełniany nie przez właściciela adresu e-mail, ale przez informatyka firmy podczas konfigurowania poczty e-mail.

    Nawiasem mówiąc, zwracając się do partnera biznesowego lub klienta, zdecydowanie radzę nie używać skróconej formy imienia („Sash” zamiast „Sasha”, „An” zamiast „Anya”), bez względu na to, jak demokratyczny jest Styl pisania jest i bez względu na to, jak długo prowadzisz korespondencję. To, co brzmi znajomo w mowie ustnej, w języku pisanym wygląda zbyt prosto.

    WSKAZÓWKA 2. Zwróć szczególną uwagę na kształt powitania

    Nie używaj wyrażenia "Dobry dzień!". Nawet jeśli kierujecie się dobrą intencją dopasowania strefy czasowej adresata, to zdanie to brzmi niesmacznie, powiedziałbym wręcz wulgarnie. Lepiej jest używać neutralnych opcji: "Witam...", "Dzień dobry...". I oczywiście dodaj imię adresata do powitania, jeśli je znasz. Dla mnie osobiście na przykład jest o wiele przyjemniej niż bez twarzy "Witam!" stać się osobistym "Witaj Tamaro!".

    Pamiętaj, że w ten sposób znacznie oszczędzasz czas adresata. Przecież będzie mógł od razu ocenić treść otrzymanego pisma i szybko zdecydować o jego priorytecie i znaczeniu.

    Treść tematu powinna być zwięzła, ale jednocześnie dokładnie oddawać temat korespondencji. Na przykład, „Umowa, faktura, akt z Alfa LLC” zamiast dokumentów. W miarę jak zmieniają się aspekty omawianego zagadnienia, dodaj wyjaśnienie do tematu. Na przykład, „Współpraca z Perm” → „Współpraca z Perm. Data negocjacji” → „Współpraca z Perm. Projekt umowy".

    Jeśli podczas korespondencji zauważysz, że pole „Temat” jest wypełnione przez odbiorcę arbitralnie lub w ogóle nie jest wypełnione, weź inicjatywę we własne ręce i wypróbuj jeden z dwóch scenariuszy.

    SCENARIUSZ 1. Odpowiadając, samodzielnie wypełnij pole „Temat”. Jeśli adresat jest uważny, być może to już wystarczy, aby nadać korespondencji odpowiednią formę.

    SCENARIUSZ 2. Jeśli odbiorca nadal ignoruje wypełnienie pola „Temat”, napisz do niego list o następującej treści: „Alla, sugeruję, abyś natychmiast wskazał temat listu w polu „Temat”. Myślę, że w ten sposób znacząco zwiększymy skuteczność naszej komunikacji.”.

    WSKAZÓWKA 4. Zwróć uwagę na pola „Do” i „DW”

    Musisz jasno zrozumieć przeznaczenie tych pól ogólnie przyjętych w środowisku biznesowym:

    • <если>w polu „Do” pojawiasz się tylko Ty - oznacza to, że nadawca listu czeka na odpowiedź od Ciebie na swoje pytanie lub prośbę;
    • <если>w polu jest kilku odbiorców - nadawca czeka na odpowiedź od każdego lub od któregokolwiek z odbiorców. W takim przypadku podczas odpowiadania zapisz ustawioną przez nadawcę listę odbiorców za pomocą funkcji „Odpowiedz wszystkim” (oczywiście pod warunkiem, że celowo nie chcesz odpowiadać tylko autorowi listu, ukrywając istotę swojego odpowiedź od pozostałych uczestników korespondencji);
    • <если>Twoje imię i nazwisko pojawia się w polu „Kopiuj” - nadawca chce, abyś był świadomy problemu, podczas gdy nie oczekuje od Ciebie odpowiedzi. Nie powinieneś więc wchodzić w korespondencję w tej sprawie. Jeśli nadal zdecydujesz się to zrobić, to oznaką dobrej formy będzie rozpoczęcie pisania jednego z fraz: „Jeśli to możliwe, chciałbym włączyć się do dyskusji na ten temat…”, "Pozwól, że opowiem ci moją opinię...".

    Na polu BCC jest to najbardziej kontrowersyjne narzędzie poczty elektronicznej z punktu widzenia etyki biznesowej. Czasami jest postrzegany jako narzędzie niemal tajnej inwigilacji i informacji. W końcu odbiorcy umieszczeni w „UDW” nie są widoczni dla innych odbiorców. W niektórych, zwykle dużych firmach, szczególnie skrupulatnych w kwestiach etycznych, surowo zabrania się wykorzystywania tego pola w korespondencji korporacyjnej, z wyjątkiem masowych wysyłek. Ale w większości firm używają go, przestrzegając następujących zasad:

    • wysłanie listu z wypełnionym polem „UDW” oznacza, że ​​autor listu powiadomił ukrytych odbiorców (lub zamierza to zrobić) o przyczynie i celu takiej formy wiadomości;
    • ukryty adresat nie musi wchodzić w korespondencję.

    Na szkoleniach często słyszę pytanie: czy istnieją ogólnie przyjęte normy dotyczące czasu, w którym należy odpowiedzieć na list od klienta lub współpracownika? Ale nie ma na to uniwersalnej odpowiedzi.

    

    Jeśli mówimy o korespondencji wewnętrznej, wszystko tutaj determinowane jest szybkością i rytmem życia samej firmy. Są firmy, w których opóźnienie w odpowiedzi przekraczające półtorej godziny jest uważane za złe maniery. I gdzieś odpowiedź w ciągu jednego dnia jest w porządku rzeczy.

    Z reguły najbardziej akceptowalny czas odpowiedzi na list to 2-3 godziny. Jest to tzw. komfortowy czas oczekiwania, kiedy nadawca czeka na odpowiedź i nie odczuwa wewnętrznego dyskomfortu z powodu milczenia adresata.

    Ale co, jeśli po otrzymaniu i przeczytaniu listu rozumiesz, że nie możesz udzielić pełnej odpowiedzi w ciągu 24 godzin? Następnie, zgodnie z zasadami dobrych obyczajów, powiadom nadawcę o otrzymaniu pisma i przybliżonym terminie odpowiedzi na nie. Na przykład: „Witaj Siergiej Wasiljewiczu! Twój list został odebrany. Odpowiem za kilka dni” lub „Andrey, dostałem list. Dziękuję Ci! Aby odpowiedzieć, potrzebuję więcej informacji. Postaram się odpowiedzieć jak najszybciej....

    WSKAZÓWKA 6. Przestrzegaj podstawowych zasad przesyłania informacji w liście

    Nie ma ich wielu:

    • podczas czytania listu najwygodniejsza objętość mieści się „na jednym ekranie”, maksymalnie - na stronie A4;
    • wielkość przesyłanych załączników nie powinna przekraczać 3 MB. Większe pliki mogą prowadzić do „zawieszania” poczty u adresata;
    • podczas „pakowania” załączników używaj uniwersalnych kodowań zip lub rar. Inne rozszerzenia mogą być blokowane lub odcinane podczas transportu i stwarzać problemy dla odbiorcy;
    • nigdy nie rozpoczynaj odpowiedzi jako nowego e-maila (bez zapisywania historii korespondencji). W przeciwnym razie odbiorca będzie zmuszony poświęcić czas na szukanie oryginalnej wiadomości;
    • pisać w języku najbardziej zrozumiałym dla adresata. Wiele osób zastanawia się, czy należy używać słownictwa zawodowego czy firmowego, slangu, skrótów i anglicyzmów.

    W każdym przypadku należy o tym decydować osobno.

    Tak więc korespondencja wewnątrzkorporacyjna w firmie jest prawie zawsze pełna slangu i skrótów: są one znane i zrozumiałe dla wszystkich uczestników i oszczędzają czas. Ale musisz zachować ostrożność podczas korzystania z nich w korespondencji z kontrahentami.

    W mojej praktyce był taki przypadek. Koleżanka przygotowywała materiały dla wydawnictwa iw ostatnim liście napisała: „Masza, prześlij proszę wszystkie swoje materiały jak najszybciej”. Masza uznała, że ​​jest to oznaczenie nieznanego jej formatu, na który tekst należy przetłumaczyć. Zabiła dużo czasu, hakiem lub oszustem, zastanawiając się, jak spełnić prośbę wydawcy. Wyobraź sobie irytację Machine, gdy 2 dni później dowiaduje się, że tajemnicze „asap” jest skrótem od powszechnie używanego w anglojęzycznym środowisku „tak szybko, jak to możliwe” („tak szybko, jak to możliwe”). Ale Masza mogła wysłać materiały w ciągu pół godziny od momentu otrzymania prośby!

    WSKAZÓWKA 7. Zakończ każdy list blokiem swojego podpisu i kontaktów

    Niezależnie od tego, jak dobrze znasz adresata i jak długo trwa Twoja korespondencja, każdy Twój list powinien zawierać blok składający się z podpisu i danych kontaktowych. Jest integralną częścią kultury komunikacji biznesowej.

    Blok musi zawierać:

    • Twoje imię i nazwisko. Nie ma potrzeby używania skrótów. Zamiast „T.L. Worotyncew” w moim podpisie zaznaczam „Tamara Leonidovna Vorotyntseva” lub „Tamara Worotyncewa” aby adresat rozumiał, jak skontaktować się ze mną w liście odpowiedzi;
    • Twoje stanowisko. Daje to adresatowi możliwość zrozumienia granic swojego autorytetu i kompetencji zawodowych w rozwiązywaniu problemów;
    • dane kontaktowe (telefon, e-mail, nazwa firmy, strona internetowa). Zapewnisz więc adresatowi możliwość dodatkowej komunikacji operacyjnej w razie potrzeby.

    Chciałbym dodać do tego wszystkiego, co zostało powiedziane: wasze e-maile są tym samym ubiorem, którym są witani. Innymi słowy, przestrzegając etykiety korespondencji biznesowej, zaocznie zrobisz na adresacie najprzyjemniejsze wrażenie.