A projekttervezés magában foglalja. Projekttervezési technológiák

A projektmenedzsment a technológia és a művészet szimbiózisa, hogy egy egyedi feladatot időben, a célokra elkülönített költségvetésen belül megoldjunk. Ahhoz, hogy a projekt sikeres legyen, meg kell egyezni a vállalat vezetése és az RM között, hogyan valósul meg, ki, mikor és milyen munkát végezzen. A projekttervet nem egyetlen dokumentumnak tekintjük, hanem a fenti kérdésekre választ adó, dokumentált döntések egész halmazának. Egy áttekintő cikket ajánlok figyelmükbe, amely a projekttervezési technológia alapjait vizsgálja.

A projekttervezés lényege

A projekttervezés sok, egymással összefüggő iterációt foglal magában, amelyek eredménye egyetlen főterv. A projektterv keretében tovább fogjuk érteni a tervezett tevékenységek rendszerét, az összeállítás eredményeként dokumentálva. Ez a rendszer speciális módon összekapcsolt paraméterekből áll, amelyek biztosításával külön fejlesztési probléma oldódik meg. Ezeket a paramétereket a projekttevékenységek számos funkcionális területe alapján alakítják ki:

• tartalom;
• kifejezések;
• költség;
• személyzet;
• kellékek;
• kommunikáció;
• kockázatok stb.

A terv a projektmenedzsment rendszer kulcseleme. Ha az RM-nek sikerült részletes tervezési dokumentumokat összeállítania, akkor jogában áll elvárni, hogy a munka végén garantáltan megkapja a szükséges eredményeket. Ehhez jól meg kell tervezni a határidőket, az erőforrásokat és egyéb szempontokat. Amíg nincs kidolgozva egy terv, nem lehet tudni, mennyi pénzbe és időbe telik egy egyedi feladat elvégzése. Terv nélkül a menedzsernek alig vagy egyáltalán nincs iránya arra, hogy a munkát a projekt céljaihoz igazítsa.

Meg kell érteni, hogy a tervezés nem mindig ad pozitív eredményt a végén, de a negatív következtetések nem kevesebb, sőt néha több előnnyel járhatnak. A beruházás hatékonysága mindenesetre nő, a megszerzett haszon "szétoszlása" nem következik be. A projekttervezés megalapozza produktív munkaés megoldja a következő alkalmazott problémákat.

1. Tisztázza, részletezze a rendezvény céljait és eredményeit.
2. Határozza meg a munka összetételét és terjedelmét.
3. Becsülje meg a határidőket és a költségvetési költségeket.
4. Készítsen ütemtervet és költségvetést a fő fázisokhoz vagy a teljes projekthez.
5. Készítsen frissített értékelést az erőforrásigényekről minden fázisra vagy a teljes feladatra vonatkozóan.
6. Készítsen tervet az erőforrások biztosítására.
7. Végezzen kockázatértékelést és készítsen kockázatkezelési tervet.
8. Ismertesse az esemény részleteit az ügyféllel.
9. Állapodjon meg a tervben a legfontosabb érdekelt felekkel.
10. Ossza meg a munkáért és a feladatokért való felelősséget a résztvevők között.
11. A főterv jóváhagyása.
12. Tisztázza az interakciós terveket, tervezési menedzsment eljárásokat.

A projektmenedzsment terv helye a szakaszában életciklus. Forrás: PMBOK Guide 5

A tervezési folyamatok helye a projektvégrehajtás egyéb folyamatai között. Forrás: PMBOK Guide 5

A projekttervezés nem lehet „levegőben”. Kezdeményezés előzi meg, és e folyamatok kimenete a projekt tényleges végrehajtása. És tisztában vagyunk számos fontos ponttal a tervezéssel kapcsolatban:

• egy egyedi feladat életciklusának egy adott időpontjához és annak jelentős időszakához kötve (lásd a fenti ábrákat);
• iteratív - nem ér véget a tervek megírása után, rendszeres frissítést igényel az aktív záró fázisig;
• összetett - nem korlátozódik egyetlen eszközre, és számos eszközt és kapcsolódó kimeneti dokumentumot tartalmaz.

A tervezési folyamatok kibővített összetétele

A projektterv különbözik a projektmenedzsment tervtől és a kapcsolódó tervezési folyamatoktól. Mint már eldöntöttük, tágabb értelemben a terv alatt olyan előre megtervezett tevékenységrendszert értünk, amelyre a végrehajtás sorrendje, sorrendje és ütemezése meg van határozva. Szűk értelemben a terv olyan dokumentum, amely tükrözi a tervezett cselekvések sorrendjét és a végrehajtás határidejét. A projektmenedzsment terv szabályozott tervezési eljárások (folyamatok) eredménye, amelyben a menedzser rendszeres, szabályozott eljárásokat vállal a tervek, mint dokumentumok elkészítésére.

Alapvető tervezési fogalmak definíciói a PMI-ből. Forrás: PMBOK Guide 5

A rendezvénytervezés két folyamatcsoportot foglal magában: a közvetlen tervek kidolgozásának folyamatait és a segédeljárásokat. A fejlesztési blokk kimenete egy projekt főtervnek nevezett dokumentum. Tartalmazza a naptári tervet, a rendezvény költségvetését és számos egyéb dokumentumot. A munka összetétele és tartalma, a megvalósításukhoz szükséges erőforrások meghatározzák az előállításuk sorrendjét, időtartamát és költségeit.

A kockázattervezés (azonosítás, azonosítás és értékelés) és kockázatkezelés nemcsak a naptári terv kialakítását, hanem a költségvetési igényeket is érinti. A célok tisztázása, az egyedi feladat határainak meghatározása, a csapat és a felelősségi kör strukturálása megalapozza a teljes értékű projekttervezési munkát. Ezután felhívjuk figyelmét a vizsgált folyamatok főbb eljárásai közötti kapcsolatok modelljére.

Tervezési folyamatok modellje a projektmenedzsmentben

Köztudott, hogy a PMI szabvány szerint szinte minden szekcióban PMBOK irányelvek a tervezéshez egy egész blokkot osztanak ki. A fenti diagram alapján ez teljesen természetes. A tervezés menedzselésének és az egységes főterv létrehozásának legholisztikusabb képe a PMBOK „Projektintegrációs menedzsment” szakaszában látható. Az alábbiakban egy helyi rendezvényszervezési terv fejlesztési adatfolyamat diagramja látható.

Projektmenedzsment terv fejlesztési adatfolyam diagram helyi blokk

A fent bemutatott vizuális blokk több okból is figyelemre méltó. A tervezés sikerességéhez elengedhetetlen a projektmenedzsment tudásbázisa, minden ilyen irányú tapasztalat, szabályozás. Ez ugyanúgy vonatkozik a szabványokra, a szoftverekre, szervezeti struktúrákés kultúra, menedzsment gyakorlatok, infrastruktúra stb. A charta kulcsfontosságú referencia a tervezéshez. Ezek a folyamatok képezik az alaptervbe való integráció alapját, és bemenetként szolgálnak a végleges változat kidolgozásához:

• projektparaméter-kezelési tervek;
• a tartalomra, a költségekre és az ütemezésre vonatkozó alapvető tervek;
• tervfrissítések.

A naptárterv kidolgozásának szakaszai

Emlékszünk rá, hogy a projektmenedzsment a „három pilléren” alapul: a munka tartalmán, korlátozásokon és kockázatokon. Ha egy vezető tudja, hogyan kell jól dolgozni ezzel a három paraméterrel, akkor nincs számára megoldhatatlan feladat. Fontolja meg a naptári terv kidolgozását e három pozícióból, és bontsa szakaszokra a folyamatot. Az első és második szakaszt a munka tartalmának tulajdonítjuk.

1. A munkakör meghatározásának és listás írásának szakasza. Gyakran előfordulnak hibák abból a szempontból, hogy lehetetlen az összes művet egyszerre bemutatni. A műveleti kör minőségi meghatározásához célszerű a szekvenciális munkabontás módszerének alapjait használni.
2. A projekt végrehajtásának meghatározásának szakasza a munka sorrendje és időtartama szempontjából, amely a végrehajtás technológiájától függ. Ennek a szakasznak a minőségi eredményének megteremtésére jól használható a már említett szekvenciális feladatbontás és a munka időtartamának szakértői értékelése olyan módszerekkel, mint például a brainstorming módszer.
3. Az erőforrások elérhetőségének meghatározása. A rendezvény sokféle erőforrást használ fel: pénzügyi, anyagi, munkaerő-, információ- stb. A pénzügyi források oldaláról a munkarendet össze kell kapcsolni a finanszírozási ütemezéssel. Bevezetésre kerül a szűkös erőforrás fogalma: egyedi szakemberek és kapacitások. Ez nyomot hagy a munka sorrendjében és időtartamában.
4. A külső kényszerek meghatározása. E korlátozások közé tartozik a szezonalitás, technológiai folyamatok felszerelések, különféle külső rendezvények. Ha például figyelembe vesszük a megrendelő speciális kívánságait (konkrét partnereknél) vagy külső eseményeket (például egy színpad elkészülésének időzítése nemzeti ünnep idejére), akkor az ilyen események szerepelnek az eseményben. a mérföldkövek formája.
5. A kockázatkezelési terv elkészítésének szakasza. Elemezzük a projekt kockázatait, és választervet dolgozunk ki a főbb veszélyekre. E terv alapján véglegesítjük a naptári tervet.

A harmadik és negyedik szakasz a korlátozási pozíciókhoz, az ötödik szakasz a kockázatokhoz kapcsolódik. A válaszadás két alapja (aktív és passzív) határozza meg a döntés pillanatát és annak beillesztését projekt terv. Az aktív válasz azt jelenti, hogy belefoglaljuk a naptártervbe kiegészítő munka kockázatok minimalizálására irányul. Ez befolyásolhatja a többi munka időzítését.

Példaként tekinthetünk egy új szolgáltatás piaci bevezetésére irányuló projektre. Tegyük fel, hogy feltárul a piaci kereslet hiányának kockázata. Ezután a kockázat minimalizálása érdekében további vizsgálatot kell végezni, és ezt a munkát bele kell foglalni a naptári tervbe. A passzív válaszlépés további pénzügyi tartalékok képzését jelenti az azonosított kockázatokra. Az ütemterv-fejlesztés lépései az alább látható logikai sorrendben is bemutathatók.

Az ütemterv kialakításának logikai sorrendje

Alapvető projekttervezési lépések

A főterv létrehozásához a projektvezető egy sor tervezési iterációt hajt végre. A tervezési folyamatok során fontos eszköz- és záródokumentumok keletkeznek, amelyek együttesen alkotják a főtervet. Közöttük:

• munkalebontási struktúra (WBS);
• hálózati diagram;
• minőségirányítási terv;
• projekt ütemezése;
• költségvetés;
• szervezési táblázat;
• kockázati nyilvántartás;
• kommunikációs terv;
• a projekt főterve.

Projekttervezési folyamatok vizuális modellje

Fent egy projektfeladat tervezési folyamatainak modellje látható. Lehetősége van a diagramon a folyamatok teljes összetételét megtekinteni. A medencesáv tervezési folyamatai a projektmenedzsment szinte minden szakaszához kötődnek. A modellben jelzett folyamatok közül sok lehetőséget kap oldalunk külön cikkekben történő bemutatására. Ebben a cikkben röviden a legfontosabb tervezési eljárásokra összpontosítunk.

1. A hatókör meghatározásának folyamata a projekt hatókörének, határainak tisztázása érdekében történik a termék leírásával. A folyamat a rendezvény céljainak tisztázásával, a vállalati stratégiával való kapcsolatának tisztázásával, valamint a megvalósítás alternatív megközelítéseinek mérlegelésével kezdődik. A PM-nek tisztában kell lennie azzal, hogy mely munkák nem tartoznak a projekt hatálya alá, és melyek a termékkövetelmények.
2. A munkakör meghatározásának folyamata. Az előző folyamatban lefektetett alapokat a sikerhez szükséges műveletek teljes skálájává fejlesztik. Felépítésük és összetételük a projekt fő feladatához kapcsolódik. A WBS a PM által használt fő eszköz a folyamat problémájának megoldására.
3. A munkakapcsolatok meghatározása. A művek logikai sorrendje ennek a folyamatnak a tárgya és célja. A folyamatmegvalósítás legjobb eszköze és eredménye a PERT és CPM módszerrel felépített és optimalizált hálózati modell (diagram, grafikon).
4. A munka időtartamának becslésének folyamata. A WBS-ben és a hálózati modellben szereplő egyes feladatok időtartamának előrejelzése többféle megközelítésen alapul. A fő módszerek az analógok, „alulról felfelé”, előadóktól, szakértői és parametrikus értékelési módszerek.
5. Erőforrás-szükséglet felmérési folyamat. Az eljárás célja a szükséges mennyiség meghatározása emberi Erőforrások, gépek és mechanizmusok erőforrásai. Az erőforrásokat csoportokra osztják: megújuló, költhető és pénzügyi.
6. A fejlesztési folyamat ütemezése. A folyamatot az egyes munkák és a projekt egészének becsült ütemezésének meghatározása érdekében hajtják végre. Fontos a terv részletezésének kérdése. Tanulmányozásának mélysége elegendő legyen ahhoz, hogy a projektvezető ellenőrizni tudja a munka előrehaladását és a rábízott feladatok teljesítését.
7. A projekt főtervének kidolgozása. A rendezvénytervezési munka összes eredményét egyetlen projektintegrációs dokumentumban egyesíti.

Ebben a cikkben megismerkedtünk a projekttervet létrehozó eljárások és dokumentumok "maximális konfigurációjával". NÁL NÉL igazi gyakorlat, különösen ha a projekt közepes vagy kis hatókörű, rendszeres jellegű, gyakran nincs szükség túlzott tervezési erőfeszítésekre. Ilyen esetekben korlátozódhat a tipikus tervezési megoldásokra és egy hiányos dokumentumkészletre. Ugyanakkor aligha nélkülözhető egy alaptervben játszódó dokumentumfilm, a fejlesztésére fordított erőfeszítések bőven megtérülnek.

A tervezés lényege, hogy az elvégzendő munkák (intézkedések, akciók) halmazának kialakítása, az e munkák megvalósításához szükséges módszerek és eszközök alkalmazása, a megvalósításukhoz szükséges erőforrások összekapcsolása alapján célokat és azok elérésének módjait tűzzük ki. , valamint a projektben részt vevő szervezetek intézkedéseinek koordinálása.

A tervek kidolgozása a projekt elkészítésének és végrehajtásának minden szakaszára kiterjed. Kezdődik a projektmenedzser (projektmenedzser) részvételével a projekt koncepciójának kidolgozásában, folytatódik a projektre vonatkozó stratégiai döntések kiválasztásával, valamint részleteinek kidolgozásával, beleértve a szerződésjavaslatok elkészítését is, szerződések odaítélése, munkák elvégzése, és a projekt befejezésével ér véget.

A tervezési szakaszban meghatározzák a projekt megvalósításához szükséges összes paramétert: a projekt minden egyes ellenőrzött elemének időtartamát, munkaerő-, anyag-, műszaki és pénzügyi források, alapanyagok, anyagok, alkatrészek szállítási feltételei és technológiai berendezések, a tervezési, kivitelezési és egyéb szervezetek bevonásának feltételei és volumene. A projekttervezési folyamatoknak és eljárásoknak biztosítaniuk kell, hogy a projekt a megadott időkereten belül, a lehető legalacsonyabb költséggel, szabványos erőforrás-költségeken belül és megfelelő minőségben megvalósítható legyen.

A tervezési folyamat a munkakör jóváhagyása előtt kezdődik, és a projekt előrehaladtával és változtatásokkal folytatódik. A projekt életciklusának minden fázisa egy bizonyos típusú tervezést biztosít a saját módszereivel és eszközeivel.

Tervezés ciklikus folyamat. A legtöbbel kezdődik általános meghatározás A célok részletesebb leírása felé halad, hogy mikor, hogyan és milyen munkát kell elvégezni a célok elérése érdekében. Ahogy a projekt az ötlettől a befejezésig halad, további információ a munkavégzés menetét befolyásoló körülményekről. A projekttervezési és -menedzsment eszközök használata lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy világosabban leírják a problémákat és hatékonyabban irányítsák a projektben bekövetkezett változásokat.

A tervezés egymással összefüggő eljárások összessége. A projekttervezés első szakasza a kezdeti tervek kidolgozása, amelyek alapját képezik a projekt költségvetésének kialakításának, a forrásigény meghatározásának, a projekttámogatás megszervezésének, a szerződések megkötésének stb. A projekttervezés megelőzi a projektellenőrzést, és ez az alapja annak alkalmazásának, hiszen összehasonlítás történik a tervezett és a tényleges adatok között.

A projekttervezés különböző szintjein és szakaszaiban alkalmazott tervek konkrét szerkezete az iparágban és a projektet végrehajtó szervezetekben alkalmazott szabványoktól és megközelítésektől függ. Például az építőiparban in projektdokumentáció tartalmazza a megrendelő által biztosított és a vállalkozók által részletezett becslési dokumentációt, a létesítmény építési tervét, a létesítmények építésének szervezési és technológiai sémáját, a munkavégzés ütemezését és a létesítmény átvételét építőanyagok. Az ipari projekteknél a munkarendek tervezési és technológiai dokumentáción alapulnak, be információs projektek- rendszer specifikáció.

A tervezési szakasz az egyik legfontosabb. Ebben a szakaszban határozzák meg a projekt feladatait, költségvetését és időkeretét. A tervezésen gyakran csak ütemezést értünk, az erőforrás-gazdálkodás, a költségvetés stb. szem elől tévesztését.

A teljes tervezési technika a következő lépéseket tartalmazza:

• 1) A projekt céljainak meghatározása és leírása. A projektek gyakran egyértelmű cél nélkül indulnak el.
• 2) A technológiai szakaszok meghatározása. A projekthez olyan megvalósítási technológiát kell kiválasztani, amely meghatározza a projekt fejlesztési szakaszait. Az egyik gyakori hibák a tervezés a terv és a technológiai ciklus inkonzisztenciája.
• 3) A technológiai szakaszokhoz meg kell határozni a feladatok listáját, meg kell jelölni azok összefüggéseit (szekvenciáját) és a várható időtartamot (a hozzárendelt erőforrásoktól függően).
• 4) Meg kell egyezni a projekthez juttatott források kérdésében. Megjegyzendő, hogy a vállalat összes erőforrását központilag kell elosztani. Gyakran előfordul, hogy tervezési hiba abból adódik, hogy néhány szűkös erőforrást egyszerre használnak fel kettesben különböző projektek ugyanabban az időben.
• 5) A forrásarányok meghatározása esetén a költségvetés automatikusan is megszerezhető. Az egyik tipikus hiba, hogy a költségvetést úgy határozzák meg, hogy nem veszik figyelembe a projekt tervezett költségét.
• 6) Az írásbeli feladat, költségvetés és munkaterv formális „Projektterv” dokumentumot alkot. A projekt megkezdése előtt gyakran hiányzik néhány ilyen dokumentum.

Ezért a projekttervezés sikeréhez számos tényezőt kell figyelembe venni:

• a megoldandó feladatok osztálya, a késztermék körforgása, a munka típusa (fejlesztés, fejlesztés, karbantartás);
• A munka sémájának (életciklus-modell) megválasztása a projekt összetettségét és a fejlesztő csapat képességeit figyelembe véve;
• Szakterületen és fejlesztési automatizálási eszközökben szerzett tapasztalat;
• · fejlesztők felszerelése automatizálási eszközökkel és hardver-szoftver bázissal;
• A vevői igények szintje a munka időzítésével és minőségével kapcsolatban.

Egy jól szervezett projektben minden cél megvalósításáért egy meghatározott vezető testület kell, hogy legyen felelős: a projektmenedzser minden célért (projektküldetés), a magáncélokért felelős végrehajtók stb. Vagyis a projektcélok fájának kell lennie. egybeesik a projekt megvalósításáért felelős szervezeti egység felépítésével. Ehhez egy úgynevezett felelősségi mátrixot dolgoznak ki, amely meghatározza funkcionális felelősségek projektvégrehajtók, meghatározza azokat a munkákat, amelyek megvalósításáért személyesen felelősek.

A tervezés fő célja egy projektmegvalósítási modell felépítése. Szükséges a projektben résztvevők tevékenységének összehangolása, meghatározza a munkavégzés sorrendjét stb.

A tervezési folyamat fő lépéseit az 1. táblázat mutatja be, és kilenc lépést foglal magában. A projektmenedzser minden egyes lépésnél azt tapasztalhatja, hogy a projekt nem hatékony, vagy nem hajtható végre, és felveti a lezárásának kérdését.

1. táblázat - A projekttervezési folyamat főbb lépései

		Eredmény
	A koncepció kidolgozása és a projektcélok tervezése.
	Projektcélok bontása, építés hierarchikus struktúra működik (ISR).
	Felelős kinevezése. A projekt szervezetének (CCO) blokkdiagramjának elkészítése.
	Projekt megvalósítási stratégia kidolgozása, mérföldkövek tervének felépítése.
	Projekttaktika kialakítása, hálózati modellek építése.	Részletes hogyan?
	Az ideál kialakulása naptári ütemterv művek.	Mikor tökéletes?
	Erőforrás tervezés, valós naptári munkarend kialakítása az erőforrás korlátok figyelembevételével.	Reálisan mikor?
	Költségbecslés, költségvetés kialakítása.
	A projektterv kidolgozása és elfogadása.	Mindent figyelembe vesznek?

Nagy és összetett projektek megvalósításához célszerű kiegészítő projekttervezési eljárások alkalmazása:

• minőségi tervezés;
• kockázatok és intézkedések megtervezése a velük való munka érdekében;
• Szervezeti tervezés;
• kommunikáció tervezése.

A projektmenedzsernek minden esetben az eredmény/költség arány alapján értékelnie kell a projekttechnológiák arzenáljában elérhető egyik vagy másik segédeljárás alkalmazásának megvalósíthatóságát.

3. ábra Projekttervezés folyamata

A projekttervezés egy folyamatos, az életciklus során finomított folyamat, melynek során a A legjobb mód a kitűzött célok és célkitűzések megvalósítása a jelenlegi és változó helyzet figyelembevételével. Az illetékes projektterv, amely figyelembe veszi a termék sajátosságait, a piaci jellemzőket és trendeket, a fogyasztói preferenciákat, a kockázatokat és egyéb tényezőket, lehetővé teszi a nem hatékony kiadások elkerülését még a koncepció és a fejlesztés szakaszában is. Az ilyen tervezés nem mindig hoz pozitív eredményeket, de még a negatív következtetések is nagy hasznot hoznak.

A projektmegvalósítási terv megírásának első feladata, hogy azonnali lendületet adjon a projektfolyamat elindításához. A projekttervnek meg kell győznie a döntéshozókat arról, hogy az ötlet életképes, hogy megfelel az elvárásoknak, ütemezésnek, költségvetésnek stb. Ha a fejlesztés nem meggyőző a terv szintjén, a projekt nem haladhatja meg kezdeti szakaszban. Ezzel szemben egy sikeres terv azonnal építi a projektmenedzser hírnevét, és szilárd alapot biztosít a folyamat elindításához.

A projektterv szabvány szerint készül általános séma, de a dokumentum tartalma mindig egyedi, mert egyedi a termékjellemzők és a megvalósítás feltételeinek kombinációja. A projekt végrehajtási terv útmutatást ad a teljes projektcsapat számára, és irányítja:

• munkakör szerint
• prioritás szerint
• az irányítási módszerek megválasztásáról,
• minőségi előírásoknak megfelelően
• az érdekelt felekkel való kapcsolattartás formájában,
• teljesítménymérési szempontok szerint stb.

1. A projekt háttere.
2. Feladatok és célok.
3. Skála.
4. Határok (korlátozások).
5. Feltételezések (feltevések).
6. hatások és függőségek.
7. Kockázatok és problémák.
8. Stratégiák és módszerek.
9. Az idő, az erőforrások, a minőség, a lépték ellenőrzésének eszközei és módszerei.
10. Kommunikáció.
11. Szállítási ütemezés.
12. Teljesítmény és mérése.
13. Előnyök realizálása.

A szabványosított séma megkönnyíti a navigálást a több száz oldalt felölelő dokumentumban, ha nagy ötleteket kívánunk megvalósítani. Leegyszerűsíti a tervvel való munka folyamatát, és lehetővé teszi a projekt tervezési szakaszainak logikus, következetes, strukturált sorrendjét. Ha például nem dokumentálják a skálán szereplő elemeket, akkor kiderülhet, hogy a projekt résztvevői között nincs egységes értelmezés arról, hogy ki mit ad ki. És ha nem adja meg a minőségi szintet, akkor kiderülhet hogy a gyártó számára megfelelő minőség nem biztos, hogy elég a megrendelő számára.

A megfelelő részletezés hiánya hibákhoz vezet, de a részletek túl sok ismétlődése hátráltatja a projekt tartalmának megértését. Ezért a projekt védelmi tervet általában olyan hallgatókon tesztelik, akik nem rendelkeznek előzetes ismeretekkel a projektről, széles közönség képviselőinek bevonásával. A projekttervhez hozzáadott háttér segíti a megvalósítási program általános kontextusba illesztését, a szószedet, a rövidítések és a technikai rövidítések dekódolása pedig lehetővé teszi, hogy bárki könnyen megértse a projekt lényegét harmadik fél információforrásainak bevonása nélkül.

Domain tervezés

A témakör itt azoknak a termékeknek és szolgáltatásoknak a halmaza, amelyeket a projekt befejezéseként kell előállítani. A tématerületre vonatkozó projekttervezés a következő eljárásokat tartalmazza:

• A jelenlegi állapot elemzése.
• A projekt alapvető jellemzőinek tisztázása.
• Sikerkritériumok és projektproblémák megerősítése.
• A projekt kezdeti szakaszában elfogadott feltételezések és korlátok elemzése.
• A projekt eredményeinek kritériumainak meghatározása a köztes és végső szakaszban.
• Az adott terület szerkezeti dekompozíciójának felépítése.

A projekt életének folyamatában az alkotó elemek adott terület, változhat. A munka céljai és jellemzői megadhatók mind a köztes eredmények elérésekor, mind a projektfejlesztés szakaszában.

Projekt időtervezés

Ennek a paraméternek a fő fogalmai a következők: határidők, a munka időtartama, kulcsfontosságú dátumok stb. A résztvevők összehangolt munkáját naptári tervek alapján szervezik - tervezési és műszaki dokumentumok, amelyek meghatározzák a projektmunkák listáját, a köztük lévő kapcsolatot. , sorrend, határidők, előadók és források. A projekten végzett munka során a teljes életciklusra munkaterv készül a menedzsment szakaszaira és szintjeire.

Munkabontási struktúra (WBS)

WBS - a tervezési munka hierarchiájának grafikus megjelenítése - a projekt ütemezésének első szakasza. A WBS lényegében a projekt olyan részekre osztása, amelyek szükségesek és elegendőek a tervezéshez és a hatékony ellenőrzéshez. A hierarchikus struktúra felállításához a következő szabályokat kell betartani:

1. A felső szint munkájának végrehajtása az alsó szint munkájának végrehajtásával valósul meg.
2. Egy szülőfolyamatnak több gyermekfeladata lehet, amelyek végrehajtása automatikusan leállítja a szülőfolyamatot. De egy gyerekmunka esetében csak egy szülői munka van.
3. A szülőfolyamat utódművekre való lebontása egyetlen kritérium szerint történik: vagy vonzott erőforrások, vagy tevékenység típusa, vagy életciklus-szakaszok stb.
4. Minden szinten egyenértékű gyermekműveket kell gyűjteni. Homogenitásuk azonosításának kritériuma lehet például az elvégzett munka mennyisége és ideje.
5. A struktúra egészének felépítésénél különböző hierarchikus szinteken eltérő dekompozíciós kritériumokat kell alkalmazni.
6. A dekompozíciós kritériumok sorrendjét úgy választjuk meg, hogy a művek közötti interakciók és függőségek lehető legnagyobb része a hierarchikus struktúra alsóbb szintjein legyen. Művek magasabb szinteket- autonóm.
7. A munka felosztása akkor tekinthető befejezettnek, ha az alsó szint munkája világos a vezető és a projekt résztvevői számára, világosak a végeredmény elérésének módjai és annak mutatói, és világosan megoszlik a felelősség a munkavégzésért.

A WBS alapján létrejön a projektmunkák listája. Ezután meghatározzák a végrehajtásuk sorrendjét, a kapcsolatot a szervezeti és technológiai modellek segítségével és a munka időtartamát.

A munka időtartama

A munkavégzés időtartamát szabványok alapján, személyes tapasztalatok alapján (ha van példa hasonló munkára), a számítási módszerek projekt tervezés. Ilyen módszerek közé tartozik például a PERT eseményelemzési módszer, amelyet akkor használnak, ha a műveletek időtartamának becslése bizonytalan. A projektidő kezelésének azonban különböző módjai vannak.

• HETYKE. A módszert háromféle előrejelzés súlyozott átlagának tekintjük: optimista, várt és pesszimista. Az egyes előrejelzések időtartamának meghatározása után (egy képlet segítségével és/vagy szakértők bevonásával) kiszámítják az egyes előrejelzések valószínűségét. Ezután az egyes előrejelzések értékeit és azok valószínűségét megszorozzák, és az értékeket hozzáadják.
• hálózati diagram. A hálózati diagram a tevékenységek és a köztük lévő függőségek megjelenítése grafikus forma. Gyakrabban gráf formájában jelenik meg, amelynek csúcsai vannak tervezési munka, sorrendjüket és kapcsolatukat pedig összekötő nyilak mutatják.
• Gantt diagramok. Ez egy vízszintes diagram a tervezési munkák megjelenítésével a naptárnak megfelelően orientált szegmensek formájában. A szegmens hossza megfelel a munka időtartamának, a szegmensek közötti nyilak pedig a munka kapcsolatát és sorrendjét jelzik.

Ezenkívül minden projektben biztosítják a munkavégzés optimalizálását az időkritérium szerint, a naptári terveket jóváhagyják. közös cél módszerek a projektidő tervezésében - a projekt időtartamának csökkentése anélkül, hogy elveszítené a komponensek minőségét.

Projekt munkaerő

A tervezés ezen részében először a rendelkezésre álló források mennyiségét határozzák meg. Ez úgy történik, hogy összeállítják a fellépők listáját, elérhetőségüket és a projektben való részvételük lehetőségét.

Ezután a projekt minden egyes munkájához kijelölik a végrehajtókat a felelősségi körük meghatározásával. Gyakran az ütemezésben az elosztás szintjén munkaerő-források ellentmondások keletkeznek. Ezt követően kerül sor az ellentmondások elemzésére és azok kiküszöbölésére.

Projekt költsége

A projektköltség-tervezésnek több szakasza van:

1. Az első szakaszban meghatározzák az erőforrások felhasználásának költségét, az egyes projektmunkákat és a projekt egészét. A projekt költsége itt az erőforrások és a munka összköltsége. A figyelembe vett tényezők közé tartozik a felszerelés költsége (beleértve a bérelt felszerelést is), a munkaerő munkatársakés szerződés alapján bérelt, anyagok, szállítás, szemináriumok, konferenciák, tandíjak stb.
2. A második szakasz a projektbecslés elkészítését, koordinálását és jóváhagyását foglalja magában. A projekt becslés itt egy dokumentum, amely tartalmazza az indoklást és a számítást összköltsége projekt. Általában az alapján történik szükséges erőforrásokat, munkakör stb.
3. A harmadik szakasz a költségvetés elkészítését, annak koordinálását és jóváhagyását foglalja magában. A költségvetés korlátozásokat vezet be a forrásokra, és a következő formában áll össze:

• a költségek és a halmozott költségek oszlopdiagramja,
• időbeli eloszlású halmozott költségek vonaldiagramja,
• a költségek kördiagramja,
• naptári menetrendek és tervek,
• költségelosztási mátrixok.

Ugyanakkor a menedzsment költségvetési kockázatok a projekttervezés külön fejezetében tárgyaljuk.

Kockázattervezés

Ez a rész a kockázatok azonosításával, elemzésével, értékelésével és a kockázati válaszok kidolgozásával kapcsolatos folyamatokat írja le. A kockázatokat 3 paraméter jellemzi:

• kockázatos esemény,
• kockázati esemény bekövetkezésének valószínűsége,
• a veszteségek mértéke, a kockázati tényező realizálása esetén.

Egy egyszerű kockázattervezési módszert a következő műveletsort követve valósítunk meg:

1. Kockázat azonosítás. Ehhez nem csak szakértőket vonnak be, hanem mindenkit, aki segít felderíteni a projekt lehetséges sebezhetőségeit.
2. A kockázat realizálási valószínűségének meghatározása. A mérés százalékokban, részesedésekben, pontokban és egyéb mértékegységekben történik.
3. A kockázatok osztályozása az egyes kockázatok projekt szempontjából való jelentősége és a hierarchiában elfoglalt helye szerint. Elsőbbséget élveznek azok, amelyek nagy valószínűséggel és a projekt egésze szempontjából fontosak.
4. Intézkedések tervezése az egyes kockázatok valószínűségének csökkentésére, megjelölve az ezért felelős munkavállalókat.
5. Felszámolási tervezés negatív következményei kockázat megvalósulása esetén felelős személyek kijelölésével.

A projekt létrehozásakor tervet kell írni, függetlenül attól, hogy a vállalkozás milyen területen működik: a termelési projektektől és az IT-technológiától a tereprendezésig és a városfejlesztésig. Maga a projekttervezés azonban nincs „levegőben függesztve”, hiszen azt megelőzi a projektindítás, hanem a projekt közvetlen végrehajtására való átállás fejezi be.

Minden folyamat, fogalom vagy objektum valahol elkezdődik. A kezdetnek ez a pillanata néhány napja vagy éve történt, és minden másképp nézett ki – nem úgy, ahogy most. Ha például egy autót nézünk, megértjük, hogy az elején nem így volt: először megjelent egy ötlet, majd ezt a gondolatot eljuttatták másokhoz, ami vitát váltott ki; tervezők csatlakoztak a munkához, elindult az összeszerelési folyamat és még sok más.

A fenti egy kisebb példa. De tökéletesen elmagyarázza a lényeget - mindennek van kezdete.

Ez alól a projektmenedzsment sem kivétel. A feladatok és folyamatok összetett láncolata lévén ez is elindul valahol. Ez az első lépés az projekt terv.

Ebben a cikkben a tervről és a tervezési folyamatról fogunk beszélni, valamint elmagyarázzuk a "Hogyan készítsünk ilyen tervet" kérdéssel kapcsolatos pontokat. 7 lépést azonosítottunk.

Mi az a projektterv?

Talán észrevetted, hogy mi vagyunk terv említett és A tervezési folyamat. Mi a különbség köztük? Minden nagyon egyszerű.

A tervezés egy folyamat, egy vita. Ennek során tisztázódnak a munkakör, a célok és az eléréshez szükséges módok.

A terv az hivatalos dokumentum A, amely tartalmazza az összes tervezési döntést, jóváhagyott kört, költségeket. Fő funkciói a vezérlés, a résztvevők közötti kommunikáció elősegítése és az ütemezés.

Projektterv készítésekor a vezetőnek már rendelkeznie kell kulcsfontosságú ismeretekés készségek. Ez növeli a sikeres megvalósítás esélyét. Emellett egy elkészített terv segít előre látni és elkerülni a szükségtelen hibákat és rossz döntéseket, valamint időt takarít meg és csökkenti a költségeket.

Projektterv céljai

Egy jól elkészített tervnek választ kell adnia a következő kérdésekre.

Miért?

Tisztázni kell a projekthez való pénzeszközök elkülönítésének okait; milyen problémát kell megoldani.

A kérdés az eredmény elérése érdekében elvégzendő munkára és a végső célokra vonatkozik.

Kérdés az érintett személyekről, szerepükről és felelősségükről; hogyan kell megszervezni őket.

Mikor?

Itt a projekt ütemtervéről / időtartamáról beszélünk.

Hogyan készítsünk projekttervet?

Mielőtt hozzáfogna a tervezet elkészítéséhez, a vezetőnek tisztában kell lennie a projekt során felmerülő nagyszámú kérdéssel és az azokra adott válaszokkal. Minden kérdés külön-külön is felsorolható. De még mindig jobb azonosítani a közös jellemző mintákat és mintákat. Tehát mit kell tennie egy menedzsernek a projektterv elkészítéséhez.

1. Kommunikálj

A sikerhez vezető első lépés a csapattal való kommunikáció a célokról, a résztvevőkről, a feladatokról stb. A menedzsernek tudnia kell, hogy ki milyen feladatért felelős, a határidőket, és szinte mindent, ami a projektben történik.

Érdemes hozzátenni, hogy a kommunikáció nem csak az első lépés. A projekt során folytatott kommunikáció a siker kulcsa.

2. Határozza meg a résztvevőket és a célokat

A projekt összes résztvevőjének meghatározása néha nehéz: sokan lehetnek. Sőt, közvetlenül vagy közvetve kisebb-nagyobb mértékben befolyásolhatják a projektet. Éppen ezért fontos mindazok azonosítása, akik közvetlenül befolyásolják a terv elkészítését, és komolyan veszik kívánságukat.

Ki lehet a projekt résztvevője:

• Vevő– a munkát közvetlenül finanszírozó és jóváhagyó személy;
• Projekt menedzser- a tervezésben részt vevő személy a projekt későbbi létrehozásában, végrehajtásában és ellenőrzésében;
• projekt csapat, amely létrehozza a végterméket. A csapat tagjai számos fontos folyamatban vesznek részt, beleértve a fejlesztést, a minőségbiztosítást, a tervezési munkát stb. Általában nem hagyják jóvá a projektet;
• Végfelhasználó;
• Egyéb. Ez a lista sokféle embert tartalmazhat: kockázatelemzők, beszerzési szakértők stb.

Mit lehet tenni ebben a szakaszban? Készítsen interjúkat a legfontosabb érdekelt felekkel. Így megértheti, milyen követelményeket támasztanak, és milyen célokat kell elérni. A legtöbb hatékony mód A cél elérése egy SMART célmeghatározási technika.

Az interjú azt is lehetővé teszi a menedzser számára, hogy megértse, milyen problémát old meg a projekt, és egyáltalán miért finanszírozzák.

Ez a miénk miért kérdés.

3. Határozza meg a munkakört

Kétségtelenül minden tervezés legfontosabb része. Itt minden kulcsfontosságú pontot kiemelünk és tárgyalunk: indoklás, termékleírás, alkalmassági kritériumok, célok és eredmények, korlátok, feltételezések, értékelésés néhány másik. Ebben a szakaszban a projekt minden résztvevőjének teljes egyetértésre és egyetértésre kell jutnia. Amint a vita véget ér, minden fontos dokumentumban rögzítésre kerül, amelyben rögzítik a projekt tartalmát és terjedelmét.

Ez a szakasz csökkenti a félreértések kockázatát is, amelyek a projekt méretezéséhez vezethetnek.

Ez a miénk mit kérdés.

4. Határozza meg a szerepeket és a felelősségeket

A menedzser egyik legfontosabb feladata a feladatok elosztása a csapattagok között. Ismerniük kell szerepeiket és felelősségeiket. És persze nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy a csapatok meghatározott számú résztvevővel egységek.

Ez a miénk WHO kérdés.

5. Ütemezze be a projektet

Ez a bekezdés egyenes folytatása az előzőnek. A szerepek és felelősségi körök kiosztása után a következő lépés az egyes erőforrások munka időtartamának beállítása kezdő/végi dátummal.

Ez a miénk mikor kérdés.

Ugyanebben a szakaszban a vezető meghatározza a kulcsfontosságú eseményeket, a kritikus utat - általában a munkarenddel foglalkozik.

Milyen projekteszközt válasszunk?

6. Vizualizálja a projekttervet Gantt-diagram segítségével

Ne feledje, hogy néhány ember, amikor az ütemezésről beszél, a teljes projektre gondol. Ez nem teljesen igaz. A vizualizált ütemterv csak része a tervezésnek és magának a tervnek. Az egész projekt egy bonyolultabb szerkezet.

Használja a GanttPRO online eszközt. Ezzel a menedzser:

• Feladatok létrehozása és szétosztása;
• Állítsa be az időtartamukat a kezdési és befejezési dátumokkal.
• Állítson be függőséget a feladatok között. A menedzser nyomon követi az összes eseményt, és tudja, mikor kezdődik egy befejezett feladat a következő;
• Figyelemmel kíséri az egyes események és a projekt egészének előrehaladását;
• A feladatok elvégzéséhez szükséges erőforrások meghatározása;
• Állítsa be az erőforrások költségét;
• Lépjen kapcsolatba a csapat tagjaival, és tekintse meg az általuk végrehajtott összes változtatást;
• Kövesse a legfontosabb eseményeket;
• Képzelje el a kritikus utat – a projekt befejezéséhez szükséges legrövidebb időt.

A GanttPRO Gantt diagramokkal könnyen kezelhetők a tervezési folyamatok és létrehozhatók projektek.

7. Kezelje a kockázatot

A projekt minden szakasza kockázatoknak lehet kitéve. Ezért ezek kezelése az egyik kiemeli a tervezésben.

Egy tapasztalt menedzser nem csak felméri és előre látja az ilyen helyzeteket, hanem tervet is készít a megoldási módokkal. A csapatnak viszont tudnia kell, hogyan reagáljon bármilyen változásra.

Milyen kockázatok merülhetnek fel?

• Optimista várakozások az idővel és a költségekkel kapcsolatban;
• Rosszul meghatározott követelmények és kívánságok;
• Rosszul meghatározott szerepek és felelősségek;
• Változások a követelményekben;
• Új követelmények;
• Költségvetési megszorítások;
• Rossz interakció.

Foglaljuk össze

Nincsenek egyforma projektek. Kockázatok és elhalasztott határidők nélkül tökéletesen kivitelezhető. Egy másik akkor is megbukhat, ha ugyanazok a résztvevők, a költségek, az ütemezés és a célok. A kockázatok és a projekt változásai elkerülhetetlenek. De ennek ellenére a jól megtervezett munkaterv, ütemterv, felmért kockázatok és kiváló csapatmunka elősegíti magát a tervezést és a terv elkészítését. Ebben az esetben még a nehéz projektek is szórakoztatóak lehetnek.

Van tapasztalatod projekttervezésben?

A tervezési részletek mélységét a projekt mérete és összetettsége, a projekt jellege, valamint a létrehozandó objektumok típusa határozza meg. A termelő létesítmény létrehozására vonatkozó projektterv tipikus felépítése 6 szakaszból áll (táblázat).

Az FPR fejlesztésének szempontjai a következők:

A gyakorlati munka terve szerint:

kezdeti adatok a tervezéshez;

munka prioritásai;

a személyzet szükségessége;

a tervezési fejlesztések jóváhagyására vonatkozó eljárások;

A logisztikai terv szerint:

berendezések szállítási feltételei;

a berendezések telepítésének időzítése és ellenőrzése;

Az építési terv szerint:

a berendezések és a személyzet elhelyezésére vonatkozó helyiségekre vonatkozó követelmények;

a helyiségek előkészítésével és építésével kapcsolatos munka megszervezése;

A minőség-ellenőrzési terv szerint:

általános minőségi kritériumok;

a szállított berendezés ellenőrzése;

Az üzembe helyezési terv szerint:

előkészítő munka;

művelet előtti ellenőrzés;

üzembe helyezés.

A projektterv szakaszainak felépítése és tartalma

A projekt fő céljai	A célok megfogalmazásakor kerülje az egyszerű és megvalósíthatatlan célokat. Az egészet a lehető legvilágosabban és legpontosabban kell tanítani, tekintettel az egyes célok viszonylagos fontosságára és az alternatív vezetési döntésekre gyakorolt ​​hatására.
Projekt pénzügyi terve	Meghatározzák az egyes befektetők minimális beruházási hányadát, a finanszírozás módjait és feltételeit. A finanszírozási terv általában a tőkekiadások ütemezését, az adósság törlesztését érinti, és a projekt résztvevői és a befektetők közötti megállapodás függvénye. A becsült munka megelőzi a pénzügyi tervezést. A becslések minden típusra, munkaszakaszra összeadódnak. kívül pénzügyi tervezés rendelkezik a projekt pénzügyi és gazdasági mutatóinak (diszkontált nyereség, megtérülési idő) értékeléséről.
Alvállalkozói kiviteli terv	Az ügyfél, az általános interliner, az alvállalkozók és a beszállítók átfogó stratégiáját képviseli. Ő a link a projekt minden résztvevője számára. Kidolgozásának alapja a projekt valamennyi résztvevője feladat- és felelősségi körének világos meghatározása és elosztása. A terv elkészítésekor: a) az alvállalkozás alternatíváit értékelik; az ilyen értékelés kritériuma a műszaki feladatok alvállalkozó általi, előírt időkeretben történő elvégzésének lehetősége; b) az egyes alvállalkozók számára legmegfelelőbb szerződéstípusok kiválasztása, valamint a szerződések előkészítéséért és megkötéséért felelős feltételek meghatározása; c) koncepcionális projekt ütemtervet dolgoznak ki, mint összetevő szerződés dokumentációja.
funkcionális terv.	Meghatározza a munka funkcionális komplexumainak szerkezetét, végrehajtásuk időzítését és jellemzőit. Funkcionális komplexumok lehetnek: tervezési munka, anyag- és műszaki ellátás (MTP), kivitelezés, minőségellenőrzés, üzembe helyezés. A következő tervezési dokumentumokból áll: a projekt fő ütemezése; munkarend (rövid távú); funkcionális munkatervek.
Főnaptárterv (MCP)	A koncepcionális projektterv pontosításával és részletezésével jön létre. Meghatározza a projekt szakaszait, amelyek célszakaszokra és projektszakaszokra vannak felosztva, amelyek a funkcionális munkák megkezdéséhez és befejezéséhez kapcsolódnak. A törzsütemezést általában hisztogram formájában mutatjuk be, mivel a projektnek ebben a fázisában a bontást egyéni munkák hiányzik, és a konkrét megszorítás nincs meghatározva.
Rövid távú naptári tervek	A GKP alapján alakulnak, és tartalmazzák a munkák listáját, határidőket, a végrehajtásért felelős személyek nevét.
Funkcionális munkatervek (FPR)	Ezek tevékenységeket tartalmazó tervezési dokumentumok rendszerei, valamint konkrét műszaki ill tervezési megoldások a projekt bizonyos vonatkozásairól.
A projekt megvalósítási tényezőinek elemzése	Az előző tervezési szakaszok tervezett döntéseinek hiányosságait kompenzáló intézkedésrendszer kialakítása, amely az ellentétes tényezők hatásának megelőzésére, a befolyásoló tényezőkből származó előnyök megszerzésére, az összeg növelésére irányul. gazdasági hatás minden tényező kölcsönhatásából. A terv ezen szakaszának dokumentált formája a tevékenységekről szóló megállapodás, amelyet az érdekelt résztvevők hagynak jóvá és egyeztetnek a felelős végrehajtókkal.
Kiegészítések a projekttervhez	A terv elkészítéséhez felhasznált adatok kivételre kerülnek: adatok a projekt koncepciójából; vizsgálati anyagok; a projektre vonatkozó követelmények és korlátozások stb.