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Die Rolle der Kommunikation im Projekt. Planung des Kommunikationsmanagements

Kommunikation- Dies sind die Prozesse, die mit der Sicherstellung der rechtzeitigen und angemessenen Erstellung, Sammlung, Verteilung, Speicherung und endgültigen Platzierung von Projektinformationen verbunden sind. Da Projekte von Personen mit unterschiedlichen Funktionen durchgeführt werden, die oft weit voneinander entfernt sind, sind die Fragen des Informationsaustauschs und der Koordinierung von Maßnahmen sehr wichtig. Im Zuge der Kommunikation werden Ziele vereinbart, Handlungen von Personen koordiniert, Probleme identifiziert und gelöst und die Erwartungen der Projektbeteiligten geregelt. Nach E. Verzuh ist jede der Projektmanagementmethoden, beginnend mit der inhaltlichen Formulierung der Arbeit und endend mit dem Risikomanagement und der detaillierten Planung, im Wesentlichen die eine oder andere Kommunikationsmethode.

Schematisch lässt sich der Kommunikationsprozess durch das in Abb. 10.1.

Reis. 10.1.

Kommunikationsmanagementplan ist ein Dokument, das Folgendes beschreibt:

– Anforderungen und Erwartungen an die Kommunikation für das Projekt;
- wie und in welcher Form Informationen ausgetauscht werden;
– wann und wo die Kommunikation stattfinden wird;
– Wer ist für die Bereitstellung der einzelnen Kommunikationsarten verantwortlich?

Als Kommunikationsbedarf wird der allgemeine (Gesamt-)Bedarf der Projektbeteiligten an Informationen verstanden. Es gibt vier Haupttypen solcher Anforderungen für Projektteammitglieder.

Erstens gibt es den Bedarf an Informationen über Verteilung der Verantwortung. Jedes Teammitglied muss genau wissen, für welchen Teil des Projekts es verantwortlich ist, welche Befugnisse und Verantwortlichkeiten es hat. Grundlage dieser Angaben ist organisatorische Struktur Projekt.

Zweitens besteht Bedarf in Abstimmung. Die Teammitglieder sind bei der Durchführung der Projektarbeit aufeinander angewiesen. Die Koordination von Informationen gewährleistet eine hohe Effizienz der gemeinsamen Arbeit der Projektteammitglieder. Informationen über Änderungen am Projekt fallen in die Kategorie der koordinierenden Informationen.

Drittens Informationen über Fortschritt Projektumsetzung, die erzielten Fortschritte. Die Teammitglieder sollten Informationen über den aktuellen Stand des Projekts haben, die es ihnen ermöglichen, Probleme rechtzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ihrer Lösung zu ergreifen. Diese Art von Informationen umfasst Berichte über ausgegebene Mittel zu einem bestimmten Zeitpunkt, über die Einhaltung Kalenderplan und Projektablaufplan. Wichtig sind auch Informationen über den aktuellen Status von Risiken und aufkommenden Themen.

Viertens benötigen Teammitglieder Informationen über Entscheidungen. Sie müssen sich der Entscheidungen bewusst sein, die von Management, Projektsponsoren und Kunden getroffen werden, unabhängig davon, ob diese Entscheidungen das Projekt selbst oder sein wirtschaftliches Umfeld betreffen. Beispiele für solche Informationen sind der Projektauftrag, der Arbeitsumfang, der Arbeitsplan und das Projektbudget.

Selbstverständlich gehen die Bedürfnisse der Menschen in der Kommunikation über die vier aufgeführten Punkte hinaus. Das Projektkommunikationsmanagement sollte jedoch nur das berücksichtigen, was für den Projekterfolg „notwendig und ausreichend“ ist. Überschüssige Informationen sowie deren Mangel wirken sich negativ auf die Durchführung des Projekts aus.

Grundlage für die Sicherstellung der Kommunikationsanforderungen ist die Organisationsstruktur des Projekts. Die folgenden Aspekte des Projekts sind auch wichtig, um Kommunikationsanforderungen festzulegen und die Kommunikation zu verwalten:

am Projekt beteiligte Abteilungen und Fachrichtungen;
die Logistik der Anzahl und des Standorts der am Projekt beteiligten Personen;
interne und externe Informationsbedürfnisse der Teilnehmer.

Der Kommunikationsplanungsprozess bestimmt die Informationen und Interaktionen, die von den Projektbeteiligten benötigt werden. Zum Beispiel, welche Personen wann welche Informationen benötigen, wer und wie ihnen diese Informationen zur Verfügung stellen soll. Obwohl die Notwendigkeit, Projektinformationen zu kommunizieren, in allen Projekten besteht, können die Informationsbedürfnisse und Methoden zu ihrer Verbreitung sehr unterschiedlich sein. Ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg ist es, die Informationsbedürfnisse der Projektbeteiligten zu identifizieren und die geeigneten Mittel zu identifizieren, um diese Bedürfnisse zu erfüllen.

Bei den meisten Projekten wird der Großteil der Kommunikationsplanung in den frühesten Phasen des Projekts durchgeführt. Die Ergebnisse dieses Planungsprozesses werden jedoch während des gesamten Projekts regelmäßig überprüft und bei Bedarf modifiziert, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.

Der Kommunikationsmanagementplan ist Bestandteil Projektmanagementplan oder ist darin als Nebenplan enthalten. Der Kommunikationsmanagementplan enthält:

– Kommunikationsanforderungen seitens der Projektbeteiligten;
- Information über übermittelte Informationen, einschließlich Format, Inhalt und Detaillierungsgrad;
– Name des für die Übermittlung der Informationen verantwortlichen Mitarbeiters;
- der Name des Mitarbeiters oder der Gruppe - die Empfänger dieser Informationen;
– die zur Übermittlung von Informationen verwendeten Methoden oder Technologien (z. B. Memos, E-Mail und/oder Pressemitteilungen);
– Häufigkeit der Kommunikation (z. B. wöchentlich);
- eine Befehlskette, die den Zeitpunkt und das Verfahren für die Übertragung von Problemen auf höhere Ebenen (Kette) definiert, die nicht von Personal auf einer niedrigeren Ebene gelöst werden können;
– eine Methode zur Aktualisierung und Verfeinerung des Kommunikationsmanagementplans im Laufe des Projektfortschritts und der Weiterentwicklung;
- Glossar der allgemeinen Terminologie.

Der Kommunikationsmanagementplan kann auch Richtlinien für Statusmeetings, Projektteammeetings, E-Meetings und Mailinglisten enthalten. Email. Der Engagement-Management-Plan kann je nach den Anforderungen des Projekts formell oder informell, detailliert oder zusammengefasst sein.

Der Kommunikationsmanagementplan ist als untergeordneter Plan Teil des Gesamtprojektmanagementplans oder darin enthalten. Die Abschnittsvorlage dieses Plans ist in der Tabelle angegeben. 10.1.

Tabelle 10.1

Abschnitte eines Kommunikationsmanagementplans

Abschnitt planen

Der Projektkommunikationsplan oder Profindet sich in fast allen Projektmanagementmethoden. Darüber wirklich Wichtiges Dokument werden oft vergessen oder vernachlässigt. Und dann beschweren sie sich, dass die Kommunikation chaotisch ist, viel Zeit und Mühe kostet und nicht die erwartete Effizienz bringt.
Wie ein Projektkommunikationsplan aussehen sollte und wie man ihn richtig erstellt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Warum Sie einen Projektkommunikationsplan brauchen

Kommunikation ist der Klebstoff, der es Mitarbeitern ermöglicht, effektiv zu kommunizieren und ihre Aufgaben zu erledigen. Und das gilt nicht nur Projektaktivitäten, sondern auch Prozess, Betrieb usw.
Das Hauptziel des Projektkommunikationsplans besteht darin, die effektive Interaktion der Mitarbeiter sicherzustellen.

Warum ein Projektkommunikationsplan das Engagement verbessert

Festlegung von Fristen. Wenn Teammitglieder nicht verstehen, wann und zu welchen Themen sie kommunizieren, Informationen bereitstellen und erhalten werden, entsteht Unsicherheit. Und wie Sie wissen, mindert jede Ungewissheit die Effektivität der Aktivitäten. Als Ergebnis einiger Aktionen werden Informationen im Projekt angezeigt. Diese. Um Informationen zu erhalten oder bereitzustellen, müssen Sie etwas tun. In diesem Fall planen die Teammitglieder, wenn sie die Bedingungen für das Bereitstellen und Empfangen von Informationen kennen, ihre Aktionen, um sie zu erhalten und vorzubereiten. Und dies wirkt sich direkt auf andere Aufgaben des Projekts aus.
Informationsgehalt. Wenn nicht nur die Fristen bekannt sind, sondern auch das Thema Kommunikation, haben die Teammitglieder die Möglichkeit sich vorzubereiten. Und durch die Vorbereitung können Sie die Zeit verkürzen, die das gesamte Team beispielsweise in einem Meeting verbringt. Und doch reduzieren die Teammitglieder die Unsicherheit ihrer Arbeit, weil. möglicherweise planen, spezifische Informationen von ihren Kollegen zu erhalten.
Entscheidungen treffen. Teammitglieder müssen ständig viele Entscheidungen treffen. Viele von ihnen betreffen nicht nur ihre Arbeitsbereiche, sondern wirken sich auf die Arbeit der Kollegen und das Projekt insgesamt aus. In diesem Fall ist es notwendig zu verstehen, wann wichtige Entscheidungen für das Projekt getroffen werden. Entscheidungszeiten können geplant werden, auch wenn nicht alle notwendigen Daten verfügbar sind. Auf diese Entscheidungen kann man sich also bei der Arbeitsplanung verlassen.
Zeitersparnis. Es ist vielmehr eine Folge der obigen Prinzipien. Zeit wird gespart, indem Unsicherheit reduziert und Kommunikation in eine ausschließlich konstruktive Richtung verlagert wird. In einem Projekt führt jede eingesparte Zeit zu einer Steigerung der Effizienz des gesamten Projekts.
Disziplin. Wenn wir den Zeitpunkt und das Thema der Kommunikation kennen, diszipliniert das, weil es dem gesamten Projektteam bestimmte Verpflichtungen auferlegt.

Somit hat der Projektkommunikationsplan einen direkten Einfluss auf die Effektivität des Projekts.

Projektkommunikationsplan - Inhalt

Der Projektkommunikationsplan enthält eine Beschreibung der verwendeten Mittel, Werkzeuge und der Häufigkeit der Kommunikation mit internen und externen Parteien des Projekts.
Der Plan erleichtert die Kommunikation mit allen Projektbeteiligten, indem kontrollierte und überschaubare Informationsflüsse geschaffen werden.

DOKUMENTENABSCHNITTE

Einführung. Der Projektkommunikationsplan ist das Arbeitsdokument. Dies bedeutet, dass es zur Erleichterung der Arbeit seine Ziele, Ziele und Inhalte angeben sollte. Natürlich sollte der Plan angeben, wer für die Aktualisierung des Plans verantwortlich ist.
Kommunikationsmethoden. Beschreiben Sie alle Kommunikationsmethoden, die im Projekt verwendet werden. Methoden: Besprechung, Bericht, Telefonkonferenz, Flyer, E-Mail usw. Wenn Sie bereits Standards für das Management der Unternehmenskommunikation haben, verwenden Sie diese.
Werkzeug. Beschreiben Sie in diesem Abschnitt die Tools, die im Projekt verwendet werden. Ich liebe visuelle Kommunikationsformen wie MindManager. Jemand liebt Kanban-Boards, und jemand mag eine tabellarische Form der Informationspräsentation. Müssen die meisten finden effektive Werkzeuge die alle Projektbeteiligten zufrieden stellt.
Einträge. In diesem Abschnitt müssen Sie bestimmen, welche Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Kommunikation benötigt werden und wo sie gespeichert werden (z. B. Registrierung externer Korrespondenz).
Berichterstattung. Beschreiben Sie alle vorhandenen und verwendeten Berichte, einschließlich ihres Zwecks, ihres Zeitpunkts und ihrer Empfänger. Ihr Format und ihre Präsentation müssen beschrieben werden.
Zeitliche Koordinierung. In diesem Abschnitt müssen Sie angeben, wann formelle Kommunikation durchgeführt werden soll (z. B. am Ende einer Phase oder Phase eines Projekts).
Rollen und Verantwortlichkeiten. In diesem Abschnitt beschreiben Sie, wer für welche Aspekte der Kommunikation verantwortlich ist, einschließlich aller Rollen in Ihrer Organisation, die an der Kommunikation beteiligt sind.
Liste der Interessenten.
Erforderliche Informationen für jeden Stakeholder.

Stakeholder-Analyse

Stakeholder sind nicht immer offensichtlich. In diesem Fall ist es besser, eine kleine Analyse durchzuführen, die alle Beteiligten des Projekts identifiziert.

Erstellen Sie eine Liste der Schlüsselpersonen, die an dem Projekt interessiert sind
Beschreiben Sie die Beziehung zu ihnen, seien Sie vorsichtig und vorsichtig bei Ihren Einschätzungen
Beschreiben Sie, welche Beziehungen für den Erfolg Ihres Projekts erforderlich sind
Schnittstellen, elektronisch, visuell, verbal, wenn Sie bereits Werkzeuge und Methoden beschrieben haben, können Sie diesen Abschnitt überspringen
Kernbotschaften, d. h. welche Kernbotschaften sollten Sie Ihren Stakeholdern vermitteln, wie z. B. Ihr Projektmotto
Wiederholen Sie die Analyse, beginnen Sie nur nicht mit den wichtigsten Stakeholdern, sondern mit einer Liste aller Personen, die auf die eine oder andere Weise vom Projekt betroffen sind

Analyse von Informationen für Stakeholder

Informationen, die Sie aus dem Projekt an jede der Parteien weitergeben können
Informationen, die Sie für das Projekt benötigen, von jedem Stakeholder
Wer genau ist der Anbieter/Empfänger von Informationen?
Häufigkeit der Kommunikation
Kommunikation bedeutet
Kommunikationsformat

Informationsquellen zur Erstellung eines Kommunikationsplans

Unternehmensstrategien und -richtlinien (z. B. Offenlegungsvorschriften für Aktiengesellschaften)
Irgendein verfügbare Informationüber das Projekt (z. B. Teamstruktur des Projektmanagements, identifizierte Risiken, Qualitätsanforderungen)
Sprechen Sie mit Ihren Stakeholdern und verstehen Sie, was sie brauchen
Gehen Sie zurück zur Stakeholder-Analyse.

Was im Projektkommunikationsplan noch zu beachten ist

Alle Stakeholder und ihre Anforderungen an die Kommunikation im Projekt sind klar
Alle Beteiligten einigten sich auf Inhalt, Häufigkeit und Methoden der Kommunikation
Der Projektkommunikationsplan berücksichtigt die Zeit, den Aufwand und die Ressourcen, die für die Fertigstellung der Kommunikation erforderlich sind.
Der Grad der Formalisierung (Bürokratisierung, manchmal ist es wichtig) der Kommunikation ist verständlich, ebenso wie ihre Häufigkeit, die unter Berücksichtigung der Bedeutung und Komplexität des Projekts angemessen ist
Sie nutzen die Unternehmenskommunikation, um Ihr Projekt zu bewerben (z. B. Unternehmensportale, PR- oder HR-Dienste usw.). Finden Sie Verbündete in diesen Diensten, glauben Sie mir, sie sind sehr am Erfolg Ihres Projekts interessiert und verstehen die Bedeutung der Kommunikation.

Projektkommunikationsmanagement – Führungsfunktion die darauf abzielen, die rechtzeitige Sammlung, Generierung, Verteilung und Speicherung der erforderlichen Konstruktionsinformationen sicherzustellen.

Hauptkonsumenten von Informationen:

Projektmanager;
Kunde;
Sponsor (Kurator) des Projekts;
Leiter von Funktionsbereichen;
Interpreten von Werken;
Lieferanten.

Kommunikationsmanagementprozesse

Kommunikationssystemplanung - Ermittlung des Informationsbedarfs der Projektbeteiligten (Zusammensetzung der Informationen, Fristen und Lieferformen).

Erfassung und Weitergabe von Informationen - Prozesse der regelmäßigen Sammlung, Verarbeitung und Bereitstellung von Informationen.

Erstellung von Berichten über den Projektfortschritt - Verarbeitung der Ist-Ergebnisse zum Stand der Projektarbeit, Korrelation mit Plan- und Trendanalysen, Forecasting.

Arbeitsfortschritt dokumentieren - Erfassung, Bearbeitung und Organisation der Aufbewahrung von Projektdokumentationen.

Kommunikationsplanung

Der Kommunikationsplan beinhaltet:

Plan zum Sammeln von Informationen (Informationsquellen und Methoden zu ihrer Beschaffung);
Informationsverteilungsplan (Verbraucher von Informationen und Methoden ihrer Bereitstellung);
eine detaillierte Beschreibung jedes Dokuments (Format, Inhalt, Detaillierungsgrad und verwendete Definitionen);
ein Plan für die Inbetriebnahme bestimmter Kommunikationsarten;
Methoden zur Aktualisierung und Verbesserung des Kommunikationsplans.

Berichterstattung und Dokumentation

Die Fortschrittsberichterstattung umfasst:

Informationen über den aktuellen Stand des Projekts insgesamt und im Kontext einzelner Indikatoren;
Informationen über Abweichungen von Basisplänen;
Prognose des zukünftigen Stands des Projekts.

Die Dokumentation umfasst:

Sammlung und Überprüfung der endgültigen Daten;
Datenanalyse und Schlussfolgerungen über den Erreichungsgrad der Projektergebnisse und die Effektivität der Arbeit;
Archivieren von Ergebnissen für die zukünftige Verwendung.

Aufgaben des EMS

Projektmanagementsysteme dienen der Lösung folgender Hauptaufgaben:

Entwicklung eines Zeitplans für die Durchführung des Projekts ohne Berücksichtigung / unter Berücksichtigung der begrenzten Ressourcen;
Bestimmung des kritischen Pfades und der Zeitreserven für die Durchführung des Projektbetriebs;
Bestimmung des Bedarfs des Projekts an Finanzierung, Material und Ausrüstung;
Bestimmung der Verteilung zum Zeitpunkt der Verladung von nachwachsenden Rohstoffen;
Risikoanalyse und risikobasierte Planung;
Abrechnung der Projektabwicklung;
Analyse der Abweichungen des Arbeitsfortschritts vom Plan und Prognose der Hauptparameter des Projekts.

Die berühmtesten Suppen

Microsoft Office Project (Microsoft Corp., USA) www.microsoft.com
Open Plan (Welcom Software Technology, UK, Deltek, USA) www.deltek.com
Primavera (Primavera Systems, Oracle, USA) www.oracle.com
Spider Project (Spider Project, Russland) www.spiderproject.ru
Project Expert (Expert Systems, Russland) www.expert-systems.com
1C-Rarus: Projektmanagement (1C-Rarus, Russland) www.rarus.ru
Projektbüro und Servicemanagement (Alef Consulting & Soft, Russland), www.alef.ru

Kommunikationsarten

Arten der Kommunikation

Form der Kommunikation

Kommunikation bedeutet

vertikal- Dies ist der Informationsaustausch zwischen dem Leiter und den Untergebenen;

Horizontal- ist ein Prozess der Informationsübertragung zwischen Mitarbeitern der gleichen Ebene;

Verbale- der Kommunikationsprozess, um Informationen mit Worten zu übermitteln;

nonverbal- Kommunikation mit Hilfe von Mimik, Gestik, Ansichten;

Formell

informell

zwischenmenschlich

intellektuell

Geschrieben

Elektronisch

emotional

Die Dokumente

Zeichensysteme

Elektronische Kommunikation

Video und Telekommunikation

Elemente der Struktur des menschlichen physiologischen Systems

Es gibt vier Funktionen der Kommunikation in einer Gruppe oder Organisation als Ganzes:

Kontrolle(Mit Hilfe von Kommunikation wird das Verhalten von Gruppenmitgliedern gesteuert. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter aufgefordert wird, sein Handeln an der Unternehmensstrategie auszurichten, kommt der Kommunikation eine Kontrollfunktion zu.);
Motivation(steigert die Motivation, indem den Mitarbeitern mitgeteilt wird, was getan werden muss, wie die Leistung verbessert werden kann usw. Für die meisten Menschen ist ihre Arbeit die Hauptquelle sozialer Interaktion.);
Emotionaler Ausdruck(Kommunikativität ist ein Mechanismus, durch den Gruppenmitglieder ihre Einstellung zu dem, was passiert, ausdrücken. Somit trägt die Kommunikativität zum emotionalen Ausdruck der Mitarbeiter bei und ermöglicht es ihnen, soziale Bedürfnisse zu erkennen.);
Übertragung von Informationen(Die Kommunikationsfunktion ist ebenfalls wesentlich, was mit ihrer Rolle im Entscheidungsprozess zusammenhängt. Sie ermöglicht es Ihnen, die Daten bereitzustellen, die Einzelpersonen und Gruppen benötigen, um Entscheidungen zu treffen, indem Informationen übertragen werden, um alternative Lösungen zu identifizieren und zu bewerten.) .
Elemente der Kommunikation.

Quelle. In Organisationen sind die Kommunikationsquelle in der Regel die Mitarbeiter mit ihren Ideen, Absichten, Informationen und dem Zweck der Kommunikation.
Kodierung. Es ist die Übersetzung der Ideen der Kommunikationsquelle in einen systematischen Satz von Symbolen, in eine Sprache, die ihre Ziele ausdrückt. Die Funktion des Kodierens besteht darin, eine Form bereitzustellen, in der Ideen und Ziele als Signalisierung ausgedrückt werden können.
Signalübertragung. Der Zweck der Kommunikationsquelle wird als Signal ausgedrückt, dessen Form stark vom verwendeten Kanal abhängt.
Kanal. Kanäle beziehen sich auf Übertragungsmechanismen von der Kommunikationsquelle zum Empfänger von Informationen. In Organisationen kann dies ein verbaler Appell aneinander sein, Telefongespräche, informelle Verbindungen, Gruppentreffen usw.
Entschlüsselung-Empfang. Damit der Kommunikationsvorgang abgeschlossen werden kann, muss das Signal dekodiert werden. Jeder Informationsempfänger interpretiert (dekodiert) das Signal anhand von Erfahrungen und vorgeschlagenen Empfehlungen. Je näher das verschlüsselte Signal an dem von der Quelle gesetzten Ziel liegt, desto effektiver ist die Kommunikation.
Rückkopplung. Kommunikation in eine Richtung ist effizienter als Kommunikation in beide Richtungen. Die bidirektionale Kommunikation ist jedoch genauer. Mechanismus Rückmeldung stellt einen Kanal für die Antwort des Empfängers bereit, wodurch die Kommunikationsquelle feststellen kann, ob ein Signal empfangen wurde. Mit Hilfe des Feedbacks kann der Manager bewerten, wie effektiv er kommuniziert, und die Genauigkeit der Signale in Zukunft verbessern.
Störungen und Barrieren, die die Signalqualität beeinträchtigen. Diese beinhalten:

Ablenkungen;
Fehlinterpretation durch den Empfänger oder die Informationsquelle;
unterschiedliche Bedeutungen, die denselben Wörtern von verschiedenen Personen beigemessen werden;
Statusunterschied zwischen Managern und Untergebenen in der Wahrnehmung der organisatorischen Distanz, was die Kommunikationslücke zwischen ihnen vergrößert;
Der Empfänger hört nur, was er hören möchte. Sie können Fälle hinzufügen, in denen die Chiffre nicht verstanden wird; wenn der Empfänger die Informationen nicht mit der Position des Absenders verknüpft; wenn bei der Übertragung sogenannte Rauschen erkannt werden.

Arten von Kommunikationsnetzen

Kommunikationsnetzwerk - dies ist eine Verbindung von Personen, die mit Hilfe von Informationsflüssen in bestimmter Weise am Kommunikationsprozess teilnehmen. Die Mitglieder der Gruppe kommunizieren über das Netzwerk. Je nachdem, wie Kommunikationsnetzwerke aufgebaut sind, können sich die Aktivitäten der Gruppe in größerer oder geringerer Effizienz unterscheiden. Die Hauptnetzwerke sind "Stern" ("Rad"), "Spur" und "Kreis" ("Alle Kanäle"). Jeder von ihnen hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Die Wahl eines bestimmten Kommunikationsnetzwerks hängt von den Aufgaben ab, vor denen die Gruppe steht, den gewünschten Ergebnissen, der Zeit, der Motivation und Qualifikation der Mitarbeiter und anderen Faktoren.

"Stern". In einem solchen Netzwerk kontrolliert der Leiter die Aktivitäten der Untergebenen. Die Anzahl der Kanäle kann variieren, aber es gibt immer ein Zentrum, zu dem sie zusammenlaufen.

Die Vorteile des "Sterns" sind wie folgt:

Es gibt einen anerkannten Leiter, der für den Betrieb des Netzwerks verantwortlich ist. Hier sind die Bindungen zwischen Vorgesetzten und Untergebenen stark;
Zvezda ist insgesamt stabiler als andere Netzwerke offizielle Informationen kommt aus der Mitte und geht zur Mitte;
Ermöglicht einen schnellen Einstieg in die Erledigung von Aufgaben, da Informationen und Anweisungen aus der Zentrale gleichzeitig an alle Mitglieder der Gruppe gesendet werden können;
Es gibt mehr Ordnung und Genauigkeit bei der Ausführung von Aufgaben, da das Zentrum das gesamte Netzwerk kontrolliert. Befindet sich jedoch eine inkompetente Person im Zentrum, wird der „Stern“ wirkungslos. Daher ist die Wahl des Anführers im „Stern“ von vorrangiger Bedeutung. Der Hauptnachteil des "Sterns" ist seine Starrheit, die Unmöglichkeit, die Initiative von Untergebenen zu zeigen. In keinem anderen Netzwerk ist die Befehlskette so klar formuliert, und damit die Arbeit hier reibungslos abläuft, muss sie strikt eingehalten werden. Daher wird die Qualität eines solchen Netzes zentral bestimmt. Es kann nicht höher sein als das Arbeitsniveau des Kopfes.

Zvezda ist ein zentralisiertes Netzwerk und eignet sich am effektivsten zur Lösung einfacher, aktueller Aufgaben.

"Ein Kreis" kann als das komplette Gegenteil des "Stars" bezeichnet werden. Die Mitglieder der Gruppe kommunizieren frei miteinander, verarbeiten gleichermaßen Informationen und treffen Entscheidungen. Hier gibt es keinen formellen Leiter, der die Aktivitäten des Netzwerks kontrolliert. Dies bedeutet nicht, dass es keine Kraftlinien oder gezielten Einfluss gibt.

Die Vorteile des "Kreises" sind, dass es:

Bildet ein günstigeres moralisches und psychologisches Klima in der Gruppe und sorgt für eine höhere Motivation und Aktivität ihrer Mitglieder;
Es bildet Führungskräfte aus, da die Fähigkeiten jedes Menschen sichtbar sind und er daran interessiert ist, sich von der besten Seite zu zeigen;
Schränkt das „Sieben“ von Informationen ein;
Fördert kreatives Arbeiten;
Es hat mehr Kontrollpunkte, da Informationen von allen Netzwerkteilnehmern kommen.

Nachteile des "Kreises":

Das Phänomen des „Gruppendenkens“ kann auftreten;
Der potenzielle Gewinn an Flexibilität kann Stabilität und Ordnung bedrohen;
Mögliche Gewinne durch unvollständiges Screening von Informationen und mehr Regelpunkte können durch Reduzierung der Regelfunktionen der Kanäle erreicht werden.

"Circle" ist am effektivsten, um komplexe kreative Probleme zu lösen.

"Sporn"Äußerlich dem "Stern" ähnlich, ist es ebenfalls ein zentralisiertes, starres Netzwerk, aber es gibt Unterschiede: Die Struktur des "Sporns" hat drei Ebenen, nicht zwei wie beim "Stern". Der Mann in der Mitte ist immer noch in leitender Position, hat aber seinen eigenen Chef. Punkt B ist das Zentrum der wirklichen Macht im Spur. Diese Macht kann im Interesse von A, im Interesse von B oder im Interesse gewöhnlicher Arbeiter an den Enden der Strahlen eingesetzt werden. B behält seine Positionen, solange er A zufriedenstellt. Das Hauptproblem eines solchen Netzwerks ist die Auswahl einer Person für Position B.

Sekundäre Kommunikationsnetze sind: "Zelt", "Zelt" und "Haus" (Abb. 1)

Reis. 1. Sekundäre Kommunikationsnetze

"Zelt" - ein sehr weit verbreitetes, starkes und stabiles, wie ein "Stern", Kommunikationsnetz. Hat eine minimale Anzahl informeller Mitarbeiterinteraktionen.

"Zelt" ergibt sich aus dem "Zelt", wenn der Kanal B-C formell eingerichtet ist (er kann inoffiziell mit dem Wissen von A existieren). Das „Zelt“ wird gebildet, wenn Manager A beschließt, dass seine hochrangigen Untergebenen ihre Aktionen und Angelegenheiten von gemeinsamem Interesse koordinieren müssen, bevor sie sie an ihn weitergeben. Ein solches Netzwerk kann eine sehr effiziente und effektive Struktur sein, wenn die Rechte und Pflichten von B und C klar definiert sind.

Wenn ein neuer offizieller Kanal b - c im "Zelt" erscheint, wird ein "Haus" erhalten. Dies ist ein vollständig geschlossenes System, in dem jeder über mehrere Kanäle mit jedem anderen Punkt kommunizieren kann, ohne der üblichen etablierten Befehlskette folgen zu müssen.

Hier gibt es drei Kommunikationskreise: einen großen, der alle Mitglieder des Netzwerks vereint, und zwei kleine.

Aus organisatorischer Sicht kann das „Zuhause“ das gefährlichste aller Informationsnetzwerke sein, aufgrund der vielen offiziellen Kanäle, über die Informationen von einem zum anderen übermittelt werden.

Es kann zu einer Informationsüberflutung kommen. Schwierigkeiten entstehen durch die falsche Vorstellung, dass je mehr Informationen übertragen werden und je einfacher sie direkt verarbeitet werden können, desto besser.

Der freie Austausch von Informationen zwischen Menschen, die davon profitieren können, ist gut, aber wenn der direkte Austausch zu einem „Kurzschluss“ des Stromflusses führt oder die Informationen nicht diejenigen erreichen, die sie erhalten sollten, ist es schlecht.

Das Projektkommunikationsmanagement umfasst die Prozesse, die zum Generieren, Sammeln, Verteilen, Speichern und schließlich zum Bereitstellen von Projektinformationen erforderlich sind. Es stellt wichtige Verbindungen zwischen den Projektbeteiligten her. Jeder, der an einem Projekt arbeitet, muss bereit sein, Nachrichten in der „Sprache“ des Projekts zu empfangen oder zu senden, und muss verstehen, wie diese Kommunikation, an der er als Einzelner beteiligt ist, das Projekt als Ganzes beeinflussen kann. Reis. 7.1. gibt einen Überblick über die folgenden Hauptprozesse:

1. Kommunikationsplanung- bestimmt den Informations- und Kommunikationsbedarf der Projektbeteiligten: Wer benötigt welche Informationen, wann und wie werden sie übermittelt?

2. Verbreitung von Informationen- eine Chance geben notwendige Informationen Projektbeteiligte zeitnah erreichen.

3. Berichterstattung über den Projektfortschritt- Sammlung und Verbreitung von Informationen über den Fortschritt des Projekts. Es umfasst Statusberichte, Fortschrittsmessungen und Prognosen.

4. Verwaltungsschließung- Generierung, Sammlung und Verbreitung von Informationen für den offiziellen Abschluss einer Phase oder eines Projekts.

Allgemeine Managementfähigkeiten in der Kommunikation beziehen sich auf das Management der Projektkommunikation, sind aber nicht dasselbe. Kommunikation ist ein sehr breites Thema und beinhaltet erhebliches Wissen, das im Kontext eines Projekts nicht einzigartig ist.

Zum Beispiel:

Sender-Empfänger-Modelle – Rückkopplungsschleifen, Kommunikationsbarrieren usw.

Die Wahl des Mediums – wann schriftlich und wann mündlich kommuniziert wird,

Reis. 7.1. Eine Übersicht über die Kommunikationsmanagementprozesse des Projekts, wann informelle Notizen zu schreiben sind, wann ein formeller Bericht zu schreiben ist usw.

Schreibstil - Aktiv- oder Passivstimme, Satzbau, Wortwahl etc.

Präsentationsmethoden - Sprachstruktur, Gestaltung visueller Hilfsmittel usw.

Einhaltung von Managementmethoden - Vorbereitung der Agenda, Beseitigung von Konflikten usw.

Kommunikationsplanung

Bei der Kommunikationsplanung geht es darum, den Informations- und Kommunikationsbedarf der Projektbeteiligten zu ermitteln: Wer benötigt welche Informationen, wann benötigt er sie und wie werden sie ihnen mitgeteilt? Alle Projekte müssen Projektinformationen kommunizieren, daher sind die Verteilungsmethoden sehr unterschiedlich. Die Ermittlung des Informationsbedarfs der Projektbeteiligten und die Identifizierung geeigneter Maßnahmen zur Deckung dieses Bedarfs ist ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg.

Bei vielen Projekten wird der Großteil der Kommunikationsplanung in den frühesten Phasen des Projekts durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Prozesse sollten jedoch während des gesamten Projektverlaufs regelmäßig überprüft werden, um die kontinuierliche Einhaltung sicherzustellen. Die Kommunikationsplanung ist oft eng mit der Organisationsplanung verbunden, da die Organisationsstruktur eines Projekts einen großen Einfluss auf die Kommunikationsanforderungen eines Projekts hat.

Input für die Kommunikationsplanung

Kommunikationsanforderungen. Der Kommunikationsbedarf ist die Summe der Informationswünsche der Projektbeteiligten. Abfragen werden beschrieben, indem Art und Format der erforderlichen Informationen zusammen mit einer Analyse des Werts dieser Informationen kombiniert werden. Projektressourcen sollten nur auf Informationen ausgeweitet werden, die zum Erfolg beitragen, oder wo fehlende Informationen zum Scheitern führen könnten.

Informationen, die häufig angefordert werden, um die Kommunikationsanforderungen eines Projekts zu bestimmen, umfassen:

Beziehungen der gegenseitigen Verantwortung von Projektbeteiligten und Projektorganisationen.

In das Projekt einbezogene Disziplinen, Abteilungen und Fachrichtungen.

Logistik – wie viele Personen werden an dem Projekt beteiligt sein und wo ist ihr Standort.

Externe Informationspflichten (z. B. Kommunikation mit den Medien).

Kommunikations Technologien. Die Technologien oder Methoden, die verwendet werden, um Informationen zwischen Projektelementen zu übermitteln, können sehr unterschiedlich sein, von kurzen Gesprächen bis hin zu ausgedehnten Meetings, von einfachen schriftlichen Dokumenten bis hin zu sofort verfügbaren aktuellen Zeitplänen und Datenbanken.

Die Auswahl an Kommunikationstechnologien umfasst:

Die Dringlichkeit des Informationsbedarfs - Hängt der Erfolg des Projekts von häufig aktualisierten Informationen oder von ausreichend regelmäßigen schriftlichen Berichten ab?

Verfügbarkeit der Technologie - Sind die aktuellen Systeme geeignet oder erfordert das Projekt grundlegende Änderungen?

Voraussichtliche Rekrutierung der Projektmitarbeiter - Sind die Kommunikationssysteme kompatibel mit den Erfahrungen und Kenntnissen der Projektbeteiligten oder ist eine langwierige Einarbeitung erforderlich?

Beschränkungen. Einschränkungen sind Faktoren, die die Fähigkeiten des Projektmanagementteams einschränken. Wenn beispielsweise der Großteil der Projektressourcen bereitgestellt wird, sollte dem Umgang mit Vertragsinformationen mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Wenn ein Projekt unter Vertrag genommen wird, enthält der Vertrag spezifische Bestimmungen, die sich auf die Kommunikationsplanung auswirken.

Annahmen. Annahmen (Annahmen) sind Faktoren, die zu Planungszwecken als wahr, real oder sicher angesehen werden. Annahmen beinhalten in der Regel ein gewisses Risiko. Sie können hier definiert werden oder das Ergebnis der Risikoidentifikation sein (beschrieben im Risikoidentifikationsprozess).

Kommunikationsplanungstools und -technologien

Analyse der Projektbeteiligten. Die Informationsbedürfnisse der verschiedenen Projektbeteiligten sollten analysiert werden, um eine methodische und logische Sicht auf ihre Informationsbedürfnisse und -quellen zu entwickeln, um diese Bedürfnisse zu erfüllen. Die Analysekosten der Projektteilnehmer sollten dem Bedarf an Informationen über sie entsprechen, um eine Verschwendung von Ressourcen für unnötige Informationen oder ungeeignete Analysetechnologien zu vermeiden.

Ergebnisse der Kommunikationsplanung

Kommunikationsmanagementplan.

Ein Kommunikationsmanagementplan ist ein Dokument, das Folgendes enthält:

Eine Sammlungs- und Dateistruktur, die angibt, welche Methoden verwendet werden, um verschiedene Arten von Informationen zu sammeln und zu speichern. Die Verfahren sollten auch die Erfassung und Verbreitung von Aktualisierungen und Korrekturen des ursprünglich verteilten Materials umfassen.

Ein Verteilungsrahmen, der angibt, für wen die Informationen bestimmt sind (Statusberichte, Zeitpläne, technische Dokumentation usw.) und welche Methoden zur Verbreitung dieser Informationen verwendet werden sollten (schriftliche Berichte, Sitzungen usw.). Diese Struktur sollte mit den in der Projektorganisationstabelle beschriebenen Verantwortlichkeiten und Berichtsbeziehungen übereinstimmen.

Beschreibung der zu verbreitenden Informationen, einschließlich Format, Inhalt, Detaillierungsgrad, Konventionen/Definitionen für die Verwendung.

Produktionspläne, die zeigen, wann jede Art von Kommunikation implementiert wird.

Methoden für den Zugriff auf Informationen zwischen geplanten Kommunikationen.

Eine Methode zur Aktualisierung und Verbesserung des Kommunikationsmanagementplans, wenn das Projekt fortschreitet und sich verbessert.

Der Kommunikationsmanagementplan kann je nach den Anforderungen des Projekts formell oder informell, sehr detailliert oder allgemein sein. Dies ist ein Hilfselement des Gesamtprojektplans.

Prozesse des Projektkommunikationsmanagements. Projektkommunikationsplan