- Błąd 1. Tło slajdu nie pasuje do tematu prezentacji. I widzimy na przykład prezentację o rewolucjach w Rosji na tle brzóz i grzybów.
- Błąd 2. Wykorzystano tło, które jest zawarte w zestawie. Programy PowerPoint. Przez wiele lat istnienia programu PowerPoint tysiące ludzi korzystało ze standardowych szablonów, publikowało swoje prezentacje w Internecie i pokazywało je podczas przemówień. Te szablony są już po prostu zmęczone słuchaczami.
Rozwiązanie: Lepiej zrezygnować ze standardowych szablonów. W Internecie można znaleźć wiele nowych, interesujących szablonów i teł (na przykład na naszej stronie jest prawie tysiąc teł -).
Obraz tła nie powinien zawierać elementów niezgodnych z treścią prezentacji. Jako tło lepiej używać kolorów pastelowych lub zimnych (fioletowy, niebieski, cyjan, niebiesko-zielony, zielony), należy unikać kolorów czerwonych i białych.
- Błąd 3. Zbyt jasne i aktywne tło prezentacji. Takie tło po pierwsze przeszkadza w odbiorze informacji ze slajdu, a po drugie męczy słuchaczy.
Rozwiązanie: Jeśli tło powinno być jasnym obrazem, lepiej zmniejszyć jego jasność. Aby to zrobić, wybierz kształt prostokąta ( Wstawić — figury — Prostokąt), zamknij nim cały slajd i wybierz dla niego białe wypełnienie z przezroczystością 50% (możesz użyć innego procentu) i usuń obramowania ( Format — wypełnić figury — Inny zabarwienie zsyp- biały i przezroczystość 50% — OK, Okrążenie figury- bez zarysu).
Obraz tła stanie się mniej aktywny.
Lub po wstawieniu obrazu na slajdzie natychmiast ustaw przezroczystość.
- Błąd 4. Stosowanie niespójnych kolorów, brak jednego stylu do projektowania slajdów.
W tym przykładzie w jednej prezentacji jeden slajd używa dużej czcionki i wyrównania do lewej, a drugi używa mała czcionka i uzasadnienie na szerokość.
Rozwiązanie: Projektując sekcję lub całą prezentację, musisz trzymać się jednego stylu. Schemat kolorów powinien zawierać nie więcej niż trzy kolory podstawowe (oczywiście możliwe są wyjątki): tło — nagłówek — podstawowy tekst. Kolory motywu można zmienić w następujący sposób: Projekt — Zabarwienie- istnieje możliwość wyboru schematu z proponowanego zestawu, lub można ustawić własne kolory: Tworzyć Nowy zabarwienie schemat.
- http://colorscheme.ru/ — wybór kolorów za pomocą koła kolorów i generowanie schematów kolorów.
- http://color.romanuke.com/ - zestaw palet kolorystycznych na podstawie zdjęć (do wyboru odcienie: ciepłe, zimne, pastelowe i kontrastowe).
Błędy związane z treścią tekstu
- Błąd 5. Nadmiar tekstu na slajdzie, umieszczenie na slajdzie tekstu nieustrukturyzowanego, tekst pobrany ze źródła w takim stanie, w jakim jest, bez obróbki autora.
Rozwiązanie: Tekst na slajdzie powinien być krótki i zwięzły, nie powinien powielać prezentacji mówcy. Streszczenia należy umieścić na slajdzie.
Jeśli prezentacja jest przeznaczona do użytku przez inne osoby, możesz określić niezbędne informacje w notatkach do slajdów - notatki te pomogą użytkownikom prezentacji pracować z nią.
- Błąd 6. Próba zmieszczenia dużej ilości informacji na slajdzie zajmuje ponad 90% miejsca na slajdzie.
Rozwiązanie: pozostaw wcięcia od krawędzi slajdu do treści (tekst i obrazy). Staraj się trzymać zasady, że 20% slajdu powinno być puste.
Aby slajd nabrał skończonego wyglądu, możesz użyć go jako tła - ramki tła.
Tutaj tekst również wychodzi poza granice ramki - konieczne było zmniejszenie obszaru wprowadzania tekstu poprzez przesunięcie uchwytu zmiany rozmiaru w prawo.
Tekst jest bardzo duży, prawie wpada w ramkę. Trzeba go zmniejszyć.
- Błąd 7. Cały tekst jest pisany WIELKIMI literami. Ten tekst jest trudny do odczytania.
Rozwiązanie: użyj tradycyjnej pisowni tekstu, jak w Twoim ojczystym języku: pierwsza litera zdania jest wielka, reszta jest mała. Na końcu zdania umieszcza się kropkę.
- Błąd 8. Używanie nieczytelnych czcionek, zwłaszcza jako czcionki tekstu podstawowego. W layoucie jest coś takiego jak czytelność czcionek. Czcionka powinna być taka, aby czytelnik mógł szybko przeczytać tekst, bez trudności i dyskomfortu. To właśnie te czcionki są używane w książkach, gazetach, czasopismach - jesteśmy do nich przyzwyczajeni i łatwo je czytamy. Istnieją jednak tysiące czcionek o niskiej czytelności - są ciekawe, piękne, ale przeznaczone do nagłówków i najprawdopodobniej do wykorzystania w reklamie, w projektowaniu.
Rozwiązanie: Jeśli cel utworzona prezentacja- nie po to, by wywoływać „efekt wow”, ale po to, by przekazać informacje, a następnie używać tylko tradycyjnych, znanych nam wszystkim czcionek. W przypadku tekstu lepiej jest używać czcionek „bezszeryfowych” (Arial, Tahoma, Verdana itp.), Należy pamiętać, że czcionki szeryfowe (rodziny Times i inne) są trudne do odczytania z dużej odległości.
Czcionka bezszeryfowa i czcionka szeryfowa. Czcionka szeryfowa jest trudna do odczytania w prezentacjach, ale dobrze sprawdza się w przypadku dokumentów
Najlepiej jest używać kursywy do małego fragmentu tekstu, który należy wyróżnić, ale lepiej jest wyróżnić poszczególne słowa i frazy pogrubioną czcionką. Lepiej nie używać podkreślenia, ponieważ podkreślony tekst w prezentacjach jest odbierany przez użytkownika jako , czyli utrudnia sterowanie prezentacją.
W przypadku nagłówków można używać czcionek ozdobnych, o ile tekst jest czytelny.
Czcionka tekstu podstawowego powinna być mniejsza niż rozmiar czcionki nagłówka.
- Błąd 9. Dodatkowe i brakujące kropki, spacje, nawiasy itp. błędy ortograficzne.
- Na końcu tytułu nie ma kropki.
- Na końcu zdania umieszcza się kropkę, potem jedną spację, potem następne zdanie.
- Cudzysłów w tekście prezentacji musi być taki sam - jeśli wybrałeś cudzysłowy-jodełkę, to używaj tylko ich w prezentacji (Typy cudzysłowów: "", "", "", " ").
- Po nawiasie otwierającym lub cudzysłowie nie ma spacji, tekst następuje natychmiast. Przed zamykającym cudzysłowem lub nawiasem klamrowym nie ma spacji; po tekście umieszczany jest natychmiast cudzysłów lub nawias. Po cudzysłowie zamykającym lub nawiasie kwadratowym lub kropką (jeśli na końcu zdania) przecinek lub spacja, a następnie tekst.
- Między wszystkimi słowami musi być jedna spacja.
- Po wszystkich znakach interpunkcyjnych przed początkiem następnego tekstu musi znajdować się spacja.
- W całej prezentacji słowa z ё powinny być Siema lub mi.
- Różne znaczniki listy na różnych stronach.
W pierwszym przypadku znacznikami są znaczniki wyboru, w drugim kwadraty.
- W całej prezentacji listy powinny mieć te same znaki interpunkcyjne po każdym elemencie listy lub wcale. Na przykład umieść średnik po każdym elemencie listy i kropkę na końcu listy.
W pierwszym przypadku po każdym elemencie listy znajduje się kropka, w drugim nie ma
- Na niektórych slajdach jest czerwona linia, ale na innych nie. Lepiej w ogóle nie używać czerwonej linii w prezentacji.
Ta sama prezentacja: inny rozmiar czcionki.
Jeden slajd ma , drugi nie.
Błędy związane z wykorzystaniem obrazów w prezentacji
- Błąd 10. Nie ma wyrównania kształtów, tekstu względem krawędzi slajdu ani do siebie. Niedbałość w projektowaniu.
Obiekty na slajdzie muszą być wyrównane. Na kolejnym slajdzie jest błąd: te same prostokąty mają różne odległości od krawędzi slajdu i od siebie.
Rozwiązanie: Aby naprawić ten błąd, musisz użyć funkcji wyrównania. Wybierz żądane prostokąty (naciśnięty klawisz KLAWISZ KONTROLNY ) Format — wyrównywać — Wyrównaj do slajdu(w tym przypadku kształty zostaną wyrównane do krawędzi i środka slajdu) lub Wyrównaj wybrane obiekty(w tym przypadku obiekty zrównają się ze sobą). Po wybraniu rodzaju wyrównania należy ustawić jego parametry (lewo, prawo, góra lub dół, środek, rozłożenie w poziomie lub w pionie).
- Błąd 11. Ze slajdu na slajd przesuwają się te same elementy na slajdzie.
Poniższy przykład przedstawia dwa slajdy, które mają te same elementy: przycisk zakończenia prezentacji, podpis odpowiedzi i tytuł slajdu. Możesz zauważyć, że te same elementy są przesunięte i znajdują się w różnych odległościach od krawędzi slajdu. Nie powinno być.
Rozwiązanie: Aby uniknąć tego błędu, musisz utworzyć pierwszy slajd, umieścić na nim niezbędne elementy. Następnie możesz:
- skopiuj slajd (jeśli oba slajdy niosą ten sam ładunek, jak w rozważanym przykładzie), a następnie zmieniaj każdy nowy slajd, pozostawiając te same elementy na swoich miejscach;
- lub utwórz drugi slajd, a następnie wybierz żądany obiekt na pierwszym slajdzie, skopiuj go, a następnie wklej na drugim slajdzie. Obiekt zostanie wstawiony w tej samej odległości od krawędzi slajdu, tj. nie poruszy się. To samo należy zrobić z innymi przedmiotami.
- Błąd 12. Zniekształcenie proporcji obrazu. Korzystanie z obrazów inny styl na jednym slajdzie (zdjęcia i rysunek, obraz z ramką i bez ramki, z tłem i bez tła).
Obraz jest „spłaszczony”.
Obrazy o różnych wysokościach. Biała ramka z prawego zdjęcia nie została usunięta (można było wybrać biały jako tło prezentacji, wtedy biała ramka zdjęcia byłaby niewidoczna).
Rozwiązanie: Musisz zmienić rozmiar obrazu, przeciągając uchwyty znajdujące się w rogach obrazu; nie można zmienić rozmiaru za pomocą uchwytów znajdujących się po bokach obrazu.
- Błąd 13. Ramki obrazu nie pasują do tematu prezentacji ani jej stylu.
Rozwiązanie: Mała ramka wokół obrazu tworzy schludny efekt, obraz z ramką ma wykończony wygląd. Ale nie używaj ramek „żałobnych”, jak na pierwszym obrazie na następnym slajdzie. Nie należy również stosować efektów odbicia obrazu, które zakłócają odbiór informacji na slajdzie.
- Błąd 14. Obraz jest „narożny”.
Rozwiązanie: Nie umieszczaj obrazu na krawędzi slajdu ani w rogu. Wcięcie od krawędzi slajdu do obrazu (tak samo jak przy umieszczaniu tekstu). Jeśli obraz musi zostać wstawiony w rogu slajdu, lepiej cofnąć się o tę samą odległość od krawędzi pionowej i poziomej. Staraj się również nie umieszczać obrazu na środku slajdu, jeśli na slajdzie znajduje się tekst.
Jeśli obraz jest portretem osoby, lepiej ustawić go tak, aby oko było skierowane na tekst, a nie na krawędź slajdu. Dzięki temu slajd będzie wyglądał wykończony.
- Błąd 15. Umieszczanie wielu obrazów na slajdzie w taki sposób, aby trudno je było zobaczyć. Umieszczenie dwóch lub nawet 10 obrazów na slajdzie jest dopuszczalne, jeśli nie jest to sprzeczne z logiką prezentacji: na przykład, jeśli obrazy są powiększane po kliknięciu lub są to obrazy przycisków. Jeśli jednak obraz jest główną treścią slajdu, to właśnie z nim Praca w toku i to on niesie ładunek informacyjny, powinien być duży.
Rozwiązanie: Jeśli obraz jest główną zawartością slajdu, wstaw jeden obraz na slajd. Jeśli potrzebujesz użyć wielu zdjęć, utwórz wiele slajdów. Lub wstaw kilka obrazów na jednym slajdzie, ale w taki sposób, że po kliknięciu obrazu obraz otwiera się na pełnym ekranie.
Inne błędy w prezentacjach
- Błąd 16. Przyciski i hiperłącza nie działają. Czasami może zaistnieć sytuacja, gdy w trybie widoku prezentacji nie jest możliwe użycie przycisku hiperłącza - jest on nieaktywny. Może się to zdarzyć po prostu z powodu nieuwagi autora prezentacji – zapomniał założyć link. Ale jest też możliwe, że przycisk linku (dolna warstwa) jest przykryty przez górną warstwę - inny obrazek lub tekst i dlatego nie działa. Można to zauważyć, gdy kursor myszy nie staje się dłonią z palcem (jak hiperłącze) pośrodku przycisku, ale zmienia się wokół krawędzi przycisku.
Rozwiązanie: W pierwszym przypadku po prostu sprawdź wszystkie linki i wszystkie przyciski prezentacji. W szczególnie krytycznych przypadkach przetestuj prezentację na innych komputerach.
Aby rozwiązać problem nakładania się przycisku z innymi obiektami, wystarczy przesunąć przeszkadzający obiekt na tło. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy obraz i wybierz z menu kontekstowego Przenosić plecy. Teraz przycisk będzie działał.
- Błąd 17. Nie wskazano źródeł źródeł obrazów i tekstów. Wykorzystywanie cudzej pracy i nieokreślanie autora to zła forma.
Rozwiązanie: przygotowaliśmy na ten temat. Ponad 80% autorów materiałów na stronie błędnie wskazuje źródła informacji i nie wie o tym.
- Błąd 18. Nadmiar animacji, gdy animacja zakłóca prezentację. Dodając animację do prezentacji, musisz przestrzegać zasady minimalizmu. Animacja nie powinna przeszkadzać w czytaniu tekstu, być kolorowa.
Rozwiązanie: Nie powinieneś wybierać migoczącej animacji, a także szybkiego obracania. Wszystko to jest męczące, irytujące i bardzo obciąża wzrok i układ nerwowy. Dodatkowa animacja jest bezużyteczna. Lepiej nie towarzyszyć zmianie slajdów efektami dźwiękowymi i aktywną animacją. Musisz zastanowić się, które efekty pojawią się automatycznie, a które po kliknięciu. Jeśli cała animacja jest na kliknięcie, zajmie to dużo czasu, taka prezentacja będzie denerwująca.
- Błąd 19. Przejście slajdów nie jest poprawnie skonfigurowane, przejście po kliknięciu myszą lub na klawiaturze nie jest wyłączone. Na przykład w grze prezentacyjnej użytkownik przegapił przycisk z poprawną odpowiedzią i przeszedł do następnego pytania, pomijając menu gry. Gdzie dalej nie jest jasne dla użytkownika, a czasami po prostu nie rozumiał, co się stało.
Rozwiązanie: Podczas tworzenia interaktywna prezentacja zawierające , musisz wyłączyć przejście między slajdami po kliknięciu myszą i przy użyciu klawiatury. Wielu po prostu wybiera Przejścia – Zmień slajdy i usuń pole wyboru Na kliknięcie. Ta metoda pozwala uniknąć zmiany slajdów po kliknięciu, ale możliwość przewijania slajdów za pomocą strzałek, spacji na klawiaturze i kółka myszy pozostaje.
Jest bardziej niezawodny sposób - Automatyczna prezentacja prezentacji. . Ale używając go, musisz pamiętać, że na każdym slajdzie musi znajdować się przycisk hiperłącza, aby przejść do innego slajdu. W przeciwnym razie podgląd slajdu można wyłączyć tylko przez zakończenie prezentacji.
Staraliśmy się opisać główne błędy w tworzeniu prezentacji i mamy nadzieję, że pomoże to nam wszystkim uniknąć ich w przyszłości.
Jakie znasz błędy? Możesz skomentować artykuł.
Większość zadań biurowych rozwiązywana jest na komputerze w środowisku MS Office, przede wszystkim w programach Word, Excel, Outlook i PowerPoint. Do pracy z tymi aplikacjami wystarczy minimalna wiedza, ale w wielu sytuacjach dodatkowe triki mogą zaoszczędzić sporo czasu i wysiłku. W tym artykule rozważymy kilka sposobów na poprawę wydajności pracy w powyższych programach.
MS Word
Szybko przesuwaj tekst w górę iw dół
To jest najbardziej szybki sposób przesuwanie tekstu bez użycia myszy. Tekst przesuwa się za pomocą strzałek w górę i w dół, przytrzymując klawisze Shift i Alt. Nie musisz zaznaczać tekstu przed jego przeniesieniem - stanie się to automatycznie, a każde naciśnięcie strzałki w górę lub w dół przesunie tekst o jeden akapit w górę lub o jeden akapit w dół. Ta metoda jest skuteczna nie tylko podczas przenoszenia akapitów, ale także podczas przenoszenia wierszy w tabeli.
Usuwanie linków w dokumencie
Jeśli linki pojawiają się w utworzonym dokumencie i musisz je dezaktywować, możesz wybrać każdy link, wybierz polecenie Wstaw => Hiperłącze i kliknij przycisk Usuń link. To bardzo długi i pracochłonny proces. Istnieje szybszy sposób rozwiązania problemu: zaznacz cały dokument za pomocą polecenia Edytuj => Zaznacz wszystko i kliknij skrót klawiaturowy Ctrl+Shift+F9- linki zostaną usunięte, a wszystkie inne opcje formatowania dokumentu zostaną zapisane.
O tekście, polach tekstowych i autokształtach
Kiedy musisz zrobić napis, wielu najpierw tworzy blok napisu, a następnie wpisuje w nim tekst. Możesz osiągnąć ten sam wynik, wybierając już wpisany tekst, a następnie klikając na pasku narzędzi Rysunek przycisk tworzenia napisu - tekst będzie przesuwał się wewnątrz napisu.
Możesz również wstawić tekst do autokształtów (z wyjątkiem linii, polilinii itp.) - z reguły odbywa się to w kilku etapach: utwórz autokształt, wybierz go, kliknij przycisk tworzenia napisu i wprowadź tekst. Istnieje również alternatywna opcja: narysuj żądany autokształt, kliknij go prawym przyciskiem myszy, wybierz Dodaj tekst i wprowadź tekst.
Być może w trakcie pracy zmienisz zdanie i zdecydujesz, że tekst należy wydobyć z napisu lub z autokształtu. Aby to zrobić, nie trzeba go wycinać do schowka, a następnie wklejać. Możesz wybrać napis (lub autokształt) i kliknąć go prawym przyciskiem myszy trzymając wciśnięty klawisz Ctrl - tekst pojawi się w najbliższym polu tekstowym.
Oświetlenie autokształtu
Domyślnie w panelu Rysunek brakujący przycisk Oświetlenie; w menu kontekstowym nie ma odpowiedniego polecenia wywoływanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy autokształtu.
Istnieje jednak możliwość zmiany oświetlenia autokształtu. Aby to zrobić, dodaj do panelu Rysunek przycisk Oświetlenie wywołując polecenie Narzędzia=>Ustawienia=>Polecenia wybierając z listy Kategorie ustęp Rysunek i przeciągając odpowiedni przycisk z okna Drużyny(rys. 1). Korzystanie z przycisku jest łatwe - wybierz autokształt, kliknij przycisk Oświetlenie i odpowiednio dostosuj oświetlenie (rys. 2).
Ryż. 1. Dodawanie przycisku oświetlenia do paska narzędzi rysowania
Ryż. 2. Konfiguracja oświetlenia Autoshape
Dzielenie
Aby uniknąć zbyt rzadkich wierszy w dokumencie, zaleca się włączenie automatycznego dzielenia wyrazów. Aby to zrobić, menu Usługa wybierz drużynę Język=>Dzielenie wyrazów i zaznacz pole obok odpowiedniej opcji (rys. 3). Pamiętaj tylko, że program Word zawsze ma tendencję do zawijania dzielonych wyrazów w miejsce łącznika. W niektórych przypadkach pożądane jest uniknięcie takiej luki (na przykład 10 procent, liczba 1, 234-345 itp.). Aby to zrobić, zamiast zwykłego łącznika użyj łącznika nierozdzielającego, naciskając kombinację klawiszy Ctrl+Shift+Łącznik.
Ryż. 3. Ustawianie automatycznego dzielenia wyrazów
Jednocześnie jest całkiem możliwe, że w części dokumentu, w szczególności w nagłówkach, dzielenie wyrazów nie jest wymagane. Aby wyłączyć dzielenie wyrazów w kilku akapitach, zaznacz je, użyj polecenia Format=>Akapit=>Pozycja na stronie i zaznacz pole obok odpowiedniej opcji (rys. 4).
Trzeba przyznać, że Word nie potrafi poprawnie przekazać niektórych słów. W tych słowach, w miejscach, w których można dzielić wyrazy, należy wstawić znak z łącznikiem miękkim, naciskając klawisze Ctrl+myślnik. Ten łącznik będzie miał pierwszeństwo przed łącznikami wstawianymi automatycznie.
Tekst z indeksami
Jeśli Twój dokument zawiera zmienne z indeksami wpisanymi bezpośrednio w tekście oraz we formułach tworzonych za pomocą edytora formuł MS Equation, to domyślnie będą one wyglądały nierówno (różne wielkości zmiennych i indeksów oraz różne poziomy ich rozmieszczenia w linii), co znacznie psuje wygląd dokumentu (ryc. 5).
Ryż. 5. Tekst z indeksem (pierwsza opcja jest wpisana w Wordzie, druga - w MS Equation)
Prawie całkowitą identyczność wyglądu zmiennych z indeksami można osiągnąć, zmieniając szereg cech zmiennych wpisywanych ręcznie. Aby to zrobić, wydrukuj cały tekst czcionką Times New Roman w rozmiarze 12, a zmienne dodatkowo kursywą. Ponadto przenieś zmienne w dół o 1,5 piksela i indeksuj w dół o 3 piksele za pomocą polecenia Format=>Czcionka=>Odstępy wybierając w polu Stronniczość opcja Droga w dół oraz określenie wielkości przesunięcia (rys. 6).
Ryż. 6. Ustawienie przesunięcia
Upewnij się również, że rozmiar jest wybrany w edytorze formuł Zwykły ( zespół Rozmiar=>Zwykły) i dopasuj do 12 pikseli (polecenie Rozmiar => Określ- Figa. 7).
Ryż. 7. Dostosowywanie standardowych rozmiarów czcionek
Przerwy w stołach
Podczas pracy z tabelami wielostronicowymi zdarza się, że tabela łamie się nie na końcu arkusza, ale znacznie wcześniej, pozostawiając tylko dwie trzecie lub nawet jedną trzecią zapełnionej strony (zależy to od szerokości danej linii stołu, na którym następuje przerwa). Jednocześnie kolejne rzędy tabeli są przenoszone na następną stronę, choć z powodzeniem mogłyby zmieścić się na poprzedniej (ryc. 8). Dzieje się tak często podczas wypełniania komórek tabeli przez zwykłe kopiowanie, gdy wraz z danymi kopiowane są również ich formaty.
Ryż. 8. Przykład tabeli, w której łamanie wiersza nie dochodzi do końca arkusza
Powodem tego zjawiska jest to, że tekst w komórkach tabeli ma uszkodzone ustawienie akapitu. Aby zmienić sytuację, wybierz tabelę, otwórz w menu Format Komenda Akapit=>Pozycja na stronie i usuń pola wyboru Nie łam akapitu, Nie odrywaj się od następnego oraz Z nowej strony(ryc. 9) - stół powróci do swojej zwykłej formy.
Ryż. 9. Zmień opcje akapitu
data w dokumencie
Większość dokumentów powinna mieć datę utworzenia; często zdarza się, że codziennie tworzy się lub aktualizuje ten sam typ dokumentów. Dlatego bardzo wygodne jest automatyczne wstawianie daty: naciskasz kombinację klawiszy Alt+Shift+D, a bieżąca data, aktualizowana za każdym razem, gdy dokument jest otwierany, jest wstawiana w miejscu kursora. Ale ta metoda nie zawsze jest odpowiednia, ponieważ data jest wstawiana w tradycyjnym formacie dd.mm.gggg. Jeśli ten format Ci nie odpowiada, użyj polecenia Wstaw=>Pole, na liście pól wybierz pole Data i określ żądany format daty (rys. 10).
Ryż. 10. Wybierz format daty
Jeśli żaden z formatów dat Ci nie odpowiada, na przykład potrzebujesz daty w pierwszym wierszu dokumentu, a dnia tygodnia w drugim (jak na rys. 11), to będziesz musiał znaleźć więcej lub mniej podobny format daty i edytuj go. W tym przykładzie nie ma problemu z wydrukowaniem daty w górnym wierszu tabeli, gdyż taki format jest na liście formatów, a problemem jest wstawienie dnia tygodnia - taki format pola Data nie istnieje. Aby edytować format otwórz w menu Wstawić Komenda Pole, na liście pól podaj pole Data i wybierz oryginalny format daty, który zawiera żądany dzień tygodnia (rys. 12). Naciśnij przycisk Kody pól i edytuj format daty w polu Kody pól, usuwając niepotrzebną część formatu (rys. 13). Zakończ operację, klikając przycisk OK, - po tym przy każdym otwarciu dokumentu zostanie wydrukowany bieżący dzień tygodnia.
Ryż. 11. Dokument ze zmodyfikowanym polem daty
Ryż. 12. Wybór oryginalnego formatu daty do edycji
Ryż. 13. Format daty po edycji
Wyszukiwanie dokumentów
Niezbędne dokumenty można przeszukiwać nie tylko w zwykły sposób, czyli za pomocą polecenia Start=>Znajdź=>Pliki i foldery, ale także bezpośrednio w programie Word podczas otwierania dokumentów i wyszukiwania w programie Word można polegać na określonych właściwościach dokumentów (tytuł dokumentu, autor, temat, słowa kluczowe, rozmiar pliku, data ostatniej aktualizacji itp.) lub na znalezionych słowach w tekście.
Aby wyszukać dokumenty według słowa w tekście, wybierz polecenie Plik=>Otwórz i kliknij przycisk Narzędzia=>Znajdź=>Normalny. Wpisz wyszukiwane słowo, zdefiniuj obszar wyszukiwania (rys. 14), typy plików, które Cię interesują (rys. 15) i kliknij przycisk Odnaleźć(rys. 16).
Ryż. 14. Ustalenie obszaru do przeszukania
Ryż. 15. Określanie typu plików
Ryż. 16. Wynik wyszukiwania dokumentów w tekście lub w tytule, w których występuje słowo „Internet”
Aby wyszukać dokumenty według ich właściwości, wybierz polecenie Plik=>Otwórz i kliknij przycisk Narzędzia=>Znajdź=>Zaawansowane. Załóżmy, że komputer zawiera nie tylko Twoje osobiste dokumenty, ale także pliki innych autorów, z którymi pracujesz nad wspólnym projektem. W tym przypadku w terenie Nieruchomość określ opcję Autor, w terenie Stan- opcja Zawiera(jest to bardziej wiarygodne, bo w jednym przypadku autor może wpisać tylko nazwisko, w drugim imię i nazwisko itp.), w polu Oznaczający wprowadź nazwisko autora i kliknij przycisk Odnaleźć(Rys. 17).
Ryż. 17. Przeszukaj wszystkie dokumenty określonego autora
Należy jednak pamiętać, że wyszukiwanie dokumentów według ich określonych właściwości ma sens tylko wtedy, gdy te właściwości są określone przez wszystkich autorów dokumentów — domyślna opcja ich wypełnienia, niestety, nie zapewni pożądanego rezultatu. Możesz określić właściwości osobno dla każdego dokumentu za pomocą polecenia Plik=>Właściwości=>Dokument(Rys. 18). Jednak jest mało prawdopodobne, że którykolwiek z autorów zapomni o tym zrobić w jakimkolwiek dokumencie, dlatego lepiej jest uwzględnić obowiązkowe wypełnienie pól kluczowych właściwości dokumentu podczas jego pierwszego zapisywania. Aby to zrobić, użyj polecenia Narzędzia=>Opcje=>Zapisz i zaznacz pole Zaproponuj wypełnienie właściwości dokumentu(rys. 19).
Ryż. 18. Wypełnianie właściwości dokumentu
Ryż. 19. Ustawianie obowiązkowego zapisywania kluczowych właściwości dokumentu
Możesz wyszukiwać dokumenty po dacie ich powstania i ustawiać nie tylko konkretne daty, ale także ich interwały czy listę, co odbywa się za pomocą tokenów I lub LUB. Aby znaleźć wszystkie dokumenty, na przykład za 2003 r., w terenie Nieruchomość określ opcję Data utworzenia, w terenie Stan- opcja Nie wcześniej, w terenie Oznaczający wprowadź datę 1 stycznia 2003 r. i kliknij przycisk Dodać. Następnie ponownie wejdź w pole Nieruchomość opcja Data utworzenia, w terenie Stan- opcja Nie później, w terenie Oznaczający wprowadź datę 1 stycznia 2004, naciśnij przycisk Dodać a następnie na przycisk Odnaleźć— zostaną znalezione wszystkie dokumenty za 2003 r. (ryc. 20).
Ryż. 20. Konfiguracja wyszukiwania dokumentów utworzonych w określonym okresie
MS Excel
Przypisywanie koloru do zakładek arkuszy
Etykiety arkuszowe mogą być wielokolorowe, co jest wygodne w książkach z dużą liczbą arkuszy – wtedy kolor wraz z nazwą będzie odpowiadał za rodzaj informacji na arkuszach. Aby przypisać określony kolor do poszczególnych arkuszy, wybierz je, kliknij prawym przyciskiem myszy, wybierz polecenie Kolor etykiety i wybierz żądany kolor.
Szybkie wstawianie kolumn i wierszy
Aby dodać wiersz lub kolumnę do tabeli, nie trzeba zaznaczać kolumny lub wiersza, przed którym chcesz wstawić, wejść do menu kontekstowego i wybrać polecenie Dodaj komórki. Możesz nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift jednocześnie ze znakiem „+” na klawiaturze numerycznej - wynik będzie taki sam.
Zmutowane kolumny
Domyślnie kolumny w programie Excel są oznaczone literami łacińskimi, a wiersze liczbami. Jeśli po ponownym otwarciu tabeli okaże się, że kolumny są ponumerowane w taki sam sposób jak wiersze (ryc. 21), nie przejmuj się - to nie jest działanie wirusa. Skorzystaj z zespołu Narzędzia=>Opcje=>Ogólne i odznacz pole Styl łącza R1C1(ryc. 22) - wszystko się ułoży.
Ryż. 21. Tabela z ponumerowanymi kolumnami
Ryż. 22. Wróć do standardowej notacji kolumn
Przyspiesz drukowanie
Jeśli potrzebujesz wydrukować dużą liczbę tabel, a masz ograniczenia czasowe, to drukując na drukarce czarno-białej, możesz przyspieszyć proces rezygnując z koloru (drukowanie w czerni i bieli). Na drukarkach czarno-białych kolory są wyświetlane jako odcienie szarości i wymagają określony czas aby wybrać odcień dla określonego koloru. Podczas drukowania w czerni i bieli kolorowy tekst i obramowania są wyświetlane w kolorze czarnym, a nie w skali szarości, co pozwala zaoszczędzić czas. żeby zainstalować druk czarno-biały, otwórz w menu Plik Komenda Ustawienia strony=>Arkusz i w grupie Foka Sprawdź pudełko czarny i biały(rys. 23).
Ryż. 23. Ustawienie drukowania w trybie czarno-białym
Ponadto można drukować bez linii siatki - w tym przypadku duże arkusze drukowane są szybciej. Aby to zrobić, użyj polecenia Plik=>Ustawienia strony=>Arkusz i odznacz Krata ( Ryż. 24).
Ryż. 24. Odmowa wydrukowania siatki
Wprowadzanie liczb ułamkowych
Domyślnie liczby ułamkowe są wprowadzane w Excelu zgodnie ze sposobem ustawienia w ustawieniach Windows: Panel sterowania=>Język i standardy=>Liczby. Innymi słowy, jeśli przecinek jest przeznaczony do wprowadzania liczb ułamkowych w systemie Windows, to w programie Excel zostaną one wprowadzone oddzielone przecinkami. W praktyce może się jednak okazać inaczej. Na przykład na komputerach, które mają dużą liczbę użytkowników, szczególnie w instytucje edukacyjne, gdzie ustawienia programu zmieniają się w najbardziej nieprzewidywalny sposób. Jeśli podczas wpisywania liczby ułamkowej oddzielonej przecinkiem widzisz na ekranie liczbę oddzieloną kropką i już to sprawdziłeś ustawienia systemu Windows oczekuj danych wejściowych oddzielonych przecinkami, użyj polecenia Usługa\Opcje\Międzynarodowy i zaznacz pole wyboru Użyj separatorów systemowych(Rys. 25).
Ryż. 25. Powrót do separatorów systemowych
Reprezentacja
Finalizując wygląd tabeli i przygotowując ją do druku, często konieczna jest wielokrotna zmiana funkcji formatowania i drukowania. Zwykle w takich przypadkach arkusze są kopiowane, a cechy ich wyświetlania na ekranie i podczas drukowania są zmieniane. Jednak wygodniej jest tworzyć różne widoki arkuszy, które umożliwiają przeglądanie danych w różnych trybach i nie wymagają tworzenia osobnych arkuszy.
Zanim będzie można utworzyć widok, książka musi być w pełni skonfigurowana: należy jej nadać pożądany wygląd i ustawić dla niej wszystkie niezbędne opcje drukowania. Gdy opcje drukowania zostaną wprowadzone do widoku, automatycznie uwzględni niektóre obszary wydrukować każdy arkusz lub cały arkusz, jeśli obszar wydruku nie jest dla niego zdefiniowany.
Aby utworzyć widok menu Pogląd wybierz drużynę Reprezentacja, naciśnij przycisk Dodać i w terenie Nazwa wprowadź nazwę widoku (Rysunek 26). W takim przypadku lepiej jest zawrzeć w nazwie widoku nazwę aktywnego arkusza, aby w przyszłości łatwiej było znaleźć żądany widok.
Ryż. 26. Utwórz widok
Aby powrócić do jednego z wcześniej utworzonych widoków, jeśli np. potrzebujesz wydrukować arkusz, użyj polecenia Widok => Widoki i w terenie Rodzaje wybrać widok do wydruku (rys. 27), a następnie nacisnąć przycisk Stosować i kliknij przycisk Foka- Arkusz zostanie wydrukowany w czerni i bieli.
Ryż. 27. Wybór właściwego poglądu
Sumy częściowe
Dość często masz do czynienia z dużymi listami zawierającymi wiele powtarzających się wartości komórek, dla których musisz znać sumy częściowe. Program Excel może automatycznie obliczać zarówno sumy częściowe, jak i sumy końcowe na dowolnej liście. Zwykle odbywa się to najpierw poprzez sortowanie za pomocą polecenia Dane=>Sortuj(aby pogrupować wiersze, dla których chcesz zsumować), następnie oblicz sumy końcowe, a następnie wstaw wiersze dla sum pośrednich i oblicz je (rys. 28).
Ryż. 28. Obliczanie sum częściowych
Jeśli tabela jest duża i istnieje wiele obszarów, dla których należy obliczyć sumy częściowe, proces ten zajmie dużo czasu. Aby przyspieszyć pracę, możesz najpierw wybrać unikalną listę dla każdej z wartości, z których musisz określić sumę pośrednią, a dopiero potem obliczyć same sumy. Aby utworzyć unikalną listę, wybierz żądaną kolumnę lub wiersz i użyj polecenia Dane=>Filtr=>Zaawansowany filtr. Ustaw przełącznik grupy Leczenie do pozycji , określ zakres komórek, w których chcesz umieścić wynik, i włącz opcję Tylko unikalne rekordy(ryc. 29, 30). W wyniku takiego filtrowania wszystkie unikalne obiekty oryginalnej listy pojawią się w określonym obszarze tabeli.
Ryż. 29. Zaawansowane okno poleceń filtra
Ryż. 30. Wynik stworzenia unikalnej listy
Następnie użyj funkcji SUMA.JEŻELI(zakres; kryteria; suma_zakres) A, który podsumowuje komórki spełniające określone kryteria. Zakres to zakres komórek, które są sprawdzane pod kątem kryterium; kryterium – kryterium w postaci liczby, wyrażenia lub tekstu określające sumowane komórki; zakres sumowania - zsumowane komórki (ryc. 31).
Ryż. 31. Oblicz sumy częściowe dla każdej z wartości unikalnej listy
Usuwanie zduplikowanych linii
Wyobraź sobie, że istnieje tabela książki telefonicznej (słownik itp.) składająca się z dwóch kolumn i ogromnej liczby wierszy. W pierwszej kolumnie wpisuje się np. nazwiska klientów, aw drugiej ich numery telefonów, a linie można powtarzać (rys. 32). Zadaniem jest usunięcie wszystkich zduplikowanych linii. Pierwszym rozwiązaniem, które przychodzi mi do głowy, jest posortowanie tabeli według pierwszej kolumny za pomocą polecenia Dane=>Sortuj i ręcznie usuń zduplikowane wiersze.
Ryż. 32. Tabela początkowa
Jeśli stół jest bardzo duży, możesz osiągnąć ten sam wynik w szybszy, choć bardziej złożony sposób. Najpierw wybierz unikalną listę telefonów za pomocą polecenia Dane=>Filtr=>Zaawansowany filtr ustawiając przełącznik grupy Leczenie na pozycję Skopiuj wynik do innej lokalizacji, określając zakres komórek, w którym chcesz umieścić wynik, i włączając opcję Tylko unikalne rekordy(Rys. 33).
Ryż. 33. Efekt stworzenia unikalnej listy telefonów
Teraz musimy użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO(wyszukaj_wartość, tabela, numer_kolumny, wartość Prawda lub Fałsz) gdzie wartość wyszukiwania jest wartością, która znajduje się w pierwszej kolumnie tabeli; table - tabela z informacją, w której wyszukiwane są dane; numer kolumny - numer kolumny w tabeli z informacją, w której ma się znaleźć odpowiednia wartość. Biorąc pod uwagę, że funkcja działa w ten sposób, że wyszukiwanie żądanej wartości jest możliwe tylko w pierwszej kolumnie, będziesz musiał zamienić kolumny "PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO" oraz "Telefon", a następnie w kolumnie D wprowadź formułę z funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO (rys. 34). Zgodnie z tym wzorem program pobierze kolejną wartość z kolumny C, wyszuka ją w kolumnie A, a następnie zwróci wartość z kolumny B, znajdującej się w znalezionym wierszu. Następnie pozostaje wykonać kopię kolumny D za pomocą Wklej specjalnie, aby komórki nie zawierały formuł, ale wartości (polecenie Wklej => Wklej specjalnie => Wartości- Figa. 35) i usuń kolumny A, B i D, które stały się niepotrzebne.
Ryż. 34. Wynik obliczeń za pomocą funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
Ryż. 35. Wygląd zewnętrzny stoły po zastosowaniu pasty specjalnej
MS PowerPoint
slajdy z plików
Przygotowując prezentację, możesz korzystać z gotowych dokumentów programu Word i slajdów z innych prezentacji.
W pierwszym przypadku, jeśli mówimy o tworzeniu nowej prezentacji, otwórz dokument Word i zastosuj polecenie Plik=>Prześlij=>Microsoft PowerPoint- w efekcie zostanie utworzona nowa prezentacja z tekstem z pliku. Jeśli chcesz wstawić tekst z dokument słowny do istniejącej prezentacji, a następnie otwórz prezentację w programie PowerPoint i kliknij kartę Struktura(Rys. 36). Określ ikonę slajdu, za którą ma się pojawiać nowy slajd tekstowy. W menu Wstawić wybierz drużynę Slajdy ze struktury i wybierz żądany dokument. Należy pamiętać, że tekst wstawiany do prezentacji jest generowany na podstawie stylu nagłówków dokumentu i można używać tylko tekstu z plików w formatach *.doc, *.rtf lub *.txt.
Ryż. 36. Zakładka Struktura
Jeśli chcesz wstawić slajd z innej prezentacji do otwartej prezentacji, z menu Wstaw wybierz polecenie slajdy z plików, wybierz prezentację i wstawiony slajd (rys. 37) i kliknij przycisk Wstawić. Jeśli wstawiasz wszystkie slajdy, kliknij przycisk Wklej wszystko.
Ryż. 37. Wybierz slajd do wkładania
Numeracja zespolona
Numeracja stron na slajdach odbywa się poprzez wstawienie numeru strony w stopce za pomocą polecenia Widok=>Nagłówki i stopki, co otwiera okno Nagłówek i Stopka, w którym należy zaznaczyć pole wyboru stopka(rys. 38) i kliknij przycisk Zastosuj dla wszystkich. Pamiętaj, że ukryte slajdy nadal liczą się do numeracji. Aby tego uniknąć, możesz umieścić wszystkie ukryte slajdy na końcu prezentacji - wtedy wszystkie pokazane slajdy zostaną ponumerowane w kolejności.
Ryż. 38. Wstawianie stopki
Oczywiście strony slajdów są ponumerowane w kolejności. Jeśli musisz ponownie rozpocząć paginację w różnych miejscach tej samej prezentacji (może to być wymagane, jeśli Twoja prezentacja jest wciąż w fazie rozwoju i składa się z kilku oddzielnych serii slajdów), to niestety nie możesz tego zrobić w ramach jednej prezentacji . Aby rozwiązać problem dla każdej serii slajdów, musisz utworzyć różne prezentacje i połączyć je za pomocą hiperłączy.
Szablon prezentacji
Jeśli prezentacje odbywają się często, warto poświęcić czas na staranne przygotowanie niestandardowego szablonu prezentacji - dziś jest to nie mniej istotne niż np. papier firmowy dla listy biznesowe. Szablon zapisuje logo organizacji itp. elementy, które będą automatycznie odtwarzane na wszystkich utworzonych slajdach prezentacji. Ponadto szablon określa format, rozmiar i względne położenie obiektów, użyte czcionki, tło i inne opcje projektowania elementów prezentacji.
Opracowanie szablonu rozpoczyna się od stworzenia nowej prezentacji za pomocą polecenia Plik=>Nowy. Następnie wybierz szablon projektu slajdu z listy szablonów domyślnych. Przed zmianą szablonu projektu zgodnie z zamierzonym planem, w menu Pogląd wybierz drużynę Mistrz => Mistrz slajdów. We wzorcu slajdów wprowadź zmiany, które chcesz odzwierciedlić w każdej nowej tworzonej prezentacji. Przede wszystkim zmień projekt i dopasuj czcionki (rys. 39), w kolejnym kroku wstaw logo (rys. 40), a po wszystkich zmianach na pasku narzędzi Próbka kliknij przycisk Zamknij widok kreatora.
Ryż. 39. Wynik ustawienia głównych elementów szablonu prezentacji
Ryż. 40. Wygląd slajdu po wstawieniu logo
Zapisz prezentację jako szablon za pomocą polecenia Plik=>Zapisz jako, wybierz wariant jako typ pliku Szablon prezentacji i wprowadź nazwę szablonu (rys. 41).
Ryż. 41. Zapisz szablon prezentacji
Aby użyć szablonu podczas tworzenia prezentacji, kliknij przycisk Kreator slajdów, Kliknij w link Recenzja w prawym dolnym rogu slajdu i wybierz utworzony szablon prezentacji.
Po utworzeniu szablonu możesz dodać go do listy szablonów w Kreatorze treści AutoContent. Aby to zrobić, menu Plik wybierz drużynę Tworzyć. W obszarze Tworzyć Kliknij w link Z kreatora treści automatycznych, naciśnij przycisk Dalej. Następnie wybierz kategorię, w której chcesz umieścić szablon, kliknij przycisk Dodać i określ szablon prezentacji do dodania (rys. 42).
Ryż. 42. Wynik dodania szablonu do listy głównej autotreści
Kilka opcji projektowych w jednej prezentacji
Projektując poszczególne slajdy w prezentacji, możesz skorzystać z kilku szablonów. Aby to zrobić, wybierz określone slajdy, kliknij prawym przyciskiem myszy żądany szablon i wybierz opcję Zastosuj do wybranych slajdów. Jeśli to polecenie nie jest dostępne, użyj polecenia Narzędzia=>Opcje=>Edytuj i w okolicy Wyłączanie nowych funkcji odznacz Kilka próbek(Rys. 43).
Jeśli użyjesz szablonów, które utworzyłeś do projektowania slajdów prezentacji, a nie szablonów domyślnych, instalacja nowego szablonu dla konkretnego slajdu nastąpi automatycznie po kliknięciu linku Przeglądaj i wybraniu wcześniej utworzonego szablonu prezentacji, chyba że oczywiście obowiązuje zakaz stosowania różnych wariantów projektowych
Ryż. 44. Ustaw automatyczne sprawdzanie pisowni
Używanie pliku danych do eksportowania kontaktów
Wszystkie utworzone wiadomości, spotkania, zadania i wpisy do dziennika są przechowywane w pliku danych na lokalny komputer. Ten plik danych nosi nazwę pliku folderów osobistych i ma rozszerzenie .pst. Podczas ponownej instalacji systemu plik ten można łatwo zapisać w osobnym folderze na dysku twardym lub na płycie CD, a następnie ponownie podłączyć.
Ponadto plik PST umożliwia dostęp do informacji, takich jak kontakty z innego komputera lub udostępnianie ich innym użytkownikom. Aby to zrobić, wystarczy wyeksportować dane do pliku PST za pomocą Kreatora importu i eksportu. Otwórz w menu Plik Komenda Importuj i eksportuj, wybierz jako opcję działania Eksportuj do pliku, aw następnym oknie określ, że musisz utworzyć plik PST (ryc. 45). Następnie wybierz folder Łączność i określić cechy zapisywania pliku (ryc. 46). Naciśnij przycisk Gotowy, a następnie Twoje kontakty zostaną zapisane w określonym przez Ciebie folderze na dysku, który będzie można łatwo połączyć na innym komputerze za pomocą tego samego kreatora importu i eksportu. Łączenie pliku PST z kontaktami nie różni się od łączenia zwykłego pliku PST. Aby nie zapomnieć o lokalizacji pliku, najlepiej od razu dodać go do listy plików danych programu Outlook. Aby to zrobić, użyj polecenia Plik=>Przetwarzanie pliku danych, naciśnij przycisk Dodać i wskaż wygenerowany plik PST. Dzięki temu na liście plików danych, oprócz folderów osobistych, pojawi się również plik z utworzonymi kontaktami (rys. 47).
Ryż. 45. Określanie typu tworzonego pliku
Ryż. 46. Ustalanie warunków dla zapisanego pliku
Ryż. 47. Pliki danych programu Outlook
Planowanie czasu pracy
Efekt końcowy zależy od tego, jak dobrze zaplanowana jest praca. W uporządkowaniu listy zadań do pewnego stopnia pomaga Outlook, ale przypomina tylko, że nadszedł czas na rozpoczęcie konkretnego zadania, że jest już spóźnione; dodatkowo Outlook może przepisać zadanie innemu pracownikowi i umożliwić kontrolę nad jego wykonaniem. A wraz z tym, w zasadzie, możliwości programu Outlook w zakresie przetwarzania zadań są wyczerpane.
Jednak bardzo ważne jest nie tylko nakreślenie szeregu zadań, ale także zaplanowanie ich w taki sposób, aby wszystko zostało zrobione na czas i aby planowanie było jak najbardziej zautomatyzowane. Musisz wiedzieć, kiedy zakończysz dane zadanie, czy w ogóle da się je ukończyć w terminie i kiedy najlepiej rozpocząć zadanie, aby je wykonać.
Dobrze jest być w stanie z góry ocenić, na ile realistyczny jest plan, który nakreśliłeś (w zależności od cech twojego tydzień pracy, dostępność przerwy na lunch, zaplanowane spotkania itp.). Ponadto zadania powinny automatycznie pojawiać się w kalendarzu, a status kalendarza powinien być automatycznie aktualizowany w miarę zmiany harmonogramu zadań. Wszystko to można zrobić za pomocą wtyczki do Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) firmy ResultsWare Limited, to poręczny i łatwy w obsłudze menedżer zadań, który pozwoli zoptymalizować harmonogram.
Zanim zaczniesz korzystać z wtyczki, musisz ją skonfigurować zgodnie ze specyfiką dnia roboczego. Aby to zrobić, kliknij przycisk linia zadań, przejdź do zakładki tydzień pracy i wskazać dni robocze tygodnia, początek i koniec dnia roboczego oraz wszystkie dostępne przerwy (na obiad, przerwę techniczną itp.) - ryc. 48.
Ryż. 48. Planowanie
Następnie nakreśl nadchodzące zadania na nadchodzące dni. Jednocześnie należy pamiętać, że po zainstalowaniu wtyczki w oknie tworzenia zadania pojawi się dodatkowa zakładka linia zadań, na którym należy wskazać szacowany czas trwania pracy, a jeśli praca już się rozpoczęła, to ilość czasu na nią spędzonego i procent ukończenia (ryc. 49, 50).
Ryż. 49. Utwórz zadanie
Ryż. 50. Lista zadań zaplanowanych na następny tydzień
Następnie możesz rozpocząć testowanie wtyczki. Aby to zrobić, kliknij przycisk linia zadań, przejdź do zakładki Zadania, określić czas rozpoczęcia (rys. 51) i nacisnąć przycisk OK. Efektem pracy wtyczki będzie krótki raport o liczbie zaplanowanych zadań, łącznym czasie ich wykonania i terminach zakończenia pracy (ryc. 52). Jednocześnie program najlepiej umieści zadania w kalendarzu – uwzględniając zarówno wszystkie przerwy w pracy, jak i spotkania, terminy itp. w harmonogramie (rys. 53).
Ryż. 51. Określenie czasu rozpoczęcia analizy i podziału zadań
Ryż. 52. Podsumowanie zadania dotyczące listy zaplanowanych zadań (w tym przypadku wszystko zaplanowane można zrobić na czas)
Ryż. 53. Wynik podziału zadań w kalendarzu
Dzielenie wyrazów można umieszczać w całym dokumencie lub w jego części, którą należy najpierw zaznaczyć.
Aby włączyć tryb dzielenia wyrazów w tekście, użyj polecenia Dzielenie(patka Układ strony/ Grupa Ustawienia strony).
To polecenie zawiera zagnieżdżone elementy.
Zespół Automatyczny automatycznie umieszcza w tekście łączniki.
Zespół podręcznik otwiera okno dialogowe oferujące opcje dzielenia wyrazów dla wyrazów, które można dzielić, i prosi o potwierdzenie wstawienia dzielenia wyrazów do tekstu.
Zespół Opcje dzielenia wyrazów umożliwia dostosowanie opcji dzielenia wyrazów za pomocą okna dialogowego (Rysunek 15).
Rysunek 15 Okno Dzielenie
Strefa transferowa to maksymalny dozwolony odstęp między słowem a prawym marginesem strony bez podziału na słowa. W szerokiej strefie transferów jest mniej, przy węższej krawędź prawego pola jest gładsza.
Można usunąć automatyczny dzielenie wyrazów za pomocą polecenia Dzielenie wybierając polecenie Nie.
Ćwiczenie.
Otwórz plik Przykład dokumentu.docx.
W przypadku całego tekstu, z wyjątkiem słów pisanych wielkimi literami, wykonaj automatyczne dzielenie wyrazów przy szerokości strefy dzielenia wyrazów wynoszącej 0,5 cm.
Zapisz dokument.
Praca z oknami
W programie Word 2010 możesz pracować z wieloma oknami jednocześnie (z jednym lub kilkoma dokumentami) za pomocą zakładki Pogląd, Grupa Okno (Rysunek 16).
Rysunek 16 Grupa poleceń Okno patka Pogląd
Jeśli jednocześnie otwartych jest kilka okien dokumentów, przejście z jednego okna do drugiego odbywa się za pomocą polecenia Przejdź do innego okna lub przez pasek zadań systemu Windows.
Ćwiczenie.
Otwórz plik Przykład dokumentu.docx.
Utwórz dodatkowe okno dla tego dokumentu (zakładka Pogląd/ Grupa Okno/ zespół Nowyokno).
Ustaw oba okna obok siebie (zakładka Pogląd/ Grupa Okno/ zespół Obok). Wyłącz przewijanie synchroniczne (karta Pogląd/ Grupa Okno/ zespół Przewijanie synchroniczne).
Podziel okno 1 (karta Pogląd/ Grupa Okno/ zespół Dzielić).
Rozmieść okna pionowo (zakładka Pogląd/ Grupa Okno/ zespół opływowywszystko).
Zmiana skali dokumentu
Podczas pracy z dokumentem możesz zmienić jego skalę (rozmiar pliku dokumentu nie zmienia się), a także zapisać go z dokumentem lub szablonem. Powiększanie odbywa się na zakładce Pogląd, Grupa Skala(Rysunek 17).
Rysunek 17 Grupa Skala patka Pogląd
Bardziej precyzyjne ustawienie skali jest dokonywane w oknie dialogowym. Skala(patka Pogląd/ Grupa Skala/ zespół Skala) (Rysunek 18).
Rysunek 18 Okno Skala
Suwak powiększenia , znajdujący się w prawym dolnym rogu paska stanu (Rysunek 19), umożliwia zmianę skali do żądanej wartości poprzez przesunięcie suwaka i użycie przycisków „+” i „-”. Po lewej stronie suwaka wyświetlana jest skala dokumentu w procentach (rys....).
Rysunek 19 Suwak powiększenia
Ćwiczenie.
Otwórz plik Przykład dokumentu.docx.
Zmień skalę dokumentu na różne sposoby.
Zamknij dokument bez zapisywania.
Formatowanie znaków i akapitów Formatowanie znaków
Główną właściwością znaków tekstowych jest czcionka, którą charakteryzuje: krój pisma, styl i wielkość 6 .
Grupa służy do formatowania znaków. Czcionka patka Dom (Rysunek 20).
Rysunek 20 Panel grup Czcionka
Ponadto do formatowania znaków można użyć minipanelu, który otwiera się automatycznie po zaznaczeniu tekstu (Rysunek 21).
Rysunek 21 Minipanel
Korzystanie z przycisku grupy Czcionka, możesz wywołać okno dialogowe Czcionka (Rysunek 22).
Rysunek 22 Okno Czcionka
W oknie dialogowym Czcionka patka do tego możesz zmienić odstępy między znakami na rzadkie lub zagęszczone.
Większość zadań biurowych rozwiązywana jest na komputerze w środowisku MS Office, przede wszystkim w programach Word, Excel, Outlook i PowerPoint. Do pracy z tymi aplikacjami wystarczy minimalna wiedza, ale w wielu sytuacjach dodatkowe triki mogą zaoszczędzić sporo czasu i wysiłku. W tym artykule rozważymy kilka sposobów na poprawę wydajności pracy w powyższych programach.
MS Word
Szybko przesuwaj tekst w górę iw dół
To najszybszy sposób na przenoszenie tekstu bez użycia myszy. Tekst przesuwa się za pomocą strzałek w górę i w dół, przytrzymując klawisze Shift i Alt. Nie musisz zaznaczać tekstu przed jego przeniesieniem - stanie się to automatycznie, a każde naciśnięcie strzałki w górę lub w dół przesunie tekst o jeden akapit w górę lub o jeden akapit w dół. Ta metoda jest skuteczna nie tylko podczas przenoszenia akapitów, ale także podczas przenoszenia wierszy w tabeli.
Usuwanie linków w dokumencie
Jeśli linki pojawiają się w utworzonym dokumencie i musisz je dezaktywować, możesz wybrać każdy link, wybierz polecenie Wstaw => Hiperłącze i kliknij przycisk Usuń link. To bardzo długi i pracochłonny proces. Istnieje szybszy sposób rozwiązania problemu: zaznacz cały dokument za pomocą polecenia Edytuj => Zaznacz wszystko i kliknij skrót klawiaturowy Ctrl+Shift+F9- linki zostaną usunięte, a wszystkie inne opcje formatowania dokumentu zostaną zapisane.
O tekście, polach tekstowych i autokształtach
Kiedy musisz zrobić napis, wielu najpierw tworzy blok napisu, a następnie wpisuje w nim tekst. Możesz osiągnąć ten sam wynik, wybierając już wpisany tekst, a następnie klikając na pasku narzędzi Rysunek przycisk tworzenia napisu - tekst będzie przesuwał się wewnątrz napisu.
Możesz również wstawić tekst do autokształtów (z wyjątkiem linii, polilinii itp.) - z reguły odbywa się to w kilku etapach: utwórz autokształt, wybierz go, kliknij przycisk tworzenia napisu i wprowadź tekst. Istnieje również alternatywna opcja: narysuj żądany autokształt, kliknij go prawym przyciskiem myszy, wybierz Dodaj tekst i wprowadź tekst.
Być może w trakcie pracy zmienisz zdanie i zdecydujesz, że tekst należy wydobyć z napisu lub z autokształtu. Aby to zrobić, nie trzeba go wycinać do schowka, a następnie wklejać. Możesz wybrać napis (lub autokształt) i kliknąć go prawym przyciskiem myszy trzymając wciśnięty klawisz Ctrl - tekst pojawi się w najbliższym polu tekstowym.
Oświetlenie autokształtu
Domyślnie w panelu Rysunek brakujący przycisk Oświetlenie; w menu kontekstowym nie ma odpowiedniego polecenia wywoływanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy autokształtu.
Istnieje jednak możliwość zmiany oświetlenia autokształtu. Aby to zrobić, dodaj do panelu Rysunek przycisk Oświetlenie wywołując polecenie Narzędzia=>Ustawienia=>Polecenia wybierając z listy Kategorie ustęp Rysunek i przeciągając odpowiedni przycisk z okna Drużyny(rys. 1). Korzystanie z przycisku jest łatwe - wybierz autokształt, kliknij przycisk Oświetlenie i odpowiednio dostosuj oświetlenie (rys. 2).
Ryż. 1. Dodawanie przycisku oświetlenia do paska narzędzi rysowania
Ryż. 2. Konfiguracja oświetlenia Autoshape
Dzielenie
Aby uniknąć zbyt rzadkich wierszy w dokumencie, zaleca się włączenie automatycznego dzielenia wyrazów. Aby to zrobić, menu Usługa wybierz drużynę Język=>Dzielenie wyrazów i zaznacz pole obok odpowiedniej opcji (rys. 3). Pamiętaj tylko, że program Word zawsze ma tendencję do zawijania dzielonych wyrazów w miejsce łącznika. W niektórych przypadkach pożądane jest uniknięcie takiej luki (na przykład 10 procent, liczba 1, 234-345 itp.). Aby to zrobić, zamiast zwykłego łącznika użyj łącznika nierozdzielającego, naciskając kombinację klawiszy Ctrl+Shift+Łącznik.
Ryż. 3. Ustawianie automatycznego dzielenia wyrazów
Jednocześnie jest całkiem możliwe, że w części dokumentu, w szczególności w nagłówkach, dzielenie wyrazów nie jest wymagane. Aby wyłączyć dzielenie wyrazów w kilku akapitach, zaznacz je, użyj polecenia Format=>Akapit=>Pozycja na stronie i zaznacz pole obok odpowiedniej opcji (rys. 4).
Trzeba przyznać, że Word nie potrafi poprawnie przekazać niektórych słów. W tych słowach, w miejscach, w których można dzielić wyrazy, należy wstawić znak z łącznikiem miękkim, naciskając klawisze Ctrl+myślnik. Ten łącznik będzie miał pierwszeństwo przed łącznikami wstawianymi automatycznie.
Tekst z indeksami
Jeśli Twój dokument zawiera zmienne z indeksami wpisanymi bezpośrednio w tekście oraz we formułach tworzonych za pomocą edytora formuł MS Equation, to domyślnie będą one wyglądały nierówno (różne wielkości zmiennych i indeksów oraz różne poziomy ich rozmieszczenia w linii), co znacznie psuje wygląd dokumentu (ryc. 5).
Ryż. 5. Tekst z indeksem (pierwsza opcja jest wpisana w Wordzie, druga - w MS Equation)
Prawie całkowitą identyczność wyglądu zmiennych z indeksami można osiągnąć, zmieniając szereg cech zmiennych wpisywanych ręcznie. Aby to zrobić, wydrukuj cały tekst czcionką Times New Roman w rozmiarze 12, a zmienne dodatkowo kursywą. Ponadto przenieś zmienne w dół o 1,5 piksela i indeksuj w dół o 3 piksele za pomocą polecenia Format=>Czcionka=>Odstępy wybierając w polu Stronniczość opcja Droga w dół oraz określenie wielkości przesunięcia (rys. 6).
Ryż. 6. Ustawienie przesunięcia
Upewnij się również, że rozmiar jest wybrany w edytorze formuł Zwykły ( zespół Rozmiar=>Zwykły) i dopasuj do 12 pikseli (polecenie Rozmiar => Określ- Figa. 7).
Ryż. 7. Dostosowywanie standardowych rozmiarów czcionek
Przerwy w stołach
Podczas pracy z tabelami wielostronicowymi zdarza się, że tabela łamie się nie na końcu arkusza, ale znacznie wcześniej, pozostawiając tylko dwie trzecie lub nawet jedną trzecią zapełnionej strony (zależy to od szerokości danej linii stołu, na którym następuje przerwa). Jednocześnie kolejne rzędy tabeli są przenoszone na następną stronę, choć z powodzeniem mogłyby zmieścić się na poprzedniej (ryc. 8). Dzieje się tak często podczas wypełniania komórek tabeli przez zwykłe kopiowanie, gdy wraz z danymi kopiowane są również ich formaty.
Ryż. 8. Przykład tabeli, w której łamanie wiersza nie dochodzi do końca arkusza
Powodem tego zjawiska jest to, że tekst w komórkach tabeli ma uszkodzone ustawienie akapitu. Aby zmienić sytuację, wybierz tabelę, otwórz w menu Format Komenda Akapit=>Pozycja na stronie i usuń pola wyboru Nie łam akapitu, Nie odrywaj się od następnego oraz Z nowej strony(ryc. 9) - stół powróci do swojej zwykłej formy.
Ryż. 9. Zmień opcje akapitu
data w dokumencie
Większość dokumentów powinna mieć datę utworzenia; często zdarza się, że codziennie tworzy się lub aktualizuje ten sam typ dokumentów. Dlatego bardzo wygodne jest automatyczne wstawianie daty: naciskasz kombinację klawiszy Alt+Shift+D, a bieżąca data, aktualizowana za każdym razem, gdy dokument jest otwierany, jest wstawiana w miejscu kursora. Ale ta metoda nie zawsze jest odpowiednia, ponieważ data jest wstawiana w tradycyjnym formacie dd.mm.gggg. Jeśli ten format Ci nie odpowiada, użyj polecenia Wstaw=>Pole, na liście pól wybierz pole Data i określ żądany format daty (rys. 10).
Ryż. 10. Wybierz format daty
Jeśli żaden z formatów dat Ci nie odpowiada, na przykład potrzebujesz daty w pierwszym wierszu dokumentu, a dnia tygodnia w drugim (jak na rys. 11), to będziesz musiał znaleźć więcej lub mniej podobny format daty i edytuj go. W tym przykładzie nie ma problemu z wydrukowaniem daty w górnym wierszu tabeli, gdyż taki format jest na liście formatów, a problemem jest wstawienie dnia tygodnia - taki format pola Data nie istnieje. Aby edytować format otwórz w menu Wstawić Komenda Pole, na liście pól podaj pole Data i wybierz oryginalny format daty, który zawiera żądany dzień tygodnia (rys. 12). Naciśnij przycisk Kody pól i edytuj format daty w polu Kody pól, usuwając niepotrzebną część formatu (rys. 13). Zakończ operację, klikając przycisk OK, - po tym przy każdym otwarciu dokumentu zostanie wydrukowany bieżący dzień tygodnia.
Ryż. 11. Dokument ze zmodyfikowanym polem daty
Ryż. 12. Wybór oryginalnego formatu daty do edycji
Ryż. 13. Format daty po edycji
Wyszukiwanie dokumentów
Niezbędne dokumenty można przeszukiwać nie tylko w zwykły sposób, czyli za pomocą polecenia Start=>Znajdź=>Pliki i foldery, ale także bezpośrednio w programie Word podczas otwierania dokumentów i wyszukiwania w programie Word można polegać na określonych właściwościach dokumentów (tytuł dokumentu, autor, temat, słowa kluczowe, rozmiar pliku, data ostatniej aktualizacji itp.) lub na znalezionych słowach w tekście.
Aby wyszukać dokumenty według słowa w tekście, wybierz polecenie Plik=>Otwórz i kliknij przycisk Narzędzia=>Znajdź=>Normalny. Wpisz wyszukiwane słowo, zdefiniuj obszar wyszukiwania (rys. 14), typy plików, które Cię interesują (rys. 15) i kliknij przycisk Odnaleźć(rys. 16).
Ryż. 14. Ustalenie obszaru do przeszukania
Ryż. 15. Określanie typu plików
Ryż. 16. Wynik wyszukiwania dokumentów w tekście lub w tytule, w których występuje słowo „Internet”
Aby wyszukać dokumenty według ich właściwości, wybierz polecenie Plik=>Otwórz i kliknij przycisk Narzędzia=>Znajdź=>Zaawansowane. Załóżmy, że komputer zawiera nie tylko Twoje osobiste dokumenty, ale także pliki innych autorów, z którymi pracujesz nad wspólnym projektem. W tym przypadku w terenie Nieruchomość określ opcję Autor, w terenie Stan- opcja Zawiera(jest to bardziej wiarygodne, bo w jednym przypadku autor może wpisać tylko nazwisko, w drugim imię i nazwisko itp.), w polu Oznaczający wprowadź nazwisko autora i kliknij przycisk Odnaleźć(Rys. 17).
Ryż. 17. Przeszukaj wszystkie dokumenty określonego autora
Należy jednak pamiętać, że wyszukiwanie dokumentów według ich określonych właściwości ma sens tylko wtedy, gdy te właściwości są określone przez wszystkich autorów dokumentów — domyślna opcja ich wypełnienia, niestety, nie zapewni pożądanego rezultatu. Możesz określić właściwości osobno dla każdego dokumentu za pomocą polecenia Plik=>Właściwości=>Dokument(Rys. 18). Jednak jest mało prawdopodobne, że którykolwiek z autorów zapomni o tym zrobić w jakimkolwiek dokumencie, dlatego lepiej jest uwzględnić obowiązkowe wypełnienie pól kluczowych właściwości dokumentu podczas jego pierwszego zapisywania. Aby to zrobić, użyj polecenia Narzędzia=>Opcje=>Zapisz i zaznacz pole Zaproponuj wypełnienie właściwości dokumentu(rys. 19).
Ryż. 18. Wypełnianie właściwości dokumentu
Ryż. 19. Ustawianie obowiązkowego zapisywania kluczowych właściwości dokumentu
Możesz wyszukiwać dokumenty po dacie ich powstania i ustawiać nie tylko konkretne daty, ale także ich interwały czy listę, co odbywa się za pomocą tokenów I lub LUB. Aby znaleźć wszystkie dokumenty, na przykład za 2003 r., w terenie Nieruchomość określ opcję Data utworzenia, w terenie Stan- opcja Nie wcześniej, w terenie Oznaczający wprowadź datę 1 stycznia 2003 r. i kliknij przycisk Dodać. Następnie ponownie wejdź w pole Nieruchomość opcja Data utworzenia, w terenie Stan- opcja Nie później, w terenie Oznaczający wprowadź datę 1 stycznia 2004, naciśnij przycisk Dodać a następnie na przycisk Odnaleźć— zostaną znalezione wszystkie dokumenty za 2003 r. (ryc. 20).
Ryż. 20. Konfiguracja wyszukiwania dokumentów utworzonych w określonym okresie
MS Excel
Przypisywanie koloru do zakładek arkuszy
Etykiety arkuszowe mogą być wielokolorowe, co jest wygodne w książkach z dużą liczbą arkuszy – wtedy kolor wraz z nazwą będzie odpowiadał za rodzaj informacji na arkuszach. Aby przypisać określony kolor do poszczególnych arkuszy, wybierz je, kliknij prawym przyciskiem myszy, wybierz polecenie Kolor etykiety i wybierz żądany kolor.
Szybkie wstawianie kolumn i wierszy
Aby dodać wiersz lub kolumnę do tabeli, nie trzeba zaznaczać kolumny lub wiersza, przed którym chcesz wstawić, wejść do menu kontekstowego i wybrać polecenie Dodaj komórki. Możesz nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift jednocześnie ze znakiem „+” na klawiaturze numerycznej - wynik będzie taki sam.
Zmutowane kolumny
Domyślnie kolumny w programie Excel są oznaczone literami łacińskimi, a wiersze liczbami. Jeśli po ponownym otwarciu tabeli okaże się, że kolumny są ponumerowane w taki sam sposób jak wiersze (ryc. 21), nie przejmuj się - to nie jest działanie wirusa. Skorzystaj z zespołu Narzędzia=>Opcje=>Ogólne i odznacz pole Styl łącza R1C1(ryc. 22) - wszystko się ułoży.
Ryż. 21. Tabela z ponumerowanymi kolumnami
Ryż. 22. Wróć do standardowej notacji kolumn
Przyspiesz drukowanie
Jeśli potrzebujesz wydrukować dużą liczbę tabel, a masz ograniczenia czasowe, to drukując na drukarce czarno-białej, możesz przyspieszyć proces rezygnując z koloru (drukowanie w czerni i bieli). Na drukarkach czarno-białych kolory są wyświetlane jako odcienie szarości, a dopasowanie odcienia do określonego koloru zajmuje trochę czasu. Podczas drukowania w czerni i bieli kolorowy tekst i obramowania są wyświetlane w kolorze czarnym, a nie w skali szarości, co pozwala zaoszczędzić czas. Aby ustawić drukowanie czarno-białe, otwórz menu Plik Komenda Ustawienia strony=>Arkusz i w grupie Foka Sprawdź pudełko czarny i biały(rys. 23).
Ryż. 23. Ustawienie drukowania w trybie czarno-białym
Ponadto można drukować bez linii siatki - w tym przypadku duże arkusze drukowane są szybciej. Aby to zrobić, użyj polecenia Plik=>Ustawienia strony=>Arkusz i odznacz Krata ( Ryż. 24).
Ryż. 24. Odmowa wydrukowania siatki
Wprowadzanie liczb ułamkowych
Domyślnie liczby ułamkowe są wprowadzane w Excelu zgodnie ze sposobem ustawienia w ustawieniach Windows: Panel sterowania=>Język i standardy=>Liczby. Innymi słowy, jeśli przecinek jest przeznaczony do wprowadzania liczb ułamkowych w systemie Windows, to w programie Excel zostaną one wprowadzone oddzielone przecinkami. W praktyce może się jednak okazać inaczej. Na przykład na komputerach z dużą liczbą użytkowników, zwłaszcza w instytucjach edukacyjnych, gdzie ustawienia programu zmieniają się w najbardziej nieprzewidywalny sposób. Jeśli podczas wpisywania liczby ułamkowej oddzielonej przecinkiem widzisz na ekranie liczbę oddzieloną kropką i sprawdziłeś już, że ustawienia systemu Windows wymagają wprowadzenia wartości oddzielonych przecinkami, użyj polecenia Usługa\Opcje\Międzynarodowy i zaznacz pole wyboru Użyj separatorów systemowych(Rys. 25).
Ryż. 25. Powrót do separatorów systemowych
Reprezentacja
Finalizując wygląd tabeli i przygotowując ją do druku, często konieczna jest wielokrotna zmiana funkcji formatowania i drukowania. Zwykle w takich przypadkach arkusze są kopiowane, a cechy ich wyświetlania na ekranie i podczas drukowania są zmieniane. Jednak wygodniej jest tworzyć różne widoki arkuszy, które umożliwiają przeglądanie danych w różnych trybach i nie wymagają tworzenia osobnych arkuszy.
Zanim będzie można utworzyć widok, książka musi być w pełni skonfigurowana: należy jej nadać pożądany wygląd i ustawić dla niej wszystkie niezbędne opcje drukowania. Gdy opcje drukowania zostaną wprowadzone do widoku, automatycznie uwzględni on określone obszary drukowania każdego arkusza lub cały arkusz, jeśli nie zdefiniowano dla niego obszaru drukowania.
Aby utworzyć widok menu Pogląd wybierz drużynę Reprezentacja, naciśnij przycisk Dodać i w terenie Nazwa wprowadź nazwę widoku (Rysunek 26). W takim przypadku lepiej jest zawrzeć w nazwie widoku nazwę aktywnego arkusza, aby w przyszłości łatwiej było znaleźć żądany widok.
Ryż. 26. Utwórz widok
Aby powrócić do jednego z wcześniej utworzonych widoków, jeśli np. potrzebujesz wydrukować arkusz, użyj polecenia Widok => Widoki i w terenie Rodzaje wybrać widok do wydruku (rys. 27), a następnie nacisnąć przycisk Stosować i kliknij przycisk Foka- Arkusz zostanie wydrukowany w czerni i bieli.
Ryż. 27. Wybór właściwego poglądu
Sumy częściowe
Dość często masz do czynienia z dużymi listami zawierającymi wiele powtarzających się wartości komórek, dla których musisz znać sumy częściowe. Program Excel może automatycznie obliczać zarówno sumy częściowe, jak i sumy końcowe na dowolnej liście. Zwykle odbywa się to najpierw poprzez sortowanie za pomocą polecenia Dane=>Sortuj(aby pogrupować wiersze, dla których chcesz zsumować), następnie oblicz sumy końcowe, a następnie wstaw wiersze dla sum pośrednich i oblicz je (rys. 28).
Ryż. 28. Obliczanie sum częściowych
Jeśli tabela jest duża i istnieje wiele obszarów, dla których należy obliczyć sumy częściowe, proces ten zajmie dużo czasu. Aby przyspieszyć pracę, możesz najpierw wybrać unikalną listę dla każdej z wartości, z których musisz określić sumę pośrednią, a dopiero potem obliczyć same sumy. Aby utworzyć unikalną listę, wybierz żądaną kolumnę lub wiersz i użyj polecenia Dane=>Filtr=>Zaawansowany filtr. Ustaw przełącznik grupy Leczenie do pozycji , określ zakres komórek, w których chcesz umieścić wynik, i włącz opcję Tylko unikalne rekordy(ryc. 29, 30). W wyniku takiego filtrowania wszystkie unikalne obiekty oryginalnej listy pojawią się w określonym obszarze tabeli.
Ryż. 29. Zaawansowane okno poleceń filtra
Ryż. 30. Wynik stworzenia unikalnej listy
Następnie użyj funkcji SUMA.JEŻELI(zakres; kryteria; suma_zakres) A, który podsumowuje komórki spełniające określone kryteria. Zakres to zakres komórek, które są sprawdzane pod kątem kryterium; kryterium – kryterium w postaci liczby, wyrażenia lub tekstu określające sumowane komórki; zakres sumowania - zsumowane komórki (ryc. 31).
Ryż. 31. Oblicz sumy częściowe dla każdej z wartości unikalnej listy
Usuwanie zduplikowanych linii
Wyobraź sobie, że istnieje tabela książki telefonicznej (słownik itp.) składająca się z dwóch kolumn i ogromnej liczby wierszy. W pierwszej kolumnie wpisuje się np. nazwiska klientów, aw drugiej ich numery telefonów, a linie można powtarzać (rys. 32). Zadaniem jest usunięcie wszystkich zduplikowanych linii. Pierwszym rozwiązaniem, które przychodzi mi do głowy, jest posortowanie tabeli według pierwszej kolumny za pomocą polecenia Dane=>Sortuj i ręcznie usuń zduplikowane wiersze.
Ryż. 32. Tabela początkowa
Jeśli stół jest bardzo duży, możesz osiągnąć ten sam wynik w szybszy, choć bardziej złożony sposób. Najpierw wybierz unikalną listę telefonów za pomocą polecenia Dane=>Filtr=>Zaawansowany filtr ustawiając przełącznik grupy Leczenie na pozycję Skopiuj wynik do innej lokalizacji, określając zakres komórek, w którym chcesz umieścić wynik, i włączając opcję Tylko unikalne rekordy(Rys. 33).
Ryż. 33. Efekt stworzenia unikalnej listy telefonów
Teraz musimy użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO(wyszukaj_wartość, tabela, numer_kolumny, wartość Prawda lub Fałsz) gdzie wartość wyszukiwania jest wartością, która znajduje się w pierwszej kolumnie tabeli; table - tabela z informacją, w której wyszukiwane są dane; numer kolumny - numer kolumny w tabeli z informacją, w której ma się znaleźć odpowiednia wartość. Biorąc pod uwagę, że funkcja działa w ten sposób, że wyszukiwanie żądanej wartości jest możliwe tylko w pierwszej kolumnie, będziesz musiał zamienić kolumny "PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO" oraz "Telefon", a następnie w kolumnie D wprowadź formułę z funkcją WYSZUKAJ.PIONOWO (rys. 34). Zgodnie z tym wzorem program pobierze kolejną wartość z kolumny C, wyszuka ją w kolumnie A, a następnie zwróci wartość z kolumny B, znajdującej się w znalezionym wierszu. Następnie pozostaje wykonać kopię kolumny D za pomocą Wklej specjalnie, aby komórki nie zawierały formuł, ale wartości (polecenie Wklej => Wklej specjalnie => Wartości- Figa. 35) i usuń kolumny A, B i D, które stały się niepotrzebne.
Ryż. 34. Wynik obliczeń za pomocą funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO
Ryż. 35. Wygląd stołu po nałożeniu Paste Special
MS PowerPoint
slajdy z plików
Przygotowując prezentację, możesz korzystać z gotowych dokumentów programu Word i slajdów z innych prezentacji.
W pierwszym przypadku, jeśli mówimy o tworzeniu nowej prezentacji, otwórz dokument Word i zastosuj polecenie Plik=>Prześlij=>Microsoft PowerPoint- w efekcie zostanie utworzona nowa prezentacja z tekstem z pliku. Jeśli chcesz wkleić tekst z dokumentu Word do istniejącej prezentacji, otwórz prezentację w PowerPoint i kliknij Struktura(Rys. 36). Określ ikonę slajdu, za którą ma się pojawiać nowy slajd tekstowy. W menu Wstawić wybierz drużynę Slajdy ze struktury i wybierz żądany dokument. Należy pamiętać, że tekst wstawiany do prezentacji jest generowany na podstawie stylu nagłówków dokumentu i można używać tylko tekstu z plików w formatach *.doc, *.rtf lub *.txt.
Ryż. 36. Zakładka Struktura
Jeśli chcesz wstawić slajd z innej prezentacji do otwartej prezentacji, z menu Wstaw wybierz polecenie slajdy z plików, wybierz prezentację i wstawiony slajd (rys. 37) i kliknij przycisk Wstawić. Jeśli wstawiasz wszystkie slajdy, kliknij przycisk Wklej wszystko.
Ryż. 37. Wybierz slajd do wkładania
Numeracja zespolona
Numeracja stron na slajdach odbywa się poprzez wstawienie numeru strony w stopce za pomocą polecenia Widok=>Nagłówki i stopki, co otwiera okno Nagłówek i Stopka, w którym należy zaznaczyć pole wyboru stopka(rys. 38) i kliknij przycisk Zastosuj dla wszystkich. Pamiętaj, że ukryte slajdy nadal liczą się do numeracji. Aby tego uniknąć, możesz umieścić wszystkie ukryte slajdy na końcu prezentacji - wtedy wszystkie pokazane slajdy zostaną ponumerowane w kolejności.
Ryż. 38. Wstawianie stopki
Oczywiście strony slajdów są ponumerowane w kolejności. Jeśli musisz ponownie rozpocząć paginację w różnych miejscach tej samej prezentacji (może to być wymagane, jeśli Twoja prezentacja jest wciąż w fazie rozwoju i składa się z kilku oddzielnych serii slajdów), to niestety nie możesz tego zrobić w ramach jednej prezentacji . Aby rozwiązać problem dla każdej serii slajdów, musisz utworzyć różne prezentacje i połączyć je za pomocą hiperłączy.
Szablon prezentacji
Jeśli prezentacje odbywają się często, warto poświęcić czas na staranne przygotowanie niestandardowego szablonu prezentacji - dziś jest to nie mniej istotne niż np. papier firmowy do listów biznesowych. Szablon zapisuje logo organizacji itp. elementy, które będą automatycznie odtwarzane na wszystkich utworzonych slajdach prezentacji. Ponadto szablon określa format, rozmiar i względne położenie obiektów, użyte czcionki, tło i inne opcje projektowania elementów prezentacji.
Opracowanie szablonu rozpoczyna się od stworzenia nowej prezentacji za pomocą polecenia Plik=>Nowy. Następnie wybierz szablon projektu slajdu z listy szablonów domyślnych. Przed zmianą szablonu projektu zgodnie z zamierzonym planem, w menu Pogląd wybierz drużynę Mistrz => Mistrz slajdów. We wzorcu slajdów wprowadź zmiany, które chcesz odzwierciedlić w każdej nowej tworzonej prezentacji. Przede wszystkim zmień projekt i dopasuj czcionki (rys. 39), w kolejnym kroku wstaw logo (rys. 40), a po wszystkich zmianach na pasku narzędzi Próbka kliknij przycisk Zamknij widok kreatora.
Ryż. 39. Wynik ustawienia głównych elementów szablonu prezentacji
Ryż. 40. Wygląd slajdu po wstawieniu logo
Zapisz prezentację jako szablon za pomocą polecenia Plik=>Zapisz jako, wybierz wariant jako typ pliku Szablon prezentacji i wprowadź nazwę szablonu (rys. 41).
Ryż. 41. Zapisz szablon prezentacji
Aby użyć szablonu podczas tworzenia prezentacji, kliknij przycisk Kreator slajdów, Kliknij w link Recenzja w prawym dolnym rogu slajdu i wybierz utworzony szablon prezentacji.
Po utworzeniu szablonu możesz dodać go do listy szablonów w Kreatorze treści AutoContent. Aby to zrobić, menu Plik wybierz drużynę Tworzyć. W obszarze Tworzyć Kliknij w link Z kreatora treści automatycznych, naciśnij przycisk Dalej. Następnie wybierz kategorię, w której chcesz umieścić szablon, kliknij przycisk Dodać i określ szablon prezentacji do dodania (rys. 42).
Ryż. 42. Wynik dodania szablonu do listy głównej autotreści
Kilka opcji projektowych w jednej prezentacji
Projektując poszczególne slajdy w prezentacji, możesz skorzystać z kilku szablonów. Aby to zrobić, wybierz określone slajdy, kliknij prawym przyciskiem myszy żądany szablon i wybierz opcję Zastosuj do wybranych slajdów. Jeśli to polecenie nie jest dostępne, użyj polecenia Narzędzia=>Opcje=>Edytuj i w okolicy Wyłączanie nowych funkcji odznacz Kilka próbek(Rys. 43).
Jeśli użyjesz szablonów, które utworzyłeś do projektowania slajdów prezentacji, a nie szablonów domyślnych, instalacja nowego szablonu dla konkretnego slajdu nastąpi automatycznie po kliknięciu linku Przeglądaj i wybraniu wcześniej utworzonego szablonu prezentacji, chyba że oczywiście obowiązuje zakaz stosowania różnych wariantów projektowych
Ryż. 44. Ustaw automatyczne sprawdzanie pisowni
Używanie pliku danych do eksportowania kontaktów
Wszystkie utworzone wiadomości, spotkania, zadania i wpisy do dziennika są przechowywane w pliku danych na komputerze lokalnym. Ten plik danych nosi nazwę pliku folderów osobistych i ma rozszerzenie .pst. Podczas ponownej instalacji systemu plik ten można łatwo zapisać w osobnym folderze na dysku twardym lub na płycie CD, a następnie ponownie podłączyć.
Ponadto plik PST umożliwia dostęp do informacji, takich jak kontakty z innego komputera lub udostępnianie ich innym użytkownikom. Aby to zrobić, wystarczy wyeksportować dane do pliku PST za pomocą Kreatora importu i eksportu. Otwórz w menu Plik Komenda Importuj i eksportuj, wybierz jako opcję działania Eksportuj do pliku, aw następnym oknie określ, że musisz utworzyć plik PST (ryc. 45). Następnie wybierz folder Łączność i określić cechy zapisywania pliku (ryc. 46). Naciśnij przycisk Gotowy, a następnie Twoje kontakty zostaną zapisane w określonym przez Ciebie folderze na dysku, który będzie można łatwo połączyć na innym komputerze za pomocą tego samego kreatora importu i eksportu. Łączenie pliku PST z kontaktami nie różni się od łączenia zwykłego pliku PST. Aby nie zapomnieć o lokalizacji pliku, najlepiej od razu dodać go do listy plików danych programu Outlook. Aby to zrobić, użyj polecenia Plik=>Przetwarzanie pliku danych, naciśnij przycisk Dodać i wskaż wygenerowany plik PST. Dzięki temu na liście plików danych, oprócz folderów osobistych, pojawi się również plik z utworzonymi kontaktami (rys. 47).
Ryż. 45. Określanie typu tworzonego pliku
Ryż. 46. Ustalanie warunków dla zapisanego pliku
Ryż. 47. Pliki danych programu Outlook
Planowanie czasu pracy
Efekt końcowy zależy od tego, jak dobrze zaplanowana jest praca. W uporządkowaniu listy zadań do pewnego stopnia pomaga Outlook, ale przypomina tylko, że nadszedł czas na rozpoczęcie konkretnego zadania, że jest już spóźnione; dodatkowo Outlook może przepisać zadanie innemu pracownikowi i umożliwić kontrolę nad jego wykonaniem. A wraz z tym, w zasadzie, możliwości programu Outlook w zakresie przetwarzania zadań są wyczerpane.
Jednak bardzo ważne jest nie tylko nakreślenie szeregu zadań, ale także zaplanowanie ich w taki sposób, aby wszystko zostało zrobione na czas i aby planowanie było jak najbardziej zautomatyzowane. Musisz wiedzieć, kiedy zakończysz dane zadanie, czy w ogóle da się je ukończyć w terminie i kiedy najlepiej rozpocząć zadanie, aby je wykonać.
Dobrze jest być w stanie z wyprzedzeniem ocenić, na ile realistyczny jest nakreślony przez Ciebie plan (w zależności od charakteru Twojego tygodnia pracy, obecności przerwy na lunch, zaplanowanych spotkań itp.). Ponadto zadania powinny automatycznie pojawiać się w kalendarzu, a status kalendarza powinien być automatycznie aktualizowany w miarę zmiany harmonogramu zadań. Wszystko to można zrobić za pomocą wtyczki do Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) firmy ResultsWare Limited, to poręczny i łatwy w obsłudze menedżer zadań, który pozwoli zoptymalizować harmonogram.
Zanim zaczniesz korzystać z wtyczki, musisz ją skonfigurować zgodnie ze specyfiką dnia roboczego. Aby to zrobić, kliknij przycisk linia zadań, przejdź do zakładki tydzień pracy i wskazać dni robocze tygodnia, początek i koniec dnia roboczego oraz wszystkie dostępne przerwy (na obiad, przerwę techniczną itp.) - ryc. 48.
Ryż. 48. Planowanie
Następnie nakreśl nadchodzące zadania na nadchodzące dni. Jednocześnie należy pamiętać, że po zainstalowaniu wtyczki w oknie tworzenia zadania pojawi się dodatkowa zakładka linia zadań, na którym należy wskazać szacowany czas trwania pracy, a jeśli praca już się rozpoczęła, to ilość czasu na nią spędzonego i procent ukończenia (ryc. 49, 50).
Ryż. 49. Utwórz zadanie
Ryż. 50. Lista zadań zaplanowanych na następny tydzień
Następnie możesz rozpocząć testowanie wtyczki. Aby to zrobić, kliknij przycisk linia zadań, przejdź do zakładki Zadania, określić czas rozpoczęcia (rys. 51) i nacisnąć przycisk OK. Efektem pracy wtyczki będzie krótki raport o liczbie zaplanowanych zadań, łącznym czasie ich wykonania i terminach zakończenia pracy (ryc. 52). Jednocześnie program najlepiej umieści zadania w kalendarzu – uwzględniając zarówno wszystkie przerwy w pracy, jak i spotkania, terminy itp. w harmonogramie (rys. 53).
Ryż. 51. Określenie czasu rozpoczęcia analizy i podziału zadań
Ryż. 52. Podsumowanie zadania dotyczące listy zaplanowanych zadań (w tym przypadku wszystko zaplanowane można zrobić na czas)
Ryż. 53. Wynik podziału zadań w kalendarzu
Microsoft Word przyciąga tak dużą liczbę użytkowników, ponieważ może oferować różne sposoby automatyzacji pracy z tekstem. Jednym z nich jest automatyczne dzielenie wyrazów.
Aby skonfigurować automatyczne dzielenie wyrazów, musisz przejść do „ Układ" W rozdziale " Ustawienia strony" Wybierz przedmiot " Dzielenie” i na liście, która się otworzy, kliknij „ Automatyczny».
W takim przypadku przelewy zostaną umieszczone we wszystkich niezbędnych i możliwe lokalizacje. W tym celu należy zainstalować słownik języka, dla którego będzie również włączone dzielenie wyrazów. Jednak wszystkie oficjalne dystrybucje Microsoft Word zawierają je dla wszystkich obsługiwanych języków.
Ważną cechą automatycznego dzielenia wyrazów jest to, że jeśli nagle zwiększysz rozmiar, zmienisz czcionkę lub dodasz elementy dekoracyjne do tekstu, dzielenie wyrazów dostosuje się samo.
Jeśli wybierzesz opcję „Według szerokości”, strona ogólnie przyjmie wygląd dobrze zaprojektowanej książki.
Nie zaleca się również samodzielnego ustawiania myślników w dokumencie za pomocą „-” i łamania wierszy. Aby to zrobić, Word używa funkcji Miękki transfer. Wybierz żądane słowo, ustaw kursor i naciśnij "CTRL" + "-". Teraz, jeśli to konieczne, słowo zawija się zgodnie z określonymi przez Ciebie zasadami. Łączniki miękkie nie są widoczne w dokumencie, więc aby je wyświetlić przejdź do zakładki " Dom" W rozdziale " Ustęp" Naciskać " Pokaż wszystkie znaki».
Wracając do punktu ” Dzielenie» i klikając « podręcznik”, program wyszuka wszystkie słowa, które można dzielić i pokaże opcje, jak to zrobić. Ustaw kursor tam, gdzie chcesz i naciśnij " TAk».
Ostatnia pozycja to ustawienia minimalne. " Dzielenie wyrazów w słowach...” odpowiada za oddzielne dzielenie wyrazów w słowach pisanych wielkimi literami. Bez flagi zostanie dla nich zrobiony wyjątek.
W " Szerokość strefy owijania» ustawia odległość od krawędzi pamięci zawiniętego słowa do ramki strony.
« Maks. numer…» ograniczy liczbę powtarzających się przypadków zawijania tekstu dla wybranego fragmentu lub całego dokumentu.
Aby usunąć myślniki, konieczne jest w akapicie „ Dzielenie" Wybierz opcję " Nie».
Lub przy włączonym trybie wyświetlania wszystkich symboli usuń ręcznie wprowadzone. Jeśli było ich zbyt wiele, możesz użyć funkcji „Zamień”, która jest wywoływana przyciskiem F5.
Na karcie zamiany kliknij „ Więcej>>» -> « Specjalny", Wybierz " Przelew miękki' i zastąp go pustym ciągiem, bez spacji.
Word 2003 ma również funkcję automatycznego dzielenia wyrazów. Jest zainstalowany w Usługa» -> « Język» -> « Dzielenie».
