Programet kompjuterike përdoren për të krijuar dokumente elektronike. Krijimi i dokumenteve elektronike

Sot nuk është për t'u habitur kur një lexues (përdorues), duke ardhur në bibliotekë dhe duke kaluar një kohë të caktuar në të, jo vetëm që nuk e përdor fondin e saj, por as nuk bën përpjekje për të porositur literaturë. Përdoruesit plotësojnë shumë nga nevojat e tyre në nivel informacioni, d.m.th. janë mjaft të kënaqur me informacione bibliografike, abstrakte, referuese dhe të tjera elektronike të marra nëpërmjet internetit, duke përdorur një CD-ROM ose ndryshe. Për më tepër, zhvillimi i një burimi elektronik çon në faktin se shumë biblioteka, duke mos pasur fonde për blerjen e botimeve të huaja, gjejnë një mundësi për të organizuar akses për përdoruesit e tyre në burimet elektronike me tekst të plotë, dhe këto tendenca po fitojnë vrull (elektronike Biblioteka shkencore RFBR, botimet elektronike të Institutit të Shoqërisë së Hapur - Rusi dhe të tjerë kanë siguruar shumë biblioteka me akses falas në disa mijëra tituj të revistave të huaja). Për më tepër, shpërndarja elektronike e dokumenteve po bëhet gjithnjë e më e përhapur, gjë që u mundëson përdoruesve të bibliotekës, pa ardhur në vetë bibliotekën, të porosisin nga vendi i tyre i punës (ose nga shtëpia) një kopje elektronike të një artikulli, broshurë, fragment libri dhe ta marrin atë në një çështje. të momenteve. Në të njëjtën kohë, duhet të theksohet se tashmë në shumë biblioteka, numri i akseseve (vizitave) në distancë në faqen e internetit të bibliotekës tejkalon numrin e vizitave të zakonshme fizike.

Të gjitha sa më sipër konfirmojnë se idetë e vjetra për bibliotekën po shkërmoqen para syve tanë. Lexuesi nuk vjen më gjithmonë në bibliotekë për një dokument, ai vjen për informacion dhe/ose një burim elektronik. Biblioteka po kthehet gradualisht në një qendër të burimeve elektronike të informacionit, duke ruajtur, megjithatë, funksionet e një biblioteke të rregullt për shërbimin e përdoruesve me dokumente të printuara. Ky funksion i ri i bibliotekës moderne jo vetëm që ilustron qartë një nga tendencat kryesore në veprimtarinë moderne të bibliotekës, por duhet të merret parasysh edhe në planifikimin e zhvillimit të bibliotekës së automatizuar dhe teknologjive të informacionit, dhe në përgjithësi për rishikimin e konceptit tashmë të vjetëruar të biblioteka tradicionale.

Teknologjitë për krijimin e një dokumenti elektronik

Së pari, kjo teknologjitë e përpunimit të informacionit analitik dhe sintetik në ABIS.

Përpunimi analitik dhe sintetik (ASO) - procese individuale që përfshijnë operacione ose grupe operacionesh të lidhura me analizën e dokumenteve ose të dhënave, por nuk çojnë në një ndryshim të rëndësishëm në përmbajtjen, strukturën dhe llojin e tyre. Në sistemet e automatizuara, ASO mund të kryhet si në formën e operacioneve manuale, "njeri-makinë" dhe thjesht "makinë" (d.m.th., duke përdorur vetëm mjete të automatizuara). Operacionet e renditjes, shkrimit/rishkrimit, kodimit, dekodimit, enkriptimit/deshifrimit, konvertimit, etj., mund të shërbejnë si shembuj të zbatimit plotësisht ose pjesërisht të automatizuar të ASO. Përpunimi i të dhënave është një emër i përgjithësuar për proceset heterogjene të lidhura me të dhënat. Mund të vërehen disa terma që lidhen me llojet e përpunimit të të dhënave:

• · Përpunimi i integruar i të dhënave - parimi i organizimit të përpunimit të të dhënave në një sistem të automatizuar, në të cilin proceset ose operacionet e kryera më parë në organizata, departamente ose seksione të ndryshme të zinxhirit teknologjik kombinohen ose optimizohen në mënyrë që të rritet efikasiteti i sistemit. Një qëllim i mundshëm i "përpunimit të integruar të të dhënave" është krijimi i bazave të të dhënave të integruara.
• · Përpunimi i të dhënave të shpërndara - përpunimi i të dhënave kryhet në një sistem të shpërndarë, në të cilin secila prej nyjeve teknologjike ose funksionale të sistemit mund të përpunojë në mënyrë të pavarur të dhënat lokale dhe të marrë vendimet e duhura. Gjatë ekzekutimit të proceseve individuale, nyjet sistemi i shpërndarë mund të shkëmbejnë informacion përmes kanaleve të komunikimit për të përpunuar të dhëna ose për të marrë rezultatet e një analize të ndërsjellë për ta.
• · Përpunimi i automatizuar (i të dhënave/dokumenteve) - përpunimi (i të dhënave ose dokumenteve) kryhet automatikisht, pa ose me përfshirje të kufizuar njerëzore. Mjetet teknike të zbatimit të "përpunimit të automatizuar" mund të jenë një kompjuter ose pajisje të tjera, makina.
• · Përpunimi i makinës - kryerja e operacioneve mbi të dhënat duke përdorur një kompjuter ose pajisje të tjera të përpunimit të të dhënave.
• · Përpunimi para makinës, përgatitja e të dhënave për hyrje - faza e përpunimit analitik dhe sintetik ose përpunimi i dokumenteve që lidhet me formalizimin e dokumenteve përfundimtare dhe regjistrimin e përmbajtjes së tyre në një fletë pune.
• · Renditja - shpërndarja automatike ose manuale e dokumenteve ose e të dhënave sipas disa kritereve të dhëna. Grupi i proceseve që lidhen me sjelljen e të dhënave në një skedar në përputhje me ndryshimet e fundit në fusha lëndore ose ka marrë informacion (të dhëna) të reja. "Përditësimi i një skedari" përfshin kryerjen e operacioneve të mëposhtme: shikimin e të dhënave, shtimin e të dhënave të reja, fshirjen (fshirjen) ose korrigjimin (redaktimin) e të dhënave ekzistuese.

Së dyti, kjo teknologjitë e dixhitalizimit të informacionit.

Teknologjitë e dixhitalizimit të informacionit përfshijnë:

1. Skanimi.

Kjo metodë është veçanërisht e dobishme për ata që janë duke përgatitur aplikacione multimediale bazuar në materialet ekzistuese të shtypura dhe ilustrimet.

Një skaner është një pajisje periferike e një kompjuteri personal që ju lejon të futni origjinalet në një kompjuter, të paraqitur në formën e dokumenteve tekstuale, vizatime, rrëshqitje, fotografi etj. Skaneri e shndërron këtë informacion në elektronik.

Bazuar në një vlerësim të përgjithësuar të karakteristikave të skanerëve, këto pajisje mund të ndahen në nëngrupet e mëposhtme:

• o Skanera dore.
• o Skanera faqesh (tërheqëse).
• o Slide - skanerë.
• o Skanera projeksioni.
• o Skanera daulle.
• 2. Futja e të dhënave nga tastiera.

Hyrja në tastierë është një lloj hyrje manuale. Mjet teknologjik sigurimi i hyrjes në tastierë është një fletë pune. Futja e tekstit kryhet duke përdorur redaktuesin e tekstit Word, i cili përfshihet në paketën e softuerit me emrin e përgjithshëm Office, lëshuar nga Microsoft. Është krijuar për të funksionuar nën sistemin operativ Windows.

Word është një aplikacion Windows i krijuar për të krijuar, parë, modifikuar dhe printuar dokumente tekstuale, gjë që bën të mundur të bësh gjithçka pa përjashtim operacionet tradicionale sipër tekstit të ofruar nga teknologjitë moderne kompjuterike:

• o vendosja dhe modifikimi i informacionit alfanumerik të paformatuar;
• o formatimi i karaktereve duke përdorur një sërë shkronjash True Type në një shumëllojshmëri stilesh dhe madhësish;
• o formatimi i faqes (duke përfshirë fundet dhe fusnotat);
• o formatimi i dokumentit në tërësi (përpilimi automatik i tabelës së përmbajtjes dhe indekseve të ndryshme);
• o kontrolli drejtshkrimor, përzgjedhja e sinonimeve dhe ambalazhimi automatik i fjalëve.

Së treti, kjo teknologjitë për përpunimin e dokumenteve të dixhitalizuara.

Teknologjitë për përpunimin e dokumenteve të dixhitalizuara përfshijnë njohjen e karaktereve dhe redaktimin e tyre të mëtejshëm.

Softueri optik për njohjen e karaktereve - OCR (Optical Character Recognition) është krijuar për të futur automatikisht dokumentet e printuara në një kompjuter. Më shpesh, përdoruesit përdorin në praktikë sistemin optik të njohjes së tekstit FineReader të ABBYY dhe sistemin optik të njohjes së karaktereve CuneiForm të Cognitive Technologies Ltd. Të dy sistemet kanë aftësi përafërsisht ekuivalente dhe janë krijuar për të njohur tekstet e shtypura pothuajse në çdo font (përveç hieroglifeve dhe arabishtes), pa trajnim paraprak. Një tipar i programeve është saktësia e lartë e njohjes së karaktereve dhe ndjeshmëria e ulët ndaj defekteve të printimit.

Sistemet softuerike OCR funksionojnë si më poshtë. Le të themi se keni një dokument letre teksti me një strukturë komplekse, d.m.th. Përveç tekstit, dokumenti përmban tabela, diagrame, ilustrime etj. Ju duhet të redaktoni tekstin duke përdorur një përpunues teksti. Për të zgjidhur këtë problem, duhet ta vendosni dokumentin në skaner dhe të krijoni kopjen e tij elektronike, që është një imazh grafik i dokumentit.

Hapi tjetër është konvertimi i imazhit në tekst. Kjo fazë është shumë e rëndësishme, pasi rezultati i skanimit është një imazh që mund të ruhet ekskluzivisht në një skedar të një ose një formati tjetër grafik ose të ngarkohet për përpunim jo në një tekst, por në çdo redaktues grafik. Ju mund të ngjisni një imazh direkt në një redaktues teksti. Megjithatë, për aplikacionet e tekstit, imazhi është një element i pandashëm dhe nuk mund të identifikohet. Kështu, edhe nëse ka tekst në imazh, ai nuk mund të modifikohet duke përdorur një redaktues teksti. Prandaj, para së gjithash, është e nevojshme që imazhi i personazheve të shndërrohet në tekst si i tillë, d.m.th. në një sekuencë karakteresh të disponueshme për përpunim në redaktuesit e tekstit.

Sistemet softuerike FineReader dhe CuneiForm lejojnë zgjidhjen e problemeve të konvertimit të imazheve në tekste dhe ofrohen në formën e komplekseve mjaft të fuqishme për t'u përdorur në praktikë.

Procesi i njohjes së tekstit nga sistemet OCR është si më poshtë.

Së pari, duhet të merrni një imazh grafik të dokumentit, i cili mund të bëhet në dy mënyra - duke skanuar dokumentin ose duke ngarkuar një imazh nga një skedar. Mjedisi i aplikacionit të softuerit ju lejon të shikoni imazhe në shkallë të ndryshme, si dhe të kryeni disa transformime me to, në veçanti, t'i rrotulloni dhe përmbysni ato.

Në fazën tjetër të përpunimit të dokumenteve, ato shënohen. Qëllimi i këtij operacioni është t'i tregojë sistemit OCR se si pozicionohet teksti në imazh.

Rezultatet e paraqitjes automatike mund të korrigjohen manualisht - krijoni dhe fshini blloqe teksti, zhvendosni ato, vendosni madhësitë e tyre, ndani ato në blloqe ngjitur, bëni blloqe poligonale duke bashkangjitur drejtkëndëshat e bllokut ose duke prerë drejtkëndëshat e bllokut prej tyre, etj. Blloqeve mund t'u caktohen numra serialë, gjë që është shumë e përshtatshme nëse keni nevojë të konvertoni tekst të formatuar kompleks në tekst të thjeshtë.

Për tekstet që janë të shtypura të turbullta ose kundër një sfondi jo uniform, përdoret skanimi adaptiv, i cili lejon, në kurriz të një degradimi të performancës, të rritet saktësia e përcaktimit të kontureve të shkronjave.

Kur dalloni dokumente të printuara me kontrast të ulët dhe të zbehtë, cilësia e njohjes mund të përmirësohet duke rregulluar parametra të tillë si ndriçimi, kontrasti dhe pragu i nivelit të pikës bardh e zi.

Paraqitja dhe cilësimet OCR janë konfiguruar për të siguruar që sistemi OCR është në gjendje të bllokojë siç duhet tekstin dhe ta njohë atë. Në veçanti, është e nevojshme të tregohet se në cilën gjuhë (gjuhë) është shkruar teksti që do të njihet.

Për punë të shpejtë me tekst të njohur, sistemi OCR integron redaktuesin e tij të tekstit, që të kujton aplikacionin WordPad të integruar në Windows. Redaktori i tekstit është në gjendje të mbështesë tipare të tilla bazë të formatimit të tekstit si fontet dhe stilet, mbishkrimet dhe nënshkrimet, tabelat, kolonat, kornizat që lëvizin mbi tekst. Fjalët e dyshimta theksohen në një sfond të caktuar në tekstin e njohur dhe redaktori i tekstit ofron mjete për kërkimin e shpejtë të fjalëve të dyshimta, gjë që thjeshton shumë shikimin dhe modifikimin e tekstit të njohur.

Disa versione të sistemeve OCR, të tilla si ABBYY FineReader Corporate Edition, përmbajnë mjete të integruara bashkëpunimi. Për të zbatuar aftësinë për të punuar në një rrjet, çdo kompjuter duhet të ketë të instaluar një kopje të veçantë të programit.

Në këtë rast, mund të organizohet puna me të njëjtën paketë në disa kompjuterë. Veglat e rrjetit të sistemit kanë aftësinë për të gjurmuar procesin e përpunimit të faqeve - nga kush në ky moment faqja hapet, skanohet, njihet, kontrollohet, etj. Ndryshimet e bëra në faqe nga një përdorues janë të dukshme për të gjithë ata që punojnë me të njëjtën paketë.

Sistemi CuneiForm 2000 Master ka gjithashtu aftësi të punës në grup, i cili, përveç vetë mjedisit CuneiForm 2000 dhe një redaktues teksti, përmban një njësi softuerike të integruar për skanimin dhe njohjen e grupeve, si dhe software për përdorimin e skanerëve në një rrjet lokal.

Së katërti, kjo teknologjitë për krijimin e WEB-dokumenteve.

Gjuha më e përdorur për krijimin e dokumenteve në ueb është HTML (HyperText Markup Language). Ky koncept përfshin mënyra të ndryshme të dizajnimit të dokumenteve të hipertekstit, dizajnit, redaktuesve të hipertekstit, shfletuesve dhe shumë më tepër. Hiperteksti është i përsosur për përfshirjen e elementeve multimediale në dokumentet tradicionale. Në praktikë, ishte falë zhvillimit të hipertekstit që shumica e përdoruesve ishin në gjendje të krijonin produktet e tyre multimediale dhe t'i shpërndanin ato në CD. Sisteme të tilla informacioni, të bëra në formën e grupeve të faqeve HTML, nuk kërkojnë zhvillimin e mjeteve të veçanta softuerike, pasi të gjitha mjetet e nevojshme për punën me të dhënat janë bërë pjesë e standardit software shumica e kompjuterëve personalë. Me këtë qasje, përdoruesi kërkohet të kryejë vetëm punën që lidhet drejtpërdrejt me temën e produktit që zhvillohet: të përgatisë tekste, të vizatojë fotografi, të krijojë faqe HTML dhe të mendojë për lidhjet midis tyre.

Dërgoni punën tuaj të mirë në bazën e njohurive është e thjeshtë. Përdorni formularin e mëposhtëm

Studentët, studentët e diplomuar, shkencëtarët e rinj që përdorin bazën e njohurive në studimet dhe punën e tyre do t'ju jenë shumë mirënjohës.

Postuar ne http://www.allbest.ru/

AGJENCIA FEDERALE PËR ARSIM

INSTITUCIONI ARSIMOR SHTETËROR I ARSIMIT TË LARTË PROFESIONAL

UNIVERSITETI SHTETËROR I UDMURTIT

Instituti i Drejtësisë, Menaxhimit Social dhe Sigurisë

Kolegji i Mesëm për të Drejtën Humanitare

Puna e kursit

Modernesoftwarefondet,të përdoruranëprocesikrijimdokumentet

Semakina Irina Vladimirovna

studentë të grupit SPO-O-0611-21(k).

specialiteti “Dokumentacioni

menaxhimi dhe arkivimi”

Drejtues: Ligjërues i lartë

Volkova A.V.

Izhevsk 2008

Prezantimi

1. Sistemet për përgatitjen e dokumenteve tekstuale

2. Paketa e aplikacionit Microsoft Office

2.1 Programet aplikative të përfshira me Microsoft Office

2.2 Përpunuesi i tekstit Microsoft Word

2.3 Tabela e Microsoft Excel

3. Sistemet e automatizimit për menaxhimin e dokumentacionit

konkluzioni

Lista e literaturës dhe burimeve të përdorura

Prezantimi

Për shumë e shumë shekuj, teknologjia e informacionit ka qenë në proces zhvillimi. Në disa periudha, ky zhvillim u ngadalësua dhe u bë pothuajse i padukshëm, dhe në disa periudha, përkundrazi, pati një kërcim cilësor dhe njerëzimi filloi të përdorte mjete thelbësisht të reja, deri tani të paparë për përpunimin, transmetimin dhe ruajtjen e informacionit. Komoditeti dhe efikasiteti i përdorimit të kompjuterëve për përgatitjen e teksteve të dokumenteve ka çuar në krijimin e shumë programeve për përpunimin e dokumenteve. Aftësitë e këtyre programeve janë të ndryshme - nga programet e krijuara për të përgatitur dokumente të vogla të një strukture të thjeshtë, te programet për shtypjen, dizajnimin dhe përgatitjen e plotë për shtypjen e botimit të librave dhe revistave (sistemet e botimit).

Tema e punimit tim termin është relevant, pasi tani pothuajse të gjitha dokumentet ruhen dhe krijohen në formë elektronike. Kjo kërkon softuerin e duhur.

synojnë imja kursi puna është:

- Konsideroni programet më të njohura që përdoren për të krijuar dokumente.

- Zbuloni se cilat programe aplikimi janë të përfshira në Microsoft Office.

- Përcaktoni dhe studioni sistemet e automatizimit për menaxhimin e dokumenteve.

detyrat imja kursi puna është:

- Konsideroni sistemet kryesore për përgatitjen e dokumenteve të tekstit, jepni konceptin e redaktuesve të tekstit, përpunuesit e tekstit dhe sistemet e botimit në desktop.

- Përshkruani paketën e aplikacionit Microsoft Office, programet e përfshira në të, veçoritë kryesore të përpunuesit të tekstit Microsoft Word (në tekstin e mëtejmë MS Word) dhe procesorit të fletëllogaritjes Microsoft Excel (më tej referuar si MS Excel).

- Konsideroni sistemet kryesore të automatizimit për mbështetjen e menaxhimit të dokumenteve: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office work 2.5", "NauDoc".

Të gjitha programet për krijimin e dokumenteve mund të ndahen me kusht në sisteme për përgatitjen e dokumenteve të tekstit dhe tabelave dhe programe për automatizimin e zyrës.

Për të arritur qëllimin dhe për të zgjidhur problemet, unë kryesisht përdor revista periodike, si: revistat "Punët në zyrë" dhe "Sekretari i biznesit", të cilat flasin për zbatimin e programit "BOSS-Referent" në organizatat e mëdha dhe si ndikoi në punën e tyre, si dhe në NAUMEN dhe programet e tij.

Gjithashtu, gjatë shkrimit të punimit tim të terminit, përdora sistemin e automatizuar të punës së zyrës "Punët në zyrë 2.5" dhe GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumenteve organizative dhe administrative.

Dhe gjithashtu përdora informacione nga rrjeti global Internet, ku faqja "www.document.ru" përmban informacione për automatizimin e përpunimit të dokumenteve, etj.

Puna e kursit ka një strukturë që ju lejon të zbuloni dhe justifikoni temën që kam zgjedhur me shumë detaje. Dua të vërej gjithashtu se strukturën e punës sime të kursit e kam vërtetuar në atë mënyrë që të arrij në mënyrë optimale qëllimet e mia dhe të zgjidh detyrat e vendosura.

Kjo punë e kursit përfshin: hyrjen, tre kapituj, përfundimin, listën e burimeve të përdorura. Kapitulli i parë trajton sistemet për përgatitjen e dokumenteve tekstuale. Kapitulli i dytë flet për paketën e aplikacioneve Microsoft Office dhe në kapitullin e tretë përshkruhen sistemet e automatizuara të kontrollit, si: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Documentary 2.5" dhe "NauDoc".

Dua të vërej gjithashtu se kjo punë e kursit do të më lejojë të konsolidoj njohuritë e marra në kursin e trajnimit teorik në disiplinën "Shkenca e Dokumentit", si dhe të përpunoj dhe formoj aftësi praktike për këtë temë.

1. Sistemettrajnimitekstidokumentet

Sistemet ekzistuese aktualisht për përgatitjen e dokumenteve të tekstit ndryshojnë ndjeshëm nga njëri-tjetri në karakteristikat e tyre, metodat e futjes dhe redaktimit të tekstit, formatimin e tij dhe daljen e informacionit (printimin), si dhe shkallën e kompleksitetit të mësimit të përdoruesit. Zgjedhja e specifikave produkt software për përpunimin e tekstit është një moment shumë vendimtar. Një shumëllojshmëri e sistemeve të përgatitjes së tekstit lejojnë ata specialistë që janë të lidhur me teknologjinë e informacionit të përdorin në mënyrë efektive kompjuterin. Procesi i përzgjedhjes është i lidhur me shumë faktorë, por, para së gjithash, është e nevojshme t'i përmbahemi parimit të mjaftueshmërisë së arsyeshme.

Sistemet ekzistuese kompjuterike për përgatitjen e dokumenteve tekstuale mund të klasifikohen sipas fushës së funksionalitetit ose përdorimit të synuar. Për shembull, redaktori i tekstit, i cili siguron futjen, modifikimin dhe ruajtjen e çdo teksti simbolik, por është menduar kryesisht për përgatitjen e teksteve programore në gjuhët e programimit. nivel të lartë, meqenëse nuk kërkojnë formatim, d.m.th., transformim automatik i renditjes së elementeve të tekstit, ndryshime të shkronjave, etj.

Redaktori i tekstit ( teksti redaktor) është një redaktues teksti që ofron formatim mjaft kompleks. Për sa i përket funksionalitetit, "Redaktori i tekstit" është i krahasueshëm me programin e integruar të Windows "Word Pad". Me këtë program mund të hapni, modifikoni, ruani, printoni skedarë të formateve të mëposhtme: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT, etj. Është e mundur të rreshtoni tekstin majtas, djathtas ose në qendër, të futni një paragraf (plumb), të ktheni 1 ndryshim, të merrni tekst të theksuar, të pjerrët ose të nënvizuar, të zgjidhni fontin, karakteret e tij, modifikoni, ngjyrën, madhësinë. Mund të formatoni tekstin me rreshtat e parë dhe të paragrafit. Ky program nuk funksionon me imazhe të ngulitura në tekst - imazhet e ngulitura të disponueshme në dokument i hapur, siç është formati RTF, nuk do të ruhet. Shkronja e përdorur për të shtypur dokumentin si parazgjedhje është `Times New Roman”. Mund të ndryshohet në çdo font tjetër të disponueshëm për sistemin operativ. Dokumenti printohet sipas parimit "ajo që shoh është ajo që marr" përmes printerit dialogu i drejtuesit, i cili ju lejon të zgjidhni në mënyrë optimale printerin, konfiguroni printimin.

Rezultati i redaktuesit në ekran shprehet si një skedar në të cilin të gjithë karakteret janë karaktere të tabelës së kodit ASCII (Komiteti Amerikan i Standardeve për Shkëmbimin e Informacionit) me kode më të mëdha se 31 dhe karaktere të linjës së re. Skedarët e tillë quhen skedarë ASCII.

Duke ndryshuar në metodat e menaxhimit dhe një sërë aftësish shërbimi, të gjithë redaktuesit e tekstit në një formë ose në një tjetër lejojnë:

Shkruani tekst me shfaqje në ekranin e terminalit video, duke përdorur deri në 200 karaktere;

Rregulloni karakteret e gabuara në modalitetin e zëvendësimit;

Fut dhe fshi grupe karakteresh (fjalësh) brenda një vargu, pa përkthyer pjesën e pandryshuar të vargut, por duke e zhvendosur tërësisht majtas/djathtas në modalitetin e futjes:

Fshini një ose më shumë rreshta, kopjoni ose zhvendosini në një vend tjetër në tekst;

Zgjeroni rreshtat e tekstit ekzistues për të futur një fragment të ri atje;

Fut grupe rreshtash nga tekste të tjera;

Zbuloni të gjitha dukuritë e një grupi të caktuar karakteresh (konteksti);

Zëvendësoni një kontekst me një tjetër, ndoshta me gjatësi të ndryshme;

Ruani tekstin e shtypur për rregullime të mëvonshme;

Printoni tekst në printera tipe te ndryshme programet standarde të printimit në një font brenda dokumentit.

Nga shumë redaktues të disponueshëm në ekran, mund të veçohet " Redaktori i Nortonit "(Peter Norton Computing Inc.), " ndihmës» (firma "Borland"), « i shkurtër» (Solution Systems Company), redaktues shumëfunksional me shumë dritare « Shumë - Redakto » (American Cybernetics Inc.). E njëjta kategori përfshin redaktorëtSistemet Turbo. Një shumëllojshmëri sistemesh Turbo - janë mjete të përshtatshme të integruara për krijimin, përpilimin, korrigjimin dhe ekzekutimin e programeve në gjuhë të tilla të njohura programimi si THEMELORE, Pascal, Xi, Prolog, montues. Një komponent i detyrueshëm i sistemeve Turbo është një redaktues me mundësi të shumta për krijimin dhe përditësimin e teksteve të programit. Komandat e redaktorëve të sistemeve Turbo bazohen në komandat e programit popullor " Ylli i fjalës dhe shumë të standardizuara.

Kur detyra kryesore e përdoruesit është të përgatisë tekste në gjuhët natyrore për printimin dhe shtypjen e këtyre dokumenteve, grupi i operacioneve të redaktuesit duhet të zgjerohet ndjeshëm, dhe produkti softuer kalon në një cilësi të re - një sistem përgatitjeje teksti (një produkt që korrespondon me termin anglisht "përpunues teksti"). Programe të tilla për përpunimin e dokumenteve fokusohen në punën me tekste që kanë një strukturë dokumenti, d.m.th. të përbërë nga paragrafë, faqe dhe seksione. Ndër sistemet për përgatitjen e teksteve në gjuhët natyrore, ekzistojnë tre. klasë e madhe, por me kufij mjaft të paqartë: formatuesit, përpunuesit e tekstit dhe botuesit desktop.

Bazuar në strukturën intramakinare të dokumentit të përgatitur, mund të propozohet përqasja e mëposhtme për klasifikimin e sistemeve të përgatitjes së tekstit. Për shembull, sisteme të tilla si:

formatues është një sistem i përgatitjes së tekstit që nuk përdor ndonjë kod të veçantë për paraqitjen e brendshme të tekstit, përveç atyre standarde: fundi i rreshtit, kthimi i transportit, fundi i faqes (punon me skedarë ASCII).

përpunues teksti është një sistem për përgatitjen e tekstit që, në paraqitjen e tij të brendshme, e furnizon vetë tekstin me kode të veçanta - shënimi. Në thelb, redaktorët e ekranit dhe përpunuesit e tekstit ndryshojnë në qëllim: të parët krijojnë skedarë ASCII, të cilët më pas përpunohen nga përpiluesit ose formatuesit, të dytët janë krijuar për të përgatitur tekste me printim të mëvonshëm në letër, kështu që forma e paraqitjes së tekstit ka një rëndësi të madhe.

Përpunuesit e tekstit kanë veçori të veçanta për ta bërë më të lehtë futjen e tekstit dhe paraqitjen e tij në formë të printuar. Ndër këto funksione, mund të dallohen funksionet e mëposhtme:

- futja e tekstit nën kontrollin e funksioneve të formatimit që ndryshojnë menjëherë pamjen e një faqe teksti në ekran dhe renditjen e fjalëve në të, gjë që jep një ide të përafërt të vendndodhjes aktuale të tekstit në letër pas printimit;

- një përshkrim paraprak i strukturës së dokumentit të ardhshëm, i cili përcakton parametra të tillë si sasia e pikave të paragrafit, lloji dhe madhësia e fontit për elementë të ndryshëm të tekstit, vendndodhjen e titujve, ndarjen e rreshtave, numrin e kolonave të tekstit, vendndodhjen dhe mënyra e numërimit të shënimeve në fund të faqes, etj.:

- kontrollimi automatik i drejtshkrimit dhe marrja e sugjerimeve gjatë zgjedhjes së sinonimeve;

- futni redaktimin e tabelave dhe formulave me shfaqjen e tyre në ekran në formën në të cilën do të printohen;

- kombinimi i dokumenteve në procesin e përgatitjes së tekstit për printim;

- tabela automatike e përmbajtjes dhe referenca alfabetike.

Shumica e përpunuesve të tekstit kanë aftësinë për të personalizuar konfigurimin e harduerit të kompjuterit tuaj, siç është lloji i përshtatësit grafik dhe monitorit. Pothuajse të gjithë përpunuesit e tekstit kanë një strukturë unike të dhënash për paraqitjen e tekstit, e cila shpjegohet me nevojën për të përfshirë informacion shtesë në tekst që përshkruan strukturën e dokumentit, fontet dhe të ngjashme, pasi çdo fjalë apo edhe karakter mund të ketë të veçantën e vet. karakteristikat. Prandaj, teksti i përgatitur me një përpunues teksti në përgjithësi nuk është i lexueshëm dhe për këtë arsye nuk mund të redaktohet dhe printohet nga përpunues të tjerë teksti. Për të siguruar përputhshmërinë e dokumenteve të tekstit kur i transferoni ato nga një mjedis i përpunuesit të tekstit në tjetrin, ekziston një lloj i veçantë softuerësh - konvertues që garantojnë marrjen e një skedari dalës në formatin e një përpunuesi teksti - marrësi i dokumentit. . Programi i konvertuesit merr informacion në një format në hyrje, dhe si rezultat i punës së tij nxjerr informacion në formën e një skedari në një format tjetër (të kërkuar). Përmirësimi i mëtejshëm i sistemeve të përpunimit të tekstit çoi në faktin se programet e pavarura të konvertuesit praktikisht pushuan së ekzistuari dhe u bënë pjesë integrale e sistemit të përgatitjes së tekstit. Sot, përfaqësuesit më të zgjuar të programeve të përpunimit të tekstit mbështesin formatet e njohura të skedarëve përmes moduleve të integruara të konvertimit.

Aktualisht, përpunuesit ekzistues të tekstit ndryshojnë ndjeshëm nga njëri-tjetri për nga karakteristikat, aftësitë për futjen dhe redaktimin e tekstit, formatimin dhe printimin e tij, si dhe në shkallën e kompleksitetit të të mësuarit nga përdoruesi.

Përkundrazi me kusht, këto mjete mund të ndahen në 2 kategoritë .

për të 1 kategoritë përfshini përpunuesit e tekstit që ju lejojnë të përgatitni dhe printoni dokumente komplekse dhe të mëdha, duke përfshirë libra. Këto përfshijnë "WinWord", "WordPerfect", "ChiWriter", "WordStar 2000", "AmiPRo", "T3". Produkti vendas më popullor në këtë klasë është përpunuesi i fjalëve " Leksiku”, mbështetje dhe zhvillim të mëtejshëm, i cili kryhet nga Arsenali.

Përpunuesit e fjalëve 2 kategoritë dhe kanë dukshëm më pak aftësi, por ato janë më të përshtatshme për t'u përdorur, punojnë më shpejt dhe kërkojnë më pak RAM dhe janë dukshëm më të ulëta në kosto. Sistemet e përpunimit të tekstit të krijuara posaçërisht për drejtuesit janë më të thjeshta dhe më të lehta për t'u përdorur. Kjo kategori përfshin "Përtej Writer Word", "Professional Write", "Symantec Just Write", "DacEasy Word".

Shtëpitë botuese desktop përgatisin tekste sipas rregullave të poligrafisë dhe me cilësi tipografike. Ashtu si përpunuesit e tekstit nuk janë një "zhvillim" i formatuesve, publikimi në desktop nuk është një vazhdimësi më e avancuar e përpunuesve të tekstit, pasi ato shërbejnë për një qëllim shumë të ndryshëm. Sistemet e publikimit në desktop ('botim desktop') janë, në fakt, një mjet i paraqitjes. Programet e kësaj klase synojnë jo aq shumë për të krijuar dokumente të mëdha, por për të zbatuar lloje të ndryshme të efekteve të printimit, d.m.th., një program publikimi desktop e bën të lehtë për të manipuluar tekstin, për të ndryshuar formatet e faqeve, madhësinë e dhëmbëzimit, bën të mundur kombinimin e shkronjave të ndryshme, punën me materialin derisa të jeni plotësisht të kënaqur me pamjen e faqeve individuale (bandave) dhe të gjithë publikimit.

Për të përfunduar Kapitullin 1, redaktorët e tekstit tani përdoren pak, sepse kanë shumë më pak veçori sesa përpunuesit e tekstit dhe sistemet e botimit në desktop që janë bërë të disponueshme për shumicën e përdoruesve. Nga ana e shkencës së dokumenteve, kjo është edhe për faktin se redaktorët e tekstit nuk ofrojnë funksionin e krijimit të shablloneve, gjë që lehtëson dhe shpejton shumë punën e krijimit të dokumenteve.

2. PaketaaplikuarprogrametMicrosoftzyrë

2.1 Aplikuarprograme,hyrësenëMicrosoftzyrë

Sot, produktet softuerike të Microsoft (në tekstin e mëtejmë MS) janë standardi "de facto" për punën në zyrë. Është e vështirë të gjesh një institucion, ndërmarrje, firmë, në zyrën e së cilës nuk do të instaloheshin kompjuterët me sistemin operativ Windows (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) dhe paketën e aplikacionit MS Office.

Paketa e softuerit popullor - Microsoft Office 2003 , i cili përfshin në grupin standard "MS Word 2003", "MS Excel 2003", "MS Outlook 2003" dhe "MS PowerPoint 2003". Gjithashtu i përfshirë në përdorim është një paketë softuerike e lëshuar së fundmi Microsoftzyrë2007 , duke përfshirë të përditësuar: "MS Word 2007", "MS Excel 2007", "MS Outlook 2007" dhe "MS PowerPoint 2007", etj.

Në versionin "Small Business" - "PowerPoint 2003" u zëvendësua nga paketa botuese "MS Office Publisher 2007", versioni "Professional" përfshin si grupin standard ashtu edhe shtesat "Small Business", dhe gjithashtu ka një bazë të dhënash. mjet (DBMS ) Access 2003. Por përdoret gjithashtu "Power Point 2007" i përditësuar. Më së shumti versioni i plotë Premium përfshin gjithashtu paketën grafike të biznesit Photo Draw 2003 dhe ndërtuesin e faqes së internetit të faqes së përparme 2003. Dy programet e fundit ofrohen në versionin anglisht. Kompleti përfshin si një aplikacion falas "Internet Explorer 5.0" - një grup programesh për të punuar në internet.

Gjëja më tërheqëse për paketën MS Office është ajo që i lidh këto aplikacione së bashku: të gjitha këto programe ndajnë një menu të përbashkët dhe grupe butonash që duken shumë të ngjashëm. Duke mësuar se si të punoni me një nga aplikacionet, ju përparoni shumë në studimin e pjesës tjetër. Ideja kryesore e paketës së softuerit është të punojë në internet. Nëse më herët MS Word dhe MS Excel ishin fokusuar kryesisht në faktin se dokumenti i përgatitur do të printohej në letër, tani zhvilluesit supozojnë se dokumenti i përgatitur para së gjithash do të dërgohet me postë elektronike ose do të postohet në internet. Për ta bërë këtë, zhvilluesit e MS Office kanë përfshirë një format tjetër skedari në produkt - HTML, i cili është standardi për postimin e përmbajtjes në internet. Ruajtja e dokumenteve në formatin HTML gjithashtu lejon përdoruesit që nuk kanë MS Office në kompjuterin e tyre të shikojnë dokumente. Për të parë dokumente të tilla, Internet Explorer, i cili përfshihet në paketën standarde të Windows, tani është i mjaftueshëm. Mjaft e zakonshme për një zyrë moderne është situata kur dokumentet përgatiten jo vetëm në rusisht dhe anglisht, por edhe në gjuhë të tjera (gjermanisht, spanjisht, frëngjisht, arabisht, japonisht, etj.).

Microsoft Access 2003 është një bazë të dhënash relacionale. Në zemër të këtij programi janë tabelat. Microsoft Access (më tej referuar si MS Access) ndryshon nga MS Excel në atë që, ndryshe nga MS Excel, MS Access DBMS ju lejon të punoni me një sistem të tërë tabelash të ndërlidhura. Në DBMS MS Access, formulat, renditja, lidhjet midis qelizave individuale dhe formatimi i tyre përdoren kur punoni me tabela. Nëse keni nevojë të nxirrni të dhënat e nevojshme nga disa tabela të bazës së të dhënave menjëherë, mund të krijoni një pyetje, ndërsa qelizat në ekran do të rregullohen në rendin e specifikuar. Rezultatet e pyetjeve mund të printohen duke përdorur mjetin Raport. Raporti është një tabelë me të dhënat e kërkuara, dizajni mund të zgjidhet nga shabllonet e propozuara.

Aftësitë e programeve të Microsoft Office mund të zgjerohen me ndihmën e moduleve speciale - shtesave. Midis programeve të tilla, mund të gjeni të dyja paketat serioze tregtare (për shembull, kontrolluesi i drejtshkrimit Orfo, fjalorët elektronikë Lingvo, përkthyesi PROMT), dhe "makro" të vogla falas të krijuara nga përdoruesit e zakonshëm.

2.2 TekstiCPUMicrosoftfjalë

Microsoftfjalë- baza e çdo zyre dhe, ndoshta, programi më i nevojshëm dhe më popullor në gjithçka Microsoft Office .

Microsoft Word ju lejon të futni, modifikoni, formatoni dhe dizajnoni tekstin dhe ta vendosni saktë në faqe. Me këtë program, ju mund të futni grafikë, tabela dhe grafikët në dokumentin tuaj, si dhe të korrigjoni automatikisht gabimet drejtshkrimore dhe gramatikore. Redaktori i tekstit MS Word ka shumë veçori të tjera që lehtësojnë shumë krijimin dhe redaktimin e dokumenteve.

Programi ofron një sërë veçorish që kursejnë kohë dhe përpjekje për krijimin e dokumenteve. Midis tyre janë veçori të tilla si:

AutoText - për ruajtjen dhe futjen e fjalëve, frazave ose grafikave të përdorura shpesh;

- stile për ruajtjen dhe vendosjen e grupeve të tëra formatesh menjëherë;

- bashkohen për të krijuar shkronja serike, printim zarfesh dhe etiketash;

- makro - për të ekzekutuar një sekuencë komandash të përdorura shpesh;

- "magjistarët" - për krijimin e dokumenteve të dizajnuara në mënyrë profesionale.

Duke përdorur MS Word për Windows, mund të krijoni tabela, grafikë. MS Word për Windows ka gjithashtu një redaktues formulash që ju lejon të futni formula me kompleksitet të ndryshëm. MS Word ju lejon të kontrolloni drejtshkrimin. Kur kontrolloni, çdo fjalë në dokument krahasohet me mostrat në një fjalor të veçantë. Nëse fjala nuk gjendet në fjalor, do të hapet një kuti dialogu në të cilën mund të bëni korrigjimet e nevojshme. Kur punoni me dokumente, shpesh duhet të përsërisni futjen e të njëjtave seksione të tekstit. Në MS Word, mjafton t'i futni ato një herë, dhe më pas të bëni një element AutoText me një emër unik dhe më pas të futni numrin e nevojshëm të herëve në çdo vend të dokumentit. Shumë shpesh, shumë punonjës duhet të krijojnë dokumente bazuar në standarde forma të unifikuara ose formularët e hartuar dhe miratuar brenda organizatës, si dhe lloje të ndryshme dokumentesh të të njëjtit lloj (letra serike, certifikata, etj.). Me një metodë të automatizuar për përgatitjen e këtij lloji të dokumentit, dy opsione janë të mundshme:

1) krijoni formën e nevojshme në formën e një dokumenti (për shembull, do të jetë një skedar me shtrirjen ".doc") dhe më pas ndryshoni pjesën e ndryshueshme të tekstit në të;

2) krijoni formularin e nevojshëm në formën e një shablloni (një skedar me shtrirjen ".dot") dhe më pas krijoni dokumente të reja bazuar në shabllonin e zhvilluar dhe plotësoni fushat që përmbajnë një pjesë të ndryshueshme të tekstit.

Një shabllon është një lloj shablloni me veçori të caktuara, të cilat përfshijnë një koleksion stilesh, tekstesh shabllonesh, makro, shkurtore të tastierës, artikuj shtesë të menusë dhe shirita veglash të personalizuara në një skedar të veçantë me shtesën ".dot".

Modelet përdoren për:

~ standardizimi dhe unifikimi i punës së të gjithë punonjësve të organizatës me dokumente standarde dhe të ngjashme. Të gjithë punonjësit krijojnë dokumente të bazuara në shabllone uniforme (skedarë me ekstensionin “.dot”), ndërsa shabllonet duhet të përgatiten në mënyrë të tillë që teksti i shabllonit të mos mund të modifikohet nga përdoruesit, dhe të futen vetëm fushat që përmbajnë informacione të ndryshueshme në kokë.

~ përmirësimi i efikasitetit të përgatitjes së dokumenteve serike që synohen të shpërndahen në një numër të madh marrësish. Dokumentet e tilla krijohen nga shabllone duke përdorur funksionin e bashkimit.

Nga bashkimi krijohen tekste dokumentesh që përmbajnë një pjesë (shabllon) fikse, të pandryshueshme dhe fragmente teksti të ndryshueshme (mbushje), d.m.th. bashkimi i një teksti tipik (stencil) me informacionin që duhet plotësuar

2.3 TabelaCPUMicrosoftshkëlqejnë

Kontrolli i automatizimit të redaktuesit të dokumenteve të tekstit

Zona e aplikimit Microsoft shkëlqejnë shumë i gjerë. Para së gjithash, këto janë llogaritjet e kontabilitetit dhe inxhinierisë, hartimi i përmbledhjeve të ndryshme, grafikët, listat e çmimeve dhe shumë më tepër.

Kur punoni me Microsoft Excel për Windows, respektohet parimi "ajo që shihni është ajo që merrni", ose në versionin anglisht "WYSIWYG" (Ajo që shihni është ajo që merrni). Kjo e bën punën me Excel pa dyshim të lehtë dhe shmang shumë gabime.

Për më tepër, MS Excel ka një grup të madh funksionesh shërbimi. Ky është futja e tekstit dhe kontrollimi i drejtshkrimit, vizatimi, eksportimi dhe importimi i të dhënave. Mjetet e printimit janë gjithashtu shumë fleksibël. Mund të printoni të gjitha faqet menjëherë, ose mund të printoni vetëm një pjesë të faqeve në një libër pune.

Karakteristikat kryesore të MS Excel:

v Ndihmë për kontekstin. Ai thirret nga menyja e kontekstit ose duke shtypur butonin përkatës në menynë e ikonave.

v Sistemi i ndihmës. Ai është i organizuar në formën e hipertekstit dhe ju lejon të kërkoni lehtësisht dhe shpejt temën e dëshiruar.

v Ekzekutimi me shumë variante i operacioneve. Pothuajse të gjitha operacionet mund të kryhen në një nga tre ose katër mënyra, nga të cilat përdoruesi zgjedh atë më të përshtatshmen.

v Menyja e kontekstit. Zgjerohet duke klikuar butonin (zakonisht djathtas) "mouse" në objektin e zgjedhur. Po flasim, për shembull, për vendin në tabelë ku përdoruesi do të punojë aktualisht. Funksionet më të përdorura të përpunimit të disponueshme në një situatë të caktuar mblidhen në menynë e kontekstit.

v Menyja e ikonave. Komandat që përdoren më shpesh korrespondojnë me ikonat e vendosura nën shiritin e menusë. Ata formojnë një menu ikonash. Kur klikohet butoni i miut në një ikonë, komanda e lidhur ekzekutohet. Menytë pikografike mund të personalizohen.

v Grupet e punës ose dosjet e punës. Është i përshtatshëm për të kombinuar dokumentet në dosje pune dhe për t'i trajtuar ato si një e tërë kur bëhet fjalë për kopjimin, shkarkimin, modifikimin ose procedura të tjera. Në fund të tabelës është një indeks alfabetik (rast) që ofron akses në fletët e punës. Përdoruesi ka mundësinë të emërojë fletët në dosje (në vend të indeksit alfabetik), gjë që e bën përmbajtjen e regjistrit vizuale, dhe për këtë arsye lehtëson kërkimin dhe kalimin nga dokumenti në dokument.

v Mjete për dizajnimin dhe modifikimin e ekranit dhe tabelave. Pamja e dritares së punës dhe elementëve të tjerë të ndërfaqes në ekran mund të përcaktohen sipas kërkesave të përdoruesit, duke e bërë funksionimin sa më të përshtatshëm. Karakteristika të tilla përfshijnë ndarjen e ekranit në disa dritare, rregullimin e titujve të rreshtave dhe kolonave, e kështu me radhë.

v Mjete për dizajnimin dhe printimin e tabelave. Për lehtësinë e përdoruesit, ofrohen të gjitha funksionet që ofrojnë printimin e tabelave, si zgjedhja e madhësisë së faqes, faqëzimi, vendosja e madhësisë së margjinave të faqeve, dizajnimi i titujve dhe fundeve, si dhe shikimi paraprak i faqes që rezulton.

v Mjetet e projektimit të fletës së punës. Excel ofron mundësi të shumta për formatimin e tabelave, shkronjave dhe stileve, përafrimin e të dhënave brenda qelizës, zgjedhjen e ngjyrës së sfondit të qelizës dhe fontit, ndryshimin e lartësisë së rreshtave dhe gjerësisë së kolonave, vizatimin e kornizave të llojeve të ndryshme, vendosjen e formatit të të dhënave brenda qelizës (për shembull: numerik, tekst, financiar, datë, etj.). Si dhe formatimi automatik - mënyra të ndryshme të dizajnimit të tabelave tashmë janë integruar në sistem, dhe përdoruesi ka mundësinë të zgjedhë formatin më të përshtatshëm nga metodat ekzistuese.

v Modelet MS Excel, si MS Word, ju lejon të krijoni shabllone të fletëve të punës që përdoren për të gjeneruar formularë për shkronja dhe fakse, llogaritje të ndryshme. Nëse shablloni është i destinuar për përdorues të tjerë, atëherë mund të lejoni plotësimin e formularëve të tillë, por ndaloni ndryshimin e formularit të tyre.

v Lidhja e të dhënave. Adresimi absolut dhe relativ është një veçori e të gjithë përpunuesve të fletëllogaritjes, duke përfshirë sistemet moderne Ah, ato ju lejojnë të punoni njëkohësisht me disa tabela, të cilat mund të lidhen me njëra-tjetrën në një mënyrë ose në një tjetër. Për shembull, lidhjet tredimensionale që ofrojnë punë me disa fletë me radhë; konsolidimi i fletëve të punës, i cili trajton shumat dhe mesataret dhe kryen përpunim statistikor kur përdor të dhëna nga zona të ndryshme të së njëjtës fletë pune, fletë të shumta pune, madje edhe shumë libra pune.

v Llogaritjet. Për lehtësinë e llogaritjeve, MS Excel ka funksione të integruara, përkatësisht: funksionet matematikore, statistikore, financiare, datë dhe orë, logjike dhe të tjera. Magjistari i funksionit ju lejon të zgjidhni funksionin e dëshiruar dhe, duke zëvendësuar vlerat, të merrni rezultatin.

v Grafika biznesi. Është e vështirë të imagjinohet një procesor modern i tabelave pa aftësinë për të ndërtuar lloje të ndryshme grafikësh dydimensionale, tredimensionale dhe të përziera. Ekzistojnë më shumë se 20 lloje dhe nënlloje të ndryshme grafikësh që mund të ndërtohen në MS Excel. Ekzistojnë gjithashtu mënyra të ndryshme dhe të disponueshme për hartimin e grafikëve, për shembull, futja dhe dizajnimi i legjendave dhe etiketave të të dhënave, dizajnimi i boshteve (aftësia për të futur linjat e rrjetit) dhe të tjera. Përveç kësaj, ka mjete të fuqishme për ndërtimin dhe analizimin e grafikëve të biznesit, të tilla si futja e shiritave të gabimit, aftësia për të paraqitur një prirje dhe zgjedhja e një funksioni të linjës së trendit.

v Kryerja e funksioneve të bazës së të dhënave MS Excel. Ky funksion siguron plotësimin e tabelave në të njëjtën mënyrë si plotësimi i një baze të dhënash (d.m.th., përmes një formulari të ekranit), mbrojtjen e të dhënave, renditjen sipas çelësit ose me disa çelësa, përpunimin e pyetjeve të bazës së të dhënave, krijimin e tabelave kryesore. Për më tepër, ai përfshin mjete për përpunimin e bazave të të dhënave të jashtme që ju lejojnë të punoni me skedarë të krijuar, për shembull, në formatin "dBase" ose "PARADOX".

v Simulimi. Zgjedhja e parametrave dhe modelimi - një nga karakteristikat më të rëndësishme të procesorit të fletëllogaritjes. Me ndihmën e teknikave të thjeshta, është e mundur të gjenden zgjidhje optimale për shumë probleme. Metodat e optimizimit variojnë nga përshtatja e thjeshtë në optimizimin linear me shumë variabla dhe kufizime. Kur modeloni, ndonjëherë është e dëshirueshme të ruani rezultate dhe zgjidhje të ndërmjetme. Për ta bërë këtë, krijohen skriptet që përfaqësojnë një përshkrim të problemit që duhet zgjidhur.

v Makro programim. Për të automatizuar ekzekutimin e veprimeve të përsëritura shpesh, është i përshtatshëm të përdorni gjuhën e integruar të programimit makro. Ndani funksionet makro dhe makro. Falë komandave makro, puna me MS Excel thjeshtohet dhe lista e komandave të veta zgjerohet. Me ndihmën e funksioneve makro, ata përcaktojnë formulat dhe funksionet e tyre dhe kështu zgjerojnë grupin e funksioneve të ofruara nga sistemi. Në formën e tij më të thjeshtë, një makro është një sekuencë e regjistruar e goditjeve të tasteve, lëvizjeve dhe klikimeve të miut. Një sekuencë e tillë i jepet "riprodhimit" si një regjistrim kasetë. Mund të përpunohet dhe të ndryshohet disi, për shembull, për të organizuar një cikël, tranzicion, nënprogram.

Kështu, paketa e aplikacionit Microsoft Office përmban programe që ju lejojnë të krijoni dokumente teksti, dokumente spreadsheet, baza të të dhënave, prezantime, punë me grafikë, e-mail, etj. Kjo do të thotë, MS Office bën të mundur krijimin e pothuajse çdo lloj dokumenti. Aktualisht, Microsoft Office është i instaluar pothuajse në të gjithë kompjuterët, pavarësisht nëse kompjuteri është në shtëpi apo në një organizatë. Microsoft Office mori një shpërndarje të tillë për faktin se kjo është paketa e parë e aplikacionit që përmban një vëllim të tillë karakteristikash, ndërkohë që ishte plotësisht i rusifikuar dhe i lehtë për t'u përdorur.

Falë programit "Visual Basic" të integruar në Microsoft Word dhe MS Excel, përdoruesi mund të programojë vetë funksionet që mungojnë. Kjo do të thotë, avantazhi i këtyre programeve është se, përveç të gjitha lehtësive që autorët e kësaj pakete kanë krijuar tashmë, vetë përdoruesi mund të përshtatë çdo program për vete për punë të rehatshme në të: ndryshimi i ngjyrës, shkallës, lëvizjes së shpeshtë. butonat e përdorur në shiritin e veglave, krijimi i shablloneve, krijimi i veçorive të reja, etj.

3. Sistemetautomatizimidokumentacioninsiguruar

menaxhimi

Çdo ndërmarrje, pavarësisht nga forma e pronësisë, shkalla dhe struktura, kërkon të përmirësojë efikasitetin e aktiviteteve të saj. Një hap i rëndësishëm drejt arritjes së këtij qëllimi është optimizimi i procedurave kryesore të menaxhimit, veçanërisht krijimi i sistemeve moderne të menaxhimit të zyrave dhe dokumenteve në ndërmarrje.

Menaxhimi racional i dokumenteve çon në një rritje të produktivitetit të punonjësve, duke lehtësuar aksesin në informacion për marrjen e vendimeve të menaxhimit, duke përmirësuar disiplinën e performancës dhe, rrjedhimisht, një përmirësim të përgjithshëm të cilësisë së menaxhimit.

Zbatimi i një sistemi automatizimi për mbështetjen e dokumentacionit të menaxhimit "BOSS - Referent" përmirëson ndjeshëm proceset e punës së ndërmarrjeve dhe organizatave.

Rezultatet e zbatimit të sistemit janë:

§ reduktimi i kohës për përpunimin e korrespondencës hyrëse/dalëse dhe dokumentacionit të brendshëm;

§ kursim i kohës së punës për punë me dokumente;

§ përshpejtimin e procedurave për miratimin dhe miratimin e dokumenteve;

§ përmirësimi i disiplinës së performancës, kontrolli mbi ekzekutimin e udhëzimeve;

§ regjistrim i shpejtë dhe i përshtatshëm i dokumenteve;

§ Përmirësimi i proceseve të planifikimit të ngjarjeve.

Përvoja e zbatimit të sistemit të automatizimit të zyrës dhe menaxhimit të dokumenteve BOSS-Referent të zhvilluar nga IT Co. tregon se në një kohë të shkurtër, ndërmarrjet dhe organizatat e madhësive dhe formave të ndryshme të pronësisë marrin përfitime të prekshme dhe një efekt real ekonomik.

Kohët e fundit, NAUMEN u shfaq në një treg relativisht të vogël për sistemet e automatizimit të zyrave me produktin e tij softuer NauDoc, i cili ka një sërë dallimesh domethënëse nga ajo që u ofrohej më parë përdoruesve. Programi parashikon krijimin e dokumenteve të bazuara në shabllonet e ruajtura në sistem, që përmbajnë dizajn të paracaktuar dhe tekste standarde (shabllone) për situatat bazë të menaxhimit, gjë që thjeshton dhe shpejton krijimin e dokumenteve, siguron dizajnin e tyre të unifikuar në përputhje me GOST R. 6.30-2003 “Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumenteve organizative dhe administrative.

Ndërfaqja grafike e përdoruesit NauDoc ju lejon të kaloni shpejt nga një lloj pune në tjetrin dhe përfshin komponentët e mëposhtëm:

1. Blloku kryesor i përmbajtjes.

2. Shiriti i navigimit.

3. Shiriti i veglave për të punuar me dokumente.

Programi parashikon që çdo dokument mund të vihet nën kontroll: përgjegjës për zbatimin, përgjegjës për kontrollin i caktohen atij, kontrolli përfundimtar i ekzekutimit mbështetet.

Diferencimi i të drejtave të përdoruesit ju lejon të siguroni mbrojtje shtesë për dokumentet konfidenciale. Sigurisht, programi NauDoc, si çdo program tjetër, nuk është një zgjidhje ideale. Për shembull, në disa raste terminologjia e tij ndryshon nga termat tradicionalë të përdorur në punën e zyrës shtëpiake.

Kur është e nevojshme të përpunohen vëllime të mëdha dokumentesh, të kryhen kërkime komplekse në to, të ruhen arkivat e shpërndara, - jashtë konkurrencës "DOCs të hapura".

"DOCs të hapura" ju lejon të zgjidhni detyrat e mëposhtme:

~ integrimi me programet e krijimit të dokumenteve;

~ regjistrimin e të gjithë dokumentacionit hyrës dhe të krijuar;

~ kontrollin e lëvizjes së dokumenteve dhe kryerjen e punës;

~ përshpejtimi i lëvizjes së dokumenteve ndërmjet interpretuesve;

~ garantimi i sigurisë së dokumentacionit;

~ përmirësimi i punës së informacionit dhe referencës, reduktimi i kohës së kërkimit dhe marrjes së një dokumenti nga arkivi sipas kërkesës;

~ automatizimi i përgatitjes së dokumenteve të raportimit.

Veçori e këtij sistemi të punës elektronike në zyrë - integrimi i plotë me të gjitha programet e përhapura të zyrës. Kryerja e kontabilitetit, ruajtjes dhe kërkimit të shpejtë të dokumenteve. "DOCs Open" në të njëjtën kohë siguron krijimin dhe shikimin e tyre nga të gjitha aplikacionet e zakonshme të zyrës.

InterTrust ofron një sistem informacioni të korporatës "Company Media" ndërtuar mbi bazën « zambak uji shënime » .

"CompanyMedia" ju lejon të zgjidhni një numër të madh detyrash të aplikuara në fushën e menaxhimit të dokumentacionit. Është menduar për institucionet publike dhe organizatat tregtare, aktivitetet e të cilave janë të rregulluara; ideale për kompanitë me largësi të konsiderueshme territoriale të ndarjeve strukturore. "CompanyMedia" ju lejon të krijoni punë zyre "nga fundi në fund" në një rrjet ndërmarrjesh të çdo kompleksiteti dhe sistemi do të gjurmojë lëvizjen e një dokumenti jo vetëm brenda një ndërmarrjeje, por edhe midis tyre.

Mundësia e ofruar:

Kryerja e një vëzhgimi global;

Krijimi i urdhrave që shtrihen në çdo thellësi të hierarkisë së menaxhimit;

Përzgjedhja e dokumenteve sipas një sistemi specifik dhe jo të komplikuar;

Kontrolli mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe mbajtja e lidhjeve horizontale të informacionit midis punonjësve të departamenteve të ndryshme të një ose më shumë ndërmarrjeve.

Sistemi "Punët e zyrës 2.5" mund të funksionojë si në modalitetin lokal ashtu edhe në modalitetin e rrjetit. Paketa softuerike ju lejon të automatizoni procesin e punës në zyrë të një ndërmarrje ose organizate, pavarësisht nga lloji i veprimtarisë së saj. Programi ndihmon në organizimin e kontabilitetit dhe kontrollit të ekzekutimit të dokumenteve në bazë të standardeve dhe rregulloreve ekzistuese.

Funksionet kryesore të këtij programi janë:

Operacionet për regjistrimin, redaktimin dhe arkivimin e dokumenteve;

Kontrolli i ekzekutimit të dokumenteve; - krijimi i dokumenteve për qëllime të ndryshme sipas modeleve ekzistuese standarde;

Krijimi i modeleve tuaja të dokumenteve duke përdorur Microsoft Office 2003 ose MS Office 2007;

Krijimi dhe shtypja e raporteve që mundësojnë vlerësimin e gjendjes së punës në zyrë në ndërmarrje;

Kontabiliteti i dokumenteve duke përdorur regjistrimin e ditarit;

Regjistrimi i dokumenteve të marra ose të dërguara me e-mail.

Blloku i aplikacioneve për automatizimin e rrjedhës së dokumenteve të organizatës "Dokumentacioni" është krijuar për të automatizuar punën e shërbimeve mbështetëse dokumentare për ndërmarrjet dhe organizatat bazuar në kërkesat Sistemi Shtetëror Mbështetje për Menaxhimin e Dokumentacionit (GSDOU).

Modulet e bllokut ofrojnë:

Deklaratë për kontrollin e dokumenteve dhe vendimet e menaxhmentit;

Analiza statistikore e disiplinës së performancës së punonjësve të organizatës;

dorëzim automatik dokumente elektronike interpretues;

përgatitja e draft dokumenteve, miratimi dhe shpërndarja e tyre;

krijimi i një biblioteke (arkivi) elektronike të dokumenteve të organizatës.

Moduli "Regjistrimi i dokumenteve" është krijuar për të organizuar kontabilitetin e të gjitha dokumenteve hyrëse, dalëse dhe të brendshme të organizatës në bazë të kartave të regjistrimit dhe kontrollit. Moduli zbaton mekanizma për monitorimin e ekzekutimit të dokumenteve, rezolutat e menaxhimit, disiplinën e performancës së punonjësve të organizatës, etj. Moduli ofron përgatitje automatike të raporteve të ndryshme dhe dokumenteve standarde të kontabilitetit të shërbimeve mbështetëse të dokumentacionit.

Moduli “Apelet e qytetarëve” është krijuar për të kryer punë në zyrë në bazë të kërkesave nga individë, kontrollon ekzekutimin e dokumenteve dhe përgatit dokumentet e përgjigjes.

Moduli “Biblioteka e dokumenteve të punës” shërben për përgatitjen e dokumenteve, klasifikimin e tyre (vendosjen në dosje elektronike), kërkimin kontekstual të informacionit dhe printimin e dokumenteve. Moduli mund të përdoret për të ruajtur dokumente me përmbajtje arbitrare, si p.sh. rregulloret organizatat, materialet referuese, përgatitja e draft dokumenteve etj.

Moduli "Dokumentet administrative organizative" është krijuar për të automatizuar përgatitjen e dokumenteve administrative dhe raportuese të organizatës, si dhe për të kontrolluar ekzekutimin e urdhrave, urdhrave dhe udhëzimeve.

Modulet "Marrëveshja" dhe "Prezantimi" projektuar për të automatizuar përgatitjen e dokumenteve organizative dhe administrative.

Modulet kryejnë shpërndarjen automatike të draft dokumenteve për punonjësit e organizatës përmes postës së brendshme të Shënimeve për miratim ose njohje elektronike. Gjithashtu kryhet kontroll mbi procesin e njohjes dhe miratimit të dokumenteve.

Moduli “Takime” i dedikohet drejtuesve të ndërmarrjes, si dhe sekretarëve-referentëve të menaxhmentit.

Në përfundim të Kapitullit 3, dua të vërej se baza e të dhënave ju lejon të njoftoni automatikisht të gjithë pjesëmarrësit për axhendën e propozuar, datën dhe orën e takimit, të hartoni një protokoll bazuar në rezultatet e mbajtjes së tij dhe, bazuar në vendimet bërë, dërgoni automatikisht udhëzime për interpretues të veçantë duke treguar kohën e punës së tyre. Bazuar në rezultatet e punës, gjenerohen raporte dhe certifikata të përfundimit.

konkluzioni

Qëllimet dhe objektivat e vendosura nga unë në këtë punë të kursit janë arritur. Programet më të njohura që përdoren për të krijuar dokumente konsiderohen dhe studiohen. Gjithashtu merren parasysh paketa e aplikacioneve të Microsoft Office (MS Word, Microsoft Excel etj.) dhe sistemi i automatizimit për mbështetjen e menaxhimit të dokumenteve: "BOSS-Referent" dhe "Office work 2.5"

Kështu, duke nxjerrë përfundime, do të doja të them se kohët e fundit pak njerëz përdorin redaktorët e tekstit për të krijuar dokumente. Ardhja e Microsoft Word i zëvendësoi ato. Për momentin, tashmë është e vështirë të përcaktohet nëse Microsoft Word i përket përpunuesve të tekstit apo botimit desktop, ai ka kaq shumë funksione. Ndër sistemet për përgatitjen e dokumenteve të tekstit dhe tabelave, dy programe të paketës së aplikacionit Microsoft Office u konsideruan më në detaje në punën e kursit - ky është një përpunues teksti Microsoft Word dhe procesori i fletëllogaritjes Microsoft Excel. Për të krijuar dokumente, përdoren kryesisht vetëm këto dy programe, pavarësisht nga madhësia dhe fushëveprimi i organizatës. Kjo për faktin se pothuajse kudo tani përdor sistemin operativ Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), i krijuar, si Office, nga MS. Këto programe ju lejojnë të përgatitni dokumente komplekse dhe të mëdha, duke përfshirë libra.

Është shumë e lehtë të mësosh se si të punosh në programet e përfshira në Microsoft Office, pasi të gjithë, përfshirë sistemin operativ Windows, kanë një ndërfaqe të ngjashme.

Sistemet e automatizimit të menaxhimit të dokumenteve ju lejojnë të bëni me dokumente gjithçka që bëhet me to në çdo zyrë dhe sistem të rrjedhës së punës dhe përfshin veçori thelbësisht të reja që janë të disponueshme vetëm për kompjuterët. Përfshirë me ndihmën e këtyre programeve, ju mund të krijoni dokumente.

Sigurisht, një sistem i menaxhimit të dokumenteve të korporatës nuk është një kënaqësi e lirë. Por sa mund të kushtojë një dokument i humbur ose i përpunuar gabimisht në një biznes real, sa mund të kushtojë informacioni në kohë dhe i saktë? Ndonjëherë është një çështje e mbijetesës së fortë. Për më tepër, ulja e kostos së përpunimit kompjuterik dhe ruajtjes së informacionit në kujtesën e kompjuterit është një nga proceset pozitive më dinamike në historinë e njerëzimit. Për shkak të unifikimit dhe standardizimit të dokumenteve, shumica e programeve të përdorura për të krijuar dokumente përdorin shabllone. Kjo do të thotë, në një dokument tashmë të formatuar me atributet e nevojshme, ku thjesht duhet të futni të dhëna. Gjithashtu, programet kanë funksione të tilla në të cilat vetë përdoruesi mund të krijojë modelin e tij të dokumentit. Kjo shpejton dhe thjeshton shumë punën e krijimit të një dokumenti.

Në përfundim të punës sime të kursit, dua të vërej se tani ofrohen shumë procesorë të ndryshëm fjalësh dhe fletëllogaritëse, si dhe sisteme automatizimi për mbështetjen e menaxhimit të dokumenteve. Të bësh një zgjedhje është shumë e vështirë. Kjo për faktin se secili program ka avantazhe dhe disavantazhe, dhe nuk ka programe universale. Kur zgjedh një produkt softuer, duhet të merret parasysh fusha e veprimtarisë, vetitë teknike të kompjuterit, sistemi operativ i instaluar në kompjuter, madhësia e organizatës, largësia e departamenteve.

Lista e literaturës dhe burimeve të përdorura

1. GOST R 6.30-2003 Sistemet e unifikuara të dokumentacionit.

2. Sistemi i unifikuar i dokumenteve organizative dhe administrative. - M.: Gosstandart i Rusisë, 2003.

3. Gorodin V.V., Korneev I.K. Mbështetja informative e veprimtarive të menaxhimit: Teksti mësimor. - M.: Mjeshtëri; Shkolla e Lartë, 2001, fq 146-153.

4. Kuznetsov S.L. Programe të reja për zyrën moderne // Biznesi sekretar. - M.: Shtëpia Botuese Evilen, 1999. Nr.3. fq 33-36.

5. Kuperstein V.I. Teknologjitë moderne të informacionit në punën dhe menaxhimin e zyrës. - Shën Petersburg: BHV - Shën Petersburg, 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve të korporatës // Puna në zyrë. - 2002. Nr.4. fq 39-41.

7. Pashkov D.D. BOSS-Sistemi referues i menaxhimit të dokumenteve elektronike // Biznesi sekretar. - M.: Shtëpia Botuese Evilen, 2002. Nr.3. fq 42-44.

8. Serova G.A. Sistemi i automatizuar për punë në zyrë "Office work 2.5" ( një version të ri) // Biznes sekretar. - M.: Shtëpia Botuese Evilen, 2003. Nr 6. fq 35-37.

9. Kuznetsov S.L. Docs të hapura // Biznes sekretari. - M.: Shtëpia Botuese Evilen, 1997. Nr.4. fq 57-62.

10. Kuznetsov S.L. NAUDOC - një zgjidhje e re për automatizimin e zyrës // Biznesi sekretar. - M.: Shtëpia Botuese Evilen, 2003. Nr.8. fq 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Automatizimi i menaxhimit të dokumenteve.

Organizuar në Allbest.ru

Dokumente të ngjashme

Karakteristikat e programeve të zyrës, versionet e redaktuesit të tekstit Microsoft Word. Përdorimi i një redaktuesi teksti, spreadsheet Microsoft Excel dhe mjete të tjera softuerike në aktivitetet e zyrës së ndërmarrjes LLC "Empire of Purity".

test, shtuar 02/03/2012


Klasifikimi i programeve për përpunimin e dokumenteve tekstuale. Parimet e përgjithshme të dizajnit të botimit. Rregullat e shtypjes. Sistemet e njohjes së tekstit (OCR). Softuer kompleks për sistemet e botimit desktop. Shembuj të redaktuesve të tekstit.

prezantim, shtuar më 13.08.2013


Mjetet dhe teknologjitë bazë për përpunimin dhe redaktimin e dokumenteve tekstuale, parimet e përdorimit të tyre. Karakteristikat e funksionalitetit të përpunuesit të tekstit Znj. fjalë. Përshkrim veçori shtesë redaktori i tekstit Word 2003.

punim afatshkurtër, shtuar 19.03.2011


Përdorimi i redaktuesit të tekstit MS Word për të krijuar dokumente teksti. Llogaritjet dhe analiza e të dhënave duke përdorur spreadsheet Excel. Algoritmizimi dhe programimi në Pascal. Projektimi i bazave të të dhënave relacionale duke përdorur Access DBMS.

test, shtuar 22.02.2012


Llojet, funksionet themelore, elementet dhe parimi i funksionimit të një redaktuesi teksti (programi kompjuterik). Metodat për futjen e objekteve të jashtme në tekst. Veçoritë e përpunuesit të tekstit Microsoft Word, veçoritë e tij të veçanta. Struktura tipike e ndërfaqes.

abstrakt, shtuar 12/07/2010


Panelet si mjetet kryesore vizuale të redaktimit të dokumenteve, vendosjes dhe konfigurimit të tyre në programe të ndryshme të Microsoft Office. Panelet e redaktuesit të tekstit të Microsoft Word dhe Excel, funksionaliteti dhe qëllimi i tyre kryesor.

punë laboratorike, shtuar 31.05.2009


Qëllimi i sistemeve operative. Windows XP është një sistem operativ i Microsoft me një ndërfaqe të personalizueshme. Funksionet e programeve standarde të aplikimit: bllok shënimesh, redaktues grafik Paint, përpunues teksti WordPad. Komandat e menysë dhe përdorimi i tyre.

punim afatshkurtër, shtuar 23.05.2009


Përshkrime të mjeteve softuerike të krijuara për të krijuar, modifikuar dhe formatuar dokumente teksti të thjeshta dhe komplekse. Cilësimet e paragrafit, futja e karaktereve, mjetet e krijimit të listës. Kopjimi dhe lëvizja e pjesëve të tekstit.

abstrakt, shtuar 26.03.2015


Përmbajtja e paketës Microsoft Office System. Pasqyrë e veçorive kryesore të Microsoft Office. Analiza dhe zhvillimi i një marrëveshjeje politika financiare në ndërmarrjen në MS Excel. Zhvillimi i bazës së të dhënave duke përdorur Microsoft Access. Krijimi i një ueb faqeje të thjeshtë.

punim afatshkurtër, shtuar 18.01.2012


Aftësitë grafike të përpunuesve të tekstit Microsoft Office Word dhe Open office.org. Futja e fotografive dhe objekteve të tjera në dokumente. Përfshirja dhe lidhja e objekteve. Konvertimi i tekstit me Microsoft WordArt. Llojet e objekteve grafike.

1. Trajnimi publikimet në tekstuale Redaktori i fjalës duke përdorur grafikë

   Kurse >> Informatikë

   ... trajnimi tekstet kanë çuar në krijimin e shumë programeve për përpunimit dokumentet... shpesh duhet të kompozoj teksti dokumentet: shkruani letra... do të ndihmojë për të bërë elektronike dokument(të ruajtura në kompjuter dhe ...) me VDT dhe PC, kohëzgjatja e punës në...

2. Modernizimi elektronike kompleks edukativo-metodik

   Teza >> Informatikë

   Dhe dokumentet të nevojshme për modernizim elektronike arsimore- ... . Në punë në PC manifestimet e ndikimeve të mëposhtme ... janë të mundshme; mjetet e marrjes trajnimi, përpunimit, ruajtja, regjistrimi, ... takimet përfshijnë: teksti redaktorë, grafik...

3. Bazat e programimit në gjuha turbo pascal

   Libri >> Informatikë, programim

   Faza tjetër e profesionale trajnimi programues. Njësoj... në kompjuter. S T R U K T U R N A I S X E M A E V M Elektronike Një kompjuter është një pajisje për automatik përpunimit... automatizimi, etj. Në PC si pajisje dalëse...

4. Sistemi i automatizuar i printimit me shumicë dokumentet për personat juridikë

   Teza >> Informatikë

   ... dokumentet të kryera nga departamenti përpunimit hyrëse dhe dalëse dokumentet duke përdorur makinën e zarfeve Vitesse C5/Midrange dhe elektronike... duke rregulluar detyrat që do të zgjidhen në PC. 1.2 Punonjësit i lejohet të punojë në mënyrë të pavarur në PC dhe VDT...

5. Programet përpunimit dhe shikoni grafikë

   Teza >> Informatikë

   Faqet dokumentet, printim dhe poligrafi. 9. Trajnimi imazhe për... për përpunimit të dhënat numerike dhe puna me tekstuale... projektimin e botimeve të shtypjes dhe elektronike dokumentet, të tilla si faqet e internetit në internet... duke ndikuar në personeli që punon me PC. ...

Krijimi i dokumenteve elektronike. Krijimi i dokumenteve të thjeshta tekstuale mund të kryhet në makina shkrimi të llojeve të ndryshme, e ndjekur nga futja e tekstit nga një dokument letre në një PC duke përdorur një skaner. Por, sigurisht, është më efikase të krijosh edhe dokumente të thjeshta drejtpërdrejt në një PC duke përdorur një arsenal të gjerë mjetesh softuerësh që ofrojnë një shërbim të përshtatshëm dhe shumë efikas. Aq më tepër

Ky shërbim është i rëndësishëm kur krijoni dokumente komplekse shumë artistike të destinuara për përsëritje të mëvonshme. Përgatitja e dokumenteve të tilla komplekse kërkon ekzekutimin e procedurave për shtypjen, redaktimin, korrigjimin, përgatitjen e ilustrimeve, paraqitjen dhe paraqitjen e faqeve dhe printimin.

Shpesh burimet e drejtpërdrejta të materialeve për dokumente janë sistemet) skanimi i imazheve, fakset, Email, tabela, grafikë, vizatime etj.

Të gjitha procedurat e krijimit të dokumenteve mund të kryhen në mënyrë efektive në një PC të pajisur me një skaner dhe një grup aplikacionesh softuerike specifike për domenin, kryesisht programe të redaktimit të tekstit ose botim desktop. Skaneri mund të përdoret për të futur në dokument fragmente të përgatitura veçmas: vizatime, fotografi, diagrame, vula, nënshkrime, etj.

Shembulli 7.23. Në sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve mund të përdoren; redaktorët e tekstit: Lexicon, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; redaktorët e artit: Page Maker, Water Mark Professional; sistemet e publikimit; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; redaktorët e imazheve të marra nga skanerët: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop dhe shumë produkte të tjera softuerike.

Ruajtja e dokumenteve elektronike. Sistemi i ruajtjes së dokumenteve elektronike duhet të sigurojë ruajtjen dhe përditësimin efikas të dokumenteve në memorien e jashtme të kompjuterit, si dhe kërkimin e tyre efikas dhe qasjen konfidenciale në to. Bazat e të dhënave janë ruajtja e informacionit të organizuar posaçërisht, përfshirë dokumentet elektronike, në memorien e jashtme të një kompjuteri. Për krijimin dhe mirëmbajtjen e bazave të të dhënave, janë projektuar sistemet e menaxhimit të bazës së të dhënave, të cilat diskutohen në detaje në Kapitullin 15.

Manipulimi i dokumenteve elektronike. Funksionet kryesore të këtij nënsistemi janë: organizimi i punës me dokumentet elektronike, kontrolli i ekzekutimit të dokumenteve, shpërndarja elektronike e tyre, printimi dhe përsëritja.

Sistemi i brendshëm "Delo 1" (SH.A. "Electronic Office Systems") siguron organizim të përshtatshëm të punës me dokumente dhe kontroll të plotë mbi lëvizjen dhe ekzekutimin e tyre në çdo organizatë që ka një rrjet lokal. Në veçanti, sistemi ofron karakteristikat e mëposhtme:

regjistrimin e dokumenteve elektronike për të cilat lëshohen karta elektronike;

dërgimi i dokumenteve elektronike dhe kartave të tyre elektronike në vendet e punës së interpretuesve;

grumbullimi i dokumenteve në kutitë postare të interpretuesve;

Kontrolli i lëvizjes dhe ekzekutimit të dokumenteve me marrjen e menjëhershme të informacionit përkatës;

Mbajtja e listave përdoruesit, klasifikuesit e dokumenteve, llojet e dorëzimit të tyre, skedarët e përdorur në rrjedhën e punës.

Sistemi mbështet punën me tekst, dokumente të shkruara me dorë, grafike, fakse, mesazhe telefonike, imazhe televizive, etj.

Ka të integruara sistemet softuerike(Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3.0 for Windows) që ju lejojnë të punoni me dokumente të formateve të ndryshme.

Sistemi Microsoft Office për Windows është gjerësisht i njohur, duke përfshirë DBMS Access 2.0, procesorin e fletëllogaritës Excel 5.0, redaktuesin e tekstit Word 6.0, e-mailin e postës dhe zgjerimin e tij Form Designer, programet e shërbimit të modemit të faksit të faksit në PC në punë dhe teknikat e prezantimit të Power Point dhe me shume.

Duke përdorur mjetet e softuerit të Microsoft Office, mund të siguroni:

përpunimi i informacionit hyrës dhe dalës;

Krijimi dhe redaktimi i dokumenteve elektronike;

mbledhja dhe analiza e të dhënave (për shembull, raportimi) me një paraqitje vizuale të rezultateve në formën e grafikëve, diagrameve, etj.;

ruajtja e dokumenteve elektronike në bazat e të dhënave me kërkim dhe akses të përshtatshëm;

funksionet e dërgimit të kalimit të dokumenteve dhe një sekretarie elektronike;

formatimi dhe printimi i përshtatshëm i dokumenteve elektronike, etj.

Sistemi i integruar Team Office është një sistem i plotë informacioni i hapur për zyra që u ofron përdoruesve akses në dokumentet elektronike, komunikim operacional ndërmjet tyre dhe një mjedis të përshtatshëm pune. Ai mbështet shumë përpunues aktual të tekstit, sisteme grafike të biznesit, fletëllogaritëse, sisteme të menaxhimit të bazës së të dhënave; ka programe që organizojnë bibliotekën e saj të gjerë (Team Library), e-mail (Team Mail), një sistem telekonferencash dhe një tabelë buletini (Team Forum) ku mund të kopjoni informacionin, një javore elektronike (Kalendari i ekipit) për planifikimin e ngjarjeve të ndryshme, një koordinator elektronik i procedurave të biznesit dhe ruter informacioni midis përdoruesve (Team Flow) dhe shumë më tepër.

Të gjitha këto programe përfshihen në fushën më intensive të zhvillimit të softuerit të fokusuar në grupet e punës - të ashtuquajturat groupware-produkte (groupware - softuer për bashkëpunim me dokumente elektronike të shumë përdoruesve).

5.2 SISTEMET KOMPJUTERIKE PËR KOMUNIKIMET ADMINISTRATIVE DHE MENAXHIMIT

Siç vijon nga sa më sipër, kompjuteri është shndërruar nga një kalkulator i fuqishëm në një mjet të fuqishëm të menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe një mjet i fuqishëm komunikimi. Në të vërtetë, përmes rrjeteve të ndryshme informative dhe informatike, mund të dërgoni (dhe të merrni) mesazhe në vendet më të largëta në mbarë botën, të shkëmbeni të dhëna dhe programe me qindra e mijëra abonentë dhe të merrni çdo informacion referimi nga sistemet e shërbimit operacional.

Kompjuteri mund të lidhet me rrjetin telefonik të abonentit dhe të ketë akses tek abonentët e tjerë të këtij rrjeti, në e-mail, në teletype dhe telefakse që punojnë me këtë rrjet (rrjete të ngjashme shërbimesh tashmë ekzistojnë: rrjetet "Rosnet", RJEX 400, etj. ),

Kërkohet një modem për t'u lidhur me të gjitha këto rrjete. Modemi është i instaluar në folenë (lidhësin) e pllakës amë të PC ose është i lidhur në mënyrë autonome me portën e tij serike. Një modem kompjuteri shpesh ka dy lidhës të jashtëm: njëri përdoret për t'u lidhur me rrjetin telefonik, i dyti përdoret për të lidhur një aparat telefonik paralelisht me modemin. Për kompjuterët, duhet të përdoren modemë me shpejtësi të lartë (14400, 28800 dhe 33600 baud), sepse, ndër të tjera, ata do të kursejnë ndjeshëm koston e marrjes me qira të kanaleve të komunikimit: transferimi i 1 MB të dhëna me një shpejtësi prej 300 baud kërkon rreth 3. orë, dhe me një shpejtësi prej 28800 baud - më pak 2 minuta.

Një kompjuter me një modem faksi funksionon shumë më i besueshëm (nuk "bllokon" letrën) dhe më i qëndrueshëm se telefaksi, ofron shumë shërbime shtesë: automatizimi shumë më i përshtatshëm dhe efikas i përgatitjes së tekstit të faksit duke përdorur të gjithë arsenalin e mjeteve kompjuterike, integrim me e-mail, teleks dhe kompjuter i bazës së të dhënave, prania e një libri të madh elektronik referimi që përmban një shumëllojshmëri të gjerë informacionesh të dobishme, diferencimi i të drejtave të aksesit të punonjësve dhe abonentëve të jashtëm në faks, kontrolli i kalimit të korrespondencës, statistika të detajuara të faksit, etj. (pra pse të mos e zëvendësoni faksin me një kompjuter personal me modem, skaner dhe printer, aq më tepër që nuk ka PC në tavolinën e sekretarit të ndonjë kompanie që respekton veten?).

Prezantimi

Nga pikëpamja e teknologjisë, menaxhimi i një organizate, si dhe menaxhimi i një dege të ekonomisë ose shtetit, është një proces i marrjes, përpunimit dhe transmetimit të informacionit. Dokumentimi i aktiviteteve të menaxhimit konsiston në fiksimin e këtij informacioni, d.m.th., në krijimin e dokumenteve. Pothuajse çdo veprim i menaxhimit pasqyrohet në dokumentin përkatës. Operacionet e menaxhimit pa dokumente (të cilat nuk kërkojnë krijimin e dokumenteve) janë ndihmëse, operacionale dhe organizative dhe përbëjnë një përqindje të vogël në krahasim me ato të dokumentuara.

Siç e dini, aktualisht njerëzimi po kalon një periudhë të një rritjeje të sasisë së informacionit si orteku. Kjo vlen plotësisht për informacionin që lind në fushën e menaxhimit dhe regjistrohet në dokumente. Zbatimi i proceseve të dokumentacionit shoqërohet me krijimin, përpunimin, ruajtjen, transferimin dhe përdorimin e grupeve vërtet të mëdha të dokumenteve të regjistruara në letër dhe media të tjera.

Aktiviteti i çdo organizate varet nga aftësia për të përdorur informacionin në mënyrë efektive. Para se të ndërmerrni ndonjë veprim menaxherial, të merrni një vendim menaxherial, është e nevojshme të mblidhni, përpunoni dhe analizoni informacionin e nevojshëm për këtë, si rregull, të regjistruar në dokumente. Në kushtet e përdorimit të teknologjisë tradicionale, përpunimi i vëllimeve në rritje të dokumenteve bëhet gjithnjë e më i mundimshëm. Në të njëjtën kohë, në kushtet e formimit të marrëdhënieve të tregut dhe konkurrencës në rritje, vlera e informacionit në kohë dhe të besueshme për marrjen e vendimeve optimale të menaxhimit po rritet vazhdimisht.

Ndërsa aktivitetet e çdo organizate zgjerohen dhe bëhen më komplekse, numri i dokumenteve të biznesit rritet, proceset që lidhen me përpunimin, kërkimin dhe ruajtjen e informacionit dokumentar, si dhe menaxhimin e dokumenteve në përgjithësi, kërcënojnë të dalin plotësisht jashtë kontrollit, të cilat na detyron të marrim masa për të përmirësuar efikasitetin e punës menaxheriale për nëpërmjet përdorimit të mjeteve moderne teknike dhe teknologjive të informacionit.

Në një masë më të madhe, proceset e punës në zyrë janë përshtatur me përdorimin e mjeteve dhe teknologjive të reja teknike, pasi operacionet standarde përdoren për të krijuar dhe përpunuar dokumente. Është mjaft e qartë të imagjinohet struktura e dokumenteve të shumicës së organizatave. Për të dokumentuar veprime të caktuara të menaxhimit, përdoren lloje standarde dhe lloje dokumentesh. Struktura e formularit dhe tekstit të dokumenteve të menaxhimit është standarde. Për më tepër, një pjesë e konsiderueshme e operacioneve të menaxhimit (në veçanti, të gjitha operacionet e zyrës) janë të një natyre formale-logjike, domethënë është relativisht e lehtë të ndahen në operacione më të thjeshta.

Pra, aktualisht ekziston, nga njëra anë, një nevojë urgjente për të përdorur teknologjinë dhe teknologjinë moderne proceset e menaxhimit; nga ana tjetër, parakushtet objektive për zbatimin e tyre.

Në lidhje me sa më sipër, përfundimi është legjitim: rëndësia e teknologjisë tradicionale të orientuar drejt "informatikës së letrës" mbetet shumë e lartë.

Tema është e rëndësishme në atë me zhvillimin shoqëria e informacionit gjithnjë e më shumë teknologji të reja po futen në të gjitha sferat e veprimtarisë njerëzore, përfshirë punën në zyrë. Çdo vit, fluksi i dokumenteve në organizata rritet dhe nevojiten mjete teknike për të thjeshtuar përpunimin, ruajtjen dhe përgatitjen e dokumentacionit, nga ana tjetër, përdorimi i dobët i pajisjeve të zyrës çon në një ulje të produktivitetit të punës dhe efikasitetit të personelit drejtues dhe teknik. .

Objekti i kërkimit: mjetet e përpunimit të informacionit.

Lënda e studimit: mjete teknike moderne të përdorura për krijimin dhe përpunimin e dokumenteve.

Qëllimi i punës: të studiojë veçoritë e përdorimit të mjeteve moderne teknike të përpunimit të dokumenteve në punën e zyrës.

Për të arritur qëllimin, u vendosën detyrat e mëposhtme:

Mësoni si të dokumentoni informacionin;

Të klasifikojë llojet dhe llojet e dokumenteve;

Merrni parasysh llojet e bartësve të dokumenteve;

Përshkruani se si të modifikoni, riprodhoni dhe përpunoni fizikisht dokumentet;

Zbuloni veçoritë e përdorimit të telekomunikacionit.

1. Mjete teknike në kuptimin e gjerë dhe të ngushtë

Teknika - emer i perbashket pajisje, mekanizma dhe pajisje të ndryshme që nuk ekzistojnë në natyrë dhe janë të prodhuara nga njeriu.

Qëllimi kryesor i teknologjisë është të shpëtojë një person nga kryerja e punëve fizikisht të vështira ose rutinë (monotone) në mënyrë që t'i sigurojë atij më shumë kohë për aktivitete krijuese për t'ia lehtësuar jetën e përditshme.

Detyrat kryesore të teknologjisë janë :

· Krijimi i vlerave materiale dhe kulturore;

· Prodhimi, shndërrimi dhe transmetimi i llojeve të ndryshme të energjisë;

Mbledhja, përpunimi dhe transferimi i informacionit;

Krijimi dhe përdorimi i mjeteve të ndryshme të transportit;

・ Ruani mbrojtjen

Ende nuk është krijuar një klasifikim universal i mjeteve teknike dhe nuk ka gjasa të krijohet në të ardhmen. Aktualisht, teknologjia klasifikohet sipas fushave të aplikimit, për shembull: teknologjia industriale, transporti, Pajisjet, kompjuterë, etj. Përveç kësaj, pajisjet mund të ndahen në prodhim, për shembull, vegla makinerish, vegla, instrumente matëse, etj., dhe jo-prodhuese - pajisje shtëpiake, makina, pajisje për kohën e lirë.

Historia e zhvillimit të teknologjisë

Teknika është fati i një personi, që e shoqëron atë që nga momenti i zgjimit të vetëdijes. Fillimisht, në epokën e epokës së gurit, teknologjia ishte një mjet për të vrarë dhe përpunuar: një shtizë, një bumerang, një sëpatë guri, një gjilpërë, një fëndyell. Në epokën e revolucionit neolitik, shfaqen teknologjia bujqësore, transporti dhe strukturat hidraulike, si dhe pajisjet më të thjeshta mekanike: një levë, një pykë, një portë, një bllok, një rrotë. Nëse e merrni atë Shteti i artit, mund të identifikojmë fazat kryesore të mëposhtme të formimit të tij:

Fundi i 18-të - fillimi i shekullit të 19-të. Revolucioni Industrial - krijimi i një motori me avull dhe makinerive universale tjerrëse, të cilat shënuan rënien e prodhimit artizanal dhe kalimin në një ekonomi industriale (prodhimi i makinerive).

Fundi i shekullit të 19-të. Krijimi i një motori me djegie të brendshme, i cili bëri të mundur krijimin klasë e re makineritë kompakte, duke përfshirë automobilat, anijet, etj. Futja e gjerë e energjisë elektrike, duke përfshirë metodat e prodhimit dhe përdorimit të saj në makinat elektrike.

Fillimi i shekullit XX. Zhvillimi i radio inxhinierisë dhe radio-elektronikës. Krijimi i prodhimit të transportuesit.

Mesi i shekullit XX. Futja e automatizimit të gjerë të prodhimit, krijimit Shkenca Kompjuterike. Dilni në hapësirë.

Fundi i XX - fillimi i shekullit XXI. Kërkime në fushën e bio- dhe nanoteknologjisë, të cilat mund të çojnë në një revolucion tjetër në shumë fusha të veprimtarisë njerëzore.

Gjithashtu vlen një klasë e veçantë pajisje ushtarake, i cili përfshin të gjitha pajisjet dhe makineritë teknike të projektuara për të ruajtur aftësinë mbrojtëse dhe kryerjen e operacioneve luftarake në tokë, në det, në ajër dhe në hapësirë.

Pajisjet e ndryshme teknike mund të rrisin ndjeshëm efikasitetin dhe produktivitetin e punës, të përdorin burimet natyrore në mënyrë më racionale dhe gjithashtu të zvogëlojnë gjasat e gabimeve njerëzore gjatë kryerjes së ndonjë operacioni kompleks.

1.1 Mënyrat për të dokumentuar

Fiksimi i informacionit në media materiale, siç duket qartë nga përkufizimi i një dokumenti, kryhet në mënyrë të krijuar nga njeriu. Metoda e dokumentimit kuptohet si një veprim ose një grup veprimesh që përdoren në procesin e regjistrimit të informacionit. Me zhvillimin e shoqërisë njerëzore, numri i këtyre metodave rritej vazhdimisht dhe bëhej gjithnjë e më i larmishëm.

Historikisht, mënyra e parë e dokumentimit ishte mënyra përshkruese. Kjo metodë konsiston në aplikimin e shenjave gjuhësore dhe shenjave të imazhit në sipërfaqen e një transportuesi material, zakonisht me ndihmën e një lloj ngjyruesi. Së pari, duke përdorur mjetet më të thjeshta të shkrimit (stilus, kelam) VII-VIc. para Krishtit

Mjetet më të thjeshta po zëvendësohen nga pendët e patës, rosës dhe korbit, përmendja e parë e tyre në shekullin e 7-të. Sidoqoftë, tashmë në Romën e lashtë, u shfaqën pendë prej bronzi dhe bakri. Në 1809 u patentua stilolapsi i parë, shpikësi i së cilës ishte Friederik Folsch nga Austria.

Në vitin 1938, gazetari hungarez Josef Laszlo Biro shpiku stilolapsin, në të cilin "Pena e Përjetshme" u zëvendësua nga një top që rrotullohej lirisht. Në vitin 1949 u shfaq stilolapsi i parë sovjetik. Në vitet 1960-1970, në procesin e përmirësimit të bojës për stilolapsa, filluan të shfaqen shënuesit, rapidografët dhe stilolapsat me majë. Procesi i përmirësimit dhe modifikimit të dorezave vazhdon. Mjetet më të thjeshta të shkrimit janë ende mjetet më të zakonshme të dokumentimit manual, tekstual dhe vizual. Ato karakterizohen nga thjeshtësia e dizajnit, besueshmëria, shumëllojshmëria. Pothuajse të gjithë ata që duhet të punojnë me dokumente përdorin mjete shkrimi manuale, por përdorimi i tyre nuk siguron produktivitet të lartë në procesin e dokumentimit.

Ndër shumëllojshmërinë e mënyrave të dokumentimit, mund të dallojmë:

1. Regjistrimi mekanik:

1.1. Perforimi (në këtë mënyrë krijohen dokumente, vargjet e të cilave (në tërësi ose pjesërisht) quhen teknotronike, të lexueshme nga makina, audiovizuale;

1.2. Regjistrim analog dhe mekanik i zërit. Regjistrimi mekanik i zërit është një sistem me anë të të cilit një brazdë pritet ose ekstrudohet në një bartës materiali lëvizës në përputhje me dridhjet e zërit të regjistruar. Regjistrimi mekanik i zërit është një regjistrim tipik analog i informacionit;

2. Metoda fotokimike (foto-dokumentimi);

3. Dokumentacioni filmik;

4. Metoda elektronike e dokumentimit. Dokumentacioni Elektronik.

5. Regjistrimi dhe riprodhimi optik (lazer) dhe magnetooptik i informacionit;

6. Holografia;

Dokumentimi mund të kryhet jo vetëm në gjuhë natyrore (dokumentacion teksti), por edhe në gjuhë artificiale. Në këtë rast, informacioni përpunohet me ndihmën e kompjuterëve elektronikë, të koduar, d.m.th. paraqitur në një formë standarde. Për më tepër, i njëjti informacion mund të kodohet në forma të ndryshme dhe, përkundrazi, informacione të ndryshme mund të paraqiten në një formë të ngjashme.

Njeriu filloi të përdorte kodimin e informacionit për një kohë të gjatë. Siç vërehet me të drejtë në literaturë, tashmë shkrimi dhe aritmetika nuk janë gjë tjetër veçse sisteme për kodimin e të folurit dhe informacionit numerik. Megjithatë, një hap vendimtar u ndërmor si rezultat i shpikjes së të ashtuquajturit kodim binar, d.m.th. kodimi i informacionit duke përdorur vetëm dy karaktere - 0 dhe 1, të quajtur bit (nga bit anglisht - shifër binare - një shifër binare). Në këtë mënyrë filloi të kryhej kodimi i shkronjave, numrave, shenjave dhe simboleve të tjera, si dhe imazheve dhe tingujve. Ishte kodimi binar që u përfshi në dizajnimin e kompjuterëve.

Në çerekun e parë të shekullit të 20-të, tubat vakum u shpikën dhe u përdorën gjerësisht në inxhinierinë radio.

Si rezultat, në fund të viteve 1930 - 1940, në disa vende të botës, përfshirë BRSS, lindi ideja e krijimit të kompjuterëve të kontrolluar nga programi. Në vendin tonë prodhimi serik i kompjuterëve filloi në vitin 1952.

Me ardhjen e kompjuterëve, filloi zhvillimi i shpejtë i automatizimit të proceseve të dokumentimit të informacionit, transmetimit, ruajtjes dhe përdorimit të tij. Dokumentet mbi mediat makinerike po përhapen gjithnjë e më shumë, d.m.th. dokumente të krijuara duke përdorur mjete materiale dhe metoda regjistrimi që sigurojnë përpunimin e informacionit të dokumentuar nga kompjuterët elektronikë.

Që nga fillimi i viteve 1960, sistemet e para kompjuterike të krijuara për përpunimin e automatizuar të informacionit të menaxhimit filluan të funksionojnë në Bashkimin Sovjetik. Nga mesi i viteve 1980, kishte tashmë më shumë se 6000 sisteme të automatizuara të kontrollit në vend. Kjo çoi në krijimin masiv të dokumenteve të menaxhimit në mediat e makinerive. Në 1982, u krijua arkivi i parë i dokumenteve të lexueshme nga makina në BRSS.

Që nga fundi i viteve 1980 Në vendin tonë fillon përdorimi i gjerë i kompjuterëve personalë. Deri më sot, në shumicën e organizatave, institucioneve, ndërmarrjeve, puna me dokumente kryhet kryesisht me ndihmën e teknologjisë kompjuterike. Kështu, dokumentet elektronike kanë hyrë fort në fushën e menaxhimit të dokumenteve. Në gjysmën e dytë të viteve 1990, vetë termi "dokument elektronik" hyri në përdorim.

1.2 Llojet dhe llojet e dokumenteve

Çdo sferë e veprimtarisë njerëzore, në një mënyrë apo tjetër, është e lidhur me informacion të dokumentuar, d.m.th. informacionin që përmban dokumenti. Informacioni i përfshirë në dokument ka specifika të caktuara, të shprehura në vijim:

a) dokumenti është një bartës i informacionit social i krijuar nga një person për përdorim në shoqëri;

b) dokumenti supozon praninë e informacionit semantik (semantik), i cili është rezultat i veprimtarisë intelektuale njerëzore. Prania e përmbajtjes është një nga tiparet kryesore dalluese të një dokumenti. Informacioni i pakuptimtë nuk mund të jetë një dokument;

c) informacioni transmetohet në mënyrë diskrete, d.m.th. në formën e mesazheve. Një mesazh i fiksuar në një bartës materiali bëhet një dokument. Dokumenti karakterizohet nga plotësia e mesazhit. Një mesazh i paplotë, fragmentar nuk mund të jetë një dokument i plotë. Përjashtimi është i papërfunduar vepra letrare, skica, skica, drafte që karakterizojnë procesin krijues të krijuesit të tyre (shkrimtar, shkencëtar, artist);

d) si çdo objekt që ka natyrë simbolike, mesazhi është një tekst i koduar. Kuptimi ose kuptimi i tekstit të koduar mund të kuptohet vetëm duke ditur sistemin e shenjave të kodimit dhe dekodimit të informacionit. Një mesazh fiks ka një formë simbolike sepse vetëm në këtë formë mund të përcillen në mesazh njohuritë, emocionet, ndikimet vullnetare të autorit (komunikuesit), duke i dhënë mundësinë lexuesit (marrësit) të dekodojë dhe përvetësojë njohuritë përkatëse. Rëndësia është një pronë e detyrueshme e çdo mesazhi dokumentar;

ligji federal"Për informacionin, informatizimin dhe mbrojtjen e informacionit" përcakton konceptin e një dokumenti (informacioni i dokumentuar) si informacion i regjistruar në një transportues materiali me detaje që lejojnë identifikimin e tij. Ky koncept përdoret më shpesh sot.

Të gjitha dokumentet ndahen në dy grupe të mëdha sipas llojeve të aktiviteteve të pasqyruara në to. E para janë dokumentet për çështje të përgjithshme dhe administrative, d.m.th. për çështjet e menaxhimit të përgjithshëm të ndërmarrjes (organizatës) dhe aktiviteteve të saj prodhuese. Këto dokumente mund të hartohen nga punonjësit e të gjitha departamenteve të ndërmarrjeve. Grupi i dytë - dokumente mbi funksionet e menaxhimit. Dokumentet e tilla përpilohen nga punonjësit e autoriteteve financiare, departamenteve të kontabilitetit, planifikimit, furnizimit dhe marketingut dhe njësive të tjera funksionale.

Dokumentet klasifikohen sipas titullit: letra zyrtare, urdhra, protokolle, akte, memorandume, kontrata etj. Dizajni i të gjitha këtyre dokumenteve është i unifikuar, por në përmbajtje ato mund të jenë krejtësisht të ndryshme:

Në vendin e përpilimit: të brendshme (dokumentet e përpiluara nga punonjësit e kësaj ndërmarrje) dhe të jashtme (dokumentet e marra nga ndërmarrje të tjera, organizata dhe individë);

Në formë: individuale, kur përmbajtja e secilit dokument ka karakteristikat e veta (për shembull, memo), shabllon, kur një pjesë e dokumentit shtypet, dhe një pjesë plotësohet gjatë përpilimit, dhe tipike, e krijuar për një grup ndërmarrjesh homogjene. . Si rregull, të gjitha dokumentet standarde dhe stencil shtypen në mënyrë tipografike ose në dublikatë;

Sipas afateve: urgjente, që kërkon ekzekutim brenda një periudhe të caktuar dhe jourgjente, për të cilën nuk është caktuar afati;

Sipas origjinës: zyrtar, që prek interesat e një ndërmarrjeje, organizate dhe personale, që ka të bëjë me një person të caktuar dhe është nominal;

Sipas llojit të regjistrimit: autentike, kopje, ekstrakte, dublikatë;

· me anë të fiksimit: dokumente të shkruara, grafike, fotografike e filmike etj.

Konsideroni llojet e dokumenteve në më shumë detaje:

1. Dokumentet organizative dhe ligjore (OD) janë baza ligjore për aktivitetet e organizatës dhe përmbajnë dispozita të bazuara në normat e së drejtës administrative dhe detyruese. Dokumentet e tilla përmbajnë rregulla, norma, rregullore, përcaktojnë statusin e organizatës, kompetencën, strukturën e saj, personelin, përbërja zyrtare, përmbajtja funksionale e organizatës në tërësi, ndarjet dhe punonjësit e saj, të drejtat, detyrat dhe aspekte të tjera të tyre. Dokumentet organizative dhe ligjore duhet të miratohen nga një organ i autorizuar - një organizatë mëmë, drejtuesi i kësaj organizate, një organ kolegjial ​​(për shembull, mbledhjen e përgjithshme aksionarët, bordi i drejtorëve, etj.)

Nga pikëpamja e periudhës së vlefshmërisë, OD-të janë pa afat, ato janë të vlefshme derisa të anulohen ose të miratohen të reja (përjashtim bën tabela e personelit, e cila zhvillohet dhe miratohet çdo vit). Meqenëse natyra e veprimtarive të institucionit dhe organizimi i punës ndryshon, mund të bëhen ndryshime në OD, për të cilën menaxheri lëshon një dokument administrativ (urdhër ose udhëzim). Në rast riorganizimi të veprimtarive, hartohen dhe miratohen OD të reja. Procedura për të bërë ndryshime dhe rishikimi i tyre varet nga lloji i OD.

Teksti i shumicës së OA përbëhet nga seksione me titujt e tyre dhe të ndarë në paragrafë dhe nënparagrafë, të numëruar Numrat arabë. Në procesin e përgatitjes së OD, ata duhet t'i nënshtrohen procedurës së miratimit dhe miratimit me të gjitha departamentet dhe personat e interesuar, shërbimin ligjor, nënkryetarët e organizatës ose një nga zëvendësit e ngarkuar me fushën përkatëse të veprimtarisë së organizatës. .

OD përfshin: statutin, memorandumi i shoqatës, rregullore për organizimin, rregullore për njësinë strukturore, rregullore për organin kolegjial ​​(këshillimor) të organizatës, rregullore, personel, udhëzime, përshkrime të punës.

Dokumentet organizative dhe ligjore përpilohen në një fletë standarde letre (format A4) ose në një formular të përbashkët (në varësi të llojit të dokumentit), ndërsa më poshtë janë detajet e detyrueshme: emri i organizatës (emri i njësisë është tregohet gjithashtu nëse dokumenti miratohet nga drejtuesi i njësisë), emri i llojit të dokumentit, data, numri i dokumentit, titulli i tekstit, nënshkrimi, vula e miratimit.

2. Dokumentet administrative - Këto janë dokumente që regjistrojnë vendimet e çështjeve administrative dhe organizative të organizatës. Këto dokumente rregullojnë dhe koordinojnë aktivitetet, lejojnë organin drejtues të sigurojë zbatimin e detyrave që i janë caktuar. Pavarësisht nga forma organizative dhe juridike, natyra dhe përmbajtja e veprimtarive të organizatës, kompetenca, struktura dhe faktorë të tjerë, menaxhmentit të çdo organizate i është dhënë e drejta për të kryer veprimtari ekzekutive dhe administrative dhe, në përputhje me rrethanat, të lëshojë dokumente administrative. Dokumentet administrative përmbajnë vendime që shkojnë nga lart poshtë në sistemin e menaxhimit: nga organi drejtues te ai i menaxhuar, nga drejtuesi i organizatës te divizionet strukturore dhe punonjësit. Janë këto dokumente që zbatojnë kontrollueshmërinë e objekteve vertikalisht.

Në terma juridikë, dokumentet administrative i referohen akteve ligjore: ato shprehin udhëzime specifike juridikisht autoritative të subjekteve të drejtimit. Specifikimi i udhëzimeve të tilla manifestohet në faktin se me ndihmën e dokumenteve administrative zgjidhen problemet dhe çështjet që lindin në fushën e menaxhimit; ato u drejtohen institucioneve specifike, njësitë strukturore, zyrtarë ose punonjës; janë fakte juridike që lindin marrëdhënie administrative-juridike specifike.

Në varësi të fushëveprimit të tyre, dokumentet administrative ndahen në:

akte juridike të nivelit federal - akte të nxjerra nga Presidenti i Federatës Ruse, Qeveria e Federatës Ruse, autoritetet ekzekutive federale (ministritë, komitetet, agjencitë, shërbimet, etj.);

· aktet ligjore në fuqi në nivel subjektesh të Federatës Ruse - republika, territore, rajone, qytete me rëndësi republikane të Moskës dhe Shën Petersburgut, rajone dhe rrethe autonome, si dhe subjekte territoriale;

aktet juridike të organizatave, institucioneve, ndërmarrjeve.

Baza për lëshimin e një dokumenti administrativ mund të jetë:

nevoja për zbatimin e akteve legjislative, rregullatore ligjore dhe vendimet e tjera të autoriteteve më të larta dhe vendimet e mëparshme të kësaj organizate;

· nevojën për të kryer veprimtaritë e tyre ekzekutive dhe administrative, për shkak të funksioneve dhe detyrave të organizatës.

Dokumentet rregullatore mund të lëshohen së bashku nga disa organe drejtuese.

Nga pikëpamja e procedurës për zgjidhjen e çështjeve (marrja e vendimeve), të gjitha dokumentet administrative ndahen në dy grupe:

Dokumentet e publikuara në kushte kolegjiale;

Dokumentet e lëshuara nën vendimmarrje të vetme.

3. Informacion dhe dokumente referimi të sigurojë informacione që nxisin vendime të caktuara, d.m.th. nisin vendimet e menaxhmentit, ju lejon të zgjidhni një ose një metodë tjetër të ndikimit të menaxhimit. Ato nuk përmbajnë urdhra, nuk detyrojnë të zbatojnë urdhra. Dokumentet e këtij sistemi luajnë një rol ndihmës në lidhje me dokumentet organizative, ligjore dhe administrative. E veçanta e këtyre dokumenteve është se ato shkojnë nga poshtë lart në sistemin e menaxhimit: nga punonjësi te drejtuesi i njësisë, nga drejtuesi i njësisë te drejtuesi i organizatës, nga organizata vartëse në atë më të lartë.

Bazuar në zgjidhjen e titullarit, informacioni dhe dokumentet e referencës mund të bëhen bazë për marrjen e disa vendimeve ose përgatitjen e dokumenteve administrative.

Përbërja e informacionit dhe dokumenteve të referencës përfshin: memorandum, memo, shënim shpjegues, propozim, prezantim, deklaratë, të gjitha llojet e korrespondencës, protokoll, akt, vërtetim, përfundim, rikujtim, përmbledhje, listë, numërim.

Të gjitha këto lloj dokumentesh mund të krijohen në formatin e një dokumenti elektronik.

1.3 Varietetet e bartësve të dokumenteve

Në botën moderne, informacioni është burimi më i vlefshëm, i krahasueshëm vetëm me kohën. Informacioni kryen shumë detyra në jetën e shoqërisë, duke siguruar një ndikim komunikues të të gjithë përbërësve të tij, duke fiksuar, ruajtur dhe transmetuar njohuritë e marra dhe të grumbulluara. Megjithatë, informacioni luan një rol kyç në menaxhim. Informacioni i menaxhimit regjistrohet në dokumente. Dokumenti si bartës i informacionit është një burim informacioni, menaxhimi i të cilit i është besuar specialistëve të dokumenteve. Këtu janë disa përkufizime të konceptit Informacion:

INFORMACION- informacione për personat, objektet, faktet, ngjarjet, fenomenet dhe proceset, pavarësisht nga forma e paraqitjes së tyre (Ky koncept përdoret më shpesh aktualisht).

INFORMACION- të fiksuara nga çdo lloj shkrimi ose çdo sistem regjistrimi zëri, që përmban të gjithë ose pjesën kryesore të informacionit të të folurit të dokumentit.

Deri më tani, Federata Ruse ka grumbulluar rezerva të mëdha informacioni të përqendruara në baza të ndryshme të dhënash dhe banka të dhënash, në disqe dhe CD-ROM, dhe në transportues të tjerë informacioni. Ky informacion përdoret kudo - në biblioteka, qendrat e informacionit, muzetë, arkivat, institucionet arsimore dhe organizata të tjera.

Informacioni në vetvete nuk është një tipar i mjaftueshëm i dokumentit. Komponenti material është një nga dy komponentët e domosdoshëm dhe të detyrueshëm të dokumentit, pa të cilin ai nuk mund të ekzistojë. Komponenti material i dokumentit përcaktohet nga transportuesi i informacionit (bartësi i materialit) - një objekt material i krijuar posaçërisht nga një person dhe i destinuar për regjistrimin, ruajtjen dhe transmetimin e informacionit. Ekzistenca e një dokumenti jashtë transportuesit material është e pamundur.

Një bartës informacioni (bartës informacioni) është çdo objekt ose mjet material që përmban (bartë) informacion dhe i aftë për ta ruajtur atë në strukturën e tij për një kohë mjaft të gjatë.

Mediat e ruajtjes përdoren për të regjistruar, ruajtur, lexuar, transmetuar dhe shpërndarë informacion.

Konsideroni klasifikimin e bartësve të informacionit:

Për qëllimin kryesor

1. Qëllimi i përgjithshëm (si p.sh. letra);

2. Specializuar (vetëm për regjistrim dixhital);

Nga numri i cikleve të shkrimit

1. Për hyrje të vetme

2. Për regjistrim të shumëfishtë

Nga qëndrueshmëria

1. Për ruajtje afatshkurtër (akumulim)

2. Për ruajtje afatgjatë

Lloji më i përhapur janë transportuesit në bazë letre. Shumica e dokumenteve moderne që funksionojnë në shoqëri janë bërë në bazë letre ose zëvendësues letre. Ata quhen letër, domethënë kanë një mbajtës letre.

Në këto media, informacioni shfaqet në formën e simboleve dhe imazheve. Një informacion i tillë klasifikohet si informacion i dokumentuar dhe përfaqëson lloje të ndryshme dokumentesh.

Ato prej letre janë dokumentet e biznesit, dokumentacion shkencor dhe teknik, libra, revista, gazeta, dorëshkrime, harta, shënime, botime artistike, shirita me grushta, kartona me grushta etj.

Letra plotëson shumë kërkesa: është relativisht e lehtë për t'u prodhuar, e përballueshme, mesatarisht e qëndrueshme, e ruajtur për një kohë të gjatë dhe e bën të lehtë regjistrimin e informacionit. Cilësia më e vlefshme e letrës - ju lejon të përsërisni informacionin. Përhapja masive e informacionit përmes shtypjes u bë e mundur vetëm si rezultat i prodhimit industrial të letrës.

Shfaqja e mediave artificiale të bazuara në polimer (shellac, polivinil krom, gjysmëpërçues, biomasa) i ka shtuar shumëllojshmërisë së llojeve të dokumenteve të afta për të mbajtur të folur të shëndoshë, muzikë, imazhe lëvizëse dhe tredimensionale. U krijuan regjistrime, filma magnetikë, filma fotografikë dhe filmikë, disqe magnetikë dhe optikë - bartës materiale të një informacioni të tillë që nuk mund të regjistrohet në letër.

Dokumentet e filmit polimer përfshijnë: dokumente filmike (kinema, dia-, video), dokumente fotografike (film transparence, mikrofilm, mikrokartë, mikrofiche), dokumente fono (fonograme magnetike për regjistrimin e imazheve dhe zërit), dokumente për përdorim në kompjuter (të shpuara kaseta).

Grupi i dokumenteve të pllakave të polimerit përbëhet nga: një disk magnetik fleksibël, një kartë magnetike, një disk gramafoni fleksibël dhe i ngurtë, një disk optik - i fortë dhe i butë.

Transferimi i informacionit të dokumentuar në kohë dhe hapësirë ​​lidhet drejtpërdrejt me karakteristikat fizike të bartësit të tij material. Dokumentet, duke qenë një produkt social masiv, kanë një qëndrueshmëri relativisht të ulët. Gjatë funksionimit të tyre në mjedisin operativ dhe veçanërisht gjatë ruajtjes, ato ekspozohen ndaj ndikimeve të shumta negative për shkak të ndryshimeve të temperaturës, lagështisë, nën ndikimin e dritës, proceseve biologjike etj.

Prandaj, nuk është rastësi që problemi i qëndrueshmërisë së bartësve të informacionit material ka tërhequr vëmendjen e pjesëmarrësve në procesin e dokumentimit në çdo kohë. Tashmë në antikitet, ekzistonte një dëshirë për të regjistruar informacionin më të rëndësishëm për materiale të tilla relativisht të qëndrueshme si guri dhe metali.

Në procesin e dokumentimit, ka pasur një dëshirë për të përdorur bojëra dhe bojëra me cilësi të lartë, të qëndrueshme.

Sidoqoftë, duke zgjidhur problemin e qëndrueshmërisë, një person menjëherë duhej të merrej me një problem tjetër, i cili ishte se mediat e qëndrueshme të ruajtjes ishin, si rregull, më të shtrenjta. Prandaj, ne vazhdimisht duhej të kërkonim raportin optimal midis qëndrueshmërisë së transportuesit të informacionit të materialit dhe kostos së tij. Ky problem është ende shumë i rëndësishëm dhe i rëndësishëm.

Konsideroni një pajisje ruajtëse si një lloj mediumi ruajtjeje.

Një pajisje ruajtëse (memorie) është një bartës informacioni i destinuar për regjistrimin dhe ruajtjen e të dhënave. Funksionimi i një pajisje ruajtëse mund të bazohet në çdo efekt fizik që e sjell sistemin në dy ose më shumë gjendje të qëndrueshme. kujtesa mund të klasifikohet stabilitet rekord në:

· Memorie vetëm për lexim (ROM) përmbajtja e së cilës nuk mund të ndryshohet nga përdoruesi përfundimtar (p.sh. CD-ROM). ROM në modalitetin e funksionimit lejon vetëm leximin e informacionit;

· Memorie e shkruar (PROM) në të cilën përdoruesi përfundimtar mund të shkruajë informacion vetëm një herë (për shembull, CD-R);

· Memorie e rishkueshme (PEPROM) (për shembull, CD-RW);

· Memoria me akses të rastësishëm (RAM) ofron një mënyrë regjistrimi, ruajtjeje dhe leximi të informacionit në procesin e përpunimit të tij. RAM i shpejtë, por i shtrenjtë (SRAM) është ndërtuar në rrokullisje, varietete më të ngadalta, por më të lira të RAM - memoria dinamike (DRAM) ndërtohet në kondensatorë. Në të dy llojet e memories, informacioni zhduket pasi shkëputet nga burimi aktual.

Sipas llojit të aksesit Kujtesa ndahet në:

· Pajisjet me akses serik (për shembull, shirita magnetikë);

· Pajisjet me akses të rastësishëm (RAM) (për shembull, memoria me akses të rastësishëm);

· Pajisjet me akses të drejtpërdrejtë (për shembull, disqe të fortë magnetikë);

· Pajisjet me akses shoqërues (pajisje speciale për të përmirësuar performancën e bazës së të dhënave).

Nga ndërtimi gjeometrik :

disk (disqe magnetike, optike, magneto-optike);

shirit (shirit magnetik, shirita me grushta);

Tambur (daulle magnetike);

karta (kartat magnetike, kartat me grushta, kartat flash, etj.)

bordet e qarkut të printuar (kartat DRAM).

Sipas parimit fizik:

1. i shpuar (me vrima ose prerje):

Kartelë;

Shirit i shpuar;

2. me regjistrim magnetik:

Bërthamat e ferritit;

Disqe magnetikë (të fortë dhe fleksibël);

Shirita magnetikë;

Kartat magnetike;

3. optike:

4. Magneto-optike

5. Përdorimi i akumulimit të ngarkesës elektrostatike në dielektrikë (ngarkuesit kondensatorë, tubat e rrezeve katodë të ruajtjes);

6. Përdorimi i efekteve në gjysmëpërçues (EEPROM, memorie flash);

7. Zëri dhe tejzanor (linjat e vonesës);

8. duke përdorur superpërcjellshmëri (elemente kriogjene) etj.

Sipas formës së informacionit të regjistruar, dallohen pajisjet e ruajtjes analoge dhe dixhitale.

Pajisjet e ruajtjes dixhitale janë pajisje të dizajnuara për të regjistruar, ruajtur dhe lexuar informacionin e paraqitur në një kod dixhital.

Duke folur për një dokument elektronik, është e nevojshme të merren parasysh formatet e këtyre dokumenteve. Një format dokumenti elektronik është një format skedari që përmban informacione tekstuale dhe audiovizuale në një formë të koduar. Formatet e tekstit përdoren për të krijuar tekste duke përdorur përpunuesit e tekstit.

DOC për të parë dhe modifikuar tekstin e dokumentit

Format PDF për shfaqjen e një dokumenti në një formë identike

RTF ka për qëllim shikimin e dokumenteve, redaktimin e tyre në versione të ndryshme të produkteve softuerike.

2. Mjetet teknike moderne që përdoren për krijimin dhe përpunimin e dokumenteve

Mjetet e përdorura për krijimin dhe përpunimin e dokumenteve janë, nga ana tjetër, mjete të përpunimit të informacionit, ato mund të ndahen në dy grupe të mëdha. atë kryesore dhe ndihmëse fondeve.

Mjetet ndihmëse janë pajisjet që sigurojnë funksionimin e aktiveve fikse, si dhe pajisjet që lehtësojnë dhe e bëjnë më komode punën menaxheriale. Mjetet ndihmëse të përpunimit të informacionit përfshijnë pajisjet e zyrës dhe mjetet e riparimit dhe parandalimit. Pajisjet e zyrës përfaqësohen nga një gamë shumë e gjerë mjetesh, nga furnizimet e zyrës, tek shpërndarja, riprodhimi, ruajtja, kërkimi dhe shkatërrimi i të dhënave bazë, mjetet e komunikimit administrativ dhe prodhimi, etj., gjë që e bën punën e një menaxheri të përshtatshëm dhe komod. .

Asetet fikse janë mjete për përpunimin e automatizuar të informacionit. Dihet se për të kontrolluar procese të caktuara, një i caktuar informacion menaxherial duke karakterizuar gjendjet dhe parametrat proceset teknologjike, treguesit sasiorë, të kostos dhe të punës së prodhimit, ofertës, marketingut, aktiviteteve financiare etj. Mjetet kryesore të përpunimit teknik përfshijnë: mjetet e regjistrimit dhe mbledhjes së informacionit, mjetet e marrjes dhe transmetimit të të dhënave, mjetet e përgatitjes së të dhënave, mjetet hyrëse, mjetet e përpunimit të informacionit dhe mjetet e paraqitjes së informacionit. Më poshtë, të gjitha këto mjete diskutohen në detaje.

· Marrja e informacionit parësor dhe regjistrimi është një nga proceset intensive të punës. Prandaj, përdoret gjerësisht pajisje për matje, grumbullim të mekanizuar dhe të automatizuar dhe regjistrimi i të dhënave. Gama e këtyre fondeve është shumë e gjerë. Kjo perfshin: bilanc elektronik, numërues të ndryshëm, tabela, matës të rrjedhës, kasa, makina për numërimin e kartëmonedhave, ATM dhe shumë më tepër. Kjo përfshin gjithashtu regjistruesit e ndryshëm të prodhimit të krijuar për të hartuar dhe regjistruar informacione rreth transaksioneve të biznesit në mediat e makinerive.

· Mjetet e marrjes dhe transmetimit të informacionit. Transferimi i informacionit i referohet procesit të dërgimit të të dhënave (mesazheve) nga një pajisje në tjetrën. Një grup ndërveprues i objekteve të formuara nga pajisjet e transmetimit dhe përpunimit të të dhënave quhet rrjet.Ato kombinojnë pajisje të dizajnuara për të transmetuar dhe marrë informacion. Ato ofrojnë shkëmbim informacioni midis vendit të origjinës dhe vendit të përpunimit të tij. Struktura e mjeteve dhe metodave të transmetimit të të dhënave përcaktohet nga vendndodhja e burimeve të informacionit dhe objekteve të përpunimit të të dhënave, vëllimi dhe koha për transmetimin e të dhënave, llojet e linjave të komunikimit dhe faktorë të tjerë. Mjetet e transmetimit të të dhënave përfaqësohen nga stacionet e pajtimtarëve (AP), pajisjet e transmetimit, modemet, multiplekserët.

· Mjetet e përgatitjes së të dhënave përfaqësuar nga pajisje për përgatitjen e informacionit në median e makinerive, pajisje për transferimin e informacionit nga dokumentet në media, duke përfshirë pajisjet kompjuterike. Këto pajisje mund të renditin dhe korrigjojnë.

· Mjetet e hyrjes shërbejnë për perceptimin e të dhënave nga media makinerike dhe futjen e informacionit në sistemet kompjuterike

· Mjetet e përpunimit të informacionit luajnë një rol të rëndësishëm në kompleksin e mjeteve teknike të përpunimit të informacionit. Mjetet e përpunimit përfshijnë kompjuterët, të cilët nga ana e tyre ndahen në katër klasa: mikro, të vegjël (mini); të mëdhenj dhe superkompjuterë. Mikrokompjuter Ka dy lloje: universale dhe të specializuara. Si universal ashtu edhe i specializuar mund të jenë kompjuterë me shumë përdorues - të fuqishëm të pajisur me disa terminale dhe që funksionojnë në modalitetin e ndarjes së kohës (serverët), dhe me një përdorues (stacione pune) që specializohen në kryerjen e një lloji pune.

Kompjuterë të vegjël– punoni në modalitetin e ndarjes së kohës dhe në modalitetin e shumë detyrave. Ana pozitive e tyre është besueshmëria dhe lehtësia e funksionimit.

Mainframes– (fermat kryesore) karakterizohen nga një sasi e madhe memorie, tolerancë e lartë ndaj gabimeve dhe performancë. Karakterizohet gjithashtu nga besueshmëria e lartë dhe mbrojtja e të dhënave; aftësia për të lidhur një numër të madh përdoruesish.

superkompjuter- këta janë kompjuterë të fuqishëm me shumë procesorë me një shpejtësi prej 40 miliardë operacionesh në sekondë.

Serveri- një kompjuter i dedikuar për të përpunuar kërkesat nga të gjitha stacionet e rrjetit dhe për t'u siguruar këtyre stacioneve akses në burimet e sistemit dhe shpërndarjen e këtyre burimeve. Serveri universal quhet - server-aplikacion. Serverë të fuqishëm mund t'i atribuohen kompjuterëve të vegjël dhe të mëdhenj. Tani serverët Marshall janë lider, dhe ka edhe serverë Cray (64 procesorë).

· Mjetet e shfaqjes së informacionit përdoret për nxjerrjen e rezultateve të llogaritjes, referencës së të dhënave dhe programeve në median e makinës, printim, ekran, etj. Pajisjet e daljes përfshijnë monitorët, printerët dhe plotterët.

Monitor- Kjo është një pajisje e krijuar për të shfaqur informacionin e futur nga përdoruesi nga tastiera ose daljen nga një kompjuter.

Printer- Kjo është një pajisje për nxjerrjen e tekstit dhe informacionit grafik në letër.

Plotter- Kjo është një pajisje për nxjerrjen e vizatimeve dhe diagrameve të formateve të mëdha në letër.

2.1 Mënyrat dhe mjetet e ndryshimit, riprodhimit dhe përpunimit fizik të dokumenteve

Në lidhje me përdorimin e gjerë të mjeteve për ndryshimin, riprodhimin dhe përpunimin fizik të dokumenteve direkt në fushën e menaxhimit, në zyra dhe organizata të ndryshme, mjete të tilla filluan të quhen "pajisje organizative zyre" (pajisje zyre) - mjete teknike të përdorura për mekanizim. dhe automatizimi i punimeve menaxheriale dhe inxhinierike.

Pajisjet e zyrës për zyrën e një kompanie me reputacion mund të përfshijnë, për shembull, pajisje dhe pajisje të tilla si një kompjuter personal, makineri organizative, makina shkrimi, aparate telefonike dhe radiotelefonike, mini-PBX, central elektrik, telekomunikacion telefonik me zë të lartë, sistem paging, teletype, makineri faksimile, fotokopjues, rizograf, regjistrues zëri, pajisje projeksioni, makineri adresimi, makineri shënjuese, laminator, stampues, grirëse dokumentesh, hapëse zarfesh, stapler dokumentesh, pajisje skedari, rafte dhe kabinete skedarësh, kasafortë, karrocë, postë pneumatike, etj. .

Pajisjet e zyrës në një kuptim të gjerë mund të përfshijnë çdo pajisje, pajisje, vegla dhe pajisje teknike, makineri, mobilje, etj., duke filluar nga lapsat dhe mprehësit për to deri te kompjuterët dhe sistemet.

Në një kuptim më të ngushtë, pajisjet e zyrës shpesh kuptohen vetëm si mjete teknike të përdorura në punën e zyrës për të krijuar dokumente letre informacioni, kopjuar, riprodhuar, përpunuar, ruajtur, transportuar dhe komunikime administrative dhe menaxhuese.

Ne do të përshkruajmë disa nga informacionet historike që lidhen me shfaqjen e pajisjeve të zyrës dhe "paraardhësve" të tyre, si dhe do të përshkruajmë metodat e kopjimit dhe përsëritjes së dokumenteve.

Për të lehtësuar dhe përshpejtuar procesin e kopjimit në fillim të shekullit të 19-të, filloi të përdoret letra karboni (“letër karboni”). "Një pajisje për marrjen e kopjeve të letrave dhe dokumenteve" u patentua në 1806 nga anglezi R. Wedgwood. Në pajisjen që ai shpiku, letra e hollë ngjyhej me bojë blu dhe më pas thahej midis dy fletëve të letrës fshirëse. “Letra e karbonit” e përftuar në këtë mënyrë mund të vendosej nën një fletë letre kur shkruante dhe të merrte një kopje të saj. Prodhimi masiv i makinave të shkrimit që filloi në fund të shekullit të 19-të çoi në shfaqjen e letrës së zezë të karbonit, afër cilësisë me atë moderne. Përdorimi i tij lejoi të krijonte disa kopje të dokumentit. U shpik një letër karboni polietileni, e cila ju lejon të merrni 15-20 printime të qarta në të njëjtën kohë. Aktualisht, për impregnimin e letrave të karbonit, përdoren afërsisht të njëjtat ngjyra si në prodhimin e shiritave të makinës së shkrimit.

Progresi shkencor dhe teknologjik çoi në shpikjen në shekujt 19-20 të një numri teknologjish origjinale të kopjimit dhe riprodhimit dhe mjeteve përkatëse të riprografisë (nga latinishtja re - një parashtesë që tregon një veprim të përsëritur, prodhoj - unë prodhoj dhe grafiku grek - Unë vizatoj, shkruaj, vizatoj - një emër i përgjithësuar proceset e kopjimit të dokumenteve) dhe printimi operacional. Metodat më të zakonshme të kopjimit gjatë kësaj periudhe përfshinin sa vijon:

Fotografia është një nga metodat më të vjetra të kopjimit. Ai jep cilesi e larte Megjithatë, është e shtrenjtë dhe kërkon kohë, për shkak të kompleksitetit të procesit të përpunimit të materialeve fotografike. Fotokopjimi kryhet si me kamera konvencionale ashtu edhe me përdorimin e pajisjeve speciale fotografike. Në veçanti, në fund të shekullit të 20-të, në Rusi u shpik një kamerë arkivore restauruese, e cila bën të mundur kopjimin e teksteve të dokumenteve që më parë konsideroheshin të parikuperueshme. Me ndihmën e tij, për shembull, ishte e mundur të lexoheshin 18 fletë pergamenë të zbuluara gjatë gërmimeve në Kremlin në 1843.

Një variacion i fotokopjimit është mikrofotokopjimi (mikrofilmimi) - prodhimi i mikroformave me metodë fotografike, d.m.th. reduktuar (nga 7 në 150 herë) kopje të dokumenteve. Një shumëllojshmëri e mikrokopjimit është mikroficheting - regjistrimi fotografik i informacionit në një film fotografik të sheshtë me madhësi standarde A6 (105 * 148 mm) zvogëlohet me 24 herë me ndihmën e optikës dhe fiksohet në një mikrofiche në formën e një qelize të vogël. Një total prej 98 imazhesh miniaturë të faqeve të rregullta të tekstit vendosen në një mikrofiche standarde. Megjithatë, janë zhvilluar teknologji që lejojnë deri në 270 imazhe faqe të vendosen në mikrofiche.

Pajisjet e disponueshme aktualisht për regjistrimin dhe riprodhimin e informacionit duke përdorur mikrofiçe bëjnë të mundur shkrepjen e tekstit të printuar në mikrofiche me një produktivitet prej 1500-2000 dokumente në orë (15 mikrofiçe). Duhet të theksohet se leximi i mikrofiçeve është i mundur vetëm me ndihmën e pajisjeve zmadhuese.

Metoda diazografike (shqiptimi) zakonisht përdoret kur kopjoni vizatimin me format të madh dhe dokumentacionin teknik në letër të veçantë fotosensitive (ndaj rrezeve ultravjollcë) diazo; për herë të parë kopje të tilla u morën në Britaninë e Madhe në 1842.

Kopjimi termografik (termografia) kryhet me ndihmën e fotokopjuesve termikë në letër speciale termofikse, ose përmes letrës termokopjuese në letër të zakonshme. Ai bazohet në parimin e rrezatimit të letrës me një rrymë intensive të rrezeve termike infra të kuqe që prodhojnë ngrohje lokale, e cila më pas transferohet në letrën termoset;

Kopjimi elektrografik (xerografia) u propozua për herë të parë nga rus E.E. Gorin në 1916. Aktualisht është më i zakonshmi. Kjo metodë ju lejon të kopjoni shpejt, me efikasitet dhe relativisht ekonomikisht dokumentet e nevojshme. Për më tepër, në procesin e kopjimit, shkallëzimit dhe redaktimit të dokumenteve është e mundur.

Kopjimi elektrografik dixhital (kopjimi dixhital). Një fotokopjues dixhital ju lejon të kopjoni jo vetëm shpejt dhe me efikasitet, por edhe të merrni kopje që janë më të mira se origjinali. Sidoqoftë, në procesin e menaxhimit, është shumë shpesh e nevojshme të kopjohen dokumente me një tirazh prej 50-100 ose më shumë kopje. Që nga vitet 1980, printimi me ekran elektronik (risografia) ka ardhur si metoda më premtuese e printimit operacional. Ajo kryhet me ndihmën e dublikatorëve dixhitalë - rizografë, si dhe dublikatë. Ato lejojnë dublikim direkt nga kompjuteri me një shpejtësi deri në 130 printime në minutë.

Për riprodhimin masiv të dokumenteve përdoren metoda të ndryshme shtypjeje, ndër të cilat më të avancuara janë shtypja me shkronja e shtypit dhe shtypja me intaglio, që përdoren për riprodhimin masiv të librave, broshurave dhe produkteve të tjera të shtypura. Nevoja, sot, për të pasur informacion, për të qenë të vetëdijshëm për të gjitha rastet, produktet e reja e bëjnë njeriun të shpikë teknologji më të reja që lejojnë shumëzimin, përsëritjen, përpunimin e informacionit të dokumentuar. E gjithë kjo teknikë organizative përbën bazën materiale të sistemeve të menaxhimit progresiv. Përdorimi i dobët i pajisjeve të zyrës në menaxhim çon në një ulje të produktivitetit të punës dhe efikasitetit të punës së personelit menaxherial, në vonesa të papranueshme në zgjidhjen e çështjeve operacionale dhe shpesh në vendime të pasakta për shkak të mungesës së informacionit të nevojshëm dhe në pasoja të tjera negative.

2.2 Objektet e telekomunikacionit

dokumente dokumentacioni informacion telekomunikacioni

Rrjeti lokal (LAN, rrjeti lokal i zonës; Rrjeti lokal i zonës angleze, LAN) është një rrjet kompjuterik që zakonisht mbulon një zonë relativisht të vogël ose një grup të vogël ndërtesash (shtëpi, zyrë, kompani, institut). Ka gjithashtu rrjetet lokale, nyjet e të cilave janë të ndara gjeografikisht në distanca prej më shumë se 12.500 km (stacionet hapësinore dhe qendrat orbitale). Pavarësisht distancave të tilla, rrjete të tilla ende klasifikohen si lokale.

Më shpesh, termi "Rrjetet e zonës lokale" LAN kuptohet fjalë për fjalë, domethënë është një rrjet që ka përmasa të vogla lokale dhe lidh kompjuterë të afërt, por nga ana tjetër, disa LAN, si një rrjet, lidhin një numër të vogël. e kompjuterëve, por aftësitë kufizuese të rrjeteve moderne lokale ju lejojnë të lidhni dhjetëra mijëra kompjuterë. Disa autorë e përkufizojnë LAN-in si një sistem për lidhjen e drejtpërdrejtë të shumë kompjuterëve, që nënkupton se informacioni transmetohet nga kompjuteri në kompjuter pa asnjë ndërmjetës dhe përmes një mjedisi të vetëm.

LAN mund të përkufizohet më saktë si një rrjet që lejon përdoruesin të injorojë lidhjen; në fakt, kompjuterët e lidhur nga LAN formojnë një kompjuter të vetëm virtual. Burimet e të cilave janë të disponueshme për të gjithë përdoruesit e rrjetit, nga këtu rrjedh se shkalla e transferimit në rrjetin lokal duhet të rritet me rritjen e performancës së PC-së, për momentin shpejtësia minimale e LAN-it është 100 megabit për sekondë. Kërkon gjithashtu një nivel të ulët gabimesh në transmetimin e informacionit dhe aftësinë e rrjetit për të punuar në mënyrë të qëndrueshme në ngarkesat maksimale. Jo rrallë, dallohet ende një klasë e rrjeteve: rrjetet urbane ose rajonale MAN (Metropolitanareanetwork) janë më afër natyrës me rrjetet globale, por struktura e brendshme të kujton më shumë një rrjet lokal.

Së bashku me të gjitha rrjetet e përdorura, ka një sërë disavantazhesh:

1. Rrjeti kërkon kosto shtesë materiale ndonjëherë të rëndësishme për blerjen e pajisjeve, softuerit, vendosjen e kabllove lidhëse dhe trajnimin e personelit.

2. Rrjeti kërkon punësimin e një administratori rrjeti i cili është përgjegjës për monitorimin e funksionimit të rrjetit, modernizimin e tij, menaxhimin e aksesit në burime. Për rrjete të mëdha kërkohet ekipi menaxhues.

3. Rrjeti kufizon mundësinë e lëvizjes së kompjuterëve, pasi në këtë rast kërkohet zhvendosja e kabllove.

4. Rrjeti është një mjedis i shkëlqyer për përhapjen e viruseve, gjë që rezulton në kosto shtesë financiare për programet antivirus.

5. Rrjeti, rrit në mënyrë dramatike mundësinë e aksesit të paautorizuar në informacion, mbrojtjen e informacionit kërkon një kompleks masash organizative dhe teknike.

Këtu janë konceptet bazë të teorisë së rrjetit

1. Pajtimtar (nyje, host, stacion) - një pajisje e lidhur me rrjetin dhe që merr pjesë aktive në shkëmbimin e informacionit. Më shpesh, pajtimtari është një kompjuter personal (PC). Mund të jetë gjithashtu një printer rrjeti ose ndonjë pajisje tjetër periferike.

2. Server - një parapagues që siguron burimet e tij për pajtimtarët e tjerë, por nuk i përdor ato vetë. Kështu, ai i shërben rrjetit.

Mund të ketë disa serverë në rrjet, nuk është aspak e nevojshme që serveri të jetë kompjuteri më i fuqishëm. Serverët janë ose të dedikuar ose jo të dedikuar. Server i dedikuar - merret vetëm me detyrat e rrjetit. Nuk është zgjedhur - kryen edhe detyra të tjera.

3. Klient - një pajtimtar rrjeti që përdor vetëm burimet e rrjetit, por nuk i siguron vetë ato.

4. Kompjuteri klient, i quajtur ndryshe edhe stacion pune.

Çdo kompjuter mund të jetë njëkohësisht server dhe klient. Termi server dhe klient shpesh kuptohet jo si vetë kompjuterët, por si aplikacione softuerike që funksionojnë në to. Në këtë rast, aplikacionet që i japin burime serverit, dhe aplikacioni që konsumon burime - klientëve.

2.3 Komunikimet celulare

Për të transferuar informacione, përdoren jo vetëm rrjetet lokale, por edhe komunikimet celulare.

Aktualisht, përdorimi i komunikimeve celulare është një pjesë integrale e jetës së përditshme. Konsideroni standardet kryesore të komunikimit celular:

GSM (Global System for Mobile Communications - sistemi mbarëbotëror i komunikimit celular) është standardi më i zakonshëm i komunikimit celular në botë (82% e abonentëve celularë në 212 vende). Shumica e rrjeteve GSM funksionojnë në 900 dhe 1800 MHz, në disa vende amerikane përdoren 850 dhe 1900 MHz. Në formën e tij të pastër, kanali përdoret për të ofruar shërbime zanore, pasi shkalla e transferimit të të dhënave është vetëm 13 Kbps - kjo është e mjaftueshme vetëm për të transmetuar zërin (i cili është i para-përpunuar nga kodekët), për të dërguar mesazhe me tekst dhe për të shkëmbyer informacione të shërbimit.

GPRS (Shërbimi i Përgjithshëm i Radios së Paketave - një kanal radio me të dhëna pakete) është një shtesë teknologjike mbi një rrjet GSM që ju lejon të transferoni të dhëna me shpejtësi deri në 120 Kbps (klasa 32, kur përdoren 6 kanale njëkohësisht). Avantazhi është se të dhënat e transmetuara, si në rastin e GSM, nuk zënë të gjithë kanalin, por përdorin vetëm një pjesë të tij, së cilës i është caktuar një frekuencë e caktuar. 20 Kbps rezervohen për çdo kanal. Sidoqoftë, numri i kanaleve të caktuara përcaktohet jo vetëm nga telefoni, por edhe Stacioni baze, i cili, kur vendoset një lidhje, ndan një numër të caktuar kanalesh për transmetimin e të dhënave, në varësi të ngarkesës. Shpejtësia mesatare është rreth 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - kanal i avancuar i transmetimit të të dhënave, zhvillimi i GSM) është një teknologji e zhvilluar posaçërisht për të rritur shpejtësinë e transferimit të të dhënave dhe për të rritur besueshmërinë e lidhjes. Emri i dytë i EDGE është E-GPRS (Enhanced GPRS - avancuar GPRS). Duke marrë parasysh që teknologjia është edhe më afër shpejtësisë me rrjetet e gjeneratës së dytë me aftësitë e rrjeteve 3G, është zakon që EDGE t'i referohet rrjeteve të gjeneratës 2.75. Kur përdorni EDGE, shpejtësia teorikisht maksimale e mundshme e transferimit të të dhënave është 473.6 Kbps (8 kanalet më të shpejta prej 59.2 Kbps përdoren njëkohësisht), në praktikë shpejtësia është zakonisht 2-3 herë më e ulët (në varësi të numrit të kanaleve të përdorura). dhe shpejtësitë e tyre). mesatare, shpejtësi efektive puna është 180 Kbps.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System - sistemi universal i telekomunikacionit celular) është një format komunikimi i gjeneratës së tretë, i cili është një evolucion i GSM duke përdorur parimet e frekuencës dhe ndarjes së kodit të kanaleve. Teorikisht, shpejtësia maksimale e mundshme e transferimit të të dhënave në një rrjet UMTS është 14 Mbps. Deri më tani, në praktikë, abonentët duhet të kënaqen me shpejtësi nga 384 Kbps në 3.6/Mbps (kur përdorin HSDPA, Akses i Paketave të Shkarkimi me Shpejtësi të Lartë, një teknologji e veçantë për shkarkimin e të dhënave me shpejtësi të lartë). Karakteristika kryesore e rrjeteve të tilla është aftësia për të bërë thirrje video. Në Evropë, rrjetet UMTS zakonisht përdorin 2100 MHz për shkarkim dhe 1900 MHz për dërgimin e të dhënave. Në Amerikë, në varësi të operatorit, përdoren frekuenca të tjera - për shembull, 1700 MHz.

CDMA (Code Division Multiple Access - code division multiple access technology) është një standard alternativ komunikimi GSM. Shpejtësia e transferimit të të dhënave këtu është pothuajse e njëjtë - 14 Kbps. Një tipar dallues është se disa pajisje mund të funksionojnë në të njëjtën frekuencë, secilës prej të cilave i është caktuar numri i vet unik. Standardi CDMA përdoret nga rreth 15% e abonentëve celularë në botë. Ky standard komunikimi u zhvillua nga Qualcomm dhe përdoret kryesisht në Amerikë dhe Azi. Për funksionimin e standardit CDMA, përdoren frekuenca 800 dhe 1900 MHz.

CDMA2000 1x - zhvillimi i standardit CDMA, është një lidhje e ndërmjetme midis rrjeteve të gjeneratës së dytë dhe të tretë të formatit CDMA. Shpejtësia maksimale është 144 Kbps. Frekuencat e përdorura përfshijnë 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 dhe 2100 MHz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - transmetim i optimizuar evolucionar i të dhënave) është një standard i transmetimit të të dhënave radio telekomunikuese, që përdoret më shpesh për akses në internet me shpejtësi të lartë me brez të gjerë. Ekzistojnë disa modifikime të standardit: Basic - Revision 0 - i cili siguron një shpejtësi të transferimit të të dhënave prej 2.4 Mbps, por në të njëjtën kohë shpejtësia e shkarkimit tejkalon ndjeshëm shpejtësinë e dërgimit të të dhënave në rrjet; I avancuar - Rishikimi A - siguron një shpejtësi prej 3.1 Mbps dhe të njëjtën shpejtësi të dhënash për marrjen dhe transmetimin e të dhënave, e cila lejon thirrje video me dy drejtime; Teorik - Rishikimi B - siguron një shpejtësi të transferimit të të dhënave prej 14.7 Mbps (3 kanale prej 4.9 Mbps).

2.4 Faks

Parimi i funksionimit të telefakseve moderne

Telefaksi është një pajisje elektromekanike e përbërë nga një skaner, modem, printer, motor dhe ingranazhe. Motori dhe ingranazhet janë përgjegjës për futjen normale të letrës në skaner dhe printer. Skaneri lexon imazhin e dokumentit, e dixhitalizon atë dhe e transmeton informacionin në modem. Modemi konverton sinjalet dixhitale në një sekuencë sinjalesh të moduluara dhe i transmeton ato në një makinë tjetër faksi përmes një linje të rregullt telefonike. Modemi që merr faks e kthen këtë sekuencë përsëri në dixhitale dhe ia dërgon printerit. Printeri printon imazhin në letër të veçantë termike në përputhje me informacionin e marrë.

Disavantazhet e faksit

Ndjeshmëria ndaj konsumit të konsiderueshëm mekanik. Me përdorim të shpeshtë, skaneri i faksit bllokohet me pluhur dhe papastërti nga dokumentet që lexohen. Ingranazhet plastike konsumohen. E gjithë kjo çon në shtrembërime dhe futje të pabarabartë të dokumenteve të lexueshme në skaner dhe letrës termike në printer. Kështu, cilësia e dokumenteve të transmetuara dhe të marra përkeqësohet ndjeshëm.

Pamundësia e punës së automatizuar. Është e vështirë t'i dërgosh dokumente një numri të madh marrësish me telefaks të zakonshëm. Sekretari detyrohet të telefonojë manualisht numrat, të telefonojë nëse adresuesi është i zënë ose nëse transferimi dështon.

Përdorimi joefikas i letrës termike të shtrenjtë. Shumica e makinerive të faksit do të printojnë të gjitha mesazhet që marrin (përfshirë ato që nuk mbajnë asnjë informacione të dobishme) në letër speciale të shtrenjtë termike. Përveç çmimit të lartë, kjo letër ka një pengesë tjetër të rëndësishme - imazhi mbi të zbehet në mënyrë të pashmangshme me kalimin e kohës. Kështu, të gjitha mesazhet e rëndësishme duhet të rezervohen për ruajtje.

Pajisjet e reja të faksit

Sasia e informacionit të transmetuar në mënyrë konvencionale linjat telefonike, është vazhdimisht në rritje. Para së gjithash, kjo vlen për mesazhet me faks. Prandaj, sot shumë përdorues janë të interesuar të blejnë telefakse jo të thjeshta të pavarura që kryejnë funksione të përcaktuara rreptësisht, por sisteme më të avancuara që ju lejojnë të automatizoni procesin e marrjes, përpunimit dhe dërgimit të mesazheve të faksit dhe të eliminoni mangësitë e vërejtura.

Ideja e përdorimit të një kompjuteri personal për të krijuar sisteme të tilla të integruara u realizua për herë të parë në vitin 1985, kur GammaLink lëshoi ​​​​bordin e parë të faksimit të kompjuterit. Kjo bëri të mundur lidhjen e një linje telefonike direkt me një kompjuter dhe shndërrimin e saj në një telefaks të fuqishëm dhe të gjithanshëm. Sot, bordet faksimile kompjuterike prodhohen nga një numër i madh prodhuesish. Produktet e tyre, të cilat ndryshojnë në disa funksionalitete, i shërbejnë të njëjtit qëllim - të automatizojnë procesin e transmetimit, marrjes dhe shpërndarjes së mesazheve të faksit të shkëmbyera përmes linjave telefonike konvencionale.

Tabelat faksimile të telefonisë kompjuterike janë një pjesë integrale e industrisë së telefonisë kompjuterike (CT). Kostoja e tyre mund të variojë nga 50 dollarë. (për kartat e zakonshme faks-modem me shpejtësi të ulët, aftësitë dhe karakteristikat e të cilave, si rregull, lënë shumë për të dëshiruar) deri në 5000-7000 dollarë. (për tabelat speciale faksimile, të cilat janë krijuar duke përdorur arritjet më të fundit dhe të cilat janë të afta të transmetojnë informacione të ndryshme me një shpejtësi prej 14,400 bps në të njëjtën kohë në 12 linja telefonike. Sistemet e bazuara në një PC që përdorin pllaka të tilla kanë një sërë përparësish të rëndësishme në krahasim me faksin konvencional makina .

Lehtësinë e përdorimit. Integrimi i një kompjuteri me rrjetin telefonik dhe pajisja me aftësitë e telefaksit i lejon përdoruesit të marrin, përpunojnë dhe dërgojnë mesazhe faksi pa lënë kompjuterët e tyre.

Përdorimi efikas i linjave telefonike. Një sistem faksi i bazuar në PC ofron komunikim efikas në një numër të vogël linjash telefonike, duke zëvendësuar shumë aparate telefaksi të pavarura, secila prej të cilave kërkon një linjë të veçantë.

Cilësi e lartë e imazhit të transferuar. Çdo dokument i një redaktuesi teksti ose grafik mund të dërgohet si një mesazh faksimile me cilësi të lartë. Për ta bërë këtë, me ndihmën e një softueri të veçantë, ai konvertohet në formatin e përdorur nga karta e faksit për dërgimin e mesazheve. Në këtë mënyrë, garantohet cilësi e lartë e imazhit, pasi dokumenti nuk mund të "prishet" nga cilësia e dobët e printimit të printerit, skanerët e ndotur të faksit ose keqfunksionimet në mekanizmin e furnizimit të letrës.

Ruajtja e konfidencialitetit të mesazheve të marra. Ndryshe nga telefakset konvencionale, të cilët printojnë të gjitha mesazhet hyrëse në një rrotull letre, sistemet CT i marrin dhe i ruajnë ato në drejtoritë personale të përdoruesve, qasja në të cilat është e kufizuar nga një fjalëkalim. Kështu, shikimi është plotësisht i përjashtuar. dokumente të rëndësishme të huajt.

Për më tepër, përdorimi i një PC për të kontrolluar funksionimin e kartave faksimile lejon zbatimin e shumë algoritmeve të dobishme dhe të përshtatshme - aplikacione CT. Shumë prej tyre ofrojnë mundësinë për të automatizuar plotësisht procesin e shkëmbimit të mesazheve me faks. Aplikacionet më të përdorura të CT janë SERVER FAX, FAX ME KËRKESË dhe FAX TRANSMETIME. Përdorimi i një serveri faksi minimizon kostot e kohës dhe materialeve gjatë marrjes dhe transmetimit të mesazheve të faksit. Faksi sipas kërkesës ju lejon të automatizoni procesin e sigurimit të abonentëve me dokumentet e kërkuara shpesh. Shpërndarja e faksit thjeshton shumë punën e stafit kur dërgon një numër të madh dokumentesh të ndryshme tek një numër i madh marrësish.

2.5 Lidhja me modemin

Një sistem është i paimagjinueshëm pa një modem komunikimet elektronike. Kjo pajisje ju lejon të përfshiheni në një botë emocionuese, dhe sot, duke përdorur shpikjet më të fundit të botës së telekomunikacionit, tashmë dhe thjesht jetike, në botën e rrjedhave të informacionit, bazave të të dhënave elektronike, postës elektronike, drejtoritë elektronike, tabelat e buletinit dhe më shumë. Mundësitë e marrjes dhe shkëmbimit të informacionit duke përdorur modemet janë tashmë të vështira për t'u mbivlerësuar sot, dhe ne as nuk mund ta imagjinojmë se çfarë na pret nesër. Një e-mail i dërguar me e-mail kudo në botë do të arrijë tek adresuesi në më pak se dy orë. Ne mund të vendosim çdo njoftim ose reklamë në sistemin e telekonferencës së rrjetit tuaj të postës elektronike dhe e gjithë bota do ta dijë këtë informacion brenda një dite. Duke përdorur një modem, për shembull, mund të lidheni drejtpërdrejt nga Moska me një server në Nju Jork dhe të punoni me bazat e të dhënave të informacionit që ai përmban. Më në fund, ne mund të dërgojmë një faks. Tashmë sot, asnjë zyrë e vetme brokerimi me reputacion nuk mund të bëjë pa marrjen dhe transmetimin e menjëhershëm të informacionit duke përdorur kanalet e komunikimit kompjuterik dhe, si rezultat, modemet.

Shpjegoni se çfarë është një modem dhe si funksionon. Kur një kompjuter përdoret për të shkëmbyer informacione përmes rrjetit telefonik, nevojitet një pajisje që mund të marrë sinjalin nga rrjeti telefonik dhe ta shndërrojë atë në informacion dixhital. Në daljen e kësaj pajisjeje, informacioni i nënshtrohet MODULIMIT, dhe në hyrje të DEMODULIMIT, prej nga vjen emri MODEM. Qëllimi i modemit është të zëvendësojë sinjalin që vjen nga kompjuteri (një kombinim zero dhe njësh) me një sinjal elektrik me një frekuencë që korrespondon me diapazonin e funksionimit të linjës telefonike. Modemi e ndan kanalin akustik të kësaj linje në breza me frekuencë të ulët dhe të lartë. Brezi i frekuencës së ulët përdoret për transmetimin e të dhënave dhe brezi i frekuencës së lartë për marrjen. Ka shumë mënyra për të koduar informacionin, më të famshmit prej të cilave janë metoda FSK (Frekuenca SNift Keying) për shpejtësi transmetimi deri në 300 baud (baud është një njësi e shpejtësisë së transferimit të informacionit e barabartë me 1 bit / s) dhe metoda PSK ( PHase SNift Keying) për modemë më të shpejtë, shpejtësi transmetimi deri në 2400 baud.

FSK përdor katër frekuenca të dedikuara. Gjatë transmetimit të informacionit, një sinjal me një frekuencë prej 1070 Hz interpretohet si një zero logjike, dhe një sinjal me një frekuencë prej 1270 Hz interpretohet si një njësi logjike. Kur merr, zero korrespondon me një sinjal prej 2025 Hz, dhe një korrespondon me 2225 Hz.

PSK përdor dy frekuenca: 2400 Hz për transmetimin e të dhënave, 1200 Hz për marrjen. Të dhënat transmetohen në dy bit, ndërsa kodimi kryhet duke zhvendosur fazën e sinjalit. Ndërrimet e mëposhtme të fazës përdoren për kodim: 0 gradë për një kombinim bitesh 00,90 gradë për 01,180 gradë për 10,270 gradë për 11.

Ekzistojnë gjithashtu lloje të tjera të modulimit (DPSK, QAM, TCM). Modemi është bërë ose si një pajisje e jashtme që lidhet me një linjë telefonike me një dalje dhe një port standard COM kompjuteri me tjetrin (lidhës RS232 sipas rekomandimeve të CCITT V. 24), ose si një bord qarku i zakonshëm i printuar që është i instaluar në autobusin e zakonshëm të kompjuterit. Variantet e brendshme të modemit mund të përshtaten si për autobusët e rregullt ISA ashtu edhe për PCI.

Le të shqyrtojmë disa standarde të funksionimit të modemit.

Më të përhapurit janë të ashtuquajturit modemë të pajtueshëm me HAYES, të emërtuar sipas prodhuesit të njërit prej modemëve të parë. Modemë të tillë përdorin komanda AT (nga fjala angleze ATtention), të pajtueshme me Hayes Smartmodem. Përveç grupit standard të komandave për të gjithë modemët e pajtueshëm me Hayes, çdo prodhues individualisht i ofron përdoruesit një gamë të gjerë komandash specifike që janë të vlefshme vetëm në modelet e kësaj kompanie (për shembull, USRobotics, Rockwell, ZyXEL, etj.)

Përveç pajtueshmërisë së grupit të komandave, modemi duhet të përputhet me disa standarde për transmetimin e informacionit përmes linjave telefonike. Standarde të tilla janë rekomandimet e CCITT (Komiteti Konsultativ Ndërkombëtar për Telegrafinë dhe Telefoninë, CCITT Francez (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique).

Modemët që përputhen me standardet për shpejtësi deri në 2400 baud mund të shkëmbejnë lirisht informacion. Duhet të theksohet se rekomandimi CCITT V.32 nuk është një standard në kuptimin e plotë të fjalës, pasi praktikisht çdo prodhues kryesor i modemeve mbi 2400 baud ka zakon të aplikojë shtesë një ose më shumë protokolle specifike të transferimit të të dhënave. Përdorimi i tyre është i mundur vetëm kur lidhni modeme të ngjashme, dhe në këtë rast, si rregull, arrihet një shkallë më e lartë e transmetimit, imuniteti i zhurmës dhe shpejtësia e lidhjes.

Më i zakonshmi dhe më i lirë (për këtë arsye është i popullarizuar në mesin e përdoruesve) është protokolli HST (Transferimi me shpejtësi të lartë), i zhvilluar nga USRobotics në fund të viteve '80. Ekzistojnë lloje të këtij protokolli: H96, H14, H16, H19, H21, H28, diferenca midis të cilave është vetëm në shkallën e transferimit të informacionit, e cila është përkatësisht 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 dhe 28800 baud. Për shkak të kostos së ulët, përmirësimit të gjerë dhe imunitetit të lartë të zhurmës dhe të dhënave me shpejtësi të lartë të protokollit HST, përdoruesit preferojnë të blejnë gjerësisht modele të famshme USRobotics si Sportster, Worldport, Courier.

Përdoren gjerësisht edhe modemet ZyXEL, të cilët kanë një protokoll specifik ZYX, i cili bën të mundur transferimin e të dhënave me një shpejtësi prej 19200 baud në full duplex. Modemët ZyXEL fituan popullaritet të madh në fillim të viteve '90 vetëm për shkak të mungesës së modeleve të tjera modemesh për blerësin vendas. Pengesë e tyre kryesore është çmimi i tyre i lartë, i cili tremb një gamë të gjerë të konsumatorëve. Por, pavarësisht kësaj, strukturat bankare dhe agjencitë qeveritare, bazuar në traditën e krijuar, preferojnë modemet e kësaj kompanie.

Më pak e zakonshme, shumë e shtrenjtë, por me një sinjal të fortë dhe të qëndrueshëm që mund të injorojë edhe filtrat mbrojtës që janë instaluar në PBX për të shmangur përdorimin e modemit falas. Bëhet fjalë për modemet Telebit të markës TrailBlazer dhe protokollin e famshëm PEP (Racket Ensemble Protocol) Pothuajse të gjithë modemët me shpejtësi të lartë janë të pajtueshëm me standarde më pak të shpejta.

konkluzioni

Zhvillimi progresiv i mjeteve të teknologjisë së informacionit bën të mundur futjen e elementeve të teknologjisë "pa letër" në punën e zyrës, shkëmbimi i informacionit kryhet duke përdorur mjete të komunikimit elektronik, informacioni ruhet dhe përpunohet duke përdorur kompjuterë personalë dhe pajisje periferike, kopjimi dhe përsëritja e dokumentacionit të zyrës duke përdorur moderne. pajisje kopjimi.

Tani, në kushtet e flukseve të informacionit që rriten shumë herë çdo vit, është pothuajse e pamundur të imagjinohet një ndërveprim i qartë midis strukturave bankare, firmave tregtare dhe ndërmjetësuese, agjencive qeveritare dhe organizatave të tjera pa teknologji moderne kompjuterike dhe rrjete kompjuterike. Përndryshe, do të ishte e nevojshme të ruhej një staf gjigant i përpunuesve dhe korrierëve të dokumenteve të letrës, dhe besueshmëria dhe shpejtësia e funksionimit të një sistemi të tillë do të ishte ende dukshëm më e ulët se sa sigurohet nga komunikimet modem dhe rrjetet kompjuterike. Por çdo minutë vonesë në dërgimin e mesazheve të rëndësishme të informacionit mund të rezultojë në humbje shumë të prekshme financiare dhe rënie të imazhit.

Në këtë punë kursi, ne shqyrtuam mjetet moderne teknike të përdorura në krijimin dhe përpunimin e një dokumenti, studiuam metodat e dokumentimit të informacionit, klasifikuam llojet dhe llojet e dokumenteve, ekzaminuam llojet e bartësve të dokumenteve, përshkruam disa metoda të përsëritjes së dokumenteve dhe identifikoi edhe veçoritë e përdorimit të telekomunikacionit.

Kështu, qëllimi i studimit të veçorive të përdorimit të mjeteve moderne teknike të përpunimit të dokumenteve në punën e zyrës është arritur.

Lista e burimeve dhe literaturës së përdorur

Burimet

1. Antonova P. RELCOM RELCOM dhe e-mail. - M.: Demos, 1991.

2. Vilkhovchenko S.D., Modemët (zgjedhja, instalimi, konfigurimi), M .: ABF, 1997.

3. Gavrilov A. A. Puna me një modem. - M.: Deputeti “Malip”, 1992.

4. Gasov V.M. "Mjetet teknike të hyrje-daljes së informacionit grafik" (seri në shtatë libra "Organizimi i ndërveprimit njerëzor me mjetet teknike të sistemeve të kontrollit të automatizuar" redaktuar nga V. N. Chetverikov)

5. Gurin N.I. "Puna në një kompjuter personal"

6. Jones R. Teoria e transmetimit të të dhënave. - M.: Shkenca dhe teknologjia, 1993.

7. Solomenchuk VG, Hardware i kompjuterëve personalë. BHV-Shën Petersburg, 2003.

8. Nën. ed. W. Tompkins dhe J. Webster. Ndërlidhja e sensorëve dhe pajisjeve të futjes së të dhënave me kompjuterët PC IBM. - M.: Mir, 1992.

9. Drejtoria " Rrjetet kompjuterike Rusia. Shërbimet e komunikimit ndërkombëtar". - M.: LLP "ELIS. LTD", 1992.

10. Fishchenko L.P. "Modemët e brendshëm PCI"

11. GOST R 51141-98 “Punët e zyrës dhe arkivimi. Termat dhe përkufizimet”, miratuar me Dekretin e Standardit Shtetëror të Federatës Ruse të 27 shkurtit 1998 nr. 28.

12. GOST R 6.30-2003 Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumenteve organizative dhe administrative. Kërkesat për dokumentacion. - Input. 3/3/2003. - M: Shtëpia Botuese Standarde, 2003.

13. Ligji Federal i 27 korrikut 2006 Nr. 149-FZ "Për Informacionin, teknologjia e informacionit dhe për mbrojtjen e informacionit.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistemi i standardeve për informacionin, bibliotekarinë dhe botimin. Menaxhimi i dokumenteve. Kërkesat e përgjithshme”, miratuar dhe vënë në fuqi me urdhër agjenci federale për rregullimin teknik dhe metrologjinë datë 12.03.07 Nr.28-rr.

15. Rrjedha e dokumentit 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Dokumentacioni me përdorimin e kompjuterëve elektronikë.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. Termika Consulting Group, Enciklopedia Zyrtare: http://www.termika.ru/dou/enc/, 25.08.10

18. Repina S.O., "Manuali elektronik i hiperlidhjes": http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10

19. Enciklopedi e lirë: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Standardet e komunikimit celular: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

21. Parimi i funksionimit të telefakseve moderne: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 05.10.10

Literatura:

22. Gedovich F.A. Dokumentet dixhitale: Probleme të ruajtjes // Buletini i Arkivistit. nr 1. 2004.

23. Puna në zyrë dhe korrespondencë në pyetje dhe përgjigje: Një tekst shkollor për studentët e universiteteve dhe kolegjeve ekonomike M.I. Basakov - botimi i 2-të, i rishikuar. dhe shtesë // Seria "Libër mësuesi dhe udhëzues studimi" - Rostov n / a

24. Puna në zyrë (Organizimi dhe teknologjia e mbështetjes dokumentare të menaxhimit): Libër shkollor për universitetet / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. dhe etj.; Ed. T.V. Kuznetsova. - M.: UNITET-DANA, 2001 - 359 f.

25. Punë zyre: Teksti mësimor / Nën gjeneralin. ed. prof. T.V. Kuznetsova. - Botimi i 2-të, i rishikuar. dhe shtesë – M.: MTsFER, 2006.

26. Dokumentacioni: Teksti mësimor. N.N. Kushnarenko - botimi i 7-të, Sr. - K .: Dituria, 2006. - 459 f. - ( Arsimi i lartë shekulli XXI).

27. Mbajtja e shënimeve: Udhëzues studimi. N.S. Larkov

28. Dokumentimi i aktiviteteve të menaxhimit: një kurs leksionesh / I.N. Miguel. – M.: Flinta: MPSI, 2006. – 200 f.

29. Personeli i ndërmarrjes nr. 10 / 2002 “Për kulturën e punës me dokumentet që kemi humbur”

30. Organizimi i punës me dokumente: Teksti mësimor / Ed. prof. V.A. Kudryaev. - Botimi i 2-të, i rishikuar. dhe shtesë – M.: INFRA-M, 2002. – 592 f.

31. Ne punojmë me modemin. Gavrilov A.A., M.: deputet "MALIP", 1992.

32. Sedova O.L., Ne riprodhojmë dokumente. Revista “Çështjet e Sekretarit”, Nr.1, 1999.

33. Biznes sekretarie. Udhëzues edukativ dhe praktik / V.V. Galakhov, I.K. Korneev dhe të tjerët; ed. I.K. Korneev. - M .: TK Velby, shtëpia botuese Prospekt, 2005. - 608 f.

34. Punë moderne në zyrë. Berezina N.M., Vorontsova E.P., Lysenko L.M. - botimi i 2-të. - Shën Petersburg: Peter, 2006. - 272 f.: ill. – (Seria "Dokumentet moderne")

35. Teknologjitë moderne menaxhimin e biznesit dhe dokumenteve. Revista №0, 2010.

36. Rogozhin M.Yu. Manuali i biznesit. - "Yusticinform", 2005.