Was sollte auf dem Stand der Personalabteilung stehen. Liste der erforderlichen Personalunterlagen

Informationsständer werden verwendet, um Materialien zu platzieren: Prospekte, Nachrichten, Werbebotschaften, Broschüren usw. sowohl im Handel als auch im Dienstleistungsbereich.

Grundtypen von Ständen

Einer der häufigsten und beliebtesten Typen - Stand "Consumer's Corner". Was wird darin platziert? Tatsächlich ist dies eine Informationstafel mit Taschen. Es kann ein Buch mit Beschwerden und Vorschlägen, Lizenzen und Zertifikaten des Unternehmens, Informationen über das Unternehmen usw. geben. Meistens trägt eine solche Ecke keine Werbelast, so dass viele Leute kostengünstige Optionen bestellen. Haushaltsorganisationen: steht für Schule, Krankenhaus, öffentliche Einrichtung usw.

Normalerweise gibt es zwei Arten von Informationsständen:

• Straße
• Innere

Innenraum steht werden im Innenbereich verwendet und sind in offene ( Den freien Zugang Materialien) und geschlossen Eingeschränkter Zugang. Es wird verwendet, wenn versehentliche Beschädigungen an platzierten Materialien oder Vandalismus möglich sind. Zum Beispiel in Bildungseinrichtungen

Installation Straßeninformationsstände Restaurants, Cafés nutzen (Menüplatzierung), soziale Organisationen(Wohnungs- und Kommunaldienstanzeigen, Hausverwaltung etc.), Aushang von aktuellen Informationen etc.

5 Grundregeln zur Standgestaltung

Informationen erfolgreich arrangieren, Akzente setzen, die richtige Aufmerksamkeit auf den Messestand lenken – „der Weg ins Herz“ potentielle Kunden und Geschäftspartner.

Lassen Sie uns fünf Schlüsselpunkte hervorheben:

1. Zunächst einmal ist es notwendig definieren Hauptziel . Warum brauchen Sie eine Informationstafel? Was ist ihre „Mission“? Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen, den richtigen Fokus zu finden. Aber dazu später mehr.
2. Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Das äußere Design sollte die Aufmerksamkeit der Menschen auf sich ziehen, den Wunsch wecken, herauszufinden, "was dort so interessant ist". Es zeigte sich, dass der Besucher im Vorbeigehen seinen Blick auf den Stand nicht länger als 5-10 Sekunden stoppt. Das bedeutet, dass Sie ihn während dieser Zeit überzeugen müssen, näher zu kommen und sich mit den Informationen vertraut zu machen.Was sind die Mittel, um Aufmerksamkeit zu erregen? Eine originelle Form, ein leuchtendes Element oder Hintergründe für die Gestaltung eines Standes, eine ungewöhnliche Präsentation von Informationen: Comics, Infografiken usw.
3. Die menschliche Aufmerksamkeit ist selektiv. Eine Person kann nicht vielen Themen gleichzeitig die gleiche Aufmerksamkeit schenken, daher müssen Sie Akzente setzen: Was soll der Leser zuerst sehen, was dann - als Hilfsmaterial Präsentation der Produkte des Unternehmens, dann sollte der Fokus auf ihm und seinen Vorzügen liegen. Verwenden Sie Illustrationen, Fotos, Infografiken – visuelle Informationen werden besser wahrgenommen Informationen über das Unternehmen selbst, dann sollten zuallererst das Logo, die Marke, die Unternehmensfarben usw. auf sich selbst achten. Es macht keinen Sinn, „leere“ Dekorationselemente hinzuzufügen, die keine semantische Last tragen, da Ihr Ziel nicht nur darin besteht, anzuziehen , sondern auch um den Leser zu halten. Daher sollte das Design in logischem Zusammenhang mit Ihrer Hauptidee stehen.
4. Die Anzahl optischer Akzente sollte nicht groß sein. Andernfalls wird die Aufmerksamkeit der Person zerstreut und die Person wird sich nicht auf das Material konzentrieren können, das Sie übermitteln möchten.
5. Die Aktualisierung von Informationen ist sehr wichtig. Alle Neuigkeiten, aktuellen Informationen und Ankündigungen sollten im wahrsten Sinne des Wortes „plakativ“ sein und rechtzeitig durch frische Meldungen ersetzt werden. Vergessen Sie nicht, Einladungen zu laufenden Veranstaltungen usw. hinzuzufügen.

Der Stand ist in gewisser Weise einer der Bestandteile des "Gesichts" jeder Organisation, unabhängig davon, ob sie kommerziell oder öffentlich ist. Der Erfolg und die Gunst der Besucher und zukünftigen Interessenten hängen davon ab, wie kompetent der Informationsplatz gestaltet ist.

Tribünen in öffentlichen Gebäuden

Ein kreativ gestalteter Stand in Farbgestaltung ist nur die halbe Miete, denn es ist sehr wichtig, dass er dem Besucher wichtige Informationen vermittelt. Natürlich werden Ständer in hellen Farben überzeugen, aber wenn Sie dieses Informationsobjekt an der falschen Stelle im Raum platzieren, wird es zu einem gewöhnlichen Dekorationselement des Interieurs.

Der kreative Stand zieht die Aufmerksamkeit von Besuchern und Gästen mehr auf sich

Sie sollten versuchen, den Stand an der belebtesten Stelle zu platzieren, um die Aufmerksamkeit möglichst vieler Menschen auf sich zu ziehen, aber mit einem gewissen Feingefühl, damit er die Augen nicht „irritiert“. Solche Orte sind in der Regel Foyers in Schulen, Theatern, Hotellobbys etc.

Das Format des Standes kann je nach Gebäudezweck vielfältig sein

Die Fläche des Informationsbildschirms des Standes sollte der Gesamtfläche des Raumes entsprechen, ohne ihn mit seiner Größe zu überladen, und die erforderlichen Informationen feinfühlig vermitteln.

Lesen Sie auch:

Abschnitt: Für den Personaldienst

Wir bieten Ihnen ein breites Spektrum an Ständen für verschiedene Aufgaben, die von den Personalabteilungen von Unternehmen gelöst werden, wie z. Zur farbenfrohen Gestaltung von Ständen können Sie eine CD „Für Personaldienstleistungen“ mit Postern und Bildern für die Personalreferentenecke bestellen. Branding bestellen (Logo der Organisation). Sie können Stände für die Personalabteilung Ihrer Organisation kaufen, indem Sie sich an unsere Manager wenden. Die Lieferung der Stände erfolgt in ganz Russland

Dank funktioneller u Design-Merkmale vorgefertigte Stände können Sie:
1. Fügen Sie diesem Ständer Hängetaschen für Unterricht und Handouts hinzu.
2. Ändern Sie die Farbgebung der Standelemente.
3. Großbriefe bestellen.
4. Auf dem Stand platzieren Platzieren Sie regionale oder Firmensymbole auf dem Stand
5. Kaufen Sie Regale für die Aufstellung des Standes im Freien.
6. Bestellen Sie thematische Sets mit A4-Plakaten und Handouts (Farbe und s/w).
7. Bauen Sie nach und nach Ihren individuellen Informationsraum auf, indem Sie einzelne Standelemente erwerben.

Der Preis beinhaltet die Standmontage.

HR-Anwendung ist offizielles Dokument, die gemäß den arbeitsrechtlichen Normen auf bestimmte Weise erstellt werden müssen, enthalten eine Reihe von Angaben (Name des Arbeitnehmers, Datum der Erstellung, Unterschrift usw.). Ein gewöhnlicher Angestellter weiß es nicht (und sollte es nicht wissen, das gehört nicht zu seinem amtliche Verpflichtungen) wie man einen Urlaubs- oder Kündigungsantrag richtig schreibt. Dazu gibt es im Unternehmen immer einen Personalprüfer, der verpflichtet ist, das Dokument zu erklären und zu helfen. Jetzt, wo das Schlagwort „Fluktuation“ jedem Fachmann im Personaldienst aus erster Hand bekannt ist und täglich Kündigungs- und Zulassungsanträge geschrieben werden müssen, wird viel Zeit mit dem Diktieren von Erklärungen und Erklärungen verbracht. Der heutige Artikel widmet sich der Frage, wie Sie die Zeit der Personaldienstleistung optimieren und dabei im gesetzlichen Rahmen bleiben.

Beginnen wir zunächst damit, eine Liste der wichtigsten Rekrutierungsanwendungen zusammenzustellen. Da ist er:

1 Gruppe von Aussagen

eines). Bewerbung für einen Job

2). Kündigungsschreiben bzgl eigener Wille

2 Gruppe von Aussagen

3). Antrag auf Jahresurlaub

vier). Belassen Sie die Anwendung auf eigene Kosten

5). Antrag auf Ausstellung einer Kopie des Arbeitsbuches

6). Antrag auf Arbeitsbescheinigung

3 Gruppe von Aussagen

7). Antrag auf Übertragung

acht). Antrag auf Elternzeit

9). Antrag auf finanzielle Unterstützung

zehn). Rücktrittsschreiben

Diese Liste enthält nur die häufigsten und erforderlichen Stellenbewerbungen. Je nach Besonderheiten Ihres Unternehmens können weitere Formulare hinzukommen. Wenn beispielsweise Entlassungen häufig durch Vereinbarung der Parteien praktiziert werden, sollte der Personalinspektor ein Antragsformular erstellen und es dem Rest beifügen.

Zweitens, werden wir die oben genannten Anwendungen entsprechend ihrer Anzahl in der Gesamtzahl der Formulare in Gruppen einteilen: 50% -1 Gruppe, 40% -2 Gruppe, 10% -3 Gruppe. Mit anderen Worten, da der Antrag auf freiwillige Kündigung in jedem Unternehmen stärker nachgefragt wird, wird es fünfmal mehr Antragsformulare geben als Antragsformulare für Schwangerschaft und Geburt.

Drittens, in der Personalabteilung ist es notwendig, einen visuellen Stand mit Beispielen zum Ausfüllen von Formularen zu platzieren. Wählen Sie für die Platzierung des Aufstellers einen Platz im Büro, an dem sich der Mitarbeiter an den Tisch setzen kann und gleichzeitig einen tollen Blick auf den Aufsteller hat. Du kannst auch Beispiele posten Arbeitsvertrag und Vereinbarungen über materielle Haftung; Sie werden nicht viel Platz einnehmen, aber sie werden als Erinnerung an die grundlegenden Rechte und Pflichten für bestehende Mitarbeiter des Unternehmens dienen und ein Modell für Neuankömmlinge zum Ausfüllen sein. Besonders zu empfehlen wichtige Punkte Highlight auf dem Messestand mit leuchtender Farbe und Ausrufezeichen. Das liegt daran, dass das Niveau der Personalkultur in unserem Land leider noch recht niedrig ist. Die meisten Mitarbeiter sind sich der verwaltungs- und strafrechtlichen Haftung, die im Falle eines Verstoßes gegen das Arbeitsrecht durch Personalreferenten, den Leiter des Unternehmens, folgen kann, nicht bewusst und gehen äußerst sorglos damit um Personaldokumentation.

Neben dem Stand, in einer separaten Mappe oder auf dem Tresen sollten vorgefertigte Formulare platziert werden, am besten in separaten Ordnern. Verwenden Sie zum Drucken von Bewerbungen den Briefkopf des Arbeitgebers, damit die Mitarbeiter disziplinierter sind, Bewerbungen nicht zerknittern, und es für HR-Spezialisten bequemer und angenehmer ist, Dokumente im Archiv abzulegen. Auf einem bereits gedruckten Formular ist beispielsweise genügend Einzug vorhanden, um mit einem Locher zu punktieren und eine Liste mit Personalakten für die spätere Archivierung einzublenden.

Alle Mitarbeiter sollten freien Zugang zu Formularen sowohl in gedruckter als auch in elektronischer Form haben im elektronischen Format. Es ist am bequemsten, eine elektronische Datei mit Erklärungen auf eine der folgenden Arten an den Mitarbeiter zu übermitteln:

Bei der Bewerbung um eine Stelle an einer Firmenadresse Email dem Arbeitnehmer wird zusammen mit der Begrüßungsrede der Unternehmensleitung, der Einführungsdokumentation, eine Datei mit allen Antragsformularen zugesandt;

Die Datei mit den Bewerbungsformularen wird auf der unternehmensinternen Website mit „Nur lesen“-Funktion für alle Mitarbeiter und mit „Bearbeiten“-Funktion für Personalreferenten bereitgestellt.

Nach dem Testen des in diesem Artikel vorgeschlagenen Systems in Hauptbüro das Unternehmen sollte es in den Niederlassungen, Repräsentanzen und Tochtergesellschaften des Arbeitgebers einführen. Somit ist es möglich, mit dem Aufbau eines einheitlichen Systems zu beginnen Personalaktenfluss in der gesamten Unternehmensgruppe Holding.

In Kontakt mit

Klassenkameraden

Aus diesem Artikel lernen Sie

• Was versteht man unter der Gestaltung von Informationsständen in der Bibliothek?
• Welche Gestaltung braucht ein Informationsständer für eine Schule?
• Wem betraut man am besten mit der Gestaltung eines Infostandes

Die Gestaltung von Informationsständen scheint eine ziemlich einfache Angelegenheit zu sein. Wenn der einzige Zweck eines solchen Objekts darin besteht, Informationen zu übermitteln, muss nichts Besonderes erfunden werden. Es reicht aus, Informationen und Bilder so anzuordnen, dass sie bequem wahrgenommen werden können. Aber eigentlich ist alles komplizierter. Natürlich erfordert die Gestaltung von Infoständen keinen professionellen Designansatz, besonderen Einfallsreichtum oder Vorstellungskraft, aber es ist wichtig zu bedenken, dass es hier Feinheiten gibt, die die Wirksamkeit eines solchen Mediums beeinträchtigen. Was müssen Sie über Design in diesem Bereich wissen?

Wer braucht Infostände und warum?

Für viele Betriebe wichtige Rolle spielt ein hochwertiger, übersichtlich gestalteter Stand mit Informationen. Alle Geschäfte müssen eine "Buyer's Corner" haben - also eine Tafel, auf der das Verbraucherschutzgesetz, die Registrierungsbescheinigung, die Kontaktdaten des Unternehmens usw. platziert sind.

Jedes Unternehmen hat das Recht, in seinem Gebiet Informationen anzuzeigen, die es für wichtig und nützlich für Kunden und Mitarbeiter hält. Das können ihre Daten, Mission, Zweck, Kontakte, Brandschutzvorschriften und so weiter sein. Solche Dinge zeugen vom Erfolg des Unternehmens, steigern die Loyalität zu ihm. Um diese Ziele zu erreichen, ist eine einfache und kostengünstige Werbeform gut geeignet – ein Infostand.

Durch die Gestaltung von Werbe- und Infoständen kommunizieren Sie mit potenzielle Verbraucher Ihre Dienstleistungen: Sprechen Sie über neue Produkte, Werbeaktionen. Und nachdem aus dem Infostand eine Ehrentafel geworden ist, wird er zum Imagebestandteil, mit dem Sie die Marke bewerben und die Mitarbeiterbindung positiv beeinflussen können.

Ein Informationsstand ist eine einfache und wichtige Möglichkeit, einen bestimmten Personenkreis zu beeinflussen, er muss genutzt werden! Aber was ist das?

Dies ist ein flaches Design, auf dem Informationen und Dokumente platziert werden. Sie können in Taschen angezeigt oder an der Tafel selbst befestigt werden. Die Abmessungen des Trägers variieren je nach funktionaler Belastung, Lage.

Der Infostand kann folgende Funktionen erfüllen:

• Informieren. Seine Hauptaufgabe besteht darin, wichtige Daten an einen bestimmten Personenkreis zu übermitteln.
• Propaganda. Bei der Gestaltung eines Informationsstandes werden Bücher, Broschüren mit Informationen in Taschen gesteckt: Preisliste, Preisnachlass, Grundsätze der Zusammenarbeit usw.
• Übereinstimmung mit dem Gesetz. Vertretung von Gesetzen, Sonstiges normative Dokumente, Arbeitsschutzanweisungen, Regeln.
• Ausstellungsmöglichkeiten. Ausstellen von Beispielen Ihres Produkts.
• Ruhmeshalle.Übermittlung von Informationen über die Organisation, Ziele, Strategie, Daten über Mitarbeiter und ihre Verdienste.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass, wenn es Ihnen gelungen ist, einen Informationsstand zu entwerfen, der Aufmerksamkeit erregen und dem Leser Informationen in einer verständlichen Sprache vermitteln kann, seine Wirksamkeit um ein Vielfaches steigt.

Die Hauptteile des Ständers sind ein Schild und Befestigungselemente, mit deren Hilfe Informationen angezeigt werden. Als letztere werden die entsprechenden Beschläge oder Kunststofftaschen ausgewählt. Unter der Basis befindet sich normalerweise Kunststoff. Geeignetes PVC 3-5 mm dick.

Die Taschen sind flach für ein oder zwei Blätter und voluminös zum Platzieren von Prospekten und Broschüren. Sie bestehen aus transparentem Kunststoff mit einer Dicke von 0,5-3 mm.

Die Größe der Tasche ist Standard A4 oder jede andere Größe, basierend auf Ihren Bedürfnissen. Anzahl und Format der Taschen bestimmt der Kunde.

Tatsächlich gibt es Informationsständer aus den unterschiedlichsten Materialien, in allen Größen und Formen, mit zusätzlichen Präsentationsfunktionen.

Mit anderen Worten, wenn Sie einen individuellen Infostand bestellen, erhalten Sie immer neue und nicht standardisierte Produkte.

Was sind die Anforderungen an die Gestaltung eines Infostandes?

Gemäß Artikel 9 des Bundesgesetzes „Über den Schutz der Verbraucherrechte“ ist der Eigentümer des Unternehmens verpflichtet, eine „Verbraucherecke“ zu erstellen. Der Begriff „Informationsstand für den Kunden“ ist nicht formal zu verstehen. In Wirklichkeit reicht jede Option aus: „Consumer Corner“, „Information for Visitors“ usw.

Aufsichtsbehörden sehen sich diesen Punkt nicht an, da er nicht gesetzlich festgelegt ist. Sie prüfen jedoch, welche Informationen dem Kunden mitgeteilt werden.

Das Gesetz definiert die Liste der Daten, die auf dem Informationsstand angebracht werden müssen:

1. der Name der Stelle, die das IP registriert hat;
2. das Vorhandensein einer Registrierung der Tätigkeit des Unternehmers;
3. Informationen über Akkreditierungen bei Behörden, Lizenzen und andere Genehmigungen.

In der "Ecke des Verbrauchers" müssen sich folgende Dokumente befinden:

• Das Verbraucherschutzgesetz in der aktuellen Fassung unter Berücksichtigung von Änderungen und Ergänzungen. Es ist besser, die gedruckte Version zu kaufen. In diesem Fall werden die Inspektoren keine Fragen haben.
• Eine Kopie des IP-Registrierungszertifikats.
• Lizenzen, falls die IP sie hat.
• Eine Kopie des Abschlusses von Rospotrebnadzor.
• Reklamations- und Vorschlagsbuch (geheftet und nummeriert) mit den Daten des Kopfes. Gepostet nicht in ohne Fehler, sondern wird auf erste Anfrage des Verbrauchers bereitgestellt.
• Regeln für Verbraucherdienstleistungen für die Bevölkerung (für einzelne Unternehmer, die entsprechende Aktivitäten ausüben).
• Daten über den Standort und die Kontakte von Rospotrebnadzor.
• Liste der Kategorien von Personen, die berechtigt sind, außerhalb der Reihe bedient zu werden.
• Informationen über das Verbot des Verkaufs bestimmter Produkte an Minderjährige.
• Hygiene- und epidemiologische Sicherheitsvorschriften (für Einzelunternehmer, die in spezialisierten Bereichen tätig sind).

Die auf dem Stand anzubringenden Informationen können durch örtliche Vorschriften bestimmt werden. In diesem Fall ist es notwendig, sich bei der Gestaltung eines Informationsstandes an den Bundesgesetzen, den Normen des Fachgebiets der Russischen Föderation, zu orientieren.

Die am Informationsstand verfügbaren Informationen sind in folgende Gruppen unterteilt:

• Normative Rechtsakte: Bundesgesetze, Regierungserlasse, Gesetze zur Regelung bestimmter Wirtschaftszweige.
• Informationen über den Verkäufer, die die Rechtmäßigkeit seiner Aktivitäten angeben, erweiterte Rechte zur Ausführung von Arbeiten, zum Verkauf von Dienstleistungen und zu bestimmten Produktkategorien.
• Hygienevorschriften (beim Verkauf von Lebensmitteln und bei der Gemeinschaftsverpflegung).
• Sonstige Informationen (Prospekte über Produkte, aktuelle Aktionen etc.).

Das Gesetz schreibt nicht vor, dass Informationen über das Sortiment, die Preisliste und die Qualitätszertifikate veröffentlicht werden müssen. Diese Informationen müssen jedoch an den Verkaufsstellen verfügbar sein, auf Wunsch der Verbraucher und bei Kontrollen durch die Regulierungsbehörden bereitgestellt werden.

Brandschutzvorschriften und ein Evakuierungsplan müssen in allem vorhanden sein Geschäftsräume. Sie werden bei der Gestaltung eines Informationsstandes verwendet oder an einem anderen zugänglichen Ort platziert.

Jeder weiß, dass das Reklamations- und Vorschlagsbuch ein fester Bestandteil des Standes für den Käufer ist. Laut Gesetz hat jeder Verbraucher das Recht, eine Aufzeichnung zu hinterlassen. Das Verwaltungspersonal ermöglicht dies in entspannter Atmosphäre auf einem Stuhl am Tisch sitzend. Mitarbeiter dürfen den Besucher nicht nach einem Reisepass oder irgendeiner Art von Ausweis fragen. Man sollte sich nicht dafür interessieren, warum eine Person eine Beschwerde oder einen Vorschlag hinterlässt.

Die obligatorische Anwesenheit eines Informationsstandes für Käufer wird durch eine Haftung für Rechtsverstöße unterstützt. Die Nichtbereitstellung von Informationen führt zu bestimmten Sanktionen. Bei Verstößen ist eine Verwaltungsstrafe in Form einer Geldbuße in Höhe von 1-3 Tausend Rubel (für Einzelunternehmer) vorgesehen.

Überprüft die Einhaltung dieser Anforderungen Rospotrebnadzor.

Der Gesetzgeber gibt in der Regel die Normen für die Gestaltung eines Infostandes vor. Nein Allgemeine Anforderungen nach Name, Format, Ort. Diese Fragen können vom Unternehmer nach eigenem Ermessen gelöst werden. Jedoch öffentlicher Dienst wird die Zugänglichkeit, Vollständigkeit und Bequemlichkeit des Standes bewerten.

Welche Regeln sind bei der Gestaltung eines Infostandes zu beachten?

Regel 1. Zunächst muss das Hauptziel festgelegt werden. Warum willst du ein Schwarzes Brett aufstellen? Was ist ihre „Mission“? Die Antworten auf diese Fragen helfen, die Akzente richtig zu setzen. Wir werden weiter unten darüber sprechen.

Regel 2. Aufmerksamkeit erregen. Die äußere Gestaltung des Informationsstandes soll Aufmerksamkeit erregen, Sie dazu bringen, sich zu informieren, was dort geschrieben steht. Es wird geschätzt, dass eine Person, die an der Tribüne vorbeigeht, ihren Blick nur für 5-10 Sekunden darauf stoppt. Das ist dafür eine kurze Zeit Es ist wichtig, dass Sie ihn davon überzeugen, näher zu kommen und sich mit den Informationen vertraut zu machen. Welche Wege gibt es, um Aufmerksamkeit zu bekommen? Originelle Form, leuchtendes Element, Standhintergründe, außergewöhnliche Informationsdarstellung: Comics, Infografiken etc.

Regel 3. Menschliche Aufmerksamkeit ist selektiv. Eine Person ist nicht in der Lage, einer großen Anzahl von Objekten gleichzeitig die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken. Daher ist es wichtig, dass Sie Prioritäten setzen: Überlegen Sie, was für ihn am besten zuerst und was später als unterstützendes Material zu sehen ist. Wenn Ihre Aufgabe darin besteht, über das Produkt des Unternehmens zu sprechen, dann sollte der Fokus auf dem Produkt und seinem Nutzen liegen. Verwenden Sie Illustrationen, Fotos, Diagramme, Infografiken – visuelle Daten werden besser wahrgenommen.

Regel 4. Die Anzahl der visuellen Akzente sollte nicht groß sein. Andernfalls ist die Aufmerksamkeit der Person zerstreut, das heißt, es wird ihr nicht leicht fallen, sich auf das Material zu konzentrieren, das Sie vermitteln werden.

Regel 5. Die Aktualisierung von Informationen ist ein sehr wichtiger Punkt. Alle Neuigkeiten, aktuellen Informationen und Ankündigungen sollen „auffällig“ sein und ständig durch frische ersetzt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie zu anstehenden Veranstaltungen usw. einladen.

Was kann die Gestaltung eines Informationsstandes in einer Organisation sein

Schwarze Bretter in Organisationen dienen normalerweise zwei Hauptzwecken:

1. Informieren.
2. Bildung und Pflege der Unternehmenskultur.

Bulletin Board, in erster Linie eine Möglichkeit, Informationen zu übermitteln. Und an die Mitglieder der Kanzlei und die Leute, die zu Ihnen kommen. Normalerweise werden für diese beiden Gruppen getrennte Stände vorbereitet, es ist unerwünscht, die für sie bestimmten Informationen zu kombinieren. Darüber hinaus ist es bei einem großen Volumen besser, Zeit für die Gestaltung mehrerer Informationsstände zu verwenden, als zu versuchen, alles in einem unterzubringen.

Den Mitarbeitern werden folgende Informationen zur Verfügung gestellt:

• wichtige Ereignisse, Errungenschaften;
• Nachrichten;
• Entscheidungen des Managements;
• Vorschriften;
• Stellenangebote.

Kunden oder Besucher werden informiert:

• zu den Hauptaktivitäten;
• über den Arbeitsplan;
• über die Dienstregeln;
• über höhere Autoritäten.

Doch eine solche Informationsquelle hat eine wesentliche Zusatzfunktion: Sie schafft Unternehmenskultur Der Stil des Unternehmens bildet ein besonderes Umfeld.

Wenn Sie sich verpflichtet haben, einen Informationsstand im Unternehmen einzurichten, entscheiden Sie sofort, warum Sie dies tun, was Sie daran hängen, wie oft Sie die Daten ändern werden und wer dafür verantwortlich ist. In diesem Fall ist es am besten, zu definieren Verantwortliche. Andernfalls ist die Situation möglich, die sich in einer Firma entwickelt hat.

Stellen Sie sich vor - ihr Brett ist mit Blättern in verschiedenen Größen gefüllt, die mit einem Knopf befestigt oder geklebt sind, oft auf anderen Blättern. Einige der Informationen sind in Farbe, andere in Schwarzweiß und der Rest ist von Hand geschrieben. Auf dem Blatt „Wenn Sie große Ordner brauchen – dringend zur Verwaltung“ steht mit einem farbigen Filzstift: „Es ist nicht wahr – es ist alles aus!!!“. All dies ist wie der Eingang des Hauses, wo jeder das Recht hat, sein Blatt zu platzieren. Oder an der Wand in einer großen Gemeinschaftswohnung, in der niemand für das Geschehen verantwortlich ist. Über die kompetente Gestaltung von Informationsständen braucht man nicht zu reden.

Das Schwarze Brett kann kein Unentschieden bleiben. Der Verantwortliche muss ein Konzept erstellen, stilistisch einheitliche Abschnitte bilden und die Daten bei Veraltung aktualisieren. Das heißt, jeder, der Nachrichten posten möchte, handelt über diese Person. Dann wird alles nach einem Standard ausgegeben und befindet sich an der zugewiesenen Stelle.

Für die Gestaltung von Informationsständen gibt es einige Grundregeln, die deren Effektivität steigern können.

1. Klare Struktur. Es ist äußerst wichtig, dass alle Anzeigen in Abschnitte unterteilt sind. Dies vereinfacht die Nutzung der Tafel – die notwendigen Informationen sind leicht zu finden, ohne den gesamten Text erneut lesen zu müssen. Das heißt, alle Blöcke brauchen einen Titel.

2. Stileinheit. Besser ist es, wenn das Design des Standes zum Corporate Style des Unternehmens passt. Bei der Erstellung des Images einer Organisation darf es keine unwichtigen Dinge geben. Unverständlich ist beispielsweise das Auftauchen einer blau-blauen Tafel in einem Unternehmen mit grün-gelbem Logo. Noch trauriger ist es allerdings, wenn der Informationsständer nur eine Plattform zum Anbringen von Papieren unterschiedlicher Größe mit unterschiedlichem Design ist.

3. Auswahl der richtigen Halterung. Die Methode zum Anbringen von Informationen hängt von der Art der letzteren und der Häufigkeit des Austauschs ab, es ist auch wichtig, sich an das erforderliche Maß an Repräsentativität der Medien zu erinnern.

Wenn eine Tafel für Verbraucher aufgehängt wird oder sich in einem überfüllten Bereich befindet, an dem sowohl Mitarbeiter als auch Außenstehende vorbeikommen, ist es wichtig, sie ansprechender zu gestalten. Kaufen Sie solche Informationsplattformen am besten sofort mit Standard-A4-Hüllen oder einem für Sie bequemeren Format. Diese Option funktioniert gut, wenn die Informationen selten ersetzt werden. Wenn die Taschen größer gemacht werden, passen viele Handzettel hinein, die die Leute mit nach Hause nehmen und später durchsehen können. Sinnvoller ist es, die Gestaltung von Werbe- und Informationsständen auf diese Weise vorzunehmen.

4. Bequeme Gruppierung von Informationen. Es gibt viele Möglichkeiten, Informationen auf solchen Tafeln zu platzieren. Es kann nach Themen unterteilt werden: einerseits Informationen über das Unternehmen als solches, andererseits - über seine Abteilungen. Oder wählen Sie das Prinzip der Aktualisierung: Die Hälfte der Platine - selten geänderte Blöcke, die andere - ständig. Es ist nicht erforderlich, operative Informationen (Stellenangebote, Neuigkeiten) und langfristige Informationen (Mission, Ideen) auf demselben Stand zu platzieren. Es ist auch wichtig zu verstehen, dass kleine Boards übersichtlicher wirken als riesige, auf denen alles Mögliche gesammelt wird. Es wurde oben gesagt große Organisationen Sinnvoller ist es, eine Reihe von Ständen mit Informationen zu bestimmten Themen zu erstellen. Es besteht keine Notwendigkeit, ein umfassendes Board zu erstellen, wenn Sie viele Informationen veröffentlichen müssen.

Warum brauchen wir Informationsständer in der Bibliothek und wie sollten sie gestaltet sein?

Der Hauptweg, um Bibliotheksdienste und die darin aufbewahrten Bücher anzubieten, ist die Bibliothekswerbung. Das heißt, Informationen über die Institution, ihre Vorschläge, Ressourcen, die es ermöglichen, die Bevölkerung zu benachrichtigen, erhöhen die Nachfrage.

Innen angebrachte Informationstafeln sind in solchen Einrichtungen ein vertrauter Gegenstand. Unter ihnen können folgende Arten unterschieden werden: Ankündigungen, Poster, Pläne für die Organisation von Veranstaltungen, instruktive und methodische Poster usw.

Die folgende methodische Anleitung zur Gestaltung eines Informationsstandes dient der Gestaltung eines anforderungsgerechten Standes.

Informationsstand beinhaltet:

• Grundinformation: Name der Bibliothek oder des Bibliotheksverbundes, in die sie eingebunden ist, Arbeitszeitplan, vollständiger Name Bibliothekare, die Zusammensetzung des Fonds.
• Aufgaben und Ziele der Bibliothek in Organisationen des öffentlichen Dienstes.
• Regeln für die Benutzung der Bibliothek.
• Service Information von dieser Einrichtung bereitgestellt.
• Information über Amateurvereine , Interessenvereine, falls vorhanden: Arbeitsplan, Ziele, Zielsetzungen usw.;
• Briefe, danke, erhalten für das Erreichen von Arbeitsergebnissen;
• Aktuelle Veranstaltungsankündigungen, Arbeitspläne für den Monat usw.;
• Produkte veröffentlichen.

Ein solcher Stand wird an einem Ort aufgestellt, der zum Lesen von Informationen geeignet ist. Es wird empfohlen, es zu verglasen, insbesondere wenn es sich außerhalb der Räumlichkeiten der Einrichtung befindet. Es ist wichtig, Materialien und Ankündigungen ständig zu aktualisieren, damit sie nicht veraltet bleiben.

Welche Anforderungen sollte die Gestaltung eines Infostandes in der Schule erfüllen?

informativ

Überlegen Sie, heben Sie die Hauptsache hervor, die Sie Ihren Schülern und ihren Eltern mitteilen möchten. Lesen Sie noch einmal, vielleicht ist es besser, einige Informationen abzulehnen oder auf ein anderes Blatt zu übertragen, oder es muss etwas hinzugefügt werden.

Prägnanz

Siegel

Auch wenn Ihre Handschrift perfekt ist, denken Sie daran, dass gedruckter Text leichter zu lesen ist. Gerade jetzt ist es sehr einfach, mehrere Blätter zu drucken.

Markieren Sie die wichtigsten

Verwenden Sie bei der Gestaltung eines Informationsstandes für Eltern oder Kinder Farbe, verschiedene Schriftarten. Schließlich wird sich niemand, egal wie alt, absolut alles merken können, was er liest. Aber das Wichtigste im Gedächtnis zu behalten ist einfach. Durchdachtes Design ist leichter wahrzunehmen und zu lesen. Schauen Sie sich diesen Artikel an - er wurde nach diesem Prinzip geschrieben, und Sie haben ihn fast fertig gelesen und sogar viel in Erinnerung behalten.

Bilder

Am häufigsten fallen Schulstände mit farbenfrohen Bildern, modernen Witzen, „Demotivatoren“ und anderen Dingen auf. Bilder dürfen keine wichtigen Informationen enthalten, ihre Hauptaufgabe ist es, den Stand wahrnehmbar zu machen

Neuheit

Wenn Sie sich dafür entscheiden, alle paar Monate zu posten, wird niemand die Änderung bemerken. Machen Sie es sich zur Regel, Ihren Stand wöchentlich zu aktualisieren. Du weißt nicht, worüber du so oft schreiben kannst? Fügen Sie ein Foto, einen Witz, interessante Geschichte- Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf

Beteiligung

Es wird auf jeden Fall mindestens ein Schüler in der Klasse sein, der bereit ist, Ihnen bei der Gestaltung des Infostandes zu helfen. Auch wenn es vielleicht noch mehr sind. Und gemeinsam fällt es leichter, sich etwas einfallen zu lassen und gute Produkte zu kreieren.

Wie gestaltet man einen Infostand im Kindergarten?

Das Hauptmerkmal bei der Auswahl eines Ortes für die "Elternecke" ist die einfache Wahrnehmung und Sichtbarkeit. Konzentrieren Sie sich hier auf die Augenhöhe eines Erwachsenen. Sie können den Raum über den Schließfächern, am Eingang, an der Tür füllen. Haben Sie eine freie Wand? Die Unterkunft wird perfekt sein.

Die Schriftart muss ab einer Größe von 14 Punkt beginnen. Heller, klarer Druck, ansprechende Bilder, farbenfrohe Worte - können die Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Es ist besser, dass die Blätter leicht zu ersetzen sind, also machen Sie Taschen aus Plastik, gewöhnlichen Ordnern. Es ist großartig, wenn Sie ein Format finden, mit dem Sie Seiten umblättern können, sowie Illustrationen für Memos.

Informationsständer zu bauen ist einfach selbst zu machen. Wenn Sie über die Mittel und die notwendigen Geräte verfügen, ist gewöhnliches Sperrholz eine hervorragende Basis. Es muss lackiert und geklebt werden. Wählen Sie als kostengünstigere Option Deckenplatten, da es leicht zu schneiden ist, wodurch Sie jede Form erstellen können. Es ist einfach, Fenster für Informationen von einem Deckensockel oder Fotorahmen herzustellen.

Infoständer lassen sich am einfachsten mit selbstklebendem Papier gestalten. Sie können also eine A4-Datei am Ständer anbringen und einen Rahmen aus solchem ​​Papier um die Ränder kleben. Hell, einfach, schön. Wenn die Datei ihr Aussehen verliert, ist es sehr einfach, sie zu ändern. Eltern zur Mitgestaltung einladen: Vielleicht hat einer von ihnen künstlerisches Talent, dann wird aus der Wand ein Ständer.

Vergessen Sie nicht, dass es sich um eine schöne, stilvolle und auffällige Informationstafel handelt Visitenkarte Gruppen. Überlegen Sie sich einen Namen für ihn: „Für Sie, Eltern!“, „In unserer Gruppe!“ oder etwas Eigenes. Hauptsache klar und zugänglich. Kommuniziere auf diese Weise mit deinen Eltern. Die oben genannten Techniken eignen sich für die Gestaltung eines Schulinformationsständers, aber dann ist es besser, ihn mit einer dezenten, Lehrplaninformationen enthaltenden Vorbereitung zu versehen.

Tipp 1. Wählen Sie Bretter mit einer weichen Beschichtung: Es ist einfach, Blätter daran zu befestigen. Stative mit Taschen in Standardgröße werden allmählich obsolet. Nicht alles, was heute übermittelt werden muss, befindet sich auf Blättern im herkömmlichen Format.

Tipp 2. Der Stand muss einen Titel haben. Es ist im oberen Teil in der Mitte gemacht. Nehmen Sie das Übliche: „Neues aus dem Unternehmen“, „Heute bei uns“, „Informationen“. Oder wählen Sie Ihre Option in Bezug auf Ihr Fachgebiet.

Tipp 3. Teilen Sie das Brett in zwei Hälften. Veröffentlichen Sie in einem Teil alltägliche Mitteilungen und im anderen alle nicht funktionierenden Informationen: über Feiertage, Glückwünsche.

Tipp 4.Überschriften anhängen: „Herzlichen Glückwunsch“, „Urlaub“, „ Die besten Arbeiter“ usw. Alle täglich aktualisierten Nachrichten werden ebenfalls hervorgehoben.

Tipp 6 Versuchen Sie bei der Gestaltung eines Informationsstandes auf bürokratische Ausdrücke zu verzichten. Sprechen Sie einfach und deutlich. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen – von der Putzfrau bis zum Direktor – die Bedeutung verstehen.

Tipp 7. Verzieren Sie Glückwünsche mit Buntstiften und schöne Postkarten. Schreiben Sie sie selbst, ohne vorgefertigte Klischees aus dem Internet zu wählen. Gedichte von beliebten Seiten mit Glückwünschen bieten meistens ein trauriges Bild.

Tipp 8 Nehmen Sie an der Tafel unter "Wünsche und Anregungen" Platz. In diesem Abschnitt können Sie erstellen Rückmeldung mit dem Team. Lassen Sie die Nachrichten anonym bleiben, aber sie werden Informationen enthalten, die bei keinem Treffen bekannt gegeben werden.

Tipp 9. Gehen Sie kreativ an die Gestaltung des Infostandes heran und machen Sie nicht bei Vorlagen halt. Lassen Sie Ihre Kreation zum Stolz der Organisation werden.

Natürlich haben wir nur aufgelistet Grundprinzipien mit fast unzähligen Optionen. Wir hoffen, dass das präsentierte Material für Sie nützlich war und Sie bereits wissen, wie man einen Informationsstand gestaltet. Sicherlich möchten Sie etwas wählen, das Ihre Merkmale widerspiegelt: streng, den Status des Unternehmens betonend, oder nicht standardisiert, passend zu Ihrer Einrichtung, oder so dekoriert, dass es Kunden anzieht. Es ist nicht immer einfach, etwas Wertvolles selbst zu kreieren, und in Fachgeschäften gibt es oft ein Standardprodukt, das für alle und jeden geeignet ist. Aber Einzigartigkeit ist bereits das Ergebnis der Erstellung Ihres eigenen Projekts.

In Kontakt mit

Die Arbeit des Personaldienstes ist mit der Erstellung, Bearbeitung, Nutzung und Aufbewahrung einer Vielzahl von Dokumenten verbunden. Diese Dokumente enthalten in der Regel Informationen zu personenbezogenen Daten von Mitarbeitern und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Die Regierung der Russischen Föderation hat in ihrem Erlass vom 21. März 1994 Nr. 358-R empfohlen, dass Organisationen (unabhängig von ihrer Eigentumsform) spezielle Klauseln in ihre Satzungen (Vorschriften) aufnehmen, in denen alle Fragen im Zusammenhang mit der Rechnungslegung vorgeschrieben sind und Aufbewahrung von Personaldokumenten und deren rechtzeitige Übergabe an die Aufbewahrung im Liquidationsfall.

Es ist ganz offensichtlich, dass all dies den Leitern von Organisationen und Beamten, die für die Gewährleistung der Sicherheit von Personaldokumenten verantwortlich sind, ernsthafte Verpflichtungen auferlegt. Dies bedeutet, dass jeder Arbeitgeber eine Reihe rechtlicher, organisatorischer und praktischer Maßnahmen entwickeln muss, um die Bedingungen für die Aufbewahrung und Verwendung solcher Dokumente sicherzustellen. Wie man das "ideale" Büro der Personalabteilung organisiert, erzählt uns jemand, der genau weiß, wie man es richtig macht.

Wir werden darüber sprechen, wie der Platz für die Aufbewahrung von Personaldokumenten ordnungsgemäß organisiert werden kann, und daran erinnern, dass es im Personaldienst tatsächlich zwei unabhängige Teile des Dokumentenfonds gibt.

Teil 1. Originale und Kopien von Dokumenten, die in der Organisation erstellt wurden und von anderen Organisationen und Strukturabteilungen stammen, zu allen Fragen der Tätigkeit der Organisation, Vorschriften über die Abteilung, ihre Abteilungen, Berufsbeschreibungen Angestellte. Einen großen Platz in der Arbeit des Personaldienstes nimmt auch die Korrespondenz mit Organisationen und Bürgern zu verschiedenen Themen, Materialien zur Überprüfung des Status von Dokumenten mit personenbezogenen Daten ein strukturelle Einteilungen Organisationen.

Teil 2. Personalakten von Mitarbeitern und andere Buchhaltungsdokumente, Dokumente über die Bescheinigung von Mitarbeitern usw.

Unterlagen des Personaldienstes nach Abschluss der Vollstreckung werden in Fällen entsprechend ihrer Nomenklatur abgelegt. Fälle für einen bestimmten Zeitraum (meist zwei oder drei Jahre) werden in Schränken in der Personalabteilung aufbewahrt. Nach diesem Zeitraum werden Fälle von dauerhafter und langfristiger (über 10 Jahre) Aufbewahrung in das Archiv der Organisation übertragen, und Fälle von vorübergehender Aufbewahrung können bis zum Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen im Personaldienst verbleiben, danach mit Vorbereitung eines besonderen Aktes der Vernichtung zugeführt werden.

Das Hauptdokument, das das Verfahren zur Aufbewahrung von Personaldokumenten festlegt, ist das Bundesgesetz RF vom 22. Oktober 2004 Nr. 125-FZ „Über die Archivierung in der Russischen Föderation“.

Das Hauptdokument, das die Bedingungen für die Aufbewahrung von Dokumenten festlegt, ist die Liste der standardmäßigen Verwaltungsarchivdokumente, die im Laufe der Aktivitäten erstellt werden. Regierungsbehörden, Organe Kommunalverwaltung und Organisationen unter Angabe der Aufbewahrungsbedingungen (genehmigt auf Anordnung des russischen Kulturministeriums vom 25. August 2010 Nr. 558; im Folgenden - die Liste).

Die in der Liste angegebenen Bedingungen zur Aufbewahrung von Dokumenten gelten für alle Organisationen, unabhängig von der Eigentumsform (Artikel 1.2 der Liste).

Etwas anders sieht es bei der Aufbewahrung von Personaldienstunterlagen aus Allgemeine Regeln Aufbewahrung von Führungsdokumenten, da sie einen hohen gesellschaftlichen Stellenwert haben, dienen viele von ihnen der Bestätigung der Rechte des Arbeitnehmers Sozialversicherung, zum Beispiel Alter und Invalidität, sowie seine Bestätigung Dienstalter. Die meisten Personaldokumente haben eine lange oder dauerhafte Aufbewahrungsdauer und dienen als Referenzzwecke, wenn sich Bürgerinnen und Bürger an Archiveinrichtungen wenden.

UND WAS WIRD ES SEIN?

Für die Sicherheit der Personalunterlagen ist der Leiter des Personaldienstes verantwortlich, bei fehlendem Personaldienst der Personalreferent. Seine Aufgabe ist daher nicht nur die ordnungsgemäße Organisation der Arbeit mit Dokumenten, sondern vor allem die Schaffung von Bedingungen, die deren Sicherheit gewährleisten.

Für den Verlust von Dokumenten sowie für die Vernichtung von Dokumenten vor Fälligkeit sieht die geltende Gesetzgebung eine Verwaltungshaftung vor. Bei Verstoß gegen das Verfahren und die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen muss ein Beamter eine Geldstrafe in Höhe von 2.000 bis 3.000 Rubel zahlen. (Artikel 15.11 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten). Wenn Steuerinspektoren Dokumente benötigen, die Organisation diese jedoch nicht vorlegen kann, erhöht sich die Geldbuße auf 15.000 Rubel. (Artikel 120 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Darüber hinaus haben Personaldokumente auch einen biografischen, archäografischen Wert, dienen als Quelle für statistische Verallgemeinerungen und historische und sozialwissenschaftliche Forschungen.

Die Besonderheiten der Aufbewahrung von Personaldokumentationen in einer Organisation sind auf die Aufgabe zurückzuführen, den unbefugten Zugriff auf Dokumente mit personenbezogenen Daten von Mitarbeitern einzuschränken und effektiv nach den erforderlichen Informationen zu suchen.

Organisation der Räumlichkeiten des Personaldienstes

Idealerweise sollte das Büro des Personaldienstes mindestens drei nebeneinander liegende Räume haben: ein Zimmer für Mitarbeiter der Einheit, ein Büro für den Leiter und einen Raum, in dem sich Schränke und Tresore für Dokumente, Akten und Aktenschränke befinden. Gleichzeitig darf es nur einen Eingang zum Büro der Personalabteilung geben.

Wenn eine solche Raumorganisation nicht möglich ist, sollten zumindest die Grundvoraussetzungen erfüllt sein.

Bedingung 1. Die Räumlichkeiten des Personaldienstes müssen mit Feuer- und Einbruchmeldeanlagen ausgestattet sein.

Bedingung 2. Es ist wünschenswert, dass die Eingangstür der Personalabteilung aus Doppelmetall besteht und die Fenster durch Metallstangen geschützt sind.

Bedingung 3. Der Raum muss groß genug sein, um erstens Bedingungen für die Arbeit des Servicepersonals zu schaffen, und zweitens einen Platz zum Aufstellen von Schränken und Tresoren für die aktuelle Aufbewahrung von Dokumenten.

Am Ende des Arbeitstages sind alle Türen (auch Innentüren) mit zuverlässigen Schlössern zu verschließen und mit dem persönlichen Siegel des Leiters des Personaldienstes zu versiegeln. Die Schlüssel zu den Türen werden gegen Unterschrift in einem speziellen Magazin übergeben. Gleichzeitig wird die Zuverlässigkeit der Sicherheitsalarme eingeschaltet und überprüft.

Bewaffnet und entwaffnet die Räumlichkeiten des Personalabteilungsleiters des Dienstes (ein anderer Beamter, der für die Wartung verantwortlich ist Personalarbeit). Die Reinigung der Räumlichkeiten ist nur in Anwesenheit dieser Personen gestattet. Akten, Aktenordner, Aktenschränke, maschinenlesbare Unterlagen, Buchungsjournale und Buchungsbücher, Arbeitsbücher werden in der Personalabteilung während der Arbeitszeit und außerhalb der Arbeitszeit in dauerhaft verschlossenen Metallschränken aufbewahrt. Es ist wünschenswert, dass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Schrank hat, um ihm zugeordnete Dokumentenreihen zu speichern. Gleichzeitig werden Siegel, Stempel, Dokumentenformulare und Schlüssel aus den Arbeitsschränken der Mitarbeiter in der Regel im Safe des Leiters des Personaldienstes aufbewahrt.

Regeln für die Arbeit mit Dokumenten

Um die Sicherheit personenbezogener Daten bei der Arbeit mit Dokumenten zu gewährleisten, müssen die folgenden Regeln beachtet werden.

Regel 1. Behalten Sie auf dem Desktop nur die Dokumente, mit denen Sie gerade arbeiten.

Regel 2. Bewahren Sie andere Dokumente in einem verschlossenen Schrank auf.

Regel 3. Legen Sie ausführbare Dokumente in Ordnern ab, auf denen die Art der mit ihnen durchgeführten Aktionen angegeben ist, z. B. „Zur Ablage in Personalakten“, „Zum Senden“ usw., oder die Namen der Mitarbeiter, die mit diesen Dokumenten arbeiten . Es ist gut, wenn jeder Ordner eine Bestandsaufnahme der darin enthaltenen Dokumente enthält.

Regel 4. Dokumente, mit denen die Arbeit abgeschlossen ist, sofort in der entsprechenden Akte ablegen.

Regel 5. Legen Sie am Ende des Arbeitstages alle Dokumente, Koffer, Blätter und Notizbücher mit Arbeitsnotizen, Lehr- und Referenzmaterialien in Metallschränke, Tresore, verschließen Sie sie und versiegeln Sie sie mit einem Siegel.

Regel 6. Am Ende des Arbeitstages sollte kein einziges Blatt auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Überprüfen Sie auch den Mülleimer und vergewissern Sie sich, dass keine Dokumente vorhanden sind, die für Außenstehende von Interesse sein könnten.

Regel 7. Siegel, Stempel, Urkunden, Schlüssel zu Arbeitsschränken, nur im Tresor des Leiters der Personalabteilung aufbewahren.

Regel 8. Entwürfe und Überarbeitungen von Dokumenten, beschädigte Formulare, Blätter mit Serviceaufzeichnungen am Ende des Arbeitstages sollten in einer Papierschneidemaschine - Aktenvernichter - vernichtet werden.

Regel 9. Computer am Ende des Arbeitstages blockieren und vom Netzwerk trennen.

Regel 10. Lassen Sie keine Dokumente oder Bürounterlagen auf dem Schreibtisch liegen, lassen Sie Schränke nicht unverschlossen und lassen Sie den Computer nicht unverschlossen, wenn Sie das Büro verlassen.

ES IST VERBOTEN!

Legen Sie Dokumente unsortiert auf dem Boden, auf Fensterbänken ab

Aufbewahrungsregeln für Dokumente

Im System zur Aufbewahrung von Personaldokumenten können zwei Phasen unterschieden werden: aktuell (betrieblich) und nachfolgende (archivierend).

Die Aufbewahrung und Verwendung von Dokumenten ab dem Zeitpunkt ihrer Erstellung bis zur Übertragung des Falls, in dem sie in das Archiv gruppiert werden, wird als aktuell (betrieblich) bezeichnet. Die laufende Aufbewahrung der Fälle erfolgt am Ort ihrer Entstehung. So werden auch die im Personaldienst erstellten Dokumente darin gespeichert.

Die Stromspeicherung wird in zwei Unterarten unterteilt:

• Aufbewahrung von Dokumenten während ihrer Ausführung;
• Aufbewahrung der ausgeführten Dokumente. Die aktuelle Aufbewahrung von Dokumenten bedeutet deren Aufbewahrung in Originalen. Daher werden in den Personaldiensten von Organisationen Personalaufträge im Original gespeichert.

Die Aufbewahrungsbedingungen sollten den Schutz der Dokumente vor Beschädigung und schädlichen Einwirkungen gewährleisten Umfeld und ihren Verlust verhindern. Dazu werden in der Regel in den Räumlichkeiten der Personalabteilung und des Archivs Metallschränke, Tresore, Regalschränke etc. aufgestellt, zur Erleichterung der Aktensuche Kopien des Aktenverzeichnisses an den Schränken angebracht und Gehäusenummern sind gemäß der Nomenklatur auf den Rücken der Gehäusedeckel angebracht.

Wenn Sie wissen, dass ein bestimmtes Dokument mit einer bestimmten Häufigkeit kopiert werden soll, können Sie davon eine Kopie erstellen gute Qualität und arbeite weiter mit ihr zusammen.

In den Räumlichkeiten des Personaldienstes, in denen eine Vielzahl von Dokumenten gelagert wird, müssen stabile Werte von Temperatur und Luftfeuchtigkeit eingehalten werden, da nicht so sehr hohe und niedrige Temperaturen und Luftfeuchtigkeit für sie besonders gefährlich sind Papier, sondern die häufige Änderung dieser Indikatoren. Natürlich werden Dokumente in speziellen Ordnern und hinter fest verschlossenen Schranktüren aufbewahrt, um die Belastung durch den schlimmsten Feind des Papiers – Staub – zu minimieren. Es ist auch ratsam, Dokumente in einem Schrank mit undurchsichtigen Türen aufzubewahren. Es geht nicht nur um größtmögliche Sicherheit bei der Lagerung, sondern auch darum, dass Papier bei Lichteinwirkung, insbesondere UV-Strahlung, schädlich ist.

DAS SOLLTEN SIE WISSEN

Archivare des Staatsarchivs können das Verfahren zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten in einer Organisation überprüfen, beispielsweise wenn nach Überprüfung der Experten der GIT-Inspektion Verstöße gegen die Regeln zur Aufbewahrung von Personaldokumenten festgestellt wurden. Die Archivinspektion überprüft auch die Aufbewahrung von Personaldokumenten für den Fall, dass ein Mitarbeiter mit einer Erklärung über seine Verletzung beim Gericht einen Antrag gestellt hat soziale Rechte(kann keine Bescheinigung von der Arbeitsstelle über Gehalt, Berufserfahrung usw. erhalten)

Es ist traurig zuzugeben, aber das Fotokopieren und Scannen schadet den Dokumenten nicht weniger. Im Allgemeinen wird empfohlen, solche Verfahren nicht mehr als fünf Mal durchzuführen, da dies ausreicht, um eine signifikante Veränderung der Farbe des Papiers zu verursachen und seine Widerstandsfähigkeit gegen mechanische Beschädigungen zu verringern. Eine solche Auswirkung beruht auf der Tatsache, dass beim Durchgang eines Lichtstrahls durch die Dokumentenseiten die Beleuchtungsstärke zwanzigmal höher ist als die empfohlene.

Regeln für die Vernichtung von Dokumenten

Eine der Stufen Lebenszyklus Personalunterlagen ist deren Vernichtung. Die Gründe sind unterschiedlich.

Grund 1. Rechtliche Vernichtung in Organisationen nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist.

Grund 2. Zerstörung oder Beschädigung durch Fahrlässigkeit, als Folge von Unfällen und Naturkatastrophen, Naturkatastrophen und von Menschen verursachten Katastrophen.

Unsere Referenz

Die Räumlichkeiten des Archivs der Organisation müssen isoliert und mit Sicherheits- und Feuermeldern ausgestattet sein. Aus den Abmessungen (Länge) des Archivregals und der durchschnittlichen Dicke (1-1,5 cm) eines Standardkoffers unter Berücksichtigung eines Standardarchivs lassen sich die erforderlichen Raummaße für die Unterbringung von Dokumenten inklusive Personal leicht errechnen Regal 2 m hoch 30 cm hat 12 solcher Regale. Der Arbeitsabstand zwischen den Regalen muss mindestens 80 cm betragen, Feuerdurchgänge zwischen den Regalreihen - 120 cm Separat die Fläche, die von Metallschränken und Tresoren eingenommen wird, sowie die durchschnittliche Anzahl von Fällen, die darin platziert werden können, gilt als. Nachdem Sie all diese Berechnungen durchgeführt haben, können Sie genau angeben, welche Bereiche des Archivspeichers Sie für die Unterbringung von Dokumenten benötigen.

Der Personaldienst hat dabei zwei gegensätzliche Aufgaben zu lösen.

Aufgabe 1. Vernichten Sie Dokumente, um die Möglichkeit der Wiederherstellung der darin enthaltenen Informationen zu minimieren (oder besser vollständig auszuschließen).

Aufgabe 2. Stellen Sie Dokumente und die darin enthaltenen Informationen im Falle einer Beschädigung oder Zerstörung von Dokumenten wieder her. Welche Methoden und Technologien können dafür eingesetzt werden.

Die erste Aufgabe bezieht sich auf die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und geschäftlicher Verpflichtungen zur sicheren Vernichtung von Dokumenten, die für die Organisation unnötig geworden sind, sowie auf Fragen der Informationssicherheit.

Das zweite Problem muss glücklicherweise viel seltener gelöst werden. Und es ist ratsam, im Voraus zu überlegen und Aktionspläne zu erstellen, um beschädigte Dokumente im Brand- oder Hochwasserfall zu retten.

Bei der Vernichtung von Personalunterlagen müssen eine Reihe von Anforderungen eingehalten werden, die im Internationalen Standard für Dokumentenmanagement ISO 15489-1-2001 und im Standard 15489-1-2007 definiert sind, nämlich:

• die Vernichtung muss genehmigt werden (d. h. die unbefugte Vernichtung von Dokumenten ohne Ausstellung relevanter Dokumente ist verboten);
• Vernichten Sie keine Dokumente im Zusammenhang mit anhängigen oder anhängigen Gerichtsverfahren oder Ermittlungen;
• die Vernichtung von Dokumenten muss unter Wahrung der Vertraulichkeit der darin enthaltenen Informationen erfolgen;
• Alle zur Vernichtung ausgewählten Kopien von Dokumenten, einschließlich Versicherungs- und Sicherungskopien sowie Kopien zur langfristigen Aufbewahrung, müssen vernichtet werden.

Unsere Referenz

Schreddern ist heute die gebräuchlichste und beliebteste Methode zur Vernichtung von Papierdokumenten. Sie werden durch seine Billigkeit, "Umweltfreundlichkeit" und ausreichende Zuverlässigkeit angezogen.

Der Hauptvorteil besteht darin, dass Dokumente schrittweise vernichtet werden können, außerdem muss nicht viel Platz für die vorübergehende Aufbewahrung von zur Vernichtung ausgewählten Materialien zugewiesen werden. In diesem Fall ist es einfacher, die Sicherheit von Dokumenten und den darin enthaltenen Informationen zu gewährleisten. Diese Option wird in der Arbeit aktiv genutzt, und in vielen Organisationen ist die obligatorische Vernichtung von Dokumenten in einem Aktenvernichter in den internen Vorschriften enthalten.

Bei der Auswahl eines Aktenvernichters raten Experten, die Anzahl der täglich vernichteten Dokumente zu berücksichtigen.

Die empfohlene Tagesbelastung ist ein wichtiger Faktor, der bei der Auswahl eines Geräts zu berücksichtigen ist. Ein weiterer grundlegender Punkt ist, wie vertraulich die Informationen sind. Der Geheimhaltungsgrad des Zerstörers und die Art des Schneidens hängen davon ab.

Das vom Aktenvernichter bereitgestellte Datenschutzniveau wird eingestellt maximale Größe Fragmente, in die Papier oder andere Medien geschnitten werden.

Entsprechend internationaler Standard Die DIN 32757-1 unterscheidet fünf Geheimhaltungsstufen:

• Die erste Geheimhaltungsstufe wird Modellen zugewiesen, die am Ausgang Streifen mit einer Breite von bis zu 1,2 cm erzeugen.Es ist möglich, ein Dokument aus solchen Spänen wiederherzustellen, obwohl Sie basteln müssen. Daher werden solche Aktenvernichter hauptsächlich zum Reinigen des Desktops verwendet;
• die zweite Ebene der Geheimhaltung ist nicht viel schwerwiegender. Das Gerät produziert Streifen, die nicht breiter als 0,6 cm sind.Aufgrund ihres erschwinglichen Preises sind solche Geräte weit verbreitet;
• Aktenvernichter der Stufe 3 können verwendet werden, um vertrauliche, aber nicht geheime Dokumente zu vernichten. Papier wird in 0,2 cm breite Streifen oder Fragmente bis zu 0,4 x 6 cm zerschnitten, eine Wiederherstellung des Inhalts eines derart zerstörten Dokuments ist nahezu unmöglich;
• für Verschlusssachen empfiehlt sich der Einsatz von Aktenvernichtern mit einer noch stärkeren, vierten Geheimhaltungsstufe. In diesem Fall wird das Dokument in Fragmente geschnitten, die nicht größer als 0,2 x 1,5 cm sind, d. h. in kleine Chips, die nur als Baumaterial geeignet sind;
• und schließlich werden für die Vernichtung streng geheimer Dokumente Aktenvernichter hergestellt, die Fragmente im Format 0,08 x 1,3 cm produzieren, das Dokument jedoch zu „Staub“ zerfällt und auch unter Laborbedingungen nicht wiederhergestellt werden kann.

Bei der Auswahl eines Aktenvernichters müssen Sie sich nur auf die wirklich notwendige Geheimhaltung verlassen, denn davon hängen Preis und Leistung der Maschine ab.

Vergessen wir nicht, dass Büroausstattung nicht nur ein unverzichtbarer Helfer im Büro ist, sondern auch ein wichtiges Detail der Einrichtung. Im Sortiment jedes Herstellers finden Sie dunkle und helle Modelle in klassischem oder futuristischem Design. Die Dekoration verwendet Metall, transparenten Kunststoff und Leuchtindikatoren in verschiedenen Farben.

Regeln für die Arbeit mit Besuchern des Personalservice

Neben Vorgängen mit Dokumenten verbringen Mitarbeiter der Personalabteilung einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit dem Empfang von Bürgern (Mitarbeiter der Organisation, ehemalige Angestellte, Stellenbewerber usw.). Auch diese Art der Arbeit sollte streng reglementiert werden, da Besucher eine gewisse Gefahr für die Informationssicherheit der Personalabteilung darstellen können.

Für die Besucher der Personalabteilung ist es wünschenswert, dass sich die Räumlichkeiten der Abteilung im Erdgeschoss des Gebäudes in der Nähe des Eingangs befinden. Während der Rezeptionszeiten von Personen, die keine Mitarbeiter des Unternehmens sind, soll der Zutritt zur Abteilung frei sein.

Es ist besser, den Zutritt Unbefugter in die Räumlichkeiten der Abteilung zu kontrollieren: Der Besucher wird durch einen Reisepass oder einen amtlichen Ausweis identifiziert.

ES IST VERBOTEN!

Erledigen Sie während der Rezeptionszeiten von Besuchern Funktionen, die nicht mit dem Empfang zusammenhängen, führen Sie geschäftliche und persönliche Verhandlungen per Telefon

Wichtig ist, dass der Empfang von Besuchern nur zu besonders ausgewiesenen Zeiten erfolgt. Zu anderen Zeiten dürfen sich Unbefugte, einschließlich Mitarbeiter des Unternehmens, nicht in den Räumlichkeiten der Personalabteilung aufhalten. Die Rezeptionszeiten können für Mitarbeiter des Unternehmens und Personen, die nicht in diese Kategorie fallen, abweichen. Der Empfang von Besuchern ist so zu organisieren, dass keine wartenden Personen in den Räumlichkeiten des Instituts auf den Empfang warten.

Achten Sie darauf, dass während der Besuchszeiten keine unnötigen Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch liegen.

Der Empfang von Besuchern ist meistens mit der Durchführung von Nachschlagewerken verbunden: Beantwortung von Fragen von Besuchern und Ausstellung von Zertifikaten über ihren Arbeitsplatz, ihre Position, ihre Dienstzeit. Es wäre nützlich, daran zu erinnern, dass es nicht erlaubt ist, Fragen im Zusammenhang mit der Übermittlung personenbezogener Daten per Telefon zu beantworten.

Magazin: Alles für den Personalreferenten, Stand: 15.06.2012, Jahr: 2012, Ausgabe: Nr. 7

• Verwaltung von Personalakten