- Gabimi 1. Sfondi i rrëshqitjes nuk përputhet me temën e prezantimit. Dhe ne shohim, për shembull, një prezantim për revolucionet në Rusi në sfondin e thuprës dhe kërpudhave.
- Gabim 2. Përdori sfondin që përfshihet në grup. Programet PowerPoint. Gjatë shumë viteve të ekzistencës së programit PowerPoint, mijëra njerëz kanë përdorur shabllone standarde, kanë publikuar prezantimet e tyre në ueb dhe i kanë treguar ato në fjalime. Këto shabllone tashmë thjesht janë lodhur nga dëgjuesit.
Zgjidhja: Është më mirë të braktisni shabllonet standarde. Ju mund të gjeni një numër të madh modelesh dhe sfondesh të reja interesante në internet (për shembull, ka pothuajse një mijë sfonde në faqen tonë të internetit -).
Imazhi i sfondit nuk duhet të përmbajë elementë që nuk janë në përputhje me përmbajtjen e prezantimit. Për sfond, është më mirë të përdorni ngjyra pastel ose të ftohta (vjollcë, blu, cian, blu-jeshile, jeshile), ngjyrat e kuqe dhe të bardha duhet të shmangen.
- Gabimi 3. Sfondi shumë i ndritshëm dhe aktiv i prezantimit. Një sfond i tillë, së pari, ndërhyn në perceptimin e informacionit nga rrëshqitja dhe së dyti, i lodh dëgjuesit.
Zgjidhja: Nëse sfondi duhet të jetë një foto e ndritshme, atëherë është më mirë të zvogëloni shkëlqimin e saj. Për ta bërë këtë, zgjidhni një formë drejtkëndëshi ( Fut — shifrat — Drejtkëndësh), mbyllni të gjithë rrëshqitjen me të dhe zgjidhni një mbushje të bardhë për të me një transparencë prej 50% (mund të përdorni një përqindje të ndryshme) dhe hiqni kufijtë ( Formati — mbush shifrat — Të tjera ngjyrat derdhje- e bardhë dhe transparencës 50% — Ne rregull, Qarku shifrat- pa skicë).
Imazhi i sfondit do të bëhet më pak aktiv.
Ose, kur futni një fotografi në një rrëshqitje, vendosni menjëherë transparencën.
- Gabimi 4. Përdorimi i ngjyrave jokonsistente, mungesa e një stili të vetëm për hartimin e rrëshqitjeve.
Në këtë shembull, në një prezantim, një rrëshqitje përdor një font të madh dhe shtrirje majtas, dhe tjetri përdor font i vogël dhe justifikimi në gjerësi.
Zgjidhja: Kur hartoni një seksion ose të gjithë prezantimin, duhet t'i përmbaheni një stili. Skema e ngjyrave duhet të përmbajë jo më shumë se tre ngjyra kryesore (natyrisht, përjashtime janë të mundshme): sfond — kokë — bazë teksti. Ngjyrat e temës mund të ndryshohen si kjo: Dizajn — Ngjyrat- është e mundur të zgjidhni një skemë nga grupi i propozuar, ose mund të vendosni ngjyrat tuaja: Krijo i ri ngjyrat skema.
- http://colorscheme.ru/ — përzgjedhja e ngjyrave duke përdorur rrotën e ngjyrave dhe gjenerimi i skemave të ngjyrave.
- http://color.romanuke.com/ - një grup paletash ngjyrash të bazuara në fotografi (ekziston një zgjedhje e nuancave: të ngrohta, të ftohta, pastel dhe kontrast).
Gabime në lidhje me përmbajtjen e tekstit
- Gabimi 5. Teksti i tepërt në rrëshqitje, vendosja e tekstit të pastrukturuar në rrëshqitje, teksti i marrë nga burimi ashtu siç është, pa përpunim të autorit.
Zgjidhja: Teksti në sllajd duhet të jetë i shkurtër dhe konciz, nuk duhet të kopjojë prezantimin e folësit. Abstraktet duhet të vendosen në sllajd.
Nëse prezantimi është menduar për përdorim nga njerëz të tjerë, atëherë mund të specifikoni informacionin e nevojshëm në shënimet e rrëshqitjes - këto shënime do t'i ndihmojnë përdoruesit e prezantimit të punojnë me të.
- Gabimi 6. Një përpjekje për të vendosur një sasi të madhe informacioni në një rrëshqitje përdor më shumë se 90% të hapësirës së rrëshqitjes.
Zgjidhja: lini dhëmbëza nga skajet e rrëshqitjes te përmbajtja (teksti dhe figurat). Përpiquni t'i përmbaheni rregullit që 20% e rrëshqitjes duhet të jetë bosh.
Për ta bërë rrëshqitje të marrë një pamje të përfunduar, mund ta përdorni si sfond - një kornizë sfondi.
Këtu teksti gjithashtu shkon përtej kufijve të kornizës - ishte e nevojshme të zvogëlohej zona e futjes së tekstit duke lëvizur dorezën e ndryshimit të madhësisë në të djathtë.
Teksti është shumë i madh, pothuajse futet në kornizë. Duhet të reduktohet.
- Gabimi 7. I gjithë teksti është i shkruar me shkronja KAPITALE. Ky tekst është i vështirë për t'u lexuar.
Zgjidhja: përdorni drejtshkrimet tradicionale të tekstit, si në gjuhën tuaj amtare: shkronja e parë e fjalisë është e shkruar, pjesa tjetër janë të vogla. Një pikë vendoset në fund të fjalisë.
- Gabimi 8. Përdorimi i shkronjave të palexueshme, veçanërisht si font teksti në trup. Në paraqitjen, ekziston një gjë e tillë si lexueshmëria e shkronjave. Shkronja duhet të jetë e tillë që lexuesi të mund ta lexojë tekstin shpejt, pa vështirësi dhe parehati. Janë këto shkronja që përdoren në libra, gazeta, revista - ne jemi mësuar me to dhe i lexojmë lehtësisht. Sidoqoftë, ka mijëra shkronja me lexueshmëri të ulët - ato janë interesante, të bukura, por të destinuara për tituj dhe, ka shumë të ngjarë, për përdorim në reklama, në dizajn.
Zgjidhja: Nëse objektivi prezantimi i krijuar- jo për të prodhuar një “efekt wow”, por për të dhënë informacion, pastaj përdorni vetëm fontet tradicionale, të njohura për të gjithë ne. Për tekstin, është më mirë të përdorni fontet "sans serif" (Arial, Tahoma, Verdana, etj.), Ju lutemi vini re se fontet serif (familjet Times dhe të tjerët) janë të vështira për t'u lexuar nga distanca.
Fonte sans serif dhe font serif. Fonti Serif është i vështirë për t'u lexuar në prezantime, por funksionon mirë për dokumentet
Për një pjesë të vogël të tekstit që duhet theksuar, preferohet të përdoret shkronja e pjerrët, por është më mirë të theksohen fjalët dhe frazat individuale me shkronja të zeza. Është më mirë të mos përdoret nënvizimi, pasi teksti i nënvizuar në prezantime perceptohet nga përdoruesi si , domethënë e bën të vështirë kontrollin e prezantimit.
Për titujt, mund të përdorni fontet dekorative, për sa kohë që teksti është i lexueshëm.
Shkronja e tekstit të trupit duhet të jetë më e vogël se madhësia e shkronjave të titullit.
- Gabimi 9. Periudhat shtesë dhe që mungojnë, hapësira, kllapa, etj. gabime drejtshkrimore.
- Nuk ka asnjë pikë në fund të titullit.
- Në fund të fjalisë, vihet një pikë, pastaj një hapësirë, pastaj fjalia tjetër.
- Thonjëzat në tekstin e prezantimit duhet të jenë të njëjta - nëse keni zgjedhur thonjëza-kurriz peshku, atëherë përdorni vetëm ato në prezantim (Llojet e thonjëzave: "", "", "", " ").
- Pas kllapave hapëse ose thonjëza, nuk ka hapësirë, teksti vjen menjëherë. Nuk ka hapësirë përpara thonjëzës ose kllapave mbyllëse; pas tekstit vendoset menjëherë thonjëza ose kllapa. Pas citatit të mbylljes ose kllapave, ose vendosni një pikë (nëse fundi i fjalisë), një presje ose një hapësirë, dhe më pas tekstin.
- Duhet të ketë një hapësirë midis të gjitha fjalëve.
- Pas të gjitha shenjave të pikësimit, duhet të ketë një hapësirë para fillimit të tekstit të mëposhtëm.
- Gjatë gjithë prezantimit, fjalët me ё duhet të jenë ju ose e.
- Shënues të ndryshëm të listave në faqe të ndryshme.
Në rastin e parë, shënuesit janë shenja kontrolli, në rastin e dytë, sheshe.
- Gjatë gjithë prezantimit, listat duhet të kenë të njëjtat shenja pikësimi pas çdo artikulli në listë, ose të mos kenë fare. Për shembull, vendosni një pikëpresje pas çdo artikulli të listës dhe një pikë në fund të listës.
Në rastin e parë, ka një pikë pas çdo artikulli të listës, në rastin e dytë, nuk ka
- Ka një vijë të kuqe në disa sllajde, por jo në të tjera. Është më mirë të mos përdorni fare vijën e kuqe në prezantim.
I njëjti prezantim: madhësi të ndryshme të shkronjave.
Një rrëshqitje ka, tjetra jo.
Gabime që lidhen me përdorimin e imazheve në një prezantim
- Gabim 10. Nuk ka përafrim të formave, tekstit në lidhje me skajet e rrëshqitjes ose me njëri-tjetrin. Pakujdesia e dizajnit.
Objektet në rrëshqitje duhet të jenë të rreshtuara. Ka një gabim në rrëshqitjen tjetër: të njëjtët drejtkëndësha kanë distanca të ndryshme nga skajet e rrëshqitjes dhe nga njëri-tjetri.
Zgjidhja: Për të rregulluar këtë gabim, duhet të përdorni funksionin e shtrirjes. Zgjidhni drejtkëndëshat e dëshiruar (shtypni tastin CTRL ) Formati — rreshtoj — Rreshtoni në Rrëshqitje(në këtë rast, format do të përputhen me kufijtë dhe qendrën e rrëshqitjes) ose Rreshtoni objektet e zgjedhura(në këtë rast, objektet do të rreshtohen me njëri-tjetrin). Pas zgjedhjes së llojit të shtrirjes, duhet të vendosni parametrat e tij (majtas, djathtas, lart ose poshtë, në qendër, shpërndani horizontalisht ose vertikalisht).
- Gabim 11. Nga rrëshqitja në rrëshqitje, të njëjtat elementë në rrëshqitje zhvendosen.
Shembulli i mëposhtëm tregon dy rrëshqitje që kanë të njëjtat elemente: një buton prezantimi në fund, një titull përgjigjeje dhe një titull rrëshqitjeje. Mund të vëreni se të njëjtët elementë janë të zhvendosur dhe janë në distanca të ndryshme nga skajet e rrëshqitjes. Nuk duhet të jetë.
Zgjidhja: Për të shmangur këtë gabim, duhet të krijoni rrëshqitjen e parë, të vendosni elementët e nevojshëm në të. Pas kësaj ju mund të:
- kopjoni rrëshqitjen (nëse të dy rrëshqitjet mbajnë të njëjtën ngarkesë, si në shembullin e konsideruar), dhe më pas ndryshoni çdo rrëshqitje të re, duke lënë të njëjtat elementë në vendet e tyre;
- ose krijoni një rrëshqitje të dytë, më pas zgjidhni objektin e dëshiruar në rrëshqitjen e parë, kopjoni atë dhe më pas ngjiteni në rrëshqitjen e dytë. Objekti do të futet në të njëjtën distancë nga skajet e rrëshqitjes, d.m.th. nuk do të lëvizë. E njëjta gjë duhet bërë me objektet e tjera.
- Gabim 12. Shtrembërimi i raportit të pamjes së imazhit. Përdorimi i imazheve stil të ndryshëm në një rrëshqitje (foto dhe një vizatim, një imazh me kornizë dhe pa kornizë, me sfond dhe pa sfond).
Fotografia është "rrafshuar".
Imazhe me lartësi të ndryshme. Korniza e bardhë e imazhit të duhur nuk është hequr (ishte e mundur të zgjidhej e bardha si sfond i prezantimit, atëherë korniza e bardhë e figurës nuk do të ishte e dukshme).
Zgjidhja: Ju duhet të ndryshoni madhësinë e figurës duke zvarritur dorezat e vendosura në qoshet e figurës; ju nuk mund të ndryshoni madhësinë duke përdorur dorezat e vendosura në anët e imazhit.
- Gabim 13. Kornizat e imazhit nuk përputhen me temën e prezantimit ose me stilin e tij.
Zgjidhja: Një kornizë e vogël rreth imazhit krijon një efekt të pastër, një imazh me një kornizë ka një pamje të përfunduar. Por mos përdorni korniza "zie", si në imazhin e parë në shembullin e rrëshqitjes tjetër. Gjithashtu nuk duhet të përdorni efekte të reflektimit të imazhit që ndërhyjnë në perceptimin e informacionit në rrëshqitje.
- Gabim 14. Imazhi është "i kënduar".
Zgjidhja: Mos e vendosni imazhin në skajin e rrëshqitjes ose në qoshe. Zhvendosni nga skajet e rrëshqitjes në imazh (njëlloj si kur vendosni tekst). Nëse imazhi duhet të futet në cep të rrëshqitjes, atëherë është më mirë të tërhiqeni të njëjtën distancë nga skajet vertikale dhe horizontale. Gjithashtu përpiquni të mos e vendosni imazhin në qendër të rrëshqitjes nëse ka tekst në rrëshqitje.
Nëse imazhi është një portret i një personi, atëherë është më mirë ta poziciononi atë në mënyrë që syri të drejtohet tek teksti, por jo në skajin e rrëshqitjes. Kjo do t'i japë rrëshqitjes një pamje të përfunduar.
- Gabim 15. Vendosja e imazheve të shumta në një rrëshqitje në mënyrë të tillë që ato të jenë të vështira për t'u parë. Vendosja e dy apo edhe 10 imazheve në një rrëshqitje është e pranueshme nëse nuk bie në kundërshtim me logjikën e prezantimit: për shembull, nëse imazhet zmadhohen kur klikohen, ose këto janë imazhe të butonit. Sidoqoftë, nëse imazhi është përmbajtja kryesore e rrëshqitjes, është me të punë në vazhdim dhe është ajo që mbart ngarkesën e informacionit, ajo duhet të jetë e madhe.
Zgjidhja: Nëse një imazh është përmbajtja kryesore e rrëshqitjes, futni një imazh për rrëshqitje. Nëse keni nevojë të përdorni shumë fotografi, krijoni rrëshqitje të shumta. Ose futni disa imazhe në një rrëshqitje, por në mënyrë të tillë që kur klikoni në foto, imazhi të hapet në ekran të plotë.
Gabime të tjera në prezantime
- Gabim 16. Butonat dhe hiperlidhjet nuk funksionojnë. Ndonjëherë mund të lindë një situatë kur në modalitetin e pamjes së prezantimit nuk është e mundur të përdoret butoni i hiperlidhjes - ai është joaktiv. Kjo mund të ndodhë thjesht për shkak të pavëmendjes së autorit të prezantimit - ata harruan të vendosnin lidhjen. Por është gjithashtu e mundur që butoni i lidhjes (shtresa e poshtme) të mbulohet nga shtresa e sipërme - një imazh ose tekst tjetër, dhe për këtë arsye nuk funksionon. Kjo mund të shihet kur kursori i miut nuk bëhet një dorë me një gisht (si një hiperlidhje) në qendër të butonit, por ndryshon rreth skajeve të butonit.
Zgjidhja: Në rastin e parë, thjesht kontrolloni të gjitha lidhjet dhe të gjithë butonat e prezantimit. Në raste veçanërisht kritike, testoni prezantimin në kompjuterë të tjerë.
Për të zgjidhur problemin e mbivendosjes së butonit me objekte të tjera, mjafton të zhvendosni objektin ndërhyrës në sfond. Për ta bërë këtë, klikoni me të djathtën mbi imazhin dhe zgjidhni nga menyja e kontekstit Lëvizni mbrapa. Tani butoni do të funksionojë.
- Gabim 17. Burimet e burimeve të imazheve dhe teksteve nuk tregohen. Të përdorësh veprën e dikujt tjetër dhe të mos specifikosh autorin është një formë e keqe.
Zgjidhja: ne kemi përgatitur për temën. Më shumë se 80% e autorëve të materialeve në faqe tregojnë burimet e informacionit gabimisht dhe nuk dinë për të.
- Gabim 18. Animacion i tepërt, kur animacioni ndërhyn në prezantim. Kur shtoni animacion në një prezantim, duhet t'i përmbaheni parimit të minimalizmit. Animacioni nuk duhet të ndërhyjë në leximin e tekstit, të jetë shumëngjyrësh.
Zgjidhja: Nuk duhet të zgjidhni një animacion të ndezur, si dhe një rrotullim të shpejtë. E gjithë kjo është e lodhshme, irrituese dhe e sforcon shumë shikimin dhe sistemin nervor. Animacioni shtesë është i padobishëm. Është më mirë të mos e shoqëroni ndryshimin e rrëshqitjeve me efekte zanore dhe animacion aktiv. Ju duhet të mendoni se cilat efekte do të shfaqen automatikisht dhe cilat me klikim. Nëse i gjithë animacioni është në klikim, do të duhet shumë kohë, një prezantim i tillë do të jetë i bezdisshëm.
- Gabim 19. Tranzicioni i rrëshqitjes nuk është konfiguruar saktë, kalimi me klikim të mausit ose në tastierë nuk është i çaktivizuar. Për shembull, në një lojë prezantimi, përdoruesi humbi butonin që tregon përgjigjen e saktë dhe shkoi në pyetjen tjetër, duke anashkaluar menunë e lojës. Ku të shkojë më pas nuk është e qartë për përdoruesin, dhe ndonjëherë ai thjesht nuk e kuptonte se çfarë ndodhi.
Zgjidhja: Gjatë krijimit prezantim interaktiv që përmban , duhet të çaktivizoni kalimin ndërmjet rrëshqitjeve me klikim të mausit dhe duke përdorur tastierën. Shumë thjesht zgjedhin Tranzicionet - Ndryshoni rrëshqitjet dhe hiqni kutinë e zgjedhjes Ne klikim. Kjo metodë shmang ndryshimin e rrëshqitjeve kur klikoni, por aftësia për të lëvizur nëpër rrëshqitje duke përdorur shigjetat, shiritin e hapësirës në tastierë dhe rrotën e miut mbetet.
Ekziston një mënyrë më e besueshme - Prezantimi automatik i prezantimit. . Por kur e përdorni, duhet të mbani mend se në çdo rrëshqitje duhet të ketë një buton hiperlidhje për të shkuar në një rrëshqitje tjetër. Përndryshe, pamja paraprake e rrëshqitjes mund të çaktivizohet vetëm duke përfunduar prezantimin.
Jemi përpjekur të përshkruajmë gabimet kryesore në krijimin e prezantimeve dhe shpresojmë se kjo do të na ndihmojë të gjithëve t'i shmangim ato në të ardhmen.
Çfarë gabimesh dini? Ju mund të komentoni artikullin.
Shumica e detyrave të zyrës zgjidhen në një kompjuter në mjedisin MS Office, kryesisht në Word, Excel, Outlook dhe PowerPoint. Një minimum njohurish është i mjaftueshëm për të punuar me këto aplikacione, por në shumë situata truket shtesë mund të kursejnë shumë kohë dhe përpjekje. Ne do të shqyrtojmë disa mënyra për të përmirësuar efikasitetin e punës në programet e mësipërme në këtë artikull.
MS Word
Lëvizni tekstin shpejt lart e poshtë
Kjo është më mënyrë të shpejtë lëvizja e tekstit pa përdorur miun. Teksti zhvendoset me shigjetat lart dhe poshtë duke mbajtur të shtypur tastet Shift dhe Alt. Nuk keni nevojë të zgjidhni tekstin përpara se ta zhvendosni - kjo do të ndodhë automatikisht dhe çdo shtypje e shigjetës lart ose poshtë do ta zhvendosë tekstin një paragraf lart ose një paragraf poshtë. Kjo metodë është efektive jo vetëm kur lëviz paragrafët, por edhe kur lëviz rreshtat në një tabelë.
Heqja e lidhjeve në një dokument
Nëse lidhjet shfaqen në dokumentin që keni krijuar dhe ju duhet t'i bëni ato joaktive, mund të zgjidhni secilën lidhje, zgjidhni komandën Fut=>Hiperlidhje dhe klikoni në butonin Hiq lidhjen. Ky është një proces shumë i gjatë dhe i mundimshëm. Ekziston një mënyrë më e shpejtë për të zgjidhur problemin: zgjidhni të gjithë dokumentin me komandën Edit => Select All dhe klikoni në shkurtoren e tastierës Ctrl+Shift+F9 lidhjet do të hiqen dhe të gjitha opsionet e tjera të formatimit të dokumentit do të ruhen.
Rreth tekstit, kutive të tekstit dhe autoformave
Kur ju duhet të bëni një mbishkrim, shumë së pari krijojnë një bllok mbishkrimi dhe më pas shtypin tekstin në të. Mund të arrini të njëjtin rezultat duke zgjedhur tekstin tashmë të shtypur dhe më pas duke klikuar në shiritin e veglave Vizatim butoni për krijimin e një mbishkrimi teksti do të lëvizë brenda mbishkrimit.
Ju gjithashtu mund të futni tekst në forma automatike (përveç linjave, polilines, etj.) - si rregull, kjo bëhet në disa faza: krijoni një formë automatike, zgjidhni atë, klikoni në butonin për krijimin e një mbishkrimi dhe futni tekstin. Ekziston gjithashtu një opsion alternativ: vizatoni formën automatike të dëshiruar, klikoni me të djathtën mbi të, zgjidhni Shto tekst dhe futni tekstin.
Ndoshta, ndërsa punoni, do të ndryshoni mendje dhe do të vendosni që teksti duhet të hiqet nga mbishkrimi ose nga autoforma. Për ta bërë këtë, nuk është e nevojshme ta prisni atë në kujtesën e fragmenteve dhe më pas ta ngjisni. Ju mund të zgjidhni një mbishkrim (ose autoformë) dhe të klikoni me të djathtën mbi të duke mbajtur të shtypur tastin Ctrl - teksti do të shfaqet në fushën më të afërt të tekstit.
Ndriçimi në formë automatike
Si parazgjedhje në panel Vizatim butoni që mungon Ndriçimi; nuk ka asnjë komandë përkatëse në menynë e kontekstit që thirret kur klikoni me të djathtën në autoformë.
Megjithatë, është e mundur të ndryshohet ndriçimi i autoformës. Për ta bërë këtë, shtoni në panel Vizatim butonin Ndriçimi duke thirrur komandën Tools=>Cilësimet=> Komandat duke zgjedhur nga lista Kategoritë paragraf Vizatim dhe duke tërhequr butonin përkatës nga dritarja Ekipet(Fig. 1). Përdorimi i butonit është i lehtë - zgjidhni formën automatike, klikoni në butonin Ndriçimi dhe rregulloni ndriçimin sipas nevojës (Fig. 2).
Oriz. 1. Shtimi i butonit të ndriçimit në shiritin e veglave të vizatimit
Oriz. 2. Konfigurimi i ndriçimit në formë automatike
Vizatim me vizë
Për të shmangur linjat shumë të rralla në një dokument, rekomandohet të aktivizoni vigjilimin automatik të fjalëve. Për ta bërë këtë, menuja Shërbimi zgjidhni një ekip Gjuhë=>Gjuha me vizë dhe kontrolloni kutinë pranë opsionit përkatës (Fig. 3). Vetëm mbani në mend se Word gjithmonë tenton të mbështjell fjalët me vizë në vend të vizës. Në disa raste, është e dëshirueshme të shmanget një hendek i tillë (për shembull, 10 përqind, numri 1, 234-345, etj.). Për ta bërë këtë, në vend të një vizë të rregullt, përdorni një vizë që nuk prishet duke shtypur kombinimin e tastit Ctrl + Shift + Vizë.
Oriz. 3. Vendosja e vizës automatike
Në të njëjtën kohë, është mjaft e mundur që në një pjesë të dokumentit, veçanërisht në tituj, të mos kërkohet vizë. Për të çaktivizuar vizën në një numër paragrafësh, zgjidhni ato, përdorni komandën Format=>Paragrafi=>Pozicioni i faqes dhe kontrolloni kutinë pranë opsionit përkatës (Fig. 4).
Duhet pranuar se Word nuk mund të transferojë disa fjalë në mënyrë korrekte. Me këto fjalë, në pozicionet ku mund të vini vizë, duhet të futni një karakter të butë vizë duke shtypur tastet Ctrl + Vizë. Kjo vizë do të ketë përparësi ndaj vizës së futur automatikisht.
Teksti me indekse
Nëse dokumenti juaj përmban variabla me indekse të shtypura drejtpërdrejt në tekst dhe në formulat e krijuara duke përdorur redaktuesin e formulës MS Equation, atëherë si parazgjedhje ato do të duken të pabarabarta (madhësi të ndryshme të variablave dhe indekseve dhe nivele të ndryshme të vendndodhjes së tyre në linjë), gjë që në mënyrë të konsiderueshme prish pamjen e dokumentit (Fig. 5).
Oriz. 5. Teksti me një indeks (opsioni i parë shtypet në Word, i dyti - në Ekuacionin MS)
Ju mund të arrini identitetin pothuajse të plotë të paraqitjes së variablave me indekse duke ndryshuar një numër karakteristikash të variablave të shtypur manualisht. Për ta bërë këtë, printoni të gjithë tekstin në madhësinë e shkronjave Times New Roman 12 dhe variablat me shkronja shtesë kursive. Gjithashtu, zhvendosni variablat poshtë 1,5 pikselë dhe indeksoni 3 pikselë poshtë me komandën Format=>Font=>Hapësira duke zgjedhur në fushë Paragjykim opsion Shumë poshtë dhe duke specifikuar madhësinë e kompensimit (Fig. 6).
Oriz. 6. Cilësimi i kompensimit
Gjithashtu, sigurohuni që madhësia të jetë zgjedhur në redaktuesin e formulës e zakonshme ( ekipi Madhësia => E rregullt) dhe bëje që të përshtatet me 12 piksele (komandë Madhësia=>Përcaktoni fik. 7).
Oriz. 7. Rregullimi i madhësive të rregullta të shkronjave
Thyerje në tavolina
Kur punoni me tabela me shumë faqe, ndonjëherë ndodh që tabela të prishet jo në fund të fletës, por shumë më herët, duke lënë vetëm dy të tretat ose edhe një të tretën e faqes të mbushur (kjo varet nga gjerësia e rreshtit të caktuar të tabelës në të cilën ndodh thyerja). Në të njëjtën kohë, rreshtat e mëpasshëm të tabelës transferohen në faqen tjetër, megjithëse mund të përshtaten mirë në atë të mëparshme (Fig. 8). Kjo ndodh shpesh kur mbushen qelizat e tabelës me kopjim të rregullt, kur bashkë me të dhënat kopjohen edhe formatet e tyre.
Oriz. 8. Një shembull i një tabele në të cilën thyerja e rreshtit nuk arrin në fund të fletës
Arsyeja për këtë fenomen është se teksti në qelizat e tabelës ka një cilësim të prishur të paragrafit. Për të ndryshuar situatën, zgjidhni tabelën, hapeni në meny Formati komandë Paragraf=>Pozicioni i faqes dhe hiqni kutitë e kontrollit Mos e thyeni paragrafin, Mos u largo nga tjetri dhe Nga një faqe e re(Fig. 9) tabela do të kthehet në formën e saj të zakonshme.
Oriz. 9. Ndryshoni opsionet e paragrafit
datë në dokument
Shumica e dokumenteve duhet të kenë datën e krijimit; Nuk është e pazakontë të krijohen ose përditësohen të njëjtin lloj dokumentesh çdo ditë. Prandaj, është shumë i përshtatshëm për të përdorur futjen automatike të datës: shtypni kombinimin e tastit Alt+Shift+D, dhe data aktuale, e përditësuar sa herë që hapet dokumenti, futet në pozicionin e kursorit. Por kjo metodë nuk është gjithmonë e përshtatshme, pasi data futet në formatin tradicional dd.mm.gggg. Nëse ky format nuk ju përshtatet, atëherë përdorni komandën Fut=>Fusha, në listën e fushave, zgjidhni fushën Data dhe specifikoni formatin e dëshiruar të datës (Fig. 10).
Oriz. 10. Zgjidhni formatin e datës
Nëse asnjë nga formatet e datës nuk ju përshtatet, për shembull, ju duhet data në rreshtin e parë të dokumentit dhe dita e javës në të dytën (si në Fig. 11), atëherë do t'ju duhet të gjeni një më shumë ose format më pak të ngjashëm të datës dhe modifikojeni atë. Në këtë shembull, nuk ka asnjë problem me shtypjen e datës në rreshtin e sipërm të tabelës, pasi një format i tillë është në listën e formateve, dhe problemi është të futni ditën e javës - një format i tillë fushe Data nuk ekziston. Për të modifikuar formatin hapeni në meny Fut komandë Fusha, në listën e fushave specifikoni fushën Data dhe zgjidhni formatin origjinal të datës, i cili përfshin ditën e dëshiruar të javës (Fig. 12). Klikoni butonin Kodet e terrenit dhe modifikoni formatin e datës në fushë Kodet e terrenit, duke hequr pjesën e panevojshme të formatit (Fig. 13). Përfundoni operacionin duke klikuar në butonin Ne rregull, pas kësaj, sa herë që hapet dokumenti, do të printohet dita aktuale e javës.
Oriz. 11. Dokument me fushë datë të modifikuar
Oriz. 12. Zgjedhja e formatit origjinal të datës për redaktim
Oriz. 13. Formati i datës pas redaktimit
Kërkimi i dokumenteve
Dokumentet e nevojshme mund të kërkohen jo vetëm në mënyrën e zakonshme, domethënë duke përdorur komandën Start=>Gjeni=>Skedarët dhe Dosjet, por edhe drejtpërdrejt në Word kur hapni dokumente dhe kur kërkoni në Word, mund të mbështeteni në vetitë specifike të dokumenteve (titulli i dokumentit, autori, subjekti, fjalë kyçe, madhësia e skedarit, data e përditësimit të fundit, etj.) ose në fjalët e gjetura në tekst.
Për të kërkuar dokumente me një fjalë në tekst, zgjidhni komandën File=>Hap dhe klikoni në butonin Tools=>Gjeni=>Normale. Futni një fjalë kërkimi, përcaktoni zonën e kërkimit (Fig. 14), llojet e skedarëve që ju interesojnë (Fig. 15) dhe klikoni në butonin Gjej(Fig. 16).
Oriz. 14. Përcaktimi i zonës për të kërkuar
Oriz. 15. Përcaktimi i llojit të skedarëve
Oriz. 16. Rezultati i kërkimit të dokumenteve në tekst ose në titullin e të cilit shfaqet fjala "Internet".
Për të kërkuar dokumente sipas vetive të tyre, zgjidhni komandën File=>Hap dhe klikoni në butonin Tools=>Find=>Avancuar. Supozoni se kompjuteri përmban jo vetëm dokumentet tuaja personale, por edhe skedarë të autorëve të tjerë me të cilët jeni duke punuar në një projekt të përbashkët. Në këtë rast, në terren Prona specifikoni një opsion Autori, në fushë gjendja opsion Përmban(është më e besueshme, sepse në një rast autori mund të fusë vetëm mbiemrin, në tjetrin emrin dhe mbiemrin etj.), në fushë Kuptimi shkruani mbiemrin e autorit dhe klikoni në butonin Gjej(Fig. 17).
Oriz. 17. Kërkoni të gjitha dokumentet e një autori të caktuar
Sidoqoftë, mbani në mend se kërkimi i dokumenteve sipas veçorive të tyre specifike ka kuptim vetëm nëse këto veti specifikohen nga të gjithë autorët e dokumenteve - opsioni i paracaktuar për t'i plotësuar ato, mjerisht, nuk do të japë rezultatin e dëshiruar. Ju mund të specifikoni vetitë veçmas për çdo dokument duke përdorur komandën File=>Properties=>Dokument(Fig. 18). Sidoqoftë, nuk ka gjasa që ndonjë nga autorët të harrojë ta bëjë këtë në ndonjë dokument, kështu që është më mirë të përfshini plotësimin e detyrueshëm të fushave të vetive kryesore të dokumentit kur të ruhet për herë të parë. Për ta bërë këtë, përdorni komandën Tools=>Opsionet=>Ruaj dhe kontrolloni kutinë Sugjeroni plotësimin e vetive të dokumentit(Fig. 19).
Oriz. 18. Plotësimi i Vetive të Dokumentit
Oriz. 19. Vendosja e ruajtjes së detyrueshme të vetive kryesore të dokumentit
Ju mund të kërkoni për dokumente sipas datës së krijimit të tyre dhe të vendosni jo vetëm data specifike, por edhe intervalet e tyre ose një listë, e cila bëhet duke përdorur shenja Dhe ose OSE. Për të gjetur të gjitha dokumentet, për shembull për vitin 2003, në terren Prona specifikoni një opsion Data e krijimit, në fushë gjendja opsion Jo më herët, në fushë Kuptimi shkruani datën 1 janar 2003 dhe klikoni në butonin Shtoni. Pastaj përsëri hyni në fushë Prona opsion data e krijimit, në fushë gjendja opsion Jo më vonë, në fushë Kuptimi shkruani datën 1 janar 2004, klikoni butonin Shtoni dhe më pas në butonin Gjej do të gjenden të gjitha dokumentet për vitin 2003 (Fig. 20).
Oriz. 20. Vendosja e kërkimit për dokumentet e krijuara gjatë një periudhe të caktuar
MS Excel
Caktimi i ngjyrës për skedat e fletës
Etiketat e fletëve mund të jenë me shumë ngjyra, gjë që është e përshtatshme në libra me një numër të madh fletësh - atëherë ngjyra, së bashku me emrin, do të jetë përgjegjëse për llojin e informacionit në fletë. Për të caktuar një ngjyrë specifike për fletët individuale, zgjidhni ato, kliko me të djathtën, zgjidhni komandën Ngjyra e etiketës dhe zgjidhni ngjyrën e dëshiruar.
Futni shpejt kolonat dhe rreshtat
Për të shtuar një rresht ose kolonë në një tabelë, nuk është e nevojshme të zgjidhni kolonën ose rreshtin përpara të cilit dëshironi të futni, të hyni në menunë e kontekstit dhe të zgjidhni komandën Shto qeliza. Mund të shtypni kombinimin e tastit ctrl+shift njëkohësisht me shenjën "+" në tastierën numerike - rezultati do të jetë i njëjtë.
Kolonat mutant
Si parazgjedhje, kolonat në Excel shënohen me shkronja latine dhe rreshtat me numra. Nëse, pasi keni hapur përsëri tabelën, zbuloni se kolonat kanë filluar të numërohen në të njëjtën mënyrë si rreshtat (Fig. 21), mos u shqetësoni - ky nuk është veprim i një virusi. Përdorni ekipin Mjetet=>Opsionet=>Të përgjithshme dhe zgjidhni kutinë Stili i lidhjes R1C1(Fig. 22) çdo gjë do të bjerë në vend.
Oriz. 21. Tabela me kolona të numëruara
Oriz. 22. Kthehuni te shënimi standard i kolonës
Përshpejtoni printimin
Nëse keni nevojë të printoni një numër të madh tabelash dhe jeni të kufizuar në kohë, atëherë kur printoni në një printer bardh e zi, mund ta shpejtoni procesin duke hequr dorë nga ngjyra (printimi bardh e zi). Në printerët bardh e zi, ngjyrat shfaqen si nuanca gri dhe kërkojnë kohë të caktuar për të zgjedhur një nuancë për një ngjyrë të caktuar. Kur printoni bardh e zi, teksti me ngjyrë dhe bordurat shfaqen në të zezë në vend të grisë, duke kursyer kohë. për të instaluar printim bardh e zi, hapeni në meny Skedari komandë Page Setup=>Fletë dhe në grup Vulë kontrolloni kutinë e zeze dhe e bardhe(Fig. 23).
Oriz. 23. Cilësimi i printimit në modalitetin bardh e zi
Përveç kësaj, mund të printoni pa linja rrjeti - në këtë rast, fletët e mëdha printohen më shpejt. Për ta bërë këtë, përdorni komandën File=>Page Setup=>Fletë dhe hiqni zgjedhjen Rrjeti ( oriz. 24).
Oriz. 24. Refuzimi i printimit të rrjetës
Futja e numrave thyesorë
Si parazgjedhje, numrat e pjesshëm futen në Excel në përputhje me mënyrën se si është vendosur në cilësimet e Windows: Paneli i kontrollit=>Gjuha dhe standardet=>Numrat. Me fjalë të tjera, nëse një presje është menduar për futjen e numrave thyesorë në Windows, atëherë në Excel ato do të futen të ndara me presje. Megjithatë, në praktikë mund të rezultojë ndryshe. Për shembull, në kompjuterët që kanë një numër të madh përdoruesish, veçanërisht në institucionet arsimore, ku cilësimet e programit ndryshojnë në mënyrën më të paparashikueshme. Nëse, kur futni një numër thyesor të ndarë me presje, shihni një numër të ndarë me një pikë në ekran dhe e keni kontrolluar tashmë atë cilësimet e Windows prisni hyrje të ndara me presje, përdorni komandën Shërbimi\Opsionet\International dhe theksoni kutinë e zgjedhjes Përdorni ndarësit e sistemit(Fig. 25).
Oriz. 25. Kthehuni te ndarësit e sistemit
Përfaqësimi
Kur finalizon pamjen e një tabele dhe përgatit atë për printim, shpesh është e nevojshme të ndryshohen në mënyrë të përsëritur veçoritë e formatimit dhe printimit. Zakonisht në raste të tilla, fletët kopjohen dhe ndryshohen veçoritë e shfaqjes së tyre në ekran dhe kur printohen. Sidoqoftë, është më i përshtatshëm të krijoni pamje të ndryshme të fletëve që ju lejojnë të shikoni të dhënat në mënyra të ndryshme dhe nuk kërkojnë krijimin e fletëve të veçanta.
Para se të krijoni një pamje, libri duhet të konfigurohet plotësisht: duhet t'i jepet pamja e dëshiruar dhe të vendosë të gjitha opsionet e nevojshme të printimit për të. Kur opsionet e printimit futen në një pamje, ajo do të përfshijë automatikisht zona të caktuara printoni çdo fletë, ose të gjithë fletën nëse zona e printimit nuk është e përcaktuar për të.
Për të krijuar një pamje të menysë Pamje zgjidhni një ekip Përfaqësimi, Shtyp butonin Shtoni dhe në fushë Emri futni një emër për pamjen (Figura 26). Në këtë rast, është më mirë të përfshini emrin e fletës aktive në emrin e pamjes, në mënyrë që të lehtësoni gjetjen e pamjes së dëshiruar në të ardhmen.
Oriz. 26. Krijo një pamje
Për t'u kthyer në një nga pamjet e krijuara më parë, nëse, për shembull, duhet të printoni një fletë, përdorni komandën Shikim=>Shikime dhe në fushë Llojet zgjidhni pamjen për printim (Fig. 27), më pas shtypni butonin Aplikoni dhe klikoni në butonin Vulë Fleta do të printohet bardh e zi.
Oriz. 27. Zgjedhja e pamjes së duhur
Nëntotalet
Shumë shpesh, ju duhet të merreni me lista të mëdha që përfshijnë vlera të shumta qelizash për të cilat duhet të dini nëntotalet. Excel mund të llogarisë automatikisht si nëntotalet ashtu edhe totalet e përgjithshme në çdo listë. Zakonisht, kjo bëhet së pari duke renditur me komandën Të dhënat => Rendit(për të grupuar rreshtat për të cilat dëshironi të përmbledhni), më pas llogaritni totalet e përgjithshme dhe më pas futni rreshtat për nëntotalet dhe llogaritni ato (Fig. 28).
Oriz. 28. Llogaritja e nëntotaleve
Nëse tabela është e madhe dhe ka shumë zona për të cilat duhen llogaritur nëntotalet, ky proces do të marrë shumë kohë. Për të shpejtuar punën, së pari mund të zgjidhni një listë unike, për secilën nga vlerat e së cilës ju duhet të përcaktoni totalin e ndërmjetëm dhe vetëm atëherë të llogaritni vetë shumat. Për të krijuar një listë unike, zgjidhni kolonën ose rreshtin e kërkuar dhe përdorni komandën Data=>Filter=>Filter i avancuar. Vendosni çelësin e grupit Mjekimi për të pozicionuar, specifikoni gamën e qelizave në të cilat dëshironi të vendosni rezultatin dhe aktivizoni opsionin Vetëm rekorde unike(Fig. 29, 30). Si rezultat i një filtri të tillë, të gjitha objektet unike të listës origjinale do të shfaqen në zonën e specifikuar të tabelës.
Oriz. 29. Dritarja e komandës së filtrit të avancuar
Oriz. 30. Rezultati i krijimit të një liste unike
Pastaj përdorni funksionin SUMIF(varg, kritere, diapazoni i shumës) A që përmbledh qelizat që plotësojnë një kriter të caktuar. Gama është diapazoni i qelizave që kontrollohen sipas kriterit; kriter - një kriter në formën e një numri, shprehje ose tekst që përcakton qelizat e përmbledhura; diapazoni i përmbledhjes - qelizat e përmbledhura (Fig. 31).
Oriz. 31. Llogaritni nëntotalet për secilën nga vlerat e një liste unike
Heqja e linjave të kopjuara
Imagjinoni që ekziston një tabelë e drejtorisë telefonike (fjalor, etj.) e përbërë nga dy kolona dhe një numër i madh rreshtash. Në kolonën e parë, për shembull, futen emrat e klientëve, dhe në të dytën - numrat e tyre të telefonit, ndërsa linjat mund të përsëriten (Fig. 32). Detyra është të hiqni të gjitha linjat e kopjuara. Zgjidhja e parë që ju vjen në mendje është renditja e tabelës sipas kolonës së parë me komandën Të dhënat => Rendit dhe hiqni manualisht linjat e kopjuara.
Oriz. 32. Tabela fillestare
Nëse tabela është shumë e madhe, mund të arrini të njëjtin rezultat në një mënyrë më të shpejtë, megjithëse më komplekse. Së pari zgjidhni një listë unike të telefonave duke përdorur komandën Data=>Filter=>Filter i avancuar duke vendosur çelësin e grupit Mjekimi në pozicion Kopjojeni rezultatin në një vend tjetër, duke specifikuar gamën e qelizave në të cilat dëshironi të vendosni rezultatin dhe duke aktivizuar opsionin Vetëm rekorde unike(Fig. 33).
Oriz. 33. Rezultati i krijimit të një liste unike të telefonave
Tani duhet të përdorim funksionin VLOOKUP(vlera_kërkimi, tabela, numri_kollona, vlera e vërtetë ose e gabuar) ku vlera e kërkimit është vlera që gjendet në kolonën e parë të tabelës; tabela e tabelës me informacion në të cilin kërkohen të dhënat; numri i kolonës numri i kolonës në tabelën e informacionit në të cilën duhet të gjendet vlera përkatëse. Duke pasur parasysh që funksioni funksionon në atë mënyrë që kërkimi për vlerën e dëshiruar është i mundur vetëm në kolonën e parë, do t'ju duhet të ndërroni kolonat "EMRI I PLOTË" dhe "Telefon", dhe më pas në kolonën D vendosni një formulë me funksionin VLOOKUP (Fig. 34). Sipas kësaj formule, programi do të marrë vlerën tjetër nga kolona C, do ta kërkojë atë në kolonën A dhe më pas do ta kthejë vlerën nga kolona B, e vendosur në rreshtin e gjetur. Pas kësaj, mbetet për të bërë një kopje të kolonës D duke përdorur një paste të veçantë, në mënyrë që qelizat të mos përmbajnë formula, por vlera (komandë Paste => Paste Special => Vlerat fik. 35), dhe fshini kolonat A, B dhe D që janë bërë të panevojshme.
Oriz. 34. Rezultati i llogaritjeve përmes funksionit VLOOKUP
Oriz. 35. Pamja e jashtme tabelat pas aplikimit të Paste Special
MS PowerPoint
rrëshqitje nga skedarët
Kur përgatitni një prezantim, mund të përdorni dokumente të Word-it të krijuar paraprakisht dhe sllajde nga prezantime të tjera.
Në rastin e parë, nëse po flasim për krijimin e një prezantimi të ri, hapni një dokument Word dhe zbatoni komandën Skedari=>Dorëzo=>Microsoft PowerPoint si rezultat, do të krijohet një prezantim i ri me tekstin nga skedari. Nëse dëshironi të futni tekst nga dokument word në një prezantim ekzistues, pastaj hapni prezantimin në PowerPoint dhe klikoni në skedën Struktura(Fig. 36). Specifikoni ikonën e rrëshqitjes pas së cilës dëshironi të shfaqet rrëshqitja e re e tekstit. Në meny Fut zgjidhni një ekip Rrëshqitje nga struktura dhe zgjidhni dokumentin e kërkuar. Mbani në mend se teksti që futet në prezantim gjenerohet bazuar në stilin e titujve të dokumentit dhe mund të përdorni vetëm tekst nga skedarët në formatet *.doc, *.rtf ose *.txt.
Oriz. 36. Skeda Struktura
Nëse dëshironi të futni një rrëshqitje nga një prezantim tjetër në një prezantim të hapur, atëherë nga menyja Insert zgjidhni komandën rrëshqitje nga skedarët, zgjidhni prezantimin dhe sllajdin e futur (Fig. 37) dhe klikoni butonin Fut. Nëse po futni të gjitha rrëshqitjet, klikoni butonin Ngjit të gjitha.
Oriz. 37. Zgjidhni insert slide
Numërimi kompleks
Numërimi i faqeve në sllajde bëhet duke futur numrin e faqes në fund me komandën Shiko=>Titujt dhe fundet, e cila hap dritaren Header and Footer, ku duhet të aktivizoni kutinë e zgjedhjes fundi i faqes(Fig. 38) dhe klikoni në butonin Aplikoni për të gjithë. Mbani në mend se rrëshqitjet e fshehura vazhdojnë të llogariten drejt numërimit. Për të shmangur këtë, mund t'i vendosni të gjitha sllajdet e fshehura në fund të prezantimit - dhe më pas të gjitha sllajdet e shfaqura do të numërohen sipas radhës.
Oriz. 38. Futja e një fundi
Natyrisht, faqet e rrëshqitjes janë të numëruara sipas renditjes. Nëse duhet të filloni sërish faqetimin në vende të ndryshme të të njëjtit prezantim (kjo mund të kërkohet nëse prezantimi juaj është ende në zhvillim dhe përbëhet nga disa seri të veçanta rrëshqitjesh), atëherë, mjerisht, nuk mund ta bëni këtë brenda një prezantimi. Për të zgjidhur problemin për secilën seri sllajdesh, do t'ju duhet të krijoni prezantime të ndryshme dhe t'i lidhni ato së bashku me lidhje hiperlinke.
Modeli i prezantimit
Nëse prezantimet mbahen shpesh, këshillohet të kaloni kohë duke përgatitur me kujdes një shabllon prezantimi jo standard - sot kjo nuk është më pak e rëndësishme sesa, për shembull, letra me letra për letra biznesi. Shablloni ruan logon e organizatës, etj. elemente që do të luhen automatikisht në të gjitha sllajdet e krijuara të prezantimit. Për më tepër, shablloni përcakton formatin, madhësinë dhe pozicionin relativ të objekteve, fontet e përdorura, sfondin dhe opsionet e tjera të dizajnit për elementët e prezantimit.
Zhvillimi i shabllonit fillon me krijimin e një prezantimi të ri përmes komandës Skedari=>I ri. Pastaj zgjidhni një model dizajni për rrëshqitjen nga lista e shablloneve të paracaktuar. Para se të ndryshoni modelin e dizajnit në përputhje me planin e synuar, në meny Pamje zgjidhni një ekip Master=>Slide Master. Në masterin e rrëshqitjes, bëni ndryshime që dëshironi të pasqyroni në çdo prezantim të ri që krijoni. Para së gjithash, ndryshoni dizajnin dhe rregulloni fontet (Fig. 39), në hapin tjetër, futni logon (Fig. 40) dhe pas të gjitha ndryshimeve në shiritin e veglave Mostra klikoni në butonin Mbyll Wizard View.
Oriz. 39. Rezultati i vendosjes së elementeve kryesore të shabllonit të prezantimit
Oriz. 40. Pamja e sllajdit pas futjes së logos
Ruani prezantimin si shabllon me komandën File=>Ruaj si, zgjidhni variantin si lloj skedari Modeli i prezantimit dhe shkruani emrin e shabllonit (Fig. 41).
Oriz. 41. Ruani një model prezantimi
Për të përdorur një shabllon kur krijoni një prezantim, klikoni butonin Ndërtues i rrëshqitjes, klikoni në lidhje Rishikimi në këndin e poshtëm djathtas të rrëshqitjes dhe zgjidhni modelin e prezantimit që keni krijuar.
Pasi të keni krijuar një shabllon, mund ta shtoni atë në listën e shablloneve në AutoContent Wizard. Për ta bërë këtë, menuja Skedari zgjidhni një ekip Krijo. Në zonën e Krijo klikoni në lidhje Nga magjistari i përmbajtjes automatike, Shtyp butonin Me tutje. Pastaj zgjidhni kategorinë në të cilën dëshironi të vendosni shabllonin, klikoni butonin Shtoni dhe specifikoni modelin e prezantimit që do të shtohet (Fig. 42).
Oriz. 42. Rezultati i shtimit të një shablloni në listën kryesore të përmbajtjes automatike
Disa opsione dizajni në një prezantim
Kur dizajnoni sllajde individuale në një prezantim, mund të përdorni disa shabllone. Për ta bërë këtë, zgjidhni rrëshqitje të caktuara, kliko me të djathtën në shabllonin e dëshiruar dhe zgjidhni opsionin Aplikoni në sllajdet e zgjedhura. Nëse kjo komandë nuk është e disponueshme, përdorni komandën Tools=>Opsionet=>Redakto dhe në zonë Çaktivizimi i veçorive të rejaçzgjidh Disa mostra(Fig. 43).
Nëse përdorni shabllonet që keni krijuar për hartimin e sllajdeve të prezantimit, dhe jo shabllonet e paracaktuar, atëherë instalimi i një shablloni të ri për një rrëshqitje të caktuar do të ndodhë automatikisht kur klikoni në lidhjen Shfleto dhe zgjidhni shabllonin e prezantimit të krijuar më parë, përveç nëse, sigurisht, ka një ndalim për përdorimin e opsioneve të ndryshme të projektimit
Oriz. 44. Vendosni kontrollin automatik të drejtshkrimit
Përdorimi i një skedari të dhënash për të eksportuar kontaktet
Të gjitha mesazhet, takimet, detyrat dhe shënimet e ditarit të krijuara ruhen në një skedar të dhënash në kompjuter lokal. Ky skedar i të dhënave quhet skedar dosjeje personale dhe ka një shtrirje .pst. Kur riinstaloni sistemin, ky skedar mund të ruhet lehtësisht në një dosje të veçantë në hard disk ose në një CD dhe më pas të rilidhet.
Përveç kësaj, skedari PST ju lejon të aksesoni informacione të tilla si kontaktet nga një kompjuter tjetër ose t'i ndani ato me përdorues të tjerë. Për ta bërë këtë, ju vetëm duhet të eksportoni të dhënat në një skedar PST duke përdorur magjistarin e importit dhe eksportit. Hapni në meny Skedari komandë Import dhe eksport, zgjidhni si opsionin e veprimit Eksporto në skedar, dhe në dritaren tjetër specifikoni se duhet të krijoni një skedar PST (Fig. 45). Tjetra, zgjidhni një dosje Kontaktet dhe përcaktoni veçoritë e ruajtjes së skedarit (Fig. 46). Klikoni butonin Gati, dhe më pas kontaktet tuaja do të ruhen në dosjen që keni specifikuar në disk, e cila do të jetë e lehtë për t'u lidhur në një kompjuter tjetër duke përdorur të njëjtin magjistar importi dhe eksporti. Lidhja e një skedari PST me kontaktet nuk ndryshon nga lidhja e një skedari të rregullt PST. Për të mos harruar vendndodhjen e skedarit, është më mirë ta shtoni menjëherë në listën e skedarëve të të dhënave të Outlook. Për ta bërë këtë, përdorni komandën File=>Përpunimi i skedarit të të dhënave, klikoni butonin Shtoni dhe tregoni skedarin e gjeneruar PST. Si rezultat, në listën e skedarëve të të dhënave, përveç dosjeve personale, do të shfaqet edhe skedari me kontaktet që keni krijuar (Fig. 47).
Oriz. 45. Përcaktimi i llojit të skedarit që do të krijohet
Oriz. 46. Përcaktimi i kushteve për një skedar të ruajtur
Oriz. 47. Skedarët e të dhënave të Outlook
Planifikimi i kohës së punës
Rezultati përfundimtar varet nga sa mirë është planifikuar puna. Për të renditur listën e detyrave, Outlook ndihmon në një farë mase, por vetëm ju kujton se ka ardhur koha për të filluar një detyrë të caktuar, se ajo tashmë është e vonuar; përveç kësaj, Outlook mund t'i ricaktojë detyrën një punonjësi tjetër dhe t'ju lejojë të kontrolloni ekzekutimin e saj. Dhe me këtë, në përgjithësi, aftësitë e Outlook për sa i përket përpunimit të detyrave janë ezauruar.
Megjithatë, është shumë e rëndësishme jo vetëm të përvijoni një sërë detyrash, por edhe t'i planifikoni ato në mënyrë të tillë që gjithçka të bëhet në kohë dhe që planifikimi të jetë sa më i automatizuar. Ju duhet të dini se kur do të përfundoni një detyrë specifike, nëse është e mundur që ta përfundoni atë deri në afatin e fundit dhe kur është më mirë të filloni detyrën për ta përfunduar atë në kohë.
Është mirë të jeni në gjendje të vlerësoni paraprakisht se sa real është plani që keni përshkruar (në varësi të karakteristikave tuaja javë pune, disponueshmëria e një pauze dreke, takime të planifikuara, etj.). Përveç kësaj, detyrat duhet të shfaqen automatikisht në kalendar dhe statusi i kalendarit duhet të përditësohet automatikisht ndërsa detyrat riplanifikohen. E gjithë kjo mund të bëhet nga një plug-in për Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) nga ResultsWare Limited, është një menaxher detyrash i dobishëm dhe i lehtë për t'u përdorur që do t'ju lejojë të optimizoni orarin tuaj.
Para se të filloni të përdorni shtojcën, duhet ta konfiguroni atë në përputhje me veçoritë e ditës së punës. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin linja e detyrave, shkoni te skeda javë pune dhe tregoni ditët e punës të javës, fillimin dhe mbarimin e ditës së punës dhe të gjitha pushimet në dispozicion (për drekë, pushim teknik etj.) - fig. 48.
Oriz. 48. Planifikimi
Më pas përshkruani detyrat e ardhshme për ditët në vijim. Në të njëjtën kohë, ju lutemi vini re se pas instalimit të shtojcës, një skedë shtesë do të shfaqet në dritaren e krijimit të detyrës linja e detyrave, në të cilën duhet të tregoni kohëzgjatjen e parashikuar të punës, dhe nëse puna tashmë ka filluar, atëherë sasia e kohës së shpenzuar për të dhe përqindja e përfundimit (Fig. 49, 50).
Oriz. 49. Krijo një detyrë
Oriz. 50. Lista e detyrave të planifikuara për javën e ardhshme
Pas kësaj, mund të filloni të testoni shtojcën. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin linja e detyrave, shkoni te skeda Detyrat, specifikoni orën e fillimit (Fig. 51) dhe shtypni butonin Ne rregull. Rezultati i punës së plug-in-it do të jetë një raport i shkurtër mbi numrin e detyrave të planifikuara, kohën totale për ekzekutimin e tyre dhe afatet për përfundimin e punës (Fig. 52). Në të njëjtën kohë, programi do t'i vendosë detyrat në kalendar në mënyrën më të mirë të mundshme - duke marrë parasysh si të gjitha pushimet në punë, ashtu edhe takimet, takimet, etj. në orar (Fig. 53).
Oriz. 51. Përcaktimi i kohës së fillimit të analizës dhe shpërndarjes së detyrave
Oriz. 52. Përfundimi i linjës së detyrave në lidhje me listën e detyrave të planifikuara (në këtë rast, gjithçka e planifikuar mund të bëhet në kohë)
Oriz. 53. Rezultati i shpërndarjes së detyrave në kalendar
Vizatimi mund të vendoset në të gjithë dokumentin ose në pjesën e tij, e cila duhet së pari të zgjidhet.
Për të aktivizuar modalitetin e vizave në tekst, përdorni komandën Vizatim me vizë(tab Pamja e faqes/ Grupi Cilësimet e faqes).
Kjo komandë ka artikuj të ndërthurur.
Ekipi Auto vendos automatikisht vizat në tekst.
Ekipi Manual hap një kuti dialogu që ofron opsione vizë për fjalët që mund të vihen me vizë dhe kërkon konfirmim për të futur një vizë në tekst.
Ekipi Opsionet e vizave ju lejon të personalizoni opsionet tuaja për vizë me fjalë duke përdorur kutinë e dialogut (Figura 15).
Figura 15 Dritarja Vizatim me vizë
Zona e transferimitështë hapësira maksimale e lejuar midis një fjale dhe margjinës së djathtë të faqes pa ndërprerje fjalësh. Në një zonë të gjerë, ka më pak transferime, me një më të ngushtë, skaji i fushës së djathtë është më i lëmuar.
Mund të fshihet automatike viza duke përdorur komandën Vizatim me vizë duke zgjedhur komandën Jo.
Ushtrimi.
Hap skedarin Shembull dokumenti.docx.
Për të gjithë tekstin, duke përjashtuar fjalët e mëdha, kryeni vizim automatik me një gjerësi të zonës së vizave prej 0,5 cm.
Ruani dokumentin.
Puna me dritare
Në Word 2010, mund të punoni me shumë dritare në të njëjtën kohë (me një ose më shumë dokumente) duke përdorur skedën Pamje, Grupi Dritare (Figura 16).
Figura 16 Grupi i komandës Dritare skedën Pamje
Nëse disa dritare dokumentesh janë të hapura në të njëjtën kohë, kalimi nga një dritare në tjetrën kryhet duke përdorur komandën Shkoni në një dritare tjetër ose përmes shiritit të detyrave të Windows.
Një ushtrim.
Hap skedarin Shembull dokumenti.docx.
Krijo një dritare shtesë për këtë dokument (tab Pamje/ Grupi Dritare/ ekip I ridritare).
Vendosni të dyja dritaret krah për krah (tab Pamje/ Grupi Dritare/ ekip pranë). Çaktivizo lëvizjen sinkron (tab Pamje/ Grupi Dritare/ ekip Lëvizja sinkrone).
Ndarja e dritares 1 (sked Pamje/ Grupi Dritare/ ekip Ndani).
Rregulloni dritaret vertikalisht (tab Pamje/ Grupi Dritare/ ekip drejtojtë gjitha).
Ndryshimi i shkallës së një dokumenti
Gjatë punës me një dokument, mund të ndryshoni shkallën e tij (madhësia e skedarit të dokumentit nuk ndryshon), si dhe ta ruani atë me një dokument ose shabllon. Zmadhimi kryhet në skedë Pamje, Grupi Shkalla(Figura 17).
Figura 17 Grupi Shkalla skedën Pamje
Një përcaktim më i saktë i shkallës bëhet në kutinë e dialogut. Shkalla(tab Pamje/ Grupi Shkalla/ ekip Shkalla) (Figura 18).
Figura 18 Dritarja Shkalla
Rrëshqitësi i zmadhimit , i vendosur në këndin e poshtëm djathtas të shiritit të statusit (Figura 19), ju lejon të ndryshoni shkallën në vlerën e dëshiruar duke lëvizur rrëshqitësin dhe duke përdorur butonat "+" dhe "-". Në të majtë të rrëshqitësit, shkalla e dokumentit shfaqet si përqindje (Fig...).
Figura 19 Rrëshqitësi i zmadhimit
Ushtrimi.
Hap skedarin Shembull dokumenti.docx.
Ndryshoni shkallën e dokumentit në mënyra të ndryshme.
Mbyllni dokumentin pa e ruajtur.
Formatimi i karaktereve dhe i paragrafëve Formatimi i karaktereve
Vetia kryesore e karaktereve të tekstit është fonti, i cili karakterizohet nga: shkronja, stili dhe madhësia 6 .
Grupi përdoret për të formatuar karakteret. Fonti skedën në shtëpi (Figura 20).
Figura 20 Paneli i grupit Fonti
Gjithashtu, për formatimin e karaktereve, mund të përdorni Mini-Panel, i cili hapet automatikisht kur zgjidhet teksti (Figura 21).
Figura 21 Mini panel
Duke përdorur butonin e grupit Fonti, mund të thërrisni një kuti dialogu Fonti (Figura 22).
Figura 22 Dritarja Fonti
Në kutinë e dialogut Fonti skedën Për më tepër mund ta ndryshoni ndarjen midis karaktereve në të rrallë ose të ngjeshur.
Shumica e detyrave të zyrës zgjidhen në një kompjuter në mjedisin MS Office, kryesisht në Word, Excel, Outlook dhe PowerPoint. Një minimum njohurish është i mjaftueshëm për të punuar me këto aplikacione, por në shumë situata truket shtesë mund të kursejnë shumë kohë dhe përpjekje. Ne do të shqyrtojmë disa mënyra për të përmirësuar efikasitetin e punës në programet e mësipërme në këtë artikull.
MS Word
Lëvizni tekstin shpejt lart e poshtë
Kjo është mënyra më e shpejtë për të lëvizur tekstin pa përdorur miun. Teksti zhvendoset me shigjetat lart dhe poshtë duke mbajtur të shtypur tastet Shift dhe Alt. Nuk keni nevojë të zgjidhni tekstin përpara se ta zhvendosni - kjo do të ndodhë automatikisht dhe çdo shtypje e shigjetës lart ose poshtë do ta zhvendosë tekstin një paragraf lart ose një paragraf poshtë. Kjo metodë është efektive jo vetëm kur lëviz paragrafët, por edhe kur lëviz rreshtat në një tabelë.
Heqja e lidhjeve në një dokument
Nëse lidhjet shfaqen në dokumentin që keni krijuar dhe ju duhet t'i bëni ato joaktive, mund të zgjidhni secilën lidhje, zgjidhni komandën Fut=>Hiperlidhje dhe klikoni në butonin Hiq lidhjen. Ky është një proces shumë i gjatë dhe i mundimshëm. Ekziston një mënyrë më e shpejtë për të zgjidhur problemin: zgjidhni të gjithë dokumentin me komandën Edit => Select All dhe klikoni në shkurtoren e tastierës Ctrl+Shift+F9 lidhjet do të hiqen dhe të gjitha opsionet e tjera të formatimit të dokumentit do të ruhen.
Rreth tekstit, kutive të tekstit dhe autoformave
Kur ju duhet të bëni një mbishkrim, shumë së pari krijojnë një bllok mbishkrimi dhe më pas shtypin tekstin në të. Mund të arrini të njëjtin rezultat duke zgjedhur tekstin tashmë të shtypur dhe më pas duke klikuar në shiritin e veglave Vizatim butoni për krijimin e një mbishkrimi teksti do të lëvizë brenda mbishkrimit.
Ju gjithashtu mund të futni tekst në forma automatike (përveç linjave, polilines, etj.) - si rregull, kjo bëhet në disa faza: krijoni një formë automatike, zgjidhni atë, klikoni në butonin për krijimin e një mbishkrimi dhe futni tekstin. Ekziston gjithashtu një opsion alternativ: vizatoni formën automatike të dëshiruar, klikoni me të djathtën mbi të, zgjidhni Shto tekst dhe futni tekstin.
Ndoshta, ndërsa punoni, do të ndryshoni mendje dhe do të vendosni që teksti duhet të hiqet nga mbishkrimi ose nga autoforma. Për ta bërë këtë, nuk është e nevojshme ta prisni atë në kujtesën e fragmenteve dhe më pas ta ngjisni. Ju mund të zgjidhni një mbishkrim (ose autoformë) dhe të klikoni me të djathtën mbi të duke mbajtur të shtypur tastin Ctrl - teksti do të shfaqet në fushën më të afërt të tekstit.
Ndriçimi në formë automatike
Si parazgjedhje në panel Vizatim butoni që mungon Ndriçimi; nuk ka asnjë komandë përkatëse në menynë e kontekstit që thirret kur klikoni me të djathtën në autoformë.
Megjithatë, është e mundur të ndryshohet ndriçimi i autoformës. Për ta bërë këtë, shtoni në panel Vizatim butonin Ndriçimi duke thirrur komandën Tools=>Cilësimet=> Komandat duke zgjedhur nga lista Kategoritë paragraf Vizatim dhe duke tërhequr butonin përkatës nga dritarja Ekipet(Fig. 1). Përdorimi i butonit është i lehtë - zgjidhni formën automatike, klikoni në butonin Ndriçimi dhe rregulloni ndriçimin sipas nevojës (Fig. 2).
Oriz. 1. Shtimi i butonit të ndriçimit në shiritin e veglave të vizatimit
Oriz. 2. Konfigurimi i ndriçimit në formë automatike
Vizatim me vizë
Për të shmangur linjat shumë të rralla në një dokument, rekomandohet të aktivizoni vigjilimin automatik të fjalëve. Për ta bërë këtë, menuja Shërbimi zgjidhni një ekip Gjuhë=>Gjuha me vizë dhe kontrolloni kutinë pranë opsionit përkatës (Fig. 3). Vetëm mbani në mend se Word gjithmonë tenton të mbështjell fjalët me vizë në vend të vizës. Në disa raste, është e dëshirueshme të shmanget një hendek i tillë (për shembull, 10 përqind, numri 1, 234-345, etj.). Për ta bërë këtë, në vend të një vizë të rregullt, përdorni një vizë që nuk prishet duke shtypur kombinimin e tastit Ctrl + Shift + Vizë.
Oriz. 3. Vendosja e vizës automatike
Në të njëjtën kohë, është mjaft e mundur që në një pjesë të dokumentit, veçanërisht në tituj, të mos kërkohet vizë. Për të çaktivizuar vizën në një numër paragrafësh, zgjidhni ato, përdorni komandën Format=>Paragrafi=>Pozicioni i faqes dhe kontrolloni kutinë pranë opsionit përkatës (Fig. 4).
Duhet pranuar se Word nuk mund të transferojë disa fjalë në mënyrë korrekte. Me këto fjalë, në pozicionet ku mund të vini vizë, duhet të futni një karakter të butë vizë duke shtypur tastet Ctrl + Vizë. Kjo vizë do të ketë përparësi ndaj vizës së futur automatikisht.
Teksti me indekse
Nëse dokumenti juaj përmban variabla me indekse të shtypura drejtpërdrejt në tekst dhe në formulat e krijuara duke përdorur redaktuesin e formulës MS Equation, atëherë si parazgjedhje ato do të duken të pabarabarta (madhësi të ndryshme të variablave dhe indekseve dhe nivele të ndryshme të vendndodhjes së tyre në linjë), gjë që në mënyrë të konsiderueshme prish pamjen e dokumentit (Fig. 5).
Oriz. 5. Teksti me një indeks (opsioni i parë shtypet në Word, i dyti - në Ekuacionin MS)
Ju mund të arrini identitetin pothuajse të plotë të paraqitjes së variablave me indekse duke ndryshuar një numër karakteristikash të variablave të shtypur manualisht. Për ta bërë këtë, printoni të gjithë tekstin në madhësinë e shkronjave Times New Roman 12 dhe variablat me shkronja shtesë kursive. Gjithashtu, zhvendosni variablat poshtë 1,5 pikselë dhe indeksoni 3 pikselë poshtë me komandën Format=>Font=>Hapësira duke zgjedhur në fushë Paragjykim opsion Shumë poshtë dhe duke specifikuar madhësinë e kompensimit (Fig. 6).
Oriz. 6. Cilësimi i kompensimit
Gjithashtu, sigurohuni që madhësia të jetë zgjedhur në redaktuesin e formulës e zakonshme ( ekipi Madhësia => E rregullt) dhe bëje që të përshtatet me 12 piksele (komandë Madhësia=>Përcaktoni fik. 7).
Oriz. 7. Rregullimi i madhësive të rregullta të shkronjave
Thyerje në tavolina
Kur punoni me tabela me shumë faqe, ndonjëherë ndodh që tabela të prishet jo në fund të fletës, por shumë më herët, duke lënë vetëm dy të tretat ose edhe një të tretën e faqes të mbushur (kjo varet nga gjerësia e rreshtit të caktuar të tabelës në të cilën ndodh thyerja). Në të njëjtën kohë, rreshtat e mëpasshëm të tabelës transferohen në faqen tjetër, megjithëse mund të përshtaten mirë në atë të mëparshme (Fig. 8). Kjo ndodh shpesh kur mbushen qelizat e tabelës me kopjim të rregullt, kur bashkë me të dhënat kopjohen edhe formatet e tyre.
Oriz. 8. Një shembull i një tabele në të cilën thyerja e rreshtit nuk arrin në fund të fletës
Arsyeja për këtë fenomen është se teksti në qelizat e tabelës ka një cilësim të prishur të paragrafit. Për të ndryshuar situatën, zgjidhni tabelën, hapeni në meny Formati komandë Paragraf=>Pozicioni i faqes dhe hiqni kutitë e kontrollit Mos e thyeni paragrafin, Mos u largo nga tjetri dhe Nga një faqe e re(Fig. 9) tabela do të kthehet në formën e saj të zakonshme.
Oriz. 9. Ndryshoni opsionet e paragrafit
datë në dokument
Shumica e dokumenteve duhet të kenë datën e krijimit; Nuk është e pazakontë të krijohen ose përditësohen të njëjtin lloj dokumentesh çdo ditë. Prandaj, është shumë i përshtatshëm për të përdorur futjen automatike të datës: shtypni kombinimin e tastit Alt+Shift+D, dhe data aktuale, e përditësuar sa herë që hapet dokumenti, futet në pozicionin e kursorit. Por kjo metodë nuk është gjithmonë e përshtatshme, pasi data futet në formatin tradicional dd.mm.gggg. Nëse ky format nuk ju përshtatet, atëherë përdorni komandën Fut=>Fusha, në listën e fushave, zgjidhni fushën Data dhe specifikoni formatin e dëshiruar të datës (Fig. 10).
Oriz. 10. Zgjidhni formatin e datës
Nëse asnjë nga formatet e datës nuk ju përshtatet, për shembull, ju duhet data në rreshtin e parë të dokumentit dhe dita e javës në të dytën (si në Fig. 11), atëherë do t'ju duhet të gjeni një më shumë ose format më pak të ngjashëm të datës dhe modifikojeni atë. Në këtë shembull, nuk ka asnjë problem me shtypjen e datës në rreshtin e sipërm të tabelës, pasi një format i tillë është në listën e formateve, dhe problemi është të futni ditën e javës - një format i tillë fushe Data nuk ekziston. Për të modifikuar formatin hapeni në meny Fut komandë Fusha, në listën e fushave specifikoni fushën Data dhe zgjidhni formatin origjinal të datës, i cili përfshin ditën e dëshiruar të javës (Fig. 12). Klikoni butonin Kodet e terrenit dhe modifikoni formatin e datës në fushë Kodet e terrenit, duke hequr pjesën e panevojshme të formatit (Fig. 13). Përfundoni operacionin duke klikuar në butonin Ne rregull, pas kësaj, sa herë që hapet dokumenti, do të printohet dita aktuale e javës.
Oriz. 11. Dokument me fushë datë të modifikuar
Oriz. 12. Zgjedhja e formatit origjinal të datës për redaktim
Oriz. 13. Formati i datës pas redaktimit
Kërkimi i dokumenteve
Dokumentet e nevojshme mund të kërkohen jo vetëm në mënyrën e zakonshme, domethënë duke përdorur komandën Start=>Gjeni=>Skedarët dhe Dosjet, por edhe drejtpërdrejt në Word kur hapni dokumente dhe kur kërkoni në Word, mund të mbështeteni në vetitë specifike të dokumenteve (titulli i dokumentit, autori, subjekti, fjalë kyçe, madhësia e skedarit, data e përditësimit të fundit, etj.) ose në fjalët e gjetura në tekst.
Për të kërkuar dokumente me një fjalë në tekst, zgjidhni komandën File=>Hap dhe klikoni në butonin Tools=>Gjeni=>Normale. Futni një fjalë kërkimi, përcaktoni zonën e kërkimit (Fig. 14), llojet e skedarëve që ju interesojnë (Fig. 15) dhe klikoni në butonin Gjej(Fig. 16).
Oriz. 14. Përcaktimi i zonës për të kërkuar
Oriz. 15. Përcaktimi i llojit të skedarëve
Oriz. 16. Rezultati i kërkimit të dokumenteve në tekst ose në titullin e të cilit shfaqet fjala "Internet".
Për të kërkuar dokumente sipas vetive të tyre, zgjidhni komandën File=>Hap dhe klikoni në butonin Tools=>Find=>Avancuar. Supozoni se kompjuteri përmban jo vetëm dokumentet tuaja personale, por edhe skedarë të autorëve të tjerë me të cilët jeni duke punuar në një projekt të përbashkët. Në këtë rast, në terren Prona specifikoni një opsion Autori, në fushë gjendja opsion Përmban(është më e besueshme, sepse në një rast autori mund të fusë vetëm mbiemrin, në tjetrin emrin dhe mbiemrin etj.), në fushë Kuptimi shkruani mbiemrin e autorit dhe klikoni në butonin Gjej(Fig. 17).
Oriz. 17. Kërkoni të gjitha dokumentet e një autori të caktuar
Sidoqoftë, mbani në mend se kërkimi i dokumenteve sipas veçorive të tyre specifike ka kuptim vetëm nëse këto veti specifikohen nga të gjithë autorët e dokumenteve - opsioni i paracaktuar për t'i plotësuar ato, mjerisht, nuk do të japë rezultatin e dëshiruar. Ju mund të specifikoni vetitë veçmas për çdo dokument duke përdorur komandën File=>Properties=>Dokument(Fig. 18). Sidoqoftë, nuk ka gjasa që ndonjë nga autorët të harrojë ta bëjë këtë në ndonjë dokument, kështu që është më mirë të përfshini plotësimin e detyrueshëm të fushave të vetive kryesore të dokumentit kur të ruhet për herë të parë. Për ta bërë këtë, përdorni komandën Tools=>Opsionet=>Ruaj dhe kontrolloni kutinë Sugjeroni plotësimin e vetive të dokumentit(Fig. 19).
Oriz. 18. Plotësimi i Vetive të Dokumentit
Oriz. 19. Vendosja e ruajtjes së detyrueshme të vetive kryesore të dokumentit
Ju mund të kërkoni për dokumente sipas datës së krijimit të tyre dhe të vendosni jo vetëm data specifike, por edhe intervalet e tyre ose një listë, e cila bëhet duke përdorur shenja Dhe ose OSE. Për të gjetur të gjitha dokumentet, për shembull për vitin 2003, në terren Prona specifikoni një opsion Data e krijimit, në fushë gjendja opsion Jo më herët, në fushë Kuptimi shkruani datën 1 janar 2003 dhe klikoni në butonin Shtoni. Pastaj përsëri hyni në fushë Prona opsion data e krijimit, në fushë gjendja opsion Jo më vonë, në fushë Kuptimi shkruani datën 1 janar 2004, klikoni butonin Shtoni dhe më pas në butonin Gjej do të gjenden të gjitha dokumentet për vitin 2003 (Fig. 20).
Oriz. 20. Vendosja e kërkimit për dokumentet e krijuara gjatë një periudhe të caktuar
MS Excel
Caktimi i ngjyrës për skedat e fletës
Etiketat e fletëve mund të jenë me shumë ngjyra, gjë që është e përshtatshme në libra me një numër të madh fletësh - atëherë ngjyra, së bashku me emrin, do të jetë përgjegjëse për llojin e informacionit në fletë. Për të caktuar një ngjyrë specifike për fletët individuale, zgjidhni ato, kliko me të djathtën, zgjidhni komandën Ngjyra e etiketës dhe zgjidhni ngjyrën e dëshiruar.
Futni shpejt kolonat dhe rreshtat
Për të shtuar një rresht ose kolonë në një tabelë, nuk është e nevojshme të zgjidhni kolonën ose rreshtin përpara të cilit dëshironi të futni, të hyni në menunë e kontekstit dhe të zgjidhni komandën Shto qeliza. Mund të shtypni kombinimin e tastit ctrl+shift njëkohësisht me shenjën "+" në tastierën numerike - rezultati do të jetë i njëjtë.
Kolonat mutant
Si parazgjedhje, kolonat në Excel shënohen me shkronja latine dhe rreshtat me numra. Nëse, pasi keni hapur përsëri tabelën, zbuloni se kolonat kanë filluar të numërohen në të njëjtën mënyrë si rreshtat (Fig. 21), mos u shqetësoni - ky nuk është veprim i një virusi. Përdorni ekipin Mjetet=>Opsionet=>Të përgjithshme dhe zgjidhni kutinë Stili i lidhjes R1C1(Fig. 22) çdo gjë do të bjerë në vend.
Oriz. 21. Tabela me kolona të numëruara
Oriz. 22. Kthehuni te shënimi standard i kolonës
Përshpejtoni printimin
Nëse keni nevojë të printoni një numër të madh tabelash dhe jeni të kufizuar në kohë, atëherë kur printoni në një printer bardh e zi, mund ta shpejtoni procesin duke hequr dorë nga ngjyra (printimi bardh e zi). Në printerët bardh e zi, ngjyrat shfaqen si nuanca gri dhe duhet një kohë e caktuar për të përshtatur nuancën me një ngjyrë specifike. Kur printoni bardh e zi, teksti me ngjyrë dhe bordurat shfaqen në të zezë në vend të grisë, duke kursyer kohë. Për të vendosur printimin bardh e zi, hapni menynë Skedari komandë Page Setup=>Fletë dhe në grup Vulë kontrolloni kutinë e zeze dhe e bardhe(Fig. 23).
Oriz. 23. Cilësimi i printimit në modalitetin bardh e zi
Përveç kësaj, mund të printoni pa linja rrjeti - në këtë rast, fletët e mëdha printohen më shpejt. Për ta bërë këtë, përdorni komandën File=>Page Setup=>Fletë dhe hiqni zgjedhjen Rrjeti ( oriz. 24).
Oriz. 24. Refuzimi i printimit të rrjetës
Futja e numrave thyesorë
Si parazgjedhje, numrat e pjesshëm futen në Excel në përputhje me mënyrën se si është vendosur në cilësimet e Windows: Paneli i kontrollit=>Gjuha dhe standardet=>Numrat. Me fjalë të tjera, nëse një presje është menduar për futjen e numrave thyesorë në Windows, atëherë në Excel ato do të futen të ndara me presje. Megjithatë, në praktikë mund të rezultojë ndryshe. Për shembull, në kompjuterët me një numër të madh përdoruesish, veçanërisht në institucionet arsimore, ku cilësimet e programit ndryshojnë në mënyrën më të paparashikueshme. Nëse, kur futni një numër të pjesshëm të ndarë me presje, shihni një numër të ndarë me një pikë në ekran dhe keni kontrolluar tashmë që cilësimet e Windows kërkojnë të dhëna të ndara me presje, përdorni komandën Shërbimi\Opsionet\International dhe theksoni kutinë e zgjedhjes Përdorni ndarësit e sistemit(Fig. 25).
Oriz. 25. Kthehuni te ndarësit e sistemit
Përfaqësimi
Kur finalizon pamjen e një tabele dhe përgatit atë për printim, shpesh është e nevojshme të ndryshohen në mënyrë të përsëritur veçoritë e formatimit dhe printimit. Zakonisht në raste të tilla, fletët kopjohen dhe ndryshohen veçoritë e shfaqjes së tyre në ekran dhe kur printohen. Sidoqoftë, është më i përshtatshëm të krijoni pamje të ndryshme të fletëve që ju lejojnë të shikoni të dhënat në mënyra të ndryshme dhe nuk kërkojnë krijimin e fletëve të veçanta.
Para se të krijoni një pamje, libri duhet të konfigurohet plotësisht: duhet t'i jepet pamja e dëshiruar dhe të vendosë të gjitha opsionet e nevojshme të printimit për të. Kur opsionet e printimit futen në një pamje, ajo automatikisht do të përfshijë zonat specifike të printimit të secilës fletë ose të gjithë fletën nëse nuk është përcaktuar asnjë zonë printimi për të.
Për të krijuar një pamje të menysë Pamje zgjidhni një ekip Përfaqësimi, Shtyp butonin Shtoni dhe në fushë Emri futni një emër për pamjen (Figura 26). Në këtë rast, është më mirë të përfshini emrin e fletës aktive në emrin e pamjes, në mënyrë që të lehtësoni gjetjen e pamjes së dëshiruar në të ardhmen.
Oriz. 26. Krijo një pamje
Për t'u kthyer në një nga pamjet e krijuara më parë, nëse, për shembull, duhet të printoni një fletë, përdorni komandën Shikim=>Shikime dhe në fushë Llojet zgjidhni pamjen për printim (Fig. 27), më pas shtypni butonin Aplikoni dhe klikoni në butonin Vulë Fleta do të printohet bardh e zi.
Oriz. 27. Zgjedhja e pamjes së duhur
Nëntotalet
Shumë shpesh, ju duhet të merreni me lista të mëdha që përfshijnë vlera të shumta qelizash për të cilat duhet të dini nëntotalet. Excel mund të llogarisë automatikisht si nëntotalet ashtu edhe totalet e përgjithshme në çdo listë. Zakonisht, kjo bëhet së pari duke renditur me komandën Të dhënat => Rendit(për të grupuar rreshtat për të cilat dëshironi të përmbledhni), më pas llogaritni totalet e përgjithshme dhe më pas futni rreshtat për nëntotalet dhe llogaritni ato (Fig. 28).
Oriz. 28. Llogaritja e nëntotaleve
Nëse tabela është e madhe dhe ka shumë zona për të cilat duhen llogaritur nëntotalet, ky proces do të marrë shumë kohë. Për të shpejtuar punën, së pari mund të zgjidhni një listë unike, për secilën nga vlerat e së cilës ju duhet të përcaktoni totalin e ndërmjetëm dhe vetëm atëherë të llogaritni vetë shumat. Për të krijuar një listë unike, zgjidhni kolonën ose rreshtin e kërkuar dhe përdorni komandën Data=>Filter=>Filter i avancuar. Vendosni çelësin e grupit Mjekimi për të pozicionuar, specifikoni gamën e qelizave në të cilat dëshironi të vendosni rezultatin dhe aktivizoni opsionin Vetëm rekorde unike(Fig. 29, 30). Si rezultat i një filtri të tillë, të gjitha objektet unike të listës origjinale do të shfaqen në zonën e specifikuar të tabelës.
Oriz. 29. Dritarja e komandës së filtrit të avancuar
Oriz. 30. Rezultati i krijimit të një liste unike
Pastaj përdorni funksionin SUMIF(varg, kritere, diapazoni i shumës) A që përmbledh qelizat që plotësojnë një kriter të caktuar. Gama është diapazoni i qelizave që kontrollohen sipas kriterit; kriter - një kriter në formën e një numri, shprehje ose tekst që përcakton qelizat e përmbledhura; diapazoni i përmbledhjes - qelizat e përmbledhura (Fig. 31).
Oriz. 31. Llogaritni nëntotalet për secilën nga vlerat e një liste unike
Heqja e linjave të kopjuara
Imagjinoni që ekziston një tabelë e drejtorisë telefonike (fjalor, etj.) e përbërë nga dy kolona dhe një numër i madh rreshtash. Në kolonën e parë, për shembull, futen emrat e klientëve, dhe në të dytën - numrat e tyre të telefonit, ndërsa linjat mund të përsëriten (Fig. 32). Detyra është të hiqni të gjitha linjat e kopjuara. Zgjidhja e parë që ju vjen në mendje është renditja e tabelës sipas kolonës së parë me komandën Të dhënat => Rendit dhe hiqni manualisht linjat e kopjuara.
Oriz. 32. Tabela fillestare
Nëse tabela është shumë e madhe, mund të arrini të njëjtin rezultat në një mënyrë më të shpejtë, megjithëse më komplekse. Së pari zgjidhni një listë unike të telefonave duke përdorur komandën Data=>Filter=>Filter i avancuar duke vendosur çelësin e grupit Mjekimi në pozicion Kopjojeni rezultatin në një vend tjetër, duke specifikuar gamën e qelizave në të cilat dëshironi të vendosni rezultatin dhe duke aktivizuar opsionin Vetëm rekorde unike(Fig. 33).
Oriz. 33. Rezultati i krijimit të një liste unike të telefonave
Tani duhet të përdorim funksionin VLOOKUP(vlera_kërkimi, tabela, numri_kollona, vlera e vërtetë ose e gabuar) ku vlera e kërkimit është vlera që gjendet në kolonën e parë të tabelës; tabela e tabelës me informacion në të cilin kërkohen të dhënat; numri i kolonës numri i kolonës në tabelën e informacionit në të cilën duhet të gjendet vlera përkatëse. Duke pasur parasysh që funksioni funksionon në atë mënyrë që kërkimi për vlerën e dëshiruar është i mundur vetëm në kolonën e parë, do t'ju duhet të ndërroni kolonat "EMRI I PLOTË" dhe "Telefon", dhe më pas në kolonën D vendosni një formulë me funksionin VLOOKUP (Fig. 34). Sipas kësaj formule, programi do të marrë vlerën tjetër nga kolona C, do ta kërkojë atë në kolonën A dhe më pas do ta kthejë vlerën nga kolona B, e vendosur në rreshtin e gjetur. Pas kësaj, mbetet për të bërë një kopje të kolonës D duke përdorur një paste të veçantë, në mënyrë që qelizat të mos përmbajnë formula, por vlera (komandë Paste => Paste Special => Vlerat fik. 35), dhe fshini kolonat A, B dhe D që janë bërë të panevojshme.
Oriz. 34. Rezultati i llogaritjeve përmes funksionit VLOOKUP
Oriz. 35. Paraqitja e tabelës pas aplikimit të Paste Special
MS PowerPoint
rrëshqitje nga skedarët
Kur përgatitni një prezantim, mund të përdorni dokumente të Word-it të krijuar paraprakisht dhe sllajde nga prezantime të tjera.
Në rastin e parë, nëse po flasim për krijimin e një prezantimi të ri, hapni një dokument Word dhe zbatoni komandën Skedari=>Dorëzo=>Microsoft PowerPoint si rezultat, do të krijohet një prezantim i ri me tekstin nga skedari. Nëse dëshironi të ngjitni tekstin nga një dokument Word në një prezantim ekzistues, hapni prezantimin në PowerPoint dhe klikoni në skedën Struktura(Fig. 36). Specifikoni ikonën e rrëshqitjes pas së cilës dëshironi të shfaqet rrëshqitja e re e tekstit. Në meny Fut zgjidhni një ekip Rrëshqitje nga struktura dhe zgjidhni dokumentin e kërkuar. Mbani në mend se teksti që futet në prezantim gjenerohet bazuar në stilin e titujve të dokumentit dhe mund të përdorni vetëm tekst nga skedarët në formatet *.doc, *.rtf ose *.txt.
Oriz. 36. Skeda Struktura
Nëse dëshironi të futni një rrëshqitje nga një prezantim tjetër në një prezantim të hapur, atëherë nga menyja Insert zgjidhni komandën rrëshqitje nga skedarët, zgjidhni prezantimin dhe sllajdin e futur (Fig. 37) dhe klikoni butonin Fut. Nëse po futni të gjitha rrëshqitjet, klikoni butonin Ngjit të gjitha.
Oriz. 37. Zgjidhni insert slide
Numërimi kompleks
Numërimi i faqeve në sllajde bëhet duke futur numrin e faqes në fund me komandën Shiko=>Titujt dhe fundet, e cila hap dritaren Header and Footer, ku duhet të aktivizoni kutinë e zgjedhjes fundi i faqes(Fig. 38) dhe klikoni në butonin Aplikoni për të gjithë. Mbani në mend se rrëshqitjet e fshehura vazhdojnë të llogariten drejt numërimit. Për të shmangur këtë, mund t'i vendosni të gjitha sllajdet e fshehura në fund të prezantimit - dhe më pas të gjitha sllajdet e shfaqura do të numërohen sipas radhës.
Oriz. 38. Futja e një fundi
Natyrisht, faqet e rrëshqitjes janë të numëruara sipas renditjes. Nëse duhet të filloni sërish faqetimin në vende të ndryshme të të njëjtit prezantim (kjo mund të kërkohet nëse prezantimi juaj është ende në zhvillim dhe përbëhet nga disa seri të veçanta rrëshqitjesh), atëherë, mjerisht, nuk mund ta bëni këtë brenda një prezantimi. Për të zgjidhur problemin për secilën seri sllajdesh, do t'ju duhet të krijoni prezantime të ndryshme dhe t'i lidhni ato së bashku me lidhje hiperlinke.
Modeli i prezantimit
Nëse prezantimet mbahen shpesh, këshillohet që të kaloni kohë duke përgatitur me kujdes një model prezantimi jo standard - sot kjo nuk është më pak e rëndësishme sesa, për shembull, letrat me letra për letrat e biznesit. Shablloni ruan logon e organizatës, etj. elemente që do të luhen automatikisht në të gjitha sllajdet e krijuara të prezantimit. Për më tepër, shablloni përcakton formatin, madhësinë dhe pozicionin relativ të objekteve, fontet e përdorura, sfondin dhe opsionet e tjera të dizajnit për elementët e prezantimit.
Zhvillimi i shabllonit fillon me krijimin e një prezantimi të ri përmes komandës Skedari=>I ri. Pastaj zgjidhni një model dizajni për rrëshqitjen nga lista e shablloneve të paracaktuar. Para se të ndryshoni modelin e dizajnit në përputhje me planin e synuar, në meny Pamje zgjidhni një ekip Master=>Slide Master. Në masterin e rrëshqitjes, bëni ndryshime që dëshironi të pasqyroni në çdo prezantim të ri që krijoni. Para së gjithash, ndryshoni dizajnin dhe rregulloni fontet (Fig. 39), në hapin tjetër, futni logon (Fig. 40) dhe pas të gjitha ndryshimeve në shiritin e veglave Mostra klikoni në butonin Mbyll Wizard View.
Oriz. 39. Rezultati i vendosjes së elementeve kryesore të shabllonit të prezantimit
Oriz. 40. Pamja e sllajdit pas futjes së logos
Ruani prezantimin si shabllon me komandën File=>Ruaj si, zgjidhni variantin si lloj skedari Modeli i prezantimit dhe shkruani emrin e shabllonit (Fig. 41).
Oriz. 41. Ruani një model prezantimi
Për të përdorur një shabllon kur krijoni një prezantim, klikoni butonin Ndërtues i rrëshqitjes, klikoni në lidhje Rishikimi në këndin e poshtëm djathtas të rrëshqitjes dhe zgjidhni modelin e prezantimit që keni krijuar.
Pasi të keni krijuar një shabllon, mund ta shtoni atë në listën e shablloneve në AutoContent Wizard. Për ta bërë këtë, menuja Skedari zgjidhni një ekip Krijo. Në zonën e Krijo klikoni në lidhje Nga magjistari i përmbajtjes automatike, Shtyp butonin Me tutje. Pastaj zgjidhni kategorinë në të cilën dëshironi të vendosni shabllonin, klikoni butonin Shtoni dhe specifikoni modelin e prezantimit që do të shtohet (Fig. 42).
Oriz. 42. Rezultati i shtimit të një shablloni në listën kryesore të përmbajtjes automatike
Disa opsione dizajni në një prezantim
Kur dizajnoni sllajde individuale në një prezantim, mund të përdorni disa shabllone. Për ta bërë këtë, zgjidhni rrëshqitje të caktuara, kliko me të djathtën në shabllonin e dëshiruar dhe zgjidhni opsionin Aplikoni në sllajdet e zgjedhura. Nëse kjo komandë nuk është e disponueshme, përdorni komandën Tools=>Opsionet=>Redakto dhe në zonë Çaktivizimi i veçorive të rejaçzgjidh Disa mostra(Fig. 43).
Nëse përdorni shabllonet që keni krijuar për hartimin e sllajdeve të prezantimit, dhe jo shabllonet e paracaktuar, atëherë instalimi i një shablloni të ri për një rrëshqitje të caktuar do të ndodhë automatikisht kur klikoni në lidhjen Shfleto dhe zgjidhni shabllonin e prezantimit të krijuar më parë, përveç nëse, sigurisht, ka një ndalim për përdorimin e opsioneve të ndryshme të projektimit
Oriz. 44. Vendosni kontrollin automatik të drejtshkrimit
Përdorimi i një skedari të dhënash për të eksportuar kontaktet
Të gjitha mesazhet, takimet, detyrat dhe shënimet e ditarit të krijuara ruhen në një skedar të dhënash në kompjuterin lokal. Ky skedar i të dhënave quhet skedar dosjeje personale dhe ka një shtrirje .pst. Kur riinstaloni sistemin, ky skedar mund të ruhet lehtësisht në një dosje të veçantë në hard disk ose në një CD dhe më pas të rilidhet.
Përveç kësaj, skedari PST ju lejon të aksesoni informacione të tilla si kontaktet nga një kompjuter tjetër ose t'i ndani ato me përdorues të tjerë. Për ta bërë këtë, ju vetëm duhet të eksportoni të dhënat në një skedar PST duke përdorur magjistarin e importit dhe eksportit. Hapni në meny Skedari komandë Import dhe eksport, zgjidhni si opsionin e veprimit Eksporto në skedar, dhe në dritaren tjetër specifikoni se duhet të krijoni një skedar PST (Fig. 45). Tjetra, zgjidhni një dosje Kontaktet dhe përcaktoni veçoritë e ruajtjes së skedarit (Fig. 46). Klikoni butonin Gati, dhe më pas kontaktet tuaja do të ruhen në dosjen që keni specifikuar në disk, e cila do të jetë e lehtë për t'u lidhur në një kompjuter tjetër duke përdorur të njëjtin magjistar importi dhe eksporti. Lidhja e një skedari PST me kontaktet nuk ndryshon nga lidhja e një skedari të rregullt PST. Për të mos harruar vendndodhjen e skedarit, është më mirë ta shtoni menjëherë në listën e skedarëve të të dhënave të Outlook. Për ta bërë këtë, përdorni komandën File=>Përpunimi i skedarit të të dhënave, klikoni butonin Shtoni dhe tregoni skedarin e gjeneruar PST. Si rezultat, në listën e skedarëve të të dhënave, përveç dosjeve personale, do të shfaqet edhe skedari me kontaktet që keni krijuar (Fig. 47).
Oriz. 45. Përcaktimi i llojit të skedarit që do të krijohet
Oriz. 46. Përcaktimi i kushteve për një skedar të ruajtur
Oriz. 47. Skedarët e të dhënave të Outlook
Planifikimi i kohës së punës
Rezultati përfundimtar varet nga sa mirë është planifikuar puna. Për të renditur listën e detyrave, Outlook ndihmon në një farë mase, por vetëm ju kujton se ka ardhur koha për të filluar një detyrë të caktuar, se ajo tashmë është e vonuar; përveç kësaj, Outlook mund t'i ricaktojë detyrën një punonjësi tjetër dhe t'ju lejojë të kontrolloni ekzekutimin e saj. Dhe me këtë, në përgjithësi, aftësitë e Outlook për sa i përket përpunimit të detyrave janë ezauruar.
Megjithatë, është shumë e rëndësishme jo vetëm të përvijoni një sërë detyrash, por edhe t'i planifikoni ato në mënyrë të tillë që gjithçka të bëhet në kohë dhe që planifikimi të jetë sa më i automatizuar. Ju duhet të dini se kur do të përfundoni një detyrë specifike, nëse është e mundur që ta përfundoni atë deri në afatin e fundit dhe kur është më mirë të filloni detyrën për ta përfunduar atë në kohë.
Është mirë të jeni në gjendje të vlerësoni paraprakisht se sa realist është plani juaj (në varësi të natyrës së javës suaj të punës, disponueshmërisë së një pushimi dreke, takimeve të planifikuara, etj.). Përveç kësaj, detyrat duhet të shfaqen automatikisht në kalendar dhe statusi i kalendarit duhet të përditësohet automatikisht ndërsa detyrat riplanifikohen. E gjithë kjo mund të bëhet nga një plug-in për Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) nga ResultsWare Limited, është një menaxher detyrash i dobishëm dhe i lehtë për t'u përdorur që do t'ju lejojë të optimizoni orarin tuaj.
Para se të filloni të përdorni shtojcën, duhet ta konfiguroni atë në përputhje me veçoritë e ditës së punës. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin linja e detyrave, shkoni te skeda javë pune dhe tregoni ditët e punës të javës, fillimin dhe mbarimin e ditës së punës dhe të gjitha pushimet në dispozicion (për drekë, pushim teknik etj.) - fig. 48.
Oriz. 48. Planifikimi
Më pas përshkruani detyrat e ardhshme për ditët në vijim. Në të njëjtën kohë, ju lutemi vini re se pas instalimit të shtojcës, një skedë shtesë do të shfaqet në dritaren e krijimit të detyrës linja e detyrave, në të cilën duhet të tregoni kohëzgjatjen e parashikuar të punës, dhe nëse puna tashmë ka filluar, atëherë sasia e kohës së shpenzuar për të dhe përqindja e përfundimit (Fig. 49, 50).
Oriz. 49. Krijo një detyrë
Oriz. 50. Lista e detyrave të planifikuara për javën e ardhshme
Pas kësaj, mund të filloni të testoni shtojcën. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin linja e detyrave, shkoni te skeda Detyrat, specifikoni orën e fillimit (Fig. 51) dhe shtypni butonin Ne rregull. Rezultati i punës së plug-in-it do të jetë një raport i shkurtër mbi numrin e detyrave të planifikuara, kohën totale për ekzekutimin e tyre dhe afatet për përfundimin e punës (Fig. 52). Në të njëjtën kohë, programi do t'i vendosë detyrat në kalendar në mënyrën më të mirë të mundshme - duke marrë parasysh si të gjitha pushimet në punë, ashtu edhe takimet, takimet, etj. në orar (Fig. 53).
Oriz. 51. Përcaktimi i kohës së fillimit të analizës dhe shpërndarjes së detyrave
Oriz. 52. Përfundimi i linjës së detyrave në lidhje me listën e detyrave të planifikuara (në këtë rast, gjithçka e planifikuar mund të bëhet në kohë)
Oriz. 53. Rezultati i shpërndarjes së detyrave në kalendar
Microsoft Word tërheq një numër kaq të madh përdoruesish sepse mund të ofrojë mënyra të ndryshme për të automatizuar kur punoni me tekst. Një nga këto është viza automatike.
Për të konfiguruar vizën automatike, duhet të shkoni te " Paraqitja"Në kapitull" Cilësimet e faqes» zgjidhni artikullin » Vizatim me vizë” dhe në listën që hapet, klikoni në “ Auto».
Në këtë rast, transfertat do të vendosen në të gjitha të nevojshme dhe vendndodhjet e mundshme. Për ta bërë këtë, duhet të instalohet fjalori i gjuhës për të cilën do të aktivizohet edhe viza. Megjithatë, të gjitha shpërndarjet zyrtare të Microsoft Word i përmbajnë ato për çdo gjuhë të mbështetur.
Një tipar i rëndësishëm i vizës automatike është se nëse rrisni papritur madhësinë, ndryshoni fontin ose shtoni ndonjë element dekorativ për tekstin, viza do të rregullohet vetë.
Nëse zgjidhni "Nga gjerësia", faqja në përgjithësi do të marrë pamjen e një libri të dizajnuar mirë.
Gjithashtu nuk rekomandohet vendosja e pavarur e vizave në dokument duke përdorur "-" dhe ndërprerje të rreshtave. Për ta bërë këtë, Word përdor funksionin Soft Transfer. Zgjidhni fjalën e dëshiruar, vendosni kursorin dhe shtypni "CTRL" + "-". Tani, nëse është e nevojshme, fjala do të përfundojë sipas rregullave që keni specifikuar. Vizat e buta nuk janë të dukshme në dokument, kështu që për t'i shfaqur ato shkoni te skeda " në shtëpi"Në kapitull" Paragraf"Shtypni" Trego të gjitha shenjat».
Kthimi në pikën " Vizatim me vizë» dhe duke klikuar mbi « Manual”, programi do të kërkojë të gjitha fjalët që mund të vihen me vizë dhe do t'ju tregojë opsionet se si ta bëni atë. Vendoseni kursorin aty ku dëshironi dhe shtypni " po».
Artikulli i fundit është cilësimet minimale. " Viza në fjalë..." është përgjegjës për përfshirjen veçmas të vizave në ato fjalë që shkruhen me shkronja të mëdha. Pa flamur do të bëhet përjashtim për ta.
AT" Gjerësia e zonës së mbështjelljes» vendos distancën nga skaji i ruajtjes së fjalëve të mbështjella deri në kornizën e faqes.
« Maks. numri…» do të kufizojë numrin e rasteve të përsëritura të mbështjelljes së fjalëve për një fragment të zgjedhur ose të gjithë dokumentin.
Për të hequr vizat, është e nevojshme në paragrafin " Vizatim me vizë» zgjidhni opsionin » Jo».
Ose me modalitetin e aktivizuar të shfaqjes së të gjitha simboleve, hiqni ato të futura manualisht. Nëse kishte shumë prej tyre, atëherë mund të përdorni funksionin "Replace", i cili thirret me butonin F5.
Në skedën e zëvendësimit, klikoni " Më shumë >>> -> « E veçanta", zgjidhni " Transferim i butë' dhe zëvendësojeni me një varg bosh, pa hapësirë.
Word 2003 ka gjithashtu një veçori automatike të vizave. Është instaluar në Shërbimi» -> « Gjuhe» -> « Vizatim me vizë».
