- Chyba 1. Pozadí snímku neodpovídá tématu prezentace. A vidíme například prezentaci o revolucích v Rusku na pozadí bříz a hub.
- Chyba 2. Použito pozadí, které je součástí sady. PowerPoint programy. Za mnoho let existence programu PowerPoint tisíce lidí používaly standardní šablony, publikovaly své prezentace na webu a ukazovaly je na projevech. Tyto šablony jsou již posluchači jednoduše unavené.
Řešení: Je lepší opustit standardní šablony. Na internetu můžete najít velké množství nových zajímavých šablon a pozadí (např. na našem webu je téměř tisíc pozadí -).
Obrázek na pozadí by neměl obsahovat prvky, které jsou v rozporu s obsahem prezentace. Pro pozadí je lepší použít pastelové nebo studené barvy (fialová, modrá, azurová, modrozelená, zelená), červené a bílé barvy je třeba se vyhnout.
- Chyba 3. Příliš světlé a aktivní pozadí prezentace. Takové pozadí zaprvé narušuje vnímání informací z diapozitivu a zadruhé unavuje posluchače.
Řešení: Pokud má být pozadí jasný obrázek, je lepší jeho jas snížit. Chcete-li to provést, vyberte tvar obdélníku ( Vložit — postavy — Obdélník), zavřete jím celý snímek a vyberte pro něj bílou výplň s průhledností 50 % (můžete použít jiné procento) a odstraňte okraje ( Formát — vyplnit postavy — jiný barvy nalévání- bílé a průhlednost 50% — OK, Obvod postavy- bez obrysu).
Obrázek na pozadí bude méně aktivní.
Nebo když vložíte obrázek na snímek, okamžitě nastavte průhlednost.
- Chyba 4. Použití nekonzistentních barev, nedostatek jediného stylu pro návrh snímků.
V tomto příkladu v jedné prezentaci jeden snímek používá velké písmo a zarovnání doleva a druhý používá malé písmo a odůvodnění v šířce.
Řešení: Při návrhu sekce nebo celé prezentace je potřeba dodržet jeden styl. Barevné schéma by nemělo obsahovat více než tři základní barvy (samozřejmě jsou možné výjimky): Pozadí — záhlaví — základní text. Barvy motivu lze změnit takto: Design — Barvy- je možné si vybrat schéma z navržené sady, nebo si můžete nastavit vlastní barvy: Vytvořit Nový barvy systém.
- http://colorscheme.ru/ — výběr barev pomocí barevného kruhu a generování barevných schémat.
- http://color.romanuke.com/ - sada barevných palet na základě fotografií (na výběr je odstín: teplý, studený, pastelový a kontrastní).
Chyby související s textovým obsahem
- Chyba 5. Přebytečný text na snímku, umístění nestrukturovaného textu na snímek, text převzatý ze zdroje tak, jak je, bez autorského zpracování.
Řešení: Text na snímku by měl být krátký a výstižný, neměl by duplikovat prezentaci přednášejícího. Abstrakty by měly být umístěny na snímku.
Pokud je prezentace určena pro použití jinými osobami, pak můžete potřebné informace specifikovat v poznámkách ke snímku – tyto poznámky pomohou uživatelům prezentace s nimi pracovat.
- Chyba 6. Pokus o umístění velkého množství informací na snímek zabere více než 90 % místa na snímku.
Řešení: ponechte odsazení od okrajů snímku k obsahu (textu a obrázkům). Zkuste se držet pravidla, že 20 % snímku by mělo být prázdných.
Aby snímek získal hotový vzhled, můžete jej použít jako pozadí – rámeček na pozadí.
Zde také text přesahuje hranice rámečku – bylo nutné zmenšit oblast pro zadávání textu posunutím úchytu pro změnu velikosti doprava.
Text je velmi velký, téměř zabíhá do rámečku. Je potřeba to snížit.
- Chyba 7. Veškerý text je psán VELKÝMI PÍSMENY. Tento text se špatně čte.
Řešení: použijte tradiční hláskování textu jako ve vašem rodném jazyce: první písmeno věty je velké, zbytek malá. Na konci věty je umístěna tečka.
- Chyba 8. Použití nečitelných písem, zejména jako písma hlavního textu. V rozložení existuje něco jako čitelnost písem. Písmo by mělo být takové, aby čtenář mohl text přečíst rychle, bez obtíží a nepohodlí. Právě tato písma se používají v knihách, novinách, časopisech – jsme na ně zvyklí a snadno je čteme. Existují však tisíce písem s nízkou čitelností – jsou zajímavá, krásná, ale určená do nadpisů a nejspíše i pro použití v reklamě, v designu.
Řešení: Pokud je cíl vytvořená prezentace- nevytvářet „wow efekt“, ale poskytovat informace, pak používat pouze tradiční, nám všem známá písma. Pro text je lepší používat "bezpatkové" fonty (Arial, Tahoma, Verdana atd.), upozorňujeme, že patkové fonty (rodiny Times a další) jsou obtížně čitelné na dálku.
Bezpatkové písmo a patkové písmo. Patkové písmo je špatně čitelné v prezentacích, ale funguje dobře pro dokumenty
Kurzíva by měla být přednostně použita pro malý text, který je třeba zvýraznit, ale je lepší zvýraznit jednotlivá slova a fráze tučně. Podtržení je lepší nepoužívat, protože podtržený text v prezentacích uživatel vnímá jako , to znamená, že znesnadňuje ovládání prezentace.
Pro nadpisy můžete použít dekorativní písma, pokud je text čitelný.
Písmo hlavního textu by mělo být menší než velikost písma nadpisu.
- Chyba 9. Extra a chybějící tečky, mezery, závorky atd. pravopisné chyby.
- Na konci nadpisu není žádná tečka.
- Na konec věty se vloží tečka, pak jedna mezera a pak další věta.
- Uvozovky v textu prezentace musí být stejné - pokud jste zvolili uvozovky-rybí kosti, pak v prezentaci použijte pouze je (Typy uvozovek: "", "", "", " ").
- Za úvodní závorkou nebo uvozovkou není mezera, hned následuje text. Před závěrečnou uvozovkou nebo závorkou není mezera, za textem se uvozovka nebo závorka umístí hned. Za závěrečnou uvozovku nebo závorku, případně vložte tečku (pokud je konec věty), čárku nebo mezeru a poté text.
- Mezi všemi slovy musí být jedna mezera.
- Za všemi interpunkčními znaménky musí být před začátkem následujícího textu mezera.
- V celé prezentaci by měla být slova s ё jo nebo E.
- Různé značky seznamu na různých stránkách.
V prvním případě jsou značky zaškrtnutí, ve druhém případě čtverce.
- V celé prezentaci by seznamy měly mít za každou položkou v seznamu stejná interpunkční znaménka nebo žádná. Například za každou položku seznamu vložte středník a na konec seznamu tečku.
V prvním případě je za každou položkou seznamu tečka, ve druhém případě není
- Na některých snímcích je červená čára, na jiných ne. Červenou čáru je lepší v prezentaci vůbec nepoužívat.
Stejná prezentace: jiná velikost písma.
Jeden snímek má, druhý ne.
Chyby související s používáním obrázků v prezentaci
- Chyba 10. Neexistuje žádné zarovnání obrazců, textu vzhledem k okrajům snímku nebo k sobě navzájem. Neopatrnost designu.
Objekty na snímku musí být zarovnány. Na dalším snímku je chyba: stejné obdélníky mají různé vzdálenosti od okrajů snímku a od sebe navzájem.
Řešení: Chcete-li tuto chybu opravit, musíte použít funkci zarovnání. Vyberte požadované obdélníky (stisknuté tlačítko CTRL ) Formát — zarovnat — Zarovnat na snímek(v tomto případě se tvary zarovnají s okraji a středem snímku) popř Zarovnat vybrané objekty(v tomto případě se objekty vzájemně zarovnají). Po výběru typu zarovnání je potřeba nastavit jeho parametry (vlevo, vpravo, nahoře nebo dole, na střed, rozmístit vodorovně nebo svisle).
- Chyba 11. Ze snímku na snímek se posouvají stejné prvky na snímku.
Následující příklad ukazuje dva snímky, které mají stejné prvky: tlačítko ukončení prezentace, titulek odpovědi a název snímku. Můžete si všimnout, že stejné prvky jsou odsazeny a jsou v různých vzdálenostech od okrajů snímku. Nemělo by být.
Řešení: Chcete-li se této chybě vyhnout, musíte vytvořit první snímek a umístit na něj potřebné prvky. Poté můžete:
- zkopírujte snímek (pokud oba snímky nesou stejné zatížení, jako v uvažovaném příkladu) a poté změňte každý nový snímek, přičemž na jejich místech ponechte stejné prvky;
- nebo vytvořte druhý snímek, poté vyberte požadovaný objekt na prvním snímku, zkopírujte jej a poté jej vložte na druhý snímek. Objekt bude vložen ve stejné vzdálenosti od okrajů snímku, tzn. nebude se pohybovat. Totéž by mělo být provedeno s ostatními objekty.
- Chyba 12. Zkreslení poměru stran obrazu. Používání obrázků jiný styl na jednom snímku (fotografie a kresba, obrázek s rámečkem i bez rámečku, s pozadím i bez pozadí).
Obrázek je "zploštělý".
Obrazy různých výšek. U pravého obrázku není odstraněn bílý rámeček (jako pozadí prezentace bylo možné zvolit bílé, pak by bílý rámeček obrázku nebyl vidět).
Řešení: Potřebujete změnit velikost obrázku přetažením úchytů umístěných v rozích obrázku; nelze změnit velikost pomocí úchytů umístěných po stranách obrázku.
- Chyba 13. Rámečky obrázků neodpovídají tématu prezentace ani jejímu stylu.
Řešení: Malý rámeček kolem obrázku vytváří úhledný efekt, obrázek s rámečkem má hotový vzhled. Ale nepoužívejte „truchlící“ rámečky, jako na prvním obrázku na dalším příkladu snímku. Také byste neměli používat efekty odrazu obrazu, které narušují vnímání informací na snímku.
- Chyba 14. Obrázek je „rohovaný“.
Řešení: Neumisťujte obrázek na okraj diapozitivu nebo do rohu. Odsazení od okrajů snímku k obrázku (stejné jako při vkládání textu). Pokud je třeba obrázek vložit do rohu snímku, pak je lepší ustoupit o stejnou vzdálenost od svislého a vodorovného okraje. Pokud je na snímku text, snažte se také neumisťovat obrázek do středu snímku.
Pokud je obrázek portrétem osoby, je lepší jej umístit tak, aby oko směřovalo k textu, ale ne k okraji snímku. To dá snímku hotový vzhled.
- Chyba 15. Umístění více obrázků na snímek tak, aby byly špatně vidět. Umístění dvou nebo dokonce 10 obrázků na snímek je přijatelné, pokud to neodporuje logice prezentace: například pokud se obrázky po kliknutí zvětší nebo se jedná o obrázky tlačítek. Pokud je však obrázek hlavním obsahem snímku, je s ním probíhající práce a právě ona nese informační zátěž, měla by být velká.
Řešení: Pokud je hlavním obsahem snímku obrázek, vložte na každý snímek jeden obrázek. Pokud potřebujete použít více obrázků, vytvořte více snímků. Nebo vložte více obrázků na jeden snímek, ale tak, že po kliknutí na obrázek se obrázek otevře na celou obrazovku.
Další chyby v prezentacích
- Chyba 16. Tlačítka a hypertextové odkazy nefungují. Někdy může nastat situace, kdy v režimu zobrazení prezentace nelze použít tlačítko hypertextového odkazu - je neaktivní. To se může stát jednoduše nepozorností autora prezentace – zapomněli nastavit odkaz. Je ale také možné, že tlačítko odkazu (spodní vrstva) je překryto horní vrstvou – jiným obrázkem nebo textem, a proto nefunguje. To lze vidět, když se kurzor myši nestane rukou s prstem (jako hypertextový odkaz) ve středu tlačítka, ale změní se kolem okrajů tlačítka.
Řešení: V prvním případě stačí zaškrtnout všechny odkazy a všechna tlačítka prezentace. Ve zvláště kritických případech otestujte prezentaci na jiných počítačích.
K vyřešení problému s překrýváním tlačítka jinými objekty postačí přesunout rušící objekt do pozadí. Chcete-li to provést, klikněte pravým tlačítkem myši na obrázek a vyberte z kontextové nabídky Přestěhovat se zadní. Nyní bude tlačítko fungovat.
- Chyba 17. Zdroje obrázků a textů nejsou uvedeny. Použití cizího díla a neuvedení autora je špatná forma.
Řešení: Připravili jsme na téma. Více než 80 % autorů materiálů na stránce uvádí zdroje informací nesprávně a neví o nich.
- Chyba 18. Přebytečná animace, když animace narušuje prezentaci. Při přidávání animace do prezentace je třeba dodržet zásadu minimalismu. Animace by neměla zasahovat do čtení textu, být barevná.
Řešení: Neměli byste volit animaci blikání, stejně jako rychlé otáčení. To vše unavuje, dráždí a velmi zatěžuje zrak a nervový systém. Animace navíc je k ničemu. Je lepší nedoprovázet změnu snímků zvukovými efekty a aktivní animací. Musíte přemýšlet o tom, které efekty se objeví automaticky a které po kliknutí. Pokud je veškerá animace na klikání, zabere to spoustu času, taková prezentace bude otravná.
- Chyba 19. Přechod snímků není správně nakonfigurován, přechod po kliknutí myší nebo na klávesnici není zakázán. Například v prezentační hře uživatel přehlédl tlačítko ukazující správnou odpověď a dostal se k další otázce, přičemž obešel herní menu. Uživateli není jasné, kam dál, a někdy prostě nechápal, co se stalo.
Řešení: Při vytváření interaktivní prezentace obsahující , musíte zakázat přechod mezi snímky při kliknutí myší a pomocí klávesnice. Mnozí si prostě vyberou Přechody – Změna snímků a odstraňte zaškrtávací políčko Při kliknutí. Tato metoda se vyhýbá změně snímků po kliknutí, ale možnost procházet snímky pomocí šipek, mezerníku na klávesnici a kolečka myši zůstává zachována.
Existuje spolehlivější způsob - Automatická prezentace prezentace. . Při jeho používání je však třeba pamatovat na to, že na každém snímku musí být tlačítko hypertextového odkazu pro přechod na jiný snímek. Jinak lze náhled snímku vypnout pouze ukončením prezentace.
Pokusili jsme se popsat hlavní chyby při tvorbě prezentací a doufáme, že nám to všem pomůže se jich do budoucna vyvarovat.
Jaké znáš chyby? Článek můžete komentovat.
Většina kancelářských úkonů je řešena na počítači v prostředí MS Office, především ve Wordu, Excelu, Outlooku a PowerPointu. K práci s těmito aplikacemi stačí minimum znalostí, ale v mnoha situacích mohou dodatečné triky ušetřit spoustu času a úsilí. V tomto článku zvážíme některé způsoby, jak zlepšit efektivitu práce ve výše uvedených programech.
MS Word
Rychle posouvejte text nahoru a dolů
Tohle je nejvíc rychlý způsob přesouvání textu bez použití myši. Text se přesouvá pomocí šipek nahoru a dolů, zatímco držíte klávesy Shift a Alt. Před přesunutím není nutné text vybírat – stane se tak automaticky a každé stisknutí šipky nahoru nebo dolů posune text o jeden odstavec nahoru nebo o odstavec dolů. Tato metoda je účinná nejen při přesouvání odstavců, ale také při přesouvání řádků v tabulce.
Odstranění odkazů v dokumentu
Pokud se v dokumentu, který jste vytvořili, objeví odkazy a potřebujete je deaktivovat, můžete vybrat každý odkaz a vybrat příkaz Vložit => Hypertextový odkaz a klikněte na tlačítko Odebrat odkaz. To je velmi dlouhý a pracný proces. Existuje rychlejší způsob, jak problém vyřešit: vyberte celý dokument příkazem Upravit => Vybrat vše a klikněte na klávesovou zkratku Ctrl+Shift+F9 odkazy budou odstraněny a všechny ostatní možnosti formátování dokumentu zůstanou zachovány.
O textu, textových polích a automatických tvarech
Když potřebujete vytvořit nápis, mnozí nejprve vytvoří blok nápisu a poté do něj zadají text. Stejného výsledku dosáhnete výběrem již napsaného textu a následným kliknutím na panel nástrojů Výkres tlačítko pro vytvoření nápisu text se bude pohybovat uvnitř nápisu.
Do automatických tvarů můžete také vkládat text (kromě čar, křivek atd.) - zpravidla se to provádí v několika fázích: vytvořte automatický tvar, vyberte jej, klikněte na tlačítko pro vytvoření nápisu a zadejte text. Existuje také alternativní možnost: nakreslete požadovaný automatický tvar, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a vyberte Přidej text a zadejte text.
Možná při práci změníte názor a rozhodnete se, že text je třeba vyjmout z nápisu nebo z autoshapu. Chcete-li to provést, není nutné jej oříznout do schránky a poté vložit. Můžete si vybrat nápis (nebo automatický tvar) a kliknout na něj pravým tlačítkem myši při stisknuté klávese Ctrl - text se objeví v nejbližším textovém poli.
Autoshape osvětlení
Standardně v panelu Výkres chybí tlačítko Osvětlení; v kontextové nabídce vyvolané po kliknutí pravým tlačítkem myši na automatický tvar není žádný odpovídající příkaz.
Je však možné změnit osvětlení autoshape. Chcete-li to provést, přidejte do panelu Výkres knoflík Osvětlení voláním příkazu Nástroje=>Nastavení=>Příkazy výběrem ze seznamu Kategorie odstavec Výkres a přetažením odpovídajícího tlačítka z okna Týmy(Obr. 1). Použití tlačítka je snadné - vyberte automatický tvar, klikněte na tlačítko Osvětlení a podle potřeby upravte osvětlení (obr. 2).
Rýže. 1. Přidání tlačítka osvětlení do panelu nástrojů kreslení
Rýže. 2. Nastavení osvětlení automatického tvaru
Dělení slov
Chcete-li se vyhnout příliš řídkým řádkům v dokumentu, doporučujeme povolit automatické dělení slov. K tomu menu Servis vybrat tým Jazyk=>Dělení slov a zaškrtněte políčko vedle příslušné možnosti (obr. 3). Jen mějte na paměti, že Word má vždy tendenci zalamovat slova s pomlčkou místo pomlčky. V některých případech je žádoucí se takové mezeře vyhnout (například 10 procent, číslo 1, 234-345 atd.). Chcete-li to provést, místo běžné pomlčky použijte nerozdělovací pomlčku stisknutím kombinace kláves Ctrl+Shift+Pomlčka.
Rýže. 3. Nastavení automatického dělení slov
Zároveň je docela možné, že v části dokumentu, zejména v nadpisech, není dělení slov vyžadováno. Chcete-li zakázat dělení slov v několika odstavcích, vyberte je pomocí příkazu Formát=>Odstavec=>Pozice stránky a zaškrtněte políčko vedle příslušné možnosti (obr. 4).
Je třeba přiznat, že Word nedokáže přenést některá slova správně. V těchto slovech, na pozice, kde můžete dělit, byste měli stisknutím kláves vložit znak měkkého pomlčky Ctrl+Pomlčka. Tato pomlčka bude mít přednost před automaticky vloženými pomlčkami.
Text s indexy
Pokud váš dokument obsahuje proměnné s indexy napsanými přímo v textu a ve vzorcích vytvořených pomocí editoru vzorců MS Equation, pak ve výchozím nastavení budou vypadat nestejně (různé velikosti proměnných a indexů a různé úrovně jejich umístění na řádku), což výrazně kazí vzhled dokumentu (obr. 5).
Rýže. 5. Text s rejstříkem (první možnost je napsána ve Wordu, druhá - v MS Equation)
Téměř úplné identity vzhledu proměnných s indexy můžete dosáhnout změnou řady charakteristik ručně zadávaných proměnných. Chcete-li to provést, vytiskněte veškerý text písmem Times New Roman velikosti 12 a proměnné v další kurzívě. Pomocí příkazu také posuňte proměnné o 1,5 obrazového bodu dolů a indexy o 3 obrazové body dolů Formát=>Písmo=>Mezery výběrem v poli Zaujatost volba Cesta dolů a určení velikosti ofsetu (obr. 6).
Rýže. 6. Nastavení offsetu
Také se ujistěte, že je velikost vybrána v editoru vzorců Obyčejné ( tým Velikost=>Normální) a přizpůsobte jej velikosti 12 pixelů (příkaz Velikost=>Určit Obr. 7).
Rýže. 7. Úprava běžných velikostí písma
Přestávky v tabulkách
Při práci s vícestránkovými tabulkami se někdy stává, že se tabulka rozlomí nikoli na konci listu, ale mnohem dříve a zůstane vyplněna pouze dvě třetiny nebo dokonce třetina stránky (záleží na šířce konkrétního řádku tabulky, na které dojde k přerušení). Současně se následující řádky tabulky přenesou na další stránku, i když by se mohly dobře vejít na předchozí (obr. 8). K tomu často dochází při vyplňování buněk tabulky běžným kopírováním, kdy se spolu s daty kopírují i jejich formáty.
Rýže. 8. Příklad tabulky, ve které zalomení řádku nedosahuje konce listu
Důvodem tohoto jevu je, že text v buňkách tabulky má nastavení přerušeného odstavce. Chcete-li změnit situaci, vyberte tabulku, otevřete ji v nabídce Formát příkaz Odstavec=>Umístění stránky a zrušte zaškrtávací políčka Neporušujte odstavec, Neodtrhávejte se od dalšího a Z nové stránky(obr. 9) se tabulka vrátí do své obvyklé podoby.
Rýže. 9. Změňte možnosti odstavce
datum v dokumentu
Většina dokumentů by měla mít datum, kdy byly vytvořeny; není neobvyklé denně vytvářet nebo aktualizovat stejný typ dokumentů. Proto je velmi výhodné použít automatické vkládání data: stisknete kombinaci kláves Alt+Shift+D a aktuální datum, aktualizované při každém otevření dokumentu, se vloží na pozici kurzoru. Tato metoda však není vždy vhodná, protože datum je vloženo v tradičním formátu dd.mm.gggg. Pokud vám tento formát nevyhovuje, použijte příkaz Vložit=>Pole, v seznamu polí vyberte pole datum a zadejte požadovaný formát data (obr. 10).
Rýže. 10. Vyberte formát data
Pokud vám žádný z formátů data nevyhovuje, například potřebujete datum v prvním řádku dokumentu a den v týdnu ve druhém (jako na obr. 11), pak si budete muset najít více popř. méně podobný formát data a upravte jej. V tomto příkladu není problém s tiskem data v horním řádku tabulky, protože takový formát je v seznamu formátů a problém je vložit den v týdnu - takový formát pole datum neexistuje. Chcete-li upravit formát, otevřete v nabídce Vložit příkaz Pole, v seznamu polí zadejte pole datum a vyberte původní formát data, který zahrnuje požadovaný den v týdnu (obr. 12). Klepněte na tlačítko Kódy polí a upravte formát data v poli Kódy polí, odstraněním nepotřebné části formátu (obr. 13). Dokončete operaci kliknutím na tlačítko OK, poté se při každém otevření dokumentu vytiskne aktuální den v týdnu.
Rýže. 11. Dokument s upraveným datem
Rýže. 12. Výběr původního formátu data pro úpravy
Rýže. 13. Formát data po úpravě
Vyhledávání dokumentů
Potřebné dokumenty lze vyhledávat nejen běžným způsobem, tedy pomocí příkazu Start=>Najít=>Soubory a složky, ale i přímo ve Wordu při otevírání dokumentů a při vyhledávání ve Wordu se můžete spolehnout na konkrétní vlastnosti dokumentů (název dokumentu, autor, předmět, klíčová slova, velikost souboru, datum poslední aktualizace atd.) nebo na nalezená slova v textu.
Chcete-li vyhledat dokumenty podle slova v textu, vyberte příkaz Soubor=>Otevřít a klikněte na tlačítko Nástroje=>Najít=>Normální. Zadejte hledané slovo, definujte oblast hledání (obr. 14), typy souborů, které vás zajímají (obr. 15) a klikněte na tlačítko Nalézt(obr. 16).
Rýže. 14. Určení oblasti k prohledávání
Rýže. 15. Určení typu souborů
Rýže. 16. Výsledek vyhledávání dokumentů, v jejichž textu nebo v názvu se vyskytuje slovo „Internet“.
Chcete-li vyhledat dokumenty podle jejich vlastností, vyberte příkaz Soubor=>Otevřít a klikněte na tlačítko Nástroje=>Najít=>Pokročilé. Předpokládejme, že počítač obsahuje nejen vaše osobní dokumenty, ale také soubory jiných autorů, se kterými pracujete na společném projektu. V tomto případě v terénu Vlastnictví specifikovat možnost Autor, v terénu Stav volba Obsahuje(je to spolehlivější, protože v jednom případě může autor zadat pouze příjmení, v druhém jméno a příjmení atd.), do pole Význam zadejte příjmení autora a klikněte na tlačítko Nalézt(obr. 17).
Rýže. 17. Prohledejte všechny dokumenty konkrétního autora
Mějte však na paměti, že vyhledávání dokumentů podle jejich specifických vlastností má smysl pouze v případě, že tyto vlastnosti specifikují všichni autoři dokumentů – výchozí možnost je vyplnit bohužel neposkytne požadovaný výsledek. Pomocí příkazu můžete určit vlastnosti pro každý dokument zvlášť Soubor=>Vlastnosti=>Dokument(obr. 18). Je však nepravděpodobné, že by to některý z autorů v některém dokumentu zapomněl udělat, proto je lepší zařadit povinné vyplnění polí klíčových vlastností dokumentu při jeho prvním uložení. Chcete-li to provést, použijte příkaz Nástroje=>Možnosti=>Uložit a zaškrtněte políčko Navrhněte vyplnění vlastností dokumentu(obr. 19).
Rýže. 18. Vyplnění vlastností dokumentu
Rýže. 19. Nastavení povinného ukládání klíčových vlastností dokumentu
Dokumenty můžete vyhledávat podle data jejich vytvoření a nastavovat nejen konkrétní data, ale také jejich intervaly nebo seznam, což se provádí pomocí tokenů A nebo NEBO. Abychom v terénu našli všechny dokumenty např. za rok 2003 Vlastnictví specifikovat možnost Datum vytvoření, v terénu Stav volba Ne dříve, v terénu Význam zadejte datum 1. ledna 2003 a klikněte na tlačítko Přidat. Poté znovu zadejte do pole Vlastnictví volba datum vytvoření, v terénu Stav volba Ne později, v terénu Význam zadejte datum 1. ledna 2004, klikněte na tlačítko Přidat a poté na tlačítko Nalézt budou nalezeny všechny dokumenty za rok 2003 (obr. 20).
Rýže. 20. Nastavení vyhledávání dokumentů vytvořených za určité období
MS Excel
Přiřazení barvy kartám listů
Štítky listů mohou být vícebarevné, což je výhodné v knihách s velkým počtem listů - pak bude barva spolu se jménem zodpovědná za typ informací na listech. Chcete-li jednotlivým listům přiřadit konkrétní barvu, vyberte je, klikněte pravým tlačítkem a vyberte příkaz Barva štítku a vyberte požadovanou barvu.
Rychlé vkládání sloupců a řádků
Chcete-li přidat řádek nebo sloupec do tabulky, není nutné vybírat sloupec nebo řádek, před který chcete vložit, vstoupit do místní nabídky a vybrat příkaz Přidat buňky. Můžete stisknout kombinaci kláves ctrl+shift současně se znaménkem "+" na numerické klávesnici - výsledek bude stejný.
Mutantní sloupce
Ve výchozím nastavení jsou sloupce v Excelu označeny písmeny latinky a řádky čísly. Pokud po opětovném otevření tabulky zjistíte, že sloupce začaly být číslovány stejným způsobem jako řádky (obr. 21), nelekejte se – nejedná se o virovou akci. Použijte tým Nástroje=>Možnosti=>Obecné a zrušte zaškrtnutí políčka Styl propojení R1C1(obr. 22) vše zapadne na své místo.
Rýže. 21. Tabulka s číslovanými sloupci
Rýže. 22. Vraťte se ke standardnímu sloupcovému zápisu
Zrychlete tisk
Pokud potřebujete vytisknout velké množství tabulek a jste časově omezeni, tak při tisku na černobílé tiskárně můžete proces urychlit tím, že upustíte od barev (tisk černobíle). Na černobílých tiskárnách se barvy zobrazují jako odstíny šedé a vyžadují určitý čas pro výběr odstínu pro konkrétní barvu. Při černobílém tisku se barevný text a okraje zobrazují černě místo ve stupních šedi, což šetří čas. instalovat černobílý tisk, otevřete v nabídce Soubor příkaz Nastavení stránky=>List a ve skupině Těsnění zaškrtněte políčko Černý a bílý(obr. 23).
Rýže. 23. Nastavení tisku v černobílém režimu
Navíc můžete tisknout bez mřížkových linek – v tomto případě se velké listy tisknou rychleji. Chcete-li to provést, použijte příkaz Soubor=>Nastavení stránky=>List a zrušte zaškrtnutí Mřížka ( rýže. 24).
Rýže. 24. Odmítnutí vytisknout mřížku
Zadávání zlomkových čísel
Ve výchozím nastavení se do Excelu zadávají zlomková čísla v souladu se způsobem, který je nastaven v nastavení Windows: Ovládací panely=>Jazyk a standardy=>Čísla. Jinými slovy, pokud je čárka určena pro zadávání zlomkových čísel ve Windows, pak v Excelu budou zadány oddělené čárkami. V praxi to však může dopadnout jinak. Například na počítačích, které mají velký počet uživatelů, zejména v vzdělávací instituce, kde se nastavení programu mění tím nejnepředvídatelnějším způsobem. Pokud při zadávání zlomkového čísla odděleného čárkou vidíte na obrazovce číslo oddělené tečkou a již jste zkontrolovali, že nastavení windows očekávejte vstup oddělený čárkami, použijte příkaz Služba\Možnosti\Mezinárodní a zvýrazněte zaškrtávací políčko Použijte systémové oddělovače(obr. 25).
Rýže. 25. Vraťte se do systémových oddělovačů
Zastoupení
Při finalizaci vzhledu tabulky a její přípravě pro tisk je často nutné opakovaně měnit formátovací a tiskové vlastnosti. Obvykle se v takových případech listy zkopírují a změní se vlastnosti jejich zobrazení na obrazovce a při tisku. Je však pohodlnější vytvářet různé pohledy listů, které umožňují prohlížet data v různých režimech a nevyžadují vytváření samostatných listů.
Před vytvořením pohledu musí být kniha plně nakonfigurována: musí jí dát požadovaný vzhled a nastavit pro ni všechny potřebné možnosti tisku. Když jsou možnosti tisku zadány do pohledu, automaticky se zahrne určité oblasti vytiskněte každý list nebo celý list, pokud pro něj není definována oblast tisku.
Chcete-li vytvořit zobrazení nabídky Pohled vybrat tým Zastoupení, zmáčknout tlačítko Přidat a v terénu název zadejte název pohledu (obrázek 26). V tomto případě je lepší zahrnout název aktivního listu do názvu pohledu, aby bylo v budoucnu snazší najít požadovaný pohled.
Rýže. 26. Vytvořte pohled
Chcete-li se vrátit k některému z dříve vytvořených pohledů, pokud například potřebujete vytisknout list, použijte příkaz Zobrazit=>Zobrazení a v terénu Druhy vyberte pohled pro tisk (obr. 27), poté stiskněte tlačítko Aplikovat a klikněte na tlačítko Těsnění List bude vytištěn černobíle.
Rýže. 27. Výběr správného pohledu
Mezisoučty
Docela často se musíte vypořádat s velkými seznamy, které obsahují více hodnot buněk, pro které potřebujete znát mezisoučty. Excel dokáže automaticky vypočítat mezisoučty i celkové součty v libovolném seznamu. Obvykle se to provádí nejprve řazením pomocí příkazu Data=>Seřadit(pro seskupení řádků, pro které chcete sčítat), pak vypočítejte celkové součty a poté vložte řádky pro mezisoučty a vypočítejte je (obr. 28).
Rýže. 28. Počítání mezisoučtů
Pokud je tabulka velká a existuje mnoho oblastí, pro které je nutné vypočítat mezisoučty, bude tento proces trvat dlouho. Chcete-li urychlit práci, můžete nejprve vybrat jedinečný seznam, pro každou z hodnot, z nichž musíte určit mezisoučet, a teprve poté vypočítat samotné součty. Chcete-li vytvořit jedinečný seznam, vyberte požadovaný sloupec nebo řádek a použijte příkaz Data=>Filtr=>Pokročilý filtr. Nastavte přepínač skupiny Léčba to position , určete rozsah buněk, do kterých chcete umístit výsledek, a povolte volbu Pouze unikátní záznamy(obr. 29, 30). V důsledku takového filtrování se všechny jedinečné objekty původního seznamu objeví v určené oblasti tabulky.
Rýže. 29. Příkazové okno rozšířeného filtru
Rýže. 30. Výsledek vytvoření jedinečného seznamu
Poté použijte funkci SUMIF(rozsah; kritéria; rozsah_součtu) A, které shrnuje buňky, které splňují určitá kritéria. Rozsah je rozsah buněk, které jsou kontrolovány podle kritéria; kritérium - kritérium ve formě čísla, výrazu nebo textu, které definuje sčítané buňky; rozsah součtu - sečtené buňky (obr. 31).
Rýže. 31. Vypočítejte mezisoučty pro každou z hodnot jedinečného seznamu
Odstranění duplicitních řádků
Představte si, že existuje tabulka telefonního seznamu (slovník atd.) skládající se ze dvou sloupců a obrovského množství řádků. V prvním sloupci jsou například zadána jména zákazníků a ve druhém - jejich telefonní čísla, přičemž řádky se mohou opakovat (obr. 32). Úkolem je odstranit všechny duplicitní řádky. První řešení, které vás napadne, je seřadit tabulku podle prvního sloupce pomocí příkazu Data=>Seřadit a ručně odstranit duplicitní řádky.
Rýže. 32. Počáteční tabulka
Pokud je tabulka velmi velká, můžete stejného výsledku dosáhnout rychlejším, i když složitějším způsobem. Nejprve pomocí příkazu vyberte jedinečný seznam telefonů Data=>Filtr=>Pokročilý filtr nastavením skupinového přepínače Léčba do pozice Zkopírujte výsledek na jiné místo, zadáním rozsahu buněk, do kterých chcete umístit výsledek, a povolením této možnosti Pouze unikátní záznamy(obr. 33).
Rýže. 33. Výsledek vytvoření jedinečného seznamu telefonů
Nyní musíme funkci použít SVYHLEDAT(hledaná_hodnota, tabulka, číslo_sloupce, hodnota True nebo False) kde vyhledávací hodnota je hodnota, která se nachází v prvním sloupci tabulky; tabulka tabulka s informacemi, ve kterých se hledají data; číslo sloupce číslo sloupce v informační tabulce, ve kterém má být příslušná hodnota nalezena. Vzhledem k tomu, že funkce funguje tak, že vyhledání požadované hodnoty je možné pouze v prvním sloupci, budete muset sloupce prohodit "CELÉ JMÉNO" a "Telefon" a poté do sloupce D zadejte vzorec s funkcí SVYHLEDAT (obr. 34). Podle tohoto vzorce si program vezme další hodnotu ze sloupce C, vyhledá ji ve sloupci A a poté vrátí hodnotu ze sloupce B, která se nachází v nalezeném řádku. Poté zbývá vytvořit kopii sloupce D pomocí speciální pasty, takže buňky neobsahují vzorce, ale hodnoty (příkaz Vložit => Vložit speciální => Hodnoty Obr. 35) a odstraňte sloupce A, B a D, které se staly nepotřebnými.
Rýže. 34. Výsledek výpočtů pomocí funkce VLOOKUP
Rýže. 35. Vzhled tabulky po aplikaci Paste Special
MS PowerPoint
snímky ze souborů
Při přípravě prezentace můžete použít předem vytvořené dokumenty a snímky aplikace Word z jiných prezentací.
V prvním případě, pokud mluvíme o vytvoření nové prezentace, otevřete dokument aplikace Word a použijte příkaz Soubor=>Odeslat=>Microsoft PowerPoint v důsledku toho bude vytvořena nová prezentace s textem ze souboru. Pokud chcete vložit text z wordový dokument do existující prezentace, poté otevřete prezentaci v PowerPointu a klikněte na kartu Struktura(obr. 36). Zadejte ikonu snímku, za kterou se má nový textový snímek zobrazit. V nabídce Vložit vybrat tým Snímky ze struktury a vyberte požadovaný dokument. Pamatujte, že text vložený do prezentace je generován na základě stylu nadpisů dokumentu a můžete použít pouze text ze souborů ve formátech *.doc, *.rtf nebo *.txt.
Rýže. 36. Karta Struktura
Pokud chcete do otevřené prezentace vložit snímek z jiné prezentace, vyberte z nabídky Vložit příkaz snímky ze souborů, vyberte prezentaci a vložený snímek (obr. 37) a klikněte na tlačítko Vložit. Pokud vkládáte všechny snímky, klikněte na tlačítko Vložit vše.
Rýže. 37. Vyberte vložit snímek
Komplexní číslování
Číslování stránek ve snímcích se provádí vložením čísla stránky do zápatí pomocí příkazu Zobrazit=>Záhlaví a zápatí, čímž se otevře okno Záhlaví a zápatí, kde je potřeba zaškrtávací políčko povolit zápatí(obr. 38) a klikněte na tlačítko Aplikujte na vše. Mějte na paměti, že skryté snímky se nadále započítávají do číslování. Abyste tomu zabránili, můžete všechny skryté snímky umístit na konec prezentace – a poté budou všechny zobrazené snímky očíslovány v pořadí.
Rýže. 38. Vložení zápatí
Stránky snímků jsou samozřejmě číslovány v pořadí. Pokud potřebujete znovu zahájit stránkování na různých místech stejné prezentace (může to být vyžadováno, pokud je vaše prezentace stále ve vývoji a skládá se z několika samostatných sérií snímků), pak to bohužel nemůžete udělat v rámci jedné prezentace. Chcete-li vyřešit problém pro každou sérii snímků, budete muset vytvořit různé prezentace a propojit je pomocí hypertextových odkazů.
Šablona prezentace
Pokud se prezentace konají často, je vhodné věnovat čas pečlivé přípravě nestandardní prezentační šablony - dnes to není o nic méně relevantní než například hlavičkový papír pro obchodní dopisy. Šablona ukládá logo organizace atp. prvky, které se automaticky přehrají na všech vytvořených snímcích prezentace. Kromě toho šablona určuje formát, velikost a relativní polohu objektů, použitá písma, pozadí a další možnosti návrhu prvků prezentace.
Vývoj šablony začíná vytvořením nové prezentace pomocí příkazu Soubor=>Nový. Poté vyberte šablonu návrhu pro snímek ze seznamu výchozích šablon. Před změnou šablony návrhu v souladu se zamýšleným plánem v nabídce Pohled vybrat tým Master=>Slide Master. Na předloze snímků proveďte změny, které chcete zohlednit v každé nové prezentaci, kterou vytvoříte. Nejprve změňte design a upravte písma (obr. 39), v dalším kroku vložte logo (obr. 40) a po všech změnách na panelu nástrojů Vzorek klikněte na tlačítko Zavřít zobrazení průvodce.
Rýže. 39. Výsledek nastavení hlavních prvků prezentační šablony
Rýže. 40. Vzhled snímku po vložení loga
Uložte prezentaci jako šablonu pomocí příkazu Soubor=>Uložit jako, vyberte variantu jako typ souboru Šablona prezentace a zadejte název šablony (obr. 41).
Rýže. 41. Uložte šablonu prezentace
Chcete-li při vytváření prezentace použít šablonu, klikněte na tlačítko Tvůrce snímků, klikněte na odkaz Posouzení v pravém dolním rohu snímku a vyberte šablonu prezentace, kterou jste vytvořili.
Jakmile vytvoříte šablonu, můžete ji přidat do seznamu šablon v Průvodci automatickým obsahem. K tomu menu Soubor vybrat tým Vytvořit. V oblasti Vytvořit klikněte na odkaz Z průvodce automatickým obsahem, zmáčknout tlačítko Dále. Poté vyberte kategorii, do které chcete šablonu umístit, klikněte na tlačítko Přidat a určete šablonu prezentace, kterou chcete přidat (obr. 42).
Rýže. 42. Výsledek přidání šablony do hlavního seznamu automatického obsahu
Několik možností designu v jedné prezentaci
Při navrhování jednotlivých snímků v prezentaci můžete použít několik šablon. Chcete-li to provést, vyberte určité snímky, klikněte pravým tlačítkem myši na požadovanou šablonu a vyberte možnost Použít na vybrané snímky. Pokud tento příkaz není k dispozici, použijte příkaz Nástroje=>Možnosti=>Upravit a v oblasti Deaktivace nových funkcí zrušte zaškrtnutí Několik vzorků(obr. 43).
Pokud pro návrh snímků prezentace použijete šablony, které jste vytvořili, a nikoli výchozí šablony, instalace nové šablony pro konkrétní snímek proběhne automaticky, když kliknete na odkaz Procházet a vyberete dříve vytvořenou šablonu prezentace, pokud samozřejmě neexistuje zákaz použití různých možností designu
Rýže. 44. Nastavte automatickou kontrolu pravopisu
Použití datového souboru k exportu kontaktů
Všechny vytvořené zprávy, schůzky, úkoly a záznamy v diáři jsou uloženy v datovém souboru na místní počítač. Tento datový soubor se nazývá soubor osobních složek a má příponu PST. Při reinstalaci systému lze tento soubor snadno uložit do samostatné složky na pevném disku nebo na CD a poté jej znovu připojit.
Kromě toho vám soubor PST umožňuje přistupovat k informacím, jako jsou kontakty, z jiného počítače nebo je sdílet s jinými uživateli. Chcete-li to provést, stačí exportovat data do souboru PST pomocí Průvodce importem a exportem. Otevřít v nabídce Soubor příkaz Dovoz a vývoz, vyberte jako možnost akce Export do souboru a v dalším okně určete, že potřebujete vytvořit soubor PST (obr. 45). Dále vyberte složku Kontakty a určit vlastnosti uložení souboru (obr. 46). Klepněte na tlačítko Připraveno a poté budou vaše kontakty uloženy do vámi určené složky na disku, kterou bude možné snadno připojit na jiném počítači pomocí stejného průvodce importem a exportem. Připojení souboru PST s kontakty se neliší od připojení běžného souboru PST. Abyste nezapomněli na umístění souboru, je nejlepší jej ihned přidat do seznamu datových souborů aplikace Outlook. Chcete-li to provést, použijte příkaz Soubor=>Zpracování datových souborů, klikněte na tlačítko Přidat a ukažte na vygenerovaný soubor PST. Díky tomu se v seznamu datových souborů kromě osobních složek objeví i vámi vytvořený soubor s kontakty (obr. 47).
Rýže. 45. Určení typu souboru, který má být vytvořen
Rýže. 46.Určení podmínek pro uložený soubor
Rýže. 47. Datové soubory aplikace Outlook
Plánování pracovní doby
Konečný výsledek závisí na tom, jak dobře je práce naplánována. Pro utřídění seznamu úkolů do určité míry pomáhá Outlook, ale pouze vám připomene, že nastal čas spustit konkrétní úkol, že je již po termínu; Outlook navíc může úkol přiřadit jinému zaměstnanci a umožní vám řídit jeho provádění. A tím jsou vesměs možnosti Outlooku z hlediska zpracování úkolů vyčerpány.
Je však velmi důležité si řadu úkolů nejen nastínit, ale také naplánovat tak, aby se vše stihlo včas a plánování co nejvíce zautomatizovalo. Musíte vědět, kdy konkrétní úkol dokončíte, zda je vůbec možné ho dokončit do termínu a kdy je nejlepší s úkolem začít, abyste jej stihli včas.
Je dobré umět předem posoudit, jak realistický je vámi načrtnutý plán (v závislosti na vlastnostech vašeho pracovní týden, dostupnost polední přestávky, plánované schůzky atd.). Úkoly by se navíc měly automaticky objevovat v kalendáři a stav kalendáře by se měl automaticky aktualizovat při přeplánování úkolů. To vše lze provést pomocí zásuvného modulu pro Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) od ResultsWare Limited, je šikovný a snadno použitelný správce úloh, který vám umožní optimalizovat váš rozvrh.
Než začnete plugin používat, musíte jej nakonfigurovat v souladu se zvláštnostmi pracovního dne. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko úkolová linie, přejděte na kartu pracovní týden a uveďte pracovní dny v týdnu, začátek a konec pracovního dne a všechny dostupné přestávky (na oběd, technickou přestávku atd.) - obr. 48.
Rýže. 48. Plánování
Poté načrtněte nadcházející úkoly na nadcházející dny. Zároveň upozorňujeme, že po instalaci pluginu se v okně vytváření úkolu objeví další záložka úkolová linie, na kterém je třeba uvést předpokládanou dobu trvání práce, a pokud již práce začala, pak množství času stráveného na ní a procento dokončení (obr. 49, 50).
Rýže. 49. Vytvořte úkol
Rýže. 50. Seznam úkolů plánovaných na příští týden
Poté můžete plugin začít testovat. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko úkolová linie, přejděte na kartu Úkoly, zadejte čas spuštění (obr. 51) a stiskněte tlačítko OK. Výsledkem práce plug-inu bude stručná zpráva o počtu naplánovaných úloh, celkové době jejich provedení a termínech dokončení práce (obr. 52). Program zároveň nejlépe umístí úkoly do kalendáře - přičemž zohlední jak všechny přestávky v práci, tak i schůzky, schůzky atd. v rozvrhu (obr. 53).
Rýže. 51. Stanovení času zahájení analýzy a rozdělení úkolů
Rýže. 52. Závěr úkolu ohledně seznamu naplánovaných úkolů (v tomto případě lze vše naplánované stihnout včas)
Rýže. 53. Výsledek rozdělení úkolů v kalendáři
Dělení slov lze umístit do celého dokumentu nebo do jeho části, kterou je třeba nejprve vybrat.
Chcete-li povolit režim dělení slov v textu, použijte příkaz Dělení slov(tab Rozvržení stránky/ Skupina Nastavení stránky).
Tento příkaz má vnořené položky.
tým Auto automaticky umístí pomlčky do textu.
tým Manuál otevře dialogové okno nabízející možnosti dělení slov pro slova, která lze dělit, a požádá o potvrzení vložení pomlčky do textu.
tým Možnosti dělení slov umožňuje upravit možnosti dělení slov pomocí dialogového okna (obrázek 15).
Obrázek 15 Okno Dělení slov
Přestupová zóna je maximální povolená mezera mezi slovem a pravým okrajem stránky bez zalomení slova. V širokém pásmu je přestupů méně, s užším je okraj pravého pole hladší.
Lze smazat automatický dělení slov pomocí příkazu Dělení slov výběrem příkazu Ne.
Cvičení.
Otevřít soubor Příklad dokumentu.docx.
U veškerého textu, s výjimkou velkých písmen, proveďte automatické dělení slov s šířkou zóny dělení 0,5 cm.
Uložte dokument.
Práce s okny
Ve Wordu 2010 můžete pracovat s více okny současně (s jedním nebo více dokumenty) pomocí karty Pohled, Skupina Okno (Obrázek 16).
Obrázek 16 Skupina příkazů Okno tab Pohled
Pokud je současně otevřeno několik oken dokumentu, přechod z jednoho okna do druhého se provede pomocí příkazu Přejděte do jiného okna nebo prostřednictvím hlavního panelu Windows.
Cvičení.
Otevřít soubor Příklad dokumentu.docx.
Vytvořte pro tento dokument další okno (záložka Pohled/ Skupina Okno/ tým Novýokno).
Umístěte obě okna vedle sebe (tab Pohled/ Skupina Okno/ tým Vedle). Vypnout synchronní posouvání (tab Pohled/ Skupina Okno/ tým Synchronní rolování).
Rozdělit okno 1 (tab Pohled/ Skupina Okno/ tým Rozdělit).
Uspořádejte okna svisle (tab Pohled/ Skupina Okno/ tým usměrnitVšechno).
Změna měřítka dokumentu
Při práci s dokumentem můžete změnit jeho měřítko (velikost souboru dokumentu se nemění) a také jej uložit s dokumentem nebo šablonou. Přiblížení se provádí na záložce Pohled, Skupina Měřítko(Obrázek 17).
Obrázek 17 Skupina Měřítko tab Pohled
Přesnější nastavení měřítka se provádí v dialogovém okně. Měřítko(tab Pohled/ Skupina Měřítko/ tým Měřítko) (Obrázek 18).
Obrázek 18 Okno Měřítko
Posuvník přiblížení , umístěný v pravém dolním rohu stavového řádku (obrázek 19), umožňuje změnit měřítko na požadovanou hodnotu posunutím posuvníku a pomocí tlačítek „+“ a „-“. Vlevo od posuvníku se měřítko dokumentu zobrazuje v procentech (obr...).
Obrázek 19 Posuvník přiblížení
Cvičení.
Otevřít soubor Příklad dokumentu.docx.
Změňte měřítko dokumentu různými způsoby.
Zavřete dokument bez uložení.
Formátování znaků a odstavců Formátování znaků
Hlavní vlastností textových znaků je písmo, které se vyznačuje: typem písma, stylem a velikostí 6 .
Skupina se používá k formátování znaků. Písmo tab Domov (Obrázek 20).
Obrázek 20 Panel skupiny Písmo
Pro formátování znaků můžete také použít Minipanel, který se automaticky otevře při výběru textu (Obrázek 21).
Obrázek 21 Mini panel
Pomocí tlačítka skupiny Písmo, můžete vyvolat dialogové okno Písmo (Obrázek 22).
Obrázek 22 Okno Písmo
V dialogovém okně Písmo tab dodatečně můžete změnit mezery mezi znaky na řídké nebo kompaktní.
Většina kancelářských úkonů je řešena na počítači v prostředí MS Office, především ve Wordu, Excelu, Outlooku a PowerPointu. K práci s těmito aplikacemi stačí minimum znalostí, ale v mnoha situacích mohou dodatečné triky ušetřit spoustu času a úsilí. V tomto článku zvážíme některé způsoby, jak zlepšit efektivitu práce ve výše uvedených programech.
MS Word
Rychle posouvejte text nahoru a dolů
Toto je nejrychlejší způsob, jak přesunout text bez použití myši. Text se přesouvá pomocí šipek nahoru a dolů, zatímco držíte klávesy Shift a Alt. Před přesunutím není nutné text vybírat – stane se tak automaticky a každé stisknutí šipky nahoru nebo dolů posune text o jeden odstavec nahoru nebo o odstavec dolů. Tato metoda je účinná nejen při přesouvání odstavců, ale také při přesouvání řádků v tabulce.
Odstranění odkazů v dokumentu
Pokud se v dokumentu, který jste vytvořili, objeví odkazy a potřebujete je deaktivovat, můžete vybrat každý odkaz a vybrat příkaz Vložit => Hypertextový odkaz a klikněte na tlačítko Odebrat odkaz. To je velmi dlouhý a pracný proces. Existuje rychlejší způsob, jak problém vyřešit: vyberte celý dokument příkazem Upravit => Vybrat vše a klikněte na klávesovou zkratku Ctrl+Shift+F9 odkazy budou odstraněny a všechny ostatní možnosti formátování dokumentu zůstanou zachovány.
O textu, textových polích a automatických tvarech
Když potřebujete vytvořit nápis, mnozí nejprve vytvoří blok nápisu a poté do něj zadají text. Stejného výsledku dosáhnete výběrem již napsaného textu a následným kliknutím na panel nástrojů Výkres tlačítko pro vytvoření nápisu text se bude pohybovat uvnitř nápisu.
Do automatických tvarů můžete také vkládat text (kromě čar, křivek atd.) - zpravidla se to provádí v několika fázích: vytvořte automatický tvar, vyberte jej, klikněte na tlačítko pro vytvoření nápisu a zadejte text. Existuje také alternativní možnost: nakreslete požadovaný automatický tvar, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a vyberte Přidej text a zadejte text.
Možná při práci změníte názor a rozhodnete se, že text je třeba vyjmout z nápisu nebo z autoshapu. Chcete-li to provést, není nutné jej oříznout do schránky a poté vložit. Můžete si vybrat nápis (nebo automatický tvar) a kliknout na něj pravým tlačítkem myši při stisknuté klávese Ctrl - text se objeví v nejbližším textovém poli.
Autoshape osvětlení
Standardně v panelu Výkres chybí tlačítko Osvětlení; v kontextové nabídce vyvolané po kliknutí pravým tlačítkem myši na automatický tvar není žádný odpovídající příkaz.
Je však možné změnit osvětlení autoshape. Chcete-li to provést, přidejte do panelu Výkres knoflík Osvětlení voláním příkazu Nástroje=>Nastavení=>Příkazy výběrem ze seznamu Kategorie odstavec Výkres a přetažením odpovídajícího tlačítka z okna Týmy(Obr. 1). Použití tlačítka je snadné - vyberte automatický tvar, klikněte na tlačítko Osvětlení a podle potřeby upravte osvětlení (obr. 2).
Rýže. 1. Přidání tlačítka osvětlení do panelu nástrojů kreslení
Rýže. 2. Nastavení osvětlení automatického tvaru
Dělení slov
Chcete-li se vyhnout příliš řídkým řádkům v dokumentu, doporučujeme povolit automatické dělení slov. K tomu menu Servis vybrat tým Jazyk=>Dělení slov a zaškrtněte políčko vedle příslušné možnosti (obr. 3). Jen mějte na paměti, že Word má vždy tendenci zalamovat slova s pomlčkou místo pomlčky. V některých případech je žádoucí se takové mezeře vyhnout (například 10 procent, číslo 1, 234-345 atd.). Chcete-li to provést, místo běžné pomlčky použijte nerozdělovací pomlčku stisknutím kombinace kláves Ctrl+Shift+Pomlčka.
Rýže. 3. Nastavení automatického dělení slov
Zároveň je docela možné, že v části dokumentu, zejména v nadpisech, není dělení slov vyžadováno. Chcete-li zakázat dělení slov v několika odstavcích, vyberte je pomocí příkazu Formát=>Odstavec=>Pozice stránky a zaškrtněte políčko vedle příslušné možnosti (obr. 4).
Je třeba přiznat, že Word nedokáže přenést některá slova správně. V těchto slovech, na pozice, kde můžete dělit, byste měli stisknutím kláves vložit znak měkkého pomlčky Ctrl+Pomlčka. Tato pomlčka bude mít přednost před automaticky vloženými pomlčkami.
Text s indexy
Pokud váš dokument obsahuje proměnné s indexy napsanými přímo v textu a ve vzorcích vytvořených pomocí editoru vzorců MS Equation, pak ve výchozím nastavení budou vypadat nestejně (různé velikosti proměnných a indexů a různé úrovně jejich umístění na řádku), což výrazně kazí vzhled dokumentu (obr. 5).
Rýže. 5. Text s rejstříkem (první možnost je napsána ve Wordu, druhá - v MS Equation)
Téměř úplné identity vzhledu proměnných s indexy můžete dosáhnout změnou řady charakteristik ručně zadávaných proměnných. Chcete-li to provést, vytiskněte veškerý text písmem Times New Roman velikosti 12 a proměnné v další kurzívě. Pomocí příkazu také posuňte proměnné o 1,5 obrazového bodu dolů a indexy o 3 obrazové body dolů Formát=>Písmo=>Mezery výběrem v poli Zaujatost volba Cesta dolů a určení velikosti ofsetu (obr. 6).
Rýže. 6. Nastavení offsetu
Také se ujistěte, že je velikost vybrána v editoru vzorců Obyčejné ( tým Velikost=>Normální) a přizpůsobte jej velikosti 12 pixelů (příkaz Velikost=>Určit Obr. 7).
Rýže. 7. Úprava běžných velikostí písma
Přestávky v tabulkách
Při práci s vícestránkovými tabulkami se někdy stává, že se tabulka rozlomí nikoli na konci listu, ale mnohem dříve a zůstane vyplněna pouze dvě třetiny nebo dokonce třetina stránky (záleží na šířce konkrétního řádku tabulky, na které dojde k přerušení). Současně se následující řádky tabulky přenesou na další stránku, i když by se mohly dobře vejít na předchozí (obr. 8). K tomu často dochází při vyplňování buněk tabulky běžným kopírováním, kdy se spolu s daty kopírují i jejich formáty.
Rýže. 8. Příklad tabulky, ve které zalomení řádku nedosahuje konce listu
Důvodem tohoto jevu je, že text v buňkách tabulky má nastavení přerušeného odstavce. Chcete-li změnit situaci, vyberte tabulku, otevřete ji v nabídce Formát příkaz Odstavec=>Umístění stránky a zrušte zaškrtávací políčka Neporušujte odstavec, Neodtrhávejte se od dalšího a Z nové stránky(obr. 9) se tabulka vrátí do své obvyklé podoby.
Rýže. 9. Změňte možnosti odstavce
datum v dokumentu
Většina dokumentů by měla mít datum, kdy byly vytvořeny; není neobvyklé denně vytvářet nebo aktualizovat stejný typ dokumentů. Proto je velmi výhodné použít automatické vkládání data: stisknete kombinaci kláves Alt+Shift+D a aktuální datum, aktualizované při každém otevření dokumentu, se vloží na pozici kurzoru. Tato metoda však není vždy vhodná, protože datum je vloženo v tradičním formátu dd.mm.gggg. Pokud vám tento formát nevyhovuje, použijte příkaz Vložit=>Pole, v seznamu polí vyberte pole datum a zadejte požadovaný formát data (obr. 10).
Rýže. 10. Vyberte formát data
Pokud vám žádný z formátů data nevyhovuje, například potřebujete datum v prvním řádku dokumentu a den v týdnu ve druhém (jako na obr. 11), pak si budete muset najít více popř. méně podobný formát data a upravte jej. V tomto příkladu není problém s tiskem data v horním řádku tabulky, protože takový formát je v seznamu formátů a problém je vložit den v týdnu - takový formát pole datum neexistuje. Chcete-li upravit formát, otevřete v nabídce Vložit příkaz Pole, v seznamu polí zadejte pole datum a vyberte původní formát data, který zahrnuje požadovaný den v týdnu (obr. 12). Klepněte na tlačítko Kódy polí a upravte formát data v poli Kódy polí, odstraněním nepotřebné části formátu (obr. 13). Dokončete operaci kliknutím na tlačítko OK, poté se při každém otevření dokumentu vytiskne aktuální den v týdnu.
Rýže. 11. Dokument s upraveným datem
Rýže. 12. Výběr původního formátu data pro úpravy
Rýže. 13. Formát data po úpravě
Vyhledávání dokumentů
Potřebné dokumenty lze vyhledávat nejen běžným způsobem, tedy pomocí příkazu Start=>Najít=>Soubory a složky, ale i přímo ve Wordu při otevírání dokumentů a při vyhledávání ve Wordu se můžete spolehnout na konkrétní vlastnosti dokumentů (název dokumentu, autor, předmět, klíčová slova, velikost souboru, datum poslední aktualizace atd.) nebo na nalezená slova v textu.
Chcete-li vyhledat dokumenty podle slova v textu, vyberte příkaz Soubor=>Otevřít a klikněte na tlačítko Nástroje=>Najít=>Normální. Zadejte hledané slovo, definujte oblast hledání (obr. 14), typy souborů, které vás zajímají (obr. 15) a klikněte na tlačítko Nalézt(obr. 16).
Rýže. 14. Určení oblasti k prohledávání
Rýže. 15. Určení typu souborů
Rýže. 16. Výsledek vyhledávání dokumentů, v jejichž textu nebo v názvu se vyskytuje slovo „Internet“.
Chcete-li vyhledat dokumenty podle jejich vlastností, vyberte příkaz Soubor=>Otevřít a klikněte na tlačítko Nástroje=>Najít=>Pokročilé. Předpokládejme, že počítač obsahuje nejen vaše osobní dokumenty, ale také soubory jiných autorů, se kterými pracujete na společném projektu. V tomto případě v terénu Vlastnictví specifikovat možnost Autor, v terénu Stav volba Obsahuje(je to spolehlivější, protože v jednom případě může autor zadat pouze příjmení, v druhém jméno a příjmení atd.), do pole Význam zadejte příjmení autora a klikněte na tlačítko Nalézt(obr. 17).
Rýže. 17. Prohledejte všechny dokumenty konkrétního autora
Mějte však na paměti, že vyhledávání dokumentů podle jejich specifických vlastností má smysl pouze v případě, že tyto vlastnosti specifikují všichni autoři dokumentů – výchozí možnost je vyplnit bohužel neposkytne požadovaný výsledek. Pomocí příkazu můžete určit vlastnosti pro každý dokument zvlášť Soubor=>Vlastnosti=>Dokument(obr. 18). Je však nepravděpodobné, že by to některý z autorů v některém dokumentu zapomněl udělat, proto je lepší zařadit povinné vyplnění polí klíčových vlastností dokumentu při jeho prvním uložení. Chcete-li to provést, použijte příkaz Nástroje=>Možnosti=>Uložit a zaškrtněte políčko Navrhněte vyplnění vlastností dokumentu(obr. 19).
Rýže. 18. Vyplnění vlastností dokumentu
Rýže. 19. Nastavení povinného ukládání klíčových vlastností dokumentu
Dokumenty můžete vyhledávat podle data jejich vytvoření a nastavovat nejen konkrétní data, ale také jejich intervaly nebo seznam, což se provádí pomocí tokenů A nebo NEBO. Abychom v terénu našli všechny dokumenty např. za rok 2003 Vlastnictví specifikovat možnost Datum vytvoření, v terénu Stav volba Ne dříve, v terénu Význam zadejte datum 1. ledna 2003 a klikněte na tlačítko Přidat. Poté znovu zadejte do pole Vlastnictví volba datum vytvoření, v terénu Stav volba Ne později, v terénu Význam zadejte datum 1. ledna 2004, klikněte na tlačítko Přidat a poté na tlačítko Nalézt budou nalezeny všechny dokumenty za rok 2003 (obr. 20).
Rýže. 20. Nastavení vyhledávání dokumentů vytvořených za určité období
MS Excel
Přiřazení barvy kartám listů
Štítky listů mohou být vícebarevné, což je výhodné v knihách s velkým počtem listů - pak bude barva spolu se jménem zodpovědná za typ informací na listech. Chcete-li jednotlivým listům přiřadit konkrétní barvu, vyberte je, klikněte pravým tlačítkem a vyberte příkaz Barva štítku a vyberte požadovanou barvu.
Rychlé vkládání sloupců a řádků
Chcete-li přidat řádek nebo sloupec do tabulky, není nutné vybírat sloupec nebo řádek, před který chcete vložit, vstoupit do místní nabídky a vybrat příkaz Přidat buňky. Můžete stisknout kombinaci kláves ctrl+shift současně se znaménkem "+" na numerické klávesnici - výsledek bude stejný.
Mutantní sloupce
Ve výchozím nastavení jsou sloupce v Excelu označeny písmeny latinky a řádky čísly. Pokud po opětovném otevření tabulky zjistíte, že sloupce začaly být číslovány stejným způsobem jako řádky (obr. 21), nelekejte se – nejedná se o virovou akci. Použijte tým Nástroje=>Možnosti=>Obecné a zrušte zaškrtnutí políčka Styl propojení R1C1(obr. 22) vše zapadne na své místo.
Rýže. 21. Tabulka s číslovanými sloupci
Rýže. 22. Vraťte se ke standardnímu sloupcovému zápisu
Zrychlete tisk
Pokud potřebujete vytisknout velké množství tabulek a jste časově omezeni, tak při tisku na černobílé tiskárně můžete proces urychlit tím, že upustíte od barev (tisk černobíle). Na černobílých tiskárnách se barvy zobrazují jako odstíny šedé a přizpůsobení odstínu konkrétní barvě trvá určitou dobu. Při černobílém tisku se barevný text a okraje zobrazují černě místo ve stupních šedi, což šetří čas. Chcete-li nastavit černobílý tisk, otevřete nabídku Soubor příkaz Nastavení stránky=>List a ve skupině Těsnění zaškrtněte políčko Černý a bílý(obr. 23).
Rýže. 23. Nastavení tisku v černobílém režimu
Navíc můžete tisknout bez mřížkových linek – v tomto případě se velké listy tisknou rychleji. Chcete-li to provést, použijte příkaz Soubor=>Nastavení stránky=>List a zrušte zaškrtnutí Mřížka ( rýže. 24).
Rýže. 24. Odmítnutí vytisknout mřížku
Zadávání zlomkových čísel
Ve výchozím nastavení se do Excelu zadávají zlomková čísla v souladu se způsobem, který je nastaven v nastavení Windows: Ovládací panely=>Jazyk a standardy=>Čísla. Jinými slovy, pokud je čárka určena pro zadávání zlomkových čísel ve Windows, pak v Excelu budou zadány oddělené čárkami. V praxi to však může dopadnout jinak. Například na počítačích s velkým počtem uživatelů, zejména ve vzdělávacích institucích, kde se nastavení programu mění tím nejnepředvídatelnějším způsobem. Pokud při zadávání zlomkového čísla odděleného čárkou vidíte na obrazovce číslo oddělené tečkou a již jste zkontrolovali, že nastavení systému Windows vyžaduje zadání oddělené čárkami, použijte příkaz Služba\Možnosti\Mezinárodní a zvýrazněte zaškrtávací políčko Použijte systémové oddělovače(obr. 25).
Rýže. 25. Vraťte se do systémových oddělovačů
Zastoupení
Při finalizaci vzhledu tabulky a její přípravě pro tisk je často nutné opakovaně měnit formátovací a tiskové vlastnosti. Obvykle se v takových případech listy zkopírují a změní se vlastnosti jejich zobrazení na obrazovce a při tisku. Je však pohodlnější vytvářet různé pohledy listů, které umožňují prohlížet data v různých režimech a nevyžadují vytváření samostatných listů.
Před vytvořením pohledu musí být kniha plně nakonfigurována: musí jí dát požadovaný vzhled a nastavit pro ni všechny potřebné možnosti tisku. Když jsou možnosti tisku zadány do pohledu, automaticky zahrne specifické oblasti tisku každého listu nebo celý list, pokud pro něj není definována žádná oblast tisku.
Chcete-li vytvořit zobrazení nabídky Pohled vybrat tým Zastoupení, zmáčknout tlačítko Přidat a v terénu název zadejte název pohledu (obrázek 26). V tomto případě je lepší zahrnout název aktivního listu do názvu pohledu, aby bylo v budoucnu snazší najít požadovaný pohled.
Rýže. 26. Vytvořte pohled
Chcete-li se vrátit k některému z dříve vytvořených pohledů, pokud například potřebujete vytisknout list, použijte příkaz Zobrazit=>Zobrazení a v terénu Druhy vyberte pohled pro tisk (obr. 27), poté stiskněte tlačítko Aplikovat a klikněte na tlačítko Těsnění List bude vytištěn černobíle.
Rýže. 27. Výběr správného pohledu
Mezisoučty
Docela často se musíte vypořádat s velkými seznamy, které obsahují více hodnot buněk, pro které potřebujete znát mezisoučty. Excel dokáže automaticky vypočítat mezisoučty i celkové součty v libovolném seznamu. Obvykle se to provádí nejprve řazením pomocí příkazu Data=>Seřadit(pro seskupení řádků, pro které chcete sčítat), pak vypočítejte celkové součty a poté vložte řádky pro mezisoučty a vypočítejte je (obr. 28).
Rýže. 28. Počítání mezisoučtů
Pokud je tabulka velká a existuje mnoho oblastí, pro které je nutné vypočítat mezisoučty, bude tento proces trvat dlouho. Chcete-li urychlit práci, můžete nejprve vybrat jedinečný seznam, pro každou z hodnot, z nichž musíte určit mezisoučet, a teprve poté vypočítat samotné součty. Chcete-li vytvořit jedinečný seznam, vyberte požadovaný sloupec nebo řádek a použijte příkaz Data=>Filtr=>Pokročilý filtr. Nastavte přepínač skupiny Léčba to position , určete rozsah buněk, do kterých chcete umístit výsledek, a povolte volbu Pouze unikátní záznamy(obr. 29, 30). V důsledku takového filtrování se všechny jedinečné objekty původního seznamu objeví v určené oblasti tabulky.
Rýže. 29. Příkazové okno rozšířeného filtru
Rýže. 30. Výsledek vytvoření jedinečného seznamu
Poté použijte funkci SUMIF(rozsah; kritéria; rozsah_součtu) A, které shrnuje buňky, které splňují určitá kritéria. Rozsah je rozsah buněk, které jsou kontrolovány podle kritéria; kritérium - kritérium ve formě čísla, výrazu nebo textu, které definuje sčítané buňky; rozsah součtu - sečtené buňky (obr. 31).
Rýže. 31. Vypočítejte mezisoučty pro každou z hodnot jedinečného seznamu
Odstranění duplicitních řádků
Představte si, že existuje tabulka telefonního seznamu (slovník atd.) skládající se ze dvou sloupců a obrovského množství řádků. V prvním sloupci jsou například zadána jména zákazníků a ve druhém - jejich telefonní čísla, přičemž řádky se mohou opakovat (obr. 32). Úkolem je odstranit všechny duplicitní řádky. První řešení, které vás napadne, je seřadit tabulku podle prvního sloupce pomocí příkazu Data=>Seřadit a ručně odstranit duplicitní řádky.
Rýže. 32. Počáteční tabulka
Pokud je tabulka velmi velká, můžete stejného výsledku dosáhnout rychlejším, i když složitějším způsobem. Nejprve pomocí příkazu vyberte jedinečný seznam telefonů Data=>Filtr=>Pokročilý filtr nastavením skupinového přepínače Léčba do pozice Zkopírujte výsledek na jiné místo, zadáním rozsahu buněk, do kterých chcete umístit výsledek, a povolením této možnosti Pouze unikátní záznamy(obr. 33).
Rýže. 33. Výsledek vytvoření jedinečného seznamu telefonů
Nyní musíme funkci použít SVYHLEDAT(hledaná_hodnota, tabulka, číslo_sloupce, hodnota True nebo False) kde vyhledávací hodnota je hodnota, která se nachází v prvním sloupci tabulky; tabulka tabulka s informacemi, ve kterých se hledají data; číslo sloupce číslo sloupce v informační tabulce, ve kterém má být příslušná hodnota nalezena. Vzhledem k tomu, že funkce funguje tak, že vyhledání požadované hodnoty je možné pouze v prvním sloupci, budete muset sloupce prohodit "CELÉ JMÉNO" a "Telefon" a poté do sloupce D zadejte vzorec s funkcí SVYHLEDAT (obr. 34). Podle tohoto vzorce si program vezme další hodnotu ze sloupce C, vyhledá ji ve sloupci A a poté vrátí hodnotu ze sloupce B, která se nachází v nalezeném řádku. Poté zbývá vytvořit kopii sloupce D pomocí speciální pasty, takže buňky neobsahují vzorce, ale hodnoty (příkaz Vložit => Vložit speciální => Hodnoty Obr. 35) a odstraňte sloupce A, B a D, které se staly nepotřebnými.
Rýže. 34. Výsledek výpočtů pomocí funkce VLOOKUP
Rýže. 35. Vzhled tabulky po aplikaci Paste Special
MS PowerPoint
snímky ze souborů
Při přípravě prezentace můžete použít předem vytvořené dokumenty a snímky aplikace Word z jiných prezentací.
V prvním případě, pokud mluvíme o vytvoření nové prezentace, otevřete dokument aplikace Word a použijte příkaz Soubor=>Odeslat=>Microsoft PowerPoint v důsledku toho bude vytvořena nová prezentace s textem ze souboru. Pokud chcete vložit text z dokumentu aplikace Word do existující prezentace, otevřete prezentaci v PowerPointu a klikněte na kartu Struktura(obr. 36). Zadejte ikonu snímku, za kterou se má nový textový snímek zobrazit. V nabídce Vložit vybrat tým Snímky ze struktury a vyberte požadovaný dokument. Pamatujte, že text vložený do prezentace je generován na základě stylu nadpisů dokumentu a můžete použít pouze text ze souborů ve formátech *.doc, *.rtf nebo *.txt.
Rýže. 36. Karta Struktura
Pokud chcete do otevřené prezentace vložit snímek z jiné prezentace, vyberte z nabídky Vložit příkaz snímky ze souborů, vyberte prezentaci a vložený snímek (obr. 37) a klikněte na tlačítko Vložit. Pokud vkládáte všechny snímky, klikněte na tlačítko Vložit vše.
Rýže. 37. Vyberte vložit snímek
Komplexní číslování
Číslování stránek ve snímcích se provádí vložením čísla stránky do zápatí pomocí příkazu Zobrazit=>Záhlaví a zápatí, čímž se otevře okno Záhlaví a zápatí, kde je potřeba zaškrtávací políčko povolit zápatí(obr. 38) a klikněte na tlačítko Aplikujte na vše. Mějte na paměti, že skryté snímky se nadále započítávají do číslování. Abyste tomu zabránili, můžete všechny skryté snímky umístit na konec prezentace – a poté budou všechny zobrazené snímky očíslovány v pořadí.
Rýže. 38. Vložení zápatí
Stránky snímků jsou samozřejmě číslovány v pořadí. Pokud potřebujete znovu zahájit stránkování na různých místech stejné prezentace (může to být vyžadováno, pokud je vaše prezentace stále ve vývoji a skládá se z několika samostatných sérií snímků), pak to bohužel nemůžete udělat v rámci jedné prezentace. Chcete-li vyřešit problém pro každou sérii snímků, budete muset vytvořit různé prezentace a propojit je pomocí hypertextových odkazů.
Šablona prezentace
Pokud se prezentace konají často, je vhodné věnovat čas pečlivé přípravě nestandardní šablony prezentace - dnes to není o nic méně relevantní než například hlavičkový papír pro obchodní dopisy. Šablona ukládá logo organizace atp. prvky, které se automaticky přehrají na všech vytvořených snímcích prezentace. Kromě toho šablona určuje formát, velikost a relativní polohu objektů, použitá písma, pozadí a další možnosti návrhu prvků prezentace.
Vývoj šablony začíná vytvořením nové prezentace pomocí příkazu Soubor=>Nový. Poté vyberte šablonu návrhu pro snímek ze seznamu výchozích šablon. Před změnou šablony návrhu v souladu se zamýšleným plánem v nabídce Pohled vybrat tým Master=>Slide Master. Na předloze snímků proveďte změny, které chcete zohlednit v každé nové prezentaci, kterou vytvoříte. Nejprve změňte design a upravte písma (obr. 39), v dalším kroku vložte logo (obr. 40) a po všech změnách na panelu nástrojů Vzorek klikněte na tlačítko Zavřít zobrazení průvodce.
Rýže. 39. Výsledek nastavení hlavních prvků prezentační šablony
Rýže. 40. Vzhled snímku po vložení loga
Uložte prezentaci jako šablonu pomocí příkazu Soubor=>Uložit jako, vyberte variantu jako typ souboru Šablona prezentace a zadejte název šablony (obr. 41).
Rýže. 41. Uložte šablonu prezentace
Chcete-li při vytváření prezentace použít šablonu, klikněte na tlačítko Tvůrce snímků, klikněte na odkaz Posouzení v pravém dolním rohu snímku a vyberte šablonu prezentace, kterou jste vytvořili.
Jakmile vytvoříte šablonu, můžete ji přidat do seznamu šablon v Průvodci automatickým obsahem. K tomu menu Soubor vybrat tým Vytvořit. V oblasti Vytvořit klikněte na odkaz Z průvodce automatickým obsahem, zmáčknout tlačítko Dále. Poté vyberte kategorii, do které chcete šablonu umístit, klikněte na tlačítko Přidat a určete šablonu prezentace, kterou chcete přidat (obr. 42).
Rýže. 42. Výsledek přidání šablony do hlavního seznamu automatického obsahu
Několik možností designu v jedné prezentaci
Při navrhování jednotlivých snímků v prezentaci můžete použít několik šablon. Chcete-li to provést, vyberte určité snímky, klikněte pravým tlačítkem myši na požadovanou šablonu a vyberte možnost Použít na vybrané snímky. Pokud tento příkaz není k dispozici, použijte příkaz Nástroje=>Možnosti=>Upravit a v oblasti Deaktivace nových funkcí zrušte zaškrtnutí Několik vzorků(obr. 43).
Pokud pro návrh snímků prezentace použijete šablony, které jste vytvořili, a nikoli výchozí šablony, instalace nové šablony pro konkrétní snímek proběhne automaticky, když kliknete na odkaz Procházet a vyberete dříve vytvořenou šablonu prezentace, pokud samozřejmě neexistuje zákaz použití různých možností designu
Rýže. 44. Nastavte automatickou kontrolu pravopisu
Použití datového souboru k exportu kontaktů
Všechny vytvořené zprávy, schůzky, úkoly a záznamy v diáři jsou uloženy v datovém souboru na místním počítači. Tento datový soubor se nazývá soubor osobních složek a má příponu PST. Při reinstalaci systému lze tento soubor snadno uložit do samostatné složky na pevném disku nebo na CD a poté jej znovu připojit.
Kromě toho vám soubor PST umožňuje přistupovat k informacím, jako jsou kontakty, z jiného počítače nebo je sdílet s jinými uživateli. Chcete-li to provést, stačí exportovat data do souboru PST pomocí Průvodce importem a exportem. Otevřít v nabídce Soubor příkaz Dovoz a vývoz, vyberte jako možnost akce Export do souboru a v dalším okně určete, že potřebujete vytvořit soubor PST (obr. 45). Dále vyberte složku Kontakty a určit vlastnosti uložení souboru (obr. 46). Klepněte na tlačítko Připraveno a poté budou vaše kontakty uloženy do vámi určené složky na disku, kterou bude možné snadno připojit na jiném počítači pomocí stejného průvodce importem a exportem. Připojení souboru PST s kontakty se neliší od připojení běžného souboru PST. Abyste nezapomněli na umístění souboru, je nejlepší jej ihned přidat do seznamu datových souborů aplikace Outlook. Chcete-li to provést, použijte příkaz Soubor=>Zpracování datových souborů, klikněte na tlačítko Přidat a ukažte na vygenerovaný soubor PST. Díky tomu se v seznamu datových souborů kromě osobních složek objeví i vámi vytvořený soubor s kontakty (obr. 47).
Rýže. 45. Určení typu souboru, který má být vytvořen
Rýže. 46.Určení podmínek pro uložený soubor
Rýže. 47. Datové soubory aplikace Outlook
Plánování pracovní doby
Konečný výsledek závisí na tom, jak dobře je práce naplánována. Pro utřídění seznamu úkolů do určité míry pomáhá Outlook, ale pouze vám připomene, že nastal čas spustit konkrétní úkol, že je již po termínu; Outlook navíc může úkol přiřadit jinému zaměstnanci a umožní vám řídit jeho provádění. A tím jsou vesměs možnosti Outlooku z hlediska zpracování úkolů vyčerpány.
Je však velmi důležité si řadu úkolů nejen nastínit, ale také naplánovat tak, aby se vše stihlo včas a plánování co nejvíce zautomatizovalo. Musíte vědět, kdy konkrétní úkol dokončíte, zda je vůbec možné ho dokončit do termínu a kdy je nejlepší s úkolem začít, abyste jej stihli včas.
Je dobré umět předem posoudit, jak realistický je váš plán (v závislosti na povaze vašeho pracovního týdne, dostupnosti polední přestávky, naplánovaných schůzek atd.). Úkoly by se navíc měly automaticky objevovat v kalendáři a stav kalendáře by se měl automaticky aktualizovat při přeplánování úkolů. To vše lze provést pomocí zásuvného modulu pro Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) od ResultsWare Limited, je šikovný a snadno použitelný správce úloh, který vám umožní optimalizovat váš rozvrh.
Než začnete plugin používat, musíte jej nakonfigurovat v souladu se zvláštnostmi pracovního dne. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko úkolová linie, přejděte na kartu pracovní týden a uveďte pracovní dny v týdnu, začátek a konec pracovního dne a všechny dostupné přestávky (na oběd, technickou přestávku atd.) - obr. 48.
Rýže. 48. Plánování
Poté načrtněte nadcházející úkoly na nadcházející dny. Zároveň upozorňujeme, že po instalaci pluginu se v okně vytváření úkolu objeví další záložka úkolová linie, na kterém je třeba uvést předpokládanou dobu trvání práce, a pokud již práce začala, pak množství času stráveného na ní a procento dokončení (obr. 49, 50).
Rýže. 49. Vytvořte úkol
Rýže. 50. Seznam úkolů plánovaných na příští týden
Poté můžete plugin začít testovat. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko úkolová linie, přejděte na kartu Úkoly, zadejte čas spuštění (obr. 51) a stiskněte tlačítko OK. Výsledkem práce plug-inu bude stručná zpráva o počtu naplánovaných úloh, celkové době jejich provedení a termínech dokončení práce (obr. 52). Program zároveň nejlépe umístí úkoly do kalendáře - přičemž zohlední jak všechny přestávky v práci, tak i schůzky, schůzky atd. v rozvrhu (obr. 53).
Rýže. 51. Stanovení času zahájení analýzy a rozdělení úkolů
Rýže. 52. Závěr úkolu ohledně seznamu naplánovaných úkolů (v tomto případě lze vše naplánované stihnout včas)
Rýže. 53. Výsledek rozdělení úkolů v kalendáři
Microsoft Word přitahuje takové množství uživatelů, protože může nabídnout různé způsoby automatizace při práci s textem. Jedním z nich je automatické dělení slov.
Chcete-li nastavit automatické dělení slov, musíte přejít na " Rozložení"V kapitole" Nastavení stránky" vybrat předmět " Dělení slov“ a v seznamu, který se otevře, klikněte na „ Auto».
V tomto případě budou převody umístěny ve všech potřebných a možná umístění. K tomu musí být nainstalován slovník jazyka, pro který bude také povoleno dělení slov. Všechny oficiální distribuce aplikace Microsoft Word je však obsahují pro všechny podporované jazyky.
Důležitou vlastností automatického dělení slov je, že pokud náhle zvětšíte velikost, změníte písmo nebo do textu přidáte nějaké ozdobné prvky, dělení slov se samo upraví.
Pokud vyberete výsuv „Podle šířky“, stránka obecně získá vzhled dobře navržené knihy.
Rovněž se nedoporučuje samostatně nastavovat pomlčky v dokumentu pomocí "-" a zalomení řádků. Word k tomu používá funkci Soft Transfer. Vyberte požadované slovo, nastavte kurzor a stiskněte "CTRL" + "-". Nyní se v případě potřeby slovo zalomí podle vámi zadaných pravidel. Měkké pomlčky nejsou v dokumentu viditelné, takže je chcete zobrazit na kartě " Domov"V kapitole" Odstavec" Lis " Ukaž všechny znaky».
Návrat k věci" Dělení slov» a kliknutím na « Manuál“, program vyhledá všechna slova, která lze dělit, a ukáže vám možnosti, jak to udělat. Umístěte kurzor na požadované místo a stiskněte " Ano».
Poslední položkou je minimální nastavení. " Dělení slov ve slovech...“ odpovídá za samostatné dělení slov ve slovech, která jsou napsána velkými písmeny. Bez vlajky pro ně bude udělena výjimka.
V " Šířka zóny zábalu» nastaví vzdálenost od okraje úložiště zalomených slov k rámu stránky.
« Max. číslo…» omezí počet opakovaných případů zalamování slov pro vybraný fragment nebo celý dokument.
Aby bylo možné odstranit pomlčky, je nutné v odstavci " Dělení slov» vybrat možnost « Ne».
Nebo s aktivovaným režimem zobrazení všech symbolů odstraňte ručně zadané symboly. Pokud by jich bylo příliš, pak můžete použít funkci „Nahradit“, která se vyvolá tlačítkem F5.
Na kartě Nahradit klikněte na „ Více >>» -> « Speciální“, vyberte „ Měkký přenos' a nahraďte jej prázdným řetězcem, bez mezery.
Word 2003 má také funkci automatického dělení slov. Je instalován na Servis» -> « Jazyk» -> « Dělení slov».
