Bízunk benne, hogy a jövőben, ha tudunk változtatásokat eszközölni, sikerül szállítási szerződést kötnünk az Ön cégével. : Bevezető rész: udvarias megszólítás név- és családnévvel, együttműködési ajánlat beérkezéséről tájékoztatás és köszönetnyilvánítás ezért az ajánlatért és a cége iránt tanúsított figyelemért; Főszöveg: Az együttműködés indokolt megtagadása, a szerződéskötést akadályozó körülmények megjelölésével.
Elutasító levél
Kolléga: "Ma meg kell csinálnom." Ön: "Igen, tudom, hogy ma be kell adnia a jelentését, de nem lesz időm segíteni." Kolléga: "De ma van az utolsó nap a jelentések benyújtására." Ön: "Igen, ma van a határidő, de délután elfoglalt vagyok, és nem tudok hozzájárulni a jelentés elkészítéséhez."
Az udvarias visszautasítás alkalmazható közvetlen felettessel vagy igazgatóval való kapcsolatban. Ha például már sokadik alkalommal megpróbálja letölteni túlóra, próbálja meg elmagyarázni, hogy minél nagyobb a terhelés, annál kisebb a termelékenysége. Magyarázd meg neki munkaidő a kiosztott feladatokat prioritásuk szerint tudja majd teljesíteni.
Udvarias visszautasítás telefonbeszélgetés A titkár feladata az esetleges telefonhívások udvarias és finom kezelése. De még ezekben az esetekben is részben az alábbi táblázatban bemutatott udvarias visszautasítási űrlapokat kell használnia.
Hogyan lehet üzleti levélben kifejezni az eseményen való részvétel elutasítását
Figyelem
A pszichológiai finomságok figyelembevételével kidolgozott udvarias visszautasítás lehetővé teszi, hogy „nem”-et mondjon oly módon, hogy a címzett nem csak nem sértődik meg, hanem megerősödik a további együttműködés iránti vágyában. A cikkből megtudhatja:
- mikor és hogyan használják az udvarias visszautasítási űrlapokat;
- hogyan lehet udvariasan visszautasítani egy telefonbeszélgetést;
- hogyan kell udvariasan visszautasítani üzleti levél;
- hogyan kell udvariasan nem együttműködni.
Mikor és hogyan használják az udvarias visszautasítási űrlapokat Az udvarias visszautasítási űrlapok használatának ismerete mindig jól jön, ha valaki nem tud eleget tenni valaki kérésének. Természetesen azon a munkahelyen, ahol elvégzi szakmai feladatokat, sokkal kisebb a kudarc valószínűsége.
Az udvarias visszautasítás mint eszköz a címzett lojalitásának növelésére
Ha a javaslathoz csatoltak dokumentumokat, meg kell jegyezni, hogy mindegyiket részletesen tanulmányozták; Befejező rész: Sajnálat kifejezése amiatt, hogy jelenleg nem lehetséges az együttműködés, és remény kifejezése, hogy a közeljövőben lehetséges lesz. Szükség esetén felsorolhatja azokat a feltételeket, amelyek mellett ez lehetségessé válik. Az együttműködés egyfajta udvarias megtagadása egyben a felvétel megtagadásáról szóló értesítés is.
Az alábbiakban egy ilyen levélre mutatunk be példát. Az udvarias lemondás kiadása Fontos, hogy az udvarias lemondás is időben megtörténjen, mivel sok rendezvényt a várható résztvevők számának megfelelően szerveznek és terveznek.
Elutasító levél minták és példák
- nem tudunk félúton találkozni a címzettünkkel (talán a címzett „nem rossz”, de több objektív okból nem felel meg nekünk);
- utálunk visszautasítani;
- számunkra (egyénileg vagy cégként) fontos a címzett jóindulatának és hűségének megőrzése.
Nemrég tartottam egy üzleti írás képzést egy nagy gyártó cégnek.
elutasító levél minta
Kinek kell aláírnia Ideális esetben a szervezet igazgatója dedikálja a levelet, de ez nem mindig igaz (és szinte teljesen kizárt a nagy létszámú és sok alkalmazottat foglalkoztató vállalkozásoknál szerkezeti felosztások). Ezért a cég bármely, ilyen jellegű dokumentáció készítésére jogosult és levelezés aláírására jogosult alkalmazottja aláírhat egy elutasító levelet. Lehet bármely osztály titkára, ügyvédje, vezetője vagy szakembere.
Levélküldés Levelet küldhet különböző utak, míg a legjobb azt választani, amelyen keresztül az eredeti üzenet érkezett. Az orosz postán történő küldés a legelfogadhatóbb, de ebben az esetben ajánlott tértivevényes rendelést vegyen fel, képviselőn vagy futáron keresztüli átutalás is lehetséges (ez a módszer gyorsabb kézbesítést garantál).
A rendezvényen való részvételhez hozzájáruló levél
Fontos tudni:
- Levél írásakor emlékeznie kell arra, hogy semmi esetre sem sértheti meg az embert.
- A levélírás szabályait meg kell határozni Általános szabályok üzleti etikaés udvariasság.
- Az elutasító levél szerkezetének meg kell felelnie minden szabványnak, nemcsak a gondolat felépítésében, hanem a tervezésben is.
- Minden elutasító levélnek három kötelező részből kell állnia: fellebbezésből, fő részből és következtetésből.
- Ne terhelje túl az ilyen típusú írásokat kifejezésekkel, összetett szavakkal és következtetésekkel.
FONTOS: Levelezéskor nem szabad „azonnal levágni a vállát”, közölni a legkellemetlenebb információkat, hanem úgymond elhagyni a „visszavonulási utat” (ha ez tényleg így van), esélyt adva egy több kísérlet a közös együttműködésre.
Hogyan írjunk elutasító levelet - példán keresztül tanítjuk
A fax, elektronikus kommunikációs eszközök használata, sőt közösségi hálózatok vagy azonnali üzenetküldők (de csak azzal a feltétellel, hogy a kezdő levél feladója maga használja ezt a kommunikációs módot). Együttműködési tilalmi nyilatkozat Ha egy megtagadási nyilatkozatot szeretne generálni, tekintse meg annak mintáját és megjegyzéseit.
- A levél elejére írja be, hogy kinek szól: tüntesse fel a szervezet nevét, beosztását és képviselőjének teljes nevét, akinek a nevére írja a választ. Használjon udvarias megszólítási formát, köszönje meg a cége felé tanúsított figyelmet, majd térjen át az üzenet lényegére.
- Ügyeljen arra, hogy hivatkozzon arra a levélre, amelyre válaszul elutasítást ír, jelezze a negatív reakciót okozó körülményeket.
Minél ismertebb a cég, annál gyakrabban érkeznek különféle ajánlatok a kapcsolattartási címre, mind partnerektől, mind olyan cégektől, amelyek nem állnak üzleti kapcsolatban Önnel. Lehetetlen minden olyan üzleti találkozón és üzleti szemináriumon részt venni, amelyre meghívást kapnak. Ezt nem csak a meghívott, hanem a meghívó is megérti, mert sokszor tömeges postával érkezik egy-egy rendezvényen való részvételi ajánlat.
De ne hagyja figyelmen kívül az ilyen leveleket csak azért, mert nem érdekli őket. A meghívásra adott hallgatás sértésnek tekinthető. Ezért feltétlenül küldjön a levelezőnek valamit, amely megerősíti az eseményen való részvétel megtagadását - üzleti levelet bocsánatkérés és őszinte sajnálkozással. A jól megfogalmazott visszautasítás lehetővé teszi, hogy lojális kapcsolatot tartson fenn a címzettel, annak ellenére, hogy az általa szervezett eseményt kihagyja.
Info
Mindenekelőtt emlékezni kell arra, hogy annak ellenére, hogy a levél tartalma teljesen önkényes lehet, szerkezetének és összetételének meg kell felelnie az üzleti papírok tervezésénél elfogadott szabványoknak, pl. feltételesen három részre oszlik: kezdet (a levél címe és címe), fő rész és befejezés (aláírás és dátum). Az írásmód legyen visszafogott, tömör, feleslegesen "töltött" mondatok, összetett sajátos terminológia nélkül. Az elutasítás a lehető legkorrektebb legyen, a durvaság, trágárság és egyéb szélsőséges megnyilvánulások elfogadhatatlanok benne.
A betűk alkotásakor figyelembe kell venni az orosz nyelv normáit a beszédkultúra, a szókincs, a nyelvtan, a helyesírás és a stílus tekintetében. Lehet, hogy az elutasítás motiválatlan, de még mindig jobb, ha a levélben feltüntetik az okát.
Példa üzleti levélre, amelyben megtagadják az eseményen való részvételt
- Elutasító levél helyes írása
- Elutasító levél
- Hogyan fejezzük ki az állás elutasítását üzleti levélben
Az udvarias visszautasítás megfogalmazása üzleti levélben Minden titkárnak tudnia kell, hogyan kell helyesen írni egy udvarias visszautasítást. Nagy cégek naponta kap leveleket, amelyek mindenféle meghívót és ajánlatot tartalmaznak. Sokukat a felülvizsgálat után a titkárhoz küldik végrehajtásra, aki kiállítja az elutasító leveleket.
Hogyan írjunk udvariasan elutasító ajánlatot Az üzleti levelezés szabályai szerint az áruk vagy szolgáltatások felajánlását megtagadó levél csak akkor tartalmazhat udvarias, de kategorikus „nem”-et, ha az ajánlatot egyértelműen rossz címre küldték.
Az elutasító levelek az üzleti levelezés szerves részét képezik, bár nem a legkellemesebbek. Ennek ellenére így vagy úgy, de az üzleti levelezésben folyamatosan találkozunk olyan helyzetekkel, amikor „nem”-et kell mondani. Az elutasítás okai különbözőek: lehetnek objektívek és szubjektívek is.
Az elutasító levelek elkészítése során nehézségek merülnek fel, ha:
- az „érdekes” címzett elutasítása számos objektív ok miatt szükséges;
- kellemetlen megtagadni;
- fontos a címzett elhelyezkedésének és lojalitásának megőrzése.
Hogyan írjunk udvariasan és helyesen egy elutasító levelet, hogy a lelkiismeret-furdalás ne kínozzon, és a címzett ne törölje ki örökre az emlékezetéből?
Először is foglaljon állást, tagadja meg valakitől, hogy a „nem” csak egy konstruktív párbeszéd része üzletemberek. A párbeszéd minden résztvevője saját céljait és érdekeit követi, amelyek számos okból nem mindig esnek egybe. Így az elutasítás bevett gyakorlat az üzleti világban, amellyel meg kell tanulnia hozzáértően dolgozni.
Másodszor, okosan utasítsd el. Az értelmes tagadás helyes tagadás. Mutasd meg, hogy tiszteletben tartod és megérted a címzett helyzetét, de ahogy mondják, a saját inged közelebb áll a testhez.
Ebből a cikkből megtudhat 9 titkot, hogyan írjon megfelelő elutasító levelet.
Tehát az elutasító levél módja kitérő, nehogy megsértse a címzettet. Először érvelsz az elutasítás mellett, hogy az olvasó megértse gondolataid menetét, majd a végén beszámolsz a meghozott döntésről.
De menjünk sorban. Annak érdekében, hogy az elutasítás a lehető leghelyesebben hangozzon a címzett számára, az alábbi sémát kell betartani az elutasítás megírására:
1. Kezdje levelét a címzetthez intézett személyes fellebbezéssel.
– Helló, kedves Ivan Stepanovics!
– Kedves Mária Szergejevna!
2. Köszönjük a címzettnek, hogy válaszolt ajánlatára:
„Hálásak vagyunk a lehetőségért, amelyet üzleti ajánlatunkkal talált meg!”
"Köszönjük, hogy elfogadta ajánlatunkat"
"Köszönjük, hogy elküldte önéletrajzát"
3. Állítsa be a kontextust. Ennek egy semleges megjegyzésnek kell lennie, amely tájékoztat az e-mail tárgyáról. Ebben a részben nyoma sem lehet határozott válasznak.
„Tájékoztatjuk Önt a szakértői bizottság döntéséről egy távoli internetes oktatóközpont megszervezésére irányuló támogatási kérelmével kapcsolatban…”
A hála és a levél szövegkörnyezete egy blokkban kombinálható:
„Köszönjük az internetes távoli oktatási központ megszervezésére benyújtott támogatási kérelmet, és tájékoztatjuk a szakértői bizottság döntéséről…”
4. Mutasd meg a címzettnek, hogy elolvastad, amit megtagadsz. Az elutasító levélnek a címzett által felismerhető tényeket és szavakat kell tartalmaznia. Nincs sértőbb, mint egy tipikus visszautasítás minden levelezőlista résztvevője számára. Sokan nem válaszolnak az ajánlatokra, amikor úgy érzik, hogy projektjüket (önéletrajzukat, javaslatukat) még meg sem nyitották. Még akkor is, ha ez egy levelezőlista, figyelje a szavakat, különben potenciális partnerek elvesztését kockáztatja.
"Gondosan áttanulmányoztuk az Ön szakmai tapasztalatára és tudására vonatkozó információkat."
„Gondosan áttanulmányoztuk a projektjét…”
"A bizottság alaposan tanulmányozta az Ön által megadott adatokat és felmérési eredményeket."
5. Nyújtson megértést és együttérzést.
"Megértjük, mennyire fontos, hogy részt vegyen ebben a projektben."
„Osztjuk érdeklődését az eredmények iránt…”
« A bizottság tagjai osztják aggodalmát, hogy…”
6. Mondjon bókot a címzettnek, jelölje meg az ajánlat előnyeit, mi tetszett Önnek - ezzel a címzett megmentheti az arcát.
– A távoktatás szervezése jelentősen javítana a helyzeten.
„A lelkesedés és a gyors tanulás nagyon értékes tulajdonságok egy alkalmazott számára.”
"Tapasztalata és tudása figyelmet érdemel."
7. És most itt az ideje kimondani, hogy "..., de ...". Indokolja elutasítását objektív körülményekre hivatkozva. Mondja el az okokat pozitív vagy semleges módon. A magyarázat nem nézhet ki bocsánatkérésnek. Próbálja meg kiválasztani a legmeggyőzőbb érveket a címzett számára.
„Jelenleg azonban a műszaki infrastruktúra hiánya miatt a lakosok kevesebb mint 1%-a fér hozzá az internethez a régiókban. A tervekben állami struktúrák csak jövőre tartalmaz egy cikket az infrastruktúra-fejlesztési források elosztásáról.
„Azonban be Ebben a pillanatban Szakképzett és gyakorlattal rendelkező autószerelőt keresünk. A cég vezetése csak jövőre tervezi a létszámbővítést.”
8. Szépen utasítsd el: "... túl jó vagy hozzám."
« Az internetezés technikai lehetőségének hiányában a távoktatás megszervezésére szánt támogatás kiutalása némilegkoraszülött- egy projekt elindítása a szükséges műszaki alap nélkül csak hiteltelenné tehet egy jó ötletet»
„Az asszisztensi állás megüresedését jelenleg nem célszerűnek látjuk, mert hiányzik a tudást a kollégáknak átadni képes mester.”
Az elutasító levélnek tartalmaznia kell az elutasítás egyértelmű megfogalmazását + az elutasítás okainak világos magyarázatát:
„Sajnos jelenleg egy másik jelölt javára döntöttünk pozitívan, akinek szakmai tapasztalata jobban illeszkedik az ebben a pozícióban megoldandó feladatok mennyiségéhez és összetettségéhez.”
9. Ajánljon fel alternatívát a címzettnek. Bánj vele megértéssel. Hagyjon reményt a jövőbeni együttműködésre a címzettnek, mert potenciálisan érdekelheti Önt a jövőben.
« Sajnáljuk, hogy ebben a szakaszban nem tudtunk hozzájárulni terveinek megvalósításához a régiókban. Talán jövőre kedvezőbb lesz az internet-szolgáltatás helyzete, és akkor ezek a tervek megvalósulnak,-Meghívjuk Önt, hogy küldje el őket a....
"Készen állunk, hogy mérlegeljük az Ön jelöltségét, amikor új álláshelyeket nyitunk meg."
„Ha a körülmények a közeljövőben változnak, örömmel újra megvizsgáljuk jelentkezését.”
Sok HR-szakember időhiányra hivatkozva nem válaszol a kiküldött önéletrajzra. Ez azonban nem túl udvarias, mert az önéletrajzot beküldők várják az eredményeket, reménykedve és tudni akarják a nekik tetsző üresedés sorsát. Alternatív megoldásként univerzális elutasító levelet használnak.
Javasoljuk, hogy vegyen fontolóra egy egyetemes elutasító levelet az önéletrajzhoz:
„Gondosan átnéztük az önéletrajzát, de kénytelenek vagyunk megtagadni. Az Ön jelölése nem felel meg bizonyos követelményeknek, amelyek az erre az állásra jelentkezőkre vonatkoznak. Köszönjük érdeklődését cégünk iránt, és sok sikert kívánunk.”
Javasoljuk, hogy ugyanazt az univerzális levelet alakítsuk át 9 titok segítségével:
"Jó napot, Szergej!
Köszönjük a beküldött önéletrajzot, a verseny eredményéről a címen adunk tájékoztatást megüresedett hely X a XXX vállalatnál. Személyzeti szolgáltatás A cég alaposan áttanulmányozta az önéletrajzát. Tisztában vagyunk vele, mennyire fontos, hogy megnyerje a versenyt és megkapja ezt a munkát. Valójában az Ön tapasztalata és tudása figyelmet érdemel. Sajnos jelenleg egy másik jelölt javára született pozitív döntés, akinek szakmai tapasztalata jobban illeszkedik a pozícióban megoldandó feladatok mennyiségéhez és összetettségéhez. Új állások megnyitásakor készek vagyunk figyelembe venni jelöltségét.
Tisztelettel,…"
A javasolt kilenc titok felhasználásával írt elutasító levelek hozzásegítik a szerzőt (a küldő céget) hozzáértő, korrekt, civilizált üzleti beszélgetőtárs képének kialakításában.
Az üzleti világban a sajátosságokat értékelik. A munkáltatónak kevésbé lesz negatív benyomása, ha a jelentkező helyesen indokolja tettét. Számos nyomós oka van:
Fontos! Az elutasítás indokainak különösen meggyőzőnek kell lenniük, ha jól fizető vezetői pozícióra kell pályázni, vagy az interjú egy összetett, sok időt és erőfeszítést igénylő eljárás volt.
Lemondási űrlapok
Hogyan lehet udvariasan visszautasítani egy munkáltatót interjú után? Az elutasítás alábbi formái megengedettek:
Jó időben
Ideális esetben a lehető leghamarabb fel kell mondania.
Döntést hozott – értesítse erről munkáltatóját.
A megfelelő átfutási idő az interjú időpontjától számított 7-10 nap.
Az elmulasztott helyes visszautasítási időpont kényelmetlen helyzetbe hozza a munkáltatót, megsérti a terveit. Az eredmény veszteség üzleti hírnév, bekerülni a jelöltek „fekete listájára”.
Az illetékes elutasítás megalkotásának szabályai a következők:
- időszerűségét. Ne késleltesse a beszélgetést, próbáljon elrejtőzni a munkáltató elől, figyelmen kívül hagyva telefonhívások abban a reményben, hogy a probléma magától megoldódik.
- Tapintat. Röviden és udvariasan jelezze az elutasítás indokait, kérjen elnézést.
- Az érzelmek hiánya. Ne kérjen túl hevesen bocsánatot az elutasításért, keltsen szánalmat magában, abban a reményben, hogy alkalmazkodik az érdektelen munkához.
- Őszinteség és őszinteség. A potenciális munkáltatónak joga van megismerni az elutasítás okát, ha az nem tisztán személyes jellegű.
Azokban a helyzetekben, amikor jobb elrejteni az elutasítás valódi okát, találjon ki egy másik magyarázatot:
Fontos! Ha nem elégedett bizonyos tételekkel hivatalos feladatokat, ezt őszintén kell elmondania a toborzónak. A munkáltatónak joga van félúton találkozni, lehetőség szerint megváltoztatni vagy megszüntetni ezeket a pontokat.
Következtetés
A nem vonzó pozíció időben történő megtagadása időt hagy a munkáltatónak arra, hogy másik jelöltet keressen, megmenti attól, hogy minden nap időt veszítsen haszontalan tevékenységekre, amelyek nem adnak lehetőséget a tehetségek feltárására és a szakmai tulajdonságok teljes körű bemutatására.
Az Art. 43 A 44-FZ a Szállító (vállalkozó, kivitelező) azon jogát, hogy a jelentkezést a benyújtási határidő lejárta előtt módosítsa vagy visszavonja. Ebben az esetben helyesen összeállított üzenetet kell küldeni az eljárás szervezőinek. Hangsúlyozzuk, hogy az ilyen üzenetet a pályázatok elfogadásának befejezése előtt meg kell kapni. Találjuk ki, hogyan adjunk választ a különböző eljárásokra, valamint tanulmányozzuk a pályázaton való részvételt elutasító levél mintát.
Jelentkezés visszavonása elektronikus árverésen
Mert a elektronikus aukciók közvetítik elektronikus platform(ETP), akkor az ajánlat visszavonásának jogának gyakorlásához értesítést kell küldenie az üzemeltetőnek (a 44-FZ 66. cikkének 14. része). Ez általában egy kattintással megtehető az oldalon, a „Visszahívás” gombra kattintva. Felhívjuk figyelmét, hogy ezt az ajánlatok elfogadásának határideje előtt kell megtenni.
Ha az aukció végén az árajánlat a harmadik hely alatt van, és ezt az eredményösszesítő jegyzőkönyvben rögzítik, a résztvevőnek jogában áll a további részvételt megtagadni és az ajánlatot visszavonni. Ebben az esetben a protokoll közzététele után a „Visszahívás” gomb megnyomásával az oldal üzemeltetőjének is elküldik az értesítést.
Az oldal üzemeltetője az oldal üzemeltetőjétől kapott tájékoztatásnak megfelelően az elállási nyilatkozat kézhezvételétől számított egy munkanapon belül megszünteti a résztvevő által átutalt pénz zárolását.
Megrendelés visszavonása árajánlatkérésben
A szállítónak csak akkor van joga az ajánlat módosítására vagy visszavonására, ha az ügyfél módosította az ajánlatkérésről szóló értesítést (a 44-FZ 77. cikkének 1. része). Ehhez a résztvevőnek értesítenie kell az árverés szervezőjét.
Ugyanakkor, ha a megrendelő nem változtatott a dokumentáción, és a pályázaton való részvétel udvarias visszautasítását továbbra is meg kell oldani, akkor ezt nem nehéz megvalósítani. törvényben szerződéses rendszer egy résztvevőtől kettő vagy több pályázat benyújtásának tilalma kerül megállapításra. Így ha a résztvevő a második javaslatot saját nevében nyújtja be, ebben az esetben a Ptk (4) bekezdése alapján. 78 44-FZ, minden dokumentumot ellenszolgáltatás nélkül visszaküldünk.
Pályázat visszavonása versenyeljárásban
NÁL NÉL nyílt verseny a kérelmük megváltoztatásának vagy visszavonásának lehetősége mindaddig fennáll, amíg a borítékokat fel nem bontják, vagy az EIS-ben elérhetővé nem válik azokhoz (52 44-FZ. cikk 3. szakasz).
Az elállási nyilatkozat ugyanazon a formában is elküldhető, mint ahogy a részvételi dokumentumokat az ügyfélnek megküldtük: papír formátumban vagy elektronikus fájlként. Az első esetben bölcsebb elkerülni a levelezés postai úton történő kézbesítését, mivel a kézbesítési idő meghaladhatja a vevő által a benyújtásra meghatározott időpontot. Jobb, ha futárral küldi el az értesítést, és tartsa be a határidőt a beküldés befejezése előtt. A futár emellett beszerezheti az ügyféltől a pályázaton való részvétel megtagadásáról szóló bejegyzést.
A pályázaton való részvétel idõben történõ megtagadása esetén (a benyújtási határidõ elõtt) a biztosítékként átutalt pénzösszeg öt munkanapon belül visszakerül a résztvevõ számlájára.
A hirdetmény elkészítésének eljárása
A „Pályázatban való részvétel megtagadása” levélnek nincs kötelező nyomtatványa, amit törvény állapít meg. Elkészíthető szabad formában, míg a szervezet hivatalos fejléces papírjának használata javasolt. A következő információkat is fel kell tüntetni a lemondás szövegében:
- a pályázat benyújtásának dátuma és időpontja;
- övé regisztrációs szám;
- résztvevőazonosító adatok;
- információk az aláíróról;
- az elutasítás okai.
Minden aktívan dolgozó cég rendszeresen kap leveleket különféle ajánlatokkal. Ez lehet javaslat együttműködésre (kereskedelmi), rendezvényen való részvételre (konferencia, szeminárium, ünnepség) stb. A szervezetek közötti forgalomban szintén gyakoriak a kérdőívek, követelések, emlékeztetők stb. Így egy vállalkozás bejövő levelezése több tíz vagy akár több száz különböző üzenetet is tartalmazhat, amelyekre választ kell adni.
Hogyan adjunk ki felmentést
A levél elbírálása semmilyen módon nem garantálja, hogy az azt átvevő szervezet képviselője be hibátlanul beleegyezésével válaszol az abban foglalt ajánlatra, kérésre vagy követelésre. Éppen ellenkezőleg, sok esetben a vállalatok alkalmazottai visszautasítást írnak le.
De a helyes elutasításhoz bizonyos készségekre van szükség. Fontos, hogy a negatív tartalmú levél feladóját ne sértsük meg – ezt nemcsak az elemi üzleti udvariasság szabályai diktálják, hanem annak lehetősége is, hogy a jövőben vevő, ügyfél vagy partner válhat belőle.
Általános információk az üzleti levélről
Összes hivatalos levelezés bizonyos összetételi szabályok szerint. Mindenekelőtt emlékezni kell arra, hogy annak ellenére, hogy a levél tartalma teljesen önkényes lehet, szerkezetének és összetételének meg kell felelnie az üzleti papírok tervezésénél elfogadott szabványoknak, pl. feltételesen három részre oszlik: kezdet (a levél címe és címe), fő rész és befejezés (aláírás és dátum).
Az írásmód legyen visszafogott, tömör, feleslegesen "töltött" mondatok, összetett sajátos terminológia nélkül. Az elutasítás a lehető legkorrektebb legyen, a durvaság, trágárság és egyéb szélsőséges megnyilvánulások elfogadhatatlanok benne. A betűk alkotásakor figyelembe kell venni az orosz nyelv normáit a beszédkultúra, a szókincs, a nyelvtan, a helyesírás és a stílus tekintetében.
Lehet, hogy az elutasítás motiválatlan, de még mindig jobb, ha a levélben feltüntetik az okát.
Ha a válasz részletes és részletes, akkor azt bekezdésekre vagy bekezdésekre kell bontani - így a szöveg érzékelése nagyban megkönnyíti.
Elutasítás esetén nem kell levágni a vállát és „hidakat égetni”, célszerű elhagyni a visszavonulás útját, vagyis megköszönni a figyelmet és reményt kifejezni a további együttműködés lehetőségében. Ehhez megadhatja azokat a feltételeket, amelyeket a címzett teljesíthet üzleti kapcsolatok. Ha van lehetőség olyan vállalkozásnak tanácsot adni, amely az eredeti üzenetben megfogalmazott együttműködéssel vagy egyéb javaslattal is egyetért, akkor azt nem szabad elhanyagolni – ez jó nyomot hagy a címzett emlékezetében.
Kinek a nevében kell írni
Az elutasítást szigorúan annak a nevére kell írni, aki az eredeti levelet aláírta. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy az elutasítás nem jut el a címzetthez, vagy elveszhet a bejövő levelek áramlásában. Ha azonban az ajánlati levél alatt nem szerepelt egy konkrét személy aláírása, akkor a megszólítás semleges formája is használható (például egyszerű üdvözlés „Jó napot”) formájában.
Ingyenes jogi tanácsadás:
Elutasító levél megfogalmazása
A levél írható kézzel (ez a formátum a címzetthez való különleges, meleg hozzáállásról beszél), vagy számítógépre nyomtatható.
Ebben az esetben megengedett a cégadatokkal és céglogóval ellátott egyszerű papírlap vagy nyomtatvány használata.
Az elutasító levél egyetlen eredeti példányban készül, dátummal és számmal kell ellátni (a vállalkozás dokumentumforgalmának megfelelően). Ugyanakkor az erről szóló információkat fel kell venni a kimenő levelezés naplójába, meg kell jegyezni annak dátumát, számát és röviden - tartalmát. A jövőben ez a folyóirat az üzenet létrehozásának és elküldésének bizonyítékává válhat.
Kinek kell aláírnia
Ideális esetben a levél alatt a szervezet igazgatójának autogramját kell feltüntetni, de talán ez messze nem mindig (és szinte teljesen kizárt a nagyszámú alkalmazottal és sok strukturális részleggel rendelkező vállalkozásoknál). Ezért a cég bármely, ilyen jellegű dokumentáció készítésére jogosult és levelezés aláírására jogosult alkalmazottja aláírhat egy elutasító levelet. Lehet bármely osztály titkára, ügyvédje, vezetője vagy szakembere.
Hogyan kell levelet küldeni
Levelet többféleképpen el lehet küldeni, és a legjobb azt választani, amelyen keresztül az eredeti üzenet érkezett. Az orosz postán történő küldés a legelfogadhatóbb, de ebben az esetben ajánlott tértivevényes rendelést vegyen fel, képviselőn vagy futáron keresztüli átutalás is lehetséges (ez a módszer gyorsabb kézbesítést garantál). Elfogadható fax, elektronikus kommunikációs eszközök, sőt közösségi hálózatok vagy azonnali üzenetküldők használata is (de csak azzal a feltétellel, hogy az első levél feladója maga használja ezt a kommunikációs módot).
Ingyenes jogi tanácsadás:
Együttműködési tilalom levél
Ha együttműködést megtagadó levelet kell készítenie, tekintse meg annak mintáját és a hozzá fűzött megjegyzéseket.
- A levél elejére írja be, hogy kinek szól: tüntesse fel a szervezet nevét, beosztását és képviselőjének teljes nevét, akinek a nevére írja a választ. Használjon udvarias megszólítási formát, köszönje meg a cége felé tanúsított figyelmet, majd térjen át az üzenet lényegére.
- Ügyeljen arra, hogy hivatkozzon arra a levélre, amelyre válaszul elutasítást ír, jelezze a negatív reakciót okozó körülményeket. Ha az ellenfél javaslatához további dokumentumokat csatolt, jelezze, hogy elolvasta.
- Lehetőleg a levélben fejezze ki reményét, hogy ennek ellenére megvalósul az együttműködés, anélkül, hogy az ehhez szükséges feltételeket bevezetné.
- Végül írja alá a levelet és keltezze.
Az eseményen való részvételt megtagadó levél
Amikor egy rendezvényen való részvételt megtagadó levelet ír, használja a fenti ajánlásokat az együttműködést megtagadó levélhez. A levélben minden szabványos, de kötelező: a feladóra és a címzettre vonatkozó információk, majd a fellebbezés, maga az elutasítás az eseményen való részvételi javaslat és a nemleges válaszhoz vezető körülmények megemlítésével, majd az aláírás és a dátum .
Állásajánlat elutasító levél
Nem csak a vállalkozás kaphat elutasító levelet. Bizonyos esetekben olyan személy is kifejezheti, akinek semmi köze a céghez: például egy pozícióra jelentkező. Ha Ön csak ilyen személy, az üzleti dokumentációra vonatkozó szabályok és előírások szerint is adja meg az elutasítást. Legyen udvarias, tüntesse fel a felajánlott állás nevét, valamint az elutasítás okát (ne feledje, hogy a potenciális munkáltató felülvizsgálhatja a felajánlott állás feltételeit). Ügyeljen arra, hogy a végén írja alá és keltezze.
Az ajánlat elutasításáról szóló levél (minták)
Kedves Albert Semenovich!
Gondosan tanulmányoztuk az Ön által javasolt koncepciót kereskedelmi. Az Ön ötlete professzionális és kreatív, de nem tükrözi pontosan a projektről alkotott elképzelésünket. Jelenleg úgy döntöttünk, hogy megállapodást kötünk egy másik reklámügynökséggel.
Ingyenes jogi tanácsadás:
Köszönöm az ajánlatot.
Kedves Albert Vasziljevics!
Köszönjük, hogy időt szakított arra, hogy részt vegyen meghirdetett versenyünkön. A projekt megvalósításának ötlete és módszerei teljesen elégedettek cégünk vezetésével, azonban az Ön által meghirdetett ár a költségvetésünk számára elviselhetetlen. Most egy másik céggel kötöttünk megállapodást, de ha jövőre javul az anyagi helyzetünk, mindenképpen felvesszük Önnel a kapcsolatot.
Kedves Albert Semenovich!
Meghoztuk döntésünket a vásárlási pályázaton való részvételével kapcsolatban orvosi felszerelés. Javaslata érdekelte társaságunk vezetőségét, de sajnos az Ön által meghatározott feltételek egy részét nem tudjuk teljesíteni.
Ingyenes jogi tanácsadás:
Most egy másik céggel kötöttünk szerződést, de az újabb pályázatokról mindenképpen értesíteni fogunk.
Kedves Albert Semenovich!
Köszönjük, hogy időt szánt ajánlata feltételeinek részletes leírására. Cégünk vezetése nagyon érdekesnek és nyereségesnek ítélte meg, de jelenleg nincs szükségünk új szerződésekre.
Nem talált választ a kérdésére? Tudja meg, hogyan oldhatja meg problémáját – hívjon azonnal:
(Szentpétervár)
Ingyenes jogi tanácsadás:
9 titka, hogyan írjunk elutasító levelet
Az elutasító levelek az üzleti levelezés szerves részét képezik, bár nem a legkellemesebbek. Ennek ellenére így vagy úgy, de az üzleti levelezésben folyamatosan találkozunk olyan helyzetekkel, amikor „nem”-et kell mondani. Az elutasítás okai különbözőek: lehetnek objektívek és szubjektívek is.
Az elutasító levelek elkészítése során nehézségek merülnek fel, ha:
- az „érdekes” címzett elutasítása számos objektív ok miatt szükséges;
- kellemetlen megtagadni;
- fontos a címzett elhelyezkedésének és lojalitásának megőrzése.
Hogyan írjunk udvariasan és helyesen egy elutasító levelet, hogy a lelkiismeret-furdalás ne kínozzon, és a címzett ne törölje ki örökre az emlékezetéből?
Először is foglaljon állást, tagadja meg valakitől, hogy a "nem" csak egy konstruktív üzleti párbeszéd része. A párbeszéd minden résztvevője saját céljait és érdekeit követi, amelyek számos okból nem mindig esnek egybe. Így az elutasítás bevett gyakorlat az üzleti világban, amellyel meg kell tanulnia hozzáértően dolgozni.
Ingyenes jogi tanácsadás:
Másodszor, okosan utasítsd el. Az értelmes tagadás helyes tagadás. Mutasd meg, hogy tiszteletben tartod és megérted a címzett helyzetét, de ahogy mondják, a saját inged közelebb áll a testhez.
Ebből a cikkből megtudhat 9 titkot, hogyan írjon megfelelő elutasító levelet.
Tehát az elutasító levél módja kitérő, nehogy megsértse a címzettet. Először érvelsz az elutasítás mellett, hogy az olvasó megértse gondolataid menetét, majd a végén beszámolsz a meghozott döntésről.
De menjünk sorban. Annak érdekében, hogy az elutasítás a lehető leghelyesebben hangozzon a címzett számára, az alábbi sémát kell betartani az elutasítás megírására:
1. Kezdje levelét a címzetthez intézett személyes fellebbezéssel.
– Helló, kedves Ivan Stepanovics!
Ingyenes jogi tanácsadás:
– Kedves Mária Szergejevna!
2. Köszönjük a címzettnek, hogy válaszolt ajánlatára:
„Hálásak vagyunk a lehetőségért, amelyet üzleti ajánlatunkkal talált meg!”
"Köszönjük, hogy elfogadta ajánlatunkat"
"Köszönjük, hogy elküldte önéletrajzát"
Ingyenes jogi tanácsadás:
3. Állítsa be a kontextust. Ennek egy semleges megjegyzésnek kell lennie, amely tájékoztat az e-mail tárgyáról. Ebben a részben nyoma sem lehet határozott válasznak.
„Tájékoztatjuk Önt a szakértői bizottság döntéséről egy távoli internetes oktatóközpont megszervezésére irányuló támogatási kérelmével kapcsolatban…”
A hála és a levél szövegkörnyezete egy blokkban kombinálható:
„Köszönjük az internetes távoli oktatási központ megszervezésére benyújtott támogatási kérelmet, és tájékoztatjuk a szakértői bizottság döntéséről…”
4. Mutasd meg a címzettnek, hogy elolvastad, amit megtagadsz. Az elutasító levélnek a címzett által felismerhető tényeket és szavakat kell tartalmaznia. Nincs sértőbb, mint egy tipikus visszautasítás minden levelezőlista résztvevője számára. Sokan nem válaszolnak az ajánlatokra, amikor úgy érzik, hogy projektjüket (önéletrajzukat, javaslatukat) még meg sem nyitották. Még akkor is, ha ez egy levelezőlista, figyelje a szavakat, különben potenciális partnerek elvesztését kockáztatja.
Ingyenes jogi tanácsadás:
"Gondosan áttanulmányoztuk az Ön szakmai tapasztalatára és tudására vonatkozó információkat."
„Gondosan áttanulmányoztuk a projektjét…”
"A bizottság alaposan tanulmányozta az Ön által megadott adatokat és felmérési eredményeket."
5. Nyújtson megértést és együttérzést.
"Megértjük, mennyire fontos, hogy részt vegyen ebben a projektben."
„Osztjuk érdeklődését az eredmények iránt…”
Ingyenes jogi tanácsadás:
„A bizottság tagjai osztják aggodalmát, hogy…”
6. Mondjon bókot a címzettnek, jelölje meg az ajánlat előnyeit, mi tetszett Önnek - ezzel a címzett megmentheti az arcát.
– A távoktatás szervezése jelentősen javítana a helyzeten.
„A lelkesedés és a gyors tanulás nagyon értékes tulajdonságok egy alkalmazott számára.”
"Tapasztalata és tudása figyelmet érdemel."
Ingyenes jogi tanácsadás:
7. És most itt az ideje kimondani, hogy "..., de ...". Indokolja elutasítását objektív körülményekre hivatkozva. Mondja el az okokat pozitív vagy semleges módon. A magyarázat nem nézhet ki bocsánatkérésnek. Próbálja meg kiválasztani a legmeggyőzőbb érveket a címzett számára.
„Jelenleg azonban a műszaki infrastruktúra hiánya miatt a lakosok kevesebb mint 1%-a fér hozzá az internethez a régiókban. Az állami struktúrák tervei között szerepel egy cikk, hogy csak jövőre fordítsanak forrásokat infrastruktúra-fejlesztésre.”
„Jelenleg azonban az ilyen márkájú járművek javítására keresünk képzett és tapasztalt szakembert. A cég vezetése csak jövőre tervezi a létszámbővítést.”
8. Kecsesen utasítsd el: "... túl jó vagy hozzám."
„Az internetelérés technikai lehetőségének hiányában a távoktatás-szervezési támogatás odaítélése kissé korainak tűnik – egy projekt elindítása a szükséges technikai bázis nélkül csak hiteltelenné tehet egy jó ötletet”
Ingyenes jogi tanácsadás:
„Az asszisztensi állás megüresedését jelenleg nem célszerűnek látjuk, mert hiányzik a tudást a kollégáknak átadni képes mester.”
Az elutasító levélnek tartalmaznia kell az elutasítás egyértelmű megfogalmazását + az elutasítás okainak világos magyarázatát:
„Sajnos jelenleg egy másik jelölt javára döntöttünk pozitívan, akinek szakmai tapasztalata jobban illeszkedik az ebben a pozícióban megoldandó feladatok mennyiségéhez és összetettségéhez.”
9. Ajánljon fel alternatívát a címzettnek. Bánj vele megértéssel. Hagyjon reményt a jövőbeni együttműködésre a címzettnek, mert potenciálisan érdekelheti Önt a jövőben.
„Sajnáljuk, hogy ebben a szakaszban nem tudtunk hozzájárulni az Ön terveinek megvalósításához a régiókban. Talán jövőre kedvezőbb lesz a helyzet az internet biztosításával, és akkor ezek a tervek megvalósulnak - javasoljuk, hogy küldje el megfontolásra ....
Ingyenes jogi tanácsadás:
"Készen állunk, hogy mérlegeljük az Ön jelöltségét, amikor új álláshelyeket nyitunk meg."
„Ha a körülmények a közeljövőben változnak, örömmel újra megvizsgáljuk jelentkezését.”
Sok HR-szakember időhiányra hivatkozva nem válaszol a kiküldött önéletrajzra. Ez azonban nem túl udvarias, mert az önéletrajzot beküldők várják az eredményeket, reménykedve és tudni akarják a nekik tetsző üresedés sorsát. Alternatív megoldásként univerzális elutasító levelet használnak.
Javasoljuk, hogy vegyen fontolóra egy egyetemes elutasító levelet az önéletrajzhoz:
„Gondosan átnéztük az önéletrajzát, de kénytelenek vagyunk megtagadni. Az Ön jelölése nem felel meg bizonyos követelményeknek, amelyek az erre az állásra jelentkezőkre vonatkoznak. Köszönjük érdeklődését cégünk iránt, és sok sikert kívánunk.”
Ingyenes jogi tanácsadás:
Javasoljuk, hogy ugyanazt az univerzális levelet alakítsuk át 9 titok segítségével:
"Jó napot, Szergej!
Köszönjük önéletrajzát, és szeretnénk tájékoztatni a XXX cégnél megüresedett X pozícióra kiírt pályázat eredményéről. A cég személyzeti osztálya alaposan áttanulmányozta önéletrajzát. Tisztában vagyunk vele, mennyire fontos, hogy megnyerje a versenyt és megkapja ezt a munkát. Valójában az Ön tapasztalata és tudása figyelmet érdemel. Sajnos jelenleg egy másik jelölt javára született pozitív döntés, akinek szakmai tapasztalata jobban illeszkedik a pozícióban megoldandó feladatok mennyiségéhez és összetettségéhez. Új állások megnyitásakor készek vagyunk figyelembe venni jelöltségét.
A javasolt kilenc titok felhasználásával írt elutasító levelek hozzásegítik a szerzőt (a küldő céget) hozzáértő, korrekt, civilizált üzleti beszélgetőtárs képének kialakításában.
Ingyenes jogi tanácsadás:
Csak a jogosult regisztrált felhasználók adhatnak hozzá kiadványokat.
© HR-Portal: HR vezetők közössége
Elutasító levél
Sajnos előfordul, hogy negatív konnotációjú üzleti leveleket kell írnunk. Az ilyen levelek közé tartoznak a panaszok, követelések és a cikk hőse: egy elutasító levél. Az arcmentés és az üzleti arculat fenntartásának vágya bizonyos szabályokat diktál az ilyen levelek írásához: fontos, hogy ne sértse meg a címzettet, és vele maradjon, ha nem is baráti viszonyban, de legalább hűségesen. Ma megvizsgáljuk az elutasító levelek szerkezetét, és példákat adunk a szöveg megfogalmazására.
Az üzleti elutasító levél felépítése megegyezik bármely más üzleti levél szerkezetével. Javaslom, hogy olvassa el ezt a cikket is, mert az elutasító levél részletének nagy része teljesen szabványos módon van összeállítva, ezekről itt nem fogunk beszélni, a szövegre koncentrálva. a szervezetet a vezérigazgató vagy meghatalmazott tisztviselő írja alá, majd regisztrálja. Ezután vegye figyelembe a levél egyes részleteinek és szemantikai részeinek tervezési jellemzőit.
Ingyenes jogi tanácsadás:
Elutasító levél: hogyan írjunk címet?
Vagy ahogy néha mondják, a levél tárgya. Van itt egy kis finomság az etikett területéről: ha nyilvánvaló negativitást és tagadást mutat, az nem ad „pluszokat” partnere szemében. Válaszlevelének tárgya nem tartalmazhatja a visszautasításra vonatkozó döntését. Jobb, ha semlegesen írod: "Együttműködés", "A garanciáról", "A szerződés aláírásáról" stb.
Mivel az elutasító levél szinte mindig válaszlevél, megtarthatja a kérőlevélben szereplő tárgyat.
Szöveg
A levél szövege a címzett név és családnév szerinti fellebbezésével kezdődik. Ha csak a vezetéknév ismert, akkor vezetéknévvel szólítunk meg, de már nem írunk kezdőbetűt, és nem felejtjük el, hogy Oroszországban az ilyen esetekre általánosan elfogadott cím „úr” vagy „madam”.
Kedves Oleg Olegovics!
Tisztelt Makarenko úr!
Ingyenes jogi tanácsadás:
Tisztelt Mitrofanova Asszony!
Ha még a címzett nevében is kételkedünk, egyszerűen csak azt írjuk: „Tisztelt Uraim!”
Az ajánlati levéltől vagy panaszlevéltől eltérően az elutasító levelet csak valaki más levelére vagy hivatalos kérésére írják. Amikor egy ilyen levél szövegét összeállítja, szem előtt kell tartani, hogy feltétlenül tartalmaznia kell egy hivatkozást a kérésre, amelyet a szöveg elejére kell elhelyezni, vagy (még jobb és teljesen helyes) egy speciális kellékbe kell helyezni. - a betűszám és dátum mezői alatt található speciális jelölésekben:
_____________ napon __________ - ide írják a kérési adatokat.
Ha a vállalati fejléc nem adja meg ezeket a speciális mezőket, az elutasítás első bekezdése a kéréslevélre mutató hivatkozással kezdődik:
Ingyenes jogi tanácsadás:
2015. július 1-jén 434. számon kelt levelére válaszolva tájékoztatjuk, hogy...
Mielőtt visszautasítaná, sajnálatát kell kifejeznie ezzel kapcsolatban. Több "sablon" kifejezést is elkészíthet. Például:
Sajnos kénytelenek vagyunk visszautasítani ajánlatát, mert…
Ha a kérelemhez csatoltak dokumentumokat, érdemes a levélben feltüntetni, hogy elolvasta. Ez azt mutatja, hogy nem utasította el a javaslatot, hanem alaposan átgondolta. Ebben az esetben a következő kifejezések szerepelnek a levélben:
Gondosan átnéztük ajánlatát...
Gondosan áttanulmányoztuk az Ön által benyújtott dokumentumokat...
Kereskedelmi ajánlat megtagadása esetén feltétlenül köszönje meg az elküldött ajánlatot, és azt, hogy cégét lehetséges partnerként tekintették. Ez mindenkire vonatkozik. Még ha van egy nagyvállalata, amely számos fiókteleppel rendelkezik az Orosz Föderációban és a FÁK-ban, és az ajánlatot egy induló LLC-től érkezett, akkor sem szabad megfeledkezni az üzleti etikettről. Ezen kívül, ki tudja, talán a jövőben nyereséges lesz Önnek ezzel a céggel dolgozni. Ugyanez vonatkozik azokra is, akik elküldik önéletrajzukat: helyesen és hálával kell visszautasítania a tanúsított figyelmet.
Köszönjük a rendelkezésre bocsátott anyagokat és cégünk iránti érdeklődését. Gondosan mérlegelve lehetséges opciók az együttműködést, sajnos meg kell tagadnunk.
Sajnos jelenleg az éves megelőző karbantartással kapcsolatban kénytelenek vagyunk megtagadni Önt.
Sajnos nincs a flottánkban Jármű a szükséges teherbírást, ezért kénytelenek vagyunk megtagadni az Ön szállítását.
Sajnáljuk, de jelenleg nem áll módunkban biztosítani szükséges felszerelést amiatt, hogy Kurszk városában található, és csak e hónap végén szállítják Moszkvába.
Gyakran nem tud semmilyen módon segíteni partnerének, ügyfelének, majd a levél szokásosan lezárható az elutasítás okának megjelölésével. De hirtelen tényleg tud jó tanácsot adni, ami segít megoldani a helyzetet? Ha biztos abban, hogy partnere hasznos lehet küldeni ajánlat, vagy tudja, hogy az ismerős szervezetek közül melyik tud igazán előrelépni és segítséget nyújtani, írjon róla. Ha van egy kis esélye is, hogy pozitívan oldja meg a helyzetet, akkor ez csak pluszt jelent cége hírnevének.
Ezen egyszerű szabályok betartásával valóban hozzáértő üzleti elutasító levelet írhat.
- MS Office (17)
- Webináriumok (4)
- Az üzleti levelek típusai (9)
- Belső dokumentumok (13)
- Kérdések és válaszok (2)
- Dokumentumok mozgása (12)
- Partnerhírek (2)
- Szabályozó dokumentumok (13)
- Munkahelyi szocializáció (20)
- Humánerőforrás (60)
- Dokumentumok küldése (10)
- Pszichológia (6)
- A dokumentum részletei (19)
- Karrier tanácsok (1)
- Dokumentumok létrehozása (46)
- Dokumentum könyvelés (12)
- Dokumentumtárolás (39)
- etikett (2)
- Evgeniya Kozhanova az esetek nómenklatúrájáról
A webináriumok menetrendjét és a kedvezményekkel kapcsolatos információkat e-mailben kaphatja meg
Copyright © IP Kozhanova Evgenia Nikolaevna. Minden jog fenntartva.
Projekt "Kiváló titkár - Korrekt módon dolgozunk a dokumentumokkal!" nem minősül jogi tanácsadásnak.
Jogi konzultáció
jogi segítség
Üzleti elutasító levél - elutasítás |
Az üzleti levelek írásának gyakorlata nem mindig jelent pozitív leveleket. Vannak panaszlevelek, panaszok és elutasító levelek. Ebben a cikkben róluk fogunk beszélni. Nemet mondani nem könnyű, és még az üzleti etikett is megköveteli, hogy ezt úgy tegyük, hogy a kapcsolat és a partner imázsa is megmaradjon, aki a lehető leghűségesebb a beszélgetőpartnerhez. Ebben a cikkben közelebbről megvizsgáljuk a visszapattanó betűk szerkezetét; itt talál mintákat beszédklisékre e levelek írásához.
Mint minden üzleti levél, az elutasító levél a szervezet fejlécére van írva, és kötelező regisztrációhoz kötött. Az elutasító levél szerkezete sem különbözik a normál levéltől.
A címzettet írják először. Ez az a menedzser, aki aláírta a kérelmet (azaz nem feltétlenül vezérigazgató, lehetséges, hogy egy másik személy - meg kell nézni a levelet, amelyre a választ adják).
Levél tárgya. Gyakorlatban üzleti kommunikáció nem szokás negatív és negatív címszavakat írni. Így van itt: a levél tárgya az a kérés, amellyel Önhöz fordultak. A téma nem számol be arról, hogy a kérést elutasították.
A munkáról
A szerződéskötésről
Fellebbezés. Nincs itt semmi új: névvel és családnévvel a kérőlevél aláírójának, a „Kedves” szóval kísérve.
Az elutasító levél szövegének sajátossága, hogy mindig válaszként írják, mert a kérés meghallgatása nélkül nem lehet visszautasítani. Ezért az elutasító levélnek tartalmaznia kell a kérésre mutató hivatkozást. Egy ilyen levél másik kötelező eleme a megbánás az elutasítás miatt.
Példák a sajnálkozás kifejezésére szolgáló klisé kifejezésekre:
Sajnos le kell tagadnunk...
Sajnálattal jelentem be az elutasítást
A ref. 09. 01. 13-tól 5. szám (belépés: 10. 01. 13. 23. szám) Tájékoztatjuk, hogy…
2013. 01. 09-én kelt, 17. számú levélben (13. 13. 10. 123. szám) benyújtott, ingyenes berendezések kiosztására irányuló kérelmére válaszolva tájékoztatjuk, hogy…
Ha a kérelmező megfontolásra küldött nekünk néhány dokumentumot, fontos igazolni, hogy megkaptuk és elolvastuk. Ebben az esetben a levél így kezdődik:
Gondosan elolvastuk az Ön által benyújtott dokumentumokat, és arra a következtetésre jutottunk, hogy ...
A bizottság megvizsgálta kérelmét, és köszöni az anyagok időben történő benyújtását, azonban…
Áttekintettük az Ön által bemutatott anyagokat, és megosztjuk aggodalmát a régió környezeti helyzetével kapcsolatban.
Teljes mértékben egyetértünk a források felhasználásával kapcsolatos álláspontjával, és köszönjük a statisztikai anyagokat.
Kereskedelmi ajánlat elutasítása esetén célszerű kiemelni annak előnyeit, és megköszönni a feladónak, hogy Önt választotta lehetséges partnernek. (Még akkor is, ha Ön nagybirtokos és induló LLC-től érkezett az ajánlat, az üzleti etikett szabályai mindenkire vonatkoznak.) Ugyanez vonatkozik az önéletrajzokra válaszul küldött elutasításokra is. Ez lehetővé teszi, hogy kapcsolatot tartson fenn egy potenciális partnerrel vagy egy tapasztalt alkalmazottal, úgymond „nyitva hagyja az ajtót”, például:
Köszönjük, hogy elküldte prezentációját. Gondosan áttanulmányoztuk, és nagyon ígéretes partnernek tartjuk, de kénytelenek vagyunk megtagadni az Önnel való együttműködést...
Ezután meg kell adnia az elutasítás okát. Az oknak objektívnek és lehetőleg többé-kevésbé érvényesnek kell lennie. Még ha az igazgatója a föld színén szidta is a levél feladóit, és megparancsolta, hogy küldje el őket a pokolba, a szabályok helyes és indokolt visszautasítást követelnek meg.
kénytelen volt visszautasítani Önt ...-ben a technikai képességek hiánya miatt
Sajnos az anyagi és műszaki bázis nem teszi lehetővé számunkra ..., ami miatt kénytelenek vagyunk megtagadni Önt a ...
Sajnálattal értesítjük, hogy …-ban minden hely foglalt, ezért kénytelenek vagyunk visszautasítani…
azonban az üresedés ... már betelt, ezért kénytelenek vagyunk megtagadni az Ön foglalkoztatását.
Végezetül, a címzettnek kívánatos alternatív megoldást kínálni a kérdésre. Természetesen, ha egyáltalán nem tud segíteni neki, akkor ne találja fel újra a kereket. De hirtelen rájössz, hogy az ajánlata kinek tud igazán jól jönni, ki tud segíteni, vagy (ha valaki éppen rossz címre érkezett) hol kellett volna először kopogtatnod az ajtón, vagy az üzleti partnereid elvesztették a lábukat keresve csak egy ilyen alkalmazott... Ha van lehetőség a helyzet pozitív megoldására, és a helyzet megérdemli, akkor meg kell tennie.
Meghívjuk Önt, hogy tegye fel ezt a kérdést…
Ha ehhez hasonló kérdése van, forduljon...
Kép: David-Castillo-Dominici / www. ingyenes digitális fényképek. net Kapcsolódó cikkek
Címkék: dokumentálás, kimenő, levélírás, üzleti dokumentumok stílusa
