Diagram využití zdrojů
Diagram využití zdrojů je navržen tak, aby analyzoval zatížení zdrojů v projekční práce. Diagram vám umožňuje vyhodnotit celkové zatížení zdroje za jakékoli časové období a analyzovat, na kterých úkolech se podílí.
Rýže. 8.9. Diagram využití zdrojů
V tabulce nalevo od diagramu (obr. 8.9, soubor 2.mpp) jsou uvedeny zdroje a pod každým zdrojem je seznam úkolů, které daný zdroj využívají. Diagram obsahuje datové řady, které zobrazují údaje jak o celkové práci zdroje, tak o práci v rámci provádění jednotlivých úkolů.
MS Project: Formátování grafu využití zdrojů a úprava dat v něm
Formátování a úpravy tabulky využití zdrojů
Při formátování grafu využití zdrojů platí stejné techniky jako při formátování grafu využití úkolů. Existující rozdíly v možnostech formátování se týkají pouze některých detailů. V dialogovém okně pro nastavení dat zobrazovaných na diagramu (vyvolaném příkazem nabídky Formát\u003e Styly detailů (Formát\u003e Styly detailů)) je použito pseudopole Všechny řádky zdrojů, pomocí kterého můžete definovat formát řádky obsahující souhrnné údaje o zdroji.
V dialogovém okně formátování stylů textu Formát\u003e Styly textu (Formát\u003e Styly textu) styl Řádek přiřazení (řádek přiřazení) odpovídá řádkům s názvy úkolů (a nikoli názvů zdrojů, jako v diagramu využití úkolů).
Úpravy dat v diagramu využití zdrojů se provádějí stejným způsobem jako v diagramu využití úloh. Chcete-li změnit informace, musíte vybrat příslušnou buňku a zadat data, poté se všechna související data automaticky aktualizují.
Použití filtrování, seskupování a řazení dat v grafech
Při práci s grafy můžete použít filtrování, seskupování a řazení dat, stejně jako při práci s tabulkami (viz kapitola Třídění,
seskupování a filtrování dat v tabulkách ). Na rozdíl od tabulek,
Grafy, které se skládají z řádků a sloupců, mají odlišnou strukturu, takže metody výběru a uspořádání dat lze na různé grafy aplikovat různými způsoby a na některé nejsou aplikovány vůbec.
Všechny způsoby seskupování, třídění a filtrování dat popsané v kapitole
Řazení, seskupování a filtrování dat v tabulkách), plně
lze také použít na grafy, které jsou vždy zobrazeny s tabulkou (grafy využití úkolů a zdrojů, graf Gangy a jeho zobrazení). V tomto případě se na data v tabulce použije filtrování, seskupování a řazení a graf se podle toho znovu sestaví. Například na Obr. 8.10 (soubor 2_1.mpp) bylo použito filtrování na diagram využití zdrojů, aby byly vybrány pouze přetížené zdroje (Overaltocated resources). Po použití filtru se v tabulce zobrazí pouze tyto zdroje a v grafu se zobrazí jim odpovídající údaje.
Podobný příklad je znázorněn na Obr. 8.11 (soubor 2_2.mpp). Na data umístěná v Ganttově diagramu bylo použito seskupení úkolů podle trvání. V tabulce připojené k diagramu byly úkoly rozděleny do skupin a podle toho byl přeuspořádán samotný diagram.
Strukturální filtrování (viz část "Strukturální filtrování") možná
použít na všechny grafy zobrazené s tabulkami nebo bez nich. Jedna z jeho funkcí je však speciálně navržena pro filtrování dat v grafech využití úkolů a zdrojů. Pomocí příkazu nabídky Projekt t Obrys> Zobrazit přiřazení (Projekt> Struktura>
Zobrazit přiřazení), můžete zobrazit všechny zdroje přiřazené k úkolu nebo všechny úkoly spojené se zdrojem (zdroj nebo úkol musí být zvýrazněn kurzorem). Naopak pomocí příkazu Projekt > Obrys > Skrýt přiřazení (Projekt > Struktura > Skrýt přiřazení) můžete skrýt data zobrazená v diagramu souvisejícím s vybraným zdrojem nebo úkolem.
MS Project: Použití filtrování, seskupování a řazení dat v grafech
Rýže. 8.10. Diagram zobrazuje pouze přetížené zdroje
MS Project: Použití filtrování, seskupování a řazení dat v grafech
Rýže. 8.11. Takto plán převezme Ganttův diagram po seskupení projektových úkolů podle doby trvání.
Grafy zobrazené bez tabulek jsou zvláštní případy, které je třeba posuzovat samostatně.
Filtrování dat v grafech bez tabulek
Filtrování lze použít na všechny grafy v jednom ze dvou režimů: skutečné filtrování nebo výběr. V režimu filtrování se v grafu zobrazí pouze údaje, které odpovídají podmínkám filtru (podobně jako v příkladu na obr. 8.10). V režimu výběru jsou všechna data zobrazena v grafu a odpovídající podmínky filtru jsou zvýrazněny (viz část „Filtry“ lekce 4). Například na Obr. 8.12 (soubor 2_3.mpp) jsou v kalendáři zvýrazněny úkoly v hodnotě vyšší než 200 $, pro které jsme použili standardní filtr Cost Greater Then (Costs přesahují).
MS Project: Použití filtrování, seskupování a řazení dat v grafech
Rýže. 8.12. Filtrování kalendáře v režimu výběru: úkoly stojící více než 200 USD jsou zvýrazněny
Filtrování v režimu výběru nefunguje na grafu zdrojů a schématu dat.
Řazení dat v grafech bez tabulek
Třídění, tedy řazení dat podle hodnot jejich vlastností, lze aplikovat na všechny diagramy kromě síťového diagramu.
V kalendáři určuje pořadí řazení (je-li vhodně nakonfigurováno) pořadí, ve kterém jsou úkoly umístěny: úkoly s vyšší hodnotou v seřazeném poli jsou umístěny nad ostatními. V grafu zdrojů určuje pořadí řazení pořadí, ve kterém se zobrazují informace o zdrojích, a v datovém schématu informace o úkolech.
MS Project: Použití filtrování, seskupování a řazení dat v grafech
Seskupování dat v grafech bez tabulek
Můžete pouze seskupovat data schéma sítě. Při velkém počtu úkolů je vhodné seskupit zapnutím režimu Skrýt pole v kontextové nabídce grafu. V tomto případě se většina úkolů vejde na jednu obrazovku.
Rýže. 8.13. Síťový diagram s povoleným seskupováním podle nákladů na úkol
Například na Obr. Úlohy 8.13 (soubor 3.mpp) jsou seskupeny podle nákladů s intervalem 100 $ (třídění podle intervalu viz část „Konfigurace
možnosti seskupování"). Pro seskupení, dříve vytvořený
skupina Cena (Náklady), a aby se na obrazovku vešlo více bloků, jsou jejich pole skryta. Horní blok obsahuje úkoly v ceně od 0 do 100 USD, další - od 100 do 200 USD atd. Mimochodem, seskupování dat do síťového diagramu - novou příležitost, který se objevil v MS Project 2002.
MS Project: Použití filtrování, seskupování a řazení dat v grafech
Typy zdrojů v Microsoft Project a jejich korelace s realitou
Po vytvoření předběžného plánu musíte přejít k plánování zdrojů a určit:
- Konkrétní vykonavatelé úkolů;
- Zodpovědnost za dosahování výsledků;
- Doba trvání úkolu s přihlédnutím k možné omezené dostupnosti zdrojů.
- Potřeba materiálu, vybavení, peněz v daném období realizace projektu;
- Harmonogram kalendáře, zohledňující omezení (nedostatek) zdrojů.
Zdroje v Microsoft Project jsou chápány jako lidé, stroje, mechanismy, vybavení, materiály a náklady/příjmy.
Navzdory skutečnosti, že prostředky v Microsoft Project znamenají hodně věcí, Microsoft Project podporuje pouze tři typy zdrojů:
1. Pracovní síla je obnovitelné zdroje společnosti, které zahrnují lidi, stroje a vybavení potřebné k dokončení projektu. Prostřednictvím typu „práce“ musíte modelovat ty zdroje, u kterých musíte vzít v úvahu jejich zatížení / přetížení, dostatek nebo nedostatek, například zatížení deseti pracovníků. Pokud tedy máte k dispozici pouze deset pracovníků a projekt potřebuje patnáct pracovníků, Microsoft Project vám ukáže, kdy jeden nebo více pracovníků chybí.
Pracovní zdroje ovlivňují dobu trvání úkolů.
2. Materiálové zdroje se používají k modelování materiálů potřebných k vytvoření výsledku projektu. Taky:
a.Kontraktoři jsou modelováni prostřednictvím tohoto typu, pokud vás projekt nezajímá, kolik lidí konkrétního dodavatele bude provádět tu či onu práci.
b. Prostřednictvím materiálového typu zdroje se modelují i nákladové položky, je-li třeba zohlednit jejich odpis za jednotku času, např. pronájem jeřábu stojí 500 UAH. za hodinu.
c. Položky jsou modelovány prostřednictvím materiálových zdrojů, pokud je platba provedena v jiné měně, než je měna projektu, například nákup výtahu v dolarech.
d. Příjem nebo příjem projektu je modelován prostřednictvím typu materiálu, protože materiálový typ zdroje může mít svou nákladovou hodnotu rovnou například mínus jedné (-1).
e. Prostřednictvím tohoto typu zdrojů můžete modelovat pracovní zdroje, pokud nepotřebujete změnit dobu trvání úkolů a chcete vést denní záznamy zdrojů (možná kontroverzní bod, ale není to dogma nebo axiom , protože například Microsoft Project umí vypočítat množství pracovních zdrojů na úkolu, ale neumožňuje zadat požadované množství pro každý den, ale typ materiálu to umožňuje).
f. Prostřednictvím tohoto typu jsou modelovány fyzické objemy (m3, m2, tuny) děl.
3. K modelování nákladů spojených s konkrétním úkolem jsou zapotřebí nákladné zdroje, které však nezávisí ani na délce trvání úkolů, ani na pracovních zdrojích, které jsou jim přiděleny, například pokud potřebujete simulovat pozitivní dopad na úředníka v aby urychlil jeho přijetí pozitivních řešení.
Metodika plánování pracovních sil
K „provedení“ projektu jsou potřeba lidé, stroje a zařízení. Hlavní charakteristiky pracovní síly v Microsoft Project jsou:
- Cena - kolik to bude stát projekt použití jednoho nebo druhého pracovní zdroj;
- Dostupnost – kdy může zdroj provést určitou úlohu a kolik jednotek určitého zdroje je potřeba k dokončení úlohy.
Zdrojem informací o zdrojích společnosti může být pracovník jejího personálního oddělení odpovědný za stavbu a odborník z výrobně-technického úseku příslušné specializace. Ten může sloužit jako zdroj informací o nákladech na hodinu provozu zdroje.
Seznam mechanismů a jejich náklady na hodinu poskytuje oddělení odpovědné za mechanismy ve společnosti. Zpravidla se jedná o rozdělení hlavního mechanika.
Informace o lidské zdroje lze také uložit do:
- Adresář Microsoft Outlook (záložka „Zdroj – Přidat zdroje – Adresář…), Obrázek 1;
Obrázek 1. Vytvoření zdroje v aplikaci Microsoft Project z adresáře aplikace Outlook
2. Active Directory (záložka "Prostředky - Přidat prostředky - Active Directory");
3. Fond zdrojů (záložka „Prostředky – Fond zdrojů – Použít zdroje z…“).
Fond prostředků je soubor aplikace Microsoft Project, který obsahuje pouze prostředky.
4. V Enterprise Resource Pool na Microsoft Project Server v pohledu Resource Center. Fond podnikových zdrojů vyžaduje připojení k Project Server 2013 nebo Project Online.
Pokud tedy pracujete s Project Server 2013 nebo Project Online, pak se zdroje uložené v produktových databázích označují jako podnikové zdroje, zatímco ty, které existují pouze v souboru vašeho projektu, se označují jako místní zdroje.
Obrázek 2. Přidání prostředků z adresáře nebo Active Directory
Chcete-li vytvořit zdroj v aplikaci Microsoft Project, musíte přejít do zobrazení „Resource Sheet“, zadat jeho název do sloupce „Resource Name“ a vybrat požadovaný typ ve sloupci „Type“ (nebo Labor, nebo Material nebo Náklady), Obrázek 3.
Pokud potřebujete přidat zdroje z adresáře nebo Active Directory, musíte kliknout na tlačítko "Přidat zdroje" a vybrat požadovanou položku.
Obrázek 3. Typy zdrojů
Každý zdroj (jakéhokoli typu), mimo jiné, v projektu může být:
- univerzální. Tyto zdroje, obrázek 3, se používají ke stanovení personálních požadavků na projekt, jako jsou tesaři a vývojáři. Velmi často se tedy u dlouhodobých projektů předem neví, který konkrétní člověk je potřeba ke splnění konkrétního úkolu. Potřeba je proto nejprve určena prostřednictvím univerzálních zdrojů, tzn. k dokončení úkolu „Psaní kódu“, který je plánován za tři měsíce, nepotřebujete konkrétně milovanou Nyuru Pakhomovou, ale programátora C # s více než 3 lety zkušeností.
Například v našem projektu budeme potřebovat programátora se znalostí programovacího jazyka C#. Často ale na začátku projektu není známo, která konkrétní osoba bude práci provádět. Proto je zpočátku plánován projekt, ve kterém je univerzální zdroj "C# Programmer" přiřazen k úkolu a pomocí vlastních podnikových polí (pouze v Microsoft Project Server nebo Project Online) určuje jeho znalost programovacího jazyka C#. V listu zdrojů (v Microsoft Project Server nebo Project Online, v „Centru zdrojů“) musí být zaměstnán konkrétní programátor „Stroustrup Bjorn“, který má také své jazykové znalosti určené pomocí vlastních podnikových polí (pouze v Project Server nebo Project Online) programování v C#. Následně, když bude nutné nahradit univerzální zdroj podnikovým zdrojem, který má požadovanou sadu dovedností a schopností, lze to provést pomocí dialogového okna Vytvořit skupinu nebo pomocí Průvodce nahrazením zdrojů (tyto ikony se nacházejí na kartě Zdroje a jsou aktivní pouze po připojení Project Professional 2013 k Project Server 2013 nebo Project Online.
Po podrobném plánování projektu je žádoucí nahradit generické zdroje specifickými zdroji.
Generické zdroje se nejlépe používají při práci s podnikovými zdroji Project Serveru, protože pouze v tomto případě je možné nahradit generické zdroje specifickými zdroji podle zvolených charakteristik.
Plánování prostřednictvím univerzálních zdrojů umožní, zejména pokud má vaše společnost dostatečný počet zaměstnanců, kteří mohou vykonávat stejnou práci (10 právníků nebo 5 obchodníků), vyhnout se osobnímu faktoru, když se projektoví manažeři snaží získat zaměstnance, kteří jsou pro ně „pohodlní“. , což může přirozeně vést k přetížení „pohodlného“ a podtížení „nepohodlného“.
2. Rozpočet. Rozpočtové zdroje (práce, materiál a náklady) slouží k modelování celkového rozpočtu alokovaného na projekt, tzn. umožnit projektovému manažerovi uvést, kolik má k dispozici finančních prostředků pro srovnání s potřebou, která je potřebná k realizaci projektu.
Například máte rozpočet na materiál ve výši 350 000 UAH. Na základě potřeby materiálů v projektu Microsoft Project spočítá, že pro realizaci projektu je nutné utratit za materiály 323,6 tisíc UAH. Porovnáním rozpočtového zdroje a konečné částky můžete vidět rozdíl, obrázek 4.
Na úrovni projektu lze zdroj rozpočtu přiřadit pouze souhrnnému úkolu projektu.
Obrázek 4. Porovnání rozpočtu se skutečnou potřebou
Kromě toho může mít každý typ zdroje dvě možnosti rezervace (přidělené nebo navržené):
- Vyhrazená (výchozí možnost rezervace) – Možnost rezervace zdrojů. Vyhrazený typ rezervace znamená, že pokud je zdroj přiřazen k úkolu, jeho zatížení, čas a hodiny potřebné k dokončení práce budou brány v úvahu při analýze celkové dostupnosti a zatížení zdroje. Tento typ rezervace se používá, pokud jste si jisti, že konkrétní zdroj tuto práci provede.
Pokud pracujete s Project Server 2013 nebo Project Online, pak při přiřazení vyhrazeného zdroje k úkolu a publikování projektu (str. 10.3) bude tento vyhrazený zdroj schopen podávat zprávy o úkolu prostřednictvím webového rozhraní.
- Navrženo – možnost rezervace zdrojů, používaná ve fázi plánování projektu, když si ještě nejste jisti, zda tento zdroj vykonávat práci ve vašem projektu nebo ne. Přiřazení zdroje s "navrhovanou" možností rezervace nesnižuje jeho dostupnost pro práci na jiných projektech. Výběr tohoto typu rezervace neovlivní dostupnost a načítání zdroje. Zdroje nejsou srovnávány s navrhovanými zdroji.
Pokud při práci s Project Server 2013 nebo Project Online přiřadíte k úkolu navrhovaný zdroj a projekt publikujete, zdroj nebude moci podávat zprávy o úkolu prostřednictvím webového rozhraní.
Na obrázku 5 je tedy v grafu zatížení vyhrazeného zdroje Vaus Klurman jeho přetížení zvýrazněno červeně a přetížení navrhovaného zdroje Gob Beldof je přetížení zobrazeno standardní barvou nakonfigurovanou pro nepřetížené zdroje. .
Obrázek 5. Vázané a navrhované zdroje
Úprava vlastností prostředků
Chcete-li změnit vlastnosti konkrétního zdroje (název, cena, dostupnost), můžete:
- Klikněte na něj levým tlačítkem myši, nebo;
- Klikněte na něj pravým tlačítkem a z nabídky vyberte "Podrobnosti" nebo;
- Na kartě Zdroj klikněte na tlačítko Podrobnosti.
Na kartě Obecné můžete nastavit:
- Název zdroje;
- Jeho e-mailem a název účtu (pouze pro pracovníky);
- Typ rezervace (vyhrazená nebo navržená);
- Krátké jméno;
- Skupinka. do které skupiny zdrojů bude ten či onen zdroj patřit (ITR, Workers atd.). Tyto skupiny vytváří uživatel;
- Kód pro dokování s různými systémy;
- Typ (práce, materiál nebo náklady);
- Materiální měrná jednotka pro materiální zdroje;
- Typ zdroje (univerzální nebo ne, rozpočet nebo ne), Obrázek 6;
- Kalendář zdrojů (pracovní doba, výjimky, dovolená), Obrázek 7;
- Dostupnost zdrojů, obrázek 8. Pokud například existují dva jeřáby, pak v případě plánované preventivní údržby (PPR) jednoho z nich v oblasti Dostupnost zdrojů musíte určit rozsah, kdy bude k dispozici pouze jeden jeřáb .
Obrázek 6. Informace o zdroji. Karta Obecné
Obrázek 7. Nastavení dovolené v kalendáři zdrojů
Obrázek 8. Modelování dostupnosti
Okno "Podrobnosti" na kartě "Náklady" obsahuje informace týkající se nákladů na zdroj, Obrázek 9.
Obrázek 9. Informace o zdroji. Karta Náklady
Pokud potřebujete pro projekt zajistit změnu standardní sazby v průběhu času, musíte vybrat datum účinnosti aktuální sazby a zadat novou sazbu, která bude platná od nového data účinnosti.
Pokud se například vaše standardní sazba "Architect" od prvního května zvýší o 10 %, musíte zadat datum nové sazby "01.05.11" a procento změny sazby "10%". Pokud nezadáte datum účinnosti, ale pouze procentuální změnu, bude se datum účinnosti nového kurzu rovnat aktuálnímu datu. Zadáním „-10 %“ snížíte standardní sazbu o 10 %
V poli "Sazba přesčasů" zadáte částku, kterou budete platit prostředky za přesčasy. Je důležité pochopit, že pokud máte osmihodinový pracovní den a zdroj pracuje 10 hodin denně, pak systém automaticky nezadá dvě hodiny přesčas jako zpracování. Při zadávání skutečných informací o úkolu budete muset v poli "Skutečná práce přesčas" sami uvést, kolik přesčasů ten či onen zdroj odpracoval.
Pole „Náklady na použití“ označuje částku, kterou je třeba zaplatit za přilákání zdroje, například kromě zaplacení nákladů na hodinu provozu tohoto jeřábu musíte zaplatit náklady na jeho dodávku.
Standardní sazba je zpravidla uváděna jako cena za hodinu práce. V poli "Standardní sazba" můžete také zadat náklady na týden nebo měsíc práce. Ale měsíc, z pohledu Microsoft Project, je obvykle 20 pracovních dnů, a pokud máte 22 pracovních dnů v měsíci, pak u zdroje, jehož standardní sazba je označena jako „20 000 UAH / měsíc“, bude jeho cena se automaticky přepočítá na počet pracovních dnů v měsíci, Obrázek 10.
Obrázek 10. Přepočet nákladů na zdroj při zadání standardní sazby za měsíc
Můžete také nastavit pět různých cenových sazeb pro každý zdroj. Tabulka cenových sazeb – sada informací o sazbách a sazbách za zdroj, včetně standardní sazby, sazby práce přesčas, veškeré náklady na používání a datum, kdy sazba nabíjení vstoupí v platnost. Například „Zedník“ za pokládku ve výšce do tří metrů nad zemí může obdržet sazbu 45 UAH / h a za práci ve výšce nad tři metry může obdržet sazbu 50 UAH. / h.
Kromě toho nabízí Microsoft Project tři způsoby, jak načítat plánované náklady na zdroje a alokovat skutečné náklady projektu:
- Na začátku (náklady jsou účtovány na začátku úkolu);
- Na konci (náklady jsou účtovány na konci úkolu);
- Proporcionální (náklady se v procesu plnění úkolu rozdělují proporcionálně), obrázek 11.
Obrázek 11. Možnosti odpisu / časového rozlišení
Na kartě Poznámky, Obrázek 12, můžete:
- Zadejte potřebné informace o zdroji;
- Připojte objekt / dokument.
Jakékoli důvody pro změnu, například velikost mzdy, měla by být zaznamenána na záložce "Poznámky". I když, upřímně řečeno, můžete začít hledat tu či onu informaci v poznámkách ze stovek zdrojů
Místo přikládání dokumentů (OLE) je nejlepší uvést odkaz na konkrétní dokument
Obrázek 12. Podrobnosti o zdroji. Karta Poznámky
Karta Vlastní pole zobrazuje seznam vlastních polí přidružených ke zdroji a, pokud jste připojeni k serveru Microsoft Project Server, také firemních polí.
Obrázek 13. Informace o zdroji. Karta Vlastní pole
Kromě všech výše uvedených polí v listu zdrojů je nejdůležitější pole pro pracovní zdroje „Max. Jednotky, které specifikují:
- Nebo seznamový počet pracovníků, tzn. kolik je ve státě (například 10 zedníků);
- Nebo, pokud je člověk sám, může uvést, jak moc je připraven zapojit se do projektů. Pokud je tedy naproti osobě uvedeno 0,5 nebo 50 %, v závislosti na nastavení to znamená, že se bude moci věnovat projektovým úkolům polovinu svého času, například 4 hodiny denně z osmihodinového kalendáře , Obrázek 14.
Obrázek 14. Maximální dostupnost zdrojů
Metodika plánování materiálových zdrojů
Vytvoření seznamu materiálových zdrojů (materiálů) umožní přiřazením materiálů k úkolům určit potřebu materiálů distribuovaných v čase a také zjistit cenu každého materiálu a cenu všech materiálů.
Seznam materiálových zdrojů se tvoří v pohledu Seznam zdrojů. U materiálových zdrojů je zvolen typ "Materiál".
Zdrojem informací pro naplnění seznamu materiálů může být odhad, výrobní a technické oddělení (oddělení, které zjišťuje potřebu materiálu pro konkrétní projekt) nebo zásobovací oddělení (oddělení odpovědné za dodávky materiálů a zařízení v společnost). Oddělení nákupu musí také poskytnout plánovači projektu v aplikaci Microsoft Project informace pro aktualizaci informací o materiálu, pokud se změní ceny nebo budou k dispozici nové materiály.
Abyste mohli rychle přiřadit typ „Materiál“ k materiálovým zdrojům, musíte prvnímu materiálu v seznamu přiřadit typ „Materiál“, vybrat pracovní typy materiálů, kliknout pravým tlačítkem myši na typ prvního materiálu a vybrat „Vyplnit“ v nabídce, obrázek 15.
Obrázek 15. Nastavení typu pomocí funkce "Vyplnit".
Majetkové rozdíly materiální zdroj z vlastností pracovního zdroje jsou:
- Schopnost specifikovat měrnou jednotku materiálů (tisíc kusů, mp, tuny atd.);
- Sloupec "Standardní sazba" udává náklady na jednotku materiálu, obrázek 16.
Obrázek 16. Úprava vlastností zdroje typu „Materiály“.
Standardní sazbu pro materiálové i pracovní zdroje lze zadat se zápornou hodnotou. Tato funkce slouží k simulaci příjmu peněz v projektu, vzájemného vyrovnání, pokut atd.
Metodika plánování zdrojů nákladů
V aplikaci Microsoft Project je nákladový zdroj nezávislý náklad (nezávisí na době trvání úkolu/projektu), který musí být spojen s projektovým úkolem nebo projektem (například náklady na letenku).
Ale pro modeling Pro náklady, které závisí na době trvání úkolů nebo projektů, není tento typ zdroje vhodný.
Nákladný zdroj také neumožňuje modelovat změnu nákladů v čase, multiměnu projektu, tok peněz do projektu (zisk). K modelování toho všeho využívám materiální prostředky.
Obrázek 17. Úprava vlastností zdroje typu "Náklady".
Rozdíl mezi vlastnostmi nákladného zdroje a ostatními je v tom, že není možné specifikovat ani jeho měrnou jednotku, ani cenu jednotky zdroje, obrázek 17.
P.S. Druhá část článku je věnována tomu, jak.
Active Directory („Active Directories“, AD) adresářová služba serverových verzí Windows, kde jsou uloženi například všichni uživatelé společnosti
Níže uvedené informace jsou pouze orientační. Více o tomto materiálu a jeho praktické aplikaci se můžete dozvědět ve videu.
Účel a jeho hlavní charakteristiky v MS Project
Přiřazení je vztah mezi úkolem a zdrojem potřebným k dokončení tohoto úkolu. K jednomu úkolu lze přiřadit libovolný počet zdrojů, pracovních i materiálních (jinými slovy, k jednomu úkolu lze přiřadit několik úkolů).
Hlavní charakteristiky úkolu (bez ohledu na typ zdroje) jsou:
- Přidělené množství zdrojů.
- Práce.
- Spouštěcí profil.
- Míra spotřeby (u materiálových zdrojů).
Přidělené množství zdrojů – počet jednotek zdrojů, které lze použít k dokončení úkolu. Materiální zdroj, lze měřit v jakékoli dimenzi uvedené v poli " jednotka měření U pracovních zdrojů odpovídá množství pracovní doby, kterou může zdroj použít k dokončení úkolu.
Pro úkol je práce množstvím práce, kterou zdroj vynaloží na úkol. Mzdové náklady zdroje jsou chápány jako množství vynaložené pracovní doby zdroje. Práce by měla být odlišena od doby trvání úkolu.
Práce je také definována pro úkoly a pro zdroje. Pro úkol je práce celkovým úsilím všech zdrojů zapojených do úkolu. U zdroje součet práce zdroje pro všechny úkoly, ke kterým je zdroj přiřazen.
Profil zátěže je způsob rozložení práce po dobu trvání úkolu. MS Project standardně používá tzv. plochý nakládací profil, tzn. pro zdroj je na každý pracovní den plánováno stejné množství práce. Spolu s plochým nakládacím profilem vám MS Project umožňuje používat několik předdefinovaných nakládacích profilů. Kromě toho můžete u libovolného úkolu nezávisle upravovat rozložení práce po dnech.
Vyřizování schůzek. Přiřazování zdrojů k úkolům v MS Project
Přiřazení zdrojů v popisu úlohy
Chcete-li zdroje přiřadit přímo při popisu úkolu, musíte:
- Chcete-li otevřít okno "Podrobnosti úlohy", poklepejte na název úlohy nebo vyberte úlohu a klikněte na tlačítko "Podrobnosti" na kartě "Úloha".
- V okně Podrobnosti úkolu, které se otevře, přejděte na kartu Zdroje.
- Ve vstupním okně můžete zadat název zdroje, pokud se tento název shoduje s názvem existujícího zdroje, bude automaticky přiřazen k úkolu, pokud se název neshoduje, nový zdroj typu "Práce" bude vytvořen. Chcete-li se vyhnout duplicitě, staňte se prázdným řádkem a klikněte na šipku dolů na pravé straně řádku a poté vyberte název zdroje z rozevíracího seznamu.
- Pole "Vlastníci" zobrazuje uživatelské jméno vlastníka zdroje, kterému bude zaslán souhlas s používáním tohoto zdroje. U všech místních a univerzálních zdrojů je toto pole prázdné.
- Do pole "Jednotky" zadejte objem potřebný zdroj. Pokud zadáte pracovní zdroj, musíte určit procento času zdroje, který stráví implementací tohoto úkolu. Pokud zadáváte materiálový zdroj, zadejte jeho množství v dimenzi určené v zobrazení List zdrojů. Pokud zadáváte nákladný zdroj, nezadávejte nic.
- V poli "Náklady" se zobrazí náklady na použití tohoto zdroje. U pracovních a materiálových zdrojů bude tato hodnota vypočítána automaticky po kliknutí na tlačítko "OK". U nákladných zdrojů musíte zadat částku, kterou plánujete vynaložit na implementaci této úlohy tímto zdrojem.
Po zadání zdroje nezapomeňte snížit fixní náklady projektového úkolu o částku, kterou plánujete vynaložit na vámi zadané zdroje.
Chcete-li přiřadit zdroj k úkolu:
- Přepněte do zobrazení Ganttova diagramu a přejděte na " Zdroje».
- Vyberte úkol, ke kterému chcete vytvořit přiřazení zdrojů.
- Klikněte na tlačítko " Přiřadit zdroje". Zobrazí se odpovídající dialogové okno:
- V poli Název zdroje vyberte zdroj, který chcete k úkolu přiřadit. Pokud chcete vytvořit nový zdroj, přejděte do volné buňky v tabulce dialogového okna a zadejte název zdroje. Poklepáním na název zdroje se zobrazí okno Podrobnosti zdroje, které vám umožní zadat informace o zdroji. Můžete také vybrat název zdroje z adresáře vašeho e-mailového systému. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko „+“ nalevo od „Možnosti seznamu zdrojů“. Poté klikněte na tlačítko " Přidat zdroje“ a z rozevíracího seznamu (Z adresáře ...) vyberte „Z adresáře“. MS Project vám zobrazí okno, ve kterém budete muset vybrat zdroje, které potřebujete ze seznamu příjemců. Po kliknutí na tlačítko " OK“, příjemci adresáře budou přidáni do seznamu zdrojů projektu a budou pro ně vytvořena přiřazení.
- Do pole Jednotky zadejte počet jednotek zdrojů, které se mají v tomto přiřazení přidělit. U pracovního zdroje je hodnota uvedena v procentech (množství pracovní doby).
U materiálového zdroje je hodnota specifikována pomocí měrných jednotek pro zdroj. Ve výchozím nastavení je pro materiálový zdroj zadána pevná sazba spotřeby. Pokud chcete určit proměnnou míru spotřeby pro materiálový zdroj, zadejte hodnotu pomocí měrných jednotek pro zdroj převedených na jednotku času. Chcete-li například určit míru spotřeby „1 tuna za den“ pro materiálový zdroj cement a měrná jednotka pro cement je specifikována jako „t“, musíte do pole Jednotky zadat hodnotu „ 1 t/d“.
V případě potřeby můžete vybrat více zdrojů současně. Chcete-li to provést, přejděte na zdroj pomocí klávesy Ctrl.
Chcete-li odebrat přiřazení, v okně Přiřadit zdroje vyberte zdroj, jehož přiřazení chcete odebrat, a klikněte na „ Vymazat».
Chcete-li nahradit jeden zdroj v přiřazení jiným, v okně Přiřadit zdroje vyberte zdroj, který chcete v přiřazení nahradit, a klikněte na „ Nahradit". V zobrazeném okně Nahradit prostředek vyberte prostředek, který chcete nahradit.
Při přiřazování zdrojů z podnikového fondu zdrojů v rámci MS EPM ISMS přejděte na kartu „Zdroje“, položka nabídky „Pool zdrojů“, podpoložka „Společnost podniků“. Poté se otevře speciální okno, kde se zobrazí seznam zdrojů podnikového fondu a možnost jejich přenosu do seznamu zdrojů projektu.
Přidělování zdrojů prostřednictvím popisu úkolu
- Přejít na záložku " Úkol". Klikněte na " Zobrazit podrobnosti úkolu“, čímž se otevře spodní část obrazovky.
- Stiskněte levé tlačítko na panelu, který se otevře, a přejděte na kartu " Formát". Klikněte na " Mzdové náklady" pro zobrazení požadované datové sady.
- Zadejte seznam zdrojů v seznamu ve sloupci " Název zdroje". Poté zadejte množství zdrojů ve sloupci " Jednotky"nebo" Mzdové náklady"(objem materiálů nebo práce pro týmy uveďte také ve sloupci" Mzdové náklady").
- Po přiřazení zdrojů k úkolu klikněte na " OK".
- tutorial
Malý úvod
Celá metodika je pouze souborem jednoduchých metod a doporučení pro využití MS Project k řešení aplikovaných problémů projektového manažera. Okamžitě učiním výhradu, že metodika netvrdí, že je univerzální a je použitelná pouze za určitých omezení, o kterých se zmíním v průběhu příběhu.Nejprve si připomeňme, co se obvykle vyžaduje od projektového manažera. Pro zkušené vůdce je to samozřejmé, ale pro začátečníky (nebo se lídry teprve chystají) bude užitečné si to ještě jednou připomenout. Takže vývojový projekt software je vytvoření nějakého jedinečného produktu. V různých fázích životní cyklus projekt z RP je nutný k řešení různých úkolů.
Před zahájením projektu
Před zahájením projektu musí projektový manažer obvykle odpovědět na dvě otázky:- jak dlouho bude projekt trvat
- kolik bude projekt stát
Poznámka. Nikdy jsem se nemusel zabývat explicitní peněžní hodnotou projektu, a jak nyní chápu, je to vážné opomenutí. Všechny projekty, které jsem řídil, prováděli zaměstnanci firmy. Projektový tým se formoval po celou dobu trvání projektu, podíleli se na něm někteří specialisté určitý čas. Ve skutečnosti jsem povinen odhadnout počet požadovaných účinkujících a také načasování jejich zapojení. Zdá se mi, že je to docela typická situace pro společnosti zabývající se vývojem softwaru. Nakonec vše sestává z odhadu mzdových nákladů, který se pomocí empirických vzorců promění v odhad nákladů na projekt. Jak vidíte, náklady na projekt jsou přímo závislé na jeho načasování.
Během projektu
V podmínkách uvedených omezení je hlavním úkolem projektového manažera zajistit realizaci projektu v uvedeném termínu, a to přímoovlivňuje jeho hodnotu. Nepředvídané okolnosti, které nutně doprovázejí jakýkoli projekt, mohou vést ke zmeškání termínů. Přísně vzato, časová osa projektu může být nečekaně zkrácena, ale abych byl upřímný, nikdy jsem nic takového neviděl. Manažer je povinen na takové události reagovat včas, aby se omezily negativní důsledky. Jediný způsob, jak tento problém vyřešit, je pečlivé plánování, pravidelné sledování hrozících problémů a úprava plánů.
Na konci projektu
Na konci projektu se manažer obvykle ohlédne a shrne projekt. Nejčastěji je potřeba posoudit, jak se projekt dostal z plánovaných harmonogramů a proč se tak stalo.Co umí MS Project
Navzdory vnější složitosti je MS Project ideologicky velmi jednoduchý. Operuje se třemi entitami – úkoly, prostředky, kalendář a vazby mezi nimi. V podstatě je to databáze, uživatelské rozhraní pro vytváření a úpravu entit a minimální, poměrně jednoduchá automatizace (což Project dělá sám o sobě v reakci na vstup).Pojďme si stručně rozebrat vlastnosti entit.
Úkol má trvání, rozsah, přiřazený zdroj a sakra spoustu různých vlastností. Pokud není k dispozici dostatek vestavěných vlastností, můžete přidat své vlastní - použijeme je později. Úkoly mohou být propojeny různými vztahy (předchůdci, následníci atd.).
Zdroj má mnoho popisných vlastností, ale hlavně může být
nastavit dostupnost v čase, k tomu slouží kalendář. Zdroj může být
přiřazen k úkolu.
Na základě těchto dat může Project vytvářet různé pohledy pomocí
filtry, seskupení, řazení atd. Navíc ví jak, podle nějakého algoritmu
Vypočítejte data zahájení a dokončení úkolů na základě dostupnosti přidělených zdrojů
a vazby mezi úkoly. To je v podstatě vše, co umí.
Pojďme se podívat, jak z toho můžeme těžit
Jak to použít
Poznámka Aby to bylo jasnější, některé upřesním obecné vlastnosti projekty,
se kterým jsem pracoval. Takže mluvíme o projektech vývoje softwaru,
který se skládá z několika kroků. Na konci každé fáze musíme nějaké získat
hmatatelný výsledek, který bude prezentován zákazníkovi, proto je pro nás důležité hodnotit
období nejen projektu jako celku, ale i každé etapy. Opakuji, jediný druh zdrojů
což je potřeba, jsou lidé a my nenajímáme specialisty zvenčí, ale využíváme
příležitostí pro stávající zaměstnance.
Příprava plánu
Máme tedy před sebou technický úkol a musíme si odpovědět na tři otázky:- Jak dlouho bude tento projekt trvat?
- Kolik (a jakých) specialistů k tomu bude potřeba?
- Jaká je očekávaná cena práce u tohoto projektu?
Příprava plánu se provádí v několika fázích:
- Příprava seznamu úkolů
- Odhalení závislostí mezi úkoly
(výsledek kterého úkolu je potřeba k přechodu na další?). - Přiřadit vykonavatele úloh
- Vyrovnávání zátěže zdrojů
- Vyvážení toho, co máme
- Souhrnné úlohy nepoužíváme k rozkladu.
Všechny úkoly jsou umístěny v jednom lineárním seznamu. Zpočátku se to může zdát nepohodlné,
ale ušetří to spoustu problémů do budoucna. Pro správu struktury úkolů
použijte vlastní pole (viz níže). - Drag&Drop se často používá ke správě závislostí úloh. Když je úkolů hodně, rychle se to stává nepohodlným. V tomto případě doporučuji nepoužívat drag and drop, ale výslovně uvést počty předchozích úloh. Chcete-li to provést, můžete do tabulky přidat sloupec "předchůdci" a ručně zadat čísla úkolů.
- Termín pro každý úkol by neměl přesáhnout dva týdny.
Pokud termín úkolu přesáhne týden, je to již důvod k zamyšlení nad jeho rozkladem. Postupoval jsem podle velmi jednoduché metodiky odhadu: primitivní úkol - 2 dny, průměr
obtížnost - 1 týden, obtížný úkol - 2 týdny. Zároveň by nemělo být mnoho složitých úkolů. Tento přístup umožňuje poměrně rychle připravit plán hodnocení.
Na jednu stranu výsledný odhad samozřejmě nebude přesný, ale na druhou stranu, který z nich je přesný? Na základě praktických zkušeností to mohu říci
velké projekty chyby v odhadech jednotlivých problémů se většinou vyrovnávají a u malých problémů je často možné (a nutné!) použít přesnější odhady. - V každém případě se vyhýbáme úkolům, které mají několik interpretů. Ke každému úkolu by měl být přiřazen pouze jeden účinkující. Má smysl jmenovat dva účinkující
pouze v případě, že spolu skutečně fungují (například si procvičíte párové programování). V ostatních případech je lepší problém rozložit. - Při jmenování účinkujících se řídíme jejich profesí a kvalifikací, přičemž se nestaráme o rovnoměrnost pracovní náplně.
- Souhrnné úkoly používáme k rozdělení úkolů na etapy. Mezi fáze vkládáme závislosti tak, aby šly postupně. Rozdělení na etapy je zatím celkem přibližné.
Bilancování projektu
Nejdůležitější v technice je přesné vyvážení. Účelem tohoto procesu je připravit plán, ve kterém je dílo poměrně rovnoměrně rozděleno mezi účinkující po celou dobu.Po prvotní přípravě plánu se většinou získá úplná ostuda a ne projekt. Začněme v tom tedy dělat pořádek. Uklízení spočívá v ručním vyrovnávání zadání účinkujících a rozdělení na etapy. K tomu používáme seskupování úkolů podle účinkujících abyste viděli, jak se úkoly rozložily. Pro snadné prohlížení doporučuji seřadit úkoly podle data zahájení.
Poznámka. Teoreticky se pro odhad zátěže předpokládá použití grafů
stahování uživatelů. Tyto grafy jsou dobré (pravděpodobně) pro šéfy, když ano
hodnotit hotový projekt. Ale ve fázi vytváření plánu jsou nevhodné, jak ukazují
že je všechno špatně, ale nedávají žádné informace, proč tomu tak je a co se dá dělat.
Pak začíná kouzlo balancování. Je nutné minimalizovat dobu provádění každé fáze zajištěním víceméně rovnoměrného zatížení všech účastníků projektu. Za tímto účelem provedeme následující kroky:
- Změňte vykonavatele úkolu.
Dává to smysl dělat, pokud vidíme, že jeden účinkující má velký konec úkolů,
a druhý má zjevné „díry“ a může převzít část práce
První. - Přesuňte úkol do jiné fáze.
Úkol, který vede k prodloužení jevištního času, ale není nutný
k získání výsledku fáze lze přesunout do fáze později. A naopak,
pokud scéna obsahuje "díry" v načítání účinkujících, a vyměňte účinkující
selže, můžete zkusit převzít úkoly z další fáze.
Nyní se na projekt znovu pečlivě podíváme, dbáme na správné nastavení vazeb mezi úkoly, na nic se nezapomíná a obsazení účinkujících odpovídá jejich specializacím a kvalifikaci.
Rizikové účetnictví
Nyní - konečná úprava: rizikové účetnictví. Abych byl upřímný, nepodílel jsem se na řízení vážných rizik, ale beru v úvahu možnost určitých událostí vyšší moci (jako je nemoc účinkujících, zapomenutá díla atd.). Za tímto účelem přidávám do každé fáze fiktivní úlohu s nejnižší prioritou, nazvanou „jiná práce“ pro každý zdroj. Jakmile jsou zdroje vyrovnány, tyto úkoly skončí na konci fáze. Doba trvání těchto úkolů závisí na pravděpodobnosti výskytu a míře ovlivnění rizik, závisí na způsobu stanovení odhadů trvání úkolů, zdravotním stavu členů týmu a míře paranoie projektového manažera. Obvykle nastavuji dobu trvání „jiné práce“ zhruba na třetinu až čtvrtinu délky etapy.V důsledku všech výše uvedených manipulací získáme plán realizace projektu, se kterým můžeme pracovat.
S tímto plánem můžeme:
- Uveďte časový rámec projektu a jeho milníky. Přiměřeně a s vysoký stupeň
spolehlivost. - Odhadněte přibližné mzdové náklady na projekt
Práce s plánem
Když je projekt spuštěn, původní plán Znak , který byl použit pro odhad, lze také použít ke sledování průběhu projektu. Projektový manažer je povinen pravidelně provádět následující akce:- Vydávejte úkoly účinkujícím
- Splněné úkoly označte v plánu
- V případě výrazných odchylek plán opravte
Pro určení problémové oblasti je vhodné použít různá seskupení - podle interpretů, podle složek atd. Často se může ukázat, že projekt jako celek je dokonce v předstihu, ale v určitém kontextu dochází ke zpoždění, např. například jeden z vývojářů nečekaně narazil na vážný systémový problém, který vedl k odchylkám. Použití pouze průměrné metriky tento problém neukáže – objeví se pouze na konci fáze, kdy bude příliš pozdě na to, abyste něco udělali.
Poznámka. Obvykle úkoly v kalendáři nepřesouvám, ale pouze si všímám, jak jsou splněny. Odchylku od plánu sleduji odchylkou celkového úkolu projektu od aktuálního okamžiku.
Existuje další strategie – provádění změn v termínech úkolů, „posouvání“ nedokončených úkolů dopředu. S tímto přístupem lze ke sledování odchylek od plánu použít další užitečnou funkci MS Project, základní linii. Baseline je jednoduše uložený snímek stavu úkolů. Lze to provést na začátku projektu. Chcete-li porovnat aktuální plán se základní linií, otevřete „Ganttův diagram se sledováním“. U dynamického plánu, kde se často mění pořadí úkolů, to může být nepohodlné, proto do projektu vkládám milníky, které odrážejí některé důležité výsledky projektu, a sleduji odchylky od základní linie pouze u nich.
Spravujte strukturu úkolů pomocí vlastních polí
Důrazně doporučuji nepoužívat souhrnné úkoly v MS Project pro funkční rozklad nebo kategorizaci úkolů. Faktem je, že hierarchie úkolů v MS Project je silně svázána s jejich posloupností. A často se chcete podívat na úkoly v jiném pořadí, zatímco se celá struktura „drolí“. Pro správu struktury úkolů doporučuji použít Vlastní pole. MS Project má předdefinovanou sadu polí s nedefinovaným chováním, která můžeme použít, jak uznáme za vhodné. Chcete-li například rozdělit úkoly na komponenty, potřebujete na základě textového pole Text1 vytvořit pole Komponent a nastavte pro něj seznam hodnot odpovídající komponentám systému.
Poté dostaneme příležitost určit pro každý úkol komponentu, ke které patří, a pomocí seskupování úkolů podle komponent sledovat, jak se věci vyvíjejí.
Vlastní pole umožňují rozdělit úkoly do více kategorií, například jsem úkoly rozdělil podle typu práce: Vývoj, Testování, Dokumentace.
Pro zvědavce zmíním, že v MS Project lze nastavit pravidla pro kreslení diagramů na základě vlastností úlohy. V případě potřeby můžete nastavit, aby úkoly pro různé komponenty měly různé barvy a barva bude určena pouze vlastností task, není třeba ji nastavovat ručně pro každou úlohu. Taková nastavení nevyžadují psaní skriptů, ale jsou prováděna standardními nástroji pro přizpůsobení grafů.
Použití vlastních polí, stejně jako funkce filtrování, řazení a seskupování zabudované do MS Project, vám umožní získat různé pohledy, které vám umožní získat odpovědi na mnoho otázek, které má projektový manažer.
Dokončení projektu
Na konci projektu dostaneme plán, ve kterém jsou splněny všechny úkoly. Většinou se snažím dodržet i původní plán, alespoň jako základ. Abych byl upřímný, v této fázi je MS Project málo užitečný, protože nejsou zajímavé plánované hodnoty, ale ty skutečné. Některá řešení tohoto problému nabízí MS Project Server, je zde možnost zohlednit skutečné mzdové náklady, ale to je nad rámec tohoto článku.Závěr
Pokusil jsem se shrnout své zkušenosti s používáním MS Project pro praktická řešení problémů, které se přede mnou objevily, když jsem řídil projekty vývoje softwaru. Popsaná technika si nečiní nárok na univerzálnost, ale zdá se mi, že je vcelku jednoduchá a logická, přičemž zároveň umožňuje řešit praktické úkoly projektového manažera.Použití tohoto přístupu mi umožnilo úspěšně dokončit více než jeden projekt včas.
Pravda, došlo k neúspěchům. Stalo se to zpravidla tehdy, když byla špatně provedena přípravná část projektu, konkrétně formulace problému. Tito. výsledek projektu nebyl přesně to, co bylo požadováno, a pochopení toho přišlo příliš pozdě.
Asi mi něco uniklo, klidně se ptejte.
Článek pojednává o metodice plánování zdrojů v aplikaci Microsoft Project.
Typy zdrojů v Microsoft Project a jejich vztah k realitě
Po vytvoření předběžného plánu musíte přejít k plánování zdrojů a určit:
- Konkrétní vykonavatelé úkolů;
- Zodpovědnost za dosahování výsledků;
- Doba trvání úkolu s přihlédnutím k možné omezené dostupnosti zdrojů.
- Potřeba materiálu, vybavení, peněz v daném období realizace projektu;
- Harmonogram kalendáře, zohledňující omezení (nedostatek) zdrojů.
Zdroje v Microsoft Project jsou chápány jako lidé, stroje, mechanismy, vybavení, materiály, náklady/příjmy a jsou podporovány tři typy zdrojů:
1. Lidské zdroje jsou obnovitelné zdroje společnosti, které zahrnují lidi, stroje a vybavení potřebné k dokončení projektu. Prostřednictvím typu „práce“ musíte modelovat ty zdroje, u kterých musíte vzít v úvahu jejich zatížení / přetížení, dostatek nebo nedostatek, například zatížení deseti pracovníků. Pokud tedy máte k dispozici pouze deset pracovníků a projekt potřebuje patnáct pracovníků, Microsoft Project vám ukáže, kdy jeden nebo více pracovníků chybí.
Pracovní zdroje ovlivňují dobu trvání úkolů.
2. Materiální zdroje se používají k modelování materiálů potřebných k vytvoření výsledku projektu. Taky:
A. Prostřednictvím tohoto typu se modelují dodavatelé, pokud vás projekt nezajímá, kolik lidí konkrétního dodavatele bude provádět tu či onu práci.
b. Prostřednictvím materiálového typu zdroje se modelují i nákladové položky, je-li třeba zohlednit jejich odpis za jednotku času, např. pronájem jeřábu stojí 500 UAH. za hodinu.
C. Položky jsou modelovány prostřednictvím materiálových zdrojů, pokud je platba provedena v jiné měně, než je měna projektu, například nákup výtahu v dolarech.
d. Příjem nebo příjem do projektu je modelován prostřednictvím typu materiálu, protože materiálový typ zdroje může mít svou nákladovou hodnotu rovnou např. mínus jedna (-1).
E. Prostřednictvím tohoto typu zdrojů můžete modelovat pracovní zdroje, pokud nepotřebujete změnit dobu trvání úkolů a chcete vést denní záznamy zdrojů (možná kontroverzní bod, ale není to dogma nebo axiom, protože , například Microsoft Project dokáže spočítat počet pracovních zdrojů na úkolu, ale neumožňuje zadat požadované množství pro každý den, ale typ materiálu to umožňuje).
F. Prostřednictvím tohoto typu jsou modelovány fyzické objemy (m3, m2, tuny) děl.
3. Nákladové zdroje.
Metodika plánování pracovních sil
K „provedení“ projektu jsou potřeba lidé, stroje a zařízení. Hlavní charakteristiky pracovní síly v Microsoft Project jsou:
- Náklady – kolik bude projekt stát použití určitého zdroje pracovní síly;
- Dostupnost – kdy může zdroj provést určitou úlohu a kolik jednotek určitého zdroje je potřeba k dokončení úlohy.
Zdrojem informací o zdrojích společnosti může být pracovník jejího personálního oddělení odpovědný za stavbu a odborník z výrobně-technického úseku příslušné specializace. Ten může sloužit jako zdroj informací o nákladech na hodinu provozu zdroje.
Seznam mechanismů a jejich náklady na hodinu poskytuje oddělení odpovědné za mechanismy ve společnosti. Zpravidla se jedná o rozdělení hlavního mechanika.
Informace o lidských zdrojích mohou být také uloženy v:
1. Adresář Microsoft Outlook (záložka „Zdroj – Přidat zdroje – Adresář…), Obrázek 1;
Obrázek 1. Vytvoření zdroje v aplikaci Microsoft Project z adresáře aplikace Outlook
2. Active Directory (záložka "Prostředky - Přidat zdroje - Active Directory");
3. Fond zdrojů (záložka „Prostředky – Fond zdrojů – Použít zdroje z…“).
Fond prostředků je soubor aplikace Microsoft Project, který obsahuje pouze prostředky.
4. V Enterprise Resource Pool na Microsoft Project Server v pohledu Resource Center. Fond podnikových zdrojů vyžaduje připojení k Project Server 2013 nebo Project Online.
Pokud tedy pracujete s Project Server 2013 nebo Project Online, pak se zdroje uložené v produktových databázích označují jako podnikové zdroje, zatímco ty, které existují pouze v souboru vašeho projektu, se označují jako místní zdroje.
Obrázek 2. Přidání prostředků z adresáře nebo Active Directory
Chcete-li vytvořit zdroj v aplikaci Microsoft Project, musíte přejít do zobrazení „Resource Sheet“, zadat jeho název do sloupce „Resource Name“ a vybrat požadovaný typ ve sloupci „Type“ (nebo Labor, nebo Material nebo náklady), Obrázek 3.
Pokud potřebujete přidat zdroje z adresáře nebo Active Directory, musíte kliknout na tlačítko "Přidat zdroje" a vybrat požadovanou položku.
Obrázek 3. Typy zdrojů
Každý zdroj (jakéhokoli typu), mimo jiné, v projektu může být:
1. Univerzální. Tyto zdroje, obrázek 3, se používají ke stanovení personálních požadavků na projekt, jako jsou tesaři a vývojáři. Velmi často se tedy u dlouhodobých projektů předem neví, který konkrétní člověk je potřeba ke splnění konkrétního úkolu. Potřeba je proto nejprve určena prostřednictvím univerzálních zdrojů, tzn. k dokončení úkolu „Psaní kódu“, který je plánován za tři měsíce, nepotřebujete konkrétně milovanou Nyuru Pakhomovou, ale programátora C # s více než 3 lety zkušeností.
Například v našem projektu budeme potřebovat programátora se znalostí programovacího jazyka C#. Často ale na začátku projektu není známo, která konkrétní osoba bude práci provádět. Proto je zpočátku plánován projekt, ve kterém je univerzální zdroj "C# Programmer" přiřazen k úkolu a pomocí vlastních podnikových polí (pouze v Microsoft Project Server nebo Project Online) určuje jeho znalost programovacího jazyka C#. V listu zdrojů (v Microsoft Project Server nebo Project Online, v „Centru zdrojů“) musí být zaměstnán konkrétní programátor „Stroustrup Bjorn“, který má také své jazykové znalosti určené pomocí vlastních podnikových polí (pouze v Project Server nebo Project Online) programování v C#. Následně, když bude nutné nahradit univerzální zdroj podnikovým zdrojem, který má požadovanou sadu dovedností a schopností, lze to provést pomocí dialogového okna Vytvořit skupinu nebo pomocí Průvodce nahrazením zdrojů (tyto ikony se nacházejí na kartě Zdroje a jsou aktivní pouze po připojení Project Professional 2013 k Project Server 2013 nebo Project Online).
Po podrobném plánování projektu je žádoucí nahradit generické zdroje specifickými zdroji.
Generické zdroje se nejlépe používají při práci s podnikovými zdroji Project Serveru, protože pouze v tomto případě je možné nahradit generické zdroje specifickými zdroji podle zvolených charakteristik.
Plánování prostřednictvím univerzálních zdrojů umožní, zejména pokud má vaše společnost dostatečný počet zaměstnanců, kteří mohou vykonávat stejnou práci (10 právníků nebo 5 obchodníků), vyhnout se osobnímu faktoru, když se projektoví manažeři snaží získat zaměstnance, kteří jsou pro ně „pohodlní“. , což může přirozeně vést k přetížení „pohodlného“ a podtížení „nepohodlného“.
2. Rozpočet. Rozpočtové zdroje (práce, materiál a náklady) slouží k modelování celkového rozpočtu alokovaného na projekt, tzn. umožnit projektovému manažerovi uvést, kolik finančních prostředků má k dispozici pro srovnání s potřebou potřebnou k dokončení projektu.
Například máte rozpočet na materiál ve výši 350 000 UAH. Na základě potřeby materiálů v projektu Microsoft Project spočítá, že pro realizaci projektu je nutné utratit za materiály 323,6 tisíc UAH. Porovnáním rozpočtového zdroje a celkové částky bude možné vidět rozdíl, Obrázek 4.
Na úrovni projektu lze zdroj rozpočtu přiřadit pouze souhrnnému úkolu projektu.
Obrázek 4. Porovnání rozpočtu se skutečnou potřebou
Kromě toho může mít každý typ zdroje dvě možnosti rezervace (přidělené nebo navržené):
- Věnováno(výchozí možnost rezervace) – možnost rezervace zdroje. Vyhrazený typ rezervace znamená, že pokud je zdroj přiřazen k úkolu, jeho zatížení, čas a hodiny potřebné k dokončení práce budou brány v úvahu při analýze celkové dostupnosti a zatížení zdroje. Tento typ rezervace se používá, pokud jste si jisti, že konkrétní zdroj tuto práci provede.
Pokud pracujete s Project Server 2013 nebo Project Online, pak při přiřazení vyhrazeného zdroje k úkolu a publikování projektu (str. 10.3) bude tento vyhrazený zdroj schopen podávat zprávy o úkolu prostřednictvím webového rozhraní.
- Navrženo- možnost rezervace zdroje, používaná ve fázi plánování projektu, když si ještě nejste jisti, zda tento zdroj bude vykonávat práci ve vašem projektu nebo ne. Přiřazení zdroje s "navrhovanou" možností rezervace nesnižuje jeho dostupnost pro práci na jiných projektech. Výběr tohoto typu rezervace neovlivní dostupnost a načítání zdroje. Zdroje nejsou srovnávány s navrhovanými zdroji.
Pokud při práci s Project Server 2013 nebo Project Online přiřadíte k úkolu navrhovaný zdroj a projekt publikujete, zdroj nebude moci podávat zprávy o úkolu prostřednictvím webového rozhraní.
Tak, Obrázek 5, v grafu zatížení vyhrazeného zdroje Vaus Klurman je jeho přetížení zvýrazněno červeně a přetížení navrhovaného zdroje Gob Beldof, přetížení je zobrazeno standardní barvou nakonfigurovanou pro nepřetížené zdroje.
Obrázek 5. Vázané a navrhované zdroje
Úprava vlastností prostředků
Chcete-li změnit vlastnosti konkrétního zdroje (název, cena, dostupnost), můžete:
- Klikněte na něj levým tlačítkem myši, nebo;
- Klikněte na něj pravým tlačítkem a z nabídky vyberte "Podrobnosti" nebo;
- Na kartě Zdroj klikněte na tlačítko Podrobnosti.
Na kartě Obecné můžete nastavit:
- Název zdroje;
- jeho e-mail a název účtu (pouze pro zaměstnance);
- Typ rezervace (vyhrazená nebo navržená);
- Krátké jméno;
- Skupinka. do které skupiny zdrojů bude ten či onen zdroj patřit (ITR, Workers atd.). Tyto skupiny vytváří uživatel;
- Kód pro dokování s různými systémy;
- Typ (práce, materiál nebo náklady);
- Materiální měrná jednotka pro materiální zdroje;
- Typ zdroje (univerzální nebo ne, rozpočet nebo ne), Obrázek 6;
- Kalendář zdrojů (pracovní doba, výjimky, dovolená), Obrázek 7;
- dostupnost zdrojů, Postavení 8. Pokud například existují dva jeřáby, pak v případě plánované preventivní údržby (PPR) jednoho z nich musíte v oblasti „Dostupnost zdrojů“ určit rozsah, kdy bude k dispozici pouze jeden jeřáb.
Obrázek 6. Informace o zdroji. Karta Obecné
Obrázek 7. Nastavení dovolené v kalendáři zdrojů
Obrázek 8. Modelování dostupnosti
Okno "Podrobnosti" na kartě "Náklady" obsahuje informace týkající se nákladů na zdroj, Obrázek 9.
Obrázek 9. Informace o zdroji. Karta Náklady
Pokud potřebujete pro projekt zajistit změnu standardní sazby v průběhu času, musíte vybrat datum účinnosti aktuální sazby a zadat novou sazbu, která bude platná od nového data účinnosti.
Pokud se například vaše standardní sazba "Architect" od prvního května zvýší o 10 %, musíte zadat datum nové sazby "01.05.11" a procento změny sazby "10%". Pokud nezadáte datum účinnosti, ale pouze procentuální změnu, bude se datum účinnosti nového kurzu rovnat aktuálnímu datu. Zadáním „-10 %“ snížíte standardní sazbu o 10 %
V poli "Sazba přesčasů" zadáte částku, kterou budete platit prostředky za přesčasy. Je důležité pochopit, že pokud máte osmihodinový pracovní den a zdroj pracuje 10 hodin denně, pak systém automaticky nezadá dvě hodiny přesčas jako zpracování. Při zadávání skutečných informací o úkolu budete muset v poli "Skutečná práce přesčas" sami uvést, kolik přesčasů ten či onen zdroj odpracoval.
Pole „Náklady na použití“ označuje částku, kterou je třeba zaplatit za přilákání zdroje, například kromě zaplacení nákladů na hodinu provozu tohoto jeřábu musíte zaplatit náklady na jeho dodávku.
Standardní sazba je zpravidla uváděna jako cena za hodinu práce. V poli "Standardní sazba" můžete také zadat náklady na týden nebo měsíc práce. Ale měsíc, z pohledu Microsoft Project, je obvykle 20 pracovních dnů, a pokud máte 22 pracovních dnů v měsíci, pak u zdroje, jehož standardní sazba je označena jako „20 000 UAH / měsíc“, bude jeho cena automaticky přepočítávat podle počtu pracovních dnů v měsíci, Obrázek 10.
Obrázek 10. Přepočet nákladů na zdroj při zadání standardní sazby za měsíc
Můžete také nastavit pět různých cenových sazeb pro každý zdroj. Tabulka sazeb nákladů je sbírka informací o sazbách a sazbách pro zdroj, včetně standardní sazby, sazby za přesčas, jakýchkoli nákladů na použití a data, kdy platová sazba vstoupí v platnost. Například „Zedník“ za pokládku ve výšce do tří metrů nad zemí může obdržet sazbu 45 UAH / h a za práci ve výšce nad tři metry může obdržet sazbu 50 UAH. / h.
Kromě toho nabízí Microsoft Project tři způsoby, jak načítat plánované náklady na zdroje a alokovat skutečné náklady projektu:
- Na začátku (náklady jsou účtovány na začátku úkolu);
- Na konci (náklady jsou účtovány na konci úkolu);
- Proporcionální (náklady se rozdělují proporcionálně v procesu plnění úkolu), Obrázek 11.
Obrázek 11. Možnosti odpisu / časového rozlišení
Na kartě Poznámky Obrázek 12, umět:
- Zadejte potřebné informace o zdroji;
- Připojte objekt / dokument.
Případné důvody pro změnu, např. ve mzdách, zaznamenejte na záložce Poznámky. I když, upřímně řečeno, můžete začít hledat tu či onu informaci v poznámkách ze stovek zdrojů
Místo přikládání dokumentů (OLEG) je nejlepší uvést odkaz na konkrétní dokument.
Obrázek 12. Podrobnosti o zdroji. Karta Poznámky
Karta Vlastní pole zobrazuje seznam vlastních polí přidružených ke zdroji a, pokud jste připojeni k serveru Microsoft Project Server, také firemních polí.
Obrázek 13. Informace o zdroji. Karta Vlastní pole
Kromě všech výše uvedených polí v listu zdrojů je nejdůležitější pole pro pracovní zdroje „Max. Jednotky, které specifikují:
- Nebo seznamový počet pracovníků, tzn. kolik je ve státě (například 10 zedníků);
- Nebo, pokud je člověk sám, může uvést, jak moc je připraven zapojit se do projektů. Pokud je tedy naproti osobě uvedeno 0,5 nebo 50 %, v závislosti na nastavení to znamená, že se bude moci věnovat projektovým úkolům polovinu svého času, například 4 hodiny denně z osmihodinového kalendáře , Obrázek 14.
Obrázek 14. Maximální dostupnost zdrojů
Metodika plánování materiálových zdrojů
Vytvoření seznamu materiálových zdrojů (materiálů) umožní přiřazením materiálů k úkolům určit potřebu materiálů distribuovaných v čase a také zjistit cenu každého materiálu a cenu všech materiálů.
Seznam materiálových zdrojů se tvoří v pohledu Seznam zdrojů. U materiálových zdrojů je zvolen typ "Materiál".
Zdrojem informací pro naplnění seznamu materiálů může být odhad, výrobní a technické oddělení (oddělení, které zjišťuje potřebu materiálu pro konkrétní projekt) nebo zásobovací oddělení (oddělení odpovědné za dodávky materiálů a zařízení v společnost). Oddělení nákupu musí také poskytnout plánovači projektu v aplikaci Microsoft Project informace pro aktualizaci informací o materiálu, pokud se změní ceny nebo budou k dispozici nové materiály.
Abyste mohli rychle přiřadit typ „Materiál“ k materiálovým zdrojům, musíte prvnímu materiálu v seznamu přiřadit typ „Materiál“, vybrat pracovní typy materiálů, kliknout pravým tlačítkem myši na typ prvního materiálu a vybrat "Vyplnit" v nabídce, Obrázek 15.
Obrázek 15. Nastavení typu pomocí funkce "Vyplnit".
Rozdíly mezi vlastnostmi materiálového zdroje a vlastnostmi pracovního zdroje jsou:
- Schopnost specifikovat měrnou jednotku materiálů (tisíc kusů, mp, tuny atd.);
- Sloupec "Standardní sazba" udává náklady na jednotku materiálu, Obrázek 16.
Obrázek 16. Úprava vlastností zdroje typu „Materiály“.
Standardní sazbu pro materiálové i pracovní zdroje lze zadat se zápornou hodnotou. Tato funkce slouží k simulaci příjmu peněz v projektu, vzájemného vyrovnání, pokut atd.
Metodika plánování zdrojů nákladů
V aplikaci Microsoft Project je nákladový zdroj nezávislý náklad (nezávisí na době trvání úkolu/projektu), který musí být spojen s projektovým úkolem nebo projektem (například náklady na letenku).
Ale pro modelování nákladů, které závisí na době trvání úkolů nebo projektů, není tento typ zdroje vhodný.
Nákladný zdroj také neumožňuje modelovat změnu nákladů v čase, multiměnu projektu, tok peněz do projektu (zisk). K modelování toho všeho využívám materiální prostředky.
Obrázek 17. Úprava vlastností zdroje typu "Náklady".
Rozdíl mezi vlastnostmi drahého zdroje a ostatními je v tom, že není možné specifikovat ani jeho měrnou jednotku, ani cenu jednotky zdroje, Obrázek 17.
