통제는 조직이 목표를 달성하도록 보장하는 프로세스입니다.
통제 프로세스는 기준을 설정하고, 실제로 달성한 결과를 측정하고, 달성한 결과가 기존 기준과 크게 다를 경우 조정하는 것으로 구성됩니다.
통제가 필요한 가장 중요한 이유 중 하나는 물론 모든 조직이 적시에 오류를 수정하고 조직의 목표 달성을 손상시키기 전에 수정할 수 있는 능력이 있어야 한다는 것입니다.
사전 통제를 실행하는 주요 수단은 특정 규칙, 절차 및 행동 라인의 구현(생성, 즉 구현이 아님)입니다.
조직에서 사전 통제는 인적, 물적 및 재정적 자원과 관련하여 세 가지 주요 영역에서 사용됩니다.
인적 자원. 사전 통제는 특정 직무를 수행하는 데 필요한 비즈니스 및 전문 지식과 기술의 철저한 분석과 가장 준비되고 자격을 갖춘 사람의 선택을 통해 이루어집니다.
재료 자원. 통제는 허용 가능한 최소 품질 수준에 대한 표준을 개발하고 들어오는 재료가 이러한 요구 사항을 준수하는지에 대한 물리적 검사를 수행하여 수행됩니다.
재원. 사전 통제의 가장 중요한 수단은 예산이다. 조직에 현금이 필요할 때 현금이 필요할 것이라는 확신을 줍니다. 예산은 조직이 끝까지 현금을 소진하는 것을 허용하지 않습니다.
현재 제어는 원하는 목표를 달성하기 위한 작업을 수행한 후 얻은 실제 결과의 측정을 기반으로 합니다. 이러한 방식으로 전류 제어를 수행하려면 제어 장치가 필요합니다. 피드백.
최종 제어는 작업이 완료된 후 사용됩니다. 두 가지 중요한 기능이 있습니다.
1) 최종 통제는 유사한 작업이 미래에 수행되어야 하는 경우 계획에 필요한 정보를 조직의 경영진에게 제공합니다.
2) 동기 부여를 촉진합니다.
제어 절차에는 세 가지 단계가 있습니다.
표준 및 기준 개발
표준 및 기준과 실제 결과의 비교;
필요한 시정 조치를 취합니다.
모든 피드백 시스템
1. 목표가 있습니다.
2. 외부 리소스를 사용합니다.
3. 내부 사용을 위해 외부 리소스를 변환합니다.
4. 의도한 목표에서 크게 벗어나지 않도록 주의하십시오.
5. 목표 달성을 위해 이러한 편차를 수정하십시오.
표준은 진행 상황을 측정할 수 있는 구체적인 목표입니다.
성과 지표는 설정된 목표를 달성하기 위해 달성해야 하는 것을 정확히 지정합니다. 이와 같은 지표를 통해 경영진은 실제로 수행한 작업과 계획한 작업을 비교하고 다음과 같은 중요한 질문에 답할 수 있습니다. 계획된 목표를 달성하려면 무엇을 해야 합니까? 미완으로 남아 있는 것은 무엇입니까?
통제 프로세스의 1단계: 표준 설정 및 성과 지표 설정
제어의 두 번째 단계에서 허용 가능한 편차의 규모가 결정되며, 그 범위 내에서 계획된 결과와 얻은 결과의 편차가 경보를 발생시키지 않아야합니다.
세 번째 단계: 적절한 조치를 선택하고 편차를 제거해야 합니다.
효과적이려면 통제가 경제적이어야 합니다. 통제의 경제적 효율성을 높일 수 있는 한 가지 방법은 배제에 의한 통제 방법을 사용하는 것입니다.
제외 원칙은 표준에서 눈에 띄는 편차가 있는 경우에만 제어 시스템이 트리거되어야 한다는 것입니다.
아무리 계획을 잘 세워도 의도한 대로 실행되지 않는 경우가 많습니다. 미래는 절대적으로 정확하게 예측할 수 없습니다. 악천후, 산업 및 운송 사고, 직원의 질병 및 해고, 그리고 이 장의 시작 부분에서 논의한 기타 여러 가지 이유로 인해 계획이 중단됩니다. 이러한 위반은 우선 제어 시스템을 사용하여 감지해야 합니다. 예를 들어 하루, 일주일 또는 한 달에 한 번 정기적으로 계획으로 돌아가 계획에서 원치 않는 편차를 식별해야 합니다.
편차에 대한 두 가지 주요 접근 방식이 있습니다. 첫째, 계획된 이동 궤도로 돌아가기 위해 노력할 수 있습니다. 이것은 물질적, 인적, 재정적 추가 자원이 필요합니다. 때때로 이러한 리소스는 계획에 따라 생성되어 합병증의 가능성을 미리 예상합니다. 생생한 예는 우주 비행사의 백업입니다. 그러나 우리는 유리한 환경에서 그러한 자원이 "유휴"할 것이라는 사실을 참아야 합니다. 둘째, 계획 자체를 변경하여 현재 상황에서 현실적으로 달성 가능한 다른 이정표로 요약된 이정표를 대체할 수 있습니다. 그러한 접근의 가능성은 계획이 회사에 얼마나 중요한지에 달려 있습니다. 그것이 "법률"인지 아니면 원하는 이동 방향을 설정하는 "행동 지침"인지 여부에 달려 있습니다.
관리자는 계획에 포함될 뿐만 아니라 현재 운영 중인 이전 결정의 구현을 모니터링할 책임이 있습니다. 회의 및 문서 승인 과정에서 부분 통제가 이루어집니다. 하지만 이것으로 충분하지 않습니다. 자신의 작업을 계획할 때 관리자는 팀 구성원뿐만 아니라 다른 모든 사람의 부하 직원의 활동을 정기적으로 점검해야 합니다. 공식 보고서와 증명, 비공식 대화를 모두 사용할 수 있습니다. 계층적 사다리에서 몇 단계 높은 관리자와의 대화는 직원에게 큰 긍정적인 영향을 미친다는 점에 유의해야 합니다. 영국에서는 다음과 같이 간주됩니다. 최고 경영자적어도 1년에 한 번 각 직원과 이야기해야 합니다. 불행히도 그러한 인터뷰는 러시아에서 허용되지 않습니다.
관리 통제에는 세 가지 측면이 있습니다.
표준 설정 - 특정 기간에 달성해야 하는 목표의 정확한 정의. 계획 과정에서 개발된 계획을 기반으로 합니다.
기간 동안 달성한 것을 측정하고 달성한 것을 예상 결과와 비교합니다.
필요한 시정 조치 준비.
관리자는 세 가지 행동 라인 중 하나를 선택해야 합니다: 아무것도 하지 않음, 편차 제거 또는 표준 수정.
제어 기술은 다음 계획에 따라 수행됩니다.
제어 개념의 선택(시스템, 프로세스, 개인 확인);
통제 목표의 결정(통제의 편리성, 정확성, 규칙성 및 효율성);
통제 기준 수립(윤리, 산업, 법률);
제어 방법 선택(진단, 치료, 예비, 현재, 최종);
통제의 양 및 영역 결정 (연속, 일시적, 재정적, 제품 품질).
효과적인 내부 통제의 조직은 다음 단계를 포함하는 복잡한 다단계 프로세스입니다.
1. 이전 비즈니스 조건, 이전에 채택한 행동 방침, 전략 및 전술에 대해 결정된 회사 기능의 목표를 활동 유형, 규모, 조직 구조 및 기능과 함께 분석 및 비교합니다.
2. 기존 관리 구조의 효율성 분석, 조정. 관리, 기능, 방법론적 종속, 활동 방향, 수행하는 기능을 나타내는 모든 조직 단위를 설명하는 조직 구조에 대한 규정을 개발해야 합니다. 그들의 관계, 권리 및 책임에 대한 규칙을 수립했습니다. 이러한 링크에 대한 제품, 리소스, 관리 기능의 유형 분포가 표시됩니다. 다양한 구조 단위(부서, 국, 그룹 등)에 대한 조항에도 동일하게 적용됩니다.
3. 특정 금융 및 비즈니스 거래를 통제하기 위한 공식 표준 절차 개발. 이를 통해 재무 및 경제 활동에 대한 통제와 관련하여 직원의 관계를 간소화하고, 자원을 효과적으로 관리하고, 관리 결정을 내리기 위한 정보의 신뢰성 수준을 평가할 수 있습니다.
회사 경영 시스템에서 가장 중요한 위치는 전략적 결정에 대한 통제입니다. 이는 그 결정이 기업의 목표 달성으로 이어지는 정도를 파악하는 것을 의미합니다. 실제로 우리는 현대적인 제어 관리 시스템의 형성에 대해 이야기하고 있습니다.
통제 및 통제 프로세스의 조직에 대한 결정을 내리기 위해서는 효율성, 사람들에게 영향을 미치는 영향, 통제 작업 및 경계와 같은 여러 기준이 중요할 수 있습니다.
단어 " 제어"라는 말처럼 힘"는 무엇보다 부정적인 감정을 불러일으킨다. 많은 사람들에게 통제란 무엇보다 먼저 제한(개에 대한 사슬처럼), 강압, 독립성 결여 등을 의미합니다. - 일반적으로 개인의 자유에 대한 우리의 생각과 정반대되는 모든 것. 이러한 안정적인 인식의 결과로 통제는 관리 기능 중 하나이며 그 본질이 가장 자주 오해되고 있습니다. 관리자에게 통제가 무엇을 의미하는지 묻는다면 대부분의 사람들이 대답할 것입니다. 이것이 직원을 특정 한도 내로 유지할 수 있게 해주는 것입니다. 원칙적으로 이것은 사실입니다. 통제의 측면 중 하나는 실제로 무언가에 복종을 강요하는 것입니다. 그러나 조직에 해를 끼치는 행동의 가능성을 배제하고 모든 사람이 엄격하게 훈련된 방식으로 행동하도록 강제하는 일종의 제한으로 통제를 줄이는 것은 관리의 주요 임무를 놓치는 것입니다.
제어- 조직이 다음을 포함하여 목표를 달성하도록 보장하는 프로세스입니다.
계획, 조직 구조의 생성, 동기 부여 모두 통제와 완전히 분리된 것으로 간주될 수 없습니다.
통제는 조직의 경영진이 결정이 올바른지, 수정해야 하는지 여부를 결정하는 프로세스입니다.
문제가 너무 심각해지기 전에 감지하고 해결해야 합니다.
통제가 왜 필요한가?
계획과 조직 구조는 경영진이 보고자 하는 미래의 그림일 뿐입니다. 다양한 상황으로 인해 계획이 실현되지 않을 수 있습니다.
최고의 조직 구조에도 결함이 있습니다.
사람은 컴퓨터가 아닙니다. 절대 정밀도로 작업을 수행하도록 프로그래밍할 수 없습니다.
어떤 조직이든 제 시간에 실수를 수정하고 조직의 목표 달성에 피해를 주기 전에 수정할 수 있는 능력이 있어야 합니다. 통제 기능을 통해 문제를 식별하고 이러한 문제가 위기로 발전하기 전에 조직의 활동을 조정할 수 있습니다.
전체 목표 달성에 가장 효과적으로 기여한 조직의 활동 영역을 결정할 필요성
제어 유형
- 사전 통제;
- 전류 제어;
- 최종 통제.
이러한 모든 유형의 제어는 동일한 목표를 가지고 있기 때문에 구현 형태가 유사합니다. 얻은 실제 결과가 필요한 결과에 최대한 근접하도록 하는 것입니다. 실행 시간만 다릅니다.
사전 통제
실제 작업 시작 전에 수행됩니다.
조직에서는 인적, 물적 및 재정적 자원과 관련하여 사전 통제가 사용됩니다.
해당 지역의 사전 통제 인적 자원 특정 업무를 수행하는 데 필요한 비즈니스 및 전문 지식과 기술에 대한 철저한 분석을 통해 조직에서 달성됩니다. 공무가장 준비되고 자격을 갖춘 사람들의 선택. 고용된 근로자가 자신에게 부여된 직무를 수행할 수 있도록 하기 위해서는 해당 분야에서 최소 허용 수준의 교육 또는 업무 경험을 설정하고 고용인이 제출한 문서 및 권장 사항을 확인해야 합니다. 많은 조직에서 교육 과정에서 채용된 후에도 인적 자원에 대한 사전 통제가 계속됩니다. 교육을 통해 추가해야 할 항목을 결정할 수 있으며 관리팀, 그리고 일반 수행자들은 실제 직무 수행을 시작하기 전에 이미 가지고 있는 지식과 기술을 습득합니다. 사전 교육 과정은 고용된 근로자가 효과적으로 일할 가능성을 높입니다.
해당 지역의 사전 통제 물질적 자원 수행:
허용 가능한 최소 품질 수준에 대한 표준을 개발하고 이러한 요구 사항을 준수하는 들어오는 재료에 대한 물리적 검사를 수행합니다.
부족을 피하기에 충분한 수준에서 조직의 자재 자원 재고를 보장합니다.
해당 지역의 사전 통제 재원 조직에 현금이 필요할 때 현금을 확보할 수 있도록 하는 것입니다. 재정 자원의 사전 통제의 가장 중요한 수단은 예산입니다. 또한 예산은 지출 한도를 설정하여 모든 부서나 조직이 전체적으로 현금이 고갈되는 것을 방지합니다.
전류 제어
작업 과정에서 직접 수행됩니다. 대부분 그의 대상은 부하 직원이고 그 자신은 전통적으로 직속 상사의 특권입니다.
전류 제어는 말 그대로 작업 자체의 수행과 동시에 수행되는 것이 아니라 원하는 목표를 달성하기 위해 작업이 수행된 후 얻은 실제 결과의 측정을 기반으로 합니다.
이러한 방식으로 전류 제어를 수행하려면 제어 장치에 피드백이 필요합니다. 즉, 얻은 결과에 대한 데이터를 얻기 위한 시스템입니다.
대부분의 조직 피드백 제어 시스템은 개방형(비폐쇄형) 시스템입니다. 이러한 시스템의 외부 요소는 이 시스템에 정기적으로 영향을 미치고 목표와 기능 모두를 변경하는 책임자입니다. 관리를 일차적으로 조직이 효과적인 피드백, 즉 외부 및 내부 편향 요인의 영향에도 불구하고 주어진 수준에서 출력 특성을 제공하는 시스템으로.
최종 통제
작업 종료 후 일정 시간 경과 후 진행됩니다.
최종 제어 기능:
유사한 작업이 미래에 수행될 것으로 예상되는 경우 계획에 필요한 정보를 조직의 경영진에게 제공합니다. 실제 결과와 필요한 결과를 비교함으로써 경영진은 계획이 얼마나 현실적인지 더 잘 평가할 수 있습니다. 또한 이 절차를 통해 발생한 문제에 대한 정보를 얻고 향후 이러한 문제를 방지하기 위한 새로운 계획을 수립할 수 있습니다.
동기 개선. 조직의 경영진이 동기 부여 보상을 일정 수준의 성과 달성과 연관시킨다면 달성된 실제 성과는 정확하고 객관적으로 측정되어야 함은 자명합니다. "실제 결과와 보상 사이에 밀접한 관계가 있다는 미래의 기대치를 공식화하기 위해" 성과를 측정하고 적절한 보상을 제공하는 것이 필요합니다.
제어 프로세스
제어 프로세스에는 세 단계가 포함됩니다.
표준 및 기준 개발;
달성된 결과의 측정 및 확립된 표준과의 비교;
달성된 결과가 확립된 표준과 실질적으로 다른 경우 필요한 시정 조치를 취합니다.
표준 및 기준 개발
제어 절차의 이 단계는 다음을 결정합니다.
성과 지표;
허용 편차의 규모.
표준진행 상황을 측정할 수 있는 특정 목표입니다. 이러한 목표는 계획 프로세스에서 명확하게 나타납니다.
통제 기준으로 사용할 수 있는 목표의 예는 내년에 100만 달러의 이익을 내는 것입니다.
성과 지표는 일련의 특정 기준 (이 경우 100 만 달러의 이익 및 1 년 기간)이며 그 가치를 분석하여 성과 정도를 평가할 수 있습니다.
수익, 판매, 재료비와 같은 항목에 대한 성과 지표를 설정하는 것은 정량화할 수 있기 때문에 상대적으로 쉽습니다.
그러나 조직의 몇 가지 중요한 목표와 목적은 숫자로 표현할 수 없습니다. 예를 들어, 도덕성의 한 수준 또는 다른 수준에 수치를 부여하거나 그것을 동등한 금액의 달러로 표현함으로써 목표로 간주되는 사기의 증가를 수량화하는 것은 매우 어렵습니다.
그러나 효과적으로 운영되는 조직은 목표를 수량화하는 것과 관련된 어려움을 극복하는 경향이 있으며 성공합니다.
예를 들어, 다양한 설문조사와 설문조사를 통해 근로자의 영적 수준과 상태에 대한 정보를 얻을 수 있습니다.
또는 예를 들어 적은 수의 해고가 직무 만족도 기준을 설정하는 성과의 척도로 사용될 수 있습니다.
몇 가지 특별한 경우를 제외하고는 조직이 목표에서 1초도 벗어나지 않을 필요가 거의 없습니다. 사실, 그 중 하나는 특징적인 특징좋은 제어 시스템 표준은 현실적인 허용 오차를 포함한다는 것입니다.
공차의 규모 - 획득한 결과가 의도한 결과와 다른 경우 경보가 발생하지 않아야 하는 범위.
효과적이려면 통제가 경제적이어야 합니다. 제어 시스템의 이점은 운영 비용보다 커야 합니다. 제어 시스템의 비용은 관리자 및 기타 직원이 정보를 수집, 전송 및 분석하는 데 소요한 시간과 제어를 구현하는 데 사용되는 모든 유형의 장비 비용 및 관련 정보를 저장, 전송 및 검색하는 비용으로 구성됩니다. 문제를 통제하기 위해..
주요 문제는 진정으로 중요한 편차를 식별하는 것입니다. 그것들을 화폐 등가물로 직접 변환하는 것이 아주 명백하긴 하지만 항상 정당화되는 것은 아닙니다.
예를 들어, 주간 매출이 예상 금액보다 100만 달러 낮으면 General Motors에 아무 의미가 없습니다. 그러나 General Motors가 50센트 부품의 품질을 관리하지 못하면 이후에 이미 판매된 수십만 대의 자동차를 수리해야 합니다.
달성 결과 측정확립된 표준과의 비교
이 통제 단계에서 수행되는 활동은 다음과 같습니다.
결과 측정 및 편차 비교 계획 지표허용된 값으로;
정보의 전송 및 보급;
정보 평가.
측정 결과
중요한 작업은 측정의 속도, 빈도 및 정확도가 모니터링할 활동과 일치하는지 확인하는 것입니다. 에 상업 활동측정의 목적은 이익을 늘리는 것이지 실제로 일어나는 일을 정확히 파악하는 것이 아닙니다.
예시. 대부분의 조직에서는 재고 실사를 자주 수행하지 않습니다. 제조업체가 매일 자재 재고를 다시 계산하면 예를 들어 도난으로 인해 손실이 발생한 금액을 정확히 알 수 있습니다. 그러나이 경우 회사는 모든 시간이 계산으로 바쁠 것이기 때문에 다른 일을 할 수 없습니다. 따라서 대부분의 제조업체는 대략 6개월에 한 번씩 대규모 재고를 수행합니다. 그들은 도난으로 인한 손실이 이 기간 동안 허용 범위 내에 있을 것이라는 것을 경험을 통해 알고 있습니다.
반면에 은행은 돈이 비정상적으로 매력적인 물건이기 때문에 매일 수입을 계산합니다. 그러나 주의 감사 확인그들은 모든 회계 기록을 아주 드물게 수행합니다.
정보 전송 및 배포. 제어 시스템이 효과적으로 작동하기 위해서는 확립된 표준과 달성된 결과를 조직의 관련 사람들에게 모두 전달할 필요가 있습니다. 또한 직원들이 확립된 표준을 잘 이해하고 있다는 확신을 갖는 것이 바람직합니다. 이는 기준을 설정하는 사람과 이를 이행해야 하는 사람 사이에 효과적인 의사소통이 이루어져야 함을 의미합니다.
제어정보를 수집하고 보급하는 과정에서 발생하는 주요 어려움은 다양한 통신 문제와 관련이 있습니다. 일부 데이터는 컴퓨터에 의해 수집 및 처리되지만 대부분의 정보는 사람이 처리해야 합니다. 이 사슬에 사람이 있으면 제어 분야에서 어떤 결정을 내려야 하는지에 따라 정보가 왜곡될 수 있습니다.
최근 몇 년 동안 독점적인 양적 성격의 정보 보급에서 매우 큰 성공을 거두었습니다. 이제 관리자는 초기 데이터가 거의 도착할 때 이미 수행된 필수 비교를 통해 합성된 형식으로 중요한 정보를 얻을 수 있습니다.
회계 및 관리 정보 시스템은 내부 통제 시스템에서도 중요한 역할을 합니다. SAP 또는 Oracle과 같은 브랜드의 존재는 투자자와 감사자 모두에게 긍정적인 신호입니다.
결과에 대한 정보 평가. 이 평가의 목적은 조치가 필요한지 여부와 필요한 경우 방법을 결정하는 것입니다.
행위
통제 프로세스의 이 단계에서 관리자는 세 가지 행동 라인 중 하나를 선택해야 합니다.
아무것도 하지 않음(실제 결과를 표준과 비교하여 설정된 목표가 달성되고 있음을 나타내는 경우)
편차를 제거합니다.
예를 들어, 산업 과학 집약적 회사의 사장이 4년 동안 3명의 엔지니어링 임원을 교체하거나 해고했습니다. 개발 과정 때문에 그가 이것을 할 때마다 신제품회사가 나빴다. 그는 문제가 다른 요인에 의해 발생했을 가능성을 전혀 고려하지 않았으며, 그 중 일부는 엔지니어링 관리자와 무관했습니다. 회사를 인수한 회사의 행정부가 상황을 후속 분석한 결과 바로 그러한 결론이 도출되었습니다. 그녀의 의견으로는 부적절한 비공식 규범의 존재, 특정 유형의 공식 조정 부재, 이 모든 것에 대한 회사 사장의 특정 태도 등 다양한 요인의 조합으로 인해 문제가 발생했다고 생각합니다. 이러한 결론은 세 명의 전 이사가 모두 첨단 기술 분야에서 활동하는 다른 산업 회사의 엔지니어링 및 기술 부서장으로 성공적인 경력을 쌓았다는 사실로 확인되었습니다.
표준을 수정합니다(때로는 표준 자체가 계획을 기반으로 하기 때문에 현실적이지 않을 수 있으며 계획은 미래의 전망일 뿐입니다. 계획이 수정되면 표준도 수정되어야 함).
예를 들어, 거의 모든 영업 사원이 할당량을 50% 초과하면 할당량이 너무 낮고 허용 가능한 성과의 기준이 될 수 없습니다. .
직원이 인식하는 의미 있는 기준을 설정합니다.
사람들은 자신의 성과를 평가하는 데 사용되는 기준이 진정으로 자신의 업무를 공정하고 공정하게 반영한다고 느낄 필요가 있습니다. 또한 조직이 통합 목표를 달성하도록 돕는 방법과 방법을 이해해야 합니다. 직원들이 확립된 통제 기준이 완전하지 않고 객관적이지 않거나 단순히 "벼룩 잡기"를 보면 이를 무시하고 고의적으로 위반하거나 피로와 실망을 겪을 수 있습니다.
관리자는 또한 자신이 설정한 표준을 자신이 결정할 활동의 사람들이 진심으로 수용하고 승인하도록 노력해야 합니다. 이미 언급했듯이 일부 저자는 표준의 수용 가능성을 높이려면 근로자 자신이 개발에 참여할 필요가 있다고 믿습니다. 연구 중 하나에서 예산 개발 단계에서 의사 결정 및 목표 형성에 직원이 실제로 참여하면 목표를 달성하기 위해 조직 작업에 직원이 훨씬 더 집중적으로 참여하는 것으로 나타났습니다. 성과 관리 및 제로 기반 예산 책정을 고려할 때 표준 설정에 직원을 참여시키는 구체적인 방법을 설명합니다.
양방향 통신 설정
부하 직원이 제어 시스템에 문제가 있는 경우 경영진이 이에 대해 화를 내지 않을까 하는 두려움 없이 공개적으로 논의할 수 있어야 합니다. 조직에서 통제를 행사하는 모든 관리자는 각 통제 영역에서 표준으로 적용될 예상 결과의 가치를 부하 직원과 솔직하게 논의해야 합니다. 그러한 의사소통은 직원들이 통제의 진정한 목적을 정확하게 이해할 가능성을 높이고 회사의 최고 경영진에서 생성자에게는 분명하지 않은 통제 시스템의 숨겨진 격차를 식별하는 데 도움이 될 것입니다.
과도한 통제를 피하십시오.
경영진은 여러 형태의 통제로 부하 직원에게 과도한 부담을 주어서는 안 됩니다. 그렇지 않으면 부하 직원의 모든 관심이 소모되어 완전한 혼란과 붕괴로 이어질 것입니다. 이러한 유형의 제어를 도입할 때 묻는 주요 질문은 다음과 같습니다. "원하는 결과에서 상당한 편차를 방지하거나 방지하기 위해 이것이 필요한가요?" 또한 컨트롤러 - 관리자는 작업을 필요 이상으로 자주, 주의 깊게 확인해서는 안 됩니다. 그렇지 않으면 명백한 이유로 짜증날 수 있습니다.
어렵지만 달성 가능한 표준을 설정하십시오.
통제 수단을 설계할 때 동기를 고려하는 것이 중요합니다. 명확하고 정확한 기준은 직원들에게 조직이 기대하는 바를 정확히 말해 동기를 유발하는 경우가 많습니다. 그러나 동기적 기대 이론에 따르면 사람들은 현실적이라고 생각하는 경향이 있는 목표만 달성하기 위해 노력하도록 동기를 부여할 수 있습니다. 따라서 기준이 비현실적이거나 부당하게 높다고 인식되면 근로자의 동기를 파괴할 수 있습니다. 마찬가지로 기준을 너무 낮게 설정하여 달성하기 어렵지 않은 경우 이러한 상황은 높은 레벨고성능이 필요합니다. 좋은 관리자는 부하 직원의 필요와 능력의 차이를 감지하고 그 차이에 따라 기준을 설정합니다.
표준 달성에 대한 보상
조직의 경영진이 직원이 조직에 최선을 다하도록 동기를 부여하기를 원하면 설정된 성과 기준을 달성한 직원에게 공정한 보상을 제공해야 합니다. 기대이론에 따르면 성과와 보상 사이에는 분명한 관계가 있습니다. 근로자가 이러한 연결을 느끼지 않거나 보상이 부당하다고 느끼면 향후 생산성이 떨어질 수 있습니다.
통제의 행동적 측면
사람들은 다른 모든 관리 단계와 마찬가지로 통제의 필수 요소입니다. 따라서 통제 절차를 개발할 때 관리자는 사람들의 행동을 고려해야 합니다.
의도적인 통제의 모습
제어 프로세스를 명확하고 가시적으로 만들고자 하는 열망 뒤에 있는 아이디어는 오류나 사기를 포착하는 것이 아니라 방지하는 것입니다. 관리자는 직원들이 통제가 존재하고 효과적으로 운영된다는 것을 알고 실수, 의심스러운 거래 등을 의식적으로 피하기를 바랍니다.
예를 들어, 거래를 수행하는 모든 은행 직원은 은행의 모든 달러가 매일 계좌를 통과해야 한다는 불확실한 용어로 경고를 받습니다. 경고에 따르면 돈 계좌는 종종 고위 직원이 확인하고 다시 확인합니다. 마찬가지로 공장에서 정기적으로 제품 품질을 확인하는 것은 누구도 비밀로 하지 않습니다. 대출을 발행하거나 수표에 서명할 권리가 있는 회사의 직원은 모든 재무제표독립적인 감사인이 주의 깊게 확인합니다.
제어 시스템 작동 가시성의 부산물은 의도하지 않은 사람들의 행동 방해입니다.
통제 지향적인 행동
이것은 측정이 수행되는 영역에서 작업을 강조하고 그러한 측정이 수행되지 않는 영역을 무시하는 직원의 경향입니다.
부하들은 보통 체크할 때 상사가 보고 싶은 대로 한다.
통제 시스템은 이러한 효과를 염두에 두고 신중하게 설계되어야 합니다. 그렇지 않으면 직원들이 조직 목표를 달성하는 데 전혀 도움이 되지 않고 통제 측정에서 멋지게 보이도록 지시할 것입니다.
예를 들어, 판매원을 판매량만으로 판단하는 경우 이러한 문제가 발생할 수 있습니다. 숙련된 영업 사원은 익숙하지 않은 장소로 전화를 거는 것보다 이미 알고 있는 장소로 전화를 거는 것이 제품을 판매할 가능성이 더 높다는 것을 알고 있습니다. 따라서 판매한 상품의 금액이 실적의 유일한 척도인 경우 영업 사원은 잠재 고객에 대한 관심이 아니라 이미 알고 있는 고객에게 노력을 집중할 것입니다. 조직의 전체 목표가 새로운 고객을 유치해야만 달성할 수 있는 시장 점유율을 높이는 것도 포함한다면 이러한 영업 사원의 행동은 부정적인 결과. 따라서 특히 경쟁 회사가 성공적으로 시장 점유율을 높이면이 조직의 점유율이 점진적으로 감소합니다.
사용할 수 없는 정보 수신
통제는 사람들이 조직에 부적절한 정보를 제공하도록 부추길 수 있습니다.
예를 들어 관리자는 낮은 목표를 설정하여 실제로 달성할 가능성을 높이고 보고 기간 동안 보상을 받을 수 있습니다.
조정
조정- 조화, 조화(개념, 행동, 구성 부품뭔가 등등).
(현대외국어사전.-M., 2001)
통제 중 조정- 그들의 프로세스에서 시스템의 다양한 요소의 작업을 합리화하고 조정합니다. 공동 활동, 연속성과 연속성을 보장하는 관리 프로세스의 중심 기능. 조정의 주요 임무는 조직의 모든 부분 사이에 합리적인 연결(커뮤니케이션)을 설정하여 작업의 일관성을 달성하는 것입니다.
이러한 링크의 특성은 조정된 프로세스에 따라 매우 다를 수 있습니다. 가장 일반적으로 사용되는 것은 보고서, 인터뷰, 회의, 컴퓨터 통신 등입니다. 이러한 형식과 다른 형태의 의사 소통의 도움으로 조직의 하위 시스템 간의 상호 작용이 설정되고 리소스가 조정되며 관리 프로세스의 모든 단계(계획, 조직, 동기 부여 및 제어) 및 조치의 통합 및 조정이 이루어집니다. 관리자의, 보장됩니다.
문서 흐름 조정 및 명령 집행 통제 부서에 관한 규정
연방 재무부
나. 일반 조항
1. 문서 순환을 조정하고 연방 재무부(이하 부서) 명령 실행을 모니터링하는 부서는 연방 재무부(이하 부서)의 구조적 하위 부서입니다. , 사무 및 기록 보관 지원, 문서 흐름의 조직 및 제어, 연방 재무부의 명령 실행 제어를 구성하기 위한 통합 시스템의 기능 분야에서 연방 재무부의 권한 구현을 보장하기 위해 만들어졌습니다.
이 부서는 연방 재무부의 명령에 따라 만들어지고 청산됩니다.
2. 부서장은 연방 재무부의 명령에 따라 직위에 임명된 국장이 맡는다.
3. 부서장은 직원 명부에 따라 대리를 둔다.
4. 그 활동에서 부서는 다음과 같이 안내됩니다.
입법 및 규제 법적 행위 러시아 연방;
연방 재무부에 관한 규정
행정에 관한 규정
이 규정에 의해.
Ⅱ. 권한
5. 부서는 다음 권한을 행사합니다.
5.1. 우편 통신, 택배 통신 및 전기 통신을 통해 수신된 수신 통신의 수락, 회계, 등록, 기본 처리 및 예비 고려를 보장하고 수신 통신을 연방 재무부의 지도부에 가져오고, 구조적 분할;
5.2. 등록의 정확성, 발신 서신의 등록 및 수취인에 대한 신속한 발송을 보장합니다.
5.3. 문서 실행에 대한 연방 재무부 지도부의 지침 초안 준비를 보장합니다.
5.4. 연방 재무부의 서신을 수신 및 발송하는 조직에 대해 연방 국영 단일 기업 "러시아 포스트"와의 상호 작용을 제공합니다.
5.5. 연방 재무부의 지도력을 대신하여 연방 헌법을 연방 재무부의 중앙 장치 부서에 가져오고, 연방법, 러시아 연방 대통령의 법령, 명령 및 지시, 러시아 연방 정부의 결의, 명령 및 지시, 연방 재무부가 접수한 러시아 연방 정부 및 상원 회의에서 고려할 자료 , 국가 두마 자료, 러시아 연방 의회 연방 이사회, 러시아 연방 회계원, 지정된 문서에 대한 연방 재무부 지도부의 지시;
5.6. 연방 재무부 중앙 사무소 사례의 통합 명명법 편집, 조정 및 승인에 대한 작업을 조직하고 사무로 완료된 연방 재무부 문서의 획득 및 안전에 대한 통제를 보장하고 회계 작업을 조직하고 사용, 보관 기간이 만료된 케이스의 파기 및 문서 가치의 검사를 수행합니다.
5.7. 영구 보관 기간의 문서 및 연방 재무부 중앙 사무소 직원에 대한 문서의 안전, 국가 저장을 위해 연방 재무부의 활동에서 형성된 러시아 연방 기록 보관 기금 문서의 준비 및 이전 보장 러시아 연방 국가 기록 보관소에서;
5.8. 보관 보관을위한 임시 보관 기간의 준비 및 이전 작업을 조직하고 상호 작용을 보장합니다.
연방 재무부 중앙 사무소의 임시 보관 기간에 대한 보관 문서를 연방 국가 기관 "지원 센터"의 아카이브로 수락 및 전송하기 위해 연방 주 기관 "러시아 재무부 활동 지원 센터"와 함께 러시아 재무부의 활동", 저장, 사용 및 파괴;
5.9. 시민과 조직의 구두 및 서면 항소 접수, 회계 및 등록을 보장하고, 고려 사항에 대한 작업을 조직하고, 진행 상황 및 고려 결과에 대한 정보를 요약하고, 정보를 연방 재무부 책임자, 러시아 재무부에 보냅니다. 시민 및 조직의 항소 작업을 위해 러시아 연방 대통령 사무소는 연방 재무부 공식 웹 사이트에 게시하고 요청에 대한 응답을 등록, 기록 및 보냅니다.
5.10. 연방 재무부 수장과 그의 대리인에게 결정이 필요한 운영 정보, 서신, 지침 및 기타 자료를 제출합니다.
5.11. 연방 재무부의 중앙 장치의 관련 구조 하위 부서와 통신하고 연방 재무부의 지시와 지시를 전달하고 지시 실행의 진행 상황 및 결과에 대한 정보를 요약하는 것을 포함하여 적시 구현을 모니터링하고 지도부에 알립니다. 이에 대한 연방 재무부;
5.12. 핵심 활동, 행정 및 경제 문제 및 규제 성격에 대한 연방 재무부 명령의 자동화된 문서 관리 시스템에서 데이터베이스의 등록, 책임 있는 저장 및 유지 관리를 수행합니다.
5.13. 체결된 주 계약의 등록, 회계 및 저장, 은행 예금, 은행 계좌, 정보 지원 및 상호 작용, 협력, 교육 및 인턴십에 대한 연방 예산 기금 배치에 관한 계약(계약), 환매 계약에 대한 작업을 수행합니다.
5.14. 연방 재무부가 서명한 연방 재무부의 정보 및 체계적인 서신의 등록, 회계 및 저장을 수행합니다.
5.15. 연방 재무부의 사무를 규제하는 규범적 및 방법론적 문서의 개발 및 구현을 보장하고 연방 재무부의 중앙 사무소 및 연방 재무부의 영토 기관에서 문서 순환 및 문서 보관 저장을 조직하는 방법론적 지원을 제공합니다.
5.16. 연방 재무부의 자동화 문서 관리 시스템 작업 조직에 대한 방법론적 지원 및 제어를 제공합니다.
5.17. 연방 재무부 중앙 전문가 위원회(TsEK)의 작업을 조직하고 TsEK 회의에서 고려할 자료를 준비합니다.
5.18. 문서 작업의 형식과 방법의 합리적인 구성, 문서의 통합 및 표준화를 통해 문서 흐름을 줄이기 위한 조치를 개발하고 구현합니다.
5.19. 부서의 권한 내에서 시민의 호소를 시기 적절하고 완전하게 고려하고, 법인, 러시아 연방 법률에 의해 설정된 기간 내에 이러한 항소에 대한 응답 준비;
5.20. 조직을 제공합니다 일이 순조 로이 진행되어부서에서의 사무, 부서의 활동에서 형성된 보관 문서의 획득, 저장, 회계 및 사용;
5.21. 부서의 국가 비밀을 구성하는 정보의 비밀 및 보호 체제를 보장하기 위한 조치의 개발 및 구현에 참여합니다.
5.22. 연방 재무부의 명령에 의해 설정된 기타 권한을 행사합니다.
III. 책임
6. 본 규정에 규정된 권한을 부서에서 적절하고 시기 적절하게 이행할 책임은 부서의 책임자에게 있습니다.
7. 부서장은 개인적으로 다음을 담당합니다.
7.1. 이 규정의 섹션 II에 제공된 권한을 행사합니다.
7.2. 승인 및 서명된 문서;
7.3. 적시에 고품질의 문서 실행 및 사무실 관리 지침;
7.4. 비공식적 목적을 위한 공식 정보부 직원의 사용 방지
7.5. 부서 직원이 연방 재무부 중앙 사무소의 공식 명령을 준수합니다.
8. 부서 직원의 책임은 공식 규정에 의해 설정됩니다.
관리 시스템의 조정 및 제어. 관리의 정보 지원.
조정 및 제어는 다른 모든 관리 기능을 통해 실행됩니다. 아무거나 복용 경영 결정, 관리자는 동시에 구현을 조정하고 제어하는 방법에 대해 생각해야 합니다. 아래 제시된 실제 작업에서 제어 기능은 지표 계산의 예를 사용하여 고려됩니다. 경제적 효율성.
여러 가지에 대한 경제적 효율성을 제어하기 위해
기업은 지표 계산 방법론을 도입했습니다. 노동 생산성; 판매 상품, 제품, 작품, 서비스의 수익성; 자산 수익률; 운전 자본의 회전율.
지표는 대차 대조표의 첫 번째 및 두 번째 형식의 데이터에 따라 올해의 결과를 기반으로 계산되었습니다.
통제는 원칙적으로 권력, "명령", "잡다", "죄수", "잡다"와 관련이 있습니다. 이러한 제어 아이디어는 제어 기능의 주요 내용에서 멀어집니다.
일종의 "제어"(검증)의 개념 행정 활동통제의 개념을 넘어선다. 또한 관리자 - 관리의 적극적인 활동이 포함됩니다.
가장 일반적인 방법으로 제어계획된 것과 실제로 달성한 결과를 측정(비교)하는 과정으로 정의할 수 있습니다.
정의에서 알 수 있듯이 통제는 직원에게 명령을 내리는 것이 아니라 조직 계획의 성공을 평가하고 내부 및 외부 환경의 요구를 충족시키는 절차에 관한 것입니다.
"제어"라는 단어(fr. 통제하다- 수표)는 원래 회계에서 관행을 반영하는 데 사용되었습니다. 경제 활동조직. 일부 관리자와 비즈니스 이론가가 사용하는 의미입니다.
모든 제어 시스템의 생성은 다음 기본 요구 사항 기준(그림 4.6)을 기반으로 해야 합니다.
- 홍보 통제- 불가결한 조건을 의미 성공적인 작업조직(부서, 직원)은 제어 대상에 대한 제어 결과를 가져오는 것입니다.
- 제어 효율성- 통제의 성공, 유용성이 결정됩니다(통제 프로세스에서 식별된 결함의 감지 및 제거와 관련된 비용 절감, 통제 비용, 인력 및 통제 장비 비용 감소).
- 사람들에게 미치는 영향- 적용된 제어 기술이 어떤 반응을 일으키는지에 대한 질문이 나옵니다. 긍정적인 인센티브 또는 부정적인 스트레스 반응(노동 의욕 저하);
- 제어 작업의 수행- 통제는 조직의 관리 시스템에서 우연의 일치 또는 편차를 결정해야 합니다. 편차 제거, 효과적인 솔루션 개발에 기여합니다.
- 통제의 경계 정의- 통제 조치는 제한 없이 수행될 수 없습니다. 검사된 세그먼트의 길이는 초기 단계에서 편차를 감지할 수 있어야 합니다. 현행법에 의해 결정된 통제 규범을 준수해야 합니다.
- 체계적인 통제- 관리되는 시스템의 평가는 때때로 수행되어서는 안 되며, 관리의 모든 단계와 수준에서 체계적으로 수행되어야 합니다.
다음과 같은 유형의 제어가 있습니다.
사전 통제.그것은 빙산과 비슷하며 대부분은 아시다시피 물 속에 숨겨져 있습니다. 이는 제어의 일부 측면이 다른 제어 기능 사이에서 마스킹될 수 있기 때문입니다.
사전 통제는 실제 작업 시작 전에 수행되기 때문에 호출됩니다. 사전 통제를 실행하는 주요 수단은 특정 규칙, 절차 및 행동 라인의 구현(생성, 즉 구현이 아님)입니다.
조직에서 사전 제어는 인적, 물적 및 재정적 자원의 세 가지 주요 영역에서 사용됩니다. 인적 자원 분야에서 통제는 조직의 특정 작업을 수행하는 데 필요한 비즈니스 및 전문 지식과 기술의 분석을 통해 달성됩니다. 재료 자원 분야에서 - 원자재 품질 관리; 재정 자원 분야에서 예비 통제 메커니즘은 조직이 언제, 얼마나, 어떤 종류의 자금(현금, 비현금)이 필요한지에 대한 질문에 대한 답변을 제공한다는 의미에서 예산입니다.
사전 통제 과정에서 다양한 지점에서 기준과의 편차를 식별하고 예측할 수 있습니다. 진단 및 치료의 두 가지 종류가 있습니다.
진단 제어에는 측정기, 벤치마크, 경고 신호 등과 같은 범주가 포함되어 조직에 문제가 있음을 나타냅니다.
치료적 관리를 통해 표준과의 편차를 식별할 수 있을 뿐만 아니라 시정 조치를 취할 수도 있습니다.
- 전류 제어.작업 중에 수행됩니다. 대부분의 경우 그의 대상은 직원이고 그 자신은 직속 상사의 특권입니다. 계획된 계획 및 지침에서 편차를 제외할 수 있습니다.
전류제어를 하기 위해서는 제어장치에 피드백이 필요하다. 모든 피드백 시스템에는 목표가 있고, 내부 사용을 위해 외부 리소스를 사용하고, 의도한 목표와의 편차를 모니터링하고, 이러한 목표를 달성하기 위해 편차를 수정합니다.
3. 최종 통제.이러한 제어의 목적은 향후 오류를 방지하는 것입니다. 최종 제어의 일부로 작업이 완료된 후 피드백이 사용됩니다(현재 작업과 함께 - 구현 과정에서).
제어 절차에는 세 가지 별개의 단계가 있습니다.
1. A단계 - 기준 설정
표준은 진행 상황을 측정할 수 있는 구체적인 목표입니다. 이러한 목표는 계획 프로세스에서 분명히 "성장"합니다. 첫 번째 단계에서는 작업을 평가하는 기간과 특정 기준을 결정해야 합니다. 이것이 효율성입니다. 성과 지표는 설정된 목표를 달성하기 위해 달성해야 하는 것을 정확히 지정합니다.
2. B단계 - 달성된 결과를 확립된 표준과 비교
이 단계에서 관리자는 달성된 결과가 자신의 기대를 충족시키는 방법을 결정해야 합니다. 동시에 한 가지 더 중요한 결정이 내려져야 합니다. 즉, 표준에서 감지된 편차가 얼마나 허용 가능하고 안전한지입니다. 이 활동은 가장 가시적이며 편차의 규모를 결정하고 정보 전달 및 평가 결과를 측정하는 것으로 구성됩니다.
3. B단계 - 필요한 시정 조치 취하기
제어는 중요하지만 비용이 많이 들 수 있습니다. 따라서 적용할 제어 유형을 결정할 때는 신중한 고려가 필요합니다. 이와 관련하여 통제를 조직하고 수행할 때 여러 요소를 고려해야 하며 다음 질문에 답해야 합니다.
직원들이 조직의 목표를 이해하고 있습니까?
• 제어 시스템이 사소한 것이 아니라 필수적인 측정을 제공합니까?
현재 제어 시스템은 관리자에게 합리적인 시간 내에 조치를 취해야 하는 정보를 제공합니까?
최종 통제는 문제 발생 시점에 대응하기에는 너무 늦게 이루어지지만, 첫째, 향후 유사한 작업이 수행될 것으로 예상되는 경우 계획을 위한 정보를 경영진에게 제공하고, 둘째, 동기 부여에 기여합니다.
조직의 제어를 통해 다음 작업을 해결할 수 있습니다.
조직의 실제 개발 상태 결정;
제어 조치를 구현하는 과정에서 오류 및 오산에 대한 예상, 발생 조건 및 원인 식별
에 의해 발행된 명령 실행의 품질 및 적시성 평가 제어 시스템;
조직 개발을 위한 준비금 및 새로운 기회 식별
현재 상황을 고려하여 미사용 매장량을 여는 관리 문제 해결에 대한 긍정적인 경험 식별
통제 결과에 따라 통제 대상에 실질적인 지원을 제공합니다.
경영정보지원정해진 빈도로 정해진 절차에 따라 필요한 정보를 필요한 장소에 제공함으로써 이루어진다. 모든 조직에는 물리적 매체와 직원의 지식에 저장된 데이터, 정보 및 지식이 있습니다. 유형의 미디어에 저장된 조직의 정보 자원은 공식화되고 직원의 지식에 저장된 비공식화로 분류됩니다(그림 17.1). 정형화된 정보의 일부는 문서(계획서, 지원서, 주문서, 보고서 등)의 형태로 작성되거나 문서화되지 않은 형태(음향정보, 컴퓨터 프로그램, 사진, 영화, 영상정보 등)가 있습니다.
넓은 의미에서 문서는 어떤 형식으로든 정보가 기록된 물질적 운반체로 이해됩니다. 형태 - 형태로텍스트, 사운드 녹음, 이미지 및(또는) 이들의 조합 - 식별을 확인할 수 있는 세부 정보가 포함되어 있으며 공공 사용 및 저장을 위해 시간과 공간에서 전송되도록 되어 있습니다. 관리 관행에서 "문서"라는 용어는 그렇게 광범위하게 정의되지 않습니다. 이 경우 아래 문서종이로 된 정보 메시지를 말하거나 전자 양식, 특정 규칙에 따라 작성되고 규정된 방식으로 인증되어 관리에 사용되는 것에 대한 사실 또는 권리를 확인합니다.
쌀. 17.1. 조직의 정보 자원
문서 흐름- 문서를 생성, 해석, 전송, 수신 및 보관하고 문서의 실행을 모니터링하고 무단 액세스로부터 보호하는 시스템(예: 관리를 위한 문서 생성 및 사용 절차).
아래에 절차문서에 대한 조건부 작업 순서를 이해합니다. 관리자는 또한 적절한 절차가 수립된 문서화되지 않은 정보를 사용합니다. 관리의 정보 지원에서 문서가 구별됩니다.
o 이름:
지침;
전보, 전화 메시지;
응용 프로그램;
명령, 지시, 결정, 지시, 할당, 프로토콜;
처방전;
메모, 행위, 영수증;
형질;
돕다;
증명서 등
o 물질 운반체 유형별:
종이(글, 그래픽 등);
전자 문서.
개발 중 정보 지원점차적으로 개발 된 특정 문서 단지 - 문서 시스템의 주요 기능은 관리 문서 시스템, 지원 문서 시스템, 주요 활동에 대한 문서 시스템 등입니다. 예를 들어, 행정 문서 시스템(관리 문서 시스템의 일부)은 관리 결정(명령, 결정, 명령, 지시, 지시, 지시)을 수정하는 문서로 구성되며 지원 문서 시스템은 다음과 같은 문서로 구성됩니다. 회계및 보고.
유형과 목적이 다양한 조직에서 생성 된 다양한 문서는 외부 관계의 구현과 모든 다양한 측면에서 순전히 내부 활동에 사용하기위한 것입니다.
따라서 경영정보 지원은 정보 시스템문서화되지 않은 문서화 된 정보의 사용뿐만 아니라 비공식적 인 기반을 통해 조직 (정보 회로) 정보 자원(직원의 개인 지식) 정보를 수집, 전송, 저장, 처리 및 표시하기 위한 특수 기술을 사용합니다(그림 17.2).
쌀. 17.2. 경영정보 지원
정보 지원 경영활동기존의 입법 및 규제 제한, 내부 규제의 필요성, 관련 프레임 워크 내에서 기술적 수단을 사용할 때 필요한 수준의 보안을 고려해야합니다. 정보 기술정보 보안 수준.
관리 정보 지원의 규범 및 방법론적 기반은 조직의 현재 활동에서 문서 작성, 처리, 저장 및 사용을 위한 기술을 규제하는 일련의 법률, 규제 법적 행위 및 방법론적 문서입니다.
규범적 및 방법론적 관리 기반에는 다음이 포함됩니다.
o 정보 및 문서 분야에서 러시아 연방의 입법 행위;
o 연방 수준에서 문서 작업 문제를 규제하는 러시아 연방 대통령의 법령 및 명령, 러시아 연방 정부의 결의 및 명령;
o 산업 전반 및 부서 성격의 연방 집행 기관(부처, 위원회, 서비스, 기관 등)의 법적 행위
o 문서 작업 조직을 규제하는 러시아 연방 구성 기관 및 그 영토 기관의 대표 및 집행 당국의 법적 행위;
o 규제 및 교육적 성격의 법적 행위, 교재기관, 조직 및 기업의 문서 작업;
영형 주 표준문서화를 위해;
o 통합 문서 시스템;
영형 전 러시아 분류기기술, 경제 및 사회 정보;
영형 국가 시스템문서 관리 지원(GSDM). 문서 및 문서 지원 서비스에 대한 기본 요구 사항
영형 규정문서의 보관 저장 조직에.
제어
통제의 필요성
통제는 조직의 실제 궤적을 측정 및 평가하고 목표를 달성할 수 있도록 하는 계획된 궤적과 비교하는 프로세스입니다.
제어 프로세스의 주요 단계는 다음과 같습니다.
주요 시간 단계(제어 빈도)뿐만 아니라 비교를 위한 규범적 궤적 또는 기준을 설정합니다.
신분증 실제 값측정된 매개변수(특성);
제어 매개 변수의 실제 값과 기본 (계획된) 값의 비교; 편차의 규모 및 원인 분석;
· 계획된 궤적(비교 기준)을 조정할 필요성의 입증;
합리적인 조정을 제공하는 조치의 구현.
통제는 조직의 사명, 목표의 정의, 구조의 공식화로 시작됩니다. 실제 궤적이 계획된 궤적과 다른 이유는 다음과 같습니다.
외부 환경의 변화 (예를 들어, 새로운 우선 순위의 출현 - 환경 요구 사항을 고려한 공공재 생산, 새로운 성장 중심);
내부 환경의 변화(기술, 조직 구조 등의 변화)
주관적 요인의 영향: 사람들의 차이는 특정 사건에 대해 서로 다른 반응을 일으켜 결과를 예측하기 어렵습니다.
제어 결과는 프로세스가 완료될 때까지 운영 결정을 내리는 데 사용됩니다. 이 경우 먼저 조직의 실제 상태를 결정하고 계획된 상태와 비교합니다. 둘째, 계획된 궤적과 비교하여 개발의 지연 또는 진행을 포함하여 시간을 포함하여 계획된 경로로부터의 편차가 추정됩니다. 예를 들어, 조직의 목표는 2년 이내에 제품 A의 매출을 두 배로 늘리는 것인데 계획된 궤적은 첫해에 매출이 40% 증가했지만 실제로는 60% 증가했습니다. 이러한 긍정적 인 편차의 이유는 과정에서 고려되지 않은 제품 소비자의 새로운 세그먼트 일 수 있습니다. 시장 조사. 제어 결과를 통해 초기 목표를 매출 증대 방향으로 조정하거나 이전에 설정한 목표 달성 시간을 단축할 수 있습니다.
제어 유형
주요 제어 유형은 예비, 현재 및 최종입니다.
계획 수립 및 수립 단계에서 사전 통제 조직 구조. 특정 규칙의 구현, 절차, 계획 개발 지침, 조직 구조 형성의 정확성이 제어됩니다.
현재 제어에는 직속 부하의 작업 결과에 대한 관리자의 확인이 포함됩니다. 이러한 제어의 주요 임무는 계획된 것(절대값 및 상대값)에서 실제 궤적(상태)의 편차를 적시에 감지하고 피드백을 제공하는 것입니다.
쌀. 2
최종 제어에서는 작업이 완료된 후 피드백, 즉 최종 결과에 대한 정보가 전송됩니다. 식별된 오류를 수정하고 작업이 이미 완료된 경우 필요한 조정을 수행할 수 있습니까? 그렇지 않다면 왜 최종 통제인가?
최종 통제 중에 얻은 정보는 유사한 상황과 작업이 반복되는 미래 기간에 사용됩니다. 상황을 바꾸고 새로운 문제를 해결할 때 이미 얻은 경험도 고려해야합니다. 이 정보는 공연자의 동기 부여 조직에서 고려해야합니다.
제어 프로세스
제어 프로세스에는 세 가지 주요 단계가 포함됩니다. 실제 데이터와 기본 데이터의 비교; 일치하는 행동.
표준에 대한 주요 요구 사항은 가치(수준) 및 시간 측면에서의 확실성입니다. 프로세스가 길면 기간별로 세분화된 표준을 설정하는 것이 좋습니다.
통제 과정에서 직접(직접) 및 간접 평가가 사용됩니다. 후자의 경우 왜곡이 가능합니다. 예를 들어 인구의 식품 소비 구조에서 육류 제품에 대한 감자와 빵의 비중이 증가하고 있습니다. 이것은 항상 빵과 감자의 가격 하락이나 이러한 제품에 대한 인구의 사랑 때문은 아닙니다. 반대로, 감자와 빵의 가격은 인상될 수도 있지만 육류 제품의 가격보다 더 느립니다. 고가의 제품은 저렴한 제품으로 대체되고 있습니다. 또는 또 다른 예는 직원 이직률의 감소입니다. 그 이유는 무엇입니까? 팀의 사회 심리적 분위기를 개선하고 직업 만족도를 높이십시오. 아니면 전반적인 생산 감소, 실업 증가, 실직에 대한 두려움입니까?
비교 단계에서 통제의 대상은 현재의 결과일 수도 있고 미래를 위한 예비일 수도 있다. 종종 이러한 점은 모순됩니다. 예를 들어, 주가는 지급된 배당금에 따라 현재 결과에 의해 결정됩니다. 동시에 지분은 조직 재산의 특정 지분에 대한 주주 소유권의 증거인 것으로 알려져 있습니다. 그리고 현재 지불금의 증가는 이 부동산 가치의 성장을 둔화시킵니다.
평가 및 비교 결과를 바탕으로 결정을 내려야 합니다. 식별된 편차 및 사용하지 않은 기회로 인한 피해 또는 식별된 편차에 대응하는 비용 중 더 중요한 것은 무엇입니까? 따라서 제어된 매개변수와 이러한 "복도"의 경계를 넘어선 편차에 대한 응답을 위해 특정 "자유 범위"를 남겨두는 것이 좋습니다. 예를 들어, 총회주주는 규모에 관계없이 모든 손해가 임시 주주총회의 사유가 된다고 결정할 권리가 있습니다. 그러나 어셈블리를 유지하는 비용은 가능한 손상을 몇 배나 초과할 수 있습니다.
통제의 효율성은 통제의 효과(결과)와 구현 비용의 비율로 정의할 수 있습니다. 총 비용에는 측정, 기준 데이터와 실제 데이터 비교, 식별된 편차 대응 비용이 포함됩니다. 따라서 특히 구식 장비, 낮은 작업 문화 및 약한 동기 부여로 전체 제어는 효율성이 낮습니다. 예를 들어, 광범위한 원자재와 재료가 사용되기 때문에 투입 통제 비용이 매우 높습니다. 따라서 원료, 재료 및 반제품의 선택적 품질 관리가 주로 수행됩니다. 정량적 매개변수현재 회계, 재고를 기준으로 통제됩니다.
이 단계에서 받은 정보는 소비자에게 전달되어야 합니다. 그들은 관리자, 직원 자신, 분석 서비스, 주주총회, 세무당국, 통계회계시스템
조정 및 규제
이 기능의 본질은 생산 메커니즘의 확립 된 작동 모드를 유지, 유지 및 개선하여 관리 시스템의 모든 부분에 대한 행동의 일관성을 보장하는 것입니다.
이 기능의 도움으로 관리 장치의 분업 및 지정된 매개 변수에서 벗어난 경우 생산 시스템의 주문과 관련된 작업이 해결됩니다.
조정 및 규제의 목표 - 작업에서 상호 작용 설정 생산 단위, 관리자 및 전문가, 지정된 작동 모드에서 간섭 및 편차 제거.
규제는 동적 생산 제어 시스템에서 지정된 매개변수를 유지하는 활동입니다. 이는 생산 하위 시스템과 제어 하위 시스템 모두에서 질서 상태를 유지하는 작업에 의해 결정됩니다. 이것이 바로 제어 시스템을 외부 환경과 연결하는 기능입니다.
조정은 첫째, 연속성과 연속성을 보장하고, 둘째, 모든 기능의 상호 연결을 보장하는 관리 프로세스의 기능입니다. 조정의 주요 임무는 합리적인 연결을 설정하고 정보를 교환하여 조직의 모든 부분에서 작업의 일관성을 달성하는 것입니다.
