A számítógépes programokat elektronikus dokumentumok készítésére használják. Elektronikus dokumentumok készítése

Ma már nem meglepő, ha egy olvasó (felhasználó) a könyvtárba betérve és abban bizonyos időt eltöltve nemcsak hogy nem használja fel az alapját, de még csak kísérletet sem tesz irodalmak megrendelésére. A felhasználók számos igényüket információs szinten elégítik ki, pl. meglehetősen elégedettek az interneten, CD-ROM-on vagy más módon megszerzett bibliográfiai, absztrakt, hivatkozási és egyéb elektronikus információkkal. Ráadásul az elektronikus forrás fejlődése oda vezet, hogy sok olyan könyvtár, amelynek nincs pénze külföldi kiadványok összeállítására, lehetőséget talál arra, hogy megszervezze felhasználói hozzáférését a teljes szövegű elektronikus forrásokhoz, és ezek a tendenciák egyre nagyobb lendületet kapnak (elektron. tudományos könyvtár Az RFBR, a Nyílt Társadalom Intézet elektronikus kiadványai – Oroszország és mások számos könyvtár számára biztosítottak ingyenes hozzáférést több ezer címû külföldi folyóirathoz). Emellett egyre elterjedtebb az elektronikus dokumentum-kézbesítés, amely lehetővé teszi a könyvtárhasználók számára, hogy anélkül, hogy magához a könyvtárba jönnének, munkahelyükről (vagy otthonról) megrendelhetik egy cikk, brosúra, könyvrészlet elektronikus példányát, és azt ügyben átvehetik. pillanatok. Ugyanakkor megjegyzendő, hogy sok könyvtárban a könyvtár internetes oldalának távoli elérésének (látogatásának) száma meghaladja a szokásos fizikai látogatások számát.

A fentiek mind megerősítik, hogy a könyvtárral kapcsolatos régi elképzelések összeomlanak a szemünk előtt. Az olvasó már nem mindig dokumentumért jön a könyvtárba, hanem információért és/vagy elektronikus forrásért. A könyvtár fokozatosan az elektronikus információforrások központjává válik, megőrizve ugyanakkor a felhasználók nyomtatott dokumentumokkal való kiszolgálására szolgáló rendszeres könyvtár funkcióit. A modern könyvtár ezen újdonsága nemcsak jól szemlélteti a modern könyvtári tevékenység egyik fő irányzatát, hanem figyelembe kell venni mind az automatizált könyvtári és információs technológiák fejlesztésének tervezésénél, mind általában a már elavult koncepció felülvizsgálatánál. a hagyományos könyvtár.

Technológiák elektronikus dokumentum létrehozásához

Először is ezt analitikai és szintetikus információfeldolgozási technológiák az ABIS-ben.

Analitikai és szintetikus feldolgozás (ASO) - olyan egyedi folyamatok, amelyek a dokumentumok vagy adatok elemzéséhez kapcsolódó műveleteket vagy műveletcsoportokat tartalmaznak, de nem vezetnek jelentős változáshoz azok tartalmában, szerkezetében és típusában. Az automatizált rendszerekben az ASO végrehajtható kézi, „ember-gép” és tisztán „gépi” (vagyis csak automatizált eszközök felhasználásával) műveletek formájában. A rendezési, írási/újraírási, kódolási, dekódolási, titkosítási/dekódolási, átalakítási stb. műveletek példaként szolgálhatnak az ASO teljesen vagy részben automatizált megvalósítására Az adatfeldolgozás az adatokhoz kapcsolódó heterogén folyamatok általános elnevezése. Megjegyezhető néhány, az adatfeldolgozás típusaival kapcsolatos kifejezés:

• · Integrált adatfeldolgozás - az adatfeldolgozás automatizált rendszerben való megszervezésének elve, amelyben a technológiai lánc különböző szervezeteiben, részlegeiben vagy szakaszaiban korábban végrehajtott folyamatokat vagy műveleteket kombinálják vagy optimalizálják a rendszer hatékonyságának növelése érdekében. Az „integrált adatfeldolgozás” egyik lehetséges célja integrált adatbázisok létrehozása.
• · Elosztott adatfeldolgozás - elosztott rendszerben végzett adatfeldolgozás, amelyben a rendszer egyes technológiai vagy funkcionális csomópontjai önállóan tudnak helyi adatokat feldolgozni és megfelelő döntéseket hozni. Az egyes folyamatok végrehajtásakor a csomópontok elosztott rendszer kommunikációs csatornákon keresztül információt cserélhetnek az adatok feldolgozása vagy a számukra kölcsönös elemzés eredményeinek megszerzése érdekében.
• · Automatizált feldolgozás (adatok/dokumentumok) - (adatok vagy dokumentumok) feldolgozása automatikusan, emberi közreműködés nélkül vagy korlátozottan történik. Az „automatizált feldolgozás” megvalósításának technikai eszköze lehet számítógép vagy egyéb eszközök, gépek.
• · Gépi feldolgozás - adatokon végzett műveletek számítógép vagy egyéb adatfeldolgozó eszközök segítségével.
• · Gépi feldolgozás, adatok előkészítése bevitelre - a dokumentumok analitikai és szintetikus feldolgozásának vagy feldolgozásának szakasza, amely a végleges dokumentumok formalizálásához és tartalmuk munkalapon történő rögzítéséhez kapcsolódik.
• · Rendezés - dokumentumok vagy adatok automatikus vagy kézi elosztása bizonyos kritériumok szerint. A rekordok fájlba hozásához kapcsolódó folyamatok halmaza a legújabb változások ban ben tárgykörben vagy új információt (adatot) kapott. A "fájl frissítése" a következő műveleteket foglalja magában: rekordok megtekintése, új rekordok hozzáadása, meglévő rekordok törlése (törlése) vagy javítása (szerkesztése).

Másodszor ez információs digitalizálási technológiák.

Az információs digitalizálási technológiák közé tartozik:

1. Szkennelés.

Ez a módszer különösen hasznos azok számára, akik meglévő nyomtatott anyagok és illusztrációk alapján készítenek multimédiás alkalmazásokat.

A szkenner a személyi számítógép olyan perifériás eszköze, amely lehetővé teszi az eredeti dokumentumok számítógépbe bevitelét, szöveges dokumentumok, rajzok, diák, fényképek stb. formájában. A szkenner ezeket az információkat elektronikusvá alakítja.

A szkennerek jellemzőinek általános értékelése alapján ezek az eszközök a következő alcsoportokba sorolhatók:

• o Kézi szkennerek.
• o Lapolvasó (pull) szkennerek.
• o Dia - szkennerek.
• o Vetítő szkennerek.
• o Dobszkennerek.
• 2. Adatbevitel a billentyűzetről.

A billentyűzetbevitel egyfajta kézi bevitel. Technológiai eszköz a billentyűzet bevitelét egy munkalap biztosítja. A szövegbevitel a Word szövegszerkesztővel történik, amely a Microsoft által kiadott Office általános néven található a szoftvercsomagban. Úgy tervezték, hogy Windows operációs rendszer alatt futjon.

A Word egy Windows-alkalmazás, amelyet szöveges dokumentumok létrehozására, megtekintésére, módosítására és nyomtatására terveztek, amely kivétel nélkül mindent lehetővé tesz hagyományos műveletek a modern számítástechnika által biztosított szöveg felett:

• o formázatlan alfanumerikus információk beállítása és módosítása;
• o karakterformázás különféle True Type betűtípusok használatával, különféle stílusokban és méretekben;
• o oldal formázása (beleértve a lábléceket és lábjegyzeteket);
• o a dokumentum egészének formázása (tartalomjegyzék és különféle indexek automatikus összeállítása);
• o helyesírás-ellenőrzés, szinonimák kiválasztása és automatikus tördelés.

Harmadszor, ezt digitalizált dokumentumok feldolgozásának technológiái.

A digitalizált dokumentumok feldolgozásának technológiái közé tartozik a karakterfelismerés és azok további szerkesztése.

Optikai karakterfelismerő szoftver – az OCR (Optical Character Recognition) célja, hogy automatikusan bevigye a nyomtatott dokumentumokat a számítógépbe. A felhasználók a gyakorlatban leggyakrabban az ABBYY FineReader optikai szövegfelismerő rendszerét és a Cognitive Technologies Ltd. CuneiForm optikai karakterfelismerő rendszerét használják. Mindkét rendszer megközelítőleg egyenértékű képességekkel rendelkezik, és szinte bármilyen betűtípussal (kivéve a hieroglifákat és az arabot) beírt szövegeket előzetes képzés nélkül felismeri. A programok jellemzője a karakterfelismerés nagy pontossága és a nyomtatási hibákra való alacsony érzékenység.

Az OCR szoftverrendszerek a következők szerint működnek. Tegyük fel, hogy van egy összetett szerkezetű szöveges papírdokumentum, pl. a szövegen kívül a dokumentum táblázatokat, diagramokat, illusztrációkat stb. A szöveget szövegszerkesztővel kell szerkesztenie. A probléma megoldásához el kell helyeznie a dokumentumot a szkennerbe, és létre kell hoznia annak elektronikus másolatát, amely a dokumentum grafikus képe.

A következő lépés a kép szöveggé alakítása. Ez a szakasz nagyon fontos, mivel a szkennelés eredménye egy olyan kép, amely kizárólag egy vagy másik grafikus formátumú fájlba menthető, vagy betölthető feldolgozásra nem szöveggé, hanem valamilyen grafikus szerkesztőbe. A képet közvetlenül beillesztheti egy szövegszerkesztőbe. Szöveges alkalmazásoknál azonban a kép oszthatatlan elem, és nem azonosítható. Így még ha van is szöveg a képen, azt nem lehet szövegszerkesztővel szerkeszteni. Ezért mindenekelőtt a karakterek képét kell szöveggé alakítani, mint olyant, azaz. szövegszerkesztőkben feldolgozható karaktersorozatba.

A FineReader és CuneiForm szoftverrendszerek lehetővé teszik a képek szöveggé alakításának problémáinak megoldását, és a gyakorlati használatra elég erős komplexumok formájában szállítják őket.

Az OCR-rendszerek szövegfelismerésének folyamata a következő.

Először egy grafikus képet kell készítenie a dokumentumról, amit kétféleképpen lehet megtenni - a dokumentum beolvasásával vagy egy kép fájlból való betöltésével. Az alkalmazásszoftver-környezet lehetővé teszi a képek különböző méretarányú megtekintését, valamint bizonyos átalakítások végrehajtását, különösen elforgatását és megfordítását.

A dokumentumfeldolgozás következő szakaszában ezek megjelölésre kerülnek. Ennek a műveletnek az a célja, hogy megmondja az OCR rendszernek, hogy a szöveg hogyan helyezkedik el a képen.

Az automatikus elrendezés eredménye manuálisan javítható - szövegblokkokat hozhat létre és törölhet, mozgathat, beállíthatja a méretüket, oszthatja fel szomszédos blokkokra, sokszögletűvé teheti blokkokat úgy, hogy blokktéglalapokat rögzít hozzájuk vagy blokktéglalapokat vág ki belőlük stb. A blokkokhoz sorszámot lehet rendelni, ami nagyon kényelmes, ha összetett formázott szöveget egyszerű szöveggé kell konvertálnia.

Az elmosódottan vagy nem egyenletes háttérre nyomtatott szövegeknél adaptív szkennelést alkalmaznak, amely bizonyos teljesítményromlás rovására lehetővé teszi a betűk körvonalainak meghatározásának pontosabbá tételét.

Alacsony kontrasztú, halványan nyomtatott dokumentumok felismerésekor a felismerés minősége javítható olyan paraméterek beállításával, mint a fényerő, a kontraszt és a fekete-fehér pontszint küszöbértéke.

A jelölési és felismerési beállítások úgy vannak konfigurálva, hogy az OCR rendszer megfelelően tudja blokkolni a szöveget blokkokra és felismerni. Különösen azt kell jelezni, hogy a felismerni kívánt szöveg mely nyelv(ek)en íródott.

A felismert szöveggel való gyors munka érdekében az OCR rendszer saját szövegszerkesztőt integrál, amely a Windowsba épített WordPad alkalmazásra emlékeztet. A szövegszerkesztő olyan alapvető szövegformázási funkciókat képes támogatni, mint a betűtípusok és stílusok, felső- és alsó indexek, táblázatok, oszlopok, szöveg felett mozgó keretek. A kétes szavak a felismert szövegben egy bizonyos háttérben kiemelésre kerülnek, a szövegszerkesztő pedig eszközöket biztosít a kétes szavak gyors kereséséhez, ami nagyban leegyszerűsíti a felismert szöveg megtekintését és szerkesztését.

Az OCR-rendszerek egyes verziói, például az ABBYY FineReader Corporate Edition integrált együttműködési eszközöket tartalmaznak. A hálózaton való munkavégzés megvalósításához minden számítógépen rendelkeznie kell a program külön példányával.

Ebben az esetben ugyanazzal a csomaggal több számítógépen is meg lehet szervezni a munkát. A rendszer hálózati eszközei képesek nyomon követni az oldalak feldolgozásának folyamatát - hogy kinek milyen az oldala Ebben a pillanatban az oldal megnyitása, beolvasása, felismerése, ellenőrzése stb. Az oldalon egy felhasználó által végrehajtott változtatásokat mindenki láthatja, aki ugyanazzal a csomaggal dolgozik.

Csapatmunka képességekkel is rendelkezik a CuneiForm 2000 Master rendszer, amely magán a CuneiForm 2000 környezeten és egy szövegszerkesztőn kívül tartalmaz egy beépített kötegelt szkennelő és felismerő szoftver egységet, valamint szoftver szkennerek helyi hálózaton történő használatához.

Negyedszer, ez technológiák WEB-dokumentumok létrehozásához.

A webes dokumentumok létrehozásához leggyakrabban használt nyelv a HTML (HyperText Markup Language). Ez a koncepció magában foglalja a hipertext dokumentumok tervezésének különféle módjait, tervezést, hipertext szerkesztőket, böngészőket és még sok mást. A hiperszöveg tökéletes a multimédiás elemek hagyományos dokumentumokba való beépítésére. A gyakorlatban a hipertext fejlődésének köszönhető, hogy a legtöbb felhasználó létrehozhatta saját multimédiás termékét és terjeszthette azokat CD-n. Az ilyen információs rendszerek, amelyek HTML oldalkészletek formájában készülnek, nem igényelnek speciális szoftvereszközök fejlesztését, mivel minden szükséges eszközöket Az adatokkal való munkavégzés a szabvány részévé vált szoftver a legtöbb személyi számítógép. Ezzel a megközelítéssel a felhasználónak csak azt a munkát kell elvégeznie, amely közvetlenül kapcsolódik a fejlesztés alatt álló termék témájához: szövegeket kell készíteni, képeket rajzolni, HTML oldalakat készíteni, és át kell gondolnia a köztük lévő linkeket.

Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot

Diákok, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik a tudásbázist tanulmányaikban és munkájukban használják, nagyon hálásak lesznek Önnek.

közzétett http://www.allbest.ru/

SZÖVETSÉGI OKTATÁSI ÜGYNÖKSÉG

ÁLLAMI FELSŐOKTATÁSI INTÉZMÉNY

UDMURT ÁLLAMI EGYETEM

Jogtudományi, Szociális Menedzsment és Biztonsági Intézet

Középső Humanitárius Jogi Főiskola

Tanfolyami munka

Modernszoftveralapok,használtban benfolyamatTeremtésdokumentumokat

Semakina Irina Vladimirovna

az SPO-O-0611-21(k) csoport tanulói

szakterület "Dokumentáció

kezelés és archiválás”

Vezetője: egyetemi tanár

Volkova A.V.

Izsevszk 2008

Bevezetés

1. Szöveges dokumentumok készítésére szolgáló rendszerek

2. Microsoft Office alkalmazáscsomag

2.1 A Microsoft Office-hoz tartozó alkalmazási programok

2.2 Szövegszerkesztő Microsoft Word

2.3 Microsoft Excel táblázat

3. Automatizálási rendszerek a dokumentáció kezeléséhez

Következtetés

Felhasznált irodalom és források jegyzéke

Bevezetés

Sok-sok évszázadon át az információs technológia fejlődési folyamatban van. Ez a fejlődés bizonyos időszakokban lelassult és szinte észrevehetetlenné vált, bizonyos időszakokban pedig éppen ellenkezőleg, minőségi ugrás következett be, és az emberiség alapvetően új, eddig nem látott eszközöket kezdett alkalmazni az információfeldolgozás, továbbítás és tárolás terén. A dokumentumok szövegeinek elkészítésére szolgáló számítógépek kényelme és hatékonysága számos dokumentumfeldolgozási program létrehozásához vezetett. Ezeknek a programoknak a képességei eltérőek - az egyszerű szerkezetű kis dokumentumok elkészítésére tervezett programoktól a könyvek és folyóiratok gépelésére, tervezésére és teljes nyomtatási előkészítésére szolgáló programokig (kiadói rendszerek).

Szakdolgozatom témája aktuális, hiszen ma már szinte minden dokumentumot elektronikus formában tárolunk és készítünk. Ehhez megfelelő szoftver szükséges.

cél az én tanfolyam munka ez:

- Fontolja meg a dokumentumok létrehozásához használt legnépszerűbb programokat.

- Nézze meg, mely alkalmazásokat tartalmazza a Microsoft Office.

- Dokumentumkezelés automatizálási rendszereinek meghatározása és tanulmányozása.

feladatokat az én tanfolyam munka ez:

- Tekintse meg a szöveges dokumentumok elkészítésének főbb rendszereit, adja meg a szövegszerkesztők, szövegszerkesztők és asztali publikációs rendszerek fogalmát.

- Ismertesse a Microsoft Office alkalmazáscsomagot, a benne található programokat, a Microsoft Word szövegszerkesztő (továbbiakban MS Word) és a Microsoft Excel táblázatkezelő (továbbiakban MS Excel) főbb jellemzőit!

- Fontolja meg a dokumentumkezelés támogatásának főbb automatizálási rendszereit: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office work 2.5", "NauDoc".

A dokumentumok létrehozására szolgáló összes program feltételesen felosztható szöveges és táblázatos dokumentumok előkészítésére szolgáló rendszerekre, valamint irodai automatizálási programokra.

A cél eléréséhez és a problémák megoldásához főként használom folyóiratok, mint például: az „Irodai munka” és a „Titkárügy” folyóiratok, amelyek a „BOSS-Referent” program megvalósításáról szólnak ben. nagy szervezetekés hogyan hatott ez a munkájukra, valamint a NAUMENről és programjairól.

Emellett a dolgozatom megírásakor az „Irodai munka 2.5” automatizált irodai munkarendszert és a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” rendszert használtam. Szervezeti és ügyviteli dokumentumok egységes rendszere.

És a globális hálózatból származó információkat is felhasználtam Internet, ahol a "www.document.ru" webhely információkat tartalmaz a dokumentumfeldolgozás automatizálásáról stb.

A tanfolyami munka olyan felépítésű, amely lehetővé teszi az általam választott téma részletes feltárását és igazolását. Azt is szeretném megjegyezni, hogy a tanfolyami munkám felépítését úgy indokoltam meg, hogy céljaimat optimálisan elérjem és a kitűzött feladatokat megoldjam.

Ez a munka a következőket tartalmazza: bevezetés, három fejezet, következtetés, felhasznált források listája. Az első fejezet a szöveges dokumentumok elkészítésének rendszereivel foglalkozik. A második fejezet a Microsoft Office alkalmazáscsomagról, a harmadik fejezet pedig az automatizált vezérlőrendszereket ismerteti, mint például: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Documentary 2.5" és "NauDoc".

Azt is szeretném megjegyezni, hogy ez a kurzus lehetővé teszi számomra, hogy megszilárdítsam a „Dokumentumtudomány” tudományág elméleti képzése során megszerzett tudást, valamint gyakorlati ismereteket dolgozzak ki és formáljak ebben a témában.

1. Rendszerekkiképzésszövegdokumentumokat

A jelenleg létező szöveges dokumentumok készítésére szolgáló rendszerek jellemzőiben, szövegbeviteli és szerkesztési módszereiben, formázásában és információkiadásában (nyomtatásában), valamint a felhasználói tanulás bonyolultsági fokában jelentősen eltérnek egymástól. Konkrét választás szoftver termék a szövegfeldolgozás számára nagyon döntő pillanat. A különféle szöveg-előkészítő rendszerek lehetővé teszik az informatikával foglalkozó szakemberek számára a számítógép hatékony használatát. A kiválasztási folyamat sok tényezőhöz kapcsolódik, de mindenekelőtt be kell tartani az ésszerű elégesség elvét.

A jelenleg létező szöveges dokumentumok készítésére szolgáló számítógépes rendszerek a funkcionalitás vagy a felhasználási terület szerint osztályozhatók. Például, szöveg szerkesztő, amely bármilyen szimbolikus szöveg bevitelét, módosítását és mentését biztosítja, de elsősorban programnyelvi programszövegek elkészítésére szolgál magas szint, mivel nem igényelnek formázást, azaz a szövegelemek elrendezésének automatikus átalakítását, betűtípus változtatásokat stb.

Szöveg szerkesztő ( szöveg szerkesztő) egy szövegszerkesztő, amely meglehetősen összetett formázást biztosít. Funkcióit tekintve a „Szövegszerkesztő” a beépített Windows „Word Pad” programhoz hasonlítható. Ezzel a programmal a következő formátumú fájlokat nyithatja meg, szerkesztheti, mentheti, nyomtathatja: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT stb. Lehetőség van a szöveg balra, jobbra vagy középre igazítására, bekezdés (felsorolás) beszúrására, 1 változtatás visszagörgetésére, félkövér, dőlt vagy aláhúzott szöveg bevitelére, betűtípus kiválasztására, karaktereinek kiválasztására, módosítására, színezésére, méretére. A szöveget az első sor és a bekezdés behúzásával formázhatja. Ez a program nem működik a szövegbe ágyazott képekkel - a beágyazott képek elérhetők: dokumentum megnyitása, mint például az RTF formátum, nem kerülnek mentésre. A dokumentum begépeléséhez használt betűtípus alapértelmezés szerint „Times New Roman”. Bármilyen más, az operációs rendszer számára elérhető betűtípusra módosítható. A dokumentum kinyomtatása az „amit látok, azt kapok” elv szerint a nyomtató-illesztőprogram párbeszédpanel, amely lehetővé teszi a nyomtató optimális kiválasztását, a nyomtatás beállítását.

A képernyő-szerkesztő eredménye egy fájlként jelenik meg, amelyben minden karakter a kódtábla karakterei ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) 31-nél nagyobb kódokkal és újsor karakterekkel. Az ilyen fájlokat ASCII-fájloknak nevezzük.

A kezelési módszerektől és a szolgáltatási képességektől eltérően minden szövegszerkesztő ilyen vagy olyan formában lehetővé teszi:

Írjon be szöveget kijelzővel a videoterminál képernyőjén, legfeljebb 200 karakterből;

Javítsa ki a hibás karaktereket csere módban;

Karaktercsoportok (szavak) beszúrása és törlése egy karakterláncon belül anélkül, hogy a karakterlánc változatlan részét lefordítaná, de beszúrási módban teljesen balra/jobbra tolná:

Egy vagy több sor törlése, másolása vagy másolása a szövegben;

Bontsa ki a meglévő szöveg sorait egy új töredék beszúrásához;

Sorcsoportok beszúrása más szövegekből;

Egy adott karaktercsoport összes előfordulásának észlelése (kontextus);

Cserélje le az egyik kontextust egy másikra, esetleg különböző hosszúságúra;

Mentse el a begépelt szöveget a későbbi módosításokhoz;

Nyomtasson szöveget a nyomtatókra különböző típusok szabványos nyomtatási programok egy betűtípussal a dokumentumon belül.

A számos elérhető képernyő-szerkesztő közül kiemelhető " Norton szerkesztő "(Peter Norton Computing Inc.), " haver» (Borland cég), « rövid» (Solution Systems Company), többfunkciós többablakos szerkesztő « Több - Szerkesztés » (American Cybernetics Inc.). Ugyanebbe a kategóriába tartozik szerkesztőkTurbó rendszerek. A Turbo rendszerek széles skálája kényelmes integrált eszközök a programok létrehozásához, fordításához, hibakereséséhez és végrehajtásához olyan népszerű programozási nyelveken, mint pl. ALAPVETŐ, Pascal, Xi, Prológus, szerelő. A Turbo-systems kötelező összetevője egy szerkesztő, amely bőséges lehetőséget kínál programszövegek létrehozására és frissítésére. A Turbo-systems szerkesztőinek parancsai a népszerű program parancsain alapulnak " Szócsillagés erősen szabványosított.

Amikor a felhasználó fő feladata természetes nyelvű szövegek előkészítése ezeknek a dokumentumoknak a nyomtatásához és kinyomtatásához, a szerkesztői műveletek körét jelentősen ki kell bővíteni, és a szoftvertermék új minőségbe - egy szöveg-előkészítő rendszerbe (termék) amely megfelel az angol "szövegszerkesztő" kifejezésnek). Az ilyen dokumentumfeldolgozó programok olyan szövegekkel való munkavégzésre összpontosítanak, amelyek dokumentumszerkezettel rendelkeznek, azaz bekezdésekből, oldalakból és szakaszokból állnak. A természetes nyelvű szövegek előkészítésére szolgáló rendszerek között három nagy osztály, de meglehetősen elmosódott határokkal: formázók, szövegszerkesztők és asztali kiadók.

Az elkészített dokumentum gépen belüli felépítése alapján a következő megközelítést lehetne javasolni a szövegelőkészítő rendszerek osztályozására. Például olyan rendszerek, mint:

formázó egy olyan szövegelőkészítő rendszer, amely nem használ speciális kódokat a szöveg belső megjelenítésére, kivéve a szabványosakat: sor vége, kocsi vissza, lap vége (ASCII fájlokkal működik).

szövegszerkesztő egy olyan szövegelőkészítő rendszer, amely belső reprezentációjában magát a szöveget látja el speciális kódokkal - jelölés. Alapvetően a képernyőszerkesztők és a szövegszerkesztők rendeltetésükben különböznek egymástól: az előbbiek ASCII fájlokat hoznak létre, amelyeket azután fordítók vagy formázók dolgoznak fel, utóbbiak szövegek előkészítésére szolgálnak, utólagos papírra nyomtatással, így a szövegábrázolás formájának nagy jelentősége van.

A szövegszerkesztők speciális funkciókkal rendelkeznek, amelyek megkönnyítik a szövegbevitelt és a nyomtatott formában történő megjelenítést. Ezen funkciók között a következő funkciók különböztethetők meg:

- szövegbevitel formázási funkciók vezérlése alatt, amelyek azonnali változtatást tesznek lehetővé egy oldal szöveg képernyőn való megjelenésében és a rajta lévő szavak elrendezésében, ami hozzávetőleges képet ad a szöveg papíron való tényleges helyéről nyomtatás után;

- a leendő dokumentum szerkezetének előzetes leírása, amely olyan paramétereket állít be, mint a bekezdések behúzásának mennyisége, a különböző szövegelemek betűtípusának típusa és mérete, a címsorok elhelyezkedése, sorköz, szöveges oszlopok száma, helye és a lábjegyzetek számozásának módja stb.:

- automatikus helyesírás-ellenőrzés és tippek lekérése a szinonimák kiválasztásakor;

- lépjen be a táblázatok és képletek szerkesztésébe úgy, hogy azok megjelenjenek a képernyőn abban a formában, amelyben kinyomtatni fogják;

- dokumentumok kombinálása a szöveg nyomtatásra való előkészítése során;

- automatikus tartalomjegyzék és betűrendes hivatkozás.

A legtöbb szövegszerkesztő képes személyre szabni a számítógép hardverkonfigurációját, például a grafikus kártya és a monitor típusát. Szinte minden szövegszerkesztő egyedi adatszerkezettel rendelkezik a szöveg megjelenítésére, ami azzal magyarázható, hogy a szövegben további információkat kell tartalmazni, amelyek leírják a dokumentum szerkezetét, a betűtípusokat és hasonlókat, mivel minden szónak vagy akár karakternek megvan a maga különlegessége. jellemzők. Ezért az egy szövegszerkesztővel készített szöveg általában nem olvasható, és ezért nem szerkeszthető és nem nyomtatható más szövegszerkesztővel. A szöveges dokumentumok kompatibilitásának biztosítására az egyik szövegszerkesztő környezetből a másikba történő átvitel során egy speciális szoftver - konverterek, amelyek garantálják a kimeneti fájl szövegszerkesztő formátumban történő fogadását - a dokumentum címzettje . A konverter program a bemeneten egy formátumban kap információt, és munkája eredményeként egy másik (szükséges) formátumú fájl formájában adja ki az információt. A szövegszerkesztő rendszerek további fejlesztése oda vezetett, hogy az önálló konverter programok gyakorlatilag megszűntek, és a szövegelőkészítő rendszer szerves részévé váltak. Ma a szövegszerkesztő programok legfényesebb képviselői beépített konverziós modulokon keresztül támogatják a népszerű fájlformátumokat.

A jelenleg létező szövegszerkesztők lényegesen eltérnek egymástól jellemzőiben, szövegbeviteli és -szerkesztési képességeiben, formázásában és nyomtatásában, valamint a felhasználói tanulás összetettségének fokában.

Inkább feltételesen ezek az eszközök feloszthatók 2 kategóriákat .

Nak nek 1 kategóriákat olyan szövegszerkesztőket tartalmaznak, amelyek lehetővé teszik összetett és nagy dokumentumok, köztük könyvek elkészítését és nyomtatását. Ezek közé tartozik a "WinWord", "WordPerfect", "ChiWriter", "WordStar 2000", "AmiPRO", "T3". A legnépszerűbb hazai termék ebben az osztályban a szövegszerkesztő " Szókincs”, támogatása és további fejlesztése, amelyet az Arsenal végez.

Szövegszerkesztők 2 kategóriákat és lényegesen kevesebb képességgel rendelkeznek, de kényelmesebb a használatuk, gyorsabban működnek és kevesebb RAM-ot igényelnek, valamint lényegesen alacsonyabbak a költségek. A kifejezetten vezetők számára készült szövegszerkesztő rendszerek egyszerűbbek és könnyebben használhatók. Ebbe a kategóriába tartoznak a „Túl a Word Writeren”, „Professzionális írás”, „Symantec Just Write”, „DacEasy Word”.

Az asztali kiadók a szövegeket a poligráfia szabályai szerint, tipográfiai minőségben készítik el. Ahogy a szövegszerkesztők nem a formázók "fejlesztései", úgy az asztali publikálás sem a szövegszerkesztők fejlettebb folytatása, mivel teljesen más célt szolgálnak. A desktop publishing rendszerek ('desktop publishing') valójában egy elrendezési eszköz, az ebbe az osztályba tartozó programok nem annyira nagy dokumentumok készítésére szolgálnak, hanem különféle nyomtatási effektusok megvalósítására, azaz egy asztali kiadói program megkönnyíti a munkát. a szöveg manipulálására, az oldalformátumok, a behúzás méretének megváltoztatására, lehetővé teszi a különböző betűtípusok kombinálását, az anyaggal való munkát addig, amíg teljesen elégedett nem lesz mind az egyes oldalak (sávok), mind a teljes kiadvány megjelenésével.

Az 1. fejezet zárásaként elmondom, hogy a szövegszerkesztőket ma már alig használják, mert sokkal kevesebb funkcióval rendelkeznek, mint a legtöbb felhasználó számára elérhető szövegszerkesztők és asztali publikációs rendszerek. A dokumentumtudomány oldaláról ez annak is köszönhető, hogy a szövegszerkesztők nem látják el a sablonkészítés funkcióját, ami nagyban megkönnyíti és felgyorsítja a dokumentumok létrehozásának munkáját.

2. CsomagalkalmazottprogramokatMicrosofthivatal

2.1 Alkalmazottprogramok,beérkezőban benMicrosofthivatal

Napjainkban a Microsoft szoftvertermékei (a továbbiakban: MS) jelentik az irodai munka „de facto” szabványát. Nehéz olyan intézményt, vállalkozást, céget találni, amelynek irodájában Windows operációs rendszerrel (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) és MS Office alkalmazáscsomaggal ellátott számítógépek lennének.

Népszerű szoftvercsomag - Microsoft Office 2003 , amely az „MS Word 2003”, „MS Excel 2003”, „MS Outlook 2003” és „MS PowerPoint 2003” szabványkészletet tartalmazza. A használathoz tartozik egy nemrég kiadott szoftvercsomag is Microsofthivatal2007 , beleértve a frissített: "MS Word 2007", "MS Excel 2007", "MS Outlook 2007" és "MS PowerPoint 2007" stb.

A "Small Business" verzióban - a "PowerPoint 2003" helyett az "MS Office Publisher 2007" kiadói csomag, a "Professional" verzió tartalmazza a standard készletet és a "Small Business" kiegészítőket is, valamint adatbázist is tartalmaz. eszköz (DBMS ) Access 2003. De a frissített "Power Point 2007" is használatos. A legtöbb teljes verzió A Premium tartalmazza a Photo Draw 2003 üzleti grafikus csomagot és a Front Page 2003 webhelykészítőt is. Az utolsó két program angol nyelvű változata. A készlet ingyenes alkalmazásként tartalmazza az "Internet Explorer 5.0" programot - egy sor programot az interneten való munkához.

Az MS Office programcsomagban a legvonzóbb az, ami ezeket az alkalmazásokat összekapcsolja: ezeknek a programoknak közös menüje és gombkészletei vannak, amelyek nagyon hasonlóak. Azáltal, hogy megtanulja, hogyan kell dolgozni az egyik alkalmazással, jelentősen előrehalad a többi alkalmazás tanulmányozásában. A szoftvercsomag fő ötlete az interneten való munkavégzés. Ha korábban az MS Word és az MS Excel elsősorban arra koncentrált, hogy az elkészített dokumentumot papírra nyomtatják, akkor most a fejlesztők azt feltételezik, hogy az elkészített dokumentumot elsősorban e-mailben küldik el, vagy felteszik az internetre. Ennek érdekében az MS Office fejlesztői egy másik fájlformátumot is beépítettek a termékbe - HTML, amely a tartalom internetes közzétételének szabványa. A dokumentumok HTML formátumban történő mentése lehetővé teszi a dokumentumok megtekintését azok számára is, akiknek nincs MS Office a számítógépükön. Az ilyen dokumentumok megtekintéséhez most már elegendő az Internet Explorer, amely a szabványos Windows-csomagban található. Egy modern iroda számára meglehetősen gyakori az a helyzet, amikor a dokumentumokat nemcsak oroszul és angolul, hanem más nyelveken is elkészítik (német, spanyol, francia, arab, japán stb.).

Microsoft Access 2003 egy relációs adatbázis. A program középpontjában a táblázatok állnak. A Microsoft Access (továbbiakban MS Access) abban különbözik az MS Exceltől, hogy az MS Excellel ellentétben az MS Access DBMS lehetővé teszi az egymással összefüggő táblázatok egész rendszerével való munkát. Az MS Access DBMS-ben képleteket, rendezést, az egyes cellák közötti kapcsolatokat és azok formázását használják a táblázatokkal való munka során. Ha egyszerre több adatbázistáblából kell kinyerni a szükséges adatokat, akkor létrehozhatunk egy lekérdezést, miközben a képernyőn a cellák a megadott sorrendbe kerülnek. A lekérdezés eredményei a Jelentés eszközzel nyomtathatók. A jelentés egy táblázat a kért adatokkal, a terv a javasolt sablonok közül választható.

A Microsoft Office programok képességei speciális modulok – kiegészítők – segítségével bővíthetők. Az ilyen programok között egyaránt megtalálhatóak komoly kereskedelmi csomagok (például Orfo helyesírás-ellenőrző, Lingvo elektronikus szótárak, PROMT fordító), és a hétköznapi felhasználók által készített kis ingyenes "makrók".

2.2 SzövegprocesszorMicrosoftSzó

MicrosoftSzó- minden iroda alapja és talán a legszükségesebb és legnépszerűbb program mindenben Microsoft Office .

Microsoft Word lehetővé teszi a szöveg bevitelét, szerkesztését, formázását és tervezését, valamint helyes elhelyezését az oldalon. Ezzel a programmal grafikákat, táblázatokat és diagramokat illeszthet be a dokumentumba, valamint automatikusan kijavíthatja a helyesírási és nyelvtani hibákat. Szövegszerkesztő Az MS Word számos egyéb funkcióval rendelkezik, amelyek nagyban megkönnyítik a dokumentumok létrehozását és szerkesztését.

A program számos olyan funkciót kínál, amelyek időt és erőfeszítést takarítanak meg a dokumentumok létrehozásához. Ezek között vannak olyan funkciók, mint:

AutoText - gyakran használt szavak, kifejezések vagy grafikák tárolására és beszúrására;

- stílusok teljes formátumkészletek egyszerre történő tárolására és beállítására;

- egyesítés soros levelek létrehozásához, borítékok és címkék nyomtatásához;

- makrók - gyakran használt parancsok sorozatának végrehajtása;

- „varázslók” - professzionálisan megtervezett dokumentumok létrehozásához.

Az MS Word for Windows segítségével táblázatokat, diagramokat hozhat létre. Az MS Word for Windows egy képletszerkesztővel is rendelkezik, amely lehetővé teszi különböző összetettségű képletek bevitelét. Az MS Word lehetővé teszi a helyesírás ellenőrzését. Ellenőrzéskor a dokumentum minden egyes szavát összehasonlítják egy speciális szótárban található mintákkal. Ha a szó nem található a szótárban, megnyílik egy párbeszédpanel, amelyben elvégezheti a szükséges javításokat. Amikor dokumentumokkal dolgozik, gyakran meg kell ismételnie ugyanazon szövegrészek bevitelét. MS Word-ben elég egyszer beírni őket, majd egyedi névvel készíteni egy AutoText elemet, majd a szükséges számú alkalommal beszúrni bárhová a dokumentumban. Sok alkalmazottnak gyakran szabványon alapuló dokumentumokat kell létrehoznia egységes formák vagy a szervezeten belül kidolgozott és jóváhagyott nyomtatványok, valamint különböző típusú, azonos típusú dokumentumok (soros levelek, tanúsítványok stb.). Az ilyen típusú dokumentumok elkészítésének automatizált módszerével két lehetőség közül választhat:

1) hozza létre a szükséges űrlapot dokumentum formájában (például egy „.doc” kiterjesztésű fájl lesz), majd módosítsa a szöveg változó részét;

2) készítse el a szükséges űrlapot sablon formájában (".dot" kiterjesztésű fájl), majd a kidolgozott sablon alapján készítsen új dokumentumokat, és töltse ki a változó szövegrészt tartalmazó mezőket.

A sablon egyfajta sablon bizonyos tulajdonságokkal, amelyek stílusok, sablonszövegek, makrók, billentyűparancsok, további menüelemek és egyéni eszköztárak gyűjteményét foglalják magukban egy külön fájlban „.dot” kiterjesztéssel.

A sablonokat a következőkre használják:

~ a szervezet összes alkalmazottja munkájának szabványosítása és egységesítése szabványos és hasonló típusú dokumentumokkal. Minden dolgozó egységes sablonok alapján készíti el a dokumentumokat (.dot kiterjesztésű fájlok), miközben a sablonokat úgy kell elkészíteni, hogy a sablon szövegét a felhasználók ne szerkeszthessék, fejléces papíron csak változó információkat tartalmazó beviteli mezőket.

~ a nagyszámú címzett számára kiosztásra szánt soros dokumentumok elkészítésének hatékonyságának javítása. Az ilyen dokumentumok sablonokból jönnek létre az összevonás funkcióval.

Egyesítéssel olyan dokumentumszövegek jönnek létre, amelyek fix, változatlan részt (sablont) és változó szövegtöredékeket (kitöltés) tartalmaznak, pl. tipikus szöveg (stencil) összevonása a kitöltendő információval

2.3 TáblázatosprocesszorMicrosoftexcel

szöveges dokumentumszerkesztő automatizálási vezérlés

Alkalmazási terület Microsoft excel nagyon széles. Először is ezek a számviteli és mérnöki számítások, különféle összefoglalók, grafikonok, árlisták készítése és még sok más.

Amikor a Microsoft Excel for Windows programmal dolgozik, tiszteletben kell tartani az „amit lát, azt kap” vagy az angol változatban a „WYSIWYG” (What You See Is What You Get) elvet. Ez tagadhatatlanul megkönnyíti az Excellel való munkát, és sok hibát elkerül.

Ezenkívül az MS Excel számos szolgáltatási funkcióval rendelkezik. Ez szövegbevitel és helyesírás-ellenőrzés, rajzolás, adatok exportálása és importálása. A nyomtatás módja is nagyon rugalmas. Kinyomtathatja az összes oldalt egyszerre, vagy kinyomtathatja a munkafüzet oldalainak csak egy részét.

Az MS Excel főbb funkciói:

v Kontextus súgó. Meghívható a helyi menüből vagy az ikon menüben a megfelelő gomb megnyomásával.

v Súgórendszer. Hipertext formájában van megszervezve, és lehetővé teszi a kívánt téma egyszerű és gyors keresését.

v Műveletek többváltozós végrehajtása. Szinte minden művelet elvégezhető a három vagy négy módszer egyikével, amelyek közül a felhasználó kiválasztja a legkényelmesebbet.

v Helyi menü. Kibővíthető a kiválasztott objektumon lévő (általában jobb oldali) "egér" gombbal. Például a táblázat azon helyéről beszélünk, ahol a felhasználó éppen dolgozni fog. Az adott helyzetben leggyakrabban használt feldolgozási funkciókat a helyi menü gyűjti össze.

v Ikon menü. A leggyakrabban használt parancsok a menüsor alatt található ikonoknak felelnek meg. Ikon menüt alkotnak. Ha az egérgombbal egy ikonra kattintunk, a hozzá tartozó parancs végrehajtásra kerül. A piktogramos menük testre szabhatók.

v Munkacsoportok vagy munkamappák. Kényelmes a dokumentumokat munkamappákba egyesíteni, és egy egészként kezelni, amikor másolásról, letöltésről, szerkesztésről vagy egyéb eljárásokról van szó. A táblázat alján található egy betűrendes index (kisbetű), amely hozzáférést biztosít a munkalapokhoz. A felhasználónak lehetősége van a mappában található lapokat elnevezni (az alfabetikus index helyett), ami vizuálissá teszi a regiszter tartalmát, ezáltal megkönnyíti a keresést és a dokumentumról dokumentumra való átmenetet.

v Eszközök a képernyő és a táblázatok tervezéséhez és módosításához. A munkaablak megjelenése és a képernyőn megjelenő felület egyéb elemei a felhasználó igényeinek megfelelően határozhatók meg, a kezelést a lehető legkényelmesebbé téve. Ilyen funkciók közé tartozik a képernyő felosztása több ablakra, a sorok és oszlopok fejléceinek rögzítése stb.

v Táblázatok tervezésére és nyomtatására szolgáló eszközök. A felhasználó kényelmét szolgálja minden olyan funkció, amely a táblázatok nyomtatását biztosítja, mint például az oldalméret kiválasztása, a lapozás, az oldalmargó méretének beállítása, a fejlécek és láblécek tervezése, valamint a kapott oldal előnézete.

v Munkalaptervező eszközök. Az Excel bőséges lehetőséget kínál a táblázatok, betűtípusok és stílusok formázására, az adatok cellán belüli igazítására, a cella és a betűtípus háttérszínének kiválasztására, a sorok magasságának és oszlopszélességének módosítására, különféle típusú keretek rajzolására, a cellán belüli adatformátum beállítására. (például: numerikus, szöveges, pénzügyi, dátum stb.). Valamint az automatikus formázás – a táblázatok tervezésének különféle módjai már be vannak építve a rendszerbe, és a felhasználónak lehetősége van kiválasztani a meglévő módszerek közül a legmegfelelőbb formátumot.

v Sablonok Az MS Excel, akárcsak az MS Word, lehetővé teszi munkalapsablonok létrehozását, amelyek segítségével nyomtatványokat generál levelekhez és faxokhoz, valamint különféle számításokhoz. Ha a sablont más felhasználóknak szánják, akkor engedélyezheti az ilyen űrlapok kitöltését, de megtilthatja az űrlap megváltoztatását.

v Adat-összerendelés. Az abszolút és relatív címzés minden táblázatkezelő processzor jellemzője, beleértve modern rendszerek Ah, lehetővé teszik, hogy egyszerre több táblával dolgozzon, amelyek így vagy úgy kapcsolódhatnak egymáshoz. Például háromdimenziós hivatkozások, amelyek több lappal egymás után dolgoznak; munkalapok konszolidációja, amely összegeket és átlagokat kezel, és statisztikai feldolgozást végez, ha ugyanazon munkalap különböző területeiről, több munkalapról, sőt több munkafüzetről is adatokat használ.

v Számítások. A számítások kényelme érdekében az MS Excel beépített funkciókkal rendelkezik, nevezetesen: matematikai, statisztikai, pénzügyi, dátum- és időfüggvények, logikai és mások. A függvényvarázsló lehetővé teszi a kívánt függvény kiválasztását, és az értékek helyettesítésével megkapja az eredményt.

v Üzleti grafika. Nehéz elképzelni egy modern táblázatkezelő processzort különféle típusú kétdimenziós, háromdimenziós és vegyes diagramok készítésének képessége nélkül. Az MS Excelben több mint 20 különböző típusú és altípusú diagram készíthető. A diagramok tervezésének változatos és elérhető módjai is vannak, például jelmagyarázatok és adatcímkék beszúrása és tervezése, tengelyek tervezése (rácsvonalak beszúrásának lehetősége) és mások. Ezen túlmenően hatékony eszközök állnak rendelkezésre az üzleti grafika felépítéséhez és elemzéséhez, mint például hibasávok beillesztése, trendábrázolás lehetősége és trendvonal-függvény kiválasztása.

v MS Excel adatbázis-funkciók végrehajtása. Ez a funkció biztosítja a táblák kitöltését ugyanúgy, mint az adatbázis kitöltését (azaz képernyő űrlapon keresztül), az adatvédelmet, a kulcsok vagy több kulcs szerinti rendezést, az adatbázis lekérdezések feldolgozását, a pivot táblák létrehozását. Ezenkívül olyan külső adatbázisok feldolgozására szolgáló eszközöket tartalmaz, amelyek lehetővé teszik például a „dBase” vagy „PARADOX” formátumban létrehozott fájlokkal való munkát.

v Szimuláció. A paraméterek kiválasztása és a modellezés - a táblázatkezelő processzor egyik legfontosabb jellemzője. Egyszerű technikák segítségével számos problémára lehet optimális megoldást találni. Az optimalizálási módszerek az egyszerű illesztéstől a lineáris optimalizálásig terjednek, számos változóval és megszorítással. A modellezés során időnként kívánatos a köztes eredmények, megoldások mentése. Ehhez szkriptek jönnek létre, amelyek a megoldandó probléma leírását jelentik.

v Makró programozás. A gyakran ismétlődő műveletek végrehajtásának automatizálásához kényelmes a beépített makró programozási nyelv használata. Külön makrók és makró funkciók. A makróparancsoknak köszönhetően leegyszerűsödik az MS Excellel végzett munka, és bővül a saját parancsok listája. A makrófüggvények segítségével definiálják saját képleteiket, függvényeiket és ezzel bővítik a rendszer által biztosított függvénykészletet. A legegyszerűbb formájában a makró billentyűleütések, mozgások és egérkattintások rögzített sorozata. Egy ilyen szekvenciát a "reprodukció" kap, mint egy magnófelvétel. Feldolgozható és valahogy megváltoztatható, például ciklus, átmenet, szubrutin megszervezésére.

Így a Microsoft Office alkalmazáscsomag olyan programokat tartalmaz, amelyek lehetővé teszik szöveges dokumentumok, táblázatkezelő dokumentumok, adatbázisok, prezentációk létrehozását, grafikával, e-mailekkel stb. Vagyis az MS Office szinte bármilyen dokumentum létrehozását lehetővé teszi. Jelenleg a Microsoft Office szinte minden számítógépre telepítve van, függetlenül attól, hogy a számítógép otthon vagy egy szervezetben van. A Microsoft Office azért kapott ilyen disztribúciót, mert ez az első olyan alkalmazáscsomag, amely ilyen mennyiségű szolgáltatást tartalmazott, miközben teljesen eloroszosodott és könnyen használható.

A Microsoft Wordbe és MS Excelbe beépített „Visual Basic” programnak köszönhetően a felhasználó maga programozhatja a hiányzó funkciókat. Vagyis ezeknek a programoknak az az előnye, hogy a csomag szerzői által már létrehozott összes kényelmi szolgáltatás mellett a felhasználó maga bármilyen programot adaptálhat magának a kényelmes munkavégzéshez: megváltoztathatja a színt, a léptéket, gyakran mozoghat. használt gombok az eszköztárhoz, sablonok létrehozása , új szolgáltatások létrehozása stb.

3. Rendszerekautomatizálásdokumentációbiztosítsa

menedzsment

Valamennyi vállalkozás tulajdonosi formától, mérettől és szerkezettől függetlenül törekszik tevékenysége hatékonyságának javítására. E cél elérése felé fontos lépés a fő irányítási eljárások optimalizálása, különös tekintettel a korszerű irodai és dokumentumkezelő rendszerek kialakítására a vállalatnál.

A racionális dokumentumkezelés az alkalmazottak termelékenységének növekedéséhez vezet, megkönnyíti a vezetői döntések meghozatalához szükséges információkhoz való hozzáférést, javítja a teljesítményfegyelmet, és ennek következtében a menedzsment minőségének általános javulását.

A menedzsment dokumentálását támogató automatizálási rendszer bevezetése "BOSS - Referens" jelentősen javítja a vállalkozások és szervezetek munkafolyamatait.

A rendszer bevezetésének eredménye:

§ a bejövő/kimenő levelezés és belső dokumentáció feldolgozási idejének csökkentése;

§ munkaidő megtakarítása a dokumentumokkal való munkához;

§ a dokumentumok jóváhagyására és jóváhagyására vonatkozó eljárások felgyorsítása;

§ a teljesítményfegyelem javítása, az utasítások végrehajtásának ellenőrzése;

§ a dokumentumok gyors és kényelmes nyilvántartása;

§ Rendezvénytervezési folyamatok fejlesztése.

Az IT Zrt. által kifejlesztett BOSS-Referent irodaautomatizálási rendszer és dokumentumáramlás bevezetésének tapasztalatai azt mutatják, hogy rövid időn belül kézzelfogható előnyökhöz és valós gazdasági hatáshoz jutnak a különböző méretű és tulajdonformájú vállalkozások, szervezetek.

A közelmúltban a NAUMEN az irodai automatizálási rendszerek viszonylag kis piacán jelent meg NauDoc szoftverével, amely számos jelentős eltérést mutat a felhasználóknak korábban kínálttól. A program lehetővé teszi a rendszerben tárolt sablonok alapján előre meghatározott tervezést és szabványos (sablon) szövegeket tartalmazó dokumentumok létrehozását a vezetési alaphelyzetekhez, ami leegyszerűsíti és felgyorsítja a dokumentumok létrehozását, biztosítja azok egységes kialakítását az előírásoknak megfelelően. GOST R. 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. Szervezeti és ügyviteli dokumentumok egységes rendszere.

Grafikus felhasználói felület NauDoc lehetővé teszi, hogy gyorsan váltson egyik munkatípusról a másikra, és a következő összetevőket tartalmazza:

1. Fő tartalom blokk.

2. Navigációs sáv.

3. Eszköztár dokumentumok kezeléséhez.

A program biztosítja, hogy bármely dokumentum ellenőrzés alá vonható: a végrehajtásért felelős, az ellenőrzésért felelős kijelölésre kerül, a végrehajtás végső ellenőrzése támogatott.

A felhasználói jogok megkülönböztetése lehetővé teszi a bizalmas dokumentumok további védelmét. Természetesen a NauDoc program, mint minden más program, nem ideális megoldás. Például egyes esetekben terminológiája eltér a hazai irodai munkában használt hagyományos kifejezésektől.

Ahol szükséges nagy mennyiségű dokumentum feldolgozása, összetett keresés bennük, elosztott archívumok karbantartása, - versenyen kívül "DOC nyitva".

"DOC nyitva" a következő feladatok megoldását teszi lehetővé:

~ integráció dokumentumkészítő programokkal;

~ az összes bejövő és elkészített dokumentáció nyilvántartása;

~ az iratok mozgásának és a munkavégzésnek az ellenőrzése;

~ a dokumentumok előadók közötti mozgásának felgyorsítása;

~ a dokumentáció biztonságának biztosítása;

~ az információs és referenciamunka javítása, a keresés és az irattárból kérésre történő beszerzés idejének csökkentése;

~ a beszámolási dokumentumok elkészítésének automatizálása.

Az elektronikus irodai munka rendszerének jellemzője - teljes integráció az összes elterjedt irodai programmal. Könyvelés, dokumentumok tárolása, gyors keresése. A „DOCs Open” egyidejűleg biztosítja azok létrehozását és megtekintését az összes általános irodai alkalmazásban.

Az InterTrust vállalati információs rendszert kínál "Céges média" alapján épült « lótusz jegyzetek » .

A "CompanyMedia" lehetővé teszi számos alkalmazott feladat megoldását a dokumentációkezelés területén. Arra szánják közintézményekés kereskedelmi szervezetek, amelyek tevékenysége szabályozott; ideális olyan vállalatok számára, amelyek strukturális részlegei jelentős területi távolságra vannak. A „CompanyMedia” lehetővé teszi, hogy „végponttól végpontig” irodai munkát hozzon létre bármilyen összetettségű vállalkozások hálózatában, és a rendszer nyomon követi egy dokumentum mozgását nemcsak egy vállalkozáson belül, hanem azok között is.

Lehetőség biztosított:

Globális megfigyelés lebonyolítása;

Az irányítási hierarchia bármely mélységére kiterjedő megbízások létrehozása;

Dokumentumok kiválasztása meghatározott és nem bonyolult rendszer szerint;

A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése és horizontális információs kapcsolatok fenntartása egy vagy több vállalat különböző részlegeinek alkalmazottai között.

Rendszer "Irodai munka 2.5" helyi és hálózati módban is működhet. Szoftver csomag lehetővé teszi egy vállalkozás vagy szervezet irodai munkájának folyamatának automatizálását, függetlenül a tevékenység típusától. A program segít megszervezni a bizonylatok lebonyolításának elszámolását és ellenőrzését a meglévő szabványok és előírások alapján.

Ennek a programnak a fő funkciói a következők:

Dokumentumok nyilvántartására, szerkesztésére és archiválására vonatkozó műveletek;

Dokumentumvégrehajtás ellenőrzése; - dokumentumok létrehozása különféle célokra a meglévő szabványos sablonok szerint;

Saját dokumentumsablonok létrehozása Microsoft Office 2003 vagy MS Office 2007 használatával;

Riportok készítése és kinyomtatása, amelyek lehetővé teszik az irodai munka állapotának felmérését a vállalatnál;

Dokumentumok elszámolása naplóbejegyzéssel;

E-mailben érkezett vagy elküldött dokumentumok nyilvántartása.

A "Dokumentáció" szervezet dokumentumáramlásának automatizálására szolgáló alkalmazásblokk célja, hogy automatizálja a dokumentumokat támogató szolgáltatások munkáját vállalkozások és szervezetek számára a követelmények alapján. Állami Rendszer Dokumentációkezelési támogatás (GSDOU).

A blokkmodulok a következőket biztosítják:

Nyilatkozat a dokumentumok ellenőrzéséről és a vezetőségi határozatokról;

A szervezet alkalmazottai teljesítményfegyelmének statisztikai elemzése;

automatikus szállítás elektronikus dokumentumokat előadóművészek;

dokumentumtervezetek elkészítése, záradékolása és szétosztása;

a szervezet dokumentumaiból elektronikus könyvtár (archívum) létrehozása.

Modul „Irányítási dokumentumok” célja, hogy megszervezze a szervezet összes bejövő, kimenő és belső dokumentumának elszámolását regisztrációs és ellenőrzési kártyák alapján. A modul olyan mechanizmusokat valósít meg, amelyek nyomon követik a dokumentumok végrehajtását, a vezetői határozatokat, a szervezet alkalmazottainak teljesítményfegyelmét stb. A modul a dokumentációt támogató szolgáltatások különféle beszámolóinak és standard számviteli bizonylatainak automatikus elkészítését biztosítja.

Modul "A polgárok felhívásai" célja az irodai munka elvégzése magánszemélyek kérelmei alapján, a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése és a válaszdokumentumok elkészítése.

Modul „Munkadokumentumok könyvtára” dokumentumok elkészítésére, osztályozására (elektronikus mappákban való elhelyezésére), kontextus szerinti információkeresésre és dokumentumok nyomtatására szolgál. A modul tetszőleges tartalmú dokumentumok tárolására használható, mint például: előírások szervezetek, referenciaanyagok, dokumentumtervezetek elkészítése stb.

Modul "Szervezeti adminisztratív dokumentumok" célja a szervezet adminisztratív és jelentési dokumentumainak elkészítésének automatizálása, valamint a megrendelések, utasítások és utasítások végrehajtásának ellenőrzése.

Modulok "Megegyezés" és "Bevezetés" a szervezeti és adminisztratív dokumentumok elkészítésének automatizálására készült.

A modulok a dokumentumok tervezeteinek automatikus kiosztását végzik a szervezet alkalmazottai között a Notes belső levelezésén keresztül elektronikus jóváhagyás vagy megismertetés céljából. A dokumentumok megismerésének és jóváhagyásának folyamatát is ellenőrzik.

Modul „Találkozások” a vállalkozás vezetőinek, valamint a vezetőség titkárainak-referenseinek szól.

A 3. fejezet zárásaként szeretném megjegyezni, hogy az adatbázis lehetővé teszi, hogy minden résztvevőt automatikusan értesítsenek a javasolt napirendről, az ülés időpontjáról és időpontjáról, az ülés eredménye alapján jegyzőkönyvet készítsenek, és a döntések alapján. elkészített, automatikusan utasításokat küld az adott előadóknak, jelezve munkájuk időzítését. A munka eredménye alapján beszámolók, teljesítési igazolások készülnek.

Következtetés

A tanfolyami munkában általam kitűzött célok és célkitűzések megvalósultak. A dokumentumok létrehozásához használt legnépszerűbb programokat mérlegeljük és tanulmányozzuk. A Microsoft Office alkalmazások csomagja (MS Word, Microsoft Excel stb.) és a dokumentumkezelést támogató automatizálási rendszerek is számításba jöhetnek: "BOSS-Referent" és "Office work 2.5"

Így a következtetéseket levonva azt szeretném elmondani, hogy az utóbbi időben kevesen használnak szövegszerkesztőt dokumentumok létrehozására. A Microsoft Word megjelenése váltotta fel őket. Jelenleg már nehéz eldönteni, hogy a Microsoft Word a szövegszerkesztőkhöz vagy az asztali publikációhoz tartozik-e, annyi funkciója van. A szöveges és táblázatos dokumentumok készítésére szolgáló rendszerek közül a Microsoft Office alkalmazáscsomag két programját részletesebben megvizsgáltuk a kurzusban - ez egy szövegszerkesztő Microsoft Wordés táblázatkezelő processzor Microsoft Excel. A dokumentumok létrehozásához elsősorban csak ezt a két programot használjuk, függetlenül a szervezet méretétől és terjedelmétől. Ez annak a ténynek köszönhető, hogy ma már szinte mindenhol a Windows operációs rendszert (2000, NT, XP, Me, Vista) használja, amelyet az Office-hoz hasonlóan az MS hozott létre. Ezek a programok lehetővé teszik összetett és nagyméretű dokumentumok, köztük könyvek elkészítését.

Nagyon könnyű megtanulni, hogyan kell dolgozni a Microsoft Office programjaiban, mivel mindegyik hasonló felülettel rendelkezik, beleértve a Windows operációs rendszert is.

A dokumentumkezelési automatizálási rendszerek lehetővé teszik, hogy a dokumentumokkal mindent elvégezzen, amit bármely irodai és munkafolyamat-rendszerben megtesznek, és olyan alapvetően új funkciókat tartalmaznak, amelyek csak számítógépek számára érhetők el. Ezen programok segítségével dokumentumokat is létrehozhat.

A vállalati dokumentumkezelő rendszer persze nem olcsó mulatság. De mennyibe kerülhet egy elveszett vagy hibásan feldolgozott dokumentum egy valós vállalkozásban, mennyibe kerülhet az időszerű és pontos tájékoztatás? Néha ez a szilárd túlélés kérdése. Emellett a számítógépes feldolgozás és az információ számítógép memóriájában való tárolásának költségeinek csökkenése az egyik legdinamikusabb pozitív folyamat az emberiség történetében. A dokumentumok egységesítése és szabványosítása miatt a dokumentumok készítésére használt programok többsége sablonokat használ. Vagyis egy már formázott dokumentumban a szükséges attribútumokkal, ahol csak adatokat kell megadni. Ezenkívül a programoknak vannak olyan funkciói, amelyekben a felhasználó maga hozhat létre saját dokumentumsablont. Ez nagymértékben felgyorsítja és leegyszerűsíti a dokumentumkészítési munkát.

Tanfolyami munkám befejezéseként szeretném megjegyezni, hogy ma már nagyon sok különböző szöveg- és táblázatkezelő, valamint dokumentumkezelési támogatást szolgáló automatizálási rendszer áll rendelkezésre. A választás nagyon nehéz. Ez annak köszönhető, hogy minden programnak vannak előnyei és hátrányai is, és nincsenek univerzális programok. A szoftvertermék kiválasztásakor figyelembe kell venni a tevékenységi területet, a számítógép műszaki tulajdonságait, a számítógépre telepített operációs rendszert, a szervezet méretét, a részlegek távolságát.

Felhasznált irodalom és források jegyzéke

1. GOST R 6.30-2003 Egységes dokumentációs rendszerek.

2. A szervezeti és ügyviteli dokumentumok egységes rendszere. - M.: Oroszország Gosstandartja, 2003.

3. Gorodin V.V., Korneev I.K. Vezetői tevékenység információs támogatása: Tankönyv. - M.: Mesterség; Felsőiskola, 2001, 146-153.

4. Kuznetsov S.L. Új programok a modern irodába // Titkárság. - M.: Evilen Kiadó, 1999. 3. sz. 33-36.

5. Kuperstein V.I. Modern információs technológiák az irodai munkában és a menedzsmentben. - Szentpétervár: BHV - Szentpétervár, 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - vállalati elektronikus dokumentumkezelő rendszer // Irodai munka. - 2002. 4. sz. 39-41.

7. Pashkov D.D. BOSS-Referencia elektronikus dokumentumkezelő rendszer // Titkárság. - M.: Evilen Kiadó, 2002. 3. sz. 42-44.

8. Serova G.A. Automatizált rendszer irodai munkához "Irodai munka 2.5" ( egy új verzió) // Titkárság. - M.: Evilen Kiadó, 2003. 6. sz. 35-37.

9. Kuznetsov S.L. DOC-k nyitva // Titkárság. - M.: Evilen Kiadó, 1997. 4. sz. 57-62.o.

10. Kuznetsov S.L. NAUDOC - új megoldás az irodai automatizáláshoz // Titkárság. - M.: Evilen Kiadó, 2003. 8. sz. 25-26.o.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Dokumentumkezelés automatizálása.

Az Allbest.ru oldalon található

Hasonló dokumentumok

Irodai programok jellemzői, a szövegszerkesztő Microsoft Word verziói. Szövegszerkesztő, Microsoft Excel táblázatkezelő és egyéb szoftvereszközök használata az LLC "Empire of Purity" vállalkozás irodai tevékenységeiben.

teszt, hozzáadva: 2012.02.03


Szöveges dokumentumok feldolgozására szolgáló programok osztályozása. A kiadványtervezés általános elvei. Gépelési szabályok. Szövegfelismerő rendszerek (OCR). Összetett szoftver asztali kiadói rendszerekhez. Példák szövegszerkesztőkre.

bemutató, hozzáadva 2013.08.13


A szöveges dokumentumok feldolgozásának, szerkesztésének alapvető eszközei és technológiái, használatuk elvei. A szövegszerkesztő működésének jellemzői Ms. szó. Leírás további jellemzők szövegszerkesztő Word 2003.

szakdolgozat, hozzáadva 2011.03.19


Az MS Word szövegszerkesztő használata szöveges dokumentumok létrehozásához. Számítások és adatok elemzése Excel táblázatkezelővel. Algoritmizálás és programozás Pascalban. Relációs adatbázisok tervezése Access DBMS segítségével.

teszt, hozzáadva 2012.02.22


Szövegszerkesztő (számítógépes program) típusai, alapfunkciói, elemei, működési elve. Külső objektumok szövegbe történő beszúrásának módszerei. A Microsoft Word szövegszerkesztő tulajdonságai, különlegességei. Tipikus interfész struktúra.

absztrakt, hozzáadva: 2010.12.07


A panelek, mint a dokumentumok szerkesztésének fő vizuális eszközei, elhelyezésük és konfigurációjuk a különböző Microsoft Office programokban. Microsoft Word és Excel szövegszerkesztő panelek, fő funkcióik és rendeltetésük.

laboratóriumi munka, hozzáadva 2009.05.31


Az operációs rendszerek célja. A Windows XP egy Microsoft operációs rendszer testreszabható felülettel. Szabványos alkalmazási programok funkciói: jegyzettömb, Paint grafikus szerkesztő, WordPad szövegszerkesztő. Menüparancsok és használatuk.

szakdolgozat, hozzáadva 2009.05.23


Az egyszerű és összetett szöveges dokumentumok létrehozására, szerkesztésére és formázására tervezett szoftvereszközök leírása. Bekezdésbeállítások, karakterbevitel, listakészítő eszközök. Szövegrészek másolása és áthelyezése.

absztrakt, hozzáadva: 2015.03.26


A Microsoft Office System csomag tartalma. A Microsoft Office főbb funkcióinak áttekintése. Megállapodás elemzése és fejlesztése pénzügyi politika a vállalatnál MS Excelben. Adatbázis-fejlesztés Microsoft Access segítségével. Egyszerű weblap készítése.

szakdolgozat, hozzáadva 2012.01.18


A Microsoft Office Word és az Open office.org szövegszerkesztő grafikus képességei. Képek és egyéb tárgyak beszúrása dokumentumokba. Objektumok beágyazása és összekapcsolása. Szövegkonverzió Microsoft WordArt programmal. Grafikus objektumok típusai.

1. Kiképzés kiadványok ben szöveges Szószerkesztő grafika segítségével

   Tanfolyam >> Informatika

   ... kiképzés szövegek számos program létrehozásához vezettek feldolgozás dokumentumokat... gyakran kell komponálni szöveg a dokumentumok: leveleket írni... segít megcsinálni elektronikus dokumentum(tárolva a számítógép és ...) VDT-vel és PC, a munkavégzés időtartama...

2. Korszerűsítés elektronikus oktatási és módszertani komplexum

   Szakdolgozat >> Informatika

   És a dokumentumok korszerűsítéséhez szükséges elektronikus oktatási- ... . Munkában a PC a következő ... hatások megnyilvánulásai lehetségesek; megszerzésének eszközei kiképzés, feldolgozás, tárolás, regisztráció, ... időpontok a következők: szöveg szerkesztők, grafikusok...

3. A programozás alapjai a turbo pascal nyelv

   Könyv >> Informatika, programozás

   A szakmaiság következő szakasza kiképzés programozó. Azonos... a számítógép. S T R U K T U R N A I S X E M A E V M Elektronikus A számítógép egy automata eszköz feldolgozás... automatizálás stb. A PC mint kimeneti eszközök...

4. Automatizált tömegnyomtatási rendszer dokumentumokat jogi személyek számára

   Szakdolgozat >> Informatika

   ... dokumentumokat osztály végzi feldolgozás bejövő és kimenő dokumentumokat a Vitesse C5/Midrange borítékológép segítségével és elektronikus... a megoldandó feladatok igazításával a PC. 1.2 A munkavállaló önállóan dolgozhat a PCés a VDT...

5. Programok feldolgozásés nézze meg a grafikát

   Szakdolgozat >> Informatika

   Webhelyek dokumentumokat, nyomtatás és poligráfia. 9. Kiképzés képeket... for feldolgozás numerikus adatokkal dolgozzon szöveges... nyomdai kiadványok tervezése és elektronikus dokumentumokat, mint például az internetes weboldalak... befolyásolása a-vel dolgozó személyzet PC. ...

Elektronikus dokumentumok készítése. Az egyszerű szöveges dokumentumok létrehozása különféle típusú írógépeken végezhető, majd a papírdokumentumból szkenner segítségével a számítógépre szövegbevitelt végezhetünk. De természetesen hatékonyabb, ha akár egyszerű dokumentumokat is közvetlenül számítógépen hozhatunk létre, olyan szoftvereszközök széles arzenáljával, amelyek kényelmes és rendkívül hatékony szolgáltatást nyújtanak. Még inkább

Ez a szolgáltatás fontos összetett, rendkívül művészi dokumentumok készítésekor, amelyeket későbbi replikációra szántak. Az ilyen összetett dokumentumok elkészítése gépelést, szerkesztést, lektorálást, illusztrációkészítést, oldal- és tördelést, valamint nyomtatást igényel.

Gyakran a dokumentumok közvetlen forrásai a rendszerek) képszkennelés, faxok, Email, táblázatok, grafikonok, rajzok stb.

Minden dokumentumkészítési eljárás hatékonyan végrehajtható egy szkennerrel és egy sor tartomány-specifikus szoftveralkalmazással, elsősorban szövegszerkesztő programokkal vagy asztali publikációval felszerelt PC-n. A szkennerrel külön elkészített töredékek vihetők be a dokumentumba: rajzok, fényképek, diagramok, pecsétek, aláírások stb.

7.23. példa. Elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben használhatók; szövegszerkesztők: Lexicon, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; művészeti szerkesztők: Page Maker, Water Mark Professional; kiadói rendszerek; Ventura Kiadó, Corel Draw, Frame Maker; szkennerektől kapott képszerkesztők: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop és sok más szoftvertermék.

Elektronikus dokumentumok tárolása. Az elektronikus dokumentumok tárolására szolgáló rendszernek biztosítania kell a dokumentumok hatékony tárolását és frissítését a számítógép külső memóriájában, valamint hatékony keresést és azokhoz való bizalmas hozzáférést. Az adatbázisok speciálisan szervezett információk, köztük elektronikus dokumentumok tárolása a számítógép külső memóriájában. Az adatbázisok létrehozására és karbantartására adatbázis-kezelő rendszereket terveznek, melyeket a 15. fejezetben tárgyalunk részletesen.

Elektronikus dokumentumok kezelése. Ennek az alrendszernek a fő funkciói: az elektronikus dokumentumokkal végzett munka megszervezése, a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése, elektronikus terjesztése, nyomtatása és sokszorosítása.

A "Delo 1" belföldi rendszer (JSC "Electronic Office Systems") biztosítja a dokumentumokkal végzett munka kényelmes megszervezését, valamint azok mozgásának és végrehajtásának teljes ellenőrzését minden olyan szervezetben, amely rendelkezik helyi hálózattal. A rendszer különösen a következő funkciókat kínálja:

elektronikus dokumentumok nyilvántartása, amelyekhez elektronikus kártyát bocsátanak ki;

elektronikus dokumentumok és elektronikus kártyáik elküldése az előadóművészek munkahelyére;

dokumentumok felhalmozása az előadók postaládájában;

A dokumentumok mozgásának és végrehajtásának ellenőrzése a vonatkozó információk azonnali átvételével;

Listák vezetése felhasználók, dokumentumok osztályozói, kézbesítésük típusai, a munkafolyamatban használt fájlok.

A rendszer támogatja a szöveges, kézírásos, grafikus dokumentumok, faxok, telefonüzenetek, televíziós képek stb.

Vannak integrált szoftverrendszerek(Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3.0 for Windows), amelyek lehetővé teszik a különféle formátumú dokumentumok kezelését.

A Microsoft Office for Windows rendszer széles körben ismert, beleértve az Access 2.0 DBMS-t, az Excel 5.0 táblázatkezelőt, a Word 6.0 szövegszerkesztőt, a Mail e-mailt és annak Form Designer kiterjesztését, az At Work PC Fax faxmodem szolgáltatási programokat és a Power Point prezentációs technikákat és sokkal több.

A Microsoft Office szoftvereszközök segítségével a következőket biztosíthatja:

bejövő és kimenő információk feldolgozása;

Elektronikus dokumentumok létrehozása és szerkesztése;

adatok gyűjtése és elemzése (például jelentéskészítés) az eredmények vizuális bemutatásával grafikonok, diagramok stb. formájában;

Elektronikus dokumentumok tárolása adatbázisokban kényelmes kereséssel és hozzáféréssel;

a dokumentumok áthaladásának feladásának és az elektronikus titkárságnak a funkciói;

elektronikus dokumentumok kényelmes formázása és nyomtatása stb.

Az integrált Team Office rendszer egy komplett irodai nyílt információs rendszer, amely hozzáférést biztosít a felhasználóknak az elektronikus dokumentumokhoz, egymás közötti operatív kommunikációt és kényelmes munkakörnyezetet. Számos jelenlegi szövegszerkesztőt, üzleti grafikus rendszert, táblázatkezelőt, adatbázis-kezelő rendszert támogat; kiterjedt könyvtárát (Team Library), e-mailt (Team Mail), telekonferencia rendszert és faliújságot (Team Forum) szervező programokkal rendelkezik, ahol információkat reprodukálhat, elektronikus hetilapot (Team Calendar) különféle események tervezéséhez, az üzleti eljárások elektronikus koordinátora és a felhasználók közötti információs útválasztó (Team Flow) és még sok más.

Mindezek a programok a munkacsoportokra összpontosító szoftverek legintenzívebben fejlődő területén találhatók - az úgynevezett csoportmunka-termékek (groupware - szoftverek sok felhasználó elektronikus dokumentumaival való együttműködéshez).

5.2 SZÁMÍTÓGÉPES RENDSZEREK ADMINISZTRATÍV ÉS VEZETÉSI KOMMUNIKÁCIÓHOZ

A fentiekből következően a számítógép nagy teljesítményű számológépből az elektronikus dokumentumok kezelésének hatékony eszközévé és hatékony kommunikációs eszközzé válik. Valójában különféle információs és számítástechnikai hálózatokon keresztül lehet üzeneteket küldeni (és fogadni) a világ legtávolabbi helyeire, adatokat és programokat cserélni több száz és több ezer előfizetővel, és bármilyen referencia-információt fogadni az operatív szolgáltató rendszerektől.

A számítógép csatlakoztatható az előfizető telefonhálózatához, és hozzáférhet a hálózat többi előfizetőjéhez, e-mailhez, a hálózattal működő teletípusokhoz és telefaxokhoz (hasonló szolgáltatási hálózatok már léteznek: "Rosnet", RJEX 400 stb. hálózatok). ),

Az összes ilyen hálózathoz való csatlakozáshoz modem szükséges. A modem a számítógép alaplapjának foglalatába (csatlakozójába) van beépítve, vagy önállóan csatlakozik a soros portjához. A számítógépes modem gyakran két külső csatlakozóval rendelkezik: az egyik a telefonhálózathoz való csatlakozásra szolgál, a másik a telefonkészülék modemmel párhuzamos csatlakoztatására szolgál. Számítógépekhez nagy sebességű modemeket (14400, 28800 és 33600 baud) érdemes használni, mert többek között jelentősen megspórolják a kommunikációs csatornák bérlésének költségeit: 1 MB adat átvitele 300 baud sebességgel körülbelül 3 időt vesz igénybe. óra, és 28800 baud sebességgel - kevesebb 2 perc.

A faxmodemmel ellátott számítógép sokkal megbízhatóbban működik (nem „akad el” a papíron) és stabilabban, mint a telefax, számos kiegészítő szolgáltatást nyújt: sokkal kényelmesebb és hatékonyabb faxszöveg-készítés automatizálása a számítógépes eszközök teljes arzenáljával, integráció e-mail, telex és adatbázis-számítógép, sokféle hasznos információt tartalmazó nagyméretű elektronikus referenciakönyv megléte, a munkavállalók és külső előfizetők faxhoz való hozzáférési jogának megkülönböztetése, a levelezés áthaladásának ellenőrzése, részletes faxstatisztika stb. (tehát miért ne cserélhetnénk ki a faxgépet egy modemmel, szkennerrel és nyomtatóval felszerelt személyi számítógépre, pláne, hogy egyetlen magát tisztelő cég titkárának asztalán sincs PC?).

Bevezetés

Technológiai szempontból egy szervezet irányítása éppúgy, mint a gazdaság egy ágának vagy az államnak az irányítása az információ átvételének, feldolgozásának és továbbításának folyamata. Az irányítási tevékenységek dokumentálása ezen információk rögzítéséből, azaz dokumentumok létrehozásából áll. Szinte minden irányítási művelet megjelenik a megfelelő dokumentumban. A nem dokumentált (dokumentumkészítést nem igénylő) irányítási műveletek kisegítő, operatív és szervezeti jellegűek, és csekély százalékot tesznek ki a dokumentáltakhoz képest.

Mint tudják, jelenleg az emberiség az információmennyiség lavinaszerű növekedésének időszakát éli. Ez teljes mértékben vonatkozik azokra az információkra, amelyek az irányítás területén merülnek fel és a dokumentumokban rögzítésre kerülnek. A dokumentációs folyamatok megvalósítása valóban hatalmas, papírra és egyéb adathordozóra rögzített dokumentumtömbök létrehozásával, feldolgozásával, tárolásával, átvitelével és felhasználásával jár.

Minden szervezet tevékenysége az információ hatékony felhasználásának képességétől függ. Bármilyen vezetői intézkedés, vezetői döntés meghozatala előtt össze kell gyűjteni, feldolgozni és elemezni az ehhez szükséges, általában dokumentumokban rögzített információkat. A hagyományos technológia alkalmazásának körülményei között az egyre nagyobb mennyiségű dokumentum feldolgozása egyre munkaigényesebbé válik. Ugyanakkor a piaci viszonyok kialakulása és a fokozódó verseny körülményei között folyamatosan növekszik az optimális vezetői döntések meghozatalához szükséges időszerű és megbízható információk értéke.

Bármely szervezet tevékenységének bővülésével és összetettségével az üzleti dokumentumok számának növekedése, a dokumentumok feldolgozásával, keresésével és tárolásával kapcsolatos folyamatok, valamint általában a dokumentumkezelés irányítása azzal fenyeget, hogy kiszabadul, ami arra kényszerít bennünket, hogy a korszerű technikai eszközök és információs technológiák alkalmazásával javítsuk a vezetői munka hatékonyságát.

Az irodai munkafolyamatok nagyobb mértékben igazodnak az új technikai eszközök és technológiák használatához, mivel a dokumentumok létrehozására és feldolgozására szabványos műveleteket alkalmaznak. A legtöbb szervezet dokumentumainak szerkezete teljesen világos elképzelni. Bizonyos irányítási műveletek dokumentálásához szabványos típusú és változatú dokumentumokat használnak. A vezetői dokumentumok nyomtatványának és szövegének felépítése szabványos. Ráadásul a vezetési műveletek jelentős része (elsősorban minden irodai művelet) formális-logikai jellegű, vagyis viszonylag könnyen lebontható egyszerűbb műveletekre.

Jelenleg tehát egyrészt sürgető szükség van a modern technológia és technológia alkalmazására menedzsment folyamatok; másrészt megvalósításuk objektív előfeltételeit.

A fentiekkel kapcsolatban jogos a következtetés: a hagyományos, "papírinformatikára" orientált technológia relevanciája továbbra is nagyon magas.

A téma a fejlesztés szempontjából releváns információs társadalom egyre több új technológia kerül bevezetésre az emberi tevékenység minden területén, így az irodai munkában is. Minden évben növekszik a dokumentumok áramlása a szervezetekben, és technikai eszközökre van szükség a dokumentáció feldolgozásának, tárolásának és elkészítésének egyszerűsítéséhez, az irodai berendezések rossz használata viszont a munka termelékenységének, valamint a vezetői és műszaki személyzet hatékonyságának csökkenéséhez vezet.

A kutatás tárgya: az információfeldolgozás eszközei.

Tantárgy: dokumentumok létrehozásához és feldolgozásához használt modern technikai eszközök.

A munka célja: az irodai munkavégzés korszerű technikai eszközeinek használatának jellemzőinek tanulmányozása.

A cél elérése érdekében a következő feladatokat tűztük ki:

Ismerje meg az információk dokumentálását;

Osztályozza a dokumentumok típusait és típusait;

Vegye figyelembe a dokumentumhordozók típusait;

Ismertesse a dokumentumok módosításának, sokszorosításának és fizikai feldolgozásának módját;

Mutassa be a távközlés használatának jellemzőit.

1. Technikai eszközök tág és szűk értelemben

Technika - gyakori név különféle, a természetben nem létező, ember által gyártott eszközök, mechanizmusok, eszközök.

A technológia fő célja, hogy megmentse az embert a fizikailag nehéz vagy rutin (monoton) munkavégzéstől, hogy több ideje maradjon a kreatív elfoglaltságokra, megkönnyítve a mindennapi életét.

A technológia fő feladatai az :

· Anyagi és kulturális értékek megteremtése;

· Különféle energiafajták előállítása, átalakítása és továbbítása;

Információgyűjtés, -feldolgozás és -továbbítás;

Különféle közlekedési eszközök létrehozása és használata;

· Fenntartani a védelmet

A műszaki eszközök univerzális osztályozását még nem hozták létre, és nem valószínű, hogy a jövőben is létrejön. Jelenleg a technológiát alkalmazási területek szerint osztályozzák, például: ipari technológia, közlekedés, Készülékek, számítógépek stb. Ezen túlmenően a berendezések feloszthatók termelésre, például szerszámgépekre, szerszámokra, mérőműszerekre stb., és nem gyártásra - háztartási gépekre, autókra, szabadidős felszerelésekre.

A technológia fejlődésének története

A technika az ember sorsa, amely a tudatébredés pillanatától kíséri. Kezdetben, a kőkorszak korában a technológia az ölés és feldolgozás eszköze volt: lándzsa, bumeráng, kőbalta, tű, csüllő. A neolitikus forradalom korszakában megjelennek a mezőgazdasági technika, a szállító- és vízépítési szerkezetek, valamint a legegyszerűbb mechanikai eszközök: kar, ék, kapu, blokk, kerék. Ha elviszi őt a legkorszerűbb, kialakulásának következő főbb szakaszait tudjuk azonosítani:

18. század vége - 19. század eleje. Az ipari forradalom - gőzgép és univerzális fonógépek létrehozása, amely a kézműves termelés hanyatlását és az ipari gazdaságra (gépi gyártás) való átmenetet jelentette.

század vége. Belső égésű motor létrehozása, amely lehetővé tette a létrehozást új osztály kompakt gépek, beleértve az autókat, hajókat stb. A villamos energia széles körű bevezetése, beleértve az előállításának és az elektromos gépekben történő felhasználásának módjait.

XX század eleje. Rádiótechnika és rádióelektronika fejlesztése. Szállítószalagos gyártás létrehozása.

XX század közepe. A gyártás, alkotás széleskörű automatizálásának bevezetése Számítástechnika. Kilépés az űrbe.

XX vége - XXI század eleje. Kutatások a bio- és nanotechnológia területén, amelyek az emberi tevékenység számos területén újabb forradalomhoz vezethetnek.

Megér egy külön osztályt is katonai felszerelés, amely magában foglal minden olyan technikai eszközt és gépet, amelyet a védelmi képesség fenntartására és a harci műveletek végrehajtására terveztek szárazföldön, tengeren, levegőben és űrben.

A különféle technikai eszközök jelentősen növelhetik a munka hatékonyságát és termelékenységét, ésszerűbben használják fel a természeti erőforrásokat, és csökkentik az emberi hiba valószínűségét bármilyen összetett művelet elvégzése során.

1.1 A dokumentálás módjai

Az információk tárgyi adathordozókon való rögzítése, amint az a dokumentum definíciójából is kitűnik, ember által alkotott módon történik. A dokumentálási módszer egy művelet vagy műveletek halmaza, amelyet az információrögzítési folyamat során használnak. Az emberi társadalom fejlődésével ezeknek a módszereknek a száma folyamatosan nőtt, és egyre változatosabbá vált.

Történelmileg a dokumentálás első módja a leíró módszer volt. Ez a módszer abból áll, hogy nyelvi jeleket és képjeleket viszünk fel egy anyaghordozó felületére, általában valamilyen színezőanyag segítségével. Először a legegyszerűbb íróeszközök (stylus, kalam) segítségével VII-VIc. időszámításunk előtt

A legegyszerűbb eszközöket a liba-, kacsa- és hollótolla váltja fel, először a 7. században említik őket. Azonban már az ókori Rómában megjelentek a bronzból és rézből készült tollak. 1809-ben szabadalmaztatták az első tollat, melynek feltalálója az osztrák Friederik Folsch volt.

1938-ban Josef László Biro magyar újságíró feltalálta a golyóstollat, amelyben az "Öröktoll" helyére egy szabadon forgó golyó került. 1949-ben jelent meg az első szovjet golyóstoll. Az 1960-1970-es években a töltőtollak tintafejlesztése során kezdtek megjelenni a markerek, rapidográfok és filctollak. A fogantyúk javításának és módosításának folyamata folytatódik. A legegyszerűbb íróeszközök továbbra is a legelterjedtebb eszközei a kézi, szöveges és vizuális dokumentációnak. A tervezés egyszerűsége, a megbízhatóság, a változatosság jellemzi őket. Szinte mindenki használ kézi íróeszközöket, akiknek dokumentumokkal kell dolgozniuk, de ezek használata nem biztosít magas termelékenységet a dokumentációs folyamatban.

A sokféle dokumentálási mód között megkülönböztethetjük:

1. Mechanikus rögzítés:

1.1. Perforáció (ilyen módon olyan dokumentumok jönnek létre, amelyek tömbjeit (egészben vagy részben) technotronikusnak, géppel olvashatónak, audiovizuálisnak nevezzük;

1.2. Analóg és mechanikus hangrögzítés. A mechanikus hangrögzítés olyan rendszer, amellyel a rögzített hangrezgéseknek megfelelően egy mozgó anyaghordozón hornyot vágnak vagy extrudálnak. A mechanikus hangrögzítés az információ tipikus analóg rögzítése;

2. Fotokémiai módszer (fénykép-dokumentáció);

3. Filmdokumentáció;

4. Elektronikus dokumentációs módszer. Elektronikus dokumentáció.

5. Információk optikai (lézeres) és magneto-optikai rögzítése és reprodukálása;

6. Holográfia;

A dokumentálás nem csak természetes nyelven (szövegdokumentáció), hanem mesterséges nyelven is történhet. Ebben az esetben az információ feldolgozása elektronikus számítógépek segítségével történik, kódolva, azaz. valamilyen szabványos formában bemutatva. Sőt, ugyanaz az információ különböző formákban kódolható, és éppen ellenkezőleg, különböző információk hasonló formában jeleníthetők meg.

Az ember hosszú ideig kezdett az információ kódolásához folyamodni. Amint azt a szakirodalom helyesen megjegyzi, az írás és a számtan már nem más, mint a beszéd és a numerikus információ kódoló rendszere. Döntő lépésre került azonban az úgynevezett bináris kódolás feltalálása, azaz az ún. információ kódolása mindössze két karakterrel - 0 és 1, úgynevezett bitek (az angol bitből - bináris számjegy - bináris számjegy). Ily módon megkezdődött a betűk, számok, egyéb jelek és szimbólumok, valamint képek és hangok kódolása. A bináris kódolást építették be a számítógépek tervezésébe.

A 20. század első negyedében a vákuumcsöveket feltalálták és széles körben alkalmazták a rádiótechnikában.

Ennek eredményeként az 1930-1940-es évek fordulóján a világ több országában, köztük a Szovjetunióban is felmerült a programvezérelt számítógépek létrehozásának ötlete. Hazánkban 1952-ben indult meg a számítógépek sorozatgyártása.

A számítógépek megjelenésével megindult az információk dokumentálásának, továbbításának, tárolásának és felhasználásának folyamatai automatizálásának gyors fejlődése. Egyre jobban terjednek a gépi adathordozón lévő dokumentumok, i.e. a dokumentált információk elektronikus számítógépes feldolgozását biztosító tárgyi adathordozók és rögzítési módok felhasználásával készült dokumentumok.

Az 1960-as évek eleje óta a Szovjetunióban működtek az első olyan számítógépes rendszerek, amelyeket a vezetői információk automatizált feldolgozására terveztek. Az 1980-as évek közepén már több mint 6000 automatizált vezérlőrendszer működött az országban. Ez vezetett a vezetési dokumentumok tömeges létrehozásához gépi adathordozókon. 1982-ben létrehozták a Szovjetunióban a géppel olvasható dokumentumok első archív tárolóját.

Az 1980-as évek vége óta Hazánkban megkezdődik a személyi számítógépek széles körű elterjedése. A mai napig a legtöbb szervezetben, intézményben, vállalkozásban a dokumentumokkal való munka főként számítástechnika segítségével történik. Így az elektronikus dokumentumok szilárdan bekerültek a dokumentumkezelés területére. Az 1990-es évek második felében maga az „elektronikus dokumentum” kifejezés is használatba jött.

1.2 A dokumentumok típusai és típusai

Az emberi tevékenység bármely területe, így vagy úgy, dokumentált információkhoz kapcsolódik, pl. a dokumentumban található információkat. A dokumentumban szereplő információk bizonyos sajátosságokkal rendelkeznek, amelyek a következőkben fejeződnek ki:

a) a dokumentum olyan társadalmi információ hordozója, amelyet egy személy hozott létre a társadalomban való felhasználásra;

b) a dokumentum szemantikai (szemantikai) információ jelenlétét feltételezi, amely az emberi szellemi tevékenység eredménye. A tartalom jelenléte a dokumentum egyik fő megkülönböztető jellemzője. Az értelmetlen információ nem lehet dokumentum;

c) az információt diszkréten továbbítják, pl. üzenetek formájában. Valamelyik anyaghordozón rögzített üzenet dokumentummá válik. A dokumentumot az üzenet teljessége jellemzi. Egy hiányos, töredékes üzenet nem lehet teljes dokumentum. A kivétel befejezetlen irodalmi művek, vázlatok, vázlatok, vázlatok, amelyek alkotójuk (író, tudós, művész) alkotási folyamatát jellemzik;

d) mint minden szimbolikus jellegű tárgy, az üzenet is kódolt szöveg. A kódolt szöveg jelentése vagy jelentése csak az információ kódolása és dekódolása jelrendszerének ismeretében érthető meg. A rögzített üzenetnek azért van szimbolikus formája, mert csak ebben a formában közvetíthető az üzenetben tudás, érzelmek, a szerző (közlő) akarati hatásai, lehetőséget adva az olvasónak (címzettnek) a releváns tudás dekódolására és elsajátítására. A szignifikancia minden dokumentum üzenet kötelező tulajdonsága;

a szövetségi törvény Az „Az információról, az informatizálásról és az információ védelméről” a dokumentum (dokumentált információ) fogalmát olyan anyaghordozón rögzített információként határozza meg, amely lehetővé teszi az azonosítást. Ezt a fogalmat ma leggyakrabban használják.

Minden dokumentum két nagy csoportra van osztva a bennük megjelenő tevékenységek típusai szerint. Az első az általános és adminisztratív kérdésekre vonatkozó dokumentumok, i.e. a vállalkozás (szervezet) általános irányításának és termelő tevékenységének kérdéseiről. Ezeket a dokumentumokat a vállalkozások valamennyi részlegének alkalmazottai elkészíthetik. A második csoport - a menedzsment funkciókról szóló dokumentumok. Az ilyen dokumentumokat a pénzügyi hatóságok, a számviteli osztályok, a tervezési, ellátási és marketing osztályok, valamint más funkcionális egységek alkalmazottai állítják össze.

A dokumentumokat cím szerint osztályozzák: hivatalos levelek, végzések, jegyzőkönyvek, aktusok, feljegyzések, szerződések stb. Mindezen dokumentumok kialakítása egységes, de tartalmukban teljesen eltérőek lehetnek:

Az összeállítás helyén: belső (a vállalkozás alkalmazottai által összeállított dokumentumok) és külső (más vállalkozásoktól, szervezetektől és magánszemélyektől kapott dokumentumok);

Formában: egyedi, amikor az egyes dokumentumok tartalma saját jellemzőkkel rendelkezik (például feljegyzések), sablon, amikor a dokumentum egy része ki van nyomtatva, egy része pedig összeállításkor kitöltve, és tipikus, homogén vállalkozások csoportja számára készült . Általános szabály, hogy minden szabványos és sablonos dokumentumot tipográfiai módon vagy sokszorosítógépen nyomtatnak;

Határidő szerint: sürgős, meghatározott határidőn belüli végrehajtást igénylő és nem sürgős, amelyre nincs határidő kitűzve;

Származása szerint: hivatalos, vállalkozás, szervezet érdekeit érintő és személyi, meghatározott személyhez kapcsolódó, névleges;

Regisztráció típusa szerint: hiteles, másolatok, kivonatok, másodpéldányok;

· rögzítéssel: írásos, grafikai, fényképes és filmes dokumentumok stb.

Fontolja meg részletesebben a dokumentumok típusait:

1. Szervezeti és jogi dokumentumok (ML) képezik a szervezet tevékenységének jogalapját, és közigazgatási jogi normákon alapuló és kötelező rendelkezéseket tartalmaznak. Az ilyen dokumentumok szabályokat, normákat, előírásokat tartalmaznak, meghatározzák a szervezet státuszát, hatáskörét, felépítését, személyi állomány, hivatalos összetétele, a szervezet egészének funkcionális tartalma, részlegei és alkalmazottai, jogaik, kötelességeik és egyéb vonatkozásaik. A szervezeti és jogi dokumentumokat egy felhatalmazott szervnek - szülői szervezetnek, e szervezet vezetőjének, testületi szervnek (pl. Általános találkozó részvényesek, igazgatóság stb.)

Az érvényességi idő szempontjából az OD-k határozatlanok, visszavonásukig vagy újak jóváhagyásáig érvényesek (kivétel a létszámtábla, amelyet évente fejlesztenek és hagynak jóvá). Mivel az intézmény tevékenységének jellege és a munkaszervezés jellege megváltozik, az OD-ban változtatások hajthatók végre, amelyekről a vezető adminisztrációs dokumentumot (parancsot vagy utasítást) állít ki. A tevékenységek átszervezése esetén új OD-k kerülnek kidolgozásra és jóváhagyásra. A változtatások végrehajtásának és felülvizsgálatának eljárása az OD típusától függ.

A legtöbb OA szövege részekből áll, amelyek saját címsorral rendelkeznek, és bekezdésekre és albekezdésekre vannak osztva, számozottan Arab számok. Az OD készítése során minden érdekelt szervezeti egységgel és személlyel, a jogi szolgálattal, a szervezet vezető-helyetteseivel vagy a szervezet tevékenységi területéért felelős helyettesek egyikével át kell esnie a jóváhagyási és jóváhagyási eljáráson. .

Az OD tartalmazza: charter, alapító okiratot, szervezeti szabályzat, szerkezeti egység szabályzata, a szervezet kollegiális (tanácsadó) szervére vonatkozó szabályzat, szabályzat, létszám, utasítás, munkaköri leírás.

A szervezeti és jogi dokumentumok szabványos papírlapra (A4-es formátum) vagy közös formanyomtatványra (dokumentumtípustól függően) készülnek, a szükséges adatok a következők: szervezet neve (az egység neve fel kell tüntetni azt is, ha a dokumentumot az egység vezetője hagyta jóvá), az okirat típusának megnevezése, keltezése, okmányszáma, szöveg címe, aláírása, jóváhagyó bélyegzője.

2. Adminisztratív dokumentumok - Ezek olyan dokumentumok, amelyek rögzítik a szervezet adminisztratív és szervezési kérdéseinek döntéseit. Ezek a dokumentumok szabályozzák és koordinálják a tevékenységeket, lehetővé teszik az irányító szerv számára, hogy biztosítsa a rábízott feladatok végrehajtását. Függetlenül a szervezeti és jogi formától, a szervezet tevékenységének jellegétől és tartalmától, hatáskörétől, felépítésétől és egyéb tényezőktől, bármely szervezet vezetése jogosult végrehajtói és adminisztratív tevékenységek végzésére, és ennek megfelelően adminisztratív dokumentumok kiállítására. Az adminisztratív dokumentumok az irányítási rendszerben felülről lefelé haladó döntéseket tartalmaznak: az irányító testülettől az irányítottig, a szervezet vezetőjétől a strukturális részlegekig és az alkalmazottakig. Ezek a dokumentumok valósítják meg az objektumok vertikális irányíthatóságát.

Jogi értelemben az igazgatási dokumentumok jogi aktusokhoz kapcsolódnak: a gazdálkodás alanyainak meghatározott jogilag irányadó utasításait fejezik ki. Az ilyen utasítások sajátossága abban nyilvánul meg, hogy adminisztratív dokumentumok segítségével az irányítás területén felmerülő problémákat és kérdéseket megoldják; meghatározott intézményeknek szólnak, szerkezeti egységek, tisztviselők vagy alkalmazottak; olyan jogi tények, amelyek sajátos közigazgatási-jogi viszonyokat szülnek.

Hatályuktól függően az adminisztratív dokumentumokat a következőkre osztják:

szövetségi szintű jogi aktusok - az Orosz Föderáció elnöke, az Orosz Föderáció kormánya, a szövetségi végrehajtó hatóságok (minisztériumok, bizottságok, ügynökségek, szolgálatok stb.) által kiadott jogi aktusok;

· az Orosz Föderáció alanyai szintjén hatályos jogi aktusok - köztársaságok, területek, régiók, Moszkva és Szentpétervár köztársasági jelentőségű városai, autonóm régiók és körzetek, valamint területi egységek;

szervezetek, intézmények, vállalkozások jogi aktusai.

Az adminisztratív okmány kiállításának alapja lehet:

az elfogadott törvényi, rendeleti jogi aktusok és a felsőbb hatóságok egyéb határozatai, valamint a szervezet korábbi határozatai végrehajtásának szükségessége;

· a szervezet funkcióiból és feladataiból adódóan saját vezetői és adminisztratív tevékenységeik elvégzésének szükségessége.

A szabályozási dokumentumokat több irányító testület közösen is kiadhatja.

A kérdések megoldási (döntéshozatali) eljárása szempontjából minden adminisztratív dokumentum két csoportra osztható:

Kollégiumi feltételek mellett megjelent dokumentumok;

Egyedülálló döntéshozatali jogkörben kiállított dokumentumok.

3. Információk és referencia dokumentumok olyan információkat adjon, amelyek bizonyos döntésekre késztetnek, pl. beavatott vezetői döntések, lehetővé teszi a menedzsment befolyásolásának egyik vagy másik módszerének kiválasztását. Nem tartalmaznak parancsot, nem köteleznek parancsok végrehajtására. A rendszer dokumentumai kisegítő szerepet töltenek be a szervezeti, jogi és adminisztratív dokumentumokkal kapcsolatban. Ezeknek a dokumentumoknak az a sajátossága, hogy az irányítási rendszerben alulról felfelé haladnak: az alkalmazotttól az egység vezetőjéig, az osztályvezetőtől a szervezet vezetőjéig, az alárendelt szervezettől a magasabb felé.

A vezető állásfoglalása alapján a tájékoztatás és referenciadokumentumok alapjául szolgálhatnak egyes döntések meghozatalához vagy adminisztratív dokumentumok elkészítéséhez.

Az információs és referenciadokumentumok összetétele a következőket tartalmazza: memorandum, feljegyzés, magyarázó jegyzet, javaslat, prezentáció, nyilatkozat, mindenféle levelezés, jegyzőkönyv, aktus, bizonyítvány, következtetés, visszahívás, összefoglaló, lista, felsorolás.

Az összes ilyen típusú dokumentum létrehozható elektronikus dokumentum formátumban.

1.3 Az okmányhordozók fajtái

A modern világban az információ a legértékesebb erőforrás, amely csak az idővel hasonlítható össze. Az információ számos feladatot lát el a társadalom életében, kommunikációs hatást biztosítva minden összetevőjének, rögzíti, megőrzi és továbbítja a kapott és felhalmozott tudást. Ennek ellenére az információ kulcsszerepet játszik a menedzsmentben. A vezetői információkat dokumentumokban rögzítik. A dokumentum, mint információhordozó információforrás, melynek kezelését dokumentumspecialistákra bízzák. Íme néhány definíció az információ fogalmáról:

INFORMÁCIÓ- információk személyekről, tárgyakról, tényekről, eseményekről, jelenségekről és folyamatokról, függetlenül azok bemutatásának formájától (jelenleg ezt a fogalmat használják leggyakrabban).

INFORMÁCIÓ- bármilyen típusú írással vagy hangrögzítő rendszerrel rögzítve, amely a dokumentum beszédinformációinak egészét vagy nagy részét tartalmazza.

A mai napig az Orosz Föderáció hatalmas információtartalékokat halmozott fel, amelyek különféle adatbázisokban és adatbankokban, hajlékonylemezeken és CD-ROM-okon, valamint egyéb információhordozókon koncentrálódnak. Ezt az információt mindenhol használják – a könyvtárakban, információs központok, múzeumok, archívumok, oktatási intézményekés más szervezetek.

Az információ önmagában nem elégséges jellemzője a dokumentumnak. Az anyagi összetevő a dokumentum két szükséges és kötelező összetevőjének egyike, amely nélkül nem létezhet. A dokumentum anyagi összetevőjét az információhordozó (anyaghordozó) határozza meg - egy speciálisan egy személy által létrehozott anyagi tárgy, amelyet információ rögzítésére, tárolására és továbbítására szánnak. Az anyaghordozón kívüli dokumentum léte lehetetlen.

Információhordozó (információhordozó) minden olyan anyagi tárgy vagy médium, amely információt tartalmaz (hordozó), és képes azt szerkezetében meglehetősen hosszú ideig tárolni.

A tárolóeszközök információ rögzítésére, tárolására, olvasására, továbbítására és terjesztésére szolgálnak.

Fontolja meg az információhordozók osztályozását:

Fő cél érdekében

1. Általános célú (például papír);

2. Speciális (csak digitális felvételhez);

Az írási ciklusok számával

1. Egyszeri belépéshez

2. Többszörös felvételhez

A tartósság szerint

1. Rövid távú tárolásra (felhalmozódásra)

2. Hosszú távú tároláshoz

A legelterjedtebb típus a hordozós papír alapon. A legtöbb modern, a társadalomban működő dokumentum papír alapon vagy papírpótlón készül. Papírnak nevezik őket, vagyis papírhordozóval rendelkeznek.

Ezekben a médiában az információk szimbólumok és képek formájában jelennek meg. Az ilyen információk dokumentált információnak minősülnek, és különféle típusú dokumentumokat képviselnek.

A papírból vannak üzleti dokumentumok, tudományos és műszaki dokumentáció, könyvek, folyóiratok, újságok, kéziratok, térképek, jegyzetek, művészeti kiadványok, lyukszalagok, lyukkártyák stb.

A papír számos követelménynek eleget tesz: viszonylag könnyen gyártható, megfizethető, közepesen tartós, hosszú ideig tárolható és könnyen rögzíthető az információ. A papír legértékesebb minősége - lehetővé teszi az információk reprodukálását. Az információ tömeges, nyomtatással történő terjesztése csak az ipari papírgyártás eredményeként vált lehetővé.

A polimer alapú mesterséges médiumok (sellak, polivinil-króm, félvezető, biomassza) megjelenése a hangbeszéd, zene, mozgó és térbeli kép továbbítására alkalmas dokumentumok faji sokszínűségét növelte. Készültek lemezek, mágneses filmek, fénykép- és filmfilmek, mágneses és optikai lemezek - olyan információk anyaghordozói, amelyeket nem lehet papírra rögzíteni.

A polimer film dokumentumok közé tartoznak: filmdokumentumok (film, dia-, videofilm), fényképészeti dokumentumok (fólia, mikrofilm, mikrokártya, mikrofiche), fonodokumentumok (mágneses fonogramok képek és hangok rögzítésére), számítógépekben használható dokumentumok (lyukasztott szalagok).

A polimerlemezes dokumentumok csoportja a következőkből áll: egy rugalmas mágneslemez, egy mágneskártya, egy rugalmas és merev gramofonlemez, egy optikai lemez - kemény és puha.

A dokumentált információ időben és térben történő átadása közvetlenül összefügg annak anyaghordozójának fizikai jellemzőivel. A dokumentumok tömeges társadalmi termékként viszonylag alacsony tartósságúak. Üzemi környezetben való működésük során, és különösen a tárolás során számtalan negatív hatásnak vannak kitéve a hőmérséklet-változások, páratartalom, fény, biológiai folyamatok stb.

Ezért nem véletlen, hogy az anyagi információhordozók tartósságának problémája mindenkor felkeltette a dokumentációs folyamatban résztvevők figyelmét. Már az ókorban felmerült a vágy, hogy rögzítsék a legfontosabb információkat olyan viszonylag tartós anyagokról, mint a kő és a fém.

A dokumentálás során felmerült az igény a minőségi, tartós festékek és tinták használatára.

A tartósság problémájának megoldása során azonban az embernek azonnal meg kellett küzdenie egy másik problémával, amely az volt, hogy a tartós adathordozók általában drágábbak voltak. Ezért folyamatosan keresni kellett az optimális arányt az anyagi információhordozó tartóssága és költsége között. Ez a probléma továbbra is nagyon fontos és aktuális.

Tekintsük a tárolóeszközt tárolóeszköznek.

A tárolóeszköz (memória) az adatok rögzítésére és tárolására szolgáló információhordozó. A tárolóeszköz működése alapulhat bármilyen fizikai hatáson, amely a rendszert két vagy több stabil állapotba hozza. a memória osztályozható rekord stabilitás a:

· Csak olvasható memória (ROM), amelynek tartalmát a végfelhasználó nem módosíthatja (pl. CD-ROM). A ROM működési módban csak információ olvasását teszi lehetővé;

· Írható memória (PROM), amelybe a végfelhasználó csak egyszer írhat információt (például CD-R);

· Újraírható memória (PEPROM) (például CD-RW);

· A véletlen elérésű memória (RAM) egy módot biztosít az információk rögzítésére, tárolására és olvasására a feldolgozás során. A gyors, de drága RAM (SRAM) flip-flopokra épül, a lassabb, de olcsóbb RAM fajták - a dinamikus memória (DRAM) kondenzátorokra épül. Mindkét típusú memória esetében az információ eltűnik, miután leválasztják az aktuális forrásról.

A hozzáférés típusa szerint A memória a következőkre oszlik:

· Soros hozzáféréssel rendelkező eszközök (például mágnesszalagok);

· Véletlen elérésű eszközök (RAM) (például véletlen elérésű memória);

· Közvetlen hozzáféréssel rendelkező eszközök (például merev mágneslemezek);

· Asszociatív hozzáférésű eszközök (speciális eszközök az adatbázis teljesítményének javítására).

Geometriai felépítéssel :

lemezek (mágneses lemezek, optikai, magneto-optikai);

szalag (mágnesszalagok, lyukszalagok);

Dob (mágneses dob);

kártya (mágneses kártyák, lyukkártyák, flash kártyák stb.)

nyomtatott áramköri lapok (DRAM-kártyák).

A fizikai elv szerint:

1. perforált (lyukakkal vagy kivágásokkal):

Kártya;

Lyukszalag;

2. mágneses rögzítéssel:

Ferrit magok;

Mágneses lemezek (kemény és rugalmas);

Mágneses szalagok;

Mágneses kártyák;

3. optikai:

4. Mágnes-optikai

5. Az elektrosztatikus töltés felhalmozódása dielektrikumokban (kondenzátortöltők, tároló katódsugárcsövek);

6. Effektusok használata félvezetőkben (EEPROM, flash memória);

7. Hang és ultrahang (késleltetési vonalak);

8. szupravezetés alkalmazása (kriogén elemek) stb.

A rögzített információ formája szerint megkülönböztetünk analóg és digitális tárolóeszközöket.

A digitális tárolóeszközök olyan eszközök, amelyek digitális kódban bemutatott információk rögzítésére, tárolására és olvasására szolgálnak.

Ha már elektronikus dokumentumról beszélünk, figyelembe kell venni ezen dokumentumok formátumát. Az elektronikus dokumentumformátum olyan fájlformátum, amely szöveges és audiovizuális információkat tartalmaz kódolt formában. Szövegformátumokat használnak szövegek létrehozására szövegszerkesztővel.

DOC a dokumentum szövegének megtekintéséhez és szerkesztéséhez

PDF formátum egy dokumentum azonos formában történő megjelenítéséhez

Az RTF dokumentumok megtekintésére, szoftvertermékek különféle verzióiban történő szerkesztésére szolgál.

2. A dokumentumok létrehozásához és feldolgozásához használt korszerű technikai eszközök

A dokumentumok létrehozásához és feldolgozásához használt eszközök viszont információfeldolgozó eszközök, két nagy csoportra oszthatók. azt fő-és kiegészítő alapok.

Segédeszköz a tárgyi eszközök működőképességét biztosító, valamint a vezetői munkát megkönnyítő, komfortosabbá tevő berendezések. Az információfeldolgozás segédeszközei közé tartoznak az irodai berendezések, valamint a javítási és megelőző eszközök. Az irodai berendezéseket az eszközök igen széles skálája képviseli, az irodaszerektől az alapadatok szállításán, reprodukálásán, tárolásán, keresésén és megsemmisítésén át, adminisztratív és termelési kommunikációs eszközökig stb., amelyek kényelmessé és kényelmessé teszik a vezető munkáját. .

A tárgyi eszközök az információk automatizált feldolgozásának eszközei. Ismeretes, hogy bizonyos folyamatok irányításához egy bizonyos kezelési információk az állapotok és paraméterek jellemzése technológiai folyamatok, a termelés, az ellátás, a marketing, a pénzügyi tevékenységek stb. mennyiségi, költség- és munkaerőmutatói. A technikai feldolgozás fő eszközei a következők: az információ nyilvántartásának és gyűjtésének eszközei, az adatok fogadásának és továbbításának eszközei, az adatelőkészítés eszközei, a beviteli eszközök, az információfeldolgozás eszközei és az információ megjelenítésének eszközei. Az alábbiakban mindezeket az eszközöket részletesen tárgyaljuk.

· Az elsődleges információk megszerzése és a regisztráció az egyik munkaigényes folyamat. Ezért széles körben használják gépesített és automatizált mérési, gyűjtési eszközök és adatnaplózás. Ezen alapok köre igen széles. Ezek tartalmazzák: elektronikus mérleg, különféle számlálók, eredményjelzők, áramlásmérők, pénztárgépek, bankjegyszámláló gépek, ATM-ek és még sok más. Ebbe beletartoznak a különféle gyártási nyilvántartók is, amelyek az üzleti tranzakciókra vonatkozó információkat gépi adathordozókon állítanak össze és rögzítenek.

· Az információ fogadásának és továbbításának eszközei. Az információátvitel az adatok (üzenetek) egyik eszközről a másikra történő küldésének folyamatára vonatkozik. Az adatátviteli és -feldolgozó eszközök által alkotott, egymással kölcsönhatásban álló objektumok halmazát hálózatnak nevezzük, amely az információ továbbítására és fogadására tervezett eszközöket egyesíti. Információcserét biztosítanak a származási hely és a feldolgozás helye között. Az adatátvitel eszközeinek és módszereinek szerkezetét az információforrások és adatfeldolgozó létesítmények elhelyezkedése, az adatátvitel mennyisége és ideje, a kommunikációs vonalak típusa és egyéb tényezők határozzák meg. Az adatátviteli eszközöket előfizetői állomások (AP), átviteli berendezések, modemek, multiplexerek képviselik.

· Adat-előkészítő eszközök A gépi adathordozókon információk előkészítésére szolgáló eszközök, a dokumentumokból a médiára történő információátvitelre szolgáló eszközök, beleértve a számítógépes eszközöket is. Ezek az eszközök rendezni és javítani tudják.

· Beviteli eszközök a gépi adathordozókról származó adatok észlelésére és az információk számítógépes rendszerekbe történő bevitelére szolgálnak

· Információfeldolgozó eszközök fontos szerepet játszanak az információfeldolgozás technikai eszközeinek komplexumában. A feldolgozó eszközök közé tartoznak a számítógépek, amelyek viszont négy osztályba sorolhatók: mikro, kicsi (mini); nagy és szuperszámítógépek. Mikroszámítógép Két típusa van: univerzális és speciális. Mind az univerzális, mind a speciális lehet többfelhasználós - nagy teljesítményű, több terminállal felszerelt és időmegosztásos módban működő számítógépek (szerverek), valamint egyfelhasználós (munkaállomások), amelyek egyfajta munka elvégzésére specializálódtak.

Kis számítógépek– munkaidő-megosztási módban és multitasking módban. Pozitív oldaluk a megbízhatóság és a könnyű kezelhetőség.

Mainframe-ek– (főgazdaságok) nagy memóriamennyiség, magas hibatűrés és teljesítmény jellemzi. Magas megbízhatóság és adatvédelem is jellemzi; nagyszámú felhasználó csatlakoztatásának képessége.

szuperszámítógép- ezek nagy teljesítményű többprocesszoros számítógépek, amelyek sebessége 40 milliárd művelet másodpercenként.

szerver- egy számítógép, amely az összes hálózati állomástól érkező kéréseket feldolgozza, és hozzáférést biztosít ezen állomások számára a rendszererőforrásokhoz, és elosztja ezeket az erőforrásokat. Az univerzális szerver neve - szerver-alkalmazás. Erőteljes szerverek tulajdoníthatók kis és nagy számítógépeknek. Most a Marshall szerverek vezetnek, és vannak Cray szerverek is (64 processzor).

· Az információ megjelenítésének eszközei számítási eredmények, referenciaadatok és programok gépi adathordozóra, nyomtatásra, képernyőre stb. A kimeneti eszközök közé tartoznak a monitorok, nyomtatók és plotterek.

Monitor- Ez egy olyan eszköz, amelyet a felhasználó által a billentyűzetről bevitt vagy a számítógép által kiadott információk megjelenítésére terveztek.

Nyomtató- Ez egy olyan eszköz, amely szöveges és grafikus információkat nyomtat papírra.

Plotter- Ez egy olyan eszköz, amellyel nagy formátumú rajzokat és diagramokat nyomtathatunk papírra.

2.1 A dokumentumok megváltoztatásának, sokszorosításának és fizikai feldolgozásának módjai és eszközei

A dokumentumok megváltoztatására, sokszorosítására és fizikai feldolgozására szolgáló eszközök széleskörű elterjedésével összefüggésben közvetlenül a menedzsment területén, különböző irodákban és szervezetekben, az ilyen eszközöket "irodai szervezeti felszerelésnek" (irodai felszerelésnek) - a gépesítéshez használt technikai eszközöknek - kezdték nevezni. valamint a vezetői és mérnöki és műszaki munkák automatizálása.

Egy jó hírű cég irodai berendezései közé tartozhatnak például olyan eszközök és berendezések, mint személyi számítógép, szervezeti gép, írógépek, telefon- és rádiótelefon készülékek, mini-alközpont, igazgatói kapcsolótábla, hangos beszédtelefon kaputelefon, személyhívó rendszer, telegép, fax, fénymásoló, rizográf, hangrögzítő, vetítőberendezés, címzőgép, jelölőgép, laminálógép, bélyegző, iratmegsemmisítő, borítéknyitó, irattűző, irattartó berendezés, állványok és iratszekrények, széf, kocsi, pneumatikus posta stb. .

A tágabb értelemben vett irodai berendezések közé tartozhat bármilyen eszköz, eszköz, műszaki eszköz és berendezés, gép, bútor stb., a ceruzától és hegyezőig. számítógépekés rendszerek.

Szűkebb értelemben az irodai berendezéseken gyakran csak az irodai munkában használt technikai eszközöket értjük információs papíralapú dokumentumok létrehozására, másolására, reprodukálására, feldolgozására, tárolására, szállítására, valamint adminisztratív és vezetői kommunikációra.

Leírunk néhány történelmi információt az irodai berendezések és „elődjeik” megjelenésével kapcsolatban, valamint ismertetjük a dokumentumok másolásának és sokszorosításának módszereit.

A másolási folyamat megkönnyítése és felgyorsítása érdekében a 19. század elején elkezdték használni a szénpapírt („karbonpapírt”). Az angol R. Wedgwood 1806-ban szabadalmaztatta a „levelek és dokumentumok másolatainak fogadására szolgáló eszközt”. Az általa feltalált eszközben vékony papírt kék tintával áztattak, majd két itatópapír között szárították meg. Az így kapott "szénpapírt" írás közben egy papírlap alá lehetett helyezni, és másolatot kapni róla. Az írógépek tömeggyártása, amely a 19. század végén kezdődött, a fekete szénpapír megjelenéséhez vezetett, amely minőségében közel áll a modernhez. Használata lehetővé tette a dokumentumból több másolat készítését. Feltaláltak egy polietilén szénpapírt, amellyel egyszerre 15-20 tiszta nyomat készíthető. Jelenleg a szénpapírok impregnálására megközelítőleg ugyanazokat a festékeket használják, mint az írógépszalagok gyártásánál.

A tudományos és technológiai fejlődés a 19. és 20. században számos eredeti másolási és replikációs technológia és a megfelelő reprográfiai eszköz feltalálásához vezetett (a latin re - ismétlődő cselekvést jelző előtag, produkálok - előállítom és a görög grapho). - Rajzolok, írok, rajzolok - a dokumentumok másolásának általános elnevezése) és az operatív nyomtatás. Ebben az időszakban a leggyakoribb másolási módszerek a következők voltak:

A fényképezés az egyik legrégebbi másolási módszer. Ő ad jó minőség azonban költséges és időigényes, a fényképészeti anyagok feldolgozásának összetettsége miatt. A fénymásolás hagyományos fényképezőgépekkel és speciális fényképészeti eszközökkel is történik. Konkrétan a 20. század végén Oroszországban feltaláltak egy restauráló archív kamerát, amely lehetővé teszi a korábban visszakereshetetlennek tartott dokumentumok szövegeinek másolását. Segítségével például 18 pergamenlapot lehetett leolvasni, amelyeket a Kremlben 1843-ban végzett ásatások során fedeztek fel.

A fénymásolás egyik változata a mikrofénymásolás (mikrofilmezés) - mikroformák előállítása fényképes módszerrel, i.e. csökkentett (7-ről 150-szeresre) dokumentumok másolatai. A mikromásolás egyfajta mikromásolás - az információk fényképes rögzítése egy szabványos A6 méretű (105 * 148 mm) lapos fényképezőfilmre optika segítségével 24-szeresére csökken, és egy kis cella formájában egy mikrolapra rögzíthető. Összesen 98 normál szövegoldalak miniatűrje kerül egy szabványos mikrolapra. Azonban olyan technológiákat fejlesztettek ki, amelyek lehetővé teszik akár 270 oldalas kép mikrofiche-re helyezését.

A jelenleg rendelkezésre álló mikrofiche-alapú információk rögzítésére és reprodukálására szolgáló berendezés lehetővé teszi nyomtatott szöveg mikrofiche-re történő rögzítését óránként 1500-2000 dokumentum (15 mikrofiche) termelékenységgel. Meg kell jegyezni, hogy a mikrofiche-olvasás csak nagyító berendezéssel lehetséges.

A diazográfiás módszert (blueprinting) általában nagy formátumú rajzok és műszaki dokumentációk speciális fényérzékeny (ibolyántúli sugárzásra) diazopapírra másolásakor alkalmazzák, először 1842-ben Nagy-Britanniában szereztek ilyen másolatokat.

A termográfiai másolás (termográfia) hőmásolókkal történik speciális hőre keményedő papíron, vagy hőmásolópapírral normál papírra. Azon az elven alapszik, hogy a papírt intenzív infravörös hősugárral sugározzák be, amely helyi melegítést hoz létre, amely azután átkerül a hőre keményedő papírra;

Az elektrográfiai másolást (xerográfiát) először az orosz E.E. javasolta. Gorin 1916-ban. Jelenleg ez a leggyakoribb. Ez a módszer lehetővé teszi a szükséges dokumentumok gyors, hatékony és viszonylag gazdaságos másolását. Ezenkívül a dokumentumok másolása, méretezése és szerkesztése során lehetséges.

Digitális elektrográfiai másolás (digitális másolás). A digitális fénymásoló nem csak gyors és hatékony másolást tesz lehetővé, hanem az eredetinél jobb másolatok készítését is. Az ügyintézési folyamatban azonban nagyon gyakran szükséges az 50-100 vagy annál nagyobb példányszámú dokumentumok sokszorosítása. Az 1980-as évek óta az elektronszitanyomás (risográfia) az operatív nyomtatás legígéretesebb módszere. Digitális sokszorosítók - rizográfok, valamint sokszorosítók segítségével hajtják végre. Lehetővé teszik a sokszorosítást közvetlenül a számítógépről akár 130 nyomat/perc sebességgel.

A dokumentumok tömeges sokszorosítására különféle nyomtatási módszereket alkalmaznak, amelyek közül a legfejlettebb a magasnyomás és a mélynyomtatás, amelyet könyvek, prospektusok és egyéb nyomdai termékek tömeges sokszorosítására használnak. Az az igény, hogy ma információval rendelkezzenek, tisztában legyenek minden esettel, új termékekkel, arra készteti az embert, hogy újabb technológiákat találjon ki, amelyek lehetővé teszik a dokumentált információk sokszorosítását, reprodukálását, feldolgozását. Mindez a szervezési technika a progresszív irányítási rendszerek anyagi alapját képezi. Az irodai berendezések rossz vezetési használata a vezetők munkatermelékenységének és munkahatékonyságának csökkenéséhez, a működési kérdések megoldásának elfogadhatatlan késedelméhez, és gyakran a szükséges információk hiánya miatti hibás döntésekhez és egyéb negatív következményekhez vezet.

2.2 Távközlési létesítmények

dokumentum dokumentáció távközlési információk

A helyi hálózat (LAN, local area network; angolul Local Area Network, LAN) olyan számítógépes hálózat, amely általában egy viszonylag kis területet, vagy egy kis épületcsoportot (otthon, iroda, cég, intézet) fed le. Vannak még helyi hálózatok, amelynek csomópontjai földrajzilag 12 500 km-nél nagyobb távolságra vannak elválasztva (űrállomások és pályaközpontok). Az ilyen távolságok ellenére az ilyen hálózatok továbbra is helyi hálózatnak minősülnek.

A „Helyi hálózatok” LAN kifejezést leggyakrabban szó szerint értik, vagyis olyan hálózatról van szó, amely kis helyi méretű, és szorosan elhelyezkedő számítógépeket köt össze, de másrészt egyes LAN-ok, mint például a hálózatok, egy kis hálózatot kötnek össze. számítógépek száma, de a modern helyi hálózatok korlátozott lehetőségei több tucatezer számítógép csatlakoztatását teszik lehetővé. Egyes szerzők a LAN-t számos számítógép közvetlen összekapcsolására szolgáló rendszerként határozzák meg, ami azt jelenti, hogy az információk számítógépről számítógépre közvetítők nélkül és egyetlen környezetben továbbíthatók.

A LAN a legpontosabban olyan hálózatként definiálható, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy figyelmen kívül hagyja a kapcsolatot, valójában a LAN-on keresztül csatlakoztatott számítógépek egyetlen virtuális számítógépet alkotnak. Amelynek erőforrásai minden hálózati felhasználó számára elérhetőek, innen következik, hogy a PC teljesítményének növekedésével a helyi hálózaton keresztüli átviteli sebességnek növekednie kell, jelenleg a LAN minimális sebessége 100 megabit/s. Ez megköveteli továbbá az információtovábbítás alacsony szintű hibáit és azt, hogy a hálózat maximális terhelés mellett is stabilan működjön. Nem ritkán mégis megkülönböztetik a hálózatok egy osztályát: a városi vagy regionális hálózatok MAN (Metropolitanareanetwork) természetüknél fogva közelebb állnak a globális hálózatokhoz, de a belső struktúra inkább egy lokális hálózatra emlékeztet.

Az összes használt hálózat mellett számos hátránya van:

1. A hálózat további esetenként jelentős anyagköltséget igényel a berendezések, szoftverek beszerzése, összekötő kábelek lefektetése és a személyzet képzése miatt.

2. A hálózathoz hálózati adminisztrátor felvétele szükséges, aki a hálózat működésének felügyeletéért, korszerűsítéséért, az erőforrásokhoz való hozzáférés kezeléséért felelős. Mert nagy hálózatok vezetői csapat szükséges.

3. A hálózat korlátozza a számítógépek mozgatását, mivel ebben az esetben kábel áthelyezése szükséges.

4. A hálózat kiváló környezet a vírusok terjedésére, ami további pénzügyi költségeket jelent a vírusirtó programok számára.

5. Hálózat, drámaian növeli az információkhoz való jogosulatlan hozzáférés lehetőségét, információvédelem szervezési és technikai intézkedések együttesét igényli.

Íme a hálózatelmélet alapfogalmai

1. Előfizető (csomópont, gazdagép, állomás) - a hálózathoz csatlakoztatott és az információcserében aktívan részt vevő eszköz. Leggyakrabban az előfizető személyi számítógép (PC). Lehet hálózati nyomtató vagy bármilyen más periféria is.

2. Szerver - olyan előfizető, amely erőforrásait más előfizetőknek biztosítja, de maga nem használja azokat. Így a hálózatot szolgálja.

A hálózatban több szerver is lehet, egyáltalán nem szükséges, hogy a szerver legyen a legerősebb számítógép. A szerverek dedikáltak vagy nem dedikáltak. Dedikált szerver – csak hálózati feladatokkal foglalkozik. Nincs kiválasztva - más feladatokat is ellát.

3. Ügyfél - olyan hálózati előfizető, aki csak hálózati erőforrásokat használ, de nem saját maga biztosítja azokat.

4. Kliens számítógép, más néven munkaállomás.

Minden számítógép lehet egyszerre szerver és kliens is. A szerver és kliens kifejezésen gyakran nem magukat a számítógépeket, hanem az azokon futó szoftveralkalmazásokat értjük. Ebben az esetben az olyan alkalmazások, amelyek erőforrásokat adnak a szervernek, az erőforrásokat fogyasztó alkalmazások pedig az ügyfeleknek.

2.3 Mobil kommunikáció

Az információátvitelhez nemcsak helyi hálózatokat, hanem mobilkommunikációt is használnak.

Jelenleg a mobilkommunikáció használata a mindennapi élet szerves része. Tekintsük a fő mobilkommunikációs szabványokat:

A GSM (Global System for Mobile Communications – a világméretű mobilkommunikációs rendszer) a legelterjedtebb mobilkommunikációs szabvány a világon (212 országban a mobil-előfizetők 82%-a). A legtöbb GSM hálózat 900 és 1800 MHz-en működik, egyes amerikai országokban 850 és 1900 MHz-et használnak. A csatorna tiszta formájában hangszolgáltatások nyújtására szolgál, mivel az adatátviteli sebesség mindössze 13 Kbps - ez csak a beszéd (amelyet kodekek előre feldolgoznak), szöveges üzenetek küldésére és szolgáltatási információk cseréjére elegendő.

A GPRS (General Packet Radio Service – csomagkapcsolt adatátviteli rádiócsatorna) egy technológiai kiegészítő a GSM-hálózaton keresztül, amely lehetővé teszi akár 120 Kbps sebességű adatátvitelt (32-es osztály, 6 csatorna egyidejű használata esetén). Előnye, hogy a továbbított adatok, mint a GSM esetében, nem foglalják el a teljes csatornát, hanem annak csak egy részét használják fel, amelyhez egy bizonyos frekvencia van lefoglalva. 20 Kbps van fenntartva minden csatornához. A hozzárendelt csatornák számát azonban nem csak a telefon határozza meg, hanem az is bázisállomás, amely a kapcsolat létrejöttekor a terheléstől függően bizonyos számú csatornát oszt le az adatátvitelre. Az átlagos sebesség körülbelül 50-60 Kbps.

Az EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution – fejlett adatátviteli csatorna, GSM fejlesztése) egy speciálisan kifejlesztett technológia az adatátviteli sebesség növelésére és a kapcsolat megbízhatóságának növelésére. Az EDGE második neve E-GPRS (Enhanced GPRS – fejlett GPRS). Tekintettel arra, hogy a technológia sebességében a 3G hálózatok képességeihez még közelebb áll a második generációs hálózatokhoz, az EDGE-t a 2,75 generációs hálózatokra szokás hivatkozni. EDGE használatakor az elméletileg maximálisan lehetséges adatátviteli sebesség 473,6 Kbps (a 8 leggyorsabb 59,2 Kbps-os csatorna egyidejű használatban van), a gyakorlatban a sebesség általában 2-3-szor kisebb (a felhasznált csatornák számától függően). és sebességük). Átlagos, effektív sebesség a munka sebessége 180 Kbps.

Az UMTS (Universal Mobile Telecommunications System – univerzális mobil telekommunikációs rendszer) egy harmadik generációs kommunikációs formátum, amely a GSM evolúciója a frekvencia és a csatornakód felosztás elvei alapján. Elméletileg a maximális lehetséges adatátviteli sebesség egy UMTS hálózatban 14 Mbps. Eddig a gyakorlatban az előfizetőknek meg kell elégedniük a 384 Kbps-tól 3,6/Mbps-ig terjedő sebességgel (HSDPA, High Speed ​​​​Download Packet Access, a nagy sebességű adatletöltés speciális technológiája használata esetén). Az ilyen hálózatok fő jellemzője a videohívások kezdeményezése. Európában az UMTS-hálózatok jellemzően 2100 MHz-et használnak letöltésre és 1900 MHz-et adatküldésre. Amerikában a szolgáltatótól függően más frekvenciákat használnak - például 1700 MHz.

A CDMA (Code Division Multiple Access – kódosztásos többszörös hozzáférési technológia) egy alternatív GSM kommunikációs szabvány. Az adatátviteli sebesség itt majdnem azonos - 14 Kbps. Megkülönböztető jellemzője, hogy több eszköz is működhet ugyanazon a frekvencián, amelyek mindegyikéhez saját egyedi szám tartozik. A CDMA szabványt a világ mobil-előfizetőinek körülbelül 15%-a használja. Ezt a kommunikációs szabványt a Qualcomm fejlesztette ki, és elsősorban Amerikában és Ázsiában használják. A CDMA szabvány működéséhez 800 és 1900 MHz-es frekvenciákat használnak.

A CDMA2000 1x - a CDMA szabvány fejlesztése, közbenső kapcsolat a CDMA formátum második és harmadik generációjának hálózatai között. A csúcssebesség 144 Kbps. A használt frekvenciák közé tartozik a 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 és 2100 MHz.

A CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized – optimalizált evolúciós adatátvitel) egy távközlési rádiós adatátviteli szabvány, amelyet leggyakrabban szélessávú, nagy sebességű internet-hozzáféréshez használnak. A szabványnak több módosítása is létezik: Basic - Revision 0 - amely 2,4 Mbps adatátviteli sebességet biztosít, ugyanakkor a letöltési sebesség jelentősen meghaladja a hálózatra történő adatküldés sebességét; Speciális - A változat - 3,1 Mbps sebességet és azonos adatátviteli sebességet biztosít az adatok fogadásához és továbbításához, amely lehetővé teszi a kétirányú videohívásokat; Az elméleti - B változat - 14,7 Mbps adatátviteli sebességet biztosít (3 csatorna 4,9 Mbps-os).

2.4 Fax

A modern telefaxok működési elve

A telefax egy elektromechanikus eszköz, amely szkennerből, modemből, nyomtatóból, motorból és fogaskerekekből áll. A motor és a fogaskerekek felelősek a papír lapolvasóba és nyomtatóba történő normál adagolásáért. A szkenner beolvassa a dokumentum képét, digitalizálja és továbbítja az információt a modemnek. A modem a digitális jeleket modulált jelek sorozatává alakítja, és egy normál telefonvonalon továbbítja egy másik faxkészülékhez. A faxfogadó modem ezt a sorozatot visszaalakítja digitálissá, és elküldi a nyomtatónak. A nyomtató a kapott információnak megfelelően speciális hőpapírra nyomtatja a képet.

Fax hátrányai

Jelentős mechanikai kopásra való hajlam. Gyakori használat esetén a faxszkenner eltömődik az olvasott dokumentumokból származó portól és szennyeződésektől. A műanyag fogaskerekek elhasználódnak. Mindez ferdítéséhez és egyenetlenséghez vezet mind az olvasható dokumentumoknak a szkennerbe, mind a hőpapíroknak a nyomtatóba. Így a továbbított és fogadott dokumentumok minősége jelentősen romlik.

Az automatizált munka lehetetlensége. Nehéz dokumentumokat küldeni nagyszámú címzettnek hagyományos telefaxon. A titkár kénytelen kézzel tárcsázni a számokat, visszahívni, ha a címzett foglalt, vagy ha az átvitel sikertelen.

A drága hőpapír nem hatékony felhasználása. A legtöbb fax minden fogadott üzenetet kinyomtat (beleértve azokat is, amelyek nem hordoznak semmit hasznos információ) speciális drága hőpapíron. A magas ár mellett ennek a papírnak van még egy jelentős hátránya - a rajta lévő kép idővel elkerülhetetlenül elhalványul. Így minden fontos üzenetről biztonsági másolatot kell készíteni a tároláshoz.

Új fax berendezés

A hagyományoshoz képest továbbított információ mennyisége telefonvonalak, folyamatosan növekszik. Ez mindenekelőtt a faxüzenetekre vonatkozik. Ezért manapság sok felhasználó nem egyszerű, szigorúan meghatározott funkciókat ellátó önálló telefaxkészülék vásárlása iránt érdeklődik, hanem fejlettebb rendszerek vásárlása iránt, amelyek lehetővé teszik a faxüzenetek fogadásának, feldolgozásának és küldésének automatizálását, valamint a feltárt hiányosságok kiküszöbölését.

Az ötlet, hogy személyi számítógépet használjanak ilyen integrált rendszerek létrehozására, először 1985-ben valósult meg, amikor a GammaLink kiadta az első számítógépes faxkártyát. Ez lehetővé tette a telefonvonal közvetlen csatlakoztatását a számítógéphez, és hatékony és sokoldalú telefaxsá alakítását. Manapság a számítógépes faxtáblákat számos gyártó gyártja. Termékeik, amelyek bizonyos funkcionalitásukban különböznek egymástól, ugyanazt a célt szolgálják – automatizálják a hagyományos telefonvonalakon váltott faxüzenetek küldésének, fogadásának és terjesztésének folyamatát.

A számítógépes telefónia faxkártyái a számítógépes telefónia (CT) iparágának szerves részét képezik. Költségük 50 dollártól változhat. (szokványos kis sebességű fax-modem kártyákhoz, amelyek képességei és jellemzői általában sok kívánnivalót hagynak maguk után) 5000-7000 dollárig. (speciális fax kártyákhoz, amelyeket a legújabb vívmányok felhasználásával hoztak létre, és amelyek 12 telefonvonalon egyidejűleg 14 400 bps sebességgel képesek különféle információkat továbbítani. Az ilyen kártyákat használó PC-re épülő rendszerek számos jelentős előnnyel rendelkeznek a hagyományos faxokhoz képest gépek .

Egyszerű használat. A számítógép telefonhálózatba való integrálása és telefax-képességekkel való felruházása lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy faxüzeneteket fogadjanak, dolgozzanak fel és küldjenek el anélkül, hogy elhagynák a számítógépüket.

A telefonvonalak hatékony használata. A PC-alapú faxrendszer hatékony kommunikációt biztosít néhány telefonvonalon keresztül, sok önálló telefaxkészüléket helyettesítve, amelyek mindegyikéhez külön vonalra van szükség.

Az átvitt kép kiváló minősége. A szöveg- vagy grafikus szerkesztő bármely dokumentuma elküldhető kiváló minőségű faxüzenetként. Ehhez egy speciális szoftver segítségével a faxkártya által az üzenetküldéshez használt formátumba konvertálják. Így garantált a kiváló képminőség, mivel a dokumentumot nem „ronthatja el” a nyomtató rossz nyomtatási minősége, a faxszkenner szennyezettsége vagy a papíradagoló mechanizmus hibája.

A beérkezett üzenetek titkosságának megőrzése. A hagyományos telefaxokkal ellentétben, amelyek egyetlen papírtekercsre nyomtatják ki az összes bejövő üzenetet, a CT-rendszerek személyes felhasználói könyvtárakban fogadják és tárolják azokat, amelyekhez jelszó korlátozza a hozzáférést. Így a megtekintés teljesen kizárt. fontos dokumentumokat idegenek.

Ezenkívül a számítógép használata a faxkártyák működésének vezérlésére számos hasznos és kényelmes algoritmus - CT-alkalmazás - megvalósítását teszi lehetővé. Sok közülük lehetővé teszi a faxüzenetek cseréjének teljes automatizálását. A legszélesebb körben használt CT alkalmazások a FAX SERVER, FAX ON DEMAND és FAX BROADCAST. A faxszerver használata minimalizálja az idő- és anyagköltségeket a faxüzenetek fogadása és továbbítása során. Fax on Demand lehetővé teszi, hogy automatizálja az előfizetők számára gyakran kért dokumentumokat. A faxelosztás nagyban leegyszerűsíti a személyzet munkáját, ha nagyszámú különböző dokumentumot küldenek nagyszámú címzettnek.

2.5 Modem csatlakozás

Egy rendszer elképzelhetetlen modem nélkül elektronikus kommunikáció. Ez az eszköz lehetővé teszi, hogy bekapcsolódjon egy izgalmas, és ma a távközlés világának legújabb találmányait felhasználva, már és egyszerűen létfontosságú, az információáramlások, az elektronikus adatbázisok, az e-mailek világába, elektronikus címtárak, hirdetőtáblák és egyebek. A modemek segítségével történő információfogadás és -csere lehetőségeit ma már nehéz túlbecsülni, és el sem tudjuk képzelni, mi vár ránk holnap. A világ bármely pontjára e-mailben küldött e-mail kevesebb, mint két órán belül megérkezik a címzetthez. Bármilyen hirdetményt, hirdetést elhelyezhetünk az Ön e-mail hálózatának telekonferencia rendszerében, és ezt az információt egy nap alatt az egész világ tudomására jut. Modem segítségével például közvetlenül csatlakozhat Moszkvából egy New York-i szerverhez, és dolgozhat az abban található információs adatbázisokkal. Végül küldhetünk faxot. A számítógépes kommunikációs csatornákon és ennek eredményeként a modemeken keresztül még ma sem egy jó hírű brókeriroda nélkülözheti az információk gyors átvételét és továbbítását.

Magyarázza el, mi a modem és hogyan működik. Amikor számítógépet használnak a telefonhálózaton keresztüli információcserére, olyan eszközre van szükség, amely képes fogadni a telefonhálózatból érkező jelet és digitális információvá alakítani. Ennek az eszköznek a kimenetén az információ MODULÁCIÓ, a DEMODULATION bemenetén pedig a MODEM név. A modem célja, hogy a számítógépből érkező jelet (nullák és egyesek kombinációja) a telefonvonal működési tartományának megfelelő frekvenciájú elektromos jelre cserélje. A modem ennek a vonalnak az akusztikus csatornáját alacsony és magas frekvenciasávokra osztja. Az alacsony frekvenciasáv adatátvitelre, a magas frekvenciasáv pedig vételre szolgál. Az információk kódolásának számos módja van, amelyek közül a leghíresebb az FSK módszer (Frequency SNift Keying) 300 baud átviteli sebességig (a baud az információátviteli sebesség mértékegysége 1 bit / s) és a PSK módszer ( PHase SNift Keying) gyorsabb modemekhez, átviteli sebesség akár 2400 baud.

Az FSK négy dedikált frekvenciát használ. Az információ továbbításakor az 1070 Hz frekvenciájú jelet logikai nullaként, az 1270 Hz frekvenciájú jelet pedig logikai egységként értelmezzük. Fogadáskor a nulla 2025 Hz-es jelnek, az egy pedig 2225 Hz-es jelnek felel meg.

A PSK két frekvenciát használ: 2400 Hz adatátvitelre, 1200 Hz vételre. Az adatok átvitele két bitben történik, míg a kódolás a jel fázisának eltolásával történik. A kódoláshoz a következő fáziseltolásokat használjuk: 0 fok bitkombináció esetén 00,90 fok 01,180 fok esetén 10,270 fok 11 esetén.

Vannak más típusú moduláció is (DPSK, QAM, TCM). A modem vagy külső eszközként készül, amely egy telefonvonalra csatlakozik az egyik kimenettel, a másik pedig egy szabványos számítógépes COM-porttal (RS232 csatlakozó a CCITT V. 24 ajánlása szerint), vagy hagyományos nyomtatott áramköri kártyaként, amely be van szerelve. a számítógép közös buszon. A modemek belső változatai a normál ISA és PCI buszokhoz is illeszthetők.

Nézzük meg a modemek működésének néhány szabványát.

A legelterjedtebbek az úgynevezett HAYES-kompatibilis modemek, amelyek az egyik első modem gyártójáról kapták a nevét. Az ilyen modemek AT parancsokat használnak (az angol ATtention szóból), amelyek kompatibilisek a Hayes Smartmodemmel. Az összes Hayes-kompatibilis modemhez tartozó szabványos parancskészleten kívül minden gyártó egyedileg kínál a felhasználónak olyan speciális parancsok széles skáláját, amelyek csak ennek a cégnek a modelljeiben érvényesek (például USRobotics, Rockwell, ZyXEL stb.)

A parancskészlet-kompatibilitáson túlmenően a modemnek meg kell felelnie néhány szabványnak a telefonvonalon keresztüli információtovábbításra vonatkozóan. Ilyen szabványok a CCITT (International Consultative Committee on Telegraphy and Telephony, francia CCITT (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique)) ajánlásai.

Az akár 2400 baud sebességre vonatkozó szabványoknak megfelelő modemek szabadon cserélhetnek információkat. Megjegyzendő, hogy a CCITT V.32 ajánlása nem szabvány a szó teljes értelmében, mivel gyakorlatilag minden nagyobb, 2400 baud feletti modemgyártónak szokása van egy vagy több speciális adatátviteli protokollt is alkalmazni. Használatuk csak hasonló modemek csatlakoztatásakor lehetséges, és ebben az esetben általában nagyobb átviteli sebességet, zajtűrést és csatlakozási sebességet érnek el.

A legelterjedtebb és legolcsóbb (ezért is népszerű a felhasználók körében) a HST (HigH Speed ​​​​Transfer) protokoll, amelyet a USRobotics fejlesztett ki a 80-as évek végén. Ennek a protokollnak számos változata van: H96, H14, H16, H19, H21, H28, amelyek között az egyetlen különbség az információátviteli sebesség, amely rendre 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 és 28800 baud. A HST-protokoll alacsony költsége, széleskörű bővíthetősége, nagy zajállósága és nagy sebességű adatátvitele miatt a felhasználók inkább széles körben vásárolnak. híres modellek USRobotics, mint a Sportster, Worldport, Courier.

Szintén széles körben használják a ZyXEL modemeket, amelyek sajátos ZYX protokollal rendelkeznek, amely lehetővé teszi az adatok 19200 baud sebességű átvitelét full duplexben. A ZyXEL modemek nagy népszerűségre tettek szert a 90-es évek elején, kizárólag annak köszönhetően, hogy más márkájú modemek nem voltak elérhetőek a hazai vásárlók számára. Legfőbb hátrányuk a magas ár, ami a fogyasztók széles körét elriasztja. Ennek ellenére a banki struktúrák és a kormányzati szervek a kialakult hagyományok alapján előnyben részesítik ennek a cégnek a modemjeit.

Ritkábban elterjedt, nagyon drága, de erős és stabil jellel, amely figyelmen kívül hagyja még az alközpontra szerelt védőszűrőket is, hogy elkerülje az ingyenes modemhasználatot. Ezek a TrailBlazer márka Telebit modemei és a híres PEP protokoll (Racket Ensemble Protocol) Szinte minden nagy sebességű modem kompatibilis a kevésbé gyors szabványokkal.

Következtetés

Az informatikai eszközök fokozatos fejlődése lehetővé teszi a „papírmentes” technológia elemeinek az irodai munkába való beillesztését, az információcsere elektronikus kommunikációs eszközökkel valósul meg, az információk tárolása és feldolgozása személyi számítógépek és perifériák segítségével történik, az irodai dokumentáció másolása és sokszorosítása modern eszközökkel. másoló berendezés.

Ma, az évről évre többszörösére növekvő információáramlás körülményei között szinte lehetetlen elképzelni a banki struktúrák, a kereskedelmi és közvetítő cégek, a kormányzati szervek és más szervezetek közötti egyértelmű interakciót modern számítástechnika és számítógépes hálózatok nélkül. Ellenkező esetben gigantikus papíralapú dokumentumfeldolgozók és futárok állományának fenntartására lenne szükség, és egy ilyen rendszer megbízhatósága és működési sebessége továbbra is lényegesen alacsonyabb lenne, mint a modemes kommunikáció és a számítógépes hálózatok. Ám a fontos információs üzenetek elküldésének minden perce késve nagyon kézzelfogható anyagi veszteségeket és képösszeomlást okozhat.

Ebben a kurzusmunkában megvizsgáltuk az iratkészítés és feldolgozás során alkalmazott korszerű technikai eszközöket, tanulmányoztuk az információk dokumentálásának módjait, osztályoztuk az iratok fajtáit és típusait, megvizsgáltuk az okmányhordozók fajtáit, ismertettük a dokumentumok sokszorosításának néhány módszerét, ill. azonosította a távközlés használatának sajátosságait is.

Ezzel elértük a dokumentumfeldolgozás modern technikai eszközeinek irodai munkában való használatának jellemzőinek tanulmányozásának célját.

Források és felhasznált irodalom jegyzéke

Források

1. Antonova P. RELCOM hálózat és e-mail. - M.: Demos, 1991.

2. Vilkhovchenko S.D., Modemek (kiválasztás, telepítés, konfiguráció), M .: ABF, 1997.

3. Gavrilov A. A. Munka modemmel. - M.: "Malip" képviselő, 1992.

4. Gasov V.M. "Grafikus információ bemeneti-kimeneti technikai eszközei" (V. N. Chetverikov által szerkesztett, hét könyvből álló sorozat: "Az emberi interakció szervezése automatizált vezérlőrendszerek műszaki eszközeivel")

5. Gurin N.I. "Személyi számítógépen végzett munka"

6. Jones R. Adatátviteli elmélet. - M.: Tudomány és technika, 1993.

7. Solomenchuk VG, Személyi számítógépek hardverei. BHV-Szentpétervár, 2003.

8. Alatt. szerk. W. Tompkins és J. Webster. Érzékelők és adatbeviteli eszközök összekapcsolása IBM PC számítógépekkel. - M.: Mir, 1992.

9. Címtár " Számítógépes hálózatok Oroszország. Nemzetközi kommunikáció szolgáltatásai". - M.: LLP "ELIS. LTD", 1992.

10. Fishchenko L.P. "Belső PCI modemek"

11. GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások”, amelyet az Orosz Föderáció Állami Szabványának 1998. február 27-i 28. számú rendelete hagyott jóvá.

12. GOST R 6.30-2003 Egységes dokumentációs rendszerek. Szervezeti és ügyviteli dokumentumok egységes rendszere. Dokumentációs követelmények. - Bemenet. 2003.03.03. - M: Standards Publishing House, 2003.

13. 2006. július 27-i 149-FZ szövetségi törvény „Az információkról, információs technológia valamint az információ védelméről.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 „Az információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Dokumentum kezelés. Általános követelmények”, rendelettel jóváhagyták és hatályba léptették szövetségi ügynökség Műszaki Szabályozásról és Metrológiáról 2007.03.12. sz. 28-st.

15. Dokumentumfolyamat 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Dokumentáció elektronikus számítógépek használatával.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. Termika Consulting Group, Office Encyclopedia: http://www.termika.ru/dou/enc/, 10.08.25.

18. Repina S.O., "Elektronikus hiperhivatkozási kézikönyv": http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 10.09.01.

19. Ingyenes enciklopédia: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Mobilkommunikációs szabványok: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 10.09.01.

21. A modern telefaxok működési elve: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 10.10.05.

Irodalom:

22. Gedrovics F.A. Digitális dokumentumok: megőrzési problémák // Levéltáros Értesítője. 2004. 1. szám.

23. Irodai munka és levelezés kérdésekben és válaszokban: Tankönyv gazdasági egyetemek és főiskolák hallgatói számára M.I. Basakov – 2. kiadás, átdolgozott. és további // "Tankönyv és tanulmányi útmutató" sorozat - Rostov n / a

24. Irodai munka (A menedzsment dokumentációs támogatásának szervezése és technológiája): Tankönyv egyetemeknek / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. satöbbi.; Szerk. TÉVÉ. Kuznyecova. - M.: UNITY-DANA, 2001 - 359 p.

25. Irodai munka: Tankönyv / Az általános alatt. szerk. prof. TÉVÉ. Kuznyecova. - 2. kiadás, átdolgozva. és további – M.: MTsFER, 2006.

26. Dokumentáció: Tankönyv. N.N. Kushnarenko – 7. kiadás, Sr. - K .: Tudás, 2006. - 459 p. - ( Felsőoktatás XXI század).

27. Nyilvántartás: Tanulmányi segédlet. N.S. Larkov

28. Vezetői tevékenység dokumentálása: előadások tanfolyama / I.N. Miguel. – M.: Flinta: MPSI, 2006. – 200p.

29. „Az elveszett dokumentumokkal való munka kultúrájáról” 10 / 2002 sz.

30. A dokumentumokkal végzett munka szervezése: Tankönyv / Szerk. prof. V.A. Kudrjajev. - 2. kiadás, átdolgozva. és további – M.: INFRA-M, 2002. – 592 p.

31. A modemmel dolgozunk. Gavrilov A.A., M.: MP "MALIP", 1992.

32. Sedova O.L., Dokumentumokat sokszorosítunk. „Sekretary Affairs” folyóirat, 1999. 1. szám.

33. Titkárság. Oktatási és gyakorlati útmutató / V.V. Galakhov, I.K. Kornyeev és mások; szerk. I.K. Kornyejev. - M .: TK Velby, Prospekt kiadó, 2005. - 608 p.

34. Modern irodai munka. Berezina N.M., Voroncova E.P., Liszenko L.M. - 2. kiadás - Szentpétervár: Péter, 2006. - 272 p.: ill. – ("Modern papírmunka" sorozat)

35. Modern technológiáküzleti és dokumentumkezelés. Folyóirat 0, 2010.

36. Rogozhin M.Yu. Üzleti kézikönyv. - "Yusticinform", 2005.