ما يجب أن يكون على موقف إدارة شؤون الموظفين. قائمة وثائق الموظفين المطلوبة

تستخدم أكشاك المعلومات لوضع المواد: المنشورات ، والأخبار ، والرسائل الإعلانية ، والكتيبات ، إلخ. في كل من التجارة وقطاع الخدمات.

الأنواع الأساسية من الأجنحة

من أكثر الأنواع شيوعًا وشعبية - الوقوف "ركن المستهلك". ما الذي يوضع فيه؟ في الواقع ، هذه لوحة معلومات بها جيوب. قد يكون هناك كتاب للشكاوى والاقتراحات والتراخيص والشهادات الخاصة بالشركة ومعلومات عن الشركة وما إلى ذلك. في أغلب الأحيان ، لا تحمل مثل هذه الزاوية عبئًا إعلانيًا ، لذلك يطلب الكثير من الأشخاص خيارات غير مكلفة. منظمات الميزانية: الوقوف للمدرسة ، المستشفى ، معهد عامإلخ.

عادة ما يكون هناك نوعان من أكشاك المعلومات:

• شارع
• الداخلية

المدرجات الداخليةتستخدم في الداخل ومقسمة إلى مفتوحة ( حرية الوصولالمواد) والوصول المقيد مغلق. يتم استخدامه إذا كان الضرر العرضي للمواد الموضوعة أو أعمال التخريب ممكنة. على سبيل المثال ، في المؤسسات التعليمية

تثبيت أكشاك معلومات الشارعاستخدام المطاعم والمقاهي (وضع القائمة) ، المنظمات الاجتماعية(إعلانات الإسكان والخدمات المجتمعية ، إدارة المنزل ، إلخ) ، نشر معلومات محدثة ، إلخ.

5 قواعد أساسية لتصميم الحامل

الترتيب الناجح للمعلومات ، وتحديد اللكنات ، والطرق الصحيحة لجذب الانتباه إلى الموقف - "الطريق إلى القلب" العملاء المحتملينوشركاء الأعمال.

دعنا نسلط الضوء على خمس نقاط رئيسية:

1. بادئ ذي بدء ، هذا ضروري حدد الهدف الرئيسي . لماذا تحتاج لوحة معلومات؟ ما هي "مهمتها"؟ ستساعدك الإجابات على هذه الأسئلة في الحصول على التركيز الصحيح. ولكن أكثر عن ذلك لاحقا.
2. لجذب الانتباه. يجب أن يجذب التصميم الخارجي أعين الناس ، مما يؤدي إلى الرغبة في الخروج لمعرفة "ما هو مثير للاهتمام هناك". تم الكشف عن أن الزائر ، المار ، توقف عن النظر إلى المنصة لمدة لا تزيد عن 5-10 ثوان. وهذا يعني أنه خلال هذا الوقت يجب إقناعه بالاقتراب والتعرف على المعلومات ، ما هي وسائل لفت الانتباه؟ شكل أصلي ، عنصر أو خلفيات ساطعة لتصميم الحامل ، عرض غير عادي للمعلومات: الرسوم الهزلية ، الرسوم البيانية ، إلخ.
3. الاهتمام البشري انتقائي. لا يمكن لأي شخص أن يولي نفس القدر من الاهتمام للعديد من الموضوعات في وقت واحد ، لذلك تحتاج إلى وضع لهجات: ما يجب أن يراه القارئ أولاً وقبل كل شيء ، وماذا بعد ذلك - كمواد مساعدة. إذا كانت مهمتك عرض منتج الشركةثم يجب أن يكون التركيز عليه وعلى مزاياه. استخدم الرسوم التوضيحية والصور والرسوم البيانية - يتم فهم المعلومات المرئية بشكل أفضل إذا قررت النشر معلومات عن الشركة نفسهاإذن ، أولاً وقبل كل شيء ، يجب أن ينتبه الشعار والعلامة التجارية وألوان الشركة وما إلى ذلك لأنفسهم. ليس من المنطقي إضافة عناصر زخرفية "فارغة" لا تحمل عبئًا دلاليًا ، لأن هدفك ليس فقط جذب ، ولكن أيضًا للحفاظ على القارئ. لذلك ، يجب أن يرتبط التصميم منطقيًا بفكرتك الرئيسية.
4. يجب ألا يكون عدد اللكنات المرئية كبيرًا. وإلا فإن انتباه الشخص مشتت ولن يكون قادرًا على التركيز على المادة التي تريد نقلها.
5. تحديث المعلومات مهم جدا.يجب أن تكون جميع الأخبار والمعلومات والإعلانات المحدثة "ملفتة للنظر" وأن يتم استبدالها برسائل جديدة في الوقت المناسب. لا تنس إضافة دعوات إلى الأحداث الجارية وما إلى ذلك.

يعتبر المنصة ، بطريقة ما ، أحد مكونات "وجه" أي منظمة ، بغض النظر عما إذا كانت تجارية أو عامة. يعتمد نجاح وصالح الزائرين والعملاء المحتملين في المستقبل على مدى كفاءة تصميم مكان المعلومات.

يقف في المباني العامة

الحامل المصمم بشكل إبداعي في التصميم الملون هو نصف المعركة فقط ، حيث أنه من المهم جدًا أن ينقل المعلومات المهمة للزائر. بالطبع ، ستبدو الحوامل المصنوعة بألوان زاهية مقنعة ، ولكن إذا وضعت كائن المعلومات هذا في المكان الخطأ في الغرفة ، فلن يتحول إلى شيء أكثر من عنصر زخرفي عادي من الداخل.

الكشك الإبداعي يجذب انتباه الزوار والضيوف أكثر

يجب أن تحاول وضع المنصة في أكثر المناطق ازدحامًا لجذب انتباه أكبر عدد ممكن من الأشخاص ، ولكن بقدر معين من الحساسية حتى لا "تهيج" العينين. عادة ما تكون هذه الأماكن عبارة عن ردهات في المدارس والمسارح وردهات الفنادق وما إلى ذلك.

يمكن أن يكون شكل الحامل متنوعًا ، اعتمادًا على الغرض من المبنى

يجب أن تتناسب مساحة شاشة المعلومات بالجناح مع المساحة الإجمالية للغرفة ، دون تشوشها بحجمها ، ونقل المعلومات اللازمة بدقة.

اقرأ أيضا:

القسم: لخدمة الأفراد

نحن نقدم لك مجموعة واسعة من المدرجات لمختلف المهام التي تم حلها من قبل إدارات شؤون الموظفين في المؤسسات ، مثل جذب الموظفين وتدريبهم ، والإعلام ، وتزيين زوايا الموارد البشرية ، ولوحات الشرف ، وحقوق والتزامات الموظفين ، وأكثر من ذلك بكثير. للحصول على تصميم ملون للأجنحة ، يمكنك طلب قرص مضغوط "لخدمات الأفراد" به ملصقات وصور لركن ضابط شؤون الموظفين. طلب العلامة التجارية (شعار المنظمة). يمكنك شراء حوامل لإدارة شؤون الموظفين في مؤسستك عن طريق الاتصال بمديرينا ، ويتم تسليم الأجنحة في جميع أنحاء روسيا

بفضل وظيفية و ميزات التصميميمكنك:
1. أضف إلى هذا الحامل جيوب معلقة للتدريس والنشرات.
2. قم بتغيير مخطط ألوان عناصر الحامل.
3. ترتيب الحروف الكبيرة.
4. ضع على المنصة الرموز الإقليمية أو الخاصة بالشركات على المنصة
5. شراء الرفوف لوضعها في الخارج للحامل.
6. اطلب مجموعات موضوعية من ملصقات ونشرات A4 (ملونة وأبيض وأسود).
7. قم ببناء مساحة المعلومات الخاصة بك تدريجيًا من خلال الحصول على العناصر الفردية للجناح.

السعر يشمل تركيب الحامل.

تطبيق الموارد البشرية هو وثيقة رسمية، والتي ، وفقًا لمعايير تشريع العمل ، يجب وضعها بطريقة معينة ، وتشمل عددًا من التفاصيل (اسم الموظف ، وتاريخ التجميع ، والتوقيع ، وما إلى ذلك). لا يعرف الموظف العادي (ولا ينبغي أن يعرف ، هذا ليس جزءًا من عمله الواجبات الرسمية) كيفية كتابة طلب الإجازة أو الفصل بشكل صحيح. للقيام بذلك ، يوجد دائمًا مفتش للموارد البشرية في الشركة ، ملزم بالشرح والمساعدة في إعداد المستند. الآن ، عندما تكون عبارة "دوران الموظفين" معروفة بشكل مباشر لأي متخصص في خدمة الموظفين ، ويجب كتابة طلبات الفصل والقبول يوميًا ، يتم قضاء الكثير من الوقت في إملاء البيانات والتفسيرات. سيتم تخصيص مقال اليوم لكيفية تحسين وقت خدمة الأفراد والبقاء ضمن الإطار القانوني.

أولاً ، لنبدأ بتجميع قائمة بطلبات التوظيف الرئيسية. ها هو:

1 مجموعة من البيانات

واحد). طلب للحصول على وظيفة

2). خطاب استقالة لـ بارادته

2 مجموعة من البيانات

3). طلب الإجازة السنوية

أربعة). ترك الطلب على نفقتك الخاصة

5). طلب اصدار نسخة من كتاب العمل

6). طلب الحصول على شهادة عمل

3 مجموعة من البيانات

7). طلب التحويل

ثمانية). طلب إجازة الأمومة

9). طلب المساعدة المالية

عشرة). خطاب الأستقالة

تحتوي هذه القائمة فقط على طلبات التوظيف الأكثر شيوعًا والمطلوبة. اعتمادًا على تفاصيل شركتك ، يمكن إضافة نماذج أخرى. على سبيل المثال ، إذا كانت عمليات الفصل تتم غالبًا باتفاق الطرفين ، فيجب على مفتش شؤون الموظفين وضع نموذج طلب وإدراجه في الباقي.

ثانيًاسنقوم بتقسيم التطبيقات المذكورة أعلاه إلى مجموعات وفقًا لعددهم في إجمالي عدد النماذج: 50٪ -1 مجموعة ، 40٪ -2 مجموعة ، 10٪ -3 مجموعة. بعبارة أخرى ، نظرًا لأن طلب الاستقالة بمحض إرادته هو طلب أكثر في أي شركة ، فسيكون هناك خمسة أضعاف أشكال مثل هذه الطلبات مقارنة بأشكال طلبات الحمل والولادة.

ثالثا، في قسم شؤون الموظفين ، من الضروري وضع موقف مرئي مع أمثلة لملء النماذج. لوضع الحامل ، اختر مكانًا في المكتب حيث يمكن للموظف الجلوس على الطاولة وفي نفس الوقت يتمتع بإطلالة رائعة على المنصة. يمكنك أيضا نشر أمثلة عقد التوظيفوالاتفاقيات المتعلقة بالمسؤولية المادية ؛ لن تشغل مساحة كبيرة ، لكنها ستكون بمثابة تذكير بالحقوق والالتزامات الأساسية للموظفين الحاليين في الشركة وستكون نموذجًا للوافدين الجدد لملئه. موصى به بشكل خاص نقاط مهمةقم بتمييز الحامل بألوان زاهية وعلامات تعجب. هذا يرجع إلى حقيقة أن مستوى ثقافة الموظفين في بلدنا ، للأسف ، لا يزال منخفضًا للغاية. معظم الموظفين غير مدركين للمسؤولية الإدارية والجنائية التي قد تتبع في حالة انتهاك قوانين العمل من جانب ضباط شؤون الموظفين ، رئيس الشركة ، وهم مهملون للغاية بشأن وثائق الموظفين.

بجانب الكشك ، في مجلد منفصل أو على المنضدة ، يجب وضع النماذج الجاهزة ، ويفضل أن تكون في ملفات منفصلة. لطباعة التطبيقات ، استخدم ورق صاحب العمل ، بحيث يكون الموظفون أكثر انضباطًا ، ولا يتجعدوا في الطلبات ، وسيكون من الملائم والممتع أكثر لمتخصصي الموارد البشرية حفظ المستندات في الأرشيف. على سبيل المثال ، في نموذج مطبوع بالفعل ، سيكون هناك مسافة بادئة كافية للثقب باستخدام ثقب ووميض قائمة بالملفات الشخصية للأرشفة اللاحقة.

يجب أن يتمتع جميع الموظفين بحرية الوصول إلى النماذج المطبوعة والمطبوعة في شكل إلكتروني. من الأنسب تقديم ملف إلكتروني مع بيانات إلى الموظف بإحدى الطرق التالية:

عند التقدم لوظيفة في عنوان شركة البريد الإلكترونييتم إرسال ملف مع جميع استمارات الطلب إلى الموظف ، إلى جانب الخطاب الترحيبي من إدارة الشركة ، والوثائق التمهيدية ؛

يتم نشر الملف الذي يحتوي على نماذج الطلبات على موقع الويب الداخلي للشركة مع وظيفة "للقراءة فقط" لجميع الموظفين ووظيفة "تحرير" لضباط شؤون الموظفين.

بعد اختبار النظام المقترح في هذه المقالة في المكتب المركزييجب على الشركة تقديمه في الفروع والمكاتب التمثيلية والشركات التابعة لصاحب العمل. وبالتالي ، من الممكن البدء في بناء نظام موحد تدفق وثيقة الموظفينفي مجموعة كاملة من الشركات القابضة.

في تواصل مع

زملاء الصف

من هذه المقالة سوف تتعلم

• المقصود بتصميم المعلومات في المكتبة
• ما هو التصميم الذي يتطلبه موقف المعلومات للمدرسة؟
• من هو الأفضل أن يعهد بتصميم كشك المعلومات

تصميم مواقف المعلومات - على ما يبدو ، مسألة بسيطة إلى حد ما. عندما يكون الغرض الوحيد من مثل هذا الكائن هو نقل المعلومات ، فلا داعي لابتكار أي شيء خاص. سيكون كافيًا ترتيب المعلومات والصور بحيث يكون من الملائم إدراكها. لكن في الواقع ، كل شيء أكثر تعقيدًا. بالطبع ، لا يتطلب تصميم حوامل المعلومات نهج تصميم احترافي أو براعة خاصة أو خيالًا ، ولكن من المهم أن نتذكر أن هناك خواص دقيقة هنا تؤثر على فعالية مثل هذا الوسيط. ماذا تريد أن تعرف عن التصميم في هذا المجال؟

من يحتاج إلى منصات المعلومات ولماذا؟

للعديد من المؤسسات دورا هامايشغل حاملًا عالي الجودة مصممًا بدقة مع المعلومات. يجب أن تحتوي جميع المتاجر على "ركن المشتري" - أي لوحة يوضع عليها قانون حماية المستهلك ، وشهادة التسجيل ، وتفاصيل الاتصال بالشركة ، وما إلى ذلك.

يحق لكل شركة أن تعرض على أراضيها المعلومات التي تعتبرها مهمة ومفيدة للعملاء والموظفين. يمكن أن تكون بياناتها ومهمتها والغرض منها وجهات الاتصال وأنظمة الحريق وما إلى ذلك. مثل هذه الأشياء تشهد على نجاح الشركة ، وزيادة الولاء لها. لتحقيق هذه الأهداف ، يكون نوع الإعلان البسيط والميسور التكلفة مناسبًا تمامًا - منصة معلومات.

من خلال تصميم منصات الإعلانات والمعلومات ، فأنت تتواصل مع المستهلكين المحتملينخدماتك: تحدث عن المنتجات الجديدة والعروض الترويجية. وبعد أن يتحول كشك المعلومات إلى لوحة شرف ، يصبح مكونًا للصورة يسمح لك بالترويج للعلامة التجارية ، مما يؤثر بشكل إيجابي على مستوى ولاء الموظف.

منصة المعلومات هي طريقة بسيطة ومهمة للتأثير على دائرة معينة من الناس ، يجب استخدامها! لكن ما هذا؟

هذا تصميم مسطح توضع عليه المعلومات والمستندات. يمكن عرضها في الجيوب أو إرفاقها باللوحة نفسها. تختلف أبعاد الناقل تبعًا لحمله الوظيفي وموقعه.

يمكن لحامل المعلومات أداء الوظائف التالية:

• إعلام.وتتمثل مهمتها الرئيسية في نقل البيانات المهمة إلى دائرة محددة من الأشخاص.
• الدعاية.عند تصميم منصة معلومات ، يتم إدراج الكتب والكتيبات التي تحتوي على معلومات في الجيوب: قائمة الأسعار ، وخفض الأسعار ، ومبادئ التعاون ، وما إلى ذلك.
• الامتثال للقانون.تمثيل قوانين أخرى الوثائق المعيارية، تعليمات حماية العمل، القواعد.
• فرص المعرض.عرض أمثلة لمنتجك.
• قاعة الشهرة.تقديم معلومات عن المنظمة والأهداف والاستراتيجية والبيانات حول الموظفين ومزاياهم.

من المهم أن تتذكر أنك إذا تمكنت من تصميم منصة معلومات يمكنها جذب الانتباه ونقل المعلومات إلى القارئ بلغة مفهومة ، فإن فعاليتها تزيد عدة مرات.

الأجزاء الرئيسية للحامل عبارة عن درع ومثبتات ، بمساعدة المعلومات التي يتم عرضها. كأخير ، يتم اختيار التركيبات المناسبة أو الجيوب البلاستيكية. تحت القاعدة عادة من البلاستيك. مناسبة PVC 3-5 مم سميكة.

تصنع الجيوب بشكل مسطح لورقة أو اثنتين وضخمة لوضع المنشورات والكتيبات. وهي مصنوعة من البلاستيك الشفاف بسمك 0.5-3 مم.

حجم الجيب قياسي A4 أو أي حجم ، بناءً على احتياجاتك. يتم تحديد عدد وشكل الجيوب من قبل العميل.

في الواقع ، تُصنع منصات المعلومات من مجموعة متنوعة من المواد ، بجميع الأحجام والأشكال ، مع وظائف عرض إضافية.

بمعنى آخر ، إذا طلبت منصة معلومات فردية ، فستتلقى دائمًا منتجات جديدة وغير قياسية.

ما هي متطلبات تصميم منصة المعلومات

وفقًا للمادة 9 من القانون الاتحادي "بشأن حماية حقوق المستهلك" ، يلتزم مالك الشركة بإعداد "ركن المستهلك". لا يعتبر مصطلح "موقف المعلومات للعميل" رسميًا. في الواقع ، كل خيار سيفي بالغرض: "ركن المستهلك" ، "معلومات للزوار" ، إلخ.

لا تنظر السلطات التنظيمية إلى هذه النقطة ، حيث إنها غير محددة بالقانون. ومع ذلك ، فإنهم يتحققون من المعلومات التي يتم توصيلها إلى العميل.

يحدد القانون قائمة البيانات التي يجب وضعها في منصة المعلومات:

1. اسم الهيئة التي سجلت عنوان IP ؛
2. وجود تسجيل نشاط صاحب المشروع ؛
3. معلومات حول الاعتماد في الوكالات الحكومية والتراخيص والتصاريح الأخرى.

في "ركن المستهلك" يجب أن تكون المستندات التالية:

• قانون حماية المستهلك في الطبعة الحالية مع مراعاة التغييرات والإضافات. من الأفضل شراء نسخته المطبوعة. في هذه الحالة ، لن يكون لدى المفتشين أسئلة.
• نسخة من شهادة تسجيل IP.
• التراخيص ، إذا كان IP يمتلكها.
• نسخة من خاتمة Rospotrebnadzor.
• كتاب الشكاوي والاقتراحات (مخيط ومرقّم) مع بيانات الرأس. شارك ليس في بدون فشل، ولكن يتم توفيرها عند الطلب الأول للمستهلك.
• قواعد الخدمات الاستهلاكية للسكان (لأصحاب المشاريع الفردية الذين يشاركون في الأنشطة ذات الصلة).
• بيانات عن موقع واتصالات Rospotrebnadzor.
• قائمة فئات الأشخاص المؤهلين للتقديم خارج الدور.
• معلومات حول حظر بيع بعض المنتجات لأشخاص دون سن الرشد.
• قواعد السلامة الصحية والوبائية (لأصحاب المشاريع الفردية العاملين في المجالات المتخصصة).

قد يتم تحديد المعلومات التي يجب أن تكون على الجناح من خلال اللوائح المحلية. في هذه الحالة ، عند تصميم منصة معلومات ، من الضروري الاسترشاد بالقانون الاتحادي ، وقواعد موضوع الاتحاد الروسي.

المعلومات المتوفرة في جناح المعلومات مقسمة إلى المجموعات التالية:

• القوانين المعيارية: القانون الاتحادي ، والمراسيم الحكومية ، والقوانين المنظمة لقطاعات معينة من الاقتصاد.
• معلومات عن البائع توضح شرعية أنشطته وحقوق ممتدة لتنفيذ الأعمال وبيع الخدمات وفئات محددة من المنتجات.
• القواعد الصحية (في حالة بيع المنتجات الغذائية وتقديم الطعام للجمهور).
• معلومات أخرى (كتيبات حول المنتجات ، والعروض الترويجية الحالية ، وما إلى ذلك).

لا ينص القانون على أنه من الضروري نشر معلومات حول التشكيلة وقائمة الأسعار وشهادات الجودة. ومع ذلك ، يجب أن تكون هذه المعلومات متاحة في نقاط البيع ، ويتم توفيرها بناءً على طلب المستهلكين وأثناء عمليات التفتيش من قبل السلطات التنظيمية.

يجب أن تكون قواعد السلامة من الحرائق وخطة الإخلاء في كل شيء محال تجارية. يتم استخدامها عند تصميم منصة معلومات أو وضعها في مكان آخر يسهل الوصول إليه.

يعلم الجميع أن كتاب الشكاوى والاقتراحات جزء لا يتجزأ من منصة المشتري. وفقًا للقانون ، يحق لكل مستهلك ترك سجل. يتيح الموظفون الإداريون القيام بذلك في جو مريح ، ويجلسون على كرسي على الطاولة. لا يمكن للموظفين أن يطلبوا من الزائر جواز سفر أو أي شكل من أشكال الهوية. لا ينبغي أن يهتم المرء بسبب ترك الشخص لشكوى أو اقتراح.

الوجود الإجباري لمنصة المعلومات للمشترين مدعوم بمسؤولية انتهاك القانون. سيؤدي عدم تقديم المعلومات إلى عقوبات معينة. بالنسبة للانتهاك ، يتم توفير عقوبة إدارية في شكل غرامة قدرها 1-3 آلاف روبل (لأصحاب المشاريع الفردية).

يتحقق الامتثال لهذه المتطلبات Rospotrebnadzor.

يعطي المشرع عمومًا القواعد الخاصة بتصميم منصة المعلومات. لا المتطلبات العامةبالاسم والشكل والموقع. يمكن لرجل الأعمال حل هذه المشكلات وفقًا لتقديره الخاص. لكن الخدمات العامةسيقيم إمكانية الوصول ، والاكتمال ، والراحة في الجناح.

ما هي القواعد التي يتم وضعها في الاعتبار عند تصميم منصة معلومات

القاعدة 1. بادئ ذي بدء ، من الضروري تحديد الهدف الرئيسي.لماذا ستضع لوحة إعلانات؟ ما هي "مهمتها"؟ ستساعد الإجابات على هذه الأسئلة في وضع اللكنات بشكل صحيح. سنتحدث عن هذا أدناه.

المادة 2. جذب الانتباه.يجب أن يجذب التصميم الخارجي لمنصة المعلومات الانتباه ، ويجعلك تكتشف ما هو مكتوب هناك. وتشير التقديرات إلى أن الشخص الذي يمر بجانب المنصة يتوقف عن النظر إليه لمدة 5-10 ثوانٍ فقط. هذا من أجل هذا وقت قصيرمن المهم بالنسبة لك إقناعه بالاقتراب والتعرف على المعلومات. ما هي طرق جذب الانتباه؟ الشكل الأصلي ، والعنصر الساطع ، وخلفيات الحامل ، والعرض الاستثنائي للمعلومات: الرسوم الهزلية ، والرسوم البيانية ، إلخ.

القاعدة 3. اهتمام الإنسان انتقائي.لا يستطيع الشخص إيلاء اهتمام متساوٍ لعدد كبير من الأشياء في نفس الوقت. لذلك ، من المهم بالنسبة لك تحديد الأولويات: فكر في الأفضل بالنسبة له أن يراه أولاً ، وماذا بعد ذلك ، كمواد داعمة. إذا كانت مهمتك هي التحدث عن منتج الشركة ، فيجب أن يكون التركيز على المنتج وفوائده. استخدم الرسوم التوضيحية والصور والرسوم البيانية والرسوم البيانية - يُنظر إلى البيانات المرئية بشكل أفضل.

القاعدة 4. يجب ألا يكون عدد اللكنات المرئية كبيرًا.خلاف ذلك ، فإن انتباه الشخص مشتت ، أي أنه لن يكون من السهل عليه التركيز على المادة التي ستنقلها.

القاعدة 5. تحديث المعلومات هو نقطة مهمة للغاية.يجب أن تكون جميع الأخبار والمعلومات والإعلانات الحالية "واضحة" وأن يتم استبدالها باستمرار بأخرى جديدة. تأكد من دعوتك إلى الأحداث القادمة ، وما إلى ذلك.

ما يمكن أن يكون تصميم جناح المعلومات في المنظمة

عادةً ما تخدم لوحات الإعلانات في المؤسسات غرضين رئيسيين:

1. إعلام.
2. تشكيل وصيانة ثقافة الشركات.

لوحة الإعلانات ، أولاً وقبل كل شيء ، وسيلة لنقل المعلومات. وإلى أعضاء الشركة والأشخاص الذين يأتون إليك. عادة ، يتم تجهيز حوامل منفصلة لهاتين المجموعتين ؛ من غير المرغوب فيه الجمع بين المعلومات المخصصة لهما. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان حجمها كبيرًا ، فمن الأفضل قضاء الوقت في تصميم العديد من منصات المعلومات بدلاً من محاولة دمج كل شيء في واحد.

يتم تزويد الموظفين بالمعلومات التالية:

• الأحداث الهامة والإنجازات.
• الإخبارية؛
• القرارات التي تتخذها الإدارة ؛
• أنظمة؛
• الشواغر.

يتم إبلاغ العملاء أو الزوار بما يلي:

• على الأنشطة الرئيسية ؛
• حول جدول العمل ؛
• حول قواعد الخدمة ؛
• حول السلطات العليا.

لكن مصدر المعلومات هذا له وظيفة إضافية مهمة: فهو يخلق ثقافة الشركةتشكل اسلوب الشركة بيئة خاصة.

إذا تعهدت بترتيب منصة معلومات في المؤسسة ، فقرر فورًا سبب قيامك بذلك ، وما الذي ستعلق عليه ، وعدد المرات التي ستقوم فيها بتغيير البيانات ، ومن سيكون مسؤولاً عن ذلك. في هذه الحالة ، من الأفضل تحديد شخص مسؤول. وإلا فإن الوضع الذي تطور في شركة واحدة ممكن.

تخيل - لوحتهم مليئة بألواح بأحجام مختلفة ، مرفقة بزر أو ملصقة ، غالبًا على أوراق أخرى. بعض المعلومات بالألوان ، والبعض الآخر بالأبيض والأسود ، والباقي مكتوب بخط اليد. على الورقة "إذا كنت بحاجة إلى مجلدات كبيرة - انتقل على وجه السرعة إلى القسم الإداري" ، تم التوقيع بقلم حبر ملون: "هذا ليس صحيحًا - لقد انتهى كل شيء !!!". كل هذا يشبه مدخل المنزل ، حيث يحق لأي شخص وضع شرشفه. أو على الحائط في شقة جماعية كبيرة ، حيث لا أحد مسؤول عما يحدث. ليست هناك حاجة للحديث عن التصميم المختص لأكشاك المعلومات.

لا يمكن أن تظل لوحة الإعلانات تعادلًا. يجب على الشخص المسؤول عن ذلك أن يبتكر مفهومًا ، وأن يشكل أقسامًا متسقة في الأسلوب ، وأن يقوم بتحديث البيانات عندما تصبح قديمة. أي أن أي شخص يريد نشر أخبار سيتصرف من خلال هذا الشخص. ثم يتم إصدار كل شيء وفقًا لمعيار واحد وسيكون في المكان المخصص.

هناك عدد من القواعد الأساسية لتصميم منصات المعلومات التي يمكن أن تزيد من فعاليتها.

1. هيكل واضح.من المهم للغاية أن يتم تقسيم جميع الإعلانات إلى أقسام. يعمل هذا على تبسيط استخدام اللوحة - حيث يسهل العثور على المعلومات الضرورية دون إعادة قراءة النص بأكمله. وهذا يعني أن كل الكتل تحتاج إلى عنوان.

2. وحدة الأسلوب.من الأفضل أن يتناسب تصميم الحامل مع أسلوب الشركة في الشركة. عند إنشاء صورة منظمة ، لا يمكن أن تكون هناك أشياء غير مهمة. من غير المفهوم ، على سبيل المثال ، ظهور لوح أزرق مائل إلى الأزرق في شركة ذات شعار أخضر-أصفر. صحيح ، إنه أمر محزن أكثر عندما يكون حامل المعلومات مجرد منصة لإرفاق أوراق بأحجام مختلفة بتصميم مختلف.

3. اختيار التركيب الصحيح.تعتمد طريقة إرفاق المعلومات على نوع الأخير وتكرار الاستبدال ، ومن المهم أيضًا تذكر المستوى التمثيلي المطلوب للوسائط.

عندما تكون اللوحة معلقة للمستهلكين أو تقع في منطقة مزدحمة حيث يمر كل من الموظفين والأجانب ، فمن المهم جعلها أكثر جاذبية. من الأفضل شراء منصات المعلومات هذه على الفور بجيوب A4 قياسية أو تنسيق أكثر ملاءمة لك. يعمل هذا الخيار بشكل جيد إذا تم استبدال المعلومات بشكل غير متكرر. إذا كانت الجيوب أكبر ، فستناسب الكثير من النشرات التي يمكن للناس أخذها إلى المنزل ومراجعتها لاحقًا. من المعقول أكثر تنفيذ تصميم الدعاية والإعلام بهذه الطريقة.

4. تجميع ملائم للمعلومات.هناك العديد من الخيارات لوضع المعلومات على هذه اللوحات. يمكن تقسيمها حسب الموضوع: من ناحية ، معلومات عن الشركة على هذا النحو ، من ناحية أخرى - حول أقسامها. أو اختر مبدأ التحديث: نصف اللوحة - كتل متغيرة بشكل غير متكرر ، والآخر - باستمرار. ليست هناك حاجة لوضع المعلومات التشغيلية (الوظائف الشاغرة ، الأخبار) والمعلومات طويلة المدى (المهمة ، الأفكار) في نفس الموقف. من المهم أيضًا أن نفهم أن الألواح الصغيرة تبدو أكثر وضوحًا من الألواح الضخمة ، حيث يتم جمع كل ما هو ممكن. قيل فوق ذلك المنظمات الكبيرةمن المنطقي إنشاء سلسلة من الأكشاك تحتوي على معلومات حول مواضيع محددة. ليست هناك حاجة للسعي لإنشاء لوحة واحدة شاملة إذا كان عليك نشر الكثير من المعلومات.

لماذا نحتاج إلى أكشاك معلومات في المكتبة وماذا يجب أن يكون تصميمها

الطريقة الرئيسية لتقديم خدمات المكتبة والكتب المخزنة فيها هي من خلال إعلانات المكتبة. أي معلومات عن المؤسسة ، مقترحاتها ، مواردها ، السماح بإخطار السكان ، زيادة الطلب.

تظل لوحات المعلومات الموضوعة بالداخل عنصرًا مألوفًا في مثل هذه المؤسسات. من بينها ، يمكن التمييز بين الأنواع التالية: الإعلانات ، والملصقات ، وخطط تنظيم الأحداث ، والملصقات الإرشادية والمنهجية ، إلخ.

تهدف التعليمات المنهجية التالية لتصميم منصة المعلومات إلى تشكيل حامل يلبي المتطلبات.

جناح المعلومات يتضمن:

• معلومات اساسية:اسم المكتبة أو شبكة المكتبة التي تم تضمينها فيها ، جدول العمل ، الاسم الكامل أمناء المكتبات ، تكوين الصندوق.
• أهداف وغايات المكتبةفي منظمة الخدمة العامة.
• قواعد استخدام المكتبة.
• معلومات الخدمةالتي قدمتها هذه المؤسسة.
• معلومات حول جمعيات الهواة ونوادي الاهتمامات ، إن وجدت: خطة العمل ، والأهداف ، والأهداف ، وما إلى ذلك ؛
• رسائل شكروردت لتحقيق نتائج في العمل ؛
• إعلانات الأحداث الجارية، وخطط العمل للشهر ، وما إلى ذلك ؛
• نشر المنتجات.

يتم وضع هذا الحامل في مكان مناسب لقراءة المعلومات. يوصى بتلميعه ، خاصةً إذا كان موجودًا خارج مبنى المؤسسة. من المهم تحديث المواد والإعلانات باستمرار حتى لا تظل قديمة.

ما هي المتطلبات التي يجب أن يلبيها تصميم منصة المعلومات في المدرسة؟

غنيا بالمعلومات

فكر ، سلط الضوء على الشيء الرئيسي الذي ترغب في إخبار طلابك وأولياء أمورهم. إعادة القراءة ، ربما يكون من الأفضل رفض بعض المعلومات أو نقلها إلى ورقة أخرى ، أو يجب إضافة شيء ما.

الإيجاز

ختم

حتى لو كانت الكتابة اليدوية مثالية ، تذكر أن قراءة النص المطبوع أسهل. من السهل جدًا الآن طباعة عدة أوراق.

قم بتمييز الملف الرئيسي

عند تصميم حامل معلومات للآباء أو الأطفال ، استخدم ألوانًا وخطوطًا مختلفة. بعد كل شيء ، لن يتمكن أي شخص ، بغض النظر عن العمر ، من تذكر كل ما قرأه تمامًا. لكن الاحتفاظ بالشيء الرئيسي في الذاكرة أمر سهل. التصميم المدروس أسهل في الإدراك والقراءة. انظر إلى هذا المقال - لقد كتب بناءً على هذا المبدأ ، وقد انتهيت تقريبًا من قراءته وحتى احتفظت بالكثير في ذاكرتك.

الصور

غالبًا ما تجذب منصات المدرسة الانتباه بالصور الملونة والنكات الحديثة و "العوامل المثبطة للهمم" وأشياء أخرى. قد لا تحمل الصور معلومات مهمة على الإطلاق ، وتتمثل مهمتها الرئيسية في جعل الحامل ملحوظًا

بدعة

إذا اخترت النشر كل بضعة أشهر ، فلن يلاحظ أحد التغيير. اجعلها قاعدة لتحديث كشكك أسبوعيًا. لا تعرف ما يمكنك الكتابة عنه في كثير من الأحيان؟ الصق صورة ، مزحة ، قصة مثيرة للاهتمام- أطلق العنان لخيالك

المشاركة

سيكون هناك بالتأكيد طالب واحد على الأقل في الفصل على استعداد لمساعدتك في تصميم منصة المعلومات. على الرغم من أنه قد يكون هناك المزيد. ومن السهل معًا ابتكار شيء ما وإنشاء منتجات جيدة.

كيف تصمم منصة معلومات في رياض الأطفال

السمة الرئيسية عند اختيار مكان لـ "ركن الوالدين" هي سهولة الإدراك والرؤية. هنا ، ركز على مستوى عيون الشخص البالغ. يمكنك ملء الفراغ فوق الخزائن ، عند المدخل ، على الباب. هل لديك جدار مجاني؟ الإقامة ستكون مثالية.

يجب أن يبدأ الخط بحجم يساوي 14 نقطة. الطباعة الساطعة والواضحة والصور الجذابة والكلمات الملونة - قادرة على جذب العين. من الأفضل استبدال الأوراق بسهولة ، لذا اصنع جيوبًا من الملفات البلاستيكية العادية. إنه لأمر رائع أن توصلت إلى تنسيق يسمح لك بتقليب الصفحات ، بالإضافة إلى الرسوم التوضيحية للمذكرات.

من السهل صنع أكشاك المعلومات بمفردك. إذا كانت لديك الوسائل والأجهزة اللازمة ، فسيكون الخشب الرقائقي العادي قاعدة ممتازة. سوف تحتاج إلى رسمها ولصقها. كخيار ميزانية أكثر ، اختر بلاط السقفحيث يسهل قصه مما يسمح لك بإنشاء أي شكل. من السهل إنشاء نوافذ للحصول على معلومات من قاعدة السقف أو إطارات الصور.

أسهل طريقة لتصميم حوامل المعلومات هي باستخدام ورق ذاتي اللصق. لذا يمكنك إرفاق ملف A4 بالحامل ، ولصق إطار من هذا الورق حول الحواف. مشرق ، بسيط ، جميل. إذا فقد الملف مظهره ، فسيكون من السهل جدًا تغييره. ادعُ أولياء الأمور للمشاركة في التصميم: ربما يمتلك أحدهم موهبة فنية ، ثم يمكن أن يتحول الجدار إلى حامل.

لا تنس أن لوحة المعلومات الجميلة والأنيقة والملفتة للنظر هي بطاقة العملمجموعات. ابتكر اسمًا له: "من أجلكم ، أيها الآباء!" ، "في مجموعتنا!" أو شيء خاص بك. الشيء الرئيسي هو أن تكون واضحًا ويمكن الوصول إليه. تواصل مع والديك بهذه الطريقة. الأساليب المذكورة أعلاه مناسبة لتصميم منصة معلومات مدرسية ، ولكن من الأفضل بعد ذلك إعدادها بسرية تحتوي على معلومات عن المناهج الدراسية.

نصيحة 1.اختر الألواح ذات الطلاء الناعم: من السهل إرفاق الألواح بها. أصبحت المدرجات ذات الجيوب ذات الحجم القياسي بالية تدريجياً. ليس كل ما يجب نقله اليوم موجودًا على أوراق بالتنسيق التقليدي.

نصيحة 2.يجب أن يكون للجناح عنوان. إنه مصنوع في الجزء العلوي ، في الوسط. خذ المعتاد: "أخبار الشركة" ، "اليوم معنا" ، "المعلومات". أو اختر خيارك المتعلق بمجال عملك.

نصيحة 3.قسّم اللوح إلى نصفين. في جزء واحد ، ضع الإخطارات اليومية ، وفي الجزء الآخر - جميع المعلومات غير المتعلقة بالعمل: حول الإجازات ، التهاني.

نصيحة 4.إرفاق العناوين: "تهانينا" ، "إجازة" ، " افضل العمال"، إلخ. يتم أيضًا تمييز جميع الأخبار التي يتم تحديثها يوميًا.

نصيحة 6عند تصميم منصة معلومات ، حاول التخلي عن التعبيرات البيروقراطية. تحدث ببساطة ووضوح. تأكد من أن زملائك - من عاملة النظافة إلى المدير - يفهمون المعنى.

نصيحة 7.تزيين التهاني بأقلام الرصاص الملونة و بطاقات بريدية جميلة. اكتبها بنفسك ، دون اختيار الكليشيهات الجاهزة من الإنترنت. غالبًا ما تقدم القصائد من المواقع الشهيرة مع التهنئة صورة حزينة.

تلميح 8شغل مكانًا على السبورة تحت عنوان "الرغبات والاقتراحات". سيسمح لك هذا القسم بإنشاء ملفات استجابةمع الفريق. دع الرسائل تظل مجهولة المصدر ، لكنها ستحتوي على معلومات لن يتم الإعلان عنها في أي اجتماع.

تلميح 9.اقترب من تصميم منصة المعلومات بشكل خلاق ، ولا تتوقف عند القوالب. دع إبداعك يصبح فخر المنظمة.

بالطبع ، لدينا قائمة فقط المبادئ الأساسيةتحتوي على خيارات لا حصر لها تقريبًا. نأمل أن تكون المواد المقدمة مفيدة لك ، وأنت تعرف بالفعل كيفية تصميم منصة معلومات. بالتأكيد سترغب في اختيار شيء يعكس سماتك: صارم ، يؤكد على مكانة الشركة ، أو غير قياسي ، لمطابقة مؤسستك ، أو مزين بطريقة تجذب العملاء. ليس من السهل دائمًا إنشاء شيء جدير بالاهتمام بنفسك ، وفي المتاجر المتخصصة غالبًا ما يقدمون منتجًا قياسيًا يناسب الجميع وكل شخص. لكن التفرد هو بالفعل نتيجة إنشاء مشروعك الخاص.

في تواصل مع

يرتبط عمل خدمة الموظفين بإنشاء ومعالجة واستخدام وتخزين عدد كبير من المستندات. تحتوي هذه المستندات عادةً على معلومات تتعلق بالبيانات الشخصية للموظفين ويجب حمايتها من الوصول غير المصرح به.

أوصت حكومة الاتحاد الروسي ، في أمرها المؤرخ 21 آذار (مارس) 1994 رقم 358-R ، بأن تُدرج المنظمات (بغض النظر عن شكل ملكيتها) فقرات خاصة في مواثيقها (اللوائح) حيث تنص على جميع القضايا المتعلقة بالمحاسبة والاحتفاظ بوثائق الموظفين ونقلها في الوقت المناسب إلى المخازن في حالة التصفية.

من الواضح تمامًا أن كل هذا يفرض التزامات جدية على رؤساء المنظمات والمسؤولين المسؤولين عن ضمان سلامة الوثائق على الموظفين. وهذا يعني أنه يجب على كل صاحب عمل تطوير مجموعة من التدابير القانونية والتنظيمية والعملية لضمان شروط تخزين واستخدام هذه الوثائق. حول كيفية تنظيم المكتب "المثالي" لقسم شؤون الموظفين ، سيتم إخبارنا من قبل شخص يعرف بالضبط كيفية القيام بذلك بشكل صحيح.

سنبدأ في الحديث عن كيفية تنظيم مساحة تخزين مستندات الموظفين بشكل صحيح مع التذكير بأنه يوجد في خدمة الموظفين جزئين مستقلين من صندوق الأفلام الوثائقية.

الجزء 1. أصول ونسخ الوثائق التي تم إنشاؤها في المنظمة والقادمة من المنظمات والأقسام الهيكلية الأخرى حول جميع قضايا أنشطة المنظمة ، واللوائح الخاصة بالقسم وأقسامه ، وصف الوظيفةالموظفين. يتم أيضًا إعطاء مكان كبير في عمل خدمة الموظفين للمراسلات مع المنظمات والمواطنين حول مختلف القضايا ، ومواد للتحقق من حالة المستندات التي تحتوي على بيانات شخصية ، في الانقسامات الهيكليةالمنظمات.

الجزء 2. الملفات الشخصية للموظفين والمستندات المحاسبية الأخرى ، والمستندات المتعلقة بشهادات الموظفين ، إلخ.

تودع مستندات خدمة الموظفين بعد الانتهاء من التنفيذ في القضايا حسب تسمياتها. يتم تخزين الحالات لفترة زمنية معينة (عادة سنتين أو ثلاث سنوات) في خزائن في قسم شؤون الموظفين. بعد هذه الفترة ، يتم نقل حالات التخزين الدائم والطويل الأجل (أكثر من 10 سنوات) إلى أرشيف المنظمة ، ويمكن أن تظل حالات فترات التخزين المؤقت في خدمة الموظفين حتى انتهاء فترات التخزين المحددة ، وبعد ذلك مخصصة للتدمير مع إعداد قانون خاص.

المستند الرئيسي الذي يحدد إجراء تخزين مستندات الموظفين هو القانون الاتحادي RF بتاريخ 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ "حول الأرشفة في الاتحاد الروسي".

الوثيقة الرئيسية التي تحدد شروط تخزين الوثائق هي قائمة الوثائق الإدارية الأرشيفية القياسية التي تم إنشاؤها في سياق الأنشطة. وكالات الحكومة، الأجهزة حكومة محليةوالمنظمات ، مع بيان شروط التخزين (تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558 ؛ من الآن فصاعدًا - القائمة).

تنطبق شروط تخزين المستندات المحددة في القائمة على جميع المؤسسات ، بغض النظر عن شكل الملكية (المادة 1.2 من القائمة).

يختلف تخزين مستندات خدمة الموظفين إلى حد ما عن قواعد عامةتخزين مستندات الإدارة ، نظرًا لأنها ذات أهمية اجتماعية عالية ، فإن العديد منها بمثابة تأكيد لحقوق الموظف في الضمان الاجتماعي، على سبيل المثال ، الشيخوخة والعجز ، وكذلك تأكيد له الأقدمية. تتمتع معظم المستندات الخاصة بالموظفين بفترة تخزين طويلة أو دائمة وتستخدم لأغراض مرجعية عندما يتقدم المواطنون إلى مؤسسات الأرشفة.

وماذا سيكون؟

رئيس دائرة شؤون الموظفين هو المسؤول عن سلامة وثائق الموظفين ، وفي حالة عدم وجود خدمة الأفراد ، يكون ضابط شؤون الموظفين. لذلك ، فإن مهمته ليست فقط التنظيم السليم للعمل مع المستندات ، ولكن قبل كل شيء ، تهيئة الظروف التي تضمن سلامتهم.

بالنسبة لفقدان المستندات ، وكذلك لإتلاف الأوراق قبل تاريخ الاستحقاق ، ينص التشريع الحالي على المسؤولية الإدارية. لذلك ، في حالة انتهاك الإجراء وشروط تخزين المستندات المحاسبية ، سيتعين على المسؤول دفع غرامة تتراوح بين 2000 و 3000 روبل. (المادة 15.11 من قانون المخالفات الإدارية). إذا طلب مفتشو الضرائب وثائق ، لكن المنظمة لا تستطيع توفيرها ، فسترتفع الغرامة إلى 15000 روبل. (المادة 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

بالإضافة إلى ذلك ، تحتوي وثائق الموظفين أيضًا على قيمة سيرة ذاتية وأثرية ، وهي بمثابة مصدر للتعميمات الإحصائية والبحث التاريخي والاجتماعي.

تعود خصائص تخزين وثائق الموظفين في المنظمة إلى مهام تقييد الوصول غير المصرح به إلى المستندات التي تحتوي على البيانات الشخصية للموظفين والبحث الفعال عن المعلومات الضرورية.

تنظيم مباني خدمة الموظفين

من الناحية المثالية ، يجب أن يحتوي مكتب خدمة الموظفين على ثلاث غرف متجاورة على الأقل: غرفة لموظفي الوحدة ، ومكتب للرئيس وغرفة توجد بها خزانات وخزائن للوثائق والملفات وخزائن الملفات. في نفس الوقت ، يمكن أن يكون هناك مدخل واحد فقط لمكتب إدارة شؤون الموظفين.

إذا كان مثل هذا التنظيم للفضاء غير ممكن ، فيجب على الأقل تلبية الشروط الأساسية.

الحالة 1. يجب أن تكون مباني خدمة الأفراد مجهزة بأجهزة إنذار ضد الحريق والسرقة.

الحالة 2. من المستحسن أن يكون الباب الأمامي لقسم الموظفين مزدوج المعدن ، والنوافذ محمية بقضبان معدنية.

الحالة 3. يجب أن تكون الغرفة فسيحة بما يكفي ، أولاً ، لتوفير ظروف عمل موظفي الخدمة ، وثانيًا ، يوجد مكان لوضع الخزائن والخزائن لتخزين المستندات الحالي.

في نهاية يوم العمل ، يجب إغلاق جميع الأبواب (بما في ذلك الأبواب الداخلية) بأقفال موثوقة ومختومة بختم شخصي لرئيس خدمة الموظفين. يتم تسليم مفاتيح الأبواب مقابل التوقيع في مجلة خاصة. في نفس الوقت ، يتم تشغيل وفحص موثوقية إنذارات الأمان.

أسلحة ونزع سلاح مباني رئيس قسم شؤون الموظفين بالخدمة (مسؤول آخر مسؤول عن الصيانة عمل الموظفين). لا يُسمح بتنظيف المباني إلا في وجود هؤلاء الأشخاص. الملفات والمجلدات مع المستندات وخزانات الملفات والمستندات التي يمكن قراءتها آليًا ودفاتر المحاسبة ودفاتر المحاسبة ، كتب العمليتم تخزينها في قسم شؤون الموظفين أثناء ساعات العمل وغير ساعات العمل في خزائن معدنية مغلقة بشكل دائم. من المستحسن أن يكون لكل موظف خزانة خاصة به لتخزين صفائف المستندات المخصصة له. في الوقت نفسه ، يتم تخزين الأختام والطوابع ونماذج المستندات والمفاتيح من خزائن عمل الموظفين ، كقاعدة عامة ، في خزنة رئيس خدمة الموظفين.

قواعد للعمل مع الوثائق

لضمان سلامة البيانات الشخصية عند التعامل مع المستندات ، يجب مراعاة القواعد التالية.

القاعدة 1. على سطح المكتب ، احتفظ فقط بالمستندات التي تعمل معها حاليًا.

القاعدة 2. احتفظ بالمستندات الأخرى في خزانة مقفلة.

القاعدة 3. ضع المستندات القابلة للتنفيذ في مجلدات ، والتي تشير إلى نوع الإجراءات التي يتم تنفيذها معها ، على سبيل المثال ، "للإيداع في ملفات شخصية" ، أو "للإرسال" ، وما إلى ذلك ، أو أسماء الموظفين الذين يعملون مع هذه المستندات . من الجيد أن يحتوي كل مجلد على قائمة جرد للمستندات الموجودة فيه.

القاعدة 4. الوثائق التي تم الانتهاء من العمل بها ، قم على الفور بحفظها في الملف المناسب.

القاعدة 5. في نهاية يوم العمل ، ضع جميع المستندات والحالات والأوراق والدفاتر مع ملاحظات العمل والمواد التعليمية والمرجعية في خزانات معدنية وخزائن وقفلها وختمها بختم.

القاعدة 6. في نهاية يوم العمل ، لا ينبغي أن تبقى ورقة واحدة على سطح المكتب. تحقق أيضًا من سلة المهملات وتأكد من عدم وجود مستندات قد تهم شخصًا خارجيًا.

القاعدة 7. الأختام والطوابع ونماذج المستندات ومفاتيح خزائن العمل ، تحفظ فقط في خزنة رئيس قسم شؤون الموظفين.

القاعدة 8. مسودات وتنقيحات المستندات ، النماذج التالفة ، الأوراق مع سجلات الخدمة في نهاية يوم العمل يجب إتلافها في آلة تقطيع الورق.

القاعدة 9. أجهزة الكمبيوتر في نهاية يوم العمل ، قم بحظر وفصل الشبكة.

القاعدة 10. لا تترك أي مستندات أو سجلات مكتبية على سطح المكتب ، ولا تترك الخزانات مفتوحة ، ولا تترك الكمبيوتر مفتوحًا عند مغادرة المكتب.

ممنوع!

ضع المستندات على الأرض ، وعلى عتبات النوافذ ، في أكوام غير مفروزة

قواعد تخزين المستندات

في نظام تخزين مستندات الموظفين ، يمكن التمييز بين مرحلتين: الحالية (التشغيلية) واللاحقة (الأرشيفية).

يُطلق على تخزين المستندات واستخدامها من لحظة إنشائها حتى نقل الحالة التي يتم تجميعها فيها إلى الأرشيف اسم الحالي (التشغيلي). يتم التخزين الحالي للحالات في مكان تكوينها. لذلك ، يتم أيضًا تخزين المستندات التي تم إنشاؤها في خدمة الموظفين فيه.

ينقسم التخزين الحالي إلى نوعين فرعيين:

• تخزين الوثائق في عملية تنفيذها ؛
• تخزين الوثائق المنفذة. التخزين الحالي للمستندات يعني تخزينها في النسخ الأصلية. لذلك ، في خدمات شؤون الموظفين في المنظمات ، يتم تخزين أوامر الموظفين في الأصول.

يجب أن تضمن ظروف التخزين حماية المستندات من التلف والآثار الضارة بيئةومنع خسارتهم. كقاعدة عامة ، لهذا الغرض ، يتم تثبيت الخزانات المعدنية والخزائن وخزائن الأرفف وما إلى ذلك في مباني قسم شؤون الموظفين والأرشيف. لتسهيل البحث عن المستندات ، يتم وضع نسخ من تسمية الحالات على الخزانات ، و يتم وضع أرقام الحالات على العمود الفقري لأغلفة القضية وفقًا للتسمية.

إذا كنت تعلم أنه يجب نسخ مستند معين بتردد معين ، فيمكنك عمل نسخة واحدة منه جودة جيدةومواصلة العمل معها.

في مباني خدمة الموظفين ، حيث يتم تخزين عدد كبير من المستندات ، يجب الحفاظ على قيم ثابتة لدرجة الحرارة ورطوبة الهواء ، حيث إنها ليست درجات حرارة ورطوبة عالية ومنخفضة جدًا تشكل خطورة على وجه الخصوص. ورقة ، ولكن التغيير المتكرر في هذه المؤشرات. بالطبع ، يتم تخزين المستندات في مجلدات خاصة وخلف أبواب خزانة مغلقة بإحكام لتقليل التعرض لألد أعداء الورق - الغبار. يُنصح أيضًا بتخزين المستندات في خزانة ذات أبواب غير شفافة. النقطة ليست فقط أكبر أمان للتخزين ، ولكن أيضًا حقيقة أن الورق ضار بالتعرض للضوء ، وخاصة الأشعة فوق البنفسجية.

يجب أن تعرف هذا

يمكن لأخصائيي محفوظات أرشيف الدولة التحقق من إجراءات تخزين المستندات وإتلافها في مؤسسة ما ، على سبيل المثال ، إذا تم الكشف عن انتهاكات لقواعد الحفاظ على مستندات الموظفين بعد التحقق من خبراء تفتيش GIT. كما يتحقق التفتيش الأرشيفي من تخزين مستندات الموظفين في حالة تقدم الموظف إلى المحكمة ببيان حول انتهاكه. الحقوق الاجتماعية(لا يمكن الحصول على شهادة من مكان العمل بخصوص الراتب وخبرة العمل وما إلى ذلك)

من المحزن الاعتراف بذلك ، لكن التصوير والمسح الضوئي لا يقل ضررًا عن المستندات. بشكل عام ، لا ينصح بتنفيذ مثل هذه الإجراءات أكثر من خمس مرات ، لأن هذا يكفي لإحداث تغيير كبير في لون الورق وتقليل مقاومته للتلف الميكانيكي. يرجع هذا التأثير إلى حقيقة أنه عندما يمر شعاع ضوئي عبر صفحات المستندات ، يكون مستوى الإضاءة أعلى بعشرين مرة من المستوى الموصى به.

قواعد إتلاف الوثائق

إحدى المراحل دورة الحياةوثائق الموظفين هي تدميرها. الأسباب مختلفة.

السبب 1. الإتلاف القانوني في المنظمات بعد انتهاء فترة التخزين المحددة.

السبب 2. التدمير أو التلف نتيجة الإهمال نتيجة الحوادث والكوارث الطبيعية والكوارث الطبيعية وتلك التي من صنع الإنسان.

مرجعنا

يجب أن تكون مباني أرشيف المنظمة معزولة ومجهزة بأجهزة إنذار وإنذار حريق. يمكن حساب الأبعاد المطلوبة للغرفة لوضع المستندات ، بما في ذلك الأفراد ، بسهولة بناءً على أبعاد (طول) رف الأرشيف ومتوسط ​​السماكة (1-1.5 سم) للحالة القياسية ، مع الأخذ في الاعتبار أن الأرشيف القياسي رف 2 متر ارتفاع 30 سم يحتوي على 12 أرفف. يجب ألا تقل مسافة العمل بين الرفوف عن 80 سم ، وممرات النار بين صفوف الأرفف - 120 سم. بشكل منفصل ، المساحة التي تشغلها الخزائن والخزائن المعدنية ، وكذلك متوسط ​​عدد الصناديق التي يمكن وضعها فيها ، يعتبر. بعد إجراء كل هذه الحسابات ، يمكنك تحديد مساحات تخزين الأرشيف بدقة لاستيعاب المستندات.

في هذا الصدد ، يجب على خدمة الموظفين حل مهمتين متعارضتين.

المهمة 1. إتلاف المستندات لتقليل (أو الأفضل ، القضاء التام) على إمكانية استعادة المعلومات الواردة فيها.

المهمة 2. استعادة الوثائق والمعلومات الواردة فيها في حالة إتلاف المستندات أو إتلافها. ما هي الأساليب والتقنيات التي يمكن استخدامها لهذا الغرض.

تتعلق المهمة الأولى بالوفاء بالمتطلبات القانونية والالتزامات التجارية للتدمير الآمن للوثائق التي أصبحت غير ضرورية للمؤسسة ، وكذلك لمعالجة القضايا المتعلقة بأمن المعلومات.

المشكلة الثانية ، لحسن الحظ ، يجب حلها بشكل أقل تكرارًا. ومن المستحسن التفكير مسبقًا ووضع خطط عمل لحفظ المستندات التالفة في حالة نشوب حريق أو فيضان.

عند إتلاف سجلات الموظفين ، من الضروري الامتثال لعدد من المتطلبات المحددة في المعيار الدولي لإدارة الوثائق ISO 15489-1-2001 وفي المعيار 15489-1-2007 ، وهي:

• يجب السماح بالإتلاف (على سبيل المثال ، يُحظر إتلاف غير مصرح به للوثائق دون إصدار المستندات ذات الصلة) ؛
• لا تتلف المستندات المتعلقة بالإجراء القانوني أو التحقيق المعلق أو المعلق ؛
• يجب أن يتم إتلاف الوثائق مع الحفاظ على سرية المعلومات الواردة فيها ؛
• يجب إتلاف جميع نسخ المستندات المختارة للتدمير ، بما في ذلك النسخ الاحتياطية والتأمينية والنسخ للتخزين طويل الأجل.

مرجعنا

التقطيع هو الطريقة الأكثر شيوعًا وشعبية لتدمير المستندات الورقية اليوم. ينجذبون إلى رخصتها ، "صداقتها البيئية" ، موثوقيتها الكافية.

الميزة الرئيسية هي أنه يمكن إتلاف المستندات على مراحل ، بالإضافة إلى أنه ليس من الضروري تخصيص مساحة كبيرة للتخزين المؤقت للمواد المختارة للتدمير. في هذه الحالة ، يكون من الأسهل ضمان أمن المستندات والمعلومات الواردة فيها. يتم استخدام هذا الخيار بنشاط في العمل ، وفي العديد من المنظمات يتم تضمين متطلبات التدمير الإلزامي للوثائق في آلة التقطيع في اللوائح الداخلية.

عند اختيار آلة التقطيع ، ينصح الخبراء بمراعاة عدد المستندات التي يتم تصفيتها يوميًا.

يعتبر الحمل اليومي الموصى به عاملاً مهمًا يجب مراعاته عند اختيار الوحدة. نقطة أساسية أخرى هي مدى سرية المعلومات. يعتمد مستوى سرية المدمرة ونوع القطع على هذا.

يتم تعيين مستوى الخصوصية الذي توفره آلة التقطيع أكبر مقاسالشظايا التي يتم قطع الورق أو الوسائط الأخرى إليها.

وفق المعيار الدولييميز DIN 32757-1 بين خمسة مستويات من السرية:

• يتم تعيين المستوى الأول من السرية للنماذج التي تنتج شرائط يصل عرضها إلى 1.2 سم عند الإخراج. ومن الممكن استعادة مستند من هذه النتوءات ، على الرغم من أنه سيتعين عليك إجراء تعديلات. لذلك ، تستخدم آلات التقطيع هذه بشكل أساسي لتنظيف سطح المكتب ؛
• المستوى الثاني من السرية ليس أكثر خطورة. ينتج الجهاز شرائط لا يزيد عرضها عن 0.6 سم ، نظرًا لسعرها المعقول ، فإن هذه الأجهزة منتشرة على نطاق واسع ؛
• يمكن استخدام آلات تمزيق الورق من المستوى 3 لتدمير المستندات السرية ولكن غير المصنفة. يتم تقطيع الورق إلى شرائح بعرض 0.2 سم أو أجزاء تصل إلى 0.4 × 6 سم ، ويكاد يكون من المستحيل استعادة محتويات مستند تم إتلافه بهذه الطريقة ؛
• بالنسبة للمستندات المصنفة ، يوصى باستخدام آلات تمزيق الورق بمستوى رابع أكثر قوة من السرية. في هذه الحالة ، يتم تقطيع المستند إلى أجزاء لا يزيد حجمها عن 0.2 × 1.5 سم ، أي إلى شرائح صغيرة ، مناسبة فقط كمواد بناء ؛
• وأخيرًا ، من أجل إتلاف المستندات السرية للغاية ، يتم إنتاج آلات تمزيق تنتج أجزاء من تنسيق 0.08 × 1.3 سم ، وفي الواقع ، تتحول الوثيقة إلى "غبار" ولا يمكن استعادتها حتى في ظل ظروف المختبر.

عند اختيار آلة التقطيع ، تحتاج إلى الاعتماد فقط على مستوى السرية الضروري حقًا ، لأن سعر الجهاز وأدائه يعتمدان على ذلك.

دعونا لا ننسى أن المعدات المكتبية ليست فقط مساعدًا لا غنى عنه في المكتب ، ولكنها أيضًا تفاصيل مهمة من الداخل. في مجموعة متنوعة من أي مصنع ، يمكنك العثور على نماذج مظلمة وخفيفة من التصميم الكلاسيكي أو المستقبلي. الزخرفة تستخدم المعدن والبلاستيك الشفاف ومؤشرات ضوئية بألوان مختلفة.

قواعد العمل مع زوار خدمة الافراد

بالإضافة إلى العمليات مع المستندات ، يقضي موظفو قسم شؤون الموظفين جزءًا كبيرًا من وقتهم في استقبال المواطنين (موظفي المنظمة ، الموظفون السابقون، المتقدمين للوظيفة ، وما إلى ذلك). يجب أيضًا تنظيم هذا النوع من العمل بشكل صارم ، حيث قد يشكل الزوار تهديدًا معينًا لأمن المعلومات في قسم شؤون الموظفين.

من أجل راحة زوار قسم شؤون الموظفين ، من المستحسن أن يكون مقر القسم في الطابق الأرضي من المبنى ، بالقرب من المدخل. خلال ساعات استقبال الأشخاص الذين ليسوا موظفين في المؤسسة ، يجب أن يكون دخول القسم مجانيًا.

من الأفضل التحكم في دخول الأشخاص غير المصرح لهم إلى مباني الدائرة: يتم التعرف على الزائر بجواز سفر أو بطاقة هوية رسمية.

ممنوع!

خلال ساعات استقبال الزوار ، قم بأداء وظائف لا تتعلق بالاستقبال ، وقم بإجراء مفاوضات تجارية وشخصية عبر الهاتف

من المهم ألا يتم استقبال الزوار إلا خلال ساعات محددة بشكل خاص. في أوقات أخرى ، لا يمكن أن يكون الأشخاص غير المصرح لهم ، بما في ذلك موظفو المؤسسة ، في مباني قسم شؤون الموظفين. قد تختلف ساعات الاستقبال بالنسبة لموظفي المؤسسة والأشخاص غير المدرجين في هذه الفئة. يجب تنظيم استقبال الزوار بحيث لا يكون هناك أشخاص ينتظرون الاستقبال في مباني القسم.

تأكد من عدم وجود مستندات غير ضرورية على مكتبك أثناء ساعات الزيارة.

غالبًا ما يرتبط استقبال الزوار بإجراء عمل مرجعي: الإجابة على أسئلة الزوار وإصدار شهادات حول مكان عملهم ، ومنصبهم ، ومدة خدمتهم. قد يكون من المفيد التذكير بأنه لا يجوز الرد على الأسئلة المتعلقة بنقل المعلومات الشخصية عبر الهاتف.

المجلة: كل شئ لضابط شئون الموظفين اعتباراً من 15/06/2012 سنة 2012 العدد رقم 7

• إدارة سجلات الموارد البشرية