FZ 426 Sonderbewertung von Arbeitsplätzen. Das Bundesgesetz „Über die besondere Beurteilung der Arbeitsbedingungen“ trat in Kraft

Die Erstellung eines Dienstreiseberichts ist zusammen mit anderen Berichtspapieren ein notwendiger Bestandteil letzte Stufe dokumentarische Unterstützung einer Geschäftsreise.

DATEIEN

Wozu dient das Dokument?

Eine Geschäftsreise kann mit verschiedenen Zwecken verbunden sein:

• Verhandlungen führen;
• Abschluss von Verträgen;
• Fernbedienung bauliche Einheit;
• Käufe und Verkäufe von Bestandsartikeln;
• Teilnahme an Fortbildungsseminaren;
• Fortbildungsveranstaltungen usw.

Gleichzeitig muss die entsandte Person unabhängig von den Zielen auf der Grundlage der Ergebnisse der Reise einen Bericht über die Erfüllung der Aufgabe erstellen und den Behörden vorlegen.

Ein Dienstreisebericht wird von beiden Parteien des Arbeitsverhältnisses benötigt.

Anhand des Berichts hat die Unternehmensleitung die Möglichkeit festzustellen, wie gut der Mitarbeiter die Probleme und Aufgaben bewältigt hat, die er auf einer Geschäftsreise lösen musste. Es ermöglicht dem Arbeitnehmer, unangemessene Ansprüche wegen unbefriedigender Ergebnisse der Reise zu vermeiden.

Wir sollten nicht vergessen, dass die Unternehmensleitung auf der Grundlage des Berichts den Untergebenen entweder für eine gute Arbeit belohnen oder ihn durch Auferlegen bestrafen kann Disziplinarmaßnahmen(z. B. bei negativem Ergebnis einer Dienstreise, sofern diese durch direktes Verschulden des Mitarbeiters zustande kam).

Wer erstellt den Bericht

Das Dokument wird im Namen der abgeordneten Person erstellt. Gleichzeitig muss die Unterschrift (Beschluss) der Person, die das Dokument angenommen hat, auf dem Formular vorhanden sein. Die Unterschrift des letzteren zeigt an, dass der Bericht zur Prüfung angenommen wurde.

Was gehört in einen Reisebericht?

Um Schwierigkeiten bei der Erstellung des Berichts zu vermeiden, sollten Sie vor einer Dienstreise die von der Geschäftsleitung gestellten Aufgaben sorgfältig lesen.

Es ist notwendig, dass die Aufgaben der Dienstreise schriftlich festgehalten werden – in Form eines Dienstauftrags (wenn unverständliche Punkte festgestellt werden, müssen diese vor Ort geklärt werden).

Somit beschränken sich die Aufgaben der entsandten Person ausschließlich auf die Erfüllung der Funktionen, die in angegeben werden dieses Dokument. Es sind die Ergebnisse der Lösung dieser Probleme, die sich in erster Linie in dem Bericht widerspiegeln sollten. Wenn möglich, sollten sie durch zusätzliche Belege unterstützt werden.

Wenn der Arbeitgeber es während der Reise plötzlich für notwendig hält, dem Untergebenen zusätzliche Aufgaben zu stellen, muss er unbedingt die Möglichkeit ihrer Umsetzung mit ihm vereinbaren. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer das volle Ablehnungsrecht.

Wann soll die Meldung erfolgen?

Die Fristen für die Vorlage einer Dienstreisemeldung werden individuell festgelegt und hängen von den Besonderheiten des Unternehmens ab. Im Durchschnitt sind dies drei Arbeitstage, in jedem Fall sollte dieser Zeitraum jedoch einen Monat ab dem Zeitpunkt der Rückkehr des Mitarbeiters von einer Dienstreise nicht überschreiten.

Was Sie außer einem Dienstreisebericht noch dem Arbeitgeber übergeben müssen

Zusätzlich zum Bericht muss der Reisende der Buchhaltung vorlegen:

• Vorabbericht (über Ausgaben, die auf einer Dienstreise angefallen sind);
• Quittungen, Schecks, Fahrscheine usw., die Zahlungspapiere bestätigen;
• Reisegenehmigung (falls ausgestellt).

Allgemeine Informationen zum Bericht, Dokumenteigenschaften

Wenn Sie zum ersten Mal auf einer Geschäftsreise waren und jetzt vor der Aufgabe stehen, einen Bericht darüber zu erstellen, und Sie nicht sehr gut verstehen, wie man ihn schreibt, lesen Sie unsere Empfehlungen - sie werden sich als nützlich erweisen genaue Vorstellung davon, wie dieses Dokument aussehen soll. Schauen Sie sich auch das Musterformular an – auf dessen Grundlage können Sie ganz einfach Ihren individuellen Bericht erstellen.

Bevor wir mit einer detaillierten Beschreibung des Dokuments fortfahren, werden wir einige geben allgemeine Informationen. Beginnen wir mit der Tatsache, dass dieser Bericht entweder in beliebiger Form oder in einheitlicher Form oder, wenn die Organisation eine eigene Dokumentvorlage hat, die in den Rechnungslegungsgrundsätzen genehmigt wurde, je nach Art verfasst werden kann. Die Methode zur Erstellung eines Berichts sollte in den lokalen Gesetzen des Unternehmens angegeben werden.

Der Bericht kann auf einem normalen Blatt Papier jeder geeigneten Größe (vorzugsweise A4) oder auf Briefkopf geschrieben werden – wenn diese Anforderung in den internen Regulierungsdokumenten des Unternehmens enthalten ist. Sie können es sowohl handschriftlich schreiben als auch in einen Computer tippen (mit obligatorischem anschließendem Ausdruck).

Unbedingt zu beachten ist nur eine Regel - der Bericht muss das Autogramm des Reisenden, der Person, die den Bericht entgegengenommen hat (normalerweise der Leiter der Struktureinheit), sowie des Direktors des Unternehmens (zusätzlich zur Unterschrift, er muss seine Entschließung dem Bericht beifügen).

Die beste Art, einen Bericht zu schreiben in zwei identischen Exemplaren(wenn handschriftlich, dann durch eine „Kopie“), von denen eine der Geschäftsleitung übergeben werden sollte, die zweite sollte für alle Fälle bei Ihnen bleiben (nachdem Sie eine Notiz über die Annahme einer Kopie von gemacht haben). der Vertreter des Arbeitgebers).

Reisebericht Vorlage

Zunächst eine kurze Erläuterung des Aufbaus. Wenn Sie einen Bericht in freier Form schreiben (und diese Praxis ist mittlerweile sehr weit verbreitet), dann teilen Sie das Formular gedanklich in drei Teile: den Anfang, den Hauptteil und den Schluss.

Beginn - Informationen zum Dokument selbst (Nummer, Ort, Erstellungsdatum).

Der Hauptblock ist der Bericht selbst, der Folgendes umfasst:

• seinen Zeitraum (Start- und Enddatum);
• Grund (hier müssen Sie das Dokument angeben, auf dessen Grundlage Sie auf eine Geschäftsreise geschickt wurden - dies kann eine Einladung einer anderen Organisation, eine Bestellung des Direktors usw. sein);
• den Zweck der Reise (geben Sie die tatsächlichen Aufgaben an, die Ihnen das Management gestellt hat);
• Reiseergebnisse: Je detaillierter, desto besser. Wenn nach den Ergebnissen der Dienstreise einige Verträge abgeschlossen wurden, Zertifikate usw. erhalten wurden. Dokumente, müssen Sie deren Nummer und Datum angeben.

Bei Bedarf können Sie dem Formular weitere Unterlagen beifügen und diese als separate Position im Bericht zur Verfügung stellen. Am Ende muss das Dokument unterschrieben und mit dem aktuellen Datum datiert werden.

Mitarbeiter jeder Organisation unternehmen regelmäßig eine Geschäftsreise im Auftrag des Leiters. Jeder von ihnen hat eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen. Nach der Rückkehr muss der Arbeitnehmer einen Bericht darüber erstellen, was während der Dienstreise getan wurde. In diesem Fall ist ein Dienstauftragsformular (T-10a-Formular) hilfreich. Lassen Sie uns herausfinden, welche Regeln für die Registrierung im Jahr 2019 gelten.

Wozu dient ein Auftrag?

Arbeitsauftrag ist offizielles Dokument. Der Stempel „Erforderlich“ wurde bereits 2013 entfernt. Von diesem Moment an wurden alle Akte, die von Roskomstat der Russischen Föderation durch die Verordnung Nr. 1 vom 01.05.2004 genehmigt wurden, nur noch zur Verwendung empfohlen. Jetzt kann der Arbeitgeber bequemere Formen eines Dienstreiseberichts selbstständig entwickeln, gleichzeitig müssen jedoch alle erforderlichen Anforderungen an behördliche Dokumente eingehalten werden.

Um Streitigkeiten nach der Rückkehr des Arbeitnehmers von einer Dienstreise zu vermeiden, muss der Arbeitgeber alle Punkte des Einsatzes klar herausarbeiten. Es ist zulässig, einen individuellen Zeitplan mit bestimmten Terminen für die Ausführung von Anweisungen zu erstellen, an die sich der entsandte Mitarbeiter zu halten hat.

Beispiel für eine Jobzuweisung

Im Unternehmen sind die Abteilungsleiter, unter deren Aufsicht der Mitarbeiter auf Reisen arbeitet, mit der Vorbereitung von Arbeitsaufträgen beschäftigt. Um einen Mitarbeiter auf Geschäftsreise zu schicken, wurde in der jüngeren Vergangenheit ein ganzes Paket von Dokumenten erstellt: eine Anordnung des Chefs, eine Reisebescheinigung und ein Arbeitsauftrag.

Das Verfahren für die Entsendung von Mitarbeitern auf Geschäftsreisen wird derzeit durch Kapitel 24 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation sowie durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation Nr. 749 mit Änderungen und Ergänzungen geregelt, die zu Beginn des Jahres in Kraft getreten sind 2019.

Und als Folge des oben Gesagten gesetzliche Norm, eine Reisebescheinigung und ein Arbeitsauftrag sind in die Kategorie der wünschenswerten, aber nicht obligatorischen Dokumente gerückt.

Der Serviceauftrag wird bei seiner Erteilung im Archiv gespeichert Personaldienstleistung Organisation für 5 Jahre. Wenn ein Mitarbeiter mit einer Aufgabe ins Ausland geschickt wurde, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist um das Zweifache.

Eine Serviceaufgabe wird in 2 Exemplaren vorbereitet. Einer - für das Archiv, der andere direkt für den Mitarbeiter. Eine Kopie der Aufgabe wird nicht an die Buchhaltung übermittelt, da alle Daten für die Anrechnung von Reisekostenpauschalen im Dienstreiseauftrag des Mitarbeiters angegeben sind.

Zuerst unterschreiben der Leiter der Organisation und der Abteilungsleiter die Dokumente, dann macht sich der auf Geschäftsreise entsandte Mitarbeiter mit ihnen vertraut. Und wenn er mit allen in der Aufgabe angegebenen Bedingungen einverstanden ist, setzt er unten seine Unterschrift.

Der erhaltene Auftrag für eine Geschäftsreise kann selbst einen erfahrenen Mitarbeiter verwirren

Personaldienstleister stellen sich manchmal die Frage: Soll ich das Siegel der Organisation auf das Formular eines Arbeitsauftrags setzen?

Hier gibt es keine einheitliche Antwort. Berücksichtigen Sie die Bedeutung von Informationen in einem Dokument. Ihr Mitarbeiter muss möglicherweise ein Arbeitsauftragsformular vorlegen, um die zugewiesenen Aufgaben vollständig zu erledigen. Und das Drucken in diesem Fall fügt dem Dokument Argumente hinzu.

Beachten Sie, dass auf dem Briefkopf "M.P." nicht markiert. Darüber hinaus ist Drucken nicht länger ein obligatorisches Attribut der Organisation als Ganzes. Wenn Ihre Organisation also überhaupt kein Siegel hat, sollten Sie sich überhaupt keine Gedanken über das Ausfüllen eines solchen Ausdrucks machen.

Welches Formular auszufüllen

Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf Dienstreise gehen, seien Sie nicht zu faul, für jeden einen Arbeitsauftrag auszufüllen. Der Dienstreiseauftrag kann einer für alle Geschäftsreisenden sein.

Alle Spalten in der Aufgabe müssen ausgefüllt werden. Gleiches gilt für die Spalte „Reisebericht“. Über die geleistete Arbeit können Sie in freier Form einen Bericht schreiben.

Kurzer Reisebericht

Für die Erstellung eines Dienstreiseberichts vereinheitlicht das Gesetz ein spezielles Formular T-10a. Wie oben erwähnt, kann auf Antrag des Leiters der eine oder andere Teil des T-10a-Formulars geändert werden. Wird eine erweiterte Beschreibung des Reisezwecks oder ein Reisebericht erwartet, dann ist es sinnvoller, diese Abschnitte im Formular zu vergrößern. Dadurch erhalten Sie alle notwendigen Informationen.

Wenn das Material des Reiseberichts umfangreich ist, wird das Ergänzen des T-10a-Formulars durch ein Informationsblatt nicht als Rechtsverstoß angesehen. Niemand hat die willkürliche Form des Berichts aufgehoben.

Einhaltung der Anforderungen zum Ausfüllen des Formulars: obligatorisch oder nicht?

Diese Frage wird von Personalreferenten gestellt, wenn sie Zweifel an der Notwendigkeit einer Reisemeldung haben. Antwort: Ab dem 8. Januar 2019 ist die Erstellung eines Berichts nicht mehr erforderlich.

Viele Organisationen verwenden aus Gewohnheit einen Standardsatz beigefügte Dokumente(Auftrag, Aufgabe und Bericht). Sie sind so viel bequemer und verständlicher. Sie können jedoch keinen Dienstreisebericht ausfüllen - dies wird kein Verstoß.

Die Schwierigkeit ist eine andere: Die Ordnungsbehörden werden wohl alle Reisedokumente prüfen, nach denen Sie Mitarbeiter auf die Reise geschickt haben. Immerhin bekommt ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise unter dem Bericht Geld geschenkt. Und die Beträge, die für die Bedürfnisse der Organisation und für ihre persönlichen Zwecke ausgegeben wurden, werden unterschiedlich besteuert. Hier sind Belege (z. B. Schecks) hilfreich. Und dieses Formular wird nützlich sein, wo alles klar und deutlich formuliert ist.

Die Liste der im Unternehmen angewendeten einheitlichen Formulare wird vom Leiter zusammengestellt und genehmigt. Alle diese Informationen spiegeln sich in den lokalen Rechtsakten einer bestimmten Organisation wider.

Wenn die Organisation das T-10a-Formular verwendet, muss der Mitarbeiter die Erstellung des Berichts innerhalb von 3 Tagen erfüllen.

Was zu tun ist: Der Mitarbeiter hat die offizielle Aufgabe nicht bewältigt

Denken Sie daran, dass der Mitarbeiter aufgrund von Produktionsanforderungen auf Geschäftsreise geht. Und er ist nicht verpflichtet, die gesetzlich vorgeschriebenen Zahlungen für Verpflegung, Unterkunft, Reise zurückzugeben. Alle Beträge, die der Mitarbeiter direkt für die Lösung der Probleme der Reise erhalten hat, müssen jedoch zurückgegeben werden.

Dazu erstellt der von der Dienstreise angereiste Mitarbeiter einen schriftlichen Bericht über die Dienstreise mit detaillierter Beschreibung der jeweiligen Ausgaben. An erster Stelle - eine Erklärung, warum der Zweck der Reise nicht erfüllt wurde, unter Angabe sachlicher Gründe.

Welche Finanzunterlagen sind dem Bericht beizufügen

Laut Gesetz erhält ein Mitarbeiter, der sich auf Geschäftsreise befindet, im Rahmen der Anzeige Geld. Sie werden unmittelbar vor der Abreise ausgestellt. Bei Ankunft von einer Dienstreise ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine Vorabmeldung zu erstellen. Dabei wird er von einem Buchhalter unterstützt.

Alle Finanzdokumente werden für die Buchhaltung akzeptiert; Schecks, Tickets, Quittungen, bezahlte Rechnungen (Originale mit Siegel). Der Buchhalter berücksichtigt keine handschriftlichen Notizen.

Expertenmeinung

Maria Bogdanova

Mehr als 6 Jahre Erfahrung. Spezialisierung: Vertragsrecht, Arbeitsrecht, Rechts Sozialversicherung, Immaterialgüterrecht, Zivilprozessrecht, Jugendschutzrecht, Rechtspsychologie

Enthält die Reiseordnung den Hinweis, dass die Dienstreise des Arbeitnehmers mit einem Arbeitseinsatz einhergehen muss, ist das Formular in jedem Fall auszufüllen. Dies gilt auch dann, wenn die darin angegebenen Informationen Informationen aus anderen, bereits erstellten Dokumenten im Wesentlichen duplizieren.Jeder Arbeitsauftrag hat einen streng definierten Satz von Kapiteln, die es Ihnen ermöglichen, ein Dokument nur für einen Mitarbeiter auszufüllen.

Das bedeutet, dass das Standardformular T-10a nicht für mehrere Arbeitnehmer verwendet werden kann. Daher wird für jede entsandte Person ein individueller Arbeitsauftrag erstellt.

Alle Dokumente, die der Buchhalter als entlastend betrachtet, werden in spezielle Spalten eingetragen Rückseite Vorabbericht.

Bei Ausgabe einer Fremdwährung an einen Reisemitarbeiter erfolgt die Eintragung auf der Vorderseite des Berichts (Spalte 1a) und auf der Rückseite (Spalte 6 und 8).

Nach Abstimmung mit der Buchhaltung wird der Vorabbericht vom Unternehmensleiter freigegeben.

Nach den endgültigen Berechnungen rechnet der ankommende Mitarbeiter mit der Organisation ab. Wenn es nicht verwendete Mittel gibt, werden sie in der Kasse des Unternehmens hinterlegt. In Fällen, in denen ein Mitarbeiter sein persönliches Geld ausgegeben hat, wird ihm der vereinbarte Betrag von der Kasse des Unternehmens oder auf ein Bankkonto ausgezahlt.

Verantwortung des Mitarbeiters bei Nichteinhaltung

Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen sowohl der Mitarbeiter als auch der Manager die Anforderungen der lokalen Gesetze des Unternehmens erfüllen.Wenn die Organisation also eine „Dienstreiseverordnung“ hat, die eine Arbeitszuweisung in ihrer Liste enthält, sind die Mitarbeiter verpflichtet, deren Spalten auszufüllen.Im Falle der Weigerung, seine Pflichten zu erfüllen, kann der Arbeitnehmer gemäß Artikel 192 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation disziplinarisch haftbar gemacht werden.Eine unzureichende Erledigung der Pflichtzeilen kann als Nichterfüllung des erhaltenen Auftrags für eine Dienstreise gewertet werden.

Arbeitsauftrag für eine Geschäftsreise im Jahr 2015fielen in die Kategorie der optionalen Papiere bei Dienstreisen. Aus unserem Material erfahren Sie, wie Sie eine Aufgabe erledigen und wie Sie Dokumente verwenden können, die sie ersetzen.

Stellenbeschreibung

Die offizielle Aufgabe war seit jeher ein obligatorisches Glied in der Kette der Registrierung von Reisedokumenten: Auf ihrer Grundlage wurde eine Bestellung ausgestellt, woraufhin eine Reisebescheinigung erschien - damit ging ein Mitarbeiter des Unternehmens auf Geschäftsreise.

Die Hauptinformation, die sich im Arbeitsauftrag widerspiegelt, ist der Zweck der Reise. Es wird ausgefüllt, bevor der Mitarbeiter auf eine Reise geschickt wird. Nach der Ausführung des Dienstauftrags wird der zweite Teil des Dokuments mit dem Titel „Dienstauftrag zur Entsendung auf Dienstreise und Bericht über dessen Durchführung“ erstellt, aus dessen Inhalt auf die Wirksamkeit geschlossen wird die Dienstreise eines Mitarbeiters des Unternehmens und die Gültigkeit von Reisekosten.

Bis 2015 ermöglichte ein solcher Mechanismus, jeden Schritt eines entsandten Arbeitnehmers zu dokumentieren und Ausgaben zu bestätigen, was den Anforderungen des Rechnungslegungsgesetzes Nr. 402-FZ vom 6. Dezember 2011 entsprach. Zu Zwecken Steuerbuchhaltung es war nicht weniger wichtig - die Kontrolleure ignorierten auch nicht den Grad der Vollständigkeit des Dokumentenpakets "Reise".

WICHTIG!Die Pflicht zur Erteilung eines Arbeitsauftrags wurde in § 6 der Dienstreiseordnung verankert, genehmigt. Dekret der Regierung vom 13. Oktober 2008 Nr. 749.

Dieses gut etablierte und über die Jahre bewährte System der Registrierung und Sammlung eines „Reise“-Satzes von Papieren wurde durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 29. Dezember 2014 Nr. 1595, das Anpassungen an den Vorschriften vornahm, verletzt Geschäftsreisen.

Infolgedessen sind seit Januar 2015 alle Links (bis auf die Bestellung) einschließlich der offiziellen Zuordnung aus dem oben genannten „Reise“ -Kit verschwunden.

Alternative Möglichkeit

Das Verschwinden eines Dienstauftrags aus dem Text der Dienstreiseverordnung bedeutet keineswegs, dass ein Papier mit dieser Bezeichnung aus dem innerbetrieblichen Arbeitsablauf ausgeschlossen werden muss.

Um eine Geschäftsreise zu vereinbaren, können Sie weiterhin die gesamte oben beschriebene Dokumentenkette verwenden. Einzige Einschränkung: Der Status des Dokumentenpakets "Reise" hat sich geändert - es kann nicht mehr als offizielle Bestätigung der Tatsache einer Dienstreise oder der damit verbundenen Ausgaben dienen.

Ein einfacher Trick hilft, aus dieser Situation herauszukommen: Sie können den Auftrag zur Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise (Einheitsformular T-9) ändern, indem Sie die Zeile "Zweck der Reise" darin einfügen.

Machen Sie sich auf unserer Website mit der Form des Hauptdokuments für die Entsendung eines Mitarbeiters auf Geschäftsreise vertraut: siehe Material .

Aber die Bedingung muss beachtet werden: Die Form der eigenständig entwickelten Ordnung muss durch ein lokales Gesetz festgelegt werden, zum Beispiel die innerbetriebliche Dienstreiseordnung (Teil 1 von Artikel 8, Teil 1 von Artikel 22 des Arbeitsgesetzbuches). Kodex der Russischen Föderation).

So erledigen Sie eine Aufgabe

Wenn das Unternehmen beschlossen hat, auf die üblichen Reisedokumente nicht zu verzichten und deren Form im Internen vorzusehen lokaler Akt umfasst das Verfahren zur Erteilung eines Dienstauftrags die folgenden Schritte:

• die Entscheidung des Leiters erhalten, den Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken;
• füllen gr. 1-11 des tabellarischen Teils der Aufgabe;
• den auf Dienstreise gehenden Mitarbeiter mit seiner Aufgabe und dem Zweck der Reise vertraut zu machen.

Normalerweise wird es verwendet, um einen Serviceauftrag zu erteilen Einheitliche Form T-10a, dessen Hauptteil durch eine Tabelle mit 12 Spalten dargestellt wird.

Das Formular ist mit allgemeinen Informationen gekrönt: dem Namen des Unternehmens, der Nummer und dem Datum des Auftrags. Im Mittelpunkt dieses einseitigen Dokuments stehen Informationen über den Mitarbeiter auf Dienstreise (vollständiger Name, Personalnummer, Arbeitsort und Funktion). Die Spalten 3-8 sind der Reise selbst gewidmet: Sie enthalten den Namen des Ziels und die Dauer der Reise (Beginn, Ende und Dauer).

Spalte 9 soll die zahlende Organisation angeben. In den meisten Fällen ist dies das Unternehmen selbst, dessen Mitarbeiter auf Dienstreise geschickt werden. In einigen Situationen können die Spezialisten des Unternehmens auf Anfrage (Antrag) von Drittparteien (Kunden) auf Geschäftsreisen gehen, dann kann die Erstattung der Reisekosten von den Kunden getragen werden (diese Bedingung ist im Vertrag festgelegt).

Spalte 10 „Grund“ wird mit den Einzelheiten der Anordnung (Anweisung) der Geschäftsführung zu einer Dienstreise ausgefüllt oder kann die Formulierung „Reiseplan“ enthalten (bei planmäßiger Durchführung der Reise).

Die ausgefüllte Spalte 11 beschreibt die Aufgabe (Zweck) der Dienstreise, hier endet die Ausführung des Dienstauftrags bis zur Rückkehr des entsandten Arbeitnehmers an den ständigen Arbeitsort.

Anschließend wird der Arbeitsauftrag vom Mitarbeiter selbst ausgefüllt – in Spalte 12 muss er kurz über die geleistete Arbeit auf einer Dienstreise berichten.

Das Ausfüllen des Auftrags wird durch die Unterzeichnung dieses Dokuments durch den Mitarbeiter und den Manager sowie durch das Ausfüllen der Zeile „Abschluss zum Abschluss des Auftrags“ abgeschlossen. In dieser Zeile gibt der Vorgesetzte eine Einschätzung über die geleistete Arbeit des Mitarbeiters auf einer Dienstreise ab.

Sehen Sie sich eine Beispielaufgabe auf unserer Website an.

Ergebnisse

Der Dienstauftrag für eine Dienstreise besteht aus zwei Teilen – der Weisung der Geschäftsführung und dem Bericht des Mitarbeiters über deren Umsetzung. Das Dokument ist seit 2015 optional, kann aber für die interne innerbetriebliche Berichterstattung verwendet werden.

Komponieren Geschäftsreisebericht optional, aber in den meisten Fällen verlangen Manager, dass dieses Dokument ausgestellt wird. Die Hauptvoraussetzung für seine Erstellung ist eine klare Beschreibung der durchgeführten Aufgaben und ein dokumentarischer Nachweis ihrer Handlungen. Fertige Beispiele Reiseberichte und mehr wichtige Dokumente finden Sie im Artikel.

Das Dokument wird direkt vom entsandten Mitarbeiter erstellt. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf Reisen gehen, erstellt jeder von ihnen ein solches Papier oder Verantwortliche vom Leiter der Gruppe ernannt. Die Notwendigkeit der Zusammenstellung wird vom Kopf noch vor der Reise festgestellt.

Normalerweise wird eine Meldung gemacht, wenn:

1. Der Zweck der Reise ist für die Organisation von großer Bedeutung.
2. Einem Mitarbeiter oder einer Gruppe sind etliche Aufgaben zugeordnet.
3. Die Ziele sind mit finanziellen Aufwendungen verbunden, für die ein separates Dokument erstellt wird -.
4. Die Aufgaben beziehen sich auf die Unterzeichnung von Dokumenten mit Partnern, die ebenfalls gemeldet werden müssen.

Das Papier wird zusammen mit anderen offiziellen und finanziellen Dokumenten (an die Buchhaltung) übergeben:

• vorabbericht, der alle Ausgaben des Arbeitnehmers auf einer Geschäftsreise aufzeichnet, das Vorhandensein von Überschüssen;
• Zahlungsdokumente, die die angefallenen Ausgaben belegen (Schecks, Quittungen, Fahrkarten usw.);
• Reisebescheinigung (falls vorhanden).

Muster und Regeln zur Erstellung eines Dienstreiseberichts

Ein bestimmtes Formular wurde nicht festgelegt, daher kann der Mitarbeiter ein Dokument in beliebiger Form oder auf einem separaten Briefkopf des Unternehmens gemäß den internen Anforderungen erstellen. Der Text sollte folgende Informationen enthalten:

1. Name und Position des Dispatchers.
2. Der Name der Organisation, ihrer Zweigstelle oder strukturellen Unterabteilung, Abteilung.
3. Dauer der Geschäftsreise (Anzahl der Tage, Zeitraum);
4. Zweck, Ziele der Reise (vorgeschrieben aufgrund eines Arbeitsauftrages).
5. Abgehaltene Besprechungen (Name und Position der Kollegen, Name des Unternehmens).
6. Erzielte Ergebnisse.
7. Datum des Berichts.
8. Unterschrift, Abschrift der Unterschrift (Nachname, Initialen).

Beim Kompilieren können Sie ein vorgefertigtes Formular verwenden.

Oder verwenden Sie das Beispiel und passen Sie es an Ihre Situation an.

Eine weitere Möglichkeit für einen fertigen Bericht über eine Geschäftsreise besteht darin, sich mit der Literatur vertraut zu machen, Verhandlungen zu führen und Absichtserklärungen mit Partnern zu unterzeichnen. Alle Handlungen des Mitarbeiters müssen durch die entsprechenden Dokumente bestätigt werden, die in den Anlagen aufgeführt sind.

Frist und Verfahren zur Einreichung einer Dienstreisemeldung

Die Vorbereitung einer Geschäftsreise beginnt im Voraus – der Reiseleiter setzt Ziele und gibt schriftliche und mündliche Anweisungen. Das Erreichen dieser Ziele, die Bestätigung der erledigten Aufgaben muss im Bericht widergespiegelt werden.

Schritt 1. Erstellen eines Arbeitsauftrags

Noch bevor ein Mitarbeiter auf Dienstreise geschickt wird, legt die Führungskraft die Ziele der Reise fest, die schriftlich festgehalten werden können, um sie dann in den Bericht zu übertragen. Sie werden in der Regel in einem Arbeitsauftrag festgehalten, der im Formblatt Nr. T 10-a oder in beliebiger Form erstellt wird. Tatsächlich enthält dieses Papier die gleichen Informationen wie der Bericht – den vollständigen Namen des Reisenden, Reisedatum, Ziele usw.

Schritt 2. Erstellen eines Reiseberichts

Dann muss sich der Mitarbeiter für das Erreichen der gesetzten Ziele melden, und es reicht nicht aus, einfach „Fertig“ zu schreiben. In der Regel benötigt der Manager eine detaillierte Beschreibung der Maßnahmen - zum Beispiel: "Verhandlungen mit dem Namen des Partners geführt und einen Rahmenvertrag über die Zusammenarbeit unterzeichnet."

Der Bericht ist unmittelbar nach der Rückkehr von einer Dienstreise zu erstellen. In der Regel werden dafür 3-5 Werktage eingeräumt, danach ist der Mitarbeiter verpflichtet, sich beim Vorgesetzten zu melden. Der genaue Zeitraum hängt von den Vorschriften des Unternehmens ab, sollte jedoch in keinem Fall 30 Kalendertage überschreiten.

Das Dokument wird in der Regel in gedruckter Form erstellt, seltener in handschriftlicher Form. Dem Mitarbeiter wird empfohlen, 2 Originalkopien anzufertigen, von denen eine dem Vorgesetzten zu übergeben ist und die zweite zur eventuellen Klärung von Informationen im Zusammenhang mit der Reise aufzubewahren ist.

Schritt 3. Lieferung und Genehmigung von Dokumenten

Die Buchhaltung nimmt Finanzunterlagen entgegen und erstellt diese notwendige Berechnungen. Der Manager akzeptiert den Reisebericht und die beigefügten Papiere - unterzeichnete Verhandlungen, Fotos, Videos usw. Danach wird der Bericht ggf. finalisiert und durchläuft die Endabnahme.

Um Nacharbeiten zu vermeiden, muss der Mitarbeiter einen Bericht gemäß den gesetzten Zielen, die im Arbeitsauftrag und / oder mündlich formuliert werden, klar verfassen. Das Dokument wird so kurz wie möglich zusammengestellt, jede Aktion wird durch die beigefügten Dokumente bestätigt.

Nach einer Geschäftsreise muss ein Mitarbeiter seine Ergebnisse formalisieren und die Ausgaben auflisten, zusammen mit Belegen. Dazu füllt er zwei Arten von Berichten aus: einen Vorschuss auf die Kosten einer Geschäftsreise (für die Buchhaltung) und einen Bericht über die Erledigung einer Dienstreiseaufgabe (für das Management). Er fügt ihnen alle Dokumente im Zusammenhang mit der Reise bei.

So melden Sie eine Geschäftsreise

Derzeit sieht die Gesetzgebung nur eine obligatorische Art der Meldung vor - Vorauszahlung. Es ist erforderlich, die an den Mitarbeiter ausgegebenen Mittel für eine Geschäftsreise abzuschreiben. Darin berichtet der Mitarbeiter über seine Ausgaben während der Reise. Übersteigen seine Ausgaben den erhaltenen Vorschuss, wird dem Arbeitnehmer eine Dienstreise extra vergütet, bei geringeren muss er diese zurückerstatten.

Zu den Reisekosten gehören:

1. - Diese Art von Ausgaben wird durch Vorschriften festgelegt und hat einen festen Betrag für Reisen innerhalb des Territoriums der Russischen Föderation oder ins Ausland.
2. Reisekosten - umfassen den Kauf von Tickets zum und vom Bestimmungsort und zurück zum Arbeitsplatz, die Zahlung der Kosten für die Fahrt in einem Auto eines entsandten Arbeitnehmers (Kauf von Benzin, Versicherung bei Auslandsreisen).
3. Lebenshaltungskosten - für ein Hotel bezahlen oder eine Wohnung mieten.
4. Repräsentationskosten - dazu gehören Zahlungen für Souvenirs, notwendige Kosten die Interessen des Unternehmens zu vertreten.
5. Sonstige Ausgaben - Zahlung anderer Arten von Ausgaben im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise, z. B. bei Reisen außerhalb Russlands, dies können Zahlungen für Visa, Versicherungen, Einholung der erforderlichen Genehmigungen usw. sein.

Reise- und Übernachtungskosten sind nachzuweisen.

Ohne Primärunterlagen nimmt die Buchhaltung die Vorabmeldung nicht entgegen und erstattet dem Mitarbeiter keine Auslagen. Daher ist es notwendig, verschiedene Tickets, Schecks, Mietverträge usw. aufzubewahren.

Die zweite Art von Berichten, die von einem Mitarbeiter verlangt werden können, ist ein Fortschrittsbericht. In diesem Dokument berichtet der Mitarbeiter über die Lösung der im Auftrag bzw. Arbeitsauftrag für die Reise gestellten Aufgaben. Ein solcher Reisebericht enthält die Ergebnisse einer Dienstreise und bei Nicht- oder Teilerfüllung von Zielen eine Angabe der Gründe, die die Durchführung des Auftrags verhindert haben.

Ihm sind auch verschiedene Dokumente oder deren Kopien beigefügt, die die Erfüllung des Auftrages bestätigen. Die meisten von ihnen sind jedoch nicht finanziell. Dies sind während der Reise geschlossene Verträge, erhaltene Zeugnisse oder Diplome, Urkunden etc.

Es ist nur dann erforderlich, einen Fahrtbericht auszustellen, wenn seine Anwesenheit auf interne Ursachen zurückzuführen ist normative Dokumente Firmen.

Bei Nichterfüllung der Aufgabe kann dieses Dokument die Grundlage für die Bestellung einer weiteren Dienstreise oder die Lösung der Frage der Bestrafung des Arbeitnehmers sein, wenn die Reise aufgrund seines Verschuldens nicht erfolgreich war.

Der Zeitpunkt der beiden Reiseberichte kann unterschiedlich sein. Für die Voranmeldung beträgt die Frist drei Werktage nach Rückkehr von der Reise.

Eine Einsatzmeldung kann auch innerhalb von drei Tagen erfolgen, der Arbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit, dafür einen anderen Zeitrahmen festzulegen.

Die maximale Frist zum Ausfüllen und Einreichen dieser Art von Berichten an den Manager sollte einen Monat ab dem Enddatum der Reise nicht überschreiten.

Erstellen eines Vorberichts

Es gibt eine genehmigte Form des Vorberichts AO-1 (Goskomstat-Beschluss Nr. 55 vom 1. August 2001). Es besteht aus zwei Teilen. Der erste Teil enthält:

Auf der Rückseite gibt der Mitarbeiter, der den Vorschuss ausfüllt, jeden ausgegebenen Betrag und Informationen über das Dokument an, das ihn bestätigt.

Am Ende des Berichts setzt der Mitarbeiter, der von einer Dienstreise zurückgekehrt ist, seine Unterschrift.

Alle Belege zu Spesen müssen im Original vorliegen, Kopien sind nicht erlaubt.

Sofern es unternehmensüblich ist, einen Reisebericht für die Geschäftsführung zu erstellen, ist eine zweite Ausfertigung dieses Dokuments ebenfalls dem Vorbericht beizufügen.

Dienstreisebericht für die Unternehmensleitung

Diese Art von Berichten war früher obligatorisch, aber seit 2015 liegt ihre Verwendung im Ermessen des Managements oder des Eigentümers der Organisation. Seine Form muss in der Rechnungslegungsrichtlinie des Unternehmens genehmigt werden.

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Neben der Beschreibung der Dienstreise selbst und ihrer Ergebnisse dient dieses Dokument auch als Bestätigung des Aufenthaltsorts des Mitarbeiters Arbeitszeit und die Erfüllung der ihm übertragenen Aufgaben.

In den internen Unterlagen des Unternehmens können auch Fälle vorgesehen werden, in denen kein Reisebericht ausgefüllt werden muss.

Zum Beispiel, wenn Mitarbeiter geschickt werden, um im Namen des Unternehmens ein Dokument zu unterschreiben oder ein Zertifikat erhalten, das für die Weiterarbeit erforderlich ist. Der Reisezweck gilt als erfüllt, wenn der Arbeitnehmer die erforderlichen Unterlagen mitgebracht hat.

Bei ganzer oder teilweiser Nichterfüllung dienstlicher Aufgaben hat der Arbeitnehmer zusätzlich zum Reisebericht eine Niederschrift mit Angabe der Gründe für die Nichterfüllung zu verfassen.

Auf der Grundlage der Ergebnisse der Prüfung beider Dokumente entscheidet die Geschäftsführung über die Notwendigkeit einer zweiten Reise und den Grad der Schuld des Mitarbeiters, die Aufgabe nicht erfüllt zu haben.

Wurden mehrere Mitarbeiter auf Dienstreise geschickt, können diese sowohl einen einzigen Reisebericht als auch getrennte Reiseberichte erstellen. In diesem Fall hängt alles von den Zielen der Reise ab.

Beispielsweise schreiben Mitarbeiter, die zur Teilnahme an einer Messe oder einem Seminar entsandt wurden, einen gemeinsamen Bericht über die besuchte Veranstaltung, und Mitarbeiter, die darüber entscheiden verschiedene Aufgaben im Rahmen einer Reise, jeden für seinen Teil - Anwälte für die abgeschlossenen Verträge und Ingenieure für die Installation oder Inspektion der gelieferten Ausrüstung zu melden.

Dieses Dokument kann auf Papier oder in im elektronischen Format. Bei der Erstellung auf Papier druckt der Mitarbeiter zwei Kopien des Dokuments aus, von denen er eine behält.

Wenn das Unternehmen ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem eingeführt hat und die Mitarbeiter haben elektronische Signaturen, kann der Bericht elektronisch erstellt und versendet werden. Dieses Formular ist sehr praktisch, wenn mehrere Mitarbeiter verschiedener Abteilungen auf Dienstreise geschickt wurden.

Nachdem der Bericht genehmigt wurde, wird er registriert, eine Kopie wird dem Vorbericht beigefügt, wenn dies in den Rechnungslegungsgrundsätzen vorgesehen ist.

Nach der Rückkehr von einer Dienstreise füllt der Arbeitnehmer einen Bericht über die Erledigung von Aufträgen aus, die Zweck der Reise waren. Es weist darauf hin:

Als Belege für einen Dienstreisebericht können Sie Verträge, Akte, Vereinbarungen, Zeugnisse, Zeugnisse usw. anhängen. Im Bericht selbst sind sie durch eine Liste von Anträgen gekennzeichnet.

Eine kurze Beschreibung der Ziele und Zielsetzungen wird entweder dem Stellenauftrag entnommen, sowie dem Begründungsdokument für die Notwendigkeit, einen Mitarbeiter zu entsenden.

Der Abschnitt „Fortschrittsbericht“ enthält abgehaltene Besprechungen und Phasen der Arbeit an der Aufgabe.

Beispielsweise können Sie bei einer Inspektion der gelieferten Geräte im Rahmen der Garantieleistung die Arbeiten an jedem Gerät oder jeder Maschine beschreiben.

Die Ergebnisse der Reise enthalten Informationen über die Ergebnisse der Umsetzung der zugewiesenen Anweisungen sowie verschiedene Empfehlungen und Vorschläge.

Zum Beispiel nach einer Reise nach Internationale Ausstellung Ein Mitarbeiter kann vorschlagen, die Vertragsbedingungen mit den Kunden der Organisation zu ändern, um sie rentabler zu machen als die von konkurrierenden Firmen. Oder schlagen Sie die Einführung eines fortschrittlicheren Systems vor, um die Produktqualität zu bewerten, Kosten zu senken, moderne Ausrüstung zu kaufen usw.

In diesem Abschnitt können Sie auch kurz die Gründe für die Nichterfüllung der Aufgabe angeben und diese vollständig mit einem Vermerk ausstellen.

Beispielsweise erkrankte ein Mitarbeiter während einer Dienstreise, verlängerte den Zeitraum aber nicht um die Dauer der Krankheit, weil die Anwesenheit des Mitarbeiters am Arbeitsplatz erforderlich war. In diesem Fall können Sie in den Ergebnissen der Reise angeben, dass die im Rahmen der Reisezwecke vorgesehenen Arbeiten aufgrund von nicht vollständig abgeschlossen werden konnten Krankenstand, und in Zukunft ist es notwendig, den Mitarbeiter auf eine zweite Geschäftsreise zu schicken.

Beispiel Reisebericht

GENEHMIGEN

Direktor der GmbH "Svetplus"

R. D. Inokentiev (Unterschrift)

Reisebericht

Mitarbeiter: Stellvertretender Leiter der Marketingabteilung A. Z. Prokofjew

Dienstreise: in Minsk, Republik Belarus, vom 14.06.2018 bis 18.06.2018

Ziele und Ziele der Reise: Teilnahme an der internationalen Ausstellungsmesse „Promexpo – 2018“, die vom 15.06.2018 bis 17.06.2018 stattfand, Betreuung eines Informationsstandes mit Produktmustern, Erkunden von Einstiegsmöglichkeiten Absatzmärkte, Präsentation von Produkten bei potenziellen Verbrauchern.

Erfüllung der Aufgabe: Im Rahmen der Teilnahme an der Ausstellung "Promexpo - 2018" habe ich, Prokofjew A. Z., folgende Arbeiten durchgeführt.

Es wurde ein Ausstellungsstand mit kontinuierlicher Ausstrahlung von Werbevideos über unsere Produkte sowie die Verteilung von Katalogen und Broschüren mit Kontaktinformationen und einer detaillierten Beschreibung unserer Produkte organisiert.

Während der Ausstellerkonferenz wurde eine Präsentation der neuesten Muster hergestellter Produkte sowie eine Bewertung durchgeführt Werbeunternehmen zwei unserer Konkurrenten (Materialien sind auf einem Flash-Laufwerk beigefügt).

Im Rahmen der Ausstellungsmesse wurde ein Seminar von Vertretern der bekannten Marketingagentur Magicmade besucht, neueste Entwicklungen im Bereich des strategischen Marketings und der Nutzung des Internets.

Es wurden Besprechungen mit abgehalten potenzielle Verbraucher Produkte aus 7 Ländern.

Die Ergebnisse der Geschäftsreise: Mit drei Unternehmen wurden Vorverträge über die Lieferung von Produkten geschlossen (an die Rechtsabteilung übertragen), um die Wirksamkeit neuer Tools zur Produktwerbung zu bewerten, wurde ein Paket von Vorschlägen einer Werbeagentur vorgelegt. Um die Produkte konkurrierender Firmen zu analysieren technische Abteilung Kataloge mit Warenmerkmalen anderer Hersteller werden zur Verfügung gestellt. Nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise ist eine Schulung für Mitarbeiter der Marketingabteilung mit dem Studium von Best Practices für die Vermarktung von Produkten auf internationaler Ebene geplant.