Burkold a szavakat power pointba. Egyéb hibák az előadásokban

• 1. hiba. A dia háttere nem egyezik a prezentáció témájával. És látunk például egy előadást az oroszországi forradalmakról a nyírfák és a gombák hátterében.
• 2. hiba. A készlethez tartozó hátteret használtuk. PowerPoint programok. A PowerPoint program sok éves fennállása alatt több ezer ember használt szabványsablonokat, tették közzé prezentációikat a weben, és mutatták be beszédeken. Ezek a sablonok már egyszerűen belefáradtak a hallgatóságba.

Megoldás: Jobb, ha elhagyja a szabványos sablonokat. Nagyon sok új érdekes sablont és hátteret találhat az interneten (weboldalunkon például közel ezer háttér található -).

A háttérkép nem tartalmazhat olyan elemeket, amelyek nincsenek összhangban a prezentáció tartalmával. A háttérhez érdemesebb pasztell vagy hideg színeket használni (lila, kék, ciánkék, kék-zöld, zöld), a piros és fehér színeket kerülni kell.

• 3. hiba. Túl világos és aktív prezentációs háttér. Az ilyen háttér egyrészt megzavarja a dia információinak észlelését, másrészt fárasztja a hallgatókat.

Megoldás: Ha a háttérnek világos képnek kell lennie, akkor jobb, ha csökkenti a fényerejét. Ehhez válasszon ki egy téglalap alakzatot ( Beszúrás — figurák — Téglalap), zárja le vele a teljes diát, és válasszon rá egy fehér kitöltést 50%-os átlátszósággal (más százalékot is használhat), és távolítsa el a szegélyeket ( Formátum — tölt figurák — Egyéb színek öntés- fehér és átláthatóság 50% — rendben, Áramkör figurák- nincs vázlat).

A háttérkép kevésbé lesz aktív.

Vagy ha képet szúr be egy diára, azonnal állítsa be az átlátszóságot.

• 4. hiba. Inkonzisztens színek használata, egyetlen stílus hiánya a diák tervezésénél.

Ebben a példában az egyik bemutatóban az egyik dia nagy betűtípust és balra igazítást használ, a másik pedig kis betűtípusés indoklás szélességben.

Megoldás: Egy szakasz vagy a teljes prezentáció tervezésekor egy stílushoz kell ragaszkodnia. A színséma legfeljebb három alapszínt tartalmazhat (természetesen kivételek lehetségesek): háttér — fejléc — alapvető szöveg. A téma színei a következőképpen módosíthatók: Tervezés — Színek- választhat egy sémát a javasolt készletből, vagy beállíthatja saját színeit: Teremt új színek rendszer.

• http://colorscheme.ru/ — színek kiválasztása a színkör segítségével és színsémák generálása.

• http://color.romanuke.com/ - fényképeken alapuló színpaletták készlete (választható árnyalatok: meleg, hideg, pasztell és kontraszt).

Szövegtartalommal kapcsolatos hibák

• 5. hiba. Felesleges szöveg a dián, strukturálatlan szöveg elhelyezése a dián, a forrásból vett szöveg úgy, ahogy van, szerzői feldolgozás nélkül.

Megoldás: A dián található szöveg legyen rövid és tömör, ne ismételje meg az előadó előadását. Az absztraktokat a diára kell helyezni.

Ha a prezentációt mások általi használatra szánják, akkor a diajegyzetekben megadhatja a szükséges információkat – ezek a megjegyzések segítik a prezentáció felhasználóit a munka során.

• 6. hiba. A nagy mennyiségű információ diára illesztésére tett kísérlet a diaterület több mint 90%-át használja.

Megoldás: hagyjon behúzásokat a dia széleitől a tartalomig (szöveg és képek). Próbáljon meg ragaszkodni ahhoz a szabályhoz, hogy a dia 20%-a legyen üres.

Ahhoz, hogy a dia kész megjelenést kapjon, használhatja háttérként - háttérkeretként.

A szöveg itt is túlmegy a keret határain - a szövegbeviteli területet csökkenteni kellett az átméretező fogantyú jobbra mozgatásával.

A szöveg nagyon nagy, szinte belefut a keretbe. Csökkenteni kell.

• 7. hiba. Minden szöveg NAGYBETŰVEL van írva. Ez a szöveg nehezen olvasható.

Megoldás: használja a szöveg hagyományos írásmódját, mint az anyanyelvében: a mondat első betűje nagybetűvel, a többi kisbetűvel írható. A mondat végére pont kerül.

• Hiba 8. Olvashatatlan betűtípusok használata, különösen törzsszöveg betűtípusként. Az elrendezésben van egy olyan dolog, mint a betűtípusok olvashatósága. A betűtípusnak olyannak kell lennie, hogy az olvasó gyorsan, nehézségek és kényelmetlenség nélkül el tudja olvasni a szöveget. Ezeket a betűtípusokat használják könyvekben, újságokban, magazinokban - megszoktuk őket, és könnyen elolvashatjuk őket. Azonban több ezer alacsony olvashatósággal rendelkező betűtípus létezik - érdekesek, gyönyörűek, de címsorra és valószínűleg reklámozásra, tervezésre szánták.

Megoldás: Ha a cél prezentációt készített- nem „wow effektust” produkálni, hanem információt adni, majd csak hagyományos, mindannyiunk számára ismert betűtípusokat használni. Szöveghez jobb a "sans serif" betűtípusok használata (Arial, Tahoma, Verdana stb.), vegye figyelembe, hogy a serif betűtípusokat (Times családok és mások) nehéz távolról olvasni.

Sans serif betűtípus és serif betűtípus. A Serif betűtípus nehezen olvasható a prezentációkban, de jól használható dokumentumokhoz

A dőlt betűt lehetőleg kis szövegrészeknél használjuk, amelyeket kiemelni kell, de érdemesebb az egyes szavakat, kifejezéseket félkövérrel kiemelni. Jobb, ha nem használunk aláhúzást, mivel a prezentációkban az aláhúzott szöveget a felhasználó ként érzékeli, vagyis megnehezíti a prezentáció irányítását.

A címsorokhoz használhat dekoratív betűtípusokat, amennyiben a szöveg olvasható.

A törzsszöveg betűtípusának kisebbnek kell lennie, mint a címsor betűmérete.

• Hiba 9. Extra és hiányzó pontok, szóközök, zárójelek stb. helyesírási hibák.

• A cím végén nincs pont.
• A mondat végére egy pont kerül, majd egy szóköz, majd a következő mondat.
• A prezentáció szövegében az idézőjelnek meg kell egyeznie - ha idézőjel-halszálkás elemet választott, akkor csak azokat használja az előadásban (Idézőjelek típusai: "", "", "", " ").
• A nyitó zárójel vagy idézőjel után nincs szóköz, rögtön a szöveg következik. A záró idézőjel vagy zárójel előtt nincs szóköz, a szöveg után azonnal idézőjel vagy zárójel kerül. A záró idézet vagy zárójel után, vagy tegyen pontot (ha a mondat vége), vesszőt vagy szóközt, majd a szöveget.

• Minden szó között egy szóköznek kell lennie.
• Minden írásjel után szóköznek kell lennie a következő szöveg eleje előtt.

• A prezentáció során a ё-vel jelölt szavaknak szerepelniük kell yo vagy e.
• Különböző listajelzők a különböző oldalakon.

Az első esetben a jelölők pipa, a második esetben négyzetek.

• A prezentáció során a listákon ugyanazokat az írásjeleket kell feltüntetni a lista minden eleme után, vagy egyet sem. Például tegyen pontosvesszőt minden listaelem után, és pontot a lista végére.

Az első esetben minden listaelem után egy pont van, a második esetben nincs

• Egyes diákon piros vonal látható, másokon nem. Jobb, ha egyáltalán nem használjuk a piros vonalat az előadásban.

Ugyanaz a prezentáció: eltérő betűméret.
Az egyik dián van, a másikon nincs.

A képek prezentációban való használatával kapcsolatos hibák

• 10. hiba. Nincsenek alakzatok, szövegek igazítása a dia széleihez vagy egymáshoz képest. A tervezés gondatlansága.

A dián lévő objektumokat igazítani kell. Hiba van a következő dián: ugyanazok a téglalapok különböző távolságra vannak a dia éleitől és egymástól.

Megoldás: A hiba kijavításához az igazítási funkciót kell használnia. Válassza ki a kívánt téglalapokat (lenyomva a gombot CTRL ) Formátum — igazítsa — Igazítás a Diahoz(ebben az esetben az alakzatok a dia szegélyéhez és közepéhez igazodnak) ill A kijelölt objektumok igazítása(ebben az esetben az objektumok egymáshoz igazodnak). Az igazítás típusának kiválasztása után be kell állítani a paramétereit (bal, jobb, felső vagy alsó, középső, vízszintes vagy függőleges elosztás).

• 11. hiba. Diáról diára ugyanazok az elemek tolódnak el a dián.

A következő példa két olyan diát mutat be, amelyeknek azonos elemei vannak: a bemutató befejezése gomb, a Válasz felirat és a dia címe. Észreveheti, hogy ugyanazok az elemek el vannak tolva, és különböző távolságra vannak a dia széleitől. Nem szabadna.

Megoldás: A hiba elkerülése érdekében létre kell hozni az első diát, rá kell helyezni a szükséges elemeket. Ezt követően lehetősége van:

• másolja át a diát (ha mindkét dián ugyanaz a terhelés van, mint a vizsgált példában), majd változtasson minden új diát úgy, hogy ugyanazokat az elemeket hagyja a helyükön;
• vagy hozzon létre egy második diát, majd válassza ki a kívánt objektumot az első dián, másolja ki, majd illessze be a második diára. Az objektum a dia széleitől azonos távolságra kerül beillesztésre, pl. nem fog mozdulni. Ugyanezt kell tenni más objektumokkal is.
• 12. hiba. Kép oldalarány torzítás. Képek használata különböző stílus egy dián (fotók és rajz, kép kerettel és keret nélkül, háttérrel és háttér nélkül).

A kép "lelapított".

Különböző magasságú képek. A jobb oldali kép fehér kerete nincs eltávolítva (lehetséges volt a prezentáció hátterének fehéret választani, akkor a kép fehér kerete nem látszik).

Megoldás: A kép sarkaiban található fogantyúk húzásával át kell méretezni a képet; nem lehet átméretezni a kép oldalán található fogantyúkkal.

• 13. hiba. A képkeretek nem egyeznek a prezentáció témájával vagy stílusával.

Megoldás: A kép körül egy kis keret szép hatást kelt, a kerettel rendelkező képnek pedig kész megjelenése van. De ne használjon "gyász" kereteket, mint a következő diapélda első képén. Ne használjon olyan képvisszaverődési effektusokat sem, amelyek zavarják a dián lévő információk észlelését.

• 14. hiba. A kép "sarkos".

Megoldás: Ne helyezze a képet a dia szélére vagy a sarkába. Behúzás a dia széleitől a képig (ugyanúgy, mint a szöveg elhelyezésekor). Ha a képet a dia sarkába kell beilleszteni, akkor jobb, ha a függőleges és vízszintes élektől ugyanannyit visszalép. Szintén ne helyezze a képet a dia közepére, ha szöveg van a dián.

Ha a kép egy személy portréja, akkor jobb úgy elhelyezni, hogy a szem a szövegre irányuljon, de ne a dia szélére. Ez kész megjelenést kölcsönöz a diának.

• Hiba 15. Több kép elhelyezése egy dián oly módon, hogy azok nehezen láthatóak legyenek. Két vagy akár 10 kép elhelyezése egy diára akkor elfogadható, ha az nem mond ellent a prezentáció logikájának: például ha a képek kattintásra nagyításra kerülnek, vagy gombképek. Ha azonban a kép a dia fő tartalma, akkor vele van munka folyamatbanés ez hordozza az információterhelést, annak nagynak kell lennie.

Megoldás: Ha egy kép a dia fő tartalma, illesszen be diánként egy képet. Ha több képet kell használnia, hozzon létre több diát. Vagy illesszen be több képet egy diára, de úgy, hogy a képre kattintva a kép teljes képernyőn megnyílik.

Egyéb hibák az előadásokban

• 16. hiba. A gombok és a hiperhivatkozások nem működnek. Néha olyan helyzet adódhat, amikor prezentációs nézet módban nem lehet használni a hiperhivatkozás gombot - az inaktív. Ez egyszerűen az előadás írójának figyelmetlensége miatt történhet meg – elfelejtették beállítani a linket. De az is előfordulhat, hogy a linkgombot (alsó réteget) a felső réteg – egy másik kép vagy szöveg – fedi, és ezért nem működik. Ezt akkor láthatjuk, ha az egérkurzor nem válik ujjá (mint egy hiperhivatkozás) a gomb közepén, hanem a gomb szélei körül változik.

Megoldás: Az első esetben csak ellenőrizze a prezentáció összes hivatkozását és gombját. Különösen kritikus esetekben tesztelje a bemutatót más számítógépeken.

A gomb más objektumokkal való átfedésének problémájának megoldásához elegendő a zavaró objektumot a háttérbe mozgatni. Ehhez kattintson a jobb gombbal a képre, és válassza ki a helyi menüből Mozog vissza. Most a gomb fog működni.

• 17. hiba. A képek és szövegek forrásai nincsenek feltüntetve. Rossz forma, ha valaki más munkáját használja, és nem adja meg a szerzőt.

Megoldás: felkészültünk a témára. Az oldalon található anyagok szerzőinek több mint 80%-a helytelenül tünteti fel az információforrásokat, és nem tud róla.

• 18-as hiba. Túlzott animáció, amikor az animáció zavarja a bemutatót. Amikor animációt ad hozzá egy prezentációhoz, be kell tartania a minimalizmus elvét. Az animáció ne zavarja a szöveg olvasását, legyen színes.

Megoldás: Ne válassz villogó animációt, valamint gyors forgást. Mindez fárasztó, irritáló, és nagyon megterheli a látást és az idegrendszert. Az extra animáció felesleges. Jobb, ha nem kíséri a diaváltást hangeffektusokkal és aktív animációkkal. Gondolkodnia kell azon, hogy mely effektusok jelennek meg automatikusan, és melyek kattintásra. Ha az összes animáció kattintásra kerül, az sok időt vesz igénybe, egy ilyen bemutató bosszantó lesz.

• 19. hiba. A diaátmenet nincs megfelelően konfigurálva, az egérkattintásra vagy a billentyűzetre történő áttérés nincs letiltva. Például egy prezentációs játékban a felhasználó elmulasztotta a helyes választ mutató gombot, és a játék menüjét megkerülve a következő kérdésre jutott. A felhasználó számára nem világos, hogy merre tovább, és néha egyszerűen nem értette, mi történt.

Megoldás: Létrehozáskor interaktív előadás tartalmaz, akkor le kell tiltani az egérkattintás és a billentyűzet használata közötti átmenetet. Sokan egyszerűen választanak Átmenetek – Diák cseréjeés távolítsa el a jelölőnégyzetet Kattintásra. Ezzel a módszerrel elkerülhető a diák kattintáskor történő cseréje, de a nyilak, a billentyűzet szóköz billentyűje és az egérgörgő használatával továbbra is görgethet a diák között.

Van egy megbízhatóbb módszer - Automatikus prezentáció. . Használatakor azonban emlékeznie kell arra, hogy minden dián egy hiperhivatkozás gombnak kell lennie, hogy egy másik diára lépjen. Ellenkező esetben a dia előnézete csak a bemutató befejezésével kapcsolható ki.

Megpróbáltuk leírni a prezentációkészítés főbb hibáit, és reméljük, hogy ez mindannyiunkat segít elkerülni a jövőben.

Milyen hibákat ismersz? Hozzászólhatsz a cikkhez.

Az irodai feladatok nagy része számítógépen, MS Office környezetben, elsősorban Word, Excel, Outlook és PowerPoint programokkal oldható meg. Minimális tudás elegendő ahhoz, hogy ezekkel az alkalmazásokkal dolgozhasson, de sok esetben a további trükkök sok időt és erőfeszítést takaríthatnak meg. Ebben a cikkben megvizsgálunk néhány módszert a fenti programokban végzett munka hatékonyságának javítására.

Miss szó

Gyorsan mozgassa a szöveget fel és le

Ez a legtöbb gyors út szöveg mozgatása egér használata nélkül. A szöveg mozgatása a fel és le nyilakkal történik, miközben lenyomva tartja a Shift és Alt billentyűket. Nem kell kijelölnie a szöveget az áthelyezés előtt – ez automatikusan megtörténik, és a felfelé vagy lefelé mutató nyíl minden egyes megnyomása egy bekezdéssel feljebb vagy lejjebb mozgatja a szöveget. Ez a módszer nemcsak bekezdések, hanem táblázat sorainak mozgatásakor is hatékony.

Hivatkozások eltávolítása egy dokumentumból

Ha hivatkozások jelennek meg az Ön által létrehozott dokumentumban, és inaktívvá kell tenni őket, kiválaszthatja az egyes hivatkozásokat, és válassza ki a parancsot Beszúrás=>Hiperhivatkozásés kattintson a gombra Link eltávolítása. Ez egy nagyon hosszú és fáradságos folyamat. Van egy gyorsabb módja a probléma megoldásának: jelölje ki a teljes dokumentumot az Edit => Select All paranccsal, majd kattintson a billentyűparancsra Ctrl+Shift+F9 A hivatkozások eltávolításra kerülnek, és minden egyéb dokumentum formázási beállítás megmarad.

A szövegről, a szövegdobozokról és az automatikus alakzatokról

Amikor feliratot kell készíteni, sokan először létrehoznak egy feliratblokkot, majd beírják a szöveget. Ugyanezt az eredményt érheti el, ha kijelöli a már begépelt szöveget, majd kattintson az eszköztárra Rajz A felirat létrehozására szolgáló gomb megnyomásával a szöveg a feliraton belülre kerül.

Szöveget is beszúrhat automatikus alakzatokba (kivéve a vonalakat, vonalláncokat stb.) - ez általában több lépésben történik: hozzon létre egy automatikus alakzatot, jelölje ki, kattintson a felirat létrehozására szolgáló gombra, és írja be a szöveget. Van egy alternatív lehetőség is: rajzolja meg a kívánt automatikus alakzatot, kattintson rá jobb gombbal, válassza ki Szöveg hozzáadásaés írjon be szöveget.

Talán munka közben meggondolja magát, és úgy dönt, hogy a szöveget ki kell venni a feliratból vagy az autoshape-ból. Ehhez nem szükséges a vágólapra vágni, majd beilleszteni. Kiválaszthat egy feliratot (vagy autoshapet), és jobb gombbal kattinthat rá, miközben lenyomva tartja a Ctrl billentyűt - a szöveg a legközelebbi szövegmezőben jelenik meg.

Autoshape világítás

Alapértelmezés szerint a panelen Rajz hiányzó gomb Világítás; nincs megfelelő parancs a helyi menüben, amelyet akkor hívunk meg, amikor jobb gombbal kattintunk az automatikus alakzatra.

Lehetőség van azonban az autoshape megvilágításának megváltoztatására. Ehhez adja hozzá a panelhez Rajz gomb Világítás a parancs felhívásával Eszközök=>Beállítások=>Parancsok a listából történő kiválasztásával Kategóriák bekezdés Rajzés húzza ki a megfelelő gombot az ablakból Csapatok(1. ábra). A gomb használata egyszerű - válassza ki az automatikus alakzatot, kattintson a gombra Világításés szükség szerint állítsa be a világítást (2. ábra).

Rizs. 1. A Világítás gomb hozzáadása a Rajz eszköztárhoz

Rizs. 2. Autoshape világítás beállítása

Elválasztás

A túl ritka sorok elkerülése érdekében ajánlott engedélyezni az automatikus szóelválasztást. Ehhez a menü Szolgáltatás válassz egy csapatot Language=>Elválasztásés jelölje be a megfelelő opció melletti négyzetet (3. ábra). Ne feledje, hogy a Word mindig kötőjeles szavakat szokott becsomagolni a kötőjel helyett. Egyes esetekben kívánatos az ilyen különbségek elkerülése (például 10 százalék, 1-es szám, 234-345 stb.). Ehhez a szokásos kötőjel helyett használjon nem törő kötőjelet a billentyűkombináció megnyomásával Ctrl+Shift+kötőjel.

Rizs. 3. Automatikus elválasztás beállítása

Ugyanakkor nagyon is lehetséges, hogy a dokumentum egy részében, különösen a címszavakban, nincs szükség elválasztásra. Az elválasztás letiltásához több bekezdésben jelölje ki őket, és használja a parancsot Formátum=>Bekezdés=>Oldalpozícióés jelölje be a megfelelő opció melletti négyzetet (4. ábra).

El kell ismerni, hogy a Word nem tud helyesen átvinni néhány szót. Ezekben a szavakban azokon a helyeken, ahol el lehet kötőjelet írni, lágy kötőjelet kell beszúrni a gombok megnyomásával Ctrl+kötőjel. Ez a kötőjel elsőbbséget élvez az automatikusan beillesztett kötőjelekkel szemben.

Szöveg indexekkel

Ha a dokumentumban közvetlenül a szövegbe beírt indexű változók és az MS Equation képletszerkesztővel létrehozott képletek vannak, akkor ezek alapértelmezés szerint egyenlőtlennek tűnnek (különböző méretű változók és indexek, valamint a sorban elhelyezkedő különböző szintjei), ami jelentősen rontja a dokumentum megjelenését (5. ábra).

Rizs. 5. Szöveg indexszel (az első opciót a Wordben, a másodikat az MS egyenletben írjuk be)

A változók megjelenésének szinte teljes azonosságát az indexekkel érheti el, ha a manuálisan begépelt változók számos jellemzőjét megváltoztatja. Ehhez nyomtassa ki az összes szöveget Times New Roman 12-es betűmérettel, a változókat pedig további dőlt betűkkel. Ezenkívül mozgassa a változókat 1,5 képponttal lefelé, és indexeljen 3 képponttal lefelé a paranccsal Formátum=>Betűtípus=>Térköz mezőben történő kiválasztásával Elfogultság választási lehetőség Lefeleés az eltolás méretének megadása (6. ábra).

Rizs. 6. Eltolás beállítása

Győződjön meg arról is, hogy a képletszerkesztőben a méret van kiválasztva közönséges ( csapat Méret=>Szokásos), és tegyük 12 pixelre (parancs Méret=>Határozza megábra. 7).

Rizs. 7. Szabályos betűméret beállítása

Törések a táblázatokban

Ha többoldalas táblázatokkal dolgozunk, előfordul, hogy a táblázat nem a lap végén, hanem sokkal korábban eltörik, így csak az oldal kétharmada vagy akár egyharmada marad kitöltve (ez az adott sor szélességétől függ annak az asztalnak, amelyen a törés bekövetkezik). Ezzel egyidejűleg a táblázat következő sorai átkerülnek a következő oldalra, bár jól elférnének az előzőben (8. ábra). Ez gyakran előfordul a táblázatcellák rendszeres másolással történő kitöltésekor, amikor az adatokkal együtt azok formátumait is másolják.

Rizs. 8. Példa egy táblázatra, amelyben a sortörés nem éri el a lap végét

Ennek a jelenségnek az az oka, hogy a táblázatcellák szövegének bekezdésbeállítása hibás. A helyzet megváltoztatásához válassza ki a táblázatot, nyissa meg a menüben Formátum parancs Bekezdés=>Oldalpozícióés távolítsa el a jelölőnégyzeteket Ne törje meg a bekezdést, Ne szakadjon el a következőtőlés Új oldalról(9. ábra) a táblázat visszaáll a megszokott formájába.

Rizs. 9. Módosítsa a bekezdés beállításait

dátum a dokumentumban

A legtöbb dokumentumon szerepelnie kell a létrehozásuk dátumának; nem ritka, hogy naponta készítenek vagy frissítenek azonos típusú dokumentumokat. Ezért nagyon kényelmes az automatikus dátumbeillesztés használata: megnyomja a billentyűkombinációt Alt+Shift+D, és az aktuális dátum, amely a dokumentum minden egyes megnyitásakor frissül, bekerül a kurzor pozíciójába. De ez a módszer nem mindig megfelelő, mivel a dátum a hagyományos formátumban van beillesztve dd.mm.gggg. Ha ez a formátum nem felel meg Önnek, használja a parancsot Beszúrás=>Mező, a mezők listájában válassza ki a mezőt Dátumés adja meg a kívánt dátumformátumot (10. ábra).

Rizs. 10. Válassza ki a dátumformátumot

Ha egyik dátumformátum sem felel meg Önnek, például a dokumentum első sorában a dátumra, a másodikra ​​pedig a hét napjaira van szüksége (mint a 11. ábrán), akkor meg kell találnia egy több, ill. kevésbé hasonló dátumformátumot, és szerkessze azt. Ebben a példában nincs probléma azzal, hogy a dátum a táblázat legfelső sorába kerül, mivel egy ilyen formátum szerepel a formátumok listájában, és a probléma a hét napjának beszúrása - ilyen mezőformátum Dátum nem létezik. A formátum szerkesztéséhez nyissa meg a menüt Beszúrás parancs Terület, a mezők listájában adja meg a mezőt Dátumés válassza ki az eredeti dátumformátumot, amely tartalmazza a hét kívánt napját (12. ábra). Kattintson a gombra Mezőkódokés módosítsa a dátumformátumot a mezőben Mezőkódok, eltávolítja a formátum szükségtelen részét (13. ábra). Fejezze be a műveletet a gombra kattintva rendben, ezt követően a dokumentum minden megnyitásakor a hét aktuális napja kerül kinyomtatásra.

Rizs. 11. Dokumentum módosított dátum mezővel

Rizs. 12. Az eredeti dátumformátum kiválasztása szerkesztéshez

Rizs. 13. Dátumformátum szerkesztés után

Dokumentumkeresés

A szükséges dokumentumokat nem csak a megszokott módon, vagyis a paranccsal lehet keresni Start=>Keresés=>Fájlok és mappák, hanem közvetlenül a Wordben is a dokumentumok megnyitásakor, illetve a Wordben való kereséskor a dokumentumok konkrét tulajdonságaira (dokumentum címe, szerzője, tárgya, kulcsszavai, fájlméret, utolsó frissítés dátuma stb.) vagy a talált szavakra támaszkodhat. szövegben.

Ha a szövegben egy szó alapján szeretne dokumentumokat keresni, válassza ki a parancsot Fájl=>Megnyitásés kattintson a gombra Eszközök=>Keresés=>Normál. Írjon be egy keresett szót, határozza meg a keresési területet (14. ábra), az Önt érdeklő fájlok típusát (15. ábra), majd kattintson a gombra megtalálja(16. ábra).

Rizs. 14. A keresendő terület meghatározása

Rizs. 15. Az állományok típusának meghatározása

Rizs. 16. Az olyan dokumentumok keresésének eredménye, amelyek szövegében vagy címében az "internet" szó szerepel

Ha a dokumentumokat tulajdonságaik alapján szeretné keresni, válassza ki a parancsot Fájl=>Megnyitásés kattintson a gombra Eszközök=>Keresés=>Speciális. Tegyük fel, hogy a számítógép nemcsak az Ön személyes dokumentumait tartalmazza, hanem más szerzők fájljait is, akikkel közös projekten dolgozik. Ebben az esetben a terepen Ingatlan adjon meg egy opciót Szerző, mezőben Állapot választási lehetőség Tartalmaz(megbízhatóbb, mert az egyik esetben csak a vezetéknevet írhatja be a szerző, a másikba a vezeték- és keresztnevet stb.), a mezőbe Jelentéseírja be a szerző vezetéknevét, és kattintson a gombra megtalálja(17. ábra).

Rizs. 17. Keressen egy adott szerző összes dokumentumában

Ne feledje azonban, hogy a dokumentumok konkrét tulajdonságaik alapján történő keresésének csak akkor van értelme, ha ezeket a tulajdonságokat minden dokumentum szerzője megadta – az alapértelmezett kitöltési lehetőség sajnos nem adja meg a kívánt eredményt. A paranccsal minden dokumentumhoz külön-külön is megadhat tulajdonságokat Fájl=>Tulajdonságok=>Dokumentum(18. ábra). Nem valószínű azonban, hogy a szerzők bármelyike ​​elfelejtené ezt bármelyik dokumentumban megtenni, ezért jobb, ha a dokumentum első mentésekor kötelező kitölteni a legfontosabb tulajdonságok mezőit. Ehhez használja a parancsot Eszközök=>Opciók=>Mentésés jelölje be a négyzetet Javaslat a dokumentum tulajdonságainak kitöltésére(19. ábra).

Rizs. 18. Dokumentumtulajdonságok kitöltése

Rizs. 19. A legfontosabb dokumentumtulajdonságok kötelező mentésének beállítása

A dokumentumokat létrehozásuk dátuma alapján keresheti, és nem csak konkrét dátumokat, hanem időközöket vagy listát is beállíthat, ami tokenekkel történik. És vagy VAGY. Annak érdekében, hogy az összes dokumentumot megtalálja, például 2003-ra vonatkozóan Ingatlan adjon meg egy opciót Létrehozás dátuma, mezőben Állapot választási lehetőség Nem korábban, mezőben Jelentése adja meg a dátumot 2003. január 1és kattintson a gombra Hozzáadás. Ezután ismét írja be a mezőbe Ingatlan választási lehetőség létrehozásának dátuma, mezőben Állapot választási lehetőség Nem később, mezőben Jelentése adja meg a dátumot 2004. január 1, kattintson a gombra Hozzáadás majd a gombot megtalálja minden 2003-as dokumentum megtalálható (20. ábra).

Rizs. 20. Egy bizonyos időszak alatt készült dokumentumok keresésének beállítása

MS Excel

Szín hozzárendelése a lapfülekhez

A lapcímkék többszínűek lehetnek, ami kényelmes a nagy számú lapot tartalmazó könyvekben - akkor a szín és a név felelős a lapokon található információk típusáért. Ha egy adott színt szeretne az egyes lapokhoz rendelni, jelölje ki őket, kattintson a jobb gombbal, és válassza ki a parancsot Címke színeés válassza ki a kívánt színt.

Oszlopok és sorok gyors beszúrása

Ha egy sort vagy oszlopot szeretne hozzáadni egy táblázathoz, nem szükséges kiválasztani azt az oszlopot vagy sort, amely elé be szeretne szúrni, a helyi menübe kell belépnie, és ki kell választania a parancsot. Cellák hozzáadása. Megnyomhatja a billentyűkombinációt ctrl+shift egyidejűleg a "+" jellel a numerikus billentyűzeten - az eredmény ugyanaz lesz.

Mutáns oszlopok

Alapértelmezés szerint az Excelben az oszlopokat latin betűkkel, a sorokat pedig számokkal jelöljük. Ha a táblázat újbóli megnyitása után azt tapasztalja, hogy az oszlopok sorszámozása ugyanúgy megkezdődött, mint a sorok (21. ábra), ne ijedjen meg – ez nem egy vírus akciója. Használd a csapatot Eszközök=>Opciók=>Általánosés törölje a jelölést a négyzetből R1C1 linkstílus(22. ábra) minden a helyére kerül.

Rizs. 21. Táblázat számozott oszlopokkal

Rizs. 22. Térjen vissza a szabványos oszlopjelöléshez

Gyorsítsa fel a nyomtatást

Ha nagy mennyiségű táblázatot kell nyomtatnia, és időben korlátozott, akkor fekete-fehér nyomtatón történő nyomtatáskor a színes (fekete-fehér nyomtatás) feladásával felgyorsíthatja a folyamatot. A fekete-fehér nyomtatókon a színek a szürke árnyalataiban jelennek meg, és szükséges pontos időárnyalat kiválasztásához egy adott színhez. Fekete-fehér nyomtatáskor a színes szöveg és a szegélyek fekete színben jelennek meg a szürkeárnyalatos helyett, így időt takarítanak meg. üzembe helyezni fekete-fehér nyomtatás, nyissa meg a menüben Fájl parancs Oldalbeállítás=>Lapés a csoportban Fóka jelölje be a négyzetet fekete és fehér(23. ábra).

Rizs. 23. Nyomtatási beállítások fekete-fehér módban

Ezenkívül rácsvonalak nélkül is nyomtathat - ebben az esetben a nagy lapok gyorsabban nyomtathatók. Ehhez használja a parancsot Fájl=>Oldalbeállítás=>Lapés törölje a pipát Rács ( rizs. 24).

Rizs. 24. A rács nyomtatásának megtagadása

Törtszámok bevitele

Alapértelmezés szerint a törtszámok a Windows beállításaiban megadott módon kerülnek beírásra az Excelbe: Vezérlőpult=>Nyelv és szabványok=>Számok. Más szóval, ha a vessző törtszámok bevitelére szolgál a Windows rendszerben, akkor az Excelben ezeket vesszővel elválasztva kell megadni. A gyakorlatban azonban másképp alakulhat. Például olyan számítógépeken, amelyeken nagy számú felhasználó van, különösen oktatási intézmények, ahol a programbeállítások a legkiszámíthatatlanabb módon változnak. Ha egy vesszővel elválasztott törtszám beírásakor egy ponttal elválasztott számot lát a képernyőn, és már ellenőrizte, hogy Windows beállítások vesszővel elválasztva várjon bemenetet, használja a parancsot Szolgáltatás\Opciók\Nemzetköziés jelölje ki a jelölőnégyzetet Használjon rendszerelválasztókat(25. ábra).

Rizs. 25. Térjen vissza a rendszerelválasztókhoz

Reprezentáció

A táblázat megjelenésének véglegesítése és nyomtatásra való előkészítése során gyakran szükséges a formázási és nyomtatási jellemzők többszöri megváltoztatása. Általában ilyen esetekben a lapokat másolják, és megváltoztatják a képernyőn és a nyomtatáskor való megjelenítésük jellemzőit. Kényelmesebb azonban különböző lapnézeteket létrehozni, amelyek lehetővé teszik az adatok különböző módokban történő megtekintését, és nem igényelnek külön lapokat.

Nézet létrehozása előtt a könyvet teljesen be kell állítani: meg kell adni a kívánt megjelenést, és be kell állítani az összes szükséges nyomtatási lehetőséget. Amikor nyomtatási beállításokat ad meg egy nézetben, az automatikusan tartalmazza bizonyos területek nyomtasson minden lapot, vagy a teljes lapot, ha a nyomtatási terület nincs megadva.

Menünézet létrehozásához Kilátás válassz egy csapatot Reprezentáció, nyomja meg a gombot Hozzáadásés a terepen Név adjon nevet a nézetnek (26. ábra). Ebben az esetben jobb, ha a nézet nevében szerepelteti az aktív lap nevét, hogy a jövőben könnyebben megtalálja a kívánt nézetet.

Rizs. 26. Hozzon létre egy nézetet

A korábban létrehozott nézetek valamelyikéhez való visszatéréshez, ha például ki kell nyomtatnia egy lapot, használja a parancsot View=>Viewsés a terepen Fajták válassza ki a nézetet a nyomtatáshoz (27. ábra), majd nyomja meg a gombot Alkalmazés kattintson a gombra Fóka A lap fekete-fehérben kerül kinyomtatásra.

Rizs. 27. A megfelelő nézet kiválasztása

Részösszegek

Gyakran előfordul, hogy nagy listákkal kell foglalkoznia, amelyek több cellaértéket tartalmaznak, amelyek részösszegeit ismerni kell. Az Excel bármely listában automatikusan ki tudja számítani a részösszegeket és a végösszegeket is. Általában ez először a paranccsal történő rendezéssel történik Data=>Rendezés(azokat a sorokat csoportosítsa, amelyekre összegezni kíván), majd számítsa ki a végösszegeket, majd szúrjon be sorokat a részösszegekhez, és számítsa ki azokat (28. ábra).

Rizs. 28. Részösszegek számítása

Ha a táblázat nagy, és sok olyan terület van, amelyekre részösszegeket kell kiszámítani, ez a folyamat sokáig tart. A munka felgyorsítása érdekében először kiválaszthat egy egyedi listát, amelynek minden egyes értékéhez meg kell határoznia a közbenső összeget, és csak ezután számíthatja ki magukat az összegeket. Egyedi lista létrehozásához válassza ki a kívánt oszlopot vagy sort, és használja a parancsot Adat=>Szűrő=>Speciális szűrő. Állítsa be a csoportkapcsolót Kezelés pozicionálásához adja meg a cellák tartományát, amelybe el szeretné helyezni az eredményt, és engedélyezze az opciót Csak egyedi rekordok(29., 30. ábra). Az ilyen szűrés eredményeként az eredeti lista összes egyedi objektuma megjelenik a táblázat meghatározott területén.

Rizs. 29. Speciális szűrési parancs ablak

Rizs. 30. Egyedi lista létrehozásának eredménye

Ezután használja a funkciót SUMIF(tartomány; feltételek;összeg_tartomány) A, amely összefoglalja azokat a cellákat, amelyek megfelelnek egy bizonyos kritériumnak. A tartomány a feltétel alapján ellenőrzött cellák tartománya; kritérium - szám, kifejezés vagy szöveg formájában megjelenő kritérium, amely meghatározza az összegzett cellákat; összegzési tartomány - összegzett cellák (31. ábra).

Rizs. 31. Számítsa ki a részösszegeket egy egyedi lista minden értékéhez

Ismétlődő sorok eltávolítása

Képzelje el, hogy van egy telefonkönyv-tábla (szótár stb.), amely két oszlopból és rengeteg sorból áll. Az első oszlopban például az ügyfelek neveit kell beírni, a másodikba pedig a telefonszámukat, miközben a sorok megismételhetők (32. ábra). A feladat az összes ismétlődő sor eltávolítása. Az első megoldás, ami eszünkbe jut, az, hogy a táblát az első oszlop szerint rendezzük a paranccsal Data=>Rendezésés kézzel távolítsa el az ismétlődő sorokat.

Rizs. 32. Kezdő táblázat

Ha a táblázat nagyon nagy, ugyanazt az eredményt gyorsabban, bár összetettebben érheti el. Először válassza ki a telefonok egyedi listáját a paranccsal Adat=>Szűrő=>Speciális szűrő a csoportkapcsoló beállításával Kezelés pozícióba Másolja az eredményt egy másik helyre, adja meg a cellák tartományát, amelybe el szeretné helyezni az eredményt, és engedélyezi az opciót Csak egyedi rekordok(33. ábra).

Rizs. 33. Egyedi telefonlista létrehozásának eredménye

Most a függvényt kell használnunk VLOOKUP(keresési_érték, táblázat, oszlopszám, érték igaz vagy hamis) ahol a keresési érték a táblázat első oszlopában található érték; táblázat egy olyan információt tartalmazó táblázatot, amelyben az adatok keresése történik; oszlopszám annak az oszlopnak a száma az információs táblázatban, amelyben a megfelelő érték található. Tekintettel arra, hogy a függvény úgy működik, hogy a kívánt érték keresése csak az első oszlopban lehetséges, fel kell cserélni az oszlopokat "TELJES NÉV"és "Telefon", majd a D oszlopba írjon be egy képletet a VLOOKUP függvénnyel (34. ábra). E képlet szerint a program a következő értéket veszi a C oszlopból, megkeresi az A oszlopban, majd visszaadja a talált sorban található B oszlopból az értéket. Ezt követően marad a D oszlop másolatának elkészítése egy speciális beillesztéssel, hogy a cellák ne képleteket, hanem értékeket tartalmazzanak (parancs Paste => Speciális beillesztés => Értékekábra. 35), és törölje a feleslegessé vált A, B és D oszlopokat.

Rizs. 34. A VLOOKUP függvényen keresztül végzett számítások eredménye

Rizs. 35. Megjelenés táblázatokat a Paste Special alkalmazása után

MS PowerPoint

diák fájlokból

Prezentáció elkészítésekor használhat előre elkészített Word dokumentumokat és más prezentációk diákjait.

Az első esetben, ha új bemutató létrehozásáról beszélünk, nyisson meg egy Word-dokumentumot, és alkalmazza a parancsot Fájl=>Küldés=>Microsoft PowerPoint ennek eredményeként egy új prezentáció jön létre a fájl szövegével. Ha szöveget szeretne beszúrni innen word dokumentum egy meglévő prezentációba, majd nyissa meg a bemutatót a PowerPointban, és kattintson a fülre Szerkezet(36. ábra). Adja meg azt a dia ikont, amely mögött meg szeretné jeleníteni az új szöveges diat. A menün Beszúrás válassz egy csapatot Diák a szerkezetbőlés válassza ki a kívánt dokumentumot. Ne feledje, hogy a prezentációba beszúrt szöveg a dokumentum fejléceinek stílusa alapján jön létre, és csak *.doc, *.rtf vagy *.txt formátumú fájlokból származó szöveget használhat.

Rizs. 36. Struktúra fül

Ha egy másik prezentációból szeretne diát beszúrni egy nyitott prezentációba, akkor a Beszúrás menüből válassza ki a parancsot diák fájlokból, válassza ki a prezentációt és a beillesztett diát (37. ábra), majd kattintson a gombra Beszúrás. Ha az összes diát beszúrja, kattintson a gombra Az összes beillesztése.

Rizs. 37. Válassza ki a dia beszúrását

Komplex számozás

Az oldalszámozás a diákban úgy történik, hogy a paranccsal az oldalszámot a láblécbe illesztjük View=>Fejlécek és láblécek, amely megnyitja a Fejléc és lábléc ablakot, ahol engedélyeznie kell a jelölőnégyzetet lábléc(38. ábra), és kattintson a gombra Mindenkire vonatkozik. Ne feledje, hogy a rejtett diák továbbra is beleszámít a számozásba. Ennek elkerülése érdekében az összes rejtett diát a prezentáció végére helyezheti – ekkor az összes megjelenített dia sorszámozásra kerül.

Rizs. 38. Lábléc beszúrása

Természetesen a diaoldalak sorszámozással vannak ellátva. Ha ugyanannak a prezentációnak különböző helyein újra el kell kezdenie az oldalszámozást (erre akkor lehet szükség, ha a prezentációja még fejlesztés alatt áll, és több különálló diasorozatból áll), akkor ezt sajnos nem teheti meg egy prezentáción belül. Az egyes diasorozatok problémáinak megoldásához különböző prezentációkat kell létrehoznia, és azokat hiperhivatkozásokkal kell összekapcsolnia.

Bemutató sablon

Ha gyakran tartanak előadásokat, tanácsos időt szánni egy nem szabványos prezentációs sablon gondos elkészítésére - ma ez nem kevésbé fontos, mint például a fejléces papírok. üzleti levelek. A sablon elmenti a szervezet logóját stb. elemek, amelyek automatikusan lejátszanak az összes létrehozott prezentációs dián. Ezenkívül a sablon meghatározza az objektumok formátumát, méretét és relatív helyzetét, a használt betűtípusokat, a hátteret és a prezentációs elemek egyéb tervezési lehetőségeit.

A sablonfejlesztés egy új bemutató létrehozásával kezdődik a parancson keresztül Fájl=>Új. Ezután válasszon egy tervezősablont a diához az alapértelmezett sablonok listájából. Mielőtt megváltoztatná a tervsablont a tervezett tervnek megfelelően, a menüben Kilátás válassz egy csapatot Master=>Slide Master. A diamintán hajtsa végre azokat a módosításokat, amelyeket minden egyes új prezentációban tükrözni szeretne. Először is változtassa meg a designt és állítsa be a betűtípusokat (39. ábra), a következő lépésben illessze be a logót (40. ábra), majd minden változtatás után az eszköztáron Minta kattintson a gombra Zárja be a Varázsló nézetet.

Rizs. 39. A prezentációs sablon fő elemeinek beállításának eredménye

Rizs. 40. A dia megjelenése a logó beillesztése után

Mentse a prezentációt sablonként a paranccsal Fájl=>Mentés másként, válassza ki a változatot fájltípusként Bemutató sablonés adja meg a sablon nevét (41. ábra).

Rizs. 41. Mentse el a bemutatósablont

Ha sablont szeretne használni prezentáció létrehozásakor, kattintson a gombra Diakészítő, kattints a linkre Felülvizsgálat a dia jobb alsó sarkában, és válassza ki a létrehozott bemutatósablont.

Miután létrehozott egy sablont, felveheti azt a sablonok listájára az Automatikus tartalom varázslóban. Ehhez a menü Fájl válassz egy csapatot Teremt. Valaminek a területén Teremt kattints a linkre Az automatikus tartalom varázslóból, nyomja meg a gombot További. Ezután válassza ki a kategóriát, amelybe a sablont el szeretné helyezni, kattintson a gombra Hozzáadásés adja meg a hozzáadandó prezentációs sablont (42. ábra).

Rizs. 42. Sablon hozzáadásának eredménye az automatikus tartalom főlistájához

Több tervezési lehetőség egy prezentációban

Egy prezentáció egyes diákjainak tervezésekor több sablont is használhat. Ehhez válasszon ki bizonyos diákat, kattintson a jobb gombbal a kívánt sablonra, és válassza ki a lehetőséget Alkalmazás a kiválasztott diákra. Ha ez a parancs nem érhető el, használja a parancsot Eszközök=>Opciók=>Szerkesztésés a környéken Új funkciók letiltása törölje a jelölést Több minta(43. ábra).

Ha az Ön által készített sablonokat használja a prezentációs diák megtervezéséhez, és nem az alapértelmezett sablonokat, akkor egy adott diához egy új sablon telepítése automatikusan megtörténik, amikor a Tallózás hivatkozásra kattint, és kiválasztja a korábban létrehozott bemutatósablont, hacsak természetesen nem tiltják a különböző tervezési lehetőségek használatát

Rizs. 44. Állítsa be az automatikus helyesírás-ellenőrzést

Adatfájl használata névjegyek exportálására

Minden létrehozott üzenetet, találkozót, feladatot és naplóbejegyzést egy adatfájlban tárolunk helyi számítógép. Ezt az adatfájlt személyes mappafájlnak nevezik, és .pst kiterjesztéssel rendelkezik. A rendszer újratelepítésekor ez a fájl könnyen elmenthető egy külön mappába a merevlemezen vagy CD-n, majd újra csatlakoztatható.

Ezenkívül a PST-fájl lehetővé teszi olyan információk elérését, mint például a névjegyek egy másik számítógépről, vagy megosztását más felhasználókkal. Ehhez csak exportálnia kell az adatokat egy PST-fájlba az Importálás és exportálás varázsló segítségével. Nyissa meg a menüben Fájl parancs Import és export, válassza ki műveleti lehetőségként Exportálás fájlba, és a következő ablakban adja meg, hogy létre kell hoznia egy PST-fájlt (45. ábra). Ezután válasszon ki egy mappát Kapcsolatokés határozza meg a fájl mentésének jellemzőit (46. ábra). Kattintson a gombra Kész, majd a névjegyek a lemezen megadott mappába kerülnek, amelyet könnyen csatlakoztathat egy másik számítógépen ugyanazzal az importálási és exportálási varázslóval. A PST-fájlok és a névjegyek összekapcsolása nem különbözik egy normál PST-fájl csatlakoztatásától. Annak érdekében, hogy ne felejtse el a fájl helyét, a legjobb, ha azonnal hozzáadja az Outlook adatfájlok listájához. Ehhez használja a parancsot Fájl=>Adatfájl feldolgozás, kattintson a gombra Hozzáadásés mutasson a generált PST-fájlra. Ennek eredményeként az adatfájlok listájában a személyes mappák mellett megjelenik az Ön által létrehozott névjegyeket tartalmazó fájl is (47. ábra).

Rizs. 45. A létrehozandó fájl típusának meghatározása

Rizs. 46. ​​Mentett fájl feltételeinek meghatározása

Rizs. 47. Outlook adatfájlok

Munkaidő tervezés

A végeredmény attól függ, hogy milyen jól van megtervezve a munka. A feladatlista rendezésében az Outlook bizonyos mértékig segít, de csak arra emlékeztet, hogy eljött az ideje egy adott feladat megkezdésének, hogy az már lejárt; emellett az Outlook átrendelheti a feladatot egy másik alkalmazotthoz, és lehetővé teszi a végrehajtás vezérlését. Ezzel pedig nagyjából kimerültek az Outlook képességei a feladatfeldolgozás terén.

Nagyon fontos azonban, hogy ne csak felvázoljunk számos feladatot, hanem úgy is megtervezzük, hogy minden időben elkészüljön, és a tervezés minél automatizáltabb legyen. Tudnod kell, hogy egy adott feladattal mikor fogsz befejezni, egyáltalán lehetséges-e a határidőig elvégezni, és mikor érdemes elkezdeni a feladatot, hogy időben elkészüljön.

Jó, ha előre fel tudja mérni, mennyire reális az Ön által felvázolt terv (a sajátosságaitól függően munkahét, ebédszünet rendelkezésre állása, tervezett találkozók stb.). Ezenkívül a feladatoknak automatikusan meg kell jelenniük a naptárban, és a naptár állapotának automatikusan frissülnie kell a feladatok átütemezésekor. Mindez megtehető a Microsoft Outlook 2002/XP Taskline beépülő moduljával ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) a ResultsWare Limitedtől, egy praktikus és könnyen használható feladatkezelő, amely lehetővé teszi az ütemezés optimalizálását.

Mielőtt elkezdené használni a bővítményt, be kell állítania a munkanap sajátosságainak megfelelően. Ehhez kattintson a gombra feladatsor, lépjen a lapra munkahétés jelölje meg a hét munkanapjait, a munkanap kezdetét és végét, valamint az összes rendelkezésre álló szünetet (ebéd, technikai szünet stb.) - ábra. 48.

Rizs. 48. Ütemezés

Ezután vázolja fel az elkövetkező napok soron következő feladatait. Ugyanakkor vegye figyelembe, hogy a bővítmény telepítése után egy további fül jelenik meg a feladatkészítő ablakban feladatsor, amelyen fel kell tüntetni a munka becsült időtartamát, és ha a munka már elkezdődött, akkor az arra fordított időt és a befejezettség százalékát (49., 50. ábra).

Rizs. 49. Hozzon létre egy feladatot

Rizs. 50. A következő hétre tervezett feladatok listája

Ezt követően megkezdheti a bővítmény tesztelését. Ehhez kattintson a gombra feladatsor, lépjen a lapra Feladatok, adja meg a kezdési időpontot (51. ábra), majd nyomja meg a gombot rendben. A plug-in munkájának eredménye egy rövid jelentés lesz az ütemezett feladatok számáról, a végrehajtásuk teljes idejéről és a munkavégzés határidejéről (52. ábra). Ugyanakkor a program a lehető legjobb módon helyezi el a feladatokat a naptárban - figyelembe véve mind az összes munkaszünetet, mind a megbeszéléseket, találkozókat stb.

Rizs. 51. A feladatok elemzése és felosztása kezdési időpontjának meghatározása

Rizs. 52. Feladatsor következtetés az ütemezett feladatok listájával kapcsolatban (ebben az esetben minden tervezett határidőre elvégezhető)

Rizs. 53. A feladatok elosztásának eredménye a naptárban

Az elválasztás elhelyezhető a teljes dokumentumban vagy annak egy részében, amelyet először ki kell választani.

A szövegben az elválasztási mód engedélyezéséhez használja a parancsot Elválasztás(tab Oldal elrendezés/ Csoport Oldalbeállítások).

Ez a parancs beágyazott elemeket tartalmaz.

Csapat Auto automatikusan kötőjeleket helyez el a szövegben.

Csapat Kézikönyv megnyit egy párbeszédpanelt, amely elválasztási lehetőségeket kínál a kötőjellel elválasztható szavakhoz, és megerősítést kér a kötőjel szövegbe való beillesztéséhez.

Csapat Elválasztási lehetőségek lehetővé teszi a szavakban történő elválasztási beállítások testreszabását a párbeszédpanel segítségével (15. ábra).

15. ábra Ablak Elválasztás

Átviteli zóna a szó és a jobb oldali margó közötti maximális szóköz, szótörés nélkül. Széles zónában kevesebb az átadás, szűkebbnél a jobb mező széle simább.

Törölhető automatikus elválasztást a paranccsal Elválasztás parancs kiválasztásával Nem.

Gyakorlat.

Fájl megnyitása Dokumentum példa.docx.

Minden szövegnél, a nagybetűs szavak kivételével, hajtson végre automatikus elválasztást 0,5 cm-es elválasztási zónaszélességgel.

Mentse el a dokumentumot.

Munka ablakokkal

A Word 2010-ben a lap segítségével egyszerre több ablakkal is dolgozhat (egy vagy több dokumentummal). Kilátás, Csoport Ablak (16. ábra).

16. ábra Parancscsoport Ablak lapon Kilátás

Ha egyszerre több dokumentumablak van nyitva, az egyik ablakból a másikba való áttérés a paranccsal történik Menjen egy másik ablakhoz vagy a Windows tálcán keresztül.

Egy gyakorlat.

Fájl megnyitása Dokumentum példa.docx.

Hozzon létre egy további ablakot ehhez a dokumentumhoz (tab Kilátás/ Csoport Ablak/ csapat Újablak).

Helyezze a két ablakot egymás mellé (fül Kilátás/ Csoport Ablak/ csapat Mellett). Kapcsolja ki a szinkron görgetést (tab Kilátás/ Csoport Ablak/ csapat Szinkron görgetés).

Osztott ablak 1 (tab Kilátás/ Csoport Ablak/ csapat Feloszt).

Az ablakok függőleges elrendezése (tab Kilátás/ Csoport Ablak/ csapat áramvonalösszes).

Egy dokumentum léptékének megváltoztatása

A dokumentummal végzett munka során módosíthatja a méretarányát (a dokumentum fájl mérete nem változik), valamint elmentheti dokumentummal vagy sablonnal. A nagyítás a fülön történik Kilátás, Csoport Skála(17. ábra).

17. ábra Csoport Skála lapon Kilátás

A méretezés pontosabb beállítása a párbeszédablakban történik. Skála(tab Kilátás/ Csoport Skála/ csapat Skála) (18. ábra).

18. ábra Ablak Skála

Zoom csúszka , amely az állapotsor jobb alsó sarkában található (19. ábra), lehetővé teszi a skála kívánt értékre történő módosítását a csúszka mozgatásával és a „+” és „-” gombok használatával. A csúszkától balra a dokumentum léptéke százalékban jelenik meg (ábra...).

19. ábra Zoom csúszka

Gyakorlat.

Fájl megnyitása Dokumentum példa.docx.

Különféle módokon módosíthatja a dokumentum méretarányát.

Mentés nélkül zárja be a dokumentumot.

Karakter- és bekezdésformázás Karakterformázás

A szövegkarakterek fő tulajdonsága a betűtípus, amelyet a következők jellemeznek: betűtípus, stílus és méret 6 .

A csoport a karakterek formázására szolgál. Betűtípus lapon itthon (20. ábra).

20. ábra Csoport panel Betűtípus

Karakterformázáshoz használhatja a Mini-panelt is, amely automatikusan megnyílik, ha szöveget választ (21. ábra).

21. ábra Mini panel

A csoport gomb segítségével Betűtípus, előhívhat egy párbeszédpanelt Betűtípus (22. ábra).

22. ábra Ablak Betűtípus

A párbeszédpanelen Betűtípus lapon Továbbá módosíthatja a karakterek közötti távolságot ritkábbra vagy tömörítettre.

Az irodai feladatok nagy része számítógépen, MS Office környezetben, elsősorban Word, Excel, Outlook és PowerPoint programokkal oldható meg. Minimális tudás elegendő ahhoz, hogy ezekkel az alkalmazásokkal dolgozhasson, de sok esetben a további trükkök sok időt és erőfeszítést takaríthatnak meg. Ebben a cikkben megvizsgálunk néhány módszert a fenti programokban végzett munka hatékonyságának javítására.

Miss szó

Gyorsan mozgassa a szöveget fel és le

Ez a leggyorsabb módja a szöveg mozgatásának egér használata nélkül. A szöveg mozgatása a fel és le nyilakkal történik, miközben lenyomva tartja a Shift és Alt billentyűket. Nem kell kijelölnie a szöveget az áthelyezés előtt – ez automatikusan megtörténik, és a felfelé vagy lefelé mutató nyíl minden egyes megnyomása egy bekezdéssel feljebb vagy lejjebb mozgatja a szöveget. Ez a módszer nemcsak bekezdések, hanem táblázat sorainak mozgatásakor is hatékony.

Hivatkozások eltávolítása egy dokumentumból

Ha hivatkozások jelennek meg az Ön által létrehozott dokumentumban, és inaktívvá kell tenni őket, kiválaszthatja az egyes hivatkozásokat, és válassza ki a parancsot Beszúrás=>Hiperhivatkozásés kattintson a gombra Link eltávolítása. Ez egy nagyon hosszú és fáradságos folyamat. Van egy gyorsabb módja a probléma megoldásának: jelölje ki a teljes dokumentumot az Edit => Select All paranccsal, majd kattintson a billentyűparancsra Ctrl+Shift+F9 A hivatkozások eltávolításra kerülnek, és minden egyéb dokumentum formázási beállítás megmarad.

A szövegről, a szövegdobozokról és az automatikus alakzatokról

Amikor feliratot kell készíteni, sokan először létrehoznak egy feliratblokkot, majd beírják a szöveget. Ugyanezt az eredményt érheti el, ha kijelöli a már begépelt szöveget, majd kattintson az eszköztárra Rajz A felirat létrehozására szolgáló gomb megnyomásával a szöveg a feliraton belülre kerül.

Szöveget is beszúrhat automatikus alakzatokba (kivéve a vonalakat, vonalláncokat stb.) - ez általában több lépésben történik: hozzon létre egy automatikus alakzatot, jelölje ki, kattintson a felirat létrehozására szolgáló gombra, és írja be a szöveget. Van egy alternatív lehetőség is: rajzolja meg a kívánt automatikus alakzatot, kattintson rá jobb gombbal, válassza ki Szöveg hozzáadásaés írjon be szöveget.

Talán munka közben meggondolja magát, és úgy dönt, hogy a szöveget ki kell venni a feliratból vagy az autoshape-ból. Ehhez nem szükséges a vágólapra vágni, majd beilleszteni. Kiválaszthat egy feliratot (vagy autoshapet), és jobb gombbal kattinthat rá, miközben lenyomva tartja a Ctrl billentyűt - a szöveg a legközelebbi szövegmezőben jelenik meg.

Autoshape világítás

Alapértelmezés szerint a panelen Rajz hiányzó gomb Világítás; nincs megfelelő parancs a helyi menüben, amelyet akkor hívunk meg, amikor jobb gombbal kattintunk az automatikus alakzatra.

Lehetőség van azonban az autoshape megvilágításának megváltoztatására. Ehhez adja hozzá a panelhez Rajz gomb Világítás a parancs felhívásával Eszközök=>Beállítások=>Parancsok a listából történő kiválasztásával Kategóriák bekezdés Rajzés húzza ki a megfelelő gombot az ablakból Csapatok(1. ábra). A gomb használata egyszerű - válassza ki az automatikus alakzatot, kattintson a gombra Világításés szükség szerint állítsa be a világítást (2. ábra).

Rizs. 1. A Világítás gomb hozzáadása a Rajz eszköztárhoz

Rizs. 2. Autoshape világítás beállítása

Elválasztás

A túl ritka sorok elkerülése érdekében ajánlott engedélyezni az automatikus szóelválasztást. Ehhez a menü Szolgáltatás válassz egy csapatot Language=>Elválasztásés jelölje be a megfelelő opció melletti négyzetet (3. ábra). Ne feledje, hogy a Word mindig kötőjeles szavakat szokott becsomagolni a kötőjel helyett. Egyes esetekben kívánatos az ilyen különbségek elkerülése (például 10 százalék, 1-es szám, 234-345 stb.). Ehhez a szokásos kötőjel helyett használjon nem törő kötőjelet a billentyűkombináció megnyomásával Ctrl+Shift+kötőjel.

Rizs. 3. Automatikus elválasztás beállítása

Ugyanakkor nagyon is lehetséges, hogy a dokumentum egy részében, különösen a címszavakban, nincs szükség elválasztásra. Az elválasztás letiltásához több bekezdésben jelölje ki őket, és használja a parancsot Formátum=>Bekezdés=>Oldalpozícióés jelölje be a megfelelő opció melletti négyzetet (4. ábra).

El kell ismerni, hogy a Word nem tud helyesen átvinni néhány szót. Ezekben a szavakban azokon a helyeken, ahol el lehet kötőjelet írni, lágy kötőjelet kell beszúrni a gombok megnyomásával Ctrl+kötőjel. Ez a kötőjel elsőbbséget élvez az automatikusan beillesztett kötőjelekkel szemben.

Szöveg indexekkel

Ha a dokumentumban közvetlenül a szövegbe beírt indexű változók és az MS Equation képletszerkesztővel létrehozott képletek vannak, akkor ezek alapértelmezés szerint egyenlőtlennek tűnnek (különböző méretű változók és indexek, valamint a sorban elhelyezkedő különböző szintjei), ami jelentősen rontja a dokumentum megjelenését (5. ábra).

Rizs. 5. Szöveg indexszel (az első opciót a Wordben, a másodikat az MS egyenletben írjuk be)

A változók megjelenésének szinte teljes azonosságát az indexekkel érheti el, ha a manuálisan begépelt változók számos jellemzőjét megváltoztatja. Ehhez nyomtassa ki az összes szöveget Times New Roman 12-es betűmérettel, a változókat pedig további dőlt betűkkel. Ezenkívül mozgassa a változókat 1,5 képponttal lefelé, és indexeljen 3 képponttal lefelé a paranccsal Formátum=>Betűtípus=>Térköz mezőben történő kiválasztásával Elfogultság választási lehetőség Lefeleés az eltolás méretének megadása (6. ábra).

Rizs. 6. Eltolás beállítása

Győződjön meg arról is, hogy a képletszerkesztőben a méret van kiválasztva közönséges ( csapat Méret=>Szokásos), és tegyük 12 pixelre (parancs Méret=>Határozza megábra. 7).

Rizs. 7. Szabályos betűméret beállítása

Törések a táblázatokban

Ha többoldalas táblázatokkal dolgozunk, előfordul, hogy a táblázat nem a lap végén, hanem sokkal korábban eltörik, így csak az oldal kétharmada vagy akár egyharmada marad kitöltve (ez az adott sor szélességétől függ annak az asztalnak, amelyen a törés bekövetkezik). Ezzel egyidejűleg a táblázat következő sorai átkerülnek a következő oldalra, bár jól elférnének az előzőben (8. ábra). Ez gyakran előfordul a táblázatcellák rendszeres másolással történő kitöltésekor, amikor az adatokkal együtt azok formátumait is másolják.

Rizs. 8. Példa egy táblázatra, amelyben a sortörés nem éri el a lap végét

Ennek a jelenségnek az az oka, hogy a táblázatcellák szövegének bekezdésbeállítása hibás. A helyzet megváltoztatásához válassza ki a táblázatot, nyissa meg a menüben Formátum parancs Bekezdés=>Oldalpozícióés távolítsa el a jelölőnégyzeteket Ne törje meg a bekezdést, Ne szakadjon el a következőtőlés Új oldalról(9. ábra) a táblázat visszaáll a megszokott formájába.

Rizs. 9. Módosítsa a bekezdés beállításait

dátum a dokumentumban

A legtöbb dokumentumon szerepelnie kell a létrehozásuk dátumának; nem ritka, hogy naponta készítenek vagy frissítenek azonos típusú dokumentumokat. Ezért nagyon kényelmes az automatikus dátumbeillesztés használata: megnyomja a billentyűkombinációt Alt+Shift+D, és az aktuális dátum, amely a dokumentum minden egyes megnyitásakor frissül, bekerül a kurzor pozíciójába. De ez a módszer nem mindig megfelelő, mivel a dátum a hagyományos formátumban van beillesztve dd.mm.gggg. Ha ez a formátum nem felel meg Önnek, használja a parancsot Beszúrás=>Mező, a mezők listájában válassza ki a mezőt Dátumés adja meg a kívánt dátumformátumot (10. ábra).

Rizs. 10. Válassza ki a dátumformátumot

Ha egyik dátumformátum sem felel meg Önnek, például a dokumentum első sorában a dátumra, a másodikra ​​pedig a hét napjaira van szüksége (mint a 11. ábrán), akkor meg kell találnia egy több, ill. kevésbé hasonló dátumformátumot, és szerkessze azt. Ebben a példában nincs probléma azzal, hogy a dátum a táblázat legfelső sorába kerül, mivel egy ilyen formátum szerepel a formátumok listájában, és a probléma a hét napjának beszúrása - ilyen mezőformátum Dátum nem létezik. A formátum szerkesztéséhez nyissa meg a menüt Beszúrás parancs Terület, a mezők listájában adja meg a mezőt Dátumés válassza ki az eredeti dátumformátumot, amely tartalmazza a hét kívánt napját (12. ábra). Kattintson a gombra Mezőkódokés módosítsa a dátumformátumot a mezőben Mezőkódok, eltávolítja a formátum szükségtelen részét (13. ábra). Fejezze be a műveletet a gombra kattintva rendben, ezt követően a dokumentum minden megnyitásakor a hét aktuális napja kerül kinyomtatásra.

Rizs. 11. Dokumentum módosított dátum mezővel

Rizs. 12. Az eredeti dátumformátum kiválasztása szerkesztéshez

Rizs. 13. Dátumformátum szerkesztés után

Dokumentumkeresés

A szükséges dokumentumokat nem csak a megszokott módon, vagyis a paranccsal lehet keresni Start=>Keresés=>Fájlok és mappák, hanem közvetlenül a Wordben is a dokumentumok megnyitásakor, illetve a Wordben való kereséskor a dokumentumok konkrét tulajdonságaira (dokumentum címe, szerzője, tárgya, kulcsszavai, fájlméret, utolsó frissítés dátuma stb.) vagy a talált szavakra támaszkodhat. szövegben.

Ha a szövegben egy szó alapján szeretne dokumentumokat keresni, válassza ki a parancsot Fájl=>Megnyitásés kattintson a gombra Eszközök=>Keresés=>Normál. Írjon be egy keresett szót, határozza meg a keresési területet (14. ábra), az Önt érdeklő fájlok típusát (15. ábra), majd kattintson a gombra megtalálja(16. ábra).

Rizs. 14. A keresendő terület meghatározása

Rizs. 15. Az állományok típusának meghatározása

Rizs. 16. Az olyan dokumentumok keresésének eredménye, amelyek szövegében vagy címében az "internet" szó szerepel

Ha a dokumentumokat tulajdonságaik alapján szeretné keresni, válassza ki a parancsot Fájl=>Megnyitásés kattintson a gombra Eszközök=>Keresés=>Speciális. Tegyük fel, hogy a számítógép nemcsak az Ön személyes dokumentumait tartalmazza, hanem más szerzők fájljait is, akikkel közös projekten dolgozik. Ebben az esetben a terepen Ingatlan adjon meg egy opciót Szerző, mezőben Állapot választási lehetőség Tartalmaz(megbízhatóbb, mert az egyik esetben csak a vezetéknevet írhatja be a szerző, a másikba a vezeték- és keresztnevet stb.), a mezőbe Jelentéseírja be a szerző vezetéknevét, és kattintson a gombra megtalálja(17. ábra).

Rizs. 17. Keressen egy adott szerző összes dokumentumában

Ne feledje azonban, hogy a dokumentumok konkrét tulajdonságaik alapján történő keresésének csak akkor van értelme, ha ezeket a tulajdonságokat minden dokumentum szerzője megadta – az alapértelmezett kitöltési lehetőség sajnos nem adja meg a kívánt eredményt. A paranccsal minden dokumentumhoz külön-külön is megadhat tulajdonságokat Fájl=>Tulajdonságok=>Dokumentum(18. ábra). Nem valószínű azonban, hogy a szerzők bármelyike ​​elfelejtené ezt bármelyik dokumentumban megtenni, ezért jobb, ha a dokumentum első mentésekor kötelező kitölteni a legfontosabb tulajdonságok mezőit. Ehhez használja a parancsot Eszközök=>Opciók=>Mentésés jelölje be a négyzetet Javaslat a dokumentum tulajdonságainak kitöltésére(19. ábra).

Rizs. 18. Dokumentumtulajdonságok kitöltése

Rizs. 19. A legfontosabb dokumentumtulajdonságok kötelező mentésének beállítása

A dokumentumokat létrehozásuk dátuma alapján keresheti, és nem csak konkrét dátumokat, hanem időközöket vagy listát is beállíthat, ami tokenekkel történik. És vagy VAGY. Annak érdekében, hogy az összes dokumentumot megtalálja, például 2003-ra vonatkozóan Ingatlan adjon meg egy opciót Létrehozás dátuma, mezőben Állapot választási lehetőség Nem korábban, mezőben Jelentése adja meg a dátumot 2003. január 1és kattintson a gombra Hozzáadás. Ezután ismét írja be a mezőbe Ingatlan választási lehetőség létrehozásának dátuma, mezőben Állapot választási lehetőség Nem később, mezőben Jelentése adja meg a dátumot 2004. január 1, kattintson a gombra Hozzáadás majd a gombot megtalálja minden 2003-as dokumentum megtalálható (20. ábra).

Rizs. 20. Egy bizonyos időszak alatt készült dokumentumok keresésének beállítása

MS Excel

Szín hozzárendelése a lapfülekhez

A lapcímkék többszínűek lehetnek, ami kényelmes a nagy számú lapot tartalmazó könyvekben - akkor a szín és a név felelős a lapokon található információk típusáért. Ha egy adott színt szeretne az egyes lapokhoz rendelni, jelölje ki őket, kattintson a jobb gombbal, és válassza ki a parancsot Címke színeés válassza ki a kívánt színt.

Oszlopok és sorok gyors beszúrása

Ha egy sort vagy oszlopot szeretne hozzáadni egy táblázathoz, nem szükséges kiválasztani azt az oszlopot vagy sort, amely elé be szeretne szúrni, a helyi menübe kell belépnie, és ki kell választania a parancsot. Cellák hozzáadása. Megnyomhatja a billentyűkombinációt ctrl+shift egyidejűleg a "+" jellel a numerikus billentyűzeten - az eredmény ugyanaz lesz.

Mutáns oszlopok

Alapértelmezés szerint az Excelben az oszlopokat latin betűkkel, a sorokat pedig számokkal jelöljük. Ha a táblázat újbóli megnyitása után azt tapasztalja, hogy az oszlopok sorszámozása ugyanúgy megkezdődött, mint a sorok (21. ábra), ne ijedjen meg – ez nem egy vírus akciója. Használd a csapatot Eszközök=>Opciók=>Általánosés törölje a jelölést a négyzetből R1C1 linkstílus(22. ábra) minden a helyére kerül.

Rizs. 21. Táblázat számozott oszlopokkal

Rizs. 22. Térjen vissza a szabványos oszlopjelöléshez

Gyorsítsa fel a nyomtatást

Ha nagy mennyiségű táblázatot kell nyomtatnia, és időben korlátozott, akkor fekete-fehér nyomtatón történő nyomtatáskor a színes (fekete-fehér nyomtatás) feladásával felgyorsíthatja a folyamatot. A fekete-fehér nyomtatókon a színek a szürke árnyalataiként jelennek meg, és bizonyos időbe telik, amíg az árnyalat egy adott színhez igazodik. Fekete-fehér nyomtatáskor a színes szöveg és a szegélyek fekete színben jelennek meg a szürkeárnyalatos helyett, így időt takarítanak meg. A fekete-fehér nyomtatás beállításához nyissa meg a menüt Fájl parancs Oldalbeállítás=>Lapés a csoportban Fóka jelölje be a négyzetet fekete és fehér(23. ábra).

Rizs. 23. Nyomtatási beállítások fekete-fehér módban

Ezenkívül rácsvonalak nélkül is nyomtathat - ebben az esetben a nagy lapok gyorsabban nyomtathatók. Ehhez használja a parancsot Fájl=>Oldalbeállítás=>Lapés törölje a pipát Rács ( rizs. 24).

Rizs. 24. A rács nyomtatásának megtagadása

Törtszámok bevitele

Alapértelmezés szerint a törtszámok a Windows beállításaiban megadott módon kerülnek beírásra az Excelbe: Vezérlőpult=>Nyelv és szabványok=>Számok. Más szóval, ha a vessző törtszámok bevitelére szolgál a Windows rendszerben, akkor az Excelben ezeket vesszővel elválasztva kell megadni. A gyakorlatban azonban másképp alakulhat. Például nagyszámú felhasználó számítógépeken, különösen oktatási intézményekben, ahol a programbeállítások a legkiszámíthatatlanabb módon változnak. Ha egy vesszővel elválasztott törtszám beírásakor egy ponttal elválasztott számot lát a képernyőn, és már ellenőrizte, hogy a Windows beállításaihoz vesszővel elválasztott bevitel szükséges, használja a parancsot Szolgáltatás\Opciók\Nemzetköziés jelölje ki a jelölőnégyzetet Használjon rendszerelválasztókat(25. ábra).

Rizs. 25. Térjen vissza a rendszerelválasztókhoz

Reprezentáció

A táblázat megjelenésének véglegesítése és nyomtatásra való előkészítése során gyakran szükséges a formázási és nyomtatási jellemzők többszöri megváltoztatása. Általában ilyen esetekben a lapokat másolják, és megváltoztatják a képernyőn és a nyomtatáskor való megjelenítésük jellemzőit. Kényelmesebb azonban különböző lapnézeteket létrehozni, amelyek lehetővé teszik az adatok különböző módokban történő megtekintését, és nem igényelnek külön lapokat.

Nézet létrehozása előtt a könyvet teljesen be kell állítani: meg kell adni a kívánt megjelenést, és be kell állítani az összes szükséges nyomtatási lehetőséget. Amikor nyomtatási beállításokat ad meg egy nézetben, az automatikusan tartalmazza az egyes lapok konkrét nyomtatási területeit, vagy a teljes lapot, ha nincs megadva hozzá nyomtatási terület.

Menünézet létrehozásához Kilátás válassz egy csapatot Reprezentáció, nyomja meg a gombot Hozzáadásés a terepen Név adjon nevet a nézetnek (26. ábra). Ebben az esetben jobb, ha a nézet nevében szerepelteti az aktív lap nevét, hogy a jövőben könnyebben megtalálja a kívánt nézetet.

Rizs. 26. Hozzon létre egy nézetet

A korábban létrehozott nézetek valamelyikéhez való visszatéréshez, ha például ki kell nyomtatnia egy lapot, használja a parancsot View=>Viewsés a terepen Fajták válassza ki a nézetet a nyomtatáshoz (27. ábra), majd nyomja meg a gombot Alkalmazés kattintson a gombra Fóka A lap fekete-fehérben kerül kinyomtatásra.

Rizs. 27. A megfelelő nézet kiválasztása

Részösszegek

Gyakran előfordul, hogy nagy listákkal kell foglalkoznia, amelyek több cellaértéket tartalmaznak, amelyek részösszegeit ismerni kell. Az Excel bármely listában automatikusan ki tudja számítani a részösszegeket és a végösszegeket is. Általában ez először a paranccsal történő rendezéssel történik Data=>Rendezés(azokat a sorokat csoportosítsa, amelyekre összegezni kíván), majd számítsa ki a végösszegeket, majd szúrjon be sorokat a részösszegekhez, és számítsa ki azokat (28. ábra).

Rizs. 28. Részösszegek számítása

Ha a táblázat nagy, és sok olyan terület van, amelyekre részösszegeket kell kiszámítani, ez a folyamat sokáig tart. A munka felgyorsítása érdekében először kiválaszthat egy egyedi listát, amelynek minden egyes értékéhez meg kell határoznia a közbenső összeget, és csak ezután számíthatja ki magukat az összegeket. Egyedi lista létrehozásához válassza ki a kívánt oszlopot vagy sort, és használja a parancsot Adat=>Szűrő=>Speciális szűrő. Állítsa be a csoportkapcsolót Kezelés pozicionálásához adja meg a cellák tartományát, amelybe el szeretné helyezni az eredményt, és engedélyezze az opciót Csak egyedi rekordok(29., 30. ábra). Az ilyen szűrés eredményeként az eredeti lista összes egyedi objektuma megjelenik a táblázat meghatározott területén.

Rizs. 29. Speciális szűrési parancs ablak

Rizs. 30. Egyedi lista létrehozásának eredménye

Ezután használja a funkciót SUMIF(tartomány; feltételek;összeg_tartomány) A, amely összefoglalja azokat a cellákat, amelyek megfelelnek egy bizonyos kritériumnak. A tartomány a feltétel alapján ellenőrzött cellák tartománya; kritérium - szám, kifejezés vagy szöveg formájában megjelenő kritérium, amely meghatározza az összegzett cellákat; összegzési tartomány - összegzett cellák (31. ábra).

Rizs. 31. Számítsa ki a részösszegeket egy egyedi lista minden értékéhez

Ismétlődő sorok eltávolítása

Képzelje el, hogy van egy telefonkönyv-tábla (szótár stb.), amely két oszlopból és rengeteg sorból áll. Az első oszlopban például az ügyfelek neveit kell beírni, a másodikba pedig a telefonszámukat, miközben a sorok megismételhetők (32. ábra). A feladat az összes ismétlődő sor eltávolítása. Az első megoldás, ami eszünkbe jut, az, hogy a táblát az első oszlop szerint rendezzük a paranccsal Data=>Rendezésés kézzel távolítsa el az ismétlődő sorokat.

Rizs. 32. Kezdő táblázat

Ha a táblázat nagyon nagy, ugyanazt az eredményt gyorsabban, bár összetettebben érheti el. Először válassza ki a telefonok egyedi listáját a paranccsal Adat=>Szűrő=>Speciális szűrő a csoportkapcsoló beállításával Kezelés pozícióba Másolja az eredményt egy másik helyre, adja meg a cellák tartományát, amelybe el szeretné helyezni az eredményt, és engedélyezi az opciót Csak egyedi rekordok(33. ábra).

Rizs. 33. Egyedi telefonlista létrehozásának eredménye

Most a függvényt kell használnunk VLOOKUP(keresési_érték, táblázat, oszlopszám, érték igaz vagy hamis) ahol a keresési érték a táblázat első oszlopában található érték; táblázat egy olyan információt tartalmazó táblázatot, amelyben az adatok keresése történik; oszlopszám annak az oszlopnak a száma az információs táblázatban, amelyben a megfelelő érték található. Tekintettel arra, hogy a függvény úgy működik, hogy a kívánt érték keresése csak az első oszlopban lehetséges, fel kell cserélni az oszlopokat "TELJES NÉV"és "Telefon", majd a D oszlopba írjon be egy képletet a VLOOKUP függvénnyel (34. ábra). E képlet szerint a program a következő értéket veszi a C oszlopból, megkeresi az A oszlopban, majd visszaadja a talált sorban található B oszlopból az értéket. Ezt követően marad a D oszlop másolatának elkészítése egy speciális beillesztéssel, hogy a cellák ne képleteket, hanem értékeket tartalmazzanak (parancs Paste => Speciális beillesztés => Értékekábra. 35), és törölje a feleslegessé vált A, B és D oszlopokat.

Rizs. 34. A VLOOKUP függvényen keresztül végzett számítások eredménye

Rizs. 35. A táblázat megjelenése a Paste Special felhordása után

MS PowerPoint

diák fájlokból

Prezentáció elkészítésekor használhat előre elkészített Word dokumentumokat és más prezentációk diákjait.

Az első esetben, ha új bemutató létrehozásáról beszélünk, nyisson meg egy Word-dokumentumot, és alkalmazza a parancsot Fájl=>Küldés=>Microsoft PowerPoint ennek eredményeként egy új prezentáció jön létre a fájl szövegével. Ha szöveget szeretne beilleszteni egy Word dokumentumból egy meglévő prezentációba, nyissa meg a bemutatót a PowerPointban, és kattintson a fülre Szerkezet(36. ábra). Adja meg azt a dia ikont, amely mögött meg szeretné jeleníteni az új szöveges diat. A menün Beszúrás válassz egy csapatot Diák a szerkezetbőlés válassza ki a kívánt dokumentumot. Ne feledje, hogy a prezentációba beszúrt szöveg a dokumentum fejléceinek stílusa alapján jön létre, és csak *.doc, *.rtf vagy *.txt formátumú fájlokból származó szöveget használhat.

Rizs. 36. Struktúra fül

Ha egy másik prezentációból szeretne diát beszúrni egy nyitott prezentációba, akkor a Beszúrás menüből válassza ki a parancsot diák fájlokból, válassza ki a prezentációt és a beillesztett diát (37. ábra), majd kattintson a gombra Beszúrás. Ha az összes diát beszúrja, kattintson a gombra Az összes beillesztése.

Rizs. 37. Válassza ki a dia beszúrását

Komplex számozás

Az oldalszámozás a diákban úgy történik, hogy a paranccsal az oldalszámot a láblécbe illesztjük View=>Fejlécek és láblécek, amely megnyitja a Fejléc és lábléc ablakot, ahol engedélyeznie kell a jelölőnégyzetet lábléc(38. ábra), és kattintson a gombra Mindenkire vonatkozik. Ne feledje, hogy a rejtett diák továbbra is beleszámít a számozásba. Ennek elkerülése érdekében az összes rejtett diát a prezentáció végére helyezheti – ekkor az összes megjelenített dia sorszámozásra kerül.

Rizs. 38. Lábléc beszúrása

Természetesen a diaoldalak sorszámozással vannak ellátva. Ha ugyanannak a prezentációnak különböző helyein újra el kell kezdenie az oldalszámozást (erre akkor lehet szükség, ha a prezentációja még fejlesztés alatt áll, és több különálló diasorozatból áll), akkor ezt sajnos nem teheti meg egy prezentáción belül. Az egyes diasorozatok problémáinak megoldásához különböző prezentációkat kell létrehoznia, és azokat hiperhivatkozásokkal kell összekapcsolnia.

Bemutató sablon

Ha gyakran tartanak prezentációkat, tanácsos időt fordítani egy nem szabványos prezentációs sablon gondos elkészítésére - ma ez nem kevésbé releváns, mint például az üzleti levelek fejléces papírja. A sablon elmenti a szervezet logóját stb. elemek, amelyek automatikusan lejátszanak az összes létrehozott prezentációs dián. Ezenkívül a sablon meghatározza az objektumok formátumát, méretét és relatív helyzetét, a használt betűtípusokat, a hátteret és a prezentációs elemek egyéb tervezési lehetőségeit.

A sablonfejlesztés egy új bemutató létrehozásával kezdődik a parancson keresztül Fájl=>Új. Ezután válasszon egy tervezősablont a diához az alapértelmezett sablonok listájából. Mielőtt megváltoztatná a tervsablont a tervezett tervnek megfelelően, a menüben Kilátás válassz egy csapatot Master=>Slide Master. A diamintán hajtsa végre azokat a módosításokat, amelyeket minden egyes új prezentációban tükrözni szeretne. Először is változtassa meg a designt és állítsa be a betűtípusokat (39. ábra), a következő lépésben illessze be a logót (40. ábra), majd minden változtatás után az eszköztáron Minta kattintson a gombra Zárja be a Varázsló nézetet.

Rizs. 39. A prezentációs sablon fő elemeinek beállításának eredménye

Rizs. 40. A dia megjelenése a logó beillesztése után

Mentse a prezentációt sablonként a paranccsal Fájl=>Mentés másként, válassza ki a változatot fájltípusként Bemutató sablonés adja meg a sablon nevét (41. ábra).

Rizs. 41. Mentse el a bemutatósablont

Ha sablont szeretne használni prezentáció létrehozásakor, kattintson a gombra Diakészítő, kattints a linkre Felülvizsgálat a dia jobb alsó sarkában, és válassza ki a létrehozott bemutatósablont.

Miután létrehozott egy sablont, felveheti azt a sablonok listájára az Automatikus tartalom varázslóban. Ehhez a menü Fájl válassz egy csapatot Teremt. Valaminek a területén Teremt kattints a linkre Az automatikus tartalom varázslóból, nyomja meg a gombot További. Ezután válassza ki a kategóriát, amelybe a sablont el szeretné helyezni, kattintson a gombra Hozzáadásés adja meg a hozzáadandó prezentációs sablont (42. ábra).

Rizs. 42. Sablon hozzáadásának eredménye az automatikus tartalom főlistájához

Több tervezési lehetőség egy prezentációban

Egy prezentáció egyes diákjainak tervezésekor több sablont is használhat. Ehhez válasszon ki bizonyos diákat, kattintson a jobb gombbal a kívánt sablonra, és válassza ki a lehetőséget Alkalmazás a kiválasztott diákra. Ha ez a parancs nem érhető el, használja a parancsot Eszközök=>Opciók=>Szerkesztésés a környéken Új funkciók letiltása törölje a jelölést Több minta(43. ábra).

Ha az Ön által készített sablonokat használja a prezentációs diák megtervezéséhez, és nem az alapértelmezett sablonokat, akkor egy adott diához egy új sablon telepítése automatikusan megtörténik, amikor a Tallózás hivatkozásra kattint, és kiválasztja a korábban létrehozott bemutatósablont, hacsak természetesen nem tiltják a különböző tervezési lehetőségek használatát

Rizs. 44. Állítsa be az automatikus helyesírás-ellenőrzést

Adatfájl használata névjegyek exportálására

Minden létrehozott üzenet, találkozó, feladat és naplóbejegyzés egy adatfájlban tárolódik a helyi számítógépen. Ezt az adatfájlt személyes mappafájlnak nevezik, és .pst kiterjesztéssel rendelkezik. A rendszer újratelepítésekor ez a fájl könnyen elmenthető egy külön mappába a merevlemezen vagy CD-n, majd újra csatlakoztatható.

Ezenkívül a PST-fájl lehetővé teszi olyan információk elérését, mint például a névjegyek egy másik számítógépről, vagy megosztását más felhasználókkal. Ehhez csak exportálnia kell az adatokat egy PST-fájlba az Importálás és exportálás varázsló segítségével. Nyissa meg a menüben Fájl parancs Import és export, válassza ki műveleti lehetőségként Exportálás fájlba, és a következő ablakban adja meg, hogy létre kell hoznia egy PST-fájlt (45. ábra). Ezután válasszon ki egy mappát Kapcsolatokés határozza meg a fájl mentésének jellemzőit (46. ábra). Kattintson a gombra Kész, majd a névjegyek a lemezen megadott mappába kerülnek, amelyet könnyen csatlakoztathat egy másik számítógépen ugyanazzal az importálási és exportálási varázslóval. A PST-fájlok és a névjegyek összekapcsolása nem különbözik egy normál PST-fájl csatlakoztatásától. Annak érdekében, hogy ne felejtse el a fájl helyét, a legjobb, ha azonnal hozzáadja az Outlook adatfájlok listájához. Ehhez használja a parancsot Fájl=>Adatfájl feldolgozás, kattintson a gombra Hozzáadásés mutasson a generált PST-fájlra. Ennek eredményeként az adatfájlok listájában a személyes mappák mellett megjelenik az Ön által létrehozott névjegyeket tartalmazó fájl is (47. ábra).

Rizs. 45. A létrehozandó fájl típusának meghatározása

Rizs. 46. ​​Mentett fájl feltételeinek meghatározása

Rizs. 47. Outlook adatfájlok

Munkaidő tervezés

A végeredmény attól függ, hogy milyen jól van megtervezve a munka. A feladatlista rendezésében az Outlook bizonyos mértékig segít, de csak arra emlékeztet, hogy eljött az ideje egy adott feladat megkezdésének, hogy az már lejárt; emellett az Outlook átrendelheti a feladatot egy másik alkalmazotthoz, és lehetővé teszi a végrehajtás vezérlését. Ezzel pedig nagyjából kimerültek az Outlook képességei a feladatfeldolgozás terén.

Nagyon fontos azonban, hogy ne csak felvázoljunk számos feladatot, hanem úgy is megtervezzük, hogy minden időben elkészüljön, és a tervezés minél automatizáltabb legyen. Tudnod kell, hogy egy adott feladattal mikor fogsz befejezni, egyáltalán lehetséges-e a határidőig elvégezni, és mikor érdemes elkezdeni a feladatot, hogy időben elkészüljön.

Jó, ha előre fel tudja mérni, mennyire reális a terve (a munkahét jellegétől, az ebédszünet rendelkezésre állásától, a megbeszélt találkozóktól stb.). Ezenkívül a feladatoknak automatikusan meg kell jelenniük a naptárban, és a naptár állapotának automatikusan frissülnie kell a feladatok átütemezésekor. Mindez megtehető a Microsoft Outlook 2002/XP Taskline beépülő moduljával ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) a ResultsWare Limitedtől, egy praktikus és könnyen használható feladatkezelő, amely lehetővé teszi az ütemezés optimalizálását.

Mielőtt elkezdené használni a bővítményt, be kell állítania a munkanap sajátosságainak megfelelően. Ehhez kattintson a gombra feladatsor, lépjen a lapra munkahétés jelölje meg a hét munkanapjait, a munkanap kezdetét és végét, valamint az összes rendelkezésre álló szünetet (ebéd, technikai szünet stb.) - ábra. 48.

Rizs. 48. Ütemezés

Ezután vázolja fel az elkövetkező napok soron következő feladatait. Ugyanakkor vegye figyelembe, hogy a bővítmény telepítése után egy további fül jelenik meg a feladatkészítő ablakban feladatsor, amelyen fel kell tüntetni a munka becsült időtartamát, és ha a munka már elkezdődött, akkor az arra fordított időt és a befejezettség százalékát (49., 50. ábra).

Rizs. 49. Hozzon létre egy feladatot

Rizs. 50. A következő hétre tervezett feladatok listája

Ezt követően megkezdheti a bővítmény tesztelését. Ehhez kattintson a gombra feladatsor, lépjen a lapra Feladatok, adja meg a kezdési időpontot (51. ábra), majd nyomja meg a gombot rendben. A plug-in munkájának eredménye egy rövid jelentés lesz az ütemezett feladatok számáról, a végrehajtásuk teljes idejéről és a munkavégzés határidejéről (52. ábra). Ugyanakkor a program a lehető legjobb módon helyezi el a feladatokat a naptárban - figyelembe véve mind az összes munkaszünetet, mind a megbeszéléseket, találkozókat stb.

Rizs. 51. A feladatok elemzése és felosztása kezdési időpontjának meghatározása

Rizs. 52. Feladatsor következtetés az ütemezett feladatok listájával kapcsolatban (ebben az esetben minden tervezett határidőre elvégezhető)

Rizs. 53. A feladatok elosztásának eredménye a naptárban

A Microsoft Word azért vonz ilyen nagy számú felhasználót, mert számos módot kínál a szöveggel végzett munka automatizálására. Ezek egyike az automatikus elválasztás.

Az automatikus elválasztás beállításához lépjen a " Elrendezés"A fejezetben" Oldalbeállítások" tárgy kiválasztása " Elválasztás” és a megnyíló listában kattintson a „ Auto».

Ebben az esetben az átutalásokat minden szükséges és lehetséges helyszínek. Ehhez telepíteni kell annak a nyelvnek a szótárát, amelyen az elválasztás is engedélyezve lesz. A Microsoft Word minden hivatalos disztribúciója azonban tartalmazza ezeket a támogatott nyelveken.

Az automatikus elválasztás fontos jellemzője, hogy ha hirtelen megnöveli a méretet, megváltoztatja a betűtípust vagy bármilyen díszítőelemet ad hozzá a szöveghez, az elválasztás magától beáll.

Ha a „Szélesség szerint” kihúzást választja, az oldal általában egy jól megtervezett könyv megjelenését ölti majd.

Szintén nem ajánlott önállóan kötőjeleket beállítani a dokumentumban "-" és sortörések használatával. Ehhez a Word a Soft Transfer funkciót használja. Válassza ki a kívánt szót, állítsa be a kurzort, és nyomja meg a "CTRL" + "-" gombot. Most, ha szükséges, a szó tördelése az Ön által megadott szabályok szerint történik. A lágy kötőjelek nem láthatók a dokumentumban, ezért megjelenítésükhöz lépjen a "" fülre. itthon"A fejezetben" Bekezdés" Nyomja meg " Mutass minden jelet».

Visszatérve a lényegre" Elválasztás» és a «-ra kattintva Kézikönyv”, a program megkeresi az összes kötőjellel elválasztható szót, és megmutatja, hogyan teheti meg. Helyezze a kurzort a kívánt helyre, és nyomja meg a " Igen».

Az utolsó elem a minimális beállítások. " Elválasztás szavakban..." felelős azért, hogy a nagybetűkkel írt szavakban külön szerepeljen az elválasztás. Zászló nélkül kivételt tesznek számukra.

NÁL NÉL " Csomagolási zóna szélessége» beállítja a tördelt szótár széle és az oldalkeret közötti távolságot.

« Max. szám…» korlátozza az ismétlődő sortörések számát egy kiválasztott töredék vagy a teljes dokumentum esetében.

A kötőjelek eltávolításához szükséges a " bekezdésben Elválasztás» válasszon opciót « Nem».

Vagy az összes szimbólum megjelenítésének aktivált móddal távolítsa el a kézzel beírtakat. Ha túl sok volt belőlük, akkor használhatja a "Csere" funkciót, amelyet az F5 gomb hív meg.

A csere lapon kattintson a " Tovább >>» -> « Különleges”, válassza a „ Lágy átvitelés cserélje ki egy üres karakterláncra, szóköz nélkül.

A Word 2003 automatikus elválasztási funkcióval is rendelkezik. A következő helyen van telepítve Szolgáltatás» -> « Nyelv» -> « Elválasztás».