Power Point-ga so'zlarni o'rash. Taqdimotlardagi boshqa xatolar

• Xato 1. Slayd foni taqdimot mavzusiga mos kelmaydi. Va biz, masalan, qayin va qo'ziqorin fonida Rossiyadagi inqiloblar haqidagi taqdimotni ko'ramiz.
• Xato 2. To'plamga kiritilgan fondan foydalanilgan. PowerPoint dasturlari. PowerPoint dasturi mavjud bo'lgan ko'p yillar davomida minglab odamlar standart shablonlardan foydalanganlar, o'zlarining taqdimotlarini Internetda nashr etishgan va nutqlarda namoyish etishgan. Ushbu andozalar allaqachon tinglovchilardan charchagan.

Yechim: Standart shablonlardan voz kechish yaxshiroqdir. Internetda siz ko'plab yangi qiziqarli andozalar va fonlarni topishingiz mumkin (masalan, bizning veb-saytimizda mingga yaqin fon mavjud -).

Fon rasmida taqdimot mazmuniga mos kelmaydigan elementlar bo'lmasligi kerak. Fon uchun pastel yoki sovuq ranglardan foydalanish yaxshiroqdir (binafsha, ko'k, ko'k, ko'k-yashil, yashil), qizil va oq ranglardan qochish kerak.

• Xato 3. Juda yorqin va faol taqdimot foni. Bunday fon, birinchidan, slayddan olingan axborotni idrok etishga xalaqit beradi, ikkinchidan, tinglovchilarni charchatadi.

Yechim: Agar fon yorqin rasm bo'lishi kerak bo'lsa, unda uning yorqinligini kamaytirish yaxshiroqdir. Buning uchun to'rtburchaklar shaklini tanlang ( Kiritmoq — raqamlar — To'rtburchak), u bilan butun slaydni yoping va uning uchun shaffofligi 50% bo'lgan oq plomba tanlang (siz boshqa foizdan foydalanishingiz mumkin) va chegaralarni olib tashlang ( Format — to'ldirish raqamlar — Boshqa ranglar quyish- oq va shaffoflik 50% — OK, Sxema raqamlar- kontur yo'q).

Fon rasmi kamroq faollashadi.

Yoki slaydga rasm qo'shganda darhol shaffoflikni o'rnating.

• Xato 4. Mos kelmaydigan ranglardan foydalanish, slaydlarni loyihalash uchun yagona uslubning yo'qligi.

Ushbu misolda bitta taqdimotda bitta slayd katta shrift va chapga tekislashdan foydalanadi, ikkinchisi esa kichik shrift va kenglikda asoslash.

Yechim: Bo'lim yoki butun taqdimotni loyihalashda siz bitta uslubga rioya qilishingiz kerak. Rang sxemasi uchta asosiy rangdan oshmasligi kerak (albatta, istisnolar mumkin): fon — sarlavha — Asosiy matn. Mavzu ranglarini quyidagicha o'zgartirish mumkin: Dizayn — Ranglar- taklif qilingan to'plamdan sxemani tanlash mumkin yoki siz o'zingizning ranglaringizni o'rnatishingiz mumkin: Yaratmoq yangi ranglar sxema.

• http://colorscheme.ru/ — rang g'ildiragi yordamida ranglarni tanlash va rang sxemalarini yaratish.

• http://color.romanuke.com/ - fotosuratlar asosidagi ranglar palitrasi to'plami (soyalar tanlovi mavjud: issiq, sovuq, pastel va kontrast).

Matn mazmuni bilan bog'liq xatolar

• Xato 5. Slayddagi ortiqcha matn, slaydga tuzilmagan matnni joylashtirish, manbadan olingan matn muallif tomonidan qayta ishlanmagan holda.

Yechish: Slayddagi matn qisqa va lo‘nda bo‘lishi, ma’ruzachi taqdimotini takrorlamasligi kerak. Tezislar slaydga joylashtirilishi kerak.

Agar taqdimot boshqa odamlar tomonidan foydalanish uchun mo'ljallangan bo'lsa, unda slayd qaydlarida kerakli ma'lumotlarni ko'rsatishingiz mumkin - bu eslatmalar taqdimot foydalanuvchilariga u bilan ishlashda yordam beradi.

• Xato 6. Slaydga katta hajmdagi ma'lumotlarni joylashtirishga urinish slayd maydonining 90% dan ko'prog'ini ishlatadi.

Yechim: slaydning chetidan tarkibga (matn va rasmlar) chekinishlarni qoldiring. Slaydning 20% ​​bo'sh bo'lishi kerakligi haqidagi qoidaga rioya qilishga harakat qiling.

Slayd tayyor ko'rinishga ega bo'lishi uchun siz uni fon sifatida ishlatishingiz mumkin - fon ramkasi.

Bu erda matn ham ramka chegarasidan tashqariga chiqadi - o'lchamini o'zgartirish dastagini o'ngga siljitish orqali matn kiritish maydonini qisqartirish kerak edi.

Matn juda katta, deyarli ramkaga tushadi. Uni kamaytirish kerak.

• Xato 7. Barcha matn BOSHQA harflar bilan yozilgan. Ushbu matnni o'qish qiyin.

Yechim: ona tilingizda bo'lgani kabi matnning an'anaviy imlolaridan foydalaning: jumlaning birinchi harfi katta, qolganlari kichik harflar bilan yoziladi. Nuqta gap oxirida qo'yiladi.

• Xato 8. O'qib bo'lmaydigan shriftlardan foydalanish, ayniqsa asosiy matn shrifti sifatida. Tartibda shriftlarning o'qilishi kabi narsa mavjud. Shrift shunday bo'lishi kerakki, o'quvchi matnni tezda, qiyinchilik va noqulayliksiz o'qiy oladi. Kitoblarda, gazetalarda, jurnallarda aynan mana shu shriftlar qo'llaniladi - biz ularga o'rganib qolganmiz va ularni osongina o'qiymiz. Biroq, o'qish qobiliyati past bo'lgan minglab shriftlar mavjud - ular qiziqarli, chiroyli, lekin sarlavhalar uchun mo'ljallangan va, ehtimol, reklama, dizaynda foydalanish uchun.

Yechim: Agar maqsad taqdimot yaratildi- "voy effekti" yaratish uchun emas, balki ma'lumot berish uchun, keyin faqat an'anaviy, barchamizga tanish shriftlardan foydalaning. Matn uchun "sans serif" shriftlaridan (Arial, Tahoma, Verdana va boshqalar) foydalangan ma'qul, shuni yodda tutingki, serif shriftlari (Times oilalari va boshqalar) masofadan turib o'qish qiyin.

Sans serif shrift va serif shrift. Serif shrifti taqdimotlarda o'qish qiyin, lekin hujjatlar uchun yaxshi ishlaydi

Alohida ta'kidlanishi kerak bo'lgan kichik matn uchun kursivdan foydalanish kerak, lekin alohida so'zlar va iboralarni qalin qilib ajratib ko'rsatish yaxshiroqdir. Taqdimotlardagi tagiga chizilgan matn foydalanuvchi tomonidan , ya’ni taqdimotni boshqarishni qiyinlashtirgani uchun tagiga chizilganidan foydalanmagan ma’qul.

Sarlavhalar uchun, matn o'qilishi mumkin bo'lsa, dekorativ shriftlardan foydalanishingiz mumkin.

Asosiy matnning shrifti sarlavhaning shrift o'lchamidan kichikroq bo'lishi kerak.

• Xato 9. Qo'shimcha va etishmayotgan davrlar, bo'shliqlar, qavslar va boshqalar. imlo xatolari.

• Sarlavha oxirida nuqta yo'q.
• Gap oxirida nuqta qo'yiladi, keyin bir bo'sh joy, keyin keyingi gap.
• Taqdimot matnidagi qo'shtirnoqlar bir xil bo'lishi kerak - agar siz tirnoq belgilarini tanlagan bo'lsangiz, unda taqdimotda faqat ulardan foydalaning (tirnoq belgilarining turlari: "", "", "", "").
• Ochilish qavs yoki tirnoq belgisidan keyin bo'sh joy qolmaydi, matn darhol keladi. Yopuvchi qo'shtirnoq yoki qavs oldidan bo'sh joy qolmaydi, matndan keyin darhol tirnoq yoki qavs qo'yiladi. Yakunlovchi tirnoq yoki qavsdan keyin yoki nuqta qo'ying (agar gapning oxiri bo'lsa), vergul yoki bo'sh joy, so'ngra matn.

• Barcha so'zlar orasida bitta bo'sh joy bo'lishi kerak.
• Barcha tinish belgilaridan keyin keyingi matn boshlanishidan oldin bo'sh joy bo'lishi kerak.

• Taqdimot davomida yo bilan so'zlar bo'lishi kerak yo yoki e.
• Turli sahifalarda turli xil ro'yxat belgilari.

Birinchi holda, markerlar tasdiq belgilari, ikkinchi holatda kvadratchalardir.

• Taqdimot davomida ro'yxatlar ro'yxatdagi har bir elementdan keyin bir xil tinish belgilariga ega bo'lishi yoki umuman bo'lmasligi kerak. Masalan, ro'yxatning har bir bandidan keyin nuqta-vergul, oxiriga nuqta qo'ying.

Birinchi holda, ro'yxatning har bir elementidan keyin nuqta bor, ikkinchi holda, yo'q

• Ba'zi slaydlarda qizil chiziq bor, boshqalarda esa yo'q. Taqdimotda qizil chiziqdan umuman foydalanmaslik yaxshiroqdir.

Xuddi shu taqdimot: har xil shrift o'lchami.
Bir slaydda mavjud, ikkinchisida yo'q.

Taqdimotda tasvirlardan foydalanish bilan bog'liq xatolar

• Xato 10. Shakllarning, matnning slayd qirralariga yoki bir-biriga nisbatan tekislanishi yo'q. Dizaynning e'tiborsizligi.

Slayddagi ob'ektlar tekislangan bo'lishi kerak. Keyingi slaydda xatolik bor: bir xil to'rtburchaklar slaydning chetidan va bir-biridan turli masofalarga ega.

Yechim: Ushbu xatoni tuzatish uchun siz hizalama xususiyatidan foydalanishingiz kerak. Kerakli to'rtburchaklarni tanlang (tugmachani bosing CTRL ) Format — tekislash — Slaydga tekislang(bu holda shakllar slaydning chegaralari va markaziga to'g'ri keladi) yoki Tanlangan ob'ektlarni tekislang(bu holda ob'ektlar bir-biriga mos keladi). Hizalama turini tanlagandan so'ng, uning parametrlarini o'rnatishingiz kerak (chap, o'ng, yuqori yoki pastki, markaz, gorizontal yoki vertikal ravishda taqsimlang).

• Xato 11. Slayddan slaydga slayddagi bir xil elementlar siljiydi.

Quyidagi misolda bir xil elementlarga ega ikkita slayd ko'rsatilgan: taqdimotni yakunlash tugmasi, Javob sarlavhasi va slayd sarlavhasi. Siz bir xil elementlarning siljishini va slaydning chetlaridan turli masofalarda joylashganligini sezishingiz mumkin. Bunday bo'lmasligi kerak.

Yechim: Ushbu xatolikka yo'l qo'ymaslik uchun siz birinchi slaydni yaratishingiz kerak, unga kerakli elementlarni joylashtiring. Shundan so'ng siz:

• slaydni nusxalash (agar ikkala slayd ham ko'rib chiqilgan misoldagi kabi bir xil yukni ko'tarsa) va keyin har bir yangi slaydni o'zgartirib, bir xil elementlarni o'z joylarida qoldirish;
• yoki ikkinchi slaydni yarating, keyin birinchi slaydda kerakli ob'ektni tanlang, uni nusxalang va keyin ikkinchi slaydga joylashtiring. Ob'ekt slaydning chetlaridan bir xil masofada kiritiladi, ya'ni. harakatlanmaydi. Boshqa narsalar bilan ham xuddi shunday qilish kerak.
• Xato 12. Tasvir nisbatlarining buzilishi. Tasvirlardan foydalanish turli uslub bitta slaydda (fotosuratlar va chizma, ramkali va ramkasiz, fonli va fonsiz tasvir).

Rasm "tekislangan".

Turli balandlikdagi rasmlar. To'g'ri rasmning oq ramkasi o'chirilmagan (taqdimot foni sifatida oq rangni tanlash mumkin edi, keyin rasmning oq ramkasi ko'rinmaydi).

Yechim: Rasmning burchaklarida joylashgan tutqichlarni sudrab tasvir hajmini o'zgartirishingiz kerak; tasvirning yon tomonlarida joylashgan tutqichlar yordamida o'lchamini o'zgartira olmaysiz.

• Xato 13. Rasm ramkalari taqdimot mavzusiga yoki uning uslubiga mos kelmaydi.

Yechim: Tasvir atrofidagi kichik ramka chiroyli effekt yaratadi, ramkali tasvir tugagan ko'rinishga ega. Lekin keyingi slayd misolidagi birinchi rasmda bo'lgani kabi "motam" ramkalaridan foydalanmang. Shuningdek, slayddagi ma'lumotlarni idrok etishga xalaqit beradigan tasvirni aks ettirish effektlaridan foydalanmaslik kerak.

• Xato 14. Tasvir "burchakli".

Yechim: Rasmni slaydning chetiga yoki burchagiga qo'ymang. Slaydning chetlaridan rasmga chekinish (matnni joylashtirishdagi kabi). Agar rasmni slaydning burchagiga kiritish kerak bo'lsa, u holda vertikal va gorizontal qirralardan bir xil masofaga orqaga qadam qo'yish yaxshiroqdir. Shuningdek, slaydda matn bo'lsa, rasmni slaydning markaziga qo'ymaslikka harakat qiling.

Agar rasm odamning portreti bo'lsa, uni ko'z slaydning chetiga emas, balki matnga qaratilishi uchun joylashtirish yaxshiroqdir. Bu slaydga tugallangan ko'rinish beradi.

• Xato 15. Slaydga bir nechta tasvirlarni ko'rish qiyin bo'ladigan tarzda joylashtirish. Ikki yoki hatto 10 ta rasmni slaydga joylashtirish, agar u taqdimot mantig'iga zid bo'lmasa, qabul qilinadi: masalan, bosilganda tasvirlar kattalashtirilsa yoki bular tugma tasvirlari bo'lsa. Biroq, agar rasm slaydning asosiy mazmuni bo'lsa, u bilan birga ish olib borilmoqda va aynan ma'lumot yukini ko'taradi, u katta bo'lishi kerak.

Yechim: Agar rasm slaydning asosiy mazmuni bo‘lsa, har bir slaydga bittadan rasm qo‘shing. Agar bir nechta rasmdan foydalanish kerak bo'lsa, bir nechta slaydlar yarating. Yoki bitta slaydga bir nechta rasmlarni joylashtiring, lekin rasmni bosganingizda tasvir to'liq ekranda ochiladi.

Taqdimotlardagi boshqa xatolar

• Xato 16. Tugmalar va giperhavolalar ishlamaydi. Ba'zida taqdimotni ko'rish rejimida giperhavola tugmasidan foydalanish mumkin bo'lmagan vaziyat yuzaga kelishi mumkin - u faol emas. Bu shunchaki taqdimot muallifining e'tiborsizligi tufayli sodir bo'lishi mumkin - ular havolani o'rnatishni unutishgan. Ammo havola tugmasi (pastki qatlam) yuqori qatlam - boshqa rasm yoki matn bilan qoplangan va shuning uchun ishlamasligi ham mumkin. Buni sichqoncha kursori tugma markazida barmoq bilan (giperhavola kabi) qo‘lga aylanmay, tugma chetlari atrofida o‘zgarganda ko‘rish mumkin.

Yechim: Birinchi holda, taqdimotning barcha havolalari va barcha tugmachalarini tekshiring. Ayniqsa muhim holatlarda, taqdimotni boshqa kompyuterlarda sinab ko'ring.

Tugmachani boshqa ob'ektlar bilan qoplash muammosini hal qilish uchun shovqin qiluvchi ob'ektni fonga o'tkazish kifoya. Buni amalga oshirish uchun rasmni o'ng tugmasini bosing va kontekst menyusidan tanlang Ko'chirish orqaga. Endi tugma ishlaydi.

• Xato 17. Rasmlar va matnlarning manbalari ko'rsatilmagan. Birovning ishidan foydalanish va muallifni ko'rsatmaslik yomon shakldir.

Yechim: biz mavzu bo'yicha tayyorladik. Saytdagi materiallar mualliflarining 80% dan ortig'i ma'lumot manbalarini noto'g'ri ko'rsatadi va bu haqda bilishmaydi.

• Xato 18. Haddan tashqari animatsiya, animatsiya taqdimotga xalaqit berganda. Taqdimotga animatsiya qo'shganda siz minimalizm tamoyiliga amal qilishingiz kerak. Animatsiya matnni o'qishga xalaqit bermasligi, rang-barang bo'lishi kerak.

Yechim: Siz miltillovchi animatsiyani, shuningdek, tez aylanishni tanlamasligingiz kerak. Bularning barchasi charchatadi, bezovta qiladi va ko'rish va asab tizimiga katta yuk beradi. Qo'shimcha animatsiya foydasiz. Ovoz effektlari va faol animatsiya bilan slaydlarni o'zgartirishga hamroh bo'lmaslik yaxshiroqdir. Qaysi effektlar avtomatik ravishda paydo bo'lishini va qaysi birini bosish haqida o'ylashingiz kerak. Agar barcha animatsiya bosilgan bo'lsa, bu juda ko'p vaqtni oladi, bunday taqdimot zerikarli bo'ladi.

• Xato 19. Slaydga o'tish to'g'ri sozlanmagan, sichqonchani bosish yoki klaviaturada o'tish o'chirilmagan. Misol uchun, taqdimot o'yinida foydalanuvchi to'g'ri javobni ko'rsatadigan tugmani o'tkazib yubordi va o'yin menyusini chetlab o'tib, keyingi savolga o'tdi. Keyinchalik qaerga borish kerakligi foydalanuvchi uchun tushunarsiz va ba'zida u nima bo'lganini tushunmadi.

Yechim: yaratishda interaktiv taqdimot ni o'z ichiga olgan holda, sichqonchani bosish va klaviatura yordamida slaydlar orasidagi o'tishni o'chirib qo'yishingiz kerak. Ko'pchilik shunchaki tanlaydi O'tishlar - slaydlarni o'zgartirish va katakchani olib tashlang Bosing. Ushbu usul slaydlarni bosish orqali o'zgartirishdan qochadi, lekin strelkalar, klaviaturadagi bo'sh joy va sichqoncha g'ildiragi yordamida slaydlar bo'ylab harakatlanish imkoniyati saqlanib qoladi.

Yana ishonchli yo'l bor - Avtomatik taqdimot taqdimot. . Ammo undan foydalanganda, har bir slaydda boshqa slaydga o'tish uchun giperhavola tugmasi bo'lishi kerakligini yodda tutish kerak. Aks holda, slaydni oldindan ko'rishni faqat taqdimotni tugatish orqali o'chirib qo'yish mumkin.

Biz taqdimotlarni yaratishdagi asosiy xatolarni tasvirlashga harakat qildik va bu barchamizga kelajakda ularni oldini olishga yordam beradi deb umid qilamiz.

Qanday xatolarni bilasiz? Maqola haqida fikr bildirishingiz mumkin.

Ofis vazifalarining aksariyati kompyuterda MS Office muhitida, birinchi navbatda Word, Excel, Outlook va PowerPoint dasturlarida hal qilinadi. Ushbu ilovalar bilan ishlash uchun minimal bilim etarli, ammo ko'p hollarda qo'shimcha fokuslar ko'p vaqt va kuchni tejashga yordam beradi. Yuqoridagi dasturlarda ish samaradorligini oshirishning ba'zi usullarini ushbu maqolada ko'rib chiqamiz.

MS Word

Matnni tez yuqoriga va pastga siljiting

Bu eng ko'p tez yo'l sichqonchani ishlatmasdan matnni siljitish. Shift va Alt tugmalarini bosib ushlab turganda matn yuqoriga va pastga strelkalar bilan siljiydi. Matnni ko'chirishdan oldin uni tanlash shart emas - bu avtomatik ravishda sodir bo'ladi va yuqoriga yoki pastga o'qni har bir bosish matnni bir paragraf yuqoriga yoki bir paragraf pastga siljitadi. Bu usul nafaqat paragraflarni ko'chirishda, balki jadvaldagi qatorlarni ko'chirishda ham samaralidir.

Hujjatdagi havolalarni olib tashlash

Agar siz yaratgan hujjatda havolalar paydo bo'lsa va ularni faolsizlantirishingiz kerak bo'lsa, siz har bir havolani tanlashingiz mumkin, buyruqni tanlang. Insert=>Giperhavola va tugmani bosing Havolani olib tashlang. Bu juda uzoq va mashaqqatli jarayon. Muammoni hal qilishning tezroq yo'li bor: Edit => Select All buyrug'i bilan butun hujjatni tanlang va klaviatura yorlig'ini bosing. Ctrl+Shift+F9 havolalar o'chiriladi va boshqa barcha hujjat formatlash opsiyalari saqlanib qoladi.

Matn, matn qutilari va avtoshakllar haqida

Yozuv yozishingiz kerak bo'lganda, ko'pchilik birinchi navbatda yozuv blokini yaratadi, so'ngra unga matnni kiritadi. Siz allaqachon kiritilgan matnni tanlab, asboblar panelini bosish orqali bir xil natijaga erishishingiz mumkin Chizma yozuv yaratish tugmasi matn yozuv ichida harakatlanadi.

Shuningdek, matnni avtoshakllarga (chiziqlar, poliliniyalar va boshqalardan tashqari) kiritishingiz mumkin - qoida tariqasida, bu bir necha bosqichda amalga oshiriladi: avtoshakl yarating, uni tanlang, yozuv yaratish tugmachasini bosing va matn kiriting. Muqobil variant ham mavjud: kerakli avtoshaklni chizish, ustiga sichqonchaning o'ng tugmachasini bosing, tanlang Matn qo'shish va matn kiriting.

Ehtimol, ishlayotganingizda, siz o'z fikringizni o'zgartirasiz va matnni yozuvdan yoki avtoshakldan olib tashlash kerakligiga qaror qilasiz. Buning uchun uni clipboardga kesib, keyin yopishtirish shart emas. Siz yozuvni (yoki avtoshaklni) tanlashingiz va Ctrl tugmachasini bosib ushlab turganda sichqonchaning o'ng tugmachasini bosishingiz mumkin - matn eng yaqin matn maydonida paydo bo'ladi.

Avtomatik yoritish

Panelda sukut bo'yicha Chizma etishmayotgan tugma Yoritish; avtoshaklni o'ng tugmasini bosganingizda chaqiriladigan kontekst menyusida mos keladigan buyruq yo'q.

Shu bilan birga, avtoshaklning yoritilishini o'zgartirish mumkin. Buning uchun panelga qo'shing Chizma tugmasi Yoritish buyruqni chaqirish orqali Asboblar=>Sozlamalar=>Buyruqlar ro'yxatidan tanlash orqali Kategoriyalar paragraf Chizma va oynadan tegishli tugmani sudrab olib boring Jamoalar(1-rasm). Tugmani ishlatish oson - avtoshaklni tanlang, tugmani bosing Yoritish va yorug'likni kerak bo'lganda sozlang (2-rasm).

Guruch. 1. Chizish asboblar paneliga yoritish tugmachasini qo'shish

Guruch. 2. Avtoshaklni yoritishni sozlash

Defis

Hujjatda juda siyrak chiziqlar bo'lmasligi uchun so'zlarni avtomatik defislashni yoqish tavsiya etiladi. Buning uchun menyu Xizmat jamoani tanlang Til=>Defis va tegishli variant yonidagi katakchani belgilang (3-rasm). Shuni yodda tutingki, Word har doim defis o'rniga tire qo'yilgan so'zlarni qo'yishga intiladi. Ba'zi hollarda bunday bo'shliqdan qochish maqsadga muvofiqdir (masalan, 10 foiz, 1-raqam, 234-345 va boshqalar). Buning uchun oddiy tire o'rniga tugmalar birikmasini bosish orqali uzilmaydigan defisdan foydalaning. Ctrl+Shift+Defis.

Guruch. 3. Avtomatik defis qo'yishni o'rnatish

Shu bilan birga, hujjatning bir qismida, xususan, sarlavhalarda defis qo'yish talab etilmasligi mumkin. Bir qator paragraflarda tire qo'yishni o'chirish uchun ularni tanlang, buyruqdan foydalaning Format=>Paragraf=>Sahifa joylashuvi va tegishli variant yonidagi katakchani belgilang (4-rasm).

Shuni tan olish kerakki, Word ba'zi so'zlarni to'g'ri o'tkaza olmaydi. Ushbu so'zlarda siz defis qo'yishingiz mumkin bo'lgan joylarda tugmachalarni bosib yumshoq chiziqcha belgi qo'yishingiz kerak. Ctrl+Defis. Bu defis avtomatik qo'yilgan defislardan ustun bo'ladi.

Indeksli matn

Agar sizning hujjatingizda to'g'ridan-to'g'ri matnga va MS Equation formula muharriri yordamida yaratilgan formulalarga kiritilgan indekslarga ega o'zgaruvchilar bo'lsa, sukut bo'yicha ular teng bo'lmagan ko'rinadi (o'zgaruvchilar va indekslarning turli o'lchamlari va ularning satrdagi joylashuvining turli darajalari), bu sezilarli darajada hujjatning ko'rinishini buzadi (5-rasm).

Guruch. 5. Indeksli matn (birinchi variant Word da, ikkinchi variant MS Equation da teriladi)

Qo'lda kiritilgan o'zgaruvchilarning bir qator xususiyatlarini o'zgartirish orqali siz indekslar bilan o'zgaruvchilarning ko'rinishining deyarli to'liq identifikatsiyasiga erishishingiz mumkin. Buning uchun barcha matnni Times New Roman shrifti 12 o‘lchamda, o‘zgaruvchilarni esa qo‘shimcha kursivda chop eting. Bundan tashqari, buyruq yordamida o'zgaruvchilarni 1,5 piksel pastga va indekslarni 3 piksel pastga siljiting. Format=>Shrift=>Bo‘shliq maydonda tanlash orqali Tarafsizlik variant Pastga va ofsetning o'lchamini belgilash (6-rasm).

Guruch. 6. Ofsetni sozlash

Bundan tashqari, o'lcham formulalar muharririda tanlanganligiga ishonch hosil qiling Oddiy ( jamoa Hajmi=>Oddiy) va uni 12 pikselga sig'diring (buyruq Hajmi=>Aniqlash Anjir. 7).

Guruch. 7. Oddiy shrift o'lchamlarini sozlash

Jadvallardagi tanaffuslar

Ko'p sahifali jadvallar bilan ishlaganda, ba'zida jadval varaqning oxirida emas, balki undan ancha oldin buzilib, sahifaning faqat uchdan ikki yoki hatto uchdan bir qismini to'ldiradi (bu ma'lum bir qatorning kengligiga bog'liq) tanaffus sodir bo'lgan jadvalning). Shu bilan birga, jadvalning keyingi qatorlari oldingisiga yaxshi mos kelishi mumkin bo'lsa-da, keyingi sahifaga o'tkaziladi (8-rasm). Bu ko'pincha jadval hujayralarini muntazam nusxalash orqali to'ldirishda, ma'lumotlar bilan bir qatorda ularning formatlari ham ko'chirilganda sodir bo'ladi.

Guruch. 8. Chiziq uzilishi varaqning oxiriga etib bormaydigan jadvalga misol

Ushbu hodisaning sababi shundaki, jadval katakchalaridagi matn buzilgan paragraf sozlamalariga ega. Vaziyatni o'zgartirish uchun jadvalni tanlang, menyuda oching Format buyruq Paragraf=>Sahifa joylashuvi va katakchalarni olib tashlang Paragrafni buzmang, O'zingizni keyingisidan uzoqlashtirmang va Yangi sahifadan(9-rasm) jadval odatdagi shakliga qaytadi.

Guruch. 9. Paragraf parametrlarini o'zgartirish

hujjatdagi sana

Aksariyat hujjatlar yaratilgan sanaga ega bo'lishi kerak; har kuni bir xil turdagi hujjatlarni yaratish yoki yangilash odatiy hol emas. Shuning uchun, sanani avtomatik kiritishdan foydalanish juda qulay: siz tugmalar birikmasini bosasiz Alt+Shift+D, va hujjat har safar ochilganda yangilanadigan joriy sana kursor joyiga kiritiladi. Ammo bu usul har doim ham mos kelmaydi, chunki sana an'anaviy formatda kiritilgan dd.mm.gggg. Agar ushbu format sizga mos kelmasa, buyruqni ishlating Insert=>Maydon, maydonlar ro'yxatida maydonni tanlang Sana va kerakli sana formatini belgilang (10-rasm).

Guruch. 10. Sana formatini tanlang

Agar sana formatlarining hech biri sizga mos kelmasa, masalan, hujjatning birinchi qatorida sana, ikkinchisida esa haftaning kuni kerak bo'lsa (11-rasmda bo'lgani kabi), unda siz ko'proq yoki ko'proq narsani topishingiz kerak bo'ladi. kamroq o'xshash sana formati va uni tahrirlang. Ushbu misolda jadvalning yuqori qatorida chop etilgan sana bilan bog'liq hech qanday muammo yo'q, chunki bunday format formatlar ro'yxatida va muammo haftaning kunini kiritishdir - bunday maydon formati Sana mavjud emas. Formatni tahrirlash uchun menyuda oching Kiritmoq buyruq Maydon, maydonlar ro'yxatida maydonni belgilang Sana va haftaning istalgan kunini o'z ichiga olgan asl sana formatini tanlang (12-rasm). Tugmasini bosing Maydon kodlari va maydondagi sana formatini tahrirlang Maydon kodlari, formatning keraksiz qismini olib tashlash (13-rasm). Tugmani bosish orqali operatsiyani yakunlang OK, shundan so'ng, hujjat har safar ochilganda, haftaning joriy kuni chop etiladi.

Guruch. 11. Sana maydoni o'zgartirilgan hujjat

Guruch. 12. Tahrirlash uchun asl sana formatini tanlash

Guruch. 13. Tahrirlashdan keyin sana formati

Hujjatlarni qidirish

Kerakli hujjatlarni nafaqat odatiy usulda, ya'ni buyruq yordamida qidirish mumkin Start=>Find=>Fayllar va papkalar, shuningdek, hujjatlarni ochishda to'g'ridan-to'g'ri Word-da va Word-da qidirishda siz hujjatlarning o'ziga xos xususiyatlariga (hujjat nomi, muallif, mavzu, kalit so'zlar, fayl hajmi, oxirgi yangilanish sanasi va boshqalar) yoki topilgan so'zlarga tayanishingiz mumkin. matnda.

Hujjatlarni matndagi so'z bo'yicha qidirish uchun buyruqni tanlang Fayl=>Ochish va tugmani bosing Asboblar=>Topish=>Oddiy. Qidiruv so'zini kiriting, qidiruv maydonini belgilang (14-rasm), sizni qiziqtirgan fayllar turlarini (15-rasm) va tugmani bosing. Toping(16-rasm).

Guruch. 14. Qidiruv maydonini aniqlash

Guruch. 15. Fayllar turini aniqlash

Guruch. 16. Matndagi yoki sarlavhasida "Internet" so'zi uchraydigan hujjatlarni qidirish natijasi

Hujjatlarni xossalari bo'yicha qidirish uchun buyruqni tanlang Fayl=>Ochish va tugmani bosing Asboblar=>Topish=>Kengaytirilgan. Aytaylik, kompyuterda nafaqat sizning shaxsiy hujjatlaringiz, balki umumiy loyiha ustida ishlayotgan boshqa mualliflarning fayllari ham mavjud. Bunday holda, dalada Mulk variantni belgilang Muallif, dalada Vaziyat variant Tarkibida(bu ishonchliroq, chunki bir holatda muallif faqat familiyani, ikkinchisida ism va familiyani va hokazolarni kiritishi mumkin), maydonda Ma'nosi muallifning familiyasini kiriting va tugmani bosing Toping(17-rasm).

Guruch. 17. Muayyan muallifning barcha hujjatlarini qidiring

Ammo shuni yodda tutingki, hujjatlarni o'ziga xos xususiyatlari bo'yicha qidirish, agar ushbu xususiyatlar barcha hujjat mualliflari tomonidan ko'rsatilgan bo'lsa, mantiqiy bo'ladi - ularni to'ldirishning standart varianti, afsuski, kerakli natijani bermaydi. Buyruq yordamida har bir hujjat uchun xususiyatlarni alohida belgilashingiz mumkin Fayl=>Xususiyatlar=>Hujjat(18-rasm). Biroq, mualliflarning hech biri biron bir hujjatda buni qilishni unutishi dargumon, shuning uchun hujjat birinchi marta saqlanganida uning asosiy xususiyatlarining maydonlarini majburiy to'ldirishni kiritish yaxshiroqdir. Buning uchun buyruqdan foydalaning Asboblar=>Tanlovlar=>Saqlash va katakchani belgilang Hujjat xususiyatlarini to'ldirishni taklif qiling(19-rasm).

Guruch. 18. Hujjatning xossalarini to'ldirish

Guruch. 19. Hujjatning asosiy xususiyatlarini majburiy saqlashni o'rnatish

Siz hujjatlarni yaratilgan sana bo'yicha qidirishingiz va nafaqat aniq sanalarni, balki ularning intervallarini yoki tokenlar yordamida amalga oshiriladigan ro'yxatni ham belgilashingiz mumkin. Va yoki YOKI. Barcha hujjatlarni, masalan, 2003 yil uchun, dalada topish uchun Mulk variantni belgilang Yaratilgan sana, dalada Vaziyat variant Avvalroq emas, dalada Ma'nosi sanani kiriting 2003 yil 1 yanvar va tugmani bosing Qo'shish. Keyin yana maydonga kiring Mulk variant yaratilgan sana, dalada Vaziyat variant Keyinchalik emas, dalada Ma'nosi sanani kiriting 2004 yil 1 yanvar, tugmasini bosing Qo'shish va keyin tugmani bosing Toping 2003 yil uchun barcha hujjatlar topiladi (20-rasm).

Guruch. 20. Muayyan davrda yaratilgan hujjatlarni qidirishni yo'lga qo'yish

MS Excel

Varaq varaqlariga rang belgilash

Choyshab yorliqlari ko'p rangli bo'lishi mumkin, bu juda ko'p varaqli kitoblarda qulaydir - keyin rang, nom bilan birga varaqlardagi ma'lumotlar turi uchun javobgar bo'ladi. Alohida varaqlarga ma'lum rang berish uchun ularni tanlang, o'ng tugmasini bosing, buyruqni tanlang Yorliq rangi va kerakli rangni tanlang.

Ustunlar va satrlarni tez kiritish

Jadvalga satr yoki ustun qo'shish uchun siz qo'shmoqchi bo'lgan ustun yoki satrni tanlash shart emas, kontekst menyusiga kiring va buyruqni tanlang. Hujayralarni qo'shish. Siz tugmalar birikmasini bosishingiz mumkin ctrl+shift raqamli klaviaturada "+" belgisi bilan bir vaqtda - natija bir xil bo'ladi.

Mutant ustunlar

Odatiy bo'lib, Excelda ustunlar lotin harflari bilan, qatorlar esa raqamlar bilan belgilanadi. Agar jadvalni yana ochsangiz, ustunlar qatorlar kabi raqamlana boshlaganini ko'rsangiz (21-rasm), xavotirlanmang - bu virusning harakati emas. Jamoadan foydalaning Asboblar=>Tanlovlar=>Umumiy va katakchadan belgini olib tashlang R1C1 havola uslubi(22-rasm) hammasi joyiga tushadi.

Guruch. 21. Ustunlari raqamlangan jadval

Guruch. 22. Standart ustun yozuviga qaytish

Bosib chiqarishni tezlashtiring

Agar siz ko'p sonli jadvallarni chop etishingiz kerak bo'lsa va vaqtingiz cheklangan bo'lsa, qora va oq printerda chop etishda siz rangdan voz kechish (qora va oq rangda chop etish) orqali jarayonni tezlashtirishingiz mumkin. Qora va oq printerlarda ranglar kulrang soyalar sifatida ko'rsatiladi va talab qilinadi ma'lum vaqt ma'lum bir rang uchun soya tanlash uchun. Qora va oq rangda chop etishda rangli matn va hoshiyalar kul rang o‘rniga qora rangda paydo bo‘lib, vaqtni tejaydi. o'rnatish uchun qora va oq bosib chiqarish, menyuda oching Fayl buyruq Sahifa sozlamalari=>Varaq va guruhda Muhr katakchani belgilang qora va oq(23-rasm).

Guruch. 23. Qora va oq rejimda chop etish sozlamalari

Bundan tashqari, siz panjara chiziqlarisiz chop etishingiz mumkin - bu holda katta varaqlar tezroq chop etiladi. Buning uchun buyruqdan foydalaning Fayl=>Sahifa sozlamalari=>Varaq va belgini olib tashlang To‘r ( guruch. 24).

Guruch. 24. To'rni chop etishdan bosh tortish

Kasr sonlarni kiritish

Odatiy bo'lib, kasr raqamlari Windows sozlamalarida o'rnatilgan tarzda Excelga kiritiladi: Boshqaruv paneli=>Til va standartlar=>Raqamlar. Boshqacha qilib aytganda, agar vergul Windows-da kasr raqamlarini kiritish uchun mo'ljallangan bo'lsa, Excelda ular vergul bilan ajratilgan holda kiritiladi. Biroq, amalda bu boshqacha bo'lishi mumkin. Masalan, juda ko'p foydalanuvchilarga ega bo'lgan kompyuterlarda, ayniqsa ta'lim muassasalari, bu erda dastur sozlamalari eng oldindan aytib bo'lmaydigan tarzda o'zgaradi. Agar vergul bilan ajratilgan kasr sonni kiritishda siz ekranda nuqta bilan ajratilgan raqamni ko'rsangiz va buni allaqachon tekshirgan bo'lsangiz windows sozlamalari vergul bilan ajratilgan kiritishni kuting, buyruqdan foydalaning Xizmat\Options\Xalqaro va katakchani belgilang Tizim ajratgichlardan foydalaning(25-rasm).

Guruch. 25. Tizim ajratgichlariga qayting

Vakillik

Jadvalning ko'rinishini yakunlash va uni chop etishga tayyorlashda ko'pincha formatlash va chop etish xususiyatlarini qayta-qayta o'zgartirish kerak bo'ladi. Odatda bunday hollarda varaqlar ko'chiriladi va ularni ekranda va chop etishda ko'rsatish xususiyatlari o'zgartiriladi. Biroq, ma'lumotlarni turli rejimlarda ko'rish imkonini beruvchi va alohida varaqlarni yaratishni talab qilmaydigan turli xil varaq ko'rinishlarini yaratish qulayroqdir.

Ko'rinishni yaratishdan oldin kitob to'liq tuzilgan bo'lishi kerak: unga kerakli ko'rinish berilishi va buning uchun barcha kerakli bosib chiqarish opsiyalarini o'rnatish kerak. Chop etish parametrlari ko'rinishga kiritilganda, u avtomatik ravishda o'z ichiga oladi muayyan hududlar har bir varaqni yoki agar uning uchun chop etish maydoni belgilanmagan bo'lsa, butun varaqni chop eting.

Menyu ko'rinishini yaratish uchun Ko'rinish jamoani tanlang Vakillik, tugmasini bosing Qo'shish va dalada Ism ko'rinish uchun nom kiriting (26-rasm). Bunday holda, kelajakda kerakli ko'rinishni topish osonroq bo'lishi uchun ko'rinish nomiga faol varaq nomini kiritish yaxshiroqdir.

Guruch. 26. Ko'rinish yaratish

Oldin yaratilgan ko'rinishlardan biriga qaytish uchun, masalan, varaqni chop etishingiz kerak bo'lsa, buyruqdan foydalaning Ko'rish=>Ko'rishlar va dalada Turlari chop etish uchun ko'rinishni tanlang (27-rasm), so'ng tugmasini bosing Murojaat qiling va tugmani bosing Muhr Varaq qora va oq rangda chop etiladi.

Guruch. 27. To'g'ri ko'rinishni tanlash

Oraliq summalar

Ko'pincha siz oraliq jamlamalarni bilishingiz kerak bo'lgan bir nechta hujayra qiymatlarini o'z ichiga olgan katta ro'yxatlar bilan shug'ullanishingiz kerak. Excel istalgan ro'yxatdagi oraliq va umumiy summalarni avtomatik ravishda hisoblashi mumkin. Odatda, bu birinchi navbatda buyruq bilan tartiblash orqali amalga oshiriladi Ma'lumotlar=>Sartlash(siz jamlamoqchi boʻlgan qatorlarni guruhlash uchun), soʻngra umumiy yigʻindilarni hisoblang, soʻngra oraliq jamilar uchun qatorlarni kiriting va ularni hisoblang (28-rasm).

Guruch. 28. Oraliq summalarni hisoblash

Jadval katta bo'lsa va oraliq summalarni hisoblash kerak bo'lgan ko'plab joylar mavjud bo'lsa, bu jarayon uzoq vaqt talab etadi. Ishni tezlashtirish uchun siz birinchi navbatda oraliq jami aniqlashingiz kerak bo'lgan har bir qiymat uchun noyob ro'yxatni tanlashingiz mumkin va shundan keyingina jami o'zlarini hisoblashingiz mumkin. Noyob ro'yxat yaratish uchun kerakli ustun yoki qatorni tanlang va buyruqdan foydalaning Maʼlumotlar=>Filtr=>Kengaytirilgan filtr. Guruh tugmachasini o'rnating Davolash joylashtirish uchun, natijani joylashtirmoqchi bo'lgan katakchalar oralig'ini belgilang va opsiyani yoqing Faqat noyob yozuvlar(29, 30-rasm). Bunday filtrlash natijasida asl ro'yxatning barcha noyob ob'ektlari jadvalning belgilangan maydonida paydo bo'ladi.

Guruch. 29. Kengaytirilgan filtr buyruqlar oynasi

Guruch. 30. Yagona ro'yxatni yaratish natijasi

Keyin funksiyadan foydalaning SUMIF(diapazon, mezon, yig'indi_diapazon) Muayyan mezonlarga javob beradigan hujayralarni umumlashtiradigan A. Diapazon - bu mezon bo'yicha tekshirilgan hujayralar diapazoni; mezon - jamlangan katakchalarni belgilovchi raqam, ifoda yoki matn ko'rinishidagi mezon; yig'ish diapazoni - yig'ilgan katakchalar (31-rasm).

Guruch. 31. Noyob ro'yxatning har bir qiymati uchun oraliq yig'indilarni hisoblang

Ikki nusxadagi qatorlarni olib tashlash

Tasavvur qiling-a, ikkita ustun va juda ko'p qatorlardan iborat telefon ma'lumotnomasi jadvali (lug'at va boshqalar). Birinchi ustunda, masalan, mijozlarning ismlari, ikkinchisida esa - ularning telefon raqamlari, shu bilan birga, qatorlar takrorlanishi mumkin (32-rasm). Vazifa barcha takroriy satrlarni olib tashlashdir. Aqlga keladigan birinchi yechim - bu buyruq bilan jadvalni birinchi ustun bo'yicha tartiblash Ma'lumotlar=>Sartlash va takroriy chiziqlarni qo'lda olib tashlang.

Guruch. 32. Dastlabki jadval

Jadval juda katta bo'lsa, siz murakkabroq bo'lsa-da, bir xil natijaga tezroq erishishingiz mumkin. Avval buyruq yordamida telefonlarning noyob ro'yxatini tanlang Maʼlumotlar=>Filtr=>Kengaytirilgan filtr guruh kalitini o'rnatish orqali Davolash holatiga Natijani boshqa joyga nusxalash, natijani joylashtirmoqchi bo'lgan katakchalar oralig'ini belgilang va opsiyani yoqing Faqat noyob yozuvlar(33-rasm).

Guruch. 33. Telefonlarning noyob ro'yxatini yaratish natijasi

Endi biz funktsiyadan foydalanishimiz kerak VLOOKUP(qidirish_qiymati, jadval, ustun_raqami, qiymat rost yoki noto'g'ri) bu yerda qidirish qiymati - jadvalning birinchi ustunida topiladigan qiymat; ma'lumotlar qidiriladigan ma'lumotlar bilan jadvalni tuzing; tegishli qiymat topilishi kerak bo'lgan ma'lumotlar jadvalidagi ustunning ustun raqami. Funktsiya kerakli qiymatni faqat birinchi ustunda qidirish mumkin bo'lgan tarzda ishlashini hisobga olsak, siz ustunlarni almashtirishingiz kerak bo'ladi. "TO'LIQ ISMI SHARIF" va "Telefon", va keyin D ustuniga VLOOKUP funksiyasi bilan formulani kiriting (34-rasm). Ushbu formulaga ko'ra, dastur C ustunidan keyingi qiymatni oladi, uni A ustunidan qidiradi va keyin topilgan qatorda joylashgan B ustunidan qiymatni qaytaradi. Shundan so'ng, hujayralarda formulalar emas, balki qiymatlar (buyruq) bo'lishi uchun maxsus pasta yordamida D ustunining nusxasini yaratish kerak. Paste => Maxsus joylashtirish => Qiymatlar Anjir. 35) va keraksiz bo'lib qolgan A, B va D ustunlarini o'chiring.

Guruch. 34. VLOOKUP funksiyasi orqali hisob-kitoblar natijasi

Guruch. 35. Tashqi ko'rinish Paste Special ilovasidan keyin jadvallar

MS PowerPoint

fayllardan slaydlar

Taqdimotni tayyorlashda oldindan yaratilgan Word hujjatlari va boshqa taqdimotlardagi slaydlardan foydalanish mumkin.

Birinchi holda, agar biz yangi taqdimot yaratish haqida gapiradigan bo'lsak, Word hujjatini oching va buyruqni qo'llang Fayl=>Yuborish=>Microsoft PowerPoint natijada fayldagi matn bilan yangi taqdimot yaratiladi. Agar siz matn kiritmoqchi bo'lsangiz Word hujjati mavjud taqdimotga o'ting, so'ngra PowerPoint-da taqdimotni oching va yorliqni bosing Tuzilishi(36-rasm). Yangi matnli slaydning orqasida paydo bo'lishini xohlagan slayd belgisini belgilang. Menyuda Kiritmoq jamoani tanlang Strukturadan slaydlar va kerakli hujjatni tanlang. Yodda tutingki, taqdimotga kiritilgan matn hujjat sarlavhalari uslubi asosida yaratiladi va siz faqat *.doc, *.rtf yoki *.txt formatidagi fayllardan matndan foydalanishingiz mumkin.

Guruch. 36. Struktura yorlig'i

Agar siz ochiq taqdimotga boshqa taqdimotdan slaydni qo'shmoqchi bo'lsangiz, u holda "Qo'shish" menyusidan buyruqni tanlang. fayllardan slaydlar, taqdimot va kiritilgan slaydni tanlang (37-rasm) va tugmani bosing Kiritmoq. Agar siz barcha slaydlarni qo'shayotgan bo'lsangiz, tugmani bosing Hammasini joylashtirish.

Guruch. 37. Insert slaydni tanlang

Murakkab raqamlash

Slaydlardagi sahifalarni raqamlash buyrug'i bilan pastki qismga sahifa raqamini kiritish orqali amalga oshiriladi Ko'rish=>Sarlavhalar va pastki ma'lumotlar, bu sarlavha va altbilgi oynasini ochadi, bu erda siz tasdiqlash qutisini yoqishingiz kerak altbilgi(38-rasm) va tugmani bosing Hammaga murojaat qiling. Yashirin slaydlar raqamlashda davom etishini yodda tuting. Bunga yo'l qo'ymaslik uchun siz barcha yashirin slaydlarni taqdimotning oxiriga qo'yishingiz mumkin - shundan so'ng barcha ko'rsatilgan slaydlar tartibda raqamlanadi.

Guruch. 38. Altbilgini kiritish

Tabiiyki, slayd sahifalari tartib bilan raqamlangan. Agar siz bir xil taqdimotning turli joylarida sahifalarni qayta boshlashingiz kerak bo'lsa (agar sizning taqdimotingiz hali ishlab chiqilayotgan bo'lsa va bir nechta alohida slaydlar seriyasidan iborat bo'lsa, bu talab qilinishi mumkin), afsuski, buni bitta taqdimot ichida qila olmaysiz. Har bir slaydlar seriyasi uchun muammoni hal qilish uchun siz turli xil taqdimotlar yaratishingiz va ularni giperhavolalar bilan bog'lashingiz kerak bo'ladi.

Taqdimot shablon

Agar taqdimotlar tez-tez o'tkazilsa, nostandart taqdimot shablonini ehtiyotkorlik bilan tayyorlashga vaqt sarflash tavsiya etiladi - bugungi kunda bu, masalan, antetli qog'ozlardan kamroq ahamiyatga ega. ish xatlari. Shablon tashkilot logotipini va boshqalarni saqlaydi. barcha yaratilgan taqdimot slaydlarida avtomatik ravishda o'ynaydigan elementlar. Bundan tashqari, shablon ob'ektlarning formatini, hajmini va nisbiy holatini, ishlatiladigan shriftlarni, fon va taqdimot elementlarining boshqa dizayn variantlarini belgilaydi.

Shablonni ishlab chiqish buyruq orqali yangi taqdimot yaratishdan boshlanadi Fayl=>Yangi. Keyin standart shablonlar ro'yxatidan slayd uchun dizayn shablonini tanlang. Menyuda mo'ljallangan rejaga muvofiq dizayn shablonini o'zgartirishdan oldin Ko'rinish jamoani tanlang Master=>Master Slayd. Slayd masterida siz yaratgan har bir yangi taqdimotda aks ettirmoqchi bo'lgan o'zgarishlarni kiriting. Avvalo, dizaynni o'zgartiring va shriftlarni sozlang (39-rasm), keyingi bosqichda logotipni kiriting (40-rasm) va asboblar panelidagi barcha o'zgarishlardan keyin Namuna tugmasini bosing Sehrgar ko'rinishini yoping.

Guruch. 39. Taqdimot shablonining asosiy elementlarini o'rnatish natijasi

Guruch. 40. Logotip kiritilgandan keyin slaydning ko'rinishi

Taqdimotni buyruq bilan shablon sifatida saqlang Fayl=>Boshqa saqlash, fayl turi sifatida variantni tanlang Taqdimot shablon va shablon nomini kiriting (41-rasm).

Guruch. 41. Taqdimot shablonini saqlash

Taqdimot yaratishda shablondan foydalanish uchun tugmani bosing Slayd Builder, havolani bosing Ko‘rib chiqish slaydning pastki o'ng burchagida va o'zingiz yaratgan taqdimot shablonini tanlang.

Shablonni yaratganingizdan so'ng, uni avtomatik tarkib ustasi shablonlari ro'yxatiga qo'shishingiz mumkin. Buning uchun menyu Fayl jamoani tanlang Yaratmoq. hududida Yaratmoq havolani bosing Avtomatik tarkib ustasidan, tugmasini bosing Keyinchalik. Keyin shablonni joylashtirmoqchi bo'lgan toifani tanlang, tugmani bosing Qo'shish va qo'shiladigan taqdimot shablonini belgilang (42-rasm).

Guruch. 42. Avtokontent asosiy ro'yxatiga shablon qo'shish natijasi

Bitta taqdimotda bir nechta dizayn variantlari

Taqdimotda alohida slaydlarni loyihalashda siz bir nechta shablonlardan foydalanishingiz mumkin. Buning uchun ma'lum slaydlarni tanlang, kerakli shablonni o'ng tugmasini bosing va variantni tanlang Tanlangan slaydlarga qo'llash. Agar bu buyruq mavjud bo'lmasa, buyruqdan foydalaning Asboblar=>Tanlovlar=>Tahrirlash va hududda Yangi xususiyatlarni o'chirib qo'yish belgini olib tashlang Bir nechta namunalar(43-rasm).

Agar siz taqdimot slaydlarini loyihalash uchun standart shablonlardan emas, balki o'zingiz yaratgan shablonlardan foydalansangiz, u holda ma'lum bir slayd uchun yangi shablonni o'rnatish "Browse" havolasini bosganingizda va avval yaratilgan taqdimot shablonini tanlaganingizda avtomatik ravishda sodir bo'ladi, agar, albatta, turli xil dizayn variantlaridan foydalanishni taqiqlamasa

Guruch. 44. Avtomatik imlo tekshiruvini sozlang

Kontaktlarni eksport qilish uchun ma'lumotlar faylidan foydalanish

Barcha yaratilgan xabarlar, uchrashuvlar, vazifalar va kundalik yozuvlar ma'lumotlar faylida saqlanadi mahalliy kompyuter. Ushbu ma'lumotlar fayli shaxsiy papka fayli deb ataladi va .pst kengaytmasiga ega. Tizimni qayta o'rnatishda ushbu faylni qattiq diskdagi alohida papkada yoki kompakt diskda osongina saqlash va keyin qayta ulash mumkin.

Bundan tashqari, PST fayli boshqa kompyuterdagi kontaktlar kabi ma'lumotlarga kirish yoki ularni boshqa foydalanuvchilar bilan baham ko'rish imkonini beradi. Buni amalga oshirish uchun siz faqat Import va eksport ustasi yordamida ma'lumotlarni PST fayliga eksport qilishingiz kerak. Menyuda oching Fayl buyruq Import va eksport, harakat opsiyasi sifatida tanlang Faylga eksport qilish, va keyingi oynada PST faylini yaratish kerakligini belgilang (45-rasm). Keyin jildni tanlang Kontaktlar va faylni saqlash xususiyatlarini aniqlang (46-rasm). Tugmasini bosing Tayyor, va keyin sizning kontaktlaringiz diskda ko'rsatgan papkada saqlanadi, uni bir xil import va eksport ustasi yordamida boshqa kompyuterga ulash oson bo'ladi. PST faylini kontaktlar bilan ulash oddiy PST faylini ulashdan farq qilmaydi. Faylning joylashuvini unutmaslik uchun uni darhol Outlook ma'lumotlar fayllari ro'yxatiga qo'shish yaxshidir. Buning uchun buyruqdan foydalaning File=>Ma'lumotlarni faylga ishlov berish, tugmasini bosing Qo'shish va yaratilgan PST fayliga ishora qiling. Natijada, ma'lumotlar fayllari ro'yxatida shaxsiy papkalardan tashqari siz yaratgan kontaktlar bilan fayl ham paydo bo'ladi (47-rasm).

Guruch. 45. Yaratiladigan fayl turini aniqlash

Guruch. 46. ​​Saqlangan fayl uchun shartlarni aniqlash

Guruch. 47. Outlook ma'lumotlar fayllari

Ish vaqtini rejalashtirish

Yakuniy natija ishning qanchalik yaxshi rejalashtirilganligiga bog'liq. Vazifalar ro'yxatini saralash uchun Outlook ma'lum darajada yordam beradi, lekin u faqat ma'lum bir vazifani boshlash vaqti kelganligini, uning muddati o'tib ketganligini eslatadi; bundan tashqari, Outlook boshqa xodimga vazifani qayta tayinlashi va uning bajarilishini nazorat qilish imkonini berishi mumkin. Va bu bilan, umuman olganda, vazifalarni qayta ishlash nuqtai nazaridan Outlookning imkoniyatlari tugaydi.

Biroq, nafaqat bir qator vazifalarni belgilash, balki ularni hamma narsa o'z vaqtida bajariladigan va rejalashtirish imkon qadar avtomatlashtirilgan tarzda rejalashtirish juda muhimdir. Muayyan vazifani qachon tugatishingizni, hatto uni belgilangan muddatda bajarish mumkinmi yoki yo'qligini va o'z vaqtida bajarish uchun ishni qachon boshlash yaxshiroq ekanligini bilishingiz kerak.

O'zingiz ko'rsatgan rejaning qanchalik real ekanligini oldindan baholay olish yaxshidir (o'zingizga xos xususiyatlardan kelib chiqqan holda). ish haftasi, tushlik tanaffusining mavjudligi, rejalashtirilgan uchrashuvlar va boshqalar). Bundan tashqari, vazifalar avtomatik ravishda taqvimda paydo bo'lishi kerak va taqvim holati vazifalarni qayta rejalashtirish bilan avtomatik ravishda yangilanishi kerak. Bularning barchasi Microsoft Outlook 2002/XP Taskline uchun plagin orqali amalga oshirilishi mumkin ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) ResultsWare Limited-dan bu qulay va ishlatish uchun qulay vazifa menejeri bo'lib, sizga jadvalingizni optimallashtirish imkonini beradi.

Plaginni ishlatishni boshlashdan oldin uni ish kunining o'ziga xos xususiyatlariga mos ravishda sozlashingiz kerak. Buning uchun tugmani bosing vazifa qatori, yorlig'iga o'ting ish haftasi va haftaning ish kunlarini, ish kunining boshi va oxirini va barcha mavjud tanaffuslarni (tushlik, texnik tanaffus va boshqalar uchun) ko'rsating - rasm. 48.

Guruch. 48. Rejalashtirish

Keyin kelgusi kunlar uchun kelgusi vazifalarni belgilang. Shu bilan birga, plaginni o'rnatgandan so'ng, vazifa yaratish oynasida qo'shimcha yorliq paydo bo'lishini unutmang vazifa qatori, unda siz ishning taxminiy davomiyligini ko'rsatishingiz kerak va agar ish allaqachon boshlangan bo'lsa, unda unga sarflangan vaqt miqdori va tugallanish foizi (49, 50-rasm).

Guruch. 49. Vazifa yarating

Guruch. 50. Keyingi haftaga rejalashtirilgan vazifalar ro'yxati

Shundan so'ng siz plaginni sinab ko'rishni boshlashingiz mumkin. Buning uchun tugmani bosing vazifa qatori, yorlig'iga o'ting Vazifalar, boshlanish vaqtini belgilang (51-rasm) va tugmani bosing OK. Plagin ishining natijasi rejalashtirilgan vazifalar soni, ularni bajarish uchun umumiy vaqt va ishni bajarish muddatlari haqida qisqacha hisobot bo'ladi (52-rasm). Shu bilan birga, dastur taqvimdagi vazifalarni eng yaxshi tarzda - ishdagi barcha tanaffuslarni, shuningdek, jadvaldagi yig'ilishlar, uchrashuvlar va hokazolarni hisobga olgan holda joylashtiradi (53-rasm).

Guruch. 51. Vazifalarni tahlil qilish va taqsimlashning boshlanish vaqtini aniqlash

Guruch. 52. Rejalashtirilgan vazifalar ro'yxati bo'yicha topshiriqlar qatori xulosasi (bu holda rejalashtirilgan hamma narsani o'z vaqtida bajarish mumkin)

Guruch. 53. Taqvimdagi vazifalarni taqsimlash natijasi

Defis butun hujjatga yoki uning birinchi bo'lib tanlanishi kerak bo'lgan qismiga joylashtirilishi mumkin.

Matnda defis rejimini yoqish uchun buyruqdan foydalaning Defis(tab Sahifa tartibi/ Guruh Sahifa sozlamalari).

Ushbu buyruqda ichki elementlar mavjud.

Jamoa Avtomatik matnga tirelarni avtomatik ravishda qo'yadi.

Jamoa Qo'llanma defis qo'yilishi mumkin bo'lgan so'zlar uchun defis variantlarini taklif qiluvchi dialog oynasini ochadi va matnga tire qo'yishni tasdiqlashni so'raydi.

Jamoa Defis opsiyalari dialog oynasi yordamida so'zlarda defis qo'yish variantlarini sozlash imkonini beradi (15-rasm).

15-rasm Oyna Defis

Transfer zonasi so'z va sahifaning o'ng cheti o'rtasida so'z tanaffussiz ruxsat etilgan maksimal oraliqdir. Keng zonada transferlar kamroq bo'ladi, torroq bo'lsa, o'ng maydonning chekkasi silliqroq bo'ladi.

Oʻchirib tashlash mumkin avtomatik buyrug'i yordamida defis qo'yish Defis buyruqni tanlash orqali Yo'q.

Mashq qilish.

Faylni ochish Hujjat namunasi.docx.

Katta harflardan tashqari barcha matnlar uchun defis zonasi kengligi 0,5 sm bo'lgan avtomatik chiziqcha qo'ying.

Hujjatni saqlang.

Derazalar bilan ishlash

Word 2010 da yorliq yordamida bir vaqtning o'zida bir nechta oynalar bilan (bir yoki bir nechta hujjat bilan) ishlashingiz mumkin. Ko'rinish, Guruh Oyna (16-rasm).

16-rasm Buyruqlar guruhi Oyna tab Ko'rinish

Agar bir vaqtning o'zida bir nechta hujjat oynasi ochiq bo'lsa, bir oynadan ikkinchisiga o'tish buyruq yordamida amalga oshiriladi Boshqa oynaga o'ting yoki Windows vazifalar paneli orqali.

Mashq.

Faylni ochish Hujjat namunasi.docx.

Ushbu hujjat uchun qo'shimcha oyna yarating (tab Ko'rinish/ Guruh Oyna/ jamoa Yangioyna).

Ikkala oynani yonma-yon joylashtiring (tab Ko'rinish/ Guruh Oyna/ jamoa Yonida). Sinxron aylantirishni o'chiring (tab Ko'rinish/ Guruh Oyna/ jamoa Sinxron aylantirish).

1-oynani ajratish (tab Ko'rinish/ Guruh Oyna/ jamoa Bo'lmoq).

Derazalarni vertikal ravishda joylashtiring (tab Ko'rinish/ Guruh Oyna/ jamoa tartibga solishhammasi).

Hujjat masshtabini o'zgartirish

Hujjat bilan ishlashda siz uning masshtabini o'zgartirishingiz mumkin (hujjat fayli hajmi o'zgarmaydi), shuningdek uni hujjat yoki shablon bilan saqlashingiz mumkin. Kattalashtirish yorliqda amalga oshiriladi Ko'rinish, Guruh Masshtab(17-rasm).

17-rasm Guruh Masshtab tab Ko'rinish

Aniqroq masshtabni sozlash dialog oynasida amalga oshiriladi. Masshtab(tab Ko'rinish/ Guruh Masshtab/ jamoa Masshtab) (18-rasm).

18-rasm Oyna Masshtab

Kattalashtirish slayderi , holat satrining pastki o'ng burchagida joylashgan (19-rasm), slayderni siljitish va "+" va "-" tugmalari yordamida o'lchovni kerakli qiymatga o'zgartirish imkonini beradi. Slayderning chap tomonida hujjat shkalasi foiz sifatida ko'rsatiladi (...-rasm).

19-rasm Kattalashtirish slayderi

Mashq qilish.

Faylni ochish Hujjat namunasi.docx.

Hujjat masshtabini turli yo'llar bilan o'zgartiring.

Hujjatni saqlamasdan yoping.

Belgilar va paragraflarni formatlash Belgilarni formatlash

Matn belgilarining asosiy xossasi shrift bo'lib, u quyidagilar bilan tavsiflanadi: shrift, uslub va o'lcham 6 .

Guruh belgilarni formatlash uchun ishlatiladi. Shrift tab uy (20-rasm).

20-rasm Guruh paneli Shrift

Shuningdek, belgilarni formatlash uchun matn tanlanganda avtomatik ravishda ochiladigan Mini-paneldan foydalanishingiz mumkin (21-rasm).

21-rasm Mini panel

Guruh tugmasidan foydalanish Shrift, siz dialog oynasini chaqirishingiz mumkin Shrift (22-rasm).

22-rasm Oyna Shrift

Muloqot oynasida Shrift tab Qo'shimcha belgilar orasidagi masofani siyrak yoki siqilgan qilib o'zgartirishingiz mumkin.

Ofis vazifalarining aksariyati kompyuterda MS Office muhitida, birinchi navbatda Word, Excel, Outlook va PowerPoint dasturlarida hal qilinadi. Ushbu ilovalar bilan ishlash uchun minimal bilim etarli, ammo ko'p hollarda qo'shimcha fokuslar ko'p vaqt va kuchni tejashga yordam beradi. Yuqoridagi dasturlarda ish samaradorligini oshirishning ba'zi usullarini ushbu maqolada ko'rib chiqamiz.

MS Word

Matnni tez yuqoriga va pastga siljiting

Bu sichqonchani ishlatmasdan matnni ko'chirishning eng tezkor usuli. Shift va Alt tugmalarini bosib ushlab turganda matn yuqoriga va pastga strelkalar bilan siljiydi. Matnni ko'chirishdan oldin uni tanlash shart emas - bu avtomatik ravishda sodir bo'ladi va yuqoriga yoki pastga o'qni har bir bosish matnni bir paragraf yuqoriga yoki bir paragraf pastga siljitadi. Bu usul nafaqat paragraflarni ko'chirishda, balki jadvaldagi qatorlarni ko'chirishda ham samaralidir.

Hujjatdagi havolalarni olib tashlash

Agar siz yaratgan hujjatda havolalar paydo bo'lsa va ularni faolsizlantirishingiz kerak bo'lsa, siz har bir havolani tanlashingiz mumkin, buyruqni tanlang. Insert=>Giperhavola va tugmani bosing Havolani olib tashlang. Bu juda uzoq va mashaqqatli jarayon. Muammoni hal qilishning tezroq yo'li bor: Edit => Select All buyrug'i bilan butun hujjatni tanlang va klaviatura yorlig'ini bosing. Ctrl+Shift+F9 havolalar o'chiriladi va boshqa barcha hujjat formatlash opsiyalari saqlanib qoladi.

Matn, matn qutilari va avtoshakllar haqida

Yozuv yozishingiz kerak bo'lganda, ko'pchilik birinchi navbatda yozuv blokini yaratadi, so'ngra unga matnni kiritadi. Siz allaqachon kiritilgan matnni tanlab, asboblar panelini bosish orqali bir xil natijaga erishishingiz mumkin Chizma yozuv yaratish tugmasi matn yozuv ichida harakatlanadi.

Shuningdek, matnni avtoshakllarga (chiziqlar, poliliniyalar va boshqalardan tashqari) kiritishingiz mumkin - qoida tariqasida, bu bir necha bosqichda amalga oshiriladi: avtoshakl yarating, uni tanlang, yozuv yaratish tugmachasini bosing va matn kiriting. Muqobil variant ham mavjud: kerakli avtoshaklni chizish, ustiga sichqonchaning o'ng tugmachasini bosing, tanlang Matn qo'shish va matn kiriting.

Ehtimol, ishlayotganingizda, siz o'z fikringizni o'zgartirasiz va matnni yozuvdan yoki avtoshakldan olib tashlash kerakligiga qaror qilasiz. Buning uchun uni clipboardga kesib, keyin yopishtirish shart emas. Siz yozuvni (yoki avtoshaklni) tanlashingiz va Ctrl tugmachasini bosib ushlab turganda sichqonchaning o'ng tugmachasini bosishingiz mumkin - matn eng yaqin matn maydonida paydo bo'ladi.

Avtomatik yoritish

Panelda sukut bo'yicha Chizma etishmayotgan tugma Yoritish; avtoshaklni o'ng tugmasini bosganingizda chaqiriladigan kontekst menyusida mos keladigan buyruq yo'q.

Shu bilan birga, avtoshaklning yoritilishini o'zgartirish mumkin. Buning uchun panelga qo'shing Chizma tugmasi Yoritish buyruqni chaqirish orqali Asboblar=>Sozlamalar=>Buyruqlar ro'yxatidan tanlash orqali Kategoriyalar paragraf Chizma va oynadan tegishli tugmani sudrab olib boring Jamoalar(1-rasm). Tugmani ishlatish oson - avtoshaklni tanlang, tugmani bosing Yoritish va yorug'likni kerak bo'lganda sozlang (2-rasm).

Guruch. 1. Chizish asboblar paneliga yoritish tugmachasini qo'shish

Guruch. 2. Avtoshaklni yoritishni sozlash

Defis

Hujjatda juda siyrak chiziqlar bo'lmasligi uchun so'zlarni avtomatik defislashni yoqish tavsiya etiladi. Buning uchun menyu Xizmat jamoani tanlang Til=>Defis va tegishli variant yonidagi katakchani belgilang (3-rasm). Shuni yodda tutingki, Word har doim defis o'rniga tire qo'yilgan so'zlarni qo'yishga intiladi. Ba'zi hollarda bunday bo'shliqdan qochish maqsadga muvofiqdir (masalan, 10 foiz, 1-raqam, 234-345 va boshqalar). Buning uchun oddiy tire o'rniga tugmalar birikmasini bosish orqali uzilmaydigan defisdan foydalaning. Ctrl+Shift+Defis.

Guruch. 3. Avtomatik defis qo'yishni o'rnatish

Shu bilan birga, hujjatning bir qismida, xususan, sarlavhalarda defis qo'yish talab etilmasligi mumkin. Bir qator paragraflarda tire qo'yishni o'chirish uchun ularni tanlang, buyruqdan foydalaning Format=>Paragraf=>Sahifa joylashuvi va tegishli variant yonidagi katakchani belgilang (4-rasm).

Shuni tan olish kerakki, Word ba'zi so'zlarni to'g'ri o'tkaza olmaydi. Ushbu so'zlarda siz defis qo'yishingiz mumkin bo'lgan joylarda tugmachalarni bosib yumshoq chiziqcha belgi qo'yishingiz kerak. Ctrl+Defis. Bu defis avtomatik qo'yilgan defislardan ustun bo'ladi.

Indeksli matn

Agar sizning hujjatingizda to'g'ridan-to'g'ri matnga va MS Equation formula muharriri yordamida yaratilgan formulalarga kiritilgan indekslarga ega o'zgaruvchilar bo'lsa, sukut bo'yicha ular teng bo'lmagan ko'rinadi (o'zgaruvchilar va indekslarning turli o'lchamlari va ularning satrdagi joylashuvining turli darajalari), bu sezilarli darajada hujjatning ko'rinishini buzadi (5-rasm).

Guruch. 5. Indeksli matn (birinchi variant Word da, ikkinchi variant MS Equation da teriladi)

Qo'lda kiritilgan o'zgaruvchilarning bir qator xususiyatlarini o'zgartirish orqali siz indekslar bilan o'zgaruvchilarning ko'rinishining deyarli to'liq identifikatsiyasiga erishishingiz mumkin. Buning uchun barcha matnni Times New Roman shrifti 12 o‘lchamda, o‘zgaruvchilarni esa qo‘shimcha kursivda chop eting. Bundan tashqari, buyruq yordamida o'zgaruvchilarni 1,5 piksel pastga va indekslarni 3 piksel pastga siljiting. Format=>Shrift=>Bo‘shliq maydonda tanlash orqali Tarafsizlik variant Pastga va ofsetning o'lchamini belgilash (6-rasm).

Guruch. 6. Ofsetni sozlash

Bundan tashqari, o'lcham formulalar muharririda tanlanganligiga ishonch hosil qiling Oddiy ( jamoa Hajmi=>Oddiy) va uni 12 pikselga sig'diring (buyruq Hajmi=>Aniqlash Anjir. 7).

Guruch. 7. Oddiy shrift o'lchamlarini sozlash

Jadvallardagi tanaffuslar

Ko'p sahifali jadvallar bilan ishlaganda, ba'zida jadval varaqning oxirida emas, balki undan ancha oldin buzilib, sahifaning faqat uchdan ikki yoki hatto uchdan bir qismini to'ldiradi (bu ma'lum bir qatorning kengligiga bog'liq) tanaffus sodir bo'lgan jadvalning). Shu bilan birga, jadvalning keyingi qatorlari oldingisiga yaxshi mos kelishi mumkin bo'lsa-da, keyingi sahifaga o'tkaziladi (8-rasm). Bu ko'pincha jadval hujayralarini muntazam nusxalash orqali to'ldirishda, ma'lumotlar bilan bir qatorda ularning formatlari ham ko'chirilganda sodir bo'ladi.

Guruch. 8. Chiziq uzilishi varaqning oxiriga etib bormaydigan jadvalga misol

Ushbu hodisaning sababi shundaki, jadval katakchalaridagi matn buzilgan paragraf sozlamalariga ega. Vaziyatni o'zgartirish uchun jadvalni tanlang, menyuda oching Format buyruq Paragraf=>Sahifa joylashuvi va katakchalarni olib tashlang Paragrafni buzmang, O'zingizni keyingisidan uzoqlashtirmang va Yangi sahifadan(9-rasm) jadval odatdagi shakliga qaytadi.

Guruch. 9. Paragraf parametrlarini o'zgartirish

hujjatdagi sana

Aksariyat hujjatlar yaratilgan sanaga ega bo'lishi kerak; har kuni bir xil turdagi hujjatlarni yaratish yoki yangilash odatiy hol emas. Shuning uchun, sanani avtomatik kiritishdan foydalanish juda qulay: siz tugmalar birikmasini bosasiz Alt+Shift+D, va hujjat har safar ochilganda yangilanadigan joriy sana kursor joyiga kiritiladi. Ammo bu usul har doim ham mos kelmaydi, chunki sana an'anaviy formatda kiritilgan dd.mm.gggg. Agar ushbu format sizga mos kelmasa, buyruqni ishlating Insert=>Maydon, maydonlar ro'yxatida maydonni tanlang Sana va kerakli sana formatini belgilang (10-rasm).

Guruch. 10. Sana formatini tanlang

Agar sana formatlarining hech biri sizga mos kelmasa, masalan, hujjatning birinchi qatorida sana, ikkinchisida esa haftaning kuni kerak bo'lsa (11-rasmda bo'lgani kabi), unda siz ko'proq yoki ko'proq narsani topishingiz kerak bo'ladi. kamroq o'xshash sana formati va uni tahrirlang. Ushbu misolda jadvalning yuqori qatorida chop etilgan sana bilan bog'liq hech qanday muammo yo'q, chunki bunday format formatlar ro'yxatida va muammo haftaning kunini kiritishdir - bunday maydon formati Sana mavjud emas. Formatni tahrirlash uchun menyuda oching Kiritmoq buyruq Maydon, maydonlar ro'yxatida maydonni belgilang Sana va haftaning istalgan kunini o'z ichiga olgan asl sana formatini tanlang (12-rasm). Tugmasini bosing Maydon kodlari va maydondagi sana formatini tahrirlang Maydon kodlari, formatning keraksiz qismini olib tashlash (13-rasm). Tugmani bosish orqali operatsiyani yakunlang OK, shundan so'ng, hujjat har safar ochilganda, haftaning joriy kuni chop etiladi.

Guruch. 11. Sana maydoni o'zgartirilgan hujjat

Guruch. 12. Tahrirlash uchun asl sana formatini tanlash

Guruch. 13. Tahrirlashdan keyin sana formati

Hujjatlarni qidirish

Kerakli hujjatlarni nafaqat odatiy usulda, ya'ni buyruq yordamida qidirish mumkin Start=>Find=>Fayllar va papkalar, shuningdek, hujjatlarni ochishda to'g'ridan-to'g'ri Word-da va Word-da qidirishda siz hujjatlarning o'ziga xos xususiyatlariga (hujjat nomi, muallif, mavzu, kalit so'zlar, fayl hajmi, oxirgi yangilanish sanasi va boshqalar) yoki topilgan so'zlarga tayanishingiz mumkin. matnda.

Hujjatlarni matndagi so'z bo'yicha qidirish uchun buyruqni tanlang Fayl=>Ochish va tugmani bosing Asboblar=>Topish=>Oddiy. Qidiruv so'zini kiriting, qidiruv maydonini belgilang (14-rasm), sizni qiziqtirgan fayllar turlarini (15-rasm) va tugmani bosing. Toping(16-rasm).

Guruch. 14. Qidiruv maydonini aniqlash

Guruch. 15. Fayllar turini aniqlash

Guruch. 16. Matndagi yoki sarlavhasida "Internet" so'zi uchraydigan hujjatlarni qidirish natijasi

Hujjatlarni xossalari bo'yicha qidirish uchun buyruqni tanlang Fayl=>Ochish va tugmani bosing Asboblar=>Topish=>Kengaytirilgan. Aytaylik, kompyuterda nafaqat sizning shaxsiy hujjatlaringiz, balki umumiy loyiha ustida ishlayotgan boshqa mualliflarning fayllari ham mavjud. Bunday holda, dalada Mulk variantni belgilang Muallif, dalada Vaziyat variant Tarkibida(bu ishonchliroq, chunki bir holatda muallif faqat familiyani, ikkinchisida ism va familiyani va hokazolarni kiritishi mumkin), maydonda Ma'nosi muallifning familiyasini kiriting va tugmani bosing Toping(17-rasm).

Guruch. 17. Muayyan muallifning barcha hujjatlarini qidiring

Ammo shuni yodda tutingki, hujjatlarni o'ziga xos xususiyatlari bo'yicha qidirish, agar ushbu xususiyatlar barcha hujjat mualliflari tomonidan ko'rsatilgan bo'lsa, mantiqiy bo'ladi - ularni to'ldirishning standart varianti, afsuski, kerakli natijani bermaydi. Buyruq yordamida har bir hujjat uchun xususiyatlarni alohida belgilashingiz mumkin Fayl=>Xususiyatlar=>Hujjat(18-rasm). Biroq, mualliflarning hech biri biron bir hujjatda buni qilishni unutishi dargumon, shuning uchun hujjat birinchi marta saqlanganida uning asosiy xususiyatlarining maydonlarini majburiy to'ldirishni kiritish yaxshiroqdir. Buning uchun buyruqdan foydalaning Asboblar=>Tanlovlar=>Saqlash va katakchani belgilang Hujjat xususiyatlarini to'ldirishni taklif qiling(19-rasm).

Guruch. 18. Hujjatning xossalarini to'ldirish

Guruch. 19. Hujjatning asosiy xususiyatlarini majburiy saqlashni o'rnatish

Siz hujjatlarni yaratilgan sana bo'yicha qidirishingiz va nafaqat aniq sanalarni, balki ularning intervallarini yoki tokenlar yordamida amalga oshiriladigan ro'yxatni ham belgilashingiz mumkin. Va yoki YOKI. Barcha hujjatlarni, masalan, 2003 yil uchun, dalada topish uchun Mulk variantni belgilang Yaratilgan sana, dalada Vaziyat variant Avvalroq emas, dalada Ma'nosi sanani kiriting 2003 yil 1 yanvar va tugmani bosing Qo'shish. Keyin yana maydonga kiring Mulk variant yaratilgan sana, dalada Vaziyat variant Keyinchalik emas, dalada Ma'nosi sanani kiriting 2004 yil 1 yanvar, tugmasini bosing Qo'shish va keyin tugmani bosing Toping 2003 yil uchun barcha hujjatlar topiladi (20-rasm).

Guruch. 20. Muayyan davrda yaratilgan hujjatlarni qidirishni yo'lga qo'yish

MS Excel

Varaq varaqlariga rang belgilash

Choyshab yorliqlari ko'p rangli bo'lishi mumkin, bu juda ko'p varaqli kitoblarda qulaydir - keyin rang, nom bilan birga varaqlardagi ma'lumotlar turi uchun javobgar bo'ladi. Alohida varaqlarga ma'lum rang berish uchun ularni tanlang, o'ng tugmasini bosing, buyruqni tanlang Yorliq rangi va kerakli rangni tanlang.

Ustunlar va satrlarni tez kiritish

Jadvalga satr yoki ustun qo'shish uchun siz qo'shmoqchi bo'lgan ustun yoki satrni tanlash shart emas, kontekst menyusiga kiring va buyruqni tanlang. Hujayralarni qo'shish. Siz tugmalar birikmasini bosishingiz mumkin ctrl+shift raqamli klaviaturada "+" belgisi bilan bir vaqtda - natija bir xil bo'ladi.

Mutant ustunlar

Odatiy bo'lib, Excelda ustunlar lotin harflari bilan, qatorlar esa raqamlar bilan belgilanadi. Agar jadvalni yana ochsangiz, ustunlar qatorlar kabi raqamlana boshlaganini ko'rsangiz (21-rasm), xavotirlanmang - bu virusning harakati emas. Jamoadan foydalaning Asboblar=>Tanlovlar=>Umumiy va katakchadan belgini olib tashlang R1C1 havola uslubi(22-rasm) hammasi joyiga tushadi.

Guruch. 21. Ustunlari raqamlangan jadval

Guruch. 22. Standart ustun yozuviga qaytish

Bosib chiqarishni tezlashtiring

Agar siz ko'p sonli jadvallarni chop etishingiz kerak bo'lsa va vaqtingiz cheklangan bo'lsa, qora va oq printerda chop etishda siz rangdan voz kechish (qora va oq rangda chop etish) orqali jarayonni tezlashtirishingiz mumkin. Qora-oq printerlarda ranglar kulrang soyalar sifatida ko'rsatiladi va rangni ma'lum bir rangga moslashtirish uchun ma'lum vaqt kerak bo'ladi. Qora va oq rangda chop etishda rangli matn va hoshiyalar kul rang o‘rniga qora rangda paydo bo‘lib, vaqtni tejaydi. Qora va oq chop qilishni sozlash uchun menyuni oching Fayl buyruq Sahifa sozlamalari=>Varaq va guruhda Muhr katakchani belgilang qora va oq(23-rasm).

Guruch. 23. Qora va oq rejimda chop etish sozlamalari

Bundan tashqari, siz panjara chiziqlarisiz chop etishingiz mumkin - bu holda katta varaqlar tezroq chop etiladi. Buning uchun buyruqdan foydalaning Fayl=>Sahifa sozlamalari=>Varaq va belgini olib tashlang To‘r ( guruch. 24).

Guruch. 24. To'rni chop etishdan bosh tortish

Kasr sonlarni kiritish

Odatiy bo'lib, kasr raqamlari Windows sozlamalarida o'rnatilgan tarzda Excelga kiritiladi: Boshqaruv paneli=>Til va standartlar=>Raqamlar. Boshqacha qilib aytganda, agar vergul Windows-da kasr raqamlarini kiritish uchun mo'ljallangan bo'lsa, Excelda ular vergul bilan ajratilgan holda kiritiladi. Biroq, amalda bu boshqacha bo'lishi mumkin. Masalan, foydalanuvchilari ko'p bo'lgan kompyuterlarda, ayniqsa, dastur sozlamalari oldindan aytib bo'lmaydigan tarzda o'zgarib turadigan ta'lim muassasalarida. Agar vergul bilan ajratilgan kasr sonini kiritishda siz ekranda nuqta bilan ajratilgan raqamni ko'rsangiz va Windows sozlamalari vergul bilan ajratilgan kiritishni talab qilishini allaqachon tekshirgan bo'lsangiz, buyruqdan foydalaning. Xizmat\Options\Xalqaro va katakchani belgilang Tizim ajratgichlardan foydalaning(25-rasm).

Guruch. 25. Tizim ajratgichlariga qayting

Vakillik

Jadvalning ko'rinishini yakunlash va uni chop etishga tayyorlashda ko'pincha formatlash va chop etish xususiyatlarini qayta-qayta o'zgartirish kerak bo'ladi. Odatda bunday hollarda varaqlar ko'chiriladi va ularni ekranda va chop etishda ko'rsatish xususiyatlari o'zgartiriladi. Biroq, ma'lumotlarni turli rejimlarda ko'rish imkonini beruvchi va alohida varaqlarni yaratishni talab qilmaydigan turli xil varaq ko'rinishlarini yaratish qulayroqdir.

Ko'rinishni yaratishdan oldin kitob to'liq tuzilgan bo'lishi kerak: unga kerakli ko'rinish berilishi va buning uchun barcha kerakli bosib chiqarish opsiyalarini o'rnatish kerak. Chop etish opsiyalari ko'rinishga kiritilganda, u avtomatik ravishda har bir varaqning maxsus chop etish joylarini yoki uning uchun chop etish maydoni belgilanmagan bo'lsa, butun varaqni o'z ichiga oladi.

Menyu ko'rinishini yaratish uchun Ko'rinish jamoani tanlang Vakillik, tugmasini bosing Qo'shish va dalada Ism ko'rinish uchun nom kiriting (26-rasm). Bunday holda, kelajakda kerakli ko'rinishni topish osonroq bo'lishi uchun ko'rinish nomiga faol varaq nomini kiritish yaxshiroqdir.

Guruch. 26. Ko'rinish yaratish

Oldin yaratilgan ko'rinishlardan biriga qaytish uchun, masalan, varaqni chop etishingiz kerak bo'lsa, buyruqdan foydalaning Ko'rish=>Ko'rishlar va dalada Turlari chop etish uchun ko'rinishni tanlang (27-rasm), so'ng tugmasini bosing Murojaat qiling va tugmani bosing Muhr Varaq qora va oq rangda chop etiladi.

Guruch. 27. To'g'ri ko'rinishni tanlash

Oraliq summalar

Ko'pincha siz oraliq jamlamalarni bilishingiz kerak bo'lgan bir nechta hujayra qiymatlarini o'z ichiga olgan katta ro'yxatlar bilan shug'ullanishingiz kerak. Excel istalgan ro'yxatdagi oraliq va umumiy summalarni avtomatik ravishda hisoblashi mumkin. Odatda, bu birinchi navbatda buyruq bilan tartiblash orqali amalga oshiriladi Ma'lumotlar=>Sartlash(siz jamlamoqchi boʻlgan qatorlarni guruhlash uchun), soʻngra umumiy yigʻindilarni hisoblang, soʻngra oraliq jamilar uchun qatorlarni kiriting va ularni hisoblang (28-rasm).

Guruch. 28. Oraliq summalarni hisoblash

Jadval katta bo'lsa va oraliq summalarni hisoblash kerak bo'lgan ko'plab joylar mavjud bo'lsa, bu jarayon uzoq vaqt talab etadi. Ishni tezlashtirish uchun siz birinchi navbatda oraliq jami aniqlashingiz kerak bo'lgan har bir qiymat uchun noyob ro'yxatni tanlashingiz mumkin va shundan keyingina jami o'zlarini hisoblashingiz mumkin. Noyob ro'yxat yaratish uchun kerakli ustun yoki qatorni tanlang va buyruqdan foydalaning Maʼlumotlar=>Filtr=>Kengaytirilgan filtr. Guruh tugmachasini o'rnating Davolash joylashtirish uchun, natijani joylashtirmoqchi bo'lgan katakchalar oralig'ini belgilang va opsiyani yoqing Faqat noyob yozuvlar(29, 30-rasm). Bunday filtrlash natijasida asl ro'yxatning barcha noyob ob'ektlari jadvalning belgilangan maydonida paydo bo'ladi.

Guruch. 29. Kengaytirilgan filtr buyruqlar oynasi

Guruch. 30. Yagona ro'yxatni yaratish natijasi

Keyin funksiyadan foydalaning SUMIF(diapazon, mezon, yig'indi_diapazon) Muayyan mezonlarga javob beradigan hujayralarni umumlashtiradigan A. Diapazon - bu mezon bo'yicha tekshirilgan hujayralar diapazoni; mezon - jamlangan katakchalarni belgilovchi raqam, ifoda yoki matn ko'rinishidagi mezon; yig'ish diapazoni - yig'ilgan katakchalar (31-rasm).

Guruch. 31. Noyob ro'yxatning har bir qiymati uchun oraliq yig'indilarni hisoblang

Ikki nusxadagi qatorlarni olib tashlash

Tasavvur qiling-a, ikkita ustun va juda ko'p qatorlardan iborat telefon ma'lumotnomasi jadvali (lug'at va boshqalar). Birinchi ustunda, masalan, mijozlarning ismlari, ikkinchisida esa - ularning telefon raqamlari, shu bilan birga, qatorlar takrorlanishi mumkin (32-rasm). Vazifa barcha takroriy satrlarni olib tashlashdir. Aqlga keladigan birinchi yechim - bu buyruq bilan jadvalni birinchi ustun bo'yicha tartiblash Ma'lumotlar=>Sartlash va takroriy chiziqlarni qo'lda olib tashlang.

Guruch. 32. Dastlabki jadval

Jadval juda katta bo'lsa, siz murakkabroq bo'lsa-da, bir xil natijaga tezroq erishishingiz mumkin. Avval buyruq yordamida telefonlarning noyob ro'yxatini tanlang Maʼlumotlar=>Filtr=>Kengaytirilgan filtr guruh kalitini o'rnatish orqali Davolash holatiga Natijani boshqa joyga nusxalash, natijani joylashtirmoqchi bo'lgan katakchalar oralig'ini belgilang va opsiyani yoqing Faqat noyob yozuvlar(33-rasm).

Guruch. 33. Telefonlarning noyob ro'yxatini yaratish natijasi

Endi biz funktsiyadan foydalanishimiz kerak VLOOKUP(qidirish_qiymati, jadval, ustun_raqami, qiymat rost yoki noto'g'ri) bu yerda qidirish qiymati - jadvalning birinchi ustunida topiladigan qiymat; ma'lumotlar qidiriladigan ma'lumotlar bilan jadvalni tuzing; tegishli qiymat topilishi kerak bo'lgan ma'lumotlar jadvalidagi ustunning ustun raqami. Funktsiya kerakli qiymatni faqat birinchi ustunda qidirish mumkin bo'lgan tarzda ishlashini hisobga olsak, siz ustunlarni almashtirishingiz kerak bo'ladi. "TO'LIQ ISMI SHARIF" va "Telefon", va keyin D ustuniga VLOOKUP funksiyasi bilan formulani kiriting (34-rasm). Ushbu formulaga ko'ra, dastur C ustunidan keyingi qiymatni oladi, uni A ustunidan qidiradi va keyin topilgan qatorda joylashgan B ustunidan qiymatni qaytaradi. Shundan so'ng, hujayralarda formulalar emas, balki qiymatlar (buyruq) bo'lishi uchun maxsus pasta yordamida D ustunining nusxasini yaratish kerak. Paste => Maxsus joylashtirish => Qiymatlar Anjir. 35) va keraksiz bo'lib qolgan A, B va D ustunlarini o'chiring.

Guruch. 34. VLOOKUP funksiyasi orqali hisob-kitoblar natijasi

Guruch. 35. Paste Special qo'llashdan keyin jadvalning ko'rinishi

MS PowerPoint

fayllardan slaydlar

Taqdimotni tayyorlashda oldindan yaratilgan Word hujjatlari va boshqa taqdimotlardagi slaydlardan foydalanish mumkin.

Birinchi holda, agar biz yangi taqdimot yaratish haqida gapiradigan bo'lsak, Word hujjatini oching va buyruqni qo'llang Fayl=>Yuborish=>Microsoft PowerPoint natijada fayldagi matn bilan yangi taqdimot yaratiladi. Agar siz Word hujjatidagi matnni mavjud taqdimotga qo'ymoqchi bo'lsangiz, PowerPoint-da taqdimotni oching va yorliqni bosing. Tuzilishi(36-rasm). Yangi matnli slaydning orqasida paydo bo'lishini xohlagan slayd belgisini belgilang. Menyuda Kiritmoq jamoani tanlang Strukturadan slaydlar va kerakli hujjatni tanlang. Yodda tutingki, taqdimotga kiritilgan matn hujjat sarlavhalari uslubi asosida yaratiladi va siz faqat *.doc, *.rtf yoki *.txt formatidagi fayllardan matndan foydalanishingiz mumkin.

Guruch. 36. Struktura yorlig'i

Agar siz ochiq taqdimotga boshqa taqdimotdan slaydni qo'shmoqchi bo'lsangiz, u holda "Qo'shish" menyusidan buyruqni tanlang. fayllardan slaydlar, taqdimot va kiritilgan slaydni tanlang (37-rasm) va tugmani bosing Kiritmoq. Agar siz barcha slaydlarni qo'shayotgan bo'lsangiz, tugmani bosing Hammasini joylashtirish.

Guruch. 37. Insert slaydni tanlang

Murakkab raqamlash

Slaydlardagi sahifalarni raqamlash buyrug'i bilan pastki qismga sahifa raqamini kiritish orqali amalga oshiriladi Ko'rish=>Sarlavhalar va pastki ma'lumotlar, bu sarlavha va altbilgi oynasini ochadi, bu erda siz tasdiqlash qutisini yoqishingiz kerak altbilgi(38-rasm) va tugmani bosing Hammaga murojaat qiling. Yashirin slaydlar raqamlashda davom etishini yodda tuting. Bunga yo'l qo'ymaslik uchun siz barcha yashirin slaydlarni taqdimotning oxiriga qo'yishingiz mumkin - shundan so'ng barcha ko'rsatilgan slaydlar tartibda raqamlanadi.

Guruch. 38. Altbilgini kiritish

Tabiiyki, slayd sahifalari tartib bilan raqamlangan. Agar siz bir xil taqdimotning turli joylarida sahifalarni qayta boshlashingiz kerak bo'lsa (agar sizning taqdimotingiz hali ishlab chiqilayotgan bo'lsa va bir nechta alohida slaydlar seriyasidan iborat bo'lsa, bu talab qilinishi mumkin), afsuski, buni bitta taqdimot ichida qila olmaysiz. Har bir slaydlar seriyasi uchun muammoni hal qilish uchun siz turli xil taqdimotlar yaratishingiz va ularni giperhavolalar bilan bog'lashingiz kerak bo'ladi.

Taqdimot shablon

Agar taqdimotlar tez-tez o'tkazilsa, nostandart taqdimot shablonini ehtiyotkorlik bilan tayyorlashga vaqt ajratish tavsiya etiladi - bugungi kunda bu, masalan, biznes xatlari uchun blankadan kam emas. Shablon tashkilot logotipini va boshqalarni saqlaydi. barcha yaratilgan taqdimot slaydlarida avtomatik ravishda o'ynaydigan elementlar. Bundan tashqari, shablon ob'ektlarning formatini, hajmini va nisbiy holatini, ishlatiladigan shriftlarni, fon va taqdimot elementlarining boshqa dizayn variantlarini belgilaydi.

Shablonni ishlab chiqish buyruq orqali yangi taqdimot yaratishdan boshlanadi Fayl=>Yangi. Keyin standart shablonlar ro'yxatidan slayd uchun dizayn shablonini tanlang. Menyuda mo'ljallangan rejaga muvofiq dizayn shablonini o'zgartirishdan oldin Ko'rinish jamoani tanlang Master=>Master Slayd. Slayd masterida siz yaratgan har bir yangi taqdimotda aks ettirmoqchi bo'lgan o'zgarishlarni kiriting. Avvalo, dizaynni o'zgartiring va shriftlarni sozlang (39-rasm), keyingi bosqichda logotipni kiriting (40-rasm) va asboblar panelidagi barcha o'zgarishlardan keyin Namuna tugmasini bosing Sehrgar ko'rinishini yoping.

Guruch. 39. Taqdimot shablonining asosiy elementlarini o'rnatish natijasi

Guruch. 40. Logotip kiritilgandan keyin slaydning ko'rinishi

Taqdimotni buyruq bilan shablon sifatida saqlang Fayl=>Boshqa saqlash, fayl turi sifatida variantni tanlang Taqdimot shablon va shablon nomini kiriting (41-rasm).

Guruch. 41. Taqdimot shablonini saqlash

Taqdimot yaratishda shablondan foydalanish uchun tugmani bosing Slayd Builder, havolani bosing Ko‘rib chiqish slaydning pastki o'ng burchagida va o'zingiz yaratgan taqdimot shablonini tanlang.

Shablonni yaratganingizdan so'ng, uni avtomatik tarkib ustasi shablonlari ro'yxatiga qo'shishingiz mumkin. Buning uchun menyu Fayl jamoani tanlang Yaratmoq. hududida Yaratmoq havolani bosing Avtomatik tarkib ustasidan, tugmasini bosing Keyinchalik. Keyin shablonni joylashtirmoqchi bo'lgan toifani tanlang, tugmani bosing Qo'shish va qo'shiladigan taqdimot shablonini belgilang (42-rasm).

Guruch. 42. Avtokontent asosiy ro'yxatiga shablon qo'shish natijasi

Bitta taqdimotda bir nechta dizayn variantlari

Taqdimotda alohida slaydlarni loyihalashda siz bir nechta shablonlardan foydalanishingiz mumkin. Buning uchun ma'lum slaydlarni tanlang, kerakli shablonni o'ng tugmasini bosing va variantni tanlang Tanlangan slaydlarga qo'llash. Agar bu buyruq mavjud bo'lmasa, buyruqdan foydalaning Asboblar=>Tanlovlar=>Tahrirlash va hududda Yangi xususiyatlarni o'chirib qo'yish belgini olib tashlang Bir nechta namunalar(43-rasm).

Agar siz taqdimot slaydlarini loyihalash uchun standart shablonlardan emas, balki o'zingiz yaratgan shablonlardan foydalansangiz, u holda ma'lum bir slayd uchun yangi shablonni o'rnatish "Browse" havolasini bosganingizda va avval yaratilgan taqdimot shablonini tanlaganingizda avtomatik ravishda sodir bo'ladi, agar, albatta, turli xil dizayn variantlaridan foydalanishni taqiqlamasa

Guruch. 44. Avtomatik imlo tekshiruvini sozlang

Kontaktlarni eksport qilish uchun ma'lumotlar faylidan foydalanish

Barcha yaratilgan xabarlar, uchrashuvlar, vazifalar va kundalik yozuvlar mahalliy kompyuterdagi ma'lumotlar faylida saqlanadi. Ushbu ma'lumotlar fayli shaxsiy papka fayli deb ataladi va .pst kengaytmasiga ega. Tizimni qayta o'rnatishda ushbu faylni qattiq diskdagi alohida papkada yoki kompakt diskda osongina saqlash va keyin qayta ulash mumkin.

Bundan tashqari, PST fayli boshqa kompyuterdagi kontaktlar kabi ma'lumotlarga kirish yoki ularni boshqa foydalanuvchilar bilan baham ko'rish imkonini beradi. Buni amalga oshirish uchun siz faqat Import va eksport ustasi yordamida ma'lumotlarni PST fayliga eksport qilishingiz kerak. Menyuda oching Fayl buyruq Import va eksport, harakat opsiyasi sifatida tanlang Faylga eksport qilish, va keyingi oynada PST faylini yaratish kerakligini belgilang (45-rasm). Keyin jildni tanlang Kontaktlar va faylni saqlash xususiyatlarini aniqlang (46-rasm). Tugmasini bosing Tayyor, va keyin sizning kontaktlaringiz diskda ko'rsatgan papkada saqlanadi, uni bir xil import va eksport ustasi yordamida boshqa kompyuterga ulash oson bo'ladi. PST faylini kontaktlar bilan ulash oddiy PST faylini ulashdan farq qilmaydi. Faylning joylashuvini unutmaslik uchun uni darhol Outlook ma'lumotlar fayllari ro'yxatiga qo'shish yaxshidir. Buning uchun buyruqdan foydalaning File=>Ma'lumotlarni faylga ishlov berish, tugmasini bosing Qo'shish va yaratilgan PST fayliga ishora qiling. Natijada, ma'lumotlar fayllari ro'yxatida shaxsiy papkalardan tashqari siz yaratgan kontaktlar bilan fayl ham paydo bo'ladi (47-rasm).

Guruch. 45. Yaratiladigan fayl turini aniqlash

Guruch. 46. ​​Saqlangan fayl uchun shartlarni aniqlash

Guruch. 47. Outlook ma'lumotlar fayllari

Ish vaqtini rejalashtirish

Yakuniy natija ishning qanchalik yaxshi rejalashtirilganligiga bog'liq. Vazifalar ro'yxatini saralash uchun Outlook ma'lum darajada yordam beradi, lekin u faqat ma'lum bir vazifani boshlash vaqti kelganligini, uning muddati o'tib ketganligini eslatadi; bundan tashqari, Outlook boshqa xodimga vazifani qayta tayinlashi va uning bajarilishini nazorat qilish imkonini berishi mumkin. Va bu bilan, umuman olganda, vazifalarni qayta ishlash nuqtai nazaridan Outlookning imkoniyatlari tugaydi.

Biroq, nafaqat bir qator vazifalarni belgilash, balki ularni hamma narsa o'z vaqtida bajariladigan va rejalashtirish imkon qadar avtomatlashtirilgan tarzda rejalashtirish juda muhimdir. Muayyan vazifani qachon tugatishingizni, hatto uni belgilangan muddatda bajarish mumkinmi yoki yo'qligini va o'z vaqtida bajarish uchun ishni qachon boshlash yaxshiroq ekanligini bilishingiz kerak.

Rejangiz qanchalik real ekanligini oldindan baholay olish yaxshi (ish haftangizning tabiati, tushlik tanaffusining mavjudligi, rejalashtirilgan uchrashuvlar va boshqalar). Bundan tashqari, vazifalar avtomatik ravishda taqvimda paydo bo'lishi kerak va taqvim holati vazifalarni qayta rejalashtirish bilan avtomatik ravishda yangilanishi kerak. Bularning barchasi Microsoft Outlook 2002/XP Taskline uchun plagin orqali amalga oshirilishi mumkin ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) ResultsWare Limited-dan bu qulay va ishlatish uchun qulay vazifa menejeri bo'lib, sizga jadvalingizni optimallashtirish imkonini beradi.

Plaginni ishlatishni boshlashdan oldin uni ish kunining o'ziga xos xususiyatlariga mos ravishda sozlashingiz kerak. Buning uchun tugmani bosing vazifa qatori, yorlig'iga o'ting ish haftasi va haftaning ish kunlarini, ish kunining boshi va oxirini va barcha mavjud tanaffuslarni (tushlik, texnik tanaffus va boshqalar uchun) ko'rsating - rasm. 48.

Guruch. 48. Rejalashtirish

Keyin kelgusi kunlar uchun kelgusi vazifalarni belgilang. Shu bilan birga, plaginni o'rnatgandan so'ng, vazifa yaratish oynasida qo'shimcha yorliq paydo bo'lishini unutmang vazifa qatori, unda siz ishning taxminiy davomiyligini ko'rsatishingiz kerak va agar ish allaqachon boshlangan bo'lsa, unda unga sarflangan vaqt miqdori va tugallanish foizi (49, 50-rasm).

Guruch. 49. Vazifa yarating

Guruch. 50. Keyingi haftaga rejalashtirilgan vazifalar ro'yxati

Shundan so'ng siz plaginni sinab ko'rishni boshlashingiz mumkin. Buning uchun tugmani bosing vazifa qatori, yorlig'iga o'ting Vazifalar, boshlanish vaqtini belgilang (51-rasm) va tugmani bosing OK. Plagin ishining natijasi rejalashtirilgan vazifalar soni, ularni bajarish uchun umumiy vaqt va ishni bajarish muddatlari haqida qisqacha hisobot bo'ladi (52-rasm). Shu bilan birga, dastur taqvimdagi vazifalarni eng yaxshi tarzda - ishdagi barcha tanaffuslarni, shuningdek, jadvaldagi yig'ilishlar, uchrashuvlar va hokazolarni hisobga olgan holda joylashtiradi (53-rasm).

Guruch. 51. Vazifalarni tahlil qilish va taqsimlashning boshlanish vaqtini aniqlash

Guruch. 52. Rejalashtirilgan vazifalar ro'yxati bo'yicha topshiriqlar qatori xulosasi (bu holda rejalashtirilgan hamma narsani o'z vaqtida bajarish mumkin)

Guruch. 53. Taqvimdagi vazifalarni taqsimlash natijasi

Microsoft Word juda ko'p foydalanuvchilarni jalb qiladi, chunki u matn bilan ishlashda avtomatlashtirishning turli usullarini taklif qilishi mumkin. Ulardan biri avtomatik defis qo'yishdir.

Avtomatik defis qo'yishni o'rnatish uchun siz " Tartib"bo'limda" Sahifa sozlamalari» elementni tanlash « Defis" va ochilgan ro'yxatda " ni bosing. Avtomatik».

Bunday holda, o'tkazmalar barcha kerakli va joylashtiriladi mumkin bo'lgan joylar. Buning uchun defis qo'yish ham yoqiladigan tilning lug'ati o'rnatilishi kerak. Biroq, Microsoft Word-ning barcha rasmiy distributivlarida ularni har qanday qo'llab-quvvatlanadigan tillar uchun o'z ichiga oladi.

Avtomatik chiziqcha qo'yishning muhim xususiyati shundaki, agar siz to'satdan o'lchamni oshirsangiz, shriftni o'zgartirsangiz yoki matn uchun biron bir bezak elementlarini qo'shsangiz, defis o'zini o'zi moslashtiradi.

Agar siz “Kengligi bo‘yicha” ni tanlasangiz, sahifa odatda yaxshi mo‘ljallangan kitob ko‘rinishini oladi.

Hujjatda "-" va satr uzilishlari yordamida mustaqil ravishda defis qo'yish ham tavsiya etilmaydi. Buning uchun Word dasturi Soft Transfer funksiyasidan foydalanadi. Kerakli so'zni tanlang, kursorni o'rnating va "CTRL" + "-" tugmasini bosing. Endi, agar kerak bo'lsa, so'z siz ko'rsatgan qoidalarga muvofiq o'raladi. Hujjatda yumshoq defislar ko'rinmaydi, shuning uchun ularni ko'rsatish uchun "yorlig'iga o'ting" uy"bo'limda" Paragraf"Bosish" Barcha belgilarni ko'rsatish».

Nuqtaga qaytish " Defis» va « tugmasini bosing Qo'llanma”, dastur defis qo'yilishi mumkin bo'lgan barcha so'zlarni qidiradi va buni qanday qilish variantlarini ko'rsatadi. Kursorni kerakli joyga qo'ying va " Ha».

Oxirgi element - minimal sozlamalar. " So‘zlarda defis qo‘yish..." bosh harflar bilan yozilgan so'zlarga defis qo'yish uchun javobgardir. Bayroqsiz ular uchun istisno qilinadi.

DA " O'rash zonasi kengligi» oʻralgan soʻz xotirasining chetidan sahifa ramkasigacha boʻlgan masofani oʻrnatadi.

« Maks. raqam…» tanlangan fragment yoki butun hujjat uchun so‘zlarni o‘rashning takroriy holatlar sonini cheklaydi.

Defislarni olib tashlash uchun paragrafda kerak " Defis» variantni tanlash « Yo'q».

Yoki faollashtirilgan barcha belgilarni ko'rsatish rejimi bilan qo'lda kiritilganlarni olib tashlang. Agar ular juda ko'p bo'lsa, siz F5 tugmasi bilan chaqiriladigan "O'zgartirish" funktsiyasidan foydalanishingiz mumkin.

O'zgartirish yorlig'ida "ni bosing. Batafsil>>» -> « Maxsus”, ni tanlang Yumshoq uzatish' va uni bo'sh satr bilan almashtiring, bo'sh joy yo'q.

Word 2003 da avtomatik defislash funksiyasi ham mavjud. da o'rnatiladi Xizmat» -> « Til» -> « Defis».