Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Введение
• 1 . Понятие, задачи и функции кадровой службы
• 2 . Основы деятельности кадровой службы
• 2.1 Положение об отделе кадров
• 2.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров
• 2.3 Структура и формы кадровой службы
• 2.4 Нормирование труда работников кадровой службы
• 3 . Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства в России
• 4 . Документы кадровой службы
• 4.1 Трудовой договор
• 4.2 Приказы по личному составу
• 4.3 Личная карточка работника
• 4.4 Трудовая книжка
• 4.5 Журналы учёта и контроля и внутренняя служебная переписка
• Заключение
• Список использованной источников

Введение

• Тема курсовой работы - «Организация работы кадровой службы».

Кадровая служба - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это кадровая служба. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено психологами. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.

• Актуальность темы обосновывается тем, что от правильной организации деятельности кадровых служб будет зависеть необходимый набор персонала, рациональность подбора и план кадровой стратегии, необходимое количество персонала, чтобы в дальнейшем она смогла бы проводить кадровую политику, не допуская сокращение или увольнение кадров.

Целью данной курсовой работы является анализ организации работы кадровой службы на предприятии.

• Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• - выявить задачи и функции кадровой службы предприятия;
• - изучить и проанализировать нормативные документы, регламентирующие деятельность отдела кадров;

Исследовать особенностей кадровой документации.

• Объектом для исследования является кадровая служба организации.

Предмет работы - документы регламентирующие работу кадровой службы организации.

Курсовая работа состоит из введения, четырёх глав, заключения, списка использованных источников, приложения.

• 1. Понятие, задачи и функции кадровой службы

Кадровая служба (служба управления персоналом) - структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии.

В настоящее время кадровые службы могут выполнять следующие функции:

· планирование трудовых ресурсов -- определение потребности в кадрах в зависимости от стратегии организации, поиск специалистов, создание резерва персонала;

· обеспечение кадрами -- отбор кандидатов и отбор персонала из группы резерва;

· организация делопроизводства -- составление и оформление кадровых документов (контрактов, приказов, трудовых книжек и др.), организация работы с ними (регистрация, контроль, текущее хранение, номенклатура дел, экспертиза ценности, подготовка и передача на хранение в архив);

· проведение аттестации сотрудников организации;

· подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров;

· анализ движения и текучести кадров;

· выявление социальной напряжённости в коллективе и снятие её;

· координация работы по стабилизации условий труда и соблюдению мер безопасности;

· управление дисциплиной.

В последние годы предлагается в функции кадровой службы включить организацию оплаты труда, подразумевающую аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда.

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:

1. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

· прием работников на предприятие;

· учет работников;

· увольнение работников;

· работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).

2. Планово-регулятивное направление:

· подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;

· расстановка работников предприятия;

· перемещение работников предприятия;

· становление в должности и адаптация работников.

3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:

· изучение работников;

· оценка работы работников;

· аналитическая работа;

· подготовка отчетов.

4. Координационно-информационное направление:

· профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;

· организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);

· работа с письменными обращениями работников предприятия;

· архивная и справочная работа.

5. Организационно-методическое направление:

· документирование деятельности работников предприятия;

· кадровая работа в подразделениях предприятия;

· планирование кадровой работы;

· руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:

· размеры организации;

· направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);

· стратегические цели организации;

· стадия развития организации;

· численность персонала;

· приоритетные задачи работы с персоналом.

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

· эффективность подбора и расстановки сотрудников;

· справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;

· продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;

· быстрое и эффективное решение личных проблем.

Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.

В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа:

· анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;

· тестирование;

· планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации -- системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

Исходя из данной главы мы можем отметить, кадровая служба это обязательное звено организации предприятия и задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности предприятия. А так же правильная организация кадрового делопроизводства является залогом процветания предприятия, но работа кадровой службы не ограничивается учётом и статистикой, так как она является основой для анализа, планирования потенциала предприятия.

2. Основы деятельности кадровой службы

2.1 Положение об отделе кадров

Одним из первых этапов в организации работы предприятия является составление положения об отделе кадров. Он заключает в себя задачи, функции, права и обязанности персонала организации.

· Положение об отделе кадров включает в себя несколько разделов:

· общие положения;

· задачи;

· структура;

· функции;

· взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

· ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается подчиненность отдела кадров директору предприятия.

В разделе «Задачи» содержатся четко сформулированные направления деятельности отдела, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указывается порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, направления работы и закрепленные подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы:

· разработка планов комплектования кадров;

· оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

· учет личного состава предприятия;

· хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

· контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

· изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

· анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

· создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

· работа по созданию резерва на выдвижение;

· подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

· подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

· подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

· принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

· осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

· организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

· ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержится перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От других подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении кадров, изменении правил трудового распорядка, сведения по вопросам трудовой дисциплины.

В разделе «Права» указаны основные полномочия отдела кадров:

· право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

· право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

· право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

· право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая установлена должностными инструкциями.

2.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

Должностная инструкция работника отдела кадров, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда РФ от 9.02.2004 № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

· руководство работой отдела;

· обеспечение выполнения работ;

· разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

· обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

· проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

· обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

· создание условий для повышения квалификации персонала;

· контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;

· внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

· обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

· основы экономики, организации труда и управления;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют требования к квалификации для установления заработной платы. Например, наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

Как правило в штатном расписание отдела кадров есть следующие должности: начальник отдела кадров; инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам и другие.

2.3 Структура и формы кадровой службы

Организационные формы кадровой службы могут быть следующими:

· управление кадров;

· управление персоналом;

· отдел кадров;

· отдел персонала;

· кадровый центр.

Делопроизводство в кадровой службе может вести один человек -- инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя.

При выборе организационной формы кадровой службы руководитель должен понимать, что его решение определяется штатной численностью организации.

В зависимости от числа сотрудников организации можно условно разделить на три категории:

1) Крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч) сотрудников;

2) Средние, когда состав работающих не превышает трехсот человек;

3) Небольшие, состоящие из нескольких сотрудников.

В крупных организациях, особенно в тех, которые имеют дочерние организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров, управление персоналом, а средних -- отделы кадров. В небольших организациях работа с документацией по личному составу может быть возложена на инспекторов (менеджеров) по кадрам или на секретарей руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции инспектора или секретаря.

Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:

* отраслевая принадлежность предприятия;

* место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);

* уровень централизации управления;

* тип предприятия (локальная компания, холдинг);

* определяющие экономические показатели;

* количество работников предприятия;

* концепция управления персоналом;

* кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);

* состояние регионального рынка труда;

* наличие региональной образовательной инфраструктуры;

* пол и возраст работников;

* технологические особенности производства;

* уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.

В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

· самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

· выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;

· выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.

Рисунок 1- Структура кадровой службы предприятия

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;

4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

· требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;

· принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;

· взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

· требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

2.4 Нормирование труда работников кадровой службы

Работникам кадровых служб, как и работникам других структурных подразделений организации, ТК РФ гарантирует:

· государственное содействие системной организации нормирования труда;

· применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учётом мнения выборного профсоюзного органа или устанавливаемых в коллективном договоре.

Нормирование труда (нормы труда) -- это нормы выработки, времени, обслуживания. Они устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологий, организации производства и труда. Работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. В ТК РФ (ст. 159, 160, 163) определено, что относится к таким условиям:

· исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;

· своевременное обеспечение технической и и иной необходимой для работы документацией;

· надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;

· условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.

Нормы выработки для каждого сотрудника кадровой службы, в соответствии с его должностными обязанностями, а также численный состав сотрудников кадровой службы можно рассчитать, используя «Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров».

В этой главе мы выяснили, что основы деятельности кадровой службы заключается в организованной работе сотрудников предприятия и в том числе сотрудников кадровой службы. Обозначили функции, за которые отвечает служба персонала и взаимоотношения с другими подразделениями в организации. Так же мы ознакомились с иерархией в кадровой службе.

3. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства в России

Таблица 1 - Акты регулирующие порядок работы с кадровыми документами:

	Название документа и дата его утверждения	Полезная информация для работника кадровой службы
		ТК РФ в области документирования: Устанавливает обязательность применения ряда правовых актов; правил внутреннего трудового распорядка,графика отпусков и др. (ст. 123, 190 и др.). Определяет документы, которыми документируются кадровые процедуры: приём, перевод, расторжение трудового договора,отпуска, поощрения и взыскания работников (ст. 67, 68, 84 и др.). Устанавливает сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними работников 9ст. 14, 67, 68) Вводит обязательность разработки документов, которые должны регламентировать порядок передачи персональных данных работников (ст. 88). Устанавливает порядок согласования документов или учёта мнения представительного органа (ст. 8, 136, 190 и др.).
	Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609)	Закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает обязательность предоставления информации государственным органам. Статья 5. Документирование информации Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Статья 15. Обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов Владелец информационных ресурсов несёт юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
	Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50)	Определяют обязанности обществ по хранению документов и их составу. Закон устанавливает не только обязательность хранения документов по месту нахождения его исполнительского органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочениедокументов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».
	Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках». Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»	Устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также общий порядок их ведения.
	Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённая Федеральной архивной службой России 27 ноября 2000 г.	Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения. Может быть использована в коммерческих организациях для разработки внутренней инструкции по делопроизводству.
	Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. НИПИ статинформ Госкомстата России, 2004.	Унифицированные формы первичной учётной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда -- на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
	Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Росархив. 2000.	Содержит перечень практически всех возможных реорганизации документов, с указанием их сроков хранения.
	ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
	Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.	Основной документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения.
	Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОК ПДТР).	Он позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.
	Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-93 (ОКСО).	Предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки.
	Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).	Используется при оформлении анкет, личных листков, личной карточки Т2 и других учётных форм. Заполнение сведений о возрасте, гражданстве, национальности, языках народов РФ и иностранных языках, степени знания языков, состояния в браке и др. должно соответствовать формулировкам, включённым в классификатор.
	Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.	Создаёт основу для разработки должностных инструкций.
	Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров.	Срок его действия -- до 1996 г., тем не менее может быть использован в качестве методической базы для расчёта необходимой численности сотрудников отдела кадров. Это своего рода методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Также служит для обоснования численности работников кадровой службы. Кроме того, в нём содержатся перечисление всех необходимых операций по документированию, излагается последовательность работы с документами, устанавливается технология регистрации документов, порядок их хранения. Содержит рекомендуемые формы по комплектованию и учёту кадров, в том числе журналы регистрации военнообязанных.
	Постановление ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/ПС об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.	Определяет порядок хранения и уничтожения документов в акционерных обществах.
		Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе).

Некоторые из указанных документов распространяются на государственные и бюджетные организации, но при отсутствии нормативной базы рекомендованы к использованию в коммерческих организациях и могут быть использованы в качестве методической помощи в подготовке локальных актов организации.

После процесса ознакомления с нормативными актами, регулирующими вопросы кадрового делопроизводства в России, я могу сделать вывод о том, что количество данных актов вполне достаточно для скоординированной работы организации кадровой службы.

кадровый делопроизводство учет служебный

4. Документы кадровой службы

Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления. Существует определенная нормативно-методическая база, регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

Под понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности кадровой службы: персональные и учетные документы, организационно-распорядительные, плановые и отчетно-статистические. Кадровая документация является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения.

Документы кадровой службы подразделяются на следующие категории:

· Документация по личному составу (создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.).

· Распорядительные документы (к этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы).

· Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника (назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж).

· Информационно-расчетные документы (ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью).

Так же важно знать о том, что в настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

* трудовой договор;

* № Т-1 -- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

* № Т-1а -- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

* № Т-2 -- личная карточка работника;

* № Т-2ГС (МС) -- личная карточка государственного (муниципального) служащего;

* № Т-3 -- штатное расписание;

* № Т-4 -- учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

* № Т-5 -- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

* № Т-5а -- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

* № Т-6 --приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

* № Т-6а -- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

* № Т-7 -- график отпусков»;

* № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

* № Т-8а -- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

* № Т-9 -- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

* № Т-9а -- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

* № Т-10 -- командировочное удостоверение;

* № Т-10а -- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

* № Т-11 -- приказ (распоряжение) о поощрении работника;

* № Т-11а -- приказ (распоряжение) о поощрении работников;

* № Т-12 -- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

* № Т-13 -- табель учета рабочего времени;

* № Т-49 --расчетно-платежная ведомость;

* № Т-51 -- расчетная ведомость;

* № Т-53 -- платежная ведомость;

* № Т-53а -- журнал регистрации платежных ведомостей;

* № Т-54 -- лицевой счет;

* № Т-54а -- лицевой счет (свт);

* № Т-60 -- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

* № Т-61 -- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

* № Т-73 -- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

4.1 Трудовой договор

Трудовой договор заключается в письменной форме между работником и администрацией в лице руководителя предприятия и содержит основные реквизиты:

* название документа;

* место составления;

* подписи;

Договор составляется в двух экземплярах, один остается у предприятия, а второй отдается работнику.

4.2 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу -- это важнейший документ, который составляется в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков, командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение личных данных; поощрения и наложения взысканий.

Оформления приказов по личному составу происходит на основе письменного обоснования (например: заявление работника, свидетельство о браке, свидетельствующее об изменении фамилии работника, докладная записка)

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется от руки или на бланке организации. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), текст, личная подпись, расшифровка подписи. Далее на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении в дело.

Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части (глагола «Приказываю»). Кадровые приказы начинаются с распорядительного действия. Принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск.

Различают индивидуальные и сводные приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают. В сводных приказах не должно быть информации с разными сроками хранения. Желательно выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании, имеющих краткий срок хранения. В индивидуальном порядке оформляются приказы о поощрениях и наказаниях.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

При приеме на работу устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка) и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком.

При переводе на другую работу указывается новая должность и подразделение, вид перевода, причина перевода (в соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда.

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях, наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа должен заканчиваться ссылкой на письменное основание распорядительного действия.

Приказы по личному составу, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя.

Проект приказа по личному составу согласовывается с должностными лицами, такими как: главным бухгалтером, с руководителями структурных подразделений, юрисконсультом.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются. В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. В связи с различием в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его от приказа по основной деятельности).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) заносятся в трудовые книжки.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых является обязательным для всех организаций. (Приложение №1)

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. (Приложение №2)

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании этого приказа отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков. (Приложение №3)

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

4.3 Личная карточка работника

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется в одном экземпляре на основании документов (Приложение №4):

* паспорта;

* военного билета;

* трудовой книжки;

* диплома;

* на основании опроса работника.

Свободные строки могут заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Так же в разделе 1 указываются названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

При заполнении раздела 2 записывается военная служба с указанием должности.

В разделе 3 с каждой записью, вносимой на основании приказа, администрация обязана ознакомить работника под расписку.

При заполнении раздела 4 «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:

· дата прохождения аттестации;

· решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации»;

Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.

В разделе 5 «Повышение квалификации» указываются:

· даты начала и окончания обучения;

· вид повышения квалификации;

· наименование учебного заведения, факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве, курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);

· вид документа (свидетельство, удостоверение);

· графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогичным образом в раздел 6 вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении раздела 7 «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

В разделе 8 «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

В разделе 9 «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику ФЗ, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации.

Раздел 10 «Дополнительные сведения» заполняются в необходимых случаях:

· сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания);

· сведения о работающем инвалиде с указанием справки, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;

· заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

4.4 Трудовая книжка

Согласно ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации сведения о нём отражаются в этом документе. (Приложение №5)

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

Согласно этим правилам работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель-физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Для пресечения использования поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, а работодателей обеспечить учет трудовых книжек, также бланков трудовой книжки и вкладыша.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

· о работнике;

· о выполняемой им работе;

· о переводах на другую постоянную работу;

· об увольнении работника;

· основания прекращения трудового договора;

· о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы на основании подтверждающего документа.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания приказа, но не позднее недельного срока, при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны соответствовать тексту приказа. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или федерального закона и ссылкой на соответствующие статью, пункт.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя и отчество и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее, среднее специальное или высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена на основании соответствующих документов.

Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации, на котором впервые заполняется трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о заключении или расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества.) и со ссылкой на номер и дату документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и записываются новые данные.

Записи производятся аккуратно, шариковой ручкой, пастой черного, синего или фиолетового цвета.

В случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку или вкладыш, о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация организации обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

При увольнении работника все записи о работе, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия. Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

4.5 Журналы учёта и контроля и внутренняя служебная переписка

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:

· журнал регистрации трудовых договоров;

· журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

· журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

· журнал регистрации приказов о командировках работников;

· журнал регистрации командировочных удостоверений;

· журнал регистрации служебных заданий;

· журнал регистрации локальных нормативных актов;

· книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

· приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

· журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

· журнал выдачи справок по личному составу;

· журнал учета больничных листов;

· журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

В этой главе была проведена работа по ознакомлению с документами кадровой службы, так же проведен анализ и описание данных документов.

Заключение

От обеспеченности организаций трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ. Поэтому так важна та роль, которую выполняет кадровая служба в организации.

Одна из важнейших функций организации работы кадровой службы - функция учета документов, регламентирующих осуществление всех задач, стоящих перед менеджерами по персоналу.

Проблема работы с электронной информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях совершенствования службы кадров является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.

Залог успеха организации - эффективный персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом, решает все организационные вопросы.

Подобные документы

Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).

курсовая работа , добавлен 06.04.2014


Задачи кадрового учета, система документации; внедрение информационных технологий в делопроизводство. Процесс автоматизации работы кадровой службы, выбор программного обеспечения для работы с документами по личному составу; ведение кадровых баз данных.

курсовая работа , добавлен 01.03.2012


Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Основные должностные обязанности начальника отдела по работе с персоналом. Полномочия, структура и функции отдела. Пути к совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях.

курсовая работа , добавлен 25.06.2014


Понятие и основные направления деятельности кадровой службы, ее функции и полномочия. Организация работы современной кадровой службы в ООО ПКФ "Антек". Взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями предприятия. Работа с документацией отдела.

курсовая работа , добавлен 04.01.2011


Место кадровой службы в системе управления. Основы деятельности кадровой службы. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы. Правила заполнения трудовой книжки. Расчеты за трудовыми книжки и их хранение. Номенклатура дел отдела кадров.

дипломная работа , добавлен 17.07.2008


Понятие и суть кадровой службы, ее роль в современных условиях. Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров. Советы по совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях.

курсовая работа , добавлен 09.06.2011


Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.

курсовая работа , добавлен 20.11.2011


Цели, задачи, функции и структура кадровой службы предприятия. Особенности составления организационно-экономической характеристики предприятия. Анализ профессионально-квалификационного состава кадровой службы ОАО "Шебекинского машиностроительного завода".

курсовая работа , добавлен 02.03.2010


Характер современных отношений, складывающихся между участниками производства. Анализ работы с документацией отдела кадров. Разновидности трудовых договоров и особенности их составления. Задачи и принципы организации кадровой службы на предприятии.

курсовая работа , добавлен 20.10.2010


Документационное обеспечение деятельности кадровой службы Ростовской областной филармонии. Анализ структуры отдела кадров. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. Внутренняя служебная переписка. Должностной состав Ростовской филармонии.

Курсовая работа

Тема: Нормирование труда работников кадровой службы

Введение

1.2 Нормирование труда персонала кадровой службы

2 Нормирование труда работников кадровых служб

2.1 Задачи нормирования труда работников кадровой службы

2.2 Основные методы нормирования труда. Общие рекомендации

3 Методология нормирования труда работников кадровой службы

3.1 Методика разработки нормированных заданий

3.2 Аналитически-исследовательский метод нормирования труда: рекомендации по применению

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Вместе с тем практика использования труда персонала кадровых служб по квалификации, численности и т. п., также как его организация и нормирование, не отвечает требованиям современного кадрового менеджмента.

Актуальность работы заключается в том, что одним из основных средств обеспечения экономической стабильности любой компании, способствующим ее выживанию в конкурентной борьбе, является сокращение затрат и минимизация издержек. Специалисты отмечают, что одним из путей достижения этой цели является внедрение и совершенствование нормирования труда, за счет которого может быть получен не только ощутимый экономический, но и значительный социальный эффект.

Целью курсовой работы является изучение организации и нормирования труда персонала кадровой службы. Предметом курсовой работы является нормативная база для нормирования труда работников. Объектом – кадровая служба.

Для решения задачи совершенствования организации труда персонала кадровой службы в качестве рекомендаций целесообразно использовать отечественный опыт, а именно теоретические и методические разработки по научной организации труда. Следовательно, они могут быть рекомендованы для использования применительно к организации и нормированию труда персонала кадровых служб с учетом особенностей их трудовой деятельности.

Задачей курсовой работы является:

Изучение организация и нормирование труда персонала кадровой службы;

Рассмотрение нормирование труда работников кадровых служб;

Изучение методологии нормирования труда работников кадровой службы

1 Организация и нормирование труда персонала кадровой службы

1.1 Организация труда персонала кадровой службы

В настоящее время уровень управления трудовыми ресурсами, а следовательно, эффективность коммерческой деятельности организации любого вида собственности и организационно-правовой формы, как и его социальный менеджмент, в значительной мере зависят от работы кадровой службы, выполняющей традиционные функции, и службы управления персоналом с более широким кругом обязанностей.

Эффективность кадрового менеджмента определяется результатами труда кадровиков, который имеет определенную специфику содержания (общение с людьми при собеседовании, интервью, приеме на работу, оценке деловых и профессиональных качеств; решение конфликтных ситуаций и др.) и характера (организаторский, воспитательный, творческий, требующий знаний во многих областях экономики, социологии, права и др.). Конечным результатом труда является принятие решений, которые оцениваются не количественно, а качественно в зависимости от влияния на достижение задач экономического и социального развития организации .

Основные направления научной организации труда (НОТ) были приняты на Всесоюзном совещании по организации труда (26–29 июня 1967 г.):

·разработка и внедрение рациональных форм разделения и кооперации труда;

·совершенствование организации и обслуживания рабочих мест;

·проектирование и внедрение рациональных методов и приемов выполнения трудовых процессов;

·создание благоприятных условий труда;

·применение прогрессивных форм и систем стимулирования и оплаты труда;

·совершенствование нормирования труда и др.

В дальнейшем эти направления работы по организации труда работников различных категорий дополнялись и обосновывались соответствующими научно-теоретическими разработками и методическими положениями.

Об этом свидетельствует и Концепция государственной политики в области организации, нормирования и содействия повышению производительности труда Минтруда России .

Для персонала кадровой службы характерны функциональные, технологические и профессионально-квалификационные разделение и кооперация труда.

Функциональные разделение и кооперация труда неразрывно связаны со структурой предприятия (организации), созданием подразделений и служб, ориентированных на выполнение определенных функций по управлению трудовыми ресурсами, например создание службы управления персоналом наряду с отделом кадров.

Четкое разграничение задач, функций и форм работы различных служб должно быть отражено в положении о данном структурном подразделении предприятия (организации).

Функциональные разделение и кооперация труда работников службы кадров базируются на должностных обязанностях, определенных штатным расписанием и организационной структурой кадровой службы. Например, при традиционном варианте работу по комплектованию и учету кадров выполняет инспектор по труду; по табельному учету – табельщик, в бюро пропусков – дежурный.

Основой технологических разделения и кооперации труда является разработка четкой технологии выполняемых работ (функций).

При разработке технологии работ, выполняемых персоналом кадровых служб, рекомендуется использовать такие понятия, как “операция”, “элемент операции” и “процедура” .

Операция – стабильная по содержанию часть процесса выполнения какой-либо работы (функции), осуществляемая одним исполнителем, не имеющая самостоятельной цели, но необходимая для достижения результатов данной работы.

Элемент операции – действие одного исполнителя, не подлежащее расчленению и являющееся целесообразным только в комплексе с остальными элементами операции.

Процедура – определенная последовательность выполнения комплекса операций по обработке документированной цели, заканчивающаяся определенными по форме и содержанию результатами.

Для технологического разделения труда характерно закрепление отдельных операций или их комплекса за конкретным исполнителем. Например, один работник оформляет документы при приеме на работу, составляет приказ, на основе которого делается запись в трудовой книжке, составляет личное дело, знакомит работника с правилами трудового распорядка; другой – занимается составлением статистической отчетности и справок по учету личного состава, отчетов о численности и составе специалистов с различным уровнем образования, о движении кадров и т. п. Основа такого разделения – перечень закрепленных операций и процедур с указанием их объема и, соответственно, затрат рабочего времени на их осуществление.

Профессионально-квалификационные разделение и кооперация труда предполагают распределение обязанностей между работниками с учетом осуществляемой деятельности и требуемой для выполнения работы квалификации и установление взаимосвязей работников в их трудовой деятельности.

Профессионально-квалификационное разделение труда осуществляется на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 “Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих”.

Квалификационный справочник (КСД) включает в себя квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и других служащих, осуществляющих функции кадрового менеджмента на предприятии (в организации). Характеристика каждой должности содержит три раздела:

“Должностные обязанности” – перечислены функции, которые должны быть полностью или частично выполнены работниками, занимающими данную должность;

“Должен знать” – содержатся требования, предъявляемые к работнику, занимающему данную должность, в отношении знаний по специальности, законодательных актов, положений, инструкций и других нормативных документов, а также методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

“Требования квалификации” – определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимые для выполнения основных функций и обязанностей, и требования к стажу работы.

КСД, регламентируя труд работников, способствует организации рациональных разделения и кооперации труда посредством определения должностных обязанностей и предъявляемых требований к квалификации работников.

С целью четкого разделения трудовых функций и обязанностей специалистов и технических исполнителей и регламентации их труда применительно к условиям данного предприятия (организации) разрабатываются должностные инструкции для всех видов должностей, предусмотренных штатным расписанием, кроме должности руководителя, права и обязанности которого определяются соответствующим положением.

Должностная инструкция позволяет исключить дублирование, обеспечить взаимосвязь в работе, своевременность и обязательность осуществления закрепленных за конкретными исполнителями работ. При разработке должностных инструкций необходимо учитывать специфику данного предприятия (организации), наличие современной вычислительной и компьютерной техники для работы с информационной кадровой документацией и пр .

Должностная инструкция инспектора по труду по АО “АВТОВАЗ” включает в себя общую часть, квалификационные требования, профессиональные требования, методическую подготовку, основные задачи и обязанности, права инспектора, ответственность (семь разделов).
Инспектор по труду состоит в штате службы организации труда и заработной платы, подчиняется старшему инспектору по труду (начальнику бюро организации труда и заработной платы) или начальнику отдела.

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Уральский государственный университет им.А.М. Горького

Исторический факультет

Отделение архивоведения, документоведения

и информационно-правового обеспечения управления

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СОВРЕМЕННОЙ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

(на примере ООО «Строитель»)

Дипломная работа студентки 5 курса

г. Каменска-Уральского

специальность:

документоведение и ДОУ

Пысиной Ольги Геннадьевны

Научный руководитель:

Цеменкова Светлана Ивановна

Екатеринбург, 2008

Введение. 3

1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель» 11

§ 1.1. Краткая история ООО «Строитель». 13

§ 1.2. Структура, функции и сотрудники кадровой службы.. 16

2. Документирование кадровой деятельности. 20

§ 2.1. Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ООО «Строитель». 20

§ 2.2. Оформление кадровых документов. 28

Оформление пенсии. 41

Оформление документов при увольнении. 44

§ 2.3. Работа с исходящими и входящими документами. 46

§ 2.4. Формирование дел в организации. 50

§ 2.5. Хранение документов кадровой службы.. 54

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Отдел кадров ООО «Строитель» представляет собой самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации и менеджеру по персоналу. В зависимости от кадрового потенциала изменяется структура и численный состав самой кадровой службы.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется на виде разного рода документов.

Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Рационализации документационного обеспечения управления в ООО «Строитель» необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Принцип работы по информационно – документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Они могут выполняться вручную, с помощью средств механизации или эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлеклись от главных производственных целей предприятия.

Кадровая документация, фиксирующая трудовые отношения работника с работодателем, подтверждающая его заработную плату или стаж, зачастую ведется с нарушениями действующего законодательства. Ошибки в ведении документации не только выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением трудового кодекса РФ.

Ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений, чаще всего связаны с неподготовленностью руководителей к решению правовых и юридических вопросов.

Цель дипломной работы – изучить организацию работы кадровой службы в ООО «Строитель».

Таким образом, основными задачами дипломной работы являются:

Рассмотреть историю развития ООО «Строитель»;

Изучить структуру и функции кадровой службы данной организации;

Проанализировать работу кадровой службы в области документирования;

Предложить методы усовершенствования службы кадров ООО «Строитель».

нормативные и законодательные акты:

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Содержащиеся в личном деле данные должны быть конфиденциальны, персональные данные работника должны быть защищены.

2. Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В этой инструкции указаны правила по ведения и заполнению трудовых книжек.

4. Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты».

5. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Данный стандарт устанавливает: состав

реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536

1. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов. Не все руководители организаций понимают роль и значение архивов в нашей жизни. А ведь в архивах хранятся документы, свидетельствующие об истории деятельности организации на различных этапах развития нашего общества. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу организации, где содержатся сведения о трудовом стаже и заработной плате работников. О том, какие требования предъявляются к обеспечению сохранности архивных документов и в чем заключаются меры по созданию оптимальных условий их хранения, идет речь в данной статье.

В подобных ситуациях следует разъяснить, что каждая организация должна для себя решить, нужен компании ее корпоративный кодекс или положение о персонале, поскольку это два взаимодублирующих документа. Положение о персонале фирмы необходимо только для того, чтобы укреплять и способствовать становлению нужной и полезной для компании корпоративной культуры, не более того. Положение о персонале должно выполнять свою главную роль – знакомить сотрудников при их трудоустройстве с корпоративной культурой фирмы, обеспечивать трудовую дисциплину, мотивировать персонал работать добросовестно и с отдачей, создавать для работников систему дополнительных гарантий.

До 1 февраля 2002 г. правила внутреннего трудового распорядка утверждались общим собранием (конференцией) работников по представлению работодателя (ст. 130 КЗоТ РФ). В соответствии с ТК РФ правила являются обязательным локальным нормативным актом, который должен быть разработан и утвержден работодателем с учетом мнения представительного органа работников и с которым необходимо ознакомить работника при заключении трудового договора (ст. 68 ТК РФ). В настоящее время ФЗ от 30 июня 2006 г. установлено, что такой нормативный акт будет утверждаться с учетом мнения первичной профсоюзной организации по правилам ст. 372 ТК РФ.

Содержание данного локального акта определено ст. 189 ТК РФ: регламентация порядка приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы и время отдыха, меры поощрения и взыскания, иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Вместе с тем в ст. 189 ТК РФ говорится и о том, что правила внутреннего трудового распорядка могут содержать в себе меры поощрения и взыскания, применяемые в отношении работников. Такое закрепление законодателем данного правила требует более детального анализа.

Виды поощрения за труд, предусмотренные ст. 191 ТК РФ (объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии), почти не изменились по сравнению с КЗоТом РФ (исключены только занесения в Книгу почета, на Доску почета). Помимо названных видов поощрения, иные могут определяться коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине в организации. Следует заметить, что ТК РФ довольно «бедно» определяет перечень видов поощрения. Если при управлении персоналом и формировании у него нужной мотивации обходиться только объявлением благодарности, премированием, награждением ценным подарком, награждением почетной грамотой, представлением к званию лучшего по профессии, то этого явно будет мало. Конечно, такие меры, как премирование и ценный подарок от фирмы, – довольно действенный вариант, но в настоящее время каждая крупная развивающаяся компания обязательно должна иметь в своем арсенале целую серию дополнительных «бонусов» для особо отличившихся сотрудников. Так, сотруднику можно предоставлять дополнительные дни отпуска по его выбору.

Что касается мер ответственности, то законодатель не совсем верно включил их в содержание ст. 189 ТК РФ. Многие сотрудники кадрового отдела и руководители начинают думать, что они самостоятельно могут определять и устанавливать их, как и меры поощрения, однако это далеко не так. Можно применять только те меры взыскания (санкции), которые закрепляет сам ТК РФ.

Статьей 192 ТК РФ установлено, что за совершение дисциплинарного проступка, т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1) замечание;

2) выговор;

3) увольнение по соответствующим основаниям.

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (ч. 5 ст. 189 ТК РФ) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены и другие дисциплинарные взыскания.

К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным п. 5, 6, 9 или 10 ч. 1 ст. 81 или п. 1 ст. 336 ТК РФ, а также п. 7 или 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если сотрудник отказывается ознакомиться с указанным документом под роспись, то составляется соответствующий акт. Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда или (и) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Работодатель обязан рассмотреть заявление представительного органа работников о нарушении руководителем организации, руководителем структурного подразделения организации, их заместителями трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения и сообщить о результатах его рассмотрения в представительный орган работников. В случае, когда факт нарушения подтвердился, работодатель обязан применить к руководителю организации, руководителю структурного подразделения организации, их заместителям дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

С правилами внутреннего трудового распорядка всегда следует ознакомить всех новых сотрудников под роспись. Часто в текст трудового договора включают условие о том, что сотрудник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, принятые в организации.

Даже после знакомства с правилами внутреннего трудового распорядка у новичка может возникнуть масса вопросов организационного характера: как зовут того или иного сотрудника, по какому телефону его можно найти, к кому обращаться по вопросам закупки канцтоваров и спецодежды, кто может установить нужную программу на компьютере.

Не стоит перегружать этими сведениями правила внутреннего трудового распорядка. Лучше разработать и принять самостоятельные локальные акты (кодекс корпоративной этики, положение о персонале и т. п.), в которых следует закрепить стандарты внутрикорпоративного поведения сотрудников. В них вы можете затронуть аспекты, не освещенные в правилах, но которые необходимо довести до сведения коллектива: перерывы для чаепитий, курения, порядок фиксирования отсутствий по служебным надобностям, установки по корпоративному стилю одежды и др.

В качестве приложений к правилам внутреннего трудового распорядка целесообразно подготовить справочник внутренних телефонов, правила пользования Интернетом и локальной сетью, служебными автомобилями, мобильной связью и т. п. Вместе с этими документами или вместо них можно издать небольшую и удобную брошюрку, где рекомендуется изложить краткую информацию о компании, ее реквизиты. Не помешают здесь и фотографии руководителей. Разъясните, что нужно делать при приходе на работу и уходе с нее, где принято обедать, каков порядок заказа визиток и т. п. Здесь можно дать волю юмору, избегая дежурных канцеляризмов: «в нашей компании не принято курить более пяти раз в день», «мы надеемся, что наши клиенты будут приятно удивлены вашим безупречным знанием делового этикета». Можете не сомневаться, что это сработает. Кроме формального соблюдения трудового законодательства (наличия документа, в котором закреплены правила внутреннего трудового распорядка), вы получите реально работающий инструмент, помогающий решать практические задачи вашей организации .

Нередко профессиональные обязанности работников организации дополняются сводом моральных стандартов (этическим кодексом). Элементами правомерного поведения становятся:

1) указания на неприемлемые образцы поведения или соблюдение общепринятых правил делового этикета, поддержание в коллективе здорового морально-психологического климата;

2) ограничения на работу в конкурирующих организациях;

3) процедуры защиты работников в случае их обращения к руководству с жалобами и претензиями.

К запрещающим вариантам корпоративного поведения обычно относят:

1) сексуальные домогательства, угрозы, насилие, грубость;

2) распитие спиртных напитков на территории организации и пребывание работника в нетрезвом состоянии и состоянии наркотического и токсического опьянения;

3) утрату, кражу собственности организации или неэффективное ее использование;

4) разглашение охраняемой законом тайны;

5) использование расходных материалов организации в личных целях;

6) предоставление искаженной информации о персональных данных работника;

В разделе, посвященном приему на работу и увольнению, необходимо предусмотреть обязанность должностных лиц организации ознакомить работника с порученной работой, локальными нормативными актами и провести инструктаж по охране труда. Целесообразно также документально закрепить процедуры заключения, изменения и прекращения трудового договора.

Следующий вид документации составляют распорядительные документы. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. Первая группа – приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая – приказы по личному составу (о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность, предоставлении отпусков, поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме.

Следующую группу составляют документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. В данном случае мы имеем в виду трудовую книжку, трудовой договор, справки о трудовой деятельности, копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы. На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о работе по совместительству или совмещению, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов унифицирована.

В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лестнице» сверху вниз (от руководителя, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги двигаются в обратном направлении: от работника – к руководителю отдела, от руководителя отдела – к руководителю организации. Например, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает сначала у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации .

Внутренняя переписка в организации используется для фиксирования решения всех кадровых вопросов. Например, руководитель какого-либо отдела, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку, сотрудник не дает такую объяснительную расписку, руководитель составляет об этом акт, а затем обращается к директору организации с докладной запиской и актом, в которых просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. В другом случае, если руководитель желает поощрить своего сотрудника, то он направляет в адрес директора компании письмо с представлением о необходимости поощрения работника. Здесь необходимо отметить, что в зависимости от внутренних локальных актов (документов), которые разработаны и действуют в организации, руководитель отдела может и самостоятельно принимать такое решение (о привлечении к дисциплинарной ответственности или поощрении сотрудника), а также возможен вариант, что такое решение будет приниматься другими уполномоченными сотрудниками (начальником отдела кадров, например). При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

5.2. Организация работы кадровой службы

Сама работа кадровой службы должна быть регламентирована. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала – это формирование достаточной базы нормативных документов. Данные документы в отличие от рассмотренных в вопросе 4.1 настоящей книги представляют собой своего рода «инструмент» не по управлению работой персонала, а по организации и методам работы самой кадровой службы. Все документы, необходимые в работе отдела персонала, можно разделить на две самостоятельные группы. В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Их требованиям должны подчиняться все: и работники, и работодатели. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности. Кроме того, важно отметить, что сотрудники кадровой службы должны постоянно отслеживать все изменения в трудовом законодательстве, поскольку применение норм права, утративших свою юридическую силу, может привести к непоправимым ошибкам и даже к привлечению организации к ответственности. Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Их основное отличие от документов, входящих в первую группу, в том, что они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом вы вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

Рассмотрим более детально все указанные группы документов. В первую очередь мы назвали документы, представляющие собой нормативные правовые акты действующего законодательства РФ. При этом необходимо понимать, что все данные акты надо сначала найти, затем правильно применить, все они различны по своей юридической силе.

«Верховным» документом можно назвать Конституцию РФ, которая закрепляет равную оплату за равный труд, запрет дискриминации в трудовых отношениях, запрет на принудительный труд. Помимо этого, из содержания ч. 4 ст. 15 Конституции РФ следует, что международные договоры, заключенные РФ с другими странами, обязательно применяются на территории РФ и могут даже противоречить действующему федеральному законодательству. Мы можем привести один пример, когда заключен договор между РФ и Королевством Испания в отношении граждан каждой из стран от 11 апреля 1994 г. (некоторые вопросы социального обеспечения в отношении граждан (в том числе и бывших граждан) договаривающихся стран). Согласно ст. 2 Договора между Королевством Испания и РФ он применяется к отношениям, регулируемым законодательством о социальном обеспечении обеих договаривающихся сторон, в том, что относится к:

1) в Российской Федерации:

а) пособиям по временной нетрудоспособности, беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком, на погребение;

б) трудовым пенсиям по старости, инвалидности, по случаю потери кормильца;

в) социальным пенсиям;

г) пособиям для семей с детьми;

2) в Испании:

а) пособиям по временной нетрудоспособности и материнству;

б) пособиям по старости, инвалидности и по случаю потери кормильца;

в) пособиям в связи с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием;

г) семейным пособиям.

Согласно ст. 3 Договора в отношении других пособий, не предусмотренных ст. 2 Договора, применяется законодательство той договаривающейся стороны, под действие которого трудящиеся подпадают при осуществлении своей трудовой деятельности. Согласно п. 1 ст. 6 Договора установлено общее правило распространения национального законодательства. Трудящиеся, на которых распространяется действие Договора, подпадают под действие исключительно законодательства той договаривающейся стороны, на территории которой они осуществляют трудовую деятельность, если в Договоре не предусмотрено иное. Исключение из данного договора составляют случаи, указанные в ст. 7 Договора между Королевством Испания и РФ:

1) в отношении работников, на которых распространяется действие национального законодательства одной из договаривающихся стран, при условии, что такие работники направлены на временную работу, на территорию другой страны. В данном случае в отношении таких работников будет распространяться законодательство первой страны на время, установленное по договоренности между уполномоченными органами договаривающихся сторон;

2) в отношении работников, которые заняты на работе в организациях, осуществляющих перевозки через территории нескольких стран, в том числе и по территории договаривающихся стран. В отношении таких работников распространяется законодательство той страны, на территории которой расположен основной филиал (головное подразделение организации) соответствующего предприятия;

3) в отношении работников, занятых в международных морских перевозках распространяется законодательство той страны, под флагом которой плавают суда данных организаций. На трудящихся, принятых на работу по погрузке, разгрузке и охране судов или в службу охраны порта, распространяется законодательство той страны, на территории которой расположен порт;

4) в отношении сотрудников дипломатических миссий и консульских представительств обеих договаривающихся стран, а также лиц, занятых в хозяйственном и административном обслуживании работников дипломатических представительств и сотрудников консульских учреждений, следует применять решения Венской конвенции о дипломатических сношениях от 18 апреля 1961 г. и Венской конвенции о консульских сношениях от 24 апреля 1963 г.;

5) в отношении работников одной договаривающейся страны, работающих на территории другой страны на совместном российско-испанском предприятии, распространяется законодательство той страны, на территории которой находится предприятие. Однако по желанию трудящегося право на социальное обеспечение может определяться по законодательству той страны, гражданином которой он является.

Следующим документом является Трудовой кодекс РФ. Сам ТК РФ устанавливает, что другие законодательные акты страны не должны противоречить ему. Однако ряд статей ТК РФ содержит формулировку «если федеральным законом не установлено иное», потому в ряде случаев в отношении отдельных категорий работников (отдельных профессий) можно увидеть иное правовое регулирование.

Далее можно говорить о законах по охране труда, нормативно-правовых актах подзаконного характера. Все они не должны противоречить федеральному законодательству страны. Более подробно о соотношении соподчиненности нормативно-правовых актов и законов в сфере труда говорит ст. 5 ТК РФ. Она, в частности, устанавливает, что трудовое законодательство страны устанавливается:

1) Указами Президента РФ;

2) постановлениями Правительства РФ и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;

3) конституциями (уставами), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ;

4) актами органов местного самоуправления и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Нормы трудового права, содержащиеся в иных законах, должны соответствовать ТК РФ.

Части 2 – 4 ст. 5 ТК РФ устанавливают, что Указы Президента РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ и иным федеральным законам. Постановления Правительства РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ, иным федеральным законам и Указам Президента РФ.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ, иным федеральным законам, Указам Президента РФ и постановлениям Правительства РФ. Законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ, иным федеральным законам, Указам Президента РФ, постановлениям Правительства РФ и нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти.

Акты органов местного самоуправления и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить ТК РФ, иным федеральным законам, Указам Президента РФ, постановлениям Правительства РФ, нормативным правовым актам федеральных органов исполнительной власти, законам и иным нормативным правовым актам субъектов РФ. В случае противоречий между ТК РФ и иными федеральными законами, содержащими нормы трудового права, применяется ТК РФ. Если вновь принятый федеральный закон противоречит ТК РФ, то этот федеральный закон применяется при условии внесения соответствующих изменений и дополнений в ТК РФ.

Перечислим ряд законодательных актов, регулирующих отношения в сфере труда. Например, Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изм. и доп. от 2 февраля 2006 г.).

Закон устанавливает перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в компании (ст. 5 Закона), и порядок получения такой информации. Согласно ст. 5 ФЗ «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:

3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

5) о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

7) о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, размерах и составе их имущества, их расходах, численности и оплате труда их работников, использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

11) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Положениями Федерального закона от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» (с изм. и доп. от 20 мая 2002 г., 10 января 2003 г., 9 мая, 26 декабря 2005 г.) можно пользоваться при построении в компании системы охраны труда. Согласно ст. 8 Закона РФ «Об основах охраны труда в РФ» каждый работник имеет право на:

1) рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда;

2) обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с законодательством РФ;

3) получение достоверной информации от работодателя, соответствующих государственных органов и общественных организаций об условиях и охране труда на рабочем месте, о существующем риске повреждения здоровья, а также о мерах по защите от воздействия вредных или опасных производственных факторов;

4) отказ от выполнения работ в случае возникновения опасности для его жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами, до устранения такой опасности;

5) обеспечение средствами индивидуальной и коллективной защиты работников в соответствии с требованиями охраны труда за счет средств работодателя;

6) обучение безопасным методам и приемам труда за счет средств работодателя;

7) профессиональную переподготовку за счет средств работодателя в случае ликвидации рабочего места вследствие нарушения требований охраны труда;

8) запрос о проведении проверки условий и охраны труда на его рабочем месте органами государственного надзора и контроля над соблюдением требований охраны труда или органами общественного контроля над соблюдением требований охраны труда;

9) обращение в органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления, к работодателю, в объединения работодателей, а также в профессиональные союзы, их объединения и иные уполномоченные работниками представительные органы по вопросам охраны труда;

10) личное участие или участие через своих представителей в рассмотрении вопросов, связанных с обеспечением безопасных условий труда на его рабочем месте, и в расследовании происшедшего с ним несчастного случая на производстве или его профессионального заболевания;

11) внеочередной медицинский осмотр (обследование) в соответствии с медицинскими рекомендациями с сохранением за ним места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанного медицинского осмотра;

12) компенсации, установленные законодательством РФ и законодательством субъектов РФ, коллективным договором (соглашением), трудовым договором (контрактом), если он занят на тяжелых работах и работах с вредными или опасными условиями труда.

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» (с изм. и доп. от 30 октября 2002 г., 10 января, 1 октября 2003 г., 22 августа 2004 г., 9 мая, 2 июля, 31 декабря 2005 г.) устанавливает права и обязанности работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок (инспекцией по охране труда). Например, согласно ст. 13 настоящего Закона должностные лица, представители юридического лица, индивидуальные предприниматели и их представители при проведении мероприятий по контролю имеют право:

1) непосредственно присутствовать при проведении мероприятий по контролю, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

2) получать информацию, предоставление которой предусмотрено настоящим Федеральным законом и иными нормативными правовыми актами;

3) знакомиться с результатами мероприятий по контролю и указывать в актах о своем ознакомлении, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц органов государственного контроля (надзора);

4) обжаловать действия (бездействие) должностных лиц органов государственного контроля (надзора) в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством РФ. Юридические лица и индивидуальные предприниматели обеспечивают по требованию органа государственного контроля (надзора) присутствие своих должностных лиц, ответственных за организацию и проведение мероприятий по выполнению обязательных требований, и (или) своих представителей при проведении мероприятий по контролю.

Как мы отметили, ко второй группе нормативных актов, необходимых в работе отдела по работе с персоналом, можно отнести материалы методического характера по организации управленческого труда и работе с кадровыми документами. Одним из наиболее важных документов можно считать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Рассматриваемый государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.

Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления можно включить в перечень необходимых инструментов кадровика. С их помощью можно рассчитать численность сотрудников кадровой службы, а также определить количество времени, необходимого каждому из них для выполнения своих трудовых обязанностей .

Нумерация необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Если вы найдете ошибку в нумерации листов, можно их перенумеровать. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые номера. Если вы обнаружите пропущенные номера, поставьте дополнительные номера. Дополнительные, ранее пропущенные номера называют литерными. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение. Сведения обо всех последующих изменениях в нумерации заносятся в лист-заверитель дела.

Оформляем обложку. Обложка каждого дела оформляется по установленной форме. На верхнем поле обложки указывается наименование организации в именительном падеже. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках, после чего указывается наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках. На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносится на обложку дела срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Почти всегда датой дел являются крайние даты документов дела. Например, крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника. Не забудьте указать количество листов в деле. Эти сведения проставляются на обложке под графой «Дата».

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, т. е. завизировать. Для оформления виз существуют особые правила. Визирование необходимо в любой организации, ведь это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Законодательство ничего не говорит о том, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому рекомендуем вам подробно описать порядок визирования в инструкции по делопроизводству вашей компании. За основу возьмите ГОСТ Р 6.30-2003, в котором содержатся общие правила оформления виз.

Существуют два вида виз : виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТе Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута, поэтому составляется в свободной форме. Посмотрим, чем же отличаются эти два вида виз.

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем организации (т. е. визируется еще не документ, а его проект). Визируют документ только заинтересованные лица, т. е. те, кого затрагивает содержание документа. Разные документы предъявляются на согласование разным лицам.

Для примера давайте возьмем приказ о переводе сотрудника на другую работу. Во-первых, на нем должна стоять виза начальника или инспектора отдела кадров, удостоверяющая, что приказ составлен в правильной форме и в него включены достоверные данные. Затем его нужно завизировать у руководителя того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела свидетельствует, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел. Если у работника при переводе меняется зарплата, то приказ следует согласовать с главным бухгалтером организации. И, наконец, документ визирует начальник юридического отдела (или юрист, если нет отдела), подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.

Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:

1) руководитель подразделения, подготовившего документ;

2) исполнитель, подготовивший документ;

3) руководители заинтересованных подразделений;

4) руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);

5) заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

6) руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;

7) руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Например, если у генерального директора нет заместителей, визы заместителя на документе не будет. Во многих организациях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя – ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.

5.3. Коллективный договор (соглашение)

Коллективный договор составляет еще один из важнейших локальных актов, регулирующих работу персонала на предприятии. В настоящем вопросе мы детально рассмотрим процесс заключения коллективного договора, а рассмотрим варианты его содержания. Сейчас руководство и кадровики предприятий малого и среднего бизнеса часто задаются вопросом, нужен ли в организации коллективный договор. С одной стороны, ТК РФ говорит о праве, а не об обязанности работодателя заключать коллективный договор, с другой – Кодекс об административных правонарушениях РФ предусматривает ответственность, связанную с нежеланием работодателя участвовать в его заключении.

Прежде всего следует отметить, что правовыми основаниями заключения и действия коллективных договоров и соглашений следует считать не только ТК РФ. В настоящее время действует Закон РФ от 11 марта 1992 г. № 2490-I «О коллективных договорах и соглашениях» (с изм. и доп. от 24 ноября 1995 г., 1 мая 1999 г., 30 декабря 2001 г., 29 июня 2004 г.).

Глава 3 настоящего Закона регламентирует содержание и порядок заключения коллективного договора. Согласно ст. 10 Закона решение о необходимости заключения коллективного договора с работодателем вправе принимать представители работников или общее собрание (конференция) работников организации.

Сторонами коллективного договора являются работники организации в лице их представителей и работодатель, в необходимых случаях представляемый руководителем организации или другим полномочным в соответствии с уставом организации, иным правовым актом лицом. Сторонами коллективного договора являются работодатель и работники в лице их представителей.

Одна сторона коллективного договора четко определена в ТК РФ: это собственник предприятия – работодатель. А вот вторую сторону, если на предприятии нет профсоюзной организации, определить бывает достаточно сложно.

Между тем в большинстве малых и средних фирм на сегодняшний день нет профсоюзов, которые выражали интересы хотя бы большинства работников. Для этих случаев закон о коллективных договорах и соглашениях предусматривает, что представителями работников могут быть органы общественной самодеятельности, образованные на общем собрании (конференции) работников организации и уполномоченные этим собранием. Работники, не являющиеся членами профсоюза, могут уполномочить орган профсоюза представлять их интересы в ходе коллективных переговоров, заключения, изменения, дополнения коллективного договора, соглашения и контроля их выполнения.

Встречается и другая крайность: на предприятии действуют сразу несколько профсоюзных организаций, каждая из которых объединяет менее половины работников, либо есть мощный профсоюз, представляющий большинство, и одновременно работает небольшая профсоюзная организация.

В этом случае надо руководствоваться ТК РФ, из которого следует, что коллективный договор на предприятии заключается один. Поэтому профсоюзы прежде всего обязаны принять решение о создании единого органа, в который на пропорциональной основе должны войти представители всех профсоюзов. Даже если в одном профсоюзе всего несколько работников, а в другом – сотни, в единую комиссию войдет минимум один официальный представитель малого профсоюза. Если же такой орган создать не удается (профсоюзы не смогли договориться), то работодатель вступает в переговоры с профсоюзом большинства.

Таким образом, ТК РФ довольно жестко подталкивает профсоюзы садиться за стол переговоров и договариваться, причем сначала между собой, а потом и с работодателем. Но даже отсутствие единого органа не лишает малые профсоюзы права участвовать в переговорном процессе. Они могут подключиться к диалогу с работодателем в любой момент и официально участвовать в переговорах вплоть до подписания коллективного договора (ч. 6 ст. 37 ТК РФ). В этом заинтересованы сами работники, являющиеся членами малых профсоюзов, поскольку в противном случае они лишатся права на представительство на соответствующем уровне. При этом количество представителей малых профсоюзов должно соответствовать количеству их членов, а от количества представителей зависит результат голосования.

Может быть и так, что ни один из профсоюзов, работающих на предприятии, не представляет большинство работников. В этом случае первый шаг тот же, т. е. должен быть создан единый орган, представляющий интересы работников. Если же договориться не сумели, вопрос решается на общем собрании коллектива либо на конференции.

Представителями со стороны работодателя при переговорах по заключению коллективного договора могут выступать должностные лица, осуществляющие управление предприятием, причем те, которые обладают информацией, необходимой для ведения переговоров, соответствующей квалификацией и опытом, например руководители предприятий, их структурных подразделений, юрисконсульты, работники отдела кадров, социологи и т. п. По усмотрению работодателя его представителями могут выступать и лица, не работающие на данном предприятии, но имеющие определенный опыт в ведении коллективных переговоров, например эксперты объединения работодателей, юристы.

Ведение коллективных переговоров должно начаться не позднее семи дней после того, как представители работника письменно уведомят работодателя.

Если в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров согласие между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора не будет достигнуто, то стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий. Коллективный договор начинает действовать даже в том случае, если в нем есть отдельные разногласия. Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров.

Правом ведения переговоров при заключении коллективных договоров от имени работников и работодателей наделяются их представители.

Согласно ст. 29 ТК РФ интересы работников представляет профсоюзная организация. Так как профсоюзы в настоящее время не очень популярны, то это могут быть любые представители, избранные работниками. Представителями работодателя являются директор фирмы или уполномоченные им лица.

Инициатором переговоров может быть любая из сторон. Инициатива выражается в письменном уведомлении. Стороны, получившие уведомление, обязаны вступить в переговоры в течение семи календарных дней с момента получения уведомления (ст. 36 ТК РФ).

На предприятии на равноправной основе создается комиссия для ведения переговоров, подготовки проекта коллективного договора и его заключения.

Участники переговоров наделены определенными обязанностями. Например, они не должны разглашать полученные сведения, если те относятся к охраняемой законом тайне (государственной, служебной или коммерческой).

Сроки, место и порядок проведения переговоров определяются представителями сторон.

Если в течение трех месяцев стороны не могут достичь согласия по какому-либо положению договора, то договор подписывается с одновременным составлением протокола разногласий (ст. 40 ТК РФ). Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших переговоров или трудового спора.

Коллективный договор может заключаться на уровне предприятия в целом или на уровне филиалов и представительств. При заключении договора в филиале представителем работодателя будет руководитель соответствующего структурного подразделения, которого письменно уполномочил на это работодатель.

Таким образом, в одной фирме могут действовать несколько коллективных договоров. Но лучшим решением будет заключение единого договора от имени работников всей фирмы с приложением, где будут учтены интересы сотрудников, работающих, например, в филиале.

Обязательные сведения, составляющие содержание коллективного договора, указаны в ст. 13 ФЗ «О коллективных договорах, соглашениях». Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами.

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

1) форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;

2) механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;

3) занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

4) продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков;

5) улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);

6) добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;

7) соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;

8) экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

9) льготы для работников, совмещающих работу с обучением;

10) контроль выполнения коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;

11) отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор, при своевременном и полном их выполнении.

В коллективном договоре с учетом экономических возможностей организации могут содержаться и другие, в том числе более льготные по сравнению с нормами и положениями, установленными законодательством и соглашениями, трудовые и социально-экономические условия (дополнительные отпуска, надбавки к пенсиям, досрочный уход на пенсию, компенсация транспортных и командировочных расходов, бесплатное или частично оплачиваемое питание работников на производстве и их детей в школах и дошкольных учреждениях, иные дополнительные льготы и компенсации). В коллективный договор включаются нормативные положения, если в действующих законодательных актах содержится прямое предписание об обязательном закреплении этих положений в коллективном договоре.

Рассмотрим более детально некоторые условия коллективного договора.

В договоре имеет смысл прописать общие положения о выплате премий сотрудникам, а также о размере средств, которые работодатель готов выделить для премирования и предоставления работникам иных социально-экономических гарантий и компенсаций.

В коллективном договоре желательно установить порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками (ст. 168 ТК РФ). При этом нужно помнить, что размер возмещения не может быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций в постановлении Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Зачем нужно прописывать в договоре командировочные расходы? В соответствии со ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) (с изм. и доп. от 30 марта, 9 июля 1999 г., 2 января, 5 августа, 29 декабря 2000 г., 24 марта, 30 мая, 6, 7, 8 августа, 27, 29 ноября, 28, 29, 30, 31 декабря 2001 г., 29 мая, 24, 25 июля, 24, 27, 31 декабря 2002 г., 6, 22, 28 мая, 6, 23, 30 июня, 7 июля, 11 ноября, 8, 23 декабря 2003 г., 5 апреля, 29, 30 июня, 20, 28, 29 июля, 18, 20, 22 августа, 4 октября, 2, 29 ноября, 28, 29, 30 декабря 2004 г., 18 мая, 3, 6, 18, 29, 30 июня, 1, 18, 21, 22 июля, 20 октября, 4 ноября, 5, 6, 20, 31 декабря 2005 г., 10 января, 2, 28 февраля, 13 марта, 3, 30 июня, 18, 26, 27 июля 2006 г.) в состав расходов, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, включаются лишь некоторые расходы на командировки, остальные же должны производиться за счет собственных средств работодателя и не могут уменьшать налоговую базу по прибыли. Однако если они будут прямо указаны в коллективном договоре, то это даст вам возможность отнести их к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, а также увеличить размеры их возмещения по сравнению с теми, что установлены указанным постановлением (ст. 255 НК РФ). Например, в коллективном договоре можно предусмотреть расходы по проведению в командировке переговоров, установить повышенный размер суточных для командировок длительностью свыше одного дня и т. п.

В коллективном договоре можно закрепить конкретный размер повышенной заработной платы работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ). К сожалению, Правительство РФ до сих пор не определило перечень таких работ. Поэтому пока следует руководствоваться постановлением Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение» (с изм. и доп. от 23 июля, 9 августа, 2 октября 1991 г.).

В настоящее время потеряли свое обязательное значение решения союзных органов о размерах доплат работникам, труд которых оплачивается по повышенным тарифным ставкам и окладам. Однако в качестве ориентиров ими вполне можно пользоваться: предельный размер доплат за работу в тяжелых и вредных условиях составляет 12 %, а за работу в тяжелых и вредных условиях – 24 %.

В этом разделе коллективного договора содержатся положения, напрямую не относящиеся к выполнению работниками трудовой функции. Они предусматривают оказание сотрудникам помощи в решении их бытовых, жилищных и социальных проблем. Например, в коллективный договор можно включить положение о том, что организация содействует работникам в освоении земельных участков и строительстве садовых домиков (предоставляет транспорт, стройматериалы, помощь строителей и т. п.).

Нередко работники обращаются к администрации с просьбой выдать им ссуду на приобретение мебели, бытовой техники, автомобиля. Этот вопрос также рекомендуется урегулировать в рамках коллективного договора. При формулировке положений о ссудах советуем подробно описать, какие виды ссуд, в каком размере и на какой срок сотрудник имеет право получить.

Что касается основного оплачиваемого отпуска, то не стоит копировать в коллективном договоре нормы ТК РФ. Нужно лишь закрепить ваши собственные положения, которых нет в законе, например правило о том, что супругам, родителям и детям, работающим в одной организации, предоставляется право на одновременный уход в отпуск. Если один из них имеет отпуск большей продолжительности, то другой может взять соответствующее число дней отпуска без сохранения заработной платы.

Теперь поговорим о дополнительных отпусках. Трудовой кодекс РФ предусматривает, что работникам с вредными и (или) опасными условиями труда, сотрудникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем и некоторым другим категориям предоставляются дополнительные отпуска.

Продолжительность таких отпусков и условия их предоставления определены в специальных нормативных актах. Но в соответствии со ст. 116 и 119 ТК РФ работодатель имеет право самостоятельно регулировать порядок и условия предоставления дополнительных отпусков в коллективном договоре с учетом своих производственных и финансовых возможностей.

При этом нужно следить, чтобы положения вашего договора не противоречили законодательству. Например, нельзя уменьшить размер отпуска за вредные условия труда по сравнению с тем, который предусмотрен для данной категории работ.

В тексте коллективного договора можно предусмотреть и другие дополнительные оплачиваемые отпуска, например отпуска без сохранения зарплаты работникам, ухаживающим за детьми (ст. 128, 263 ТК РФ), а также дополнительные выходные дни. Оплачиваемые выходные предоставляются донорам, работникам, совмещающим работу с учебой, женщинам, имеющим маленьких детей.

По закону работодатель обязан создать условия, необходимые для соблюдения работниками трудовой дисциплины (ст. 189 ТК РФ). Довольно часто возникает необходимость ограничить или вообще запретить сотрудникам проводить не согласованные с администрацией общественные мероприятия в рабочее время. Поэтому целесообразно включить в текст коллективного договора запрет созывать собрания, заседания и совещания по вопросам, не связанным с работой (кроме случаев, предусмотренных законодательством).

Многих работодателей волнует проблема внешнего вида сотрудников. Например, в сфере обслуживания есть необходимость обязать всех надевать на работе униформу установленного образца, а в организации, осуществляющей непроизводственную деятельность (скажем, в банке), – носить одежду и обувь только классического стиля, исключающую яркие цвета. Требования к внешнему виду сотрудников тоже могут быть отражены в коллективном договоре.

Организация обязана обеспечивать сотрудникам безопасные условия работы, предупреждать возникновение профессиональных заболеваний и бороться с производственным травматизмом. Поэтому уделите в коллективном договоре должное внимание вопросам охраны труда.

Что же следует включить в этот раздел?

Во-первых , в рамках коллективных переговоров желательно принять соглашение об охране труда, в котором следует привести перечень конкретных мероприятий по повышению безопасности труда, указать сроки и стоимость проведения этих мероприятий, а также назначить ответственных лиц.

Во-вторых , нужно определить сумму средств, направляемых на работу по улучшению условий труда работников. Напомним, что в соответствии со ст. 226 ТК РФ на эти цели должно быть выделено не менее 0, 1 % суммы затрат на производство продукции (работ, услуг), а в организациях, занимающихся эксплуатационной деятельностью, – не менее 0, 7 % суммы эксплуатационных расходов.

Кроме того, в рассматриваемый раздел коллективного договора можно включить пункты, касающиеся разработки инструкций по охране труда, периодичности аттестации и переаттестации рабочих.

Мы рассмотрели основные разделы, из которых обычно состоит коллективный договор. Кроме этого, с помощью договора можно урегулировать вопросы рабочего времени, например перечислить, кто из сотрудников имеет право работать на условиях сокращенного дня, а также установить продолжительность работы накануне выходных и праздников. Многие работодатели формулируют в самостоятельных разделах гарантии при увольнении и условия содействия бывшим работникам в трудоустройстве. Включать или не включать эти положения в коллективный договор – решать вам с учетом мнения коллектива.

Согласно ст. 14 ФЗ «О коллективных договорах, соглашениях» коллективный договор заключается на срок от одного года до трех лет. Коллективный договор вступает в силу с момента подписания его сторонами либо со дня, установленного в коллективном договоре, и действует в течение всего срока. По истечении установленного срока коллективный договор действует до тех пор, пока стороны не заключат новый или не изменят, дополнят действующий.

Коллективный договор сохраняет свое действие в случае изменения состава, структуры, наименования органа управления организацией, расторжения трудового договора (контракта) с руководителем организации. При реорганизации организации коллективный договор сохраняет свое действие на период реорганизации, затем может быть пересмотрен по инициативе одной из сторон. При смене собственника имущества организации действие коллективного договора сохраняется в течение трех месяцев. В этот период стороны вправе начать переговоры о заключении нового коллективного договора или сохранении, изменении и дополнении действующего.

В ходе пересмотра коллективного договора должен быть решен вопрос о возможности сохранения льгот для работников и выполнения других условий, предусмотренных прежним коллективным договором. При ликвидации организации в порядке и на условиях, установленных законодательством, коллективный договор действует в течение всего срока проведения ликвидации.

Изменения и дополнения коллективного договора в течение срока его действия производятся только по взаимному согласию сторон в порядке, определенном в коллективном договоре, а если он не определен – в порядке, установленном настоящим Законом для его заключения. При ликвидации организации претензии работников по коллективному договору удовлетворяются из имущества ликвидируемой организации в соответствии с действующим гражданским законодательством. Размер средств, направляемых на удовлетворение претензий работников, определяется и распределяется по подразделениям и среди работников ликвидационной комиссией по согласованию с представителем работников, подписавшим коллективный договор с приложениями.

В зависимости от сферы регулируемых социально-трудовых отношений могут заключаться следующие соглашения: генеральное, региональное, отраслевое (межотраслевое) тарифное, профессиональное тарифное, территориальное и иные.

Генеральное соглашение устанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых отношений на федеральном уровне. Существует Генеральное соглашение между общероссийскими объединениями профсоюзов, общероссийскими объединениями работодателей и Правительством РФ на 2005-2007 гг., подписанное в Москве 29 декабря 2004 г. Мы не будем детально рассматривать все его содержание.

Региональное соглашение устанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых отношений на уровне субъекта РФ.

Отраслевое (межотраслевое) тарифное соглашение устанавливает нормы оплаты и другие условия труда, а также социальные гарантии и льготы для работников отрасли (отраслей). Профессиональное тарифное соглашение устанавливает нормы оплаты и другие условия труда, а также социальные гарантии и льготы для работников определенных профессий.

В настоящее время действуют Рекомендации Минтруда РФ по разработке внутрипроизводственных тарифных условий оплаты труда работников предприятий. Приведем часть их содержания относительно определения размера оплаты труда сотрудников фирм всех форм собственности.

В коллективном договоре в качестве основы для построения тарифной оплаты труда работников предприятия прежде всего фиксируется наименьший уровень оплаты за выполнение нормы труда (круга трудовых обязанностей), который и является минимальной ставкой (минимальной тарифной ставкой). Она устанавливается за выполнение простых работ (работ низшего уровня сложности) наименьшей значимости для предприятия, осуществляемых в нормальных условиях труда и с нормальной напряженностью. Невыполнение по не зависящим от предприятия причинам работником, занятым на таких работах, норм труда автоматически снимает с администрации обязанность выплаты ему полного размера минимальной тарифной ставки.

При фиксировании в коллективном договоре уровня минимальной ставки оплаты труда работников предприятия следует иметь в виду, что этот уровень может быть выше официально установленного в законодательном порядке высшим органом государственной власти РФ минимума заработной платы, а также соответствующего отраслевого или регионального минимума, предусмотренного отраслевым либо региональным соглашением при условии одобрения и введения их предприятием, но не должен быть ниже. В соответствии с Федеральным законом от 19 июня 2000 г. № 82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда» (с изм. и доп. от 29 апреля, 26 ноября 2002 г., 1 октября 2003 г., 22 августа, 29 декабря 2004 г.) минимальная заработная плата в России установлена с 1 мая 2006 г. в размере 1100 руб. в месяц. Этот уровень минимальной заработной платы на период его действия можно рассматривать как базу или низшую границу для определения минимальной ставки оплаты на предприятии.

При определении величины минимальной тарифной ставки работников предприятия следует иметь в виду и соотношение между общероссийским минимумом заработной платы и фактической средней заработной платой на предприятии, приведенной к средней заработной плате работников простого труда, за месяц, предшествующий началу кампании по разработке коллективного договора на следующий год. Например, если разработка коллективного договора на предстоящий год начинается в октябре текущего года, то в качестве базовой средней заработной платы для определения минимума оплаты на предприятии следует принять среднюю заработную плату за сентябрь текущего года. Брать более длительный период, например девять месяцев или третий квартал текущего года, нецелесообразно, ввиду того что в условиях инфляции средняя заработная плата по месяцам года нестабильна и растет темпами, опережающими рост производительности труда. Поэтому наиболее достоверной является средняя заработная плата за месяц, предшествующий началу разработки коллективного договора. Ко времени принятия коллективного договора минимальная заработная плата, рассчитанная по базе (сентябрьской заработной плате), может быть скорректирована на прирост заработной платы за октябрь – декабрь текущего года.

Смысл соотнесения общероссийского минимума с фактической средней заработной платой на предприятии, приведенной к средней заработной плате простого труда (рабочих первого разряда), состоит в том, чтобы установить искомую минимальную тарифную ставку в размере, обеспечивающем достаточно высокий уровень тарифа в средней заработной плате, поскольку низкий уровень тарифа является фактором, дестабилизирующим всю организацию оплаты труда на предприятии. Удельный вес тарифа менее 40 – 50 % свидетельствует о том, что нормы труда начинают все более и более перевыполняться вследствие их малой напряженности и постепенно устаревать, что рост заработной платы обусловливают факторы, зависящие не от работника, а от предприятия в целом и не находящие отражения в нормах труда (монопольное взвинчивание цен на продукцию, техническое переоснащение производства и внедрение новых технологий, общее улучшение организации производства и т. п.).

При определении минимальной тарифной ставки работников предприятия следует ориентироваться на оптимальный для современного состояния экономики удельный вес тарифа в заработной плате, примерно равный 65 – 70 %, с последующим повышением этого уровня до общеевропейского стандарта, согласно которому в странах с развитой рыночной экономикой удельный вес тарифной части заработной платы составляет не менее 90 %, обеспечивая высокий уровень организации оплаты и эффективность труда.

При 65 – 70%-ном удельном весе тарифа в заработной плате искомый уровень минимальной тарифной ставки можно рассчитать, базируясь на анализе средней заработной платы рабочих, поскольку таким путем проще всего привести среднюю заработную плату к заработной плате простого труда (первого разряда), тем более что уровень заработной платы рабочих практически предопределяет среднюю заработную плату всех работников предприятия ввиду подавляющего удельного веса этой категории работников. Например, средняя заработная плата рабочих всех разрядов машиностроительного предприятия за сентябрь составила 800 руб. при среднем тарифном разряде рабочих, равном 4, 0. Допустим, что этому тарифному разряду соответствует тарифный коэффициент 1, 35. Следовательно, средняя заработная плата рабочих предприятия, приведенная к средней заработной плате рабочих первого разряда, составит 592, 6 руб. (800: 1, 35). При заданном оптимальном удельном весе тарифа в заработной плате (65 – 70 %) искомая минимальная заработная плата находится в диапазоне 385, 2 – 414, 8 руб. (592, 6 Ч 0, 65); (592, 6 Ч 0, 70), т. е. в среднем составляет 400 руб. .

Основываясь на проведенном расчете, в коллективном договоре возможно предусмотреть минимальную ставку оплаты в размере 400 руб. в месяц или несколько большую величину, если возникнет необходимость в корректировке рассчитанной минимальной оплаты на прирост средней заработной платы рабочих предприятия за IV квартал.

При окончательном установлении размера минимальной ставки оплаты труда работников предприятия следует также иметь в виду, что на предыдущих этапах совершенствования организации оплаты труда в стране тарифная часть заработной платы устанавливалась на сравнительно низком уровне, что создало определенный стереотип в организации оплаты, от которого не каждое предприятие может отказаться единовременно, опасаясь завышения оплаты труда за счет увеличения тарифной, т. е. гарантированной, ее части. С другой стороны, происходящие в стране инфляционные процессы, повышение стоимости жизни и возросшее вследствие этого давление работников на администрацию предприятий с требованиями увеличения заработной платы ставят предприятия перед необходимостью соответствующего роста оплаты труда, следовательно, и повышения ее минимального исходного уровня. Названные процессы должны приниматься во внимание при определении размера тарифной ставки как основы для разработки внутрипроизводственных тарифных условий оплаты труда рабочих и служащих.

С этой целью экономическим службам предприятия рекомендуется провести аналитические расчеты, подобные тем, которые должны осуществляться на отраслевом либо региональном уровне при определении минимального размера оплаты труда работников для включения этой нормы в соответствующие отраслевые (тарифные) или специальные (территориальные) соглашения. Имеются в виду расчеты, связанные с определением минимального размера оплаты труда на федеральном и региональных уровнях и основанные на использовании данных о размерах прожиточного минимума в целом по Российской Федерации и в субъектах РФ.

В соответствии с Федеральным законом от 24 октября 1997 г. № 134-ФЗ «О прожиточном минимуме в Российской Федерации» (с изм. и доп. от 27 мая 2000 г., 22 августа 2004 г.) с 1998 г. федеральный и региональные размеры прожиточного минимума на душу населения рассчитываются ежеквартально по основным социальным группам населения, в том числе по трудоспособному населению. Эти расчеты базируются на потребительской корзине, данных об уровне потребительских цен на продукты питания, непродовольственные товары и услуги, а также данных о расходах по обязательным платежам и сборам. Согласно этому же закону потребительская корзина (минимальный набор продуктов питания, непродовольственных товаров и услуг, необходимых для сохранения здоровья человека и обеспечения его жизнедеятельности), формируемая в законодательном порядке как в целом по РФ, так и в ее субъектах, определяется с периодичностью не реже одного раза в пять лет.

Практика установления общегосударственных минимальных размеров оплаты труда в последние годы показывает, что тяжелое экономическое положение страны в настоящее время не позволяет устанавливать размер минимальной оплаты труда, равный прожиточному минимуму. Пока минимальная заработная плата отклоняется в сторону уменьшения от стоимостного выражения прожиточного минимума, что ставит под угрозу нормальное воспроизводство работников. Именно поэтому позиция Правительства РФ и Федерации независимых профсоюзов РФ по данному вопросу состоит в последовательном сближении размеров минимальной заработной платы и прожиточного минимума, что и нашло отражение в ФЗ «О прожиточном минимуме в РФ». В соответствии с ним минимальный размер оплаты труда должен поэтапно повышаться до величины прожиточного минимума, а соотношения между этими социальными индикаторами на очередной финансовый год – устанавливаться законом о федеральном бюджете на соответствующий год.

Вполне вероятно, что в отличие от общегосударственного уровня на уровне предприятия можно достичь большего сближения, а возможно, и равенства размеров минимальной ставки оплаты труда и прожиточного минимума. Не исключена также возможность превышения размера минимальной ставки оплаты труда по отношению к прожиточному минимуму, что целиком и полностью зависит от экономических возможностей предприятия.

Таким образом, для всестороннего обоснования размера минимальной ставки оплаты труда работников предприятия целесообразно провести аналитические расчеты, включающие сопоставление проектируемого размера ставки с соответствующим региональным прожиточным минимумом, который можно запросить в административно-территориальном органе по труду того или иного административного образования в составе РФ (города, области, края и т. п.).

Предположим, что в результате проведенных расчетов и обоснований минимальной ставки оплаты труда работников предприятия первоначальный ее размер в 400 руб. может быть повышен до 450 руб. Этот уровень ставки и следует принять в качестве основы для разработки системы тарифных ставок и должностных окладов работников предприятия и предусмотреть его в коллективном договоре предприятия.

Ниже, в разделах II и III Рекомендаций, рассмотрены два возможных подхода к разработке тарифных условий оплаты труда на уровне предприятий. В основу первого из них положены раздельные (по категориям работников) условия оплаты: для рабочих и для служащих, включая руководителей, специалистов и технических исполнителей. Второй подход основан на разработке единых для всех категорий работников предприятия тарифных условий оплаты в форме Единой тарифной сетки.

Подобный подход к тарифным условиям оплаты труда является достаточно традиционным для нашей страны. Он был, в частности, характерен для ранее действовавших тарифных условий оплаты труда работников производственных отраслей, установленных постановлением ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 17 сентября 1986 г. № 1115 «О совершенствовании организации заработной платы и введении новых тарифных ставок и должностных окладов работников производственных отраслей народного хозяйства» (с изм. и доп. от 9 декабря 1987 г., 1 июля 1991 г.).

Согласно разделу II Рекомендаций основными составляющими тарифных условий оплаты, разработанных в централизованном порядке последний раз в 1986 г., являлись: минимальная ставка оплаты труда работника, которая устанавливалась на базе общегосударственной минимальной заработной платы, была равна ей и стала исходной для расчета системы тарифных ставок рабочих и должностных окладов служащих; тарифные ставки первого разряда, дифференцированные по основным тарифообразующим факторам (интенсивности труда, месту приложения труда – отрасли, виду работ, условиям труда и т. д.) и образующие так называемую вертикаль ставок первого разряда, тарифные ставки по разрядам рабочих, дифференцированные по сложности выполняемых ими работ (квалификации) и образующие так называемую горизонталь ставок (или тарифные сетки); схемы должностных окладов служащих, включая руководителей, специалистов и других служащих, построенные с учетом сложности должностных обязанностей (квалификации) служащих и отраслевой принадлежности; ЕТКС работ и профессий рабочих и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Основным показателем состояния упорядоченности заработной платы, построенной на основе такой тарифной системы, являлся удельный вес тарифной части оплаты в общем заработке: чем он выше, тем выше степень упорядоченности и стимулирующая роль заработной платы. Оптимальным удельным весом тарифа по условиям оплаты, предусмотренным постановлением «О совершенствовании организации заработной платы и введении новых тарифных ставок и должностных окладов работников производственных отраслей народного хозяйства», считался удельный вес, равный 75 %.

Практика организации оплаты труда, базирующаяся на тарифной системе, разработанной в 1986 г., показала эффективность этой системы на начальных этапах ее применения, когда выдерживался сравнительно высокий удельный вес тарифа. По мере его падения из-за неизменности размеров централизованно установленных тарифных ставок и должностных окладов нарушались межотраслевые, внутриотраслевые, межкатегорийные и другие соотношения в оплате труда работников, предусмотренные тарифными условиями оплаты, не содержавшими механизма поддержания первоначально установленных соотношений.

Оценивая ранее действовавшую тарифную систему с позиций ретроспективы и возможностей применения принципов ее построения в современных условиях, можно заключить, что эта система может быть жизнеспособной и достаточно эффективной, если будет дополнена механизмом поддержания первоначально установленных соотношений ставок оплаты, например посредством сокращения сроков пересмотра основных параметров тарифной системы, прежде всего размеров исходной минимальной ставки оплаты труда. Если на централизованном уровне сокращение сроков пересмотра основных условий оплаты труда весьма сложно и требует больших затрат времени и средств, то на уровне предприятия, тем более в условиях его полной самостоятельности, регулярному пересмотру тарифных условий оплаты труда может препятствовать только отсутствие финансовых возможностей.

Рекомендуя предприятиям, работающим в условиях становления рыночных отношений, воспользоваться в порядке преемственности ранее применяемыми подходами к разработке тарифных условий оплаты труда, мы имеем в виду не простое копирование этих подходов, а их творческое использование и необходимую корректировку, отвечающую интересам и возможностям предприятий. Корректировке не подлежат только условия тарификации работников, поскольку разработка ЕТКС работ и профессий рабочих и Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих по-прежнему осуществляется в централизованном порядке, обеспечивая необходимое в рыночных условиях межотраслевое единство в вопросах установления разрядов работ и рабочих, квалификационного категорирования специалистов и регламентации должностных обязанностей руководителей и служащих. В этой связи вопросы, рассмотренные в предыдущем и данном разделах Рекомендаций, ограничиваются только определением на уровне предприятия минимальной ставки оплаты труда, а также осуществлением вертикальной и горизонтальной дифференциации ставок и окладов.

В практике организации выплаты заработной платы в настоящее время применяется правило, согласно которому, применяется несколько уровней тарифных ставок первого разряда, из которых низшей является минимальная ставка первого разряда. Она либо совпадает с общероссийским уровнем минимальной заработной платы, либо равна размеру минимальной ставки оплаты труда, рассчитанному по изложенной выше методике (см. раздел I Методических указаний).

1) по формам оплаты труда: применяются тарифные ставки первого разряда для сдельщиков (более высокие) и повременщиков;

2) по отдельным профессиональным группам: выделяются, например, группы с явно повышенной интенсивностью труда (станочники, рабочие на конвейерах и поточных линиях и т. п.) или с повышенной ответственностью, вызванной применяемыми техническими средствами (рабочие на высокопроизводительных машинах или агрегатах и т. п.);

3) по условиям труда: тарифные ставки повышаются в определенном проценте в зависимости от степени отклонения условий труда на рабочем месте от нормальных.

Эти признаки дифференциации ставок первого разряда могут быть приняты предприятием полностью, частично либо заменены другими, органически вытекающими из его специфики.

В случае принятия предприятием минимальной ставки оплаты в размере, соответствующем общегосударственному минимуму заработной платы, при разработке системы тарифных ставок первого разряда следует руководствоваться общероссийскими нормами оплаты простого труда, утвержденными Правительством РФ. Так, в соответствии с централизованно установленной среднемесячной продолжительностью рабочего времени (среднемесячным фондом рабочего времени) на 2000 г., равной 166, 25 ч при 40-часовой рабочей неделе, 150 ч – при 36-часовой рабочей неделе, 125 ч – при 30-часовой рабочей неделе, 100 ч – при 24-часовой рабочей неделе, и действующим (т. е. по состоянию на 1 июля 2000 г.) общероссийским минимальным уровнем заработной платы, равным 132 руб., минимальные размеры часовых тарифных ставок составят:

1) 0, 79 руб. – при 40-часовой рабочей неделе (132: 166, 25);

2) 0, 88 руб. – при 36-часовой рабочей неделе (132: 150);

3) 1, 06 руб. – при 30-часовой рабочей неделе (132: 125);

4) 1, 32 руб. – при 24-часовой рабочей неделе (132: 100).

При минимальной ставке оплаты в размере 450 руб., принятой в нашем примере, минимальные размеры часовых тарифных ставок первого разряда при различных вариантах продолжительности рабочей недели соответственно составят: 2, 71 руб. (450: 166, 25); 3, 00 руб. (450: 150); 3, 60 руб. (450: 125); 4, 50 руб. (450: 100) (п. 2.1 Рекомендаций).

Основываясь на этих минимальных ставках первого разряда, администрация и профсоюзная организация предприятия могут принять решение о сохранении дифференциации ставок первого разряда по формам оплаты труда, по отдельным профессиональным группам рабочих и по условиям труда в размерах, определенных ранее действовавшими централизованными решениями. На машиностроительных предприятиях, например, были установлены три группы ставок по профессиональным группам и видам работ, дифференцированные по формам (видам) оплаты для рабочих-сдельщиков и рабочих-повременщиков, т. е. всего шесть уровней ставок:

1) первая группа ставок – для слесарей-инструментальщиков и станочников широкого профиля, занятых на универсальном оборудовании инструментальных и других цехов подготовки производства при изготовлении особо точных, ответственных и сложных пресс-форм, штампов, приспособлений, инструмента, приборов и оборудования; для станочников на уникальном оборудовании, занятых изготовлением особо сложной продукции; для слесарей-ремонтников, электромонтеров и наладчиков, занятых ремонтом, наладкой и обслуживанием особо сложного и уникального оборудования;

2) вторая группа ставок – для станочных работ по обработке металла и других материалов резанием на металлообрабатывающих станках; для работ по холодной штамповке металла и других материалов; для работ по изготовлению и ремонту инструмента и технологической оснастки;

3) третья группа ставок – для остальных работ (п. 2.1 Рекомендаций).

При этом дифференциация ставок первого разряда по формам оплаты труда между рабочими-сдельщиками и рабочими-повременщиками предусмотрена в ранее действовавших тарифных условиях для всех трех групп ставок в среднем на уровне 7 %, а высшая по размерам первая группа ставок примерно на 21 % превышает третью группу и на 8 % – вторую группу ставок.

При сохранении этих размеров дифференциации часовые тарифные ставки, пересчитанные на принятую в коллективном договоре минимальную ставку оплаты (450 руб.) для 40-часовой рабочей недели, составят (в рублях):

1) первая группа ставок:

а) для рабочих-повременщиков – 3, 28 (2, 71 Ч 1, 21);

б) для рабочих-сдельщиков – 3, 51 (3, 28 Ч 1, 07);

2) вторая группа ставок:

а) для рабочих-повременщиков – 3, 04 (3, 28: 1, 08);

б) для рабочих-сдельщиков – 3, 25 (3, 04 Ч 1, 07);

3) третья группа ставок:

а) для рабочих-повременщиков – 2, 71;

б) для рабочих-сдельщиков – 2, 90 (2, 71 Ч 1, 07).

Кроме того, могут быть сохранены и другие виды дифференциации ставок (точнее – доплат, образующих новые уровни ставок): доплаты за условия труда, отклоняющиеся от нормальных, в размере до 12 % на работах с тяжелыми и вредными и до 24 % на работах с особо тяжелыми и особо вредными условиями труда и доплаты за высокую интенсивность труда работающим на конвейерах, поточных и автоматических линиях в размере до 12 % при условии, что общая сумма доплат с учетом этих факторов не должна превышать 24 % тарифной ставки (п. 2.1 Рекомендаций).

В соответствии с п. 2.2 Рекомендаций при сохранении ранее установленных форм дифференциации ставок первого разряда, пересчитанных на «заводскую» минимальную ставку оплаты труда, администрация с согласия профсоюзной организации может изменить размеры этой дифференциации. В целом же в настоящее время не следует воспроизводить старые тарифные условия оплаты, а в коллективном договоре предприятия целесообразно по возможности не предусматривать столь дробной дифференциации тарифных ставок первого разряда, имея в виду, что она в значительной мере носила искусственный характер и была порождена недостатками в организации труда и заработной платы. В частности, недостатки в нормировании повременных работ обусловили выделение рабочих-сдельщиков по уровню тарифной оплаты еще в то время, когда по решению центральных органов ежегодно пересматривались нормы и искусственно снижался заработок рабочих-сдельщиков. В современных условиях при резко возросшей самостоятельности предприятий, вероятно, следует пересмотреть ранее практиковавшиеся подходы, и тем предприятиям, где хорошо поставлено нормирование труда, целесообразно отказаться от дифференциации размеров ставок между сдельщиками и повременщиками и перейти к одному исходному уровню ставок оплаты труда различных профессиональных групп рабочих.

Что же касается дифференциации тарифных ставок первого разряда по условиям труда, то ее целесообразность также вызывает сомнение, поскольку такая дифференциация приводит к различной по величине компенсации за одинаковые условия труда, отклоняющиеся от нормальных, в зависимости от уровня квалификации работников (разряда). Поэтому вместо дифференциации тарифных ставок первого разряда следовало бы ввести надбавки в равном абсолютном размере всем работникам, занятым в одинаковых по тяжести и вредности условиях труда независимо от их квалификации. В этом, как и в других вопросах организации заработной платы, действующими законами и решениями Правительства РФ предприятиям предоставлена полная самостоятельность (п. 2.2 Рекомендаций).

Согласно ранее принятым условиям оплаты труда, разработанным в централизованном порядке, дифференциация заработной платы по сложности труда (квалификации работников) осуществляется с помощью тарифных сеток для рабочих и схем должностных окладов для служащих, включая руководителей, специалистов и других служащих. Предприятия, решая вопрос о методах дифференциации оплаты труда по сложности, при разработке внутрипроизводственных условий оплаты труда чаще всего сохраняют подход к этому направлению дифференциации, т. е. дифференцируют тарифную часть заработной платы по категориям работников – отдельно по рабочим и отдельно по служащим (п. 2.3 Рекомендаций).

При этом применительно к оплате труда абсолютного большинства рабочих всех отраслей многие предприятия считают целесообразным применять 6-разрядную тарифную сетку с соотношением тарифных ставок крайних разрядов 1: 1, 8. Для ограниченного круга работ в машиностроении, в основном в производстве черной металлургии, на добыче сырья для черной металлургии, для некоторых работ в электроэнергетике используются два дополнительных разряда тарификации – 7-й и 8-й, применение которых расширяет диапазон дифференциации тарифных ставок до 1: 2, 0. Например, в машиностроении по 8-разрядной сетке тарифицируются только отдельные профессии рабочих и виды работ, для которых применяется первая группа ставок первого разряда, т. е. слесари-инструментальщики и станочники широкого профиля, занятые на универсальном оборудовании инструментальных и других цехов подготовки производства, при изготовлении особо точных, ответственных и сложных пресс-форм, штампов, приспособлений, инструмента, приборов и оборудования; станочники на уникальном оборудовании, занятые изготовлением особо сложной продукции; слесари-ремонтники, электромонтеры и наладчики, занятые ремонтом, наладкой и обслуживанием особо сложного и уникального оборудования (п. 2.3 Рекомендаций).

Территориальное соглашение фиксирует условия труда, а также социальные гарантии и льготы, связанные с территориальными особенностями города, района, другого административно-территориального образования.

Соглашения по договоренности сторон, участвующих в переговорах, могут быть двусторонними и трехсторонними.

Соглашения, предусматривающие полное или частичное бюджетное финансирование, заключаются при обязательном участии представителей соответствующих органов исполнительной власти.

Согласно ст. 19 ФЗ «О коллективных договорах, соглашениях» на федеральном уровне участниками соглашений могут выступать:

1) генерального – общероссийские объединения профсоюзов, общероссийские объединения работодателей, Правительство РФ;

2) отраслевого (межотраслевого) тарифного – соответствующие общероссийские профсоюзы и их объединения, общероссийские объединения работодателей, иные уполномоченные работодателями представительные органы, федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области труда и занятости;

3) профессионального тарифного – соответствующие профсоюзы и их объединения, соответствующие объединения работодателей, иные уполномоченные работодателями представительные органы, соответствующий орган по труду.

На уровне субъектов РФ и административно-территориальных образований в составе субъектов РФ участниками соглашений могут выступать:

1) регионального – соответствующие профсоюзы и их объединения, объединения работодателей, иные уполномоченные работодателями представительные органы, орган исполнительной власти субъекта РФ;

2) отраслевого (межотраслевого) тарифного, профессионального тарифного – соответствующие профсоюзы и их объединения, объединения работодателей, иные уполномоченные работодателями представительные органы, орган по труду субъекта РФ;

3) территориального – соответствующие профсоюзы и их объединения, объединения работодателей, иные уполномоченные работодателями представительные органы, соответствующий орган местного самоуправления.

Порядок, сроки разработки и заключения соглашения определяются комиссией, аналогичной той, которая принимает коллективный договор, и оформляются ее решением.

При наличии на соответствующем уровне нескольких представителей работников состав комиссии со стороны работников определяется по согласию между этими представителями.

Проект соглашения разрабатывается комиссией и подписывается представителями сторон.

Если согласие не достигнуто в семидневный срок, представители работников вправе самостоятельно вести переговоры и заключать соглашение от имени представляемых ими работников.

Подписанное сторонами соглашение с приложениями в семидневный срок направляется представителями работодателей – участниками соглашения, заключенного на федеральном уровне), в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области труда и занятости, а участниками соглашения, заключенного на уровне субъекта РФ, – в орган по труду субъекта РФ для уведомительной регистрации.

При осуществлении уведомительной регистрации двустороннего соглашения орган по труду (не являющийся участником соглашения) выявляет условия соглашения, противоречащие законодательству о труде, и сообщает сторонам соглашения о выявленных противоречиях.

Такой же порядок действует в случае внесения изменений или дополнений в соглашение.

Для обеспечения регулирования социально-трудовых отношений, ведения коллективных переговоров и подготовки проекта генерального соглашения создается постоянно действующая Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений, деятельность которой осуществляется в соответствии с ФЗ «О Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений».

Статья 21 Закона «О коллективных договорах, соглашениях» устанавливает требования к содержанию соглашений. Соглашениями могут предусматриваться положения:

1) об оплате, условиях и охране труда, режиме труда и отдыха;

2) о механизме регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных соглашением;

3) о доплатах компенсационного характера, минимальный размер которых предусмотрен законодательством;

4) о содействии занятости, переобучению работников;

5) об обеспечении экологической безопасности и охране здоровья работников на производстве;

6) о специальных мероприятиях по социальной защите работников и членов их семей;

7) о соблюдении интересов работников при приватизации государственных и муниципальных предприятий;

8) о льготах предприятиям, создающим дополнительные рабочие места с использованием труда инвалидов, молодежи (в том числе подростков);

9) о развитии социального партнерства и трехстороннего сотрудничества, порядке внесения изменений и дополнений в соглашение, присоединения к нему, содействии заключению коллективных договоров, предотвращении трудовых конфликтов и забастовок, укреплении трудовой дисциплины.

В соглашениях могут содержаться положения по другим трудовым и социально-экономическим вопросам, не противоречащие законодательству.

Соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами либо со дня, установленного в соглашении.

В соответствии со ст. 22 ФЗ «О коллективных договорах, соглашениях» срок действия соглашения и порядок контроля его выполнения определяются сторонами в соглашении. Срок действия соглашения не может превышать трех лет.

Действие соглашения распространяется на работников, работодателей, орган исполнительной власти, которые уполномочили участников соглашения разработать и заключить его от их имени.

В тех случаях, когда на работников одновременно распространяется действие различных соглашений, действуют наиболее благоприятные для работников условия соглашения.

В тех случаях, когда на федеральном уровне заключено отраслевое (межотраслевое) тарифное соглашение, профессиональное тарифное соглашение, в сферу действия которого включается не менее чем 50 % работников отрасли (отраслей), профессии, руководитель федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области труда и занятости, имеет право предложить работодателям, не участвовавшим в заключении данного соглашения, присоединиться к нему.

Если работодатели или соответствующие представители работников в течение тридцати календарных дней с момента получения предложения не заявили о своем несогласии присоединиться к нему, соглашение считается распространенным на данных работодателей с момента получения предложения.

Изменения и дополнения соглашения производятся по взаимному согласию сторон в порядке, определенном в соглашении, а если он не определен – в порядке, установленном настоящим Законом для его заключения (ст. 23 ФЗ «О коллективных договорах, соглашениях»).

Контроль выполнения соглашений на всех уровнях осуществляется сторонами и их представителями, а также соответствующими органами по труду.

При осуществлении контроля стороны обязаны предоставлять всю необходимую для этого имеющуюся у них информацию (ст. 24 ФЗ «О коллективных договорах, соглашениях»).

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Уральский государственный университет им.А.М. Горького

Исторический факультет

Отделение архивоведения, документоведения

и информационно-правового обеспечения управления

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СОВРЕМЕННОЙ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

(на примере ООО «Строитель»)

Дипломная работа студентки 5 курса

г. Каменска-Уральского

специальность:

документоведение и ДОУ

Пысиной Ольги Геннадьевны

Научный руководитель:

Цеменкова Светлана Ивановна

Екатеринбург, 2008

Оглавление

• Введение 3
• 1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель» 11
• 13
• 16
• 20
• 20
• 28
• Оформление пенсии 41
• Оформление документов при увольнении 44
• § 2.3. Работа с исходящими и входящими документами 46
• § 2.4. Формирование дел в организации 50
• § 2.5. Хранение документов кадровой службы 54
• 3. Направления и методы усовершенствования работы службы кадров 60
• Заключение 64
• Источники 68

Введение

Дискуссия о судьбах и перспективах развития службы управления персоналом возникла на страницах ведущих бизнес-изданий уже довольно давно, но тема не только не была исчерпана, но и обрела сегодня особо актуальное звучание. Для российского бизнеса это особенно важный вопрос, потому что функции службы кадров советских времен ничего общего с задачами сегодняшней экономики не имели, а стереотип отношения в значительной степени у людей остался. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом №8. - 2004.-С. 79.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Бизнес-школа, 2000. - 19 с.

Отдел кадров ООО «Строитель» представляет собой самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации и менеджеру по персоналу. В зависимости от кадрового потенциала изменяется структура и численный состав самой кадровой службы.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется на виде разного рода документов.

Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Бобылева М.П. Делопроизводство. - М.: Управление персоналом, 1999. - с. 9 Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Рационализации документационного обеспечения управления в ООО «Строитель» необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Принцип работы по информационно - документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Они могут выполняться вручную, с помощью средств механизации или эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. - 2004. - №8. - С. .97

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлеклись от главных производственных целей предприятия.

Кадровая документация, фиксирующая трудовые отношения работника с работодателем, подтверждающая его заработную плату или стаж, зачастую ведется с нарушениями действующего законодательства. Ошибки в ведении документации не только выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением трудового кодекса РФ. Федосова В.Т. Управление современной школой выпуск 4. - М.: Учитель, 2006. - 128 с.

Ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений, чаще всего связаны с неподготовленностью руководителей к решению правовых и юридических вопросов.

Цель дипломной работы - изучить организацию работы кадровой службы в ООО «Строитель».

Таким образом, основными задачами дипломной работы являются:

Рассмотреть историю развития ООО «Строитель»;

Изучить структуру и функции кадровой службы данной организации;

Проанализировать работу кадровой службы в области документирования;

Предложить методы усовершенствования службы кадров ООО «Строитель».

нормативные и законодательные акты:

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Содержащиеся в личном деле данные должны быть конфиденциальны, персональные данные работника должны быть защищены. Федеральный закон РФ от 08.07.2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // собрание законодательства РФ. - 2006.- №31 (1ч.).

2. Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В этой инструкции указаны правила по ведения и заполнению трудовых книжек. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

3. Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06.2006 г. №90 - ФЗ.

4. Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты». «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 г. №1 // Справочник кадровика.- №3. - 2006.

5. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Данный стандарт устанавливает: состав

реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005№536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.

1. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов. Не все руководители организаций понимают роль и значение архивов в нашей жизни. А ведь в архивах хранятся документы, свидетельствующие об истории деятельности организации на различных этапах развития нашего общества. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу организации, где содержатся сведения о трудовом стаже и заработной плате работников. О том, какие требования предъявляются к обеспечению сохранности архивных документов и в чем заключаются меры по созданию оптимальных условий их хранения, идет речь в данной статье. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. - 2005. - №2. - С.55

2. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб. В данной статье говорится о том, что кадровая документация (документация по личному составу) организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности, имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика.- 2003. - №11. - С.57

3. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению. В этой статье даны рекомендации по заполнению личной карточки Т-2, а так же перечислены документы необходимые для ее заполнения. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. - 2004. -№3. - С. 47

4. Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры. Условия, необходимые для назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». Обязательное условие для возникновения права на трудовою пенсию - одновременное достижение определенного возраста и наличие страхового стажа. Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры // Справочник кадровика. - 2003. - №4. - С. 107

5. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала. Автор работы обращает внимание на то, что, несмотря на дебаты в деловых кругах о необходимости (или ненужности) службы управления персоналом, многие исследователи в области управления персоналом тем не менее считают, что в условиях жестокой конкуренции на современном рынке служба управления персоналом нужна как никогда прежде. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом. - 2004. - №8. - С. 79.

Основное внимание в учебных пособиях уделено подготовке, оформлению и хранению документов по личному составу. Так например:

В справочном пособии Андреевой В.И. «Делопроизводство» содержится информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Андреева В.И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. //М.: ООО «Управление персоналом», 2005-200 с.

Учебное пособие М.В. Кирсановой «Современное делопроизводство» основано на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных организациях. Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства. Подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативных документов этой области. М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство. Учебное пособие. - М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2000.

В учебнике Демина Ю.М. «Делопроизводство» излагаются требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения. Демин Ю.М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов //СПб.: Питер, 2003-220 с.

Дипломная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.

В первой главе дипломной работы рассмотрена организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель».

Во второй главе рассматривается документирование кадровой деятельности.

Третья глава посвящена направлению и методам усовершенствования работы службы кадров ООО «Строитель».

1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель»

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений// Справочник кадровика. - 2004. - №8 - С. 59

Организация предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности.

В ООО «Строитель» существует положение об отделе кадров, которое состоит из следующих разделов:

1. «Общие положения»

В этом разделе закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

2. «Задачи»

Раздел содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

3. «Структура»

В разделе указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

4. «Функции»

В разделе рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

Разработка планов комплектования кадров, в соответствии с программой развития предприятия;

Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

Учет личного состава предприятия;

Хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

Изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

Анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

Создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

Работа по созданию резерва на выдвижение;

Подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

Подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

Подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

Принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

Осуществления контроля и инструктажа работника отдела кадров;

Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

Ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

5. «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия»

Раздел содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в бухгалтерию.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

6. «Права»

В этом разделе указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

Право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

Право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.

7. «Ответственность»

В разделе установлена ответственность менеджера по персоналу за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» № 5 // Положение об отделе кадров ООО «Строитель». - С. 1-5.

§ 1.1. Краткая история ООО «Строитель»

Полное фирменное наименование Общества - Общество с ограниченной ответственностью «Строитель». Общество было создано 20.03. 2002г., и функционирует в соответствии с гражданским кодексом РФ, федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами.

ООО «Строитель» занимается строительством частных деревянных домов, бань, которые собираются из оцилиндрованного бревна или клееного бруса. С этого года, организация взялась за строительство коттеджей из кирпича. В основном строительство домов ведется в Сысертском районе, г. Каменске-Уральском и Каменском районе. ООО «Строитель» также выполняет кровельные работы из натуральной черепицы и металлочерепицы.

Правовое положение Общества регламентируется законодательством РФ и Уставом.

Общество имеет круглую печать со своим наименованием и указанием места нахождения Общества, а также вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, товарный знак и другие средства идентификации Общества.

Общество в соответствии с законодательством вправе открывать расчетные и иные счета в банках, в том числе за рубежом и в иностранной валюте. Общество имеет самостоятельный баланс (баланс Общества), а также составляет сводную отчетность (включая баланс) по всем филиалам, представительствам. Общество имеет право совершать как на территории РФ, так и за рубежом сделки; заключать контракты и иные юридические акты с организациями и физическими лицами, в том числе проводить экспортно-импортные операции, заключать договоры, в том числе купли-продажи, аренды, страхования, поручения, комиссии, совместной деятельности и другие.

Общество обязано обеспечить своим работникам безопасность условий труда, и несет ответственность за ущерб, причиненный здоровью и трудоспособности работников.

Целью деятельности Общества является получение прибыли и удовлетворение потребностей граждан и организаций в товарах и услугах, производимых в соответствии с видами деятельности Общества.

Общество самостоятельно планирует и осуществляет свою деятельность, исходя из спроса на производимую продукцию и оказываемые услуги, определяет уровни расчетных цен и порядок расчета за продукцию и услуги.

Общество в установленном порядке осуществляет следующие виды деятельности:

Торгово-закупочную деятельность, в т. ч. оптовую и розничную торговлю;

проектные, дизайнерские, проектно-сметные, конструкторские и изыскательные работы;

строительство гражданских и промышленно-производственных зданий и сооружений, ремонтно-строительные работы;

сантехнические, электротехнические, монтажные работы;

производство строительных материалов;

производство и реализацию товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения;

поставку материалов, сырья и оборудования, иных товаров промышленного назначения;

производство, закуп, хранение, переработку, реализацию с/х продукции;

риэлторскую деятельность;

маркетинговую и посредническую деятельность;

информационную и консультационную деятельность;

другие виды деятельности, не запрещенные законодательством.

Виды деятельности, подлежащие лицензированию, квотированию, согласованию или разрешению, осуществляются Обществом после получения в установленном порядке соответствующих лицензий, квот, согласований или разрешений.

Общество вправе иметь собственное автохозяйство, осуществлять перевозку людей и грузов.

Общество осуществляет в установленном порядке внешнеэкономическую деятельность в соответствии с законодательством РФ и нормами международного права. Из материалов делопроизводства // Устав ООО «Строитель». - С.1-3.

§ 1.2. Структура, функции и сотрудники кадровой службы

Кадровое делопроизводство ООО «Строитель» начиналось с составления штатного расписания, затем, менеджером по персоналу, были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, мастер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Параллельно были составлены стандартизированные анкеты для приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии. Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую для формирования внешнего кадрового резерва. Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. - 2004. - №8. - С. 80

Персонал организации представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников.

В штатном расписании ООО «Строитель» численный состав работников - 30 человек. Среди них ИТР: директор, главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер по персоналу, офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда, инженер по проектно-сметной работе, мастер (2 ставки), экспедитор. На данный момент в организации имеются четыре вакантные должности: офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда и инженер по проектно-сметной работе. Общая численность работников кадровой службы ООО «Строитель» составляет 2 человека: менеджер по персоналу и офис-менеджер (на него также возложены обязанности по кадровой работе).

Текучесть кадров составляет 6 - 7% в месяц. С появлением объема работ, возникает потребность в работниках по специальностям: кровельщик и каменщик. Отдел кадров размещает объявление в бегущей строке местного канала и газете «Ярмарка вакансий».

В связи с тем, что численный состав организации небольшой главный бухгалтер и менеджер по персоналу работают в организации по совместительству.

Деятельность всех работников ООО «Строитель» регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными руководителем организации.

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка, об ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. - 2001. - №11. - С. 76

Функции кадровой службы ООО «Строитель»:

изучение движения и причины текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению;

оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;

формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

подсчет трудового стажа;

оформление справок о прошлой и настоящей трудовой деятельности работников организации;

ведение учета предоставления работникам очередных отпусков;

контроль за составлением и ведением графика очередных отпусков;

оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям;

подготовка документов к сдаче в архив;

составление установленной отчетности. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. - 2001. - №11. -С. 77

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К этому виду деятельности можно отнести повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового договора. С этой целью разработана инструкция, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Продвижение по службе помогает организации, поскольку позволяет ей заполнять вакансии служащими, которые проявили уже свои способности. Оно помогает и служащим, поскольку удовлетворяет их стремление к успеху, достижениям, и самоуважению. Перевод можно использовать, чтобы расширить опыт работника, а так же в тех случаях, когда руководство считает, что работник будет работать более эффективно на другой должности. Работники ООО «Строитель» по специальностям кровельщик и каменщик, имеющие специальное профессиональное образование, занесены в кадровый резерв. При необходимости заполнения вакансии мастера, будут рассматриваться их кандидатуры в первую очередь. Иногда перевод используется и в тех случаях, когда человек работает неудовлетворительно, но в связи с его большим стажем или прошлыми заслугами руководство считает, что прекращение трудового договора с ним было бы неэтичным. В данном случае, перевод представляет собой понижение в должности, выполняя, полезную работу и не блокирует карьеру способному молодому работнику. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Бизнес-школа, 2000. - 19 с. И поэтому мастеру, не справляющемуся со своими обязанностями, может быть предложена вакансия кровельщика или каменщика.

2. Документирование кадровой деятельности

Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и отраслевых стандартов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб. - // Справочник кадровика. - 2003. - №11. - С. 57 (Приложение №1).

§ 2.1. Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ООО «Строитель»

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

При оформлении организационно-распорядительных документов ООО «Строитель» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07. 2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. - М.: Управление персоналом,2005. - 14 с.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ООО «Строитель», относятся:

организационные документы:

положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков;

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» папка №5 // Положение об отделе кадров ООО «Строитель». - С. 1-5.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности (Приложение №2).

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Целями разработки должностной инструкции являются:

Создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

Повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

Обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. - 2000. - №1. - С..27

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» папка №7 // Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Строитель». - С. 1-14. При приеме на работу каждый работник ООО «Строитель» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно (Приложение №3).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Общее количество должностей по штатному расписанию составляет 30 человек.

Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). В ООО «Строитель» к таким должностям относятся менеджер по персоналу и главный бухгалтер. По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы. Яковлев Р.А. Штатное расписание // Справочник кадровика. - 2000. - №10. - С. 28

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем (Приложение №4).

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников ООО «Строитель». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.

В связи с тем, что в графике отпусков указывается точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется написания заявления об отпуске, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. Кадровик: сборник документов. - 2005. - 3-й выпуск. - С. .25

распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем ООО «Строитель». Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно - хозяйственной и административной деятельности руководитель организации может издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую». Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. - М.: Управление персоналом. - 2005. - С. 68

Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.

Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу.

Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет. Там же С. 64

информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Изд. 3-е. - Бизнес-школа. - 2000. - С. 13

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами ООО «Строитель» составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию.

Мастером ООО «Строитель» по окончанию строительных работ составляется акт выполненных работ.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила).

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

От первого лица единственного числа (прошу);

От первого лица множественного числа (просим);

От третьего лица единственного числа (предприятие просит);

От третьего лица множественного числа (руководство предприятия и трудовой коллектив просят). Документы по оформлению трудовых отношений. - М.: ПРИОР, 2002. - С. 49

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов. Там же

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. ООО «Строитель» докладные записки в основном пишет мастер на работников организации в связи с нарушением трудовой дисциплины.

Объяснительная записка - это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - Спб.: Питер, 2003. - 47 с.

Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т.п.).

Справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:

Фамилию указанного лица;

Должность указанного лица;

Указание о том, для каких целей выдана данная справка.

Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия (Приложение №5).

Справка подписывается руководителем предприятия и менеджером по персоналу. Подписи указанных лиц скрепляются печатью предприятия. Кадровик: сборник документов. 3-й выпуск. - Новосибирск.: Сиб. унив, 2005. - С. 24.

§ 2.2. Оформление кадровых документов

Оформление документов при приеме на работу

При приеме на работу в ООО «Строитель», работник должен предоставить следующие документы:

Заявление о приеме на работу с подписью директора;

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

Трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

Документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

Справку формы 2-НДФЛ с предыдущего места работы;

Медицинскую справку;

СЗВК (сведения о стаже застрахованного лица). Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. - 2004. - №3. - С. 16.

На основании этих документов оформляется приказ о приеме работника в ООО «Строитель», с которым он знакомится под роспись (Приложение №6). В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда. Далее заполняется личная карточка работника.

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. - 2004. -№3. - С. 47

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключением Инструкции по применению и заполнению форм первичной и учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как обязательное требование к точному исполнению.

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

Паспорт;

Трудовая книжка;

Военный билет;

Документ об образовании;

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

Идентификационный налоговый номер;

Приказ о приеме на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имеют», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами: например, 14 сентября 2008 г.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например 23.04. 2008.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной постановлением от 06.04.01 №26. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. - 2004. - №3. - С. 48

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Личная карточка Т-2 является основным учетным документом. Заполняется в обязательном порядке на всех работников организации ООО «Строитель». Срок хранения каточки - 75 лет. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью менеджера по персоналу.

Трудовой договор, заключенный в письменной форме - это акт индивидуально-договорного характера, который должен отражать условия труда работника и обязательства сторон, предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашениями (Приложение №7).

Согласно Трудового кодекса Российской Федерации трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Трудовой кодекс Российской Федерации от 10.10.2005 г.- С. 25.

В трудовом договоре указываются: Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе 4-е изд. - 2001. - 66 с.

Фамилия, имя, отчество работника;

Наименование работодателя, наименование организации;

Место работы;

Дата начала работы;

Наименование профессии в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудовая функция;

Права и обязанности работника;

Характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;

Режим труда и отдыха;

Условия оплаты труда;

Виды и условия социального страхования.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых оформляется как подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится в ООО «Строитель», а второй - у работника.

Трудовой договор вступает в законную силу с момента подписания его сторонами. Трудовой договор аннулируется, если работник не приступил к работе в установленный договором срок без уважительной причины в течение недели. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе 4-е изд. -.2001. - 67 с.

После составления отчета о приеме, работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями.

При приеме на работу и в процессе трудовой деятельности работника у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. В то же время правовая регламентация сбора этих данных, их обработки, а также доступ к ним соответствующего работника отсутствует.

Подобные документы

Понятие и основные направления деятельности кадровой службы, ее функции и полномочия. Организация работы современной кадровой службы в ООО ПКФ "Антек". Взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями предприятия. Работа с документацией отдела.

курсовая работа , добавлен 04.01.2011


Место подгруппы кадрового документооборота в структуре управления. Характеристика и хранение кадровых организационных, распорядительных, учетных документов на предприятии. Документирование трудовых отношений. Структура и функции кадровой службы.

дипломная работа , добавлен 23.09.2016


Место кадровой службы в системе управления. Основы деятельности кадровой службы. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы. Правила заполнения трудовой книжки. Расчеты за трудовыми книжки и их хранение. Номенклатура дел отдела кадров.

дипломная работа , добавлен 17.07.2008


Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).

курсовая работа , добавлен 06.04.2014


Поиск путей совершенствования работы кадровых служб в Республике Беларусь посредством осуществления анализа кадровой политики предприятия ООО "Белкрус" и реализации основных задач и функций кадровой службы. Роль кадровой службы в управлении организацией.

курсовая работа , добавлен 12.10.2010


Цели и задачи кадровой службы предприятия. Анализ системы управления на предприятии ОАО "КОРМЗ". Анализ численности и структуры персонала организации. Исследование работы кадровой службы ОАО предприятия, разработка мероприятий по ее совершенствованию.

курсовая работа , добавлен 23.09.2011


Цели, задачи, функции и структура кадровой службы предприятия. Особенности составления организационно-экономической характеристики предприятия. Анализ профессионально-квалификационного состава кадровой службы ОАО "Шебекинского машиностроительного завода".

курсовая работа , добавлен 02.03.2010


Понятие кадровой службы организации и основные направления ее деятельности. Анализ основных направлений деятельности кадровой службы УП "Минский электромеханический завод", оценка ее практической эффективности и разработка направлений совершенствования.

курсовая работа , добавлен 12.10.2010


Понятие и суть кадровой службы, ее роль в современных условиях. Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров. Советы по совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях.

курсовая работа , добавлен 09.06.2011


Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Основные должностные обязанности начальника отдела по работе с персоналом. Полномочия, структура и функции отдела. Пути к совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях.