FZ 426 zvláštní posouzení prac. V platnost vstoupil federální zákon „O zvláštním posuzování pracovních podmínek“.

Nezbytnou součástí je sestavení protokolu o pracovní cestě spolu s dalšími výkazy poslední úroveň dokumentární podpora služební cesty.

SOUBORY

K čemu je dokument?

Služební cesta může být spojena s různými účely:

vedení jednání;
uzavírání smluv;
dálkový konstrukční jednotka;
nákupy a prodeje inventárních položek;
účast na vzdělávacích seminářích;
školicí akce atd.

Vyslaná osoba přitom musí bez ohledu na cíle na základě výsledků výjezdu vypracovat a předložit úřadům zprávu o splnění úkolu.

Protokol o pracovní cestě potřebují oba účastníci pracovního poměru.

Na základě zprávy má vedení podniku možnost zjistit, jak dobře se zaměstnanec vypořádal s problémy a úkoly, které musel na služební cestě řešit. Umožňuje zaměstnanci vyhnout se nepřiměřeným reklamacím ohledně neuspokojivých výsledků cesty.

Neměli bychom zapomínat, že na základě zprávy může vedení společnosti podřízeného buď odměnit za dobře vykonanou práci, nebo ho potrestat uložením disciplinární řízení(např. jsou-li výsledky pracovní cesty negativní, pokud k nim došlo přímým zaviněním zaměstnance).

Kdo generuje zprávu

Dokument se vyhotovuje jménem vyslané osoby. Na formuláři zároveň musí být podpis (usnesení) toho, kdo dokument převzal. Jeho podpis bude znamenat, že zpráva byla přijata k posouzení.

Co zahrnout do cestovní zprávy

Abyste se vyhnuli potížím při sestavování zprávy, před odjezdem na služební cestu byste si měli pečlivě přečíst úkoly stanovené vedením.

Je nutné, aby úkoly pracovní cesty byly formalizovány písemně - formou služebního zadání (při zjištění nesrozumitelných bodů je nutno je vyřešit na místě).

Povinnosti vyslané osoby se tak omezují pouze na výkon těch funkcí, které budou uvedeny v tento dokument. Právě výsledky řešení těchto otázek by se měly ve zprávě odrazit především. Pokud je to možné, měly by být podloženy dalšími podpůrnými papíry.

Pokud během cesty zaměstnavatel náhle uzná za nutné stanovit podřízenému nějaké další úkoly, určitě se s ním bude muset dohodnout na možnosti jejich provedení. V takovém případě má zaměstnanec plné právo je odmítnout.

Kdy by měla být zpráva podána?

Lhůty pro podání hlášení o pracovní cestě jsou stanoveny individuálně a závisí na charakteru podniku. V průměru se jedná o tři pracovní dny, v žádném případě by však tato doba neměla přesáhnout jeden měsíc od okamžiku, kdy se zaměstnanec vrátí z pracovní cesty.

Co jiného kromě protokolu o pracovní cestě musíte předat zaměstnavateli

Kromě zprávy musí cestující předložit účetnímu oddělení:

zálohová zpráva (o výdajích vynaložených na pracovní cestu);
účtenky, šeky, cestovní lístky atd. potvrzující platební doklady;
cestovní povolení (pokud bylo vydáno).

Obecné informace o zprávě, funkce dokumentu

Pokud jste byli na služební cestě poprvé a nyní stojíte před úkolem vygenerovat o tom zprávu a moc nerozumíte, jak ji napsat, přečtěte si naše doporučení – budou se vám hodit přesnou představu o tom, jak by tento dokument měl vypadat. Podívejte se také na vzorový formulář – na jeho základě můžete snadno sestavit svůj individuální report.

Než přistoupíme k podrobnému popisu dokumentu, uvedeme některé obecná informace. Pro začátek může být tato sestava napsána buď v libovolné formě, nebo v jednotné formě, nebo pokud má organizace v účetní politice schválenou vlastní šablonu dokladu, podle jejího typu. Způsob generování zprávy by měl být uveden v místních aktech společnosti.

Zpráva může být napsána na běžném listu papíru libovolné vhodné velikosti (nejlépe A4) nebo na hlavičkovém papíru - pokud je tento požadavek v interních regulačních dokumentech podniku. Můžete jej napsat jak ručně, tak i na počítači (s povinným následným tiskem).

Bezpodmínečně musí být dodrženo pouze jedno pravidlo - zpráva musí obsahovat vlastnoruční podpis cestujícího, osoby, která zprávu převzala (zpravidla vedoucího organizačního útvaru), a také ředitele podniku (kromě podpisu, musí dát své usnesení do zprávy).

Nejlepší způsob, jak napsat zprávu ve dvou stejných kopiích(pokud ručně, pak je to možné přes „uhlíkovou kopii“), z nichž jednu předejte vedení, druhou si pro jistotu nechte u vás (po poznámce o převzetí kopie od zástupce zaměstnavatele).

Šablona cestovní zprávy

Nejprve krátké vysvětlení struktury. Pokud píšete zprávu ve volné formě (a tato praxe je nyní velmi rozšířená), rozdělte ji v duchu na tři části: začátek, hlavní část a konec.

Začátek - informace o samotném dokumentu (číslo, místo, datum sestavení).

Hlavním blokem je samotná zpráva, která obsahuje:

jeho období (datum začátku a konce);
důvod (zde musíte uvést doklad, na základě kterého jste byli vysláni na pracovní cestu - může se jednat o pozvání jiné organizace, příkaz ředitele apod.);
účel cesty (uveďte skutečné úkoly, které pro vás vedení stanovilo);
výsledky cesty: čím podrobnější, tím lepší. Pokud v návaznosti na výsledky pracovní cesty došlo k uzavření nějakých smluv, obdržení potvrzení atp. dokumentů, je třeba uvést jejich počet a datum.

V případě potřeby můžete k formuláři připojit další papíry a zpřístupnit je ve zprávě jako samostatnou položku. Na konci musí být dokument podepsán a datován aktuálním datem.

Zaměstnanci každé organizace pravidelně jezdí na služební cestu jménem vedoucího. Každý z nich musí splnit konkrétní úkol. Po návratu bude muset zaměstnanec sepsat protokol o tom, co bylo během pracovní cesty vykonáno. V tomto případě je užitečný formulář přidělení služby (formulář T-10a). Pojďme se podívat, jaká pravidla pro jeho registraci platí v roce 2019.

K čemu je úkol?

Zadání práce je oficiální dokument. Razítko „Povinné“ z něj bylo odstraněno již v roce 2013. Od tohoto okamžiku se všechny zákony, které schválil Roskomstat Ruské federace nařízením č. 1 ze dne 1. 5. 2004, staly pouze doporučenými k použití. Nyní může zaměstnavatel samostatně vypracovat pohodlnější formy zprávy o pracovní cestě, ale zároveň musí být dodrženy všechny nezbytné požadavky regulačních dokumentů.

Aby se předešlo kontroverzním otázkám po návratu zaměstnance z pracovní cesty, musí zaměstnavatel jasně rozpracovat všechny body zadání. Je přijatelné sestavit individuální harmonogram s uvedením konkrétních termínů provádění pokynů, které musí vyslaný zaměstnanec dodržovat.

Ukázka zadání úlohy

V podniku se přípravou pracovních úkolů zabývají vedoucí oddělení, pod jejichž dohledem pracují zaměstnanci jedoucí na cestu. V nedávné minulosti byl k vyslání zaměstnance na služební cestu vypracován celý balík dokumentů: příkaz od vedoucího, cestovní list a pracovní zařazení.

Postup při vysílání zaměstnanců na pracovní cesty v současné době upravuje kapitola 24 zákoníku práce Ruské federace a dále nařízení vlády Ruské federace č. 749 se změnami a doplňky, které vstoupily v platnost počátkem r. 2019.

A v důsledku výše uvedeného legislativní norma, cestovní list a pracovní zařazení se posunuly do kategorie žádoucích, nikoli však povinných dokladů.

Servisní úkol, když je vystaven, je uložen v archivu personální služby organizace na 5 let. Pokud byl zaměstnanec vyslán s úkolem mimo zemi, pak se doba uchování prodlouží dvakrát.

Servisní úkol se připravuje ve 2 exemplářích. Jeden - pro archiv, druhý přímo pro zaměstnance. Kopie úkolu se do účtárny nepředkládá, protože všechny údaje pro načítání cestovních náhrad jsou uvedeny v příkazu k pracovní cestě zaměstnance.

Nejprve se na dokumenty podepíše vedoucí organizace a vedoucí oddělení, poté se s nimi seznámí zaměstnanec vyslaný na služební cestu. A pokud souhlasí se všemi podmínkami uvedenými v úkolu, připojí svůj podpis níže.

Přijaté zadání na pracovní cestu může zmást i zkušeného zaměstnance

Personální služby si někdy kladou otázku: mám dát pečeť organizace na formu zadání práce?

Zde neexistuje jediná odpověď. Zvažte důležitost informací v dokumentu. Váš zaměstnanec možná bude muset předložit formulář zadání práce, aby mohl plně splnit přidělené úkoly. A tisk v tomto případě přidá argument do dokumentu.

Všimněte si, že na hlavičkovém papíře "M.P." neoznačeno. Navíc tisk již není povinným atributem organizace jako celku. Pokud tedy vaše organizace vůbec nemá pečeť, neměli byste si s vyplňováním takového tisku vůbec dělat starosti.

Jaký formulář vyplnit

Pokud jede na služební cestu více zaměstnanců najednou, nebuďte líní vyplnit pracovní úkol pro každého. Objednávka služební cesty může být jedna pro všechny obchodní cestující.

Všechny sloupce v zadání podléhají povinnému vyplnění. Totéž platí pro sloupec „Cestovní zpráva“. Volnou formou můžete napsat zprávu o provedené práci.

Krátká zpráva z cesty

Pro vyhotovení protokolu o pracovní cestě zákon sjednocuje zvláštní tiskopis T-10a. Jak bylo uvedeno výše, na žádost vedoucího může být jedna nebo druhá část formuláře T-10a upravena. Pokud se očekává rozšířený popis účelu cesty nebo zpráva o cestě, pak je vhodnější tyto oddíly ve formuláři zvětšit. Tím získáte všechny potřebné informace.

Pokud je materiál zprávy o zájezdu rozsáhlý, pak doplnění formuláře T-10a listem s informacemi není považováno za porušení zákona. Nikdo nezrušil svévolnou formu zprávy.

Splnění požadavků na vyplnění formuláře: povinné nebo ne?

Tuto otázku si kladou personalisté, když pochybují o nutnosti vydat cestovní zprávu. Odpověď: od 8. ledna 2019 není nutné sepisovat protokol.

Mnoho organizací ze zvyku používá standardní sadu průvodní doklady(objednávka, úkol a zpráva). Jsou mnohem pohodlnější a srozumitelnější. Nemůžete však vyplnit zprávu o pracovní cestě - to se nestane porušením.

Obtížnost je jiná: regulační úřady pravděpodobně prověří všechny cestovní doklady, podle kterých jste zaměstnance na cestu vyslali. Zaměstnanci na služební cestě se totiž podle posudku dávají peníze. A částky, které byly vynaloženy na potřeby organizace a pro jejich osobní účely, jsou zdaněny odlišně. Zde se hodí podpůrné dokumenty (například šeky). A bude se hodit ten formulář, kde je vše jasně a jasně napsáno.

Seznam používaných jednotných formulářů v podniku sestavuje a schvaluje vedoucí. Všechny tyto informace se promítají do místních právních aktů konkrétní organizace.

Pokud organizace používá formulář T-10a, pak musí zaměstnanec stihnout přípravu zprávy do 3 dnů.

Co dělat: zaměstnanec nezvládl oficiální úkol

Připomeňme, že zaměstnanec jede na služební cestu z důvodu potřeby výroby. A není povinen vracet platby stanovené zákonem za stravu, ubytování, cestu. Ale všechny částky, které zaměstnanec dostal přímo za vyřešení problémů cesty, bude muset vrátit.

Zaměstnanec, který se dostavil z pracovní cesty, k tomu sepíše písemný protokol o pracovní cestě s podrobným popisem každé vynaložené částky. Na prvním místě - vysvětlení, proč nebyl naplněn účel cesty s uvedením objektivních důvodů.

Jaké finanční dokumenty přiložit ke zprávě

Zaměstnanec, který je na pracovní cestě, dostává podle zákona peníze podle posudku. Vydávají se bezprostředně před odjezdem. Po příjezdu z pracovní cesty je zaměstnanec povinen sepsat zálohovou zprávu. V tom mu pomáhá účetní.

Všechny finanční dokumenty jsou přijímány k účetnictví; šeky, vstupenky, účtenky, zaplacené účty (originály s pečetí). Účetní nebude brát ohled na žádné ručně psané poznámky.

Názor odborníka

Marii Bogdanovou

Více než 6 let zkušeností. Specializace: smluvní právo, pracovní právo, že jo sociální pojištění, právo duševního vlastnictví, občanský proces, ochrana práv nezletilých, právní psychologie

Pokud cestovní řád obsahuje údaj, že k pracovní cestě zaměstnance musí být připojeno pracovní zařazení, pak je třeba formulář v každém případě vyplnit. To platí i tehdy, když informace v něm uvedené budou v podstatě duplikovat informace z jiných, již sestavených, dokumentů.Každé pracovní zadání má přesně definovaný soubor kapitol, které umožňují vyplnit dokument pouze pro jednoho zaměstnance.

To znamená, že standardní formulář T-10a nelze použít pro více pracovníků. Proto je pro každou vyslanou osobu vypracováno individuální pracovní zařazení.

Všechny doklady, které účetní považoval za osvobozující, se zapisují do zvláštních sloupců na opačná strana předběžná zpráva.

V případě výdeje cizí měny zaměstnanci cestovky se zápisy provádějí na přední stranu výkazu (sloupec 1a) a na zadní stranu (sloupec 6 a 8).

Po odsouhlasení s účetním oddělením je zálohová zpráva schválena vedoucím podniku.

Podle konečných výpočtů se příchozí zaměstnanec vypořádá s organizací. Pokud existují nevyužité prostředky, jsou uloženy v pokladně podniku. V případech, kdy zaměstnanec utratil své osobní prostředky, je mu dohodnutá částka vyplacena z pokladny podniku nebo na bankovní účet.

Odpovědnost zaměstnance za nedodržení

Podle platné legislativy musí zaměstnanec i manažer dodržovat požadavky místních zákonů společnosti.Pokud tedy organizace má „Předpis o pracovních cestách“, který má ve svém seznamu i pracovní zařazení, jsou zaměstnanci povinni jeho kolonky vyplnit.V případě odmítnutí plnit své povinnosti může zaměstnanec v souladu s článkem 192 zákoníku práce Ruské federace podléhat disciplinární odpovědnosti.Nedostatečné vyplnění požadovaných řádků lze považovat za nesplnění zadání přijatého na pracovní cestu.

Pracovní zařazení na služební cestu v roce 2015spadalo do kategorie nepovinných papírů při pracovních cestách. Z našeho materiálu se dozvíte o postupu vyplnění zadání a možnosti použití dokumentů, které je nahrazují.

Pracovní pozice

Povinným článkem řetězu evidence cestovních dokladů byl odnepaměti úřední úkol: na jeho základě byla vydána objednávka, po které se objevil cestovní list - s ním zaměstnanec firmy odjel na služební cestu.

Hlavní informací, která se odráží v zadání práce, je účel cesty. Vyplňuje se před vysláním zaměstnance na cestu. Po provedení služebního úkolu se vyhotoví druhá část dokumentu s názvem „Úřední zadání k vyslání na pracovní cestu a zpráva o jeho provedení“, z jehož obsahu se učiní závěr o účinnosti pracovní cestu zaměstnance společnosti a platnost cestovních výdajů.

Takový mechanismus umožňoval do roku 2015 dokumentovat každý krok vyslaného pracovníka a potvrzovat výdaje, což odpovídalo požadavkům zákona o účetnictví ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ. Pro účely daňové účetnictví bylo neméně důležité – kontroloři také neignorovali míru úplnosti „cestovního“ balíčku dokumentů.

DŮLEŽITÉ!Povinnost vydat pracovní zařazení byla zakotvena v čl. 6 schváleného Řádu o pracovních cestách. Usnesení vlády ze dne 13. října 2008 č. 749.

Tento zavedený a léty prověřený systém evidence a sběru „cestovního“ souboru papírů byl porušen nařízením vlády Ruské federace ze dne 29. prosince 2014 č. 1595, kterým byly provedeny úpravy Předpisů o služební cesty.

V důsledku toho od ledna 2015 z výše zmíněné „cestovní“ stavebnice zmizely všechny odkazy (kromě objednávky), včetně oficiálního úkolu.

Alternativní možnost

Zmizení služebního úkolu z textu Cestovního řádu vůbec neznamená, že papír s tímto názvem musí být vyřazen z toku interních dokumentů.

Pro sjednání pracovní cesty můžete i nadále využít celý řetězec dokumentů popsaný výše. Jediné omezení: změnil se status „cestovního“ balíčku dokumentů – již nemůže sloužit jako oficiální potvrzení skutečnosti o pracovní cestě ani o výdajích s tím spojených.

Z této situace pomůže jednoduchý trik – příkaz k vyslání zaměstnance na pracovní cestu (jednotný formulář T-9) můžete upravit tak, že do něj zahrnete řádek „Účel cesty“.

Seznamte se s podobou hlavního dokumentu vyslání zaměstnance na pracovní cestu na našem webu: viz materiál .

Musí však být dodržena podmínka: forma objednávky vypracované samostatně musí být stanovena místním zákonem, například vnitropodnikovým řádem o pracovních cestách (článek 1 část 8, část 1 čl. 22 zákoníku práce). zákoník Ruské federace).

Jak dokončit úkol

Pokud se společnost rozhodla neopustit obvyklou sadu cestovních dokladů a zajistila jejich formu v interních místní akt, bude postup pro vydání přidělení služby zahrnovat následující kroky:

obdržet rozhodnutí vedoucího o vyslání zaměstnance na pracovní cestu;
vyplnit gr. 1-11 tabulkové části zadání;
seznámit zaměstnance jedoucího na pracovní cestu s jeho úkolem a účelem cesty.

Obvykle se používá k vystavení servisní objednávky jednotná forma T-10a, jehož hlavní část představuje tabulka o 12 sloupcích.

Formulář je korunován obecnými informacemi: názvem společnosti, číslem a datem zadání. Středem tohoto jednostránkového dokumentu jsou informace o zaměstnanci odjíždějícím na pracovní cestu (celé jméno, osobní číslo, místo výkonu práce a funkce). Sloupce 3-8 jsou věnovány samotné cestě: obsahují název destinace a dobu trvání cesty (datum začátku, konce a trvání).

Sloupec 9 je určen k uvedení platící organizace. Ve většině případů se jedná o samotnou společnost, jejíž zaměstnanec je vyslán na pracovní cestu. V některých situacích mohou specialisté společnosti vyjet na služební cesty na žádost (žádost) třetích protistran (zákazníků), pak mohou být náhrady cestovních výdajů hrazeny zákazníkem (tato podmínka je stanovena ve smlouvě).

Sloupec 10 „Důvod“ se vyplňuje náležitostmi objednávky (pokynu) vedení na pracovní cestě nebo může obsahovat znění „Plán cesty“ (pokud je cesta uskutečněna podle plánu).

Vyplněný sloupec 11 popisuje úkol (účel) pracovní cesty a zde se plnění pracovního úkolu zastaví až do návratu vyslaného zaměstnance do místa trvalého výkonu práce.

Následně si pracovní zařazení vyplní sám zaměstnanec - ve sloupci 12 potřebuje stručně vykázat vykonanou práci na pracovní cestě.

Proces vyplnění zadání je ukončen podpisem tohoto dokumentu zaměstnancem a vedoucím a také vyplněním řádku „Závěr o splnění úkolu“. V tomto řádku vedoucí zaměstnanec hodnotí práci vykonanou zaměstnancem na pracovní cestě.

Podívejte se na ukázku zadání na našem webu.

Výsledek

Pracovní zadání na pracovní cestu se skládá ze dvou částí - pokynů vedení a zprávy zaměstnance o jeho provedení. Dokument je od roku 2015 nepovinný, ale lze jej použít pro interní vnitropodnikové výkaznictví.

Komponovat zpráva o služební cestě nepovinné, ale ve většině případů manažeři požadují vystavení tohoto dokumentu. Hlavním požadavkem na jeho přípravu je jasný popis prováděných úkolů a listinné doklady o jejich jednání. Připravené příklady cestovní zprávy a další důležité dokumenty najdete v článku.

Dokument vystavuje přímo vyslaný zaměstnanec. Pokud jede na cestu více zaměstnanců najednou, každý z nich vyhotoví takový papír resp odpovědná osoba jmenovaný vedoucím skupiny. Potřebu sestavení určuje hlava ještě před cestou.

Hlášení se obvykle provádí, pokud:

Pro organizaci je velmi důležitý účel cesty.
Existuje poměrně málo úkolů přidělených zaměstnanci nebo skupině.
Cíle jsou spojeny s finančními výdaji, pro které je vypracován samostatný dokument -.
Úkoly souvisí s podepisováním dokumentů s partnery, které je také potřeba nahlásit.

Papír se předává spolu s dalšími úředními a finančními dokumenty (na účetní oddělení):

zálohová zpráva, která eviduje veškeré výdaje zaměstnance na pracovní cestě, přítomnost přebytků;
platební doklady potvrzující vynaložené výdaje (šeky, účtenky, cestovní lístky atd.);
cestovní osvědčení (pokud je k dispozici).

Vzor a pravidla pro sestavení výkazu pracovní cesty

Konkrétní formulář není stanoven, takže zaměstnanec může vypracovat dokument v jakékoli formě nebo na samostatném hlavičkovém papíře společnosti v souladu s interními požadavky. Text by měl obsahovat následující informace:

Jméno a pozice dispečera.
Název organizace, její pobočka nebo strukturální členění, oddělení.
Délka služební cesty (počet dní, časové období);
Účel, cíle cesty (předepsány na základě zadání práce).
Konané porady (jméno a funkce kolegů, název podniku).
Dosažené výsledky.
Datum zprávy.
Podpis, přepis podpisu (příjmení, iniciály).

Při sestavování můžete použít již připravený formulář.

Nebo použijte vzorek a upravte jej tak, aby vyhovoval vaší situaci.

Další možností pro hotovou zprávu o pracovní cestě je seznámit se s literaturou, vést jednání, podepsat smlouvy o záměru s partnery. Veškeré jednání zaměstnance musí být potvrzeno příslušnými doklady, které jsou uvedeny v přílohách.

Lhůta a postup pro podání hlášení o pracovní cestě

Příprava na služební cestu začíná předem – vedoucí si stanoví cíle a dává písemné i ústní pokyny. Dosažení těchto cílů, potvrzení splněných úkolů se musí promítnout do zprávy.

Krok 1. Sestavení zadání zakázky

Ještě před vysláním zaměstnance na pracovní cestu si vedoucí stanoví cíle cesty, které je možné písemně zaznamenat, aby je pak bylo možné přenést do výkazu. Zpravidla se evidují v pracovním zadání, které se vyhotovuje ve formuláři č. T 10-a nebo v libovolné formě. Ve skutečnosti tento dokument odráží stejné informace jako ve zprávě – celé jméno cestovatele, datum cesty, cíle atd.

Krok 2. Sestavení zprávy o cestě

Zaměstnanec se pak musí hlásit o dosažení stanovených cílů a nestačí jen napsat „Hotovo“. Manažer zpravidla vyžaduje podrobný popis úkonů - např.: "Vedl jednání se jménem partnera a podepsal rámcovou smlouvu o spolupráci."

Protokol musí být vyhotoven ihned po návratu ze služební cesty. Obvykle se na to dává 3-5 pracovních dnů, poté je zaměstnanec povinen se hlásit vedoucímu. Konkrétní doba závisí na předpisech společnosti, v žádném případě by však neměla přesáhnout 30 kalendářních dnů.

Dokument je zpravidla sestaven v tištěné podobě, méně často v ručně psané formě. Zaměstnanci se doporučuje pořídit si 2 originály, z nichž jeden předat vedoucímu a druhý si uschovat pro případné upřesnění případných informací souvisejících s cestou.

Krok 3. Doručení a schválení dokumentů

Účetní oddělení přijímá finanční doklady a vyrábí potřebné výpočty. Vedoucí akceptuje zprávu o cestě a přiložené papíry - podepsaná jednání, fotografie, videa atd. Poté je zpráva v případě potřeby finalizována a prochází konečným schválením.

Aby nedošlo k přepracování, musí zaměstnanec napsat zprávu jasně v souladu se stanovenými cíli, které jsou formulovány v zadání práce a/nebo ústně. Dokument je sestaven co nejstručněji, každý úkon je potvrzen přiloženými dokumenty.

Po pracovní cestě musí zaměstnanec formalizovat její výsledky a uvést výdaje a doložit je podpůrnými dokumenty. K tomu vyplní dva druhy výkazů: zálohu na náklady pracovní cesty (pro účetnictví) a výkaz o splnění úkolu pracovní cesty (pro vedení). K nim přikládá veškeré doklady související s cestou.

Jak nahlásit služební cestu

V současné době legislativa stanoví pouze jeden povinný typ hlášení – zálohu. Prostředky vydané zaměstnanci na pracovní cestu je potřeba odepsat. Zaměstnanec v něm hlásí své výdaje během cesty. Jsou-li jeho výdaje vyšší než přijatá záloha, doplácí se zaměstnanci na pracovní cestu, je-li nižší, musí je vrátit.

Cestovní náklady zahrnují:

- tento druh výdajů je stanoven předpisy a má pevnou částku pro cesty na území Ruské federace nebo do zahraničí.
Cestovní výdaje - zahrnuje nákup jízdenek do a z destinace a návrat do místa výkonu práce, úhradu výdajů za cestování v autě ve vlastnictví vyslaného pracovníka (nákup benzínu, pojištění při cestách do zahraničí).
Životní náklady – platba za hotel nebo pronájem bydlení.
Výdaje na reprezentaci - to zahrnuje platbu za suvenýry, nutné náklady zastupovat zájmy společnosti.
Ostatní výdaje - úhrada jiných druhů výdajů spojených s pracovní cestou, například při cestách mimo Rusko, může to být platba za víza, pojištění, získání potřebných povolení atd.

Náklady na cestu a ubytování musí být doloženy.

Bez prvotních dokladů účtárna neakceptuje zálohovou zprávu a neproplatí zaměstnanci výdaje. Proto je nutné uchovávat různé vstupenky, šeky, nájemní smlouvy atp.

Druhým typem zprávy, která může být od zaměstnance požadována, je zpráva o pokroku. V tomto dokumentu podává zaměstnanec zprávu o řešení úkolů stanovených v objednávce nebo pracovním zařazení na cestu. Taková zpráva o cestě obsahuje výsledky pracovní cesty a v případě nesplnění nebo částečného naplnění cílů uvedení důvodů, které bránily splnění úkolu.

K ní jsou přiloženy i různé dokumenty nebo jejich kopie, které potvrzují splnění objednávky. Většina z nich však není finanční. Jedná se o dohody uzavřené během zájezdu, obdržené certifikáty nebo diplomy, úkony atd.

Hlášení o jízdě je nutné vystavit pouze v případě, že je jeho přítomnost z důvodu vnitřní regulační dokumenty společnosti.

V případě nesplnění úkolu se tento doklad může stát podkladem pro jmenování další pracovní cesty nebo řešení otázky potrestání zaměstnance, pokud se cesta jeho zaviněním nezdařila.

Načasování obou cestovních zpráv se může lišit. U předběžného hlášení je lhůta tři pracovní dny po návratu ze zájezdu.

Posudek o přidělení práce může být poskytnut i do tří dnů, ale zaměstnavatel má možnost pro něj stanovit jiný časový rámec.

Maximální doba pro vyplnění a předložení tohoto typu hlášení vedoucímu by neměla přesáhnout jeden měsíc od data ukončení cesty.

Příprava předběžné zprávy

Existuje schválená forma předběžného hlášení AO-1 (usnesení Goskomstatu č. 55 ze dne 1. srpna 2001). Skládá se ze dvou částí. První část obsahuje:

Na zadní straně zaměstnanec vyplňující zálohovou zprávu uvádí každou vynaloženou částku a informace o dokumentu, který ji potvrzuje.

Na konci zprávy připojí svůj podpis zaměstnanec, který se vrátil z pracovní cesty.

Všechny doklady o výdajích musí být v originále, kopie nejsou povoleny.

Je-li zvykem, že společnost vyhotovuje cestovní zprávu pro vedení, musí být k zálohové zprávě přiložena i druhá kopie tohoto dokumentu.

Zpráva o pracovní cestě pro vedení společnosti

Tento typ reportu byl dříve povinný, ale od roku 2015 je jeho použití ponecháno na uvážení vedení nebo vlastníka organizace. Jeho podoba musí být schválena v účetních zásadách podniku.

Stáhněte si vzor zprávy o pracovní cestě, která je aktuální za rok 2018.

Kromě popisu samotné pracovní cesty a jejích výsledků slouží tento dokument také jako potvrzení o místě pobytu zaměstnance pracovní čas a plnění jemu svěřených povinností.

V interních dokumentech společnosti je možné zajistit i případy, kdy není potřeba vyplňovat protokol o jízdě.

Například, když jsou zaměstnanci vysláni, aby podepsali dokument jménem společnosti nebo obdrželi certifikát nezbytný pro pokračování v práci.Účel cesty se považuje za splněný, pokud zaměstnanec přinesl potřebný doklad.

V případě úplného nebo částečného neplnění služebních úkolů musí zaměstnanec kromě protokolu o cestě sepsat i memorandum s uvedením důvodů nesplnění.

Na základě výsledků posouzení obou dokumentů vedení rozhodne o potřebě druhé cesty a míře viny zaměstnance za nesplnění úkolu.

V případě, že bylo na pracovní cestu vysláno více zaměstnanců, mohou sepsat jak jeden protokol o cestě, tak i samostatné. V tomto případě bude vše záviset na cílech cesty.

Například zaměstnanci, kteří byli vysláni k účasti na výstavě nebo semináři, píší společnou zprávu o akci, které se zúčastnili, a zaměstnanci, kteří rozhodují různé úkoly v rámci jednoho výjezdu nahlásit každý za sebe - právníky k uzavřeným smlouvám a inženýry k montáži či kontrole dodaného zařízení.

Tento dokument může být na papíře nebo uvnitř v elektronické podobě. Při sepisování na papír si zaměstnanec vytiskne dvě kopie dokladu, z nichž jeden si ponechá.

Pokud společnost přijala elektronický systém správy dokumentů a zaměstnanci mají elektronické podpisy, hlášení lze sestavit a odeslat elektronicky. Tento formulář je velmi výhodný, pokud bylo na služební cestu vysláno několik zaměstnanců různých oddělení.

Po schválení je zpráva zaevidována, kopie je přiložena k zálohové zprávě, pokud je to stanoveno v účetních zásadách.

Zaměstnanec po návratu z pracovní cesty vyplní protokol o plnění úkolů, které byly účelem cesty. Označuje:

Jako podklady pro hlášení o pracovní cestě můžete přiložit smlouvy, úkony, dohody, potvrzení, potvrzení atd. V samotném hlášení jsou označeny seznamem žádostí.

Stručný popis cílů a záměrů je převzat buď z pracovního zadání, stejně jako z odůvodňujícího dokumentu pro potřebu vyslat zaměstnance.

Část zprávy o pokroku zahrnuje uskutečněná jednání, fáze práce na úkolu.

Například při provádění prohlídky dodaného zařízení v rámci záručního servisu můžete popsat práci na každé jednotce nebo stroji.

Výsledky cesty obsahují informace o výsledcích realizace zadaných pokynů a také různá doporučení a návrhy.

Například po cestě do mezinárodní výstava zaměstnanec může navrhnout změnu podmínek smluv se zákazníky organizace, aby byli ziskovější než u konkurenčních firem. Nebo navrhněte zavedení pokročilejšího systému pro hodnocení kvality produktů, snižování nákladů, nákup moderního vybavení atd.

V této části můžete také stručně uvést důvody nesplnění úkolu a kompletně je vydat s memorandem.

Zaměstnanec například onemocněl při pracovní cestě, ale neprodloužili mu dobu trvání nemoci, protože přítomnost zaměstnance na pracovišti byla nutná. V tomto případě můžete ve výsledcích cesty uvést, že nebylo možné plně dokončit práce stanovené účely cesty z důvodu nemocenská, a v budoucnu je nutné vyslat zaměstnance na druhou pracovní cestu.

Příklad cestovní zprávy

SCHVÁLIT

Ředitel LLC "Svetplus"

R. D. Inokentiev (podpis)

Cestovní zpráva

Zaměstnanec: zástupce vedoucího oddělení marketingu A. Z. Prokofjev

Služební cesta: v Minsku, Běloruská republika, od 14.06.2018 do 18.06.2018

Cíle a cíle cesty: účast na mezinárodním veletrhu "Promexpo - 2018", který se konal od 15.06.2018 do 17.06.2018, údržba informačního stánku se vzorky produktů, poznávání možností vstupu do nových prodejní trhy, prezentace produktů potenciálním spotřebitelům.

Splnění úkolu: v rámci účasti na výstavě "Promexpo - 2018" jsem já, Prokofjev A. Z., provedl následující práce.

Byl zorganizován výstavní stánek s průběžným vysíláním propagačních videí o našich produktech, distribucí katalogů a brožur s kontaktními informacemi a podrobným popisem našich produktů.

V rámci konference vystavovatelů proběhla prezentace nejnovějších vzorků vyrobených produktů a také hodnocení reklamní společnosti dva naši konkurenti (materiály jsou připojeny na flash disku).

V rámci veletrhu se zúčastnili semináře zástupců známé marketingové agentury Magicmade, nejnovější vývoj v oblasti strategického marketingu a využití internetu.

Schůzky se konaly s potenciální spotřebitelé produkty ze 7 zemí.

Výsledky pracovní cesty: byly uzavřeny předběžné dohody o dodávkách produktů se třemi společnostmi (převedeny na právní službu), pro vyhodnocení účinnosti nových nástrojů propagace produktů byl předložen balíček návrhů reklamní agentury. Analyzovat produkty konkurenčních firem v technické oddělení jsou poskytovány katalogy s charakteristikami zboží jiných výrobců. Po návratu ze služební cesty je plánováno školení pro pracovníky marketingového oddělení se studiem osvědčených postupů při propagaci produktů na mezinárodní úrovni.