Elektrooniliste dokumentide koostamiseks kasutatakse arvutiprogramme. Elektrooniliste dokumentide koostamine

Tänapäeval pole imestada, kui raamatukogusse tulles ja seal teatud aja veetmas lugeja (kasutaja) mitte ainult ei kasuta selle fondi, vaid ei proovigi kirjandust tellida. Kasutajad rahuldavad paljusid oma vajadusi infotasandil, st. on üsna rahul bibliograafilise, abstraktse, viite- ja muu elektroonilise teabega, mis on saadud Interneti kaudu, CD-ROM-i või muul viisil. Veelgi enam, elektroonilise ressursi areng toob kaasa selle, et paljud raamatukogud, kellel puuduvad rahalised vahendid välisväljaannete soetamiseks, leiavad võimaluse korraldada oma kasutajatele juurdepääs täisteksti elektroonilistele ressurssidele ning need suundumused koguvad üha enam hoogu (elektrooniline teaduslik raamatukogu RFBR, Avatud Ühiskonna Instituudi elektroonilised väljaanded - Venemaa ja teised on võimaldanud paljudele raamatukogudele tasuta juurdepääsu mitmele tuhandele nimetusele välismaistele ajakirjadele). Lisaks on levimas elektrooniline teavikute kättetoimetamine, mis võimaldab raamatukogu kasutajatel tellida oma töökohalt (või kodust) artiklist, brošüürist, raamatufragmendist elektrooniline koopia ja selle asjas kätte saada. hetkedest. Samas tuleb märkida, et juba praegu ületab paljudes raamatukogudes kaugjuurdepääsude (külastuste) arv raamatukogu veebilehele tavapäraste füüsiliste külastuste arvu.

Kõik eelnev kinnitab, et vanad ettekujutused raamatukogust lagunevad meie silme all. Lugeja ei tule enam alati raamatukokku teaviku järele, vaid info ja/või elektroonilise ressursi järele. Raamatukogu on järk-järgult muutumas elektrooniliste inforessursside keskuseks, säilitades siiski tavalise raamatukogu funktsioonid kasutajate teenindamiseks trükitud teavikutega. Kaasaegse raamatukogu uus funktsioon mitte ainult ei illustreeri selgelt tänapäeva raamatukogutegevuse üht peamist suundumust, vaid seda tuleks arvesse võtta nii automatiseeritud raamatukogu- ja infotehnoloogia arendamise kavandamisel kui ka üldiselt juba vananenud kontseptsiooni läbivaatamisel. traditsiooniline raamatukogu.

Elektroonilise dokumendi loomise tehnoloogiad

Esiteks see analüütilise ja sünteetilise infotöötluse tehnoloogiad ABIS-is.

Analüütiline ja sünteetiline töötlemine (ASO) - üksikud protsessid, mis hõlmavad dokumentide või andmete analüüsiga seotud toiminguid või toimingute rühmi, kuid ei too kaasa olulisi muutusi nende sisus, struktuuris ja tüübis. Automatiseeritud süsteemides saab ASO-d teostada nii käsitsi, "inimene-masin" kui ka puhtalt "masina" (st ainult automatiseeritud tööriistu kasutades) toimingute vormis. Täielikult või osaliselt automatiseeritud ASO juurutamise näideteks võivad olla sortimise, kirjutamise/ümberkirjutamise, kodeerimise, dekodeerimise, krüpteerimise/dekrüpteerimise, teisendamise jne toimingud Andmetöötlus on andmetega seotud heterogeensete protsesside üldistatud nimetus. Märkida võib mõningaid andmetöötluse tüüpidega seotud termineid:

• · Integreeritud andmetöötlus - andmetöötluse korraldamise põhimõte automatiseeritud süsteemis, mille käigus kombineeritakse või optimeeritakse süsteemi efektiivsuse tõstmise eesmärgil erinevates organisatsioonides, osakondades või tehnoloogilise ahela osades varem tehtud protsesse või toiminguid. "Integreeritud andmetöötluse" üheks võimalikuks eesmärgiks on integreeritud andmebaaside loomine.
• · Hajutatud andmetöötlus – hajussüsteemis läbiviidav andmetöötlus, milles süsteemi iga tehnoloogiline või funktsionaalne sõlm saab iseseisvalt töödelda kohalikke andmeid ja teha vastavaid otsuseid. Üksikute protsesside täitmisel sõlmed hajutatud süsteem oskavad vahetada infot sidekanalite kaudu, et töödelda andmeid või saada nende jaoks ühiseid analüüsitulemusi.
• · Automatiseeritud töötlemine (andmete/dokumentide) – töötlemine (andmete või dokumentide) toimub automaatselt, ilma või piiratud inimese osaluseta. "Automaattöötluse" rakendamise tehnilisteks vahenditeks võib olla arvuti või muud seadmed, masinad.
• · Masintöötlus - andmetega toimingute tegemine arvuti või muude andmetöötlusseadmete abil.
• · Masinaeelne töötlemine, andmete ettevalmistamine sisestamiseks - dokumentide analüütilise ja sünteetilise töötlemise või töötlemise etapp, mis on seotud lõppdokumentide vormistamisega ja nende sisu töölehel fikseerimisega.
• · Sorteerimine - dokumentide või andmete automaatne või käsitsi jaotamine vastavalt mõnele etteantud tunnusele. Protsesside kogum, mis on seotud kirjete viimisega faili kooskõlas viimased muudatused sisse ainevaldkond või saanud uut teavet (andmeid). "Faili uuendamine" hõlmab järgmiste toimingute sooritamist: kirjete vaatamine, uute kirjete lisamine, olemasolevate kirjete kustutamine (kustutamine) või parandamine (redigeerimine).

Teiseks see info digiteerimise tehnoloogiad.

Info digiteerimise tehnoloogiate hulka kuuluvad:

1. Skaneerimine.

See meetod on eriti kasulik neile, kes valmistavad ette multimeediumirakendusi olemasolevate trükitud materjalide ja illustratsioonide põhjal.

Skanner on personaalarvuti välisseade, mis võimaldab sisestada arvutisse originaale, mis on esitatud tekstidokumentide, jooniste, slaidide, fotode jms kujul. Skänner teisendab sellise teabe elektrooniliseks.

Skannerite omaduste üldise hinnangu põhjal võib need seadmed jagada järgmistesse alarühmadesse:

• o Pihuskannerid.
• o Lehekülje (tõmbamise) skannerid.
• o Slide – skannerid.
• o Projektsioonskannerid.
• o Trumm skannerid.
• 2. Andmete sisestamine klaviatuurilt.

Klaviatuurisisestus on käsitsi sisestamise tüüp. Tehnoloogiline tööriist klaviatuurisisendi pakkumine on tööleht. Tekstisisestus toimub Wordi tekstiredaktoriga, mis sisaldub Microsofti välja antud üldnimetuse Office all tarkvarapaketis. See on loodud töötama Windowsi operatsioonisüsteemi all.

Word on Windowsi rakendus, mis on loodud tekstidokumentide loomiseks, vaatamiseks, muutmiseks ja printimiseks, mis võimaldab teha kõike ilma eranditeta traditsioonilised toimingud kaasaegse arvutitehnoloogia pakutava teksti kohal:

• o vormindamata tähtnumbrilise teabe seadmine ja muutmine;
• o märkide vormindamine, kasutades erinevaid True Type fonte erinevates stiilides ja suurustes;
• o lehekülje vormindamine (sh jalused ja joonealused märkused);
• o dokumendi kui terviku vormindamine (sisukorra ja erinevate indeksite automaatne koostamine);
• o õigekirjakontroll, sünonüümivalik ja automaatne reamurdmine.

Kolmandaks, see digiteeritud dokumentide töötlemise tehnoloogiad.

Digiteeritud dokumentide töötlemise tehnoloogiad hõlmavad märgituvastust ja nende edasist redigeerimist.

Optiline märgituvastustarkvara – OCR (Optical Character Recognition) on mõeldud automaatseks arvutisse sisestamiseks trükitud dokumendid. Kõige sagedamini kasutavad kasutajad praktikas ABBYY optilist tekstituvastussüsteemi FineReader ja Cognitive Technologies Ltd optilist märgituvastussüsteemi CuneiForm. Mõlemal süsteemil on ligikaudu samaväärsed võimalused ja need on loodud ilma eelneva koolituseta tuvastama peaaegu igas kirjatüübis (välja arvatud hieroglüüfid ja araabia keeles) kirjutatud tekste. Programmide eripäraks on märgituvastuse kõrge täpsus ja madal tundlikkus printimisvigade suhtes.

OCR-tarkvarasüsteemid töötavad järgmiselt. Oletame, et teil on keerulise struktuuriga pabertekstdokument, s.t. lisaks tekstile sisaldab dokument tabeleid, diagramme, illustratsioone jms. Peate teksti redigeerima tekstitöötlusprogrammi abil. Selle probleemi lahendamiseks peate asetama dokumendi skannerisse ja looma selle elektroonilise koopia, mis on dokumendi graafiline kujutis.

Järgmine samm on teisendada pilt tekstiks. See etapp on väga oluline, kuna skannimise tulemuseks on pilt, mille saab salvestada eranditult ühe või teise graafilise vormingu faili või laadida töötlemiseks mitte tekstiks, vaid mis tahes graafikaredaktorisse. Saate kleepida pildi otse tekstiredaktorisse. Tekstirakenduste puhul on pilt aga jagamatu element ja seda ei saa tuvastada. Seega, isegi kui pildil on tekst, ei saa seda tekstiredaktoriga redigeerida. Seetõttu on ennekõike vaja tegelaste kujutis teisendada tekstiks kui selliseks, s.t. tekstiredaktorites töötlemiseks saadaolevaks märgijadaks.

Tarkvarasüsteemid FineReader ja CuneiForm võimaldavad lahendada piltide tekstiks teisendamise probleeme ning neid tarnitakse praktikas kasutamiseks piisavalt võimsate kompleksidena.

OCR-süsteemide tekstituvastusprotsess on järgmine.

Esmalt tuleb hankida dokumendist graafiline kujutis, mida saab teha kahel viisil – dokumenti skannides või failist pilti laadides. Tarkvararakenduse keskkond võimaldab teil vaadata pilte erinevates mõõtkavades, samuti teha nendega mõningaid teisendusi, eriti neid pöörata ja ümber pöörata.

Dokumenditöötluse järgmises etapis need märgistatakse. Selle toimingu eesmärk on anda OCR-süsteemile teada, kuidas tekst pildil paikneb.

Automaatse paigutuse tulemusi saab käsitsi parandada – luua ja kustutada tekstiplokke, teisaldada, määrata nende suurusi, jagada kõrvutiolevateks plokkideks, muuta plokke hulknurkseteks, kinnitades neile plokiristkülikuid või lõigates neist välja plokiristkülikud jne. Plokkidele saab määrata seerianumbrid, mis on väga mugav, kui on vaja keerukat vormindatud teksti lihttekstiks teisendada.

Häguselt või ebaühtlasele taustale prinditud tekstide puhul kasutatakse adaptiivset skaneerimist, mis võimaldab jõudluse mõningase halvenemise arvelt suurendada tähtede kontuuride määramise täpsust.

Madala kontrastsusega, nõrgalt prinditud dokumentide tuvastamisel saab tuvastuskvaliteeti parandada selliste parameetrite nagu heledus, kontrastsus ja mustvalge punkti taseme lävi reguleerimine.

Paigutus ja OCR-i sätted on konfigureeritud tagamaks, et OCR-süsteem suudab teksti õigesti blokeerida ja selle ära tunda. Eelkõige tuleb ära märkida, mis keeles(t)es on äratuntav tekst kirjutatud.

Tunnustatud tekstiga kiireks tööks integreerib OCR-süsteem oma tekstiredaktori, mis meenutab Windowsi sisseehitatud WordPadi rakendust. Tekstiredaktor suudab toetada selliseid põhilisi tekstivormingu funktsioone nagu fondid ja stiilid, üla- ja alaindeksid, tabelid, veerud, raamid, mis liiguvad üle teksti. Kahtlased sõnad on tuvastatud tekstis teatud taustal esile tõstetud ning tekstiredaktor pakub tööriistu kahtlaste sõnade kiireks otsimiseks, mis lihtsustab oluliselt äratuntava teksti vaatamist ja redigeerimist.

Mõned OCR-süsteemide versioonid, nagu ABBYY FineReader Corporate Edition, sisaldavad integreeritud koostöötööriistu. Võrgus töötamise võimaluse rakendamiseks peab igasse arvutisse olema installitud eraldi programmi koopia.

Sel juhul saab korraldada töö sama paketiga mitmes arvutis. Süsteemi võrgutööriistadel on võimalus jälgida lehtede töötlemise protsessi – kes seda sisse viib Sel hetkel leht avatakse, skannitakse, tuvastatakse, kontrollitakse jne. Ühe kasutaja poolt lehel tehtud muudatused on nähtavad kõigile, kes sama paketiga töötavad.

CuneiForm 2000 Master süsteemil on ka meeskonnatöö võimalused, mis lisaks CuneiForm 2000 keskkonnale endale ja tekstiredaktorile sisaldab sisseehitatud partii skaneerimise ja tuvastamise tarkvaraüksust, samuti tarkvara skannerite kasutamiseks kohalikus võrgus.

Neljandaks, see tehnoloogiad WEB-dokumentide loomiseks.

Veebidokumentide loomisel kõige sagedamini kasutatav keel on HTML (HyperText Markup Language). See kontseptsioon hõlmab mitmesuguseid hüpertekstidokumentide kujundamise viise, kujundust, hüpertekstiredaktoreid, brausereid ja palju muud. Hüpertekst sobib suurepäraselt multimeediumielementide lisamiseks traditsioonilistesse dokumentidesse. Praktikas sai enamik kasutajaid just tänu hüperteksti arendamisele luua oma multimeediumtooteid ja levitada neid CD-l. Sellised infosüsteemid, mis on valmistatud HTML-lehtede komplektidena, ei vaja spetsiaalsete tarkvaratööriistade väljatöötamist, kuna kõik vajalikud tööriistad andmetega töötamiseks on saanud standardi osaks tarkvara enamik personaalarvuteid. Selle lähenemise korral on kasutaja kohustatud tegema ainult tööd, mis on otseselt seotud arendatava toote teemaga: koostama tekste, joonistama pilte, looma HTML-lehti ja mõtlema läbi nendevahelised lingid.

Saada oma head tööd teadmistebaasi on lihtne. Kasutage allolevat vormi

Üliõpilased, magistrandid, noored teadlased, kes kasutavad teadmistebaasi oma õpingutes ja töös, on teile väga tänulikud.

postitatud http://www.allbest.ru/

Föderaalne haridusagentuur

RIIKLIK KÕRGHARIDUSASUTUS

UDMURT RIIKLIKÜLIKOOL

Õigusinstituut, sotsiaalne juhtimine ja turvalisus

Keskmise humanitaarõiguse kolledž

Kursuse töö

Kaasaegnetarkvararahalised vahendid,kasutatudsisseprotsessiloomingdokumente

Semakina Irina Vladimirovna

SPO-O-0611-21(k) rühma õpilased

eriala "Dokumentatsioon

haldamine ja arhiveerimine"

Juhataja: vanemõppejõud

Volkova A.V.

Iževsk 2008

Sissejuhatus

1. Tekstidokumentide koostamise süsteemid

2. Rakendustarkvara pakett Microsofti kontor

2.1 Microsoft Office'iga kaasas olevad rakendusprogrammid

2.2 Tekstitöötlusprogramm Microsoft Word

2.3 Arvutustabeliprotsessor Microsoft Excel

3. Dokumentatsioonihalduse automatiseerimissüsteemid

Järeldus

Kasutatud kirjanduse ja allikate loetelu

Sissejuhatus

Infotehnoloogia on olnud arenguprotsessis palju-palju sajandeid. Mõnel perioodil see areng aeglustus ja muutus peaaegu märkamatuks ning mõnel perioodil toimus hoopis kvalitatiivne hüpe ning inimkond hakkas kasutama põhimõtteliselt uusi, seninägematuid teabe töötlemise, edastamise ja säilitamise vahendeid. Arvutite kasutamise mugavus ja tõhusus dokumentide tekstide koostamiseks on viinud paljude dokumentide töötlemise programmide loomiseni. Nende programmide võimalused on erinevad - alates lihtsa ülesehitusega väikeste dokumentide koostamiseks mõeldud programmidest kuni raamatute ja ajakirjade tippimise, kujundamise ja trükkimise täieliku ettevalmistamiseni (kirjastamissüsteemid).

Minu kursusetöö teema on asjakohane, kuna praegu salvestatakse ja luuakse peaaegu kõiki dokumente elektroonilisel kujul. Selleks on vaja sobivat tarkvara.

eesmärk minu muidugi tööd on:

- Mõelge kõige populaarsematele programmidele, mida dokumentide loomiseks kasutatakse.

- Uurige, millised rakendusprogrammid on Microsoft Office'is kaasas.

- Defineerida ja uurida dokumendihalduse automatiseerimissüsteeme.

ülesandeid minu muidugi tööd on:

- Mõelge tekstidokumentide koostamise peamistele süsteemidele, esitage tekstiredaktorite, tekstitöötlusprogrammide ja lauaarvuti avaldamissüsteemide kontseptsioon.

- Kirjeldage Microsoft Office'i rakenduspaketti, selles sisalduvaid programme, Microsoft Wordi tekstitöötlusprogrammi (edaspidi MS Word) ja Microsoft Exceli tabelitöötlusprogrammi (edaspidi MS Excel) põhifunktsioone.

- Mõelge dokumendihalduse toe peamistele automatiseerimissüsteemidele: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office work 2.5", "NauDoc".

Kõik dokumentide loomise programmid saab tinglikult jagada teksti- ja tabelidokumentide koostamise süsteemideks ning kontoriautomaatika programmideks.

Eesmärgi saavutamiseks ja probleemide lahendamiseks kasutan peamiselt perioodika, nagu näiteks: ajakirjad "Kontoritöö" ja "Sekretäriäri", mis räägivad programmi "BOSS-Referent" rakendamisest aastal. suured organisatsioonid ja kuidas see nende tööd mõjutas, samuti NAUMENi ja selle programmide kohta.

Samuti kasutasin kursusetöö kirjutamisel automatiseeritud kontoritöö süsteemi "Kontoritöö 2.5" ja GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentide ühtne süsteem.

Samuti kasutasin ülemaailmsest võrgust pärit teavet Internet, kus sait "www.document.ru" sisaldab teavet dokumentide töötlemise automatiseerimise jms kohta.

Kursusetöö on ülesehitusega, mis võimaldab väga detailselt avada ja põhjendada minu valitud teemat. Samuti tahan märkida, et põhjendasin oma kursusetöö ülesehitust selliselt, et optimaalselt saavutada seatud eesmärgid ja lahendada püstitatud ülesanded.

Kursusetöö sisaldab: sissejuhatust, kolme peatükki, järeldust, kasutatud allikate loetelu. Esimeses peatükis käsitletakse tekstidokumentide koostamise süsteeme. Teises peatükis räägitakse Microsoft Office'i rakenduste paketist ning kolmandas peatükis kirjeldatakse automatiseeritud juhtimissüsteeme, nagu: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Documentary 2.5" ja "NauDoc".

Samuti tahan märkida, et see kursusetöö võimaldab mul kinnistada distsipliini "Dokumenditeadus" teoreetilise koolituse käigus omandatud teadmisi, samuti välja töötada ja kujundada sellel teemal praktilisi oskusi.

1. Süsteemidkoolitusttekstdokumente

Praegu olemasolevad tekstidokumentide koostamise süsteemid erinevad üksteisest oluliselt oma omaduste, teksti sisestamise ja redigeerimise meetodite, selle vormistamise ja teabe väljastamise (printimise) ning kasutaja õppimise keerukuse poolest. Konkreetse valik tarkvaratoode tekstitöötluse jaoks on väga oluline hetk. Mitmesugused teksti ettevalmistamise süsteemid võimaldavad infotehnoloogiaga seotud spetsialistidel arvutit tõhusalt kasutada. Valikuprotsess on seotud paljude teguritega, kuid ennekõike tuleb järgida mõistliku piisavuse põhimõtet.

Praegu olemasolevaid tekstidokumentide koostamise arvutisüsteeme saab klassifitseerida funktsionaalsuse ulatuse või kasutusotstarbe järgi. Näiteks, tekstiredaktor, mis võimaldab mis tahes sümboolse teksti sisestamist, muutmist ja salvestamist, kuid see on mõeldud peamiselt programmeerimiskeeltes programmitekstide ettevalmistamiseks kõrge tase, kuna need ei vaja vormindamist, st tekstielementide paigutuse automaatset teisendamist, fontide muutmist jne.

Tekstiredaktor ( tekst toimetaja) on tekstiredaktor, mis pakub üsna keerukat vormindamist. Funktsionaalsuse poolest on “Tekstiredaktor” võrreldav Windowsi sisseehitatud programmiga “Word Pad”. Selle programmiga saate avada, redigeerida, salvestada, printida järgmistes vormingutes faile: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT jne. Teksti on võimalik joondada vasakule, paremale või keskele, sisestada lõik (täpp), kerida 1 muudatus tagasi, saada paksus, kaldkirjas või allajoonitud teksti, valida font, selle märgid, muuta, värv, suurus. Saate vormindada teksti esimese rea ja lõigu taandega. See programm ei tööta teksti manustatud piltidega – manustatud pildid on saadaval avatud dokument, näiteks RTF-vormingus, ei salvestata. Dokumendi tippimiseks kasutatav font on vaikimisi "Times New Roman". Seda saab muuta mis tahes muule operatsioonisüsteemile saadaolevale fontile. Dokument prinditakse printeri kaudu põhimõttel "mida ma näen, seda ma saan". draiveri dialoog, mis võimaldab teil optimaalselt valida printeri, seadistada printimist.

Ekraaniredaktori tulemust väljendatakse failina, milles kõik märgid on kooditabeli märgid ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) koodidega, mis on suuremad kui 31, ja reavahetusmärke. Selliseid faile nimetatakse ASCII-failideks.

Erinevalt haldusmeetoditest ja teenindusvõimalustest võimaldavad kõik tekstiredaktorid ühel või teisel kujul:

Sisestage videoterminali ekraanile kuvatav tekst, kasutades kuni 200 tähemärki;

Parandage asendusrežiimis vigased tähemärgid;

Sisestage ja kustutage tähemärkide (sõnade) rühmi stringi sees, muutmata stringi muutmata osa, kuid nihutage seda sisestusrežiimis täielikult vasakule/paremale:

Kustutage üks või mitu rida, kopeerige need või teisaldage need tekstis teise kohta;

Laiendage olemasoleva teksti ridu, et lisada sinna uus fragment;

Sisestage ridade rühmad teistest tekstidest;

Tuvastab kõik konkreetse märgirühma esinemised (kontekst);

Asendage üks kontekst teisega, mis võib olla erineva pikkusega;

Salvestage trükitud tekst hilisemaks kohandamiseks;

Printige tekst printeritele erinevad tüübid standardsed printimisprogrammid dokumendis ühes fontis.

Paljudest saadaolevatest ekraaniredaktoritest võib välja tuua " Nortoni toimetaja "(Peter Norton Computing Inc.), " abimees» (firma «Borland»), « lühidalt» (Solution Systems Company), multifunktsionaalne mitme akna redaktor « Mitu - Muuda » (American Cybernetics Inc.). Samasse kategooriasse kuuluvad toimetajadTurbo süsteemid. Mitmesugused Turbo-süsteemid on mugavad integreeritud tööriistad programmide loomiseks, koostamiseks, silumiseks ja käivitamiseks sellistes populaarsetes programmeerimiskeeltes nagu BASIC, Pascal, Xi, proloog, komplekteerija. Turbo-süsteemide kohustuslik komponent on redaktor, millel on palju võimalusi programmitekstide loomiseks ja värskendamiseks. Turbo-süsteemide toimetajate käsud põhinevad populaarse programmi käskudel " Sõnatäht» ja sisse kõrgeim aste standardiseeritud.

Kui kasutaja põhiülesanne on nende dokumentide printimiseks ja printimiseks loomulikes keeltes tekstide ettevalmistamine, tuleks toimetaja toimingute komplekti oluliselt laiendada ja tarkvaratoode läheb üle uuele kvaliteedile - teksti ettevalmistamise süsteemile (toode mis vastab ingliskeelsele terminile 'tekstitöötlus'). Sellised dokumenditöötlusprogrammid on keskendunud töötamisele tekstidega, millel on dokumendi struktuur, st koosnevad lõikudest, lehekülgedest ja osadest. Loomulikes keeltes tekstide ettevalmistamise süsteemide hulgas on kolm suur klass, kuid üsna hägusate piiridega: vormindajad, tekstitöötlusprogrammid ja lauaarvutite kirjastajad.

Lähtudes koostatud dokumendi masinasisesest struktuurist, võiks teksti ettevalmistamise süsteemide klassifitseerimisel välja pakkuda järgmise lähenemisviisi. Näiteks sellised süsteemid nagu:

vormindaja on teksti ettevalmistamise süsteem, mis ei kasuta teksti sisemiseks esituseks mingeid erikoode, välja arvatud standardsed: rea lõpp, käru tagastus, lehekülje lõpp (töötab ASCII failidega).

tekstitöötlus on teksti ettevalmistamise süsteem, mis oma sisemises esituses varustab teksti ise spetsiaalsete koodidega - märgistus. Põhimõtteliselt erinevad ekraaniredaktorid ja tekstitöötlusprogrammid eesmärgi poolest: esimesed loovad ASCII-faile, mida kompilaatorid või vormindajad seejärel töötlevad, teised on mõeldud tekstide ettevalmistamiseks koos järgneva paberile trükkimisega, seega on teksti esitusviisil suur tähtsus.

Tekstitöötlusprogrammidel on erifunktsioonid, mis hõlbustavad teksti sisestamist ja selle trükitud kujul esitamist. Nende funktsioonide hulgast saab eristada järgmisi funktsioone:

- tekstisisestus vormindamisfunktsioonide juhtimisel, mis muudavad koheselt teksti lehekülje välimust ekraanil ja sõnade paigutust sellel, mis annab ligikaudse ettekujutuse teksti tegelikust asukohast paberil pärast printimist;

- tulevase dokumendi struktuuri esialgne kirjeldus, mis määrab parameetrid nagu lõigu taande arv, erinevate tekstielementide fondi tüüp ja suurus, pealkirjade asukoht, reavahe, tekstiveergude arv, asukoht ja joonealuste märkuste nummerdamise meetod jne:

- automaatne õigekirjakontroll ja vihjete saamine sünonüümide valimisel;

- sisestage tabelite ja valemite redigeerimine nende kuvamisega ekraanil kujul, milles need trükitakse;

- dokumentide kombineerimine teksti trükkimiseks ettevalmistamise protsessis;

- automaatne sisukord ja tähestikuline viide.

Enamikul tekstitöötlusprogrammidel on võimalus kohandada teie arvuti riistvarakonfiguratsiooni, näiteks graafikaadapteri ja monitori tüüpi. Peaaegu kõigil tekstitöötlusprogrammidel on teksti esitamiseks ainulaadne andmestruktuur, mis on seletatav vajadusega lisada teksti täiendavat teavet, mis kirjeldab dokumendi struktuuri, fonte jms, kuna igal sõnal või isegi märgil võib olla oma eripära omadused. Seetõttu ei ole ühe tekstitöötlusprogrammiga koostatud tekst üldiselt loetav ning seetõttu ei saa seda teiste tekstitöötlusprogrammidega toimetada ja printida. Tekstidokumentide ühilduvuse tagamiseks ühest tekstitöötluskeskkonnast teise teisaldamisel on olemas spetsiaalne tarkvara - konverterid, mis tagavad tekstitöötlusprogrammi vormingus väljundfaili vastuvõtmise - dokumendi saaja . Konverteri programm saab sisendis informatsiooni ühes formaadis ning oma töö tulemusena väljastab info faili kujul teises (nõutud) formaadis. Tekstitöötlussüsteemide edasine täiustamine viis selleni, et iseseisvad konverteriprogrammid lakkasid praktiliselt olemast ja muutusid teksti ettevalmistamise süsteemi lahutamatuks osaks. Tänapäeval toetavad tekstitöötlusprogrammide säravaimad esindajad populaarseid failivorminguid sisseehitatud teisendusmoodulite kaudu.

Praegu olemasolevad tekstitöötlusprogrammid erinevad üksteisest oluliselt nii omaduste, teksti sisestamise ja redigeerimise, vormindamise ja printimise võimaluste kui ka kasutajapoolse õppimise keerukuse poolest.

Pigem tinglikult võib need tööriistad jagada 2 kategooriad .

To 1 kategooriad sisaldab tekstitöötlusprogramme, mis võimaldavad teil ette valmistada ja printida keerulisi ja suuri dokumente, sealhulgas raamatuid. Nende hulka kuuluvad "WinWord", "WordPerfect", "ChiWriter", "WordStar 2000", "AmiPRO", "T3". Selle klassi populaarseim kodumaine toode on tekstitöötlusprogramm " Leksikon”, toetus ja edasiarendus, mida viib läbi Arsenal.

Tekstitöötlusprogrammid 2 kategooriad ja neil on oluliselt vähem võimalusi, kuid neid on mugavam kasutada, need töötavad kiiremini ja nõuavad vähem RAM-i ning nende maksumus on oluliselt madalam. Spetsiaalselt juhtide jaoks loodud tekstitöötlussüsteemid on lihtsamad ja hõlpsamini kasutatavad. Sellesse kategooriasse kuuluvad "Beyond Word Writer", "Professionaalne kirjutamine", "Symantec Just Write", "DacEasy Word".

Lauakirjastused koostavad tekste polügraafia reeglite järgi ja tüpograafilise kvaliteediga. Nii nagu tekstitöötlusprogrammid ei ole vormindajate "arendus", pole ka lauaarvuti avaldamine tekstitöötlusprogrammide täiustatud jätk, kuna neil on väga erinev eesmärk. Desktop publishing süsteemid ("desktop publishing") on tegelikult küljendustööriist. Selle klassi programmid ei ole mõeldud mitte niivõrd suurte dokumentide loomiseks, vaid mitmesuguste printimisefektide rakendamiseks, st lauaarvuti avaldamise programm teeb selle lihtsaks. manipuleerida tekstiga, muuta lehevorminguid, taande suurust, võimaldab kombineerida erinevaid fonte, töötada materjaliga seni, kuni olete täielikult rahul nii üksikute lehtede (ribade) kui ka kogu väljaande välimusega.

1. peatüki lõpetuseks võib öelda, et tekstiredaktoreid kasutatakse praegu vähe, kuna neil on palju vähem funktsioone kui tekstitöötlusprogrammidel ja lauaarvutite avaldamissüsteemidel, mis on muutunud enamikule kasutajatele kättesaadavaks. Dokumenditeaduse poolelt on see tingitud ka sellest, et tekstiredaktorid ei paku mallide loomise funktsiooni, mis hõlbustab ja kiirendab oluliselt dokumentide loomise tööd.

2. pakettrakendatudprogrammidMicrosoftkontoris

2.1 Rakendatudprogrammid,sissetulevadsisseMicrosoftkontoris

Tänapäeval on Microsofti tarkvaratooted (edaspidi MS) kontoritöö "de facto" standard. Raske on leida asutust, ettevõtet, firmat, kelle kontorisse ei oleks installitud Windows operatsioonisüsteemiga (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) ja MS Office rakenduspaketiga arvuteid.

Populaarne tarkvarapakett - Microsoft Office 2003 , mis sisaldab standardkomplektis "MS Word 2003", "MS Excel 2003", "MS Outlook 2003" ja "MS PowerPoint 2003". Kasutusse kuulub ka hiljuti välja antud tarkvarapakett Microsoftkontoris2007 , sealhulgas uuendatud: "MS Word 2007", "MS Excel 2007", "MS Outlook 2007" ja "MS PowerPoint 2007" jne.

"Small Business" versioonis - "PowerPoint 2003" asendati "MS Office Publisher 2007" avaldamispaketiga, "Professionaalne" versioon sisaldab nii standardset komplekti kui ka "Small Business" lisandmooduleid, lisaks on sellel ka andmebaas tööriist (DBMS ) Access 2003. Kuid kasutatakse ka uuendatud "Power Point 2007". Kõige täisversioon Premium sisaldab ka Photo Draw 2003 ärigraafika paketti ja esilehe 2003 veebisaidi koostajat. Viimased kaks programmi on saadaval ingliskeelsena. Komplekt sisaldab tasuta rakendusena Internet Explorer 5.0 - programmide komplekti Internetis töötamiseks.

MS Office'i komplekti juures on kõige atraktiivsem see, mis neid rakendusi omavahel seob: kõigil neil programmidel on ühine menüü ja nupukomplektid, mis näevad välja väga sarnased. Õppides ühe rakendusega töötama, edenete seeläbi oluliselt teiste rakenduste uurimisel. Tarkvarapaketi põhiidee on töötada Internetis. Kui varem olid MS Word ja MS Excel keskendunud eelkõige sellele, et koostatud dokument trükitakse paberile, siis nüüd eeldavad arendajad, et koostatud dokument saadetakse ennekõike e-postiga või postitatakse internetti. Selleks on MS Office'i arendajad tootesse lisanud teise failivormingu - HTML, mis on Internetti sisu postitamise standard. Dokumentide salvestamine HTML-vormingus võimaldab dokumente vaadata ka kasutajatel, kelle arvutis pole MS Office'i. Selliste dokumentide vaatamiseks piisab nüüd Internet Explorerist, mis sisaldub Windowsi standardpaketis. Kaasaegse kontori jaoks on üsna tavaline olukord, kus dokumente koostatakse mitte ainult vene ja inglise keeles, vaid ka muudes keeltes (saksa, hispaania, prantsuse, araabia, jaapani jne).

Microsoft Access 2003 on relatsiooniline andmebaas. Selle programmi keskmes on tabelid. Microsoft Access (edaspidi MS Access) erineb MS Excelist selle poolest, et erinevalt MS Excelist võimaldab MS Accessi DBMS töötada terve omavahel seotud tabelite süsteemiga. MS Accessi DBMS-is kasutatakse tabelitega töötamisel valemeid, sorteerimist, linke üksikute lahtrite vahel ja nende vormindamist. Kui teil on vaja vajalikke andmeid korraga mitmest andmebaasi tabelist eraldada, saate luua päringu, samal ajal kui ekraanil olevad lahtrid järjestatakse määratud järjekorras. Päringu tulemusi saab printida aruandetööriista abil. Aruanne on tabel nõutud andmetega, kujunduse saab valida pakutud mallide hulgast.

Microsoft Office'i programmide võimalusi saab laiendada spetsiaalsete moodulite – lisandmoodulite abil. Selliste programmide hulgast leiab nii tõsiseid kommertspakette (näiteks Orfo õigekirjakontroll, Lingvo elektroonilised sõnaraamatud, PROMT tõlkija) kui ka tavakasutajate loodud väikeseid tasuta "makrosid".

2.2 TekstProtsessorMicrosoftSõna

MicrosoftSõna- iga kontori alus ja võib-olla kõige vajalikum ja populaarseim programm Microsofti kontor .

Microsoft Word võimaldab sisestada, redigeerida, vormindada ja kujundada teksti ning seda õigesti lehele paigutada. Selle programmiga saate oma dokumenti lisada graafikat, tabeleid ja diagramme, samuti automaatselt parandada õigekirja- ja grammatilisi vigu. Tekstiredaktor MS Wordil on palju muid funktsioone, mis hõlbustavad oluliselt dokumentide loomist ja redigeerimist.

Programm pakub mitmeid funktsioone, mis säästavad dokumentide loomisel aega ja vaeva. Nende hulgas on selliseid funktsioone nagu:

AutoText - sageli kasutatavate sõnade, fraaside või graafika salvestamiseks ja sisestamiseks;

- stiilid tervete vormingukomplektide korraga salvestamiseks ja seadistamiseks;

- liita, et luua jadatähti, printida ümbrikke ja etikette;

- makrod - sageli kasutatavate käskude jada täitmiseks;

- "Võlurid" - professionaalselt kujundatud dokumentide loomiseks.

MS Word for Windows abil saate luua tabeleid, diagramme. MS Word for Windowsil on ka valemiredaktor, mis võimaldab sisestada erineva keerukusega valemeid. MS Word võimaldab teil õigekirja kontrollida. Kontrollimisel võrreldakse iga sõna dokumendis spetsiaalse sõnaraamatu näidistega. Kui sõna sõnastikust ei leia, avaneb dialoogiboks, kus saate teha vajalikud parandused. Dokumentidega töötades tuleb sageli korrata samade tekstiosade sisestamist. MS Wordis piisab, kui need üks kord sisestada ja seejärel teha unikaalse nimega AutoText element ning seejärel sisestada vajalik arv kordi suvalisesse kohta dokumendis. Üsna sageli peavad paljud töötajad koostama dokumendid standardi alusel ühtsed vormid või organisatsioonis välja töötatud ja kinnitatud vormid, samuti erinevat tüüpi sama tüüpi dokumendid (seeriakirjad, sertifikaadid jne). Seda tüüpi dokumentide koostamise automatiseeritud meetodil on kaks võimalust:

1) koostage vajalik vorm dokumendi kujul (näiteks ".doc" laiendiga fail) ja seejärel muutke selles teksti muutuvat osa;

2) koostada vajalik vorm malli kujul (fail laiendiga “.dot”) ning seejärel koostada väljatöötatud malli alusel uued dokumendid ning täita muutuvat tekstiosa sisaldavad väljad.

Mall on teatud atribuutidega šabloon, mis sisaldab stiilide kogumit, mallitekste, makrosid, klaviatuuri otseteid, täiendavaid menüüüksusi ja kohandatud tööriistaribasid eraldi failis laiendiga ".dot".

Malle kasutatakse:

~ organisatsiooni kõigi töötajate töö standardimine ja ühtlustamine standardsete ja sarnast tüüpi dokumentidega. Kõik töötajad loovad dokumente ühtsete mallide (.dot-laiendiga failid) alusel, kusjuures mallid peavad olema koostatud nii, et malli teksti ei saaks kasutajad redigeerida ning kirjaplangil tuleb sisestada ainult muutuvat infot sisaldavad sisestusväljad.

~ suurele hulgale adressaatidele jagamiseks mõeldud jadadokumentide koostamise tõhustamine. Sellised dokumendid luuakse mallidest, kasutades liitmisfunktsiooni.

Ühendamisel tekivad dokumenditekstid, mis sisaldavad fikseeritud muutumatut osa (malli) ja muutuvaid tekstifragmente (täitmine), s.o. tüüpilise teksti (šablooni) liitmine täidetava teabega

2.3 TabelikujulineProtsessorMicrosoftexcel

tekstidokumentide redaktori automatiseerimise juhtimine

Kasutusala Microsoft excel väga lai. Esiteks on need raamatupidamis- ja inseneriarvutused, erinevate kokkuvõtete, diagrammide, hinnakirjade ja palju muud koostamine.

Microsoft Excel for Windowsiga töötades järgitakse põhimõtet „mida sa näed, seda saad” ehk ingliskeelses versioonis „WYSIWYG” (What You See Is What You Get). See muudab Exceliga töötamise vaieldamatult lihtsaks ja väldib paljusid vigu.

Lisaks on MS Excelil suur hulk teenindusfunktsioone. See on tekstisisestus ja õigekirjakontroll, joonistamine, andmete eksportimine ja importimine. Ka printimisvahendid on väga paindlikud. Saate printida kõik lehed korraga või printida ainult osa töövihiku lehtedest.

MS Exceli peamised omadused:

v Konteksti abi. Seda kutsutakse kontekstimenüüst või ikoonimenüüs vastavat nuppu vajutades.

v Abisüsteem. See on korraldatud hüperteksti kujul ja võimaldab teil lihtsalt ja kiiresti otsida soovitud teemat.

v Toimingute mitme muutujaga täitmine. Peaaegu kõiki toiminguid saab teha kolmel või neljal viisil, mille hulgast kasutaja valib endale sobivaima.

v Kontekstimenüü. Laiendatakse, klõpsates valitud objektil (tavaliselt parempoolsel) "hiirenupul". Jutt käib näiteks tabelis olevast kohast, kuhu kasutaja parasjagu tööle läheb. Kontekstimenüüsse kogutakse antud olukorras saadaolevad kõige sagedamini kasutatavad töötlemisfunktsioonid.

v Ikoonimenüü. Kõige sagedamini kasutatavad käsud vastavad menüüriba all asuvatele ikoonidele. Need moodustavad ikoonimenüü. Kui hiirenupuga ikoonil klõpsata, käivitatakse seotud käsk. Piktograafilisi menüüsid saab kohandada.

v Töörühmad või töökaustad. Kopeerimisel, allalaadimisel, redigeerimisel või muudel protseduuridel on mugav koondada dokumente töökaustadesse ja käsitleda neid tervikuna. Arvutustabeli allosas on tähestikuline register (juht), mis võimaldab juurdepääsu töölehtedele. Kasutajal on võimalus kaustas olevaid lehti nimetada (tähestikulise indeksi asemel), mis muudab registri sisu visuaalseks ning hõlbustab seetõttu otsingut ja dokumendilt dokumendile üleminekut.

v Ekraani ja tabelite kujundamise ja muutmise tööriistad. Tööakna ja muude ekraaniliidese elementide välimust saab määratleda vastavalt kasutaja vajadustele, muutes toimingu võimalikult mugavaks. Sellised funktsioonid hõlmavad ekraani jagamist mitmeks aknaks, ridade ja veergude pealkirjade fikseerimist jne.

v Tööriistad tabelite kujundamiseks ja printimiseks. Kasutaja mugavuse huvides on tagatud kõik funktsioonid, mis tagavad tabelite printimist, nagu lehekülje suuruse valimine, lehekülgede jaotus, lehe veeriste suuruse määramine, päiste ja jaluste kujundamine, samuti valmiva lehe eelvaade.

v Töölehtede kujundamise tööriistad. Excel pakub rohkelt võimalusi tabelite, fontide ja stiilide vormindamiseks, andmete joondamiseks lahtri sees, lahtri ja fondi taustavärvi valimiseks, ridade kõrguse ja veergude laiuse muutmiseks, erinevat tüüpi raamide joonistamiseks, andmevormingu määramiseks lahtri sees (näiteks: numbriline, tekst, finants, kuupäev jne). Nagu ka automaatne vormindamine - erinevad tabelite kujundamise viisid on juba süsteemi sisse ehitatud ning kasutajal on võimalus valida olemasolevate meetodite hulgast sobivaim formaat.

v Mallid MS Excel, nagu ka MS Word, võimaldab luua töölehtede malle, mida kasutatakse kirjade ja fakside jaoks vormide genereerimiseks, erinevate arvutuste tegemiseks. Kui mall on mõeldud teistele kasutajatele, siis saate lubada selliste vormide täitmist, kuid keelata nende vormi muutmise.

v Andmete sidumine. Absoluutne ja suhteline adresseerimine on tunnusjoon kõik tabeliprotsessorid kaasaegsed süsteemid Ah, need võimaldavad teil korraga töötada mitme tabeliga, mis võivad olla ühel või teisel viisil seotud. Näiteks kolmemõõtmelised lingid, mis pakuvad tööd mitme lehega järjest; töölehtede konsolideerimine, mis käsitleb summasid ja keskmisi ning teostab statistilist töötlemist, kui kasutatakse andmeid sama töölehe erinevatest piirkondadest, mitmest töölehest ja isegi mitmest töövihikust.

v Arvutused. Arvutuste mugavuse huvides on MS Excelis sisseehitatud funktsioonid, nimelt: matemaatilised, statistilised, finants-, kuupäeva- ja kellafunktsioonid, loogilised ja muud. Funktsiooniviisard võimaldab valida soovitud funktsiooni ja väärtusi asendades saada tulemuse.

v Ärigraafika. Kaasaegset tabeliprotsessorit on raske ette kujutada ilma võimaluseta koostada erinevat tüüpi kahemõõtmelisi, kolmemõõtmelisi ja segatabeleid. MS Excelis saab koostada rohkem kui 20 erinevat tüüpi ja alamtüüpi diagramme. Ka diagrammide kujundamiseks on erinevaid ja saadaolevaid viise, näiteks legendide ja andmesiltide sisestamine ja kujundamine, telgede kujundamine (ruudustiku joonte sisestamise võimalus) jm. Lisaks on ärigraafika koostamiseks ja analüüsimiseks võimsad tööriistad, nagu vearibade sisestamine, trendi joonistamise võimalus ja trendijoone funktsiooni valik.

v MS Exceli andmebaasi funktsioonide täitmine. See funktsioon pakub tabelite täitmist samamoodi nagu andmebaasi täitmist (st ekraanivormi kaudu), andmekaitset, sorteerimist võtme või mitme võtme järgi, andmebaasipäringute töötlemist, pivot-tabelite loomist. Lisaks sisaldab see tööriistu väliste andmebaaside töötlemiseks, mis võimaldavad töötada failidega, mis on loodud näiteks vormingus “dBase” või “PARADOX”.

v Simulatsioon. Parameetrite valik ja modelleerimine – tabelarvutusprotsessori üks olulisemaid omadusi. Lihtsate võtete abil on võimalik paljudele probleemidele leida optimaalseid lahendusi. Optimeerimismeetodid ulatuvad lihtsast sobitamisest kuni lineaarse optimeerimiseni paljude muutujate ja piirangutega. Modelleerimisel on mõnikord soovitav salvestada vahetulemusi ja -lahendusi. Selleks luuakse skriptid, mis kujutavad endast lahendatava probleemi kirjeldust.

v Makroprogrammeerimine. Tihti korduvate toimingute teostamise automatiseerimiseks on mugav kasutada sisseehitatud makroprogrammeerimiskeelt. Eraldi makrod ja makrofunktsioonid. Tänu makrokäsklustele on töö MS Exceliga lihtsustatud ja selle enda käskude loend laieneb. Makrofunktsioonide abil määratlevad nad oma valemid ja funktsioonid ning laiendavad seeläbi süsteemi pakutavat funktsioonide hulka. Kõige lihtsamal kujul on makro salvestatud klahvivajutuste, liigutuste ja hiireklõpsude jada. Selline jada antakse "reproduktsioonile" nagu lindistusele. Seda saab töödelda ja kuidagi muuta, näiteks tsükli, ülemineku, alamprogrammi korraldamiseks.

Seega sisaldab Microsoft Office’i rakenduspakett programme, mis võimaldavad luua tekstidokumente, tabelidokumente, andmebaase, esitlusi, töötada graafika, e-kirjaga jne. See tähendab, et MS Office võimaldab luua peaaegu igasuguseid dokumente. Praegu on Microsoft Office installitud peaaegu kõikidesse arvutitesse, olenemata sellest, kas arvuti on kodus või organisatsioonis. Microsoft Office sai sellise levitamise tänu sellele, et see on esimene rakenduspakett, mis sisaldas nii palju funktsioone, olles samas täielikult venestatud ja hõlpsasti kasutatav.

Tänu Microsoft Wordi ja MS Exceli sisse ehitatud programmile "Visual Basic" saab kasutaja puuduvad funktsioonid ise programmeerida. See tähendab, et nende programmide eeliseks on see, et lisaks kõigile mugavustele, mille selle paketi autorid on juba loonud, saab kasutaja ise kohandada mis tahes programmi enda jaoks mugavaks töötamiseks: värvi, skaala muutmine, sagedane liikumine. kasutatud nuppe tööriistaribale, mallide loomist, uute funktsioonide loomist jne.

3. Süsteemidautomatiseeriminedokumentatsioonkindlustama

juhtimine

Iga ettevõte, olenemata omandivormist, suurusest ja struktuurist, püüab oma tegevust tõhustada. Oluline samm selle eesmärgi saavutamiseks on peamiste juhtimisprotseduuride optimeerimine, eelkõige kaasaegsete kontori- ja dokumendihaldussüsteemide loomine ettevõttes.

Ratsionaalne dokumendihaldus toob kaasa töötajate tootlikkuse tõusu, hõlbustades juurdepääsu teabele juhtimisotsuste tegemiseks, parandades tulemuslikkust ja sellest tulenevalt ka juhtimiskvaliteedi üldist paranemist.

Juhtimise dokumentatsiooni toetava automatiseerimissüsteemi juurutamine "BOSS – referent" parandab oluliselt ettevõtete ja organisatsioonide tööprotsesse.

Süsteemi juurutamise tulemused on järgmised:

§ sissetuleva/väljamineva kirjavahetuse ja sisedokumentatsiooni menetlemise aja vähendamine;

§ tööaja kokkuhoid dokumentidega töötamiseks;

§ dokumentide kooskõlastamise ja kinnitamise protseduuride kiirendamine;

§ sooritusdistsipliini parandamine, kontroll juhiste täitmise üle;

§ kiire ja mugav dokumentide registreerimine;

§ Ürituste planeerimise protsesside täiustamine.

IT Co arendatud kontoriautomaatika ja dokumendihaldussüsteemi BOSS-Rererent juurutamise kogemus näitab, et lühikese ajaga saavad erineva suuruse ja omandivormiga ettevõtted ja organisatsioonid käegakatsutavat kasu ja reaalset majanduslikku efekti.

Hiljuti ilmus NAUMEN suhteliselt väikesele kontoriautomaatika süsteemide turule oma NauDoc tarkvaratootega, millel on mitmeid olulisi erinevusi varasemast kasutajatele pakutavast. Programm näeb ette dokumentide loomist süsteemi salvestatud mallide alusel, mis sisaldavad etteantud kujundust ja standardseid (malli) tekste põhilisteks juhtimisolukordadeks, mis lihtsustab ja kiirendab dokumentide loomist, tagab nende ühtse kujunduse vastavalt GOST R. 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentide ühtne süsteem.

Graafiline kasutajaliides NauDoc võimaldab teil kiiresti ühelt töötüübilt teisele lülituda ja sisaldab järgmisi komponente:

1. Peamine sisuplokk.

2. Navigeerimisriba.

3. Tööriistariba dokumentidega töötamiseks.

Programm näeb ette, et iga dokumendi saab kontrolli alla panna: sellele määratakse rakendamise eest vastutaja, kontrolli eest vastutaja, toetatakse täitmise lõppkontrolli.

Kasutajaõiguste eristamine võimaldab pakkuda konfidentsiaalsetele dokumentidele täiendavat kaitset. Loomulikult ei ole NauDoc programm, nagu iga teinegi programm, ideaalne lahendus. Näiteks mõnel juhul erineb selle terminoloogia traditsioonilistest koduses kontoritöös kasutatavatest terminitest.

Kui on vaja töödelda suuri dokumente, teha neis keerulisi otsinguid, säilitada hajutatud arhiive, - väljaspool konkurentsi "DOC-id avatud".

"DOC-id avatud" võimaldab lahendada järgmisi ülesandeid:

~ integreerimine dokumendi loomise programmidega;

~ kogu sissetuleva ja loodud dokumentatsiooni registreerimine;

~ dokumentide liikumise ja tööde teostamise kontroll;

~ dokumentide liikumise kiirendamine esinejate vahel;

~ dokumentatsiooni ohutuse tagamine;

~ teabe- ja teatmeteoste täiustamine, otsimise ja arhiivist nõudmisel dokumendi hankimise aja lühendamine;

~ aruandlusdokumentide koostamise automatiseerimine.

Selle elektroonilise kontoritöö süsteemi omadus - täielik integratsioon kõigi laialt levinud kontoriprogrammidega. Raamatupidamise, dokumentide hoidmise ja kiirotsingu läbiviimine. "DOCs Open" tagab samal ajal nende loomise ja vaatamise kõigis levinud kontorirakendustes.

InterTrust pakub ettevõtte infosüsteemi "Ettevõtte meedia" alusel ehitatud « lootos märkmeid » .

"CompanyMedia" võimaldab lahendada suurt hulka rakenduslikke ülesandeid dokumentatsioonihalduse valdkonnas. See on ette nähtud avalikud institutsioonid ja äriorganisatsioonid, mille tegevus on reguleeritud; Ideaalne ettevõtetele, mille struktuuriüksuste territoriaalne kaugus on märkimisväärne. "CompanyMedia" võimaldab teil luua "otsast lõpuni" kontoritööd mis tahes keerukusega ettevõtete võrgus ja süsteem jälgib dokumendi liikumist mitte ainult ühe ettevõtte sees, vaid ka nende vahel.

Pakutud võimalus:

globaalse vaatluse läbiviimine;

Juhtimishierarhia mis tahes sügavusele ulatuvate tellimuste loomine;

Dokumentide valik konkreetse ja mitte keerulise süsteemi järgi;

Dokumentide täitmise kontroll ja horisontaalsete teabesidemete hoidmine ühe või mitme ettevõtte erinevate osakondade töötajate vahel.

Süsteem "Kontoritöö 2,5" võib töötada nii kohalikus režiimis kui ka võrgurežiimis. Tarkvarapakett võimaldab automatiseerida ettevõtte või organisatsiooni kontoritöö protsessi, olenemata selle tegevuse liigist. Programm aitab korraldada arvestust ja dokumentide täitmise kontrolli olemasolevate standardite ja regulatsioonide alusel.

Selle programmi peamised funktsioonid on:

Dokumentide registreerimise, redigeerimise ja arhiveerimise toimingud;

Dokumentide täitmise kontroll; - erinevatel eesmärkidel dokumentide loomine olemasolevate standardmallide järgi;

Oma dokumendimallide loomine Microsoft Office 2003 või MS Office 2007 abil;

Aruannete koostamine ja trükkimine, mis võimaldavad hinnata kontoritöö seisu ettevõttes;

Dokumentide arvestus, kasutades päeviku registreerimist;

E-posti teel saadud või saadetud dokumentide registreerimine.

Organisatsiooni dokumendivoo automatiseerimiseks mõeldud rakenduste plokk "Dokumentatsioon" on mõeldud ettevõtete ja organisatsioonide dokumentatsiooni tugiteenuste töö automatiseerimiseks vastavalt nõuetele. Riigisüsteem Dokumentatsioonihalduse tugi (GSDOU).

Plokimoodulid pakuvad:

Dokumentide kontrollimise avaldus ja juhtkonna otsused;

Organisatsiooni töötajate tulemusdistsipliini statistiline analüüs;

automaatne kohaletoimetamine elektroonilised dokumendid esinejad;

dokumentide kavandite koostamine, nende kinnitamine ja levitamine;

· looming elektrooniline raamatukogu organisatsiooni (arhiivi)dokumendid.

Moodul "Dokumendi registreerimine" on mõeldud organisatsiooni kõigi sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide arvestuse korraldamiseks registreerimis- ja kontrollkaartide alusel. Moodul rakendab mehhanisme dokumentide täitmise, juhtkonna otsuste, organisatsiooni töötajate tulemusdistsipliini jms jälgimiseks. Moodul võimaldab dokumentatsiooni tugiteenuste erinevate aruannete ja standardsete raamatupidamisdokumentide automaatset koostamist.

Moodul "Kodanike pöördumised" on mõeldud bürootöö läbiviimiseks eraisikute avalduste alusel, dokumentide täitmise kontrollimiseks ja vastusdokumentide koostamiseks.

Moodul "Töödokumentide raamatukogu" teenindab dokumentide koostamist, nende liigitamist (elektroonilistesse kaustadesse paigutamist), info kontekstipõhist otsimist ja dokumentide printimist. Moodulit saab kasutada suvalise sisuga dokumentide salvestamiseks, näiteks: määrused organisatsioonid, teatmematerjalid, dokumentide kavandite koostamine jne.

Moodul "Organisatsiooni haldusdokumendid" on mõeldud organisatsiooni haldus- ja aruandlusdokumentide koostamise automatiseerimiseks, samuti korralduste, korralduste ja juhiste täitmise kontrollimiseks.

Moodulid "kokkulepe" ja "Sissejuhatus" mõeldud organisatsiooniliste ja haldusdokumentide koostamise automatiseerimiseks.

Moodulid teostavad dokumentide mustandite automaatset jagamist organisatsiooni töötajatele Notesi siseposti teel elektrooniliseks kinnitamiseks või tutvumiseks. Samuti kontrollitakse dokumentidega tutvumise ja kinnitamise protsessi.

Moodul "Kohtumised" on mõeldud ettevõtte juhtidele, samuti juhtkonna sekretäridele-referentidele.

3. peatüki lõpetuseks tahan märkida, et andmebaas võimaldab automaatselt teavitada kõiki osalejaid kavandatavast päevakorrast, koosoleku kuupäevast ja kellaajast, koostada selle läbiviimise tulemuste põhjal protokolli ning tehtud otsused saadavad konkreetsetele esinejatele automaatselt juhised, näidates ära nende töö aja. Töö tulemuste põhjal genereeritakse aruanded ja lõpetamistõendid.

Järeldus

Minu antud kursusetöö eesmärgid ja eesmärgid on täidetud. Arvestatakse ja uuritakse kõige populaarsemaid dokumentide koostamiseks kasutatavaid programme. Kaalutakse ka Microsoft Office'i rakenduste paketti (MS Word, Microsoft Excel jne) ning dokumendihalduse toe automatiseerimissüsteemi: "BOSS-Referent" ja "Office work 2.5"

Järeldusi tehes tahaksin öelda, et viimasel ajal kasutavad vähesed inimesed dokumentide loomiseks tekstiredaktoreid. Microsoft Wordi tulek asendas need. Praegu on juba raske kindlaks teha, kas Microsoft Word kuulub tekstitöötlusprogrammide või lauaarvutite kirjastamise alla, sellel on nii palju funktsioone. Teksti- ja tabelarvutusdokumentide koostamise süsteemidest käsitleti kursusetöös täpsemalt kahte Microsoft Office'i rakenduspaketi programmi - see on tekstitöötlusprogramm Microsoft Word ja arvutustabeliprotsessor Microsoft Excel. Dokumentide koostamiseks kasutatakse peamiselt ainult neid kahte programmi, sõltumata organisatsiooni suurusest ja ulatusest. Selle põhjuseks on asjaolu, et peaaegu kõikjal kasutatakse nüüd Windowsi operatsioonisüsteemi (2000, NT, XP, Me, Vista), mille on loonud sarnaselt Office'iga MS. Need programmid võimaldavad teil koostada keerulisi ja suuri dokumente, sealhulgas raamatuid.

Microsoft Office'is sisalduvate programmidega töötamist on väga lihtne õppida, kuna neil kõigil, sealhulgas Windowsi operatsioonisüsteemil, on sarnane liides.

Dokumendihalduse automatiseerimissüsteemid võimaldavad teil teha dokumentidega kõike, mida nendega tehakse igas kontoris ja töövoosüsteemis ning sisaldavad põhimõtteliselt uusi funktsioone, mis on saadaval ainult arvutitele. Sealhulgas saate nende programmide abil luua dokumente.

Loomulikult ei ole ettevõtte dokumendihaldussüsteem odav rõõm. Kui palju võib aga päris äris maksta kadunud või valesti töödeldud dokument, kui palju õigeaegne ja täpne info? Mõnikord on see kindla ellujäämise küsimus. Lisaks on arvutipõhise töötlemise ja teabe arvutimällu salvestamise kulude vähenemine üks dünaamilisemaid positiivseid protsesse inimkonna ajaloos. Tänu dokumentide ühtlustamisele ja standardiseerimisele kasutab enamik dokumentide koostamiseks kasutatavaid programme malle. See tähendab, et vajalike atribuutidega juba vormindatud dokumendis, kuhu peate lihtsalt andmed sisestama. Samuti on programmidel sellised funktsioonid, kus kasutaja saab ise luua oma dokumendimalli. See kiirendab ja lihtsustab oluliselt dokumendi loomist.

Kursusetöö lõpetuseks tahan märkida, et nüüd pakutakse väga palju erinevaid teksti- ja tabeltöötlusprogramme ning dokumendihalduse toe automatiseerimissüsteeme. Valiku tegemine on väga raske. See on tingitud asjaolust, et igal programmil on nii eelised kui ka puudused ning universaalseid programme pole olemas. Tarkvaratoote valikul tuleks arvestada tegevusvaldkonda, arvuti tehnilisi omadusi, arvutisse installitud operatsioonisüsteemi, organisatsiooni suurust, osakondade eemaldumist.

Kasutatud kirjanduse ja allikate loetelu

1. GOST R 6.30-2003 Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid.

2. Organisatsiooni- ja haldusdokumentide ühtne süsteem. - M.: Venemaa Gosstandart, 2003.

3. Gorodin V.V., Kornejev I.K. Teabe tugi juhtimistegevused: Õpik. - M.: Meisterlikkus; Kõrgkool, 2001, lk 146-153.

4. Kuznetsov S.L. Uued programmid kaasaegse kontori jaoks // Sekretäriäri. - M.: Kirjastus Evilen, 1999. Nr 3. lk 33-36.

5. Kuperstein V.I. Kaasaegsed infotehnoloogiad kontoritöös ja juhtimises. - Peterburi: BHV - Peterburi, 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - ettevõtte elektrooniline dokumendihaldussüsteem // Kontoritöö. - 2002. nr 4. lk 39-41.

7. Paškov D.D. BOSS-Referent elektrooniline dokumendihaldussüsteem // Sekretäriäri. - M.: Kirjastus Evilen, 2002. Nr 3. lk 42-44.

8. Serova G.A. Kontoritöö automatiseeritud süsteem "Kontoritöö 2.5" ( uus versioon) // Sekretäriäri. - M.: Kirjastus Evilen, 2003. Nr 6. lk 35-37.

9. Kuznetsov S.L. DOC-id avatud // Sekretäritöö. - M.: Kirjastus Evilen, 1997. nr 4. lk 57-62.

10. Kuznetsov S.L. NAUDOC – uus kontoriautomaatika lahendus // Sekretäriäri. - M.: Kirjastus Evilen, 2003. Nr 8. lk 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Dokumendihalduse automatiseerimine.

Majutatud saidil Allbest.ru

Sarnased dokumendid

Kontoriprogrammide omadused, tekstiredaktor Microsoft Wordi versioonid. Tekstiredaktori, Microsoft Exceli tabeli ja muude tarkvaratööriistade kasutamine ettevõtte LLC "Empire of Purity" kontoritegevuses.

test, lisatud 03.02.2012


Tekstidokumentide töötlemise programmide klassifikatsioon. Väljaannete kujundamise üldpõhimõtted. Tippimisreeglid. Tekstituvastussüsteemid (OCR). Komplekstarkvara lauaarvutikirjastamissüsteemidele. Tekstiredaktorite näited.

esitlus, lisatud 13.08.2013


Tekstidokumentide töötlemise ja toimetamise põhivahendid ja tehnoloogiad, nende kasutamise põhimõtted. Tekstitöötlusprogrammi funktsionaalsuse omadused pr. sõna. Kirjeldus lisafunktsioone tekstiredaktor Word 2003.

kursusetöö, lisatud 19.03.2011


Tekstiredaktori MS Word kasutamine tekstidokumentide loomiseks. Arvutused ja andmete analüüs Exceli tabeli abil. Algoritmiseerimine ja programmeerimine Pascalis. Relatsiooniandmebaaside kujundamine Accessi DBMS-i abil.

test, lisatud 22.02.2012


Tekstiredaktori (arvutiprogrammi) tüübid, põhifunktsioonid, elemendid ja tööpõhimõte. Väliste objektide teksti sisestamise meetodid. Tekstitöötlusprogrammi Microsoft Word omadused, selle eripärad. Tüüpiline liidese struktuur.

abstraktne, lisatud 12.07.2010


Paneelid kui peamised visuaalsed vahendid dokumentide redigeerimiseks, nende paigutus ja seadistamine erinevates Microsoft Office'i programmides. Microsoft Wordi ja Exceli tekstiredaktori paneelid, nende põhifunktsioonid ja otstarve.

laboritööd, lisatud 31.05.2009


Operatsioonisüsteemide eesmärk. Windows XP on kohandatava liidesega Microsofti operatsioonisüsteem. Tavaliste rakendusprogrammide funktsioonid: notepad, Paint graafikaredaktor, WordPad tekstitöötlusprogramm. Menüükäsud ja nende kasutamine.

kursusetöö, lisatud 23.05.2009


Lihtsate ja keerukate tekstidokumentide loomiseks, redigeerimiseks ja vormindamiseks mõeldud tarkvaratööriistade kirjeldused. Lõigu seaded, tähemärkide sisestamine, loendi loomise tööriistad. Tekstiosade kopeerimine ja teisaldamine.

abstraktne, lisatud 26.03.2015


Microsoft Office Systemi paketi sisu. Ülevaade Microsoft Office'i põhifunktsioonidest. Kokkulepitud analüüs ja väljatöötamine finantspoliitika ettevõttes MS Excelis. Andmebaasi arendamine Microsoft Accessi abil. Lihtsa veebilehe loomine.

kursusetöö, lisatud 18.01.2012


Tekstitöötlusprogrammide Microsoft Office Word ja Open office.org graafilised võimalused. Piltide ja muude objektide lisamine dokumentidesse. Objektide manustamine ja linkimine. Teksti teisendamine Microsoft WordArtiga. Graafiliste objektide tüübid.

1. Koolitus väljaandeid aastal tekstiline Graafikat kasutav sõnaredaktor

   Kursusetööd >> Informaatika

   ... koolitust tekstid on viinud paljude programmide loomiseni töötlemine dokumente... sageli tuleb komponeerida tekst dokumente: kirjuta kirju... aitab teha elektrooniline dokument(ladustatud peal arvuti ja ...) VDT-ga ja PC, töö kestus...

2. Moderniseerimine elektrooniline hariduslik ja metoodiline kompleks

   Lõputöö >> Informaatika

   Ja dokumente moderniseerimiseks vajalik elektrooniline hariv- ... . Tööl peal PC on võimalikud järgmiste ... mõjude ilmingud; saamise vahendid koolitust, töötlemine, ladustamine, registreerimine, ... kohtumised hõlmavad järgmist: tekst toimetajad, graafikud...

3. Programmeerimise alused peal turbo pascal keel

   Raamat >> Informaatika, programmeerimine

   Professionaali järgmine etapp koolitust programmeerija. Sama... peal arvuti. S T R U K T U R N A I S X E M A E V M Elektrooniline Arvuti on automaatne seade töötlemine... automaatika jne. peal PC väljundseadmetena...

4. Automatiseeritud hulgitrükkimise süsteem dokumente juriidilistele isikutele

   Lõputöö >> Informaatika

   ... dokumente teostab osakond töötlemine sissetulevad ja väljaminevad dokumente kasutades Vitesse C5/Midrange ümbrikumasinat ja elektrooniline... lahendatavate ülesannete kohandamisega peal PC. 1.2 Töötajal on lubatud töötada iseseisvalt peal PC ja VDT...

5. Programmid töötlemine ja vaadata graafikat

   Lõputöö >> Informaatika

   saidid dokumente, trükkimine ja polügraafia. 9. Koolitus pilte... jaoks töötlemine arvandmed ja nendega töötamine tekstiline... trükiväljaannete kujundamine ja elektrooniline dokumente, näiteks Interneti veebilehed... mõjutamine peal koos töötav personal PC. ...

Elektrooniliste dokumentide koostamine. Lihtsaid tekstidokumente saab luua erinevat tüüpi kirjutusmasinatel, millele järgneb paberdokumendi teksti sisestamine skanneri abil arvutisse. Kuid loomulikult on tõhusam luua isegi lihtsaid dokumente otse arvutis, kasutades laia tarkvaratööriistade arsenali, mis pakuvad mugavat ja tõhusat teenust. Seda enam

See teenus on oluline keerukate väga kunstiliste dokumentide loomisel, mis on mõeldud hilisemaks paljundamiseks. Selliste keerukate dokumentide ettevalmistamine eeldab masinakirja, toimetamise, korrektuuri, illustratsioonide koostamise, küljenduse ja küljenduse ning printimise protseduuride läbiviimist.

Sageli on dokumentide materjalide otseseks allikaks süsteemid) kujutiste skaneerimine, faksid, Meil, arvutustabelid, graafikud, joonised jne.

Kõiki dokumentide loomise protseduure saab tõhusalt teostada arvutis, mis on varustatud skanneri ja domeenispetsiifiliste tarkvararakenduste komplektiga, peamiselt tekstitöötlusprogrammide või lauaarvutite avaldamisega. Skänneriga saab dokumenti sisestada eraldi ettevalmistatud killud: joonised, fotod, skeemid, pitsatid, allkirjad jne.

Näide 7.23. Elektroonilistes dokumendihaldussüsteeme saab kasutada; tekstiredaktorid: Lexicon, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; kunstitoimetajad: Page Maker, Water Mark Professional; kirjastamissüsteemid; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; skanneritelt saadud pildiredaktorid: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop ja paljud muud tarkvaratooted.

Elektrooniliste dokumentide säilitamine. Elektrooniliste dokumentide säilitamise süsteem peaks tagama dokumentide tõhusa säilitamise ja värskendamise arvuti välismälus, samuti nende tõhusa otsimise ja konfidentsiaalse juurdepääsu neile. Andmebaasid on spetsiaalselt organiseeritud teabe, sealhulgas elektrooniliste dokumentide salvestamine arvuti välismällu. Andmebaaside loomiseks ja hooldamiseks kujundatakse andmebaasihaldussüsteemid, millest on täpsemalt juttu 15. peatükis.

Elektrooniliste dokumentidega manipuleerimine. Selle allsüsteemi põhifunktsioonid on: elektrooniliste dokumentidega töö korraldamine, dokumentide täitmise kontroll, nende elektrooniline levitamine, printimine ja paljundamine.

Kodune süsteem "Delo 1" (JSC "Electronic Office Systems") pakub dokumentidega töötamise mugavat korraldamist ja täielikku kontrolli nende liikumise ja täitmise üle mis tahes organisatsioonis, millel on kohtvõrk. Eelkõige pakub süsteem järgmisi funktsioone:

elektrooniliste dokumentide registreerimine, mille jaoks elektroonilisi kaarte väljastatakse;

elektrooniliste dokumentide ja nende elektrooniliste kaartide saatmine esinejate töökohtadele;

dokumentide kogumine esinejate postkastidesse;

Dokumentide liikumise ja täitmise kontroll koos asjakohase teabe kiire kättesaamisega;

Nimekirjade pidamine kasutajad, dokumentide klassifikaatorid, nende edastamise tüübid, töövoos kasutatavad failid.

Süsteem toetab tööd teksti, käsitsi kirjutatud, graafiliste dokumentide, fakside, telefonisõnumite, telepiltidega jne.

Seal on integreeritud tarkvarasüsteemid(Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3.0 for Windows), mis võimaldavad teil töötada erinevas vormingus dokumentidega.

Microsoft Office for Windows on laialt tuntud, sealhulgas Access 2.0 DBMS, Excel 5.0 tabeliprotsessor, Word 6.0 tekstiredaktor, meilipost ja selle laiendus Form Designer, At Work PC Fax faksimodemi teenuseprogrammid ja Power Pointi esitlustehnikad ja palju rohkem.

Microsoft Office'i tarkvaratööriistade abil saate pakkuda:

sissetuleva ja väljamineva teabe töötlemine;

Elektrooniliste dokumentide koostamine ja redigeerimine;

andmete kogumine ja analüüs (näiteks aruandlus) koos tulemuste visuaalse esitlemisega graafikute, diagrammide jms kujul;

elektrooniliste dokumentide säilitamine mugava otsingu ja juurdepääsuga andmebaasides;

dokumentide edastamise ja elektroonilise sekretäri funktsioonid;

mugav elektrooniliste dokumentide vormindamine ja printimine jne.

Integreeritud Team Office süsteem on terviklik kontori avatud infosüsteem, mis pakub kasutajatele juurdepääsu elektroonilistele dokumentidele, omavahelist operatiivset suhtlust ja mugavat töökeskkonda. See toetab paljusid praeguseid tekstitöötlusprogramme, ärigraafika süsteeme, arvutustabeleid, andmebaasihaldussüsteeme; on programmid, mis korraldavad selle ulatuslikku raamatukogu (Team Library), e-posti (Team Mail), telekonverentsisüsteemi ja teadetetahvlit (Team Forum), kus saate teavet paljundada, elektroonilist nädalalehte (Team Calendar) erinevate sündmuste planeerimiseks, äriprotseduuride elektrooniline koordinaator ja kasutajatevaheline inforuuter (Team Flow) ja palju muud.

Kõik need programmid kuuluvad kõige intensiivsemalt arenevasse töörühmadele keskenduvasse tarkvaravaldkonda - nn rühmatöötoodetesse (grupivara - tarkvara paljude kasutajate elektrooniliste dokumentidega koostööks).

5.2 ARVUTUSÜSTEEMID HALDUS- JA HALDUSIDEKS

Nagu ülaltoodust järeldub, muudetakse arvuti võimsast kalkulaatorist võimsaks elektrooniliste dokumentide haldamise vahendiks ja võimsaks suhtlusvahendiks. Tõepoolest, erinevate teabe- ja arvutivõrkude kaudu saab saata (ja vastu võtta) sõnumeid kõige kaugematesse kohtadesse üle maailma, vahetada andmeid ja programme sadade ja tuhandete tellijatega ning saada operatiivsetelt teenindussüsteemidelt mis tahes viiteteavet.

Arvutit saab ühendada abonendi telefonivõrku ja saada juurdepääsu selle võrgu teistele abonentidele, e-postile, selle võrguga töötavatele teletüüpidele ja telefaksidele (sarnased teenindusvõrgud on juba olemas: võrgud "Rosnet", RJEX 400 jne. ),

Kõigi nende võrkudega ühenduse loomiseks on vaja modemit. Modem paigaldatakse arvuti emaplaadi pessa (pistikusse) või on autonoomselt ühendatud selle jadaporti. Arvutimodemil on sageli kaks välist pistikut: ühte kasutatakse telefonivõrku ühendamiseks, teisega telefoniaparaati paralleelselt modemiga. Arvutite puhul tuleks kasutada kiireid modemeid (14400, 28800 ja 33600 boodi), sest muuhulgas hoiavad need oluliselt kokku sidekanalite rentimise kulusid: 1 MB andmeedastus kiirusega 300 boodi võtab aega umbes 3 tundi ja kiirusel 28800 boodi - vähem 2 minutit.

Faksimodemiga arvuti töötab palju töökindlamalt (ei "kinni paberit") ja stabiilsemalt kui telefaks, pakub palju lisateenuseid: palju mugavam ja tõhusam faksiteksti ettevalmistamise automatiseerimine, kasutades kogu arvutitööriistade arsenali, integreerimine e-post, teleks ja andmebaasiarvuti, suure elektroonilise teatmeraamatu olemasolu, mis sisaldab laia valikut kasulikku teavet, töötajate ja välisabonentide juurdepääsuõiguste eristamine faksile, kirjavahetuse kontroll, üksikasjalik faksistatistika jne. (miks siis mitte asendada faksiaparaat modemi, skanneri ja printeriga personaalarvutiga, eriti kuna ühegi endast lugupidava ettevõtte sekretäri laual pole arvutit?).

Sissejuhatus

Tehnoloogia seisukohalt on organisatsiooni juhtimine, aga ka majandusharu või riigi juhtimine teabe vastuvõtmise, töötlemise ja edastamise protsess. Juhtimistegevuse dokumenteerimine seisneb selle info fikseerimises ehk dokumentide loomises. Peaaegu iga juhtimistegevus kajastub vastavas dokumendis. Dokumenteerimata juhtimistoimingud (mis ei nõua dokumentide koostamist) on abistavad, operatiivsed ja korralduslikud ning moodustavad dokumenteeritud toimingutega võrreldes napi protsendi.

Teatavasti elab inimkond praegu läbi laviinilaadse infohulga kasvu perioodi. See kehtib täielikult teabe kohta, mis tekib juhtimisvaldkonnas ja on dokumentides fikseeritud. Dokumenteerimisprotsesside rakendamine on seotud tõeliselt tohutute paberile ja muudele andmekandjatele salvestatud dokumendimassiivide loomise, töötlemise, säilitamise, edastamise ja kasutamisega.

Iga organisatsiooni tegevus sõltub teabe tõhusa kasutamise oskusest. Enne mis tahes juhtimistoimingu tegemist, juhtimisotsuse tegemist on vaja koguda, töödelda ja analüüsida selleks vajalikku teavet, mis reeglina dokumentides fikseeritakse. Traditsioonilise tehnoloogia kasutamise tingimustes muutub järjest suuremate dokumentide mahu töötlemine töömahukamaks. Samas turusuhete kujunemise ja kasvava konkurentsi tingimustes kasvab pidevalt õigeaegse ja usaldusväärse info väärtus optimaalsete juhtimisotsuste tegemiseks.

Kuna iga organisatsiooni tegevus laieneb ja muutub keerukamaks, kasvab äridokumentide arv, dokumentaalse teabe töötlemise, otsimise ja säilitamisega seotud protsessid, aga ka dokumendihaldus üldiselt, ähvardavad täielikult kontrolli alt väljuda, mis sunnib meid võtma kasutusele meetmeid juhtimistöö tõhustamiseks kaasaegsete tehniliste vahendite ja infotehnoloogia kasutamise kaudu.

Kontoritöö protsessid on suuremal määral kohandatud uute tehniliste vahendite ja tehnoloogiate kasutamisele, kuna dokumentide koostamisel ja töötlemisel kasutatakse standardseid toiminguid. Enamiku organisatsioonide dokumentide ülesehitust on üsna selge ette kujutada. Teatud juhtimistoimingute dokumenteerimiseks kasutatakse standardseid dokumente. Juhtimisdokumentide vormi ja teksti struktuur on standardne. Lisaks on märkimisväärne osa juhtimistoimingutest (eelkõige kõik kontoritoimingud) vormilis-loogilist laadi, st seda on suhteliselt lihtne jagada lihtsamateks toiminguteks.

Seega on praegu ühelt poolt tungiv vajadus kasutada kaasaegset tehnoloogiat ja tehnoloogiat juhtimisprotsessid; teisalt nende rakendamise objektiivsed eeldused.

Seoses eelnevaga on õigustatud järeldus: traditsioonilise "paberinformaatikale" orienteeritud tehnoloogia asjakohasus on endiselt väga kõrge.

Teema on selle arenguga asjakohane infoühiskondüha enam uusi tehnoloogiaid juurutatakse kõigis inimtegevuse valdkondades, sealhulgas kontoritöös. Igal aastal suureneb organisatsioonides dokumendivoog ning dokumentide töötlemise, säilitamise ja koostamise lihtsustamiseks on vaja tehnilisi vahendeid, mis omakorda toob kaasa tööviljakuse ning juhtimis- ja tehnilise personali tööviljakuse languse. .

Uurimisobjekt: infotöötluse vahendid.

Õppeaine: dokumentide koostamiseks ja töötlemiseks kasutatavad kaasaegsed tehnilised vahendid.

Töö eesmärk: uurida kaasaegsete tehniliste dokumentide töötlemise vahendite kasutamise tunnuseid kontoritöös.

Eesmärgi saavutamiseks püstitati järgmised ülesanded:

Õppige teavet dokumenteerima;

Klassifitseerida dokumentide tüübid ja liigid;

Kaaluge dokumendikandjate tüüpe;

Kirjeldage, kuidas dokumente muuta, paljundada ja füüsiliselt töödelda;

Tuvastage telekommunikatsiooni kasutamise iseärasusi.

1. Tehnilised vahendid laiemas ja kitsas tähenduses

Tehnika - üldnimetus erinevaid seadmeid, mehhanisme ja seadmeid, mida looduses ei eksisteeri ja mis on inimese toodetud.

Tehnoloogia põhieesmärk on säästa inimest füüsiliselt raske või rutiinse (monotoonse) töö tegemisest, et anda talle rohkem aega loomingulisteks tegevusteks, et tema igapäevaelu lihtsamaks muuta.

Tehnoloogia peamised ülesanded on :

· Materiaalsete ja kultuuriliste väärtuste loomine;

· Erinevate energialiikide tootmine, muundamine ja edastamine;

Teabe kogumine, töötlemine ja edastamine;

Erinevate transpordivahendite loomine ja kasutamine;

· Säilitage kaitse

Tehniliste vahendite universaalset klassifikatsiooni ei ole veel loodud ja tõenäoliselt ei looda seda ka tulevikus. Praegu klassifitseeritakse tehnoloogia kasutusalade järgi, näiteks: tööstustehnoloogia, transport, Seadmed, arvutid jne. Lisaks saab seadmed jagada tootmisse, näiteks tööpingid, tööriistad, mõõteriistad jne, ja mittetootmiseks - kodumasinad, autod, vabaaja seadmed.

Tehnoloogia arengu ajalugu

Tehnika on inimese saatus, mis saadab teda teadvuse ärkamise hetkest. Algselt, kiviaja ajastul, oli tehnika tapmise ja töötlemise tööriist: oda, bumerang, kivikirves, nõel, tiib. Neoliitikumi revolutsiooni ajastul ilmuvad põllumajandustehnika, transpordi- ja hüdrokonstruktsioonid, aga ka kõige lihtsamad mehaanilised seadmed: kang, kiil, värav, plokk, ratas. Kui sa ta võtad tipptasemel, saame tuvastada selle moodustamise järgmised peamised etapid:

18. sajandi lõpp - 19. sajandi algus. Tööstusrevolutsioon – aurumasina ja universaalsete ketrusmasinate loomine, mis tähistas käsitöötoodangu langust ja üleminekut tööstusmajandusele (masinatootmine).

19. sajandi lõpp. Sisepõlemismootori loomine, mis võimaldas luua uus klass kompaktsed masinad, sh autod, laevad jne. Elektri laialdane kasutuselevõtt, sh selle tootmismeetodid ja kasutamine elektrimasinates.

XX sajandi algus. Raadiotehnika ja raadioelektroonika arendamine. Konveiertootmise loomine.

XX sajandi keskpaik. Tootmise, loomise laia automatiseerimise juurutamine arvutiteadus. Väljumine kosmosesse.

XX lõpp - XXI sajandi algus. Bio- ja nanotehnoloogia valdkonna teadusuuringud, mis võivad viia järjekordse revolutsioonini paljudes inimtegevuse valdkondades.

Väärib ka eraldi klassi sõjavarustust, mis hõlmab kõiki tehnilisi seadmeid ja masinaid, mis on loodud kaitsevõime säilitamiseks ja lahingutegevuse läbiviimiseks maal, merel, õhus ja kosmoses.

Erinevad tehnilised seadmed võivad oluliselt tõsta töö efektiivsust ja tootlikkust, kasutada loodusressursse ratsionaalsemalt ning vähendada ka inimliku eksimise tõenäosust mis tahes keerukate toimingute tegemisel.

1.1 Dokumenteerimise viisid

Teabe fikseerimine materiaalsetele kandjatele, nagu selgub dokumendi määratlusest, toimub inimese loodud viisil. Dokumenteerimismeetodi all mõistetakse toimingut või toimingute kogumit, mida kasutatakse teabe salvestamise protsessis. Inimühiskonna arenedes suurenes nende meetodite hulk pidevalt ja muutus üha mitmekesisemaks.

Ajalooliselt oli esimene dokumenteerimisviis kirjeldav viis. See meetod seisneb keelemärkide ja kujutismärkide kandmises materjalikandja pinnale, tavaliselt mingi värvaine abil. Esiteks, kasutades lihtsamaid kirjutusvahendeid (pliiats, kalam) VII-VIc. eKr

Lihtsamad vahendid asenduvad hane-, pardi- ja rongasulgedega, esimest korda mainiti neid 7. sajandil. Siiski juba sisse Vana-Rooma ilmusid pronksist ja vasest valmistatud suled. 1809. aastal patenteeriti esimene pastakas, mille leiutaja oli austerlane Friederik Folsch.

1938. aastal leiutas Ungari ajakirjanik Josef Laszlo Biro pastapliiatsi, milles "Igavene pastakas" asendati vabalt pöörleva kuuliga. 1949. aastal ilmus esimene Nõukogude pastapliiats. 1960.–1970. aastatel hakkasid täitesulepeade tindi täiustamise käigus ilmuma markerid, rapidograafid ja viltpliiatsid. Käepidemete täiustamise ja muutmise protsess jätkub. Lihtsamad kirjutusvahendid on endiselt kõige levinumad käsitsi, tekstilise ja visuaalse dokumenteerimise vahendid. Neid iseloomustab disaini lihtsus, töökindlus, mitmekesisus. Peaaegu kõik, kes peavad dokumentidega töötama, kasutavad käsitsi kirjutamise tööriistu, kuid nende kasutamine ei anna dokumenteerimisprotsessis suurt tootlikkust.

Erinevate dokumenteerimisviiside hulgast võime eristada:

1. Mehaaniline salvestamine:

1.1. Perforatsioon (sel viisil luuakse dokumente, mille massiive (täielikult või osaliselt) nimetatakse tehnotroonilisteks, masinloetavateks, audiovisuaalseteks;

1.2. Analoog- ja mehaaniline helisalvestus. Mehaaniline helisalvestus on süsteem, mille abil lõigatakse või ekstrudeeritakse liikuvale materjalikandjale soon vastavalt salvestatud helivibratsioonidele. Mehaaniline helisalvestus on tüüpiline teabe analoogsalvestus;

2. Fotokeemiline meetod (fotodokumentatsioon);

3. Filmi dokumentatsioon;

4. Elektrooniline dokumenteerimisviis. Elektrooniline dokumentatsioon.

5. teabe optiline (laser) ja magnetoptiline salvestamine ja taasesitus;

6. Holograafia;

Dokumenteerida saab mitte ainult loomulikus keeles (tekstdokumentatsioon), vaid ka tehiskeeles. Sel juhul töödeldakse infot elektrooniliste arvutite abil, kodeeritakse, s.o. esitatakse mingil standardsel kujul. Veelgi enam, sama teavet saab kodeerida erineval kujul ja vastupidi, erinevat teavet saab esitada sarnasel kujul.

Inimene hakkas pikka aega kasutama teabe kodeerimist. Nagu kirjanduses õigesti märgitud, pole juba kirjutamine ja aritmeetika midagi muud kui süsteemid kõne ja numbrilise teabe kodeerimiseks. Otsustav samm astuti aga nn binaarse kodeerimise leiutamise tulemusena, s.o. teabe kodeerimine, kasutades ainult kahte märki - 0 ja 1, mida nimetatakse bittideks (inglise keelest bit - binary digit - kahendnumber). Nii hakati ellu viima tähtede, numbrite, muude märkide ja sümbolite, aga ka piltide ja helide kodeerimist. See oli binaarne kodeerimine, mis lisati arvutite disaini.

20. sajandi esimesel veerandil leiutati vaakumtorud, mida raadiotehnikas laialdaselt kasutati.

Selle tulemusena tekkis 1930.–1940. aastate vahetusel mitmes maailma riigis, sealhulgas NSV Liidus, idee luua programmjuhtimisega arvuteid. Meie riigis alustati arvutite seeriatootmist 1952. aastal.

Arvutite tulekuga algas teabe dokumenteerimise, selle edastamise, säilitamise ja kasutamise protsesside automatiseerimise kiire areng. Üha enam levivad masinkandjal olevad dokumendid, s.t. dokumente, mis on loodud materiaalsete andmekandjate ja salvestusmeetodite abil, mis tagavad dokumenteeritud teabe töötlemise elektrooniliste arvutitega.

Alates 1960. aastate algusest hakkasid Nõukogude Liidus tööle esimesed juhtimisinfo automatiseeritud töötlemiseks mõeldud arvutisüsteemid. 1980. aastate keskpaigaks oli riigis juba üle 6000 automatiseeritud juhtimissüsteemi. See tõi kaasa juhtimisdokumentide massilise loomise masinkandjal. 1982. aastal loodi NSV Liidus esimene masinloetavate dokumentide arhiivihoidla.

Alates 1980. aastate lõpust Meie riigis algab personaalarvutite laialdane kasutamine. Praeguseks tehakse enamikus organisatsioonides, asutustes, ettevõtetes dokumentidega tööd peamiselt arvutitehnoloogia abil. Seega on elektroonilised dokumendid kindlalt sisenenud dokumendihalduse valdkonda. 1990. aastate teisel poolel tuli kasutusele termin “elektrooniline dokument” ise.

1.2 Dokumentide liigid ja liigid

Igasugune inimtegevuse valdkond on ühel või teisel viisil seotud dokumenteeritud teabega, s.t. dokumendis sisalduvat teavet. Dokumendis sisalduval teabel on teatud spetsiifika, mida väljendatakse järgmiselt:

a) dokument on isiku poolt ühiskonnas kasutamiseks loodud sotsiaalse teabe kandja;

b) dokument eeldab semantilise (semantilise) teabe olemasolu, mis on inimese intellektuaalse tegevuse tulemus. Sisu olemasolu on dokumendi üks peamisi eristavaid tunnuseid. Mõttetu teave ei saa olla dokument;

c) teavet edastatakse diskreetselt, s.t. sõnumite kujul. Mõnele materjalikandjale fikseeritud teade muutub dokumendiks. Dokumenti iseloomustab sõnumi täielikkus. Mittetäielik, katkendlik sõnum ei saa olla terviklik dokument. Erand on lõpetamata kirjandusteosed, visandid, visandid, mustandid, mis iseloomustavad nende looja (kirjanik, teadlane, kunstnik) loomeprotsessi;

d) nagu iga sümboolse olemusega objekt, on sõnum kodeeritud tekst. Kodeeritud teksti tähendust või tähendust saab mõista ainult teabe kodeerimise ja dekodeerimise märgisüsteemi tundmisega. Fikseeritud sõnumil on sümboolne vorm, sest ainult sellisel kujul saab sõnumis edasi anda teadmisi, emotsioone, autori (suhtleja) tahtlikke mõjusid, andes lugejale (vastuvõtjale) võimaluse vastava teadmise dekodeerimiseks ja valdamiseks. Olulisus on iga dokumentaalse sõnumi kohustuslik omadus;

föderaalseadus"Teabe, informatiseerimise ja teabe kaitse kohta" määratleb dokumendi (dokumenteeritud teabe) mõiste kui materjalikandjale salvestatud teabe koos selle tuvastamist võimaldavate detailidega. Seda mõistet kasutatakse tänapäeval kõige sagedamini.

Kõik dokumendid on jagatud kahte suurde rühma vastavalt neis kajastatud tegevusliikidele. Esimene on üld- ja haldusküsimusi käsitlevad dokumendid, s.o. ettevõtte (organisatsiooni) ja selle üldjuhtimise küsimustes tootmistegevus. Neid dokumente saavad koostada ettevõtte kõigi osakondade töötajad. Teine rühm - dokumendid juhtimisfunktsioonide kohta. Selliseid dokumente koostavad finantsasutuste, raamatupidamis-, planeerimis-, tarne- ja turundusosakondade ning muude funktsionaalsete üksuste töötajad.

Dokumendid liigitatakse pealkirja järgi: ametlikud kirjad, korraldused, protokollid, aktid, märgukirjad, lepingud jne. Kõikide nende dokumentide kujundus on ühtne, kuid sisult võivad need olla täiesti erinevad:

Koostamise kohas: sisemine (selle ettevõtte töötajate koostatud dokumendid) ja välised (teistelt ettevõtetelt, organisatsioonidelt ja üksikisikutelt saadud dokumendid);

Vormis: individuaalne, kui iga dokumendi sisul on oma omadused (näiteks memod), šabloon, kui osa dokumendist prinditakse ja osa täidetakse koostamisel ning tüüpiline, loodud homogeensete ettevõtete rühmale . Üldjuhul trükitakse kõik standard- ja šabloondokumendid tüpograafiliselt või paljundusmasinatele;

Tähtaegade järgi: kiireloomulised, teatud tähtaja jooksul täitmist nõudvad ja mittekiireloomulised, millele tähtaega ei määrata;

Päritolu järgi: ametnik, ettevõtte, organisatsiooni ja isiku huve mõjutav, konkreetse isikuga seotud ja nominaalne;

Registreerimise liigi järgi: autentsed, koopiad, väljavõtted, duplikaadid;

· fikseerimise abil: kirjalikud, graafilised, foto- ja filmidokumendid jne.

Mõelge üksikasjalikumalt dokumentide liikidele:

1. Organisatsioonilised ja juriidilised dokumendid (OD) on õiguslik alus organisatsiooni tegevust ning sisaldavad haldusõiguse normidest lähtuvaid ja siduvaid sätteid. Sellised dokumendid sisaldavad reegleid, norme, eeskirju, määravad kindlaks organisatsiooni staatuse, pädevuse, struktuuri, personali komplekteerimine, ametlik koosseis, organisatsiooni kui terviku funktsionaalne sisu, selle allüksused ja töötajad, nende õigused, kohustused ja muud aspektid. Organisatsioonilised ja juriidilised dokumendid peab heaks kiitma volitatud organ - emaorganisatsioon, selle organisatsiooni juht, kollegiaalne organ (näiteks üldkoosolek aktsionärid, juhatus jne)

Kehtivusaja seisukohalt on OD-d tähtajatud, need kehtivad kuni tühistamiseni või uute kinnitamiseni (erandiks on personalitabel, mis töötatakse välja ja kinnitatakse igal aastal). Asutuse tegevuse olemuse ja töökorralduse muutudes saab OD-s teha muudatusi, mille kohta juhataja väljastab asjaajamisdokumendi (korralduse või korralduse). Tegevuse ümberkorraldamise korral töötatakse välja ja kinnitatakse uued OD-d. Muudatuste tegemise ja nende ülevaatamise protseduur sõltub OD tüübist.

Enamiku OA tekst koosneb osadest, millel on oma pealkirjad ja mis on jagatud lõigeteks ja lõikudeks, mis on nummerdatud Araabia numbrid. OD koostamise käigus peavad nad läbima kooskõlastus- ja kooskõlastusmenetluse kõigi huvitatud osakondade ja isikutega, õigusteenistusega, organisatsiooni juhi asetäitjatega või ühe organisatsiooni vastava tegevusvaldkonna eest vastutava asetäitjaga. .

OD sisaldab: harta, asutamisleping, organisatsiooni eeskirjad, struktuuriüksuse eeskirjad, organisatsiooni kollegiaalse (nõuandva) organi eeskirjad, eeskirjad, koosseisu, juhendid, ametijuhendid.

Organisatsioonilised ja juriidilised dokumendid koostatakse standardsele paberilehele (A4 formaadis) või ühisele vormile (olenevalt dokumendi liigist), kusjuures kohustuslikud andmed on järgmised: organisatsiooni nimi (üksuse nimi on märgitakse ka juhul, kui dokumendi on kooskõlastanud üksuse juht), dokumendi liigi nimetus, kuupäev, dokumendi number, teksti pealkiri, allkiri, kinnitustempel.

2. Haldusdokumendid - Need on dokumendid, mis fikseerivad organisatsiooni haldus- ja organisatsiooniliste küsimuste otsused. Need dokumendid reguleerivad ja koordineerivad tegevust, võimaldavad juhtorganil tagada talle pandud ülesannete täitmise. Olenemata organisatsiooni organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist, tegevuse olemusest ja sisust, pädevusest, struktuurist ja muudest teguritest on iga organisatsiooni juhtkonnal õigus teostada täitev- ja haldustegevust ning vastavalt sellele väljastada haldusdokumente. Haldusdokumendid sisaldavad otsuseid, mis käivad juhtimissüsteemis ülevalt alla: juhtorganist juhitavani, organisatsiooni juhist struktuuriüksuste ja töötajateni. Just need dokumendid rakendavad objektide vertikaalset juhitavust.

Õiguslikus mõttes viitavad haldusdokumendid õigusaktidele: need väljendavad juhtimissubjektide konkreetseid õiguslikult autoriteetseid juhiseid. Selliste juhiste eripära avaldub selles, et haldusdokumentide abil lahendatakse juhtimisvaldkonnas tekkivad probleemid ja küsimused; need on adresseeritud konkreetsetele institutsioonidele, struktuuriüksused, ametnikud või töötajad; need on juriidilised faktid, millest tekivad konkreetsed haldus-õigussuhted.

Sõltuvalt nende ulatuse ulatusest jagunevad haldusdokumendid järgmisteks osadeks:

föderaalse tasandi õigusaktid - Vene Föderatsiooni presidendi, Vene Föderatsiooni valitsuse, föderaalsete täitevasutuste (ministeeriumid, komiteed, asutused, talitused jne) välja antud aktid;

· Vene Föderatsiooni subjektide tasandil kehtivad õigusaktid - vabariigid, territooriumid, piirkonnad, Moskva ja Peterburi vabariikliku tähtsusega linnad, autonoomsed piirkonnad ja rajoonid, samuti territoriaalsed üksused;

organisatsioonide, asutuste, ettevõtete õigusaktid.

Haldusdokumendi väljastamise aluseks võib olla:

vastuvõetud seadusandlike, normatiivaktide ja muude kõrgemate asutuste otsuste ning selle organisatsiooni varasemate otsuste rakendamise vajadus;

· organisatsiooni funktsioonidest ja ülesannetest tulenevalt vajadus teostada oma täitev- ja haldustegevust.

Normatiivdokumente võivad ühiselt välja anda mitu juhtorganit.

Küsimuste lahendamise (otsuste tegemise) korra seisukohalt jagunevad kõik haldusdokumendid kahte rühma:

kollegiaalsetes tingimustes avaldatud dokumendid;

Dokumendid, mis on välja antud ainuotsuse alusel.

3. Teave ja viitedokumendid anda teavet, mis ajendab teatud otsuseid, s.t. algatada juhtimisotsused, võimaldavad teil valida ühe või teise juhtimismõju meetodi. Need ei sisalda korraldusi, ei kohusta korraldusi täitma. Selle süsteemi dokumendid mängivad abistavat rolli seoses organisatsiooniliste, juriidiliste ja haldusdokumentidega. Nende dokumentide eripära seisneb selles, et nad liiguvad juhtimissüsteemis alt üles: töötajalt üksuse juhile, üksuse juhilt organisatsiooni juhile, alluvast organisatsioonist kõrgemale.

Juhataja otsuse alusel võivad info- ja võrdlusdokumendid saada mõne otsuse tegemise või haldusdokumentide koostamise aluseks.

Teabe ja viitedokumentide koosseis sisaldab: memorandum, memo, seletuskiri, ettepanek, esitlus, avaldus, igat liiki kirjavahetus, protokoll, akt, tunnistus, järeldus, tagasikutsumine, kokkuvõte, loetelu, loend.

Kõiki seda tüüpi dokumente saab luua elektroonilise dokumendi vormingus.

1.3 Dokumendikandjate sordid

Kaasaegses maailmas on teave kõige väärtuslikum ressurss, mis on võrreldav ainult ajaga. Informatsioon täidab ühiskonnaelus paljusid ülesandeid, pakkudes kõigi selle komponentide kommunikatsioonimõju, fikseerides, säilitades ja edastades saadud ja kogutud teadmisi. Sellegipoolest on teabel juhtimises võtmeroll. Juhtimisinfo fikseeritakse dokumentides. Dokument kui infokandja on teabeallikas mille juhtimine on usaldatud dokumendispetsialistidele. Siin on mõned teabe mõiste määratlused:

TEAVE- teave isikute, objektide, faktide, sündmuste, nähtuste ja protsesside kohta, olenemata nende esitusviisist (seda mõistet kasutatakse praegu kõige sagedamini).

TEAVE- fikseeritud mis tahes tüüpi kirja- või helisalvestussüsteemiga, mis sisaldab kogu dokumendi kõneteavet või põhiosa sellest.

Praeguseks on Venemaa Föderatsioon kogunud tohutuid teabevarusid, mis on koondunud erinevatesse andmebaasidesse ja andmepankadesse, diskettidele ja CD-ROM-idele ning muudele teabekandjatele. Seda teavet kasutatakse kõikjal – raamatukogudes, teabekeskused, muuseumid, arhiivid, õppeasutused ja muud organisatsioonid.

Teave ise ei ole dokumendi piisav tunnus. Materiaalne komponent on üks kahest dokumendis vajalikust ja kohustuslikust komponendist, ilma milleta see eksisteerida ei saa. Dokumendi materiaalse komponendi määrab teabekandja (materiaalne kandja) - inimese poolt spetsiaalselt loodud materiaalne objekt, mis on ette nähtud teabe salvestamiseks, säilitamiseks ja edastamiseks. Dokumendi olemasolu väljaspool materjalikandjat on võimatu.

Infokandja (infokandja) on igasugune infot sisaldav (kandev) materiaalne objekt või meedium, mis on võimeline seda oma struktuuris üsna pikka aega säilitama.

Andmekandjaid kasutatakse teabe salvestamiseks, salvestamiseks, lugemiseks, edastamiseks ja levitamiseks.

Mõelge teabekandjate klassifikatsioonile:

Peamisel eesmärgil

1. Üldotstarbeline (näiteks paber);

2. Spetsialiseerunud (ainult digitaalseks salvestamiseks);

Kirjutamistsüklite arvu järgi

1. Ühekordseks sisenemiseks

2. Mitmekordseks salvestamiseks

Vastupidavuse järgi

1. Lühiajaliseks ladustamiseks (akumuleerumine)

2. Pikaajaliseks säilitamiseks

Kõige levinum tüüp on kandurid paberi alusel. Enamik tänapäevaseid ühiskonnas toimivaid dokumente on valmistatud paberil või paberi asendajatel. Neid nimetatakse paberiks, see tähendab, et neil on paberikandja.

Nendes meediumites kuvatakse teavet sümbolite ja kujutiste kujul. Selline teave liigitatakse dokumenteeritud teabeks ja esindab erinevat tüüpi dokumente.

Paberist need on äridokumendid, teaduslik ja tehniline dokumentatsioon, raamatud, ajakirjad, ajalehed, käsikirjad, kaardid, märkmed, kunstiväljaanded, perfolindid, perfokaardid jne.

Paber vastab paljudele nõuetele: seda on suhteliselt lihtne valmistada, see on soodne, mõõdukalt vastupidav, säilib kaua ja muudab teabe salvestamise lihtsaks. Paberi kõige väärtuslikum kvaliteet – see võimaldab teil teavet paljundada. Info massiline levitamine trükkimise teel sai võimalikuks alles tänu paberi tööstuslikule tootmisele.

Polümeeripõhiste tehiskandjate (šellak, polüvinüülkroom, pooljuht, biomass) tekkimine on lisanud helikõne, muusika, liikuva ja ruumilise pildi kandmiseks võimeliste dokumentide liigirikkust. Loodi plaadid, magnetfilmid, foto- ja filmifilmid, magnet- ja optilised kettad - sellise info materjalikandjad, mida paberile ei saa salvestada.

Polümeerkile dokumentide hulka kuuluvad: filmidokumendid (kino, dia-, videofilm), fotodokumendid (läbipaistvad filmid, mikrofilmid, mikrokaartid, mikrofiššid), fonodokumendid (magnetfonogrammid kujutiste ja heli salvestamiseks), arvutites kasutatavad dokumendid (stantsitud) lindid).

Polümeerplaadist dokumentide rühma kuuluvad: painduv magnetketas, magnetkaart, painduv ja jäik grammofoniplaat, optiline ketas - nii kõva kui ka pehme.

Dokumenteeritud teabe edastamine ajas ja ruumis on otseselt seotud selle materiaalse kandja füüsiliste omadustega. Dokumendid, mis on sotsiaalne masstoode, on suhteliselt madala vastupidavusega. Töökeskkonnas töötamise ajal ja eriti ladustamise ajal puutuvad nad kokku paljude negatiivsete mõjudega temperatuurimuutuste, niiskuse, valguse, bioloogiliste protsesside jms tõttu.

Seetõttu pole juhus, et materiaalsete infokandjate vastupidavuse probleem on dokumenteerimisprotsessis osalejate tähelepanu pälvinud läbi aegade. Juba antiikajal oli soov salvestada olulisim teave selliste suhteliselt vastupidavate materjalide kohta nagu kivi ja metall.

Dokumenteerimise käigus tekkis soov kasutada kvaliteetseid vastupidavaid värve ja tinti.

Vastupidavuse probleemi lahendades tuli aga inimesel koheselt tegeleda teise probleemiga, milleks oli see, et vastupidavad andmekandjad olid reeglina kallimad. Seetõttu tuli pidevalt otsida optimaalset suhet materjali infokandja vastupidavuse ja selle maksumuse vahel. See probleem on endiselt väga oluline ja aktuaalne.

Mõelge salvestusseadmele kui andmekandja tüübile.

Salvestusseade (mälu) on andmete salvestamiseks ja säilitamiseks mõeldud infokandja. Salvestusseadme töö võib põhineda mis tahes füüsilisel efektil, mis viib süsteemi kahte või enamasse stabiilsesse olekusse. mälu saab liigitada rekordi stabiilsus kohta:

· Read Only Memory (ROM), mille sisu lõppkasutaja muuta ei saa (nt CD-ROM). ROM töörežiimis võimaldab ainult teavet lugeda;

· Kirjutatav mälu (PROM), millesse lõppkasutaja saab kirjutada teavet ainult ühe korra (näiteks CD-R);

· Ümberkirjutatav mälu (PEPROM) (näiteks CD-RW);

· Muutmälu (RAM) pakub režiimi teabe salvestamiseks, salvestamiseks ja lugemiseks selle töötlemise protsessis. Kiire, kuid kallis RAM (SRAM) on ehitatud flip-flopidele, aeglasemad, kuid odavamad RAM-i sordid - dünaamiline mälu (DRAM) on ehitatud kondensaatoritele. Mõlemat tüüpi mälu puhul kaob teave pärast vooluallikast lahtiühendamist.

Juurdepääsu tüübi järgi Mälu on jagatud:

· Jadajuurdepääsuga seadmed (näiteks magnetlindid);

· Suvapöördusseadmed (RAM) (näiteks muutmälu);

· Vahetu juurdepääsuga seadmed (näiteks kõvad magnetkettad);

· Assotsiatiivse juurdepääsuga seadmed (spetsiaalsed seadmed andmebaasi jõudluse parandamiseks).

Geomeetrilise konstruktsiooni järgi :

kettad (magnetkettad, optilised, magnetoptilised);

lint (magnetlindid, perforeeritud lindid);

Trumm (magnettrummid);

kaart (magnetkaardid, perfokaardid, välkkaardid jne)

trükkplaadid (DRAM-kaardid).

Füüsikalise põhimõtte kohaselt:

1. perforeeritud (aukude või väljalõigetega):

Kaart;

perforeeritud lint;

2. magnetsalvestusega:

Ferriit südamikud;

Magnetkettad (kõvad ja painduvad);

Magnetlindid;

Magnetkaardid;

3. optiline:

4. Magneto-optiline

5. Elektrostaatilise laengu akumulatsiooni kasutamine dielektrikutes (kondensaatorilaadijad, salvestuskiiretorud);

6. Efektide kasutamine pooljuhtides (EEPROM, välkmälu);

7. Heli ja ultraheli (viivitusjooned);

8. ülijuhtivuse (krüogeensete elementide) kasutamine jne.

Salvestatud teabe vormi järgi eristatakse analoog- ja digitaalsalvestusseadmeid.

Digitaalsed salvestusseadmed on seadmed, mis on ette nähtud digitaalse koodina esitatud teabe salvestamiseks, salvestamiseks ja lugemiseks.

Rääkides elektroonilisest dokumendist, on vaja arvestada nende dokumentide vorminguid. Elektrooniline dokumendivorming on failivorming, mis sisaldab teksti- ja audiovisuaalset teavet kodeeritud kujul. Tekstivorminguid kasutatakse tekstide loomiseks tekstitöötlusprogrammide abil.

DOC dokumendi teksti vaatamiseks ja redigeerimiseks

PDF-vorming dokumendi kuvamiseks identsel kujul

RTF on mõeldud dokumentide vaatamiseks, nende redigeerimiseks tarkvaratoodete erinevates versioonides.

2. Dokumentide koostamiseks ja töötlemiseks kasutatavad kaasaegsed tehnilised vahendid

Dokumentide koostamiseks ja töötlemiseks kasutatavad tööriistad on omakorda infotöötlusvahendid, need võib jagada kahte suurde rühma. seda peamine ja abistav rahalised vahendid.

Abivahendid on seadmed, mis tagavad põhivara töövõime, samuti seadmed, mis hõlbustavad ja muudavad juhtimistööd mugavamaks. To abivahendid infotöötlus hõlmab kontoritehnikat ning remondi- ja ennetusvahendeid. Kontoritehnikat esindab väga lai valik tööriistu alates kontoritarvetest kuni põhiandmete kohaletoimetamise, taasesitamise, salvestamise, otsimise ja hävitamiseni, haldus- ja tootmiskommunikatsiooni vahendid jne, mis teeb juhi töö mugavaks ja mugavaks. .

Põhivara on teabe automatiseeritud töötlemise vahendid. Teatavasti teatud protsesside juhtimiseks teatud juhtimisteave olekute ja parameetrite iseloomustamine tehnoloogilised protsessid, tootmise, tarnimise, turustamise kvantitatiivsed, kulu- ja tööjõunäitajad, finantstegevus jne. Peamised tehnilise töötlemise vahendid on: teabe registreerimise ja kogumise vahendid, andmete vastuvõtmise ja edastamise vahendid, andmete ettevalmistamise vahendid, sisestusvahendid, teabe töötlemise vahendid ja teabe kuvamise vahendid. Allpool käsitletakse kõiki neid tööriistu üksikasjalikult.

· Esmase teabe saamine ja registreerimine on üks töömahukatest protsessidest. Seetõttu kasutatakse seda laialdaselt seadmed mehhaniseeritud ja automatiseeritud mõõtmiseks, kogumiseks ja andmete logimine. Nende fondide valik on väga lai. Need sisaldavad: elektrooniline tasakaal, erinevad loendurid, tabelid, voolumõõturid, kassaaparaadid, pangatähtede loendusmasinad, sularahaautomaadid ja palju muud. See hõlmab ka erinevaid tootmisregistri pidajaid, mis on loodud äritehingute teabe koostamiseks ja salvestamiseks masinakandjatel.

· Teabe vastuvõtmise ja edastamise vahendid. Teabeedastus viitab andmete (sõnumite) ühest seadmest teise saatmise protsessile. Andmeedastus- ja -töötlusseadmetest koosnevat objektide kogumit nimetatakse võrguks, mis ühendab endas seadmeid, mis on mõeldud teabe edastamiseks ja vastuvõtmiseks. Need pakuvad teabevahetust selle päritolukoha ja töötlemise koha vahel. Andmete edastamise vahendite ja meetodite struktuuri määravad teabeallikate ja andmetöötlusseadmete asukoht, andmeedastuse maht ja aeg, sideliinide tüübid ja muud tegurid. Andmeedastusvahendeid esindavad abonendijaamad (AP), edastusseadmed, modemid, multiplekserid.

· Andmete ettevalmistamise tööriistad mida esindavad seadmed teabe ettevalmistamiseks masinkandjatel, seadmed teabe edastamiseks dokumentidelt meediumile, sealhulgas arvutiseadmed. Need seadmed saavad sorteerida ja parandada.

· Sisestustööriistad kasutatakse andmete tajumiseks masinkandjatelt ja teabe sisestamiseks arvutisüsteemidesse

· Infotöötlusvahendid mängida oluline roll infotöötluse tehniliste vahendite kompleksis. Töötlemisvahendite hulka kuuluvad arvutid, mis omakorda jagunevad nelja klassi: mikro, väikesed (mini); suured ja superarvutid. Mikroarvuti Neid on kahte tüüpi: universaalne ja spetsiaalne. Nii universaalsed kui ka spetsialiseeritud võivad olla nii mitme kasutajaga – võimsad mitme terminaliga varustatud ja ajajagamisrežiimis töötavad arvutid (serverid) kui ka ühe kasutajaga (tööjaamad), mis on spetsialiseerunud ühte tüüpi tööde tegemisele.

Väikesed arvutid- töötage ajajagamise režiimis ja multitegumtöötlusrežiimis. Nende positiivne külg on töökindlus ja kasutusmugavus.

Suurarvutid– (põhifarme) iseloomustab suur mälumaht, kõrge tõrketaluvus ja jõudlus. Seda iseloomustab ka kõrge usaldusväärsus ja andmekaitse; võimalus ühendada suur hulk kasutajaid.

superarvuti- need on võimsad mitme protsessoriga arvutid, mille kiirus on 40 miljardit toimingut sekundis.

Server- arvuti, mis on ette nähtud kõigi võrgujaamade päringute töötlemiseks ja nendele jaamadele juurdepääsu võimaldamiseks süsteemiressurssidele ja nende ressursside levitamiseks. Universaalset serverit nimetatakse - server-rakendus. Võimsaid servereid saab omistada väikestele ja suurtele arvutitele. Nüüd on liidriks Marshalli serverid, samuti on olemas Cray serverid (64 protsessorit).

· Teabe kuvamise vahendid kasutatakse arvutustulemuste, võrdlusandmete ja programmide väljastamiseks masinkandjale, printimiseks, ekraanile jne. Väljundseadmete hulka kuuluvad monitorid, printerid ja plotterid.

Ekraan- See on seade, mis on loodud kuvama teavet, mille kasutaja on sisestanud klaviatuurilt või väljastanud arvuti.

Printer- See on seade teksti ja graafilise teabe paberile väljastamiseks.

Plotter- See on seade suureformaadiliste jooniste ja diagrammide paberile väljastamiseks.

2.1 Dokumentide muutmise, paljundamise ja füüsilise töötlemise viisid ja vahendid

Seoses dokumentide muutmise, paljundamise ja füüsilise töötlemise tööriistade laialdase kasutamisega otse juhtimisvaldkonnas erinevates kontorites ja organisatsioonides hakati selliseid tööriistu nimetama "kontoriorganisatsiooni seadmeteks" (kontoritehnika) - tehnilisteks tööriistadeks, mida kasutatakse mehhaniseerimiseks. juhtimis- ja inseneritööde automatiseerimine.

Maineka ettevõtte kontoriseadmeteks võivad olla näiteks sellised seadmed ja seadmed nagu personaalarvuti, organisatsiooni masin, kirjutusmasinad, telefoni- ja raadiotelefonikomplektid, mini-PBX, direktori jaotuskilp, valjuhäälne telefoni sisetelefon, isikuotsingusüsteem, teletüüp, faksiaparaat, koopiamasin, risograaf, diktofonid, projektsiooniseadmed, adresseerimismasin, markeerimismasin, laminaator, tembeldaja, dokumendipurustaja, ümbrikuavaja, dokumendiklammerdaja, kartoteekaparatuur, riiulid ja kartoteegikapid, seif, käru, pneumaatiline post jne .

Kontoritehnika laiemas tähenduses võib hõlmata mis tahes seadmeid, seadmeid, tehnilisi tööriistu ja inventari, masinaid, mööblit jne, alates pliiatsitest ja nende jaoks mõeldud teritajatest kuni arvutid ja süsteemid.

Kitsamas tähenduses mõistetakse kontoritehnika all sageli vaid tehnilisi vahendeid, mida kasutatakse kontoritöös infopaberdokumentide loomiseks, kopeerimiseks, paljundamiseks, töötlemiseks, säilitamiseks, transportimiseks ning haldus- ja juhtimissuhtluseks.

Kirjeldame mõnda ajaloolist teavet, mis on seotud kontoriseadmete ja selle "eelkäijate" tekkimisega, samuti kirjeldame dokumentide kopeerimise ja paljundamise meetodeid.

Paljundamise hõlbustamiseks ja kiirendamiseks hakati 19. sajandi alguses kasutama kopeerpaberit (“söepaber”). “Seade kirjade ja dokumentide koopiate vastuvõtmiseks” patenteeris 1806. aastal inglane R. Wedgwood. Tema leiutatud seadmes leotati õhukest paberit sinise tindiga ja kuivatati seejärel kahe paberilehe vahel. Sel viisil saadud "süsipaberi" võiks kirjutada kirjutades paberilehe alla ja saada sellest koopia. 19. sajandi lõpus alanud kirjutusmasinate masstootmine tõi kaasa musta kopeerpaberi, mis on kvaliteedilt tänapäevasele lähedane. Selle kasutamine võimaldas teha dokumendist mitu koopiat. Leiutati polüetüleenist süsinikpaber, mis võimaldab teil saada korraga 15-20 selget väljatrükki. Praegu kasutatakse süsinikpaberi immutamiseks ligikaudu samu värvaineid, mis kirjutusmasina lintide valmistamisel.

Teaduse ja tehnika areng viis 19.–20. sajandil mitmete originaalsete kopeerimis- ja paljundustehnoloogiate ning vastavate reprograafiavahendite leiutamiseni (ladina keelest re – korduvat tegevust tähistav eesliide, toota – tootan ja kreeka keeles grapho - Joonistan, kirjutan, joonistan - dokumentide kopeerimise üldistatud nimetus) ja operatiivne trükkimine. Selle perioodi kõige levinumad kopeerimismeetodid olid järgmised:

Fotograafia on üks vanimaid kopeerimisviise. Ta annab kõrge kvaliteet fotomaterjalide töötlemise protsessi keerukuse tõttu on aga kallis ja aeganõudev. Paljundamine toimub nii tavaliste kaameratega kui ka spetsiaalsete fotoseadmetega. Eelkõige leiutati 20. sajandi lõpus Venemaal restaureerimis-arhiivikaamera, mis võimaldab kopeerida varem taastamatuks peetud dokumentide tekste. Selle abil sai näiteks lugeda 18 pärgamendilehte, mis avastati Kremlis 1843. aastal väljakaevamistel.

Fotokopeerimise variatsioon on mikrofotokopeerimine (mikrofilmimine) - mikrovormide valmistamine fotomeetodil, s.o. vähendatud (7-lt 150-le korrale) dokumentide koopiaid. Mitmesugune mikrokopeerimine on mikrofišeerimine - teabe fotograafiline salvestamine standardse A6-formaadis (105 * 148 mm) tasapinnalisele fotofilmile väheneb optika abil 24 korda ja kinnitatakse väikese raku kujul mikrofiššile. Tavalisele mikrofišile paigutatakse kokku 98 tavaliste tekstilehtede pisipilti. Küll aga on välja töötatud tehnoloogiad, mis võimaldavad mikrofiššile paigutada kuni 270 lehekülje suurust pilti.

Praegu saadaval olevad seadmed teabe salvestamiseks ja taasesitamiseks mikrofišide abil võimaldavad pildistada trükitud teksti mikrofišidele tootlikkusega 1500-2000 dokumenti tunnis (15 mikrofišši). Tuleb märkida, et mikrofišide lugemine on võimalik ainult suurendusseadmete abil.

Diasograafilist meetodit (blueprinting) kasutatakse tavaliselt suureformaadilise joonise ja tehnilise dokumentatsiooni kopeerimisel spetsiaalsele valgustundlikule (ultravioletsete kiirte suhtes) diasopaberile, esimest korda saadi sellised koopiad Suurbritannias 1842. aastal.

Termograafiline kopeerimine (termograafia) toimub termokoopiamasinate abil spetsiaalsel termoreaktiivsel paberil või termokopeerimispaberi abil tavalisel paberil. See põhineb põhimõttel, et paberit kiiritatakse intensiivse termilise infrapunakiirguse vooga, mis tekitab lokaalset kuumenemist, mis seejärel kantakse üle termoreaktiivsele paberile;

Elektrograafilist kopeerimist (kserograafiat) pakkus esmakordselt välja Venemaa E.E. Gorin 1916. aastal. Praegu on see kõige levinum. See meetod võimaldab vajalikke dokumente kiiresti, tõhusalt ja suhteliselt ökonoomselt kopeerida. Lisaks on dokumentide kopeerimise, skaleerimise ja redigeerimise käigus võimalik.

Digitaalne elektrograafiline kopeerimine (digitaalne kopeerimine). Digitaalne koopiamasin võimaldab kopeerida mitte ainult kiiresti ja tõhusalt, vaid saada ka originaalist paremaid koopiaid. Haldusprotsessis on aga väga sageli vaja dubleerida dokumente tiraažiga 50-100 või enam eksemplari. Alates 1980. aastatest on elektronsiiditrükk (risograafia) muutunud kõige lootustandvamaks operatiivtrüki meetodiks. See viiakse läbi digitaalsete paljundusaparaatide - risograafide, aga ka paljundusseadmete abil. Need võimaldavad kopeerimist otse arvutist kiirusega kuni 130 väljatrükki minutis.

Dokumentide massilisel paljundamiseks kasutatakse erinevaid trükiviise, millest arenenumad on kõrg- ja sügavtrükk, mida kasutatakse raamatute, brošüüride ja muude trükitoodete massiliseks paljundamiseks. Tänapäeva vajadus omada teavet, olla kursis kõigi juhtumitega, uute toodetega paneb inimese leiutama uuemaid tehnoloogiaid, mis võimaldavad dokumenteeritud informatsiooni paljundada, paljundada, töödelda. Kogu see organisatsiooniline tehnika moodustab progressiivsete juhtimissüsteemide materiaalse aluse. Bürootehnika nõrk kasutamine juhtimises põhjustab juhtivtöötajate tööviljakuse ja tööefektiivsuse langust, lubamatuid viivitusi operatiivküsimuste lahendamisel ning sageli vajaliku teabe puudumise tõttu valesid otsuseid ja muid negatiivseid tagajärgi.

2.2 Telekommunikatsiooni vahendid

dokumentatsioon dokumentatsioon telekommunikatsiooniteave

Kohtvõrk (LAN, local area network; inglise Local Area Network, LAN) on arvutivõrk, mis tavaliselt katab suhteliselt väikese ala või väikese hoonerühma (kodu, kontor, ettevõte, instituut). Samuti on olemas kohalikud võrgud, mille sõlmed on geograafiliselt eraldatud rohkem kui 12 500 km kaugusel (kosmosejaamad ja orbitaalkeskused). Vaatamata sellistele vahemaadele klassifitseeritakse sellised võrgud endiselt kohalikeks.

Enamasti mõistetakse mõistet "kohalikud võrgud" LAN sõna-sõnalt, see tähendab, et see on võrk, millel on väikesed kohalikud suurused ja mis ühendab üksteisega tihedalt paiknevaid arvuteid, kuid teisest küljest ühendavad mõned kohtvõrgud, nagu võrk, väikese arvu. arvuteid, kuid tänapäevaste kohtvõrkude piiravad võimalused võimaldavad ühendada kümneid tuhandeid arvuteid. Mõned autorid määratlevad LAN-i kui paljude arvutite otseühenduse süsteemi, mis tähendab, et teave edastatakse arvutist arvutisse ilma vahendajateta ja ühe keskkonna kaudu.

LAN-i saab kõige täpsemalt määratleda kui võrku, mis võimaldab kasutajal ühendust eirata, tegelikult moodustavad kohtvõrgu kaudu ühendatud arvutid ühe virtuaalse arvuti. Mille ressursid on kättesaadavad kõigile võrgukasutajatele, siit järeldub, et arvuti jõudluse kasvades peaks edastuskiirus üle kohtvõrgu kasvama, hetkel on LAN-i minimaalne kiirus 100 megabitti sekundis. See nõuab ka madalat vigade taset teabe edastamisel ja võrgu võimet töötada stabiilselt maksimaalsel koormusel. Harva eristatakse ikka ühte võrkude klassi: linna- või piirkondlikud võrgud MAN (Metropolitanareanetwork) on oma olemuselt lähedasemad globaalsetele võrkudele, kuid sisemine struktuur meenutab pigem kohalikku võrku.

Lisaks kõikidele kasutatavatele võrkudele on mitmeid puudusi:

1. Võrk nõuab täiendavaid mõnikord olulisi materiaalseid kulutusi seadmete, tarkvara ostmiseks, ühenduskaablite paigaldamiseks ja personali koolitamiseks.

2. Võrk eeldab võrguadministraatori palkamist, kes vastutab võrgu toimimise jälgimise, selle kaasajastamise, ressurssidele juurdepääsu haldamise eest. Sest suured võrgud vajalik juhtimismeeskond.

3. Võrk piirab arvutite teisaldamise võimalust, kuna sel juhul on vaja kaablit ümber paigutada.

4. Võrk on suurepärane keskkond viiruste levikuks, mis toob kaasa täiendavaid rahalisi kulutusi viirusetõrjeprogrammidele.

5. Võrk, suurendab järsult teabele volitamata juurdepääsu võimalust, infoturbe nõuab organisatsiooniliste ja tehniliste meetmete kompleksi.

Siin on võrguteooria põhimõisted

1. Abonent (sõlm, host, jaam) - seade, mis on ühendatud võrku ja osaleb aktiivselt teabevahetuses. Enamasti on abonendiks personaalarvuti (PC). See võib olla ka võrguprinter või mõni muu välisseade.

2. Server - tellija, kes annab oma ressursse teistele tellijatele, kuid ei kasuta neid ise. Seega teenindab see võrku.

Võrgus võib olla mitu serverit, pole üldse vajalik, et server oleks kõige võimsam arvuti. Serverid on pühendatud või mitte. Spetsiaalne server – tegeleb ainult võrguülesannetega. Pole valitud – täidab ka muid ülesandeid.

3. Klient - võrgu abonent, kes kasutab ainult võrguressursse, kuid ei paku neid ise.

4. Kliendiarvuti, mida nimetatakse ka tööjaamaks.

Iga arvuti võib olla korraga nii server kui ka klient. Terminit server ja klient ei mõisteta sageli mitte arvutite endi, vaid neis töötavate tarkvararakendustena. Sel juhul on rakendused, mis annavad serverile ressursse, ja rakendus, mis tarbivad ressursse, klientidele.

2.3 Mobiilside

Teabe edastamiseks ei kasutata mitte ainult kohalikke võrke, vaid ka mobiilsidet.

Praegu on mobiilside kasutamine igapäevaelu lahutamatu osa. Mõelge peamistele mobiilsidestandarditele:

GSM (Global System for Mobile Communications – ülemaailmne mobiilsidesüsteem) on kõige levinum mobiilsidestandard maailmas (82% mobiiliabonendid 212 maailma riigis). Enamik GSM-võrke töötab sagedustel 900 ja 1800 MHz, mõnes Ameerika riigis on kasutusel 850 ja 1900 MHz. Puhtal kujul kasutatakse kanalit kõneteenuste osutamiseks, kuna andmeedastuskiirus on vaid 13 Kbps - sellest piisab vaid hääle edastamiseks (mida eeltöödeldakse koodekitega), tekstisõnumite saatmiseks ja teenuseteabe vahetamiseks.

GPRS (General Packet Radio Service – pakettandmeside raadiokanal) on üle GSM-võrgu tehnoloogiline lisand, mis võimaldab edastada andmeid kiirusega kuni 120 Kbps (klass 32, kui samaaegselt kasutatakse 6 kanalit). Eeliseks on see, et edastatavad andmed, nagu GSM-i puhul, ei hõivata kogu kanalit, vaid kasutavad sellest ainult osa, millele on eraldatud teatud sagedus. Iga kanali jaoks on reserveeritud 20 Kbps. Kuid määratud kanalite arvu ei määra mitte ainult telefon, vaid ka tugijaam, mis ühenduse loomisel eraldab andmeedastuseks teatud arvu kanaleid, olenevalt koormusest. Keskmine kiirus on umbes 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution – täiustatud andmeedastuskanal, GSM-i arendamine) on spetsiaalselt välja töötatud tehnoloogia andmeedastuskiiruse suurendamiseks ja ühenduse töökindluse suurendamiseks. EDGE teine ​​nimi on E-GPRS (Enhanced GPRS – täiustatud GPRS). Arvestades, et tehnoloogia on 3G võrkude võimalustele kiiruselt veelgi lähemal teise põlvkonna võrkudele, on tavaks viidata EDGE-le 2,75 põlvkonna võrkudele. EDGE kasutamisel on teoreetiliselt maksimaalne võimalik andmeedastuskiirus 473,6 Kbps (üheaegselt kasutatakse 8 kiireimat kanalit 59,2 Kbps), praktikas on kiirus tavaliselt 2-3 korda väiksem (olenevalt kasutatavate kanalite arvust). ja nende kiirused). Keskmine, efektiivne kiirus töökiirus on 180 Kbps.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System – universaalne mobiilsidesüsteem) on kolmanda põlvkonna sidevorming, mis on GSM-i edasiarendus, mis kasutab kanalite sageduse ja koodijaotuse põhimõtteid. Teoreetiliselt on maksimaalne võimalik andmeedastuskiirus UMTS-võrgus 14 Mbps. Siiani peavad abonendid olema rahul kiirustega 384 Kbps kuni 3,6/Mbps (HSDPA kasutamisel, High Speed ​​​​Download Packet Access, spetsiaalne tehnoloogia kiireks andmete allalaadimiseks). Selliste võrkude peamine omadus on videokõnede tegemise võimalus. Euroopas kasutavad UMTS-võrgud allalaadimiseks tavaliselt 2100 MHz ja andmete saatmiseks 1900 MHz. Ameerikas kasutatakse olenevalt operaatorist muid sagedusi - näiteks 1700 MHz.

CDMA (Code Division Multiple Access – koodijaotusega mitmikjuurdepääsu tehnoloogia) on alternatiivne GSM-sidestandard. Andmeedastuskiirus on siin peaaegu sama - 14 Kbps. Eripäraks on see, et samal sagedusel võivad töötada mitu seadet, millest igaühele on määratud oma kordumatu number. CDMA standardit kasutab maailmas umbes 15% mobiiliabonentidest. Selle suhtlusstandardi töötas välja Qualcomm ja seda kasutatakse peamiselt Ameerikas ja Aasias. CDMA standardi tööks kasutatakse sagedusi 800 ja 1900 MHz.

CDMA2000 1x - CDMA standardi arendus, on vahelüli CDMA-vormingu teise ja kolmanda põlvkonna võrkude vahel. Tippkiirus on 144 Kbps. Kasutatud sagedused hõlmavad 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 ja 2100 MHz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized – optimeeritud evolutsiooniline andmeedastus) on telekommunikatsiooni raadioandmete edastamise standard, mida kasutatakse kõige sagedamini lairiba kiireks Interneti-juurdepääsuks. Standardis on mitmeid modifikatsioone: Basic - Revision 0 - mis annab andmeedastuskiiruseks 2,4 Mbps, kuid samal ajal ületab allalaadimiskiirus oluliselt andmete võrku saatmise kiirust; Advanced - Revision A - pakub kiirust 3,1 Mbps ja sama andmeedastuskiirust andmete vastuvõtmiseks ja edastamiseks, mis võimaldab kahesuunalisi videokõnesid; Teoreetiline – Redaktsioon B – annab andmeedastuskiiruseks 14,7 Mbps (3 kanalit 4,9 Mbps).

2.4 Faks

Kaasaegsete telefakside tööpõhimõte

Telefaks on elektromehaaniline seade, mis koosneb skannerist, modemist, printerist, mootorist ja hammasratastest. Mootor ja käigud vastutavad paberi normaalse skannerisse ja printerisse söötmise eest. Skanner loeb dokumendi pildi, digiteerib selle ja edastab teabe modemile. Modem teisendab digitaalsed signaalid moduleeritud signaalide jadaks ja edastab need tavalise telefoniliini kaudu teisele faksiaparaadile. Faksi vastuvõttev modem teisendab selle jada tagasi digitaalseks ja saadab selle printerisse. Printer prindib pildi spetsiaalsele termopaberile vastavalt saadud teabele.

Faksi puudused

Vastuvõtlikkus märkimisväärsele mehaanilisele kulumisele. Sagedasel kasutamisel ummistub faksiskanner loetavate dokumentide tolmu ja mustusega. Plasthammasrattad kuluvad. Kõik see põhjustab nii loetavate dokumentide skannerisse kui ka termopaberi printerisse söötmist ja ebaühtlast söötmist. Seega halveneb edastatud ja vastuvõetud dokumentide kvaliteet oluliselt.

Automatiseeritud töö võimatus. Tavalise faksi teel on raske dokumente saata suurele hulgale adressaatidele. Sekretär on sunnitud numbreid käsitsi valima, tagasi helistama, kui adressaat on hõivatud või kui ülekanne ebaõnnestub.

Kalli termopaberi ebaefektiivne kasutamine. Enamik faksiaparaate prindib kõik vastuvõetud sõnumid (ka need, millel pole ühtegi kasulik informatsioon) spetsiaalsel kallil termopaberil. Lisaks kõrgele hinnale on sellel paberil veel üks märkimisväärne puudus – sellel olev pilt kahvatub aja jooksul paratamatult. Seega tuleb kõik olulised sõnumid salvestamiseks varundada.

Uus faksiseade

Tavapäraselt edastatava teabe hulk telefoniliinid, suureneb pidevalt. Esiteks kehtib see faksisõnumite kohta. Seetõttu on tänapäeval paljud kasutajad huvitatud mitte lihtsate eraldiseisvate telefakside ostmisest, mis täidavad rangelt määratletud funktsioone, vaid täiustatud süsteeme, mis võimaldavad automatiseerida faksisõnumite vastuvõtmise, töötlemise ja saatmise protsessi ning kõrvaldada märgitud puudused.

Idee kasutada selliste integreeritud süsteemide loomiseks personaalarvutit realiseeriti esmakordselt 1985. aastal, kui GammaLink andis välja esimese arvutifaksiplaadi. See võimaldas ühendada telefoniliini otse arvutiga ja muuta see võimsaks ja mitmekülgseks telefaksiks. Tänapäeval toodavad arvutifaksiplaate tohutult palju tootjaid. Nende tooted, mis erinevad mõne funktsiooni poolest, teenivad sama eesmärki – automatiseerida tavaliste telefoniliinide kaudu vahetatavate faksisõnumite edastamise, vastuvõtmise ja levitamise protsessi.

Arvutitelefoni faksiplaadid on arvutitelefoni (CT) tööstuse lahutamatu osa. Nende maksumus võib ulatuda 50 dollarist. (tavaliste väikese kiirusega faks-modemkaartide puhul, mille võimalused ja omadused jätavad reeglina soovida) kuni 5000-7000 dollarit. (spetsiaalsete faksiplaatide jaoks, mille loomisel kasutati uusimaid saavutusi ja mis on võimelised edastama erinevat teavet kiirusega 14 400 bps samaaegselt üle 12 telefoniliini. Selliseid tahvleid kasutavatel arvutitel põhinevatel süsteemidel on tavapärase faksiga võrreldes mitmeid olulisi eeliseid masinad.

Kasutusmugavus. Arvuti integreerimine telefonivõrku ja selle telefaksivõimalustega varustamine võimaldab kasutajatel fakse vastu võtta, töödelda ja saata arvutist lahkumata.

Tõhus telefoniliinide kasutamine. Arvutipõhine faksisüsteem pakub tõhusat sidet väikese arvu telefoniliinide kaudu, asendades paljusid eraldiseisvaid telefaksiseadmeid, millest igaüks vajab eraldi liini.

Edastatud pildi kõrge kvaliteet. Kvaliteetse faksisõnumina saab saata mis tahes teksti- või graafikaredaktori dokumente. Selleks teisendatakse see spetsiaalse tarkvara abil vormingusse, mida faksikaart kasutab sõnumite saatmiseks. Nii on tagatud kõrge pildikvaliteet, kuna dokumenti ei saa "rikkuda" printeri kehv prindikvaliteet, määrdunud faksiskannerid ega paberisöötmismehhanismi talitlushäired.

Vastuvõetud sõnumite konfidentsiaalsuse säilitamine. Erinevalt tavalistest telefaksidest, mis prindivad kõik sissetulevad sõnumid välja ühele paberirullile, võtavad CT-süsteemid vastu ja salvestavad need isiklikesse kasutajakataloogidesse, millele ligipääs on piiratud parooliga. Seega on vaatamine täiesti välistatud. olulised dokumendid võõrad.

Lisaks võimaldab arvuti kasutamine faksikaartide töö juhtimiseks rakendada palju kasulikke ja mugavaid algoritme - CT-rakendusi. Paljud neist võimaldavad faksisõnumite vahetamise protsessi täielikult automatiseerida. Kõige laialdasemalt kasutatavad CT-rakendused on FAX SERVER, FAX ON DEMAND ja FAX BROADcast. Faksiserveri kasutamine minimeerib aja- ja materjalikulu faksisõnumite vastuvõtmisel ja edastamisel. Fax on Demand võimaldab automatiseerida tellijatele sageli nõutavate dokumentide esitamise protsessi. Faksijaotus lihtsustab oluliselt töötajate tööd suure hulga erinevate dokumentide saatmisel suurele hulgale adressaatidele.

2.5 Modemi ühendus

Süsteem on mõeldamatu ilma modemita elektrooniline side. See seade võimaldab kaasa lüüa põnevas ja tänapäeval, kasutades telekommunikatsioonimaailma uusimaid leiutisi, juba ja lihtsalt eluliselt tähtsas infovoogude, elektrooniliste andmebaaside, e-posti, elektroonilised kataloogid, teadetetahvlid ja palju muud. Modemite abil info vastuvõtmise ja vahetamise võimalusi on juba täna raske ülehinnata ning me ei kujuta ettegi, mis meid homme ees ootab. E-kirjaga kõikjale maailmas saadetud e-kiri jõuab adressaadini vähem kui kahe tunniga. Saame teie e-posti võrgu telekonverentsisüsteemi panna mis tahes kuulutuse või kuulutuse ja kogu maailm saab selle teabe päeva jooksul teada. Modemi abil saate näiteks otse Moskvast ühenduse luua New Yorgis asuva serveriga ja töötada selles sisalduvate teabebaasidega. Lõpuks saame faksi saata. Juba praegu ei saa ükski mainekas maaklerbüroo hakkama ilma kiire teabe vastuvõtmise ja edastamiseta arvutisidekanalite ja sellest tulenevalt modemi abil.

Selgitage, mis on modem ja kuidas see töötab. Kui telefonivõrgu kaudu infot vahetada arvutiga, on vaja seadet, mis suudab telefonivõrgust signaali vastu võtta ja selle digitaalseks informatsiooniks teisendada. Selle seadme väljundis allutatakse teabele MODULATION ja DEMODULATION sisendis, sellest ka nimi MODEM. Modemi eesmärk on asendada arvutist tulev signaal (nullide ja ühtede kombinatsioon) telefoniliini tööpiirkonnale vastava sagedusega elektrisignaaliga. Modem jagab selle liini akustilise kanali madalateks ja kõrgeteks sagedusaladeks. Madalsagedusriba kasutatakse andmeedastuseks ja kõrgsagedusriba vastuvõtuks. Teabe kodeerimiseks on palju viise, millest kuulsaimad on FSK-meetod (Frequency SNift Keying) edastuskiirustele kuni 300 boodi (baud on teabeedastuskiiruse ühik, mis on võrdne 1 bit / s) ja PSK-meetod ( PHase SNift Keying) kiiremate modemite jaoks, edastuskiirus kuni 2400 boodi.

FSK kasutab nelja spetsiaalset sagedust. Teabe edastamisel tõlgendatakse signaali sagedusega 1070 Hz loogilise nullina ja signaali sagedusega 1270 Hz loogilise ühikuna. Vastuvõtmisel vastab null signaalile 2025 Hz ja üks 2225 Hz.

PSK kasutab kahte sagedust: 2400 Hz andmeedastuseks, 1200 Hz vastuvõtuks. Andmeid edastatakse kahes bitis, kodeerimine aga toimub signaali faasi nihutamisega. Kodeerimiseks kasutatakse järgmisi faasinihkeid: 0 kraadi bittide kombinatsiooni jaoks 00,90 kraadi 01,180 kraadi jaoks 10,270 kraadi 11 jaoks.

Samuti on olemas muud tüüpi modulatsioonid (DPSK, QAM, TCM). Modem on valmistatud kas välisseadmena, mis on ühendatud telefoniliiniga ühe väljundiga ja standardse arvuti COM-porti teisega (RS232 pistik vastavalt CCITT V. 24 soovitustele) või tavalise trükkplaadina, mis paigaldatakse arvuti ühises siinis. Modemite sisemisi variante saab kohandada nii tavaliste ISA kui ka PCI siinidega.

Vaatleme mõningaid modemite tööstandardeid.

Kõige levinumad on nn HAYES-iga ühilduvad modemid, mis on saanud nime ühe esimese modemi tootja järgi. Sellised modemid kasutavad AT-käske (ingliskeelsest sõnast ATtention), mis ühilduvad Hayes Smartmodemiga. Lisaks kõigi Hayesiga ühilduvate modemite standardkäskude komplektile pakub iga tootja eraldi kasutajale laia valikut spetsiifilisi käske, mis kehtivad ainult selle ettevõtte mudelites (näiteks USRobotics, Rockwell, ZyXEL jne).

Lisaks käsukomplektide ühilduvusele peab modem vastama mõnele standardile teabe edastamiseks telefoniliinide kaudu. Sellised standardid on CCITT (Rahvusvaheline Telegraafia ja Telefoni Konsultatiivkomitee, Prantsuse CCITT (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique) soovitused).

Modemid, mis vastavad kiiruse kuni 2400 boodi standarditele, saavad teavet vabalt vahetada. Tuleb märkida, et CCITT V.32 soovitus ei ole standard selle sõna täies tähenduses, kuna praktiliselt igal suuremal üle 2400 boodi modemitootjal on kombeks lisaks rakendada üht või mitut spetsiifilist andmeedastusprotokolli. Nende kasutamine on võimalik ainult sarnaste modemite ühendamisel ja sel juhul saavutatakse reeglina suurem edastuskiirus, mürakindlus ja ühenduse kiirus.

Kõige tavalisem ja odavam (sellepärast on see kasutajate seas populaarne) on HST (HigH Speed ​​​​Transfer) protokoll, mille USRobotics töötas välja 80ndate lõpus. Sellel protokollil on erinevaid variante: H96, H14, H16, H19, H21, H28, mille erinevus on ainult teabeedastuskiiruses, mis on vastavalt 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 ja 28800 boodi. HST-protokolli madala hinna, laia täiendatavuse ja kõrge mürakindluse ning kiire andmeside tõttu eelistavad kasutajad laialdaselt osta kuulsad modellid USRobotics nagu Sportster, Worldport, Courier.

Samuti on laialdaselt kasutusel ZyXEL modemid, millel on spetsiifiline ZYX-protokoll, mis võimaldab edastada andmeid kiirusega 19200 boodi täisdupleksis. ZyXEL-i modemid saavutasid 90ndate alguses suure populaarsuse ainuüksi seetõttu, et kodumaise ostja jaoks ei olnud saadaval teisi kaubamärke. Nende peamine puudus on kõrge hind, mis peletab eemale laia tarbijaskonna. Kuid sellest hoolimata eelistavad pangandusstruktuurid ja valitsusasutused väljakujunenud traditsioonide põhjal selle konkreetse ettevõtte modemeid.

Vähem levinud, väga kallis, kuid tugeva ja stabiilse signaaliga, mis võib isegi eirata PBX-i paigaldatud kaitsefiltreid, et vältida modemite tasuta kasutamist. Need on TrailBlazer kaubamärgi ja kuulsa PEP-protokolli (Racket Ensemble Protocol) Telebit modemid.Peaaegu kõik kiired modemid ühilduvad vähemkiirete standarditega.

Järeldus

Infotehnoloogiliste vahendite järkjärguline areng võimaldab juurutada kontoritöösse “paberivaba” tehnoloogia elemente, infovahetus toimub elektrooniliste sidevahendite abil, info salvestamine ja töötlemine personaalarvutite ja välisseadmete abil, kontoridokumentatsiooni kopeerimine ja paljundamine kaasaegsete vahenditega. paljundusseadmed.

Praegu, igal aastal mitu korda suurenevate teabevoogude tingimustes, on peaaegu võimatu ette kujutada selget koostoimet pangandusstruktuuride, kaubandus- ja vahendusettevõtete, valitsusasutuste ja muude organisatsioonide vahel ilma kaasaegse arvutitehnoloogia ja arvutivõrkudeta. Vastasel juhul oleks vaja üleval pidada hiiglaslikku paberdokumendi töötlejate ja kullerite personali ning sellise süsteemi töökindlus ja töökiirus jääks siiski oluliselt alla modemside ja arvutivõrkude pakutavale. Kuid iga minut hilinemist oluliste infosõnumite saatmisel võib kaasa tuua väga käegakatsutava rahalise kahju ja kuvandi kokkuvarisemise.

Käesolevas kursusetöös tutvusime dokumendi loomisel ja töötlemisel kasutatavate kaasaegsete tehniliste vahenditega, uurisime teabe dokumenteerimise meetodeid, klassifitseerisime dokumentide tüübid ja tüübid, uurisime dokumendikandjate tüüpe, kirjeldasime mõningaid dokumentide paljundamise meetodeid ning tuvastas ka telekommunikatsiooni kasutamise tunnused.

Seega on saavutatud eesmärk uurida kaasaegsete tehniliste dokumenditöötlusvahendite kasutamise tunnuseid kontoritöös.

Allikate ja kasutatud kirjanduse loetelu

Allikad

1. Antonova P. RELCOM-i võrk ja e-post. - M.: Demos, 1991.

2. Vilkhovchenko S.D., Modemid (valik, paigaldamine, konfigureerimine), M .: ABF, 1997.

3. Gavrilov A. A. Modemiga töötamine. - M.: MP "Malip", 1992.

4. Gasov V.M. "Graafilise teabe sisend-väljundi tehnilised vahendid" (sari seitsmes raamatus "Inimeste suhtlemise korraldamine automatiseeritud juhtimissüsteemide tehniliste vahenditega", toimetanud V. N. Chetverikov)

5. Gurin N.I. "Töö personaalarvutis"

6. Jones R. Andmeedastuse teooria. - M.: Teadus ja tehnoloogia, 1993.

7. Solomenchuk VG, Personaalarvutite riistvara. BHV-Peterburg, 2003.

8. All. toim. W. Tompkins ja J. Webster. Andurite ja andmesisestusseadmete liidestamine IBM PC arvutitega. - M.: Mir, 1992.

9. Kataloog " Arvutivõrgud Venemaa. Rahvusvahelise suhtluse teenused". - M.: LLP "ELIS. LTD", 1992.

10. Fishchenko L.P. "Sisemised PCI modemid"

11. GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused”, kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku standardi 27. veebruari 1998. a määrusega nr 28.

12. GOST R 6.30-2003 ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentide ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele. - Sisend. 3.03.2003. - M: Standardite kirjastus, 2003.

13. 27. juuli 2006 föderaalseadus nr 149-FZ „Teabe kohta, infotehnoloogia ja teabe kaitse kohta.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 “Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Üldnõuded”, kinnitatud ja korraldusega jõustatud föderaalne agentuur tehnilise normi ja metroloogia kohta 12.03.07 nr 28-st.

15. Dokumendivoog 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Dokumentatsioon elektrooniliste arvutite kasutamisega.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. Termika Consulting Group, Office Encyclopedia: http://www.termika.ru/dou/enc/, 25.08.10

18. Repina S.O., "Elektroonilise hüperlingi juhend": http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10

19. Vaba entsüklopeedia: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Mobiilside standardid: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

21. Kaasaegsete telefakside tööpõhimõte: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 05.10.10

Kirjandus:

22. Gedrovitš F.A. Digitaalsed dokumendid: säilitamise probleemid // Arhivaari bülletään. Nr 1. 2004.

23. Kontoritöö ja kirjavahetus küsimustes ja vastustes: Õpik majandusülikoolide ja kõrgkoolide üliõpilastele M.I. Basakov – 2. väljaanne, parandatud. ja täiendav // Sari "Õpik ja õppejuhend" - Rostov n / a

24. Bürootöö (Juhtimise dokumentaalse toe korraldus ja tehnoloogia): Õpik ülikoolidele / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. ja jne; Ed. TV. Kuznetsova. - M.: UNITY-DANA, 2001 - 359 lk.

25. Kontoritöö: Õpik / Üldise all. toim. prof. TV. Kuznetsova. - 2. väljaanne, muudetud. ja täiendav – M.: MTsFER, 2006.

26. Dokumentatsioon: Õpik. N.N. Kushnarenko – 7. väljaanne, Sr. - K .: Teadmised, 2006. - 459 lk. - ( Kõrgharidus XXI sajand).

27. Arvepidamine: Õppejuhend. N.S. Larkov

28. Juhtimistegevuse dokumenteerimine: loengute kursus / I.N. Miguel. – M.: Flinta: MPSI, 2006. – 200lk.

29. Ettevõtte nr 10 / 2002 personal "Kadunud dokumentidega töötamise kultuurist"

30. Dokumentidega töö korraldus: Õpik / Toim. prof. V.A. Kudrjajev. - 2. väljaanne, muudetud. ja täiendav – M.: INFRA-M, 2002. – 592 lk.

31. Töötame modemiga. Gavrilov A.A., M.: MP "MALIP", 1992.

32. Sedova O.L., Paljundame dokumente. Ajakiri "Sekretär Asjade", nr 1, 1999.

33. Sekretäritöö. Õpetlik ja praktiline juhend / V.V. Galakhov, I.K. Kornejev ja teised; toim. I.K. Kornejev. - M .: TK Velby, kirjastus Prospekt, 2005. - 608 lk.

34. Kaasaegne kontoritöö. Berezina N.M., Vorontsova E.P., Lõssenko L.M. - 2. väljaanne - Peterburi: Peeter, 2006. - 272 lk.: ill. – (sari “Moodne paberitöö”)

35. Kaasaegsed tehnoloogiadäri- ja dokumendihaldus. Ajakiri nr 0, 2010.

36. Rogožin M.Yu. Ärikäsiraamat. - "Yusticinform", 2005.