კონტროლი არის პროცესი იმის უზრუნველსაყოფად, რომ ორგანიზაცია აღწევს თავის მიზნებს.
კონტროლის პროცესი მოიცავს სტანდარტების დაწესებას, რეალურად მიღწეული შედეგების გაზომვას და კორექტირებას, თუ მიღწეული შედეგები არსებითად განსხვავდება დადგენილი სტანდარტებისაგან.
კონტროლის საჭიროების ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი მიზეზი ის არის, რომ ნებისმიერ ორგანიზაციას, რა თქმა უნდა, უნდა ჰქონდეს უნარი დროულად გამოასწოროს თავისი შეცდომები და გამოასწოროს ისინი, სანამ ისინი აზიანებენ ორგანიზაციის მიზნების მიღწევას.
წინასწარი კონტროლის განხორციელების მთავარი საშუალებაა გარკვეული წესების, პროცედურების და ქცევის ხაზების განხორციელება (და არა შექმნა, კერძოდ დანერგვა).
ორგანიზაციებში წინასწარი კონტროლი გამოიყენება სამ ძირითად სფეროში - ადამიანურ, მატერიალურ და ფინანსურ რესურსებთან მიმართებაში.
Ადამიანური რესურსების. წინასწარი კონტროლი მიიღწევა იმ საქმიანი და პროფესიული ცოდნისა და უნარების საფუძვლიანი ანალიზით, რომლებიც აუცილებელია გარკვეული სამუშაო მოვალეობების შესასრულებლად და ყველაზე მომზადებული და კვალიფიციური ადამიანების შერჩევით.
მატერიალური რესურსები. კონტროლი ხორციელდება მინიმალური მისაღები ხარისხის დონის სტანდარტების შემუშავებით და შემომავალი მასალების ამ მოთხოვნებთან შესაბამისობის ფიზიკური შემოწმების ჩატარებით.
Ფინანსური რესურსები. წინასწარი კონტროლის ყველაზე მნიშვნელოვანი საშუალებაა ბიუჯეტი. ეს იძლევა ნდობას, რომ როდესაც ორგანიზაციას სჭირდება ნაღდი ფული, მას ექნება იგი. ბიუჯეტი ორგანიზაციას არ აძლევს საშუალებას ბოლომდე ამოწუროს ნაღდი ფული.
მიმდინარე კონტროლი ემყარება სასურველი მიზნების მიღწევისკენ მიმართული სამუშაოს განხორციელების შემდეგ მიღებული ფაქტობრივი შედეგების გაზომვას. ამ გზით მიმდინარე კონტროლის განსახორციელებლად საჭიროა საკონტროლო აპარატი კავშირი.
საბოლოო კონტროლი გამოიყენება სამუშაოს დასრულების შემდეგ. მას აქვს ორი მნიშვნელოვანი თვისება:
1) საბოლოო კონტროლი ორგანიზაციის მენეჯმენტს აძლევს დაგეგმვისთვის აუცილებელ ინფორმაციას იმ შემთხვევაში, თუ მსგავსი სამუშაოები განხორციელდება მომავალში;
2) ხელს უწყობს მოტივაციას.
კონტროლის პროცედურაში სამი განსხვავებული ეტაპია:
სტანდარტებისა და კრიტერიუმების შემუშავება;
რეალური შედეგების შედარება სტანდარტებთან და კრიტერიუმებთან;
საჭირო მაკორექტირებელი მოქმედებების განხორციელება.
ყველა უკუკავშირის სისტემა
1. გქონდეთ მიზნები.
2. გამოიყენეთ გარე რესურსები.
3. გადაიყვანეთ გარე რესურსები შიდა გამოყენებისთვის.
4. დააკვირდით მნიშვნელოვან გადახრებს დასახული მიზნებიდან.
5. შეასწორეთ ეს გადახრები მიზნების მიღწევის უზრუნველსაყოფად.
სტანდარტები არის კონკრეტული მიზნები, რომელთა მიმართ პროგრესი გაზომვადია.
შესრულების ინდიკატორი ზუსტად აკონკრეტებს, თუ რა უნდა იყოს მიღწეული დასახული მიზნების მისაღწევად. მსგავსი მეტრიკა საშუალებას აძლევს მენეჯმენტს შეადაროს ის, რაც მან გააკეთა რეალურად დაგეგმილთან და უპასუხოს შემდეგ მნიშვნელოვან კითხვებს: რა უნდა გავაკეთოთ ჩვენი დაგეგმილი მიზნების მისაღწევად? რა რჩება გაუქმებული?
საკონტროლო პროცესის პირველი ნაბიჯი: სტანდარტების დადგენა და შესრულების მეტრიკის დადგენა
კონტროლის მეორე ეტაპზე განისაზღვრება დასაშვები გადახრების მასშტაბი, რომლის ფარგლებშიც მიღებული შედეგების გადახრა დაგეგმილიდან არ უნდა გამოიწვიოს განგაში.
მესამე ეტაპი: აუცილებელია მოქმედების შესაბამისი კურსის შერჩევა და გადახრების აღმოფხვრა.
ეფექტური რომ იყოს, კონტროლი ეკონომიური უნდა იყოს. კონტროლის ეკონომიკური ეფექტურობის გაზრდის ერთ-ერთი გზაა კონტროლის მეთოდის გამოყენება გამორიცხვით.
გამორიცხვის პრინციპი არის ის, რომ კონტროლის სისტემა უნდა ამოქმედდეს მხოლოდ მაშინ, როდესაც არის შესამჩნევი გადახრები სტანდარტიდან.
არ აქვს მნიშვნელობა რამდენად კარგად არის შედგენილი გეგმები, ისინი, როგორც წესი, არ შეიძლება განხორციელდეს ისე, როგორც ეს იყო დაგეგმილი. მომავლის წინასწარმეტყველება აბსოლუტური სიზუსტით შეუძლებელია. არახელსაყრელი ამინდის პირობები, სამრეწველო და სატრანსპორტო ავარიები, ავადმყოფობა და თანამშრომელთა სამსახურიდან გათავისუფლება და მრავალი სხვა მიზეზი, რაც ამ თავის დასაწყისში განვიხილეთ, არღვევს ჩვენს გეგმებს. ეს დარღვევები, პირველ რიგში, კონტროლის სისტემის გამოყენებით უნდა გამოვლინდეს. მაგალითად, საჭიროა რეგულარულად - დღეში ერთხელ, კვირაში ან თვეში - დაუბრუნდეთ გეგმას და განსაზღვროთ დაგეგმილიდან არასასურველი გადახრები.
გადახრების ორი ძირითადი მიდგომა არსებობს. პირველ რიგში, შეგიძლიათ შეეცადოთ დაუბრუნდეთ მოძრაობის დაგეგმილ ტრაექტორიას. ამას დასჭირდება დამატებითი რესურსები - მატერიალური, ადამიანური, ფინანსური. ზოგჯერ ასეთი რესურსები იქმნება გეგმის მიხედვით, წინასწარ წინასწარ განჭვრეტს გართულებების შესაძლებლობას. ნათელი მაგალითია კოსმონავტების სარეზერვო ასლები. მაგრამ ჩვენ უნდა შევეგუოთ იმას, რომ ხელსაყრელ გარემოში ასეთი რესურსები „უსაქმურდება“. მეორეც, თავად გეგმა შეიძლება შეიცვალოს, ასახული ეტაპები ჩაანაცვლოს სხვა, რაც რეალურად მიიღწევა არსებულ ვითარებაში. ასეთი მიდგომის შესაძლებლობა დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად მნიშვნელოვანია გეგმა კომპანიისთვის – იქნება ეს „კანონი“ თუ მხოლოდ „მოქმედების გზამკვლევი“, რომელიც ადგენს მოძრაობის სასურველ მიმართულებას.
მენეჯერი პასუხისმგებელია ადრე მიღებული გადაწყვეტილებების შესრულების მონიტორინგზე, არა მხოლოდ ჩართული გეგმაში, არამედ ოპერატიული, მიმდინარე. ნაწილობრივი კონტროლი ტარდება შეხვედრებისა და დოკუმენტების დამტკიცების პროცესში. მაგრამ ეს საკმარისი არ არის. საკუთარი სამუშაოს დაგეგმვისას მენეჯერმა უნდა უზრუნველყოს მისი ქვეშევრდომების, არა მხოლოდ მისი გუნდის წევრების, არამედ ყველა დანარჩენის საქმიანობის რეგულარული შემოწმება. შეიძლება გამოყენებულ იქნას როგორც ოფიციალური მოხსენებები, ასევე ატესტაციები და არაფორმალური საუბრები. აღსანიშნავია, რომ იერარქიულ კიბეზე რამდენიმე საფეხურით მაღლა მყოფ მენეჯერთან საუბარი დასაქმებულზე დიდ დადებით გავლენას ახდენს. დიდ ბრიტანეთში განიხილება აღმასრულებელი დირექტორიწელიწადში ერთხელ მაინც უნდა ესაუბროს თითოეულ თანამშრომელს. სამწუხაროდ, ასეთი ინტერვიუები რუსეთში არ მიიღება.
მენეჯერული კონტროლის სამი ასპექტი არსებობს:
სტანდარტების დადგენა - მიზნების ზუსტი განსაზღვრა, რომელიც უნდა მიღწეულ იქნას გარკვეული პერიოდის განმავლობაში. იგი ეფუძნება დაგეგმვის პროცესში შემუშავებულ გეგმებს;
ამ პერიოდის განმავლობაში მიღწეულის გაზომვა და მიღწეულის შედარება მოსალოდნელ შედეგებთან;
საჭირო მაკორექტირებელი მოქმედებების მომზადება.
მენეჯერმა უნდა აირჩიოს მოქმედების სამი ხაზიდან ერთი: არაფერი გააკეთოს, აღმოფხვრას გადახრა ან გადახედოს სტანდარტს.
კონტროლის ტექნოლოგია ხორციელდება შემდეგი სქემის მიხედვით:
კონტროლის კონცეფციის არჩევანი (სისტემა, პროცესი, პირადი შემოწმება);
კონტროლის მიზნების განსაზღვრა (კონტროლის მიზანშეწონილობა, სისწორე, კანონზომიერება და ეფექტურობა);
კონტროლის სტანდარტების დაწესება (ეთიკური, სამრეწველო, სამართლებრივი);
კონტროლის მეთოდების არჩევანი (დიაგნოსტიკური, თერაპიული, წინასწარი, მიმდინარე, საბოლოო);
კონტროლის მოცულობის და არეალის განსაზღვრა (უწყვეტი, ეპიზოდური, ფინანსური, პროდუქტის ხარისხი).
ეფექტური შიდა კონტროლის ორგანიზება რთული მრავალსაფეხურიანი პროცესია, რომელიც მოიცავს შემდეგ ნაბიჯებს:
1. წინა ბიზნეს პირობებისთვის განსაზღვრული კომპანიის ფუნქციონირების მიზნების ანალიზი და შედარება, ადრე მიღებული მოქმედების კურსი, სტრატეგია და ტაქტიკა საქმიანობის სახეებთან, ზომასთან, ორგანიზაციულ სტრუქტურასთან, აგრეთვე მის შესაძლებლობებთან.
2. არსებული მენეჯმენტის სტრუქტურის ეფექტურობის ანალიზი, მისი კორექტირება. უნდა შემუშავდეს ორგანიზაციული სტრუქტურის დებულება, რომელიც აღწერს ყველა ორგანიზაციულ ერთეულს ადმინისტრაციული, ფუნქციური, მეთოდოლოგიური დაქვემდებარების, მათი საქმიანობის მიმართულების, ფუნქციების მითითებით, რომელსაც ისინი ასრულებენ; დაადგინა მათი ურთიერთობის წესები, უფლებები და მოვალეობები; ნაჩვენებია პროდუქტების ტიპების, რესურსების, მართვის ფუნქციების განაწილება ამ ბმულებისთვის. იგივე ეხება დებულებებს სხვადასხვა სტრუქტურულ ერთეულებზე (განყოფილებები, ბიუროები, ჯგუფები და ა.შ.).
3. კონკრეტული ფინანსური და საქმიანი ტრანზაქციების კონტროლის ფორმალური სტანდარტული პროცედურების შემუშავება. ეს საშუალებას გაძლევთ გაამარტივოთ თანამშრომლების ურთიერთობა ფინანსურ და ეკონომიკურ საქმიანობაზე კონტროლთან დაკავშირებით, ეფექტურად მართოთ რესურსები, შეაფასოთ ინფორმაციის სანდოობის დონე მენეჯმენტის გადაწყვეტილებების მისაღებად.
კომპანიის მართვის სისტემაში ყველაზე მნიშვნელოვანი ადგილი სტრატეგიულ გადაწყვეტილებებზე კონტროლია. ეს ეხება იმის გარკვევას, თუ რამდენად იწვევს გადაწყვეტილებას კომპანიის მიზნების მიღწევამდე. პრაქტიკაში საუბარია თანამედროვე მაკონტროლებელი მართვის სისტემის ჩამოყალიბებაზე.
კონტროლისა და კონტროლის პროცესების ორგანიზების შესახებ გადაწყვეტილების მისაღებად შეიძლება მნიშვნელოვანი იყოს მთელი რიგი კრიტერიუმები: მისი ეფექტურობა, ადამიანებზე ზემოქმედების ეფექტი, კონტროლის ამოცანები და მისი საზღვრები.
სიტყვა " კონტროლი", როგორც სიტყვა" ძალა“, პირველ რიგში, უარყოფით ემოციებს წარმოშობს. ბევრი ადამიანისთვის კონტროლი ნიშნავს, პირველ რიგში, შეზღუდვას (როგორც ჯაჭვი ძაღლისთვის), იძულებას, დამოუკიდებლობის ნაკლებობას და ა.შ. - ზოგადად, ყველაფერი, რაც პირდაპირ ეწინააღმდეგება ჩვენს წარმოდგენებს ინდივიდის თავისუფლების შესახებ. ასეთი სტაბილური აღქმის შედეგად კონტროლი არის ერთ-ერთი იმ მენეჯმენტის ფუნქცია, რომლის არსი ყველაზე ხშირად არასწორად არის გაგებული. თუ ჰკითხავთ, რას ნიშნავს კონტროლი მენეჯერისთვის, მაშინ ყველაზე ხშირად ადამიანები გიპასუხებენ - ეს არის ის, რაც საშუალებას გაძლევთ შეინარჩუნოთ თანამშრომლები გარკვეულ ფარგლებში. პრინციპში, ეს მართალია. კონტროლის ერთ-ერთი ასპექტი ნამდვილად არის რაღაცისადმი მორჩილების აღსრულება. ამასთან, კონტროლის დაქვეითება უბრალოდ რაიმე სახის შეზღუდვამდე, რომელიც გამორიცხავს ქმედებების შესაძლებლობას, რომელიც აზიანებს ორგანიზაციას და აიძულებს ყველას მოიქცეს მკაცრად დისციპლინირებულად, იქნება მენეჯმენტის მთავარი ამოცანის მხედველობიდან დაკარგვა.
კონტროლი- ეს არის პროცესი იმის უზრუნველსაყოფად, რომ ორგანიზაცია აღწევს თავის მიზნებს, მათ შორის:
არც დაგეგმვა, არც ორგანიზაციული სტრუქტურების შექმნა და არც მოტივაცია არ შეიძლება ჩაითვალოს მთლიანად კონტროლისგან იზოლირებულად.
კონტროლი არის პროცესი, რომლითაც ორგანიზაციის მენეჯმენტი ადგენს სწორია თუ არა მისი გადაწყვეტილებები და საჭიროებს თუ არა მათ გამოსწორებას.
აუცილებელია პრობლემების აღმოჩენა და გადაჭრა, სანამ ისინი ძალიან სერიოზული გახდება.
რატომ არის საჭირო კონტროლი?
გეგმები და ორგანიზაციული სტრუქტურები მხოლოდ ნახატებია იმისა, რისი ხილვა სურს მენეჯმენტის მომავალს. ბევრმა სხვადასხვა გარემოებამ შეიძლება ხელი შეუშალოს გეგმის განხორციელებას.
საუკეთესო ორგანიზაციულ სტრუქტურებსაც კი აქვთ თავისი ნაკლი.
ხალხი კომპიუტერი არ არის. მათი დაპროგრამება შეუძლებელია ნებისმიერი დავალების აბსოლუტური სიზუსტით შესასრულებლად.
ნებისმიერ ორგანიზაციას, რა თქმა უნდა, უნდა ჰქონდეს უნარი დროულად გამოასწოროს თავისი შეცდომები და გამოასწოროს ისინი, სანამ ისინი აზიანებენ ორგანიზაციის მიზნების მიღწევას. კონტროლის ფუნქცია საშუალებას გაძლევთ იდენტიფიციროთ პრობლემები და დაარეგულიროთ ორგანიზაციის საქმიანობა, სანამ ეს პრობლემები კრიზისში გადაიქცევა.
ორგანიზაციის საქმიანობის სფეროების განსაზღვრის აუცილებლობა, რომლებმაც ყველაზე ეფექტურად შეუწყო ხელი მისი საერთო მიზნების მიღწევას
კონტროლის სახეები
- წინასწარი კონტროლი;
- მიმდინარე კონტროლი;
- საბოლოო კონტროლი.
ყველა ამ ტიპის კონტროლი განხორციელების ფორმით მსგავსია, რადგან მათ აქვთ ერთი და იგივე მიზანი: უზრუნველყონ, რომ მიღებული რეალური შედეგები მაქსიმალურად ახლოს იყოს საჭიროებთან. ისინი განსხვავდებიან მხოლოდ შესრულების დროში.
წინასწარი კონტროლი
შესრულებულია სამუშაოს რეალურ დაწყებამდე.
ორგანიზაციებში წინასწარი კონტროლი გამოიყენება ადამიანურ, მატერიალურ და ფინანსურ რესურსებთან მიმართებაში.
ტერიტორიაზე წინასწარი კონტროლი ადამიანური რესურსების მიიღწევა ორგანიზაციებში ბიზნესისა და პროფესიული ცოდნისა და უნარების საფუძვლიანი ანალიზით, რომლებიც აუცილებელია გარკვეული სამსახურებრივი მოვალეობებიდა ყველაზე მომზადებული და კვალიფიციური ადამიანების შერჩევა. იმისთვის, რომ დაქირავებული მუშები შეძლებენ მათზე დაკისრებული მოვალეობების შესრულებას, აუცილებელია ამ სფეროში განათლების ან სამუშაო გამოცდილების მინიმალური მისაღები დონის დადგენა და დაქირავებულთა მიერ წარმოდგენილი დოკუმენტაციისა და რეკომენდაციების შემოწმება. ბევრ ორგანიზაციაში ადამიანური რესურსების წინასწარი კონტროლი გრძელდება ტრენინგის მსვლელობისას დაქირავების შემდეგ. ტრენინგი საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ რა დამატებით უნდა დაემატოს და მმართველი გუნდიდა რიგითი შემსრულებლები იმ ცოდნისა და უნარ-ჩვევების მიმართ, რაც უკვე აქვთ, სანამ დაიწყებდნენ თავიანთი მოვალეობების რეალურ შესრულებას. წინასწარი მომზადების კურსი ზრდის იმის ალბათობას, რომ დაქირავებული მუშები ეფექტურად იმუშავებენ.
ტერიტორიაზე წინასწარი კონტროლი მატერიალური რესურსები განახორციელა:
მინიმალური მისაღები ხარისხის დონის სტანდარტების შემუშავება და შემომავალი მასალების ამ მოთხოვნებთან შესაბამისობის ფიზიკური შემოწმების ჩატარება;
ორგანიზაციაში მატერიალური რესურსების მარაგების უზრუნველყოფა საკმარის დონეზე დეფიციტის თავიდან ასაცილებლად.
ტერიტორიაზე წინასწარი კონტროლი ფინანსური რესურსები არის იმის უზრუნველყოფა, რომ როდესაც ორგანიზაციას სჭირდება ნაღდი ფული, მას ექნება ის. ფინანსური რესურსების წინასწარი კონტროლის უმნიშვნელოვანესი საშუალებაა ბიუჯეტი. ბიუჯეტები ასევე აწესებენ ხარჯვის ლიმიტებს და ამგვარად ხელს უშლიან რომელიმე დეპარტამენტს ან ორგანიზაციას ნაღდი ფულის ამოწურვას.
მიმდინარე კონტროლი
იგი ხორციელდება უშუალოდ მუშაობის პროცესში. ყველაზე ხშირად, მისი ობიექტი დაქვემდებარებული თანამშრომლები არიან, თავად კი ტრადიციულად მათი უშუალო უფროსის პრეროგატივაა.
მიმდინარე კონტროლი არ ხორციელდება სიტყვასიტყვით ერთდროულად სამუშაოს შესრულებასთან, არამედ ეფუძნება სამუშაოს შესრულების შემდეგ მიღებული რეალური შედეგების გაზომვას, რომელიც მიზნად ისახავს სასურველი მიზნების მიღწევას.
ამ გზით მიმდინარე კონტროლის განსახორციელებლად საკონტროლო აპარატს სჭირდება უკუკავშირი - მიღებული შედეგების შესახებ მონაცემების მოპოვების სისტემა.
ორგანიზაციული უკუკავშირის კონტროლის სისტემების უმეტესობა ღია (არადახურული) სისტემებია. ასეთი სისტემების გარე ელემენტია ხელმძღვანელი მენეჯერი, რომელიც რეგულარულად ახდენს გავლენას ამ სისტემაზე და ცვლის როგორც მის მიზნებს, ასევე მის ფუნქციონირებას. სავსებით მისაღებია მენეჯმენტის განხილვა, უპირველეს ყოვლისა, როგორც მცდელობა იმის უზრუნველსაყოფად, რომ ორგანიზაცია ფუნქციონირებს როგორც სისტემა ეფექტური უკუკავშირით, ე.ი. როგორც სისტემა, რომელიც უზრუნველყოფს გამომავალი მახასიათებლებს მოცემულ დონეზე, გარე და შიდა გადახრის ფაქტორების გავლენის მიუხედავად.
საბოლოო კონტროლი
იგი ხორციელდება სამუშაოს დასრულებიდან გარკვეული დროის შემდეგ.
საბოლოო კონტროლის ფუნქციები:
ორგანიზაციის მენეჯმენტს მიაწოდოს დაგეგმვისთვის საჭირო ინფორმაცია, თუ მსგავსი სამუშაოების ჩატარება იგეგმება მომავალში. რეალური და საჭირო შედეგების შედარებით მენეჯმენტს უკეთ შეუძლია შეაფასოს რამდენად რეალური იყო მათი გეგმები. ეს პროცედურა ასევე საშუალებას გაძლევთ მიიღოთ ინფორმაცია წარმოქმნილი პრობლემების შესახებ და ჩამოაყალიბოთ ახალი გეგმები, რათა თავიდან აიცილოთ ეს პრობლემები მომავალში;
მოტივაციის გაუმჯობესება. თუ ორგანიზაციის მენეჯმენტი სამოტივაციო ჯილდოს აკავშირებს შესრულების გარკვეული დონის მიღწევასთან, მაშინ აშკარაა, რომ მიღწეული ფაქტობრივი შესრულება ზუსტად და ობიექტურად უნდა შეფასდეს. აუცილებელია შესრულების გაზომვა და შესაბამისი ჯილდოს მიცემა „იმისთვის, რომ ჩამოვაყალიბოთ სამომავლო მოლოდინები, რომ არსებობს მჭიდრო კავშირი რეალურ შედეგებსა და ჯილდოებს შორის“.
კონტროლის პროცესი
კონტროლის პროცესი მოიცავს სამ ეტაპს:
სტანდარტებისა და კრიტერიუმების შემუშავება;
მიღწეული შედეგების გაზომვა და მათი შედარება დადგენილ სტანდარტებთან;
საჭირო მაკორექტირებელი მოქმედებების განხორციელება, თუ მიღწეული შედეგები არსებითად განსხვავდება დადგენილი სტანდარტებისაგან.
სტანდარტებისა და კრიტერიუმების შემუშავება
საკონტროლო პროცედურის ეს ეტაპი ითვალისწინებს:
შესრულების ინდიკატორები;
დასაშვები გადახრების მასშტაბი.
სტანდარტებიარის კონკრეტული მიზნები, რომლებისთვისაც პროგრესი გაზომვადია. ეს მიზნები აშკარად გამომდინარეობს დაგეგმვის პროცესიდან.
სამიზნის მაგალითი, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას როგორც კონტროლის სტანდარტები, იქნება 1 მილიონი დოლარის მოგება მომავალ წელს.
შესრულების ინდიკატორები არის კონკრეტული კრიტერიუმების ერთობლიობა (ამ შემთხვევაში, მოგება 1 მილიონი დოლარი და ერთი წლის ვადა), რომელთა ღირებულებების ანალიზი საშუალებას გაძლევთ შეაფასოთ შესრულების ხარისხი.
შედარებით მარტივია შესრულების მეტრიკის დადგენა ისეთი რამისთვის, როგორიცაა მოგება, გაყიდვები, მატერიალური ხარჯები, რადგან ისინი რაოდენობრივია.
თუმცა, ორგანიზაციების ზოგიერთი მნიშვნელოვანი მიზნები და ამოცანები რიცხვებით ვერ გამოისახება. მაგალითად, ძალიან რთულია მიზნად მიჩნეული ზნეობრივი მატების რაოდენობრივი დადგენა მორალის ამა თუ იმ დონისთვის რიცხობრივი მნიშვნელობის მინიჭებით ან დოლარის ექვივალენტური ოდენობით გამოხატვით.
მაგრამ ორგანიზაციები, რომლებიც ეფექტურად მუშაობენ, მიდრეკილნი არიან გადალახონ სირთულეები, რომლებიც დაკავშირებულია რაოდენობრივ მიზნებთან და ისინი წარმატებას მიაღწევენ.
მაგალითად, მუშების სულიერი დონისა და მდგომარეობის შესახებ ინფორმაციის მიღება შესაძლებელია სხვადასხვა გამოკითხვისა და გამოკითხვის საშუალებით.
ან, მაგალითად, თანამდებობიდან გათავისუფლების მცირე რაოდენობა შეიძლება გამოყენებულ იქნას, როგორც საზომი სამუშაოთი კმაყოფილების სტანდარტების დადგენისას.
რამდენიმე განსაკუთრებული შემთხვევის გამოკლებით, იშვიათად არის საჭირო, რომ ორგანიზაციებმა ერთი იოტა არ გადაუხვიონ მიზანს. სინამდვილეში, ერთ-ერთი დამახასიათებელი ნიშნებიკარგი კონტროლის სისტემის სტანდარტი არის ის, რომ ის შეიცავს რეალისტურ ტოლერანტობას.
ტოლერანტობის მასშტაბი - დიაპაზონი, რომლის ფარგლებშიც მიღებული შედეგების გადახრა დანიშნულებიდან არ უნდა გამოიწვიოს განგაში.
ეფექტური რომ იყოს, კონტროლი ეკონომიური უნდა იყოს. კონტროლის სისტემის სარგებელი უნდა აღემატებოდეს მისი მუშაობის ხარჯებს. კონტროლის სისტემის ხარჯები შედგება მენეჯერებისა და სხვა თანამშრომლების მიერ ინფორმაციის შეგროვებაზე, გადაცემასა და ანალიზზე დახარჯულ დროს, ისევე როგორც ყველა ტიპის აღჭურვილობის ხარჯებს, რომლებიც გამოიყენება კონტროლის განსახორციელებლად, და დაკავშირებული ინფორმაციის შენახვის, გადაცემისა და ძიების ხარჯებს. პრობლემების გასაკონტროლებლად..
მთავარი პრობლემა არის მართლაც მნიშვნელოვანი გადახრების იდენტიფიცირება. მათი პირდაპირ ფულად ეკვივალენტად გადაქცევა, თუმცა საკმაოდ აშკარაა, ყოველთვის არ არის გამართლებული.
მაგალითად, General Motors-ისთვის არაფერს ნიშნავს, თუ ყოველკვირეული გაყიდვები 1 მილიონი დოლარით ნაკლებია დაგეგმილ თანხაზე. მაგრამ თუ General Motors ვერ აკონტროლებს 50 ცენტიანი ნაწილის ხარისხს, ის შემდგომში იძულებული გახდება გადასინჯვისთვის წაიღოს უკვე გაყიდული ასობით ათასი მანქანა.
მიღწეული შედეგების გაზომვადა მათი შედარება დადგენილ სტანდარტებთან
კონტროლის ამ ეტაპზე განხორციელებული აქტივობები მოიცავს:
შედეგების გაზომვა და გადახრების შედარება დაგეგმილი ინდიკატორებიმათი დაშვებული მნიშვნელობებით;
ინფორმაციის გადაცემა და გავრცელება;
ინფორმაციის შეფასება.
შედეგების გაზომვა
მნიშვნელოვანი ამოცანაა უზრუნველყოს, რომ გაზომვების სიჩქარე, სიხშირე და სიზუსტე შეესაბამებოდეს მონიტორინგის აქტივობას. AT კომერციული საქმიანობაგაზომვების მიზანია მოგების გაზრდა და არა იმის დადგენა, თუ რა ხდება რეალურად.
მაგალითი. ორგანიზაციების უმეტესობა ხშირად არ ატარებს ინვენტარის დათვლას. თუ მწარმოებელი ყოველდღიურად ხელახლა გამოთვლის მასალების მარაგს, მან ზუსტად იცის, მაგალითად, რამდენს კარგავს ქურდობის გამო. მაგრამ კომპანია ამ შემთხვევაში სხვას ვერაფერს გააკეთებს, რადგან მთელი დრო გათვლებით იქნება დაკავებული. ამიტომ, მწარმოებლების უმეტესობა ატარებს დიდ ინვენტარს, დაახლოებით ექვს თვეში ერთხელ. მათ გამოცდილებიდან იციან, რომ ქურდობის შედეგად მიღებული ზარალი ტოლერანტობის ფარგლებში იქნება ამ პერიოდის განმავლობაში.
თავის მხრივ, ბანკები ყოველდღიურად ითვლიან თავიანთ შემოსავალს, რადგან ფული უჩვეულოდ მიმზიდველი ნივთია მოსაპარად. თუმცა, ფრთხილად აუდიტის შემოწმებებიისინი საკმაოდ იშვიათად ახორციელებენ ყველა სააღრიცხვო ჩანაწერს.
ინფორმაციის გადაცემა და გავრცელება. იმისათვის, რომ კონტროლის სისტემამ ეფექტურად იმუშაოს, აუცილებელია ორგანიზაციის შესაბამის ადამიანებთან როგორც დადგენილი სტანდარტების, ასევე მიღწეული შედეგების კომუნიკაცია. ასევე სასურველია იყოთ სრულიად დარწმუნებული, რომ დადგენილ სტანდარტებს კარგად ესმით თანამშრომლები. ეს ნიშნავს, რომ უნდა იყოს ეფექტური კომუნიკაცია მათ შორის, ვინც ადგენს სტანდარტებს და მათ, ვინც უნდა შეასრულოს ისინი.
ძირითადი სირთულეები, რომლებიც წარმოიქმნება საკონტროლო ინფორმაციის შეგროვებისა და გავრცელების გზაზე, დაკავშირებულია კომუნიკაციის სხვადასხვა პრობლემასთან. მიუხედავად იმისა, რომ ზოგიერთი მონაცემი გროვდება და მუშავდება კომპიუტერის მიერ, ინფორმაციის უმეტესი ნაწილი უნდა დამუშავდეს ადამიანის მიერ. ამ ჯაჭვში პირის ყოფნა დაკავშირებულია ინფორმაციის შესაძლო დამახინჯებასთან, რის საფუძველზეც უნდა იქნას მიღებული გადაწყვეტილებები კონტროლის სფეროში.
ბოლო წლებში ძალიან დიდი წარმატება იქნა მიღწეული ექსკლუზიურად რაოდენობრივი ხასიათის ინფორმაციის გავრცელებაში. ახლა მენეჯერს აქვს შესაძლებლობა მოიპოვოს მნიშვნელოვანი ინფორმაცია სინთეზირებული ფორმით, საჭირო შედარებებით, რომელიც უკვე გაკეთებულია თითქმის პირველადი მონაცემების ჩამოსვლის დროს.
ბუღალტრული აღრიცხვისა და მართვის საინფორმაციო სისტემა ასევე მნიშვნელოვან როლს ასრულებს შიდა კონტროლის სისტემაში, ისეთი ბრენდის არსებობა, როგორიცაა SAP ან Oracle, დადებითი სიგნალია როგორც ინვესტორებისთვის, ასევე აუდიტორებისთვის.
შედეგების შესახებ ინფორმაციის შეფასება. ამ შეფასების მიზანია გადაწყვიტოს საჭიროა თუ არა ქმედება და, თუ ასეა, როგორ.
მოქმედებები
კონტროლის პროცესის ამ ეტაპზე მენეჯერმა უნდა აირჩიოს ქცევის სამი ხაზიდან ერთი:
არაფრის გაკეთება (თუ ფაქტობრივი შედეგების შედარება სტანდარტებთან მიუთითებს, რომ დასახული მიზნები მიღწეულია);
გადახრის აღმოფხვრა.
Მაგალითად, სამრეწველო მეცნიერების ინტენსიური ფირმის პრეზიდენტმა შეცვალა ან გაათავისუფლა სამი ინჟინერიის ხელმძღვანელი ოთხი წლის განმავლობაში. ყოველ ჯერზე ამას აკეთებდა განვითარების პროცესის გამო ახალი პროდუქტიკომპანია ცუდად წავიდა. მან არასოდეს განიხილა შესაძლებლობა, რომ პრობლემა გამოწვეული იყო სხვა ფაქტორებით, რომელთაგან ზოგიერთი დამოუკიდებელი იყო ინჟინერიის მენეჯერისგან. სიტუაციის შემდგომმა ანალიზმა იმ კორპორაციის ადმინისტრაციის მიერ, რომელმაც შეიძინა ფირმა, სწორედ ასეთ დასკვნამდე მიგვიყვანა. მისი აზრით, პრობლემები წარმოიშვა სხვადასხვა ფაქტორების ერთობლიობის გამო, მათ შორის, შეუსაბამო არაფორმალური ნორმების არსებობა, გარკვეული სახის ფორმალური კოორდინაციის არარსებობა და ამ ყველაფრის მიმართ კომპანიის პრეზიდენტის სპეციფიკური დამოკიდებულება. ეს დასკვნები სამივე ყოფილმა დირექტორმა გააკეთა წარმატებული კარიერამაღალი ტექნოლოგიების სფეროში მოღვაწე სხვა სამრეწველო ფირმების საინჟინრო და ტექნიკური განყოფილებების ხელმძღვანელებად.
გადახედეთ სტანდარტს (ზოგჯერ თავად სტანდარტები შეიძლება არ იყოს რეალისტური, რადგან ისინი ეფუძნება გეგმებს, ხოლო გეგმები მხოლოდ მომავლის პროგნოზებია. როდესაც გეგმები გადაიხედება, სტანდარტებიც უნდა გადაიხედოს).
Მაგალითად, თუ თითქმის ყველა გამყიდველი აჭარბებს თავის კვოტას 50%-ით, მაშინ ეს ალბათ ძალიან დაბალი კვოტაა და ის არ შეიძლება იყოს მისაღები შესრულების სტანდარტი. .
დააწესეთ მნიშვნელოვანი სტანდარტები, რომლებსაც თანამშრომლები აღიქვამენ.
ადამიანებმა უნდა იგრძნონ, რომ სტანდარტები, რომლებიც გამოიყენება მათი შესრულების შესაფასებლად, ნამდვილად ასახავს მათ მუშაობას სამართლიანად და სამართლიანად. გარდა ამისა, მათ უნდა გააცნობიერონ, როგორ და როგორ ეხმარებიან თავიანთ ორგანიზაციას ინტეგრალური მიზნების მიღწევაში. თუ თანამშრომლები ხედავენ, რომ დადგენილი კონტროლის სტანდარტები არ არის სრული და ობიექტური, ან უბრალოდ „რწყილების დაჭერა“, მაშინ მათ შეუძლიათ იგნორირება გაუკეთონ და განზრახ დაარღვიონ ისინი, ან განიცდიან დაღლილობას და იმედგაცრუებას.
მენეჯერები ასევე უნდა ცდილობდნენ უზრუნველყონ, რომ მათ მიერ დაწესებული სტანდარტები გულწრფელად იყოს მიღებული და დამტკიცებული იმ ადამიანების მიერ, რომელთა საქმიანობასაც ისინი განსაზღვრავენ. როგორც უკვე აღვნიშნეთ, ზოგიერთი ავტორი თვლის, რომ სტანდარტების მისაღებობის გაზრდის მიზნით, აუცილებელია, რომ მუშებმა თავად მიიღონ მონაწილეობა მათ განვითარებაში. ერთ-ერთ კვლევაში აჩვენა, რომ თანამშრომლების რეალურმა მონაწილეობამ გადაწყვეტილებების შემუშავებაში და მიზნების ჩამოყალიბებაში ბიუჯეტის შემუშავების ეტაპზე განაპირობა თანამშრომლების მნიშვნელოვნად უფრო ინტენსიური ჩართვა ორგანიზაციის მუშაობაში მისი მიზნების მისაღწევად. ჩვენ აღვწერთ კონკრეტულ მეთოდებს პერსონალის ჩართვის სტანდარტულ გარემოში, როდესაც განვიხილავთ შესრულების მენეჯმენტს და ნულზე დაფუძნებულ ბიუჯეტირებას.
დააყენეთ ორმხრივი კომუნიკაცია
თუ დაქვემდებარებულს აქვს რაიმე პრობლემა კონტროლის სისტემასთან, მაშინ მას უნდა შეეძლოს ღიად განიხილოს ისინი იმის შიშის გარეშე, რომ მენეჯმენტი ამით განაწყენდება. ნებისმიერი მენეჯერი, რომელიც ახორციელებს კონტროლს ორგანიზაციაში, გულწრფელად უნდა განიხილოს თავის ქვეშევრდომებთან, მოსალოდნელი შედეგების რა მნიშვნელობები იქნება გამოყენებული, როგორც სტანდარტები კონტროლის თითოეულ სფეროში. ამგვარმა კომუნიკაციამ უნდა გაზარდოს იმის ალბათობა, რომ თანამშრომლებმა ზუსტად გაიგონ კონტროლის ჭეშმარიტი მიზანი და დაეხმარონ კონტროლის სისტემაში ფარული ხარვეზების იდენტიფიცირებას, რომლებიც აშკარა არ არის მისი შემქმნელებისთვის კომპანიის უმაღლესი მენეჯმენტიდან.
მოერიდეთ ზედმეტ კონტროლს.
მენეჯმენტმა არ უნდა გადაიტვირთოს ქვეშევრდომები კონტროლის მრავალი ფორმით, წინააღმდეგ შემთხვევაში ეს მთელ მათ ყურადღებას მოიხმარს და გამოიწვევს სრულ დაბნეულობას და კოლაფსს. მთავარი კითხვა, რომელიც უნდა დაისვას ნებისმიერი ტიპის კონტროლის დანერგვისას, შემდეგია: „აუცილებელია თუ არა ეს სასურველი შედეგების მნიშვნელოვანი გადახრების თავიდან აცილების ან თავიდან ასაცილებლად? გარდა ამისა, კონტროლერებმა - მენეჯერებმა არ უნდა შეამოწმონ სამუშაო უფრო ხშირად და უფრო ფრთხილად, ვიდრე საჭიროა. წინააღმდეგ შემთხვევაში, გასაგები მიზეზების გამო, ეს შეიძლება უბრალოდ შემაშფოთებელი იყოს.
დააწესეთ მკაცრი, მაგრამ მიღწევადი სტანდარტები.
საკონტროლო ღონისძიებების შემუშავებისას მნიშვნელოვანია მოტივაციის გათვალისწინება. მკაფიო და ზუსტი სტანდარტი ხშირად ქმნის მოტივაციას იმით, რომ თანამშრომლებს ეუბნება ზუსტად რას მოელის მათგან ორგანიზაცია. თუმცა, მოტივაციური მოლოდინის თეორიის თანახმად, ადამიანებს შეუძლიათ მოტივირებული იმუშაონ მხოლოდ იმ მიზნების მისაღწევად, რომლებსაც ისინი რეალისტურად მიიჩნევენ. ამრიგად, თუ სტანდარტი აღიქმება როგორც არარეალური ან უსამართლოდ მაღალი, მაშინ მას შეუძლია გაანადგუროს მუშების მოტივები. ანალოგიურად, თუ სტანდარტი იმდენად დაბალია, რომ მისი მიღწევა რთული არ არის, ამ გარემოებამ შეიძლება დემოტივაციური გავლენა მოახდინოს ადამიანებზე მაღალი დონესაჭიროა მაღალი შესრულებისთვის. კარგი მენეჯერი გრძნობს განსხვავებებს დაქვემდებარებულთა საჭიროებებსა და შესაძლებლობებში და ადგენს სტანდარტებს ამ განსხვავებების საფუძველზე.
ჯილდო სტანდარტის მიღწევისთვის
თუ ორგანიზაციის მენეჯმენტს სურს, რომ თანამშრომლები იყვნენ მოტივირებულნი, რომ თავიანთი მაქსიმუმი გასცენ ორგანიზაციას, მათ სამართლიანად უნდა დააჯილდოონ ისინი შესრულების დადგენილი სტანდარტების მიღწევისთვის. მოლოდინის თეორიის მიხედვით, არსებობს მკაფიო კავშირი შესრულებასა და ჯილდოს შორის. თუ მუშები არ გრძნობენ ამ კავშირს, ან გრძნობენ, რომ ჯილდო უსამართლოა, მაშინ მათი პროდუქტიულობა შეიძლება შემცირდეს მომავალში.
კონტროლის ქცევითი ასპექტები
ხალხი არის კონტროლის განუყოფელი ელემენტი, ისევე როგორც მენეჯმენტის ყველა სხვა ეტაპი. ამიტომ, კონტროლის პროცედურის შემუშავებისას მენეჯერმა უნდა გაითვალისწინოს ადამიანების ქცევა.
კონტროლის მიზანმიმართული გამოჩენა
კონტროლის პროცესის მკაფიო და თვალსაჩინო გახდომის სურვილის მიღმა არის არა შეცდომების ან თაღლითობის დაჭერა, არამედ მათი თავიდან აცილება. მენეჯერები იმედოვნებენ, რომ თანამშრომლები, იცოდნენ, რომ კონტროლი არსებობს და ეფექტურად მოქმედებს, შეგნებულად შეეცდებიან თავიდან აიცილონ შეცდომები, საეჭვო ტრანზაქციები და მსგავსი.
მაგალითად, ბანკის ყველა თანამშრომელი, რომელიც ახორციელებს რაიმე ტრანზაქციას, გაფრთხილებულია გაურკვეველი პირობებით, რომ ბანკის ყოველი დოლარი უნდა გაიაროს ანგარიშებზე ყოველდღე. ფულის ანგარიშებს ხშირად ამოწმებენ და ხელახლა ამოწმებენ უფროსი თანამშრომლები, როგორც ნათქვამია გაფრთხილებაში. ანალოგიურად, არავინ მალავს ქარხნებში პროდუქციის ხარისხის რეგულარულ შემოწმებას. ფირმების იმ თანამშრომლებმა, რომლებსაც აქვთ სესხის გაცემის ან ჩეკების ხელმოწერის უფლება, ზუსტად იციან, რომ ყველაფერი ფინანსური ანგარიშგებასაგულდაგულოდ შემოწმდება დამოუკიდებელი აუდიტორები.
კონტროლის სისტემის მუშაობის ხილვადობის ქვეპროდუქტები არის ადამიანების ქცევის უნებლიე შეფერხებები.
კონტროლზე ორიენტირებული ქცევა
ეს არის თანამშრომლების ტენდენცია, რომ ხაზი გაუსვან სამუშაოს იმ სფეროებში, სადაც გაზომვები ხდება და უგულებელყოფენ მათ, სადაც ასეთი გაზომვები არ ხდება.
ქვეშევრდომები, როგორც წესი, აკეთებენ იმას, რისი დანახვაც უფროსებს სურთ მათგან შემოწმებისას.
კონტროლის სისტემა საგულდაგულოდ უნდა იყოს შემუშავებული ამ ეფექტის გათვალისწინებით, წინააღმდეგ შემთხვევაში ის ხელმძღვანელობს თანამშრომლებს, რომ კარგად გამოიყურებოდნენ საკონტროლო გაზომვებში და საერთოდ არ მიაღწიონ ორგანიზაციულ მიზნებს.
მაგალითად, ასეთი პრობლემა ზოგჯერ შეიძლება წარმოიშვას, თუ მოგზაური გამყიდველების მუშაობას შეაფასებთ მხოლოდ მათი გაყიდვების მოცულობის საფუძველზე. გამოცდილმა გამყიდველებმა იციან, რომ ზარი იმ ადგილას, რომელიც მათ უკვე იციან, უფრო მეტად გაყიდის მათ პროდუქტს, ვიდრე ზარი უცნობ ადგილზე. ამრიგად, თუ მათ მიერ გაყიდული საქონლის დოლარის ოდენობა მათი ეფექტურობის ერთადერთი საზომია, მაშინ გამყიდველები ყურადღებას გაამახვილებენ თავიანთ ძალისხმევაზე უკვე ნაცნობ მომხმარებლებზე, არ აინტერესებთ პერსპექტივები. თუ ორგანიზაციის საერთო მიზნები მოიცავს ბაზრის წილის გაზრდასაც, რაც მიიღწევა მხოლოდ ახალი მომხმარებლების მოზიდვით, მაშინ აშკარაა, რომ გამყიდველების ასეთმა ქცევამ შეიძლება გამოიწვიოს უარყოფითი შედეგები. ასე რომ, თუ კონკურენტი ფირმები წარმატებით გაზრდიან თავიანთ საბაზრო წილებს, მაშინ ამ ორგანიზაციის წილი თანდათან შემცირდება.
გამოუსადეგარი ინფორმაციის მიღება
კონტროლს შეუძლია წაახალისოს ადამიანები, მიაწოდონ ორგანიზაციებს არასათანადო ინფორმაცია.
მაგალითად, მენეჯერებმა შეიძლება შეეცადონ დასახონ დაბალი მიზნები, გაზარდონ მათი რეალურად მიღწევისა და ჯილდოების მიღების ალბათობა დებრიფინგის პერიოდში.
Კოორდინაცია
Კოორდინაცია- ჰარმონიზაცია, ჰარმონიზაცია (ცნებების, ქმედებების, შემადგენელი ნაწილებირაღაც და ა.შ.).
(უცხო სიტყვების თანამედროვე ლექსიკონი.-მ., 2001 წ.)
Კონტროლში კოორდინაცია- სისტემის სხვადასხვა ელემენტების მუშაობის გამარტივება და კოორდინაცია მათი მუშაობის პროცესში ერთობლივი საქმიანობა, მართვის პროცესის ცენტრალური ფუნქცია, მისი უწყვეტობისა და უწყვეტობის უზრუნველყოფა. კოორდინაციის მთავარი ამოცანაა ორგანიზაციის ყველა ნაწილის მუშაობაში თანმიმდევრულობის მიღწევა მათ შორის რაციონალური კავშირების (კომუნიკაციების) დამყარებით.
ამ ბმულების ბუნება შეიძლება ძალიან განსხვავებული იყოს, რადგან ეს დამოკიდებულია კოორდინირებულ პროცესებზე. ყველაზე ხშირად გამოიყენება მოხსენებები, ინტერვიუები, შეხვედრები, კომპიუტერული კომუნიკაციები და ა.შ. ამ და კომუნიკაციის სხვა ფორმების დახმარებით მყარდება ურთიერთქმედება ორგანიზაციის ქვესისტემებს შორის, ხდება რესურსების მანევრირება, მართვის პროცესის ყველა ეტაპის (დაგეგმვა, ორგანიზაცია, მოტივაცია და კონტროლი), ასევე მოქმედებების ერთიანობა და კოორდინაცია. მენეჯერების, უზრუნველყოფილია.
დებულება დოკუმენტური ნაკადის კოორდინაციისა და ბრძანებების შესრულების კონტროლის დეპარტამენტის შესახებ
ფედერალური ხაზინის ოფისი
1. ფედერალური ხაზინის ოფისის (შემდგომში დეპარტამენტი) დოკუმენტების ნაკადის კოორდინაციისა და ბრძანებების შესრულების მონიტორინგის დეპარტამენტი არის ფედერალური ხაზინის ოფისის (შემდგომში ოფისი), შექმნილი სტრუქტურული ქვედანაყოფი. ფედერალური ხაზინის უფლებამოსილების განხორციელების უზრუნველსაყოფად საოფისე სამუშაოების ორგანიზებისა და საარქივო მხარდაჭერის ერთიანი სისტემის ფუნქციონირების სფეროში, დოკუმენტების ნაკადის ორგანიზება და კონტროლი, ფედერალურ ხაზინაში ინსტრუქციების შესრულებაზე კონტროლი.
დეპარტამენტი იქმნება და ლიკვიდირებულია ფედერალური ხაზინის ბრძანებით.
2. დეპარტამენტს ხელმძღვანელობს თანამდებობაზე ფედერალური ხაზინის ბრძანებით დანიშნული უფროსი.
3. დეპარტამენტის უფროსს ჰყავს მოადგილეები საშტატო ნუსხის მიხედვით.
4. დეპარტამენტი თავის საქმიანობაში ხელმძღვანელობს:
კანონმდებლობა და მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტები რუსეთის ფედერაცია;
ფედერალური ხაზინის რეგულაციები;
ადმინისტრაციის დებულებები;
ამ დებულებით.
II. უფლებამოსილებები
5. დეპარტამენტი ახორციელებს შემდეგ უფლებამოსილებებს:
5.1. უზრუნველყოფს საფოსტო კომუნიკაციების, საკურიერო კომუნიკაციებისა და ტელეკომუნიკაციების საშუალებით მიღებული შემოსული კორესპონდენციის მიღებას, აღრიცხვას, რეგისტრაციას, პირველადი დამუშავებას და წინასწარ განხილვას, შემომავალი კორესპონდენციის მიტანას ფედერალური ხაზინის ხელმძღვანელობასთან, სტრუქტურული დანაყოფები;
5.2. უზრუნველყოფს რეგისტრაციის სისწორეს, გამავალი კორესპონდენციის აღრიცხვასა და მის ადრესატებთან სწრაფ გაგზავნას;
5.3. უზრუნველყოფს ფედერალური ხაზინის ხელმძღვანელობის ინსტრუქციების პროექტების მომზადებას დოკუმენტების შესრულების შესახებ;
5.4. უზრუნველყოფს ურთიერთქმედებას ფედერალურ სახელმწიფო უნიტარულ საწარმოსთან "რუსეთის ფოსტა" ფედერალური ხაზინის კორესპონდენციის მიღებისა და გაგზავნის ორგანიზებაზე;
5.5. ფედერალური ხაზინის ხელმძღვანელობის სახელით, მოაქვს ფედერალური კონსტიტუციური კანონები ფედერალური ხაზინის ცენტრალური აპარატის განყოფილებებს, ფედერალური კანონებირუსეთის ფედერაციის პრეზიდენტის განკარგულებები, ბრძანებები და მითითებები, დადგენილებები, ბრძანებები და რუსეთის ფედერაციის მთავრობის ინსტრუქციები, მასალები, რომლებიც განიხილება რუსეთის ფედერაციის მთავრობისა და რუსეთის ფედერაციის მთავრობის პრეზიდიუმის სხდომებზე, მიღებული ფედერალური ხაზინაში. , სახელმწიფო სათათბიროს, რუსეთის ფედერაციის ფედერალური ასამბლეის ფედერაციის საბჭოს, რუსეთის ფედერაციის ანგარიშთა პალატის მასალები, ფედერალური ხაზინის ხელმძღვანელობის ინსტრუქციები მითითებულ დოკუმენტებზე;
5.6. ორგანიზებას უწევს მუშაობას ფედერალური ხაზინის ცენტრალური ოფისის საქმეების გაერთიანებული ნომენკლატურის შედგენის, კოორდინაციისა და დამტკიცების შესახებ და უზრუნველყოფს კონტროლს ფედერალური ხაზინის დოკუმენტების დასრულებული დოკუმენტაციის შეძენასა და უსაფრთხოებაზე, აწყობს მუშაობას მათ აღრიცხვაზე და გამოყენებაზე, ატარებს. საბუთების ღირებულების შემოწმება და გასული შენახვის ვადის მქონე საქმეების განადგურების გამოყოფა;
5.7. უზრუნველყოფს მუდმივი შენახვის დოკუმენტების და ფედერალური ხაზინის ცენტრალურ ოფისში პერსონალის დოკუმენტების უსაფრთხოებას, ფედერალური ხაზინის საქმიანობაში ჩამოყალიბებული რუსეთის ფედერაციის საარქივო ფონდის დოკუმენტების მომზადებას და გადაცემას, სახელმწიფო შესანახად. რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო არქივში;
5.8. ორგანიზებას უწევს სამუშაოებს სადეპოზიტო შენახვისთვის დროებითი შენახვის ვადების შემთხვევების მომზადებასა და გადაცემაზე, უზრუნველყოფს ურთიერთქმედებას
ფედერალურ სახელმწიფო დაწესებულებასთან "რუსეთის ხაზინის საქმიანობის მხარდაჭერის ცენტრთან" ფედერალური ხაზინის ცენტრალური ოფისის დროებითი შენახვის საარქივო დოკუმენტების მიღებისა და გადაცემისათვის ფედერალური სახელმწიფო დაწესებულების "ცენტრის მხარდაჭერის ცენტრის" არქივში. რუსეთის ხაზინის საქმიანობა“, მათი შენახვა, გამოყენება და განადგურება;
5.9. უზრუნველყოფს მოქალაქეებისა და ორგანიზაციების ზეპირი და წერილობითი მიმართვების მიღებას, აღრიცხვას და რეგისტრაციას, აწყობს მუშაობას მათ განხილვაზე, აჯამებს ინფორმაციას განხილვის პროგრესისა და შედეგების შესახებ და უგზავნის ინფორმაციას ფედერალური ხაზინის ხელმძღვანელს, რუსეთის ფინანსთა სამინისტროს. რუსეთის ფედერაციის პრეზიდენტის ოფისი მოქალაქეებისა და ორგანიზაციების მიმართვებთან მუშაობისთვის, განათავსებს ფედერალური ხაზინის ოფიციალურ ვებსაიტზე, ასევე აღრიცხავს, აღრიცხავს და აგზავნის პასუხებს თხოვნებზე;
5.10. ფედერალური ხაზინის ხელმძღვანელს და მის მოადგილეებს წარუდგენს ოპერატიულ ინფორმაციას, კორესპონდენციას, მითითებებს და სხვა მასალებს, რომლებზეც საჭიროა გადაწყვეტილების მიღება;
5.11. აცნობებს ფედერალური ხაზინის ცენტრალური ოფისის შესაბამის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებს ფედერალური ხაზინის უფროსის მითითებებს და მითითებებს, აკონტროლებს მათ დროულ შესრულებას, მათ შორის, აჯამებს ინფორმაციას ინსტრუქციების შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების შესახებ და აცნობებს ხელმძღვანელობას. ამის შესახებ ფედერალური ხაზინა;
5.12. ახორციელებს მონაცემთა ბაზის რეგისტრაციას, პასუხისმგებლობით შენახვას და შენარჩუნებას ფედერალური ხაზინის ორდერების დოკუმენტების მართვის ავტომატურ სისტემაში ძირითადი საქმიანობის, ადმინისტრაციული და ეკონომიკური საკითხების და მარეგულირებელი ხასიათის შესახებ;
5.13. ახორციელებს მუშაობას დადებული სახელმწიფო კონტრაქტების რეგისტრაციაზე, აღრიცხვაზე და შენახვაზე, ხელშეკრულებებზე (შეთანხმებებზე) ფედერალური ბიუჯეტის სახსრების საბანკო დეპოზიტებზე, საბანკო ანგარიშებზე, ინფორმაციის მხარდაჭერასა და ურთიერთქმედების შესახებ, თანამშრომლობაზე, ტრენინგზე და სამუშაოზე ტრენინგზე. ასევე გამოსყიდვის ხელშეკრულებები;
5.14. ახორციელებს ფედერალური ხაზინის საინფორმაციო და მეთოდურ წერილებს რეგისტრაციას, აღრიცხვასა და შენახვას ფედერალური ხაზინის უფროსის მიერ;
5.15. უზრუნველყოფს ფედერალურ ხაზინაში საოფისე მუშაობის მარეგულირებელი ნორმატიული და მეთოდოლოგიური დოკუმენტების შემუშავებას და განხორციელებას და მეთოდოლოგიურ დახმარებას ფედერალური ხაზინის ცენტრალურ ოფისსა და ფედერალური ხაზინის ტერიტორიულ ორგანოებში დოკუმენტების მიმოქცევისა და დოკუმენტების საარქივო შენახვის ორგანიზებაში;
5.16. უზრუნველყოფს მეთოდოლოგიურ მხარდაჭერას და კონტროლს ფედერალურ ხაზინაში დოკუმენტების მართვის ავტომატური სისტემის მუშაობის ორგანიზებაზე;
5.17. ორგანიზებას უწევს ფედერალური ხაზინის (ცეკ) ცენტრალური საექსპერტო კომისიის მუშაობას, ამზადებს მასალებს ცეკ-ის სხდომებზე განსახილველად;
5.18. შეიმუშავებს და ახორციელებს სამუშაო ნაკადის შემცირების ღონისძიებებს დოკუმენტებთან მუშაობის ფორმებისა და მეთოდების რაციონალური ორგანიზების, მათი გაერთიანებისა და სტანდარტიზაციის გზით;
5.19. დეპარტამენტის კომპეტენციის ფარგლებში უზრუნველყოფს მოქალაქეთა მიმართვების დროულ და სრულ განხილვას და იურიდიული პირებიამ საჩივრებზე პასუხების მომზადება რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობით დადგენილ ვადაში;
5.20. უზრუნველყოფს ორგანიზაციას თავის დროზედეპარტამენტში საოფისე მუშაობა, დეპარტამენტის საქმიანობაში ჩამოყალიბებული საარქივო დოკუმენტების შეძენა, შენახვა, აღრიცხვა და გამოყენება;
5.21. მონაწილეობს დეპარტამენტში სახელმწიფო საიდუმლოების შემადგენელი ინფორმაციის საიდუმლოებისა და დაცვის რეჟიმის უზრუნველყოფის ღონისძიებების შემუშავებასა და განხორციელებაში;
5.22. ახორციელებს ფედერალური ხაზინის ბრძანებებით დადგენილ სხვა უფლებამოსილებებს.
III. პასუხისმგებლობა
6. დეპარტამენტის მიერ ამ დებულებით გათვალისწინებული უფლებამოსილების ჯეროვნად და დროულად შესრულებაზე პასუხისმგებლობა ეკისრება დეპარტამენტის უფროსს.
7. დეპარტამენტის უფროსი პირადად პასუხისმგებელია:
7.1. ამ რეგლამენტის II ნაწილით გათვალისწინებული უფლებამოსილების განხორციელება;
7.2. დამოწმებული და ხელმოწერილი დოკუმენტები;
7.3. ოფისის მენეჯმენტის დოკუმენტაციისა და მითითებების დროული, ასევე ხარისხიანად შესრულება;
7.4. დეპარტამენტის თანამშრომლების მიერ ოფიციალური ინფორმაციის არაოფიციალური მიზნებისთვის გამოყენების აკრძალვა;
7.5. დეპარტამენტის თანამშრომლების მიერ ფედერალური ხაზინის ცენტრალური აპარატის ოფიციალური ბრძანების დაცვა.
8. დეპარტამენტის მოსამსახურეთა პასუხისმგებლობა დგინდება ოფიციალური დებულებით.
კოორდინაცია და კონტროლი მართვის სისტემაში. მენეჯმენტის საინფორმაციო მხარდაჭერა.
კოორდინაცია და კონტროლი გადის მენეჯმენტის ყველა სხვა ფუნქციაზე. ნებისმიერის მიღება მენეჯმენტის გადაწყვეტილებები, მენეჯერმა ერთდროულად უნდა იფიქროს იმაზე, თუ როგორ კოორდინაციას გაუწევს და აკონტროლებს მათ განხორციელებას. ქვემოთ წარმოდგენილ პრაქტიკულ ამოცანაში კონტროლის ფუნქცია განიხილება ინდიკატორების გამოთვლის მაგალითის გამოყენებით ეკონომიკური ეფექტურობა.
ეკონომიკური ეფექტურობის კონტროლი რიგზე
საწარმოებმა დანერგეს ინდიკატორების გამოთვლის მეთოდოლოგია: შრომის პროდუქტიულობა; გაყიდული საქონლის, პროდუქციის, სამუშაოების, მომსახურების მომგებიანობა; აქტივების დაბრუნება; საბრუნავი კაპიტალის ბრუნვა.
ინდიკატორები გამოითვალა წლის შედეგების მიხედვით, ბალანსის პირველი და მეორე ფორმების მონაცემებით.
კონტროლი, როგორც წესი, ასოცირდება ძალაუფლებასთან, „ბრძანებასთან“, „დაჭერასთან“, „მსჯავრდებულთან“, „გატაცებასთან“. კონტროლის ასეთი იდეა შორდება საკონტროლო ფუნქციის ძირითად შინაარსს.
ცნება „კონტროლი“ (დამოწმება), როგორც ერთგვარი ადმინისტრაციული საქმიანობასცილდება კონტროლის კონცეფციას. გარდა ამისა, იგი მოიცავს მენეჯერის აქტიურ საქმიანობას - მენეჯმენტს.
ყველაზე ზოგადი გზით კონტროლიშეიძლება განისაზღვროს, როგორც რეალურად მიღწეული შედეგების დაგეგმილთან გაზომვის (შედარების) პროცესი.
როგორც განმარტებიდან ჩანს, კონტროლი ნაკლებად არის დაკავშირებული თანამშრომლებისთვის ბრძანებების მიცემასთან და უფრო მეტად ორგანიზაციის მიერ დასახული გეგმების განხორციელების წარმატების შეფასების პროცედურასთან და შიდა და გარე გარემოს საჭიროებების დაკმაყოფილებასთან.
სიტყვა "კონტროლი" (fr. კონტროლი- ჩეკი) თავდაპირველად გამოიყენებოდა ბუღალტერიაში პრაქტიკის ასახვისთვის ეკონომიკური აქტივობაორგანიზაციები. სწორედ ამ მნიშვნელობას იყენებს ზოგიერთი მენეჯერი და ბიზნეს თეორეტიკოსი.
ყველა საკონტროლო სისტემის შექმნა უნდა ეფუძნებოდეს შემდეგ ძირითად მოთხოვნა-კრიტერიუმებს (ნახ. 4.6):
- საჯაროობის კონტროლი- ნიშნავს, რომ ორგანიზაციის (განყოფილებები, თანამშრომლები) წარმატებული ფუნქციონირებისთვის შეუცვლელი პირობაა კონტროლის შედეგების მიტანა შემოწმებულ საკონტროლო ობიექტებზე;
- კონტროლის ეფექტურობა- განისაზღვრება კონტროლის წარმატება, სარგებლიანობა (კონტროლის პროცესში გამოვლენილი ხარვეზების გამოვლენასა და აღმოფხვრასთან დაკავშირებული ხარჯების შემცირება; კონტროლის ხარჯების, პერსონალისა და საკონტროლო აღჭურვილობის ხარჯების შემცირება);
- გავლენა ადამიანებზე- ჩნდება კითხვა, თუ რა რეაქციებს იწვევს გამოყენებული კონტროლის ტექნოლოგია: დადებითი სტიმული თუ უარყოფითი, სტრესული რეაქციები (შრომის დემოტივაცია);
- საკონტროლო ამოცანების შესრულება- კონტროლმა უნდა განსაზღვროს დამთხვევები ან გადახრები ორგანიზაციის მართვის სისტემაში; ხელი შეუწყოს გადახრების აღმოფხვრას, ეფექტური გადაწყვეტილებების შემუშავებას;
- კონტროლის საზღვრების განსაზღვრა- კონტროლის ღონისძიებები შეზღუდვების გარეშე ვერ განხორციელდება. შემოწმებული სეგმენტების სიგრძემ უნდა უზრუნველყოს გადახრების გამოვლენა ადრეულ ეტაპზე. აუცილებელია მოქმედი კანონმდებლობით განსაზღვრული კონტროლის ნორმების დაცვა;
- სისტემატური კონტროლი- მართული სისტემის შეფასება არ უნდა განხორციელდეს პერიოდულად, არამედ სისტემატურად წარმოდგენილი იყოს მართვის ყველა ეტაპზე და დონეზე.
არსებობს შემდეგი სახის კონტროლი.
წინასწარი კონტროლი.ის წააგავს აისბერგს, რომლის უმეტესობა, მოგეხსენებათ, წყლის ქვეშ იმალება. ეს იმიტომ ხდება, რომ კონტროლის ზოგიერთი ასპექტი შეიძლება იყოს შენიღბული სხვა საკონტროლო ფუნქციებს შორის.
წინასწარი კონტროლი ეწოდება, რადგან ის ტარდება სამუშაოს რეალურ დაწყებამდე. წინასწარი კონტროლის განხორციელების მთავარი საშუალებაა გარკვეული წესების, პროცედურების და ქცევის ხაზების განხორციელება (და არა შექმნა, კერძოდ დანერგვა).
ორგანიზაციებში წინასწარი კონტროლი გამოიყენება სამ ძირითად სფეროში: ადამიანური, მატერიალური და ფინანსური რესურსები. ადამიანური რესურსების სფეროში კონტროლი მიიღწევა იმ საქმიანი და პროფესიული ცოდნისა და უნარების ანალიზით, რომლებიც აუცილებელია ორგანიზაციის კონკრეტული ამოცანების შესასრულებლად. მატერიალური რესურსების სფეროში - ნედლეულის ხარისხზე კონტროლი; ფინანსური რესურსების სფეროში წინასწარი კონტროლის მექანიზმი არის ბიუჯეტი იმ გაგებით, რომ ის პასუხობს კითხვაზე, როდის, რა და რა სახის სახსრები (ნაღდი, უნაღდო) დასჭირდება ორგანიზაციას.
წინასწარი კონტროლის პროცესში შესაძლებელია სხვადასხვა წერტილში სტანდარტებიდან გადახრების იდენტიფიცირება და პროგნოზირება. მას აქვს ორი სახეობა: დიაგნოსტიკური და თერაპიული.
დიაგნოსტიკური კონტროლი მოიცავს ისეთ კატეგორიებს, როგორიცაა მრიცხველები, კრიტერიუმები, გამაფრთხილებელი სიგნალები და ა.შ., რაც მიუთითებს იმაზე, რომ ორგანიზაციაში რაღაც არასწორია.
თერაპიული კონტროლი საშუალებას იძლევა არა მხოლოდ სტანდარტებიდან გადახრების იდენტიფიცირება, არამედ მაკორექტირებელი ღონისძიებების გატარება.
- მიმდინარე კონტროლი.იგი ხორციელდება მუშაობის დროს. ყველაზე ხშირად, მისი ობიექტი თანამშრომლები არიან, თავად კი მათი უშუალო უფროსის პრეროგატივაა. ეს საშუალებას გაძლევთ გამორიცხოთ გადახრები დაგეგმილი გეგმებიდან და ინსტრუქციებიდან.
მიმდინარე კონტროლის განსახორციელებლად საკონტროლო აპარატს სჭირდება უკუკავშირი. ყველა უკუკავშირის სისტემას აქვს მიზნები, იყენებს გარე რესურსებს შიდა გამოყენებისთვის, აკონტროლებს გადახრებს დასახული მიზნებიდან, ასწორებს გადახრებს ამ მიზნების მისაღწევად.
3. საბოლოო კონტროლი.ასეთი კონტროლის მიზანია მომავალში შეცდომების თავიდან აცილება. საბოლოო კონტროლის ფარგლებში, უკუკავშირი გამოიყენება სამუშაოს დასრულების შემდეგ (მიმდინარესთან - განხორციელების პროცესში).
კონტროლის პროცედურაში სამი განსხვავებული ეტაპია.
1. ეტაპი A - სტანდარტების დადგენა
სტანდარტები არის კონკრეტული მიზნები, რომელთა მიმართ პროგრესი გაზომვადია. ეს მიზნები აშკარად "იზრდება" დაგეგმვის პროცესიდან. პირველ ეტაპზე აუცილებელია განისაზღვროს ვადები და კონკრეტული კრიტერიუმი, რომლითაც ფასდება ნამუშევარი. ეს არის ეფექტურობა. შესრულების ინდიკატორი ზუსტად აზუსტებს, რა უნდა იყოს მიღწეული დასახული მიზნების მისაღწევად.
2. ეტაპი B - მიღწეული შედეგების შედარება დადგენილ სტანდარტებთან
ამ ეტაპზე მენეჯერმა უნდა განსაზღვროს, რამდენად აკმაყოფილებს მიღწეული შედეგები მის მოლოდინებს. ამასთან, უნდა იქნას მიღებული კიდევ ერთი ძალიან მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილება: რამდენად მისაღები და უსაფრთხოა აღმოჩენილი გადახრები სტანდარტებიდან. ეს აქტივობა ყველაზე თვალსაჩინოა და მოიცავს გადახრების მასშტაბის განსაზღვრას, ინფორმაციის გადაცემის შედეგების გაზომვას და მის შეფასებას.
3. სტადია B – აუცილებელი მაკორექტირებელი მოქმედებების განხორციელება
კონტროლი, მიუხედავად იმისა, რომ მნიშვნელოვანია, შეიძლება საკმაოდ ძვირი იყოს. აქედან გამომდინარე, გადაწყვეტილება იმის შესახებ, თუ რომელი ტიპის კონტროლი უნდა იქნას გამოყენებული, მოითხოვს ფრთხილად განხილვას. ამასთან დაკავშირებით კონტროლის ორგანიზებისა და წარმართვისას გასათვალისწინებელია მთელი რიგი ფაქტორები და პასუხი უნდა გაეცეს შემდეგ კითხვებს:
ესმით თუ არა თანამშრომლებს ორგანიზაციის მიზნები?
• უზრუნველყოფს თუ არა კონტროლის სისტემა არსებით და არა ტრივიალურ გაზომვებს?
აწვდის თუ არა არსებული კონტროლის სისტემა მენეჯერებს ინფორმაციას, რომლითაც უნდა იმოქმედონ გონივრულ ვადებში?
მიუხედავად იმისა, რომ საბოლოო კონტროლი ტარდება ძალიან გვიან, რათა უპასუხოს პრობლემებს მათი წარმოშობის მომენტში, ჯერ ერთი, ის აძლევს მენეჯმენტს ინფორმაციას დაგეგმვისთვის, თუ მოსალოდნელია მსგავსი სამუშაოების ჩატარება მომავალში, და მეორეც, ეს ხელს უწყობს მოტივაციას.
ორგანიზაციაში კონტროლის დახმარებით შეგიძლიათ გადაჭრათ შემდეგი ამოცანები:
ორგანიზაციის განვითარების ფაქტობრივი მდგომარეობის განსაზღვრა;
საკონტროლო მოქმედებების განხორციელების პროცესში შეცდომებისა და არასწორი გამოთვლების გათვალისწინება, მათი წარმოქმნის პირობებისა და მიზეზების იდენტიფიცირება;
მიერ გაცემული ბრძანებების შესრულების ხარისხისა და დროულობის შეფასება საკონტროლო სისტემა;
რეზერვების და ორგანიზაციის განვითარების ახალი შესაძლებლობების იდენტიფიცირება;
მენეჯერული პრობლემების გადაჭრის პოზიტიური გამოცდილების გამოვლენა არსებული ვითარების გათვალისწინებით, გამოუყენებელი რეზერვების გახსნა;
კონტროლის შედეგებიდან გამომდინარე კონტროლირებადთათვის პრაქტიკული დახმარების გაწევა.
ინფორმაციის მხარდაჭერა მენეჯმენტისთვისხორციელდება დადგენილი პროცედურების საფუძველზე საჭირო ადგილზე საჭირო ინფორმაციის მიწოდებით, მოცემული სიხშირით. ნებისმიერ ორგანიზაციაში არის მონაცემები, ინფორმაცია და ცოდნა ინახება ფიზიკურ მედიასა და თანამშრომლების ცოდნაში. ორგანიზაციის საინფორმაციო რესურსები, რომლებიც ინახება მატერიალურ მედიაზე, მოიხსენიება, როგორც ფორმალიზებული, თანამშრომლების ცოდნაში შენახული - არაფორმალიზებული (ნახ. 17.1). ფორმალიზებული ინფორმაციის ნაწილი შედგენილია დოკუმენტების სახით (გეგმები, განცხადებები, ბრძანებები, მოხსენებები და ა.შ.) ან აქვს არადოკუმენტირებული ფორმა (ხმოვანი ინფორმაცია, კომპიუტერული პროგრამები, ფოტო, ფილმი, ვიდეო ინფორმაცია და ა.შ.).
ფართო გაგებით, დოკუმენტი გაგებულია, როგორც მატერიალური გადამზიდავი მასზე დაფიქსირებული ინფორმაციის ნებისმიერ ნაწილში ფორმა-ფორმაშიტექსტი, ხმის ჩანაწერი, გამოსახულება და (ან) მათი კომბინაცია - რომელსაც აქვს დეტალები, რომლებიც იძლევა მისი იდენტიფიკაციის ამოხსნის საშუალებას და განკუთვნილია დროში და სივრცეში გადასაცემად საჯარო გამოყენებისა და შენახვისთვის. მენეჯმენტის პრაქტიკაში ტერმინი „დოკუმენტი“ ასე ფართოდ არ არის განმარტებული. ამ შემთხვევაში, ქვეშ დოკუმენტიეხება საინფორმაციო შეტყობინებას ქაღალდზე ან ელექტრონული ფორმაშედგენილი გარკვეული წესების მიხედვით და დამოწმებული დადგენილი წესით, რომელიც ადასტურებს რაიმე ფაქტს ან უფლებას მენეჯმენტისთვის გამოყენებულ რამეზე.
ბრინჯი. 17.1. ორგანიზაციის საინფორმაციო რესურსები
დოკუმენტის ნაკადი- დოკუმენტების შექმნის, ინტერპრეტაციის, გადაცემის, მიღებისა და დაარქივების სისტემა, აგრეთვე მათი შესრულების მონიტორინგი და დაცვა არაავტორიზებული წვდომისგან (ანუ დოკუმენტების გენერირებისა და მართვისთვის გამოყენების პროცედურები).
ქვეშ პროცედურაგასაგებია დოკუმენტებთან მოქმედებების პირობითი თანმიმდევრობა. მენეჯერი ასევე იყენებს არადოკუმენტურ ინფორმაციას, რისთვისაც დადგენილია შესაბამისი პროცედურები. მენეჯმენტის საინფორმაციო მხარდაჭერაში, დოკუმენტები გამოირჩევა:
o სახელით:
ინსტრუქციები;
დეპეშები, სატელეფონო შეტყობინებები;
აპლიკაციები;
ბრძანებები, ინსტრუქციები, გადაწყვეტილებები, მითითებები, დავალებები, ოქმები;
რეცეპტები;
შენიშვნები, აქტები, ქვითრები;
მახასიათებლები;
დახმარება;
სერთიფიკატები და ა.შ.;
o მასალის გადამზიდავი ტიპის მიხედვით:
ქაღალდი (წერილობითი, გრაფიკული და ა.შ.);
ელექტრონული დოკუმენტები.
განვითარებაში ინფორმაციის მხარდაჭერათანდათან განვითარდა დოკუმენტების გარკვეული კომპლექსები - დოკუმენტაციის სისტემები, რომელთაგან მთავარია: მართვის დოკუმენტაციის სისტემა, დამხმარე დოკუმენტაციის სისტემა, ძირითადი საქმიანობის დოკუმენტაციის სისტემა და ა.შ. ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის სისტემა (მენეჯმენტის დოკუმენტაციის სისტემის ნაწილი), მაგალითად, შედგება მენეჯმენტის გადაწყვეტილებების დამაფიქსირებელი დოკუმენტებისგან (განკარგულება, გადაწყვეტილება, ბრძანება, ინსტრუქცია, ინსტრუქცია, ინსტრუქცია), ხოლო დამხმარე დოკუმენტაციის სისტემა შედგება დოკუმენტაციისგან. აღრიცხვადა ანგარიში.
ორგანიზაციაში შექმნილი მრავალფეროვანი დოკუმენტები, მრავალფეროვანი ტიპისა და დანიშნულების მიხედვით, განკუთვნილია როგორც გარე ურთიერთობების განსახორციელებლად, ასევე მის წმინდა შიდა საქმიანობაში გამოსაყენებლად ყველა სხვადასხვა ასპექტში.
ამრიგად, მენეჯმენტის საინფორმაციო მხარდაჭერა ხორციელდება ფარგლებში საინფორმაციო სისტემაორგანიზაცია (საინფორმაციო წრე) არადოკუმენტირებული და დოკუმენტირებული ინფორმაციის გამოყენებით, ასევე არაფორმალური ინფორმაციის საფუძველზე. საინფორმაციო რესურსები(თანამშრომლების პირადი ცოდნა) ინფორმაციის შეგროვების, გადაცემის, შენახვის, დამუშავებისა და წარმოდგენის სპეციალური ტექნოლოგიების გამოყენებით (სურ. 17.2).
ბრინჯი. 17.2. მენეჯმენტის ინფორმაციის მხარდაჭერა
ინფორმაციის მხარდაჭერა მართვის საქმიანობაუნდა გაითვალისწინოს არსებული საკანონმდებლო და მარეგულირებელი შეზღუდვები, შიდა რეგულირების აუცილებლობა, უზრუნველყოს უსაფრთხოების აუცილებელი დონე ტექნიკური საშუალებების გამოყენებისას შესაბამისი ფარგლებში. საინფორმაციო ტექნოლოგიებიდა ინფორმაციის უსაფრთხოების დონე.
მენეჯმენტის ინფორმაციის მხარდაჭერის ნორმატიული და მეთოდოლოგიური ბაზა არის კანონების, მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტებისა და მეთოდოლოგიური დოკუმენტების ერთობლიობა, რომელიც არეგულირებს დოკუმენტების შექმნის ტექნოლოგიებს, მათ დამუშავებას, შენახვას და გამოყენებას ორგანიზაციის მიმდინარე საქმიანობაში.
მენეჯმენტის ნორმატიული და მეთოდოლოგიური ბაზა მოიცავს:
o რუსეთის ფედერაციის საკანონმდებლო აქტები ინფორმაციისა და დოკუმენტაციის სფეროში;
o რუსეთის ფედერაციის პრეზიდენტის ბრძანებულებები და ბრძანებები, რუსეთის ფედერაციის მთავრობის დადგენილებები და ბრძანებები, რომლებიც არეგულირებენ ფედერალურ დონეზე დოკუმენტებთან მუშაობის საკითხებს;
o ფედერალური აღმასრულებელი ხელისუფლების (სამინისტროები, კომიტეტები, სამსახურები, სააგენტოები და ა.შ.) სამართლებრივი აქტები, როგორც ინდუსტრიის, ისე უწყებრივი ხასიათის;
o რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი სუბიექტების და მათი ტერიტორიული ერთეულების წარმომადგენლობითი და აღმასრულებელი ხელისუფლების სამართლებრივი აქტები, რომლებიც არეგულირებს დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზებას;
o მარეგულირებელი და სასწავლო ხასიათის სამართლებრივი აქტები, აგრეთვე სასწავლო მასალებიდაწესებულებების, ორგანიზაციებისა და საწარმოების დოკუმენტებთან მუშაობაზე;
ო სახელმწიფო სტანდარტებიდოკუმენტაციისთვის;
o ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები;
ო სრულიად რუსული კლასიფიკატორებიტექნიკური, ეკონომიკური და სოციალური ინფორმაცია;
ო სახელმწიფო სისტემადოკუმენტაციის მართვის მხარდაჭერა (GSDM). საბუთებისა და დოკუმენტაციის მხარდაჭერის მომსახურების ძირითადი მოთხოვნები;
ო რეგულაციებიდოკუმენტების საარქივო შენახვის ორგანიზების შესახებ.
კონტროლი
კონტროლის საჭიროება
კონტროლი არის ორგანიზაციის ფაქტობრივი ტრაექტორიის გაზომვისა და შეფასების პროცესი და მისი შედარება დაგეგმილ ტრაექტორიასთან, რომელიც საშუალებას გაძლევთ მიაღწიოთ მიზანს.
კონტროლის პროცესის ძირითადი ეტაპებია:
შედარებისთვის ნორმატიული ტრაექტორიის ან ბაზის დადგენა, ასევე ძირითადი დროის ეტაპები (საკონტროლო სიხშირე);
იდენტიფიკაცია ფაქტობრივი ღირებულებებიგაზომილი პარამეტრები (მახასიათებლები);
კონტროლირებადი პარამეტრების რეალური მნიშვნელობების შედარება საბაზისო (დაგეგმილი) მნიშვნელობებთან; გადახრების მასშტაბისა და მიზეზების ანალიზი;
· დაგეგმილი ტრაექტორიის კორექტირების აუცილებლობის დასაბუთება (შედარების საფუძვლები);
ღონისძიებების განხორციელება, რომლებიც უზრუნველყოფენ გონივრულ კორექტირებას.
კონტროლი იწყება ორგანიზაციის მისიის ფორმულირებით, მისი მიზნების, სტრუქტურის განსაზღვრით. ფაქტობრივი ტრაექტორიის დაგეგმილიდან გადახრის მიზეზები მოიცავს:
ცვლილებები გარე გარემოში (მაგალითად, ახალი პრიორიტეტების გაჩენა - საზოგადოებრივი საქონლის წარმოება, გარემოსდაცვითი მოთხოვნების გათვალისწინებით, ზრდის ახალი ცენტრები);
ცვლილებები შიდა გარემოში (ცვლილებები ტექნოლოგიაში, ორგანიზაციულ სტრუქტურაში და ა.შ.);
სუბიექტური ფაქტორის გავლენა: ადამიანთა განსხვავება იწვევს მათ განსხვავებულ რეაქციას გარკვეულ მოვლენებზე, რაც ართულებს შედეგების პროგნოზირებას.
კონტროლის შედეგები გამოიყენება საოპერაციო გადაწყვეტილებების მიღებისას პროცესის დასრულებამდე. ამ შემთხვევაში, პირველ რიგში, განისაზღვრება ორგანიზაციის რეალური მდგომარეობა და შედარებულია დაგეგმილთან. მეორეც, დაგეგმილი გზიდან გადახრა ფასდება, მათ შორის დროში, დაგეგმილ ტრაექტორიასთან შედარებით განვითარების ჩამორჩენის ან წინსვლის ჩათვლით. მაგალითად, ორგანიზაციის მიზანია A პროდუქტის გაყიდვების გაორმაგება ორი წლის განმავლობაში, დაგეგმილი ტრაექტორია ითვალისწინებს გაყიდვების 40%-იან ზრდას პირველ წელს, მაგრამ რეალურად ის გაიზარდა 60%-ით. ასეთი დადებითი გადახრის მიზეზი შეიძლება იყოს პროდუქტის მომხმარებელთა ახალი სეგმენტი, რომელიც არ არის გათვალისწინებული კურსში. მარკეტინგული კვლევა. კონტროლის შედეგები საშუალებას გაძლევთ დაარეგულიროთ საწყისი მიზანი გაყიდვების გაზრდის ან ადრე დასახული მიზნის მისაღწევად დროის შემცირების მიმართულებით.
კონტროლის სახეები
კონტროლის ძირითადი ტიპებია წინასწარი, მიმდინარე და საბოლოო.
წინასწარი კონტროლი ტარდება გეგმების შემუშავებისა და ფორმირების ეტაპზე ორგანიზაციული სტრუქტურა. კონტროლდება გარკვეული წესების, პროცედურების, გეგმების შემუშავების ინსტრუქციების შესრულების სიზუსტე, ორგანიზაციის სტრუქტურის ფორმირება.
მიმდინარე კონტროლი მოიცავს მენეჯერის მიერ მისი უშუალო ქვეშევრდომების მუშაობის შედეგების შემოწმებას. ასეთი კონტროლის მთავარი ამოცანაა ფაქტობრივი ტრაექტორიის (მდგომარეობის) გადახრების დროული გამოვლენა დაგეგმილიდან (აბსოლუტური და ფარდობითი სიდიდეები) და უკუკავშირის მიწოდება.
ბრინჯი. 2
საბოლოო კონტროლზე, უკუკავშირი გამოიყენება სამუშაოს დასრულების შემდეგ, ანუ გადადის ინფორმაცია საბოლოო შედეგის შესახებ. შესაძლებელია თუ არა გამოვლენილი შეცდომების გამოსწორება, საჭირო კორექტირების გაკეთება, თუ სამუშაო უკვე დასრულებულია? თუ არა, რატომ მაშინ საბოლოო კონტროლი?
საბოლოო კონტროლის დროს მიღებული ინფორმაცია გამოიყენება მომავალ პერიოდებში - როდესაც მეორდება მსგავსი სიტუაცია და ამოცანები. სიტუაციის შეცვლისას, ახალი პრობლემების გადაჭრისას აუცილებელია უკვე მიღებული გამოცდილების გათვალისწინებაც. ეს ინფორმაცია მხედველობაში უნდა იქნას მიღებული შემსრულებლების მოტივაციის ორგანიზებისას.
კონტროლის პროცესი
კონტროლის პროცესი მოიცავს სამ ძირითად ეტაპს: სტანდარტების დადგენა, ანუ შედარების საფუძვლები; ფაქტობრივი მონაცემების შედარება ბაზასთან; შესატყვისი მოქმედებები.
სტანდარტების მთავარი მოთხოვნაა მათი სიზუსტე ღირებულების (დონის) და დროის თვალსაზრისით. ხანგრძლივი პროცესით, მიზანშეწონილია სტანდარტების დაწესება დროის პერიოდების მიხედვით.
კონტროლის პროცესში გამოიყენება პირდაპირი (პირდაპირი) და ირიბი შეფასებები. ამ უკანასკნელ შემთხვევაში შესაძლებელია დამახინჯება. მაგალითად, მოსახლეობის მიერ საკვები პროდუქტების მოხმარების სტრუქტურაში იზრდება კარტოფილისა და პურის წილი ხორცპროდუქტებთან შედარებით. ეს ყოველთვის პურ-კარტოფილზე ფასის დაკლებით, ან მოსახლეობის ამ პროდუქტების სიყვარულით არ არის გამოწვეული. პირიქით, კარტოფილსა და პურზე შეიძლება გაიზარდოს კიდეც, მაგრამ ხორცპროდუქტებზე ნელა. ძვირადღირებულ პროდუქტებს იაფად ანაცვლებენ. ან კიდევ ერთი მაგალითია თანამშრომლების ბრუნვის შემცირება. რა არის მიზეზი - გუნდში სოციალურ-ფსიქოლოგიური კლიმატის გაუმჯობესება, სამუშაოთი კმაყოფილების ხარისხის გაზრდა? თუ წარმოების ზოგადი ვარდნა, უმუშევრობის ზრდა და სამსახურის დაკარგვის შიში?
შედარების ეტაპზე კონტროლის ობიექტები შეიძლება იყოს მიმდინარე შედეგები და რეზერვი მომავლისთვის. ხშირად ეს პუნქტები ურთიერთსაწინააღმდეგოა. მაგალითად, აქციების ფასი განისაზღვრება მიმდინარე შედეგებით, გადახდილი დივიდენდების ოდენობიდან გამომდინარე. ამასთან, ცნობილია, რომ წილი არის მტკიცებულება აქციონერის მიერ ორგანიზაციის ქონების გარკვეულ წილს ფლობის შესახებ. და მიმდინარე გადახდების ზრდა იწვევს ამ ქონების ღირებულების ზრდის შენელებას.
შეფასებისა და შედარების შედეგების საფუძველზე აუცილებელია გადაწყვეტილების მიღება: რა არის უფრო მნიშვნელოვანი - ზიანი გამოვლენილი გადახრებიდან და გამოუყენებელი შესაძლებლობებიდან თუ გამოვლენილ გადახრებზე რეაგირების ხარჯები? ამიტომ მიზანშეწონილია დატოვოთ გარკვეული „თავისუფლების დერეფანი“ კონტროლირებადი პარამეტრებისთვის და რეაგირებისთვის გადახრებზე, რომლებიც სცილდება ასეთი „დერეფნის“ საზღვრებს. Მაგალითად, მთავარი შეხვედრააქციონერებს უფლება აქვთ გადაწყვიტონ, რომ ნებისმიერი ზიანი, განურჩევლად მისი მასშტაბისა, არის აქციონერთა რიგგარეშე კრების მიზეზი. თუმცა, შეკრებების გამართვის ხარჯებმა შეიძლება ბევრჯერ გადააჭარბოს შესაძლო ზიანს.
კონტროლის ეფექტურობა შეიძლება განისაზღვროს, როგორც კონტროლის ეფექტის (შედეგის) თანაფარდობა მისი განხორციელების ღირებულებასთან. მთლიანი ხარჯები მოიცავს გაზომვის, ფაქტობრივი მონაცემების საბაზისო მონაცემებთან შედარების და გამოვლენილ გადახრებზე რეაგირების ხარჯებს. აქედან გამომდინარე, ტოტალურ კონტროლს, განსაკუთრებით მოძველებული აღჭურვილობის, მუშაობის დაბალი კულტურისა და სუსტი მოტივაციის შემთხვევაში ექნება დაბალი ეფექტურობა. მაგალითად, გამოყენებული ნედლეულისა და მასალების ფართო სპექტრით, შეყვანის კონტროლის ღირებულება ძალიან მაღალია. ამიტომ ძირითადად ტარდება ნედლეულის, მასალების და ნახევარფაბრიკატების ხარისხის შერჩევითი კონტროლი. რაოდენობრივი პარამეტრებიკონტროლდება მიმდინარე აღრიცხვის, ინვენტარის საფუძველზე.
ამ ეტაპზე მიღებული ინფორმაცია უნდა ეცნობოს მის მომხმარებლებს. ისინი შეიძლება იყვნენ მენეჯერები, თავად თანამშრომლები, ანალიტიკური მომსახურება, აქციონერთა კრებები, საგადასახადო ორგანოები, სტატისტიკური აღრიცხვის სისტემა
კოორდინაცია და რეგულირება
ამ ფუნქციის არსი არის მართვის სისტემის ყველა ნაწილის მოქმედებების თანმიმდევრულობის უზრუნველყოფა, წარმოების მექანიზმის მუშაობის დადგენილი რეჟიმის შენარჩუნება, შენარჩუნება და გაუმჯობესება.
ამ ფუნქციის დახმარებით წყდება ამოცანები, რომლებიც დაკავშირებულია მართვის აპარატში შრომის დანაწილებასთან და საწარმოო სისტემის მოწესრიგებასთან, მითითებული პარამეტრებიდან გადახრის შემთხვევაში.
კოორდინაციისა და რეგულირების მიზნები - სამუშაოში ურთიერთქმედების დამყარება საწარმოო ერთეულები, მენეჯერები და სპეციალისტები, ჩარევის აღმოფხვრა და გადახრები მუშაობის განსაზღვრული რეჟიმიდან.
რეგულირება არის დინამიური წარმოების კონტროლის სისტემაში განსაზღვრული პარამეტრების შენარჩუნების აქტივობა. მას განსაზღვრავს წესრიგის შენარჩუნების ამოცანა, როგორც საწარმოო ქვესისტემაში, ასევე საკონტროლო ქვესისტემაში. ეს არის ზუსტად ის ფუნქცია, რომელიც აკავშირებს საკონტროლო სისტემას გარე გარემოსთან.
კოორდინაცია არის მენეჯმენტის პროცესის ფუნქცია, რომელიც უზრუნველყოფს, პირველ რიგში, მის უწყვეტობას და უწყვეტობას, მეორეც, ყველა ფუნქციის ურთიერთდაკავშირებას. კოორდინაციის მთავარი ამოცანაა ორგანიზაციის ყველა ნაწილის მუშაობაში თანმიმდევრულობის მიღწევა რაციონალური კავშირების დამყარებით და მათ შორის ინფორმაციის გაცვლით.
