تستخدم برامج الكمبيوتر لإنشاء المستندات الإلكترونية. إنشاء المستندات الإلكترونية

ليس من المستغرب اليوم أن يأتي القارئ (المستخدم) إلى المكتبة ويقضي فترة زمنية معينة فيها ، لا يستخدم أمواله فحسب ، بل لا يحاول حتى طلب المطبوعات. يلبي المستخدمون العديد من احتياجاتهم على المستوى المعلوماتي ، i. محتوى تمامًا بالمعلومات الببليوغرافية والمجردة والمرجعية وغيرها من المعلومات الإلكترونية التي تم الحصول عليها عبر الإنترنت ، باستخدام قرص مضغوط أو غير ذلك. علاوة على ذلك ، يؤدي تطوير مورد إلكتروني إلى حقيقة أن العديد من المكتبات ، التي ليس لديها أموال لتجميع المنشورات الأجنبية ، تجد فرصة لتنظيم وصول مستخدميها إلى الموارد الإلكترونية للنص الكامل ، وتكتسب هذه الاتجاهات زخمًا (إلكترونيًا) مكتبة علمية RFBR ، المنشورات الإلكترونية لمعهد المجتمع المفتوح - روسيا وغيرها وفرت للعديد من المكتبات وصولًا مجانيًا إلى عدة آلاف من عناوين المجلات الأجنبية. بالإضافة إلى ذلك ، أصبح تسليم المستندات الإلكترونية أكثر انتشارًا ، مما يسمح لمستخدمي المكتبة ، دون القدوم إلى المكتبة نفسها ، أن يطلبوا من مكان عملهم (أو من المنزل) نسخة إلكترونية من مقال أو كتيب أو جزء من كتاب واستلامها في أمر ما. من اللحظات. في الوقت نفسه ، تجدر الإشارة إلى أن عدد مرات الوصول عن بُعد (الزيارات) إلى موقع المكتبة على الإنترنت في العديد من المكتبات يتجاوز عدد الزيارات المادية العادية.

كل ما سبق يؤكد أن الأفكار القديمة عن المكتبة تنهار أمام أعيننا. لم يعد القارئ يأتي دائمًا إلى المكتبة للحصول على مستند ، بل يأتي للحصول على معلومات و / أو مصدر إلكتروني. تتحول المكتبة تدريجياً إلى مركز لمصادر المعلومات الإلكترونية ، مع الاحتفاظ بوظائف المكتبة العادية لخدمة المستخدمين بالمستندات المطبوعة. هذه الميزة الجديدة للمكتبة الحديثة لا توضح بوضوح أحد الاتجاهات الرئيسية في نشاط المكتبات الحديثة فحسب ، بل يجب أيضًا أن تؤخذ في الاعتبار عند التخطيط لتطوير المكتبات الآلية وتقنيات المعلومات ، وبشكل عام لمراجعة المفهوم الذي عفا عليه الزمن بالفعل. المكتبة التقليدية.

تقنيات إنشاء مستند إلكتروني

أولاً ، هذا تقنيات معالجة المعلومات التحليلية والتركيبية في ABIS.

المعالجة التحليلية والتركيبية (ASO) - العمليات الفردية التي تشمل العمليات أو مجموعات العمليات المرتبطة بتحليل المستندات أو البيانات ولكنها لا تؤدي إلى تغيير كبير في محتواها وهيكلها ونوعها. في الأنظمة المؤتمتة ، يمكن إجراء ASO في شكل عمليات يدوية و "آلة - بشرية" و "آلة" بحتة (أي باستخدام الأدوات الآلية فقط). عمليات الفرز ، والكتابة / إعادة الكتابة ، والتشفير ، وفك التشفير ، والتشفير / فك التشفير ، والتحويل ، وما إلى ذلك ، يمكن أن تكون بمثابة أمثلة على التنفيذ المؤتمت كليًا أو جزئيًا لـ ASO. معالجة البيانات هي اسم معمم للعمليات غير المتجانسة المرتبطة بالبيانات. يمكن ملاحظة بعض المصطلحات المتعلقة بأنواع معالجة البيانات:

• · المعالجة المتكاملة للبيانات - مبدأ تنظيم معالجة البيانات في نظام آلي ، يتم فيه دمج أو تحسين العمليات أو العمليات التي تم إجراؤها سابقًا في مختلف المنظمات أو الإدارات أو أقسام السلسلة التكنولوجية من أجل زيادة كفاءة النظام. أحد الأهداف المحتملة لـ "المعالجة المتكاملة للبيانات" هو إنشاء قواعد بيانات متكاملة.
• · معالجة البيانات الموزعة - معالجة البيانات التي تتم في نظام موزع ، حيث يمكن لكل من العقد التكنولوجية أو الوظيفية للنظام معالجة البيانات المحلية بشكل مستقل واتخاذ القرارات المناسبة. عند تنفيذ العمليات الفردية ، فإن العقد توزيع منفصليمكنهم تبادل المعلومات من خلال قنوات الاتصال من أجل معالجة البيانات أو الحصول على نتائج تحليل متبادل لهم.
• · المعالجة الآلية (للبيانات / المستندات) - المعالجة (للبيانات أو المستندات) تتم تلقائيًا ، بدون أو بمشاركة بشرية محدودة. قد تكون الوسائل التقنية لتنفيذ "المعالجة الآلية" عبارة عن جهاز كمبيوتر أو أجهزة أو آلات أخرى.
• · معالجة الآلة - إجراء عمليات على البيانات باستخدام الكمبيوتر أو أجهزة معالجة البيانات الأخرى.
• · المعالجة المسبقة للآلة ، وإعداد البيانات للإدخال - مرحلة المعالجة التحليلية والتركيبية أو معالجة المستندات المرتبطة بإضفاء الطابع الرسمي على المستندات النهائية وتسجيل محتواها في ورقة عمل.
• · الفرز - التوزيع التلقائي أو اليدوي للوثائق أو البيانات وفقًا لبعض المعايير المحددة. مجموعة العمليات المرتبطة بإحضار السجلات في ملف وفقًا لـ أحدث التغييراتفي موضوع النقاشأو تلقي معلومات (بيانات) جديدة. يتضمن "تحديث ملف" إجراء العمليات التالية: عرض السجلات ، وإضافة سجلات جديدة ، وحذف (حذف) أو تصحيح (تحرير) سجلات موجودة.

ثانيًا ، هذا تقنيات رقمنة المعلومات.

تشمل تقنيات رقمنة المعلومات ما يلي:

1. المسح.

هذه الطريقة مفيدة بشكل خاص لأولئك الذين يقومون بإعداد تطبيقات الوسائط المتعددة بناءً على المواد المطبوعة والرسوم التوضيحية الموجودة.

الماسح الضوئي هو جهاز طرفي للكمبيوتر الشخصي يسمح لك بإدخال النسخ الأصلية في جهاز الكمبيوتر ، والتي يتم تقديمها في شكل مستندات نصية ورسومات وشرائح وصور فوتوغرافية وما إلى ذلك. يقوم الماسح الضوئي بتحويل هذه المعلومات إلى إلكترونية.

بناءً على تقييم عام لخصائص الماسحات الضوئية ، يمكن تقسيم هذه الأجهزة إلى المجموعات الفرعية التالية:

• o الماسحات الضوئية المحمولة.
• س الماسحات الضوئية (سحب) الصفحة.
• س الشرائح - الماسحات الضوئية.
• o ماسحات ضوئية الإسقاط.
• o ماسحات ضوئية طبلية.
• 2. إدخال البيانات من لوحة المفاتيح.

إدخال لوحة المفاتيح هو نوع من الإدخال اليدوي. أداة تكنولوجيةتوفير إدخال لوحة المفاتيح هو ورقة عمل. يتم إدخال النص باستخدام محرر نصوص Word ، والذي تم تضمينه في حزمة البرامج تحت الاسم العام Office ، الذي أصدرته شركة Microsoft. إنه مصمم ليعمل تحت نظام التشغيل Windows.

Word هو تطبيق Windows مصمم لإنشاء مستندات نصية وعرضها وتعديلها وطباعتها ، مما يجعل من الممكن القيام بكل شيء دون استثناء العمليات التقليديةفوق النص الذي توفره تقنيات الكمبيوتر الحديثة:

• o ضبط وتعديل المعلومات الأبجدية الرقمية غير المنسقة ؛
• o تنسيق الأحرف باستخدام مجموعة متنوعة من خطوط True Type في مجموعة متنوعة من الأنماط والأحجام ؛
• o تنسيق الصفحة (بما في ذلك التذييلات والحواشي السفلية) ؛
• o تنسيق الوثيقة ككل (التجميع التلقائي لجدول المحتويات والفهارس المختلفة) ؛
• o التدقيق الإملائي واختيار المرادفات واللف التلقائي للكلمات.

ثالثا ، هذا تقنيات معالجة المستندات الرقمية.

تتضمن تقنيات معالجة المستندات الرقمية التعرف على الأحرف وتحريرها الإضافي.

برنامج التعرف الضوئي على الأحرف - تم تصميم OCR (التعرف الضوئي على الأحرف) لإدخال المستندات المطبوعة تلقائيًا في الكمبيوتر. في أغلب الأحيان ، يستخدم المستخدمون نظام التعرف البصري على النص FineReader من ABBYY ونظام CuneiForm للتعرف البصري على الأحرف من Cognitive Technologies Ltd في الممارسة العملية. يتمتع كلا النظامين بقدرات مكافئة تقريبًا وقد تم تصميمهما للتعرف على النصوص المكتوبة بأي خط تقريبًا (باستثناء الحروف الهيروغليفية والعربية) ، دون تدريب مسبق. من سمات البرامج الدقة العالية في التعرف على الأحرف والحساسية المنخفضة لعيوب الطباعة.

تعمل أنظمة برامج OCR على النحو التالي. لنفترض أن لديك مستندًا ورقيًا نصيًا بهيكل معقد ، أي بالإضافة إلى النص ، يحتوي المستند على جداول ومخططات ورسوم توضيحية وما إلى ذلك. تحتاج إلى تحرير النص باستخدام معالج النصوص. لحل هذه المشكلة ، تحتاج إلى وضع المستند في الماسح وإنشاء نسخته الإلكترونية ، وهي صورة بيانية للمستند.

الخطوة التالية هي تحويل الصورة إلى نص. هذه المرحلة مهمة للغاية ، لأن نتيجة المسح هي صورة يمكن حفظها حصريًا في ملف بتنسيق رسومي أو آخر أو تحميلها للمعالجة ليس في نص ، ولكن في نوع من محرر الرسوم. يمكنك لصق صورة مباشرة في محرر نصوص. ومع ذلك ، بالنسبة للتطبيقات النصية ، تعتبر الصورة عنصرًا غير قابل للتجزئة ولا يمكن تحديده. وبالتالي ، حتى إذا كان هناك نص على الصورة ، فلا يمكن تحريره باستخدام محرر نصوص. لذلك ، أولاً وقبل كل شيء ، من الضروري تحويل صورة الأحرف إلى نص على هذا النحو ، أي في سلسلة من الأحرف المتاحة للمعالجة في برامج تحرير النصوص.

تسمح أنظمة برمجيات FineReader و CuneiForm بحل مشاكل تحويل الصور إلى نصوص ويتم توفيرها في شكل مجمعات قوية بما يكفي لاستخدامها في الممارسة العملية.

عملية التعرف على النص بواسطة أنظمة التعرف الضوئي على الحروف هي كما يلي.

أولاً ، تحتاج إلى الحصول على صورة بيانية للمستند ، والتي يمكن القيام بها بطريقتين - عن طريق مسح المستند ضوئيًا أو عن طريق تحميل صورة من ملف. تتيح لك بيئة تطبيق البرنامج عرض الصور بمقاييس مختلفة ، بالإضافة إلى إجراء بعض التحولات معها ، على وجه الخصوص ، تدويرها وعكسها.

في المرحلة التالية من معالجة المستندات ، يتم ترميزها. الغرض من هذه العملية هو إخبار نظام التعرف الضوئي على الحروف بكيفية وضع النص على الصورة.

يمكن تصحيح نتائج التخطيط التلقائي يدويًا - إنشاء كتل نصية وحذفها ، ونقلها ، وتعيين أحجامها ، وتقسيمها إلى كتل متجاورة ، وجعل الكتل متعددة الأضلاع عن طريق إرفاق مستطيلات الكتلة بها أو قطع مستطيلات الكتلة منها ، إلخ. يمكن تعيين أرقام تسلسلية للكتل ، وهو أمر ملائم للغاية إذا كنت بحاجة إلى تحويل نص منسق معقد إلى نص عادي.

بالنسبة للنصوص المطبوعة ضبابية أو على خلفية غير موحدة ، يتم استخدام المسح التكيفي ، والذي يسمح ، على حساب بعض تدهور الأداء ، بزيادة دقة تحديد ملامح الحروف.

عند التعرف على المستندات المطبوعة الباهتة منخفضة التباين ، يمكن تحسين جودة التعرف عن طريق ضبط المعلمات مثل السطوع والتباين وعتبة مستوى النقطة بالأبيض والأسود.

يتم تكوين إعدادات التخطيط والتعرف الضوئي على الحروف للتأكد من أن نظام التعرف الضوئي على الحروف قادر على حظر النص والتعرف عليه بشكل صحيح. على وجه الخصوص ، من الضروري الإشارة إلى اللغة (اللغات) المكتوبة بالنص المراد التعرف عليه.

للعمل السريع مع النص الذي تم التعرف عليه ، يدمج نظام OCR محرر النصوص الخاص به ، والذي يذكرنا بتطبيق الدفتر المدمج في Windows. محرر النصوص قادر على دعم ميزات تنسيق النص الأساسية مثل الخطوط والأنماط والنصوص المرتفعة والمنخفضة والجداول والأعمدة والإطارات التي تتحرك فوق النص. يتم تمييز الكلمات المشكوك فيها في خلفية معينة في النص الذي تم التعرف عليه ، ويوفر محرر النصوص أدوات للبحث السريع عن الكلمات المشكوك فيها ، مما يبسط بشكل كبير عرض النص الذي تم التعرف عليه وتحريره.

تحتوي بعض إصدارات أنظمة التعرف الضوئي على الحروف ، مثل ABBYY FineReader Corporate Edition ، على أدوات تعاون متكاملة. لتنفيذ القدرة على العمل على الشبكة ، يجب أن يكون لكل كمبيوتر نسخة منفصلة من البرنامج المثبت.

في هذه الحالة ، يمكن تنظيم العمل مع نفس الحزمة على عدة أجهزة كمبيوتر. تمتلك أدوات الشبكة الخاصة بالنظام القدرة على تتبع عملية معالجة الصفحات - بواسطة من يدخل هذه اللحظةيتم فتح الصفحة ، ومسحها ضوئيًا ، والتعرف عليها ، والتحقق منها ، وما إلى ذلك. التغييرات التي تم إجراؤها على الصفحة بواسطة مستخدم واحد تكون مرئية لكل من يعمل مع نفس الحزمة.

يحتوي نظام CuneiForm 2000 Master أيضًا على إمكانات العمل الجماعي ، والتي تحتوي ، بالإضافة إلى بيئة CuneiForm 2000 نفسها ومحرر نصوص ، على وحدة برمجيات مسح ضوئي وتعرف على دفعات مضمنة ، بالإضافة إلى البرمجياتلاستخدام الماسحات الضوئية على شبكة محلية.

الرابع ، هذا تقنيات إنشاء مستندات الويب.

اللغة الأكثر استخدامًا لإنشاء مستندات الويب هي HTML (لغة ترميز النص التشعبي). يتضمن هذا المفهوم طرقًا مختلفة لتصميم مستندات النص التشعبي والتصميم ومحرري النص التشعبي والمتصفحات وغير ذلك الكثير. يعتبر النص التشعبي مثاليًا لدمج عناصر الوسائط المتعددة في المستندات التقليدية. من الناحية العملية ، بفضل تطوير النص التشعبي ، تمكن معظم المستخدمين من إنشاء منتجات الوسائط المتعددة الخاصة بهم وتوزيعها على قرص مضغوط. أنظمة المعلومات هذه ، المصنوعة في شكل مجموعات من صفحات HTML ، لا تتطلب تطوير أدوات برمجية خاصة ، منذ كل شيء الأدوات اللازمةللعمل مع البيانات أصبحت جزءًا من المعيار البرمجياتمعظم أجهزة الكمبيوتر الشخصية. مع هذا النهج ، يُطلب من المستخدم أداء العمل المرتبط مباشرة فقط بموضوع المنتج قيد التطوير: إعداد النصوص ، ورسم الصور ، وإنشاء صفحات HTML والتفكير في الروابط بينها.

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

نشر على http://www.allbest.ru/

الوكالة الاتحادية للتعليم

المؤسسة التعليمية الحكومية للتعليم المهني العالي

جامعة ولاية أودمورت

معهد القانون والإدارة الاجتماعية والأمن

كلية القانون الإنساني الأوسط

عمل الدورة

عصريالبرمجياتأموال،تستخدمفيمعالجةخلقمستندات

سيماكينا إيرينا فلاديميروفنا

طلاب مجموعة SPO-O-0611-21 (k)

تخصص "التوثيق

الإدارة والأرشفة "

الرئيس: محاضر أول

فولكوفا أ.

إيجيفسك 2008

مقدمة

1. أنظمة إعداد الوثائق النصية

2. حزمة تطبيقات Microsoft Office

2.1 برامج التطبيقات المضمنة مع Microsoft Office

2.2 معالج النصوص Microsoft Word

2.3 جدول بيانات Microsoft Excel

3. نظم التشغيل الآلي لإدارة الوثائق

استنتاج

قائمة الأدب والمصادر المستخدمة

مقدمة

لقرون عديدة ، كانت تكنولوجيا المعلومات في طور التطوير. في بعض الفترات ، تباطأ هذا التطور وأصبح غير محسوس تقريبًا ، وفي بعض الفترات ، على العكس من ذلك ، كانت هناك قفزة نوعية ، وبدأت البشرية في استخدام وسائل جديدة بشكل أساسي غير مرئية حتى الآن لمعالجة المعلومات ونقلها وتخزينها. أدت ملاءمة وكفاءة استخدام أجهزة الكمبيوتر لإعداد نصوص المستندات إلى إنشاء العديد من البرامج لمعالجة المستندات. تختلف إمكانيات هذه البرامج - من البرامج المصممة لإعداد مستندات صغيرة ذات هيكل بسيط ، إلى برامج للطباعة والتصميم والإعداد الكامل لطباعة منشورات الكتب والمجلات (أنظمة النشر).

موضوع ورقة المصطلح الخاص بي مناسب ، حيث يتم الآن تخزين وإنشاء جميع المستندات تقريبًا في شكل إلكتروني. هذا يتطلب البرنامج المناسب.

هدف، تصويب لي مسار الشغل هو:

- ضع في اعتبارك البرامج الأكثر شيوعًا المستخدمة لإنشاء المستندات.

- تعرف على برامج التطبيقات المضمنة في Microsoft Office.

- تحديد ودراسة أنظمة التشغيل الآلي لإدارة الوثائق.

مهام لي مسار الشغل هو:

- ضع في اعتبارك الأنظمة الرئيسية لإعداد المستندات النصية ، وإعطاء مفهوم محرري النصوص ومعالجات النصوص وأنظمة النشر المكتبي.

- وصف حزمة تطبيق Microsoft Office والبرامج المضمنة فيه والميزات الرئيسية لمعالج النصوص Microsoft Word (المشار إليه فيما يلي باسم MS Word) ومعالج جداول بيانات Microsoft Excel (المشار إليه فيما يلي باسم MS Excel).

- ضع في اعتبارك أنظمة الأتمتة الرئيسية لدعم إدارة المستندات: "BOSS-Referent" ، "CompanyMedia" ، "DOCs Open" ، "Office work 2.5" ، "NauDoc".

يمكن تقسيم جميع برامج إنشاء المستندات بشكل مشروط إلى أنظمة لإعداد مستندات النصوص وجداول البيانات والبرامج الخاصة بأتمتة المكاتب.

لتحقيق الهدف وحل المشكلات ، أستخدم بشكل أساسي الدورياتمثل: مجلتي "Office work" و "Secretary business" اللتين تتحدثان عن تنفيذ برنامج "BOSS-Referent" في المنظمات الكبيرةوكيف أثرت على عملهم ، وكذلك على NAUMEN وبرامجها.

أيضًا ، عند كتابة ورقة الشروط الخاصة بي ، استخدمت نظام العمل المكتبي الآلي "Office work 2.5" و GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية.

واستخدمت أيضًا معلومات من الشبكة العالمية إنترنت، حيث يحتوي موقع "www.document.ru" على معلومات حول أتمتة معالجة المستندات ، إلخ.

يحتوي عمل الدورة التدريبية على هيكل يسمح لك بالكشف عن الموضوع الذي اخترته وتبريره بتفصيل كبير. أريد أيضًا أن أشير إلى أنني قمت بتثبيت هيكل عملي في الدورة التدريبية بطريقة تحقق أهدافي على النحو الأمثل وحل المهام المحددة.

يشمل عمل هذا المقرر: مقدمة ، ثلاثة فصول ، خاتمة ، قائمة المصادر المستخدمة. يتناول الفصل الأول أنظمة إعداد الوثائق النصية. يتحدث الفصل الثاني عن حزمة تطبيقات Microsoft Office ، ويصف الفصل الثالث أنظمة التحكم الآلي ، مثل: "BOSS-Referent" و "CompanyMedia" و "DOCs Open" و "Documentary 2.5" و "NauDoc".

أريد أيضًا أن أشير إلى أن عمل هذه الدورة التدريبية سيسمح لي بتعزيز المعرفة المكتسبة في سياق التدريب النظري في تخصص "Document Science" ، بالإضافة إلى العمل على تكوين مهارات عملية في هذا الموضوع.

1. الأنظمةتمريننصمستندات

تختلف الأنظمة الحالية لإعداد المستندات النصية اختلافًا كبيرًا عن بعضها البعض في الخصائص وطرق إدخال النص وتحريره وتنسيقه وإخراج المعلومات (الطباعة) ، فضلاً عن درجة تعقيد تعلم المستخدم. اختيار محدد منتج البرنامجلمعالجة النص لحظة حاسمة للغاية. تتيح مجموعة متنوعة من أنظمة إعداد النصوص للمتخصصين المرتبطين بتكنولوجيا المعلومات استخدام الكمبيوتر بشكل فعال. ترتبط عملية الاختيار بالعديد من العوامل ، ولكن أولاً وقبل كل شيء ، من الضروري الالتزام بمبدأ الكفاية المعقولة.

يمكن تصنيف أنظمة الكمبيوتر الموجودة حاليًا لإعداد المستندات النصية وفقًا لنطاق الوظيفة أو الاستخدام المقصود. فمثلا، محرر النص، والتي توفر إدخال وتعديل وحفظ أي نص رمزي ، ولكنها مخصصة بشكل أساسي لإعداد نصوص البرامج في لغات البرمجة مستوى عال، لأنها لا تتطلب التنسيق ، أي التحويل التلقائي لترتيب عناصر النص ، وتغييرات الخط ، وما إلى ذلك.

محرر النص ( نص محرر) هو محرر نصوص يوفر تنسيقًا معقدًا إلى حد ما. من حيث الوظائف ، فإن "محرر النصوص" يمكن مقارنته ببرنامج Windows المدمج "Word Pad". باستخدام هذا البرنامج ، يمكنك فتح ملفات بالتنسيقات التالية وتحريرها وحفظها وطباعتها: BAS و CPP و DAT و INI و PAS و RTF و SYS و SQL و TXT وما إلى ذلك. من الممكن محاذاة النص إلى اليسار أو اليمين أو الوسط ، وإدراج فقرة (رمز نقطي) ، والتراجع عن تغيير واحد ، والحصول على نص غامق أو مائل أو تحته خط ، وتحديد الخط وشخصياته وتعديله ولونه وحجمه. يمكنك تنسيق النص بمسافات بادئة للسطر الأول والفقرة. لا يعمل هذا البرنامج مع الصور المضمنة في النص - الصور المضمنة المتوفرة بتنسيق افتح المستند، مثل تنسيق RTF ، لن يتم حفظها. الخط المستخدم لكتابة المستند افتراضيًا هو "Times New Roman". يمكن تغييره إلى أي خط آخر متاح لنظام التشغيل. تتم طباعة المستند وفقًا لمبدأ "ما أراه هو ما أحصل عليه" عن طريق استدعاء مربع حوار برنامج تشغيل الطابعة ، والذي يسمح لك بتحديد الطابعة على النحو الأمثل ، وإعداد الطباعة.

يتم التعبير عن نتيجة المحرر الذي يظهر على الشاشة كملف تكون فيه جميع الأحرف أحرفًا لجدول التعليمات البرمجية ASCII (لجنة المعايير الأمريكية لتبادل المعلومات) برموز أكبر من 31 وأحرف سطر جديد. تسمى هذه الملفات ملفات ASCII.

باختلاف طرق الإدارة ومجموعة إمكانيات الخدمة ، تسمح جميع برامج تحرير النصوص بشكل أو بآخر بما يلي:

اكتب نصًا مع عرض على شاشة محطة الفيديو ، باستخدام ما يصل إلى 200 حرف ؛

إصلاح الأحرف الخاطئة في وضع الاستبدال ؛

أدخل وحذف مجموعات من الأحرف (الكلمات) داخل سلسلة ، دون ترجمة الجزء الذي لم يتغير من السلسلة ، ولكن قم بتحويله بالكامل إلى اليسار / اليمين في وضع الإدراج:

احذف سطرًا واحدًا أو أكثر ، وانسخها أو انقلها إلى مكان آخر في النص ؛

توسيع سطور النص الموجود لإدراج جزء جديد هناك ؛

إدراج مجموعات سطور من نصوص أخرى ؛

كشف جميع تكرارات مجموعة معينة من الشخصيات (السياق) ؛

استبدال سياق بآخر ، ربما بأطوال مختلفة ؛

حفظ النص المكتوب لإجراء تعديلات لاحقة ؛

طباعة نص على الطابعات أنواع مختلفةبرامج الطباعة القياسية بخط واحد داخل المستند.

من بين العديد من برامج التحرير المتاحة على الشاشة ، يمكن تحديد " محرر نورتون "(Peter Norton Computing Inc.) ،" الصاحب»(شركة" بورلاند ") ،« مختصر»(شركة أنظمة الحلول) محرر نوافذ متعدد الوظائف « متعدد - يحرر » (American Cybernetics Inc.). تشمل نفس الفئة المحررينأنظمة توربو. مجموعة متنوعة من أنظمة Turbo هي أدوات متكاملة ملائمة لإنشاء البرامج وتصنيفها وتصحيحها وتنفيذها بلغات البرمجة الشائعة مثل أساسي، باسكال شي ، مقدمة ، المجمع. أحد المكونات الإلزامية لأنظمة Turbo هو محرر يتمتع بفرص كبيرة لإنشاء نصوص البرنامج وتحديثها. أوامر محرري أنظمة Turbo تستند إلى أوامر البرنامج المشهور " وورد ستاروموحدة للغاية.

عندما تكون المهمة الرئيسية للمستخدم هي إعداد النصوص باللغات الطبيعية لطباعة وطباعة هذه المستندات ، يجب توسيع مجموعة عمليات التحرير بشكل كبير ، وينتقل منتج البرنامج إلى جودة جديدة - نظام إعداد النص (منتج الذي يتوافق مع المصطلح الإنجليزي "معالج الكلمات"). تركز برامج معالجة المستندات هذه على العمل مع النصوص التي لها هيكل مستند ، أي تتكون من فقرات وصفحات وأقسام ، ومن بين أنظمة إعداد النصوص باللغات الطبيعية ، هناك ثلاثة فئة كبيرة، ولكن بحدود غير واضحة إلى حد ما: المنسقون ومعالجات النصوص والناشرون المكتبيون.

استنادًا إلى الهيكل الداخلي للوثيقة المعدة ، يمكن للمرء أن يقترح النهج التالي لتصنيف أنظمة إعداد النص. على سبيل المثال ، أنظمة مثل:

المنسق هو نظام إعداد نص لا يستخدم أي أكواد خاصة للتمثيل الداخلي للنص ، باستثناء الرموز القياسية: نهاية السطر ، عودة أول السطر ، نهاية الصفحة (يعمل مع ملفات ASCII).

معالج الكلمات هو نظام لإعداد النص ، في تمثيله الداخلي ، يزود النص نفسه برموز خاصة - وضع علامة على. بشكل أساسي ، تختلف برامج تحرير الشاشة ومعالجات النصوص في الغرض: الأول ينشئ ملفات ASCII ، والتي تتم معالجتها بعد ذلك بواسطة المترجمين أو المنسقين ، والأخيرة مصممة لإعداد النصوص مع الطباعة اللاحقة على الورق ، وبالتالي فإن شكل تمثيل النص له أهمية كبيرة.

تتميز معالجات النصوص بميزات خاصة لتسهيل إدخال النص وتقديمه في شكل مطبوع. من بين هذه الوظائف ، يمكن تمييز الوظائف التالية:

- إدخال النص تحت سيطرة وظائف التنسيق التي توفر تغييرًا فوريًا في مظهر صفحة النص على الشاشة وترتيب الكلمات عليها ، مما يعطي فكرة تقريبية عن الموقع الفعلي للنص على الورق بعد الطباعة

- وصف أولي لهيكل المستند المستقبلي ، والذي يحدد معلمات مثل مقدار المسافات البادئة للفقرة ، ونوع وحجم الخط لعناصر النص المختلفة ، وموقع العناوين ، وتباعد الأسطر ، وعدد أعمدة النص ، والموقع وطريقة ترقيم الحواشي وما إلى ذلك:

- التدقيق الإملائي التلقائي والحصول على تلميحات عند اختيار المرادفات ؛

- إدخال تحرير الجداول والصيغ مع عرضها على الشاشة بالشكل الذي ستُطبع به ؛

- الجمع بين الوثائق في عملية تحضير النص للطباعة ؛

- الجدول التلقائي للمحتويات والمرجع الأبجدي.

تتمتع معظم معالجات النصوص بالقدرة على تخصيص تكوين الأجهزة لجهاز الكمبيوتر الخاص بك ، مثل نوع بطاقة الرسومات والشاشة. تحتوي جميع معالجات الكلمات تقريبًا على بنية بيانات فريدة لتمثيل النص ، وهو ما يفسره الحاجة إلى تضمين معلومات إضافية في النص تصف بنية المستند والخطوط وما شابه ، حيث يمكن أن يكون لكل كلمة أو حتى حرف خاص بها مميزات. لذلك ، لا يمكن قراءة النص المُعد بمعالج كلمات واحد ، وبالتالي ، تحريره وطباعته بواسطة معالجات نصوص أخرى. من أجل ضمان توافق المستندات النصية عند نقلها من بيئة معالج كلمات إلى أخرى ، هناك نوع خاص من البرامج - محولات تضمن استلام ملف الإخراج بتنسيق معالج كلمات - متلقي المستند . يتلقى برنامج المحول المعلومات بتنسيق واحد عند الإدخال ، ونتيجة لعمله يقوم بإخراج المعلومات في شكل ملف بتنسيق آخر (مطلوب). أدى التحسين الإضافي لأنظمة معالجة الكلمات إلى حقيقة أن برامج التحويل المستقلة لم تعد موجودة عمليًا وأصبحت جزءًا لا يتجزأ من نظام إعداد النص. اليوم ، يدعم ألمع ممثلي برامج معالجة الكلمات تنسيقات الملفات الشائعة من خلال وحدات التحويل المدمجة.

تختلف معالجات الكلمات الموجودة حاليًا اختلافًا كبيرًا عن بعضها البعض في الخصائص ، وإمكانيات إدخال النص وتحريره ، وتنسيقه وطباعته ، وكذلك في درجة تعقيد تعلم المستخدم.

بدلاً من ذلك بشكل شرطي ، يمكن تقسيم هذه الأدوات إلى 2 التصنيفات .

إلى 1 التصنيفات تتضمن معالجات النصوص التي تسمح لك بإعداد وطباعة المستندات المعقدة والكبيرة ، بما في ذلك الكتب. وتشمل هذه "WinWord" و "WordPerfect" و "ChiWriter" و "WordStar 2000" و "AmiPRo" و "T3". المنتج المحلي الأكثر شيوعًا في هذه الفئة هو معالج الكلمات " معجم"، الدعم والمزيد من التطوير ، والذي يقوم به ارسنال.

معالجات الكلمات 2 التصنيفات ولديها قدرات أقل بشكل ملحوظ ، لكنها أكثر ملاءمة للاستخدام ، وتعمل بشكل أسرع وتتطلب ذاكرة وصول عشوائي أقل ، وتكلفة أقل بشكل ملحوظ. تعد أنظمة معالجة الكلمات المصممة خصيصًا للمديرين التنفيذيين أبسط وأسهل في الاستخدام. تشمل هذه الفئة "Beyond Word Writer" و "Professional Write" و "Symantec Just Write" و "DacEasy Word".

تقوم دور النشر المكتبي بإعداد النصوص وفقًا لقواعد جهاز كشف الكذب والجودة المطبعية. تمامًا كما أن معالجات الكلمات ليست "تطويرًا" للمنسقات ، فإن النشر المكتبي ليس استمرارًا أكثر تقدمًا لمعالجات الكلمات ، نظرًا لأن لها غرضًا مختلفًا تمامًا. أنظمة النشر المكتبي ("النشر المكتبي") هي ، في الواقع ، أداة تخطيط. برامج هذه الفئة لا تهدف إلى إنشاء مستندات كبيرة ، ولكن لتنفيذ أنواع مختلفة من تأثيرات الطباعة ، أي أن برنامج النشر المكتبي يجعل الأمر سهلاً لمعالجة النص ، وتغيير تنسيقات الصفحة ، وحجم المسافة البادئة ، يجعل من الممكن دمج الخطوط المختلفة ، والعمل مع المواد حتى تشعر بالرضا التام عن ظهور كل من الصفحات الفردية (العصابات) والمنشور بأكمله.

في ختام الفصل الأول ، أصبحت برامج تحرير النصوص قليلة الاستخدام الآن لأن لديها ميزات أقل بكثير من معالجات الكلمات وأنظمة النشر المكتبي التي أصبحت متاحة لمعظم المستخدمين. من جانب علم المستندات ، يرجع هذا أيضًا إلى حقيقة أن محرري النصوص لا يوفرون وظيفة إنشاء القوالب ، مما يسهل ويسرع بشكل كبير عمل إنشاء المستندات.

2. طَردمُطبَّقالبرامجمايكروسوفتمكتب

2.1 مُطبَّقبرامجواردةفيمايكروسوفتمكتب

اليوم ، تعتبر منتجات برامج Microsoft (المشار إليها فيما يلي باسم MS) هي المعيار "الفعلي" للعمل المكتبي. من الصعب العثور على مؤسسة أو مؤسسة أو شركة يوجد في مكتبها أجهزة كمبيوتر تعمل بنظام التشغيل Windows (98 ، 98SE ، 2000 ، NT ، XP ، Vista) وحزمة تطبيقات MS Office.

حزمة البرامج الشعبية - مايكروسوفت أوفيس 2003 ، والذي يتضمن في المجموعة القياسية "MS Word 2003" و "MS Excel 2003" و "MS Outlook 2003" و "MS PowerPoint 2003". يشتمل الاستخدام أيضًا على حزمة برامج تم إصدارها مؤخرًا مايكروسوفتمكتب2007 , بما في ذلك التحديث: "MS Word 2007" ، "MS Excel 2007" ، "MS Outlook 2007" و "MS PowerPoint 2007" ، إلخ.

في إصدار "Small Business" - تم استبدال "PowerPoint 2003" بحزمة نشر "MS Office Publisher 2007" ، ويتضمن الإصدار "Professional" كلاً من المجموعة القياسية والوظائف الإضافية "Small Business" ، كما يحتوي على قاعدة بيانات أداة (DBMS) Access 2003. ولكن يتم أيضًا استخدام "Power Point 2007" المحدث. أكثر النسخة الكاملةيتضمن Premium أيضًا حزمة رسومات الأعمال Photo Draw 2003 ومنشئ موقع ويب Front Page 2003. يتم تسليم البرنامجين الأخيرين باللغة الإنجليزية. تتضمن المجموعة كتطبيق مجاني "Internet Explorer 5.0" - مجموعة من البرامج للعمل على الإنترنت.

الشيء الأكثر جاذبية في مجموعة MS Office هو ما يربط هذه التطبيقات معًا: تشترك كل هذه البرامج في قائمة مشتركة ومجموعات الأزرار التي تبدو متشابهة جدًا. من خلال تعلم كيفية العمل مع أحد التطبيقات ، فإنك بذلك تتقدم بشكل كبير في دراسة الباقي. الفكرة الرئيسية لحزمة البرامج هي العمل على الإنترنت. إذا كان برنامج MS Word و MS Excel سابقًا يركزان بشكل أساسي على حقيقة أن المستند المُعد سيتم طباعته على الورق ، يفترض المطورون الآن أن المستند المُعد سيتم إرساله أولاً عن طريق البريد الإلكتروني أو نشره على الإنترنت. للقيام بذلك ، قام مطورو MS Office بتضمين تنسيق ملف آخر في المنتج - لغة البرمجة، وهو المعيار لنشر المحتوى على الإنترنت. يتيح حفظ المستندات بتنسيق HTML أيضًا للمستخدمين الذين ليس لديهم MS Office على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم عرض المستندات. لعرض مثل هذه المستندات ، أصبح Internet Explorer ، المضمن في حزمة Windows القياسية ، كافيًا الآن. من الشائع جدًا بالنسبة للمكتب الحديث هو الموقف الذي يتم فيه إعداد المستندات ليس فقط باللغتين الروسية والإنجليزية ، ولكن أيضًا بلغات أخرى (الألمانية ، الإسبانية ، الفرنسية ، العربية ، اليابانية ، إلخ).

مدخل البرمجيات المرنة 2003 هي قاعدة بيانات علائقية. في قلب هذا البرنامج توجد الجداول. يختلف Microsoft Access (المشار إليه فيما يلي باسم MS Access) عن MS Excel في أنه ، على عكس MS Excel ، يتيح لك MS Access DBMS العمل مع نظام كامل من الجداول المترابطة. في MS Access DBMS ، يتم استخدام الصيغ والفرز والروابط بين الخلايا الفردية وتنسيقها عند العمل مع الجداول. إذا كنت بحاجة إلى استخراج البيانات الضرورية من عدة جداول قاعدة بيانات في وقت واحد ، يمكنك إنشاء استعلام ، بينما سيتم ترتيب الخلايا على الشاشة بالترتيب المحدد. يمكن طباعة نتائج الاستعلام باستخدام أداة التقرير. التقرير عبارة عن جدول بالبيانات المطلوبة ، ويمكن اختيار التصميم من النماذج المقترحة.

يمكن توسيع إمكانيات برامج Microsoft Office بمساعدة الوحدات النمطية الخاصة - الوظائف الإضافية. من بين هذه البرامج ، يمكن للمرء أن يجد كلاً من الحزم التجارية الجادة (على سبيل المثال ، المدقق الإملائي Orfo ، وقواميس Lingvo الإلكترونية ، ومترجم PROMT) ، و "وحدات الماكرو" المجانية الصغيرة التي أنشأها المستخدمون العاديون.

2.2 نصوحدة المعالجة المركزيةمايكروسوفتكلمة

مايكروسوفتكلمة- أساس أي مكتب وربما البرنامج الأكثر ضرورة وشعبية في كل شيء مايكروسوفت أوفيس .

مايكروسوفت وورديسمح لك بإدخال النص وتحريره وتنسيقه وتصميمه ووضعه بشكل صحيح على الصفحة. باستخدام هذا البرنامج ، يمكنك إدراج الرسومات والجداول والمخططات في المستند الخاص بك ، بالإضافة إلى تصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية تلقائيًا. يحتوي محرر النصوص MS Word على العديد من الميزات الأخرى التي تسهل بشكل كبير إنشاء المستندات وتحريرها.

يقدم البرنامج عددًا من الميزات التي توفر الوقت والجهد لإنشاء المستندات. من بينها ميزات مثل:

نص تلقائي - لتخزين وإدراج الكلمات أو العبارات أو الرسومات المستخدمة بشكل متكرر ؛

- أنماط تخزين وتعيين مجموعات كاملة من التنسيقات مرة واحدة ؛

- دمج لإنشاء رسائل تسلسلية وطباعة المغلفات والملصقات ؛

- وحدات الماكرو - لتنفيذ سلسلة من الأوامر المستخدمة بشكل متكرر ؛

- "المعالجات" - لإنشاء مستندات ذات تصميم احترافي.

باستخدام MS Word لنظام التشغيل Windows ، يمكنك إنشاء جداول ومخططات. يحتوي MS Word for Windows أيضًا على محرر صيغة يسمح لك بإدخال صيغ مختلفة التعقيد. يسمح لك برنامج MS Word بالتدقيق الإملائي. عند التدقيق ، تتم مقارنة كل كلمة في المستند بنماذج موجودة في قاموس خاص. إذا لم يتم العثور على الكلمة في القاموس ، فسيتم فتح مربع حوار حيث يمكنك إجراء التصحيحات اللازمة. عند العمل مع المستندات ، غالبًا ما يتعين عليك تكرار إدخال نفس أقسام النص. في MS Word ، يكفي إدخالها مرة واحدة ، ثم إنشاء عنصر نص تلقائي باسم فريد ثم إدخال العدد المطلوب من المرات في أي مكان في المستند. في كثير من الأحيان ، يتعين على العديد من الموظفين إنشاء مستندات بناءً على المعيار أشكال موحدةأو نماذج تم تطويرها واعتمادها داخل المنظمة ، بالإضافة إلى أنواع مختلفة من المستندات من نفس النوع (أحرف تسلسلية ، شهادات ، إلخ). باستخدام طريقة تلقائية لإعداد هذا النوع من المستندات ، هناك خياران ممكنان:

1) قم بإنشاء النموذج الضروري في شكل مستند (على سبيل المثال ، سيكون ملفًا بامتداد “.doc”) ثم قم بتغيير الجزء المتغير من النص فيه ؛

2) قم بإنشاء النموذج المطلوب على شكل قالب (ملف بامتداد “.dot”) ثم قم بإنشاء مستندات جديدة بناءً على النموذج المطور وملء الحقول التي تحتوي على جزء متغير من النص.

القالب هو نوع من الاستنسل بخصائص معينة ، والتي تتضمن مجموعة من الأنماط ونصوص القوالب ووحدات الماكرو واختصارات لوحة المفاتيح وعناصر القائمة الإضافية وأشرطة الأدوات المخصصة في ملف منفصل بامتداد ".dot".

تستخدم القوالب من أجل:

~ توحيد وتوحيد عمل جميع العاملين بالمنظمة بمستندات قياسية وأنواع مماثلة. يقوم جميع الموظفين بإنشاء مستندات استنادًا إلى قوالب موحدة (ملفات بامتداد ".dot") ، بينما يجب إعداد القوالب بطريقة لا يمكن للمستخدمين تحرير نص القالب فيها ، وإدخال الحقول التي تحتوي على معلومات متغيرة في الورق ذي الرأسية فقط.

~ تحسين كفاءة إعداد المستندات التسلسلية المعدة للتوزيع على عدد كبير من المستلمين. يتم إنشاء هذه المستندات من قوالب باستخدام وظيفة الدمج.

من خلال الدمج ، يتم إنشاء نصوص المستندات التي تحتوي على جزء ثابت غير متغير (قالب) وأجزاء نصية متغيرة (تعبئة) ، أي دمج نص نموذجي (استنسل) بالمعلومات المراد تعبئتها

2.3 مجدولوحدة المعالجة المركزيةمايكروسوفتتتفوق

التحكم في أتمتة محرر المستندات النصية

منطقة التطبيق مايكروسوفت تتفوق واسع جدا. بادئ ذي بدء ، هذه حسابات محاسبية وهندسية ، ووضع ملخصات ومخططات وقوائم أسعار مختلفة وغير ذلك الكثير.

عند العمل مع Microsoft Excel for Windows ، يتم احترام مبدأ "ما تراه هو ما تحصل عليه" ، أو في النسخة الإنجليزية "WYSIWYG" (ما تراه هو ما تحصل عليه). هذا يجعل العمل مع Excel سهلاً بلا شك ويتجنب العديد من الأخطاء.

بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي MS Excel على مجموعة كبيرة من وظائف الخدمة. هذا هو إدخال النص والتدقيق الإملائي والرسم وتصدير واستيراد البيانات. كما أن وسائل الطباعة مرنة للغاية. يمكنك طباعة كل الصفحات مرة واحدة ، أو يمكنك طباعة جزء فقط من الصفحات في مصنف.

الميزات الرئيسية لبرنامج MS Excel:

v سياق المساعدة. يتم استدعاؤه من قائمة السياق أو عن طريق الضغط على الزر المقابل في قائمة الأيقونات.

v نظام المساعدة. إنه منظم في شكل نص تشعبي ويسمح لك بالبحث بسهولة وسرعة عن الموضوع المطلوب.

v تنفيذ متعدد المتغيرات للعمليات. يمكن إجراء جميع العمليات تقريبًا بإحدى الطرق الثلاث أو الأربع ، والتي يختار المستخدم من خلالها الطريقة الأكثر ملاءمة.

v قائمة السياق. يتم التوسيع عن طريق النقر فوق الزر (عادةً الأيمن) "الماوس" على الكائن المحدد. نحن نتحدث ، على سبيل المثال ، عن مكان في الجدول حيث سيعمل المستخدم حاليًا. يتم جمع وظائف المعالجة الأكثر استخدامًا والمتاحة في حالة معينة في قائمة السياق.

v قائمة الأيقونات. غالبًا ما تتوافق الأوامر المستخدمة مع الرموز الموجودة أسفل شريط القوائم. هم يشكلون قائمة رمز. عند النقر على زر الفأرة فوق أيقونة ، يتم تنفيذ الأمر المرتبط. يمكن تخصيص القوائم التصويرية.

v مجموعات العمل ، أو مجلدات العمل. من الملائم دمج المستندات في مجلدات عمل ومعاملتها ككل عندما يتعلق الأمر بالنسخ أو التنزيل أو التحرير أو الإجراءات الأخرى. يوجد في الجزء السفلي من جدول البيانات فهرس أبجدي (حالة) يوفر الوصول إلى أوراق العمل. يمتلك المستخدم القدرة على تسمية الأوراق في المجلد (بدلاً من الفهرس الأبجدي) ، مما يجعل محتويات السجل مرئية ، وبالتالي يسهل البحث والانتقال من مستند إلى مستند.

v أدوات تصميم وتعديل الشاشة والجداول. يمكن تحديد مظهر نافذة العمل والعناصر الأخرى للواجهة التي تظهر على الشاشة وفقًا لمتطلبات المستخدم ، مما يجعل العملية مريحة قدر الإمكان. تتضمن هذه الميزات تقسيم الشاشة إلى عدة نوافذ ، وتحديد عناوين الصفوف والأعمدة ، وما إلى ذلك.

v أدوات تصميم وطباعة الجداول. لراحة المستخدم ، يتم توفير جميع الوظائف التي توفر طباعة الجداول ، مثل تحديد حجم الصفحة ، ترقيم الصفحات ، ضبط حجم هوامش الصفحة ، تصميم الرؤوس والتذييلات ، وكذلك معاينة الصفحة الناتجة.

v أدوات تصميم ورقة العمل. يوفر Excel فرصًا كبيرة لتنسيق الجداول والخطوط والأنماط ، ومحاذاة البيانات داخل الخلية ، واختيار لون خلفية الخلية والخط ، وتغيير ارتفاع الصفوف وعرض الأعمدة ، ورسم الإطارات من أنواع مختلفة ، وتعيين تنسيق البيانات داخل الخلية (على سبيل المثال: رقمي ، نصي ، مالي ، تاريخ ، إلخ.). بالإضافة إلى التنسيق التلقائي - تم بالفعل تضمين طرق مختلفة لتصميم الجداول في النظام ، ويتمتع المستخدم بفرصة اختيار التنسيق الأنسب من الطرق الحالية.

v القوالب يتيح لك MS Excel ، مثل MS Word ، إنشاء قوالب أوراق العمل التي تُستخدم لإنشاء نماذج للرسائل والفاكسات ، وعمليات حسابية متنوعة. إذا كان النموذج مخصصًا لمستخدمين آخرين ، فيمكنك السماح بملء هذه النماذج ، ولكن مع حظر تغيير النموذج الخاص بهم.

v ربط البيانات. العنونة المطلقة والنسبية هي سمة من سمات جميع معالجات جداول البيانات ، بما في ذلك الأنظمة الحديثةآه ، إنها تسمح لك بالعمل في وقت واحد مع عدة جداول ، والتي يمكن أن تكون مرتبطة ببعضها البعض بطريقة أو بأخرى. على سبيل المثال ، روابط ثلاثية الأبعاد توفر العمل مع عدة أوراق متتالية ؛ دمج أوراق العمل ، الذي يعالج المجاميع والمتوسطات ، ويقوم بمعالجة إحصائية عند استخدام البيانات من مناطق مختلفة من نفس ورقة العمل ، وأوراق العمل المتعددة ، وحتى المصنفات المتعددة.

v الحسابات. لتسهيل العمليات الحسابية ، يحتوي MS Excel على وظائف مضمنة ، وهي: الوظائف الرياضية والإحصائية والمالية والتاريخ والوقت والمنطقية وغيرها. يسمح لك معالج الوظيفة بتحديد الوظيفة المطلوبة ، واستبدال القيم ، والحصول على النتيجة.

v رسومات الأعمال. من الصعب تخيل معالج جداول بيانات حديث بدون القدرة على إنشاء أنواع مختلفة من المخططات ثنائية الأبعاد وثلاثية الأبعاد والمختلطة. يوجد أكثر من 20 نوعًا وأنواعًا فرعية مختلفة من المخططات التي يمكن بناؤها في MS Excel. هناك أيضًا طرق متنوعة ومتاحة لتصميم المخططات ، على سبيل المثال ، إدراج وتصميم وسائل الإيضاح وتسميات البيانات ، وتصميم المحاور (القدرة على إدراج خطوط الشبكة) ، وغيرها. بالإضافة إلى ذلك ، هناك أدوات قوية لبناء وتحليل رسومات الأعمال ، مثل إدراج أشرطة الخطأ ، والقدرة على رسم اتجاه ، واختيار وظيفة خط الاتجاه.

v أداء وظائف قاعدة بيانات MS Excel. توفر هذه الوظيفة ملء الجداول بنفس طريقة ملء قاعدة البيانات (أي من خلال نموذج شاشة) ، وحماية البيانات ، والفرز حسب المفتاح أو بواسطة عدة مفاتيح ، ومعالجة استعلامات قاعدة البيانات ، وإنشاء جداول محورية. بالإضافة إلى ذلك ، يتضمن أدوات لمعالجة قواعد البيانات الخارجية التي تسمح لك بالعمل مع الملفات التي تم إنشاؤها ، على سبيل المثال ، بتنسيق "dBase" أو "PARADOX".

v المحاكاة. اختيار المعلمات والنمذجة - واحدة من أهم ميزات معالج جداول البيانات. بمساعدة تقنيات بسيطة ، من الممكن إيجاد الحلول المثلى للعديد من المشاكل. تتراوح طرق التحسين من التركيب البسيط إلى التحسين الخطي مع العديد من المتغيرات والقيود. عند النمذجة ، من المستحسن في بعض الأحيان حفظ النتائج والحلول الوسيطة. للقيام بذلك ، يتم إنشاء البرامج النصية التي تمثل وصفًا للمشكلة المطلوب حلها.

v البرمجة الكلية. لأتمتة تنفيذ الإجراءات المتكررة بشكل متكرر ، من الملائم استخدام لغة برمجة الماكرو المدمجة. افصل بين وظائف الماكرو والماكرو. بفضل أوامر الماكرو ، تم تبسيط العمل باستخدام MS Excel وتم توسيع قائمة الأوامر الخاصة به. بمساعدة وظائف الماكرو ، يقومون بتحديد الصيغ والوظائف الخاصة بهم وبالتالي توسيع مجموعة الوظائف التي يوفرها النظام. في أبسط أشكاله ، الماكرو عبارة عن سلسلة مسجلة من ضغطات المفاتيح والحركات ونقرات الماوس. مثل هذا التسلسل يُعطى لـ "إعادة الإنتاج" مثل تسجيل الشريط. يمكن معالجتها وتغييرها بطريقة ما ، على سبيل المثال ، لتنظيم دورة ، انتقال ، روتين فرعي.

وبالتالي ، تحتوي حزمة تطبيق Microsoft Office على برامج تتيح لك إنشاء مستندات نصية ، ومستندات جداول بيانات ، وقواعد بيانات ، وعروض تقديمية ، والعمل مع الرسومات ، والبريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك. وهذا يعني أن MS Office يجعل من الممكن إنشاء أي نوع من المستندات تقريبًا. حاليًا ، يتم تثبيت Microsoft Office على جميع أجهزة الكمبيوتر تقريبًا ، بغض النظر عما إذا كان الكمبيوتر في المنزل أو في مؤسسة. تلقى Microsoft Office مثل هذا التوزيع نظرًا لحقيقة أن هذه هي حزمة التطبيق الأولى التي تحتوي على مثل هذا الحجم من الميزات ، في حين أن سكانها ينالون الجنسية الروسية تمامًا وسهلة الاستخدام.

بفضل برنامج "Visual Basic" المدمج في Microsoft Word و MS Excel ، يمكن للمستخدم برمجة الوظائف المفقودة بنفسه. أي أن ميزة هذه البرامج هي أنه بالإضافة إلى جميع وسائل الراحة التي أنشأها مؤلفو هذه الحزمة بالفعل ، يمكن للمستخدم نفسه تكييف أي برنامج لنفسه للعمل المريح فيه: تغيير اللون ، والقياس ، والتحرك بشكل متكرر استخدم الأزرار في شريط الأدوات ، وإنشاء قوالب ، وإنشاء ميزات جديدة ، وما إلى ذلك.

3. الأنظمةأتمتةتوثيقيضمن

إدارة

تسعى كل مؤسسة ، بغض النظر عن شكل الملكية والحجم والهيكل ، إلى تحسين كفاءة أنشطتها. تتمثل إحدى الخطوات المهمة نحو تحقيق هذا الهدف في تحسين إجراءات الإدارة الرئيسية ، ولا سيما إنشاء أنظمة حديثة لإدارة المكاتب والوثائق في المؤسسة.

تؤدي إدارة المستندات الرشيدة إلى زيادة إنتاجية الموظفين ، وتسهيل الوصول إلى المعلومات لاتخاذ قرارات الإدارة ، وتحسين انضباط الأداء ، وبالتالي ، تحسين شامل في جودة الإدارة.

تنفيذ نظام أتمتة لدعم التوثيق للإدارة "BOSS - Referent" يحسن بشكل كبير إجراءات عمل المؤسسات والمنظمات.

نتائج تطبيق النظام هي:

§ تقليص الوقت اللازم لمعالجة المراسلات الواردة والصادرة والوثائق الداخلية ؛

§ توفير وقت العمل للعمل مع المستندات ؛

§ تسريع إجراءات الموافقة على المستندات واعتمادها.

§ تحسين انضباط الأداء ، ومراقبة تنفيذ التعليمات ؛

§ تسجيل سريع ومريح للوثائق ؛

§ تحسين عمليات التخطيط للحدث.

توضح تجربة تنفيذ نظام أتمتة المكاتب BOSS-Referent وتدفق المستندات ، الذي طورته شركة IT ، أنه في وقت قصير ، تحصل الشركات والمؤسسات من مختلف الأحجام وأشكال الملكية على فوائد ملموسة وتأثير اقتصادي حقيقي.

في الآونة الأخيرة ، ظهرت NAUMEN في سوق صغير نسبيًا لأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب مع منتجها البرمجي NauDoc ، والذي يحتوي على عدد من الاختلافات المهمة عما تم تقديمه مسبقًا للمستخدمين. يوفر البرنامج إمكانية إنشاء المستندات بناءً على القوالب المخزنة في النظام ، والتي تحتوي على تصميم محدد مسبقًا ونصوص قياسية (نموذجية) لحالات الإدارة الأساسية ، مما يبسط ويسرع إنشاء المستندات ، ويضمن تصميمها الموحد وفقًا لـ GOST R. 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية.

واجهة المستخدم الرسومية NauDocيسمح لك بالانتقال بسرعة من نوع عمل إلى آخر ويتضمن المكونات التالية:

1. كتلة المحتوى الرئيسية.

2. شريط التنقل.

3. شريط أدوات للعمل مع المستندات.

يوفر البرنامج إمكانية التحكم في أي مستند: يتم تعيين المسؤول عن التنفيذ ، والمسؤول عن التحكم فيه ، ودعم التحكم النهائي في التنفيذ.

يسمح لك التمييز بين حقوق المستخدم بتوفير حماية إضافية للمستندات السرية. بالطبع ، برنامج NauDoc ، مثل أي برنامج آخر ، ليس حلاً مثاليًا. على سبيل المثال ، في بعض الحالات تختلف المصطلحات الخاصة بها عن المصطلحات التقليدية المستخدمة في العمل المكتبي المنزلي.

عندما يكون من الضروري معالجة كميات كبيرة من المستندات ، وإجراء عمليات بحث معقدة فيها ، والحفاظ على المحفوظات الموزعة ، - خارج المنافسة "فتح المستندات".

"فتح المستندات"يسمح لك بحل المهام التالية:

~ التكامل مع برامج إنشاء الوثائق ؛

~ تسجيل جميع الوثائق الواردة والمنشأة ؛

~ مراقبة حركة الوثائق وأداء العمل ؛

~ تسريع حركة الوثائق بين فناني الأداء ؛

~ ضمان سلامة الوثائق ؛

~ تحسين المعلومات والعمل المرجعي ، وتقليل وقت البحث والحصول على مستند من الأرشيف عند الطلب ؛

~ أتمتة إعداد وثائق التقارير.

ميزة هذا النظام للعمل المكتبي الإلكتروني - التكامل التام مع جميع البرامج المكتبية المنتشرة. القيام بالمحاسبة والتخزين والبحث السريع للوثائق. يضمن "DOCs Open" في نفس الوقت إنشائها وعرضها بواسطة جميع تطبيقات المكتب الشائعة.

تقدم InterTrust نظام معلومات الشركة "CompanyMedia" مبني على أساس « لوتس ملحوظات » .

تتيح لك "CompanyMedia" حل عدد كبير من المهام التطبيقية في مجال إدارة الوثائق. الغرض منه المؤسسات العامةوالمنظمات التجارية التي يتم تنظيم أنشطتها ؛ مثالية للشركات ذات البعد الإقليمي الكبير من الانقسامات الهيكلية. تتيح لك "CompanyMedia" إنشاء أعمال مكتبية "شاملة" في شبكة من المؤسسات مهما كانت درجة تعقيدها ، وسيقوم النظام بتتبع حركة المستند ليس فقط داخل مؤسسة واحدة ، ولكن أيضًا فيما بينها.

الإمكانية المقدمة:

إجراء رؤية عالمية ؛

إنشاء أوامر تمتد إلى أي عمق في التسلسل الهرمي للإدارة ؛

اختيار الوثائق وفق نظام محدد وغير معقد ؛

السيطرة على تنفيذ الوثائق والحفاظ على روابط المعلومات الأفقية بين موظفي مختلف الإدارات في مؤسسة واحدة أو أكثر.

نظام "العمل المكتبي 2.5" يمكن أن تعمل في الوضع المحلي وفي وضع الشبكة. حزمة البرامجيسمح لك بأتمتة عملية العمل المكتبي لمؤسسة أو مؤسسة ، بغض النظر عن نوع نشاطها. يساعد البرنامج في تنظيم المحاسبة والرقابة على تنفيذ المستندات على أساس المعايير واللوائح الحالية.

الوظائف الرئيسية لهذا البرنامج هي:

عمليات تسجيل وتحرير وأرشفة الوثائق ؛

مراقبة تنفيذ المستندات ؛ - إنشاء المستندات لأغراض مختلفة وفقًا للقوالب القياسية الحالية ؛

إنشاء قوالب المستندات الخاصة بك باستخدام Microsoft Office 2003 أو MS Office 2007 ؛

إنشاء وطباعة التقارير التي تسمح بتقييم حالة العمل المكتبي في المؤسسة ؛

المحاسبة عن المستندات باستخدام تسجيل دفتر اليومية ؛

تسجيل المستندات المستلمة أو المرسلة بالبريد الإلكتروني.

تم تصميم كتلة التطبيقات الخاصة بأتمتة تدفق المستندات الخاص بـ "التوثيق" الخاص بالمؤسسة لأتمتة عمل خدمات الدعم الوثائقي للمؤسسات والمؤسسات بناءً على المتطلبات نظام الدولةدعم إدارة التوثيق (GSDOU).

توفر وحدات الكتلة:

بيان بشأن مراقبة الوثائق وقرارات الإدارة.

التحليل الإحصائي لانضباط الأداء لموظفي المنظمة ؛

التسليم التلقائي المستندات الإلكترونيةفناني الأداء.

إعداد مسودات الوثائق وإقرارها وتوزيعها ؛

انشاء مكتبة الكترونية (ارشيف) لوثائق المنظمة.

وحدة "تسجيل المستند" تم تصميمه لتنظيم محاسبة جميع الوثائق الواردة والصادرة والداخلية للمنظمة على أساس بطاقات التسجيل والتحكم. تنفذ الوحدة آليات لمراقبة تنفيذ المستندات وقرارات الإدارة وانضباط الأداء لموظفي المنظمة ، إلخ. توفر الوحدة إعدادًا تلقائيًا لتقارير متنوعة ووثائق محاسبية قياسية لخدمات دعم التوثيق.

وحدة "نداءات المواطنين" تم تصميمه لإجراء الأعمال المكتبية على أساس الطلبات المقدمة من الأفراد ، والتحكم في تنفيذ المستندات وإعداد مستندات الاستجابة.

وحدة "مكتبة وثائق العمل" يعمل على إعداد المستندات وتصنيفها (وضعها في مجلدات إلكترونية) والبحث السياقي عن المعلومات وطباعة المستندات. يمكن استخدام الوحدة النمطية لتخزين المستندات ذات المحتوى التعسفي ، مثل: أنظمةالمنظمات ، والمواد المرجعية ، وإعداد مسودات الوثائق ، إلخ.

وحدة "وثائق تنظيمية إدارية" تم تصميمه لأتمتة إعداد الوثائق الإدارية وتقارير المنظمة ، وكذلك للتحكم في تنفيذ الأوامر والأوامر والتعليمات.

الوحدات "اتفاق" و "مقدمة" مصمم لأتمتة إعداد الوثائق التنظيمية والإدارية.

تقوم الوحدات النمطية بالتوزيع التلقائي لمسودات المستندات على موظفي المؤسسة عبر البريد الداخلي لـ Notes للموافقة الإلكترونية أو التعريف. يتم أيضًا التحكم في عملية التعرف على المستندات والموافقة عليها.

وحدة "اجتماعات" مخصص للمديرين التنفيذيين للمؤسسة ، وكذلك الأمناء - المراجعون للإدارة.

في ختام الفصل 3 ، أود أن أشير إلى أن قاعدة البيانات تسمح لك تلقائيًا بإخطار جميع المشاركين بجدول الأعمال المقترح ، وتاريخ ووقت الاجتماع ، ووضع بروتوكول بناءً على نتائج الاجتماع ، وبناءً على القرارات يتم إرسال التعليمات تلقائيًا إلى فنانين محددين تشير إلى توقيت عملهم. بناءً على نتائج العمل ، يتم إنشاء تقارير وشهادات الإنجاز.

استنتاج

لقد تم تحقيق الأهداف والغايات التي حددتها في هذا العمل في هذه الدورة. يتم النظر في البرامج الأكثر شيوعًا المستخدمة لإنشاء المستندات ودراستها. تعتبر أيضًا حزمة من تطبيقات Microsoft Office (MS Word و Microsoft Excel وما إلى ذلك) وأنظمة التشغيل الآلي لدعم إدارة المستندات: "BOSS-Referent" و "Office work 2.5"

وبالتالي ، عند استخلاص النتائج ، أود أن أقول إن عددًا قليلاً من الأشخاص يستخدمون برامج تحرير النصوص لإنشاء المستندات. استبدلهما ظهور Microsoft Word. في الوقت الحالي ، من الصعب بالفعل تحديد ما إذا كان Microsoft Word ينتمي إلى معالجات النصوص أو النشر المكتبي ، فهو يحتوي على العديد من الوظائف. من بين أنظمة إعداد المستندات النصية وجداول البيانات ، تم النظر في برنامجين من حزمة تطبيقات Microsoft Office بمزيد من التفصيل في عمل الدورة التدريبية - هذا هو معالج النصوص. مايكروسوفت ووردومعالج جداول البيانات مايكروسوفت اكسل. لإنشاء المستندات ، يتم استخدام هذين البرنامجين فقط بشكل أساسي ، بغض النظر عن حجم ونطاق المنظمة. هذا يرجع إلى حقيقة أن كل مكان تقريبًا يستخدم الآن نظام التشغيل Windows (2000 ، NT ، XP ، Me ، Vista) ، الذي تم إنشاؤه ، مثل Office ، بواسطة MS. تسمح لك هذه البرامج بإعداد مستندات معقدة وكبيرة ، بما في ذلك الكتب.

من السهل جدًا تعلم كيفية العمل في البرامج المضمنة في Microsoft Office ، نظرًا لأن جميعها ، بما في ذلك نظام التشغيل Windows ، لها واجهة مماثلة.

تسمح لك أنظمة أتمتة إدارة المستندات بالقيام بكل ما يتم إجراؤه باستخدام المستندات في أي مكتب ونظام سير عمل وتتضمن ميزات جديدة بشكل أساسي لا تتوفر إلا لأجهزة الكمبيوتر. بما في ذلك بمساعدة هذه البرامج ، يمكنك إنشاء مستندات.

بطبيعة الحال ، فإن نظام إدارة وثائق الشركة ليس متعة رخيصة. ولكن ما هي تكلفة المستند المفقود أو الذي تمت معالجته بشكل غير صحيح في عمل حقيقي ، وكم يمكن أن تكلف المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب؟ في بعض الأحيان يتعلق الأمر ببقاء الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، يعد تخفيض تكلفة معالجة الكمبيوتر وتخزين المعلومات في ذاكرة الكمبيوتر أحد أكثر العمليات الإيجابية ديناميكية في تاريخ البشرية. نظرًا لتوحيد وتوحيد المستندات ، فإن معظم البرامج المستخدمة لإنشاء المستندات تستخدم القوالب. هذا هو ، في مستند منسق بالفعل مع السمات الضرورية ، حيث تحتاج فقط إلى إدخال البيانات. أيضًا ، تحتوي البرامج على وظائف يمكن للمستخدم من خلالها إنشاء قالب المستند الخاص به. يؤدي هذا إلى تسريع وتبسيط عمل إنشاء المستند بشكل كبير.

في ختام عملي في الدورة التدريبية ، أود أن أشير إلى أنه يتم الآن تقديم الكثير من معالجات الكلمات وجداول البيانات المختلفة ، بالإضافة إلى أنظمة التشغيل الآلي لدعم إدارة المستندات. اتخاذ قرار صعب للغاية. هذا يرجع إلى حقيقة أن كل برنامج له مزايا وعيوب ، ولا توجد برامج عالمية. عند اختيار منتج برمجي ، ينبغي للمرء أن يأخذ في الاعتبار مجال النشاط والخصائص التقنية للكمبيوتر ونظام التشغيل المثبت على الكمبيوتر وحجم المنظمة وبُعد الأقسام.

قائمة الأدب والمصادر المستخدمة

1. GOST R 6.30-2003 أنظمة التوثيق الموحدة.

2. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. - م: Gosstandart من روسيا ، 2003.

3. Gorodin V.V. ، Korneev I.K. دعم المعلومات للأنشطة الإدارية: كتاب مدرسي. - م: إتقان. المدرسة العليا ، 2001 ، ص.146-153.

4. Kuznetsov S.L. برامج جديدة للمكتب الحديث // أعمال السكرتارية. - م: دار نشر Evilen ، 1999. رقم 3. ص 33 - 36.

5. كوبرستين ف. تقنيات المعلومات الحديثة في العمل المكتبي والإدارة. - سانت بطرسبرغ: BHV - سانت بطرسبرغ ، 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - نظام إدارة المستندات الإلكترونية للشركات // عمل المكتب. - 2002. رقم 4. ص 39-41.

7. باشكوف د. نظام إدارة المستندات الإلكترونية BOSS-Referent // أعمال السكرتارية. - م: دار نشر Evilen ، 2002. رقم 3. ص 42-44.

8. Serova G.A. النظام الآلي للأعمال المكتبية "Office work 2.5" ( نسخة جديدة) // أعمال السكرتارية. - م: دار نشر Evilen ، 2003. رقم 6. ص 35 - 37.

9. Kuznetsov S.L. DOCs مفتوحة // أعمال السكرتارية. - م: دار إيفلين للنشر ، 1997. رقم 4. ص 57 - 62.

10. Kuznetsov S.L. NAUDOC - حل جديد لأتمتة المكاتب // أعمال السكرتارية. - م: دار نشر Evilen ، 2003. رقم 8. ص 25 - 26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - أتمتة إدارة الوثائق.

استضافت على Allbest.ru

وثائق مماثلة

خصائص البرامج المكتبية ، إصدارات محرر النصوص Microsoft Word. استخدام محرر نصوص وجداول بيانات Microsoft Excel وأدوات برمجية أخرى في الأنشطة المكتبية لشركة "Empire of Purity" ذات المسؤولية المحدودة.

اختبار ، تمت إضافة 02/03/2012


تصنيف برامج معالجة المستندات النصية. المبادئ العامة لتصميم المطبوعات. قواعد الكتابة. أنظمة التعرف على النص (OCR). برامج معقدة لأنظمة النشر المكتبي. أمثلة لمحرري النصوص.

عرض تقديمي ، تمت إضافة 08/13/2013


الأدوات والتقنيات الأساسية لمعالجة وتحرير المستندات النصية ومبادئ استخدامها. خصائص وظيفة معالج الكلمات Ms. كلمة. وصف ميزات إضافيةمحرر نصوص Word 2003.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة بتاريخ 03/19/2011


استخدام محرر النصوص MS Word لإنشاء مستندات نصية. الحسابات وتحليل البيانات باستخدام جدول بيانات Excel. الخوارزمية والبرمجة في باسكال. تصميم قواعد البيانات العلائقية باستخدام Access DBMS.

اختبار ، تمت إضافة 02/22/2012


الأنواع والوظائف الأساسية والعناصر ومبدأ تشغيل محرر النصوص (برنامج كمبيوتر). طرق إدراج الكائنات الخارجية في النص. مميزات معالج النصوص Microsoft Word ، مميزاته الخاصة. هيكل واجهة نموذجي.

الملخص ، تمت الإضافة في 12/07/2010


اللوحات هي الوسيلة المرئية الرئيسية لتحرير المستندات ، ووضعها وتكوينها في برامج Microsoft Office المختلفة. لوحات محرر نصوص Microsoft Word و Excel ، وظيفتها الرئيسية والغرض منها.

العمل المخبري ، تمت الإضافة في 31/05/2009


الغرض من أنظمة التشغيل. Windows XP هو نظام تشغيل Microsoft بواجهة قابلة للتخصيص. وظائف برامج التطبيقات القياسية: المفكرة ، محرر رسومات الرسام ، معالج النصوص الدفتر. أوامر القائمة واستخدامها.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 05/23/2009


أوصاف أدوات البرامج المصممة لإنشاء وتحرير وتنسيق مستندات نصية بسيطة ومعقدة. إعدادات الفقرة ، إدخال الأحرف ، أدوات إنشاء القائمة. نسخ وتحريك أقسام النص.

الملخص ، تمت الإضافة 03/26/2015


محتويات حزمة Microsoft Office System. نظرة عامة على الميزات الرئيسية لبرنامج Microsoft Office. تحليل وتطوير متفق عليه السياسة الماليةفي المؤسسة في MS Excel. تطوير قواعد البيانات باستخدام Microsoft Access. إنشاء صفحة ويب بسيطة.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 01/18/2012


القدرات الرسومية لمعالجات النصوص Microsoft Office Word و Open office.org. إدراج الصور والكائنات الأخرى في المستندات. تضمين وربط الكائنات. تحويل النص باستخدام Microsoft WordArt. أنواع الكائنات الرسومية.

1. تمرينالمنشورات في نصيمحرر الكلمات باستخدام الرسومات

   الدورات الدراسية >> المعلوماتية

   ... تمرينأدت النصوص إلى إنشاء العديد من البرامج لـ يتم المعالجة مستندات... غالبًا ما يتعين عليهم التأليف نص المستندات: كتابة الرسائل ... سوف تساعد على القيام به الكتروني وثيقة(مخزن على الالكمبيوتر و ...) مع VDT و كمبيوتر، مدة العمل في ...

2. تحديث الكترونيمجمع تعليمي ومنهجي

   أطروحة >> المعلوماتية

   و المستنداتمطلوب للتحديث الكترونيتعليمي- .... في العمل على ال كمبيوترمظاهر ما يلي ... التأثيرات ممكنة ؛ وسائل الحصول عليها تمرين, يتم المعالجة، التخزين ، التسجيل ، ... المواعيد تشمل: نصالمحررين ، الرسم ...

3. أساسيات البرمجة على اللغة توربو باسكال

   كتاب >> المعلوماتية والبرمجة

   المرحلة التالية من الاحتراف تمرينمبرمج. نفس... على الالحاسوب. S T R U K T U R N A I S X E M A E V M إلكترونيالكمبيوتر هو جهاز آلي يتم المعالجة... الأتمتة ، إلخ. على ال كمبيوتركأجهزة إخراج ...

4. نظام الطباعة بالجملة الآلي مستنداتللكيانات القانونية

   أطروحة >> المعلوماتية

   ... مستنداتالتي نفذتها الدائرة يتم المعالجةالواردة والصادرة مستنداتباستخدام آلة المغلف Vitesse C5 / Midrange و الكتروني.. بتعديل المهام المراد حلها على ال كمبيوتر. 1.2 يُسمح للموظف بالعمل بشكل مستقل على ال كمبيوترو VDT ...

5. البرامج يتم المعالجةوعرض الرسومات

   أطروحة >> المعلوماتية

   المواقع مستنداتوالطباعة وجهاز كشف الكذب. 9. تمرينمن الصور إلى ... يتم المعالجةالبيانات العددية والعمل معها نصي... تصميم المطبوعات المطبوعة و الكتروني مستندات، مثل صفحات الويب على الإنترنت ... المؤثرة على الالعاملين مع كمبيوتر. ...

إنشاء المستندات الإلكترونية. يمكن إنشاء مستندات نصية بسيطة على آلات كاتبة من أنواع مختلفة ، متبوعة بإدخال نص من مستند ورقي إلى جهاز كمبيوتر باستخدام ماسح ضوئي. ولكن ، بالطبع ، من الأكثر فاعلية إنشاء مستندات بسيطة مباشرة على جهاز كمبيوتر باستخدام ترسانة واسعة من أدوات البرامج التي توفر خدمة مريحة وعالية الكفاءة. المزيد

هذه الخدمة مهمة عند إنشاء مستندات معقدة للغاية ذات طابع فني مخصص للنسخ المتماثل اللاحق. يتطلب إعداد مثل هذه المستندات المعقدة تنفيذ إجراءات الطباعة والتحرير والتدقيق اللغوي وإعداد الرسوم التوضيحية والتخطيط وتخطيط الصفحة والطباعة.

غالبًا ما تكون المصادر المباشرة للمواد الخاصة بالوثائق هي الأنظمة) المسح الضوئي للصور ، والفاكسات ، البريد الإلكترونيوجداول البيانات والرسوم البيانية والرسومات وما إلى ذلك.

يمكن تنفيذ جميع إجراءات إنشاء المستندات بكفاءة على جهاز كمبيوتر مزود بماسح ضوئي ومجموعة من تطبيقات البرامج الخاصة بالمجال ، وبشكل أساسي برامج تحرير النصوص أو النشر المكتبي. يمكن استخدام الماسح الضوئي لإدخال الأجزاء المعدة بشكل منفصل في المستند: الرسومات والصور والمخططات والأختام والتوقيعات وما إلى ذلك.

مثال 7.23. في أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية يمكن استخدامها ؛ محررو النصوص: Lexicon ، Muiti Edit ، Word Perfect ، Word 7.0 ؛ محررو الفن: Page Maker، Water Mark Professional؛ أنظمة النشر؛ الناشر فينتورا ، كوريل درو ، صانع الإطار ؛ تم استلام محرري الصور من الماسحات الضوئية: Water Mark Professional و Photo Styler و Photo Shop والعديد من منتجات البرامج الأخرى.

تخزين المستندات الإلكترونية. يجب أن يضمن نظام تخزين المستندات الإلكترونية التخزين الفعال وتحديث المستندات في الذاكرة الخارجية للكمبيوتر ، فضلاً عن البحث الفعال والوصول السري إليها. قواعد البيانات هي تخزين المعلومات المنظمة بشكل خاص ، بما في ذلك المستندات الإلكترونية ، في الذاكرة الخارجية للكمبيوتر. لإنشاء قواعد البيانات والحفاظ عليها ، تم تصميم أنظمة إدارة قواعد البيانات ، والتي تمت مناقشتها بالتفصيل في الفصل الخامس عشر.

التلاعب بالمستندات الإلكترونية. تتمثل الوظائف الرئيسية لهذا النظام الفرعي في: تنظيم العمل مع المستندات الإلكترونية ، والتحكم في تنفيذ المستندات ، وتوزيعها الإلكتروني ، وطباعتها ونسخها.

يوفر النظام المحلي "Delo 1" ("أنظمة المكاتب الإلكترونية" JSC) تنظيمًا مناسبًا للعمل مع المستندات والتحكم الكامل في حركتها وتنفيذها في أي مؤسسة لديها شبكة محلية. على وجه الخصوص ، يوفر النظام الميزات التالية:

تسجيل المستندات الإلكترونية التي يتم إصدار البطاقات الإلكترونية لها ؛

إرسال المستندات الإلكترونية وبطاقاتها الإلكترونية إلى أماكن عمل فناني الأداء ؛

تراكم الوثائق في علب بريد فناني الأداء ؛

مراقبة حركة المستندات وتنفيذها مع الاستلام الفوري للمعلومات ذات الصلة ؛

الاحتفاظ بالقوائم المستخدمين ، مصنّفات المستندات ، أنواع تسليمها ، الملفات المستخدمة في سير العمل.

يدعم النظام العمل مع النصوص والمكتوبة بخط اليد والمستندات الرسومية والفاكسات والرسائل الهاتفية والصور التلفزيونية وما إلى ذلك.

هناك متكاملة أنظمة البرمجيات(Water Mark Professional و Lotus 3 plus و Works 3.0 لنظام التشغيل Windows) التي تتيح لك العمل مع المستندات ذات التنسيقات المختلفة.

نظام Microsoft Office for Windows معروف على نطاق واسع ، بما في ذلك Access 2.0 DBMS ، ومعالج جداول بيانات Excel 5.0 ، ومحرر نصوص Word 6.0 ، والبريد الإلكتروني وملحق مصمم النموذج ، وبرامج خدمة مودم الفاكس عبر جهاز الكمبيوتر الشخصي ، وتقنيات عرض Power Point و أكثر بكثير.

باستخدام أدوات برامج Microsoft Office ، يمكنك توفير:

معالجة المعلومات الواردة والصادرة ؛

إنشاء وتحرير الوثائق الإلكترونية ؛

جمع وتحليل البيانات (على سبيل المثال ، إعداد التقارير) مع عرض مرئي للنتائج في شكل رسوم بيانية ومخططات ، وما إلى ذلك ؛

تخزين الوثائق الإلكترونية في قواعد البيانات مع سهولة البحث والوصول ؛

مهام إيفاد مرور المستندات وسكرتير إلكتروني ؛

تنسيق وطباعة المستندات الإلكترونية المريحة ، إلخ.

نظام Team Office المتكامل هو نظام معلومات مفتوح كامل للمكتب يوفر للمستخدمين إمكانية الوصول إلى المستندات الإلكترونية والتواصل التشغيلي فيما بينهم وبيئة عمل ملائمة. يدعم العديد من معالجات النصوص الحالية وأنظمة رسومات الأعمال وجداول البيانات وأنظمة إدارة قواعد البيانات ؛ لديها برامج تنظم مكتبتها الواسعة (مكتبة الفريق) ، والبريد الإلكتروني (بريد الفريق) ، ونظام المؤتمرات عن بعد ولوحة الإعلانات (منتدى الفريق) حيث يمكنك نسخ المعلومات ، وجريدة إلكترونية أسبوعية (تقويم الفريق) للتخطيط للأحداث المختلفة ، منسق إلكتروني لإجراءات العمل وجهاز توجيه المعلومات بين المستخدمين (Team Flow) وأكثر من ذلك بكثير.

يتم تضمين كل هذه البرامج في أكثر مجالات البرامج تطورًا بشكل مكثف والتي تركز على مجموعات العمل - ما يسمى بمنتجات البرامج الجماعية (برامج جماعية - برامج للتعاون مع المستندات الإلكترونية للعديد من المستخدمين).

5.2 أنظمة الكمبيوتر للاتصالات الإدارية والإدارية

على النحو التالي مما سبق ، يتحول الكمبيوتر من آلة حاسبة قوية إلى وسيلة قوية لإدارة المستندات الإلكترونية وأداة اتصال قوية. في الواقع ، من خلال شبكات المعلومات والحوسبة المختلفة ، يمكن للمرء إرسال (واستقبال) الرسائل إلى أبعد المواقع حول العالم ، وتبادل البيانات والبرامج مع مئات وآلاف المشتركين ، وتلقي أي معلومات مرجعية من أنظمة الخدمة التشغيلية.

يمكن توصيل الكمبيوتر بشبكة هاتف المشترك والوصول إلى المشتركين الآخرين في هذه الشبكة ، والبريد الإلكتروني ، والفاكسات التليفزيونية والفاكسات التي تعمل مع هذه الشبكة (توجد بالفعل شبكات خدمة مماثلة: شبكات "Rosnet" ، RJEX 400 ، إلخ. ) ،

مطلوب مودم للاتصال بجميع هذه الشبكات. يتم تثبيت المودم في الفتحة (الموصل) باللوحة الأم للكمبيوتر الشخصي أو يتم توصيله بشكل مستقل بمنفذها التسلسلي. غالبًا ما يحتوي مودم الكمبيوتر على موصلين خارجيين: أحدهما يستخدم للاتصال بشبكة الهاتف ، والثاني يستخدم لتوصيل جهاز هاتف بالتوازي مع المودم. بالنسبة لأجهزة الكمبيوتر ، يجب استخدام أجهزة المودم عالية السرعة (14400 ، و 28800 ، و 33600 باود) ، لأنها ، من بين أمور أخرى ، ستوفر بشكل كبير تكلفة استئجار قنوات الاتصال: نقل 1 ميغا بايت من البيانات بسرعة 300 باود يستغرق حوالي 3 ساعة ، وبسرعة 28800 باود - أقل من دقيقتين.

يعمل الكمبيوتر الذي يحتوي على مودم فاكس بشكل أكثر موثوقية (لا "يؤدي إلى ازدحام" الورق) وأكثر استقرارًا من الفاكس ، ويوفر العديد من الخدمات الإضافية: أتمتة أكثر ملاءمة وكفاءة لإعداد نص الفاكس باستخدام ترسانة أدوات الكمبيوتر بالكامل ، والتكامل مع كمبيوتر البريد الإلكتروني والتلكس وقاعدة البيانات ، ووجود كتاب مرجعي إلكتروني كبير يحتوي على مجموعة متنوعة من المعلومات المفيدة ، والتمايز في حقوق وصول الموظفين والمشتركين الخارجيين إلى الفاكس ، والتحكم في مرور المراسلات ، وإحصاءات الفاكس التفصيلية ، إلخ. . (فلماذا لا تستبدل جهاز الفاكس بجهاز كمبيوتر شخصي بمودم وماسحة ضوئية وطابعة ، خاصة أنه لا يوجد جهاز كمبيوتر على مكتب سكرتير أي شركة تحترم نفسها؟).

مقدمة

من وجهة نظر التكنولوجيا ، فإن إدارة المنظمة ، وكذلك إدارة فرع من الاقتصاد أو الدولة ، هي عملية تلقي المعلومات ومعالجتها ونقلها. يتمثل توثيق أنشطة الإدارة في تحديد هذه المعلومات ، أي في إنشاء المستندات. ينعكس كل إجراء إداري تقريبًا في المستند المقابل. تعتبر عمليات الإدارة غير الموثقة (التي لا تتطلب إنشاء مستندات) مساعدة وتشغيلية وتنظيمية وتشكل نسبة ضئيلة مقارنة بالعمليات الموثقة.

كما تعلم ، في الوقت الحاضر ، تمر البشرية بفترة تشبه الانهيار الجليدي في كمية المعلومات. هذا ينطبق تماما على المعلومات التي تنشأ في مجال الإدارة ويتم تسجيلها في الوثائق. يرتبط تنفيذ عمليات التوثيق بإنشاء ومعالجة وتخزين ونقل واستخدام مصفوفات ضخمة من المستندات المسجلة على الورق ووسائط أخرى.

يعتمد نشاط أي منظمة على القدرة على استخدام المعلومات بشكل فعال. قبل اتخاذ أي إجراء إداري ، واتخاذ قرار إداري ، من الضروري جمع ومعالجة وتحليل المعلومات اللازمة لذلك ، كقاعدة عامة ، المسجلة في المستندات. في ظل ظروف استخدام التكنولوجيا التقليدية ، تصبح معالجة الأحجام المتزايدة من المستندات مرهقة أكثر فأكثر. في الوقت نفسه ، في ظروف تكوين علاقات السوق وزيادة المنافسة ، تتزايد باستمرار قيمة المعلومات الموثوقة في الوقت المناسب لاتخاذ قرارات الإدارة المثلى.

مع توسع وتعقيد أنشطة أي منظمة ، فإن النمو في عدد مستندات العمل ، والعمليات المرتبطة بمعالجة المعلومات الوثائقية والبحث عنها وتخزينها ، فضلاً عن إدارة إدارة المستندات بشكل عام ، تهدد بالحصول تمامًا على خارج نطاق السيطرة مما يجبرنا على اتخاذ تدابير لتحسين كفاءة العمل الإداري من خلال استخدام الوسائل التقنية الحديثة وتقنيات المعلومات.

إلى حد كبير ، يتم تكييف إجراءات العمل المكتبي مع استخدام الوسائل والتقنيات التقنية الجديدة ، حيث يتم استخدام العمليات القياسية لإنشاء المستندات ومعالجتها. من الواضح تمامًا تخيل بنية وثائق معظم المنظمات. لتوثيق إجراءات إدارية معينة ، يتم استخدام أنواع قياسية وأنواع مختلفة من المستندات. هيكل النموذج ونص وثائق الإدارة هو المعيار. بالإضافة إلى ذلك ، فإن جزءًا كبيرًا من عمليات الإدارة (على وجه الخصوص ، جميع عمليات المكتب) له طبيعة رسمية منطقية ، أي أنه من السهل نسبيًا تقسيمه إلى عمليات أبسط.

لذلك ، في الوقت الحاضر ، من ناحية ، هناك حاجة ملحة لاستخدام التكنولوجيا الحديثة والتكنولوجيا في عمليات إدارية؛ من ناحية أخرى ، المتطلبات الموضوعية لتنفيذها.

فيما يتعلق بما سبق ، فإن الاستنتاج مشروع: تظل أهمية التكنولوجيا التقليدية الموجهة نحو "المعلوماتية الورقية" عالية جدًا.

الموضوع وثيق الصلة بذلك مع التطوير مجتمع المعلوماتيتم إدخال المزيد والمزيد من التقنيات الجديدة في جميع مجالات النشاط البشري ، بما في ذلك العمل المكتبي. كل عام ، يزداد تدفق المستندات في المنظمات وهناك حاجة إلى الوسائل التقنية لتبسيط معالجة الوثائق وتخزينها وإعدادها ، مما يؤدي بدوره إلى ضعف استخدام المعدات المكتبية إلى انخفاض في إنتاجية العمل وكفاءة الموظفين الإداريين والفنيين .

موضوع البحث: وسائل معالجة المعلومات.

موضوع الدراسة: الوسائل التقنية الحديثة المستخدمة لإنشاء المستندات ومعالجتها.

الغرض من العمل: دراسة ميزات استخدام الوسائل التقنية الحديثة لمعالجة المستندات في العمل المكتبي.

لتحقيق الهدف تم تحديد المهام التالية:

تعلم كيفية توثيق المعلومات.

تصنيف أنواع المستندات وأنواعها ؛

النظر في أنواع حاملات المستندات ؛

وصف كيفية تعديل المستندات وتكرارها ومعالجتها فعليًا ؛

الكشف عن ميزات استخدام الاتصالات.

1. الوسائل التقنية بالمعنى الواسع والضيق

تقنية - اسم شائعالأجهزة والآليات والأجهزة المختلفة التي لا توجد في الطبيعة والتي يصنعها الإنسان.

الغرض الرئيسي من التكنولوجيا هو إنقاذ الشخص من القيام بعمل بدني صعب أو روتيني (رتيب) من أجل تزويده بمزيد من الوقت للمهام الإبداعية لجعل حياته اليومية أسهل.

المهام الرئيسية للتكنولوجيا هي :

· خلق القيم المادية والثقافية.

· إنتاج وتحويل ونقل أنواع مختلفة من الطاقة.

جمع ومعالجة ونقل المعلومات ؛

إنشاء واستخدام مختلف وسائل النقل ؛

・ حافظ على الدفاع

لم يتم بعد إنشاء تصنيف عالمي للوسائل التقنية ، ومن غير المرجح أن يتم إنشاؤه في المستقبل. حاليًا ، يتم تصنيف التكنولوجيا وفقًا لمجالات التطبيق ، على سبيل المثال: التكنولوجيا الصناعية ، النقل ، الأجهزةبالإضافة إلى ذلك ، يمكن تقسيم المعدات إلى إنتاج ، على سبيل المثال ، أدوات الآلات ، والأدوات ، وأدوات القياس ، وما إلى ذلك ، وغير المنتجة - الأجهزة المنزلية ، والسيارات ، ومعدات الترفيه.

تاريخ تطوير التكنولوجيا

التقنية هي مصير الشخص الذي يرافقه منذ لحظة استيقاظ وعيه. في البداية ، في عصر العصر الحجري ، كانت التكنولوجيا أداة للقتل والمعالجة: رمح ، بوميرانج ، فأس حجري ، إبرة ، خرامز. في عصر ثورة العصر الحجري الحديث ، ظهرت التكنولوجيا الزراعية ، والنقل والهياكل الهيدروليكية ، بالإضافة إلى أبسط الأجهزة الميكانيكية: رافعة ، وتد ، وبوابة ، وكتلة ، وعجلة. إذا أخذتها مثال رائع من الفنيمكننا تحديد المراحل الرئيسية التالية من تكوينه:

أواخر القرن الثامن عشر - أوائل القرن التاسع عشر. الثورة الصناعية - إنشاء محرك بخاري وآلات غزل عالمية ، والتي ميزت انخفاض إنتاج الحرف اليدوية والانتقال إلى الاقتصاد الصناعي (إنتاج الآلات).

نهاية القرن التاسع عشر. إنشاء محرك احتراق داخلي ، مما جعل من الممكن إنشاؤه صف جديدالآلات المدمجة ، بما في ذلك السيارات والسفن وما إلى ذلك. إدخال الكهرباء على نطاق واسع ، بما في ذلك طرق توليدها واستخدامها في الآلات الكهربائية.

بداية القرن العشرين. تطوير هندسة الراديو والإلكترونيات اللاسلكية. إنشاء إنتاج ناقل.

منتصف القرن العشرين. إدخال أتمتة واسعة للإنتاج والإبداع علوم الكمبيوتر. الخروج إلى الفضاء.

نهاية القرن العشرين - بداية القرن الحادي والعشرين. البحث في مجال التكنولوجيا الحيوية والنانو يمكن أن يؤدي إلى ثورة أخرى في العديد من مجالات النشاط البشري.

تستحق أيضًا فصلًا دراسيًا منفصلًا المعدات العسكرية، والتي تشمل جميع الأجهزة والآلات التقنية المصممة للحفاظ على القدرة الدفاعية وإجراء العمليات القتالية في البر والبحر والجو والفضاء.

يمكن للأجهزة التقنية المختلفة أن تزيد بشكل كبير من كفاءة وإنتاجية العمل ، وتستخدم الموارد الطبيعية بشكل أكثر عقلانية ، وتقلل من احتمال حدوث خطأ بشري عند إجراء أي عمليات معقدة.

1.1 طرق التوثيق

يتم تثبيت المعلومات على الوسائط المادية ، كما يتضح من تعريف الوثيقة ، بطريقة من صنع الإنسان. تُفهم طريقة التوثيق على أنها إجراء أو مجموعة من الإجراءات المستخدمة في عملية تسجيل المعلومات. مع تطور المجتمع البشري ، زاد عدد هذه الأساليب باستمرار وأصبح أكثر تنوعًا.

تاريخيا ، كانت الطريقة الأولى للتوثيق هي الطريقة الوصفية. تتكون هذه الطريقة من تطبيق العلامات اللغوية وعلامات الصور على سطح حامل المواد ، عادةً بمساعدة نوع من عوامل التلوين. أولاً ، باستخدام أبسط أدوات الكتابة (قلم ، قلم) VII-VIc. قبل الميلاد

يتم استبدال أبسط الوسائل بريش الأوز والبط والغراب ، وأول ذكر لها في القرن السابع. ومع ذلك ، ظهر بالفعل في روما القديمة ريش مصنوع من البرونز والنحاس. في عام 1809 ، تم تسجيل براءة اختراع أول قلم ، وكان المخترع فريدريك فولش من النمسا.

في عام 1938 ، اخترع الصحفي المجري جوزيف لازلو بيرو قلم حبر جاف ، حيث تم استبدال "القلم الأبدي" بكرة تدور بحرية. في عام 1949 ، ظهر أول قلم حبر جاف سوفيتي. في الستينيات والسبعينيات من القرن الماضي ، بدأت تظهر في عملية تحسين الحبر لأقلام الحبر ، وأقلام التحديد ، والصورة السريعة ، وأقلام الحبر. تستمر عملية تحسين المقابض وتعديلها. لا تزال أبسط أدوات الكتابة هي أكثر الوسائل شيوعًا للتوثيق اليدوي والنصي والمرئي. تتميز بساطة التصميم والموثوقية والتنوع. يستخدم كل شخص تقريبًا يعمل مع المستندات أدوات الكتابة اليدوية ، لكن استخدامها لا يوفر إنتاجية عالية في عملية التوثيق.

من بين طرق التوثيق المتنوعة ، يمكننا التمييز بين:

1. التسجيل الميكانيكي:

1.1 التثقيب (بهذه الطريقة يتم إنشاء المستندات ، وتسمى المصفوفات (كليًا أو جزئيًا) المصفوفات التقنية ، المقروءة آليًا ، السمعية البصرية ؛

1.2 تسجيل الصوت التناظري والميكانيكي. تسجيل الصوت الميكانيكي هو نظام يتم من خلاله قطع الأخدود أو بثقه على حامل مادة متحرك وفقًا لاهتزازات الصوت المسجلة. تسجيل الصوت الميكانيكي هو تسجيل تناظري نموذجي للمعلومات ؛

2. طريقة الكيمياء الضوئية (التوثيق بالصور) ؛

3. توثيق الفيلم.

4. طريقة التوثيق الإلكترونية. التوثيق الإلكتروني.

5. التسجيل البصري (بالليزر) والمغناطيسي البصري واستنساخ المعلومات ؛

6. الهولوغرافي.

يمكن إجراء التوثيق ليس فقط باللغة الطبيعية (توثيق نصي) ، ولكن أيضًا بلغة مصطنعة. في هذه الحالة ، تتم معالجة المعلومات بمساعدة أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية ، المشفرة ، أي. قدم في بعض النموذج القياسي. علاوة على ذلك ، يمكن تشفير نفس المعلومات بأشكال مختلفة ، وعلى العكس من ذلك ، يمكن تقديم معلومات مختلفة في شكل مماثل.

بدأ الإنسان يلجأ إلى معلومات الترميز لفترة طويلة. كما لوحظ بحق في الأدبيات ، فإن الكتابة والحساب بالفعل ليسا أكثر من أنظمة لتشفير الكلام والمعلومات الرقمية. ومع ذلك ، تم اتخاذ خطوة حاسمة نتيجة لاختراع ما يسمى الترميز الثنائي ، أي ترميز المعلومات باستخدام حرفين فقط - 0 و 1 ، تسمى بت (من البت الإنجليزية - رقم ثنائي - رقم ثنائي). وبهذه الطريقة ، بدأ تنفيذ ترميز الحروف والأرقام والعلامات والرموز الأخرى ، وكذلك الصور والأصوات. كان الترميز الثنائي الذي تم دمجه في تصميم أجهزة الكمبيوتر.

في الربع الأول من القرن العشرين ، تم اختراع الأنابيب المفرغة واستخدامها على نطاق واسع في هندسة الراديو.

نتيجة لذلك ، في مطلع الثلاثينيات والأربعينيات من القرن الماضي ، في العديد من بلدان العالم ، بما في ذلك الاتحاد السوفياتي ، نشأت فكرة إنشاء أجهزة كمبيوتر يتم التحكم فيها عن طريق البرامج. في بلدنا ، تم إطلاق الإنتاج التسلسلي لأجهزة الكمبيوتر في عام 1952.

مع ظهور أجهزة الكمبيوتر ، بدأ التطور السريع لأتمتة عمليات توثيق المعلومات ونقلها وتخزينها واستخدامها. أصبحت المستندات الموجودة على وسائط الآلة منتشرة بشكل متزايد ، أي المستندات التي تم إنشاؤها باستخدام وسائط المواد وطرق التسجيل التي تضمن معالجة المعلومات الموثقة بواسطة أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية.

منذ بداية الستينيات ، بدأت أنظمة الكمبيوتر الأولى المصممة للمعالجة الآلية للمعلومات الإدارية في العمل في الاتحاد السوفيتي. بحلول منتصف الثمانينيات ، كان هناك بالفعل أكثر من 6000 نظام تحكم آلي في البلاد. أدى ذلك إلى الإنشاء الجماعي لوثائق الإدارة على وسائط الآلة. في عام 1982 ، تم إنشاء أول تخزين أرشيفي للوثائق التي يمكن قراءتها آليًا في الاتحاد السوفياتي.

منذ أواخر الثمانينيات في بلدنا ، بدأ الاستخدام الواسع لأجهزة الكمبيوتر الشخصية. حتى الآن ، في معظم المنظمات والمؤسسات والمؤسسات ، يتم العمل مع المستندات بشكل أساسي بمساعدة تكنولوجيا الكمبيوتر. وهكذا ، دخلت الوثائق الإلكترونية بقوة في مجال إدارة الوثائق. في النصف الثاني من التسعينيات ، دخل مصطلح "المستند الإلكتروني" نفسه حيز الاستخدام.

1.2 أنواع وأنواع الوثائق

يرتبط أي مجال من مجالات النشاط البشري ، بطريقة أو بأخرى ، بالمعلومات الموثقة ، أي المعلومات الواردة في الوثيقة. المعلومات الواردة في الوثيقة لها بعض التفاصيل المعبر عنها في ما يلي:

أ) الوثيقة عبارة عن ناقل للمعلومات الاجتماعية التي أنشأها شخص ما لاستخدامها في المجتمع ؛

ب) تفترض الوثيقة وجود المعلومات الدلالية (الدلالية) ، والتي هي نتيجة النشاط الفكري البشري. يعد وجود المحتوى أحد السمات المميزة الرئيسية للمستند. لا يمكن أن تكون المعلومات التي لا معنى لها وثيقة ؛

ج) يتم نقل المعلومات بشكل منفصل ، أي في شكل رسائل. تصبح الرسالة المثبتة على بعض حاملات المواد وثيقة. الوثيقة تتميز باكتمال الرسالة. لا يمكن أن تكون الرسالة غير المكتملة والمجزأة وثيقة كاملة. الاستثناء غير منتهي أعمال أدبية، اسكتشات ، اسكتشات ، مسودات تميز العملية الإبداعية لمبدعها (كاتب ، عالم ، فنان) ؛

د) مثل أي كائن له طبيعة رمزية ، تكون الرسالة نصًا مشفرًا. لا يمكن فهم معنى أو معنى النص المشفر إلا من خلال معرفة نظام الإشارة الخاص بتشفير المعلومات وفك تشفيرها. تحتوي الرسالة الثابتة على شكل رمزي لأنه فقط في هذا الشكل يمكن نقل المعرفة والعواطف والتأثيرات الإرادية للمؤلف (المتصل) في الرسالة ، مما يمنح القارئ (المستلم) الفرصة لفك تشفير المعرفة ذات الصلة وإتقانها. الأهمية هي خاصية إلزامية لأي رسالة وثائقية ؛

القانون الاتحادييعرّف "في المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" مفهوم المستند (المعلومات الموثقة) على أنه معلومات مسجلة على ناقل مادة مع تفاصيل تسمح بتحديدها. هذا المفهوم هو الأكثر استخدامًا اليوم.

تنقسم جميع الوثائق إلى مجموعتين كبيرتين حسب أنواع الأنشطة التي تنعكس فيها. الأول هو الوثائق المتعلقة بالمسائل العامة والإدارية ، أي. في قضايا الإدارة العامة للمؤسسة (المنظمة) وأنشطتها الإنتاجية. يمكن إعداد هذه المستندات من قبل موظفي جميع إدارات الشركات. المجموعة الثانية - وثائق وظائف الإدارة. يتم تجميع هذه المستندات من قبل موظفي السلطات المالية والمحاسبة والتخطيط والإمداد والتسويق ووحدات وظيفية أخرى.

تصنف الوثائق حسب العنوان: خطابات رسمية ، أوامر ، بروتوكولات ، تصرفات ، مذكرات ، عقود ، إلخ. تصميم كل هذه المستندات موحد ، لكن في المحتوى يمكن أن تكون مختلفة تمامًا:

في مكان التجميع: داخلي (مستندات جمعها موظفو هذا المشروع) وخارجي (مستندات مستلمة من مؤسسات ومنظمات وأفراد آخرين) ؛

في الشكل: فردي ، عندما يكون لمحتوى كل مستند خصائصه الخاصة (على سبيل المثال ، المذكرات) ، الاستنسل ، عند طباعة جزء من المستند ، ويتم ملء الجزء عند التجميع ، ونموذجي ، تم إنشاؤه لمجموعة من المؤسسات المتجانسة . كقاعدة عامة ، تتم طباعة جميع المستندات القياسية والاستنسل بطريقة مطبعية أو على أجهزة النسخ ؛

حسب المواعيد النهائية: عاجل ، يتطلب التنفيذ خلال فترة معينة ، وغير عاجل ، لم يتم تحديد موعد نهائي لها ؛

حسب الأصل: رسمي ، يؤثر على مصالح مؤسسة ، ومنظمة ، وشخصية ، تتعلق بشخص معين وكونه اسميًا ؛

حسب نوع التسجيل: أصلي ، نسخ ، مقتطفات ، نسخ ؛

· عن طريق التثبيت: المستندات المكتوبة ، والرسوم البيانية ، والصور الفوتوغرافية ، والأفلام ، وما إلى ذلك.

ضع في اعتبارك أنواع المستندات بمزيد من التفصيل:

1. الوثائق التنظيمية والقانونية (OD) هي الأساس القانوني لأنشطة المنظمة وتحتوي على أحكام تستند إلى قواعد القانون الإداري والملزمة. تحتوي هذه الوثائق على القواعد والمعايير واللوائح ، وتحدد حالة المنظمة ، واختصاصها ، وهيكلها ، التوظيفوالتكوين الرسمي والمحتوى الوظيفي للمنظمة ككل وأقسامها وموظفيها وحقوقهم وواجباتهم والجوانب الأخرى. يجب أن تتم الموافقة على المستندات التنظيمية والقانونية من قبل هيئة معتمدة - منظمة أم ، أو رئيس هذه المنظمة ، أو هيئة جماعية (على سبيل المثال ، اجتماع عامالمساهمين ومجلس الإدارة وما إلى ذلك)

من وجهة نظر فترة الصلاحية ، فإن ODs لا حدود لها ؛ فهي صالحة حتى يتم إلغاؤها أو الموافقة على أخرى جديدة (الاستثناء هو جدول التوظيف ، الذي يتم تطويره والموافقة عليه سنويًا). نظرًا لتغير طبيعة أنشطة المؤسسة وتنظيم العمل ، يمكن إجراء تغييرات على التطوير التنظيمي ، حيث يقوم المدير بإصدار مستند إداري (أمر أو تعليمات). في حالة إعادة تنظيم الأنشطة ، يتم تطوير واعتماد مواد OD جديدة. يعتمد إجراء إجراء التغييرات ومراجعتها على نوع التطوير التنظيمي.

يتكون نص معظم النفاذ المفتوح من أقسام لها عناوين خاصة بها ومقسمة إلى فقرات وفقرات فرعية ، مرقمة الترقيم العربي. في عملية إعداد التطوير التنظيمي ، يجب أن يخضعوا لإجراءات الموافقة والموافقة مع جميع الإدارات والأشخاص المهتمين ، الخدمة القانونية ، نواب رؤساء المنظمة أو أحد النواب المسؤولين عن المجال ذي الصلة لأنشطة المنظمة .

التطوير التنظيمي يشمل: الميثاق ، عقد التأسيس، واللوائح الخاصة بالتنظيم ، واللوائح الخاصة بالوحدة الهيكلية ، واللوائح الخاصة بالهيئة الجماعية (الاستشارية) للمنظمة ، واللوائح ، والتوظيف ، والتعليمات ، والوصف الوظيفي.

يتم وضع المستندات التنظيمية والقانونية على ورقة قياسية (تنسيق A4) أو على نموذج مشترك (حسب نوع المستند) ، بينما فيما يلي التفاصيل المطلوبة: اسم المنظمة (اسم الوحدة هو يشير أيضًا إلى ما إذا كان المستند معتمدًا من قبل رئيس الوحدة) ، واسم نوع المستند ، والتاريخ ، ورقم المستند ، وعنوان النص ، والتوقيع ، وختم الموافقة.

2. المستندات الإدارية - هذه هي الوثائق التي تسجل قرارات المسائل الإدارية والتنظيمية للمنظمة. تنظم هذه الوثائق وتنسق الأنشطة ، وتسمح للهيئة الإدارية بالتأكد من تنفيذ المهام الموكلة إليها. بغض النظر عن الشكل التنظيمي والقانوني ، وطبيعة ومحتوى أنشطة المنظمة ، واختصاصها وهيكلها وعوامل أخرى ، فإن إدارة أي منظمة مخولة بالحق في القيام بالأنشطة التنفيذية والإدارية ، وبالتالي إصدار الوثائق الإدارية. تحتوي المستندات الإدارية على قرارات تنتقل من أعلى إلى أسفل في نظام الإدارة: من الهيئة الإدارية إلى الإدارة ، ومن رئيس المنظمة إلى الأقسام الهيكلية والموظفين. هذه المستندات هي التي تطبق إمكانية التحكم في الكائنات عموديًا.

من الناحية القانونية ، ترتبط الوثائق الإدارية بالأفعال القانونية: فهي تعبر عن تعليمات محددة ذات حجية قانونية لموضوعات الإدارة. تتجلى خصوصية هذه التعليمات في حقيقة أنه بمساعدة الوثائق الإدارية ، يتم حل المشكلات والقضايا الناشئة في مجال الإدارة ؛ أنها موجهة إلى مؤسسات محددة ، الوحدات الهيكليةأو المسؤولين أو الموظفين ؛ إنها حقائق قانونية تؤدي إلى علاقات إدارية قانونية محددة.

بناءً على نطاق نطاقها ، تنقسم المستندات الإدارية إلى:

الإجراءات القانونية على المستوى الاتحادي - الإجراءات الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ، وحكومة الاتحاد الروسي ، والسلطات التنفيذية الفيدرالية (الوزارات ، واللجان ، والوكالات ، والخدمات ، وما إلى ذلك) ؛

· القوانين القانونية السارية على مستوى الكيانات التابعة للاتحاد الروسي - الجمهوريات والأقاليم والمناطق والمدن ذات الأهمية الجمهورية لموسكو وسانت بطرسبرغ ومناطق ومقاطعات الحكم الذاتي ، فضلاً عن الكيانات الإقليمية ؛

الأعمال القانونية للمنظمات والمؤسسات والشركات.

قد يكون أساس إصدار وثيقة إدارية:

الحاجة إلى تنفيذ القوانين التشريعية والتنظيمية المعتمدة والقرارات الأخرى الصادرة عن السلطات العليا والقرارات السابقة لهذه المنظمة ؛

· الحاجة إلى القيام بأنشطتهم التنفيذية والإدارية الخاصة بهم بسبب مهام ومهام المنظمة.

يمكن إصدار الوثائق التنظيمية بشكل مشترك من قبل العديد من الهيئات الرئاسية.

من وجهة نظر إجراءات حل المشكلات (اتخاذ القرارات) ، تنقسم جميع الوثائق الإدارية إلى مجموعتين:

الوثائق المنشورة في ظروف جماعية ؛

المستندات الصادرة بموجب القرار الوحيد.

3. المعلومات والوثائق المرجعية تقديم معلومات تحث على اتخاذ قرارات معينة ، أي الشروع في قرارات الإدارة، تسمح لك باختيار طريقة أو أخرى للتأثير الإداري. لا تحتوي على أوامر ، ولا تلزم بتنفيذ الأوامر. تلعب وثائق هذا النظام دورًا مساعدًا فيما يتعلق بالوثائق التنظيمية والقانونية والإدارية. تكمن خصوصية هذه المستندات في أنها تنتقل من أسفل إلى أعلى في نظام الإدارة: من الموظف إلى رئيس الوحدة ، ومن رئيس الوحدة إلى رئيس المنظمة ، ومن المنظمة التابعة إلى المنظمة الأعلى.

بناءً على قرار الرئيس ، يمكن أن تصبح المعلومات والوثائق المرجعية أساسًا لاتخاذ بعض القرارات أو إعداد المستندات الإدارية.

يتضمن تكوين المعلومات والوثائق المرجعية: مذكرة ، مذكرة ، ملاحظة توضيحيةاقتراح ، عرض ، بيان ، جميع أنواع المراسلات ، بروتوكول ، عمل ، شهادة ، خاتمة ، استدعاء ، موجز ، قائمة ، تعداد.

يمكن إنشاء كل هذه الأنواع من المستندات بتنسيق مستند إلكتروني.

1.3 أصناف حاملات المستندات

في العالم الحديث ، المعلومات هي المورد الأكثر قيمة ، ولا يمكن مقارنتها إلا بالوقت. تؤدي المعلومات العديد من المهام في حياة المجتمع ، حيث توفر تأثيرًا تواصليًا لجميع مكوناتها ، وتثبيت وحفظ ونقل المعرفة المتلقاة والمتراكمة. ومع ذلك ، تلعب المعلومات دورًا رئيسيًا في الإدارة. يتم تسجيل المعلومات الإدارية في الوثائق. الوثيقة كحامل للمعلومات هي مصدر معلومات ، يُعهد بإدارتها إلى متخصصي الوثائق. فيما يلي بعض التعريفات لمفهوم المعلومات:

معلومة- معلومات عن الأشخاص والأشياء والحقائق والأحداث والظواهر والعمليات ، بغض النظر عن شكل عرضها (غالبًا ما يستخدم هذا المفهوم في الوقت الحاضر).

معلومة- ثابت بأي نوع من الكتابة أو أي نظام تسجيل صوتي يحتوي على كل أو الجزء الرئيسي من معلومات الكلام في المستند.

حتى الآن ، راكم الاتحاد الروسي مخزونًا ضخمًا من المعلومات المركزة في قواعد بيانات مختلفة وبنوك بيانات ، وعلى أقراص مرنة وأقراص مدمجة ، وعلى ناقلات معلومات أخرى. يتم استخدام هذه المعلومات في كل مكان - في المكتبات ، مراكز المعلوماتوالمتاحف والمحفوظات ، المؤسسات التعليميةوغيرها من المنظمات.

المعلومات نفسها ليست ميزة كافية للمستند. يعد المكون المادي أحد المكونين الضروريين والإلزمين للوثيقة ، والتي بدونها لا يمكن أن توجد. يتم تحديد المكون المادي للمستند بواسطة حامل المعلومات (حامل المواد) - وهو كائن مادي تم إنشاؤه خصيصًا بواسطة شخص ومخصص لتسجيل المعلومات وتخزينها ونقلها. من المستحيل وجود مستند خارج حامل المواد.

حامل المعلومات (حامل المعلومات) هو أي كائن مادي أو وسيط يحتوي على (يحمل) معلومات وقادر على تخزينها في هيكلها لفترة طويلة.

تستخدم ناقلات المعلومات لتسجيل المعلومات وتخزينها وقراءتها ونقلها وتوزيعها.

النظر في تصنيف ناقلات المعلومات:

لغرض رئيسي

1. الغرض العام (مثل الورق) ؛

2. متخصص (فقط للتسجيل الرقمي) ؛

بعدد دورات الكتابة

1. لدخول واحد

2. للتسجيل المتعدد

من خلال المتانة

1. للتخزين قصير الأجل (التراكم)

2. للتخزين طويل الأجل

النوع الأكثر انتشارًا هو الناقلون أساس ورقي. معظم الوثائق الحديثة التي تعمل في المجتمع مصنوعة على الورق أو البدائل الورقية. يطلق عليهم اسم الورق ، أي وجود حامل ورق.

في هذه الوسائط ، يتم عرض المعلومات في شكل رموز وصور. يتم تصنيف هذه المعلومات على أنها معلومات موثقة وتمثل أنواعًا مختلفة من المستندات.

تلك الورقية المستندات التجارية، التوثيق العلمي والتقني ، الكتب ، المجلات ، الصحف ، المخطوطات ، الخرائط ، الملاحظات ، المطبوعات الفنية ، الأشرطة المثقوبة ، البطاقات المثقبة ، إلخ.

يلبي الورق العديد من المتطلبات: من السهل نسبيًا تصنيعه ، وبأسعار معقولة ، ومتانة إلى حد ما ، وتخزينه لفترة طويلة ، ويسهل تسجيل المعلومات. أعلى جودة للورق - تسمح لك بتكرار المعلومات. أصبح نشر المعلومات على نطاق واسع من خلال الطباعة ممكنًا فقط نتيجة الإنتاج الصناعي للورق.

أدى ظهور الوسائط الاصطناعية القائمة على البوليمر (اللك والبولي فينيل الكروم وأشباه الموصلات والكتلة الحيوية) إلى تنوع أنواع المستندات القادرة على نقل الكلام الصوتي والموسيقى والصور المتحركة وثلاثية الأبعاد. تم إنشاء السجلات والأفلام المغناطيسية والأفلام الفوتوغرافية والأفلام والأقراص المغناطيسية والبصرية - ناقلات المواد لمثل هذه المعلومات التي لا يمكن تسجيلها على الورق.

تشمل وثائق أفلام البوليمر: مستندات الأفلام (فيلم ، ديا ، فيلم فيديو) ، مستندات فوتوغرافية (فيلم شفاف ، ميكروفيلم ، بطاقة ميكرو ، ميكروفيش) ، مستندات فونو (تسجيلات صوتية مغناطيسية لتسجيل الصور والصوت) ، مستندات للاستخدام في أجهزة الكمبيوتر (مثقوبة) الأشرطة).

تتكون مجموعة وثائق ألواح البوليمر من: قرص مغناطيسي مرن ، وبطاقة مغناطيسية ، وسجل غراموفون مرن وصلب ، وقرص ضوئي - صلب وناعم.

يرتبط نقل المعلومات الموثقة في الزمان والمكان ارتباطًا مباشرًا بالخصائص الفيزيائية لحاملها المادي. المستندات ، كونها منتجًا اجتماعيًا واسع النطاق ، تتمتع بمتانة منخفضة نسبيًا. أثناء تشغيلهم في بيئة التشغيل ، وخاصة أثناء التخزين ، يتعرضون لتأثيرات سلبية عديدة بسبب التغيرات في درجات الحرارة ، والرطوبة ، والضوء ، والعمليات البيولوجية ، وما إلى ذلك.

لذلك ، ليس من قبيل المصادفة أن مشكلة استدامة ناقلات المعلومات المادية قد جذبت انتباه المشاركين في عملية التوثيق في جميع الأوقات. بالفعل في العصور القديمة ، كانت هناك رغبة في تسجيل أهم المعلومات حول مواد متينة نسبيًا مثل الحجر والمعدن.

في عملية التوثيق ، كانت هناك رغبة في استخدام دهانات وأحبار عالية الجودة ومتينة.

ومع ذلك ، لحل مشكلة المتانة ، كان على الشخص على الفور التعامل مع مشكلة أخرى ، وهي أن وسائط التخزين المتينة كانت ، كقاعدة عامة ، أكثر تكلفة. لذلك ، كان علينا أن نبحث باستمرار عن النسبة المثلى بين متانة حامل معلومات المواد وتكلفتها. هذه المشكلة لا تزال مهمة جدا وذات صلة.

ضع في اعتبارك جهاز التخزين كنوع من وسائط التخزين.

جهاز التخزين (الذاكرة) هو ناقل معلومات مخصص لتسجيل البيانات وتخزينها. يمكن أن يعتمد تشغيل جهاز التخزين على أي تأثير مادي يؤدي بالنظام إلى حالتين أو أكثر من حالات الاستقرار. يمكن تصنيف الذاكرة سجل الاستقرارعلى ال:

· ذاكرة القراءة فقط (ROM) التي لا يمكن للمستخدم النهائي تغيير محتوياتها (مثل القرص المضغوط). ROM في وضع التشغيل يسمح فقط بقراءة المعلومات ؛

· ذاكرة قابلة للكتابة (PROM) حيث يمكن للمستخدم النهائي كتابة المعلومات مرة واحدة فقط (على سبيل المثال ، CD-R) ؛

ذاكرة قابلة لإعادة الكتابة (PEPROM) (على سبيل المثال ، CD-RW) ؛

· توفر ذاكرة الوصول العشوائي (RAM) طريقة لتسجيل وتخزين وقراءة المعلومات في عملية معالجتها. ذاكرة الوصول العشوائي السريعة ولكنها باهظة الثمن (SRAM) مبنية على شبشب ، أبطأ ، ولكن أرخص أنواع ذاكرة الوصول العشوائي - الذاكرة الديناميكية (DRAM) مبنية على المكثفات. في كلا النوعين من الذاكرة ، تختفي المعلومات بعد قطع الاتصال بالمصدر الحالي.

حسب نوع الوصولتنقسم الذاكرة إلى:

· الأجهزة ذات الوصول التسلسلي (على سبيل المثال ، الأشرطة المغناطيسية) ؛

· أجهزة الوصول العشوائي (RAM) (على سبيل المثال ، ذاكرة الوصول العشوائي) ؛

· الأجهزة ذات الوصول المباشر (على سبيل المثال ، الأقراص الممغنطة الصلبة) ؛

· الأجهزة ذات الوصول الترابطي (أجهزة خاصة لتحسين أداء قاعدة البيانات).

عن طريق البناء الهندسي :

قرص (أقراص مغناطيسية ، بصرية ، مغناطيسية بصرية) ؛

شريط (شرائط مغناطيسية ، شرائط مثقوبة) ؛

طبل (براميل مغناطيسية) ؛

بطاقة (بطاقات ممغنطة ، بطاقات مثقوبة ، بطاقات فلاش ، إلخ.)

لوحات الدوائر المطبوعة (بطاقات DRAM).

وفقًا للمبدأ المادي:

1. مثقب (مع ثقوب أو قواطع):

بطاقة؛

شريط مثقوب

2. مع التسجيل المغناطيسي:

النوى الفريتية

الأقراص المغناطيسية (الصلبة والمرنة) ؛

لاصقات مغناطيسية؛

بطاقات ممغنطة

3. بصري:

4. مغناطيسي بصري

5. استخدام تراكم الشحنة الكهروستاتيكية في المواد العازلة (شواحن المكثفات ، تخزين أنابيب أشعة الكاثود) ؛

6. استخدام التأثيرات في أشباه الموصلات (إيبروم ، ذاكرة فلاش) ؛

7. الصوت والموجات فوق الصوتية (خطوط تأخير).

8. استخدام الموصلية الفائقة (العناصر المبردة) ، إلخ.

وفقًا لشكل المعلومات المسجلة ، يتم تمييز أجهزة التخزين التناظرية والرقمية.

أجهزة التخزين الرقمية هي أجهزة مصممة لتسجيل وتخزين وقراءة المعلومات المقدمة في رمز رقمي.

عند الحديث عن مستند إلكتروني ، من الضروري مراعاة تنسيقات هذه المستندات. تنسيق المستند الإلكتروني هو تنسيق ملف يحتوي على معلومات نصية وسمعية بصرية في شكل مشفر. تستخدم تنسيقات النص لإنشاء نصوص باستخدام معالجات النصوص.

DOC لعرض وتحرير نص المستند

تنسيق PDF لعرض مستند في شكل مماثل

يهدف RTF إلى عرض المستندات وتحريرها في إصدارات مختلفة من منتجات البرامج.

2. الوسائل التقنية الحديثة المستخدمة لإنشاء المستندات ومعالجتها

الأدوات المستخدمة لإنشاء المستندات ومعالجتها هي ، بدورها ، أدوات معالجة المعلومات ، ويمكن تقسيمها إلى مجموعتين كبيرتين. هو - هي رئيسيو مساعدأموال.

الوسائل المساعدة هي المعدات التي تضمن قابلية تشغيل الأصول الثابتة ، وكذلك المعدات التي تسهل وتجعل العمل الإداري أكثر راحة. تشمل الوسائل المساعدة لمعالجة المعلومات المعدات المكتبية ووسائل الإصلاح والوقاية. يتم تمثيل المعدات المكتبية من خلال مجموعة واسعة جدًا من الأدوات ، من اللوازم المكتبية ، إلى التسليم ، والاستنساخ ، والتخزين ، والبحث عن البيانات الأساسية وإتلافها ، وأدوات الاتصال الإدارية والإنتاجية ، وما إلى ذلك ، مما يجعل عمل المدير مريحًا ومريحًا .

الأصول الثابتة هي أدوات للمعالجة الآلية للمعلومات. من المعروف أنه من أجل التحكم في عمليات معينة ، هناك شيء معين معلومات اداريهتميز الدول والمعلمات العمليات التكنولوجيةالمؤشرات الكمية والتكلفة والعمالة للإنتاج والتوريد والتسويق والأنشطة المالية ، إلخ. تشمل الوسائل الرئيسية للمعالجة الفنية: وسائل تسجيل وجمع المعلومات ، ووسائل استقبال ونقل البيانات ، ووسائل إعداد البيانات ، ووسائل الإدخال ، ووسائل معالجة المعلومات ، ووسائل عرض المعلومات. أدناه ، تمت مناقشة كل هذه الأدوات بالتفصيل.

· يعد الحصول على المعلومات الأولية والتسجيل من العمليات كثيفة العمالة. لذلك ، يتم استخدامه على نطاق واسع أجهزة للقياس والتحصيل الآلي والآلي وتسجيل البيانات.نطاق هذه الأموال واسع للغاية. وتشمل هذه: توازن إلكتروني، عدادات مختلفة ، لوحات تسجيل ، عدادات التدفق ، الات المحاسبهوآلات عد الأوراق النقدية وماكينات الصراف الآلي وغير ذلك الكثير. يتضمن هذا أيضًا العديد من مسجلي الإنتاج المصممون لإعداد وتسجيل المعلومات حول المعاملات التجارية على وسائط الآلة.

· وسائل استقبال ونقل المعلومات.يشير نقل المعلومات إلى عملية إرسال البيانات (الرسائل) من جهاز إلى آخر. تسمى مجموعة الكائنات المتفاعلة المكونة من أجهزة نقل البيانات والمعالجة بالشبكة ، وهي تجمع بين الأجهزة المصممة لإرسال المعلومات واستقبالها. أنها توفر تبادل المعلومات بين مكان منشأها ومكان معالجتها. يتم تحديد هيكل وسائل وطرق نقل البيانات من خلال موقع مصادر المعلومات ومرافق معالجة البيانات ، وحجم ووقت نقل البيانات ، وأنواع خطوط الاتصال وعوامل أخرى. يتم تمثيل وسائل نقل البيانات بواسطة محطات المشتركين (AP) ، ومعدات الإرسال ، والمودم ، ومضاعفات الإرسال.

· أدوات تحضير البياناتممثلة بأجهزة لتحضير المعلومات على وسائط الآلة ، أجهزة لنقل المعلومات من المستندات إلى الوسائط ، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر. يمكن لهذه الأجهزة الترتيب والتصحيح.

· أدوات الإدخالتعمل على إدراك البيانات من وسائط الآلة وإدخال المعلومات في أنظمة الكمبيوتر

· أدوات معالجة المعلوماتتلعب دورًا مهمًا في مجمع الوسائل التقنية لمعالجة المعلومات. تشمل أدوات المعالجة أجهزة الكمبيوتر ، والتي تنقسم بدورها إلى أربع فئات: مايكرو ، صغيرة (صغيرة) ؛ أجهزة الكمبيوتر الكبيرة والعملاقة. حاسوب دقيقهناك نوعان: عالمي ومتخصص. يمكن أن يكون كل من العام والمتخصص على حد سواء متعدد المستخدمين - أجهزة كمبيوتر قوية مزودة بالعديد من المحطات وتعمل في وضع مشاركة الوقت (الخوادم) ، والمستخدم الفردي (محطات العمل) التي تتخصص في أداء نوع واحد من العمل.

أجهزة كمبيوتر صغيرة- العمل في وضع تقاسم الوقت وفي وضع تعدد المهام. الجانب الإيجابي هو الموثوقية وسهولة التشغيل.

حواسيب- (المزارع الرئيسية) تتميز بكمية كبيرة من الذاكرة وتحمل عالي للأخطاء والأداء. كما أنه يتميز بالموثوقية العالية وحماية البيانات ؛ القدرة على ربط عدد كبير من المستخدمين.

كمبيوتر عملاق- هذه أجهزة كمبيوتر قوية متعددة المعالجات بسرعة 40 مليار عملية في الثانية.

الخادم- جهاز كمبيوتر مخصص لمعالجة الطلبات الواردة من جميع محطات الشبكة وتزويد هذه المحطات بإمكانية الوصول إلى موارد النظام وتوزيع هذه الموارد. الخادم العالمي يسمى - تطبيق الخادم. يمكن أن تعزى الخوادم القوية إلى أجهزة الكمبيوتر الصغيرة والكبيرة. الآن خوادم مارشال هي الرائدة ، وهناك أيضًا خوادم Cray (64 معالجًا).

· وسائل عرض المعلوماتتُستخدم لإخراج نتائج الحساب والبيانات المرجعية والبرامج إلى وسائط الآلة والطباعة والشاشة وما إلى ذلك. تشمل أجهزة الإخراج الشاشات والطابعات والراسمات.

مراقب- هذا جهاز مصمم لعرض المعلومات التي يدخلها المستخدم من لوحة المفاتيح أو يخرجها الكمبيوتر.

طابعة- هذا جهاز لإخراج معلومات النص والرسوم على الورق.

متآمر- هذا جهاز لإخراج الرسومات والمخططات ذات التنسيقات الكبيرة على الورق.

2.1 طرق ووسائل تغيير المستندات وتكرارها ومعالجتها المادية

فيما يتعلق بالاستخدام الواسع النطاق لوسائل تغيير المستندات وتكرارها ومعالجتها ماديًا مباشرة في مجال الإدارة ، في مختلف المكاتب والمنظمات ، بدأت تسمى هذه الأدوات باسم "المعدات التنظيمية المكتبية" (المعدات المكتبية) - الوسائل التقنية المستخدمة في الميكنة وأتمتة الأعمال الإدارية والهندسية والفنية.

قد تشمل المعدات المكتبية لمكتب شركة مرموقة ، على سبيل المثال ، الأجهزة والمعدات مثل الكمبيوتر الشخصي ، والآلة التنظيمية ، والآلات الكاتبة ، وأجهزة الهاتف والهاتف الراديوي ، و mini-PBX ، ولوحة مفاتيح المدير ، والاتصال الهاتفي بصوت عالٍ ، ونظام الترحيل ، تيليتايب ، آلة فاكس ، آلة تصوير ، ريسوجراف ، مسجلات صوت ، معدات الإسقاط ، آلة العنونة ، آلة وضع العلامات ، آلة تغليف ، ختم ، تقطيع المستندات ، فتاحة الأظرف ، دباسة المستندات ، معدات حفظ الملفات ، الرفوف وخزائن الملفات ، آمنة ، عربة ، بريد هوائي ، إلخ .

يمكن أن تشمل المعدات المكتبية بمعناها الواسع أي أجهزة ، وأجهزة ، وأدوات وأجهزة تقنية ، وآلات ، وأثاث ، وما إلى ذلك ، بدءًا من أقلام الرصاص والمبرايات لها إلى أجهزة الكمبيوتروالأنظمة.

بمعنى أضيق ، غالبًا ما تُفهم المعدات المكتبية فقط على أنها وسائل تقنية مستخدمة في العمل المكتبي لإنشاء مستندات ورقية للمعلومات ، ونسخ ، وإعادة إنتاج ، ومعالجة ، وتخزين ، ونقل ، والاتصالات الإدارية والتنظيمية.

سنصف بعض المعلومات التاريخية المرتبطة بظهور المعدات المكتبية و "سابقاتها" ، بالإضافة إلى وصف طرق نسخ المستندات وتكرارها.

من أجل تسهيل وتسريع عملية النسخ في بداية القرن التاسع عشر ، بدأ استخدام ورق الكربون ("ورق الكربون"). حصل الإنجليزي ر. ويدجوود على براءة اختراع "جهاز لتلقي نسخ الخطابات والوثائق" في 1806. في الجهاز الذي اخترعه ، تم نقع الورق الرقيق بالحبر الأزرق ثم تجفيفه بين ورقتين من الورق النشاف. يمكن وضع "الورق الكربوني" الذي تم الحصول عليه بهذه الطريقة تحت ورقة عند الكتابة والحصول على نسخة منها. أدى الإنتاج الضخم للآلات الكاتبة الذي بدأ في نهاية القرن التاسع عشر إلى ظهور ورق الكربون الأسود ، بالقرب من الجودة الحديثة. سمح استخدامه لعمل عدة نسخ من المستند. تم اختراع ورق كربون البولي إيثيلين ، مما يتيح لك الحصول على 15-20 طبعة واضحة في نفس الوقت. حاليًا ، من أجل تشريب أوراق الكربون ، يتم استخدام نفس الأصباغ تقريبًا كما هو الحال في تصنيع شرائط الآلة الكاتبة.

أدى التقدم العلمي والتكنولوجي إلى اختراع عدد من تقنيات النسخ والتكرار الأصلية في القرنين التاسع عشر والعشرين ووسائل إعادة التصوير المقابلة (من الكلمة اللاتينية re - وهي بادئة تشير إلى إجراء متكرر ، إنتاج - أنا أنتج واليوناني غرافو - أرسم ، أكتب ، أرسم - عمليات تسمية معممة لنسخ المستندات) والطباعة التشغيلية. تضمنت طرق النسخ الأكثر شيوعًا خلال هذه الفترة ما يلي:

التصوير الفوتوغرافي من أقدم طرق النسخ. هو يعطي جودة عاليةومع ذلك ، فهي باهظة الثمن وتستغرق وقتًا طويلاً ، نظرًا لتعقيد عملية معالجة مواد التصوير الفوتوغرافي. يتم التصوير بالكاميرات التقليدية وباستخدام معدات التصوير الخاصة. على وجه الخصوص ، في نهاية القرن العشرين ، تم اختراع كاميرا أرشيفية ترميمية في روسيا ، مما يجعل من الممكن نسخ نصوص الوثائق التي كانت تعتبر في السابق غير قابلة للاسترداد. بمساعدتها ، على سبيل المثال ، كان من الممكن قراءة 18 ورقة من المخطوطات المكتشفة أثناء الحفريات في الكرملين في عام 1843.

أحد أشكال التصوير هو التصوير الدقيق (ميكروفيلم) - إنتاج الأشكال الدقيقة بطريقة التصوير الفوتوغرافي ، أي نسخ مخفضة (من 7 إلى 150 مرة) من المستندات. النسخ المصغرة هو نوع من النسخ المصغر - يتم تقليل التسجيل الفوتوغرافي للمعلومات على فيلم فوتوغرافي مسطح بالحجم القياسي A6 (105 * 148 مم) بمقدار 24 مرة بمساعدة البصريات ويتم تثبيته على ميكروفيش على شكل خلية صغيرة. يتم وضع إجمالي 98 صورة مصغرة لصفحات نصية عادية على ميكروفيش قياسي. ومع ذلك ، فقد تم تطوير تقنيات تسمح بوضع ما يصل إلى 270 صورة على الميكروفيش.

تتيح المعدات المتوفرة حاليًا لتسجيل المعلومات ونسخها باستخدام الميكروفيش إمكانية تصوير نص مطبوع على الميكروفيش بإنتاجية تتراوح بين 1500 و 2000 مستند في الساعة (15 ميكروفيشًا). وتجدر الإشارة إلى أن قراءة الميكروفيش ممكنة فقط بمساعدة المعدات المكبرة.

تُستخدم الطريقة الديازوغرافية (التخطيط) عادةً عند نسخ رسم كبير الحجم والتوثيق الفني على ورق ديازو خاص حساس للضوء (للأشعة فوق البنفسجية) ؛ ولأول مرة ، تم الحصول على هذه النسخ في بريطانيا العظمى في عام 1842.

يتم إجراء النسخ الحراري (التصوير الحراري) باستخدام آلات النسخ الحرارية على ورق خاص بالحرارة ، أو من خلال ورق النسخ الحراري على ورق عادي. يعتمد على مبدأ تشعيع الورق بتيار مكثف من الأشعة تحت الحمراء الحرارية التي تنتج تسخينًا محليًا ، ثم يتم نقلها بعد ذلك إلى ورق حراري ؛

تم اقتراح النسخ الكهربائي (xerography) لأول مرة من قبل الروسي E.E. كورين في عام 1916. إنه حاليًا الأكثر شيوعًا. تتيح لك هذه الطريقة نسخ المستندات الضرورية بسرعة وكفاءة واقتصادية نسبيًا. علاوة على ذلك ، في عملية نسخ المستندات وتحجيمها وتحريرها ممكن.

النسخ الكهربائي الرقمي (النسخ الرقمي). يسمح لك الناسخ الرقمي بالنسخ ليس فقط بسرعة وكفاءة ، ولكن أيضًا للحصول على نسخ أفضل من الأصل. ومع ذلك ، في عملية الإدارة ، غالبًا ما يكون من الضروري نسخ المستندات مع توزيع 50-100 نسخة أو أكثر. منذ الثمانينيات ، أصبحت طباعة الشاشة الإلكترونية (الريسوجرافي) أكثر الطرق الواعدة للطباعة التشغيلية. يتم تنفيذه بمساعدة الناسخات الرقمية - أجهزة النسخ ، وكذلك الناسخات. أنها تسمح بالنسخ مباشرة من الكمبيوتر بسرعة تصل إلى 130 مطبوعة في الدقيقة.

لنسخ المستندات على نطاق واسع ، يتم استخدام طرق طباعة مختلفة ، وأكثرها تقدمًا هي الطباعة بالحروف والطباعة الغائرة ، المستخدمة في النسخ بالجملة للكتب والكتيبات والمنتجات المطبوعة الأخرى. الحاجة ، اليوم ، إلى الحصول على المعلومات ، لتكون على دراية بجميع الحالات ، المنتجات الجديدة تجعل الشخص يخترع تقنيات جديدة تسمح بضرب المعلومات الموثقة وتكرارها ومعالجتها. كل هذه التقنية التنظيمية تشكل الأساس المادي لأنظمة الإدارة التقدمية. يؤدي سوء استخدام المعدات المكتبية في الإدارة إلى انخفاض في إنتاجية العمل وكفاءة عمل الموظفين الإداريين ، وإلى تأخيرات غير مقبولة في حل المشكلات التشغيلية ، وفي كثير من الأحيان إلى قرارات غير صحيحة بسبب نقص المعلومات الضرورية ، وإلى عواقب سلبية أخرى.

2.2 مرافق الاتصالات

توثيق معلومات الاتصالات السلكية واللاسلكية

شبكة المنطقة المحلية (LAN ، شبكة المنطقة المحلية ؛ شبكة المنطقة المحلية الإنجليزية ، LAN) هي شبكة كمبيوتر تغطي عادةً منطقة صغيرة نسبيًا أو مجموعة صغيرة من المباني (المنزل ، المكتب ، الشركة ، المعهد). هناك أيضا الشبكات المحلية، التي يتم فصل عقدها جغرافيًا على مسافات تزيد عن 12500 كيلومتر (محطات فضائية ومراكز مدارية). على الرغم من هذه المسافات ، لا تزال هذه الشبكات مصنفة على أنها محلية.

في أغلب الأحيان ، يُفهم مصطلح "شبكات المناطق المحلية" LAN حرفيًا ، أي أنها شبكة ذات أحجام محلية صغيرة وتربط أجهزة كمبيوتر متقاربة ، ولكن من ناحية أخرى ، فإن بعض الشبكات المحلية ، مثل الشبكة ، تربط شبكة صغيرة عدد أجهزة الكمبيوتر ، ولكن القدرات المحدودة للشبكات المحلية الحديثة تسمح لك بتوصيل عشرات الآلاف من أجهزة الكمبيوتر. يعرّف بعض المؤلفين LAN كنظام للاتصال المباشر للعديد من أجهزة الكمبيوتر ، مما يعني أن المعلومات تنتقل من كمبيوتر إلى كمبيوتر دون أي وسطاء ومن خلال بيئة واحدة.

يمكن تعريف LAN بدقة أكبر على أنها شبكة تسمح للمستخدم بتجاهل الاتصال ؛ في الواقع ، تشكل أجهزة الكمبيوتر المتصلة بشبكة LAN جهاز كمبيوتر افتراضي واحد. الموارد المتاحة لجميع مستخدمي الشبكة ، ومن هنا يتبع ذلك أن معدل النقل عبر الشبكة المحلية يجب أن ينمو مع نمو أداء الكمبيوتر ، في الوقت الحالي ، يبلغ الحد الأدنى لسرعة LAN 100 ميغا بت في الثانية. كما يتطلب أيضًا مستوى منخفضًا من الأخطاء في نقل المعلومات وقدرة الشبكة على العمل بثبات بأحمال قصوى. ليس من النادر أن تظل فئة واحدة من الشبكات مميزة: الشبكات الحضرية أو الإقليمية MAN (Metropolitanareanetwork) أقرب بطبيعتها إلى الشبكات العالمية ، لكن الهيكل الداخلي يشبه إلى حد كبير الشبكة المحلية.

إلى جانب جميع الشبكات المستخدمة ، هناك عدد من العيوب:

1. تتطلب الشبكة تكاليف مادية إضافية كبيرة في بعض الأحيان لشراء المعدات والبرمجيات ومد كابلات التوصيل وتدريب الموظفين.

2. تتطلب الشبكة تعيين مسؤول شبكة يكون مسؤولاً عن مراقبة تشغيل الشبكة وتحديثها وإدارة الوصول إلى الموارد. إلى عن على شبكات كبيرةفريق الإدارة المطلوب.

3. تحد الشبكة من القدرة على نقل أجهزة الكمبيوتر ، لأنه في هذه الحالة ، يلزم نقل الكبل.

4. تعتبر الشبكة بيئة ممتازة لانتشار الفيروسات مما ينتج عنه تكاليف مالية إضافية لبرامج مكافحة الفيروسات.

5. الشبكة ، يزيد بشكل كبير من إمكانية الوصول غير المصرح به إلى المعلومات ، أمن المعلوماتيتطلب مجموعة معقدة من التدابير التنظيمية والتقنية.

فيما يلي المفاهيم الأساسية لنظرية الشبكة

1. مشترك (عقدة ، مضيف ، محطة) - جهاز متصل بالشبكة ويشارك بنشاط في تبادل المعلومات. في أغلب الأحيان ، يكون المشترك هو جهاز كمبيوتر شخصي (PC). يمكن أن تكون أيضًا طابعة شبكة أو أي جهاز طرفي آخر.

2. الخادم - مشترك يوفر موارده للمشتركين الآخرين ، لكنه لا يستخدمها بنفسه. وبالتالي ، فهي تخدم الشبكة.

يمكن أن يكون هناك عدة خوادم في الشبكة ، فليس من الضروري على الإطلاق أن يكون الخادم هو أقوى جهاز كمبيوتر. الخوادم إما مخصصة أو غير مخصصة. خادم مخصص - يتعامل فقط مع مهام الشبكة. لم يتم التحديد - يؤدي مهام أخرى أيضًا.

3. العميل - مشترك في الشبكة يستخدم موارد الشبكة فقط ، لكنه لا يوفرها بنفسه.

4. كمبيوتر العميل ، ويسمى أيضًا محطة العمل.

يمكن أن يكون كل كمبيوتر خادمًا وعميلًا في نفس الوقت. غالبًا ما يُفهم مصطلح الخادم والعميل ليس على أنه أجهزة الكمبيوتر نفسها ، ولكن كتطبيقات برامج تعمل عليها. في هذه الحالة ، التطبيقات التي تعطي الموارد للخادم ، والتطبيق الذي يستهلك الموارد - للعملاء.

2.3 الاتصالات المتنقلة

لنقل المعلومات ، لا تستخدم الشبكات المحلية فحسب ، بل تستخدم أيضًا اتصالات الهاتف المحمول.

في الوقت الحالي ، يعد استخدام الاتصالات المحمولة جزءًا لا يتجزأ من الحياة اليومية. ضع في اعتبارك المعايير الرئيسية للاتصالات المتنقلة:

GSM (النظام العالمي للاتصالات المتنقلة - نظام الاتصالات المتنقلة العالمي) هو معيار الاتصالات المتنقلة الأكثر شيوعًا في العالم (82٪ من مشتركي الهاتف المحمول في 212 دولة). تعمل معظم شبكات GSM على 900 و 1800 ميجاهرتز ، وفي بعض البلدان الأمريكية يتم استخدام 850 و 1900 ميجاهرتز. في شكلها النقي ، تُستخدم القناة لتوفير الخدمات الصوتية ، نظرًا لأن معدل نقل البيانات لا يتجاوز 13 كيلوبت في الثانية - وهذا يكفي فقط لنقل الصوت (الذي تتم معالجته مسبقًا بواسطة برامج الترميز) ، وإرسال الرسائل النصية وتبادل معلومات الخدمة.

GPRS (خدمة حزمة الراديو العامة - قناة راديو حزم البيانات) هي وظيفة تقنية إضافية عبر شبكة GSM تتيح لك نقل البيانات بسرعات تصل إلى 120 كيلوبت في الثانية (الفئة 32 ، عند استخدام 6 قنوات في وقت واحد). الميزة هي أن البيانات المرسلة ، كما في حالة GSM ، لا تشغل القناة بأكملها ، ولكنها تستخدم فقط جزءًا منها ، وهو مخصص لتردد معين. يتم حجز 20 كيلوبت في الثانية لكل قناة. ومع ذلك ، يتم تحديد عدد القنوات المخصصة ليس فقط عن طريق الهاتف ، ولكن أيضًا المحطة الأساسية، والذي ، عند إنشاء اتصال ، يخصص عددًا معينًا من القنوات لنقل البيانات ، اعتمادًا على الحمل. متوسط ​​السرعة حوالي 50-60 كيلوبت في الثانية.

EDGE (معدلات البيانات المحسنة لتطور GSM - قناة نقل البيانات المتقدمة ، تطوير GSM) هي تقنية مطورة خصيصًا لزيادة سرعة نقل البيانات وزيادة موثوقية الاتصال. الاسم الثاني لـ EDGE هو E-GPRS (GPRS المحسن - GPRS المتقدم). مع الأخذ في الاعتبار أن التكنولوجيا هي أقرب في السرعة من شبكات الجيل الثاني إلى قدرات شبكات الجيل الثالث ، فمن المعتاد إحالة EDGE إلى شبكات الجيل 2.75. عند استخدام EDGE ، يكون الحد الأقصى من الناحية النظرية لمعدل نقل البيانات هو 473.6 كيلوبت في الثانية (تُستخدم أسرع 8 قنوات تبلغ 59.2 كيلوبت في الثانية في وقت واحد) ، وعمليًا ، تكون السرعة عادةً أقل بمقدار 2-3 مرات (اعتمادًا على عدد القنوات المستخدمة). وسرعاتهم). متوسط، سرعة فعالةالعمل 180 كيلوبت في الثانية.

UMTS (النظام العالمي للاتصالات المتنقلة - النظام العالمي للاتصالات المتنقلة) هو تنسيق اتصالات من الجيل الثالث ، وهو تطور لنظام GSM باستخدام مبادئ تقسيم التردد والترميز للقنوات. نظريًا ، أقصى معدل ممكن لنقل البيانات في شبكة UMTS هو 14 ميجابت في الثانية. حتى الآن ، من الناحية العملية ، يجب أن يكون المشتركون راضين عن سرعات من 384 كيلوبت في الثانية إلى 3.6 / ميجابت في الثانية (عند استخدام HSDPA ، وصول حزم التنزيل عالية السرعة ، وهي تقنية خاصة لتنزيل البيانات عالية السرعة). الميزة الرئيسية لهذه الشبكات هي القدرة على إجراء مكالمات الفيديو. في أوروبا ، تستخدم شبكات UMTS عادةً 2100 ميجاهرتز للتنزيل و 1900 ميجاهرتز لإرسال البيانات. في أمريكا ، اعتمادًا على المشغل ، يتم استخدام ترددات أخرى - على سبيل المثال ، 1700 ميجاهرتز.

CDMA (الوصول المتعدد لقسم الكود - تقنية الوصول المتعدد لتقسيم الكود) هي معيار اتصال GSM بديل. معدل نقل البيانات هنا هو نفسه تقريبًا - 14 كيلوبت في الثانية. السمة المميزة هي أن العديد من الأجهزة يمكن أن تعمل على نفس التردد ، ولكل منها رقم فريد خاص به. يتم استخدام معيار CDMA من قبل حوالي 15٪ من مشتركي الهاتف المحمول في العالم. تم تطوير معيار الاتصال هذا بواسطة Qualcomm ويستخدم بشكل أساسي في أمريكا وآسيا. لتشغيل معيار CDMA ، يتم استخدام ترددات 800 و 1900 ميجاهرتز.

CDMA2000 1x - تطوير معيار CDMA ، هو رابط وسيط بين شبكات الجيل الثاني والثالث من تنسيق CDMA. سرعة الذروة هي 144 كيلوبت في الثانية. الترددات المستخدمة تشمل 450 ، 700 ، 800 ، 900 ، 1700 ، 1800 ، 1900 و 2100 ميجاهرتز.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - الأمثل لنقل البيانات التطورية) هو معيار نقل بيانات راديو الاتصالات ، وغالبًا ما يستخدم للوصول إلى الإنترنت عالي السرعة واسع النطاق. هناك العديد من التعديلات على المعيار: Basic - Revision 0 - الذي يوفر معدل نقل بيانات يبلغ 2.4 ميغابت في الثانية ، ولكن في نفس الوقت تتجاوز سرعة التنزيل بشكل كبير سرعة إرسال البيانات إلى الشبكة ؛ متقدم - المراجعة أ - يوفر سرعة 3.1 ميجابت في الثانية ونفس معدل البيانات لاستقبال ونقل البيانات ، مما يسمح بإجراء مكالمات فيديو ثنائية الاتجاه ؛ نظري - المراجعة ب - يوفر معدل نقل بيانات يبلغ 14.7 ميجابت في الثانية (3 قنوات تبلغ 4.9 ميجابت في الثانية).

2.4 فاكس

مبدأ تشغيل الفاكسات الحديثة

الفاكس هو جهاز كهروميكانيكي يتكون من ماسح ضوئي ومودم وطابعة ومحرك وتروس. المحرك والتروس مسؤولان عن التغذية العادية للورق في الماسح الضوئي والطابعة. يقرأ الماسح الضوئي صورة المستند ويحولها رقميًا وينقل المعلومات إلى المودم. يحول المودم الإشارات الرقمية إلى سلسلة من الإشارات المعدلة وينقلها إلى جهاز فاكس آخر عبر خط هاتف عادي. يحول مودم استقبال الفاكس هذا التسلسل مرة أخرى إلى رقمي ويرسله إلى الطابعة. تقوم الطابعة بطباعة الصورة على ورق حراري خاص وفقًا للمعلومات الواردة.

مساوئ الفاكس

القابلية للتآكل الميكانيكي الكبير. مع الاستخدام المتكرر ، يصبح الماسح الضوئي للفاكس مسدودًا بالغبار والأوساخ من المستندات التي تتم قراءتها. التروس البلاستيكية تبلى. كل هذا يؤدي إلى انحرافات وتغذية غير متساوية لكل من المستندات المقروءة في الماسح الضوئي والورق الحراري في الطابعة. وبالتالي ، فإن جودة الوثائق المرسلة والمستلمة تتدهور بشكل كبير.

استحالة العمل الآلي. من الصعب إرسال المستندات إلى عدد كبير من المستلمين عبر الفاكس العادي. يتم إجبار السكرتير على طلب الأرقام يدويًا ، ومعاودة الاتصال إذا كان المرسل إليه مشغولاً أو إذا فشل التحويل.

الاستخدام غير الفعال للورق الحراري الباهظ الثمن. تقوم معظم أجهزة الفاكس بطباعة جميع الرسائل التي تتلقاها (بما في ذلك تلك التي لا تحمل أي رسائل معلومات مفيدة) على ورق حراري خاص باهظ الثمن. بالإضافة إلى السعر المرتفع ، فإن لهذه الورقة عيبًا مهمًا آخر - تتلاشى الصورة عليها حتماً بمرور الوقت. وبالتالي ، يجب نسخ جميع الرسائل المهمة احتياطيًا للتخزين.

أجهزة فاكس جديدة

كمية المعلومات المنقولة عبر التقليدية خطوط الهاتف، يتزايد باستمرار. بادئ ذي بدء ، هذا ينطبق على رسائل الفاكس. لذلك ، يهتم العديد من المستخدمين اليوم بشراء ليس أجهزة فاكس مستقلة بسيطة تؤدي وظائف محددة بدقة ، ولكن أنظمة أكثر تقدمًا تسمح لك بأتمتة عملية استلام رسائل الفاكس ومعالجتها وإرسالها والقضاء على أوجه القصور الملحوظة.

تم تحقيق فكرة استخدام الكمبيوتر الشخصي لإنشاء مثل هذه الأنظمة المتكاملة لأول مرة في عام 1985 ، عندما أصدرت شركة GammaLink أول لوحة فاكس للكمبيوتر. أتاح ذلك توصيل خط هاتف مباشرة بجهاز كمبيوتر وتحويله إلى فاكس قوي ومتعدد الاستخدامات. اليوم ، يتم إنتاج لوحات الفاكس للكمبيوتر من قبل عدد كبير من الشركات المصنعة. تخدم منتجاتها ، التي تختلف في بعض الوظائف ، نفس الغرض - لأتمتة عملية إرسال واستلام وتوزيع رسائل الفاكس المتبادلة عبر خطوط الهاتف العادية.

تعد لوحات الفاكس الخاصة بالاتصالات الهاتفية الحاسوبية جزءًا لا يتجزأ من صناعة المهاتفة الحاسوبية (CT). يمكن أن تختلف تكلفتها من 50 دولارًا. (بالنسبة لبطاقات مودم الفاكس العادية منخفضة السرعة ، التي تترك قدراتها وخصائصها ، كقاعدة عامة ، الكثير مما هو مرغوب فيه) حتى 5000-7000 دولار. (بالنسبة للوحات الفاكس الخاصة ، التي تم إنشاؤها باستخدام أحدث الإنجازات والتي تكون قادرة على نقل المعلومات المختلفة بسرعة 14400 بت في الثانية في وقت واحد عبر 12 خط هاتف. تتمتع الأنظمة التي تعتمد على جهاز كمبيوتر يستخدم مثل هذه اللوحات بعدد من المزايا المهمة مقارنة بالفاكس التقليدي الآلات.

سهولة الاستعمال. يتيح دمج جهاز كمبيوتر مع شبكة الهاتف وإعطائه إمكانات الفاكس للمستخدمين تلقي رسائل الفاكس ومعالجتها وإرسالها دون مغادرة أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.

الاستخدام الفعال لخطوط الهاتف. يوفر نظام الفاكس المستند إلى الكمبيوتر اتصالاً فعالاً عبر عدد صغير من خطوط الهاتف ، ليحل محل العديد من أجهزة الفاكس المستقلة ، وكل منها يتطلب خطًا منفصلاً.

جودة عالية للصورة المنقولة. يمكن إرسال أي مستند لمحرر النصوص أو الرسومات كرسالة فاكس عالية الجودة. للقيام بذلك ، بمساعدة برنامج خاص ، يتم تحويله إلى التنسيق المستخدم بواسطة بطاقة الفاكس لإرسال الرسائل. وبهذه الطريقة ، يتم ضمان جودة الصورة العالية ، حيث لا يمكن "تلف" المستند بسبب جودة الطباعة الرديئة للطابعة أو الماسح الضوئي للفاكس المتسخ أو الأعطال في آلية تغذية الورق.

المحافظة على سرية الرسائل المستلمة. على عكس الفاكسات التقليدية ، التي تطبع جميع الرسائل الواردة على لفة واحدة من الورق ، تستقبل أنظمة التصوير المقطعي المحوسب هذه الرسائل وتخزنها في دلائل المستخدم الشخصية ، ويكون الوصول إليها مقيدًا بكلمة مرور. وبالتالي ، يتم استبعاد المشاهدة تمامًا. وثائق مهمةالغرباء.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن استخدام الكمبيوتر للتحكم في تشغيل بطاقات الفاكس يسمح بتنفيذ العديد من الخوارزميات المفيدة والمريحة - تطبيقات التصوير المقطعي المحوسب. يوفر العديد منهم القدرة على أتمتة عملية تبادل رسائل الفاكس بشكل كامل. أكثر تطبيقات التصوير المقطعي المحوسب استخدامًا هي FAX SERVER و FAX ON DEMAND و FAX BROADCAST. يقلل استخدام خادم الفاكس من تكاليف الوقت والمواد عند استلام رسائل الفاكس وإرسالها. يسمح لك الفاكس عند الطلب بأتمتة عملية تزويد المشتركين بالمستندات المطلوبة بشكل متكرر. يعمل توزيع الفاكس على تبسيط عمل الموظفين بشكل كبير عند إرسال عدد كبير من المستندات المختلفة إلى عدد كبير من المستلمين.

2.5 اتصال مودم

نظام لا يمكن تصوره بدون مودم الاتصالات الإلكترونية. يسمح لك هذا الجهاز بالمشاركة في عالم مثير ، واليوم ، باستخدام أحدث الاختراعات في عالم الاتصالات السلكية واللاسلكية ، بالفعل والحيوي ببساطة ، عالم تدفق المعلومات ، وقواعد البيانات الإلكترونية ، والبريد الإلكتروني ، الدلائل الإلكترونيةولوحات الإعلانات والمزيد. من الصعب بالفعل المبالغة في تقدير احتمالات تلقي المعلومات وتبادلها باستخدام أجهزة المودم اليوم ، ولا يمكننا حتى تخيل ما ينتظرنا غدًا. سيصل البريد الإلكتروني المرسل عن طريق البريد الإلكتروني إلى أي مكان في العالم إلى المرسل إليه في أقل من ساعتين. يمكننا وضع أي إعلان أو إعلان على نظام المؤتمرات عن بعد الخاص بشبكة البريد الإلكتروني الخاصة بك وسيعرف العالم بأسره هذه المعلومات في يوم واحد. باستخدام مودم ، يمكنك ، على سبيل المثال ، الاتصال مباشرة من موسكو بخادم في نيويورك والعمل مع قواعد بيانات المعلومات التي يحتوي عليها. أخيرًا ، يمكننا إرسال فاكس. في الوقت الحالي ، لا يوجد مكتب وساطة واحد حسن السمعة يمكنه الاستغناء عن الاستلام الفوري للمعلومات ونقلها باستخدام قنوات الاتصال الحاسوبية ، ونتيجة لذلك ، أجهزة المودم.

اشرح ما هو المودم وكيف يعمل. عند استخدام الكمبيوتر لتبادل المعلومات عبر شبكة الهاتف ، يلزم وجود جهاز يمكنه استقبال الإشارة من شبكة الهاتف وتحويلها إلى معلومات رقمية. عند إخراج هذا الجهاز ، تخضع المعلومات للتحوير ، وعند إدخال DEMODULATION ، ومن هنا جاء اسم MODEM. الغرض من المودم هو استبدال الإشارة الواردة من الكمبيوتر (مجموعة من الأصفار والأرقام) بإشارة كهربائية بتردد يتوافق مع نطاق تشغيل خط الهاتف. يقسم المودم القناة الصوتية لهذا الخط إلى نطاقات تردد منخفضة وعالية. يستخدم نطاق التردد المنخفض لنقل البيانات ونطاق التردد العالي للاستقبال. هناك العديد من الطرق لترميز المعلومات ، وأشهرها طريقة FSK (تردد SNift Keying) لمعدلات إرسال تصل إلى 300 باود (الباود هو وحدة لمعدل نقل المعلومات يساوي 1 بت / ثانية) وطريقة PSK ( PHase SNift Keying) لأجهزة مودم أسرع ، سرعة نقل تصل إلى 2400 باود.

يستخدم FSK أربعة ترددات مخصصة. عند إرسال المعلومات ، يتم تفسير إشارة بتردد 1070 هرتز على أنها صفر منطقي ، ويتم تفسير إشارة بتردد 1270 هرتز كوحدة منطقية. عند الاستلام ، يقابل الصفر إشارة 2025 هرتز ، وواحد يتوافق مع 2225 هرتز.

يستخدم PSK ترددين: 2400 هرتز لنقل البيانات ، و 1200 هرتز للاستقبال. يتم إرسال البيانات في بتتين ، بينما يتم التشفير عن طريق تحويل طور الإشارة. تُستخدم إزاحات الطور التالية للتشفير: 0 درجة لمجموعة من البتات 00.90 درجة لـ 01.180 درجة لـ 10.270 درجة لـ 11.

هناك أيضًا أنواع أخرى من التعديل (DPSK ، QAM ، TCM). يتم تصنيع المودم إما كجهاز خارجي متصل بخط هاتف بمخرج واحد ومنفذ COM قياسي للكمبيوتر مع الآخر (موصل RS232 وفقًا لتوصيات CCITT V. 24) ، أو كلوحة دائرة مطبوعة عادية مثبتة على الحافلة العامة للكمبيوتر. يمكن تكييف المتغيرات الداخلية لأجهزة المودم مع كل من حافلات ISA و PCI العادية.

دعونا ننظر في بعض معايير تشغيل أجهزة المودم.

الأكثر انتشارًا هو ما يسمى بأجهزة المودم المتوافقة مع HAYES ، والتي سميت على اسم الشركة المصنعة لأحد أجهزة المودم الأولى. تستخدم أجهزة المودم هذه أوامر AT (من الكلمة الإنجليزية ATtention) ، المتوافقة مع Hayes Smartmodem. بالإضافة إلى مجموعة الأوامر القياسية لجميع أجهزة المودم المتوافقة مع Hayes ، يقدم كل مصنع على حدة للمستخدم مجموعة واسعة من الأوامر المحددة الصالحة فقط في طرز هذه الشركة (على سبيل المثال ، USRobotics ، Rockwell ، ZyXEL ، إلخ.)

بالإضافة إلى توافق مجموعة الأوامر ، يجب أن يتوافق المودم مع بعض المعايير الخاصة بنقل المعلومات عبر خطوط الهاتف. هذه المعايير هي توصيات CCITT (اللجنة الاستشارية الدولية للبرق والهاتف ، CCITT الفرنسية (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique).

أجهزة المودم التي تتوافق مع معايير سرعات تصل إلى 2400 باود يمكنها تبادل المعلومات بحرية. وتجدر الإشارة إلى أن توصية CCITT V.32 ليست معيارًا بالمعنى الكامل للكلمة ، نظرًا لأن كل مصنع رئيسي للمودم أعلى من 2400 باود لديه عادة تطبيق إضافي أو أكثر من بروتوكولات نقل البيانات المحددة. لا يمكن استخدامها إلا عند توصيل أجهزة مودم مماثلة ، وفي هذه الحالة ، كقاعدة عامة ، يتم تحقيق معدل إرسال أعلى وحصانة من الضوضاء وسرعة الاتصال.

يعتبر بروتوكول HST (HigH Speed ​​Transfer) هو الأكثر شيوعًا والأرخص سعرًا (وهذا هو سبب شعبيته بين المستخدمين) ، والذي طورته شركة USRobotics في أواخر الثمانينيات. هناك أنواع مختلفة من هذا البروتوكول: H96 و H14 و H16 و H19 و H21 و H28 ، والفرق بينهما هو فقط في معدل نقل المعلومات ، وهو 9600 و 14400 و 16800 و 19200 و 21600 و 28800 باود ، على التوالي. نظرًا للتكلفة المنخفضة وإمكانية الترقية الواسعة والحصانة العالية للضوضاء والبيانات عالية السرعة لبروتوكول HST ، يفضل المستخدمون الشراء على نطاق واسع موديلات مشهورة USRobotics مثل Sportster و Worldport و Courier.

تستخدم أجهزة مودم ZyXEL أيضًا على نطاق واسع ، والتي لها بروتوكول ZYX محدد ، مما يجعل من الممكن نقل البيانات بسرعة 19200 باود في ازدواج كامل. اكتسبت أجهزة مودم ZyXEL شعبية كبيرة في أوائل التسعينيات فقط بسبب عدم توفر الماركات الأخرى من أجهزة المودم للمشتري المحلي. عيبهم الرئيسي هو ارتفاع أسعارهم ، الأمر الذي يخيف مجموعة واسعة من المستهلكين. ولكن ، على الرغم من ذلك ، تفضل الهياكل المصرفية والوكالات الحكومية ، بناءً على التقاليد الراسخة ، أجهزة المودم الخاصة بهذه الشركة المعينة.

أقل شيوعًا ومكلفًا للغاية ، ولكن مع إشارة قوية ومستقرة يمكنها تجاهل حتى المرشحات الواقية المثبتة على PBX لتجنب استخدام أجهزة المودم مجانًا. هذه هي أجهزة مودم Telebit من ماركة TrailBlazer وبروتوكول PEP الشهير (بروتوكول Racket Ensemble Protocol). تتوافق جميع أجهزة المودم عالية السرعة تقريبًا مع معايير أقل سرعة.

استنتاج

يتيح التطوير التدريجي لأدوات تكنولوجيا المعلومات إمكانية إدخال عناصر من التكنولوجيا "اللاورقية" في العمل المكتبي ، ويتم تبادل المعلومات باستخدام أدوات الاتصال الإلكترونية ، ويتم تخزين المعلومات ومعالجتها باستخدام أجهزة الكمبيوتر الشخصية والأجهزة الطرفية ، ونسخ المستندات المكتبية وتكرارها باستخدام أحدث معدات النسخ.

الآن ، في ظل ظروف تدفق المعلومات التي تتزايد عدة مرات كل عام ، يكاد يكون من المستحيل تخيل تفاعل واضح بين الهياكل المصرفية والشركات التجارية والوسيطة والوكالات الحكومية والمنظمات الأخرى بدون تكنولوجيا الكمبيوتر الحديثة وشبكات الكمبيوتر. خلاف ذلك ، سيكون من الضروري الاحتفاظ بفريق عمل هائل من معالجي المستندات الورقية والسعاة ، وستظل موثوقية وسرعة تشغيل مثل هذا النظام أقل بكثير من تلك التي توفرها اتصالات المودم وشبكات الكمبيوتر. لكن كل دقيقة تأخير في إرسال رسائل المعلومات المهمة يمكن أن تؤدي إلى خسائر مالية ملموسة للغاية وانهيار الصورة.

في هذه الدورة التدريبية ، قمنا بفحص الوسائل التقنية الحديثة المستخدمة في إنشاء المستند ومعالجته ، ودرسنا طرق توثيق المعلومات ، وصنفنا أنواع وأنواع المستندات ، وفحصنا أنواع حاملات المستندات ، ووصفنا بعض طرق نسخ المستندات ، و حددت أيضًا ميزات استخدام الاتصالات.

وهكذا ، تم تحقيق الهدف من دراسة ميزات استخدام الوسائل التقنية الحديثة لمعالجة الوثائق في العمل المكتبي.

قائمة المصادر والأدب المستخدم

مصادر

1. شبكة Antonova P. RELCOM والبريد الإلكتروني. - م: ديموس ، 1991.

2. Vilkhovchenko S.D. ، أجهزة المودم (الاختيار ، التثبيت ، التكوين) ، M: ABF ، 1997.

3. Gavrilov A. A. العمل مع مودم. - م: النائب "Malip" 1992.

4. جاسوف ف. "الوسائل التقنية لمدخلات ومخرجات المعلومات الرسومية" (سلسلة في سبعة كتب "تنظيم التفاعل البشري مع الوسائل التقنية لأنظمة التحكم المؤتمتة" تحرير ف. ن. شيتفيريكوف)

5. Gurin N.I. "العمل على جهاز كمبيوتر شخصي"

6. جونز ر. نظرية نقل البيانات. - م: العلوم والتكنولوجيا ، 1993.

7. Solomenchuk VG ، أجهزة الكمبيوتر الشخصي. BHV- سانت بطرسبرغ ، 2003.

8. تحت. إد. دبليو تومبكينز وجي ويبستر. ربط أجهزة الاستشعار وأجهزة إدخال البيانات بأجهزة كمبيوتر IBM PC. - م: مير ، 1992.

9. الدليل " شبكات الحاسبروسيا. خدمات الاتصالات الدولية ". - M: LLP" ELIS. LTD "، 1992.

10. فيشينكو ل. "أجهزة مودم PCI داخلية"

11. GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات "، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي المؤرخ 27 فبراير 1998 رقم 28.

12. GOST R 6.30-2003 أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. - إدخال. 3/3/2003. - م: دار المعايير للنشر 2003.

13- القانون الاتحادي رقم 149-FZ المؤرخ 27 تموز / يوليو 2006 بشأن "المعلومات ، تكنولوجيا المعلوماتوحماية المعلومات.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة "، تمت الموافقة عليها ووضعها موضع التنفيذ بأمر وكالة فيدراليةبشأن اللائحة الفنية والمترولوجيا بتاريخ 12.03.07 رقم 28 - ش.

15. تدفق المستندات 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. التوثيق باستخدام أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية. - http://aleho.narod.ru/document/48.htm، 10.08.10

17. Termika Consulting Group، Office Encyclopedia: http://www.termika.ru/dou/enc/، 25.08.10

18. Repina S.O. ، "دليل الارتباط التشعبي الإلكتروني": http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html، 01.09.10

19. الموسوعة الحرة: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. معايير الاتصالات المتنقلة: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communic.html، 01.09.10

21. مبدأ تشغيل الفاكسات الحديثة: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm، 05.10.10

المؤلفات:

22. Gedrovich F.A. الوثائق الرقمية: مشاكل الحفظ // نشرة أمين المحفوظات. رقم 1. 2004.

23. العمل المكتبي والمراسلات في أسئلة وأجوبة: كتاب مدرسي لطلاب الجامعات والكليات الاقتصادية M.I. باساكوف - الطبعة الثانية ، المنقحة. وإضافية // سلسلة "الكتاب المدرسي ودليل الدراسة" - روستوف غير متوفر

24. العمل المكتبي (تنظيم وتكنولوجيا الدعم الوثائقي للإدارة): كتاب مدرسي للجامعات / Kuznetsova T.V.، Sankina L.V.، Bykova T.A. وإلخ.؛ إد. تلفزيون. كوزنتسوفا. - م: UNITY-DANA، 2001 - 359 ص.

25. العمل المكتبي: كتاب مدرسي / وكيل عام. إد. الأستاذ. تلفزيون. كوزنتسوفا. - الطبعة الثانية ، المنقحة. وإضافية - م: MTsFER ، 2006.

26. التوثيق: كتاب مدرسي. ن. كوشنارينكو - الطبعة السابعة ، الأب. - ك .: المعرفة 2006. - 459 ص. - ( تعليم عالىالقرن الحادي والعشرون).

27. حفظ السجلات: دليل الدراسة. ن. لاركوف

28. توثيق الأنشطة الإدارية: دورة محاضرات / I.N. ميغيل. - م: فلينتا: مبسي ، 2006. - 200 ص.

29. موظفو المؤسسة رقم 10/2002 "ثقافة التعامل مع الوثائق التي فقدناها"

30. تنظيم العمل مع الوثائق: Textbook / Ed. الأستاذ. V.A. كودرييف. - الطبعة الثانية ، المنقحة. وإضافية - م: INFRA-M، 2002. - 592 ص.

31. نحن نعمل مع المودم. جافريلوف أ.أ. ، النائب "MALIP" ، 1992.

32. Sedova O.L. ، نقوم باستنساخ الوثائق. مجلة "Secretary Affairs" العدد 1 1999.

33- أعمال السكرتارية. دليل تعليمي وعملي / V.V. جالاخوف ، إ. ك. كورنيف وآخرون. إد. ك. كورنيف. - م: TK Velby ، دار النشر Prospekt ، 2005. - 608 ص.

34. العمل المكتبي الحديث. بيريزينا إن إم ، فورونتسوفا إي بي ، ليسينكو إل إم. - الطبعة الثانية. - سان بطرسبرج: بيتر 2006. - 272 ص: مريض. - (سلسلة "الأعمال الورقية الحديثة")

35. التقنيات الحديثةإدارة الأعمال والوثائق. مجلة №0 ، 2010.

36. روجوزين إم. كتيب الأعمال. - "Yusticinform" ، 2005.