नियंत्रण यह सुनिश्चित करने की प्रक्रिया है कि कोई संगठन अपने लक्ष्यों को प्राप्त करता है।

नियंत्रण प्रक्रिया में मानक निर्धारित करना, वास्तव में प्राप्त परिणामों को मापना और यदि प्राप्त परिणाम स्थापित मानकों से भौतिक रूप से भिन्न होते हैं तो समायोजन करना शामिल है।

नियंत्रण की आवश्यकता के सबसे महत्वपूर्ण कारणों में से एक यह है कि किसी भी संगठन में, निश्चित रूप से, समय पर अपनी त्रुटियों को ठीक करने और संगठन के लक्ष्यों की उपलब्धि को नुकसान पहुंचाने से पहले उन्हें ठीक करने की क्षमता होनी चाहिए।

प्रारंभिक नियंत्रण का प्रयोग करने का मुख्य साधन कुछ नियमों, प्रक्रियाओं और आचरण की रेखाओं का कार्यान्वयन (निर्माण नहीं, अर्थात् कार्यान्वयन) है।

संगठनों में, तीन प्रमुख क्षेत्रों में पूर्व-नियंत्रण का उपयोग किया जाता है - मानव, भौतिक और वित्तीय संसाधनों के संबंध में।

मानव संसाधन। प्रारंभिक नियंत्रण उन व्यावसायिक और पेशेवर ज्ञान और कौशल के गहन विश्लेषण के माध्यम से प्राप्त किया जाता है जो कुछ कार्य कर्तव्यों को पूरा करने और सबसे तैयार और योग्य लोगों के चयन के लिए आवश्यक हैं।

भौतिक संसाधन। न्यूनतम स्वीकार्य गुणवत्ता स्तरों के लिए मानकों को विकसित करके और इन आवश्यकताओं के साथ आने वाली सामग्रियों के अनुपालन के लिए भौतिक जांच करके नियंत्रण किया जाता है।

वित्तीय संसाधन। प्रारंभिक नियंत्रण का सबसे महत्वपूर्ण साधन बजट है। यह विश्वास दिलाता है कि जब किसी संगठन को नकदी की आवश्यकता होगी, तो उसके पास होगा। बजट संगठन को अपनी नकदी को अंत तक समाप्त करने की अनुमति नहीं देता है।

वर्तमान नियंत्रण वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करने के उद्देश्य से कार्य करने के बाद प्राप्त वास्तविक परिणामों के मापन पर आधारित है। इस तरह से वर्तमान नियंत्रण करने के लिए, नियंत्रण उपकरण की जरूरत है प्रतिपुष्टि.

काम पूरा होने के बाद अंतिम नियंत्रण का उपयोग किया जाता है। इसकी दो महत्वपूर्ण विशेषताएं हैं:

1) अंतिम नियंत्रण संगठन के प्रबंधन को योजना के लिए आवश्यक जानकारी देता है यदि भविष्य में इसी तरह का कार्य किया जाना है;

2) प्रेरणा को बढ़ावा देता है।

नियंत्रण प्रक्रिया में तीन अलग-अलग चरण होते हैं:

मानकों और मानदंडों का विकास;

मानकों और मानदंडों के साथ वास्तविक परिणामों की तुलना;

आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई करना।

सभी प्रतिक्रिया प्रणाली

1. लक्ष्य रखें।

2. बाहरी संसाधनों का प्रयोग करें।

3. बाहरी संसाधनों को आंतरिक उपयोग के लिए परिवर्तित करें।

4. इच्छित लक्ष्यों से महत्वपूर्ण विचलन के लिए देखें।

5. लक्ष्यों की प्राप्ति सुनिश्चित करने के लिए इन विचलनों को ठीक करें।

मानक विशिष्ट लक्ष्य होते हैं जिनके विरुद्ध प्रगति मापी जा सकती है।

प्रदर्शन संकेतक ठीक से निर्दिष्ट करता है कि निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए क्या हासिल किया जाना चाहिए। इस तरह के मेट्रिक्स प्रबंधन को उनकी योजना के साथ वास्तव में किए गए कार्यों की तुलना करने और निम्नलिखित महत्वपूर्ण प्रश्नों के उत्तर देने की अनुमति देते हैं: अपने नियोजित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए हमें क्या करने की आवश्यकता है? क्या पूर्ववत रहता है?

नियंत्रण प्रक्रिया का पहला चरण: मानक निर्धारित करें और प्रदर्शन मीट्रिक स्थापित करें

नियंत्रण के दूसरे चरण में, अनुमेय विचलन का पैमाना निर्धारित किया जाता है, जिसके भीतर नियोजित परिणामों से प्राप्त परिणामों के विचलन से अलार्म नहीं बजना चाहिए।

तीसरा चरण: कार्रवाई का एक उपयुक्त तरीका चुनना और विचलन को समाप्त करना आवश्यक है।

प्रभावी होने के लिए, नियंत्रण किफायती होना चाहिए। नियंत्रण की आर्थिक दक्षता को संभावित रूप से बढ़ाने का एक तरीका बहिष्करण द्वारा नियंत्रण की विधि का उपयोग करना है।

बहिष्करण का सिद्धांत यह है कि नियंत्रण प्रणाली को तभी चालू किया जाना चाहिए जब मानक से ध्यान देने योग्य विचलन हों।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि योजनाएं कितनी अच्छी तरह से बनाई गई हैं, आमतौर पर उन्हें इच्छित रूप से पूरा नहीं किया जा सकता है। भविष्य की पूर्ण सटीकता के साथ भविष्यवाणी नहीं की जा सकती है। प्रतिकूल मौसम की स्थिति, औद्योगिक और परिवहन दुर्घटनाएँ, कर्मचारियों की बीमारी और बर्खास्तगी, और कई अन्य कारण जिनकी हमने इस अध्याय की शुरुआत में चर्चा की थी, हमारी योजनाओं को बाधित करते हैं। इन उल्लंघनों, सबसे पहले, नियंत्रण प्रणाली का उपयोग करके पता लगाया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, आपको नियमित रूप से - दिन, सप्ताह या महीने में एक बार - योजना पर लौटने और नियोजित से अवांछित विचलन की पहचान करने की आवश्यकता है।

विचलन के लिए दो मुख्य दृष्टिकोण हैं। सबसे पहले, आप आंदोलन के नियोजित प्रक्षेपवक्र पर लौटने का प्रयास कर सकते हैं। इसके लिए अतिरिक्त संसाधनों की आवश्यकता होगी - सामग्री, मानव, वित्तीय। कभी-कभी ऐसे संसाधन योजना के अनुसार बनाए जाते हैं, जिससे पहले से ही जटिलताओं की संभावना का अनुमान लगाया जाता है। एक ज्वलंत उदाहरण अंतरिक्ष यात्रियों का बैकअप है। लेकिन हमें इस तथ्य को स्वीकार करना होगा कि अनुकूल वातावरण में ऐसे संसाधन "निष्क्रिय" होंगे। दूसरे, वर्तमान स्थिति में वास्तविक रूप से प्राप्त करने योग्य अन्य लोगों के साथ उल्लिखित मील के पत्थर को बदलकर, योजना को ही बदला जा सकता है। इस तरह के दृष्टिकोण की संभावना इस बात पर निर्भर करती है कि कंपनी के लिए योजना कितनी महत्वपूर्ण है - चाहे वह "कानून" हो या केवल "गाइड टू एक्शन" जो आंदोलन की वांछित दिशा निर्धारित करता हो।

प्रबंधक पहले से किए गए निर्णयों के कार्यान्वयन की निगरानी के लिए जिम्मेदार है, न केवल योजना में शामिल है, बल्कि परिचालन, वर्तमान भी है। बैठकों और दस्तावेजों के अनुमोदन के दौरान आंशिक नियंत्रण किया जाता है। लेकिन इतना पर्याप्त नहीं है। अपने स्वयं के कार्य की योजना बनाते समय, प्रबंधक को अपने अधीनस्थों की गतिविधियों पर नियमित जाँच की व्यवस्था करनी चाहिए, न केवल उनकी टीम के सदस्य, बल्कि अन्य सभी भी। आधिकारिक रिपोर्ट और सत्यापन, और अनौपचारिक बातचीत दोनों का उपयोग किया जा सकता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि एक प्रबंधक के साथ बातचीत जो पदानुक्रमित सीढ़ी पर कई कदम ऊपर है, कर्मचारी पर बहुत सकारात्मक प्रभाव डालता है। यूके में, इसे माना जाता है सीईओप्रत्येक कर्मचारी से वर्ष में कम से कम एक बार बात करनी चाहिए। दुर्भाग्य से, रूस में ऐसे साक्षात्कार स्वीकार नहीं किए जाते हैं।

प्रबंधकीय नियंत्रण के तीन पहलू हैं:

मानक निर्धारित करना - लक्ष्यों की सटीक परिभाषा जो एक निश्चित अवधि में प्राप्त की जानी चाहिए। यह योजना प्रक्रिया के दौरान विकसित योजनाओं पर आधारित है;

इस अवधि में क्या हासिल किया गया है, इसका आकलन करना और अपेक्षित परिणामों के मुकाबले जो हासिल किया गया है उसकी तुलना करना;

आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई की तैयारी।

प्रबंधक को कार्रवाई की तीन पंक्तियों में से एक का चयन करना चाहिए: कुछ भी न करें, विचलन को समाप्त करें, या मानक को संशोधित करें।

नियंत्रण प्रौद्योगिकी निम्नलिखित योजना के अनुसार की जाती है:

नियंत्रण अवधारणा की पसंद (प्रणाली, प्रक्रिया, निजी जांच);

नियंत्रण उद्देश्यों का निर्धारण (योग्यता, शुद्धता, नियमितता और नियंत्रण की प्रभावशीलता);

नियंत्रण मानकों की स्थापना (नैतिक, औद्योगिक, कानूनी);

नियंत्रण विधियों का विकल्प (नैदानिक, चिकित्सीय, प्रारंभिक, वर्तमान, अंतिम);

मात्रा और नियंत्रण के क्षेत्र का निर्धारण (निरंतर, प्रासंगिक, वित्तीय, उत्पाद की गुणवत्ता)।

प्रभावी आंतरिक नियंत्रण का संगठन एक जटिल बहु-चरणीय प्रक्रिया है, जिसमें निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

1. पिछली व्यावसायिक स्थितियों के लिए निर्धारित कंपनी के कामकाज के लक्ष्यों का विश्लेषण और तुलना, गतिविधि के प्रकार, आकार, संगठनात्मक संरचना के साथ-साथ इसकी क्षमताओं के साथ कार्रवाई, रणनीति और रणनीति के पहले अपनाए गए पाठ्यक्रम।

2. मौजूदा प्रबंधन संरचना की प्रभावशीलता का विश्लेषण, इसका समायोजन। संगठनात्मक संरचना पर विनियम विकसित किए जाने चाहिए, जो प्रशासनिक, कार्यात्मक, पद्धतिगत अधीनता, उनकी गतिविधियों की दिशा, उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के संकेत के साथ सभी संगठनात्मक इकाइयों का वर्णन करते हैं; उनके संबंधों, अधिकारों और जिम्मेदारियों के नियमों को स्थापित किया; इन लिंक के लिए उत्पादों, संसाधनों, प्रबंधन कार्यों के प्रकारों का वितरण दिखाया गया है। वही विभिन्न संरचनात्मक इकाइयों (विभागों, ब्यूरो, समूहों, आदि) पर प्रावधानों पर लागू होता है।

3. विशिष्ट वित्तीय और व्यावसायिक लेनदेन पर नियंत्रण के लिए औपचारिक मानक प्रक्रियाओं का विकास। यह आपको वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों पर नियंत्रण के संबंध में कर्मचारियों के संबंधों को कारगर बनाने, संसाधनों का प्रभावी ढंग से प्रबंधन करने, प्रबंधन निर्णय लेने के लिए सूचना की विश्वसनीयता के स्तर का आकलन करने की अनुमति देता है।

कंपनी की प्रबंधन प्रणाली में सबसे महत्वपूर्ण स्थान रणनीतिक निर्णयों पर नियंत्रण है। इसका तात्पर्य यह पता लगाना है कि निर्णय किस हद तक कंपनी के लक्ष्यों की उपलब्धि की ओर ले जाता है। व्यवहार में, हम एक आधुनिक नियंत्रण प्रबंधन प्रणाली के गठन के बारे में बात कर रहे हैं।

नियंत्रण प्रक्रियाओं के नियंत्रण और संगठन पर निर्णय लेने के लिए, कई मानदंड महत्वपूर्ण हो सकते हैं: इसकी प्रभावशीलता, लोगों को प्रभावित करने का प्रभाव, नियंत्रण के कार्य और इसकी सीमाएं।

शब्द " नियंत्रण", शब्द की तरह" शक्ति”, सबसे पहले, नकारात्मक भावनाओं को उत्पन्न करता है। कई लोगों के लिए, नियंत्रण का अर्थ है, सबसे पहले, प्रतिबंध (कुत्ते के लिए एक श्रृंखला की तरह), जबरदस्ती, स्वतंत्रता की कमी, आदि। - सामान्य तौर पर, वह सब कुछ जो व्यक्ति की स्वतंत्रता के बारे में हमारे विचारों के सीधे विपरीत होता है। इस तरह की स्थिर धारणा के परिणामस्वरूप, नियंत्रण उन प्रबंधन कार्यों में से एक है, जिसका सार अक्सर गलत समझा जाता है। यदि आप पूछते हैं कि प्रबंधक के लिए नियंत्रण का क्या अर्थ है, तो अक्सर लोग आपको जवाब देंगे - यही वह है जो आपको कर्मचारियों को कुछ सीमाओं के भीतर रखने की अनुमति देता है। सिद्धांत रूप में, यह सच है। नियंत्रण के पहलुओं में से एक वास्तव में किसी चीज की आज्ञाकारिता को लागू करना है। हालांकि, नियंत्रण को केवल कुछ प्रकार के प्रतिबंधों तक कम करने के लिए जो संगठन को नुकसान पहुंचाने वाले कार्यों की संभावना को बाहर करते हैं और सभी को कड़ाई से अनुशासित तरीके से व्यवहार करने के लिए मजबूर करते हैं, प्रबंधन के मुख्य कार्य की दृष्टि खोना होगा।

नियंत्रण- यह सुनिश्चित करने की प्रक्रिया है कि एक संगठन अपने उद्देश्यों को प्राप्त करता है, जिसमें शामिल हैं:

न तो नियोजन, न ही संगठनात्मक संरचनाओं का निर्माण, न ही प्रेरणा को पूरी तरह से नियंत्रण से अलग करके माना जा सकता है।

नियंत्रण वह प्रक्रिया है जिसके द्वारा किसी संगठन का प्रबंधन यह निर्धारित करता है कि उसके निर्णय सही हैं या नहीं और क्या उन्हें ठीक करने की आवश्यकता है।

समस्याओं के बहुत गंभीर होने से पहले उनका पता लगाना और उनका समाधान करना आवश्यक है।

नियंत्रण क्यों आवश्यक है?

योजनाएँ और संगठनात्मक संरचनाएँ प्रबंधन के भविष्य को देखने के लिए केवल चित्र हैं। कई अलग-अलग परिस्थितियां योजना को साकार होने से रोक सकती हैं।

यहां तक ​​​​कि सबसे अच्छे संगठनात्मक ढांचे में भी खामियां हैं।

लोग कंप्यूटर नहीं हैं। उन्हें किसी भी कार्य को पूर्ण सटीकता के साथ करने के लिए प्रोग्राम नहीं किया जा सकता है।

किसी भी संगठन में निश्चित रूप से अपनी गलतियों को समय पर ठीक करने और संगठन के लक्ष्यों की उपलब्धि को नुकसान पहुंचाने से पहले उन्हें ठीक करने की क्षमता होनी चाहिए। नियंत्रण फ़ंक्शन आपको इन समस्याओं के संकट में विकसित होने से पहले समस्याओं की पहचान करने और संगठन की गतिविधियों को समायोजित करने की अनुमति देता है।

संगठन की गतिविधि के क्षेत्रों को निर्धारित करने की आवश्यकता जिसने अपने समग्र लक्ष्यों की उपलब्धि में सबसे प्रभावी रूप से योगदान दिया

नियंत्रण के प्रकार

• प्रारंभिक नियंत्रण;
• वर्तमान नियंत्रण;
• अंतिम नियंत्रण।

इन सभी प्रकार के नियंत्रण कार्यान्वयन के रूप में समान हैं, क्योंकि उनका एक ही लक्ष्य है: यह सुनिश्चित करने में मदद करना कि प्राप्त वास्तविक परिणाम आवश्यक लोगों के जितना करीब हो सके। वे केवल निष्पादन समय में भिन्न होते हैं।

प्रारंभिक नियंत्रण

काम की वास्तविक शुरुआत से पहले किया गया।

संगठनों में, मानव, सामग्री और वित्तीय संसाधनों के संबंध में प्रारंभिक नियंत्रण का उपयोग किया जाता है।

क्षेत्र में प्रारंभिक नियंत्रण मानव संसाधन संगठनों में व्यवसाय और पेशेवर ज्ञान और कौशल के गहन विश्लेषण के माध्यम से हासिल किया जाता है जो कुछ निश्चित करने के लिए आवश्यक हैं आधिकारिक कर्तव्यऔर सबसे तैयार और योग्य लोगों का चयन। यह सुनिश्चित करने के लिए कि किराए के कर्मचारी उन्हें सौंपे गए कर्तव्यों का पालन करने में सक्षम होंगे, इस क्षेत्र में न्यूनतम स्वीकार्य स्तर की शिक्षा या कार्य अनुभव स्थापित करना और काम पर रखे गए दस्तावेजों और सिफारिशों की जांच करना आवश्यक है। कई संगठनों में, मानव संसाधन का प्रारंभिक नियंत्रण प्रशिक्षण के दौरान काम पर रखने के बाद भी जारी रहता है। प्रशिक्षण आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि अतिरिक्त रूप से क्या जोड़ा जाना चाहिए और प्रबंधन टीम, और सामान्य प्रदर्शन करने वाले अपने कर्तव्यों के वास्तविक प्रदर्शन को शुरू करने से पहले उनके पास पहले से मौजूद ज्ञान और कौशल के लिए। एक पूर्व-प्रशिक्षण पाठ्यक्रम इस संभावना को बढ़ाता है कि काम पर रखे गए कर्मचारी प्रभावी ढंग से काम करेंगे।

क्षेत्र में प्रारंभिक नियंत्रण भौतिक संसाधन द्वारा किया गया:

न्यूनतम स्वीकार्य गुणवत्ता स्तरों के लिए मानक विकसित करना और इन आवश्यकताओं के साथ आने वाली सामग्रियों के अनुपालन के लिए भौतिक जांच करना;

कमी से बचने के लिए पर्याप्त स्तर पर संगठन में भौतिक संसाधनों का स्टॉक सुनिश्चित करना।

क्षेत्र में प्रारंभिक नियंत्रण वित्तीय संसाधन यह सुनिश्चित करना है कि जब किसी संगठन को नकदी की आवश्यकता होगी, तो उसके पास यह होगा। वित्तीय संसाधनों के प्रारंभिक नियंत्रण का सबसे महत्वपूर्ण साधन बजट है। बजट खर्च की सीमा भी निर्धारित करते हैं और इस प्रकार किसी भी विभाग या संगठन को पूरी तरह से नकदी से बाहर निकलने से रोकते हैं।

वर्तमान नियंत्रण

यह सीधे काम के दौरान किया जाता है। सबसे अधिक बार, उसका उद्देश्य अधीनस्थ कर्मचारी होता है, और वह स्वयं पारंपरिक रूप से उनके तत्काल श्रेष्ठ का विशेषाधिकार होता है।

वर्तमान नियंत्रण कार्य के प्रदर्शन के साथ-साथ शाब्दिक रूप से एक साथ नहीं किया जाता है, बल्कि वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करने के उद्देश्य से कार्य किए जाने के बाद प्राप्त वास्तविक परिणामों के मापन पर आधारित होता है।

इस तरह से वर्तमान नियंत्रण करने के लिए, नियंत्रण तंत्र को प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है - प्राप्त परिणामों पर डेटा प्राप्त करने के लिए एक प्रणाली।

अधिकांश संगठनात्मक प्रतिक्रिया नियंत्रण प्रणालियाँ खुली (गैर-बंद) प्रणालियाँ हैं। ऐसी प्रणालियों के लिए एक बाहरी तत्व प्रधान-प्रबंधक है, जो नियमित रूप से इस प्रणाली को प्रभावित करता है, अपने लक्ष्यों और इसके कामकाज दोनों में परिवर्तन करता है। प्रबंधन को मुख्य रूप से यह सुनिश्चित करने के प्रयास के रूप में देखना पूरी तरह से स्वीकार्य है कि संगठन प्रभावी प्रतिक्रिया के साथ एक प्रणाली के रूप में कार्य करता है, अर्थात। एक प्रणाली के रूप में जो बाहरी और आंतरिक विक्षेपण कारकों के प्रभाव के बावजूद, एक निश्चित स्तर पर आउटपुट विशेषताएँ प्रदान करती है।

अंतिम नियंत्रण

यह काम खत्म होने के एक निश्चित समय के बाद किया जाता है।

अंतिम नियंत्रण कार्य:

संगठन के प्रबंधन को योजना के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करना यदि भविष्य में इसी तरह के कार्य किए जाने की उम्मीद है। वास्तविक और आवश्यक परिणामों की तुलना करके, प्रबंधन बेहतर ढंग से यह आकलन करने में सक्षम है कि उनकी योजनाएँ कितनी यथार्थवादी थीं। यह प्रक्रिया आपको उत्पन्न होने वाली समस्याओं के बारे में जानकारी प्राप्त करने और भविष्य में इन समस्याओं से बचने के लिए नई योजनाएँ बनाने की अनुमति देती है;

प्रेरणा में सुधार। यदि किसी संगठन का प्रबंधन एक निश्चित स्तर के प्रदर्शन की उपलब्धि के साथ प्रेरक पुरस्कारों को जोड़ता है, तो यह स्पष्ट है कि प्राप्त वास्तविक प्रदर्शन को सटीक और निष्पक्ष रूप से मापा जाना चाहिए। प्रदर्शन को मापना और उचित पुरस्कार देना आवश्यक है "भविष्य की अपेक्षाओं को तैयार करने के लिए कि वास्तविक परिणामों और पुरस्कारों के बीच घनिष्ठ संबंध है।"

नियंत्रण प्रक्रिया

नियंत्रण प्रक्रिया में तीन चरण शामिल हैं:

मानकों और मानदंडों का विकास;

प्राप्त परिणामों का मापन और स्थापित मानकों के साथ उनकी तुलना;

यदि प्राप्त परिणाम स्थापित मानकों से भौतिक रूप से भिन्न होते हैं तो आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई करना।

मानकों और मानदंडों का विकास

नियंत्रण प्रक्रिया का यह चरण निम्नलिखित के निर्धारण के लिए प्रदान करता है:

प्रदर्शन संकेतक;

अनुमेय विचलन का पैमाना।

मानकोंविशिष्ट लक्ष्य हैं जिनके लिए प्रगति मापी जा सकती है। ये लक्ष्य स्पष्ट रूप से नियोजन प्रक्रिया से विकसित होते हैं।

एक लक्ष्य का एक उदाहरण जिसे नियंत्रण मानकों के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है, वह अगले वर्ष $ 1 मिलियन का लाभ कमाना होगा।

प्रदर्शन संकेतक विशिष्ट मानदंडों का एक सेट है (इस मामले में, $ 1 मिलियन का लाभ और एक वर्ष की समय अवधि), जिसके मूल्यों का विश्लेषण आपको प्रदर्शन की डिग्री का मूल्यांकन करने की अनुमति देता है।

लाभ, बिक्री, सामग्री लागत जैसी चीजों के लिए प्रदर्शन मीट्रिक स्थापित करना अपेक्षाकृत आसान है क्योंकि वे मात्रात्मक हैं।

हालाँकि, संगठनों के कुछ महत्वपूर्ण लक्ष्यों और उद्देश्यों को संख्याओं में व्यक्त नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, नैतिकता के एक या दूसरे स्तर को संख्यात्मक मान निर्दिष्ट करके या डॉलर के बराबर राशि के रूप में व्यक्त करके एक लक्ष्य के रूप में माना जाने वाले मनोबल में वृद्धि को मापना बहुत मुश्किल है।

लेकिन जो संगठन प्रभावी ढंग से काम करते हैं, वे लक्ष्यों को निर्धारित करने से जुड़ी कठिनाइयों को दूर करते हैं, और वे सफल होते हैं।

उदाहरण के लिए, विभिन्न सर्वेक्षणों और सर्वेक्षणों के माध्यम से आध्यात्मिक स्तर और श्रमिकों की स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त की जा सकती है।

या, उदाहरण के लिए, नौकरी से संतुष्टि मानकों को स्थापित करने में प्रदर्शन के माप के रूप में कम संख्या में छंटनी का उपयोग किया जा सकता है।

कुछ विशेष मामलों के अपवाद के साथ, यह शायद ही कभी संगठनों के लिए आवश्यक है कि लक्ष्य से एक कोटा विचलित न हो। वास्तव में, में से एक विशेषणिक विशेषताएंएक अच्छा नियंत्रण प्रणाली मानक यह है कि इसमें यथार्थवादी सहनशीलता होती है।

सहनशीलता का पैमाना - वह सीमा जिसके भीतर इच्छित परिणामों से प्राप्त परिणामों का विचलन अलार्म का कारण नहीं होना चाहिए।

प्रभावी होने के लिए, नियंत्रण किफायती होना चाहिए। एक नियंत्रण प्रणाली के लाभों को इसे चलाने की लागत से अधिक होना चाहिए। नियंत्रण प्रणाली की लागत में प्रबंधकों और अन्य कर्मचारियों द्वारा सूचना एकत्र करने, संचारित करने और विश्लेषण करने के साथ-साथ नियंत्रण को लागू करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सभी प्रकार के उपकरणों की लागत, और संबंधित जानकारी के भंडारण, संचारण और खोज की लागत शामिल है। मुद्दों को नियंत्रित करने के लिए..

मुख्य समस्या वास्तव में महत्वपूर्ण विचलन की पहचान करना है। उन्हें सीधे एक मौद्रिक समकक्ष में परिवर्तित करना, हालांकि काफी स्पष्ट है, हमेशा उचित नहीं होता है।

उदाहरण के लिए, इसका जनरल मोटर्स के लिए कोई मतलब नहीं है यदि साप्ताहिक बिक्री अनुमानित राशि से $ 1 मिलियन कम है। लेकिन अगर जनरल मोटर्स 50-प्रतिशत हिस्से की गुणवत्ता को नियंत्रित करने में विफल रहता है, तो उसे बाद में संशोधन के लिए पहले से बेची गई सैकड़ों हजारों कारों को लेने के लिए मजबूर होना पड़ेगा।

प्राप्त परिणामों का मापनऔर स्थापित मानकों के साथ उनकी तुलना

नियंत्रण के इस स्तर पर की जाने वाली गतिविधियों में शामिल हैं:

परिणामों की माप और विचलन की तुलना नियोजित संकेतकउनके अनुमत मूल्यों के साथ;

सूचना का प्रसारण और प्रसार;

सूचना का मूल्यांकन।

मापने के परिणाम

एक महत्वपूर्ण कार्य यह सुनिश्चित करना है कि माप की गति, आवृत्ति और सटीकता निगरानी की जाने वाली गतिविधि के अनुरूप हो। पर व्यावसायिक गतिविधियांमाप का उद्देश्य लाभ बढ़ाना है, न कि वास्तव में जो हो रहा है उसे स्थापित करना।

उदाहरण। अधिकांश संगठन बहुत बार इन्वेंट्री काउंट का संचालन नहीं करते हैं। यदि निर्माता हर दिन सामग्री के भंडार का पुनर्गणना करता है, तो उसे ठीक से पता चल जाएगा, उदाहरण के लिए, चोरी के कारण उसे कितना नुकसान होता है। लेकिन कंपनी इस मामले में और कुछ नहीं कर पाएगी, क्योंकि उसका सारा समय कैलकुलेशन में व्यस्त रहेगा। इसलिए, अधिकांश निर्माता हर छह महीने में लगभग एक बार बड़ी सूची बनाते हैं। वे अनुभव से जानते हैं कि इस अवधि में चोरी से होने वाले नुकसान सहनीय होंगे।

दूसरी ओर, बैंक अपनी कमाई को हर दिन गिनते हैं, क्योंकि पैसा चोरी करने के लिए एक असामान्य रूप से आकर्षक वस्तु है। हालांकि, सावधान लेखापरीक्षा जांचवे अपने सभी लेखांकन रिकॉर्ड बहुत कम ही करते हैं।

सूचना का स्थानांतरण और प्रसार। नियंत्रण प्रणाली को प्रभावी ढंग से संचालित करने के लिए, संगठन में संबंधित लोगों के लिए स्थापित मानकों और प्राप्त परिणामों दोनों को संप्रेषित करना आवश्यक है। यह पूरी तरह से आश्वस्त होना भी वांछनीय है कि स्थापित मानकों को कर्मचारियों द्वारा अच्छी तरह से समझा जाता है। इसका मतलब है कि मानकों को निर्धारित करने वालों और उन्हें पूरा करने वालों के बीच प्रभावी संचार होना चाहिए।

नियंत्रण सूचना एकत्र करने और प्रसारित करने के रास्ते में आने वाली मुख्य कठिनाइयाँ विभिन्न संचार समस्याओं से संबंधित हैं। जबकि कुछ डेटा कंप्यूटर द्वारा एकत्र और संसाधित किया जाता है, अधिकांश जानकारी को मानव द्वारा संसाधित किया जाना चाहिए। इस श्रृंखला में एक व्यक्ति की उपस्थिति सूचना के संभावित विरूपण से जुड़ी है, जिसके आधार पर नियंत्रण के क्षेत्र में निर्णय किए जाने चाहिए।

हाल के वर्षों में, विशेष रूप से मात्रात्मक प्रकृति की जानकारी के प्रसार में बहुत बड़ी सफलता हासिल की गई है। अब प्रबंधक के पास एक संश्लेषित रूप में महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने का अवसर है, जिसमें आवश्यक तुलना पहले से ही लगभग प्रारंभिक डेटा आने के समय की गई है।

लेखा और प्रबंधन सूचना प्रणाली भी आंतरिक नियंत्रण प्रणाली में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है, एसएपी या ओरेकल जैसे ब्रांड की उपस्थिति निवेशकों और लेखा परीक्षकों दोनों के लिए एक सकारात्मक संकेत है।

परिणामों के बारे में जानकारी का मूल्यांकन। इस मूल्यांकन का उद्देश्य यह तय करना है कि क्या कार्रवाई की आवश्यकता है और यदि हां, तो कैसे।

कार्रवाई

नियंत्रण प्रक्रिया के इस चरण में, प्रबंधक को आचरण की तीन पंक्तियों में से एक को चुनना होगा:

कुछ न करें (यदि मानकों के साथ वास्तविक परिणामों की तुलना इंगित करती है कि निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त किया जा रहा है);

विचलन को समाप्त करें।

उदाहरण के लिए, एक औद्योगिक विज्ञान-गहन फर्म के अध्यक्ष ने चार वर्षों के दौरान तीन इंजीनियरिंग अधिकारियों को बदल दिया या निकाल दिया। हर बार उन्होंने ऐसा इसलिए किया क्योंकि विकास प्रक्रिया नये उत्पादकंपनी बुरी तरह से चली गई। उन्होंने इस संभावना पर कभी विचार नहीं किया कि समस्या अन्य कारकों के कारण हुई थी, जिनमें से कुछ इंजीनियरिंग प्रबंधक से स्वतंत्र थे। बाद में कंपनी का अधिग्रहण करने वाले निगम के प्रशासन द्वारा स्थिति का विश्लेषण करने पर ऐसा ही निष्कर्ष निकला। उनकी राय में, अनुचित अनौपचारिक मानदंडों के अस्तित्व, कुछ प्रकार के औपचारिक समन्वय की अनुपस्थिति और कंपनी के अध्यक्ष के विशिष्ट रवैये सहित विभिन्न कारकों के संयोजन के कारण समस्याएं उत्पन्न हुईं। इन निष्कर्षों की पुष्टि इस तथ्य से हुई कि तीनों पूर्व निदेशकों ने बनाया सफल पेशाउच्च प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में काम करने वाली अन्य औद्योगिक फर्मों में इंजीनियरिंग और तकनीकी विभागों के प्रमुख के रूप में।

मानक को संशोधित करें (कभी-कभी मानक स्वयं यथार्थवादी नहीं हो सकते हैं क्योंकि वे योजनाओं पर आधारित होते हैं, और योजनाएँ केवल भविष्य के अनुमान होते हैं। जब योजनाओं को संशोधित किया जाता है, तो मानकों को भी संशोधित किया जाना चाहिए)।

उदाहरण के लिए, यदि लगभग सभी विक्रेता अपने कोटा को 50% से अधिक कर देते हैं, तो यह शायद बहुत कम कोटा है, और यह स्वीकार्य प्रदर्शन के लिए एक मानक के रूप में काम नहीं कर सकता है .

सार्थक मानक निर्धारित करें जो कर्मचारियों द्वारा माना जाता है।

लोगों को यह महसूस करने की आवश्यकता है कि उनके प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए उपयोग किए जाने वाले मानक वास्तव में उनके काम को निष्पक्ष और निष्पक्ष रूप से दर्शाते हैं। इसके अलावा, उन्हें यह समझना चाहिए कि वे अपने संगठन को इसके अभिन्न लक्ष्यों को प्राप्त करने में कैसे और कैसे मदद करते हैं। यदि कर्मचारी देखते हैं कि स्थापित नियंत्रण मानक पूर्ण और उद्देश्यपूर्ण नहीं हैं, या बस "पिस्सू को पकड़ना", तो वे उन्हें अनदेखा कर सकते हैं और जानबूझकर उनका उल्लंघन कर सकते हैं, या वे थकान और निराशा का अनुभव करेंगे।

प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने का भी प्रयास करना चाहिए कि उनके द्वारा निर्धारित मानकों को उन लोगों द्वारा ईमानदारी से स्वीकार और अनुमोदित किया जाता है जिनकी गतिविधियों को वे निर्धारित करेंगे। जैसा कि हमने पहले ही नोट किया है, कुछ लेखकों का मानना ​​है कि मानकों की स्वीकार्यता बढ़ाने के लिए यह आवश्यक है कि श्रमिक स्वयं उनके विकास में भाग लें। एक अध्ययन में, यह दिखाया गया था कि बजट विकास चरण के दौरान निर्णयों के विकास और लक्ष्यों के निर्माण में कर्मचारियों की वास्तविक भागीदारी ने अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए संगठन के काम में कर्मचारियों की काफी अधिक गहन भागीदारी की। जब हम प्रदर्शन प्रबंधन और शून्य-आधारित बजट पर विचार करते हैं तो हम मानक सेटिंग में कर्मचारियों को शामिल करने के लिए विशिष्ट तरीकों का वर्णन करेंगे।

दोतरफा संचार स्थापित करें

यदि किसी अधीनस्थ को नियंत्रण प्रणाली से कोई समस्या है, तो वह बिना किसी डर के उन पर खुलकर चर्चा करने में सक्षम होना चाहिए कि इससे प्रबंधन नाराज हो जाएगा। किसी संगठन में नियंत्रण रखने वाले किसी भी प्रबंधक को अपने अधीनस्थों के साथ स्पष्ट रूप से चर्चा करनी चाहिए कि नियंत्रण के प्रत्येक क्षेत्र में अपेक्षित परिणामों के कौन से मूल्य मानकों के रूप में लागू होंगे। इस तरह के संचार से इस संभावना में वृद्धि होनी चाहिए कि कर्मचारी नियंत्रण के वास्तविक उद्देश्य को सही ढंग से समझेंगे और नियंत्रण प्रणाली में छिपी खामियों की पहचान करने में मदद करेंगे जो कंपनी के शीर्ष प्रबंधन से इसके रचनाकारों के लिए स्पष्ट नहीं हैं।

अत्यधिक नियंत्रण से बचें।

प्रबंधन को अपने अधीनस्थों पर कई प्रकार के नियंत्रणों का बोझ नहीं डालना चाहिए, अन्यथा यह उनका सारा ध्यान नष्ट कर देगा, और पूर्ण भ्रम और पतन की ओर ले जाएगा। किसी भी प्रकार के नियंत्रण को शुरू करते समय पूछे जाने वाला मुख्य प्रश्न निम्नलिखित है: "क्या वांछित परिणामों से महत्वपूर्ण विचलन को रोकना या रोकना आवश्यक है?" इसके अतिरिक्त, नियंत्रक-प्रबंधकों को आवश्यकता से अधिक बार और अधिक सावधानी से कार्य की जांच नहीं करनी चाहिए। अन्यथा, स्पष्ट कारणों से, यह केवल कष्टप्रद हो सकता है।

कठिन लेकिन प्राप्त करने योग्य मानक निर्धारित करें।

नियंत्रण उपायों को डिजाइन करते समय, प्रेरणा को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। एक स्पष्ट और सटीक मानक अक्सर कर्मचारियों को यह बताकर प्रेरणा पैदा करता है कि संगठन उनसे क्या अपेक्षा करता है। हालांकि, प्रेरक अपेक्षा सिद्धांत के अनुसार, लोगों को केवल उन लक्ष्यों को प्राप्त करने की दिशा में काम करने के लिए प्रेरित किया जा सकता है, जिन्हें वे यथार्थवादी मानते हैं। इस प्रकार, यदि मानक को अवास्तविक या अनुचित रूप से उच्च माना जाता है, तो यह श्रमिकों के उद्देश्यों को नष्ट कर सकता है। इसी तरह, यदि कोई मानक इतना कम निर्धारित किया जाता है कि उसे हासिल करना मुश्किल नहीं है, तो यह परिस्थिति उन लोगों पर एक डिमोटिवेटिंग प्रभाव डाल सकती है उच्च स्तरउच्च प्रदर्शन की जरूरत है। एक अच्छा प्रबंधक अधीनस्थों की जरूरतों और क्षमताओं में अंतर को महसूस करता है और उन मतभेदों के आधार पर मानक निर्धारित करता है।

मानक तक पहुंचने के लिए इनाम

यदि संगठन का प्रबंधन चाहता है कि कर्मचारियों को संगठन को अपना सर्वश्रेष्ठ देने के लिए प्रेरित किया जाए, तो उन्हें स्थापित प्रदर्शन मानकों को प्राप्त करने के लिए उन्हें उचित रूप से पुरस्कृत करना चाहिए। प्रत्याशा सिद्धांत के अनुसार, प्रदर्शन और इनाम के बीच एक स्पष्ट संबंध है। यदि श्रमिक इस संबंध को महसूस नहीं करते हैं, या महसूस करते हैं कि इनाम अनुचित है, तो भविष्य में उनकी उत्पादकता में गिरावट आ सकती है।

नियंत्रण के व्यवहार संबंधी पहलू

लोग नियंत्रण का एक अभिन्न तत्व हैं, वास्तव में, प्रबंधन के अन्य सभी चरणों में। इसलिए, नियंत्रण प्रक्रिया विकसित करते समय, प्रबंधक को लोगों के व्यवहार को ध्यान में रखना चाहिए।

नियंत्रण की जानबूझकर उपस्थिति

नियंत्रण प्रक्रिया को स्पष्ट और दृश्यमान बनाने की इच्छा के पीछे का विचार त्रुटियों या धोखाधड़ी को पकड़ना नहीं है, बल्कि उन्हें रोकना है। प्रबंधकों को उम्मीद है कि कर्मचारी, यह जानते हुए कि नियंत्रण मौजूद हैं और प्रभावी ढंग से काम करते हैं, जानबूझकर गलतियों, संदिग्ध लेनदेन और इस तरह से बचने की कोशिश करेंगे।

उदाहरण के लिए, प्रत्येक बैंक कर्मचारी जो कोई भी लेन-देन करता है, उसे बिना किसी अनिश्चित शब्दों के चेतावनी दी जाती है कि बैंक का प्रत्येक डॉलर हर दिन खातों से गुजरना चाहिए। जैसा कि चेतावनी में कहा गया है, मनी खातों को अक्सर वरिष्ठ कर्मचारियों द्वारा चेक और रीचेक किया जाता है। इसी तरह, कोई भी कारखानों में नियमित उत्पाद गुणवत्ता जांच का रहस्य नहीं बनाता है। फर्मों के वे कर्मचारी जिन्हें ऋण जारी करने या चेक पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है, वे निश्चित रूप से जानते हैं कि सभी वित्तीय विवरणस्वतंत्र लेखा परीक्षकों द्वारा सावधानीपूर्वक जाँच की जाएगी।

नियंत्रण प्रणाली के संचालन की दृश्यता के उप-उत्पाद लोगों के व्यवहार में अनजाने में व्यवधान हैं।

नियंत्रण-उन्मुख व्यवहार

यह कर्मचारियों की प्रवृत्ति है कि वे उन क्षेत्रों में काम पर जोर दें जहां माप लिया जाता है, और उन लोगों की उपेक्षा करते हैं जहां इस तरह के माप नहीं लिए जाते हैं।

अधीनस्थ आमतौर पर वही करते हैं जो वरिष्ठ जाँच करते समय उनसे देखना चाहते हैं।

नियंत्रण प्रणाली को इस आशय को ध्यान में रखते हुए सावधानीपूर्वक डिजाइन किया जाना चाहिए, अन्यथा यह कर्मचारियों को नियंत्रण माप में अच्छा दिखने के लिए निर्देशित करेगा, न कि संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए।

उदाहरण के लिए, ऐसी समस्या कभी-कभी उत्पन्न हो सकती है यदि आप केवल बिक्री की मात्रा के आधार पर यात्रा करने वाले सेल्समैन के काम का मूल्यांकन करते हैं। अनुभवी सेल्सपर्सन जानते हैं कि किसी अपरिचित स्थान पर कॉल करने की तुलना में किसी ऐसे स्थान पर कॉल करने से उनके उत्पाद को बेचने की संभावना अधिक होती है, जिसे वे पहले से जानते हैं। इस प्रकार, यदि उनके द्वारा बेचे गए सामानों की डॉलर की मात्रा उनके प्रदर्शन का एकमात्र उपाय है, तो विक्रेता अपने प्रयासों को उन ग्राहकों पर केंद्रित करेंगे जिन्हें वे पहले से जानते हैं, संभावनाओं की परवाह नहीं करते हैं। यदि संगठन के समग्र लक्ष्यों में उसकी बाजार हिस्सेदारी बढ़ाना भी शामिल है, जिसे केवल नए ग्राहकों को आकर्षित करके ही प्राप्त किया जा सकता है, तो यह स्पष्ट है कि सेल्समैन के इस तरह के व्यवहार से नुकसान हो सकता है। नकारात्मक परिणाम. इसलिए, विशेष रूप से, यदि प्रतिस्पर्धी फर्में अपने बाजार शेयरों में सफलतापूर्वक वृद्धि करती हैं, तो इस संगठन का हिस्सा उत्तरोत्तर घटेगा।

अनुपयोगी जानकारी प्राप्त करना

नियंत्रण लोगों को संगठनों को अनुपयुक्त जानकारी देने के लिए प्रोत्साहित कर सकता है।

उदाहरण के लिए, प्रबंधक कम लक्ष्य निर्धारित करने का प्रयास कर सकते हैं, जिससे वास्तव में उन्हें प्राप्त करने और डीब्रीफिंग अवधि के दौरान पुरस्कार प्राप्त करने की संभावना बढ़ जाती है।

समन्वय

समन्वय- सामंजस्य, सामंजस्य (अवधारणाओं, क्रियाओं का, घटक भागकुछ, आदि)।
(मॉडर्न डिक्शनरी ऑफ फॉरेन वर्ड्स।-एम।, 2001)

नियंत्रण में समन्वय- प्रणाली के विभिन्न तत्वों की प्रक्रिया में उनके काम को सुव्यवस्थित और समन्वयित करना संयुक्त गतिविधियाँ, प्रबंधन प्रक्रिया का केंद्रीय कार्य, इसकी निरंतरता और निरंतरता सुनिश्चित करना। समन्वय का मुख्य कार्य संगठन के सभी भागों के बीच तर्कसंगत संबंध (संचार) स्थापित करके उनके कार्य में निरंतरता प्राप्त करना है।

इन कड़ियों की प्रकृति बहुत भिन्न हो सकती है, क्योंकि यह समन्वित प्रक्रियाओं पर निर्भर करती है। सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली रिपोर्ट, साक्षात्कार, बैठकें, कंप्यूटर संचार आदि हैं। इन और संचार के अन्य रूपों की मदद से, संगठन के उप-प्रणालियों के बीच बातचीत स्थापित की जाती है, संसाधनों की पैंतरेबाज़ी की जाती है, प्रबंधन प्रक्रिया (योजना, संगठन, प्रेरणा और नियंत्रण) के सभी चरणों की एकता और समन्वय, साथ ही साथ क्रियाएं प्रबंधकों की सुनिश्चित की जाती है।

दस्तावेज़ प्रवाह के समन्वय और आदेशों के निष्पादन को नियंत्रित करने के लिए विभाग पर विनियम

संघीय कोषालय का कार्यालय

मैं। सामान्य प्रावधान

1. संघीय कोषालय के कार्यालय (बाद में विभाग के रूप में संदर्भित) के आदेशों के निष्पादन की निगरानी और दस्तावेज़ प्रवाह के समन्वय के लिए विभाग, संघीय कोषालय के कार्यालय का एक संरचनात्मक उपखंड है (बाद में कार्यालय के रूप में संदर्भित), बनाया गया कार्यालय के काम और अभिलेखीय समर्थन, संगठन और दस्तावेज़ प्रवाह के नियंत्रण के लिए एक एकीकृत प्रणाली के कामकाज के क्षेत्र में संघीय खजाने की शक्तियों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए, संघीय खजाने में आदेशों के निष्पादन पर नियंत्रण।

विभाग फेडरल ट्रेजरी के आदेश से बनाया और परिसमाप्त किया गया है।

2. विभाग का नेतृत्व फेडरल ट्रेजरी के आदेश द्वारा पद पर नियुक्त एक प्रमुख द्वारा किया जाता है।

3. विभागाध्यक्ष के पास कर्मचारियों की सूची के अनुसार प्रतिनियुक्ति होती है।

4. अपनी गतिविधियों में, विभाग द्वारा निर्देशित किया जाता है:

विधान और नियामक कानूनी कार्य रूसी संघ;

संघीय खजाने पर विनियम;

प्रशासन पर विनियम;

इस विनियमन द्वारा।

द्वितीय. पॉवर्स

5. विभाग निम्नलिखित शक्तियों का प्रयोग करता है:

5.1. डाक संचार, कूरियर संचार और दूरसंचार के माध्यम से प्राप्त आने वाले पत्राचार की स्वीकृति, लेखांकन, पंजीकरण, प्राथमिक प्रसंस्करण और प्रारंभिक विचार सुनिश्चित करता है, आने वाले पत्राचार को संघीय ट्रेजरी के नेतृत्व में लाता है, संरचनात्मक विभाजन;

5.2. पंजीकरण की शुद्धता सुनिश्चित करता है, आउटगोइंग पत्राचार का पंजीकरण और इसके पते पर शीघ्र प्रेषण;

5.3. दस्तावेजों के निष्पादन पर संघीय ट्रेजरी के नेतृत्व के मसौदा निर्देशों की तैयारी सुनिश्चित करता है;

5.4. फेडरल ट्रेजरी के पत्राचार प्राप्त करने और भेजने के संगठन पर संघीय राज्य एकात्मक उद्यम "रूस के पोस्ट" के साथ बातचीत प्रदान करता है;

5.5. फेडरल ट्रेजरी के नेतृत्व की ओर से, फेडरल ट्रेजरी के केंद्रीय तंत्र के विभागों के लिए संघीय संवैधानिक कानून लाता है, संघीय कानून, रूसी संघ के राष्ट्रपति के फरमान, आदेश और निर्देश, रूसी संघ की सरकार के संकल्प, आदेश और निर्देश, संघीय खजाने द्वारा प्राप्त सरकार और रूसी संघ की सरकार के प्रेसिडियम की बैठकों में विचार के लिए सामग्री , राज्य ड्यूमा की सामग्री, रूसी संघ की संघीय विधानसभा की फेडरेशन काउंसिल, रूसी संघ के लेखा चैंबर, निर्दिष्ट दस्तावेजों पर संघीय ट्रेजरी के नेतृत्व से निर्देश;

5.6. फेडरल ट्रेजरी के केंद्रीय कार्यालय के मामलों के समेकित नामकरण के संकलन, समन्वय और अनुमोदन पर काम का आयोजन करता है और फेडरल ट्रेजरी के दस्तावेजों के पूर्ण कागजी कार्रवाई के अधिग्रहण और सुरक्षा पर नियंत्रण सुनिश्चित करता है, उनके लेखांकन और उपयोग पर काम करता है, आयोजित करता है समाप्त भंडारण अवधि वाले मामलों के विनाश के लिए दस्तावेजों और आवंटन के मूल्य की एक परीक्षा;

5.7. संघीय खजाने के केंद्रीय कार्यालय में कर्मियों पर स्थायी भंडारण अवधि और दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करता है, राज्य के भंडारण के लिए संघीय खजाने की गतिविधियों में गठित रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों की तैयारी और हस्तांतरण। रूसी संघ के राज्य पुरालेख में;

5.8. डिपॉजिटरी स्टोरेज के लिए अस्थायी भंडारण अवधि के मामलों की तैयारी और हस्तांतरण पर काम का आयोजन करता है, बातचीत सुनिश्चित करता है

संघीय राज्य संस्थान "रूस के ट्रेजरी की गतिविधियों के समर्थन के लिए केंद्र" के साथ संघीय खजाने के केंद्रीय कार्यालय के अस्थायी भंडारण अवधि के अभिलेखीय दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के लिए संघीय राज्य संस्थान "केंद्र के समर्थन के लिए केंद्र" के संग्रह के लिए रूस के खजाने की गतिविधियाँ", उनका भंडारण, उपयोग और विनाश;

5.9. नागरिकों और संगठनों से मौखिक और लिखित अपीलों के स्वागत, लेखांकन और पंजीकरण को सुनिश्चित करता है, उनके विचार पर काम का आयोजन करता है, प्रगति और विचार के परिणामों पर जानकारी का सारांश देता है और संघीय ट्रेजरी के प्रमुख, रूस के वित्त मंत्रालय को जानकारी भेजता है, नागरिकों और संगठनों से अपील के साथ काम करने के लिए रूसी संघ के राष्ट्रपति का कार्यालय, संघीय ट्रेजरी की आधिकारिक वेबसाइट पर रखता है, साथ ही रजिस्टर, रिकॉर्ड और अनुरोधों के जवाब भेजता है;

5.10. फेडरल ट्रेजरी के प्रमुख और उनके कर्तव्यों के संचालन संबंधी जानकारी, पत्राचार, निर्देश और अन्य सामग्री को प्रस्तुत करता है जिस पर निर्णय की आवश्यकता होती है;

5.11 फेडरल ट्रेजरी के केंद्रीय कार्यालय के प्रासंगिक संरचनात्मक उपखंडों को संघीय ट्रेजरी के प्रमुख के निर्देशों और निर्देशों को संप्रेषित करता है, उनके समय पर कार्यान्वयन की निगरानी करता है, जिसमें निर्देशों के निष्पादन की प्रगति और परिणामों पर जानकारी को सारांशित करना शामिल है और नेतृत्व को सूचित करता है इस बारे में संघीय खजाना;

5.12 मुख्य गतिविधियों, प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों और नियामक प्रकृति पर फेडरल ट्रेजरी के आदेशों की एक स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में डेटाबेस का पंजीकरण, जिम्मेदार भंडारण और रखरखाव करता है;

5.13. बैंक जमा, बैंक खातों, सूचना समर्थन और बातचीत, सहयोग, प्रशिक्षण और ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण पर संघीय बजट निधियों की नियुक्ति पर संपन्न राज्य अनुबंधों, समझौतों (समझौतों) के पंजीकरण, लेखांकन और भंडारण पर काम करता है। साथ ही पुनर्खरीद समझौते;

5.14. फेडरल ट्रेजरी के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित फेडरल ट्रेजरी के सूचना और पद्धतिगत पत्रों का पंजीकरण, लेखा और भंडारण करता है;

5.15. संघीय खजाने में कार्यालय के काम को विनियमित करने वाले नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों के विकास और कार्यान्वयन को सुनिश्चित करता है और संघीय खजाने के केंद्रीय कार्यालय और संघीय खजाने के क्षेत्रीय निकायों में दस्तावेजों के संचलन और अभिलेखीय भंडारण के आयोजन में पद्धतिगत सहायता प्रदान करता है;

5.16. संघीय खजाने में स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के काम के संगठन पर पद्धतिगत समर्थन और नियंत्रण प्रदान करता है;

5.17. फेडरल ट्रेजरी (TsEK) के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग के काम का आयोजन करता है, TsEK की बैठकों में विचार के लिए सामग्री तैयार करता है;

5.18. दस्तावेजों के साथ काम करने के तरीकों और तरीकों के तर्कसंगत संगठन, उनके एकीकरण और मानकीकरण के माध्यम से वर्कफ़्लो को कम करने के उपायों को विकसित और कार्यान्वित करता है;

5.19. विभाग की क्षमता के भीतर, नागरिकों की अपीलों पर समय पर और पूर्ण विचार प्रदान करता है और कानूनी संस्थाएं, रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित अवधि के भीतर इन अपीलों के जवाब तैयार करना;

5.20. में संगठन प्रदान करता है उचित समय परविभाग में कार्यालय का कार्य, विभाग की गतिविधियों में गठित अभिलेखीय दस्तावेजों का अधिग्रहण, भंडारण, लेखा और उपयोग;

5.21. विभाग में एक राज्य रहस्य बनाने वाली जानकारी की गोपनीयता और सुरक्षा सुनिश्चित करने के उपायों के विकास और कार्यान्वयन में भाग लेता है;

5.22. फेडरल ट्रेजरी के आदेशों द्वारा स्थापित अन्य शक्तियों का प्रयोग करता है।

III. एक ज़िम्मेदारी

6. इन विनियमों द्वारा प्रदान की गई शक्तियों को विभाग द्वारा उचित और समय पर पूरा करने की जिम्मेदारी विभाग के प्रमुख के पास होती है।

7. विभाग के प्रमुख व्यक्तिगत रूप से इसके लिए जिम्मेदार हैं:

7.1 इन विनियमों की धारा II में प्रदान की गई शक्तियों का प्रयोग करना;

7.2. अनुमोदित और हस्ताक्षरित दस्तावेज;

7.3. समय पर, साथ ही कार्यालय के प्रबंधन के दस्तावेजों और निर्देशों का उच्च गुणवत्ता वाला निष्पादन;

7.4. गैर-आधिकारिक उद्देश्यों के लिए आधिकारिक सूचना विभाग के कर्मचारियों द्वारा उपयोग को रोकना;

7.5. विभाग के कर्मचारियों द्वारा संघीय कोषागार के केंद्रीय कार्यालय के आधिकारिक आदेश का पालन।

8. विभाग के कर्मचारियों की जिम्मेदारी आधिकारिक नियमों द्वारा स्थापित की जाती है।

प्रबंधन प्रणाली में समन्वय और नियंत्रण। प्रबंधन का सूचना समर्थन।

अन्य सभी प्रबंधन कार्यों के माध्यम से समन्वय और नियंत्रण चलता है। कोई लेना प्रबंधन निर्णय, प्रबंधक को एक साथ सोचना चाहिए कि वह उनके कार्यान्वयन का समन्वय और नियंत्रण कैसे करेगा। नीचे प्रस्तुत व्यावहारिक कार्य में, संकेतकों की गणना के उदाहरण का उपयोग करके नियंत्रण फ़ंक्शन पर विचार किया जाता है आर्थिक दक्षता.

कई पर आर्थिक दक्षता को नियंत्रित करने के लिए

उद्यमों ने संकेतकों की गणना के लिए एक पद्धति शुरू की: श्रम उत्पादकता; बेची गई वस्तुओं, उत्पादों, कार्यों, सेवाओं की लाभप्रदता; संपत्ति पर वापसी; कार्यशील पूंजी का कारोबार।

संकेतकों की गणना वर्ष के परिणामों के आधार पर, बैलेंस शीट के पहले और दूसरे रूपों के आंकड़ों के अनुसार की गई थी।

नियंत्रण, एक नियम के रूप में, शक्ति, "कमांड", "कैच", "दोषी", "हड़पने" से जुड़ा हुआ है। नियंत्रण का ऐसा विचार नियंत्रण समारोह की मुख्य सामग्री से दूर होता है।

एक प्रकार के रूप में "नियंत्रण" (सत्यापन) की अवधारणा प्रशासनिक गतिविधियाँनियंत्रण की अवधारणा से परे है। इसके अलावा, इसमें प्रबंधक - प्रबंधन की सक्रिय गतिविधि शामिल है।

सबसे सामान्य तरीके से नियंत्रणनियोजित परिणामों के साथ वास्तव में प्राप्त परिणामों को मापने (तुलना) करने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जा सकता है।

जैसा कि परिभाषा से देखा जा सकता है, नियंत्रण का कर्मचारियों को आदेश देने से कम और संगठन द्वारा उल्लिखित योजनाओं के कार्यान्वयन की सफलता का आकलन करने और आंतरिक और बाहरी वातावरण की जरूरतों को पूरा करने की प्रक्रिया से अधिक लेना-देना है।

शब्द "नियंत्रण" (fr से। कंट्रोली- चेक) का उपयोग मूल रूप से लेखांकन में अभ्यास को प्रतिबिंबित करने के लिए किया गया था आर्थिक गतिविधिसंगठन। इसका यही अर्थ है कि कुछ प्रबंधक और व्यवसाय सिद्धांतकार इसका उपयोग करते हैं।

सभी नियंत्रण प्रणालियों का निर्माण निम्नलिखित बुनियादी आवश्यकताओं-मानदंडों पर आधारित होना चाहिए (चित्र। 4.6):

1. प्रचार नियंत्रण- इसका मतलब है कि संगठन (डिवीजनों, कर्मचारियों) के सफल संचालन के लिए एक अनिवार्य शर्त नियंत्रण के परिणामों को नियंत्रण वस्तुओं की जाँच में लाना है;
2. नियंत्रण दक्षता- सफलता, नियंत्रण की उपयोगिता निर्धारित की जाती है (नियंत्रण प्रक्रिया में पहचानी गई कमियों का पता लगाने और उन्मूलन से जुड़ी लागतों में कमी; नियंत्रण लागत, कर्मियों और नियंत्रण उपकरण लागतों में कमी);
3. लोगों पर प्रभाव- यह इस सवाल का पता लगाता है कि लागू नियंत्रण तकनीक किन प्रतिक्रियाओं का कारण बनती है: सकारात्मक प्रोत्साहन या नकारात्मक, तनावपूर्ण प्रतिक्रियाएं (श्रम अवनति);
4. नियंत्रण कार्यों का प्रदर्शन- नियंत्रण को संगठन की प्रबंधन प्रणाली में संयोग या विचलन का निर्धारण करना चाहिए; विचलन के उन्मूलन में योगदान, प्रभावी समाधानों का विकास;
5. नियंत्रण की सीमाओं को परिभाषित करना- नियंत्रण उपायों को प्रतिबंधों के बिना नहीं किया जा सकता है। जाँच किए गए खंडों की लंबाई को शुरुआती चरण में विचलन का पता लगाने की अनुमति देनी चाहिए। वर्तमान कानून द्वारा निर्धारित नियंत्रण मानदंडों का पालन करना आवश्यक है;
6. व्यवस्थित नियंत्रण- प्रबंधित प्रणाली का मूल्यांकन कभी-कभार नहीं किया जाना चाहिए, बल्कि प्रबंधन के सभी चरणों और स्तरों पर व्यवस्थित रूप से मौजूद होना चाहिए।

निम्नलिखित प्रकार के नियंत्रण हैं।

प्रारंभिक नियंत्रण।यह एक हिमखंड जैसा दिखता है, जिसमें से अधिकांश, जैसा कि आप जानते हैं, पानी के नीचे छिपा हुआ है। ऐसा इसलिए है क्योंकि नियंत्रण के कुछ पहलुओं को अन्य नियंत्रण कार्यों के बीच छुपाया जा सकता है।

प्रारंभिक नियंत्रण को इसलिए कहा जाता है क्योंकि यह कार्य की वास्तविक शुरुआत से पहले किया जाता है। प्रारंभिक नियंत्रण का प्रयोग करने का मुख्य साधन कुछ नियमों, प्रक्रियाओं और आचरण की रेखाओं का कार्यान्वयन (निर्माण नहीं, अर्थात् कार्यान्वयन) है।

संगठनों में, तीन प्रमुख क्षेत्रों में पूर्व-नियंत्रण का उपयोग किया जाता है: मानव, सामग्री और वित्तीय संसाधन। मानव संसाधन के क्षेत्र में, उन व्यवसाय और पेशेवर ज्ञान और कौशल के विश्लेषण के माध्यम से नियंत्रण प्राप्त किया जाता है जो संगठन के विशिष्ट कार्यों को करने के लिए आवश्यक होते हैं। भौतिक संसाधनों के क्षेत्र में - कच्चे माल की गुणवत्ता पर नियंत्रण; वित्तीय संसाधनों के क्षेत्र में, प्रारंभिक नियंत्रण तंत्र इस अर्थ में बजट है कि यह इस प्रश्न का उत्तर देता है कि संगठन को कब, कितना और किस प्रकार के धन (नकद, गैर-नकद) की आवश्यकता होगी।

प्रारंभिक नियंत्रण की प्रक्रिया में, विभिन्न बिंदुओं पर मानकों से विचलन की पहचान करना और उनका अनुमान लगाना संभव है। इसकी दो किस्में हैं: नैदानिक ​​और चिकित्सीय।

डायग्नोस्टिक नियंत्रण में मीटर, बेंचमार्क, चेतावनी संकेत आदि जैसी श्रेणियां शामिल हैं, जो दर्शाती हैं कि संगठन में कुछ सही नहीं है।

चिकित्सीय नियंत्रण न केवल मानकों से विचलन की पहचान करने की अनुमति देता है, बल्कि सुधारात्मक उपाय भी करता है।

1. वर्तमान नियंत्रण।यह काम के दौरान किया जाता है। सबसे अधिक बार, उसका उद्देश्य कर्मचारी होता है, और वह स्वयं उनके तत्काल श्रेष्ठ का विशेषाधिकार होता है। यह आपको नियोजित योजनाओं और निर्देशों से विचलन को बाहर करने की अनुमति देता है।

वर्तमान नियंत्रण करने के लिए, नियंत्रण उपकरण को प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। सभी फीडबैक सिस्टम में लक्ष्य होते हैं, आंतरिक उपयोग के लिए बाहरी संसाधनों का उपयोग करते हैं, इच्छित लक्ष्यों से विचलन की निगरानी करते हैं, इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सही विचलन करते हैं।

3. अंतिम नियंत्रण।इस तरह के नियंत्रण का उद्देश्य भविष्य में त्रुटियों को रोकने में मदद करना है। अंतिम नियंत्रण के हिस्से के रूप में, काम पूरा होने के बाद प्रतिक्रिया का उपयोग किया जाता है (वर्तमान के साथ - इसके कार्यान्वयन की प्रक्रिया में)।

नियंत्रण प्रक्रिया में तीन अलग-अलग चरण होते हैं।

1. स्टेज ए - मानकों की स्थापना

मानक विशिष्ट लक्ष्य होते हैं जिनके विरुद्ध प्रगति मापी जा सकती है। ये लक्ष्य योजना प्रक्रिया से स्पष्ट रूप से "बढ़ते" हैं। पहले चरण में, समय सीमा और विशिष्ट मानदंड निर्धारित करना आवश्यक है जिसके द्वारा कार्य का मूल्यांकन किया जाता है। यह दक्षता है। एक प्रदर्शन संकेतक वास्तव में निर्दिष्ट करता है कि निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए क्या हासिल किया जाना चाहिए।

2. स्टेज बी - स्थापित मानकों के साथ प्राप्त परिणामों की तुलना

इस स्तर पर, प्रबंधक को यह निर्धारित करना चाहिए कि प्राप्त परिणाम उसकी अपेक्षाओं को कैसे पूरा करते हैं। उसी समय, एक और बहुत महत्वपूर्ण निर्णय लिया जाना चाहिए: मानकों से पता चला विचलन कितना स्वीकार्य और सुरक्षित है। यह गतिविधि सबसे अधिक दिखाई देती है और इसमें विचलन के पैमाने को निर्धारित करना, सूचना हस्तांतरण के परिणामों को मापना और इसका मूल्यांकन करना शामिल है।

3. स्टेज बी - आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई करना

नियंत्रण, जबकि महत्वपूर्ण है, काफी महंगा हो सकता है। इसलिए, किस प्रकार के नियंत्रण को लागू करने के निर्णय पर सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता है। इस संबंध में, नियंत्रण का आयोजन और संचालन करते समय, कई कारकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए और निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर दिया जाना चाहिए:

क्या कर्मचारी संगठन के लक्ष्यों को समझते हैं?

• क्या नियंत्रण प्रणाली तुच्छ माप के बजाय आवश्यक प्रदान करती है?

क्या वर्तमान नियंत्रण प्रणाली प्रबंधकों को उचित समय सीमा के भीतर कार्य करने के लिए जानकारी प्रदान करती है?

यद्यपि अंतिम नियंत्रण समस्याओं को उनके घटित होने के समय पर प्रतिक्रिया देने के लिए बहुत देर से किया जाता है, सबसे पहले, यह नियोजन के लिए प्रबंधन की जानकारी देता है यदि भविष्य में इसी तरह के कार्य किए जाने की उम्मीद है, और दूसरा, यह प्रेरणा में योगदान देता है।

संगठन में नियंत्रण की सहायता से, आप निम्नलिखित कार्यों को हल कर सकते हैं:

संगठन के विकास की वास्तविक स्थिति का निर्धारण;

नियंत्रण कार्यों के कार्यान्वयन की प्रक्रिया में त्रुटियों और गलत अनुमानों की आशंका, उनके उत्पन्न होने की स्थितियों और कारणों की पहचान;

द्वारा जारी आदेशों के निष्पादन की गुणवत्ता और समयबद्धता का आकलन नियंत्रण प्रणाली;

संगठन के विकास के लिए भंडार और नए अवसरों की पहचान;

प्रबंधकीय समस्याओं को हल करने में सकारात्मक अनुभव की पहचान, वर्तमान स्थिति को ध्यान में रखते हुए, अप्रयुक्त भंडार को खोलना;

नियंत्रण के परिणामों के आधार पर नियंत्रित को व्यावहारिक सहायता का प्रावधान।

प्रबंधन के लिए सूचना समर्थनएक निश्चित आवृत्ति के साथ स्थापित प्रक्रियाओं के आधार पर आवश्यक स्थान पर आवश्यक जानकारी प्रदान करके किया जाता है। किसी भी संगठन में भौतिक मीडिया पर और कर्मचारियों के ज्ञान में संग्रहीत डेटा, सूचना और ज्ञान होता है। मूर्त मीडिया पर संग्रहीत संगठन के सूचना संसाधनों को औपचारिक रूप से संदर्भित किया जाता है, कर्मचारियों के ज्ञान में संग्रहीत किया जाता है - गैर-औपचारिक (चित्र। 17.1)। औपचारिक जानकारी का एक हिस्सा दस्तावेजों (योजनाओं, आवेदनों, आदेशों, रिपोर्टों, आदि) के रूप में तैयार किया जाता है या इसमें एक अनिर्दिष्ट रूप (ध्वनि सूचना, कंप्यूटर प्रोग्राम, फोटो, फिल्म, वीडियो जानकारी, आदि) होता है।

एक व्यापक अर्थ में, एक दस्तावेज़ को एक सामग्री वाहक के रूप में समझा जाता है, जिस पर किसी भी तरह की जानकारी दर्ज की जाती है फॉर्म-इन फॉर्मपाठ, ध्वनि रिकॉर्डिंग, छवि और (या) उनमें से एक संयोजन - जिसमें विवरण हैं जो इसकी पहचान को हल करने की अनुमति देते हैं, और सार्वजनिक उपयोग और भंडारण के लिए समय और स्थान में संचरण के लिए अभिप्रेत है। प्रबंधन अभ्यास में, "दस्तावेज़" शब्द को इतने व्यापक रूप से परिभाषित नहीं किया गया है। इस मामले में, के तहत दस्तावेज़कागज में एक सूचनात्मक संदेश को संदर्भित करता है या इलेक्ट्रॉनिक रूप, कुछ नियमों के अनुसार तैयार किया गया और निर्धारित तरीके से प्रमाणित किया गया, किसी तथ्य या प्रबंधन के लिए उपयोग की जाने वाली किसी चीज़ के अधिकार की पुष्टि करता है।

चावल। 17.1 संगठन के सूचना संसाधन

दस्तावेज़ प्रवाह- दस्तावेजों को बनाने, व्याख्या करने, संचारित करने, प्राप्त करने और संग्रहीत करने के साथ-साथ उनके निष्पादन और अनधिकृत पहुंच से सुरक्षा (यानी प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ बनाने और उपयोग करने की प्रक्रिया) की निगरानी के लिए एक प्रणाली।

नीचे प्रक्रियादस्तावेजों के साथ क्रियाओं के सशर्त अनुक्रम को समझा जाता है। प्रबंधक अनिर्दिष्ट जानकारी का भी उपयोग करता है, जिसके लिए उपयुक्त प्रक्रियाएं स्थापित की जाती हैं। प्रबंधन के सूचना समर्थन में, दस्तावेजों को प्रतिष्ठित किया जाता है:

ओ नाम से:

निर्देश;

टेलीग्राम, टेलीफोन संदेश;

अनुप्रयोग;

आदेश, निर्देश, निर्णय, निर्देश, असाइनमेंट, प्रोटोकॉल;

नुस्खे;

नोट्स, अधिनियम, रसीदें;

विशेषताएं;

मदद करना;

प्रमाण पत्र, आदि;

ओ सामग्री वाहक के प्रकार से:

कागज (लिखित, ग्राफिक, आदि);

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज।

विकास में सूचना समर्थनकुछ दस्तावेज़ परिसर धीरे-धीरे विकसित हुए - प्रलेखन प्रणाली, जिनमें से मुख्य हैं: प्रबंधन प्रलेखन की एक प्रणाली, सहायक प्रलेखन की एक प्रणाली, मुख्य गतिविधि के लिए प्रलेखन की एक प्रणाली, आदि। प्रशासनिक प्रलेखन प्रणाली (प्रबंधन प्रलेखन प्रणाली का हिस्सा), उदाहरण के लिए, प्रबंधन निर्णय (डिक्री, निर्णय, आदेश, निर्देश, निर्देश, निर्देश) को ठीक करने वाले दस्तावेज शामिल हैं, और सहायक प्रलेखन प्रणाली में प्रलेखन शामिल हैं लेखांकनऔर रिपोर्टिंग।

संगठन में बनाए गए विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़, प्रकार और उद्देश्य में विविध, बाहरी संबंधों के कार्यान्वयन और सभी विभिन्न पहलुओं में इसकी विशुद्ध रूप से आंतरिक गतिविधियों में उपयोग के लिए अभिप्रेत हैं।

इस प्रकार, प्रबंधन सूचना समर्थन के ढांचे के भीतर किया जाता है सूचना प्रणालीसंगठन (सूचना सर्किट) अनिर्दिष्ट और प्रलेखित जानकारी के उपयोग के साथ-साथ गैर-औपचारिक आधार पर सूचना संसाधन(कर्मचारियों का व्यक्तिगत ज्ञान) सूचना एकत्र करने, संचारित करने, भंडारण करने, प्रसंस्करण और प्रस्तुत करने के लिए विशेष तकनीकों का उपयोग करना (चित्र। 17.2)।

चावल। 17.2 प्रबंधन सूचना समर्थन

सूचना समर्थन प्रबंधन गतिविधियाँमौजूदा विधायी और नियामक प्रतिबंधों को ध्यान में रखना चाहिए, आंतरिक विनियमन की आवश्यकता, प्रासंगिक के ढांचे के भीतर तकनीकी साधनों का उपयोग करते समय आवश्यक स्तर की सुरक्षा प्रदान करना चाहिए। सूचना प्रौद्योगिकीऔर सूचना सुरक्षा का स्तर।

प्रबंधन सूचना समर्थन का मानक और पद्धतिगत आधार कानूनों, नियामक कानूनी कृत्यों और कार्यप्रणाली दस्तावेजों का एक समूह है जो संगठन की वर्तमान गतिविधियों में दस्तावेज़ बनाने, उनके प्रसंस्करण, भंडारण और उपयोग के लिए प्रौद्योगिकियों को नियंत्रित करता है।

प्रबंधन के मानक और पद्धतिगत आधार में शामिल हैं:

o सूचना और प्रलेखन के क्षेत्र में रूसी संघ के विधायी कार्य;

रूसी संघ के राष्ट्रपति के फरमान और आदेश, संघीय स्तर पर दस्तावेजों के साथ काम करने के मुद्दों को विनियमित करने वाले रूसी संघ की सरकार के संकल्प और आदेश;

o उद्योग-व्यापी और विभागीय प्रकृति दोनों के संघीय कार्यकारी अधिकारियों (मंत्रालयों, समितियों, सेवाओं, एजेंसियों, आदि) के कानूनी कार्य;

o रूसी संघ के घटक संस्थाओं और उनके क्षेत्रीय संस्थाओं के प्रतिनिधि और कार्यकारी अधिकारियों के कानूनी कार्य, दस्तावेजों के साथ काम के संगठन को विनियमित करना;

o एक नियामक और शिक्षाप्रद प्रकृति के कानूनी कार्य, साथ ही पाठ्य - सामग्रीसंस्थानों, संगठनों और उद्यमों के दस्तावेजों के साथ काम करने पर;

हे राज्य मानकदस्तावेज़ीकरण के लिए;

ओ एकीकृत प्रलेखन प्रणाली;

हे अखिल रूसी वर्गीकारकतकनीकी, आर्थिक और सामाजिक जानकारी;

हे राज्य प्रणालीप्रलेखन प्रबंधन सहायता (जीएसडीएम)। दस्तावेज़ों और दस्तावेज़ीकरण सहायता सेवाओं के लिए बुनियादी आवश्यकताएं;

हे नियमोंदस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण के संगठन पर।

नियंत्रण

नियंत्रण की आवश्यकता

नियंत्रण संगठन के वास्तविक प्रक्षेपवक्र को मापने और मूल्यांकन करने और इसे नियोजित प्रक्षेपवक्र से तुलना करने की प्रक्रिया है जो आपको लक्ष्य प्राप्त करने की अनुमति देता है।

नियंत्रण प्रक्रिया के मुख्य चरण हैं:

तुलना के लिए एक मानक प्रक्षेपवक्र या आधार स्थापित करना, साथ ही मुख्य समय चरण (नियंत्रण आवृत्ति);

पहचान वास्तविक मूल्यमापा पैरामीटर (विशेषताएं);

आधार (योजनाबद्ध) मूल्यों के साथ नियंत्रित मापदंडों के वास्तविक मूल्यों की तुलना; विचलन के पैमाने और कारणों का विश्लेषण;

· नियोजित प्रक्षेपवक्र (तुलना आधार) को समायोजित करने की आवश्यकता की पुष्टि;

उचित समायोजन प्रदान करने वाले उपायों का कार्यान्वयन।

नियंत्रण संगठन के मिशन के निर्माण, उसके लक्ष्यों की परिभाषा, संरचना के साथ शुरू होता है। नियोजित एक से वास्तविक प्रक्षेपवक्र के विचलन के कारणों में शामिल हैं:

बाहरी वातावरण में परिवर्तन (उदाहरण के लिए, नई प्राथमिकताओं का उदय - सार्वजनिक वस्तुओं का उत्पादन, पर्यावरणीय आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए, विकास के नए केंद्र);

आंतरिक वातावरण में परिवर्तन (प्रौद्योगिकी में परिवर्तन, संगठन संरचना, आदि);

व्यक्तिपरक कारक का प्रभाव: लोगों में अंतर कुछ घटनाओं के लिए उनकी अलग-अलग प्रतिक्रियाओं का कारण बनता है, जिससे परिणामों की भविष्यवाणी करना मुश्किल हो जाता है।

नियंत्रण के परिणाम प्रक्रिया पूर्ण होने तक परिचालन निर्णय लेने में उपयोग किए जाते हैं। इस मामले में, सबसे पहले, संगठन की वास्तविक स्थिति निर्धारित की जाती है और नियोजित के साथ तुलना की जाती है। दूसरे, नियोजित पथ से विचलन का अनुमान लगाया जाता है, जिसमें समय सहित, नियोजित प्रक्षेपवक्र की तुलना में विकास में अंतराल या प्रगति शामिल है। उदाहरण के लिए, संगठन का लक्ष्य दो साल के भीतर उत्पाद ए की बिक्री को दोगुना करना है। नियोजित प्रक्षेपवक्र पहले वर्ष में बिक्री में 40% की वृद्धि प्रदान करता है, लेकिन वास्तव में इसमें 60% की वृद्धि हुई है। इस तरह के सकारात्मक विचलन का कारण उत्पाद के उपभोक्ताओं का एक नया खंड हो सकता है, जिसे पाठ्यक्रम में ध्यान में नहीं रखा गया है विपणन अनुसंधान. नियंत्रण के परिणाम आपको बिक्री बढ़ाने या पहले निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए समय को कम करने की दिशा में प्रारंभिक लक्ष्य को समायोजित करने की अनुमति देते हैं।

नियंत्रण के प्रकार

नियंत्रण के मुख्य प्रकार प्रारंभिक, वर्तमान और अंतिम हैं।

प्रारंभिक नियंत्रण योजनाओं को विकसित करने और बनाने के चरण में किया जाता है संगठनात्मक संरचना. योजनाओं के विकास के लिए कुछ नियमों, प्रक्रियाओं, निर्देशों के कार्यान्वयन की सटीकता, संगठन की संरचना के गठन को नियंत्रित किया जाता है।

वर्तमान नियंत्रण में प्रबंधक द्वारा अपने प्रत्यक्ष अधीनस्थों के काम के परिणामों की जाँच करना शामिल है। इस तरह के नियंत्रण का मुख्य कार्य नियोजित एक (पूर्ण और सापेक्ष मूल्यों) से वास्तविक प्रक्षेपवक्र (राज्य) के विचलन का समय पर पता लगाना और प्रतिक्रिया प्रदान करना है।

चावल। 2

अंतिम नियंत्रण में, कार्य पूरा होने के बाद प्रतिक्रिया का उपयोग किया जाता है, अर्थात अंतिम परिणाम के बारे में जानकारी प्रसारित की जाती है। क्या पहचानी गई त्रुटियों को ठीक करना संभव है, यदि काम पहले ही पूरा हो चुका है तो आवश्यक समायोजन करें? यदि नहीं, तो फिर अंतिम नियंत्रण क्यों?

अंतिम नियंत्रण के दौरान प्राप्त जानकारी का उपयोग भविष्य की अवधियों में किया जाता है - जब एक समान स्थिति और कार्यों को दोहराया जाता है। स्थिति बदलते समय, नई समस्याओं को हल करते हुए, पहले से प्राप्त अनुभव को भी ध्यान में रखना आवश्यक है। कलाकारों की प्रेरणा के संगठन में इस जानकारी को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

नियंत्रण प्रक्रिया

नियंत्रण प्रक्रिया में तीन मुख्य चरण शामिल हैं: मानक निर्धारित करना, या तुलना के आधार; आधार के साथ वास्तविक डेटा की तुलना; मिलान क्रिया।

मानकों के लिए मुख्य आवश्यकता मूल्य (स्तर) और समय के संदर्भ में उनकी निश्चितता है। एक लंबी प्रक्रिया के साथ, समय-समय पर टूटे हुए मानकों को निर्धारित करना उचित है।

नियंत्रण प्रक्रिया में, प्रत्यक्ष (प्रत्यक्ष) और अप्रत्यक्ष आकलन का उपयोग किया जाता है। बाद के मामले में, विकृतियां संभव हैं। उदाहरण के लिए, जनसंख्या द्वारा खाद्य उत्पादों की खपत की संरचना में, मांस उत्पादों के सापेक्ष आलू और रोटी का हिस्सा बढ़ रहा है। यह हमेशा रोटी और आलू की कीमत में कमी या इन उत्पादों के लिए आबादी के प्यार के कारण नहीं होता है। इसके विपरीत, आलू और ब्रेड की कीमतें भी बढ़ सकती हैं, लेकिन मांस उत्पादों की कीमतों की तुलना में धीमी गति से। महंगे उत्पादों की जगह सस्ते उत्पाद ले रहे हैं। या एक अन्य उदाहरण कर्मचारी कारोबार में कमी है। क्या कारण है - टीम में सामाजिक-मनोवैज्ञानिक माहौल में सुधार, नौकरी से संतुष्टि की डिग्री बढ़ाना? या उत्पादन में सामान्य गिरावट, बढ़ती बेरोजगारी और नौकरी खोने का डर?

तुलना के स्तर पर नियंत्रण की वस्तुएं वर्तमान परिणाम और भविष्य के लिए आरक्षित हो सकती हैं। अक्सर ये बिंदु परस्पर विरोधी होते हैं। उदाहरण के लिए, भुगतान किए गए लाभांश की मात्रा के आधार पर, शेयर की कीमत वर्तमान परिणामों द्वारा निर्धारित की जाती है। उसी समय, यह ज्ञात है कि एक शेयर संगठन की संपत्ति के एक निश्चित हिस्से के शेयरधारक के स्वामित्व का प्रमाण है। और वर्तमान भुगतानों में वृद्धि से इस संपत्ति के मूल्य की वृद्धि में मंदी आती है।

मूल्यांकन और तुलना के परिणामों के आधार पर, निर्णय लेना आवश्यक है: क्या अधिक महत्वपूर्ण है - पहचाने गए विचलन और अप्रयुक्त अवसरों से नुकसान या पहचाने गए विचलन का जवाब देने की लागत? इसलिए, इस तरह के "कॉरिडोर" की सीमाओं से परे जाने वाले विचलन के लिए नियंत्रित मापदंडों और प्रतिक्रिया के लिए एक निश्चित "स्वतंत्रता का गलियारा" छोड़ने की सलाह दी जाती है। उदाहरण के लिए, आम बैठकशेयरधारकों को यह तय करने का अधिकार है कि कोई भी क्षति, इसके पैमाने की परवाह किए बिना, शेयरधारकों की एक असाधारण बैठक का एक कारण है। हालांकि, असेंबलियों को रखने की लागत संभावित नुकसान से कई गुना अधिक हो सकती है।

नियंत्रण की प्रभावशीलता को इसके कार्यान्वयन की लागत के नियंत्रण के प्रभाव (परिणाम) के अनुपात के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। कुल लागत में मापने की लागत, आधारभूत डेटा के साथ वास्तविक डेटा की तुलना करना और पहचाने गए विचलन का जवाब देना शामिल है। इसलिए, कुल नियंत्रण, विशेष रूप से पुराने उपकरण, कम कार्य संस्कृति और कमजोर प्रेरणा के साथ कम दक्षता होगी। उदाहरण के लिए, कच्चे माल और उपयोग की जाने वाली सामग्रियों की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ, इनपुट नियंत्रण की लागत बहुत अधिक है। इसलिए, कच्चे माल, सामग्री और अर्द्ध-तैयार उत्पादों का चयनात्मक गुणवत्ता नियंत्रण मुख्य रूप से किया जाता है। मात्रात्मक पैरामीटरचालू लेखांकन, सूची के आधार पर नियंत्रित।

इस चरण में प्राप्त सूचना को अपने उपभोक्ताओं को संप्रेषित किया जाना चाहिए। वे स्वयं प्रबंधक, कर्मचारी हो सकते हैं, विश्लेषणात्मक सेवाएं, शेयरधारकों की बैठकें, कर प्राधिकरण, सांख्यिकीय लेखा प्रणाली

समन्वय और विनियमन

इस फ़ंक्शन का सार उत्पादन तंत्र के संचालन के स्थापित मोड को बनाए रखने, बनाए रखने और सुधारने के लिए प्रबंधन प्रणाली के सभी हिस्सों के कार्यों की स्थिरता सुनिश्चित करना है।

इस फ़ंक्शन की सहायता से, प्रबंधन तंत्र में श्रम विभाजन से संबंधित कार्य और निर्दिष्ट मापदंडों से विचलन के मामले में उत्पादन प्रणाली के क्रम को हल किया जाता है।

समन्वय और विनियमन के लक्ष्य - कार्य में अंतःक्रिया स्थापित करना उत्पादन इकाइयां, प्रबंधक और विशेषज्ञ, संचालन के निर्दिष्ट मोड से हस्तक्षेप और विचलन का उन्मूलन।

विनियमन एक गतिशील उत्पादन नियंत्रण प्रणाली में निर्दिष्ट मापदंडों को बनाए रखने की गतिविधि है। यह उत्पादन सबसिस्टम और कंट्रोल सबसिस्टम दोनों में व्यवस्था की स्थिति बनाए रखने के कार्य द्वारा निर्धारित किया जाता है। यह ठीक वही कार्य है जो नियंत्रण प्रणाली को बाहरी वातावरण से जोड़ता है।

समन्वय प्रबंधन प्रक्रिया का एक कार्य है, जो सुनिश्चित करता है, सबसे पहले, इसकी निरंतरता और निरंतरता, और दूसरी बात, सभी कार्यों का अंतःसंबंध। समन्वय का मुख्य कार्य तर्कसंगत संबंध स्थापित करके और उनके बीच सूचनाओं का आदान-प्रदान करके संगठन के सभी भागों के काम में निरंतरता प्राप्त करना है।