Stendat informative përdoren për vendosjen e materialeve: fletëpalosje, lajme, mesazhe reklamuese, broshura, etj. si në tregti ashtu edhe në sektorin e shërbimeve.
Llojet bazë të stendave
Një nga llojet më të zakonshme dhe të njohura - qëndrimi "këndi i konsumatorit". Çfarë vendoset në të? Në fakt, kjo është një tabelë informacioni me xhepa. Mund të ketë një libër ankesash dhe sugjerimesh, licenca dhe certifikata të kompanisë, informacione për kompaninë, etj. Më shpesh, një kënd i tillë nuk mbart një ngarkesë reklamuese, kështu që shumë njerëz porosisin opsione të lira. organizatat buxhetore: qëndrim për shkollë, spital, institucioni publik etj.
Zakonisht ekzistojnë dy lloje stendash informacioni:
- rrugë
- Brendshme
Stenda të brendshme përdoren në ambiente të mbyllura dhe ndahen në të hapura ( Qasje falas materiale) dhe të mbyllura Akses i kufizuar. Përdoret nëse dëmtimi aksidental i materialeve të vendosura ose akte vandalizmi janë të mundshme. Për shembull, në institucionet arsimore
Instalimi stendat e informacionit rrugor përdorni restorante, kafene (vendosja e menusë), organizatat sociale(njoftimet për shërbimet e banesave dhe komunale, menaxhimi i shtëpisë, etj.), postimi i informacionit të përditësuar, etj.
5 rregullat bazë të projektimit të stendës
Rregullimi i suksesshëm i informacionit, vendosja e thekseve, mënyrat e duhura për të tërhequr vëmendjen në stendë - "rruga për në zemër" klientët potencial dhe partnerët e biznesit.
Le të theksojmë pesë pika kryesore:
- Para së gjithash, është e nevojshme përcaktojnë qëllimi kryesor . Pse keni nevojë për një tabelë informacioni? Cili është “misioni” i saj? Përgjigjet e këtyre pyetjeve do t'ju ndihmojnë të merrni fokusin e duhur. Por më shumë për këtë më vonë.
- Për të tërhequr vëmendjen. Dizajni i jashtëm duhet të tërheqë vëmendjen e njerëzve, të shkaktojë një dëshirë për të zbuluar "çfarë është kaq interesante atje". U zbulua se vizitori, duke kaluar, ndalon shikimin e tij në tribunë për jo më shumë se 5-10 sekonda. Kjo do të thotë që gjatë kësaj kohe duhet ta bindni që të afrohet dhe të njihet me informacionin.Cilat janë mjetet për të tërhequr vëmendjen? Një formë origjinale, një element ose sfond i ndritshëm për hartimin e një stende, një prezantim i pazakontë i informacionit: komike, infografikë, etj.
- Vëmendja e njeriut është selektive. Një person nuk mund t'i kushtojë të njëjtën vëmendje shumë temave në të njëjtën kohë, kështu që ju duhet të vendosni thekse: çfarë duhet të shohë lexuesi para së gjithash, çfarë pastaj - si material ndihmës. Nëse detyra juaj është prezantimi i produktit të kompanisë, atëherë fokusi duhet të jetë tek ai dhe avantazhet e tij. Përdorni ilustrime, fotografi, diagrame infografike - informacioni vizual perceptohet më mirë. Nëse vendosni të postoni informacion për vetë kompaninë, atëherë, para së gjithash, logoja, marka, ngjyrat e korporatës, etj., duhet t'i kushtojnë vëmendje vetes. Nuk ka kuptim të shtoni elemente dekorative "bosh" që nuk mbajnë ngarkesë semantike, sepse qëllimi juaj nuk është vetëm të tërheqni. , por edhe për të mbajtur lexuesin. Prandaj, dizajni duhet të lidhet logjikisht me idenë tuaj kryesore.
- Numri i thekseve vizuale nuk duhet të jetë i madh. Përndryshe, vëmendja e personit shpërndahet dhe personi nuk do të jetë në gjendje të përqendrohet në materialin që dëshironi të përcillni.
- Përditësimi i informacionit është shumë i rëndësishëm. Të gjitha lajmet, informacionet e përditësuara dhe njoftimet duhet të jenë fjalë për fjalë "goditëse" dhe të zëvendësohen me mesazhe të reja në kohë. Mos harroni të shtoni ftesa për ngjarjet në vazhdim, etj.
Stenda, në një farë mënyre, është një nga komponentët e “fytyrës” së çdo organizate, pavarësisht nëse është komercial apo publik. Suksesi dhe favorizimi i vizitorëve dhe klientëve potencialë të ardhshëm varet nga sa me kompetencë është projektuar vendi i informacionit.
Qëndron në ndërtesa publike
Një stendë e dizajnuar në mënyrë kreative në dizajnin me ngjyra është vetëm gjysma e betejës, pasi është shumë e rëndësishme që ai të përcjellë informacion të rëndësishëm tek vizitori. Sigurisht, stendat e bëra me ngjyra të ndezura do të duken bindëse, por nëse e vendosni këtë objekt informacioni në vendin e gabuar në dhomë, ai nuk do të kthehet në asgjë më shumë se një element dekorativ i zakonshëm i brendshëm.
Stenda kreative tërheq më shumë vëmendjen e vizitorëve dhe të ftuarve
Duhet të përpiqeni ta vendosni stendën në zonën më të ngarkuar për të tërhequr vëmendjen e sa më shumë njerëzve, por me një delikatesë të caktuar që të mos i “irritojë” sytë. Vende të tilla janë zakonisht hollet në shkolla, teatro, hollet e hoteleve etj.
Formati i stendës mund të jetë i larmishëm, në varësi të qëllimit të ndërtesës
Zona e ekranit të informacionit të stendës duhet të jetë në përpjesëtim me hapësirën totale të dhomës, pa e rrëmuar atë me madhësinë e saj, duke përcjellë me delikatesë informacionin e nevojshëm.
Seksioni: Për shërbimin e personelit
Ne ju ofrojmë një gamë të gjerë stendash për detyra të ndryshme të zgjidhura nga departamentet e personelit të ndërmarrjeve, të tilla si tërheqja dhe trajnimi i punonjësve, informimi, dekorimi i këndeve të burimeve njerëzore, tabelat e nderit, të drejtat dhe detyrimet e punonjësve dhe shumë më tepër. Për një dizajn shumëngjyrësh të stendave, mund të porosisni një CD "Për shërbimet e personelit" me postera dhe fotografi për këndin e oficerit të personelit. Markimi i porosisë (logoja e organizatës). Ju mund të blini stenda për departamentin e personelit të organizatës tuaj duke kontaktuar menaxherët tanë, dorëzimi i stendave kryhet në të gjithë Rusinë
Falë funksionale dhe veçoritë e projektimit stenda të parafabrikuara mund të:
1. Shtoni në këtë stendë xhepa të varur për mësimdhënie dhe fletëpalosje.
2. Ndryshoni skemën e ngjyrave të elementeve të stendës.
3. Porositni shkronja të mëdha.
4. Vendosni në stendë Vendosni simbolet rajonale ose të korporatës në stendë
5. Bleni rafte për vendosjen e stendës në natyrë.
6. Porositni grupe tematike posterash dhe fletushkash A4 (ngjyra dhe b/w).
7. Ndërtoni gradualisht, ndërtoni hapësirën tuaj individuale të informacionit duke përvetësuar elementë individualë të stendës.
Ne cmim perfshihet montimi i stendave.
Aplikimi i HR është dokument zyrtar, të cilat, në përputhje me normat e legjislacionit të punës, duhet të hartohen në një mënyrë të caktuar, përfshijnë një numër detajesh (emri i punonjësit, data e përpilimit, nënshkrimi, etj.). Një punonjës i zakonshëm nuk e di (dhe nuk duhet ta dijë, kjo nuk është pjesë e tij detyrat zyrtare) si të shkruani saktë një kërkesë për pushime ose pushim nga puna. Për ta bërë këtë, ka gjithmonë një inspektor HR në kompani, i cili është i detyruar të shpjegojë dhe të ndihmojë në hartimin e dokumentit. Tani, kur çdo specialist në shërbimin e personelit i njihet shprehja "qarkullim i personelit" dhe aplikimet për shkarkim dhe pranim duhet të shkruhen çdo ditë, harxhohet shumë kohë për të diktuar deklarata dhe shpjegime. Artikulli i sotëm do t'i kushtohet mënyrës se si të optimizoni kohën e shërbimit të personelit dhe të qëndroni brenda kornizës ligjore.
Së pari, le të fillojmë duke përpiluar një listë të aplikacioneve kryesore të rekrutimit. Këtu është ai:
1 grup deklaratash
një). Aplikim për një vend pune
2). Letër dorëheqjeje për vullnetin e vet
2 grup deklaratash
3). Aplikimi për pushim vjetor
katër). Lini aplikimin me shpenzimet e veta
5). Kërkesë për lëshimin e një kopje të librit të punës
6). Aplikimi për një certifikatë punësimi
3 grup deklaratash
7). Aplikimi për transferim
tetë). Aplikimi për pushim të lehonisë
9). Aplikimi për ndihmë financiare
dhjetë). Letër dorëheqje
Kjo listë përmban vetëm aplikacionet më të zakonshme dhe të kërkuara për punësim. Në varësi të specifikave të kompanisë suaj, mund të shtohen forma të tjera. Për shembull, nëse pushimet nga puna praktikohen shpesh me marrëveshje të palëve, atëherë inspektori i personelit duhet të hartojë një formular aplikimi dhe ta përfshijë atë në pjesën tjetër.
Së dyti, aplikacionet e mësipërme do t'i ndajmë në grupe sipas numrit të tyre në numrin total të formularëve: 50% -1 grup, 40% -2 grup, 10% -3 grup. Me fjalë të tjera, duke qenë se kërkesa për dorëheqje me vullnetin e lirë është më e kërkuar në çdo kompani, do të ketë pesë herë më shumë forma të aplikimeve të tilla sesa formularët e aplikimeve për shtatzëni dhe lindje.
Së treti, në departamentin e personelit është e nevojshme të vendosni një stendë vizuale me shembuj të plotësimit të formularëve. Për të vendosur stendën, zgjidhni një vend në zyrë ku punonjësi mund të ulet në tavolinë dhe në të njëjtën kohë të ketë një pamje të mrekullueshme të stendës. Ju gjithashtu mund të postoni shembuj kontrata e punës dhe marrëveshjet mbi përgjegjësinë materiale; ato nuk do të zënë shumë hapësirë, por do të shërbejnë si një kujtesë për të drejtat dhe detyrimet bazë për punonjësit ekzistues të kompanisë dhe do të jenë një model për të ardhurit për të plotësuar. Rekomandohet veçanërisht pika të rëndësishme theksoni në stendë me ngjyra të ndezura dhe pikëçuditëse. Kjo për faktin se, për fat të keq, niveli i kulturës së personelit në vendin tonë është ende mjaft i ulët. Shumica e punonjësve nuk janë në dijeni të përgjegjësisë administrative dhe penale që mund të pasojë në rast të shkeljes së ligjeve të punës nga ana e punonjësve të personelit, drejtuesit të kompanisë dhe janë jashtëzakonisht të pakujdesshëm ndaj dokumentacionin e personelit.
Pranë kabinës, në një dosje të veçantë ose në banak, duhet të vendosen formularë të gatshëm, mundësisht në skedarë të veçantë. Për të printuar aplikacionet, përdorni letrën e punëdhënësit, në mënyrë që punonjësit të jenë më të disiplinuar, të mos rrudhin aplikacionet dhe është më e përshtatshme dhe e këndshme për specialistët e burimeve njerëzore të depozitojnë dokumente në arkiv. Për shembull, në një formular tashmë të printuar do të ketë mjaft dhëmbëzim për të shpuar me vrima dhe për të ndezur një listë të skedarëve personalë për arkivimin e mëvonshëm.
Të gjithë punonjësit duhet të kenë akses të lirë në formularë si në shtyp ashtu edhe në atë në format elektronik. Shtë më e përshtatshme t'i paraqisni punonjësit një skedar elektronik me deklarata në një nga mënyrat e mëposhtme:
Kur aplikoni për një punë në një adresë korporate Email punonjësit, së bashku me fjalën përshëndetëse të drejtuesve të kompanisë, dokumentacionin prezantues, i dërgohet një dosje me të gjitha formularët e aplikimit;
Dosja me formularët e aplikimit është postuar në faqen e brendshme të kompanisë me një funksion "vetëm për lexim" për të gjithë punonjësit dhe me një funksion "redakto" për oficerët e personelit.
Pas testimit të sistemit të propozuar në këtë artikull në zyra qendrore shoqëria duhet ta prezantojë atë në degët, zyrat përfaqësuese dhe filialet e punëdhënësit. Kështu, është e mundur të fillohet ndërtimi i një sistemi uniform rrjedha e dokumenteve të personelit në të gjithë grupin e shoqërive, zotëruese.
Në kontakt me
Shokët e klasës
Nga ky artikull do të mësoni
- Çfarë nënkuptohet me dizajnimin e stendave të informacionit në bibliotekë
- Çfarë dizajni kërkon një informacion për një shkollë?
- Kush është më mirë t'i besojë hartimin e një stende informacioni
Projektimi i stendave të informacionit - me sa duket, është një çështje mjaft e thjeshtë. Kur qëllimi i vetëm i një objekti të tillë është të përçojë informacion, nuk ka nevojë të shpikni ndonjë gjë të veçantë. Do të jetë e mjaftueshme për të rregulluar informacione dhe imazhe në mënyrë që të jetë e përshtatshme për t'i perceptuar ato. Por në fakt, gjithçka është më e ndërlikuar. Sigurisht, dizenjimi i stendave të informacionit nuk kërkon një qasje profesionale të projektimit, zgjuarsi apo imagjinatë të veçantë, por është e rëndësishme të mbani mend se këtu ka hollësi që ndikojnë në efektivitetin e një mediumi të tillë. Çfarë duhet të dini për dizajnin në këtë fushë?
Kush ka nevojë për stendat e informacionit dhe pse?
Për shumë institucione rol i rendesishem luan një stendë me cilësi të lartë, të dizajnuar mirë me informacion. Të gjitha dyqanet duhet të kenë një "Këndi i blerësit" - domethënë një tabelë në të cilën vendoset ligji për mbrojtjen e konsumatorit, certifikata e regjistrimit, të dhënat e kontaktit të kompanisë etj.
Çdo kompani ka të drejtë të shfaqë në territorin e saj informacione që i konsideron të rëndësishme, të dobishme për klientët dhe punonjësit. Mund të jenë të dhënat e saj, misioni, qëllimi, kontaktet, rregulloret e zjarrit etj. Gjëra të tilla dëshmojnë për suksesin e kompanisë, rrisin besnikërinë ndaj saj. Për të arritur këto qëllime, një lloj reklamimi i thjeshtë dhe i përballueshëm është i përshtatshëm - një stendë informacioni.
Duke projektuar stendat e reklamave dhe informacionit, ju komunikoni me konsumatorët potencial shërbimet tuaja: flisni për produkte të reja, promovime. Dhe pasi stendat e informacionit kthehen në një Bord Nderi, ai bëhet një komponent imazhi që ju lejon të promovoni markën, duke ndikuar pozitivisht në nivelin e besnikërisë së punonjësve.
Stenda informative është një mënyrë e thjeshtë dhe e rëndësishme për të ndikuar në një rreth të caktuar njerëzish, duhet përdorur! Por çfarë është kjo?
Ky është një dizajn i sheshtë mbi të cilin vendosen informacione dhe dokumente. Ato mund të shfaqen në xhepa ose të bashkangjiten në vetë tabelën. Dimensionet e transportuesit ndryshojnë në varësi të ngarkesës së tij funksionale, vendndodhjes.
Stenda e informacionit mund të kryejë funksionet e mëposhtme:
- Duke informuar. Detyra e tij kryesore është të transferojë të dhëna të rëndësishme në një rreth të caktuar njerëzish.
- Propaganda. Kur hartoni një stendë informacioni, librat, broshurat me informacion futen në xhepa: lista e çmimeve, ulja e çmimit, parimet e bashkëpunimit, etj.
- Pajtueshmëria me ligjin. Përfaqësimi i ligjeve, të tjera dokumentet normative, udhëzime për mbrojtjen e punës, rregulla.
- Mundësi ekspozimi. Ekspozimi i shembujve të produktit tuaj.
- Hall of Fame. Paraqitja e informacionit për organizatën, qëllimet, strategjinë, të dhënat për punonjësit dhe meritat e tyre.
Është e rëndësishme të mbani mend se nëse keni arritur të krijoni një stendë informacioni që mund të tërheqë vëmendjen dhe të përcjellë informacion tek lexuesi në një gjuhë të kuptueshme, efektiviteti i tij rritet disa herë.
Pjesët kryesore të stendës janë një mburojë dhe lidhëse, me ndihmën e të cilave shfaqet informacioni. Si këto të fundit, zgjidhen pajisjet përkatëse ose xhepat plastikë. Nën bazën është zakonisht plastike. PVC i përshtatshëm me trashësi 3-5 mm.
Xhepat bëhen të sheshtë për një ose dy fletë dhe voluminoze për vendosjen e fletëpalosjeve, broshurave. Ato janë bërë prej plastike transparente me trashësi 0,5-3 mm.
Madhësia e xhepit është standarde A4 ose çdo madhësi, bazuar në nevojat tuaja. Numri dhe formati i xhepave përcaktohet nga klienti.
Në fakt, stendat e informacionit janë bërë nga një shumëllojshmëri materialesh, në të gjitha madhësitë dhe format, me funksione shtesë prezantimi.
Me fjalë të tjera, nëse porosisni një stendë informacioni individual, gjithmonë do të merrni produkte të reja dhe jo standarde.
Cilat janë kërkesat për hartimin e një stende informacioni
Sipas nenit 9 të Ligjit Federal "Për Mbrojtjen e të Drejtave të Konsumatorit", pronari i kompanisë është i detyruar të hartojë një "Këndi të Konsumatorit". Termi "qëndrim informativ për klientin" nuk konsiderohet formal. Në realitet, çdo opsion do të bëjë: "Këndi i Konsumatorit", "Informacion për Vizitorët", etj.
Autoritetet rregullatore nuk e shikojnë këtë pikë, pasi nuk është e përcaktuar me ligj. Megjithatë, ata kontrollojnë se çfarë informacioni i komunikohet klientit.
Ligji përcakton listën e të dhënave që duhet të vendosen në stendën e informacionit:
- emri i organit që ka regjistruar IP-në;
- prania e regjistrimit të veprimtarisë së sipërmarrësit;
- informacion në lidhje me akreditimin në agjencitë qeveritare, licencat dhe lejet e tjera.
Në "Këndin e konsumatorit" duhet të jenë dokumentet e mëposhtme:
- Ligji për mbrojtjen e konsumatorit në botimin aktual, duke marrë parasysh ndryshimet dhe shtesat. Është më mirë të blini versionin e tij të printuar. Në këtë rast, inspektorët nuk do të kenë pyetje.
- Një kopje e certifikatës së regjistrimit të IP.
- Licencat, nëse IP i ka ato.
- Një kopje e përfundimit të Rospotrebnadzor.
- Libri i ankesave dhe sugjerimeve (të qepura dhe të numëruara) me të dhënat e titullarit. Postuar jo në pa dështuar, por sigurohet me kërkesën e parë të konsumatorit.
- Rregullat për shërbimet e konsumatorëve për popullatën (për sipërmarrësit individualë që janë të angazhuar në aktivitete përkatëse).
- Të dhëna për vendndodhjen dhe kontaktet e Rospotrebnadzor.
- Lista e kategorive të njerëzve që kualifikohen për t'u shërbyer jashtë radhës.
- Informacion në lidhje me ndalimin e shitjes së produkteve të caktuara për personat nën moshën madhore.
- Rregullat e sigurisë sanitare dhe epidemiologjike (për sipërmarrësit individualë që punojnë në zona të specializuara).
Informacioni që duhet të jetë në stendë mund të përcaktohet nga rregulloret lokale. Në këtë rast, kur hartoni një stendë informacioni, është e nevojshme të udhëhiqeni nga ligji federal, normat e subjektit të Federatës Ruse.
Informacioni i disponueshëm në stendën e informacionit ndahet në grupet e mëposhtme:
- Aktet ligjore normative: Ligji Federal, dekretet e qeverisë, ligjet që rregullojnë sektorë të veçantë të ekonomisë.
- Informacion në lidhje me shitësin, duke treguar ligjshmërinë e aktiviteteve të tij, të drejtat e zgjeruara për të kryer punë, shitjen e shërbimeve dhe kategori specifike të produkteve.
- Rregullat sanitare (në rastin e shitjes së produkteve ushqimore dhe për ushqimin publik).
- Informacione të tjera (broshura për produktet, promovimet aktuale, etj.).
Ligji nuk thotë që është e nevojshme të postohen informacione për asortimentin, listën e çmimeve, certifikatat e cilësisë. Megjithatë, ky informacion duhet të jetë i disponueshëm në pikat e shitjes, të ofruara me kërkesë të konsumatorëve dhe gjatë inspektimeve nga autoritetet rregullatore.
Rregullat e sigurisë nga zjarri dhe një plan evakuimi duhet të jenë të gjitha ambiente tregtare. Ato përdoren gjatë projektimit të një stende informacioni ose të vendosura në një vend tjetër të arritshëm.
Të gjithë e dinë se Libri i Ankesave dhe Sugjerimeve është një pjesë integrale e stendës për blerësin. Sipas ligjit, çdo konsumator ka të drejtë të lërë një procesverbal. Stafi administrativ bën të mundur që kjo të bëhet në një atmosferë të relaksuar, ulur në një karrige në tavolinë. Punonjësit nuk mund t'i kërkojnë vizitorit një pasaportë ose ndonjë formë identifikimi. Nuk duhet të interesohet pse një person lë një ankesë ose një sugjerim.
Prania e detyrueshme e një stende informacioni për blerësit mbështetet nga përgjegjësia për shkelje të ligjit. Dështimi për të dhënë informacion do të rezultojë në sanksione të caktuara. Për shkelje, parashikohet një gjobë administrative në formën e gjobës në shumën prej 1-3 mijë rubla (për sipërmarrësit individualë).
Kontrollon pajtueshmërinë me këto kërkesa Rospotrebnadzor.
Ligjvënësi në përgjithësi jep normat për hartimin e një stende informative. Jo kërkesat e përgjithshme sipas emrit, formatit, vendndodhjes. Këto çështje mund të zgjidhen nga sipërmarrësi sipas gjykimit të tij. Megjithatë Sherbime Publike do të vlerësojë aksesin, plotësinë, komoditetin e stendës.
Cilat rregulla mbahen parasysh kur hartoni një stendë informacioni
Rregulli 1. Para së gjithash, është e nevojshme të përcaktohet qëllimi kryesor. Pse do të vendosni një tabelë buletini? Cili është “misioni” i saj? Përgjigjet e këtyre pyetjeve do të ndihmojnë në vendosjen e saktë të thekseve. Ne do të flasim për këtë më poshtë.
Rregulli 2. Tërheqja e vëmendjes. Dizajni i jashtëm i stendës së informacionit duhet të tërheqë vëmendjen, t'ju bëjë të dilni për të zbuluar se çfarë shkruhet atje. Vlerësohet se një person, duke kaluar pranë tribunës, ndalon shikimin mbi të vetëm për 5-10 sekonda. Kjo është për këtë një kohë të shkurtërështë e rëndësishme që ju ta bindni që të afrohet dhe të njihet me informacionin. Cilat janë mënyrat për të tërhequr vëmendjen? Forma origjinale, elementi i ndritshëm, sfondet e stendës, prezantimi i jashtëzakonshëm i informacionit: komike, infografikë, etj.
Rregulli 3. Vëmendja e njeriut është selektive. Një person nuk është në gjendje t'i kushtojë vëmendje të barabartë një numri të madh objektesh në të njëjtën kohë. Prandaj, është e rëndësishme që ju t'i jepni përparësi: mendoni se çfarë është më mirë që ai të shohë së pari dhe çfarë më vonë, si material mbështetës. Nëse detyra juaj është të flisni për produktin e kompanisë, atëherë fokusi duhet të jetë tek produkti dhe përfitimet e tij. Përdorni ilustrime, fotografi, diagrame, infografikë - të dhënat vizuale perceptohen më mirë.
Rregulli 4. Numri i thekseve vizuale nuk duhet të jetë i madh. Përndryshe, vëmendja e personit shpërndahet, domethënë nuk do ta ketë të lehtë të përqendrohet në materialin që do të përcillni.
Rregulli 5. Përditësimi i informacionit është një pikë shumë e rëndësishme. Të gjitha lajmet, informacionet aktuale dhe njoftimet duhet të jenë “të dukshme” dhe të zëvendësohen vazhdimisht me të reja. Sigurohuni që të ftoni në ngjarjet e ardhshme, etj.
Cili mund të jetë dizajni i një stendë informacioni në një organizatë
Tabelat e buletinit në organizata zakonisht shërbejnë për dy qëllime kryesore:
- Duke informuar.
- Formimi dhe mirëmbajtja e kulturës së korporatës.
Tabela e buletinit, para së gjithash, një mënyrë për të përcjellë informacionin. Dhe anëtarëve të firmës dhe njerëzve që vijnë tek ju. Zakonisht, për këto dy grupe përgatiten stenda të veçanta; është e padëshirueshme të kombinohen informacionet e destinuara për ta. Përveç kësaj, nëse ato janë në vëllim të madh, është më mirë të shpenzoni kohë duke projektuar disa stendat e informacionit sesa të përpiqeni të përshtatni gjithçka në një.
Punonjësve u jepet informacioni i mëposhtëm:
- incidente të rëndësishme, arritje;
- Lajme;
- vendimet e marra nga menaxhmenti;
- rregulloret;
- vende të lira pune.
Klientët ose vizitorët informohen:
- mbi aktivitetet kryesore;
- për orarin e punës;
- për rregullat e shërbimit;
- në lidhje me autoritetet më të larta.
Por një burim i tillë informacioni ka një funksion të rëndësishëm shtesë: krijon Kulturë korporative, formon stilin e kompanisë, një ambient i veçantë.
Nëse keni marrë përsipër të organizoni një stendë informacioni në ndërmarrje, vendosni menjëherë pse po e bëni këtë, çfarë do të varni në të, sa shpesh do t'i ndryshoni të dhënat, kush do të jetë përgjegjës për këtë. Në këtë rast, është më mirë të përcaktohet person përgjegjës. Përndryshe situata që është krijuar në një firmë është e mundur.
Imagjinoni - bordi i tyre është i mbushur me fletë të madhësive të ndryshme, të lidhura me një buton ose të ngjitur, shpesh në fletë të tjera. Disa nga informacionet janë me ngjyra, të tjerat janë bardh e zi dhe pjesa tjetër është shkruar me dorë. Në fletën "Nëse keni nevojë për dosje të mëdha - shkoni urgjentisht në departamentin administrativ" është nënshkruar me një stilolaps me ngjyrë: "Nuk është e vërtetë - gjithçka ka mbaruar!!!". E gjithë kjo është si hyrja e shtëpisë, ku kushdo ka të drejtë të vendosë çarçafin. Ose në mur në një apartament të madh komunal, në të cilin askush nuk është përgjegjës për atë që po ndodh. Nuk ka nevojë të flasim për dizajnin kompetent të stendave të informacionit.
Tabela e shpalljeve nuk mund të mbetet barazim. Personi përgjegjës për të duhet të dalë me një koncept, të formojë seksione të qëndrueshme në stil dhe të përditësojë të dhënat kur ato bëhen të vjetëruara. Domethënë, kushdo që dëshiron të postojë lajme do të veprojë përmes këtij personi. Pastaj gjithçka do të lëshohet sipas një standardi dhe do të jetë në vendin e caktuar.
Ekzistojnë një sërë rregullash bazë për hartimin e stendave të informacionit që mund të rrisin efektivitetin e tyre.
1. Struktura e qartë.Është jashtëzakonisht e rëndësishme që të gjitha reklamat të ndahen në seksione. Kjo thjeshton përdorimin e tabelës - informacioni i nevojshëm është i lehtë për t'u gjetur pa rilexuar të gjithë tekstin. Kjo do të thotë, të gjitha blloqet kanë nevojë për një titull.
2. Uniteti i stilit.Është më mirë që dizajni i stendës të përputhet me stilin e korporatës së kompanisë. Kur krijoni imazhin e një organizate, nuk mund të ketë gjëra të parëndësishme. Është e pakuptueshme pamja, për shembull, e një dërrase blu-blu në një kompani me logo jeshile-verdhë. Vërtetë, është edhe më e trishtueshme kur stendat e informacionit janë vetëm një platformë për bashkimin e letrave të madhësive të ndryshme me një dizajn të ndryshëm.
3. Zgjedhja e montimit të duhur. Metoda e bashkëngjitjes së informacionit varet nga lloji i këtij të fundit dhe shpeshtësia e zëvendësimit, është gjithashtu e rëndësishme të mbani mend nivelin e kërkuar të përfaqësimit të medias.
Kur një tabelë është e varur për konsumatorët ose ndodhet në një zonë të mbushur me njerëz ku kalojnë punonjësit dhe të huajt, është e rëndësishme ta bëni atë më të paraqitshme. Është më mirë të blini platforma të tilla informacioni menjëherë me xhepa standardë A4 ose një format që është më i përshtatshëm për ju. Ky opsion funksionon mirë nëse informacioni zëvendësohet rrallë. Nëse xhepat bëhen më të mëdhenj, ato do të vendosin shumë fletëpalosje që njerëzit mund t'i marrin në shtëpi dhe t'i rishikojnë më vonë. Është më e arsyeshme të realizohet dizajnimi i stendave reklamuese dhe informative në këtë mënyrë.
4. Grupim i përshtatshëm i informacionit. Ka shumë mundësi për vendosjen e informacionit në tabela të tilla. Mund të ndahet sipas temës: nga njëra anë, informacione për kompaninë si të tillë, nga ana tjetër - për departamentet e saj. Ose zgjidhni parimin e përditësimit: gjysma e tabelës - blloqe të ndryshuara rrallë, tjetra - vazhdimisht. Nuk ka nevojë të vendoset informacioni operacional (vendet e lira, lajmet) dhe informacioni afatgjatë (misioni, idetë) në të njëjtën stendë. Është gjithashtu e rëndësishme të kuptohet se dërrasat e vogla duken më të qarta se ato të mëdha, ku mblidhet gjithçka që është e mundur. U tha më lart se organizatat e mëdha ka më shumë kuptim krijimi i një sërë stendash me informacione për tema specifike. Nuk ka nevojë të përpiqeni të krijoni një bord gjithëpërfshirës nëse duhet të publikoni shumë informacione.
Pse na duhen stendat e informacionit në bibliotekë dhe cili duhet të jetë dizajni i tyre
Mënyra kryesore për të ofruar shërbimet e bibliotekës dhe librat e ruajtur në të është përmes reklamimit të bibliotekës. Kjo do të thotë, informacioni për institucionin, propozimet e tij, burimet, duke lejuar njoftimin e popullatës, rrisin kërkesën.
Tabelat informative të vendosura brenda mbeten një artikull i njohur në institucione të tilla. Midis tyre mund të dallohen këto lloje: njoftime, postera, plane për organizimin e ngjarjeve, postera udhëzues dhe metodologjikë etj.
Udhëzimi metodologjik i mëposhtëm për hartimin e një stende informacioni ka për qëllim formimin e një stende që plotëson kërkesat.
Stenda informative përfshin:
- Informata themelore: emri i bibliotekës ose rrjetit të bibliotekës ku përfshihet, orari i punës, emri i plotë bibliotekarët, përbërja e fondit.
- Qëllimet dhe objektivat e bibliotekës në organizatën e shërbimit publik.
- Rregullat për përdorimin e bibliotekës.
- Informacioni i Shërbimit siguruar nga ky institucion.
- Informacion rreth shoqatat amatore , klubet e interesit, nëse ka: plani i punës, synimet, objektivat, etj.;
- Letra, faleminderit, marrë për arritjen e rezultateve në punë;
- Njoftimet për ngjarjet aktuale, planet e punës për muajin etj.;
- Publikimi i produkteve.
Një stendë e tillë vendoset në një vend të përshtatshëm për të lexuar informacion. Rekomandohet lustrimi i tij, veçanërisht nëse ndodhet jashtë ambienteve të institucionit. Është e rëndësishme që vazhdimisht të përditësohen materialet dhe njoftimet në mënyrë që ato të mos mbeten të vjetruara.
Çfarë kërkesash duhet të plotësojë dizajni i një stende informative në shkollë?
informative
Reflektoni, nënvizoni gjënë kryesore që dëshironi t'u tregoni nxënësve dhe prindërve të tyre. Rilexoni, mbase është më mirë të refuzoni disa nga informacionet ose ta transferoni atë në një fletë tjetër, ose diçka duhet të shtohet.
Konciziteti
Vulë
Edhe nëse shkrimi juaj i dorës është i përsosur, mbani mend se teksti i printuar është më i lehtë për t'u lexuar. Sidomos tani është shumë e lehtë të printosh disa fletë.
Theksoni kryesoren
Kur dizajnoni një stendë informacioni për prindërit ose fëmijët, përdorni ngjyra, shkronja të ndryshme. Në fund të fundit, askush, pavarësisht nga mosha, nuk do të jetë në gjendje të kujtojë absolutisht gjithçka që lexon. Por mbajtja e gjësë kryesore në kujtesë është e lehtë. Dizajni i menduar është më i lehtë për t'u perceptuar dhe lexuar. Shikoni këtë artikull - është shkruar në bazë të këtij parimi, dhe ju pothuajse e keni mbaruar leximin e tij dhe madje keni mbajtur shumë në kujtesën tuaj.
Imazhet
Më shpesh, stendat e shkollave tërheqin vëmendjen me imazhe shumëngjyrëshe, shaka moderne, "demotivues" dhe gjëra të tjera. Fotografitë mund të mos përmbajnë fare informacion të rëndësishëm, detyra e tyre kryesore është të bëjnë qëndrimin të dukshëm
Risi
Nëse vendosni të postoni çdo disa muaj, askush nuk do ta vërejë ndryshimin. Bëjeni rregull që të përditësoni kabinën tuaj çdo javë. Nuk e dini për çfarë mund të shkruani kaq shpesh? Ngjit një foto, një shaka, histori interesante- lëreni imagjinatën tuaj të egër
Përfshirja
Në klasë do të ketë patjetër të paktën një nxënës i cili është i gatshëm t'ju ndihmojë në hartimin e stendës së informacionit. Edhe pse mund të ketë më shumë. Dhe së bashku është më e lehtë të dalësh me diçka dhe të krijosh produkte të mira.
Si të hartoni një stendë informacioni në kopshtin e fëmijëve
Tipari kryesor kur zgjedh një vend për "këndin prindëror" është lehtësia e perceptimit, dukshmëria. Këtu, përqendrohuni në nivelin e syve të një të rrituri. Mund të mbushni hapësirën sipër dollapëve, në hyrje, në derë. A keni një mur të lirë? Akomodimi do të jetë perfekt.
Fonti duhet të fillojë nga një madhësi e barabartë me 14 pikë. Shtypja e ndritshme, e qartë, fotografitë tërheqëse, fjalët shumëngjyrëshe - janë në gjendje të tërheqin syrin. Është më mirë që fletët të zëvendësohen lehtësisht, kështu që bëni xhepa nga skedarë plastike, të zakonshëm. Është mirë nëse krijoni një format që ju lejon të ktheni faqet, si dhe ilustrime për memorandume.
Bërja e stendave të informacionit është e lehtë për t'u bërë vetë. Nëse keni mjetet dhe pajisjet e nevojshme, kompensatë e zakonshme do të jetë një bazë e shkëlqyer. Do të duhet të pikturohet dhe ngjitet. Si një opsion më buxhetor, zgjidhni pllaka tavani, pasi është e lehtë për t'u prerë, gjë që ju lejon të krijoni çdo formë. Është e lehtë të bësh dritare për informacion nga një bazament tavani ose korniza fotografish.
Mënyra më e lehtë për të dizajnuar stendat e informacionit është me letër vetëngjitëse. Kështu që mund të bashkëngjitni një skedar A4 në stendë dhe të ngjitni një kornizë letre të tillë rreth skajeve. E ndritshme, e thjeshtë, e bukur. Nëse skedari humbet pamjen e tij, do të jetë shumë e lehtë ta ndryshoni atë. Ftoni prindërit të marrin pjesë në dizajn: mbase njëri prej tyre ka talent artistik, atëherë muri mund të kthehet në një stendë.
Mos harroni se një tabelë informacioni e bukur, elegante, tërheqëse është kartëvizita grupe. Dilni me një emër për të: "Për ju, prindër!", "Në grupin tonë!" ose diçka nga vetja. Gjëja kryesore është të jesh i qartë dhe i arritshëm. Komunikoni me prindërit tuaj në këtë mënyrë. Teknikat e mësipërme janë të përshtatshme për hartimin e një stende informacioni shkollor, por më pas është më mirë ta përgatisni atë me një diskret, që përmban informacione kurrikulare.
Këshilla 1. Zgjidhni dërrasat me një shtresë të butë: është e lehtë të ngjitni fletë në të. Stendat me xhepa të përmasave standarde po bëhen gradualisht të vjetëruara. Jo gjithçka që duhet të transmetohet sot ndodhet në fletët e formatit tradicional.
Këshilla 2. Stenda duhet të ketë një titull. Është bërë në pjesën e sipërme, në qendër. Merrni të zakonshmen: "Lajmet e kompanisë", "Sot me ne", "Informacion". Ose zgjidhni opsionin tuaj në lidhje me fushën tuaj.
Këshilla 3. Ndani tabelën në gjysmë. Në një pjesë, vendosni njoftimet e përditshme, dhe në anën tjetër - të gjitha informacionet jofunksionale: për festat, urimet.
Këshilla 4. Bashkangjitni titujt: "Urime", "Pushime", " Punëtorët më të mirë”, etj. Gjithashtu theksohen të gjitha lajmet që përditësohen çdo ditë.
Këshilla 6 Kur hartoni një stendë informacioni, përpiquni të braktisni shprehjet burokratike. Flisni thjesht dhe qartë. Sigurohuni që kolegët tuaj - nga pastruesi te drejtori - të kuptojnë kuptimin.
Këshilla 7. Dekoroni urimet me lapsa me ngjyra dhe kartolina të bukura. Shkruajini vetë, pa zgjedhur klishe të gatshme nga interneti. Poezitë nga faqet e njohura me urime më së shpeshti paraqesin një pamje të trishtuar.
Këshilla 8 Merrni një vend në tabelë nën "Dëshirat dhe sugjerimet". Ky seksion do t'ju lejojë të krijoni reagime me ekipin. Mesazhet le të mbeten anonime, por ato do të përmbajnë informacione që nuk do të shpallen në asnjë takim.
Këshilla 9. Qasuni në mënyrë krijuese dizajnit të stendës së informacionit, mos u ndalni në shabllone. Lëreni krijimin tuaj të bëhet krenaria e organizatës.
Natyrisht, ne kemi renditur vetëm parimet bazë që përmban opsione pothuajse të panumërta. Shpresojmë që materiali i paraqitur të ketë qenë i dobishëm për ju, dhe ju tashmë dini se si të krijoni një stendë informacioni. Me siguri do të dëshironi të zgjidhni diçka që pasqyron tiparet tuaja: strikte, duke theksuar statusin e kompanisë, ose jo standarde, që të përputhet me objektin tuaj, ose të dekoruar në mënyrë të tillë që të tërheqë klientët. Nuk është gjithmonë e lehtë të krijosh diçka të vlefshme vetë, dhe në dyqanet e specializuara ata shpesh ofrojnë një produkt standard që do t'i përshtatet të gjithëve dhe të gjithëve. Por unike është tashmë rezultat i krijimit të projektit tuaj.
Në kontakt me
Puna e shërbimit të personelit shoqërohet me krijimin, përpunimin, përdorimin dhe ruajtjen e një numri të konsiderueshëm dokumentesh. Këto dokumente zakonisht përmbajnë informacione që lidhen me të dhënat personale të punonjësve dhe duhet të mbrohen nga aksesi i paautorizuar.
Qeveria e Federatës Ruse, me urdhrin e saj të datës 21 mars 1994 nr. 358-R, rekomandoi që organizatat (pavarësisht nga forma e tyre e pronësisë) të përfshijnë klauzola të veçanta në statutet (rregulloret) e tyre ku të përshkruajnë të gjitha çështjet që lidhen me kontabilitetin. dhe ruajtja e dokumenteve për personelin dhe transferimi i tyre në kohë në ruajtje në rast likuidimi.
Është mjaft e qartë se e gjithë kjo imponon detyrime serioze për drejtuesit e organizatave dhe zyrtarët përgjegjës për të garantuar sigurinë e dokumenteve për personelin. Kjo do të thotë që çdo punëdhënës duhet të zhvillojë një sërë masash ligjore, organizative dhe praktike për të siguruar kushtet për ruajtjen dhe përdorimin e këtyre dokumenteve. Për mënyrën se si të organizojmë zyrën "ideale" të departamentit të personelit, do të na tregohet nga dikush që di saktësisht se si ta bëjë atë siç duhet.
Ne do të fillojmë të flasim për mënyrën e organizimit të duhur të hapësirës për ruajtjen e dokumenteve të personelit me një kujtesë se në shërbimin e personelit ekzistojnë në të vërtetë dy pjesë të pavarura të fondit dokumentar.
Pjesa 1. Origjinale dhe kopje të dokumenteve të krijuara në organizatë dhe që vijnë nga organizata të tjera dhe divizione strukturore për të gjitha çështjet e veprimtarisë së organizatës, rregulloret për departamentin, divizionet e saj, përshkrimet e punës punonjësit. Një vend i madh në punën e shërbimit të personelit i jepet gjithashtu korrespondencës me organizatat dhe qytetarët për çështje të ndryshme, materialet për kontrollimin e statusit të dokumenteve që përmbajnë të dhëna personale, në ndarjet strukturore organizatave.
Pjesa 2. Dosjet personale të punonjësve dhe dokumente të tjera kontabël, dokumente për vërtetimin e punonjësve etj.
Dokumentet e shërbimit të personelit pas përfundimit të ekzekutimit depozitohen në rastet në përputhje me nomenklaturën e tyre. Rastet për një periudhë të caktuar kohore (zakonisht dy ose tre vjet) ruhen në kabinete në departamentin e personelit. Pas kësaj periudhe, rastet e ruajtjes së përhershme dhe afatgjatë (mbi 10 vjet) transferohen në arkivin e organizatës, dhe rastet e periudhave të ruajtjes së përkohshme mund të qëndrojnë në shërbimin e personelit deri në skadimin e periudhave të përcaktuara të ruajtjes, pas së cilës ato caktohen për asgjësim me përgatitjen e një akti të veçantë.
Dokumenti kryesor që përcakton procedurën e ruajtjes së dokumenteve të personelit është ligji federal RF e datës 22 tetor 2004 Nr. 125-FZ "Për arkivimin në Federatën Ruse".
Dokumenti kryesor që përcakton kushtet e ruajtjes së dokumenteve është Lista e dokumenteve standarde arkivore menaxheriale të krijuara gjatë aktiviteteve. agjencive qeveritare, Trupat pushteti vendor dhe organizatat, duke treguar kushtet e ruajtjes (miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 25 gusht 2010 Nr. 558; në vijim - Lista).
Kushtet e ruajtjes së dokumenteve të specifikuara në Listë vlejnë për të gjitha organizatat, pavarësisht nga forma e pronësisë (Neni 1.2 i Listës).
Ruajtja e dokumenteve të shërbimit të personelit është disi e ndryshme nga Rregulla të përgjithshme ruajtja e dokumenteve të menaxhimit, pasi ato kanë një rëndësi të lartë shoqërore, shumë prej tyre shërbejnë si konfirmim i të drejtave të punonjësit për sigurimet shoqerore, për shembull, pleqëria dhe paaftësia, si dhe konfirmimi i tij vjetërsia. Shumica e dokumenteve për personelin kanë një periudhë të gjatë ose të përhershme ruajtjeje dhe përdoren për qëllime referimi kur qytetarët aplikojnë në institucionet arkivore.
DHE ÇFARË DO TË JETË?
Shefi i shërbimit të personelit është përgjegjës për sigurinë e dokumenteve të personelit dhe aty ku nuk ka shërbim personeli, oficeri i personelit. Prandaj, detyra e tij nuk është vetëm organizimi i duhur i punës me dokumente, por, mbi të gjitha, krijimi i kushteve që sigurojnë sigurinë e tyre.
Për humbjen e dokumenteve, si dhe për asgjësimin e letrave para afatit, legjislacioni aktual parashikon përgjegjësi administrative. Pra, për shkelje të procedurës dhe kushteve të ruajtjes së dokumenteve të kontabilitetit, një zyrtar do të duhet të paguajë një gjobë në shumën prej 2,000 deri në 3,000 rubla. (neni 15.11 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative). Nëse inspektorët tatimorë kërkojnë dokumente, por organizata nuk mund t'i sigurojë ato, atëherë gjoba do të rritet në 15,000 rubla. (Neni 120 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse).
Përveç kësaj, dokumentet e personelit kanë gjithashtu një vlerë biografike, arkeografike, shërbejnë si burim për përgjithësime statistikore dhe kërkime historike dhe sociale.
Veçoritë e ruajtjes së dokumentacionit të personelit në një organizatë janë për shkak të detyrave të kufizimit të aksesit të paautorizuar në dokumentet që përmbajnë të dhëna personale të punonjësve dhe kërkimit efektiv të informacionit të nevojshëm.
Organizimi i ambienteve të shërbimit të personelit
Idealisht, zyra e shërbimit të personelit duhet të ketë të paktën tre dhoma ngjitur: një dhomë për punonjësit e njësisë, një zyrë për drejtuesin dhe një dhomë ku ndodhen dollapët dhe kasafortat për dokumentet, dosjet dhe kabinetet e dosjeve. Në të njëjtën kohë, mund të ketë vetëm një hyrje në zyrën e departamentit të personelit.
Nëse një organizim i tillë i hapësirës nuk është i mundur, atëherë të paktën duhet të plotësohen kushtet themelore.
Kushti 1. Ambientet e shërbimit të personelit duhet të jenë të pajisura me alarm zjarri dhe hajduti.
Gjendja 2. Është e dëshirueshme që dera e përparme e departamentit të personelit të jetë e dyfishtë metalike, dhe dritaret të mbrohen me shufra metalike.
Kushti 3. Dhoma duhet të jetë mjaft e gjerë për të siguruar, së pari, kushte për punën e personelit të shërbimit, dhe së dyti, të ketë një vend për të vendosur dollapë dhe kasaforta për ruajtjen aktuale të dokumenteve.
Në fund të ditës së punës, të gjitha dyert (përfshirë ato të brendshme) duhet të mbyllen me bravë të besueshme dhe të vulosen me vulën personale të shefit të shërbimit të personelit. Çelësat e dyerve dorëzohen kundër nënshkrimit në një revistë të veçantë. Në të njëjtën kohë, besueshmëria e alarmeve të sigurisë ndizet dhe kontrollohet.
Armatos dhe çarmatos ambientet e shefit të departamentit të personelit të shërbimit (një zyrtar tjetër përgjegjës për mirëmbajtjen puna e personelit). Pastrimi i ambienteve lejohet vetëm në prani të këtyre personave. Skedarët, dosjet me dokumente, dollapët e dosjeve, dokumentet e lexueshme nga makineritë, revistat e kontabilitetit dhe librat e kontabilitetit, librat e punës ruhen në repartin e personelit gjatë orarit të punës dhe jo pune në kabinete metalike të mbyllura përgjithmonë. Është e dëshirueshme që secili punonjës të ketë kabinetin e tij për ruajtjen e grupeve të dokumenteve që i janë caktuar. Në të njëjtën kohë, vulat, vulat, format e dokumenteve dhe çelësat nga kabinetet e punës të punonjësve, si rregull, ruhen në kasafortën e shefit të shërbimit të personelit.
Rregullat për të punuar me dokumente
Për të garantuar sigurinë e të dhënave personale kur punoni me dokumente, duhet të respektohen rregullat e mëposhtme.
Rregulli 1. Në desktop, mbani vetëm ato dokumente me të cilat jeni duke punuar aktualisht.
Rregulli 2. Mbani dokumente të tjera në një kabinet të mbyllur.
Rregulli 3. Vendosni dokumente të ekzekutueshme në dosje, në të cilat tregohet lloji i veprimeve të kryera me to, për shembull, "Për depozitimin në dosjet personale", "Për dërgimin" etj., ose emrat e punonjësve që punojnë me këto dokumente. . Është mirë nëse çdo dosje përmban një inventar të dokumenteve që përmbahen në të.
Rregulli 4. Dokumentet me të cilat është përfunduar puna, depozitohen menjëherë në dosjen përkatëse.
Rregulli 5. Në fund të ditës së punës, vendosni të gjitha dokumentet, kutitë, fletët e letrës dhe fletoret me shënime pune, materialet udhëzuese dhe referuese në kabinete metalike, kasaforta, mbyllini ato dhe vulosini me vulë.
Rregulli 6. Në fund të ditës së punës, asnjë letër nuk duhet të mbetet në desktop. Kontrolloni gjithashtu koshin e plehrave dhe sigurohuni që nuk ka dokumente që mund të jenë me interes për një të huaj.
Rregulli 7. Vulat, vulat, formularët e dokumenteve, çelësat e kabineteve të punës, ruhen vetëm në kasafortën e shefit të departamentit të personelit.
Rregulli 8. Hartimet dhe rishikimet e dokumenteve, formularëve të dëmtuar, fletëve me shënimet e shërbimit në fund të ditës së punës duhet të asgjësohen në një makinë prerëse letre - grirëse.
Rregulli 9. Kompjuterët në fund të ditës së punës, bllokohen dhe shkëputen nga rrjeti.
Rregulli 10. Mos lini asnjë dokument ose regjistrim zyre në tavolinën e punës, mos lini kabinete të hapura dhe mos e lini kompjuterin të hapur kur dilni nga zyra.
ESHTE E NDALUAR!
Vendosni dokumentet në dysheme, pragjet e dritareve, në grumbuj të parregulluar
Rregullat e ruajtjes së dokumenteve
Në sistemin për ruajtjen e dokumenteve të personelit, mund të dallohen dy faza: aktuale (operative) dhe pasuese (arkivore).
Ruajtja dhe përdorimi i dokumenteve që nga momenti i krijimit deri në kalimin e lëndës në të cilën janë grupuar në arkiv quhet aktual (operativ). Ruajtja aktuale e rasteve kryhet në vendin e formimit të tyre. Pra, në të ruhen edhe dokumentet e krijuara në shërbimin e personelit.
Magazinimi aktual ndahet në dy nëngrupe:
- ruajtja e dokumenteve në procesin e ekzekutimit të tyre;
- ruajtjen e dokumenteve të ekzekutuara. Ruajtja aktuale e dokumenteve nënkupton ruajtjen e tyre në origjinal. Prandaj, në shërbimet e personelit të organizatave, urdhrat për personelin ruhen në origjinal.
Kushtet e ruajtjes duhet të sigurojnë mbrojtjen e dokumenteve nga dëmtimi, efektet e dëmshme mjedisi dhe të parandalojë humbjen e tyre. Për këtë, si rregull, në ambientet e departamentit të personelit dhe të arkivit vendosen kabinete metalike, kasaforta, rafte etj.. Për të lehtësuar kërkimin e dokumenteve, në kabinete vendosen kopje të nomenklaturës së lëndëve, dhe numrat e kasës vendosen në shtyllat e kapakut të kapakut në përputhje me nomenklaturën.
Nëse e dini se një dokument i caktuar duhet të kopjohet me një frekuencë të caktuar, mund të bëni një kopje të tij cilësi të mirë dhe të vazhdojë të punojë me të.
Në ambientet e shërbimit të personelit, ku ruhen një numër i madh dokumentesh, duhet të ruhen vlera të qëndrueshme të temperaturës dhe lagështisë së ajrit, pasi nuk janë temperaturat dhe lagështia aq e lartë dhe e ulët që janë veçanërisht të rrezikshme për. letër, por ndryshimi i shpeshtë i këtyre treguesve. Natyrisht, dokumentet ruhen në dosje speciale dhe pas dyerve të kabinetit të mbyllura fort për të minimizuar ekspozimin ndaj armikut më të keq të letrës - pluhurit. Këshillohet gjithashtu që dokumentet të ruhen në një dollap me dyer të errët. Çështja nuk është vetëm siguria më e madhe e ruajtjes, por edhe fakti që letra është e dëmshme ndaj ekspozimit ndaj dritës, veçanërisht rrezatimit ultravjollcë.
JU DUHET TA DINI KËTË
Arkivistët e Arkivit Shtetëror mund të kontrollojnë procedurën e ruajtjes dhe shkatërrimit të dokumenteve në një organizatë, për shembull, nëse pas kontrollit të ekspertëve të inspektimit GIT, u zbuluan shkelje të rregullave për mirëmbajtjen e dokumenteve të personelit. Gjithashtu, inspektimi arkivor kontrollon ruajtjen e dokumenteve të personelit në rast se një punonjës ka aplikuar në gjykatë me një deklaratë për shkeljen e tij. të drejtat sociale(nuk mund të marrë një vërtetim nga vendi i punës për pagën, përvojën e punës, etj.)
Është e trishtueshme të pranosh, por fotokopjimi dhe skanimi nuk i bëjnë më pak dëm dokumenteve. Në përgjithësi, nuk rekomandohet të kryhen procedura të tilla më shumë se pesë herë, pasi kjo është e mjaftueshme për të shkaktuar një ndryshim të rëndësishëm në ngjyrën e letrës dhe për të zvogëluar rezistencën e saj ndaj dëmtimeve mekanike. Një ndikim i tillë është për faktin se kur një rreze drite kalon nëpër faqet e dokumenteve, niveli i ndriçimit është njëzet herë më i lartë se ai i rekomanduar.
Rregullat për shkatërrimin e dokumenteve
Një nga fazat cikli i jetes dokumentet e personelit është shkatërrimi i tyre. Arsyet janë të ndryshme.
Arsyeja 1. Shkatërrimi ligjor në organizata pas skadimit të periudhës së caktuar të ruajtjes.
Arsyeja 2. Shkatërrimi ose dëmtimi nga pakujdesia, si pasojë e aksidenteve dhe fatkeqësive natyrore, fatkeqësive natyrore dhe të shkaktuara nga njeriu.
Referenca jone
Ambientet e arkivit të organizatës duhet të jenë të izoluara, të pajisura me alarme sigurie dhe zjarri. Dimensionet e kërkuara të dhomës për vendosjen e dokumenteve, duke përfshirë personelin, mund të llogariten lehtësisht në bazë të dimensioneve (gjatësisë) të raftit arkivor dhe trashësisë mesatare (1-1,5 cm) të një kuti standarde, duke marrë parasysh që një arkiv standard rafti 2 m i lartë 30 cm ka 12 rafte të tillë. Distanca e punës midis rafteve duhet të jetë së paku 80 cm, kalimet e zjarrit midis rreshtave të rafteve - 120 cm. Më vete, sipërfaqja e zënë nga dollapët dhe kasafortat metalike, si dhe numri mesatar i rasteve që mund të vendosen në to. është konsideruar. Pasi të keni kryer të gjitha këto llogaritje, mund të tregoni me saktësi se cilat zona të ruajtjes së arkivit ju nevojiten për të akomoduar dokumente.
Në këtë drejtim, shërbimi i personelit duhet të zgjidhë dy probleme të kundërta.
Detyra 1. Shkatërroni dokumentet në mënyrë që të minimizoni (ose më mirë, të eliminoni plotësisht) mundësinë e rikuperimit të informacionit që përmbahet në to.
Detyra 2. Rivendosja e dokumenteve dhe e informacionit që përmban ato në rast dëmtimi ose shkatërrimi të dokumenteve. Cilat metoda dhe teknologji mund të përdoren për këtë.
Detyra e parë lidhet me përmbushjen e kërkesave ligjore dhe detyrimeve të biznesit për asgjësimin e sigurt të dokumenteve që janë bërë të panevojshme për organizatën, si dhe adresimin e çështjeve që lidhen me sigurinë e informacionit.
Problemi i dytë, për fat të mirë, duhet të zgjidhet shumë më rrallë. Dhe këshillohet që të mendoni paraprakisht dhe të hartoni plane veprimi për të kursyer dokumente të dëmtuara në rast zjarri ose përmbytjeje.
Kur shkatërroni të dhënat e personelit, është e nevojshme të respektoni një sërë kërkesash të përcaktuara në Standardin Ndërkombëtar për Menaxhimin e Dokumenteve ISO 15489-1-2001 dhe në Standardin 15489-1-2007, përkatësisht:
- shkatërrimi duhet të autorizohet (d.m.th., shkatërrimi i paautorizuar i dokumentacionit pa lëshimin e dokumenteve përkatëse është i ndaluar);
- Mos shkatërroni dokumentet që lidhen me veprimet ose hetimet ligjore në pritje ose në pritje;
- shkatërrimi i dokumenteve duhet të kryhet me konfidencialitetin e informacionit që përmbahet në to;
- të gjitha kopjet e dokumenteve të zgjedhura për shkatërrim, duke përfshirë sigurimin dhe kopjet rezervë dhe kopjet për ruajtje afatgjatë, duhet të shkatërrohen.
Referenca jone
Grirja është metoda më e zakonshme dhe më e popullarizuar e shkatërrimit të dokumenteve në letër sot. Ata tërhiqen nga liria e saj, "mirëdashja ndaj mjedisit", besueshmëria e mjaftueshme.
Avantazhi kryesor është se dokumentet mund të shkatërrohen në faza, përveç kësaj, nuk është e nevojshme të ndahet shumë hapësirë për ruajtjen e përkohshme të materialeve të zgjedhura për shkatërrim. Në këtë rast, është më e lehtë të sigurohet siguria e dokumenteve dhe informacionit që përmbahet në to. Është ky opsion që përdoret në mënyrë aktive në punë, dhe në shumë organizata kërkesa për shkatërrimin e detyrueshëm të dokumenteve në një grirëse përfshihet në rregulloret e brendshme.
Kur zgjidhni një grirëse, ekspertët këshillojnë të merrni parasysh numrin e dokumenteve të likuiduara çdo ditë.
Ngarkesa ditore e rekomanduar është një faktor i rëndësishëm për t'u marrë parasysh kur zgjidhni një njësi. Një tjetër pikë themelore është se sa konfidencial është informacioni. Niveli i fshehtësisë së shkatërruesit dhe lloji i prerjes varen nga kjo.
Niveli i privatësisë së ofruar nga grirësi është vendosur madhësia maksimale fragmente në të cilat pritet letra ose mjete të tjera.
Sipas standard ndërkombëtar DIN 32757-1 dallon midis pesë niveleve të fshehtësisë:
- niveli i parë i fshehtësisë u caktohet modeleve që prodhojnë shirita deri në 1.2 cm të gjera në dalje. Është e mundur të rivendosni një dokument nga rroje të tilla, megjithëse do t'ju duhet të kallajoni. Prandaj, grirëse të tilla përdoren kryesisht për pastrimin e desktopit;
- niveli i dytë i fshehtësisë nuk është shumë më serioz. Pajisja prodhon shirita jo më të gjerë se 0,6 cm Për shkak të çmimit të përballueshëm, pajisje të tilla janë mjaft të përhapura;
- Grirësit e nivelit 3 mund të përdoren për të shkatërruar dokumente konfidenciale, por jo të klasifikuara. Letra pritet në shirita me gjerësi 0,2 cm ose në fragmente deri në 0,4 x 6 cm. Është pothuajse e pamundur të rivendosësh përmbajtjen e një dokumenti të shkatërruar në këtë mënyrë;
- për dokumentet e klasifikuara, rekomandohet përdorimi i grirësve me një nivel sekreti edhe më të fuqishëm, të katërt. Në këtë rast, dokumenti pritet në fragmente jo më të mëdha se 0,2 x 1,5 cm, d.m.th., në copa të vogla, të përshtatshme vetëm si material ndërtimi;
- dhe së fundi, për asgjësimin e dokumenteve tepër sekrete, prodhohen grirëse që prodhojnë fragmente të formatit 0,08 x 1,3 cm, në fakt dokumenti kthehet në “pluhur” dhe nuk mund të rikthehet as në kushte laboratorike.
Kur zgjidhni një grirëse, duhet të mbështeteni vetëm në nivelin e sekretit që është vërtet i nevojshëm, pasi çmimi dhe performanca e makinës varen nga kjo.
Të mos harrojmë se pajisjet e zyrës nuk janë vetëm një asistent i domosdoshëm në zyrë, por edhe një detaj i rëndësishëm i interierit. Në asortimentin e çdo prodhuesi mund të gjeni modele të errëta dhe të lehta të dizajnit klasik ose futuristik. Dekorimi përdor metal, plastikë transparente, tregues të lehta me ngjyra të ndryshme.
Rregullat për të punuar me vizitorët në shërbimin e personelit
Përveç operacioneve me dokumente, punonjësit e departamentit të personelit shpenzojnë një pjesë të konsiderueshme të kohës së tyre në pritjen e qytetarëve (punonjësit e organizatës, ish-punonjësit, aplikantët për punë, etj.). Kjo lloj pune gjithashtu duhet të rregullohet rreptësisht, pasi vizitorët mund të përbëjnë një kërcënim të caktuar për sigurinë e informacionit të departamentit të personelit.
Për lehtësinë e vizitorëve në departamentin e personelit, është e dëshirueshme që ambientet e departamentit të vendosen në katin e parë të ndërtesës, pranë hyrjes. Gjatë orarit të pritjes së personave që nuk janë punonjës të ndërmarrjes, hyrja në departament duhet të jetë falas.
Është më mirë të kontrollohet kalimi i personave të paautorizuar në ambientet e departamentit: vizitori identifikohet me pasaportë ose ID zyrtare.
ESHTE E NDALUAR!
Gjatë orarit të pritjes së vizitorëve, kryeni funksione që nuk lidhen me pritjen, zhvilloni negociata biznesi dhe personale me telefon
Është e rëndësishme që pritja e vizitorëve të bëhet vetëm gjatë orëve të caktuara posaçërisht. Në raste të tjera, personat e paautorizuar, përfshirë punonjësit e ndërmarrjes, nuk mund të jenë në ambientet e departamentit të personelit. Orari i pritjes mund të jetë i ndryshëm për punonjësit e ndërmarrjes dhe personat që nuk përfshihen në këtë kategori. Pritja e vizitorëve duhet të organizohet në atë mënyrë që të mos ketë persona që presin pritjen në ambientet e departamentit.
Sigurohuni që të mos ketë dokumente të panevojshme në tryezën tuaj gjatë orarit të vizitës.
Pritja e vizitorëve shoqërohet më së shpeshti me kryerjen e punës referuese: përgjigjen e pyetjeve nga vizitorët dhe lëshimin e certifikatave për vendin e tyre të punës, pozicionin, kohëzgjatjen e shërbimit. Do të ishte e dobishme të kujtojmë se nuk lejohet t'u përgjigjemi pyetjeve që lidhen me transferimin e të dhënave personale me telefon.
Revista: Gjithçka për oficerin e personelit, Që nga: 15/06/2012, Viti: 2012, Numri: Nr. 7
- Menaxhimi i të dhënave të burimeve njerëzore
