Организационно штатное расписание. Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Кто отвечает за составление штатного расписания на предприятии

Штатное расписание (ШР) представляет собой один из первичных документов, применяемых в целях оплаты труда набранного персонала и ведения бухучета на предприятии. Кроме того, ШР незаменимо в кадровом делопроизводстве. Поэтому ответ на вопрос, кто составляет штатное расписание на предприятии, зависит от масштабов и организационной структуры предприятия.

Заполнение и ведение ШР может быть возложено:

• на инспектора отдела кадров, если таковой функционирует, или сотрудника, на которого возложено ведение кадрового учета (последним может быть юрист, секретарь, офис-менеджер и т. д.);
• главного бухгалтера или сотрудника бухгалтерии, когда такое подразделение создано;
• генерального директора предприятия, когда главный бухгалтер в штате предприятия отсутствует.

В первом случае в принятии расписания участвуют все 3 звена (кадровик его составляет, главный бухгалтер проверяет и визирует, руководитель утверждает, издавая соответствующий приказ). В последнем случае все действия производятся непосредственно руководителем юрлица.

Как часто нужно заполнять штатное расписание

На вопрос, как часто нужно составлять штатное расписание, следует ответить, что расписание оформляется единожды и в дальнейшем корректируется по мере необходимости. Первоначальное ШР составляется, когда предприятие создается и руководство определяется с количеством работников тех или иных должностей и специальностей, необходимых для его функционирования. Для удобства этот момент пытаются соотнести с началом календарного года или первым числом месяца, чтобы избежать вопросов по начислению заработной платы.

При изменении данных ШР необходимо привести в соответствие с ними путем внесения изменений. О том, как это сделать грамотно, читайте в нашей статье Как правильно вносить изменения в штатное расписание? .

Как правильно сделать штатное расписание: составляем пример на 2018 - 2019 год

Нередко руководители небольших юрлиц задаются вопросом: как заполнить штатное расписание и где посмотреть образец его оформления? В этом разделе мы расскажем, как правильно сделать штатное расписание.

Существует унифицированная форма ШР (форма Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1), однако с 01.01.2013, дня вступления в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, применять такую форму необязательно. Можно разработать собственный шаблон.

Проведем анализ образца заполнения штатного расписания на примере утвержденной формы. В ней рекомендуется прописать:

1. Общие данные:
   • название предприятия;
   • номер и дату оформления, период действия штатного расписания;
   • реквизиты приказа, которым документ утвержден.
2. Само расписание в табличной форме со следующими столбцами:
   • название структурного подразделения и его код (при наличии);
   • название необходимых специальностей и должностей персонала;
   • количество штатных единиц, причем число может быть как целым (1, 2), так и дробным (0,5 или 0,25), когда присутствие того или иного работника целый рабочий день не требуется;
   • должностной оклад;
   • надбавки (при наличии);
   • размер платежей по каждой должности и всему предприятию (определяется путем сложения оклада и надбавок по каждой должности и умножения на количество штатных единиц).
3. Подписи:
   • инспектора отдела кадров (руководителя отдела при наличии);
   • главбуха или лица, исполняющего его обязанности на предприятии.

Пример заполнения штатного расписания можно скачать по ссылке: Образец заполнения штатного расписания на 2018 - 2019 год .

Мы рассмотрели, как составить штатное расписание. Для оформления данного документа можно использовать утвержденную форму или составить его в произвольном виде. Из ШР можно узнать о структуре предприятия, числе работников и ежемесячном размере денежных средств, требуемых, чтобы оплатить труд персонала.

Прямой необходимости вести эту документацию законодательством не устанавливается, но в статье 15 и статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что официальная работа на предприятии определяется штатным расписанием , на которое опирается трудовой договор.

В первую очередь, в тексте указываются реквизиты (Название организации, ОКПО, номер документа и дата). Далее вся информация заключаются в таблицу :

Какие установлены нормативы?

Единственным нормативным требованием является ведение документа согласно унифицированной форме № Т-3.

Справка. Штатное расписание может быть составлено любым сотрудником в организации, если на него возложена эта функция. Но для этого в обязательном порядке издается соответствующий приказ руководства.

Где найти инструкцию и что в ней содержится?

Законодательство не ставит рамок в отношении времени действия документа. Но, как правило, его расписывают на один календарный год. Для того, чтобы упростить этот процесс, создаётся инструкция по делопроизводству. В инструкции содержится следующая информация :

Полезное видео

Что такое штатное расписание и как его правильно оформлять — подробное видео:

Заключение

Штатное расписание — важный документ в любой фирме . Его наличие обязательно, но жестких требований по оформлению и содержанию законодательством не предусматривается. При проверках, трудовые и налоговые инспекции могут его запрашивать а, в случае отсутствия, оштрафовать предприятие.

Кроме того, бумаги могут стать доказательством правомерности поведения работодателя при увольнениях и сокращениях, если дело дойдет до суда. Поэтому грамотный подход к ведению документации принесет компании только пользу.

Штатным расписанием документально оформляется состав, численность сотрудников организации и ее структура. Пример составления штатного расписания, порядок его утверждения и оформления изменений. Обязательно ли составлять штатное расписание.

Штатное расписание – внутренний документ предприятия, в котором документально оформляется штатный состав, численность сотрудников организации и её структура.

В этой статье мы рассмотрим пример составления штатного расписания, порядок его утверждения и расскажем, как оформить изменение штатного расписания.

В российском трудовом законодательстве нет прямого указания на обязательность составления штатного расписания. По этой причине некоторые работодатели не желают оформлять лишний кадровый документ.

Практика же показывает, что штатное расписание иметь необходимо, более того, его отсутствие может повлечь весьма неприятные последствия для самого работодателя в виде штрафов.

Необходимо учесть, что статья 57 Трудового кодекса РФ определяет одно из обязательных условий трудового договора - трудовую функцию работника, как «работу по должности в соответствии со штатным расписанием». Без утверждённого штатного расписания нельзя провести сокращение штата сотрудников и их увольнение, согласно пункта 2 статьи 81 ТК РФ.

К тому же, штатное расписание, или выписки из него, могут запрашивать при проверке налоговые органы, территориальные органы Пенсионного фонда, Фонда социального страхования и инспекция по труду.

Составляем штатное расписание

Штатное расписание не отражает сведения о сотрудниках, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера. Это так называемые «внештатные» сотрудники, на которых не распространяется действие трудового законодательства (ст. 11 ТК РФ).

При составлении штатного расписания, как организациям, так и индивидуальным предпринимателям, можно использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Эта форма не обязательна к применению и носит рекомендательный характер, но содержит все необходимые для кадровых документов реквизиты.

Применяя форму № Т-3, следует соблюдать определённые правила её заполнения. Рассмотрим их подробнее на примере штатного расписания ООО.

Обязательные реквизиты

«Наименование организации» указывается так, как оно указано в учредительных документах: если кроме полного наименования есть сокращённый вариант, то он указывается за полным (в скобках), или строкой ниже.

«Код по ОКПО» - это идентификационный код предприятия по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, который указан в информационном письме органа государственной статистики.

«Номер документа»: если штатное расписание составляется впервые, то ему присваивается номер 1, а в дальнейшем номера идут по порядку.

«Дата составления» - текущая дата, когда был составлен документ.

«Утверждено» - здесь указывается номер и дата приказа, которым было утверждено данное штатное расписание.

«На период» - эта строка отражает срок действия документа и дату, с которой он вступает в действие.

«Штат в количестве ____ единиц» - указывается общее количество штатных единиц предприятия, отражённое в штатном расписании.

Основная часть

Заполнив обязательные реквизиты, внесём сведения о подразделениях, должностях и заработной плате.

Графа 1 «Наименование структурного подразделения». К структурным подразделениям предприятия относятся отделы, филиалы, представительства и т. п.

Как правило, эту графу заполняют, начиная с подразделений, осуществляющих общее руководство («Администрация»), далее может следовать бухгалтерия, отдел кадров, экономический отдел и т. п., затем производственные подразделения (цеха, участки) и обслуживающие (склад, хозяйственные подразделения и т. п.).

Иногда наименование подразделения может влиять на предоставление работнику определённых льгот (например, при наличии вредного производства) – в этом случае его следует брать из соответствующих отраслевых классификаторов.

Графа 2 «Код структурного подразделения» предназначена для нумерации подразделений в порядке, с помощью которого можно определить их место и подчинённость в общей структуре предприятия. На небольшом предприятии с централизованной структурой код можно не указывать.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника». Работодатель может присвоить наименование должностям самостоятельно, а можно воспользоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94)» (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367), «Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-93)» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 298) и «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Если в отношении определённого вида работ, должностей, специальностей существуют какие-либо ограничения или предусмотрены льготы и компенсации, то их наименование должно строго соответствовать вышеуказанным классификаторам. Наименование должности нужно писать полностью, без сокращений (например: заместитель главного бухгалтера, начальник отдела кадров).

Обратите внимание: если наименование должности, указанной в трудовом договоре, не соответствует наименованию этой должности в штатном расписании, либо вовсе в нём отсутствует, противоречия решаются в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ).

Графа 4 «Количество штатных единиц». Здесь указываем количество штатных единиц, предусмотренных в организации по соответствующей должности (специальности).

Если предусмотрена работа по совместительству, то нужно указать количество неполных единиц в соответствующих долях (например: 0,5; 0,75). Имеет смысл включить также вакантные должности, не занятые на момент утверждения штатного расписания, чтобы не вносить в него изменения при приёме каждого нового сотрудника.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.». Заполнение этой графы зависит от системы оплаты труда, принятой в организации. Указывается фиксированный размер оклада или тарифной ставки, не включающий в себя компенсационные, социальные и стимулирующие выплаты.

Обратите внимание: иногда работодатель, чтобы установить нескольким сотрудникам, занимающим одинаковые должности, разный размер заработной платы, указывает в штатном расписании минимальный и максимальный пределы оклада или тарифной ставки – так называемую «вилку» (например: 15000-18000 рублей).

Это противоречит ст. 22 ТК РФ, предусматривающей равную оплату за равный труд и ст. 129 ТК РФ, согласно которой оклад и тарифная ставка являются фиксированными. Подразумевается, что если работники занимают одинаковые должности, то объём и сложность их работы также одинаковы, а значит и оклады их должны быть равны. Установить заработную плату в большем размере кому-либо из сотрудников в этом случае можно за счёт надбавок или иных доплат.

Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и иные стимулирующие выплаты устанавливаются действующим законодательством (например: за работу в условиях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях), или самим работодателем (за выслугу лет, за знание иностранного языка и т. п.). Размер надбавки может быть установлен в виде фиксированной суммы, либо в процентном соотношении к окладу.

Графа 9 «Всего» заполняется путём сложения граф с 5 по 8, но только если все данные в них внесены в рублёвом эквиваленте. Если же оклад установлен в рублях, а надбавки в процентах, то в графе 9 ставится прочерк, а в примечании следует указать документы, на основании которых применяются эти надбавки и доплаты.

Графа 10 «Примечание» предусмотрена для внесения дополнительной информации, уточняющей и поясняющей данные штатного расписания.

Форма № Т-3 предусматривает подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, но при отсутствии одной из должностей в организации можно оставить соответствующую строку пустой, либо дополнить форму подписями других сотрудников. Проставление печати на утверждённом штатном расписании не предусмотрено.

Порядок утверждения штатного расписания

Утверждается штатное расписание приказом, подписанным руководителем или другим уполномоченным лицом. Реквизиты приказа нужно внести в строку «Утверждено».

Поскольку заработная плата начисляется ежемесячно, то и вводить в действие новое штатное расписание удобнее с первого числа. При этом стоит учесть, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать.

Сроки утверждения штатного расписания определяются работодателем самостоятельно. Можно утверждать его ежегодно, хотя принятое один раз, оно вполне может действовать в течение нескольких лет. Если в штатное расписание вносились какие-либо дополнения, то целесообразно в начале календарного года утвердить новое расписание с учётом всех произведённых изменений.

Храниться штатные расписания должны по месту разработки и утверждения, срок хранения – постоянно.

Внесение изменений в штатное расписание

Естественно, что сведения, однажды внесённые в штатное расписание, со временем могут меняться. Причинами изменения штатного расписания могут быть:

• ввод новых штатных единиц;
• изменение окладов;
• исключение вакантных должностей;
• сокращение численности или штата;
• переименование должностей, подразделений и т. п.

Работодателю, независимо от оснований изменения штатного расписания, предстоит самому решить, каким способом внести эти изменения:

• составить и утвердить новое штатное расписание, либо
• издать приказ об изменении уже действующего расписания.

В первом случае разрабатывается и утверждается полностью новый документ (пример штатного расписания организации и порядок его составления мы рассмотрели ранее).

Во втором случае процедура изменения штатного расписания включает следующие этапы:

1. Составление и подписание приказа об изменении штатного расписания (образец его приведён выше), в котором нужно указать причины внесения изменений и дату, с которой они вступают в силу (с даты издания приказа или позднее), наименование новых подразделений, вводимых (либо исключаемых вакантных) должностей, количество новых штатных единиц, новый размер оклада, надбавок или иных доплат и т. п.;
2. Корректировка действующего штатного расписания в соответствии с изданным приказом;
3. Доведение внесённых изменений до сведения конкретных работников, которых они затронули, и внесение соответствующих дополнений и изменений в их трудовые договоры и трудовые книжки.

Обратите внимание на несколько иной порядок изменения штатного расписания при сокращении численности или штата. Согласно ст. 180 ТК РФ, работники должны быть предупреждены о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца до него.

Новое штатное расписание в этом случае может вступить в силу не ранее чем через два месяца после его составления.

Хотя законодательно обязанность заполнения штатного расписания не закреплена, проверяющие органы преимущественно расценивают отсутствие его как нарушение законов. Во избежание недоразумений руководителям не стоит пренебрегать этим важным первичным документом. Хотя бы потому, что он полезен для предприятий во многих отношениях. Давайте разберемся, в каких именно, а также кратко рассмотрим правила заполнения формы Т-3.

Штатное расписание является нормативным документом, корректность заполнения которого законодательно закреплена в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г.

Термины, которые используются в Постановлении, предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Штат – состав работников данной организации, который планируется иметь в распоряжении в определенный промежуток времени.

Следовательно, штатное расписание отражает следующие моменты:

• структуру предприятия (иерархическую подчиненность отдельных цехов или взаимодействие по горизонтали);
• штатный состав (перечень должностей, необходимых для нормального функционирования предприятия);
• численность сотрудников;
• размер заработной платы и надбавки к ней.

Для чего нужно штатное расписание?

Отметим некоторые положительные моменты:

• штатное расписание облегчает кадровый анализ предприятия;
• позволяет видеть полную картину по оплате труда работников;
• набор или увольнение сотрудников осуществляются в соответствии со штатным расписанием;
• решаются в суде спорные вопросы, касающиеся сокращения численности работников либо отказа от трудоустройства;
• трудовой договор составляется на основании данных штатного расписания (ТК РФ, статья 15 и 57).

Пример штатного расписания по форме Т-3

Форма Т-3: как заполнять?

Как заполнить правильно форму Т-3? «Шапка» или верхушка штатного расписания включает в себя следующие пункты:

• наименование организации. Должно точно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах организации;
• код ОКПО;
• номер документа. На каждом предприятии может применяться своя система нумерации документов. И штатное расписание не исключение. Номер может содержать буквенно-цифровое обозначение или просто цифровое;
• дата составления (не путать с датой начала действия – смотри следующий пункт);
• срок действия (для штатного расписания обычно год);
• дата и номер приказа, вводящего в действие штатное расписание.

Порядок заполнения колонок (номер пункта соответствует номеру колонки в таблице формы Т-3).

Колонки с 6 по 8 заполняются в рублях или процентах. В эти колонки вносятся данные о всевозможных надбавках к зарплате. Размер надбавок зависит от многих факторов, например:

• определенные (вредные) условия труда;
• нестандартный режим работы;
• системы премирования и поощрения на конкретном предприятии;
• нормы, установленные законодательством РФ.

Колонка 9 является расчетной. В нее вносится произведение данных колонки 4 и суммы данных колонок с 5-ю по 8-ю включительно.

Порядок составления и утверждения формы Т-3

Квалификационный справочник должностей возлагает обязанность составлять штатное расписание на экономиста по труду. В связи с частым отсутствием такой должности на предприятии, иногда составляет этот документ работник отдела кадров. На тех предприятиях, где нет кадровых работников, форму Т-3 обычно заполняют сотрудники бухгалтерии или даже руководитель.

Независимо от того, кто заполнял и составлял штатное расписание, его должны заверить и подписать главный бухгалтер и руководитель предприятия.

Утверждает составленный документ руководитель предприятия. Для этого обязательно оформление приказа. Номер приказа проставляется в отдельной графе формы Т-3. Эта графа также является итоговой для количества штатных единиц предприятия и месячного фонда заработной платы. В приказе указывается дата введения в действие штатного расписания.

Форма Т-3 обычно составляется сроком на один год. Однако в крупных предприятиях этот срок может быть меньше года. Кроме того, чтобы не составлять заново штатное расписание в течение года, предприятие имеет право вносить изменения в уже составленный документ. Такие изменения оформляются приказом руководителя. В приказе обязательно указывается обоснование изменений, например, реорганизация, сокращение или расширение производства.