Mi legyen a személyzeti osztály standján. A szükséges személyzeti dokumentumok listája

Információs állványok elhelyezésére szolgálnak anyagok: szórólapok, hírek, reklámüzenetek, füzetek stb. mind a kereskedelemben, mind a szolgáltató szektorban.

Az állványok alaptípusai

Az egyik leggyakoribb és legnépszerűbb típus - stand "fogyasztói sarok". Mi kerül bele? Valójában ez egy információs tábla zsebekkel. Lehet benne egy panasz- és javaslatkönyv, a cég engedélyei és igazolásai, a céggel kapcsolatos információk stb. Leggyakrabban egy ilyen sarok nem hordoz reklámterhelést, ezért sokan olcsó lehetőségeket rendelnek. költségvetési szervezetek: iskola, kórház, közintézmény stb.

Általában kétféle információs állvány létezik:

• utca
• belső

Belső állványok beltérben használatosak és nyitott ( Szabad hozzáférés anyagok) és zárva Korlátozott hozzáférés. Akkor használják, ha az elhelyezett anyagok véletlenül megsérülhetnek vagy vandalizmus lehetséges. Például az oktatási intézményekben

Telepítés utcai információs standokéttermek, kávézók használata (menü elhelyezése), társadalmi szervezetek(lakás- és kommunális hirdetmények, házvezetés stb.), aktuális információk kifüggesztése stb.

5 alapvető állványtervezési szabály

Az információk sikeres elrendezése, az ékezetek elhelyezése, a figyelemfelhívás helyes módjai az állványra - "út a szívhez" potenciális ügyfelekés az üzleti partnerek.

Kiemeljünk öt kulcsfontosságú pontot:

1. Először is szükséges meghatározni fő cél . Miért van szükség információs táblára? Mi a "küldetése"? Az ezekre a kérdésekre adott válaszok segítenek a megfelelő összpontosításban. De erről majd később.
2. A figyelem felkeltésére. A külső kialakításnak vonzania kell az emberek tekintetét, fel kell keltenie a vágyat, hogy megtudja, "mi olyan érdekes ott". Kiderült, hogy az elhaladó látogató legfeljebb 5-10 másodpercre állja meg a tekintetét a lelátón. Ez azt jelenti, hogy ez idő alatt meg kell győznie, hogy jöjjön közelebb és ismerkedjen meg az információval. Eredeti forma, fényes elem vagy hátterek az állvány kialakításához, szokatlan információk megjelenítése: képregények, infografikák stb.
3. Az emberi figyelem szelektív. Egy ember nem tud egyszerre sok témára ugyanannyi figyelmet fordítani, ezért ékezeteket kell helyezni: mit kell látnia az olvasónak először, mit azután - segédanyagként. a cég termékének bemutatása, akkor őrá és az ő előnyeire kell összpontosítani. Használjon illusztrációkat, fényképeket, infografikus diagramokat – a vizuális információk jobban érzékelhetők. Ha úgy dönt, hogy közzéteszi információkat magáról a cégről, akkor először is figyeljen magára a logó, márka, céges színek stb.. Nincs értelme „üres”, szemantikai terhelést nem hordozó díszítőelemeket hozzáadni, mert nem csak a vonzás a célod , hanem az olvasó megtartására is. Ezért a tervezésnek logikusan kapcsolódnia kell a fő ötlethez.
4. A vizuális akcentusok száma nem lehet nagy. Ellenkező esetben a személy figyelme szétszóródik, és a személy nem tud arra az anyagra koncentrálni, amelyet közvetíteni szeretne.
5. Az információk frissítése nagyon fontos. Minden hírnek, naprakész információnak és közleménynek szó szerint „feltűnőnek” kell lennie, és időben friss üzenetekkel kell helyettesítenie. Ne felejtsen el meghívókat hozzáadni a folyamatban lévő eseményekhez stb.

A stand valamilyen módon minden szervezet "arcának" az egyik alkotóeleme, függetlenül attól, hogy kereskedelmi vagy nyilvános. A látogatók és a leendő potenciális vásárlók sikere és tetszése az információs hely kompetens kialakításától függ.

Középületekben áll

Egy kreatívan megtervezett, színes dizájnú állvány csak fél siker, hiszen nagyon fontos, hogy fontos információkat közvetítsen a látogató felé. Természetesen az élénk színekkel készült állványok meggyőzően fognak kinézni, de ha ezt az információs tárgyat rossz helyre helyezi a szobában, akkor nem lesz más, mint a belső tér szokásos díszítő eleme.

A kreatív stand jobban felkelti a látogatók és a vendégek figyelmét

Az állványt igyekezzünk a legforgalmasabb helyen elhelyezni, hogy minél több ember figyelmét felkeltsük, de bizonyos finomsággal, hogy ne „irritálja” a szemet. Ilyen helyek általában az iskolák előcsarnokai, színházak, szállodai előcsarnokok stb.

A stand formátuma az épület rendeltetésétől függően változatos lehet

Az állvány információs képernyőjének területének arányosnak kell lennie a helyiség teljes területével, anélkül, hogy a méretével összezavarná, finoman közvetítve a szükséges információkat.

Olvassa el még:

Szakasz: Személyi szolgálatra

Állványok széles választékát kínáljuk a vállalkozások személyzeti részlegei által megoldott különféle feladatokhoz, mint például a munkatársak bevonzása, betanítása, tájékoztatás, HR-sarkok díszítése, becsülettáblák, munkatársak jogai és kötelezettségei, és még sok más. Az állványok színes dizájnjához a személyzeti tiszti sarokba plakátokkal és képekkel ellátott „Személyzeti szolgálatokhoz” CD-t rendelhet. Rendelési márkajelzés (a szervezet logója). Vezetőinkkel kapcsolatba lépve vásárolhat állványokat szervezete személyzeti osztálya számára, az állványok szállítása Oroszország egész területén történik

Köszönhetően a funkcionális és tervezési jellemzők előre gyártott állványok segítségével:
1. Adjon hozzá ehhez az állványhoz akasztózsebeket a tanításhoz és a segédanyagokhoz.
2. Módosítsa az állványelemek színsémáját.
3. Rendeljen nagy betűket.
4. Helyezze az állványra Helyezzen regionális vagy vállalati szimbólumokat az állványra
5. Vásároljon állványokat az állvány kültéri elhelyezéséhez.
6. Rendeljen tematikus A4-es poszter- és szóróanyag-készleteket (színes és fekete-fehér).
7. Fokozatosan építse fel, építse fel egyéni információs terét a stand egyes elemeinek beszerzésével.

Az ár tartalmazza az állvány összeszerelését.

HR alkalmazás az hivatalos dokumentum, amelyet a munkajog normái szerint meghatározott módon kell elkészíteni, és számos részletet tartalmaznak (a munkavállaló neve, összeállítás dátuma, aláírás stb.). Egy hétköznapi alkalmazott nem tudja (és nem is szabad tudnia, ez nem az övé hivatalos feladatokat) hogyan kell helyesen megírni a szabadságra vagy elbocsátásra vonatkozó kérelmet. Ehhez mindig van a cégnél egy HR ellenőr, aki köteles elmagyarázni és segíteni a dokumentum elkészítésében. Most, amikor a „személyzet fluktuációja” kifejezést első kézből ismeri a személyzeti szolgálat bármely szakembere, és naponta kell írni az elbocsátási és felvételi kérelmeket, sok idő telik a nyilatkozatok és magyarázatok diktálására. A mai cikkünkben a személyzeti szolgálat idejét optimalizálni és a jogi kereteken belül maradni fogjuk.

Először is kezdjük a legfontosabb toborzási alkalmazások listájának összeállításával. Itt van:

1 állításcsoport

egy). Pályázat állásra

2). részére felmondó levél saját akarat

2 állításcsoport

3). Éves szabadság jelentkezés

négy). A jelentkezést saját költségen hagyja el

5). Kérelem a munkafüzet másolatának kiadására

6). Munkaviszony igazolás iránti kérelem

3 állításcsoport

7). Átadási alkalmazás

nyolc). Jelentkezés szülési szabadságra

9). Pénzügyi támogatási kérelem

tíz). Felmondólevél

Ez a lista csak a leggyakoribb és legszükségesebb foglalkoztatási kérelmeket tartalmazza. A cég sajátosságaitól függően más űrlapok is hozzáadhatók. Például, ha az elbocsátások gyakran a felek megállapodása alapján történnek, akkor a személyzeti felügyelőnek ki kell dolgoznia egy kérvénylapot, és azt bele kell foglalnia a többibe.

Másodszor, a fenti jelentkezéseket az összes űrlapon számuk szerint csoportokra bontjuk: 50% -1 csoport, 40% -2 csoport, 10% -3 csoport. Más szóval, mivel minden cégnél nagyobb a kereslet a szabad akaratból történő felmondás iránti kérelemre, ötször több ilyen kérvény lesz, mint terhesség és szülés iránti kérelem.

Harmadszor, a személyzeti osztályon formanyomtatvány-kitöltési példákkal vizuális stand elhelyezése szükséges. Az állvány elhelyezéséhez válasszon olyan helyet az irodában, ahol a dolgozó leülhet az asztalhoz, és egyúttal nagyszerű kilátást nyújt az állványra. Írhatsz példákat is munkaszerződésés az anyagi felelősségre vonatkozó megállapodások; nem foglalnak sok helyet, de emlékeztetőül szolgálnak a cég meglévő dolgozóinak alapvető jogaira és kötelezettségeire, és mintául szolgálnak majd az újonnan érkezőknek. Különösen ajánlott fontos pontokat jelölje ki az állványon élénk színekkel és felkiáltójelekkel. Ez annak köszönhető, hogy hazánkban sajnos még mindig meglehetősen alacsony a személyzeti kultúra szintje. A munkavállalók többsége nincs tisztában azzal az adminisztratív és büntetőjogi felelősséggel, amely a személyzeti tisztek, a cégvezető munkajogi megsértése esetén következhet, és rendkívül figyelmetlen személyzeti dokumentáció.

A fülke mellé, külön mappába, vagy a pultra kész nyomtatványokat kell elhelyezni, lehetőleg külön fájlokban. A pályázatok kinyomtatásához használja a munkáltatói fejléces papírt, így a dolgozók fegyelmezettebbek, nem gyűrődnek meg a jelentkezések, a HR-eseknek pedig kényelmesebb és kellemesebb a dokumentumok archívumba iktatása. Például egy már kinyomtatott űrlapon elegendő behúzás lesz a lyukasztáshoz és a személyes fájlok listájának felvillantásához a későbbi archiváláshoz.

Minden alkalmazottnak szabad hozzáférést kell biztosítania a nyomtatott és a nyomtatott űrlapokhoz elektronikus formában. A legkényelmesebb egy nyilatkozatot tartalmazó elektronikus fájlt benyújtani a munkavállalónak az alábbi módok egyikén:

Vállalati címen történő állásra jelentkezésekor Email a munkavállalónak a cégvezetés üdvözlő beszédével, a bemutatkozó dokumentációval együtt egy fájlt küldenek az összes jelentkezési lappal;

A jelentkezési lapokat tartalmazó fájl felkerül a vállalat belső weboldalára, „csak olvasható” funkcióval minden alkalmazott számára, és „szerkesztés” funkcióval a személyzeti tisztviselők számára.

A cikkben javasolt rendszer tesztelése után központi iroda a társaságnak be kell vezetnie a munkáltató fiókjaiban, képviseleti irodáiban és leányvállalataiban. Így el lehet kezdeni egy egységes rendszer kiépítését személyi dokumentumfolyamat a teljes cégcsoportban, holding.

Kapcsolatban áll

osztálytársak

Ebből a cikkből megtudhatja

• Mit értünk információs standok kialakítása alatt a könyvtárban
• Milyen kialakítást igényel egy iskola információs állványa?
• Kire érdemes egy információs stand tervezését megbízni

Az információs standok tervezése - úgy tűnik - meglehetősen egyszerű dolog. Ha egy ilyen objektum egyetlen célja az információ továbbítása, nincs szükség semmi különös kitalálására. Elég lesz az információkat és képeket úgy elrendezni, hogy kényelmes legyen észlelni őket. De valójában minden bonyolultabb. Természetesen az információs standok kialakítása nem igényel professzionális tervezési megközelítést, különleges találékonyságot vagy fantáziát, de nem szabad elfelejteni, hogy itt vannak olyan finomságok, amelyek befolyásolják egy ilyen médium hatékonyságát. Mit kell tudni a tervezésről ezen a területen?

Kinek van szüksége információs standokra és miért?

Sok intézmény számára fontos szerep jó minőségű, igényesen kialakított állványt játszik le információkkal. Minden üzletnek rendelkeznie kell „Vevősarokkal” – vagyis egy táblával, amelyen a fogyasztóvédelmi törvény, bejegyzési igazolás, a cég elérhetőségei stb.

Minden cégnek joga van saját területén olyan információkat megjeleníteni, amelyeket fontosnak, az ügyfelek és a munkavállalók számára hasznosnak tart. Lehetnek adatai, küldetése, célja, elérhetőségei, tűzvédelmi szabályzata és így tovább. Az ilyen dolgok a cég sikeréről tanúskodnak, növelik az iránta való hűséget. E célok eléréséhez egy egyszerű és megfizethető hirdetési forma alkalmas - egy információs stand.

Reklám- és információs standok tervezésével Ön kommunikál potenciális fogyasztók szolgáltatásai: beszéljen új termékekről, akciókról. És miután az információs standot Becsülettáblává alakítják, imázskomponenssé válik, amely lehetővé teszi a márka népszerűsítését, pozitívan befolyásolva az alkalmazottak lojalitásának szintjét.

Az információs stand egyszerű és fontos módja egy bizonyos kör befolyásolásának, használni kell! De mi ez?

Ez egy lapos kialakítás, amelyen információkat és dokumentumokat helyeznek el. Kihelyezhetők zsebekben vagy magához a táblához rögzíthetők. A hordozó méretei funkcionális terhelésétől, elhelyezkedésétől függően változnak.

Az információs állvány a következő funkciókat tudja ellátni:

• Tájékoztatás. Fő feladata a fontos adatok továbbítása egy meghatározott körhöz.
• Propaganda. Az információs stand kialakításánál könyvek, információkkal ellátott prospektusok kerülnek a zsebekbe: árlista, árleszállítás, együttműködési elvek stb.
• A törvénynek való megfelelés. Törvényképviselet, egyéb normatív dokumentumok, munkavédelmi utasítások, szabályok.
• Kiállítási lehetőségek. Példák bemutatása a termékére.
• Hall of Fame. Információk benyújtása a szervezetről, célokról, stratégiáról, adatok a munkavállalókról és érdemeikről.

Fontos megjegyezni, hogy ha sikerült olyan információs standot kialakítani, amely képes magára vonni a figyelmet, és érthető nyelven továbbítani tudja az információkat, akkor annak hatékonysága többszörösére nő.

Az állvány fő részei egy pajzs és rögzítőelemek, amelyek segítségével az információk megjelennek. Ez utóbbiként a megfelelő vasalatok vagy műanyag zsebek kerülnek kiválasztásra. Az alap alatt általában műanyag. Megfelelő PVC 3-5 mm vastagságban.

A zsebek laposak egy vagy két lap számára, és terjedelmesek szórólapok, prospektusok elhelyezésére. Átlátszó műanyagból készülnek, vastagságuk 0,5-3 mm.

A zseb mérete szabványos A4-es vagy bármilyen méretű, az Ön igényei szerint. A zsebek számát és formátumát a vásárló határozza meg.

Valójában az információs állványok sokféle anyagból készülnek, minden méretben és formában, további prezentációs funkciókkal.

Más szóval, ha egyedi információs standot rendel, mindig új és nem szabványos termékeket kap.

Milyen követelmények vonatkoznak az információs stand kialakítására

A „Fogyasztói jogok védelméről” szóló szövetségi törvény 9. cikke szerint a társaság tulajdonosa köteles „fogyasztói sarok”-ot készíteni. Az „információs állvány az ügyfél számára” kifejezés nem tekinthető formálisnak. A valóságban mindegyik opció megfelel: „Fogyasztói sarok”, „Információ a látogatóknak” stb.

A szabályozó hatóságok nem foglalkoznak ezzel a ponttal, mivel ezt a törvény nem rögzíti. Ellenőrzik azonban, hogy milyen információkat közölnek az ügyféllel.

A törvény meghatározza az információs állványon elhelyezendő adatok listáját:

1. az IP-t regisztráló szerv neve;
2. a vállalkozó tevékenységének nyilvántartásba vétele;
3. információk a kormányzati szervek akkreditációjáról, engedélyekről és egyéb engedélyekről.

A "Fogyasztó sarkában" a következő dokumentumoknak kell lenniük:

• A fogyasztóvédelmi törvény a jelenlegi kiadásban, a változások és kiegészítések figyelembevételével. Érdemesebb megvenni a nyomtatott változatát. Ebben az esetben az ellenőröknek nem lesznek kérdéseik.
• Az IP regisztrációs tanúsítvány másolata.
• Licencek, ha az IP rendelkezik velük.
• A Rospotrebnadzor következtetésének másolata.
• Panasz- és javaslatkönyv (varrott és számozott) a vezető adataival. Nincs beküldve hibátlanul, de a fogyasztó első kérésére biztosítják.
• A lakosságnak nyújtott fogyasztói szolgáltatások szabályai (az egyéni vállalkozók számára, akik releváns tevékenységet folytatnak).
• Adatok a Rospotrebnadzor helyéről és elérhetőségeiről.
• A soron kívüli kiszolgálásra jogosult személyek kategóriáinak listája.
• Tájékoztatás bizonyos termékek nagykorúság alatti személyek számára történő értékesítésének tilalmáról.
• Egészségügyi és járványügyi biztonsági szabályok (speciális területeken dolgozó egyéni vállalkozók számára).

Az állványon feltüntetendő információkat a helyi előírások határozhatják meg. Ebben az esetben az információs stand tervezésekor a szövetségi törvényt, az Orosz Föderáció tárgyának normáit kell vezérelni.

Az információs standon található információk a következő csoportokra oszlanak:

• Normatív jogi aktusok: Szövetségi törvény, kormányrendeletek, a gazdaság meghatározott ágazatait szabályozó törvények.
• Tájékoztatás az eladóról, megjelölve tevékenységének jogszerűségét, kiterjesztett jogokat a munkavégzésre, a szolgáltatások értékesítésére és bizonyos termékkategóriákra.
• Egészségügyi szabályok (élelmiszerek értékesítése és közétkeztetés esetén).
• Egyéb információk (prospektusok a termékekről, aktuális akciók stb.).

A törvény nem mondja ki, hogy a választékról, árlistáról, minőségi tanúsítványokról tájékoztatást kell kifüggeszteni. Ennek az információnak azonban a fogyasztók kérésére és a szabályozó hatóságok által végzett ellenőrzések során rendelkezésre kell állnia az értékesítési helyeken.

Mindenben szerepelnie kell a tűzvédelmi szabályoknak és a kiürítési tervnek kereskedelmi helyiségek. Információs stand kialakításánál vagy más hozzáférhető helyen történő elhelyezésnél használatosak.

Mindenki tudja, hogy a Panasz- és Javaslatok Könyve a vásárlói stand szerves része. A törvény szerint minden fogyasztónak joga van feljegyzést hagyni. Az adminisztratív személyzet ezt nyugodt légkörben, az asztal melletti széken ülve teszi lehetővé. Az alkalmazottak nem kérhetnek a látogatótól útlevelet vagy semmilyen személyazonosító okmányt. Nem szabad érdekelni, hogy az ember miért hagy panaszt vagy javaslatot.

A vásárlók információs standjának kötelező meglétét jogszabálysértési felelősség támasztja alá. Az információszolgáltatás elmulasztása bizonyos szankciókat von maga után. A jogsértésért adminisztratív szankciót szabnak ki 1-3 ezer rubel összegű pénzbírság formájában (egyéni vállalkozók számára).

Ellenőrzi, hogy a Rospotrebnadzor megfelel-e ezeknek a követelményeknek.

A jogalkotó általában megadja az információs stand kialakításának normáit. Nem Általános követelmények név, formátum, hely szerint. Ezeket a kérdéseket a vállalkozó saját belátása szerint megoldhatja. azonban közszolgáltatásokértékelni fogja a stand megközelíthetőségét, teljességét, kényelmét.

Milyen szabályokat tartsunk szem előtt az információs stand kialakításánál

1. szabály. Először is meg kell határozni a fő célt. Miért fogsz hirdetőtáblát kihelyezni? Mi a "küldetése"? Az ezekre a kérdésekre adott válaszok segítenek az ékezetek helyes elhelyezésében. Az alábbiakban erről fogunk beszélni.

2. szabály. Figyelem felkeltése. Az információs stand külső kialakítása vonzza magára a figyelmet, késztessen arra, hogy megtudd, mi van odaírva. Becslések szerint az állvány mellett elhaladó ember csak 5-10 másodpercre állja meg a tekintetét. Ez azért van egy kis idő fontos, hogy meggyőzze őt, hogy jöjjön közelebb és ismerkedjen meg az információkkal. Milyen módjai vannak a figyelem felkeltésének? Eredeti forma, fényes elem, állvány hátterek, rendkívüli információk megjelenítése: képregények, infografikák stb.

3. szabály: Az emberi figyelem szelektív. Egy személy nem tud egyszerre nagy számú tárgyra egyenlő figyelmet fordítani. Ezért fontos, hogy fontossági sorrendet állíts fel: gondold át, mit lát neki a legjobban először, és mit később, mint segédanyagot. Ha az a feladatod, hogy a cég termékéről beszélj, akkor a termékre és annak előnyeire kell összpontosítani. Használjon illusztrációkat, fényképeket, diagramokat, infografikákat – a vizuális adatok jobban érzékelhetők.

4. szabály. A vizuális hangsúlyok száma nem lehet nagy. Ellenkező esetben az illető figyelme szétszóródik, vagyis nem lesz könnyű arra az anyagra koncentrálni, amit közvetíteni fogsz.

5. szabály: Az információk frissítése nagyon fontos pont. Minden hírnek, aktuális információnak és közleménynek „feltűnőnek” kell lennie, és folyamatosan frissekkel kell helyettesítenie. Feltétlenül hívjon meg a közelgő eseményekre stb.

Milyen lehet egy információs stand kialakítása egy szervezetben

A hirdetőtáblák a szervezetekben általában két fő célt szolgálnak:

1. Tájékoztatás.
2. Vállalati kultúra kialakítása és fenntartása.

Hirdetőtábla, mindenekelőtt az információ továbbításának módja. És a cég tagjainak és az Önhöz érkező embereknek. Általában e két csoporthoz külön standok készülnek, nem kívánatos a nekik szánt információk kombinálása. Ezen kívül, ha nagy mennyiségben vannak, jobb időt szánni több információs stand kialakítására, mint mindent egybe illeszteni.

Az alkalmazottakat a következő információkkal látják el:

• fontos események, eredmények;
• hírek;
• a vezetőség által hozott döntések;
• előírások;
• megüresedett állások.

Tájékoztatjuk az ügyfeleket vagy a látogatókat:

• a fő tevékenységekről;
• a munkarendről;
• a szolgáltatás szabályairól;
• a felsőbb hatóságokról.

De egy ilyen információforrásnak van egy jelentős kiegészítő funkciója is: létrehoz vállalati kultúra, formálja a cég stílusát, különleges környezetet.

Ha vállalta, hogy információs standot rendez a vállalkozásnál, azonnal döntse el, hogy miért csinálja ezt, mit fog rajta akasztani, milyen gyakran módosítja az adatokat, ki lesz a felelős ezért. Ebben az esetben a legjobb meghatározni felelős személy. Ellenkező esetben az egy cégnél kialakult helyzet lehetséges.

Képzeld el - a táblájuk különböző méretű lapokkal van tele, gombbal rögzítve vagy ragasztva, gyakran más lapokra. Az információk egy része színes, mások fekete-fehérek, a többit pedig kézzel írják. A "Ha nagy mappákra van szüksége - sürgősen menjen az adminisztratív osztályra" lapon színes filctollal van aláírva: "Nem igaz - mindennek vége!!!". Mindez olyan, mint a ház bejárata, ahol bárkinek joga van elhelyezni a lepedőjét. Vagy a falra egy nagy kommunális lakásban, amiben senki sem felelős azért, ami történik. Az információs standok hozzáértő kialakításáról nem kell beszélni.

A hirdetőtábla nem maradhat döntetlen. Az érte felelős személynek koncepciót kell kidolgoznia, stílusban egységes szakaszokat kell alkotnia, és frissítenie kell az adatokat, amint azok elavulnak. Vagyis aki híreket akar közölni, az ezen a személyen keresztül fog cselekedni. Ezután mindent egy szabvány szerint adnak ki, és a kijelölt helyen lesz.

Az információs standok tervezésének számos alapvető szabálya van, amelyek növelhetik azok hatékonyságát.

1. Tiszta szerkezet. Rendkívül fontos, hogy minden hirdetés szakaszokra legyen osztva. Ez leegyszerűsíti a tábla használatát – a szükséges információk könnyen megtalálhatók a teljes szöveg újraolvasása nélkül. Vagyis minden blokknak fejléc kell.

2. A stílus egysége. Jobb, ha az állvány kialakítása illeszkedik a cég céges stílusához. Egy szervezet arculatának kialakításánál nem lehetnek lényegtelen dolgok. Érthetetlen például egy kék-kék tábla megjelenése egy zöld-sárga logóval ellátott cégnél. Igaz, még szomorúbb, ha az információs állvány csak platform a különböző méretű, eltérő kialakítású papírok rögzítésére.

3. A megfelelő rögzítés kiválasztása. Az információ csatolásának módja az utóbbi típusától és a csere gyakoriságától függ, fontos megjegyezni a médium szükséges reprezentativitásának szintjét is.

Ha egy táblát a fogyasztók számára akasztanak fel, vagy olyan zsúfolt területen helyezik el, ahol az alkalmazottak és a kívülállók is elhaladnak, fontos, hogy jobban bemutatható legyen. Jobb, ha azonnal megvásárolja az ilyen információs platformokat szabványos A4-es zsebekkel vagy az Ön számára kényelmesebb formátummal. Ez az opció jól működik, ha az információkat ritkán cserélik le. Ha a zsebek nagyobbak, akkor sok szóróanyag elfér bennük, amelyeket az emberek hazavihetnek, és később átnézhetik. A reklám- és információs standok kialakítását célszerűbb ilyen módon végezni.

4. Az információk kényelmes csoportosítása. Számos lehetőség van az információk elhelyezésére az ilyen táblákon. Téma szerint felosztható: egyrészt a cégről mint olyanról szóló információk, másrészt a részlegeiről. Vagy válassza a frissítés elvét: a tábla fele - ritkán cserélt blokkok, a másik - folyamatosan. Az operatív információkat (üres állások, hírek) és a hosszú távú információkat (küldetés, ötletek) nem kell egy standon elhelyezni. Azt is fontos megérteni, hogy a kis táblák világosabbnak tűnnek, mint a hatalmasak, ahol minden lehetséges össze van gyűjtve. Ez volt fent nagy szervezetekésszerűbb egy olyan standsorozat létrehozása, amely konkrét témákkal kapcsolatos információkat tartalmaz. Nem kell törekedni egyetlen átfogó tábla elkészítésére, ha sok információt kell közzétenni.

Miért van szükségünk információs standokra a könyvtárban, és mi legyen a kialakításuk?

A könyvtári szolgáltatások és a benne tárolt könyvek felkínálásának fő módja a könyvtári reklámozás. Vagyis az intézményről, javaslatairól, forrásairól szóló tájékoztatás, amely lehetővé teszi a lakosság tájékoztatását, növeli a keresletet.

A bent elhelyezett információs táblák az ilyen létesítményekben megszokottak maradnak. Közülük a következő típusok különböztethetők meg: hirdetmények, plakátok, rendezvényszervezési tervek, oktató és módszertani plakátok stb.

Az alábbi információs stand kialakításának módszertani utasítása a követelményeknek megfelelő stand kialakítására szolgál.

Az információs stand a következőket tartalmazza:

• Alapinformációk: a könyvtár vagy könyvtári hálózat neve, ahol szerepel, munkarend, teljes név könyvtárosok, az alap összetétele.
• A könyvtár céljai és célkitűzései a közszolgálati szervezetben.
• A könyvtár használatának szabályai.
• Szolgáltatási információk ez az intézmény biztosítja.
• Információ valamiről amatőr egyesületek , érdeklődési körök, ha vannak: munkaterv, célok, célkitűzések stb.;
• Levelek, köszönöm, kapott a munkában elért eredményekért;
• Aktuális események közleményei, havi munkatervek stb.;
• Kiadói termékek.

Egy ilyen állvány információolvasásra alkalmas helyen van kifüggesztve. Mázazása javasolt, különösen, ha az intézmény területén kívül található. Fontos az anyagok és közlemények folyamatos frissítése, hogy ne maradjanak elavultak.

Milyen követelményeknek kell megfelelnie az iskolai információs stand kialakításának?

tájékoztató

Gondold át, emeld ki a legfontosabb dolgot, amit el szeretnél mondani a tanulóidnak és szüleiknek. Olvassa el újra, talán jobb, ha visszautasít néhány információt, vagy áthelyezi egy másik lapra, vagy valamit hozzá kell adni.

Tömörség

Fóka

Még ha a kézírása tökéletes is, ne feledje, hogy a nyomtatott szöveg könnyebben olvasható. Különösen most nagyon könnyű több lapot nyomtatni.

Jelölje ki a fő

Szülőknek vagy gyerekeknek szóló információs állvány tervezésekor használjon színt, különböző betűtípusokat. Végtére is, életkorától függetlenül senki sem fog tudni emlékezni mindenre, amit olvas. De a fő dolgot a memóriában tartani könnyű. Az átgondolt tervezés könnyebben észlelhető és olvasható. Nézze meg ezt a cikket - ezen az elv alapján íródott, és majdnem befejezte az olvasását, és még sok mindent megőrzött az emlékezetében.

Képek

Az iskolai standok leggyakrabban színes képekkel, modern viccekkel, „demotivátorokkal” és egyéb dolgokkal hívják fel magukra a figyelmet. Előfordulhat, hogy a képek egyáltalán nem tartalmaznak fontos információkat, fő feladatuk az állvány észrevehetővé tétele

Újdonság

Ha úgy dönt, hogy néhány havonta tesz közzé bejegyzést, senki sem fogja észrevenni a változást. Legyen szabály, hogy hetente frissítse standját. Nem tudod, miről írhatsz oly gyakran? Illesszen be egy fotót, egy viccet, érdekes történet- engedd szabadjára a fantáziádat

Bevonás

Biztosan lesz legalább egy tanuló az osztályban, aki készen áll a segítségére az információs stand kialakításában. Bár lehet több is. És együtt könnyebb kitalálni valamit, és jó termékeket létrehozni.

Hogyan tervezzünk információs standot az óvodában

A "szülői sarok" helyének kiválasztásakor a fő jellemző a könnyű észlelés, láthatóság. Itt összpontosítson egy felnőtt szemének szintjére. A szekrények feletti helyet, a bejáratnál, az ajtón töltheti be. Van szabad fala? A szállás tökéletes lesz.

A betűtípusnak 14 pontos mérettől kell kezdődnie. Fényes, tiszta nyomtatás, vonzó képek, színes szavak – vonzzák a tekintetet. Jobb, ha a lapok könnyen cserélhetők, ezért készítsen zsebeket műanyagból, közönséges reszelőből. Nagyszerű, ha olyan formátumot talál ki, amely lehetővé teszi a lapozást, valamint illusztrációkat a jegyzetekhez.

Az információs állványok elkészítése önállóan is egyszerű. Ha megvannak az eszközök és a szükséges eszközök, a közönséges rétegelt lemez kiváló alap lesz. Festeni és ragasztani kell. Költségkeretesebb lehetőségként válasszon mennyezeti csempék, mivel könnyen vágható, ami lehetővé teszi bármilyen forma létrehozását. Mennyezeti lábazatból vagy képkeretből könnyen készíthet információs ablakokat.

Az információs állványok tervezésének legegyszerűbb módja az öntapadós papír. Így rögzíthet egy A4-es fájlt az állványhoz, és a szélei köré ragaszthat egy ilyen papír keretet. Világos, egyszerű, szép. Ha a fájl elveszti megjelenését, nagyon könnyű megváltoztatni. Hívja meg a szülőket, hogy vegyenek részt a tervezésben: lehet, hogy valamelyikük rendelkezik művészi tehetséggel, akkor a falból állvány lehet.

Ne felejtse el, hogy egy gyönyörű, stílusos, szemet gyönyörködtető információs tábla névjegykártya csoportok. Találj ki neki nevet: „Neked, szülők!”, „A mi csoportunkban!” vagy valami saját. A lényeg, hogy világos és hozzáférhető legyen. Így kommunikálj a szüleiddel. A fenti technikák alkalmasak iskolai információs állvány kialakítására, de ilyenkor érdemesebb diszkrét, tantervi információkat tartalmazó készítménnyel elkészíteni.

1. tipp. Válasszon puha bevonatú táblákat: könnyű rá lapokat rögzíteni. A standard méretű zsebes állványok fokozatosan elavulnak. Nem minden, amit ma továbbítani kell, a hagyományos formátumú lapokon található.

2. tipp. Az állványnak címmel kell rendelkeznie. A felső részen, középen készül. Vegyük a szokásosat: "A cég hírei", "Ma velünk", "Információ". Vagy válassza ki a szakterületéhez kapcsolódó lehetőséget.

3. tipp. Oszd ketté a táblát. Az egyik részben tegyen ki mindennapi értesítéseket, a másikban pedig minden nem működő információt: ünnepekről, gratulációról.

4. tipp. Csatoljon fejléceket: "Gratulálunk", "Nyaralás", " A legjobb munkások” stb. Minden nap frissülő hír szintén kiemelve jelenik meg.

6. tipp Az információs stand kialakítása során próbálja meg elhagyni a bürokratikus kifejezéseket. Beszéljen egyszerűen és érthetően. Győződjön meg arról, hogy kollégái - a takarítónőtől az igazgatóig - értik a jelentést.

7. tipp. Díszítsd a gratulációt színes ceruzákkal és gyönyörű képeslapok. Írja meg őket saját maga, anélkül, hogy kész kliséket választana az internetről. A népszerű oldalak versei gratulációkkal leggyakrabban szomorú képet mutatnak.

8. tipp Helyezzen helyet a táblán a „Kívánságok és javaslatok” alatt. Ez a szakasz lehetővé teszi a létrehozást Visszacsatolás a csapattal. Az üzenetek névtelenek maradjanak, de olyan információkat tartalmaznak, amelyeket egyetlen megbeszélésen sem közölnek.

9. tipp. Az információs stand kialakítását kreatívan közelítse meg, ne álljon meg a sablonoknál. Legyen alkotása a szervezet büszkesége.

Természetesen csak felsoroltuk alapelvek szinte számtalan lehetőséget tartalmaz. Reméljük, hogy a bemutatott anyag hasznos volt az Ön számára, és már tudja, hogyan kell információs standot tervezni. Minden bizonnyal olyat szeretne választani, ami az Ön sajátosságait tükrözi: szigorú, a cég státuszát hangsúlyozó, vagy nem szabványos, az intézményéhez illő, vagy oly módon díszített, hogy vonzza az ügyfeleket. Egyedül nem mindig könnyű valami érdemlegeset létrehozni, és a szaküzletekben gyakran olyan standard terméket kínálnak, amely mindenkinek és mindenkinek megfelel. De az egyediség már a saját projekt létrehozásának eredménye.

Kapcsolatban áll

A személyzeti szolgálat munkája jelentős számú dokumentum létrehozásával, feldolgozásával, felhasználásával és tárolásával jár. Ezek a dokumentumok általában a munkavállalók személyes adataival kapcsolatos információkat tartalmaznak, és védeni kell őket az illetéktelen hozzáféréstől.

Az Orosz Föderáció kormánya 1994. március 21-i 358-R számú rendeletében azt javasolta, hogy a szervezetek (tulajdoni formájuktól függetlenül) építsenek be alapszabályaikba (szabályaikba) speciális záradékokat, amelyekben elő kell írni a könyveléssel kapcsolatos összes kérdést. valamint a személyi állományra vonatkozó dokumentumok megőrzése és felszámolás esetén azok időben történő tárolása.

Nyilvánvaló, hogy mindez komoly kötelezettségeket ró a szervezetek vezetőire és tisztségviselőire, akik felelősek a személyzet dokumentumainak biztonságáért. Ez azt jelenti, hogy minden munkáltatónak olyan jogi, szervezeti és gyakorlati intézkedéscsomagot kell kidolgoznia, amely biztosítja az ilyen dokumentumok tárolásának és felhasználásának feltételeit. A személyzeti osztály "ideális" irodájának megszervezéséről valaki fog mesélni, aki pontosan tudja, hogyan kell ezt helyesen csinálni.

Kezdjük beszélni arról, hogyan lehet megfelelően megszervezni a személyi dokumentumok tárolására szolgáló helyet, emlékeztetve arra, hogy a személyzeti szolgálatban a dokumentumalapnak valójában két független része van.

1. rész. A szervezetben keletkezett, más szervezettől, szervezeti egységtől származó dokumentumok eredeti és másolati példányai a szervezet tevékenységének minden kérdéséről, az osztályra, annak osztályaira vonatkozó szabályzatok, munkaköri leírások alkalmazottak. A személyzeti szolgálat munkájában nagy helyet kap a szervezetekkel, állampolgárokkal való levelezés is különféle témákban, a személyes adatokat tartalmazó dokumentumok állapotának ellenőrzésére szolgáló anyagok, a szerkezeti felosztások szervezetek.

2. rész Munkavállalók személyi aktái és egyéb számviteli bizonylatok, alkalmazottak igazolására vonatkozó dokumentumok stb.

A személyi szolgálat dokumentumait a végrehajtás befejezése után a nómenklatúrájuknak megfelelő esetekben iktatjuk. Az eseteket egy bizonyos ideig (általában két-három évig) a személyzeti osztályon lévő szekrényekben tárolják. Ezen időszak letelte után a tartós és tartós (10 év feletti) tárolás esetei átkerülnek a szervezet archívumába, az ideiglenes tárolási időszakok esetei pedig a megállapított tárolási időtartamok lejártáig maradhatnak a személyzeti szolgálatban, ezt követően pedig külön aktus elkészítésével megsemmisítésre osztják ki.

A fő dokumentum, amely megállapítja a személyi dokumentumok tárolásának eljárását a szövetségi törvény RF 2004. október 22-én kelt 125-FZ „Az archiválásról az Orosz Föderációban”.

Az iratok tárolásának feltételeit meghatározó fő dokumentum a tevékenység során keletkezett szabványos közigazgatási irattári iratok jegyzéke. kormányzati szervek, testek önkormányzatés szervezetek, feltüntetve a tárolás feltételeit (az oroszországi kulturális minisztérium 2010. augusztus 25-i, 558. sz. rendeletével jóváhagyva; a továbbiakban - a lista).

A Listában meghatározott dokumentumok tárolási feltételei a tulajdoni formától függetlenül minden szervezetre vonatkoznak (A lista 1.2. cikke).

A személyzeti szolgáltatási dokumentumok tárolása némileg eltér a Általános szabályok vezetői dokumentumok tárolása, mivel ezeknek nagy társadalmi jelentősége van, sok közülük a munkavállaló jogainak megerősítését szolgálja. társadalombiztosítás, például az öregség és a fogyatékosság, valamint az ő megerősítése szolgálati idő. A személyzetre vonatkozó dokumentumok többsége hosszú vagy állandó tárolási idővel rendelkezik, és referenciaként használják, amikor a polgárok levéltári intézményekhez fordulnak.

ÉS MI LESZ?

A személyi okmányok biztonságáért a személyügyi szolgálat vezetője, ahol nincs személyügyi szolgálat, a személyzeti referens felelős. Feladata tehát nemcsak a dokumentumokkal való munka megfelelő megszervezése, hanem mindenekelőtt a biztonságukat biztosító feltételek megteremtése.

Az iratok elvesztéséért, valamint az iratok határidő előtti megsemmisüléséért a hatályos jogszabályok közigazgatási felelősséget írnak elő. Tehát a számviteli dokumentumok tárolási eljárásának és feltételeinek megsértése miatt a tisztviselőnek 2000-3000 rubel összegű bírságot kell fizetnie. (A közigazgatási szabálysértési törvény 15.11. cikke). Ha az adóellenőrök dokumentumokat igényelnek, de a szervezet nem tudja azokat rendelkezésre bocsátani, akkor a bírság 15 000 rubelre emelkedik. (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke).

Emellett a személyi dokumentumok életrajzi, archeográfiai értékkel is bírnak, statisztikai általánosítások, történeti-társadalomkutatások forrásául szolgálnak.

A személyi dokumentáció szervezeten belüli tárolásának sajátosságai a munkavállalók személyes adatait tartalmazó dokumentumokhoz való jogosulatlan hozzáférés korlátozásának és a szükséges információk hatékony felkutatásának a feladataiból fakadnak.

A személyzeti szolgálat helyiségeinek szervezése

Ideális esetben a személyzeti szolgálat irodájában legalább három szomszédos helyiségnek kell lennie: egy helyiség az egység alkalmazottai számára, egy iroda a vezető számára és egy helyiség, ahol szekrények és széfek találhatók az iratok, iratok és iratszekrények számára. A személyzeti osztály irodájába ugyanakkor csak egy bejárat lehet.

Ha egy ilyen térszervezés nem lehetséges, akkor legalább az alapvető feltételeknek teljesülniük kell.

Feltétel 1. A személyzeti szolgálat helyiségeit tűz- és betörésjelzővel kell felszerelni.

Feltétel 2. Kívánatos, hogy a személyzeti osztály bejárati ajtaja dupla fém legyen, az ablakokat fémrács védje.

Feltétel 3. A helyiségnek elég tágasnak kell lennie ahhoz, hogy egyrészt a kiszolgáló személyzet munkájának feltételei biztosítottak legyenek, másrészt a dokumentumok aktuális tárolására szolgáló szekrények és széfek elhelyezésére is legyen hely.

A munkanap végén minden ajtót (beleértve a belső ajtókat is) megbízható zárral kell zárni, és a személyzeti szolgálat vezetőjének személyes pecsétjével le kell zárni. Az ajtók kulcsait aláírás ellenében adják át egy speciális folyóiratban. Ezzel egyidejűleg a biztonsági riasztók megbízhatóságát bekapcsolják és ellenőrzik.

Felfegyverzi és hatástalanítja a szolgálat személyzeti osztályvezetőjének (egy másik, a karbantartásért felelős tisztviselő) helyiségeit személyzeti munka). A helyiségek takarítása csak ezen személyek jelenlétében megengedett. Iratok, iratmappák, iratszekrények, géppel olvasható dokumentumok, számviteli naplók és könyvelési könyvek, munkakönyvek a személyzeti osztályon munka- és munkaidőn kívül tartósan zárható fémszekrényekben tárolják. Kívánatos, hogy minden alkalmazottnak saját szekrénye legyen a hozzá rendelt dokumentumtömbök tárolására. Ugyanakkor az alkalmazottak munkaszekrényeiből származó pecséteket, bélyegzőket, dokumentumok nyomtatványait és kulcsait általában a személyzeti szolgálat vezetőjének széfjében tárolják.

A dokumentumokkal való munka szabályai

A személyes adatok biztonságának biztosítása érdekében a dokumentumokkal végzett munka során a következő szabályokat kell betartani.

1. szabály. Az asztalon csak azokat a dokumentumokat tartsa meg, amelyekkel éppen dolgozik.

2. szabály: A többi dokumentumot tartsa zárt szekrényben.

3. szabály: Helyezze el a végrehajtható dokumentumokat mappákba, jelezve a velük végzett műveletek típusát, például „Személyes fájlok iktatásához”, „Küldéshez” stb., vagy az ezekkel a dokumentumokkal dolgozó alkalmazottak nevét. Jó, ha minden mappa tartalmaz egy leltárt a benne lévő dokumentumokról.

4. szabály: Azokat a dokumentumokat, amelyekkel a munka elkészült, azonnal iktassa a megfelelő fájlba.

5. szabály A munkanap végén minden iratot, tokot, papírlapot és jegyzetfüzetet a munkafeljegyzésekkel, oktató- és referenciaanyagokkal fémszekrényekbe, széfekbe kell helyezni, le kell zárni és pecséttel le kell zárni.

6. szabály. A munkanap végén egyetlen papír sem maradhat az asztalon. Ellenőrizze a kukát is, és győződjön meg arról, hogy nincsenek olyan dokumentumok, amelyek egy kívülálló számára érdekesek lehetnek.

7. szabály Pecséteket, bélyegzőket, okmánynyomtatványokat, munkaszekrények kulcsait csak a személyzeti osztály vezetőjének széfjében tárolni.

8. szabály. Az iratok piszkozatait és átdolgozását, a sérült nyomtatványokat, a munkanap végén a szolgáltatási nyilvántartást tartalmazó lapokat papírvágó gépben - aprítógépben kell megsemmisíteni.

9. szabály: Számítógépek a munkanap végén, blokkolják és lekapcsolják a hálózatról.

10. szabály: Ne hagyjon semmilyen dokumentumot vagy irodai iratot az asztalon, ne hagyja nyitva a szekrényeket, és ne hagyja nyitva a számítógépet, amikor elhagyja az irodát.

EZ TILTOTT!

Helyezze a dokumentumokat a padlóra, ablakpárkányra, rendezetlen kupacokba

A dokumentumok tárolásának szabályai

A személyzeti dokumentumok tárolására szolgáló rendszerben két szakasz különböztethető meg: aktuális (működési) és későbbi (archiválás).

A dokumentumok tárolását és felhasználását a létrehozásuk pillanatától a csoportosított ügy irattárba adásáig aktuálisnak (működési) nevezzük. Az ügyek jelenlegi tárolása a keletkezés helyén történik. Tehát a személyzeti szolgáltatásban létrehozott dokumentumok is abban tárolódnak.

A jelenlegi tárhely két alfajra oszlik:

• dokumentumok tárolása végrehajtásuk folyamatában;
• a végrehajtott dokumentumok tárolása. A dokumentumok jelenlegi tárolása az eredetiben való tárolásukat jelenti. Ezért a szervezetek személyzeti szolgáltatásaiban a személyzetre vonatkozó megrendeléseket eredeti példányban tárolják.

A tárolási feltételeknek biztosítaniuk kell az iratok védelmét a sérülésektől, káros hatásoktól környezetés megakadályozzák elvesztésüket. Ennek érdekében általában a személyzeti osztály és az irattár helyiségeiben fém szekrényeket, széfeket, polcos szekrényeket stb. helyeznek el Az iratok felkutatásának megkönnyítése érdekében a szekrényekre az ügyek nómenklatúrájának másolatait, ill. a tokborítók gerincére az ügyszámok a nómenklatúrának megfelelően kerülnek.

Ha tudja, hogy egy bizonyos dokumentumot bizonyos gyakorisággal kell másolni, készíthet róla egy másolatot jó minőségűés továbbra is dolgozzon vele.

A személyzeti szolgálat helyiségeiben, ahol nagyszámú dokumentumot tárolnak, a hőmérséklet és a levegő páratartalmának stabil értékeit kell fenntartani, mivel nem annyira a magas és alacsony hőmérséklet és páratartalom veszélyes. papír, de ezeknek a mutatóknak a gyakori változása. Természetesen a dokumentumokat speciális mappákban és szorosan zárt szekrényajtók mögött tárolják, hogy minimalizálják a papír legnagyobb ellenségének – a pornak – való kitettségét. A dokumentumokat is célszerű átlátszatlan ajtós szekrényben tárolni. A lényeg nemcsak a tárolás legnagyobb biztonsága, hanem az is, hogy a papír káros a fénynek, különösen az ultraibolya sugárzásnak.

EZT TUDNI KELL

Az Állami Levéltár levéltárosai ellenőrizhetik a dokumentumok tárolásának és megsemmisítésének eljárását egy szervezetben, például ha a GIT-ellenőrzés szakértőinek ellenőrzése után kiderült, hogy megsértették a személyi dokumentumok megőrzésére vonatkozó szabályokat. A levéltári szemle a személyi dokumentumok tárolását is ellenőrzi abban az esetben, ha a munkavállaló a jogsértés megsértésére vonatkozó nyilatkozattal fordult a bírósághoz. szociális jogok(nem kaphat igazolást a munkahelyről fizetésről, munkatapasztalatról stb.)

Szomorú bevallani, de a fénymásolás és szkennelés nem kevésbé árt a dokumentumoknak. Általában nem ajánlott ötnél többször elvégezni az ilyen eljárásokat, mivel ez elegendő ahhoz, hogy jelentős változást okozzon a papír színében és csökkentse a mechanikai sérülésekkel szembeni ellenállását. Ez a hatás annak a ténynek köszönhető, hogy amikor egy fénysugár áthalad a dokumentumok lapjain, a megvilágítási szint hússzor magasabb, mint az ajánlott.

Az iratok megsemmisítésének szabályai

Az egyik szakasz életciklus személyi dokumentumok megsemmisítése. Az okok különbözőek.

Ok 1. Jogszerű megsemmisítés a szervezetekben a megállapított tárolási idő lejárta után.

2. ok. Megsemmisülés vagy sérülés gondatlanságból, balesetek és természeti katasztrófák, természeti és ember okozta katasztrófák következtében.

Referenciánk

A szervezet archívumának helyiségeit el kell különíteni, biztonsági és tűzjelzőkkel kell felszerelni. Az irattári polc méretei (hossza) és a normál tok átlagos vastagsága (1-1,5 cm) alapján könnyen kiszámíthatóak az iratok elhelyezésére szolgáló helyiség szükséges méretei, beleértve a személyzetet is, figyelembe véve, hogy egy szabványos irattár. 2 m magas, 30 cm-es állvány 12 ilyen polccal rendelkezik. Az állványok közötti munkatávolságnak legalább 80 cm-nek, az állványsorok közötti tűzjáratoknak - 120 cm-nek kell lennie. A fémszekrények és széfek által elfoglalt területet, valamint az azokban elhelyezhető tokok átlagos számát kell figyelembe venni külön. Mindezen számítások elvégzése után pontosan megjelölheti, hogy az archívum mely területeire van szüksége a dokumentumok elhelyezéséhez.

E tekintetben a személyzeti szolgálatnak két ellentétes feladatot kell megoldania.

1. feladat: semmisítse meg a dokumentumokat annak érdekében, hogy minimalizálja (jobb esetben teljesen kiküszöbölje) a bennük lévő információk visszanyerésének lehetőségét.

2. feladat Az iratok és a bennük lévő információk helyreállítása az iratok sérülése, megsemmisülése esetén. Milyen módszerek és technológiák használhatók erre.

Az első feladat a szervezet számára szükségtelenné vált dokumentumok biztonságos megsemmisítésére vonatkozó jogszabályi előírások és üzleti kötelezettségek teljesítéséhez, valamint az információbiztonsággal kapcsolatos kérdések megoldásához kapcsolódik.

A második problémát szerencsére sokkal ritkábban kell megoldani. És célszerű előre átgondolni és intézkedési terveket készíteni a sérült dokumentumok mentésére tűz vagy árvíz esetén.

A személyzeti nyilvántartások megsemmisítésekor be kell tartani az ISO 15489-1-2001 nemzetközi dokumentumkezelési szabványban és az 15489-1-2007 szabványban meghatározott számos követelményt, nevezetesen:

• a megsemmisítést engedélyezni kell (azaz a dokumentumok jogosulatlan megsemmisítése megfelelő dokumentumok kiadása nélkül tilos);
• Ne semmisítse meg a folyamatban lévő vagy folyamatban lévő jogi eljáráshoz vagy nyomozáshoz kapcsolódó dokumentumokat;
• a dokumentumok megsemmisítését a bennük foglalt információk bizalmas kezelése mellett kell végrehajtani;
• a megsemmisítésre kiválasztott dokumentumok minden másolatát, beleértve a biztosítási és biztonsági másolatokat, valamint a hosszú távú tárolásra szánt másolatokat, meg kell semmisíteni.

Referenciánk

Manapság a papíralapú dokumentumok megsemmisítésének legelterjedtebb és legnépszerűbb módja az aprítás. Vonzza őket olcsósága, "környezetbarátsága", kellő megbízhatósága.

Legfőbb előnye, hogy az iratok szakaszosan megsemmisíthetők, ráadásul nem kell nagy helyet szánni a megsemmisítésre kiválasztott anyagok ideiglenes tárolására. Ilyenkor könnyebben biztosítható a dokumentumok és a bennük található információk biztonsága. Ezt a lehetőséget aktívan használják a munkában, és sok szervezetben a belső szabályzat tartalmazza a dokumentumok aprítógépben történő kötelező megsemmisítésének követelményét.

Az aprítógép kiválasztásakor a szakértők azt tanácsolják, hogy vegyék figyelembe a naponta felszámolt dokumentumok számát.

Az ajánlott napi terhelés fontos tényező, amelyet figyelembe kell venni az egység kiválasztásakor. Egy másik alapvető szempont az információ bizalmas jellege. Ettől függ a romboló titkossági foka és a vágás típusa.

Az iratmegsemmisítő által biztosított adatvédelem szintje be van állítva maximális méret töredékek, amelyekbe papírt vagy más adathordozót vágnak.

Alapján nemzetközi szabvány A DIN 32757-1 öt titkossági szintet különböztet meg:

• Az első titkossági szint azokhoz a modellekhez tartozik, amelyek legfeljebb 1,2 cm széles csíkokat produkálnak a kimeneten.Lehetőség van egy dokumentum visszaállítására ilyen forgácsokból, bár trükközni kell. Ezért az ilyen iratmegsemmisítőket főként az asztal tisztítására használják;
• a titkosítás második szintje nem sokkal súlyosabb. A készülék 0,6 cm-nél nem szélesebb csíkokat állít elő, megfizethető áruk miatt az ilyen eszközök meglehetősen elterjedtek;
• A 3. szintű iratmegsemmisítők használhatók bizalmas, de nem minősített dokumentumok megsemmisítésére. A papírt 0,2 cm széles csíkokra vagy legfeljebb 0,4 x 6 cm méretű töredékekre vágják, az így megsemmisült dokumentum tartalmát szinte lehetetlen helyreállítani;
• minősített dokumentumokhoz még erősebb, negyedik titkossági fokozatú aprítógépek használata javasolt. Ebben az esetben a dokumentumot 0,2 x 1,5 cm-nél nem nagyobb töredékekre vágják, azaz kis forgácsokra, amelyek csak építőanyagként alkalmasak;
• és végül a szigorúan titkos dokumentumok megsemmisítésére olyan iratmegsemmisítőket gyártanak, amelyek 0,08 x 1,3 cm méretű töredékeket állítanak elő.

Az iratmegsemmisítő kiválasztásakor csak a valóban szükséges titoktartási szintre kell hagyatkoznia, hiszen ettől függ a gép ára és teljesítménye.

Ne felejtsük el, hogy az irodai berendezések nemcsak az irodában nélkülözhetetlen segédeszközök, hanem a belső tér fontos részlete is. Bármely gyártó kínálatában megtalálhatóak a klasszikus vagy futurisztikus formavilágú sötét és világos modellek. A dekoráció fém, átlátszó műanyag, különböző színű fényjelzőket használ.

A személyzeti szolgálat látogatóival való együttműködés szabályai

Az iratokkal végzett műveletek mellett a személyzeti osztály dolgozói idejük jelentős részét az állampolgárok (a szervezet alkalmazottai, volt alkalmazottai, állásra jelentkezők stb.). Az ilyen jellegű munkavégzést is szigorúan szabályozni kell, mivel a látogatók bizonyos veszélyt jelenthetnek a személyzeti osztály információbiztonságára.

A személyzeti osztály látogatóinak kényelmes megközelíthetősége érdekében kívánatos, hogy az osztály helyiségei az épület földszintjén, a bejárat közelében helyezkedjenek el. A nem a vállalkozás alkalmazottai közé tartozó személyek fogadóidejében a belépés ingyenes legyen az osztályra.

Jobb ellenőrizni az illetéktelen személyek bejutását az osztály területére: a látogatót útlevél vagy hivatalos személyi igazolvány azonosítja.

EZ TILTOTT!

A látogatók fogadóidejében a fogadással nem összefüggő feladatok ellátása, telefonos üzleti és személyes tárgyalások lebonyolítása

Fontos, hogy a látogatók fogadása csak az erre kijelölt időben történjen. Máskor illetéktelen személyek, köztük a vállalkozás alkalmazottai nem tartózkodhatnak a személyzeti osztály helyiségeiben. A fogadóórák eltérőek lehetnek a vállalkozás alkalmazottai és ebbe a kategóriába nem tartozó személyek esetében. A látogatók fogadását úgy kell megszervezni, hogy az osztály helyiségeiben ne legyenek fogadásra várakozók.

Ügyeljen arra, hogy látogatási időben ne legyenek felesleges dokumentumok az asztalán.

A látogatók fogadása leggyakrabban referenciamunka lebonyolításával jár: a látogatók kérdéseinek megválaszolása és a munkahelyükre, beosztásukra, szolgálati idejükre vonatkozó igazolások kiállítása. Célszerű emlékeztetni arra, hogy a személyes adatok átadásával kapcsolatos kérdésekre telefonon nem szabad válaszolni.

Magazin: Minden a személyzeti tisztnek

• HR iratkezelés