خطاب الإحالة- إنه شكل آداب العمل. بالإضافة إلى سجل بسيط للوثائق المنقولة ، فإنه يحتوي على توصيات للتعامل معها. بالإضافة إلى ذلك ، وفقًا لبيانات التسجيل ، يمكنك تحديد توقيت التنفيذ وحقيقة الإرسال. عينة من كيفية كتابة خطاب تغطية للمستندات - راجع المقالة.

كيفية كتابة خطاب تغطية للمستندات

متحد شكل موحدالرسالة غير موجودة. تم وصف متطلبات تصميم الوثائق التنظيمية والإدارية في GOST R 6.30-2003. يوصى بمتطلبات هذا المعيار.

كيف تكتب خطاب تغطية للمستندات؟ لنبدأ بالقواعد الأساسية:

• على ورق الشركة ؛
• مع التاريخ ورقم التسجيل.

دعونا نفكر بمزيد من التفصيل في نموذج خطاب تقديمي حول إرسال المستندات ، وفي أي الأقسام الرئيسية يمكن تقسيم النص وما هي المعلومات التي يجب أن تنعكس فيها.

قسم الكتابة	وصف قصير
مقدمة		حول إرسال رد على المطالبة
رأس	موضوع يحدد الغرض منه	خطاب تغطية للمستندات المحولة
جاذبية	نداء محدد إلى الرأس ، ويفضل معالجته ، مع الإشارة إلى الاسم والعائلة	عزيزي إيفان إيفانوفيتش!
الغرض من الرسالة	صياغة موجزة	ردًا على مطالبتك ، أرفق تأكيدًا على استيفاء المتطلبات المذكورة في غضون الوقت المحدد في اتفاقية التوريد.
الجزء الرئيسي	بيان الجوهر مع التلخيص والتعبير عن الأمل والامتنان ، إلخ.	وفقًا للمعلومات الواردة منك ، كانت هناك انتهاكات للبندين 2.3 و 3.6 من الاتفاقية. وبدوري أبلغكم أنه تم نقل المكونات في الوقت المحدد ، وهو ما تؤكده مذكرة الشحنة ، وتم الانتهاء من العمل في الوقت المناسب ، وهو ما يؤكده تاريخ قبول العمل بموجب أمر العمل. أنا أعتبر أن المتطلبات الواردة في المطالبة رقم 2 ، المرسلة إلينا في 14 يوليو 2017 ، مستوفاة بالكامل. أطلب منك أن تنظر وترسل إلينا معلومات حول قرارك خلال الفترة الزمنية التي يحددها القانون. أعرب عن امتناني لكم لاستخدام خدمات شركتنا ، وأتطلع إلى مزيد من التعاون.
استنتاج	قائمة التطبيقات. توقيع مهذب	التطبيقات: عقد التسليم ، عدد الأوراق. بوليصة الشحن ، عدد الأوراق. أمر العمل ، عدد الأوراق. صورة لافتة مثبتة ، عدد الأوراق. رئيس سيدوروفا ماريا إيفانوفنا. اسم الممثل وجهات الاتصال به.

نموذج خطاب تغطية للمستندات

لا يتعين على موظفي المؤسسة إرسال مثل هذه الطلبات إلى الأطراف المقابلة فحسب ، بل يتعين عليهم أيضًا استلامها منهم. من المنطقي لموظفي المؤسسات تطوير نموذج لخطاب تغطية وارد للمستندات. سيكون مطلوبًا إذا قدم الطرف المقابل الحزمة دون تفسير. يحدث هذا غالبًا بالتعاون مع فرادى، ولكن بالنسبة للكيانات القانونية ، هذه الحالة ليست استثناء. لتحسين سير العمل ، سيتمكن الطرف المقابل من ملء النموذج المقترح ، والذي سيشير فيه إلى جميع المعلومات الضرورية.

نموذج خطاب تغطية لنقل المستندات. النموذج المصمم ليملأ من قبل الطرف المقابل:

ما لا يجب قوله

يتم الاحتفاظ بنص الاستئناف في أسلوب العمل. على الرغم من حقيقة أن الرسالة ليست شكلاً مستقلاً ، إلا أنه لا يستحق السماح بالتعرف عليها عند التجميع. لا ينبغي لخطاب الغلاف في المستندات أن يقيم ما يحدث ، وأن يكون عاطفيًا ويحتوي على عبارات قد تسيء إلى المتلقي بطريقة أو بأخرى. مثال على العبارات التي لا يمكن استخدامها وخيارات لاستبدالها:

من يوقع الخطاب

يمكن توقيع الاستئناف من قبل رئيس القسم أو المدير أو رئيس الحساباترئيس المنظمة. في هذه الحالة ، يجب مراعاة أخلاقيات الاتصال. إذا كان النص يحتوي على استئناف إلى رئيس الشركة ، فيجب أن يكون موقعًا من قبل رئيس متساوٍ. يجب أن نتذكر أيضًا أن المدير يفوض تنفيذ التعليمات لفناني الأداء. لذلك ، عند التوقيع من قبل المدير ، يجب الإشارة إلى جهات اتصال المقاول حتى لا يضطر المستلم لقضاء الوقت في البحث عن شخص مسؤول. الطباعة في هذه الحالة اختيارية.

عند الاستلام ، سيخصص المرسل إليه رقمًا واردًا وتاريخًا للمستند ، والذي سيدخله الموظف يدويًا أو بختم. باستخدام هذا الشرط ، سيكون من السهل تتبع مراحل المرور وتوضيح مرحلة النظر في الاستئناف في وقت أو آخر.

نيكولسكي افي ، 100

هاتف: 60-00-06 ، فاكس: 30-00-06

البريد الإلكتروني هذا البريد محمى من المتطفلين. تحتاج إلى تفعيل جافا سكريبت لتتمكن من مشاهدته

الحساب 85436086593857683857

في مجلس الأمن لروسيا الاتحادية في أرخانجيلسك

رقم التعريف الضريبي 2904220391

دائرة الضرائب الفيدرالية

في أرخانجيلسك

28.03.2011 № 12

نرسل لك البيانات المالية لشركة Obuv Pomorie OJSC لعام 2010.

التطبيقات:

• 1. الميزانية العمومية (نموذج رقم 1) على ورقتين في نسخة واحدة.
• 2. بيان الربح والخسارة (نموذج رقم 2) على ورقتين في نسخة واحدة.
• 3. بيان التغيرات في حقوق الملكية (نموذج رقم 3) على 3 أوراق في نسخة واحدة.
• 4. بيان التدفق النقدي (نموذج رقم 4) على ورقتين في نسخة واحدة.
• 5. ملحق الميزانية العمومية (نموذج رقم 5) في 6 أوراق في نسخة واحدة.
• 6. ملاحظة توضيحيةعلى ورقة في نسخة واحدة.

المجموع على الأوراق

المدير العام Lobur K.N. / /

النموذج رقم 1 "جداول الرصيد"

تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي

(مع مراعاة ترتيب لجنة الدولة للاتحاد الروسي للإحصاءات

وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 14 نوفمبر 2003 N 475 / 102n)

ورقة التوازن
نموذج N 1 وفقًا لـ OKUD
التاريخ (السنة ، الشهر ، اليوم)
منظمة	OJSC حذاء بوموري
رقم التعريف الضريبي
نوع النشاط	إنتاج الأحذية
الشكل / الشكل التنظيمي والقانوني للملكية
افتح شركة مساهمة/ ملكية خاصة	وفقًا لـ OKOPF / OKFS
وحدة القياس: الف روبل / مليون روبل
عنوان الموقع)	163522 Arkhangelsk pr. Nikolsky، 100
تاريخ الموافقة
تاريخ الإرسال (القبول)

	كود المؤشر	في بداية السنة المشمولة بالتقرير	في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير
1. الأصول غير الحالية
الأصول غير الملموسة
أصول ثابتة
البناء في التقدم
استثمارات مربحة في القيم المادية
استثمارات مالية طويلة الأجل
الأصول الضريبية المؤجلة
موجودات غير متداولة أخرى
المجموع للقسم الأول
II. الاصول المتداولة
بما فيها:
المواد الخام والمواد والقيم الأخرى المماثلة
حيوانات للنمو والتسمين
تكاليف العمل في التقدم
البضائع التامة الصنع والبضائع لإعادة بيعها
البضاعة شحنت
المصاريف المستقبلية
المخزونات والمصروفات الأخرى
ضريبة القيمة المضافة على الأشياء الثمينة المقتناة
حسابات القبض (التي من المتوقع سداد مدفوعاتها بعد أكثر من 12 شهرًا من تاريخ التقرير)
حسابات القبض (التي من المتوقع سداد مدفوعاتها في غضون 12 شهرًا بعد تاريخ التقرير)
بما في ذلك المشترين والعملاء
استثمارات مالية قصيرة الأجل
نقدي
الموجودات المتداولة الأخرى
المجموع للقسم الثاني

نموذج 0710001 ص 2

	كود المؤشر	في بداية الفترة المشمولة بالتقرير	في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير
ثالثا. رأس المال والاحتياطيات
رأس المال المصرح به
إعادة شراء الأسهم الخاصة من المساهمين
رأس مال إضافي
رأس المال الاحتياطي
بما فيها:
تشكل الاحتياطيات وفقا للقانون
تشكل الاحتياطيات وفقًا للوثائق التأسيسية
أرباح محتجزة (خسارة غير مغطاة)
المجموع للقسم الثالث
رابعا. واجبات طويلة الأمد
القروض والائتمانات
مطلوبات ضريبية مؤجلة
مطلوبات أخرى طويلة الأجل
المجموع للقسم الرابع
5. الالتزامات قصيرة الأجل
القروض والائتمانات
حسابات قابلة للدفع
بما فيها:
الموردين والمقاولين
الديون لموظفي المنظمة
الدين لأموال الدولة خارج الميزانية
الديون على الضرائب والرسوم
دائنون آخرون
الديون للمشتركين (المؤسسين) لدفع الدخل
إيرادات الفترات المستقبلية
احتياطيات للمصروفات المستقبلية
المطلوبات المتداولة الأخرى
المجموع للقسم الخامس
حول وجود القيم التي تؤخذ في الاعتبار في حسابات خارج الرصيد
الأصول الثابتة المؤجرة
بما في ذلك التأجير
قبول أصول المخزون لحفظها
قبول البضائع للعمولة
الديون المشطوبة للمدينين المعسرين
ضمانات للالتزامات والمدفوعات المستلمة
ضمان الالتزامات والمدفوعات الصادرة
اهلاك المساكن
انخفاض قيمة كائنات التحسين الخارجي والأشياء المماثلة الأخرى
استلام الأصول غير الملموسة للاستخدام
مشرف	لوبور ك.	رئيس الحسابات	خودياكوف أ.
(التوقيع)	(الاسم الكامل)	(التوقيع)	(الاسم الكامل)

مجلة"عمل المكتب وتدفق المستندات في المؤسسة" سبتمبر 2013

خطاب تغطية للمستندات

0 تعليق

16901 وجهات النظر

كوزانوفا إيفجينيا | أخصائي الموارد البشرية والموارد البشرية

بالإضافة إلى المراسلات المعتادة ، نرسل مستندات مختلفة إلى الأطراف المقابلة كل يوم: العقود والبروتوكولات والفواتير ومواد العرض ... تتطلب قواعد آداب العمل والحصافة الأولية في التعامل مع المستندات كتابة خطاب تغطية في هذه الحالات. ماذا يعطي وكيف يصدر؟ ما هي المواعيد النهائية لتنفيذه؟ ثم كيف تخزن؟

منخطاب الغلاف هو نوع من خطاب العمل مطلوب لوصف حزمة المستندات المرسلة إلى المرسل إليه إذا كانت هذه المستندات لا تحتوي على جزء العنوان.

في هذا الطريق، لا تحمل رسالة الغلاف أي عبء معلومات ، ولكنها تؤدي ثلاث وظائف مهمة:

يؤكد حقيقة الإرسال ؛

يقدم قائمة بالوثائق المرسلة والتعليمات للتعامل معها ؛

بفضل بيانات التسجيل ، يسمح لك بتحديد تاريخ الاستحقاق.

مثل معظم رسائل عمل، يتم إصدار خطاب الغلاف على ورق ذي رأسية ويتلقى رقم التسجيل الصادر للمرسل. لقد قمنا بتحليل قواعد تنسيق الخطابات الرسمية بالتفصيل أكثر من مرة في المجلة ، لذلك سنركز الآن على ميزات خطاب الغلاف.

يوجد تحليل مفصل لرسالة تجارية مع العديد من عينات تكوينها في المقالة "صنع خطاب عمل»

أنماط الخطاب

أساس خطاب الغلاف هو قائمة المرفقات. نص المستند قصير ومقسّم بشروط إلى جزأين:

إخطار إرسال المستندات ،

طلب الرد في الوقت المناسب (التعارف ، الموافقة ، إعادة نسخة موقعة ، إلخ).

يبدأ الجزء الأول عادةً على النحو التالي:

"وفاء ... نرسل لك ..." ،

"نحن نرسل لك ..."

"نقدم لكم ..."

بعد ذلك ، يمكنك تحديد الغرض من إرسال المستندات: "كى يوافق", "للتعريف", "للتوقيع", "لملء"(إذا كنا نتحدث عن نموذج استبيان أو استبيان). نوصي باستخدام الكليشيهات "الإرسال إليك" أو "الإرسال إليك" ، لأن يمكنك إرسال شيء ما للمراجعة فقط ، ولكن ليس للتوقيع أو الموافقة.

يمكن أن يحتوي الجزء الثاني على الكلمات التالية:

"الرجاء التوقيع والختم وإرسال نسخة واحدة إلى عنواننا ..." ،

"نطلب منك التفكير والإرسال إلى عنواننا في غضون الفترة الزمنية التي يحددها القانون ..." ،

"أطلب منك إرسال نسخة واحدة من المحضر حسب الأصول ..." إلى عنواننا.

الدعائم "علامة وجود التطبيقات"

كما حددنا بالفعل ، فإن الشيء الرئيسي في خطاب الغلاف للمستندات هو المرفقات. لذلك ، سوف نولي اهتمامًا خاصًا لمسألة تصميم هذه الدعامة الخاصة. بغض النظر عن كيفية إعداد الطلب ، تتطلب ممارسة الاستئناف التجاري قائمة كاملة بالوثائق المرفقة بالرسالة ، مع الإشارة إلى عدد النسخ وعدد الأوراق في كل منها. بدون هذه المعلومات ، ستفقد رسالة الغلاف كل معانيها.

لذا، عندما يتم الإبلاغ بالفعل عن المستندات المطلوب إرسالها في نص الرسالة، لا يستحق إدراج أسمائهم مرة أخرى. يكفي تحديد عدد الأوراق والنسخ. انظر المثال 1.

مثال1

جزء من النص وملاحظة حول وجود تطبيق (يشار إلى اسم التطبيق في نص الحرف)

إذا لم يتم الإشارة إلى التطبيق في نص الرسالة ، بالإضافة إلى البيانات الكمية ، يجب تحديد اسمه. إذا تضمنت الحزمة عدة مستندات ، يتم ترقيم المرفقات. انظر المثال 2.

انهيار

مثال2

جزء من النص وعلامة حول وجود التطبيق (يشار إلى اسم التطبيق في العلامة حول وجوده)

انهيار

على الرغم من أن GOST R 6.30-2003 يقول ذلك عند إدراج عدة تطبيقات في العلامة حول توفرهاكلمة التعميم قبل النقطتين موجودة في المفرد "الملحق:" ، في مثل هذه الحالات ما زلنا نوصي بكتابتها بصيغة الجمع "Appendices:" ، كما أوضحنا في المثال 2.

أولاً ، إنه صحيح من وجهة نظر قواعد اللغة الروسية. وثانيًا ، قام مطورو GOST أنفسهم لاحقًا بـ "تصحيح" عندما بدأوا في تقديم تفسيرات بشأن تطبيقه في توصياتهم المنهجية. انظر الاقتباسات من هاتين الوثيقتين أدناه. لكن الكثيرين يواصلون بعناد كتابة كلمة "ملحق:" بصيغة المفرد ، حتى لو تبعتها قائمة من عدة وثائق. لا تفعل ذلك ، وقد أوضحنا السبب.

جزء من المستند

انهيار

GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق "

3.21. ... إذا كان الحرف يحتوي على مرفق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ ؛ في حالة وجود عدة تطبيقات ، يتم ترقيمها:

جزء من المستند

انهيار

الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. إرشادات لتنفيذ GOST R 6.30-2003

3.16. ... إذا كان للحرف تطبيق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه ، وعدد الأوراق وعدد النسخ ، وإذا كان هناك عدة تطبيقات ، فسيتم ترقيمها:

تم العثور أيضًا على تناقضات فيما يتعلق بكيفية كتابة كلمة "تطبيق" في نص الرسالة:بحرف صغير أو كبير ، بعلامة "لا" أو بدونها. الحقيقة هي أنه يمكنك الإشارة إلى اسم المستند المرفق في نص خطاب الغلاف بطرق مختلفة ؛ قارن نفسك ، بالنظر إلى المثال 3: في الحالة الثانية ، من المناسب الإشارة بين قوسين إلى أن المستند عبارة عن تطبيق ، وفي الحالات اللاحقة نوضح كيف يمكن القيام بذلك بطرق مختلفة. جميع الخيارات صحيحة ، من المهم فقط الالتزام بالتوحيد في الحرف. ومن الأفضل اختيار خيار واحد وإصلاحه في التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي لمؤسستك (أو أي قانون تنظيمي محلي آخر بشأن قضايا مماثلة) ، ثم سيكون هناك توحيد في جميع المستندات وسيكون هناك ارتباك أقل بين المؤدين.

مثال3

طرق مختلفة للإشارة إلى اسم التطبيق في نص الرسالة

انهيار

بالنسبة للتطبيق المرتبط ، يمكن حذف عدد الأوراق (مثال 4).

مثال4

وصف التطبيق المرتبط

انهيار

عندما يكون هناك العديد من التطبيقات التي يكون من الأنسب إدراجها في ورقة منفصلة (ستسمى "جرد المرفقات بالرسالة من ... لا ...") ، فسيكون من الكافي الإشارة إلى هذا جرد في الرسالة (مثال 5).

مثال5

إذا كان هناك العديد من التطبيقات ، فمن الملائم إدراجها في قائمة جرد منفصلة

انهيار

إذا أرفقت بخطابك خطابًا آخر يحتوي على مرفق خاص به ، فأنت بحاجة إلى إبلاغ المرسل إليه بهذا (مثال 6).

مثال6

مرفق الرسالة له مرفق خاص به

انهيار

أخيرًا ، إذا كانت رسالتك موجهة إلى عدة مؤسسات في وقت واحد ، وكان المرفق موجهًا إلى واحدة فقط منها (يتلقى الآخرون الخطاب للعلم فقط) ، فيجب ذكر ذلك أيضًا (مثال 7).

مثال7

يتم إرسال المرفق إلى مستلم بريد إلكتروني واحد فقط من بين عدة مستلمين

انهيار

يتم وضع علامة على وجود المرفقات أسفل نص الرسالة وفوق التوقيع. عادةً ما تكون هذه المسافات (المسافات البادئة) متساوية وتساوي تقريبًا 2-3 أسطر (يظهر هذا جيدًا في تصميم عينة الحرف بالكامل في المثال 9).

كقاعدة عامة ، إذا كان المستند يحتوي على مرفقات ، فسيتم وضع علامة على أنها موجودة أسفل النص وفوق التوقيع ، وعلى المستندات المرفقة (لكل منها في الجزء العلوي الأيمن من الورقة الأولى) مكتوبًا في أي مرفق أي مستند هم (مع تعيين رقم الطلب ، إذا كان هناك العديد) ، كما في المثال 8.

مثال8

رقم الطلب وبيانات المستند الرئيسي في ورقة واحدة من التطبيق

انهيار

لكن خطاب الغلاف له وظيفة محاسبية للمستندات المرسلة ، ويعمل كنوع من جرد المرفقات بالمغلف ، لكن المستندات المسماة في مثل هذا الخطاب مثل المرفقات يتم إرسالها بالفعل. إذا كان للرسالة وظيفة مختلفة (على سبيل المثال ، كان عرضًا ، وتقديم عرض لتوقيع اتفاقية وإدراج شروط التعاون المقترح) ، فسيكون الخطاب هو المستند "الرئيسي" في المعنى ، والمستندات المرفقة سيساعدها فقط على أداء وظيفتها. لكننا نتحدث عن خطاب تغطية ، وفي هذه الحالة يجب ألا "تفسد" المستندات المعاد توجيهها بمعلومات حول "جرد الظرف" - أي لا تحتاج إلى تمييزها بهذا الشكل!

بغض النظر عن مكان إرسال المستندات والغرض منها ، يتم وضع خطاب تغطية لهم بدون فشل. هذا هو المبدأ الأساسي لسير العمل ، ويعمل بشكل أساسي في مصلحة المرسل.

• إنه خطاب الغلاف الذي يحتوي على الرسائل الصادرة ، ثم الأرقام الواردة ، والتي يمكنك من خلالها تتبع مسار المستندات ومصيرها لاحقًا.
• قائمة مفصلة بالوثائق المحددة في الخطاب ستزيل سوء الفهم المرتبط بفقدان نسخة واحدة أو أكثر.
• سيسمح وجود خطاب الغلاف للمستلم بمعالجة المراسلات الواردة على الفور ، وإذا لزم الأمر ، تقديم إجابة في أقرب وقت ممكن.

كيفية كتابة خطاب تغطية للمستندات

لا يوجد نموذج موحد لخطاب الغلاف للوثائق ، ومع ذلك ، فإن الجمارك التجارية وقواعد عمل المكتب تنص على الامتثال لمعايير معينة.

المتطلبات

المراسلات التجارية بين الكيانات التجارية ( الكيانات القانونية, رواد الأعمال الأفراد) من المعتاد القيام بذلك على الأوراق الرسمية للمؤسسات التي تحتوي على أختام ركنية مع تفاصيل المرسل.

يعتمد توقيع خطاب الغلاف على نوع المستندات المرسلة. على سبيل المثال ، عند إرسال نسخة من العقد أو العرض التجاري ، يتم توقيع الخطاب تقليديًا من قبل الرئيس الأول ؛ إذا تم إرسال المستندات القوائم المالية- كبير المحاسبين أو رئيس الدائرة المالية ، إلخ.

لا تعرف حقوقك؟

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تحتوي الرسالة على اسم وتفاصيل الاتصال بمنفذها الفعلي - للتواصل الفوري في حالة وجود أسئلة بخصوص المستندات المستلمة.

نص الرسالة

يتم وضع خطاب تغطية ، كقاعدة عامة ، باسم أول رئيس للشركة المرسل إليه أو قسمها. في هذه الحالة ، يوصى باستئناف "عزيزي (أعزائي)" ، مع الإشارة إلى اسم رأس العائلة. إذا لم تتم معالجة الرسالة ، فيمكن تخطي الاستئناف.

تعتمد العبارة الافتتاحية للجزء الوصفي من الرسالة على المنظمة التي تم إرسالها إليها:

• إلى منظمة أعلى - "نقدم لك" ؛
• إلى منظمة تابعة - "نرسل لك" ؛
• إلى منظمة طرف ثالث - "نرسل لك".

قائمة الملفات

في خطاب الغلاف ، تحت عنوان "الملحق" ، يجب الإشارة إلى قائمة شاملة بالوثائق التي سيتم إرسالها للعناصر التالية:

• اسم ورقم الوثيقة ؛
• تاريخ تجميعها.
• عدد النسخ؛
• عدد الأوراق في المستند ؛
• علامة حول البرنامج الثابت والترقيم ، إن وجد.

في نهاية الرسالة ، يتم تدوين ملاحظة حول العدد الإجمالي لأوراق المستندات المرسلة وتغليفها.

هام: عند إرسال وثائق بنفس الاسم (على سبيل المثال ، الفواتير والعقود وما إلى ذلك) ، يُسمح بالإشارة إلى الاسم العام وعدد الأوراق.

تملي آداب العمل كتابة خطابات الغلاف (أو ، كما يطلق عليها أيضًا ، الرسائل المصاحبة) عند إرسال المستندات إلى الشركاء ، في الهيئات الحكوميةوفي حالات أخرى. هذا مفيد بشكل خاص في المواقف التي تحتاج فيها إلى تأكيد إرسال حزمة إلى المرسل إليه ، والانتباه إلى النقاط الأساسية ، وإرسال طلب أو دليل للعمل ، وكذلك تحديد توقيت إجراءات الاستجابة. يمكن ذكر جميع المعلومات المهمة في الوثيقة المصاحبة.

في أغلب الأحيان ، يتم إصدار الدعم:

• عند التحويل وثائق مهمة(على سبيل المثال ، العودة بعد التوقيع) ؛
• لقانون المصالحة ؛
• إلى عرض تجاري;
• للتوثيق في مكتب الضرائب;
• لتقارير ونماذج وطلبات السلطات التنظيمية ؛
• إلى الوثائق التنفيذية ؛
• لسجلات الموظفين.

يمكنك كتابتها عند نقل المستندات شخصيًا وعند إرسالها عن طريق البريد العادي أو البريد العادي أو البريد الإلكتروني.

يتم تجميعها ، كقاعدة عامة ، من قبل الموظف المسؤول عن المستندات المرسلة أو سكرتير المنظمة. التوقيع كافٍ للحصول على الشهادة ، ولكن يمكن أيضًا لصق الختم. اليوم ، المنظمات غير مطالبة بالحصول على ختم دائري (82-FZ بتاريخ 04/06/2015). يخضع الختم لتقدير الشركة ، ما لم يطلبه المتلقي (مثل المؤسسات المالية).

بشكل منفصل ، نسلط الضوء على وظيفة مهمة أخرى للمرافقة - قائمة جرد للمستندات التي يتم إرسالها إلى المرسل إليه. يُنصح بسرد جميع الأوراق بعناية ، مع الإشارة ليس فقط إلى الاسم الكامل ، ولكن أيضًا عدد الأوراق التي تم إعدادها عليها ، وما إذا كانت هناك طلبات وأي منها ، وعدد نسخ كل مستند تم إرسالها. إذا فقدت الورقة بعد ذلك ، فستؤكد الورقة المصاحبة أنك مررتها إلى المرسل إليه. لذلك ، من المهم عمل مرافقة في نسختين واطلب من المستلم أن يشير على نسختك إلى تاريخ ووقت الاستلام ، وكذلك الاتفاق مع المخزون.

هيكل رسالة الغلاف

يتم تنظيم مراسلات المنظمات بواسطة GOST R 6.30-2003 بتاريخ 03.03.2003. قد يختلف الهيكل والمتطلبات في التفاصيل ، اعتمادًا على نوع المرافقة ، ولكن بشكل عام تبدو كما يلي:

1. المرسل إليه (اسم وعنوان المنظمة ، واسم ومنصب الموظف الذي يتم إرسال المستندات إليه).
2. رقم وتاريخ الطلب.
3. محتوى.
4. قائمة الوثائق المرفقة.
5. الشخص الذي يؤكد الأصالة.
6. جهات الاتصال.

يتم ترقيم المرافقين وفقًا لقواعد عمل مكتب المنظمة ، بالإضافة إلى المراسلات الأخرى. حاليًا ، تتعلق قواعد العمل المكتبي بالمسائل الداخلية للمؤسسة ويتم وضعها الأعمال المحلية. تتطلب قواعد Gosstandart من الشركات صياغة وإصلاح مبادئ العمل المكتبي (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). عند إرسال مرافق استجابة لطلب المرسل إليه ، يمكنك الإشارة إلى رقمه الصادر وتاريخه تحت رقم المغادرة. يمكنك أيضًا بدء النص بالعبارة: "في الاستئناف الخاص بك ، المرجع. رقم ... من ... ".

في الحالات التي يجب أن يتم فيها الاتصال بالمنفذ المباشر ، يجب الإشارة إلى جهات الاتصال الخاصة به. غالبًا ما يتم لصق هذه المعلومات في الزاوية اليسرى السفلية من النموذج. يوصى بالإشارة إلى اسم العائلة أو الأحرف الأولى (كاملة أو قصيرة) أو رقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني.

دعنا نتعرف على ما نكتبه في خطاب الغلاف. يوصى ببدء النص بعبارات: "نرسل لك ..." ، "نرسل لك ..." متبوعًا باسم معمم مختصر للأوراق المرفقة بها. ليس من الضروري سرد ​​كل عنصر بالاسم في هذا الجزء المحدد من النص ، حيث يتم توفير قسم آخر لهذا الغرض.

• رجاء تأكيد الإستلام؛
• يرجى التوقيع والعودة في الوقت المحدد ؛
• أطلب منك الموافقة والعودة مع التعليقات أو إرسال بروتوكول الخلافات ؛
• الرجاء الاستخدام وفقًا للغرض المقصود منه ؛
• أطلب منك التأكد من سلامة المعلومات السرية ؛
• يرجى إعلامي في الوقت المناسب.

لا يُمنع كتابة الأماكن المهمة بالخط العريض أو المائل للتأكيد عليها.

قائمة الوثائق المرفقة

يتم تقديم قائمة جرد بالأوراق التي يتم نقلها إلى المستلم بعد النص في قائمة بسيطة مع ترقيم كل موضع. عند تصميم قائمة ، من المهم أن تضع في اعتبارك الطابع الفريد لكل عنصر. في هذه الحالة ، من المستحسن تحديد التفاصيل بالكامل. اعتمادًا على الغرض من خطاب الغلاف ، يمكن تقديم الطلب مع الإشارة إلى عدد نسخ وأوراق كل مستند ، أو من خلال العدد الإجمالي.

فمثلا:

1. اتفاقية رقم 4 بتاريخ 06/01/2017 من نسختين. على 10 ملاءات.
2. الشروط المرجعية بتاريخ 06/01/2017 في نسخة واحدة. على 3 أوراق.

مجموع 2 وثائق في 13 ورقة.

كتابة خطاب تغطية

وفقًا لقواعد المراسلات المقبولة عمومًا ، يتم وضع جميع المراسلات الصادرة على الورق الرسمي الخاص بالمنظمة ، مع الإشارة إلى الاسم والتفاصيل والعنوان البريدي الكامل (هذا مهم بشكل خاص إذا كان الرد متوقعًا عن طريق البريد العادي) وتفاصيل الاتصال الأخرى .

لا توجد متطلبات لتصميم ومحتوى النص ، فالرسالة مكتوبة بشكل حر. لكن من الضروري اتباع قواعد المراسلات التجارية ، وكذلك تجنب الغموض في الصياغة.