परियोजना योजना में शामिल हैं। परियोजना नियोजन प्रौद्योगिकियां

परियोजना प्रबंधन प्रौद्योगिकी का एक सहजीवन है और अपने लक्ष्यों के लिए आवंटित बजट के भीतर एक अद्वितीय कार्य को समय पर हल करने की कला है। परियोजना के सफल होने के लिए, कंपनी के प्रबंधन और आरएम के बीच एक समझ तक पहुंचना आवश्यक है कि इसे कैसे लागू किया जाएगा, किसके द्वारा, कब और किस तरह का काम किया जाना चाहिए। परियोजना योजना को एक दस्तावेज के रूप में नहीं देखा जाता है, बल्कि दस्तावेज निर्णयों के एक पूरे सेट के रूप में देखा जाता है जो उपरोक्त प्रश्नों का उत्तर देते हैं। मैं आपके ध्यान में एक समीक्षा लेख प्रस्तुत करता हूं जो परियोजना नियोजन प्रौद्योगिकी की मूल बातें जांचता है।

परियोजना योजना का सार

प्रोजेक्ट प्लानिंग में कई इंटरकनेक्टेड पुनरावृत्तियां शामिल हैं, जिसका परिणाम एक एकल मास्टर प्लान है। परियोजना योजना के तहत, हम संकलन के परिणामस्वरूप प्रलेखित नियोजित गतिविधियों की प्रणाली को और समझेंगे। इस प्रणाली में एक विशेष तरीके से जुड़े पैरामीटर होते हैं, जो प्रदान करते हुए, एक अलग विकास समस्या हल हो जाती है। ये पैरामीटर परियोजना गतिविधियों के कई कार्यात्मक क्षेत्रों के आधार पर बनते हैं:

• विषय;
• शर्तें;
• लागत;
• कार्मिक;
• आपूर्ति;
• संचार;
• जोखिम, आदि

योजना परियोजना प्रबंधन प्रणाली का एक प्रमुख तत्व है। यदि आरएम नियोजन दस्तावेजों का एक विस्तृत सेट तैयार करने में कामयाब रहा, तो उसे काम के अंत में आवश्यक परिणामों की गारंटीकृत प्राप्ति की उम्मीद करने का अधिकार है। इसके लिए समयसीमा, संसाधन और अन्य पहलुओं की सुनियोजित ढंग से योजना बनानी होगी। जब तक कोई योजना विकसित नहीं हो जाती, तब तक यह जानना असंभव है कि एक अद्वितीय कार्य को पूरा करने में कितना धन और समय लगेगा। एक योजना के बिना, प्रबंधक के पास परियोजना के लक्ष्यों के साथ कार्य का मिलान करने के लिए बहुत कम या कोई दिशा नहीं होती है।

यह समझना चाहिए कि नियोजन हमेशा अंत में सकारात्मक परिणाम नहीं देता है, लेकिन नकारात्मक निष्कर्ष कम नहीं, और कभी-कभी अधिक, लाभ ला सकते हैं। किसी भी मामले में, निवेश की दक्षता बढ़ जाती है, और अर्जित लाभ का "फैलाव" नहीं होता है। परियोजना नियोजन नींव रखता है उत्पादक कार्यऔर निम्नलिखित लागू समस्याओं को हल करता है।

1. घटना के लक्ष्यों और परिणामों को स्पष्ट करें, विस्तार से बताएं।
2. काम की संरचना और दायरे का निर्धारण करें।
3. समयसीमा और बजटीय लागतों का अनुमान लगाएं।
4. मुख्य चरणों या पूरी परियोजना के लिए एक कार्यक्रम और बजट तैयार करें।
5. प्रत्येक चरण या संपूर्ण कार्य के लिए संसाधन आवश्यकताओं का अद्यतन मूल्यांकन करें।
6. संसाधन प्रावधान के लिए एक योजना बनाएं।
7. जोखिम मूल्यांकन करें और जोखिम प्रतिक्रिया योजना बनाएं।
8. ग्राहक को घटना का विवरण समझाएं।
9. प्रमुख हितधारकों के साथ योजना से सहमत हों।
10. प्रतिभागियों के बीच कार्य और कार्यों की जिम्मेदारी बांटें।
11. मास्टर प्लान को मंजूरी
12. अंतःक्रिया योजनाओं, नियोजन प्रबंधन प्रक्रियाओं को स्पष्ट करें।

अपने चरण में परियोजना प्रबंधन योजना का स्थान जीवन चक्र. स्रोत: पीएमबीके गाइड 5

परियोजना कार्यान्वयन की अन्य प्रक्रियाओं के बीच नियोजन प्रक्रियाओं का स्थान। स्रोत: पीएमबीके गाइड 5

परियोजना की योजना "ऊपर हवा में" नहीं हो सकती है। यह दीक्षा से पहले है, और इन प्रक्रियाओं का परिणाम परियोजना का वास्तविक निष्पादन है। और हम नियोजन के बारे में कई महत्वपूर्ण बिंदुओं से अवगत हैं:

• एक अद्वितीय कार्य के जीवन चक्र में एक विशिष्ट समय बिंदु और इसकी महत्वपूर्ण अवधि से जुड़ा हुआ है (ऊपर दिखाए गए चित्र देखें);
• पुनरावृत्त - योजनाओं के लिखे जाने के बाद समाप्त नहीं होता है, सक्रिय समापन चरण तक नियमित रूप से अद्यतन करने की आवश्यकता होती है;
• जटिल - एक उपकरण तक सीमित नहीं है और इसमें कई उपकरण और संबंधित आउटपुट दस्तावेज़ शामिल हैं।

योजना प्रक्रियाओं की विस्तृत संरचना

परियोजना योजना परियोजना प्रबंधन योजना और संबंधित योजना प्रक्रियाओं से अलग है। जैसा कि हमने पहले ही तय कर लिया है, व्यापक अर्थों में, एक योजना से हमारा मतलब गतिविधियों की एक पूर्व-नियोजित प्रणाली है जिसके लिए निष्पादन का क्रम, क्रम और कार्य का समय स्थापित किया जाता है। एक संकीर्ण अर्थ में, एक योजना एक दस्तावेज है जो परिकल्पित कार्यों के क्रम और कार्यान्वयन की समय सीमा को दर्शाता है। परियोजना प्रबंधन योजना विनियमित नियोजन प्रक्रियाओं (प्रक्रियाओं) का परिणाम है, जिसमें प्रबंधक दस्तावेजों के रूप में योजना बनाने के लिए नियमित, विनियमित प्रक्रियाओं को अपनाता है।

पीएमआई से बुनियादी नियोजन अवधारणाओं की परिभाषा। स्रोत: पीएमबीके गाइड 5

इवेंट प्लानिंग में प्रक्रियाओं के दो समूह शामिल हैं: योजनाओं और सहायक प्रक्रियाओं के प्रत्यक्ष विकास की प्रक्रियाएं। एक विकास खंड का आउटपुट एक दस्तावेज है जिसे प्रोजेक्ट मास्टर प्लान कहा जाता है। इसमें कैलेंडर योजना, ईवेंट बजट और कई अन्य दस्तावेज़ शामिल हैं। कार्य की संरचना और सामग्री, उनके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक संसाधन उनके उत्पादन के लिए अनुक्रम, अवधि और लागत की मात्रा निर्धारित करते हैं।

जोखिम योजना (पहचान, पहचान और मूल्यांकन) और जोखिम प्रबंधन न केवल कैलेंडर योजना के विकास को प्रभावित करते हैं, बल्कि बजटीय आवश्यकताओं को भी प्रभावित करते हैं। लक्ष्यों को स्पष्ट करना, एक अद्वितीय कार्य की सीमाओं को परिभाषित करना, और टीम और जिम्मेदारियों को संरचित करना एक पूर्ण परियोजना नियोजन कार्य की नींव रखता है। इसके बाद, आपका ध्यान विचाराधीन प्रक्रियाओं की मुख्य प्रक्रियाओं के संबंधों के एक मॉडल की ओर आकर्षित किया जाता है।

परियोजना प्रबंधन में नियोजन प्रक्रियाओं का मॉडल

ज्ञातव्य है कि लगभग हर वर्ग में पीएमआई मानक के अनुसार पीएमबीके दिशानिर्देशयोजना को एक संपूर्ण ब्लॉक आवंटित किया गया है। ऊपर दिए गए आरेख के आधार पर, यह काफी स्वाभाविक है। योजना के प्रबंधन और एकल मास्टर प्लान बनाने की सबसे समग्र तस्वीर PMBOK अनुभाग "प्रोजेक्ट इंटीग्रेशन मैनेजमेंट" में दिखाई गई है। नीचे दिखाया गया एक स्थानीय घटना प्रबंधन योजना विकास डेटा प्रवाह आरेख बॉक्स है।

परियोजना प्रबंधन योजना विकास डेटा प्रवाह आरेख स्थानीय ब्लॉक

ऊपर प्रस्तुत दृश्य खंड कई कारणों से उल्लेखनीय है। परियोजना प्रबंधन पर ज्ञान का आधार, इस दिशा में प्राप्त सभी अनुभव, विनियम योजना की सफलता के लिए आवश्यक हैं। यह मानकों, सॉफ्टवेयर पर समान रूप से लागू होता है, संगठनात्मक संरचनाऔर संस्कृति, प्रबंधन प्रथाओं, बुनियादी ढांचे, आदि। योजना के लिए चार्टर एक प्रमुख संदर्भ है। ये प्रक्रियाएं मास्टर प्लान में एकीकरण का आधार हैं और इसके अंतिम संस्करण के विकास के लिए इनपुट के रूप में पेश करती हैं:

• परियोजना पैरामीटर प्रबंधन योजनाएं;
• सामग्री, लागत और अनुसूची के लिए बुनियादी योजनाएं;
• योजना अद्यतन।

कैलेंडर योजना के विकास के चरण

जैसा कि हमें याद है, परियोजना प्रबंधन "तीन स्तंभों" पर आधारित है: कार्य की सामग्री, प्रतिबंध और जोखिम। यदि कोई प्रबंधक जानता है कि इन तीन मापदंडों के साथ अच्छी तरह से कैसे काम किया जाए, तो उसके लिए कोई भी काम नहीं होता है। इन तीन पदों की स्थिति से एक कैलेंडर योजना के विकास पर विचार करें और इस प्रक्रिया को चरणों में विभाजित करें। हम काम की सामग्री के लिए पहले और दूसरे चरण का श्रेय देंगे।

1. एक सूची के रूप में कार्य के दायरे को निर्धारित करने और लिखने का चरण। अक्सर गलतियाँ इस तथ्य के कारण की जाती हैं कि सभी कार्यों को एक साथ प्रस्तुत करना असंभव है। संचालन के दायरे की गुणात्मक परिभाषा के लिए, अनुक्रमिक कार्य अपघटन विधि की मूल बातें का उपयोग करना उपयोगी है।
2. कार्य के अनुक्रम और अवधि के संदर्भ में परियोजना के निष्पादन को निर्धारित करने का चरण, जो उनके कार्यान्वयन की तकनीक पर निर्भर करता है। इस चरण का गुणात्मक परिणाम बनाने के लिए, अनुक्रमिक कार्य अपघटन की पहले से ही नामित विधि और काम की अवधि के विशेषज्ञ मूल्यांकन जैसे कि, उदाहरण के लिए, विचार-मंथन विधि, अच्छी तरह से अनुकूल हैं।
3. संसाधनों की उपलब्धता का निर्धारण। घटना विभिन्न संसाधनों का उपयोग करती है: वित्तीय, सामग्री, श्रम, सूचना, आदि। वित्तीय संसाधनों की स्थिति से, कार्य अनुसूची को वित्तपोषण अनुसूची के साथ जोड़ना आवश्यक है। दुर्लभ संसाधनों की अवधारणा पेश की गई है: अद्वितीय विशेषज्ञ और क्षमताएं। यह अनुक्रम और कार्य की अवधि पर एक छाप छोड़ता है।
4. बाहरी बाधाओं की परिभाषा। इन प्रतिबंधों में मौसमी, तकनीकी प्रक्रियाएंउपकरण की आपूर्ति; विभिन्न बाहरी कार्यक्रम। यदि हम ग्राहक की विशेष इच्छाओं (विशिष्ट भागीदारों के लिए) या बाहरी घटनाओं (उदाहरण के लिए, राष्ट्रीय अवकाश के समय तक एक मंच के पूरा होने का समय) के उदाहरण को ध्यान में रखते हैं, तो इस तरह की घटनाओं को घटना में शामिल किया जाता है मील के पत्थर का रूप।
5. जोखिम प्रतिक्रिया योजना बनाने का चरण। हम परियोजना के जोखिमों का विश्लेषण करते हैं और मुख्य खतरों के लिए प्रतिक्रिया योजना विकसित करते हैं। इस योजना के आधार पर, हम फिर कैलेंडर योजना को अंतिम रूप देते हैं।

तीसरा और चौथा चरण प्रतिबंधों की स्थिति से संबंधित है, पांचवां चरण - जोखिमों से संबंधित है। प्रतिक्रिया के दो आधार (सक्रिय और निष्क्रिय) निर्णय के क्षण और इसके समावेश को निर्धारित करते हैं परियोजना की योजना. सक्रिय प्रतिक्रिया का अर्थ है कि हम कैलेंडर योजना में शामिल करते हैं अतिरिक्त कार्यजोखिम को कम करने के उद्देश्य से। इससे अन्य कामों का समय प्रभावित हो सकता है।

एक उदाहरण के रूप में, हम बाजार पर एक नई सेवा शुरू करने के लिए एक परियोजना पर विचार कर सकते हैं। बता दें कि बाजार में इसकी मांग में कमी का खतरा सामने आ गया है। फिर, इस जोखिम को कम करने के लिए, एक अतिरिक्त अध्ययन करना आवश्यक है, और इस कार्य को कैलेंडर योजना में शामिल करना होगा। निष्क्रिय प्रतिक्रिया का अर्थ है पहचाने गए जोखिमों के लिए अतिरिक्त वित्तीय भंडार का निर्माण। अनुसूची विकास चरणों को नीचे दिखाए गए तार्किक क्रम में भी प्रस्तुत किया जा सकता है।

अनुसूची के विकास का तार्किक क्रम

बुनियादी परियोजना योजना कदम

एक मास्टर प्लान बनाने के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजर योजना पुनरावृत्तियों की एक श्रृंखला लागू करता है। नियोजन प्रक्रियाओं के दौरान, महत्वपूर्ण सहायक और अंतिम दस्तावेज बनते हैं, जो एक साथ मास्टर प्लान बनाते हैं। उनमें से:

• वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS);
• नेटवर्क आरेख;
• गुणवत्ता प्रबंधन योजना;
• परियोजना सूचीपत्र;
• बजट;
• संगठनात्मक चार्ट;
• जोखिम रजिस्टर;
• संचार योजना;
• परियोजना का मास्टर प्लान।

परियोजना नियोजन प्रक्रियाओं का दृश्य मॉडल

ऊपर एक परियोजना कार्य के लिए नियोजन प्रक्रियाओं का एक मॉडल है। आपके पास आरेख में प्रक्रियाओं की पूरी संरचना देखने का अवसर है। पूल लेन योजना प्रक्रिया परियोजना प्रबंधन के लगभग सभी वर्गों से जुड़ी हुई है। मॉडल में दर्शाई गई कई प्रक्रियाओं को हमारी साइट पर अलग-अलग लेखों में प्रस्तुत करने का अवसर मिलेगा। इस पत्र में, हम संक्षेप में प्रमुख नियोजन प्रक्रियाओं पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

1. परियोजना के दायरे, उसके उत्पाद के विवरण के साथ सीमाओं को स्पष्ट करने के लिए स्कोप परिभाषा प्रक्रिया को अंजाम दिया जाता है। प्रक्रिया घटना के लक्ष्यों को स्पष्ट करने, कंपनी की रणनीति के साथ इसके संबंध और कार्यान्वयन के वैकल्पिक तरीकों पर विचार करने के साथ शुरू होती है। पीएम को इस बारे में स्पष्ट होना चाहिए कि कौन सा काम परियोजना के दायरे से बाहर है और उत्पाद की क्या आवश्यकताएं हैं।
2. कार्य के दायरे को निर्धारित करने की प्रक्रिया। पिछली प्रक्रिया में निर्धारित नींव को सफलता के लिए आवश्यक कार्यों की एक पूरी श्रृंखला के रूप में विकसित किया गया है। उनकी संरचना और संरचना परियोजना के मुख्य कार्य से संबंधित हैं। WBS इस प्रक्रिया की समस्या को हल करने के लिए PM द्वारा उपयोग किया जाने वाला मुख्य उपकरण है।
3. कार्य संबंधों की परिभाषा। कार्यों का तार्किक क्रम इस प्रक्रिया का विषय और उद्देश्य है। प्रक्रिया कार्यान्वयन का सबसे अच्छा उपकरण और परिणाम एक नेटवर्क मॉडल (आरेख, ग्राफ) है जिसे PERT और CPM पद्धति का उपयोग करके बनाया और अनुकूलित किया गया है।
4. काम की अवधि का अनुमान लगाने की प्रक्रिया। WBS और नेटवर्क मॉडल में शामिल प्रत्येक कार्य की अवधि का पूर्वानुमान विभिन्न दृष्टिकोणों पर आधारित है। मुख्य विधियाँ एनालॉग्स द्वारा मूल्यांकन के तरीके हैं, "नीचे-ऊपर", कलाकारों, विशेषज्ञ और पैरामीट्रिक मूल्यांकन से।
5. संसाधन को मूल्यांकन प्रक्रिया की आवश्यकता है। प्रक्रिया का उद्देश्य आवश्यक राशि का निर्धारण करना है मानव संसाधन, मशीनों और तंत्रों के संसाधन। संसाधनों को समूहों में विभाजित किया गया है: नवीकरणीय, व्यय योग्य और वित्तीय।
6. अनुसूची विकास प्रक्रिया। व्यक्तिगत कार्यों और समग्र रूप से परियोजना के अनुमानित समय को निर्धारित करने के लिए प्रक्रिया को अंजाम दिया जाता है। योजना के विवरण का मुद्दा महत्वपूर्ण है। इसके अध्ययन की गहराई पर्याप्त होनी चाहिए ताकि परियोजना प्रबंधक कार्य की प्रगति और सौंपे गए कार्यों की पूर्ति को नियंत्रित कर सके।
7. परियोजना के लिए एक मास्टर प्लान का विकास। यह घटना नियोजन कार्य के सभी परिणामों को एक एकल परियोजना एकीकरण दस्तावेज़ में जोड़ती है।

इस लेख में, हम एक परियोजना योजना बनाने वाली प्रक्रियाओं और दस्तावेजों के "अधिकतम विन्यास" से परिचित हुए। पर वास्तविक अभ्यास, विशेष रूप से जब परियोजना मध्यम या छोटी होती है, नियमित प्रकृति की होती है, तो अक्सर अत्यधिक नियोजन प्रयासों की आवश्यकता नहीं होती है। ऐसे मामलों में, आप अपने आप को विशिष्ट नियोजन समाधानों और दस्तावेजों के अधूरे सेट तक सीमित कर सकते हैं। साथ ही, मास्टर प्लान में मूल डॉक्यूमेंट्री सेट के बिना ऐसा करना शायद ही संभव है, और इसके विकास पर खर्च किए गए प्रयास अच्छी तरह से भुगतान करते हैं।

नियोजन का सार कार्यों के एक सेट (उपायों, कार्यों) के गठन के आधार पर लक्ष्यों और उन्हें प्राप्त करने के तरीकों को निर्धारित करना है, इन कार्यों को लागू करने के तरीकों और साधनों का उपयोग, उनके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक संसाधनों को जोड़ना। , और परियोजना में भाग लेने वाले संगठनों के कार्यों का समन्वय करना।

विकासशील योजनाओं की गतिविधि में परियोजना के निर्माण और निष्पादन के सभी चरण शामिल हैं। यह परियोजना की अवधारणा को विकसित करने की प्रक्रिया में परियोजना प्रबंधक (परियोजना प्रबंधक) की भागीदारी के साथ शुरू होता है, परियोजना के लिए रणनीतिक निर्णयों के चयन के साथ-साथ इसके विवरण के विकास के साथ जारी रहता है, जिसमें अनुबंध प्रस्तावों का मसौदा तैयार करना शामिल है, अनुबंध देना, कार्य करना और परियोजना के पूरा होने के साथ समाप्त होता है।

योजना के चरण में, परियोजना के कार्यान्वयन के लिए सभी आवश्यक पैरामीटर निर्धारित किए जाते हैं: परियोजना के प्रत्येक नियंत्रित तत्व की अवधि, श्रम, सामग्री, तकनीकी और की आवश्यकता वित्तीय संसाधनकच्चे माल, सामग्री, घटकों और के वितरण की शर्तें तकनीकी उपकरण, डिजाइन, निर्माण और अन्य संगठनों की भागीदारी के नियम और मात्रा। परियोजना नियोजन प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि परियोजना निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर, न्यूनतम संभव लागत पर, मानक संसाधन लागत के भीतर, और पर्याप्त गुणवत्ता के भीतर व्यवहार्य है।

नियोजन प्रक्रिया कार्य के दायरे को मंजूरी मिलने से पहले शुरू होती है और परियोजना की प्रगति और परिवर्तन के रूप में जारी रहती है। परियोजना के जीवन चक्र का प्रत्येक चरण अपने स्वयं के तरीकों और उपकरणों के साथ एक निश्चित प्रकार की योजना प्रदान करता है।

योजना एक चक्रीय प्रक्रिया है। यह सबसे से शुरू होता है सामान्य परिभाषालक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कब, कैसे और क्या कार्य किया जाना चाहिए, इसके अधिक विस्तृत विवरण की ओर बढ़ रहा है। जैसे-जैसे परियोजना अवधारणा से पूर्णता की ओर बढ़ती है, अतिरिक्त जानकारीकाम के पाठ्यक्रम को प्रभावित करने वाली स्थितियों के बारे में। परियोजना नियोजन और प्रबंधन उपकरणों का उपयोग टीम के सदस्यों को समस्याओं का अधिक स्पष्ट रूप से वर्णन करने और परियोजना परिवर्तनों को अधिक प्रभावी ढंग से नियंत्रित करने की अनुमति देता है।

नियोजन परस्पर प्रक्रियाओं का एक समूह है। परियोजना नियोजन का पहला चरण प्रारंभिक योजनाओं का विकास है, जो परियोजना बजट को विकसित करने, संसाधन आवश्यकताओं को निर्धारित करने, परियोजना समर्थन को व्यवस्थित करने, अनुबंधों को समाप्त करने आदि का आधार है। परियोजना नियोजन परियोजना नियंत्रण से पहले है और इसके आवेदन का आधार है, क्योंकि नियोजित और वास्तविक आंकड़ों के बीच तुलना की जाती है।

परियोजना नियोजन के विभिन्न स्तरों और चरणों में उपयोग की जाने वाली योजनाओं की विशिष्ट संरचना उद्योग में और परियोजना को लागू करने वाले संगठनों में अपनाए गए मानकों और दृष्टिकोणों पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, निर्माण उद्योग में परियोजना प्रलेखनग्राहक द्वारा आपूर्ति किए गए अनुमान दस्तावेज और ठेकेदारों द्वारा विस्तृत, सुविधा की निर्माण स्थल योजना, सुविधाओं के निर्माण के लिए संगठनात्मक और तकनीकी योजनाएं, कार्य के निष्पादन के लिए कार्यक्रम और सुविधा की प्राप्ति शामिल हैं। निर्माण सामग्री. औद्योगिक परियोजनाओं में, कार्य अनुसूचियां डिजाइन और तकनीकी दस्तावेज पर आधारित होती हैं सूचना परियोजना- सिस्टम विनिर्देश।

नियोजन चरण सबसे महत्वपूर्ण में से एक है। इस स्तर पर, परियोजना के कार्य, बजट और समय सीमा निर्धारित की जाती है। अक्सर, नियोजन को केवल शेड्यूलिंग, संसाधन प्रबंधन की दृष्टि खोना, बजट बनाना आदि के रूप में समझा जाता है।

एक पूर्ण नियोजन तकनीक में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

• 1) परियोजना के लक्ष्यों और उनके विवरण को परिभाषित करना। अक्सर, परियोजनाएं स्पष्ट लक्ष्य के बिना शुरू होती हैं।
• 2) तकनीकी चरणों की परिभाषा। परियोजना के लिए, एक कार्यान्वयन तकनीक का चयन किया जाना चाहिए जो परियोजना के विकास के चरणों को निर्धारित करता है। में से एक साधारण गलतीयोजना तकनीकी चक्र के साथ योजना की असंगति है।
• 3) तकनीकी चरणों के लिए, कार्यों की एक सूची को परिभाषित करना, उनके अंतर्संबंधों (अनुक्रम) और अनुमानित अवधि (सौंपे गए संसाधनों पर निर्भर करता है) को इंगित करना आवश्यक है।
• 4) परियोजना को आवंटित संसाधनों के मुद्दे पर सहमत होना आवश्यक है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि सभी कंपनी संसाधनों को केंद्रीय रूप से वितरित किया जाना चाहिए। अक्सर, एक नियोजन त्रुटि इस तथ्य के कारण होती है कि कुछ दुर्लभ संसाधनों का एक साथ दो में उपयोग किया जाता है विभिन्न परियोजनाएंएक ही समय में।
• 5) यदि संसाधन दरों का निर्धारण किया जाता है, तो बजट स्वतः भी प्राप्त किया जा सकता है। विशिष्ट गलतियों में से एक यह है कि परियोजना की अनुमानित लागत पर ध्यान दिए बिना बजट निर्धारित किया जाता है।
• 6) लिखित कार्य, बजट और कार्य अनुसूची एक औपचारिक दस्तावेज "प्रोजेक्ट प्लान" बनाते हैं। अक्सर, परियोजना शुरू होने से पहले, इनमें से कुछ दस्तावेज गायब होते हैं।

इस प्रकार, परियोजना नियोजन की सफलता के लिए, कई कारक महत्वपूर्ण हैं जिन पर विचार किया जाना चाहिए:

• हल किए जाने वाले कार्यों का वर्ग, तैयार उत्पाद का प्रचलन, कार्य का प्रकार (विकास, विकास, रखरखाव);
• परियोजना की जटिलता और विकास दल की क्षमताओं को ध्यान में रखते हुए कार्य योजना (जीवन चक्र मॉडल) का चुनाव;
• विषय क्षेत्र में और विकास स्वचालन उपकरण पर अनुभव;
• · ऑटोमेशन साधनों और हार्डवेयर-सॉफ्टवेयर बेस वाले डेवलपर्स के उपकरण;
• काम के समय और गुणवत्ता के लिए ग्राहकों की आवश्यकताओं का स्तर।

एक सुव्यवस्थित परियोजना में, प्रत्येक लक्ष्य के कार्यान्वयन के लिए एक विशिष्ट प्रबंधन निकाय जिम्मेदार होना चाहिए: परियोजना प्रबंधक, सभी लक्ष्यों के लिए (परियोजना मिशन), निजी लक्ष्यों के लिए जिम्मेदार कलाकार, आदि। यानी परियोजना लक्ष्यों का पेड़ चाहिए परियोजना के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार संगठनात्मक इकाई की संरचना के साथ मेल खाता है। इसके लिए, एक तथाकथित जिम्मेदारी मैट्रिक्स विकसित किया जा रहा है, जो निर्धारित करता है कार्यात्मक जिम्मेदारियांपरियोजना निष्पादक, उन कार्यों के सेट को निर्दिष्ट करता है जिनके कार्यान्वयन के लिए वे व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हैं।

योजना का मुख्य उद्देश्य परियोजना कार्यान्वयन मॉडल का निर्माण करना है। परियोजना प्रतिभागियों की गतिविधियों का समन्वय करना आवश्यक है, यह उस क्रम को निर्धारित करता है जिसमें कार्य किया जाना चाहिए, आदि।

नियोजन प्रक्रिया के मुख्य चरण तालिका 1 में दिखाए गए हैं और इसमें नौ चरण शामिल हैं। प्रत्येक चरण में, परियोजना प्रबंधक को यह लग सकता है कि परियोजना अप्रभावी या असंभव है और इसे बंद करने का मुद्दा उठाती है।

तालिका 1 - परियोजना नियोजन प्रक्रिया के मुख्य चरण

		परिणाम
	परियोजना लक्ष्यों की अवधारणा और योजना का विकास।
	परियोजना लक्ष्यों का अपघटन, भवन वर्गीकृत संरचनाकाम करता है (आईएसआर)।
	जिम्मेदार की नियुक्ति। परियोजना के संगठन (सीसीओ) का एक ब्लॉक आरेख बनाना।
	एक परियोजना कार्यान्वयन रणनीति का विकास, मील के पत्थर के लिए एक योजना का निर्माण।
	परियोजना रणनीति का विकास, नेटवर्क मॉडल का निर्माण।	विस्तृत कैसे?
	आदर्श का विकास कैलेंडर अनुसूचीकाम करता है।	बिल्कुल सही कब?
	संसाधन नियोजन, कार्य की वास्तविक कैलेंडर अनुसूची का विकास, संसाधनों की कमी को ध्यान में रखते हुए।	वास्तविक रूप से कब?
	लागत अनुमान, बजट विकास।
	परियोजना योजना का विकास और अंगीकरण।	क्या सब कुछ ध्यान में रखा जाता है?

बड़ी और जटिल परियोजनाओं के कार्यान्वयन के लिए, सहायक परियोजना नियोजन प्रक्रियाओं का उपयोग करना उचित हो जाता है:

• गुणवत्ता योजना;
• उनके साथ काम करने के लिए जोखिम और उपायों की योजना बनाना;
• संगठनात्मक योजना;
• संचार योजना।

प्रत्येक मामले में, परियोजना प्रबंधक, परिणाम / लागत अनुपात के आधार पर, परियोजना प्रौद्योगिकियों के शस्त्रागार में उपलब्ध एक या किसी अन्य सहायक प्रक्रिया का उपयोग करने की व्यवहार्यता का मूल्यांकन करना चाहिए।

चित्र 3 परियोजना नियोजन प्रवाह

परियोजना नियोजन एक सतत प्रक्रिया है, जिसे पूरे जीवन चक्र में परिष्कृत किया जाता है, जिसके दौरान सबसे अच्छा तरीकावर्तमान और बदलती स्थिति को ध्यान में रखते हुए निर्धारित लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करना। एक सक्षम परियोजना योजना, उत्पाद की बारीकियों, बाजार की विशेषताओं और प्रवृत्तियों, उपभोक्ता वरीयताओं, जोखिमों और अन्य कारकों को ध्यान में रखते हुए, आपको गर्भाधान और विकास के चरण में भी अक्षम खर्च से बचने की अनुमति देती है। ऐसी योजना हमेशा सकारात्मक परिणाम नहीं देती है, लेकिन नकारात्मक निष्कर्ष भी बहुत फायदेमंद होते हैं।

परियोजना कार्यान्वयन योजना लिखने का पहला कार्य परियोजना प्रक्रिया को शुरू करने के लिए तत्काल प्रोत्साहन देना है। परियोजना योजना को निर्णय निर्माताओं को यह विश्वास दिलाना चाहिए कि यह विचार व्यवहार्य है, कि यह अपेक्षाओं, अनुसूची, बजट आदि को पूरा करेगा। यदि विकास योजना स्तर पर आश्वस्त नहीं है, तो परियोजना आगे नहीं बढ़ सकती है आरंभिक चरण. इसके विपरीत, एक सफल योजना तुरंत परियोजना प्रबंधक की प्रतिष्ठा का निर्माण करती है और प्रक्रिया को शुरू करने के लिए एक ठोस आधार प्रदान करती है।

परियोजना योजना मानक के अनुसार तैयार की गई है सामान्य योजना, लेकिन दस्तावेज़ की सामग्री हमेशा अद्वितीय होती है, क्योंकि उत्पाद विशेषताओं और इसके कार्यान्वयन की शर्तों का संयोजन अद्वितीय होता है। परियोजना निष्पादन योजना पूरी परियोजना टीम को मार्गदर्शन प्रदान करती है और निर्देश देती है:

• काम के दायरे से
• प्राथमिकता से
• प्रबंधन विधियों की पसंद पर,
• गुणवत्ता मानकों के अनुसार
• इच्छुक पार्टियों के साथ संचार बनाए रखने के रूप में,
• प्रदर्शन माप मानदंड, आदि के अनुसार।

1. परियोजना की पृष्ठभूमि।
2. कार्य और लक्ष्य।
3. पैमाना।
4. सीमाएं (प्रतिबंध)।
5. धारणाएं (धारणाएं)।
6. प्रभाव और निर्भरता।
7. जोखिम और समस्याएं।
8. रणनीतियाँ और तरीके।
9. समय, संसाधन, गुणवत्ता, पैमाने के नियंत्रण के साधन और तरीके।
10. संचार।
11. वितरण कार्यक्रम।
12. प्रदर्शन और इसकी माप।
13. लाभ की प्राप्ति।

एक मानकीकृत स्कीमा एक दस्तावेज़ के माध्यम से नेविगेट करना आसान बनाता है जो बड़े विचारों को साकार करने के लिए सैकड़ों पृष्ठों तक फैल सकता है। योजना के साथ काम करने की प्रक्रिया को सरल बनाएं और परियोजना नियोजन चरणों के तार्किक, सुसंगत, संरचित क्रम की अनुमति दें। यदि, उदाहरण के लिए, पैमाने में शामिल तत्वों का दस्तावेजीकरण नहीं किया जाता है, तो यह पता चल सकता है कि परियोजना प्रतिभागियों के बीच कोई सामान्य समझ नहीं है कि कौन क्या जारी करता है। और यदि आप गुणवत्ता के स्तर को निर्दिष्ट नहीं करते हैं, तो यह पता चल सकता है कि निर्माता के लिए पर्याप्त गुणवत्ता ग्राहक के लिए पर्याप्त नहीं हो सकती है।

उचित विवरण की कमी से त्रुटियां होती हैं, लेकिन कई दोहराव के साथ विवरण की अधिकता परियोजना की सामग्री की समझ में बाधा उत्पन्न करती है। इसलिए, परियोजना रक्षा योजना का परीक्षण आमतौर पर उन श्रोताओं पर किया जाता है जिन्हें परियोजना का पूर्व ज्ञान नहीं होता है, जिसमें व्यापक दर्शकों के प्रतिनिधियों की भागीदारी होती है। परियोजना योजना में जोड़ी गई पृष्ठभूमि कार्यान्वयन कार्यक्रम को सामान्य संदर्भ में फिट करने में मदद करेगी, और शब्दावली, संक्षिप्ताक्षरों और तकनीकी संक्षिप्ताक्षरों का डिकोडिंग किसी के लिए भी तृतीय-पक्ष सूचना स्रोतों को शामिल किए बिना परियोजना के सार को समझना आसान बना देगा।

डोमेन योजना

यहां विषय क्षेत्र उन उत्पादों और सेवाओं का समूह है जिन्हें परियोजना के पूरा होने के परिणामस्वरूप उत्पादित किया जाना चाहिए। विषय क्षेत्र के संदर्भ में परियोजना नियोजन में निम्नलिखित प्रक्रियाएं शामिल हैं:

• वर्तमान स्थिति का विश्लेषण।
• परियोजना की बुनियादी विशेषताओं का स्पष्टीकरण।
• सफलता मानदंड और परियोजना की समस्याओं की पुष्टि।
• उन मान्यताओं और सीमाओं का विश्लेषण जिन्हें परियोजना के प्रारंभिक चरण में स्वीकार किया गया था।
• मध्यवर्ती और अंतिम चरणों में परियोजना परिणामों के लिए मानदंड की परिभाषा।
• दिए गए क्षेत्र के संरचनात्मक अपघटन का निर्माण।

परियोजना जीवन की प्रक्रिया में, वे तत्व जो बनाते हैं दिया गया क्षेत्र, परिवर्तन के अधीन हो सकता है। मध्यवर्ती परिणाम प्राप्त होने पर और परियोजना विकास के चरण में भी कार्य और विशेषताओं के उद्देश्यों को निर्दिष्ट किया जा सकता है।

प्रोजेक्ट टाइम प्लानिंग

इस पैरामीटर की मुख्य अवधारणाएं हैं: समय सीमा, कार्य की अवधि, प्रमुख तिथियां, आदि। प्रतिभागियों का समन्वित कार्य कैलेंडर योजनाओं के आधार पर आयोजित किया जाता है - डिजाइन और तकनीकी दस्तावेज जो परियोजना कार्यों की सूची, उनके बीच संबंध निर्धारित करते हैं। , अनुक्रम, समय सीमा, कलाकार और संसाधन। पूरे जीवन चक्र के लिए परियोजना पर काम के दौरान, प्रबंधन के चरणों और स्तरों के लिए एक कार्य अनुसूची तैयार की जाती है।

वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS)

WBS - डिज़ाइन कार्य के पदानुक्रम का चित्रमय प्रदर्शन - प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग का पहला चरण। संक्षेप में, डब्ल्यूबीएस परियोजना का ऐसे भागों में विभाजन है जो योजना और प्रभावी नियंत्रण के लिए आवश्यक और पर्याप्त हैं। एक पदानुक्रमित संरचना तैयार करने में निम्नलिखित नियमों का पालन करना शामिल है:

1. ऊपरी स्तर के कार्य का निष्पादन निचले स्तर के कार्य के निष्पादन से प्राप्त होता है।
2. एक पैरेंट प्रोसेस में कई चाइल्ड जॉब हो सकते हैं, जिसके निष्पादन से पैरेंट प्रोसेस स्वतः समाप्त हो जाता है। लेकिन चाइल्ड जॉब के लिए केवल एक पैरेंट जॉब है।
3. बाल कार्यों में मूल प्रक्रिया का अपघटन एक ही मानदंड के अनुसार किया जाता है: या तो आकर्षित संसाधनों द्वारा, या गतिविधि के प्रकार से, या जीवन चक्र के चरणों द्वारा, आदि।
4. प्रत्येक स्तर पर, समकक्ष बाल कार्यों को एकत्र किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, उनकी एकरूपता की पहचान करने के मानदंड प्रदर्शन किए गए कार्य की मात्रा और समय हो सकते हैं।
5. समग्र रूप से संरचना का निर्माण करते समय, विभिन्न पदानुक्रमित स्तरों पर अलग-अलग अपघटन मानदंड लागू करना आवश्यक है।
6. अपघटन मानदंड के अनुक्रम को चुना जाता है ताकि कार्यों के बीच बातचीत और निर्भरता का सबसे बड़ा संभव हिस्सा पदानुक्रमित संरचना के निचले स्तरों पर हो। काम करता है उच्च स्तर- स्वायत्तशासी।
7. कार्य का अपघटन पूर्ण माना जाता है यदि निचले स्तर का कार्य प्रबंधक और परियोजना प्रतिभागियों के लिए स्पष्ट है, अंतिम परिणाम प्राप्त करने के तरीके और इसके संकेतक स्पष्ट हैं, और कार्य के प्रदर्शन के लिए जिम्मेदारी स्पष्ट रूप से वितरित की जाती है।

WBS के आधार पर, परियोजना कार्य की एक सूची बनाई जाती है। और फिर उनके कार्यान्वयन का क्रम, संगठनात्मक और तकनीकी मॉडल की मदद से संबंध और काम की अवधि निर्धारित की जाती है।

कार्यों की अवधि

कार्य की अवधि मानकों के आधार पर, व्यक्तिगत अनुभव के आधार पर (जब समान कार्य का उदाहरण है) के आधार पर निर्धारित की जाती है। गणना के तरीकेपरियोजना की योजना बना। इस तरह के तरीकों में शामिल हैं, उदाहरण के लिए, PERT घटना विश्लेषण पद्धति, जिसका उपयोग तब किया जाता है जब संचालन की अवधि का अनुमान लगाने में अनिश्चितता होती है। हालाँकि, प्रोजेक्ट समय को प्रबंधित करने के विभिन्न तरीके हैं।

• पीईआरटी. इस पद्धति को तीन प्रकार के पूर्वानुमानों का भारित औसत माना जाता है: आशावादी, अपेक्षित और निराशावादी। प्रत्येक पूर्वानुमान के लिए अवधि निर्धारित करने के बाद (एक सूत्र और/या विशेषज्ञों को शामिल करते हुए), प्रत्येक पूर्वानुमान की संभावना की गणना की जाती है। और फिर प्रत्येक भविष्यवाणियों और उनकी संभावनाओं के मूल्यों को गुणा किया जाता है, और मूल्यों को जोड़ा जाता है।
• नेटवर्क आरेख. एक नेटवर्क आरेख उनके बीच गतिविधियों और निर्भरताओं का एक प्रदर्शन है चित्रमय रूप. अधिक बार इसे एक ग्राफ के रूप में प्रस्तुत किया जाता है, जिसके शीर्ष होते हैं कलात्मक कार्य, और उनका क्रम और संबंध तीरों को जोड़कर दिखाया गया है।
• गंत्त चार्ट. यह कैलेंडर के अनुसार उन्मुख खंडों के रूप में डिजाइन कार्य के प्रदर्शन के साथ एक क्षैतिज आरेख है। खंड की लंबाई कार्य की अवधि से मेल खाती है, और खंडों के बीच के तीर कार्य के संबंध और अनुक्रम को इंगित करते हैं।

इसके अलावा, प्रत्येक परियोजना में, समय मानदंड के अनुसार कार्य का अनुकूलन सुनिश्चित किया जाता है, कैलेंडर योजनाओं को मंजूरी दी जाती है। साँझा उदेश्यपरियोजना समय की योजना बनाने के तरीके - इसके घटकों की गुणवत्ता को खोए बिना परियोजना की अवधि को कम करना।

परियोजना कार्यबल

नियोजन के इस भाग में पहले उपलब्ध संसाधनों की मात्रा का निर्धारण किया जाता है। यह कलाकारों की सूची, उपलब्धता और परियोजना में उनकी भागीदारी की संभावना को संकलित करके किया जाता है।

फिर, परियोजना के प्रत्येक कार्य के लिए, निष्पादकों को उनकी जिम्मेदारी के क्षेत्र की परिभाषा के साथ सौंपा जाता है। अक्सर वितरण स्तर पर अनुसूची में श्रम संसाधनअंतर्विरोध उत्पन्न होते हैं। फिर विरोधाभासों और उनके उन्मूलन का विश्लेषण किया जाता है।

परियोजना की लागत

परियोजना लागत नियोजन में कई चरण होते हैं:

1. पहले चरण में, संसाधनों के उपयोग की लागत, प्रत्येक परियोजना कार्य और समग्र रूप से परियोजना निर्धारित की जाती है। यहां परियोजना की लागत संसाधनों और काम की कुल लागत है। ध्यान में रखे गए कारकों में उपकरण की लागत (किराए के उपकरण सहित), श्रम शामिल हैं स्टाफ के सदस्यों कोऔर एक अनुबंध, सामग्री, परिवहन, सेमिनार, सम्मेलन, शिक्षण शुल्क, आदि के तहत किराए पर लिया।
2. दूसरे चरण में परियोजना अनुमान की तैयारी, समन्वय और अनुमोदन शामिल है। यहां परियोजना अनुमान एक दस्तावेज है जिसमें औचित्य और गणना शामिल है कुल लागतपरियोजना। यह आमतौर पर के आधार पर किया जाता है आवश्यक संसाधन, कार्य का दायरा, आदि।
3. तीसरे चरण में बजट तैयार करना, उसका समन्वय और अनुमोदन शामिल है। बजट संसाधनों पर प्रतिबंध लगाता है और इसे इस रूप में संकलित किया जाता है:

• लागत और संचयी लागत के बार चार्ट,
• समय के साथ वितरित संचयी लागतों के लाइन चार्ट,
• खर्चों के पाई चार्ट,
• कैलेंडर कार्यक्रम और योजनाएं,
• लागत वितरण मैट्रिक्स।

साथ ही प्रबंधन बजट जोखिमपरियोजना योजना के एक अलग खंड में चर्चा की।

जोखिम योजना

यह खंड जोखिमों की पहचान, विश्लेषण, मूल्यांकन और जोखिम प्रतिक्रियाओं को विकसित करने में शामिल प्रक्रियाओं का वर्णन करता है। जोखिम 3 मापदंडों की विशेषता है:

• जोखिम की घटना,
• किसी जोखिमपूर्ण घटना के घटित होने की संभावना,
• जोखिम कारक की प्राप्ति के मामले में नुकसान की राशि।

क्रियाओं के निम्नलिखित अनुक्रम के बाद एक सरल जोखिम नियोजन पद्धति लागू की जाती है:

1. जोखिम की पहचान। इसके लिए न केवल विशेषज्ञ शामिल हैं, बल्कि हर कोई जो परियोजना की संभावित कमजोरियों का पता लगाने में मदद करेगा।
2. जोखिम प्राप्ति की संभावना का निर्धारण। माप प्रतिशत, शेयर, अंक और अन्य इकाइयों में किया जाता है।
3. परियोजना के लिए प्रत्येक विशिष्ट जोखिम के महत्व और पदानुक्रम में इसके स्थान के संदर्भ में जोखिमों का वर्गीकरण। प्राथमिकता वे हैं जो समग्र रूप से परियोजना के लिए उच्च संभावना और महत्व के हैं।
4. इसके लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को इंगित करते हुए प्रत्येक व्यक्तिगत जोखिम की संभावना को कम करने के उपायों की योजना बनाना।
5. उन्मूलन योजना नकारात्मक परिणामजिम्मेदार व्यक्तियों की नियुक्ति के साथ जोखिम की प्राप्ति के मामले में।

एक परियोजना बनाते समय, उस क्षेत्र की परवाह किए बिना एक योजना लिखना आवश्यक है जिसमें उद्यम संचालित होता है: उत्पादन परियोजनाओं और आईटी-प्रौद्योगिकियों से लेकर भूनिर्माण और शहर के सुधार कार्यों तक। हालाँकि, परियोजना नियोजन स्वयं "हवा में निलंबित" नहीं है, क्योंकि यह परियोजना की शुरुआत से पहले है, लेकिन परियोजना के प्रत्यक्ष निष्पादन के लिए संक्रमण द्वारा पूरा किया गया है।

सभी प्रक्रियाएं, अवधारणाएं या वस्तुएं कहीं से शुरू होती हैं। शुरुआत का यह क्षण कुछ दिन या साल पहले हुआ था, और सब कुछ अलग दिख रहा था - जैसा अभी है वैसा नहीं है। उदाहरण के लिए, एक कार को देखते हुए, हम समझते हैं कि शुरुआत में ऐसा नहीं था: पहले एक विचार प्रकट हुआ, फिर इस विचार को अन्य लोगों तक पहुँचाया गया, जिससे चर्चा हुई; डिजाइनर काम में शामिल हुए, असेंबली प्रक्रिया शुरू की गई और बहुत कुछ।

उपरोक्त एक छोटा सा उदाहरण है। लेकिन वह पूरी तरह से सार की व्याख्या करता है - हर चीज की शुरुआत होती है।

परियोजना प्रबंधन कोई अपवाद नहीं है। कार्यों और प्रक्रियाओं की एक जटिल श्रृंखला होने के कारण यह कहीं न कहीं शुरू भी होती है। यह पहला कदम है परियोजना की योजना.

इस लेख में हम योजना और नियोजन प्रक्रिया के बारे में बात करेंगे, साथ ही "ऐसी योजना कैसे बनाएं" प्रश्न से संबंधित बिंदुओं की व्याख्या करेंगे। हमने 7 चरणों की पहचान की है।

एक परियोजना योजना क्या है?

आपने देखा होगा कि हम हैं योजनाउल्लेख किया और योजना प्रक्रिया. उनके बीच क्या अंतर है? सब कुछ बहुत सरल है।

नियोजन एक प्रक्रिया है, एक चर्चा है। इस दौरान कार्य का दायरा, लक्ष्य और उन्हें प्राप्त करने के आवश्यक तरीकों को स्पष्ट किया जाता है।

योजना है सरकारी दस्तावेज़ए जिसमें सभी नियोजन निर्णय, स्वीकृत कार्यक्षेत्र, लागत शामिल हैं। इसका मुख्य कार्य नियंत्रण, प्रतिभागियों के बीच संचार की सुविधा और समय-निर्धारण करना है।

प्रोजेक्ट योजना बनाते समय, प्रबंधक के पास पहले से ही होना चाहिए मुख्य ज्ञानऔर कौशल। इससे इसके सफल क्रियान्वयन की संभावना बढ़ जाती है। इसके अलावा, एक तैयार योजना आपको अनावश्यक गलतियों और बुरे निर्णयों का अनुमान लगाने और उनसे बचने में मदद करेगी, साथ ही समय बचाने और लागत कम करने में मदद करेगी।

परियोजना योजना लक्ष्य

एक अच्छी तरह से तैयार योजना में निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए।

क्यों?

परियोजना के लिए धन आवंटित करने के कारणों को स्पष्ट किया जाना चाहिए; किस समस्या को हल करने की जरूरत है।

प्रश्न उस कार्य से संबंधित है जो परिणाम और अंतिम लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए किया जाना चाहिए।

शामिल लोगों, उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के बारे में प्रश्न; उन्हें कैसे व्यवस्थित किया जाना चाहिए इसके बारे में।

कब?

यहां हम प्रोजेक्ट के शेड्यूल/अवधि के बारे में बात कर रहे हैं।

प्रोजेक्ट प्लान कैसे बनाएं?

मसौदा तैयार करने से पहले, प्रबंधक को बड़ी संख्या में प्रश्नों के बारे में पता होना चाहिए जो पूरे प्रोजेक्ट में उत्पन्न होंगे और उनके उत्तर। प्रत्येक प्रश्न को अलग से सूचीबद्ध किया जा सकता है। लेकिन सामान्य विशेषता पैटर्न और पैटर्न की पहचान करना अभी भी बेहतर है। तो, एक परियोजना योजना तैयार करने के लिए प्रबंधक को क्या करने की आवश्यकता है।

1. संचार

सफलता का पहला कदम टीम के साथ लक्ष्यों, प्रतिभागियों, कार्यों आदि के बारे में संवाद करना है। प्रबंधक को पता होना चाहिए कि किस कार्य, समय सीमा और परियोजना में होने वाली हर चीज के लिए कौन जिम्मेदार है।

यह जोड़ने योग्य है कि संचार केवल पहला कदम नहीं है। पूरे प्रोजेक्ट में संचार करना सफलता की कुंजी है।

2. प्रतिभागियों और लक्ष्यों को परिभाषित करें

सभी परियोजना प्रतिभागियों को निर्धारित करना कभी-कभी मुश्किल होता है: उनमें से बहुत सारे हो सकते हैं। इसके अलावा, वे प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से, अधिक या कम हद तक, परियोजना को प्रभावित कर सकते हैं। इसलिए उन सभी की पहचान करना महत्वपूर्ण है जो सीधे योजना की तैयारी को प्रभावित करते हैं और उनकी इच्छाओं को गंभीरता से लेते हैं।

परियोजना भागीदार कौन हो सकता है:

• ग्राहक- वह व्यक्ति जो सीधे काम का वित्त पोषण करता है और उसे मंजूरी देता है;
• प्रोजेक्ट मैनेजर- परियोजना के बाद के निर्माण, निष्पादन और नियंत्रण के साथ योजना बनाने में शामिल व्यक्ति;
• परियोजना दल, जो अंतिम उत्पाद बनाता है। टीम के सदस्य विकास, गुणवत्ता आश्वासन, डिजाइन कार्य आदि सहित कई महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं में शामिल होते हैं। एक नियम के रूप में, वे परियोजना को मंजूरी नहीं देते हैं;
• अंतिम उपयोगकर्ता;
• अन्य. इस सूची में विभिन्न प्रकार के लोग शामिल हो सकते हैं: जोखिम विश्लेषक, खरीद विशेषज्ञ, आदि।

इस स्तर पर क्या किया जा सकता है? प्रमुख प्रतिभागियों के साथ साक्षात्कार आयोजित करें। तो आप समझेंगे कि क्या आवश्यकताएं निर्धारित की गई हैं, और किन लक्ष्यों को प्राप्त किया जाना चाहिए। अधिकांश प्रभावी तरीकालक्ष्य उपलब्धि एक स्मार्ट लक्ष्य निर्धारण तकनीक है।

साक्षात्कार से प्रबंधक को यह समझने की भी अनुमति मिलती है कि परियोजना किस समस्या का समाधान कर रही है और इसे वित्त पोषित क्यों किया जा रहा है।

यह हमारा है क्योंप्रश्न।

3. कार्य का दायरा निर्धारित करें

निस्संदेह किसी भी योजना का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। सभी प्रमुख बिंदुओं पर प्रकाश डाला गया है और यहां चर्चा की गई है: औचित्य, उत्पाद विवरण, पात्रता मानदंड, लक्ष्य और परिणाम, बाधाएं, धारणाएं, मूल्यांकनऔर कुछ अन्य। सभी परियोजना प्रतिभागियों को इस स्तर पर पूरी समझ और सहमति में आना चाहिए। जैसे ही चर्चा समाप्त होती है, एक दस्तावेज में महत्वपूर्ण सब कुछ दर्ज किया जाता है जिसमें परियोजना की सामग्री और दायरे का विवरण दर्ज किया जाता है।

यह चरण गलतफहमी के जोखिम को भी कम करता है जिससे परियोजना का विस्तार हो सकता है।

यह हमारा है क्याप्रश्न।

4. भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करें

एक प्रबंधक के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक टीम के सदस्यों के बीच कार्यों का वितरण है। उन्हें अपनी भूमिकाएं और जिम्मेदारियां पता होनी चाहिए। और, ज़ाहिर है, हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि एक निश्चित संख्या में प्रतिभागियों के साथ टीमें बनाई जाती हैं।

यह हमारा है कौनप्रश्न।

5. प्रोजेक्ट शेड्यूल करें

यह पैराग्राफ पिछले एक की सीधी निरंतरता है। एक बार भूमिकाएं और जिम्मेदारियां सौंप दिए जाने के बाद, अगला कदम प्रत्येक संसाधन के लिए कार्य की अवधि को प्रारंभ/समाप्ति तिथियों के साथ निर्धारित करना है।

यह हमारा है जबप्रश्न।

उसी स्तर पर, प्रबंधक प्रमुख घटनाओं को निर्धारित करता है, महत्वपूर्ण पथ - सामान्य तौर पर, कार्य अनुसूची से संबंधित होता है।

कौन सा प्रोजेक्ट टूल चुनना है?

6. गैंट चार्ट के साथ परियोजना योजना की कल्पना करें

ध्यान दें कि कुछ लोग, शेड्यूल के बारे में बात करते समय, पूरे प्रोजेक्ट का मतलब रखते हैं। यह पूरी तरह से सच नहीं है। विज़ुअलाइज़्ड शेड्यूल योजना और योजना का ही हिस्सा है। पूरी परियोजना एक अधिक जटिल संरचना है।

GanttPRO का उपयोग करें, जो . इसके साथ, प्रबंधक कर सकता है:

• कार्यों का निर्माण और वितरण;
• प्रारंभ और समाप्ति तिथियों के साथ उनकी अवधि निर्धारित करें।
• कार्यों के बीच निर्भरता सेट करें। प्रबंधक सभी घटनाओं पर नज़र रखता है और जानता है कि एक पूर्ण कार्य अगले एक को कब शुरू होता है;
• व्यक्तिगत घटनाओं और समग्र रूप से परियोजना की प्रगति की निगरानी करें;
• कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों का निर्धारण;
• संसाधनों की लागत निर्धारित करें;
• टीम के सदस्यों के साथ बातचीत करें और उनके द्वारा किए गए सभी परिवर्तनों को देखें;
• प्रमुख घटनाओं का पालन करें;
• महत्वपूर्ण पथ की कल्पना करें - परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक न्यूनतम समय।

GanttPRO Gantt चार्ट के साथ, नियोजन प्रक्रियाओं को प्रबंधित करना और प्रोजेक्ट बनाना आसान है।

7. जोखिम का प्रबंधन करें

किसी परियोजना के सभी चरण जोखिम के अधीन हो सकते हैं। इसलिए, उनका प्रबंधन करना उनमें से एक है हाइलाइटयोजना में।

एक अनुभवी प्रबंधक न केवल ऐसी स्थितियों का आकलन और अनुमान लगाने में सक्षम होता है, बल्कि उन्हें हल करने के तरीकों के साथ एक योजना बनाने में भी सक्षम होता है। बदले में, टीम को यह भी पता होना चाहिए कि किसी भी बदलाव का जवाब कैसे देना है।

क्या जोखिम उत्पन्न हो सकते हैं?

• समय और लागत के बारे में आशावादी अपेक्षाएं;
• खराब परिभाषित आवश्यकताओं और इच्छाओं;
• खराब परिभाषित भूमिकाएं और जिम्मेदारियां;
• आवश्यकताओं में परिवर्तन;
• नई आवश्यकताएं;
• बजट में कटौती;
• खराब बातचीत।

आइए संक्षेप करें

कोई समान परियोजनाएं नहीं हैं। किसी को जोखिम और स्थगित समय सीमा के बिना पूरी तरह से लागू किया जा सकता है। एक और विफल हो सकता है, भले ही उसके समान प्रतिभागी, लागत, शेड्यूल और लक्ष्य हों। परियोजना में जोखिम और परिवर्तन अपरिहार्य हैं। लेकिन फिर भी, काम का एक सुनियोजित दायरा, एक कार्यक्रम, मूल्यांकन किए गए जोखिम और उत्कृष्ट टीम वर्क योजना को सुविधाजनक बनाने और एक योजना तैयार करने में मदद करेगा। ऐसे में मुश्किल प्रोजेक्ट भी मजेदार हो सकते हैं।

क्या आपके पास प्रोजेक्ट प्लानिंग का अनुभव है?

योजना विवरण की गहराई परियोजना के आकार और जटिलता, परियोजना की प्रकृति, बनाई गई वस्तुओं के प्रकार से निर्धारित होती है। उत्पादन सुविधा के निर्माण के लिए परियोजना योजना की एक विशिष्ट संरचना में 6 खंड (तालिका) शामिल हैं।

एफपीआर के विकास के पहलुओं में शामिल हैं:

व्यावहारिक कार्य की योजना के अनुसार:

डिजाइन के लिए प्रारंभिक डेटा;

कार्य प्राथमिकताएं;

कर्मचारियों की आवश्यकता;

डिजाइन विकास को मंजूरी देने के लिए प्रक्रियाएं;

रसद योजना के अनुसार:

आपूर्ति उपकरण की शर्तें;

उपकरणों की स्थापना पर समय और नियंत्रण;

निर्माण योजना के अनुसार:

उपकरण और कर्मियों की नियुक्ति के लिए परिसर की आवश्यकताएं;

परिसर की तैयारी और निर्माण पर काम का संगठन;

गुणवत्ता नियंत्रण योजना के अनुसार:

सामान्य गुणवत्ता मानदंड;

आपूर्ति किए जाने वाले उपकरणों का नियंत्रण;

कमीशनिंग योजना के अनुसार:

प्रारंभिक कार्य;

पूर्व-संचालन नियंत्रण;

कमीशनिंग।

परियोजना योजना चरणों की संरचना और सामग्री

परियोजना के मुख्य लक्ष्य	लक्ष्य बनाते समय, सरल और अव्यवहारिक लक्ष्यों से बचें। प्रत्येक लक्ष्य के सापेक्ष महत्व और वैकल्पिक प्रबंधन निर्णयों पर इसके प्रभाव को देखते हुए संपूर्ण को यथासंभव स्पष्ट और विशेष रूप से पढ़ाया जाना चाहिए।
परियोजना वित्तीय योजना	प्रत्येक निवेशक के न्यूनतम निवेश का हिस्सा, वित्तपोषण के तरीके और शर्तें निर्धारित की जाती हैं। वित्तपोषण योजना आमतौर पर पूंजीगत व्यय की अनुसूची, ऋण की चुकौती को प्रभावित करती है और परियोजना प्रतिभागियों और निवेशकों के बीच समझौते के अधीन है। अनुमानित कार्य वित्तीय नियोजन से पहले होता है। प्रत्येक प्रकार, कार्य के चरण के लिए अनुमान जोड़े जाते हैं। अलावा वित्तीय योजनापरियोजना के वित्तीय और आर्थिक संकेतकों (रियायती लाभ, पेबैक अवधि) के मूल्यांकन के लिए प्रदान करता है।
उपसंविदा निष्पादन योजना	ग्राहक, सामान्य इंटरलाइनर, उपठेकेदारों और आपूर्तिकर्ताओं की समग्र रणनीति का प्रतिनिधित्व करता है। वह सभी परियोजना प्रतिभागियों के लिए कड़ी है। इसके विकास का आधार सभी परियोजना प्रतिभागियों के कार्यों और जिम्मेदारियों की स्पष्ट परिभाषा और वितरण है। यह योजना बनाते समय: क) उपठेकेदारी के विकल्पों का मूल्यांकन किया जाता है; इस तरह के मूल्यांकन के लिए मानदंड आवश्यक समय सीमा में उपठेकेदारों द्वारा तकनीकी कार्यों को करने की संभावना है; बी) प्रत्येक उपठेकेदार के लिए सबसे उपयुक्त प्रकार के अनुबंधों का चयन और इन अनुबंधों की तैयारी और समापन के लिए जिम्मेदार शर्तों का निर्धारण; सी) एक वैचारिक परियोजना अनुसूची के रूप में विकसित किया गया है: अवयवअनुबंध दस्तावेज।
कार्यात्मक योजना।	कार्य के कार्यात्मक परिसरों की संरचना, उनके कार्यान्वयन का समय और विशेषताएं निर्धारित करता है। कार्यात्मक परिसरों में शामिल हो सकते हैं: डिजाइन कार्य, सामग्री और तकनीकी आपूर्ति (एमटीपी), निर्माण, गुणवत्ता नियंत्रण, कमीशनिंग। निम्नलिखित योजना दस्तावेजों से मिलकर बनता है: परियोजना की मुख्य अनुसूची; कार्य कार्यक्रम (अल्पकालिक); कार्यात्मक कार्य योजनाएँ।
मास्टर कैलेंडर प्लान (एमसीपी)	यह वैचारिक परियोजना योजना को स्पष्ट और विस्तृत करके बनाया गया है। यह परियोजना के चरणों को परिभाषित करता है, जो कार्य के कार्यात्मक सेट की शुरुआत और पूर्णता से जुड़े लक्ष्य चरणों और परियोजना चरणों में विभाजित होते हैं। मास्टर शेड्यूल आमतौर पर हिस्टोग्राम के रूप में प्रस्तुत किया जाता है, क्योंकि परियोजना के इस चरण में अपघटन व्यक्तिगत कार्यअनुपस्थित है, और विशिष्ट बाधा परिभाषित नहीं है।
शॉर्ट टर्म कैलेंडर प्लान	वे जीकेपी के आधार पर बनते हैं और इसमें कार्यों की सूची, समय सीमा, उनके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के नाम शामिल हैं।
कार्यात्मक कार्य योजनाएँ (FPR)	ये नियोजन दस्तावेजों की प्रणालियाँ हैं जिनमें गतिविधियाँ शामिल हैं, साथ ही विशिष्ट तकनीकी और डिजाइन समाधानपरियोजना के कुछ पहलुओं पर।
परियोजना कार्यान्वयन कारकों का विश्लेषण	उपायों की एक प्रणाली का विकास जो पिछले नियोजन चरणों के नियोजित निर्णयों की कमियों की भरपाई करता है और जिसका उद्देश्य प्रतिकारक कारकों के प्रभाव को रोकना है, प्रभावित करने वाले कारकों से लाभ प्राप्त करना, राशि बढ़ाना आर्थिक प्रभावसभी कारकों की बातचीत से। योजना के इस खंड का दस्तावेजी रूप गतिविधियों पर एक समझौता है, जिसे इच्छुक प्रतिभागियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है और जिम्मेदार निष्पादकों के साथ सहमति व्यक्त की जाती है।
परियोजना योजना के अतिरिक्त	योजना की तैयारी में उपयोग किए जाने वाले डेटा को निकाल लिया जाता है: परियोजना अवधारणा से डेटा; परीक्षा सामग्री; परियोजना के लिए आवश्यकताएं और प्रतिबंध, आदि।