파워 포인트에서 단어를 래핑합니다. 프레젠테이션의 기타 오류

• 실수 1.슬라이드 배경이 프레젠테이션 주제와 일치하지 않습니다. 예를 들어 자작 나무와 버섯을 배경으로 러시아 혁명에 대한 프레젠테이션을 봅니다.
• 오류 2.세트에 포함된 배경을 사용했습니다. 파워포인트 프로그램. 수년 동안 PowerPoint 프로그램이 존재하면서 수천 명의 사람들이 표준 템플릿을 사용하고 프레젠테이션을 웹에 게시하고 연설에서 보여주었습니다. 이러한 템플릿은 이미 청취자에게 지쳤습니다.

솔루션: 표준 템플릿을 포기하는 것이 좋습니다. 인터넷에서 새롭고 흥미로운 템플릿과 배경을 많이 찾을 수 있습니다(예: 당사 웹사이트에는 거의 천 가지 배경이 있습니다).

배경 이미지에는 프레젠테이션 내용과 일치하지 않는 요소가 포함되어서는 안 됩니다. 배경은 파스텔이나 차가운 색(보라색, 파란색, 청록색, 청록색, 녹색)을 사용하는 것이 좋으며 빨간색과 흰색은 피해야 합니다.

• 실수 3.너무 밝고 활동적인 프레젠테이션 배경. 이러한 배경은 첫째로 슬라이드의 정보 인식을 방해하고 둘째로 청취자를 피곤하게 만듭니다.

해결책: 배경이 밝은 사진이어야 한다면 밝기를 줄이는 것이 좋습니다. 이렇게 하려면 직사각형 모양( 끼워 넣다 — 피규어 — 직사각형) 전체 슬라이드를 닫고 투명도가 50%인 흰색 채우기를 선택하고(다른 비율을 사용할 수 있음) 테두리를 제거합니다( 체재 — 채우다 피규어 — 다른 그림 물감 붓는 것- 흰색과 투명도 50% — 확인, 회로 피규어- 개요 없음).

배경 이미지가 덜 활성화됩니다.

또는 슬라이드에 그림을 삽입하는 즉시 투명도를 설정합니다.

• 실수 4.일관성 없는 색상 사용, 슬라이드 디자인을 위한 단일 스타일 부족.

이 예에서 한 프레젠테이션에서 한 슬라이드는 큰 글꼴과 왼쪽 정렬을 사용하고 다른 슬라이드는 작은 글꼴너비 맞춤.

솔루션: 섹션 또는 전체 프레젠테이션을 디자인할 때 하나의 스타일을 고수해야 합니다. 색 구성표에는 기본 색상이 3개 이하로 포함되어야 합니다(물론 예외도 가능함). 배경 — 헤더 — 기초적인 텍스트. 테마 색상은 다음과 같이 변경할 수 있습니다. 설계 — 그림 물감- 제안된 세트에서 구성표를 선택하거나 자신만의 색상을 설정할 수 있습니다. 만들다 새로운 그림 물감 계획.

• http://colorscheme.ru/ — 색상환 및 색 구성표 생성을 사용한 색상 선택.

• http://color.romanuke.com/ - 사진을 기반으로 한 색상 팔레트 세트(따뜻함, 차가움, 파스텔 및 대비 등 음영 선택 가능).

텍스트 콘텐츠 관련 오류

• 실수 5.슬라이드의 과도한 텍스트, 슬라이드에 구조화되지 않은 텍스트 배치, 작성자의 처리 없이 원본에서 가져온 텍스트.

해결 방법: 슬라이드의 텍스트는 짧고 간결해야 하며 발표자의 프레젠테이션과 중복되어서는 안 됩니다. 초록은 슬라이드에 배치해야 합니다.

다른 사람이 프레젠테이션을 사용하려는 경우 슬라이드 노트에 필요한 정보를 지정할 수 있습니다. 이러한 노트는 프레젠테이션 사용자가 작업하는 데 도움이 됩니다.

• 실수 6.슬라이드에 많은 양의 정보를 맞추려는 시도는 슬라이드 공간의 90% 이상을 사용합니다.

해결 방법: 슬라이드 가장자리에서 내용(텍스트 및 그림)까지 들여쓰기를 유지합니다. 슬라이드의 20%는 비어 있어야 한다는 규칙을 고수하십시오.

슬라이드를 완성된 모양으로 만들려면 슬라이드를 배경(배경 프레임)으로 사용할 수 있습니다.

여기에서도 텍스트가 프레임 경계를 넘어갑니다. 크기 조정 핸들을 오른쪽으로 이동하여 텍스트 입력 영역을 줄여야 했습니다.

텍스트가 매우 커서 거의 프레임에 들어갑니다. 줄여야합니다.

• 실수 7.모든 텍스트는 대문자로 작성됩니다. 이 텍스트는 읽기 어렵습니다.

해결 방법: 모국어에서와 같이 텍스트의 전통적인 철자를 사용하십시오. 문장의 첫 글자는 대문자이고 나머지는 소문자입니다. 마침표는 문장 끝에 배치됩니다.

• 실수 8.특히 본문 텍스트 글꼴로 읽을 수 없는 글꼴 사용. 레이아웃에는 글꼴의 가독성과 같은 것이 있습니다. 글꼴은 독자가 어려움이나 불편함 없이 텍스트를 빠르게 읽을 수 있어야 합니다. 책, 신문, 잡지에서 사용되는 글꼴입니다. 우리는 익숙하고 쉽게 읽을 수 있습니다. 그러나 가독성이 낮은 수천 개의 글꼴이 있습니다. 흥미롭고 아름답지만 제목을 위한 것이며 대부분 광고, 디자인에 사용하기 위한 것입니다.

해결 방법: 대상이 만든 프레젠테이션- "와우 효과"를 만드는 것이 아니라 정보를 제공하기 위해 우리 모두에게 친숙한 전통 글꼴만 사용하십시오. 텍스트의 경우 "sans serif" 글꼴(Arial, Tahoma, Verdana 등)을 사용하는 것이 좋으며, serif 글꼴(Times family 및 기타)은 멀리서 읽기가 어렵습니다.

Sans serif 글꼴 및 serif 글꼴입니다. Serif 글꼴은 프레젠테이션에서 읽기 어렵지만 문서에서는 잘 작동합니다.

강조해야 하는 작은 텍스트에는 이탤릭체를 사용하는 것이 바람직하지만 개별 단어와 구문을 굵게 강조 표시하는 것이 좋습니다. 프레젠테이션에서 밑줄이 그어진 텍스트는 사용자에게 로 인식되기 때문에 밑줄을 사용하지 않는 것이 좋습니다. 즉, 프레젠테이션을 제어하기 어렵게 만듭니다.

제목의 경우 텍스트를 읽을 수 있는 한 장식 글꼴을 사용할 수 있습니다.

본문의 글꼴은 제목의 글꼴 크기보다 작아야 합니다.

• 실수 9.추가 및 누락 마침표, 공백, 괄호 등 맞춤법 오류.

• 제목 끝에 점이 없습니다.
• 문장 끝에는 마침표를 찍고 한 칸 띄운 다음 다음 문장을 씁니다.
• 프레젠테이션 텍스트의 따옴표는 동일해야합니다. 따옴표-헤링본을 선택한 경우 프레젠테이션에서만 사용하십시오 (따옴표 유형 : "", "", "", „ ").
• 여는 괄호나 인용 부호 뒤에는 공백이 없으며 텍스트가 바로 뒤에 옵니다. 닫는 따옴표나 대괄호 앞에는 공백이 없으며 텍스트 뒤에는 따옴표나 대괄호가 바로 배치됩니다. 닫는 따옴표 또는 괄호 뒤에 마침표(문장의 끝인 경우), 쉼표 또는 공백을 입력한 다음 텍스트를 입력합니다.

• 모든 단어 사이에는 공백이 하나 있어야 합니다.
• 모든 구두점 뒤에 다음 텍스트 시작 전에 공백이 있어야 합니다.

• 프레젠테이션 전반에 걸쳐 ё가 있는 단어는 에야디야또는 이자형.
• 다른 페이지의 다른 목록 마커.

첫 번째 경우 마커는 확인 표시이고 두 번째 경우는 사각형입니다.

• 프레젠테이션 전체에서 목록의 각 항목 뒤에는 동일한 문장 부호가 있거나 전혀 없어야 합니다. 예를 들어 각 목록 항목 뒤에 세미콜론을 넣고 목록 끝에 마침표를 넣습니다.

첫 번째 경우에는 각 목록 항목 뒤에 점이 있고 두 번째 경우에는

• 일부 슬라이드에는 빨간색 선이 있지만 다른 슬라이드에는 없습니다. 프레젠테이션에서 빨간색 선은 전혀 사용하지 않는 것이 좋습니다.

동일한 프레젠테이션: 다른 글꼴 크기.
한 슬라이드에는 이 있고 다른 슬라이드에는 없습니다.

프레젠테이션에서 이미지 사용과 관련된 오류

• 오류 10.도형의 정렬, 슬라이드의 가장자리 또는 서로에 대한 텍스트가 없습니다. 디자인 부주의.

슬라이드의 개체는 정렬되어야 합니다. 다음 슬라이드에 실수가 있습니다. 동일한 사각형이 슬라이드 가장자리에서 서로 다른 거리를 갖습니다.

해결 방법: 이 오류를 수정하려면 정렬 기능을 사용해야 합니다. 원하는 직사각형을 선택합니다(누른 키 CTRL 키 ) 체재 — 맞추다 — 슬라이드에 정렬(이 경우 도형은 슬라이드의 테두리 및 중앙에 정렬됩니다.) 또는 선택한 개체 정렬(이 경우 개체는 서로 정렬됩니다). 정렬 유형을 선택한 후 해당 매개변수(왼쪽, 오른쪽, 위 또는 아래, 중앙, 수평 또는 수직 분포)를 설정해야 합니다.

• 오류 11.슬라이드에서 슬라이드로 슬라이드의 동일한 요소가 이동됩니다.

다음 예는 동일한 요소(프레젠테이션 종료 버튼, 답변 캡션 및 슬라이드 제목)가 있는 두 개의 슬라이드를 보여줍니다. 동일한 요소가 오프셋되어 있고 슬라이드 가장자리에서 다른 거리에 있음을 알 수 있습니다. 그래서는 안됩니다.

해결 방법: 이 오류를 방지하려면 첫 번째 슬라이드를 만들고 필요한 요소를 그 위에 배치해야 합니다. 그 후에 다음을 수행할 수 있습니다.

• 슬라이드를 복사한 다음(고려한 예에서와 같이 두 슬라이드가 동일한 하중을 전달하는 경우) 각각의 새 슬라이드를 변경하여 동일한 요소를 제자리에 둡니다.
• 또는 두 번째 슬라이드를 만든 다음 첫 번째 슬라이드에서 원하는 개체를 선택하고 복사한 다음 두 번째 슬라이드에 붙여넣습니다. 개체는 슬라이드 가장자리에서 같은 거리에 삽입됩니다. 그것은 움직이지 않을 것입니다. 다른 개체도 마찬가지입니다.
• 오류 12.이미지 종횡비 왜곡. 이미지 사용 다른 스타일하나의 슬라이드(사진 및 그림, 프레임이 있는 이미지와 프레임이 없는 이미지, 배경이 있는 것과 없는 것).

그림이 "평평해졌습니다".

높이가 다른 이미지. 오른쪽 이미지의 흰색 프레임이 제거되지 않았습니다(프레젠테이션의 배경으로 흰색을 선택하면 그림의 흰색 프레임이 보이지 않음).

해결 방법: 그림 모서리에 있는 핸들을 끌어 이미지 크기를 조정해야 합니다. 이미지 측면에 있는 핸들을 사용하여 크기를 조정할 수 없습니다.

• 오류 13.이미지 프레임이 프레젠테이션의 주제나 스타일과 일치하지 않습니다.

솔루션: 이미지 주변의 작은 프레임은 깔끔한 효과를 생성하고 프레임이 있는 이미지는 완성된 모양을 갖습니다. 그러나 다음 슬라이드 예의 첫 번째 이미지에서와 같이 "애도" 프레임을 사용하지 마십시오. 또한 슬라이드의 정보 인식을 방해하는 이미지 반사 효과를 사용하지 않아야 합니다.

• 오류 14.이미지가 "모서리"입니다.

해결 방법: 슬라이드 가장자리나 모서리에 이미지를 배치하지 마십시오. 슬라이드 가장자리에서 이미지까지 들여쓰기합니다(텍스트를 배치할 때와 동일). 이미지를 슬라이드 모서리에 삽입해야 하는 경우 세로 및 가로 가장자리에서 같은 거리만큼 뒤로 물러나는 것이 좋습니다. 또한 슬라이드에 텍스트가 있는 경우 슬라이드 중앙에 이미지를 배치하지 마십시오.

이미지가 사람의 초상화인 경우 눈이 슬라이드의 가장자리가 아닌 텍스트를 향하도록 배치하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 슬라이드가 완성된 모양이 됩니다.

• 오류 15. 보기 어려운 방식으로 슬라이드에 여러 이미지를 배치합니다. 예를 들어 클릭하면 이미지가 확대되거나 단추 이미지인 경우와 같이 프레젠테이션의 논리에 위배되지 않는 경우 슬라이드에 2개 또는 10개의 이미지를 배치할 수 있습니다. 그러나 이미지가 슬라이드의 주요 내용이라면 그와 함께 진행중인 작업정보 부하를 전달하는 것은 커야합니다.

해결 방법: 이미지가 슬라이드의 주요 콘텐츠인 경우 슬라이드당 하나의 이미지를 삽입합니다. 여러 그림을 사용해야 하는 경우 여러 슬라이드를 만듭니다. 또는 하나의 슬라이드에 여러 이미지를 삽입하되 그림을 클릭하면 이미지가 전체 화면으로 열리는 방식입니다.

프레젠테이션의 기타 오류

• 오류 16.단추와 하이퍼링크가 작동하지 않습니다. 때때로 프리젠테이션 보기 모드에서 하이퍼링크 버튼을 사용할 수 없는 상황이 발생할 수 있습니다. 이것은 프레젠테이션 작성자의 부주의로 인해 발생할 수 있습니다. 링크 설정을 잊었습니다. 그러나 링크 버튼(하단 레이어)이 상단 레이어(다른 이미지 또는 텍스트)에 의해 가려져 작동하지 않을 수도 있습니다. 이는 마우스 커서가 단추 중앙에서 손가락(하이퍼링크와 같은)이 있는 손 모양이 아니라 단추 가장자리 주변에서 변경되는 경우에 볼 수 있습니다.

해결책: 첫 번째 경우 프레젠테이션의 모든 링크와 모든 버튼을 확인하십시오. 특히 중요한 경우에는 다른 컴퓨터에서 프레젠테이션을 테스트하십시오.

버튼이 다른 객체와 겹치는 문제를 해결하려면 방해 객체를 배경으로 이동하면 충분합니다. 이렇게 하려면 이미지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 상황에 맞는 메뉴에서 선택합니다. 이동하다 뒤. 이제 버튼이 작동합니다.

• 오류 17.이미지 및 텍스트의 출처는 표시하지 않습니다. 다른 사람의 저작물을 사용하고 저자를 지정하지 않는 것은 나쁜 형식입니다.

해결책: 주제에 대해 준비했습니다. 사이트의 자료 작성자 중 80% 이상이 정보 출처를 잘못 표시하고 이에 대해 알지 못합니다.

• 오류 18.과도한 애니메이션, 애니메이션이 프레젠테이션을 방해하는 경우. 프레젠테이션에 애니메이션을 추가할 때 미니멀리즘 원칙을 준수해야 합니다. 애니메이션은 텍스트 읽기를 방해하지 않아야 하며 다채로워야 합니다.

해결 방법: 깜박이는 애니메이션과 빠른 회전을 선택하면 안 됩니다. 이 모든 것이 피곤하고 짜증나며 시력과 신경계에 많은 부담을 줍니다. 추가 애니메이션은 쓸모가 없습니다. 슬라이드의 변화에 ​​음향 효과와 활성 애니메이션을 동반하지 않는 것이 좋습니다. 자동으로 표시되는 효과와 클릭 시 표시되는 효과를 생각해야 합니다. 모든 애니메이션이 클릭되면 많은 시간이 걸리므로 이러한 프레젠테이션은 성가 시게됩니다.

• 오류 19.슬라이드 전환이 올바르게 구성되지 않았습니다. 마우스 클릭 또는 키보드 전환이 비활성화되지 않습니다. 예를 들어 프레젠테이션 게임에서 사용자는 게임 메뉴를 건너뛰고 정답을 표시하는 버튼을 놓치고 다음 질문으로 이동했습니다. 다음에 어디로 가야할지 사용자에게 명확하지 않으며 때때로 그는 단순히 무슨 일이 있었는지 이해하지 못했습니다.

솔루션: 생성할 때 인터랙티브 프레젠테이션포함하는 경우 마우스 클릭과 키보드 사용 시 슬라이드 간 전환을 비활성화해야 합니다. 많은 사람들이 단순히 선택 전환 - 슬라이드 변경체크박스를 제거하고 클릭 시. 이 방법을 사용하면 클릭 시 슬라이드가 변경되지 않지만 화살표, 키보드의 스페이스바 및 마우스 휠을 사용하여 슬라이드를 스크롤하는 기능은 그대로 유지됩니다.

보다 안정적인 방법이 있습니다- 자동 프레젠테이션 프레젠테이션. . 그러나 그것을 사용할 때 각 슬라이드에는 다른 슬라이드로 이동하기 위한 하이퍼링크 버튼이 있어야 한다는 것을 기억해야 합니다. 그렇지 않으면 프레젠테이션을 종료해야만 슬라이드 미리보기를 끌 수 있습니다.

우리는 프리젠테이션 작성의 주요 실수를 설명하려고 노력했으며 이것이 앞으로 우리 모두가 실수를 피하는 데 도움이 되기를 바랍니다.

어떤 실수를 알고 있습니까? 기사에 댓글을 달 수 있습니다.

대부분의 오피스 업무는 MS 오피스 환경의 컴퓨터에서 주로 워드, 엑셀, 아웃룩, 파워포인트로 해결됩니다. 이러한 응용 프로그램을 사용하려면 최소한의 지식만으로도 충분하지만 많은 상황에서 추가적인 트릭을 사용하면 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 이 기사에서 위 프로그램의 작업 효율성을 향상시키는 몇 가지 방법을 고려할 것입니다.

MS 워드

텍스트를 위아래로 빠르게 이동

이것이 가장 빠른 길마우스를 사용하지 않고 텍스트를 이동합니다. Shift 및 Alt 키를 누른 상태에서 위쪽 및 아래쪽 화살표로 텍스트를 이동합니다. 이동하기 전에 텍스트를 선택할 필요는 없습니다. 이 작업은 자동으로 이루어지며 위쪽 또는 아래쪽 화살표를 누를 때마다 텍스트가 한 단락 위로 또는 한 단락 아래로 이동합니다. 이 방법은 단락을 이동할 때 뿐만 아니라 표의 행을 이동할 때도 효과적입니다.

문서에서 링크 제거

만든 문서에 링크가 표시되고 비활성화해야 하는 경우 각 링크를 선택하고 명령을 선택하면 됩니다. 삽입=>하이퍼링크버튼을 클릭하십시오 링크 제거. 이것은 매우 길고 힘든 과정입니다. 문제를 해결하는 더 빠른 방법이 있습니다. 편집 => 모두 선택 명령을 사용하여 전체 문서를 선택하고 키보드 단축키를 클릭하십시오. Ctrl+Shift+F9링크는 제거되고 다른 모든 문서 서식 옵션은 유지됩니다.

텍스트, 텍스트 상자 및 자동 도형 정보

비문을 만들어야 할 때 많은 사람들이 먼저 비문 블록을 만든 다음 그 안에 텍스트를 입력합니다. 이미 입력한 텍스트를 선택한 다음 도구 모음에서 를 클릭하여 동일한 결과를 얻을 수 있습니다. 그림비문 만들기 버튼 텍스트가 비문 내부로 이동합니다.

자동 모양에 텍스트를 삽입할 수도 있습니다(선, 다중선 등 제외). 일반적으로 이 작업은 여러 단계로 이루어집니다. 자동 모양을 만들고 선택하고 비문 생성 버튼을 클릭하고 텍스트를 입력합니다. 다른 옵션도 있습니다. 원하는 자동 모양을 그리고 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 텍스트 추가텍스트를 입력합니다.

아마도 작업하는 동안 마음이 바뀌고 비문이나 자동 모양에서 텍스트를 제거해야 한다고 결정할 것입니다. 이렇게 하려면 클립보드로 잘라낸 다음 붙여넣을 필요가 없습니다. 비문(또는 자동 모양)을 선택하고 Ctrl 키를 누른 상태에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하면 텍스트가 가장 가까운 텍스트 필드에 나타납니다.

오토셰이프 조명

기본적으로 패널에서 그림누락된 버튼 조명; 자동 모양을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭할 때 호출되는 상황에 맞는 메뉴에 해당 명령이 없습니다.

그러나 자동 모양의 조명을 변경할 수 있습니다. 이렇게 하려면 패널에 추가하십시오. 그림단추 조명명령을 호출하여 도구=>설정=>명령목록에서 선택하여 카테고리절 그림창에서 해당 버튼을 드래그 팀(그림 1). 버튼 사용은 쉽습니다. 자동 모양을 선택하고 버튼을 클릭합니다. 조명필요에 따라 조명을 조정합니다(그림 2).

쌀. 1. 그리기 도구 모음에 조명 버튼 추가

쌀. 2. Autoshape 조명 설정

하이픈 넣기

문서에서 너무 희박한 줄을 피하려면 자동 단어 하이픈 넣기를 활성화하는 것이 좋습니다. 이를 위해 메뉴 서비스팀을 선택 언어=>하이픈 넣기해당 옵션 옆의 상자를 선택합니다(그림 3). Word는 항상 하이픈 대신 하이픈으로 묶인 단어를 래핑하는 경향이 있다는 점을 명심하십시오. 경우에 따라 이러한 간격을 피하는 것이 바람직합니다(예: 10%, 숫자 1, 234-345 등). 이렇게 하려면 일반 하이픈 대신 키 조합을 눌러 끊어지지 않는 하이픈을 사용합니다. Ctrl+Shift+하이픈.

쌀. 3. 자동 하이픈 설정

동시에 문서의 일부, 특히 제목에서 하이픈 연결이 필요하지 않을 가능성이 높습니다. 여러 단락에서 하이픈 연결을 비활성화하려면 단락을 선택하고 다음 명령을 사용하십시오. 형식=>단락=>페이지 위치해당 옵션 옆의 상자를 선택합니다(그림 4).

Word에서 일부 단어를 올바르게 전송할 수 없다는 점을 인정해야 합니다. 즉, 하이픈을 넣을 수 있는 위치에 키를 눌러 소프트 하이픈 문자를 삽입해야 합니다. Ctrl+하이픈. 이 하이픈은 자동으로 삽입된 하이픈보다 우선합니다.

인덱스가 있는 텍스트

문서에 MS 방정식 수식 편집기를 사용하여 생성된 텍스트 및 수식에 직접 입력된 인덱스가 있는 변수가 포함된 경우 기본적으로 변수가 같지 않게 보입니다(변수 및 인덱스의 크기가 다르고 줄에서 해당 위치의 수준이 다름). 문서의 모양을 망칩니다(그림 5).

쌀. 5. 색인이 있는 텍스트(첫 번째 옵션은 Word에 입력되고 두 번째 옵션은 MS Equation에 입력됨)

수동으로 입력한 변수의 여러 특성을 변경하여 인덱스가 있는 변수 모양의 거의 완전한 동일성을 얻을 수 있습니다. 이렇게 하려면 모든 텍스트를 Times New Roman 글꼴 크기 12로 인쇄하고 추가 이탤릭체로 변수를 인쇄합니다. 또한 다음 명령을 사용하여 변수를 1.5픽셀 아래로 이동하고 인덱스를 3픽셀 아래로 이동합니다. 형식=>글꼴=>간격필드에서 선택하여 편견옵션 아래로오프셋의 크기를 지정합니다(그림 6).

쌀. 6. 오프셋 설정

또한 수식 편집기에서 크기가 선택되어 있는지 확인하십시오. 평범한 (팀 사이즈=>보통) 12픽셀에 맞게 만듭니다(명령 크기=>결정무화과. 7).

쌀. 7. 일반 글꼴 크기 조정

테이블 나누기

다중 페이지 표로 작업할 때 때때로 표가 시트의 끝이 아니라 훨씬 더 일찍 끊어져 페이지의 2/3 또는 1/3만 채워진 상태로 남습니다(이는 특정 줄의 너비에 따라 다름). 중단이 발생한 테이블의). 동시에 테이블의 후속 행은 이전 페이지에 잘 맞을 수 있지만 다음 페이지로 전송됩니다 (그림 8). 이것은 데이터와 함께 해당 형식도 복사될 때 정기적인 복사로 테이블 셀을 채울 때 종종 발생합니다.

쌀. 8. 줄 바꿈이 시트의 끝에 도달하지 않는 테이블의 예

이 현상이 발생하는 이유는 표 셀의 텍스트에 깨진 단락 설정이 있기 때문입니다. 상황을 변경하려면 테이블을 선택하고 메뉴에서 엽니다. 체재명령 단락=>페이지 위치체크박스를 제거하고 단락 나누기 금지, 다음에서 자신을 찢어하지 마십시오그리고 새 페이지에서(그림 9) 테이블이 원래 형태로 돌아갑니다.

쌀. 9. 단락 옵션 변경

문서의 날짜

대부분의 문서에는 작성된 날짜가 있어야 합니다. 동일한 유형의 문서를 매일 작성하거나 업데이트하는 것은 드문 일이 아닙니다. 따라서 자동 날짜 삽입을 사용하는 것이 매우 편리합니다. Alt+Shift+D, 문서를 열 때마다 업데이트되는 현재 날짜가 커서 위치에 삽입됩니다. 그러나 날짜가 전통적인 형식으로 삽입되기 때문에 이 방법이 항상 적합한 것은 아닙니다. dd.mm.gggg. 이 형식이 적합하지 않으면 다음 명령을 사용하십시오. 삽입=>필드, 필드 목록에서 필드를 선택합니다. 날짜원하는 날짜 형식을 지정합니다(그림 10).

쌀. 10. 날짜 형식 선택

예를 들어 날짜 형식이 적합하지 않은 경우 문서의 첫 번째 줄에는 날짜가 필요하고 두 번째 줄에는 요일이 필요합니다(그림 11 참조). 덜 유사한 날짜 형식을 선택하고 편집하십시오. 이 예에서는 테이블의 맨 위 행에 날짜가 인쇄되는 데 문제가 없습니다. 이러한 형식은 형식 목록에 있고 문제는 요일을 삽입하는 것입니다. 이러한 필드 형식 날짜존재하지 않는다. 형식을 편집하려면 메뉴에서 엽니다. 끼워 넣다명령 필드, 필드 목록에서 필드를 지정합니다. 날짜원하는 요일이 포함된 원래 날짜 형식을 선택합니다(그림 12). 버튼을 클릭 필드 코드필드에서 날짜 형식을 편집합니다. 필드 코드, 형식의 불필요한 부분을 제거합니다(그림 13). 버튼을 클릭하여 작업을 완료하십시오. 확인, 그 후 문서를 열 때마다 현재 요일이 인쇄됩니다.

쌀. 11. 날짜 필드가 수정된 문서

쌀. 12. 편집할 원본 날짜 형식 선택

쌀. 13. 편집 후 날짜 형식

문서 검색

필요한 문서는 일반적인 방법, 즉 명령을 사용하여 검색할 수 있습니다. 시작=>찾기=>파일 및 폴더, 문서를 열 때 Word에서 직접 검색하거나 Word에서 검색할 때 문서의 특정 속성(문서 제목, 작성자, 주제, 키워드, 파일 크기, 마지막 업데이트 날짜 등) 또는 찾은 단어에 의존할 수 있습니다. 텍스트로.

텍스트의 단어로 문서를 검색하려면 다음 명령을 선택하십시오. 파일=>열기버튼을 클릭하십시오 도구=>찾기=>보통. 검색어를 입력하고 검색 영역(그림 14), 관심 있는 파일 유형(그림 15)을 정의하고 버튼을 클릭합니다. 찾다(그림 16).

쌀. 14. 검색할 영역 결정

쌀. 15. 파일 유형 결정

쌀. 16. "인터넷"이라는 단어가 나오는 텍스트 또는 제목의 문서 검색 결과

속성으로 문서를 검색하려면 다음 명령을 선택하십시오. 파일=>열기버튼을 클릭하십시오 도구=>찾기=>고급. 컴퓨터에 개인 문서뿐만 아니라 공통 프로젝트에서 함께 작업하는 다른 작성자의 파일도 포함되어 있다고 가정합니다. 이 경우 현장에서 재산옵션을 지정 작가, 현장에서 상태옵션 포함(어떤 경우에는 작성자가 성만 입력할 수 있고 다른 경우에는 이름과 성 등을 입력할 수 있기 때문에 더 안정적입니다.) 의미저자의 성을 입력하고 버튼을 클릭하십시오. 찾다(그림 17).

쌀. 17. 특정 저자의 모든 문서 검색

그러나 특정 속성으로 문서를 검색하는 것은 모든 문서 작성자가 이러한 속성을 지정한 경우에만 의미가 있음을 명심하십시오. 속성을 채우는 기본 옵션은 원하는 결과를 제공하지 않습니다. 명령을 사용하여 각 문서에 대해 개별적으로 속성을 지정할 수 있습니다. 파일=>속성=>문서(그림 18). 그러나 작성자가 문서에서 이 작업을 수행하는 것을 잊을 가능성은 없으므로 문서를 처음 저장할 때 문서의 주요 속성 필드를 필수로 채우는 것이 좋습니다. 이렇게 하려면 다음 명령을 사용하십시오. 도구=>옵션=>저장체크박스를 선택하고 문서 속성 채우기 제안(그림 19).

쌀. 18. 문서 속성 채우기

쌀. 19. 주요 문서 속성 필수 저장 설정

생성된 날짜로 문서를 검색할 수 있으며 특정 날짜뿐만 아니라 토큰을 사용하여 수행되는 간격 또는 목록을 설정할 수 있습니다. 그리고또는 또는. 예를 들어 2003년에 대한 모든 문서를 필드에서 찾으려면 재산옵션을 지정 생성일, 현장에서 상태옵션 이전이 아님, 현장에서 의미날짜 입력 2003년 1월 1일버튼을 클릭하십시오 추가하다. 그런 다음 필드에 다시 입력하십시오. 재산옵션 생성 날짜, 현장에서 상태옵션 나중에, 현장에서 의미날짜 입력 2004년 1월 1일, 버튼을 클릭 추가하다그리고 나서 버튼에 찾다 2003년의 모든 문서를 찾을 수 있습니다(그림 20).

쌀. 20. 특정 기간 동안 생성된 문서에 대한 검색 설정

MS 엑셀

시트 탭에 색상 할당

시트 레이블은 여러 가지 색상이 될 수 있으므로 시트 수가 많은 책에서 편리합니다. 그러면 이름과 함께 색상이 시트의 정보 유형을 담당합니다. 개별 시트에 특정 색상을 지정하려면 시트를 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 다음 명령을 선택합니다. 라벨 색상원하는 색상을 선택합니다.

빠른 삽입 열 및 행

테이블에 행이나 열을 추가하기 위해 삽입하려는 열이나 행을 선택하고 상황에 맞는 메뉴에 액세스하여 명령을 선택할 필요가 없습니다. 셀 추가. 키 조합을 누를 수 있습니다. Ctrl+시프트숫자 키패드의 "+" 기호와 동시에 - 결과는 동일합니다.

돌연변이 열

기본적으로 Excel의 열은 라틴 문자로 표시되고 행은 숫자로 표시됩니다. 테이블을 다시 열었을 때 행과 같은 방식으로 열 번호가 매겨지기 시작했다면 (그림 21) 놀라지 마십시오. 이것은 바이러스의 작용이 아닙니다. 팀 사용 도구=>옵션=>일반체크박스를 선택 취소합니다. R1C1 링크 스타일(그림 22) 모든 것이 제자리에 들어갑니다.

쌀. 21. 번호가 매겨진 열이 있는 표

쌀. 22. 표준 열 표기법으로 돌아가기

인쇄 속도 향상

많은 수의 테이블을 인쇄해야 하고 시간이 제한된 경우 흑백 프린터로 인쇄할 때 컬러를 포기하여 프로세스 속도를 높일 수 있습니다(흑백 인쇄). 흑백 프린터에서 색상은 회색 음영으로 표시되며 특정 시간특정 색상의 음영을 선택합니다. 흑백으로 인쇄할 때 컬러 텍스트와 테두리가 회색조 대신 검은색으로 표시되어 시간이 절약됩니다. 설치하기 위해서 흑백 인쇄, 메뉴에서 열기 파일명령 페이지 설정=>시트그리고 그룹에서 밀봉하다상자를 확인 검정색과 흰색(그림 23).

쌀. 23. 흑백 모드에서 인쇄 설정

또한 눈금선 없이 인쇄할 수 있습니다. 이 경우 큰 시트가 더 빨리 인쇄됩니다. 이렇게 하려면 다음 명령을 사용하십시오. 파일=>페이지 설정=>시트선택 취소 그리드(쌀. 24).

쌀. 24. 그리드 인쇄 거부

소수 입력

기본적으로 소수는 Windows 설정에 설정된 방식에 따라 Excel에 입력됩니다. 제어판=>언어 및 표준=>숫자. 즉, 쉼표가 Windows에서 분수를 입력하려는 경우 Excel에서는 쉼표로 구분하여 입력됩니다. 그러나 실제로는 다르게 나타날 수 있습니다. 예를 들어 사용자가 많은 컴퓨터, 특히 교육 기관, 프로그램 설정이 가장 예측할 수 없는 방식으로 변경됩니다. 쉼표로 구분된 소수를 입력할 때 화면에 점으로 구분된 숫자가 표시되고 이를 이미 확인한 경우 윈도우 설정쉼표로 구분된 입력을 기대하려면 다음 명령을 사용하십시오. 서비스\옵션\국제체크박스를 강조표시합니다. 시스템 구분 기호 사용(그림 25).

쌀. 25. 시스템 분리기로 돌아가기

대표

테이블의 모양을 마무리하고 인쇄를 준비할 때 서식 및 인쇄 기능을 반복적으로 변경해야 하는 경우가 많습니다. 일반적으로 이러한 경우 시트가 복사되고 화면에 표시되는 기능과 인쇄할 때 변경됩니다. 그러나 다른 모드에서 데이터를 볼 수 있고 별도의 시트를 만들 필요가 없는 다른 시트 보기를 만드는 것이 더 편리합니다.

보기를 만들기 전에 책을 완전히 구성해야 합니다. 원하는 모양을 지정하고 필요한 모든 인쇄 옵션을 설정해야 합니다. 보기에 인쇄 옵션을 입력하면 자동으로 포함됩니다. 특정 지역각 시트를 인쇄하거나 인쇄 영역이 정의되지 않은 경우 전체 시트를 인쇄합니다.

메뉴 보기를 만들려면 보다팀을 선택 대표, 버튼을 누르십시오 추가하다그리고 현장에서 이름보기 이름을 입력합니다(그림 26). 이 경우 나중에 원하는 보기를 쉽게 찾을 수 있도록 보기 이름에 활성 시트의 이름을 포함하는 것이 좋습니다.

쌀. 26. 보기 만들기

예를 들어 시트를 인쇄해야 하는 경우 이전에 만든 보기 중 하나로 돌아가려면 다음 명령을 사용하십시오. 보기=>보기그리고 현장에서 종류인쇄할 보기를 선택한 다음(그림 27) 버튼을 누릅니다. 적용하다버튼을 클릭하십시오 밀봉하다시트는 흑백으로 인쇄됩니다.

쌀. 27. 올바른 보기 선택

소계

종종 소계를 알아야 하는 여러 셀 값을 포함하는 큰 목록을 처리해야 합니다. Excel은 모든 목록에서 부분합과 총계를 자동으로 계산할 수 있습니다. 일반적으로 이것은 명령으로 정렬하여 먼저 수행됩니다. 데이터=>정렬(합계하려는 행을 그룹화하기 위해) 총계를 계산한 다음 소계 행을 삽입하고 계산합니다(그림 28).

쌀. 28. 소계 계산하기

테이블이 크고 소계를 계산해야 하는 영역이 많은 경우 이 프로세스는 시간이 오래 걸립니다. 작업 속도를 높이려면 먼저 중간 합계를 결정해야 하는 각 값에 대해 고유한 목록을 선택한 다음 합계 자체를 계산할 수 있습니다. 고유한 목록을 만들려면 필요한 열이나 행을 선택하고 다음 명령을 사용하십시오. 데이터=>필터=>고급 필터. 그룹 스위치 설정 치료위치에 결과를 배치할 셀 범위를 지정하고 옵션을 활성화합니다. 고유 레코드만(그림 29, 30). 이러한 필터링의 결과로 원래 목록의 모든 고유 개체가 테이블의 지정된 영역에 나타납니다.

쌀. 29. 고급 필터 명령 창

쌀. 30. 고유 목록을 만든 결과

그런 다음 기능을 사용하십시오. SUMIF(범위, 기준, sum_range) A 특정 기준을 충족하는 셀을 요약합니다. 범위는 기준에 대해 검사되는 셀의 범위입니다. 기준 - 합계 셀을 정의하는 숫자, 표현식 또는 텍스트 형식의 기준 합계 범위 - 합계 셀(그림 31).

쌀. 31. 고유 목록의 각 값에 대한 소계 계산

중복 줄 제거

두 개의 열과 엄청난 수의 행으로 구성된 전화번호부 테이블(사전 등)이 있다고 상상해 보십시오. 예를 들어 첫 번째 열에는 고객의 이름이 입력되고 두 번째 열에는 전화 번호가 입력되며 줄은 반복될 수 있습니다(그림 32). 작업은 모든 중복 라인을 제거하는 것입니다. 가장 먼저 떠오르는 해결책은 다음 명령을 사용하여 첫 번째 열을 기준으로 테이블을 정렬하는 것입니다. 데이터=>정렬중복된 줄을 수동으로 제거합니다.

쌀. 32. 초기 테이블

테이블이 매우 크면 더 복잡하지만 더 빠르게 동일한 결과를 얻을 수 있습니다. 먼저 다음 명령을 사용하여 고유한 전화기 목록을 선택하십시오. 데이터=>필터=>고급 필터그룹 스위치를 설정하여 치료위치로 결과를 다른 위치에 복사, 결과를 배치할 셀 범위 지정 및 옵션 활성화 고유 레코드만(그림 33).

쌀. 33. 고유한 전화 목록을 만든 결과

이제 우리는 기능을 사용해야합니다 VLOOKUP(lookup_value, table, column_number, 값 True 또는 False)여기서 조회 값은 테이블의 첫 번째 열에서 찾을 값입니다. 테이블 데이터가 검색된 정보가 있는 테이블; 열 번호 정보 테이블에서 해당 값을 찾을 열의 번호입니다. 원하는 값에 대한 검색이 첫 번째 열에서만 가능한 방식으로 기능이 작동한다는 점을 감안할 때 열을 교체해야 합니다. "전체 이름"그리고 "전화", 그리고 D열에 VLOOKUP 함수를 사용하여 수식을 입력합니다(그림 34). 이 공식에 따라 프로그램은 C열에서 다음 값을 가져와 A열에서 찾은 다음 찾은 행에 있는 B열에서 값을 반환합니다. 그런 다음 셀에 수식이 아니라 값이 포함되도록 특수 붙여 넣기를 사용하여 D 열의 복사본을 만들어야합니다 (명령 붙여넣기 => 선택하여 붙여넣기 => 값무화과. 35) 불필요해진 열 A, B, D를 삭제합니다.

쌀. 34. VLOOKUP 함수를 통한 계산 결과

쌀. 35. 모습선택하여 붙여넣기 적용 후 테이블

MS 파워포인트

파일에서 슬라이드

프레젠테이션을 준비할 때 미리 만들어진 Word 문서와 다른 프레젠테이션의 슬라이드를 사용할 수 있습니다.

첫 번째 경우 새 프레젠테이션을 만드는 경우 Word 문서를 열고 명령을 적용하십시오. 파일=>제출=>Microsoft PowerPoint결과적으로 파일의 텍스트로 새 프레젠테이션이 생성됩니다. 에서 텍스트를 삽입하려면 워드 문서기존 프레젠테이션으로 이동한 다음 PowerPoint에서 프레젠테이션을 열고 탭을 클릭합니다. 구조(그림 36). 새 텍스트 슬라이드를 뒤에 표시할 슬라이드 아이콘을 지정합니다. 메뉴에서 끼워 넣다팀을 선택 구조에서 슬라이드필요한 문서를 선택합니다. 프레젠테이션에 삽입되는 텍스트는 문서 제목의 스타일에 따라 생성되며 *.doc, *.rtf 또는 *.txt 형식의 파일 텍스트만 사용할 수 있습니다.

쌀. 36. 구조 탭

다른 프레젠테이션의 슬라이드를 열려 있는 프레젠테이션에 삽입하려면 삽입 메뉴에서 다음 명령을 선택합니다. 파일에서 슬라이드, 프레젠테이션 및 삽입된 슬라이드를 선택하고(그림 37) 버튼을 클릭합니다. 끼워 넣다. 모든 슬라이드를 삽입하려면 버튼을 클릭합니다. 모두 붙여넣기.

쌀. 37. 삽입 슬라이드 선택

복잡한 번호 매기기

슬라이드의 페이지 번호 매기기는 명령을 사용하여 바닥글에 페이지 번호를 삽입하여 수행됩니다. 보기=>머리글 및 바닥글, 머리글 및 바닥글 창을 열면 확인란을 활성화해야 합니다. 보행인(그림 38) 버튼을 클릭합니다. 모두에 적용. 숨겨진 슬라이드는 계속해서 번호 매기기에 포함된다는 점에 유의하십시오. 이를 방지하기 위해 프레젠테이션 끝에 모든 숨겨진 슬라이드를 넣을 수 있습니다. 그러면 표시된 모든 슬라이드에 순서대로 번호가 매겨집니다.

쌀. 38. 바닥글 삽입

당연히 슬라이드 페이지에는 순서대로 번호가 매겨집니다. 동일한 프레젠테이션의 다른 위치에서 페이지 매김을 다시 시작해야 하는 경우(프레젠테이션이 아직 개발 중이고 여러 슬라이드 시리즈로 구성된 경우 필요할 수 있음), 아아, 하나의 프레젠테이션 내에서 이 작업을 수행할 수 없습니다. 각 슬라이드 시리즈의 문제를 해결하려면 서로 다른 프레젠테이션을 만들고 하이퍼링크로 연결해야 합니다.

프레젠테이션 템플릿

프리젠 테이션이 자주 열리는 경우 비표준 프리젠 테이션 템플릿을 신중하게 준비하는 데 시간을 할애하는 것이 좋습니다. 오늘날 이것은 예를 들어 비즈니스 편지. 템플릿은 조직의 로고 등을 저장합니다. 생성된 모든 프레젠테이션 슬라이드에서 자동으로 재생되는 요소. 또한 템플릿은 개체의 형식, 크기 및 상대적 위치, 사용된 글꼴, 프레젠테이션 요소의 배경 및 기타 디자인 옵션을 결정합니다.

템플릿 개발은 명령을 통해 새로운 프리젠테이션을 생성하는 것으로 시작됩니다. 파일=>새로 만들기. 그런 다음 기본 템플릿 목록에서 슬라이드의 디자인 템플릿을 선택합니다. 의도한 계획에 따라 디자인 템플릿을 변경하기 전에 메뉴에서 보다팀을 선택 마스터=>슬라이드 마스터. 슬라이드 마스터에서 새로 만드는 각 프레젠테이션에 반영할 내용을 변경합니다. 먼저 디자인을 변경하고 글꼴을 조정하고(그림 39) 다음 단계에서 로고를 삽입하고(그림 40) 툴바에서 모든 변경을 한 후 견본버튼을 클릭 마법사 보기 닫기.

쌀. 39. 프리젠테이션 템플릿의 주요 요소를 설정한 결과

쌀. 40. 로고 삽입 후 슬라이드 모습

명령을 사용하여 프레젠테이션을 템플릿으로 저장 파일=>다른 이름으로 저장, 파일 유형으로 변형을 선택하십시오. 프레젠테이션 템플릿템플릿 이름을 입력합니다(그림 41).

쌀. 41. 프레젠테이션 템플릿 저장

프레젠테이션을 만들 때 템플릿을 사용하려면 버튼을 클릭하세요. 슬라이드 빌더, 링크를 클릭하십시오 검토슬라이드의 오른쪽 하단 모서리에서 생성한 프레젠테이션 템플릿을 선택합니다.

템플릿을 만든 후에 내용 구성 마법사의 템플릿 목록에 추가할 수 있습니다. 이를 위해 메뉴 파일팀을 선택 만들다. 지역에서 만들다링크를 클릭하십시오 자동 콘텐츠 마법사에서, 버튼을 누르십시오 더 나아가. 그런 다음 템플릿을 배치할 카테고리를 선택하고 버튼을 클릭합니다. 추가하다추가할 프리젠테이션 템플릿을 지정합니다(그림 42).

쌀. 42. 자동 콘텐츠 마스터 목록에 템플릿을 추가한 결과

하나의 프레젠테이션에서 여러 디자인 옵션

프레젠테이션에서 개별 슬라이드를 디자인할 때 여러 템플릿을 사용할 수 있습니다. 이렇게 하려면 특정 슬라이드를 선택하고 원하는 템플릿을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 옵션을 선택합니다. 선택한 슬라이드에 적용. 이 명령을 사용할 수 없으면 다음 명령을 사용하십시오. 도구=>옵션=>편집그리고 그 지역에서 새로운 기능 비활성화체크 해제 여러 샘플(그림 43).

기본 템플릿이 아닌 프레젠테이션 슬라이드 디자인을 위해 생성한 템플릿을 사용하는 경우 찾아보기 링크를 클릭하고 이전에 생성한 프레젠테이션 템플릿을 선택하면 특정 슬라이드에 대한 새 템플릿이 자동으로 설치됩니다. 물론 다른 디자인 옵션의 사용을 금지하지 않는 한

쌀. 44. 자동 맞춤법 ​​검사 설정

데이터 파일을 사용하여 연락처 내보내기

생성된 모든 메시지, 약속, 작업 및 일기 항목은 데이터 파일에 저장됩니다. 로컬 컴퓨터. 이 데이터 파일은 개인 폴더 파일이라고 하며 확장자는 .pst입니다. 시스템을 다시 설치할 때 이 파일을 하드 드라이브 또는 CD의 별도 폴더에 쉽게 저장한 다음 다시 연결할 수 있습니다.

또한 PST 파일을 사용하면 다른 컴퓨터에서 연락처와 같은 정보에 액세스하거나 다른 사용자와 공유할 수 있습니다. 이렇게 하려면 가져오기 및 내보내기 마법사를 사용하여 데이터를 PST 파일로 내보내기만 하면 됩니다. 메뉴에서 열기 파일명령 가져오기 및 내보내기, 작업 옵션으로 선택 파일로 내보내기, 다음 창에서 PST 파일을 생성해야 함을 지정합니다(그림 45). 다음으로 폴더를 선택하십시오 콘택트 렌즈파일 저장 기능을 결정합니다 (그림 46). 버튼을 클릭 준비가 된그러면 연락처가 디스크에서 지정한 폴더에 저장되며 동일한 가져오기 및 내보내기 마법사를 사용하여 다른 컴퓨터에서 쉽게 연결할 수 있습니다. PST 파일을 연락처와 연결하는 것은 일반 PST 파일을 연결하는 것과 다르지 않습니다. 파일 위치를 잊지 않으려면 즉시 Outlook 데이터 파일 목록에 추가하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하려면 다음 명령을 사용하십시오. 파일=>데이터 파일 처리, 버튼을 클릭 추가하다생성된 PST 파일을 가리킵니다. 결과적으로 데이터 파일 목록에는 개인 폴더 외에도 생성한 연락처가 있는 파일도 나타납니다(그림 47).

쌀. 45. 생성할 파일 유형 결정

쌀. 46. ​​저장된 파일의 조건 결정

쌀. 47. 아웃룩 데이터 파일

근무 시간 계획

최종 결과는 작업이 얼마나 잘 계획되었는지에 따라 달라집니다. 작업 목록을 정렬하기 위해 Outlook은 어느 정도 도움이 되지만 특정 작업을 시작할 시간이 되었고 이미 기한이 지났다는 사실만 알려줍니다. 또한 Outlook은 작업을 다른 직원에게 재할당하고 실행을 제어할 수 있도록 합니다. 그리고 이것으로 대체로 작업 처리 측면에서 Outlook의 기능이 소진되었습니다.

그러나 많은 작업을 개략적으로 설명하는 것뿐만 아니라 모든 것이 제 시간에 완료되고 계획이 가능한 한 자동화되도록 계획하는 것도 매우 중요합니다. 특정 작업을 언제 완료할지, 마감일까지 완료할 수 있는지 여부, 제 시간에 작업을 완료하기 위해 작업을 시작하는 것이 가장 좋은 시기를 알아야 합니다.

대략적인 계획이 얼마나 현실적인지 미리 평가할 수 있으면 좋습니다. 근무 주, 점심 시간의 가용성, 예정된 회의 등). 또한 작업은 일정에 자동으로 나타나야 하며 작업 일정이 변경되면 일정 상태가 자동으로 업데이트되어야 합니다. 이 모든 작업은 Microsoft Outlook 2002/XP Taskline용 플러그인으로 수행할 수 있습니다( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, 쉐어웨어, 1.2MB)는 ResultsWare Limited의 편리하고 사용하기 쉬운 작업 관리자로 일정을 최적화할 수 있습니다.

플러그인 사용을 시작하기 전에 근무일의 특성에 따라 플러그인을 구성해야 합니다. 이렇게 하려면 버튼을 클릭하십시오. 태스크라인, 탭으로 이동 근무 주주중 근무일, 근무일의 시작과 끝, 사용 가능한 모든 휴식 시간(점심, 기술 휴식 등)을 표시합니다. 48.

쌀. 48. 스케줄링

그런 다음 앞으로 다가올 작업의 개요를 작성하십시오. 동시에 플러그인을 설치하면 작업 생성 창에 추가 탭이 나타납니다. 태스크라인, 작업의 예상 기간을 표시해야 하며 작업이 이미 시작된 경우 작업에 소요된 시간과 완료율을 표시해야 합니다(그림 49, 50).

쌀. 49. 작업 만들기

쌀. 50. 다음 주에 계획된 작업 목록

그런 다음 플러그인 테스트를 시작할 수 있습니다. 이렇게 하려면 버튼을 클릭하십시오. 태스크라인, 탭으로 이동 작업, 시작 시간을 지정하고(그림 51) 버튼을 누릅니다. 확인. 플러그인 작업의 결과는 예약된 작업 수, 총 실행 시간 및 작업 완료 기한에 대한 간략한 보고서입니다(그림 52). 동시에 프로그램은 작업의 모든 휴식 시간과 일정의 회의, 약속 등을 모두 고려하면서 가능한 한 최상의 방법으로 일정에 작업을 배치합니다(그림 53).

쌀. 51. 작업 분석 및 배포 시작 시간 결정

쌀. 52. 예정된 작업 목록에 대한 작업 라인 결론(이 경우 계획된 모든 작업을 정시에 완료할 수 있음)

쌀. 53. 캘린더의 작업 분배 결과

하이픈은 전체 문서 또는 먼저 선택해야 하는 부분에 배치할 수 있습니다.

텍스트에서 하이픈 넣기 모드를 활성화하려면 다음 명령을 사용하십시오. 하이픈 넣기(탭 페이지 레이아웃/그룹 페이지 설정).

이 명령에는 중첩된 항목이 있습니다.

팀 자동텍스트에 하이픈을 자동으로 넣습니다.

팀 수동하이픈을 넣을 수 있는 단어에 대한 하이픈 옵션을 제공하는 대화 상자를 열고 텍스트에 하이픈을 삽입할지 묻는 확인을 요청합니다.

팀 하이픈 넣기 옵션대화 상자를 사용하여 단어의 하이픈 넣기 옵션을 사용자 정의할 수 있습니다(그림 15).

그림 15 창 하이픈 넣기

환승구역단어 분리 없이 단어와 오른쪽 페이지 여백 사이에 허용되는 최대 간격입니다. 넓은 영역에서는 전송이 적고 좁은 영역에서는 오른쪽 필드의 가장자리가 더 부드럽습니다.

삭제 가능 자동적 인명령을 사용하여 하이픈 넣기 하이픈 넣기명령을 선택하여 아니다.

운동.

파일 열기 문서 예시.문서.

대문자를 제외한 모든 텍스트에 대해 하이픈 영역 너비가 0.5cm인 자동 하이픈을 수행합니다.

문서를 저장합니다.

창 작업

Word 2010에서는 탭을 사용하여 동시에 여러 창에서(하나 이상의 문서 포함) 작업할 수 있습니다. 보다, 그룹 창문 (그림 16).

그림 16 명령 그룹 창문탭 보다

여러 문서 창이 동시에 열려 있는 경우 한 창에서 다른 창으로의 전환은 다음 명령을 사용하여 수행됩니다. 다른 창으로 이동또는 Windows 작업 표시줄을 통해.

운동.

파일 열기 문서 예시.문서.

이 문서에 대한 추가 창 만들기(탭 보다/ 그룹 창문/ 팀 새로운창문).

두 창을 나란히 배치(탭 보다/ 그룹 창문/ 팀 옆에). 동기식 스크롤 끄기(탭 보다/ 그룹 창문/ 팀 동시 스크롤).

분할 창 1(탭 보다/ 그룹 창문/ 팀 나누다).

창을 세로로 정렬(탭 보다/ 그룹 창문/ 팀 유선모두).

문서 배율 변경

문서로 작업하는 동안 크기를 변경할 수 있으며(문서 파일 크기는 변경되지 않음) 문서 또는 템플릿과 함께 저장할 수 있습니다. 확대/축소는 탭에서 수행됩니다. 보다, 그룹 규모(그림 17).

그림 17 그룹 규모탭 보다

보다 정확한 축척 설정은 대화 상자에서 이루어집니다. 규모(탭 보다/ 그룹 규모/ 팀 규모) (그림 18).

그림 18 창 규모

줌 슬라이더 상태 표시줄의 오른쪽 하단 모서리에 있는(그림 19) 슬라이더를 이동하고 "+" 및 "-" 버튼을 사용하여 배율을 원하는 값으로 변경할 수 있습니다. 슬라이더 왼쪽에는 문서의 배율이 백분율로 표시됩니다(그림...).

그림 19 줌 슬라이더

운동.

파일 열기 문서 예시.문서.

다양한 방법으로 문서의 크기를 변경합니다.

저장하지 않고 문서를 닫습니다.

문자 및 단락 서식 문자 서식

텍스트 문자의 주요 속성은 서체, 스타일 및 크기로 특징지어지는 글꼴입니다. 6 .

그룹은 문자의 형식을 지정하는 데 사용됩니다. 폰트탭 집 (그림 20).

그림 20 그룹 패널 폰트

또한 문자 서식 지정을 위해 텍스트를 선택하면 자동으로 열리는 미니 패널을 사용할 수 있습니다(그림 21).

그림 21 미니 패널

그룹 버튼 사용 폰트, 대화 상자를 불러올 수 있습니다. 폰트 (그림 22).

그림 22 창 폰트

대화 상자에서 폰트탭 추가적으로문자 사이의 간격을 희소 또는 압축으로 변경할 수 있습니다.

대부분의 오피스 업무는 MS 오피스 환경의 컴퓨터에서 주로 워드, 엑셀, 아웃룩, 파워포인트로 해결됩니다. 이러한 응용 프로그램을 사용하려면 최소한의 지식만으로도 충분하지만 많은 상황에서 추가적인 트릭을 사용하면 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 이 기사에서 위 프로그램의 작업 효율성을 향상시키는 몇 가지 방법을 고려할 것입니다.

MS 워드

텍스트를 위아래로 빠르게 이동

이것은 마우스를 사용하지 않고 텍스트를 이동하는 가장 빠른 방법입니다. Shift 및 Alt 키를 누른 상태에서 위쪽 및 아래쪽 화살표로 텍스트를 이동합니다. 이동하기 전에 텍스트를 선택할 필요는 없습니다. 이 작업은 자동으로 이루어지며 위쪽 또는 아래쪽 화살표를 누를 때마다 텍스트가 한 단락 위로 또는 한 단락 아래로 이동합니다. 이 방법은 단락을 이동할 때 뿐만 아니라 표의 행을 이동할 때도 효과적입니다.

문서에서 링크 제거

만든 문서에 링크가 표시되고 비활성화해야 하는 경우 각 링크를 선택하고 명령을 선택하면 됩니다. 삽입=>하이퍼링크버튼을 클릭하십시오 링크 제거. 이것은 매우 길고 힘든 과정입니다. 문제를 해결하는 더 빠른 방법이 있습니다. 편집 => 모두 선택 명령을 사용하여 전체 문서를 선택하고 키보드 단축키를 클릭하십시오. Ctrl+Shift+F9링크는 제거되고 다른 모든 문서 서식 옵션은 유지됩니다.

텍스트, 텍스트 상자 및 자동 도형 정보

비문을 만들어야 할 때 많은 사람들이 먼저 비문 블록을 만든 다음 그 안에 텍스트를 입력합니다. 이미 입력한 텍스트를 선택한 다음 도구 모음에서 를 클릭하여 동일한 결과를 얻을 수 있습니다. 그림비문 만들기 버튼 텍스트가 비문 내부로 이동합니다.

자동 모양에 텍스트를 삽입할 수도 있습니다(선, 다중선 등 제외). 일반적으로 이 작업은 여러 단계로 이루어집니다. 자동 모양을 만들고 선택하고 비문 생성 버튼을 클릭하고 텍스트를 입력합니다. 다른 옵션도 있습니다. 원하는 자동 모양을 그리고 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 텍스트 추가텍스트를 입력합니다.

아마도 작업하는 동안 마음이 바뀌고 비문이나 자동 모양에서 텍스트를 제거해야 한다고 결정할 것입니다. 이렇게 하려면 클립보드로 잘라낸 다음 붙여넣을 필요가 없습니다. 비문(또는 자동 모양)을 선택하고 Ctrl 키를 누른 상태에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하면 텍스트가 가장 가까운 텍스트 필드에 나타납니다.

오토셰이프 조명

기본적으로 패널에서 그림누락된 버튼 조명; 자동 모양을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭할 때 호출되는 상황에 맞는 메뉴에 해당 명령이 없습니다.

그러나 자동 모양의 조명을 변경할 수 있습니다. 이렇게 하려면 패널에 추가하십시오. 그림단추 조명명령을 호출하여 도구=>설정=>명령목록에서 선택하여 카테고리절 그림창에서 해당 버튼을 드래그 팀(그림 1). 버튼 사용은 쉽습니다. 자동 모양을 선택하고 버튼을 클릭합니다. 조명필요에 따라 조명을 조정합니다(그림 2).

쌀. 1. 그리기 도구 모음에 조명 버튼 추가

쌀. 2. Autoshape 조명 설정

하이픈 넣기

문서에서 너무 희박한 줄을 피하려면 자동 단어 하이픈 넣기를 활성화하는 것이 좋습니다. 이를 위해 메뉴 서비스팀을 선택 언어=>하이픈 넣기해당 옵션 옆의 상자를 선택합니다(그림 3). Word는 항상 하이픈 대신 하이픈으로 묶인 단어를 래핑하는 경향이 있다는 점을 명심하십시오. 경우에 따라 이러한 간격을 피하는 것이 바람직합니다(예: 10%, 숫자 1, 234-345 등). 이렇게 하려면 일반 하이픈 대신 키 조합을 눌러 끊어지지 않는 하이픈을 사용합니다. Ctrl+Shift+하이픈.

쌀. 3. 자동 하이픈 설정

동시에 문서의 일부, 특히 제목에서 하이픈 연결이 필요하지 않을 가능성이 높습니다. 여러 단락에서 하이픈 연결을 비활성화하려면 단락을 선택하고 다음 명령을 사용하십시오. 형식=>단락=>페이지 위치해당 옵션 옆의 상자를 선택합니다(그림 4).

Word에서 일부 단어를 올바르게 전송할 수 없다는 점을 인정해야 합니다. 즉, 하이픈을 넣을 수 있는 위치에 키를 눌러 소프트 하이픈 문자를 삽입해야 합니다. Ctrl+하이픈. 이 하이픈은 자동으로 삽입된 하이픈보다 우선합니다.

인덱스가 있는 텍스트

문서에 MS 방정식 수식 편집기를 사용하여 생성된 텍스트 및 수식에 직접 입력된 인덱스가 있는 변수가 포함된 경우 기본적으로 변수가 같지 않게 보입니다(변수 및 인덱스의 크기가 다르고 줄에서 해당 위치의 수준이 다름). 문서의 모양을 망칩니다(그림 5).

쌀. 5. 색인이 있는 텍스트(첫 번째 옵션은 Word에 입력되고 두 번째 옵션은 MS Equation에 입력됨)

수동으로 입력한 변수의 여러 특성을 변경하여 인덱스가 있는 변수 모양의 거의 완전한 동일성을 얻을 수 있습니다. 이렇게 하려면 모든 텍스트를 Times New Roman 글꼴 크기 12로 인쇄하고 추가 이탤릭체로 변수를 인쇄합니다. 또한 다음 명령을 사용하여 변수를 1.5픽셀 아래로 이동하고 인덱스를 3픽셀 아래로 이동합니다. 형식=>글꼴=>간격필드에서 선택하여 편견옵션 아래로오프셋의 크기를 지정합니다(그림 6).

쌀. 6. 오프셋 설정

또한 수식 편집기에서 크기가 선택되어 있는지 확인하십시오. 평범한 (팀 사이즈=>보통) 12픽셀에 맞게 만듭니다(명령 크기=>결정무화과. 7).

쌀. 7. 일반 글꼴 크기 조정

테이블 나누기

다중 페이지 표로 작업할 때 때때로 표가 시트의 끝이 아니라 훨씬 더 일찍 끊어져 페이지의 2/3 또는 1/3만 채워진 상태로 남습니다(이는 특정 줄의 너비에 따라 다름). 중단이 발생한 테이블의). 동시에 테이블의 후속 행은 이전 페이지에 잘 맞을 수 있지만 다음 페이지로 전송됩니다 (그림 8). 이것은 데이터와 함께 해당 형식도 복사될 때 정기적인 복사로 테이블 셀을 채울 때 종종 발생합니다.

쌀. 8. 줄 바꿈이 시트의 끝에 도달하지 않는 테이블의 예

이 현상이 발생하는 이유는 표 셀의 텍스트에 깨진 단락 설정이 있기 때문입니다. 상황을 변경하려면 테이블을 선택하고 메뉴에서 엽니다. 체재명령 단락=>페이지 위치체크박스를 제거하고 단락 나누기 금지, 다음에서 자신을 찢어하지 마십시오그리고 새 페이지에서(그림 9) 테이블이 원래 형태로 돌아갑니다.

쌀. 9. 단락 옵션 변경

문서의 날짜

대부분의 문서에는 작성된 날짜가 있어야 합니다. 동일한 유형의 문서를 매일 작성하거나 업데이트하는 것은 드문 일이 아닙니다. 따라서 자동 날짜 삽입을 사용하는 것이 매우 편리합니다. Alt+Shift+D, 문서를 열 때마다 업데이트되는 현재 날짜가 커서 위치에 삽입됩니다. 그러나 날짜가 전통적인 형식으로 삽입되기 때문에 이 방법이 항상 적합한 것은 아닙니다. dd.mm.gggg. 이 형식이 적합하지 않으면 다음 명령을 사용하십시오. 삽입=>필드, 필드 목록에서 필드를 선택합니다. 날짜원하는 날짜 형식을 지정합니다(그림 10).

쌀. 10. 날짜 형식 선택

예를 들어 날짜 형식이 적합하지 않은 경우 문서의 첫 번째 줄에는 날짜가 필요하고 두 번째 줄에는 요일이 필요합니다(그림 11 참조). 덜 유사한 날짜 형식을 선택하고 편집하십시오. 이 예에서는 테이블의 맨 위 행에 날짜가 인쇄되는 데 문제가 없습니다. 이러한 형식은 형식 목록에 있고 문제는 요일을 삽입하는 것입니다. 이러한 필드 형식 날짜존재하지 않는다. 형식을 편집하려면 메뉴에서 엽니다. 끼워 넣다명령 필드, 필드 목록에서 필드를 지정합니다. 날짜원하는 요일이 포함된 원래 날짜 형식을 선택합니다(그림 12). 버튼을 클릭 필드 코드필드에서 날짜 형식을 편집합니다. 필드 코드, 형식의 불필요한 부분을 제거합니다(그림 13). 버튼을 클릭하여 작업을 완료하십시오. 확인, 그 후 문서를 열 때마다 현재 요일이 인쇄됩니다.

쌀. 11. 날짜 필드가 수정된 문서

쌀. 12. 편집할 원본 날짜 형식 선택

쌀. 13. 편집 후 날짜 형식

문서 검색

필요한 문서는 일반적인 방법, 즉 명령을 사용하여 검색할 수 있습니다. 시작=>찾기=>파일 및 폴더, 문서를 열 때 Word에서 직접 검색하거나 Word에서 검색할 때 문서의 특정 속성(문서 제목, 작성자, 주제, 키워드, 파일 크기, 마지막 업데이트 날짜 등) 또는 찾은 단어에 의존할 수 있습니다. 텍스트로.

텍스트의 단어로 문서를 검색하려면 다음 명령을 선택하십시오. 파일=>열기버튼을 클릭하십시오 도구=>찾기=>보통. 검색어를 입력하고 검색 영역(그림 14), 관심 있는 파일 유형(그림 15)을 정의하고 버튼을 클릭합니다. 찾다(그림 16).

쌀. 14. 검색할 영역 결정

쌀. 15. 파일 유형 결정

쌀. 16. "인터넷"이라는 단어가 나오는 텍스트 또는 제목의 문서 검색 결과

속성으로 문서를 검색하려면 다음 명령을 선택하십시오. 파일=>열기버튼을 클릭하십시오 도구=>찾기=>고급. 컴퓨터에 개인 문서뿐만 아니라 공통 프로젝트에서 함께 작업하는 다른 작성자의 파일도 포함되어 있다고 가정합니다. 이 경우 현장에서 재산옵션을 지정 작가, 현장에서 상태옵션 포함(어떤 경우에는 작성자가 성만 입력할 수 있고 다른 경우에는 이름과 성 등을 입력할 수 있기 때문에 더 안정적입니다.) 의미저자의 성을 입력하고 버튼을 클릭하십시오. 찾다(그림 17).

쌀. 17. 특정 저자의 모든 문서 검색

그러나 특정 속성으로 문서를 검색하는 것은 모든 문서 작성자가 이러한 속성을 지정한 경우에만 의미가 있음을 명심하십시오. 속성을 채우는 기본 옵션은 원하는 결과를 제공하지 않습니다. 명령을 사용하여 각 문서에 대해 개별적으로 속성을 지정할 수 있습니다. 파일=>속성=>문서(그림 18). 그러나 작성자가 문서에서 이 작업을 수행하는 것을 잊을 가능성은 없으므로 문서를 처음 저장할 때 문서의 주요 속성 필드를 필수로 채우는 것이 좋습니다. 이렇게 하려면 다음 명령을 사용하십시오. 도구=>옵션=>저장체크박스를 선택하고 문서 속성 채우기 제안(그림 19).

쌀. 18. 문서 속성 채우기

쌀. 19. 주요 문서 속성 필수 저장 설정

생성된 날짜로 문서를 검색할 수 있으며 특정 날짜뿐만 아니라 토큰을 사용하여 수행되는 간격 또는 목록을 설정할 수 있습니다. 그리고또는 또는. 예를 들어 2003년에 대한 모든 문서를 필드에서 찾으려면 재산옵션을 지정 생성일, 현장에서 상태옵션 이전이 아님, 현장에서 의미날짜 입력 2003년 1월 1일버튼을 클릭하십시오 추가하다. 그런 다음 필드에 다시 입력하십시오. 재산옵션 생성 날짜, 현장에서 상태옵션 나중에, 현장에서 의미날짜 입력 2004년 1월 1일, 버튼을 클릭 추가하다그리고 나서 버튼에 찾다 2003년의 모든 문서를 찾을 수 있습니다(그림 20).

쌀. 20. 특정 기간 동안 생성된 문서에 대한 검색 설정

MS 엑셀

시트 탭에 색상 할당

시트 레이블은 여러 가지 색상이 될 수 있으므로 시트 수가 많은 책에서 편리합니다. 그러면 이름과 함께 색상이 시트의 정보 유형을 담당합니다. 개별 시트에 특정 색상을 지정하려면 시트를 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 다음 명령을 선택합니다. 라벨 색상원하는 색상을 선택합니다.

빠른 삽입 열 및 행

테이블에 행이나 열을 추가하기 위해 삽입하려는 열이나 행을 선택하고 상황에 맞는 메뉴에 액세스하여 명령을 선택할 필요가 없습니다. 셀 추가. 키 조합을 누를 수 있습니다. Ctrl+시프트숫자 키패드의 "+" 기호와 동시에 - 결과는 동일합니다.

돌연변이 열

기본적으로 Excel의 열은 라틴 문자로 표시되고 행은 숫자로 표시됩니다. 테이블을 다시 열었을 때 행과 같은 방식으로 열 번호가 매겨지기 시작했다면 (그림 21) 놀라지 마십시오. 이것은 바이러스의 작용이 아닙니다. 팀 사용 도구=>옵션=>일반체크박스를 선택 취소합니다. R1C1 링크 스타일(그림 22) 모든 것이 제자리에 들어갑니다.

쌀. 21. 번호가 매겨진 열이 있는 표

쌀. 22. 표준 열 표기법으로 돌아가기

인쇄 속도 향상

많은 수의 테이블을 인쇄해야 하고 시간이 제한된 경우 흑백 프린터로 인쇄할 때 컬러를 포기하여 프로세스 속도를 높일 수 있습니다(흑백 인쇄). 흑백 프린터에서는 색상이 회색 음영으로 표시되며 색조를 특정 색상과 일치시키는 데 일정 시간이 걸립니다. 흑백으로 인쇄할 때 컬러 텍스트와 테두리가 회색조 대신 검은색으로 표시되어 시간이 절약됩니다. 흑백 인쇄를 설정하려면 메뉴를 엽니다. 파일명령 페이지 설정=>시트그리고 그룹에서 밀봉하다상자를 확인 검정색과 흰색(그림 23).

쌀. 23. 흑백 모드에서 인쇄 설정

또한 눈금선 없이 인쇄할 수 있습니다. 이 경우 큰 시트가 더 빨리 인쇄됩니다. 이렇게 하려면 다음 명령을 사용하십시오. 파일=>페이지 설정=>시트선택 취소 그리드(쌀. 24).

쌀. 24. 그리드 인쇄 거부

소수 입력

기본적으로 소수는 Windows 설정에 설정된 방식에 따라 Excel에 입력됩니다. 제어판=>언어 및 표준=>숫자. 즉, 쉼표가 Windows에서 분수를 입력하려는 경우 Excel에서는 쉼표로 구분하여 입력됩니다. 그러나 실제로는 다르게 나타날 수 있습니다. 예를 들어 사용자가 많은 컴퓨터, 특히 교육 기관에서 프로그램 설정이 가장 예측할 수 없는 방식으로 변경되는 경우입니다. 쉼표로 구분된 분수를 입력할 때 화면에 점으로 구분된 숫자가 표시되고 Windows 설정에서 쉼표로 구분된 입력이 필요한지 이미 확인한 경우 다음 명령을 사용하십시오. 서비스\옵션\국제체크박스를 강조표시합니다. 시스템 구분 기호 사용(그림 25).

쌀. 25. 시스템 분리기로 돌아가기

대표

테이블의 모양을 마무리하고 인쇄를 준비할 때 서식 및 인쇄 기능을 반복적으로 변경해야 하는 경우가 많습니다. 일반적으로 이러한 경우 시트가 복사되고 화면에 표시되는 기능과 인쇄할 때 변경됩니다. 그러나 다른 모드에서 데이터를 볼 수 있고 별도의 시트를 만들 필요가 없는 다른 시트 보기를 만드는 것이 더 편리합니다.

보기를 만들기 전에 책을 완전히 구성해야 합니다. 원하는 모양을 지정하고 필요한 모든 인쇄 옵션을 설정해야 합니다. 보기에 인쇄 옵션을 입력하면 각 시트의 특정 인쇄 영역 또는 인쇄 영역이 정의되지 않은 경우 전체 시트가 자동으로 포함됩니다.

메뉴 보기를 만들려면 보다팀을 선택 대표, 버튼을 누르십시오 추가하다그리고 현장에서 이름보기 이름을 입력합니다(그림 26). 이 경우 나중에 원하는 보기를 쉽게 찾을 수 있도록 보기 이름에 활성 시트의 이름을 포함하는 것이 좋습니다.

쌀. 26. 보기 만들기

예를 들어 시트를 인쇄해야 하는 경우 이전에 만든 보기 중 하나로 돌아가려면 다음 명령을 사용하십시오. 보기=>보기그리고 현장에서 종류인쇄할 보기를 선택한 다음(그림 27) 버튼을 누릅니다. 적용하다버튼을 클릭하십시오 밀봉하다시트는 흑백으로 인쇄됩니다.

쌀. 27. 올바른 보기 선택

소계

종종 소계를 알아야 하는 여러 셀 값을 포함하는 큰 목록을 처리해야 합니다. Excel은 모든 목록에서 부분합과 총계를 자동으로 계산할 수 있습니다. 일반적으로 이것은 명령으로 정렬하여 먼저 수행됩니다. 데이터=>정렬(합계하려는 행을 그룹화하기 위해) 총계를 계산한 다음 소계 행을 삽입하고 계산합니다(그림 28).

쌀. 28. 소계 계산하기

테이블이 크고 소계를 계산해야 하는 영역이 많은 경우 이 프로세스는 시간이 오래 걸립니다. 작업 속도를 높이려면 먼저 중간 합계를 결정해야 하는 각 값에 대해 고유한 목록을 선택한 다음 합계 자체를 계산할 수 있습니다. 고유한 목록을 만들려면 필요한 열이나 행을 선택하고 다음 명령을 사용하십시오. 데이터=>필터=>고급 필터. 그룹 스위치 설정 치료위치에 결과를 배치할 셀 범위를 지정하고 옵션을 활성화합니다. 고유 레코드만(그림 29, 30). 이러한 필터링의 결과로 원래 목록의 모든 고유 개체가 테이블의 지정된 영역에 나타납니다.

쌀. 29. 고급 필터 명령 창

쌀. 30. 고유 목록을 만든 결과

그런 다음 기능을 사용하십시오. SUMIF(범위, 기준, sum_range) A 특정 기준을 충족하는 셀을 요약합니다. 범위는 기준에 대해 검사되는 셀의 범위입니다. 기준 - 합계 셀을 정의하는 숫자, 표현식 또는 텍스트 형식의 기준 합계 범위 - 합계 셀(그림 31).

쌀. 31. 고유 목록의 각 값에 대한 소계 계산

중복 줄 제거

두 개의 열과 엄청난 수의 행으로 구성된 전화번호부 테이블(사전 등)이 있다고 상상해 보십시오. 예를 들어 첫 번째 열에는 고객의 이름이 입력되고 두 번째 열에는 전화 번호가 입력되며 줄은 반복될 수 있습니다(그림 32). 작업은 모든 중복 라인을 제거하는 것입니다. 가장 먼저 떠오르는 해결책은 다음 명령을 사용하여 첫 번째 열을 기준으로 테이블을 정렬하는 것입니다. 데이터=>정렬중복된 줄을 수동으로 제거합니다.

쌀. 32. 초기 테이블

테이블이 매우 크면 더 복잡하지만 더 빠르게 동일한 결과를 얻을 수 있습니다. 먼저 다음 명령을 사용하여 고유한 전화기 목록을 선택하십시오. 데이터=>필터=>고급 필터그룹 스위치를 설정하여 치료위치로 결과를 다른 위치에 복사, 결과를 배치할 셀 범위 지정 및 옵션 활성화 고유 레코드만(그림 33).

쌀. 33. 고유한 전화 목록을 만든 결과

이제 우리는 기능을 사용해야합니다 VLOOKUP(lookup_value, table, column_number, 값 True 또는 False)여기서 조회 값은 테이블의 첫 번째 열에서 찾을 값입니다. 테이블 데이터가 검색된 정보가 있는 테이블; 열 번호 정보 테이블에서 해당 값을 찾을 열의 번호입니다. 원하는 값에 대한 검색이 첫 번째 열에서만 가능한 방식으로 기능이 작동한다는 점을 감안할 때 열을 교체해야 합니다. "전체 이름"그리고 "전화", 그리고 D열에 VLOOKUP 함수를 사용하여 수식을 입력합니다(그림 34). 이 공식에 따라 프로그램은 C열에서 다음 값을 가져와 A열에서 찾은 다음 찾은 행에 있는 B열에서 값을 반환합니다. 그런 다음 셀에 수식이 아니라 값이 포함되도록 특수 붙여 넣기를 사용하여 D 열의 복사본을 만들어야합니다 (명령 붙여넣기 => 선택하여 붙여넣기 => 값무화과. 35) 불필요해진 열 A, B, D를 삭제합니다.

쌀. 34. VLOOKUP 함수를 통한 계산 결과

쌀. 35. 선택하여 붙여넣기 적용 후 테이블 모습

MS 파워포인트

파일에서 슬라이드

프레젠테이션을 준비할 때 미리 만들어진 Word 문서와 다른 프레젠테이션의 슬라이드를 사용할 수 있습니다.

첫 번째 경우 새 프레젠테이션을 만드는 경우 Word 문서를 열고 명령을 적용하십시오. 파일=>제출=>Microsoft PowerPoint결과적으로 파일의 텍스트로 새 프레젠테이션이 생성됩니다. Word 문서의 텍스트를 기존 프레젠테이션에 붙여넣으려면 PowerPoint에서 프레젠테이션을 열고 탭을 클릭합니다. 구조(그림 36). 새 텍스트 슬라이드를 뒤에 표시할 슬라이드 아이콘을 지정합니다. 메뉴에서 끼워 넣다팀을 선택 구조에서 슬라이드필요한 문서를 선택합니다. 프레젠테이션에 삽입되는 텍스트는 문서 제목의 스타일에 따라 생성되며 *.doc, *.rtf 또는 *.txt 형식의 파일 텍스트만 사용할 수 있습니다.

쌀. 36. 구조 탭

다른 프레젠테이션의 슬라이드를 열려 있는 프레젠테이션에 삽입하려면 삽입 메뉴에서 다음 명령을 선택합니다. 파일에서 슬라이드, 프레젠테이션 및 삽입된 슬라이드를 선택하고(그림 37) 버튼을 클릭합니다. 끼워 넣다. 모든 슬라이드를 삽입하려면 버튼을 클릭합니다. 모두 붙여넣기.

쌀. 37. 삽입 슬라이드 선택

복잡한 번호 매기기

슬라이드의 페이지 번호 매기기는 명령을 사용하여 바닥글에 페이지 번호를 삽입하여 수행됩니다. 보기=>머리글 및 바닥글, 머리글 및 바닥글 창을 열면 확인란을 활성화해야 합니다. 보행인(그림 38) 버튼을 클릭합니다. 모두에 적용. 숨겨진 슬라이드는 계속해서 번호 매기기에 포함된다는 점에 유의하십시오. 이를 방지하기 위해 프레젠테이션 끝에 모든 숨겨진 슬라이드를 넣을 수 있습니다. 그러면 표시된 모든 슬라이드에 순서대로 번호가 매겨집니다.

쌀. 38. 바닥글 삽입

당연히 슬라이드 페이지에는 순서대로 번호가 매겨집니다. 동일한 프레젠테이션의 다른 위치에서 페이지 매김을 다시 시작해야 하는 경우(프레젠테이션이 아직 개발 중이고 여러 슬라이드 시리즈로 구성된 경우 필요할 수 있음), 아아, 하나의 프레젠테이션 내에서 이 작업을 수행할 수 없습니다. 각 슬라이드 시리즈의 문제를 해결하려면 서로 다른 프레젠테이션을 만들고 하이퍼링크로 연결해야 합니다.

프레젠테이션 템플릿

프리젠 테이션이 자주 열리는 경우 비표준 프리젠 테이션 템플릿을 신중하게 준비하는 데 시간을 할애하는 것이 좋습니다. 오늘날 이것은 비즈니스 서신 용 레터 헤드와 같은 관련성이 적습니다. 템플릿은 조직의 로고 등을 저장합니다. 생성된 모든 프레젠테이션 슬라이드에서 자동으로 재생되는 요소. 또한 템플릿은 개체의 형식, 크기 및 상대적 위치, 사용된 글꼴, 프레젠테이션 요소의 배경 및 기타 디자인 옵션을 결정합니다.

템플릿 개발은 명령을 통해 새로운 프리젠테이션을 생성하는 것으로 시작됩니다. 파일=>새로 만들기. 그런 다음 기본 템플릿 목록에서 슬라이드의 디자인 템플릿을 선택합니다. 의도한 계획에 따라 디자인 템플릿을 변경하기 전에 메뉴에서 보다팀을 선택 마스터=>슬라이드 마스터. 슬라이드 마스터에서 새로 만드는 각 프레젠테이션에 반영할 내용을 변경합니다. 먼저 디자인을 변경하고 글꼴을 조정하고(그림 39) 다음 단계에서 로고를 삽입하고(그림 40) 툴바에서 모든 변경을 한 후 견본버튼을 클릭 마법사 보기 닫기.

쌀. 39. 프리젠테이션 템플릿의 주요 요소를 설정한 결과

쌀. 40. 로고 삽입 후 슬라이드 모습

명령을 사용하여 프레젠테이션을 템플릿으로 저장 파일=>다른 이름으로 저장, 파일 유형으로 변형을 선택하십시오. 프레젠테이션 템플릿템플릿 이름을 입력합니다(그림 41).

쌀. 41. 프레젠테이션 템플릿 저장

프레젠테이션을 만들 때 템플릿을 사용하려면 버튼을 클릭하세요. 슬라이드 빌더, 링크를 클릭하십시오 검토슬라이드의 오른쪽 하단 모서리에서 생성한 프레젠테이션 템플릿을 선택합니다.

템플릿을 만든 후에 내용 구성 마법사의 템플릿 목록에 추가할 수 있습니다. 이를 위해 메뉴 파일팀을 선택 만들다. 지역에서 만들다링크를 클릭하십시오 자동 콘텐츠 마법사에서, 버튼을 누르십시오 더 나아가. 그런 다음 템플릿을 배치할 카테고리를 선택하고 버튼을 클릭합니다. 추가하다추가할 프리젠테이션 템플릿을 지정합니다(그림 42).

쌀. 42. 자동 콘텐츠 마스터 목록에 템플릿을 추가한 결과

하나의 프레젠테이션에서 여러 디자인 옵션

프레젠테이션에서 개별 슬라이드를 디자인할 때 여러 템플릿을 사용할 수 있습니다. 이렇게 하려면 특정 슬라이드를 선택하고 원하는 템플릿을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 옵션을 선택합니다. 선택한 슬라이드에 적용. 이 명령을 사용할 수 없으면 다음 명령을 사용하십시오. 도구=>옵션=>편집그리고 그 지역에서 새로운 기능 비활성화체크 해제 여러 샘플(그림 43).

기본 템플릿이 아닌 프레젠테이션 슬라이드 디자인을 위해 생성한 템플릿을 사용하는 경우 찾아보기 링크를 클릭하고 이전에 생성한 프레젠테이션 템플릿을 선택하면 특정 슬라이드에 대한 새 템플릿이 자동으로 설치됩니다. 물론 다른 디자인 옵션의 사용을 금지하지 않는 한

쌀. 44. 자동 맞춤법 ​​검사 설정

데이터 파일을 사용하여 연락처 내보내기

생성된 모든 메시지, 약속, 작업 및 일기 항목은 로컬 컴퓨터의 데이터 파일에 저장됩니다. 이 데이터 파일은 개인 폴더 파일이라고 하며 확장자는 .pst입니다. 시스템을 다시 설치할 때 이 파일을 하드 드라이브 또는 CD의 별도 폴더에 쉽게 저장한 다음 다시 연결할 수 있습니다.

또한 PST 파일을 사용하면 다른 컴퓨터에서 연락처와 같은 정보에 액세스하거나 다른 사용자와 공유할 수 있습니다. 이렇게 하려면 가져오기 및 내보내기 마법사를 사용하여 데이터를 PST 파일로 내보내기만 하면 됩니다. 메뉴에서 열기 파일명령 가져오기 및 내보내기, 작업 옵션으로 선택 파일로 내보내기, 다음 창에서 PST 파일을 생성해야 함을 지정합니다(그림 45). 다음으로 폴더를 선택하십시오 콘택트 렌즈파일 저장 기능을 결정합니다 (그림 46). 버튼을 클릭 준비가 된그러면 연락처가 디스크에서 지정한 폴더에 저장되며 동일한 가져오기 및 내보내기 마법사를 사용하여 다른 컴퓨터에서 쉽게 연결할 수 있습니다. PST 파일을 연락처와 연결하는 것은 일반 PST 파일을 연결하는 것과 다르지 않습니다. 파일 위치를 잊지 않으려면 즉시 Outlook 데이터 파일 목록에 추가하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하려면 다음 명령을 사용하십시오. 파일=>데이터 파일 처리, 버튼을 클릭 추가하다생성된 PST 파일을 가리킵니다. 결과적으로 데이터 파일 목록에는 개인 폴더 외에도 생성한 연락처가 있는 파일도 나타납니다(그림 47).

쌀. 45. 생성할 파일 유형 결정

쌀. 46. ​​저장된 파일의 조건 결정

쌀. 47. 아웃룩 데이터 파일

근무 시간 계획

최종 결과는 작업이 얼마나 잘 계획되었는지에 따라 달라집니다. 작업 목록을 정렬하기 위해 Outlook은 어느 정도 도움이 되지만 특정 작업을 시작할 시간이 되었고 이미 기한이 지났다는 사실만 알려줍니다. 또한 Outlook은 작업을 다른 직원에게 재할당하고 실행을 제어할 수 있도록 합니다. 그리고 이것으로 대체로 작업 처리 측면에서 Outlook의 기능이 소진되었습니다.

그러나 많은 작업을 개략적으로 설명하는 것뿐만 아니라 모든 것이 제 시간에 완료되고 계획이 가능한 한 자동화되도록 계획하는 것도 매우 중요합니다. 특정 작업을 언제 완료할지, 마감일까지 완료할 수 있는지 여부, 제 시간에 작업을 완료하기 위해 작업을 시작하는 것이 가장 좋은 시기를 알아야 합니다.

계획이 얼마나 현실적인지 미리 평가할 수 있는 것이 좋습니다(주 근무 특성, 점심 시간의 가용성, 예정된 회의 등에 따라 다름). 또한 작업은 일정에 자동으로 나타나야 하며 작업 일정이 변경되면 일정 상태가 자동으로 업데이트되어야 합니다. 이 모든 작업은 Microsoft Outlook 2002/XP Taskline용 플러그인으로 수행할 수 있습니다( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, 쉐어웨어, 1.2MB)는 ResultsWare Limited의 편리하고 사용하기 쉬운 작업 관리자로 일정을 최적화할 수 있습니다.

플러그인 사용을 시작하기 전에 근무일의 특성에 따라 플러그인을 구성해야 합니다. 이렇게 하려면 버튼을 클릭하십시오. 태스크라인, 탭으로 이동 근무 주주중 근무일, 근무일의 시작과 끝, 사용 가능한 모든 휴식 시간(점심, 기술 휴식 등)을 표시합니다. 48.

쌀. 48. 스케줄링

그런 다음 앞으로 다가올 작업의 개요를 작성하십시오. 동시에 플러그인을 설치하면 작업 생성 창에 추가 탭이 나타납니다. 태스크라인, 작업의 예상 기간을 표시해야 하며 작업이 이미 시작된 경우 작업에 소요된 시간과 완료율을 표시해야 합니다(그림 49, 50).

쌀. 49. 작업 만들기

쌀. 50. 다음 주에 계획된 작업 목록

그런 다음 플러그인 테스트를 시작할 수 있습니다. 이렇게 하려면 버튼을 클릭하십시오. 태스크라인, 탭으로 이동 작업, 시작 시간을 지정하고(그림 51) 버튼을 누릅니다. 확인. 플러그인 작업의 결과는 예약된 작업 수, 총 실행 시간 및 작업 완료 기한에 대한 간략한 보고서입니다(그림 52). 동시에 프로그램은 작업의 모든 휴식 시간과 일정의 회의, 약속 등을 모두 고려하면서 가능한 한 최상의 방법으로 일정에 작업을 배치합니다(그림 53).

쌀. 51. 작업 분석 및 배포 시작 시간 결정

쌀. 52. 예정된 작업 목록에 대한 작업 라인 결론(이 경우 계획된 모든 작업을 정시에 완료할 수 있음)

쌀. 53. 캘린더의 작업 분배 결과

Microsoft Word는 텍스트로 작업할 때 다양한 자동화 방법을 제공할 수 있기 때문에 많은 사용자를 끌어들입니다. 그 중 하나는 자동 하이픈 연결입니다.

자동 하이픈 넣기를 설정하려면 " 형세" 장에서 " 페이지 설정" 물품을 고르시 오 " 하이픈 넣기” 그리고 열리는 목록에서 “ 자동».

이 경우 전송은 필요한 모든 위치에 배치되며 가능한 위치. 이렇게 하려면 하이픈 연결도 활성화할 언어의 사전을 설치해야 합니다. 그러나 Microsoft Word의 모든 공식 배포판에는 지원되는 모든 언어가 포함되어 있습니다.

자동 하이픈 연결의 중요한 기능은 갑자기 크기를 늘리거나 글꼴을 변경하거나 텍스트의 장식 요소를 추가하면 하이픈 연결이 자동으로 조정된다는 것입니다.

"By Width" 풀아웃을 선택하면 페이지는 일반적으로 잘 디자인된 책의 모양을 갖습니다.

또한 "-"와 줄 바꿈을 사용하여 문서에서 하이픈을 독립적으로 설정하지 않는 것이 좋습니다. 이를 위해 Word에서는 소프트 전송 기능을 사용합니다. 원하는 단어를 선택하고 커서를 놓고 "CTRL" + "-"를 누릅니다. 이제 필요한 경우 지정한 규칙에 따라 단어가 줄바꿈됩니다. 소프트 하이픈은 문서에 표시되지 않으므로 표시하려면 " 집" 장에서 " 절" 누르다 " 모든 문자 표시».

요점으로 돌아 가기 " 하이픈 넣기»를 클릭하고 « 수동”, 프로그램은 하이픈을 넣을 수 있는 모든 단어를 검색하고 이를 수행하는 방법에 대한 옵션을 표시합니다. 원하는 위치에 커서를 놓고 " 예».

마지막 항목은 최소 설정입니다. " 단어의 하이픈 넣기..."는 대문자로 쓰여진 단어에 하이픈을 별도로 포함시키는 역할을 합니다. 플래그가 없으면 예외가 발생합니다.

에 " 랩 존 폭» 래핑된 단어 저장소의 가장자리에서 페이지 프레임까지의 거리를 설정합니다.

« 최대 숫자…»는 선택한 조각 또는 전체 문서에 대해 자동 줄 바꿈이 반복되는 경우의 수를 제한합니다.

하이픈을 제거하려면 " 단락에서 필요합니다. 하이픈 넣기» 옵션 선택 « 아니다».

또는 모든 기호를 표시하는 활성화된 모드에서 수동으로 입력한 기호를 제거합니다. 너무 많으면 F5 버튼으로 호출되는 "바꾸기"기능을 사용할 수 있습니다.

바꾸기 탭에서 " 자세히>>» -> « 특별한", 고르다 " 소프트 전송' 공백 없이 빈 문자열로 바꿉니다.

Word 2003에는 자동 하이픈 넣기 기능도 있습니다. 그것은에 설치됩니다 서비스» -> « 언어» -> « 하이픈 넣기».