- Viga 1. Slaidi taust ei ühti esitluse teemaga. Ja näeme näiteks ettekannet revolutsioonidest Venemaal kaskede ja seente taustal.
- Viga 2. Kasutatud tausta, mis on komplektis. PowerPointi programmid. PowerPointi programmi paljude aastate jooksul on tuhanded inimesed kasutanud standardseid malle, avaldanud oma esitlusi veebis ja näidanud neid kõnedes. Need mallid on kuulajatest juba lihtsalt väsinud.
Lahendus: parem on standardmallidest loobuda. Internetist leiate suure hulga uusi huvitavaid malle ja tausta (näiteks meie veebisaidil on peaaegu tuhat tausta -).
Taustapilt ei tohi sisaldada esitluse sisuga vastuolus olevaid elemente. Taustaks on parem kasutada pastelseid või külmi värve (lilla, sinine, tsüaan, sinakasroheline, roheline), punast ja valget värvi tuleks vältida.
- Viga 3. Liiga hele ja aktiivne esitlustaust. Selline taust segab esiteks slaidilt info tajumist ja teiseks väsitab kuulajaid.
Lahendus: kui taust peaks olema hele pilt, siis on parem selle heledust vähendada. Selleks valige ristküliku kuju ( Sisesta — arvud — Ristkülik), sulgege sellega kogu slaid ja valige sellele valge täidis, mille läbipaistvus on 50% (võite kasutada erinevat protsenti) ja eemaldage äärised ( Vorming — täita arvud — muud värvid valamine- valge ja läbipaistvus 50% — Okei, Ahel arvud- ülevaade puudub).
Taustpilt muutub vähem aktiivseks.
Või kui lisate pildi slaidile, määrake kohe läbipaistvus.
- Viga 4. Ebajärjekindlate värvide kasutamine, ühe stiili puudumine slaidide kujundamisel.
Selles näites kasutab ühes esitluses üks slaid suurt fonti ja vasakjoondust ning teine slaidi väike font ja laiuse põhjendus.
Lahendus: lõigu või kogu esitluse kujundamisel peate kinni pidama ühest stiilist. Värviskeem ei tohiks sisaldada rohkem kui kolme põhivärvi (muidugi on võimalikud erandid): taustal — päis — põhilised tekst. Teema värve saab muuta järgmiselt: Disain — Värvid- pakutavast komplektist on võimalik valida skeem või saate määrata oma värvid: Loo uus värvid skeem.
- http://colorscheme.ru/ — värvide valik värviratta abil ja värviskeemide genereerimine.
- http://color.romanuke.com/ - fotodel põhinev värvipalettide komplekt (valik on toonid: soe, külm, pastell ja kontrast).
Teksti sisuga seotud vead
- Viga 5. Liigne tekst slaidil, struktureerimata teksti asetamine slaidile, tekst võetud allikast sellisel kujul, ilma autoripoolse töötluseta.
Lahendus: tekst slaidil peaks olema lühike ja sisutihe, see ei tohiks dubleerida esineja esitlust. Abstraktid tuleks asetada slaidile.
Kui esitlus on mõeldud kasutamiseks teistele inimestele, siis saad slaidimärkmetes määrata vajaliku info – need märkmed aitavad esitluse kasutajatel sellega tööd teha.
- Viga 6. Katse mahutada slaidile suur hulk teavet kasutab rohkem kui 90% slaidi ruumist.
Lahendus: jätke taanded slaidi servadest sisule (tekst ja pildid). Proovige kinni pidada reeglist, et 20% slaidist peab olema tühi.
Et slaid saaks valmis välimuse, saate seda kasutada taustana – taustaraamina.
Siin läheb tekst ka raami piiridest välja - oli vaja tekstisisestusala vähendada, liigutades suuruse muutmise käepidet paremale.
Tekst on väga suur, jookseb peaaegu raami sisse. Seda tuleb vähendada.
- Viga 7. Kogu tekst on kirjutatud SUURTE tähtedega. Seda teksti on raske lugeda.
Lahendus: kasutage teksti traditsioonilist kirjaviisi, nagu oma emakeeles: lause esimene täht on suur, ülejäänud väiketähtedega. Lause lõppu pannakse punkt.
- Viga 8. Loetamatute fontide kasutamine, eriti põhiteksti fontina. Paigutuses on selline asi nagu fontide loetavus. Kirjatüüp peaks olema selline, et lugeja saaks teksti kiiresti, ilma raskuste ja ebamugavusteta lugeda. Just neid fonte kasutatakse raamatutes, ajalehtedes, ajakirjades – oleme nendega harjunud ja neid on lihtne lugeda. Siiski on tuhandeid madala loetavusega fonte - need on huvitavad, ilusad, kuid mõeldud pealkirjadeks ja suure tõenäosusega kasutamiseks reklaamis, kujunduses.
Lahendus: kui sihtmärk loodud esitlus- mitte tekitada “vau-efekti”, vaid anda teavet, seejärel kasutada ainult traditsioonilisi, meile kõigile tuttavaid fonte. Teksti jaoks on parem kasutada "sans serif" fonte (Arial, Tahoma, Verdana jne), pange tähele, et serif-fonte (Timesi perekonnad ja teised) on distantsilt raske lugeda.
Sans serif font ja serif font. Serifi fonti on esitlustel raske lugeda, kuid see sobib hästi dokumentide jaoks
Kaldkirja tuleks eelistatavalt kasutada väikese tekstiosa puhul, mis vajab esiletõstmist, kuid parem on üksikud sõnad ja fraasid esile tõsta paksus kirjas. Allajoonimist on parem mitte kasutada, kuna esitluses allajoonitud teksti tajub kasutaja kui , st see raskendab esitluse kontrolli.
Pealkirjade jaoks võite kasutada dekoratiivseid fonte, kui tekst on loetav.
Põhiteksti font peaks olema väiksem kui pealkirja font.
- Viga 9. Lisa- ja puuduvad punktid, tühikud, sulud jne. kirjavead.
- Pealkirja lõpus pole punkti.
- Lause lõppu pannakse punkt, siis üks tühik, siis järgmine lause.
- Esitluse tekstis olevad jutumärgid peavad olema samad - kui oled valinud jutumärgid-räime, siis kasuta esitlusel ainult neid (Jutumärkide tüübid: "", "", "", " ").
- Pärast algussulgu või jutumärki tühikut ei ole, kohe järgneb tekst. Lõpujutu või sulu ees ei ole tühikut, pärast teksti pannakse kohe jutumärk või sulg. Pärast lõputsitaati või sulud või pane punkt (kui lause lõpp), koma või tühik ja seejärel tekst.
- Kõigi sõnade vahel peab olema üks tühik.
- Pärast kõiki kirjavahemärke peab enne järgmise teksti algust olema tühik.
- Kogu esitluses peaksid ё-ga sõnad olema yo või e.
- Erinevad loendi markerid erinevatel lehtedel.
Esimesel juhul on markeriteks linnukesed, teisel juhul ruudud.
- Kogu esitluse vältel peaksid loenditel olema samad kirjavahemärgid iga loendi üksuse järel või üldse mitte. Näiteks pange iga loendiüksuse järele semikoolon ja loendi lõppu punkt.
Esimesel juhul on iga loendiüksuse järel punkt, teisel juhul mitte
- Mõnel slaidil on punane joon, teistel mitte. Parem on esitluses punast joont üldse mitte kasutada.
Sama esitlus: erinev kirjasuurus.
Ühel slaidil on , teisel mitte.
Vead, mis on seotud piltide kasutamisega esitluses
- Viga 10. Kujundeid, teksti ei joonda slaidi servade või üksteise suhtes. Disaini hoolimatus.
Slaidil olevad objektid peavad olema joondatud. Järgmisel slaidil on viga: samadel ristkülikutel on erinev kaugus slaidi servadest ja üksteisest.
Lahendus.: Selle vea parandamiseks peate kasutama joondusfunktsiooni. Valige soovitud ristkülikud (vajutage klahvi CTRL ) Vorming — joondada — Joonda slaidiga(sel juhul joonduvad kujundid slaidi ääriste ja keskpunktiga) või Joonda valitud objektid(sel juhul joonduvad objektid üksteisega). Pärast joonduse tüübi valimist peate määrama selle parameetrid (vasak, parem, ülemine või alumine, keskel, jaotada horisontaalselt või vertikaalselt).
- Viga 11. Slaidilt slaidile nihutatakse samu elemente slaidil.
Järgmises näites on kaks slaidi, millel on samad elemendid: esitluse lõpetamise nupp, vastuse pealkiri ja slaidi pealkiri. Võite märgata, et samad elemendid on nihutatud ja asuvad slaidi servadest erineval kaugusel. See ei tohiks olla.
Lahendus: selle vea vältimiseks peate looma esimese slaidi, asetama sellele vajalikud elemendid. Pärast seda saate:
- kopeerige slaid (kui mõlemad slaidid kannavad sama koormust, nagu vaadeldavas näites) ja seejärel muutke iga uut slaidi, jättes samad elemendid oma kohale;
- või looge teine slaid, seejärel valige esimesel slaidil soovitud objekt, kopeerige see ja kleepige see teisele slaidile. Objekt sisestatakse slaidi servadest samale kaugusele, st. see ei liigu. Sama tuleks teha ka teiste objektidega.
- Viga 12. Kujutise kuvasuhte moonutamine. Piltide kasutamine erinevat stiiliühel slaidil (fotod ja joonis, pilt raamiga ja raamita, taustaga ja ilma taustata).
Pilt on "lamendatud".
Erineva kõrgusega pildid. Õige pildi valge raam on eemaldamata (esitluse taustaks oli võimalik valida valge, siis ei jääks pildi valge raam nähtavale).
Lahendus: peate pildi suurust muutma, lohistades pildi nurkades asuvaid käepidemeid; suurust ei saa muuta pildi külgedel asuvate käepidemete abil.
- Viga 13. Pildiraamid ei sobi esitluse teema ega selle stiiliga.
Lahendus: Väike raam pildi ümber loob korraliku efekti, raamiga pilt on viimistletud. Kuid ärge kasutage "leinaraame", nagu järgmise slaidi näite esimeses pildis. Samuti ei tohiks kasutada pildi peegeldusefekte, mis segavad slaidil oleva teabe tajumist.
- Viga 14. Pilt on "nurgas".
Lahendus.: Ärge asetage pilti slaidi servale ega nurka. Slaidi servadest pildile taane (sama, mis teksti paigutamisel). Kui pilt on vaja sisestada slaidi nurka, siis on parem astuda vertikaalsest ja horisontaalsest servast sama kaugele tagasi. Samuti proovige mitte asetada pilti slaidi keskele, kui slaidil on tekst.
Kui pilt on inimese portree, siis on parem paigutada see nii, et silm oleks suunatud tekstile, kuid mitte slaidi servale. See annab slaidile viimistletud välimuse.
- Viga 15. Mitme pildi paigutamine slaidile nii, et neid on raske näha. Kahe või isegi 10 pildi paigutamine slaidile on vastuvõetav, kui see ei lähe vastuollu esitluse loogikaga: näiteks kui pilte suurendatakse klõpsamisel või on tegemist nupupiltidega. Kui aga pilt on slaidi põhisisu, on see temaga töö käib ja just see kannab infokoormust, see peaks olema suur.
Lahendus.: Kui slaidi põhisisu on pilt, sisestage igale slaidile üks pilt. Kui teil on vaja kasutada mitut pilti, looge mitu slaidi. Või sisesta ühele slaidile mitu pilti, aga nii, et pildil klõpsates avaneb pilt täisekraanil.
Muud vead esitlustes
- Viga 16. Nupud ja hüperlingid ei tööta. Mõnikord võib tekkida olukord, kui esitlusvaate režiimis ei ole võimalik hüperlingi nuppu kasutada – see on passiivne. See võib juhtuda lihtsalt esitluse autori tähelepanematuse tõttu – nad unustasid lingi seadistada. Kuid on ka võimalik, et lingi nupp (alumine kiht) on kaetud ülemise kihiga - mõne muu pildi või tekstiga ja seetõttu ei tööta. Seda on näha, kui hiirekursor ei muutu käeks, mille sõrm (nagu hüperlink) on nupu keskel, vaid muutub ümber nupu servade.
Lahendus. Esimesel juhul kontrollige lihtsalt kõiki esitluse linke ja nuppe. Eriti kriitilistel juhtudel testige esitlust teistes arvutites.
Nupu teiste objektidega kattumise probleemi lahendamiseks piisab segava objekti taustale viimisest. Selleks paremklõpsake pilti ja valige kontekstimenüüst Liiguta tagasi. Nüüd hakkab nupp tööle.
- Viga 17. Piltide ja tekstide allikaid pole märgitud. Kellegi teise teose kasutamine ja autori määramata jätmine on halb vorm.
Lahendus: oleme teemal valmistunud. Rohkem kui 80% saidi materjalide autoritest viitavad teabeallikatele valesti ega tea sellest.
- Viga 18. Liigne animatsioon, kui animatsioon segab esitlust. Esitlusele animatsiooni lisamisel tuleb järgida minimalismi põhimõtet. Animatsioon ei tohiks segada teksti lugemist, olla värvikas.
Lahendus: te ei tohiks valida värelevat animatsiooni, samuti kiiret pöörlemist. Kõik see väsitab, ärritab ning koormab palju nägemist ja närvisüsteemi. Täiendav animatsioon on kasutu. Parem on mitte kaasas slaidide vahetamist heliefektide ja aktiivse animatsiooniga. Peate mõtlema, millised efektid ilmuvad automaatselt ja millised klõpsamisel. Kui kogu animatsioon on kliki peal, võtab see palju aega, selline esitlus on tüütu.
- Viga 19. Slaidi üleminek pole õigesti konfigureeritud, üleminek hiireklõpsuga või klaviatuuril pole keelatud. Näiteks esitlusmängus jättis kasutaja õiget vastust näitava nupu vahele ja jõudis mängumenüüst mööda minnes järgmise küsimuseni. Kuhu edasi minna, pole kasutajale selge ja mõnikord ei saanud ta lihtsalt juhtunust aru.
Lahendus: loomisel interaktiivne esitlus mis sisaldab , peate keelama ülemineku slaidide vahel hiireklõpsu ja klaviatuuri kasutamise vahel. Paljud lihtsalt valivad Üleminekud – muutke slaide ja eemaldage märkeruut Klõpsamisel. See meetod väldib slaidide vahetamist klõpsamisel, kuid säilib võimalus slaidide vahel kerida noolte, klaviatuuri tühiku ja hiireratta abil.
On usaldusväärsem viis - Automaatne esitlusesitlus. . Kuid selle kasutamisel peate meeles pidama, et igal slaidil peab olema hüperlingi nupp, et minna teisele slaidile. Vastasel juhul saab slaidi eelvaate välja lülitada ainult esitluse lõpetades.
Oleme püüdnud kirjeldada peamisi vigu esitluste loomisel ja loodame, et see aitab meil kõigil edaspidi neid vältida.
Milliseid vigu sa tead? Saate artiklit kommenteerida.
Enamus kontoriülesandeid lahendatakse arvutis MS Office keskkonnas, eelkõige Wordis, Excelis, Outlookis ja PowerPointis. Nende rakendustega töötamiseks piisab minimaalsetest teadmistest, kuid paljudes olukordades võivad täiendavad nipid säästa palju aega ja vaeva. Käesolevas artiklis käsitleme mõningaid viise ülaltoodud programmide töö tõhususe parandamiseks.
MS Word
Liigutage teksti kiiresti üles ja alla
See on kõige rohkem kiire tee teksti teisaldamine ilma hiirt kasutamata. Teksti liigutatakse üles- ja allanooltega, hoides samal ajal all klahve Shift ja Alt. Te ei pea teksti enne teisaldamist valima – see toimub automaatselt ja iga üles- või allanoole vajutus liigutab teksti ühe lõigu võrra üles või alla. See meetod on efektiivne mitte ainult lõikude teisaldamisel, vaid ka tabelis ridade teisaldamisel.
Linkide eemaldamine dokumendist
Kui teie loodud dokumendis ilmuvad lingid ja peate need passiivseks muutma, saate valida iga lingi, valida käsu Insert=>hüperlink ja klõpsake nuppu Eemalda link. See on väga pikk ja töömahukas protsess. Probleemi lahendamiseks on kiirem viis: valige kogu dokument käsuga Redigeeri => Vali kõik ja klõpsake kiirklahvi Ctrl+Shift+F9 lingid eemaldatakse ja kõik muud dokumendi vormindamise valikud jäetakse alles.
Teave teksti, tekstikastide ja automaatsete kujundite kohta
Kui peate tegema pealdise, loovad paljud esmalt pealdisploki ja seejärel sisestavad sellesse teksti. Sama tulemuse saate, kui valite juba trükitud teksti ja klõpsate seejärel tööriistaribal Joonistamine pealdise loomise nuppu, tekst liigub pealdises.
Samuti saate teksti sisestada automaatkujunditesse (välja arvatud jooned, polüliinid jne) - reeglina tehakse seda mitmes etapis: looge automaatne kujund, valige see, klõpsake pealdise loomise nuppu ja sisestage tekst. Samuti on alternatiivne võimalus: joonistage soovitud automaatne kuju, paremklõpsake sellel, valige Lisa tekst ja sisestage tekst.
Võib-olla mõtlete töötades ümber ja otsustate, et tekst tuleb pealdisest või automaatkujust välja võtta. Selleks ei ole vaja seda lõikepuhvrisse lõigata ja seejärel kleepida. Saate valida pealdise (või automaatse kujundi) ja paremklõpsata sellel, hoides all klahvi Ctrl - tekst ilmub lähimale tekstiväljale.
Autoshape valgustus
Vaikimisi paneelis Joonistamine nupp puudu Valgustus; automaatkujundil paremklõpsates kontekstimenüüs vastavat käsku ei kutsuta.
Küll aga on võimalik muuta autoshape’i valgustust. Selleks lisage paneelile Joonistamine nuppu Valgustus käsu kutsumisega Tööriistad=>Seaded=>Käsud nimekirjast valides Kategooriad lõik Joonistamine ja lohistades vastavat nuppu aknast Meeskonnad(Joonis 1). Nupu kasutamine on lihtne – valige automaatne kujund, klõpsake nuppu Valgustus ja reguleerige valgustust vastavalt vajadusele (joonis 2).
Riis. 1. Valgustuse nupu lisamine joonistamise tööriistaribale
Riis. 2. Autoshape valgustuse seadistamine
sidekriipsutus
Liiga hõredate ridade vältimiseks dokumendis on soovitatav lubada sõnade automaatne sidekriips. Selleks menüü Teenindus vali meeskond Keel=>Sidekriips ja märkige ruut vastava valiku kõrval (joonis 3). Pidage meeles, et Word kipub alati sidekriipsuga sõnu mähkima. Mõnel juhul on soovitav sellist lõhet vältida (näiteks 10 protsenti, number 1, 234-345 jne). Selleks kasutage tavalise sidekriipsu asemel katkematut sidekriipsu, vajutades klahvikombinatsiooni Ctrl+Shift+sidekriips.
Riis. 3. Automaatse sidekriipsu seadmine
Samas on täiesti võimalik, et osa dokumendist, eriti pealkirjadest, pole sidekriipsu kasutamine vajalik. Paljudes lõikudes sidekriipsu keelamiseks valige need ja kasutage käsku Formaat=>Lõige=>Lehe positsioon ja märkige ruut vastava valiku kõrval (joonis 4).
Tuleb tunnistada, et Word ei suuda mõnda sõna õigesti üle kanda. Nende sõnadega kohtades, kus saate sidekriipsutada, peaksite klahve vajutades sisestama pehme sidekriipsu märgi Ctrl + sidekriips. See sidekriips on automaatselt sisestatud sidekriipsude suhtes ülimuslik.
Tekst koos indeksitega
Kui teie dokument sisaldab muutujaid, mille indeksid on sisestatud otse teksti ja MS Equationi valemiredaktoriga loodud valemitesse, siis vaikimisi näevad need välja ebavõrdsed (muutujate ja indeksite erinevad suurused ning nende asukohad real), mis on oluliselt erinevad. rikub dokumendi välimust (joon. 5).
Riis. 5. Indeksiga tekst (esimene valik sisestatakse Wordis, teine - MS võrrandis)
Indeksidega muutujate välimuse peaaegu täieliku identsuse saate saavutada, kui muudate mitmeid käsitsi sisestatud muutujate omadusi. Selleks printige kogu tekst Times New Romani kirjasuuruses 12 ja muutujad täiendavas kaldkirjas. Samuti liigutage muutujaid 1,5 pikslit alla ja indekseerige käsuga 3 pikslit alla Formaat=>Font=>Tühikud valides väljalt Eelarvamus valik Päris alla ja nihke suuruse täpsustamine (joonis 6).
Riis. 6. Nihke seadistus
Samuti veenduge, et suurus oleks valitud valemiredaktoris Tavaline ( meeskond Suurus=>Tavaline) ja mahutage 12 pikslit (käsk Suurus=>Määra joon. 7).
Riis. 7. Regulaarsete kirjasuuruste reguleerimine
Katkestused tabelites
Mitmeleheküljeliste tabelitega töötades juhtub vahel, et tabel katkeb mitte lehe lõpus, vaid palju varem, jättes täidetud vaid kaks kolmandikku või isegi kolmandiku leheküljest (see oleneb konkreetse rea laiusest tabeli kohta, millel katkestus toimub). Samal ajal kantakse tabeli järgnevad read üle järgmisele lehele, kuigi need võiksid hästi sobida eelmisele (joonis 8). See juhtub sageli tabeli lahtrite täitmisel tavalise kopeerimisega, kui koos andmetega kopeeritakse ka nende vormingud.
Riis. 8. Näide tabelist, milles reavahetus ei ulatu lehe lõpuni
Selle nähtuse põhjuseks on see, et tabeli lahtrite tekstil on katkendlik lõiguseade. Olukorra muutmiseks valige tabel, avage menüüst Vorming käsk Lõige=>Lehe positsioon ja eemaldage märkeruudud Ärge rikkuge lõiku, Ära rebi end järgmisest lahti ja Uuelt lehelt(Joonis 9) naaseb tabel oma tavapärasele kujule.
Riis. 9. Muutke lõigu valikuid
kuupäev dokumendis
Enamikul dokumentidel peaks olema nende loomise kuupäev; ei ole haruldane, et iga päev luuakse või uuendatakse sama tüüpi dokumente. Seetõttu on väga mugav kasutada automaatset kuupäeva sisestamist: vajutate klahvikombinatsiooni Alt+Shift+D, ja praegune kuupäev, mida uuendatakse iga kord, kui dokument avatakse, lisatakse kursori asukohta. Kuid see meetod ei ole alati sobiv, kuna kuupäev sisestatakse traditsioonilises vormingus dd.mm.gggg. Kui see vorming teile ei sobi, kasutage käsku Insert=>Välja, valige väljade loendist väli Kuupäev ja määrake soovitud kuupäevavorming (joonis 10).
Riis. 10. Valige kuupäevavorming
Kui ükski kuupäevavormingutest teile ei sobi, näiteks vajate dokumendi esimesel real kuupäeva ja teisel nädalal nädalapäeva (nagu joonisel 11), siis peate leidma rohkem või rohkem vähem sarnast kuupäevavormingut ja muutke seda. Selles näites pole probleemi, et kuupäev trükitakse tabeli ülemisele reale, kuna selline vorming on vormingute loendis ja probleemiks on nädalapäeva sisestamine - selline väljavorming Kuupäev ei eksisteeri. Vormingu muutmiseks avage menüü Sisesta käsk Väli, määrake väljade loendis väli Kuupäev ja valige algne kuupäevavorming, mis sisaldab soovitud nädalapäeva (joonis 12). Klõpsake nuppu Väljakoodid ja muutke väljal kuupäeva vormingut Väljakoodid, eemaldades vormingu mittevajaliku osa (joonis 13). Lõpetage toiming, klõpsates nuppu Okei, pärast seda prinditakse iga kord, kui dokument avatakse, jooksev nädalapäev.
Riis. 11. Muudetud kuupäevaväljaga dokument
Riis. 12. Algse kuupäevavormingu valimine redigeerimiseks
Riis. 13. Kuupäeva formaat pärast redigeerimist
Dokumendi otsing
Vajalikke dokumente saab otsida mitte ainult tavapärasel viisil, see tähendab käsu abil Start=>Leia=>Failid ja kaustad, aga ka dokumentide avamisel otse Wordis ning Wordis otsides saab tugineda dokumentide spetsiifilistele omadustele (dokumendi pealkiri, autor, teema, märksõnad, faili suurus, viimase uuenduse kuupäev jne) või leitud sõnadele. tekstis.
Dokumentide otsimiseks tekstis sõna järgi valige käsk Fail=>Ava ja klõpsake nuppu Tööriistad=>Leia=>Tavaline. Sisestage otsingusõna, määrake otsinguala (joonis 14), teid huvitavate failide tüübid (joonis 15) ja klõpsake nuppu Otsi(joonis 16).
Riis. 14. Otsitava ala määramine
Riis. 15. Failide tüübi määramine
Riis. 16. Dokumentide otsingu tulemus, mille tekstis või pealkirjas esineb sõna "Internet"
Dokumentide otsimiseks nende omaduste järgi valige käsk Fail=>Ava ja klõpsake nuppu Tööriistad=>Leia=>Täpsemad. Oletame, et arvutis pole mitte ainult teie isiklikke dokumente, vaid ka teiste autorite faile, kellega koos töötate ühise projekti kallal. Sel juhul põllul Kinnisvara määrake valik Autor, põllul Seisund valik Sisaldab(see on usaldusväärsem, sest ühel juhul saab autor sisestada ainult perekonnanime, teisel juhul ees- ja perekonnanime jne), väljale Tähendus sisestage autori perekonnanimi ja klõpsake nuppu Otsi(joonis 17).
Riis. 17. Otsige kõigist konkreetse autori dokumentidest
Kuid pidage meeles, et dokumentide otsimine nende spetsiifiliste omaduste järgi on mõttekas ainult siis, kui need atribuudid on määranud kõik dokumendi autorid – paraku ei anna nende täitmise vaikevalik soovitud tulemust. Saate määrata iga dokumendi atribuudid eraldi, kasutades käsku Fail=>Atribuudid=>Dokument(joonis 18). Siiski on ebatõenäoline, et keegi autoritest unustab seda üheski dokumendis teha, seega on parem lisada dokumendi esmasel salvestamisel kohustuslike võtmeomaduste väljade täitmine. Selleks kasutage käsku Tööriistad=>Valikud=>Salvesta ja märkige ruut Soovitage dokumendi atribuudid täita(joonis 19).
Riis. 18. Dokumendi omaduste täitmine
Riis. 19. Dokumendi võtmeomaduste kohustusliku salvestamise määramine
Dokumente saab otsida nende loomise kuupäeva järgi ja määrata lisaks konkreetsetele kuupäevadele ka nende intervalle või loendi, mida tehakse žetoonide abil Ja või VÕI. Selleks, et leida väljast kõik dokumendid, näiteks 2003. aasta kohta Kinnisvara määrake valik Loomise kuupäev, põllul Seisund valik Mitte varem, põllul Tähendus sisestage kuupäev 1. jaanuar 2003 ja klõpsake nuppu Lisama. Seejärel sisestage uuesti väljale Kinnisvara valik loomise kuupäev, põllul Seisund valik Hiljem mitte, põllul Tähendus sisestage kuupäev 1. jaanuar 2004, klõpsake nuppu Lisama ja seejärel nupule Otsi leitakse kõik 2003. aasta dokumendid (joonis 20).
Riis. 20. Teatud perioodi jooksul loodud dokumentide otsingu seadistamine
MS Excel
Värvi määramine lehe vahekaartidele
Lehtede sildid võivad olla mitmevärvilised, mis on mugav suure arvu lehtedega raamatutes - siis vastutab lehtedel oleva teabe tüübi eest värv koos nimega. Üksikutele lehtedele kindla värvi määramiseks valige need, paremklõpsake ja valige käsk Sildi värv ja valige soovitud värv.
Kiire veergude ja ridade sisestamine
Tabelisse rea või veeru lisamiseks ei ole vaja valida veergu või rida, mille ette soovite lisada, avada kontekstimenüü ja valida käsk Lisa lahtrid. Võite vajutada klahvikombinatsiooni ctrl + tõstuklahv samaaegselt numbriklahvistiku "+" märgiga - tulemus on sama.
Mutandid veerud
Vaikimisi on Excelis veerud tähistatud ladina tähtedega ja read numbritega. Kui pärast tabeli uuesti avamist leiate, et veerge on hakatud nummerdama samamoodi nagu ridu (joonis 21), ärge kartke – see ei ole viiruse tegevus. Kasutage meeskonda Tööriistad=>Valikud=>Üldine ja tühjendage märkeruut R1C1 lingi stiil(Joonis 22) kõik loksub paika.
Riis. 21. Nummerdatud veergudega tabel
Riis. 22. Naaske standardse veeru märgistuse juurde
Printimise kiirendamine
Kui teil on vaja printida palju tabeleid ja teil on ajaliselt piiratud, siis mustvalgele printerile printides saate protsessi kiirendada, loobudes värvilisest (must-valge printimine). Mustvalgetel printeritel kuvatakse värvid halli varjunditena ja nõuavad kindel aeg konkreetse värvi tooni valimiseks. Mustvalge printimisel kuvatakse värviline tekst ja äärised halltoonide asemel mustana, säästes aega. paigaldama mustvalge trükkimine, avage menüüs Fail käsk Page Setup=>Leht ja rühmas Tihend märkige ruut must ja valge(Joonis 23).
Riis. 23. Printimise seadistus mustvalges režiimis
Lisaks saate printida ilma ruudustiku joonteta – sel juhul prinditakse suured lehed kiiremini. Selleks kasutage käsku Fail=>Lehekülje seadistus=>Leht ja tühjendage märge Võrk ( riis. 24).
Riis. 24. Ruudustiku printimisest keeldumine
Murdarvude sisestamine
Vaikimisi sisestatakse Excelisse murdarvud vastavalt sellele, kuidas see on Windowsi sätetes määratud: Juhtpaneel=>Keel ja standardid=>Numbrid. Ehk kui Windowsis on koma mõeldud murdarvude sisestamiseks, siis Excelis sisestatakse need komadega eraldatuna. Praktikas võib see aga teisiti välja tulla. Näiteks arvutites, millel on palju kasutajaid, eriti in õppeasutused, kus programmi sätted muutuvad kõige ettearvamatumal viisil. Kui komaga eraldatud murdarvu sisestamisel näete ekraanil punktiga eraldatud numbrit ja olete juba kontrollinud, et Windowsi seaded oodake komadega eraldatud sisendit, kasutage käsku Teenus\Valikud\Rahvusvaheline ja tõstke märkeruut esile Kasutage süsteemi eraldajaid(Joonis 25).
Riis. 25. Tagasi süsteemi eraldajate juurde
Esindus
Tabeli välimuse viimistlemisel ja trükkimiseks ettevalmistamisel on sageli vaja korduvalt muuta vormindus- ja printimisfunktsioone. Tavaliselt sellistel juhtudel lehti kopeeritakse ning nende ekraanil kuvamise ja printimise funktsioone muudetakse. Mugavam on aga luua erinevaid lehevaateid, mis võimaldavad vaadata andmeid erinevates režiimides ja ei nõua eraldi lehtede loomist.
Enne vaate loomist tuleb raamat täielikult seadistada: anda sellele soovitud välimus ja seadistada talle kõik vajalikud printimisvõimalused. Kui prindisuvandid on vaatesse sisestatud, kaasatakse see automaatselt teatud alad printida iga leht või kogu leht, kui selle jaoks pole prindiala määratud.
Menüüvaate loomiseks Vaade vali meeskond Esindus, vajuta nuppu Lisama ja põllul Nimi sisestage vaatele nimi (joonis 26). Sel juhul on parem lisada vaate nimesse aktiivse lehe nimi, et edaspidi oleks soovitud vaadet lihtsam leida.
Riis. 26. Looge vaade
Mõne varem loodud vaate juurde naasmiseks, kui on vaja näiteks leht printida, kasutage käsku Vaade=>Vaated ja põllul Liigid valige printimiseks vaade (joonis 27), seejärel vajutage nuppu Rakenda ja klõpsake nuppu Tihend Leht prinditakse mustvalgena.
Riis. 27. Õige vaate valimine
Vahesummad
Üsna sageli peate tegelema suurte loenditega, mis sisaldavad mitut lahtri väärtust, mille vahesummasid peate teadma. Excel suudab mis tahes loendis automaatselt arvutada nii vahesummasid kui ka lõppsummasid. Tavaliselt tehakse seda esmalt käsuga sorteerimise teel Andmed=>Sordi(rühmitage ridu, mille kohta soovite summeerida), seejärel arvutage lõppsummad ja seejärel sisestage vahesummade read ja arvutage need (joonis 28).
Riis. 28. Vahesummade arvutamine
Kui tabel on suur ja seal on palju valdkondi, mille kohta tuleb vahesummad arvutada, võtab see protsess kaua aega. Töö kiirendamiseks saate esmalt valida kordumatu loendi, mille iga väärtuse jaoks peate määrama vahesumma, ja alles seejärel arvutada kogusummad ise. Unikaalse loendi loomiseks valige vajalik veerg või rida ja kasutage käsku Andmed=>Filter=>Täpsem filter. Seadistage rühmalüliti Ravi positsioneerimiseks määrake lahtrite vahemik, kuhu soovite tulemuse paigutada, ja lubage see valik Ainult unikaalsed rekordid(Joon. 29, 30). Sellise filtreerimise tulemusena ilmuvad kõik algse loendi unikaalsed objektid tabeli määratud alale.
Riis. 29. Täiustatud filtri käsuaken
Riis. 30. Unikaalse loendi loomise tulemus
Seejärel kasutage funktsiooni SUMF(vahemik, kriteeriumid, summa_vahemik) A, mis võtab kokku teatud kriteeriumidele vastavad lahtrid. Vahemik on lahtrite vahemik, mida kriteeriumi suhtes kontrollitakse; kriteerium - arvu, avaldise või teksti kujul olev kriteerium, mis määratleb summeeritud lahtrid; summeerimisvahemik - summeeritud lahtrid (joonis 31).
Riis. 31. Arvutage kordumatu loendi iga väärtuse vahesummad
Duplikaatridade eemaldamine
Kujutage ette, et seal on telefonikataloogide tabel (sõnastik jne), mis koosneb kahest veerust ja suurest hulgast ridadest. Esimesse veergu sisestatakse näiteks klientide nimed ja teise - nende telefoninumbrid, samas kui ridu saab korrata (joonis 32). Ülesanne on eemaldada kõik topeltread. Esimene lahendus, mis meelde tuleb, on sorteerida tabel käsuga esimese veeru järgi Andmed=>Sordi ja eemaldage käsitsi dubleerivad read.
Riis. 32. Algtabel
Kui laud on väga suur, saate sama tulemuse saavutada kiiremini, ehkki keerukamalt. Esmalt valige unikaalne telefonide loend, kasutades käsku Andmed=>Filter=>Täpsem filter rühmalüliti seadistamisega Ravi asendisse Kopeerige tulemus teise kohta, määrates lahtrite vahemiku, kuhu soovite tulemuse paigutada, ja lubades selle valiku Ainult unikaalsed rekordid(joonis 33).
Riis. 33. Unikaalse telefonide loendi loomise tulemus
Nüüd peame funktsiooni kasutama VLOOKUP(otsingu_väärtus, tabel, veeru_number, väärtus Tõene või Väär) kus otsingu väärtus on tabeli esimesest veerust leitav väärtus; tabel tabeli teabega, milles andmeid otsitakse; veeru number teabetabelis oleva veeru number, millest vastav väärtus tuleb leida. Arvestades, et funktsioon töötab nii, et soovitud väärtuse otsimine on võimalik ainult esimeses veerus, peate veerud vahetama "TÄISNIMI" ja "Telefon" ja seejärel sisestage veergu D valem funktsiooniga VLOOKUP (joonis 34). Selle valemi järgi võtab programm veerust C järgmise väärtuse, otsib selle veerust A ja tagastab siis väärtuse leitud real asuvast veerust B. Pärast seda jääb üle teha veeru D koopia spetsiaalse pasta abil, nii et lahtrid ei sisalda valemeid, vaid väärtusi (käsk Kleebi => Paste Special => Väärtused joon. 35) ning kustutage veerud A, B ja D, mis on muutunud tarbetuks.
Riis. 34. Funktsiooni VLOOKUP kaudu tehtud arvutuste tulemus
Riis. 35. Välimus tabelid pärast Paste Speciali pealekandmist
MS PowerPoint
slaidid failidest
Esitluse koostamisel saab kasutada eelnevalt loodud Wordi dokumente ja slaide teistest esitlustest.
Esimesel juhul, kui räägime uue esitluse loomisest, avage Wordi dokument ja rakendage käsk Fail=>Esita=>Microsoft PowerPoint selle tulemusena luuakse faili tekstiga uus esitlus. Kui soovite teksti sisestada sõna dokument olemasolevasse esitlusse, seejärel avage esitlus PowerPointis ja klõpsake vahekaarti Struktuur(joonis 36). Määrake slaidi ikoon, mille taha soovite uue tekstislaidi kuvada. Menüüs Sisesta vali meeskond Slaidid struktuurist ja valige vajalik dokument. Pidage meeles, et esitlusse sisestatav tekst genereeritakse dokumendi pealkirjade stiili alusel ja saate kasutada ainult *.doc-, *.rtf- või *.txt-vormingus failide teksti.
Riis. 36. Struktuuri vahekaart
Kui soovite sisestada avatud esitlusse mõne muu esitluse slaidi, valige menüüst Lisa käsk slaidid failidest, valige esitlus ja sisestatud slaid (joonis 37) ning klõpsake nuppu Sisesta. Kui sisestate kõik slaidid, klõpsake nuppu Kleebi kõik.
Riis. 37. Valige slaidi lisamine
Kompleksne nummerdamine
Lehekülgede nummerdamine slaididel toimub lehekülje numbri sisestamisega jalusesse käsuga View=>Päised ja jalused, mis avab päise ja jaluse akna, kus peate märkeruudu lubama jalus(joonis 38) ja klõpsake nuppu Rakenda kõigile. Pidage meeles, et peidetud slaide lähevad nummerdamisel jätkuvalt arvesse. Selle vältimiseks võid kõik peidetud slaidid panna esitluse lõppu – ja siis nummerdatakse kõik näidatud slaidid järjekorras.
Riis. 38. Jaluse sisestamine
Loomulikult on slaidide lehed järjekorras nummerdatud. Kui teil on vaja sama esitluse erinevates kohtades uuesti lehekülgede vahetamist alustada (seda võib vaja minna, kui teie esitlus on alles arendusjärgus ja koosneb mitmest eraldiseisvast slaidide seeriast), siis paraku ei saa te seda ühe esitluse sees teha. Iga slaidide seeria probleemi lahendamiseks peate looma erinevaid esitlusi ja linkima need hüperlinkidega.
Esitluse mall
Kui esitlusi peetakse sageli, on soovitatav kulutada aega hoolikalt mittestandardse esitlusmalli ettevalmistamisele - tänapäeval pole see vähem oluline kui näiteks kirjaplank ärikirjad. Mall salvestab organisatsiooni logo jms. elemente, mida esitatakse automaatselt kõigil loodud esitlusslaididel. Lisaks määrab mall objektide vormingu, suuruse ja suhtelise asukoha, kasutatavad fondid, tausta ja muud esitluselementide kujundusvalikud.
Malli arendus algab uue esitluse loomisega käsu kaudu Fail=>Uus. Seejärel valige vaikemallide loendist slaidi kujundusmall. Enne kujundusmalli muutmist vastavalt kavandatud plaanile menüüs Vaade vali meeskond Master=>Slide Master. Tehke põhislaidil muudatused, mida soovite igas uues loodud esitluses kajastada. Kõigepealt muutke kujundust ja kohandage fonte (joonis 39), järgmise sammuna sisestage logo (joonis 40) ja pärast kõiki muudatusi tööriistaribal Näidis klõpsake nuppu Sulge viisardivaade.
Riis. 39. Esitlusmalli põhielementide seadmise tulemus
Riis. 40. Slaidi välimus pärast logo sisestamist
Salvestage esitlus käsuga mallina File=>Save As, valige failitüübiks variant Esitluse mall ja sisestage malli nimi (joonis 41).
Riis. 41. Salvestage esitlusmall
Malli kasutamiseks esitluse loomisel klõpsake nuppu Slaidi koostaja, klõpsake lingil Ülevaade slaidi paremas alanurgas ja valige enda loodud esitlusmall.
Kui olete malli loonud, saate selle lisada automaatsisu viisardi mallide loendisse. Selleks menüü Fail vali meeskond Loo. Piirkonnas Loo klõpsake lingil Automaatsisu viisardist, vajuta nuppu Edasi. Seejärel valige kategooria, kuhu soovite malli paigutada, klõpsake nuppu Lisama ja määrake lisatav esitlusmall (joonis 42).
Riis. 42. Automaatsisu põhiloendisse malli lisamise tulemus
Mitmed kujundusvõimalused ühes esitluses
Esitluses üksikute slaidide kujundamisel saate kasutada mitut malli. Selleks valige teatud slaidid, paremklõpsake soovitud mallil ja valige suvand Rakenda valitud slaididele. Kui see käsk pole saadaval, kasutage käsku Tööriistad=>Valikud=>Redigeeri ja piirkonnas Uute funktsioonide keelamine tühjendage märge Mitu näidist(joonis 43).
Kui kasutate esitluse slaidide kujundamiseks enda loodud malle, mitte vaikemalle, siis toimub konkreetse slaidi jaoks uue malli installimine automaatselt, kui klõpsate lingil Sirvi ja valite eelnevalt loodud esitlusmalli, kui muidugi ei ole keelatud kasutada erinevaid disainivõimalusi
Riis. 44. Seadistage automaatne õigekirjakontroll
Andmefaili kasutamine kontaktide eksportimiseks
Kõik loodud sõnumid, kohtumised, ülesanded ja päevikukirjed salvestatakse andmefaili kohalik arvuti. Seda andmefaili nimetatakse isikliku kausta failiks ja sellel on .pst laiend. Süsteemi uuesti installimisel saab selle faili hõlpsasti kõvakettale või CD-le eraldi kausta salvestada ja seejärel uuesti ühendada.
Lisaks võimaldab PST-fail juurdepääsu teabele (nt kontaktidele) teisest arvutist või jagada neid teiste kasutajatega. Selleks peate lihtsalt eksportima andmed PST-faili, kasutades importimise ja ekspordi viisardit. Ava menüüs Fail käsk Import ja eksport, valige toiminguvalikuks Ekspordi faili, ja järgmises aknas määrake, et peate looma PST-faili (joonis 45). Järgmisena valige kaust Kontaktid ja määrata faili salvestamise funktsioonid (joonis 46). Klõpsake nuppu Valmis, ja seejärel salvestatakse teie kontaktid kettale määratud kausta, mida on lihtne ühendada teises arvutis sama impordi- ja ekspordiviisardi abil. PST-faili ühendamine kontaktidega ei erine tavalise PST-faili ühendamisest. Et mitte unustada faili asukohta, on kõige parem lisada see kohe Outlooki andmefailide loendisse. Selleks kasutage käsku File=>Andmefailide töötlemine, klõpsake nuppu Lisama ja osutage loodud PST-failile. Selle tulemusena kuvatakse andmefailide loendis lisaks isiklikele kaustadele ka teie loodud kontaktide fail (joonis 47).
Riis. 45. Loodava faili tüübi määramine
Riis. 46. Salvestatud faili tingimuste määramine
Riis. 47. Outlooki andmefailid
Tööaja planeerimine
Lõpptulemus sõltub sellest, kui hästi töö on planeeritud. Ülesannete loendi korrastamiseks aitab Outlook teatud määral, kuid see tuletab vaid meelde, et on saabunud aeg konkreetse ülesande käivitamiseks, et see on juba hilinenud; lisaks saab Outlook määrata ülesande teisele töötajale ja lubada teil kontrollida selle täitmist. Ja sellega on Outlooki võimalused ülesannete töötlemise osas üldiselt ammendatud.
Väga oluline on aga mitte ainult rida ülesandeid visandada, vaid ka planeerida need nii, et kõik saaks õigeaegselt tehtud ja planeerimine võimalikult automatiseeritud. Peate teadma, millal konkreetse ülesandega lõpetate, kas seda on üldse võimalik tähtajaks täita ja millal on kõige õigem ülesandega alustada, et see õigeks ajaks valmis saaks.
On hea, kui oskate eelnevalt hinnata, kui realistlik on teie visandatud plaan (olenevalt teie töönädal, lõunapausi olemasolu, planeeritud koosolekud jne). Lisaks peaksid ülesanded automaatselt kalendrisse ilmuma ja kalendri olek peaks olema automaatselt värskendatud, kui ülesandeid ajatatakse ümber. Seda kõike saab teha Microsoft Outlook 2002/XP Taskline'i pistikprogrammiga ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, jagamisvara, 1,2 MB) firmalt ResultsWare Limited, on mugav ja hõlpsasti kasutatav tegumihaldur, mis võimaldab teil ajakava optimeerida.
Enne pistikprogrammi kasutamise alustamist peate selle konfigureerima vastavalt tööpäeva iseärasustele. Selleks klõpsake nuppu ülesanderida, minge vahekaardile töönädal ja märkida nädala tööpäevad, tööpäeva algus ja lõpp ning kõik võimalikud vaheajad (lõuna, tehniline paus jne) - joon. 48.
Riis. 48. Ajakava koostamine
Seejärel kirjeldage järgmiste päevade eelseisvaid ülesandeid. Samal ajal pange tähele, et pärast pistikprogrammi installimist ilmub ülesande loomise aknasse täiendav vahekaart ülesanderida, millele peate märkima töö eeldatava kestuse ja kui töö on juba alanud, siis sellele kulunud aja ja valmimise protsendi (joon. 49, 50).
Riis. 49. Loo ülesanne
Riis. 50. Järgmiseks nädalaks planeeritud ülesannete loetelu
Pärast seda võite hakata pistikprogrammi testima. Selleks klõpsake nuppu ülesanderida, minge vahekaardile Ülesanded, määrake algusaeg (joonis 51) ja vajutage nuppu Okei. Pistikprogrammi töö tulemuseks on lühike aruanne plaanitud ülesannete arvu, nende täitmise koguaja ja tööde teostamise tähtaegade kohta (joonis 52). Samal ajal paigutab programm ülesanded kalendrisse parimal võimalikul viisil – võttes arvesse nii kõiki tööpause kui ka ajakavas olevaid koosolekuid, kohtumisi jms (joonis 53).
Riis. 51. Analüüsi algusaja määramine ja ülesannete jaotamine
Riis. 52. Ülesande kokkuvõte plaanipäraste ülesannete nimekirja kohta (sel juhul saab kõik planeeritu õigeks ajaks tehtud)
Riis. 53. Ülesannete jaotamise tulemus kalendris
Sidekriipsu saab paigutada kogu dokumenti või selle ossa, mis tuleb kõigepealt valida.
Tekstis sidekriipsutusrežiimi lubamiseks kasutage käsku sidekriipsutus(tab Lehe kujunduse/ Grupp Lehe seaded).
Selles käsus on pesastatud üksused.
Meeskond Automaatne asetab sidekriipsud teksti automaatselt.
Meeskond Käsiraamat avab dialoogiboksi, mis pakub sidekriipsutatavaid sõnu ja küsib kinnitust sidekriipsu lisamiseks teksti.
Meeskond Sidekriipsu valikud võimaldab teil dialoogiboksi abil kohandada sõnade sidekriipsu valikuid (joonis 15).
Joonis 15 Aken sidekriipsutus
Ülekande tsoon on maksimaalne lubatud tühik sõna ja parempoolse lehekülje veerise vahel ilma sõnavahetuseta. Laias tsoonis on ülekandeid vähem, kitsamaga on parema välja serv siledam.
Saab kustutada automaatne sidekriipsutus, kasutades käsku sidekriipsutus valides käsu Mitte.
Harjutus.
Avatud fail Dokumendi näide.docx.
Kogu teksti puhul, välja arvatud suurtähtedega sõnad, teostage automaatne sidekriips, mille sidekriipsuala laius on 0,5 cm.
Salvestage dokument.
Töö akendega
Rakenduses Word 2010 saate vahekaardi abil töötada korraga mitme aknaga (ühe või mitme dokumendiga). Vaade, Grupp Aken (Joonis 16).
Joonis 16 Käsurühm Aken sakk Vaade
Kui korraga on avatud mitu dokumendiakent, toimub üleminek ühest aknast teise käsu abil Mine teise akna juurde või Windowsi tegumiriba kaudu.
Harjutus.
Avatud fail Dokumendi näide.docx.
Looge selle dokumendi jaoks täiendav aken (tab Vaade/ Grupp Aken/ meeskond Uusaken).
Asetage mõlemad aknad kõrvuti (tab Vaade/ Grupp Aken/ meeskond Kõrval). Lülitage sünkroonne kerimine välja (tab Vaade/ Grupp Aken/ meeskond Sünkroonne kerimine).
Tükeldatud aken 1 (tab Vaade/ Grupp Aken/ meeskond Jaga).
Paigutage aknad vertikaalselt (tab Vaade/ Grupp Aken/ meeskond sujuvamakskõik).
Dokumendi mõõtkava muutmine
Dokumendiga töötades saab muuta selle mõõtkava (dokumendi faili suurus ei muutu), samuti salvestada dokumendi või malliga. Suumimine toimub vahekaardil Vaade, Grupp Kaal(Joonis 17).
Joonis 17 Rühm Kaal sakk Vaade
Täpsem skaala seadistus tehakse dialoogiboksis. Kaal(tab Vaade/ Grupp Kaal/ meeskond Kaal) (Joonis 18).
Joonis 18 Aken Kaal
Suumi liugur , mis asub olekuriba alumises paremas nurgas (joonis 19), võimaldab teil muuta skaala soovitud väärtusele, liigutades liugurit ja kasutades nuppe "+" ja "-". Liugurist vasakul kuvatakse dokumendi skaala protsentides (joonis...).
Joonis 19 Suumi liugur
Harjutus.
Avatud fail Dokumendi näide.docx.
Muutke dokumendi mõõtkava mitmel viisil.
Sulgege dokument ilma salvestamata.
Märkide ja lõikude vormindamine Märkide vormindamine
Tekstimärkide peamine omadus on font, mida iseloomustavad: kirjatüüp, stiil ja suurus 6 .
Gruppi kasutatakse märkide vormindamiseks. Font sakk Kodu (Joonis 20).
Joonis 20 Grupi paneel Font
Samuti saate tähemärkide vormindamiseks kasutada minipaneeli, mis avaneb teksti valimisel automaatselt (joonis 21).
Joonis 21 Minipaneel
Grupi nupu kasutamine Font, saate avada dialoogiboksi Font (Joonis 22).
Joonis 22 Aken Font
Dialoogiboksis Font sakk Lisaks märkide vahe saab muuta hõredaks või tihendatuks.
Enamus kontoriülesandeid lahendatakse arvutis MS Office keskkonnas, eelkõige Wordis, Excelis, Outlookis ja PowerPointis. Nende rakendustega töötamiseks piisab minimaalsetest teadmistest, kuid paljudes olukordades võivad täiendavad nipid säästa palju aega ja vaeva. Käesolevas artiklis käsitleme mõningaid viise ülaltoodud programmide töö tõhususe parandamiseks.
MS Word
Liigutage teksti kiiresti üles ja alla
See on kiireim viis teksti liigutamiseks ilma hiirt kasutamata. Teksti liigutatakse üles- ja allanooltega, hoides samal ajal all klahve Shift ja Alt. Te ei pea teksti enne teisaldamist valima – see toimub automaatselt ja iga üles- või allanoole vajutus liigutab teksti ühe lõigu võrra üles või alla. See meetod on efektiivne mitte ainult lõikude teisaldamisel, vaid ka tabelis ridade teisaldamisel.
Linkide eemaldamine dokumendist
Kui teie loodud dokumendis ilmuvad lingid ja peate need passiivseks muutma, saate valida iga lingi, valida käsu Insert=>hüperlink ja klõpsake nuppu Eemalda link. See on väga pikk ja töömahukas protsess. Probleemi lahendamiseks on kiirem viis: valige kogu dokument käsuga Redigeeri => Vali kõik ja klõpsake kiirklahvi Ctrl+Shift+F9 lingid eemaldatakse ja kõik muud dokumendi vormindamise valikud jäetakse alles.
Teave teksti, tekstikastide ja automaatsete kujundite kohta
Kui peate tegema pealdise, loovad paljud esmalt pealdisploki ja seejärel sisestavad sellesse teksti. Sama tulemuse saate, kui valite juba trükitud teksti ja klõpsate seejärel tööriistaribal Joonistamine pealdise loomise nuppu, tekst liigub pealdises.
Samuti saate teksti sisestada automaatkujunditesse (välja arvatud jooned, polüliinid jne) - reeglina tehakse seda mitmes etapis: looge automaatne kujund, valige see, klõpsake pealdise loomise nuppu ja sisestage tekst. Samuti on alternatiivne võimalus: joonistage soovitud automaatne kuju, paremklõpsake sellel, valige Lisa tekst ja sisestage tekst.
Võib-olla mõtlete töötades ümber ja otsustate, et tekst tuleb pealdisest või automaatkujust välja võtta. Selleks ei ole vaja seda lõikepuhvrisse lõigata ja seejärel kleepida. Saate valida pealdise (või automaatse kujundi) ja paremklõpsata sellel, hoides all klahvi Ctrl - tekst ilmub lähimale tekstiväljale.
Autoshape valgustus
Vaikimisi paneelis Joonistamine nupp puudu Valgustus; automaatkujundil paremklõpsates kontekstimenüüs vastavat käsku ei kutsuta.
Küll aga on võimalik muuta autoshape’i valgustust. Selleks lisage paneelile Joonistamine nuppu Valgustus käsu kutsumisega Tööriistad=>Seaded=>Käsud nimekirjast valides Kategooriad lõik Joonistamine ja lohistades vastavat nuppu aknast Meeskonnad(Joonis 1). Nupu kasutamine on lihtne – valige automaatne kujund, klõpsake nuppu Valgustus ja reguleerige valgustust vastavalt vajadusele (joonis 2).
Riis. 1. Valgustuse nupu lisamine joonistamise tööriistaribale
Riis. 2. Autoshape valgustuse seadistamine
sidekriipsutus
Liiga hõredate ridade vältimiseks dokumendis on soovitatav lubada sõnade automaatne sidekriips. Selleks menüü Teenindus vali meeskond Keel=>Sidekriips ja märkige ruut vastava valiku kõrval (joonis 3). Pidage meeles, et Word kipub alati sidekriipsuga sõnu mähkima. Mõnel juhul on soovitav sellist lõhet vältida (näiteks 10 protsenti, number 1, 234-345 jne). Selleks kasutage tavalise sidekriipsu asemel katkematut sidekriipsu, vajutades klahvikombinatsiooni Ctrl+Shift+sidekriips.
Riis. 3. Automaatse sidekriipsu seadmine
Samas on täiesti võimalik, et osa dokumendist, eriti pealkirjadest, pole sidekriipsu kasutamine vajalik. Paljudes lõikudes sidekriipsu keelamiseks valige need ja kasutage käsku Formaat=>Lõige=>Lehe positsioon ja märkige ruut vastava valiku kõrval (joonis 4).
Tuleb tunnistada, et Word ei suuda mõnda sõna õigesti üle kanda. Nende sõnadega kohtades, kus saate sidekriipsutada, peaksite klahve vajutades sisestama pehme sidekriipsu märgi Ctrl + sidekriips. See sidekriips on automaatselt sisestatud sidekriipsude suhtes ülimuslik.
Tekst koos indeksitega
Kui teie dokument sisaldab muutujaid, mille indeksid on sisestatud otse teksti ja MS Equationi valemiredaktoriga loodud valemitesse, siis vaikimisi näevad need välja ebavõrdsed (muutujate ja indeksite erinevad suurused ning nende asukohad real), mis on oluliselt erinevad. rikub dokumendi välimust (joon. 5).
Riis. 5. Indeksiga tekst (esimene valik sisestatakse Wordis, teine - MS võrrandis)
Indeksidega muutujate välimuse peaaegu täieliku identsuse saate saavutada, kui muudate mitmeid käsitsi sisestatud muutujate omadusi. Selleks printige kogu tekst Times New Romani kirjasuuruses 12 ja muutujad täiendavas kaldkirjas. Samuti liigutage muutujaid 1,5 pikslit alla ja indekseerige käsuga 3 pikslit alla Formaat=>Font=>Tühikud valides väljalt Eelarvamus valik Päris alla ja nihke suuruse täpsustamine (joonis 6).
Riis. 6. Nihke seadistus
Samuti veenduge, et suurus oleks valitud valemiredaktoris Tavaline ( meeskond Suurus=>Tavaline) ja mahutage 12 pikslit (käsk Suurus=>Määra joon. 7).
Riis. 7. Regulaarsete kirjasuuruste reguleerimine
Katkestused tabelites
Mitmeleheküljeliste tabelitega töötades juhtub vahel, et tabel katkeb mitte lehe lõpus, vaid palju varem, jättes täidetud vaid kaks kolmandikku või isegi kolmandiku leheküljest (see oleneb konkreetse rea laiusest tabeli kohta, millel katkestus toimub). Samal ajal kantakse tabeli järgnevad read üle järgmisele lehele, kuigi need võiksid hästi sobida eelmisele (joonis 8). See juhtub sageli tabeli lahtrite täitmisel tavalise kopeerimisega, kui koos andmetega kopeeritakse ka nende vormingud.
Riis. 8. Näide tabelist, milles reavahetus ei ulatu lehe lõpuni
Selle nähtuse põhjuseks on see, et tabeli lahtrite tekstil on katkendlik lõiguseade. Olukorra muutmiseks valige tabel, avage menüüst Vorming käsk Lõige=>Lehe positsioon ja eemaldage märkeruudud Ärge rikkuge lõiku, Ära rebi end järgmisest lahti ja Uuelt lehelt(Joonis 9) naaseb tabel oma tavapärasele kujule.
Riis. 9. Muutke lõigu valikuid
kuupäev dokumendis
Enamikul dokumentidel peaks olema nende loomise kuupäev; ei ole haruldane, et iga päev luuakse või uuendatakse sama tüüpi dokumente. Seetõttu on väga mugav kasutada automaatset kuupäeva sisestamist: vajutate klahvikombinatsiooni Alt+Shift+D, ja praegune kuupäev, mida uuendatakse iga kord, kui dokument avatakse, lisatakse kursori asukohta. Kuid see meetod ei ole alati sobiv, kuna kuupäev sisestatakse traditsioonilises vormingus dd.mm.gggg. Kui see vorming teile ei sobi, kasutage käsku Insert=>Välja, valige väljade loendist väli Kuupäev ja määrake soovitud kuupäevavorming (joonis 10).
Riis. 10. Valige kuupäevavorming
Kui ükski kuupäevavormingutest teile ei sobi, näiteks vajate dokumendi esimesel real kuupäeva ja teisel nädalal nädalapäeva (nagu joonisel 11), siis peate leidma rohkem või rohkem vähem sarnast kuupäevavormingut ja muutke seda. Selles näites pole probleemi, et kuupäev trükitakse tabeli ülemisele reale, kuna selline vorming on vormingute loendis ja probleemiks on nädalapäeva sisestamine - selline väljavorming Kuupäev ei eksisteeri. Vormingu muutmiseks avage menüü Sisesta käsk Väli, määrake väljade loendis väli Kuupäev ja valige algne kuupäevavorming, mis sisaldab soovitud nädalapäeva (joonis 12). Klõpsake nuppu Väljakoodid ja muutke väljal kuupäeva vormingut Väljakoodid, eemaldades vormingu mittevajaliku osa (joonis 13). Lõpetage toiming, klõpsates nuppu Okei, pärast seda prinditakse iga kord, kui dokument avatakse, jooksev nädalapäev.
Riis. 11. Muudetud kuupäevaväljaga dokument
Riis. 12. Algse kuupäevavormingu valimine redigeerimiseks
Riis. 13. Kuupäeva formaat pärast redigeerimist
Dokumendi otsing
Vajalikke dokumente saab otsida mitte ainult tavapärasel viisil, see tähendab käsu abil Start=>Leia=>Failid ja kaustad, aga ka dokumentide avamisel otse Wordis ning Wordis otsides saab tugineda dokumentide spetsiifilistele omadustele (dokumendi pealkiri, autor, teema, märksõnad, faili suurus, viimase uuenduse kuupäev jne) või leitud sõnadele. tekstis.
Dokumentide otsimiseks tekstis sõna järgi valige käsk Fail=>Ava ja klõpsake nuppu Tööriistad=>Leia=>Tavaline. Sisestage otsingusõna, määrake otsinguala (joonis 14), teid huvitavate failide tüübid (joonis 15) ja klõpsake nuppu Otsi(joonis 16).
Riis. 14. Otsitava ala määramine
Riis. 15. Failide tüübi määramine
Riis. 16. Dokumentide otsingu tulemus, mille tekstis või pealkirjas esineb sõna "Internet"
Dokumentide otsimiseks nende omaduste järgi valige käsk Fail=>Ava ja klõpsake nuppu Tööriistad=>Leia=>Täpsemad. Oletame, et arvutis pole mitte ainult teie isiklikke dokumente, vaid ka teiste autorite faile, kellega koos töötate ühise projekti kallal. Sel juhul põllul Kinnisvara määrake valik Autor, põllul Seisund valik Sisaldab(see on usaldusväärsem, sest ühel juhul saab autor sisestada ainult perekonnanime, teisel juhul ees- ja perekonnanime jne), väljale Tähendus sisestage autori perekonnanimi ja klõpsake nuppu Otsi(joonis 17).
Riis. 17. Otsige kõigist konkreetse autori dokumentidest
Kuid pidage meeles, et dokumentide otsimine nende spetsiifiliste omaduste järgi on mõttekas ainult siis, kui need atribuudid on määranud kõik dokumendi autorid – paraku ei anna nende täitmise vaikevalik soovitud tulemust. Saate määrata iga dokumendi atribuudid eraldi, kasutades käsku Fail=>Atribuudid=>Dokument(joonis 18). Siiski on ebatõenäoline, et keegi autoritest unustab seda üheski dokumendis teha, seega on parem lisada dokumendi esmasel salvestamisel kohustuslike võtmeomaduste väljade täitmine. Selleks kasutage käsku Tööriistad=>Valikud=>Salvesta ja märkige ruut Soovitage dokumendi atribuudid täita(joonis 19).
Riis. 18. Dokumendi omaduste täitmine
Riis. 19. Dokumendi võtmeomaduste kohustusliku salvestamise määramine
Dokumente saab otsida nende loomise kuupäeva järgi ja määrata lisaks konkreetsetele kuupäevadele ka nende intervalle või loendi, mida tehakse žetoonide abil Ja või VÕI. Selleks, et leida väljast kõik dokumendid, näiteks 2003. aasta kohta Kinnisvara määrake valik Loomise kuupäev, põllul Seisund valik Mitte varem, põllul Tähendus sisestage kuupäev 1. jaanuar 2003 ja klõpsake nuppu Lisama. Seejärel sisestage uuesti väljale Kinnisvara valik loomise kuupäev, põllul Seisund valik Hiljem mitte, põllul Tähendus sisestage kuupäev 1. jaanuar 2004, klõpsake nuppu Lisama ja seejärel nupule Otsi leitakse kõik 2003. aasta dokumendid (joonis 20).
Riis. 20. Teatud perioodi jooksul loodud dokumentide otsingu seadistamine
MS Excel
Värvi määramine lehe vahekaartidele
Lehtede sildid võivad olla mitmevärvilised, mis on mugav suure arvu lehtedega raamatutes - siis vastutab lehtedel oleva teabe tüübi eest värv koos nimega. Üksikutele lehtedele kindla värvi määramiseks valige need, paremklõpsake ja valige käsk Sildi värv ja valige soovitud värv.
Kiire veergude ja ridade sisestamine
Tabelisse rea või veeru lisamiseks ei ole vaja valida veergu või rida, mille ette soovite lisada, avada kontekstimenüü ja valida käsk Lisa lahtrid. Võite vajutada klahvikombinatsiooni ctrl + tõstuklahv samaaegselt numbriklahvistiku "+" märgiga - tulemus on sama.
Mutandid veerud
Vaikimisi on Excelis veerud tähistatud ladina tähtedega ja read numbritega. Kui pärast tabeli uuesti avamist leiate, et veerge on hakatud nummerdama samamoodi nagu ridu (joonis 21), ärge kartke – see ei ole viiruse tegevus. Kasutage meeskonda Tööriistad=>Valikud=>Üldine ja tühjendage märkeruut R1C1 lingi stiil(Joonis 22) kõik loksub paika.
Riis. 21. Nummerdatud veergudega tabel
Riis. 22. Naaske standardse veeru märgistuse juurde
Printimise kiirendamine
Kui teil on vaja printida palju tabeleid ja teil on ajaliselt piiratud, siis mustvalgele printerile printides saate protsessi kiirendada, loobudes värvilisest (must-valge printimine). Mustvalgetel printeritel kuvatakse värvid halli varjunditena ja värvitooni sobitamine konkreetse värviga võtab teatud aja. Mustvalge printimisel kuvatakse värviline tekst ja äärised halltoonide asemel mustana, säästes aega. Mustvalge printimise määramiseks avage menüü Fail käsk Page Setup=>Leht ja rühmas Tihend märkige ruut must ja valge(Joonis 23).
Riis. 23. Printimise seadistus mustvalges režiimis
Lisaks saate printida ilma ruudustiku joonteta – sel juhul prinditakse suured lehed kiiremini. Selleks kasutage käsku Fail=>Lehekülje seadistus=>Leht ja tühjendage märge Võrk ( riis. 24).
Riis. 24. Ruudustiku printimisest keeldumine
Murdarvude sisestamine
Vaikimisi sisestatakse Excelisse murdarvud vastavalt sellele, kuidas see on Windowsi sätetes määratud: Juhtpaneel=>Keel ja standardid=>Numbrid. Ehk kui Windowsis on koma mõeldud murdarvude sisestamiseks, siis Excelis sisestatakse need komadega eraldatuna. Praktikas võib see aga teisiti välja tulla. Näiteks suure kasutajate arvuga arvutites, eriti õppeasutustes, kus programmi seaded muutuvad kõige ettearvamatumalt. Kui komaga eraldatud murdarvu sisestamisel näete ekraanil punktiga eraldatud numbrit ja olete juba kontrollinud, et Windowsi seaded nõuavad komadega eraldamist, kasutage käsku Teenus\Valikud\Rahvusvaheline ja tõstke märkeruut esile Kasutage süsteemi eraldajaid(Joonis 25).
Riis. 25. Tagasi süsteemi eraldajate juurde
Esindus
Tabeli välimuse viimistlemisel ja trükkimiseks ettevalmistamisel on sageli vaja korduvalt muuta vormindus- ja printimisfunktsioone. Tavaliselt sellistel juhtudel lehti kopeeritakse ning nende ekraanil kuvamise ja printimise funktsioone muudetakse. Mugavam on aga luua erinevaid lehevaateid, mis võimaldavad vaadata andmeid erinevates režiimides ja ei nõua eraldi lehtede loomist.
Enne vaate loomist tuleb raamat täielikult seadistada: anda sellele soovitud välimus ja seadistada talle kõik vajalikud printimisvõimalused. Kui prindisuvandid on vaatesse sisestatud, sisaldab see automaatselt iga lehe konkreetseid prindialasid või tervet lehte, kui selle jaoks pole prindiala määratud.
Menüüvaate loomiseks Vaade vali meeskond Esindus, vajuta nuppu Lisama ja põllul Nimi sisestage vaatele nimi (joonis 26). Sel juhul on parem lisada vaate nimesse aktiivse lehe nimi, et edaspidi oleks soovitud vaadet lihtsam leida.
Riis. 26. Looge vaade
Mõne varem loodud vaate juurde naasmiseks, kui on vaja näiteks leht printida, kasutage käsku Vaade=>Vaated ja põllul Liigid valige printimiseks vaade (joonis 27), seejärel vajutage nuppu Rakenda ja klõpsake nuppu Tihend Leht prinditakse mustvalgena.
Riis. 27. Õige vaate valimine
Vahesummad
Üsna sageli peate tegelema suurte loenditega, mis sisaldavad mitut lahtri väärtust, mille vahesummasid peate teadma. Excel suudab mis tahes loendis automaatselt arvutada nii vahesummasid kui ka lõppsummasid. Tavaliselt tehakse seda esmalt käsuga sorteerimise teel Andmed=>Sordi(rühmitage ridu, mille kohta soovite summeerida), seejärel arvutage lõppsummad ja seejärel sisestage vahesummade read ja arvutage need (joonis 28).
Riis. 28. Vahesummade arvutamine
Kui tabel on suur ja seal on palju valdkondi, mille kohta tuleb vahesummad arvutada, võtab see protsess kaua aega. Töö kiirendamiseks saate esmalt valida kordumatu loendi, mille iga väärtuse jaoks peate määrama vahesumma, ja alles seejärel arvutada kogusummad ise. Unikaalse loendi loomiseks valige vajalik veerg või rida ja kasutage käsku Andmed=>Filter=>Täpsem filter. Seadistage rühmalüliti Ravi positsioneerimiseks määrake lahtrite vahemik, kuhu soovite tulemuse paigutada, ja lubage see valik Ainult unikaalsed rekordid(Joon. 29, 30). Sellise filtreerimise tulemusena ilmuvad kõik algse loendi unikaalsed objektid tabeli määratud alale.
Riis. 29. Täiustatud filtri käsuaken
Riis. 30. Unikaalse loendi loomise tulemus
Seejärel kasutage funktsiooni SUMF(vahemik, kriteeriumid, summa_vahemik) A, mis võtab kokku teatud kriteeriumidele vastavad lahtrid. Vahemik on lahtrite vahemik, mida kriteeriumi suhtes kontrollitakse; kriteerium - arvu, avaldise või teksti kujul olev kriteerium, mis määratleb summeeritud lahtrid; summeerimisvahemik - summeeritud lahtrid (joonis 31).
Riis. 31. Arvutage kordumatu loendi iga väärtuse vahesummad
Duplikaatridade eemaldamine
Kujutage ette, et seal on telefonikataloogide tabel (sõnastik jne), mis koosneb kahest veerust ja suurest hulgast ridadest. Esimesse veergu sisestatakse näiteks klientide nimed ja teise - nende telefoninumbrid, samas kui ridu saab korrata (joonis 32). Ülesanne on eemaldada kõik topeltread. Esimene lahendus, mis meelde tuleb, on sorteerida tabel käsuga esimese veeru järgi Andmed=>Sordi ja eemaldage käsitsi dubleerivad read.
Riis. 32. Algtabel
Kui laud on väga suur, saate sama tulemuse saavutada kiiremini, ehkki keerukamalt. Esmalt valige unikaalne telefonide loend, kasutades käsku Andmed=>Filter=>Täpsem filter rühmalüliti seadistamisega Ravi asendisse Kopeerige tulemus teise kohta, määrates lahtrite vahemiku, kuhu soovite tulemuse paigutada, ja lubades selle valiku Ainult unikaalsed rekordid(joonis 33).
Riis. 33. Unikaalse telefonide loendi loomise tulemus
Nüüd peame funktsiooni kasutama VLOOKUP(otsingu_väärtus, tabel, veeru_number, väärtus Tõene või Väär) kus otsingu väärtus on tabeli esimesest veerust leitav väärtus; tabel tabeli teabega, milles andmeid otsitakse; veeru number teabetabelis oleva veeru number, millest vastav väärtus tuleb leida. Arvestades, et funktsioon töötab nii, et soovitud väärtuse otsimine on võimalik ainult esimeses veerus, peate veerud vahetama "TÄISNIMI" ja "Telefon" ja seejärel sisestage veergu D valem funktsiooniga VLOOKUP (joonis 34). Selle valemi järgi võtab programm veerust C järgmise väärtuse, otsib selle veerust A ja tagastab siis väärtuse leitud real asuvast veerust B. Pärast seda jääb üle teha veeru D koopia spetsiaalse pasta abil, nii et lahtrid ei sisalda valemeid, vaid väärtusi (käsk Kleebi => Paste Special => Väärtused joon. 35) ning kustutage veerud A, B ja D, mis on muutunud tarbetuks.
Riis. 34. Funktsiooni VLOOKUP kaudu tehtud arvutuste tulemus
Riis. 35. Tabeli välimus pärast Paste Special pealekandmist
MS PowerPoint
slaidid failidest
Esitluse koostamisel saab kasutada eelnevalt loodud Wordi dokumente ja slaide teistest esitlustest.
Esimesel juhul, kui räägime uue esitluse loomisest, avage Wordi dokument ja rakendage käsk Fail=>Esita=>Microsoft PowerPoint selle tulemusena luuakse faili tekstiga uus esitlus. Kui soovite kleepida teksti Wordi dokumendist olemasolevasse esitlusse, avage esitlus PowerPointis ja klõpsake vahekaarti Struktuur(joonis 36). Määrake slaidi ikoon, mille taha soovite uue tekstislaidi kuvada. Menüüs Sisesta vali meeskond Slaidid struktuurist ja valige vajalik dokument. Pidage meeles, et esitlusse sisestatav tekst genereeritakse dokumendi pealkirjade stiili alusel ja saate kasutada ainult *.doc-, *.rtf- või *.txt-vormingus failide teksti.
Riis. 36. Struktuuri vahekaart
Kui soovite sisestada avatud esitlusse mõne muu esitluse slaidi, valige menüüst Lisa käsk slaidid failidest, valige esitlus ja sisestatud slaid (joonis 37) ning klõpsake nuppu Sisesta. Kui sisestate kõik slaidid, klõpsake nuppu Kleebi kõik.
Riis. 37. Valige slaidi lisamine
Kompleksne nummerdamine
Lehekülgede nummerdamine slaididel toimub lehekülje numbri sisestamisega jalusesse käsuga View=>Päised ja jalused, mis avab päise ja jaluse akna, kus peate märkeruudu lubama jalus(joonis 38) ja klõpsake nuppu Rakenda kõigile. Pidage meeles, et peidetud slaide lähevad nummerdamisel jätkuvalt arvesse. Selle vältimiseks võid kõik peidetud slaidid panna esitluse lõppu – ja siis nummerdatakse kõik näidatud slaidid järjekorras.
Riis. 38. Jaluse sisestamine
Loomulikult on slaidide lehed järjekorras nummerdatud. Kui teil on vaja sama esitluse erinevates kohtades uuesti lehekülgede vahetamist alustada (seda võib vaja minna, kui teie esitlus on alles arendusjärgus ja koosneb mitmest eraldiseisvast slaidide seeriast), siis paraku ei saa te seda ühe esitluse sees teha. Iga slaidide seeria probleemi lahendamiseks peate looma erinevaid esitlusi ja linkima need hüperlinkidega.
Esitluse mall
Kui esitlusi peetakse sageli, on soovitatav kulutada aega mittestandardse esitlusmalli hoolikalt ettevalmistamisele - tänapäeval pole see vähem oluline kui näiteks ärikirjade kirjaplank. Mall salvestab organisatsiooni logo jms. elemente, mida esitatakse automaatselt kõigil loodud esitlusslaididel. Lisaks määrab mall objektide vormingu, suuruse ja suhtelise asukoha, kasutatavad fondid, tausta ja muud esitluselementide kujundusvalikud.
Malli arendus algab uue esitluse loomisega käsu kaudu Fail=>Uus. Seejärel valige vaikemallide loendist slaidi kujundusmall. Enne kujundusmalli muutmist vastavalt kavandatud plaanile menüüs Vaade vali meeskond Master=>Slide Master. Tehke põhislaidil muudatused, mida soovite igas uues loodud esitluses kajastada. Kõigepealt muutke kujundust ja kohandage fonte (joonis 39), järgmise sammuna sisestage logo (joonis 40) ja pärast kõiki muudatusi tööriistaribal Näidis klõpsake nuppu Sulge viisardivaade.
Riis. 39. Esitlusmalli põhielementide seadmise tulemus
Riis. 40. Slaidi välimus pärast logo sisestamist
Salvestage esitlus käsuga mallina File=>Save As, valige failitüübiks variant Esitluse mall ja sisestage malli nimi (joonis 41).
Riis. 41. Salvestage esitlusmall
Malli kasutamiseks esitluse loomisel klõpsake nuppu Slaidi koostaja, klõpsake lingil Ülevaade slaidi paremas alanurgas ja valige enda loodud esitlusmall.
Kui olete malli loonud, saate selle lisada automaatsisu viisardi mallide loendisse. Selleks menüü Fail vali meeskond Loo. Piirkonnas Loo klõpsake lingil Automaatsisu viisardist, vajuta nuppu Edasi. Seejärel valige kategooria, kuhu soovite malli paigutada, klõpsake nuppu Lisama ja määrake lisatav esitlusmall (joonis 42).
Riis. 42. Automaatsisu põhiloendisse malli lisamise tulemus
Mitmed kujundusvõimalused ühes esitluses
Esitluses üksikute slaidide kujundamisel saate kasutada mitut malli. Selleks valige teatud slaidid, paremklõpsake soovitud mallil ja valige suvand Rakenda valitud slaididele. Kui see käsk pole saadaval, kasutage käsku Tööriistad=>Valikud=>Redigeeri ja piirkonnas Uute funktsioonide keelamine tühjendage märge Mitu näidist(joonis 43).
Kui kasutate esitluse slaidide kujundamiseks enda loodud malle, mitte vaikemalle, siis toimub konkreetse slaidi jaoks uue malli installimine automaatselt, kui klõpsate lingil Sirvi ja valite eelnevalt loodud esitlusmalli, kui muidugi ei ole keelatud kasutada erinevaid disainivõimalusi
Riis. 44. Seadistage automaatne õigekirjakontroll
Andmefaili kasutamine kontaktide eksportimiseks
Kõik loodud sõnumid, kohtumised, ülesanded ja päevikukirjed salvestatakse kohaliku arvuti andmefaili. Seda andmefaili nimetatakse isikliku kausta failiks ja sellel on .pst laiend. Süsteemi uuesti installimisel saab selle faili hõlpsasti kõvakettale või CD-le eraldi kausta salvestada ja seejärel uuesti ühendada.
Lisaks võimaldab PST-fail juurdepääsu teabele (nt kontaktidele) teisest arvutist või jagada neid teiste kasutajatega. Selleks peate lihtsalt eksportima andmed PST-faili, kasutades importimise ja ekspordi viisardit. Ava menüüs Fail käsk Import ja eksport, valige toiminguvalikuks Ekspordi faili, ja järgmises aknas määrake, et peate looma PST-faili (joonis 45). Järgmisena valige kaust Kontaktid ja määrata faili salvestamise funktsioonid (joonis 46). Klõpsake nuppu Valmis, ja seejärel salvestatakse teie kontaktid kettale määratud kausta, mida on lihtne ühendada teises arvutis sama impordi- ja ekspordiviisardi abil. PST-faili ühendamine kontaktidega ei erine tavalise PST-faili ühendamisest. Et mitte unustada faili asukohta, on kõige parem lisada see kohe Outlooki andmefailide loendisse. Selleks kasutage käsku File=>Andmefailide töötlemine, klõpsake nuppu Lisama ja osutage loodud PST-failile. Selle tulemusena kuvatakse andmefailide loendis lisaks isiklikele kaustadele ka teie loodud kontaktide fail (joonis 47).
Riis. 45. Loodava faili tüübi määramine
Riis. 46. Salvestatud faili tingimuste määramine
Riis. 47. Outlooki andmefailid
Tööaja planeerimine
Lõpptulemus sõltub sellest, kui hästi töö on planeeritud. Ülesannete loendi korrastamiseks aitab Outlook teatud määral, kuid see tuletab vaid meelde, et on saabunud aeg konkreetse ülesande käivitamiseks, et see on juba hilinenud; lisaks saab Outlook määrata ülesande teisele töötajale ja lubada teil kontrollida selle täitmist. Ja sellega on Outlooki võimalused ülesannete töötlemise osas üldiselt ammendatud.
Väga oluline on aga mitte ainult rida ülesandeid visandada, vaid ka planeerida need nii, et kõik saaks õigeaegselt tehtud ja planeerimine võimalikult automatiseeritud. Peate teadma, millal konkreetse ülesandega lõpetate, kas seda on üldse võimalik tähtajaks täita ja millal on kõige õigem ülesandega alustada, et see õigeks ajaks valmis saaks.
Hea, kui saad eelnevalt hinnata, kui realistlik on sinu plaan (olenevalt sinu töönädala iseloomust, lõunapausi olemasolust, planeeritud koosolekutest jne). Lisaks peaksid ülesanded automaatselt kalendrisse ilmuma ja kalendri olek peaks olema automaatselt värskendatud, kui ülesandeid ajatatakse ümber. Seda kõike saab teha Microsoft Outlook 2002/XP Taskline'i pistikprogrammiga ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, jagamisvara, 1,2 MB) firmalt ResultsWare Limited, on mugav ja hõlpsasti kasutatav tegumihaldur, mis võimaldab teil ajakava optimeerida.
Enne pistikprogrammi kasutamise alustamist peate selle konfigureerima vastavalt tööpäeva iseärasustele. Selleks klõpsake nuppu ülesanderida, minge vahekaardile töönädal ja märkida nädala tööpäevad, tööpäeva algus ja lõpp ning kõik võimalikud vaheajad (lõuna, tehniline paus jne) - joon. 48.
Riis. 48. Ajakava koostamine
Seejärel kirjeldage järgmiste päevade eelseisvaid ülesandeid. Samal ajal pange tähele, et pärast pistikprogrammi installimist ilmub ülesande loomise aknasse täiendav vahekaart ülesanderida, millele peate märkima töö eeldatava kestuse ja kui töö on juba alanud, siis sellele kulunud aja ja valmimise protsendi (joon. 49, 50).
Riis. 49. Loo ülesanne
Riis. 50. Järgmiseks nädalaks planeeritud ülesannete loetelu
Pärast seda võite hakata pistikprogrammi testima. Selleks klõpsake nuppu ülesanderida, minge vahekaardile Ülesanded, määrake algusaeg (joonis 51) ja vajutage nuppu Okei. Pistikprogrammi töö tulemuseks on lühike aruanne plaanitud ülesannete arvu, nende täitmise koguaja ja tööde teostamise tähtaegade kohta (joonis 52). Samal ajal paigutab programm ülesanded kalendrisse parimal võimalikul viisil – võttes arvesse nii kõiki tööpause kui ka ajakavas olevaid koosolekuid, kohtumisi jms (joonis 53).
Riis. 51. Analüüsi algusaja määramine ja ülesannete jaotamine
Riis. 52. Ülesande kokkuvõte plaanipäraste ülesannete nimekirja kohta (sel juhul saab kõik planeeritu õigeks ajaks tehtud)
Riis. 53. Ülesannete jaotamise tulemus kalendris
Microsoft Word meelitab ligi nii palju kasutajaid, kuna see võib pakkuda tekstiga töötamise automatiseerimiseks mitmesuguseid viise. Üks neist on automaatne sidekriips.
Automaatse sidekriipsu seadistamiseks peate minema jaotisse " Paigutus"Peatükis" Lehe seaded» vali üksus « sidekriipsutus” ja avanevas loendis klõpsake „ Automaatne».
Sel juhul tehakse ülekanded kõikidesse vajalikesse ja võimalikud asukohad. Selleks tuleb installida selle keele sõnastik, mille jaoks sidekriipsu kasutamine on samuti lubatud. Kuid kõik Microsoft Wordi ametlikud distributsioonid sisaldavad neid kõigis toetatud keeltes.
Automaatse sidekriipsu oluline omadus on see, et kui suurendate järsku suurust, muudate fonti või lisate tekstile dekoratiivseid elemente, kohandub sidekriips ise.
Kui valite väljatõmmatava laiuse, näeb leht üldiselt hästi kujundatud raamatu välimust.
Samuti ei ole soovitatav dokumendis sidekriipse iseseisvalt määrata, kasutades "-" ja reavahetusi. Selleks kasutab Word funktsiooni Soft Transfer. Valige soovitud sõna, seadke kursor ja vajutage "CTRL" + "-". Nüüd murrab sõna vajaduse korral vastavalt teie määratud reeglitele. Pehmed sidekriipsud ei ole dokumendis nähtavad, nii et nende kuvamiseks minge vahekaardile " Kodu"Peatükis" Lõik"Vajuta" Näita kõiki märke».
Punkti juurde tagasi pöördudes" sidekriipsutus» ja klõpsates « Käsiraamat”, otsib programm kõiki sõnu, mida saab sidekriipsuga teha, ja näitab teile võimalusi, kuidas seda teha. Asetage kursor soovitud kohta ja vajutage " Jah».
Viimane üksus on miinimumseaded. " Sidekriipsutus sõnades..." vastutab sidekriipsu lisamise eest eraldi nendes sõnades, mis on kirjutatud suurtähtedega. Ilma liputa tehakse neile erand.
AT " Mähkimisala laius» määrab kauguse murtud sõnade salvestusruumi servast lehekülje raamini.
« Max number…» piirab valitud fragmendi või kogu dokumendi korduvate sõnade murdmise juhtude arvu.
Sidekriipsude eemaldamiseks on vajalik lõigus " sidekriipsutus» vali valik « Mitte».
Või kõigi sümbolite kuvamise aktiveeritud režiimiga eemaldage käsitsi sisestatud sümbolid. Kui neid oli liiga palju, saate kasutada funktsiooni "Asenda", mida kutsub välja nupp F5.
Vahekaardil Asenda klõpsake " Veel >>» -> « Eriline”, valige „ Pehme ülekanne ja asendage see tühja stringiga, ilma tühikuta.
Word 2003-l on ka automaatne sidekriipsu funktsioon. See on paigaldatud aadressil Teenindus» -> « Keel» -> « sidekriipsutus».
