Cum se da efect juridic corespondenței electronice. Reguli de e-mail pentru afaceri

Andrei Grișcenko
Producător de proiecte de jocuri (dezvoltare externă) 1C din 2003. El este angajat în căutarea de proiecte și echipe promițătoare, organizarea dezvoltării și lansării. La 1C, a fost și este responsabil pentru câteva zeci de proiecte, inclusiv No Time for Dragons, Stalingrad, XIII Century, jocuri din seria All-Wheel Drive și Pilot Brothers. Acum ameliorează durerile de naștere din „Standby: Sleep of Reason”, despre care este sigur că va fi sănătos și frumos.

Draga cititorule!

Acest text a fost publicat pe dtf.blog-ul meu încă din aprilie 2006. Numărul de referințe distribuite la acesta și solicitările repetate de a „republica” nota sub formă de articol m-au inspirat la această lucrare simplă. Le mulțumesc tuturor celor care au comentat pe acel blog – se iau în considerare comentariile și completările tale utile. Mulțumiri speciale lui Dmitry Devishev (Nival Online).

Pentru a dezvolta o cultură a comunicării scrise, materialul se propune a fi folosit în mod liber (fără atribuire de autor), inclusiv la traininguri pe corespondența de afaceri (inclusiv cele comerciale).

***

Vei râde și vei spune „asta e elementar, Watson!”. Dar nu vă vine să credeți, unii dintre respondenții cu care am avut de-a face la serviciu nu respectă nici măcar un sfert din aceste norme! Respectul meu pentru acești oameni nu îmi permite să le subliniez greșelile „în persoană”, așa că le voi enumera aici.

Toate regulile elementare prezentate mai jos se referă în primul rând la corespondența de afaceri cu partenerii, colegii, clienții și interpreții dvs. Utilizarea lor în corespondența personală este o chestiune privată pentru toată lumea. Cu toate acestea, respectarea acestor reguli în corespondența personală va crea doar o impresie bună despre tine.

Bazele

• Vă rugăm să utilizați butonul „Răspunde tuturor” când răspundeți. Acest lucru va păstra copii ale destinatarilor e-mailului inițial, astfel încât răspunsul dvs. să nu depășească ei. Vă recomand cu tărie să ascundeți butonul „Răspuns” din setările interfeței. Dacă este necesar, puteți șterge „de mână” destinatarii nedoriți.
• Nu lăsați câmpul „Subiect” gol. Persoanele cu care corespondați pot primi sute de e-mailuri pe zi și folosesc acest câmp pentru a evalua rapid importanța și conținutul unui e-mail.
• Scrisori citate. Nu începeți răspunsul cu un e-mail nou, faceți clic pe „Răspunde tuturor” pe un e-mail primit și nu dezactivați funcția de citare când răspundeți și redirecționați în setările clientului de e-mail.

• Când citați complet (dacă răspunsul dvs. este la întreaga scrisoare în ansamblu), scrieți textul răspunsului la ÎNCEPUTUL scrisorii și nu la sfârșit, în partea de jos.

Să continuăm?

Primirea scrisorilor

1. Scrisorile primite trebuie citite. Dacă ați primit o scrisoare, înseamnă că cineva a trimis-o dintr-un anumit motiv (desigur, spam-ul nu este luat în considerare aici). Dacă o persoană are scrisori marcate ca necitite și sunt mai vechi de o zi, nu știe să lucreze cu poșta. Cu toate acestea, este iertabil dacă:

o persoana a murit sau s-a îmbolnăvit pe neașteptate;

o lucrul cu corespondența nu face parte din îndatoririle sale oficiale (atunci nu are nevoie de un e-mail de serviciu).

2. Dacă nu ești manager, verifică-ți corespondența de cel puțin 2 ori pe zi: dimineața și după-amiaza. Eșecul de a răspunde la o întrebare de producție din partea dvs. poate bloca munca altora și poate întârzia rezolvarea problemelor.

3. Dacă sunteți manager, ziua dvs. de lucru ar trebui să înceapă prin lansarea unui client de e-mail care nu se descarcă toată ziua și verifică automat corespondența. Configurați livrarea/primirea automată a corespondenței cel puțin la fiecare 10 minute (de preferință 1-3 minute).

4. Ai primit o scrisoare. Dacă sunteți foarte ocupat, evaluați imediat de la cine este, subiectul și răsfoiți-l - acest lucru vă va ajuta să decideți rapid dacă scrisoarea necesită un răspuns urgent sau poate aștepta puțin.

5. Dacă puteți, vă rugăm să răspundeți imediat. Acesta este cel mai simplu și mai eficient mod de a pune lucrurile în mișcare și de a nu îngrămădi corespondența.

6. Dacă înțelegeți că nu veți putea răspunde într-o zi, este mai bine să scrieți imediat „Voi răspunde în câteva zile” sau cel puțin „Voi răspunde puțin mai târziu”.

Câmpurile Către, Cc, Bcc (Către, CC, CCO).

7. Trebuie reținut că există câmpuri „To” (“To”), „CC” (“Copy”) și „BCC” (“Bcc”). Acțiunile dvs. ulterioare (și acțiunile partenerilor de corespondență) la primirea unei scrisori depind de acestea:

o „To” („To”) – scrisoarea și informațiile sau întrebările conținute în ea sunt adresate direct destinatarului. Dacă trimiteți o întrebare, așteptați un răspuns de la destinatarul specificat în câmpul „Către”. Dacă sunteți destinatarul, atunci trebuie să răspundeți.

o „SS” („Copie”) – destinatarii care stau în copii primesc o scrisoare „pentru informare”, pentru informare sau sunt „invitați să depună martori”. Destinatarul în copii nu trebuie, în general, să răspundă la scrisoare; în plus, este considerat politicos dacă, dacă este necesar, începeți cu expresia „Îmi pare rău că am intervenit”.

o „BCC” („Blind Copy”) – un câmp pentru „intrigile palatului”. Specificând un destinatar în acest câmp, îi trimiți „în secret” această scrisoare: destinatarul principal sau cei din copii nu vor ști despre faptul de a trimite scrisoarea acestei persoane. Este, de asemenea, utilizat pentru trimiterea în vrac, astfel încât toți destinatarii să nu cunoască agenda dumneavoastră.

8. Vă rugăm să utilizați butonul „Răspunde tuturor” când răspundeți. Acest lucru va păstra copii ale destinatarilor e-mailului inițial și răspunsul dvs. nu le va rata.

9. NU ștergeți din copiile scrisorii persoanele adăugate acolo de corespondentul dumneavoastră. Dacă doriți să răspundeți la ceva personal pentru ca alți corespondenți să nu primească răspunsul dvs., atunci ștergeți pe toți din copii, cu excepția celui care a scris scrisoarea (da, nu folosim niciodată butonul „Răspunde”).

10. Dacă există mai mult de doi destinatari în scrisoarea primită în câmpul „Către”, aceasta înseamnă că ambii corespondenți sau oricare dintre ei trebuie să răspundă. Luați în considerare că AMBELE ar trebui să răspundă - dacă scrisoarea este adresată ție și altcuiva, răspundeți și la ea (chiar dacă este un răspuns de genul „Această întrebare cu siguranță nu este pentru mine, lăsați să răspundă cutare sau cutare”).

11. La rândul său, este recomandat să NU includeți mai mult de un destinatar în câmpul „Către”. La o scrisoare trimisă către doi, nu veți primi un răspuns de la niciunul, deoarece fiecare va crede că celălalt va răspunde. Nu toată lumea a citit acest articol.

12. Redirecționarea corespondenței private către o listă de corespondență fără acordul participanților la corespondență nu este etică!

Câmp de subiect

13. Nu-l lăsa gol.

14. Subiectul scrisorii ar trebui să fie scurt, dar să reflecte conținutul principal, subiectul scrisorii. Titluri precum „Întrebare”, „Bună ziua!” sau titlurile goale vă trădează ca fiind un începător căruia îi lipsesc abilitățile de bază de scris în afaceri.

15. Când răspundeți la unul dintre mai multe e-mailuri cu subiecte diferite, răspundeți la cele corecte. Răspundeți la scrisoarea cu subiectul „Întâlnire de marți, 18.04” despre întâlnire și scrisoarea „Materiale de tipar” despre materialele de tipar. Acest lucru se datorează citarii corespondenței anterioare (vezi secțiunea Scriere scrisori de mai jos).

16. Dacă trebuie să trimiteți periodic e-mailuri, cum ar fi rapoarte săptămânale, încercați să mențineți antetul constant sau cel puțin o parte din acesta ar trebui să fie constantă, astfel încât destinatarul să poată seta reguli (reguli) automate pentru sortarea unui astfel de mesaj.

Importanța scrisorii („Prioritate”)

17. Dacă scrisoarea conține informații despre modificări urgente, textul contractului sau alte informații cărora trebuie să le acordați atenție în primul rând - folosiți importanța „mare”, aceasta va evidenția scrisoarea în dosarul Inbox.

18. Nu folosiți degeaba importanța „înaltă” – oamenii „zgomotoși” sunt enervanti, fiți mai modesti.

19. Marcați o scrisoare personală către un corespondent de afaceri sau o scrisoare cu o imagine amuzantă sau un link ca jos.

Scrierea scrisorilor (răspunsuri)

20. Începe cu un salut, este politicos. "Hei gria!" spune că ești prea lene să scrii numele unei persoane. Chiar și doar "Andrey!" sau "Bună ziua!" destul de politicos și suficient.

21. Vorbiți aceeași limbă cu persoana respectivă. Acest lucru se aplică nu numai limbii rusă/engleză, ci și formei textului. Dacă ați primit o scrisoare oficială, un răspuns informal la aceasta va fi lipsit de respect față de respondent și va demonstra propria voastră cultură scăzută. Un răspuns formal la o contestație informală este fie un apel la respectarea reglementărilor, fie pur și simplu este cerut de regulile corporative.

22. Încercați să răspundeți întotdeauna la ultima literă din lanțul de corespondență și nu la una intermediară.

23. Nu utilizați translitcu excepția cazului în care trimiteți scrisori din condiții în care este dificil să introduceți text diferit (de exemplu, de pe un telefon mobil sau de pe un computer fără o tastatură rusă).

24. Dacă clientul dvs. de e-mail nu acceptă limba rusă sau corupă codificări, atunci atașați textul de răspuns ca atașament.

25. O scrisoare de afaceri trebuie să fie precisă, concisă și specifică:

o Acuratețe - Specificați datele exacte la care vă referiți (data și subiectul unui alt e-mail, data întâlnirii, punct de pe ordinea de zi a întâlnirii, numele fișierului, link către un document de pe web etc.).

o Concizie – unii precizează pe trei pagini ceea ce s-ar putea scrie în trei propoziții. Cine gândește limpede, afirmă clar, iar corespondentul tău vede asta.

o Specific - ar trebui să fie clar din scrisoare exact CE se cere EXACT de la destinatar, ce acțiuni doresc de la el.

26. Corespondența de afaceri nu este un loc pentru exerciții epistolare și nu un loc pentru exprimarea emoțiilor. Pentru aceasta, există forumuri, camere de chat și alte mijloace de comunicare interpersonală electronică. Un text de afaceri concis nu este uscăciunea, ci economisirea timpului și acuratețea gândirii.

27. Dacă scrisoarea conține mai multe întrebări, subiecte sau sarcini, structurați-le și separați-le cu paragrafe cu sau fără numerotare. Un „flux de gândire” continuu este greu de citit, în timp ce este ușor să ratezi punctul principal al scrisorii. Mai mult, unii oameni tind să trimită imediat o scrisoare prost structurată la coșul de gunoi (deși este probabil extremism).

28. Rețineți că răspunsul la o cerere sau la o sarcină este „Hai să o facem!” incomplet „O vom face până la o astfel de dată”, „în atâtea zile”, „după un astfel de eveniment” - acestea sunt răspunsuri mai precise și mai precise.

29. Dacă scrisoarea este redactată în așa fel încât să se poată răspunde simplu cu „ok”, atunci este probabil că răspunsul va fi primit mult mai repede. De exemplu, dacă există mai multe opțiuni pentru ce să faceți, sugerați o opțiune implicită.

30. Textul nu trebuie să conțină erori. Ochepyatki nu este înfricoșător, dar dacă scrieți și scrieți incorect cuvântul în fiecare literă, acesta devine vizibil foarte repede, iar „troica” dvs. cu un minus în rusă devine evidentă (precum și concluzii suplimentare speculative despre nivelul general de educație și cultură) .

31. Încercați să nu utilizați formatarea html a e-mailului. Din păcate, acest format de scriere a scrisorilor este implicit în Outlook, dar atunci când îl utilizați, mai ales la citați (răspunsuri și redirecționare), apar o mulțime de întrebări.

32. Dacă ați primit o scrisoare în format html, NU o schimbați în text simplu, acest lucru rupe percepția informațiilor de către expeditor la primirea răspunsului dvs. Cu cât corespondentul tău este mai important pentru tine, cu atât mai important este să menții o percepție adecvată despre el. Puteți face față cu evidențierea răspunsurilor dvs. în citatele html cu culoare sau puteți folosi butonul „Reduceți indentarea” din panoul de formatare html (deși există nuanțe capricioase).

33. Citați textul scrisorii originale. Ce crezi că ar însemna asta? Nici eu nu stiu:

34. Către: Andrei Grișcenko

35. Subiect: Re: Re: Re: Întrebare

36. OK!

Vasia

37. Nu corectați niciodată în citarea textului altei persoane! Acesta este un fel de scrisoare falsificată.

38. Când citezi integral (dacă răspunsul tău este la întreaga scrisoare), scrieți textul răspunsului la ÎNCEPUTUL scrisorii și nu la sfârșit.

39. Dacă răspundeți punct cu punct folosind un citat, separați citatul cu linii goale DESUS ȘI JOS și folosiți majuscule la începutul propozițiilor. Încercați să găsiți răspunsuri aici:

40. > oferim înlocuirea logo-ului cu cel atașat,

41. > deoarece acesta este foarte colorat pe fundal

42. nu am găsit sigla în atașament

43. > corectați inscripția - în loc de „pește” trebuie să scrieți „sclav”!

44. > altfel vom fi intelesi gresit

45. legenda corectată, scuze

Ce este e-mailul? În lumea afacerilor de astăzi, acesta este:

• Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau puteți strica prima impresie.
• Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, având o bună stăpânire a acestui instrument, vă puteți face viața mult mai ușoară.
• Distragere puternică. Lumea exterioară încearcă să vă prindă, să vă distragă atenția și să vă conducă în rătăcire prin e-mail.

Din aceste poziții și uitați-vă la lucrul cu e-mailul. Să începem simplu.

Design de scrisori

Folosesc clientul de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că voi folosi exemplul acestuia. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.

La care. Copie. Copie ascunsă

Poate că cineva nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

• La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
• Copie: scriem pe cineva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
• Copie ascunsă: scriem pe cineva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut de restul destinatarilor scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.

Necorespunzător în corespondența în masă, specificați destinatarii prin câmpurile „Cc” sau „Către”. De mai multe ori pe an primesc scrisori care enumeră 50-90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. E bine dacă sunt oameni care se cunosc. Și dacă sunt companii concurente pe listă care nu se cunosc una despre alta? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, cel puțin, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu face acest lucru.

Subiectul scrisorii

Serviciile profesionale de corespondență scriu adesea despre importanța subiectului (uneori în mod sensibil) în blogurile lor corporative. Dar acolo cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.

Discutăm zilnic corespondența de afaceri. Aici tema rezolvă problema „scrisoarea și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau fwd, printre care va trebui să cauți litera dorită pe subiect.

Douăzeci de scrisori este volumul unei corespondențe de o zi a unui manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, numărul lor de litere depășește uneori 200 sau mai mult pe zi. Deci inca o data: nu trimite e-mailuri cu un subiect gol.

Deci, cum să formulezi corect subiectul scrisorii?

Greșeala #1 : doar numele firmei din subiect. De exemplu, „Sky” și tot. În primul rând, probabil că nu sunteți unul dintre compania dvs. care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu are niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil de pe adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Cam asa.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Greșeala #2 : strigător, titlu de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii astfel de titluri. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul subiectului unei scrisori de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri pentru a scrie texte pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvântului au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor măcar pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și pentru a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm în mod constant mai multe decizii.

O chestiune de curtoazie . La începutul scrisorii, poți estompa în politețe sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, de mai bine de două luni nu ți-am mai vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și nici măcar nu am dormit încă. noapte, gândindu-mă.” Foarte politicos și foarte costisitor, atât ca timp pentru alcătuirea unei astfel de introduceri, cât și ca timp al interlocutorului pentru a o citi. Corespondența este o afacere, îți amintești? Nu scrie un gen epistolar pentru o competiție și nu o scrisoare de la mama lui către Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.

Ne respectăm timpul și destinatarul!

A te prezenta și a-ți aminti împrejurările cunoștinței tale are sens doar în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței curente, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan, ...”.

Recurs . Am fost mereu îngrijorat de întrebarea cui să contactez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Am scris recent o scrisoare adresată celor trei fete pe nume Anna. Fără nicio ezitare, am scris „Bună ziua, Anna” și nu am făcut baie de aburi. Dar nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună ziua, colegilor!”.

Pentru mine, folosesc regula pentru a mă adresa pe nume celui care se află în câmpul „Către”. Și celor care sunt în copie, nu contactați deloc. Această regulă, în același timp, vă permite să determinați mai exact (unul!) Destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare . Corespondența este adesea un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Este considerată o formă bună să nu ștergi istoricul corespondenței și să scrii răspunsul tău în partea de sus a textului citat, astfel încât, atunci când revii la această corespondență peste o săptămână, să poți citi cu ușurință dialogul de sus în jos prin date descrescătoare.

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Setează cursorul după text citat”. Vă recomand să-l schimbați în meniul „Tools” → „Account Options” → „Compilation and Addressing”. Trebuie să fie așa.

Scopul scrisorii . Scrisorile de afaceri sunt de două tipuri:

• când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
• iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, ca să fie de acord cu factura atașată de plată.

De regulă, există mult mai multe scrisori de stimulare decât cele de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul ar trebui să fie urmat de un prenume și să fie ultima propoziție a scrisorii.

Necorespunzător : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână”.

Corect : „Porfiry Petrovici, eu am ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri în privința arestării mele, m-am săturat de suferință!”

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să faci cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua decizia greșită.

Semnătura în text . Ea trebuie să fie. Mai mult, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a unei semnături, de exemplu, clasicul „Cu respect, ...”. În Mozilla, acest lucru se face în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont”.

A scrie sau a nu scrie contacte în semnătură este o chestiune personală pentru toată lumea. Dar dacă sunteți cumva conectat cu vânzările - asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă tranzacția nu are loc pe baza rezultatelor comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit folosind contactele din semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vor, nu au timp) să răspundă la scrisori. Specificați valoarea implicită în textul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul trebuie să fie real (nu trimite textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil fizic să citească și să decidă asupra scrisorii dvs. O astfel de „tăcere” te scutește de responsabilitatea pentru non-răspunsul interlocutorului. Ca întotdeauna, utilizarea acestui cip trebuie abordată cu înțelepciune. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l încordeze puțin sau să conducă la decizia de a nu răspunde la scrisoare chiar acum, ci de a te face să aștepți ziua de vineri.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, oferte comerciale, estimări, programe, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.

Eroare : Investiție uriașă. Primim adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Programul de e-mail al corespondentului se va bloca aproape sigur câteva minute în încercări zadarnice de a descărca previzualizarea acestui atașament. Și Dumnezeu ferește ca destinatarul să încerce să citească această scrisoare pe un smartphone...

Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca e-mailul dvs. să ajungă la coșul de gunoi înainte de a fi citit? Controlați dimensiunea atașamentului. Se recomandă ca acesta să nu fie mai mare de 3 MB.

Dacă depășește?

• Încercați să vă reconfigurați scanerul pentru un alt format și rezoluție. De exemplu, în PDF și 300 dpi se obțin scanări destul de lizibile.
• Gândiți-vă la programe precum arhivatorul WinRar sau 7zip. Unele fișiere se comprimă perfect.
• Ce se întâmplă dacă atașamentul este imens și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Stocarea de informații în cloud va veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri de stocare în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu salut automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare nu tocmai evidentă despre investiții - lor Nume . Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată, în companie, pregăteam o ofertă comercială adresată... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu proiectul CP spre aprobare, iar în atașament era un dosar cu numele „DlyaFedi.docx”. Cu managerul care mi-a trimis asta, a avut loc un dialog cu următorul conținut:

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați această persoană respectată și să-i spuneți Fiodor în față?

Cumva nu, o persoană respectată, toată lumea îi spune pe prenume și patronim.

De ce ați numit atașamentul „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi la acest CP?

aveam de gând să redenumesc...

De ce să pregătești o bombă cu ceas - respingerea unui potențial client - sau să creezi o muncă suplimentară pentru tine prin redenumirea unui fișier? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fedor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.

Deci, cu e-mailul ca „față” mai mult sau mai puțin rezolvat. Să trecem la e-mail ca instrument de productivitate și să vorbim despre distragerea atenției.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, corespondența trebuie tratată prin înăsprirea regulilor și implementarea programelor de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările prin e-mail. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, iar pictograma de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a scrisorii. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al mailingurilor nevăzute - minus o oră sau două de viață.

Pentru unii, voința puternică vă permite să nu fiți distras de notificări și este mai bine ca oamenii obișnuiți să nu ispitească soarta și să le oprească. În Mozillla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum să înțelegeți că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru analizarea corespondenței, deschideți clientul de e-mail și vedeți toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și e-mailurile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente prin poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (un astfel de departament are propriile reguli pentru lucrul cu corespondența).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul de corespondență și veți procesa corespondența urgentă. Toți guru de management al timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară standardul pentru răspunsul la e-mailuri de până la 24 de ore. Aceasta este o regulă normală de bună formă - nu vă așteptați la răspunsuri instantanee de la interlocutor prin e-mail. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați-o prin canale de comunicare mai rapide.

Deci, am dezactivat notificările și acum pornim clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce să facem când am intrat în e-mail și ne-am angajat într-o activitate numită „parsing email”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Voi fi recunoscător dacă guru GTD vor fi menționați în comentarii, vor completa sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un planificator de activități sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. Dacă te-ai apucat de analiza căsuței primite, nu te opri și nu te lăsa distras de nimic până când golești acest folder.

Ce să faci cu e-mailurile din inbox? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar selectați și apăsați Șterge de pe tastatură. Dacă nu vă puteți forța să ștergeți e-mailul, va trebui să luați o decizie cu privire la ce să faceți cu el.

1. Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie răspuns? Da, da, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspunde imediat.
2. Trebuie să răspundeți, dar pregătirea răspunsului va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați-vă e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru o vreme. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți o scrisoare și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subfolderul „0_Run”.
3. După un răspuns rapid la o scrisoare, transformând-o într-o sarcină sau doar citind-o, trebuie să decideți ce să faceți în continuare cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre foldere pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele pentru stocarea pe termen lung pe care le am.

• 0_Run. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți adăuga aici scrisori care necesită un studiu detaliat. Acest folder trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la momentul special alocat pentru aceasta.
• 1_Referință Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
• 2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există o relație curentă. Desigur, există un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul partenerului, am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații „Cerului” asociat cu acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
• 3_Muzeul. Aici arunc acele scrisori care sunt păcat de șters, iar beneficiile de pe urma lor nu sunt evidente. Aici migrează și folderele cu proiecte închise din „2_Projects”. Într-un cuvânt, primii candidați pentru ștergere sunt stocați în „Muzeu”.
• 4_Documente. Iată scrisori cu modele de documente electronice care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, acte de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătorii. Dosarul are multe în comun cu folderele „2_Projects” și „1_Sprav”, doar că stochează informații contabile, iar în folderul „2_Projects” - informații de management. În „4_Documente” - informații moarte, iar în „2_Proiecte” - live.
• 5_Cunoștințe. Aici am pus doar mailinguri cu adevărat utile, la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau să caut soluții.

Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în mod implicit, Thunderbird are caseta de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să o fac în mod conștient, așa că steagul este stins! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către dosarele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile de la un avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru organizarea automată a scrisorilor obișnuite din diverse sisteme în foldere, adică scrisori care nu necesită să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.

Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările pentru e-mailurile noi? ;)

Toate regulile elementare prezentate mai jos se referă în primul rând la corespondența de afaceri cu partenerii, colegii, clienții și interpreții dvs. Utilizarea lor în corespondența personală este o chestiune privată pentru toată lumea. Cu toate acestea, respectarea acestor reguli în corespondența personală va crea doar o impresie bună despre tine.

Etica e-mailului de afaceri

Dacă brusc nu vrei să citești mai departe, limitează-te la cel puțin următoarele reguli de bază:

• Vă rugăm să utilizați butonul „Răspunde tuturor” când răspundeți. Acest lucru va păstra copii ale destinatarilor e-mailului inițial, astfel încât răspunsul dvs. să nu depășească ei. Vă recomand cu tărie să ascundeți butonul „Răspuns” din setările interfeței. Dacă este necesar, puteți șterge „de mână” destinatarii nedoriți.
• Nu lăsați câmpul „Subiect” gol. Persoanele cu care corespondați pot primi sute de e-mailuri pe zi și folosesc acest câmp pentru a evalua rapid importanța și conținutul unui e-mail.
• Scrisori citate. Nu începeți răspunsul cu un e-mail nou, faceți clic pe „Răspunde tuturor” pe un e-mail primit și nu dezactivați funcția de citare când răspundeți și redirecționați în setările clientului de e-mail.
• Când este citat integral(dacă răspunsul dumneavoastră este la întreaga scrisoare) scrieți textul răspunsului la ÎNCEPUTUL scrisorii, și nu la sfârșit, în partea de jos.

VOM CONTINUA?

Primirea scrisorilor

1. Scrisorile primite trebuie citite. Dacă ați primit o scrisoare, înseamnă că cineva a trimis-o dintr-un anumit motiv (desigur, spam-ul nu este luat în considerare aici). Dacă o persoană are scrisori marcate ca necitite și sunt mai vechi de o zi, nu știe să lucreze cu poșta. Cu toate acestea, este iertabil dacă:
   • persoana a murit sau s-a îmbolnăvit pe neașteptate;
   • lucrul cu corespondența nu face parte din îndatoririle sale oficiale (atunci nu are nevoie de un e-mail de serviciu).
2. Dacă nu ești manager, verifică-ți corespondența de cel puțin 2 ori pe zi: dimineața și după-amiaza. Eșecul de a răspunde la o întrebare de producție din partea dvs. poate bloca munca altora și poate întârzia rezolvarea problemelor.
3. Dacă sunteți manager, ziua dvs. de lucru ar trebui să înceapă prin lansarea unui client de e-mail care nu se descarcă toată ziua și verifică automat corespondența. Configurați livrarea/primirea automată a corespondenței cel puțin la fiecare 10 minute (de preferință 1-3 minute).
4. Ai primit o scrisoare. Dacă sunteți foarte ocupat, evaluați imediat de la cine este, subiectul și răsfoiți-l - acest lucru vă va ajuta să decideți rapid dacă scrisoarea necesită un răspuns urgent sau poate aștepta puțin.
5. Dacă puteți, vă rugăm să răspundeți imediat. Acesta este cel mai simplu și mai eficient mod de a pune lucrurile în mișcare și de a nu îngrămădi corespondența.
6. Dacă înțelegeți că nu veți putea răspunde într-o zi, este mai bine să scrieți imediat „Voi răspunde în câteva zile” sau cel puțin „Voi răspunde puțin mai târziu”.

Câmpurile către, Cc, Cco

1. Trebuie reținut că există câmpuri „To” (“To”), „CC” (“Copy”) și „BCC” (“Bcc”). Acțiunile dvs. ulterioare (și acțiunile partenerilor de corespondență) la primirea unei scrisori depind de acestea:
   • „To” („To”) – scrisoarea și informațiile sau întrebările conținute în ea sunt adresate direct destinatarului. Dacă trimiteți o întrebare, așteptați un răspuns de la destinatarul specificat în câmpul „Către”. Dacă sunteți destinatarul, atunci trebuie să răspundeți.
   • „SS” („Copie”) – destinatarii care stau în copii primesc o scrisoare „pentru informare”, pentru informare sau sunt „invitați să depună martori”. Destinatarul în copii nu trebuie, în general, să răspundă la scrisoare; în plus, este considerat politicos dacă, dacă este necesar, începeți cu expresia „Îmi pare rău că am intervenit”.
   • „BCC” („Blind Copy”) – un câmp pentru „intrigile palatului”. Specificând un destinatar în acest câmp, îi trimiți „în secret” această scrisoare: destinatarul principal sau cei din copii nu vor ști despre faptul de a trimite scrisoarea acestei persoane. Este, de asemenea, utilizat pentru trimiterea în vrac, astfel încât toți destinatarii să nu cunoască agenda dumneavoastră.
2. Vă rugăm să utilizați butonul „Răspunde tuturor” când răspundeți. Acest lucru va păstra copii ale destinatarilor e-mailului inițial și răspunsul dvs. nu le va rata.
3. NU ștergeți din copiile scrisorii persoanele adăugate acolo de corespondentul dumneavoastră. Dacă doriți să răspundeți la ceva personal pentru ca alți corespondenți să nu primească răspunsul dvs., atunci ștergeți pe toți din copii, cu excepția celui care a scris scrisoarea (da, nu folosim niciodată butonul „Răspunde”).
4. Dacă există mai mult de doi destinatari în scrisoarea primită în câmpul „Către”, aceasta înseamnă că ambii corespondenți sau oricare dintre ei trebuie să răspundă. Luați în considerare că AMBELE ar trebui să răspundă - dacă scrisoarea este adresată ție și altcuiva, răspundeți și la ea (chiar dacă este un răspuns de genul „Această întrebare cu siguranță nu este pentru mine, lăsați să răspundă cutare sau cutare”).
5. La rândul său, este recomandat să NU includeți mai mult de un destinatar în câmpul „Către”. La o scrisoare trimisă către doi, nu veți primi un răspuns de la niciunul, deoarece fiecare va crede că celălalt va răspunde. Nu toată lumea a citit acest articol.
6. Redirecționarea corespondenței private către o listă de corespondență fără acordul participanților la corespondență nu este etică!

Câmp de subiect

1. Nu-l lăsa gol.
2. Subiectul scrisorii ar trebui să fie scurt, dar să reflecte conținutul principal, subiectul scrisorii. Titluri precum „Întrebare”, „Bună ziua!” sau titlurile goale vă trădează ca fiind un începător căruia îi lipsesc abilitățile de bază de scris în afaceri.
3. Când răspundeți la unul dintre mai multe e-mailuri cu subiecte diferite, răspundeți la cele corecte. Răspundeți la scrisoarea cu subiectul „Întâlnire de marți, 18.04” despre întâlnire și scrisoarea „Materiale de tipar” despre materialele de tipar. Acest lucru se datorează citarii corespondenței anterioare (vezi secțiunea Scriere scrisori de mai jos).
4. Dacă trebuie să trimiteți periodic e-mailuri, cum ar fi rapoarte săptămânale, încercați să mențineți antetul constant sau cel puțin o parte din acesta ar trebui să fie constantă, astfel încât destinatarul să poată seta reguli (reguli) automate pentru sortarea unui astfel de mesaj.

Importanța scrisului

1. Dacă scrisoarea conține informații despre modificări urgente, textul contractului sau alte informații cărora trebuie să le acordați atenție în primul rând - folosiți importanța „mare”, aceasta va evidenția scrisoarea în dosarul Inbox.
2. Nu folosiți degeaba importanța „înaltă” – oamenii „zgomotoși” sunt enervanti, fiți mai modesti.
3. Marcați o scrisoare personală către un corespondent de afaceri sau o scrisoare cu o imagine amuzantă sau un link ca jos.

Scrierea scrisorilor (răspunsuri)

1. Începe cu un salut, este politicos. "Hei gria!" spune că ești prea lene să scrii numele unei persoane. Chiar și doar "Andrey!" sau "Bună ziua!" destul de politicos și suficient.
2. Vorbiți aceeași limbă cu persoana respectivă. Acest lucru se aplică nu numai limbii rusă/engleză, ci și formei textului. Dacă ați primit o scrisoare oficială, un răspuns informal la aceasta va fi lipsit de respect față de respondent și va demonstra propria voastră cultură scăzută. Un răspuns formal la o contestație informală este fie un apel la respectarea reglementărilor, fie pur și simplu este cerut de regulile corporative.
3. Încercați să răspundeți întotdeauna la ultima literă din lanțul de corespondență și nu la una intermediară.
4. Nu utilizați translit cu excepția cazului în care trimiteți scrisori din condiții în care este dificil să introduceți text diferit (de exemplu, de pe un telefon mobil sau de pe un computer fără o tastatură rusă).
5. Dacă clientul dvs. de e-mail nu acceptă limba rusă sau corupă codificări, atunci atașați textul de răspuns ca atașament.
6. O scrisoare de afaceri trebuie să fie precisă, concisă și specifică:
   • Acuratețe - Specificați datele exacte la care vă referiți (data și subiectul unui alt e-mail, data întâlnirii, punct de pe ordinea de zi a întâlnirii, numele fișierului, link către un document de pe web etc.).
   • Concizie – unii precizează pe trei pagini ceea ce s-ar putea scrie în trei propoziții. Cine gândește limpede, afirmă clar, iar corespondentul tău vede asta.
   • Concretitate - ar trebui să fie clar din scrisoare exact CE se cere EXACT de la destinatar, ce acțiuni doresc de la el.
7. Corespondența de afaceri nu este un loc pentru exerciții epistolare și nu un loc pentru exprimarea emoțiilor. Pentru aceasta, există forumuri, camere de chat și alte mijloace de comunicare interpersonală electronică. Un text de afaceri concis nu este uscăciunea, ci economisirea timpului și acuratețea gândirii.
8. Dacă scrisoarea conține mai multe întrebări, subiecte sau sarcini, structurați-le și separați-le cu paragrafe cu sau fără numerotare. Un „flux de gândire” continuu este greu de citit, în timp ce este ușor să ratezi punctul principal al scrisorii. Mai mult, unii oameni tind să trimită imediat o scrisoare prost structurată la coșul de gunoi (deși este probabil extremism).
9. Rețineți că răspunsul la o cerere sau la o sarcină este „Hai să o facem!” incomplet „O vom face până la o astfel de dată”, „în atâtea zile”, „după un astfel de eveniment” - acestea sunt răspunsuri mai precise și mai precise.
10. Dacă scrisoarea este redactată în așa fel încât să se poată răspunde simplu cu „ok”, atunci este probabil că răspunsul va fi primit mult mai repede. De exemplu, dacă există mai multe opțiuni pentru ce să faceți, sugerați o opțiune implicită.
11. Textul nu trebuie să conțină erori. Ochepyatki nu este înfricoșător, dar dacă scrieți și scrieți incorect cuvântul în fiecare literă, acesta devine vizibil foarte repede, iar „troica” dvs. cu un minus în rusă devine evidentă (precum și concluzii suplimentare speculative despre nivelul general de educație și cultură) .
12. Încercați să nu utilizați formatarea html a e-mailului. Din păcate, acest format de scriere a scrisorilor este implicit în Outlook, dar atunci când îl utilizați, mai ales la citați (răspunsuri și redirecționare), apar o mulțime de întrebări.
13. Dacă ați primit o scrisoare în format html, NU o schimbați în text simplu, acest lucru rupe percepția informațiilor de către expeditor la primirea răspunsului dvs. Cu cât corespondentul tău este mai important pentru tine, cu atât mai important este să menții o percepție adecvată despre el. Puteți face față cu evidențierea răspunsurilor dvs. în citatele html cu culoare sau puteți folosi butonul „Reduceți indentarea” din panoul de formatare html (deși există nuanțe capricioase).
14. Citați textul scrisorii originale. Ce crezi că ar însemna asta? Nici eu nu știu: Către: AIST este o pasăre creativă Subiect: Re: Re: Re: Întrebare Ok! Vasia
15. Nu corectați niciodată în citarea textului altei persoane! Acesta este un fel de scrisoare falsificată.
16. Când citezi integral (dacă răspunsul tău este la întreaga scrisoare), scrieți textul răspunsului la ÎNCEPUTUL scrisorii și nu la sfârșit.
17. Dacă răspundeți punct cu punct folosind un citat, separați citatul cu linii goale DESUS ȘI JOS și folosiți majuscule la începutul propozițiilor. Încercați să găsiți răspunsuri aici: > vă sugerăm să înlocuiți logo-ul cu cel atașat, > deoarece acesta foarte colorat de pe fundal nu a găsit sigla în atașament > corectați inscripția - în loc de „pește” trebuie să scrieți „slave” „! > altfel vom fi intelesi gresit, inscriptia a fost corectata, scuze > si ultima...

    În ultimii ani, e-mailul a ocupat un loc tot mai mare în corespondența de afaceri. Avantajele sale sunt evidente: eficiență, disponibilitate și ușurință în utilizare. Trebuie amintit că corespondența electronică are propriile sale nuanțe.

    Primirea scrisorilor

    1. verifica-ti corespondenta de cel putin 2 ori pe zi - dimineata si dupa-amiaza. În caz contrar, puteți opri munca altor persoane și puteți întârzia rezolvarea problemelor;
    2. dacă ai primit o scrisoare, înseamnă că cineva a trimis-o și din anumite motive a făcut-o. Prin urmare, scrisorile primite trebuie citite. Desigur, spamul nu este luat în considerare aici;
    3. dacă sunteți manager, ziua dvs. de lucru ar trebui să înceapă prin lansarea unui client de e-mail care nu se descarcă toată ziua și verifică automat corespondența. Configurați livrarea/primirea automată a corespondenței cel puțin la fiecare 10 (și de preferință 2 - 3) minute;
    4. dacă sunteți foarte ocupat și ați primit o scrisoare, evaluați de la cine este, subiectul și parcurgeți-l cu ochii - acest lucru vă va ajuta să înțelegeți rapid dacă scrisoarea necesită un răspuns urgent sau poate aștepta puțin;
    5. Cel mai simplu și mai eficient mod de a avansa lucrurile și de a nu colecta grămezi de e-mailuri este să răspunzi la e-mailuri imediat. Prin urmare, dacă nu purtați o conversație sau altă activitate care nu tolerează întreruperi, răspundeți imediat la scrisoare.

    Câmpurile către, Cc, Cco

    Ar trebui să înțelegeți, să vă amintiți și să utilizați corect câmpurile „Către”, „Cc” și „Bcc”. De asta depind acțiunile tale la primirea scrisorii sau acțiunile destinatarului.

    1. "La care". Dacă trimiteți o întrebare, așteptați un răspuns de la destinatarul specificat în câmpul „Către”. Dacă sunteți destinatarul, trebuie să răspundeți. Adică scrisoarea și informațiile sau întrebările conținute în ea sunt adresate direct destinatarului indicat în acest câmp.
    2. "Copie". Destinatarii din această casetă primesc o scrisoare pentru informare sau sunt „martori invitați”. Destinatarul în copii nu ar trebui, în general, să răspundă la scrisoare. În plus, se consideră politicos, dacă este necesar, să înceapă cu expresia „îmi pare rău că am intervenit”.
    3. „Copie ascunsă”. Faptul că scrisoarea a fost trimisă persoanei specificate în câmpul „Bcc” nu va fi cunoscut de către destinatarul principal sau cei din copii. Acest câmp este folosit și pentru corespondența în masă, astfel încât toți destinatarii să nu cunoască agenda dumneavoastră.

    Când răspundeți, nu uitați de butonul „Răspuns tuturor” - acest lucru îi va salva pe destinatarii scrisorii inițiale în copii, iar răspunsul dvs. nu va trece pe lângă ei. Puteți oricând să eliminați destinatarii nedoriți sau să adăugați alții.

    Dacă există mai mult de doi destinatari în scrisoarea primită în câmpul „Către”, aceasta înseamnă că ambii corespondenți sau oricare dintre ei trebuie să răspundă. Decide cine ar trebui să răspundă. Atentie insa atunci cand trimiteti scrisori care contin mai mult de doi destinatari in campul „Catre”: pentru o scrisoare trimisa tuturor, riscati sa nu primiti un raspuns de la nimeni.

    Câmp de subiect

    Nu trebuie să lăsați acest câmp gol. Persoanele cu care corespondezi pot primi sute de e-mailuri pe zi și pot folosi acest câmp pentru a evalua rapid importanța conținutului e-mailului.

    Subiectul scrisorii ar trebui să reflecte pe scurt subiectul scrisorii. Titluri precum „Întrebare”, „Bună ziua!” sau titlurile goale te trădează ca începător sau lipsa abilităților de bază de scris în afaceri.

    „Importanța scrisului”

    Dacă scrisoarea conține informații despre modificări urgente, textul oricărui contract sau alte informații la care trebuie acordată atenție în primul rând, utilizați valoarea „high”, aceasta va evidenția scrisoarea în dosarul Inbox.

    • Nu folosiți degeaba importanța „înaltă”!
    • O scrisoare personală către un corespondent de afaceri sau o scrisoare cu o imagine sau un link amuzant și nu comercial, marchează importanța ca „scăzută”.

    Scrierea unui răspuns

    1. Începe cu un salut, este politicos.
    2. Vorbiți aceeași limbă cu persoana respectivă. Acest lucru se aplică nu numai limbii rusă/engleză, ci și formei textului. Un răspuns informal la o scrisoare formală este lipsit de respect față de respondent și o demonstrație a propriei culturi scăzute.
    3. Nu utilizați transliterarea, decât atunci când trimiteți e-mailuri de pe dispozitive mobile. Dacă clientul dvs. de e-mail nu acceptă limba rusă sau corupte codificări, vă rugăm să atașați textul de răspuns în atașament.
    4. O scrisoare de afaceri trebuie să fie precisă, specifică și concisă.
       • Precizie– Specificați datele exacte la care vă referiți (de exemplu, data întâlnirii, punctul de pe ordinea de zi a întâlnirii, data și subiectul altui e-mail sau numele fișierului).
       • concreteţea- ar trebui să fie clar din scrisoare exact CE se cere EXACT de la destinatar.
       • Concizie. Cine gândește clar, afirmă clar, iar destinatarul tău îl vede. Prin urmare, nu este necesar să se precizeze pe trei pagini ce s-ar putea scrie în trei propoziții. Un text de afaceri concis nu este uscăciunea, ci economisirea timpului și acuratețea gândirii.
    5. Dacă scrisoarea conține mai multe întrebări, subiecte sau sarcini, structurați-le și separați-le. Un „flux de spălare” continuu este greu de citit și poți sări peste, de fapt, întrebarea principală a scrisorii.
    6. Răspundeți la solicitările din scrisoare cât mai exact posibil. Răspunsul la o solicitare sau o sarcină „Hai să o facem!” incomplet „O vom face până la o astfel de dată”, „în așa și așa zile”, „după un astfel de eveniment” este un răspuns mai specific și mai precis.
    7. Textul nu trebuie să conțină erori! Greșelile de imprimare nu sunt groaznice, dar dacă scrieți incorect cuvintele în fiecare literă, acestea devin vizibile foarte repede și lasă o amprentă negativă asupra imaginii dvs. de partener de afaceri.
    8. Nu trimite niciodată o scrisoare fără să citești ceea ce ai scris! Citiți răspunsul și asigurați-vă că totul este concis, precis, ușor de înțeles, specific și fără erori gramaticale. Verificați dacă sunt specificați toți destinatarii necesari, dacă aceștia sunt plasați corect în câmpurile „Către” și „Cc”. Verificați erorile gramaticale.
    9. Citați textul scrisorii originale.
    10. Când citezi complet (dacă răspunsul tău la întreaga scrisoare) scrieți textul răspunsului la ÎNCEPUTUL scrisorii, nu la sfârșit!
    11. Dacă răspunsurile dvs. sunt punct cu punct, separați citatul cu linii goale deasupra și dedesubt.

    Atasamente

    1. Nu atașați fișiere în formate EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR la e-mailuri - mulți clienți de e-mail sau servere blochează astfel de atașamente strâns, iar destinatarul nu le va citi niciodată. Împachetați-le într-o arhivă (zip, rar) ca într-un shell și puneți-le în această formă.
    2. Se consideră normal să trimiți atașamente de până la 2-3 megaocteți fără avertisment. Dacă doriți să trimiteți un atașament mai mare, verificați la corespondent dacă un astfel de fișier va trece prin serverul său sau dacă va încadra în cutia poștală.
    3. Abțineți-vă de la atașamente cu conținut dubios: în primul rând, este posibil ca corespondentul dvs. să nu vă împărtășească gusturile și, în al doilea rând, puteți provoca probleme unei persoane care lucrează într-o organizație în care este utilizată examinarea e-mailului.

    Semnatura electronica

    1. Prezența sa este utilă (informațiile dvs. de contact sunt disponibile) și este un ton bun care vă demonstrează profesionalismul.
    2. Semnătura nu trebuie să depășească 5-6 rânduri. Trebuie să includă cel puțin numele și prenumele dvs. În plus, este de dorit să indicați numărul dvs. de telefon, adresa de e-mail, numele și adresa fizică a companiei, precum și adresa site-ului său web.
    3. Aveți două opțiuni pentru o semnătură electronică: pentru scrisori de inițiativă (proprii) cu semnătură completă

    O scrisoare de afaceri trebuie să aibă o structură clară, ale cărei avantaje sunt:

    • economisirea timpului și a timpului destinatarului;
    • garanția citirii scrisorii de către destinatar și a înțelegerii corecte a esenței acesteia;
    • obținerea unui răspuns clar, concis.

    Structura unei scrisori de afaceri

    Recurs

    Se află în „antetul” scrisorii și conține funcția și numele complet al destinatarului. Pentru corespondența comercială oficială, tratamentul standard este „Dragă”, care este scris cu majusculă și în centrul foii. Și apoi o mulțime de opțiuni, în funcție de ce scriu și cui. Deci, în Rusia se obișnuiește să se adreseze după nume și patronim, în companii cu o cultură corporativă occidentală - doar după nume. Dacă vă cunoașteți personal partenerul, îl puteți adresa astfel: „Stimate Andrei Petrovici”, dacă nu știți - „Stimate domnule Smirnov”. Apropo, atunci când te adresezi unei persoane, cuvântul „domn” nu poate fi scurtat la „mr”. Și în niciun caz nu trebuie să scrieți „Stimate domnule Smirnov A.P.”. Fie „Andrei Petrovici”, fie „domnul Smirnov”.

    Dacă nu le scrii regale, reprezentanți ai cultelor religioase, președinți și membri ai parlamentelor din diverse țări, consideră-te norocos. Pentru ei există formule oficiale de conversie, iar pentru fiecare rang există unele speciale. Înainte de a trimite o astfel de scrisoare, verificați cu atenție dacă contestația selectată se potrivește cu statutul destinatarului. Este mult mai ușor să vă amintiți cum să scrieți personalului militar: „Dragă tovarăș colonel”, chiar dacă acest colonel este o femeie. Dar apelul „Doamnelor și domnilor” este laic și este mai bine să îl folosiți, să zicem, pentru o invitație la deschiderea unui salon de modă. Dacă invitați la o prezentare de afaceri, de exemplu, noi instalații de foraj, atunci, conform practicii consacrate, adresa comună pentru toată lumea este „Stimați domni”. În acest caz, nu contează că în această organizație lucrează și femeile.

    Exemplu:

    către CEO
    SRL „Concord”
    Dobrovolsky P.I.

    Dragă Pavel Ilici!
    sau
    Stimate domnule Dobrovolsky!

    Preambul

    Compune primul paragraf al scrisorii, care stabilește scopul acesteia, motivul care v-a determinat să o scrieți. După citirea preambulului, destinatarul ar trebui să înțeleagă esența scrisorii Exemplu: Vă scriu pentru a vă exprima nemulțumirea față de calitatea materiilor prime pentru producția de mobilier pe care compania dumneavoastră ne-o furnizează și vă aștept cu interes acţiuni menite să schimbe rapid în bine situaţia şi să compenseze pierderile cauzate nouă.

    Exemplu: Pe parcursul ultimei luni, incepand cu data de 2 iunie a anului curent, 10-15% din fiecare lot de materii prime dumneavoastra este defect. Aceste fapte au fost documentate corespunzător de către specialiștii companiei noastre. Copii ale documentelor sunt atașate acestei scrisori. Pierderile companiei noastre în legătură cu primirea de materii prime defecte se ridică la aproximativ 1 milion de ruble. Cooperăm cu Concord LLC de cinci ani și până acum nu am avut niciun motiv să ne plângem. În această situație, insistăm asupra unei compensații complete pentru pierderile noastre. Dacă este necesar, suntem gata să efectuăm o examinare comună a materiilor prime respinse.

    Concluzie

    Este necesara o scurta rezumare a intregii concluzii scrise si logice a scrisorii.

    Exemplu: Sunt sigur că veți înțelege această situație, iar în viitorul apropiat cooperarea noastră va reveni la normal.

    Semnătură

    Scrisoarea se termină cu semnătura (poziția + numele complet) expeditorului, care este precedată de forma standard de politică „Cu respect”. De asemenea, sunt posibile opțiuni: „Cu stimă”, „Cu speranță pentru o cooperare productivă”, „Cu recunoștință pentru cooperare”, etc. La semnarea unei scrisori, este important să țineți cont de rangul destinatarului și al destinatarului. O scrisoare adresată CEO-ului trebuie să fie semnată și de CEO, sau cel puțin de adjunctul acestuia. În același timp, semnătura trebuie să corespundă cu transcrierea acesteia: situația în care directorul adjunct pune o bară în dreptul numelui de familie al directorului și semnează cu propriul nume este inacceptabilă.

    Exemplu: Cu stimă, A.D. Kiselyov, director general al fabricii de mobilă Zarya

    P.S

    Postscript (P.S.) - postscript la sfârșitul scrisorii după semnătură - este rar folosit în corespondența de afaceri. Acesta servește la informarea destinatarului despre un eveniment important petrecut după scrierea scrisorii, sau pentru a-i transmite informații care au legătură indirectă cu subiectul scrisorii.

    Exemplul 1: P.S. Va informez ca procentul de defecte in lotul de materii prime primit in urma cu 3 ore a crescut la 17%!

    Exemplul 2: P.S. Șeful departamentului nostru pentru recepția materiilor prime se va întâlni cu specialiștii dumneavoastră la întreprinderea dumneavoastră mâine la ora 14:00.

    Aplicații

    Cererile sunt o completare opțională la textul principal al scrisorii și, prin urmare, sunt întocmite pe foi separate - fiecare cerere pe propria foaie. Nu există reguli pentru a le scrie.

    Expresii standard pentru corespondența de afaceri

    Notificări

    • Vă informăm că întârzierea în expediere... a apărut din cauza...
    • Dorim să vă informăm că conducerea fabricii a decis...
    • Vă informăm că propunerea dumneavoastră a fost acceptată.
    • Vă informăm că noi…
    • Dorim sa va informam ca…
    • Dorim să vă informăm că, din păcate, nu putem...

    Modele de expresii care explică motivele (cele mai comune expresii la începutul unei scrisori de afaceri standard)

    Conform protocolului...
    • Pentru a spori securitatea proprietății...
    • Ca răspuns la solicitarea dumneavoastră...
    • Ca confirmare a convorbirii noastre telefonice...
    • Ca confirmare a acordului nostru...
    • Pentru a oferi asistenta tehnica...
    • Din cauza situatiei dificile...
    • În legătură cu munca comună...
    • Conform scrisorii clientului...

    Dacă autorul este o persoană juridică, atunci acțiunile sunt transferate:

    1. De la persoana a treia singular, de exemplu:
       • Planta Zarya nu se opune...
       • Asociația comună ruso-engleză „Soyuz K” oferă...
       • Cooperativa Naiv garantează...
    2. De la persoana a treia plural, de exemplu: conducerea și comitetul sindical al uzinei Zarya întreabă cu seriozitate...
    3. persoana întâi plural:
       • Vă rog…
       • Se confirmă...
       • Vă informăm…

    Dacă autorul este o persoană fizică, atunci acțiunile sunt transferate:

    1. persoana întâi singular, de exemplu:
       • Pentru informația dumneavoastră…
       • Implor…
       • te informez...
    2. persoana întâi plural, de exemplu:
       • Aprobam...
       • Am primit telegrama ta...
       • Felicitări...
       • Noi sustinem…

    Cerere

    • Vă rugăm să verificați evoluția lucrărilor...
    • Vă rugăm să luați măsuri…
    • Vă rugăm să furnizați date de performanță...

    Trimiterea documentelor sau a valorilor materiale

    • Se trimite desene de ansamblu a mașinii...
    • Trimitem documentele care vă interesează prin poștă recomandată...
    • Trimitem contractul semnat din partea noastra...

    Confirmare

    • Cu recunoștință, confirmăm primirea comenzii dumneavoastră și trecem la implementarea acesteia...
    • Confirmăm primirea specificațiilor pentru...
    • Uzina Zarya confirmă termenii de livrare a echipamentelor...

    Propoziție

    • Vă putem oferi…
    • Vă invităm să cumpărați...
    • Vă putem recomanda…

    Invitație

    • Vă invităm să participați la discuția despre proiect...
    • Vă rugăm să vă alăturați discuției...
    • Invităm un reprezentant al companiei dumneavoastră să viziteze...

    Refuzul și respingerea propunerii (proiect)

    • Proiectul de lista de titluri trimis de dvs. pentru proiecte de constructii in valoare de ... nu poate fi aprobat de noi din urmatoarele motive.
    • Propunerea dvs. (proiectul) a fost respinsă din următoarele motive...

    Aducere aminte

    • Vă reamintim că, conform planului de lucru comun, trebuie să...
    • Vă reamintim că în conformitate cu... Trebuie să...
    • Vă reamintim că restanțele dvs. de plată se ridică la...
    • Vă reamintim că termenul limită de depunere a manuscrisului expiră...

    garanții

    • Garantam plata.
    • Garantam termene limita.
    • Garantam calitatea produselor.

    Interpretarea propriei poziții

    • Apelurile noastre cu privire la această problemă nu au condus la rezultate pozitive.
    • Nu avem obiecții la design.
    • Nu vă putem livra mărfurile... din următoarele motive:...

    Interpretarea acțiunilor celeilalte părți

    • Această întârziere poate duce la...
    • Este complet inexplicabil de ce fabrica ta amână expedierea matrițelor...
    • Promisiunile tale nu sunt respectate.

    Cuvinte finale

    • Sperăm că cererea noastră va fi îndeplinită.
    • Așteptăm cu nerăbdare o cooperare ulterioară.
    • Cu urări de succes.
    • Vă rugăm să nu amânați răspunsul.
    • Vă rugăm să ne scuzați pentru întârzierea de a răspunde (pentru o greșeală).

    Standarde etice ale corespondenței în afaceri

    Corespondența de afaceri, la fel ca orice altă formă de interacțiune umană, se bazează pe un set de reguli și norme etice, principala dintre acestea fiind „COREȚTEAȚIA ȘI RESPECTUL PENTRU PARTENER”. Chiar dacă scopul scrisorii este acela de a exprima o revendicare, textul acesteia nu trebuie să conțină cuvinte grosolane și expresii incorecte care ar putea ofensa contrapartea dumneavoastră. Având grijă de menținerea demnității destinatarului dvs., vă păstrați astfel pe a dvs.

    • începeți mesajul cu o declarație de refuz. În primul rând, este necesar să se precizeze motivația deciziei luate și să se precizeze că în anumite împrejurări este posibil să se revină asupra examinării problemei;
    • impuneți destinatarului rezultatul așteptat al întrebării, de exemplu: „Vă cer să studiați și să rezolvați problema pozitiv” sau „Vă cer să aprobați această candidatura”
    • încurajează destinatarul să se grăbească atunci când ia o decizie cu cuvintele „urgent”, „imediat”, „într-un timp mai scurt”. Folosește mai bine formulele de etichetă „Te rog să răspunzi până la o astfel de dată”, „Te rog cu sinceritate să informezi imediat despre decizia ta”
    • aluzie destinatarului asupra neatenției, incompetenței sale imaginare, introducând în textul scrisorii formularea de genul „Îți sugerez să studiezi cu atenție...”.

    Pentru destinatarul scrisorilor de afaceri, cerințele obligatorii, din punct de vedere al standardelor etice, sunt:

    • respingerea formularului de răspuns, în care scrisoarea de cerere sau scrisoarea de ofertă este returnată autorului cu informațiile de răspuns afișate pe acestea;
    • răspuns prompt și clar la organizația care trimite. Întârzierea sau lipsa răspunsului pot fi considerate necooperante.

    Respectarea standardelor etice ale corespondenței de afaceri enumerate mai sus nu vă va cere să efectuați o ispravă și în cele din urmă va deveni ușor și familiar. În plus, îți va oferi o reputație de persoană plină de tact și chiar te va învăța cum să transformi adversarii în aliați.

    Reguli generale pentru redactarea scrisorilor de afaceri

    Pe lângă structură, o altă componentă importantă a unei scrisori de afaceri competente este designul său îngrijit.

    Mail informativ

    Mail informativ- Aceasta este o scrisoare de afaceri care informează destinatarul despre informații de natură oficială.

    Lungimea unei scrisori de informare variază de la un paragraf la mai multe pagini.

    De regulă, buletinele informative sunt semnate de șeful organizației, iar în cazul unei corespondențe în masă (de exemplu, către toți clienții companiei), acestea pot să nu conțină deloc o semnătură manuală. Adesea, buletinele informative sunt de o natura tipică.

    O ancheta- o scrisoare de afaceri trimisă pentru a obține orice informații sau documente oficiale.

    În general, scrisorile de cerere sunt compuse în același mod ca și scrisorile de cerere. Scrisorile de anchetă, de regulă, sunt semnate de șeful organizației sau de un funcționar autorizat oficial.

    Textul scrisorii de cerere trebuie să conțină justificarea necesității de a furniza materiale sau informații și declarația efectivă a cererii.

    O scrisoare de anchetă necesită o scrisoare de răspuns.

    

    Scrisoare de răspuns

    O scrisoare de răspuns este o scrisoare de serviciu care este scrisă ca răspuns la o scrisoare de anchetă sau o scrisoare de cerere.

    Răspunsul poate fi negativ (scrisoare de refuz) sau pozitiv.

    În textul scrisorii de răspuns trebuie folosite aceleași expresii de limbă și vocabular pe care le-a folosit autorul în scrisoarea de inițiativă, cu condiția ca scrisoarea de cerere să fie scrisă corect în termeni lingvistici.

    Nu trebuie să includeți în textul scrisorii de răspuns un link către scrisoarea primită („Spre scrisoarea dvs. datată _______ Nr. ___”).

    Informațiile despre scrisoarea de inițiativă sunt incluse în numărul de înregistrare al scrisorii de răspuns Este recomandabil să începeți scrisoarea de refuz cu motivația refuzului: „În legătură cu...”, deoarece un răspuns negativ trebuie justificat, nu puteți pur și simplu refuzați cererea fără explicații.

    

    Scrisoare de confirmare

    O scrisoare de confirmare este o scrisoare oficială în care destinatarul confirmă acordurile încheiate anterior, intențiile, primirea de informații, documente sau alte materiale etc.

    Formula lingvistică cheie a acestui tip de scrisori este: „Confirmăm (primirea documentelor, acordul preliminar, acordul pentru...)”.

    Atunci când se confirmă un acord preliminar în textul scrisorii, este necesar să se precizeze pe scurt esența acestuia.

    Dacă se confirmă primirea documentelor, acestea ar trebui să fie numite etc. Scrisoarea de confirmare se poate încheia cu o cerere, dorință, ofertă.

    

    Scrisoare de revendicare

    O scrisoare de reclamație este o scrisoare de afaceri de inițiativă, al cărei scop este de a exprima o reclamație sau nemulțumire către destinatar.

    În concluzie, ar trebui exprimate dorințe sau propuneri specifice de corectare a situației.

    

    Scrisoare de garantie

    Scrisorile de garanție au scopul de a oferi destinatarului garanții scrise pentru a confirma anumite promisiuni sau condiții, intenții sau acțiuni ale autorului (organizația expeditoare), care afectează într-un fel sau altul interesele destinatarului.

    Scrisorile de garanție sunt adresate unei organizații sau unei persoane. Cuvântul „garanție” poate să nu fie menționat deloc în textul scrisorii, însă scrisoarea va rămâne un document care conține o garanție.

    Se poate garanta plata pentru lucrarea efectuata, timpul de finalizare a acesteia, calitatea lucrarii, calitatea marfii, momentul livrarii acesteia, plata produselor primite etc.. Aceste aspecte pot alcatui continutul. a întregii scrisori sau introduceți textul scrisorii ca componentă a acesteia.

    Scrisorile de garanție sunt în mod evident de natură legală, corespunzând ca statut documentelor de natură contractuală. Cel mai adesea, scrisorile de garanție sunt emise pentru a confirma plata.

    In acest caz este obligatorie indicarea numarului contractului si a facturii conform careia trebuie efectuata plata.

    Scrisorile de garanție se disting prin claritate, acuratețe și formulare lipsită de ambiguitate - deoarece vorbim despre furnizarea de garanții destinatarului în numele și în numele unei organizații sau funcționar. Trebuie să indice tipul de operație care trebuie efectuată.

    Astfel de scrisori pot începe cu o declarație a esenței garanțiilor oferite destinatarului, de exemplu: „Garantesc cu această scrisoare...”.

    În alte cazuri, o scrisoare de garanție poate conține o declarație a motivelor care au determinat intenția autorului de a-și declara disponibilitatea de a furniza anumite garanții destinatarului. În acest caz, declarația corespunzătoare este formulată în propoziția finală, de exemplu: „Garantăm plata” sau „Garantez plata la timp și integrală”.

    O caracteristică a acestui tip de scrisori este prezența, împreună cu semnătura autorului (de exemplu, directorul organizației), semnătura unui funcționar care este direct responsabil de probleme financiare sau de altă natură. Dacă o scrisoare de garanție este trimisă ca obligație de plată pentru o achiziție, serviciu prestat etc., atunci aceasta trebuie să conțină datele bancare ale organizației plătitoare.

    Expresia cheie a unei scrisori de garanție poate include cuvintele și expresiile:

    • Vă garantăm…
    • Vă garantăm că…
    • Compania partenera garanteaza...
    • Vă rugăm să trimiteți ramburs (tip de garanție) la adresa noastră...
    • Plata garantata...
    • Garantam prin prezenta...

    

    rezumat

    Un CV este un tip de scrisoare de afaceri care vizează cea mai completă și profitabilă prezentare a unui specialist către un angajator.

    Atunci când redactați un CV, ar trebui să respectați cu strictețe o serie de reguli:

    1. prezinta-te
    2. Educaţie
    3. experiență de muncă
    4. Trebuie să precizez nivelul salarial dorit?
    5. Trebuie să ofer informații suplimentare despre mine?
    6. Sunt necesare detalii personale?
    7. Adaptează-ți CV-ul la cerințele angajatorului
    8. Atitudine față de călătorie
    9. Disponibilitatea recomandărilor
    10. Scrisoare de transmitere

    Nu există și nu poate exista un singur CV pentru toate ocaziile, care ar putea fi trimis tuturor firmelor fără modificări.

    De fiecare dată, trebuie să vă gândiți mai întâi la ce calități vor fi evaluate într-un nou loc de muncă și să modificați CV-ul în conformitate cu acestea.Informațiile furnizate în CV trebuie să fie de încredere. Nu lăsa locuri goale pe CV-ul tău.

    Și cel mai important - rezumatul ar trebui să fie scurt: nu mai mult de una - o pagină și jumătate. Capacitatea ta de a formula clar, de a afirma pe scurt este un indicator al unui nivel înalt de cultură generală.

    Prezența unei fotografii pe CV este binevenită.

    

    1. Confirmarea faptului și a termenilor de lucru în organizație, informații succinte despre funcțiile deținute și sarcinile îndeplinite (pentru o scrisoare de recomandare de la o persoană privată, acest paragraf indică în ce perioadă de timp și în ce calitate știe autorul scrisorii cel recomandat). Din lista de sarcini, trebuie să fie vizibile calificările persoanei recomandate. În cazul în care persoana recomandată a ocupat diverse funcții, atunci pentru fiecare interval de timp sunt indicate date despre funcțiile ocupate și atribuțiile îndeplinite. Exemplu: Sidorov Vladimir Alexandrovici a lucrat în compania „Vector” din 12 martie 1998 până în 16 martie 2002, inclusiv din 12 martie 1998 până în 16 martie 2002 - ca manager al departamentului de comerț și achiziții, din 17 martie până în 25 noiembrie, 2002 - în funcția de senior manager al aceluiași departament. Atribuțiile sale ca manager erau să organizeze aprovizionarea cu componente, ca senior manager – să organizeze interacțiunea dintre furnizorii de componente și producție.
    2. O scurtă descriere a calităților profesionale, de afaceri și personale ale recomandatului și a succeselor pe care le-a obținut în timpul activității sale în organizație. Ar trebui să renunți la cuvinte generale precum fiabil, competent, conștiincios etc. și să te concentrezi pe fapte specifice care îl caracterizează pe recomandat în ceea ce privește calitățile sale profesionale, capacitatea de a face față anumitor sarcini.Aici te poți concentra pe categorii precum nivelul cunoștințelor. și diligență în îndeplinirea sarcinilor de bază, capacitatea de a face față sarcinilor nestandardizate, ingeniozitate, inițiativă, capacitate de învățare, capacitatea de adaptare în diverse situații, stabilitate emoțională, calități de conducere. Aici puteți oferi o comparație aproximativă a muncii recomandate. cu munca colegilor săi, indică cele mai semnificative realizări, proiecte dezvoltate și implementate de el personal. Exemplu: Stăpânește în mod independent software-ul, a condus independent și cu succes negocierile de afaceri, a gestionat eficient subordonații etc.
    3. Motive pentru schimbarea locului de muncă (părăsirea organizației, mutarea în alt loc). Aceasta poate fi o schimbare a profilului organizației, închiderea unei unități, schimbări de personal în organizație, schimbarea reședinței etc.
    4. Concluzii. O scurtă și specifică evaluare a competenței, calităților de afaceri ale persoanei recomandate, potențialului său creativ și oportunităților de carieră. Recomandări pentru ocuparea unei anumite poziții sau funcții (în unele cazuri este de dorit să indicați aici gradul în care recomandați o persoană pentru postul pe care îl căutați: necondiționat, puternic, cu unele rezerve, nu recomandați). Exemplu: Sidorov Vladimir Alexandrovich este fluent în tehnologie... (are o experiență vastă în lucrul cu software-ul server... sau... poate lucra independent cu clienți corporativi... etc.). Cred că domnul Sidorov poate îndeplini în mod eficient sarcinile șefului de departament, lucrând ca șef de departament, șef adjunct al departamentului de informatică al unei întreprinderi mijlocii.
    5. Datele de contact ale persoanei care semnează scrisoarea. Acest punct este relevant în special pentru scrisorile de recomandare întocmite de persoane fizice, deoarece este foarte posibil ca un nou angajator, după ce a citit o scrisoare de recomandare, să dorească să clarifice câteva detalii.

    

    Comunicat de presă

    Un comunicat de presă este un mesaj informațional pentru mass-media, a cărui sarcină este de a atrage atenția asupra unui anumit eveniment (a avut loc sau urmează să vină) pentru a maximiza acoperirea acestui eveniment în mass-media.

    Comunicatele de presă sunt întocmite și distribuite de serviciile de presă ale companiilor și organizațiilor și au anumite reguli de redactare:

    • antetul documentului trebuie să conțină cuvântul „Comunicat de presă” și data distribuirii acestuia;
    • titlul comunicatului de presă trebuie să reflecte clar tema sa, mesajul mesajului informațional;
    • mai detaliat, esența titlului comunicatului de presă poate fi dezvăluită în subtitlu (în același timp, prezența acestuia este opțională);
    • primul paragraf al comunicatului de presă trebuie să conțină următoarele informații: ce, unde și când s-a întâmplat (se va întâmpla);
    • Volumul comunicatului de presă nu trebuie să depășească o pagină și jumătate de text dactilografiat. În acest caz, este de dorit să se limiteze o pagină, inclusiv semnătura și anteturile și subsolurile antetului organizației;
    • comunicatul de presă poate include citate de la producători de știri – vorbitori responsabili ai organizației;
    • un comunicat de presă este scris pe antetul organizației;
    • Semnătura comunicatului de presă trebuie să conțină numele complet al persoanei de contact care poate furniza informații suplimentare cu privire la subiectul comunicatului de presă și datele sale de contact: telefon (de preferință mobil), e-mail, număr ICQ.

    

    Scrisoare de felicitare

    Formatul „Felicitări” aparține categoriei corespondenței personale de afaceri.

    Este întocmit pe un antet sau o carte poștală de felicitare, iar atunci când este compilat, o abordare creativă poate și ar trebui să prevaleze. Acest lucru se aplică atât textului scrisorii, cât și designului acesteia.

    Felicitările pot fi personale (la mulți ani) sau în masă (de exemplu, La mulți ani).

    În primul caz, adresa către destinatar ar trebui să fie personală - după nume și patronim; în al doilea caz, poate fi general, de exemplu, „Dragi prieteni!”.

    Mai mult, în ambele cazuri, expeditorul trebuie să semneze personal felicitările (la trimiterea felicitărilor în masă se folosește un facsimil).

    Felicitări personale

    

    Felicitări în masă

    

    Scrisoare de invitație

    Formatul „Invitație” aparține categoriei corespondenței personale de afaceri.

    Este emis pe un antet sau carte poștală oficială și are scopul de a anunța destinatarul unui anumit eveniment solemn la care este invitat să participe.

    Invitația trebuie să conțină informații despre locul și ora evenimentului, precum și numele acestuia.

    Invitația trebuie să indice codul vestimentar acceptabil (de exemplu, negru și cravată), precum și numărul de persoane vizate de invitație.

    De regulă, invitația este nominală, dar în timpul evenimentelor de masă poate fi depersonalizată.

    Invitație personală

    

    Invitație în bloc

    

    Scrisoare de mulțumire

    Formatul „Mulțumiri” aparține categoriei corespondenței personale de afaceri și își propune să exprime recunoștința destinatarului.

    De regulă, mulțumirile sunt emise pe antetul oficial al organizației, dar pot fi emise ca carte poștală.

    Textul scrisorii de mulțumire este scris într-un stil concis, prietenos-formal, cu referire la evenimentul care l-a determinat pe expeditor să-și exprime recunoştinţa destinatarului. Dacă se dorește, pot fi enumerate și alte merite ale destinatarului.Recunoștința este atestată de semnătura personală a expeditorului și, în unele cazuri, de sigiliul organizației.

    Exemplu: Mesaj al prim-ministrului Marii Britanii către președintele Consiliului Comisarilor Poporului din URSS (25 aprilie 1942) „Vă sunt foarte recunoscător pentru mesajul dumneavoastră din 23 aprilie. Desigur, vom saluta vizita domnului Molotov, cu care, sunt sigur, vom putea face o mulțime de muncă utilă. Mă bucur foarte mult că găsiți posibil să permiteți această vizită, care, sunt sigur, va fi foarte valoroasă.

    

    scrisoare de condoleanțe

    Formatul „Condoleanțe” aparține categoriei corespondenței personale de afaceri și își propune să exprime empatie și sprijin față de destinatar cu privire la un alt eveniment trist sau pierdere.

    Când scrieți condoleanțe, este foarte important să alegeți cuvintele sincere potrivite, care să-l sprijine cu adevărat pe destinatar în durerea lui.

    În același timp, este important să-ți exprimi sentimentele și experiențele cu privire la ceea ce s-a întâmplat.

    Condoleanțe sunt emise într-un stil discret, corect pe un antet oficial sau o carte poștală specială și certificate prin semnătura personală a expeditorului.

    

    Scrisoare de afaceri- un document utilizat pentru comunicare, transmitere de informații la distanță între doi corespondenți, care pot fi atât persoane juridice, cât și persoane fizice.

    Un manager sau un specialist în management, prin natura activității sale, trebuie să scrie o mulțime de scrisori de afaceri.

    Scrisorile de afaceri includ mărturii, CV-uri, scrisori de recomandare, scrisori de reamintire și de recunoștință, scrisori de invitație la interviuri sau prezentări, scrisori de respingere, declarații de revendicare, plângeri etc.

    Cum se scrie o scrisoare de afaceri

    • hârtia pentru o scrisoare de afaceri ar trebui să fie de bună calitate, absolut curată, tăiată îngrijit;
    • este de dorit ca forma unei scrisori de afaceri să fie cu emblema organizației, numele complet, adresa poștală și telegrafică, telefon, fax, adresa de e-mail și detalii bancare;
    • scrisorile oficiale de afaceri sunt imprimate pe fața foii, fără pete; toate paginile, cu excepția primei, sunt numerotate cu cifre arabe;
    • lățimea marginii din partea stângă a foii trebuie să fie de cel puțin 2 cm, paragraful începe cu o linie roșie cu o liniuță cu cinci spații de la marginea stângă a liniei; textul este tipărit într-un interval și jumătate - două intervale; este de dorit să se evite împachetarea cuvintelor;
    • în colțul din dreapta sus al unei scrisori de afaceri, sub adresa organizației expeditoare, este trecută data, de preferință integrală (de exemplu, 2 ianuarie 2007);
    • numele organizației sau prenumele și adresa persoanei la care este trimisă scrisoarea de afaceri sunt trecute în partea stângă a foii;
    • mai jos, de la marginea liniei sau în centrul foii, este scris un apel politicos; de exemplu, „Dragă Ivan Ivanovici”; după tratament, este necesară o virgulă, dar adesea se pune un semn de exclamare pentru a începe următoarea frază cu o linie roșie și cu majuscule;
    • scrisoarea de afaceri se încheie cu cuvinte de recunoștință pentru cooperare și o expresie de speranță pentru continuarea acesteia;
    • semnătura este plasată pe partea dreaptă a foii, după fraza finală de curtoazie, de exemplu, „Cu respect...”, numele semnatarului este tipărit sub semnătura lui olografă;
    • rezoluțiile cu privire la toate tipurile de corespondență primită trebuie făcute cu creion sau pe foi separate; o scrisoare de afaceri este pliată cu textul în interior, iar cele mai importante scrisori de afaceri nu sunt pliate, pentru care sunt trimise în plicuri mari groase;
    • o cerere de telegraf trebuie să primească răspuns în termen de 3 zile, o scrisoare de afaceri - 10; dacă cererea necesită o analiză detaliată, atunci în termen de 3 zile ar trebui să informați că scrisoarea de afaceri a fost luată în considerare și să oferiți un răspuns final în termen de 30 de zile.
    • acuratețea și claritatea prezentării gândurilor - cuvinte scurte, fraze scurte, paragrafe scurte
    • accesibilitate maximă a textului pentru înțelegere, utilizarea unor fraze simple care exprimă cu acuratețe și fără ambiguitate esența
    • alfabetizare
    • corectitudine

    Comunicarea prin e-mail este o parte integrantă a muncii oricărui angajat modern de birou. Și contabilii nu fac excepție. Cum să conduci corespondența în așa fel încât comunicarea de afaceri să fie productivă, confortabilă din punct de vedere emoțional și extrem de etică? Ofer cititorilor câteva sfaturi practice.

    SFAT 1. Nu neglijați în scrisorile dumneavoastră un apel personal adresat destinatarului

    Astfel, îți vei demonstra atenția față de personalitatea unei persoane. Dacă scrisoarea este scrisă unui anumit destinatar, atunci absența unui recurs personal în ea pare incorectă și nepoliticoasă.

    Când scrieți una dintre primele scrisori destinatarului, apare adesea întrebarea: cum să vă adresați cel mai bine lui - doar după nume sau după nume și patronimic? În acest caz, trebuie să te uiți la ceea ce este scris în semnătura care încheie scrisoarea acestei persoane către tine. Dacă numele este indicat acolo (fără patronim), de exemplu „Svetlana Kotova” apoi nu ezitați să sunați pe nume. Și dacă semnătura scrie „Svetlana Vasilievna Kotova, contabil șef al Trenzor LLC”, atunci trebuie să vă adresați destinatarului în consecință. În orice caz, a doua opțiune este extrem de corectă și, prin urmare, câștig-câștig.

    Nu recomand să vă concentrați pe informațiile din câmpul „De la”. Într-adevăr, adesea este completat inițial nu de proprietarul adresei de e-mail, ci de specialistul IT al companiei la configurarea e-mailului.

    Apropo, atunci când vă adresați unui partener de afaceri sau unui client, vă sfătuiesc insistent să nu utilizați forma scurtă a numelui („Sash” în loc de „Sasha”, „An” în loc de „Anya”), indiferent cât de democratică ar fi stilul de scriere este și indiferent cât de lungă corespondența ta. Ceea ce sună familiar în vorbirea orală, în limbajul scris pare prea simplu.

    SFAT 2. Acordați o atenție deosebită formei salutului

    Nu folosi expresia "O zi buna!". Chiar dacă te ghidezi după buna intenție de a potrivi fusul orar al destinatarului, această frază sună fără gust, aș spune chiar vulgar. Este mai bine să utilizați opțiuni neutre: "Buna ziua...", "Buna ziua...". Și bineînțeles, adăugați numele destinatarului la salut, dacă îl cunoașteți. Pentru mine personal, de exemplu, este mult mai plăcut în loc de un fără chip "Buna ziua!" deveni personal — Bună, Tamara!.

    Amintiți-vă că în acest fel economisiți foarte mult timpul destinatarului. La urma urmei, el va putea să evalueze imediat conținutul scrisorii primite și să decidă rapid asupra priorității și importanței acesteia.

    Formularea subiectului trebuie să fie scurtă, dar în același timp să reflecte cu exactitate subiectul corespondenței. De exemplu, „Acord, factură, act de la Alfa LLC”în loc de Documente. Pe măsură ce aspecte ale problemei în discuție se schimbă, adăugați clarificări la subiect. De exemplu, „Cooperare cu Perm” → „Cooperare cu Perm. Data negocierilor” → „Cooperarea cu Perm. Proiect de acord".

    Dacă în timpul corespondenței vedeți că câmpul „Subiect” este completat de către destinatar în mod arbitrar sau nu este completat deloc, luați inițiativa în propriile mâini și încercați unul dintre cele două scenarii.

    SCENARIUL 1. Când răspundeți, completați singur câmpul „Subiect”. Dacă destinatarul este atent, poate că acest lucru va fi deja suficient pentru a vă aduce corespondența într-o formă adecvată.

    SCENARIUL 2. Dacă destinatarul continuă să ignore completarea câmpului „Subiect”, scrieți-i o scrisoare cu următorul conținut: „Allah, vă sugerez să indicați imediat subiectul scrisorii în câmpul „Subiect”. Cred că în acest fel vom crește semnificativ eficiența comunicării noastre.”.

    SFAT 4. Acordați atenție câmpurilor „Către” și „Cc”.

    Trebuie să înțelegeți clar scopul acestor domenii general acceptate în mediul de afaceri:

    • <если>în câmpul „Către” apare doar tu - asta înseamnă că expeditorul scrisorii așteaptă un răspuns din partea ta la întrebarea sau solicitarea sa;
    • <если>în câmp sunt mai mulți destinatari - expeditorul așteaptă un răspuns de la fiecare sau de la oricare dintre destinatari. În acest caz, atunci când răspundeți, salvați lista de destinatari stabilită de expeditor folosind funcția „Răspunde tuturor” (desigur, cu condiția să nu doriți să răspundeți intenționat doar autorului scrisorii, ascunzând esența scrisorii dvs. răspuns de la restul participanților la corespondență);
    • <если>numele tău apare în câmpul „Copiare” - expeditorul dorește să fii la curent cu problema, în timp ce nu așteaptă un răspuns de la tine. Deci, nu ar trebui să intrați în corespondență pe această problemă. Dacă tot decideți să faceți acest lucru, atunci va fi un semn de bună formă să începeți să scrieți una dintre frazele: „Dacă este posibil, aș dori să mă alătur discuției despre această problemă...”, "Să-ți dau părerea mea...".

    În ceea ce privește domeniul BCC, acesta este cel mai controversat instrument de e-mail din punct de vedere al eticii în afaceri. Uneori este perceput ca un instrument de supraveghere și informare aproape secretă. La urma urmei, destinatarii plasați în „Bcc” nu sunt vizibili pentru alți destinatari. În unele companii, de obicei mari, mai ales scrupuloase în materie de etică, este strict interzisă folosirea acestui domeniu în corespondența corporativă, cu excepția corespondenței în masă. Dar în majoritatea companiilor îl folosesc, respectând următoarele reguli:

    • trimiterea unei scrisori cu câmpul „Bcc” completat implică faptul că autorul scrisorii a notificat destinatarii ascunși (sau urmează să facă acest lucru) despre motivul și scopul unei astfel de forme de mesaj;
    • destinatarul ascuns nu are nevoie să intre în corespondență.

    La training-uri, mi se pune adesea întrebarea: există standarde general acceptate cu privire la timpul în care este necesar să răspunzi la o scrisoare a unui client sau a unui coleg? Dar nu există un răspuns universal la aceasta.

    

    Dacă vorbim de corespondență internă, totul aici este determinat de viteza și ritmul vieții companiei în sine. Există firme în care o întârziere a răspunsului de mai mult de o oră și jumătate este considerată proastă maniere. Și undeva răspunsul într-o zi este în ordinea lucrurilor.

    Ca regulă generală, cel mai acceptabil timp de răspuns la o scrisoare este de 2-3 ore. Acesta este așa-numitul timp de așteptare confortabil, când expeditorul așteaptă un răspuns și nu experimentează disconfort intern din tăcerea destinatarului său.

    Dar dacă, după ce ați primit și citit scrisoarea, înțelegeți că nu puteți da un răspuns complet la aceasta în 24 de ore? Apoi, conform regulilor bunelor maniere, notificați expeditorului primirea scrisorii și momentul aproximativ al răspunsului la aceasta. De exemplu: „Bună ziua, Serghei Vasilievici! Scrisoarea ta a fost primită. Voi răspunde în următoarele două zile” sau „Andrey, am primit scrisoarea. Mulțumesc! Am nevoie de mai multe informații pentru a răspunde. Voi incerca sa raspund cat mai repede....

    SFAT 6. Urmați regulile de bază pentru transmiterea informațiilor într-o scrisoare

    Nu sunt multe dintre ele:

    • la citirea unei scrisori, volumul cel mai confortabil se potrivește „pe un singur ecran”, maxim - pe o pagină A4;
    • dimensiunea atașamentelor trimise nu trebuie să depășească 3 MB. Fișierele mai mari pot duce la „atârnare” e-mail la destinatar;
    • atunci când „împachetați” atașamente, utilizați codări universale zip sau rar. Alte extensii pot fi blocate sau întrerupte în tranzit și pot crea probleme destinatarului;
    • nu începe niciodată un răspuns ca un nou e-mail (fără a salva istoricul corespondenței). În caz contrar, destinatarul va fi obligat să petreacă timp căutând mesajul original;
    • scrieți într-o limbă care este cel mai ușor de înțeles destinatarului. Mulți oameni se întreabă dacă este potrivit să se folosească vocabularul profesional sau corporativ, argou, abrevieri și anglicisme.

    În fiecare caz, acest lucru trebuie decis separat.

    Deci, corespondența intra-corporativă într-o companie este aproape întotdeauna plină de argou și abrevieri: sunt familiare și de înțeles tuturor participanților și economisesc timp. Dar trebuie să fii atent când le folosești în corespondență cu contrapărțile.

    A fost un astfel de caz în practica mea. O colegă pregătea materiale pentru o editură și în ultima scrisoare a scris: „Masha, te rog trimite-ți toate materialele cât mai curând posibil”. Masha a decis că aceasta era o desemnare a unui format necunoscut pentru ea, în care textul trebuia tradus. Ea a ucis mult timp, prin cârlig sau prin escroc, dându-și seama cum să satisfacă cererea editorului. Imaginați-vă supărarea lui Machine când, 2 zile mai târziu, află că cripticul „cât mai repede” este o abreviere a cuvântului larg folosit în mediul de limbă engleză „cât mai curând posibil” („cât mai curând posibil”). Dar Masha ar putea trimite materiale într-o jumătate de oră din momentul în care a primit cererea!

    SFAT 7. Încheiați fiecare scrisoare cu un bloc al semnăturii dvs. și a persoanelor de contact

    Indiferent de cât de aproape cunoașteți destinatarul și de cât timp a avut loc corespondența dvs., fiecare dintre scrisorile dvs. ar trebui să conțină un bloc format dintr-o semnătură și informații de contact. Este o parte integrantă a culturii comunicării în afaceri.

    Blocul trebuie să conțină:

    • numele și prenumele dvs. Nu este nevoie să folosiți abrevieri. În loc de „T.L. Vorotyntsev" in semnatura mea indic „Tamara Leonidovna Vorotyntseva” sau „Tamara Vorotyntseva” pentru ca destinatarul să înțeleagă cum să mă contacteze într-o scrisoare de răspuns;
    • pozitia ta. Acest lucru oferă destinatarului posibilitatea de a înțelege limitele autorității și competenței dumneavoastră profesionale în rezolvarea problemelor;
    • detalii de contact (telefon, e-mail, nume companie, site web). Astfel, veți oferi destinatarului posibilitatea unei comunicări operaționale suplimentare, dacă este necesar.

    Aș dori să adaug la tot ce s-a spus: e-mailurile dumneavoastră sunt tocmai hainele prin care sunt întâmpinați. Cu alte cuvinte, respectând eticheta corespondenței de afaceri, vei face cea mai plăcută impresie destinatarului tău în lipsă.