अन्य रिपोर्टिंग पेपर्स के साथ एक बिजनेस ट्रिप रिपोर्ट तैयार करना एक आवश्यक हिस्सा है अंतिम चरणएक व्यापार यात्रा का दस्तावेजी समर्थन।
फ़ाइलें
दस्तावेज़ किस लिए है?
एक व्यापार यात्रा को विभिन्न उद्देश्यों से जोड़ा जा सकता है:
- वार्ता आयोजित करना;
- अनुबंधों का निष्कर्ष;
- दूर संरचनात्मक इकाई;
- इन्वेंट्री आइटम की खरीद और बिक्री;
- प्रशिक्षण संगोष्ठियों में भागीदारी;
- प्रशिक्षण कार्यक्रम, आदि।
उसी समय, लक्ष्यों की परवाह किए बिना, यात्रा के परिणामों के आधार पर, दूसरे व्यक्ति को कार्य पूरा होने पर अधिकारियों को एक रिपोर्ट तैयार करनी चाहिए और प्रस्तुत करनी चाहिए।
दोनों पक्षों द्वारा रोजगार संबंधों के लिए एक व्यापार यात्रा रिपोर्ट की आवश्यकता होती है।
रिपोर्ट के आधार पर, उद्यम के प्रबंधन के पास यह निर्धारित करने का अवसर होता है कि कर्मचारी ने उन मुद्दों और कार्यों का कितना अच्छा सामना किया, जिन्हें उसे एक व्यावसायिक यात्रा पर हल करना था। यह कर्मचारी को यात्रा के असंतोषजनक परिणामों के बारे में अनुचित दावों से बचने की अनुमति देता है।
हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि, रिपोर्ट के आधार पर, कंपनी का प्रबंधन या तो अधीनस्थ को अच्छे काम के लिए पुरस्कृत कर सकता है, या उसे थोपकर दंडित कर सकता है। अनुशासनात्मक कार्यवाही(उदाहरण के लिए, यदि किसी व्यावसायिक यात्रा के परिणाम नकारात्मक हैं, बशर्ते कि वे कर्मचारी की प्रत्यक्ष गलती के कारण हुए हों)।
रिपोर्ट कौन बनाता है
दस्तावेज़ दूसरे व्यक्ति की ओर से तैयार किया गया है। साथ ही, दस्तावेज़ को स्वीकार करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर (संकल्प) फॉर्म पर होने चाहिए। उत्तरार्द्ध के हस्ताक्षर इंगित करेंगे कि रिपोर्ट को विचार के लिए स्वीकार कर लिया गया है।
यात्रा रिपोर्ट में क्या शामिल करें
रिपोर्ट संकलित करते समय कठिनाइयों से बचने के लिए, व्यापार यात्रा पर जाने से पहले, आपको प्रबंधन द्वारा निर्धारित कार्यों को ध्यान से पढ़ना चाहिए।
यह आवश्यक है कि व्यापार यात्रा के कार्यों को लिखित रूप में औपचारिक रूप दिया जाए - एक सेवा असाइनमेंट के रूप में (यदि कोई समझ से बाहर होने वाले बिंदुओं की पहचान की जाती है, तो उन्हें मौके पर ही हल किया जाना चाहिए)।
इस प्रकार, दूसरे व्यक्ति के कर्तव्यों को केवल उन कार्यों के प्रदर्शन के लिए कम कर दिया जाता है जिन्हें इंगित किया जाएगा इस दस्तावेज़. यह इन मुद्दों के समाधान के परिणाम हैं जिन्हें रिपोर्ट में सबसे पहले प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए। यदि संभव हो तो, उन्हें अतिरिक्त सहायक कागजात द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए।
यदि यात्रा के दौरान नियोक्ता अचानक अधीनस्थ के लिए कुछ अतिरिक्त कार्य निर्धारित करना आवश्यक समझता है, तो उसे निश्चित रूप से उनके कार्यान्वयन की संभावना से सहमत होना होगा। इस मामले में, कर्मचारी को उन्हें मना करने का पूरा अधिकार है।
रिपोर्ट कब बनानी चाहिए?
व्यापार यात्रा रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा व्यक्तिगत आधार पर निर्धारित की जाती है और उद्यम की विशेषताओं पर निर्भर करती है। औसतन, यह तीन कार्य दिवस है, लेकिन किसी भी मामले में, यह अवधि उस समय से एक महीने से अधिक नहीं होनी चाहिए जब कर्मचारी किसी व्यावसायिक यात्रा से वापस आता है।
बिजनेस ट्रिप रिपोर्ट के अलावा और क्या आपको नियोक्ता को सौंपने की जरूरत है
रिपोर्ट के अलावा, यात्री को लेखा विभाग को प्रस्तुत करना होगा:
- अग्रिम रिपोर्ट (व्यापार यात्रा पर किए गए खर्च पर);
- रसीदें, चेक, यात्रा टिकट, आदि भुगतान पत्रों की पुष्टि;
- यात्रा परमिट (यदि जारी किया गया है)।
रिपोर्ट, दस्तावेज़ सुविधाओं के बारे में सामान्य जानकारी
यदि आप पहली बार किसी व्यावसायिक यात्रा पर गए हैं और अब आप इसके बारे में एक रिपोर्ट तैयार करने के कार्य का सामना कर रहे हैं, और आप इसे अच्छी तरह से नहीं समझते हैं, तो हमारी सिफारिशों को पढ़ें - वे एक के लिए काम में आएंगे यह दस्तावेज़ कैसा दिखना चाहिए, इसका सटीक विचार। नमूना प्रपत्र भी देखें - इसके आधार पर आप आसानी से अपनी व्यक्तिगत रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं।
दस्तावेज़ के विस्तृत विवरण पर आगे बढ़ने से पहले, हम कुछ देंगे सामान्य जानकारी. आइए इस तथ्य से शुरू करें कि यह रिपोर्ट या तो एक मनमाना रूप में, या एक एकीकृत रूप में लिखी जा सकती है, या, यदि संगठन के पास अपने स्वयं के दस्तावेज़ टेम्पलेट को लेखांकन नीति में इसके प्रकार के अनुसार अनुमोदित किया गया है। रिपोर्ट तैयार करने की विधि कंपनी के स्थानीय कृत्यों में इंगित की जानी चाहिए।
रिपोर्ट किसी भी उपयुक्त आकार (अधिमानतः ए 4) या लेटरहेड पर कागज की एक नियमित शीट पर लिखी जा सकती है - यदि यह आवश्यकता उद्यम के आंतरिक नियामक दस्तावेजों में है। आप इसे दोनों हाथों से लिख सकते हैं और इसे कंप्यूटर में टाइप कर सकते हैं (अनिवार्य बाद के प्रिंटआउट के साथ)।
बिना शर्त, केवल एक नियम का पालन किया जाना चाहिए - रिपोर्ट में यात्री का ऑटोग्राफ होना चाहिए, वह व्यक्ति जिसने रिपोर्ट स्वीकार की (आमतौर पर संरचनात्मक इकाई का प्रमुख), साथ ही साथ उद्यम के निदेशक (हस्ताक्षर के अलावा, उसे अपना संकल्प रिपोर्ट पर रखना चाहिए)।
रिपोर्ट लिखने का सबसे अच्छा तरीका दो समान प्रतियों में(यदि हाथ से, तो यह "कार्बन कॉपी" के माध्यम से संभव है), जिनमें से एक को प्रबंधन को सौंप दिया जाना चाहिए, दूसरा, बस मामले में, आपके पास छोड़ दिया जाना चाहिए (से एक प्रति स्वीकार करने के बारे में एक नोट बनाने के बाद) नियोक्ता का प्रतिनिधि)।
यात्रा रिपोर्ट टेम्पलेट
सबसे पहले, संरचना का एक संक्षिप्त विवरण। यदि आप स्वतंत्र रूप में एक रिपोर्ट लिखते हैं (और यह अभ्यास अब बहुत व्यापक है), तो मानसिक रूप से फॉर्म को तीन भागों में विभाजित करें: शुरुआत, मुख्य खंड और अंत।
शुरुआत - दस्तावेज़ के बारे में ही जानकारी (संख्या, स्थान, संकलन की तारीख)।
मुख्य ब्लॉक रिपोर्ट ही है, जिसमें शामिल हैं:
- इसकी अवधि (प्रारंभ और समाप्ति तिथि);
- कारण (यहां आपको उस दस्तावेज़ को इंगित करना होगा जिसके आधार पर आपको व्यावसायिक यात्रा पर भेजा गया था - यह किसी अन्य संगठन का निमंत्रण, निदेशक का आदेश आदि हो सकता है);
- यात्रा का उद्देश्य (उन वास्तविक कार्यों को इंगित करें जो प्रबंधन ने आपके लिए निर्धारित किए हैं);
- यात्रा के परिणाम: अधिक विस्तृत, बेहतर। यदि, व्यापार यात्रा के परिणामों के बाद, कुछ अनुबंध संपन्न हुए, प्रमाण पत्र आदि प्राप्त हुए। दस्तावेज़, आपको उनकी संख्या और दिनांक निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है।
यदि आवश्यक हो, तो आप प्रपत्र में अतिरिक्त कागजात संलग्न कर सकते हैं, उन्हें रिपोर्ट में एक अलग आइटम के रूप में उपलब्ध करा सकते हैं। अंत में, दस्तावेज़ को वर्तमान तिथि तक हस्ताक्षरित और दिनांकित किया जाना चाहिए।
प्रत्येक संगठन के कर्मचारी समय-समय पर प्रमुख की ओर से व्यावसायिक यात्रा पर जाते हैं। उनमें से प्रत्येक के पास पूरा करने के लिए एक विशिष्ट कार्य है। वापस लौटने के बाद, कर्मचारी को एक रिपोर्ट तैयार करनी होगी कि व्यापार यात्रा के दौरान क्या किया गया था। इस मामले में, एक सेवा असाइनमेंट फॉर्म (T-10a फॉर्म) उपयोगी है। आइए जानें कि 2019 में इसके पंजीकरण के लिए कौन से नियम मान्य हैं।
आपको असाइनमेंट की आवश्यकता क्यों है?
नौकरी असाइनमेंट है सरकारी दस्तावेज़. 2013 में इसमें से "आवश्यक" टिकट हटा दिया गया था। उस क्षण से, रूसी संघ के Roskomstat द्वारा 01/05/2004 के विनियमन संख्या 1 द्वारा अनुमोदित सभी कृत्यों को केवल उपयोग के लिए अनुशंसित किया गया। अब नियोक्ता स्वतंत्र रूप से एक व्यापार यात्रा रिपोर्ट के अधिक सुविधाजनक रूपों को विकसित कर सकता है, लेकिन साथ ही, नियामक दस्तावेजों की सभी आवश्यक आवश्यकताओं को देखा जाना चाहिए।
कर्मचारी के व्यावसायिक यात्रा से लौटने के बाद विवादास्पद मुद्दों से बचने के लिए, नियोक्ता को असाइनमेंट के सभी बिंदुओं पर स्पष्ट रूप से काम करना चाहिए। निर्देशों के निष्पादन के लिए विशिष्ट तिथियों को इंगित करते हुए एक व्यक्तिगत अनुसूची तैयार करना स्वीकार्य है, जिसका पालन दूसरे कर्मचारी को करना चाहिए।
नमूना नौकरी असाइनमेंट नमूना
उद्यम में नौकरी के असाइनमेंट की तैयारी उन विभागों के प्रमुखों द्वारा की जाती है जिनकी देखरेख में यात्रा पर जाने वाला कर्मचारी काम करता है। हाल के दिनों में, एक कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने के लिए, दस्तावेजों का एक पूरा पैकेज तैयार किया गया था: प्रमुख से एक आदेश, एक यात्रा प्रमाण पत्र और एक नौकरी का असाइनमेंट।
व्यावसायिक यात्राओं पर कर्मचारियों को भेजने की प्रक्रिया वर्तमान में रूसी संघ के श्रम संहिता के अध्याय 24 द्वारा विनियमित है, साथ ही रूसी संघ की सरकार संख्या 749 की डिक्री, संशोधनों और परिवर्धन के साथ जो शुरुआत में लागू हुई थी 2019 ।
और, उपरोक्त के परिणामस्वरूप विधायी मानदंड, एक यात्रा प्रमाणपत्र और एक नौकरी असाइनमेंट वांछनीय की श्रेणी में चले गए हैं, लेकिन अनिवार्य दस्तावेज नहीं हैं।
सेवा कार्य, जब इसे जारी किया जाता है, संग्रह में संग्रहीत किया जाता है कार्मिक सेवा 5 साल के लिए संगठन। यदि किसी कर्मचारी को देश के बाहर किसी कार्य के साथ भेजा जाता है, तो प्रतिधारण अवधि 2 गुना बढ़ जाती है।
2 प्रतियों में एक सेवा कार्य तैयार किया जा रहा है। एक - संग्रह के लिए, दूसरा सीधे कर्मचारी के लिए। कार्य की एक प्रति लेखा विभाग को प्रस्तुत नहीं की जाती है, क्योंकि यात्रा भत्ते के लिए सभी डेटा कर्मचारी के व्यापार यात्रा आदेश में इंगित किए जाते हैं।
सबसे पहले, संगठन के प्रमुख और विभाग के प्रमुख दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करते हैं, फिर व्यापार यात्रा पर भेजे गए कर्मचारी उनसे परिचित होते हैं। और यदि वह कार्य में निर्दिष्ट सभी शर्तों से सहमत है, तो वह नीचे अपना हस्ताक्षर करता है।
व्यावसायिक यात्रा के लिए प्राप्त असाइनमेंट एक अनुभवी कर्मचारी को भी भ्रमित कर सकता है
कार्मिक सेवाएं कभी-कभी खुद से सवाल पूछती हैं: क्या मुझे नौकरी के असाइनमेंट के रूप में संगठन की मुहर लगानी चाहिए?
यहाँ एक भी उत्तर नहीं है। एक दस्तावेज़ में जानकारी के महत्व पर विचार करें। सौंपे गए कार्यों को पूरी तरह से पूरा करने के लिए आपके कर्मचारी को कार्य असाइनमेंट फॉर्म प्रस्तुत करना पड़ सकता है। और इस मामले में मुद्रण दस्तावेज़ में तर्क जोड़ देगा।
ध्यान दें कि लेटरहेड पर "एम.पी." अंकित नहीं। इसके अलावा, मुद्रण अब समग्र रूप से संगठन का अनिवार्य गुण नहीं रह गया है। इसलिए, यदि आपके संगठन की सील बिल्कुल नहीं है, तो आपको इस तरह के प्रिंट को भरने की बिल्कुल भी चिंता नहीं करनी चाहिए।
कौन सा फॉर्म भरना है
यदि कई कर्मचारी एक साथ व्यावसायिक यात्रा पर जाते हैं, तो प्रत्येक के लिए एक कार्य असाइनमेंट भरने के लिए बहुत आलसी न हों। व्यापार यात्रा का आदेश सभी व्यापारिक यात्रियों के लिए एक हो सकता है।
असाइनमेंट के सभी कॉलम अनिवार्य रूप से पूरा होने के अधीन हैं। यही बात "यात्रा रिपोर्ट" कॉलम पर भी लागू होती है। आप किए गए कार्यों पर एक निःशुल्क रूप में एक रिपोर्ट लिख सकते हैं।
संक्षिप्त यात्रा रिपोर्ट
व्यापार यात्रा रिपोर्ट तैयार करने के लिए, कानून एक विशेष फॉर्म टी -10 ए को एकीकृत करता है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, सिर के अनुरोध पर, टी -10 ए फॉर्म के एक या दूसरे हिस्से को संशोधित किया जा सकता है। यदि यात्रा के उद्देश्य या यात्रा रिपोर्ट के विस्तृत विवरण की अपेक्षा की जाती है, तो इन अनुभागों को प्रपत्र में बढ़ाना अधिक उचित है। यह सभी आवश्यक जानकारी प्रदान करेगा।
यदि यात्रा रिपोर्ट की सामग्री व्यापक है, तो टी -10 ए फॉर्म को सूचना पत्र के साथ पूरक करना कानून का उल्लंघन नहीं माना जाता है। रिपोर्ट के मनमाने रूप को किसी ने रद्द नहीं किया।
फॉर्म भरने की आवश्यकताओं का अनुपालन: अनिवार्य है या नहीं?
यह प्रश्न कार्मिक अधिकारियों द्वारा तब पूछा जाता है जब उन्हें यात्रा रिपोर्ट जारी करने की आवश्यकता पर संदेह होता है। उत्तर 8 जनवरी 2019 से रिपोर्ट तैयार करना आवश्यक नहीं है।
आदत से बाहर कई संगठन एक मानक सेट का उपयोग करते हैं संलग्न दस्तावेज़(आदेश, कार्य और रिपोर्ट)। वे बहुत अधिक सहज और समझने योग्य हैं। लेकिन आप एक व्यापार यात्रा रिपोर्ट नहीं भर सकते - यह उल्लंघन नहीं बनेगा।
कठिनाई अलग है: नियामक अधिकारी शायद उन सभी यात्रा दस्तावेजों की जांच करेंगे जिनके अनुसार आपने कर्मचारियों को यात्रा पर भेजा था। आखिरकार, एक व्यावसायिक यात्रा पर जाने वाले कर्मचारी को रिपोर्ट के तहत पैसा दिया जाता है। और जो राशि संगठन की जरूरतों पर और उनके व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए खर्च की गई थी, उस पर अलग-अलग कर लगाया जाता है। यह वह जगह है जहां सहायक दस्तावेज (उदाहरण के लिए, चेक) काम में आते हैं। और वह रूप उपयोगी होगा, जहां सब कुछ स्पष्ट और स्पष्ट रूप से लिखा गया है।
उद्यम में लागू एकीकृत रूपों की सूची को प्रमुख द्वारा संकलित और अनुमोदित किया जाता है। यह सारी जानकारी किसी विशेष संगठन के स्थानीय कानूनी कृत्यों में परिलक्षित होती है।
यदि संगठन टी-10ए फॉर्म का उपयोग करता है, तो कर्मचारी को 3 दिनों में रिपोर्ट की तैयारी पूरी करनी होगी।
क्या करें: कर्मचारी ने आधिकारिक कार्य का सामना नहीं किया
याद रखें कि उत्पादन की जरूरतों के कारण कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर जाता है। और वह भोजन, आवास, यात्रा के लिए कानून द्वारा निर्धारित भुगतान वापस करने के लिए बाध्य नहीं है। लेकिन यात्रा की समस्याओं के समाधान के लिए सीधे कर्मचारी को जो भी राशि मिली है, उसे वापस करना होगा।
ऐसा करने के लिए, व्यापार यात्रा से आने वाला कर्मचारी, व्यापार यात्रा पर एक लिखित रिपोर्ट तैयार करता है जिसमें खर्च की गई प्रत्येक राशि का विस्तृत विवरण होता है। पहली जगह में - एक स्पष्टीकरण कि यात्रा का उद्देश्य क्यों पूरा नहीं हुआ, उद्देश्य कारणों का संकेत।
रिपोर्ट के साथ कौन से वित्तीय दस्तावेज संलग्न करने हैं
कानून के अनुसार, एक कर्मचारी जो व्यापार यात्रा पर है उसे रिपोर्ट के तहत पैसा मिलता है। वे प्रस्थान से ठीक पहले जारी किए जाते हैं। व्यावसायिक यात्रा से आने पर, कर्मचारी को एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार करनी होती है। इसमें उन्हें एक एकाउंटेंट द्वारा सहायता प्रदान की जाती है।
लेखांकन के लिए सभी वित्तीय दस्तावेज स्वीकार किए जाते हैं; चेक, टिकट, रसीदें, भुगतान किए गए बिल (मुहर के साथ मूल)। लेखाकार किसी हस्तलिखित नोट को ध्यान में नहीं रखेगा।
विशेषज्ञ की राय
मारिया बोगडानोवा
6 साल से अधिक का अनुभव। विशेषज्ञता: अनुबंध कानून, श्रम कानून, सही सामाजिक सुरक्षा, बौद्धिक संपदा कानून, नागरिक प्रक्रिया, नाबालिगों के अधिकारों की सुरक्षा, कानूनी मनोविज्ञान
यदि यात्रा नियमों में यह संकेत है कि कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा के साथ नौकरी का असाइनमेंट होना चाहिए, तो फॉर्म को किसी भी मामले में पूरा किया जाना चाहिए। यह तब भी लागू होता है जब इसमें दी गई जानकारी अनिवार्य रूप से अन्य, पहले से संकलित, दस्तावेजों से जानकारी की नकल करेगी।प्रत्येक कार्य असाइनमेंट में अध्यायों का एक कड़ाई से परिभाषित सेट होता है जो आपको केवल एक कर्मचारी के लिए एक दस्तावेज़ भरने की अनुमति देता है।
इसका मतलब है कि मानक T-10a फॉर्म का उपयोग कई कर्मचारियों के लिए नहीं किया जा सकता है। इसलिए, प्रत्येक सेकेंडेड व्यक्ति के लिए एक व्यक्तिगत नौकरी असाइनमेंट तैयार किया जाता है।
सभी दस्तावेज जिन्हें लेखाकार ने उत्कृष्ट माना है, उन्हें विशेष कॉलम में दर्ज किया गया है विपरीत पक्षअग्रिम रिपोर्ट।
एक यात्रा कर्मचारी को विदेशी मुद्रा जारी करने के मामले में, रिपोर्ट के सामने की तरफ (कॉलम 1 ए) और रिवर्स साइड (कॉलम 6 और 8) पर प्रविष्टियां की जाती हैं।
लेखा विभाग के साथ सुलह के बाद, अग्रिम रिपोर्ट को उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
अंतिम गणना के अनुसार, आने वाला कर्मचारी संगठन के साथ समझौता करता है। यदि अप्रयुक्त धन हैं, तो उन्हें उद्यम के कैश डेस्क में जमा किया जाता है। ऐसे मामलों में जहां एक कर्मचारी ने अपने व्यक्तिगत धन खर्च किए हैं, उसे उद्यम के कैश डेस्क या बैंक खाते से सहमत राशि का भुगतान किया जाता है।
गैर-अनुपालन के लिए कर्मचारी की जिम्मेदारीवर्तमान कानून के अनुसार, कर्मचारी और प्रबंधक दोनों को कंपनी के स्थानीय कृत्यों की आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए।इस प्रकार, यदि संगठन के पास "व्यावसायिक यात्राओं पर विनियमन" है, जिसमें उसकी सूची में नौकरी असाइनमेंट शामिल है, तो कर्मचारी इसके कॉलम भरने के लिए बाध्य हैं।रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 192 के अनुसार, अपने कर्तव्यों का पालन करने से इनकार करने पर, कर्मचारी अनुशासनात्मक दायित्व के अधीन हो सकता है।आवश्यक लाइनों के अपर्याप्त समापन को व्यावसायिक यात्रा के लिए प्राप्त असाइनमेंट को पूरा करने में विफलता के रूप में माना जा सकता है।
2015 में एक व्यापार यात्रा के लिए नौकरी का असाइनमेंटव्यावसायिक यात्राएं करते समय वैकल्पिक पत्रों की श्रेणी में आ गया। हमारी सामग्री से, आप किसी असाइनमेंट को पूरा करने की प्रक्रिया और उसे बदलने वाले दस्तावेज़ों के उपयोग की संभावना के बारे में जानेंगे।
नौकरी भूमिका
अनादि काल से, आधिकारिक कार्य यात्रा पत्रों के पंजीकरण की श्रृंखला में एक अनिवार्य कड़ी रहा है: इसके आधार पर, एक आदेश जारी किया गया था, जिसके बाद एक यात्रा प्रमाण पत्र दिखाई दिया - इसके साथ कंपनी का एक कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर गया।
कार्य असाइनमेंट में परिलक्षित मुख्य जानकारी यात्रा का उद्देश्य है। कर्मचारी को यात्रा पर भेजने से पहले इसे भरा जाता है। आधिकारिक असाइनमेंट के प्रदर्शन के बाद, दस्तावेज़ का दूसरा भाग "व्यापार यात्रा पर भेजने के लिए आधिकारिक असाइनमेंट और इसके कार्यान्वयन पर एक रिपोर्ट" शीर्षक के साथ तैयार किया गया है, जिसकी सामग्री से प्रभावशीलता के बारे में निष्कर्ष निकाला जाता है कंपनी के एक कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा और यात्रा व्यय की वैधता।
2015 तक, इस तरह के एक तंत्र ने एक दूसरे कर्मचारी के हर कदम का दस्तावेजीकरण करना और खर्चों की पुष्टि करना संभव बना दिया, जो कि 6 दिसंबर, 2011 नंबर 402-एफजेड के लेखांकन पर कानून की आवश्यकताओं का अनुपालन करता है। उद्देश्य के लिए कर लेखांकनयह कम महत्वपूर्ण नहीं था - नियंत्रकों ने दस्तावेजों के "यात्रा" पैकेज की पूर्णता की डिग्री को भी नजरअंदाज नहीं किया।
महत्वपूर्ण!व्यावसायिक यात्राओं पर विनियमों के खंड 6 में एक नौकरी असाइनमेंट जारी करने का दायित्व स्वीकृत किया गया था। 13 अक्टूबर 2008 नंबर 749 की सरकार का फरमान।
दस्तावेजों के "यात्रा" सेट के पंजीकरण और संग्रह के वर्षों में यह अच्छी तरह से स्थापित और सिद्ध प्रणाली का उल्लंघन 29 दिसंबर, 2014 नंबर 1595 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा किया गया था, जिसने विनियमों में समायोजन किया था व्यावसायिक दौरे।
नतीजतन, जनवरी 2015 से, आधिकारिक असाइनमेंट सहित सभी लिंक (आदेश को छोड़कर), उपर्युक्त "यात्रा" किट से गायब हो गए हैं।
वैकल्पिक विकल्प
व्यापार यात्राओं पर विनियमों के पाठ से एक सेवा असाइनमेंट के गायब होने का मतलब यह बिल्कुल भी नहीं है कि इस नाम के एक पेपर को इंट्रा-कंपनी वर्कफ़्लो से बाहर रखा जाना चाहिए।
व्यापार यात्रा की व्यवस्था करने के लिए, आप अभी भी ऊपर वर्णित संपूर्ण दस्तावेज़ श्रृंखला का उपयोग कर सकते हैं। एकमात्र प्रतिबंध: दस्तावेजों के "यात्रा" पैकेज की स्थिति बदल गई है - यह अब व्यापार यात्रा के तथ्य या इसके संबंध में किए गए खर्चों की आधिकारिक पुष्टि के रूप में काम नहीं कर सकता है।
एक सरल चाल इस स्थिति से बाहर निकलने में मदद करेगी - आप इसमें "यात्रा का उद्देश्य" लाइन को शामिल करके एक कर्मचारी को व्यापार यात्रा (एकीकृत रूप टी -9) पर भेजने के आदेश को संशोधित कर सकते हैं।
हमारी वेबसाइट पर एक व्यावसायिक यात्रा पर एक कर्मचारी को भेजने वाले मुख्य दस्तावेज़ के रूप से परिचित हों: सामग्री देखें .
लेकिन शर्त का पालन किया जाना चाहिए: अपने दम पर विकसित आदेश का रूप एक स्थानीय अधिनियम द्वारा तय किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, व्यापार यात्राओं पर इन-हाउस विनियम (अनुच्छेद 8 का भाग 1, श्रम के अनुच्छेद 22 का भाग 1) रूसी संघ का कोड)।
असाइनमेंट कैसे पूरा करें
यदि कंपनी ने यात्रा दस्तावेजों के सामान्य सेट को नहीं छोड़ने का फैसला किया है और आंतरिक में उनके फॉर्म के लिए प्रदान किया है स्थानीय अधिनियम, सेवा असाइनमेंट जारी करने की प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल होंगे:
- कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने के लिए प्रमुख का निर्णय प्राप्त करें;
- जीआर भरें। असाइनमेंट के सारणीबद्ध भाग का 1-11;
- व्यावसायिक यात्रा पर जाने वाले कर्मचारी को उसके कार्य और यात्रा के उद्देश्य से परिचित कराना।
आमतौर पर, सेवा आदेश जारी करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है एकीकृत रूप T-10a, जिसका मुख्य भाग 12 स्तंभों की तालिका द्वारा दर्शाया गया है।
फॉर्म को सामान्य जानकारी के साथ ताज पहनाया जाता है: कंपनी का नाम, असाइनमेंट की संख्या और तारीख। इस एक-पृष्ठ दस्तावेज़ के केंद्र में एक व्यावसायिक यात्रा (पूरा नाम, कार्मिक संख्या, कार्य स्थान और स्थिति) पर जाने वाले कर्मचारी के बारे में जानकारी है। कॉलम 3-8 यात्रा के लिए ही समर्पित हैं: उनमें गंतव्य का नाम और यात्रा की अवधि (प्रारंभ, समाप्ति और अवधि तिथियां) शामिल हैं।
कॉलम 9 का उद्देश्य भुगतान करने वाले संगठन को इंगित करना है। ज्यादातर मामलों में, यह कंपनी ही है, जिसके कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजा जाता है। कुछ स्थितियों में, कंपनी के विशेषज्ञ तृतीय-पक्ष प्रतिपक्षों (ग्राहकों) के अनुरोध (आवेदन) पर व्यावसायिक यात्राओं पर जा सकते हैं, फिर यात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति ग्राहकों द्वारा वहन की जा सकती है (यह शर्त अनुबंध में निर्धारित है)।
कॉलम 10 "कारण" एक व्यापार यात्रा पर प्रबंधन के आदेश (निर्देश) के विवरण से भरा है या इसमें "यात्रा योजना" शब्द हो सकता है (यदि यात्रा योजना के अनुसार की जाती है)।
पूरा कॉलम 11 व्यापार यात्रा के कार्य (उद्देश्य) का वर्णन करता है, और यह वह जगह है जहां व्यापार असाइनमेंट का निष्पादन तब तक रुक जाता है जब तक कि दूसरा कर्मचारी स्थायी कार्य के स्थान पर वापस नहीं आ जाता।
इसके बाद, कार्य असाइनमेंट कर्मचारी द्वारा स्वयं भरा जाता है - कॉलम 12 में, उसे व्यवसाय यात्रा पर किए गए कार्य पर संक्षेप में रिपोर्ट करने की आवश्यकता होती है।
नौकरी के असाइनमेंट को भरने की प्रक्रिया कर्मचारी और प्रबंधक द्वारा इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के साथ-साथ "असाइनमेंट के पूरा होने पर निष्कर्ष" लाइन को भरने से पूरी होती है। इस पंक्ति में, प्रबंधक कर्मचारी द्वारा व्यावसायिक यात्रा पर किए गए कार्य का आकलन देता है।
हमारी वेबसाइट पर एक नमूना असाइनमेंट देखें।
परिणाम
एक व्यापार यात्रा के लिए व्यावसायिक असाइनमेंट में दो भाग होते हैं - प्रबंधन के निर्देश और इसके कार्यान्वयन पर कर्मचारी की रिपोर्ट। दस्तावेज़ 2015 से वैकल्पिक हो गया है, लेकिन आंतरिक इंट्रा-कंपनी रिपोर्टिंग के लिए इसका उपयोग किया जा सकता है।
लिखें व्यापार यात्रा रिपोर्टवैकल्पिक, लेकिन ज्यादातर मामलों में, प्रबंधकों को इस दस्तावेज़ को जारी करने की आवश्यकता होती है। इसकी तैयारी के लिए मुख्य आवश्यकता प्रदर्शन किए गए कार्यों का स्पष्ट विवरण और उनके कार्यों का दस्तावेजी प्रमाण है। तैयार उदाहरणयात्रा रिपोर्ट और अधिक महत्वपूर्ण दस्तावेजलेख में पाया जा सकता है।
दस्तावेज़ सीधे दूसरे कर्मचारी द्वारा तैयार किया जाता है। यदि कई कर्मचारी एक साथ यात्रा पर जाते हैं, तो उनमें से प्रत्येक ऐसा कागज तैयार करता है या जिम्मेदार व्यक्तिसमूह के नेता द्वारा नियुक्त। संकलन की आवश्यकता यात्रा से पहले ही सिर द्वारा निर्धारित की जाती है।
आमतौर पर एक रिपोर्ट बनाई जाती है यदि:
- यात्रा का उद्देश्य संगठन के लिए बहुत महत्व रखता है।
- किसी कर्मचारी या समूह को काफी कुछ कार्य सौंपे जाते हैं।
- लक्ष्य वित्तीय खर्चों से जुड़े होते हैं, जिसके लिए एक अलग दस्तावेज तैयार किया जाता है -।
- कार्य भागीदारों के साथ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने से संबंधित हैं, जिन्हें रिपोर्ट करने की भी आवश्यकता है।
कागज अन्य आधिकारिक और वित्तीय दस्तावेजों (लेखा विभाग को) के साथ सौंप दिया जाता है:
- अग्रिम रिपोर्ट, जो एक व्यापार यात्रा पर कर्मचारी के सभी खर्चों को रिकॉर्ड करती है, अधिशेष की उपस्थिति;
- खर्च किए गए खर्चों की पुष्टि करने वाले भुगतान दस्तावेज (चेक, रसीदें, यात्रा टिकट, आदि);
- यात्रा प्रमाण पत्र (यदि उपलब्ध हो)।
व्यापार यात्रा रिपोर्ट संकलित करने के लिए नमूना और नियम
एक विशिष्ट रूप स्थापित नहीं किया गया है, इसलिए कर्मचारी आंतरिक आवश्यकताओं के अनुसार किसी भी रूप में या कंपनी के एक अलग लेटरहेड पर एक दस्तावेज तैयार कर सकता है। पाठ में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:
- डिस्पैचर का नाम और स्थिति।
- संगठन का नाम, उसकी शाखा या संरचनात्मक उपखंड, विभाग।
- व्यापार यात्रा की अवधि (दिनों की संख्या, तिथि सीमा);
- उद्देश्य, यात्रा के उद्देश्य (नौकरी के असाइनमेंट के आधार पर निर्धारित)।
- आयोजित बैठकें (सहकर्मियों का नाम और पद, उद्यम का नाम)।
- परिणाम हासिल।
- रिपोर्ट की तारीख।
- हस्ताक्षर, हस्ताक्षर का प्रतिलेख (उपनाम, आद्याक्षर)।
संकलन करते समय, आप तैयार किए गए फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं।
या नमूने का उपयोग करें, इसे अपनी स्थिति में समायोजित करने के लिए समायोजित करें।
व्यापार यात्रा पर तैयार रिपोर्ट के लिए एक अन्य विकल्प साहित्य से खुद को परिचित करना, बातचीत करना, भागीदारों के साथ इरादे के समझौतों पर हस्ताक्षर करना है। कर्मचारी के सभी कार्यों की पुष्टि संबंधित दस्तावेजों द्वारा की जानी चाहिए, जो अनुबंधों में सूचीबद्ध हैं।
व्यापार यात्रा रिपोर्ट जमा करने की समय सीमा और प्रक्रिया
व्यापार यात्रा की तैयारी पहले से शुरू होती है - नेता लक्ष्य निर्धारित करता है और लिखित और मौखिक निर्देश देता है। इन लक्ष्यों की प्राप्ति, पूर्ण किए गए कार्यों की पुष्टि रिपोर्ट में परिलक्षित होनी चाहिए।
चरण 1. नौकरी असाइनमेंट संकलित करना
एक कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने से पहले भी, प्रबंधक यात्रा के लक्ष्य निर्धारित करता है, जिसे लिखित रूप में दर्ज किया जा सकता है, ताकि उन्हें रिपोर्ट में स्थानांतरित किया जा सके। एक नियम के रूप में, उन्हें एक नौकरी असाइनमेंट में दर्ज किया जाता है, जिसे फॉर्म नंबर टी 10-ए या किसी भी रूप में तैयार किया जाता है। वास्तव में, यह पेपर उसी जानकारी को दर्शाता है जैसे रिपोर्ट में - यात्री का पूरा नाम, यात्रा की तारीख, लक्ष्य आदि।
चरण 2. एक यात्रा रिपोर्ट संकलित करना
तब कर्मचारी को निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए रिपोर्ट करना होगा, और यह केवल "हो गया" लिखने के लिए पर्याप्त नहीं है। एक नियम के रूप में, प्रबंधक को कार्यों के विस्तृत विवरण की आवश्यकता होती है - उदाहरण के लिए: "साझेदार के नाम के साथ बातचीत की और सहयोग पर एक रूपरेखा समझौते पर हस्ताक्षर किए।"
व्यावसायिक यात्रा से लौटने पर तुरंत रिपोर्ट तैयार की जानी चाहिए। आमतौर पर इसके लिए 3-5 कार्य दिवस दिए जाते हैं, जिसके बाद कर्मचारी प्रबंधक को रिपोर्ट करने के लिए बाध्य होता है। विशिष्ट अवधि कंपनी के नियमों पर निर्भर करती है, लेकिन किसी भी स्थिति में यह 30 कैलेंडर दिनों से अधिक नहीं होनी चाहिए।
दस्तावेज़, एक नियम के रूप में, मुद्रित रूप में संकलित किया जाता है, कम अक्सर हस्तलिखित रूप में। कर्मचारी को 2 मूल प्रतियां बनाने की सिफारिश की जाती है, जिनमें से एक प्रबंधक को सौंपी जानी चाहिए, और दूसरी यात्रा से संबंधित किसी भी जानकारी के संभावित स्पष्टीकरण के लिए रखी जानी चाहिए।
चरण 3. दस्तावेजों का वितरण और अनुमोदन
लेखा विभाग वित्तीय दस्तावेजों को स्वीकार करता है और उत्पादन करता है आवश्यक गणना. प्रबंधक यात्रा रिपोर्ट और संलग्न कागजात - हस्ताक्षरित वार्ता, फोटो, वीडियो इत्यादि स्वीकार करता है। उसके बाद, यदि आवश्यक हो, रिपोर्ट को अंतिम रूप दिया जाता है और अंतिम अनुमोदन पारित किया जाता है।
पुन: कार्य से बचने के लिए, कर्मचारी को निर्धारित लक्ष्यों के अनुसार स्पष्ट रूप से एक रिपोर्ट लिखनी चाहिए, जो कि कार्य असाइनमेंट और / या मौखिक रूप से तैयार की जाती हैं। दस्तावेज़ को यथासंभव संक्षेप में संकलित किया गया है, प्रत्येक कार्रवाई की पुष्टि संलग्न दस्तावेजों द्वारा की जाती है।
एक व्यापार यात्रा के बाद, एक कर्मचारी को अपने परिणामों को औपचारिक रूप देने और खर्चों को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता होती है, उनके साथ सहायक दस्तावेजों के साथ। ऐसा करने के लिए, वह दो प्रकार की रिपोर्ट भरता है: एक व्यापार यात्रा (लेखांकन के लिए) की लागत पर एक अग्रिम और एक व्यापार यात्रा कार्य (प्रबंधन के लिए) के पूरा होने पर एक रिपोर्ट। वह उनके साथ यात्रा से जुड़े सभी दस्तावेज संलग्न करता है।
बिजनेस ट्रिप की रिपोर्ट कैसे करें
वर्तमान में, कानून अग्रिम पर केवल एक अनिवार्य प्रकार की रिपोर्ट प्रदान करता है। व्यावसायिक यात्रा के लिए कर्मचारी को जारी किए गए धन को बट्टे खाते में डालना आवश्यक है। इसमें कर्मचारी यात्रा के दौरान अपने खर्चों की रिपोर्ट करता है। यदि उसका खर्च प्राप्त अग्रिम से अधिक है, तो कर्मचारी को व्यापार यात्रा के लिए अतिरिक्त भुगतान किया जाता है, यदि कम हो, तो उसे उन्हें वापस करना होगा।
यात्रा व्यय में शामिल हैं:
- - इस प्रकार का खर्च नियमों द्वारा स्थापित किया गया है और रूसी संघ के क्षेत्र या विदेश में यात्राओं के लिए एक निश्चित राशि है।
- यात्रा व्यय - गंतव्य से और उसके लिए टिकट की खरीद और कार्यस्थल पर वापसी, एक तैनात कर्मचारी के स्वामित्व वाली कार में यात्रा के खर्च का भुगतान (गैसोलीन की खरीद, विदेश यात्रा करते समय बीमा) शामिल है।
- रहने का खर्च - एक होटल के लिए भुगतान करना या रहने के लिए जगह किराए पर लेना।
- प्रतिनिधित्व व्यय - इसमें स्मृति चिन्ह के लिए भुगतान शामिल है, आवश्यक लागतकंपनी के हितों का प्रतिनिधित्व करने के लिए।
- अन्य खर्च - व्यापार यात्रा से जुड़े अन्य प्रकार के खर्चों का भुगतान, उदाहरण के लिए, रूस से बाहर यात्रा करते समय, यह वीजा, बीमा, आवश्यक परमिट प्राप्त करने आदि के लिए भुगतान हो सकता है।
यात्रा और आवास की लागत का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए।
प्राथमिक दस्तावेजों के बिना, लेखा विभाग अग्रिम रिपोर्ट को स्वीकार नहीं करेगा और कर्मचारी को खर्चों की प्रतिपूर्ति नहीं करेगा। इसलिए, विभिन्न टिकटों, चेकों, किराये के समझौतों आदि को रखना आवश्यक है।
दूसरे प्रकार की रिपोर्ट जिसकी किसी कर्मचारी से आवश्यकता हो सकती है, एक प्रगति रिपोर्ट है। इस दस्तावेज़ में, कर्मचारी यात्रा के लिए आदेश या नौकरी असाइनमेंट में निर्धारित कार्यों के समाधान पर रिपोर्ट करता है। इस तरह की यात्रा रिपोर्ट में एक व्यावसायिक यात्रा के परिणाम होते हैं, और गैर-पूर्ति या लक्ष्यों की आंशिक पूर्ति के मामले में, उन कारणों का एक संकेत है जो असाइनमेंट के निष्पादन को रोकते हैं।
इसके साथ विभिन्न दस्तावेज या उनकी प्रतियां भी संलग्न हैं, जो आदेश की पूर्ति की पुष्टि करती हैं। हालांकि, उनमें से ज्यादातर वित्तीय नहीं हैं। ये यात्रा के दौरान संपन्न हुए अनुबंध, प्राप्त प्रमाण पत्र या डिप्लोमा, अधिनियम आदि हैं।
यात्रा रिपोर्ट तभी जारी करना आवश्यक है जब उसकी उपस्थिति आंतरिक कारणों से हो नियामक दस्तावेजकंपनियां।
कार्य को पूरा करने में विफलता के मामले में, यह दस्तावेज़ किसी अन्य व्यावसायिक यात्रा की नियुक्ति या कर्मचारी को दंडित करने के मुद्दे को हल करने का आधार बन सकता है यदि यात्रा उसकी गलती के कारण असफल रही।
दोनों यात्रा रिपोर्टों का समय अलग-अलग हो सकता है। अग्रिम रिपोर्ट के लिए, यात्रा से लौटने के बाद तीन कार्य दिवसों की समय सीमा है।
एक नौकरी असाइनमेंट रिपोर्ट भी तीन दिनों के भीतर प्रदान की जा सकती है, लेकिन नियोक्ता के पास इसके लिए एक अलग समय सीमा निर्धारित करने का विकल्प होता है।
प्रबंधक को इस प्रकार की रिपोर्ट भरने और जमा करने की अधिकतम अवधि यात्रा की समाप्ति तिथि से एक महीने से अधिक नहीं होनी चाहिए।
अग्रिम रिपोर्ट तैयार करना
अग्रिम रिपोर्ट AO-1 (Goskomstat संकल्प संख्या 55 दिनांक 1 अगस्त 2001) का एक स्वीकृत प्रपत्र है। यह दो हिस्सों से मिलकर बना है। पहले भाग में शामिल हैं:
रिवर्स साइड पर, अग्रिम रिपोर्ट भरने वाला कर्मचारी खर्च की गई प्रत्येक राशि और इसकी पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ के बारे में जानकारी इंगित करता है।
रिपोर्ट के अंत में, व्यावसायिक यात्रा से लौटा कर्मचारी अपना हस्ताक्षर करता है।
खर्चों पर सभी दस्तावेज मूल रूप में होने चाहिए, प्रतियों की अनुमति नहीं है।
यदि कंपनी प्रबंधन के लिए यात्रा रिपोर्ट तैयार करने के लिए प्रथागत है, तो इस दस्तावेज़ की दूसरी प्रति भी अग्रिम रिपोर्ट के साथ संलग्न की जानी चाहिए।
कंपनी प्रबंधन के लिए व्यापार यात्रा रिपोर्ट
इस प्रकार की रिपोर्ट पहले अनिवार्य थी, लेकिन 2015 से इसका उपयोग प्रबंधन या संगठन के मालिक के विवेक पर छोड़ दिया गया है। इसका फॉर्म उद्यम की लेखा नीति में अनुमोदित होना चाहिए।
नमूना व्यापार यात्रा रिपोर्ट डाउनलोड करें जो 2018 के लिए अप-टू-डेट है।
व्यापार यात्रा और उसके परिणामों का वर्णन करने के अलावा, यह दस्तावेज़ कर्मचारी के स्थान की पुष्टि के रूप में भी कार्य करता है काम का समयऔर उसे सौंपे गए कर्तव्यों की पूर्ति।
कंपनी के आंतरिक दस्तावेजों में उन मामलों के लिए भी प्रदान करना संभव है जब यात्रा रिपोर्ट भरने की आवश्यकता नहीं होती है।
उदाहरण के लिए, जब कर्मचारियों को कंपनी की ओर से किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने या काम जारी रखने के लिए आवश्यक प्रमाणपत्र प्राप्त करने के लिए भेजा जाता है।यदि कर्मचारी आवश्यक दस्तावेज लाता है तो यात्रा का उद्देश्य पूरा माना जाता है।
आधिकारिक कार्यों के पूर्ण या आंशिक रूप से गैर-पूर्ति के मामले में, यात्रा रिपोर्ट के अलावा, कर्मचारी को गैर-पूर्ति के कारणों को रेखांकित करते हुए एक ज्ञापन लिखना होगा।
दोनों दस्तावेजों पर विचार के परिणामों के आधार पर, प्रबंधन दूसरी यात्रा की आवश्यकता और कार्य को पूरा करने में विफल रहने पर कर्मचारी के अपराध की डिग्री पर निर्णय लेता है।
यदि कई कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्रा पर भेजा गया था, तो वे एकल यात्रा रिपोर्ट और अलग-अलग रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं। इस मामले में, सब कुछ यात्रा के लक्ष्यों पर निर्भर करेगा।
उदाहरण के लिए, जिन कर्मचारियों को किसी प्रदर्शनी या संगोष्ठी में भाग लेने के लिए भेजा गया था, वे उस कार्यक्रम में भाग लेने के लिए एक संयुक्त रिपोर्ट लिखते हैं, और जो कर्मचारी निर्णय लेते हैं विभिन्न कार्यएक यात्रा के ढांचे के भीतर, प्रत्येक को अपने हिस्से के लिए रिपोर्ट करने के लिए - संपन्न अनुबंधों के लिए वकील, और इंजीनियरों को वितरित उपकरणों की स्थापना या निरीक्षण के लिए।
यह दस्तावेज़ कागज पर या में हो सकता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में. कागज पर इसे तैयार करते समय, कर्मचारी दस्तावेज़ की दो प्रतियाँ प्रिंट करता है, जिनमें से एक वह रखता है।
यदि कंपनी ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को अपनाया है और कर्मचारियों के पास है इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, रिपोर्ट को संकलित और इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजा जा सकता है। यदि विभिन्न विभागों के कई कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्रा पर भेजा जाता है तो यह फॉर्म बहुत सुविधाजनक है।
रिपोर्ट स्वीकृत होने के बाद, इसे पंजीकृत किया जाता है, एक प्रति अग्रिम रिपोर्ट से जुड़ी होती है, यदि यह लेखा नीति में प्रदान की जाती है।
एक व्यावसायिक यात्रा से लौटने पर, कर्मचारी उन कार्यों के निष्पादन पर एक रिपोर्ट भरता है जो यात्रा का उद्देश्य थे। ये दर्शाता है:
एक व्यापार यात्रा रिपोर्ट के लिए सहायक दस्तावेजों के रूप में, आप अनुबंध, अधिनियम, समझौते, प्रमाण पत्र, प्रमाण पत्र इत्यादि संलग्न कर सकते हैं। रिपोर्ट में ही, उन्हें आवेदनों की एक सूची द्वारा इंगित किया जाता है।
लक्ष्यों और उद्देश्यों का एक संक्षिप्त विवरण या तो नौकरी के असाइनमेंट से लिया जाता है, साथ ही एक कर्मचारी को भेजने की आवश्यकता के लिए औचित्य दस्तावेज भी।
प्रगति रिपोर्ट अनुभाग में आयोजित बैठकें, कार्य पर कार्य के चरण शामिल हैं।
उदाहरण के लिए, वारंटी सेवा के हिस्से के रूप में वितरित उपकरणों का निरीक्षण करते समय, आप प्रत्येक इकाई या मशीन पर काम का वर्णन कर सकते हैं।
यात्रा के परिणामों में निर्दिष्ट निर्देशों के कार्यान्वयन के परिणामों के साथ-साथ विभिन्न सिफारिशों और प्रस्तावों की जानकारी होती है।
उदाहरण के लिए, की यात्रा के बाद अंतरराष्ट्रीय प्रदर्शनीएक कर्मचारी संगठन के ग्राहकों के साथ अनुबंध की शर्तों को बदलने का प्रस्ताव कर सकता है ताकि उन्हें प्रतिस्पर्धी फर्मों की तुलना में अधिक लाभदायक बनाया जा सके। या उत्पाद की गुणवत्ता का आकलन करने, लागत कम करने, आधुनिक उपकरण खरीदने आदि के लिए एक अधिक उन्नत प्रणाली की शुरूआत का प्रस्ताव।
इस खंड में, आप कार्य के पूरा न होने के कारणों को संक्षेप में बता सकते हैं, और उन्हें पूरी तरह से एक ज्ञापन के साथ जारी कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी एक व्यावसायिक यात्रा के दौरान बीमार पड़ गया, लेकिन उन्होंने बीमारी की अवधि के लिए इसकी अवधि नहीं बढ़ाई, क्योंकि कार्यस्थल पर कर्मचारी की उपस्थिति की आवश्यकता थी। इस मामले में, यात्रा के परिणामों में, आप संकेत कर सकते हैं कि यात्रा के उद्देश्यों के लिए प्रदान किए गए कार्य को पूरी तरह से पूरा करना संभव नहीं था, क्योंकि बीमारी के लिए अवकाश, और भविष्य में कर्मचारी को दूसरी व्यावसायिक यात्रा पर भेजना आवश्यक है।
यात्रा रिपोर्ट उदाहरण
मंजूर
एलएलसी "स्वेटप्लस" के निदेशक
आर डी इनोकेंटिव (हस्ताक्षर)
यात्रा रिपोर्ट
कर्मचारी: विपणन विभाग के उप प्रमुख ए.जेड. प्रोकोफिव
व्यापार यात्रा: मिन्स्क, बेलारूस गणराज्य में, 06/14/2018 से 06/18/2018 तक
यात्रा के लक्ष्य और उद्देश्य: अंतर्राष्ट्रीय प्रदर्शनी-मेला "प्रोमेक्सपो - 2018" में भागीदारी, जो 06/15/2018 से 06/17/2018 तक हुई, उत्पाद के नमूनों के साथ एक सूचना स्टैंड का रखरखाव, नए प्रवेश के अवसरों की खोज बिक्री बाजार, संभावित उपभोक्ताओं के लिए उत्पादों की प्रस्तुति।
कार्य की पूर्ति: "प्रोमेक्सपो - 2018" प्रदर्शनी में भाग लेने के दौरान, I, Prokofiev A. Z. ने निम्नलिखित कार्य किए।
हमारे उत्पादों के बारे में प्रचार वीडियो के निरंतर प्रसारण के साथ-साथ संपर्क जानकारी और हमारे उत्पादों के विस्तृत विवरण के साथ कैटलॉग और पुस्तिकाओं के वितरण के साथ एक प्रदर्शनी स्टैंड का आयोजन किया गया था।
प्रदर्शकों के सम्मेलन के दौरान, विनिर्मित उत्पादों के नवीनतम नमूनों की एक प्रस्तुति आयोजित की गई, साथ ही एक मूल्यांकन भी किया गया विज्ञापन कंपनियांहमारे दो प्रतियोगी (सामग्री एक फ्लैश ड्राइव पर संलग्न हैं)।
प्रदर्शनी-मेले के ढांचे के भीतर, प्रसिद्ध विपणन एजेंसी मैजिकमेड के प्रतिनिधियों ने एक संगोष्ठी में भाग लिया, नवीनतम घटनाक्रमरणनीतिक विपणन और इंटरनेट के उपयोग के क्षेत्र में।
के साथ बैठकें आयोजित की गईं संभावित उपभोक्ता 7 देशों के उत्पाद।
व्यापार यात्रा के परिणाम: उत्पादों की आपूर्ति पर प्रारंभिक समझौतों को तीन कंपनियों (कानूनी विभाग में स्थानांतरित) के साथ संपन्न किया गया था, उत्पादों को बढ़ावा देने में नए उपकरणों की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने के लिए, एक विज्ञापन एजेंसी से प्रस्तावों का एक पैकेज प्रस्तुत किया गया था। प्रतिस्पर्धी फर्मों के उत्पादों का विश्लेषण करने के लिए तकनीकी विभागअन्य निर्माताओं के सामान की विशेषताओं के साथ कैटलॉग प्रदान किए जाते हैं। एक व्यापार यात्रा से लौटने पर, अंतरराष्ट्रीय स्तर पर उत्पादों को बढ़ावा देने में सर्वोत्तम प्रथाओं के अध्ययन के साथ विपणन विभाग के कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण की योजना बनाई गई है।
