Az ellenőrzés az a folyamat, amely biztosítja, hogy egy szervezet elérje céljait.

Az ellenőrzési folyamat a szabványok megállapításából, a ténylegesen elért eredmények méréséből és a kiigazításokból áll, ha az elért eredmények lényegesen eltérnek a megállapított szabványoktól.

Az ellenőrzés szükségességének egyik legfontosabb oka, hogy természetesen minden szervezetnek képesnek kell lennie arra, hogy a hibáit időben kijavítsa és kijavítsa, mielőtt azok rontják a szervezet céljainak elérését.

Az előzetes ellenőrzés gyakorlásának fő eszköze bizonyos szabályok, eljárások, magatartási irányvonalak végrehajtása (nem megalkotása, mégpedig végrehajtása).

A szervezetekben három kulcsfontosságú területen alkalmazzák az előellenőrzést - emberi, anyagi és pénzügyi erőforrásokkal kapcsolatban.

Emberi Erőforrások. Az előzetes ellenőrzés az egyes munkaköri feladatok ellátásához szükséges üzleti és szakmai ismeretek és készségek alapos elemzésével, valamint a legfelkészültebb és legképzettebb személyek kiválasztásával valósul meg.

Anyagi erőforrások. Az ellenőrzés a minimálisan elfogadható minőségi szintekre vonatkozó szabványok kidolgozásával és a beérkező anyagok e követelményeknek való megfelelőségének fizikai ellenőrzésével történik.

Pénzügyi források. Az előzetes ellenőrzés legfontosabb eszköze a költségvetés. Önbizalmat ad abban, hogy amikor egy szervezetnek készpénzre van szüksége, akkor lesz. A költségvetés nem teszi lehetővé, hogy a szervezet a végsőkig kimerítse készpénzét.

A jelenlegi ellenőrzés a kívánt célok elérését célzó munka elvégzése után elért tényleges eredmények mérésén alapul. Az áramszabályozás ilyen módon történő végrehajtásához a vezérlőberendezésnek szüksége van Visszacsatolás.

A végső vezérlés a munka elvégzése után kerül felhasználásra. Két fontos tulajdonsága van:

1) a végső ellenőrzés megadja a szervezet vezetésének a tervezéshez szükséges információkat, ha a jövőben hasonló munkát kívánnak végezni;

2) elősegíti a motivációt.

Az ellenőrzési eljárás három különböző lépésből áll:

Szabványok és kritériumok kidolgozása;

A valós eredmények összehasonlítása szabványokkal és kritériumokkal;

A szükséges korrekciós intézkedések megtétele.

Minden visszacsatoló rendszer

1. Legyenek céljaid.

2. Használjon külső erőforrásokat.

3. A külső erőforrásokat belső használatra alakítsa át.

4. Figyelje meg a tervezett céloktól való jelentős eltéréseket.

5. Korrigálja ezeket az eltéréseket a célok elérésének biztosítása érdekében.

A szabványok olyan konkrét célok, amelyekhez képest mérhető a fejlődés.

A teljesítménymutató pontosan meghatározza, hogy mit kell elérni a kitűzött célok eléréséhez. Az ehhez hasonló mérőszámok lehetővé teszik a menedzsment számára, hogy összehasonlítsa a ténylegesen tetteket azzal, amit tervezett, és válaszoljon a következő fontos kérdésekre: Mit kell tennünk a tervezett céljaink elérése érdekében? Mi marad megtörtént?

Az ellenőrzési folyamat első lépése: Állítsa be a szabványokat és állítsa fel a teljesítménymutatókat

Az ellenőrzés második szakaszában meghatározzák a megengedett eltérések skáláját, amelyen belül a kapott eredmények tervezetttől való eltérése nem okozhat riasztást.

A harmadik szakasz: megfelelő cselekvési módot kell választani és az eltéréseket ki kell küszöbölni.

A hatékony ellenőrzésnek gazdaságosnak kell lennie. Az ellenőrzés gazdasági hatékonyságának esetleges növelésének egyik módja a kizárásos ellenőrzés módszerének alkalmazása.

A kizárás elve az, hogy a vezérlőrendszert csak akkor szabad működésbe hozni, ha észrevehető eltérések vannak a szabványtól.

Bármilyen jól is készülnek a tervek, általában nem valósíthatók meg szándékosan. A jövőt nem lehet abszolút pontossággal megjósolni. A kedvezőtlen időjárási viszonyok, az ipari és közlekedési balesetek, az alkalmazottak megbetegedése és elbocsátása, valamint sok egyéb ok, amelyekről a fejezet elején tárgyaltunk, megzavarják terveinket. Ezeket a jogsértéseket mindenekelőtt az ellenőrző rendszer segítségével kell felderíteni. Például rendszeresen – naponta, hetente vagy havonta – vissza kell térnie a tervhez, és azonosítania kell a tervezetttől való nem kívánt eltéréseket.

Az eltéréseknek két fő megközelítése van. Először is törekedhet arra, hogy visszatérjen a mozgás tervezett pályájához. Ehhez további erőforrásokra lesz szükség – anyagi, emberi, pénzügyi. Néha az ilyen erőforrásokat a tervek szerint hozzák létre, előre megelőlegezve a komplikációk lehetőségét. Élénk példa erre a kozmonauták biztonsági mentései. De bele kell tűrnünk, hogy kedvező környezetben az ilyen erőforrások „tétlenül telnek”. Másodszor, maga a terv megváltoztatható, a felvázolt mérföldköveket másokkal helyettesítve, amelyek a jelenlegi helyzetben reálisan megvalósíthatók. Egy ilyen megközelítés lehetősége attól függ, hogy a terv mennyire fontos a vállalat számára – „törvény”-e, vagy csak „tevékenységi útmutató”, amely meghatározza a kívánt mozgási irányt.

A vezető feladata a korábban meghozott döntések végrehajtásának figyelemmel kísérése, nemcsak a tervben foglaltak, hanem az operatív, aktuálisak is. A részleges ellenőrzés az értekezletek és a dokumentumok jóváhagyása során történik. De ez nem elég. A vezetőnek saját munkájának tervezése során gondoskodnia kell a beosztottak tevékenységének rendszeres ellenőrzéséről, nemcsak a csapat tagjairól, hanem mindenki másról is. A hivatalos jelentések és tanúsítványok, valamint a kötetlen beszélgetések egyaránt felhasználhatók. Megjegyzendő, hogy a hierarchikus ranglétrán több lépcsővel feljebb lévő vezetővel folytatott beszélgetés nagy pozitív hatással van a munkavállalóra. Az Egyesült Királyságban úgy tartják vezérigazgatóévente legalább egyszer beszélnie kell minden alkalmazottal. Sajnos Oroszországban nem fogadnak el ilyen interjúkat.

A vezetői kontrollnak három aspektusa van:

szabványok meghatározása - a célok pontos meghatározása, amelyeket egy bizonyos időn belül el kell érni. A tervezési folyamat során kidolgozott terveken alapul;

az időszak során elért eredmények mérése és az elért eredmények összehasonlítása a várt eredményekkel;

a szükséges korrekciós intézkedések előkészítése.

A menedzsernek három cselekvési irány közül kell választania: nem tesz semmit, megszünteti az eltérést vagy felülvizsgálja a szabványt.

A vezérlési technológia a következő séma szerint történik:

ellenőrzési koncepció megválasztása (rendszer, folyamat, privát ellenőrzés);

az ellenőrzési célok meghatározása (az ellenőrzés célszerűsége, helyessége, szabályszerűsége és eredményessége);

ellenőrzési szabványok kialakítása (etikai, ipari, jogi);

az ellenőrzési módszerek megválasztása (diagnosztikai, terápiás, előzetes, aktuális, végleges);

az ellenőrzés mennyiségének és területének meghatározása (folyamatos, epizodikus, pénzügyi, termékminőség).

A hatékony belső ellenőrzés megszervezése összetett, többlépcsős folyamat, amely a következő lépéseket tartalmazza:

1. A vállalat korábbi üzleti feltételekhez meghatározott működési céljainak, a korábban elfogadott cselekvési iránynak, stratégiának, taktikának elemzése, összehasonlítása a tevékenység típusaival, méretével, szervezeti felépítésével, valamint adottságaival.

2. A meglévő irányítási struktúra eredményességének elemzése, kiigazítása. Ki kell dolgozni a szervezeti felépítésre vonatkozó szabályzatot, amely ismerteti az összes szervezeti egységet, feltüntetve az adminisztratív, funkcionális, módszertani alárendeltséget, tevékenységük irányát, az általuk ellátott funkciókat; megállapította kapcsolatuk, jogaik és kötelezettségeik szabályait; a termékek típusainak, erőforrásainak és kezelési funkcióinak megoszlása ​​ezekhez a hivatkozásokhoz. Ugyanez vonatkozik a különböző szerkezeti egységekre (osztályok, irodák, csoportok stb.) vonatkozó rendelkezésekre is.

3. Formális szabványeljárások kidolgozása meghatározott pénzügyi és üzleti tranzakciók ellenőrzésére. Ez lehetővé teszi az alkalmazottak kapcsolatának egyszerűsítését a pénzügyi és gazdasági tevékenységek ellenőrzése terén, hatékonyan kezelheti az erőforrásokat, felmérheti az információk megbízhatóságának szintjét a vezetői döntések meghozatalához.

A vállalat irányítási rendszerében a legfontosabb hely a stratégiai döntések feletti kontroll. Ez annak megállapítására vonatkozik, hogy a döntés mennyiben vezet a vállalat céljainak eléréséhez. A gyakorlatban egy korszerű kontrolling irányítási rendszer kialakításáról beszélünk.

Az ellenőrzési folyamatok irányításáról és megszervezéséről szóló döntés meghozatalához számos kritérium lehet fontos: annak eredményessége, emberbefolyásoló hatása, az ellenőrzés feladatai és határai.

szó" ellenőrzés"mint a szó" erő”, mindenekelőtt negatív érzelmeket generál. Az irányítás sok ember számára elsősorban a korlátozást (mint a lánc a kutyának), a kényszert, az önállóság hiányát stb. - általában minden, ami az egyén szabadságáról alkotott elképzeléseinkkel egyenesen ellentétes. Egy ilyen stabil felfogás eredményeként az irányítás azon irányítási funkciók közé tartozik, amelyek lényegét legtöbbször félreértik. Ha megkérdezi, mit jelent az ellenőrzés egy vezető számára, akkor az emberek leggyakrabban válaszolnak Önnek - ez lehetővé teszi, hogy az alkalmazottakat bizonyos határokon belül tartsa. Elvileg ez igaz. Az irányítás egyik szempontja valójában az, hogy valaminek engedelmeskedjünk. Ha azonban az irányítást pusztán olyan korlátozásokra redukálnánk, amelyek kizárják a szervezetet károsító és mindenkit szigorúan fegyelmezett magatartásra kényszerítő cselekmények lehetőségét, szem elől tévesztjük a vezetés fő feladatát.

Ellenőrzés- az a folyamat, amely biztosítja, hogy egy szervezet elérje céljait, beleértve:

Sem a tervezés, sem a szervezeti struktúrák kialakítása, sem a motiváció nem tekinthető teljesen elszigetelten az irányítástól.

Az ellenőrzés az a folyamat, amelynek során a szervezet vezetése megállapítja, hogy döntései helyesek-e, és szükséges-e azokat korrigálni.

Fel kell ismerni és megoldani a problémákat, mielőtt azok túlságosan súlyossá válnának.

Miért szükséges az ellenőrzés?

A tervek és a szervezeti struktúrák csak képek arról, hogy mit szeretne látni a menedzsment jövője. Sok különböző körülmény akadályozhatja a terv megvalósítását.

Még a legjobb szervezeti struktúráknak is vannak hibái.

Az emberek nem számítógépek. Nem programozhatók úgy, hogy bármilyen feladatot abszolút pontossággal hajtsanak végre.

Minden szervezetnek képesnek kell lennie arra, hogy a hibáit időben kijavítsa és kijavítsa, mielőtt azok sértenék a szervezet céljainak elérését. Az irányítási funkció lehetővé teszi a problémák azonosítását és a szervezet tevékenységeinek módosítását, mielőtt ezek a problémák válsággá fejlődnének.

Meg kell határozni a szervezet azon tevékenységi területeit, amelyek a leghatékonyabban járultak hozzá átfogó céljainak eléréséhez

Az ellenőrzés típusai

• előzetes ellenőrzés;
• áramszabályozás;
• végső ellenőrzés.

Az összes ilyen típusú ellenőrzés hasonló a megvalósítási formát tekintve, hiszen ugyanaz a céljuk: elősegíteni, hogy a ténylegesen elért eredmények a lehető legközelebb álljanak a szükségesekhez. Csak a végrehajtási időben különböznek egymástól.

Előzetes ellenőrzés

A munka tényleges megkezdése előtt elvégezve.

A szervezetekben az előzetes ellenőrzést a humán, anyagi és pénzügyi erőforrások vonatkozásában alkalmazzák.

Előzetes ellenőrzés a területen emberi Erőforrások bizonyos teljesítéséhez szükséges üzleti és szakmai ismeretek és készségek alapos elemzésével valósul meg a szervezetekben hivatalos feladatokat valamint a legfelkészültebb és legképzettebb emberek kiválasztása. Annak érdekében, hogy a felvett munkavállalók el tudják látni a rájuk bízott feladatokat, szükséges egy minimálisan elfogadható iskolai végzettség vagy szakmai gyakorlat megállapítása ezen a területen, valamint a felvett személyek által benyújtott dokumentumok és ajánlások ellenőrzése. Sok szervezetben a humánerőforrás előzetes ellenőrzése a képzés során történő felvétel után is folytatódik. A képzés lehetővé teszi, hogy meghatározza, mit kell még hozzáadni és menedzser csapat, a hétköznapi előadók pedig a már birtokukban lévő tudással és készségekkel, mielőtt megkezdenék feladataik tényleges ellátását. Az előképző tanfolyam növeli annak valószínűségét, hogy a bérelt munkavállalók hatékonyan fognak dolgozni.

Előzetes ellenőrzés a területen anyagi erőforrások végezte:

szabványok kidolgozása a minimálisan elfogadható minőségi szintekre és fizikai ellenőrzések elvégzése a beérkező anyagok e követelményeknek való megfelelésére;

az anyagi erőforrások olyan szintű készletének biztosítása a szervezetben, amely elegendő a hiány elkerüléséhez.

Előzetes ellenőrzés a területen pénzügyi források annak biztosítása, hogy amikor egy szervezetnek készpénzre van szüksége, akkor azt megkapja. A pénzügyi források előzetes ellenőrzésének legfontosabb eszköze a költségvetés. A költségvetések kiadási korlátokat is meghatároznak, és így megakadályozzák, hogy bármely részleg vagy szervezet egésze kifogyjon a készpénzből.

áramszabályozás

Ezt közvetlenül a munka során hajtják végre. Leggyakrabban a beosztott alkalmazottak a tárgya, ő maga pedig hagyományosan közvetlen felettesük kiváltsága.

A jelenlegi ellenőrzés nem szó szerint magával a munkavégzéssel egyidejűleg történik, hanem a munka elvégzése után kapott tényleges eredmények mérésén alapul, a kívánt célok elérését célozva.

Az áramszabályozás ilyen módon történő végrehajtásához a vezérlőberendezésnek visszacsatolásra van szüksége - egy rendszerre, amely a kapott eredményekről adatokat gyűjt.

A legtöbb szervezeti visszacsatolásvezérlő rendszer nyitott (nem zárt) rendszer. Az ilyen rendszerek külső eleme a vezető-menedzser, aki rendszeresen befolyásolja ezt a rendszert, megváltoztatva mind a céljait, mind a működését. Teljesen elfogadható, ha a menedzsmentet elsősorban úgy tekintjük, mint egy kísérletet arra, hogy a szervezet hatékony visszacsatolású rendszerként működjön, i. mint olyan rendszer, amely a külső és belső eltérítő tényezők hatása ellenére is adott szinten kimeneti jellemzőket biztosít.

Végső ellenőrzés

A munka befejezése után egy bizonyos idő elteltével hajtják végre.

Végső vezérlési funkciók:

a tervezéshez szükséges információkkal a szervezet vezetését ellátni, amennyiben a jövőben hasonló munkák elvégzése várható. A tényleges és a szükséges eredmények összehasonlításával a vezetés jobban fel tudja mérni, mennyire voltak reálisak a terveik. Ez az eljárás azt is lehetővé teszi, hogy tájékozódjon a felmerült problémákról, és új terveket dolgozzon ki, hogy ezeket a problémákat a jövőben elkerülje;

a motiváció javítása. Ha egy szervezet vezetése motivációs jutalmakat társít egy bizonyos teljesítményszint eléréséhez, akkor nyilvánvaló, hogy a ténylegesen elért teljesítményt pontosan és objektíven kell mérni. A teljesítmény mérésére és megfelelő jutalmazásra van szükség, "hogy a jövőbeni elvárások megfogalmazódjanak arról, hogy szoros kapcsolat van a tényleges eredmények és a jutalmak között".

Ellenőrzési folyamat

Az ellenőrzési folyamat három szakaszból áll:

szabványok és kritériumok kidolgozása;

az elért eredmények mérése és összehasonlítása a megállapított szabványokkal;

a szükséges korrekciós intézkedések megtétele, ha az elért eredmények lényegesen eltérnek a megállapított szabványoktól.

Szabványok és kritériumok kidolgozása

Az ellenőrzési eljárás ezen szakasza a következők meghatározását írja elő:

teljesítménymutatók;

a megengedett eltérések skálája.

Szabványok olyan konkrét célok, amelyek tekintetében mérhető az előrehaladás. Ezek a célok egyértelműen a tervezési folyamatból nőnek ki.

Az ellenőrzési szabványként használható cél például az, hogy a következő évben 1 millió dollár nyereséget érjünk el.

A teljesítménymutatók meghatározott kritériumok halmaza (ebben az esetben 1 millió dollár nyereség és egy év időtartam), amelyek értékeinek elemzése lehetővé teszi a teljesítmény mértékének értékelését.

Viszonylag könnyű teljesítménymutatókat felállítani olyan dolgokra, mint a profit, az értékesítés, az anyagköltségek, mivel ezek számszerűsíthetők.

A szervezetek egyes fontos céljai és célkitűzései azonban nem fejezhetők ki számokban. Például nagyon nehéz számszerűsíteni a célnak tekintett morál növekedését azáltal, hogy az erkölcs egyik vagy másik szintjéhez számértéket rendelünk, vagy azzal egyenértékű dollárban fejezzük ki.

A hatékonyan működő szervezetek azonban hajlamosak megkerülni a célok számszerűsítéséhez kapcsolódó nehézségeket, és sikerrel járnak.

Például a dolgozók lelki szintjéről és állapotáról különféle felmérések, felmérések segítségével lehet információkat szerezni.

Vagy például az elbocsátások alacsony száma használható a teljesítmény mérőszámaként a munkával való elégedettségi normák meghatározásában.

Néhány speciális esetet leszámítva ritkán van szükség arra, hogy a szervezetek egy cseppet se térjenek el a céltól. Valójában az egyik jellegzetes vonásait A vezérlőrendszer jó szabványa, hogy reális tűréseket tartalmaz.

Tűrések skálája - az a tartomány, amelyen belül a kapott eredményeknek a tervezetttől való eltérése nem kelthet riadalmat.

A hatékony ellenőrzésnek gazdaságosnak kell lennie. A vezérlőrendszer előnyeinek meg kell haladniuk a működtetés költségeit. Az irányítási rendszer költségei a vezetők és más alkalmazottak által az információgyűjtésre, továbbításra és elemzésre fordított időből, valamint az ellenőrzés megvalósításához használt minden típusú berendezés költségeiből, valamint a kapcsolódó információk tárolásának, továbbításának és keresésének költségeiből állnak. a problémák ellenőrzésére..

A fő probléma az igazán fontos eltérések azonosítása. Közvetlenül pénzbeli egyenértékűvé konvertálásuk, bár elég nyilvánvaló, nem mindig indokolt.

Például semmit sem jelent a General Motors számára, ha a heti eladások 1 millió dollárral elmaradnak a tervezett összegtől. De ha a General Motors nem tudja ellenőrizni egy 50 centes alkatrész minőségét, akkor a későbbiekben már eladott autók százezreit lesz kénytelen átdolgozni.

Az elért eredmények méréseés összehasonlításukat a megállapított szabványokkal

Az ellenőrzés ezen szakaszában végzett tevékenységek a következők:

eredmények mérése és az attól való eltérések összehasonlítása tervezett mutatók megengedett értékeivel;

információk továbbítása és terjesztése;

információk értékelése.

Mérési eredmények

Fontos feladat annak biztosítása, hogy a mérések sebessége, gyakorisága és pontossága összhangban legyen a monitorozni kívánt tevékenységgel. NÁL NÉL kereskedelmi tevékenység a mérések célja a profit növelése, nem pedig annak megállapítása, hogy mi is történik valójában.

Példa. A legtöbb szervezet nem végez túl gyakran leltárszámlálást. Ha a gyártó minden nap újraszámolja az anyagkészletet, akkor pontosan tudni fogja például, hogy mennyit veszít lopás miatt. De a cég ebben az esetben nem tud mást tenni, mert minden ideje a számításokkal lesz elfoglalva. Ezért a legtöbb gyártó nagy készleteket készít, körülbelül félévente egyszer. Tapasztalatból tudják, hogy a lopásból származó veszteségek a tűréshatáron belül maradnak ebben az időszakban.

A bankok viszont minden nap számolják a bevételeiket, mert a pénz szokatlanul vonzó lopási tárgy. Azonban óvatosan ellenőrzési ellenőrzések elég ritkán hajtják végre az összes számviteli nyilvántartásukat.

Információ átadása és terjesztése. Az ellenőrzési rendszer hatékony működéséhez szükséges mind a kialakított szabványok, mind az elért eredmények kommunikálása a szervezet érintett személyeivel. Az is kívánatos, hogy teljesen biztosak legyünk abban, hogy a megállapított normákat az alkalmazottak jól megértik. Ez azt jelenti, hogy hatékony kommunikációra van szükség azok között, akik meghatározzák a szabványokat, és azok között, akiknek teljesíteniük kell azokat.

Az ellenőrzési információk gyűjtése és terjesztése során felmerülő fő nehézségek különböző kommunikációs problémákkal kapcsolatosak. Míg az adatok egy részét számítógép gyűjti és dolgozza fel, a legtöbb információt embernek kell feldolgoznia. Egy személy jelenléte ebben a láncban összefügg az információ esetleges torzulásával, amely alapján döntéseket kell hozni az ellenőrzés területén.

Az elmúlt években nagyon nagy sikereket értek el a kizárólag mennyiségi jellegű információk terjesztésében. Mostantól a vezetőnek lehetősége van a fontos információkat szintetizált formában, a szükséges összehasonlításokkal szinte a kiindulási adatok megérkezésekor már elvégezni.

A számviteli és vezetői információs rendszer a belső kontrollrendszerben is fontos szerepet tölt be, egy olyan márka jelenléte, mint az SAP vagy az Oracle, pozitív jelzés mind a befektetők, mind a könyvvizsgálók számára.

Az eredményekkel kapcsolatos információk értékelése. Ennek az értékelésnek az a célja, hogy eldöntse, szükséges-e intézkedés, és ha igen, hogyan.

Akciók

Az ellenőrzési folyamat ezen szakaszában a vezetőnek választania kell egyet a három magatartási irány közül:

ne tegyen semmit (ha a tényleges eredmények összehasonlítása a szabványokkal azt jelzi, hogy a kitűzött célok megvalósulnak);

szüntesse meg az eltérést.

Például, egy ipartudomány-intenzív cég elnöke négy év alatt leváltott vagy elbocsátott három mérnöki vezetőt. Minden alkalommal ezt tette, mert a fejlesztési folyamat új termékek rosszul ment a társaság. Soha nem vette számításba annak lehetőségét, hogy a problémát más tényezők okozzák, amelyek egy része független a mérnöki vezetőtől. A céget felvásárló társaság adminisztrációjának utólagos helyzetelemzése éppen ilyen következtetésre vezetett. Véleménye szerint a problémák több tényező együttes hatásából adódtak, többek között a nem megfelelő informális normák megléte, bizonyos formális egyeztetések hiánya, valamint a cég elnökének mindehhez való sajátos hozzáállása. Ezeket a következtetéseket megerősítette az a tény, hogy mindhárom korábbi igazgató megtette sikeres karrier mérnöki és műszaki osztályvezetőként más, a csúcstechnológia területén működő ipari cégeknél.

Tekintse át a szabványt (néha a szabványok maguk nem reálisak, mert terveken alapulnak, és a tervek csak a jövő előrejelzései. A tervek felülvizsgálatakor a szabványokat is felül kell vizsgálni).

Például, ha szinte minden értékesítő 50%-kal túllépi a kvótáját, akkor ez valószínűleg túl alacsony kvóta, és nem szolgálhat szabványként az elfogadható teljesítményhez .

Állítson fel értelmes normákat, amelyeket az alkalmazottak érzékelnek.

Az embereknek érezniük kell, hogy a teljesítményük értékelésére használt szabványok valóban tisztességesen és tisztességesen tükrözik munkájukat. Ezen túlmenően meg kell érteniük, hogyan és hogyan segítik szervezetüket integrált céljai elérésében. Ha az alkalmazottak azt látják, hogy a megállapított ellenőrzési szabványok nem teljesek és objektívek, vagy egyszerűen csak "bolhákat fognak", akkor figyelmen kívül hagyhatják és szándékosan megsértik őket, vagy fáradtságot és csalódottságot tapasztalnak.

A menedzsereknek arra is törekedniük kell, hogy az általuk felállított normákat őszintén elfogadják és jóváhagyják azok az emberek, akiknek a tevékenységét meghatározzák. Mint már említettük, egyes szerzők úgy vélik, hogy a szabványok elfogadhatóságának növelése érdekében szükség van arra, hogy maguk a dolgozók is részt vegyenek azok kidolgozásában. Az egyik tanulmányban kimutatták, hogy a dolgozók valós részvétele a döntések kialakításában és a célok kialakításában a költségvetés kialakításának szakaszában a munkavállalók lényegesen intenzívebb bevonását eredményezte a szervezet céljainak elérése érdekében végzett munkájába. Ha figyelembe vesszük a teljesítménymenedzsmentet és a nulla alapú költségvetés-tervezést, akkor konkrét módszereket fogunk leírni a személyzet szabványosításba való bevonására.

Kétirányú kommunikáció létrehozása

Ha egy beosztottnak bármilyen problémája van az ellenőrzési rendszerrel, akkor képesnek kell lennie arra, hogy nyíltan megvitassa azokat, anélkül, hogy attól félne, hogy a vezetés megsértődik ezen. Minden vezetőnek, aki egy szervezetben kontrollt gyakorol, őszintén meg kell beszélnie beosztottjaival, hogy a várható eredmények milyen értékeit alkalmazzák szabványként az egyes ellenőrzési területeken. Az ilyen kommunikációnak növelnie kell annak valószínűségét, hogy az alkalmazottak pontosan megértik az ellenőrzés valódi célját, és segít azonosítani az irányítási rendszer rejtett hibáit, amelyek nem nyilvánvalóak az alkotók számára a vállalat felső vezetése részéről.

Kerülje a túlzott kontrollt.

A vezetés ne terhelje túl beosztottjait az ellenőrzés többféle formájával, különben minden figyelmüket felemészti, és teljes zűrzavarhoz, összeomláshoz vezet. A fő kérdés, amelyet fel kell tenni bármilyen típusú ellenőrzés bevezetésekor, a következő: „Szükséges-e a kívánt eredményektől való jelentős eltérések megakadályozása vagy megakadályozása?” Ezenkívül az ellenőrök - vezetők nem ellenőrizhetik a munkát a szükségesnél gyakrabban és alaposabban. Ellenkező esetben nyilvánvaló okokból csak bosszantó lehet.

Állítson fel kemény, de elérhető szabványokat.

A kontroll intézkedések megtervezésekor fontos figyelembe venni a motivációt. Egy világos és precíz szabvány gyakran motivál azáltal, hogy pontosan elmondja az alkalmazottaknak, hogy a szervezet mit vár el tőlük. A motivációs elvárások elmélete szerint azonban az embereket csak olyan célok elérésére lehet motiválni, amelyeket általában reálisnak tartanak. Így, ha a színvonalat irreálisnak vagy méltánytalanul magasnak tekintik, az tönkreteheti a dolgozók indítékait. Hasonlóképpen, ha egy mércét olyan alacsonyra állítanak, hogy nem nehéz elérni, ez a körülmény demotiváló hatással lehet az emberekre. magas szint nagy teljesítményre van szüksége. A jó vezető érzékeli a különbségeket a beosztottak szükségleteiben és képességeiben, és ezek alapján állít fel normákat.

Jutalom a színvonal eléréséért

Ha a szervezet vezetése azt akarja, hogy az alkalmazottak motiváltak legyenek, hogy a legjobbat adják a szervezetnek, méltányosan meg kell jutalmazniuk őket a megállapított teljesítménystandardok eléréséért. Az elvárások elmélete szerint egyértelmű kapcsolat van a teljesítmény és a jutalom között. Ha a dolgozók nem érzik ezt a kapcsolatot, vagy igazságtalannak érzik a jutalmazást, akkor a termelékenységük a jövőben csökkenhet.

Az irányítás viselkedési vonatkozásai

Az emberek az irányítás szerves részét képezik, csakúgy, mint a vezetés minden más szakaszának. Ezért az ellenőrzési eljárás kidolgozásakor a vezetőnek figyelembe kell vennie az emberek viselkedését.

Az irányítás szándékos megjelenése

Az ellenőrzési folyamat világossá és láthatóvá tétele iránti vágy mögött nem a hibák vagy csalások elkapása, hanem azok megelőzése áll. A vezetők azt remélik, hogy az alkalmazottak, tudván, hogy kontrollok léteznek és hatékonyan működnek, tudatosan igyekeznek elkerülni a hibákat, a megkérdőjelezhető tranzakciókat és hasonlókat.

Például minden banki alkalmazottat, aki bármilyen tranzakciót végrehajt, határozottan figyelmeztetik, hogy a bank minden dollárjának minden nap át kell haladnia a számlákon. A pénzszámlákat gyakran a vezető beosztású alkalmazottak ellenőrzik és újraellenőrzik, ahogy a figyelmeztetésben is szerepel. Ugyanígy senki sem csinál titkot a rendszeres termékminőség-ellenőrzésből a gyárakban. A cégek azon alkalmazottai, akiknek joguk van hitelt kiadni vagy csekket aláírni, biztosan tudják, hogy minden pénzügyi kimutatások független könyvvizsgálók gondosan ellenőrizni fogják.

Az irányítási rendszer működésének láthatóságának melléktermékei az emberek viselkedésének akaratlan zavarai.

Kontroll-orientált viselkedés

Ez az a tendencia, hogy a munkavállalók azokon a területeken hangsúlyozzák a munkát, ahol méréseket végeznek, és figyelmen kívül hagyják azokat, ahol ilyen méréseket nem végeznek.

A beosztottak általában azt teszik, amit a felettesek látni akarnak tőlük az ellenőrzés során.

Az ellenőrzési rendszert ennek figyelembevételével kell körültekintően megtervezni, különben az ellenőrző mérések során jó megjelenésre irányítja a dolgozókat, és egyáltalán nem a szervezeti célok elérésére.

Ilyen probléma például néha felmerülhet, ha az utazó értékesítők munkáját csak az eladási mennyiségük alapján értékeli. A tapasztalt értékesítők tudják, hogy egy általuk már ismert helyre történő hívás nagyobb valószínűséggel értékesíti terméküket, mint egy ismeretlen helyre irányuló hívás. Így, ha az általuk eladott áruk dolláros mennyisége az egyetlen mérőszáma teljesítményüknek, akkor az értékesítők a már ismert ügyfelekre összpontosítják erőfeszítéseiket, nem törődve a kilátásokkal. Ha a szervezet átfogó céljai között szerepel a piaci részesedés növelése is, ami csak új ügyfelek vonzásával érhető el, akkor nyilvánvaló, hogy az értékesítők ilyen magatartása negatív következményei. Így különösen, ha a versengő cégek sikeresen növelik piaci részesedésüket, akkor ennek a szervezetnek a részesedése fokozatosan csökkenni fog.

Használhatatlan információk fogadása

Az ellenőrzés arra ösztönözheti az embereket, hogy nem megfelelő információkat adjanak a szervezeteknek.

Például a menedzserek megpróbálhatnak alacsony célokat kitűzni, növelve annak valószínűségét, hogy ténylegesen elérik azokat, és jutalmat kapnak a tájékoztatási időszak alatt.

Koordináció

Koordináció- harmonizáció, harmonizáció (fogalmak, cselekvések, alkotórészei valami stb.).
(Az idegen szavak modern szótára.-M., 2001)

Hatalmon koordináció- a rendszer különböző elemei munkájának racionalizálása és összehangolása azok folyamatában közös tevékenységek, az irányítási folyamat központi funkciója, biztosítva annak folytonosságát és folytonosságát. A koordináció fő feladata, hogy a szervezet minden részének munkájában következetességet érjen el, köztük racionális kapcsolatok (kommunikáció) kialakításával.

Ezeknek a kapcsolatoknak a jellege nagyon eltérő lehet, mivel ez az összehangolt folyamatoktól függ. A leggyakrabban használt riportok, interjúk, találkozók, számítógépes kommunikáció stb. Ezen és más kommunikációs formák segítségével létrejön a szervezet alrendszerei közötti interakció, az erőforrások manőverezése, a vezetési folyamat minden szakaszának (tervezés, szervezés, motiváció és ellenőrzés), valamint a cselekvések egysége és koordinációja. a vezetők számára biztosított.

Szabályzat az Iratáramlást Koordináló és A Megbízások Végrehajtását Ellenőrző Főosztályról

A Szövetségi Pénzügyminisztérium Hivatala

ÉN. Általános rendelkezések

1. A Szövetségi Pénzügyminisztérium iratforgalmát koordináló és a megbízások végrehajtásának nyomon követésével foglalkozó osztály (a továbbiakban: Osztály) a Szövetségi Pénzügyminisztérium (a továbbiakban: Hivatal) szervezeti alosztálya, amelyet létrehoztak. a Szövetségi Pénzügyminisztérium hatásköreinek végrehajtása érdekében az irodai munka és a levéltári támogatás egységes rendszerének működése, a dokumentumáramlás megszervezése és ellenőrzése, az utasítások végrehajtásának ellenőrzése a Szövetségi Kincstárban.

Az osztályt a Szövetségi Pénzügyminisztérium rendelete hozza létre és számolja fel.

2. Az osztályt a Szövetségi Pénzügyminisztérium megbízásából kinevezett vezető vezeti.

3. Az Osztályvezetőnek a létszámjegyzék szerinti helyettesei vannak.

4. Az Osztály tevékenysége során a következőket irányítja:

Jogszabályok és szabályozási jogi aktusok Orosz Föderáció;

a szövetségi kincstárról szóló rendeletek;

Az igazgatásról szóló szabályzat;

Ezzel a rendelettel.

II. Hatalom

5. Az osztály az alábbi jogköröket gyakorolja:

5.1. gondoskodik a postai, futárkommunikációs és távközlési úton beérkező levelek átvételéről, elszámolásáról, nyilvántartásáról, elsődleges feldolgozásáról és előzetes mérlegeléséről, a bejövő levelezésnek a Szövetségi Pénzügyminisztérium vezetőségéhez történő eljuttatásáról, szerkezeti felosztások;

5.2. gondoskodik az iktatás helyességéről, a kimenő levelezés nyilvántartásáról és a címzettekhez való haladéktalan megküldéséről;

5.3. gondoskodik a Szövetségi Pénzügyminisztérium vezetésének a dokumentumok végrehajtására vonatkozó utasítástervezeteinek elkészítéséről;

5.4. interakciót biztosít az "Oroszország Posta" Szövetségi Állami Egységes Vállalkozással a Szövetségi Pénzügyminisztérium levelezésének fogadásának és küldésének megszervezésével kapcsolatban;

5.5. a Szövetségi Pénzügyminisztérium vezetése nevében szövetségi alkotmányos törvényeket juttat el a Szövetségi Pénzügyminisztérium központi apparátusának osztályaihoz, szövetségi törvények, az Orosz Föderáció elnökének rendeletei, rendeletei és utasításai, az Orosz Föderáció kormányának határozatai, utasításai és utasításai, az Orosz Föderáció kormánya és az Orosz Föderáció Kormánya Elnöksége ülésein megfontolandó anyagok, amelyeket a Szövetségi Kincstár kapott , az Állami Duma, az Orosz Föderáció Szövetségi Közgyűlése Föderációs Tanácsa, az Orosz Föderáció Számviteli Kamarájának anyagai, a Szövetségi Pénzügyminisztérium vezetőségének utasításai a meghatározott dokumentumokkal kapcsolatban;

5.6. megszervezi a Szövetségi Pénzügyminisztérium központi hivatalának összevont ügynómenklatúrájának összeállításával, koordinálásával és jóváhagyásával kapcsolatos munkát, és gondoskodik a Szövetségi Pénzügyminisztérium dokumentumai elkészült papírjainak megszerzésének és biztonságának ellenőrzéséről, megszervezi azok elszámolásával és felhasználásával kapcsolatos munkát, vezeti az iratok értékének vizsgálata és a lejárt tárolási idejű ügyek megsemmisítésre történő kiosztása;

5.7. biztosítja az állandó tárolási időszakra vonatkozó dokumentumok és a Szövetségi Pénzügyminisztérium központi hivatalának személyzetére vonatkozó dokumentumok biztonságát, az Orosz Föderáció Levéltári Alapja dokumentumainak elkészítését és átadását, amelyeket a Szövetségi Kincstár tevékenysége során alakítottak ki, állami tárolásra az Orosz Föderáció Állami Levéltárában;

5.8. megszervezi az átmeneti tárolási időszakok eseteinek letéti tárolásra való előkészítését és átadását, gondoskodik az interakcióról

az "Oroszországi Pénzügyminisztérium tevékenységeit támogató központ" szövetségi állami intézménnyel a Szövetségi Pénzügyminisztérium központi hivatala ideiglenes tárolási időszakaira vonatkozó archív dokumentumainak elfogadása és továbbítása a szövetségi állam intézményének archívumába Oroszország Kincstárának tevékenységei", tárolásuk, felhasználásuk és megsemmisítésük;

5.9. gondoskodik a polgárok és szervezetek szóbeli és írásbeli fellebbezéseinek fogadásáról, elszámolásáról és nyilvántartásáról, megszervezi az elbírálásukkal kapcsolatos munkát, összefoglalja a mérlegelés előrehaladásáról és eredményeiről szóló információkat, és információkat küld a Szövetségi Pénzügyminisztérium vezetőjének, Oroszország Pénzügyminisztériumának, az Orosz Föderáció Elnökének Hivatala a polgárok és szervezetek fellebbezéseinek kezelésére, a Szövetségi Pénzügyminisztérium hivatalos webhelyére helyezi el, valamint regisztrálja, rögzíti és elküldi a megkeresésekre adott válaszokat;

5.10. benyújtja a Szövetségi Pénzügyminisztérium vezetőjének és helyetteseinek az operatív információkat, levelezést, utasításokat és egyéb olyan anyagokat, amelyekről döntésre van szükség;

5.11. közli a Szövetségi Pénzügyminisztérium központi hivatalának illetékes strukturális alosztályaival a Szövetségi Pénzügyminisztérium vezetőjének utasításait és utasításait, figyelemmel kíséri azok időben történő végrehajtását, ideértve az utasítások végrehajtásának előrehaladásáról és eredményeiről szóló összefoglaló tájékoztatást, valamint tájékoztatja a szövetségi kincstár vezetőségét a Szövetségi Pénzügyminisztérium erről;

5.12. elvégzi a Szövetségi Pénzügyminisztérium alaptevékenységekre, adminisztratív és gazdasági kérdésekre, valamint szabályozási jellegre vonatkozó megbízásainak nyilvántartását, felelős tárolását és karbantartását egy automatizált dokumentumkezelő rendszerben;

5.13. elvégzi a megkötött állami szerződések, a szövetségi költségvetési források bankbetéteken, bankszámlákon történő elhelyezésére vonatkozó megállapodások (megállapodások), információs támogatás és interakció, együttműködés, képzés és munkahelyi képzés nyilvántartásba vételével, elszámolásával és tárolásával kapcsolatos munkát, mint valamint visszavásárlási megállapodások;

5.14. elvégzi a Szövetségi Pénzügyminisztérium információinak és módszertani leveleinek nyilvántartását, elszámolását és tárolását, amelyet a Szövetségi Kincstár vezetője írt alá;

5.15. gondoskodik a Szövetségi Pénzügyminisztériumban a hivatali munkát szabályozó normatív és módszertani dokumentumok kidolgozásáról és végrehajtásáról, valamint módszertani segítséget nyújt a dokumentumok forgalmának és archiválásának megszervezéséhez a Szövetségi Kincstár központi irodájában és a Szövetségi Kincstár területi szerveiben;

5.16. módszertani támogatást és ellenőrzést nyújt az automatizált dokumentumkezelő rendszer munkájának megszervezéséhez a Szövetségi Pénzügyminisztériumban;

5.17. megszervezi a Szövetségi Pénzügyminisztérium Központi Szakértői Bizottságának (TsEK) munkáját, előkészíti a TsEK ülésein megfontolandó anyagokat;

5.18. intézkedéseket dolgoz ki és hajt végre a munkafolyamat csökkentésére a dokumentumokkal való munka formáinak és módszereinek ésszerű megszervezésével, egységesítésével és szabványosításával;

5.19. gondoskodik a Főosztály hatáskörében az állampolgárok fellebbezéseinek időbeni és teljes körű elbírálásáról, ill jogalanyok, ezekre a fellebbezésekre adott válaszok elkészítése az Orosz Föderáció jogszabályai által meghatározott határidőn belül;

5.20. szervezést biztosít kellő időben Az Osztályon folyó irodai munkavégzés, az Osztály tevékenysége során keletkezett irattári dokumentumok beszerzése, tárolása, elszámolása, felhasználása;

5.21. részt vesz a Főosztályon az államtitkot képező információk titoktartási és védelmét biztosító intézkedések kidolgozásában és végrehajtásában;

5.22. gyakorolja a Szövetségi Pénzügyminisztérium rendeletei által meghatározott egyéb jogköröket.

III. Egy felelősség

6. A jelen Szabályzatban biztosított jogosítványok Főosztály általi megfelelő és határidőre történő teljesítése az osztályvezetőt terheli.

7. Az Osztály vezetője személyesen felelős:

7.1. a jelen Szabályzat II. pontjában biztosított jogkör gyakorlása;

7.2. záradékolt és aláírt dokumentumok;

7.3. a Hivatal vezetésének iratainak, utasításainak időben történő, valamint minőségi végrehajtása;

7.4. annak megakadályozása, hogy az Osztály alkalmazottai hivatalos információkat nem hivatalos célokra felhasználjanak;

7.5. betartják a Szövetségi Pénzügyminisztérium Központi Hivatalának hivatalos rendeletét a minisztérium alkalmazottai.

8. Az Osztály dolgozóinak felelősségét a hatósági szabályzat állapítja meg.

Koordináció és ellenőrzés az irányítási rendszerben. A menedzsment információs támogatása.

A koordináció és ellenőrzés az összes többi irányítási funkción keresztül zajlik. Bármelyik felvétele vezetői döntések, a menedzsernek egyszerre kell gondolkodnia azon, hogyan fogja koordinálni és ellenőrizni ezek végrehajtását. Az alábbiakban bemutatott gyakorlati feladatban a vezérlési funkciót a mutatószámítás példáján keresztül vizsgáljuk gazdasági hatékonyság.

A gazdasági hatékonyság ellenőrzése számos

a vállalkozások egy módszertant vezettek be a mutatók kiszámítására: munkatermelékenység; az eladott áruk, termékek, munkák, szolgáltatások jövedelmezősége; eszközarányos megtérülés; forgótőke forgalmát.

A mutatók a évi eredmények alapján, az első és a második mérlegforma adatai szerint kerültek kiszámításra.

Az irányítás általában a hatalommal, "parancsolással", "elkapással", "elítéléssel", "megragadással" társul. Az irányítás ilyen ötlete elvezet a vezérlő funkció fő tartalmától.

Az "ellenőrzés" (ellenőrzés) fogalma, mint egyfajta adminisztratív tevékenységek túlmutat az irányítás fogalmán. Ezenkívül magában foglalja a menedzser - menedzsment - aktív tevékenységét.

A legáltalánosabb módon ellenőrzés a ténylegesen elért eredmények és a tervezett eredmények mérésének (összehasonlításának) folyamataként határozható meg.

A definícióból kitűnik, hogy az ellenőrzésnek kevésbé az alkalmazottaknak adott utasítások, sokkal inkább a szervezet által felvázolt tervek megvalósításának sikerességét, a belső és külső környezet igényeinek kielégítését értékelő eljárásról van szó.

Az „irányítás” szó (fr. controle- csekk) eredetileg a számvitelben használták a gyakorlat tükrözésére gazdasági aktivitás szervezetek. Ezt a jelentést használják a menedzserek és az üzleti teoretikusok egy része.

Az összes vezérlőrendszer létrehozásának a következő alapvető követelmények-kritériumok alapján kell történnie (4.6. ábra):

1. nyilvánosság ellenőrzése- azt jelenti, hogy a szervezet (divíziók, alkalmazottak) sikeres működésének elengedhetetlen feltétele az ellenőrzés eredményeinek az ellenőrzött ellenőrzési objektumokhoz való eljuttatása;
2. ellenőrzési hatékonyság- meghatározzák az ellenőrzés sikerességét, hasznosságát (az ellenőrzési folyamatban feltárt hiányosságok feltárásával és megszüntetésével járó költségek csökkentése; az ellenőrzési költségek, a személyi és vezérlőberendezési költségek csökkentése);
3. hatása az emberekre- kiderül, hogy az alkalmazott szabályozási technológia milyen reakciókat vált ki: pozitív ösztönzőket vagy negatív, stresszes reakciókat (munkaerő-demotiváció);
4. ellenőrzési feladatok ellátása- az ellenőrzésnek meg kell határoznia a szervezet irányítási rendszerében lévő egybeeséseket vagy eltéréseket; hozzájárulni az eltérések megszüntetéséhez, hatékony megoldások kidolgozásához;
5. az irányítás határainak meghatározása- az ellenőrzési intézkedések korlátozás nélkül nem hajthatók végre. Az ellenőrzött szegmensek hosszának lehetővé kell tennie az eltérések észlelését a legkorábbi szakaszban. A hatályos jogszabályok által meghatározott ellenőrzési normák betartása szükséges;
6. szisztematikus ellenőrzés- az irányított rendszer értékelését nem alkalmanként kell elvégezni, hanem szisztematikusan jelen kell lennie a vezetés minden szakaszában és szintjén.

A következő típusú vezérlések léteznek.

Előzetes ellenőrzés. Jéghegyre hasonlít, amelynek nagy része, mint tudják, a víz alatt van elrejtve. Ennek az az oka, hogy a vezérlés egyes aspektusai elrejthetők más vezérlési funkciók között.

Az előzetes ellenőrzést azért hívják, mert azt a munka tényleges megkezdése előtt hajtják végre. Az előzetes ellenőrzés gyakorlásának fő eszköze bizonyos szabályok, eljárások, magatartási irányvonalak végrehajtása (nem megalkotása, mégpedig végrehajtása).

A szervezetekben az előellenőrzést három kulcsfontosságú területen alkalmazzák: humán, anyagi és pénzügyi erőforrások. A humán erőforrás területén az ellenőrzés azon üzleti és szakmai ismeretek és készségek elemzésével valósul meg, amelyek a szervezet konkrét feladatainak ellátásához szükségesek. Az anyagi erőforrások területén - az alapanyagok minőségének ellenőrzése; a pénzügyi források területén az előzetes ellenőrzési mechanizmus a költségvetés abban az értelemben, hogy választ ad arra a kérdésre, hogy mikor, mennyi és milyen (készpénzes, nem készpénzes) forrásra lesz szüksége a szervezetnek.

Az előzetes ellenőrzés során lehetőség nyílik a szabványoktól való eltérések azonosítására és előrejelzésére különböző pontokon. Két fajtája van: diagnosztikai és terápiás.

A diagnosztikai vezérlés olyan kategóriákat foglal magában, mint például a mérők, benchmarkok, figyelmeztető jelzések stb., amelyek jelzik, hogy valami nem stimmel a szervezetben.

A terápiás kontroll nemcsak a szabványoktól való eltérések azonosítását teszi lehetővé, hanem korrekciós intézkedések megtételét is.

1. áramszabályozás. A munka során hajtják végre. Leggyakrabban az alkalmazottak a tárgya, ő maga pedig közvetlen felettesük kiváltsága. Lehetővé teszi a tervezett tervektől és utasításoktól való eltérések kizárását.

Az áramszabályozás végrehajtásához a vezérlőberendezésnek visszacsatolásra van szüksége. Minden visszacsatoló rendszernek vannak céljai, külső erőforrásokat használnak belső használatra, figyelik a kitűzött céloktól való eltéréseket, korrigálják az eltéréseket e célok elérése érdekében.

3. Végső ellenőrzés. Az ilyen ellenőrzés célja, hogy segítsen megelőzni a hibákat a jövőben. A végső ellenőrzés részeként visszacsatolást használnak a munka elvégzése után (a jelenlegivel - a megvalósítás folyamatában).

Az ellenőrzési eljárásnak három különböző szakasza van.

1. A szakasz - szabványok meghatározása

A szabványok olyan konkrét célok, amelyekhez képest mérhető a fejlődés. Ezek a célok egyértelműen a tervezési folyamatból „nőnek ki”. Az első szakaszban meg kell határozni az időkeretet és azt a konkrét kritériumot, amely alapján a munkát értékelik. Ez a hatékonyság. A teljesítménymutató pontosan meghatározza, hogy mit kell elérni a kitűzött célok eléréséhez.

2. B szakasz - az elért eredmények összehasonlítása a megállapított szabványokkal

Ebben a szakaszban a vezetőnek meg kell határoznia, hogy az elért eredmények hogyan felelnek meg elvárásainak. Ugyanakkor még egy nagyon fontos döntést kell hozni: mennyire elfogadhatóak és biztonságosak az észlelt eltérések a szabványoktól. Ez a tevékenység a leginkább látható, és az eltérések mértékének meghatározásából, az információátadás eredményeinek méréséből és értékeléséből áll.

3. B szakasz – a szükséges korrekciós intézkedések megtétele

Az ellenőrzés, bár fontos, meglehetősen költséges lehet. Ezért alapos mérlegelést igényel annak eldöntése, hogy milyen típusú ellenőrzést kell alkalmazni. Ezzel kapcsolatban az ellenőrzés megszervezése és lebonyolítása során számos tényezőt figyelembe kell venni, és a következő kérdésekre kell választ adni:

Megértik-e az alkalmazottak a szervezet céljait?

• A vezérlőrendszer lényeges, nem triviális méréseket biztosít?

A jelenlegi ellenőrzési rendszer biztosítja-e a vezetők számára azokat az információkat, amelyek alapján ésszerű időn belül kell cselekedniük?

Bár a végső ellenőrzést túl későn hajtják végre ahhoz, hogy a problémákra már azok előfordulásakor reagáljanak, egyrészt vezetői információkat ad a tervezéshez, ha a jövőben várható hasonló munka, másrészt hozzájárul a motivációhoz.

A szervezeti kontroll segítségével a következő feladatokat tudja megoldani:

A szervezet aktuális fejlettségi állapotának meghatározása;

Hibák és téves számítások előrejelzése az ellenőrzési intézkedések végrehajtása során, azok előidézésének feltételei és okainak azonosítása;

által kiadott megbízások teljesítésének minőségének és időszerűségének értékelése vezérlő rendszer;

Tartalékok és új lehetőségek azonosítása a szervezet fejlesztéséhez;

Pozitív tapasztalatok feltárása a vezetői problémák megoldásában, a jelenlegi helyzet figyelembevételével, fel nem használt tartalékok megnyitása;

Az ellenőrzés eredményei alapján az irányítottak gyakorlati segítségnyújtása.

Információs támogatás a menedzsment számáraúgy történik, hogy meghatározott eljárások alapján, meghatározott gyakorisággal a szükséges tájékoztatást a szükséges helyre eljuttatják. minden szervezetben vannak fizikai adathordozón és a munkavállalók ismeretében tárolt adatok, információk és ismeretek. A szervezet tárgyi adathordozón tárolt információforrásait formalizáltnak, a munkavállalók ismeretében tároltnak - nem formalizáltnak nevezzük (17.1. ábra). A formalizált információk egy része dokumentum formájában (tervek, pályázatok, megrendelések, jelentések stb.) készül, vagy van dokumentálatlan formában (hanginformáció, számítógépes programok, fotó, film, videó információ stb.).

Tágabb értelemben egy dokumentumon olyan anyaghordozót értünk, amelyen bármilyen információ van rögzítve forma-formában szöveget, hangfelvételt, képet és (vagy) ezek kombinációját - amely annak azonosítását lehetővé tévő részletekkel rendelkezik, és időben és térben közhasználatra, tárolásra szolgál. A vezetési gyakorlatban a „dokumentum” fogalmát nem definiálják ilyen tágan. Ebben az esetben alatt dokumentum tájékoztató üzenetre utal papíron ill elektronikus formában, meghatározott szabályok szerint összeállított és az előírt módon igazolt, megerősítve bármely tényt vagy jogot, hogy a kezelésre felhasznált valamit.

Rizs. 17.1. A szervezet információs forrásai

Dokumentum áramlás- dokumentumok létrehozására, értelmezésére, továbbítására, fogadására és archiválására, valamint végrehajtásuk nyomon követésére és a jogosulatlan hozzáférés elleni védelemre szolgáló rendszer (azaz a dokumentumok létrehozására és kezelésére szolgáló eljárások).

Alatt eljárást a dokumentumokkal végzett műveletek feltételes sorrendje érthető. A vezető dokumentálatlan információkat is felhasznál, amelyekre megfelelő eljárásokat alakítanak ki. A menedzsment információs támogatásában a dokumentumokat megkülönböztetik:

o név szerint:

Utasítás;

Táviratok, telefonüzenetek;

Alkalmazások;

Parancsok, utasítások, határozatok, utasítások, megbízások, jegyzőkönyvek;

receptek;

Feljegyzések, cselekmények, nyugták;

Jellemzők;

Segítség;

Tanúsítványok stb.;

o anyaghordozó típusa szerint:

Papír (írásos, grafikus stb.);

Elektronikus dokumentumok.

Fejlesztés alatt információs támogatás fokozatosan alakultak ki bizonyos dokumentumkomplexumok - dokumentációs rendszerek, amelyek közül a főbbek: vezetői dokumentációs rendszer, alátámasztó dokumentáció rendszer, főtevékenység dokumentációs rendszere stb. Az adminisztratív dokumentációs rendszer (a vezetői dokumentációs rendszer része) például a vezetői döntéseket rögzítő dokumentumokból (rendelet, határozat, végzés, utasítás, utasítás, utasítás), az azt alátámasztó dokumentációs rendszer pedig a vezetői döntéseket rögzítő dokumentumokból áll. könyvelésés a jelentéstétel.

A szervezetben létrejött különféle típusú és célú dokumentumok mind a külső kapcsolatok megvalósítására, mind a pusztán belső tevékenységei során történő felhasználásra szolgálnak minden tekintetben.

Így a vezetői információs támogatás keretein belül történik tájékoztatási rendszer szervezett (információs kör) dokumentálatlan és dokumentált információk felhasználásával, valamint nem formalizált információs források(munkavállalók személyes ismerete) speciális technológiák felhasználásával az információk gyűjtésére, továbbítására, tárolására, feldolgozására és bemutatására (17.2. ábra).

Rizs. 17.2. Vezetési információs támogatás

Információs támogatás menedzsment tevékenységek figyelembe kell vennie a hatályos jogszabályi és szabályozási korlátokat, a belső szabályozás szükségességét, biztosítania kell a szükséges biztonsági szintet a műszaki eszközök alkalmazása során a vonatkozó információs technológiákés az információbiztonság szintjét.

A vezetői információs támogatás normatív és módszertani alapja olyan törvények, szabályozó jogszabályok és módszertani dokumentumok összessége, amelyek szabályozzák a dokumentumok létrehozásának technológiáit, azok feldolgozását, tárolását és felhasználását a szervezet jelenlegi tevékenységei során.

A menedzsment normatív és módszertani alapja a következőket tartalmazza:

o az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai a tájékoztatás és a dokumentáció területén;

o az Orosz Föderáció elnökének rendeletei és rendeletei, az Orosz Föderáció kormányának határozatai és rendeletei, amelyek szövetségi szinten szabályozzák a dokumentumokkal való munka kérdését;

o a szövetségi végrehajtó hatóságok (minisztériumok, bizottságok, szolgálatok, ügynökségek stb.) jogi aktusai mind iparági, mind minisztériumi jellegűek;

o az Orosz Föderációt alkotó szervezetek és területi egységeik képviseleti és végrehajtó hatóságainak jogi aktusai, amelyek szabályozzák a dokumentumokkal való munka megszervezését;

o szabályozó és utasító jellegű jogi aktusok, valamint tananyagok intézmények, szervezetek és vállalkozások dokumentumaival való munkavégzésről;

o állami szabványok dokumentációhoz;

o egységes dokumentációs rendszerek;

o összoroszországi osztályozók műszaki, gazdasági és társadalmi információk;

o államrendszer dokumentációkezelési támogatás (GSDM). A dokumentumokkal és a dokumentációt támogató szolgáltatásokkal szemben támasztott alapvető követelmények;

o előírások az iratok levéltári tárolásának megszervezéséről.

Ellenőrzés

Az ellenőrzés szükségessége

A kontroll a szervezet tényleges pályájának mérési és értékelési folyamata, és összehasonlítása a tervezett pályával, amely lehetővé teszi a cél elérését.

Az ellenőrzési folyamat fő szakaszai a következők:

normatív pálya vagy összehasonlítási alap meghatározása, valamint a főbb időszakaszok (ellenőrzési gyakoriság);

azonosítás tényleges értékeket mért paraméterek (jellemzők);

a szabályozott paraméterek tényleges értékeinek összehasonlítása az alap (tervezett) értékekkel; az eltérések mértékének és okainak elemzése;

· a tervezett pályamódosítás szükségességének megalapozása (összehasonlítási alapok);

Az ésszerű kiigazításokat biztosító intézkedések végrehajtása.

Az ellenőrzés a szervezet küldetésének megfogalmazásával, céljainak, struktúrájának meghatározásával kezdődik. A tényleges pálya tervezetttől való eltérésének okai a következők:

a külső környezet változásai (például új prioritások megjelenése - közjavak előállítása, figyelembe véve a környezeti követelményeket, új növekedési központok);

A belső környezet változásai (technológia, szervezeti struktúra, stb. változásai);

A szubjektív tényező hatása: az emberek különbözősége bizonyos eseményekre eltérő reakciókat vált ki, ami megnehezíti az eredmények előrejelzését.

Az ellenőrzés eredményeit az operatív döntések meghozatalában használják fel a folyamat befejezéséig. Ebben az esetben először a szervezet tényleges állapotát határozzák meg és hasonlítják össze a tervezettel. Másodsorban a tervezett pályától való eltérés becslése történik, ideértve az időbeli eltérést is, beleértve a tervezett pályához képest a fejlődés elmaradását vagy előrehaladását. Például a szervezet célja, hogy két éven belül megduplázza az A termék értékesítését.A tervezett pálya az első évben 40%-os eladásnövekedést irányoz elő, de valójában 60%-kal nőtt. Az ilyen pozitív eltérés oka a termék fogyasztóinak új szegmense lehet, amelyet a folyamat során nem vesznek figyelembe. marketing kutatás. Az ellenőrzés eredményei lehetővé teszik, hogy a kezdeti célt az eladások növelése vagy a korábban kitűzött cél eléréséhez szükséges idő csökkentése irányába igazítsák.

Az ellenőrzés típusai

A fő szabályozási típusok az előzetes, az aktuális és a végleges.

Az előzetes ellenőrzés a tervek kidolgozásának és kialakításának szakaszában történik szervezeti struktúra. A tervek kidolgozására, a szervezet struktúrájának kialakítására vonatkozó egyes szabályok, eljárások, utasítások végrehajtásának pontosságát ellenőrzik.

A jelenlegi ellenőrzés magában foglalja a közvetlen beosztottai munkájának a vezető általi ellenőrzését. Az ilyen ellenőrzés fő feladata az aktuális pálya (állapot) tervezetttől való eltérésének (abszolút és relatív értékek) időbeni észlelése és visszacsatolás.

Rizs. 2

A végső ellenőrzésnél a munka befejezése után visszacsatolás történik, azaz a végeredményről szóló információ továbbításra kerül. Lehetséges-e a feltárt hibák javítása, a szükséges korrekciók elvégzése, ha a munka már befejeződött? Ha nem, akkor miért a végső ellenőrzés?

A végső ellenőrzés során megszerzett információkat a következő időszakokban használjuk fel – amikor hasonló helyzet és feladatok ismétlődnek. A helyzet megváltoztatásakor, új problémák megoldásánál a már megszerzett tapasztalatokat is figyelembe kell venni. Ezt az információt figyelembe kell venni az előadók motivációjának megszervezése során.

Ellenőrzési folyamat

Az ellenőrzési folyamat három fő szakaszból áll: szabványok vagy összehasonlítási alapok meghatározása; a tényleges adatok összehasonlítása az alappal; megfelelő cselekvések.

A szabványokkal szemben támasztott fő követelmény az érték (szint) és időbeli bizonyosságuk. Hosszú folyamat esetén célszerű időintervallumokra lebontva szabványokat felállítani.

Az ellenőrzési folyamatban direkt (közvetlen) és közvetett értékeléseket alkalmaznak. Ez utóbbi esetben torzulások lehetségesek. Például a lakossági élelmiszer-fogyasztás szerkezetében a burgonya és a kenyér részaránya nő a húskészítményekhez képest. Ennek oka nem mindig a kenyér és a burgonya árának csökkenése, vagy a lakosság e termékek iránti szeretete. Ellenkezőleg, a burgonya és a kenyér ára akár emelkedhet is, de lassabban, mint a húskészítmények ára. A drága termékeket olcsóbbakra cserélik. Vagy egy másik példa a munkavállalói fluktuáció csökkenése. Mi az oka - a szociálpszichológiai légkör javítása a csapatban, a munkával való elégedettség mértékének növelése? Vagy a termelés általános hanyatlása, a növekvő munkanélküliség és a munkahely elvesztésétől való félelem?

Az összehasonlítás szakaszában az ellenőrzés tárgyai lehetnek a jelenlegi eredmények és a jövő tartaléka. Ezek a pontok gyakran ellentmondanak egymásnak. Például a részvény árfolyamát az aktuális eredmények határozzák meg, a kifizetett osztalék összegétől függően. Ugyanakkor ismeretes, hogy a részvény a részvényes tulajdonjogának bizonyítéka a szervezet tulajdonának egy bizonyos részében. A folyó fizetések növekedése pedig az ingatlan értékének növekedésének lassulásához vezet.

Az értékelés és az összehasonlítás eredményei alapján döntést kell hozni: mi a jelentősebb - a feltárt eltérésekből és kihasználatlan lehetőségekből származó kár vagy az azonosított eltérésekre való reagálás költségei? Ezért tanácsos egy bizonyos "szabadságfolyosót" hagyni a szabályozott paraméterek és az olyan eltérésekre adott válaszok számára, amelyek túlmutatnak egy ilyen "folyosó" határain. Például, Általános találkozó A részvényesek jogosultak úgy dönteni, hogy bármely kár mértékétől függetlenül rendkívüli közgyűlés összehívásának oka. A szerelvények megtartásának költségei azonban sokszorosan meghaladhatják az esetleges károkat.

Az ellenőrzés eredményességét úgy határozhatjuk meg, mint az ellenőrzés hatásának (eredményének) és a végrehajtás költségeinek arányát. A teljes költség magában foglalja a mérés, a tényleges adatok és az alapadatok összehasonlításának költségeit, valamint az azonosított eltérésekre való reagálást. Ezért a teljes kontroll, különösen elavult berendezések, alacsony munkakultúra és gyenge motiváció esetén alacsony hatékonyságú lesz. Például a felhasznált nyersanyagok és anyagok széles választéka esetén a bemeneti vezérlés költsége nagyon magas. Ezért elsősorban a nyersanyagok, anyagok és félkész termékek szelektív minőségellenőrzésére kerül sor. Mennyiségi paraméterek folyó számvitel, leltár alapján ellenőrzött.

Az ebben a szakaszban kapott információkat közölni kell a fogyasztókkal. Lehetnek maguk vezetők, alkalmazottak, elemző szolgáltatások, részvényesek gyűlései, adóhatóságok, statisztikai számviteli rendszer

Koordináció és szabályozás

Ennek a funkciónak az a lényege, hogy biztosítsa az irányítási rendszer minden részének cselekvéseinek következetességét, fenntartva, fenntartva és javítva a termelési mechanizmus kialakított működési módját.

Ennek a funkciónak a segítségével az irányítási apparátusban a munkamegosztással és a termelési rendszer rendezésével kapcsolatos feladatokat oldják meg a megadott paraméterektől való eltérés esetén.

Koordinációs és szabályozási célok - interakció kialakítása a munkában termelési egységek, vezetők és szakemberek, az interferencia és a megadott üzemmódtól való eltérések megszüntetése.

A szabályozás egy dinamikus gyártásirányítási rendszerben meghatározott paraméterek fenntartására irányuló tevékenység. Mind a termelési alrendszerben, mind a vezérlési alrendszerben a rendezettség fenntartásának feladata határozza meg. Pontosan ez a funkció köti össze a vezérlőrendszert a külső környezettel.

A koordináció az irányítási folyamat funkciója, amely egyrészt biztosítja annak folytonosságát és folytonosságát, másrészt az összes funkció összekapcsolását. A koordináció fő feladata a szervezet valamennyi részének munkájában a következetesség elérése, racionális kapcsolatok kialakításával és a köztük lévő információcserével.