1. Zunächst müssen Sie sich überlegen, welches Ziel Sie sich als Führungskraft mit einem konkreten Meeting setzen. Zweck des Treffens ist eine Beschreibung des gewünschten Ergebnisses, der gewünschten Lösungsart, des gewünschten Ergebnisses der Arbeit ( Möglichkeiten Zwecke: vorläufiger Meinungsaustausch, Ausarbeitung von Empfehlungen für die Entscheidungsfindung, Entscheidungsfindung zum Thema usw.). Das Thema der Sitzung ist Gegenstand der Diskussion. Je genauer und in die richtige Richtung das Gesprächsthema formuliert ist, desto eher führt es zum gewünschten Ergebnis. Das Thema sollte so formuliert werden, dass es jeden Teilnehmer des Treffens interessiert. Jeder soll wissen, dass er zur Lösung eines gemeinsamen Problems beiträgt. Themen werden interessant, wenn sie konkret formuliert werden.
2. Es ist notwendig, nur die Probleme zur Diskussion zu stellen, die nicht in der Arbeitsordnung gelöst werden können. Eine Meeting-Agenda ist ein schriftliches Dokument, das im Voraus an die Meeting-Teilnehmer verteilt wird und die folgenden Informationen enthält:
Thema des Treffens;
Zweck des Treffens;
Liste der besprochenen Themen;
Start- und Endzeit des Meetings;
Der Ort, an dem es stattfinden wird;
Nachnamen der Redner, Mitberichterstatter, die für die Vorbereitung der Fragen zuständig sind;
Für jede Frage vorgesehene Zeit;
Orte und Zeiten, an denen Sie sich mit dem Material zu jeder Ausgabe vertraut machen können.
Eine gut durchdachte Meeting-Agenda, die im Voraus verschickt (im Extremfall angekündigt) wird, ermöglicht es den Teilnehmern, sich besser vorzubereiten und somit ihren Output beim Meeting selbst zu steigern (und den Leiter, diesen Output einzufordern).
3. Es ist besser, wenn die Zeit der Besprechungen durch den in der Organisation (Abteilung) festgelegten Zeitplan bestimmt wird. Ungeplante Meetings bringen den Rhythmus durcheinander, reduzieren die Kultur Unternehmenskommunikation dem Vorgesetzten die Möglichkeit nehmen, selbst zu planen Arbeitszeit und entsorgen Sie es, wodurch geplante Besprechungen und Angelegenheiten gestört werden.
Um Mitarbeiter nicht aus dem Arbeitsrhythmus zu reißen, empfiehlt es sich, Besprechungen am Ende des Arbeitstages oder in der zweiten Hälfte des Arbeitstages zu vereinbaren.
Die Dauer des Treffens sollte eineinhalb bis zwei Stunden nicht überschreiten (mehr als zwei Stunden ununterbrochene Arbeit für die meisten Teilnehmer, aus rein physiologischen Gründen wird es gleichgültig, wie das Problem gelöst wird).
4. Die optimale Teilnehmerzahl an gemeinsamen Diskussionen beträgt 5-7 Personen. Eine Erhöhung der Anzahl der eingeladenen Personen senkt die durchschnittliche Anwesenheits- (oder Rücklauf-) Rate drastisch und verlängert gleichzeitig das Meeting. Daher ist es ratsam, die Anzahl der Eingeladenen auf ein Minimum zu reduzieren.
Am besten ist es, wenn bei einer heterogenen Meeting-Agenda die Zusammensetzung der Teilnehmer variabel ist: Personen, deren Themen besprochen werden, können das Meeting verlassen, während andere Teilnehmer, deren Thema nicht zuerst behandelt wird, zu gegebener Zeit eingeladen werden.
Anstelle einer Einladung können einige Mitarbeiter für alle Fälle gebeten werden, in dem festgelegten Zeitintervall an ihrem Arbeitsplatz zu sein, um bei Bedarf anzurufen oder telefonisch Hilfe zu erhalten.
Es ist wünschenswert, dass die Teilnehmer des Treffens Personen umfassen, die in der Lage sind, die Rolle eines "Experten", "Ideengebers", "Kritikers" im Laufe der kollektiven geistigen Aktivität zu spielen.
5. Die vorläufige (mehrtägige) Benachrichtigung der Teilnehmer mit Übermittlung der Tagesordnung an diese ist ein wichtiges Element in der Vorbereitung der Sitzung. Entscheidungsentwürfe, Zusammenfassungen von Berichten, Referenzen können als Anlage zur Tagesordnung gesendet werden. Es ist sehr gut, wenn den Personen, die die Fragen vorbereiten, vor Beginn der Sitzung Kommentare der Sitzungsteilnehmer zu Entscheidungsentwürfen, Zusammenfassungen von Reden übermittelt werden.
6. Untergebene (Besprechungsteilnehmer) vorab über die Verhaltensregeln auf der Besprechung belehren.
Kurz gesagt können sie wie folgt zusammengefasst werden.
Vertreten Sie sich in Ihren Aussagen. Sagen Sie „ich“ statt „wir“ oder die unpersönliche Form. Die Redewendung mit dem Pronomen „wir“ ist fast immer ein Versteckspiel. Der Sprecher übernimmt nicht die volle Verantwortung für das, was er sagt.
Wenn Sie eine Frage stellen, sagen Sie, warum Sie sie stellen, was sie für Sie bedeutet. Fragen sollten keinen Zweifel daran lassen, warum sie gestellt werden. Fallenfragen vergiften die Atmosphäre.
Seien Sie in Äußerungen Sie selbst, spielen Sie keine Rolle, die Sie selbst gewählt oder von anderen von Ihnen erwartet werden. Wenn du denkst, du musst die Klappe halten, halt die Klappe.
Verzichten Sie so weit wie möglich darauf, die Gedanken anderer zu interpretieren. Bringen Sie Ihre eigene Position zum Ausdruck. Versuchen Sie, keine ungerechtfertigten Verallgemeinerungen zu machen.
Sprechen Sie nicht über die Handlungen und Gedanken anderer, sondern über Ihre Wahrnehmung dieser Handlungen und Gedanken, d. h. formulieren Sie Urteile in der Sprache der „Ich-Botschaften“ und nicht der „Du-Aussagen“. Statt „Sie haben hier einen Fehler gemacht“ heißt es besser „Mir schien, hier hat sich ein Fehler eingeschlichen …“.
7. Es wurde festgestellt, dass ceteris paribus Menschen, die sich gegenübersitzen, häufiger und seltener miteinander in Konflikt geraten - diejenigen, die nebeneinander sitzen. Der Leiter, der die Charaktere der Eingeladenen kennt, kann, ohne darauf aufmerksam zu machen, die Teilnehmer so platzieren, dass diejenigen, die sich losreißen und die Diskussion des Themas stören können, sich nicht gegenüberstehen.
8. Ziele und Aufgaben des Leiters (Vorsitzender). Hauptziel Manager im Meeting - um in kürzester Zeit die optimale Lösung für alle auf der Tagesordnung stehenden Themen zu finden. Um dies zu erreichen, muss er von jedem Teilnehmer profitieren und der Diskussion insgesamt einen konstruktiven Charakter verleihen.
Der Leiter muss die Richtung und Effizienz von Reden regulieren. Dazu sollte man keine seitlichen Abweichungen zulassen, Reden verzögern, Konkretheit anregen, das Vorhandensein sinnvoller Analysen und echter Vorschläge. Wenn der Beginn der Diskussion die Unvorbereitetheit des Themas offenbart hat, ist es notwendig, es entschieden aus der Diskussion zu entfernen und der Person, die das Thema vorbereitet hat, einen Kommentar abzugeben.
Die Reden einiger Teilnehmer können sich in übermäßiger Kategorisierung unterscheiden, wobei Kategorisierung von anderen ausgeht. Ein solcher Ton kann der Diskussion ernsthaften Schaden zufügen, sie in einen Kampf der Ambitionen verwandeln. Daher muss der Leiter sicherstellen, dass die Reden korrekt sind; Zu diesem Zweck können Sie ihre Reihenfolge anpassen. Der Leiter überwacht aufmerksam den Verlauf der Sitzung, kontrolliert den Inhalt der Reden, macht sich die notwendigen Notizen und lenkt mit kurzen Bemerkungen die Aufmerksamkeit der Anwesenden auf die wertvollsten Vorschläge der Redner.
9. Wenn die Sitzung dem Austausch von Informationen und der Festlegung anstehender Aufgaben im Rahmen der laufenden Arbeit dient, sollten nur Abteilungsleiter an der Sitzung teilnehmen. Bei einem solchen Treffen sollte der Stand der Dinge kurz beschrieben werden, da es möglich ist, dass einige der Anwesenden mit der Gesamtproblematik nicht vertraut sind. Anschließend ist über die Fortschritte bei der Umsetzung der Beschlüsse der vorangegangenen Sitzung zu berichten. Wenn etwas ins Stocken geraten ist, sollten Sie nicht nach Schuldigen suchen: Durch heftige Auseinandersetzungen geht Zeit verloren, und vor allem können gegenseitige Anschuldigungen das Team spalten. Aber es ist notwendig, die Aufgaben für die Zukunft klar zu formulieren.
10. Wenn der Zweck des Treffens darin besteht, ein bestimmtes Problem zu lösen, müssen diejenigen einbezogen werden, ohne die die Angelegenheit nicht vorankommt, und diejenigen, die in der Lage sind, ihre eigene Lösung für dieses Problem anzubieten. Die Teilnehmer des Meetings müssen über das Problem informiert werden, die Aufgabe klar und eindeutig formulieren. Es ist ratsam, dies im Voraus zu tun, damit die Leute ihre Vorschläge vorbereiten können. Versuchen Sie, die Rollen mental zwischen den Teilnehmern zu verteilen: Der erste macht Vorschläge, der zweite kann sie aus einer Sicht bewerten, der dritte - aus dem anderen, der vierte formuliert schließlich die Entscheidung ... In der Reihenfolge das scheint Ihnen am richtigsten, Sie sollten den Diskussionsteilnehmern das Wort erteilen.
11. Die Reihenfolge der Präsentationen sollte so sein, dass ihre Reihenfolge umgekehrt zur Autorität und Position des Redners ist: dann werden Teilnehmer mit einem niedrigeren Status nicht von dem bereits geäußerten Urteil maßgeblicherer Kollegen dominiert.
Jeder Teilnehmer muss vor dem Redebedarf gestellt werden. Es ist klar, dass dies mit einer relativ kleinen Anzahl von Konferenzteilnehmern erreicht werden kann. Aber wenn die anwesende Person noch nie gesprochen hat, wird sie bei der Besprechung gebraucht?
12. Das Befolgen des Verfahrens normalisiert den Verlauf des Treffens. Es muss zu einem genau festgelegten Zeitpunkt beginnen und enden, um das Vertrauen in den Leiter und diejenigen, die ihn vorbereitet haben, nicht zu untergraben.
Eine der Aufgaben des Leiters ist es, sich vorläufig auf die Rederegeln zu einigen und dann nicht zuzulassen, dass sie verletzt werden.
13. Die Sitzung beginnt in der Regel mit einer Einführungsrede des Leiters, in der er die Ziele und Zielsetzungen der anstehenden Arbeiten formuliert. Die Reihenfolge der Arbeit kann unterschiedlich sein. Wenn vorbereitete Vorschläge zur Diskussion eingereicht werden, werden sie den Anwesenden zur Kenntnis gebracht und anschließend diskutiert. Geschieht dies nicht, wird vorgeschlagen, Vorschläge zu machen und diese erst dann zu diskutieren.
Den Text der Rede können Sie im Vorfeld vollständig vorbereiten, Sie können sich auf Thesen beschränken. Gegebenenfalls empfiehlt sich der Einsatz von Video- und Audio-Tools. Bei der Besprechung der wichtigsten Themen ist es sehr gut, im Vorfeld einen Text vorzubereiten und diesen an die Meeting-Teilnehmer zu verteilen.
Es ist nicht notwendig, in einer Rede ein breites Themenspektrum abzudecken. Es genügt, auf den kardinalen Grundgedanken einzugehen, aber er muss überzeugend, schlüssig, verständlich formuliert werden. Während der Rede müssen Sie sich und das Publikum kontrollieren. Bei den ersten Anzeichen einer nachlassenden Aufmerksamkeit der Anwesenden empfiehlt es sich, auf bekannte Methoden zurückzugreifen, um diese zu mobilisieren.
14. Selbst bei sorgfältigster Vorbereitung des Meetings werden Sie keinen Erfolg haben, wenn Sie die Diskussion nicht kontrollieren. Dazu können die folgenden Methoden verwendet werden:
a) um die Einheit der Sitzungsteilnehmer zu wahren:
Entschärfen Sie die Situation in einer Konfliktsituation;
Ergreifen Sie bis zur abschließenden Nachbesprechung keine Partei;
Schützen Sie jemanden, der weniger Erfahrung hat und in letzter Zeit arbeitet;
b) um die Meeting-Teilnehmer zu mobilisieren:
Entspannen Sie sich nicht und lassen Sie andere die Arbeit nicht abstellen;
Vermeide Wiederholung;
Missachten Sie nicht einmal den unbedeutendsten Vorschlag, wenn er der Sache irgendwie hilft;
c) um die Aufmerksamkeit auf das diskutierte Problem zu lenken:
Faktenbasiert;
Unterbreitete Vorschläge aufzeichnen;
Ordnen Sie sie so an, dass sich in den Augen der Anwesenden ein vollständiges Bild ergibt;
d) Besprechungsteilnehmer aktivieren:
Um die Beweise für bestimmte Bestimmungen zu stärken, stellen Sie zusätzliche Fragen;
Machen Sie dem Teilnehmer, der einen konstruktiven Vorschlag gemacht hat, eine anerkennende Bemerkung.
15. Lange und vage Reden können unterbrochen werden. Natürlich sollte dies taktvoll geschehen, ohne Ärger zu machen, ohne den Stolz des Untergebenen zu verletzen, ohne seine Initiative zurückzuhalten.
Es lohnt sich nicht, dies zu wiederholen. Beim ersten Mal sollten Sie geduldig sein und zuhören, was dieser Mitarbeiter sagt, und für die Zukunft (bei der Vorbereitung auf das nächste Meeting) versuchen, ein individuelles Vorgespräch zu führen. Sie können detaillierte Protokollierung, Stenographie oder Tonbandaufzeichnung verwenden und dann auf bequeme, harmlose Weise diesen Untergebenen einladen, seine Rede zu lesen oder anzuhören.
16. Am Ende des Treffens sollte man die Ergebnisse kurz zusammenfassen, den Teilnehmern für die konstruktiven Vorschläge danken und Aufgaben für die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen festlegen.
Aus der Weisheit fließen die folgenden drei Eigenschaften: hervorragende Urteile zu fällen, untrüglich zu sprechen und das Richtige zu tun.
Demokrit
Wenn keine gegensätzlichen Meinungen geäußert werden, gibt es nichts, aus dem man das Beste auswählen kann.
Herodot
Meetings: Zweck und Grad der Effektivität
Die weite Verbreitung einer solchen Form der Lösungssuche wie ein Treffen erklärt sich aus der Tatsache, dass die überwiegende Mehrheit fruchtbarer Ideen das Ergebnis eines Meinungsaustauschs, einer gemeinsamen Diskussion über ein bestimmtes Problem ist.
Arten von Treffen, abhängig von den darin behandelten Themen: problematisch; lehrreich; betriebsbereit. Meetings sind eine der teuersten Arten Managementtätigkeiten. Dies hat folgende Gründe: Normalerweise beraten sich die Führer, dh die bestbezahlten Arbeiter; Gleichzeitig entstehen Zeitverluste durch die Notwendigkeit, Teilnehmer zu sammeln, der Arbeitstag wird unterbrochen. Arbeitsunfälle ereignen sich in vielen Fällen während der Abwesenheit des Vorgesetzten an seinem Arbeitsplatz; Meetings „entmutigen“ manche Menschen, bringen sie aus dem Arbeitsrhythmus.
Das zweite Problem ist, dass die meisten Meetings ineffektiv sind. In den Vereinigten Staaten beispielsweise schätzen Experten, dass 90 % der Meetings das Ziel nicht erreichen. Offenbar ist die Situation in anderen Ländern nicht besser. Hinzu kommt das Problem der Verantwortlichkeit für Entscheidungen: Einige Führungskräfte sehen in Meetings eine Möglichkeit, persönliche Verantwortung zu vermeiden, was der Sache erheblichen Schaden zufügt.
Das wichtigste Problem besteht darin, die Arbeitszeitkosten für das Abhalten einer Besprechung zu reduzieren.
In den USA zum Beispiel wird diese Methode verwendet: im Besprechungsraum, den sie installieren elektronische Anzeigetafel, die die aktuelle Dauer des Meetings und seine Kosten mit einer kumulierten Summe anzeigt (die Angaben ändern sich minütlich). Eine solche Erinnerung funktioniert gut für Geschäftsleute die wissen, wie man Zeit und Geld zählt.
Ein anderer Weg rationelle Nutzung Arbeitszeiten - Verringerung der Anzahl von Besprechungen. In Japan wird zum Beispiel eine Technik namens „kingsho“ verwendet. Sammeln Sie schriftliches Feedback zum Entscheidungsentwurf. Auf diese Weise kann das Management das Problem lösen, ohne ein Meeting abzuhalten oder ein Meeting mit einem sehr engen Personenkreis zu vereinbaren.
Eine solche Technik tauchte bei uns in den ersten Jahren der Sowjetmacht auf - sie hieß "Let it go around". Kingsho ist also keine originelle Erfindung, sondern eine nützliche Anleihe aus unserer heimischen Praxis.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Meetings richtig vorbereitet werden müssen, um die Dauer zu verkürzen und die Effektivität zu erhöhen.
Sitzungsvorbereitung
Zweck des Treffens. Es ist der „Anfang aller Anfänge“: Je konkreter die Ziele des Meetings sind, desto wahrscheinlicher ist ein produktives Ergebnis. Die vage Formulierung „zur Erörterung des Sachstands“ zielt nicht auf etwas Bestimmtes ab. Bei vielen Meetings können sich die Teilnehmer auf nichts einigen, worüber sie eigentlich sprechen verschiedene Dinge.
Werden Berichte immer benötigt? Ein Bericht über das zur Diskussion stehende Thema ist nicht immer erforderlich. In vielen Fällen reicht es aus, vorab einen Informationsvermerk mit dem notwendigen Faktenmaterial und einem Entscheidungsentwurf zu vervielfältigen und an die Beteiligten zu verteilen. Außerdem wirkt der Bericht manchmal wie eine gute Schlaftablette.
Wenn dennoch ein Bericht erforderlich ist, lohnt es sich, bei seiner Erstellung die Empfehlungen in Absatz zu verwenden
7.2.
Agenda. Je sorgfältiger es ausgearbeitet ist, desto kürzer ist die Sitzungsdauer, da sich die Teilnehmer besser vorbereiten und konkrete Vorschläge machen können.
Es ist ratsam, die Tagesordnung der bevorstehenden Sitzung im Voraus zu verteilen. Ein Zeichen von Geschmacklosigkeit ist das Einladen von Teilnehmern zu einem Meeting (meistens per Telefon), wenn der Einladende (Sekretärin oder ein anderer Mitarbeiter) weder den Zweck noch die Tagesordnung des Meetings wirklich kennt.
Manchmal ist es möglich, keine Sitzungen abzuhalten - es reicht aus, schriftliche Informationen über etwas zu reproduzieren und an interessierte Parteien zu senden, was viel effektiver ist als mündliche Informationen.
Die Sitzungen sollten keine Probleme behandeln, die in der Arbeitsordnung gelöst werden. Das Treffen ist die Arbeit des kollektiven Verstandes, der sich nicht durch Kleinigkeiten ablenken lassen sollte.
Teilnehmerkreis. Die optimale Teilnehmerzahl an einem gemeinsamen Gespräch liegt bei 5-7 Personen. Mit einer größeren Anzahl von Eingeladenen nimmt der Grad ihrer Beteiligung (oder Rückkehr) an der Diskussion des Themas stark ab und die Dauer des Treffens nimmt zu.
Eines der Parkinson-Gesetze lautet: „Je mehr Leute, desto länger die Debatte.“ Es gibt jedoch häufig Fälle, in denen sie im Streben nach einem falsch verstandenen Prestige sammeln mehr Leute. Einige Vorsitzende empfinden es fast als Beleidigung, wenn ein eingeladener Leiter seine schickt
Stellvertreter oder Sachverständiger für das zur Diskussion stehende Thema. Zum Wohle der Sache entscheidet der Manager selbst, wer zu dem Meeting kommt, was ihm eine effizientere Arbeitszeiteinteilung ermöglicht, wobei ihn die Abwesenheit vom Meeting nicht von der Umsetzung der dort getroffenen Entscheidungen entbindet.
Am besten ändert man bei heterogener Tagesordnung des Meetings die Zusammensetzung der Teilnehmer: Personen, deren Themen behandelt wurden, können das Meeting verlassen, andere Teilnehmer werden zu gegebener Zeit in der Reihenfolge der Behandlung der Themen eingeladen. Besprechungskosten. Sie wird wie folgt berechnet. Die Anzahl der Teilnehmer des Meetings, seine Dauer und der Stundensatz jedes Teilnehmers werden festgelegt. Der gefundene Wert dürfte viele unangenehm überraschen. Die Berechnung erfolgt nach der Formel:
wobei C die Kosten des Treffens sind, reiben.; N ist die Anzahl der Teilnehmer; T ist die Dauer des Meetings, h; 5sr - das durchschnittliche Monatsgehalt der Teilnehmer; TLav - die durchschnittliche Anzahl der Arbeitsstunden pro Monat.
Zeit verbringen. Es ist zu einer guten Tradition geworden, den Zeitpunkt der Besprechungen unter Berücksichtigung der Arbeitspläne der Abteilungen festzulegen. Ungeplante Meetings bringen den Rhythmus aus dem Ruder, tragen nicht zur Kultur der Geschäftskommunikation bei, nehmen den Teilnehmern die Möglichkeit, das Geplante umzusetzen.
Die Verteilung der Besprechungen nach Wochentagen hängt von ihrer Art ab: problematische Besprechungen werden am besten in der Mitte der Woche abgehalten, wenn die Arbeitsproduktivität am höchsten ist, lehrreiche und operative Besprechungen - am Ende der Woche oder am Montag (sehr kurz). .
Sitzungen werden normalerweise am besten am Nachmittag einberufen. Aus der Theorie des Biorhythmus ist bekannt, dass der Mensch zwei Leistungsspitzen hat: Die erste liegt etwa zwischen 9 und 12-13 Uhr, die zweite zwischen 16 und 18 Uhr. Meetings werden am besten so geplant, dass sie mit dem zweiten Höhepunkt zusammenfallen. Dies dient als zusätzlicher Faktor, um die Besprechungsteilnehmer zu ermutigen, schnell und effizient zu arbeiten, um nicht lange aufbleiben zu müssen.
Sitzungsdauer. Es muss im Voraus geplant werden und dann den Teilnehmern den Zeitpunkt seines Beginns und Endes mitteilen. Leider ist dies in unserem Land nicht sehr verbreitet, obwohl ein so effektives Mittel, um das notwendige Tempo für ein Meeting festzulegen, dessen Dauer verkürzen kann.
Um die Sitzungsdauer mit der Lösung aller geplanten Themen möglichst genau abzuschätzen (und die Sitzungen müssen zum vorgesehenen Zeitpunkt enden!), empfiehlt es sich, Zeit zwischen den Themen gemäß Tagesordnung zu vereinbaren die für ihre Vorbereitung verantwortlich sind. Die Aufgabe der Verantwortlichen besteht darin, die Lösung von Problemen in der vorgegebenen Zeit zu erfüllen. Für sie können sogar materielle Anreize eingeführt werden: Prämien für Fälle, in denen das Problem in kürzerer Zeit gelöst wird, und umgekehrt De-Prämien für Überschreitung der zugewiesenen Zeit.
Die Erfahrung zeigt, dass 30-40 Minuten ausreichen, um selbst ein wichtiges Thema in einem Meeting zu lösen.
Bei der Entwicklung der Agenda des Meetings muss von folgenden Empfehlungen ausgegangen werden: Die Dauer des Problemmeetings sollte eineinhalb bis zwei Stunden nicht überschreiten (nach zwei Stunden kontinuierlicher Arbeit verlieren die meisten Teilnehmer das Interesse an der Lösung des Problems in Erwägung), Briefing und operative Sitzungen - 20-30 Minuten. Beachten Sie, dass die optimale Dauer der gemeinsamen geistigen Aktivität einer großen Anzahl von Menschen 40-45 Minuten beträgt. Daher beträgt im Bildungssystem die Dauer der akademischen Stunde 45 Minuten mit einer obligatorischen anschließenden Pause. Für die meisten Menschen liegt die physiologische Ermüdungsgrenze beim gemeinsamen Arbeiten bei einer Stunde.
Beim Arbeiten ohne Pausen fühlen sich die meisten Teilnehmer müde. Das geht etwa 30-40 Minuten so weiter, dann bessert sich der Gesundheitszustand der Anwesenden und die Debatte flammt mit neuem Elan auf. Aber da die Aufmerksamkeit der meisten Menschen in der letzten halben Stunde ausgeschaltet war, beginnen die Sprecher oft, ihre Vorredner zu wiederholen. Experten nennen diese Phase des Treffens die „Zeit der negativen Aktivität“. Es zeichnet sich dadurch aus, dass eine Person unkontrollierbar wird, alles ungläubig behandelt. Entscheidungen, die in dieser Zeit getroffen werden, sind meist von Extremismus geprägt.
Wenn ein Meeting zwei Stunden ohne Unterbrechung dauert, werden mehr als 90 % der Teilnehmer jeder Entscheidung zustimmen, solange sie schnell gehen.
Daher beträgt die optimale Dauer des Meetings nicht mehr als eine Stunde. Erfordern die Umstände des Falles längeres Arbeiten, sind unbedingt Pausen von 5-10 Minuten einzuplanen.
Zimmer. bester Platz für das Treffen ist ein speziell ausgestatteter Raum: mit einem runden Tisch, einer Wanduhr, ohne Telefon und Wählgerät (es ist wünschenswert, ein Telefon und einen Wählschalter in einem angrenzenden Raum zu haben, damit Sie hinausgehen und Hilfe holen oder einladen können die notwendigen Spezialisten, ohne andere abzulenken).
Die runde Form des Tisches trägt zu einer demokratischeren Diskussion bei – sie nivelliert offizielle Status. (In der Regel sitzen Teilnehmer mit höherem dienstlichen oder persönlichen Status an einem langgestreckten rechteckigen Tisch näher am Vorsitzenden, und die Position des Versammlungsleiters wird durch seine dominante Position am Tisch betont.) Ein Trapeztisch bietet gute Möglichkeiten diesbezüglich.
Wenn das Meeting im Büro des Managers stattfindet (was meistens der Fall ist), müssen Sie das Telefon und den Wahlschalter ausschalten (oder zumindest die Lautstärke des Anrufsummers verringern), damit sie nicht ablenken, geschweige denn stören die Tagungsteilnehmer.
Der Versammlungsraum muss gut belüftet sein. Ohne ausreichende Belüftung sinkt die Produktivität der geistigen Arbeit (um mindestens 10%), was sich sowohl auf die Dauer des Meetings als auch auf die Qualität der dabei getroffenen Entscheidungen auswirkt. Auch die Temperatur im Raum spielt eine Rolle: Kühle Luft hilft, die Dauer des Meetings zu verkürzen, und umgekehrt führt die Temperatur über dem normalen Raum zu
seine Steigerung.
Teilnehmerbenachrichtigung. Am besten alle Eingeladenen schriftlich über die Tagesordnung des Treffens informieren (wir haben es oben schon erwähnt): weniger Verzerrungen, Missverständnisse, mehr Verbindlichkeit. Die Tagesordnung sollte die Anfangs- und Endzeiten der Sitzung angeben; der Ort seines Besitzes; eine klare Darlegung der zu erörternden Themen; Namen von Rednern, Mitberichterstattern und Personen, die für die Behandlung von Themen verantwortlich sind; die für jede Frage vorgesehene Zeit; wo Sie vorläufige Informationen finden.
Diskussionen sind am effektivsten, wenn sie vorgeschlagen werden abgeschlossenes Projekt Lösung (eine oder mehrere ihrer Alternativen). Die Person, die ein bestimmtes Thema vorbereitet, ist daran interessiert, vorab Kommentare zum Entscheidungsentwurf zu erhalten, und der Entscheidungsprozess selbst wird beschleunigt.
Ein Meeting halten
Aufgaben des Vorsitzenden. Die Hauptaufgabe des Versammlungsleiters besteht darin, in kürzester Zeit die besten Entscheidungen zu allen Themen der Tagesordnung zu treffen. Dazu muss es sicherstellen, dass jeder Teilnehmer das Beste daraus macht und die Diskussion insgesamt konstruktiv verläuft.
Der Vorsitzende hat viel Macht, um den Fortschritt der Entscheidung zu steuern, aber sie wird nicht immer in vollem Umfang genutzt. Die Einhaltung verfahrenstechnischer Punkte strafft den Sitzungsablauf. Sie muss genau zur festgesetzten Zeit beginnen und enden.
Leitung des Treffens. In der Regel beginnt die Sitzung traditionell mit dem Vorsitzenden: „Wer möchte zur ersten Frage sprechen?“. Normalerweise sind die ersten, die das Wort ergreifen, Personen, die autoritärer, selbstbewusster sind, eine höhere offizielle Position einnehmen und älter sind, die den Ton und die Richtung der Diskussion angeben. Die Lösungen, die sie anbieten, sind jedoch oft traditionell. Unerwartete, ungewöhnliche Vorschläge kommen oft von ihren jüngeren Kollegen. Aber nach den Reden der "Meister", die besonders in einem entschiedenen Ton gehalten werden, verliert die Jugend die Lust, ihren Standpunkt zu äußern, der nicht mit dem bereits verkündeten übereinstimmt. Таким образом, совещание лишается свежих идей и вместе с тем приобретает пассивных наблюдателей, бесцельно тратящих драгоценное время (говорят, что именно на плохо организованных совещаниях и заседаниях возникли такие игры, как «морской бой», «крестики-нолики», «литературная балда» usw.).
Wie kann der Vorsitzende das vermeiden? Er muss eine solche Reihenfolge der Reden organisieren, in der ihre Reihenfolge umgekehrt zur Autorität und Position der Redner ist, dann wird niemand durch das bereits geäußerte Urteil maßgeblicherer Personen beeinflusst.
Eine andere Möglichkeit, die Beteiligung der Meeting-Teilnehmer zu erhöhen, besteht darin, jedem die Möglichkeit zu geben, sich zu Wort zu melden. Es ist klar, dass dies mit einer relativ geringen Anzahl von Konferenzteilnehmern möglich ist. Der Teilnehmer hat sich nie zu Wort gemeldet – hat es sich überhaupt gelohnt, ihn einzuladen? Sie müssen wissen, wer einen nützlichen Vorschlag machen kann. Die Anzahl der Sitzungen wird reduziert, und das ist an sich nicht schlimm!
Dem Vorsitzenden steht ein weiteres Mittel zur Verfügung - die Richtung und Wirksamkeit von Reden zu regulieren. Abweichungen von der Sache, das Verzögern von Reden, das Anregen von Konkretheit, eine sinnvolle Analyse des Problems und echte Vorschläge sollten nicht gestattet sein. Wenn der Beginn der Diskussion eine deutliche Unvorbereitetheit des Themas für die Diskussion ergab, ist es notwendig, es sofort von der Tagesordnung zu entfernen und die Kommentare der Person, die das Thema vorbereitet, wegen ihrer Nachlässigkeit in das Protokoll aufzunehmen.
Leider sind nur wenige in der Lage, ihre Gedanken prägnant und klar auszudrücken. Dies erfordert eine sorgfältige Vorbereitung der Rede: auf der Grundlage der Systematisierung und Analyse des Materials, um das Wesentliche vom Sekundären zu trennen, um die Beziehung zu finden
und als Ergebnis eine vernünftige Lösung anbieten.
Oft bringen die Reden von unvorbereiteten Rednern keine neuen Informationen, und wenn sie die Hauptsache erreichen, ist das Interesse der Zuhörer bereits verloren. Aufgabe des Vorsitzenden ist daher nicht nur die Fristwahrung, sondern auch die Überwachung effiziente Nutzung Zeit für jeden Redner, damit das festgelegte Zeitlimit nicht überschritten wird.
Um die Aufmerksamkeit der Zuhörer nicht zu missbrauchen, werden seit langem spezielle Techniken eingesetzt. Zum Beispiel musste der Sprecher bei einigen Stämmen auf einem Bein stehen, also versuchte er, kürzer zu sprechen. Im dänischen Parlament gibt es eine spezielle Vorrichtung, die das Podium höher und höher hebt, während der Redner nach Ablauf der festgesetzten Zeit weiter spricht. Gelächter und Ratschläge der Anwesenden sind eine so unangenehme Begleiterscheinung, dass nur wenige diesen Vorgang selbst erleben wollen.
Einige Experten glauben, dass der Vorsitzende einen Assistenten braucht, der die Einhaltung der Regeln überwacht. Zum Beispiel macht er dem Sprecher und dem Vorsitzenden ein Zeichen: "Die Zeit ist abgelaufen."
Um dem Redner zu helfen, können Sie Sand gemäß den anerkannten Rederegeln auftragen.
Bei der gemeinsamen Suche nach einer optimalen Lösung hängt auch viel vom Ton der Diskussion ab. Manche Menschen zeichnen sich durch übermäßige Kategorisierung, Kategorisierung in ihren Urteilen aus, auch in Bezug auf Vorschläge, die von anderen kommen. Die Diskussion wird zu einem Kampf der Ambitionen, der in der Lage ist, einen neuen, außergewöhnlichen Lösungsansatz zu „begraben“. Aufgabe des Vorsitzenden ist es daher, die Richtigkeit der Reden zu überwachen.
Eine noch größere Gefahr geht von den harten, taktlosen Äußerungen einiger Teilnehmer über andere aus. Äußerungen übersteigerter Emotionalität der Anwesenden muss der Vorsitzende aufs entschiedenste unterdrücken. Interessiert an einer aktiven Beteiligung des „Opfers“ an der weiteren Diskussion, kann er seinen Status erhöhen, indem er sich ausdrücklich und respektvoll an ihn wendet.
Unerwünschte Angriffe können eine schlechte Sitzposition der Meeting-Teilnehmer hervorrufen. Ceteris paribus
Bedingungen, Menschen, die sich gegenüber sitzen, geraten häufiger in Konflikt und seltener - diejenigen, die nebeneinander sitzen. Der Vorsitzende, der die Art der zu dem Treffen Eingeladenen und ihre etablierten (genauer gesagt nicht etablierten) Beziehungen kennt, kann die Platzierung der Anwesenden taktvoll beeinflussen und sie so platzieren, dass sie nicht plötzlich „greifen“ und die konstruktive Arbeit stören können.
Über Pausen. Wie bereits erwähnt, sind während einer Sitzung, die länger als zwei Stunden dauert, Pausen erforderlich, die auf der Grundlage der Tatsache angeordnet werden sollten, dass die optimale Zeit für eine kontinuierliche gemeinsame geistige Aktivität von Personen nicht länger als 40 bis 45 Minuten beträgt. Bei kleiner Teilnehmerzahl bieten sich kurze Pausen pro Arbeitsstunde an, bei vielen Eingeladenen ausgedehnte Pausen alle anderthalb bis zwei Stunden (in dieser Zeit kann jeder gehen, dann rein und nehmen ihre Sitze wieder).
Pausen bei Besprechungen sind jedoch nicht immer geeignet: Entweder nehmen die Organisatoren ihre Not nicht ernst, oder sie wollen die Ermüdung der Zuhörer ausnutzen, die jeder Lösung des Problems zustimmen.
Über das Rauchen während Meetings. Als beispielsweise Polen ein Rauchverbot für Sitzungen einführte, verkürzte sich deren Dauer um 40 %. Es ist eine Überlegung wert, oder?
Geschäftstreffen sind eine der wichtigsten Aktivitätsformen einer Führungskraft, eine Möglichkeit, Untergebene in den Informationsaustausch und die Entwicklung einzubeziehen Managemententscheidungen zu aktuellen und komplexesten Fragestellungen, die in der Organisation auftreten. Das Erreichen der Ziele des Treffens erfolgt durch Einhaltung der obligatorischen Phasen:
Phase 1. Vorbereitung des Treffens, das Folgendes umfasst:
- - Formulierung der Ziele und Zielsetzungen des Meetings (Entscheidung über Angemessenheit und Notwendigkeit, Hauptthema des Meetings, Bedingungen, die das Endergebnis erfüllen muss)
- - Bestimmung der Verantwortlichen für die vorbereitenden Arbeiten (z. B. Bildung einer Arbeitsgruppe zur Erstellung der Tagesordnung, Bestellung eines Verantwortlichen für die Protokollführung, Versammlung der Teilnehmer etc.); Dabei ist zu beachten, dass es für die Effektivität eines Geschäftsgesprächs notwendig ist, nur diejenigen einzuladen, die bei der Erörterung von Themen direkt benötigt werden. Bei der Durchführung von Meetings muss berücksichtigt werden, dass zu viele Teilnehmer das Meeting negativ beeinflussen. Die optimale Anzahl liegt zwischen 5 und 12 Personen, abhängig von den behandelten Themen.
- - Erstellen einer Tagesordnung, die Ort, Datum, Beginnzeit, Regeln und Dauer des Treffens, eine Liste der Themen früherer Treffen und neuer Diskussionspunkte, einen Aktionsplanentwurf für alle Punkte, die Zusammensetzung der Teilnehmer usw. enthalten sollte Verwendung audiovisueller und anderer technischer Mittel usw.;
Phase 2. Ein Meeting leiten und dabei Folgendes beachten:
- - Dauer des Treffens. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass die Effektivität eines Meetings von seiner Dauer abhängt. Je länger sie dauert, desto mehr nimmt die Leistungsfähigkeit ihrer Teilnehmer ab. Idealerweise sollte die Dauer des Meetings 30-40 Minuten nicht überschreiten. Nach diesem Zeitraum nehmen alle Leistungsparameter stark ab.
- - Zeitplan: optimaler Zeitplan - 1 Stunde Arbeit; Wenn mehr Zeit benötigt wird, ist nach 40-45 Minuten Arbeit eine Pause von 10-15 Minuten erforderlich. Die Regeln müssen von allen Teilnehmern, unabhängig vom Rang, eingehalten werden;
Grafik 3: Effektivität des Meetings
Phase 3. Eine Entscheidung treffen und die Ergebnisse des Meetings zusammenfassen. Die Entscheidung kann getroffen werden:
- - bei geringer Teilnehmerzahl (bis 20) - mit einfacher Mehrheit;
- - Die Grundlage wird durch ein spezielles vorbereitet Arbeitsgruppe der Entwurf sowie bei Änderungen und Ergänzungen die endgültige Fassung angenommen;
- - Der Versammlungsleiter fasst die Diskussion zusammen und fasst eine Entscheidung.
Bei der Zusammenfassung der Ergebnisse des Treffens ist es notwendig, die Genauigkeit des Protokolls zu überprüfen und die Ergebnisse des Treffens mit der obligatorischen Behandlung der folgenden Themen zu überprüfen.
Zweck des Treffens. Es ist der „Anfang aller Anfänge“: Je konkreter die Ziele des Meetings sind, desto wahrscheinlicher ist ein produktives Ergebnis. Die vage Formulierung „zur Erörterung des Sachstands“ zielt nicht auf etwas Bestimmtes ab. Bei vielen Meetings können sich die Teilnehmer auf nichts einigen, da sie eigentlich über verschiedene Dinge sprechen.
Wirst du immer gebraucht Berichte. Ein Bericht über das zur Diskussion stehende Thema ist nicht immer erforderlich. In vielen Fällen reicht es aus, vorab einen Informationsvermerk mit dem notwendigen Faktenmaterial und einem Entscheidungsentwurf zu vervielfältigen und an die Beteiligten zu verteilen. Außerdem wirkt der Bericht manchmal wie eine gute Schlaftablette.
Wenn dennoch ein Bericht erforderlich ist, lohnt es sich, bei der Erstellung die Empfehlungen in Abschnitt 7.2 zu berücksichtigen.
Agenda. Je sorgfältiger es ausgearbeitet ist, desto kürzer ist die Sitzungsdauer, da sich die Teilnehmer besser vorbereiten und konkrete Vorschläge machen können.
Es ist ratsam, die Tagesordnung der bevorstehenden Sitzung im Voraus zu verteilen. Ein Zeichen von Geschmacklosigkeit ist das Einladen von Teilnehmern zu einem Meeting (meistens per Telefon), wenn der Einladende (Sekretärin oder ein anderer Mitarbeiter) weder den Zweck noch die Tagesordnung des Meetings wirklich kennt.
Manchmal ist es möglich, keine Sitzungen abzuhalten - es reicht aus, schriftliche Informationen über etwas zu reproduzieren und an interessierte Parteien zu senden, was viel effektiver ist als mündliche Informationen.
Die Sitzungen sollten keine Probleme behandeln, die in der Arbeitsordnung gelöst werden. Das Treffen ist die Arbeit des kollektiven Verstandes, der sich nicht durch Kleinigkeiten ablenken lassen sollte.
Teilnehmerkreis. Die optimale Teilnehmerzahl an einem gemeinsamen Gespräch liegt bei 5-7 Personen. Mit einer größeren Anzahl von Eingeladenen nimmt der Grad ihrer Beteiligung (oder Rückkehr) an der Diskussion des Themas stark ab und die Dauer des Treffens nimmt zu.
Eines der Parkinson-Gesetze besagt: "Je mehr Leute, desto länger die Debatte." Es kommt jedoch nicht selten vor, dass sich im Streben nach einem falsch verstandenen Prestige weitere Menschen versammeln. Manche Vorsitzende empfinden es geradezu als Beleidigung, wenn ein geladener Leiter statt sich selbst seinen Stellvertreter oder einen Spezialisten zu dem zur Diskussion stehenden Thema schickt. Zum Wohle der Sache entscheidet der Manager selbst, wer zu dem Meeting kommt, was ihm eine effizientere Arbeitszeiteinteilung ermöglicht, wobei ihn die Abwesenheit vom Meeting nicht von der Umsetzung der dort getroffenen Entscheidungen entbindet.
Am besten ändert man bei heterogener Tagesordnung des Meetings die Zusammensetzung der Teilnehmer: Personen, deren Themen behandelt wurden, können das Meeting verlassen, andere Teilnehmer werden zu gegebener Zeit in der Reihenfolge der Behandlung der Themen eingeladen.
Besprechungskosten. Sie wird wie folgt berechnet. Die Anzahl der Teilnehmer des Meetings, seine Dauer und der Stundensatz jedes Teilnehmers werden festgelegt. Der gefundene Wert dürfte viele unangenehm überraschen.
Die Berechnung erfolgt nach der Formel:
wobei C die Kosten des Treffens sind, reiben.; N- Zahl der Teilnehmer; T - Dauer des Treffens, h; 5 cf - das durchschnittliche Monatsgehalt der Teilnehmer; Т^.ср - die durchschnittliche Anzahl der Arbeitsstunden pro Monat.
Zeit verbringen. Es ist zu einer guten Tradition geworden, den Zeitpunkt der Besprechungen unter Berücksichtigung der Arbeitspläne der Abteilungen festzulegen. Ungeplante Meetings bringen den Rhythmus aus dem Ruder, tragen nicht zur Kultur der Geschäftskommunikation bei, nehmen den Teilnehmern die Möglichkeit, das Geplante umzusetzen.
Die Verteilung der Besprechungen nach Wochentagen hängt von ihrer Art ab: problematische Besprechungen werden am besten in der Mitte der Woche abgehalten, wenn die Arbeitsproduktivität am höchsten ist, lehrreiche und operative Besprechungen - am Ende der Woche oder am Montag (sehr kurz). .
Sitzungen werden normalerweise am besten am Nachmittag einberufen. Aus der Theorie des Biorhythmus ist bekannt, dass der Mensch zwei Leistungsspitzen hat: Die erste liegt etwa zwischen 9 und 12-13 Uhr, die zweite zwischen 16 und 18 Uhr. Meetings werden am besten so geplant, dass sie mit dem zweiten Höhepunkt zusammenfallen. Dies dient als zusätzlicher Faktor, um die Besprechungsteilnehmer zu ermutigen, schnell und effizient zu arbeiten, um nicht lange aufbleiben zu müssen.
Sitzungsdauer. Es muss im Voraus geplant werden und dann den Teilnehmern den Zeitpunkt seines Beginns und Endes mitteilen. Leider ist dies in unserem Land nicht sehr verbreitet, obwohl ein so effektives Mittel, um das notwendige Tempo für ein Meeting festzulegen, dessen Dauer verkürzen kann.
Um die Sitzungsdauer mit der Lösung aller geplanten Themen möglichst genau abzuschätzen (und die Sitzungen müssen zum vorgesehenen Zeitpunkt enden!), empfiehlt es sich, Zeit zwischen den Themen gemäß Tagesordnung zu vereinbaren die für ihre Vorbereitung verantwortlich sind. Die Aufgabe der Verantwortlichen besteht darin, die Lösung von Problemen in der vorgegebenen Zeit zu erfüllen. Für sie können sogar materielle Anreize eingeführt werden: Prämien für Fälle, in denen das Problem in kürzerer Zeit gelöst wird, und umgekehrt De-Prämien für Überschreitung der zugewiesenen Zeit.
Die Erfahrung zeigt, dass 30-40 Minuten ausreichen, um selbst ein wichtiges Thema in einem Meeting zu lösen.
Bei der Entwicklung der Agenda des Meetings muss von folgenden Empfehlungen ausgegangen werden: Die Dauer des Problemmeetings sollte eineinhalb bis zwei Stunden nicht überschreiten (nach zwei Stunden kontinuierlicher Arbeit verlieren die meisten Teilnehmer das Interesse an der Lösung des Problems in Erwägung), Briefing und operative Sitzungen - 20-30 Minuten.
Beachten Sie, dass die optimale Dauer der gemeinsamen geistigen Aktivität einer großen Anzahl von Menschen 40-45 Minuten beträgt. Daher beträgt im Bildungssystem die Dauer der akademischen Stunde 45 Minuten mit einer obligatorischen anschließenden Pause. Für die meisten Menschen liegt die physiologische Ermüdungsgrenze beim gemeinsamen Arbeiten bei einer Stunde.
Beim Arbeiten ohne Pausen fühlen sich die meisten Teilnehmer müde. Das geht etwa 30-40 Minuten so weiter, dann bessert sich der Gesundheitszustand der Anwesenden und die Debatte flammt mit neuem Elan auf. Aber da die Aufmerksamkeit der meisten Menschen in der letzten halben Stunde ausgeschaltet war, beginnen die Sprecher oft, ihre Vorredner zu wiederholen. Experten nennen diese Phase des Treffens die „Zeit der negativen Aktivität“. Es zeichnet sich dadurch aus, dass eine Person unkontrollierbar wird, alles ungläubig behandelt. Entscheidungen, die in dieser Zeit getroffen werden, sind meist von Extremismus geprägt.
Wenn ein Meeting zwei Stunden ohne Unterbrechung dauert, werden mehr als 90 % der Teilnehmer jeder Entscheidung zustimmen, solange sie schnell gehen.
Daher beträgt die optimale Dauer des Meetings nicht mehr als eine Stunde. Erfordern die Umstände des Falles längeres Arbeiten, sind unbedingt Pausen von 5-10 Minuten einzuplanen.
Zimmer. Der beste Ort für ein Treffen ist ein speziell ausgestatteter Raum: mit einem runden Tisch, einer Wanduhr, ohne Telefon und Wählschalter (es ist wünschenswert, ein Telefon und einen Wählschalter im Nebenraum zu haben, damit Sie ausgehen und Holen Sie sich Hilfe oder laden Sie die erforderlichen Spezialisten ein, ohne andere abzulenken).
Die runde Form des Tisches trägt zu einer demokratischeren Diskussion bei – sie nivelliert offizielle Status. (In der Regel sitzen Teilnehmer mit höherem dienstlichen oder persönlichen Status an einem langgestreckten rechteckigen Tisch näher am Vorsitzenden, und die Position des Versammlungsleiters wird durch seine dominante Position am Tisch betont.) Ein Trapeztisch bietet gute Möglichkeiten diesbezüglich.
Wenn das Meeting im Büro des Managers stattfindet (was meistens der Fall ist), müssen Sie das Telefon und den Wahlschalter ausschalten (oder zumindest die Lautstärke des Anrufsummers verringern), damit sie nicht ablenken, geschweige denn stören die Tagungsteilnehmer.
Der Versammlungsraum muss gut belüftet sein. Ohne ausreichende Belüftung sinkt die Produktivität der geistigen Arbeit (um mindestens 10%), was sich sowohl auf die Dauer des Meetings als auch auf die Qualität der dabei getroffenen Entscheidungen auswirkt. Auch die Temperatur im Raum spielt eine Rolle: Kühle Luft hilft, die Dauer des Meetings zu verkürzen, und umgekehrt führt die Temperatur über dem normalen Raum zu dessen Erhöhung.
Teilnehmerbenachrichtigung. Am besten alle Eingeladenen schriftlich über die Tagesordnung des Treffens informieren (wir haben es oben schon erwähnt): weniger Verzerrungen, Missverständnisse, mehr Verbindlichkeit. Die Tagesordnung sollte die Anfangs- und Endzeiten der Sitzung angeben; der Ort seines Besitzes; eine klare Darlegung der zu erörternden Themen; Namen von Rednern, Mitberichterstattern und Personen, die für die Behandlung von Themen verantwortlich sind; die für jede Frage vorgesehene Zeit; wo Sie vorläufige Informationen finden.
Die Diskussion ist am effektivsten, wenn ein vorgefertigter Entscheidungsentwurf vorgeschlagen wird (eine oder mehrere seiner alternativen Optionen). Die Person, die ein bestimmtes Thema vorbereitet, ist daran interessiert, vorab Kommentare zum Entscheidungsentwurf zu erhalten, und der Entscheidungsprozess selbst wird beschleunigt.
EFFIZIENTES TREFFEN
Meetings als eine Art Managementaktivität.
Warum sind Besprechungen notwendig?
Es ist bekannt, dass 90 % der fruchtbaren Ideen aus dem Kontakt mit Meinungen entstehen. Offenbar erklärt dies die Verbreitung einer solchen kollektiven Form der Entscheidungsfindung wie eines Meetings.
Welche Arten von Meetings gibt es? Sitzungen sind unterteilt in:
Problematisch;
Unterricht;
Betriebsbereit.
Was kosten Sitzungen?
Meetings sind eine der teuersten Arten von Managementaktivitäten. Dies hat folgende Gründe:
· Manager konferieren in der Regel, dh die bestbezahlten Arbeitnehmer;
· es gibt versteckte Verluste, die mit der Zeit für das Sammeln von Teilnehmern, der "Unterbrechung" des Arbeitstages verbunden sind;
Die meisten Notfälle treten während der Abwesenheit des Managers an seinem Arbeitsplatz auf;
· Einige Mitarbeiter des Meetings sind entmutigt.
Wie effektiv sind Besprechungen?
Das Problem ist, dass die meisten Meetings ineffektiv sind. Beispielsweise erreichen in den USA laut Experten 90 % der Meetings nicht das Ziel. Offenbar ist die Situation in anderen Ländern nicht besser. Es gibt auch das Problem der Verantwortung für die getroffenen Entscheidungen. Einige Führungskräfte betrachten Meetings als einen kollektiven Weg, persönliche Verantwortung zu vermeiden, was der Sache sehr schadet.
Wie spart man Zeit bei Besprechungen?
1. Die Organisatoren der Produktion und des Managements in verschiedenen Ländern sind besorgt über diese Probleme. In den USA wird beispielsweise zur Verkürzung der Sitzungsdauer folgende Methode angewandt: Im Sitzungssaal wird eine elektronische Anzeigetafel installiert. Es zeigt die aktuelle Dauer des Meetings und seine Kosten mit einer kumulierten Summe an (die Angaben ändern sich jede Minute). Eine solche Erinnerung funktioniert gut für Geschäftsleute, die wissen, wie man Zeit und Geld zählt, und infolgedessen erhöht sich das Tempo von Besprechungen.
2. Es ist nötig auf den Sitzungen die Fragen nicht zu berücksichtigen, die in der Arbeitsordnung entschieden sind. Das Treffen ist die Arbeit des kollektiven Verstandes und deshalb sollten Sie ihn nicht mit Kleinigkeiten ablenken. Es ist effizienter, schriftliche Informationen an die Mitarbeiter zu senden und sie nicht zu sammeln. Das spart Zeit.
3. Verringerung der Anzahl von Meetings. In Japan wird beispielsweise eine Technik namens „kingsho“ verwendet: Zu einem Entscheidungsentwurf wird schriftliches Feedback eingeholt. Dadurch kann das Management das Problem lösen, ohne ein Meeting abzuhalten, oder ein Meeting mit einem sehr engen Personenkreis abhalten, was weniger Zeit in Anspruch nimmt. Diese Methode der Koordinierung der Frage wurde in unserem Land in den ersten Jahren der Sowjetmacht eingeführt. „Loslassen“ hieß das. Kingsho ist also keine originelle Erfindung, sondern eine nützliche Anleihe aus der heimischen Praxis.
4. Sorgfältige Vorbereitung des Meetings. Unvorbereitete Meetings sind ineffektive Meetings. Um ihre Dauer zu verkürzen und die Effizienz zu steigern, sollten Sie keine Zeit für die Vorbereitung verschwenden.
Wie bereitet man sich auf Meetings vor?
Legen Sie den Zweck des Treffens fest. Es ist der „Anfang aller Anfänge“, denn je konkreter die Ziele des Treffens formuliert werden, desto größer ist die Hoffnung auf ein produktives Ergebnis. Umgekehrt zielt die vage Formulierung „zur Erörterung des Sachstands“ auf nichts Bestimmtes. Bei vielen Meetings können sich die Teilnehmer in keinster Weise einigen, da sie eigentlich über verschiedene Dinge sprechen.
Entwickeln Sie eine Agenda für das Meeting. Eine detaillierte Meeting-Agenda verkürzt die Dauer des Meetings, da sich die Teilnehmer besser vorbereiten und gezielter sprechen können.
Es ist ratsam, die Tagesordnung der Sitzung im Voraus zu verteilen. Es ist ein Zeichen von Geschmacklosigkeit, Teilnehmer telefonisch zu einem Meeting einzuladen, wenn der Einladende (Sekretärin oder sonstiger Mitarbeiter) nicht wirklich über die Ziele und die Agenda des Meetings Bescheid weiß, was leider keine Seltenheit ist.
3. Bestimmung des Teilnehmerkreises. Die optimale Teilnehmerzahl bei gemeinsamen Gesprächen liegt bei 5-7 Personen. Eine Erhöhung der Anzahl der eingeladenen Personen senkt die durchschnittliche Anwesenheits- (oder Rücklauf-) Rate drastisch und verlängert gleichzeitig das Meeting. Daher ist es ratsam, die Anzahl der eingeladenen Personen zu minimieren. Einer von Parkinsons Grundsätzen: „Je mehr Leute, desto länger die Debatte.“
Es gibt häufig Fälle, in denen auf der Suche nach einem falsch verstandenen Prestige so viele Menschen wie möglich versammelt werden. Darüber hinaus empfinden es einige Vorsitzende als Beleidigung, wenn ein geladener Leiter statt sich selbst seinen Stellvertreter oder einen Spezialisten zu dem zur Diskussion stehenden Thema schickt. Gleichzeitig ist bekannt, dass es zum Wohle der Sache ratsam ist, den Leiter selbst entscheiden zu lassen, wer zu dem Treffen geht, damit er seine Zeit effizienter einteilen kann. Darüber hinaus entbindet die Abwesenheit bei der Sitzung nicht von der Umsetzung der dort gefassten Beschlüsse.
Am besten ist es, wenn bei einer heterogenen Meeting-Agenda die Zusammensetzung der Teilnehmer variabel ist. Personen, deren Fragen beantwortet wurden, dürfen die Sitzung verlassen, und andere Teilnehmer, deren Fragen nicht die ersten sind, werden zu gegebener Zeit eingeladen.
Besprechungskosten wird wie folgt berechnet. Die Anzahl der Teilnehmer an der Besprechung, ihre Dauer und stündlich Zoll jeder Teilnehmer. Eine einfache Berechnung ermöglicht es Ihnen, den gewünschten Wert zu erhalten, der mit seinem beträchtlichen Wert den Manager normalerweise unangenehm überrascht.
Die Berechnung erfolgt nach der Formel:
C = N(T+1)Z
C - die Kosten des Treffens in Rubel;
N ist die Anzahl der Teilnehmer;
T ist die Dauer des Meetings in Stunden;
Z - das durchschnittliche Monatsgehalt der Teilnehmer;
H - die durchschnittliche Anzahl der Arbeitsstunden pro Monat;
1 - Koeffizient der versteckten Verluste im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Besprechung.
4. Bestimmen Sie den Zeitpunkt des Treffens. Es ist zu einer guten Tradition geworden, den Zeitpunkt der Sitzungen durch die Pläne der Abteilungen zu bestimmen. Ungeplante Meetings bringen den Rhythmus durcheinander, reduzieren die Kultur der Geschäftskommunikation, nehmen den Teilnehmern die Möglichkeit, ihre Zeit zu planen und zu verwalten, stören geplante Meetings und Angelegenheiten.
Um den Arbeitsrhythmus der Mitarbeiter nicht zu stören, empfiehlt es sich, keine Besprechungen in der ersten Hälfte des Arbeitstages zu vereinbaren. Meetings an den Wochentagen hängen von ihrer Art ab:
Problematisch - mitten in der Woche, wenn die höchste Arbeitsproduktivität beobachtet wird;
· lehrreich und einsatzbereit - am Ende der Woche oder am Montag (sehr kurz).
Sitzungen werden normalerweise am besten am Nachmittag einberufen. Aus der Theorie der Biorhythmen ist bekannt, dass eine Person zwei Leistungssteigerungsspitzen hat:
die erste - von ca. 9 bis 12-13 Uhr und
Sekunde - zwischen 16 und 18 Stunden.
Meetings werden am besten so geplant, dass sie mit dem zweiten Höhepunkt zusammenfallen. Dies dient als zusätzlicher Faktor, um die Besprechungsteilnehmer zu ermutigen, schnell und effizient zu arbeiten, um nicht lange aufbleiben zu müssen.
5. Dauer der Sitzung Es ist besser, im Voraus zu planen und die Teilnehmer dann über Start- und Endzeit zu informieren. Leider ist dies in unserem Land nicht sehr verbreitet, aber es ist so wirksames Werkzeug Legen Sie ein gutes Tempo für das Meeting fest, um die Zeit für dessen Durchführung zu verkürzen.
Um die Sitzungsdauer möglichst genauer einschätzen und alle anstehenden Tagesordnungspunkte klären zu können, empfiehlt es sich, Zeit zwischen den Themen einzuplanen.
Die Tagesordnung sollte die für das Hervorheben und Erörtern von Themen vorgesehene Zeit sowie die für ihre Vorbereitung Verantwortlichen enthalten. Eine Aufgabe verantwortliche Personen- Bereiten Sie sich also darauf vor, die Lösung von Problemen in der vorgegebenen Zeit einzuhalten.
Die Erfahrung zeigt, dass 30-40 Minuten durchaus ausreichen, um ein sehr ernstes Problem in einem Meeting zu lösen.
Bei der Erstellung der Tagesordnung der Sitzung und der Festlegung der Anzahl der Fragen ist von den folgenden Empfehlungen auszugehen. D Sitzungsdauer, sollte möglichst nicht überschreiten:
· Problembesprechungen - anderthalb - zwei Stunden (nach zwei Stunden ununterbrochener Arbeit wird es den meisten Teilnehmern gleichgültig, wie das Problem gelöst wird);
Briefing und operative Sitzungen - 20-30 Minuten.
Die Dauer, der Zeitpunkt und die Häufigkeit von Sitzungen bestimmen weitgehend ihre Wirksamkeit.
Beachten Sie, dass optimale Dauer der gemeinsamen geistigen Aktivität eine große Anzahl von Menschen beträgt 40-45 Minuten. Daher beträgt im Bildungssystem die Dauer einer Unterrichtsstunde 45 Minuten mit einer obligatorischen anschließenden Pause. Für die meisten Menschen liegt die physiologische Ermüdungsgrenze beim gemeinsamen Arbeiten bei einer Stunde. Daher verlieren die Teilnehmer des Meetings nach 40-70 Minuten ihre Aufmerksamkeit.
Wenn das Meeting ohne Unterbrechung weitergeht, werden die meisten Teilnehmer müde. Dieser Zustand dauert etwa 30-40 Minuten, danach verbessert sich der Gesundheitszustand, der Normalzustand wird wiederhergestellt und die Debatte entflammt mit neuer Kraft.
Da aber die Aufmerksamkeit der meisten Teilnehmer in der letzten halben Stunde abgeschaltet wurde, fangen die Redner oft an, die Vorredner zu wiederholen. Experten nennen diese Phase des Treffens die "Periode negativer Aktivität". Es zeichnet sich dadurch aus, dass ein Mensch unkontrollierbar wird, alles nervös und ungläubig behandelt. Entscheidungen, die in dieser Zeit getroffen werden, sind meist von Extremismus geprägt.
Wenn das Meeting zwei Stunden ohne Unterbrechung fortgesetzt wird, dann stimmen über 90 % der Teilnehmer jeder Entscheidung zu, sei es nur, das Meeting schneller zu beenden.
Daher beträgt die optimale Dauer des Meetings nicht mehr als eine Stunde. Erfordern die Umstände des Falles längeres Arbeiten, sind unbedingt Pausen von 5-10 Minuten einzuplanen.
6. Anforderungen an die Räumlichkeiten.
1. Der beste Ort, um ein Meeting abzuhalten, ist ein speziell ausgestatteter Raum: mit einem runden Tisch, einer Wanduhr, ohne Telefon und ohne Wahlschalter (es ist ratsam, ein Telefon und einen Wahlschalter im Nebenraum zu haben, damit Sie gehen können raus und Hilfe holen oder den nötigen Spezialisten einladen, ohne andere abzulenken) .
2. Die runde Form des Tisches trägt zu einer demokratischeren Diskussion bei. Es hebt den Unterschied im offiziellen Status auf, während an einem langgestreckten rechteckigen Tisch in der Regel Teilnehmer mit einem höheren offiziellen oder persönlichen Status näher am Vorsitzenden sitzen und die Position des Führers durch die Position am Kopfende des Tisches betont wird. Eine gute Gelegenheit diesbezüglich schafft ein Trapeztisch.
3. Wenn die Besprechung im Büro des Managers stattfindet (was meistens der Fall ist), müssen Sie das Telefon und den Wahlschalter ausschalten (oder zumindest die Lautstärke des Anrufsummers verringern), damit sie nicht ablenken allein schon die Meeting-Teilnehmer ärgern.
4. Der Besprechungsraum muss gut belüftet sein. Es wurde festgestellt, dass das Fehlen einer angemessenen Belüftung die Produktivität geistiger Arbeit um mindestens 10% verringert. Dies wirkt sich sowohl auf die Sitzungsdauer als auch auf die Qualität der getroffenen Entscheidungen aus.
5. Auch die Temperatur im Raum spielt eine Rolle: Kühle Luft hilft, die Dauer des Meetings zu verkürzen, umgekehrt erhöht die Temperatur über der normalen Raumtemperatur diese.
6. Sitzungsteilnehmer dürfen nicht auf Stühlen sitzen. Stühle müssen hart sein.
7. Benachrichtigung der Teilnehmer. Besser ist es, alle Eingeladenen schriftlich über die Agenda des Meetings zu informieren, denn schriftliche Information ist viel effektiver als mündliche Information: weniger Verzerrung, mehr Verbindlichkeit.
Die Tagesordnung sollte enthalten:
die Start- und Endzeit des Meetings;
der Ort, an dem es stattfinden wird;
eine klare Darstellung aller zu lösenden Probleme;
· Namen der Referenten, Co-Referenten und Verantwortlichen für Fragen;
die für jede Frage vorgesehene Zeit;
ein Ort, an dem Sie Informationen zu jedem Thema finden können.
Diskussionen sind am effektivsten, wenn im Voraus ein vorgefertigter Entscheidungsentwurf (eine oder mehrere seiner alternativen Optionen) vorgeschlagen wird. Die Person, die ein bestimmtes Thema vorbereitet, sollte im Voraus Kommentare zum Entwurf einholen. Dies beschleunigt die Lösung des Problems bei der Besprechung erheblich.
Ein Meeting halten.
Ziele des Vorsitzenden. Oberstes Ziel des Versammlungsleiters ist es, in möglichst kurzer Zeit optimale Lösungen für alle auf der Tagesordnung stehenden Punkte zu finden. Um dies zu erreichen, muss es die Rückkehr jedes Teilnehmers sicherstellen und der Diskussion insgesamt einen konstruktiven Charakter verleihen.
Bei Der Vorsitzende hat große Möglichkeiten, die Entwicklung einer Entscheidung zu steuern, aber sie werden nicht immer vollständig genutzt.
In der Regel beginnt die Sitzung traditionell mit dem Vorsitzenden: „Wer möchte zur ersten Frage sprechen?“.
Üblicherweise ergreifen Personen mit mehr Autorität, Selbstbewusstsein, höheren offiziellen Positionen und höherem Alter, die den Ton und die Richtung der Diskussion vorgeben, vor anderen das Wort.
Die Lösungen, die sie anbieten, sind jedoch oft traditionell. Entscheidende, unerwartete, ungewöhnliche Vorschläge kommen oft von ihren jüngeren Kollegen. Aber nach dem Auftritt der "Meister", besonders in kategorischem Ton gehalten, verliert die Jugend die Lust, ihren Standpunkt zu äußern, der nicht mit dem bereits verkündeten übereinstimmt. So wird das Meeting um frische Ideen gebracht und gewinnt gleichzeitig passive Beobachter, die kostbare Zeit ziellos vergeuden.
Wie kann der Vorsitzende eine solche Situation vermeiden?
Er sollte die Reihenfolge der Reden organisieren, in der ihre Reihenfolge umgekehrt zur Autorität und Position des Redners ist. Dann werden die Teilnehmer mit niedrigerem Status nicht von dem bereits geäußerten Urteil maßgeblicherer Genossen dominiert.
2. Eine andere Möglichkeit, die Meeting-Teilnehmer aktiv zu machen, besteht darin, jeden von ihnen zum Sprechen aufzufordern. Es ist klar, dass dies mit einer relativ kleinen Anzahl von Personen erreicht werden kann, die an dem Treffen teilnehmen. Wenn der Teilnehmer noch nie gesprochen hat, wird er bei der Besprechung gebraucht? Daher sollten nur diejenigen eingeladen werden, die eine nützliche Meinung äußern können.
3. Dem Vorsitzenden steht noch ein weiteres Mittel zur Verfügung – um die Richtung und Wirksamkeit von Reden zu regulieren. Dazu sollte man keine Abweichungen vom Kern des Themas zulassen, Reden verzögern, Konkretheit, sinnvolle Analysen und echte Vorschläge anregen. Wenn der Beginn der Diskussion eine deutliche Unvorbereitetheit des Themas ergab, ist es notwendig, es mit einem Vermerk im Protokoll der Bemerkung an den Spezialisten, der das Thema wegen Nachlässigkeit vorbereitet hat, entschieden aus der Diskussion zu entfernen.
4. Bei der gemeinsamen Suche nach einer Lösung hängt viel vom Ton ab, in dem die Diskussion geführt wird. Die Reden einiger Teilnehmer können sich in übermäßiger Kategorisierung und entschiedener Haltung sowohl gegenüber ihren eigenen Vorschlägen als auch gegenüber Vorschlägen anderer unterscheiden. Ein solcher Ton kann der Diskussion ernsthaft schaden, sie in einen Kampf der Ambitionen verwandeln. Kategorizität, Kategorizität allein kann sich einerseits gegen den Sprecher wenden und andererseits einen neuen, außergewöhnlichen Lösungsansatz „begraben“. Daher muss der Vorsitzende die Korrektheit der Redner überwachen, zum gleichen Zweck kann die Reihenfolge der Redebeiträge geregelt werden.
5. Der Vorsitzende muss scharfe, taktlose Äußerungen einiger Teilnehmer über andere aufs entschiedenste unterdrücken. Gelingt es dem Redner dennoch, den Gegner zu verletzen, sollte der Vorsitzende, der an einer aktiven Beteiligung des „Opfers“ an der weiteren Diskussion interessiert ist, seinen Status in der Sitzung durch eine respektvolle Ansprache aufwerten.
6. Es wurde festgestellt, dass ceteris paribus Menschen, die sich gegenübersitzen, häufiger in Konflikt geraten und seltener - wenn sie nebeneinander sitzen. Der Vorsitzende, der die Art der zu dem Treffen eingeladenen Personen und ihre Beziehung kennt, kann, ohne darauf aufmerksam zu machen, die Sitzordnung der Teilnehmer beeinflussen, sodass diejenigen, die „greifen“ und die konstruktive Arbeit stören können, sich nicht gegenüberstehen.
7. Regeln des Treffens. Die Einhaltung verfahrenstechnischer Punkte strafft den Sitzungsablauf. Es sollte zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt beginnen und enden, um die Glaubwürdigkeit des Leiters und der Personen, die das Treffen vorbereitet haben, nicht zu untergraben.
8. Pausen Bei kleiner Teilnehmerzahl sind kurze Pausen nach jeder Arbeitsstunde sinnvoll. Wenn es viele Gäste gibt, dann alle anderthalb bis zwei Stunden Arbeit (dies wird durch den Bedarf an mehr Zeit bestimmt, damit alle gehen können und dann Zeit haben, einzutreten und ihre Plätze einzunehmen).
Trotzdem werden Pausen in Besprechungen oft nicht eingehalten, weil:
Die Veranstalter nehmen ihre Not nicht ernst,
Sie wollen die Müdigkeit der Zuhörer ausnutzen, wenn sie einer Entscheidung zustimmen, nur um schneller fertig zu werden.
9. Effizienz von Reden. Sie sollten Ihre Gedanken prägnant und klar ausdrücken und sich dafür sorgfältig auf Ihre Rede vorbereiten. Analysieren Sie das Material, trennen Sie das Wesentliche vom Nebensächlichen, finden Sie die Ursachen, leiten Sie die Konsequenzen ab. Und als Ergebnis - konkrete Maßnahmen anzubieten, begründete Lösungen.
Einige Redner, die unvorbereitet sprechen, verbringen die ersten Minuten damit, Wörter auszusprechen, die keine Informationen enthalten, und wenn sie den Hauptpunkt erreichen, ist das Interesse der Zuhörer bereits verloren. Daher muss der Vorsitzende sicherstellen, dass der Redner die ihm zugeteilte Zeit effektiv nutzt.
10. Regeln für Reden. Zu den Aufgaben des Vorsitzenden gehört es, eine Überschreitung der Redezeit nicht zuzulassen. Um die Aufmerksamkeit der Zuhörer nicht zu missbrauchen, werden seit langem spezielle Techniken eingesetzt. Beispielsweise musste bei manchen Stämmen der Sprecher auf einem Bein stehen und versuchte daher, kurz zu sprechen. Im dänischen Parlament ist eine spezielle Vorrichtung angeordnet, die das Podium höher und höher hebt, wenn der Redner nach Ablauf der festgesetzten Zeit weiter spricht.
Einige Experten sind der Meinung, dass der Vorsitzende aufgrund der hohen Arbeitsbelastung einen Assistenten benötigt, der die Einhaltung der Vorschriften überwacht. Wenn beispielsweise 3 oder 1 Minute übrig sind und „die Zeit abgelaufen ist“, signalisiert er dem Sprecher und Vorsitzenden (einer der Teilnehmer, der bei der Besprechung weniger beschäftigt ist, wird normalerweise als Assistent ernannt).
Um dem Redner zu helfen, können Sie je nach akzeptierter Redezeit eine Sanduhr für 3, 5 oder 10 Minuten aufstellen.
Rauchen während Meetings verlängert sie. Als beispielsweise Polen ein Rauchverbot für Sitzungen einführte, verkürzte sich deren Dauer um 40 %. Es ist eine Überlegung wert, oder?
Werden Berichte benötigt? Ein Bericht über das zur Diskussion stehende Thema ist nicht immer erforderlich. In vielen Fällen ist es ausreichend, vorab ein Informationsschreiben mit den erforderlichen Fakten und Entscheidungsentwürfen zu vervielfältigen und an die Beteiligten zu verteilen. Diese Reihenfolge schneidet im Vergleich zu Berichten gut ab, von denen viele wie eine gute Schlaftablette sind.
