इस दौरान फोन पर कैसे बात करें व्यापार संचार.
- टेलीफोन पर बातचीत के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना करना असंभव है। पार्टनर, अधिकारी, ग्राहक फोन का उपयोग करके अधिकांश प्रश्नों का पता लगाते हैं। व्यावसायिक संपर्कों के लिए भी यही सच है।
- टेलीफोन संचार की संभावनाओं का प्रभावी और सक्षम तरीके से उपयोग कैसे करें, ताकि कीमती समय बर्बाद न हो और व्यावसायिक संपर्क बढ़े? टेलीफोन शिष्टाचार का ज्ञान एक ऐसे व्यक्ति की छवि बनाने में मदद करेगा जो एक कारोबारी माहौल में अपने काम की बारीकियों को जानता है।
टेलीफोन पर बातचीत के दौरान टेलीफोन शिष्टाचार या व्यवहार के बुनियादी नियम: एक सूची
यदि आप, व्यवसाय से, किसी कंपनी या संगठन की ओर से कॉल करते हैं जो इनकमिंग कॉल प्राप्त करता है या अन्य व्यक्तियों को ग्राहक कॉल अग्रेषित करता है, तो आपको निश्चित रूप से टेलीफोन शिष्टाचार के बुनियादी नियमों से परिचित होना चाहिए। यह आपको एक पेशेवर वातावरण में एक सक्षम विशेषज्ञ के साथ-साथ ग्राहकों के बीच खुद को स्थापित करने में मदद करेगा।
टेलीफोन शिष्टाचार के मानदंड आधुनिक कंपनियों के लिए उनकी शर्तों को निर्धारित करते हैं जो व्यवस्थित रूप से उनकी प्रतिष्ठा की परवाह करते हैं। टेलीफोन शिष्टाचार का ज्ञान उनमें से एक है।
कंपनी के कौन से कर्मचारी को दिल से जानना चाहिए और टेलीफोन शिष्टाचार के नियमों को व्यवहार में लाना चाहिए:
- वह व्यक्ति जो इनकमिंग कॉल प्राप्त करता है
- वह व्यक्ति जो संगठन की ओर से कॉल करता है
- जो उसे अग्रेषित ग्राहक कॉल प्राप्त करता है
टेलीफोन शिष्टाचार के नियमों का पालन करने का क्या अर्थ है:
- फोन पर बात करते समय, अपनी आवाज का एक समान स्वर बनाए रखना महत्वपूर्ण है और भावनाओं को हवा नहीं देना है। क्योंकि इस दौरान दूरभाष वार्तालापलोगों को संवाद करने की अनुमति देने वाले तीन चैनलों में से एक सक्रिय है (उनमें "साइन लैंग्वेज", इंटोनेशन और शब्द शामिल हैं), फिर वार्ताकार, चैनलों में से एक को खोने के बाद, कुछ संक्षिप्त रूप में संदेश के अर्थ को समझना शुरू कर देता है।
- फोन पर जो कहा गया था उसका अर्थ इस प्रकार बताया गया है: "साइन लैंग्वेज" की अनुपस्थिति इस तथ्य की ओर ले जाती है कि शेष दो चैनल (इंटोनेशन और शब्द) जो कहा गया था, उसके अर्थ का 100% हिस्सा है, अधिक सटीक रूप से, 86% इंटोनेशन के लिए आवंटित किया गया है, और केवल 14% शब्दों को आवंटित किया गया है।
- वार्ताकार की आवाज संदेश के भावनात्मक रंग को बताती है। वार्ताकार अपनी खुद की धारणा विकसित करता है कि उसे किसने बुलाया था। इसलिए, फोन द्वारा वार्ताकार को किसी भी जानकारी को संप्रेषित करके, आप न केवल इसकी प्रारंभिक धारणा को प्रभावित कर सकते हैं, बल्कि वार्ताकार के लिए एक मूड बनाने में भी सक्षम हो सकते हैं।
अपनी ऊर्जा और उत्साह को स्वर के साथ व्यक्त करने का प्रयास करें - टेलीफोन पर बातचीत के दौरान मुस्कुराना भी जरूरी है। आपको यह नहीं सोचना चाहिए कि, आपको देखने के अवसर से वंचित, वार्ताकार आपके लिए आवश्यक गोपनीय नोट्स और मुस्कान के अभाव में सकारात्मक दृष्टिकोण को पकड़ने में सक्षम होगा। अपने उत्साह को स्वर के साथ व्यक्त करने का प्रयास करें।
- फोन पर बात करते समय कुर्सी पर न गिरें, अपने पैरों को टेबल पर न फैलाएं। अर्ध-लेटा हुआ या अर्ध-बैठने की स्थिति में, डायाफ्राम का कोण बदल जाता है, जिससे आवाज का समय बदल जाता है। तार के दूसरे छोर पर, वे निश्चित रूप से अनुमान लगाएंगे कि आप उस क्षण झूठ बोल रहे हैं। केवल एक चीज जो आप किसी ग्राहक या किसी अन्य संगठन के कर्मचारी को इस तरह से एक फोन कॉल की मदद से बता सकते हैं, वह है आपकी उदासीनता और पूर्ण उदासीनता।
- फ़ोन कॉल का उत्तर देते समय, कॉल करने वाले का अभिवादन करना न भूलें। हालांकि, दिन के अलग-अलग समय के लिए, उपयुक्त अभिवादन का प्रयोग करें: " सुबह बख़ैर! नमस्कार! सुसंध्या!"।
- जब आप उस व्यक्ति का अभिवादन करते हैं जिसने आपके संगठन का फ़ोन नंबर डायल किया है, तो आप दिखाते हैं कि यह कॉल आपके लिए कितनी महत्वपूर्ण है और आप बातचीत का आनंद लेते हैं, चाहे आप कोई भी जानकारी सुनें। लेकिन भले ही उस व्यक्ति के प्रति आपका व्यक्तिगत रवैया जिससे आपको फोन पर कुछ जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता हो, नकारात्मक अर्थ हो, तो तार के दूसरे छोर पर उन्हें इसके बारे में अनुमान नहीं लगाना चाहिए।
फोन पर अपनी भावनाओं को हावी न होने दें ऐसे लोगों की एक श्रेणी है, जो फोन उठाते हैं, हमेशा और बिना किसी इंटोनेशन के कहते हैं "हैलो!", "हां!", "मैं सुन रहा हूं!", "कंपनी (नाम)!", "मशीन पर! ". आपकी तुलना ऐसे "टेलीफोन डायनासोर" से नहीं की जानी चाहिए, क्योंकि इस तरह के "अभिवादन" के बाद कॉल करने वाले को बातचीत जारी रखने की इच्छा व्यक्त करने की संभावना नहीं है। सबसे अधिक संभावना है, वह भी शुष्क रूप से रिपोर्ट करेगा आवश्यक जानकारीऔर बातचीत समाप्त करें।
अभिवादन के बाद टेलीफोन पर हुई बातचीत में संगठन का नाम शामिल होता है। बाहरी कॉल प्राप्त करते समय, उस फर्म या संस्थान का पूरा नाम देना न भूलें, जिसके लिए आप काम करते हैं।
आधिकारिक अभिवादन के लिए दो विकल्प हैं, जो फोन पर किए जाते हैं:
विकल्प 1: न्यूनतम दृष्टिकोण के साथ।
फोन करने वाले ने फोन करने वाले का अभिवादन किया और संगठन का नाम बताया। इस तरह के अभिवादन का एक उदाहरण: “शुभ संध्या! पत्रिका "रॉकेट" के संपादक।
विकल्प 2: अधिकतम दृष्टिकोण के साथ।
इस विकल्प का अर्थ है अभिवादन, संगठन का नाम, कॉल का उत्तर देने वाले व्यक्ति का नाम। इस तरह के अभिवादन का एक उदाहरण: “सुप्रभात! पत्रिका "रॉकेट" के संपादक, नादेज़्दा विक्टोरोवना सुन रहे हैं!
आपको जो भी विकल्प सबसे अच्छा लगे, उसका उपयोग करें। दोनों विकल्प फोन का जवाब देने वाले पेशेवर व्यक्ति की छाप बनाने में मदद करते हैं। फोन करने वाले की संगठन के बारे में एक ही राय होगी।
दूसरी या तीसरी रिंग के बाद इनकमिंग कॉल का उत्तर दें
- व्यावसायिक टेलीफोन संचार के मुख्य कानूनों में से एक यह है कि आपको दूसरी या तीसरी रिंग के बाद आने वाली कॉल का जवाब देना होगा। टेलीफोन कॉल का जवाब देने के लिए जिम्मेदार "टेलीफोन" कर्मचारी (टेलीफोन ऑपरेटर, कंपनी सचिव, हॉटलाइन कर्मचारी) इस नियम को सबसे महत्वपूर्ण चीज के रूप में सीखते हैं।
- पहली घंटी बजने के बाद फोन उठाने की सलाह क्यों नहीं दी जाती है? सब कुछ बहुत सरलता से समझाया गया है: कॉलर सोच सकता है कि संगठन का कर्मचारी पहले ऊब गया था, न जाने क्या-क्या, अगली कॉल की प्रतीक्षा कर रहा था। दूसरी या तीसरी कॉल से पहले आपके पास जो कुछ सेकंड हैं, उसमें आप उस व्यवसाय से विचलित हो जाएंगे, जिसमें आप पहले व्यस्त थे और पूरी तरह से आने वाली कॉल पर ध्यान केंद्रित करेंगे।
- चौथी या पांचवीं रिंग के बाद इनकमिंग कॉल का जवाब देने की अनुशंसा नहीं की जाती है, क्योंकि फोन पर जवाब की प्रतीक्षा करते समय कॉलर अधीर हो सकता है। इस छोटी अवधि के दौरान, कॉल करने वाले के पास ग्राहकों में कंपनी की रुचि और उनकी आवश्यकताओं और समस्याओं का शीघ्रता से जवाब देने की क्षमता के बारे में "निश्चित" राय बनाने का समय होगा।
चौथी या पांचवीं रिंग के बाद इनकमिंग कॉल का जवाब देने की अनुशंसा नहीं की जाती है फोन पर सबसे पहले किसे अपना परिचय देना चाहिए?
- आपको आवश्यक फ़ोन नंबर डायल करने के बाद, उन लोगों की गलतियों को न दोहराएं जो वाक्यांश के साथ बातचीत शुरू करते हैं: "आप (संगठन का नाम) के बारे में चिंतित हैं" या "आप इस मुद्दे के बारे में चिंतित हैं।" इस तरह से असुरक्षित लोग या जो विनम्र दिखना चाहते हैं वे टेलीफोन पर बातचीत शुरू करते हैं। ये वाक्यांश असफल क्यों हैं? यदि आप तार के दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति को "परेशान (परेशान)" करते हैं, तो बातचीत के पहले मिनटों से ही उसका कॉलर और कॉल के प्रति नकारात्मक रवैया होता है।
- यह स्वचालित रूप से चिंता की भावना पैदा करेगा, और इस तरह, जैसे कि आप स्वयं अपनी कॉल को अवांछित मानने का कारण देते हैं, जो आपको केवल महत्वपूर्ण मामलों से विचलित करता है।
- अपने और वार्ताकार के लिए ऐसे वाक्यांशों के साथ असहज क्षण न बनाएं जो "मुझे आपको परेशान करना है और आपके आराम का उल्लंघन करना है, क्योंकि मुझे कुछ प्रश्नों को स्पष्ट करने की आवश्यकता है।"
बातचीत शुरू करने के लिए किस वाक्यांश के साथ? नमस्ते कहो और अपना परिचय दो। उदाहरण के लिए, यह इस तरह लग सकता है: “शुभ दोपहर! गेन्नेडी पावलोविच आपको प्रिंटिंग हाउस से बुला रहा है।"
किसे सबसे पहले फोन पर अपना परिचय देना चाहिए वीडियो: व्यापार फोन शिष्टाचार
किसी कंपनी, ऑफिस, होम कॉल में आउटगोइंग कॉल करते समय फोन पर अपना परिचय कैसे दें?
- आउटगोइंग कॉल करते समय, यह पूछना सुनिश्चित करें कि क्या आपका वार्ताकार आपसे बात कर सकता है। आखिरकार, उसकी अपनी टू-डू सूची हो सकती है या मीटिंग्स, मीटिंग्स की योजना बना सकती है। सबसे अधिक संभावना है, फोन उठाने से पहले, वह किसी चीज़ में व्यस्त था और आपने उसे इस गतिविधि से दूर कर दिया। मोबाइल फोन पर कॉल करते समय इस बात का ध्यान रखें।
- अपना परिचय देने के बाद, उस प्रश्न पर सीधे कूदने में जल्दबाजी न करें जिसने आपको उसे कॉल करने के लिए प्रेरित किया। पता करें कि क्या वार्ताकार के पास आपकी बात सुनने का समय है, और केवल अगर उत्तर हाँ है, तो व्यवसाय में उतरें। तो आप दिखाते हैं कि आप उसके समय को महत्व देते हैं और एक पेशेवर के रूप में वार्ताकार की नजर में खुद को स्थान देते हैं। यह आपके और आपके द्वारा प्रतिनिधित्व किए जाने वाले संगठन के लिए सम्मान को प्रेरित नहीं कर सकता है।
विकल्प 1:पहले अपना परिचय दें। उसके बाद, वार्ताकार से पूछें कि क्या उसके पास कॉल का उद्देश्य बताते हुए आपकी बात सुनने का समय है।
विकल्प 2:अपना परिचय दें, कॉल का उद्देश्य बताएं, और उसके बाद ही पूछें कि क्या वार्ताकार आपको समय दे पाएगा।
व्यावसायिक बातचीत के दौरान फोन पर क्लाइंट का अभिवादन कैसे करें?
यदि आप बातचीत के आरंभकर्ता नहीं हैं:
- "कला केंद्र लियोनार्डो, शुभ संध्या, प्रशासक ओल्गा, मैं आपको सुन रहा हूं।"
- यदि आप इस तरह के वाक्यांश को बहुत लंबा मानते हैं, तो आप अपने आप को एक संक्षिप्त अभिवादन तक सीमित कर सकते हैं: "लियोनार्डो आर्ट सेंटर, शुभ संध्या!"।
- बहुत बार आप ऐसा अभिवादन सुन सकते हैं: "नमस्कार!"। हालांकि, एक व्यक्तिगत बैठक में नमस्ते कहने की अनुमति है, और व्यावसायिक संचार में ऐसे मुक्त वाक्यांश अस्वीकार्य हैं।
यदि आप कॉल करने वाले हैं:
अपना परिचय दें, अपने संगठन या कंपनी का नाम बताएं, और पूछें कि क्या आपके वार्ताकार के पास समय है
वीडियो: फोन पर क्लाइंट से अपना सही परिचय दें
फोन का सही उपयोग कैसे करें: टेलीफोन शिष्टाचार वाक्यांश
निम्नलिखित वाक्यांश फोन पर उचित व्यावसायिक संचार की कुंजी होंगे:
- यदि यह आपके लिए कठिन नहीं है
- अपना समय देने के लिए धन्यवाद
- क्या आपके पास प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करने का समय है? क्या मुझे आपूर्ति विभाग से संपर्क करने की आवश्यकता होगी?
- मैं इस जानकारी को सत्यापित करूंगा और आपको वापस कॉल करूंगा।
- इस बातचीत के लिए अपने शेड्यूल से समय निकालने के लिए धन्यवाद।
- अपने व्यस्त कार्यक्रम के बावजूद बात करने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद।
निम्नलिखित प्रश्न आपकी जानकारी को स्पष्ट करने में आपकी सहायता करेंगे:
- क्या तुम मुझे ठीक से सुन सकते हो?
- क्षमा करें, मैंने नहीं सुना। कृपया दोहराये।
फोन शिष्टाचार के वाक्यांश
व्यवसाय कॉल कैसे समाप्त करें?
एक मानक प्रश्न के साथ बातचीत समाप्त करें जिसके लिए स्पष्ट उत्तर की आवश्यकता है:
- तो क्या हम इस मुद्दे पर सहमत हैं?
- क्या मैं यह मान सकता हूं कि हम इस मामले पर एक समझौते पर पहुंच गए हैं?
- जैसा कि मैं आपको (इस मामले में) समझता हूं, क्या हम आपके समर्थन पर भरोसा कर सकते हैं?
ऑफिस और घर में फोन कॉल्स का जवाब कैसे दें?
वीडियो: फोन कॉल का जवाब कैसे दें?
टेलीफोन लंबे समय से लोगों के जीवन का एक अभिन्न अंग रहा है। प्रत्येक व्यक्ति प्रतिदिन कॉल प्राप्त करता है और कॉल करता है। रिश्तेदारों और दोस्तों के बीच व्यक्तिगत बातचीत होती है। व्यावसायिक वार्ताएं हैं जो कार्य क्षेत्र से संबंधित हैं। वार्ताकार के विषय और पद की परवाह किए बिना, बातचीत के दौरान, आपको टेलीफोन शिष्टाचार के नियमों का पालन करना चाहिए।
टेलीफोन शिष्टाचार क्यों आवश्यक हैं?
फोन पर संवाद करते समय शिष्टाचार के नियम वर्षों से बने हैं। वे परीक्षण के परिणाम, मनोवैज्ञानिक अनुसंधान डेटा और टेलीफोन वार्तालापों के विश्लेषण पर आधारित हैं। मोबाइल उपकरणों के आगमन और उनके बड़े पैमाने पर उपयोग के साथ, शिष्टाचार को नई वस्तुओं के साथ पूरक किया गया था। आंकड़ों के मुताबिक करीब 70 फीसदी व्यापार संचारफोन पर होता है, इसलिए टेलीफोन शिष्टाचार के नियमों को जानना घटकों में से एक है सफल व्यापार. शिष्टाचार का पालन, विनम्र और सही संचार, तटस्थ स्वर एक असंतुष्ट ग्राहक, एक नाराज साथी से निपटने और सबसे महत्वपूर्ण स्थिति में बातचीत पर नियंत्रण बनाए रखने में मदद करेगा।
अभिवादन
दो सब्सक्राइबर कनेक्ट करने के बाद लोग सबसे पहले हैलो कहते हैं। व्यक्तिगत संचार में, वे एक अनौपचारिक रूप से संतुष्ट होते हैं, लेकिन आम तौर पर स्वीकृत वाक्यांश व्यावसायिक शिष्टाचार में उपयोग किए जाते हैं। अभिवादन के रूप में "हैलो" का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है क्योंकि यह उच्चारण करने के लिए एक कठिन शब्द है और सकारात्मक संदेश नहीं देता है। दिन के समय के आधार पर वे कहते हैं: "सुप्रभात शुभ अपराह्न शुभ संध्या". मनोविज्ञान के दृष्टिकोण से, एक दोस्ताना और सक्षम अभिवादन व्यक्ति को सहज महसूस करने की अनुमति देता है और उसे सकारात्मक लहर पर स्थापित करता है।
मोबाइल बैन
मोबाइल फोन शिष्टाचार लैंडलाइन फोन के नियमों से कहीं अधिक व्यापक है। यह इस तथ्य के कारण है कि मोबाइल डिवाइस हर जगह लोगों के साथ जाते हैं: परिवहन, कैफे, रेस्तरां, थिएटर, चर्च, अस्पताल और अन्य सार्वजनिक स्थानों पर। मोबाइल शिष्टाचार के नियमों का एक हिस्सा सेल्युलर फोन के कार्यों से संबंधित है: साइलेंट मोड और स्पीकरफ़ोन का उपयोग करना, फ़ोटो और वीडियो लेना, रिंगटोन चुनना आदि। इसके मूल में, मोबाइल प्रतिबंध शिष्टाचार के प्राथमिक नियम हैं जिनमें शामिल हैं सम्मानजनक रवैयाआसपास के लोगों को।
सार्वजनिक स्थान
सार्वजनिक स्थान पर, जब आप बहुत सारे अजनबियों से घिरे हों, तो बेहतर होगा कि आप मोबाइल फोन पर बात करना बिल्कुल बंद कर दें। यदि आप अंदर रहते हुए कॉल प्राप्त करते हैं सार्वजनिक परिवाहन, कॉल का उत्तर दें और कहें कि आप बाद में कॉल करेंगे। जवाब देना अनिवार्य है ताकि साथी यात्रियों को रिंगटोन से परेशान न करें। यदि आप लोगों से घिरे कमरे में हैं, तो कॉल आने के बाद, आपको तुरंत कमरे से बाहर निकलकर उसके बाहर बात करनी चाहिए। जब बाहर जाने का कोई रास्ता नहीं है, तो टेलीफोन शिष्टाचार एकांत में बात करने और दूसरों को परेशान न करने की सलाह देता है। यदि उस समय कॉल ने आपको पकड़ लिया, तो आप एक वर्ष तक बात नहीं कर सकते, इसका उत्तर दें और वार्ताकार को बताएं कि आप उसे बाद में वापस बुलाएंगे।
साइलेंट मोड और फोन बंद कर दें
मोबाइल फोन 24 घंटे एक व्यक्ति के साथ है और उसे कई सुविधाएं प्रदान करता है, लेकिन साथ ही उसे दूसरों के साथ हस्तक्षेप नहीं करना चाहिए। शिष्टाचार के नियम सेलुलर संचारसार्वजनिक स्थानों पर कॉल की मात्रा कम करने के लिए कॉल करें, और जहां आवश्यक हो, साइलेंट मोड चालू करें या फोन बंद करें। इसलिए, मोबाइल शिष्टाचार और शालीनता के प्राथमिक नियमों का पालन करते हुए, एक थिएटर, संग्रहालय, पुस्तकालय, सिनेमा में, एक संगीत कार्यक्रम में, आपको कंपन संकेत को सक्रिय करने या फोन को पूरी तरह से बंद करने की आवश्यकता होती है।
मीटिंग या बातचीत के दौरान आपको अपने मोबाइल फोन का साइलेंट मोड ऑन करना चाहिए। यदि आप किसी मीटिंग के दौरान किसी महत्वपूर्ण कॉल की अपेक्षा करते हैं, तो सभी को समय से पहले बता दें। जब कॉल आती है, तो अपने आप को क्षमा करें और बात करने के लिए गलियारे में बाहर जाएं। मोबाइल शिष्टाचार में सार्वजनिक स्थानों पर साइलेंट बटन ऑपरेशन के उपयोग की आवश्यकता होती है ताकि बीप आसपास के लोगों को परेशान न करें।
एसएमएस
मोबाइल शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, आप किसी भी समय एसएमएस भेज सकते हैं। ऐसा माना जाता है कि फोन के उपयोगकर्ता को इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि वह एसएमएस की आवाज से परेशान न हो - साइलेंट मोड चालू करें या सेल फोन को बंद कर दें।
एलियन फोन
किसी और के फोन और उसमें मौजूद जानकारी के संबंध में, यह शालीनता के नियमों के अनुरूप है - आप एसएमएस संदेशों का पाठ नहीं पढ़ सकते हैं और कॉल लॉग देख सकते हैं। आप मालिक की अनुमति के बिना किसी और के फोन का उपयोग नहीं कर सकते - कॉल करने या प्राप्त करने के लिए। इसके मालिक से अनुमति मांगे बिना किसी और का सेल फोन नंबर देने की अनुमति नहीं है।
फोन से फोटो वीडियो
आप अपने फ़ोन से अनुमत स्थानों पर फ़ोटो ले सकते हैं और वीडियो बना सकते हैं, लेकिन मोबाइल शिष्टाचार के अनुसार, आप लोगों की सहमति के बिना उनकी तस्वीरें नहीं ले सकते।
रेस्टोरेंट, कैफे
किसी रेस्तरां या कैफे में फोन को टेबल पर रखना अच्छा नहीं है - केवल कटलरी होनी चाहिए। टेलीफोन शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, आप टेबल पर बैठकर सेल फोन पर बात नहीं कर सकते। यदि कॉल अत्यावश्यक है, तो आपको बात करने के लिए लॉबी में जाने की आवश्यकता है।
ऑटोमोबाइल
कार चलाते समय, आप हैंड्स-फ़्री हेडसेट का उपयोग करके केवल सेल्युलर फ़ोन पर ही बात कर सकते हैं। वाहन चलाते समय फोन उठाना सख्त मना है - इससे न केवल आपात स्थिति पैदा हो सकती है, बल्कि मृत्यु भी हो सकती है।
चर्च और मंदिर
मोबाइल शिष्टाचार और आचरण के नियमों का पालन करते हुए, आपको चर्च में प्रवेश करने से पहले फोन बंद करना होगा। सेल फोन पर बात करने का तो सवाल ही नहीं उठता। यदि आपको तत्काल कॉल करने की आवश्यकता है, तो बाहर जाएं।
रिंगटोन
मोबाइल शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, अश्लील भाषा और आपत्तिजनक भाषा वाली रिंगटोन का उपयोग फोन कॉल के लिए नहीं किया जा सकता है।
अन्य काम न करें
फोन पर बात न करने का प्रयास करें जहां यह आपके लिए असुविधाजनक है - कॉल को स्वीकार करना और बातचीत को दूसरी बार पुनर्निर्धारित करना सबसे अच्छा है। शिष्टाचार के नियमों का पालन करें और फोन पर बात करते समय बाहरी गतिविधियों में शामिल न हों। बातचीत के दौरान बाहरी आवाजें स्पष्ट रूप से सुनाई देती हैं और किसी व्यक्ति के बारे में बुरा प्रभाव डालती हैं।
चबाओ मत
मोबाइल शिष्टाचार का पालन करें - बात करने और खाने को एक साथ न रखें। इस तरह के व्यवहार को हमेशा बातचीत के विषय के प्रति लापरवाह रवैये और वार्ताकार के प्रति अनादर के रूप में माना जाता है।
कॉल के दौरान हैंडसेट को टेबल पर न रखें
यदि किसी समस्या को हल करने के लिए टेलीफोन पर बातचीत के दौरान आपको इसे बाधित करने की आवश्यकता है, तो फोन को टेबल पर न रखें। शिष्टाचार के बुनियादी नियमों के आधार पर, आपको बातचीत समाप्त करनी चाहिए, और, दूसरी कॉल पर सहमत होना चाहिए, जो उसके समय का संकेत देती है। यह वार्ताकार को बाहरी बातचीत सुनने से बचाएगा और आपकी जानकारी को लीक होने से बचाएगा। चूंकि आपने बातचीत को बाधित किया है, यह आप पर निर्भर है कि आप वापस कॉल करें। अगर आपको ब्रेक लेना है थोडा समय- शिष्टाचार के अनुसार, दो मिनट से अधिक नहीं - आप "होल्ड" फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।
समानांतर कॉल पर स्विच न करें
इस तथ्य के बावजूद कि मोबाइल फोन मालिकों को कई सुविधाजनक सुविधाएँ प्रदान करते हैं, टेलीफोन शिष्टाचार दूसरी पंक्ति पर स्विच करने के लिए बातचीत को बाधित करना अशोभनीय मानता है। इस क्रिया के साथ, आप न केवल वार्ताकार को प्रतीक्षा करेंगे, बल्कि दूसरे व्यक्ति के लिए वरीयता दिखाते हुए, उसके प्रति अनादर भी दिखाएंगे।
बिना चेतावनी के स्पीकरफ़ोन चालू न करें
टेलीफोन शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, आप वार्ताकार को इसके बारे में चेतावनी दिए बिना स्पीकरफ़ोन चालू नहीं कर सकते। इस नियम की उपेक्षा करना वार्ताकार के प्रति बुरे व्यवहार और असम्मानजनक रवैये का प्रतीक है।
टेलीफोन शिष्टाचार और उसके बुनियादी नियम जो बातचीत से संबंधित नहीं हैं
फोन पर बात करने में बिताया गया समय अक्सर व्यक्तिगत संचार से अधिक होता है। चाहे आप व्यावसायिक बातचीत कर रहे हों या सिर्फ चैट कर रहे हों, शिष्टाचार का अभ्यास करें।
टेलीफोन संचार को नियंत्रित करने वाले आम तौर पर स्वीकृत नियम हैं:
- यदि कॉल बाधित होती है, तो कॉल करने वाला व्यक्ति वापस कॉल करता है।
- तीसरी रिंग के बाद आपको कॉल का जवाब देना होगा।
- कॉल के दौरान रिंगों की संख्या पांच से अधिक नहीं होनी चाहिए।
- यदि आपकी कॉल का उत्तर नहीं दिया जाता है, तो आपको 2 घंटे से पहले कॉल बैक नहीं करना चाहिए।
- फोन करने वाला पहला व्यक्ति है।
बात करने का समय
समय सीमाएं हैं जो निर्धारित करती हैं कि आप शिष्टाचार के अनुसार किस समय से और किस समय तक कॉल कर सकते हैं। व्यक्तिगत कॉल 9:00 से 20:00 बजे तक की जा सकती हैं, जबकि व्यावसायिक बातचीत में आयोजित की जानी चाहिए काम का समय- 9:00 से 18:00 बजे तक। फोन उठाते समय समय के अंतर को न भूलें।
बातचीत की तैयारी
आगामी संवाद को ध्यान से देखते हुए, महत्वपूर्ण टेलीफोन वार्तालापों के लिए पहले से तैयारी करना आवश्यक है। आपको बातचीत के लिए एक योजना बनानी चाहिए, आवश्यक जानकारी तैयार करनी चाहिए, नोट्स के लिए एक पेन और एक नोटबुक तैयार करनी चाहिए। आपको फोन पर जवाबी सवालों के लिए तैयार रहने की जरूरत है, ताकि भ्रम की स्थिति में चुप न रहें।
जब आप कॉल करें, तो पूछें कि क्या वार्ताकार आपको समय दे पाएगा। यदि आपकी लंबी बातचीत होती है, तो जांचें कि उसके पास कितना समय है। यदि आवश्यक हो, तो कॉल को फिर से शेड्यूल करने के लिए कहें। फोन पर बात करते समय आप ज्यादा देर तक चुप नहीं रह सकते। आखिरकार, सामान्य बातचीत के विपरीत, आप सिर हिलाकर मुस्कुरा नहीं सकते। इसलिए, आपको वार्ताकार के शब्दों का जवाब देने, सहमत होने, कुछ स्पष्ट करने, अपनी रुचि दिखाने की आवश्यकता है।
टेलीफोन पर बातचीत
क्योंकि इतना आकस्मिक और मैत्रीपूर्ण,
ताकि वार्ताकार एक दूसरे को न देखें।
/ लियोपोल्ड नोवाक /
"नमस्कार, मैं कहाँ गया था?
हम फोन पर बहुत बातें करते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि बातचीत का बड़ा हिस्सा व्यवसाय या पारिवारिक मामलों के बारे में है, पालन करने के लिए एक आचार संहिता भी है। आइए इस तथ्य से शुरू करें कि यदि आप भावनाओं के चरम पर हैं, तो कॉल करने के लिए फोन न उठाएं। आपकी आक्रामकता अनुचित हो सकती है, आपको शांत होने और स्थिति को समझने की जरूरत है। आपकी अतिप्रवाहित सकारात्मक भावनाएं वार्ताकार के लिए भी बेकार हो सकती हैं, जो या तो किसी महत्वपूर्ण मामले में व्यस्त हो सकते हैं या किसी प्रकार की परेशानी का अनुभव कर सकते हैं।
टेलीफोन, निश्चित रूप से, दो लोगों के बीच संचार का अधिकांश भाग है, लेकिन एक नियम के रूप में, केवल फिल्म जासूस ही संचार के इस साधन का उपयोग करके गोपनीय विषयों पर बात करने में सफल होते हैं। जब भी आप बोलते हैं, तो कोई और आपको सुनता है, भले ही दुर्घटना से, इसलिए यदि आपको तत्काल कुछ "सामान्य कानों के लिए नहीं" की रिपोर्ट करने की आवश्यकता है, तो सबसे दूरस्थ स्थान खोजने का प्रयास करें। जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, एक विदेशी देश में होने के नाते आपको अपनी मूल भाषा में भी शेखी बघारना नहीं चाहिए, खासकर जब आप अपने निजी जीवन पर चर्चा कर रहे हों। विश्व यात्रा के युग में, आप इस तथ्य से अछूते नहीं हैं कि आपके बगल वाला व्यक्ति आपका हमवतन नहीं है, जो आपकी बातचीत को खुशी से सुनता है, या यहाँ तक कि चर्चा के विषय से परिचित भी नहीं है।
फोन कॉल के लिए स्वीकार्य और अस्वीकार्य समय हैं। सुबह साढ़े सात बजे से पहले और शाम को साढ़े दस बजे के बाद आने वाली कॉलों को स्थगित करना बेहतर है। एक अपवाद वह स्थिति है जब आप वार्ताकार की आदतों को ठीक से जानते हैं और सुनिश्चित हैं कि आप उसके घर को नहीं जगाएंगे। वैसे, घर पर कॉल करें या व्यक्तिगत मोबाइल नंबरमैत्रीपूर्ण व्यक्तिगत संबंधों के अभाव में अस्वीकार्य। छुट्टियों और सप्ताहांत पर, आपको आदेश और बातचीत से बचने की कोशिश करनी चाहिए काम करने का विषय, इस समय आप उन सहकर्मियों को कॉल और बधाई दे सकते हैं जिनके साथ आप सबसे अधिक निकटता से संवाद करते हैं।
यदि एक बैठक में कॉल आया, और आप भूल गए या, इसके महत्व के कारण, फोन बंद नहीं किया, तो आपको अपने वार्ताकारों से माफी मांगने और कम से कम समय के लिए कॉल को बाधित करने की आवश्यकता है। यदि यह आपका अधीनस्थ या कर्मचारी है जो बराबर है कैरियर की सीढ़ी, समझाएं कि आप व्यस्त हैं और एक विशिष्ट समय निर्धारित करें जब आपको दस से पंद्रह मिनट के अंतर के साथ वापस कॉल करने की आवश्यकता हो, या एक विशिष्ट समय के साथ स्वयं को वापस कॉल करने का वादा करें।
सचिव के माध्यम से होने वाली व्यावसायिक टेलीफोन बातचीत शिष्टाचार के लिए एक अलग विषय है। सचिव कंपनी का चेहरा है, इसलिए उसे यथासंभव सही होना चाहिए। यदि कॉल करने वाले को वरिष्ठ अधिकारियों से बात करने की आवश्यकता है, तो आपको उसका नाम और उस प्रश्न का पता लगाना होगा जिस पर वह कॉल कर रहा है। अप्रिय स्थितियों से बचने के लिए सचिव को अपने वरिष्ठों के कार्यक्रम के बारे में नहीं भूलना चाहिए। यदि रिसेप्शन या सचिवालय का टेलीफोन मल्टी-लाइन लाइन पर सेट है, तो संबंधित ग्राहक को स्विच करते समय, व्यक्तिगत नंबर पर स्विच करने से पहले यह जांचना आवश्यक है कि क्या वह जगह पर है। एक ग्राहक की अनुपस्थिति के बारे में उत्तर सूत्र के अनुसार यथासंभव नैतिक होना चाहिए "वह अभी साइट पर नहीं है। मैं उसे क्या दे सकता हूँ? (मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूं? - यदि आप वास्तव में इस व्यक्ति को उसके क्षेत्र में बदल सकते हैं) ”
सेल फोन पर बात करते हुए अपने आसपास के लोगों को परेशान नहीं करना चाहिए। रिंगर वॉल्यूम संतुलित होना चाहिए ताकि आपके आस-पास के लोग किसी के कॉल करने पर उछल-कूद न करें। फोन पर जोर-जोर से बात करना खराब पालन-पोषण का संकेत है। यदि आप ठीक से नहीं सुन सकते हैं तो कभी भी फोन पर चिल्लाएं नहीं - अपने वार्ताकार के कानों पर दया करें और उसे सामान्य आवाज में जोर से बोलने के लिए कहें।
मोबाइल फोन सार्वजनिक स्थानों जैसे थिएटरों में, बैठकों या पारिवारिक पुनर्मिलन जैसे महत्वपूर्ण आयोजनों में, जहां पारिवारिक शिष्टाचार तय करता है, और हवाई जहाजों पर सुरक्षा कारणों से बंद कर देना चाहिए।
टेलीफोन पर बातचीत के लिए आम तौर पर स्वीकृत कई नियम हैं:
- यदि बातचीत बाधित होती है, तो जिसकी पहल पर बातचीत हुई उसे वापस बुलाना चाहिए;
- यथासंभव संक्षिप्त और बिंदु तक होना चाहिए;
- आप फोन में बहुत जोर से बात नहीं कर सकते, एक ही समय में बहुत ही शांत भाषण से बच सकते हैं;
- यदि आपके पास गलत नंबर है, तो आप पूछ नहीं सकते, या - फिर से पूछना बेहतर है;
- यदि आप किसी को कॉल करते हैं और आपकी कॉल का उत्तर नहीं दिया जाता है, तब तक रुकें नहीं जब तक कि आप 4-6 लंबी बीप न सुन लें - आपके वार्ताकार को फोन का जवाब देने में कुछ समय लग सकता है;
- विषम समय पर कॉल करने से पहले कम से कम कुछ बार सोचें - सुबह बहुत जल्दी या शाम को देर से। एक नियम के रूप में, आपको सुबह 8 बजे से पहले और रात 11 बजे के बाद फोन नहीं करना चाहिए;
- आपको अपने साथी के घर के नंबर पर कॉल नहीं करना चाहिए, जिसके बारे में आप जानते हैं, जब तक कि उसने आपको नंबर नहीं दिया और आपको घर पर कॉल करने के लिए नहीं कहा। सप्ताहांत और छुट्टियों पर घर के नंबरों पर व्यावसायिक कॉल से बचना चाहिए।
अजीब स्थितियां
अक्सर ऐसा होता है कि किसी महत्वपूर्ण बातचीत या मुलाकात के दौरान किसी फोन कॉल ने आपको पकड़ लिया। ऐसे मामलों में, वार्ताकार से अपना फोन नंबर छोड़ने के लिए कहना और बाद में उसे वापस बुलाने का वादा करना सबसे अच्छा है। कॉल बैक के लिए संभावित समय शामिल करना सबसे अच्छा है (लेकिन अपना वादा निभाना न भूलें)।
यदि आपके पास आगंतुक हैं, और आपको कॉल करने की आवश्यकता है, तो आपको उनसे क्षमा मांगनी चाहिए, और कॉल को यथासंभव छोटा करने का प्रयास करना चाहिए।
ऐसा होता है कि आप दौरा कर रहे हैं और आपको कॉल करने की आवश्यकता है। यह केवल मालिकों से पहले अनुमति मांगकर ही किया जा सकता है।
यात्रा पर या किसी व्यावसायिक तिथि पर जा रहे हैं, यदि आवश्यक हो, तो आप अपने कर्मचारियों या रिश्तेदारों को उस स्थान का टेलीफोन नंबर छोड़ सकते हैं जहां आप जा रहे हैं। सच है, मालिकों या उनके व्यावसायिक भागीदारों की अनुमति पहले से मांगना आवश्यक है।
इस मामले में, आपको चेतावनी देनी चाहिए कि आप कॉल की प्रतीक्षा कर रहे हैं। लेकिन ऐसी स्थितियों से बचना ही बेहतर है।
अगर आपके पास सेल फोन है
उपलब्धियों आधुनिक विज्ञानऔर प्रौद्योगिकी हमें लगभग लगातार फोन कॉल की पहुंच के भीतर रखती है। एक सेल्युलर या अन्य रेडियो टेलीफोन ने व्यापारियों, फाइनेंसरों, पत्रकारों और कई अन्य व्यवसायों के लोगों के जीवन में मजबूती से प्रवेश किया है। लेकिन साथ ही उसे किसी भी मामले में दूसरों के साथ हस्तक्षेप नहीं करना चाहिए। इस तरह के लगभग हर फोन में कॉल की मात्रा और टोन को समायोजित करने की क्षमता होती है ताकि यह आपके अलावा किसी के लिए भी लगभग अश्रव्य हो।
थिएटर, संगीत कार्यक्रम या संग्रहालय में जाते समय, आपको रिंगर बंद कर देना चाहिए या फोन को पूरी तरह से बंद कर देना चाहिए। थिएटर में फोन बजाना अनुचित है और इससे दूसरों की नजर में आपकी विश्वसनीयता नहीं बढ़ेगी।
लेकिन ऐसा भी होता है कि आप एक कॉल का इंतजार कर रहे हैं और सेल फोन सिग्नल ने आपको बातचीत के दौरान, किसी बिजनेस पार्टनर के साथ लंच या बातचीत के दौरान पकड़ लिया। इस मामले में, आपको निश्चित रूप से माफी मांगनी चाहिए, और बातचीत को कम से कम करना चाहिए। यदि आपको तत्काल कॉल करने की आवश्यकता है तो यह स्थिति पर भी लागू होता है। हो सके तो अलग हट जाना ही बेहतर है।
सेल फोन सस्ते नहीं हैं, उन पर बात करना नियमित फोन की तुलना में कई गुना अधिक महंगा है। टेलीफोन लाइन. बहुत से लोगों से घिरी जोरदार और अनावश्यक रूप से लंबी बातचीत निश्चित रूप से उनकी आंखों में आपको अधिकार नहीं देगी, इसके विपरीत, यह उन्हें एक अपस्टार्ट की छाप छोड़ देगी जो अलग होना चाहता है।
यदि आप एक सेल फोन नंबर पर कॉल करते हैं, तो आपको याद रखना चाहिए कि आपका वार्ताकार सड़क पर हो सकता है, कार चला रहा है, और उसे विचलित करके, आप उसे खतरे में डाल सकते हैं। इसलिए, संक्षिप्त रहें और विवरण की चर्चा को किसी अन्य समय तक स्थगित करें।
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आधुनिक व्यावसायिक जीवन टेलीफोन के बिना अकल्पनीय है। इसका उपयोग बातचीत करने, आदेश देने, अनुरोध करने के लिए किया जाता है। बहुत बार, एक व्यावसायिक अनुबंध समाप्त करने की दिशा में पहला कदम टेलीफोन पर बातचीत है।
एक पत्र पर एक टेलीफोन वार्तालाप का एक महत्वपूर्ण लाभ है: यह सूचनाओं का निरंतर दो-तरफा आदान-प्रदान प्रदान करता है। लेकिन व्यावसायिक टेलीफोन वार्तालाप के लिए सावधानीपूर्वक तैयारी करना आवश्यक है। खराब तैयारी, मुख्य बात को अलग करने में असमर्थता, संक्षेप में, संक्षेप में और सक्षम रूप से अपने विचारों को व्यक्त करने से काम के समय (20 - 30% तक) का महत्वपूर्ण नुकसान होता है।
टेलीफोन पर बातचीत की कला यह है कि जो कुछ भी होता है उसे संक्षेप में बताएं और उत्तर प्राप्त करें। उदाहरण के लिए, एक जापानी कंपनी एक कर्मचारी को लंबे समय तक नहीं रखेगी जो तीन मिनट में फोन पर व्यावसायिक समस्या का समाधान नहीं करता है।
एक सफल व्यावसायिक टेलीफोन वार्तालाप का आधार क्षमता, चातुर्य, सद्भावना, वार्तालाप तकनीकों का अधिकार, किसी समस्या को जल्दी और प्रभावी ढंग से हल करने की इच्छा या इसे हल करने में सहायता प्रदान करना है। यह महत्वपूर्ण है कि बातचीत शांत, विनम्र स्वर और कॉल में आयोजित की जाए सकारात्मक भावनाएं. एफ बेकन ने यह भी नोट किया कि के उपयोग की तुलना में एक उदार स्वर अधिक महत्वपूर्ण है अच्छे शब्दों मेंऔर उन्हें सही क्रम में रखना। इस प्रकार, एक व्यावसायिक टेलीफोन वार्तालाप के दौरान आपसी विश्वास का माहौल बनाना आवश्यक है।
व्यावसायिक टेलीफोन संचार की प्रभावशीलता काफी हद तक निर्भर करती है उत्तेजित अवस्थाव्यक्ति, उसके मूड से। अभिव्यक्ति की कुशल अभिव्यक्ति भी आवश्यक है। यह एक व्यक्ति की अपनी बातों में दृढ़ विश्वास और चर्चा की गई समस्याओं को हल करने में उसकी रुचि की गवाही देता है। बातचीत के दौरान, आपको अपने व्यवसाय में वार्ताकार को दिलचस्पी लेने में सक्षम होना चाहिए। यहां आपको सुझाव और अनुनय के तरीकों के सही उपयोग से मदद मिलेगी। मनोवैज्ञानिकों के अनुसार, स्वर, आवाज का समय, स्वर 40% तक जानकारी ले जा सकता है। टेलीफोन पर बातचीत के दौरान आपको बस ऐसी "छोटी-छोटी बातों" पर ध्यान देने की जरूरत है। खुद को समान रूप से बोलने की कोशिश करनी चाहिए, अपनी भावनाओं पर लगाम लगाना चाहिए, वार्ताकार को बाधित करने की कोशिश नहीं करनी चाहिए।
यदि आपका वार्ताकार बहस करने की प्रवृत्ति दिखाता है, तीखे रूप में अनुचित निंदा व्यक्त करता है, उसके स्वर में आत्म-दंभ लगता है, तो धैर्य रखें और उसे उसी तरह से जवाब न दें। यदि संभव हो तो, बातचीत को शांत स्वर में बदल दें, आंशिक रूप से स्वीकार करें कि वह सही है, उसके व्यवहार के उद्देश्यों को समझने की कोशिश करें। अपने तर्कों में संक्षिप्त और स्पष्ट होने का प्रयास करें। आपके तर्क सार रूप में सही होने चाहिए और सही रूप में बताए गए होने चाहिए।
यह याद रखना चाहिए कि टेलीफोन भाषण दोषों को बढ़ाता है। शब्दों के तेज या धीमे उच्चारण से समझने में कठिनाई होती है। संख्याओं के उच्चारण, उचित नाम और व्यंजन पर विशेष ध्यान दें। यदि बातचीत में शहरों, उपनामों या अन्य उचित नामों के नाम हैं जिन्हें कानों से खराब माना जाता है, तो उन्हें अक्षरों में उच्चारण किया जाना चाहिए या वर्तनी भी होनी चाहिए।
एक व्यावसायिक टेलीफोन वार्तालाप के शिष्टाचार में संचार को सही करने के लिए स्टॉक में कई प्रतिकृतियां हैं। उदाहरण के लिए:
तुम मुझे कैसे सुन सकते हो?
कृपया उसे दोहराएं?
क्षमा करें, यह सुनना बहुत कठिन है।
माफ़ करें, मैंने आपकी बात नहीं सुनी, वगैरह।
मिलन घर का फ़ोनएक व्यावसायिक बातचीत के लिए एक व्यावसायिक भागीदार को केवल एक गंभीर कारण से ही उचित ठहराया जा सकता है, चाहे आप किसी को भी बुलाएँ: बॉस या अधीनस्थ। एक सुसंस्कृत व्यक्ति 22:00 के बाद तब तक कॉल नहीं करेगा जब तक कि इसकी तत्काल आवश्यकता न हो, या इस कॉल के लिए पूर्व सहमति प्राप्त नहीं की गई हो।
जैसा कि विश्लेषण से पता चलता है, टेलीफोन पर बातचीत में 30-40% समय वाक्यांशों की पुनरावृत्ति, अनावश्यक विराम और अतिरिक्त शब्दों द्वारा कब्जा कर लिया जाता है। इसलिए, आपको टेलीफोन पर बातचीत के लिए सावधानीपूर्वक तैयारी करने की आवश्यकता है: सभी सामग्रियों, दस्तावेजों को पहले से उठाएं, आवश्यक फोन नंबर, संगठनों के पते या सही लोगों, एक कैलेंडर, एक कलम और कागज को हाथ में लें। इससे पहले कि आप डायल करना शुरू करें, आपको बातचीत के उद्देश्य और इसे संचालित करने की अपनी रणनीति को सटीक रूप से निर्धारित करना चाहिए। बातचीत की योजना बनाएं, उन प्रश्नों को लिखें जिन्हें आप हल करना चाहते हैं या जो जानकारी आप प्राप्त करना चाहते हैं, उस क्रम के बारे में सोचें जिसमें प्रश्न पूछे जाते हैं। अस्पष्ट व्याख्या की संभावना को समाप्त करते हुए, उन्हें स्पष्ट रूप से तैयार करें। वार्ताकार के प्रतिवाद और उसके प्रति आपके उत्तरों की भविष्यवाणी करने का प्रयास करें। यदि आप कई मुद्दों पर चर्चा कर रहे हैं, तो क्रमिक रूप से एक की चर्चा समाप्त करें और अगले पर आगे बढ़ें।
मानक वाक्यांशों का उपयोग करते हुए, एक प्रश्न को दूसरे से अलग करने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए
तो क्या हम इस मुद्दे पर सहमत हैं?
क्या मैं मान सकता हूं कि हम इस मुद्दे पर एक समझौते पर पहुंच गए हैं?
जैसा कि मैं आपको समझता हूं, (इस मामले में) क्या हम आपके समर्थन पर भरोसा कर सकते हैं?
प्रत्येक विषय पर बातचीत एक ऐसे प्रश्न के साथ समाप्त होनी चाहिए जिसके लिए स्पष्ट उत्तर की आवश्यकता हो।
फ़ोन पर व्यावसायिक बातचीत की तैयारी करते समय, निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार करने का प्रयास करें:
आगामी टेलीफोन वार्तालाप में आप अपने लिए क्या लक्ष्य निर्धारित करते हैं;
- क्या आप इस बातचीत के बिना बिल्कुल भी नहीं कर सकते;
- क्या वार्ताकार प्रस्तावित विषय पर चर्चा करने के लिए तैयार है;
- क्या आप बातचीत के सफल परिणाम के प्रति आश्वस्त हैं;
- आपको कौन से प्रश्न पूछने चाहिए;
- वार्ताकार आपसे क्या प्रश्न पूछ सकता है;
- वार्ता का कौन सा परिणाम आपके अनुरूप होगा (या उपयुक्त नहीं);
- वार्ताकार पर प्रभाव के किन तरीकों का आप बातचीत के दौरान उपयोग कर सकते हैं;
आप कैसे व्यवहार करेंगे यदि आपका वार्ताकार
- पूरी तरह से वस्तु, एक उठाए हुए स्वर पर स्विच करें;
- आपके तर्कों का जवाब नहीं देंगे;
- आपके शब्दों, सूचनाओं पर अविश्वास दिखाएगा।
बहुत से लोग फोन पर बात करते हैं। व्यापारी लोगबात कर रहे हैं। प्रति दिन टेलीफोन पर बातचीत का प्रतिशत कभी-कभी आमने-सामने की तुलना में बहुत अधिक होता है। टेलीफोन शिष्टाचार का पालन करें! यह बहुत ही महत्वपूर्ण नियम. आप एक अच्छे व्यवहार वाले व्यक्ति हैं, है ना? बिल्कुल।
फोन उठाओ। वे आपको बुला रहे हैं!
जब फोन बजता है, तो हम अपने आप फोन उठाते हैं और हमेशा की तरह "हैलो!" का जवाब देते हैं।
क्या बातचीत शुरू करने के लिए इतना ही काफी है?
आइए देखें कि टेलीफोन शिष्टाचार क्या कहता है।
सबसे पहले, आइए व्यापार और व्यक्तिगत संपर्कों के बीच एक विभाजन रेखा खींचते हैं।
वह क्षण जो सभी वार्तालापों को एकजुट करता है, वह है विनम्रता, संयम, वाणी का आदेश।
आपका वार्ताकार यह नहीं देख सकता कि आप हैंडसेट के दूसरी तरफ क्या कर रहे हैं। लेकिन जरा सा भी स्वर जलन, शत्रुता, चिड़चिड़ेपन और अन्य भावनाओं को धोखा देता है।
व्यापार नमस्ते
वे आपको आपके कार्य फ़ोन पर कॉल करते हैं। पहली बीप के बाद फोन को न पकड़ें। इससे कॉल करने वाले को यह आभास हो सकता है कि आपके पास फोन का जवाब देने के अलावा और कुछ नहीं है। यह सिर्फ आपकी प्रतिष्ठा नहीं है। बातचीत पूरे संगठन के अधिकार की छाप छोड़ेगी। दो या तीन अंगूठियों की प्रतीक्षा करके उत्तर दें। लेकिन अधिक किसी भी तरह से नहीं। टेलीफोन शिष्टाचार के नियम आपको इस तरह से किसी व्यक्ति का अनादर करने की अनुमति नहीं देते हैं।
कंपनी के नाम के साथ तुरंत बातचीत शुरू करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। कॉल करने वाले को तटस्थ वाक्यांश "गुड डे!" के साथ बधाई देना सबसे अच्छा है। दिन के इस समय को मुख्य कार्य समय माना जाता है। अन्य मामलों में, आप "नमस्ते!" अपील का उपयोग कर सकते हैं।
एक व्यावसायिक बातचीत के लिए एक शर्त तथाकथित आवाज के लिए अभिवादन जोड़ना है " बिज़नेस कार्ड". यह संगठन का नाम या आपका व्यक्तिगत डेटा हो सकता है - स्थिति, प्रथम और अंतिम नाम।
आदर्श रूप से, ग्रीटिंग स्कीम इस तरह दिखेगी: “शुभ दोपहर! सन कंपनी! या “अच्छे दिन! सन कंपनी। प्रबंधक ओल्गा सर्गेवा।
कॉल का एक अच्छी तरह से संरचित उत्तर एक सफल सुखद बातचीत शुरू करेगा। यह संगठन की एक अच्छी छाप बनाएगा, इसकी स्थिति पर जोर देगा और दृढ़ता देगा। शिक्षित लोगों के साथ व्यापार करना हमेशा खुशी की बात होती है। इसलिए, बनाई गई धारणा आगे सहयोग में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकती है।
व्यक्तिगत "नमस्ते!"
अगर आपको ऐसा लगता है कि किसी दोस्त या दोस्त के साथ बातचीत किसी भी तरह से शुरू की जा सकती है, तो आप गलत हैं। आपके व्यक्तिगत फोन पर आने वाली कोई भी कॉल एक प्रिय दिन की शुभकामना और अपने स्वयं के परिचय के साथ शुरू करने के लिए बेहतर है।
इस तरह आप अपने आप को अनावश्यक समय बर्बाद करने से बचाते हैं, यह बताते हुए कि कहीं कॉलर ने आपका नंबर गलती से डायल कर दिया तो नहीं। जब आप व्यावसायिक घंटों के दौरान एक निजी कॉल प्राप्त करते हैं, तो थोड़ा औपचारिक परिचय सामान्य बातचीत के लिए टोन सेट करेगा, जिसका अर्थ है कि आप उस व्यक्ति को बताएंगे कि इस पर छोटी सी बात करना ठीक है इस पलकोई संभावना नहीं। हां, और यह सिर्फ अच्छे प्रजनन और राजनीति की अभिव्यक्ति है, जिसकी व्याख्या टेलीफोन पर बातचीत के नियमों द्वारा की जाती है।
जब तुमने फोन किया
ऐसा लगता है, क्या आसान है, नंबर डायल किया और बातचीत का सार निर्धारित किया। लेकिन कई लोगों ने पहले ही अनुभव के माध्यम से देखा है कि जिस तरह से आप बातचीत शुरू करते हैं, उसी तरह यह विकसित होगा। क्या कोई व्यावसायिक कॉल एक सफल सहयोग की शुरुआत बन जाती है, यह बातचीत के पहले क्षणों पर निर्भर करता है। व्यक्तिगत संपर्कों के बारे में भी यही कहा जा सकता है। आधा घंटा यह समझाने में बिताएं कि कौन बुला रहा है और किस कारण से, या एक दो मिनट में सार बताएं, यह प्रारंभिक अपील से स्पष्ट होगा।
व्यापार कॉल
आपने कंपनी नंबर डायल किया और एक मानक अभिवादन प्रतिक्रिया प्राप्त की। आपको अपना परिचय भी देना होगा। यदि आप किसी संगठन का प्रतिनिधित्व करते हैं, तो उसका नाम और स्थिति बताएं। इसके बाद, अपील के सार का संक्षेप में वर्णन करें। आपको दूसरों के काम करने के समय का सम्मान करना चाहिए और असंगत व्याख्याओं पर अपना समय बर्बाद नहीं करना चाहिए। लंबी बातचीत मानते हुए, यह पूछना न भूलें कि क्या फोन का जवाब देने वाले व्यक्ति के लिए अभी बात करना सुविधाजनक है। शायद बातचीत को अधिक सुविधाजनक समय के लिए पुनर्निर्धारित किया जाना चाहिए।
टेलीफोन पर बातचीत करने के नियम ऐसे अभिवादन वाक्यांशों को "नहीं" कहते हैं जैसे "आप चिंतित हैं ...", "आप समझते हैं कि मामला क्या है ...", "ठीक है अगर मैं आपको परेशान करता हूं ..."। इस मामले में आपका "नमस्कार" सम्मान के साथ पालन किया जाना चाहिए, बिना झुकाव के। तब आप एक उत्पादक बातचीत और आत्म-सम्मान पर भरोसा कर सकते हैं। एक व्यक्तिगत परिचय के बाद, आप कह सकते हैं "इस प्रश्न को हल करने में मेरी मदद करें ...", "कृपया मुझे बताएं ...", "मुझे इसमें दिलचस्पी है ...", आदि।
किसी मित्र या रिश्तेदार को व्यक्तिगत कॉल
"नमस्ते मेरे दोस्त। क्या हाल है?" - बेशक, आप इस तरह प्रियजनों के साथ बातचीत शुरू कर सकते हैं। लेकिन बेहतर होगा कि आप अपना परिचय दें। खासकर यदि आप किसी विशेष मामले पर कॉल कर रहे हैं, न कि केवल चैट करने के लिए। सबसे पहले, आप किसी मित्र का नंबर गलत समय पर डायल कर सकते हैं। व्यक्ति व्यस्त है, काम पर है या व्यावसायिक बैठक में है, व्यक्तिगत समस्याओं से निपटता है। दूसरे, कल्पना कीजिए कि आपका नंबर बस निर्धारित नहीं था, और खराब गुणवत्ता संचार के कारण आपकी आवाज़ अपरिचित लग रही थी। अपने आप को और एक दोस्त को अजीब स्थिति में न रखने के लिए, अपना नाम रखें।
आइए बातचीत जारी रखें
किसी भी बातचीत में, आपको वार्ताकार के प्रति चौकस रहना चाहिए। टेलीफोन पर बातचीत कैसे शुरू करें यह एक महान कौशल है, लेकिन इसकी निरंतरता बहुत महत्वपूर्ण है।
व्यापार निरंतरता
आप फोन करने वाले हैं। तो आपके पास एक विशिष्ट कार्य है जिसे आप बातचीत के दौरान हल करना चाहते हैं। उन प्रश्नों की एक सूची तैयार करें जो आपकी रुचि रखते हैं ताकि तीसरे पक्ष में न भटकें और किसी और के काम का समय बर्बाद न करें। वार्ताकार की बात ध्यान से सुनें। उत्तरों को नोट करने का प्रयास करें, इससे दोबारा पूछने से बचने में मदद मिलेगी।
कॉल के दौरान कनेक्शन टूट गया? अगर आपने बातचीत शुरू की है तो कॉल बैक करें। आपको बातचीत भी खत्म करनी होगी। साक्षात्कारकर्ता को धन्यवाद देना सुनिश्चित करें। एक सुखद अंत, निश्चित रूप से, एक अच्छे दिन की कामना होगी।
अगर वे आपको बुलाते हैं, तो अनुरोध को ध्यान से सुनें। "हां, बिल्कुल ...", "मैं आपको समझता हूं ...", "हम मदद करने की कोशिश करेंगे ...", आदि वाक्यांशों के साथ बातचीत पर अपना ध्यान रखना न भूलें। वार्ताकार आत्मविश्वास महसूस करेगा और समस्या का वर्णन करने में सक्षम होगा। जब कोई बातचीत आगे बढ़ने की धमकी देती है, तो बातचीत को सही दिशा में ले जाने में मदद करने के लिए पहल करें।
बंद करने से पहले, वार्ताकार से जांच लें कि क्या उसे सभी उत्तर प्राप्त हुए हैं। यदि आप अन्य आधिकारिक कर्तव्यों के कारण उसकी मदद नहीं कर सकते हैं, तो उसे किसी ऐसे कर्मचारी का संपर्क बताएं जो किसी दिए गए विषय में सक्षम हो।
फोन पर व्यक्तिगत बातचीत
व्यक्तिगत बातचीत में स्थिति आसान होती है। लेकिन यहाँ भी, टेलीफोन शिष्टाचार कुछ मार्गदर्शन प्रदान करता है। उदाहरण के लिए, एक मित्र ने आपको असुविधाजनक समय पर चैट करने की अत्यधिक इच्छा के साथ बुलाया। ऐसे मामलों के लिए, एक मानक टेलीफोन वार्तालाप है: "क्षमा करें, मैं अभी एक बैठक में हूं ..." या "मेरी एक बहुत महत्वपूर्ण बैठक है, मैं आपको बाद में वापस बुलाऊंगा ..."। आप जोड़ सकते हैं “मैं समझता हूं कि यह बहुत महत्वपूर्ण है। फ्री होते ही मैं आपको कॉल करूंगा..." वार्ताकार के लिए, यह एक संकेतक होगा कि आप उसकी समस्याओं की अनदेखी नहीं कर रहे हैं। इसलिए अब कोई नाराजगी नहीं होगी। वैसे, वादा किए जाने पर वापस कॉल करने का प्रयास करें।
टेलीफोन पर बातचीत के लिए सामान्य नियम
फोन शिष्टाचार नियम पतली हवा से नहीं बने हैं। ये मनोवैज्ञानिकों के अवलोकन, व्यावहारिक अनुभव, कई बातचीत के परिणामों के आधार पर विश्लेषण हैं। कुछ ऐसे कार्य हैं जिनका शिष्टाचार स्वागत या खंडन करता है। हम उनमें से कुछ को एक छोटे से ज्ञापन में एकत्र करेंगे।
- सार्वजनिक स्थानों और काम पर ज़ोरदार व्यक्तिगत बातचीत से बचें। आप दूसरों को अजीब स्थिति में डालते हैं, आपको अपने जीवन के अंतरंग विवरणों को सुनने के लिए मजबूर करते हैं, जिनका उनसे कोई लेना-देना नहीं है।
- स्पीकर फोन को तब तक चालू न करें जब तक कि आपने वार्ताकार को इसके बारे में चेतावनी न दी हो। यह स्थिति प्रतिकूल परिणाम पैदा कर सकती है। लेकिन सबसे पहले, यह रेखा के दूसरे छोर पर व्यक्ति के प्रति सम्मान की अभिव्यक्ति है।
- रिंगटोन चुनते समय सावधान रहें। कम जोर से आक्रामकता, क्योंकि कमजोर तंत्रिका तंत्र वाले लोग पास हो सकते हैं।
- बैठकों, बैठकों, सांस्कृतिक संस्थानों के साथ-साथ उन जगहों पर जहां ऐसी आवश्यकता आचरण के नियमों द्वारा निर्धारित की जाती है, फोन पर ध्वनि बंद कर दें।
- फोन पर बातचीत और खाने को एक साथ न रखें। इससे समझना मुश्किल हो जाता है, वार्ताकार के प्रति अनादर व्यक्त करता है।
- उस समय के बारे में सावधान रहें जब आप कॉल करने की योजना बना रहे हों। सुबह जल्दी, देर रात - जैसा कि आप समझते हैं, निकटतम व्यक्ति के साथ भी बात करने के लिए सबसे सफल अवधि नहीं है। आप ऐसे समय पर केवल अति आवश्यक मामलों के लिए ही कॉल कर सकते हैं। इसके बारे में मत भूलना।
एक छोटा सा निष्कर्ष
अब आप टेलीफोन शिष्टाचार जानते हैं। समय पर कॉल करें। विनम्र रहें। सुखद टेलीफोन पर बातचीत और अच्छा मूड!
पर व्यापार बातचीतहमेशा ऐसा प्रभाव डालना जरूरी है कि वे आप में एक पेशेवर देखते हैं। और यह बातचीत के पहले मिनटों में किया जाना चाहिए। कंपनी की छवि और सफलता काफी हद तक इस बात पर निर्भर करती है कि संचार कर्मचारी कैसे हैं और वे कितनी अच्छी तरह जानते हैं कि कैसे बात करनी है संभावित ग्राहकऔर भागीदारों। प्रभावी होने के लिए, किसी भी कर्मचारी को संचार के कुछ नियमों को जानना चाहिए।
फोन पर बात करने के क्या नियम हैं?
सबसे पहले, आपको अपने इंटोनेशन की सावधानीपूर्वक निगरानी करनी चाहिए। चूंकि बातचीत के दौरान वार्ताकार आपको नहीं देख सकता है, यह उस कारक को बाहर नहीं करता है जो वह आपको नहीं सुन सकता है। इसलिए दयालु बनने की कोशिश करें। और यह मुस्कान में योगदान देगा और अच्छा मूडबातचीत के दौरान। फोन पर नियम आपकी भावनाओं पर पूर्ण नियंत्रण का संकेत देते हैं।
दूसरी बात, बातचीत के दौरान आपको अपने पोस्चर पर नियंत्रण रखना चाहिए। अगर आप बातचीत के दौरान कुर्सी पर बैठ जाते हैं तो यह आपकी प्रतिष्ठा को बर्बाद कर सकता है। यदि आप बातचीत के दौरान हर समय खड़े रहते हैं, तो भाषण मुखरता और ऊर्जा लेगा, और यह मुख्य रूप से इस तथ्य में योगदान देता है कि यह बहुत जल्दबाजी में हो जाता है। बातचीत की एक निश्चित गति के अनुकूल होना आवश्यक है।
तीसरा, आपको ठीक से अभिवादन करने की आवश्यकता है। अभिवादन संचार के नियमों को बनाने वाले सबसे महत्वपूर्ण तत्वों में से एक है। इस मामले में, सूक्ष्मताएं और बारीकियां हैं। उदाहरण के लिए, "नमस्ते" के बजाय "शुभ दोपहर" कहना बेहतर है। इस अभिव्यक्ति का उच्चारण करना बहुत आसान है। और हाँ, इसे समझना बहुत आसान है। "हैलो" और "हां" शब्दों के साथ कॉल का उत्तर देना किसी भी स्थिति में असंभव नहीं है। सबसे पहले आपको कंपनी के बारे में और फिर अपनी स्थिति के बारे में जानकारी देनी चाहिए।
अपने आप को सही ढंग से प्रस्तुत करना हमेशा महत्वपूर्ण होता है। सबसे पहले, फोन करने वाले ने अपना परिचय दिया। आप नाम और पद तभी नहीं दे सकते जब सही व्यक्ति न हो। अगर आप किसी का फोन नंबर डायल करते हैं तो अपना परिचय देने के बाद समय की उपलब्धता के बारे में पता करें। तभी आपको कॉल के उद्देश्य के बारे में बात करनी चाहिए।
संचार के नियम यह भी कहते हैं कि आपको प्रतीक्षा नहीं करनी चाहिए। फोन को लेने में अधिकतम छह रिंग का समय लगता है। उसके बाद, आप कॉल करना बंद कर सकते हैं। लगभग तीसरी बीप के बाद उत्तर देना आवश्यक है। इससे फोन करने वाले का समय बचेगा। लेकिन आपको फोन करने में जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए, नहीं तो वे सोचेंगे कि आप काम में गड़बड़ी कर रहे हैं।
यह मत भूलो कि कॉल की अवधि लगभग पांच मिनट होनी चाहिए। संचार के नियम गेय विषयांतर के लिए प्रदान नहीं करते हैं। इसके अलावा, इसमें काम करने में बहुत अधिक समय लगता है। आपको लंबे समय तक चुप नहीं रहना चाहिए, क्योंकि व्यावसायिक बातचीत में विराम की आवश्यकता नहीं होती है। वे जो करते हैं वह सब गुस्सा है। और अगर आप लगभग एक मिनट के लिए चुप रहे, तो यह आपकी प्रतिष्ठा के लिए एक महत्वपूर्ण नुकसान होगा।
निम्न के अलावा व्यापार कॉलपहले से तैयारी करने की जरूरत है। केवल अपनी रुचि की जानकारी को स्पष्ट करने के लिए किसी को अनावश्यक कॉल न करें। पहली बातचीत के दौरान सभी सवालों और विवरणों पर तुरंत चर्चा की जानी चाहिए। इस समस्या से बचने के लिए आप प्रश्नों की एक विशेष सूची बना सकते हैं। प्रश्नों का विस्तार से उत्तर देना हमेशा उचित होता है। संक्षिप्त उत्तर आपकी प्रतिष्ठा को उचित स्तर पर बनाए रखने में सक्षम नहीं होंगे और चर्चा के तहत मुद्दे में आपकी योग्यता नहीं दिखाएंगे।
संचार के सुनहरे नियमों का आविष्कार ऐसे मामलों के लिए ही किया गया था। यदि आप उनका अनुसरण करते हैं, तो एक जिम्मेदार कर्मचारी के रूप में आपकी रेटिंग उच्च होगी।
