გადამცემი წერილი- ეს ფორმაა საქმიანი ეტიკეტი. გადაცემული დოკუმენტების მარტივი რეესტრის გარდა, ის შეიცავს რეკომენდაციებს მათი დამუშავების შესახებ. გარდა ამისა, რეგისტრაციის მონაცემების მიხედვით, შეგიძლიათ განსაზღვროთ შესრულების დრო და გაგზავნის ფაქტი. მაგალითი იმისა, თუ როგორ უნდა დაწეროთ სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის - იხილეთ სტატია.

როგორ დავწეროთ სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის

გაერთიანებული ერთიანი ფორმაწერილი არ არსებობს. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის დიზაინის მოთხოვნები აღწერილია GOST R 6.30-2003-ში. რეკომენდებულია ამ სტანდარტის მოთხოვნები.

როგორ დავწეროთ სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის? დავიწყოთ ძირითადი წესებით:

• კომპანიის ბლანკზე;
• თარიღით და რეგისტრაციის ნომრით.

მოდით უფრო დეტალურად განვიხილოთ სამოტივაციო წერილის ნიმუში დოკუმენტების გაგზავნის შესახებ, რომელ მთავარ განყოფილებებად შეიძლება დაიყოს ტექსტი და რა ინფორმაცია უნდა იყოს ასახული მათში.

წერის განყოფილება	Მოკლე აღწერა
შესავალი		სარჩელზე პასუხის გაგზავნის შესახებ
სათაური	თემა, რომელიც განსაზღვრავს მის მიზანს	გადაცემული დოკუმენტების სამოტივაციო წერილი
გასაჩივრება	კონკრეტული მიმართვა უფროსს, სასურველია მიმართოს სახელისა და პატრონიმის მითითებით	ძვირფასო ივან ივანოვიჩ!
შეტყობინების მიზანი	მოკლე ფორმულირება	თქვენი პრეტენზიის საპასუხოდ, მე ვამაგრებ დადასტურებას, რომ აღნიშნული მოთხოვნები დაკმაყოფილებულია მიწოდების ხელშეკრულებაში მითითებულ ვადაში.
Მთავარი ნაწილი	არსის განცხადება შეჯამებით და იმედის გამოხატვით, მადლიერებით და ა.შ.	თქვენგან მიღებული ინფორმაციით, ადგილი ჰქონდა ხელშეკრულების 2.3 და 3.6 პუნქტების დარღვევას. თავის მხრივ, გაცნობებთ, რომ კომპონენტები დროულად იქნა გადატანილი, რაც დასტურდება ზედნადებით და სამუშაო დროულად დასრულდა, რაც დასტურდება სამუშაო ბრძანებით სამუშაოს მიღების თარიღით. 2017 წლის 14 ივლისს ჩვენთვის გამოგზავნილ No2 პრეტენზიაში სრულად შესრულებულად მიმაჩნია. გთხოვთ, გაითვალისწინოთ და გამოგვიგზავნოთ ინფორმაცია თქვენი გადაწყვეტილების შესახებ კანონით დადგენილ ვადაში. მადლობას გიხდით ჩვენი კომპანიის მომსახურებით სარგებლობისთვის და ველით შემდგომ თანამშრომლობას.
დასკვნა	განაცხადების სია. თავაზიანი ხელმოწერა	აპლიკაციები: მიწოდების ხელშეკრულება, ფურცლების რაოდენობა. ზედნადები, ფურცლების რაოდენობა. სამუშაო შეკვეთა, ფურცლების რაოდენობა. დამონტაჟებული ბანერის ფოტო, ფურცლების რაოდენობა. ხელმძღვანელი, სიდოროვა მარია ივანოვნა. შემსრულებლის სახელი და კონტაქტები.

სამოტივაციო წერილის ნიმუში დოკუმენტებისთვის

საწარმოს თანამშრომლებმა არა მხოლოდ უნდა გაუგზავნონ ასეთი მოთხოვნები კონტრაგენტებს, არამედ მიიღონ ისინი მათგან. საწარმოების კლერკებისთვის აზრი აქვს შეიმუშაონ დოკუმენტების შემოსული სამოტივაციო წერილის ფორმა. საჭირო იქნება, თუ კონტრაგენტი უზრუნველყოფს პაკეტს ახსნა-განმარტების გარეშე. ეს ხშირად ხდება თანამშრომლობით პირები, მაგრამ იურიდიული პირებისთვის ეს შემთხვევა არ არის გამონაკლისი. სამუშაო ნაკადის ოპტიმიზაციის მიზნით, კონტრაგენტი შეძლებს შეავსოს შემოთავაზებული ფორმა, რომელშიც ის მიუთითებს ყველა საჭირო ინფორმაციას.

სამოტივაციო წერილის ნიმუში დოკუმენტების გადაცემისთვის. ფორმა, რომელიც შექმნილია კონტრაგენტის მიერ შესასავსებლად:

რა არ უნდა ითქვას

მიმართვის ტექსტი ინახება ქ ბიზნეს სტილი. იმისდა მიუხედავად, რომ შეტყობინება არ არის დამოუკიდებელი ფორმა, შედგენისას არ ღირს გაცნობის დაშვება. დოკუმენტების სამოტივაციო წერილი არ უნდა აფასებდეს იმას, რაც ხდება, იყოს ემოციური და შეიცავდეს ფრაზებს, რომლებმაც ამა თუ იმ გზით შეიძლება შეურაცხყოფა მიაყენონ ადრესატს. ფრაზების მაგალითი, რომელთა გამოყენება შეუძლებელია და მათი ჩანაცვლების ვარიანტები:

ვინ აწერს ხელს წერილს

მიმართვას ხელს აწერს დეპარტამენტის უფროსი, მენეჯერი, Მთავარი ბუღალტერი, ორგანიზაციის ხელმძღვანელი. ამ შემთხვევაში დაცული უნდა იყოს კომუნიკაციის ეთიკა. თუ ტექსტი შეიცავს მიმართვას კომპანიის ხელმძღვანელს, მაშინ მას ხელი უნდა მოაწეროს თანაბარმა ხელმძღვანელმა. ასევე უნდა გვახსოვდეს, რომ მენეჯერი ინსტრუქციების შესრულებას დელეგირებს შემსრულებლებს. ამიტომ დირექტორის მიერ ხელმოწერისას მითითებული უნდა იყოს კონტრაქტორის კონტაქტები, რათა მიმღებს არ მოუწიოს დროის დახარჯვა ძიებაში. პასუხისმგებელი პირი. ბეჭდვა ამ შემთხვევაში არჩევითია.

მიღებისას ადრესატი დოკუმენტს ანიჭებს შემოსულ ნომერს და თარიღს, რომელსაც კლერკი შეაქვს ხელით ან ბეჭდით. ამ რეკვიზიტის გამოყენებით, ადვილი იქნება გავლის ეტაპების თვალყურის დევნება და იმის გარკვევა, თუ რა ეტაპზეა განხილვის საჩივარი ამა თუ იმ დროს.

ნიკოლსკის გამზ., 100

ტელ.: 60-00-06, ფაქსი: 30-00-06

ელფოსტა ეს ელფოსტის მისამართი დაცულია უსრგებლო წერილებისგან. მის სანახავად საჭიროა JavaScript-ის ჩართვა

ანგარიში 85436086593857683857

არხანგელსკში რუსეთის ფედერაციის უშიშროების საბჭოში

TIN 2904220391

ფედერალური საგადასახადო სამსახური

არხანგელსკში

28.03.2011 № 12

ჩვენ გამოგიგზავნით Obuv Pomorie OJSC-ის 2010 წლის ფინანსურ ანგარიშგებას.

აპლიკაციები:

• 1. ბალანსი (ფორმა No1) 2 ფურცელზე 1 ეგზემპლარად.
• 2. მოგება-ზარალის ანგარიშგება (ფორმა No2) 2 ფურცელზე 1 ეგზემპლარად.
• 3. ანგარიშგება კაპიტალში ცვლილებების შესახებ (ფორმა No3) 3 ფურცელზე 1 ეგზემპლარად.
• 4. ფულადი სახსრების მოძრაობის ამონაწერი (ფორმა No4) 2 ფურცელზე 1 ეგზემპლარად.
• 5. ბალანსის დანართი (ფორმა No5) 6 ფურცელზე 1 ეგზემპლარად.
• 6. განმარტებითი შენიშვნაფურცელზე 1 ეგზემპლარად.

სულ ფურცლებზე

გენერალური დირექტორი ლობურ კ.ნ. //

ფორმა No1 „ბალანსი“

დამტკიცებულია რუსეთის ფედერაციის ფინანსთა სამინისტროს ბრძანებით

(რუსეთის ფედერაციის სტატისტიკის სახელმწიფო კომიტეტის ბრძანების გათვალისწინებით

და რუსეთის ფედერაციის ფინანსთა სამინისტრო 2003 წლის 14 ნოემბრის N 475 / 102n)

ბალანსი
ფორმა N 1 OKUD-ის მიხედვით
თარიღი (წელი, თვე, დღე)
ორგანიზაცია	OJSC ფეხსაცმელი Pomorie
Ტაქსის იდენტიფიკაციის ნომერი
სახის აქტივობა	ფეხსაცმლის წარმოება
საკუთრების ორგანიზაციული და სამართლებრივი ფორმა/ფორმა
გახსნა სააქციო საზოგადოება/ კერძო საკუთრება	OKOPF/OKFS-ის მიხედვით
საზომი ერთეული: ათასი რუბლი / მილიონი რუბლი
მდებარეობა (მისამართი)	163522 არხანგელსკი პრ ნიკოლსკი, 100
Დადასტურების თარიღი
გაგზავნის თარიღი (მიღება)

	ინდიკატორის კოდი	საანგარიშო წლის დასაწყისში	საანგარიშო პერიოდის ბოლოს
I. არამიმდინარე აქტივები
არამატერიალური აქტივები
ფიქსირებული აქტივები
მშენებლობა მიმდინარეობს
მომგებიანი ინვესტიციები მატერიალურ ფასეულობებში
გრძელვადიანი ფინანსური ინვესტიციები
Გადავადებული საგადასახადო აქტივები
სხვა გრძელვადიანი აქტივები
სულ I განყოფილებისთვის
II. მიმდინარე აქტივები
მათ შორის:
ნედლეული, მასალები და სხვა მსგავსი ღირებულებები
ცხოველები გასაზრდელად და გასასუქებლად
მიმდინარე სამუშაოს ხარჯები
მზა საქონელი და საქონელი გასაყიდად
გაგზავნილი საქონელი
სამომავლო ხარჯები
სხვა მარაგები და ხარჯები
შეძენილ ფასეულობებზე დამატებული ღირებულების გადასახადი
დებიტორული დავალიანება (რომლის გადახდები მოსალოდნელია ანგარიშგების თარიღიდან 12 თვეზე მეტი ხნის შემდეგ)
დებიტორული დავალიანება (რომლის გადახდაც მოსალოდნელია ანგარიშგების თარიღიდან 12 თვის განმავლობაში)
მყიდველებისა და მომხმარებლების ჩათვლით
მოკლევადიანი ფინანსური ინვესტიციები
ნაღდი ფული
Სხვა მიმდინარე აქტივები
სულ II სექციისთვის

ფორმა 0710001 გვ.2

	ინდიკატორის კოდი	საანგარიშო პერიოდის დასაწყისში	საანგარიშო პერიოდის ბოლოს
III. კაპიტალი და რეზერვები
საწესდებო კაპიტალი
აქციონერებისგან გამოსყიდული საკუთარი აქციები
დამატებითი კაპიტალი
სარეზერვო კაპიტალი
მათ შორის:
კანონის შესაბამისად ჩამოყალიბებული რეზერვები
შემადგენელი დოკუმენტების შესაბამისად ჩამოყალიბებული რეზერვები
გაუნაწილებელი მოგება (დაუფარავი ზარალი)
სულ III ნაწილისთვის
IV. გრძელვადიანი მოვალეობები
სესხები და კრედიტები
გადავადებული საგადასახადო ვალდებულებები
სხვა გრძელვადიანი ვალდებულებები
სულ IV განყოფილებისთვის
V. მოკლევადიანი ვალდებულებები
სესხები და კრედიტები
გადასახდელი ანგარიშები
მათ შორის:
მომწოდებლები და კონტრაქტორები
დავალიანება ორგანიზაციის თანამშრომლების მიმართ
ვალი სახელმწიფო გარე ბიუჯეტის სახსრების მიმართ
დავალიანება გადასახადებზე და მოსაკრებლებზე
სხვა კრედიტორები
მონაწილეთა (დამფუძნებლების) მიმართ შემოსავლის გადახდის ვალი
მომავალი პერიოდების შემოსავალი
რეზერვები მომავალი ხარჯებისთვის
სხვა მიმდინარე ვალდებულებები
სულ V განყოფილებისთვის
გათვალისწინებული ღირებულებების არსებობის შესახებ ბალანსის გარეშე ანგარიშებზე
იჯარით გაცემული ძირითადი საშუალებები
ლიზინგის ჩათვლით
ინვენტარიზაციის აქტივები მიღებულია შესანახად
საქონელი მიიღება კომისიაზე
გადახდისუუნარო მოვალეთა ჩამოწერილი ვალი
მიღებული ვალდებულებებისა და გადახდების უზრუნველყოფა
გაცემული ვალდებულებებისა და გადახდების უზრუნველყოფა
საბინაო მარაგის ცვეთა
გარე გაუმჯობესების ობიექტების და სხვა მსგავსი ობიექტების ცვეთა
გამოსაყენებლად მიღებული არამატერიალური აქტივები
ზედამხედველი	ლობური კ.ნ.	Მთავარი ბუღალტერი	ხუდიაკოვი A.V.
(ხელმოწერა)	(სრული სახელი)	(ხელმოწერა)	(სრული სახელი)

Ჟურნალი„საოფისე სამუშაოები და საბუთების მიმდინარეობა საწარმოში“ 2013 წლის სექტემბერი

სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის

0 კომენტარი

16901 ნახვა

კოჟანოვა ევგენია | HR და HR სპეციალისტი

ჩვეულებრივი მიმოწერის გარდა, კონტრაგენტებს ყოველდღიურად ვუგზავნით სხვადასხვა დოკუმენტებს: კონტრაქტებს, ოქმებს, ანგარიშ-ფაქტურებს, საპრეზენტაციო მასალებს... საქმიანი ეტიკეტის წესები და ელემენტარული წინდახედულობა ამ შემთხვევაში სამოტივაციო წერილის დაწერას მოითხოვს. რას გვაძლევს და როგორ გავუშვა? როგორია მისი განხორციელების ვადები? მერე როგორ შევინახოთ?

FROMსამოტივაციო წერილი არის საქმიანი წერილის ტიპი, რომელიც საჭიროა ადრესატისთვის გაგზავნილი დოკუმენტების პაკეტის აღსაწერად, თუ ეს დოკუმენტები არ შეიცავს მისამართების ნაწილს.

Ამგვარად, სამოტივაციო წერილი არ ატარებს რაიმე საინფორმაციო დატვირთვას, მაგრამ ასრულებს სამ მნიშვნელოვან ფუნქციას:

ადასტურებს გაგზავნის ფაქტს;

აწვდის გაგზავნილი დოკუმენტების ჩამონათვალს და ინსტრუქციებს მათი დამუშავებისთვის;

რეგისტრაციის მონაცემების წყალობით, ის საშუალებას გაძლევთ განსაზღვროთ ვადა.

როგორც უმეტესობა საქმიანი წერილები, სამოტივაციო წერილი გაიცემა ბლანკზე და იღებს გამგზავნის გამავალ სარეგისტრაციო ნომერს. ჩვენ ჟურნალში არაერთხელ დეტალურად გავაანალიზეთ ოფიციალური წერილების ფორმატირების წესები, ამიტომ ახლა ყურადღებას გავამახვილებთ სამოტივაციო წერილის მახასიათებლებზე.

საქმიანი წერილის დეტალური ანალიზი მისი შემადგენლობის მრავალი ნიმუშით არის სტატიაში "საქმიანი წერილის შედგენა»

მეტყველების ნიმუშები

სამოტივაციო წერილის საფუძველია დანართების სია. დოკუმენტის ტექსტი მოკლეა და პირობითად იყოფა ორ ნაწილად:

შეტყობინება დოკუმენტების გაგზავნის შესახებ,

დროული პასუხის მოთხოვნა (გაცნობა, დამტკიცება, ხელმოწერილი ასლის დაბრუნება და ა.შ.).

პირველი ნაწილი ჩვეულებრივ იწყება ასე:

"შესრულებით ... ჩვენ გამოგიგზავნით ...",

"ჩვენ გამოგიგზავნით..."

"წარმოგიდგენთ..."

შემდეგი, შეგიძლიათ მიუთითოთ დოკუმენტების გაგზავნის მიზანი: "შეთანხმება", "გაცნობისთვის", "ხელმოწერისთვის", "შევსებისთვის"(თუ საუბარია გამოკითხვის ფორმაზე ან კითხვარზე). ჩვენ გირჩევთ გამოიყენოთ კლიშეები "გიგზავნით" ან "გიგზავნით", რადგან თქვენ შეგიძლიათ წარადგინოთ რაღაც მხოლოდ განსახილველად, მაგრამ არა ხელმოწერისთვის ან დასამტკიცებლად.

მეორე ნაწილი შეიძლება შეიცავდეს შემდეგ სიტყვებს:

„გთხოვთ ხელი მოაწეროთ, დალუქოთ და გამოგვიგზავნოთ ერთი ეგზემპლარი ჩვენს მისამართზე...“,

„გთხოვთ, განიხილონ და გამოგვიგზავნოთ ჩვენს მისამართზე კანონით დადგენილ ვადაში...“,

„გთხოვთ გამოგვიგზავნოთ სათანადოდ შესრულებული...“ ჩვენს მისამართზე.

რეკვიზიტები "აპლიკაციების არსებობის ნიშანი"

როგორც უკვე დავადგინეთ, დოკუმენტების სამოტივაციო წერილში მთავარია დანართები. ამიტომ, ჩვენ განსაკუთრებულ ყურადღებას მივაქცევთ ამ კონკრეტული საყრდენის დიზაინის საკითხს. განურჩევლად იმისა, თუ როგორ შედგენილი იქნება განაცხადი, საქმიანი გასაჩივრების პრაქტიკა მოითხოვს წერილზე თანდართული დოკუმენტების სრულ ჩამონათვალს, თითოეულ მათგანში ასლების და ფურცლების რაოდენობის მითითებით. ამ ინფორმაციის გარეშე სამოტივაციო წერილი ყოველგვარ მნიშვნელობას დაკარგავს.

Ისე, როდესაც გაგზავნილი დოკუმენტები უკვე მოხსენებულია წერილის ტექსტში, მათი სახელების ხელახლა ჩამოთვლა არ ღირს. საკმარისია მიუთითოთ ფურცლებისა და ასლების რაოდენობა. იხილეთ მაგალითი 1.

მაგალითი1

ტექსტის ფრაგმენტი და შენიშვნა განაცხადის არსებობის შესახებ (აპლიკაციის სახელი მითითებულია წერილის ტექსტში)

თუ განცხადება წერილის ტექსტში არ არის მითითებული, რაოდენობრივი მონაცემების გარდა, უნდა მიუთითოთ მისი დასახელება. თუ პაკეტი შეიცავს რამდენიმე დოკუმენტს, დანართები დანომრილია. იხილეთ მაგალითი 2.

კოლაფსი

მაგალითი2

ტექსტის ფრაგმენტი და ნიშანი განაცხადის არსებობის შესახებ (აპლიკაციის სახელი მითითებულია ნიშანში მისი არსებობის შესახებ)

კოლაფსი

მიუხედავად იმისა, რომ GOST R 6.30-2003 ამბობს, რომ ნიშანში რამდენიმე აპლიკაციის ჩამოთვლისას მათი ხელმისაწვდომობის შესახებორწერტილამდე განმაზოგადებელი სიტყვა არის მხოლობით რიცხვში "დანართი:", ასეთ შემთხვევებში მაინც გირჩევთ დაწეროთ იგი მრავლობით რიცხვში "დანართები:", როგორც ეს ვაჩვენეთ მაგალით 2-ში.

ჯერ ერთი, სწორია რუსული ენის წესების თვალსაზრისით. და მეორეც, თავად ამ GOST-ის შემქმნელებმა მოგვიანებით "გამოასწორეს", როდესაც მათ მეთოდოლოგიურ რეკომენდაციებში დაიწყეს განმარტებების მიცემა მის გამოყენებასთან დაკავშირებით. იხილეთ ციტატები ამ ორი დოკუმენტიდან ქვემოთ. მაგრამ ბევრი ჯიუტად აგრძელებს სიტყვა "დანართის" დაწერას მხოლობით რიცხვში, თუნდაც მას მოჰყვეს რამდენიმე დოკუმენტის სია. ნუ გააკეთებთ ამას და ჩვენ ავუხსენით რატომ.

დოკუმენტის ფრაგმენტი

კოლაფსი

GOST R 6.30-2003 "ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები »

3.21. ... თუ წერილს აქვს დანართი, რომელიც არ არის დასახელებული ტექსტში, მაშინ მიუთითეთ მისი დასახელება, ფურცლების რაოდენობა და ასლების რაოდენობა; თუ არსებობს რამდენიმე განაცხადი, ისინი დანომრილია:

დოკუმენტის ფრაგმენტი

კოლაფსი

ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაცია. დოკუმენტაციის მოთხოვნები. GOST R 6.30-2003 განხორციელების სახელმძღვანელო მითითებები

3.16. ... თუ წერილს აქვს აპლიკაცია, რომელიც ტექსტში არ არის დასახელებული, მაშინ მიუთითეთ მისი დასახელება, ფურცლების რაოდენობა და ასლების რაოდენობა, თუ რამდენიმე განცხადებაა, ისინი დანომრილია:

ასევე გვხვდება შეუსაბამობები წერილის ტექსტში სიტყვა „განაცხადის“ ჩაწერის შესახებ:მცირე ან დიდი ასოებით, „არა“ ნიშნით ან მის გარეშე. ფაქტია, რომ სამოტივაციო წერილის ტექსტში თანდართული დოკუმენტის დასახელება შეგიძლიათ სხვადასხვა გზით მიუთითოთ; შეადარეთ საკუთარი თავი, გადახედეთ მაგალითს 3: მეორე შემთხვევაში, მიზანშეწონილია ფრჩხილებში მიუთითოთ, რომ დოკუმენტი არის განაცხადი, ხოლო შემდგომ შემთხვევებში ჩვენ ვაჩვენებთ, თუ როგორ შეიძლება ეს გაკეთდეს სხვადასხვა გზით. ყველა ვარიანტი სწორია, უბრალოდ მნიშვნელოვანია წერილში ერთგვაროვნების დაცვა. და კიდევ უკეთესია აირჩიოთ და დააფიქსიროთ ერთი ვარიანტი თქვენი ორგანიზაციის საოფისე მუშაობის ინსტრუქციებში (ან სხვა ადგილობრივი მარეგულირებელი აქტი მსგავს საკითხებზე), მაშინ იქნება ერთგვაროვნება ყველა დოკუმენტში და ნაკლები დაბნეულობა იქნება შემსრულებლებს შორის.

მაგალითი3

აპლიკაციის სახელის მითითების სხვადასხვა გზა წერილის სხეულში

კოლაფსი

შეკრული განაცხადისთვის, ფურცლების რაოდენობა შეიძლება გამოტოვდეს (მაგალითი 4).

მაგალითი4

შეკრული განაცხადის აღწერა

კოლაფსი

როდესაც იმდენი აპლიკაციაა, რომ უფრო მოსახერხებელია მათი ცალკე ფურცელზე ჩამოთვლა (მას დაერქმევა „წერილის დანართების ინვენტარი ... No. ...“), საკმარისი იქნება ასეთებზე მითითება. ინვენტარი წერილში (მაგალითი 5).

მაგალითი5

თუ ამდენი აპლიკაციაა, რომ უფრო მოსახერხებელია მათი ცალკე ინვენტარში ჩამოთვლა

კოლაფსი

თუ თქვენს წერილს დაურთოთ სხვა წერილი, რომელსაც აქვს საკუთარი დანართი, ამის შესახებ უნდა აცნობოთ ადრესატს (მაგალითი 6).

მაგალითი6

წერილის დანართს აქვს თავისი დანართი

კოლაფსი

და ბოლოს, თუ თქვენი წერილი მიმართულია ერთდროულად რამდენიმე ორგანიზაციას, ხოლო დანართი მხოლოდ ერთს (სხვები წერილს მხოლოდ ინფორმაციისთვის იღებენ), ესეც უნდა ითქვას (მაგალითი 7).

მაგალითი7

დანართი ეგზავნება მხოლოდ ერთ ელფოსტის მიმღებს რამდენიმედან

კოლაფსი

დანართების არსებობის ნიშანი კეთდება წერილის ტექსტის ქვემოთ და ხელმოწერის ზემოთ. როგორც წესი, ეს დისტანციები (შეწევა) კეთდება ერთნაირად და ტოლია დაახლოებით 2-3 სტრიქონის მანძილის (ეს კარგად არის ნაჩვენები მაგალითში 9-ის მთელი ასოს ნიმუშის დიზაინში).

როგორც წესი, თუ დოკუმენტს აქვს დანართები, მაშინ მასზე აღინიშნება ნიშანი, რომ ისინი წარმოდგენილია ტექსტის ქვემოთ და ხელმოწერის ზემოთ, ხოლო თანდართულ დოკუმენტებზე (თითოეულისთვის პირველი ფურცლის ზედა მარჯვენა ნაწილში) წერია, რომელ დოკუმენტთან არის დანართი (განაცხადის ნომრის აღნიშვნით, თუ არის რამდენიმე), როგორც მე-8 მაგალითში.

მაგალითი8

განაცხადის ნომერი და ძირითადი დოკუმენტის მონაცემები განაცხადის 1 ფურცელზე

კოლაფსი

მაგრამ სამოტივაციო წერილს აქვს გაგზავნილი დოკუმენტების აღრიცხვის ფუნქცია, მოქმედებს როგორც კონვერტზე დანართების ერთგვარი ინვენტარი, მაგრამ ისეთ წერილში დასახელებული დოკუმენტები, როგორც დანართები, რეალურად იგზავნება. თუ წერილს სხვა ფუნქცია ჰქონდა (მაგალითად, ეს იყო შეთავაზება, შეთავაზება ხელშეკრულების გაფორმებაზე და შემოთავაზებული თანამშრომლობის პირობების ჩამოთვლა), მაშინ წერილი იქნება მნიშვნელობით "გასაღები" დოკუმენტი და თანდართული დოკუმენტები. მხოლოდ დაეხმარებოდა მას თავისი ფუნქციის შესრულებაში. მაგრამ ჩვენ ვსაუბრობთ სამოტივაციო წერილზე და ამ შემთხვევაში არ უნდა „გააფუჭოთ“ გადაგზავნილი დოკუმენტები „კონვერტის ინვენტარის“ შესახებ ინფორმაციით - ე.ი. თქვენ არ გჭირდებათ მათი ასე მონიშვნა!

იმისდა მიუხედავად, სად და რა მიზნით იგზავნება დოკუმენტები, მათ დგება სამოტივაციო წერილი უშეცდომოდ. ეს არის სამუშაო პროცესის ძირითადი პრინციპი, რომელიც მუშაობს პირველ რიგში გამგზავნის ინტერესებიდან გამომდინარე.

• ეს არის სამოტივაციო წერილი, რომელიც შეიცავს გამავალ, შემდეგ კი შემოსულ ნომრებს, რომლითაც შეგიძლიათ მოგვიანებით თვალყური ადევნოთ დოკუმენტების გზას და ბედს.
• წერილში მითითებული დოკუმენტების დეტალური ჩამონათვალი აღმოფხვრის გაუგებრობას, რომელიც დაკავშირებულია ერთი ან რამდენიმე ასლის დაკარგვასთან.
• სამოტივაციო წერილის არსებობა მიმღებს საშუალებას მისცემს დროულად დაამუშაოს შემოსული კორესპონდენცია და საჭიროების შემთხვევაში უმოკლეს ვადაში გასცეს პასუხი.

როგორ დავწეროთ სამოტივაციო წერილი დოკუმენტებისთვის

დოკუმენტების სამოტივაციო წერილის ერთიანი ფორმა არ არსებობს, თუმცა საქმიანი საბაჟო და საოფისე მუშაობის წესები გარკვეულ სტანდარტებთან შესაბამისობას ითვალისწინებს.

რეკვიზიტები

საქმიანი მიმოწერა ბიზნეს სუბიექტებს შორის ( იურიდიული პირები, ინდივიდუალური მეწარმეები) ჩვეულებრივად ტარდება ორგანიზაციების ბლანკები, რომლებიც შეიცავს კუთხის მარკებს გამგზავნის დეტალებით.

სამოტივაციო წერილის ხელმოწერა დამოკიდებულია გაგზავნილი დოკუმენტების ტიპზე. მაგალითად, ხელშეკრულების ან კომერციული შეთავაზების ასლის გაგზავნისას წერილს ტრადიციულად ხელს აწერს პირველი ხელმძღვანელი; დოკუმენტების გაგზავნის შემთხვევაში ფინანსური ანგარიშგება- მთავარი ბუღალტერი ან ფინანსური განყოფილების უფროსი და ა.შ.

არ იცით თქვენი უფლებები?

გარდა ამისა, წერილი უნდა შეიცავდეს მისი ფაქტობრივი შემსრულებლის სახელს და საკონტაქტო ინფორმაციას - მიღებულ დოკუმენტებთან დაკავშირებით კითხვების შემთხვევაში სწრაფი კომუნიკაციისთვის.

წერილის ტექსტი

სამოტივაციო წერილი, როგორც წესი, დგება ადრესატი კომპანიის ან მისი განყოფილების პირველი ხელმძღვანელის სახელზე. ამ შემთხვევაში რეკომენდირებულია მიმართვა „ძვირფასო (ს)“ ხელმძღვანელის სახელისა და პატრონიმის მითითებით. თუ წერილი მიუმართავია, აპელაცია შეიძლება გამოტოვოთ.

წერილის აღწერილობითი ნაწილის საწყისი ფრაზა დამოკიდებულია ორგანიზაციაზე, რომელსაც ის ეგზავნება:

• უმაღლეს ორგანიზაციას - "ჩვენ წარმოგიდგენთ";
• დაქვემდებარებულ ორგანიზაციას - „ჩვენ გიგზავნით“;
• მესამე მხარის ორგანიზაციას - "ჩვენ გიგზავნით".

დოკუმენტების სია

სამოტივაციო წერილში სათაურით „დანართი“ უნდა მიეთითოს შემდეგი პუნქტებისთვის გასაგზავნი დოკუმენტების ამომწურავი ჩამონათვალი:

• დოკუმენტის დასახელება და ნომერი;
• მისი შედგენის თარიღი;
• ასლების რაოდენობა;
• ფურცლების რაოდენობა დოკუმენტში;
• ნიშანი პროგრამული უზრუნველყოფის და ნუმერაციის შესახებ, ასეთის არსებობის შემთხვევაში.

წერილის ბოლოს კეთდება შენიშვნა გაგზავნილი დოკუმენტების ფურცლების საერთო რაოდენობისა და მათი შეფუთვის შესახებ.

მნიშვნელოვანია: ამავე სახელწოდების დოკუმენტაციის გაგზავნისას (მაგალითად, ინვოისები, კონტრაქტები და ა.შ.) დასაშვებია ფურცლების ზოგადი დასახელებისა და რაოდენობის მითითება.

ბიზნეს ეტიკეტი კარნახობს სამოტივაციო წერილების (ან, როგორც მათ ასევე უწოდებენ, თანმხლები წერილების) დაწერას დოკუმენტების პარტნიორებისთვის გაგზავნისას, სამთავრობო ორგანოებიდა სხვა შემთხვევებში. ეს განსაკუთრებით სასარგებლოა იმ სიტუაციებში, როდესაც თქვენ უნდა დაადასტუროთ პაკეტის ადრესატამდე გადაცემა, ყურადღება მიაქციოთ ფუნდამენტურ პუნქტებს, გაგზავნოთ მოთხოვნა ან მოქმედების სახელმძღვანელო და ასევე დააფიქსიროთ საპასუხო მოქმედებების დრო. ყველა მნიშვნელოვანი ინფორმაცია შეიძლება განთავსდეს თანდართულ დოკუმენტში.

ყველაზე ხშირად, მხარდაჭერა გაიცემა:

• გადაცემისას მნიშვნელოვანი დოკუმენტები(მაგალითად, ხელმოწერის შემდეგ დაბრუნება);
• შერიგების აქტს;
• რომ კომერციული შეთავაზება;
• დოკუმენტაციაში საგადასახადო ოფისი;
• მარეგულირებელი ორგანოების მოხსენებებს, ფორმებსა და მოთხოვნებს;
• აღმასრულებელ დოკუმენტაციამდე;
• პერსონალის ჩანაწერებზე.

თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ ისინი როგორც დოკუმენტების პირადად გადაცემისას, ასევე კურიერის, ჩვეულებრივი ფოსტით ან ელექტრონული ფოსტით გაგზავნისას.

შედგენილია, როგორც წესი, გაგზავნილ დოკუმენტებზე პასუხისმგებელი თანამშრომლის ან ორგანიზაციის მდივნის მიერ. სერტიფიცირებისთვის საკმარისია ხელმოწერა, მაგრამ ბეჭედიც შეიძლება დაისვას. დღეს, ორგანიზაციებს არ მოეთხოვებათ მრგვალი ბეჭედი (82-FZ 04/06/2015). ჭედურობა არის ბიზნესის შეხედულებისამებრ, გარდა იმ შემთხვევისა, როდესაც ამას მოითხოვს მიმღები (მაგ. ფინანსური ინსტიტუტები).

ცალკე გამოვყოფთ თანმხლების კიდევ ერთ მნიშვნელოვან ფუნქციას - დოკუმენტების ინვენტარიზაციას, რომლებიც იგზავნება ადრესატს. მიზანშეწონილია გულდასმით ჩამოთვალოთ ყველა ნაშრომი, სადაც მითითებულია არა მხოლოდ მათი სრული სახელი, არამედ რამდენ ფურცელზეა შედგენილი, არის თუ არა განაცხადები და რომელი, თითოეული დოკუმენტის რამდენი ასლი გაიგზავნა. თუ ფურცელი შემდგომში დაიკარგა, თანდართული ქაღალდი დაადასტურებს, რომ თქვენ გადაეცით იგი ადრესატს. აქედან გამომდინარე, მნიშვნელოვანია, რომ გააკეთოთ აკომპანემენტი დუბლიკატში და სთხოვოთ მიმღებს, თქვენს ეგზემპლარზე მიუთითოს მიღების თარიღი და დრო, ასევე შეთანხმება ინვენტართან.

სამოტივაციო წერილის სტრუქტურა

ორგანიზაციების კორესპონდენცია რეგულირდება GOST R 6.30-2003 03.03.2003 წ. სტრუქტურა და რეკვიზიტები შეიძლება განსხვავდებოდეს დეტალურად, ესკორტის ტიპის მიხედვით, მაგრამ ზოგადად ისინი ასე გამოიყურება:

1. ადრესატი (ორგანიზაციის დასახელება და მისამართი, თანამშრომლის სახელი და თანამდებობა, რომელსაც ეგზავნება დოკუმენტები).
2. განაცხადის ნომერი და თარიღი.
3. შინაარსი.
4. თანდართული დოკუმენტების სია.
5. პირი, რომელიც ადასტურებს ნამდვილობას.
6. კონტაქტები.

აკომპანიმენტები დანომრილია ორგანიზაციის საოფისე მუშაობის წესების, ასევე სხვა კორესპონდენციის მიხედვით. ამჟამად საოფისე მუშაობის წესები ეხება საწარმოს შიდა საკითხებს და დადგენილია ადგილობრივი აქტები. Gosstandart წესები მოითხოვს კომპანიებს ჩამოაყალიბონ და დააფიქსირონ საოფისე მუშაობის პრინციპები (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). ადრესატის მოთხოვნის საპასუხოდ ბადრაგის გაგზავნისას, გამგზავრების ნომრის ქვეშ შეგიძლიათ მიუთითოთ მისი გასვლის ნომერი და თარიღი. თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაიწყოთ ტექსტი ფრაზით: „თქვენი მიმართვის შესახებ იხ. არა...-დან...“.

იმ შემთხვევებში, როდესაც კომუნიკაცია უნდა მოხდეს უშუალო შემსრულებელთან, უნდა იყოს მითითებული მისი კონტაქტები. ეს ინფორმაცია ყველაზე ხშირად დატანილია ფორმის ქვედა მარცხენა კუთხეში. მიზანშეწონილია მიუთითოთ გვარი, ინიციალები (სრული ან მოკლე), ტელეფონის ნომერი ან ელექტრონული ფოსტის მისამართი.

მოდით გაერკვნენ, რა უნდა დაწეროთ სამოტივაციო წერილში. რეკომენდირებულია ტექსტის დაწყება ფრაზებით: „ჩვენ გიგზავნით...“, „გიგზავნით...“ რასაც მოჰყვება იმ ნაშრომების მოკლე განზოგადებული სახელწოდება, რომლებსაც თან ერთვის. არ არის აუცილებელი ტექსტის ამ კონკრეტულ ნაწილში თითოეული ელემენტის სახელით ჩამოთვლა, რადგან ამისთვის სხვა განყოფილებაა გათვალისწინებული.

• გთხოვთ დაეთანხმეთ მიღებას;
• გთხოვთ მოაწეროთ ხელი და დაბრუნდეთ დროულად;
• გთხოვთ, დაეთანხმოთ და დაბრუნდეთ კომენტარებით ან გამოაგზავნოთ უთანხმოების ოქმი;
• გთხოვთ გამოიყენოთ მისი დანიშნულებისამებრ;
• გთხოვთ, უზრუნველყოთ კონფიდენციალური ინფორმაციის უსაფრთხოება;
• გთხოვთ დროულად შემატყობინოთ.

არ არის აკრძალული ხაზგასმისთვის მნიშვნელოვანი ადგილების გამბედაობა ან დახრილობა.

თანდართული დოკუმენტაციის სია

ქაღალდების ინვენტარი, რომლებიც გადაეცემა ადრესატს, მოცემულია ტექსტის შემდეგ მარტივი სიაში, თითოეული პოზიციის ნუმერაციით. სიის შედგენისას მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ თითოეული ნივთის უნიკალურობა. ამ შემთხვევაში, სასურველია დეტალების სრულად დაზუსტება. სამოტივაციო წერილის მიზნიდან გამომდინარე, განაცხადის შედგენა შესაძლებელია თითოეული დოკუმენტის ასლებისა და ფურცლების რაოდენობის მითითებით, ან მთლიანი რაოდენობის მიხედვით.

Მაგალითად:

1. ხელშეკრულება No4 06/01/2017 2 ეგზემპლარად. 10 ფურცელზე.
2. მითითება w / n დათარიღებული 06/01/2017 1 ეგზემპლარი. 3 ფურცელზე.

სულ 2 დოკუმენტი 13 ფურცელზე.

სამოტივაციო წერილის წერა

მიმოწერის ზოგადად მიღებული ნორმების მიხედვით, მთელი გამავალი კორესპონდენცია შედგენილია ორგანიზაციის ოფიციალურ ბლანკზე, რომელშიც მითითებულია სახელი, დეტალები, სრული საფოსტო მისამართი (ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, თუ პასუხი მოსალოდნელია რეგულარული ფოსტით) და სხვა საკონტაქტო დეტალები. .

არ არსებობს მოთხოვნები ტექსტის დიზაინსა და შინაარსზე, წერილი შედგენილია თავისუფალი ფორმით. მაგრამ აუცილებელია საქმიანი მიმოწერის წესების დაცვა, ასევე ფორმულირების გაურკვევლობის თავიდან აცილება.