K vytváření elektronických dokumentů se používají počítačové programy. Tvorba elektronických dokumentů

Dnes se není čemu divit, když čtenář (uživatel), který do knihovny přijde a stráví v ní určitý čas, její fond nejen nevyužívá, ale ani se nepokusí literaturu objednat. Uživatelé uspokojují mnoho svých potřeb na informační úrovni, tzn. jsou zcela spokojeni s bibliografickými, abstraktními, referenčními a jinými elektronickými informacemi získanými přes internet, pomocí CD-ROMu nebo jinak. Rozvoj elektronického zdroje navíc vede k tomu, že mnoho knihoven, které nemají prostředky na získávání zahraničních publikací, nachází příležitost organizovat svým uživatelům přístup k plnotextovým elektronickým zdrojům a tyto trendy nabývají na síle (elektronické vědecká knihovna RFBR, elektronické publikace Open Society Institute - Rusko a další poskytly mnoha knihovnám bezplatný přístup k několika tisícům titulů zahraničních časopisů). Kromě toho se stále více rozšiřuje elektronické doručování dokumentů, které umožňuje uživatelům knihovny, aniž by docházeli do knihovny samotné, objednat si ze svého pracoviště (nebo z domova) elektronickou kopii článku, brožury, fragmentu knihy a obdržet ji ve věci. momentů. Zároveň je třeba poznamenat, že již v mnoha knihovnách počet vzdálených přístupů (návštěv) na internetové stránky knihovny převyšuje počet běžných fyzických návštěv.

Vše výše uvedené potvrzuje, že staré představy o knihovně se nám hroutí před očima. Čtenář si již nepřijde vždy pro dokument do knihovny, ale pro informace a/nebo elektronický zdroj. Knihovna se postupně mění na centrum elektronických informačních zdrojů, které si však zachovává funkce běžné knihovny pro obsluhu tištěných dokumentů. Tato nová funkce moderní knihovny nejen jasně ilustruje jeden z hlavních trendů činnosti moderních knihoven, ale měla by být zohledněna jak při plánování rozvoje automatizovaných knihovnických a informačních technologií, tak obecně při revizi již zastaralé koncepce tradiční knihovna.

Technologie pro tvorbu elektronického dokumentu

Za prvé, toto technologie analytického a syntetického zpracování informací v ABIS.

Analytické a syntetické zpracování (ASO) - jednotlivé procesy, které zahrnují operace nebo skupiny operací spojené s analýzou dokumentů nebo dat, ale nevedou k výrazné změně jejich obsahu, struktury a typu. V automatizovaných systémech lze ASO provádět jak ve formě ručních operací „člověk-stroj“, tak i čistě „strojových“ (tj. pouze za použití automatizovaných nástrojů). Jako příklady plně nebo částečně automatizované implementace ASO mohou sloužit operace třídění, zápis/přepis, kódování, dekódování, šifrování/dešifrování, konverze atd. Zpracování dat je zobecněný název pro heterogenní procesy spojené s daty. Některé pojmy související s typy zpracování údajů lze uvést:

• · Integrované zpracování dat - princip organizace zpracování dat v automatizovaném systému, ve kterém se spojují nebo optimalizují procesy nebo operace dříve prováděné v různých organizacích, odděleních nebo úsecích technologického řetězce za účelem zvýšení efektivity systému. Jedním z možných cílů „integrovaného zpracování dat“ je vytvoření integrovaných databází.
• · Distribuované zpracování dat - zpracování dat prováděné v distribuovaném systému, ve kterém každý z technologických nebo funkčních uzlů systému může samostatně zpracovávat lokální data a přijímat příslušná rozhodnutí. Při provádění jednotlivých procesů se uzly distribuovaný systém mohou si vyměňovat informace prostřednictvím komunikačních kanálů za účelem zpracování dat nebo získání výsledků analýzy, která je pro ně vzájemná.
• · Automatizované zpracování (dat/dokumentů) – zpracování (dat nebo dokumentů) prováděné automaticky, bez nebo s omezeným zapojením člověka. Technickým prostředkem pro realizaci „automatizovaného zpracování“ může být počítač nebo jiná zařízení, stroje.
• · Strojové zpracování - provádění operací s daty pomocí počítače nebo jiných zařízení pro zpracování dat.
• · Předstrojové zpracování, příprava dat pro vstup - fáze analytického a syntetického zpracování nebo zpracování dokumentů spojené s formalizací finálních dokumentů a záznamem jejich obsahu na pracovní list.
• · Třídění - automatická nebo ruční distribuce dokumentů nebo dat podle některých daných charakteristik. Sada procesů spojených s uvedením záznamů do souboru v souladu s nejnovější změny v předmětová oblast nebo obdržel nové informace (data). "Aktualizace souboru" zahrnuje provádění následujících operací: prohlížení záznamů, přidávání nových záznamů, mazání (mazání) nebo opravy (editace) existujících záznamů.

Za druhé, toto technologie digitalizace informací.

Mezi technologie digitalizace informací patří:

1. Skenování.

Tato metoda je užitečná zejména pro ty, kteří připravují multimediální aplikace založené na existujících tištěných materiálech a ilustracích.

Skener je periferní zařízení osobního počítače, které umožňuje vkládat do počítače předlohy ve formě textových dokumentů, kreseb, diapozitivů, fotografií a podobně. Skener převádí tyto informace do elektronické podoby.

Na základě zobecněného posouzení vlastností skenerů lze tato zařízení rozdělit do následujících podskupin:

• o Ruční skenery.
• o Page (pull) skenery.
• o Slide - skenery.
• o Projekční skenery.
• o Bubnové skenery.
• 2. Zadávání dat z klávesnice.

Zadávání pomocí klávesnice je typ ručního zadávání. Technologický nástroj poskytující vstup z klávesnice je pracovní list. Zadávání textu se provádí pomocí textového editoru Word, který je součástí softwarového balíčku pod obecným názvem Office, vydaného společností Microsoft. Je navržen pro provoz pod operačním systémem Windows.

Word je aplikace pro Windows určená k vytváření, prohlížení, úpravě a tisku textových dokumentů, což umožňuje dělat vše bez výjimky tradiční operace nad textem, který poskytují moderní počítačové technologie:

• o nastavení a úprava neformátovaných alfanumerických informací;
• o formátování znaků pomocí různých písem True Type v různých stylech a velikostech;
• o formátování stránky (včetně zápatí a poznámek pod čarou);
• o formátování dokumentu jako celku (automatické sestavení obsahu a různých rejstříků);
• o kontrola pravopisu, výběr synonym a automatické zalamování slov.

Za třetí, toto technologie pro zpracování digitalizovaných dokumentů.

Technologie pro zpracování digitalizovaných dokumentů zahrnují rozpoznávání znaků a jejich další úpravy.

Software pro optické rozpoznávání znaků - OCR (Optical Character Recognition) je určen k automatickému vkládání vytištěných dokumentů do počítače. Uživatelé v praxi nejčastěji používají systém optického rozpoznávání textu FineReader společnosti ABBYY a systém optického rozpoznávání znaků CuneiForm společnosti Cognitive Technologies Ltd. Oba systémy mají přibližně ekvivalentní schopnosti a jsou navrženy tak, aby bez předchozího školení rozpoznávaly texty napsané téměř jakýmkoliv písmem (kromě hieroglyfů a arabštiny). Charakteristickým rysem programů je vysoká přesnost rozpoznávání znaků a nízká citlivost na tiskové vady.

Softwarové systémy OCR fungují následovně. Řekněme, že máte textový papírový dokument se složitou strukturou, tzn. kromě textu obsahuje dokument tabulky, schémata, ilustrace atd. Text musíte upravit pomocí textového procesoru. Chcete-li tento problém vyřešit, musíte dokument umístit do skeneru a vytvořit jeho elektronickou kopii, což je grafický obrázek dokumentu.

Dalším krokem je převedení obrázku na text. Tato fáze je velmi důležitá, protože výsledkem skenování je obrázek, který lze uložit výhradně do souboru toho či onoho grafického formátu nebo načíst pro zpracování nikoli do textu, ale do libovolného grafického editoru. Obrázek můžete vložit přímo do textového editoru. U textových aplikací je však obrázek nedělitelným prvkem a nelze jej identifikovat. I když je tedy na obrázku text, nelze jej upravovat pomocí textového editoru. Proto je v první řadě nutné převést obraz postav do textu jako takového, tzn. do sekvence znaků dostupných pro zpracování v textových editorech.

Softwarové systémy FineReader a CuneiForm umožňují řešit problémy s převodem obrázků na texty a jsou dodávány ve formě komplexů dostatečně výkonných pro praxi.

Proces rozpoznávání textu systémy OCR je následující.

Nejprve je potřeba získat grafický obrázek dokumentu, což lze provést dvěma způsoby – naskenováním dokumentu nebo načtením obrázku ze souboru. Prostředí softwarových aplikací umožňuje prohlížet obrázky v různých měřítcích a také s nimi provádět některé transformace, zejména je otáčet a invertovat.

V další fázi zpracování dokumentu jsou označeny. Účelem této operace je sdělit systému OCR, jak je text umístěn na obrázku.

Výsledky automatického rozvržení lze ručně korigovat – vytvářet a mazat bloky textu, přesouvat je, nastavovat jejich velikosti, rozdělovat je na sousední bloky, vytvářet bloky polygonálními tím, že k nim připojíte obdélníky bloku nebo z nich vyříznete obdélníky bloků atd. Blokům lze přiřadit sériová čísla, což je velmi výhodné, pokud potřebujete převést složitý formátovaný text na prostý text.

U textů, které se tisknou rozmazaně nebo na nejednotném pozadí, se používá adaptivní skenování, které umožňuje za cenu určité degradace výkonu zvýšit přesnost určování obrysů písmen.

Při rozpoznávání slabě kontrastních a slabě vytištěných dokumentů lze kvalitu rozpoznávání zlepšit úpravou parametrů, jako je jas, kontrast a prahová hodnota úrovně černé a bílé.

Nastavení rozvržení a OCR jsou nakonfigurována tak, aby bylo zajištěno, že systém OCR je schopen správně blokovat text a rozpoznat jej. Zejména je nutné uvést, v jakém jazyce (jazycích) je rozpoznávaný text napsán.

Pro rychlou práci s rozpoznaným textem integruje OCR systém vlastní textový editor, připomínající aplikaci WordPad zabudovanou ve Windows. Textový editor je schopen podporovat takové základní funkce formátování textu, jako jsou fonty a styly, horní a dolní indexy, tabulky, sloupce, rámečky, které se pohybují po textu. Pochybná slova jsou v rozpoznaném textu zvýrazněna na určitém pozadí a textový editor poskytuje nástroje pro rychlé vyhledávání pochybných slov, což značně zjednodušuje prohlížení a úpravu rozpoznaného textu.

Některé verze systémů OCR, jako je ABBYY FineReader Corporate Edition, obsahují integrované nástroje pro spolupráci. Pro implementaci schopnosti pracovat v síti musí mít každý počítač nainstalovanou samostatnou kopii programu.

V tomto případě lze zorganizovat práci se stejným balíčkem na několika počítačích. Síťové nástroje systému mají schopnost sledovat proces zpracování stránek – kým v tento moment stránka se otevře, naskenuje, rozpozná, zkontroluje atd. Změny provedené na stránce jedním uživatelem jsou viditelné pro každého, kdo pracuje se stejným balíčkem.

Systém CuneiForm 2000 Master má také schopnosti týmové práce, který kromě samotného prostředí CuneiForm 2000 a textového editoru obsahuje vestavěnou softwarovou jednotku pro dávkové skenování a rozpoznávání a také software pro použití skenerů v místní síti.

Za čtvrté, tohle technologie pro tvorbu WEB dokumentů.

Nejčastěji používaným jazykem pro tvorbu webových dokumentů je HTML (HyperText Markup Language). Tento koncept zahrnuje různé způsoby navrhování hypertextových dokumentů, design, hypertextové editory, prohlížeče a mnoho dalšího. Hypertext je ideální pro začlenění multimediálních prvků do tradičních dokumentů. V praxi to bylo díky rozvoji hypertextu, že většina uživatelů si mohla vytvořit vlastní multimediální produkty a distribuovat je na CD. Takové informační systémy, vyrobené ve formě sad HTML stránek, nevyžadují vývoj speciálních softwarových nástrojů, protože všechny potřebné nástroje pro práci s daty se staly součástí standardu software většina osobních počítačů. S tímto přístupem je uživatel povinen vykonávat pouze práci, která přímo souvisí s předmětem vyvíjeného produktu: připravovat texty, kreslit obrázky, vytvářet HTML stránky a přemýšlet o vazbách mezi nimi.

Odeslat svou dobrou práci do znalostní báze je jednoduché. Použijte níže uvedený formulář

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu ve svém studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Vloženo na http://www.allbest.ru/

FEDERÁLNÍ AGENTURA PRO VZDĚLÁVÁNÍ

STÁTNÍ VZDĚLÁVACÍ INSTITUCE VYSOKÉHO ODBORNÉHO VZDĚLÁVÁNÍ

STÁTNÍ UNIVERZITA UDMURT

Ústav práva, sociálního managementu a bezpečnosti

Střední škola humanitního práva

Práce na kurzu

Modernísoftwarefondy,použitývprocesstvořenídokumenty

Semakina Irina Vladimirovna

studenti skupiny SPO-O-0611-21(k).

specialita „Dokumentace

správa a archivace“

Vedoucí: odborný asistent

Volková A.V.

Iževsk 2008

Úvod

1. Systémy pro přípravu textových dokumentů

2. Balíček aplikací Microsoft Office

2.1 Aplikační programy zahrnuté v sadě Microsoft Office

2.2 Textový procesor Microsoft Word

2.3 Tabulka Microsoft Excel

3. Automatizační systémy pro správu dokumentace

Závěr

Seznam použité literatury a pramenů

Úvod

Po mnoho a mnoho staletí byly informační technologie v procesu vývoje. V některých obdobích se tento vývoj zpomalil a stal se téměř neznatelným a v některých obdobích naopak došlo ke kvalitativnímu skoku a lidstvo začalo využívat zásadně nové, dosud nevídané prostředky pro zpracování, přenos a uchovávání informací. Pohodlí a efektivita používání počítačů k přípravě textů dokumentů vedla k vytvoření mnoha programů pro zpracování dokumentů. Možnosti těchto programů jsou různé - od programů určených k přípravě malých dokumentů jednoduché struktury až po programy pro psaní, design a kompletní přípravu pro tisk publikací knih a časopisů (vydavatelské systémy).

Téma mé semestrální práce je aktuální, protože nyní jsou téměř všechny dokumenty ukládány a vytvářeny v elektronické podobě. To vyžaduje příslušný software.

cíl můj kurs práce je:

- Zvažte nejoblíbenější programy, které se používají k vytváření dokumentů.

- Zjistěte, které aplikační programy jsou součástí sady Microsoft Office.

- Definovat a studovat automatizační systémy pro správu dokumentů.

úkoly můj kurs práce je:

- Zvažte hlavní systémy pro přípravu textových dokumentů, uveďte koncept textových editorů, textových procesorů a systémů DTP.

- Popište balík aplikací Microsoft Office, programy v něm obsažené, hlavní vlastnosti textového procesoru Microsoft Word (dále jen MS Word) a tabulkového procesoru Microsoft Excel (dále jen MS Excel).

- Zvažte hlavní automatizační systémy pro podporu správy dokumentů: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office work 2.5", "NauDoc".

Všechny programy pro tvorbu dokumentů lze podmíněně rozdělit na systémy pro přípravu textových a tabulkových dokumentů a programy pro automatizaci kanceláří.

K dosažení cíle a řešení problémů používám především periodika, jako jsou: časopisy "Kancelářské práce" a "Sekretářské podnikání", které hovoří o implementaci programu "BOSS-Referent" v velké organizace a jak to ovlivnilo jejich práci, stejně jako o NAUMEN a jejích programech.

Při psaní semestrální práce jsem také použil automatizovaný systém kancelářské práce „Kancelářská práce 2.5“ a GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizačních a administrativních dokumentů.

A také jsem použil informace z globální sítě Internet, kde stránka „www.document.ru“ obsahuje informace o automatizaci zpracování dokumentů atd.

Práce v kurzu má strukturu, která umožňuje velmi podrobně odhalit a zdůvodnit mnou zvolené téma. Chci také poznamenat, že jsem strukturu své práce v kurzu zdůvodnil tak, abych optimálně dosáhl svých cílů a vyřešil stanovené úkoly.

Tato práce v kurzu obsahuje: úvod, tři kapitoly, závěr, seznam použitých zdrojů. První kapitola se zabývá systémy pro přípravu textových dokumentů. Druhá kapitola pojednává o balíku aplikací Microsoft Office a třetí kapitola popisuje automatizované řídicí systémy, jako jsou: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Documentary 2.5" a "NauDoc".

Chci také poznamenat, že tato práce na kurzu mi umožní upevnit znalosti získané v průběhu teoretické přípravy v oboru "Dokumentologie" a také vypracovat a vytvořit praktické dovednosti na toto téma.

1. Systémyvýcviktextdokumenty

V současnosti existující systémy pro přípravu textových dokumentů se od sebe výrazně liší svými vlastnostmi, způsoby zadávání a editace textu, jeho formátováním a výstupem informací (tisk), ale i mírou složitosti uživatelského učení. Výběr konkrétního softwarový produkt pro zpracování textu je velmi zásadní moment. Různé systémy přípravy textu umožňují odborníkům, kteří jsou spojeni s informačními technologiemi, efektivně používat počítač. Proces výběru je spojen s mnoha faktory, ale především je nutné dodržet zásadu přiměřené dostatečnosti.

V současnosti existující počítačové systémy pro přípravu textových dokumentů lze klasifikovat podle rozsahu funkčnosti nebo zamýšleného použití. Například, textový editor, který zajišťuje zadávání, úpravu a ukládání libovolného symbolického textu, ale je určen především pro přípravu programových textů v programovacích jazycích vysoká úroveň, protože nevyžadují formátování, tedy automatickou transformaci uspořádání textových prvků, změny fontů atd.

Textový editor ( text editor) je textový editor, který poskytuje poměrně složité formátování. Z hlediska funkčnosti je „Textový editor“ srovnatelný s vestavěným programem Windows „Word Pad“. Pomocí tohoto programu můžete otevírat, upravovat, ukládat, tisknout soubory následujících formátů: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT atd. Je možné zarovnat text doleva, doprava nebo na střed, vložit odstavec (odrážku), vrátit zpět 1 změnu, získat tučný, kurzívu nebo podtržený text, vybrat písmo, jeho znaky, upravit, barvu, velikost. Text můžete formátovat s odsazením prvního řádku a odstavce. Tento program nepracuje s obrázky vloženými do textu – vložené obrázky dostupné v otevřít dokument, jako je formát RTF, nebudou uloženy. Písmo používané k psaní dokumentu je ve výchozím nastavení `Times New Roman". Lze jej změnit na jakékoli jiné písmo dostupné operačnímu systému. Dokument se tiskne podle principu „co vidím, to dostanu“ prostřednictvím tiskárny. dialogové okno ovladače, které umožňuje optimálně vybrat tiskárnu, nastavit tisk.

Výsledek editoru na obrazovce je vyjádřen jako soubor, ve kterém jsou všechny znaky znaky kódové tabulky ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) s kódy delšími než 31 a znaky nového řádku. Takové soubory se nazývají soubory ASCII.

Všechny textové editory v té či oné podobě, lišící se metodami správy a sadou funkcí služeb, umožňují:

Zadejte text se zobrazením na obrazovce video terminálu s použitím až 200 znaků;

Opravte chybné znaky v režimu nahrazení;

Vkládání a mazání skupin znaků (slov) v řetězci bez překládání nezměněné části řetězce, ale jeho posunutí zcela doleva/doprava v režimu vkládání:

Odstraňte jeden nebo více řádků, zkopírujte je nebo přesuňte na jiné místo v textu;

Rozbalte řádky existujícího textu a vložte tam nový fragment;

Vložit skupiny řádků z jiných textů;

Zjistit všechny výskyty určité skupiny znaků (kontext);

Nahradit jeden kontext jiným, případně různých délek;

Uložte napsaný text pro pozdější úpravy;

Tisk textu na tiskárnách odlišné typy standardní tiskové programy v jednom písmu v dokumentu.

Z mnoha dostupných editorů na obrazovce lze vybrat „ Editor Norton “(Peter Norton Computing Inc.), “ pomocník» (firma „Borland“), « stručný» (Solution Systems Company), multifunkční editor pro více oken « Multi - Upravit » (American Cybernetics Inc.). Do stejné kategorie patří redakceTurbo systémy. Různé systémy Turbo jsou pohodlné integrované nástroje pro vytváření, kompilaci, ladění a spouštění programů v tak populárních programovacích jazycích, jako je např. ZÁKLADNÍ, pascal, Xi, Prolog, assembler. Povinnou součástí Turbo-systems je editor s bohatými možnostmi pro tvorbu a aktualizaci programových textů. Příkazy editorů Turbo-systems jsou založeny na příkazech oblíbeného programu " Slovo hvězda a vysoce standardizované.

Když je hlavním úkolem uživatele připravovat texty v přirozených jazycích pro tisk a tisk těchto dokumentů, měla by se výrazně rozšířit sada operací editoru a softwarový produkt přejít na novou kvalitu - systém přípravy textu (produkt což odpovídá anglickému výrazu „textový procesor“). Takové programy pro zpracování dokumentů jsou zaměřeny na práci s texty, které mají strukturu dokumentu, tj. skládají se z odstavců, stránek a oddílů. Mezi systémy pro přípravu textů v přirozených jazycích existují tři velká třída, ale s poměrně neostrými hranicemi: formátovače, textové procesory a stolní vydavatelé.

Na základě vnitrostrojové struktury připravovaného dokumentu lze navrhnout následující přístup ke klasifikaci systémů přípravy textu. Například systémy jako:

formátovač je systém přípravy textu, který nepoužívá žádné speciální kódy pro vnitřní reprezentaci textu kromě standardních: konec řádku, návrat vozíku, konec stránky (pracuje se soubory ASCII).

textový procesor je systém přípravy textu, který ve své interní reprezentaci dodává samotnému textu speciální kódy - označení. Obrazovkové editory a textové procesory se v zásadě liší účelem: první vytváří soubory ASCII, které následně zpracovávají kompilátory nebo formátovače, druhé jsou určeny k přípravě textů s následným tiskem na papír, takže forma reprezentace textu má velký význam.

Textové procesory mají speciální funkce, které usnadňují zadávání textu a jeho prezentaci v tištěné podobě. Mezi těmito funkcemi lze rozlišit následující funkce:

- zadávání textu pod kontrolou funkcí formátování, které okamžitě mění vzhled stránky textu na obrazovce a uspořádání slov na ní, což dává přibližnou představu o skutečném umístění textu na papíře po vytištění;

- předběžný popis struktury budoucího dokumentu, který nastavuje parametry, jako je množství odsazení odstavců, typ a velikost písma pro různé textové prvky, umístění nadpisů, řádkování, počet sloupců textu, umístění a způsob číslování poznámek pod čarou atd.:

- automatická kontrola pravopisu a získávání rad při výběru synonym;

- editaci tabulek a vzorců zadat s jejich zobrazením na obrazovce v podobě, v jaké budou vytištěny;

- kombinování dokumentů v procesu přípravy textu pro tisk;

- automatický obsah a abecední odkazy.

Většina textových procesorů má schopnost přizpůsobit hardwarovou konfiguraci vašeho počítače, jako je typ grafického adaptéru a monitoru. Téměř všechny textové procesory mají jedinečnou datovou strukturu pro reprezentaci textu, což je vysvětleno potřebou zahrnout do textu další informace popisující strukturu dokumentu, fonty a podobně, protože každé slovo nebo dokonce znak může mít svůj vlastní speciální vlastnosti. Proto text připravený jedním textovým procesorem není obecně čitelný, a proto jej nelze upravovat a tisknout jinými textovými procesory. Aby byla zajištěna kompatibilita textových dokumentů při jejich přenosu z jednoho prostředí textového procesoru do druhého, existuje speciální druh softwaru - převodníky, které zaručují příjem výstupního souboru ve formátu textového procesoru - příjemce dokumentu . Konvertorový program přijímá na vstupu informace v jednom formátu a jako výsledek své práce vydává informace ve formě souboru v jiném (požadovaném) formátu. Další zdokonalování systémů pro zpracování textu vedlo k tomu, že samostatné převodní programy prakticky přestaly existovat a staly se nedílnou součástí systému přípravy textu. Dnes nejjasnější zástupci programů pro zpracování textu podporují oblíbené formáty souborů prostřednictvím vestavěných konverzních modulů.

V současnosti existující textové procesory se od sebe výrazně liší vlastnostmi, možnostmi zadávání a editace textu, jeho formátováním a tiskem a také mírou složitosti učení uživatelem.

Spíše podmíněně lze tyto nástroje rozdělit na 2 Kategorie .

Na 1 Kategorie zahrnují textové procesory, které umožňují připravovat a tisknout složité a velké dokumenty, včetně knih. Patří mezi ně „WinWord“, „WordPerfect“, „ChiWriter“, „WordStar 2000“, „AmiPRo“, „T3“. Nejoblíbenějším domácím produktem v této třídě je textový procesor “ Lexikon“, podpora a další rozvoj, který provádí Arsenal.

Textové procesory 2 Kategorie a mají výrazně méně možností, ale jejich použití je pohodlnější, pracují rychleji a vyžadují méně paměti RAM a jsou výrazně levnější. Systémy pro zpracování textu speciálně navržené pro vedoucí pracovníky jsou jednodušší a snáze se používají. Tato kategorie zahrnuje „Beyond Word Writer“, „Professional Write“, „Symantec Just Write“, „DacEasy Word“.

Počítačová nakladatelství připravují texty podle pravidel polygrafie a v typografické kvalitě. Stejně jako textové procesory nejsou „vývojem“ formátovačů, ani DTP není pokročilejším pokračováním textových procesorů, protože slouží k velmi odlišnému účelu. Systémy pro publikování na počítači („desktop publishing“) jsou ve skutečnosti nástrojem rozvržení. Programy této třídy nejsou určeny ani tak k vytváření velkých dokumentů, ale k implementaci různých druhů tiskových efektů, tj. program pro publikování na počítači usnadňuje manipulovat s textem, měnit formáty stránek, velikost odsazení, umožňuje kombinovat různá písma, pracovat s materiálem tak dlouho, dokud nebudete zcela spokojeni se vzhledem jak jednotlivých stránek (pásů), tak celé publikace.

Abychom uzavřeli kapitolu 1, textové editory jsou nyní málo používané, protože mají mnohem méně funkcí než textové procesory a systémy DTP, které jsou dostupné většině uživatelů. Ze strany dokumentové vědy je to dáno i tím, že textové editory neposkytují funkci vytváření šablon, což značně usnadňuje a zrychluje práci při tvorbě dokumentů.

2. BalíkaplikovanýprogramyMicrosoftkancelář

2.1 Aplikovanýprogramy,přicházejícívMicrosoftkancelář

Softwarové produkty společnosti Microsoft (dále jen MS) jsou dnes „de facto“ standardem pro kancelářskou práci. Těžko najít instituci, podnik, firmu, v jejíž kanceláři by nebyly nainstalovány počítače s operačním systémem Windows (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) a balíkem aplikací MS Office.

Populární softwarový balíček - Microsoft Office 2003 , která obsahuje ve standardní sadě "MS Word 2003", "MS Excel 2003", "MS Outlook 2003" a "MS PowerPoint 2003". Součástí použití je také nedávno vydaný softwarový balík Microsoftkancelář2007 , včetně aktualizovaných: "MS Word 2007", "MS Excel 2007", "MS Outlook 2007" a "MS PowerPoint 2007" atd.

Ve verzi "Small Business" - "PowerPoint 2003" byl nahrazen publikačním balíčkem "MS Office Publisher 2007", verze "Professional" obsahuje jak standardní sadu, tak doplňky "Small Business" a má také databázi nástroj (DBMS) Access 2003. Ale používá se také aktualizovaný "Power Point 2007". Nejvíc plná verze Premium také zahrnuje obchodní grafický balíček Photo Draw 2003 a nástroj pro tvorbu webových stránek Front Page 2003. Poslední dva programy jsou dodávány v anglické verzi. Sada obsahuje jako bezplatnou aplikaci `Internet Explorer 5.0` - sadu programů pro práci na internetu.

Na sadě MS Office je nejatraktivnější to, co tyto aplikace spojuje: všechny tyto programy sdílejí společné sady nabídek a tlačítek, které vypadají velmi podobně. Tím, že se naučíte pracovat s jednou z aplikací, výrazně pokročíte ve studiu ostatních. Hlavní myšlenkou softwarového balíku je práce na internetu. Jestliže se dříve MS Word a MS Excel zaměřovaly především na to, že připravený dokument bude vytištěn na papír, nyní vývojáři předpokládají, že připravený dokument bude především zaslán e-mailem nebo umístěn na internetu. Vývojáři MS Office za tímto účelem zahrnuli do produktu jiný formát souboru - HTML, což je standard pro zveřejňování obsahu na internetu. Ukládání dokumentů ve formátu HTML umožňuje prohlížení dokumentů i uživatelům, kteří nemají na svém počítači MS Office. K prohlížení takových dokumentů nyní postačí Internet Explorer, který je součástí standardního balíku Windows. Pro moderní kancelář je zcela běžná situace, kdy jsou dokumenty připravovány nejen v ruštině a angličtině, ale také v jiných jazycích (němčina, španělština, francouzština, arabština, japonština atd.).

Microsoft Access 2003 je relační databáze. Základem tohoto programu jsou tabulky. Microsoft Access (dále jen MS Access) se od MS Excel liší tím, že na rozdíl od MS Excelu MS Access DBMS umožňuje pracovat s celým systémem vzájemně propojených tabulek. V MS Access DBMS se při práci s tabulkami používají vzorce, řazení, vazby mezi jednotlivými buňkami a jejich formátování. Pokud potřebujete extrahovat potřebná data z více databázových tabulek najednou, můžete vytvořit dotaz, přičemž buňky na obrazovce budou uspořádány v určeném pořadí. Výsledky dotazu lze vytisknout pomocí nástroje Report. Report je tabulka s požadovanými údaji, design lze vybrat z navržených šablon.

Možnosti programů Microsoft Office lze rozšířit pomocí speciálních modulů – doplňků. Mezi takovými programy lze najít jak seriózní komerční balíčky (například kontrola pravopisu Orfo, elektronické slovníky Lingvo, překladač PROMT), tak malá bezplatná „makra“ vytvořená běžnými uživateli.

2.2 TextprocesorMicrosoftSlovo

MicrosoftSlovo- základ každé kanceláře a možná nejnutnější a nejoblíbenější program ve všem Microsoft Office .

Microsoft Word umožňuje zadávat, upravovat, formátovat a navrhovat text a správně jej umístit na stránku. Pomocí tohoto programu můžete do dokumentu vkládat grafiku, tabulky a grafy a také automaticky opravovat pravopisné a gramatické chyby. Textový editor MS Word má mnoho dalších funkcí, které výrazně usnadňují tvorbu a úpravu dokumentů.

Program nabízí řadu funkcí, které šetří čas a námahu při vytváření dokumentů. Mezi nimi jsou funkce jako:

AutoText - pro ukládání a vkládání často používaných slov, frází nebo grafiky;

- styly pro ukládání a nastavení celých sad formátů najednou;

- sloučením vytvořit sériová písmena, tisknout obálky a štítky;

- makra - pro provedení sekvence často používaných příkazů;

- „průvodci“ - pro vytváření profesionálně navržených dokumentů.

Pomocí MS Word pro Windows můžete vytvářet tabulky, grafy. MS Word pro Windows má také editor vzorců, který umožňuje zadávat vzorce různé složitosti. MS Word umožňuje kontrolu pravopisu. Při kontrole se každé slovo v dokumentu porovnává s ukázkami ve speciálním slovníku. Pokud slovo není ve slovníku nalezeno, otevře se dialogové okno, ve kterém můžete provést potřebné opravy. Při práci s dokumenty musíte často opakovat zadávání stejných částí textu. V MS Word je stačí zadat jednou a poté vytvořit prvek automatického textu s jedinečným názvem a poté vložit potřebný počet opakování na libovolné místo v dokumentu. Poměrně často musí mnoho zaměstnanců vytvářet dokumenty na základě standardu jednotné formy nebo formuláře vyvinuté a schválené v rámci organizace, jakož i různé typy dokumentů stejného typu (sériové dopisy, certifikáty atd.). S automatizovanou metodou přípravy tohoto typu dokumentu jsou možné dvě možnosti:

1) vytvořte potřebný formulář ve formě dokumentu (např. to bude soubor s příponou „.doc“) a následně v něm změňte proměnnou část textu;

2) vytvořte potřebný formulář ve formě šablony (soubor s příponou „.dot“) a poté vytvořte nové dokumenty na základě vytvořené šablony a vyplňte pole obsahující variabilní část textu.

Šablona je druh šablony s určitými vlastnostmi, které zahrnují kolekci stylů, texty šablon, makra, klávesové zkratky, další položky nabídky a vlastní panely nástrojů v samostatném souboru s příponou „.dot“.

Šablony se používají pro:

~ standardizace a sjednocení práce všech zaměstnanců organizace se standardními a podobnými typy dokumentů. Všichni zaměstnanci vytvářejí dokumenty na základě jednotných šablon (soubory s příponou „.dot“), přičemž šablony musí být připraveny tak, aby text šablony nebylo možné uživatelsky upravovat, a pouze vstupní pole obsahující variabilní informace na hlavičkovém papíře.

~ zlepšení efektivity přípravy sériových dokumentů, které jsou určeny k distribuci velkému počtu příjemců. Takové dokumenty se vytvářejí ze šablon pomocí funkce sloučení.

Sloučením vznikají texty dokumentů, které obsahují pevnou, neměnnou část (šablonu) a proměnné textové fragmenty (výplň), tzn. sloučení typického textu (vzorníku) s údaji k vyplnění

2.3 TabelárníprocesorMicrosoftvynikat

řízení automatizace editoru textových dokumentů

Oblast použití Microsoft vynikat velmi široký. Především jsou to účetní a inženýrské výpočty, sestavování různých přehledů, grafů, ceníků a mnoho dalšího.

Při práci s Microsoft Excel pro Windows je respektována zásada „co vidíte, to dostanete“, nebo v anglické verzi „WYSIWYG“ (What You See Is What You Get). Práce s Excelem je tak nepopiratelně snadná a vyhnete se mnoha chybám.

Kromě toho má MS Excel velkou sadu servisních funkcí. Jedná se o zadávání textu a kontrolu pravopisu, kreslení, export a import dat. Tiskový prostředek je také velmi flexibilní. Můžete vytisknout všechny stránky najednou nebo vytisknout pouze část stránek v sešitu.

Hlavní vlastnosti MS Excel:

v Kontextová nápověda. Vyvolá se z kontextové nabídky nebo stisknutím příslušného tlačítka v nabídce ikon.

v Systém nápovědy. Je organizován ve formě hypertextu a umožňuje snadno a rychle vyhledat požadované téma.

v Vícerozměrné provádění operací. Téměř všechny operace lze provádět jedním ze tří nebo čtyř způsobů, z nichž si uživatel vybere ten nejpohodlnější.

v Kontextová nabídka. Rozbalí se kliknutím na tlačítko (obvykle vpravo) "myš" na vybraném objektu. Bavíme se například o místě v tabulce, kam se uživatel právě chystá pracovat. Nejčastěji používané funkce zpracování dostupné v dané situaci jsou shromážděny v kontextové nabídce.

v Nabídka ikon. Nejčastěji používané příkazy odpovídají ikonám umístěným pod lištou nabídek. Tvoří nabídku ikon. Po kliknutí na ikonu se provede příslušný příkaz. Piktografická menu lze přizpůsobit.

v Pracovní skupiny nebo pracovní složky. Je vhodné sloučit dokumenty do pracovních složek a zacházet s nimi jako s celkem, pokud jde o kopírování, stahování, úpravy nebo jiné postupy. Ve spodní části tabulky je abecední rejstřík (velká písmena), který umožňuje přístup k pracovním listům. Uživatel má možnost pojmenovat listy ve složce (místo abecedního rejstříku), což činí obsah rejstříku vizuálním, a proto usnadňuje vyhledávání a přechod z dokumentu do dokumentu.

v Nástroje pro navrhování a úpravy obrazovky a tabulek. Vzhled pracovního okna a dalších prvků rozhraní na obrazovce lze definovat podle požadavků uživatele, aby byla operace co nejpohodlnější. Mezi takové funkce patří rozdělení obrazovky do několika oken, oprava záhlaví řádků a sloupců a tak dále.

v Nástroje pro navrhování a tisk tabulek. Pro pohodlí uživatele jsou k dispozici všechny funkce, které zajišťují tisk tabulek, jako je výběr velikosti stránky, stránkování, nastavení velikosti okrajů stránky, návrh záhlaví a zápatí a také náhled výsledné stránky.

v Nástroje pro návrh pracovních listů. Excel poskytuje dostatek příležitostí pro formátování tabulek, písem a stylů, zarovnání dat uvnitř buňky, výběr barvy pozadí buňky a písma, změnu výšky řádků a šířky sloupců, kreslení rámečků různých typů, nastavení formátu dat uvnitř buňky (například: číselné, textové, finanční, datum atd.). Stejně jako automatické formátování – různé způsoby navrhování tabulek jsou již zabudovány v systému a uživatel má možnost vybrat si nejvhodnější formát ze stávajících metod.

v Šablony MS Excel, stejně jako MS Word, umožňuje vytvářet šablony listů, které se používají ke generování formulářů pro dopisy a faxy, různé výpočty. Pokud je šablona určena pro jiné uživatele, můžete povolit vyplňování takových formulářů, ale zakázat změnu jejich formuláře.

v Datová vazba. Absolutní a relativní adresování je funkcí všech tabulkových procesorů, včetně moderní systémy Ach, umožňují vám pracovat současně s několika tabulkami, které spolu mohou tak či onak souviset. Například trojrozměrné odkazy, které umožňují práci s několika listy v řadě; konsolidace listů, která zpracovává součty a průměry a provádí statistické zpracování při použití dat z různých oblastí stejného listu, více listů a dokonce i více sešitů.

v Výpočty. Pro usnadnění výpočtů má MS Excel vestavěné funkce, a to: matematické, statistické, finanční, datumové a časové funkce, logické a další. Průvodce funkcí vám umožňuje vybrat požadovanou funkci a nahrazením hodnot získat výsledek.

v Obchodní grafika. Je těžké si představit moderní tabulkový procesor bez schopnosti vytvářet různé typy dvourozměrných, trojrozměrných a smíšených grafů. Existuje více než 20 různých typů a podtypů grafů, které lze sestavit v MS Excel. Existují také různé a dostupné způsoby navrhování grafů, například vkládání a navrhování legend a datových štítků, navrhování os (možnost vkládat čáry mřížky) a další. Kromě toho existují výkonné nástroje pro vytváření a analýzu obchodní grafiky, jako je vkládání chybových pruhů, schopnost vykreslit trend a volba funkce trendové čáry.

v Provádění databázových funkcí MS Excel. Tato funkce zajišťuje plnění tabulek stejně jako plnění databáze (tedy přes obrazovkový formulář), ochranu dat, třídění podle klíče nebo podle více klíčů, zpracování databázových dotazů, vytváření kontingenčních tabulek. Navíc obsahuje nástroje pro zpracování externích databází, které umožňují pracovat se soubory vytvořenými např. ve formátu „dBase“ nebo „PARADOX“.

v Simulace. Výběr parametrů a modelování – jedna z nejdůležitějších vlastností tabulkového procesoru. Pomocí jednoduchých technik je možné najít optimální řešení mnoha problémů. Optimalizační metody sahají od jednoduchého přizpůsobení až po lineární optimalizaci s mnoha proměnnými a omezeními. Při modelování je někdy žádoucí ukládat mezivýsledky a řešení. K tomu jsou vytvořeny skripty, které představují popis řešeného problému.

v Programování maker. Pro automatizaci provádění často opakovaných akcí je vhodné použít vestavěný programovací jazyk maker. Oddělte makra a funkce maker. Díky makropříkazům se zjednodušuje práce s MS Excel a rozšiřuje se seznam vlastních příkazů. Pomocí makro funkcí definují vlastní vzorce a funkce a rozšiřují tak sadu funkcí poskytovaných systémem. Ve své nejjednodušší podobě je makro zaznamenaná sekvence úhozů, pohybů a kliknutí myší. Taková sekvence je dána „reprodukci“ jako magnetofonový záznam. Dá se zpracovat a nějak změnit, například organizovat cyklus, přechod, podprogram.

Balíček aplikací Microsoft Office tedy obsahuje programy, které umožňují vytvářet textové dokumenty, tabulkové dokumenty, databáze, prezentace, práci s grafikou, e-mailem atd. To znamená, že MS Office umožňuje vytvářet téměř jakýkoli druh dokumentů. V současné době je Microsoft Office nainstalován téměř na všech počítačích bez ohledu na to, zda je počítač doma nebo v organizaci. Microsoft Office obdržel takovou distribuci kvůli skutečnosti, že se jedná o první balíček aplikací, který obsahoval takové množství funkcí, přičemž byl zcela rusifikován a snadno použitelný.

Díky programu „Visual Basic“ zabudovanému do Microsoft Word a MS Excel si uživatel může chybějící funkce naprogramovat sám. To znamená, že výhodou těchto programů je, že kromě všech vymožeností, které již autoři tohoto balíčku vytvořili, si uživatel sám může přizpůsobit jakýkoli program pro sebe pro pohodlnou práci v něm: změna barvy, měřítka, časté přesuny použitá tlačítka na panelu nástrojů, vytváření šablon, vytváření nových funkcí a tak dále.

3. Systémyautomatizacedokumentacezajistit

řízení

Každý podnik, bez ohledu na formu vlastnictví, rozsah a strukturu, se snaží zlepšit efektivitu svých činností. Důležitým krokem k dosažení tohoto cíle je optimalizace hlavních řídících postupů, zejména vytvoření moderních systémů správy kanceláří a dokumentů v podniku.

Racionální správa dokumentů vede ke zvýšení produktivity zaměstnanců, usnadňuje přístup k informacím pro rozhodování managementu, zlepšuje výkonnostní disciplínu a následně i celkové zlepšení kvality řízení.

Implementace automatizačního systému pro dokumentační podporu řízení "ŠÉF - Referent" výrazně zlepšuje pracovní procesy podniků a organizací.

Výsledky implementace systému jsou:

§ zkrácení času na zpracování příchozí/odchozí korespondence a interní dokumentace;

§ úspora pracovní doby pro práci s dokumenty;

§ zrychlení postupů schvalování a schvalování dokumentů;

§ zlepšení výkonové kázně, kontrola provádění pokynů;

§ rychlá a pohodlná evidence dokumentů;

§ Zlepšení procesů plánování akcí.

Zkušenosti s implementací systému pro automatizaci a správu dokumentů BOSS-Referent vyvinutého společností IT Co. ukazují, že podniky a organizace různých velikostí a forem vlastnictví získávají v krátké době hmatatelné výhody a skutečný ekonomický efekt.

Nedávno se na relativně malém trhu kancelářských automatizačních systémů objevil NAUMEN se svým softwarovým produktem NauDoc, který má řadu podstatných odlišností od toho, co bylo uživatelům dříve nabízeno. Program umožňuje tvorbu dokumentů na základě šablon uložených v systému, obsahujících předem určený design a standardní (šablonové) texty pro základní manažerské situace, což zjednodušuje a zrychluje tvorbu dokumentů, zajišťuje jejich jednotný design v souladu s GOST R. 6.30-2003 „Jednotné dokumentační systémy. Jednotný systém organizačních a administrativních dokumentů.

Grafické uživatelské prostředí NauDoc umožňuje rychle přecházet z jednoho typu práce na druhý a obsahuje následující součásti:

1. Blok hlavního obsahu.

2. Navigační lišta.

3. Panel nástrojů pro práci s dokumenty.

Program zajišťuje, že jakýkoli dokument může být pod kontrolou: je mu přidělena odpovědnost za implementaci, odpovědná za kontrolu, je podporována konečná kontrola provádění.

Rozlišení uživatelských práv umožňuje poskytnout dodatečnou ochranu důvěrným dokumentům. Program NauDoc samozřejmě jako každý jiný není ideálním řešením. Například v některých případech se jeho terminologie liší od tradičních termínů používaných v domácí kancelářské práci.

Tam, kde je potřeba zpracovávat velké objemy dokumentů, provádět v nich složité rešerše, udržovat distribuované archivy, - mimo soutěž "Dokumenty otevřené".

"Dokumenty otevřené" umožňuje řešit následující úkoly:

~ integrace s programy pro tvorbu dokumentů;

~ evidence veškeré došlé a vytvořené dokumentace;

~ kontrola pohybu dokladů a výkonu práce;

~ zrychlení pohybu dokumentů mezi účinkujícími;

~ zajištění bezpečnosti dokumentace;

~ zlepšení informační a referenční práce, zkrácení doby vyhledávání a získání dokumentu z archivu na vyžádání;

~ automatizace přípravy reportovacích dokumentů.

Funkce tohoto systému elektronické kancelářské práce - plná integrace se všemi rozšířenými kancelářskými programy. Provádění účetnictví, ukládání a rychlé vyhledávání dokumentů. „DOCs Open“ zároveň zajišťuje jejich tvorbu a prohlížení všemi běžnými kancelářskými aplikacemi.

InterTrust nabízí podnikový informační systém "Společnost Media" postavený na základě « lotus poznámky » .

"CompanyMedia" umožňuje řešit velké množství aplikovaných úloh v oblasti správy dokumentace. Je určen pro veřejné instituce a komerční organizace, jejichž činnost je regulována; ideální pro společnosti s významnou územní odlehlostí strukturálních divizí. "CompanyMedia" umožňuje zavést "end-to-end" kancelářskou práci v síti podniků jakékoli složitosti a systém bude sledovat pohyb dokumentu nejen v rámci jednoho podniku, ale i mezi nimi.

Možnost zajištěna:

Provádění globálního pozorování;

Vytváření zakázek zasahujících do jakékoli hloubky hierarchie řízení;

Výběr dokumentů podle specifického a nekomplikovaného systému;

Kontrola vyřizování dokumentů a udržování horizontálních informačních vazeb mezi zaměstnanci různých oddělení jednoho nebo více podniků.

Systém "Kancelářská práce 2,5" může pracovat v lokálním i síťovém režimu. Softwarový balíček umožňuje automatizovat proces kancelářské práce podniku nebo organizace bez ohledu na typ jejich činnosti. Program pomáhá organizovat účetnictví a kontrolu vyřizování dokumentů na základě stávajících norem a předpisů.

Hlavní funkce tohoto programu jsou:

Operace registrace, editace a archivace dokumentů;

Kontrola provádění dokumentů; - tvorba dokumentů pro různé účely podle stávajících standardních šablon;

Vytváření vlastních šablon dokumentů pomocí Microsoft Office 2003 nebo MS Office 2007;

Vytváření a tisk zpráv, které umožňují vyhodnotit stav kancelářské práce v podniku;

Účtování dokumentů pomocí evidence deníku;

Evidence přijatých nebo odeslaných dokumentů e-mailem.

Blok aplikací pro automatizaci toku dokumentů organizace "Dokumentace" je navržen tak, aby automatizoval práci dokumentárních podpůrných služeb pro podniky a organizace na základě požadavků Státní systém Podpora správy dokumentace (GSDOU).

Blokové moduly poskytují:

Vyjádření ke kontrole dokumentů a usnesení vedení;

Statistická analýza výkonnostní kázně zaměstnanců organizace;

automatické doručení elektronické dokumenty umělci;

příprava návrhů dokumentů, jejich schvalování a distribuce;

vytvoření elektronické knihovny (archivu) dokumentů organizace.

Modul "Registrace dokumentu" je určen k organizaci účtování všech příchozích, odchozích a interních dokladů organizace na základě evidenčních a kontrolních karet. Modul implementuje mechanismy pro sledování plnění dokumentů, usnesení vedení, výkonnostní kázně zaměstnanců organizace atp. Modul zajišťuje automatickou přípravu různých reportů a standardních účetních dokladů služeb dokumentace.

Modul "Výzvy občanů" je určen k provádění kancelářské práce na základě žádostí jednotlivců, kontrole vyřizování dokumentů a přípravě dokumentů odpovědí.

Modul "Knihovna pracovních dokumentů" slouží k přípravě dokumentů, jejich třídění (umístění do elektronických složek), kontextovému vyhledávání informací a tisku dokumentů. Modul lze použít k ukládání dokumentů libovolného obsahu, jako jsou: předpisy organizace, referenční materiály, příprava návrhů dokumentů atp.

Modul "Organizační administrativní dokumenty" je určen k automatizaci přípravy administrativních a reportovacích dokumentů organizace, jakož i ke kontrole plnění příkazů, příkazů a pokynů.

Moduly "Dohoda" a "Úvod" určené k automatizaci přípravy organizačních a administrativních dokumentů.

Moduly provádějí automatickou distribuci návrhů dokumentů zaměstnancům organizace prostřednictvím interní pošty Notes k elektronickému schválení nebo seznámení. Provádí se také kontrola procesu seznamování a schvalování dokumentů.

Modul "Schůzky" je určena pro vedoucí pracovníky podniku, ale i pro sekretářky-referenty managementu.

Závěrem kapitoly 3 chci poznamenat, že databáze umožňuje automaticky informovat všechny účastníky o navrhovaném programu jednání, datu a čase jednání, sepisovat protokol na základě výsledků jeho konání a na základě rozhodnutí vytvořené, automaticky posílat pokyny konkrétním interpretům s uvedením načasování jejich práce. Na základě výsledků práce jsou generovány zprávy a osvědčení o absolvování.

Závěr

Cíle, které jsem si v této práci stanovil, byly splněny. Jsou zvažovány a studovány nejoblíbenější programy, které se používají k vytváření dokumentů. Počítá se také s balíkem aplikací Microsoft Office (MS Word, Microsoft Excel atd.) a automatizačním systémem pro podporu správy dokumentů: "BOSS-Referent" a "Office work 2.5"

Na závěr bych tedy rád řekl, že v poslední době málokdo používá k vytváření dokumentů textové editory. Nahradil je příchod Microsoft Wordu. V tuto chvíli je již obtížné určit, zda Microsoft Word patří mezi textové procesory nebo DTP, má tolik funkcí. Mezi systémy pro přípravu textových a tabulkových dokumentů byly v práci v kurzu podrobněji zvažovány dva programy balíku aplikací Microsoft Office - jedná se o textový procesor Microsoft Word a tabulkový procesor Microsoft Excel. K tvorbě dokumentů slouží především pouze tyto dva programy, bez ohledu na velikost a působnost organizace. To je způsobeno skutečností, že téměř všude se nyní používá operační systém Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), vytvořený, stejně jako Office, společností MS. Tyto programy umožňují připravovat složité a rozsáhlé dokumenty včetně knih.

Naučit se pracovat v programech obsažených v Microsoft Office je velmi snadné, protože všechny, včetně operačního systému Windows, mají podobné rozhraní.

Systémy automatizace správy dokumentů vám umožňují dělat s dokumenty vše, co se s nimi dělá v jakékoli kanceláři a systému workflow, a obsahují zásadně nové funkce, které jsou dostupné pouze pro počítače. Včetně pomocí těchto programů můžete vytvářet dokumenty.

Firemní systém správy dokumentů samozřejmě není levná radost. Kolik však může stát ztracený nebo nesprávně zpracovaný dokument v reálném podnikání, kolik mohou stát včasné a přesné informace? Někdy jde o pevné přežití. Snížení nákladů na počítačové zpracování a ukládání informací do paměti počítače je navíc jedním z nejdynamičtějších pozitivních procesů v historii lidstva. Kvůli sjednocení a standardizaci dokumentů většina programů používaných k tvorbě dokumentů používá šablony. Tedy v již naformátovaném dokumentu s potřebnými atributy, kam stačí zadat údaje. Programy mají také takové funkce, ve kterých si uživatel může vytvořit vlastní šablonu dokumentu. Velmi to urychluje a zjednodušuje práci při vytváření dokumentu.

Na závěr své práce v kurzu bych chtěl poznamenat, že nyní je nabízeno mnoho různých textových a tabulkových procesorů a také automatizačních systémů pro podporu správy dokumentů. Vybrat si je velmi obtížné. Je to dáno tím, že každý program má své výhody i nevýhody a neexistují žádné univerzální programy. Při výběru softwarového produktu je třeba vzít v úvahu oblast činnosti, technické vlastnosti počítače, operační systém nainstalovaný v počítači, velikost organizace, odlehlost oddělení.

Seznam použité literatury a pramenů

1. GOST R 6.30-2003 Jednotné systémy dokumentace.

2. Jednotný systém organizačních a administrativních dokumentů. - M.: Gosstandart Ruska, 2003.

3. Gorodin V.V., Kornejev I.K. Informační podpora manažerských činností: Učebnice. - M.: Mistrovství; Vyšší škola, 2001, s. 146-153.

4. Kuzněcov S.L. Nové programy pro moderní kancelář // Sekretářské podnikání. - M.: Nakladatelství Evilen, 1999. č. 3. s. 33-36.

5. Kuperstein V.I. Moderní informační technologie v kancelářské práci a managementu. - Petrohrad: BHV - Petrohrad, 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - podnikový elektronický systém správy dokumentů // Kancelářské práce. - 2002. č. 4. s. 39-41.

7. Paškov D.D. BOSS-Referentní elektronický systém správy dokumentů // Sekretářské podnikání. - M.: Nakladatelství Evilen, 2002. č. 3. s. 42-44.

8. Serova G.A. Automatizovaný systém pro kancelářskou práci "Office work 2.5" ( novou verzi) // Sekretářské podnikání. - M.: Nakladatelství Evilen, 2003. č. 6. s. 35-37.

9. Kuzněcov S.L. DOCs Open // Sekretářské podnikání. - M.: Nakladatelství Evilen, 1997. č. 4. s. 57-62.

10. Kuzněcov S.L. NAUDOC - nové řešení pro automatizaci kanceláří // Sekretářské podnikání. - M.: Nakladatelství Evilen, 2003. č. 8. s. 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Automatizace správy dokumentů.

Hostováno na Allbest.ru

Podobné dokumenty

Charakteristika kancelářských programů, verze textového editoru Microsoft Word. Využití textového editoru, tabulkového procesoru Microsoft Excel a dalších softwarových nástrojů v kancelářských činnostech podniku LLC "Empire of Purity".

test, přidáno 02.03.2012


Klasifikace programů pro zpracování textových dokumentů. Obecné zásady tvorby publikací. Pravidla psaní. Systémy rozpoznávání textu (OCR). Komplexní software pro systémy DTP. Příklady textových editorů.

prezentace, přidáno 13.08.2013


Základní nástroje a technologie pro zpracování a úpravu textových dokumentů, principy jejich použití. Charakteristika funkčnosti textového procesoru Ms. slovo. Popis další funkce textový editor Word 2003.

semestrální práce, přidáno 19.03.2011


Použití textového editoru MS Word k vytváření textových dokumentů. Výpočty a analýza dat pomocí tabulky Excel. Algoritmizace a programování v Pascalu. Návrh relačních databází pomocí Access DBMS.

test, přidáno 22.02.2012


Typy, základní funkce, prvky a princip činnosti textového editoru (počítačového programu). Metody vkládání externích objektů do textu. Vlastnosti textového procesoru Microsoft Word, jeho speciální vlastnosti. Typická struktura rozhraní.

abstrakt, přidáno 12.7.2010


Panely jako hlavní vizuální prostředek úprav dokumentů, jejich umístění a konfigurace v různých programech Microsoft Office. Panely textových editorů Microsoft Word a Excel, jejich hlavní funkce a účel.

laboratorní práce, přidáno 31.05.2009


Účel operačních systémů. Windows XP je operační systém společnosti Microsoft s přizpůsobitelným rozhraním. Funkce standardních aplikačních programů: poznámkový blok, grafický editor Paint, textový procesor WordPad. Příkazy menu a jejich použití.

semestrální práce, přidáno 23.05.2009


Popisy softwarových nástrojů určených k vytváření, úpravě a formátování jednoduchých i složitých textových dokumentů. Nastavení odstavců, zadávání znaků, nástroje pro tvorbu seznamů. Kopírování a přesouvání částí textu.

abstrakt, přidáno 26.03.2015


Obsah balíčku Microsoft Office System. Přehled hlavních funkcí Microsoft Office. Analýza a vývoj dohodnutého finanční politiku v podniku v MS Excel. Vývoj databáze pomocí Microsoft Access. Vytvoření jednoduché webové stránky.

semestrální práce, přidáno 18.01.2012


Grafické možnosti textových procesorů Microsoft Office Word a Open office.org. Vkládání obrázků a jiných objektů do dokumentů. Vkládání a spojování objektů. Převod textu pomocí Microsoft WordArt. Typy grafických objektů.

1. Výcvik publikace v textový Word editor využívající grafiku

   Kurz >> Informatika

   ... výcvik texty vedly k vytvoření mnoha programů pro zpracovává se dokumenty... často musí skládat text dokumenty: psát dopisy... pomůže to udělat elektronický dokument(uloženo na počítače a ...) s VDT a PC, délka práce v...

2. Modernizace elektronický vzdělávací a metodický komplex

   Diplomová práce >> Informatika

   A dokumenty potřebné pro modernizaci elektronický vzdělávací- ... . V práci na PC jsou možné projevy následujících ... vlivů; prostředky k získání výcvik, zpracovává se, uložení, registrace, ... schůzky zahrnují: text redaktoři, grafici...

3. Základy programování na jazyk turbo pascal

   Kniha >> Informatika, programování

   Další fáze profesionála výcvik programátor. Stejný... na počítač. S T R U K T U R N A I S X E M A E V M Elektronický Počítač je zařízení pro automatizaci zpracovává se... automatizace atd. Na PC jako výstupní zařízení...

4. Automatizovaný systém hromadného tisku dokumenty pro právnické osoby

   Diplomová práce >> Informatika

   ... dokumenty provádí oddělení zpracovává se příchozí a odchozí dokumenty pomocí obálkového stroje Vitesse C5/Midrange a elektronický... úpravou úkolů k řešení na PC. 1.2 Zaměstnanec smí pracovat samostatně na PC a VDT...

5. Programy zpracovává se a zobrazit grafiku

   Diplomová práce >> Informatika

   Weby dokumenty, tisk a polygrafie. 9. Výcvik obrázky pro... pro zpracovává sečíselné údaje a pracovat s textový... design tiskových publikací a elektronický dokumenty, jako jsou internetové webové stránky... ovlivňující na personál pracující s PC. ...

Tvorba elektronických dokumentů. Vytváření jednoduchých textových dokumentů lze provádět na psacích strojích různých typů s následným vkládáním textu z papírového dokumentu do PC pomocí skeneru. Ale samozřejmě je efektivnější vytvářet i jednoduché dokumenty přímo na PC pomocí širokého arzenálu softwarových nástrojů, které poskytují pohodlnou a vysoce efektivní službu. O to víc

Tato služba je důležitá při vytváření složitých vysoce uměleckých dokumentů určených k následné replikaci. Příprava takto složitých dokumentů vyžaduje provedení postupů pro psaní, úpravy, korektury, přípravu ilustrací, rozvržení a rozvržení stránky a tisk.

Přímým zdrojem materiálů pro dokumenty jsou často systémy) skenování obrázků, faxy, E-mailem, tabulky, grafy, výkresy atd.

Všechny postupy tvorby dokumentů lze efektivně provádět na PC vybaveném skenerem a sadou doménově specifických softwarových aplikací, především programů pro úpravu textu nebo DTP. Pomocí skeneru lze do dokumentu zadávat samostatně připravené fragmenty: kresby, fotografie, schémata, pečetě, podpisy atd.

Příklad 7.23. V elektronických systémech správy dokumentů lze použít; textové editory: Lexicon, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; výtvarní redaktoři: Page Maker, Water Mark Professional; publikační systémy; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; obrazové editory získané ze skenerů: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop a mnoho dalších softwarových produktů.

Ukládání elektronických dokumentů. Systém pro ukládání elektronických dokumentů by měl zajistit efektivní ukládání a aktualizaci dokumentů v externí paměti počítače a také jejich efektivní vyhledávání a důvěrný přístup k nim. Databáze jsou úložištěm speciálně organizovaných informací, včetně elektronických dokumentů, do externí paměti počítače. Pro vytváření a údržbu databází jsou navrženy systémy správy databází, které jsou podrobně popsány v kapitole 15.

Manipulace s elektronickými dokumenty. Hlavní funkce tohoto subsystému jsou: organizace práce s elektronickými dokumenty, kontrola vyřizování dokumentů, jejich elektronická distribuce, tisk a replikace.

Tuzemský systém "Delo 1" (JSC "Electronic Office Systems") poskytuje pohodlnou organizaci práce s dokumenty a plnou kontrolu nad jejich pohybem a prováděním v jakékoli organizaci, která má lokální síť. Systém poskytuje zejména následující funkce:

evidence elektronických dokumentů, pro které jsou vydávány elektronické karty;

zasílání elektronických dokumentů a jejich elektronických karet na pracoviště výkonných umělců;

hromadění dokumentů v poštovních schránkách účinkujících;

Kontrola pohybu a provádění dokumentů s rychlým přijetím relevantních informací;

Vedení seznamů uživatelé, klasifikátory dokumentů, typy jejich doručení, soubory používané ve workflow.

Systém podporuje práci s textem, ručně psanými, grafickými dokumenty, faxy, telefonními zprávami, televizními obrázky atd.

Existují integrované softwarových systémů(Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3.0 pro Windows), které umožňují pracovat s dokumenty různých formátů.

Systém Microsoft Office pro Windows je široce známý, včetně Access 2.0 DBMS, tabulkového procesoru Excel 5.0, textového editoru Word 6.0, e-mailu Mail a jeho rozšíření Form Designer, servisních programů faxmodemu At Work PC Fax a prezentačních technik Power Point a mnohem více.

Pomocí softwarových nástrojů Microsoft Office můžete poskytnout:

zpracování příchozích a odchozích informací;

Tvorba a úprava elektronických dokumentů;

sběr a analýza dat (například reporting) s vizuální prezentací výsledků ve formě grafů, diagramů atd.;

ukládání elektronických dokumentů v databázích s pohodlným vyhledáváním a přístupem;

funkce odbavení průchodu dokumentů a elektronické sekretářky;

pohodlné formátování a tisk elektronických dokumentů atd.

Integrovaný systém Team Office je kompletní kancelářský otevřený informační systém, který uživatelům poskytuje přístup k elektronickým dokumentům, operativní komunikaci mezi nimi a pohodlné pracovní prostředí. Podporuje mnoho současných textových procesorů, obchodních grafických systémů, tabulkových procesorů, systémů pro správu databází; má programy, které organizují jeho rozsáhlou knihovnu (týmová knihovna), e-mail (týmová pošta), telekonferenční systém a nástěnku (týmové fórum), kde můžete replikovat informace, elektronický týdeník (týmový kalendář) pro plánování různých akcí, elektronický koordinátor obchodních postupů a informační router mezi uživateli (Team Flow) a mnoho dalšího.

Všechny tyto programy jsou zahrnuty do nejintenzivněji se rozvíjející oblasti softwaru zaměřeného na pracovní skupiny - tzv. groupware-products (groupware - software pro spolupráci s elektronickými dokumenty mnoha uživatelů).

5.2 POČÍTAČOVÉ SYSTÉMY PRO ADMINISTRATIVNÍ A ŘÍDÍCÍ KOMUNIKACI

Jak vyplývá z výše uvedeného, ​​počítač se z výkonné kalkulačky promění v výkonný prostředek pro správu elektronických dokumentů a výkonný komunikační nástroj. Prostřednictvím různých informačních a počítačových sítí lze skutečně posílat (a přijímat) zprávy do nejvzdálenějších míst po celém světě, vyměňovat si data a programy se stovkami a tisíci předplatitelů a přijímat jakékoli referenční informace z provozních servisních systémů.

Počítač lze připojit k telefonní síti účastníka a získat přístup k dalším účastníkům této sítě, k e-mailu, k dálnopisům a telefaxům pracujícím s touto sítí (obdobné servisní sítě již existují: sítě "Rosnet", RJEX 400 atd.). ),

Pro připojení ke všem těmto sítím je vyžadován modem. Modem se instaluje do slotu (konektoru) základní desky PC nebo je autonomně připojen k jejímu sériovému portu. Počítačový modem má často dva externí konektory: jeden se používá pro připojení k telefonní síti, druhý se používá pro připojení telefonního přístroje paralelně s modemem. Pro počítače by měly být použity vysokorychlostní modemy (14400, 28800 a 33600 baud), protože mimo jiné výrazně ušetří náklady na pronájem komunikačních kanálů: přenos 1 MB dat rychlostí 300 baudů trvá cca 3 hodin a rychlostí 28 800 baudů – méně než 2 minuty.

Počítač s faxmodemem funguje mnohem spolehlivěji ("nezasekává" papír) a stabilněji než telefax, poskytuje mnoho doplňkových služeb: mnohem pohodlnější a efektivnější automatizaci přípravy faxového textu s využitím celého arzenálu počítačových nástrojů, integraci s e-mail, dálnopis a databázový počítač, přítomnost velké elektronické referenční knihy obsahující širokou škálu užitečných informací, rozlišení přístupových práv zaměstnanců a externích předplatitelů k faxu, kontrola průchodu korespondence, podrobné faxové statistiky atd. (tak proč nenahradit fax osobním počítačem s modemem, skenerem a tiskárnou, zvlášť když na stole tajemníka žádné sebeúctyhodné společnosti není PC?).

Úvod

Z hlediska technologie je řízení organizace, stejně jako řízení odvětví hospodářství nebo státu procesem přijímání, zpracovávání a předávání informací. Dokumentace řídících činností spočívá ve fixaci těchto informací, tedy ve vytváření dokumentů. Téměř každá akce managementu se odráží v odpovídajícím dokumentu. Nedokumentované manažerské operace (nevyžadují tvorbu dokumentů) jsou pomocné, provozní a organizační a tvoří mizivé procento oproti dokumentovaným.

Jak víte, v současnosti lidstvo prochází obdobím lavinovitého nárůstu množství informací. To se plně týká informací, které vznikají v oblasti řízení a jsou evidovány v dokumentech. Implementace dokumentačních procesů je spojena s tvorbou, zpracováním, uchováváním, přenosem a používáním skutečně obrovských polí dokumentů zaznamenaných na papír a další média.

Činnost každé organizace závisí na schopnosti efektivně využívat informace. Před přijetím jakékoli manažerské akce, přijetím manažerského rozhodnutí je nutné shromáždit, zpracovat a analyzovat k tomu potřebné informace, zpravidla zaznamenané v dokumentech. V podmínkách používání tradiční techniky je zpracování stále větších objemů dokumentů stále pracnější. V podmínkách utváření tržních vztahů a rostoucí konkurence přitom neustále roste hodnota včasných a spolehlivých informací pro přijímání optimálních manažerských rozhodnutí.

S rozšiřováním a složitějšími činnostmi jakékoli organizace roste počet obchodních dokumentů, hrozí, že se procesy spojené se zpracováním, vyhledáváním a ukládáním dokumentárních informací, jakož i správou dokumentů obecně, zcela vymknou kontrole, což nás nutí přijímat opatření ke zefektivnění manažerské práce s využitím moderních technických prostředků a informačních technologií.

Kancelářské pracovní procesy se ve větší míře přizpůsobují používání nových technických prostředků a technologií, neboť k tvorbě a zpracování dokumentů se používají standardní operace. Zcela jasně si lze představit strukturu dokumentů většiny organizací. Ke zdokumentování určitých manažerských akcí se používají standardní typy a různé druhy dokumentů. Struktura formuláře a textu řídících dokumentů je standardní. Významná část řídících operací (zejména všechny kancelářské operace) má navíc formálně-logický charakter, to znamená, že je poměrně snadné ji rozdělit na jednodušší operace.

V současné době je tedy na jedné straně naléhavá potřeba využívat moderní technologie a technologie v řídící procesy; na druhé straně objektivní předpoklady pro jejich realizaci.

V souvislosti s výše uvedeným je závěr legitimní: relevance tradiční technologie orientované na „papírovou informatiku“ zůstává velmi vysoká.

Téma je relevantní v tom, že s vývojem informační společnost stále více nových technologií se zavádí do všech sfér lidské činnosti, včetně kancelářské práce. Každoročně se tok dokumentů v organizacích zvyšuje a jsou potřeba technické prostředky pro zjednodušení zpracování, ukládání a přípravy dokumentace, špatné využívání kancelářského vybavení zase vede ke snížení produktivity práce a efektivity manažerského a technického personálu. .

Předmět zkoumání: prostředky zpracování informací.

Předmět studia: moderní technické prostředky používané k tvorbě a zpracování dokumentů.

Účel práce: prostudovat rysy využití moderních technických prostředků zpracování dokumentů v kancelářské práci.

K dosažení cíle byly stanoveny následující úkoly:

Naučte se dokumentovat informace;

Klasifikovat typy a druhy dokumentů;

Zvažte typy nosičů dokumentů;

Popište, jak upravovat, replikovat a fyzicky zpracovávat dokumenty;

Odhalte rysy používání telekomunikací.

1. Technické prostředky v širokém a úzkém smyslu

technika - běžné jméno různá zařízení, mechanismy a zařízení, která v přírodě neexistují a jsou vyráběna člověkem.

Hlavním účelem technologie je zachránit člověka před vykonáváním fyzicky obtížné nebo rutinní (monotónní) práce, aby mu poskytla více času na kreativní činnosti, které mu usnadní každodenní život.

Hlavním úkolem technologie je :

· Vytváření hmotných a kulturních hodnot;

· Výroba, přeměna a přenos různých druhů energie;

Shromažďování, zpracování a přenos informací;

Tvorba a používání různých dopravních prostředků;

・ Udržujte obranu

Univerzální klasifikace technických prostředků dosud nebyla vytvořena a v budoucnu pravděpodobně nevznikne. V současné době je technologie klasifikována podle oblastí použití, např.: průmyslová technologie, doprava, Spotřebiče, počítače atd. Dodatečně lze zařízení rozdělit na výrobní, např. obráběcí stroje, nářadí, měřicí přístroje atd., a nevýrobní - domácí spotřebiče, automobily, vybavení pro volný čas.

Historie vývoje technologií

Technika je osudem člověka, který ho provází od okamžiku probuzení vědomí. Zpočátku, v době kamenné, byla technika nástrojem k zabíjení a zpracování: kopí, bumerang, kamenná sekera, jehla, šídlo. V éře neolitické revoluce se objevuje zemědělská technika, dopravní a hydraulické stavby a také nejjednodušší mechanická zařízení: páka, klín, brána, blok, kolo. Když si ji vezmeš stav techniky, můžeme identifikovat následující hlavní fáze jeho vzniku:

Konec 18. – začátek 19. století. Průmyslová revoluce - vytvoření parního stroje a univerzálních spřádacích strojů, které znamenaly úpadek řemeslné výroby a přechod na průmyslové hospodářství (strojní výroba).

Konec 19. století. Vznik spalovacího motoru, který umožnil tvořit nová třída kompaktní stroje, včetně automobilů, lodí atd. Široké zavedení elektřiny včetně způsobů její výroby a využití v elektrických strojích.

Začátek XX století. Vývoj radiotechniky a radioelektroniky. Tvorba výroby dopravníků.

Uprostřed XX století. Zavedení široké automatizace výroby, tvorby počítačová věda. Výstup do vesmíru.

Konec XX - začátek XXI století. Výzkum v oblasti bio- a nanotechnologií, který může vést k další revoluci v mnoha oblastech lidské činnosti.

Také stojí za samostatnou třídu vojenské vybavení, který zahrnuje všechna technická zařízení a stroje určené k udržení obranyschopnosti a vedení bojových operací na zemi, na moři, ve vzduchu a ve vesmíru.

Různá technická zařízení mohou výrazně zvýšit efektivitu a produktivitu práce, racionálněji využívat přírodní zdroje a také snížit pravděpodobnost lidské chyby při provádění jakýchkoli složitých operací.

1.1 Způsoby dokumentování

Fixace informací na hmotných nosičích, jak je zřejmé z definice dokumentu, se provádí umělým způsobem. Metodou dokumentování se rozumí akce nebo soubor akcí, které se používají v procesu zaznamenávání informací. Jak se lidská společnost vyvíjela, počet těchto metod neustále narůstal a stávaly se stále rozmanitějšími.

Historicky prvním způsobem dokumentace byl způsob popisný. Tato metoda spočívá v nanášení jazykových znaků a obrazových znaků na povrch hmotného nosiče, obvykle pomocí nějakého druhu barviva. Nejprve pomocí nejjednodušších psacích nástrojů (stylus, kalam) VII-VIc. před naším letopočtem

Nejjednodušší prostředky nahrazují husí, kachní a havraní peří, první zmínka o nich je v 7. století. Již ve starém Římě se však objevilo peří z bronzu a mědi. V roce 1809 bylo patentováno první pero, jehož vynálezcem byl Friederik Folsch z Rakouska.

V roce 1938 vynalezl maďarský novinář Josef Laszlo Biro kuličkové pero, ve kterém bylo „Věčné pero“ nahrazeno volně rotující kuličkou. V roce 1949 se objevilo první sovětské kuličkové pero. V 60.-70. letech 20. století se v procesu zdokonalování inkoustu pro plnicí pera začaly objevovat fixy, rychlotisky a fixy. Proces vylepšování a úprav klik pokračuje. Nejjednodušší psací nástroje jsou stále nejběžnějším prostředkem ruční, textové a obrazové dokumentace. Vyznačují se jednoduchostí designu, spolehlivostí, rozmanitostí. Téměř každý, kdo musí pracovat s dokumenty, používá nástroje pro ruční psaní, ale jejich použití neposkytuje vysokou produktivitu v procesu dokumentace.

Mezi různými způsoby dokumentování můžeme rozlišit:

1. Mechanický záznam:

1.1. Perforace (takto vznikají dokumenty, jejichž pole (zcela nebo zčásti) se nazývají technotronické, strojově čitelné, audiovizuální;

1.2. Analogový a mechanický záznam zvuku. Mechanický záznam zvuku je systém, kterým se na pohyblivém nosiči materiálu vyřezává nebo vytlačuje drážka v souladu se zaznamenanými zvukovými vibracemi. Mechanický záznam zvuku je typický analogový záznam informací;

2. Fotochemická metoda (fotodokumentace);

3. Filmová dokumentace;

4. Elektronický způsob dokumentace. Elektronická dokumentace.

5. Optický (laserový) a magnetooptický záznam a reprodukce informací;

6. Holografie;

Dokumentaci lze provádět nejen v přirozeném jazyce (textová dokumentace), ale také v jazyce umělém. Informace jsou v tomto případě zpracovávány pomocí elektronických počítačů, zakódovány, tzn. prezentovány v nějaké standardní formě. Navíc stejné informace mohou být kódovány v různých formách a naopak různé informace mohou být prezentovány v podobné podobě.

Člověk se začal dlouho uchylovat ke kódování informací. Jak je správně uvedeno v literatuře, již psaní a aritmetika nejsou nic jiného než systémy pro kódování řeči a číselné informace. K rozhodujícímu kroku však došlo v důsledku vynálezu tzv. binárního kódování, tzn. kódování informace pomocí pouhých dvou znaků - 0 a 1, nazývaných bity (z anglického bit - binary digit - binární číslice). Tímto způsobem se začalo provádět kódování písmen, číslic, dalších znaků a symbolů, ale i obrázků a zvuků. Bylo to binární kódování, které bylo začleněno do návrhu počítačů.

V první čtvrtině 20. století byly vynalezeny elektronky a široce používány v radiotechnice.

V důsledku toho vznikla na přelomu třicátých a čtyřicátých let v několika zemích světa včetně SSSR myšlenka vytvořit programově řízené počítače. U nás byla sériová výroba počítačů zahájena v roce 1952.

S nástupem počítačů začal prudký rozvoj automatizace procesů dokumentace informací, jejich přenosu, ukládání a využívání. Stále více se rozšiřují dokumenty na strojových médiích, tzn. dokumenty vytvořené pomocí hmotných médií a záznamových metod, které zajišťují zpracování dokumentovaných informací elektronickými počítači.

Od začátku 60. let začaly v Sovětském svazu fungovat první počítačové systémy určené pro automatizované zpracování manažerských informací. V polovině 80. let bylo v zemi již více než 6 000 automatizovaných řídicích systémů. To vedlo k masové tvorbě manažerských dokumentů na strojových médiích. V roce 1982 vzniklo první archivní úložiště strojově čitelných dokumentů v SSSR.

Od konce 80. let 20. století V naší zemi začíná masové používání osobních počítačů. K dnešnímu dni se ve většině organizací, institucí, podniků práce s dokumenty provádí především pomocí výpočetní techniky. Elektronické dokumenty tak pevně vstoupily do oblasti správy dokumentů. V druhé polovině 90. let se začal používat samotný termín „elektronický dokument“.

1.2 Typy a typy dokumentů

Jakákoli sféra lidské činnosti, tak či onak, je spojena s dokumentovanými informacemi, tzn. informace obsažené v dokumentu. Informace obsažené v dokumentu mají určitá specifika, vyjádřená následovně:

a) dokument je nosičem sociálních informací vytvořených osobou pro použití ve společnosti;

b) dokument předpokládá přítomnost sémantické (sémantické) informace, která je výsledkem lidské intelektuální činnosti. Přítomnost obsahu je jedním z hlavních rozlišovacích znaků dokumentu. Nic neříkající informace nemůže být dokument;

c) informace jsou přenášeny diskrétně, tzn. ve formě zpráv. Zpráva upevněná na nějakém hmotném nosiči se stává dokumentem. Dokument se vyznačuje úplností sdělení. Neúplná, fragmentární zpráva nemůže být úplným dokumentem. Výjimka je nedokončená literární práce, skici, skici, návrhy charakterizující tvůrčí proces jejich tvůrce (spisovatele, vědce, umělce);

d) jako každý předmět, který má symbolickou povahu, je zpráva kódovaný text. Význam nebo význam zakódovaného textu lze pochopit pouze na základě znalosti znakového systému kódování a dekódování informace. Fixní sdělení má symbolickou podobu, protože pouze v této podobě mohou být ve sdělení přeneseny vědomosti, emoce, volní vlivy autora (komunikátora), což dává čtenáři (příjemci) možnost dekódovat a osvojit si příslušné poznatky. Význam je povinnou vlastností každého dokumentárního sdělení;

federální zákon„O informacích, informatizaci a ochraně informací“ definuje pojem dokumentu (dokumentované informace) jako informace zaznamenané na hmotném nosiči s detaily, které umožňují její identifikaci. Tento koncept se dnes používá nejčastěji.

Všechny dokumenty jsou rozděleny do dvou velkých skupin podle typů činností, které se v nich odrážejí. První jsou dokumenty o obecných a správních otázkách, tzn. o otázkách obecného řízení podniku (organizace) a jeho výrobní činnosti. Tyto dokumenty mohou být vypracovány zaměstnanci všech oddělení podniků. Druhá skupina - dokumenty o řídících funkcích. Tyto dokumenty sestavují pracovníci finančních úřadů, účetních, plánovacích, zásobovacích a marketingových útvarů a dalších funkčních útvarů.

Dokumenty jsou tříděny podle názvu: úřední dopisy, příkazy, protokoly, akty, memoranda, smlouvy atd. Design všech těchto dokumentů je jednotný, ale obsahově mohou být zcela odlišné:

V místě sestavení: interní (dokumenty sestavené zaměstnanci tohoto podniku) a externí (dokumenty obdržené od jiných podniků, organizací a jednotlivců);

Ve formě: individuální, když obsah každého dokumentu má své vlastní charakteristiky (například poznámky), šablona, ​​když je část dokumentu vytištěna a část je vyplněna při sestavování, a typická, vytvořená pro skupinu homogenních podniků . Všechny standardní a šablonové dokumenty se zpravidla tisknou typografickým způsobem nebo na rozmnožovacích strojích;

Podle lhůt: naléhavé, vyžadující provedení v určité lhůtě, a neurgentní, u kterých není lhůta stanovena;

Podle původu: oficiální, ovlivňující zájmy podniku, organizace a osobní, vztahují se ke konkrétní osobě a jsou jmenovité;

Podle typu zápisu: autentické, kopie, výpisy, duplikáty;

· pomocí fixace: písemné, grafické, fotografické a filmové dokumenty atd.

Zvažte typy dokumentů podrobněji:

1. Organizační a právní dokumenty (OD) jsou právním základem pro činnost organizace a obsahují ustanovení vycházející z norem správního práva a závazná. Takové dokumenty obsahují pravidla, normy, předpisy, určují status organizace, její kompetence, strukturu, personální obsazení, oficiální složení, funkční náplň organizace jako celku, jejích útvarů a zaměstnanců, jejich práva, povinnosti a další aspekty. Organizační a právní dokumenty musí být schváleny oprávněným orgánem - mateřskou organizací, vedoucím této organizace, kolegiálním orgánem (např. valná hromada akcionáři, představenstvo atd.)

Z hlediska doby platnosti jsou OD neomezené, platí do jejich zrušení nebo schválení nových (výjimkou je personální tabulka, která se zpracovává a schvaluje každoročně). Vzhledem k tomu, že se mění povaha činnosti instituce a organizace práce, mohou být provedeny změny na OD, pro které vedoucí vydá administrativní dokument (příkaz nebo pokyn). V případě reorganizace činnosti jsou vypracovány a schváleny nové OD. Postup provádění změn a jejich revize závisí na typu OD.

Text většiny OA se skládá z oddílů s vlastními nadpisy a rozdělených do odstavců a pododstavců, číslovaných Arabské číslice. V procesu přípravy OD musí projít schvalovacím a schvalovacím řízením se všemi zainteresovanými útvary a osobami, právní službou, zástupci vedoucího organizace nebo některým z náměstků pověřených příslušnou oblastí činnosti organizace. .

OD zahrnuje: charter, zakladatelská smlouva, předpisy o organizaci, předpisy o strukturální jednotce, předpisy o kolegiálním (poradním) orgánu organizace, předpisy, personální zajištění, pokyny, pracovní náplň.

Organizační a právní dokumenty se vypisují na standardním listu papíru (formát A4) nebo na běžném formuláři (v závislosti na typu dokumentu), přičemž povinné údaje jsou: název organizace (název jednotky je dále se uvádí, zda dokument schvaluje vedoucí oddělení), název druhu dokumentu, datum, číslo dokumentu, název textu, podpis, razítko schválení.

2. Administrativní dokumenty - Jedná se o dokumenty, které evidují rozhodnutí správních a organizačních záležitostí organizace. Tyto dokumenty upravují a koordinují činnost, umožňují řídícímu orgánu zajistit plnění jemu uložených úkolů. Bez ohledu na organizační a právní formu, povahu a obsah činnosti organizace, její působnost, strukturu a další faktory je vedení každé organizace svěřeno právo vykonávat výkonnou a správní činnost a podle toho vydávat správní dokumenty. Administrativní dokumenty obsahují rozhodnutí, která jdou v systému řízení shora dolů: od řídícího orgánu k řízenému, od vedoucího organizace ke strukturálním divizím a zaměstnancům. Právě tyto dokumenty implementují ovladatelnost objektů vertikálně.

Z právního hlediska se správní dokumenty vztahují k právním úkonům: vyjadřují konkrétní právně závazné pokyny subjektů řízení. Specifičnost těchto pokynů se projevuje v tom, že pomocí administrativních dokumentů jsou řešeny problémy a problémy vzniklé v oblasti řízení; jsou určeny konkrétním institucím, konstrukční jednotky, úředníci nebo zaměstnanci; jde o právní skutečnosti, které zakládají specifické administrativně-právní vztahy.

Podle rozsahu své působnosti se administrativní dokumenty dělí na:

právní akty federální úrovně - akty vydané prezidentem Ruské federace, vládou Ruské federace, federálními výkonnými orgány (ministerstva, výbory, agentury, služby atd.);

· právní akty platné na úrovni subjektů Ruské federace - republiky, území, regiony, města republikového významu Moskva a Petrohrad, autonomní oblasti a okresy, jakož i územní celky;

právní úkony organizací, institucí, podniků.

Podkladem pro vydání správního dokladu může být:

nutnost implementace přijatých legislativních, regulačních právních aktů a dalších rozhodnutí vyšších orgánů a dřívějších rozhodnutí této organizace;

· nutnost vykonávat vlastní výkonnou a administrativní činnost, vzhledem k funkcím a úkolům organizace.

Regulační dokumenty může vydávat společně několik řídících orgánů.

Z hlediska postupu při řešení otázek (rozhodování) jsou všechny správní písemnosti rozděleny do dvou skupin:

Dokumenty publikované v kolegiálních podmínkách;

Dokumenty vydané na základě výhradního rozhodování.

3. Informační a referenční dokumenty poskytnout informace, které podněcují určitá rozhodnutí, tzn. zahájit manažerská rozhodnutí, vám umožní vybrat si jednu nebo druhou metodu vlivu řízení. Neobsahují příkazy, nezavazují k plnění příkazů. Dokumenty tohoto systému hrají pomocnou roli ve vztahu k organizačním, právním a administrativním dokumentům. Zvláštností těchto dokumentů je, že jdou v systému řízení zdola nahoru: od zaměstnance k vedoucímu jednotky, od vedoucího jednotky k vedoucímu organizace, od podřízené organizace k vyšší.

Informační a referenční dokumenty se na základě usnesení vedoucího mohou stát podkladem pro některá rozhodnutí nebo přípravu administrativních dokumentů.

Složení informačních a referenčních dokumentů zahrnuje: memorandum, memorandum, vysvětlující poznámka, návrh, prezentace, prohlášení, všechny druhy korespondence, protokol, akt, osvědčení, závěr, odvolání, shrnutí, seznam, výčet.

Všechny tyto typy dokumentů lze vytvořit ve formátu elektronického dokumentu.

1.3 Odrůdy nosičů dokumentů

V moderním světě jsou informace nejcennějším zdrojem, srovnatelným pouze s časem. Informace plní v životě společnosti mnoho úkolů, zajišťují komunikační dopad všech svých složek, fixují, uchovávají a předávají přijaté a nashromážděné znalosti. Přesto hrají informace klíčovou roli v řízení. Informace o řízení jsou zaznamenány v dokumentech. Dokument jako nosič informací je informačním zdrojem, jehož správou jsou pověřeni dokumentoví specialisté. Zde je několik definic pojmu informace:

INFORMACE- informace o osobách, předmětech, skutečnostech, událostech, jevech a procesech bez ohledu na formu jejich prezentace (Tento pojem je v současnosti nejčastěji používán).

INFORMACE- fixované jakýmkoli typem písma nebo jakýmkoli systémem zvukového záznamu, obsahujícím všechny nebo hlavní část řečových informací dokumentu.

Ruská federace dodnes nashromáždila obrovské zásoby informací soustředěných v různých databázích a databankách, na disketách a CD-ROMech a na dalších informačních nosičích. Tyto informace se používají všude – v knihovnách, informačních center, muzea, archivy, vzdělávací instituce a další organizace.

Samotné informace nejsou dostatečným prvkem dokumentu. Věcná složka je jednou ze dvou nezbytných a povinných součástí dokumentu, bez které nemůže existovat. Hmotnou složku dokumentu určuje nosič informace (materiální nosič) - hmotný předmět speciálně vytvořený osobou a určený k zaznamenávání, ukládání a předávání informací. Existence dokumentu mimo hmotný nosič je nemožná.

Nosič informace (informační nosič) je jakýkoli hmotný předmět nebo médium obsahující (přenášející) informaci a schopné ji uchovat ve své struktuře po poměrně dlouhou dobu.

Paměťová média se používají k záznamu, ukládání, čtení, přenosu a distribuci informací.

Zvažte klasifikaci nosičů informací:

Pro hlavní účel

1. Všeobecný účel (jako papír);

2. Specializované (pouze pro digitální záznam);

Podle počtu cyklů zápisu

1. Pro jeden vstup

2. Pro vícenásobné nahrávání

Podle trvanlivosti

1. Pro krátkodobé skladování (akumulaci)

2. Pro dlouhodobé skladování

Nejrozšířenějším typem jsou nosiče na papírový základ. Většina moderních dokumentů, které fungují ve společnosti, je vyrobena na papírové bázi nebo papírových náhražkách. Říká se jim papír, to znamená, že mají papírový nosič.

V těchto médiích se informace zobrazují ve formě symbolů a obrázků. Tyto informace jsou klasifikovány jako dokumentované informace a představují různé typy dokumentů.

Ty papírové jsou obchodní dokumenty, vědeckou a technickou dokumentaci, knihy, časopisy, noviny, rukopisy, mapy, poznámky, umělecké publikace, děrné pásky, děrné štítky atd.

Papír splňuje mnoho požadavků: je relativně snadno vyrobitelný, cenově dostupný, středně odolný, skladuje se po dlouhou dobu a umožňuje snadné zaznamenávání informací. Nejcennější kvalita papíru - umožňuje replikovat informace. Hromadné šíření informací tiskem bylo možné až díky průmyslové výrobě papíru.

Vznik umělých médií na bázi polymerů (šelak, polyvinylchrom, polovodiče, biomasa) přidal k druhové rozmanitosti dokumentů schopných přenášet zvukovou řeč, hudbu, pohyblivé a trojrozměrné obrazy. Vznikaly desky, magnetické filmy, fotografické a filmové filmy, magnetické a optické disky - hmotné nosiče takových informací, které nelze zaznamenat na papír.

Mezi dokumenty z polymerních filmů patří: filmové dokumenty (kino, dia-, videofilmy), fotografické dokumenty (průhledné filmy, mikrofilmy, mikrokarty, mikrofiše), fonografické dokumenty (magnetické zvukové záznamy pro záznam obrazu a zvuku), dokumenty pro použití v počítačích (děrované pásky).

Skupinu dokumentů z polymerových desek tvoří: pružný magnetický disk, magnetická karta, ohebná a tuhá gramofonová deska, optický disk - tvrdý i měkký.

Přenos dokumentované informace v čase a prostoru přímo souvisí s fyzikálními vlastnostmi jejího hmotného nosiče. Dokumenty jako masový sociální produkt mají relativně nízkou trvanlivost. Při svém provozu v provozním prostředí a zejména při skladování jsou vystaveny četným negativním vlivům v důsledku změn teplot, vlhkosti, vlivem světla, biologických procesů atd.

Není proto náhodou, že problém trvanlivosti hmotných nosičů informací neustále přitahoval pozornost účastníků dokumentačního procesu. Již ve starověku existovala touha zaznamenat nejdůležitější informace o tak relativně odolných materiálech, jako je kámen a kov.

V procesu dokumentace bylo přání používat vysoce kvalitní, odolné barvy a inkousty.

Při řešení problému trvanlivosti se však člověk okamžitě musel vypořádat s dalším problémem, a to tím, že odolná paměťová média byla zpravidla dražší. Neustále jsme proto museli hledat optimální poměr mezi trvanlivostí materiálového nosiče informace a jeho cenou. Tento problém je stále velmi důležitý a aktuální.

Zvažte paměťové zařízení jako typ paměťového média.

Paměťové zařízení (paměť) je informační nosič určený pro záznam a ukládání dat. Provoz úložného zařízení může být založen na jakémkoli fyzickém efektu, který přivede systém do dvou nebo více stabilních stavů. paměť lze klasifikovat rekordní stabilita na:

· Paměť pouze pro čtení (ROM), jejíž obsah nemůže koncový uživatel změnit (např. CD-ROM). ROM v provozním režimu umožňuje pouze čtení informací;

· Zapisovatelná paměť (PROM), do které může koncový uživatel zapisovat informace pouze jednou (například CD-R);

· Přepisovatelná paměť (PEPROM) (například CD-RW);

· Random access memory (RAM) poskytuje režim záznamu, ukládání a čtení informací v procesu jejich zpracování. Rychlá, ale drahá RAM (SRAM) je postavena na klopných obvodech, pomalejší, ale levnější varianty RAM - dynamické paměti (DRAM) jsou postaveny na kondenzátorech. V obou typech paměti informace zmizí po odpojení od aktuálního zdroje.

Podle typu přístupu Paměť je rozdělena na:

· Zařízení se sériovým přístupem (například magnetické pásky);

· Zařízení s náhodným přístupem (RAM) (například paměť s náhodným přístupem);

· Zařízení s přímým přístupem (například pevné magnetické disky);

· Zařízení s asociativním přístupem (speciální zařízení pro zlepšení výkonu databáze).

Podle geometrické konstrukce :

disk (magnetické disky, optické, magneto-optické);

pásky (magnetické pásky, děrné pásky);

Buben (magnetické bubny);

karty (magnetické karty, děrné štítky, flash karty atd.)

desky plošných spojů (karty DRAM).

Podle fyzikálního principu:

1. perforované (s otvory nebo výřezy):

Kartu;

Perforovaná páska;

2. s magnetickým záznamem:

Feritová jádra;

Magnetické disky (pevné a ohebné);

Magnetické pásky;

Magnetické karty;

3. optický:

4. Magneto-optické

5. Využití akumulace elektrostatického náboje v dielektrikách (nabíječky kondenzátorů, akumulační katodové trubice);

6. Využití efektů v polovodičích (EEPROM, flash paměť);

7. Zvuk a ultrazvuk (zpožděné linky);

8. pomocí supravodivosti (kryogenní prvky) ap.

Podle formy zaznamenané informace se rozlišují analogová a digitální paměťová zařízení.

Digitální paměťová zařízení jsou zařízení určená k záznamu, ukládání a čtení informací prezentovaných v digitálním kódu.

Když už mluvíme o elektronickém dokumentu, je nutné vzít v úvahu formáty těchto dokumentů. Formát elektronického dokumentu je formát souboru, který obsahuje textové a audiovizuální informace v zakódované podobě. Textové formáty se používají k vytváření textů pomocí textových procesorů.

DOC pro zobrazení a úpravu textu dokumentu

Formát PDF pro zobrazení dokumentu v identické podobě

RTF je určen k prohlížení dokumentů, jejich editaci v různých verzích softwarových produktů.

2. Moderní technické prostředky používané k tvorbě a zpracování dokumentů

Nástroje používané k vytváření a zpracování dokumentů jsou zase nástroje pro zpracování informací, lze je rozdělit do dvou velkých skupin. to hlavní a pomocný finančních prostředků.

Pomocnými prostředky se rozumí zařízení zajišťující provozuschopnost dlouhodobého majetku a také zařízení, které usnadňuje a zpříjemňuje manažerskou práci. Mezi pomocné prostředky zpracování informací patří kancelářské vybavení a opravárenské a preventivní prostředky. Kancelářské vybavení představuje velmi široká škála nástrojů, od kancelářských potřeb, přes doručování, reprodukci, ukládání, vyhledávání a ničení základních dat, administrativní a výrobní komunikační nástroje a tak dále, díky čemuž je práce manažera pohodlná a pohodlná. .

Dlouhodobý majetek je nástrojem pro automatizované zpracování informací. Je známo, že za účelem řízení určitých procesů, určité informace o řízení charakterizující stavy a parametry technologické procesy, kvantitativní, nákladové a mzdové ukazatele výroby, zásobování, marketingu, finančních činností atd. Mezi hlavní prostředky technického zpracování patří: prostředky pro registraci a sběr informací, prostředky pro příjem a přenos dat, prostředky pro přípravu dat, prostředky pro zadávání, prostředky pro zpracování informací a prostředky pro zobrazování informací. Níže jsou všechny tyto nástroje podrobně popsány.

· Získání primárních informací a registrace je jedním z pracovně náročných procesů. Proto je široce používán přístroje pro mechanizované a automatizované měření, sběr a protokolování dat. Nabídka těchto fondů je velmi široká. Tyto zahrnují: elektronické váhy, různé počítadla, výsledkové tabulky, průtokoměry, pokladny, automaty na počítání bankovek, bankomaty a mnoho dalšího. Patří sem také různé produkční registrátory určené k sepisování a zaznamenávání informací o obchodních transakcích na strojová média.

· Prostředky přijímání a předávání informací. Přenos informací se týká procesu odesílání dat (zpráv) z jednoho zařízení do druhého. Interaktivní sada objektů tvořená zařízeními pro přenos a zpracování dat se nazývá síť a kombinuje zařízení určená k přenosu a příjmu informací. Zajišťují výměnu informací mezi místem jejich vzniku a místem jejich zpracování. Struktura prostředků a způsobů přenosu dat je dána umístěním informačních zdrojů a zařízení pro zpracování dat, objemem a dobou přenosu dat, typy komunikačních linek a dalšími faktory. Prostředky přenosu dat představují účastnické stanice (AP), přenosová zařízení, modemy, multiplexery.

· Nástroje pro přípravu dat reprezentované zařízeními pro přípravu informací na strojových médiích, zařízeními pro přenos informací z dokumentů na média, včetně počítačových zařízení. Tato zařízení umí třídit a opravovat.

· Nástroje pro zadávání textu slouží k vnímání dat ze strojových médií a zadávání informací do počítačových systémů

· Nástroje pro zpracování informací hrají důležitou roli v komplexu technických prostředků zpracování informací. Mezi nástroje zpracování patří počítače, které se zase dělí do čtyř tříd: mikro, malé (mini); velké a superpočítače. Mikropočítač Existují dva typy: univerzální a specializované. Univerzální i specializované mohou být jak víceuživatelské - výkonné počítače vybavené několika terminály a pracující v režimu sdílení času (servery), tak jednouživatelské (pracovní stanice), které se specializují na provádění jednoho typu práce.

Malé počítače– pracovat v režimu sdílení času a v režimu multitaskingu. Jejich pozitivní stránkou je spolehlivost a snadná obsluha.

Sálové počítače– (hlavní farmy) se vyznačují velkým množstvím paměti, vysokou odolností proti chybám a výkonem. Vyznačuje se také vysokou spolehlivostí a ochranou dat; možnost připojení velkého počtu uživatelů.

superpočítač- jedná se o výkonné víceprocesorové počítače s rychlostí 40 miliard operací za sekundu.

Server- počítač určený ke zpracování požadavků ze všech síťových stanic a poskytování těchto stanic přístup k systémovým zdrojům a distribuci těchto zdrojů. Univerzální server se nazývá - server-aplikace. Výkonné servery lze připsat malým i velkým počítačům. Nyní jsou lídrem servery Marshall a existují také servery Cray (64 procesorů).

· Prostředky zobrazování informací používá se k výstupu výsledků výpočtů, referenčních dat a programů na média stroje, tisk, obrazovku atd. Výstupní zařízení zahrnují monitory, tiskárny a plotry.

Monitor- Toto je zařízení určené k zobrazení informací zadaných uživatelem z klávesnice nebo výstupu z počítače.

Tiskárna- Jedná se o zařízení pro výstup textových a grafických informací na papír.

Plotter- Jedná se o zařízení pro výstup výkresů a schémat velkých formátů na papír.

2.1 Způsoby a prostředky změny, replikace a fyzického zpracování dokumentů

V souvislosti s rozšířeným používáním nástrojů pro změnu, replikaci a fyzické zpracování dokumentů přímo v oblasti řízení, v různých úřadech a organizacích, se takovým nástrojům začalo říkat „organizační zařízení úřadu“ (kancelářské vybavení) – technické nástroje používané pro mechanizaci a automatizace manažerských a inženýrských prací.

Kancelářským vybavením kanceláře renomované společnosti mohou být například takové přístroje a zařízení jako osobní počítač, organizační stroj, psací stroje, telefonní a radiotelefonní přístroje, miniústředna, ředitelská ústředna, hlasitý telefonní vrátný, pagingový systém, dálnopis, fax, kopírka, risograf, hlasové záznamníky, projekční zařízení, adresovací stroj, označovací stroj, laminátor, razítko, skartovačka, otvírák na obálky, sešívačka dokumentů, kartotéka, regály a kartotéky, trezor, vozík, pneumatická pošta atd. .

Kancelářské vybavení v širokém slova smyslu může zahrnovat jakákoli zařízení, přístroje, technické nástroje a přípravky, stroje, nábytek atd., od tužek a ořezávátek až po počítače a systémy.

V užším slova smyslu je kancelářské vybavení často chápáno pouze jako technické prostředky používané v kancelářské práci k vytváření informačních papírových dokumentů, kopírování, reprodukování, zpracování, ukládání, přepravě a administrativní a manažerské komunikaci.

Popíšeme některé historické informace spojené se vznikem kancelářského vybavení a jeho „předchůdců“ a také popíšeme způsoby kopírování a replikace dokumentů.

Pro usnadnění a urychlení procesu kopírování se na počátku 19. století začal používat uhlový papír („uhlíkový papír“). „Zařízení pro příjem kopií dopisů a dokumentů“ bylo patentováno v roce 1806 Angličanem R. Wedgwoodem. V zařízení, které vynalezl, byl tenký papír namočený v modrém inkoustu a poté vysušen mezi dvěma listy savého papíru. Takto získaný "uhlíkový papír" bylo možné při psaní umístit pod list papíru a obdržet jeho kopii. Masová výroba psacích strojů, která začala na konci 19. století, vedla ke vzniku černého uhlíkového papíru, který se kvalitou blížil modernímu. Jeho použití umožnilo vytvořit několik kopií dokumentu. Byl vynalezen polyetylenový uhlíkový papír, který umožňuje získat 15-20 čistých výtisků současně. V současné době se pro impregnaci uhlíkových papírů používají přibližně stejná barviva jako při výrobě stuh do psacích strojů.

Vědeckotechnický pokrok vedl v 19.-20. století k vynálezu řady originálních kopírovacích a replikačních technologií a odpovídajících prostředků reprografie (z latinského re - předpona označující opakovanou akci, vyrábím - vyrábím a řeckého grafo - Kreslím, píšu, kreslím - zobecněný název procesy kopírování dokumentů) a operativní tisk. Mezi nejběžnější metody kopírování v tomto období patřily následující:

Fotografování je jednou z nejstarších metod kopírování. On dává vysoká kvalita, je však vzhledem ke složitosti procesu zpracování fotografických materiálů drahý a časově náročný. Kopírování se provádí jak konvenčními fotoaparáty, tak pomocí speciálních fotografických zařízení. Zejména na konci 20. století byla v Rusku vynalezena restaurátorská archivní kamera, která umožňuje kopírovat texty dokumentů, které byly dříve považovány za nedobytné. S jeho pomocí bylo například možné přečíst 18 listů pergamenu objevených při vykopávkách v Kremlu v roce 1843.

Obměnou kopírování je mikrofotokopírovaní (mikrofilmování) - výroba mikroforem fotografickou metodou, tzn. zmenšené (ze 7 na 150 krát) kopie dokumentů. Různorodým mikrokopírovaním je mikroficheting - fotografický záznam informace na plochý fotografický film standardní velikosti A6 (105 * 148 mm) je pomocí optiky 24krát zmenšen a upevněn na mikrofiši ve formě malé buňky. Na standardní mikrofiši je umístěno celkem 98 náhledů běžných stránek textu. Byly však vyvinuty technologie, které umožňují umístit až 270 stránkové obrázky na mikrofiše.

V současnosti dostupné zařízení pro záznam a reprodukci informací pomocí mikrofiší umožňuje natáčet tištěný text na mikrofiše s produktivitou 1500-2000 dokumentů za hodinu (15 mikrofiší). Je třeba poznamenat, že čtení mikrofiší je možné pouze pomocí zvětšovacího zařízení.

Diazografická metoda (modrotisk) se obvykle používá při kopírování velkoformátové výkresové a technické dokumentace na speciální fotocitlivý (na ultrafialové paprsky) diazo papír, poprvé byly takové kopie získány ve Velké Británii v roce 1842.

Termografické kopírování (termografie) se provádí pomocí termokopírek na speciální termosetový papír, nebo přes termokopírovací papír na běžný papír. Je založen na principu ozařování papíru intenzivním proudem tepelných infračervených paprsků, které produkují lokální ohřev, který je následně přenesen na termosetový papír;

Elektrografické kopírování (xerografie) bylo poprvé navrženo ruským E.E. Gorin v roce 1916. V současnosti je nejrozšířenější. Tato metoda umožňuje rychle, efektivně a relativně hospodárně kopírovat potřebné dokumenty. Navíc je v procesu kopírování, škálování a editace dokumentů možné.

Digitální elektrografické kopírování (digitální kopírování). Digitální kopírka vám umožňuje nejen rychle a efektivně kopírovat, ale také získat kopie, které jsou lepší než originál. V procesu správy je však velmi často nutné duplikovat dokumenty s nákladem 50-100 a více kopií. Od 80. let 20. století se jako nejperspektivnější metoda provozního tisku stal elektronový sítotisk (risografie). Provádí se pomocí digitálních duplikátorů - risografů a také duplikátorů. Umožňují duplikaci přímo z počítače rychlostí až 130 výtisků za minutu.

Pro hromadnou reprodukci dokumentů se používají různé způsoby tisku, z nichž nejpokročilejší jsou knihtisk a hlubotisk, používané pro hromadnou reprodukci knih, brožur a dalších tiskovin. Dnešní potřeba mít informace, být si vědom všech případů, nových produktů nutí člověka vymýšlet novější technologie, které umožňují množení, replikaci, zpracování dokumentovaných informací. Všechny tyto organizační techniky tvoří materiální základ progresivních systémů řízení. Slabé využívání kancelářské techniky v managementu vede ke snižování produktivity práce a efektivity práce řídících pracovníků, k nepřijatelným průtahům při řešení operativních záležitostí a často k nesprávným rozhodnutím z nedostatku potřebných informací ak dalším negativním důsledkům.

2.2 Telekomunikační zařízení

dokumentační dokumentace telekomunikační informace

Lokální síť (LAN, local area network; anglicky Local Area Network, LAN) je počítačová síť, která obvykle pokrývá relativně malou oblast nebo malou skupinu budov (domov, kancelář, firma, ústav). Jsou tu také lokální sítě, jehož uzly jsou geograficky odděleny ve vzdálenostech větších než 12 500 km (vesmírné stanice a orbitální centra). I přes takové vzdálenosti jsou takové sítě stále klasifikovány jako místní.

Nejčastěji je termín „Local Area Networks“ LAN chápán doslovně, to znamená, že se jedná o síť, která má malé lokální velikosti a propojuje blízko umístěné počítače, ale na druhou stranu některé LAN, jako síť, propojují malý počet počítačů, ale omezující možnosti moderních lokálních sítí umožňují připojit desítky tisíc počítačů. Někteří autoři definují LAN jako systém pro přímé spojení mnoha počítačů, z čehož vyplývá, že informace jsou přenášeny z počítače do počítače bez jakýchkoliv prostředníků a přes jediné prostředí.

LAN lze nejpřesněji definovat jako síť, která umožňuje uživateli ignorovat připojení; ve skutečnosti počítače připojené k síti LAN tvoří jeden virtuální počítač. Zdroje, které jsou dostupné všem uživatelům sítě, odtud vyplývá, že přenosová rychlost po lokální síti by měla růst s růstem výkonu PC, v současné době je minimální rychlost LAN 100 megabitů za sekundu. Vyžaduje také nízkou míru chyb při přenosu informací a schopnost sítě pracovat stabilně při maximálním zatížení. Nezřídka se ještě rozlišuje jedna třída sítí: městské nebo regionální sítě MAN (Metropolitanareanetwork) jsou svou povahou blíže globálním sítím, ale vnitřní struktura připomíná spíše lokální síť.

Spolu se všemi používanými sítěmi existuje řada nevýhod:

1. Síť vyžaduje dodatečné, někdy značné materiálové náklady na nákup zařízení, softwaru, pokládání propojovacích kabelů a školení personálu.

2. Síť vyžaduje najmutí správce sítě, který je zodpovědný za sledování provozu sítě, její modernizaci, řízení přístupu ke zdrojům. Pro velké sítě nutný manažerský tým.

3. Síť omezuje možnost přesunu počítačů, protože v tomto případě je vyžadováno přemístění kabelů.

4. Síť je vynikajícím prostředím pro šíření virů, což má za následek dodatečné finanční náklady na antivirové programy.

5. Síť, dramaticky zvyšuje možnost neoprávněného přístupu k informacím, ochrana informací vyžaduje komplex organizačních a technických opatření.

Zde jsou základní pojmy teorie sítí

1. Účastník (uzel, hostitel, stanice) – zařízení připojené k síti a aktivně se účastnící výměny informací. Nejčastěji je předplatitelem osobní počítač (PC). Může to být také síťová tiskárna nebo jakékoli jiné periferní zařízení.

2. Server - předplatitel, který poskytuje své zdroje ostatním předplatitelům, ale sám je nevyužívá. Slouží tedy síti.

V síti může být několik serverů, není vůbec nutné, aby byl server nejvýkonnějším počítačem. Servery jsou buď vyhrazené, nebo nevyhrazené. Dedikovaný server - zabývá se pouze síťovými úkoly. Nevybráno – provádí i další úkoly.

3. Klient - účastník sítě, který pouze využívá síťové prostředky, ale sám je neposkytuje.

4. Klientský počítač, nazývaný také pracovní stanice.

Každý počítač může být zároveň serverem i klientem. Pod pojmem server a klient se často rozumí nikoli samotné počítače, ale softwarové aplikace, které na nich běží. V tomto případě aplikace, které poskytují prostředky serveru, a aplikace, která prostředky spotřebovává - klientům.

2.3Mobilní komunikace

K přenosu informací se používají nejen místní sítě, ale také mobilní komunikace.

V současné době je používání mobilních komunikací nedílnou součástí každodenního života. Zvažte hlavní standardy mobilní komunikace:

GSM (Global System for Mobile Communications - celosvětový mobilní komunikační systém) je nejběžnějším standardem mobilní komunikace na světě (82 % mobilních účastníků ve 212 zemích). Většina GSM sítí pracuje na 900 a 1800 MHz, v některých amerických zemích se používá 850 a 1900 MHz. Ve své čisté podobě se kanál používá k poskytování hlasových služeb, protože rychlost přenosu dat je pouze 13 Kbps - to stačí pouze pro přenos hlasu (který je předem zpracován kodeky), odesílání textových zpráv a výměnu informací o službách.

GPRS (General Packet Radio Service - paketový datový rádiový kanál) je technologický doplněk přes síť GSM, který umožňuje přenášet data rychlostí až 120 Kbps (třída 32, při současném použití 6 kanálů). Výhodou je, že přenášená data stejně jako v případě GSM nezabírají celý kanál, ale využívají pouze jeho část, které je přidělena určitá frekvence. Pro každý kanál je vyhrazeno 20 Kbps. Počet přiřazených kanálů však není určen pouze telefonem, ale také základna, který po navázání spojení alokuje určitý počet kanálů pro přenos dat v závislosti na zatížení. Průměrná rychlost je asi 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - pokročilý datový přenosový kanál, vývoj GSM) je speciálně vyvinutá technologie pro zvýšení rychlosti přenosu dat a zvýšení spolehlivosti připojení. Druhý název EDGE je E-GPRS (Enhanced GPRS - pokročilé GPRS). Vezmeme-li v úvahu, že technologie se svou rychlostí ještě více přibližuje sítím druhé generace možnostem sítí 3G, je zvykem označovat EDGE sítěmi 2,75 generace. Při použití EDGE je teoreticky maximální možná přenosová rychlost dat 473,6 Kbps (současně je použito 8 nejrychlejších kanálů 59,2 Kbps), v praxi je rychlost obvykle 2-3x nižší (v závislosti na počtu použitých kanálů). a jejich rychlosti). Průměrný, efektivní rychlost práce je 180 kbps.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System - univerzální mobilní telekomunikační systém) je komunikační formát třetí generace, který je evolucí GSM využívající principy frekvenčního a kódového dělení kanálů. Teoreticky je maximální možná rychlost přenosu dat v síti UMTS 14 Mbps. Zatím se v praxi musí předplatitelé spokojit s rychlostmi od 384 Kbps do 3,6/Mbps (při použití HSDPA, High Speed ​​​​Download Packet Access, speciální technologie pro vysokorychlostní stahování dat). Hlavním rysem takových sítí je možnost uskutečňovat videohovory. V Evropě sítě UMTS obvykle používají 2100 MHz pro stahování a 1900 MHz pro odesílání dat. V Americe se v závislosti na operátorovi používají jiné frekvence – například 1700 MHz.

CDMA (Code Division Multiple Access - technologie vícenásobného přístupu s kódovým dělením) je alternativní komunikační standard GSM. Rychlost přenosu dat je zde téměř stejná – 14 Kbps. Charakteristickým rysem je, že několik zařízení může pracovat na stejné frekvenci, z nichž každé má přiděleno své vlastní jedinečné číslo. Standard CDMA používá asi 15 % mobilních předplatitelů na světě. Tento komunikační standard byl vyvinut společností Qualcomm a používá se především v Americe a Asii. Pro provoz standardu CDMA se používají frekvence 800 a 1900 MHz.

CDMA2000 1x - vývoj standardu CDMA, je mezičlánek mezi sítěmi druhé a třetí generace formátu CDMA. Maximální rychlost je 144 Kbps. Mezi používané frekvence patří 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 a 2100 MHz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - optimalizovaný evoluční přenos dat) je telekomunikační rádiový standard přenosu dat, nejčastěji používaný pro širokopásmový vysokorychlostní přístup k internetu. Existuje několik modifikací standardu: Základní - Revize 0 - která poskytuje rychlost přenosu dat 2,4 Mbps, ale zároveň rychlost stahování výrazně převyšuje rychlost odesílání dat do sítě; Advanced - Revize A - poskytuje rychlost 3,1 Mbps a stejnou datovou rychlost pro příjem a přenos dat, což umožňuje obousměrné videohovory; Teoretická - Revize B - poskytuje rychlost přenosu dat 14,7 Mbps (3 kanály 4,9 Mbps).

2.4 Fax

Princip fungování moderních telefaxů

Telefax je elektromechanické zařízení sestávající ze skeneru, modemu, tiskárny, motoru a převodů. Motor a převody jsou zodpovědné za normální podávání papíru do skeneru a tiskárny. Skener načte obraz dokumentu, zdigitalizuje jej a přenese informace do modemu. Modem převádí digitální signály na posloupnost modulovaných signálů a přenáší je do jiného faxového přístroje prostřednictvím běžné telefonní linky. Modem pro příjem faxů převede tuto sekvenci zpět na digitální a odešle ji do tiskárny. Tiskárna vytiskne obrázek na speciální termální papír v souladu s přijatými informacemi.

Nevýhody faxu

Náchylnost na výrazné mechanické opotřebení. Při častém používání se faxový skener zanáší prachem a nečistotami ze čtených dokumentů. Plastová ozubená kola se opotřebovávají. To vše vede ke zkosení a nerovnoměrnému podávání jak čitelných dokumentů do skeneru, tak termopapíru do tiskárny. Kvalita přenášených a přijímaných dokumentů se tak výrazně zhoršuje.

Nemožnost automatizované práce. Je obtížné odeslat dokumenty velkému počtu příjemců běžným faxem. Sekretářka je nucena ručně vytáčet čísla, zavolat zpět, pokud je adresát zaneprázdněn nebo pokud se přenos nezdaří.

Neefektivní použití drahého termopapíru. Většina faxových přístrojů vytiskne všechny zprávy, které přijme (včetně těch, které žádné nenesou užitečné informace) na speciálním drahém termopapíru. Kromě vysoké ceny má tento papír ještě jednu výraznou nevýhodu – obraz na něm časem nevyhnutelně bledne. Všechny důležité zprávy tedy musí být zálohovány pro úložiště.

Nové faxové zařízení

Množství informací přenášených přes konvenční telefonní linky, neustále přibývá. Především se to týká faxových zpráv. Proto se dnes mnoho uživatelů zajímá o nákup nejen jednoduchých samostatných telefaxů, které plní přesně definované funkce, ale pokročilejších systémů, které umožňují automatizovat proces příjmu, zpracování a odesílání faxových zpráv a odstranit zjištěné nedostatky.

Myšlenka použití osobního počítače k ​​vytvoření takových integrovaných systémů byla poprvé realizována v roce 1985, kdy GammaLink vydala první počítačovou faksimilní desku. To umožnilo připojit telefonní linku přímo k počítači a proměnit ji ve výkonný a všestranný telefax. Počítačové faksimilní desky dnes vyrábí obrovské množství výrobců. Jejich produkty, které se v některých funkcích liší, slouží ke stejnému účelu – k automatizaci procesu přenosu, příjmu a distribuce faxových zpráv vyměňovaných po klasických telefonních linkách.

Faksimilní desky pro počítačovou telefonii jsou nedílnou součástí odvětví počítačové telefonie (CT). Jejich cena se může lišit od 50 dolarů. (pro běžné nízkorychlostní faxmodemové karty, jejichž schopnosti a vlastnosti zpravidla zanechávají mnoho přání) až 5000–7000 dolarů. (pro speciální faksimilní desky, které byly vytvořeny s využitím nejnovějších poznatků a které jsou schopny přenášet různé informace rychlostí 14 400 bps současně po 12 telefonních linkách. Systémy založené na PC využívající takové desky mají oproti klasickým faxům řadu významných výhod stroje .

Snadnost použití. Integrace PC s telefonní sítí a jeho vybavení telefaxovými funkcemi umožňuje uživatelům přijímat, zpracovávat a odesílat faxové zprávy, aniž by opustili svůj počítač.

Efektivní využití telefonních linek. Faxový systém na bázi PC poskytuje efektivní komunikaci přes malý počet telefonních linek a nahrazuje mnoho samostatných faxových přístrojů, z nichž každý vyžaduje samostatnou linku.

Vysoká kvalita přeneseného obrazu. Jakýkoli dokument textového nebo grafického editoru lze odeslat jako vysoce kvalitní faxovou zprávu. K tomu se pomocí speciálního softwaru převede do formátu používaného faxovou kartou pro odesílání zpráv. Tímto způsobem je zaručena vysoká kvalita obrazu, protože dokument nemůže být "zkažen" špatnou kvalitou tisku tiskárny, špinavými faxovými skenery nebo poruchami mechanismu podávání papíru.

Zachování důvěrnosti přijatých zpráv. Na rozdíl od běžných telefaxů, které tisknou všechny příchozí zprávy na jednu roli papíru, systémy CT je přijímají a ukládají do osobních uživatelských adresářů, ke kterým je přístup omezen heslem. Sledování je tedy zcela vyloučeno. důležité dokumenty cizinci.

Kromě toho použití PC pro řízení provozu faksimilních karet umožňuje implementaci mnoha užitečných a pohodlných algoritmů - CT aplikací. Mnohé z nich poskytují možnost plně automatizovat proces výměny faxových zpráv. Nejpoužívanějšími aplikacemi CT jsou FAX SERVER, FAX ON DEMAND a FAX BROADCAST. Použití faxového serveru minimalizuje časové a materiálové náklady při příjmu a přenosu faxových zpráv. Fax on Demand vám umožňuje automatizovat proces poskytování často požadovaných dokumentů předplatitelům. Rozesílání faxů značně zjednodušuje práci personálu při odesílání velkého množství různých dokumentů velkému počtu příjemců.

2.5 Připojení modemu

Systém je nemyslitelný bez modemu elektronické komunikace. Toto zařízení vám umožní zapojit se do vzrušujícího a dnes, s využitím nejnovějších vynálezů světa telekomunikací, již a jednoduše životně důležitého, světa informačních toků, elektronických databází, e-mailů, elektronické adresáře, nástěnky a další. Možnosti příjmu a výměny informací pomocí modemů je dnes již těžké přeceňovat a co nás čeká zítra, si ani neumíme představit. E-mail zaslaný e-mailem kamkoli na světě dorazí k adresátovi za méně než dvě hodiny. Na telekonferenční systém vaší e-mailové sítě umíme umístit jakékoli oznámení nebo reklamu a do jednoho dne se tuto informaci dozví celý svět. Pomocí modemu se můžete například přímo z Moskvy připojit k serveru v New Yorku a pracovat s informačními databázemi, které obsahuje. Nakonec můžeme poslat fax. Již dnes se ani jedna renomovaná makléřská kancelář neobejde bez rychlého příjmu a přenosu informací pomocí počítačových komunikačních kanálů a v důsledku toho i modemů.

Vysvětlete, co je modem a jak funguje. Když se počítač používá k výměně informací po telefonní síti, je zapotřebí zařízení, které dokáže přijímat signál z telefonní sítě a převádět jej na digitální informace. Na výstupu tohoto zařízení jsou informace podrobeny MODULACE a na vstupu DEMODULACE, odtud název MODEM. Účelem modemu je nahradit signál přicházející z počítače (kombinace nul a jedniček) elektrickým signálem s frekvencí odpovídající provoznímu rozsahu telefonní linky. Modem rozděluje akustický kanál této linky na nízkofrekvenční a vysokofrekvenční pásma. Nízkofrekvenční pásmo se používá pro přenos dat a vysokofrekvenční pásmo pro příjem. Existuje mnoho způsobů kódování informací, z nichž nejznámější jsou metoda FSK (Frequency SNift Keying) pro přenosové rychlosti až 300 baudů (baud je jednotka rychlosti přenosu informací rovna 1 bit/s) a metoda PSK ( PHase SNift Keying) pro rychlejší modemy, přenosová rychlost až 2400 baudů.

FSK používá čtyři vyhrazené frekvence. Při přenosu informace je signál s frekvencí 1070 Hz interpretován jako logická nula a signál s frekvencí 1270 Hz je interpretován jako logická jednotka. Při příjmu nula odpovídá signálu 2025 Hz a jednička odpovídá 2225 Hz.

PSK používá dvě frekvence: 2400 Hz pro přenos dat, 1200 Hz pro příjem. Data jsou přenášena ve dvou bitech, přičemž kódování se provádí posunem fáze signálu. Pro kódování se používají následující fázové posuny: 0 stupňů pro kombinaci bitů 00,90 stupňů pro 01,180 stupňů pro 10,270 stupňů pro 11.

Existují i ​​další typy modulace (DPSK, QAM, TCM). Modem je vyroben buď jako externí zařízení, které se připojuje k telefonní lince jedním výstupem a standardnímu COM portu počítače s druhým (konektor RS232 dle doporučení CCITT V. 24), nebo jako obyčejná deska plošných spojů, která se instaluje na společné sběrnici počítače. Interní varianty modemů lze přizpůsobit jak běžným ISA, tak PCI sběrnicím.

Podívejme se na některé standardy provozu modemů.

Nejrozšířenější jsou tzv. HAYES-kompatibilní modemy, pojmenované po výrobci jednoho z prvních modemů. Takové modemy používají AT příkazy (z anglického slova ATtention), kompatibilní s Hayes Smartmodem. Kromě standardní sady příkazů pro všechny modemy kompatibilní s Hayes nabízí každý výrobce individuálně uživateli širokou škálu specifických příkazů, které jsou platné pouze v modelech této společnosti (například USRobotics, Rockwell, ZyXEL atd.)

Kromě kompatibility sady příkazů musí modem splňovat některé normy pro přenos informací po telefonních linkách. Takovými standardy jsou doporučení CCITT (Mezinárodní poradní výbor pro telegrafii a telefonii, francouzský CCITT (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique).

Modemy, které splňují normy pro rychlosti až 2400 baudů, si mohou volně vyměňovat informace. Je třeba poznamenat, že doporučení CCITT V.32 není standardem v plném slova smyslu, protože prakticky každý velký výrobce modemů nad 2400 baudů má ve zvyku dodatečně aplikovat jeden nebo více specifických protokolů přenosu dat. Jejich použití je možné pouze při připojení podobných modemů a v tomto případě je zpravidla dosaženo vyšší přenosové rychlosti, odolnosti proti šumu a rychlosti připojení.

Nejběžnějším a nejlevnějším (proto je mezi uživateli oblíbený) je protokol HST (HigH Speed ​​​​Transfer), vyvinutý společností USRobotics již na konci 80. Existují různé druhy tohoto protokolu: H96, H14, H16, H19, H21, H28, mezi nimiž je rozdíl pouze v rychlosti přenosu informací, což je 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 a 28800 baudů. Vzhledem k nízké ceně, široké možnosti upgradu a vysoké odolnosti proti šumu a vysokorychlostním datům protokolu HST uživatelé dávají přednost nákupu široce slavné modely USRobotics jako Sportster, Worldport, Courier.

Hojně používané jsou také modemy ZyXEL, které mají specifický protokol ZYX, který umožňuje přenášet data rychlostí 19200 baudů v plném duplexu. Modemy ZyXEL si získaly velkou oblibu na počátku 90. let pouze kvůli nedostupnosti jiných značek modemů pro tuzemského kupce. Jejich hlavní nevýhodou je vysoká cena, která děsí široké spektrum spotřebitelů. Navzdory tomu však bankovní struktury a vládní agentury na základě zavedené tradice preferují modemy této konkrétní společnosti.

Méně běžné, velmi drahé, ale se silným a stabilním signálem, který dokáže ignorovat i ochranné filtry, které jsou na ústředně nainstalovány, aby se vyhnuly bezplatnému používání modemů. Jedná se o Telebit modemy značky TrailBlazer a slavný protokol PEP (Racket Ensemble Protocol) Téměř všechny vysokorychlostní modemy jsou kompatibilní s méně rychlými standardy.

Závěr

Progresivní vývoj nástrojů informačních technologií umožňuje zavádět prvky „bezpapírové“ technologie do kancelářské práce, výměna informací probíhá pomocí nástrojů elektronické komunikace, informace jsou ukládány a zpracovávány pomocí osobních počítačů a periferií, kopírování a replikace kancelářské dokumentace pomocí moderních kopírovací zařízení.

Nyní, v podmínkách toků informací, které se každým rokem mnohonásobně zvyšují, je téměř nemožné si představit jasnou interakci mezi bankovními strukturami, obchodními a zprostředkovatelskými firmami, vládními agenturami a dalšími organizacemi bez moderní výpočetní techniky a počítačových sítí. V opačném případě by bylo nutné udržovat gigantický personál zpracovatelů papírových dokumentů a kurýrů a spolehlivost a rychlost provozu takového systému by byla stále výrazně nižší, než poskytují modemové komunikace a počítačové sítě. Ale každá minuta zpoždění při odesílání důležitých informačních zpráv může mít za následek velmi citelné finanční ztráty a kolapsy obrazu.

V této kurzové práci jsme prozkoumali moderní technické prostředky používané při tvorbě a zpracování dokumentu, studovali způsoby dokumentování informací, klasifikovali typy a typy dokumentů, zkoumali typy nosičů dokumentů, popsali některé způsoby replikace dokumentů a také identifikoval rysy využívání telekomunikací.

Cíl studovat rysy využití moderních technických prostředků zpracování dokumentů v kancelářské práci tak bylo dosaženo.

Seznam pramenů a použité literatury

Prameny

1. Síť Antonova P. RELCOM a e-mail. - M.: Demos, 1991.

2. Vilkhovchenko S.D., Modemy (výběr, instalace, konfigurace), M.: ABF, 1997.

3. Gavrilov A. A. Práce s modemem. - M.: MP "Malip", 1992.

4. Gasov V.M. "Technické prostředky vstupu-výstupu grafických informací" (série v sedmi knihách "Organizace lidské interakce s technickými prostředky automatizovaných řídicích systémů" editoval V. N. Chetverikov)

5. Gurin N.I. "Práce na osobním počítači"

6. Jones R. Teorie přenosu dat. - M.: Věda a technika, 1993.

7. Solomenchuk VG, Hardware osobních počítačů. BHV-Petrohrad, 2003.

8. Pod. vyd. W. Tompkins a J. Webster. Propojení senzorů a zařízení pro vstup dat s počítači IBM PC. - M.: Mir, 1992.

9. Adresář " Počítačové sítě Rusko. Služby mezinárodní komunikace." - M.: LLP "ELIS. LTD", 1992.

10. Fishchenko L.P. "Interní PCI modemy"

11. GOST R 51141-98 „Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice“, schválené vyhláškou o státní normě Ruské federace ze dne 27. února 1998 č. 28.

12. GOST R 6.30-2003 Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizačních a administrativních dokumentů. Požadavky na dokumentaci. - Vstup. 3. března 2003. - M: Standards Publishing House, 2003.

13. Federální zákon ze dne 27. července 2006 č. 149-FZ „o informacích, informační technologie a o ochraně informací.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém norem pro informace, knihovnictví a publikační činnost. Správa dokumentů. Všeobecné požadavky“, schválené a uvedené v platnost objednávkou federální agentura o technickém předpisu a metrologii ze dne 12.03.07 č. 28-st.

15. Tok dokumentů 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Dokumentace s využitím elektronických počítačů.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. Termika Consulting Group, Office Encyklopedie: http://www.termika.ru/dou/enc/, 25.08.10

18. Repina S.O., "Elektronický hypertextový manuál": http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10

19. Volná encyklopedie: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Standardy mobilní komunikace: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

21. Princip fungování moderních telefaxů: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 5.10.10

Literatura:

22. Gedrovich F.A. Digitální dokumenty: Problémy uchovávání // Bulletin archiváře. č. 1. 2004.

23. Kancelářské práce a korespondence v otázkách a odpovědích: Učebnice pro studenty ekonomických univerzit a vysokých škol M.I. Basakov - 2. vyd., přepracováno. a doplňkové // Série "Učebnice a studijní příručka" - Rostov n / a

24. Kancelářské práce (Organizace a technologie dokumentární podpory managementu): Učebnice pro vysoké školy / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. atd.; Ed. TELEVIZE. Kuzněcovová. - M.: UNITY-DANA, 2001 - 359 s.

25. Kancelářské práce: Učebnice / Pod obecnou. vyd. prof. TELEVIZE. Kuzněcovová. - 2. vyd., přepracováno. a doplňkové – M.: MTsFER, 2006.

26. Dokumentace: Učebnice. N.N. Kushnarenko - 7. vyd., Sr. - K .: Vědomosti, 2006. - 459 s. - ( Vysokoškolské vzdělání XXI století).

27. Vedení záznamů: Průvodce studiem. N.S. Larkov

28. Dokumentace řídící činnosti: kurz přednášek / I.N. Miguel. – M.: Flinta: MPSI, 2006. – 200s.

29. Personál podniku č. 10 / 2002 „O kultuře práce s dokumenty, které jsme ztratili“

30. Organizace práce s dokumenty: Učebnice / Ed. prof. V.A. Kudrjajev. - 2. vyd., přepracováno. a doplňkové – M.: INFRA-M, 2002. – 592 s.

31. Pracujeme s modemem. Gavrilov A.A., M.: MP "MALIP", 1992.

32. Sedova O.L., Reprodukujeme dokumenty. Časopis "Secretary Affairs", č. 1, 1999.

33. Sekretářské podnikání. Vzdělávací a praktická příručka / V.V. Galakhov, I.K. Korneev a další; vyd. I.K. Kornějev. - M .: TK Velby, nakladatelství Prospekt, 2005. - 608 s.

34. Moderní kancelářská práce. Berezina N.M., Vorontsová E.P., Lysenko L.M. - 2. vyd. - Petrohrad: Petr, 2006. - 272 s.: nemocný. – (Série „Moderní papírování“)

35. Moderní technologieřízení obchodu a dokumentů. Deník №0, 2010.

36. Rogozhin M.Yu. Obchodní příručka. - "Yusticinform", 2005.