Formimi i një raporti të udhëtimit të punës, së bashku me dokumentet e tjera raportuese, është një pjesë e domosdoshme fazën përfundimtare mbështetje dokumentare e një udhëtimi pune.
SKIDA
Për çfarë është dokumenti?
Një udhëtim pune mund të shoqërohet me një sërë qëllimesh:
- zhvillimin e negociatave;
- lidhjen e kontratave;
- në distancë njësi strukturore;
- blerjet dhe shitjet e artikujve të inventarit;
- pjesëmarrja në seminare trajnuese;
- ngjarje trajnimi etj.
Në të njëjtën kohë, pavarësisht nga qëllimet, në bazë të rezultateve të udhëtimit, personi i dërguar duhet të hartojë dhe t'u dorëzojë autoriteteve një raport për përfundimin e detyrës.
Një raport udhëtimi pune është i nevojshëm nga të dyja palët në marrëdhënien e punës.
Bazuar në raport, menaxhmenti i ndërmarrjes ka mundësinë të përcaktojë se sa mirë punonjësi u përball me çështjet dhe detyrat që duhej të zgjidhte në një udhëtim pune. Kjo i lejon punonjësit të shmangë pretendimet e paarsyeshme në lidhje me rezultatet e pakënaqshme të udhëtimit.
Nuk duhet të harrojmë se, në bazë të raportit, menaxhmenti i kompanisë ose mund ta shpërblejë vartësin për një punë të mirë, ose ta ndëshkojë atë duke e imponuar masa disiplinore(për shembull, nëse rezultatet e një udhëtimi pune janë negative, me kusht që ato të kenë ndodhur për shkak të fajit të drejtpërdrejtë të punonjësit).
Kush e gjeneron raportin
Dokumenti përpilohet në emër të personit të dërguar. Në të njëjtën kohë, nënshkrimi (rezoluta) i personit që ka pranuar dokumentin duhet të jetë në formular. Nënshkrimi i këtij të fundit do të tregojë se raporti është pranuar për shqyrtim.
Çfarë duhet përfshirë në një raport udhëtimi
Për të shmangur vështirësitë gjatë përpilimit të raportit, para se të shkoni në një udhëtim pune, duhet të lexoni me kujdes detyrat e vendosura nga menaxhmenti.
Është e nevojshme që detyrat e udhëtimit të biznesit të zyrtarizohen me shkrim - në formën e një detyre shërbimi (nëse identifikohen ndonjë pikë të pakuptueshme, ato duhet të zgjidhen në vend).
Kështu, detyrat e personit të dërguar reduktohen vetëm në kryerjen e atyre funksioneve që do të tregohen në këtë dokument. Janë rezultatet e zgjidhjes së këtyre çështjeve që duhet të pasqyrohen në raport në radhë të parë. Nëse është e mundur, ato duhet të mbështeten nga letra shtesë mbështetëse.
Nëse gjatë udhëtimit punëdhënësi papritmas e konsideron të nevojshme të vendosë disa detyra shtesë për vartësin, ai patjetër do të duhet të pajtohet me të për mundësinë e zbatimit të tyre. Në këtë rast, punonjësi ka të drejtën e plotë t'i refuzojë ato.
Kur duhet bërë raporti?
Afatet për paraqitjen e raportit të udhëtimit të biznesit përcaktohen në baza individuale dhe varen nga karakteristikat e ndërmarrjes. Mesatarisht, kjo është tre ditë pune, por në çdo rast, kjo periudhë nuk duhet të kalojë një muaj nga momenti i kthimit të punonjësit nga një udhëtim pune.
Çfarë tjetër, përveç një raporti për udhëtim pune, duhet t'i dorëzoni punëdhënësit
Përveç raportit, udhëtari duhet të paraqesë në departamentin e kontabilitetit:
- raport paraprak (për shpenzimet e bëra në një udhëtim pune);
- fatura, çeqe, bileta udhëtimi, etj. dokumente që vërtetojnë pagesat;
- leje udhëtimi (nëse lëshohet).
Informacion i përgjithshëm në lidhje me raportin, veçoritë e dokumentit
Nëse keni qenë në një udhëtim pune për herë të parë dhe tani jeni përballur me detyrën e gjenerimit të një raporti në lidhje me të, dhe nuk e kuptoni shumë mirë se si ta shkruani atë, lexoni rekomandimet tona - ato do të jenë të dobishme për një raport të saktë. ideja se si duhet të duket ky dokument. Shikoni gjithashtu formularin e mostrës - mbi bazën e tij ju lehtë mund të hartoni raportin tuaj individual.
Para se të vazhdojmë me një përshkrim të hollësishëm të dokumentit, ne do të japim disa informacion i pergjithshem. Le të fillojmë me faktin se ky raport mund të shkruhet ose në një formë arbitrare, ose në një formë të unifikuar, ose, nëse organizata ka modelin e saj të dokumentit të miratuar në politikën e kontabilitetit, sipas llojit të saj. Mënyra e krijimit të një raporti duhet të tregohet në aktet lokale të kompanisë.
Raporti mund të shkruhet në një fletë të rregullt letre të çdo madhësie të përshtatshme (mundësisht A4) ose në letër - nëse kjo kërkesë është në dokumentet rregullatore të brendshme të ndërmarrjes. Mund ta shkruani me dorë dhe ta shkruani në kompjuter (me një printim të detyrueshëm pasues).
Pa kushte, duhet të respektohet vetëm një rregull - raporti duhet të përmbajë autografin e udhëtarit, personit që ka pranuar raportin (zakonisht drejtuesi i njësisë strukturore), si dhe drejtorit të ndërmarrjes (përveç nënshkrimit, ai duhet të vendosë vendimin e tij në raport).
Mënyra më e mirë për të shkruar një raport në dy kopje identike(nëse me dorë, atëherë është e mundur përmes një "kopje karboni"), njëra prej të cilave duhet t'i dorëzohet menaxhmentit, e dyta, për çdo rast, duhet të lihet me ju (pasi të keni bërë një shënim për pranimin e një kopjeje nga përfaqësuesi i punëdhënësit).
Modeli i raportit të udhëtimit
Së pari, një shpjegim i shkurtër i strukturës. Nëse shkruani një raport në formë të lirë (dhe kjo praktikë tani është shumë e përhapur), atëherë ndani mendërisht formularin në tre pjesë: fillimi, pjesa kryesore dhe mbarimi.
Fillimi - informacion në lidhje me vetë dokumentin (numri, vendi, data e përpilimit).
Blloku kryesor është vetë raporti, i cili përfshin:
- periudha e saj (data e fillimit dhe e përfundimit);
- arsyeja (këtu duhet të tregoni dokumentin në bazë të të cilit jeni dërguar në një udhëtim pune - kjo mund të jetë një ftesë nga një organizatë tjetër, një urdhër nga drejtori, etj.);
- qëllimi i udhëtimit (tregoni detyrat aktuale që menaxhmenti ka vendosur për ju);
- rezultatet e udhëtimit: sa më të detajuara, aq më mirë. Nëse, pas rezultateve të udhëtimit të biznesit, janë lidhur disa kontrata, janë marrë certifikata, etj. dokumentet, duhet të specifikoni numrin dhe datën e tyre.
Nëse është e nevojshme, mund të bashkëngjitni dokumente shtesë në formular, duke i vënë ato në dispozicion në raport si një artikull të veçantë. Në fund, dokumenti duhet të nënshkruhet dhe datohet në datën aktuale.
Punonjësit e secilës organizatë shkojnë periodikisht në një udhëtim pune në emër të kreut. Secila prej tyre ka një detyrë specifike për të përfunduar. Pas kthimit, punonjësi do të duhet të hartojë një raport për atë që është bërë gjatë udhëtimit të punës. Në këtë rast, një formular për caktimin e shërbimit (formulari T-10a) është i dobishëm. Le të zbulojmë se cilat rregulla për regjistrimin e tij janë të vlefshme në 2019.
Për çfarë është një detyrë?
Detyra e punës është dokument zyrtar. Vula "E nevojshme" u hoq prej saj në vitin 2013. Që nga ai moment, të gjitha aktet që u miratuan nga Roskomstat i Federatës Ruse me Rregulloren Nr. 1 të 01/05/2004 u bënë vetëm të rekomanduara për përdorim. Tani punëdhënësi mund të zhvillojë në mënyrë të pavarur forma më të përshtatshme të një raporti udhëtimi pune, por në të njëjtën kohë, duhet të respektohen të gjitha kërkesat e nevojshme të dokumenteve rregullatore.
Për të shmangur çështjet e diskutueshme pasi punonjësi të kthehet nga një udhëtim pune, punëdhënësi duhet të përpunojë qartë të gjitha pikat e detyrës. Është e pranueshme të hartohet një orar individual që tregon data specifike për ekzekutimin e udhëzimeve, të cilave punonjësi i dërguar duhet t'u përmbahet.
Shembull për detyrën e punës
Në ndërmarrje, drejtuesit e departamenteve, nën mbikëqyrjen e të cilit punonjësi që shkon në një udhëtim, punon, janë të angazhuar në përgatitjen e detyrave të punës. Në të kaluarën e afërt, për të dërguar një punonjës në një udhëtim pune, u hartua një paketë e tërë dokumentesh: një urdhër nga kreu, një certifikatë udhëtimi dhe një detyrë pune.
Procedura për dërgimin e punonjësve në udhëtime pune rregullohet aktualisht nga Kapitulli 24 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, si dhe me Dekretin e Qeverisë së Federatës Ruse nr. 749, me ndryshime dhe shtesa që kanë hyrë në fuqi në fillim të 2019.
Dhe, si pasojë e sa më sipër normë legjislative, një certifikatë udhëtimi dhe një detyrë pune kanë kaluar në kategorinë e dokumenteve të dëshirueshme, por jo të detyrueshme.
Detyra e shërbimit, kur lëshohet, ruhet në arkiv shërbimi i personelit organizim për 5 vjet. Nëse një punonjës është dërguar me një detyrë jashtë vendit, atëherë periudha e mbajtjes rritet me 2 herë.
Një detyrë shërbimi po përgatitet në 2 kopje. Njëra - për arkivin, tjetra direkt për punonjësin. Një kopje e detyrës nuk i dorëzohet departamentit të kontabilitetit, pasi të gjitha të dhënat për grumbullimin e shtesave të udhëtimit tregohen në urdhrin e udhëtimit të punës të punonjësit.
Së pari, drejtuesi i organizatës dhe drejtuesi i departamentit vendosin nënshkrime në dokumente, më pas punonjësi i dërguar në një udhëtim pune njihet me to. Dhe nëse ai pajtohet me të gjitha kushtet e specifikuara në detyrë, atëherë ai vendos nënshkrimin e tij më poshtë.
Detyra e marrë për një udhëtim pune mund të ngatërrojë edhe një punonjës me përvojë
Shërbimet e personelit ndonjëherë i bëjnë vetes pyetjen: a duhet të vendos vulën e organizatës në formularin e një detyre pune?
Këtu nuk ka asnjë përgjigje të vetme. Merrni parasysh rëndësinë e informacionit në një dokument. Punonjësit tuaj mund t'i duhet të paraqesë një formular për detyrën e punës për të përfunduar plotësisht detyrat e caktuara. Dhe printimi në këtë rast do të shtojë argument në dokument.
Vini re se në kokën e letrës "M.P." i pa shënuar. Për më tepër, printimi nuk është më një atribut i detyrueshëm i organizatës në tërësi. Prandaj, nëse organizata juaj nuk ka fare një vulë, atëherë nuk duhet të shqetësoheni fare për plotësimin e një printimi të tillë.
Cilin formular të plotësoni
Nëse disa punonjës shkojnë në një udhëtim pune menjëherë, mos u bëni shumë dembel për të plotësuar një detyrë pune për secilin. Urdhri për udhëtim pune mund të jetë një për të gjithë udhëtarët e biznesit.
Të gjitha kolonat në detyrë i nënshtrohen plotësimit të detyrueshëm. E njëjta gjë vlen edhe për kolonën "Raporti i udhëtimit". Ju mund të shkruani një raport mbi punën e bërë në një formë falas.
Raport i shkurtër i udhëtimit
Për të hartuar një raport udhëtimi pune, ligji unifikon një formular të veçantë T-10a. Siç u përmend më lart, me kërkesë të kreut, një ose një pjesë tjetër e formularit T-10a mund të modifikohet. Nëse pritet një përshkrim i zgjeruar i qëllimit të udhëtimit ose një raport udhëtimi, atëherë është më e këshillueshme që këto seksione të rriten në formular. Kjo do të sigurojë të gjithë informacionin e nevojshëm.
Nëse materiali i raportit të udhëtimit është i gjerë, atëherë plotësimi i formularit T-10a me një fletë informacioni nuk konsiderohet shkelje e ligjit. Askush nuk e anuloi formën arbitrare të raportit.
Pajtueshmëria me kërkesat për plotësimin e formularit: e detyrueshme apo jo?
Kjo pyetje bëhet nga oficerët e personelit kur ata dyshojnë në nevojën për të lëshuar një raport udhëtimi. Përgjigje: nga 8 janari 2019, nuk është e nevojshme të hartohet një raport.
Shumë organizata jashtë zakonit përdorin një grup standard dokumentet shoqëruese(urdhri, detyra dhe raporti). Ata janë shumë më të rehatshëm dhe të kuptueshëm. Por nuk mund të plotësoni një raport udhëtimi pune - kjo nuk do të bëhet shkelje.
Vështirësia është e ndryshme: autoritetet rregullatore ndoshta do të kontrollojnë të gjitha dokumentet e udhëtimit, sipas të cilave keni dërguar punonjësit në një udhëtim. Në fund të fundit, një punonjësi në një udhëtim pune i jepen para nën raport. Dhe shumat që janë shpenzuar për nevojat e organizatës dhe për qëllimet e tyre personale tatohen ndryshe. Këtu vijnë në ndihmë dokumentet mbështetëse (për shembull, çeqet). Dhe kjo formë do të jetë e dobishme, ku gjithçka është e shkruar qartë dhe qartë.
Lista e formularëve të unifikuar të aplikuar në ndërmarrje përpilohet dhe miratohet nga titullari. I gjithë ky informacion pasqyrohet në aktet ligjore vendore të një organizate të caktuar.
Nëse organizata përdor formularin T-10a, atëherë punonjësi duhet të përmbushë përgatitjen e raportit në 3 ditë.
Çfarë duhet të bëni: punonjësi nuk e përballoi detyrën zyrtare
Kujtojmë që punonjësi shkon në një udhëtim pune për shkak të nevojave të prodhimit. Dhe ai nuk është i detyruar të kthejë pagesat e përcaktuara me ligj për ushqimin, akomodimin, udhëtimin. Por të gjitha shumat që punonjësi ka marrë direkt për zgjidhjen e problemeve të udhëtimit do të duhet të kthehen.
Për ta bërë këtë, punonjësi që mbërriti nga udhëtimi i punës harton një raport me shkrim për udhëtimin e punës me një përshkrim të hollësishëm të secilës shumë të shpenzuar. Në radhë të parë - një shpjegim pse qëllimi i udhëtimit nuk u përmbush, duke treguar arsye objektive.
Cilat dokumente financiare t'i bashkëngjitni raportit
Sipas ligjit, një punonjës që është në një udhëtim pune merr para sipas raportit. Ato lëshohen menjëherë para nisjes. Pas mbërritjes nga një udhëtim pune, punonjësit i kërkohet të hartojë një raport paraprak. Në këtë ai ndihmohet nga një kontabilist.
Të gjitha dokumentet financiare pranohen për kontabilitet; çeqe, bileta, fatura, fatura të paguara (origjinale me vulë). Kontabilisti nuk do të marrë parasysh asnjë shënim të shkruar me dorë.
Mendimi i ekspertit
Maria Bogdanova
Me shume se 6 vite eksperience. Specializimi: e drejta e kontratave, ligji i punës, drejtë sigurimet shoqerore, e drejta e pronësisë intelektuale, procedura civile, mbrojtja e të drejtave të të miturve, psikologjia juridike
Nëse rregullorja e udhëtimit përmban një tregues që udhëtimi i punës i punonjësit duhet të shoqërohet me një detyrë pune, atëherë formulari duhet të plotësohet në çdo rast. Kjo vlen edhe kur informacioni i treguar në të do të kopjojë në thelb informacionin nga dokumente të tjera, tashmë të përpiluara.Çdo detyrë pune ka një grup kapitujsh të përcaktuar rreptësisht që ju lejojnë të plotësoni një dokument vetëm për një punonjës.
Kjo do të thotë se formulari standard T-10a nuk mund të përdoret për shumë punëtorë. Prandaj, hartohet një detyrë individuale për çdo person të dërguar.
Të gjitha dokumentet që llogaritari i konsideroi shfajësuese futen në kolona të veçanta ana e kundërt raport paraprak.
Në rastin e emetimit të valutës për një punonjës udhëtimi, shënimet bëhen në pjesën e përparme të raportit (kolona 1a) dhe në anën e pasme (kolona 6 dhe 8).
Pas rakordimit me departamentin e kontabilitetit, raporti paraprak miratohet nga drejtuesi i ndërmarrjes.
Sipas llogaritjeve përfundimtare, punonjësi që vjen vendoset me organizatën. Nëse ka fonde të papërdorura, ato depozitohen në arkën e ndërmarrjes. Në rastet kur një punonjës ka shpenzuar fondet e tij personale, shuma e rënë dakord i paguhet atij nga arka e ndërmarrjes ose në një llogari bankare.
Përgjegjësia e punonjësit për mospërputhjeSipas legjislacionit aktual, si punonjësi ashtu edhe drejtuesi duhet të respektojnë kërkesat e akteve vendore të kompanisë.Kështu, nëse organizata ka një "Rregullor për udhëtimet e biznesit", e cila përfshin një detyrë pune në listën e saj, atëherë punonjësit janë të detyruar të plotësojnë kolonat e saj.Në rast të refuzimit për të kryer detyrat e tyre, punonjësi, në përputhje me nenin 192 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, mund t'i nënshtrohet përgjegjësisë disiplinore.Plotësimi i pamjaftueshëm i linjave të kërkuara mund të konsiderohet si mospërfundim i detyrës së marrë për një udhëtim pune.
Detyrë pune për një udhëtim pune në 2015ranë në kategorinë e letrave opsionale kur bëni udhëtime pune. Nga materiali ynë, do të mësoni për procedurën e përfundimit të një detyre dhe mundësinë e përdorimit të dokumenteve që e zëvendësojnë atë.
Roli i punës
Që nga kohra të lashta, detyra zyrtare ka qenë një lidhje e detyrueshme në zinxhirin e regjistrimit të letrave të udhëtimit: në bazë të saj, u lëshua një urdhër, pas së cilës u shfaq një certifikatë udhëtimi - me të një punonjës i kompanisë shkoi në një udhëtim pune.
Informacioni kryesor i pasqyruar në detyrën e punës është qëllimi i udhëtimit. Plotësohet para se të dërgohet punonjësi në një udhëtim. Pas kryerjes së detyrës zyrtare, hartohet pjesa e dytë e dokumentit me titullin "Detyrë zyrtare për dërgimin në një udhëtim pune dhe një raport për zbatimin e tij", nga përmbajtja e të cilit bëhet një përfundim për efektivitetin e udhëtimin e punës së një punonjësi të shoqërisë dhe vlefshmërinë e shpenzimeve të udhëtimit.
Deri në vitin 2015, një mekanizëm i tillë bëri të mundur dokumentimin e çdo hapi të një punonjësi të dërguar dhe konfirmimin e shpenzimeve, të cilat ishin në përputhje me kërkesat e ligjit për kontabilitetin, datë 6 dhjetor 2011, nr. 402-FZ. Për qëllime kontabiliteti tatimor nuk ishte më pak e rëndësishme - kontrollorët gjithashtu nuk e injoruan shkallën e plotësisë së paketës "udhëtim" të dokumenteve.
E RËNDËSISHME!Detyrimi për dhënien e caktimit të punës ishte parashikuar në pikën 6 të Rregullores për udhëtimet e punës, të miratuara. Dekret i Qeverisë i datës 13 tetor 2008 Nr.749.
Ky sistem i mirë-krijuar dhe i provuar ndër vite i regjistrimit dhe grumbullimit të një grupi letrash "udhëtimi" është shkelur me Dekretin e Qeverisë së Federatës Ruse të datës 29 dhjetor 2014 nr. 1595, i cili bëri rregullime në Rregulloret mbi udhëtime pune.
Si rezultat, që nga janari 2015, të gjitha lidhjet (përveç porosisë), duke përfshirë detyrën zyrtare, janë zhdukur nga kompleti i mësipërm i "udhëtimit".
Opsioni alternativ
Zhdukja e një detyre shërbimi nga teksti i Rregullores për udhëtimet e biznesit nuk do të thotë aspak që një letër me këtë emër duhet të përjashtohet nga rrjedha e punës brenda kompanisë.
Për të organizuar një udhëtim pune, mund të përdorni ende të gjithë zinxhirin e dokumenteve të përshkruar më sipër. Kufizimi i vetëm: statusi i paketës së dokumenteve "udhëtim" ka ndryshuar - nuk mund të shërbejë më si konfirmim zyrtar as për faktin e një udhëtimi pune, as për shpenzimet e bëra në lidhje me këtë.
Një mashtrim i thjeshtë do t'ju ndihmojë të dilni nga kjo situatë - mund të modifikoni urdhrin për të dërguar një punonjës në një udhëtim pune (formulari i unifikuar T-9) duke përfshirë rreshtin "Qëllimi i udhëtimit" në të.
Njihuni me formën e dokumentit kryesor që dërgon një punonjës në një udhëtim pune në faqen tonë të internetit: shikoni materialin .
Por kushti duhet të respektohet: forma e urdhrit të zhvilluar më vete duhet të përcaktohet me një akt lokal, për shembull, Rregulloret e brendshme për udhëtimet e biznesit (pjesa 1 e nenit 8, pjesa 1 e nenit 22 të Punës Kodi i Federatës Ruse).
Si të përfundoni një detyrë
Nëse kompania vendosi të mos braktiste grupin e zakonshëm të dokumenteve të udhëtimit dhe të parashikonte formën e tyre në të brendshme akt lokal, procedura për lëshimin e një caktimi shërbimi do të përfshijë hapat e mëposhtëm:
- të marrë vendimin e drejtuesit për të dërguar punonjësin në një udhëtim pune;
- mbush gr. 1-11 të pjesës tabelare të detyrës;
- njohja e punonjësit që shkon në një udhëtim pune me detyrën e tij dhe qëllimin e udhëtimit.
Zakonisht, për të lëshuar një urdhër shërbimi, përdoret formë e unifikuar T-10a, pjesa kryesore e së cilës përfaqësohet nga një tabelë me 12 kolona.
Formulari kurorëzohet me informacione të përgjithshme: emrin e kompanisë, numrin dhe datën e detyrës. Në qendër të këtij dokumenti me një faqe është informacioni për punonjësin që shkon në një udhëtim pune (emri i plotë, numri i personelit, vendi i punës dhe pozicioni). Kolonat 3-8 i kushtohen vetë udhëtimit: ato përfshijnë emrin e destinacionit dhe kohëzgjatjen e udhëtimit (datat e fillimit, mbarimit dhe kohëzgjatjes).
Kolona 9 ka për qëllim të tregojë organizatën paguese. Në shumicën e rasteve, kjo është vetë kompania, punonjësi i së cilës dërgohet në një udhëtim pune. Në disa situata, specialistët e kompanisë mund të shkojnë në udhëtime pune me kërkesë (aplikim) të palëve të treta (klientë), atëherë rimbursimi i shpenzimeve të udhëtimit mund të përballohet nga klientët (ky kusht është i parashikuar në kontratë).
Kolona 10 "Arsyeja" plotësohet me detajet e urdhrit (udhëzimit) të menaxhmentit në një udhëtim pune ose mund të përmbajë formulimin "Plani i udhëtimit" (nëse udhëtimi kryhet sipas planit).
Kolona e plotësuar 11 përshkruan detyrën (qëllimin) e udhëtimit të biznesit, dhe këtu ndalon ekzekutimi i detyrës së biznesit derisa punonjësi i dërguar të kthehet në vendin e punës së përhershme.
Më pas, detyra e punës plotësohet nga vetë punonjësi - në kolonën 12, ai duhet të raportojë shkurtimisht për punën e bërë në një udhëtim pune.
Procesi i plotësimit të detyrës përfundon me nënshkrimin e këtij dokumenti nga punonjësi dhe drejtuesi, si dhe plotësimi i rreshtit “Përfundimi për përfundimin e detyrës”. Në këtë linjë, menaxheri jep një vlerësim të punës së bërë nga punonjësi në një udhëtim pune.
Shikoni një detyrë mostër në faqen tonë të internetit.
Rezultatet
Detyra e biznesit për një udhëtim pune përbëhet nga dy pjesë - udhëzimet e menaxhmentit dhe raporti i punonjësit për zbatimin e tij. Dokumenti është bërë opsional që nga viti 2015, por mund të përdoret për raportim të brendshëm brenda kompanisë.
Kompozoni raporti i udhëtimit të biznesit opsionale, por në shumicën e rasteve, menaxherët kërkojnë që ky dokument të lëshohet. Kërkesa kryesore për përgatitjen e tij është një përshkrim i qartë i detyrave të kryera dhe dëshmi dokumentare e veprimeve të tyre. Shembuj të gatshëm raportet e udhëtimit dhe më shumë dokumente të rëndësishme mund të gjenden në artikull.
Dokumenti hartohet drejtpërdrejt nga punonjësi i dërguar. Nëse disa punonjës shkojnë në një udhëtim menjëherë, secili prej tyre harton një letër të tillë ose person përgjegjës emëruar nga drejtuesi i grupit. Nevoja për përpilim përcaktohet nga kreu edhe para udhëtimit.
Zakonisht një raport bëhet nëse:
- Qëllimi i udhëtimit është i një rëndësie të madhe për organizatën.
- Ka mjaft detyra që i janë caktuar një punonjësi ose grupi.
- Qëllimet shoqërohen me shpenzime financiare, për të cilat hartohet një dokument i veçantë -.
- Detyrat kanë të bëjnë me nënshkrimin e dokumenteve me partnerët, të cilat gjithashtu duhet të raportohen.
Punimi dorëzohet së bashku me dokumente të tjera zyrtare dhe financiare (në departamentin e kontabilitetit):
- raport paraprak, i cili regjistron të gjitha shpenzimet e punonjësit në një udhëtim pune, praninë e tepricave;
- dokumentet e pagesës që konfirmojnë shpenzimet e bëra (çeqe, fatura, bileta udhëtimi, etj.);
- certifikatë udhëtimi (nëse është e disponueshme).
Shembull dhe rregullat për përpilimin e një raporti të udhëtimit të biznesit
Një formular specifik nuk është krijuar, kështu që punonjësi mund të hartojë një dokument në çdo formë ose në një letër të veçantë të kompanisë në përputhje me kërkesat e brendshme. Teksti duhet të përfshijë informacionin e mëposhtëm:
- Emri dhe pozicioni i dispeçerit.
- Emri i organizatës, dega ose nënndarja strukturore, departamenti i saj.
- Kohëzgjatja e udhëtimit të biznesit (numri i ditëve, diapazoni i datave);
- Qëllimi, objektivat e udhëtimit (të përcaktuara në bazë të një detyre pune).
- Takimet e mbajtura (emri dhe pozicioni i kolegëve, emri i ndërmarrjes).
- Rezultatet e arritura.
- Data e raportit.
- Nënshkrimi, transkripti i nënshkrimit (mbiemri, inicialet).
Gjatë përpilimit, mund të përdorni një formë të gatshme.
Ose përdorni mostrën, duke e rregulluar atë për t'iu përshtatur situatës suaj.
Një tjetër mundësi për një raport të gatshëm për një udhëtim pune është të njiheni me literaturën, të zhvilloni negociata, të nënshkruani marrëveshje qëllimi me partnerët. Të gjitha veprimet e punonjësit duhet të konfirmohen nga dokumentet përkatëse, të cilat janë të renditura në anekse.
Afati dhe procedura për dorëzimin e raportit të udhëtimit të punës
Përgatitja për një udhëtim pune fillon paraprakisht - udhëheqësi vendos qëllime dhe jep udhëzime me shkrim dhe me gojë. Arritja e këtyre qëllimeve, konfirmimi i detyrave të kryera duhet të pasqyrohet në raport.
Hapi 1. Përpilimi i një detyre pune
Edhe përpara se të dërgojë një punonjës në një udhëtim pune, menaxheri vendos qëllimet e udhëtimit, të cilat mund të regjistrohen me shkrim, në mënyrë që ato të transferohen më pas në raport. Si rregull, ato regjistrohen në një detyrë pune, e cila hartohet në formularin nr.T 10-a ose në çdo formë. Në fakt, ky punim pasqyron të njëjtin informacion si në raport - emrin e plotë të udhëtarit, datën e udhëtimit, qëllimet, etj.
Hapi 2. Përpilimi i një raporti udhëtimi
Atëherë punonjësi duhet të raportojë për arritjen e qëllimeve të vendosura dhe nuk mjafton thjesht të shkruhet "U krye". Si rregull, menaxheri kërkon një përshkrim të hollësishëm të veprimeve - për shembull: "Kanë mbajtur negociata me emrin e partnerit dhe nënshkroi një marrëveshje kuadër për bashkëpunim".
Raporti duhet të përgatitet menjëherë pas kthimit nga një udhëtim pune. Zakonisht për këtë jepen 3-5 ditë pune, pas së cilës punonjësi është i detyruar të raportojë te menaxheri. Periudha specifike varet nga rregulloret e kompanisë, por në çdo rast nuk duhet të kalojë 30 ditë kalendarike.
Dokumenti, si rregull, përpilohet në formë të shtypur, më rrallë në formë të shkruar me dorë. Punonjësit i rekomandohet të bëjë 2 kopje origjinale, njëra prej të cilave duhet t'i dorëzohet menaxherit dhe e dyta duhet të ruhet për sqarime të mundshme të çdo informacioni në lidhje me udhëtimin.
Hapi 3. Dorëzimi dhe miratimi i dokumenteve
Departamenti i kontabilitetit pranon dokumente financiare dhe prodhon llogaritjet e nevojshme. Menaxheri pranon raportin e udhëtimit dhe dokumentet e bashkëngjitura - negociatat e nënshkruara, fotot, videot, etj. Pas kësaj, raporti, nëse është e nevojshme, finalizohet dhe kalon miratimin përfundimtar.
Për të shmangur ripunimin, punonjësi duhet të shkruajë një raport në mënyrë të qartë në përputhje me qëllimet e përcaktuara, të cilat janë formuluar në detyrën e punës dhe/ose gojarisht. Dokumenti përpilohet sa më shkurt, çdo veprim konfirmohet nga dokumentet e bashkangjitura.
Pas një udhëtimi pune, një punonjës duhet të zyrtarizojë rezultatet e tij dhe të listojë shpenzimet, duke i shoqëruar ato me dokumente mbështetëse. Për ta bërë këtë, ai plotëson dy lloje raportesh: një paradhënie për koston e një udhëtimi pune (për kontabilitet) dhe një raport për përfundimin e një detyre udhëtimi pune (për menaxhim). Atyre ua bashkëngjit të gjitha dokumentet që lidhen me udhëtimin.
Si të raportoni një udhëtim pune
Aktualisht, legjislacioni parashikon vetëm një lloj raporti të detyrueshëm - paradhënie. Është e nevojshme për të shlyer fondet e lëshuara për punonjësit për një udhëtim pune. Në të, punonjësi raporton për shpenzimet e tij gjatë udhëtimit. Nëse shpenzimet e tij janë më shumë se parapagimi i marrë, punonjësi paguhet shtesë për një udhëtim pune, nëse më pak, ai duhet t'i kthejë ato.
Shpenzimet e udhëtimit përfshijnë:
- - ky lloj shpenzimi përcaktohet me rregullore dhe ka një shumë fikse për udhëtime brenda territorit të Federatës Ruse ose jashtë saj.
- Shpenzimet e udhëtimit - përfshin blerjen e biletave për në dhe nga destinacioni dhe kthimi në vendin e punës, pagesën e shpenzimeve për udhëtimin me makinë në pronësi të një punonjësi të postuar (blerja e benzinës, sigurimi kur udhëtoni jashtë vendit).
- Shpenzimet e jetesës - pagesa e një hoteli ose marrja me qira e një vendi për të jetuar.
- Shpenzimet e përfaqësimit - kjo përfshin pagesën për suvenire, shpenzimet e nevojshme për të përfaqësuar interesat e shoqërisë.
- Shpenzime të tjera - pagesa e llojeve të tjera të shpenzimeve që lidhen me një udhëtim pune, për shembull, kur udhëtoni jashtë Rusisë, kjo mund të jetë pagesa për viza, sigurim, marrja e lejeve të nevojshme, etj.
Kostot e udhëtimit dhe akomodimit duhet të dokumentohen.
Pa dokumente parësore, departamenti i kontabilitetit nuk do të pranojë raportin paraprak dhe nuk do t'i rimbursojë punonjësit për shpenzimet. Prandaj është e nevojshme të mbahen bileta të ndryshme, çeqe, marrëveshje qiraje etj.
Lloji i dytë i raportit që mund të kërkohet nga një punonjës është një raport progresi. Në këtë dokument, punonjësi raporton për zgjidhjen e detyrave të përcaktuara në urdhrin ose detyrën e punës për udhëtimin. Një raport i tillë udhëtimi përmban rezultatet e një udhëtimi pune, dhe në rast të mos përmbushjes ose përmbushjes së pjesshme të qëllimeve, një tregues të arsyeve që penguan ekzekutimin e detyrës.
I bashkëngjiten edhe dokumente të ndryshme ose kopje të tyre, të cilat vërtetojnë përmbushjen e porosisë. Megjithatë, shumica e tyre nuk janë financiare. Bëhet fjalë për kontrata të lidhura gjatë udhëtimit, certifikata ose diploma të marra, akte etj.
Është e nevojshme të lëshohet një raport udhëtimi vetëm nëse prania e tij është për shkak të brendshëm dokumentet normative kompanitë.
Në rast të dështimit për të përfunduar detyrën, ky dokument mund të bëhet bazë për caktimin e një udhëtimi tjetër pune ose zgjidhjen e çështjes së ndëshkimit të punonjësit nëse udhëtimi ishte i pasuksesshëm për fajin e tij.
Koha e të dy raporteve të udhëtimit mund të jetë e ndryshme. Për raportimin paraprak, afati është tre ditë pune pas kthimit nga udhëtimi.
Një raport për caktimin e punës mund të sigurohet gjithashtu brenda tre ditëve, por punëdhënësi ka mundësinë të caktojë një kornizë kohore të ndryshme për të.
Periudha maksimale për plotësimin dhe dorëzimin e këtij lloj raporti tek menaxheri nuk duhet të kalojë një muaj nga data e përfundimit të udhëtimit.
Përgatitja e një raporti paraprak
Ekziston një formë e miratuar e raportit paraprak AO-1 (Rezoluta nr. 55 e Goskomstat, datë 1 gusht 2001). Ai përbëhet nga dy pjesë. Pjesa e parë përmban:
Në anën e pasme, punonjësi që plotëson raportin paraprak tregon çdo shumë të shpenzuar dhe informacion në lidhje me dokumentin që e konfirmon atë.
Në fund të raportit, punonjësi i kthyer nga një udhëtim pune vendos nënshkrimin e tij.
Të gjitha dokumentet për shpenzimet duhet të jenë origjinale, nuk lejohen kopje.
Nëse është zakon që kompania të përgatisë një raport udhëtimi për menaxhim, një kopje e dytë e këtij dokumenti duhet t'i bashkëngjitet edhe raportit paraprak.
Raporti i udhëtimit të biznesit për menaxhimin e kompanisë
Ky lloj raporti ka qenë më parë i detyrueshëm, por që nga viti 2015 përdorimi i tij është lënë në diskrecionin e menaxhmentit ose pronarit të organizatës. Forma e saj duhet të miratohet në politikën kontabël të ndërmarrjes.
Shkarkoni mostrën e raportit të udhëtimit të biznesit që është i përditësuar për vitin 2018.
Përveç përshkrimit të vetë udhëtimit të punës dhe rezultateve të tij, ky dokument shërben edhe si konfirmim i vendndodhjes së punonjësit në Koha e punes dhe përmbushjen e detyrave që i janë ngarkuar.
Në dokumentet e brendshme të kompanisë mund të parashikohen edhe rastet kur nuk ka nevojë të plotësohet një raport udhëtimi.
Për shembull, kur punonjësit dërgohen të nënshkruajnë një dokument në emër të kompanisë ose të marrin një certifikatë të nevojshme për të vazhduar punën. Qëllimi i udhëtimit konsiderohet i përfunduar nëse punonjësi ka sjellë dokumentin e nevojshëm.
Në rast të mospërmbushjes së plotë ose të pjesshme të detyrave zyrtare, krahas raportit të udhëtimit, punonjësi duhet të shkruajë një memorandum ku të përshkruajë arsyet e mospërmbushjes.
Bazuar në rezultatet e shqyrtimit të të dy dokumenteve, menaxhmenti merr një vendim për nevojën për një udhëtim të dytë dhe shkallën e fajit të punonjësit për dështimin për të kryer detyrën.
Nëse disa punonjës janë dërguar në një udhëtim pune, ata mund të hartojnë një raport të vetëm udhëtimi dhe të veçantë. Në këtë rast, gjithçka do të varet nga qëllimet e udhëtimit.
Për shembull, punonjësit që u dërguan për të marrë pjesë në një ekspozitë ose seminar shkruajnë një raport të përbashkët mbi ngjarjen e ndjekur dhe punonjësit që vendosin detyra të ndryshme në kuadër të një udhëtimi, të raportojë secili nga ana e tij - avokatë për kontratat e lidhura dhe inxhinierë për instalimin ose inspektimin e pajisjeve të dorëzuara.
Ky dokument mund të jetë në letër ose në në format elektronik. Kur e harton atë në letër, punonjësi printon dy kopje të dokumentit, njërën prej të cilave e mban.
Nëse kompania ka miratuar një sistem të menaxhimit elektronik të dokumenteve dhe punonjësit kanë nënshkrimet elektronike, raporti mund të përpilohet dhe dërgohet në mënyrë elektronike. Ky formular është shumë i përshtatshëm nëse disa punonjës të departamenteve të ndryshme janë dërguar në një udhëtim pune.
Pas miratimit të raportit, ai regjistrohet, një kopje i bashkëngjitet raportit paraprak, nëse kjo parashikohet në politikën e kontabilitetit.
Pas kthimit nga një udhëtim pune, punonjësi plotëson një raport për ekzekutimin e detyrave që ishin qëllimi i udhëtimit. Ajo tregon:
Si dokumente mbështetëse për një raport udhëtimi pune, mund të bashkëngjitni kontrata, akte, marrëveshje, certifikata, certifikata, etj. Në vetë raportin, ato tregohen nga një listë aplikimesh.
Një përshkrim i shkurtër i qëllimeve dhe objektivave është marrë nga detyra e punës, si dhe dokumenti justifikues për nevojën për të dërguar një punonjës.
Seksioni i raportit të progresit përfshin takimet e mbajtura, fazat e punës në detyrë.
Për shembull, kur kryeni një inspektim të pajisjeve të dorëzuara si pjesë e shërbimit të garancisë, mund të përshkruani punën në secilën njësi ose makinë.
Rezultatet e udhëtimit përmbajnë informacion mbi rezultatet e zbatimit të udhëzimeve të caktuara, si dhe rekomandime dhe propozime të ndryshme.
Për shembull, pas një udhëtimi në ekspozitë ndërkombëtare një punonjës mund të propozojë ndryshimin e kushteve të kontratave me klientët e organizatës për t'i bërë ata më fitimprurës se ato të firmave konkurruese. Ose propozoni futjen e një sistemi më të avancuar për vlerësimin e cilësisë së produktit, uljen e kostove, blerjen e pajisjeve moderne, etj.
Në këtë pjesë, ju gjithashtu mund të tregoni shkurtimisht arsyet e mospërmbushjes së detyrës dhe t'i lëshoni plotësisht ato me një memorandum.
Për shembull, një punonjës u sëmur gjatë një udhëtimi pune, por nuk e zgjatën periudhën e tij për kohëzgjatjen e sëmundjes, sepse ishte e nevojshme prania e punonjësit në vendin e punës. Në këtë rast, në rezultatet e udhëtimit, mund të tregoni se nuk ishte e mundur të përfundonte plotësisht punën e parashikuar nga qëllimet e udhëtimit për shkak të pushim mjekësor, dhe në të ardhmen është e nevojshme të dërgoni punonjësin në një udhëtim të dytë pune.
Shembull i raportit të udhëtimit
MIRATOJE
Drejtori i SH.PK "Svetplus"
R. D. Inokentiev (nënshkrimi)
Raporti i udhëtimit
Punonjësi: Zëvendës Shefi i Departamentit të Marketingut A. Z. Prokofiev
Udhëtim pune: në Minsk, Republika e Bjellorusisë, nga 14.06.2018 deri më 18.06.2018
Qëllimet dhe objektivat e udhëtimit: pjesëmarrja në ekspozitën-panairin ndërkombëtar "Promexpo - 2018", i cili u mbajt nga data 15.06.2018 deri më 17.06.2018, mirëmbajtja e një stende informative me mostrat e produkteve, eksplorimi i mundësive për të hyrë në të reja. tregjet e shitjes, prezantimi i produkteve tek konsumatorët potencial.
Përmbushja e detyrës: gjatë pjesëmarrjes në ekspozitën "Promexpo - 2018", unë, Prokofiev A. Z., kryem punën e mëposhtme.
U organizua një stendë ekspozite me transmetim të vazhdueshëm të videove reklamuese për produktet tona, si dhe shpërndarja e katalogëve dhe broshurave me informacione kontakti dhe një përshkrim të detajuar të produkteve tona.
Gjatë konferencës së ekspozuesve, u zhvillua një prezantim i mostrave më të fundit të produkteve të prodhuara, si dhe një vlerësim kompanitë reklamuese dy nga konkurrentët tanë (materialet janë bashkangjitur në një flash drive).
Në kuadër të ekspozitës-panairit, në një seminar morën pjesë përfaqësues të agjencisë së mirënjohur të marketingut Magicmade, zhvillimet e fundit në fushën e marketingut strategjik dhe përdorimit të internetit.
Janë mbajtur takime me konsumatorët e mundshëm produkte nga 7 vende.
Rezultatet e udhëtimit të biznesit: marrëveshjet paraprake për furnizimin e produkteve u lidhën me tre kompani (transferuar në shërbimin ligjor), për të vlerësuar efektivitetin e mjeteve të reja në promovimin e produkteve, u prezantua një paketë propozimesh nga një agjenci reklamash. Për të analizuar produktet e firmave konkurruese në departamenti teknik ofrohen katalogë me karakteristikat e mallrave të prodhuesve të tjerë. Pas kthimit nga një udhëtim pune, është planifikuar trajnim për punonjësit e departamentit të marketingut me studimin e praktikave më të mira në promovimin e produkteve në nivel ndërkombëtar.
