आज हम 10 विशिष्ट ग्राहक सहायता पत्रों पर एक नज़र डालने जा रहे हैं और एक पत्र कैसे लिखना है जो ग्राहकों को पसंद आएगा।
1. हमें आपका पत्र प्राप्त हो गया है
हर बार जब कोई आपको एक ई-मेल भेजता है, तो आपको उन्हें "प्राप्त किया या नहीं?", "वे कब जवाब देंगे?" चिंता से बचाने के लिए उन्हें रसीद की सूचना देनी चाहिए।बुरी तरह
नमस्ते!
हमें अभी आपका अनुरोध प्राप्त हुआ है। हम जितनी जल्दी हो सके आपसे संपर्क करेंगे। अपना टिकट नंबर #1234567 लिख लें। कृपया इसे भविष्य के पत्राचार के लिए उपयोग करें।सहायता दल
टिप्पणियां
- क्या आपने कभी "धन्यवाद" शब्द सुना है?
- शब्द "अनुरोध" और "पत्राचार" बहुत औपचारिक हैं, बेशक, आप राष्ट्रपति प्रशासन को लिख रहे हैं।
- ग्राहक को टिकट नंबर के बारे में चिंता करने के बजाय, उसे टिकट अपडेट करने के लिए बस इस ईमेल का जवाब दें।
- निजीकरण महत्वपूर्ण है! भले ही आप एक बड़ी सपोर्ट टीम का हिस्सा हों, अपनी ओर से ईमेल भेजें।
अच्छा
नमस्ते!
प्रस्तुत करने के लिए धन्यवाद! यह आपको यह बताने के लिए एक स्वचालित उत्तर है कि हमें आपका ईमेल प्राप्त हो गया है। मैं शीघ्र ही आपको उत्तर दूंगा।
आपको धन्यवाद!पेट्या इवानोव,
सहायता दल
2. नई सुविधाओं के लिए अनुरोध जिन पर आप वर्तमान में काम नहीं कर रहे हैं
प्रत्येक टीम को शुभकामनाएं मिलती हैं। यदि आप सक्रिय रूप से उन पर काम नहीं कर रहे हैं, तो क्लाइंट को बताएं। ईमानदार रहें, अन्यथा ग्राहक आपके प्रतिस्पर्धियों के पास जाएंगे।टिकट
हेलो सपोर्ट!
बुरी तरह
नमस्ते!
सहायता दल
टिप्पणियां
- अपने ऐप का उपयोग करने और विचारों का सुझाव देने के लिए उनका धन्यवाद, न केवल उन्हें "सबमिट" करने के लिए, यह उपयोग करने के लिए सही शब्द नहीं है।
- आप शायद "हर" वाक्य का अध्ययन नहीं करते। उस वाक्यांश को फेंक दो क्योंकि यह शायद झूठ है।
- अंतिम पैराग्राफ फिर से बहुत औपचारिक है। अधिक जीवित रहो!
अच्छा
हैलो इवान!
हमने अभी तक नहीं जोड़ा है<такую фичу>. लेकिन मुझे लगता है कि यह एक अच्छा विचार है! उसके साथ जरूर<тут напишите, почему это было бы здорово внедрить>.
हम इस पर काम नहीं कर रहे हैं इस पल, लेकिन मैं आपका विचार टीम को भेजूंगा, हम देखेंगे कि वे क्या कहते हैं।पेट्या इवानोव,
सहायता दल
3. नई सुविधाओं के लिए अनुरोध जिन पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं
चूंकि आप जानते हैं कि आपकी टीम इस पर काम कर रही है, क्लाइंट को बताएं। यहां तक कि अगर आप कार्यान्वयन समयरेखा नहीं जानते हैं, तो क्लाइंट को यह पसंद आएगा कि आप इस नई सुविधा पर काम कर रहे हैं।टिकट
हेलो सपोर्ट!मैंने इस सुविधा की खोज की और इसे नहीं मिला। क्या आपके पास है? यदि नहीं, तो क्या आप इसे सुझावों की सूची में जोड़ सकते हैं?
बुरी तरह
नमस्ते!
हमें अपना अनुरोध भेजने के लिए धन्यवाद। हमें प्रतिदिन कई प्रश्न प्राप्त होते हैं, इसलिए हम सभी का उत्तर देने में असमर्थ होते हैं। लेकिन यह जान लें कि हम हर ऑफर की समीक्षा करते हैं।यदि आपका कोई प्रश्न या टिप्पणी है तो बेझिझक हमें बताएं।
सहायता दल
टिप्पणियां
- ठीक वही उत्तर जो पिछले पत्र में था।
अच्छा
हैलो इवान!
हमारा ऐप इस्तेमाल करने के लिए धन्यवाद!
हमने अभी तक नहीं जोड़ा है<эту фичу>. लेकिन मुझे लगता है कि यह एक अच्छा विचार है! हमें वास्तव में यह इतना पसंद आया कि हमने हाल ही में इसके क्रियान्वयन पर काम करना शुरू किया। हालांकि मैं सटीक तारीख नहीं बता सकता, लेकिन नवीनतम अपडेट को देखते हुए, हम पहले ही इसके लॉन्च के करीब हैं।
अगर आपका कोई और सवाल है, तो बस मुझे बताएं और मुझे मदद करने में खुशी होगी। आपका मंगलवार शुभ हो!पेट्या इवानोव,
सहायता दल
4. ब्राउज़र समस्याएँ
अक्सर ब्राउज़र के व्यवहार में ही समस्याएं होती हैं। एक पुराना संस्करण, एक पूर्ण कैश और भगवान जानता है कि और क्या है। यहां बताया गया है कि इस मुद्दे को कैसे स्पष्ट किया जाए।टिकट
हेलो सपोर्ट!
मेरा ब्राउज़र आपकी साइट को में नहीं दिखाता है सही प्रारूप. ऐसा लगता है कि सभी रंग, पृष्ठभूमि और फ़ॉन्ट बाहर जा रहे हैं। क्या बात है?
बुरी तरह
नमस्ते!
आमतौर पर जब ऐसा होता है तो इसका मतलब है कि ब्राउजर का डाटा करप्ट हो गया है। क्या आप हार्डवेयर अपग्रेड का प्रयास कर सकते हैं और कैश साफ़ कर सकते हैं? इससे स्थिति को ठीक करने में मदद मिलेगी।
अगर इससे मदद नहीं मिलती है तो मुझे बताएं।सहायता दल
टिप्पणियां
- आपके पास उसका नाम है, इसका इस्तेमाल करें!
- "दूषित डेटा", "हार्डवेयर अपडेट", "कैश साफ़ करें"? कठिन शब्दों से बचें।
- ब्राउज़र से निपटने के तरीके के बारे में स्पष्ट निर्देश देना सुनिश्चित करें। सपोर्ट पेज का लिंक दें, जो सबसे अच्छा काम करेगा।
अच्छा
हैलो इवान!
निश्चय ही विचित्र स्थिति है! मुझे लगता है कि ब्राउज़र में समस्या हो सकती है। क्या आप कैश, कुकीज़ को साफ़ करने और इसे पुनः आरंभ करने का प्रयास कर सकते हैं? मुझे पता है कि यह डराने वाला लगता है, लेकिन मेरे पास आपकी मदद करने के निर्देश हैं।यदि यह उसके बाद काम नहीं करता है, तो क्या आप किसी अन्य ब्राउज़र को आज़मा सकते हैं? तो हम समझेंगे कि क्या वास्तव में कारण ब्राउज़र में है या कुछ और।
अगर इससे मदद नहीं मिलती है, या आपके पास प्रश्न हैं, तो बस मुझे बताएं और मुझे मदद करने में खुशी होगी!
पेट्या इवानोव,
सहायता दल
5. रास्ते में एक्सटेंशन
यह देखते हुए कि ब्राउज़र में बहुत सारे एक्सटेंशन इंस्टॉल किए जा सकते हैं, उनमें से एक आपके एप्लिकेशन के काम में बाधा बन सकता है।टिकट
हेलो सपोर्ट!
मेरा ब्राउज़र आपकी साइट को सही प्रारूप में प्रदर्शित नहीं करता है। ऐसा लगता है कि सभी रंग, पृष्ठभूमि और फ़ॉन्ट बाहर जा रहे हैं। क्या बात है? केवल एक चीज जो मैंने की वह थी ब्राउज़र एक्सटेंशन को सुबह में अपडेट करना।
बुरी तरह
नमस्ते!
ऐसा लगता है कि ऐसा ब्राउज़र एक्सटेंशन के कारण हुआ है। क्या गलत है यह पता लगाने के लिए ब्राउज़र समर्थन से बात करें।
अगर इससे मदद नहीं मिलती है तो मुझे बताएं।सहायता दल
टिप्पणी
- जिम्मेदारी शिफ्ट न करें। अंत में, आप जिस तरह से कर सकते हैं, मदद करें ।
अच्छा
हाय इवान!
एप्लिकेशन प्रदर्शन समस्याओं के लिए क्षमा करें! यदि ब्राउज़र को अपडेट करने के बाद ऐसा हुआ है, तो यह समस्या हो सकती है। क्या आप अपडेट रद्द कर सकते हैं और उसके बाद मुझे बताएं कि क्या सब कुछ ठीक हो गया है? यदि यह एक ब्राउज़र समस्या है, तो मैं अपने डेवलपर्स को ईमेल करूँगा और वे देखेंगे कि वे इसके बारे में क्या कर सकते हैं।आपको धन्यवाद!
पेट्या इवानोव,
सहायता दल
6. केवल नए ब्राउज़र संस्करण द्वारा समर्थित
जैसे-जैसे ब्राउज़र बेहतर और बेहतर होते जाते हैं, आपकी टीम पुराने ब्राउज़रों के लिए समर्थन छोड़ने लगती है। बस कारण बताएं और ग्राहक को आगे बढ़ने के लिए प्रोत्साहित करें नवीनतम संस्करण. यह उनके और आपके हित में है।टिकट
नमस्ते!
मुझे अपने ब्राउज़र को Internet Explorer 8 से 9 में अपग्रेड करने की पेशकश की गई थी। मैं ऐसा नहीं करना चाहूंगा। क्या कोई अन्य ब्राउज़र आपके एप्लिकेशन के साथ संगत है?
बुरी तरह
शुभ दोपहर, इवान!
एप्लिकेशन के सर्वोत्तम कार्य करने के लिए, आपको इसे IE9 में चलाना होगा, न कि आपके वर्तमान ब्राउज़र में। असुविधा के लिए मैं माफी चाहता हूँ।यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो लिखें।
सहायता दल
टिप्पणियां
- स्पष्ट करें कि आप केवल विशिष्ट ब्राउज़रों का समर्थन क्यों करते हैं। लेकिन इस तरह से कि वे समझ सकें।
- "असुविधा" शब्द से दूर रहें। अभी क्लाइंट आपके ऐप का उपयोग नहीं कर सकता क्योंकि उनके पास पुराना ब्राउज़र है। यह सिर्फ असुविधाजनक नहीं है, यह एक वास्तविक समस्या है। यह आपकी कार में बाहर लॉक होने जैसा है।
अच्छा
हैलो इवान!
हमारे कार्यक्रम का उपयोग करने के लिए धन्यवाद!
हमारा ऐप आधुनिक ब्राउज़र समर्थन को ध्यान में रखकर बनाया गया था, यही कारण है कि हमने पुराने संस्करणों के लिए समर्थन छोड़ दिया है क्योंकि वे समान प्रदर्शन प्रदान नहीं कर सकते। इन पुराने ब्राउज़रों में समर्थन का मतलब होगा कि हम अपने इंटरफेस को अनुकूलित नहीं कर सकते हैं या अपने ऐप में समृद्ध ग्राहक अनुभव प्रदान नहीं कर सकते हैं - इसका मतलब धीमी प्रगति, कम प्रगति और कुछ मामलों में कोई प्रगति नहीं होगी। हम प्रदान करना चाहते हैं अच्छी गुणवत्ताहमारे अधिकांश ग्राहकों के लिए, लेकिन पुराने ब्राउज़रों में समर्थन हमें आगे बढ़ने से रोकेगा।
ब्राउज़र अनुकूलता की जाँच यहाँ करें।
अगर आपका कोई और सवाल है, तो बस मुझे बताएं और मुझे मदद करने में खुशी होगी। आपका मंगलवार शुभ हो!पेट्या इवानोव,
सहायता दल
7. ईमेल फ़ायरवॉल द्वारा अवरोधित हैं
यदि क्लाइंट के पास काफी सख्त फ़ायरवॉल है, तो आपके एप्लिकेशन से ईमेल सूचनाएँ अवरुद्ध हो सकती हैं।टिकट
मुझे अब आपके फ़ोरम से ईमेल सूचनाएँ प्राप्त नहीं होतीं। क्या हो रहा है?
बुरी तरह
हाय इवान,
समस्या को ठीक करने के लिए इन युक्तियों का पालन करें:1. सुनिश्चित करें कि आपने अपनी अधिसूचना सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर कर लिया है।
2. यह सुनिश्चित करने के लिए अपने स्पैम की जाँच करें कि हमारी ओर से आने वाले ईमेल इस फ़ोल्डर में समाप्त तो नहीं हो गए हैं। यदि वे हैं, तो हमारा डोमेन जोड़ना न भूलें ईमेलआपके ईमेल खाते की सुरक्षित प्रेषकों की सूची में।
3. यदि आप अभी भी ईमेल प्राप्त नहीं कर रहे हैं, तो कृपया यह सुनिश्चित करने के लिए अपने ISP से संपर्क करें कि वे हमारी ओर से आने वाले ट्रैफ़िक को नहीं रोक रहे हैं।यदि समस्या बनी रहती है, तो कृपया हमें बताएँ।
सहायता दल
टिप्पणियां
- सबसे पहले, रोबोट की तरह मत लिखो। लेकिन मुझे लगता है कि आप जो सुनते हैं वह यह है कि आप एक आत्माविहीन रोबोट की तरह लगते हैं।
- आगे बढ़ें और उन्हें आईटी विभाग को कैसे पास करना है, इस निर्देश के साथ आईपी पते दें। इसमें समय लगेगा, लेकिन आईटी पेशेवर सत्यापित कर सकते हैं। कि इस पते से कुछ भी अवरुद्ध नहीं है।
- यदि इनमें से कुछ भी मदद नहीं करता है, तो अपने ईमेल लॉग जांचें और देखें कि क्या आप सही तरीके से ईमेल भेज रहे हैं। लॉग्स के साथ, आईटी विभाग हमेशा मदद कर सकता है।
अच्छा
हैलो इवान!
ईमेल समस्या के लिए मुझे खेद है।
कृपया, कृपया जाँच करें कि दोनों<адреса электронной почты>आपके मेल सर्वर द्वारा श्वेतसूचीबद्ध हैं। कभी-कभी हमारे फ़ोरम के नोटिफ़िकेशन स्पैम फ़िल्टर में फंस सकते हैं। डोमेन और आईपी जिससे संदेश भेजे जाते हैं: [[यहां डोमेन / आईपी पता डालें]]।
यदि आप मुझे उस संदेश का लिंक भेजते हैं जिसके लिए आपको कोई सूचना नहीं मिली थी, लेकिन होनी चाहिए थी, तो मुझे हमारे इवेंट लॉग को देखना और ईमेल के पथ का पता लगाना अच्छा लगेगा। इससे आईटी पेशेवरों को यह समझने में मदद मिलेगी कि समस्या क्या है।
आपको धन्यवाद!पेट्या इवानोव
सहायता दल
8. केवल ऑनलाइन
ग्राहक आपके ऐप का उपयोग करने के बारे में तब पूछेंगे जब वे हवाई जहाज़ पर हों या जहाँ इंटरनेट की सुविधा न हो।टिकट
नमस्ते!
क्या आपका केबल टीवी ऐप केवल ऑनलाइन उपलब्ध है? अगर मेरे पास इंटरनेट नहीं है तो क्या होगा?
बुरी तरह
नमस्ते,
हमारा आवेदन इस समय केवल ऑनलाइन उपलब्ध है। असुविधा के लिए क्षमा करें।यदि आपके कोई प्रश्न हैं तो कृपया इस ईमेल का उत्तर दें।
सहायता दल
टिप्पणियां
- फिर से "असुविधा" के बारे में वाक्यांश
- कुछ सहानुभूति दिखाओ। केवल सदस्यता समाप्त न करें।
अच्छा
हैलो इवान!
फिलहाल, आप केवल इंटरनेट कनेक्शन के साथ सीरीज देख पाएंगे। मैं समझता हूं कि यह कितना परेशान करने वाला हो सकता है। सप्ताहांत में मेरे पास इंटरनेट का उपयोग नहीं होता है और मुझे पता है कि एक एपिसोड को मिस करना कैसा होता है। कल अंत में नया एपिसोड डाउनलोड किया और उम्मीद है कि इसे जल्द ही देखेंगे!
यदि आपके कोई अन्य प्रश्न हैं तो कृपया इस ईमेल का उत्तर दें और मुझे सहायता करने में खुशी होगी। अच्छा सप्ताहांत!पेट्या इवानोव,
सहायता दल
9. आलोचना
आपके उत्पाद की आलोचना करने वाले असंतुष्ट ग्राहकों से आपको हमेशा ईमेल प्राप्त होंगे। उनमें से कुछ समान हैं, कुछ की अपनी विशिष्टताएं हैं। यहां सबसे अच्छा तरीकाउनके साथ निपटना।
टिकट
आपकी फोन सेवा कचरा है।
बुरी तरह
नमस्ते,
हमारी सेवा में हुई असुविधा के लिए खेद है। आपके लिए विशेष रूप से क्या काम नहीं करता है? मैं इसे हमारे विशेषज्ञों को सौंप दूंगा।सहायता दल
टिप्पणियां
- कहें कि आपको खेद है। आप यहां लोगों की मदद करने के लिए हैं, गलत तरीके से शुरुआत करके उन्हें नाराज न करें।
- पता करें कि उन्हें क्या पसंद है और क्या नहीं। इससे आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि वे आपकी सेवा का उपयोग कैसे करते हैं।
अच्छा
हैलो इवान!
मुझे खेद है, मैं क्षमा चाहता हूं कि आपने हमारी सेवा को बेकार पाया! आपको इसके बारे में क्या पसंद आया और आपको क्या पसंद नहीं आया? अगर हम किसी तरह से मदद कर सकें तो मुझे बहुत खुशी होगी।पेट्या इवानोव,
सहायता दल
10. आभार
यदि आप अपना काम ठीक से करते हैं, तो हर टिकट पूरा हो जाएगा। अपने ग्राहकों को अनुत्तरित न छोड़ें, भले ही आपने पहले ही समस्या का समाधान कर लिया हो।
टिकट
नमस्ते!
हो गया है! इसे ठीक करने में मेरी मदद करने के लिए धन्यवाद!
बुरी तरह
हैलो पेट्या।
खुशी है कि हम इस मुद्दे को ठीक करने में सक्षम थे। यदि आपके कोई और प्रश्न हैं तो लिखें।सहायता दल
टिप्पणियां
- फिर कॉर्पोरेट रोबोट ने एक पत्र लिखा
- मस्ती करो! अपने आप की एक याद छोड़ दो, उसे मुस्कुराओ।
अच्छा
हाय पेट्या!
महान! खुशी है कि सब ठीक हो गया।
यदि आपको सहायता की आवश्यकता हो तो बस हमारा ईमेल याद रखें। (ठीक है, हमारे ऐप के साथ मदद करें। मुझे नहीं पता कि अलास्का में आपकी छुट्टी कहाँ अच्छी हो सकती है)।पेट्या इवानोव,
सहायता दल
निष्कर्ष
तो यहाँ ग्राहकों को प्रतिक्रियाएँ लिखते समय उपयोग करने के लिए युक्तियाँ और तरकीबें दी गई हैं।नाम का प्रयोग करें!
ग्राहक इसे तब अधिक पसंद करते हैं जब वे मानक "हाय!" की तुलना में "हाय इवान!" कहते हैं। या "हैलो।"
ऐप का उपयोग करने के लिए धन्यवाद
क्लाइंट के पास आमतौर पर कई विकल्प होते हैं, लेकिन उसने आपको चुना। उनका तहे दिल से शुक्रिया।
बात करो जैसे वे करते हैं
आधिकारिक शब्दावली और ऐसे शब्दों का प्रयोग न करें जिनका आप उपयोग नहीं करेंगे वास्तविक जीवन.
ऐसे लिखें जैसे आप किसी मित्र को लिखेंगे
छोटे वाक्यों का प्रयोग करें। लंबे वाक्यों को कई छोटे वाक्यों में तोड़ें। ग्राहक पत्र पढ़ते हैं, उपन्यास नहीं।
यदि आप कर सकते हैं, तो हमें नई सुविधाओं के बारे में बताएं
इससे पता चलेगा कि आपकी टीम एप्लिकेशन पर लगातार काम कर रही है।
अपने पत्र को एक सकारात्मक नोट पर समाप्त करें
"गुड फ्राइडे!" - अंतिम पंक्ति में एक विशिष्ट तिथि ग्राहक को यह समझने देगी कि आप एक जीवित व्यक्ति हैं और आप उस दिन प्रतिक्रिया दे रहे हैं।
ये "अच्छे" अक्षर परम सत्य होने का दावा नहीं करते, इनकी नकल करना आवश्यक नहीं है।
मुख्य बात यह है कि ग्राहकों के साथ बुरे और बुरे तरीके से बात करना सीखें अच्छे उदाहरण. स्वयं बनें, याद रखें कि आप अपनी कंपनी की आवाज़ हैं।
डारोवो को मदद की जरूरत है। यह धैर्यपूर्वक प्रतीक्षा नहीं कर सकता सार्वजनिक धन: यह एक जीवित जीव है जिसे अभी देखभाल और सुरक्षा की आवश्यकता है, न कि कल या परसों। हमारी सभी परियोजनाएं लंबी अवधि की हैं और उनका उद्देश्य एस्टेट और उसके आसपास के स्मारक क्षेत्र का संरक्षण और विकास करना है।
परियोजना - यह मुख्य रूप से मेमोरियल एस्टेट में पुराने लिंडेन और ओक का उपचार है। पेड़ की स्थिति और काम की जटिलता के आधार पर, एक शताब्दी को बचाने में 5-10 हजार रूबल खर्च होते हैं। नींबू और न केवल डेंड्रोलॉजिस्ट द्वारा निरंतर निगरानी की आवश्यकता है, बल्कि ऑर्निथोलॉजिस्ट, मृदा वैज्ञानिक, लैंडस्केपर्स द्वारा भी। और ये मास्को से आमंत्रित विशेषज्ञ हैं (संग्रहालय के अपने पेशेवर नहीं हैं)।
परियोजना दारोवॉय में दोस्तोवस्की परिवार की अवांछनीय रूप से भूली हुई और खोई हुई कब्रों को फिर से बनाने के उद्देश्य से है और: लेखक के पिता - एम। ए। दोस्तोवस्की, बहन - वी। एम। इवानोवा। कब्रिस्तान में पिता के सटीक दफन स्थान का निर्धारण, स्थानांतरण, दोस्तोवस्की के माता-पिता की कब्र पर एक स्मारक की स्थापना, कब्रिस्तान के क्षेत्र का पुनर्निर्माण - ये "मेमोरी" परियोजना की प्राथमिकताएं हैं।
कार्यक्रम को सामग्री और तकनीकी आधार को बनाए रखने और विकसित करने की आवश्यकता है: मोनोगारोवो गांव में शिविर के रहने वाले क्वार्टरों की मरम्मत, आसन्न क्षेत्र में सुधार। इसके अलावा, स्वयंसेवकों को खिलाने और न्यूनतम रहने की स्थिति प्रदान करने के लिए धन की आवश्यकता होती है।
परियोजना में हमारी देखरेख में - 9 हेक्टेयर से अधिक (दो ग्रोव, एक प्रवेश द्वार गली, एक बगीचा, एक तालाब, नेचाएवस्की चर्चयार्ड सहित), पवित्र आत्मा चर्च का क्षेत्र। काम करने के लिए आपको घरेलू उपकरण, पेशेवर उपकरण (ब्रश कटर, चेनसॉ) और इसके लिए ईंधन की आवश्यकता होती है। तत्काल योजनाओं में मामेनकिनो तालाब का सर्वेक्षण और सफाई, इसके बैंकों का सुधार शामिल है, जो किसी परियोजना के विकास और विशेषज्ञों की भागीदारी के बिना असंभव है।
संग्रहालय-एस्टेट की सबसे जरूरी जरूरतों में से एक है काम करने वाले हाथ। मई से अक्टूबर तक, हम उन स्वयंसेवकों को स्वीकार करने और समायोजित करने के लिए तैयार हैं जिन्होंने दारोवॉय के पुनरुद्धार में हर संभव सहायता प्रदान करने का निर्णय लिया है।
आप भी हमारी संस्था को सहयोग कर सकते हैं। एनपी "Zapovednoe Darovoye" का स्टाफ छोटा है, और किए गए काम की मात्रा बहुत बड़ी है।
यदि आप किसी एक परियोजना को वित्तीय सहायता प्रदान करने का निर्णय लेते हैं, तो "भुगतान का उद्देश्य" कॉलम में इंगित करें: "परियोजना के लिए स्वैच्छिक दान (कार्यक्रम) शीर्षक».
यदि आप आम तौर पर NP Zapovednoe Darovoye की गतिविधियों का समर्थन करते हैं, तो भुगतान का उद्देश्य है "वैधानिक गतिविधियों के लिए स्वैच्छिक दान".
व्यक्तिगत भागीदारी के लिए, "आरक्षित दारोवॉय" से संपर्क करें।
बदले में, हम अपनी वेबसाइट पर स्वैच्छिक सहायकों और दाताओं के बारे में जानकारी देने के लिए तैयार हैं, ताकि डारोवॉय एस्टेट और इसके वातावरण के बारे में मुफ्त लेखक की जानकारी दी जा सके। आपके अनुरोध पर, हम NP "Zapovednoe Darovoe" के समाचार पत्र का संचालन करेंगे, हमारे सहायकों को साझेदारी (सम्मेलनों, प्रदर्शनियों) द्वारा आयोजित कार्यक्रमों में आमंत्रित करेंगे।
एनपी "ज़ापोवेद्नो डारोवो"
टिन 5022998127
पीएसआरएन 1115000004305
खाता संख्या 40703810300000000142
OJSC "प्रोमस्वाज़बैंक"
टिन 7744000912
ओकेपीओ 40148343
गियरबॉक्स 775001001
पीएसआरएन 1027739019142
बीआईसी 044525555
/ खाता संख्या 30101810400000000555 पर
यांडेक्स-मनी सिस्टम के माध्यम से दान करें:
- व्यापार पत्राचार के प्रकार क्या हैं।
- व्यापार पत्राचार के किन नियमों का पालन करना महत्वपूर्ण है।
- बिजनेस ई-मेल की विशेषताएं क्या हैं?
करते हुए कारोबार पत्राचारनियमों का अनुपालन करियर और व्यवसाय में सफलता के महत्वपूर्ण घटकों में से एक है। इन नियमों की अज्ञानता, या व्यवहार में उनके गलत आवेदन से भागीदारों और ग्राहकों की हानि हो सकती है। इसके अलावा, सटीक और सक्षम व्यावसायिक पत्राचार एक व्यावसायिक छवि का एक महत्वपूर्ण घटक है।
व्यापार पत्राचार के प्रकार क्या हैं
व्यापार पत्राचार - भागीदारों, ग्राहकों, सहकर्मियों, संगठनों के साथ - किसी भी उद्यम की सबसे महत्वपूर्ण गतिविधियों में से एक है। प्रबंधक, विभिन्न रैंकों के कर्मचारी पत्र प्राप्त करते हैं और भेजते हैं, वाणिज्यिक प्रस्तावआदि, रूप, सामग्री और दिशा के आधार पर, किसी भी पत्राचार को निम्न प्रकारों में बांटा गया है:
- अधिकारी;
- व्यक्तिगत;
- आंतरिक;
- बाहरी।
उनमें से प्रत्येक के लिए संकलन और प्रस्तुत करने के लिए अलग-अलग आवश्यकताएं हैं। औपचारिक व्यावसायिक पत्रों के सबसे सामान्य प्रकार हैं:
- धन्यवाद;
- व्यावसायिक;
- पत्र, मांगें और अनुरोध;
- इनकार;
- बधाई हो;
- शोक, मृत्युलेख।
यह देखते हुए कि आज अधिकांश व्यापार पत्राचार किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में, किसी भी तरह के तैयार किए गए टेम्पलेट और फॉर्म हैं।
व्यापार लेखन की कला
प्रत्येक पाठ अभिभाषक को प्रभावित करने का तंत्र है। यदि यह काम नहीं करता है, तो आपने विधानसभा के नियमों का उल्लंघन किया है: आपने गलत हिस्से लिए, उन्हें गलत तरीके से व्यवस्थित किया। प्राप्तकर्ता से आप जो चाहते हैं उसे प्राप्त करने के लिए, आपको सही तथ्यों को चुनना होगा, उन्हें सही ढंग से बताना होगा और इसे "सही चेहरे के साथ" करना होगा - एक ऐसा जो पत्र प्राप्त करने वाले को आपके प्रस्ताव को स्वीकार करना चाहेगा। यह कैसे करना है?
जानकारी। ऐसा होता है कि तर्कसंगत तर्क जो अभिभाषक को समझा सकते हैं, विभिन्न, कभी-कभी बाहरी विचारों की अराजक प्रस्तुति में खो जाते हैं। लेकिन यह एक संरचना बनाने के लायक है, और पत्र स्पष्ट और आश्वस्त हो जाता है, भले ही इसमें कुछ भी अर्थ में नहीं बदला गया हो। मुख्य विचार (अक्सर यह एक कॉल टू एक्शन है) को शुरुआत में लाया जाता है, यह तुरंत अभिवादन का अनुसरण करता है। निम्नलिखित तर्कों की एक सूची है (प्रत्येक को एक लाल रेखा और इटैलिकाइज़ किया गया है) विशद चित्रण (स्पष्टीकरण) के साथ। अंत में, कॉल टू एक्शन है। हस्ताक्षर इस प्रकार है। सरल संपादन चेखव की कहानी "वंका" से "दादाजी के गाँव" के लिए एक दयनीय और बहुत समझदार संदेश भी नहीं है, जो दादाजी के लिए एक आकर्षक प्रस्ताव है।
प्रेषक छवि। प्रतिक्रिया इस बात पर निर्भर करती है कि पत्र भेजने वाला कैसा दिखाई देता है। एक पत्र में, आप एक अधिकारी हो सकते हैं, या आप एक व्यक्ति हो सकते हैं। कभी पहला फायदेमंद होता है तो कभी बाद वाला। उदाहरण के लिए, यदि आप अभिभाषक की प्रशंसा कर रहे हैं, तो व्यक्तिगत शैली का उपयोग करना बेहतर है (स्वयं से लिखें, तथ्यों के प्रति अपने दृष्टिकोण की रिपोर्ट करें, समान स्तर पर बोलें)। इसके लिए धन्यवाद, अभिभाषक को न केवल यह पता चलेगा कि वह अच्छी तरह से किया गया है, बल्कि यह भी कि आप ही हैं जो उसके बारे में अच्छी राय रखते हैं। डांटना, इसके विपरीत, औपचारिक वाक्यांशों के साथ बेहतर है, नंगे तथ्यों को स्थापित करना। यह सलाह, कुछ अतिशयोक्तिपूर्ण प्रस्तुति में, इस तरह दिखती है: "आप मूर्ख हैं" के बजाय, आपको "पाठक के दिमाग के संकेत नहीं मिले" लिखने की आवश्यकता है।
आधुनिक पत्राचार में, हम अक्सर अभिवादन और शीर्षक के बीच "मौसम की बात" को छोड़ कर सीधे मुद्दे पर आ जाते हैं। ऐसा लगता है कि एक वैकल्पिक छोटा वाक्य एक बड़ा शब्दार्थ भार नहीं रखता है। लेकिन यह वह है जो सबसे पहले पाठक की आंखों के सामने आता है, इसलिए यह पत्र के लिए टोन सेट करता है और यह निर्धारित करता है कि प्राप्तकर्ता किस नज़र से बाकी पाठ को देखेगा। विभिन्न लक्ष्यों का पीछा करते हुए अधीनस्थों और भागीदारों के लिए अपना संदेश कैसे शुरू करें, इसके कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं।
- अपने आप को वजन जोड़ने के लिए: "यह देखते हुए कि परियोजना ए क्षेत्र के राज्यपाल के निजी नियंत्रण में है, हम आपको याद दिलाते हैं।"
- एक अपरिचित कंपनी के साथ मधुर संबंध स्थापित करने के लिए: "यह जानने के बाद कि आपकी कंपनी, हमारी तरह, KVN साइबेरिया प्रतियोगिता की प्रायोजक है, हमने आपको सबसे पहले पेश करने का फैसला किया है।"
- सहायता प्राप्त करने के लिए: "ओल्या, आप बहुत अच्छे थे और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपने सम्मेलन में पेशेवर रूप से बात की! मुझे लगता है कि एक विशेषज्ञ के तौर पर आप मेरी मदद कर सकते हैं।"
- अधीनस्थों को संगठित करने के लिए: "बधाई हो - यह पहले से ही शुक्रवार है। यह बजट पर प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए बनी हुई है - और आप आराम कर सकते हैं।
5 भयानक पहले वाक्यांश जो आपके ईमेल को खत्म कर देंगे I
अमेरिकी कंपनी हबस्पॉट ने पता लगाया कि कौन से पहले वाक्य पाठक को प्रेरित नहीं करते हैं, बल्कि इसके विपरीत, उन्हें पत्र को हटाने के लिए मजबूर करते हैं। पता करें कि ये वाक्यांश क्या हैं, और पत्राचार की शुरुआत में उनका उपयोग कभी न करें।
व्यापार पत्राचार के लिए सामान्य नियम
आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा अप्रत्यक्ष रूप से इस बात पर निर्भर करती है कि व्यावसायिक पत्र कैसे डिज़ाइन और लिखा गया है। हम कह सकते हैं कि कंपनी की एक सफल छवि बनाने और उसकी प्रतिष्ठा बनाने के लिए, कर्मचारियों के लिए बाहरी और आंतरिक संचार दोनों के लिए व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का पालन करना आवश्यक है।
खाली पत्र। में तैयार प्रपत्रों का उपयोग करना सही होगा कॉर्पोरेट पहचान, जिसमें विवरण हो। स्टाइलिंग एक लोगो की उपस्थिति, एक विशेष फ़ॉन्ट का उपयोग, सभी संपर्क जानकारी का संकेत और संगठन का पूरा नाम है।
पेज लेआउट। व्यावसायिक पत्राचार पत्र लिखते समय, मार्जिन का उपयोग किया जाता है (बायां मार्जिन - 2 सेमी, दायां मार्जिन - 1 सेमी, ऊपरी और निचला मार्जिन - 2 सेमी प्रत्येक)। यदि पत्र में कई शीट शामिल हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाना चाहिए (बीच में शीट के शीर्ष पर रखें)।
शैली। व्यावसायिक पत्र लिखे जाते हैं औपचारिक व्यापार शैली, जिसमें पत्र के सार का संक्षिप्त विवरण, शब्दों की सटीकता और टिकटों और मानक घुमावों का उपयोग शामिल है। इसके अलावा, व्यापार पत्राचार में एक नियम है: एक समस्या - एक पत्र।
पाठ की संरचना। एक मानक व्यापार पत्राचार पत्र में तीन भाग शामिल होते हैं:
- अभिभाषक के लिए अपील।
- परिचय (पत्र के उद्देश्य)।
- मुख्य हिस्सा।
- सारांश।
अंग्रेजी में व्यापार पत्राचार के नियम
असबाब कारोबार पत्राचारपर अंग्रेजी भाषासामान्य आवश्यकताओं के अनुसार किया गया:
- पाठ लाल रेखा के उपयोग के बिना अनुच्छेदों में बांटा गया है।
- पत्र के ऊपरी बाएँ कोने में प्रेषक का व्यक्तिगत डेटा होना चाहिए ( पूरा नाम, या संगठन का नाम और उसका पता)।
- नीचे प्रतिद्वंद्वी का नाम है, या प्राप्तकर्ता के उद्यम का नाम पते के साथ (एक नई पंक्ति पर)।
- पत्र की तिथि नीचे तीन पंक्तियों में या दाहिने कोने में सबसे ऊपर इंगित की गई है।
- पत्र के मुख्य भाग को शीट के मध्य में रखा गया है।
- अपील के कारण से मुख्य विचार शुरू करना बेहतर है: "मैं लिख रहा हूं ..."
- एक मानक पत्र अभिव्यक्ति के साथ समाप्त होना चाहिए: "भवदीय आपका" यदि प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात है; "भवदीय" - यदि नहीं।
- धन्यवाद के बाद चार पंक्तियों को छोड़ दें और अपना नाम और स्थिति शामिल करें।
- हस्ताक्षर ऊपर नाम और प्रणाम के बीच में लगाया जाता है।
व्यापार पत्राचार की "भाषा"
व्यापार पत्राचार के लिए विशेष आवश्यकताएं हैं। सबसे पहले, पत्रों में भावनात्मक ओवरटोन नहीं होना चाहिए। उन्हें यथासंभव विचारशील, संक्षिप्त और सटीक होना चाहिए। पाठ का तार्किक और सुसंगत निर्माण भावनात्मकता को पूरी तरह से बदल देता है। विस्मयादिबोधक, अल्पार्थक, संक्षिप्त रूप जो आम तौर पर स्वीकृत लोगों की सूची में नहीं हैं - यह सब व्यापार पत्राचार से बचा जाना चाहिए।
एक पत्र लिखने के लिए महत्वपूर्ण शर्तों में से एक सिमेंटिक सटीकता है, जो इसके व्यावहारिक मूल्य का प्रतिनिधित्व करती है।
अगला महत्वपूर्ण मानदंड पाठ की तार्किक प्रस्तुति है। शब्दों की दोहरी व्याख्या नहीं की जानी चाहिए - यह पत्र में सामग्री का अर्थ बदल सकता है और इसे एक अवांछनीय स्वर दे सकता है।
किसी का मुख्य लक्ष्य व्यापार दस्तावेज़एक निश्चित दृष्टिकोण व्यक्त करने में प्रेरकता है। दस्तावेज़, ज्ञापन या पत्र लिखने और संकलित करने में मुख्य नियम साक्षरता, तर्क, सही अपील, सूचना की विश्वसनीयता और पर्याप्त साक्ष्य हैं।
व्यावसायिक पत्र लिखने के कुछ नियम नीचे दिए गए हैं:
सर्वनामों का प्रयोग। व्यावसायिक पत्राचार को व्यक्तिगत भावनाओं और धारणाओं को प्रतिबिंबित करने से बचना चाहिए। व्यवसाय जानकारीपारंपरिक रूप से मानक रूपों का उपयोग करके प्रसारित किया जाता है। एक नियम के रूप में, इस तरह के पत्राचार के दौरान, पूरे उद्यम के हित व्यक्त किए जाते हैं, न कि एक व्यक्ति के, इसलिए अपील बहुवचन से आती है। और, इस तथ्य के बावजूद कि इसमें सर्वनाम "हम" का उपयोग शामिल है, उचित क्रिया रूपों का उपयोग करके इससे बचा जाना चाहिए।
प्रतिज्ञा प्रपत्र। व्यापार पत्राचार में निष्क्रिय आवाज का इस्तेमाल किया जाना चाहिए। इस तरह की अपीलों में नरमी दिखती है। उदाहरण के लिए, यदि आप वाक्यांश को पुनर्व्यवस्थित करते हैं: "आपने समय पर मरम्मत कार्य पूरा नहीं किया", शब्दों के साथ " मरम्मत का कामअनुबंध द्वारा निर्धारित पूरा नहीं किया गया है", तो सीधे आरोप लगाए बिना कार्य को पूरा न करने के तथ्य को बताना संभव है। अर्थात्, उल्लंघन के तथ्य को इंगित किया गया है, लेकिन विशिष्ट अपराधियों को इंगित नहीं किया गया है, जो पत्र के स्वर को नरम बनाता है।
एक अक्षर में परिभाषित करते समय सक्रिय आवाज का उपयोग किया जाता है जो कुछ क्रियाओं के आरंभकर्ता के रूप में कार्य करता है। उदाहरण के लिए, "कानूनी विभाग, स्पष्टीकरण प्रदान कर रहा है ..."। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि ऐसे वाक्यों में वर्तमान काल रूप का उपयोग किया जाता है।
कर्मवाच्य का प्रयोग भी अक्षर की प्रकृति को निर्धारित करता है। इस तरह के फॉर्म आपको एक विशिष्ट घटना पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देते हैं, न कि कार्रवाई करने वालों पर (प्रस्ताव भेजा गया, रिपोर्ट प्राप्त हुई)। यदि वस्तु स्पष्ट है (बैठक की तिथि निर्धारित की गई है) तो निष्क्रिय आवाज का भी उपयोग किया जाता है।
क्रिया रूप। यदि निरंतर पुनरावर्ती क्रिया पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है, तो अपूर्ण रूप में क्रियाओं का वर्णन करने के लिए उपयोग किया जाता है (विशेषज्ञ नियमित रूप से समय सीमा का उल्लंघन करते हैं)। यदि प्रक्रिया की पूर्णता पर जोर देना आवश्यक है, तो क्रियाओं के सही रूप का उपयोग किया जाता है (पहरेदारों ने सेवा करना शुरू कर दिया है)।
लहजे का परिचय। जबकि अधिकांश व्यावसायिक ईमेल स्वर में तटस्थ होते हैं, ऐसे समय होते हैं जब कुछ बिंदुओं पर अतिरिक्त ध्यान देने की आवश्यकता होती है। इसके लिए, वाक्यांश को नरम करते हुए, परिचयात्मक मोड़ का उपयोग किया जाता है। (यदि आप वाक्यांश "कृपया अपने कब्जे में दस्तावेज भेजें" शब्दों के साथ "कृपया दस्तावेज़ीकरण भेजें जो आपके अधिकार में प्रतीत होता है" को बदल दें, तो इसमें तनाव की डिग्री काफी कम हो जाती है, और यह इसके लिए अधिक उपयुक्त है व्यापार पत्राचार में चातुर्य की आवश्यकताएं।)
व्यावसायिक पत्र लिखते समय आपको भी ध्यान देना चाहिए सम्मानजनक रवैयाविरोधी को। इसलिए, यदि वाक्यांश "हमें आपके प्रस्ताव में कोई दिलचस्पी नहीं है" को "दुर्भाग्य से, हमें वर्तमान में आपके प्रस्ताव में कोई दिलचस्पी नहीं है" से बदल दिया जाता है, तो यह अनावश्यक कठोरता से मुक्त हो जाता है, जो व्यापार पत्राचार में उचित नहीं है।
परिचयात्मक संरचना भी एक महत्वपूर्ण घटक है व्यावसायिक पत्र, क्योंकि वे इतने सूखे नहीं हैं। नियमों के अनुसार व्यवसाय शिष्टाचारवाक्यांश "कृपया, यदि संभव हो तो, हमारी सामग्री की गुणवत्ता पर अपनी विशेषज्ञ टिप्पणी करें" उपयुक्त होगा। परिचयात्मक निर्माण श्रेणीबद्धता को कम करने, सम्मान और ध्यान देने के साथ-साथ एक उदार स्वर व्यक्त करने के लिए एक अच्छा साधन है। उनका उपयोग आपको प्रतिद्वंद्वी के गौरव को ठेस पहुंचाए बिना एक विचार व्यक्त करने की अनुमति देता है।
व्यापार ईमेल शिष्टाचार: दूर से एक अच्छा प्रभाव बनाने के लिए 5 युक्तियाँ
1. पत्र का जवाब देने का समय संचार और सहयोग में आपकी रुचि को प्रदर्शित करता है। कम से कम संभव समय के भीतर व्यावसायिक पत्रों का जवाब देना आवश्यक है: मिनट, घंटे, अधिकतम एक दिन। अगर देरी के वस्तुनिष्ठ कारण हैं, तो एक पत्र भेजें और लिखें कि आपको एक संदेश मिला है और जल्द ही जवाब देंगे। सही ढंग से प्राथमिकता देने के लिए, आपको प्रतिद्वंद्वी के पत्र - "महत्व", "विषय", और इसी तरह के संबंधित नोटों पर ध्यान देना चाहिए। ऐसे अंकों की उपस्थिति दर्शाती है कि आपका उत्तर कितना महत्वपूर्ण है।
प्रतिक्रिया में देरी से ग्राहक को खोने की उच्च संभावना है। कृपया जल्द से जल्द उत्तर दें। "बाद के लिए" केवल अक्षरों को छोड़ दें, जिसका उत्तर समय लेने वाला है। लोगों के व्यवहार की भविष्यवाणी करना सीखना और उत्कृष्ट बातचीत आपको जनरल डायरेक्टर के स्कूल में मदद करेगी।
2. व्यक्तिगत अपील। व्यक्तिगत पता बेहतर है, क्योंकि यह प्राप्तकर्ता के प्रति सम्मान की अभिव्यक्ति है।
व्यक्तिगत पते का उपयोग व्यापार पत्राचार के अनिवार्य नियमों में से एक है। व्यक्तिगत अभिविन्यास व्यक्तित्व और परोपकार के प्रति सम्मान का प्रदर्शन है। इसके अलावा, इस तरह आप अपने पत्र को टेम्प्लेट उत्तरों के ग्रे द्रव्यमान से उजागर करेंगे।
3. कृतज्ञता के शब्दों की अभिव्यक्ति (अपील के लिए)। एक पत्र में व्यक्त की गई प्रशंसा आपकी कंपनी के पक्ष में एक प्रतिद्वंद्वी या ग्राहक को चुनने के लिए कृतज्ञता की अभिव्यक्ति है। एक लिखित प्रतिक्रिया जो "आपके पत्र के लिए धन्यवाद" से शुरू होती है, प्रतिद्वंद्वी को दर्शाती है कि वह आपके लिए मूल्यवान है। व्यावसायिक पत्र का यह स्वर सही है, क्योंकि यह रचनात्मक स्थिति को दर्शाता है। उदाहरण के लिए:
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नमस्कार! ईमानदारी से, अनातोली सियोसियन। |
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असफल उत्तर |
भाग्यशाली उत्तर |
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हैलो अनातोली! खाता खोलने के लिए, आपको अपनी कंपनी का विवरण चाहिए। कृपया उन्हें इस पत्र के उत्तर में भेजें। |
हैलो अनातोली! सबसे पहले, हमारा केंद्र चुनने के लिए हम आपको धन्यवाद देना चाहते हैं। हम यह भी विश्वास व्यक्त करना चाहते हैं कि आप हमारे साथ सहयोग से संतुष्ट होंगे। खाता खोलने के लिए हमें आपकी कंपनी की जानकारी चाहिए। कृपया उन्हें इस पत्र के जवाब में भेजें। |
निम्नलिखित निर्माणों का उपयोग करते हुए पत्र की शुरुआत में आपके व्यवसाय में विश्वास के लिए कृतज्ञता की अभिव्यक्ति की गई है:
- अपनी रुचि दिखाने के लिए धन्यवाद…;
- आपके पत्र के लिए धन्यवाद…;
- हमसे संपर्क की पहल के लिए आपका धन्यवाद…;
- हमारी कंपनी चुनने के लिए धन्यवाद...;
- अपनी रुचि दिखाने के लिए धन्यवाद...
4. सकारात्मक अंत। पत्र पढ़ने के बाद अंतिम निर्माण प्रतिद्वंद्वी के ध्यान के क्षेत्र में आने की गारंटी है। इसलिए, इस रूप में व्यावसायिक पत्राचार के सकारात्मक मूड को मजबूत करना और सकारात्मक मूड बनाना और पत्राचार भागीदार के साथ संचार जारी रखने की इच्छा रखना वांछनीय है। उदाहरण के लिए;
आपके पत्र को पढ़ते समय प्राप्तकर्ता के ध्यान के क्षेत्र में रहने वाली आखिरी चीज। अंतिम वाक्यांशों में भावनात्मक रूप से सकारात्मक माहौल को ठीक करें व्यापार संचार. प्राप्तकर्ता पर बनाएँ अच्छा मूड- ताकि वह आपसे फिर से संवाद करना चाहे। उदाहरण के लिए:
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नमस्कार! मैंने आपके केंद्र में उन्नत प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों में नामांकन के लिए साक्षात्कार पास कर लिया है। ट्यूशन फीस का भुगतान मेरी कंपनी के खाते से किया जाएगा। कृपया मुझे भुगतान के लिए उचित चालान भेजें। ईमानदारी से, अनातोली सियोसियन। |
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असफल विकल्प |
अच्छा विकल्प |
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हैलो अनातोली! सबसे पहले, हमारा केंद्र चुनने के लिए हम आपको धन्यवाद देना चाहते हैं। हम यह भी विश्वास व्यक्त करना चाहते हैं कि आप हमारे साथ सहयोग से संतुष्ट होंगे। खाता खोलने के लिए, आपको अपनी कंपनी का विवरण चाहिए। कृपया उन्हें इस पत्र के उत्तर में भेजें। |
हैलो अनातोली! सबसे पहले, हमारा केंद्र चुनने के लिए हम आपको धन्यवाद देना चाहते हैं। हम यह भी विश्वास व्यक्त करना चाहते हैं कि आप हमारे साथ सहयोग से संतुष्ट होंगे। खाता खोलने के लिए, आपको अपनी कंपनी का विवरण चाहिए। कृपया उन्हें इस पत्र के उत्तर में भेजें। हमारे केंद्र में प्रशिक्षण से संबंधित सवालों के जवाब देने में हमें हमेशा खुशी होती है। |
जब आप अपना पत्र समाप्त कर लें, तो अपने प्रतिद्वंद्वी को संचार जारी रखने के लिए हमेशा सकारात्मक दृष्टिकोण दें। इन उद्देश्यों के लिए, आप निर्माण का उपयोग कर सकते हैं:
- हमें सहयोग करने में खुशी हो रही है;
- आपके सवालों का जवाब देने के लिए तैयार;
- यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया संपर्क करें;
- हम पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग के लिए तत्पर हैं;
- आपकी मदद करने में खुशी हुई;
- ईमानदारी से।
5. संपर्कों के हस्ताक्षर और ब्लॉक। एक कर्मचारी जो व्यापार पत्राचार करता है उसे एक विचार होना चाहिए जो "मॉनिटर के दूसरी तरफ" मौजूद है। दूसरे शब्दों में, प्रतिद्वंद्वी के नाम, उपनाम, स्थिति और संपर्क विवरण के बारे में जानकारी आवश्यक है:
- नाम (उपनाम) - व्यक्तिगत पते की संभावना प्रदान करें;
- स्थिति - प्रतिद्वंद्वी को क्षमता के स्तर की समझ प्रदान करती है
- निर्देशांक - अतिरिक्त संचार चैनलों के उद्भव में योगदान करते हैं।
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नमस्कार! मैंने आपके केंद्र में उन्नत प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों में नामांकन के लिए साक्षात्कार पास कर लिया है। ट्यूशन फीस का भुगतान मेरी कंपनी के खाते से किया जाएगा। कृपया मुझे भुगतान के लिए उचित चालान भेजें। ईमानदारी से, अनातोली सियोसियन। |
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असफल विकल्प |
अच्छा विकल्प |
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हैलो अनातोली! सबसे पहले, हमारा केंद्र चुनने के लिए हम आपको धन्यवाद देना चाहते हैं। हम यह भी विश्वास व्यक्त करना चाहते हैं कि आप हमारे साथ सहयोग से संतुष्ट होंगे। खाता खोलने के लिए, आपको अपनी कंपनी का विवरण चाहिए। कृपया उन्हें इस पत्र के उत्तर में भेजें। हमारे केंद्र में प्रशिक्षण से संबंधित आपके सवालों का जवाब देने में हमें हमेशा खुशी होती है। ईमानदारी से, एंटोन एंटोनोव उन्नत अध्ययन केंद्र के विशेषज्ञ दूरभाष. XXXXXXX भीड़। Tel.ХХХХХХ |
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व्यापार पत्राचार के साथ काम का अनुकूलन करने के लिए, संपर्क जानकारी के साथ ब्लॉक को मानक सेटिंग्स में जोड़ना बेहतर है। यह ब्लॉक भागीदारों, सहकर्मियों और ग्राहकों को व्यवसाय के प्रति पेशेवर दृष्टिकोण के प्रतीक के रूप में पत्रों में मौजूद होना चाहिए।
व्यापार ईमेल नियम
ग्रिगोरी सिज़ोनेंको, सीईओ CJSC सूचना कार्यान्वयन कंपनी, मास्को
1. "सभी को उत्तर दें" बटन का उपयोग करें। यदि कई लोग पत्राचार में भाग लेते हैं, तो आपको सभी को जवाब देना होगा, न कि केवल अंतिम संदेश भेजने वाले को।
2. हमेशा पत्र का विषय बताएं। ज्यादातर मामलों में, प्राप्तकर्ता केवल नए ईमेल का हेडर देखता है। बाद में, विषय क्षेत्र की जानकारी आपको संदेशों को खोजने और क्रमित करने में मदद करती है। आप शीर्षक में लेबल शब्दों का उपयोग कर सकते हैं - उदाहरण के लिए, "महत्वपूर्ण!" - लेकिन केवल तभी जब वे वास्तव में पत्र की सामग्री के अनुरूप हों (हालांकि, "महत्व" बटन पर क्लिक करना अधिक सुविधाजनक है, जो सभी लोकप्रिय में उपलब्ध है ईमेल प्रोग्राम, और चिह्न "विषय" फ़ील्ड के बगल में दिखाई देगा)। शब्दों की एक एकीकृत शैली विकसित करें और उस पर लगातार टिके रहें। ध्यान रखें कि आज बहुत से लोग पत्राचार को क्रमित करने के लिए स्वचालित फ़िल्टर का उपयोग करते हैं। इसलिए, शीर्षक को इस तरह चुना जाना चाहिए कि इसे मशीन द्वारा "पढ़ा" जा सके।
3. पत्र छोटा और संरचित होना चाहिए। अर्थ की अधिकतम पारदर्शिता और प्रस्तुति की स्पष्टता के लिए प्रयास करें, आवश्यक और मामूली विवरणों को अलग करें। यह आपके हित में है कि एक बार व्यावसायिक पत्र पढ़ने के बाद, आप समस्या के सार और मुद्दे के इतिहास, प्रस्तावों के अर्थ और अभिभाषक से अपेक्षित कार्यों की प्रकृति दोनों को आसानी से समझ सकते हैं। संलग्नक के रूप में अतिरिक्त सामग्री (दस्तावेज़, टेबल, फोटो) भेजना बेहतर है ताकि संदेश के पाठ में वृद्धि न हो; उसी समय, आपको पत्र में इंगित करना होगा कि आप किस प्रकार की फाइलें भेज रहे हैं।
4. विनम्र बनो। किसी भी पत्र में अभिवादन, अपील और हस्ताक्षर के लिए जगह होनी चाहिए (आप अपने किसी भी संदेश में इसके स्वचालित जोड़ को सक्षम कर सकते हैं)। आपको सिमेंटिक और इमोशनल एक्सेंट लगाने की भी जरूरत है - टेलीग्राफिक स्टाइल से बचें। भले ही पत्राचार एक संवेदनशील मुद्दे या संघर्ष के बारे में हो, सम्मानपूर्ण रहें। वास्तव में, व्यापार में अपमान करना नहीं, बल्कि समाधान खोजना महत्वपूर्ण है। संयम और शिष्टाचार इसमें अच्छे सहायक होते हैं।
5. पत्रों का उत्तर अवश्य देना चाहिए! और तुरंत। इस प्रारंभिक सत्य को समझने में विफलता के कारण बहुत सी गलतफहमियाँ होती हैं। प्रेषक को पता होना चाहिए कि पत्र पढ़ा गया है और थोड़ी देर बाद आप एक सार्थक प्रतिक्रिया की उम्मीद कर सकते हैं। साथ ही, आपको पूरी तरह से ऑटोरेस्पोन्डर्स और स्वचालित अधिसूचनाओं पर भरोसा नहीं करना चाहिए - अपने आप से एक छोटा वाक्यांश लिखें। दूसरी ओर, कुछ ईमेल का उत्तर देने की आवश्यकता नहीं होती है। सबसे पहले, उन लोगों के लिए जहां आपका पता "कॉपी" फ़ील्ड में है: प्रेषक चाहता है कि आप किसी अन्य व्यक्ति के साथ उसके पत्राचार से अवगत रहें। दूसरे, उन लोगों के लिए जहां आपका पता बिल्कुल नहीं है: इसका मतलब है कि पत्र के लेखक ने आपके निर्देशांक को "बीसीसी" फ़ील्ड में जोड़ा है - अर्थात, वह आपको सीधे पत्राचार से गुप्त रूप से परिचित कराने का इरादा रखता है संदेश।
6. जिस पत्र का आप उत्तर दे रहे हैं उसका पाठ न हटाएं। यह संभव है कि आपका उत्तर कुछ समय बाद फिर से पढ़ा जाएगा - शायद कुछ वर्षों के बाद भी। कई व्यवसायों में पहले से ही ईमेल संग्रह प्रणालियाँ मौजूद हैं। वैसे, जिन देशों में कंपनी के अधिकारी के ईमेल को कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ के रूप में मान्यता प्राप्त है, वहाँ पत्राचार का दीर्घकालिक भंडारण एक कानूनी आवश्यकता है। हमारे पास यह अभी तक नहीं है, लेकिन अभ्यास लिखित नियमों से आगे निकल जाता है। प्राप्तकर्ता की आंखों के माध्यम से आपके द्वारा लिखे गए प्रत्येक पत्र को देखें। यह व्यापार पत्राचार का मूल नियम है। यदि आप इसका पालन करते हैं, तो प्राप्तकर्ता आपके संदेशों को स्ट्रीम से हाइलाइट करना शुरू कर देंगे।
7. अच्छा लिखो। एक पत्र में की गई एकल गलतियाँ प्राप्तकर्ता के लिए अपमानजनक होती हैं, क्योंकि उन्हें जल्दबाजी या लापरवाही की अभिव्यक्ति के रूप में माना जाता है। और कई त्रुटियां प्रेषक के निम्न सांस्कृतिक स्तर की गवाही देती हैं, और साथ ही, चूंकि हम व्यापार पत्राचार के बारे में बात कर रहे हैं, वे उस कंपनी का भी प्रतिनिधित्व करते हैं जहां प्रेषक प्रतिकूल प्रकाश में काम करता है।
"सामान्य निदेशक के स्कूल" में एक नया पाठ्यक्रम
यह लेख मेरी टिप्पणियों का परिणाम है कि कौन से पहलू व्यावसायिक पत्र से अच्छी छाप छोड़ते हैं।
ऐसा होता है, आपको अपने पत्र का उत्तर मिलता है और तुरंत आंतरिक निर्णय लेते हैं: मैं इन लोगों के साथ संवाद करना चाहता हूं और जारी रखूंगा, लेकिन मैं इन लोगों को तुरंत अलविदा कहना चाहता हूं। क्या आपने कभी इसका अनुभव किया है? मेरे पास है - हाँ। पिछली बार ऐसा अभ्यास मेरे साथ हाल ही में हुआ था: मैंने भाषा पाठ्यक्रमों के चयन के लिए विभिन्न कंपनियों के साथ संपर्क किया था।
नीचे मेरे संक्षिप्त निष्कर्ष हैं कि आपको क्या ध्यान में रखना चाहिए यदि यह आपके लिए महत्वपूर्ण है कि आपका पता प्राप्तकर्ता पर अच्छा प्रभाव डालता है और उसे आपके साथ व्यापार बातचीत जारी रखना चाहता है।
1. ईमेल प्रतिक्रिया समय।
- सकारात्मक पत्र समाप्त
- आखिरी चीज जो आपके पत्र को पढ़ते समय अभिभाषक के ध्यान के क्षेत्र में रहती है। अंतिम वाक्यांशों में व्यावसायिक संचार के भावनात्मक रूप से सकारात्मक वातावरण को ठीक करें। प्राप्तकर्ता के लिए एक अच्छा मूड बनाएं ताकि वह आपके साथ फिर से संवाद करना चाहे!
तुलना करना:
| उत्तर विकल्प 1 | उत्तर विकल्प 2 |
| हैलो माशा! सबसे पहले, हमारे संस्थान को चुनने के लिए धन्यवाद! हमें यकीन है कि आप हमारे सहयोग से संतुष्ट होंगे। आपको चालान भेजने के लिए, हमें आपसे आपकी नियोक्ता कंपनी का विवरण प्राप्त करने की आवश्यकता है। कृपया उन्हें इस पत्र के उत्तर के रूप में भेजें ..... | हैलो माशा! सबसे पहले, हमारे संस्थान को चुनने के लिए धन्यवाद! हमें यकीन है कि आप हमारे सहयोग से संतुष्ट होंगे। आपको चालान भेजने के लिए, हमें आपसे आपकी नियोक्ता कंपनी का विवरण प्राप्त करने की आवश्यकता है। कृपया उन्हें इस पत्र के उत्तर के रूप में भेजें। अगर आपके मन में कोई प्रश्न हैं, तो कृपया हमसे संपर्क करें! |
युक्ति #4:संवाद जारी रखने के लिए अभिभाषक सेट करें। सम्मान दिखाएं! आरामदायक सहयोग के मूड को बनाएं और मजबूत करें! अपने सकारात्मक मूड और प्राप्तकर्ता के साथ व्यापार बातचीत जारी रखने की सच्ची इच्छा साझा करें!
अंतिम वाक्यांशों के लिए विकल्प:
मुझे सहयोग करने में खुशी होगी!
मैं ख़ुशी से आपके सवालों का जवाब दूंगा।
अगर आपके मन में कोई प्रश्न हैं, तो कृपया हमसे संपर्क करें!
फलदायी सहयोग की प्रतीक्षा में,
आपके सवालों की मदद और जवाब देने के लिए हमेशा तैयार।
ईमानदारी से,
ईमानदारी से,
सादर,
फलदायी सहयोग के लिए सम्मान और आशा के साथ,
5. संपर्क जानकारी के हस्ताक्षर और ब्लॉक।
व्यावसायिक पत्राचार करने वाले व्यक्ति के लिए यह समझना महत्वपूर्ण है कि "मॉनिटर के दूसरी तरफ" कौन है: पते वाले का नाम और उपनाम, स्थिति, संपर्क विवरण।
ये किसके लिये है?
नाम और उपनाम - आपको व्यक्तिगत संचार करने की अनुमति देता है।
स्थिति - प्राप्तकर्ता को मुद्दों को हल करने में प्राधिकरण की सीमाओं और पेशेवर क्षमता की समझ देता है।
निर्देशांक - यदि आवश्यक हो तो अतिरिक्त परिचालन संचार की संभावना प्रदान करें।
तुलना करें: कौन सा उत्तर अधिक पेशेवर लगता है और जानकारी में अधिक विश्वास को प्रेरित करता है।
| नमस्ते! मैंने आपके संस्थान में स्पेनिश पाठ्यक्रम में दाखिला लेते समय प्री-टेस्ट पास किया था। परीक्षण के परिणामों के अनुसार, मुझे PS-A2.1 समूह में दर्ज किया गया था। मेरी ट्यूशन का भुगतान मेरे नियोक्ता द्वारा किया जाएगा। कृपया मुझे ट्यूशन फीस के लिए एक चालान भेजें। शुक्रिया। साभार, माशा पेट्रोवा | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| उत्तर विकल्प 1 | उत्तर विकल्प 2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| हैलो माशा! सबसे पहले, हमारे संस्थान को चुनने के लिए धन्यवाद! हमें यकीन है कि आप हमारे सहयोग से संतुष्ट होंगे। आपको चालान भेजने के लिए, हमें आपसे आपकी नियोक्ता कंपनी का विवरण प्राप्त करने की आवश्यकता है। कृपया उन्हें इस पत्र के उत्तर के रूप में भेजें। अगर आपके मन में कोई प्रश्न हैं, तो कृपया हमसे संपर्क करें! सहकर्मियों, ग्राहकों और भागीदारों को पत्र लिखते समय, अक्सर यह सवाल उठता है कि इस या उस विचार को व्यावसायिक शैली में कैसे तैयार किया जाए। कैसे कहें कि हमें कुछ पसंद नहीं है - या, इसके विपरीत, यह पसंद है? मैं किसी समस्या या अवसर की रिपोर्ट कैसे करूँ? मिलने या कॉल करने के लिए प्राप्तकर्ता को कैसे आमंत्रित करें? संभावित प्रतिबंधों का उल्लेख कैसे करें? इस मामले में हमने व्यापार लेनदेन का एक छोटा शब्दकोश संकलित किया है। इसका प्रयोग करें, और आपकी शैली काफी औपचारिक हो जाएगी, और शब्दों में विविधता आ जाएगी।
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