Do tworzenia dokumentów elektronicznych wykorzystywane są programy komputerowe. Tworzenie dokumentów elektronicznych

Dziś nie dziwi fakt, że czytelnik (użytkownik), przychodząc do biblioteki i spędzając w niej określoną ilość czasu, nie tylko nie korzysta z jej funduszu, ale nawet nie podejmuje próby zamawiania literatury. Użytkownicy zaspokajają wiele swoich potrzeb na poziomie informacyjnym, m.in. są dość zadowolone z informacji bibliograficznych, abstraktów, odnośników i innych informacji elektronicznych uzyskanych z Internetu, z płyty CD-ROM lub w inny sposób. Co więcej, rozwój zasobu elektronicznego powoduje, że wiele bibliotek, nie mając środków na kompilację zagranicznych publikacji, znajduje możliwość zorganizowania swoim użytkownikom dostępu do pełnotekstowych zasobów elektronicznych, a tendencje te nabierają rozpędu (elektroniczne Biblioteka naukowa RFBR, publikacje elektroniczne Open Society Institute - Rosja i inne zapewniły wielu bibliotekom bezpłatny dostęp do kilku tysięcy tytułów czasopism zagranicznych). Ponadto upowszechnia się dostarczanie dokumentów drogą elektroniczną, co pozwala użytkownikom bibliotek, bez przychodzenia do samej biblioteki, zamówić z miejsca pracy (lub z domu) elektroniczną kopię artykułu, broszury, fragmentu książki i otrzymać ją w sprawie chwil. Jednocześnie należy zauważyć, że w wielu bibliotekach liczba zdalnych wejść (wizyt) na stronę internetową biblioteki przewyższa liczbę zwykłych wizyt fizycznych.

Wszystko to potwierdza, że ​​stare wyobrażenia o bibliotece kruszą się na naszych oczach. Czytelnik już nie zawsze przychodzi do biblioteki po dokument, przychodzi po informację i/lub zasób elektroniczny. Biblioteka stopniowo przekształca się w centrum elektronicznych zasobów informacyjnych, zachowując jednak funkcje zwykłej biblioteki do obsługi użytkowników drukowanymi dokumentami. Ta nowa funkcja nowoczesnej biblioteki nie tylko jasno ilustruje jeden z głównych trendów w nowoczesnej działalności bibliotecznej, ale powinna być również uwzględniona zarówno w planowaniu rozwoju zautomatyzowanych technologii bibliotecznych i informatycznych, jak i ogólnie przy rewizji już przestarzałej koncepcji tradycyjna biblioteka.

Technologie tworzenia dokumentu elektronicznego

Po pierwsze, to technologie analitycznego i syntetycznego przetwarzania informacji w ABIS.

Przetwarzanie analityczne i syntetyczne (ASO) – poszczególne procesy, które obejmują operacje lub grupy operacji związane z analizą dokumentów lub danych, ale nie prowadzą do istotnej zmiany ich treści, struktury i rodzaju. W zautomatyzowanych systemach ASO może być wykonywane zarówno w formie operacji ręcznych, „człowiek-maszyna”, jak i czysto „maszyny” (tj. przy użyciu wyłącznie zautomatyzowanych środków). Przykładami całkowicie lub częściowo zautomatyzowanej implementacji ASO mogą być operacje sortowania, zapisu/przepisywania, kodowania, dekodowania, szyfrowania/deszyfrowania, konwersji itp. Przetwarzanie danych to uogólniona nazwa heterogenicznych procesów związanych z danymi. Można zauważyć kilka terminów związanych z rodzajami przetwarzania danych:

• · Zintegrowane przetwarzanie danych – zasada organizacji przetwarzania danych w zautomatyzowanym systemie, w którym procesy lub operacje wykonywane dotychczas w różnych organizacjach, działach lub odcinkach łańcucha technologicznego są łączone lub optymalizowane w celu zwiększenia wydajności systemu. Jednym z możliwych celów „zintegrowanego przetwarzania danych” jest stworzenie zintegrowanych baz danych.
• · Rozproszone przetwarzanie danych – przetwarzanie danych realizowane w systemie rozproszonym, w którym każdy z węzłów technologicznych lub funkcjonalnych systemu może samodzielnie przetwarzać dane lokalne i podejmować odpowiednie decyzje. Podczas wykonywania poszczególnych procesów węzły system rozproszony mogą wymieniać informacje kanałami komunikacji w celu przetwarzania danych lub uzyskania wyników wzajemnej dla nich analizy.
• · Zautomatyzowane przetwarzanie (danych/dokumentów) – przetwarzanie (danych lub dokumentów) wykonywane automatycznie, bez lub z ograniczonym udziałem człowieka. Technicznym środkiem realizacji „automatycznego przetwarzania” może być komputer lub inne urządzenia, maszyny.
• · Przetwarzanie maszynowe – wykonywanie operacji na danych za pomocą komputera lub innych urządzeń przetwarzających dane.
• · Obróbka przedmaszynowa, przygotowanie danych do wprowadzenia – etap przetwarzania analitycznego i syntetycznego lub przetwarzania dokumentów związanych z formalizacją dokumentów końcowych i zapisywaniem ich zawartości na arkuszu roboczym.
• · Sortowanie - automatyczna lub ręczna dystrybucja dokumentów lub danych według określonych cech. Zestaw procesów związanych z wprowadzaniem rekordów do pliku zgodnie z najnowsze zmiany w Tematyka lub otrzymali nowe informacje (dane). „Aktualizacja pliku” polega na wykonaniu następujących operacji: przeglądanie rekordów, dodawanie nowych rekordów, usuwanie (usuwanie) lub poprawianie (edycja) istniejących rekordów.

Po drugie, to technologie digitalizacji informacji.

Technologie digitalizacji informacji obejmują:

1. Skanowanie.

Metoda ta jest szczególnie przydatna dla tych, którzy przygotowują aplikacje multimedialne na podstawie istniejących materiałów drukowanych i ilustracji.

Skaner to urządzenie peryferyjne komputera osobistego, które umożliwia wprowadzanie oryginałów do komputera, prezentowanych w postaci dokumentów tekstowych, rysunków, slajdów, fotografii i tak dalej. Skaner przetwarza takie informacje na postać elektroniczną.

Na podstawie uogólnionej oceny cech skanerów urządzenia te można podzielić na następujące podgrupy:

• o Skanery ręczne.
• o Skanery stronicowe (przeciągające).
• o Slajd - skanery.
• o Skanery projekcyjne.
• o Skanery bębnowe.
• 2. Wprowadzanie danych z klawiatury.

Wprowadzanie z klawiatury jest rodzajem wprowadzania ręcznego. Narzędzie technologiczne wprowadzanie danych z klawiatury to arkusz. Wprowadzanie tekstu odbywa się za pomocą edytora tekstu Word, który jest zawarty w pakiecie oprogramowania pod ogólną nazwą Office, wydanym przez firmę Microsoft. Jest przeznaczony do pracy w systemie operacyjnym Windows.

Word to aplikacja Windows przeznaczona do tworzenia, przeglądania, modyfikowania i drukowania dokumentów tekstowych, dzięki czemu można robić wszystko bez wyjątku tradycyjne operacje nad tekstem dostarczonym przez nowoczesne technologie komputerowe:

• o ustawianie i modyfikowanie niesformatowanych informacji alfanumerycznych;
• o formatowanie znaków przy użyciu różnych czcionek True Type w różnych stylach i rozmiarach;
• o formatowanie strony (w tym stopki i przypisy);
• o formatowanie dokumentu jako całości (automatyczne kompilowanie spisu treści i różnych indeksów);
• o sprawdzanie pisowni, wybór synonimów i automatyczne zawijanie słów.

Po trzecie, to technologie przetwarzania zdigitalizowanych dokumentów.

Technologie przetwarzania zdigitalizowanych dokumentów obejmują rozpoznawanie znaków i ich dalszą edycję.

Oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków - OCR (Optical Character Recognition) jest przeznaczone do automatycznego wprowadzania drukowanych dokumentów do komputera. Najczęściej użytkownicy używają w praktyce optycznego systemu rozpoznawania tekstu FineReader firmy ABBYY oraz optycznego systemu rozpoznawania znaków CuneiForm firmy Cognitive Technologies Ltd. Oba systemy mają w przybliżeniu równoważne możliwości i są zaprojektowane do rozpoznawania tekstów pisanych prawie każdą czcionką (z wyjątkiem hieroglifów i arabskiego) bez wcześniejszego szkolenia. Cechą programów jest wysoka dokładność rozpoznawania znaków oraz niska wrażliwość na wady druku.

Systemy oprogramowania OCR działają w następujący sposób. Załóżmy, że masz papierowy dokument tekstowy o złożonej strukturze, tj. dokument oprócz tekstu zawiera tabele, wykresy, ilustracje itp. Musisz edytować tekst za pomocą edytora tekstu. Aby rozwiązać ten problem, należy umieścić dokument w skanerze i stworzyć jego elektroniczną kopię, która jest graficznym obrazem dokumentu.

Następnym krokiem jest konwersja obrazu na tekst. Ten etap jest bardzo ważny, ponieważ wynikiem skanowania jest obraz, który można zapisać wyłącznie w pliku o takim lub innym formacie graficznym lub załadować do przetwarzania nie do tekstu, ale do jakiegoś edytora graficznego. Obraz można wkleić bezpośrednio do edytora tekstu. Jednak w przypadku aplikacji tekstowych obraz jest elementem niepodzielnym i nie można go zidentyfikować. Dlatego nawet jeśli na obrazie znajduje się tekst, nie można go edytować za pomocą edytora tekstu. Dlatego przede wszystkim konieczne jest przekształcenie obrazu znaków na tekst jako taki, tj. na ciąg znaków dostępnych do przetwarzania w edytorach tekstu.

Systemy oprogramowania FineReader i CuneiForm umożliwiają rozwiązywanie problemów związanych z konwersją obrazów na tekst i są dostarczane w postaci kompleksów wystarczająco potężnych do praktycznego zastosowania.

Proces rozpoznawania tekstu przez systemy OCR wygląda następująco.

Najpierw trzeba uzyskać graficzny obraz dokumentu, co można zrobić na dwa sposoby - skanując dokument lub ładując obraz z pliku. Środowisko oprogramowania aplikacji umożliwia przeglądanie obrazów w różnych skalach, a także wykonywanie z nimi pewnych przekształceń, w szczególności ich obracanie i odwracanie.

W kolejnym etapie przetwarzania dokumentów są one znakowane. Celem tej operacji jest poinformowanie systemu OCR, w jaki sposób tekst jest umieszczony na obrazie.

Wyniki automatycznego rozmieszczania można korygować ręcznie - tworzyć i usuwać bloki tekstu, przesuwać je, ustawiać ich rozmiary, dzielić na sąsiednie bloki, tworzyć wielokąty bloków, dołączając do nich prostokąty blokowe lub wycinając z nich prostokąty blokowe itp. Blokom można przypisywać kolejne numery, co jest bardzo wygodne, jeśli trzeba przekonwertować złożony tekst sformatowany na prosty.

W przypadku tekstów drukowanych nieostrych lub na niejednolitym tle stosuje się skanowanie adaptacyjne, które pozwala, kosztem pewnego pogorszenia wydajności, zwiększyć dokładność wyznaczania konturów liter.

Podczas rozpoznawania słabo kontrastowych, słabo wydrukowanych dokumentów jakość rozpoznawania można poprawić, dostosowując parametry, takie jak jasność, kontrast i próg poziomu punktu czerni i bieli.

Ustawienia znaczników i rozpoznawania są skonfigurowane tak, aby system OCR był w stanie poprawnie blokować tekst w bloki i go rozpoznawać. W szczególności konieczne jest wskazanie, w jakim języku (językach) napisany jest tekst, który ma być rozpoznany.

W celu szybkiej pracy z rozpoznanym tekstem system OCR integruje własny edytor tekstu, przypominający aplikację WordPad wbudowaną w system Windows. Edytor tekstu może obsługiwać takie podstawowe funkcje formatowania tekstu, jak czcionki i style, indeksy górne i dolne, tabele, kolumny, ramki przesuwające się po tekście. W rozpoznawanym tekście wyrazy wątpliwe są wyróżnione na określonym tle, a edytor tekstu zapewnia narzędzia do szybkiego wyszukiwania wyrazów wątpliwych, co znacznie ułatwia przeglądanie i edycję rozpoznanego tekstu.

Niektóre wersje systemów OCR, takie jak ABBYY FineReader Corporate Edition, zawierają zintegrowane narzędzia do współpracy. Aby wdrożyć możliwość pracy w sieci, każdy komputer musi mieć zainstalowaną osobną kopię programu.

W takim przypadku można zorganizować pracę z tym samym pakietem na kilku komputerach. Narzędzia sieciowe systemu mają możliwość śledzenia procesu przetwarzania stron – przez kogo w ten moment strona jest otwierana, skanowana, rozpoznawana, sprawdzana itp. Zmiany wprowadzone na stronie przez jednego użytkownika są widoczne dla każdego, kto pracuje z tym samym pakietem.

System CuneiForm 2000 Master posiada również możliwości pracy zespołowej, które oprócz samego środowiska CuneiForm 2000 i edytora tekstu zawiera wbudowane oprogramowanie do skanowania i rozpoznawania wsadowego, a także oprogramowanie do używania skanerów w sieci lokalnej.

Po czwarte, to technologie tworzenia dokumentów WEB.

Najczęściej używanym językiem do tworzenia dokumentów internetowych jest HTML (HyperText Markup Language). Ta koncepcja obejmuje różne sposoby projektowania dokumentów hipertekstowych, projektowanie, edytory hipertekstowe, przeglądarki i wiele innych. Hipertekst doskonale nadaje się do umieszczania elementów multimedialnych w tradycyjnych dokumentach. W praktyce to właśnie dzięki rozwojowi hipertekstu większość użytkowników mogła tworzyć własne produkty multimedialne i dystrybuować je na płytach CD. Takie systemy informacyjne, wykonane w postaci zestawów stron HTML, nie wymagają tworzenia specjalnych narzędzi programowych, ponieważ wszystkie niezbędne narzędzia do pracy z danymi stały się częścią standardu oprogramowanie większość komputerów osobistych. Przy takim podejściu użytkownik jest zobowiązany do wykonywania jedynie prac bezpośrednio związanych z tematyką tworzonego produktu: przygotowania tekstów, rysowania obrazków, tworzenia stron HTML i przemyślenia powiązań między nimi.

Wysyłanie dobrej pracy do bazy wiedzy jest proste. Skorzystaj z poniższego formularza

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy, którzy wykorzystują bazę wiedzy w swoich studiach i pracy będą Ci bardzo wdzięczni.

Wysłany dnia http://www.allbest.ru/

FEDERALNA AGENCJA EDUKACJI

PAŃSTWOWA INSTYTUCJA EDUKACYJNA WYŻSZEGO KSZTAŁCENIA ZAWODOWEGO

UNIWERSYTET PAŃSTWOWY W UDMURT

Instytut Prawa, Zarządzania i Bezpieczeństwa Społecznego

Średnie Kolegium Prawa Humanitarnego

Kurs pracy

Nowoczesnyoprogramowaniefundusze,używanywproceskreacjadokumenty

Semakina Irina Władimirowna

studenci grupy SPO-O-0611-21(k)

specjalność „Dokumentacja

zarządzanie i archiwizacja”

Kierownik: starszy wykładowca

Volkova A.V.

Iżewsk 2008

Wstęp

1. Systemy do przygotowywania dokumentów tekstowych

2. Pakiet aplikacji Microsoft Office

2.1 Programy aplikacyjne dołączone do pakietu Microsoft Office

2.2 Edytor tekstu Microsoft Word

2.3 Arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel

3. Systemy automatyki do zarządzania dokumentacją

Wniosek

Lista wykorzystanej literatury i źródeł

Wstęp

Od wielu, wielu wieków technologia informacyjna jest w trakcie rozwoju. W niektórych okresach rozwój ten zwolnił i stał się prawie niezauważalny, aw niektórych wręcz przeciwnie, nastąpił skok jakościowy, a ludzkość zaczęła używać zupełnie nowych, dotychczas niewidzianych sposobów przetwarzania, przekazywania i przechowywania informacji. Wygoda i efektywność wykorzystania komputerów do przygotowania tekstów dokumentów doprowadziła do powstania wielu programów do przetwarzania dokumentów. Możliwości tych programów są różne - od programów przeznaczonych do przygotowania małych dokumentów o prostej strukturze, po programy do pisania, projektowania i kompletnego przygotowania do druku publikacji książek i czasopism (systemy wydawnicze).

Temat mojej pracy semestralnej jest istotny, ponieważ obecnie prawie wszystkie dokumenty są przechowywane i tworzone w formie elektronicznej. Wymaga to odpowiedniego oprogramowania.

cel mój kurs praca jest:

- Rozważ najpopularniejsze programy używane do tworzenia dokumentów.

- Dowiedz się, jakie aplikacje są zawarte w pakiecie Microsoft Office.

- Zdefiniuj i przestudiuj systemy automatyzacji do zarządzania dokumentami.

zadania mój kurs praca jest:

- Rozważ główne systemy przygotowywania dokumentów tekstowych, podaj koncepcję edytorów tekstu, edytorów tekstu i systemów DTP.

- Opisz pakiet aplikacji Microsoft Office, zawarte w nim programy, główne cechy edytora tekstu Microsoft Word (zwanego dalej MS Word) oraz procesora arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel (zwanego dalej MS Excel).

- Rozważ główne systemy automatyzacji wspierające zarządzanie dokumentami: „BOSS-Referent”, „CompanyMedia”, „DOCs Open”, „Office work 2.5”, „NauDoc”.

Wszystkie programy do tworzenia dokumentów można warunkowo podzielić na systemy do przygotowywania dokumentów tekstowych i arkuszy kalkulacyjnych oraz programy do automatyzacji biura.

Aby osiągnąć cel i rozwiązać problemy, głównie używam czasopisma, takich jak: czasopisma „Praca w biurze” i „Sekretarka”, które opowiadają o realizacji programu „BOSS-Referent” w duże organizacje i jak wpłynęło to na ich pracę, a także o NAUMEN i jego programach.

Ponadto pisząc pracę semestralną korzystałem z systemu zautomatyzowanej pracy biurowej „Praca biurowa 2.5” oraz GOST R 6.30-2003 „Systemy ujednoliconej dokumentacji. Zunifikowany system dokumentów organizacyjnych i administracyjnych.

A także wykorzystałem informacje z globalnej sieci Internet, gdzie strona „www.document.ru” zawiera informacje o automatyzacji przetwarzania dokumentów itp.

Praca na kursie ma strukturę, która pozwala bardzo szczegółowo ujawnić i uzasadnić wybrany przeze mnie temat. Pragnę również zaznaczyć, że tak uzasadniłem konstrukcję mojej pracy na kursie, aby optymalnie osiągnąć swoje cele i rozwiązać postawione zadania.

Ta praca kursu obejmuje: wstęp, trzy rozdziały, zakończenie, listę wykorzystanych źródeł. Pierwszy rozdział dotyczy systemów przygotowywania dokumentów tekstowych. Rozdział drugi dotyczy pakietu aplikacji Microsoft Office, a rozdział trzeci opisuje zautomatyzowane systemy kontroli, takie jak: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Documentary 2.5" i "NauDoc".

Pragnę również zaznaczyć, że ta praca na kursie pozwoli mi utrwalić wiedzę zdobytą podczas szkolenia teoretycznego w dyscyplinie „Nauka o dokumentach”, a także wypracować i ukształtować praktyczne umiejętności na ten temat.

1. Systemytreningtekstdokumenty

Obecnie istniejące systemy przygotowywania dokumentów tekstowych różnią się znacznie między sobą charakterystyką, sposobami wprowadzania i edycji tekstu, jego formatowaniem i wyprowadzaniem informacji (drukowaniem), a także stopniem złożoności uczenia się użytkownika. Wybór konkretnego Produkt oprogramowania dla przetwarzania tekstu to bardzo ważny moment. Różnorodne systemy przygotowania tekstu pozwalają specjalistom związanym z informatyką efektywnie korzystać z komputera. Z procesem selekcji wiąże się wiele czynników, ale przede wszystkim należy kierować się zasadą rozsądnej wystarczalności.

Obecnie istniejące systemy komputerowe do przygotowywania dokumentów tekstowych można klasyfikować według zakresu funkcjonalności lub według przeznaczenia. Na przykład, Edytor tekstu, który umożliwia wprowadzanie, modyfikację i zapisywanie dowolnego tekstu symbolicznego, ale jest przeznaczony głównie do przygotowywania tekstów programowych w językach programowania wysoki poziom, ponieważ nie wymagają formatowania, czyli automatycznego przekształcenia układu elementów tekstowych, zmiany czcionki itp.

Edytor tekstu ( tekst redaktor) to edytor tekstu, który zapewnia dość złożone formatowanie. Pod względem funkcjonalności „Edytor tekstu” jest porównywalny z wbudowanym programem Windows „Word Pad”. Za pomocą tego programu możesz otwierać, edytować, zapisywać, drukować pliki w następujących formatach: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT itp. Możliwe jest wyrównanie tekstu do lewej, prawej lub do środka, wstawienie akapitu (punktu), cofnięcie o 1 zmianę, pogrubienie, kursywę lub podkreślenie, wybór czcionki, jej znaków, modyfikacja, kolor, rozmiar. Możesz sformatować tekst z wcięciami pierwszego wiersza i akapitu. Ten program nie działa z obrazami osadzonymi w tekście - osadzone obrazy dostępne w otwórz dokument, takie jak format RTF, nie zostaną zapisane. Domyślną czcionką używaną do wpisywania dokumentu jest `Times New Roman". Można ją zmienić na dowolną inną czcionkę dostępną dla systemu operacyjnego. Dokument jest drukowany zgodnie z zasadą „otrzymuję to, co widzę", wywołując okno dialogowe sterownika drukarki, które pozwala optymalnie wybrać drukarkę, skonfigurować drukowanie.

Wynik działania edytora ekranowego jest wyrażony jako plik, w którym wszystkie znaki są znakami tablicy kodów ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) z kodami większymi niż 31 i znakami nowej linii. Takie pliki nazywane są plikami ASCII.

Różniąc się metodami zarządzania i zestawem możliwości usług, wszystkie edytory tekstu w takiej czy innej formie umożliwiają:

Wpisz tekst z wyświetlaczem na ekranie terminala wideo, używając do 200 znaków;

Napraw błędne znaki w trybie zastępowania;

Wstaw i usuń grupy znaków (słów) w ciągu, bez tłumaczenia niezmienionej części ciągu, ale przesuwając ją całkowicie w lewo/prawo w trybie wstawiania:

Usuń jedną lub więcej linii, skopiuj je lub przenieś w inne miejsce w tekście;

Rozwiń linie istniejącego tekstu, aby wstawić tam nowy fragment;

Wstawiaj grupy wierszy z innych tekstów;

Wykryj wszystkie wystąpienia określonej grupy znaków (kontekstu);

Zamień jeden kontekst na inny, być może o różnej długości;

Zapisz wpisany tekst do dalszych korekt;

Drukuj tekst na drukarkach różne rodzaje standardowe programy drukowania w jednej czcionce w dokumencie.

Spośród wielu dostępnych edytorów ekranowych można wyróżnić „ Edytor Norton ”(Peter Norton Computing Inc.),” pomocnik» (firma „Borland”), « krótki» (Solution Systems Company), wielofunkcyjny edytor wielookienkowy « Wielo - Edytować » (Amerykańska Cybernetyka Inc.). Ta sama kategoria obejmuje redaktorzySystemy turbo. Różnorodność Turbo - systemy to wygodne zintegrowane narzędzia do tworzenia, kompilowania, debugowania i wykonywania programów w tak popularnych językach programowania jak PODSTAWOWY, Pascala, Xi, Prolog, monter. Obowiązkowym elementem Turbo-systems jest edytor z dużymi możliwościami tworzenia i aktualizowania tekstów programu. Polecenia edytorów Turbo-systemów oparte są na poleceniach popularnego programu " Słowo Gwiazda i wysoce znormalizowane.

Gdy głównym zadaniem użytkownika jest przygotowanie tekstów w językach naturalnych do druku i drukowania tych dokumentów, zestaw operacji edytorskich powinien zostać znacznie rozszerzony, a produkt programowy przejdzie do nowej jakości – system przygotowania tekstu (produkt odpowiada angielskiemu terminowi „edytor tekstu". Takie programy do przetwarzania dokumentów koncentrują się na pracy z tekstami, które mają strukturę dokumentu, tj. składają się z akapitów, stron i sekcji. Wśród systemów do przygotowywania tekstów w językach naturalnych są trzy duża klasa, ale z dość niewyraźnymi granicami: formatery, edytory tekstu i wydawcy komputerów stacjonarnych.

Na podstawie wewnątrzmaszyny struktury przygotowanego dokumentu można zaproponować następujące podejście do klasyfikacji systemów przygotowania tekstu. Na przykład systemy takie jak:

formatyzator to system przygotowania tekstu, który nie używa żadnych specjalnych kodów do wewnętrznej reprezentacji tekstu, poza standardowymi: koniec wiersza, powrót karetki, koniec strony (działa z plikami ASCII).

Edytor tekstu to system przygotowania tekstu, który w swojej wewnętrznej reprezentacji sam tekst zaopatruje w specjalne kody - narzut. Zasadniczo edytory ekranowe i edytory tekstu różnią się przeznaczeniem: te pierwsze tworzą pliki ASCII, które są następnie przetwarzane przez kompilatory lub formatery, te drugie są przeznaczone do przygotowania tekstów z późniejszym wydrukowaniem na papierze, więc forma reprezentacji tekstu ma ogromne znaczenie.

Edytory tekstu mają specjalne funkcje ułatwiające wprowadzanie tekstu i prezentowanie go w formie drukowanej. Wśród tych funkcji można wyróżnić następujące funkcje:

- wprowadzanie tekstu pod kontrolą funkcji formatowania, które zapewniają natychmiastową zmianę wyglądu strony tekstu na ekranie i rozmieszczenia na niej słów, co daje przybliżone wyobrażenie o rzeczywistym położeniu tekstu na papierze po wydrukowaniu;

- wstępny opis struktury przyszłego dokumentu, który ustala parametry takie jak ilość wcięć akapitu, rodzaj i wielkość czcionki dla różnych elementów tekstu, położenie nagłówków, odstępy między wierszami, ilość kolumn tekstu, położenie oraz sposób numerowania przypisów itp.:

- automatyczne sprawdzanie pisowni i uzyskiwanie podpowiedzi przy wyborze synonimów;

- wprowadzić edycję tabel i formuł wraz z ich wyświetlaniem na ekranie w formie, w jakiej zostaną wydrukowane;

- łączenie dokumentów w procesie przygotowania tekstu do druku;

- automatyczny spis treści i odniesienie alfabetyczne.

Większość edytorów tekstu ma możliwość dostosowania konfiguracji sprzętowej komputera, na przykład typu karty graficznej i monitora. Prawie wszystkie edytory tekstu mają unikalną strukturę danych do reprezentowania tekstu, co tłumaczy się potrzebą zawarcia w tekście dodatkowych informacji opisujących strukturę dokumentu, czcionki itp., ponieważ każde słowo, a nawet znak może mieć swoją własną specyfikę cechy. Dlatego tekst przygotowany jednym edytorem tekstu z reguły nie może być czytany, a zatem edytowany i drukowany przez inne edytory tekstu. W celu zapewnienia zgodności dokumentów tekstowych przy przenoszeniu ich z jednego środowiska edytora tekstu do drugiego istnieje specjalny rodzaj oprogramowania - konwertery, które gwarantują otrzymanie pliku wyjściowego w formacie edytora tekstu - odbiorca dokumentu . Program konwertujący na wejściu otrzymuje informacje w jednym formacie, aw wyniku swojej pracy wyprowadza informacje w postaci pliku w innym (wymaganym) formacie. Dalsze doskonalenie systemów przetwarzania tekstu doprowadziło do tego, że samodzielne programy konwertujące praktycznie przestały istnieć i stały się integralną częścią systemu przygotowywania tekstu. Obecnie najzdolniejsi przedstawiciele programów do edycji tekstu obsługują popularne formaty plików dzięki wbudowanym modułom konwersji.

Obecnie istniejące edytory tekstu różnią się znacznie między sobą charakterystyką, możliwościami wprowadzania i edycji tekstu, jego formatowania i drukowania, a także stopniem złożoności uczenia się użytkownika.

Raczej warunkowo narzędzia te można podzielić na 2 kategorie .

Do 1 kategorie obejmują edytory tekstu, które umożliwiają przygotowywanie i drukowanie złożonych i dużych dokumentów, w tym książek. Należą do nich „WinWord”, „WordPerfect”, „ChiWriter”, „WordStar 2000”, „AmiPRO”, „T3”. Najpopularniejszym produktem krajowym w tej klasie jest edytor tekstu ” Leksykon”, wsparcie i dalszy rozwój, który realizuje Arsenal.

Edytory tekstu 2 kategorie oraz mają znacznie mniejsze możliwości, ale są wygodniejsze w użyciu, działają szybciej i wymagają mniej pamięci RAM oraz są znacznie tańsze. Systemy przetwarzania tekstu zaprojektowane specjalnie dla kadry kierowniczej są prostsze i łatwiejsze w użyciu. Ta kategoria obejmuje „Beyond Word Writer”, „Professional Write”, „Symantec Just Write”, „DacEasy Word”.

Wydawnictwa komputerowe przygotowują teksty zgodnie z zasadami poligrafii iz jakością typograficzną. Tak jak edytory tekstu nie są „rozwojem” formaterów, tak DTP nie jest bardziej zaawansowaną kontynuacją edytorów tekstu, ponieważ mają zupełnie inne przeznaczenie. Systemy DTP ('desktop publishing') są w rzeczywistości narzędziem do tworzenia układu graficznego. Programy tej klasy są przeznaczone nie tyle do tworzenia dużych dokumentów, ale do implementowania różnego rodzaju efektów drukowania, np. program DTP ułatwia to do manipulacji tekstem, zmiany formatów stron, rozmiaru wcięć, umożliwia łączenie różnych czcionek, pracę z materiałem aż do pełnego zadowolenia z wyglądu zarówno poszczególnych stron (pasm), jak i całej publikacji.

Podsumowując rozdział 1, edytory tekstu są obecnie rzadko używane, ponieważ mają znacznie mniej funkcji niż edytory tekstu i systemy DTP, które stały się dostępne dla większości użytkowników. Od strony dokumentoznawstwa wynika to również z faktu, że edytory tekstu nie zapewniają funkcji tworzenia szablonów, co znacznie ułatwia i przyspiesza pracę przy tworzeniu dokumentów.

2. PakietstosowanyprogramyMicrosoftgabinet

2.1 Stosowanyprogramy,przychodzącywMicrosoftgabinet

Obecnie oprogramowanie firmy Microsoft (zwane dalej MS) jest „de facto” standardem pracy biurowej. Trudno znaleźć instytucję, przedsiębiorstwo, firmę, w której nie zostałyby zainstalowane komputery biurowe z systemem operacyjnym Windows (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) i pakietem aplikacji MS Office.

Popularny pakiet oprogramowania - Microsoft Office 2003 , który zawiera w standardowym zestawie „MS Word 2003”, „MS Excel 2003”, „MS Outlook 2003” i „MS PowerPoint 2003”. W użyciu jest również niedawno wydany pakiet oprogramowania Microsoftgabinet2007 , w tym zaktualizowane: „MS Word 2007”, „MS Excel 2007”, „MS Outlook 2007” i „MS PowerPoint 2007” itp.

W wersji „Small Business” – „PowerPoint 2003” został zastąpiony pakietem wydawniczym „MS Office Publisher 2007”, wersja „Professional” zawiera zarówno zestaw standardowy, jak i dodatki „Small Business”, a także posiada bazę danych narzędzie (DBMS) Access 2003. Ale używany jest również zaktualizowany "Power Point 2007". Najbardziej pełna wersja Premium zawiera również pakiet grafiki biznesowej Photo Draw 2003 oraz narzędzie do tworzenia witryn sieci Web Front Page 2003. Ostatnie dwa programy dostarczane są w wersji angielskiej. Zestaw zawiera jako darmową aplikację `Internet Explorer 5.0` - zestaw programów do pracy w Internecie.

Najbardziej atrakcyjną rzeczą w pakiecie MS Office jest to, co łączy te aplikacje: wszystkie te programy mają wspólne menu i zestawy przycisków, które wyglądają bardzo podobnie. Ucząc się, jak pracować z jedną z aplikacji, znacznie postępujesz w nauce pozostałych. Główną ideą pakietu oprogramowania jest praca w Internecie. O ile wcześniej MS Word i MS Excel koncentrowały się przede wszystkim na tym, aby przygotowany dokument był drukowany na papierze, to teraz twórcy zakładają, że przygotowany dokument zostanie w pierwszej kolejności wysłany e-mailem lub umieszczony w Internecie. W tym celu programiści MS Office włączyli do produktu inny format pliku - HTML, który jest standardem publikowania treści w Internecie. Zapisywanie dokumentów w formacie HTML umożliwia również przeglądanie dokumentów użytkownikom, którzy nie mają na swoim komputerze pakietu MS Office. Do przeglądania takich dokumentów wystarczy teraz Internet Explorer, który znajduje się w standardowym pakiecie Windows. Dość powszechna w nowoczesnym biurze jest sytuacja, w której dokumenty są przygotowywane nie tylko w języku rosyjskim i angielskim, ale także w innych językach (niemiecki, hiszpański, francuski, arabski, japoński itp.).

Microsoft Access 2003 to relacyjna baza danych. Sercem tego programu są stoły. Microsoft Access (zwany dalej MS Access) różni się od MS Excel tym, że w przeciwieństwie do MS Excel, MS Access DBMS pozwala na pracę z całym systemem powiązanych ze sobą tabel. W SZBD MS Access podczas pracy z tabelami wykorzystywane są formuły, sortowanie, powiązania między poszczególnymi komórkami i ich formatowanie. Jeśli chcesz wydobyć potrzebne dane z kilku tabel bazy danych naraz, możesz utworzyć zapytanie, a komórki na ekranie będą ułożone w określonej kolejności. Wyniki zapytania można wydrukować za pomocą narzędzia Raport. Raport jest tabelą z żądanymi danymi, projekt można wybrać z proponowanych szablonów.

Możliwości programów Microsoft Office można rozszerzyć za pomocą specjalnych modułów - dodatków. Wśród takich programów można znaleźć zarówno poważne pakiety komercyjne (np. sprawdzanie pisowni Orfo, słowniki elektroniczne Lingvo, translator PROMT), jak i małe darmowe "makra" tworzone przez zwykłych użytkowników.

2.2 TekstprocesorMicrosoftSłowo

MicrosoftSłowo- podstawa każdego biura i być może najbardziej potrzebny i popularny program we wszystkim Microsoft Office .

Microsoft Word umożliwia wprowadzanie, edycję, formatowanie i projektowanie tekstu oraz prawidłowe umieszczanie go na stronie. Za pomocą tego programu możesz wstawiać do dokumentu grafikę, tabele i wykresy, a także automatycznie poprawiać błędy ortograficzne i gramatyczne. Edytor tekstu MS Word posiada wiele innych funkcji, które znacznie ułatwiają tworzenie i edycję dokumentów.

Program oferuje szereg funkcji, które oszczędzają czas i wysiłek przy tworzeniu dokumentów. Wśród nich są takie funkcje jak:

Autotekst - do przechowywania i wstawiania często używanych słów, fraz lub grafiki;

- style do przechowywania i ustawiania całych zestawów formatów na raz;

- łączenie w celu tworzenia listów seryjnych, drukowania kopert i etykiet;

- makra - do wykonania sekwencji często używanych poleceń;

- „kreatorzy” - do tworzenia profesjonalnie zaprojektowanych dokumentów.

Za pomocą MS Word dla Windows możesz tworzyć tabele, wykresy. MS Word dla Windows ma również edytor formuł, który umożliwia wprowadzanie formuł o różnej złożoności. MS Word umożliwia sprawdzanie pisowni. Podczas sprawdzania każde słowo w dokumencie jest porównywane z próbkami w specjalnym słowniku. Jeśli słowo nie zostanie znalezione w słowniku, otworzy się okno dialogowe, w którym możesz wprowadzić niezbędne poprawki. Podczas pracy z dokumentami często trzeba powtarzać wprowadzanie tych samych fragmentów tekstu. W MS Word wystarczy wpisać je raz, a następnie utworzyć element Autotekstu o unikalnej nazwie, a następnie wstawić odpowiednią ilość razy w dowolnym miejscu dokumentu. Dość często wielu pracowników musi tworzyć dokumenty w oparciu o standard ujednolicone formy lub formularze opracowane i zatwierdzone w organizacji, a także różnego rodzaju dokumenty tego samego typu (listy seryjne, certyfikaty itp.). Dzięki zautomatyzowanej metodzie przygotowania tego typu dokumentu możliwe są dwie opcje:

1) utwórz potrzebny formularz w postaci dokumentu (np. będzie to plik z rozszerzeniem „.doc”), a następnie zmień w nim zmienną część tekstu;

2) utwórz wymagany formularz w postaci szablonu (plik z rozszerzeniem „.dot”), a następnie utwórz nowe dokumenty na podstawie opracowanego szablonu i wypełnij pola zawierające zmienną część tekstu.

Szablon to rodzaj szablonu z pewnymi właściwościami, które obejmują kolekcję stylów, teksty szablonów, makra, skróty klawiaturowe, dodatkowe pozycje menu i niestandardowe paski narzędzi w osobnym pliku z rozszerzeniem „.dot”.

Szablony służą do:

~ standaryzacja i ujednolicenie pracy wszystkich pracowników organizacji ze standardowymi i podobnymi rodzajami dokumentów. Wszyscy pracownicy tworzą dokumenty w oparciu o jednolite szablony (pliki z rozszerzeniem „.dot”), przy czym szablony muszą być przygotowane w taki sposób, aby tekst szablonu nie był edytowany przez użytkowników, a w papierze firmowym jedynie pola wejściowe zawierające zmienne informacje.

~ poprawa efektywności przygotowywania dokumentów seryjnych przeznaczonych do dystrybucji do dużej liczby odbiorców. Takie dokumenty są tworzone z szablonów za pomocą funkcji scalania.

Poprzez scalenie powstają teksty dokumentu, które zawierają stałą, niezmienną część (szablon) oraz zmienne fragmenty tekstu (wypełnienie), czyli tzw. scalanie typowego tekstu (szablonu) z informacjami do uzupełnienia

2.3 TabelarycznyprocesorMicrosoftprzewyższać

kontrola automatyzacji edytora dokumentów tekstowych

Obszar zastosowań Microsoft przewyższać bardzo szeroki. Przede wszystkim są to obliczenia księgowe i inżynierskie, sporządzanie różnych zestawień, wykresów, cenników i wiele innych.

Podczas pracy z Microsoft Excel dla Windows przestrzegana jest zasada „dostajesz to, co widzisz”, lub w wersji angielskiej „WYSIWYG” (What You See Is What You Get). To sprawia, że ​​praca z Excelem jest niezaprzeczalnie łatwa i pozwala uniknąć wielu błędów.

Ponadto MS Excel posiada duży zestaw funkcji serwisowych. To jest wprowadzanie tekstu i sprawdzanie pisowni, rysowanie, eksportowanie i importowanie danych. Sposób nadruku jest również bardzo elastyczny. Możesz wydrukować wszystkie strony naraz lub tylko część stron w skoroszycie.

Główne cechy MS Excel:

v Pomoc kontekstowa. Wywoływana jest z menu kontekstowego lub przez naciśnięcie odpowiedniego przycisku w menu ikon.

v System pomocy. Jest zorganizowany w formie hipertekstu i umożliwia łatwe i szybkie wyszukanie pożądanego tematu.

v Wykonywanie operacji na wielu zmiennych. Prawie wszystkie operacje można wykonać na jeden z trzech lub czterech sposobów, z których użytkownik wybiera najwygodniejszy.

v Menu kontekstowe. Rozwijane przez kliknięcie przycisku (zazwyczaj prawego) "mysz" na wybranym obiekcie. Mówimy na przykład o miejscu w tabeli, w którym użytkownik będzie aktualnie pracował. Najczęściej używane funkcje przetwarzania dostępne w danej sytuacji zebrane są w menu kontekstowym.

v Menu ikon. Najczęściej używane polecenia odpowiadają ikonom znajdującym się pod paskiem menu. Tworzą menu ikon. Kliknięcie przycisku myszy na ikonę powoduje wykonanie powiązanego polecenia. Menu piktograficzne można dostosować.

v Grupy robocze lub foldery robocze. Wygodne jest łączenie dokumentów w foldery robocze i traktowanie ich jako całości, jeśli chodzi o kopiowanie, pobieranie, edycję lub inne procedury. Na dole arkusza kalkulacyjnego znajduje się indeks alfabetyczny (przypadek), który zapewnia dostęp do arkuszy. Użytkownik ma możliwość nazwania arkuszy w folderze (zamiast indeksu alfabetycznego), co uwidacznia zawartość rejestru, a tym samym ułatwia wyszukiwanie i przechodzenie od dokumentu do dokumentu.

v Narzędzia do projektowania i modyfikowania ekranu i tabel. Wygląd okna roboczego i innych elementów interfejsu ekranowego można określić zgodnie z wymaganiami użytkownika, dzięki czemu obsługa jest tak wygodna, jak to tylko możliwe. Takie funkcje obejmują dzielenie ekranu na kilka okien, ustalanie nagłówków wierszy i kolumn i tak dalej.

v Narzędzia do projektowania i drukowania tabel. Dla wygody użytkownika przewidziano wszystkie funkcje umożliwiające drukowanie tabel, takie jak wybór rozmiaru strony, paginację, ustawienie rozmiaru marginesów strony, projektowanie nagłówków i stopek, a także podgląd wynikowej strony.

v Narzędzia do projektowania arkuszy. Excel daje szerokie możliwości formatowania tabel, czcionek i stylów, wyrównywania danych wewnątrz komórki, wybierania koloru tła komórki i czcionki, zmiany wysokości wierszy i szerokości kolumn, rysowania ramek różnego typu, ustawiania formatu danych wewnątrz komórki (na przykład: numeryczne, tekstowe, finansowe, data itp.). Oprócz automatycznego formatowania – w system wbudowane są już różne sposoby projektowania tabel, a użytkownik ma możliwość wyboru najbardziej odpowiedniego formatu spośród istniejących metod.

v Szablony MS Excel, podobnie jak MS Word, umożliwia tworzenie szablonów arkuszy roboczych, które są używane do generowania formularzy listów i faksów, różnych obliczeń. Jeśli szablon jest przeznaczony dla innych użytkowników, możesz zezwolić na wypełnianie takich formularzy, ale zabronić zmiany ich formularza.

v Powiązanie danych. Adresowanie bezwzględne i względne to cecha wszystkich procesorów arkuszy kalkulacyjnych, w tym: nowoczesne systemy Ach, pozwalają pracować jednocześnie z kilkoma stołami, które mogą być ze sobą powiązane w taki czy inny sposób. Na przykład trójwymiarowe łącza, które zapewniają pracę z kilkoma arkuszami z rzędu; konsolidacja arkuszy roboczych, która obsługuje sumy i średnie oraz przeprowadza przetwarzanie statystyczne podczas korzystania z danych z różnych obszarów tego samego arkusza, wielu arkuszy, a nawet wielu skoroszytów.

v Obliczenia. Dla wygody obliczeń MS Excel ma wbudowane funkcje, a mianowicie: funkcje matematyczne, statystyczne, finansowe, daty i czasu, logiczne i inne. Kreator funkcji pozwala wybrać żądaną funkcję i, podstawiając wartości, uzyskać wynik.

v Grafika biznesowa. Trudno wyobrazić sobie nowoczesny procesor arkuszy kalkulacyjnych bez możliwości budowania różnego rodzaju wykresów dwuwymiarowych, trójwymiarowych i mieszanych. Istnieje ponad 20 różnych typów i podtypów wykresów, które można zbudować w programie MS Excel. Istnieją również różnorodne i dostępne sposoby projektowania wykresów, np. wstawianie i projektowanie legend i etykiet danych, projektowanie osi (możliwość wstawiania linii siatki) i inne. Ponadto dostępne są potężne narzędzia do budowania i analizowania grafiki biznesowej, takie jak wstawianie słupków błędów, możliwość wykreślania trendu i wybór funkcji linii trendu.

v Wykonywanie funkcji bazy danych MS Excel. Ta funkcja zapewnia wypełnianie tabel w taki sam sposób jak wypełnianie bazy danych (czyli poprzez formularz ekranowy), ochronę danych, sortowanie według klucza lub według kilku kluczy, przetwarzanie zapytań do bazy danych, tworzenie tabel przestawnych. Ponadto zawiera narzędzia do przetwarzania zewnętrznych baz danych, które umożliwiają pracę z plikami utworzonymi np. w formacie „dBase” lub „PARADOX”.

v Symulacja. Dobór parametrów i modelowanie - jedna z najważniejszych cech procesora arkuszy kalkulacyjnych. Za pomocą prostych technik można znaleźć optymalne rozwiązania wielu problemów. Metody optymalizacji obejmują zarówno proste dopasowanie, jak i optymalizację liniową z wieloma zmiennymi i ograniczeniami. Podczas modelowania czasami pożądane jest zapisywanie wyników pośrednich i rozwiązań. W tym celu tworzone są skrypty przedstawiające opis problemu do rozwiązania.

v Programowanie makr. Aby zautomatyzować wykonywanie często powtarzanych czynności, wygodnie jest skorzystać z wbudowanego języka programowania makr. Oddzielne makra i funkcje makr. Dzięki makropoleceniom praca z MS Excel jest uproszczona, a lista jego własnych poleceń jest rozszerzona. Za pomocą funkcji makr definiują własne formuły i funkcje, a tym samym rozszerzają zestaw funkcji udostępnianych przez system. W najprostszej postaci makro to nagrana sekwencja naciśnięć klawiszy, ruchów i kliknięć myszą. Taka sekwencja nadaje się do „odtworzenia” jak nagranie na taśmie. Można go przetwarzać i jakoś zmieniać, na przykład organizować cykl, przejście, podprogram.

Tak więc pakiet aplikacji Microsoft Office zawiera programy, które pozwalają tworzyć dokumenty tekstowe, dokumenty arkuszy kalkulacyjnych, bazy danych, prezentacje, pracę z grafiką, pocztą e-mail itp. Oznacza to, że MS Office umożliwia tworzenie prawie każdego rodzaju dokumentów. Obecnie pakiet Microsoft Office jest instalowany na prawie wszystkich komputerach, niezależnie od tego, czy komputer jest w domu, czy w organizacji. Microsoft Office otrzymał taką dystrybucję ze względu na to, że jest to pierwszy pakiet aplikacji, który zawierał tak wiele funkcji, a jednocześnie był całkowicie zrusyfikowany i łatwy w użyciu.

Dzięki wbudowanemu w Microsoft Word i MS Excel programowi „Visual Basic” użytkownik może samodzielnie zaprogramować brakujące funkcje. Czyli zaletą tych programów jest to, że oprócz wszystkich udogodnień, które już stworzyli autorzy tego pakietu, użytkownik sam może dostosować dla siebie dowolny program do wygodnej pracy w nim: zmieniać kolor, skalę, często się poruszać używane przyciski na pasku narzędzi, tworzenie szablonów , tworzenie nowych funkcji i tak dalej.

3. Systemyautomatyzacjadokumentacjazapewnić

kierownictwo

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od formy własności, skali i struktury, dąży do poprawy efektywności swojej działalności. Ważnym krokiem w kierunku osiągnięcia tego celu jest optymalizacja głównych procedur zarządczych, w szczególności tworzenie nowoczesnych systemów biurowych i zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie.

Racjonalne zarządzanie dokumentami prowadzi do wzrostu produktywności pracowników, ułatwienia dostępu do informacji w celu podejmowania decyzji zarządczych, poprawy dyscypliny wydajności, aw konsekwencji ogólnej poprawy jakości zarządzania.

Wdrożenie systemu automatyzacji dokumentacji wspomagającej zarządzanie „SZEF – Referent” znacząco usprawnia procesy pracy przedsiębiorstw i organizacji.

Efekty wdrożenia systemu to:

§ skrócenie czasu przetwarzania korespondencji przychodzącej/wychodzącej oraz dokumentacji wewnętrznej;

§ oszczędność czasu pracy na pracę z dokumentami;

§ przyspieszenie procedur zatwierdzania i zatwierdzania dokumentów;

§ poprawa dyscypliny wykonania, kontrola nad wykonaniem dyspozycji;

§ szybka i wygodna rejestracja dokumentów;

§ Usprawnienie procesów planowania wydarzeń.

Doświadczenia we wdrażaniu opracowanego przez IT Co. systemu automatyki biurowej i obiegu dokumentów BOSS-Referent pokazują, że w krótkim czasie przedsiębiorstwa i organizacje różnej wielkości i formy własności uzyskują wymierne korzyści i realny efekt ekonomiczny.

Niedawno firma NAUMEN pojawiła się na stosunkowo niewielkim rynku systemów automatyki biurowej ze swoim oprogramowaniem NauDoc, które ma wiele istotnych różnic w stosunku do tego, co było wcześniej oferowane użytkownikom. Program przewiduje tworzenie dokumentów na podstawie szablonów zapisanych w systemie, zawierających z góry określone teksty projektowe i standardowe (szablonowe) dla podstawowych sytuacji zarządczych, co upraszcza i przyspiesza tworzenie dokumentów, zapewnia ich ujednoliconą konstrukcję zgodnie z GOST R. 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentów organizacyjnych i administracyjnych.

Graficzny interfejs użytkownika NauDoc pozwala szybko przełączyć się z jednego rodzaju pracy na inny i zawiera następujące elementy:

1. Główny blok treści.

2. Pasek nawigacyjny.

3. Pasek narzędzi do pracy z dokumentami.

Program przewiduje, że każdy dokument może zostać poddany kontroli: odpowiedzialny za wdrożenie, odpowiedzialny za kontrolę jest do niego przypisany, wspierana jest ostateczna kontrola wykonania.

Zróżnicowanie praw użytkownika pozwala zapewnić dodatkową ochronę poufnych dokumentów. Oczywiście program NauDoc, jak każdy inny program, nie jest rozwiązaniem idealnym. Na przykład w niektórych przypadkach terminologia odbiega od tradycyjnych terminów używanych w domowych pracach biurowych.

Tam, gdzie konieczne jest przetwarzanie dużych ilości dokumentów, przeprowadzanie w nich złożonych wyszukiwań, utrzymywanie rozproszonych archiwów, - poza konkurencją „Dokumenty DOC otwarte”.

„Dokumenty DOC otwarte” pozwala rozwiązać następujące zadania:

~ integracja z programami do tworzenia dokumentów;

~ rejestracja całej przychodzącej i tworzonej dokumentacji;

~ kontrola przepływu dokumentów i wykonywania pracy;

~ przyspieszenie przepływu dokumentów między wykonawcami;

~ zapewnienie bezpieczeństwa dokumentacji;

~ usprawnienie pracy informacyjnej i referencyjnej, skrócenie czasu wyszukiwania i uzyskania dokumentu z archiwum na żądanie;

~ automatyzacja przygotowania dokumentów sprawozdawczych.

Cecha tego systemu elektronicznej pracy biurowej - pełna integracja ze wszystkimi rozpowszechnionymi programami biurowymi. Prowadzenie księgowości, przechowywanie i szybkie wyszukiwanie dokumentów. „DOCs Open” jednocześnie zapewnia ich tworzenie i przeglądanie przez wszystkie popularne aplikacje biurowe.

InterTrust oferuje firmowy system informatyczny „Media firmowe” zbudowany na podstawie « lotos notatki » .

„CompanyMedia” pozwala na rozwiązanie dużej liczby zastosowanych zadań z zakresu zarządzania dokumentacją. Jest przeznaczony dla instytucje publiczne oraz organizacje komercyjne, których działalność jest regulowana; idealne dla firm o znacznym oddaleniu terytorialnym podziałów strukturalnych. „CompanyMedia” pozwala na ustanowienie „od końca do końca” pracy biurowej w sieci przedsiębiorstw o ​​dowolnej złożoności, a system będzie śledzić ruch dokumentu nie tylko w ramach jednego przedsiębiorstwa, ale także między nimi.

Możliwość zapewniona:

Prowadzenie obserwacji globalnej;

Tworzenie zleceń sięgających do dowolnej głębokości hierarchii zarządzania;

Selekcja dokumentów według określonego i nieskomplikowanego systemu;

Kontrola nad realizacją dokumentów i utrzymywanie poziomych powiązań informacyjnych pomiędzy pracownikami różnych działów jednego lub kilku przedsiębiorstw.

System "Praca biurowa 2.5" może pracować zarówno w trybie lokalnym, jak iw trybie sieciowym. Pakiet oprogramowania pozwala zautomatyzować proces pracy biurowej przedsiębiorstwa lub organizacji, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności. Program pomaga uporządkować księgowość i kontrolę wykonania dokumentów w oparciu o obowiązujące normy i przepisy.

Główne funkcje tego programu to:

Operacje rejestracji, edycji i archiwizacji dokumentów;

Kontrola realizacji dokumentów; - tworzenie dokumentów do różnych celów według istniejących standardowych szablonów;

Tworzenie własnych szablonów dokumentów za pomocą Microsoft Office 2003 lub MS Office 2007;

Tworzenie i drukowanie raportów umożliwiających ocenę stanu pracy biurowej w przedsiębiorstwie;

Księgowanie dokumentów za pomocą rejestracji dziennika;

Rejestracja dokumentów otrzymanych lub przesłanych e-mailem.

Blok aplikacji do automatyzacji obiegu dokumentów organizacji „Dokumentacja” ma na celu automatyzację pracy usług wsparcia dokumentacji dla przedsiębiorstw i organizacji w oparciu o wymagania System państwowy Wsparcie zarządzania dokumentacją (GSDOU).

Moduły blokowe zapewniają:

Oświadczenie o kontroli dokumentów i uchwał kierownictwa;

Analiza statystyczna dyscypliny wydajności pracowników organizacji;

automatyczna dostawa dokumenty elektroniczne wykonawcy;

przygotowywanie projektów dokumentów, ich zatwierdzanie i dystrybucja;

stworzenie elektronicznej biblioteki (archiwum) dokumentów organizacji.

Moduł „Rejestracja dokumentów” ma na celu uporządkowanie księgowania wszystkich przychodzących, wychodzących i wewnętrznych dokumentów organizacji na podstawie kart ewidencyjnych i kontrolnych. Moduł implementuje mechanizmy monitorowania wykonania dokumentów, uchwał zarządczych, dyscypliny wydajnościowej pracowników organizacji itp. Moduł zapewnia automatyczne przygotowywanie różnorodnych raportów i standardowych dokumentów księgowych usług obsługi dokumentacji.

Moduł „Apele obywateli” służy do prowadzenia prac biurowych na podstawie wniosków od osób fizycznych, kontroli realizacji dokumentów oraz przygotowywania dokumentów odpowiedzi.

Moduł „Biblioteka dokumentów roboczych” służy do przygotowania dokumentów, ich klasyfikacji (umieszczanie w folderach elektronicznych), kontekstowego wyszukiwania informacji oraz drukowania dokumentów. Moduł może służyć do przechowywania dokumentów o dowolnej treści, takich jak: przepisy prawne organizacje, materiały referencyjne, przygotowanie projektów dokumentów itp.

Moduł „Organizacyjne dokumenty administracyjne” ma na celu zautomatyzowanie przygotowania dokumentów administracyjnych i sprawozdawczych organizacji, a także kontrolę realizacji zleceń, zleceń i dyspozycji.

Moduły "Umowa" oraz "Wstęp" przeznaczony do automatyzacji przygotowania dokumentów organizacyjnych i administracyjnych.

Moduły dokonują automatycznej dystrybucji projektów dokumentów do pracowników organizacji za pośrednictwem poczty wewnętrznej Notes w celu elektronicznego zatwierdzenia lub zapoznania się. Prowadzona jest również kontrola procesu zapoznawania się i zatwierdzania dokumentów.

Moduł „Spotkania” przeznaczony jest dla kadry kierowniczej przedsiębiorstwa, a także sekretarzy-referentów kierownictwa.

Na zakończenie Rozdziału 3 pragnę zauważyć, że baza danych pozwala na automatyczne powiadomienie wszystkich uczestników o proponowanym porządku obrad, dacie i godzinie spotkania, sporządzenie protokołu na podstawie wyników spotkania oraz na podstawie podjętych decyzji wykonane, automatycznie wysyłają instrukcje do konkretnych wykonawców ze wskazaniem czasu ich pracy. Na podstawie wyników prac generowane są raporty i certyfikaty ukończenia.

Wniosek

Cele i zadania postawione przeze mnie w tej pracy kursu zostały osiągnięte. Rozważane i badane są najpopularniejsze programy używane do tworzenia dokumentów. Uwzględniono również pakiet aplikacji Microsoft Office (MS Word, Microsoft Excel itp.) oraz system automatyzacji do obsługi zarządzania dokumentami: „BOSS-Referent” i „Office work 2.5”

Wyciągając więc wnioski, chciałbym powiedzieć, że w ostatnim czasie niewiele osób używa edytorów tekstu do tworzenia dokumentów. Zastąpił je nadejście Microsoft Word. W tej chwili trudno już określić, czy Microsoft Word należy do edytorów tekstu czy DTP, ma tak wiele funkcji. Wśród systemów do przygotowywania dokumentów tekstowych i arkuszy kalkulacyjnych, w trakcie kursu bardziej szczegółowo rozważono dwa programy pakietu aplikacji Microsoft Office - jest to edytor tekstu Microsoft Word i procesor arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel. Do tworzenia dokumentów wykorzystywane są głównie tylko te dwa programy, niezależnie od wielkości i zakresu organizacji. Wynika to z faktu, że niemal wszędzie używa się obecnie systemu operacyjnego Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), stworzonego, podobnie jak Office, przez MS. Programy te pozwalają na przygotowanie złożonych i dużych dokumentów, w tym książek.

Bardzo łatwo jest nauczyć się pracy w programach wchodzących w skład pakietu Microsoft Office, ponieważ wszystkie, w tym system operacyjny Windows, mają podobny interfejs.

Systemy automatyzacji zarządzania dokumentami pozwalają robić z dokumentami wszystko, co jest z nimi robione w dowolnym systemie biurowym i obiegu dokumentów, i zawierają całkowicie nowe funkcje, które są dostępne tylko dla komputerów. W tym za pomocą tych programów możesz tworzyć dokumenty.

Oczywiście firmowy system zarządzania dokumentami nie jest tanią przyjemnością. Ale ile może kosztować zagubiony lub nieprawidłowo przetworzony dokument w prawdziwym biznesie, ile może kosztować terminowa i dokładna informacja? Czasami jest to kwestia trwałego przetrwania. Ponadto obniżenie kosztów komputerowego przetwarzania i przechowywania informacji w pamięci komputera jest jednym z najbardziej dynamicznych pozytywnych procesów w historii ludzkości. Ze względu na ujednolicenie i standaryzację dokumentów większość programów służących do tworzenia dokumentów korzysta z szablonów. Oznacza to, że w już sformatowanym dokumencie z niezbędnymi atrybutami, w którym wystarczy wprowadzić dane. Ponadto programy posiadają takie funkcje, w których użytkownik może sam stworzyć własny szablon dokumentu. To znacznie przyspiesza i upraszcza pracę nad tworzeniem dokumentu.

Podsumowując moją pracę na kursie, chcę zauważyć, że obecnie oferowanych jest wiele różnych procesorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych, a także systemów automatyzacji do obsługi zarządzania dokumentami. Dokonanie wyboru jest bardzo trudne. Wynika to z faktu, że każdy program ma zarówno zalety, jak i wady, a nie ma programów uniwersalnych. Wybierając oprogramowanie, należy wziąć pod uwagę dziedzinę działalności, właściwości techniczne komputera, system operacyjny zainstalowany na komputerze, wielkość organizacji, oddalenie działów.

Lista wykorzystanej literatury i źródeł

1. GOST R 6.30-2003 Zunifikowane systemy dokumentacji.

2. Zunifikowany system dokumentów organizacyjno-administracyjnych. - M.: Gosstandart Rosji, 2003.

3. Gorodin V.V., Korneev I.K. Wsparcie informacyjne działań zarządczych: Podręcznik. - M.: Mistrzostwo; Szkoła Wyższa, 2001, s. 146-153.

4. Kuzniecow S.L. Nowe programy dla nowoczesnego biura // Sekretariat. - M.: Złe Wydawnictwo, 1999. nr 3. s. 33-36.

5. Kuperstein V.I. Nowoczesne technologie informacyjne w pracy biurowej i zarządzaniu. - St. Petersburg: BHV - St. Petersburg, 2000. S. 256.

6. Sawieliew rano CompanyMedia - korporacyjny system elektronicznego zarządzania dokumentami // Praca biurowa. - 2002r. nr 4. s. 39-41.

7. Pashkov D.D. BOSS-Referent elektroniczny system zarządzania dokumentami // Sekretariat. - M.: Złe Wydawnictwo, 2002. nr 3. s. 42-44.

8. Serowa G.A. Zautomatyzowany system do pracy biurowej "Praca biurowa 2.5" ( nowa wersja) // Sekretariat. - M.: Złe Wydawnictwo, 2003. nr 6. s. 35-37.

9. Kuzniecow S.L. DOCs Otwarte // Sekretariat. - M.: Złe Wydawnictwo, 1997. nr 4. s. 57-62.

10. Kuzniecow S.L. NAUDOC - nowe rozwiązanie do automatyzacji biura // Sekretariat. - M.: Złe Wydawnictwo, 2003. nr 8. s. 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Automatyzacja zarządzania dokumentami.

Hostowane na Allbest.ru

Podobne dokumenty

Charakterystyka programów biurowych, wersje edytora tekstu Microsoft Word. Wykorzystanie edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel i innych narzędzi programowych w działalności biurowej przedsiębiorstwa LLC „Empire of Purity”.

test, dodany 02.03.2012


Klasyfikacja programów do przetwarzania dokumentów tekstowych. Ogólne zasady projektowania publikacji. Zasady pisania. Systemy rozpoznawania tekstu (OCR). Kompleksowe oprogramowanie dla systemów DTP. Przykłady edytorów tekstu.

prezentacja, dodana 13.08.2013


Podstawowe narzędzia i technologie przetwarzania i edycji dokumentów tekstowych, zasady ich wykorzystania. Charakterystyka funkcjonalności edytora tekstu mgr inż. słowo. Opis dodatkowe funkcje edytor tekstu Word 2003.

praca semestralna, dodana 19.03.2011


Korzystanie z edytora tekstu MS Word do tworzenia dokumentów tekstowych. Obliczenia i analiza danych z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego Excel. Algorytmizacja i programowanie w Pascalu. Projektowanie relacyjnych baz danych z wykorzystaniem Access DBMS.

test, dodano 22.02.2012


Rodzaje, podstawowe funkcje, elementy i zasada działania edytora tekstu (programu komputerowego). Metody wstawiania obiektów zewnętrznych do tekstu. Cechy edytora tekstu Microsoft Word, jego cechy szczególne. Typowa struktura interfejsu.

streszczenie, dodane 12.07.2010


Panele jako główny wizualny środek edycji dokumentów, ich rozmieszczenie i konfiguracja w różnych programach Microsoft Office. Panele edytora tekstu Microsoft Word i Excel, ich główna funkcjonalność i przeznaczenie.

praca laboratoryjna, dodana 31.05.2009


Cel systemów operacyjnych. Windows XP to system operacyjny firmy Microsoft z konfigurowalnym interfejsem. Funkcje standardowych programów użytkowych: notatnik, edytor grafiki Paint, edytor tekstu WordPad. Polecenia menu i ich użycie.

praca semestralna, dodana 23.05.2009


Opisy narzędzi programowych przeznaczonych do tworzenia, edycji i formatowania prostych i złożonych dokumentów tekstowych. Ustawienia akapitów, wprowadzanie znaków, narzędzia do tworzenia list. Kopiowanie i przenoszenie fragmentów tekstu.

streszczenie, dodane 26.03.2015


Zawartość pakietu Microsoft Office System. Przegląd głównych funkcji pakietu Microsoft Office. Analiza i opracowanie uzgodnionego Polityka finansowa w przedsiębiorstwie w MS Excel. Tworzenie baz danych przy użyciu Microsoft Access. Stworzenie prostej strony internetowej.

praca semestralna, dodana 18.01.2012


Możliwości graficzne procesorów tekstu Microsoft Office Word i Open office.org. Wstawianie obrazów i innych obiektów do dokumentów. Osadzanie i łączenie obiektów. Konwersja tekstu za pomocą Microsoft WordArt. Rodzaje obiektów graficznych.

1. Trening publikacje w tekstowy Edytor Word z wykorzystaniem grafiki

   Zajęcia >> Informatyka

   ... trening teksty doprowadziły do ​​powstania wielu programów dla przetwarzanie dokumenty... często muszę komponować tekst dokumenty: pisz listy... pomoże to zrobić elektroniczny dokument(przechowywane na komputer i ...) z VDT i PC, czas pracy w...

2. Modernizacja elektroniczny kompleks edukacyjno-metodyczny

   Praca dyplomowa >> Informatyka

   I dokumenty wymagane do modernizacji elektroniczny edukacyjny- ... . W pracy na PC możliwe są przejawy następujących ... wpływów; sposoby uzyskania trening, przetwarzanie, przechowywanie, rejestracja, ... spotkania obejmują: tekst redaktorzy, grafika...

3. Podstawy programowania na język turbo pascal

   Książka >> Informatyka, programowanie

   Kolejny etap profesjonalizmu trening programista. Podobnie... na komputer. S T R U K T U R N A I S X E M A E V M Elektroniczny Komputer to urządzenie do automatycznego przetwarzanie... automatyzacja itp. Na PC jako urządzenia wyjściowe...

4. Zautomatyzowany system drukowania zbiorczego dokumenty dla osób prawnych

   Praca dyplomowa >> Informatyka

   ... dokumenty realizowane przez dział przetwarzanie przychodzące i wychodzące dokumenty za pomocą maszyny do kopert Vitesse C5/Midrange i elektroniczny...dostosowując zadania do rozwiązania na PC. 1.2 Pracownik może pracować samodzielnie na PC i VDT...

5. Programy przetwarzanie i zobacz grafikę

   Praca dyplomowa >> Informatyka

   Witryny dokumenty, poligrafia i poligrafia. 9. Trening obrazy do... dla przetwarzanie dane liczbowe i praca z tekstowy... projektowanie publikacji drukowanych i elektroniczny dokumenty, takich jak strony internetowe... mające wpływ na personel pracujący z PC. ...

Tworzenie dokumentów elektronicznych. Tworzenie prostych dokumentów tekstowych można wykonywać na różnych typach maszyn do pisania, a następnie wprowadzać tekst z papierowego dokumentu do komputera za pomocą skanera. Ale oczywiście bardziej wydajne jest tworzenie nawet prostych dokumentów bezpośrednio na komputerze przy użyciu szerokiego arsenału narzędzi programowych, które zapewniają wygodną i wysoce wydajną obsługę. Tym bardziej

Ta usługa jest ważna przy tworzeniu złożonych, wysoce artystycznych dokumentów przeznaczonych do późniejszej replikacji. Przygotowanie tak skomplikowanych dokumentów wymaga wykonania procedur pisania, edycji, korekty, przygotowania ilustracji, układu i układu strony oraz drukowania.

Często bezpośrednimi źródłami materiałów do dokumentów są systemy) skanowanie obrazu, faksy, E-mail, arkusze kalkulacyjne, wykresy, rysunki itp.

Wszystkie procedury tworzenia dokumentów można skutecznie wykonać na komputerze wyposażonym w skaner i zestaw aplikacji specyficznych dla danej domeny, przede wszystkim programów do edycji tekstu lub DTP. Skaner może służyć do wprowadzania do dokumentu oddzielnie przygotowanych fragmentów: rysunków, fotografii, schematów, pieczęci, podpisów itp.

Przykład 7.23. W elektronicznych systemach zarządzania dokumentami mogą być stosowane; edytory tekstu: Leksykon, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; redaktorzy artystyczni: Page Maker, Water Mark Professional; systemy wydawnicze; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; edytory obrazów otrzymane ze skanerów: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop i wiele innych produktów programowych.

Przechowywanie dokumentów elektronicznych. System przechowywania dokumentów elektronicznych powinien zapewniać sprawne przechowywanie i aktualizację dokumentów w pamięci zewnętrznej komputera, a także sprawne ich wyszukiwanie i poufny dostęp do nich. Bazy danych to przechowywanie specjalnie zorganizowanych informacji, w tym dokumentów elektronicznych, w zewnętrznej pamięci komputera. Do tworzenia i utrzymywania baz danych projektuje się systemy zarządzania bazami danych, które szczegółowo omówiono w rozdziale 15.

Manipulowanie dokumentami elektronicznymi. Główne funkcje tego podsystemu to: organizacja pracy z dokumentami elektronicznymi, kontrola nad wykonaniem dokumentów, ich dystrybucja elektroniczna, drukowanie i replikacja.

System krajowy „Delo 1” (UAB „Electronic Office Systems”) zapewnia wygodną organizację pracy z dokumentami oraz pełną kontrolę nad ich przemieszczaniem i wykonywaniem w dowolnej organizacji posiadającej sieć lokalną. W szczególności system zapewnia następujące funkcje:

rejestracja dokumentów elektronicznych, dla których wydawane są karty elektroniczne;

wysyłanie dokumentów elektronicznych i ich kart elektronicznych do miejsc pracy wykonawców;

gromadzenie dokumentów w skrzynkach pocztowych wykonawców;

Kontrola ruchu i wykonania dokumentów z szybkim otrzymaniem odpowiednich informacji;

Prowadzenie list użytkownicy, klasyfikatory dokumentów, rodzaje ich dostarczania, pliki wykorzystywane w obiegu.

System wspiera pracę z dokumentami tekstowymi, odręcznymi, graficznymi, faksami, wiadomościami telefonicznymi, obrazami telewizyjnymi itp.

Są zintegrowane systemy oprogramowania(Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3.0 dla Windows), które umożliwiają pracę z dokumentami w różnych formatach.

System Microsoft Office dla Windows jest powszechnie znany, w tym DBMS Access 2.0, procesor arkuszy kalkulacyjnych Excel 5.0, edytor tekstu Word 6.0, poczta e-mail i jej rozszerzenie Form Designer, programy obsługi faksu At Work PC Fax i techniki prezentacji Power Point oraz wiele więcej.

Korzystając z narzędzi oprogramowania Microsoft Office, możesz zapewnić:

przetwarzanie informacji przychodzących i wychodzących;

Tworzenie i edycja dokumentów elektronicznych;

zbieranie i analiza danych (na przykład raportowanie) z wizualną prezentacją wyników w postaci wykresów, diagramów itp.;

przechowywanie dokumentów elektronicznych w bazach danych z wygodnym wyszukiwaniem i dostępem;

funkcje nadawania przebiegu dokumentów i sekretarza elektronicznego;

wygodne formatowanie i drukowanie dokumentów elektronicznych itp.

Zintegrowany system Team Office to kompletny system informacji biurowej, który zapewnia użytkownikom dostęp do dokumentów elektronicznych, komunikację operacyjną między sobą oraz wygodne środowisko pracy. Obsługuje wiele aktualnych edytorów tekstu, biznesowych systemów graficznych, arkuszy kalkulacyjnych, systemów zarządzania bazami danych; posiada programy, które organizują jego obszerną bibliotekę (Team Library), pocztę elektroniczną (Team Mail), system telekonferencji i tablicę ogłoszeń (Team Forum), na której można replikować informacje, elektroniczny tygodnik (Team Calendar) do planowania różnych wydarzeń, elektroniczny koordynator procedur biznesowych i router informacji pomiędzy użytkownikami (Team Flow) i wiele więcej.

Wszystkie te programy wchodzą w skład najintensywniej rozwijającego się obszaru oprogramowania skoncentrowanego na grupach roboczych – tzw. groupware-products (groupware – oprogramowanie do współpracy z dokumentami elektronicznymi wielu użytkowników).

5.2 SYSTEMY KOMPUTEROWE DO KOMUNIKACJI ADMINISTRACYJNEJ I ZARZĄDZAJĄCEJ

Jak wynika z powyższego, komputer przekształca się z potężnego kalkulatora w potężny środek do zarządzania dokumentami elektronicznymi i potężne narzędzie komunikacji. Rzeczywiście, za pośrednictwem różnych sieci informacyjnych i komputerowych można wysyłać (i odbierać) wiadomości do najbardziej odległych miejsc na całym świecie, wymieniać dane i programy z setkami i tysiącami abonentów oraz otrzymywać wszelkie informacje referencyjne z systemów obsługi operacyjnej.

Komputer można podłączyć do sieci telefonicznej abonenta i uzyskać dostęp do innych abonentów tej sieci, do poczty elektronicznej, do teletypów i faksów współpracujących z tą siecią (podobne sieci usługowe już istnieją: sieci „Rosnet”, RJEX 400 itp. ),

Do połączenia ze wszystkimi tymi sieciami wymagany jest modem. Modem jest instalowany w gnieździe (złączu) płyty głównej komputera PC lub jest autonomicznie podłączony do swojego portu szeregowego. Modem komputerowy często posiada dwa złącza zewnętrzne: jedno służy do podłączenia do sieci telefonicznej, drugie służy do podłączenia aparatu telefonicznego równolegle z modemem. W przypadku komputerów należy stosować szybkie modemy (14400, 28800 i 33600 bodów), ponieważ m.in. znacznie obniżą koszty wynajmu kanałów komunikacyjnych: przesłanie 1 MB danych z prędkością 300 bodów zajmuje około 3 godzin, a przy prędkości 28800 bodów - mniej 2 minuty.

Komputer z faksmodemem pracuje dużo pewniej (nie „zacina” papieru) i stabilniej niż telefaks, zapewnia wiele dodatkowych usług: dużo wygodniejszą i wydajniejszą automatyzację przygotowania tekstu faksowego z wykorzystaniem całego arsenału narzędzi komputerowych, integracja z e-mail, teleks i komputer bazy danych, obecność dużego elektronicznego podręcznika zawierającego szeroki wachlarz przydatnych informacji, zróżnicowanie praw dostępu pracowników i abonentów zewnętrznych do faksu, kontrola przepływu korespondencji, szczegółowe statystyki faksu itp. (dlaczego więc nie zastąpić faksu komputerem osobistym z modemem, skanerem i drukarką, zwłaszcza że na biurku sekretarki jakiejkolwiek szanującej się firmy nie ma komputera PC?).

Wstęp

Z punktu widzenia technologii zarządzanie organizacją, a także zarządzanie gałęzią gospodarki czy państwem jest procesem otrzymywania, przetwarzania i przekazywania informacji. Dokumentacja czynności zarządczych polega na utrwaleniu tych informacji, czyli tworzeniu dokumentów. Prawie każde działanie zarządcze znajduje odzwierciedlenie w odpowiednim dokumencie. Nieudokumentowane czynności zarządcze (nie wymagające tworzenia dokumentów) mają charakter pomocniczy, operacyjny i organizacyjny i stanowią znikomy procent w porównaniu z udokumentowanymi.

Jak wiecie, obecnie ludzkość przechodzi okres lawinowego wzrostu ilości informacji. Dotyczy to w pełni informacji, które powstają w obszarze zarządzania i są zapisywane w dokumentach. Realizacja procesów dokumentacyjnych wiąże się z tworzeniem, przetwarzaniem, przechowywaniem, przekazywaniem i wykorzystywaniem naprawdę ogromnych zbiorów dokumentów zapisanych na papierze i innych nośnikach.

Działalność każdej organizacji zależy od umiejętności efektywnego wykorzystania informacji. Przed podjęciem jakichkolwiek działań zarządczych, podjęciem decyzji zarządczej, konieczne jest zebranie, przetworzenie i przeanalizowanie niezbędnych do tego informacji, z reguły zapisanych w dokumentach. W warunkach stosowania tradycyjnej technologii przetwarzanie coraz większej ilości dokumentów staje się coraz bardziej pracochłonne. Jednocześnie w warunkach kształtowania się relacji rynkowych i rosnącej konkurencji stale rośnie wartość terminowej i rzetelnej informacji dla podejmowania optymalnych decyzji zarządczych.

Wraz z rozwojem i złożonością działań dowolnej organizacji, wzrost liczby dokumentów biznesowych, procesów związanych z przetwarzaniem, wyszukiwaniem i przechowywaniem informacji dokumentacyjnych, a także ogólnie zarządzaniem zarządzaniem dokumentami, grozi całkowitym uzyskaniem spod kontroli, co zmusza nas do podejmowania działań mających na celu poprawę efektywności pracy kierowniczej poprzez zastosowanie nowoczesnych środków technicznych i technologii informatycznych.

Procesy pracy biurowej są w większym stopniu dostosowywane do zastosowania nowych środków technicznych i technologii, ponieważ do tworzenia i przetwarzania dokumentów wykorzystywane są standardowe operacje. Łatwo wyobrazić sobie strukturę dokumentów większości organizacji. Do udokumentowania niektórych działań związanych z zarządzaniem stosuje się standardowe typy i odmiany dokumentów. Struktura formularza i tekst dokumentów zarządczych jest standardowa. Ponadto znaczna część czynności zarządczych (w szczególności wszystkie czynności biurowe) ma charakter formalno-logiczny, czyli stosunkowo łatwo można ją rozbić na czynności prostsze.

Tak więc obecnie z jednej strony istnieje pilna potrzeba wykorzystania nowoczesnych technologii i technologii w procesy zarządzania; z drugiej strony obiektywne przesłanki ich realizacji.

W związku z powyższym wniosek jest zasadny: znaczenie tradycyjnej technologii zorientowanej na „informatykę papierową” pozostaje bardzo wysokie.

Temat jest istotny w tym z rozwojem społeczeństwo informacyjne coraz więcej nowych technologii wprowadzanych jest do wszystkich sfer ludzkiej działalności, w tym pracy biurowej. Z roku na rok zwiększa się przepływ dokumentów w organizacjach i potrzebne są środki techniczne do uproszczenia przetwarzania, przechowywania i przygotowania dokumentacji, z kolei słabe wykorzystanie sprzętu biurowego prowadzi do spadku wydajności pracy i efektywności kadry kierowniczej i technicznej .

Przedmiot badań: sposoby przetwarzania informacji.

Przedmiot studiów: nowoczesne środki techniczne służące do tworzenia i przetwarzania dokumentów.

Cel pracy: zbadanie cech wykorzystania nowoczesnych środków technicznych przetwarzania dokumentów w pracy biurowej.

Aby osiągnąć cel, postawiono następujące zadania:

Dowiedz się, jak dokumentować informacje;

Klasyfikuj rodzaje i rodzaje dokumentów;

Rozważ rodzaje nośników dokumentów;

Opisać, jak modyfikować, replikować i fizycznie przetwarzać dokumenty;

Odkryj cechy korzystania z telekomunikacji.

1. Środki techniczne w szerokim i wąskim znaczeniu

Technika - Nazwa zwyczajowa różne urządzenia, mechanizmy i urządzenia, które nie istnieją w naturze i są wytwarzane przez człowieka.

Głównym celem technologii jest uchronienie osoby przed wykonywaniem trudnej fizycznie lub rutynowej (monotonicznej) pracy, aby zapewnić mu więcej czasu na twórcze zajęcia, ułatwiające codzienne życie.

Główne zadania technologii to :

· Kreowanie wartości materialnych i kulturowych;

· Produkcja, konwersja i przesył różnych rodzajów energii;

Gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie informacji;

Tworzenie i użytkowanie różnych środków transportu;

・Utrzymaj obronę

Uniwersalna klasyfikacja środków technicznych nie została jeszcze stworzona i prawdopodobnie nie zostanie stworzona w przyszłości. Obecnie technologia jest klasyfikowana według obszarów zastosowań, np.: technologia przemysłowa, transport, Urządzenia, komputery itp. Dodatkowo sprzęt można podzielić na produkcyjne, np. obrabiarki, narzędzia, przyrządy pomiarowe itp. oraz nieprodukcyjne - sprzęt AGD, samochody, sprzęt rekreacyjny.

Historia rozwoju technologii

Technika to los człowieka, towarzyszący mu od momentu przebudzenia świadomości. Początkowo, w epoce kamienia, technologia była narzędziem do zabijania i obróbki: włócznia, bumerang, kamienny topór, igła, szydło. W dobie rewolucji neolitycznej pojawia się technika rolnicza, konstrukcje transportowe i hydrauliczne, a także najprostsze urządzenia mechaniczne: dźwignia, klin, brama, klocek, koło. Jeśli ją zabierzesz najnowocześniejszy, możemy wyróżnić następujące główne etapy jego powstawania:

Koniec XVIII - początek XIX wieku. Rewolucja przemysłowa - powstanie silnika parowego i uniwersalnych maszyn przędzalniczych, które oznaczały upadek produkcji rzemieślniczej i przejście do gospodarki przemysłowej (produkcja maszyn).

Koniec XIX wieku. Stworzenie silnika spalinowego, który umożliwił stworzenie nowa klasa maszyny kompaktowe, w tym samochody, statki itp. Powszechne wprowadzanie energii elektrycznej, w tym metody jej wytwarzania i zastosowania w maszynach elektrycznych.

Początek XX wieku. Rozwój radiotechniki i radioelektroniki. Stworzenie produkcji przenośników.

Połowa XX wieku. Wprowadzenie szerokiej automatyzacji produkcji, kreacji Informatyka. Wyjdź w kosmos.

Koniec XX - początek XXI wieku. Badania w dziedzinie bio- i nanotechnologii, które mogą doprowadzić do kolejnej rewolucji w wielu obszarach ludzkiej działalności.

Warte również osobnej klasy wyposażenie wojskowe, który obejmuje wszystkie urządzenia techniczne i maszyny przeznaczone do utrzymania zdolności obronnych i prowadzenia działań bojowych na lądzie, morzu, w powietrzu i w kosmosie.

Różne urządzenia techniczne mogą znacznie zwiększyć wydajność i produktywność pracy, bardziej racjonalnie wykorzystywać zasoby naturalne i zmniejszać prawdopodobieństwo błędu ludzkiego podczas wykonywania skomplikowanych operacji.

1.1 Sposoby dokumentowania

Utrwalanie informacji na nośnikach materialnych, jak wynika z definicji dokumentu, odbywa się w sposób sztuczny. Przez metodę dokumentowania rozumie się czynność lub zestaw czynności, które są wykorzystywane w procesie rejestrowania informacji. Wraz z rozwojem społeczeństwa ludzkiego liczba tych metod stale rosła i stawała się coraz bardziej zróżnicowana.

Historycznie pierwszym sposobem dokumentowania był sposób opisowy. Metoda ta polega na naniesieniu znaków językowych i znaków obrazowych na powierzchnię nośnika materiału, zazwyczaj za pomocą pewnego rodzaju barwnika. Najpierw za pomocą najprostszych narzędzi pisarskich (rysik, kalam) VII-VIc. pne

Najprostsze środki zastępują pióra gęsie, kacze i krucze, pierwsze wzmianki o nich w VII wieku. Jednak już w starożytnym Rzymie pojawiły się pióra wykonane z brązu i miedzi. W 1809 roku opatentowano pierwsze pióro, którego wynalazcą był Austriak Friederik Folsch.

W 1938 roku węgierski dziennikarz Josef Laszlo Biro wynalazł długopis, w którym „Eternal Pen” zastąpiono swobodnie obracającą się kulką. W 1949 roku pojawił się pierwszy sowiecki długopis. W latach 1960-1970 w trakcie ulepszania atramentu do piór wiecznych zaczęły pojawiać się markery, rapidografy i pisaki. Proces ulepszania i modyfikacji klamek trwa. Najprostsze narzędzia do pisania są nadal najpowszechniejszym sposobem dokumentacji ręcznej, tekstowej i wizualnej. Charakteryzują się prostotą konstrukcji, niezawodnością, różnorodnością. Niemal każdy, kto ma do czynienia z dokumentami, korzysta z ręcznych narzędzi do pisania, ale ich użycie nie zapewnia wysokiej wydajności w procesie tworzenia dokumentacji.

Wśród różnorodnych sposobów dokumentowania możemy wyróżnić:

1. Nagrywanie mechaniczne:

1.1. Perforacja (w ten sposób powstają dokumenty, których tablice (w całości lub w części) nazywane są technotronicznymi, nadającymi się do odczytu maszynowego, audiowizualnymi;

1.2. Rejestracja dźwięku analogowego i mechanicznego. Mechaniczna rejestracja dźwięku to system, w którym rowek jest wycinany lub wytłaczany na ruchomym nośniku materiału zgodnie z nagranymi wibracjami dźwięku. Mechaniczny zapis dźwięku to typowy analogowy zapis informacji;

2. Metoda fotochemiczna (fotodokumentacja);

3. Dokumentacja filmowa;

4. Elektroniczna metoda dokumentacji. Dokumentacja elektroniczna.

5. Optyczny (laserowy) i magnetooptyczny zapis i odtwarzanie informacji;

6. Holografia;

Dokumentacja może być prowadzona nie tylko w języku naturalnym (dokumentacja tekstowa), ale także w języku sztucznym. W takim przypadku informacje są przetwarzane za pomocą komputerów elektronicznych, zaszyfrowane, tj. przedstawione w jakiejś standardowej formie. Co więcej, te same informacje mogą być zakodowane w różnych formach i przeciwnie, różne informacje mogą być prezentowane w podobnej formie.

Człowiek przez długi czas zaczął uciekać się do kodowania informacji. Jak słusznie zauważa się w literaturze, już pismo i arytmetyka to nic innego jak systemy kodowania mowy i informacji liczbowych. Decydujący krok został jednak podjęty w wyniku wynalezienia tzw. kodowania binarnego, czyli kodowanie informacji za pomocą zaledwie dwóch znaków - 0 i 1, zwanych bitami (z angielskiego bit - cyfra binarna - cyfra binarna). W ten sposób zaczęto przeprowadzać kodowanie liter, cyfr, innych znaków i symboli, a także obrazów i dźwięków. To kodowanie binarne zostało włączone do projektowania komputerów.

W pierwszej ćwierci XX wieku lampy próżniowe zostały wynalezione i szeroko stosowane w radiotechnice.

W efekcie na przełomie lat 30. - 40. w kilku krajach świata, w tym w ZSRR, powstał pomysł stworzenia komputerów sterowanych programowo. W naszym kraju seryjną produkcję komputerów rozpoczęto w 1952 roku.

Wraz z pojawieniem się komputerów rozpoczął się szybki rozwój automatyzacji procesów dokumentowania informacji, ich przesyłania, przechowywania i wykorzystania. Dokumenty na nośnikach maszynowych stają się coraz bardziej rozpowszechnione, m.in. dokumenty utworzone z wykorzystaniem nośników materialnych i metod zapisu zapewniających przetwarzanie udokumentowanych informacji przez komputery elektroniczne.

Od początku lat 60. zaczęły funkcjonować w Związku Radzieckim pierwsze systemy komputerowe przeznaczone do automatycznego przetwarzania informacji zarządczej. Do połowy lat 80. w kraju istniało już ponad 6000 zautomatyzowanych systemów sterowania. Doprowadziło to do masowego tworzenia dokumentów zarządczych na nośnikach maszynowych. W 1982 roku powstało pierwsze w ZSRR archiwum dokumentów do odczytu maszynowego.

Od końca lat 80. W naszym kraju zaczyna się powszechne korzystanie z komputerów osobistych. Do tej pory w większości organizacji, instytucji, przedsiębiorstw praca z dokumentami odbywa się głównie za pomocą technologii komputerowej. W ten sposób dokumenty elektroniczne mocno wkroczyły w dziedzinę zarządzania dokumentami. W drugiej połowie lat 90. wszedł w życie sam termin „dokument elektroniczny”.

1.2 Rodzaje i rodzaje dokumentów

Każda sfera ludzkiej działalności, w taki czy inny sposób, wiąże się z udokumentowaną informacją, tj. informacje zawarte w dokumencie. Informacje zawarte w dokumencie mają określoną specyfikę, wyrażoną w następujący sposób:

a) dokument jest nośnikiem informacji społecznej stworzonym przez osobę do użytku w społeczeństwie;

b) dokument zakłada obecność informacji semantycznej (semantycznej), która jest wynikiem intelektualnej aktywności człowieka. Obecność treści jest jedną z głównych cech wyróżniających dokument. Bezsensowna informacja nie może być dokumentem;

c) informacje przekazywane są dyskretnie, tj. w formie wiadomości. Wiadomość utrwalona na jakimś materialnym nośniku staje się dokumentem. Dokument charakteryzuje się kompletnością przekazu. Niekompletna, fragmentaryczna wiadomość nie może być pełnym dokumentem. Wyjątek jest niedokończony dzieła literackie, szkice, szkice, szkice charakteryzujące proces twórczy ich twórcy (pisarza, naukowca, artysty);

d) jak każdy przedmiot o charakterze symbolicznym, wiadomość jest tekstem zakodowanym. Znaczenie lub znaczenie zakodowanego tekstu można zrozumieć tylko poprzez znajomość systemu znakowego kodowania i dekodowania informacji. Komunikat stały ma formę symboliczną, gdyż tylko w tej formie wiedza, emocje, wolicjonalne wpływy autora (komunikatora) mogą zostać przekazane w przekazie, dając czytelnikowi (odbiorcy) możliwość odszyfrowania i opanowania odpowiedniej wiedzy. Znaczenie jest obowiązkową właściwością każdej wiadomości dokumentalnej;

prawo federalne„O informacji, informatyzacji i ochronie informacji” definiuje pojęcie dokumentu (udokumentowanej informacji) jako informacji zapisanej na materialnym nośniku ze szczegółami pozwalającymi na jej identyfikację. Ta koncepcja jest dziś najczęściej używana.

Wszystkie dokumenty są podzielone na dwie duże grupy według rodzajów działań w nich odzwierciedlonych. Pierwszym z nich są dokumenty dotyczące spraw ogólnych i administracyjnych, tj. w kwestiach ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem (organizacją) i jego działalnością produkcyjną. Dokumenty te mogą być sporządzane przez pracowników wszystkich działów przedsiębiorstw. Druga grupa - dokumenty dotyczące funkcji zarządczych. Dokumenty takie są opracowywane przez pracowników organów finansowych, działów księgowości, planowania, zaopatrzenia i marketingu oraz innych jednostek funkcjonalnych.

Dokumenty są klasyfikowane według tytułu: pisma urzędowe, zarządzenia, protokoły, ustawy, memoranda, umowy itp. Projekt wszystkich tych dokumentów jest ujednolicony, ale pod względem treści mogą być zupełnie inne:

W miejscu kompilacji: wewnętrzne (dokumenty opracowane przez pracowników tego przedsiębiorstwa) i zewnętrzne (dokumenty otrzymane od innych przedsiębiorstw, organizacji i osób fizycznych);

W formie: indywidualny, gdy treść każdego dokumentu ma swoją własną charakterystykę (na przykład notatki), szablon, gdy część dokumentu jest drukowana, a część wypełniana przy opracowywaniu i typowa, tworzona dla grupy jednorodnych przedsiębiorstw . Z reguły wszystkie dokumenty standardowe i szablonowe drukowane są typograficznie lub na powielaczach;

Według terminów: pilnych, wymagających realizacji w określonym terminie oraz niepilnych, dla których termin nie jest wyznaczony;

Według pochodzenia: oficjalny, mający wpływ na interesy przedsiębiorstwa, organizacji i osobisty, odnoszący się do konkretnej osoby i mający charakter nominalny;

Według rodzaju rejestracji: autentyczne, kopie, wyciągi, duplikaty;

· za pomocą utrwalenia: dokumentów pisemnych, graficznych, fotograficznych, filmowych itp.

Rozważ bardziej szczegółowo rodzaje dokumentów:

1. Dokumenty organizacyjno-prawne (OD) stanowią podstawę prawną działalności organizacji i zawierają przepisy oparte na normach prawa administracyjnego i obowiązującego. Takie dokumenty zawierają zasady, normy, regulacje, określają status organizacji, jej kompetencje, strukturę, personel, skład oficjalny, zawartość funkcjonalna organizacji jako całości, jej oddziały i pracownicy, ich prawa, obowiązki i inne aspekty. Dokumenty organizacyjne i prawne muszą być zatwierdzone przez upoważniony organ - organizację macierzystą, szefa tej organizacji, organ kolegialny (na przykład walne zgromadzenie udziałowcy, rada dyrektorów itp.)

Z punktu widzenia okresu ważności OD są bezterminowe, obowiązują do odwołania lub zatwierdzenia nowych (wyjątkiem jest tabela kadrowa, która jest opracowywana i zatwierdzana corocznie). Ze względu na charakter działalności instytucji i organizacji pracy zmiany można dokonać zmian w OD, dla którego kierownik wydaje dokument administracyjny (rozkaz lub instrukcję). W przypadku reorganizacji działalności opracowywane i zatwierdzane są nowe OD. Tryb dokonywania zmian i ich rewizji zależy od rodzaju OD.

Tekst większości OA składa się z sekcji z własnymi nagłówkami i podzielony na akapity i akapity, ponumerowane cyfry arabskie. W procesie przygotowania OD muszą przejść procedurę akceptacji i zatwierdzenia ze wszystkimi zainteresowanymi działami i osobami, służbą prawną, zastępcami kierowników organizacji lub jednym z zastępców odpowiedzialnych za odpowiedni obszar działalności organizacji .

OD obejmuje: czarter, Statut stowarzyszenia, regulamin organizacji, regulamin jednostki strukturalnej, regulamin organu kolegialnego (doradczego) organizacji, regulamin, obsada etatów, instrukcje, opisy stanowisk.

Dokumenty organizacyjno-prawne sporządzane są na standardowej kartce papieru (format A4) lub na wspólnym formularzu (w zależności od rodzaju dokumentu), przy czym wymagane są dane: nazwa organizacji (nazwa jednostki jest wskazane również, jeżeli dokument jest zatwierdzany przez kierownika jednostki), nazwa rodzaju dokumentu, data, numer dokumentu, tytuł tekstu, podpis, pieczęć zatwierdzenia.

2. Dokumenty administracyjne - Są to dokumenty, które rejestrują decyzje dotyczące spraw administracyjnych i organizacyjnych organizacji. Dokumenty te regulują i koordynują działania, pozwalają organowi zarządzającemu zapewnić realizację powierzonych mu zadań. Niezależnie od formy organizacyjno-prawnej, charakteru i treści działalności organizacji, jej kompetencji, struktury i innych czynników, kierownictwu każdej organizacji przysługuje prawo do wykonywania czynności wykonawczych i administracyjnych, a tym samym wydawania dokumentów administracyjnych. Dokumenty administracyjne zawierają decyzje, które w systemie zarządzania przechodzą od góry do dołu: od organu zarządzającego do zarządzanego, od szefa organizacji po działy strukturalne i pracowników. To właśnie te dokumenty wdrażają sterowalność obiektów w pionie.

Pod względem prawnym dokumenty administracyjne odnoszą się do aktów prawnych: wyrażają określone prawnie autorytatywne instrukcje podmiotów zarządzania. Specyfika takich instrukcji przejawia się w tym, że za pomocą dokumentów administracyjnych rozwiązywane są problemy i kwestie powstałe w zakresie zarządzania; są skierowane do konkretnych instytucji, jednostki strukturalne, urzędnicy lub pracownicy; są to fakty prawne, z których wynikają określone stosunki administracyjno-prawne.

W zależności od zakresu ich zakresu, dokumenty administracyjne dzielą się na:

akty prawne szczebla federalnego – akty wydawane przez Prezydenta Federacji Rosyjskiej, Rząd Federacji Rosyjskiej, federalne władze wykonawcze (ministerstwa, komitety, agencje, służby itp.);

· akty prawne obowiązujące na poziomie podmiotów Federacji Rosyjskiej – republik, terytoriów, obwodów, miast o znaczeniu republikańskim Moskwy i Sankt Petersburga, obwodów i obwodów autonomicznych oraz jednostek terytorialnych;

akty prawne organizacji, instytucji, przedsiębiorstw.

Podstawą wydania dokumentu administracyjnego może być:

konieczność realizacji przyjętych aktów prawnych, wykonawczych i innych decyzji władz wyższych oraz wcześniejszych decyzji tej organizacji;

· konieczność prowadzenia własnych czynności wykonawczych i administracyjnych, ze względu na funkcje i zadania organizacji.

Dokumenty regulacyjne mogą być wydawane wspólnie przez kilka organów zarządzających.

Z punktu widzenia procedury załatwiania spraw (podejmowania decyzji) wszystkie dokumenty administracyjne dzielą się na dwie grupy:

Dokumenty publikowane w warunkach kolegialnych;

Dokumenty wydawane w ramach samodzielnego orzekania.

3. Informacje i dokumenty referencyjne dostarczać informacji, które skłaniają do podjęcia pewnych decyzji, tj. zainicjować decyzje zarządcze, pozwalają wybrać jedną lub inną metodę wpływu zarządzania. Nie zawierają zamówień, nie obligują do realizacji zamówień. Dokumenty tego systemu pełnią rolę pomocniczą w stosunku do dokumentów organizacyjnych, prawnych i administracyjnych. Osobliwością tych dokumentów jest to, że w systemie zarządzania przechodzą one od dołu do góry: od pracownika do kierownika jednostki, od kierownika jednostki do kierownika organizacji, od podległej organizacji do wyższej.

Na podstawie uchwały kierownika informacje i dokumenty referencyjne mogą stać się podstawą do podejmowania niektórych decyzji lub sporządzania dokumentów administracyjnych.

W skład informacji i dokumentów referencyjnych wchodzą: memorandum, memo, notatka wyjaśniająca, propozycja, prezentacja, oświadczenie, wszelkiego rodzaju korespondencja, protokół, akt, zaświadczenie, wniosek, odwołanie, podsumowanie, spis, wyliczenie.

Wszystkie te typy dokumentów mogą być tworzone w formacie dokumentu elektronicznego.

1.3 Odmiany nośników dokumentów

We współczesnym świecie informacja jest najcenniejszym zasobem, porównywalnym tylko z czasem. Informacja spełnia wiele zadań w życiu społeczeństwa, zapewniając oddziaływanie komunikacyjne wszystkich jej elementów, utrwalając, zachowując i przekazując zdobytą i zgromadzoną wiedzę. Niemniej jednak informacje odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu. Informacje zarządcze są rejestrowane w dokumentach. Dokument jako nośnik informacji jest zasobem informacyjnym, którego zarządzanie powierzono specjalistom ds. dokumentów. Oto kilka definicji pojęcia Informacja:

INFORMACJA- informacje o osobach, przedmiotach, faktach, zdarzeniach, zjawiskach i procesach, niezależnie od formy ich prezentacji (pojęcie to jest obecnie najczęściej używane).

INFORMACJA- utrwalone dowolnym rodzajem pisma lub dowolnym systemem nagrywania dźwięku, zawierającym całość lub główną część informacji mowy dokumentu.

Do tej pory Federacja Rosyjska zgromadziła ogromne zasoby informacji skoncentrowane w różnych bazach danych i bankach danych, na dyskietkach i CD-ROMach oraz na innych nośnikach informacji. Informacje te są wykorzystywane wszędzie - w bibliotekach, centra informacyjne, muzea, archiwa, instytucje edukacyjne i inne organizacje.

Sama informacja nie jest wystarczającą cechą dokumentu. Składnik materialny jest jednym z dwóch niezbędnych i obowiązkowych składników dokumentu, bez których nie może on istnieć. Materiałowy składnik dokumentu jest określony przez nośnik informacji (nośnik materialny) - obiekt materialny specjalnie stworzony przez osobę i przeznaczony do rejestrowania, przechowywania i przesyłania informacji. Istnienie dokumentu poza materialnym nośnikiem jest niemożliwe.

Nośnikiem informacji (nośnikiem informacji) jest dowolny obiekt materialny lub nośnik zawierający (przenoszący) informację i zdolny do przechowywania jej w swojej strukturze przez dość długi czas.

Nośniki danych służą do rejestrowania, przechowywania, odczytywania, przesyłania i rozpowszechniania informacji.

Rozważ klasyfikację nośników informacji:

Do głównego celu

1. ogólnego przeznaczenia (np. papier);

2. Specjalistyczne (tylko do zapisu cyfrowego);

Według liczby cykli zapisu

1. Dla pojedynczego wpisu

2. Do wielokrotnego nagrywania

Przez trwałość

1. Do krótkotrwałego przechowywania (akumulacji)

2. Do długotrwałego przechowywania

Najbardziej rozpowszechnionym typem są przewoźnicy na podstawa papierowa. Większość współczesnych dokumentów funkcjonujących w społeczeństwie powstaje na papierze lub papierowych substytutach. Nazywa się je papierem, to znaczy posiadającym papierowy nośnik.

W tych mediach informacje wyświetlane są w postaci symboli i obrazów. Takie informacje są klasyfikowane jako informacje udokumentowane i reprezentują różne rodzaje dokumentów.

Te papierowe są dokumenty biznesowe, dokumentacja naukowo-techniczna, książki, czasopisma, gazety, rękopisy, mapy, notatki, publikacje artystyczne, taśmy perforowane, karty perforowane itp.

Papier spełnia wiele wymagań: jest stosunkowo łatwy w produkcji, przystępny cenowo, umiarkowanie trwały, przechowywany przez długi czas i ułatwiający ewidencjonowanie informacji. Najcenniejsza jakość papieru - pozwala na powielanie informacji. Masowe rozpowszechnianie informacji poprzez druk stało się możliwe dopiero dzięki przemysłowej produkcji papieru.

Pojawienie się sztucznych nośników na bazie polimerów (szelak, polichrom winylowy, półprzewodniki, biomasa) zwiększyło różnorodność gatunkową dokumentów zdolnych do przenoszenia mowy dźwiękowej, muzyki, ruchomych i trójwymiarowych obrazów. Powstały zapisy, klisze magnetyczne, klisze fotograficzne i filmowe, dyski magnetyczne i optyczne – materialne nośniki takich informacji, których nie da się zapisać na papierze.

Dokumenty z folii polimerowej obejmują: dokumenty filmowe (film, dia-, film wideo), dokumenty fotograficzne (folia przezroczysta, mikrofilm, mikrokarta, mikrofisza), dokumenty phono (fonogramy magnetyczne do zapisu obrazu i dźwięku), dokumenty do użytku w komputerach (dziurkowane taśmy).

Grupę dokumentów z płyt polimerowych tworzą: giętki dysk magnetyczny, karta magnetyczna, giętki i sztywny zapis gramofonowy, dysk optyczny - twardy i miękki.

Przeniesienie udokumentowanej informacji w czasie i przestrzeni jest bezpośrednio związane z fizycznymi właściwościami jej materialnego nośnika. Dokumenty, będące masowym produktem społecznym, mają stosunkowo niską trwałość. Podczas pracy w środowisku operacyjnym, a zwłaszcza podczas przechowywania, narażone są na liczne negatywne wpływy spowodowane zmianami temperatury, wilgocią, światłem, procesami biologicznymi itp.

Dlatego nieprzypadkowo problem trwałości materialnych nośników informacji przez cały czas przykuwał uwagę uczestników procesu dokumentacyjnego. Już w starożytności istniała chęć zapisywania najważniejszych informacji o tak stosunkowo trwałych materiałach, jak kamień i metal.

W procesie dokumentacji pojawiła się chęć użycia wysokiej jakości, trwałych farb i atramentów.

Jednak rozwiązując problem trwałości, człowiek od razu musiał zmierzyć się z innym problemem, który polegał na tym, że trwałe nośniki danych były z reguły droższe. Dlatego nieustannie musieliśmy szukać optymalnego stosunku między trwałością materiałowego nośnika informacji a jego kosztem. Ten problem jest nadal bardzo ważny i aktualny.

Rozważ urządzenie pamięci jako rodzaj nośnika pamięci.

Urządzenie magazynujące (pamięć) to nośnik informacji przeznaczony do rejestrowania i przechowywania danych. Działanie urządzenia pamięci masowej może opierać się na dowolnym efekcie fizycznym, który doprowadza system do dwóch lub więcej stabilnych stanów. pamięć można sklasyfikować stabilność rekordu na:

· Pamięć tylko do odczytu (ROM), której zawartość nie może zostać zmieniona przez użytkownika końcowego (np. CD-ROM). ROM w trybie pracy pozwala tylko na odczyt informacji;

· Pamięć do zapisu (PROM), w której użytkownik końcowy może zapisać informacje tylko raz (np. CD-R);

· Pamięć wielokrotnego zapisu (PEPROM) (na przykład CD-RW);

· Pamięć o dostępie swobodnym (RAM) zapewnia tryb rejestrowania, przechowywania i odczytywania informacji w procesie ich przetwarzania. Szybka, ale droga pamięć RAM (SRAM) zbudowana jest na przerzutnikach, wolniejsze, ale tańsze odmiany pamięci RAM - pamięć dynamiczna (DRAM) zbudowana jest na kondensatorach. W obu typach pamięci informacje znikają po odłączeniu od bieżącego źródła.

Według rodzaju dostępu Pamięć dzieli się na:

· Urządzenia z dostępem szeregowym (np. taśmy magnetyczne);

· Urządzenia o dostępie swobodnym (RAM) (na przykład pamięć o dostępie swobodnym);

· Urządzenia z bezpośrednim dostępem (na przykład twarde dyski magnetyczne);

· Urządzenia z dostępem asocjacyjnym (specjalne urządzenia poprawiające wydajność bazy danych).

Przez konstrukcję geometryczną :

dysk (dyski magnetyczne, optyczne, magnetooptyczne);

taśma (taśmy magnetyczne, taśmy dziurkowane);

Bęben (bębny magnetyczne);

karta (karty magnetyczne, karty dziurkowane, karty flash itp.)

płytki drukowane (karty DRAM).

Zgodnie z zasadą fizyczną:

1. perforowany (z otworami lub wycięciami):

Karta;

Taśma perforowana;

2. z zapisem magnetycznym:

Rdzenie ferrytowe;

Dyski magnetyczne (twarde i elastyczne);

Taśmy magnetyczne;

Karty magnetyczne;

3. optyczne:

4. Magneto-optyczny

5. Wykorzystanie akumulacji ładunku elektrostatycznego w dielektrykach (ładowarki kondensatorów, akumulacyjne lampy elektronopromieniowe);

6. Wykorzystanie efektów w półprzewodnikach (EEPROM, pamięć flash);

7. Dźwiękowe i ultradźwiękowe (linie opóźniające);

8. wykorzystanie nadprzewodnictwa (pierwiastki kriogeniczne) itp.

W zależności od formy rejestrowanych informacji rozróżnia się analogowe i cyfrowe nośniki danych.

Cyfrowe urządzenia pamięci masowej to urządzenia przeznaczone do rejestrowania, przechowywania i odczytywania informacji przedstawionych w kodzie cyfrowym.

Mówiąc o dokumencie elektronicznym, należy wziąć pod uwagę formaty tych dokumentów. Format dokumentu elektronicznego to format pliku, który zawiera informacje tekstowe i audiowizualne w postaci zakodowanej. Formaty tekstowe są używane do tworzenia tekstów za pomocą edytorów tekstu.

DOC do przeglądania i edycji tekstu dokumentu

Format PDF do wyświetlania dokumentu w identycznej formie

RTF jest przeznaczony do przeglądania dokumentów, ich edycji w różnych wersjach oprogramowania.

2. Nowoczesne środki techniczne służące do tworzenia i przetwarzania dokumentów

Narzędzia wykorzystywane do tworzenia i przetwarzania dokumentów to z kolei narzędzia przetwarzania informacji, można je podzielić na dwie duże grupy. to Główny oraz pomocniczy fundusze.

Środki pomocnicze to sprzęt zapewniający sprawność środków trwałych, a także sprzęt ułatwiający i czyniący pracę kierowniczą bardziej komfortową. Pomocnicze środki przetwarzania informacji obejmują sprzęt biurowy oraz środki naprawcze i zapobiegawcze. Sprzęt biurowy to bardzo szeroka gama narzędzi, od materiałów biurowych, poprzez dostarczanie, powielanie, przechowywanie, wyszukiwanie i niszczenie podstawowych danych, narzędzia komunikacji administracyjnych i produkcyjnych itd., co sprawia, że ​​praca kierownika jest wygodna i komfortowa .

Środki trwałe to narzędzia do automatycznego przetwarzania informacji. Wiadomo, że aby kontrolować pewne procesy, pewna informacje zarządcze charakteryzujące stany i parametry procesy technologiczne, ilościowe, kosztowe i pracownicze wskaźniki produkcji, podaży, marketingu, działalności finansowej itp. Do głównych środków technicznego przetwarzania należą: środki rejestrowania i zbierania informacji, środki odbierania i przesyłania danych, środki przygotowania danych, środki wprowadzania, środki przetwarzania informacji oraz sposoby wyświetlania informacji. Poniżej wszystkie te narzędzia zostały szczegółowo omówione.

· Uzyskiwanie podstawowych informacji i rejestracja jest jednym z pracochłonnych procesów. Dlatego jest szeroko stosowany urządzenia do zmechanizowanego i automatycznego pomiaru, poboru i rejestrowanie danych. Zakres tych funduszy jest bardzo szeroki. Obejmują one: waga elektroniczna różne liczniki, tablice wyników, przepływomierze, kasy fiskalne, maszyny do liczenia banknotów, bankomaty i wiele innych. Obejmuje to również różne rejestratory produkcyjne przeznaczone do sporządzania i rejestrowania informacji o transakcjach biznesowych na nośnikach maszynowych.

· Sposoby otrzymywania i przekazywania informacji. Przesyłanie informacji to proces przesyłania danych (wiadomości) z jednego urządzenia do drugiego. Współdziałający zestaw obiektów utworzony przez urządzenia do transmisji i przetwarzania danych nazywany jest siecią. Łączą one urządzenia przeznaczone do przesyłania i odbierania informacji. Zapewniają wymianę informacji między miejscem ich pochodzenia a miejscem ich przetwarzania. Strukturę środków i metod transmisji danych określa lokalizacja źródeł informacji i urządzeń przetwarzających dane, wielkość i czas transmisji danych, rodzaje linii komunikacyjnych i inne czynniki. Środki transmisji danych reprezentowane są przez stacje abonenckie (AP), urządzenia transmisyjne, modemy, multipleksery.

· Narzędzia do przygotowywania danych reprezentowane przez urządzenia do przygotowywania informacji na nośnikach maszynowych, urządzenia do przenoszenia informacji z dokumentów na nośniki, w tym urządzenia komputerowe. Te urządzenia mogą sortować i poprawiać.

· Narzędzia do wprowadzania tekstu służą do odbierania danych z nośników maszynowych i wprowadzania informacji do systemów komputerowych,

· Narzędzia do przetwarzania informacji odgrywają ważną rolę w kompleksie technicznych środków przetwarzania informacji. Narzędzia do przetwarzania obejmują komputery, które z kolei dzielą się na cztery klasy: mikro, małe (mini); duże i superkomputery. Mikrokomputer Istnieją dwa rodzaje: uniwersalne i specjalistyczne. Uniwersalne i wyspecjalizowane mogą być zarówno wieloużytkownikowe - potężne komputery wyposażone w kilka terminali i pracujące w trybie współdzielenia czasu (serwery), jak i jednoużytkownikowe (stacje robocze) specjalizujące się w wykonywaniu jednego rodzaju pracy.

Małe komputery– praca w trybie współdzielenia czasu oraz w trybie wielozadaniowości. Ich pozytywną stroną jest niezawodność i łatwość obsługi.

Komputery mainframe– (farmy główne) charakteryzują się dużą ilością pamięci, wysoką odpornością na błędy i wydajnością. Charakteryzuje się również wysoką niezawodnością i ochroną danych; możliwość podłączenia dużej liczby użytkowników.

superkomputer- to potężne komputery wieloprocesorowe o szybkości 40 miliardów operacji na sekundę.

serwer- komputer dedykowany do obsługi żądań ze wszystkich stacji sieciowych i zapewnienia tym stacjom dostępu do zasobów systemowych i dystrybucji tych zasobów. Serwer uniwersalny nazywa się - aplikacja serwerowa. Wydajne serwery można przypisać małym i dużym komputerom. Teraz prym wiodą serwery Marshall, są też serwery Cray (64 procesory).

· Sposoby wyświetlania informacji służy do wyprowadzania wyników obliczeń, danych referencyjnych i programów na nośniki maszyny, druk, ekran i tak dalej. Urządzenia wyjściowe obejmują monitory, drukarki i plotery.

Monitor- Jest to urządzenie przeznaczone do wyświetlania informacji wprowadzanych przez użytkownika z klawiatury lub wyprowadzanych przez komputer.

Drukarka- Jest to urządzenie do wyprowadzania informacji tekstowych i graficznych na papier.

Spiskowiec- Jest to urządzenie do wyprowadzania rysunków i schematów wielkoformatowych na papier.

2.1 Sposoby i środki zmiany, powielania i fizycznego przetwarzania dokumentów

W związku z powszechnym stosowaniem środków zmiany, powielania i fizycznego przetwarzania dokumentów bezpośrednio w zakresie zarządzania, w różnych urzędach i organizacjach, takie narzędzia zaczęto nazywać „wyposażeniem organizacyjnym biura” (sprzętem biurowym) – środkami technicznymi wykorzystywanymi do mechanizacji oraz automatyzacja prac zarządczych i inżynieryjno-technicznych.

Wyposażenie biurowe do biura renomowanej firmy może obejmować m.in. takie urządzenia i wyposażenie jak komputer osobisty, maszyna organizacyjna, maszyny do pisania, zestawy telefoniczne i radiotelefoniczne, mini-PBX, centrala reżyserska, głośnomówiący domofon telefoniczny, system przywoławczy, dalekopis, faks, kopiarka, risograf, dyktafony, sprzęt projekcyjny, maszyna adresująca, znakowarka, laminator, stemplarka, niszczarka dokumentów, otwieracz do kopert, zszywacz do dokumentów, sprzęt do segregowania, stojaki i szafki na dokumenty, sejf, wózek, poczta pneumatyczna itp. .

Szeroko rozumiany sprzęt biurowy może obejmować dowolne urządzenia, urządzenia, narzędzia i urządzenia techniczne, maszyny, meble itp., począwszy od ołówków i temperówek do nich kończąc. komputery i systemy.

W węższym znaczeniu sprzęt biurowy jest często rozumiany jedynie jako środki techniczne wykorzystywane w pracy biurowej do tworzenia papierowych dokumentów informacyjnych, kopiowania, powielania, przetwarzania, przechowywania, transportu oraz komunikacji administracyjnej i zarządczej.

Opiszemy niektóre historyczne informacje związane z pojawieniem się sprzętu biurowego i jego „poprzedników”, a także opiszemy metody kopiowania i powielania dokumentów.

W celu ułatwienia i przyspieszenia procesu kopiowania na początku XIX wieku zaczęto stosować kalkę („kalkę”). „Urządzenie do odbierania kopii listów i dokumentów” zostało opatentowane w 1806 r. przez Anglika R. Wedgwooda. W urządzeniu, które wymyślił, cienki papier został nasączony niebieskim atramentem, a następnie wysuszony między dwoma arkuszami bibuły. Otrzymaną w ten sposób „kalkę” można było podczas pisania umieścić pod kartką papieru i otrzymać jej kopię. Masowa produkcja maszyn do pisania, która rozpoczęła się pod koniec XIX wieku, doprowadziła do pojawienia się czarnej kalki, zbliżonej jakością do nowoczesnej. Jego użycie pozwoliło na sporządzenie kilku kopii dokumentu. Wynaleziono polietylenowy papier węglowy, który pozwala uzyskać jednocześnie 15-20 wyraźnych wydruków. Obecnie do impregnacji kalek stosuje się w przybliżeniu te same barwniki, co przy produkcji taśm do maszyn do pisania.

Postęp naukowy i techniczny doprowadził do wynalezienia w XIX i XX wieku szeregu oryginalnych technologii kopiowania i powielania oraz odpowiednich środków reprografii (od łacińskiego re - przedrostek wskazujący na powtarzane działanie, produkuję - produkuję i greckie grapho - rysuję, piszę, rysuję - uogólniona nazwa procesów kopiowania dokumentów) i drukowania operacyjnego. Najczęstsze metody kopiowania w tym okresie obejmowały:

Fotografowanie to jedna z najstarszych metod kopiowania. On daje wysoka jakość jest jednak kosztowna i czasochłonna, ze względu na złożoność procesu obróbki materiałów fotograficznych. Kserowanie odbywa się zarówno za pomocą konwencjonalnych aparatów, jak i przy użyciu specjalnego sprzętu fotograficznego. W szczególności pod koniec XX wieku w Rosji wynaleziono kamerę archiwalną do renowacji, która umożliwia kopiowanie tekstów dokumentów, które wcześniej uważano za nie do odzyskania. Z jego pomocą udało się na przykład odczytać 18 arkuszy pergaminu odkrytych podczas wykopalisk na Kremlu w 1843 roku.

Odmianą fotokopiowania jest mikrofotokopiowanie (mikrofilmowanie) - wytwarzanie mikroform metodą fotograficzną, tj. zmniejszone (od 7 do 150 razy) kopie dokumentów. Mikrokopiowanie to rodzaj mikrokopiowania - zapis fotograficzny informacji na płaskiej błonie fotograficznej o standardowym rozmiarze A6 (105 * 148 mm) jest redukowany 24 razy za pomocą optyki i utrwalany na mikrofiszy w postaci małej komórki. Na standardowej mikrofiszy umieszcza się łącznie 98 miniaturowych obrazów zwykłych stron tekstu. Opracowano jednak technologie, które pozwalają na umieszczenie do 270 stronicowych obrazów na mikrofiszach.

Obecnie dostępny sprzęt do zapisu i odtwarzania informacji z wykorzystaniem mikrofisz umożliwia kręcenie tekstu drukowanego na mikrofiszach z wydajnością 1500-2000 dokumentów na godzinę (15 mikrofisz). Należy zauważyć, że odczyt mikrofisz jest możliwy tylko przy pomocy sprzętu powiększającego.

Metodę diazograficzną (blueprinting) stosuje się zwykle przy kopiowaniu wielkoformatowych rysunków i dokumentacji technicznej na specjalny papier diazo światłoczuły (na promienie ultrafioletowe), po raz pierwszy takie kopie uzyskano w Wielkiej Brytanii w 1842 roku.

Kopiowanie termograficzne (termografia) odbywa się za pomocą kserokopiarek termicznych na specjalnym papierze termoutwardzalnym lub za pomocą papieru do termokopiowania na zwykłym papierze. Opiera się na zasadzie napromieniowania papieru intensywnym strumieniem termicznych promieni podczerwonych, które wytwarzają lokalne nagrzewanie, które jest następnie przenoszone na papier termoutwardzalny;

Kopiowanie elektrograficzne (kserografia) zostało po raz pierwszy zaproponowane przez rosyjski E.E. Gorina w 1916 roku. Jest to obecnie najczęstsze. Ta metoda pozwala szybko, sprawnie i stosunkowo ekonomicznie skopiować niezbędne dokumenty. Ponadto w procesie kopiowania, skalowania i edycji dokumentów jest możliwe.

Cyfrowe kopiowanie elektrograficzne (kopiowanie cyfrowe). Kopiarka cyfrowa umożliwia nie tylko szybkie i wydajne kopiowanie, ale także uzyskanie kopii lepszych od oryginału. Jednak w procesie zarządzania bardzo często zachodzi konieczność duplikowania dokumentów o nakładzie 50-100 lub więcej egzemplarzy. Od lat osiemdziesiątych najbardziej obiecującą metodą druku operacyjnego jest sitodruk elektronowy (rysografia). Odbywa się to za pomocą powielaczy cyfrowych - risografów, a także powielaczy. Umożliwiają powielanie bezpośrednio z komputera z prędkością do 130 wydruków na minutę.

Do masowej reprodukcji dokumentów stosuje się różne metody drukowania, z których najbardziej zaawansowane to druk typograficzny i wklęsłodruk, stosowany do masowej reprodukcji książek, broszur i innych produktów drukowanych. Dzisiaj potrzeba posiadania informacji, bycia świadomym wszystkich przypadków, nowych produktów sprawia, że ​​człowiek wynajduje nowsze technologie, które pozwalają na powielanie, replikowanie, przetwarzanie udokumentowanych informacji. Cała ta technika organizacyjna stanowi materialną podstawę postępowych systemów zarządzania. Słabe wykorzystanie sprzętu biurowego w zarządzaniu prowadzi do spadku wydajności pracy i efektywności pracy kadry kierowniczej, do niedopuszczalnych opóźnień w rozwiązywaniu problemów operacyjnych, a często do błędnych decyzji z powodu braku niezbędnych informacji i innych negatywnych konsekwencji.

2.2 Obiekty telekomunikacyjne

dokumentacja dokumentacja teleinformatyczna

Sieć lokalna (LAN, sieć lokalna; angielska sieć lokalna, LAN) to sieć komputerowa, która zwykle obejmuje stosunkowo niewielki obszar lub niewielką grupę budynków (dom, biuro, firma, instytut). Istnieje również sieci lokalne, którego węzły są rozdzielone geograficznie na odległości ponad 12 500 km (stacje kosmiczne i centra orbitalne). Mimo takich odległości takie sieci nadal są klasyfikowane jako lokalne.

Najczęściej termin „sieci lokalne” LAN jest rozumiany dosłownie, to znaczy jest to taka sieć, która ma małe rozmiary lokalne i łączy blisko rozmieszczone komputery, ale z drugiej strony niektóre sieci LAN, takie jak sieć, łączą małe liczba komputerów, ale ograniczające możliwości nowoczesnych sieci lokalnych pozwalają na podłączenie kilkudziesięciu tysięcy komputerów. Niektórzy autorzy definiują LAN jako system bezpośredniego połączenia wielu komputerów, co oznacza, że ​​informacje są przesyłane z komputera na komputer bez pośredników i przez jedno środowisko.

LAN można najdokładniej zdefiniować jako sieć, która pozwala użytkownikowi zignorować połączenie; w rzeczywistości komputery połączone siecią LAN tworzą jeden komputer wirtualny. Z których zasobów są dostępne dla wszystkich użytkowników sieci, stąd wynika, że ​​prędkość transferu w sieci lokalnej powinna rosnąć wraz ze wzrostem wydajności komputera, w tej chwili minimalna prędkość sieci LAN wynosi 100 megabitów na sekundę. Wymaga również niskiego poziomu błędów w przesyłaniu informacji oraz zdolności sieci do stabilnej pracy przy maksymalnych obciążeniach. Nierzadko nadal wyróżnia się jedną klasę sieci: sieci miejskie lub regionalne MAN (Metropolitanareanetwork) mają charakter bliższy sieciom globalnym, ale struktura wewnętrzna bardziej przypomina sieć lokalną.

Oprócz wszystkich używanych sieci istnieje szereg wad:

1. Sieć wymaga dodatkowych, niekiedy znacznych kosztów materiałowych na zakup sprzętu, oprogramowania, ułożenie kabli połączeniowych oraz szkolenie personelu.

2. Sieć wymaga zatrudnienia administratora sieci, który będzie odpowiedzialny za monitorowanie pracy sieci, jej modernizację, zarządzanie dostępem do zasobów. Do duże sieci wymagany zespół zarządzający.

3. Sieć ogranicza możliwość przenoszenia komputerów, ponieważ w tym przypadku wymagana jest relokacja kabli.

4. Sieć stanowi doskonałe środowisko do rozprzestrzeniania się wirusów, co skutkuje dodatkowymi kosztami finansowymi programów antywirusowych.

5. Sieć, radykalnie zwiększa możliwość nieautoryzowanego dostępu do informacji, bezpieczeństwo informacji wymaga szeregu środków organizacyjnych i technicznych.

Oto podstawowe koncepcje teorii sieci

1. Abonent (węzeł, host, stacja) – urządzenie podłączone do sieci i aktywnie uczestniczące w wymianie informacji. Najczęściej subskrybentem jest komputer osobisty (PC). Może to być również drukarka sieciowa lub dowolne inne urządzenie peryferyjne.

2. Serwer - subskrybent, który udostępnia swoje zasoby innym subskrybentom, ale sam ich nie wykorzystuje. W ten sposób służy sieci.

W sieci może być kilka serwerów, wcale nie jest konieczne, aby serwer był najpotężniejszym komputerem. Serwery są dedykowane lub niededykowane. Serwer dedykowany - zajmuje się tylko zadaniami sieciowymi. Nie wybrano - wykonuje również inne zadania.

3. Klient - abonent sieci, który tylko korzysta z zasobów sieci, ale sam ich nie udostępnia.

4. Komputer kliencki, zwany również stacją roboczą.

Każdy komputer może być jednocześnie serwerem i klientem. Termin serwer i klient jest często rozumiany nie jako same komputery, ale jako działające na nich aplikacje. W tym przypadku aplikacje oddające zasoby serwerowi, a aplikacja zużywająca zasoby - klientom.

2.3 Komunikacja komórkowa

Do przesyłania informacji wykorzystywane są nie tylko sieci lokalne, ale także komunikacja mobilna.

Obecnie korzystanie z komunikacji mobilnej jest integralną częścią codziennego życia. Rozważ główne standardy komunikacji mobilnej:

GSM (Global System for Mobile Communications - światowy system komunikacji mobilnej) to najpopularniejszy standard komunikacji mobilnej na świecie (82% abonentów telefonii komórkowej w 212 krajach). Większość sieci GSM działa na częstotliwościach 900 i 1800 MHz, w niektórych krajach amerykańskich używa się 850 i 1900 MHz. W czystej postaci kanał służy do świadczenia usług głosowych, ponieważ szybkość przesyłania danych wynosi tylko 13 Kbps - to wystarcza tylko do przesyłania głosu (który jest wstępnie przetwarzany przez kodeki), wysyłania wiadomości tekstowych i wymiany informacji o usługach.

GPRS (General Packet Radio Service - kanał radiowy danych pakietowych) to dodatek technologiczny w sieci GSM, który umożliwia przesyłanie danych z prędkością do 120 Kb/s (klasa 32, przy jednoczesnym korzystaniu z 6 kanałów). Zaletą jest to, że przesyłane dane, podobnie jak w przypadku GSM, nie zajmują całego kanału, a wykorzystują tylko jego część, której przydzielona jest określona częstotliwość. 20 Kbps jest zarezerwowane dla każdego kanału. Jednak o liczbie przydzielonych kanałów decyduje nie tylko telefon, ale także stacja bazowa, który po nawiązaniu połączenia przydziela określoną liczbę kanałów do transmisji danych, w zależności od obciążenia. Średnia prędkość wynosi około 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - zaawansowany kanał transmisji danych, rozwój GSM) to specjalnie opracowana technologia mająca na celu zwiększenie szybkości przesyłania danych i zwiększenie niezawodności połączenia. Druga nazwa EDGE to E-GPRS (Enhanced GPRS - zaawansowany GPRS). Biorąc pod uwagę, że technologia jest jeszcze bliższa szybkości sieciom drugiej generacji niż możliwości sieci 3G, zwyczajowo EDGE odnosi się do sieci 2,75 generacji. W przypadku korzystania z technologii EDGE teoretycznie maksymalna możliwa prędkość transmisji danych wynosi 473,6 Kbps (używanych jest jednocześnie 8 najszybszych kanałów o przepustowości 59,2 Kbps), w praktyce prędkość jest zwykle 2-3 razy mniejsza (w zależności od liczby wykorzystywanych kanałów). i ich prędkości). Przeciętny, efektywna prędkość praca to 180 Kb/s.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System - uniwersalny system telekomunikacji mobilnej) to format komunikacyjny trzeciej generacji, będący ewolucją GSM wykorzystujący zasady podziału częstotliwości i kodu kanałów. Teoretycznie maksymalna możliwa prędkość transmisji danych w sieci UMTS wynosi 14 Mb/s. Do tej pory w praktyce abonenci muszą być zadowoleni z prędkości od 384 Kbps do 3,6/Mbps (przy korzystaniu z HSDPA, High Speed ​​Download Packet Access, specjalnej technologii szybkiego pobierania danych). Główną cechą takich sieci jest możliwość nawiązywania połączeń wideo. W Europie sieci UMTS zwykle używają 2100 MHz do pobierania i 1900 MHz do wysyłania danych. W Ameryce, w zależności od operatora, używane są inne częstotliwości - na przykład 1700 MHz.

CDMA (Code Division Multiple Access - technologia wielokrotnego dostępu z podziałem kodu) to alternatywny standard komunikacji GSM. Szybkość przesyłania danych jest tutaj prawie taka sama - 14 Kbps. Charakterystyczną cechą jest to, że kilka urządzeń może działać na tej samej częstotliwości, z których każde ma przypisany własny unikalny numer. Standard CDMA jest używany przez około 15% abonentów telefonii komórkowej na świecie. Ten standard komunikacji został opracowany przez firmę Qualcomm i jest używany głównie w Ameryce i Azji. Do działania standardu CDMA wykorzystywane są częstotliwości 800 i 1900 MHz.

CDMA2000 1x - rozwinięcie standardu CDMA, jest ogniwem pośrednim pomiędzy sieciami drugiej i trzeciej generacji formatu CDMA. Maksymalna prędkość to 144 Kb/s. Używane częstotliwości to 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 i 2100 MHz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - zoptymalizowana ewolucyjna transmisja danych) to telekomunikacyjny standard radiowej transmisji danych, najczęściej używany do szerokopasmowego szybkiego dostępu do Internetu. Istnieje kilka modyfikacji standardu: Basic - Revision 0 - który zapewnia prędkość przesyłu danych 2,4 Mb/s, ale jednocześnie prędkość pobierania znacznie przewyższa prędkość wysyłania danych do sieci; Zaawansowane - wersja A - zapewnia prędkość 3,1 Mb/s i taką samą szybkość transmisji danych do odbierania i przesyłania danych, co umożliwia dwukierunkowe połączenia wideo; Teoretyczna - wersja B - zapewnia szybkość transmisji danych 14,7 Mb/s (3 kanały po 4,9 Mb/s).

2.4 Faks

Zasada działania nowoczesnych telefaksów

Telefaks to urządzenie elektromechaniczne składające się ze skanera, modemu, drukarki, silnika i przekładni. Silnik i przekładnie odpowiadają za normalne podawanie papieru do skanera i drukarki. Skaner odczytuje obraz dokumentu, digitalizuje go i przesyła informacje do modemu. Modem przetwarza sygnały cyfrowe na sekwencję sygnałów modulowanych i przesyła je do innego urządzenia faksowego zwykłą linią telefoniczną. Modem odbierający faksy konwertuje tę sekwencję z powrotem na cyfrową i wysyła ją do drukarki. Drukarka drukuje obraz na specjalnym papierze termicznym zgodnie z otrzymanymi informacjami.

Wady faksu

Podatność na znaczne zużycie mechaniczne. Przy częstym użytkowaniu skaner faksu zapycha się kurzem i brudem z odczytywanych dokumentów. Plastikowe koła zębate zużywają się. Wszystko to prowadzi do przekrzywienia i nierównomiernego podawania zarówno czytelnych dokumentów do skanera, jak i papieru termicznego do drukarki. Tym samym znacznie pogarsza się jakość przesyłanych i otrzymywanych dokumentów.

Niemożność zautomatyzowanej pracy. Wysyłanie dokumentów do dużej liczby odbiorców zwykłym telefaksem jest trudne. Sekretarka jest zmuszona ręcznie wybierać numery, oddzwaniać, jeśli adresat jest zajęty lub jeśli transfer się nie powiedzie.

Nieefektywne wykorzystanie drogiego papieru termicznego. Większość faksów drukuje wszystkie otrzymywane wiadomości (w tym te, które nie zawierają żadnych przydatna informacja) na specjalnym drogim papierze termicznym. Oprócz wysokiej ceny papier ten ma jeszcze jedną istotną wadę - obraz na nim nieuchronnie zanika z czasem. Dlatego wszystkie ważne wiadomości muszą być przechowywane w kopii zapasowej.

Nowy sprzęt faksowy

Ilość informacji przesyłanych przez konwencjonalne linie telefoniczne, stale rośnie. Przede wszystkim dotyczy to wiadomości faksowych. Dlatego w dzisiejszych czasach wielu użytkowników jest zainteresowanych zakupem nie prostych, wolnostojących telefaksów, realizujących ściśle określone funkcje, ale bardziej zaawansowanych systemów, które pozwalają zautomatyzować proces odbierania, przetwarzania i wysyłania faksów oraz eliminować zauważone niedociągnięcia.

Pomysł wykorzystania komputera osobistego do tworzenia takich zintegrowanych systemów został po raz pierwszy zrealizowany w 1985 roku, kiedy firma GammaLink wypuściła pierwszą komputerową kartę faksową. Umożliwiło to podłączenie linii telefonicznej bezpośrednio do komputera i przekształcenie jej w potężny i wszechstronny telefaks. Obecnie komputerowe tablice faksowe są produkowane przez ogromną liczbę producentów. Ich produkty, różniące się pewną funkcjonalnością, służą temu samemu celowi - automatyzacji procesu wysyłania, odbierania i dystrybucji faksów wymienianych przez zwykłe linie telefoniczne.

Tablice faksowe telefonii komputerowej są integralną częścią przemysłu telefonii komputerowej (CT). Ich koszt może wahać się od 50 dolarów. (w przypadku zwykłych kart faks-modemowych o niskiej prędkości, których możliwości i cechy z reguły pozostawiają wiele do życzenia) do 5000-7000 dolarów. (dla specjalnych tablic faksowych, które powstały z wykorzystaniem najnowszych osiągnięć i które są w stanie przesyłać różne informacje z prędkością 14 400 bps jednocześnie na 12 liniach telefonicznych. Systemy oparte na komputerze PC wykorzystujące takie tablice mają szereg istotnych zalet w porównaniu z konwencjonalnym faksem maszyny .

Łatwość użycia. Zintegrowanie komputera PC z siecią telefoniczną i nadanie mu możliwości telefaksowych umożliwia użytkownikom odbieranie, przetwarzanie i wysyłanie faksów bez wychodzenia z komputera.

Efektywne wykorzystanie linii telefonicznych. System faksowy oparty na komputerze PC zapewnia wydajną komunikację za pośrednictwem niewielkiej liczby linii telefonicznych, zastępując wiele samodzielnych telefaksów, z których każdy wymaga osobnej linii.

Wysoka jakość przesyłanego obrazu. Dowolny dokument edytora tekstowego lub graficznego może zostać przesłany jako wysokiej jakości faksem. W tym celu za pomocą specjalnego oprogramowania jest konwertowany na format używany przez kartę faksową do wysyłania wiadomości. W ten sposób gwarantowana jest wysoka jakość obrazu, ponieważ dokument nie może zostać „zepsuty” przez słabą jakość druku drukarki, brudny skaner faksu lub awarię mechanizmu podawania papieru.

Zachowanie poufności otrzymywanych wiadomości. W przeciwieństwie do konwencjonalnych telefaksów, które drukują wszystkie przychodzące wiadomości na jednej rolce papieru, systemy CT odbierają je i przechowują w osobistych katalogach użytkowników, do których dostęp jest ograniczony hasłem. W ten sposób oglądanie jest całkowicie wykluczone. ważne dokumenty obcy.

Dodatkowo wykorzystanie komputera PC do sterowania pracą kart faksowych pozwala na implementację wielu przydatnych i wygodnych algorytmów - aplikacji CT. Wiele z nich zapewnia możliwość pełnej automatyzacji procesu wymiany faksów. Najczęściej używane aplikacje CT to SERWER FAKSU, FAX NA ŻĄDANIE i ROZSYŁANIE FAKSU. Zastosowanie serwera faksów minimalizuje koszty czasu i materiałów podczas odbierania i przesyłania wiadomości faksowych. Fax on Demand pozwala zautomatyzować proces dostarczania subskrybentom często wymaganych dokumentów. Dystrybucja faksów znacznie upraszcza pracę personelu przy wysyłaniu dużej liczby różnych dokumentów do dużej liczby odbiorców.

2.5 Połączenie modemowe

System jest nie do pomyślenia bez modemu komunikacja elektroniczna. To urządzenie pozwala zaangażować się w fascynujący, a dziś wykorzystujący najnowsze wynalazki świata telekomunikacji, już i po prostu żywotny, świat przepływów informacji, elektronicznych baz danych, poczty elektronicznej, katalogi elektroniczne, tablice ogłoszeń i nie tylko. Już dziś trudno przecenić możliwości odbierania i wymiany informacji za pomocą modemów, a nawet nie wyobrażamy sobie, co nas czeka jutro. Wiadomość e-mail wysłana pocztą elektroniczną do dowolnego miejsca na świecie dotrze do adresata w mniej niż dwie godziny. Możemy umieścić dowolne ogłoszenie lub reklamę w systemie telekonferencyjnym Twojej sieci e-mail, a cały świat pozna te informacje w ciągu jednego dnia. Za pomocą modemu można na przykład z Moskwy połączyć się bezpośrednio z serwerem w Nowym Jorku i pracować z zawartymi w nim bazami danych. Na koniec możemy wysłać faks. Nawet dzisiaj żadne renomowane biuro maklerskie nie może obejść się bez szybkiego odbioru i przesyłania informacji za pomocą komputerowych kanałów komunikacyjnych, a co za tym idzie modemów.

Wyjaśnij, czym jest modem i jak działa. Gdy komputer jest używany do wymiany informacji przez sieć telefoniczną, potrzebne jest urządzenie, które może odbierać sygnał z sieci telefonicznej i przekształcać go w informację cyfrową. Na wyjściu tego urządzenia informacja podlega MODULACJI, a na wejściu DEMODULACJI, stąd nazwa MODEM. Zadaniem modemu jest zastąpienie sygnału pochodzącego z komputera (kombinacja zer i jedynek) sygnałem elektrycznym o częstotliwości odpowiadającej zasięgowi linii telefonicznej. Modem dzieli kanał akustyczny tej linii na pasma niskich i wysokich częstotliwości. Do transmisji danych wykorzystywane jest pasmo niskiej częstotliwości, a do odbioru pasmo wysokiej częstotliwości. Istnieje wiele sposobów kodowania informacji, z których najbardziej znane to metoda FSK (Frequency SNift Keying) dla szybkości transmisji do 300 bodów (bod jest jednostką szybkości przesyłania informacji równą 1 bit/s) oraz metoda PSK ( PHase SNift Keying) dla szybszych modemów, prędkość transmisji do 2400 bodów.

FSK używa czterech dedykowanych częstotliwości. Podczas przesyłania informacji sygnał o częstotliwości 1070 Hz jest interpretowany jako logiczne zero, a sygnał o częstotliwości 1270 Hz jest interpretowany jako jednostka logiczna. Przy odbiorze zero odpowiada sygnałowi 2025 Hz, a jedynka 2225 Hz.

PSK wykorzystuje dwie częstotliwości: 2400 Hz do transmisji danych, 1200 Hz do odbioru. Dane przesyłane są w dwóch bitach, a kodowanie odbywa się poprzez przesunięcie fazy sygnału. Do kodowania używane są następujące przesunięcia fazowe: 0 stopni dla wzorca bitowego 00,90 stopni dla 01,180 stopni dla 10,270 stopni dla 11.

Istnieją również inne rodzaje modulacji (DPSK, QAM, TCM). Modem wykonany jest jako urządzenie zewnętrzne podłączane do linii telefonicznej z jednym wyjściem i standardowym portem COM komputera z drugim (złącze RS232 zgodnie z zaleceniami CCITT V.24) lub jako zwykła płytka drukowana instalowana na wspólnej magistrali komputera. Wewnętrzne warianty modemów można dostosować zarówno do zwykłych szyn ISA, jak i PCI.

Rozważmy kilka standardów działania modemów.

Najbardziej rozpowszechnione są tak zwane modemy kompatybilne z HAYES, nazwane na cześć producenta jednego z pierwszych modemów. Takie modemy wykorzystują polecenia AT (od angielskiego słowa ATtention), kompatybilne z Hayes Smartmodem. Oprócz standardowego zestawu poleceń dla wszystkich modemów kompatybilnych z Hayes, każdy producent indywidualnie oferuje użytkownikowi szeroki zakres konkretnych poleceń, które obowiązują tylko w modelach tej firmy (np. USRobotics, Rockwell, ZyXEL itp.)

Oprócz zgodności zestawu poleceń modem musi spełniać pewne standardy przesyłania informacji przez linie telefoniczne. Takimi standardami są zalecenia CCITT (Międzynarodowy Komitet Konsultacyjny ds. Telegrafii i Telefonii, francuski CCITT (Comite Consultatie International TelegraНique et TelerНonique).

Modemy zgodne ze standardami prędkości do 2400 bodów mogą swobodnie wymieniać informacje. Należy zauważyć, że zalecenie CCITT V.32 nie jest standardem w pełnym tego słowa znaczeniu, gdyż praktycznie każdy liczący się producent modemów powyżej 2400 bodów ma w zwyczaju dodatkowo stosować jeden lub więcej określonych protokołów transmisji danych. Ich użycie jest możliwe tylko przy podłączeniu podobnych modemów iw tym przypadku z reguły uzyskuje się wyższą szybkość transmisji, odporność na zakłócenia i szybkość połączenia.

Najpopularniejszym i najtańszym (dlatego jest popularny wśród użytkowników) jest protokół HST (HigH Speed ​​​​Transfer), opracowany przez firmę USRobotics jeszcze pod koniec lat 80-tych. Istnieją odmiany tego protokołu: H96, H14, H16, H19, H21, H28, różnica polega tylko na szybkości przesyłania informacji, która wynosi odpowiednio 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 i 28800 bodów. Ze względu na niski koszt, szerokie możliwości rozbudowy i wysoką odporność na zakłócenia oraz szybkie dane protokołu HST, użytkownicy wolą kupować szeroko znane modele USRobotics, takich jak Sportster, Worldport, Courier.

Szeroko stosowane są również modemy ZyXEL, które posiadają specyficzny protokół ZYX, który umożliwia przesyłanie danych z prędkością 19200 bodów w pełnym dupleksie. Modemy ZyXEL zyskały dużą popularność na początku lat 90. wyłącznie ze względu na niedostępność modemów innych marek dla krajowego odbiorcy. Ich główną wadą jest wysoka cena, która odstrasza szerokie grono konsumentów. Ale mimo to struktury bankowe i agencje rządowe, oparte na ugruntowanej tradycji, preferują modemy tej konkretnej firmy.

Mniej powszechne, bardzo drogie, ale z silnym i stabilnym sygnałem, który może nawet zignorować filtry ochronne zainstalowane w centrali PBX, aby uniknąć korzystania z modemów za darmo. Są to modemy Telebit marki TrailBlazer oraz słynny protokół PEP (Racket Ensemble Protocol) Prawie wszystkie szybkie modemy są kompatybilne z mniej szybkimi standardami.

Wniosek

Postępujący rozwój narzędzi informatycznych umożliwia wprowadzanie elementów technologii „paperless” do pracy biurowej, wymiana informacji odbywa się za pomocą narzędzi komunikacji elektronicznej, informacje są przechowywane i przetwarzane za pomocą komputerów osobistych i urządzeń peryferyjnych, kopiowanie i powielanie dokumentacji biurowej za pomocą nowoczesnych sprzęt do kopiowania.

Teraz, w warunkach narastających z roku na rok przepływów informacji, prawie niemożliwe jest wyobrażenie sobie wyraźnej interakcji między strukturami bankowymi, firmami handlowymi i pośredniczącymi, agencjami rządowymi i innymi organizacjami bez nowoczesnej technologii komputerowej i sieci komputerowych. W przeciwnym razie konieczne byłoby utrzymywanie gigantycznej kadry procesorów dokumentów papierowych i kurierów, a niezawodność i szybkość działania takiego systemu byłaby nadal znacznie niższa niż zapewniana przez modem łączności i sieci komputerowe. Jednak każda minuta opóźnienia w wysyłaniu ważnych wiadomości informacyjnych może skutkować bardzo wymiernymi stratami finansowymi i upadkiem wizerunku.

W ramach tego kursu zbadaliśmy nowoczesne środki techniczne stosowane do tworzenia i przetwarzania dokumentu, zbadaliśmy metody dokumentowania informacji, sklasyfikowaliśmy rodzaje i rodzaje dokumentów, zbadaliśmy rodzaje nośników dokumentów, opisaliśmy niektóre metody powielania dokumentów oraz zidentyfikowano również cechy korzystania z telekomunikacji.

W ten sposób osiągnięto cel badania cech wykorzystania nowoczesnych środków technicznych przetwarzania dokumentów w pracy biurowej.

Lista źródeł i wykorzystanej literatury

Źródła

1. Sieć Antonova P. RELCOM i poczta elektroniczna. - M.: Demos, 1991.

2. Vilkhovchenko S.D., Modemy (wybór, instalacja, konfiguracja), M.: ABF, 1997.

3. Gavrilov A. A. Praca z modemem. - M .: MP "Malip", 1992.

4. Gasow W.M. „Techniczne środki wejścia-wyjścia informacji graficznych” (seria w siedmiu książkach „Organizacja interakcji człowieka z technicznymi środkami zautomatyzowanych systemów sterowania” pod redakcją V. N. Chetverikov)

5. Gurin N.I. „Praca na komputerze osobistym”

6. Jones R. Teoria transmisji danych. - M.: Nauka i technika, 1993.

7. Solomenchuk VG, Sprzęt komputerów osobistych. BHV-Petersburg, 2003.

8. Pod. wyd. W. Tompkins i J. Webster. Łączenie czujników i urządzeń do wprowadzania danych z komputerami IBM PC. - M.: Mir, 1992.

9. Katalog " Sieć komputerowa Rosja. Usługi komunikacji międzynarodowej". - M.: LLP "ELIS. LTD, 1992.

10. Fishchenko L.P. „Wewnętrzne modemy PCI”

11. GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje”, zatwierdzony Dekretem Państwowej Normy Federacji Rosyjskiej z 27 lutego 1998 r. Nr 28.

12. GOST R 6.30-2003 Systemy ujednoliconej dokumentacji. Zunifikowany system dokumentów organizacyjnych i administracyjnych. Wymogi dokumentacyjne. - Wejście. 03.03.2003. - M: Wydawnictwo Standardów, 2003.

13. Ustawa federalna z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 149-FZ „O informacji, technologia informacyjna oraz w sprawie ochrony informacji.

14. GOST R ISO 15489-1-2007 „System standardów informacji, bibliotekarstwa i publikacji. Zarządzanie dokumentami. Wymagania ogólne”, zatwierdzone i wprowadzone w życie na zamówienie Agencja federalna w sprawie przepisów technicznych i metrologii z dnia 12.03.07 nr 28-st.

15. Obieg dokumentów 2010. Khramtsova N.A. : http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2009/12/11315/.

16. Dokumentacja z wykorzystaniem komputerów elektronicznych.- http://aleho.narod.ru/document/48.htm, 10.08.10

17. Termika Consulting Group, Encyklopedia biurowa: http://www.termika.ru/dou/enc/, 25.08.10

18. Repina S.O., „Elektroniczny podręcznik hiperłącza”: http://cde.osu.ru/demoversion/course123/0.html, 01.09.10

19. Darmowa encyklopedia: http://ru.wikipedia.org/wiki/

20. Standardy komunikacji mobilnej: http://promobil.kiev.ua/faq/2404-mobile-communication.html, 01.09.10

21. Zasada działania nowoczesnych telefaksów: http://kunegin.narod.ru/ref3/fax4/01.htm, 05.10.10

Literatura:

22. Gedrovich F.A. Dokumenty cyfrowe: problemy konserwacji // Biuletyn Archiwisty. nr 1. 2004.

23. Praca biurowa i korespondencja w pytaniach i odpowiedziach: Podręcznik dla studentów uczelni ekonomicznych M.I. Basakov - 2. ed., poprawione. i dodatkowe // Seria „Podręcznik i przewodnik do nauki” - Rostov n / a

24. Praca biurowa (Organizacja i technologia dokumentacyjnego wsparcia zarządzania): Podręcznik dla uniwersytetów / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. itd.; Wyd. TELEWIZJA. Kuzniecowa. - M.: UNITY-DANA, 2001 - 359 s.

25. Praca biurowa: Podręcznik / Pod generałem. wyd. prof. TELEWIZJA. Kuzniecowa. - wyd. 2, poprawione. i dodatkowe – M.: MTsFER, 2006.

26. Dokumentacja: Podręcznik. N.N. Kushnarenko - wyd. 7, Sr. - K .: Wiedza, 2006. - 459 s. - ( Wyższa edukacja XXI wieku).

27. Prowadzenie dokumentacji: Przewodnik do nauki. N.S. Larkov

28. Dokumentacja działalności zarządczej: cykl wykładów / I.N. Miguela. – M.: Flinta: MPSI, 2006. – 200p.

29. Personel przedsiębiorstwa nr 10 / 2002 „O kulturze pracy z utraconymi dokumentami”

30. Organizacja pracy z dokumentami: Podręcznik / Wyd. prof. V.A. Kudryajew. - wyd. 2, poprawione. i dodatkowe – M.: INFRA-M, 2002. – 592 s.

31. Pracujemy z modemem. Gavrilov A.A., M.: MP „MALIP”, 1992.

32. Sedova O.L., Odtwarzamy dokumenty. Czasopismo „Sprawy sekretarskie”, nr 1, 1999.

33. Działalność sekretarska. Przewodnik edukacyjny i praktyczny / V.V. Galakhov, I.K. Korniejew i inni; wyd. I.K. Korniejew. - M.: TK Velby, wydawnictwo Prospekt, 2005. - 608 s.

34. Nowoczesna praca biurowa. Berezina N.M., Vorontsova E.P., Lysenko L.M. - wyd. 2 - Petersburg: Piotr, 2006. - 272 s.: chory. – (seria „Nowoczesna papierkowa robota”)

35. Nowoczesne technologie zarządzanie biznesem i dokumentami. Dziennik №0, 2010.

36. Rogozhin M.Yu. Podręcznik biznesowy. - "Yusticinform", 2005.