A projektmenedzsment a technológia és a művészet szimbiózisa, hogy egy egyedi feladatot időben, a célokra elkülönített költségvetésen belül megoldjunk. Ahhoz, hogy a projekt sikeres legyen, meg kell egyezni a vállalat vezetése és az RM között, hogyan valósul meg, ki, mikor és milyen munkát végezzen. A projekttervet nem egyetlen dokumentumnak tekintjük, hanem a fenti kérdésekre választ adó, dokumentált döntések egész halmazának. Egy áttekintő cikket ajánlok figyelmükbe, amely a projekttervezési technológia alapjait vizsgálja.
A projekttervezés lényege
A projekttervezés sok, egymással összefüggő iterációt foglal magában, amelyek eredménye egyetlen főterv. A projektterv keretében tovább fogjuk érteni a tervezett tevékenységek rendszerét, az összeállítás eredményeként dokumentálva. Ez a rendszer speciális módon összekapcsolt paraméterekből áll, amelyek biztosításával külön fejlesztési probléma oldódik meg. Ezeket a paramétereket a projekttevékenységek számos funkcionális területe alapján alakítják ki:
- tartalom;
- kifejezések;
- költség;
- személyzet;
- kellékek;
- kommunikáció;
- kockázatok stb.
A terv a projektmenedzsment rendszer kulcseleme. Ha az RM-nek sikerült részletes tervezési dokumentumokat összeállítania, akkor jogában áll elvárni, hogy a munka végén garantáltan megkapja a szükséges eredményeket. Ehhez jól meg kell tervezni a határidőket, az erőforrásokat és egyéb szempontokat. Amíg nincs kidolgozva egy terv, nem lehet tudni, mennyi pénzbe és időbe telik egy egyedi feladat elvégzése. Terv nélkül a menedzsernek alig vagy egyáltalán nincs iránya arra, hogy a munkát a projekt céljaihoz igazítsa.
Meg kell érteni, hogy a tervezés nem mindig ad pozitív eredményt a végén, de a negatív következtetések nem kevesebb, sőt néha több előnnyel járhatnak. A beruházás hatékonysága mindenesetre nő, a megszerzett haszon "szétoszlása" nem következik be. A projekttervezés megalapozza produktív munkaés megoldja a következő alkalmazott problémákat.
- Tisztázza, részletezze a rendezvény céljait és eredményeit.
- Határozza meg a munka összetételét és terjedelmét.
- Becsülje meg a határidőket és a költségvetési költségeket.
- Készítsen ütemtervet és költségvetést a fő fázisokhoz vagy a teljes projekthez.
- Készítsen frissített értékelést az erőforrásigényekről minden fázisra vagy a teljes feladatra vonatkozóan.
- Készítsen tervet az erőforrások biztosítására.
- Végezzen kockázatértékelést és készítsen kockázatkezelési tervet.
- Ismertesse az esemény részleteit az ügyféllel.
- Állapodjon meg a tervben a legfontosabb érdekelt felekkel.
- Ossza meg a munkáért és a feladatokért való felelősséget a résztvevők között.
- A főterv jóváhagyása.
- Tisztázza az interakciós terveket, tervezési menedzsment eljárásokat.
A projektmenedzsment terv helye a szakaszában életciklus. Forrás: PMBOK Guide 5
A tervezési folyamatok helye a projektvégrehajtás egyéb folyamatai között. Forrás: PMBOK Guide 5
A projekttervezés nem lehet „levegőben”. Kezdeményezés előzi meg, és e folyamatok kimenete a projekt tényleges végrehajtása. És tisztában vagyunk számos fontos ponttal a tervezéssel kapcsolatban:
- egy egyedi feladat életciklusának egy adott időpontjához és annak jelentős időszakához kötve (lásd a fenti ábrákat);
- iteratív - nem ér véget a tervek megírása után, rendszeres frissítést igényel az aktív záró fázisig;
- összetett - nem korlátozódik egyetlen eszközre, és számos eszközt és kapcsolódó kimeneti dokumentumot tartalmaz.
A tervezési folyamatok kibővített összetétele
A projektterv különbözik a projektmenedzsment tervtől és a kapcsolódó tervezési folyamatoktól. Mint már eldöntöttük, tágabb értelemben a terv alatt olyan előre megtervezett tevékenységrendszert értünk, amelyre a végrehajtás sorrendje, sorrendje és ütemezése meg van határozva. Szűk értelemben a terv olyan dokumentum, amely tükrözi a tervezett cselekvések sorrendjét és a végrehajtás határidejét. A projektmenedzsment terv szabályozott tervezési eljárások (folyamatok) eredménye, amelyben a menedzser rendszeres, szabályozott eljárásokat vállal a tervek, mint dokumentumok elkészítésére.
Alapvető tervezési fogalmak definíciói a PMI-ből. Forrás: PMBOK Guide 5
A rendezvénytervezés két folyamatcsoportot foglal magában: a közvetlen tervek kidolgozásának folyamatait és a segédeljárásokat. A fejlesztési blokk kimenete egy projekt főtervnek nevezett dokumentum. Tartalmazza a naptári tervet, a rendezvény költségvetését és számos egyéb dokumentumot. A munka összetétele és tartalma, a megvalósításukhoz szükséges erőforrások meghatározzák az előállításuk sorrendjét, időtartamát és költségeit.
A kockázattervezés (azonosítás, azonosítás és értékelés) és kockázatkezelés nemcsak a naptári terv kialakítását, hanem a költségvetési igényeket is érinti. A célok tisztázása, az egyedi feladat határainak meghatározása, a csapat és a felelősségi kör strukturálása megalapozza a teljes értékű projekttervezési munkát. Ezután felhívjuk figyelmét a vizsgált folyamatok főbb eljárásai közötti kapcsolatok modelljére.
Tervezési folyamatok modellje a projektmenedzsmentben
Köztudott, hogy a PMI szabvány szerint szinte minden szekcióban PMBOK irányelvek a tervezéshez egy egész blokkot osztanak ki. A fenti diagram alapján ez teljesen természetes. A tervezés menedzselésének és az egységes főterv létrehozásának legholisztikusabb képe a PMBOK „Projektintegrációs menedzsment” szakaszában látható. Az alábbiakban egy helyi rendezvényszervezési terv fejlesztési adatfolyamat diagramja látható.
Projektmenedzsment terv fejlesztési adatfolyam diagram helyi blokk
A fent bemutatott vizuális blokk több okból is figyelemre méltó. A tervezés sikerességéhez elengedhetetlen a projektmenedzsment tudásbázisa, minden ilyen irányú tapasztalat, szabályozás. Ez ugyanúgy vonatkozik a szabványokra, a szoftverekre, szervezeti struktúrákés kultúra, menedzsment gyakorlatok, infrastruktúra stb. A charta kulcsfontosságú referencia a tervezéshez. Ezek a folyamatok képezik az alaptervbe való integráció alapját, és bemenetként szolgálnak a végleges változat kidolgozásához:
- projektparaméter-kezelési tervek;
- a tartalomra, a költségekre és az ütemezésre vonatkozó alapvető tervek;
- tervfrissítések.
A naptárterv kidolgozásának szakaszai
Emlékszünk rá, hogy a projektmenedzsment a „három pilléren” alapul: a munka tartalmán, korlátozásokon és kockázatokon. Ha egy vezető tudja, hogyan kell jól dolgozni ezzel a három paraméterrel, akkor nincs számára megoldhatatlan feladat. Fontolja meg a naptári terv kidolgozását e három pozícióból, és bontsa szakaszokra a folyamatot. Az első és második szakaszt a munka tartalmának tulajdonítjuk.
- A munkakör meghatározásának és listás írásának szakasza. Gyakran előfordulnak hibák abból a szempontból, hogy lehetetlen az összes művet egyszerre bemutatni. A műveleti kör minőségi meghatározásához célszerű a szekvenciális munkabontás módszerének alapjait használni.
- A projekt végrehajtásának meghatározásának szakasza a munka sorrendje és időtartama szempontjából, amely a végrehajtás technológiájától függ. Ennek a szakasznak a minőségi eredményének megteremtésére jól használható a már említett szekvenciális feladatbontás és a munka időtartamának szakértői értékelése olyan módszerekkel, mint például a brainstorming módszer.
- Az erőforrások elérhetőségének meghatározása. A rendezvény sokféle erőforrást használ fel: pénzügyi, anyagi, munkaerő-, információ- stb. A pénzügyi források oldaláról a munkarendet össze kell kapcsolni a finanszírozási ütemezéssel. Bevezetésre kerül a szűkös erőforrás fogalma: egyedi szakemberek és kapacitások. Ez nyomot hagy a munka sorrendjében és időtartamában.
- A külső kényszerek meghatározása. E korlátozások közé tartozik a szezonalitás, technológiai folyamatok felszerelések, különféle külső rendezvények. Ha például figyelembe vesszük a megrendelő speciális kívánságait (konkrét partnereknél) vagy külső eseményeket (például egy színpad elkészülésének időzítése nemzeti ünnep idejére), akkor az ilyen események szerepelnek az eseményben. a mérföldkövek formája.
- A kockázatkezelési terv elkészítésének szakasza. Elemezzük a projekt kockázatait, és választervet dolgozunk ki a főbb veszélyekre. E terv alapján véglegesítjük a naptári tervet.
A harmadik és negyedik szakasz a korlátozási pozíciókhoz, az ötödik szakasz a kockázatokhoz kapcsolódik. A válaszadás két alapja (aktív és passzív) határozza meg a döntés pillanatát és annak beillesztését projekt terv. Az aktív válasz azt jelenti, hogy belefoglaljuk a naptártervbe kiegészítő munka kockázatok minimalizálására irányul. Ez befolyásolhatja a többi munka időzítését.
Példaként tekinthetünk egy új szolgáltatás piaci bevezetésére irányuló projektre. Tegyük fel, hogy feltárul a piaci kereslet hiányának kockázata. Ezután a kockázat minimalizálása érdekében további vizsgálatot kell végezni, és ezt a munkát bele kell foglalni a naptári tervbe. A passzív válaszlépés további pénzügyi tartalékok képzését jelenti az azonosított kockázatokra. Az ütemterv-fejlesztés lépései az alább látható logikai sorrendben is bemutathatók.
Az ütemterv kialakításának logikai sorrendje
Alapvető projekttervezési lépések
A főterv létrehozásához a projektvezető egy sor tervezési iterációt hajt végre. A tervezési folyamatok során fontos eszköz- és záródokumentumok keletkeznek, amelyek együttesen alkotják a főtervet. Közöttük:
- munkalebontási struktúra (WBS);
- hálózati diagram;
- minőségirányítási terv;
- projekt ütemezése;
- költségvetés;
- szervezési táblázat;
- kockázati nyilvántartás;
- kommunikációs terv;
- a projekt főterve.
Projekttervezési folyamatok vizuális modellje
Fent egy projektfeladat tervezési folyamatainak modellje látható. Lehetősége van a diagramon a folyamatok teljes összetételét megtekinteni. A medencesáv tervezési folyamatai a projektmenedzsment szinte minden szakaszához kötődnek. A modellben jelzett folyamatok közül sok lehetőséget kap oldalunk külön cikkekben történő bemutatására. Ebben a cikkben röviden a legfontosabb tervezési eljárásokra összpontosítunk.
- A hatókör meghatározásának folyamata a projekt hatókörének, határainak tisztázása érdekében történik a termék leírásával. A folyamat a rendezvény céljainak tisztázásával, a vállalati stratégiával való kapcsolatának tisztázásával, valamint a megvalósítás alternatív megközelítéseinek mérlegelésével kezdődik. A PM-nek tisztában kell lennie azzal, hogy mely munkák nem tartoznak a projekt hatálya alá, és melyek a termékkövetelmények.
- A munkakör meghatározásának folyamata. Az előző folyamatban lefektetett alapokat a sikerhez szükséges műveletek teljes skálájává fejlesztik. Felépítésük és összetételük a projekt fő feladatához kapcsolódik. A WBS a PM által használt fő eszköz a folyamat problémájának megoldására.
- A munkakapcsolatok meghatározása. A művek logikai sorrendje ennek a folyamatnak a tárgya és célja. A folyamatmegvalósítás legjobb eszköze és eredménye a PERT és CPM módszerrel felépített és optimalizált hálózati modell (diagram, grafikon).
- A munka időtartamának becslésének folyamata. A WBS-ben és a hálózati modellben szereplő egyes feladatok időtartamának előrejelzése többféle megközelítésen alapul. A fő módszerek az analógok, „alulról felfelé”, előadóktól, szakértői és parametrikus értékelési módszerek.
- Erőforrás-szükséglet felmérési folyamat. Az eljárás célja a szükséges mennyiség meghatározása emberi Erőforrások, gépek és mechanizmusok erőforrásai. Az erőforrásokat csoportokra osztják: megújuló, költhető és pénzügyi.
- A fejlesztési folyamat ütemezése. A folyamatot az egyes munkák és a projekt egészének becsült ütemezésének meghatározása érdekében hajtják végre. Fontos a terv részletezésének kérdése. Tanulmányozásának mélysége elegendő legyen ahhoz, hogy a projektvezető ellenőrizni tudja a munka előrehaladását és a rábízott feladatok teljesítését.
- A projekt főtervének kidolgozása. A rendezvénytervezési munka összes eredményét egyetlen projektintegrációs dokumentumban egyesíti.
Ebben a cikkben megismerkedtünk a projekttervet létrehozó eljárások és dokumentumok "maximális konfigurációjával". NÁL NÉL igazi gyakorlat, különösen ha a projekt közepes vagy kis hatókörű, rendszeres jellegű, gyakran nincs szükség túlzott tervezési erőfeszítésekre. Ilyen esetekben korlátozódhat a tipikus tervezési megoldásokra és egy hiányos dokumentumkészletre. Ugyanakkor aligha nélkülözhető egy alaptervben játszódó dokumentumfilm, a fejlesztésére fordított erőfeszítések bőven megtérülnek.
A tervezés lényege, hogy az elvégzendő munkák (intézkedések, akciók) halmazának kialakítása, az e munkák megvalósításához szükséges módszerek és eszközök alkalmazása, a megvalósításukhoz szükséges erőforrások összekapcsolása alapján célokat és azok elérésének módjait tűzzük ki. , valamint a projektben részt vevő szervezetek intézkedéseinek koordinálása.
A tervek kidolgozása a projekt elkészítésének és végrehajtásának minden szakaszára kiterjed. Kezdődik a projektmenedzser (projektmenedzser) részvételével a projekt koncepciójának kidolgozásában, folytatódik a projektre vonatkozó stratégiai döntések kiválasztásával, valamint részleteinek kidolgozásával, beleértve a szerződésjavaslatok elkészítését is, szerződések odaítélése, munkák elvégzése, és a projekt befejezésével ér véget.
A tervezési szakaszban meghatározzák a projekt megvalósításához szükséges összes paramétert: a projekt minden egyes ellenőrzött elemének időtartamát, munkaerő-, anyag-, műszaki és pénzügyi források, alapanyagok, anyagok, alkatrészek szállítási feltételei és technológiai berendezések, a tervezési, kivitelezési és egyéb szervezetek bevonásának feltételei és volumene. A projekttervezési folyamatoknak és eljárásoknak biztosítaniuk kell, hogy a projekt a megadott időkereten belül, a lehető legalacsonyabb költséggel, szabványos erőforrás-költségeken belül és megfelelő minőségben megvalósítható legyen.
A tervezési folyamat a munkakör jóváhagyása előtt kezdődik, és a projekt előrehaladtával és változtatásokkal folytatódik. A projekt életciklusának minden fázisa egy bizonyos típusú tervezést biztosít a saját módszereivel és eszközeivel.
Tervezés ciklikus folyamat. A legtöbbel kezdődik általános meghatározás A célok részletesebb leírása felé halad, hogy mikor, hogyan és milyen munkát kell elvégezni a célok elérése érdekében. Ahogy a projekt az ötlettől a befejezésig halad, további információ a munkavégzés menetét befolyásoló körülményekről. A projekttervezési és -menedzsment eszközök használata lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy világosabban leírják a problémákat és hatékonyabban irányítsák a projektben bekövetkezett változásokat.
A tervezés egymással összefüggő eljárások összessége. A projekttervezés első szakasza a kezdeti tervek kidolgozása, amelyek alapját képezik a projekt költségvetésének kialakításának, a forrásigény meghatározásának, a projekttámogatás megszervezésének, a szerződések megkötésének stb. A projekttervezés megelőzi a projektellenőrzést, és ez az alapja annak alkalmazásának, hiszen összehasonlítás történik a tervezett és a tényleges adatok között.
A projekttervezés különböző szintjein és szakaszaiban alkalmazott tervek konkrét szerkezete az iparágban és a projektet végrehajtó szervezetekben alkalmazott szabványoktól és megközelítésektől függ. Például az építőiparban in projektdokumentáció tartalmazza a megrendelő által biztosított és a vállalkozók által részletezett becslési dokumentációt, a létesítmény építési tervét, a létesítmények építésének szervezési és technológiai sémáját, a munkavégzés ütemezését és a létesítmény átvételét építőanyagok. Az ipari projekteknél a munkarendek tervezési és technológiai dokumentáción alapulnak, be információs projektek- rendszer specifikáció.
A tervezési szakasz az egyik legfontosabb. Ebben a szakaszban határozzák meg a projekt feladatait, költségvetését és időkeretét. A tervezésen gyakran csak ütemezést értünk, az erőforrás-gazdálkodás, a költségvetés stb. szem elől tévesztését.
A teljes tervezési technika a következő lépéseket tartalmazza:
- 1) A projekt céljainak meghatározása és leírása. A projektek gyakran egyértelmű cél nélkül indulnak el.
- 2) A technológiai szakaszok meghatározása. A projekthez olyan megvalósítási technológiát kell kiválasztani, amely meghatározza a projekt fejlesztési szakaszait. Az egyik gyakori hibák a tervezés a terv és a technológiai ciklus inkonzisztenciája.
- 3) A technológiai szakaszokhoz meg kell határozni a feladatok listáját, meg kell jelölni azok összefüggéseit (szekvenciáját) és a várható időtartamot (a hozzárendelt erőforrásoktól függően).
- 4) Meg kell egyezni a projekthez juttatott források kérdésében. Megjegyzendő, hogy a vállalat összes erőforrását központilag kell elosztani. Gyakran előfordul, hogy tervezési hiba abból adódik, hogy néhány szűkös erőforrást egyszerre használnak fel kettesben különböző projektek ugyanabban az időben.
- 5) A forrásarányok meghatározása esetén a költségvetés automatikusan is megszerezhető. Az egyik tipikus hiba, hogy a költségvetést úgy határozzák meg, hogy nem veszik figyelembe a projekt tervezett költségét.
- 6) Az írásbeli feladat, költségvetés és munkaterv formális „Projektterv” dokumentumot alkot. A projekt megkezdése előtt gyakran hiányzik néhány ilyen dokumentum.
Ezért a projekttervezés sikeréhez számos tényezőt kell figyelembe venni:
- a megoldandó feladatok osztálya, a késztermék körforgása, a munka típusa (fejlesztés, fejlesztés, karbantartás);
- A munka sémájának (életciklus-modell) megválasztása a projekt összetettségét és a fejlesztő csapat képességeit figyelembe véve;
- Szakterületen és fejlesztési automatizálási eszközökben szerzett tapasztalat;
- · fejlesztők felszerelése automatizálási eszközökkel és hardver-szoftver bázissal;
- A vevői igények szintje a munka időzítésével és minőségével kapcsolatban.
Egy jól szervezett projektben minden cél megvalósításáért egy meghatározott vezető testület kell, hogy legyen felelős: a projektmenedzser minden célért (projektküldetés), a magáncélokért felelős végrehajtók stb. Vagyis a projektcélok fájának kell lennie. egybeesik a projekt megvalósításáért felelős szervezeti egység felépítésével. Ehhez egy úgynevezett felelősségi mátrixot dolgoznak ki, amely meghatározza funkcionális felelősségek projektvégrehajtók, meghatározza azokat a munkákat, amelyek megvalósításáért személyesen felelősek.
A tervezés fő célja egy projektmegvalósítási modell felépítése. Szükséges a projektben résztvevők tevékenységének összehangolása, meghatározza a munkavégzés sorrendjét stb.
A tervezési folyamat fő lépéseit az 1. táblázat mutatja be, és kilenc lépést foglal magában. A projektmenedzser minden egyes lépésnél azt tapasztalhatja, hogy a projekt nem hatékony, vagy nem hajtható végre, és felveti a lezárásának kérdését.
1. táblázat - A projekttervezési folyamat főbb lépései
Eredmény |
||
A koncepció kidolgozása és a projektcélok tervezése. |
||
Projektcélok bontása, építés hierarchikus struktúra működik (ISR). |
||
Felelős kinevezése. A projekt szervezetének (CCO) blokkdiagramjának elkészítése. |
||
Projekt megvalósítási stratégia kidolgozása, mérföldkövek tervének felépítése. |
||
Projekttaktika kialakítása, hálózati modellek építése. |
Részletes hogyan? |
|
Az ideál kialakulása naptári ütemterv művek. |
Mikor tökéletes? |
|
Erőforrás tervezés, valós naptári munkarend kialakítása az erőforrás korlátok figyelembevételével. |
Reálisan mikor? |
|
Költségbecslés, költségvetés kialakítása. |
||
A projektterv kidolgozása és elfogadása. |
Mindent figyelembe vesznek? |
Nagy és összetett projektek megvalósításához célszerű kiegészítő projekttervezési eljárások alkalmazása:
- minőségi tervezés;
- kockázatok és intézkedések megtervezése a velük való munka érdekében;
- Szervezeti tervezés;
- kommunikáció tervezése.
A projektmenedzsernek minden esetben az eredmény/költség arány alapján értékelnie kell a projekttechnológiák arzenáljában elérhető egyik vagy másik segédeljárás alkalmazásának megvalósíthatóságát.
3. ábra Projekttervezés folyamata
A projekttervezés egy folyamatos, az életciklus során finomított folyamat, melynek során a A legjobb mód a kitűzött célok és célkitűzések megvalósítása a jelenlegi és változó helyzet figyelembevételével. Az illetékes projektterv, amely figyelembe veszi a termék sajátosságait, a piaci jellemzőket és trendeket, a fogyasztói preferenciákat, a kockázatokat és egyéb tényezőket, lehetővé teszi a nem hatékony kiadások elkerülését még a koncepció és a fejlesztés szakaszában is. Az ilyen tervezés nem mindig hoz pozitív eredményeket, de még a negatív következtetések is nagy hasznot hoznak.
A projektmegvalósítási terv megírásának első feladata, hogy azonnali lendületet adjon a projektfolyamat elindításához. A projekttervnek meg kell győznie a döntéshozókat arról, hogy az ötlet életképes, hogy megfelel az elvárásoknak, ütemezésnek, költségvetésnek stb. Ha a fejlesztés nem meggyőző a terv szintjén, a projekt nem haladhatja meg kezdeti szakaszban. Ezzel szemben egy sikeres terv azonnal építi a projektmenedzser hírnevét, és szilárd alapot biztosít a folyamat elindításához.
A projektterv szabvány szerint készül általános séma, de a dokumentum tartalma mindig egyedi, mert egyedi a termékjellemzők és a megvalósítás feltételeinek kombinációja. A projekt végrehajtási terv útmutatást ad a teljes projektcsapat számára, és irányítja:
- munkakör szerint
- prioritás szerint
- az irányítási módszerek megválasztásáról,
- minőségi előírásoknak megfelelően
- az érdekelt felekkel való kapcsolattartás formájában,
- teljesítménymérési szempontok szerint stb.
- A projekt háttere.
- Feladatok és célok.
- Skála.
- Határok (korlátozások).
- Feltételezések (feltevések).
- hatások és függőségek.
- Kockázatok és problémák.
- Stratégiák és módszerek.
- Az idő, az erőforrások, a minőség, a lépték ellenőrzésének eszközei és módszerei.
- Kommunikáció.
- Szállítási ütemezés.
- Teljesítmény és mérése.
- Előnyök realizálása.
A szabványosított séma megkönnyíti a navigálást a több száz oldalt felölelő dokumentumban, ha nagy ötleteket kívánunk megvalósítani. Leegyszerűsíti a tervvel való munka folyamatát, és lehetővé teszi a projekt tervezési szakaszainak logikus, következetes, strukturált sorrendjét. Ha például nem dokumentálják a skálán szereplő elemeket, akkor kiderülhet, hogy a projekt résztvevői között nincs egységes értelmezés arról, hogy ki mit ad ki. És ha nem adja meg a minőségi szintet, akkor kiderülhet hogy a gyártó számára megfelelő minőség nem biztos, hogy elég a megrendelő számára.
A megfelelő részletezés hiánya hibákhoz vezet, de a részletek túl sok ismétlődése hátráltatja a projekt tartalmának megértését. Ezért a projekt védelmi tervet általában olyan hallgatókon tesztelik, akik nem rendelkeznek előzetes ismeretekkel a projektről, széles közönség képviselőinek bevonásával. A projekttervhez hozzáadott háttér segíti a megvalósítási program általános kontextusba illesztését, a szószedet, a rövidítések és a technikai rövidítések dekódolása pedig lehetővé teszi, hogy bárki könnyen megértse a projekt lényegét harmadik fél információforrásainak bevonása nélkül.
Domain tervezés
A témakör itt azoknak a termékeknek és szolgáltatásoknak a halmaza, amelyeket a projekt befejezéseként kell előállítani. A tématerületre vonatkozó projekttervezés a következő eljárásokat tartalmazza:
- A jelenlegi állapot elemzése.
- A projekt alapvető jellemzőinek tisztázása.
- Sikerkritériumok és projektproblémák megerősítése.
- A projekt kezdeti szakaszában elfogadott feltételezések és korlátok elemzése.
- A projekt eredményeinek kritériumainak meghatározása a köztes és végső szakaszban.
- Az adott terület szerkezeti dekompozíciójának felépítése.
A projekt életének folyamatában az alkotó elemek adott terület, változhat. A munka céljai és jellemzői megadhatók mind a köztes eredmények elérésekor, mind a projektfejlesztés szakaszában.
Projekt időtervezés
Ennek a paraméternek a fő fogalmai a következők: határidők, a munka időtartama, kulcsfontosságú dátumok stb. A résztvevők összehangolt munkáját naptári tervek alapján szervezik - tervezési és műszaki dokumentumok, amelyek meghatározzák a projektmunkák listáját, a köztük lévő kapcsolatot. , sorrend, határidők, előadók és források. A projekten végzett munka során a teljes életciklusra munkaterv készül a menedzsment szakaszaira és szintjeire.
Munkabontási struktúra (WBS)
WBS - a tervezési munka hierarchiájának grafikus megjelenítése - a projekt ütemezésének első szakasza. A WBS lényegében a projekt olyan részekre osztása, amelyek szükségesek és elegendőek a tervezéshez és a hatékony ellenőrzéshez. A hierarchikus struktúra felállításához a következő szabályokat kell betartani:
- A felső szint munkájának végrehajtása az alsó szint munkájának végrehajtásával valósul meg.
- Egy szülőfolyamatnak több gyermekfeladata lehet, amelyek végrehajtása automatikusan leállítja a szülőfolyamatot. De egy gyerekmunka esetében csak egy szülői munka van.
- A szülőfolyamat utódművekre való lebontása egyetlen kritérium szerint történik: vagy vonzott erőforrások, vagy tevékenység típusa, vagy életciklus-szakaszok stb.
- Minden szinten egyenértékű gyermekműveket kell gyűjteni. Homogenitásuk azonosításának kritériuma lehet például az elvégzett munka mennyisége és ideje.
- A struktúra egészének felépítésénél különböző hierarchikus szinteken eltérő dekompozíciós kritériumokat kell alkalmazni.
- A dekompozíciós kritériumok sorrendjét úgy választjuk meg, hogy a művek közötti interakciók és függőségek lehető legnagyobb része a hierarchikus struktúra alsóbb szintjein legyen. Művek magasabb szinteket- autonóm.
- A munka felosztása akkor tekinthető befejezettnek, ha az alsó szint munkája világos a vezető és a projekt résztvevői számára, világosak a végeredmény elérésének módjai és annak mutatói, és világosan megoszlik a felelősség a munkavégzésért.
A WBS alapján létrejön a projektmunkák listája. Ezután meghatározzák a végrehajtásuk sorrendjét, a kapcsolatot a szervezeti és technológiai modellek segítségével és a munka időtartamát.
A munka időtartama
A munkavégzés időtartamát szabványok alapján, személyes tapasztalatok alapján (ha van példa hasonló munkára), a számítási módszerek projekt tervezés. Ilyen módszerek közé tartozik például a PERT eseményelemzési módszer, amelyet akkor használnak, ha a műveletek időtartamának becslése bizonytalan. A projektidő kezelésének azonban különböző módjai vannak.
- HETYKE. A módszert háromféle előrejelzés súlyozott átlagának tekintjük: optimista, várt és pesszimista. Az egyes előrejelzések időtartamának meghatározása után (egy képlet segítségével és/vagy szakértők bevonásával) kiszámítják az egyes előrejelzések valószínűségét. Ezután az egyes előrejelzések értékeit és azok valószínűségét megszorozzák, és az értékeket hozzáadják.
- hálózati diagram. A hálózati diagram a tevékenységek és a köztük lévő függőségek megjelenítése grafikus forma. Gyakrabban gráf formájában jelenik meg, amelynek csúcsai vannak tervezési munka, sorrendjüket és kapcsolatukat pedig összekötő nyilak mutatják.
- Gantt diagramok. Ez egy vízszintes diagram a tervezési munkák megjelenítésével a naptárnak megfelelően orientált szegmensek formájában. A szegmens hossza megfelel a munka időtartamának, a szegmensek közötti nyilak pedig a munka kapcsolatát és sorrendjét jelzik.
Ezenkívül minden projektben biztosítják a munkavégzés optimalizálását az időkritérium szerint, a naptári terveket jóváhagyják. közös cél módszerek a projektidő tervezésében - a projekt időtartamának csökkentése anélkül, hogy elveszítené a komponensek minőségét.
Projekt munkaerő
A tervezés ezen részében először a rendelkezésre álló források mennyiségét határozzák meg. Ez úgy történik, hogy összeállítják a fellépők listáját, elérhetőségüket és a projektben való részvételük lehetőségét.
Ezután a projekt minden egyes munkájához kijelölik a végrehajtókat a felelősségi körük meghatározásával. Gyakran az ütemezésben az elosztás szintjén munkaerő-források ellentmondások keletkeznek. Ezt követően kerül sor az ellentmondások elemzésére és azok kiküszöbölésére.
Projekt költsége
A projektköltség-tervezésnek több szakasza van:
- Az első szakaszban meghatározzák az erőforrások felhasználásának költségét, az egyes projektmunkákat és a projekt egészét. A projekt költsége itt az erőforrások és a munka összköltsége. A figyelembe vett tényezők közé tartozik a felszerelés költsége (beleértve a bérelt felszerelést is), a munkaerő munkatársakés szerződés alapján bérelt, anyagok, szállítás, szemináriumok, konferenciák, tandíjak stb.
- A második szakasz a projektbecslés elkészítését, koordinálását és jóváhagyását foglalja magában. A projekt becslés itt egy dokumentum, amely tartalmazza az indoklást és a számítást összköltsége projekt. Általában az alapján történik szükséges erőforrásokat, munkakör stb.
- A harmadik szakasz a költségvetés elkészítését, annak koordinálását és jóváhagyását foglalja magában. A költségvetés korlátozásokat vezet be a forrásokra, és a következő formában áll össze:
- a költségek és a halmozott költségek oszlopdiagramja,
- időbeli eloszlású halmozott költségek vonaldiagramja,
- a költségek kördiagramja,
- naptári menetrendek és tervek,
- költségelosztási mátrixok.
Ugyanakkor a menedzsment költségvetési kockázatok a projekttervezés külön fejezetében tárgyaljuk.
Kockázattervezés
Ez a rész a kockázatok azonosításával, elemzésével, értékelésével és a kockázati válaszok kidolgozásával kapcsolatos folyamatokat írja le. A kockázatokat 3 paraméter jellemzi:
- kockázatos esemény,
- kockázati esemény bekövetkezésének valószínűsége,
- a veszteségek mértéke, a kockázati tényező realizálása esetén.
Egy egyszerű kockázattervezési módszert a következő műveletsort követve valósítunk meg:
- Kockázat azonosítás. Ehhez nem csak szakértőket vonnak be, hanem mindenkit, aki segít felderíteni a projekt lehetséges sebezhetőségeit.
- A kockázat realizálási valószínűségének meghatározása. A mérés százalékokban, részesedésekben, pontokban és egyéb mértékegységekben történik.
- A kockázatok osztályozása az egyes kockázatok projekt szempontjából való jelentősége és a hierarchiában elfoglalt helye szerint. Elsőbbséget élveznek azok, amelyek nagy valószínűséggel és a projekt egésze szempontjából fontosak.
- Intézkedések tervezése az egyes kockázatok valószínűségének csökkentésére, megjelölve az ezért felelős munkavállalókat.
- Felszámolási tervezés negatív következményei kockázat megvalósulása esetén felelős személyek kijelölésével.
A projekt létrehozásakor tervet kell írni, függetlenül attól, hogy a vállalkozás milyen területen működik: a termelési projektektől és az IT-technológiától a tereprendezésig és a városfejlesztésig. Maga a projekttervezés azonban nincs „levegőben függesztve”, hiszen azt megelőzi a projektindítás, hanem a projekt közvetlen végrehajtására való átállás fejezi be.
Minden folyamat, fogalom vagy objektum valahol elkezdődik. A kezdetnek ez a pillanata néhány napja vagy éve történt, és minden másképp nézett ki – nem úgy, ahogy most. Ha például egy autót nézünk, megértjük, hogy az elején nem így volt: először megjelent egy ötlet, majd ezt a gondolatot eljuttatták másokhoz, ami vitát váltott ki; tervezők csatlakoztak a munkához, elindult az összeszerelési folyamat és még sok más.
A fenti egy kisebb példa. De tökéletesen elmagyarázza a lényeget - mindennek van kezdete.
Ez alól a projektmenedzsment sem kivétel. A feladatok és folyamatok összetett láncolata lévén ez is elindul valahol. Ez az első lépés az projekt terv.
Ebben a cikkben a tervről és a tervezési folyamatról fogunk beszélni, valamint elmagyarázzuk a "Hogyan készítsünk ilyen tervet" kérdéssel kapcsolatos pontokat. 7 lépést azonosítottunk.
Mi az a projektterv?
Talán észrevetted, hogy mi vagyunk terv említett és A tervezési folyamat. Mi a különbség köztük? Minden nagyon egyszerű.
A tervezés egy folyamat, egy vita. Ennek során tisztázódnak a munkakör, a célok és az eléréshez szükséges módok.
A terv az hivatalos dokumentum A, amely tartalmazza az összes tervezési döntést, jóváhagyott kört, költségeket. Fő funkciói a vezérlés, a résztvevők közötti kommunikáció elősegítése és az ütemezés.
Projektterv készítésekor a vezetőnek már rendelkeznie kell kulcsfontosságú ismeretekés készségek. Ez növeli a sikeres megvalósítás esélyét. Emellett egy elkészített terv segít előre látni és elkerülni a szükségtelen hibákat és rossz döntéseket, valamint időt takarít meg és csökkenti a költségeket.
Projektterv céljai
Egy jól elkészített tervnek választ kell adnia a következő kérdésekre.
Miért?
Tisztázni kell a projekthez való pénzeszközök elkülönítésének okait; milyen problémát kell megoldani.
A kérdés az eredmény elérése érdekében elvégzendő munkára és a végső célokra vonatkozik.
Kérdés az érintett személyekről, szerepükről és felelősségükről; hogyan kell megszervezni őket.
Mikor?
Itt a projekt ütemtervéről / időtartamáról beszélünk.
Hogyan készítsünk projekttervet?
Mielőtt hozzáfogna a tervezet elkészítéséhez, a vezetőnek tisztában kell lennie a projekt során felmerülő nagyszámú kérdéssel és az azokra adott válaszokkal. Minden kérdés külön-külön is felsorolható. De még mindig jobb azonosítani a közös jellemző mintákat és mintákat. Tehát mit kell tennie egy menedzsernek a projektterv elkészítéséhez.
1. Kommunikálj
A sikerhez vezető első lépés a csapattal való kommunikáció a célokról, a résztvevőkről, a feladatokról stb. A menedzsernek tudnia kell, hogy ki milyen feladatért felelős, a határidőket, és szinte mindent, ami a projektben történik.
Érdemes hozzátenni, hogy a kommunikáció nem csak az első lépés. A projekt során folytatott kommunikáció a siker kulcsa.
2. Határozza meg a résztvevőket és a célokat
A projekt összes résztvevőjének meghatározása néha nehéz: sokan lehetnek. Sőt, közvetlenül vagy közvetve kisebb-nagyobb mértékben befolyásolhatják a projektet. Éppen ezért fontos mindazok azonosítása, akik közvetlenül befolyásolják a terv elkészítését, és komolyan veszik kívánságukat.
Ki lehet a projekt résztvevője:
- Vevő– a munkát közvetlenül finanszírozó és jóváhagyó személy;
- Projekt menedzser- a tervezésben részt vevő személy a projekt későbbi létrehozásában, végrehajtásában és ellenőrzésében;
- projekt csapat, amely létrehozza a végterméket. A csapat tagjai számos fontos folyamatban vesznek részt, beleértve a fejlesztést, a minőségbiztosítást, a tervezési munkát stb. Általában nem hagyják jóvá a projektet;
- Végfelhasználó;
- Egyéb. Ez a lista sokféle embert tartalmazhat: kockázatelemzők, beszerzési szakértők stb.
Mit lehet tenni ebben a szakaszban? Készítsen interjúkat a legfontosabb érdekelt felekkel. Így megértheti, milyen követelményeket támasztanak, és milyen célokat kell elérni. A legtöbb hatékony mód A cél elérése egy SMART célmeghatározási technika.
Az interjú azt is lehetővé teszi a menedzser számára, hogy megértse, milyen problémát old meg a projekt, és egyáltalán miért finanszírozzák.
Ez a miénk miért kérdés.
3. Határozza meg a munkakört
Kétségtelenül minden tervezés legfontosabb része. Itt minden kulcsfontosságú pontot kiemelünk és tárgyalunk: indoklás, termékleírás, alkalmassági kritériumok, célok és eredmények, korlátok, feltételezések, értékelésés néhány másik. Ebben a szakaszban a projekt minden résztvevőjének teljes egyetértésre és egyetértésre kell jutnia. Amint a vita véget ér, minden fontos dokumentumban rögzítésre kerül, amelyben rögzítik a projekt tartalmát és terjedelmét.
Ez a szakasz csökkenti a félreértések kockázatát is, amelyek a projekt méretezéséhez vezethetnek.
Ez a miénk mit kérdés.
4. Határozza meg a szerepeket és a felelősségeket
A menedzser egyik legfontosabb feladata a feladatok elosztása a csapattagok között. Ismerniük kell szerepeiket és felelősségeiket. És persze nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy a csapatok meghatározott számú résztvevővel egységek.
Ez a miénk WHO kérdés.
5. Ütemezze be a projektet
Ez a bekezdés egyenes folytatása az előzőnek. A szerepek és felelősségi körök kiosztása után a következő lépés az egyes erőforrások munka időtartamának beállítása kezdő/végi dátummal.
Ez a miénk mikor kérdés.
Ugyanebben a szakaszban a vezető meghatározza a kulcsfontosságú eseményeket, a kritikus utat - általában a munkarenddel foglalkozik.
Milyen projekteszközt válasszunk?
6. Vizualizálja a projekttervet Gantt-diagram segítségével
Ne feledje, hogy néhány ember, amikor az ütemezésről beszél, a teljes projektre gondol. Ez nem teljesen igaz. A vizualizált ütemterv csak része a tervezésnek és magának a tervnek. Az egész projekt egy bonyolultabb szerkezet.
Használja a GanttPRO online eszközt. Ezzel a menedzser:
- Feladatok létrehozása és szétosztása;
- Állítsa be az időtartamukat a kezdési és befejezési dátumokkal.
- Állítson be függőséget a feladatok között. A menedzser nyomon követi az összes eseményt, és tudja, mikor kezdődik egy befejezett feladat a következő;
- Figyelemmel kíséri az egyes események és a projekt egészének előrehaladását;
- A feladatok elvégzéséhez szükséges erőforrások meghatározása;
- Állítsa be az erőforrások költségét;
- Lépjen kapcsolatba a csapat tagjaival, és tekintse meg az általuk végrehajtott összes változtatást;
- Kövesse a legfontosabb eseményeket;
- Képzelje el a kritikus utat – a projekt befejezéséhez szükséges legrövidebb időt.
A GanttPRO Gantt diagramokkal könnyen kezelhetők a tervezési folyamatok és létrehozhatók projektek.
7. Kezelje a kockázatot
A projekt minden szakasza kockázatoknak lehet kitéve. Ezért ezek kezelése az egyik kiemeli a tervezésben.
Egy tapasztalt menedzser nem csak felméri és előre látja az ilyen helyzeteket, hanem tervet is készít a megoldási módokkal. A csapatnak viszont tudnia kell, hogyan reagáljon bármilyen változásra.
Milyen kockázatok merülhetnek fel?
- Optimista várakozások az idővel és a költségekkel kapcsolatban;
- Rosszul meghatározott követelmények és kívánságok;
- Rosszul meghatározott szerepek és felelősségek;
- Változások a követelményekben;
- Új követelmények;
- Költségvetési megszorítások;
- Rossz interakció.
Foglaljuk össze
Nincsenek egyforma projektek. Kockázatok és elhalasztott határidők nélkül tökéletesen kivitelezhető. Egy másik akkor is megbukhat, ha ugyanazok a résztvevők, a költségek, az ütemezés és a célok. A kockázatok és a projekt változásai elkerülhetetlenek. De ennek ellenére a jól megtervezett munkaterv, ütemterv, felmért kockázatok és kiváló csapatmunka elősegíti magát a tervezést és a terv elkészítését. Ebben az esetben még a nehéz projektek is szórakoztatóak lehetnek.
Van tapasztalatod projekttervezésben?
A tervezési részletek mélységét a projekt mérete és összetettsége, a projekt jellege, valamint a létrehozandó objektumok típusa határozza meg. A termelő létesítmény létrehozására vonatkozó projektterv tipikus felépítése 6 szakaszból áll (táblázat).
Az FPR fejlesztésének szempontjai a következők:
A gyakorlati munka terve szerint:
kezdeti adatok a tervezéshez;
munka prioritásai;
a személyzet szükségessége;
a tervezési fejlesztések jóváhagyására vonatkozó eljárások;
A logisztikai terv szerint:
berendezések szállítási feltételei;
a berendezések telepítésének időzítése és ellenőrzése;
Az építési terv szerint:
a berendezések és a személyzet elhelyezésére vonatkozó helyiségekre vonatkozó követelmények;
a helyiségek előkészítésével és építésével kapcsolatos munka megszervezése;
A minőség-ellenőrzési terv szerint:
általános minőségi kritériumok;
a szállított berendezés ellenőrzése;
Az üzembe helyezési terv szerint:
előkészítő munka;
művelet előtti ellenőrzés;
üzembe helyezés.
A projektterv szakaszainak felépítése és tartalma
A projekt fő céljai |
A célok megfogalmazásakor kerülje az egyszerű és megvalósíthatatlan célokat. Az egészet a lehető legvilágosabban és legpontosabban kell tanítani, tekintettel az egyes célok viszonylagos fontosságára és az alternatív vezetési döntésekre gyakorolt hatására. |
Projekt pénzügyi terve |
Meghatározzák az egyes befektetők minimális beruházási hányadát, a finanszírozás módjait és feltételeit. A finanszírozási terv általában a tőkekiadások ütemezését, az adósság törlesztését érinti, és a projekt résztvevői és a befektetők közötti megállapodás függvénye. A becsült munka megelőzi a pénzügyi tervezést. A becslések minden típusra, munkaszakaszra összeadódnak. kívül pénzügyi tervezés rendelkezik a projekt pénzügyi és gazdasági mutatóinak (diszkontált nyereség, megtérülési idő) értékeléséről. |
Alvállalkozói kiviteli terv |
Az ügyfél, az általános interliner, az alvállalkozók és a beszállítók átfogó stratégiáját képviseli. Ő a link a projekt minden résztvevője számára. Kidolgozásának alapja a projekt valamennyi résztvevője feladat- és felelősségi körének világos meghatározása és elosztása. A terv elkészítésekor:
|
funkcionális terv. |
Meghatározza a munka funkcionális komplexumainak szerkezetét, végrehajtásuk időzítését és jellemzőit. Funkcionális komplexumok lehetnek: tervezési munka, anyag- és műszaki ellátás (MTP), kivitelezés, minőségellenőrzés, üzembe helyezés. A következő tervezési dokumentumokból áll: a projekt fő ütemezése; munkarend (rövid távú); funkcionális munkatervek. |
Főnaptárterv (MCP) |
A koncepcionális projektterv pontosításával és részletezésével jön létre. Meghatározza a projekt szakaszait, amelyek célszakaszokra és projektszakaszokra vannak felosztva, amelyek a funkcionális munkák megkezdéséhez és befejezéséhez kapcsolódnak. A törzsütemezést általában hisztogram formájában mutatjuk be, mivel a projektnek ebben a fázisában a bontást egyéni munkák hiányzik, és a konkrét megszorítás nincs meghatározva. |
Rövid távú naptári tervek |
A GKP alapján alakulnak, és tartalmazzák a munkák listáját, határidőket, a végrehajtásért felelős személyek nevét. |
Funkcionális munkatervek (FPR) |
Ezek tevékenységeket tartalmazó tervezési dokumentumok rendszerei, valamint konkrét műszaki ill tervezési megoldások a projekt bizonyos vonatkozásairól. |
A projekt megvalósítási tényezőinek elemzése |
Az előző tervezési szakaszok tervezett döntéseinek hiányosságait kompenzáló intézkedésrendszer kialakítása, amely az ellentétes tényezők hatásának megelőzésére, a befolyásoló tényezőkből származó előnyök megszerzésére, az összeg növelésére irányul. gazdasági hatás minden tényező kölcsönhatásából. A terv ezen szakaszának dokumentált formája a tevékenységekről szóló megállapodás, amelyet az érdekelt résztvevők hagynak jóvá és egyeztetnek a felelős végrehajtókkal. |
Kiegészítések a projekttervhez |
A terv elkészítéséhez felhasznált adatok kivételre kerülnek: adatok a projekt koncepciójából; vizsgálati anyagok; a projektre vonatkozó követelmények és korlátozások stb. |