इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने के लिए कंप्यूटर प्रोग्राम का उपयोग किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का निर्माण

आज कोई आश्चर्य की बात नहीं है जब कोई पाठक (उपयोगकर्ता), पुस्तकालय में आकर उसमें एक निश्चित समय व्यतीत करता है, न केवल अपने कोष का उपयोग करता है, बल्कि साहित्य को ऑर्डर करने का प्रयास भी नहीं करता है। उपयोगकर्ता सूचना के स्तर पर अपनी कई जरूरतों को पूरा करते हैं, i. सीडी-रोम का उपयोग करके या अन्यथा इंटरनेट के माध्यम से प्राप्त ग्रंथ सूची, सार, संदर्भ और अन्य इलेक्ट्रॉनिक जानकारी के साथ काफी सामग्री हैं। इसके अलावा, एक इलेक्ट्रॉनिक संसाधन का विकास इस तथ्य की ओर जाता है कि कई पुस्तकालय, विदेशी प्रकाशनों को संकलित करने के लिए धन नहीं रखते हैं, अपने उपयोगकर्ताओं के लिए पूर्ण-पाठ इलेक्ट्रॉनिक संसाधनों तक पहुंच को व्यवस्थित करने का अवसर पाते हैं, और ये रुझान गति प्राप्त कर रहे हैं (इलेक्ट्रॉनिक वैज्ञानिक पुस्तकालय RFBR, ओपन सोसाइटी इंस्टीट्यूट के इलेक्ट्रॉनिक प्रकाशन - रूस और अन्य ने कई पुस्तकालयों को विदेशी पत्रिकाओं के कई हजार शीर्षकों तक मुफ्त पहुंच प्रदान की है)। इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ वितरण अधिक व्यापक होता जा रहा है, जो पुस्तकालय के उपयोगकर्ताओं को, पुस्तकालय में आए बिना, अपने कार्यस्थल (या घर से) एक लेख, ब्रोशर, पुस्तक के टुकड़े की एक इलेक्ट्रॉनिक प्रति और इसे एक मामले में प्राप्त करने की अनुमति देता है। क्षणों की। साथ ही, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि पहले से ही कई पुस्तकालयों में पुस्तकालय की इंटरनेट साइट पर रिमोट एक्सेस (विज़िट) की संख्या सामान्य भौतिक यात्राओं की संख्या से अधिक है।

उपरोक्त सभी इस बात की पुष्टि करते हैं कि पुस्तकालय के बारे में पुराने विचार हमारी आंखों के सामने टूट रहे हैं। पाठक अब हमेशा दस्तावेज़ के लिए पुस्तकालय नहीं आता है, वह सूचना और/या इलेक्ट्रॉनिक संसाधन के लिए आता है। पुस्तकालय धीरे-धीरे इलेक्ट्रॉनिक सूचना संसाधनों के केंद्र में बदल रहा है, फिर भी, मुद्रित दस्तावेजों के साथ उपयोगकर्ताओं की सेवा के लिए नियमित पुस्तकालय के कार्यों को बरकरार रखता है। आधुनिक पुस्तकालय का यह नया कार्य न केवल आधुनिक पुस्तकालय गतिविधि में मुख्य प्रवृत्तियों में से एक को स्पष्ट रूप से दिखाता है, इसे स्वचालित पुस्तकालय और सूचना प्रौद्योगिकियों के विकास की योजना बनाने और सामान्य रूप से पहले से पुरानी अवधारणा को संशोधित करने के लिए भी ध्यान में रखा जाना चाहिए। पारंपरिक पुस्तकालय।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने के लिए प्रौद्योगिकियां

सबसे पहले, यह एबीआईएस में विश्लेषणात्मक और सिंथेटिक सूचना प्रसंस्करण की प्रौद्योगिकियां।

विश्लेषणात्मक और सिंथेटिक प्रसंस्करण (एएसओ) - व्यक्तिगत प्रक्रियाएं जिनमें दस्तावेजों या डेटा के विश्लेषण से जुड़े संचालन या संचालन के समूह शामिल हैं, लेकिन उनकी सामग्री, संरचना और प्रकार में महत्वपूर्ण परिवर्तन नहीं होता है। स्वचालित प्रणालियों में, ASO को मैनुअल, "मैन-मशीन", और विशुद्ध रूप से "मशीन" (यानी, केवल स्वचालित टूल का उपयोग करके) संचालन दोनों के रूप में किया जा सकता है। छँटाई, लेखन/पुनर्लेखन, एन्कोडिंग, डिकोडिंग, एन्क्रिप्शन/डिक्रिप्शन, रूपांतरण, आदि संचालन ASO के पूर्ण या आंशिक रूप से स्वचालित कार्यान्वयन के उदाहरण के रूप में काम कर सकते हैं। डेटा प्रोसेसिंग डेटा से जुड़ी विषम प्रक्रियाओं के लिए एक सामान्यीकृत नाम है। डेटा प्रोसेसिंग के प्रकारों से संबंधित कुछ शब्दों पर ध्यान दिया जा सकता है:

• एकीकृत डेटा प्रोसेसिंग - एक स्वचालित प्रणाली में डेटा प्रोसेसिंग को व्यवस्थित करने का सिद्धांत, जिसमें विभिन्न संगठनों, विभागों या तकनीकी श्रृंखला के अनुभागों में पहले की गई प्रक्रियाओं या संचालन को सिस्टम की दक्षता बढ़ाने के लिए संयुक्त या अनुकूलित किया जाता है। "एकीकृत डेटा प्रोसेसिंग" का एक संभावित लक्ष्य एकीकृत डेटाबेस बनाना है।
• · वितरित डेटा प्रोसेसिंग - डेटा प्रोसेसिंग एक वितरित सिस्टम में किया जाता है, जिसमें सिस्टम के प्रत्येक तकनीकी या कार्यात्मक नोड स्वतंत्र रूप से स्थानीय डेटा को संसाधित कर सकते हैं और उचित निर्णय ले सकते हैं। व्यक्तिगत प्रक्रियाओं को निष्पादित करते समय, नोड्स वितरित प्रणालीडेटा को संसाधित करने या उनके लिए पारस्परिक विश्लेषण के परिणाम प्राप्त करने के लिए संचार चैनलों के माध्यम से सूचनाओं का आदान-प्रदान कर सकते हैं।
• · स्वचालित प्रसंस्करण (डेटा/दस्तावेजों का) - प्रसंस्करण (डेटा या दस्तावेजों का) स्वचालित रूप से, बिना या सीमित मानवीय भागीदारी के साथ किया जाता है। "स्वचालित प्रसंस्करण" को लागू करने का तकनीकी साधन कंप्यूटर या अन्य उपकरण, मशीन हो सकता है।
• · मशीन प्रसंस्करण - कंप्यूटर या अन्य डेटा प्रोसेसिंग उपकरणों का उपयोग करके डेटा पर संचालन करना।
• · प्री-मशीन प्रोसेसिंग, इनपुट के लिए डेटा तैयार करना - अंतिम दस्तावेजों की औपचारिकता से जुड़े दस्तावेजों के विश्लेषणात्मक और सिंथेटिक प्रसंस्करण या प्रसंस्करण का चरण और उनकी सामग्री को वर्कशीट पर रिकॉर्ड करना।
• · छँटाई - कुछ दी गई विशेषताओं के अनुसार दस्तावेजों या डेटा का स्वचालित या मैन्युअल वितरण। के अनुसार फाइल में रिकॉर्ड लाने से जुड़ी प्रक्रियाओं का सेट नवीनतम परिवर्तनमें विषय क्षेत्रया नई जानकारी (डेटा) प्राप्त की। "एक फाइल को अपडेट करना" में निम्नलिखित ऑपरेशन करना शामिल है: रिकॉर्ड देखना, नए रिकॉर्ड जोड़ना, मौजूदा रिकॉर्ड को हटाना (हटाना) या सही करना (संपादित करना)।

दूसरी बात, यह सूचना डिजिटलीकरण प्रौद्योगिकियां।

सूचना डिजिटलीकरण प्रौद्योगिकियों में शामिल हैं:

1. स्कैनिंग।

यह विधि उन लोगों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जो मौजूदा मुद्रित सामग्री और चित्रों के आधार पर मल्टीमीडिया एप्लिकेशन तैयार कर रहे हैं।

एक स्कैनर एक व्यक्तिगत कंप्यूटर का एक परिधीय उपकरण है जो आपको कंप्यूटर में मूल दस्तावेज, चित्र, स्लाइड, फोटो, आदि के रूप में प्रस्तुत करने की अनुमति देता है। स्कैनर ऐसी जानकारी को इलेक्ट्रॉनिक में बदल देता है।

स्कैनर की विशेषताओं के सामान्यीकृत मूल्यांकन के आधार पर, इन उपकरणों को निम्नलिखित उपसमूहों में विभाजित किया जा सकता है:

• ओ हाथ में स्कैनर।
• ओ पेज (पुल) स्कैनर।
• ओ स्लाइड - स्कैनर।
• ओ प्रोजेक्शन स्कैनर।
• ओ ड्रम स्कैनर।
• 2. कीबोर्ड से डाटा एंट्री।

कीबोर्ड प्रविष्टि एक प्रकार की मैन्युअल प्रविष्टि है। तकनीकी उपकरणकीबोर्ड इनपुट प्रदान करना एक वर्कशीट है। वर्ड टेक्स्ट एडिटर का उपयोग करके टेक्स्ट इनपुट किया जाता है, जो माइक्रोसॉफ्ट द्वारा जारी सामान्य नाम ऑफिस के तहत सॉफ्टवेयर पैकेज में शामिल है। इसे विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम के तहत चलाने के लिए डिजाइन किया गया है।

Word एक विंडोज़ एप्लिकेशन है जिसे टेक्स्ट दस्तावेज़ बनाने, देखने, संशोधित करने और प्रिंट करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो बिना किसी अपवाद के सब कुछ करना संभव बनाता है पारंपरिक संचालनआधुनिक कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों द्वारा प्रदान किए गए पाठ के ऊपर:

• o अस्वरूपित अल्फ़ान्यूमेरिक जानकारी का सेट और संशोधन;
• o विभिन्न शैलियों और आकारों में विभिन्न प्रकार के ट्रू टाइप फ़ॉन्ट्स का उपयोग करके वर्ण स्वरूपण;
• o पृष्ठ स्वरूपण (पाद लेख और फुटनोट सहित);
• o दस्तावेज़ को समग्र रूप से स्वरूपित करना (सामग्री की तालिका और विभिन्न अनुक्रमितों का स्वचालित संकलन);
• o वर्तनी जांच, पर्यायवाची चयन और स्वचालित शब्द रैपिंग।

तीसरा, यह डिजीटल दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए प्रौद्योगिकियां।

डिजीटल दस्तावेजों को संसाधित करने की तकनीकों में चरित्र पहचान और उनका आगे का संपादन शामिल है।

ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन सॉफ्टवेयर - ओसीआर (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) को कंप्यूटर में मुद्रित दस्तावेजों के स्वचालित इनपुट के लिए डिज़ाइन किया गया है। अक्सर, उपयोगकर्ता व्यवहार में ABBYY के फाइनरीडर ऑप्टिकल टेक्स्ट रिकग्निशन सिस्टम और कॉग्निटिव टेक्नोलॉजीज लिमिटेड के क्यूनीफॉर्म ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन सिस्टम का उपयोग करते हैं। दोनों प्रणालियों में लगभग समान क्षमताएं हैं और बिना पूर्व प्रशिक्षण के लगभग किसी भी फ़ॉन्ट (चित्रलिपि और अरबी को छोड़कर) में टाइप किए गए ग्रंथों को पहचानने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। कार्यक्रमों की एक विशेषता चरित्र पहचान की उच्च सटीकता और मुद्रण दोषों के प्रति कम संवेदनशीलता है।

ओसीआर सॉफ्टवेयर सिस्टम निम्नानुसार काम करते हैं। मान लें कि आपके पास एक जटिल संरचना के साथ एक टेक्स्ट पेपर दस्तावेज़ है, अर्थात। पाठ के अलावा, दस्तावेज़ में टेबल, आरेख, चित्र आदि शामिल हैं। आपको वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करके टेक्स्ट को संपादित करने की आवश्यकता है। इस समस्या को हल करने के लिए, आपको दस्तावेज़ को स्कैनर में रखना होगा और उसकी इलेक्ट्रॉनिक कॉपी बनानी होगी, जो दस्तावेज़ की एक ग्राफिक छवि है।

अगला कदम छवि को पाठ में बदलना है। यह चरण बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि स्कैनिंग का परिणाम एक ऐसी छवि है जिसे विशेष रूप से एक या किसी अन्य ग्राफिक प्रारूप की फ़ाइल में सहेजा जा सकता है या किसी पाठ में नहीं, बल्कि किसी भी ग्राफिक संपादक में प्रसंस्करण के लिए लोड किया जा सकता है। आप किसी इमेज को सीधे टेक्स्ट एडिटर में पेस्ट कर सकते हैं। हालाँकि, पाठ अनुप्रयोगों के लिए, छवि एक अविभाज्य तत्व है और इसकी पहचान नहीं की जा सकती है। इस प्रकार, भले ही छवि पर टेक्स्ट हो, इसे टेक्स्ट एडिटर का उपयोग करके संपादित नहीं किया जा सकता है। इसलिए, सबसे पहले, पात्रों की छवि को पाठ में परिवर्तित करना आवश्यक है, अर्थात्। पाठ संपादकों में प्रसंस्करण के लिए उपलब्ध वर्णों के अनुक्रम में।

फ़ाइनरीडर और क्यूनिफ़ॉर्म सॉफ़्टवेयर सिस्टम छवियों को पाठ में परिवर्तित करने की समस्याओं को हल करने की अनुमति देते हैं और अभ्यास में उपयोग किए जाने के लिए पर्याप्त शक्तिशाली परिसरों के रूप में आपूर्ति की जाती हैं।

OCR सिस्टम द्वारा टेक्स्ट रिकग्निशन की प्रक्रिया इस प्रकार है।

सबसे पहले, आपको दस्तावेज़ की एक ग्राफिक छवि प्राप्त करने की आवश्यकता है, जिसे दो तरीकों से किया जा सकता है - दस्तावेज़ को स्कैन करके या किसी फ़ाइल से एक छवि लोड करके। सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन वातावरण आपको विभिन्न पैमानों पर छवियों को देखने की अनुमति देता है, साथ ही उनके साथ कुछ परिवर्तन भी करता है, विशेष रूप से, उन्हें घुमाने और उलटने की अनुमति देता है।

दस्तावेज़ प्रसंस्करण के अगले चरण में, उन्हें चिह्नित किया जाता है। इस ऑपरेशन का उद्देश्य ओसीआर सिस्टम को यह बताना है कि छवि पर टेक्स्ट कैसे स्थित है।

स्वचालित लेआउट के परिणामों को मैन्युअल रूप से ठीक किया जा सकता है - टेक्स्ट के ब्लॉक बनाएं और हटाएं, उन्हें स्थानांतरित करें, उनके आकार सेट करें, उन्हें आसन्न ब्लॉकों में विभाजित करें, उन्हें ब्लॉक आयतों को जोड़कर या उनसे ब्लॉक आयतों को काटकर बहुभुज बनाएं। ब्लॉकों को सीरियल नंबर दिए जा सकते हैं, जो बहुत सुविधाजनक है यदि आपको जटिल स्वरूपित पाठ को सादे पाठ में बदलने की आवश्यकता है।

धुंधली या गैर-समान पृष्ठभूमि के खिलाफ मुद्रित ग्रंथों के लिए, अनुकूली स्कैनिंग का उपयोग किया जाता है, जो कुछ प्रदर्शन गिरावट की कीमत पर, अक्षरों की आकृति को निर्धारित करने की सटीकता को बढ़ाने की अनुमति देता है।

कम-विपरीत, फीके मुद्रित दस्तावेज़ों को पहचानते समय, चमक, कंट्रास्ट और ब्लैक एंड व्हाइट पॉइंट लेवल थ्रेशोल्ड जैसे मापदंडों को समायोजित करके पहचान गुणवत्ता में सुधार किया जा सकता है।

लेआउट और ओसीआर सेटिंग्स को यह सुनिश्चित करने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है कि ओसीआर सिस्टम टेक्स्ट को ठीक से ब्लॉक करने और इसे पहचानने में सक्षम है। विशेष रूप से, यह इंगित करना आवश्यक है कि किस भाषा (भाषाओं) में पहचाना जाने वाला पाठ लिखा गया है।

मान्यता प्राप्त टेक्स्ट के साथ त्वरित कार्य के लिए, OCR सिस्टम अपने स्वयं के टेक्स्ट एडिटर को एकीकृत करता है, जो विंडोज़ में निर्मित वर्डपैड एप्लिकेशन की याद दिलाता है। टेक्स्ट एडिटर टेक्स्ट पर चलने वाले फोंट और स्टाइल, सुपरस्क्रिप्ट और सबस्क्रिप्ट, टेबल, कॉलम, फ्रेम जैसी बुनियादी टेक्स्ट फॉर्मेटिंग सुविधाओं का समर्थन करने में सक्षम है। संदिग्ध शब्दों को मान्यता प्राप्त पाठ में एक निश्चित पृष्ठभूमि में हाइलाइट किया जाता है, और पाठ संपादक संदिग्ध शब्दों को जल्दी से खोजने के लिए उपकरण प्रदान करता है, जो मान्यता प्राप्त पाठ को देखने और संपादित करने को बहुत सरल करता है।

OCR सिस्टम के कुछ संस्करण, जैसे ABBYY FineReader कॉर्पोरेट संस्करण, में एकीकृत सहयोग उपकरण होते हैं। नेटवर्क पर काम करने की क्षमता को लागू करने के लिए, प्रत्येक कंप्यूटर में प्रोग्राम की एक अलग कॉपी स्थापित होनी चाहिए।

इस मामले में, कई कंप्यूटरों पर एक ही पैकेज के साथ काम व्यवस्थित किया जा सकता है। सिस्टम के नेटवर्क टूल्स में प्रोसेसिंग पेजों की प्रक्रिया को ट्रैक करने की क्षमता होती है - किसके द्वारा इस पलपृष्ठ खोला गया है, स्कैन किया गया है, पहचाना गया है, चेक किया गया है, आदि। एक उपयोगकर्ता द्वारा पृष्ठ में किए गए परिवर्तन समान पैकेज के साथ काम करने वाले सभी लोगों के लिए दृश्यमान होते हैं।

CuneiForm 2000 मास्टर सिस्टम में टीमवर्क क्षमताएं भी हैं, जो कि CuneiForm 2000 पर्यावरण और एक टेक्स्ट एडिटर के अलावा, एक अंतर्निहित बैच स्कैनिंग और मान्यता सॉफ्टवेयर इकाई, साथ ही साथ शामिल है सॉफ़्टवेयरस्थानीय नेटवर्क पर स्कैनर का उपयोग करने के लिए।

चौथा, यह वेब-दस्तावेज बनाने के लिए प्रौद्योगिकियां।

वेब दस्तावेज़ बनाने के लिए सबसे अधिक इस्तेमाल की जाने वाली भाषा HTML (हाइपरटेक्स्ट मार्कअप लैंग्वेज) है। इस अवधारणा में हाइपरटेक्स्ट दस्तावेज़, डिज़ाइन, हाइपरटेक्स्ट संपादक, ब्राउज़र और बहुत कुछ डिज़ाइन करने के विभिन्न तरीके शामिल हैं। हाइपरटेक्स्ट पारंपरिक दस्तावेज़ों में मल्टीमीडिया तत्वों को शामिल करने के लिए एकदम सही है। व्यवहार में, यह हाइपरटेक्स्ट के विकास के लिए धन्यवाद था कि अधिकांश उपयोगकर्ता अपने स्वयं के मल्टीमीडिया उत्पाद बनाने और उन्हें सीडी पर वितरित करने में सक्षम थे। HTML पृष्ठों के सेट के रूप में बनाई गई ऐसी सूचना प्रणाली को विशेष सॉफ़्टवेयर टूल के विकास की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि सभी आवश्यक उपकरणडेटा के साथ काम करने के लिए मानक का हिस्सा बन गए हैं सॉफ़्टवेयरअधिकांश व्यक्तिगत कंप्यूटर। इस दृष्टिकोण के साथ, उपयोगकर्ता को केवल वही कार्य करने की आवश्यकता होती है जो सीधे विकसित किए जा रहे उत्पाद के विषय से संबंधित है: पाठ तैयार करना, चित्र बनाना, HTML पृष्ठ बनाना और उनके बीच के लिंक पर विचार करना।

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प्रकाशित किया गया http://www.allbest.ru/

शिक्षा के लिए संघीय एजेंसी

उच्च व्यावसायिक शिक्षा के राज्य शैक्षिक संस्थान

UDMURT राज्य विश्वविद्यालय

कानून, सामाजिक प्रबंधन और सुरक्षा संस्थान

मिडिल ह्यूमैनिटेरियन लॉ कॉलेज

कोर्स वर्क

आधुनिकसॉफ़्टवेयरधन,उपयोग किया गयामेंप्रक्रियानिर्माणदस्तावेजों

सेमाकिना इरिना व्लादिमीरोवना

एसपीओ-ओ-0611-21(के) समूह के छात्र

विशेषता "दस्तावेज़ीकरण

प्रबंधन और संग्रह ”

प्रमुख: वरिष्ठ व्याख्याता

वोल्कोवा ए.वी.

इज़ेव्स्क 2008

परिचय

1. टेक्स्ट दस्तावेज़ तैयार करने के लिए सिस्टम

2. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एप्लीकेशन पैकेज

2.1 माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के साथ शामिल एप्लीकेशन प्रोग्राम

2.2 वर्ड प्रोसेसर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड

2.3 माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्प्रेडशीट

3. प्रलेखन प्रबंधन के लिए स्वचालन प्रणाली

निष्कर्ष

प्रयुक्त साहित्य और स्रोतों की सूची

परिचय

कई सदियों से, सूचना प्रौद्योगिकी विकास की प्रक्रिया में है। कुछ अवधियों में, यह विकास धीमा हो गया और लगभग अगोचर हो गया, और कुछ अवधियों में, इसके विपरीत, एक गुणात्मक छलांग थी, और मानवता ने मौलिक रूप से नए, प्रसंस्करण, संचारण और जानकारी संग्रहीत करने के अनदेखे साधनों का उपयोग करना शुरू कर दिया। दस्तावेजों के पाठ तैयार करने के लिए कंप्यूटर का उपयोग करने की सुविधा और दक्षता ने दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए कई कार्यक्रमों का निर्माण किया है। इन कार्यक्रमों की क्षमताएँ भिन्न हैं - एक साधारण संरचना के छोटे दस्तावेज़ तैयार करने के लिए डिज़ाइन किए गए कार्यक्रमों से, टाइपिंग, डिज़ाइन और पुस्तकों और पत्रिकाओं के मुद्रण प्रकाशन (प्रकाशन प्रणाली) के लिए पूरी तैयारी के कार्यक्रमों के लिए।

मेरे टर्म पेपर का विषय प्रासंगिक है, क्योंकि अब लगभग सभी दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत और बनाए जाते हैं। इसके लिए उपयुक्त सॉफ्टवेयर की आवश्यकता है।

उद्देश्य मेरे पाठ्यक्रम काम है:

- दस्तावेज़ बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले सबसे लोकप्रिय कार्यक्रमों पर विचार करें।

- पता लगाएं कि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में कौन से एप्लिकेशन प्रोग्राम शामिल हैं।

- दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए स्वचालन प्रणाली को परिभाषित और अध्ययन करें।

कार्य मेरे पाठ्यक्रम काम है:

- टेक्स्ट दस्तावेज़ तैयार करने के लिए मुख्य प्रणालियों पर विचार करें, टेक्स्ट एडिटर्स, वर्ड प्रोसेसर और डेस्कटॉप पब्लिशिंग सिस्टम की अवधारणा दें।

- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एप्लिकेशन पैकेज, इसमें शामिल प्रोग्राम, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड वर्ड प्रोसेसर (इसके बाद एमएस वर्ड के रूप में संदर्भित) और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्प्रेडशीट प्रोसेसर (बाद में एमएस एक्सेल के रूप में संदर्भित) की मुख्य विशेषताओं का वर्णन करें।

- दस्तावेज़ प्रबंधन समर्थन के लिए मुख्य स्वचालन प्रणालियों पर विचार करें: "बीओएसएस-रेफरेंट", "कंपनीमीडिया", "डीओसी ओपन", "ऑफिस वर्क 2.5", "नौडॉक"।

दस्तावेज़ बनाने के सभी कार्यक्रमों को कार्यालय स्वचालन के लिए पाठ और स्प्रेडशीट दस्तावेज़ और कार्यक्रम तैयार करने के लिए सिस्टम में सशर्त रूप से विभाजित किया जा सकता है।

लक्ष्य प्राप्त करने और समस्याओं को हल करने के लिए, मैं मुख्य रूप से उपयोग करता हूं पत्रिकाओं, जैसे: पत्रिकाएं "कार्यालय का काम" और "सचिव व्यवसाय", जो "बीओएसएस-रेफरेंट" कार्यक्रम के कार्यान्वयन के बारे में बात करते हैं बड़े संगठन, और इसने उनके काम को कैसे प्रभावित किया, साथ ही NAUMEN और इसके कार्यक्रमों के बारे में भी।

साथ ही, अपना टर्म पेपर लिखने में, मैंने स्वचालित कार्यालय कार्य प्रणाली "कार्यालय कार्य 2.5" और GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली का उपयोग किया। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की एकीकृत प्रणाली।

और मैंने वैश्विक नेटवर्क से जानकारी का भी उपयोग किया इंटरनेट, जहां साइट "www.document.ru" में दस्तावेज़ प्रसंस्करण को स्वचालित करने आदि के बारे में जानकारी है।

पाठ्यक्रम कार्य में एक संरचना है जो आपको मेरे द्वारा चुने गए विषय को बहुत विस्तार से प्रकट करने और उचित ठहराने की अनुमति देती है। मैं यह भी नोट करना चाहता हूं कि मैंने अपने पाठ्यक्रम कार्य की संरचना को इस तरह से प्रमाणित किया कि मैं अपने लक्ष्यों को बेहतर ढंग से प्राप्त कर सकूं और निर्धारित कार्यों को हल कर सकूं।

इस पाठ्यक्रम कार्य में शामिल हैं: परिचय, तीन अध्याय, निष्कर्ष, प्रयुक्त स्रोतों की सूची। पहला अध्याय टेक्स्ट दस्तावेज़ तैयार करने की प्रणालियों से संबंधित है। दूसरा अध्याय माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एप्लिकेशन पैकेज के बारे में बात करता है, और तीसरा अध्याय स्वचालित नियंत्रण प्रणाली का वर्णन करता है, जैसे: "बीओएसएस-रेफरेंट", "कंपनीमीडिया", "डीओसी ओपन", "डॉक्यूमेंट्री 2.5" और "नौडॉक"।

मैं यह भी नोट करना चाहता हूं कि यह पाठ्यक्रम कार्य मुझे "दस्तावेज़ विज्ञान" विषय में सैद्धांतिक प्रशिक्षण के दौरान प्राप्त ज्ञान को समेकित करने के साथ-साथ इस विषय पर व्यावहारिक कौशल विकसित करने और बनाने की अनुमति देगा।

1. प्रणालीप्रशिक्षणमूलपाठदस्तावेजों

टेक्स्ट दस्तावेज़ तैयार करने के लिए वर्तमान में मौजूद सिस्टम विशेषताओं, टेक्स्ट दर्ज करने और संपादित करने के तरीकों, इसके स्वरूपण और सूचना आउटपुट (मुद्रण), साथ ही साथ उपयोगकर्ता सीखने की जटिलता की डिग्री में एक दूसरे से काफी भिन्न हैं। विशिष्ट का विकल्प सॉफ्टवेयर उत्पादटेक्स्ट प्रोसेसिंग के लिए एक बहुत ही महत्वपूर्ण क्षण है। विभिन्न प्रकार की पाठ्य तैयारी प्रणालियाँ उन विशेषज्ञों को अनुमति देती हैं जो सूचना प्रौद्योगिकी से जुड़े हैं, वे कंप्यूटर का प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकते हैं। चयन प्रक्रिया कई कारकों से जुड़ी हुई है, लेकिन, सबसे पहले, उचित पर्याप्तता के सिद्धांत का पालन करना आवश्यक है।

पाठ दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए वर्तमान में मौजूदा कंप्यूटर सिस्टम को कार्यक्षमता के दायरे या इच्छित उपयोग के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, पाठ संपादक, जो किसी भी प्रतीकात्मक पाठ का इनपुट, संशोधन और बचत प्रदान करता है, लेकिन यह मुख्य रूप से प्रोग्रामिंग भाषाओं में प्रोग्राम टेक्स्ट तैयार करने के लिए है उच्च स्तर, क्योंकि उन्हें स्वरूपण की आवश्यकता नहीं होती है, अर्थात पाठ तत्वों की व्यवस्था का स्वत: परिवर्तन, फ़ॉन्ट परिवर्तन, आदि।

पाठ संपादक ( मूलपाठ संपादक) एक टेक्स्ट एडिटर है जो काफी जटिल स्वरूपण प्रदान करता है। कार्यक्षमता के संदर्भ में, "पाठ संपादक" अंतर्निहित विंडोज प्रोग्राम "वर्ड पैड" के बराबर है। इस प्रोग्राम के साथ, आप निम्न स्वरूपों की फ़ाइलें खोल सकते हैं, संपादित कर सकते हैं, सहेज सकते हैं, प्रिंट कर सकते हैं: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT, आदि। पाठ को बाएँ, दाएँ या केंद्र में संरेखित करना, एक अनुच्छेद (बुलेट) सम्मिलित करना, 1 परिवर्तन को वापस रोल करना, बोल्ड, इटैलिक या रेखांकित पाठ प्राप्त करना, फ़ॉन्ट, उसके वर्ण, संशोधित, रंग, आकार का चयन करना संभव है। आप टेक्स्ट को पहली लाइन और पैराग्राफ इंडेंट के साथ फॉर्मेट कर सकते हैं। यह प्रोग्राम टेक्स्ट में एम्बेड की गई छवियों के साथ काम नहीं करता है - एम्बेडेड छवियां उपलब्ध हैं खुला दस्तावेज़, जैसे कि आरटीएफ प्रारूप, सहेजा नहीं जाएगा। दस्तावेज़ को डिफ़ॉल्ट रूप से टाइप करने के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला फ़ॉन्ट 'टाइम्स न्यू रोमन' है। इसे ऑपरेटिंग सिस्टम के लिए उपलब्ध किसी भी अन्य फ़ॉन्ट में बदला जा सकता है। दस्तावेज़ को कॉल करके "मैं जो देखता हूं वही मुझे मिलता है" सिद्धांत के अनुसार मुद्रित किया जाता है प्रिंटर ड्राइवर संवाद, जो आपको प्रिंटर का बेहतर चयन करने, प्रिंटिंग सेट करने की अनुमति देता है।

ऑन-स्क्रीन संपादक का परिणाम एक फ़ाइल के रूप में व्यक्त किया जाता है जिसमें सभी वर्ण कोड तालिका के वर्ण होते हैं एएससीआईआई (अमेरिकन स्टैंडर्ड कमेटी फॉर इंफॉर्मेशन इंटरचेंज) 31 से अधिक कोड और न्यूलाइन कैरेक्टर के साथ। ऐसी फाइलों को ASCII फाइल कहा जाता है।

प्रबंधन विधियों और सेवा क्षमताओं के एक सेट में अंतर, सभी पाठ संपादक किसी न किसी रूप में अनुमति देते हैं:

वीडियो टर्मिनल की स्क्रीन पर डिस्प्ले के साथ टेक्स्ट टाइप करें, जिसमें अधिकतम 200 कैरेक्टर हों;

बदलें मोड में गलत वर्णों को ठीक करें;

स्ट्रिंग के अपरिवर्तित भाग का अनुवाद किए बिना, स्ट्रिंग के भीतर वर्णों (शब्दों) के समूहों (शब्दों) को सम्मिलित करें और हटाएं, लेकिन इसे सम्मिलित मोड में पूरी तरह से बाएं/दाएं स्थानांतरित करें:

एक या अधिक पंक्तियों को हटाना, उनकी प्रतिलिपि बनाना या उन्हें पाठ में किसी अन्य स्थान पर ले जाना;

मौजूदा पाठ की पंक्तियों का विस्तार करें ताकि वहां एक नया टुकड़ा सम्मिलित किया जा सके;

अन्य ग्रंथों से पंक्तियों के समूह सम्मिलित करें;

वर्णों के एक विशिष्ट समूह (संदर्भ) की सभी घटनाओं का पता लगाएं;

एक संदर्भ को दूसरे के साथ बदलें, संभवतः अलग-अलग लंबाई का;

बाद के समायोजन के लिए टाइप किए गए पाठ को सहेजें;

प्रिंटर पर टेक्स्ट प्रिंट करें अलग - अलग प्रकारदस्तावेज़ के भीतर एक फ़ॉन्ट में मानक मुद्रण कार्यक्रम।

उपलब्ध कई ऑन-स्क्रीन संपादकों में से, कोई भी एकल कर सकता है " नॉर्टन संपादक "(पीटर नॉर्टन कंप्यूटिंग इंक.)," सहायक"(फर्म "बोर्लैंड"), " संक्षिप्त»(समाधान प्रणाली कंपनी), बहु-कार्यात्मक बहु-विंडो संपादक « मल्टी - संपादन करना » (अमेरिकन साइबरनेटिक्स इंक.)। एक ही श्रेणी में शामिल हैं संपादकटर्बो सिस्टम. विभिन्न प्रकार के टर्बो - सिस्टम ऐसी लोकप्रिय प्रोग्रामिंग भाषाओं में प्रोग्राम बनाने, संकलित करने, डिबग करने और निष्पादित करने के लिए सुविधाजनक एकीकृत उपकरण हैं: बुनियादी, पास्कल, शी, प्रस्ताव, असेंबलर। टर्बो-सिस्टम का एक अनिवार्य घटक प्रोग्राम टेक्स्ट बनाने और अपडेट करने के पर्याप्त अवसरों वाला एक संपादक है। टर्बो-सिस्टम के संपादकों के आदेश लोकप्रिय कार्यक्रम के आदेशों पर आधारित होते हैं " वर्ड स्टारऔर अत्यधिक मानकीकृत।

जब उपयोगकर्ता का मुख्य कार्य इन दस्तावेजों को प्रिंट करने और प्रिंट करने के लिए प्राकृतिक भाषाओं में ग्रंथ तैयार करना है, तो संपादक संचालन के सेट का काफी विस्तार किया जाना चाहिए, और सॉफ्टवेयर उत्पाद एक नई गुणवत्ता में चला जाता है - एक पाठ तैयारी प्रणाली (एक उत्पाद) जो अंग्रेजी शब्द 'वर्ड प्रोसेसर' से मेल खाता है। ऐसे दस्तावेज़ प्रसंस्करण कार्यक्रम उन ग्रंथों के साथ काम करने पर केंद्रित होते हैं जिनमें दस्तावेज़ संरचना होती है, यानी पैराग्राफ, पृष्ठ और अनुभाग शामिल होते हैं। प्राकृतिक भाषाओं में ग्रंथ तैयार करने की प्रणालियों में से तीन हैं बड़ा वर्ग, लेकिन काफी धुंधली सीमाओं के साथ: फ़ॉर्मेटर, वर्ड प्रोसेसर और डेस्कटॉप प्रकाशक।

तैयार दस्तावेज़ की इंट्रामशीन संरचना के आधार पर, पाठ तैयारी प्रणालियों के वर्गीकरण के लिए निम्नलिखित दृष्टिकोण का प्रस्ताव किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, सिस्टम जैसे:

फ़ॉर्मेटर एक पाठ तैयारी प्रणाली है जो पाठ के आंतरिक प्रतिनिधित्व के लिए किसी विशेष कोड का उपयोग नहीं करती है, मानक वाले को छोड़कर: लाइन का अंत, कैरिज रिटर्न, पेज का अंत (ASCII फाइलों के साथ काम करता है)।

शब्द संसाधक एक पाठ तैयार करने की प्रणाली है, जो अपने आंतरिक प्रतिनिधित्व में, पाठ को विशेष कोड के साथ ही आपूर्ति करती है - मार्कअप. मूल रूप से, स्क्रीन संपादक और वर्ड प्रोसेसर उद्देश्य में भिन्न होते हैं: पूर्व में ASCII फाइलें बनाते हैं, जिन्हें बाद में कंपाइलर या फॉर्मेटर्स द्वारा संसाधित किया जाता है, बाद वाले को कागज पर बाद की छपाई के साथ टेक्स्ट तैयार करने के लिए डिज़ाइन किया जाता है, इसलिए टेक्स्ट प्रतिनिधित्व का रूप बहुत महत्व रखता है।

वर्ड प्रोसेसर में टेक्स्ट दर्ज करना और इसे मुद्रित रूप में प्रस्तुत करना आसान बनाने के लिए विशेष सुविधाएं हैं। इन कार्यों के बीच, निम्नलिखित कार्यों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

- स्वरूपण कार्यों के नियंत्रण में पाठ इनपुट जो स्क्रीन पर पाठ के एक पृष्ठ की उपस्थिति और उस पर शब्दों की व्यवस्था में तत्काल परिवर्तन प्रदान करता है, जो कागज पर पाठ के वास्तविक स्थान का अनुमानित विचार देता है। छपाई के बाद;

- भविष्य के दस्तावेज़ की संरचना का प्रारंभिक विवरण, जो पैरामीटर सेट करता है जैसे कि पैराग्राफ इंडेंट की मात्रा, टेक्स्ट के विभिन्न तत्वों के लिए फ़ॉन्ट का प्रकार और आकार, शीर्षकों का स्थान, लाइन स्पेसिंग, टेक्स्ट कॉलम की संख्या, फुटनोट आदि को क्रमांकित करने का स्थान और विधि:

- समानार्थी शब्द चुनते समय स्वचालित वर्तनी जांच और संकेत प्राप्त करना;

- स्क्रीन पर उनके प्रदर्शन के साथ तालिकाओं और सूत्रों के संपादन को उस रूप में दर्ज करें जिसमें उन्हें मुद्रित किया जाएगा;

- मुद्रण के लिए पाठ तैयार करने की प्रक्रिया में दस्तावेजों का संयोजन;

- सामग्री और वर्णमाला संदर्भ की स्वचालित तालिका।

अधिकांश वर्ड प्रोसेसर में आपके कंप्यूटर के हार्डवेयर कॉन्फ़िगरेशन को अनुकूलित करने की क्षमता होती है, जैसे कि ग्राफिक्स एडेप्टर और मॉनिटर का प्रकार। लगभग सभी शब्द संसाधकों में पाठ का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक अद्वितीय डेटा संरचना होती है, जिसे दस्तावेज़, फोंट और इसी तरह की संरचना का वर्णन करने वाले पाठ में अतिरिक्त जानकारी शामिल करने की आवश्यकता के द्वारा समझाया गया है, क्योंकि प्रत्येक शब्द या यहां तक ​​​​कि चरित्र का अपना विशेष हो सकता है विशेषताएँ। इसलिए, एक शब्द संसाधक से तैयार पाठ, एक नियम के रूप में, पढ़ा नहीं जा सकता है और इसलिए, अन्य शब्द संसाधकों द्वारा संपादित और मुद्रित किया जाता है। एक वर्ड प्रोसेसर वातावरण से दूसरे में स्थानांतरित करते समय टेक्स्ट दस्तावेज़ों की संगतता सुनिश्चित करने के लिए, एक विशेष प्रकार का सॉफ़्टवेयर है - कन्वर्टर्स जो वर्ड प्रोसेसर के प्रारूप में आउटपुट फ़ाइल की प्राप्ति की गारंटी देता है - दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता . कनवर्टर प्रोग्राम इनपुट पर एक प्रारूप में जानकारी प्राप्त करता है, और इसके काम के परिणामस्वरूप यह फ़ाइल के रूप में दूसरे (आवश्यक) प्रारूप में जानकारी आउटपुट करता है। वर्ड प्रोसेसिंग सिस्टम में और सुधार ने इस तथ्य को जन्म दिया कि स्टैंड-अलोन कनवर्टर प्रोग्राम व्यावहारिक रूप से मौजूद नहीं रहे और टेक्स्ट तैयारी प्रणाली का एक अभिन्न अंग बन गए। आज, वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम के प्रतिभाशाली प्रतिनिधि अंतर्निहित रूपांतरण मॉड्यूल के माध्यम से लोकप्रिय फ़ाइल स्वरूपों का समर्थन करते हैं।

वर्तमान में मौजूदा वर्ड प्रोसेसर विशेषताओं, टेक्स्ट दर्ज करने और संपादित करने की क्षमता, इसके स्वरूपण और प्रिंटिंग के साथ-साथ उपयोगकर्ता सीखने की जटिलता की डिग्री में एक दूसरे से काफी भिन्न हैं।

बल्कि सशर्त रूप से, इन उपकरणों में विभाजित किया जा सकता है 2 श्रेणियाँ .

प्रति 1 श्रेणियाँ वर्ड प्रोसेसर शामिल करें जो आपको पुस्तकों सहित जटिल और बड़े दस्तावेज़ तैयार करने और प्रिंट करने की अनुमति देता है। इनमें "WinWord", "WordPerfect", "ChiWriter", "WordStar 2000", "AmiPRO", "T3" शामिल हैं। इस वर्ग में सबसे लोकप्रिय घरेलू उत्पाद वर्ड प्रोसेसर है " शब्दकोश”, समर्थन और आगे का विकास, जो आर्सेनल द्वारा किया जाता है।

वर्ड प्रोसेसर 2 श्रेणियाँ तथाकाफी कम क्षमताएं हैं, लेकिन वे उपयोग करने के लिए अधिक सुविधाजनक हैं, तेजी से काम करते हैं और कम रैम की आवश्यकता होती है, और लागत में काफी कम होती है। विशेष रूप से अधिकारियों के लिए डिज़ाइन किए गए वर्ड प्रोसेसिंग सिस्टम सरल और उपयोग में आसान हैं। इस श्रेणी में 'बियॉन्ड वर्ड राइटर', 'प्रोफेशनल राइट', 'सिमैंटेक जस्ट राइट', 'डैकएसी वर्ड' शामिल हैं।

डेस्कटॉप पब्लिशिंग हाउस पॉलीग्राफी के नियमों के अनुसार और टाइपोग्राफिक गुणवत्ता के साथ टेक्स्ट तैयार करते हैं। जिस तरह वर्ड प्रोसेसर फॉर्मेटर्स का "विकास" नहीं है, डेस्कटॉप प्रकाशन वर्ड प्रोसेसर की अधिक उन्नत निरंतरता नहीं है, क्योंकि वे एक बहुत ही अलग उद्देश्य की पूर्ति करते हैं। डेस्कटॉप पब्लिशिंग सिस्टम (`डेस्कटॉप पब्लिशिंग') वास्तव में, एक लेआउट टूल है। इस वर्ग के कार्यक्रमों का उद्देश्य बड़े दस्तावेज़ बनाने के लिए नहीं, बल्कि विभिन्न प्रकार के मुद्रण प्रभावों को लागू करने के लिए है, अर्थात, एक डेस्कटॉप प्रकाशन कार्यक्रम इसे आसान बनाता है। पाठ में हेरफेर करने के लिए, पृष्ठ स्वरूपों को बदलने, इंडेंटेशन आकार, विभिन्न फोंट को संयोजित करना संभव बनाता है, सामग्री के साथ काम करना जब तक कि आप दोनों अलग-अलग पृष्ठों (बैंड) और संपूर्ण प्रकाशन की उपस्थिति से पूरी तरह संतुष्ट न हों।

अध्याय 1 को समाप्त करने के लिए, टेक्स्ट एडिटर्स का अब बहुत कम उपयोग किया जाता है क्योंकि उनके पास वर्ड प्रोसेसर और डेस्कटॉप पब्लिशिंग सिस्टम की तुलना में बहुत कम विशेषताएं हैं जो अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध हो गई हैं। दस्तावेज़ विज्ञान की ओर से, यह इस तथ्य के कारण भी है कि पाठ संपादक टेम्पलेट बनाने का कार्य प्रदान नहीं करते हैं, जो दस्तावेज़ बनाने के काम को बहुत सुविधाजनक और गति प्रदान करता है।

2. पैकेटलागूकार्यक्रमोंमाइक्रोसॉफ्टकार्यालय

2.1 लागूकार्यक्रम,भेजेमेंमाइक्रोसॉफ्टकार्यालय

आज, माइक्रोसॉफ्ट सॉफ्टवेयर उत्पाद (बाद में एमएस के रूप में संदर्भित) कार्यालय के काम के लिए "वास्तविक" मानक हैं। ऐसी संस्था, उद्यम, फर्म को खोजना मुश्किल है, जिसके कार्यालय में विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) और MS ऑफिस एप्लिकेशन पैकेज के साथ कंप्यूटर स्थापित नहीं होंगे।

लोकप्रिय सॉफ्टवेयर पैकेज - माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2003 , जिसमें मानक सेट "एमएस वर्ड 2003", "एमएस एक्सेल 2003", "एमएस आउटलुक 2003" और "एमएस पावरपॉइंट 2003" शामिल हैं। हाल ही में जारी किया गया एक सॉफ्टवेयर पैकेज भी उपयोग में शामिल है माइक्रोसॉफ्टकार्यालय2007 , अद्यतन सहित: "एमएस वर्ड 2007", "एमएस एक्सेल 2007", "एमएस आउटलुक 2007" और "एमएस पावरपॉइंट 2007", आदि।

"लघु व्यवसाय" संस्करण में - "पावरपॉइंट 2003" को "एमएस ऑफिस पब्लिशर 2007" प्रकाशन पैकेज से बदल दिया गया था, "पेशेवर" संस्करण में मानक सेट और "लघु व्यवसाय" ऐड-ऑन दोनों शामिल हैं, और इसमें एक डेटाबेस भी है टूल (डीबीएमएस) एक्सेस 2003। लेकिन अपडेटेड "पावर प्वाइंट 2007" का भी उपयोग किया जाता है। सबसे अधिक पूर्ण संस्करणप्रीमियम में फोटो ड्रा 2003 बिजनेस ग्राफिक्स पैकेज और फ्रंट पेज 2003 वेब साइट बिल्डर भी शामिल है। अंतिम दो कार्यक्रम अंग्रेजी संस्करण में वितरित किए जाते हैं। किट में एक मुफ्त एप्लिकेशन `इंटरनेट एक्सप्लोरर 5.0` शामिल है - इंटरनेट पर काम करने के लिए कार्यक्रमों का एक सेट।

एमएस ऑफिस सूट के बारे में सबसे आकर्षक बात यह है कि इन अनुप्रयोगों को एक साथ जोड़ता है: ये सभी प्रोग्राम एक सामान्य मेनू और बटन सेट साझा करते हैं जो बहुत समान दिखते हैं। किसी एक एप्लिकेशन के साथ काम करना सीखकर, आप बाकी के अध्ययन में बहुत आगे बढ़ जाते हैं। सॉफ्टवेयर पैकेज का मुख्य विचार इंटरनेट पर काम करना है। यदि पहले एमएस वर्ड और एमएस एक्सेल मुख्य रूप से इस तथ्य पर केंद्रित थे कि तैयार दस्तावेज़ कागज पर मुद्रित होंगे, अब डेवलपर्स यह मानते हैं कि तैयार दस्तावेज़ सबसे पहले ई-मेल द्वारा भेजा जाएगा या इंटरनेट पर पोस्ट किया जाएगा। ऐसा करने के लिए, एमएस ऑफिस डेवलपर्स ने उत्पाद में एक और फ़ाइल प्रारूप शामिल किया है - एचटीएमएल, जो इंटरनेट पर सामग्री पोस्ट करने का मानक है। दस्तावेज़ों को HTML प्रारूप में सहेजना उन उपयोगकर्ताओं को भी दस्तावेज़ देखने की अनुमति देता है जिनके कंप्यूटर पर MS Office नहीं है। ऐसे दस्तावेज़ों को देखने के लिए, इंटरनेट एक्सप्लोरर, जो मानक विंडोज़ पैकेज में शामिल है, अब पर्याप्त है। एक आधुनिक कार्यालय के लिए काफी सामान्य स्थिति है जब दस्तावेज़ न केवल रूसी और अंग्रेजी में तैयार किए जाते हैं, बल्कि अन्य भाषाओं (जर्मन, स्पेनिश, फ्रेंच, अरबी, जापानी, आदि) में भी तैयार किए जाते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट पहुंच 2003 एक रिलेशनल डेटाबेस है। इस कार्यक्रम के केंद्र में टेबल हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस (इसके बाद एमएस एक्सेस के रूप में संदर्भित) एमएस एक्सेल से अलग है, एमएस एक्सेल के विपरीत, एमएस एक्सेस डीबीएमएस आपको परस्पर संबंधित तालिकाओं की एक पूरी प्रणाली के साथ काम करने की अनुमति देता है। एमएस एक्सेस डीबीएमएस में, टेबल के साथ काम करते समय फॉर्मूला, सॉर्टिंग, अलग-अलग सेल के बीच लिंक और उनके स्वरूपण का उपयोग किया जाता है। यदि आपको एक साथ कई डेटाबेस तालिकाओं से आवश्यक डेटा निकालने की आवश्यकता है, तो आप एक क्वेरी बना सकते हैं, जबकि स्क्रीन पर कोशिकाओं को निर्दिष्ट क्रम में व्यवस्थित किया जाएगा। रिपोर्ट टूल का उपयोग करके क्वेरी परिणाम मुद्रित किए जा सकते हैं। रिपोर्ट अनुरोधित डेटा के साथ एक तालिका है, डिजाइन को प्रस्तावित टेम्पलेट्स से चुना जा सकता है।

Microsoft Office प्रोग्राम की क्षमताओं को विशेष मॉड्यूल - ऐड-ऑन की मदद से बढ़ाया जा सकता है। ऐसे कार्यक्रमों में, कोई भी गंभीर व्यावसायिक पैकेज (उदाहरण के लिए, ओर्फ़ो वर्तनी परीक्षक, लिंगवो इलेक्ट्रॉनिक शब्दकोश, PROMT अनुवादक), और सामान्य उपयोगकर्ताओं द्वारा बनाए गए छोटे मुक्त "मैक्रोज़" दोनों पा सकता है।

2.2 मूलपाठसी पी यूमाइक्रोसॉफ्टशब्द

माइक्रोसॉफ्टशब्द- किसी भी कार्यालय का आधार और, शायद, हर चीज में सबसे आवश्यक और लोकप्रिय कार्यक्रम माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस .

माइक्रोसॉफ्ट वर्डआपको टेक्स्ट दर्ज करने, संपादित करने, प्रारूपित करने और डिज़ाइन करने और इसे पृष्ठ पर सही ढंग से रखने की अनुमति देता है। इस प्रोग्राम के साथ, आप अपने दस्तावेज़ में ग्राफिक्स, टेबल और चार्ट सम्मिलित कर सकते हैं, साथ ही वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियों को स्वचालित रूप से ठीक कर सकते हैं। टेक्स्ट एडिटर एमएस वर्ड में कई अन्य विशेषताएं हैं जो दस्तावेजों के निर्माण और संपादन की सुविधा प्रदान करती हैं।

कार्यक्रम कई सुविधाएँ प्रदान करता है जो दस्तावेज़ बनाने के लिए समय और प्रयास बचाता है। उनमें से इस तरह की विशेषताएं हैं:

AutoText - अक्सर उपयोग किए जाने वाले शब्दों, वाक्यांशों या ग्राफिक्स को संग्रहीत करने और सम्मिलित करने के लिए;

- स्वरूपों के पूरे सेट को एक साथ संग्रहीत और सेट करने के लिए शैलियाँ;

- सीरियल पत्र, प्रिंट लिफाफे और लेबल बनाने के लिए विलय;

- मैक्रोज़ - अक्सर उपयोग किए जाने वाले आदेशों के अनुक्रम को निष्पादित करने के लिए;

- "जादूगर" - पेशेवर रूप से डिज़ाइन किए गए दस्तावेज़ बनाने के लिए।

विंडोज़ के लिए एमएस वर्ड का उपयोग करके आप टेबल, चार्ट बना सकते हैं। विंडोज के लिए एमएस वर्ड में एक फॉर्मूला एडिटर भी है जो आपको अलग-अलग जटिलता के फॉर्मूले दर्ज करने की अनुमति देता है। एमएस वर्ड आपको स्पेलिंग चेक करने की सुविधा देता है। जाँच करते समय, दस्तावेज़ के प्रत्येक शब्द की तुलना एक विशेष शब्दकोश में नमूने के साथ की जाती है। यदि शब्दकोष में शब्द नहीं मिलता है, तो एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमें आप आवश्यक सुधार कर सकते हैं। दस्तावेज़ों के साथ काम करते समय, आपको अक्सर पाठ के समान अनुभागों के इनपुट को दोहराना पड़ता है। एमएस वर्ड में, उन्हें एक बार दर्ज करना, और फिर एक अद्वितीय नाम के साथ एक ऑटोटेक्स्ट तत्व बनाना और फिर दस्तावेज़ में किसी भी स्थान पर आवश्यक संख्या में सम्मिलित करना पर्याप्त है। अक्सर, कई कर्मचारियों को मानक के आधार पर दस्तावेज़ बनाने पड़ते हैं एकीकृत रूपया संगठन के भीतर विकसित और स्वीकृत प्रपत्र, साथ ही साथ एक ही प्रकार के विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ (क्रमिक पत्र, प्रमाण पत्र, आदि)। इस प्रकार के दस्तावेज़ को तैयार करने के लिए एक स्वचालित विधि के साथ, दो विकल्प संभव हैं:

1) दस्तावेज़ के रूप में आवश्यक प्रपत्र बनाएं (उदाहरण के लिए, यह ".doc" एक्सटेंशन वाली एक फ़ाइल होगी) और फिर उसमें पाठ के चर भाग को बदलें;

2) टेम्पलेट के रूप में आवश्यक फॉर्म बनाएं (".डॉट" एक्सटेंशन वाली एक फाइल) और फिर विकसित टेम्पलेट के आधार पर नए दस्तावेज़ बनाएं और टेक्स्ट के चर भाग वाले फ़ील्ड भरें।

टेम्प्लेट कुछ गुणों के साथ एक प्रकार का स्टैंसिल होता है, जिसमें ".dot" एक्सटेंशन के साथ एक अलग फ़ाइल में शैलियों, टेम्प्लेट टेक्स्ट, मैक्रोज़, कीबोर्ड शॉर्टकट, अतिरिक्त मेनू आइटम और कस्टम टूलबार का संग्रह शामिल होता है।

टेम्प्लेट का उपयोग इसके लिए किया जाता है:

~ मानक और समान प्रकार के दस्तावेजों के साथ संगठन के सभी कर्मचारियों के काम का मानकीकरण और एकीकरण। सभी कर्मचारी यूनिफ़ॉर्म टेम्प्लेट (".डॉट" एक्सटेंशन वाली फ़ाइलें) के आधार पर दस्तावेज़ बनाते हैं, जबकि टेम्प्लेट इस तरह से तैयार किए जाने चाहिए कि टेम्प्लेट टेक्स्ट को उपयोगकर्ताओं द्वारा संपादित नहीं किया जा सकता है, और केवल लेटरहेड में परिवर्तनशील जानकारी वाले इनपुट फ़ील्ड हैं।

~ बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को वितरण के लिए लक्षित सीरियल दस्तावेज़ तैयार करने की दक्षता में सुधार करना। ऐसे दस्तावेज़ मर्ज फ़ंक्शन का उपयोग करके टेम्प्लेट से बनाए जाते हैं।

विलय करके, दस्तावेज़ टेक्स्ट बनाए जाते हैं जिनमें एक निश्चित, अपरिवर्तनीय भाग (टेम्पलेट) और परिवर्तनीय टेक्स्ट अंश (भरना) होता है, यानी। भरी जाने वाली जानकारी के साथ एक विशिष्ट पाठ (स्टैंसिल) को मर्ज करना

2.3 तालिका कासी पी यूमाइक्रोसॉफ्टएक्सेल

पाठ दस्तावेज़ संपादक स्वचालन नियंत्रण

आवेदन क्षेत्र माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल बहुत विस्तृत। सबसे पहले, ये लेखांकन और इंजीनियरिंग गणनाएं हैं, विभिन्न सारांश, चार्ट, मूल्य सूची और बहुत कुछ तैयार करना।

विंडोज के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के साथ काम करते समय, सिद्धांत "जो आप देखते हैं वही आपको मिलता है", या अंग्रेजी संस्करण "WYSIWYG" (जो आप देखते हैं वही आपको मिलता है) का सम्मान किया जाता है। यह एक्सेल के साथ काम करना निर्विवाद रूप से आसान बनाता है और कई गलतियों से बचा जाता है।

इसके अलावा, एमएस एक्सेल में सेवा कार्यों का एक बड़ा सेट है। यह टेक्स्ट इनपुट और वर्तनी जांच, आरेखण, निर्यात और डेटा आयात करना है। छपाई का साधन भी बहुत लचीला है। आप सभी पृष्ठों को एक साथ प्रिंट कर सकते हैं, या आप किसी कार्यपुस्तिका में केवल कुछ पृष्ठों को प्रिंट कर सकते हैं।

एमएस एक्सेल की मुख्य विशेषताएं:

वी संदर्भ सहायता। इसे संदर्भ मेनू से या आइकन मेनू में संबंधित बटन दबाकर कहा जाता है।

वी सहायता प्रणाली। यह हाइपरटेक्स्ट के रूप में व्यवस्थित है और आपको वांछित विषय को आसानी से और जल्दी से खोजने की अनुमति देता है।

v संचालन के बहुभिन्नरूपी निष्पादन। लगभग सभी ऑपरेशन तीन या चार तरीकों में से एक में किए जा सकते हैं, जिसमें से उपयोगकर्ता सबसे सुविधाजनक विकल्प चुनता है।

वी संदर्भ मेनू। चयनित वस्तु पर बटन (आमतौर पर दाएं) "माउस" पर क्लिक करके विस्तारित किया गया। हम बात कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, तालिका में उस स्थान के बारे में जहां उपयोगकर्ता वर्तमान में काम करने जा रहा है। किसी स्थिति में उपलब्ध सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले प्रसंस्करण कार्यों को संदर्भ मेनू में एकत्र किया जाता है।

वी आइकन मेनू। सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले कमांड मेनू बार के नीचे स्थित आइकन से मेल खाते हैं। वे एक आइकन मेनू बनाते हैं। जब माउस बटन को किसी आइकन पर क्लिक किया जाता है, तो संबंधित कमांड निष्पादित होती है। चित्रात्मक मेनू को अनुकूलित किया जा सकता है।

v कार्यसमूह, या कार्य फ़ोल्डर। दस्तावेज़ों को कार्यशील फ़ोल्डरों में संयोजित करना और प्रतिलिपि बनाने, डाउनलोड करने, संपादित करने, या अन्य प्रक्रियाओं की बात आने पर उन पर समग्र रूप से विचार करना सुविधाजनक होता है। स्प्रैडशीट के निचले भाग में एक वर्णमाला सूचकांक (केस) है जो कार्यपत्रकों तक पहुंच प्रदान करता है। उपयोगकर्ता के पास फ़ोल्डर में शीट्स को नाम देने की क्षमता है (वर्णमाला सूचकांक के बजाय), जो रजिस्टर की सामग्री को दृश्य बनाता है, और इसलिए दस्तावेज़ से दस्तावेज़ में खोज और संक्रमण की सुविधा प्रदान करता है।

v स्क्रीन और तालिकाओं को डिजाइन और संशोधित करने के लिए उपकरण। ऑन-स्क्रीन इंटरफ़ेस के कार्यशील विंडो और अन्य तत्वों की उपस्थिति को उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं के अनुसार निर्धारित किया जा सकता है, जिससे ऑपरेशन को यथासंभव सुविधाजनक बनाया जा सकता है। इस तरह की विशेषताओं में स्क्रीन को कई विंडो में विभाजित करना, पंक्ति और स्तंभ शीर्षकों को ठीक करना आदि शामिल हैं।

v टेबल डिजाइन और छपाई के लिए उपकरण। उपयोगकर्ता की सुविधा के लिए, टेबल की छपाई प्रदान करने वाले सभी कार्य प्रदान किए जाते हैं, जैसे पृष्ठ आकार का चयन करना, पृष्ठ पर अंक लगाना, पृष्ठ मार्जिन का आकार निर्धारित करना, शीर्षलेख और पाद लेख डिजाइन करना, साथ ही परिणामी पृष्ठ का पूर्वावलोकन करना।

v वर्कशीट डिजाइन टूल्स। एक्सेल टेबल, फोंट और शैलियों को प्रारूपित करने, सेल के अंदर डेटा को संरेखित करने, सेल और फ़ॉन्ट की पृष्ठभूमि का रंग चुनने, पंक्तियों और कॉलम की चौड़ाई की ऊंचाई बदलने, विभिन्न प्रकार के फ्रेम बनाने, सेल के अंदर डेटा प्रारूप सेट करने के पर्याप्त अवसर प्रदान करता है। (उदाहरण के लिए: संख्यात्मक, पाठ, वित्तीय, दिनांक, आदि)। साथ ही ऑटो-फ़ॉर्मेटिंग - टेबल डिज़ाइन के विभिन्न तरीकों को पहले से ही सिस्टम में बनाया गया है, और उपयोगकर्ता के पास मौजूदा तरीकों से सबसे उपयुक्त प्रारूप चुनने का अवसर है।

v टेम्प्लेट एमएस एक्सेल, एमएस वर्ड की तरह, आपको वर्कशीट टेम्प्लेट बनाने की अनुमति देता है जो अक्षरों और फैक्स, विभिन्न गणनाओं के लिए फॉर्म बनाने के लिए उपयोग किए जाते हैं। यदि टेम्प्लेट अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए अभिप्रेत है, तो आप ऐसे फ़ॉर्म भरने की अनुमति दे सकते हैं, लेकिन उनके फ़ॉर्म को बदलने पर रोक लगा सकते हैं।

वी डेटा बाइंडिंग। एब्सोल्यूट और रिलेटिव एड्रेसिंग सभी स्प्रेडशीट प्रोसेसर की एक विशेषता है, आधुनिक प्रणालीआह, वे आपको कई तालिकाओं के साथ एक साथ काम करने की अनुमति देते हैं, जो किसी न किसी तरह से एक-दूसरे से संबंधित हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, त्रि-आयामी लिंक जो एक पंक्ति में कई शीट के साथ काम करते हैं; कार्यपत्रकों का समेकन, जो रकम और औसत को संभालता है, और एक ही कार्यपत्रक, एकाधिक कार्यपत्रकों और यहां तक ​​कि एकाधिक कार्यपुस्तिकाओं के विभिन्न क्षेत्रों से डेटा का उपयोग करते समय सांख्यिकीय प्रसंस्करण करता है।

वी गणना। गणना की सुविधा के लिए, एमएस एक्सेल में अंतर्निहित कार्य हैं, अर्थात्: गणितीय, सांख्यिकीय, वित्तीय, दिनांक और समय कार्य, तार्किक और अन्य। फ़ंक्शन विज़ार्ड आपको वांछित फ़ंक्शन का चयन करने और, मानों को प्रतिस्थापित करके, परिणाम प्राप्त करने की अनुमति देता है।

वी व्यापार ग्राफिक्स। विभिन्न प्रकार के द्वि-आयामी, त्रि-आयामी और मिश्रित चार्ट बनाने की क्षमता के बिना आधुनिक स्प्रेडशीट प्रोसेसर की कल्पना करना मुश्किल है। MS Excel में 20 से अधिक विभिन्न प्रकार और चार्ट के उपप्रकार बनाए जा सकते हैं। चार्ट डिजाइन करने के विविध और उपलब्ध तरीके भी हैं, उदाहरण के लिए, किंवदंतियों और डेटा लेबल को सम्मिलित करना और डिजाइन करना, कुल्हाड़ियों को डिजाइन करना (ग्रिड लाइनों को सम्मिलित करने की क्षमता), और अन्य। इसके अलावा, व्यावसायिक ग्राफिक्स के निर्माण और विश्लेषण के लिए शक्तिशाली उपकरण हैं, जैसे कि त्रुटि सलाखों को सम्मिलित करना, एक प्रवृत्ति को प्लॉट करने की क्षमता और एक ट्रेंड लाइन फ़ंक्शन का चुनाव।

v एमएस एक्सेल डेटाबेस कार्य करना। यह फ़ंक्शन फिलिंग टेबल को उसी तरह प्रदान करता है जैसे डेटाबेस भरना (यानी, स्क्रीन फॉर्म के माध्यम से), डेटा सुरक्षा, कुंजी या कई कुंजियों द्वारा सॉर्ट करना, डेटाबेस प्रश्नों को संसाधित करना, पिवट टेबल बनाना। इसके अलावा, इसमें बाहरी डेटाबेस को संसाधित करने के लिए उपकरण शामिल हैं जो आपको बनाई गई फ़ाइलों के साथ काम करने की अनुमति देते हैं, उदाहरण के लिए, "dBase" या "PARADOX" प्रारूप में।

वी सिमुलेशन। मापदंडों का चयन और मॉडलिंग - स्प्रेडशीट प्रोसेसर की सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं में से एक। सरल तकनीकों की मदद से कई समस्याओं का इष्टतम समाधान खोजना संभव है। अनुकूलन विधियां सरल फिटिंग से लेकर कई चर और बाधाओं के साथ रैखिक अनुकूलन तक होती हैं। मॉडलिंग करते समय, कभी-कभी मध्यवर्ती परिणामों और समाधानों को सहेजना वांछनीय होता है। ऐसा करने के लिए, स्क्रिप्ट बनाई जाती हैं जो हल की जाने वाली समस्या के विवरण का प्रतिनिधित्व करती हैं।

वी मैक्रो प्रोग्रामिंग। बार-बार दोहराए जाने वाले कार्यों के निष्पादन को स्वचालित करने के लिए, अंतर्निहित मैक्रो प्रोग्रामिंग भाषा का उपयोग करना सुविधाजनक है। मैक्रोज़ और मैक्रो फ़ंक्शंस को अलग करें। मैक्रो कमांड के लिए धन्यवाद, एमएस एक्सेल के साथ काम करना आसान हो गया है और अपने स्वयं के आदेशों की सूची का विस्तार किया गया है। मैक्रो फ़ंक्शंस की सहायता से, वे अपने स्वयं के सूत्रों और कार्यों को परिभाषित करते हैं और इस प्रकार सिस्टम द्वारा प्रदान किए गए कार्यों के सेट का विस्तार करते हैं। अपने सरलतम रूप में, मैक्रो कीस्ट्रोक्स, मूवमेंट और माउस क्लिक का एक रिकॉर्ड किया गया क्रम है। ऐसा क्रम टेप रिकॉर्डिंग की तरह "प्रजनन" को दिया जाता है। इसे संसाधित किया जा सकता है और किसी तरह बदला जा सकता है, उदाहरण के लिए, एक चक्र, संक्रमण, सबरूटीन को व्यवस्थित करने के लिए।

इस प्रकार, Microsoft Office एप्लिकेशन पैकेज में ऐसे प्रोग्राम होते हैं जो आपको टेक्स्ट दस्तावेज़, स्प्रेडशीट दस्तावेज़, डेटाबेस, प्रस्तुतियाँ, ग्राफिक्स के साथ काम करने, ई-मेल आदि बनाने की अनुमति देते हैं। यानी MS Office लगभग किसी भी तरह के दस्तावेज़ बनाना संभव बनाता है। वर्तमान में, Microsoft Office लगभग सभी कंप्यूटरों पर स्थापित है, भले ही कंप्यूटर घर पर हो या किसी संगठन में। Microsoft Office को इस तरह का वितरण इस तथ्य के कारण प्राप्त हुआ कि यह पहला एप्लिकेशन पैकेज है जिसमें इतनी मात्रा में सुविधाएँ हैं, जबकि पूरी तरह से Russified और उपयोग में आसान है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एमएस एक्सेल में निर्मित प्रोग्राम "विजुअल बेसिक" के लिए धन्यवाद, उपयोगकर्ता लापता कार्यों को स्वयं प्रोग्राम कर सकता है। यही है, इन कार्यक्रमों का लाभ यह है कि, इस पैकेज के लेखकों द्वारा पहले से बनाई गई सभी सुविधाओं के अलावा, उपयोगकर्ता स्वयं किसी भी कार्यक्रम को अपने लिए आरामदायक काम के लिए अनुकूलित कर सकता है: रंग बदलना, स्केल, बार-बार चलना टूलबार के लिए प्रयुक्त बटन, टेम्प्लेट बनाना, नई सुविधाएँ बनाना आदि।

3. प्रणालीस्वचालनप्रलेखनसुनिश्चित करना

प्रबंधन

प्रत्येक उद्यम, स्वामित्व, पैमाने और संरचना के रूप की परवाह किए बिना, अपनी गतिविधियों की दक्षता में सुधार करना चाहता है। इस लक्ष्य को प्राप्त करने की दिशा में एक महत्वपूर्ण कदम बुनियादी प्रबंधन प्रक्रियाओं का अनुकूलन है, विशेष रूप से उद्यम में आधुनिक कार्यालय और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का निर्माण।

तर्कसंगत दस्तावेज़ प्रबंधन कर्मचारियों की उत्पादकता में वृद्धि करता है, प्रबंधन निर्णय लेने के लिए जानकारी तक पहुंच की सुविधा प्रदान करता है, प्रदर्शन अनुशासन में सुधार करता है और इसके परिणामस्वरूप, प्रबंधन की गुणवत्ता में समग्र सुधार होता है।

प्रबंधन के प्रलेखन समर्थन के लिए एक स्वचालन प्रणाली का कार्यान्वयन "बॉस - संदर्भ" उद्यमों और संगठनों की कार्य प्रक्रियाओं में काफी सुधार करता है।

प्रणाली के कार्यान्वयन के परिणाम हैं:

इनकमिंग/आउटगोइंग पत्राचार और आंतरिक दस्तावेज़ीकरण को संसाधित करने के लिए समय में कमी;

§ दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए काम करने के समय की बचत;

दस्तावेजों के अनुमोदन और अनुमोदन के लिए प्रक्रियाओं में तेजी लाना;

निष्पादन अनुशासन में सुधार, निर्देशों के निष्पादन पर नियंत्रण;

दस्तावेजों का तेज और सुविधाजनक पंजीकरण;

आयोजन योजना प्रक्रियाओं में सुधार।

आईटी कंपनी द्वारा विकसित बीओएसएस-रेफरेंट ऑफिस ऑटोमेशन और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने का अनुभव दर्शाता है कि विभिन्न आकारों और स्वामित्व के उद्यमों और संगठनों को थोड़े समय में मूर्त लाभ और वास्तविक आर्थिक प्रभाव प्राप्त होता है।

हाल ही में, NAUMEN कंपनी अपने NauDoc सॉफ़्टवेयर उत्पाद के साथ ऑफिस ऑटोमेशन सिस्टम के लिए अपेक्षाकृत छोटे बाज़ार में दिखाई दी, जिसमें उपयोगकर्ताओं को पहले की पेशकश की तुलना में कई महत्वपूर्ण अंतर हैं। कार्यक्रम सिस्टम में संग्रहीत टेम्प्लेट के आधार पर दस्तावेजों के निर्माण के लिए प्रदान करता है, जिसमें बुनियादी प्रबंधन स्थितियों के लिए पूर्व निर्धारित डिजाइन और मानक (टेम्पलेट) ग्रंथ होते हैं, जो दस्तावेजों के निर्माण को सरल और गति प्रदान करते हैं, उनके एकीकृत डिजाइन के अनुसार सुनिश्चित करते हैं गोस्ट आर। 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की एकीकृत प्रणाली।

ग्राफिकल यूज़र इंटरफ़ेस नौडोकआपको एक प्रकार के काम से दूसरे प्रकार के काम पर जल्दी से स्विच करने की अनुमति देता है और इसमें निम्नलिखित घटक शामिल हैं:

1. मुख्य सामग्री ब्लॉक।

2. नेविगेशन बार।

3. दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए टूलबार।

कार्यक्रम प्रदान करता है कि किसी भी दस्तावेज़ को नियंत्रण में रखा जा सकता है: कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार, नियंत्रण के लिए जिम्मेदार इसके लिए नियुक्त किया जाता है, निष्पादन के अंतिम नियंत्रण का समर्थन किया जाता है।

उपयोगकर्ता अधिकारों का अंतर आपको गोपनीय दस्तावेजों के लिए अतिरिक्त सुरक्षा प्रदान करने की अनुमति देता है। बेशक, NauDoc कार्यक्रम, किसी भी अन्य कार्यक्रम की तरह, एक आदर्श समाधान नहीं है। उदाहरण के लिए, कुछ मामलों में इसकी शब्दावली घरेलू कार्यालय के काम में इस्तेमाल होने वाले पारंपरिक शब्दों से अलग हो जाती है।

जहां बड़ी मात्रा में दस्तावेजों को संसाधित करना, उनमें जटिल खोज करना, वितरित अभिलेखागार बनाए रखना आवश्यक है, - प्रतिस्पर्धा से बाहर "DOCs खुले".

"DOCs खुले"आपको निम्नलिखित कार्यों को हल करने की अनुमति देता है:

~ दस्तावेज़ निर्माण कार्यक्रमों के साथ एकीकरण;

~ सभी आने वाले और बनाए गए दस्तावेज़ों का पंजीकरण;

~ दस्तावेजों की आवाजाही और काम के प्रदर्शन का नियंत्रण;

~ कलाकारों के बीच दस्तावेजों की आवाजाही में तेजी;

~ दस्तावेज़ीकरण की सुरक्षा सुनिश्चित करना;

~ सूचना और संदर्भ कार्य में सुधार, अनुरोध पर संग्रह से दस्तावेज़ खोजने और प्राप्त करने के समय को कम करना;

~ रिपोर्टिंग दस्तावेजों की तैयारी का स्वचालन।

इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय कार्य की इस प्रणाली की विशेषता - सभी व्यापक कार्यालय कार्यक्रमों के साथ पूर्ण एकीकरण। लेखांकन, भंडारण और दस्तावेजों की त्वरित खोज करना। "DOCs ओपन" एक ही समय में सभी सामान्य कार्यालय अनुप्रयोगों द्वारा उनके निर्माण और देखने को सुनिश्चित करता है।

इंटरट्रस्ट एक कॉर्पोरेट सूचना प्रणाली प्रदान करता है "कंपनी मीडिया" के आधार पर निर्मित « कमल फूल टिप्पणियाँ » .

"कंपनीमीडिया" आपको प्रलेखन प्रबंधन के क्षेत्र में बड़ी संख्या में लागू कार्यों को हल करने की अनुमति देता है। इसके लिए अभिप्रेत है सार्वजनिक संस्थानऔर वाणिज्यिक संगठन जिनकी गतिविधियों को विनियमित किया जाता है; संरचनात्मक डिवीजनों की महत्वपूर्ण क्षेत्रीय दूरदर्शिता वाली कंपनियों के लिए आदर्श। "कंपनीमीडिया" आपको किसी भी जटिलता के उद्यमों के नेटवर्क में "एंड-टू-एंड" कार्यालय कार्य स्थापित करने की अनुमति देता है, और सिस्टम न केवल एक उद्यम के भीतर, बल्कि उनके बीच भी दस्तावेज़ के आंदोलन को ट्रैक करेगा।

संभावना प्रदान की गई:

एक वैश्विक दृष्टि का संचालन करना;

प्रबंधन पदानुक्रम की किसी भी गहराई तक विस्तारित आदेशों का निर्माण;

एक विशिष्ट और जटिल प्रणाली के अनुसार दस्तावेजों का चयन;

दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण और एक या अधिक उद्यमों के विभिन्न विभागों के कर्मचारियों के बीच क्षैतिज सूचना लिंक बनाए रखना।

व्यवस्था "कार्यालय का काम 2.5" स्थानीय मोड और नेटवर्क मोड दोनों में काम कर सकता है। सॉफ़्टवेयर पैकेजआपको किसी उद्यम या संगठन के कार्यालय कार्य की प्रक्रिया को स्वचालित करने की अनुमति देता है, चाहे वह किसी भी प्रकार की गतिविधि हो। कार्यक्रम मौजूदा मानकों और विनियमों के आधार पर दस्तावेजों के निष्पादन के लेखांकन और नियंत्रण को व्यवस्थित करने में मदद करता है।

इस कार्यक्रम के मुख्य कार्य हैं:

दस्तावेजों के पंजीकरण, संपादन और संग्रह के लिए संचालन;

दस्तावेज़ निष्पादन नियंत्रण; - मौजूदा मानक टेम्पलेट्स के अनुसार विभिन्न उद्देश्यों के लिए दस्तावेजों का निर्माण;

Microsoft Office 2003 या MS Office 2007 का उपयोग करके अपने स्वयं के दस्तावेज़ टेम्पलेट बनाना;

रिपोर्ट का निर्माण और मुद्रण जो उद्यम में कार्यालय के काम की स्थिति का आकलन करने की अनुमति देता है;

जर्नल पंजीकरण का उपयोग कर दस्तावेजों के लिए लेखांकन;

ई-मेल द्वारा प्राप्त या भेजे गए दस्तावेजों का पंजीकरण।

संगठन "दस्तावेज़ीकरण" के दस्तावेज़ प्रवाह को स्वचालित करने के लिए अनुप्रयोगों के ब्लॉक को आवश्यकताओं के आधार पर उद्यमों और संगठनों के लिए दस्तावेज़ी समर्थन सेवाओं के काम को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है राज्य प्रणालीप्रलेखन प्रबंधन सहायता (GSDOU)।

ब्लॉक मॉड्यूल प्रदान करते हैं:

दस्तावेजों के नियंत्रण और प्रबंधन के प्रस्तावों पर वक्तव्य;

संगठन के कर्मचारियों के प्रदर्शन अनुशासन का सांख्यिकीय विश्लेषण;

स्वचालित वितरण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़कलाकार;

मसौदा दस्तावेजों की तैयारी, उनका समर्थन और वितरण;

संगठन के दस्तावेजों के एक इलेक्ट्रॉनिक पुस्तकालय (संग्रह) का निर्माण।

मापांक "दस्तावेज़ पंजीकरण" पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड के आधार पर संगठन के सभी आने वाले, बाहर जाने वाले और आंतरिक दस्तावेजों के लेखांकन को व्यवस्थित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। मॉड्यूल दस्तावेजों के निष्पादन, प्रबंधन प्रस्तावों, संगठन के कर्मचारियों के प्रदर्शन अनुशासन आदि की निगरानी के लिए तंत्र लागू करता है। मॉड्यूल विभिन्न रिपोर्टों और प्रलेखन समर्थन सेवाओं के मानक लेखांकन दस्तावेजों की स्वचालित तैयारी प्रदान करता है।

मापांक "नागरिकों की अपील" व्यक्तियों के आवेदनों के आधार पर कार्यालय का काम करने, दस्तावेजों के निष्पादन को नियंत्रित करने और प्रतिक्रिया दस्तावेज तैयार करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

मापांक "काम करने वाले दस्तावेजों का पुस्तकालय" दस्तावेजों की तैयारी, उनके वर्गीकरण (इलेक्ट्रॉनिक फ़ोल्डरों में नियुक्ति), सूचना के लिए प्रासंगिक खोज और दस्तावेजों की छपाई के लिए कार्य करता है। मॉड्यूल का उपयोग मनमानी सामग्री के दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए किया जा सकता है, जैसे: नियमोंसंगठन, संदर्भ सामग्री, मसौदा दस्तावेज तैयार करना आदि।

मापांक "संगठनात्मक प्रशासनिक दस्तावेज" संगठन के प्रशासनिक और रिपोर्टिंग दस्तावेजों की तैयारी को स्वचालित करने के साथ-साथ आदेशों, आदेशों और निर्देशों के निष्पादन को नियंत्रित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

मॉड्यूल "समझौता" तथा "परिचय" संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया।

मॉड्यूल इलेक्ट्रॉनिक अनुमोदन या परिचित के लिए नोट्स आंतरिक मेल के माध्यम से संगठन के कर्मचारियों को मसौदा दस्तावेजों का स्वत: वितरण करते हैं। दस्तावेजों के परिचय और अनुमोदन की प्रक्रिया पर नियंत्रण भी किया जाता है।

मापांक "बैठकें" उद्यम के अधिकारियों के साथ-साथ प्रबंधन के सचिवों-संदर्भों के लिए अभिप्रेत है।

अध्याय 3 के निष्कर्ष में, मैं यह नोट करना चाहता हूं कि डेटाबेस आपको सभी प्रतिभागियों को प्रस्तावित एजेंडा, बैठक की तारीख और समय के बारे में स्वचालित रूप से सूचित करने की अनुमति देता है, बैठक के परिणामों के आधार पर एक प्रोटोकॉल तैयार करता है, और निर्णयों के आधार पर बनाया गया है, स्वचालित रूप से विशिष्ट कलाकारों को उनके काम के समय का संकेत देते हुए निर्देश भेजता है। कार्य के परिणामों के आधार पर, रिपोर्ट और पूर्णता के प्रमाण पत्र तैयार किए जाते हैं।

निष्कर्ष

इस पाठ्यक्रम कार्य में मेरे द्वारा निर्धारित लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त कर लिया गया है। दस्तावेज़ बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले सबसे लोकप्रिय कार्यक्रमों पर विचार और अध्ययन किया जाता है। दस्तावेज़ प्रबंधन समर्थन के लिए Microsoft Office अनुप्रयोगों (MS Word, Microsoft Excel, आदि) और स्वचालन प्रणालियों का एक पैकेज भी माना जाता है: "BOSS-Reference" और "Office work 2.5"

इस प्रकार, निष्कर्ष निकालते हुए, मैं यह कहना चाहूंगा कि हाल ही में कुछ लोग दस्तावेज़ बनाने के लिए पाठ संपादकों का उपयोग करते हैं। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के आगमन ने उनकी जगह ले ली। फिलहाल, यह निर्धारित करना पहले से ही मुश्किल है कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड वर्ड प्रोसेसर से संबंधित है या डेस्कटॉप पब्लिशिंग, इसके बहुत सारे कार्य हैं। पाठ और स्प्रेडशीट दस्तावेज़ तैयार करने की प्रणालियों में, Microsoft Office अनुप्रयोग पैकेज के दो प्रोग्रामों पर पाठ्यक्रम कार्य में अधिक विस्तार से विचार किया गया - यह एक वर्ड प्रोसेसर है माइक्रोसॉफ्ट वर्डऔर स्प्रेडशीट प्रोसेसर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल. दस्तावेज़ बनाने के लिए, संगठन के आकार और दायरे की परवाह किए बिना, केवल इन दो कार्यक्रमों का मुख्य रूप से उपयोग किया जाता है। यह इस तथ्य के कारण है कि लगभग हर जगह अब एमएस द्वारा बनाए गए विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम (2000, एनटी, एक्सपी, मी, विस्टा) का उपयोग करता है, जैसे ऑफिस। ये कार्यक्रम आपको पुस्तकों सहित जटिल और बड़े दस्तावेज़ तैयार करने की अनुमति देते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में शामिल प्रोग्रामों में कैसे काम करना है, यह सीखना बहुत आसान है, क्योंकि विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम सहित सभी का इंटरफेस एक जैसा है।

दस्तावेज़ प्रबंधन स्वचालन प्रणाली आपको दस्तावेज़ों के साथ वह सब कुछ करने की अनुमति देती है जो उनके साथ किसी भी कार्यालय और वर्कफ़्लो सिस्टम में किया जाता है और इसमें मौलिक रूप से नई सुविधाएँ शामिल होती हैं जो केवल कंप्यूटर के लिए उपलब्ध होती हैं। इन प्रोग्रामों की मदद से आप दस्तावेज़ बना सकते हैं।

बेशक, एक कॉर्पोरेट दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक सस्ता आनंद नहीं है। लेकिन एक वास्तविक व्यवसाय में खोए या गलत तरीके से संसाधित दस्तावेज़ की लागत कितनी हो सकती है, समय पर और सटीक जानकारी की लागत कितनी हो सकती है? कभी-कभी यह फर्म के अस्तित्व की बात होती है। इसके अलावा, कंप्यूटर मेमोरी में कंप्यूटर प्रोसेसिंग और सूचना के भंडारण की लागत में कमी मानव जाति के इतिहास में सबसे गतिशील सकारात्मक प्रक्रियाओं में से एक है। दस्तावेज़ों के एकीकरण और मानकीकरण के कारण, दस्तावेज़ बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले अधिकांश प्रोग्राम टेम्प्लेट का उपयोग करते हैं। यही है, पहले से ही स्वरूपित दस्तावेज़ में आवश्यक विशेषताओं के साथ, जहां आपको केवल डेटा दर्ज करने की आवश्यकता है। साथ ही, प्रोग्राम्स में ऐसे फंक्शन होते हैं जिनमें यूजर खुद अपना डॉक्यूमेंट टेम्प्लेट बना सकता है। यह दस्तावेज़ बनाने के काम को बहुत तेज और सरल करता है।

अपने पाठ्यक्रम के काम के अंत में, मैं यह नोट करना चाहता हूं कि अब बहुत सारे अलग-अलग शब्द और स्प्रेडशीट प्रोसेसर हैं, साथ ही दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए ऑटोमेशन सिस्टम भी हैं। चुनाव करना बहुत मुश्किल है। यह इस तथ्य के कारण है कि प्रत्येक कार्यक्रम के फायदे और नुकसान दोनों हैं, और कोई सार्वभौमिक कार्यक्रम नहीं हैं। सॉफ़्टवेयर उत्पाद चुनते समय, गतिविधि के क्षेत्र, कंप्यूटर के तकनीकी गुणों, कंप्यूटर पर स्थापित ऑपरेटिंग सिस्टम, संगठन का आकार, विभागों की दूरदर्शिता को ध्यान में रखना चाहिए।

प्रयुक्त साहित्य और स्रोतों की सूची

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2. संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की एकीकृत प्रणाली। - एम .: रूस के गोस्स्टैंडर्ट, 2003।

3. गोरोडिन वी.वी., कोर्निव आई.के. प्रबंधन गतिविधियों की सूचना समर्थन: पाठ्यपुस्तक। - एम .: महारत; हायर स्कूल, 2001, पीपी 146-153।

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11. http://www.wikipedia.ru

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इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का निर्माण। सरल टेक्स्ट दस्तावेज़ों का निर्माण विभिन्न प्रकार के टाइपराइटरों पर किया जा सकता है, इसके बाद स्कैनर का उपयोग करके एक पेपर दस्तावेज़ से पीसी में टेक्स्ट इनपुट किया जा सकता है। लेकिन, निश्चित रूप से, एक सुविधाजनक और अत्यधिक कुशल सेवा प्रदान करने वाले सॉफ़्टवेयर टूल के विस्तृत शस्त्रागार का उपयोग करके सीधे पीसी पर भी सरल दस्तावेज़ बनाना अधिक कुशल है। और तो और

बाद की प्रतिकृति के लिए जटिल अत्यधिक कलात्मक दस्तावेज़ बनाते समय यह सेवा महत्वपूर्ण है। ऐसे जटिल दस्तावेजों को तैयार करने के लिए टाइपिंग, संपादन, प्रूफरीडिंग, चित्र तैयार करने, लेआउट और पेज लेआउट, और प्रिंटिंग के लिए प्रक्रियाओं के निष्पादन की आवश्यकता होती है।

अक्सर दस्तावेजों के लिए सामग्री के प्रत्यक्ष स्रोत सिस्टम होते हैं) छवि स्कैनिंग, फैक्स, ईमेल, स्प्रेडशीट, ग्राफ़, आरेखण, आदि।

सभी दस्तावेज़ निर्माण प्रक्रियाओं को प्रभावी ढंग से एक स्कैनर से लैस पीसी पर और डोमेन-विशिष्ट सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों के एक सेट पर प्रभावी ढंग से किया जा सकता है, मुख्य रूप से टेक्स्ट एडिटिंग प्रोग्राम या डेस्कटॉप प्रकाशन। दस्तावेज़ में अलग से तैयार किए गए टुकड़ों को दर्ज करने के लिए स्कैनर का उपयोग किया जा सकता है: चित्र, तस्वीरें, आरेख, मुहर, हस्ताक्षर, आदि।

उदाहरण 7.23। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में इस्तेमाल किया जा सकता है; पाठ संपादक: लेक्सिकॉन, मुइती एडिट, वर्ड परफेक्ट, वर्ड 7.0; कला संपादक: पेज मेकर, वाटर मार्क प्रोफेशनल; प्रकाशन प्रणाली; वेंचुरा प्रकाशक, कोरल ड्रा, फ़्रेम निर्माता; स्कैनर से प्राप्त छवि संपादक: वाटर मार्क प्रोफेशनल, फोटो स्टाइलर, फोटो शॉप, और कई अन्य सॉफ्टवेयर उत्पाद।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का भंडारण। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रणाली को कंप्यूटर की बाहरी मेमोरी में दस्तावेजों के कुशल भंडारण और अद्यतन के साथ-साथ उनकी कुशल खोज और उन तक गोपनीय पहुंच सुनिश्चित करनी चाहिए। डेटाबेस कंप्यूटर की बाहरी मेमोरी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों सहित विशेष रूप से संगठित जानकारी का भंडारण है। डेटाबेस बनाने और बनाए रखने के लिए, डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली को डिज़ाइन किया गया है, जिसकी चर्चा अध्याय 15 में विस्तार से की गई है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का हेरफेर। इस सबसिस्टम के मुख्य कार्य हैं: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम का संगठन, दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण, उनका इलेक्ट्रॉनिक वितरण, मुद्रण और प्रतिकृति।

घरेलू प्रणाली "डेलो 1" (जेएससी "इलेक्ट्रॉनिक ऑफिस सिस्टम्स") दस्तावेजों के साथ काम का सुविधाजनक संगठन प्रदान करती है और स्थानीय क्षेत्र नेटवर्क वाले किसी भी संगठन में उनके आंदोलन और निष्पादन पर पूर्ण नियंत्रण प्रदान करती है। विशेष रूप से, सिस्टम निम्नलिखित सुविधाएँ प्रदान करता है:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का पंजीकरण जिसके लिए इलेक्ट्रॉनिक कार्ड जारी किए जाते हैं;

कलाकारों के कार्यस्थलों पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और उनके इलेक्ट्रॉनिक कार्ड भेजना;

कलाकारों के मेलबॉक्स में दस्तावेजों का संचय;

प्रासंगिक जानकारी की शीघ्र प्राप्ति के साथ दस्तावेजों की आवाजाही और निष्पादन का नियंत्रण;

सूचियों को बनाए रखना उपयोगकर्ता, दस्तावेज़ों के वर्गीकरणकर्ता, उनके वितरण के प्रकार, वर्कफ़्लो में उपयोग की जाने वाली फ़ाइलें।

सिस्टम टेक्स्ट, हस्तलिखित, ग्राफिक दस्तावेजों, फैक्स, टेलीफोन संदेशों, टेलीविजन छवियों आदि के साथ काम करने का समर्थन करता है।

एकीकृत हैं सॉफ्टवेयर सिस्टम(वाटर मार्क प्रोफेशनल, लोटस 3 प्लस, विंडोज के लिए वर्क्स 3.0) जो आपको विभिन्न प्रारूपों के दस्तावेजों के साथ काम करने की अनुमति देता है।

विंडोज सिस्टम के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस व्यापक रूप से जाना जाता है, जिसमें एक्सेस 2.0 डीबीएमएस, एक्सेल 5.0 स्प्रेडशीट प्रोसेसर, वर्ड 6.0 टेक्स्ट एडिटर, मेल ई-मेल और इसके फॉर्म डिजाइनर एक्सटेंशन, एट वर्क पीसी फैक्स मॉडम सर्विस प्रोग्राम और पावर प्वाइंट प्रेजेंटेशन तकनीक शामिल हैं। बहुत अधिक।

Microsoft Office सॉफ़्टवेयर टूल का उपयोग करके, आप निम्न प्रदान कर सकते हैं:

आने वाली और बाहर जाने वाली जानकारी का प्रसंस्करण;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का निर्माण और संपादन;

डेटा का संग्रह और विश्लेषण (उदाहरण के लिए, रिपोर्टिंग) ग्राफ़, आरेख, आदि के रूप में परिणामों की एक दृश्य प्रस्तुति के साथ;

सुविधाजनक खोज और पहुंच के साथ डेटाबेस में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का भंडारण;

दस्तावेजों के पारित होने और एक इलेक्ट्रॉनिक सचिव को भेजने के कार्य;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों आदि का सुविधाजनक स्वरूपण और मुद्रण।

एकीकृत टीम कार्यालय प्रणाली एक पूर्ण कार्यालय खुली सूचना प्रणाली है जो उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों तक पहुंच, आपस में परिचालन संचार और एक सुविधाजनक कार्य वातावरण प्रदान करती है। यह कई मौजूदा वर्ड प्रोसेसर, बिजनेस ग्राफिक्स सिस्टम, स्प्रेडशीट, डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम का समर्थन करता है; ऐसे कार्यक्रम हैं जो इसके व्यापक पुस्तकालय (टीम लाइब्रेरी), ई-मेल (टीम मेल), एक टेलीकांफ्रेंसिंग प्रणाली और एक बुलेटिन बोर्ड (टीम फोरम) का आयोजन करते हैं जहां आप सूचना को दोहरा सकते हैं, विभिन्न कार्यक्रमों की योजना के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक साप्ताहिक (टीम कैलेंडर), एक व्यावसायिक प्रक्रियाओं के इलेक्ट्रॉनिक समन्वयक और उपयोगकर्ताओं के बीच सूचना राउटर (टीम प्रवाह) और भी बहुत कुछ।

ये सभी कार्यक्रम कार्यसमूहों पर केंद्रित सॉफ्टवेयर के सबसे गहन विकासशील क्षेत्र में शामिल हैं - तथाकथित ग्रुपवेयर-उत्पाद (ग्रुपवेयर - कई उपयोगकर्ताओं के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ सहयोग करने के लिए सॉफ्टवेयर)।

5.2 प्रशासनिक और प्रबंधन संचार के लिए कंप्यूटर सिस्टम

ऊपर से निम्नानुसार है, कंप्यूटर एक शक्तिशाली कैलकुलेटर से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रबंधन के एक शक्तिशाली साधन और एक शक्तिशाली संचार उपकरण में बदल जाता है। वास्तव में, विभिन्न सूचना और कंप्यूटिंग नेटवर्क के माध्यम से, कोई दुनिया भर के सबसे दूरस्थ स्थानों पर संदेश भेज (और प्राप्त) कर सकता है, सैकड़ों और हजारों ग्राहकों के साथ डेटा और कार्यक्रमों का आदान-प्रदान कर सकता है, और परिचालन सेवा प्रणालियों से कोई भी संदर्भ जानकारी प्राप्त कर सकता है।

कंप्यूटर को ग्राहक के टेलीफोन नेटवर्क से जोड़ा जा सकता है और इस नेटवर्क के अन्य ग्राहकों तक ई-मेल, इस नेटवर्क के साथ काम करने वाले टेलेटाइप और टेलीफैक्स तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं (इसी तरह के सेवा नेटवर्क पहले से मौजूद हैं: नेटवर्क "रोसनेट", आरजेईएक्स 400, आदि। ),

इन सभी नेटवर्क से जुड़ने के लिए एक मॉडेम की आवश्यकता होती है। मॉडेम पीसी मदरबोर्ड के स्लॉट (कनेक्टर) में स्थापित होता है या स्वायत्त रूप से इसके सीरियल पोर्ट से जुड़ा होता है। एक कंप्यूटर मॉडेम में अक्सर दो बाहरी कनेक्टर होते हैं: एक का उपयोग टेलीफोन नेटवर्क से कनेक्ट करने के लिए किया जाता है, दूसरे का उपयोग मॉडेम के समानांतर टेलीफोन सेट को जोड़ने के लिए किया जाता है। कंप्यूटर के लिए, हाई-स्पीड मोडेम (14400, 28800 और 33600 बॉड) का उपयोग किया जाना चाहिए, क्योंकि, अन्य बातों के अलावा, वे संचार चैनलों को किराए पर लेने की लागत को महत्वपूर्ण रूप से बचाएंगे: 300 बॉड की गति से 1 एमबी डेटा स्थानांतरित करने में लगभग 3 लगते हैं। घंटे, और 28800 बॉड की गति से - कम 2 मिनट।

फैक्स मॉडेम वाला एक कंप्यूटर बहुत अधिक मज़बूती से काम करता है (कागज को "जाम" नहीं करता है) और टेलीफैक्स की तुलना में अधिक स्थिर है, कई अतिरिक्त सेवाएं प्रदान करता है: कंप्यूटर टूल्स के पूरे शस्त्रागार का उपयोग करके फैक्स पाठ तैयार करने का अधिक सुविधाजनक और कुशल स्वचालन, के साथ एकीकरण ई-मेल, टेलेक्स और डेटाबेस कंप्यूटर, एक बड़ी इलेक्ट्रॉनिक संदर्भ पुस्तक की उपस्थिति जिसमें विभिन्न प्रकार की उपयोगी जानकारी होती है, कर्मचारियों और बाहरी ग्राहकों के फैक्स तक पहुंच के अधिकारों में अंतर, पत्राचार के पारित होने का नियंत्रण, विस्तृत फैक्स आँकड़े, आदि। (तो क्यों न फैक्स मशीन को पर्सनल कंप्यूटर से मॉडम, स्कैनर और प्रिंटर से बदल दिया जाए, खासकर जब से किसी स्वाभिमानी कंपनी के सचिव के डेस्क पर कोई पीसी नहीं है?)

परिचय

प्रौद्योगिकी की दृष्टि से, किसी संगठन का प्रबंधन, साथ ही अर्थव्यवस्था या राज्य की एक शाखा का प्रबंधन, सूचना प्राप्त करने, संसाधित करने और प्रसारित करने की एक प्रक्रिया है। प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण में इस जानकारी को ठीक करना, यानी दस्तावेज़ बनाना शामिल है। लगभग हर प्रबंधन कार्रवाई संबंधित दस्तावेज़ में परिलक्षित होती है। गैर-दस्तावेज प्रबंधन संचालन (जिनके लिए दस्तावेजों के निर्माण की आवश्यकता नहीं होती है) सहायक, परिचालन और संगठनात्मक हैं और दस्तावेज वाले लोगों की तुलना में बहुत कम प्रतिशत बनाते हैं।

जैसा कि आप जानते हैं, इस समय मानवता सूचना की मात्रा में हिमस्खलन जैसी वृद्धि के दौर से गुजर रही है। यह पूरी तरह से उस जानकारी पर लागू होता है जो प्रबंधन के क्षेत्र में उत्पन्न होती है और दस्तावेजों में दर्ज की जाती है। प्रलेखन प्रक्रियाओं का कार्यान्वयन कागज और अन्य मीडिया पर दर्ज दस्तावेजों के वास्तव में विशाल सरणियों के निर्माण, प्रसंस्करण, भंडारण, हस्तांतरण और उपयोग से जुड़ा है।

किसी भी संगठन की गतिविधि सूचना का प्रभावी ढंग से उपयोग करने की क्षमता पर निर्भर करती है। कोई भी प्रबंधकीय कार्रवाई करने से पहले, प्रबंधकीय निर्णय लेने के लिए, दस्तावेजों में दर्ज एक नियम के रूप में, इसके लिए आवश्यक जानकारी एकत्र करना, संसाधित करना और विश्लेषण करना आवश्यक है। पारंपरिक तकनीक का उपयोग करने की स्थितियों में, दस्तावेजों की बढ़ती मात्रा का प्रसंस्करण अधिक से अधिक श्रमसाध्य हो जाता है। इसी समय, बाजार संबंधों के गठन और बढ़ती प्रतिस्पर्धा की स्थितियों में, इष्टतम प्रबंधन निर्णय लेने के लिए समय पर और विश्वसनीय जानकारी का मूल्य लगातार बढ़ रहा है।

किसी भी संगठन की गतिविधियों के विस्तार और जटिलता के साथ, व्यावसायिक दस्तावेजों की संख्या में वृद्धि, दस्तावेजी जानकारी के प्रसंस्करण, खोज और भंडारण से जुड़ी प्रक्रियाएं, साथ ही सामान्य रूप से दस्तावेज़ प्रबंधन का प्रबंधन, पूरी तरह से प्राप्त करने की धमकी देता है। नियंत्रण से बाहर, जो हमें आधुनिक तकनीकी साधनों और सूचना प्रौद्योगिकियों के उपयोग के माध्यम से प्रबंधकीय कार्य की दक्षता में सुधार के उपाय करने के लिए मजबूर करता है।

अधिक हद तक, कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं को नए तकनीकी साधनों और प्रौद्योगिकियों के उपयोग के लिए अनुकूलित किया जाता है, क्योंकि दस्तावेज़ बनाने और संसाधित करने के लिए मानक संचालन का उपयोग किया जाता है। अधिकांश संगठनों के दस्तावेजों की संरचना की कल्पना करना बिल्कुल स्पष्ट है। कुछ प्रबंधन कार्यों का दस्तावेजीकरण करने के लिए, मानक प्रकार और दस्तावेजों की किस्मों का उपयोग किया जाता है। प्रपत्र की संरचना और प्रबंधन दस्तावेज़ों का पाठ मानक है। इसके अलावा, प्रबंधन कार्यों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा (विशेष रूप से, सभी कार्यालय संचालन) औपचारिक-तार्किक प्रकृति का है, यानी सरल संचालन में तोड़ना अपेक्षाकृत आसान है।

इसलिए, वर्तमान में, एक ओर, आधुनिक तकनीक और प्रौद्योगिकी का उपयोग करने की तत्काल आवश्यकता है प्रबंधन प्रक्रियाएं; दूसरी ओर, उनके कार्यान्वयन के लिए उद्देश्य पूर्वापेक्षाएँ।

पूर्वगामी के संबंध में, निष्कर्ष वैध है: "कागज सूचना विज्ञान" की ओर उन्मुख पारंपरिक प्रौद्योगिकी की प्रासंगिकता बहुत अधिक है।

विषय उस में प्रासंगिक है विकास के साथ सुचना समाजकार्यालय के काम सहित मानव गतिविधि के सभी क्षेत्रों में अधिक से अधिक नई तकनीकों को पेश किया जा रहा है। हर साल, संगठनों में दस्तावेज़ प्रवाह बढ़ता है और दस्तावेज़ीकरण के प्रसंस्करण, भंडारण और तैयारी को आसान बनाने के लिए तकनीकी साधनों की आवश्यकता होती है, बदले में, कार्यालय उपकरण के कमजोर उपयोग से श्रम उत्पादकता और प्रबंधकीय और तकनीकी कर्मियों की दक्षता में कमी आती है। .

अनुसंधान का उद्देश्य: सूचना प्रसंस्करण के साधन।

अध्ययन का विषय: दस्तावेजों को बनाने और संसाधित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले आधुनिक तकनीकी साधन।

कार्य का उद्देश्य: कार्यालय के काम में दस्तावेज़ प्रसंस्करण के आधुनिक तकनीकी साधनों के उपयोग की विशेषताओं का अध्ययन करना।

लक्ष्य प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित कार्य निर्धारित किए गए थे:

जानकारी का दस्तावेजीकरण करना सीखें;

दस्तावेजों के प्रकार और प्रकार वर्गीकृत करें;

दस्तावेज़ वाहक के प्रकारों पर विचार करें;

दस्तावेजों को संशोधित करने, दोहराने और भौतिक रूप से संसाधित करने का तरीका बताएं;

दूरसंचार के उपयोग की विशेषताओं का खुलासा करें।

1. व्यापक और संकीर्ण अर्थों में तकनीकी साधन

तकनीक - साधारण नामविभिन्न उपकरण, तंत्र और उपकरण जो प्रकृति में मौजूद नहीं हैं और मनुष्य द्वारा निर्मित हैं।

प्रौद्योगिकी का मुख्य उद्देश्य किसी व्यक्ति को शारीरिक रूप से कठिन या नियमित (नीरस) कार्य करने से बचाना है ताकि उसे अपने दैनिक जीवन को आसान बनाने के लिए रचनात्मक गतिविधियों के लिए अधिक समय प्रदान किया जा सके।

प्रौद्योगिकी के मुख्य कार्य हैं :

· सामग्री और सांस्कृतिक मूल्यों का निर्माण;

· विभिन्न प्रकार की ऊर्जा का उत्पादन, रूपांतरण और संचरण;

सूचना का संग्रह, प्रसंस्करण और हस्तांतरण;

परिवहन के विभिन्न साधनों का निर्माण और उपयोग;

रक्षा बनाए रखें

तकनीकी साधनों का एक सार्वभौमिक वर्गीकरण अभी तक नहीं बनाया गया है, और भविष्य में इसके बनने की संभावना नहीं है। वर्तमान में, प्रौद्योगिकी को अनुप्रयोग के क्षेत्रों के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है, उदाहरण के लिए: औद्योगिक प्रौद्योगिकी, परिवहन, उपकरण, कंप्यूटर, आदि। इसके अतिरिक्त, उपकरण को उत्पादन में विभाजित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, मशीन टूल्स, टूल्स, माप उपकरण इत्यादि, और गैर-उत्पादन - घरेलू उपकरण, कार, अवकाश उपकरण।

प्रौद्योगिकी विकास का इतिहास

तकनीक एक व्यक्ति का भाग्य है जो चेतना के जागरण के क्षण से उसके साथ है। प्रारंभ में, पाषाण युग के युग में, प्रौद्योगिकी हत्या और प्रसंस्करण के लिए एक उपकरण थी: एक भाला, एक बुमेरांग, एक पत्थर की कुल्हाड़ी, एक सुई, एक आवारा। नवपाषाण क्रांति के युग में, कृषि प्रौद्योगिकी, परिवहन और हाइड्रोलिक संरचनाएं, साथ ही साथ सबसे सरल यांत्रिक उपकरण दिखाई देते हैं: एक लीवर, एक पच्चर, एक गेट, एक ब्लॉक, एक पहिया। यदि आप उसे लेते हैं अत्याधुनिक, हम इसके गठन के निम्नलिखित मुख्य चरणों की पहचान कर सकते हैं:

18वीं सदी के अंत - 19वीं सदी की शुरुआत में। औद्योगिक क्रांति - एक भाप इंजन और सार्वभौमिक कताई मशीनों का निर्माण, जिसने हस्तशिल्प उत्पादन में गिरावट और एक औद्योगिक अर्थव्यवस्था (मशीन उत्पादन) में संक्रमण को चिह्नित किया।

19वीं सदी का अंत। एक आंतरिक दहन इंजन का निर्माण, जिसने इसे बनाना संभव बनाया नई कक्षाऑटोमोबाइल, जहाजों आदि सहित कॉम्पैक्ट मशीनें। बिजली की व्यापक शुरूआत, इसके उत्पादन और इलेक्ट्रिक मशीनों में उपयोग के तरीकों सहित।

XX सदी की शुरुआत। रेडियो इंजीनियरिंग और रेडियो इलेक्ट्रॉनिक्स का विकास। कन्वेयर उत्पादन का निर्माण।

XX सदी के मध्य। उत्पादन, निर्माण के व्यापक स्वचालन का परिचय कंप्यूटर विज्ञान. अंतरिक्ष से बाहर निकलें।

XX का अंत - XXI सदी की शुरुआत। जैव और नैनो प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में अनुसंधान, जो मानव गतिविधि के कई क्षेत्रों में एक और क्रांति ला सकता है।

एक अलग वर्ग के लायक भी सैन्य उपकरणों, जिसमें रक्षा क्षमता बनाए रखने और जमीन पर, समुद्र में, हवा में और अंतरिक्ष में युद्ध संचालन करने के लिए डिज़ाइन किए गए सभी तकनीकी उपकरण और मशीनें शामिल हैं।

विभिन्न तकनीकी उपकरण श्रम की दक्षता और उत्पादकता में काफी वृद्धि कर सकते हैं, प्राकृतिक संसाधनों का अधिक तर्कसंगत उपयोग कर सकते हैं, और किसी भी जटिल ऑपरेशन को करते समय मानवीय त्रुटि की संभावना को भी कम कर सकते हैं।

1.1 दस्तावेज़ करने के तरीके

भौतिक मीडिया पर सूचना का निर्धारण, जैसा कि दस्तावेज़ की परिभाषा से स्पष्ट है, मानव निर्मित तरीके से किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण विधि को एक क्रिया या क्रियाओं के एक समूह के रूप में समझा जाता है जिसका उपयोग जानकारी रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया में किया जाता है। जैसे-जैसे मानव समाज विकसित हुआ, इन विधियों की संख्या लगातार बढ़ती गई और अधिक से अधिक विविध होती गई।

ऐतिहासिक रूप से, दस्तावेजीकरण का पहला तरीका वर्णनात्मक तरीका था। इस पद्धति में किसी सामग्री वाहक की सतह पर भाषाई संकेतों और छवि संकेतों को लागू करना शामिल है, आमतौर पर किसी प्रकार के रंग एजेंट की मदद से। सबसे पहले, सरलतम लेखन उपकरण (स्टाइलस, कलाम) VII-VIc का उपयोग करना। ईसा पूर्व

सबसे सरल साधनों को हंस, बत्तख और रेवेन पंखों द्वारा प्रतिस्थापित किया जा रहा है, उनका पहला उल्लेख 7 वीं शताब्दी में हुआ था। हालांकि, पहले से ही प्राचीन रोम में, कांस्य और तांबे से बने पंख दिखाई दिए। 1809 में, पहली कलम का पेटेंट कराया गया था, जिसके आविष्कारक ऑस्ट्रिया के फ्रेडरिक फोल्श थे।

1938 में, हंगेरियन पत्रकार जोसेफ लास्ज़लो बिरो ने बॉलपॉइंट पेन का आविष्कार किया, जिसमें "अनन्त पेन" को एक स्वतंत्र रूप से घूमने वाली गेंद से बदल दिया गया था। 1949 में, पहला सोवियत बॉलपॉइंट पेन दिखाई दिया। 1960-1970 के दशक में, फाउंटेन पेन, मार्कर, रैपिडोग्राफ और महसूस-टिप पेन के लिए स्याही में सुधार की प्रक्रिया में दिखाई देने लगे। हैंडल को सुधारने और संशोधित करने की प्रक्रिया जारी है। सबसे सरल लेखन उपकरण अभी भी मैनुअल, टेक्स्टुअल और विजुअल डॉक्यूमेंटेशन का सबसे सामान्य साधन है। उन्हें डिजाइन, विश्वसनीयता, विविधता की सादगी की विशेषता है। दस्तावेज़ों के साथ काम करने वाले लगभग सभी लोग मैनुअल राइटिंग टूल का उपयोग करते हैं, लेकिन उनका उपयोग दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया में उच्च उत्पादकता प्रदान नहीं करता है।

दस्तावेज़ करने के विभिन्न तरीकों में, हम भेद कर सकते हैं:

1. यांत्रिक रिकॉर्डिंग:

1.1. वेध (इस तरह से दस्तावेज़ बनाए जाते हैं, जिनकी सरणियाँ (संपूर्ण या आंशिक रूप से) टेक्नोट्रॉनिक, मशीन-पठनीय, दृश्य-श्रव्य कहलाती हैं;

1.2. एनालॉग और मैकेनिकल साउंड रिकॉर्डिंग। यांत्रिक ध्वनि रिकॉर्डिंग एक ऐसी प्रणाली है जिसके द्वारा रिकॉर्ड किए गए ध्वनि कंपन के अनुसार चलती सामग्री वाहक पर एक नाली काट या बाहर निकाला जाता है। यांत्रिक ध्वनि रिकॉर्डिंग सूचना की एक विशिष्ट एनालॉग रिकॉर्डिंग है;

2. फोटोकैमिकल विधि (फोटो-प्रलेखन);

3. फिल्म प्रलेखन;

4. दस्तावेज़ीकरण की इलेक्ट्रॉनिक विधि। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण।

5. ऑप्टिकल (लेजर) और मैग्नेटो-ऑप्टिकल रिकॉर्डिंग और सूचना का पुनरुत्पादन;

6. होलोग्राफी;

दस्तावेज़ीकरण न केवल प्राकृतिक भाषा (पाठ प्रलेखन) में किया जा सकता है, बल्कि कृत्रिम भाषा में भी किया जा सकता है। इस मामले में, सूचना को इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर, एन्कोडेड, यानी की मदद से संसाधित किया जाता है। किसी मानक रूप में प्रस्तुत किया गया है। इसके अलावा, एक ही जानकारी को विभिन्न रूपों में एन्कोड किया जा सकता है और इसके विपरीत, विभिन्न सूचनाओं को एक समान रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

मनुष्य ने लंबे समय तक कोडिंग जानकारी का सहारा लेना शुरू किया। जैसा कि साहित्य में ठीक ही कहा गया है, पहले से ही लेखन और अंकगणित भाषण और संख्यात्मक जानकारी कोडिंग के सिस्टम से ज्यादा कुछ नहीं हैं। हालांकि, तथाकथित बाइनरी कोडिंग के आविष्कार के परिणामस्वरूप एक निर्णायक कदम उठाया गया था, अर्थात। केवल दो वर्णों - 0 और 1 का उपयोग करके जानकारी को एन्कोडिंग करना, जिसे बिट्स कहा जाता है (अंग्रेजी बिट से - बाइनरी अंक - एक बाइनरी अंक)। इस तरह, अक्षरों, संख्याओं, अन्य चिह्नों और प्रतीकों के साथ-साथ छवियों और ध्वनियों की कोडिंग की जाने लगी। यह बाइनरी कोडिंग थी जिसे कंप्यूटर के डिजाइन में शामिल किया गया था।

20वीं सदी की पहली तिमाही में, वैक्यूम ट्यूबों का आविष्कार किया गया और रेडियो इंजीनियरिंग में व्यापक रूप से उपयोग किया गया।

परिणामस्वरूप, 1930-1940 के दशक में, यूएसएसआर सहित दुनिया के कई देशों में, प्रोग्राम-नियंत्रित कंप्यूटर बनाने का विचार उत्पन्न हुआ। हमारे देश में कंप्यूटर का सीरियल प्रोडक्शन 1952 में शुरू किया गया था।

कंप्यूटर के आगमन के साथ, सूचनाओं के दस्तावेजीकरण, इसके प्रसारण, भंडारण और उपयोग की प्रक्रियाओं के स्वचालन का तेजी से विकास शुरू हुआ। मशीन मीडिया पर दस्तावेज़ अधिक से अधिक व्यापक होते जा रहे हैं, अर्थात। सामग्री मीडिया और रिकॉर्डिंग विधियों का उपयोग करके बनाए गए दस्तावेज़ जो इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटरों द्वारा प्रलेखित जानकारी के प्रसंस्करण को सुनिश्चित करते हैं।

1960 के दशक की शुरुआत से, प्रबंधन सूचना के स्वचालित प्रसंस्करण के लिए डिज़ाइन किए गए पहले कंप्यूटर सिस्टम सोवियत संघ में संचालित होने लगे। 1980 के दशक के मध्य तक, देश में पहले से ही 6,000 से अधिक स्वचालित नियंत्रण प्रणालियाँ थीं। इससे मशीन मीडिया पर प्रबंधन दस्तावेजों का बड़े पैमाने पर निर्माण हुआ। 1982 में, यूएसएसआर में मशीन-पठनीय दस्तावेजों का पहला संग्रह भंडारण बनाया गया था।

1980 के दशक के उत्तरार्ध से हमारे देश में पर्सनल कंप्यूटर का व्यापक उपयोग शुरू होता है। आज तक, अधिकांश संगठनों, संस्थानों, उद्यमों में, दस्तावेजों के साथ काम मुख्य रूप से कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की मदद से किया जाता है। इस प्रकार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ दस्तावेज़ प्रबंधन के क्षेत्र में मजबूती से प्रवेश कर चुके हैं। 1990 के दशक के उत्तरार्ध में, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" शब्द स्वयं उपयोग में आया।

1.2 दस्तावेजों के प्रकार और प्रकार

मानव गतिविधि का कोई भी क्षेत्र, एक तरह से या किसी अन्य, प्रलेखित जानकारी से जुड़ा है, अर्थात। दस्तावेज़ में निहित जानकारी। दस्तावेज़ में निहित जानकारी में कुछ विशिष्टताएँ हैं, जिन्हें निम्नलिखित में व्यक्त किया गया है:

ए) दस्तावेज़ समाज में उपयोग के लिए किसी व्यक्ति द्वारा बनाई गई सामाजिक जानकारी का वाहक है;

बी) दस्तावेज़ शब्दार्थ (अर्थ) जानकारी की उपस्थिति मानता है, जो मानव बौद्धिक गतिविधि का परिणाम है। सामग्री की उपस्थिति एक दस्तावेज़ की मुख्य विशिष्ट विशेषताओं में से एक है। अर्थहीन जानकारी एक दस्तावेज नहीं हो सकती;

ग) सूचना को असतत रूप से प्रेषित किया जाता है, अर्थात। संदेशों के रूप में। कुछ सामग्री वाहक पर तय किया गया संदेश एक दस्तावेज़ बन जाता है। दस्तावेज़ को संदेश की पूर्णता की विशेषता है। एक अधूरा, खंडित संदेश एक पूर्ण दस्तावेज नहीं हो सकता। अपवाद अधूरा है साहित्यिक कार्य, रेखाचित्र, रेखाचित्र, उनके निर्माता (लेखक, वैज्ञानिक, कलाकार) की रचनात्मक प्रक्रिया की विशेषता वाले ड्राफ्ट;

d) प्रतीकात्मक प्रकृति वाली किसी भी वस्तु की तरह, संदेश एक कोडित पाठ है। एन्कोडेड टेक्स्ट का अर्थ या अर्थ केवल एन्कोडिंग और डिकोडिंग जानकारी के साइन सिस्टम को जानकर ही समझा जा सकता है। एक निश्चित संदेश का एक प्रतीकात्मक रूप होता है क्योंकि केवल इस रूप में ही लेखक (संचारक) के ज्ञान, भावनाओं, वाष्पशील प्रभावों को संदेश में व्यक्त किया जा सकता है, जिससे पाठक (प्राप्तकर्ता) को प्रासंगिक ज्ञान को डिकोड और मास्टर करने का अवसर मिलता है। महत्व किसी भी दस्तावेजी संदेश की एक अनिवार्य संपत्ति है;

संघीय कानून"सूचना, सूचना और सूचना के संरक्षण पर" एक दस्तावेज़ (दस्तावेज जानकारी) की अवधारणा को एक सामग्री वाहक पर दर्ज की गई जानकारी के रूप में परिभाषित करता है जो इसे पहचानने की अनुमति देता है। यह अवधारणा आज सबसे अधिक उपयोग की जाती है।

सभी दस्तावेजों को उनमें परिलक्षित गतिविधियों के प्रकार के अनुसार दो बड़े समूहों में विभाजित किया गया है। पहला सामान्य और प्रशासनिक मुद्दों पर दस्तावेज है, अर्थात। उद्यम (संगठन) और उसके उत्पादन गतिविधियों के सामान्य प्रबंधन के मुद्दों पर। ये दस्तावेज उद्यमों के सभी विभागों के कर्मचारियों द्वारा तैयार किए जा सकते हैं। दूसरा समूह - प्रबंधन कार्यों पर दस्तावेज। इस तरह के दस्तावेज वित्तीय अधिकारियों, लेखा, योजना, आपूर्ति और विपणन विभागों और अन्य कार्यात्मक इकाइयों के कर्मचारियों द्वारा संकलित किए जाते हैं।

दस्तावेजों को शीर्षक द्वारा वर्गीकृत किया जाता है: आधिकारिक पत्र, आदेश, प्रोटोकॉल, अधिनियम, ज्ञापन, अनुबंध, आदि। इन सभी दस्तावेजों का डिज़ाइन एकीकृत है, लेकिन सामग्री में वे पूरी तरह से भिन्न हो सकते हैं:

संकलन के स्थान पर: आंतरिक (इस उद्यम के कर्मचारियों द्वारा संकलित दस्तावेज) और बाहरी (अन्य उद्यमों, संगठनों और व्यक्तियों से प्राप्त दस्तावेज);

रूप में: व्यक्तिगत, जब प्रत्येक दस्तावेज़ की सामग्री की अपनी विशेषताएं होती हैं (उदाहरण के लिए, मेमो), स्टैंसिल, जब दस्तावेज़ का हिस्सा मुद्रित होता है, और संकलन करते समय भाग भर जाता है, और विशिष्ट, सजातीय उद्यमों के समूह के लिए बनाया जाता है . एक नियम के रूप में, सभी मानक और स्टैंसिल दस्तावेज़ टाइपोग्राफ़िकल तरीके से या डुप्लीकेटर्स पर मुद्रित होते हैं;

समय सीमा के अनुसार: अत्यावश्यक, एक निश्चित अवधि के भीतर निष्पादन की आवश्यकता होती है, और गैर-जरूरी, जिसके लिए समय सीमा निर्धारित नहीं की जाती है;

मूल रूप से: आधिकारिक, एक उद्यम, संगठन और व्यक्तिगत के हितों को प्रभावित करने वाला, एक विशिष्ट व्यक्ति से संबंधित और नाममात्र का होना;

पंजीकरण के प्रकार से: प्रामाणिक, प्रतियां, उद्धरण, डुप्लिकेट;

निर्धारण के माध्यम से: लिखित, ग्राफिक, फोटोग्राफिक और फिल्म दस्तावेज, आदि।

दस्तावेजों के प्रकारों पर अधिक विस्तार से विचार करें:

1. संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेज (ओडी) संगठन की गतिविधियों के लिए कानूनी आधार हैं और इसमें प्रशासनिक कानून और बाध्यकारी के मानदंडों के आधार पर प्रावधान शामिल हैं। ऐसे दस्तावेजों में नियम, मानदंड, विनियम होते हैं, जो संगठन की स्थिति, उसकी क्षमता, संरचना का निर्धारण करते हैं, स्टाफ, आधिकारिक संरचना, समग्र रूप से संगठन की कार्यात्मक सामग्री, इसके प्रभाग और कर्मचारी, उनके अधिकार, कर्तव्य और अन्य पहलू। संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेजों को एक अधिकृत निकाय द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए - एक मूल संगठन, इस संगठन का प्रमुख, एक कॉलेजियम निकाय (उदाहरण के लिए, आम बैठकशेयरधारक, निदेशक मंडल, आदि)

वैधता अवधि के दृष्टिकोण से, ओडी टर्मलेस हैं; वे तब तक वैध हैं जब तक उन्हें रद्द नहीं किया जाता है या नए स्वीकृत नहीं होते हैं (अपवाद स्टाफिंग टेबल है, जिसे सालाना विकसित और अनुमोदित किया जाता है)। संस्था की गतिविधियों की प्रकृति और श्रम के संगठन में परिवर्तन के रूप में, आयुध डिपो में परिवर्तन किए जा सकते हैं, जिसके लिए प्रबंधक एक प्रशासनिक दस्तावेज (आदेश या निर्देश) जारी करता है। गतिविधियों के पुनर्गठन के मामले में, नए ओडी विकसित और अनुमोदित किए जाते हैं। परिवर्तन करने की प्रक्रिया और उनका पुनरीक्षण OD के प्रकार पर निर्भर करता है।

अधिकांश ओए के पाठ में अपने स्वयं के शीर्षक वाले अनुभाग होते हैं और पैराग्राफ और उप-अनुच्छेदों में विभाजित होते हैं, क्रमांकित अरबी अंक. ओडी तैयार करने की प्रक्रिया में, उन्हें सभी इच्छुक विभागों और व्यक्तियों, कानूनी सेवा, संगठन के उप प्रमुखों या संगठन की गतिविधियों के संबंधित क्षेत्र के प्रभारी कर्तव्यों में से एक के साथ अनुमोदन और अनुमोदन की प्रक्रिया से गुजरना होगा। .

OD में शामिल हैं: चार्टर, मेमोरंडम ऑफ असोसीएशन, संगठन पर विनियम, संरचनात्मक इकाई पर विनियम, संगठन के कॉलेजियम (सलाहकार) निकाय पर विनियम, विनियम, स्टाफिंग, निर्देश, नौकरी विवरण।

संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेज कागज की एक मानक शीट (ए 4 प्रारूप) या एक सामान्य रूप (दस्तावेज़ के प्रकार के आधार पर) पर तैयार किए जाते हैं, जबकि निम्नलिखित आवश्यक विवरण हैं: संगठन का नाम (इकाई का नाम है यह भी इंगित किया गया है कि दस्तावेज़ इकाई के प्रमुख द्वारा अनुमोदित है), दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, दिनांक, दस्तावेज़ संख्या, पाठ का शीर्षक, हस्ताक्षर, अनुमोदन की मुहर।

2. प्रशासनिक दस्तावेज - ये ऐसे दस्तावेज हैं जो संगठन के प्रशासनिक और संगठनात्मक मुद्दों के निर्णयों को रिकॉर्ड करते हैं। ये दस्तावेज़ गतिविधियों को विनियमित और समन्वयित करते हैं, प्रबंधन निकाय को इसे सौंपे गए कार्यों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने की अनुमति देते हैं। संगठनात्मक और कानूनी रूप, संगठन की गतिविधियों की प्रकृति और सामग्री, इसकी क्षमता, संरचना और अन्य कारकों के बावजूद, किसी भी संगठन के प्रबंधन को कार्यकारी और प्रशासनिक गतिविधियों को करने और तदनुसार, प्रशासनिक दस्तावेज जारी करने का अधिकार निहित है। प्रशासनिक दस्तावेजों में निर्णय होते हैं जो प्रबंधन प्रणाली में ऊपर से नीचे तक जाते हैं: शासी निकाय से लेकर प्रबंधित तक, संगठन के प्रमुख से लेकर संरचनात्मक प्रभागों और कर्मचारियों तक। यह ये दस्तावेज हैं जो वस्तुओं की नियंत्रणीयता को लंबवत रूप से लागू करते हैं।

कानूनी शब्दों में, प्रशासनिक दस्तावेज कानूनी कृत्यों का उल्लेख करते हैं: वे प्रबंधन के विषयों के विशिष्ट कानूनी रूप से आधिकारिक निर्देश व्यक्त करते हैं। ऐसे निर्देशों की विशिष्टता इस तथ्य में प्रकट होती है कि प्रशासनिक दस्तावेजों की सहायता से प्रबंधन के क्षेत्र में उत्पन्न होने वाली समस्याओं और मुद्दों का समाधान किया जाता है; उन्हें विशिष्ट संस्थानों को संबोधित किया जाता है, संरचनात्मक इकाइयां, अधिकारी या कर्मचारी; वे कानूनी तथ्य हैं जो विशिष्ट प्रशासनिक-कानूनी संबंधों को जन्म देते हैं।

उनके दायरे के दायरे के आधार पर, प्रशासनिक दस्तावेजों में विभाजित हैं:

संघीय स्तर के कानूनी कार्य - रूसी संघ के राष्ट्रपति, रूसी संघ की सरकार, संघीय कार्यकारी अधिकारियों (मंत्रालयों, समितियों, एजेंसियों, सेवाओं, आदि) द्वारा जारी किए गए कार्य;

· रूसी संघ के घटक संस्थाओं के स्तर पर कानूनी कार्य - गणतंत्र, क्षेत्र, क्षेत्र, मास्को और सेंट पीटर्सबर्ग के गणतंत्रीय महत्व के शहर, स्वायत्त क्षेत्र और जिले, साथ ही साथ क्षेत्रीय संस्थाएं;

संगठनों, संस्थानों, उद्यमों के कानूनी कार्य।

प्रशासनिक दस्तावेज जारी करने का आधार हो सकता है:

अपनाए गए विधायी, नियामक कानूनी कृत्यों और उच्च अधिकारियों के अन्य निर्णयों और इस संगठन के पहले के फैसलों को लागू करने की आवश्यकता;

· संगठन के कार्यों और कार्यों के कारण अपनी स्वयं की कार्यकारी और प्रशासनिक गतिविधियों को करने की आवश्यकता।

कई शासी निकायों द्वारा संयुक्त रूप से नियामक दस्तावेज जारी किए जा सकते हैं।

मुद्दों को हल करने (निर्णय लेने) की प्रक्रिया के दृष्टिकोण से, सभी प्रशासनिक दस्तावेजों को दो समूहों में विभाजित किया गया है:

कॉलेजियम शर्तों में प्रकाशित दस्तावेज;

एकमात्र निर्णय लेने के तहत जारी किए गए दस्तावेज़।

3. सूचना और संदर्भ दस्तावेज जानकारी प्रदान करें जो कुछ निर्णयों को प्रेरित करती है, अर्थात। आरंभ करना प्रबंधन निर्णय, आपको प्रबंधन प्रभाव का एक या दूसरा तरीका चुनने की अनुमति देता है। उनमें आदेश नहीं होते हैं, आदेशों को पूरा करने के लिए बाध्य नहीं होते हैं। इस प्रणाली के दस्तावेज संगठनात्मक, कानूनी और प्रशासनिक दस्तावेजों के संबंध में सहायक भूमिका निभाते हैं। इन दस्तावेजों की ख़ासियत यह है कि वे प्रबंधन प्रणाली में नीचे से ऊपर तक जाते हैं: कर्मचारी से इकाई के प्रमुख तक, इकाई के प्रमुख से संगठन के प्रमुख तक, अधीनस्थ संगठन से उच्चतर तक।

प्रमुख के संकल्प के आधार पर सूचना और संदर्भ दस्तावेज कुछ निर्णय लेने या प्रशासनिक दस्तावेज तैयार करने का आधार बन सकते हैं।

सूचना और संदर्भ दस्तावेजों की संरचना में शामिल हैं: ज्ञापन, ज्ञापन, व्याख्यात्मक नोट, प्रस्ताव, प्रस्तुति, बयान, सभी प्रकार के पत्राचार, प्रोटोकॉल, अधिनियम, प्रमाण पत्र, निष्कर्ष, याद, सारांश, सूची, गणना।

इन सभी प्रकार के दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के प्रारूप में बनाया जा सकता है।

1.3 दस्तावेज़ वाहक की किस्में

आधुनिक दुनिया में, सूचना सबसे मूल्यवान संसाधन है, जिसकी तुलना केवल समय के साथ की जा सकती है। सूचना समाज के जीवन में कई कार्य करती है, इसके सभी घटकों का संचार प्रभाव प्रदान करती है, प्राप्त और संचित ज्ञान को ठीक करती है, संरक्षित करती है और प्रसारित करती है। फिर भी, सूचना प्रबंधन में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। प्रबंधन की जानकारी दस्तावेजों में दर्ज की जाती है। सूचना के वाहक के रूप में दस्तावेज़ एक सूचना संसाधन है, जिसका प्रबंधन दस्तावेज़ विशेषज्ञों को सौंपा गया है। यहाँ अवधारणा सूचना की कुछ परिभाषाएँ दी गई हैं:

जानकारी- व्यक्तियों, वस्तुओं, तथ्यों, घटनाओं, घटनाओं और प्रक्रियाओं के बारे में जानकारी, उनकी प्रस्तुति के रूप की परवाह किए बिना (यह अवधारणा वर्तमान में सबसे अधिक बार उपयोग की जाती है)।

जानकारी- किसी भी प्रकार के लेखन या किसी ध्वनि रिकॉर्डिंग सिस्टम द्वारा तय किया गया, जिसमें दस्तावेज़ की भाषण जानकारी का सभी या मुख्य भाग शामिल है।

आज तक, रूसी संघ ने विभिन्न डेटाबेस और डेटा बैंकों, फ्लॉपी डिस्क और सीडी-रोम, और अन्य सूचना वाहकों पर केंद्रित सूचनाओं का विशाल भंडार जमा किया है। यह जानकारी हर जगह उपयोग की जाती है - पुस्तकालयों में, सूचना केंद्र, संग्रहालयों, अभिलेखागार, शिक्षण संस्थानोंऔर अन्य संगठन।

जानकारी ही दस्तावेज़ की पर्याप्त विशेषता नहीं है। सामग्री घटक दस्तावेज़ के दो आवश्यक और अनिवार्य घटकों में से एक है, जिसके बिना यह मौजूद नहीं हो सकता। दस्तावेज़ का सामग्री घटक सूचना वाहक (सामग्री वाहक) द्वारा निर्धारित किया जाता है - एक भौतिक वस्तु विशेष रूप से किसी व्यक्ति द्वारा बनाई गई है और सूचना को रिकॉर्ड करने, संग्रहीत करने और संचारित करने के लिए अभिप्रेत है। सामग्री वाहक के बाहर एक दस्तावेज़ का अस्तित्व असंभव है।

एक सूचना वाहक (सूचना वाहक) कोई भी भौतिक वस्तु या माध्यम है जिसमें (ले जाने) जानकारी होती है और इसे इसकी संरचना में काफी लंबे समय तक संग्रहीत करने में सक्षम होता है।

सूचना वाहक का उपयोग सूचना को रिकॉर्ड करने, संग्रहीत करने, पढ़ने, संचारित करने और वितरित करने के लिए किया जाता है।

सूचना वाहकों के वर्गीकरण पर विचार करें:

मुख्य उद्देश्य के लिए

1. सामान्य उद्देश्य (जैसे कागज);

2. विशिष्ट (केवल डिजिटल रिकॉर्डिंग के लिए);

लिखने के चक्रों की संख्या से

1. सिंगल एंट्री के लिए

2. एकाधिक रिकॉर्डिंग के लिए

स्थायित्व से

1. अल्पकालिक भंडारण (संचय) के लिए

2. लंबी अवधि के भंडारण के लिए

सबसे व्यापक प्रकार वाहक हैं कागजी आधार. समाज में कार्य करने वाले अधिकांश आधुनिक दस्तावेज कागज के आधार पर या कागज के विकल्प पर बनाए जाते हैं। उन्हें पेपर कहा जाता है, यानी पेपर कैरियर वाला।

इन मीडिया में सूचनाओं को प्रतीकों और छवियों के रूप में प्रदर्शित किया जाता है। ऐसी जानकारी को प्रलेखित जानकारी के रूप में वर्गीकृत किया जाता है और यह विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों का प्रतिनिधित्व करती है।

कागज वाले हैं व्यापार दस्तावेज, वैज्ञानिक और तकनीकी दस्तावेज, किताबें, पत्रिकाएं, समाचार पत्र, पांडुलिपियां, मानचित्र, नोट्स, कला प्रकाशन, छिद्रित टेप, छिद्रित कार्ड इत्यादि।

कागज कई आवश्यकताओं को पूरा करता है: यह निर्माण के लिए अपेक्षाकृत आसान, सस्ती, मध्यम टिकाऊ, लंबे समय तक संग्रहीत और जानकारी रिकॉर्ड करना आसान बनाता है। कागज की सबसे मूल्यवान गुणवत्ता - यह आपको जानकारी को दोहराने की अनुमति देती है। कागज के औद्योगिक उत्पादन के परिणामस्वरूप ही मुद्रण के माध्यम से सूचना का व्यापक प्रसार संभव हुआ।

पॉलिमर-आधारित कृत्रिम मीडिया (शेलैक, पॉलीविनाइल क्रोमियम, सेमीकंडक्टर, बायोमास) के उद्भव ने ध्वनि भाषण, संगीत, चलती और त्रि-आयामी छवियों को ले जाने में सक्षम दस्तावेजों की प्रजातियों की विविधता में जोड़ा है। रिकॉर्ड, चुंबकीय फिल्में, फोटोग्राफिक और फिल्म फिल्में, चुंबकीय और ऑप्टिकल डिस्क बनाए गए - ऐसी जानकारी के भौतिक वाहक जिन्हें कागज पर दर्ज नहीं किया जा सकता है।

पॉलिमर-फिल्म दस्तावेजों में शामिल हैं: फिल्म दस्तावेज (सिनेमा, दीया-, वीडियो फिल्म), फोटोग्राफिक दस्तावेज (पारदर्शिता फिल्म, माइक्रोफिल्म, माइक्रोकार्ड, माइक्रोफिच), फोनो दस्तावेज (छवियों और ध्वनि की रिकॉर्डिंग के लिए चुंबकीय फोनोग्राम), कंप्यूटर में उपयोग के लिए दस्तावेज (छिद्रित) टेप)।

पॉलिमर-प्लेट दस्तावेजों के समूह में शामिल हैं: एक लचीली चुंबकीय डिस्क, एक चुंबकीय कार्ड, एक लचीला और कठोर ग्रामोफोन रिकॉर्ड, एक ऑप्टिकल डिस्क - हार्ड और सॉफ्ट दोनों।

समय और स्थान में प्रलेखित जानकारी का हस्तांतरण सीधे उसके भौतिक वाहक की भौतिक विशेषताओं से संबंधित है। दस्तावेज़, एक व्यापक सामाजिक उत्पाद होने के कारण अपेक्षाकृत कम टिकाऊ होते हैं। परिचालन वातावरण में उनके संचालन के दौरान, और विशेष रूप से भंडारण के दौरान, वे तापमान परिवर्तन, आर्द्रता, प्रकाश के प्रभाव में, जैविक प्रक्रियाओं आदि के कारण कई नकारात्मक प्रभावों के संपर्क में आते हैं।

इसलिए, यह कोई संयोग नहीं है कि सामग्री सूचना वाहक के स्थायित्व की समस्या ने हर समय प्रलेखन प्रक्रिया में प्रतिभागियों का ध्यान आकर्षित किया है। पहले से ही पुरातनता में, पत्थर और धातु जैसी अपेक्षाकृत टिकाऊ सामग्री पर सबसे महत्वपूर्ण जानकारी दर्ज करने की इच्छा थी।

प्रलेखन की प्रक्रिया में, उच्च-गुणवत्ता, टिकाऊ पेंट और स्याही का उपयोग करने की इच्छा थी।

हालांकि, स्थायित्व की समस्या को हल करते हुए, एक व्यक्ति को तुरंत एक और समस्या से निपटना पड़ा, जो कि टिकाऊ भंडारण मीडिया, एक नियम के रूप में, अधिक महंगा था। इसलिए, हमें लगातार सामग्री सूचना वाहक के स्थायित्व और इसकी लागत के बीच इष्टतम अनुपात की तलाश करनी पड़ी। यह समस्या अभी भी बहुत महत्वपूर्ण और प्रासंगिक है।

स्टोरेज डिवाइस को एक प्रकार के स्टोरेज माध्यम के रूप में देखें।

एक स्टोरेज डिवाइस (मेमोरी) एक सूचना वाहक है जो डेटा रिकॉर्ड करने और संग्रहीत करने के लिए अभिप्रेत है। स्टोरेज डिवाइस का संचालन किसी भी भौतिक प्रभाव पर आधारित हो सकता है जो सिस्टम को दो या दो से अधिक स्थिर अवस्था में लाता है। मेमोरी को वर्गीकृत किया जा सकता है रिकॉर्ड स्थिरतापर:

· रीड ओनली मेमोरी (ROM) जिसकी सामग्री को अंतिम उपयोगकर्ता (जैसे सीडी-रोम) द्वारा बदला नहीं जा सकता है। ऑपरेटिंग मोड में ROM केवल जानकारी पढ़ने की अनुमति देता है;

· लिखने योग्य मेमोरी (PROM) जिसमें अंतिम उपयोगकर्ता केवल एक बार जानकारी लिख सकता है (उदाहरण के लिए, सीडी-आर);

· रीराइटेबल मेमोरी (PEPROM) (उदाहरण के लिए, CD-RW);

रैंडम एक्सेस मेमोरी (रैम) इसके प्रसंस्करण की प्रक्रिया में जानकारी को रिकॉर्ड करने, संग्रहीत करने और पढ़ने का एक तरीका प्रदान करती है। तेज, लेकिन महंगी रैम (एसआरएएम) फ्लिप-फ्लॉप पर बनी है, धीमी, लेकिन रैम की सस्ती किस्में - डायनेमिक मेमोरी (डीआरएएम) कैपेसिटर पर बनाई गई हैं। दोनों प्रकार की मेमोरी में, वर्तमान स्रोत से डिस्कनेक्ट होने के बाद जानकारी गायब हो जाती है।

पहुंच के प्रकार सेस्मृति में विभाजित है:

· सीरियल एक्सेस वाले उपकरण (उदाहरण के लिए, चुंबकीय टेप);

· रैंडम एक्सेस डिवाइस (रैम) (उदाहरण के लिए, रैंडम एक्सेस मेमोरी);

· सीधी पहुंच वाले उपकरण (उदाहरण के लिए, हार्ड मैग्नेटिक डिस्क);

· सहयोगी पहुंच वाले उपकरण (डेटाबेस प्रदर्शन में सुधार के लिए विशेष उपकरण)।

ज्यामितीय निर्माण द्वारा :

डिस्क (चुंबकीय डिस्क, ऑप्टिकल, मैग्नेटो-ऑप्टिकल);

टेप (चुंबकीय टेप, छिद्रित टेप);

ड्रम (चुंबकीय ड्रम);

कार्ड (चुंबकीय कार्ड, छिद्रित कार्ड, फ्लैश कार्ड, आदि)

मुद्रित सर्किट बोर्ड (DRAM कार्ड)।

भौतिक सिद्धांत के अनुसार:

1. छिद्रित (छेद या कटआउट के साथ):

कार्ड;

छिद्रित टेप;

2. चुंबकीय रिकॉर्डिंग के साथ:

फेराइट कोर;

चुंबकीय डिस्क (कठोर और लचीली);

चुंबकीय टेप;

चुंबकीय कार्ड;

3. ऑप्टिकल:

4. मैग्नेटो-ऑप्टिकल

5. डाइलेक्ट्रिक्स (संधारित्र चार्जर, भंडारण कैथोड रे ट्यूब) में इलेक्ट्रोस्टैटिक चार्ज के संचय का उपयोग करना;

6. अर्धचालकों (ईईपीरोम, फ्लैश मेमोरी) में प्रभाव का उपयोग करना;

7. ध्वनि और अल्ट्रासोनिक (देरी लाइनें);

8. अतिचालकता (क्रायोजेनिक तत्व) आदि का उपयोग करना।

दर्ज की गई जानकारी के अनुसार, एनालॉग और डिजिटल स्टोरेज डिवाइस को प्रतिष्ठित किया जाता है।

डिजिटल स्टोरेज डिवाइस एक डिजिटल कोड में प्रस्तुत जानकारी को रिकॉर्ड करने, स्टोर करने और पढ़ने के लिए डिज़ाइन किए गए उपकरण हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की बात करें तो इन दस्तावेज़ों के स्वरूपों को ध्यान में रखना आवश्यक है। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रारूप एक फ़ाइल प्रारूप है जिसमें एन्कोडेड रूप में पाठ्य और दृश्य-श्रव्य जानकारी होती है। वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करके टेक्स्ट बनाने के लिए टेक्स्ट फॉर्मेट का उपयोग किया जाता है।

दस्तावेज़ पाठ को देखने और संपादित करने के लिए DOC

दस्तावेज़ को एक समान रूप में प्रदर्शित करने के लिए पीडीएफ प्रारूप

RTF का उद्देश्य दस्तावेज़ों को देखना, उन्हें सॉफ़्टवेयर उत्पादों के विभिन्न संस्करणों में संपादित करना है।

2. दस्तावेज़ बनाने और संसाधित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले आधुनिक तकनीकी साधन

दस्तावेज़ बनाने और संसाधित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरण, बदले में, सूचना प्रसंस्करण उपकरण हैं, उन्हें दो बड़े समूहों में विभाजित किया जा सकता है। यह मुख्यतथा सहायकधन।

सहायक साधन ऐसे उपकरण हैं जो अचल संपत्तियों के संचालन को सुनिश्चित करते हैं, साथ ही ऐसे उपकरण जो प्रबंधकीय कार्य को सुविधाजनक बनाते हैं और अधिक आरामदायक बनाते हैं। सूचना प्रसंस्करण के सहायक साधनों में कार्यालय उपकरण और मरम्मत और निवारक साधन शामिल हैं। कार्यालय उपकरण कार्यालय की आपूर्ति से लेकर वितरण, प्रजनन, भंडारण, बुनियादी डेटा की खोज और विनाश, प्रशासनिक उत्पादन संचार के साधन, और इसी तरह के उपकरणों की एक विस्तृत श्रृंखला द्वारा दर्शाया जाता है, जो प्रबंधक के काम को सुविधाजनक बनाता है। और आरामदायक।

अचल संपत्तियां सूचना के स्वचालित प्रसंस्करण के लिए उपकरण हैं। यह ज्ञात है कि कुछ प्रक्रियाओं को नियंत्रित करने के लिए, एक निश्चित प्रबंधन की जानकारीराज्यों और मापदंडों की विशेषता तकनीकी प्रक्रियाएंउत्पादन, आपूर्ति, विपणन, वित्तीय गतिविधियों आदि के मात्रात्मक, लागत और श्रम संकेतक। तकनीकी प्रसंस्करण के मुख्य साधनों में शामिल हैं: सूचना के पंजीकरण और संग्रह के साधन, डेटा प्राप्त करने और प्रसारित करने के साधन, डेटा तैयार करने के साधन, इनपुट साधन, सूचना प्रसंस्करण के साधन और सूचना प्रदर्शित करने के साधन। नीचे, इन सभी उपकरणों के बारे में विस्तार से चर्चा की गई है।

· प्राथमिक जानकारी प्राप्त करना और पंजीकरण करना श्रमसाध्य प्रक्रियाओं में से एक है। इसलिए, इसका व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है यंत्रीकृत और स्वचालित माप, संग्रह के लिए उपकरण और डेटा लॉगिंग।इन फंडों की सीमा बहुत व्यापक है। इसमे शामिल है: इलेक्ट्रॉनिक संतुलन, विभिन्न काउंटर, स्कोरबोर्ड, फ्लो मीटर, नकदी पंजीका, बैंकनोट काउंटिंग मशीन, एटीएम और भी बहुत कुछ। इसमें मशीन मीडिया पर व्यावसायिक लेनदेन के बारे में जानकारी तैयार करने और रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किए गए विभिन्न उत्पादन रजिस्ट्रार भी शामिल हैं।

· सूचना प्राप्त करने और प्रसारित करने के साधन।सूचना हस्तांतरण एक डिवाइस से दूसरे डिवाइस में डेटा (संदेश) भेजने की प्रक्रिया को संदर्भित करता है। डेटा ट्रांसमिशन और प्रोसेसिंग डिवाइस द्वारा गठित वस्तुओं के एक इंटरेक्टिंग सेट को नेटवर्क कहा जाता है। वे सूचना प्रसारित करने और प्राप्त करने के लिए डिज़ाइन किए गए उपकरणों को जोड़ते हैं। वे इसके मूल स्थान और इसके प्रसंस्करण के स्थान के बीच सूचना का आदान-प्रदान प्रदान करते हैं। डेटा ट्रांसमिशन के साधनों और विधियों की संरचना सूचना स्रोतों और डेटा प्रोसेसिंग सुविधाओं के स्थान, डेटा ट्रांसमिशन के लिए मात्रा और समय, संचार लाइनों के प्रकार और अन्य कारकों द्वारा निर्धारित की जाती है। डेटा ट्रांसमिशन साधन ग्राहक स्टेशनों (एपी), ट्रांसमिशन उपकरण, मोडेम, मल्टीप्लेक्सर्स द्वारा दर्शाए जाते हैं।

· डेटा तैयार करने के उपकरणमशीन मीडिया पर जानकारी तैयार करने के लिए उपकरणों द्वारा प्रतिनिधित्व, कंप्यूटर उपकरणों सहित दस्तावेजों से मीडिया में जानकारी स्थानांतरित करने के लिए उपकरण। ये डिवाइस सॉर्ट और सही कर सकते हैं।

· इनपुट उपकरणमशीन मीडिया से डेटा को समझने और कंप्यूटर सिस्टम में जानकारी दर्ज करने के लिए काम करता है

· सूचना प्रसंस्करण उपकरणसूचना प्रसंस्करण के तकनीकी साधनों के परिसर में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। प्रसंस्करण उपकरण में कंप्यूटर शामिल हैं, जो बदले में चार वर्गों में विभाजित हैं: सूक्ष्म, लघु (मिनी); बड़े और सुपर कंप्यूटर। माइक्रोदो प्रकार हैं: सार्वभौमिक और विशिष्ट। सार्वभौमिक और विशिष्ट दोनों बहु-उपयोगकर्ता-शक्तिशाली कंप्यूटर हो सकते हैं जो कई टर्मिनलों से लैस होते हैं और टाइम-शेयरिंग मोड (सर्वर) में काम करते हैं, और एकल-उपयोगकर्ता (वर्कस्टेशन) जो एक प्रकार का काम करने में विशेषज्ञ होते हैं।

छोटे कंप्यूटर- टाइम-शेयरिंग मोड और मल्टीटास्किंग मोड में काम करें। उनका सकारात्मक पक्ष विश्वसनीयता और संचालन में आसानी है।

मेनफ्रेम- (मुख्य खेतों) को बड़ी मात्रा में स्मृति, उच्च दोष सहिष्णुता और प्रदर्शन की विशेषता है। यह उच्च विश्वसनीयता और डेटा सुरक्षा द्वारा भी विशेषता है; बड़ी संख्या में उपयोगकर्ताओं को जोड़ने की क्षमता।

सुपर कंप्यूटर- ये शक्तिशाली मल्टीप्रोसेसर कंप्यूटर हैं जिनकी गति 40 बिलियन ऑपरेशन प्रति सेकंड है।

सर्वर- सभी नेटवर्क स्टेशनों से अनुरोधों को संसाधित करने और इन स्टेशनों को सिस्टम संसाधनों तक पहुंच प्रदान करने और इन संसाधनों को वितरित करने के लिए समर्पित एक कंप्यूटर। यूनिवर्सल सर्वर को कहा जाता है - सर्वर-एप्लिकेशन। शक्तिशाली सर्वरों को छोटे और बड़े कंप्यूटरों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। अब मार्शल सर्वर अग्रणी हैं, और क्रे सर्वर (64 प्रोसेसर) भी हैं।

· सूचना प्रदर्शित करने के साधनमशीन मीडिया, प्रिंट, स्क्रीन आदि के लिए गणना परिणाम, संदर्भ डेटा और कार्यक्रमों को आउटपुट करने के लिए उपयोग किया जाता है। आउटपुट डिवाइस में मॉनिटर, प्रिंटर और प्लॉटर शामिल हैं।

निगरानी करना- यह एक उपकरण है जिसे उपयोगकर्ता द्वारा कीबोर्ड या कंप्यूटर द्वारा आउटपुट से दर्ज की गई जानकारी को प्रदर्शित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

मुद्रक- यह टेक्स्ट और ग्राफिक जानकारी को पेपर पर आउटपुट करने के लिए एक उपकरण है।

द्रोह करनेवाला- यह कागज पर बड़े प्रारूपों के चित्र और आरेखों को आउटपुट करने के लिए एक उपकरण है।

2.1 दस्तावेजों को बदलने, दोहराने और भौतिक प्रसंस्करण के तरीके और साधन

विभिन्न कार्यालयों और संगठनों में सीधे प्रबंधन के क्षेत्र में दस्तावेजों को बदलने, दोहराने और भौतिक रूप से प्रसंस्करण के साधनों के व्यापक उपयोग के संबंध में, ऐसे उपकरणों को "कार्यालय संगठनात्मक उपकरण" (कार्यालय उपकरण) कहा जाने लगा - मशीनीकरण के लिए उपयोग किए जाने वाले तकनीकी साधन और प्रबंधकीय और इंजीनियरिंग और तकनीकी कार्यों का स्वचालन।

एक प्रतिष्ठित कंपनी के कार्यालय के लिए कार्यालय उपकरण में शामिल हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत कंप्यूटर, संगठनात्मक मशीन, टाइपराइटर, टेलीफोन और रेडियोटेलीफोन सेट, मिनी-पीबीएक्स, निदेशक स्विचबोर्ड, लाउड-स्पीकिंग टेलीफोन इंटरकॉम, पेजिंग सिस्टम जैसे उपकरण और उपकरण शामिल हो सकते हैं। टेलेटाइप, फैक्सीमाइल मशीन, कॉपियर, रिसोग्राफ, वॉयस रिकॉर्डर, प्रोजेक्शन उपकरण, एड्रेसिंग मशीन, मार्किंग मशीन, लैमिनेटर, स्टैपर, डॉक्यूमेंट श्रेडर, लिफाफा ओपनर, डॉक्यूमेंट स्टेपलर, फाइलिंग उपकरण, रैक और फाइलिंग कैबिनेट, तिजोरी, ट्रॉली, न्यूमेटिक मेल, आदि .

व्यापक अर्थों में कार्यालय उपकरण में पेंसिल और शार्पनर से लेकर कोई भी उपकरण, उपकरण, तकनीकी उपकरण और जुड़नार, मशीन, फर्नीचर आदि शामिल हो सकते हैं। कंप्यूटरऔर सिस्टम।

एक संक्षिप्त अर्थ में, कार्यालय उपकरण को अक्सर केवल कार्यालय के काम में उपयोग किए जाने वाले तकनीकी साधनों के रूप में समझा जाता है जो सूचना पेपर दस्तावेज़, प्रतिलिपि, पुनरुत्पादन, प्रक्रिया, स्टोर, परिवहन, और प्रशासनिक और प्रबंधन संचार बनाने के लिए उपयोग किए जाते हैं।

हम कार्यालय उपकरण और उसके "पूर्ववर्तियों" के उद्भव से जुड़ी कुछ ऐतिहासिक सूचनाओं का वर्णन करेंगे, साथ ही दस्तावेजों की प्रतिलिपि बनाने और नकल करने के तरीकों का वर्णन करेंगे।

19वीं शताब्दी की शुरुआत में नकल की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने और तेज करने के लिए कार्बन पेपर ("कार्बन पेपर") का उपयोग किया जाने लगा। "पत्रों और दस्तावेजों की प्रतियां प्राप्त करने के लिए एक उपकरण" का 1806 में अंग्रेज आर. वेजवुड द्वारा पेटेंट कराया गया था। उन्होंने जिस उपकरण का आविष्कार किया, उसमें पतले कागज को नीली स्याही में भिगोया गया और फिर ब्लॉटिंग पेपर की दो शीटों के बीच सुखाया गया। इस तरह से प्राप्त "कार्बन पेपर" को लिखते समय कागज की एक शीट के नीचे रखा जा सकता है और इसकी एक प्रति प्राप्त की जा सकती है। 19वीं सदी के अंत में शुरू हुए टाइपराइटरों के बड़े पैमाने पर उत्पादन ने ब्लैक कार्बन पेपर की उपस्थिति को जन्म दिया, जो गुणवत्ता में आधुनिक के करीब था। इसके उपयोग ने दस्तावेज़ की कई प्रतियां बनाने की अनुमति दी। एक पॉलीथीन कार्बन पेपर का आविष्कार किया गया था, जिससे आप एक ही समय में 15-20 स्पष्ट प्रिंट प्राप्त कर सकते हैं। वर्तमान में, कार्बन पेपर के संसेचन के लिए, टाइपराइटर रिबन के निर्माण में लगभग उन्हीं रंगों का उपयोग किया जाता है।

वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति ने 19वीं-20वीं शताब्दी में कई मूल प्रतिलिपि और प्रतिकृति प्रौद्योगिकियों और रिप्रोग्राफी के संबंधित साधनों का आविष्कार किया (लैटिन री से - एक उपसर्ग जो दोहराए जाने वाले क्रिया का संकेत देता है, उत्पादन - मैं उत्पादन करता हूं और ग्रीक ग्राफो - मैं आकर्षित करता हूं, मैं लिखता हूं, मैं आकर्षित करता हूं - दस्तावेजों की प्रतिलिपि बनाने की एक सामान्यीकृत नाम प्रक्रिया) और परिचालन मुद्रण। इस अवधि के दौरान नकल करने के सबसे आम तरीकों में निम्नलिखित शामिल थे:

फोटोग्राफिक नकल करने के सबसे पुराने तरीकों में से एक है। वह देता है उच्च गुणवत्ताहालांकि, फोटोग्राफिक सामग्री के प्रसंस्करण की प्रक्रिया की जटिलता के कारण महंगा और समय लेने वाला है। फोटोकॉपी पारंपरिक कैमरों और विशेष फोटोग्राफिक उपकरणों के उपयोग दोनों के साथ की जाती है। विशेष रूप से, 20 वीं शताब्दी के अंत में, रूस में एक पुनर्स्थापना अभिलेखीय कैमरे का आविष्कार किया गया था, जो उन दस्तावेजों के ग्रंथों की प्रतिलिपि बनाना संभव बनाता है जिन्हें पहले अप्राप्य माना जाता था। इसकी मदद से, उदाहरण के लिए, 1843 में क्रेमलिन में खुदाई के दौरान खोजे गए चर्मपत्र की 18 शीटों को पढ़ना संभव था।

फोटोकॉपी की एक भिन्नता माइक्रोफोटोकॉपी (माइक्रोफिल्मिंग) है - एक फोटोग्राफिक विधि द्वारा माइक्रोफॉर्म का उत्पादन, अर्थात। दस्तावेजों की प्रतियों को घटाकर (7 से 150 गुना तक)। माइक्रोकॉपी की एक किस्म माइक्रोफिचिंग है - मानक A6 आकार (105 * 148 मिमी) की एक फ्लैट फोटोग्राफिक फिल्म पर सूचना की फोटोग्राफिक रिकॉर्डिंग को ऑप्टिक्स की मदद से 24 गुना कम किया जाता है और एक छोटे सेल के रूप में माइक्रोफिश पर तय किया जाता है। पाठ के नियमित पृष्ठों की कुल 98 थंबनेल छवियों को एक मानक माइक्रोफिश पर रखा गया है। हालांकि, ऐसी प्रौद्योगिकियां विकसित की गई हैं जो माइक्रोफिश पर 270 पेज की छवियों को रखने की अनुमति देती हैं।

माइक्रोफिश का उपयोग करके सूचना को रिकॉर्ड करने और पुन: प्रस्तुत करने के लिए वर्तमान में उपलब्ध उपकरण 1500-2000 दस्तावेजों प्रति घंटे (15 माइक्रोफिच) की उत्पादकता के साथ माइक्रोफिश पर मुद्रित पाठ को शूट करना संभव बनाता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि आवर्धक उपकरणों की मदद से ही माइक्रोफिश पढ़ना संभव है।

डायज़ोग्राफ़िक विधि (ब्लूप्रिंटिंग) का उपयोग आमतौर पर बड़े प्रारूप वाले ड्राइंग और तकनीकी दस्तावेज़ीकरण को विशेष प्रकाश संवेदनशील (पराबैंगनी किरणों के लिए) डायज़ो पेपर पर कॉपी करते समय किया जाता है; पहली बार, ऐसी प्रतियां ग्रेट ब्रिटेन में 1842 में प्राप्त की गई थीं।

थर्मोग्राफिक कॉपी (थर्मोग्राफी) विशेष थर्मोसेटिंग पेपर पर थर्मल कॉपियर की मदद से या सादे कागज पर थर्मल कॉपी पेपर के माध्यम से की जाती है। यह थर्मल इंफ्रारेड किरणों की एक तीव्र धारा के साथ कागज को विकिरणित करने के सिद्धांत पर आधारित है जो स्थानीय ताप उत्पन्न करता है, जिसे बाद में थर्मोसेट पेपर में स्थानांतरित कर दिया जाता है;

इलेक्ट्रोग्राफिक कॉपीिंग (ज़ेरोग्राफी) का प्रस्ताव सबसे पहले रूसी ई.ई. 1916 में गोरिन। यह वर्तमान में सबसे आम है। यह विधि आपको आवश्यक दस्तावेजों को जल्दी, कुशलतापूर्वक और अपेक्षाकृत आर्थिक रूप से कॉपी करने की अनुमति देती है। इसके अलावा, दस्तावेजों की प्रतिलिपि बनाने, स्केलिंग और संपादन की प्रक्रिया में संभव है।

डिजिटल इलेक्ट्रोग्राफिक कॉपीिंग (डिजिटल कॉपीिंग)। एक डिजिटल कॉपियर आपको न केवल जल्दी और कुशलता से कॉपी करने की अनुमति देता है, बल्कि मूल से बेहतर प्रतियां प्राप्त करने की भी अनुमति देता है। हालांकि, प्रबंधन प्रक्रिया में, 50-100 या अधिक प्रतियों के संचलन के साथ दस्तावेजों की नकल करना अक्सर आवश्यक होता है। 1980 के दशक से, इलेक्ट्रॉन स्क्रीन प्रिंटिंग (रिसोग्राफी) परिचालन मुद्रण की सबसे आशाजनक विधि के रूप में आ गई है। यह डिजिटल डुप्लीकेटर्स - रिसोग्राफ, साथ ही डुप्लीकेटर्स की मदद से किया जाता है। वे प्रति मिनट 130 प्रिंट तक की गति से सीधे कंप्यूटर से दोहराव की अनुमति देते हैं।

दस्तावेजों के बड़े पैमाने पर पुनरुत्पादन के लिए, विभिन्न मुद्रण विधियों का उपयोग किया जाता है, जिनमें से सबसे उन्नत लेटरप्रेस और इंटैग्लियो प्रिंटिंग हैं, जिनका उपयोग पुस्तकों, ब्रोशर और अन्य मुद्रित उत्पादों के बड़े पैमाने पर पुनरुत्पादन के लिए किया जाता है। आज की आवश्यकता, जानकारी रखने की, सभी मामलों, नवीनताओं से अवगत होने के लिए, एक व्यक्ति को नई तकनीकों का आविष्कार करने के लिए मजबूर करती है जो प्रलेखित जानकारी को गुणा करने, दोहराने, संसाधित करने की अनुमति देती है। यह सभी संगठनात्मक तकनीक प्रगतिशील प्रबंधन प्रणालियों के भौतिक आधार का गठन करती है। प्रबंधन में कार्यालय उपकरण के खराब उपयोग से प्रबंधकीय कर्मियों की श्रम उत्पादकता और कार्य कुशलता में कमी आती है, परिचालन मुद्दों को हल करने में अस्वीकार्य देरी होती है, और अक्सर आवश्यक जानकारी की कमी और अन्य नकारात्मक परिणामों के कारण गलत निर्णय होते हैं।

2.2 दूरसंचार सुविधाएं

दस्तावेज़ दस्तावेज़ीकरण दूरसंचार जानकारी

एक लोकल एरिया नेटवर्क (LAN, लोकल एरिया नेटवर्क; इंग्लिश लोकल एरिया नेटवर्क, LAN) एक कंप्यूटर नेटवर्क है जो आमतौर पर अपेक्षाकृत छोटे क्षेत्र या इमारतों के एक छोटे समूह (घर, कार्यालय, कंपनी, संस्थान) को कवर करता है। वे भी हैं स्थानीय नेटवर्क, जिनके नोड्स भौगोलिक रूप से 12,500 किमी (अंतरिक्ष स्टेशन और कक्षीय केंद्र) से अधिक की दूरी पर अलग हो गए हैं। इतनी दूरियों के बावजूद, ऐसे नेटवर्क को अभी भी स्थानीय नेटवर्क कहा जाता है।

अक्सर, "लोकल एरिया नेटवर्क्स" लैन शब्द को शाब्दिक रूप से समझा जाता है, अर्थात, यह एक ऐसा नेटवर्क है जिसमें छोटे स्थानीय आकार होते हैं और निकट दूरी वाले कंप्यूटरों को जोड़ता है, लेकिन दूसरी ओर, कुछ लैन, जैसे नेटवर्क, एक छोटी संख्या को जोड़ता है। कंप्यूटरों की, लेकिन आधुनिक स्थानीय नेटवर्क की सीमित क्षमताएं आपको दर्जनों हजार कंप्यूटरों को जोड़ने की अनुमति देती हैं। कुछ लेखक लैन को कई कंप्यूटरों के सीधे कनेक्शन के लिए एक प्रणाली के रूप में परिभाषित करते हैं, जिसका अर्थ है कि कंप्यूटर से कंप्यूटर तक बिना किसी बिचौलियों के और एक ही वातावरण के माध्यम से सूचना प्रसारित की जाती है।

लैन को एक नेटवर्क के रूप में सबसे सटीक रूप से परिभाषित किया जा सकता है जो उपयोगकर्ता को कनेक्शन को अनदेखा करने की अनुमति देता है; वास्तव में, लैन से जुड़े कंप्यूटर एक वर्चुअल कंप्यूटर बनाते हैं। जिसके संसाधन सभी नेटवर्क उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध हैं, यहाँ से यह निम्नानुसार है कि स्थानीय नेटवर्क पर स्थानांतरण दर पीसी के प्रदर्शन के बढ़ने के साथ बढ़नी चाहिए, इस समय न्यूनतम LAN गति 100 मेगाबिट प्रति सेकंड है। इसके लिए सूचना के प्रसारण में निम्न स्तर की त्रुटियों की भी आवश्यकता होती है और नेटवर्क की क्षमता अधिकतम भार पर स्थिर रूप से काम करने के लिए होती है। अक्सर नहीं, नेटवर्क का एक वर्ग अभी भी प्रतिष्ठित है: शहरी या क्षेत्रीय नेटवर्क MAN (मेट्रोपॉलिटानारेनेटवर्क) प्रकृति में वैश्विक नेटवर्क के करीब हैं, लेकिन आंतरिक संरचना एक स्थानीय नेटवर्क की याद ताजा करती है।

उपयोग किए गए सभी नेटवर्क के साथ, कई नुकसान हैं:

1. नेटवर्क को उपकरण, सॉफ्टवेयर, कनेक्टिंग केबल बिछाने, और प्रशिक्षण कर्मियों की खरीद के लिए अतिरिक्त कभी-कभी महत्वपूर्ण सामग्री लागत की आवश्यकता होती है।

2. नेटवर्क को एक नेटवर्क प्रशासक की भर्ती की आवश्यकता होती है जो नेटवर्क के संचालन की निगरानी, ​​उसके आधुनिकीकरण, संसाधनों तक पहुंच के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार होता है। के लिये बड़े नेटवर्कप्रबंधन टीम की आवश्यकता है।

3. नेटवर्क कंप्यूटर को स्थानांतरित करने की क्षमता को सीमित करता है, क्योंकि इस मामले में, केबल स्थानांतरण की आवश्यकता होती है।

4. वायरस के प्रसार के लिए नेटवर्क एक उत्कृष्ट वातावरण है, जिसके परिणामस्वरूप एंटीवायरस प्रोग्राम के लिए अतिरिक्त वित्तीय लागत आती है।

5. नेटवर्क, सूचना तक अनधिकृत पहुंच की संभावना को नाटकीय रूप से बढ़ाता है, सूचना संरक्षणसंगठनात्मक और तकनीकी उपायों के एक जटिल की आवश्यकता है।

यहाँ नेटवर्क सिद्धांत की बुनियादी अवधारणाएँ हैं:

1. सब्सक्राइबर (नोड, होस्ट, स्टेशन) - नेटवर्क से जुड़ा एक उपकरण और सूचना के आदान-प्रदान में सक्रिय रूप से भाग लेता है। सबसे अधिक बार, ग्राहक एक पर्सनल कंप्यूटर (पीसी) होता है। यह एक नेटवर्क प्रिंटर या कोई अन्य परिधीय उपकरण भी हो सकता है।

2. सर्वर - एक ग्राहक जो अन्य ग्राहकों को अपने संसाधन प्रदान करता है, लेकिन स्वयं उनका उपयोग नहीं करता है। इस प्रकार, यह नेटवर्क की सेवा करता है।

नेटवर्क में कई सर्वर हो सकते हैं, यह बिल्कुल भी जरूरी नहीं है कि सर्वर सबसे शक्तिशाली कंप्यूटर हो। सर्वर या तो समर्पित या गैर-समर्पित हैं। समर्पित सर्वर - केवल नेटवर्क कार्यों से संबंधित है। चयनित नहीं - अन्य कार्य भी करता है।

3. क्लाइंट - एक नेटवर्क ग्राहक जो केवल नेटवर्क संसाधनों का उपयोग करता है, लेकिन उन्हें स्वयं प्रदान नहीं करता है।

4. क्लाइंट कंप्यूटर, जिसे वर्कस्टेशन भी कहा जाता है।

प्रत्येक कंप्यूटर एक ही समय में सर्वर और क्लाइंट दोनों हो सकता है। सर्वर और क्लाइंट शब्द को अक्सर कंप्यूटर के रूप में नहीं, बल्कि उन पर चलने वाले सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन के रूप में समझा जाता है। इस मामले में, एप्लिकेशन जो सर्वर को संसाधन देते हैं, और एप्लिकेशन जो संसाधनों का उपभोग करते हैं - क्लाइंट को।

2.3मोबाइल संचार

सूचना स्थानांतरित करने के लिए, न केवल स्थानीय नेटवर्क का उपयोग किया जाता है, बल्कि मोबाइल संचार भी किया जाता है।

वर्तमान में, मोबाइल संचार का उपयोग रोजमर्रा की जिंदगी का एक अभिन्न अंग है। मुख्य मोबाइल संचार मानकों पर विचार करें:

जीएसएम (मोबाइल संचार के लिए वैश्विक प्रणाली - दुनिया भर में मोबाइल संचार प्रणाली) दुनिया में सबसे आम मोबाइल संचार मानक है (212 देशों में मोबाइल ग्राहकों का 82%)। अधिकांश जीएसएम नेटवर्क 900 और 1800 मेगाहर्ट्ज पर काम करते हैं, कुछ अमेरिकी देशों में 850 और 1900 मेगाहर्ट्ज का उपयोग किया जाता है। अपने शुद्ध रूप में, चैनल का उपयोग वॉयस सेवाएं प्रदान करने के लिए किया जाता है, क्योंकि डेटा ट्रांसफर दर केवल 13 केबीपीएस है - यह केवल आवाज प्रसारित करने के लिए पर्याप्त है (जो कोडेक्स द्वारा पूर्व-संसाधित है), टेक्स्ट संदेश भेजें और सेवा जानकारी का आदान-प्रदान करें।

जीपीआरएस (सामान्य पैकेट रेडियो सेवा - पैकेट डेटा रेडियो चैनल) एक जीएसएम नेटवर्क पर एक तकनीकी ऐड-ऑन है जो आपको 120 केबीपीएस (कक्षा 32, जब 6 चैनल एक साथ उपयोग किए जाते हैं) तक की गति से डेटा स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। लाभ यह है कि प्रेषित डेटा, जीएसएम के मामले में, पूरे चैनल पर कब्जा नहीं करता है, लेकिन इसके केवल एक हिस्से का उपयोग करता है, जिसे एक निश्चित आवृत्ति आवंटित की जाती है। प्रत्येक चैनल के लिए 20 केबीपीएस आरक्षित है। हालाँकि, असाइन किए गए चैनलों की संख्या न केवल टेलीफोन द्वारा निर्धारित की जाती है, बल्कि यह भी है नींव का अवस्थान, जो, जब एक कनेक्शन स्थापित होता है, लोड के आधार पर डेटा ट्रांसमिशन के लिए एक निश्चित संख्या में चैनल आवंटित करता है। औसत गति लगभग 50-60 केबीपीएस है।

EDGE (जीएसएम इवोल्यूशन के लिए बढ़ी हुई डेटा दरें - उन्नत डेटा ट्रांसमिशन चैनल, जीएसएम का विकास) डेटा ट्रांसफर गति बढ़ाने और कनेक्शन विश्वसनीयता बढ़ाने के लिए एक विशेष रूप से विकसित तकनीक है। EDGE का दूसरा नाम E-GPRS (Enhanced GPRS - Advanced GPRS) है। यह ध्यान में रखते हुए कि तकनीक दूसरी पीढ़ी के नेटवर्क की गति के करीब 3 जी नेटवर्क की क्षमताओं के करीब है, यह ईडीजीई को 2.75-पीढ़ी के नेटवर्क को संदर्भित करने के लिए प्रथागत है। EDGE का उपयोग करते समय, सैद्धांतिक रूप से अधिकतम संभव डेटा अंतरण दर 473.6 Kbps (59.2 Kbps के 8 सबसे तेज़ चैनल एक साथ उपयोग किए जाते हैं) है, व्यवहार में, गति आमतौर पर 2-3 गुना कम (उपयोग किए गए चैनलों की संख्या के आधार पर) होती है। और उनकी गति)। औसत, प्रभावी गतिकाम 180 केबीपीएस है।

UMTS (यूनिवर्सल मोबाइल टेलीकम्युनिकेशंस सिस्टम - यूनिवर्सल मोबाइल टेलीकम्युनिकेशन सिस्टम) एक तीसरी पीढ़ी का संचार प्रारूप है, जो चैनलों की आवृत्ति और कोड विभाजन के सिद्धांतों का उपयोग करके GSM का विकास है। सैद्धांतिक रूप से, UMTS नेटवर्क में अधिकतम संभव डेटा अंतरण दर 14 एमबीपीएस है। अब तक, व्यवहार में, ग्राहकों को 384 केबीपीएस से 3.6/एमबीपीएस (एचएसडीपीए का उपयोग करते समय, हाई स्पीड डाउनलोड पैकेट एक्सेस, हाई-स्पीड डेटा डाउनलोड के लिए एक विशेष तकनीक का उपयोग करते हुए) की गति के साथ संतुष्ट रहना पड़ता है। ऐसे नेटवर्क की मुख्य विशेषता वीडियो कॉल करने की क्षमता है। यूरोप में, UMTS नेटवर्क आमतौर पर डाउनलोड करने के लिए 2100 MHz और डेटा भेजने के लिए 1900 MHz का उपयोग करते हैं। अमेरिका में, ऑपरेटर के आधार पर, अन्य आवृत्तियों का उपयोग किया जाता है - उदाहरण के लिए, 1700 मेगाहर्ट्ज।

सीडीएमए (कोड डिवीजन मल्टीपल एक्सेस - कोड डिवीजन मल्टीपल एक्सेस टेक्नोलॉजी) एक वैकल्पिक जीएसएम संचार मानक है। यहां डेटा ट्रांसफर दर लगभग समान है - 14 केबीपीएस। एक विशिष्ट विशेषता यह है कि कई उपकरण एक ही आवृत्ति पर काम कर सकते हैं, जिनमें से प्रत्येक को अपना विशिष्ट नंबर दिया जाता है। सीडीएमए मानक का उपयोग दुनिया में लगभग 15% मोबाइल ग्राहकों द्वारा किया जाता है। यह संचार मानक क्वालकॉम द्वारा विकसित किया गया था और इसका उपयोग मुख्य रूप से अमेरिका और एशिया में किया जाता है। सीडीएमए मानक के संचालन के लिए, 800 और 1900 मेगाहर्ट्ज की आवृत्तियों का उपयोग किया जाता है।

CDMA2000 1x - सीडीएमए मानक का विकास, सीडीएमए प्रारूप की दूसरी और तीसरी पीढ़ी के नेटवर्क के बीच एक मध्यवर्ती कड़ी है। अधिकतम गति 144 केबीपीएस है। उपयोग की जाने वाली आवृत्तियों में 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 और 2100 मेगाहर्ट्ज शामिल हैं।

सीडीएमए ईवी-डीओ (इवोल्यूशन डेटा ऑप्टिमाइज्ड - ऑप्टिमाइज्ड इवोल्यूशनरी डेटा ट्रांसमिशन) एक दूरसंचार रेडियो डेटा ट्रांसमिशन मानक है, जो अक्सर ब्रॉडबैंड हाई-स्पीड इंटरनेट एक्सेस के लिए उपयोग किया जाता है। मानक के कई संशोधन हैं: मूल - संशोधन 0 - जो 2.4 एमबीपीएस की डेटा अंतरण दर प्रदान करता है, लेकिन साथ ही डाउनलोड की गति नेटवर्क पर डेटा भेजने की गति से काफी अधिक है; उन्नत - संशोधन ए - डेटा प्राप्त करने और संचारित करने के लिए 3.1 एमबीपीएस की गति और समान डेटा दर प्रदान करता है, जो दो-तरफ़ा वीडियो कॉल की अनुमति देता है; सैद्धांतिक - संशोधन बी - 14.7 एमबीपीएस (4.9 एमबीपीएस के 3 चैनल) की डेटा अंतरण दर प्रदान करता है।

2.4 फैक्स

आधुनिक टेलीफैक्स के संचालन का सिद्धांत

टेलीफैक्स एक इलेक्ट्रोमैकेनिकल डिवाइस है जिसमें स्कैनर, मॉडेम, प्रिंटर, मोटर और गियर शामिल हैं। स्कैनर और प्रिंटर में कागज की सामान्य फीडिंग के लिए मोटर और गियर जिम्मेदार हैं। स्कैनर दस्तावेज़ की छवि को पढ़ता है, इसे डिजिटाइज़ करता है और सूचना को मॉडेम तक पहुंचाता है। मॉडेम डिजिटल सिग्नलों को मॉड्युलेटेड सिग्नलों के अनुक्रम में परिवर्तित करता है और उन्हें एक नियमित टेलीफोन लाइन के माध्यम से दूसरी फैक्स मशीन तक पहुंचाता है। फैक्स प्राप्त करने वाला मॉडेम इस क्रम को वापस डिजिटल में परिवर्तित करता है और इसे प्रिंटर को भेजता है। प्रिंटर प्राप्त जानकारी के अनुसार छवि को विशेष थर्मल पेपर पर प्रिंट करता है।

फैक्स नुकसान

महत्वपूर्ण यांत्रिक पहनने के लिए संवेदनशीलता। बार-बार उपयोग के साथ, फ़ैक्स स्कैनर पढ़े जा रहे दस्तावेज़ों से धूल और गंदगी से भर जाता है। प्लास्टिक गियर खराब हो जाते हैं। यह सब स्कैनर में पढ़ने योग्य दस्तावेजों और प्रिंटर में थर्मल पेपर दोनों के असमान और असमान फीडिंग की ओर जाता है। इस प्रकार, प्रेषित और प्राप्त दस्तावेजों की गुणवत्ता में काफी गिरावट आई है।

स्वचालित कार्य की असंभवता। साधारण टेलीफैक्स द्वारा बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को दस्तावेज़ भेजना मुश्किल है। सचिव को मैन्युअल रूप से नंबर डायल करने के लिए मजबूर किया जाता है, यदि पताकर्ता व्यस्त है या स्थानांतरण विफल रहता है तो वापस कॉल करें।

महंगे थर्मल पेपर का अक्षम उपयोग। अधिकांश फ़ैक्स मशीनें उन्हें प्राप्त होने वाले सभी संदेशों को प्रिंट कर लेंगी (जिनमें वे संदेश भी शामिल हैं जिनमें कोई संदेश नहीं है उपयोगी जानकारी) विशेष महंगे थर्मल पेपर पर। उच्च कीमत के अलावा, इस कागज में एक और महत्वपूर्ण खामी है - इस पर छवि अनिवार्य रूप से समय के साथ फीकी पड़ जाती है। इस प्रकार, भंडारण के लिए सभी महत्वपूर्ण संदेशों का बैकअप लेने की आवश्यकता है।

नए फैक्स उपकरण

पारंपरिक पर प्रसारित सूचना की मात्रा टेलीफोन लाइनें, लगातार बढ़ रहा है। सबसे पहले, यह फ़ैक्स संदेशों पर लागू होता है। इसलिए, आज कई उपयोगकर्ता साधारण स्टैंड-अलोन टेलीफैक्स मशीन नहीं खरीदने में रुचि रखते हैं जो कड़ाई से परिभाषित कार्य करते हैं, लेकिन अधिक उन्नत सिस्टम जो आपको फैक्स संदेश प्राप्त करने, संसाधित करने और भेजने की प्रक्रिया को स्वचालित करने और विख्यात कमियों को खत्म करने की अनुमति देते हैं।

इस तरह के एकीकृत सिस्टम बनाने के लिए व्यक्तिगत कंप्यूटर का उपयोग करने का विचार पहली बार 1985 में महसूस किया गया था, जब गामालिंक ने पहला कंप्यूटर प्रतिकृति बोर्ड जारी किया था। इससे टेलीफोन लाइन को सीधे कंप्यूटर से जोड़ना और इसे एक शक्तिशाली और बहुमुखी टेलीफैक्स में बदलना संभव हो गया। आज, बड़ी संख्या में निर्माताओं द्वारा कंप्यूटर प्रतिकृति बोर्ड का उत्पादन किया जाता है। उनके उत्पाद, जो कुछ कार्यक्षमता में भिन्न हैं, एक ही उद्देश्य की पूर्ति करते हैं - सामान्य टेलीफोन लाइनों पर आदान-प्रदान किए गए फैक्स संदेशों को भेजने, प्राप्त करने और वितरित करने की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए।

कंप्यूटर टेलीफोनी प्रतिकृति बोर्ड कंप्यूटर टेलीफोनी (सीटी) उद्योग का एक अभिन्न अंग हैं। उनकी लागत 50 डॉलर से भिन्न हो सकती है। (सामान्य कम गति वाले फैक्स-मॉडेम कार्ड के लिए, जिनकी क्षमताएं और विशेषताएं, एक नियम के रूप में, वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देती हैं) 5000-7000 डॉलर तक। (विशेष प्रतिकृति बोर्डों के लिए, जो नवीनतम उपलब्धियों का उपयोग करके बनाए गए थे और जो 12 टेलीफोन लाइनों पर एक साथ 14,400 बीपीएस की गति से विभिन्न सूचनाओं को प्रसारित करने में सक्षम हैं। ऐसे बोर्डों का उपयोग करने वाले पीसी पर आधारित सिस्टम में पारंपरिक फैक्स की तुलना में कई महत्वपूर्ण लाभ हैं। मशीनें।

उपयोग में आसानी। एक पीसी को टेलीफोन नेटवर्क के साथ एकीकृत करना और इसे टेलीफैक्स क्षमताओं के साथ संपन्न करना उपयोगकर्ताओं को अपने कंप्यूटर को छोड़े बिना फैक्स संदेश प्राप्त करने, संसाधित करने और भेजने की अनुमति देता है।

टेलीफोन लाइनों का कुशल उपयोग। एक पीसी-आधारित फैक्स प्रणाली कम संख्या में टेलीफोन लाइनों पर कुशल संचार प्रदान करती है, कई स्टैंड-अलोन टेलीफैक्स मशीनों की जगह लेती है, जिनमें से प्रत्येक को एक अलग लाइन की आवश्यकता होती है।

स्थानांतरित छवि की उच्च गुणवत्ता। टेक्स्ट या ग्राफ़िक्स संपादक के किसी भी दस्तावेज़ को उच्च गुणवत्ता वाले प्रतिकृति संदेश के रूप में भेजा जा सकता है। ऐसा करने के लिए, विशेष सॉफ्टवेयर की मदद से, इसे संदेश भेजने के लिए फ़ैक्स कार्ड द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रारूप में परिवर्तित किया जाता है। इस तरह, उच्च छवि गुणवत्ता की गारंटी दी जाती है, क्योंकि खराब प्रिंटर प्रिंट गुणवत्ता, गंदे फैक्स स्कैनर, या पेपर फीड मैकेनिज्म में खराबी से दस्तावेज़ को "खराब" नहीं किया जा सकता है।

प्राप्त संदेशों की गोपनीयता बनाए रखना। पारंपरिक टेलीफैक्स के विपरीत, जो आने वाले सभी संदेशों को कागज के एक ही रोल पर प्रिंट करते हैं, सीटी सिस्टम उन्हें व्यक्तिगत उपयोगकर्ता निर्देशिकाओं में प्राप्त करते हैं और संग्रहीत करते हैं, जिसकी पहुंच एक पासवर्ड द्वारा सीमित होती है। इस प्रकार, देखने को पूरी तरह से बाहर रखा गया है। महत्वपूर्ण दस्तावेजअनजाना अनजानी।

इसके अलावा, प्रतिकृति कार्ड के संचालन को नियंत्रित करने के लिए एक पीसी का उपयोग कई उपयोगी और सुविधाजनक एल्गोरिदम - सीटी अनुप्रयोगों के कार्यान्वयन की अनुमति देता है। उनमें से कई फ़ैक्स संदेशों के आदान-प्रदान की प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित करने की क्षमता प्रदान करते हैं। सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले सीटी एप्लिकेशन फैक्स सर्वर, फैक्स ऑन डिमांड और फैक्स ब्रॉडकास्ट हैं। फ़ैक्स सर्वर का उपयोग फ़ैक्स संदेशों को प्राप्त करने और संचारित करते समय समय और भौतिक लागत को कम करता है। फ़ैक्स ऑन डिमांड आपको ग्राहकों को बार-बार अनुरोधित दस्तावेज़ प्रदान करने की प्रक्रिया को स्वचालित करने की अनुमति देता है। बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को बड़ी संख्या में विभिन्न दस्तावेज़ भेजते समय फैक्स वितरण कर्मचारियों के काम को बहुत सरल करता है।

2.5 मॉडेम कनेक्शन

एक मॉडेम के बिना एक प्रणाली अकल्पनीय है इलेक्ट्रॉनिक संचार. यह उपकरण आपको दूरसंचार की दुनिया के नवीनतम आविष्कारों का उपयोग करते हुए आकर्षक और आज में शामिल होने की अनुमति देता है, जो पहले से ही महत्वपूर्ण है, सूचना प्रवाह की दुनिया, इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस, ई-मेल, इलेक्ट्रॉनिक निर्देशिका, बुलेटिन बोर्ड और बहुत कुछ। मॉडेम का उपयोग करके जानकारी प्राप्त करने और आदान-प्रदान करने की संभावनाओं को आज पहले से ही कम करना मुश्किल है, और हम कल्पना भी नहीं कर सकते कि कल हमारा क्या इंतजार है। दुनिया में कहीं भी ई-मेल द्वारा भेजा गया एक ई-मेल दो घंटे से भी कम समय में पता करने वाले के पास पहुंच जाएगा। हम आपके ई-मेल नेटवर्क के टेलीकांफ्रेंसिंग सिस्टम पर कोई भी घोषणा या विज्ञापन डाल सकते हैं और यह जानकारी एक दिन में पूरी दुनिया को पता चल जाएगी। एक मॉडेम का उपयोग करके, उदाहरण के लिए, आप मास्को से सीधे न्यूयॉर्क में एक सर्वर से जुड़ सकते हैं और इसमें शामिल सूचना डेटाबेस के साथ काम कर सकते हैं। अंत में, हम एक फैक्स भेज सकते हैं। पहले से ही आज, एक भी प्रतिष्ठित ब्रोकरेज कार्यालय कंप्यूटर संचार चैनलों का उपयोग करके सूचना की त्वरित प्राप्ति और प्रसारण के बिना नहीं कर सकता है और इसके परिणामस्वरूप, मॉडेम।

मॉडेम क्या है और यह कैसे काम करता है, समझाइए। जब कंप्यूटर का उपयोग टेलीफोन नेटवर्क पर सूचनाओं के आदान-प्रदान के लिए किया जाता है, तो एक उपकरण की आवश्यकता होती है जो टेलीफोन नेटवर्क से संकेत प्राप्त कर सके और इसे डिजिटल सूचना में परिवर्तित कर सके। इस उपकरण के आउटपुट पर, सूचना को मॉडुलन के अधीन किया जाता है, और डिमॉड्यूलेशन के इनपुट पर, इसलिए इसका नाम मॉडेम है। मॉडेम का उद्देश्य कंप्यूटर से आने वाले सिग्नल (शून्य और एक का संयोजन) को टेलीफोन लाइन के ऑपरेटिंग रेंज के अनुरूप आवृत्ति के साथ विद्युत सिग्नल से बदलना है। मॉडेम इस लाइन के ध्वनिक चैनल को निम्न और उच्च आवृत्ति बैंड में विभाजित करता है। डेटा ट्रांसमिशन के लिए कम आवृत्ति बैंड और रिसेप्शन के लिए उच्च आवृत्ति बैंड का उपयोग किया जाता है। सूचनाओं को सांकेतिक शब्दों में बदलने के कई तरीके हैं, जिनमें से सबसे प्रसिद्ध हैं FSK विधि (फ़्रिक्वेंसी SNift Keying) 300 बॉड तक संचरण दर के लिए (बॉड 1 बिट / सेकंड के बराबर सूचना हस्तांतरण दर की एक इकाई है) और PSK विधि ( PHase SNift Keying) तेज मोडेम के लिए, 2400 बॉड तक संचरण की गति।

FSK चार समर्पित आवृत्तियों का उपयोग करता है। सूचना प्रसारित करते समय, 1070 हर्ट्ज की आवृत्ति वाले सिग्नल को तार्किक शून्य के रूप में व्याख्या किया जाता है, और 1270 हर्ट्ज की आवृत्ति वाले सिग्नल को तार्किक इकाई के रूप में व्याख्या किया जाता है। प्राप्त करते समय, शून्य 2025 हर्ट्ज के संकेत से मेल खाता है, और एक 2225 हर्ट्ज से मेल खाता है।

पीएसके दो आवृत्तियों का उपयोग करता है: डेटा ट्रांसमिशन के लिए 2400 हर्ट्ज, रिसेप्शन के लिए 1200 हर्ट्ज। डेटा दो बिट्स में प्रसारित होता है, जबकि एन्कोडिंग सिग्नल के चरण को स्थानांतरित करके किया जाता है। निम्नलिखित चरण बदलाव एन्कोडिंग के लिए उपयोग किए जाते हैं: बिट्स के संयोजन के लिए 0 डिग्री 00.90 डिग्री के लिए 01.180 डिग्री के लिए 10.270 डिग्री 11 के लिए।

अन्य प्रकार के मॉड्यूलेशन (डीपीएसके, क्यूएएम, टीसीएम) भी हैं। मॉडेम या तो एक बाहरी उपकरण के रूप में बनाया जाता है जो एक आउटपुट के साथ एक टेलीफोन लाइन से जुड़ा होता है और दूसरे के साथ एक मानक कंप्यूटर COM पोर्ट (CCITT V. 24 सिफारिशों के अनुसार RS232 कनेक्टर), या एक साधारण मुद्रित सर्किट बोर्ड के रूप में स्थापित होता है। कंप्यूटर की आम बस में। मॉडेम के आंतरिक रूपों को नियमित आईएसए और पीसीआई दोनों बसों में अनुकूलित किया जा सकता है।

आइए मॉडेम के संचालन के कुछ मानकों पर विचार करें।

सबसे व्यापक तथाकथित हेस-संगत मोडेम हैं, जिनका नाम पहले मॉडेम में से एक के निर्माता के नाम पर रखा गया है। ऐसे मॉडेम हेस स्मार्टमोडेम के साथ संगत एटी कमांड (अंग्रेजी शब्द एटीटेंशन से) का उपयोग करते हैं। सभी हेस-संगत मोडेम के लिए कमांड के मानक सेट के अलावा, प्रत्येक निर्माता व्यक्तिगत रूप से उपयोगकर्ता को विशिष्ट कमांड की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है जो केवल इस कंपनी के मॉडल (उदाहरण के लिए, यूएसरोबोटिक्स, रॉकवेल, ज़ीएक्सईएल, आदि) में मान्य हैं।

कमांड सेट संगतता के अलावा, मॉडेम को टेलीफोन लाइनों पर सूचना प्रसारित करने के लिए कुछ मानकों का पालन करना चाहिए। इस तरह के मानक CCITT (टेलीग्राफी और टेलीफोनी पर अंतर्राष्ट्रीय सलाहकार समिति, फ्रेंच CCITT (Comite Consultatie International TelegraрНique et TeleрНonique) की सिफारिशें हैं।

2400 बॉड तक की गति के मानकों का अनुपालन करने वाले मोडेम स्वतंत्र रूप से सूचनाओं का आदान-प्रदान कर सकते हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि CCITT V.32 अनुशंसा शब्द के पूर्ण अर्थ में एक मानक नहीं है, क्योंकि 2400 बॉड से ऊपर के मॉडेम के लगभग हर प्रमुख निर्माता को एक या अधिक विशिष्ट डेटा ट्रांसफर प्रोटोकॉल को अतिरिक्त रूप से लागू करने की आदत होती है। उनका उपयोग केवल समान मोडेम को जोड़ने पर ही संभव है, और इस मामले में, एक नियम के रूप में, एक उच्च संचरण दर, शोर प्रतिरक्षा और कनेक्शन की गति प्राप्त की जाती है।

सबसे आम और सस्ता (यही कारण है कि यह उपयोगकर्ताओं के बीच लोकप्रिय है) एचएसटी (हाई स्पीड ट्रांसफर) प्रोटोकॉल है, जिसे यूएसरोबोटिक्स द्वारा 80 के दशक के अंत में विकसित किया गया था। इस प्रोटोकॉल की किस्में हैं: H96, H14, H16, H19, H21, H28, जिसके बीच का अंतर केवल सूचना हस्तांतरण दर में है, जो क्रमशः 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 और 28800 बॉड है। कम लागत, व्यापक उन्नयन क्षमता और उच्च शोर उन्मुक्ति और एचएसटी प्रोटोकॉल के उच्च गति डेटा के कारण, उपयोगकर्ता व्यापक रूप से खरीदना पसंद करते हैं प्रसिद्ध मॉडलयूएसरोबोटिक्स जैसे स्पोर्टस्टर, वर्ल्डपोर्ट, कूरियर।

ZyXEL मॉडेम का भी व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, जिसमें एक विशिष्ट ZYX प्रोटोकॉल होता है, जो पूर्ण द्वैध में 19200 बॉड की गति से डेटा स्थानांतरित करना संभव बनाता है। ZyXEL मॉडेम ने 90 के दशक की शुरुआत में घरेलू खरीदार के लिए अन्य ब्रांड के मॉडेम की अनुपलब्धता के कारण बहुत लोकप्रियता हासिल की। उनका मुख्य दोष उनकी उच्च कीमत है, जो उपभोक्ताओं की एक विस्तृत श्रृंखला को डराता है। लेकिन, इसके बावजूद, स्थापित परंपरा के आधार पर बैंकिंग संरचनाएं और सरकारी एजेंसियां, इस विशेष कंपनी के मॉडेम को पसंद करती हैं।

कम आम, बहुत महंगा, लेकिन एक मजबूत और स्थिर सिग्नल के साथ जो पीबीएक्स पर स्थापित सुरक्षात्मक फिल्टर को मुफ्त में मॉडेम का उपयोग करने से बचने के लिए भी अनदेखा कर सकता है। ये ट्रेलब्लेज़र ब्रांड के टेलीबिट मोडेम और प्रसिद्ध पीईपी प्रोटोकॉल (रैकेट एन्सेम्बल प्रोटोकॉल) हैं। लगभग सभी हाई-स्पीड मोडेम कम तेज़ मानकों के साथ संगत हैं।

निष्कर्ष

सूचना प्रौद्योगिकी उपकरणों का प्रगतिशील विकास कार्यालय के काम में "कागज रहित" प्रौद्योगिकी के तत्वों को पेश करना संभव बनाता है, इलेक्ट्रॉनिक संचार उपकरणों का उपयोग करके सूचना का आदान-प्रदान किया जाता है, व्यक्तिगत कंप्यूटरों और बाह्य उपकरणों का उपयोग करके सूचना को संग्रहीत और संसाधित किया जाता है, आधुनिक का उपयोग करके कार्यालय प्रलेखन की नकल और नकल की जाती है। नकल उपकरण।

अब, हर साल कई गुना बढ़ रही सूचना प्रवाह की स्थितियों में, आधुनिक कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और कंप्यूटर नेटवर्क के बिना बैंकिंग संरचनाओं, व्यापार और मध्यस्थ फर्मों, सरकारी एजेंसियों और अन्य संगठनों के बीच स्पष्ट बातचीत की कल्पना करना लगभग असंभव है। अन्यथा, किसी को कागज दस्तावेज़ प्रोसेसर और कोरियर के विशाल कर्मचारियों को बनाए रखना होगा, और इस तरह की प्रणाली की विश्वसनीयता और संचालन की गति अभी भी मॉडेम संचार और कंप्यूटर नेटवर्क द्वारा प्रदान की गई तुलना में काफी कम होगी। लेकिन महत्वपूर्ण सूचना संदेश भेजने में हर मिनट की देरी से बहुत ही वास्तविक वित्तीय नुकसान हो सकता है और छवि ढह सकती है।

इस पाठ्यक्रम के काम में, हमने दस्तावेज़ के निर्माण और प्रसंस्करण में उपयोग किए जाने वाले आधुनिक तकनीकी साधनों की जांच की, जानकारी के दस्तावेजीकरण के तरीकों का अध्ययन किया, दस्तावेजों के प्रकारों और प्रकारों को वर्गीकृत किया, दस्तावेज़ वाहकों के प्रकारों की जांच की, दस्तावेज़ों की प्रतिकृति के कुछ तरीकों का वर्णन किया, और दूरसंचार के उपयोग की विशेषताओं की भी पहचान की।

इस प्रकार, कार्यालय कार्य में दस्तावेज़ प्रसंस्करण के आधुनिक तकनीकी साधनों के उपयोग की विशेषताओं का अध्ययन करने का लक्ष्य प्राप्त किया गया है।

स्रोतों और प्रयुक्त साहित्य की सूची

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