Projektijuhtimine on tehnoloogia ja unikaalse ülesande õigeaegse lahendamise sümbioos selle eesmärkide jaoks eraldatud eelarve piires. Projekti õnnestumiseks on vaja jõuda arusaamisele ettevõtte juhtkonna ja RM-i vahel, kuidas seda ellu viia, kes, millal ja milliseid töid tegema peaks. Projektiplaani ei vaadelda kui üht dokumenti, vaid kui tervet dokumenteeritud otsuste kogumit, mis vastavad ülaltoodud küsimustele. Esitan teie tähelepanu ülevaateartiklile, mis uurib projekti planeerimise tehnoloogia põhitõdesid.
Projekti planeerimise olemus
Projekti planeerimine hõlmab paljusid omavahel seotud iteratsioone, mille tulemuseks on ühtne üldplaan. Projektiplaani raames mõistame täpsemalt koostamise tulemusena dokumenteeritud planeeritud tegevuste süsteemi. See süsteem koosneb erilisel viisil ühendatud parameetritest, mille korral lahendatakse eraldi arendusprobleem. Need parameetrid moodustatakse projekti tegevuste mitmete funktsionaalsete valdkondade põhjal:
- sisu;
- terminid;
- maksumus;
- töötajad;
- tarvikud;
- side;
- riskid jne.
Plaan on projektijuhtimise süsteemi põhielement. Kui RM-il õnnestus koostada üksikasjalik planeerimisdokumentide kogum, on tal õigus eeldada, et töö lõppedes saadakse nõutud tulemused garanteeritud. Selleks tuleb ajakava, ressursid ja muud aspektid hästi planeerida. Kuni plaan pole välja töötatud, on võimatu teada, kui palju raha ja aega kulub ainulaadse ülesande täitmiseks. Ilma plaanita on juhil vähe või puudub igasugune suund, kuidas tööd projekti eesmärkidega sobitada.
Tuleb mõista, et planeerimine ei anna alati lõpuks positiivseid tulemusi, kuid negatiivsed järeldused võivad tuua kasu mitte vähem, mõnikord ka rohkem. Igal juhul suureneb investeeringute efektiivsus ja teenitud kasumi "hajutamist" ei toimu. Projekti planeerimine paneb aluse produktiivne töö ja lahendab järgmised rakendusprobleemid.
- Täpsustage, täpsustage ürituse eesmärke ja tulemusi.
- Määrake töö koostis ja ulatus.
- Hinnake ajakavasid ja eelarvekulusid.
- Koostage põhietappide või kogu projekti ajakava ja eelarve.
- Tehke iga etapi või kogu ülesande ressursivajaduse ajakohastatud hinnang.
- Koostage ressursside varustamise plaan.
- Tehke riskianalüüs ja koostage riskidele reageerimise plaan.
- Selgitage kliendile sündmuse üksikasju.
- Leppige plaan peamiste sidusrühmadega kokku.
- Jaotage osalejate vahel vastutus töö ja ülesannete eest.
- Kinnitada üldplaan.
- Selgitada suhtlemisplaane, planeerida juhtimisprotseduure.
Projekti juhtimisplaani koht selle etapis eluring. Allikas: PMBOK Guide 5
Planeerimisprotsesside koht muude projekti elluviimise protsesside hulgas. Allikas: PMBOK Guide 5
Projekti planeerimine ei saa olla "õhus". Sellele eelneb algatamine ja nende protsesside väljundiks on projekti tegelik täitmine. Ja me oleme teadlikud mitmetest olulistest punktidest, mis puudutavad planeerimist:
- seotud konkreetse ajapunktiga unikaalse ülesande elutsüklis ja selle olulise perioodiga (vt ülaltoodud diagramme);
- iteratiivne - ei lõpe pärast plaanide kirjutamist, nõuab regulaarset värskendamist kuni aktiivse sulgemisfaasini;
- kompleks - ei piirdu ühe tööriistaga ja sisaldab mitmeid tööriistu ja seotud väljunddokumente.
Planeerimisprotsesside laiendatud koosseis
Projektiplaan erineb projektijuhtimisplaanist ja sellega seotud planeerimisprotsessidest. Nagu oleme juba otsustanud, peame laiemas plaanis plaani all silmas etteplaneeritud tegevuste süsteemi, mille jaoks on paika pandud tööde teostamise järjekord, järjestus ja ajastus. Kitsas tähenduses on plaan dokument, mis kajastab kavandatavate tegevuste järjekorda ja elluviimise tähtaegu. Projektijuhtimisplaan on reguleeritud planeerimisprotseduuride (protsesside) tulemus, milles juht võtab enda peale regulaarsed reguleeritud protseduurid planeeringute kui dokumentide koostamiseks.
Põhiliste planeerimiskontseptsioonide definitsioonid PMI-st. Allikas: PMBOK Guide 5
Ürituste planeerimine hõlmab kahte protsesside rühma: plaanide vahetu väljatöötamise protsesse ja abiprotseduure. Arendusploki väljundiks on dokument, mida nimetatakse projekti üldplaaniks. See sisaldab kalendriplaani, ürituse eelarvet ja mitmeid muid dokumente. Töö koosseis ja sisu, nende teostamiseks vajalikud ressursid määravad kindlaks nende valmistamise järjekorra, kestuse ja kulude suuruse.
Riskide planeerimine (identifitseerimine, tuvastamine ja hindamine) ja riskijuhtimine ei mõjuta mitte ainult kalenderplaani väljatöötamist, vaid ka eelarvevajadusi. Eesmärkide selgitamine, unikaalse ülesande piiride määratlemine ning meeskonna ja vastutuse struktureerimine panevad aluse täisväärtuslikule projekti planeerimistööle. Järgmisena palutakse teie tähelepanu vaadeldavate protsesside peamiste protseduuride seoste mudelile.
Projektijuhtimise planeerimisprotsesside mudel
Teadaolevalt PMI standardi järgi pea igas jaotises PMBOK juhised planeerimisele on eraldatud terve plokk. Ülaltoodud diagrammi põhjal on see üsna loomulik. Kõige terviklikum pilt planeerimise juhtimisest ja ühtse üldplaani loomisest on näidatud PMBOK rubriigis "Projektide integratsiooni juhtimine". Allpool on näidatud kohaliku sündmuste korraldamise plaani arendusandmete vooskeemi kast.
Projektihalduskava arendus andmevoo skeem Kohalik plokk
Ülaltoodud visuaalne plokk on tähelepanuväärne mitmel põhjusel. Projektijuhtimise alane teadmistebaas, kõik selles suunas omandatud kogemused, regulatsioonid on planeerimise õnnestumiseks hädavajalikud. See kehtib võrdselt standardite, tarkvara, organisatsioonilised struktuurid ja kultuur, juhtimistavad, infrastruktuur jne. Harta on planeerimise peamine viide. Need protsessid on üldplaani integreerimise aluseks ja pakuvad sisendeid selle lõpliku versiooni väljatöötamisel:
- projekti parameetrite haldusplaanid;
- sisu, maksumuse ja ajakava põhiplaanid;
- plaani uuendused.
Kalendriplaani väljatöötamise etapid
Nagu mäletame, põhineb projektijuhtimine "kolmel sambal": töö sisul, piirangutel ja riskidel. Kui juht oskab nende kolme parameetriga hästi töötada, siis pole tema jaoks lahendamatuid ülesandeid. Kaaluge kalendriplaani väljatöötamist nende kolme positsiooni positsioonilt ja jagage see protsess etappideks. Esimese ja teise etapi omistame töö sisule.
- Töömahu määramise ja nimekirjana kirjutamise etapp. Üsna sageli tehakse vigu sellest, et kõiki töid korraga esitleda pole võimalik. Toimingute ulatuse kvalitatiivseks määratlemiseks on kasulik kasutada järjestikuse töö jaotamise meetodi põhitõdesid.
- Projekti teostamise määramise etapp tööde järjestuse ja kestuse osas, mis sõltuvad nende teostamise tehnoloogiast. Selle etapi kvalitatiivse tulemuse loomiseks sobib hästi juba nimetatud ülesannete järjestikuse jaotamise meetod ja töö kestuse eksperthinnang, kasutades selliseid meetodeid nagu näiteks ajurünnaku meetod.
- Ressursside kättesaadavuse määramine. Üritus kasutab mitmesuguseid ressursse: rahalisi, materiaalseid, tööjõudu, teavet jne. Rahaliste vahendite seisukohast on nõutav töögraafiku sidumine finantseerimisgraafikuga. Tutvustatakse nappide ressursside mõistet: ainulaadsed spetsialistid ja võimed. See jätab jälje tööde järjestusele ja kestusele.
- Väliste piirangute määratlus. Need piirangud hõlmavad hooajalisust, tehnoloogilised protsessid seadmete tarned, mitmesugused välisüritused. Kui võtta arvesse näiteks tellija erisoove (konkreetsete partnerite puhul) või välisüritusi (näiteks etapi valmimise ajastust riigipüha ajaks), siis sellised sündmused on ürituse hulka arvatud. verstapostide vorm.
- Riskireageerimisplaani koostamise etapp. Analüüsime projekti riske ja töötame välja peamiste ohtude lahendamise plaani. Sellest plaanist lähtuvalt vormistame siis kalenderplaani.
Kolmas ja neljas etapp on seotud piirangute positsioonidega, viies etapp - riskidega. Kaks reageerimise alust (aktiivne ja passiivne) määravad otsuse tegemise hetke ja selle kaasamise projekti plaan. Aktiivne reageerimine tähendab, et lisame kalendriplaani lisatööd mille eesmärk on riskide minimeerimine. See võib mõjutada muude tööde ajastust.
Näiteks võime kaaluda projekti uue teenuse turule toomiseks. Oletame, et ilmneb selle nõudluse puudumise oht turul. Seejärel on selle riski minimeerimiseks vaja läbi viia lisauuring ja see töö tuleb kalenderplaani lisada. Passiivne reageerimine tähendab täiendavate rahaliste reservide moodustamist tuvastatud riskide jaoks. Graafiku väljatöötamise etappe saab esitada ka allpool näidatud loogilises järjestuses.
Ajakava koostamise loogiline järjekord
Projekti planeerimise põhietapid
Üldplaani koostamiseks viib projektijuht ellu mitmeid planeerimise iteratsioone. Planeerimisprotsesside käigus moodustuvad olulised instrumentaal- ja lõppdokumendid, mis kokku moodustavad üldplaneeringu. Nende hulgas:
- tööjaotuse struktuur (WBS);
- võrguskeem;
- kvaliteedijuhtimise plaan;
- projekti ajakava;
- eelarve;
- organisatsiooni skeem;
- riskiregister;
- kommunikatsiooniplaan;
- projekti üldplaan.
Projekti planeerimise protsesside visuaalne mudel
Ülal on projektiülesande planeerimisprotsesside mudel. Diagrammil on võimalus näha protsesside täielikku koostist. Basseiniradade planeerimise protsessid on seotud peaaegu kõigi projektijuhtimise osadega. Paljusid mudelis näidatud protsesse on võimalik meie saidi eraldi artiklites tutvustada. Selles artiklis keskendume lühidalt peamistele planeerimisprotseduuridele.
- Ulatuse määratlemise protsess viiakse läbi selleks, et selgitada projekti ulatust, piire selle toote kirjeldusega. Protsess algab ürituse eesmärkide väljaselgitamisest, selle seotusest ettevõtte strateegiaga ning alternatiivsete elluviimise lähenemiste kaalumisest. Peaministril peab olema selge, millised tööd jäävad projekti raamest välja ja millised on tootenõuded.
- Töö ulatuse määramise protsess. Eelmises protsessis paika pandud alused arendatakse välja terve rea edu saavutamiseks vajalikke toiminguid. Nende struktuur ja koostis on seotud projekti põhieesmärgiga. WBS on peamine tööriist, mida PM selle protsessi probleemi lahendamiseks kasutab.
- Töösuhete definitsioon. Teoste loogiline järjestus on selle protsessi teema ja eesmärk. Protsessi juurutamise parim töövahend ja tulemus on PERT ja CPM meetodil üles ehitatud ja optimeeritud võrgumudel (diagramm, graafik).
- Töö kestuse hindamise protsess. Iga WBS-is ja võrgumudelis sisalduva töö kestuse prognoosimine põhineb erinevatel lähenemisviisidel. Peamised meetodid on hindamismeetodid analoogide järgi, alt-üles, esitajatelt, ekspert- ja parameetriline hindamine.
- Ressursivajaduste hindamise protsess. Protsessi eesmärk on määrata vajalik kogus inimressursid, masinate ja mehhanismide ressursid. Ressursid jagunevad rühmadesse: taastuvad, kulutavad ja rahalised.
- Ajakava arendusprotsess. Protsess viiakse läbi selleks, et määrata kindlaks üksikute tööde ja projekti kui terviku eeldatav aeg. Oluline on planeeringu täpsustamise küsimus. Selle uurimise sügavus peaks olema piisav, et projektijuht saaks kontrollida töö edenemist ja talle pandud ülesannete täitmist.
- Projekti üldplaani koostamine. See ühendab kõik ürituste planeerimise töö tulemused ühtsesse projekti integratsioonidokumenti.
Selles artiklis tutvusime projektiplaani koostavate protseduuride ja dokumentide "maksimaalse konfiguratsiooniga". AT tõeline praktika, eriti kui projekt on keskmise või väikese ulatusega, on korrapärase iseloomuga, ei ole sageli vaja liigseid planeerimispingutusi. Sellistel juhtudel võite piirduda tüüpiliste planeerimislahenduste ja mittetäieliku dokumentidega. Samas vaevalt saab ilma põhiplaanis paika pandud dokumentaalfilmita hakkama ja selle arendamiseks kulutatud vaev tasub end kuhjaga ära.
Planeerimise olemus seisneb eesmärkide ja nende saavutamise viiside püstitamises lähtuvalt teostatavate tööde (meetmete, tegevuste) komplekti moodustamisest, nende tööde teostamise meetodite ja vahendite rakendamisest, nende elluviimiseks vajalike ressursside sidumisest. ja projektis osalevate organisatsioonide tegevuse koordineerimine.
Plaanide väljatöötamise tegevus hõlmab kõiki projekti loomise ja elluviimise etappe. See algab projektijuhi (projektijuhi) osalemisega projekti kontseptsiooni väljatöötamise protsessis, jätkub projekti jaoks strateegiliste otsuste valikuga, samuti selle detailide väljatöötamisega, sh lepinguettepanekute koostamisega, lepingute sõlmimine, tööde teostamine ja lõpeb projekti valmimisega.
Planeerimisetapis määratakse kindlaks kõik projekti elluviimiseks vajalikud parameetrid: projekti iga kontrollitava elemendi kestus, tööjõu-, materjali-, tehniline ja finantsressursid, tooraine, materjalide, komponentide ja tehnoloogilised seadmed, projekteerimis-, ehitus- ja muude organisatsioonide kaasamise tähtajad ja mahud. Projekti planeerimise protsessid ja protseduurid peaksid tagama, et projekt on teostatav kindlaksmääratud aja jooksul, võimalikult madalate kuludega, standardsete ressursikulude piires ja piisava kvaliteediga.
Planeerimisprotsess algab enne tööde mahu kinnitamist ja jätkub projekti edenedes ja muudatuste tegemisel. Projekti elutsükli iga faas näeb ette teatud tüüpi planeerimise koos oma meetodite ja vahenditega.
Planeerimine on tsükliline protsess. See algab kõigest üldine määratlus eesmärgid liigub detailsema kirjeldamise poole, millal, kuidas ja millist tööd tuleb eesmärkide saavutamiseks teha. Kui projekt edeneb ideest kuni lõpuni, Lisainformatsioon töö kulgu mõjutavate tingimuste kohta. Projekti planeerimise ja juhtimise tööriistade kasutamine võimaldab meeskonnaliikmetel probleeme selgemalt kirjeldada ja projekti muudatusi tõhusamalt kontrollida.
Planeerimine on omavahel seotud protseduuride kogum. Projekti planeerimise esimene etapp on esialgsete plaanide väljatöötamine, mis on aluseks projekti eelarve väljatöötamisel, ressursivajaduse määramisel, projektitoetuse korraldamisel, lepingute sõlmimisel jne. Projekti planeerimine eelneb projekti kontrollile ja on selle rakendamise aluseks, kuna võrreldakse kavandatud ja tegelikke näitajaid.
Projekti planeerimise erinevatel tasanditel ja etappidel kasutatavate plaanide konkreetne struktuur sõltub tööstuses ja projekti elluviivates organisatsioonides vastuvõetud standarditest ja lähenemisviisidest. Näiteks ehitustööstuses aastal projekti dokumentatsioon sisaldab kliendi esitatud ja töövõtjate üksikasjalikku dokumentatsiooni, rajatise ehitusplatsi plaani, rajatiste ehitamise organisatsioonilisi ja tehnoloogilisi skeeme, tööde teostamise ja objekti kättesaamise ajakavasid. ehitusmaterjalid. Tööstusprojektides koostatakse töögraafikud projekteerimise ja tehnoloogilise dokumentatsiooni alusel, sisse teabeprojektid- süsteemi spetsifikatsioon.
Planeerimise etapp on üks olulisemaid. Selles etapis määratakse kindlaks projekti ülesanded, eelarve ja ajakava. Üsna sageli mõistetakse planeerimise all vaid ajakava koostamist, ressursside haldamise, eelarvestamise jms silmist kaotamist.
Täielik planeerimistehnika sisaldab järgmisi samme:
- 1) Projekti eesmärkide määratlemine ja nende kirjeldamine. Üsna sageli algavad projektid ilma selge eesmärgita.
- 2) Tehnoloogiliste etappide määratlemine. Projekti jaoks tuleks valida rakendustehnoloogia, mis määrab projekti arendamise etapid. Üks neist levinud vead planeerimine on plaani mittevastavus tehnoloogilisele tsüklile.
- 3) Tehnoloogiliste etappide jaoks on vaja määratleda ülesannete loetelu, näidata nende omavahelised seosed (järjestus) ja prognoositav kestus (sõltub määratud ressurssidest).
- 4) Vajalik on kokku leppida projektile eraldatavate vahendite küsimuses. Tuleb märkida, et kõik ettevõtte ressursid tuleks jaotada tsentraalselt. Üsna sageli tekib planeerimisviga sellest, et mõnda nappi ressurssi kasutatakse korraga kahekesi erinevaid projekte samal ajal.
- 5) Kui ressursimäärad on määratud, saab eelarve ka automaatselt. Üks tüüpilisi vigu on see, et eelarve koostamisel ei pöörata tähelepanu projekti prognoositavale maksumusele.
- 6) Kirjalik ülesanne, eelarve ja töögraafik moodustavad vormikohase dokumendi "Projektiplaan". Üsna sageli on enne projekti algust mõni neist dokumentidest puudu.
Seega on projekti planeerimise õnnestumiseks oluline arvestada mitmete teguritega:
- lahendatavate ülesannete klass, valmistoote ringlus, töö liik (arendus, arendus, hooldus);
- Töö skeemi (elutsükli mudeli) valik arvestades projekti keerukust ja arendusmeeskonna võimalusi;
- Kogemus ainevaldkonnas ja arendusautomaatika tööriistade alal;
- · arendajate varustus automatiseerimisvahendite ja riistvara-tarkvarabaasiga;
- Kliendi nõuete tase töö ajastusele ja kvaliteedile.
Hästi korraldatud projekti puhul peaks iga eesmärgi elluviimise eest vastutama konkreetne juhtorgan: projektijuht, kõigi eesmärkide eest (projekti missioon), eraeesmärkide eest vastutavad teostajad jne. See tähendab, et projekti eesmärkide puu peaks olema ühtima projekti elluviimise eest vastutava organisatsiooniüksuse struktuuriga. Selleks töötatakse välja nn vastutusmaatriks, mis määrab funktsionaalsed kohustused projekti teostajad, määrab tööde kogumi, mille teostamise eest nad isiklikult vastutavad.
Planeerimise põhieesmärk on projekti teostusmudeli ülesehitamine. Vajalik on koordineerida projektis osalejate tegevust, see määrab tööde tegemise järjekorra jne.
Planeerimisprotsessi peamised etapid on toodud tabelis 1 ja need hõlmavad üheksat etappi. Igal etapil võib projektijuht avastada, et projekt on ebatõhus või võimatu ellu viia, ja tõstatada selle sulgemise küsimuse.
Tabel 1 – Peamised etapid projekti planeerimise protsessis
|
Tulemus |
||
|
Kontseptsiooni väljatöötamine ja projekti eesmärkide kavandamine. |
||
|
Projekti eesmärkide lagunemine, ehitamine hierarhiline struktuur töötab (ISR). |
||
|
Vastutaja määramine. Projekti organisatsiooni (CCO) plokkskeemi koostamine. |
||
|
Projekti elluviimise strateegia väljatöötamine, verstapostide plaani koostamine. |
||
|
Projektitaktika väljatöötamine, võrgustikumudelite ehitamine. |
Üksikasjalik kuidas? |
|
|
Ideaali arendamine kalendrigraafik töötab. |
Ideaalne millal? |
|
|
Ressursi planeerimine, töö reaalse kalendergraafiku väljatöötamine, arvestades ressursside piiratust. |
Reaalselt millal? |
|
|
Kulude prognoosimine, eelarve koostamine. |
||
|
Projektiplaani väljatöötamine ja vastuvõtmine. |
Kas kõike võetakse arvesse? |
Suurte ja keerukate projektide elluviimisel on soovitatav kasutada abiprojektide planeerimise protseduure:
- kvaliteedi planeerimine;
- riskide ja meetmete kavandamine nendega töötamiseks;
- organisatsiooni planeerimine;
- kommunikatsiooni planeerimine.
Igal juhul peab projektijuht tulemuse/kulu suhte alusel hindama ühe või teise projektitehnoloogiate arsenalis leiduva abiprotseduuri kasutamise otstarbekust.
Joonis 3 Projekti planeerimise voog
Projekti planeerimine on pidev protsess, mida täiustatakse kogu elutsükli jooksul ja mille käigus Parim viis seatud eesmärkide ja eesmärkide saavutamine, arvestades hetke ja muutuvat olukorda. Pädev projektiplaan, mis võtab arvesse toote eripära, turu iseärasusi ja suundumusi, tarbijate eelistusi, riske ja muid tegureid, võimaldab vältida ebaefektiivseid kulutusi isegi kontseptsiooni ja väljatöötamise etapis. Selline planeerimine ei anna alati positiivseid tulemusi, kuid isegi negatiivsetest järeldustest on palju kasu.
Projekti teostusplaani kirjutamise esimene ülesanne on anda kohene tõuge projekti protsessi käivitamiseks. Projektiplaan peab veenma otsustajaid, et idee on elujõuline, vastab ootustele, ajakavale, eelarvele jne. Kui areng ei ole plaani tasandil veenev, ei pruugi projekt kaugemale jõuda. esialgne etapp. Seevastu edukas plaan loob koheselt projektijuhi mainet ja loob kindla aluse protsessi käivitamiseks.
Projekti plaan koostatakse vastavalt standardile üldine skeem, kuid dokumendi sisu on alati unikaalne, sest toote omaduste ja selle rakendamise tingimuste kombinatsioon on unikaalne. Projekti elluviimise plaan annab juhiseid kogu projektimeeskonnale ja suunab:
- töö ulatuse järgi
- prioriteedi järgi
- juhtimismeetodite valikul,
- vastavalt kvaliteedistandarditele
- huvitatud isikutega suhtlemise vormis,
- tulemuslikkuse mõõtmise kriteeriumide järgi jne.
- Projekti taust.
- Ülesanded ja eesmärgid.
- Kaal.
- Piirid (piirangud).
- Eeldused (eeldused).
- mõjud ja sõltuvused.
- Riskid ja probleemid.
- Strateegiad ja meetodid.
- Aja, ressursside, kvaliteedi, mastaabi kontrollimise vahendid ja meetodid.
- Side.
- Kohaletoimetamise ajagraafik.
- Jõudlus ja selle mõõtmine.
- Kasu realiseerimine.
Standardne skeem hõlbustab suurte ideede elluviimiseks sadu lehekülgi hõlmavas dokumendis navigeerimist. Lihtsustab plaaniga töötamise protsessi ja võimaldab projekti planeerimise etappide loogilist, järjepidevat ja struktureeritud järjestust. Kui näiteks skaalas sisalduvad elemendid pole dokumenteeritud, võib selguda, et projektis osalejate seas puudub ühtne arusaam, kes mida välja annab. Ja kui te kvaliteeditaset ei täpsusta, võib see selguda 
et tootja jaoks piisav kvaliteet ei pruugi olla kliendi jaoks piisav.
Korraliku detaili puudumine toob kaasa vigu, kuid detailide liig koos rohkete kordustega takistab projekti sisu mõistmist. Seetõttu testitakse projekti kaitsmisplaani tavaliselt kuulajate peal, kellel pole projektist eelteadmisi, kaasates laia auditooriumi esindajaid. Projektiplaani lisatud taust aitab rakendusprogrammi sobitada üldisesse konteksti ning sõnastik, lühendite ja tehniliste lühendite dekodeerimine võimaldab igaühel hõlpsasti mõista projekti olemust ilma kolmandate osapoolte teabeallikaid kaasamata.
Domeeni planeerimine
Teemavaldkond on siin toodete ja teenuste kogum, mis tuleks projekti lõpuleviimise tulemusena toota. Projekti planeerimine ainevaldkonnas hõlmab järgmisi protseduure:
- Hetkeseisu analüüs.
- Projekti põhiomaduste selgitamine.
- Edukriteeriumide ja projektiprobleemide kinnitamine.
- Projekti algfaasis aktsepteeritud eelduste ja piirangute analüüs.
- Projekti tulemuste kriteeriumide määratlemine vahe- ja lõppfaasis.
- Antud ala struktuurse lagunemise ehitamine.
Projekti elu käigus elemendid, mis moodustavad antud ala, võib muutuda. Töö eesmärke ja omadusi saab täpsustada nii vahetulemuste saavutamisel kui ka projekti arendamise etapis.
Projekti aja planeerimine
Selle parameetri põhimõisted on järgmised: tähtajad, tööde kestus, võtmekuupäevad jne Osalejate koordineeritud töö korraldatakse kalenderplaanide alusel - projekteerimis- ja tehnilised dokumendid, mis määravad kindlaks projekti tööde loetelu, nendevahelise seose , järjestus, tähtajad, esinejad ja ressursid. Projekti töö käigus kogu elutsükli jooksul koostatakse töögraafik juhtimisetappide ja -tasandite kohta. 
Tööjaotuse struktuur (WBS)
WBS - projekteerimistööde hierarhia graafiline kuvamine - projekti ajastamise esimene etapp. Sisuliselt on WBS projekti jagamine sellisteks osadeks, mis on planeerimiseks ja tõhusaks kontrolliks vajalikud ja piisavad. Hierarhilise struktuuri koostamine hõlmab järgmiste reeglite järgimist:
- Ülemise astme tööde teostamine saavutatakse alumise astme tööde teostamisega.
- Ülemprotsessil võib olla mitu alamtööd, mille täitmine lõpetab automaatselt ülemprotsessi. Kuid lapsetöö jaoks on ainult üks lapsevanema töö.
- Vanemprotsessi jaotamine alamtöödeks toimub ühe kriteeriumi järgi: kas kaasatud ressursside või tegevuse tüübi või olelusringi etappide jne järgi.
- Igal tasandil tuleb koguda samaväärseid lastetöid. Nende homogeensuse tuvastamise kriteeriumid võivad olla näiteks tehtud töö maht ja aeg.
- Struktuuri kui terviku konstrueerimisel on vaja erinevatel hierarhilistel tasanditel rakendada erinevaid dekomponeerimiskriteeriume.
- Dekomponeerimiskriteeriumide järjestus valitakse nii, et võimalikult suur osa teoste vastasmõjudest ja sõltuvustest oleks hierarhilise struktuuri madalamatel tasanditel. Töötab kõrgemad tasemed- autonoomne.
- Tööde jaotus loetakse lõpetatuks, kui madalama astme töö on juhile ja projektis osalejatele selge, lõpptulemuse saavutamise viisid ja selle näitajad on selged ning vastutus töö tegemise eest on selgelt jaotatud.
WBS-i põhjal koostatakse projektitööde nimekiri. Ja siis määratakse nende rakendamise järjekord, suhe organisatsiooniliste ja tehnoloogiliste mudelite abil ning töö kestus.
Töö kestus
Töö kestus määratakse standardite alusel, isikliku kogemuse põhjal (kui on olemas näide sarnasest tööst), lähtudes arvutusmeetodid projekti planeerimine. Sellised meetodid hõlmavad näiteks PERT sündmuste analüüsi meetodit, mida kasutatakse siis, kui operatsioonide kestuse hindamisel on ebakindlus. Projekti aja haldamiseks on aga erinevaid viise.
- PERT. Meetodit käsitletakse kolme tüüpi prognooside kaalutud keskmisena: optimistlik, ootuspärane ja pessimistlik. Pärast iga prognoosi kestuse määramist (valemit kasutades ja/või ekspertide kaasamist) arvutatakse iga prognoosi tõenäosus. Seejärel korrutatakse iga prognoosi väärtused ja nende tõenäosused ning lisatakse väärtused.
- võrguskeem. Võrgudiagramm on tegevuste ja nendevaheliste sõltuvuste kuva graafiline vorm. Sagedamini esitatakse see graafi kujul, mille tipud on projekteerimistööd, ning nende järjestust ja seost näidatakse ühendavate nooltega.
- Gantti diagrammid. See on horisontaalne diagramm, millel on kalendri järgi orienteeritud segmentide kujul projekteerimistööd. Lõigu pikkus vastab töö kestusele ning segmentide vahelised nooled näitavad tööde seost ja järjestust.
Lisaks on igas projektis tagatud tööde optimeerimine vastavalt ajakriteeriumile, kinnitatakse kalenderplaanid. ühine eesmärk meetodid projekti aja planeerimisel - projekti kestuse vähendamine ilma selle komponentide kvaliteeti kaotamata.
Projekti tööjõud
Selles planeerimise osas määratakse kõigepealt kindlaks olemasolevate ressursside hulk. Selleks koostatakse esinejate nimekiri, saadavus ja nende projektis osalemise võimalus.
Seejärel määratakse projekti iga töö jaoks täitjatele nende vastutusala määratlus. Sageli ajakavas levitamise tasemel tööjõuressursse tekivad vastuolud. Seejärel viiakse läbi vastuolude analüüs ja nende kõrvaldamine.
Projekti maksumus
Projekti kulude planeerimisel on mitu etappi:
- Esimeses etapis määratakse ressursside kasutamise, iga projektitöö ja projekti kui terviku maksumus. Projekti maksumus on siin ressursside ja töö kogumaksumus. Arvesse võetavate tegurite hulka kuuluvad seadmete maksumus (sh renditud seadmed), tööjõud meeskonna liikmed ja lepingu alusel palgatud, materjalid, transport, seminarid, konverentsid, õppemaksud jne.
- Teine etapp hõlmab projekti kalkulatsiooni koostamist, kooskõlastamist ja kinnitamist. Projekti kalkulatsioon on siin dokument, mis sisaldab põhjendust ja arvutust kogumaksumus projekt. Tavaliselt tehakse seda alusel vajalikke ressursse, töö ulatus jne.
- Kolmas etapp hõlmab eelarve koostamist, selle kooskõlastamist ja kinnitamist. Eelarve seab ressurssidele piirangud ja see koostatakse järgmisel kujul:
- kulude ja kumulatiivsete kulude tulpdiagrammid,
- aja peale jaotatud kumulatiivsete kulude joondiagrammid,
- kulude sektordiagrammid,
- kalendrigraafikud ja plaanid,
- kulude jaotusmaatriksid.
Samal ajal juhtimine eelarveriskid arutatakse projekti planeerimise eraldi jaotises.
Riskide planeerimine
Selles jaotises kirjeldatakse protsesse, mis on seotud riskide tuvastamise, analüüsimise, hindamise ja riskireaktsioonide väljatöötamisega. Riske iseloomustavad kolm parameetrit:
- riskisündmus,
- riskijuhtumi toimumise tõenäosus,
- kahju suurus, riskiteguri realiseerumise korral.
Lihtne riskiplaneerimise meetod rakendatakse järgmise toimingute jada järgi:
- Riski tuvastamine. Selleks ei ole kaasatud mitte ainult eksperdid, vaid ka kõik, kes aitavad avastada projekti võimalikke nõrkusi.
- Riski realiseerumise tõenäosuse määramine. Mõõtmine toimub protsentides, aktsiates, punktides ja muudes ühikutes.
- Riskide klassifikatsioon iga konkreetse riski olulisuse järgi projekti jaoks ja selle koha järgi hierarhias. Prioriteetsed on need, mis on projekti kui terviku jaoks suure tõenäosusega ja olulised.
- Meetmete kavandamine iga üksiku riski tõenäosuse vähendamiseks, näidates ära selle eest vastutavad töötajad.
- Likvideerimise planeerimine negatiivsed tagajärjed riski realiseerumisel vastutavate isikute määramisega.
Projekti koostamisel on vaja kirjutada plaan sõltumata piirkonnast, kus ettevõte tegutseb: alates tootmisprojektidest ja IT-tehnoloogiatest kuni haljastuse ja linna heakorratöödeni. Projekti planeerimine ise ei ole aga "õhku peatatud", kuna sellele eelneb projekti algatamine, vaid lõpetatakse üleminek projekti otsesele elluviimisele.
Kõik protsessid, kontseptsioonid või objektid saavad kuskilt alguse. See algushetk juhtus paar päeva või aastat tagasi ja kõik nägi välja teisiti – mitte nii, nagu praegu. Vaadates näiteks autot, saame aru, et päris alguses see nii ei olnud: esmalt tekkis idee, siis kandus see mõte teistele inimestele, mis tekitas diskussiooni; disainerid liitusid tööga, käivitati montaažiprotsess ja palju muud.
Ülaltoodu on väike näide. Kuid ta selgitab suurepäraselt olemust - kõigel on algus.
Projektijuhtimine pole erand. Olles keeruline ülesannete ja protsesside ahel, algab see ka kuskilt. See esimene samm on projekti plaan.
Selles artiklis räägime plaanist ja planeerimisprotsessist, samuti selgitame punkte, mis on seotud küsimusega "Kuidas sellist plaani koostada". Oleme tuvastanud 7 sammu.
Mis on projektiplaan?
Võib-olla olete märganud, et me oleme plaan mainitud ja Planeerimisprotsess. Mis vahe neil on? Kõik on väga lihtne.
Planeerimine on protsess, arutelu. Selle käigus selgitatakse välja tööde maht, eesmärgid ja nende saavutamiseks vajalikud viisid.
Plaan on ametlik dokument A sisaldab kõiki planeerimisotsuseid, kinnitatud ulatust, kulusid. Selle põhifunktsioonid on juhtimine, osalejatevahelise suhtluse hõlbustamine ja ajakava koostamine.
Projektiplaani koostamisel peab juhil juba olema võtmeteadmised ja oskused. See suurendab selle eduka rakendamise võimalusi. Lisaks aitab koostatud plaan ennetada ja vältida tarbetuid vigu ja halbu otsuseid, samuti säästa aega ja vähendada kulusid.
Projektiplaani eesmärgid
Hästi koostatud plaan peaks vastama järgmistele küsimustele.
Miks?
Selgitada tuleks põhjuseid, miks projekti jaoks raha eraldatakse; milline probleem vajab lahendamist.
Küsimus puudutab tööd, mida tuleb tulemuse saavutamiseks teha ja lõplikke eesmärke.
Küsimus kaasatud inimeste, nende rollide ja kohustuste kohta; kuidas neid korraldada.
Millal?
Siin räägime projekti ajakavast / kestusest.
Kuidas koostada projektiplaani?
Enne eelnõude koostamise alustamist peab juht olema kursis suure hulga küsimustega, mis kogu projekti jooksul esile kerkivad, ja vastuseid neile. Iga küsimust saab eraldi loetleda. Kuid siiski on parem tuvastada ühised iseloomulikud mustrid ja mustrid. Niisiis, mida peab juht projektiplaani koostamiseks tegema.
1. Suhtle
Esimene samm edu poole on meeskonnaga suhtlemine eesmärkide, osalejate, ülesannete jms teemal. Juht peab teadma, kes millise ülesande eest vastutab, tähtaegu ja peaaegu kõike, mis projektis toimub.
Tasub lisada, et suhtlemine pole ainult esimene samm. Suhtlemine kogu projekti vältel on edu võti.
2. Määratlege osalejad ja eesmärgid
Kõigi projektis osalejate kindlaksmääramine on mõnikord keeruline: neid võib olla palju. Pealegi võivad nad projekti otseselt või kaudselt suuremal või vähemal määral mõjutada. Seetõttu on oluline välja selgitada kõik need, kes planeeringu koostamist otseselt mõjutavad ja nende soove tõsiselt võtavad.
Kes saavad projektis osalejaks saada:
- Klient– isik, kes tööd otseselt rahastab ja kinnitab;
- Projektijuht- planeerimisse kaasatud isik koos järgneva projekti loomise, teostamise ja kontrollimisega;
- projekti tiim, mis loob lõpptoote. Meeskonnaliikmed osalevad paljudes olulistes protsessides, sealhulgas arenduses, kvaliteedi tagamises, disainitöös jne. Reeglina nad projekti heaks ei kiida;
- Lõppkasutaja;
- muud. See nimekiri võib sisaldada väga erinevaid inimesi: riskianalüütikud, hankespetsialistid jne.
Mida saab selles etapis teha? Viige läbi intervjuud peamiste sidusrühmadega. Nii saate aru, millised nõuded on seatud ja millised eesmärgid tuleks saavutada. Enamik tõhus viis Eesmärkide saavutamine on SMART eesmärgi seadmise tehnika.
Intervjueerimine võimaldab juhil ka aru saada, millist probleemi projekt lahendab ja miks seda üldse rahastatakse.
See on meie miks küsimus.
3. Määrake töö ulatus
Kahtlemata kõige olulisem osa iga planeerimise juures. Kõik põhipunktid on esile tõstetud ja arutatud siin: põhjendus, tootekirjeldus, abikõlblikkuse kriteeriumid, eesmärgid ja tulemused, piirangud, eeldused, hindamine ja mõned teised. Kõik projektis osalejad peaksid selles etapis jõudma täielikule arusaamisele ja kokkuleppele. Niipea kui arutelu lõppeb, fikseeritakse kõik oluline dokumenti, kuhu märgitakse projekti sisu ja ulatuse kirjeldus.
See etapp vähendab ka arusaamatuste ohtu, mis võivad viia projekti skaleerimiseni.
See on meie mida küsimus.
4. Määratlege rollid ja kohustused
Juhi üks olulisemaid ülesandeid on ülesannete jaotamine meeskonnaliikmete vahel. Nad peaksid teadma oma rolle ja kohustusi. Ja muidugi ei tasu unustada, et meeskonnad on moodustatud kindla arvu osalejatega üksused.
See on meie WHO küsimus.
5. Planeerige projekt
See lõik on otsene jätk eelmisele. Kui rollid ja kohustused on määratud, tuleb järgmise sammuna määrata iga ressursi jaoks töö kestus koos algus-/lõppkuupäevadega.
See on meie millal küsimus.
Samal etapil määrab juht võtmesündmused, kriitilise tee - üldiselt tegeleb töögraafikuga.
Millist projekti tööriista valida?
6. Visualiseeri projekti plaan Gantti diagrammi abil
Pange tähele, et ajakavast rääkides peavad mõned inimesed silmas kogu projekti. See pole täiesti tõsi. Visualiseeritud ajakava on vaid osa planeerimisest ja plaanist endast. Kogu projekt on keerulisem struktuur.
Kasutage veebitööriista GanttPRO. Selle abil saab juht:
- luua ja levitada ülesandeid;
- Määrake nende kestus koos algus- ja lõppkuupäevadega.
- Määrake ülesannetevahelised sõltuvused. Juht jälgib kõiki sündmusi ja teab, millal lõpetatud ülesanne alustab järgmist;
- Jälgida üksikute sündmuste ja projekti kui terviku kulgu;
- Määrake ülesannete täitmiseks vajalikud ressursid;
- Määrake ressursside maksumus;
- Suhelge meeskonnaliikmetega ja vaadake kõiki nende tehtud muudatusi;
- Jälgige olulisi sündmusi;
- Visualiseerige kriitiline tee – projekti lõpuleviimiseks kuluv lühim aeg.
GanttPRO Gantti diagrammide abil on lihtne planeerimisprotsesse hallata ja projekti luua.
7. Hallake riske
Kõik projekti etapid võivad olla seotud riskidega. Seetõttu on nende haldamine üks esiletõstmised planeerimisel.
Kogenud juht suudab selliseid olukordi mitte ainult hinnata ja ette näha, vaid ka koostada plaani nende lahendamise viisidega. Meeskond peab omakorda teadma, kuidas reageerida igale muudatusele.
Millised riskid võivad tekkida?
- Optimistlikud ootused aja ja kulude osas;
- halvasti määratletud nõuded ja soovid;
- Halvasti määratletud rollid ja kohustused;
- Muudatused nõuetes;
- Uued nõuded;
- Eelarvekärped;
- Halb suhtlus.
Teeme kokkuvõtte
Ühesuguseid projekte pole. Seda saab suurepäraselt teostada ilma riskide ja edasilükatud tähtaegadeta. Teine võib ebaõnnestuda isegi siis, kui sellel on samad osalejad, kulud, ajakava ja eesmärgid. Riskid ja muudatused projektis on vältimatud. Kuid siiski aitab hästi planeeritud töömaht, ajakava, hinnatud riskid ja suurepärane meeskonnatöö hõlbustada planeerimist ennast ja plaani koostamist. Sel juhul võivad isegi keerulised projektid olla lõbusad.
Kas teil on projektide planeerimise kogemus?
Planeerimise detailide sügavuse määrab projekti suurus ja keerukus, projekti iseloom, loodavate objektide tüüp. Tootmisüksuse loomise projektiplaani tüüpiline struktuur sisaldab 6 sektsiooni (tabel).
FPR arendamise aspektid hõlmavad järgmist:
Praktilise töö plaani järgi:
algandmed projekteerimiseks;
töö prioriteedid;
vajadus personali järele;
projekteerimise arenduste kooskõlastamise kord;
Logistikaplaani järgi:
seadmete tarnetingimused;
seadmete paigaldamise ajastus ja kontroll;
Ehitusplaani järgi:
nõuded ruumidele seadmete ja personali paigutamiseks;
ruumide ettevalmistamise ja ehitamise tööde korraldamine;
Vastavalt kvaliteedikontrolli plaanile:
üldised kvaliteedikriteeriumid;
tarnitavate seadmete kontroll;
Vastavalt kasutuselevõtuplaanile:
ettevalmistustööd;
operatsioonieelne kontroll;
kasutuselevõtt.
Projektiplaani etappide struktuur ja sisu
|
Projekti peamised eesmärgid |
Eesmärke sõnastades väldi lihtsustatud ja teostamatuid eesmärke. Tervikut tuleks õpetada võimalikult selgelt ja konkreetselt, arvestades iga eesmärgi suhtelist tähtsust ja selle mõju alternatiivsetele juhtimisotsustele. |
|
Projekti finantsplaan |
Määratakse iga investori minimaalse investeeringu osakaal, finantseerimise viisid ja tingimused. Finantseerimisplaan mõjutab tavaliselt kapitalikulutuste ajakava, võlgade tagasimaksmist ning on projektis osalejate ja investorite kokkuleppel. Eeldatav töö eelneb finantsplaneerimisele. Hinnangud liidetakse iga tüübi, tööetapi kohta. Pealegi finantsplaneerimine näeb ette hinnangu projekti finantsmajanduslikele näitajatele (diskonteeritud kasum, tasuvusaeg). |
|
Alltöövõtu täitmisplaan |
Esindab kliendi, üldise interlineeri, alltöövõtjate ja tarnijate üldist strateegiat. Ta on link kõigile projektis osalejatele. Selle väljatöötamise aluseks on kõigi projektis osalejate ülesannete ja vastutuse selge määratlemine ja jaotus. Selle plaani koostamisel:
|
|
funktsionaalne plaan. |
Määrab töö funktsionaalsete komplekside struktuuri, nende rakendamise aja ja omadused. Funktsionaalsete komplekside hulka võivad kuuluda: projekteerimistööd, materjali- ja tehniline varustamine (MTP), ehitus, kvaliteedikontroll, kasutuselevõtt. Koosneb järgmistest planeerimisdokumentidest: projekti põhigraafik; töögraafikud (lühiajalised); funktsionaalsed tööplaanid. |
|
Üldkalendri plaan (MCP) |
See moodustatakse kontseptuaalse projektiplaani täpsustamise ja täpsustamise teel. See määratleb projekti etapid, mis jagunevad sihtetappideks ja projekti etappideks, mis on seotud tööde funktsionaalse komplekti alguse ja lõpetamisega. Põhigraafik esitatakse tavaliselt histogrammi kujul, kuna projekti selles etapis toimub lagunemine üksikud tööd puudub ja konkreetne piirang pole määratletud. |
|
Lühiajalised kalendriplaanid |
Need on moodustatud GKP alusel ja sisaldavad tööde loendeid, tähtaegu, nende elluviimise eest vastutavate isikute nimesid. |
|
Funktsionaalsed tööplaanid (FPR) |
Need on tegevusi sisaldavad planeerimisdokumentide süsteemid, samuti konkreetsed tehnilised ja disainilahendused projekti teatud aspektide kohta. |
|
Projekti elluviimise tegurite analüüs |
Meetmete süsteemi väljatöötamine, mis kompenseerib eelmiste planeerimisetappide kavandatud otsuste puudujääke ja on suunatud vastasmõjurite mõju ärahoidmisele, mõjuteguritest kasu saamisele, summa suurendamisele. majanduslik mõju kõigi tegurite koosmõjust. Planeeringu käesoleva punkti dokumentaalne vorm on tegevuste kokkulepe, mille kinnitavad huvitatud osalejad ja lepivad kokku vastutavate täitjatega. |
|
Projektiplaani täiendused |
Välja võetakse andmed, mida plaani koostamisel kasutatakse: andmed projekti kontseptsioonist; uurimismaterjalid; nõuded ja piirangud projektile jne. |
