Computerprogramme werden verwendet, um elektronische Dokumente zu erstellen. Erstellung elektronischer Dokumente

Heute ist es nicht verwunderlich, wenn ein Leser (Benutzer), der in die Bibliothek kommt und dort eine gewisse Zeit verbringt, deren Bestand nicht nur nicht nutzt, sondern nicht einmal den Versuch unternimmt, Literatur zu bestellen. Nutzer befriedigen viele ihrer Bedürfnisse auf der Informationsebene, d. recht zufrieden mit bibliographischen, Abstract-, Referenz- und anderen elektronischen Informationen, die über das Internet, unter Verwendung einer CD-ROM oder auf andere Weise bezogen werden. Darüber hinaus führt die Entwicklung einer elektronischen Ressource dazu, dass viele Bibliotheken, die keine Mittel für die Zusammenstellung ausländischer Publikationen haben, eine Möglichkeit finden, ihren Benutzern den Zugang zu elektronischen Volltextressourcen zu organisieren, und diese Trends gewinnen an Dynamik (elektronische Wissenschaftliche Bibliothek RFBR, elektronische Veröffentlichungen des Open Society Institute – Russia und andere haben vielen Bibliotheken freien Zugang zu mehreren tausend Titeln ausländischer Zeitschriften verschafft). Darüber hinaus verbreitet sich die elektronische Dokumentenlieferung, die es Bibliotheksbenutzern ermöglicht, ohne in die Bibliothek selbst zu kommen, von ihrem Arbeitsplatz (oder von zu Hause) aus eine elektronische Kopie eines Artikels, einer Broschüre oder eines Buchfragments zu bestellen und in einer Angelegenheit zu erhalten von Momenten. Gleichzeitig sollte beachtet werden, dass in vielen Bibliotheken die Zahl der Fernzugriffe (Besuche) auf die Internetseite der Bibliothek die Zahl der gewöhnlichen physischen Besuche übersteigt.

All dies bestätigt, dass die alten Vorstellungen über die Bibliothek vor unseren Augen bröckeln. Der Leser kommt nicht mehr immer wegen eines Dokuments in die Bibliothek, er kommt wegen Informationen und/oder einer elektronischen Ressource. Die Bibliothek verwandelt sich allmählich in ein Zentrum für elektronische Informationsressourcen, behält jedoch die Funktionen einer normalen Bibliothek bei, um Benutzer mit gedruckten Dokumenten zu bedienen. Diese neue Funktion der modernen Bibliothek veranschaulicht nicht nur deutlich einen der Haupttrends in der modernen Bibliothekstätigkeit, sie sollte auch sowohl bei der Planung der Entwicklung automatisierter Bibliotheks- und Informationstechnologien als auch allgemein bei der Überarbeitung des bereits veralteten Konzepts berücksichtigt werden die traditionelle Bibliothek.

Technologien zum Erstellen eines elektronischen Dokuments

Erstens dies Technologien der analytischen und synthetischen Informationsverarbeitung in ABIS.

Analytische und synthetische Verarbeitung (ASO) - einzelne Prozesse, die Vorgänge oder Gruppen von Vorgängen umfassen, die mit der Analyse von Dokumenten oder Daten verbunden sind, aber zu keiner wesentlichen Änderung ihres Inhalts, ihrer Struktur und ihrer Art führen. In automatisierten Systemen kann ASO sowohl in Form manueller "Mensch-Maschine"- als auch reiner "Maschinen"-Operationen (dh nur unter Verwendung automatisierter Werkzeuge) durchgeführt werden. Als Beispiele für die voll- oder teilautomatisierte Implementierung von ASO können Operationen des Sortierens, Schreibens/Umschreibens, Kodierens, Dekodierens, Verschlüsselns/Entschlüsselns, Konvertierens usw. dienen.Datenverarbeitung ist ein verallgemeinerter Name für heterogene Prozesse, die mit Daten verbunden sind. Einige Begriffe im Zusammenhang mit den Arten der Datenverarbeitung können angemerkt werden:

• · Integrierte Datenverarbeitung - das Prinzip der Organisation der Datenverarbeitung in einem automatisierten System, in dem Prozesse oder Operationen, die zuvor in verschiedenen Organisationen, Abteilungen oder Abschnitten der technologischen Kette durchgeführt wurden, kombiniert oder optimiert werden, um die Effizienz des Systems zu erhöhen. Ein mögliches Ziel der "integrierten Datenverarbeitung" ist die Schaffung integrierter Datenbanken.
• · Verteilte Datenverarbeitung – Datenverarbeitung, die in einem verteilten System durchgeführt wird, in dem jeder der technologischen oder funktionalen Knoten des Systems unabhängig lokale Daten verarbeiten und geeignete Entscheidungen treffen kann. Beim Ausführen einzelner Prozesse werden die Nodes verteiltes Systemüber Kommunikationskanäle Informationen austauschen können, um Daten zu verarbeiten oder die Ergebnisse einer für sie gemeinsamen Analyse zu erhalten.
• · Automatisierte Verarbeitung (von Daten/Dokumenten) – Verarbeitung (von Daten oder Dokumenten), die automatisch ohne oder mit begrenzter menschlicher Beteiligung durchgeführt wird. Das technische Mittel zur Umsetzung der „automatisierten Verarbeitung“ kann ein Computer oder andere Geräte oder Maschinen sein.
• · Maschinenverarbeitung – Durchführen von Operationen an Daten unter Verwendung eines Computers oder anderer Datenverarbeitungsgeräte.
• · Vormaschinelle Verarbeitung, Aufbereitung von Daten für die Eingabe – die Phase der analytischen und synthetischen Verarbeitung oder Verarbeitung von Dokumenten, die mit der Formalisierung von endgültigen Dokumenten und der Aufzeichnung ihres Inhalts auf einem Arbeitsblatt verbunden ist.
• · Sortieren – automatische oder manuelle Verteilung von Dokumenten oder Daten nach bestimmten Kriterien. Der Satz von Prozessen, die mit dem Einbringen von Aufzeichnungen in eine Datei verbunden sind neuste Änderungen in Fachbereich oder neue Informationen (Daten) erhalten. "Eine Datei aktualisieren" umfasst die Durchführung der folgenden Vorgänge: Anzeigen von Datensätzen, Hinzufügen neuer Datensätze, Löschen (Löschen) oder Korrigieren (Bearbeiten) vorhandener Datensätze.

Zweitens dies Technologien der Informationsdigitalisierung.

Zu den Technologien der Informationsdigitalisierung gehören:

1. Scannen.

Diese Methode ist besonders nützlich für diejenigen, die Multimedia-Anwendungen auf der Grundlage vorhandener gedruckter Materialien und Illustrationen erstellen.

Ein Scanner ist ein Peripheriegerät eines Personal Computers, mit dem Sie Originale in Form von Textdokumenten, Zeichnungen, Dias, Fotos usw. in einen Computer eingeben können. Der Scanner wandelt solche Informationen in elektronische um.

Basierend auf einer verallgemeinerten Beurteilung der Eigenschaften von Scannern können diese Geräte in folgende Untergruppen eingeteilt werden:

• o Handscanner.
• o Page (Pull)-Scanner.
• o Dia - Scanner.
• o Projektionsscanner.
• o Trommelscanner.
• 2. Dateneingabe über die Tastatur.

Die Tastatureingabe ist eine Art der manuellen Eingabe. Technologisches Werkzeug Die Bereitstellung von Tastatureingaben ist ein Arbeitsblatt. Die Texteingabe erfolgt mit dem Texteditor Word, der im Softwarepaket unter der allgemeinen Bezeichnung Office enthalten ist, herausgegeben von Microsoft. Es wurde entwickelt, um unter dem Windows-Betriebssystem ausgeführt zu werden.

Word ist eine Windows-Anwendung zum Erstellen, Anzeigen, Ändern und Drucken von Textdokumenten, die es ermöglicht, ausnahmslos alles zu tun traditionelle Operationenüber dem Text, der von modernen Computertechnologien bereitgestellt wird:

• Löschen und Ändern von unformatierten alphanumerischen Informationen;
• o Zeichenformatierung mit einer Vielzahl von True Type-Schriftarten in einer Vielzahl von Stilen und Größen;
• o Seitenformatierung (einschließlich Fußzeilen und Fußnoten);
• o Formatierung des gesamten Dokuments (automatische Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses und verschiedener Indexe);
• o Rechtschreibprüfung, Synonymauswahl und automatischer Wortumbruch.

Drittens dies Technologien zur Verarbeitung digitalisierter Dokumente.

Zu den Technologien zur Verarbeitung digitalisierter Dokumente gehören die Zeichenerkennung und deren Weiterverarbeitung.

Optische Zeichenerkennungssoftware - OCR (Optical Character Recognition) dient zur automatischen Eingabe gedruckter Dokumente in einen Computer. Am häufigsten verwenden Benutzer in der Praxis das optische Texterkennungssystem FineReader von ABBYY und das optische Zeichenerkennungssystem CuneiForm von Cognitive Technologies Ltd. Beide Systeme verfügen über ungefähr gleichwertige Fähigkeiten und sind so konzipiert, dass sie ohne vorherige Schulung Texte erkennen, die in fast jeder Schriftart (außer Hieroglyphen und Arabisch) eingegeben wurden. Ein Merkmal der Programme ist die hohe Genauigkeit der Zeichenerkennung und die geringe Empfindlichkeit gegenüber Druckfehlern.

OCR-Softwaresysteme funktionieren wie folgt. Nehmen wir an, Sie haben ein Textpapierdokument mit einer komplexen Struktur, d.h. Neben Text enthält das Dokument Tabellen, Diagramme, Abbildungen usw. Sie müssen den Text mit einem Textverarbeitungsprogramm bearbeiten. Um dieses Problem zu lösen, müssen Sie das Dokument in den Scanner einlegen und seine elektronische Kopie erstellen, die ein grafisches Bild des Dokuments ist.

Der nächste Schritt besteht darin, das Bild in Text umzuwandeln. Diese Phase ist sehr wichtig, da das Ergebnis des Scannens ein Bild ist, das ausschließlich in einer Datei des einen oder anderen Grafikformats gespeichert oder zur Verarbeitung nicht in einen Text, sondern in eine Art Grafikeditor geladen werden kann. Sie können ein Bild direkt in einen Texteditor einfügen. Bei Textanwendungen ist das Bild jedoch ein unteilbares Element und kann nicht identifiziert werden. Selbst wenn das Bild Text enthält, kann es daher nicht mit einem Texteditor bearbeitet werden. Daher ist es zunächst notwendig, das Bild von Zeichen in Text als solches umzuwandeln, d.h. in eine Zeichenfolge umwandeln, die in Texteditoren verarbeitet werden kann.

Die Softwaresysteme FineReader und CuneiForm ermöglichen die Lösung der Probleme bei der Umwandlung von Bildern in Texte und werden in Form von Komplexen geliefert, die für den praktischen Gebrauch leistungsfähig genug sind.

Der Prozess der Texterkennung durch OCR-Systeme ist wie folgt.

Zuerst müssen Sie ein grafisches Bild des Dokuments erhalten, was auf zwei Arten möglich ist - durch Scannen des Dokuments oder durch Laden eines Bilds aus einer Datei. Die Umgebung der Anwendungssoftware ermöglicht es Ihnen, Bilder in verschiedenen Maßstäben anzuzeigen und einige Transformationen mit ihnen durchzuführen, insbesondere sie zu drehen und zu invertieren.

In der nächsten Phase der Dokumentenverarbeitung werden sie markiert. Der Zweck dieser Operation besteht darin, dem OCR-System mitzuteilen, wie der Text auf dem Bild positioniert ist.

Die Ergebnisse des automatischen Layouts können manuell korrigiert werden – Textblöcke erstellen und löschen, sie verschieben, ihre Größe festlegen, sie in benachbarte Blöcke teilen, Blöcke polygonal machen, indem Blockrechtecke an sie angehängt oder Blockrechtecke aus ihnen ausgeschnitten werden usw. Blöcken können Seriennummern zugewiesen werden, was sehr praktisch ist, wenn Sie komplex formatierten Text in einfachen Text umwandeln müssen.

Bei Texten, die verschwommen oder vor einem ungleichmäßigen Hintergrund gedruckt sind, wird adaptives Scannen verwendet, das es ermöglicht, auf Kosten einer gewissen Leistungseinbuße die Genauigkeit der Bestimmung der Konturen von Buchstaben zu erhöhen.

Bei der Erkennung von kontrastarmen, blassen gedruckten Dokumenten kann die Erkennungsqualität verbessert werden, indem Parameter wie Helligkeit, Kontrast und Schwellenwert für den Schwarz- und Weißpunkt angepasst werden.

Layout- und OCR-Einstellungen werden konfiguriert, um sicherzustellen, dass das OCR-System Text richtig blockieren und erkennen kann. Insbesondere ist anzugeben, in welcher Sprache(n) der anzuerkennende Text verfasst ist.

Für schnelles Arbeiten mit erkanntem Text integriert das OCR-System einen eigenen Texteditor, der an die in Windows integrierte Anwendung WordPad erinnert. Der Texteditor ist in der Lage, grundlegende Textformatierungsfunktionen wie Schriftarten und -stile, hoch- und tiefgestellte Zeichen, Tabellen, Spalten und Rahmen zu unterstützen, die sich über den Text bewegen. Zweifelhafte Wörter werden im erkannten Text vor einem bestimmten Hintergrund hervorgehoben, und der Texteditor bietet Tools für die schnelle Suche nach zweifelhaften Wörtern, was das Anzeigen und Bearbeiten des erkannten Textes erheblich vereinfacht.

Einige Versionen von OCR-Systemen, wie z. B. ABBYY FineReader Corporate Edition, enthalten integrierte Tools für die Zusammenarbeit. Um die Fähigkeit zu implementieren, in einem Netzwerk zu arbeiten, muss auf jedem Computer eine separate Kopie des Programms installiert sein.

In diesem Fall kann die Arbeit mit demselben Paket auf mehreren Computern organisiert werden. Die Netzwerk-Tools des Systems haben die Möglichkeit, den Prozess der Verarbeitung von Seiten zu verfolgen – von wem in dieser Moment die Seite wird geöffnet, gescannt, erkannt, geprüft usw. Änderungen, die von einem Benutzer an der Seite vorgenommen werden, sind für alle sichtbar, die mit demselben Paket arbeiten.

Das CuneiForm 2000 Master-System verfügt auch über Teamarbeitsfähigkeiten, die zusätzlich zur eigentlichen CuneiForm 2000-Umgebung und einem Texteditor eine integrierte Stapelscan- und -erkennungs-Softwareeinheit sowie Software für die Verwendung von Scannern in einem lokalen Netzwerk.

Viertens, dies Technologien zum Erstellen von WEB-Dokumenten.

Die am häufigsten verwendete Sprache zum Erstellen von Webdokumenten ist HTML (HyperText Markup Language). Dieses Konzept umfasst verschiedene Möglichkeiten zum Entwerfen von Hypertext-Dokumenten, Design, Hypertext-Editoren, Browsern und vielem mehr. Hypertext eignet sich perfekt, um Multimedia-Elemente in herkömmliche Dokumente einzufügen. In der Praxis ist es der Entwicklung von Hypertext zu verdanken, dass die meisten Benutzer in der Lage waren, ihre eigenen Multimediaprodukte zu erstellen und sie auf CD zu verteilen. Solche Informationssysteme, die in Form von Sätzen von HTML-Seiten erstellt werden, erfordern überhaupt keine Entwicklung spezieller Software-Tools notwendige Werkzeuge für die Arbeit mit Daten sind zum Standard geworden Software die meisten Personalcomputer. Bei diesem Ansatz muss der Anwender nur die Arbeiten ausführen, die in direktem Zusammenhang mit dem Thema des zu entwickelnden Produkts stehen: Texte vorbereiten, Bilder zeichnen, HTML-Seiten erstellen und über die Verknüpfungen zwischen ihnen nachdenken.

Senden Sie Ihre gute Arbeit in die Wissensdatenbank ist einfach. Verwenden Sie das untenstehende Formular

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BUNDESAGENTUR FÜR BILDUNG

STAATLICHE BILDUNGSEINRICHTUNG FÜR HOCHSCHULBILDUNG

UDMURT STAATLICHE UNIVERSITÄT

Institut für Recht, Sozialmanagement und Sicherheit

Mittlere Hochschule für Humanitäres Recht

Kursarbeit

ModernSoftwareMittel,GebrauchtinProzessSchaffungUnterlagen

Semakina Irina Wladimirowna

Studenten der Gruppe SPO-O-0611-21(k).

Fachgebiet „Dokumentation

Verwaltung und Archivierung“

Leitung: Hochschullehrer

Volkova A.V.

Ischewsk 2008

Einführung

1. Systeme zur Erstellung von Textdokumenten

2. Microsoft Office-Anwendungspaket

2.1 In Microsoft Office enthaltene Anwendungsprogramme

2.2 Textverarbeitung Microsoft Word

2.3 Microsoft Excel-Tabelle

3. Automatisierungssysteme für das Dokumentenmanagement

Fazit

Verzeichnis der verwendeten Literatur und Quellen

Einführung

Seit vielen, vielen Jahrhunderten befindet sich die Informationstechnologie im Entwicklungsprozess. In manchen Perioden verlangsamte sich diese Entwicklung und wurde fast unmerklich, in manchen Perioden gab es im Gegenteil einen qualitativen Sprung, und die Menschheit begann, grundlegend neue, bisher ungesehene Mittel zur Verarbeitung, Übertragung und Speicherung von Informationen zu nutzen. Die Bequemlichkeit und Effizienz der Verwendung von Computern zur Vorbereitung der Texte von Dokumenten hat zur Entwicklung vieler Programme zur Verarbeitung von Dokumenten geführt. Die Fähigkeiten dieser Programme sind unterschiedlich - von Programmen zum Erstellen kleiner Dokumente mit einfacher Struktur bis hin zu Programmen zum Schreiben, Entwerfen und vollständigen Vorbereiten für die Druckveröffentlichung von Büchern und Zeitschriften (Veröffentlichungssysteme).

Das Thema meiner Hausarbeit ist relevant, da mittlerweile fast alle Dokumente in elektronischer Form gespeichert und erstellt werden. Dazu ist die entsprechende Software erforderlich.

Ziel mein Kurs Arbeit ist:

- Betrachten Sie die beliebtesten Programme, die zum Erstellen von Dokumenten verwendet werden.

- Finden Sie heraus, welche Anwendungsprogramme in Microsoft Office enthalten sind.

- Definieren und untersuchen Sie Automatisierungssysteme für das Dokumentenmanagement.

Aufgaben mein Kurs Arbeit ist:

- Betrachten Sie die wichtigsten Systeme zur Erstellung von Textdokumenten, geben Sie das Konzept von Texteditoren, Textverarbeitungsprogrammen und Desktop-Publishing-Systemen an.

- Beschreiben Sie das Microsoft Office-Anwendungspaket, die darin enthaltenen Programme, die Hauptfunktionen der Textverarbeitung Microsoft Word (im Folgenden als MS Word bezeichnet) und des Tabellenkalkulationsprogramms Microsoft Excel (im Folgenden als MS Excel bezeichnet).

- Betrachten Sie die wichtigsten Automatisierungssysteme zur Unterstützung des Dokumentenmanagements: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office work 2.5", "NauDoc".

Alle Programme zum Erstellen von Dokumenten können bedingt in Systeme zum Erstellen von Text- und Tabellenkalkulationsdokumenten und Programmen für die Büroautomatisierung unterteilt werden.

Um das Ziel zu erreichen und Probleme zu lösen, verwende ich hauptsächlich Zeitschriften, wie zum Beispiel: die Zeitschriften „Büroarbeit“ und „Sekretariatsgeschäft“, die über die Umsetzung des „BOSS-Referent“-Programms in berichten große Organisationen und wie es ihre Arbeit beeinflusst hat, sowie über NAUMEN und seine Programme.

Auch beim Schreiben meiner Hausarbeit habe ich das automatisierte Büroarbeitssystem „Büroarbeit 2.5“ und GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme“ verwendet. Einheitliches System von Organisations- und Verwaltungsdokumenten.

Und ich habe auch Informationen aus dem globalen Netzwerk verwendet Internet, wo die Website "www.document.ru" Informationen zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung usw. enthält.

Die Kursarbeit hat eine Struktur, die es Ihnen ermöglicht, das von mir gewählte Thema ausführlich darzustellen und zu begründen. Ich möchte auch darauf hinweisen, dass ich den Aufbau meiner Studienarbeit so begründet habe, dass meine Ziele optimal erreicht und die gestellten Aufgaben gelöst werden.

Diese Kursarbeit umfasst: Einleitung, drei Kapitel, Schluss, Liste der verwendeten Quellen. Das erste Kapitel befasst sich mit Systemen zur Erstellung von Textdokumenten. Das zweite Kapitel behandelt das Anwendungspaket von Microsoft Office und das dritte Kapitel beschreibt automatisierte Steuerungssysteme wie: „BOSS-Referent“, „CompanyMedia“, „DOCs Open“, „Documentary 2.5“ und „NauDoc“.

Ich möchte auch darauf hinweisen, dass diese Studienarbeit es mir ermöglicht, die im Rahmen der theoretischen Ausbildung in der Disziplin "Document Science" erworbenen Kenntnisse zu festigen, sowie praktische Fähigkeiten zu diesem Thema zu erarbeiten und zu bilden.

1. SystemeAusbildungTextUnterlagen

Die derzeit existierenden Systeme zur Erstellung von Textdokumenten unterscheiden sich erheblich in Eigenschaften, Methoden zur Eingabe und Bearbeitung von Text, seiner Formatierung und Informationsausgabe (Drucken) sowie dem Komplexitätsgrad des Benutzerlernens. Wahl von bestimmten Softwareprodukt für die Textverarbeitung ist ein ganz entscheidender Moment. Eine Vielzahl von Textvorbereitungssystemen ermöglicht es Fachleuten, die mit Informationstechnologie zu tun haben, den Computer effektiv zu nutzen. Der Auswahlprozess ist mit vielen Faktoren verbunden, aber zuallererst ist es notwendig, den Grundsatz der angemessenen Hinlänglichkeit einzuhalten.

Derzeit existierende Computersysteme zur Erstellung von Textdokumenten können nach dem Funktionsumfang bzw. nach dem Verwendungszweck eingeteilt werden. Zum Beispiel, Texteditor, das die Eingabe, Änderung und Speicherung von beliebigem Symboltext ermöglicht, aber hauptsächlich für die Erstellung von Programmtexten in Programmiersprachen gedacht ist hohes Level, da sie keine Formatierung benötigen, d. h. automatische Umwandlung der Anordnung von Textelementen, Schriftartänderungen usw.

Texteditor ( Text Editor) ist ein Texteditor, der eine ziemlich komplexe Formatierung bietet. Vom Funktionsumfang her ist „Texteditor“ vergleichbar mit dem in Windows eingebauten Programm „Word Pad“. Mit diesem Programm können Sie Dateien der folgenden Formate öffnen, bearbeiten, speichern und drucken: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT usw. Es ist möglich, den Text links, rechts oder zentriert auszurichten, einen Absatz (Aufzählungszeichen) einzufügen, 1 Änderung rückgängig zu machen, fetten, kursiven oder unterstrichenen Text zu erhalten, die Schriftart, ihre Zeichen auszuwählen, zu ändern, Farbe, Größe. Sie können Text mit Erstzeilen- und Absatzeinzügen formatieren. Dieses Programm funktioniert nicht mit in den Text eingebetteten Bildern - eingebettete Bilder sind verfügbar in Dokument öffnen B. im RTF-Format, werden nicht gespeichert. Die zur Eingabe des Dokuments verwendete Schriftart ist standardmäßig "Times New Roman". Sie kann in jede andere für das Betriebssystem verfügbare Schriftart geändert werden. Das Dokument wird nach dem Prinzip "What I See Is What I Get" durch Aufruf von gedruckt Druckertreiberdialog, mit dem Sie den Drucker optimal auswählen, den Druck einrichten können.

Das Ergebnis des Bildschirmeditors wird als Datei ausgedrückt, in der alle Zeichen Zeichen der Codetabelle sind ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) mit Codes größer als 31 und Zeilenumbruchzeichen. Solche Dateien werden ASCII-Dateien genannt.

Alle Texteditoren unterscheiden sich in Verwaltungsmethoden und einer Reihe von Servicefunktionen und ermöglichen in der einen oder anderen Form:

Geben Sie Text mit Anzeige auf dem Bildschirm des Videoterminals mit bis zu 200 Zeichen ein;

Korrigieren Sie fehlerhafte Zeichen im Ersetzungsmodus;

Einfügen und Löschen von Zeichengruppen (Wörtern) innerhalb eines Strings, ohne den unveränderten Teil des Strings zu übersetzen, sondern im Einfügemodus ganz nach links/rechts zu verschieben:

Löschen Sie eine oder mehrere Zeilen, kopieren Sie sie oder verschieben Sie sie an eine andere Stelle im Text;

Erweitern Sie vorhandene Textzeilen, um dort ein neues Fragment einzufügen;

Zeilengruppen aus anderen Texten einfügen;

Alle Vorkommen einer bestimmten Gruppe von Zeichen (Kontext) erkennen;

Ersetzen Sie einen Kontext durch einen anderen, möglicherweise mit unterschiedlicher Länge;

Speichern Sie den getippten Text für spätere Anpassungen;

Text auf Druckern drucken verschiedene Typen Standard-Druckprogramme in einer Schriftart innerhalb des Dokuments.

Von den vielen verfügbaren Bildschirmeditoren kann man " Norton-Editor “(Peter Norton Computing Inc.), „ Kumpel» (Firma „Borland“), « knapp» (Solution Systems Company), multifunktionaler Mehrfenstereditor « Multi - Bearbeiten » (Amerikanische Kybernetik Inc.). Die gleiche Kategorie umfasst RedakteureTurbosysteme. Eine Vielzahl von Turbo-Systemen sind praktische integrierte Tools zum Erstellen, Kompilieren, Debuggen und Ausführen von Programmen in so beliebten Programmiersprachen wie z BASIC, Paskal, Xi, Prolog, Monteur. Ein obligatorischer Bestandteil von Turbo-systems ist ein Editor mit umfangreichen Möglichkeiten zur Erstellung und Aktualisierung von Programmtexten. Die Befehle der Editoren von Turbo-Systems basieren auf den Befehlen des beliebten Programms " Wortstern und hochgradig standardisiert.

Wenn die Hauptaufgabe des Benutzers darin besteht, Texte in natürlichen Sprachen zum Drucken und Drucken dieser Dokumente vorzubereiten, sollte der Satz von Editoroperationen erheblich erweitert werden und das Softwareprodukt in eine neue Qualität übergehen - ein Textvorbereitungssystem (ein Produkt (das entspricht dem englischen Begriff „Textverarbeitung“). Solche Dokumentverarbeitungsprogramme sind darauf ausgerichtet, mit Texten zu arbeiten, die eine Dokumentstruktur haben, also aus Absätzen, Seiten und Abschnitten bestehen große Klasse, aber mit ziemlich verschwommenen Grenzen: Formatierer, Textverarbeitungsprogramme und Desktop-Publisher.

Basierend auf der maschineninternen Struktur des vorbereiteten Dokuments könnte man den folgenden Ansatz zur Klassifizierung von Textvorbereitungssystemen vorschlagen. Zum Beispiel Systeme wie:

Formatierer ist ein Textaufbereitungssystem, das außer den Standardcodes: Zeilenende, Carriage Return, Seitenende (funktioniert mit ASCII-Dateien) keine speziellen Codes für die interne Textdarstellung verwendet.

Textverarbeitungssystem ist ein Textaufbereitungssystem, das in seiner internen Darstellung den Text selbst mit speziellen Codes versorgt - Auszeichnung. Grundsätzlich unterscheiden sich Bildschirmeditoren und Textverarbeitungen in ihrem Einsatzzweck: Erstere erzeugen ASCII-Dateien, die dann von Compilern oder Formatierern weiterverarbeitet werden, letztere dienen der Aufbereitung von Texten mit anschließendem Druck auf Papier, daher ist die Form der Textdarstellung von großer Bedeutung.

Textverarbeitungsprogramme verfügen über spezielle Funktionen, um die Eingabe von Text zu erleichtern und ihn in gedruckter Form darzustellen. Unter diesen Funktionen können folgende Funktionen unterschieden werden:

- Texteingabe unter der Kontrolle von Formatierungsfunktionen, die eine sofortige Änderung des Aussehens einer Textseite auf dem Bildschirm und der Anordnung von Wörtern darauf bewirken, was eine ungefähre Vorstellung von der tatsächlichen Position des Textes auf Papier gibt nach dem Drucken;

- eine vorläufige Beschreibung der Struktur des zukünftigen Dokuments, die Parameter wie die Anzahl der Absatzeinzüge, die Art und Größe der Schriftart für verschiedene Textelemente, die Position von Überschriften, den Zeilenabstand, die Anzahl der Textspalten, die Position festlegt und Art der Nummerierung von Fußnoten usw.:

- automatische Rechtschreibprüfung und Hinweise bei der Auswahl von Synonymen;

- geben Sie die Bearbeitung von Tabellen und Formeln mit ihrer Anzeige auf dem Bildschirm in der Form ein, in der sie gedruckt werden;

- Kombinieren von Dokumenten bei der Vorbereitung des Textes für den Druck;

- automatisches Inhaltsverzeichnis und alphabetische Referenz.

Die meisten Textverarbeitungsprogramme haben die Möglichkeit, die Hardwarekonfiguration Ihres Computers anzupassen, z. B. die Art der Grafikkarte und des Monitors. Nahezu alle Textverarbeitungsprogramme haben eine einzigartige Datenstruktur zur Darstellung von Text, was durch die Notwendigkeit erklärt wird, zusätzliche Informationen in den Text aufzunehmen, die die Struktur des Dokuments, Schriftarten und dergleichen beschreiben, da jedes Wort oder sogar Zeichen sein eigenes Spezial haben kann Eigenschaften. Daher kann der mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellte Text in der Regel nicht von anderen Textverarbeitungsprogrammen gelesen und daher bearbeitet und gedruckt werden. Um die Kompatibilität von Textdokumenten bei der Übertragung von einer Textverarbeitungsumgebung in eine andere zu gewährleisten, gibt es eine spezielle Art von Software - Konverter, die den Empfang einer Ausgabedatei im Format einer Textverarbeitung - dem Empfänger des Dokuments - garantieren . Das Konvertierungsprogramm erhält am Eingang Informationen in einem Format und gibt als Ergebnis seiner Arbeit Informationen in Form einer Datei in einem anderen (erforderlichen) Format aus. Die weitere Verbesserung der Textverarbeitungssysteme führte dazu, dass eigenständige Konvertierungsprogramme praktisch nicht mehr existierten und zu einem festen Bestandteil des Textaufbereitungssystems wurden. Heutzutage unterstützen die klügsten Vertreter von Textverarbeitungsprogrammen gängige Dateiformate durch integrierte Konvertierungsmodule.

Gegenwärtig existierende Textverarbeitungsprogramme unterscheiden sich erheblich voneinander in Eigenschaften, Fähigkeiten zum Eingeben und Bearbeiten von Text, seiner Formatierung und seinem Drucken sowie in dem Komplexitätsgrad des Benutzerlernens.

Eher bedingt können diese Werkzeuge unterteilt werden in 2 Kategorien .

Zu 1 Kategorien enthalten Textverarbeitungsprogramme, mit denen Sie komplexe und große Dokumente, einschließlich Bücher, vorbereiten und drucken können. Dazu gehören „WinWord“, „WordPerfect“, „ChiWriter“, „WordStar 2000“, „AmiPRo“, „T3“. Das beliebteste Haushaltsprodukt in dieser Klasse ist die Textverarbeitung " Lexikon“, Betreuung und Weiterentwicklung, die von Arsenal durchgeführt wird.

Textverarbeitung 2 Kategorien und haben deutlich weniger Funktionen, sind aber bequemer zu verwenden, arbeiten schneller und benötigen weniger RAM und sind deutlich kostengünstiger. Textverarbeitungssysteme, die speziell für Führungskräfte entwickelt wurden, sind einfacher und benutzerfreundlicher. Diese Kategorie umfasst „Beyond Word Writer“, „Professional Write“, „Symantec Just Write“, „DacEasy Word“.

Desktop-Verlage erstellen Texte nach den Regeln der Polygrafie und in typografischer Qualität. So wie Textverarbeitungen keine "Entwicklung" von Formatierern sind, ist Desktop Publishing keine fortgeschrittenere Fortsetzung von Textverarbeitungen, da sie einen völlig anderen Zweck haben. Desktop-Publishing-Systeme ("Desktop-Publishing") stellen eigentlich Layout-Werkzeuge dar. Programme dieser Klasse sind weniger für die Erstellung großer Dokumente gedacht, als vielmehr für die Umsetzung verschiedener Arten von Druckeffekten, d.h. ein Desktop-Publishing-Programm macht es einfach Text manipulieren, Seitenformate ändern, Einzugsgröße, ermöglicht es, verschiedene Schriftarten zu kombinieren, mit dem Material zu arbeiten, bis Sie mit dem Aussehen der beiden einzelnen Seiten (Bänder) und der gesamten Publikation vollkommen zufrieden sind.

Um Kapitel 1 abzuschließen: Texteditoren werden heute kaum noch verwendet, weil sie weitaus weniger Funktionen haben als die Textverarbeitungs- und Desktop-Publishing-Systeme, die den meisten Benutzern zur Verfügung stehen. Aus Sicht der Document Science liegt dies auch daran, dass Texteditoren keine Funktion zum Erstellen von Vorlagen bieten, was die Arbeit beim Erstellen von Dokumenten erheblich erleichtert und beschleunigt.

2. PaketangewandtProgrammeMicrosoftBüro

2.1 AngewandtProgramme,eingehendinMicrosoftBüro

Heute sind Microsoft-Softwareprodukte (im Folgenden MS genannt) der „De-facto“-Standard für die Büroarbeit. Es ist schwierig, eine Institution, ein Unternehmen, eine Firma zu finden, in deren Büro Computer mit dem Windows-Betriebssystem (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) und dem Anwendungspaket MS Office vorhanden sind.

Beliebtes Softwarepaket - Microsoft-Office 2003 , das im Standardsatz "MS Word 2003", "MS Excel 2003", "MS Outlook 2003" und "MS PowerPoint 2003" enthält. Ebenfalls in der Nutzung enthalten ist ein kürzlich veröffentlichtes Softwarepaket MicrosoftBüro2007 , einschließlich aktualisiert: "MS Word 2007", "MS Excel 2007", "MS Outlook 2007" und "MS PowerPoint 2007" usw.

In der „Small Business“-Version wurde „PowerPoint 2003“ durch das Publishing-Paket „MS Office Publisher 2007“ ersetzt, die „Professional“-Version enthält neben dem Standard-Set auch die „Small Business“-Add-Ons und verfügt zusätzlich über eine Datenbank Tool (DBMS) Access 2003. Aber auch das aktualisierte „Power Point 2007“ kommt zum Einsatz. Am meisten Vollversion Premium enthält außerdem das Geschäftsgrafikpaket Photo Draw 2003 und den Website-Builder Front Page 2003. Die letzten beiden Programme werden in englischer Version geliefert. Das Kit enthält als kostenlose Anwendung "Internet Explorer 5.0" - eine Reihe von Programmen zum Arbeiten im Internet.

Das Attraktivste an der MS Office-Suite ist, was diese Anwendungen miteinander verbindet: Alle diese Programme haben ein gemeinsames Menü und Tastensätze, die sehr ähnlich aussehen. Indem Sie lernen, mit einer der Anwendungen zu arbeiten, kommen Sie beim Studium der anderen erheblich voran. Die Hauptidee des Softwarepakets besteht darin, im Internet zu arbeiten. Waren früher MS Word und MS Excel primär darauf ausgerichtet, dass das vorbereitete Dokument auf Papier gedruckt wird, gehen die Entwickler nun davon aus, dass das vorbereitete Dokument zunächst per E-Mail verschickt oder ins Internet gestellt wird. Dazu haben die MS-Office-Entwickler dem Produkt ein weiteres Dateiformat beigefügt - HTML, der Standard für die Veröffentlichung von Inhalten im Internet. Das Speichern von Dokumenten im HTML-Format ermöglicht auch Benutzern, die kein MS Office auf ihrem Computer haben, Dokumente anzuzeigen. Zum Betrachten solcher Dokumente reicht nun der im Windows-Standardpaket enthaltene Internet Explorer aus. Ganz üblich für ein modernes Büro ist die Situation, dass Dokumente nicht nur in Russisch und Englisch, sondern auch in anderen Sprachen (Deutsch, Spanisch, Französisch, Arabisch, Japanisch usw.) erstellt werden.

Microsoft Access 2003 ist eine relationale Datenbank. Das Herzstück dieses Programms sind Tabellen. Microsoft Access (im Folgenden als MS Access bezeichnet) unterscheidet sich von MS Excel dadurch, dass das MS Access DBMS im Gegensatz zu MS Excel die Arbeit mit einem ganzen System zusammenhängender Tabellen ermöglicht. Im MS Access DBMS werden beim Arbeiten mit Tabellen Formeln, Sortierungen, Verknüpfungen zwischen einzelnen Zellen und deren Formatierung verwendet. Wenn Sie die erforderlichen Daten aus mehreren Datenbanktabellen gleichzeitig extrahieren müssen, können Sie eine Abfrage erstellen, während die Zellen auf dem Bildschirm in der angegebenen Reihenfolge angeordnet werden. Abfrageergebnisse können mit dem Berichtstool ausgedruckt werden. Der Bericht ist eine Tabelle mit den gewünschten Daten, das Design kann aus den vorgeschlagenen Vorlagen ausgewählt werden.

Die Funktionen von Microsoft Office-Programmen können mit Hilfe spezieller Module - Add-Ons - erweitert werden. Unter solchen Programmen findet man sowohl seriöse kommerzielle Pakete (z. B. die Rechtschreibprüfung Orfo, elektronische Wörterbücher Lingvo, Übersetzer PROMT) als auch kleine kostenlose "Makros", die von normalen Benutzern erstellt wurden.

2.2 TextZentralprozessorMicrosoftWort

MicrosoftWort- die Basis jedes Büros und vielleicht das notwendigste und beliebteste Programm in allem Microsoft Office .

Microsoft Word ermöglicht es Ihnen, Text einzugeben, zu bearbeiten, zu formatieren, zu gestalten und korrekt auf der Seite zu platzieren. Mit diesem Programm können Sie Grafiken, Tabellen und Diagramme in Ihr Dokument einfügen sowie Rechtschreib- und Grammatikfehler automatisch korrigieren. Der Texteditor MS Word verfügt über viele weitere Funktionen, die das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten erheblich erleichtern.

Das Programm bietet eine Reihe von Funktionen, die Zeit und Mühe beim Erstellen von Dokumenten sparen. Darunter sind Features wie:

AutoText - zum Speichern und Einfügen häufig verwendeter Wörter, Phrasen oder Grafiken;

- Stile zum gleichzeitigen Speichern und Einstellen ganzer Formatsätze;

- zusammenführen, um Serienbriefe zu erstellen, Umschläge und Etiketten zu drucken;

- Makros - um eine Folge häufig verwendeter Befehle auszuführen;

- „Assistenten“ – zum Erstellen professionell gestalteter Dokumente.

Mit MS Word für Windows können Sie Tabellen und Diagramme erstellen. MS Word für Windows verfügt auch über einen Formeleditor, mit dem Sie Formeln unterschiedlicher Komplexität eingeben können. Mit MS Word können Sie die Rechtschreibung überprüfen. Bei der Überprüfung wird jedes Wort im Dokument mit Mustern in einem speziellen Wörterbuch verglichen. Wenn das Wort nicht im Wörterbuch gefunden wird, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die notwendigen Korrekturen vornehmen können. Bei der Arbeit mit Dokumenten müssen Sie häufig die Eingabe gleicher Textabschnitte wiederholen. In MS Word reicht es aus, sie einmal einzugeben, dann ein AutoText-Element mit einem eindeutigen Namen zu erstellen und dann die erforderliche Anzahl von Malen an beliebiger Stelle im Dokument einzufügen. Nicht selten müssen viele Mitarbeiter Dokumente nach Standards erstellen Einheitliche Formen oder Formulare, die innerhalb der Organisation entwickelt und genehmigt wurden, sowie verschiedene Arten von Dokumenten des gleichen Typs (Serienbriefe, Zertifikate usw.). Bei einem automatisierten Verfahren zur Erstellung dieser Art von Dokumenten sind zwei Optionen möglich:

1) Erstellen Sie das erforderliche Formular in Form eines Dokuments (z. B. eine Datei mit der Erweiterung „.doc“) und ändern Sie dann den variablen Teil des darin enthaltenen Textes.

2) Erstellen Sie das erforderliche Formular in Form einer Vorlage (eine Datei mit der Erweiterung „.dot“) und erstellen Sie dann neue Dokumente auf der Grundlage der entwickelten Vorlage und füllen Sie die Felder aus, die einen variablen Teil des Textes enthalten.

Eine Vorlage ist eine Art Schablone mit bestimmten Eigenschaften, die eine Sammlung von Stilen, Vorlagentexten, Makros, Tastaturkürzeln, zusätzlichen Menüpunkten und benutzerdefinierten Symbolleisten in einer separaten Datei mit der Erweiterung ".dot" umfassen.

Vorlagen werden verwendet für:

~ Standardisierung und Vereinheitlichung der Arbeit aller Mitarbeiter der Organisation mit Standard- und ähnlichen Arten von Dokumenten. Alle Mitarbeiter erstellen Dokumente auf Basis einheitlicher Vorlagen (Dateien mit der Endung „.dot“), wobei die Vorlagen so aufbereitet sein müssen, dass der Vorlagentext nicht von Benutzern bearbeitet werden kann und nur Eingabefelder mit variablen Informationen im Briefkopf.

~ Verbesserung der Effizienz bei der Erstellung von Seriendokumenten, die für die Verteilung an eine große Anzahl von Empfängern bestimmt sind. Solche Dokumente werden mithilfe der Zusammenführungsfunktion aus Vorlagen erstellt.

Durch Zusammenführen entstehen Dokumenttexte, die einen festen, unveränderlichen Teil (Schablone) und variable Textfragmente (Füllung) enthalten, d.h. Zusammenführen eines typischen Textes (Schablone) mit den auszufüllenden Informationen

2.3 TabellarischZentralprozessorMicrosoftübertreffen

Automatisierungssteuerung für den Textdokumenteditor

Anwendungsgebiet Microsoft übertreffen sehr weit. Das sind in erster Linie buchhalterische und technische Berechnungen, das Erstellen verschiedener Zusammenfassungen, Diagramme, Preislisten und vieles mehr.

Bei der Arbeit mit Microsoft Excel für Windows gilt das Prinzip „What you see is what you get“ oder in der englischen Version „WYSIWYG“ (What You See Is What You Get). Das macht die Arbeit mit Excel unbestreitbar einfach und vermeidet viele Fehler.

Darüber hinaus verfügt MS Excel über eine Vielzahl von Servicefunktionen. Dies ist Texteingabe und Rechtschreibprüfung, Zeichnen, Exportieren und Importieren von Daten. Auch die Druckmittel sind sehr flexibel. Sie können alle Seiten auf einmal drucken oder nur einen Teil der Seiten in einer Arbeitsmappe drucken.

Hauptmerkmale von MS Excel:

v Kontexthilfe. Der Aufruf erfolgt über das Kontextmenü oder durch Drücken der entsprechenden Schaltfläche im Symbolmenü.

v Hilfesystem. Es ist in Form von Hypertext organisiert und ermöglicht Ihnen eine einfache und schnelle Suche nach dem gewünschten Thema.

v Multivariate Ausführung von Operationen. Fast alle Operationen können auf drei oder vier Arten durchgeführt werden, von denen der Benutzer die bequemste auswählt.

v Kontextmenü. Erweitert durch Klicken auf die Schaltfläche (normalerweise rechts) "Maus" auf das ausgewählte Objekt. Wir sprechen zum Beispiel von der Stelle in der Tabelle, an der der Benutzer gerade arbeiten wird. Die am häufigsten verwendeten Verarbeitungsfunktionen, die in einer bestimmten Situation verfügbar sind, werden im Kontextmenü gesammelt.

v Symbolmenü. Die am häufigsten verwendeten Befehle entsprechen den Symbolen unterhalb der Menüleiste. Sie bilden ein Symbolmenü. Wenn die Maustaste auf ein Symbol geklickt wird, wird der zugehörige Befehl ausgeführt. Piktografische Menüs können angepasst werden.

v Arbeitsgruppen oder Arbeitsordner. Es ist praktisch, Dokumente in Arbeitsordnern zusammenzufassen und sie beim Kopieren, Herunterladen, Bearbeiten oder anderen Vorgängen als Ganzes zu betrachten. Am Ende der Tabelle befindet sich ein alphabetischer Index (Fall), der den Zugriff auf die Arbeitsblätter ermöglicht. Der Benutzer hat die Möglichkeit, die Blätter im Ordner (anstelle des alphabetischen Index) zu benennen, was den Inhalt des Registers sichtbar macht und somit die Suche und den Übergang von Dokument zu Dokument erleichtert.

v Tools zum Entwerfen und Ändern des Bildschirms und der Tabellen. Das Aussehen des Arbeitsfensters und anderer Elemente der Bildschirmschnittstelle kann gemäß den Anforderungen des Benutzers bestimmt werden, um die Bedienung so komfortabel wie möglich zu gestalten. Zu diesen Funktionen gehören das Aufteilen des Bildschirms in mehrere Fenster, das Fixieren von Zeilen- und Spaltenüberschriften und so weiter.

v Tools zum Entwerfen und Drucken von Tabellen. Zur Bequemlichkeit des Benutzers werden alle Funktionen bereitgestellt, die das Drucken von Tabellen ermöglichen, wie z. B. Auswählen der Seitengröße, Paginierung, Festlegen der Größe der Seitenränder, Entwerfen von Kopf- und Fußzeilen sowie eine Vorschau der resultierenden Seite.

v Arbeitsblattentwurfstools. Excel bietet zahlreiche Möglichkeiten zum Formatieren von Tabellen, Schriftarten und Stilen, zum Ausrichten von Daten innerhalb der Zelle, zum Auswählen der Hintergrundfarbe der Zelle und der Schriftart, zum Ändern der Höhe von Zeilen und Spaltenbreiten, zum Zeichnen von Rahmen verschiedener Typen und zum Festlegen des Datenformats innerhalb der Zelle (z. B.: Numerisch, Text, Finanzen, Datum usw.). Neben der automatischen Formatierung sind verschiedene Möglichkeiten zur Gestaltung von Tabellen bereits in das System integriert, und der Benutzer hat die Möglichkeit, das am besten geeignete Format aus den vorhandenen Methoden auszuwählen.

v Vorlagen Mit MS Excel können Sie wie mit MS Word Arbeitsblattvorlagen erstellen, die zum Erstellen von Formularen für Briefe und Faxe sowie für verschiedene Berechnungen verwendet werden. Wenn die Vorlage für andere Benutzer bestimmt ist, können Sie das Ausfüllen solcher Formulare zulassen, aber das Ändern ihres Formulars verbieten.

v Datenbindung. Absolute und relative Adressierung sind ein Merkmal aller Tabellenkalkulationsprozessoren, einschließlich moderne Systeme Ah, sie ermöglichen es Ihnen, gleichzeitig mit mehreren Tabellen zu arbeiten, die auf die eine oder andere Weise miteinander in Beziehung stehen können. Zum Beispiel dreidimensionale Verknüpfungen, die das Arbeiten mit mehreren Blättern hintereinander ermöglichen; Konsolidierung von Arbeitsblättern, die Summen und Durchschnittswerte handhabt und statistische Verarbeitung durchführt, wenn Daten aus verschiedenen Bereichen desselben Arbeitsblatts, mehrerer Arbeitsblätter und sogar mehrerer Arbeitsmappen verwendet werden.

v Berechnungen. Zur Vereinfachung der Berechnungen verfügt MS Excel über integrierte Funktionen, nämlich: mathematische, statistische, finanzielle, Datums- und Zeitfunktionen, logische und andere. Mit dem Funktionsassistenten können Sie die gewünschte Funktion auswählen und durch Ersetzen der Werte das Ergebnis erhalten.

v Geschäftsgrafiken. Es ist schwer vorstellbar, dass ein moderner Tabellenkalkulationsprozessor nicht in der Lage ist, verschiedene Arten von zweidimensionalen, dreidimensionalen und gemischten Diagrammen zu erstellen. Es gibt mehr als 20 verschiedene Typen und Untertypen von Diagrammen, die in MS Excel erstellt werden können. Es gibt auch verschiedene und verfügbare Möglichkeiten zum Entwerfen von Diagrammen, z. B. das Einfügen und Entwerfen von Legenden und Datenbeschriftungen, das Entwerfen von Achsen (die Möglichkeit, Gitterlinien einzufügen) und andere. Darüber hinaus gibt es leistungsstarke Tools zum Erstellen und Analysieren von Geschäftsgrafiken, z. B. das Einfügen von Fehlerbalken, die Möglichkeit, einen Trend darzustellen, und die Auswahl einer Trendlinienfunktion.

v Ausführen von MS Excel-Datenbankfunktionen. Diese Funktion bietet das Füllen von Tabellen wie das Füllen einer Datenbank (also über eine Maske), Datenschutz, Sortieren nach Schlüssel oder nach mehreren Schlüsseln, Bearbeiten von Datenbankabfragen, Erstellen von Pivot-Tabellen. Darüber hinaus enthält es Tools zur Verarbeitung externer Datenbanken, mit denen Sie mit Dateien arbeiten können, die beispielsweise im Format „dBase“ oder „PARADOX“ erstellt wurden.

v Simulation. Auswahl von Parametern und Modellierung - eines der wichtigsten Merkmale des Tabellenkalkulationsprogramms. Mit Hilfe einfacher Techniken lassen sich für viele Probleme optimale Lösungen finden. Die Optimierungsmethoden reichen von der einfachen Anpassung bis zur linearen Optimierung mit vielen Variablen und Einschränkungen. Beim Modellieren ist es manchmal wünschenswert, Zwischenergebnisse und Lösungen zu speichern. Dazu werden Skripte erstellt, die eine Beschreibung des zu lösenden Problems darstellen.

v Makroprogrammierung. Um die Ausführung häufig wiederholter Aktionen zu automatisieren, ist es praktisch, die integrierte Makroprogrammiersprache zu verwenden. Separate Makros und Makrofunktionen. Dank Makrobefehlen wird die Arbeit mit MS Excel vereinfacht und die Liste der eigenen Befehle erweitert. Mit Hilfe von Makrofunktionen definieren sie eigene Formeln und Funktionen und erweitern damit den Funktionsumfang des Systems. In seiner einfachsten Form ist ein Makro eine aufgezeichnete Folge von Tastenanschlägen, Bewegungen und Mausklicks. Eine solche Sequenz wird wie eine Tonbandaufnahme zur "Wiedergabe" gegeben. Es kann verarbeitet und irgendwie geändert werden, um beispielsweise einen Zyklus, eine Transition oder ein Unterprogramm zu organisieren.

Daher enthält das Microsoft Office-Anwendungspaket Programme, mit denen Sie Textdokumente, Tabellenkalkulationsdokumente, Datenbanken, Präsentationen erstellen, mit Grafiken arbeiten, E-Mails senden usw. Das heißt, MS Office ermöglicht es, fast jede Art von Dokumenten zu erstellen. Derzeit ist Microsoft Office auf fast allen Computern installiert, unabhängig davon, ob der Computer zu Hause oder in einer Organisation steht. Microsoft Office erhielt diese Verteilung aufgrund der Tatsache, dass dies das erste Anwendungspaket ist, das eine solche Menge an Funktionen enthält, während es vollständig russifiziert und einfach zu verwenden ist.

Dank des in Microsoft Word und MS Excel integrierten Programms „Visual Basic“ kann der Anwender die fehlenden Funktionen selbst programmieren. Das heißt, der Vorteil dieser Programme besteht darin, dass der Benutzer zusätzlich zu allen Annehmlichkeiten, die die Autoren dieses Pakets bereits erstellt haben, jedes Programm für sich selbst anpassen kann, um bequem darin zu arbeiten: Farbe ändern, skalieren, häufig verschieben verwendete Schaltflächen zur Symbolleiste hinzufügen, Vorlagen erstellen, neue Funktionen erstellen usw.

3. SystemeAutomatisierungDokumentationdafür sorgen

Management

Jedes Unternehmen, unabhängig von Eigentumsform, Größe und Struktur, ist bestrebt, die Effizienz seiner Aktivitäten zu verbessern. Ein wichtiger Schritt zur Erreichung dieses Ziels ist die Optimierung der wesentlichen Managementprozesse, insbesondere die Schaffung moderner Büro- und Dokumentenmanagementsysteme im Unternehmen.

Rationelles Dokumentenmanagement führt zu einer Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter, erleichtert den Zugang zu Informationen für Managemententscheidungen, verbessert die Leistungsdisziplin und damit insgesamt die Qualität des Managements.

Implementierung eines Automatisierungssystems zur Dokumentationsunterstützung des Managements "BOSS - Referent" verbessert die Arbeitsprozesse von Unternehmen und Organisationen erheblich.

Die Ergebnisse der Systemimplementierung sind:

§ Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Eingangs-/Ausgangskorrespondenz und interner Dokumentation;

§ Einsparung von Arbeitszeit für die Arbeit mit Dokumenten;

§ Beschleunigung der Verfahren zur Genehmigung und Genehmigung von Dokumenten;

§ Verbesserung der Leistungsdisziplin, Kontrolle über die Ausführung von Anweisungen;

§ schnelle und bequeme Registrierung von Dokumenten;

§ Verbesserung der Veranstaltungsplanungsprozesse.

Die Erfahrungen mit der Implementierung des von IT Co. entwickelten BOSS-Referent-Büroautomatisierungssystems und Dokumentenflusses zeigen, dass Unternehmen und Organisationen unterschiedlicher Größe und Eigentümerform in kurzer Zeit greifbare Vorteile und einen echten wirtschaftlichen Effekt erzielen.

Auf einem relativ kleinen Markt für Büroautomatisierungssysteme trat NAUMEN kürzlich mit seinem Softwareprodukt NauDoc auf, das eine Reihe signifikanter Unterschiede zu dem aufweist, was den Benutzern zuvor angeboten wurde. Das Programm sieht die Erstellung von Dokumenten auf der Grundlage von im System gespeicherten Vorlagen vor, die vorgegebenes Design und Standardtexte (Vorlagen) für grundlegende Verwaltungssituationen enthalten, was die Erstellung von Dokumenten vereinfacht und beschleunigt, und deren einheitliches Design gemäß gewährleistet GOST R. 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System von Organisations- und Verwaltungsdokumenten.

Grafische Benutzeroberfläche NauDoc ermöglicht den schnellen Wechsel von einer Arbeitsart zur anderen und umfasst folgende Komponenten:

1. Hauptinhaltsblock.

2. Navigationsleiste.

3. Symbolleiste zum Arbeiten mit Dokumenten.

Das Programm sieht vor, dass jedes Dokument unter Kontrolle gebracht werden kann: Verantwortliche für die Ausführung, Verantwortliche für die Kontrolle werden darauf ernannt, die endgültige Kontrolle der Ausführung wird unterstützt.

Durch die Differenzierung von Benutzerrechten können Sie vertrauliche Dokumente zusätzlich schützen. Natürlich ist das NauDoc-Programm, wie jedes andere Programm, keine ideale Lösung. Beispielsweise weicht seine Terminologie in einigen Fällen von den traditionellen Begriffen ab, die in der häuslichen Büroarbeit verwendet werden.

Wo es notwendig ist, große Mengen von Dokumenten zu verarbeiten, komplexe Suchen in ihnen durchzuführen, verteilte Archive zu pflegen, - außer Konkurrenz "Dokumente offen".

"Dokumente offen" können Sie die folgenden Aufgaben lösen:

~ Integration mit Dokumentenerstellungsprogrammen;

~ Registrierung aller eingehenden und erstellten Dokumentationen;

~ Kontrolle der Dokumentenbewegung und Arbeitsausführung;

~ Beschleunigung der Bewegung von Dokumenten zwischen Ausführenden;

~ Gewährleistung der Sicherheit der Dokumentation;

~ Verbesserung des Informations- und Nachschlagewerks, Verkürzung der Suchzeit und Beschaffung eines Dokuments aus dem Archiv auf Anfrage;

~ Automatisierung der Erstellung von Berichtsdokumenten.

Besonderheit dieses Systems der elektronischen Büroarbeit - volle Integration mit allen verbreiteten Büroprogrammen. Durchführung der Buchhaltung, Ablage und Schnellsuche von Dokumenten. „DOCs Open“ gewährleistet gleichzeitig deren Erstellung und Anzeige durch alle gängigen Office-Anwendungen.

InterTrust bietet ein Unternehmensinformationssystem "UnternehmenMedien" auf der Grundlage gebaut « Lotus Anmerkungen » .

Mit „CompanyMedia“ lösen Sie eine Vielzahl von Anwendungsaufgaben im Bereich des Dokumentenmanagements. Es ist bestimmt für öffentliche Einrichtungen und kommerzielle Organisationen, deren Aktivitäten reguliert sind; ideal für Unternehmen mit erheblicher territorialer Entfernung von strukturellen Abteilungen. "CompanyMedia" ermöglicht es Ihnen, "End-to-End"-Büroarbeit in einem Netzwerk von Unternehmen beliebiger Komplexität einzurichten, und das System verfolgt die Bewegung eines Dokuments nicht nur innerhalb eines Unternehmens, sondern auch zwischen ihnen.

Möglichkeit gegeben:

Durchführung einer globalen Sichtung;

Erstellung von Aufträgen bis in eine beliebige Tiefe der Managementhierarchie;

Auswahl von Dokumenten nach einem bestimmten und nicht komplizierten System;

Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten und Aufrechterhaltung horizontaler Informationsverbindungen zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen eines oder mehrerer Unternehmen.

System "Büroarbeit 2.5" kann sowohl im lokalen Modus als auch im Netzwerkmodus arbeiten. Softwarepaket ermöglicht es Ihnen, den Prozess der Büroarbeit eines Unternehmens oder einer Organisation unabhängig von der Art der Aktivität zu automatisieren. Das Programm hilft bei der Organisation der Buchhaltung und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten auf der Grundlage bestehender Normen und Vorschriften.

Die Hauptfunktionen dieses Programms sind:

Registrierung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten;

Kontrolle der Dokumentenausführung; - Erstellung von Dokumenten für verschiedene Zwecke nach bestehenden Standardvorlagen;

Erstellen eigener Dokumentvorlagen mit Microsoft Office 2003 oder MS Office 2007;

Erstellen und Drucken von Berichten, die eine Bewertung des Standes der Büroarbeit im Unternehmen ermöglichen;

Abrechnung von Dokumenten mit Journalregistrierung;

Registrierung von Dokumenten, die per E-Mail empfangen oder gesendet wurden.

Der Anwendungsblock zur Automatisierung des Dokumentenflusses der Organisation "Dokumentation" soll die Arbeit von Dokumentenunterstützungsdiensten für Unternehmen und Organisationen basierend auf den Anforderungen automatisieren Staatssystem Unterstützung der Dokumentationsverwaltung (GSDOU).

Blockmodule bieten:

Erklärung zur Lenkung von Dokumenten und Beschlüssen der Geschäftsführung;

Statistische Analyse der Leistungsdisziplin der Mitarbeiter der Organisation;

automatische Lieferung elektronische Dokumente Darsteller;

Erstellung von Dokumentenentwürfen, deren Billigung und Verteilung;

Erstellung einer elektronischen Bibliothek (Archiv) von Dokumenten der Organisation.

Modul „Dokumentenregistrierung“ ist darauf ausgelegt, die Abrechnung aller eingehenden, ausgehenden und internen Dokumente der Organisation auf der Grundlage von Registrierungs- und Kontrollkarten zu organisieren. Das Modul implementiert Mechanismen zur Überwachung der Ausführung von Dokumenten, Managementbeschlüssen, Leistungsdisziplin der Mitarbeiter der Organisation usw. Das Modul ermöglicht die automatische Erstellung verschiedener Berichte und Standardbuchhaltungsdokumente von Dokumentationsunterstützungsdiensten.

Modul "Aufrufe der Bürger" dient dazu, Büroarbeiten auf der Grundlage von Anträgen von Einzelpersonen durchzuführen, die Ausführung von Dokumenten zu kontrollieren und Antwortdokumente vorzubereiten.

Modul „Bibliothek der Arbeitsdokumente“ dient der Aufbereitung von Dokumenten, deren Klassifizierung (Platzierung in elektronischen Ordnern), der kontextuellen Suche nach Informationen und dem Druck von Dokumenten. Das Modul kann verwendet werden, um Dokumente beliebigen Inhalts zu speichern, wie zum Beispiel: Vorschriften Organisationen, Referenzmaterialien, Erstellung von Dokumentenentwürfen usw.

Modul "Organisatorische Verwaltungsdokumente" soll die Erstellung von Verwaltungs- und Berichtsdokumenten der Organisation automatisieren sowie die Ausführung von Anordnungen, Anordnungen und Anweisungen kontrollieren.

Module "Zustimmung" und "Einführung" entwickelt, um die Erstellung von Organisations- und Verwaltungsdokumenten zu automatisieren.

Die Module führen eine automatische Verteilung von Entwurfsdokumenten an Mitarbeiter der Organisation per Notes-interner Mail zur elektronischen Freigabe oder Einarbeitung durch. Die Kontrolle über den Prozess der Einarbeitung und Genehmigung von Dokumenten wird ebenfalls durchgeführt.

Modul „Treffen“ richtet sich an Führungskräfte des Unternehmens, sowie Sekretärinnen-Referenten der Geschäftsführung.

Zum Abschluss von Kapitel 3 möchte ich anmerken, dass die Datenbank es Ihnen ermöglicht, alle Teilnehmer automatisch über die vorgeschlagene Tagesordnung, das Datum und die Uhrzeit des Treffens zu informieren, ein Protokoll auf der Grundlage der Ergebnisse des Treffens und auf der Grundlage der Entscheidungen zu erstellen automatisch Anweisungen an bestimmte Darsteller senden, die den Zeitpunkt ihrer Arbeit angeben . Basierend auf den Arbeitsergebnissen werden Berichte und Abschlusszertifikate erstellt.

Fazit

Die von mir in dieser Kursarbeit gesetzten Ziele wurden erreicht. Die beliebtesten Programme, die zum Erstellen von Dokumenten verwendet werden, werden betrachtet und untersucht. Ein Paket von Microsoft Office-Anwendungen (MS Word, Microsoft Excel usw.) und Automatisierungssystemen zur Unterstützung des Dokumentenmanagements wird ebenfalls berücksichtigt: "BOSS-Referent" und "Office Work 2.5"

Als Schlussfolgerung möchte ich daher sagen, dass in letzter Zeit nur wenige Menschen Texteditoren zum Erstellen von Dokumenten verwenden. Das Aufkommen von Microsoft Word ersetzte sie. Ob Microsoft Word zur Textverarbeitung oder zum Desktop-Publishing gehört, ist im Moment schon schwer zu bestimmen, so viele Funktionen hat es. Unter den Systemen zur Erstellung von Text- und Tabellenkalkulationsdokumenten wurden in der Kursarbeit zwei Programme des Microsoft Office-Anwendungspakets näher betrachtet - es handelt sich um eine Textverarbeitung Microsoft Word und Tabellenkalkulationsprozessor Microsoft Excel. Um Dokumente zu erstellen, werden hauptsächlich nur diese beiden Programme verwendet, unabhängig von der Größe und dem Umfang der Organisation. Dies liegt daran, dass fast überall das Windows-Betriebssystem (2000, NT, XP, Me, Vista) verwendet wird, das wie Office von MS erstellt wurde. Mit diesen Programmen können Sie komplexe und große Dokumente, einschließlich Bücher, vorbereiten.

Es ist sehr einfach zu lernen, wie man mit den in Microsoft Office enthaltenen Programmen arbeitet, da alle, einschließlich des Windows-Betriebssystems, eine ähnliche Oberfläche haben.

Dokumentenmanagement-Automatisierungssysteme ermöglichen es Ihnen, mit Dokumenten alles zu tun, was mit ihnen in jedem Büro- und Workflow-System getan wird, und enthalten grundlegend neue Funktionen, die nur Computern zur Verfügung stehen. Mit Hilfe dieser Programme können Sie auch Dokumente erstellen.

Natürlich ist ein Corporate Document Management System kein billiges Vergnügen. Aber wie viel kann ein verlorenes oder falsch verarbeitetes Dokument in einem echten Unternehmen kosten, wie viel kann eine rechtzeitige und genaue Information kosten? Manchmal geht es ums feste Überleben. Darüber hinaus ist die Reduzierung der Kosten für die Computerverarbeitung und Speicherung von Informationen im Computerspeicher einer der dynamischsten positiven Prozesse in der Geschichte der Menschheit. Aufgrund der Vereinheitlichung und Standardisierung von Dokumenten verwenden die meisten Programme zum Erstellen von Dokumenten Vorlagen. Das heißt, in einem bereits formatierten Dokument mit den erforderlichen Attributen, wo Sie nur noch Daten eingeben müssen. Außerdem verfügen die Programme über solche Funktionen, bei denen der Benutzer selbst seine eigene Dokumentvorlage erstellen kann. Dies beschleunigt und vereinfacht die Arbeit beim Erstellen eines Dokuments erheblich.

Zum Abschluss meiner Kursarbeit möchte ich anmerken, dass inzwischen viele verschiedene Text- und Tabellenkalkulationsprogramme sowie Automatisierungssysteme zur Unterstützung des Dokumentenmanagements angeboten werden. Eine Auswahl zu treffen ist sehr schwierig. Dies liegt daran, dass jedes Programm sowohl Vor- als auch Nachteile hat und es keine universellen Programme gibt. Bei der Auswahl eines Softwareprodukts sollte man das Tätigkeitsfeld, die technischen Eigenschaften des Computers, das auf dem Computer installierte Betriebssystem, die Größe der Organisation, die Entfernung der Abteilungen berücksichtigen.

Verzeichnis der verwendeten Literatur und Quellen

1. GOST R 6.30-2003 Einheitliche Dokumentationssysteme.

2. Einheitliches System von Organisations- und Verwaltungsdokumenten. - M.: Gosstandart von Russland, 2003.

3. Gorodin V. V., Korneev I. K. Informationsunterstützung von Managementaktivitäten: Lehrbuch. - M.: Beherrschung; Höhere Schule, 2001, S. 146-153.

4. Kuznetsov S.L. Neue Programme für das moderne Büro // Sekretariat. - M.: Verlag Evilen, 1999. Nr. 3. S. 33-36.

5. Kuperstein VI. Moderne Informationstechnologien in Büroarbeit und Management. - St. Petersburg: BHV - St. Petersburg, 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - Elektronisches Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen // Büroarbeit. - 2002. Nr. 4. S. 39-41.

7. Paschkow D.D. BOSS-Referent Elektronisches Dokumentenmanagementsystem // Sekretariatsgeschäfte. - M.: Evilen Verlag, 2002. Nr. 3. S. 42-44.

8. Serova G.A. Automatisiertes System für Büroarbeit "Büroarbeit 2.5" ( eine neue Version) // Sekretariatsgeschäfte. - M.: Evilen Verlag, 2003. Nr. 6. S. 35-37.

9. Kuznetsov S.L. DOCs Open // Sekretariatsgeschäfte. - M.: Verlag Evilen, 1997. Nr. 4. S. 57-62.

10. Kuznetsov S.L. NAUDOC - eine neue Lösung für die Büroautomation // Sekretariatsgeschäft. - M.: Evilen Verlag, 2003. Nr. 8. S. 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Automatisierung der Dokumentenverwaltung.

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Erstellung elektronischer Dokumente. Die Erstellung einfacher Textdokumente kann auf Schreibmaschinen verschiedener Art erfolgen, gefolgt von der Texteingabe von einem Papierdokument in einen PC unter Verwendung eines Scanners. Aber natürlich ist es effizienter, selbst einfache Dokumente direkt auf einem PC zu erstellen und dabei ein breites Arsenal an Softwaretools zu verwenden, die einen komfortablen und hocheffizienten Service bieten. Umso mehr

Dieser Service ist wichtig, wenn Sie komplexe hochkünstlerische Dokumente erstellen, die für die spätere Vervielfältigung bestimmt sind. Die Erstellung solch komplexer Dokumente erfordert die Ausführung von Typisierung, Bearbeitung, Korrekturlesen, Illustrationsvorbereitung, Seitenlayout und -layout sowie Drucken.

Häufig sind die direkten Materialquellen für Dokumente (Systeme) Bildscannen, Faxe, E-Mail, Tabellenkalkulationen, Grafiken, Zeichnungen usw.

Alle Dokumenterstellungsverfahren können effizient auf einem PC durchgeführt werden, der mit einem Scanner und einer Reihe von domänenspezifischen Softwareanwendungen, hauptsächlich Textbearbeitungsprogrammen oder Desktop-Publishing, ausgestattet ist. Mit dem Scanner können separat vorbereitete Fragmente in das Dokument eingefügt werden: Zeichnungen, Fotos, Diagramme, Siegel, Unterschriften usw.

Beispiel 7.23. In elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen können verwendet werden; Texteditoren: Lexicon, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; Kunstredakteure: Page Maker, Water Mark Professional; Publishing-Systeme; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; Bildbearbeitungsprogramme, die von Scannern empfangen wurden: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop und viele andere Softwareprodukte.

Speicherung elektronischer Dokumente. Das System zum Speichern elektronischer Dokumente sollte eine effiziente Speicherung und Aktualisierung von Dokumenten im externen Speicher des Computers sowie deren effiziente Suche und vertraulichen Zugriff darauf gewährleisten. Datenbanken sind die Speicherung speziell organisierter Informationen, einschließlich elektronischer Dokumente, im externen Speicher eines Computers. Um Datenbanken zu erstellen und zu pflegen, werden Datenbankverwaltungssysteme entwickelt, die in Kapitel 15 ausführlich behandelt werden.

Manipulation elektronischer Dokumente. Die Hauptfunktionen dieses Subsystems sind: Organisation der Arbeit mit elektronischen Dokumenten, Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten, ihre elektronische Verteilung, Druck und Vervielfältigung.

Das Inlandssystem "Delo 1" (JSC "Electronic Office Systems") bietet eine bequeme Organisation der Arbeit mit Dokumenten und die volle Kontrolle über deren Bewegung und Ausführung in jeder Organisation, die über ein lokales Netzwerk verfügt. Insbesondere bietet das System folgende Funktionen:

Registrierung elektronischer Dokumente, für die elektronische Karten ausgestellt werden;

Senden elektronischer Dokumente und ihrer elektronischen Karten an die Arbeitsplätze von Künstlern;

Anhäufung von Dokumenten in Postfächern von Künstlern;

Kontrolle der Bewegung und Ausführung von Dokumenten mit sofortigem Erhalt relevanter Informationen;

Listen pflegen Benutzer, Klassifikatoren von Dokumenten, Arten ihrer Zustellung, im Workflow verwendete Dateien.

Das System unterstützt die Arbeit mit Text, handschriftlichen, grafischen Dokumenten, Faxen, Telefonnachrichten, Fernsehbildern usw.

Es sind integriert Softwaresysteme(Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3.0 für Windows), mit denen Sie mit Dokumenten verschiedener Formate arbeiten können.

Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и vieles andere.

Mit Microsoft Office-Softwaretools können Sie Folgendes bereitstellen:

Verarbeitung eingehender und ausgehender Informationen;

Erstellung und Bearbeitung von elektronischen Dokumenten;

Sammlung und Analyse von Daten (z. B. Reporting) mit visueller Darstellung der Ergebnisse in Form von Grafiken, Diagrammen usw.;

Speicherung elektronischer Dokumente in Datenbanken mit bequemer Suche und Zugriff;

Funktionen zum Versenden des Durchgangs von Dokumenten und einer elektronischen Sekretärin;

bequemes Formatieren und Drucken von elektronischen Dokumenten usw.

Das integrierte System Team Office ist ein vollständiges offenes Informationssystem für das Büro, das den Benutzern den Zugriff auf elektronische Dokumente, die betriebliche Kommunikation untereinander und eine komfortable Arbeitsumgebung bietet. Es unterstützt viele aktuelle Textverarbeitungsprogramme, Geschäftsgrafiksysteme, Tabellenkalkulationen, Datenbankverwaltungssysteme; hat Programme, die seine umfangreiche Bibliothek (Team Library), E-Mail (Team Mail), ein Telekonferenzsystem und ein Schwarzes Brett (Team Forum) organisieren, wo Sie Informationen replizieren können, eine elektronische Wochenzeitung (Team Calendar) zum Planen verschiedener Veranstaltungen, an elektronischer Koordinator von Geschäftsabläufen und Informationsrouter zwischen Benutzern (Team Flow) und vieles mehr.

Alle diese Programme gehören zum sich am intensivsten entwickelnden Bereich der auf Arbeitsgruppen ausgerichteten Software - den sogenannten Groupware-Produkten (Groupware - Software zur Zusammenarbeit mit elektronischen Dokumenten vieler Benutzer).

5.2 COMPUTERSYSTEME FÜR VERWALTUNGS- UND MANAGEMENTKOMMUNIKATION

Wie aus dem Obigen hervorgeht, wird der Computer von einem leistungsstarken Taschenrechner in ein leistungsstarkes Mittel zum Verwalten elektronischer Dokumente und ein leistungsstarkes Kommunikationswerkzeug umgewandelt. Tatsächlich kann man über verschiedene Informations- und Computernetzwerke Nachrichten an die entferntesten Orte auf der ganzen Welt senden (und empfangen), Daten und Programme mit Hunderten und Tausenden von Teilnehmern austauschen und beliebige Referenzinformationen von Betriebsdienstsystemen erhalten.

Der Computer kann mit dem Telefonnetz des Teilnehmers verbunden werden und Zugang zu anderen Teilnehmern dieses Netzes, zu E-Mail, zu Fernschreibern und Telefaxen erhalten, die mit diesem Netz arbeiten (ähnliche Dienstnetze existieren bereits: Netze "Rosnet", RJEX 400 usw. ),

Für die Verbindung zu all diesen Netzwerken ist ein Modem erforderlich. Das Modem wird in den Steckplatz (Stecker) des PC-Motherboards eingebaut oder autark mit dessen serieller Schnittstelle verbunden. Ein Computermodem hat oft zwei externe Anschlüsse: einer wird zum Anschluss an das Telefonnetz verwendet, der zweite wird verwendet, um ein Telefongerät parallel zum Modem anzuschließen. Für Computer sollten Hochgeschwindigkeitsmodems (14400, 28800 und 33600 Baud) verwendet werden, da sie unter anderem die Kosten für die Anmietung von Kommunikationskanälen erheblich einsparen: Die Übertragung von 1 MB Daten bei einer Geschwindigkeit von 300 Baud dauert etwa 3 Stunden und mit einer Geschwindigkeit von 28800 Baud - weniger als 2 Minuten.

Ein Computer mit Faxmodem arbeitet viel zuverlässiger (klemmt das Papier nicht) und stabiler als Telefax, bietet viele zusätzliche Dienste: viel komfortablere und effizientere Automatisierung der Faxtexterstellung unter Verwendung des gesamten Arsenals an Computerwerkzeugen, Integration mit E-Mail, Fernschreiben und Datenbankrechner, Vorhandensein eines großen elektronischen Nachschlagewerks mit vielen nützlichen Informationen, Differenzierung der Zugriffsrechte von Mitarbeitern und externen Abonnenten auf Fax, Kontrolle des Schriftverkehrs, detaillierte Faxstatistiken usw (Warum also nicht das Faxgerät durch einen Personal Computer mit Modem, Scanner und Drucker ersetzen, zumal auf dem Schreibtisch der Sekretärin eines anständigen Unternehmens kein PC steht?).

Einführung

Aus technologischer Sicht ist das Management einer Organisation, ebenso wie das Management eines Wirtschaftszweiges oder des Staates, ein Vorgang des Empfangens, Verarbeitens und Übermittelns von Informationen. Die Dokumentation der Managementtätigkeit besteht in der Fixierung dieser Informationen, d. h. in der Erstellung von Dokumenten. Nahezu jede Managementaktion spiegelt sich im entsprechenden Dokument wider. Nicht dokumentierte Verwaltungsvorgänge (die keine Erstellung von Dokumenten erfordern) sind Hilfs-, Betriebs- und Organisationsvorgänge und machen im Vergleich zu dokumentierten nur einen geringen Prozentsatz aus.

Wie Sie wissen, durchläuft die Menschheit derzeit eine Phase einer lawinenartigen Zunahme der Informationsmenge. Dies gilt uneingeschränkt für Informationen, die im Bereich der Verwaltung anfallen und in Dokumenten festgehalten werden. Die Implementierung von Dokumentationsprozessen ist mit der Erstellung, Verarbeitung, Speicherung, Übertragung und Verwendung von wirklich riesigen Mengen von Dokumenten verbunden, die auf Papier und anderen Medien aufgezeichnet sind.

Die Aktivität jeder Organisation hängt von der Fähigkeit ab, Informationen effektiv zu nutzen. Bevor Sie eine Managementmaßnahme ergreifen, eine Managemententscheidung treffen, müssen Sie die dafür erforderlichen Informationen sammeln, verarbeiten und analysieren, die in der Regel in Dokumenten aufgezeichnet sind. Unter den Bedingungen der Verwendung traditioneller Technologie wird die Verarbeitung von zunehmenden Dokumentenvolumina immer mühsamer. Gleichzeitig nimmt unter den Bedingungen der Bildung von Marktbeziehungen und zunehmendem Wettbewerb der Wert zeitnaher und zuverlässiger Informationen für optimale Managemententscheidungen ständig zu.

Mit der Ausweitung und Komplexität der Aktivitäten jeder Organisation drohen das Wachstum der Anzahl von Geschäftsdokumenten, die Prozesse im Zusammenhang mit der Verarbeitung, Suche und Speicherung von Dokumenteninformationen sowie die Verwaltung des Dokumentenmanagements im Allgemeinen vollständig zu werden außer Kontrolle geraten, was uns zwingt, Maßnahmen zu ergreifen, um die Effizienz der Führungsarbeit durch den Einsatz moderner technischer Mittel und Informationstechnologien zu verbessern.

Büroarbeitsprozesse werden stärker an den Einsatz neuer technischer Mittel und Technologien angepasst, da für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten Standardoperationen verwendet werden. Es ist ziemlich klar, sich die Struktur der Dokumente der meisten Organisationen vorzustellen. Um bestimmte Managementmaßnahmen zu dokumentieren, werden Standardtypen und -arten von Dokumenten verwendet. Die Struktur des Formulars und der Text der Verwaltungsdokumente ist Standard. Hinzu kommt, dass ein erheblicher Teil der Verwaltungstätigkeiten (insbesondere alle Bürotätigkeiten) formal-logischer Natur ist, also relativ leicht in einfachere Tätigkeiten zerlegt werden kann.

Aktuell besteht also einerseits die dringende Notwendigkeit, moderne Technik und Technik in zu nutzen Managementprozesse; andererseits die objektiven Voraussetzungen für ihre Umsetzung.

Im Zusammenhang mit dem Vorstehenden ist die Schlussfolgerung berechtigt: Die Relevanz traditioneller, auf „Papierinformatik“ ausgerichteter Technologie ist nach wie vor sehr hoch.

Das Thema ist insofern relevant bei der Entwicklung Informationsgesellschaft Immer mehr neue Technologien werden in alle Bereiche der menschlichen Tätigkeit eingeführt, einschließlich der Büroarbeit. Jedes Jahr nimmt der Dokumentenfluss in Organisationen zu und es werden technische Mittel benötigt, um die Verarbeitung, Speicherung und Vorbereitung von Dokumentationen zu vereinfachen. Die schwache Nutzung von Bürogeräten führt wiederum zu einer Verringerung der Arbeitsproduktivität und der Effizienz von leitendem und technischem Personal .

Forschungsgegenstand: Mittel der Informationsverarbeitung.

Studiengegenstand: Moderne technische Mittel zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten.

Der Zweck der Arbeit: Untersuchung der Merkmale des Einsatzes moderner technischer Mittel zur Dokumentenverarbeitung bei der Büroarbeit.

Um das Ziel zu erreichen, wurden folgende Aufgaben gestellt:

Erfahren Sie, wie Sie Informationen dokumentieren;

Arten und Arten von Dokumenten klassifizieren;

Betrachten Sie die Arten von Dokumententrägern;

Beschreiben, wie Dokumente geändert, repliziert und physisch verarbeitet werden;

Reveal die Merkmale der Nutzung von Telekommunikation.

1. Technische Mittel im weiteren und engeren Sinne

Technik - gemeinsamen Namen verschiedene Geräte, Mechanismen und Geräte, die in der Natur nicht vorkommen und vom Menschen hergestellt werden.

Der Hauptzweck der Technologie besteht darin, einem Menschen körperlich schwierige oder routinemäßige (monotone) Arbeiten zu ersparen, um ihm mehr Zeit für kreative Beschäftigungen zu geben, um sein tägliches Leben zu erleichtern.

Die Hauptaufgabe der Technik ist :

· Schaffung materieller und kultureller Werte;

· Erzeugung, Umwandlung und Übertragung verschiedener Energiearten;

Erfassung, Verarbeitung und Übermittlung von Informationen;

Erstellung und Nutzung verschiedener Transportmittel;

・Verteidigung aufrechterhalten

Eine allgemeingültige Klassifizierung technischer Mittel wurde noch nicht erstellt und wird voraussichtlich auch in Zukunft nicht erstellt werden. Derzeit wird Technik nach Anwendungsbereichen eingeteilt, zum Beispiel: Industrietechnik, Transport, Haushaltsgeräte, Computer usw. Darüber hinaus können Geräte in Produktion, z. B. Werkzeugmaschinen, Werkzeuge, Messinstrumente usw., und Nichtproduktion - Haushaltsgeräte, Autos, Freizeitgeräte - unterteilt werden.

Geschichte der Technikentwicklung

Technik ist das Schicksal eines Menschen, der ihn vom Moment des Erwachens des Bewusstseins an begleitet. In der Steinzeit war Technologie zunächst ein Werkzeug zum Töten und Verarbeiten: ein Speer, ein Bumerang, eine Steinaxt, eine Nadel, eine Ahle. In der Ära der neolithischen Revolution erscheinen landwirtschaftliche Technologie, Transport- und Hydraulikstrukturen sowie die einfachsten mechanischen Geräte: ein Hebel, ein Keil, ein Tor, ein Block, ein Rad. Wenn du sie nimmst Der letzte Stand der Technik, können wir die folgenden Hauptstadien seiner Entstehung identifizieren:

Ende des 18. - Anfang des 19. Jahrhunderts. Industrielle Revolution - die Schaffung einer Dampfmaschine und universeller Spinnmaschinen, die den Niedergang der handwerklichen Produktion und den Übergang zu einer industriellen Wirtschaft (Maschinenproduktion) markierten.

Ende des 19. Jahrhunderts. Die Schaffung eines Verbrennungsmotors, der es ermöglichte, zu schaffen neue Klasse kompakte Maschinen, einschließlich Automobile, Schiffe usw. Weit verbreitete Einführung von Elektrizität, einschließlich der Methoden zu ihrer Erzeugung und Verwendung in elektrischen Maschinen.

Anfang des XX Jahrhunderts. Entwicklung der Funktechnik und Funkelektronik. Aufbau der Förderbandproduktion.

Mitte des 20. Jahrhunderts. Einführung einer breiten Automatisierung der Produktion, Kreation Informatik. Abgang in den Weltraum.

Ende des XX - Anfang des XXI Jahrhunderts. Forschung auf dem Gebiet der Bio- und Nanotechnologie, die zu einer weiteren Revolution in vielen Bereichen des menschlichen Handelns führen kann.

Auch eine eigene Klasse wert militärische Ausrüstung, darunter alle technischen Geräte und Maschinen, die der Aufrechterhaltung der Verteidigungsfähigkeit und der Durchführung von Kampfhandlungen zu Lande, zu Wasser, in der Luft und im Weltraum dienen.

Verschiedene technische Geräte können die Effizienz und Produktivität der Arbeit erheblich steigern, natürliche Ressourcen rationeller nutzen und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei der Durchführung komplexer Operationen verringern.

1.1 Wege zu dokumentieren

Die Fixierung von Informationen auf materiellen Medien erfolgt, wie aus der Definition eines Dokuments hervorgeht, auf menschengemachte Weise. Die Dokumentationsmethode wird als eine Aktion oder eine Reihe von Aktionen verstanden, die beim Aufzeichnen von Informationen verwendet werden. Mit der Entwicklung der menschlichen Gesellschaft nahm die Zahl dieser Methoden ständig zu und wurde immer vielfältiger.

Historisch gesehen war die erste Art der Dokumentation die deskriptive Art. Dieses Verfahren besteht darin, Sprach- und Bildzeichen auf die Oberfläche eines materiellen Trägers aufzubringen, meist mit Hilfe irgendeines Färbemittels. Zunächst mit einfachsten Schreibwerkzeugen (Griffel, Kalam) VII-VIc. BC

Die einfachsten Mittel werden durch Gänse-, Enten- und Rabenfedern ersetzt, die erstmals im 7. Jahrhundert erwähnt wurden. Bereits im alten Rom tauchten jedoch Federn aus Bronze und Kupfer auf. 1809 wurde der erste Kugelschreiber patentiert, dessen Erfinder Friederik Folsch aus Österreich war.

1938 erfand der ungarische Journalist Josef Laszlo Biro den Kugelschreiber, bei dem der „Ewige Stift“ durch eine frei rotierende Kugel ersetzt wurde. 1949 erschien der erste sowjetische Kugelschreiber. In den 1960er und 1970er Jahren tauchten im Zuge der Verbesserung der Tinte für Füllfederhalter Marker, Rapidographen und Filzstifte auf. Der Prozess des Verbesserns und Modifizierens der Griffe geht weiter. Die einfachsten Schreibwerkzeuge sind immer noch die gängigsten Mittel der manuellen, textuellen und visuellen Dokumentation. Sie zeichnen sich durch Einfachheit des Designs, Zuverlässigkeit und Vielfalt aus. Fast jeder, der mit Dokumenten arbeiten muss, verwendet manuelle Schreibwerkzeuge, aber ihre Verwendung bringt keine hohe Produktivität im Dokumentationsprozess.

Unter den verschiedenen Arten der Dokumentation können wir unterscheiden:

1. Mechanische Aufzeichnung:

1.1. Perforation (auf diese Weise entstehen Dokumente, deren Arrays (ganz oder teilweise) als technotronisch, maschinenlesbar, audiovisuell bezeichnet werden;

1.2. Analoge und mechanische Tonaufnahme. Die mechanische Schallaufzeichnung ist ein System, bei dem eine Rille in Übereinstimmung mit den aufgezeichneten Schallschwingungen in einen sich bewegenden Materialträger geschnitten oder extrudiert wird. Mechanische Schallaufzeichnung ist eine typische analoge Aufzeichnung von Informationen;

2. Photochemisches Verfahren (Fotodokumentation);

3. Filmdokumentation;

4. Elektronische Methode der Dokumentation. Elektronische Dokumentation.

5. Optische (Laser) und magneto-optische Aufzeichnung und Wiedergabe von Informationen;

6. Holographie;

Die Dokumentation kann nicht nur in natürlicher Sprache (Textdokumentation), sondern auch in künstlicher Sprache erfolgen. In diesem Fall werden die Informationen mit Hilfe von elektronischen Computern verschlüsselt verarbeitet, d.h. in irgendeiner Standardform präsentiert. Darüber hinaus können dieselben Informationen in unterschiedlichen Formen kodiert und im Gegenteil unterschiedliche Informationen in ähnlicher Form präsentiert werden.

Der Mensch begann schon lange, auf die Codierung von Informationen zurückzugreifen. Wie in der Literatur zu Recht angemerkt wird, sind bereits Schreiben und Rechnen nichts anderes als Systeme zur Codierung von Sprache und Zahleninformationen. Ein entscheidender Schritt wurde jedoch durch die Erfindung der sogenannten Binärcodierung, d.h. Codierung von Informationen mit nur zwei Zeichen - 0 und 1, die als Bits bezeichnet werden (vom englischen Bit - Binärziffer - eine Binärziffer). Auf diese Weise begann die Kodierung von Buchstaben, Zahlen, anderen Zeichen und Symbolen sowie von Bildern und Tönen. Es war die Binärcodierung, die in das Design von Computern integriert wurde.

Im ersten Viertel des 20. Jahrhunderts wurden Vakuumröhren erfunden und in der Funktechnik weit verbreitet.

Infolgedessen entstand um die Wende der 1930er - 1940er Jahre in mehreren Ländern der Welt, einschließlich der UdSSR, die Idee, programmgesteuerte Computer zu erstellen. In unserem Land wurde 1952 die Serienproduktion von Computern aufgenommen.

Mit dem Aufkommen von Computern begann die rasante Entwicklung der Automatisierung der Prozesse der Dokumentation von Informationen, ihrer Übertragung, Speicherung und Nutzung. Dokumente auf Maschinenmedien finden immer mehr Verbreitung, d.h. Dokumente, die unter Verwendung von materiellen Medien und Aufzeichnungsverfahren erstellt wurden, die die Verarbeitung dokumentierter Informationen durch elektronische Computer sicherstellen.

Seit Anfang der 1960er Jahre wurden in der Sowjetunion die ersten Computersysteme für die automatisierte Verarbeitung von Managementinformationen in Betrieb genommen. Mitte der 1980er Jahre gab es im Land bereits mehr als 6.000 automatisierte Steuerungssysteme. Dies führte zur Massenerstellung von Verwaltungsdokumenten auf Maschinenmedien. 1982 wurde der erste Archivspeicher für maschinenlesbare Dokumente in der UdSSR erstellt.

Seit Ende der 1980er Jahre In unserem Land beginnt die weit verbreitete Verwendung von Personalcomputern. Bis heute wird in den meisten Organisationen, Institutionen und Unternehmen die Arbeit mit Dokumenten hauptsächlich mit Hilfe von Computertechnologie durchgeführt. Damit haben elektronische Dokumente einen festen Einzug in den Bereich des Dokumentenmanagements gehalten. In der zweiten Hälfte der 1990er Jahre tauchte der Begriff „elektronisches Dokument“ selbst auf.

1.2 Arten und Arten von Dokumenten

Jeder Bereich menschlicher Aktivität ist auf die eine oder andere Weise mit dokumentierten Informationen verbunden, d.h. im Dokument enthaltene Informationen. Die im Dokument enthaltenen Informationen weisen bestimmte Besonderheiten auf, die im Folgenden ausgedrückt werden:

a) das Dokument ist ein Träger sozialer Informationen, die von einer Person zur Verwendung in der Gesellschaft erstellt wurden;

b) Das Dokument setzt das Vorhandensein semantischer (semantischer) Informationen voraus, die das Ergebnis menschlicher intellektueller Aktivität sind. Das Vorhandensein von Inhalten ist eines der Hauptunterscheidungsmerkmale eines Dokuments. Bedeutungslose Informationen können kein Dokument sein;

c) Informationen werden diskret übertragen, d.h. in Form von Nachrichten. Eine auf einem materiellen Träger befestigte Nachricht wird zu einem Dokument. Das Dokument zeichnet sich durch die Vollständigkeit der Nachricht aus. Eine unvollständige, fragmentarische Nachricht kann kein vollständiges Dokument sein. Die Ausnahme ist unvollendet literarische Werke, Skizzen, Skizzen, Entwürfe, die den kreativen Prozess ihres Schöpfers (Schriftsteller, Wissenschaftler, Künstler) charakterisieren;

d) Wie jedes symbolische Objekt ist die Nachricht ein verschlüsselter Text. Die Bedeutung oder Bedeutung des codierten Textes kann nur verstanden werden, wenn man das Zeichensystem der Codierung und Decodierung von Informationen kennt. Eine fixierte Nachricht hat eine symbolische Form, weil nur in dieser Form Wissen, Emotionen, willentliche Einflüsse des Autors (Kommunikators) in der Nachricht übermittelt werden können und dem Leser (Empfänger) die Möglichkeit geben, das relevante Wissen zu entschlüsseln und zu beherrschen. Signifikanz ist eine zwingende Eigenschaft jeder dokumentarischen Botschaft;

das Bundesgesetz„On Information, Informatization and Protection of Information“ definiert den Begriff eines Dokuments (dokumentierte Information) als Information, die auf einem materiellen Träger mit Details aufgezeichnet ist, die eine Identifizierung ermöglichen. Dieses Konzept wird heute am häufigsten verwendet.

Alle Dokumente sind in zwei große Gruppen unterteilt, je nach Art der Aktivitäten, die sich darin widerspiegeln. Das erste sind Dokumente zu allgemeinen und administrativen Fragen, d.h. zu Fragen der allgemeinen Führung des Unternehmens (der Organisation) und seiner Produktionstätigkeiten. Diese Dokumente können von Mitarbeitern aller Abteilungen von Unternehmen erstellt werden. Die zweite Gruppe - Dokumente zu Verwaltungsfunktionen. Solche Dokumente werden von Mitarbeitern der Finanzbehörden, Buchhaltungs-, Planungs-, Beschaffungs- und Marketingabteilungen und anderer Funktionseinheiten erstellt.

Dokumente werden nach Titel klassifiziert: offizielle Schreiben, Anordnungen, Protokolle, Akte, Memoranden, Verträge usw. Das Design all dieser Dokumente ist einheitlich, aber inhaltlich können sie völlig unterschiedlich sein:

Am Ort der Erstellung: intern (Dokumente, die von Mitarbeitern dieses Unternehmens erstellt wurden) und extern (Dokumente, die von anderen Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen erhalten wurden);

In Form: individuell, wenn der Inhalt jedes Dokuments seine eigenen Merkmale aufweist (z. B. Memos), Schablone, wenn ein Teil des Dokuments gedruckt und ein Teil beim Zusammenstellen ausgefüllt wird, und typisch für eine Gruppe homogener Unternehmen erstellt . Alle Standard- und Schablonendokumente werden in der Regel typografisch oder auf Vervielfältigungsgeräten gedruckt;

Durch Fristen: dringend, die Ausführung innerhalb einer bestimmten Frist erfordern, und nicht dringend, für die keine Frist gesetzt ist;

Nach Herkunft: offiziell, betrifft die Interessen eines Unternehmens, einer Organisation und einer Person, bezieht sich auf eine bestimmte Person und ist nominell;

Nach Art der Registrierung: authentisch, Kopien, Auszüge, Duplikate;

· durch Fixierung: schriftliche, grafische, fotografische und filmische Dokumente usw.

Betrachten Sie die Arten von Dokumenten genauer:

1. Organisatorische und rechtliche Dokumente (OD) sind die rechtliche Grundlage für die Tätigkeit der Organisation und enthalten Bestimmungen, die auf den Normen des Verwaltungsrechts beruhen und verbindlich sind. Solche Dokumente enthalten Regeln, Normen, Vorschriften, bestimmen den Status der Organisation, ihre Zuständigkeit, Struktur, Personal, offizielle Zusammensetzung, funktionaler Inhalt der Organisation als Ganzes, ihre Bereiche und Mitarbeiter, ihre Rechte, Pflichten und andere Aspekte. Organisations- und Rechtsdokumente müssen von einer autorisierten Stelle genehmigt werden - einer Mutterorganisation, dem Leiter dieser Organisation, einem Kollegium (z. Hauptversammlung Gesellschafter, Vorstand etc.)

Hinsichtlich der Gültigkeitsdauer sind BS zeitlich unbegrenzt, sie gelten bis zu ihrer Aufhebung oder Neugenehmigung (Ausnahme ist der Besetzungsplan, der jährlich entwickelt und genehmigt wird). Da sich die Art der Aktivitäten der Einrichtung und die Organisation der Arbeit ändern, können Änderungen an der OD vorgenommen werden, für die der Manager ein Verwaltungsdokument (Anordnung oder Anweisung) ausstellt. Im Falle einer Reorganisation von Aktivitäten werden neue ODs entwickelt und genehmigt. Das Verfahren zur Durchführung von Änderungen und deren Überarbeitung hängt von der Art des OD ab.

Der Text der meisten OA besteht aus Abschnitten mit eigenen Überschriften und ist in nummerierte Absätze und Unterabsätze unterteilt arabische Ziffern. Bei der Erstellung des OD müssen sie das Genehmigungs- und Genehmigungsverfahren mit allen interessierten Abteilungen und Personen, dem Rechtsdienst, den stellvertretenden Leitern der Organisation oder einem der für den jeweiligen Bereich der Aktivitäten der Organisation zuständigen Stellvertreter durchlaufen .

OD beinhaltet: Charter, Gesellschaftsvertrag, Reglement über die Organisation, Reglement über die Struktureinheit, Reglement über das kollegiale (Beratungs-)Organ des Vereins, Reglement, Personalbesetzung, Weisungen, Stellenbeschreibung.

Organisations- und Rechtsdokumente werden auf einem Standardblatt (A4-Format) oder auf einem gemeinsamen Formular (je nach Art des Dokuments) erstellt, wobei die folgenden Angaben erforderlich sind: Name der Organisation (der Name der Einheit ist auch angegeben, wenn das Dokument vom Referatsleiter genehmigt wurde), Name der Art des Dokuments, Datum, Dokumentnummer, Titel des Textes, Unterschrift, Genehmigungsstempel.

2. Verwaltungsdokumente - Dies sind Dokumente, die Entscheidungen zu administrativen und organisatorischen Fragen der Organisation aufzeichnen. Diese Dokumente regeln und koordinieren die Aktivitäten und ermöglichen es dem Leitungsorgan, die Umsetzung der ihm übertragenen Aufgaben sicherzustellen. Unabhängig von der Organisations- und Rechtsform, der Art und dem Inhalt der Tätigkeit der Organisation, ihrer Zuständigkeit, Struktur und anderen Faktoren ist die Leitung jeder Organisation mit dem Recht ausgestattet, exekutive und administrative Tätigkeiten auszuüben und dementsprechend Verwaltungsdokumente auszustellen. Verwaltungsdokumente enthalten Entscheidungen, die im Managementsystem von oben nach unten gehen: vom Leitungsgremium bis zum Managed, vom Leiter der Organisation bis zu den Strukturbereichen und Mitarbeitern. Es sind diese Dokumente, die die Steuerbarkeit von Objekten vertikal implementieren.

In rechtlicher Hinsicht beziehen sich Verwaltungsdokumente auf Rechtsakte: Sie drücken spezifische rechtsverbindliche Anweisungen der Verwaltungssubjekte aus. Die Besonderheit solcher Anweisungen zeigt sich darin, dass mit Hilfe von Verwaltungsdokumenten Probleme und Fragen im Bereich der Verwaltung gelöst werden; sie richten sich an bestimmte Institutionen, strukturelle Einheiten, Beamte oder Angestellte; es handelt sich um Rechtstatsachen, die besondere verwaltungsrechtliche Beziehungen begründen.

Je nach Umfang ihres Geltungsbereichs werden Verwaltungsdokumente unterteilt in:

Rechtsakte auf föderaler Ebene - Akte des Präsidenten der Russischen Föderation, der Regierung der Russischen Föderation, föderaler Exekutivbehörden (Ministerien, Ausschüsse, Agenturen, Dienste usw.);

· geltende Rechtsakte auf der Ebene der Subjekte der Russischen Föderation - Republiken, Territorien, Regionen, Städte von republikanischer Bedeutung in Moskau und St. Petersburg, autonome Regionen und Bezirke sowie territoriale Einheiten;

Rechtsakte von Organisationen, Institutionen, Unternehmen.

Grundlage für die Ausstellung eines Verwaltungsdokuments können sein:

die Notwendigkeit, die verabschiedeten Gesetzgebungs-, Regulierungsrechtsakte und andere Entscheidungen höherer Behörden und frühere Entscheidungen dieser Organisation umzusetzen;

· die Notwendigkeit, aufgrund der Funktionen und Aufgaben der Organisation eigene Exekutiv- und Verwaltungstätigkeiten durchzuführen.

Regulierungsdokumente können von mehreren Leitungsgremien gemeinsam ausgestellt werden.

Aus Sicht des Verfahrens zur Lösung von Problemen (Entscheidungen) werden alle Verwaltungsdokumente in zwei Gruppen unterteilt:

Unter kollegialen Bedingungen veröffentlichte Dokumente;

Dokumente, die unter alleiniger Entscheidungsfindung ausgestellt werden.

3. Informationen und Referenzdokumente Informationen bereitstellen, die zu bestimmten Entscheidungen führen, d. h. einleiten Managemententscheidungen, erlauben Ihnen, die eine oder andere Methode der Einflussnahme auf das Management zu wählen. Sie enthalten keine Aufträge, verpflichten nicht zur Ausführung von Aufträgen. Die Dokumente dieses Systems spielen eine Hilfsrolle in Bezug auf organisatorische, rechtliche und administrative Dokumente. Die Besonderheit dieser Dokumente besteht darin, dass sie im Managementsystem von unten nach oben gehen: vom Mitarbeiter zum Bereichsleiter, vom Bereichsleiter zum Organisationsleiter, von der untergeordneten Organisation zur übergeordneten.

Basierend auf dem Beschluss des Leiters können Informationen und Referenzdokumente die Grundlage für einige Entscheidungen oder die Erstellung von Verwaltungsdokumenten werden.

Die Zusammensetzung von Informations- und Referenzdokumenten umfasst: Memorandum, Memo, Erläuterungen, Vorschlag, Präsentation, Erklärung, Korrespondenz aller Art, Protokoll, Akt, Urkunde, Schluss, Rückruf, Zusammenfassung, Aufzählung, Aufzählung.

Alle diese Arten von Dokumenten können im Format eines elektronischen Dokuments erstellt werden.

1.3 Sorten von Dokumententrägern

In der modernen Welt sind Informationen die wertvollste Ressource, vergleichbar nur mit der Zeit. Informationen erfüllen viele Aufgaben im Leben der Gesellschaft, indem sie eine Kommunikationswirkung aller ihrer Komponenten bereitstellen, das erhaltene und angesammelte Wissen fixieren, bewahren und weitergeben. Dennoch spielen Informationen im Management eine Schlüsselrolle. Verwaltungsinformationen werden in Dokumenten festgehalten. Das Dokument als Informationsträger ist eine Informationsressource, deren Verwaltung Dokumentenspezialisten anvertraut ist. Hier sind einige Definitionen des Begriffs Information:

INFORMATION- Informationen über Personen, Gegenstände, Tatsachen, Ereignisse, Phänomene und Prozesse, unabhängig von der Form ihrer Präsentation (Dieser Begriff wird derzeit am häufigsten verwendet).

INFORMATION- fixiert durch jede Art von Schrift oder Tonaufzeichnungssystem, das alle oder den Hauptteil der Sprachinformationen des Dokuments enthält.

Bis heute hat die Russische Föderation riesige Informationsbestände angesammelt, die in verschiedenen Datenbanken und Datenbanken, auf Disketten und CD-ROMs und auf anderen Informationsträgern konzentriert sind. Diese Informationen werden überall verwendet - in Bibliotheken, Informationszentren, Museen, Archive, Bildungsinstitutionen und andere Organisationen.

Die Information selbst ist kein ausreichendes Merkmal des Dokuments. Die materielle Komponente ist eine der beiden notwendigen und obligatorischen Komponenten des Dokuments, ohne die es nicht existieren kann. Die materielle Komponente des Dokuments wird durch den Informationsträger (Materialträger) bestimmt - ein materielles Objekt, das speziell von einer Person geschaffen wurde und zur Aufzeichnung, Speicherung und Übertragung von Informationen bestimmt ist. Die Existenz eines Dokuments außerhalb des Materialträgers ist ausgeschlossen.

Ein Informationsträger (Informationsträger) ist ein materielles Objekt oder Medium, das Informationen enthält (trägt) und in der Lage ist, diese über längere Zeit in ihrer Struktur zu speichern.

Speichermedien werden verwendet, um Informationen aufzuzeichnen, zu speichern, zu lesen, zu übertragen und zu verteilen.

Beachten Sie die Klassifizierung von Informationsträgern:

Für den Hauptzweck

1. Allzweck (z. B. Papier);

2. Spezialisiert (nur für digitale Aufzeichnung);

Durch die Anzahl der Schreibzyklen

1. Für Einzeleintritt

2. Für Mehrfachaufnahmen

Durch Haltbarkeit

1. Zur kurzzeitigen Aufbewahrung (Akkumulation)

2. Für die Langzeitlagerung

Die am weitesten verbreitete Art sind Träger auf Papierbasis. Die meisten modernen Dokumente, die in der Gesellschaft funktionieren, werden auf Papierbasis oder Papierersatz hergestellt. Sie werden als Papier bezeichnet, dh sie haben einen Papierträger.

In diesen Medien werden Informationen in Form von Symbolen und Bildern dargestellt. Solche Informationen werden als dokumentierte Informationen klassifiziert und stellen verschiedene Arten von Dokumenten dar.

Die aus Papier sind Geschäftsunterlagen, wissenschaftliche und technische Dokumentation, Bücher, Zeitschriften, Zeitungen, Manuskripte, Karten, Notizen, Kunstpublikationen, Lochstreifen, Lochkarten usw.

Papier erfüllt viele Anforderungen: Es ist relativ einfach herzustellen, erschwinglich, mäßig haltbar, lange haltbar und erleichtert das Aufzeichnen von Informationen. Die wertvollste Qualität von Papier - es ermöglicht Ihnen, Informationen zu replizieren. Die Massenverbreitung von Informationen durch Druck wurde erst durch die industrielle Papierherstellung möglich.

Das Aufkommen von künstlichen Medien auf Polymerbasis (Schellack, Polyvinylchrom, Halbleiter, Biomasse) hat die Artenvielfalt von Dokumenten erweitert, die in der Lage sind, Ton, Sprache, Musik, bewegte und dreidimensionale Bilder zu transportieren. Es entstanden Schallplatten, Magnetfilme, Foto- und Filmfilme, Magnet- und Bildplatten – materielle Träger solcher Informationen, die auf Papier nicht aufgezeichnet werden können.

Polymerfilmdokumente umfassen: Filmdokumente (Film, Dia-, Videofilm), fotografische Dokumente (Diafilm, Mikrofilm, Mikrokarte, Mikrofiche), Phonodokumente (magnetische Tonträger zur Aufzeichnung von Bild und Ton), Dokumente zur Verwendung in Computern (gelochte Bänder).

Die Gruppe der Polymerplattendokumente besteht aus: einer flexiblen Magnetplatte, einer Magnetkarte, einer flexiblen und starren Schallplatte, einer optischen Platte - sowohl hart als auch weich.

Die Übertragung dokumentierter Informationen in Zeit und Raum steht in direktem Zusammenhang mit den physikalischen Eigenschaften ihres materiellen Trägers. Dokumente haben als soziales Massenprodukt eine relativ geringe Haltbarkeit. Während ihres Betriebs in der Betriebsumgebung und insbesondere während der Lagerung sind sie zahlreichen negativen Einflüssen durch Temperaturänderungen, Feuchtigkeit, Licht, biologische Prozesse usw. ausgesetzt.

Daher ist es kein Zufall, dass die Problematik der Haltbarkeit materieller Informationsträger seit jeher die Aufmerksamkeit der am Dokumentationsprozess Beteiligten auf sich gezogen hat. Schon in der Antike bestand der Wunsch, die wichtigsten Informationen zu so relativ langlebigen Materialien wie Stein und Metall festzuhalten.

Bei der Dokumentation bestand der Wunsch, hochwertige und langlebige Farben und Tinten zu verwenden.

Um das Problem der Haltbarkeit zu lösen, musste sich eine Person jedoch sofort mit einem anderen Problem befassen, nämlich dass langlebige Speichermedien in der Regel teurer waren. Daher mussten wir ständig nach dem optimalen Verhältnis zwischen der Haltbarkeit des materiellen Informationsträgers und seinen Kosten suchen. Dieses Problem ist immer noch sehr wichtig und relevant.

Betrachten Sie ein Speichergerät als eine Art Speichermedium.

Ein Datenträger (Speicher) ist ein Informationsträger, der zum Aufzeichnen und Speichern von Daten bestimmt ist. Der Betrieb eines Speichergeräts kann auf jedem physikalischen Effekt basieren, der das System in zwei oder mehr stabile Zustände bringt. Erinnerungen lassen sich klassifizieren Rekordstabilität auf der:

· Nur-Lese-Speicher (ROM), dessen Inhalt vom Endbenutzer nicht geändert werden kann (z. B. CD-ROM). ROM im Betriebsmodus erlaubt nur das Lesen von Informationen;

· Beschreibbarer Speicher (PROM), in den der Endbenutzer Informationen nur einmal schreiben kann (z. B. CD-R);

· Wiederbeschreibbarer Speicher (PEPROM) (z. B. CD-RW);

· Speicher mit wahlfreiem Zugriff (RAM) bietet einen Modus zum Aufzeichnen, Speichern und Lesen von Informationen während ihrer Verarbeitung. Schnelles, aber teures RAM (SRAM) ist auf Flip-Flops aufgebaut, langsamere, aber billigere RAM-Varianten - dynamische Speicher (DRAM) sind auf Kondensatoren aufgebaut. Bei beiden Speichertypen verschwinden Informationen, nachdem sie von der aktuellen Quelle getrennt wurden.

Nach Art des Zugriffs Der Speicher ist unterteilt in:

· Geräte mit seriellem Zugriff (z. B. Magnetbänder);

· Direktzugriffsgeräte (RAM) (zum Beispiel Direktzugriffsspeicher);

· Geräte mit direktem Zugriff (z. B. Festplatten);

· Geräte mit assoziativem Zugriff (spezielle Geräte zur Verbesserung der Datenbankleistung).

Durch geometrische Konstruktion :

Platten (Magnetplatten, optisch, magneto-optisch);

Klebeband (Magnetbänder, Lochbänder);

Trommel (magnetische Trommeln);

Karten (Magnetkarten, Lochkarten, Lernkarten etc.)

Leiterplatten (DRAM-Karten).

Nach dem physikalischen Prinzip:

1. perforiert (mit Löchern oder Ausschnitten):

Karte;

Lochband;

2. mit Magnetaufzeichnung:

Ferritkerne;

Magnetplatten (hart und flexibel);

Magnetbänder;

Magnetkarten;

3. optisch:

4. Magnetooptisch

5. Nutzung der Akkumulation elektrostatischer Ladung in Dielektrika (Kondensatorlader, Speicherkathodenstrahlröhren);

6. Verwendung von Effekten in Halbleitern (EEPROM, Flash-Speicher);

7. Ton und Ultraschall (Verzögerungsleitungen);

8. Verwendung von Supraleitung (kryogene Elemente) usw.

Je nach Form der aufgezeichneten Informationen werden analoge und digitale Speichermedien unterschieden.

Digitale Speichergeräte sind Geräte zum Aufzeichnen, Speichern und Lesen von Informationen, die in einem digitalen Code dargestellt werden.

Apropos elektronisches Dokument, es ist notwendig, die Formate dieser Dokumente zu berücksichtigen. Ein elektronisches Dokumentenformat ist ein Dateiformat, das Text- und audiovisuelle Informationen in verschlüsselter Form enthält. Textformate werden verwendet, um Texte mit Textverarbeitungsprogrammen zu erstellen.

DOC, um Dokumenttext anzuzeigen und zu bearbeiten

PDF-Format zur Anzeige eines Dokuments in identischer Form

RTF dient zum Anzeigen von Dokumenten und zum Bearbeiten in verschiedenen Versionen von Softwareprodukten.

2. Moderne technische Mittel zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten

Die Werkzeuge zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sind wiederum Werkzeuge der Informationsverarbeitung, sie lassen sich in zwei große Gruppen einteilen. Das hauptsächlich und Hilfs- Mittel.

Hilfsmittel sind Einrichtungen, die die Funktionsfähigkeit des Anlagevermögens sicherstellen, sowie Einrichtungen, die die Führungsarbeit erleichtern und angenehmer machen. Zu den Hilfsmitteln der Informationsverarbeitung gehören Bürogeräte sowie Reparatur- und Präventivmittel. Die Büroausstattung wird durch eine sehr breite Palette von Werkzeugen repräsentiert, von Bürobedarf bis hin zur Lieferung, Vervielfältigung, Speicherung, Suche und Vernichtung von Grunddaten, Verwaltungs- und Prousw., was die Arbeit eines Managers bequem und komfortabel macht .

Sachanlagen sind Werkzeuge zur automatisierten Verarbeitung von Informationen. Es ist bekannt, dass zur Steuerung bestimmter Prozesse eine bestimmte Verwaltungsinformationen Charakterisierung der Zustände und Parameter technologische Prozesse, quantitative, Kosten- und Arbeitsindikatoren für Produktion, Lieferung, Marketing, Finanzaktivitäten usw. Zu den wichtigsten Mitteln der technischen Verarbeitung gehören: Mittel zum Erfassen und Sammeln von Informationen, Mittel zum Empfangen und Übertragen von Daten, Mittel zum Aufbereiten von Daten, Mittel zum Eingeben, Mittel zum Verarbeiten von Informationen und Mittel zum Anzeigen von Informationen. Im Folgenden werden alle diese Tools im Detail besprochen.

· Das Einholen von Primärinformationen und Registrierung ist einer der arbeitsintensiven Prozesse. Daher ist es weit verbreitet Geräte für mechanisierte und automatisierte Messung, Sammlung und Datenprotokollierung. Die Palette dieser Fonds ist sehr umfangreich. Diese beinhalten: elektronische Balance, verschiedene Zähler, Anzeigetafeln, Durchflussmesser, Kassen, Banknotenzählmaschinen, Geldautomaten und vieles mehr. Dazu gehören auch verschiedene Produktionsregistrierstellen, die dazu bestimmt sind, Informationen über Geschäftsvorgänge auf maschinellen Datenträgern zu erstellen und aufzuzeichnen.

· Mittel zum Empfangen und Übertragen von Informationen. Informationsübertragung bezieht sich auf den Vorgang des Sendens von Daten (Nachrichten) von einem Gerät zu einem anderen. Als Netzwerk bezeichnet man eine Gruppe interagierender Objekte, die aus Datenübertragungs- und -verarbeitungsgeräten bestehen und Geräte zum Übertragen und Empfangen von Informationen vereinen. Sie dienen dem Informationsaustausch zwischen dem Ort ihrer Entstehung und dem Ort ihrer Verarbeitung. Die Struktur der Mittel und Methoden der Datenübertragung wird durch den Standort der Informationsquellen und Datenverarbeitungsanlagen, den Umfang und die Zeit der Datenübertragung, die Art der Kommunikationsleitungen und andere Faktoren bestimmt. Datenübertragungsmittel werden durch Teilnehmerstationen (AP), Übertragungseinrichtungen, Modems, Multiplexer dargestellt.

· Tools zur Datenaufbereitung repräsentiert durch Geräte zum Vorbereiten von Informationen auf Maschinenmedien, Geräte zum Übertragen von Informationen von Dokumenten auf Medien, einschließlich Computergeräte. Diese Geräte können sortieren und korrigieren.

· Eingabewerkzeuge dienen dazu, Daten von maschinellen Medien wahrzunehmen und Informationen in Computersysteme einzugeben

· Informationsverarbeitungswerkzeuge spielen eine wichtige Rolle im Komplex der technischen Mittel der Informationsverarbeitung. Zu den Verarbeitungswerkzeugen gehören Computer, die wiederum in vier Klassen unterteilt sind: Mikro, klein (Mini); Groß- und Supercomputer. Mikrocomputer Es gibt zwei Arten: universell und spezialisiert. Sowohl universell als auch spezialisiert können sowohl Mehrbenutzer sein - leistungsstarke Computer, die mit mehreren Terminals ausgestattet sind und im Time-Sharing-Modus (Server) arbeiten, als auch Einzelbenutzer (Workstations), die auf die Ausführung einer Art von Arbeit spezialisiert sind.

Kleine Computer– im Time-Sharing-Modus und im Multitasking-Modus arbeiten. Ihre positive Seite ist Zuverlässigkeit und einfache Bedienung.

Großrechner– (Hauptfarmen) zeichnen sich durch viel Speicher, hohe Fehlertoleranz und Performance aus. Es zeichnet sich zudem durch hohe Zuverlässigkeit und Datenschutz aus; die Fähigkeit, eine große Anzahl von Benutzern zu verbinden.

Supercomputer- Dies sind leistungsstarke Multiprozessorcomputer mit einer Geschwindigkeit von 40 Milliarden Operationen pro Sekunde.

Server- einen Computer, der dazu bestimmt ist, Anforderungen von allen Netzwerkstationen zu verarbeiten und diesen Stationen Zugriff auf Systemressourcen zu gewähren und diese Ressourcen zu verteilen. Der universelle Server heißt - Server-Anwendung. Leistungsstarke Server können kleinen und großen Computern zugeschrieben werden. Jetzt sind Marshall-Server führend, und es gibt auch Cray-Server (64 Prozessoren).

· Mittel zur Anzeige von Informationen Wird verwendet, um Berechnungsergebnisse, Referenzdaten und Programme an Maschinenmedien, Druck, Bildschirm usw. auszugeben. Zu den Ausgabegeräten gehören Monitore, Drucker und Plotter.

Monitor- Dies ist ein Gerät zur Anzeige von Informationen, die vom Benutzer über die Tastatur eingegeben oder von einem Computer ausgegeben werden.

Drucker- Dies ist ein Gerät zur Ausgabe von Text- und Grafikinformationen auf Papier.

Plotter- Dies ist ein Gerät zum Ausgeben von großformatigen Zeichnungen und Diagrammen auf Papier.

2.1 Mittel und Wege zur Änderung, Vervielfältigung und physischen Bearbeitung von Dokumenten

Im Zusammenhang mit der weit verbreiteten Verwendung von Mitteln zum Ändern, Replizieren und physischen Verarbeiten von Dokumenten direkt im Managementbereich, in verschiedenen Büros und Organisationen, wurden solche Werkzeuge als "Büroorganisationsgeräte" (Bürogeräte) bezeichnet - technische Mittel zur Mechanisierung und Automatisierung von Management- und Ingenieur- und technischen Arbeiten.

Die Büroausstattung für das Büro eines angesehenen Unternehmens kann zum Beispiel solche Geräte und Ausrüstungen wie einen Personalcomputer, eine Organisationsmaschine, Schreibmaschinen, Telefon- und Sprechfunkgeräte, eine Mini-PBX, eine Telefonzentrale, eine lautsprechende Telefonsprechanlage, ein Paging-System, Fernschreiber, Faxgerät, Kopierer, Risograph, Diktiergerät, Projektionsgerät, Adressiergerät, Markierungsgerät, Laminiergerät, Stampfer, Aktenvernichter, Umschlagöffner, Dokumentenhefter, Ablagegerät, Regale und Aktenschränke, Tresor, Rollwagen, Rohrpost usw .

Büroausstattung im weitesten Sinne kann alle Geräte, Geräte, technische Werkzeuge und Vorrichtungen, Maschinen, Möbel usw. umfassen, angefangen von Bleistiften bis hin zu Spitzern Computers und Systeme.

Im engeren Sinne werden unter Bürogeräten häufig nur technische Mittel verstanden, die im Rahmen der Büroarbeit zum Erstellen von Informationen auf Papierunterlagen, zum Kopieren, Vervielfältigen, Verarbeiten, Speichern, Transportieren sowie zur Verwaltungs- und Führungskommunikation eingesetzt werden.

Wir werden einige der historischen Informationen beschreiben, die mit der Entstehung von Bürogeräten und ihren "Vorgängern" verbunden sind, sowie die Methoden zum Kopieren und Vervielfältigen von Dokumenten beschreiben.

Um den Kopiervorgang zu erleichtern und zu beschleunigen, begann man Anfang des 19. Jahrhunderts Kohlepapier („Kohlepapier“) zu verwenden. „Ein Gerät zum Empfangen von Kopien von Briefen und Dokumenten“ wurde 1806 von dem Engländer R. Wedgwood patentiert. In dem von ihm erfundenen Gerät wurde dünnes Papier mit blauer Tinte getränkt und dann zwischen zwei Blättern Löschpapier getrocknet. Das so gewonnene „Kohlepapier“ konnte beim Schreiben unter ein Blatt Papier gelegt werden und eine Kopie davon erhalten. Die Massenproduktion von Schreibmaschinen, die Ende des 19. Jahrhunderts begann, führte zum Erscheinen von schwarzem Kohlepapier, das in seiner Qualität dem modernen nahe kommt. Seine Verwendung ermöglichte es, mehrere Kopien des Dokuments anzufertigen. Es wurde ein Polyethylen-Kohlepapier erfunden, mit dem Sie gleichzeitig 15-20 klare Abdrücke erhalten können. Derzeit werden für die Imprägnierung von Kohlepapieren etwa die gleichen Farbstoffe verwendet wie für die Herstellung von Schreibmaschinenbändern.

Der wissenschaftliche und technologische Fortschritt führte im 19. und 20. Jahrhundert zur Erfindung einer Reihe von Originalkopier- und Vervielfältigungstechniken und den entsprechenden Mitteln der Reprographie (von lat - Ich zeichne, ich schreibe, ich zeichne - ein allgemeiner Name Prozesse des Kopierens von Dokumenten) und des operativen Druckens. Zu den gebräuchlichsten Kopiermethoden in dieser Zeit gehörten die folgenden:

Das Fotografieren ist eines der ältesten Kopierverfahren. Er gibt hohe Qualität ist jedoch teuer und zeitaufwändig aufgrund der Komplexität des Prozesses der Verarbeitung von fotografischen Materialien. Das Fotokopieren wird sowohl mit herkömmlichen Kameras als auch unter Verwendung spezieller Fotoausrüstung durchgeführt. Insbesondere Ende des 20. Jahrhunderts wurde in Russland eine Restaurierungsarchivkamera erfunden, die es ermöglicht, die Texte von Dokumenten zu kopieren, die zuvor als nicht wiederherstellbar galten. Mit seiner Hilfe war es beispielsweise möglich, 18 Pergamentblätter zu lesen, die 1843 bei Ausgrabungen im Kreml entdeckt wurden.

Eine Variante des Fotokopierens ist das Mikrofotokopieren (Mikroverfilmung) - die Herstellung von Mikroformen durch ein fotografisches Verfahren, d.h. reduzierte (von 7 auf 150 Mal) Kopien von Dokumenten. Mikrokopieren ist eine Art Mikrokopieren - die fotografische Aufzeichnung von Informationen auf einem flachen Fotofilm der Standardgröße A6 (105 * 148 mm) wird mit Hilfe einer Optik um das 24-fache verkleinert und auf einem Mikrofiche in Form einer kleinen Zelle fixiert. Insgesamt 98 Miniaturbilder von normalen Textseiten werden auf einem Standard-Mikrofiche platziert. Es wurden jedoch Technologien entwickelt, die es ermöglichen, Bilder mit bis zu 270 Seiten auf Mikrofiche zu platzieren.

Die derzeit verfügbare Ausrüstung zur Aufzeichnung und Wiedergabe von Informationen unter Verwendung von Mikrofiches ermöglicht es, gedruckten Text mit einer Produktivität von 1500-2000 Dokumenten pro Stunde (15 Mikrofiches) auf Mikrofiche zu schießen. Es ist zu beachten, dass das Lesen von Mikrofiche nur mit Hilfe von Vergrößerungsgeräten möglich ist.

Das diazographische Verfahren (Blueprinting) wird normalerweise verwendet, wenn großformatige Zeichnungen und technische Dokumentationen auf spezielles lichtempfindliches (gegen ultraviolette Strahlen) Diazopapier kopiert werden; zum ersten Mal wurden solche Kopien 1842 in Großbritannien erhalten.

Das Thermografische Kopieren (Thermografie) erfolgt mit Thermokopierern auf speziellem Duroplastpapier oder durch Thermokopierpapier auf Normalpapier. Es basiert auf dem Prinzip der Bestrahlung des Papiers mit einem intensiven Strom thermischer Infrarotstrahlen, die eine lokale Erwärmung erzeugen, die dann auf das duroplastische Papier übertragen wird;

Das elektrografische Kopieren (Xerografie) wurde zuerst von der russischen E.E. Gorin im Jahr 1916. Es ist derzeit am häufigsten. Mit dieser Methode können Sie die erforderlichen Dokumente schnell, effizient und relativ kostengünstig kopieren. Darüber hinaus ist beim Kopieren, Skalieren und Bearbeiten von Dokumenten möglich.

Digitales elektrografisches Kopieren (digitales Kopieren). Mit einem Digitalkopierer können Sie nicht nur schnell und effizient kopieren, sondern auch Kopien erhalten, die besser als das Original sind. Im Verwaltungsprozess ist es jedoch sehr oft erforderlich, Dokumente mit einer Auflage von 50-100 oder mehr Exemplaren zu vervielfältigen. Seit den 1980er Jahren gilt der Elektronensiebdruck (Risographie) als die vielversprechendste Methode des operativen Druckens. Es wird mit Hilfe von digitalen Vervielfältigungsgeräten - Risographen sowie Vervielfältigungsgeräten - durchgeführt. Sie ermöglichen eine Vervielfältigung direkt vom Computer mit einer Geschwindigkeit von bis zu 130 Ausdrucken pro Minute.

Für die Massenvervielfältigung von Dokumenten werden verschiedene Druckverfahren verwendet, von denen die fortschrittlichsten der Buch- und Tiefdruck sind, die für die Massenvervielfältigung von Büchern, Broschüren und anderen Druckerzeugnissen verwendet werden. Die heutige Notwendigkeit, Informationen zu haben, sich aller Fälle bewusst zu sein, neue Produkte bringen eine Person dazu, neue Technologien zu erfinden, die es ermöglichen, dokumentierte Informationen zu multiplizieren, zu replizieren und zu verarbeiten. All diese Organisationstechniken bilden die materielle Grundlage fortschrittlicher Managementsysteme. Die schlechte Nutzung der Büroausstattung im Management führt zu einer Verringerung der Arbeitsproduktivität und Arbeitseffizienz des Managementpersonals, zu inakzeptablen Verzögerungen bei der Lösung betrieblicher Probleme und häufig zu Fehlentscheidungen aufgrund des Mangels an erforderlichen Informationen und zu anderen negativen Folgen.

2.2 Telekommunikationseinrichtungen

Dokument Dokumentation Telekommunikationsinformationen

Ein lokales Netzwerk (LAN, Local Area Network; engl. Local Area Network, LAN) ist ein Computernetzwerk, das in der Regel ein relativ kleines Gebiet oder eine kleine Gruppe von Gebäuden (Wohnung, Büro, Firma, Institut) abdeckt. Es gibt auch lokale Netzwerke, deren Knoten geografisch in Entfernungen von mehr als 12.500 km (Raumstationen und Orbitalzentren) voneinander entfernt sind. Trotz dieser Entfernungen werden solche Netzwerke immer noch als lokal klassifiziert.

Meistens wird der Begriff „Local Area Networks“ LAN wörtlich verstanden, das heißt, es handelt sich um ein solches Netzwerk, das kleine lokale Größen hat und eng beieinander liegende Computer verbindet, aber andererseits verbinden einige LANs wie ein Netzwerk ein kleines Anzahl von Computern, aber die begrenzten Möglichkeiten moderner lokaler Netzwerke ermöglichen es Ihnen, Dutzende tausend Computer zu verbinden. Einige Autoren definieren LAN als ein System für die direkte Verbindung vieler Computer, was impliziert, dass Informationen von Computer zu Computer ohne Zwischenhändler und über eine einzige Umgebung übertragen werden.

LAN kann am genauesten als ein Netzwerk definiert werden, das es dem Benutzer ermöglicht, die Verbindung zu ignorieren; tatsächlich bilden die durch das LAN verbundenen Computer einen einzigen virtuellen Computer. Die Ressourcen davon stehen allen Netzwerkbenutzern zur Verfügung, daraus folgt, dass die Übertragungsrate über das lokale Netzwerk mit der Leistung des PCs wachsen sollte, im Moment beträgt die minimale LAN-Geschwindigkeit 100 Megabit pro Sekunde. Es erfordert auch ein geringes Maß an Fehlern bei der Übertragung von Informationen und die Fähigkeit des Netzwerks, bei maximaler Belastung stabil zu arbeiten. Nicht selten wird noch eine Klasse von Netzen unterschieden: Städtische oder regionale Netze MAN (Metropolitanareanetwork) stehen in ihrer Natur näher an globalen Netzen, die interne Struktur erinnert jedoch eher an ein lokales Netz.

Neben allen verwendeten Netzwerken gibt es eine Reihe von Nachteilen:

1. Das Netzwerk erfordert zusätzlich zum Teil erhebliche Sachkosten für die Anschaffung von Geräten, Software, das Verlegen von Verbindungskabeln und das Schulungspersonal.

2. Das Netzwerk erfordert die Einstellung eines Netzwerkadministrators, der für die Überwachung des Netzwerkbetriebs, seine Modernisierung und die Verwaltung des Zugriffs auf Ressourcen verantwortlich ist. Zum große Netzwerke Führungsteam erforderlich.

3. Das Netzwerk schränkt die Möglichkeit ein, Computer zu verschieben, da in diesem Fall eine Kabelverlegung erforderlich ist.

4. Das Netzwerk ist ein hervorragendes Umfeld für die Verbreitung von Viren, was zu zusätzlichen finanziellen Kosten für Antivirenprogramme führt.

5. Netzwerk, erhöht dramatisch die Möglichkeit des unbefugten Zugriffs auf Informationen, Informationsschutz erfordert einen Komplex von organisatorischen und technischen Maßnahmen.

Hier sind die grundlegenden Konzepte der Netzwerktheorie

1. Teilnehmer (Knoten, Host, Station) – ein Gerät, das mit dem Netzwerk verbunden ist und aktiv am Informationsaustausch teilnimmt. Meistens ist der Abonnent ein Personalcomputer (PC). Es kann sich auch um einen Netzwerkdrucker oder ein beliebiges anderes Peripheriegerät handeln.

2. Server – ein Abonnent, der seine Ressourcen anderen Abonnenten zur Verfügung stellt, sie aber selbst nicht nutzt. Somit dient es dem Netzwerk.

Es können mehrere Server im Netzwerk sein, es ist überhaupt nicht erforderlich, dass der Server der leistungsfähigste Computer ist. Server sind entweder dediziert oder nicht dediziert. Dedizierter Server - befasst sich nur mit Netzwerkaufgaben. Nicht ausgewählt – führt auch andere Aufgaben aus.

3. Client - ein Netzwerkteilnehmer, der Netzwerkressourcen nur nutzt, aber nicht selbst bereitstellt.

4. Client-Computer, auch Workstation genannt.

Jeder Computer kann gleichzeitig Server und Client sein. Unter den Begriffen Server und Client werden oft nicht die Computer selbst verstanden, sondern Softwareanwendungen, die darauf laufen. In diesem Fall Anwendungen, die Ressourcen an den Server geben, und die Anwendung, die Ressourcen verbraucht - an Clients.

2.3 Mobilfunk

Zur Übertragung von Informationen werden nicht nur lokale Netzwerke verwendet, sondern auch mobile Kommunikation.

Heutzutage ist die Nutzung von Mobilfunk aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Betrachten Sie die wichtigsten Mobilfunkstandards:

GSM (Global System for Mobile Communications – das weltweite Mobilkommunikationssystem) ist der weltweit am weitesten verbreitete Mobilkommunikationsstandard (82 % der Mobilfunkteilnehmer in 212 Ländern). Die meisten GSM-Netze arbeiten auf 900 und 1800 MHz, in einigen amerikanischen Ländern werden 850 und 1900 MHz verwendet. In seiner reinen Form wird der Kanal zur Bereitstellung von Sprachdiensten verwendet, da die Datenübertragungsrate nur 13 Kbps beträgt - dies reicht nur aus, um Sprache zu übertragen (die von Codecs vorverarbeitet wird), Textnachrichten zu senden und Dienstinformationen auszutauschen.

GPRS (General Packet Radio Service – ein Paketdaten-Funkkanal) ist ein technologisches Add-On über ein GSM-Netz, das Ihnen erlaubt, Daten mit Geschwindigkeiten von bis zu 120 Kbps (Klasse 32, wenn 6 Kanäle gleichzeitig verwendet werden) zu übertragen. Der Vorteil liegt darin, dass die übertragenen Daten, wie bei GSM, nicht den gesamten Kanal belegen, sondern nur einen Teil davon nutzen, dem eine bestimmte Frequenz zugeordnet ist. 20 Kbps sind für jeden Kanal reserviert. Die Anzahl der zugewiesenen Kanäle wird jedoch nicht nur vom Telefon bestimmt, sondern auch Basisstation, das bei einem Verbindungsaufbau lastabhängig eine bestimmte Anzahl von Kanälen für die Datenübertragung zuweist. Die durchschnittliche Geschwindigkeit beträgt etwa 50-60 Kbps.

EDGE (Enhanced Data Rates for GSM Evolution - fortschrittlicher Datenübertragungskanal, Entwicklung von GSM) ist eine speziell entwickelte Technologie zur Erhöhung der Datenübertragungsgeschwindigkeit und Erhöhung der Verbindungszuverlässigkeit. Der zweite Name von EDGE ist E-GPRS (Enhanced GPRS - Advanced GPRS). In Anbetracht dessen, dass die Geschwindigkeit der Technologie noch näher an den Fähigkeiten von 3G-Netzen der zweiten Generation liegt, ist es üblich, EDGE auf Netze der 2.75-Generation zu verweisen. Bei Verwendung von EDGE beträgt die theoretisch maximal mögliche Datenübertragungsrate 473,6 Kbps (die 8 schnellsten Kanäle von 59,2 Kbps werden gleichzeitig genutzt), in der Praxis ist die Geschwindigkeit meist 2-3 mal geringer (je nach Anzahl der genutzten Kanäle). und ihre Geschwindigkeit). Im mittleren, effektive Geschwindigkeit Arbeit ist 180 Kbps.

UMTS (Universal Mobile Telecommunications System – universelles mobiles Telekommunikationssystem) ist ein Kommunikationsformat der dritten Generation, das eine Weiterentwicklung von GSM darstellt und die Prinzipien der Frequenz- und Codeteilung von Kanälen verwendet. Theoretisch beträgt die maximal mögliche Datenübertragungsrate in einem UMTS-Netz 14 Mbit/s. Bisher müssen sich Abonnenten in der Praxis mit Geschwindigkeiten von 384 Kbps bis 3,6/Mbps begnügen (bei Nutzung von HSDPA, High Speed ​​Download Packet Access, einer speziellen Technologie für Highspeed-Datendownload). Das Hauptmerkmal solcher Netzwerke ist die Möglichkeit, Videoanrufe zu tätigen. In Europa verwenden UMTS-Netze typischerweise 2100 MHz zum Herunterladen und 1900 MHz zum Senden von Daten. In Amerika werden je nach Betreiber andere Frequenzen verwendet - zum Beispiel 1700 MHz.

CDMA (Code Division Multiple Access – Code Division Multiple Access Technology) ist ein alternativer GSM-Kommunikationsstandard. Die Datenübertragungsrate ist hier fast gleich - 14 Kbps. Eine Besonderheit ist, dass mehrere Geräte auf derselben Frequenz arbeiten können, denen jeweils eine eigene eindeutige Nummer zugewiesen wird. Der CDMA-Standard wird von etwa 15 % der Mobilfunkteilnehmer weltweit verwendet. Dieser Kommunikationsstandard wurde von Qualcomm entwickelt und wird hauptsächlich in Amerika und Asien eingesetzt. Für den Betrieb des CDMA-Standards werden Frequenzen von 800 und 1900 MHz verwendet.

CDMA2000 1x - Entwicklung des CDMA-Standards, ist eine Zwischenverbindung zwischen Netzwerken der zweiten und dritten Generation des CDMA-Formats. Die Spitzengeschwindigkeit beträgt 144 Kbps. Zu den verwendeten Frequenzen gehören 450, 700, 800, 900, 1700, 1800, 1900 und 2100 MHz.

CDMA Ev-DO (Evolution Data Optimized - optimierte evolutionäre Datenübertragung) ist ein Telekommunikations-Funkdatenübertragungsstandard, der am häufigsten für Breitband-Hochgeschwindigkeits-Internetzugang verwendet wird. Es gibt mehrere Modifikationen des Standards: Basic - Revision 0 - die eine Datenübertragungsrate von 2,4 Mbit / s bietet, aber gleichzeitig die Download-Geschwindigkeit die Geschwindigkeit des Sendens von Daten an das Netzwerk erheblich übersteigt; Advanced - Revision A - bietet eine Geschwindigkeit von 3,1 Mbps und die gleiche Datenrate zum Empfangen und Übertragen von Daten, was bidirektionale Videoanrufe ermöglicht; Theoretisch – Revision B – bietet eine Datenübertragungsrate von 14,7 Mbit/s (3 Kanäle mit 4,9 Mbit/s).

2.4 Fax

Das Funktionsprinzip moderner Telefaxgeräte

Das Telefax ist ein elektromechanisches Gerät bestehend aus Scanner, Modem, Drucker, Motor und Getriebe. Der Motor und die Zahnräder sind für den normalen Papiereinzug in den Scanner und Drucker verantwortlich. Der Scanner liest das Bild des Dokuments, digitalisiert es und überträgt die Informationen an das Modem. Das Modem wandelt digitale Signale in eine Folge modulierter Signale um und überträgt sie über eine normale Telefonleitung an ein anderes Faxgerät. Das Faxempfangsmodem wandelt diese Sequenz wieder in eine digitale um und sendet sie an den Drucker. Der Drucker druckt das Bild gemäß den erhaltenen Informationen auf spezielles Thermopapier.

Fax Nachteile

Anfälligkeit für erheblichen mechanischen Verschleiß. Bei häufigem Gebrauch wird der Faxscanner durch Staub und Schmutz von den gelesenen Dokumenten verstopft. Zahnräder aus Kunststoff verschleißen. All dies führt zu Schräglauf und ungleichmäßigem Einzug sowohl lesbarer Dokumente in den Scanner als auch von Thermopapier in den Drucker. Somit verschlechtert sich die Qualität von übertragenen und empfangenen Dokumenten erheblich.

Unmöglichkeit der automatisierten Arbeit. Es ist schwierig, Dokumente per gewöhnlichem Telefax an eine große Anzahl von Empfängern zu senden. Die Sekretärin ist gezwungen, Nummern manuell zu wählen, zurückzurufen, wenn der Empfänger besetzt ist oder die Vermittlung fehlschlägt.

Ineffizienter Einsatz von teurem Thermopapier. Die meisten Faxgeräte drucken alle Nachrichten, die sie erhalten (einschließlich derer, die keine enthalten). nützliche Informationen) auf speziellem teurem Thermopapier. Neben dem hohen Preis hat dieses Papier noch einen weiteren entscheidenden Nachteil – das Bild darauf verblasst zwangsläufig mit der Zeit. Daher müssen alle wichtigen Nachrichten zur Aufbewahrung gesichert werden.

Neues Faxgerät

Die Menge an Informationen, die über herkömmliche übertragen wird Telefonleitungen, nimmt stetig zu. Dies gilt zunächst für Faxnachrichten. Daher sind heute viele Benutzer daran interessiert, nicht einfache eigenständige Telefaxgeräte zu kaufen, die streng definierte Funktionen ausführen, sondern fortschrittlichere Systeme, mit denen Sie den Prozess des Empfangens, Verarbeitens und Sendens von Faxnachrichten automatisieren und die festgestellten Mängel beseitigen können.

Die Idee, einen Personal Computer zu verwenden, um solche integrierten Systeme zu erstellen, wurde erstmals 1985 verwirklicht, als GammaLink das erste Computer-Faksimile-Board herausbrachte. Dadurch war es möglich, eine Telefonleitung direkt mit einem Computer zu verbinden und daraus ein leistungsstarkes und vielseitiges Telefax zu machen. Heutzutage werden Computerfaksimiletafeln von einer großen Anzahl von Herstellern hergestellt. Ihre Produkte, die sich in einigen Funktionen unterscheiden, dienen demselben Zweck - der Automatisierung des Prozesses des Sendens, Empfangens und Verteilens von Faxnachrichten, die über normale Telefonleitungen ausgetauscht werden.

Computertelefonie-Faksimileplatinen sind ein integraler Bestandteil der Computertelefonie(CT)-Industrie. Ihre Kosten können von 50 Dollar variieren. (für gewöhnliche langsame Faxmodemkarten, deren Fähigkeiten und Eigenschaften in der Regel zu wünschen übrig lassen) bis zu 5000-7000 Dollar. (für spezielle Faxkarten, die nach den neuesten Errungenschaften erstellt wurden und in der Lage sind, verschiedene Informationen mit einer Geschwindigkeit von 14.400 bps gleichzeitig über 12 Telefonleitungen zu übertragen. Systeme auf PC-Basis, die solche Karten verwenden, haben eine Reihe erheblicher Vorteile gegenüber herkömmlichem Fax Maschinen .

Benutzerfreundlichkeit. Durch die Integration eines PCs in das Telefonnetz und die Ausstattung mit Telefax-Fähigkeiten können Benutzer Faxnachrichten empfangen, verarbeiten und senden, ohne ihren Computer verlassen zu müssen.

Effiziente Nutzung von Telefonleitungen. Ein PC-basiertes Faxsystem bietet eine effiziente Kommunikation über eine kleine Anzahl von Telefonleitungen und ersetzt viele eigenständige Telefaxgeräte, die jeweils eine separate Leitung benötigen.

Hohe Qualität des übertragenen Bildes. Jedes Dokument eines Texteditors oder Grafikeditors kann als hochqualitative Faxnachricht gesendet werden. Dazu wird es mit Hilfe einer speziellen Software in das Format umgewandelt, das die Faxkarte zum Versenden von Nachrichten verwendet. Auf diese Weise ist eine hohe Bildqualität gewährleistet, da das Dokument nicht durch schlechte Druckqualität des Druckers, verschmutzten Faxscanner oder Fehlfunktionen des Papiereinzugsmechanismus „verdorben“ werden kann.

Wahrung der Vertraulichkeit empfangener Nachrichten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefaxen, die alle eingehenden Nachrichten auf einer einzigen Papierrolle ausdrucken, empfangen und speichern CT-Systeme sie in persönlichen Benutzerverzeichnissen, auf die der Zugriff durch ein Passwort beschränkt ist. Eine Betrachtung ist somit komplett ausgeschlossen. wichtige Dokumente Fremde.

Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung eines PCs zur Steuerung des Betriebs von Faxkarten die Implementierung vieler nützlicher und bequemer Algorithmen - CT-Anwendungen. Viele von ihnen bieten die Möglichkeit, den Prozess des Austauschs von Faxnachrichten vollständig zu automatisieren. Die am weitesten verbreiteten CT-Anwendungen sind FAX SERVER, FAX ON DEMAND und FAX BROADCAST. Der Einsatz eines Faxservers minimiert den Zeit- und Materialaufwand beim Empfangen und Versenden von Faxnachrichten. Mit Fax on Demand können Sie den Prozess der Bereitstellung häufig angeforderter Dokumente für Abonnenten automatisieren. Die Faxverteilung vereinfacht die Arbeit der Mitarbeiter erheblich, wenn sie eine große Anzahl unterschiedlicher Dokumente an eine große Anzahl von Empfängern senden.

2.5 Modemverbindung

Ein System ohne Modem ist undenkbar elektronische Kommunikation. Mit diesem Gerät tauchen Sie ein in eine spannende und heute mit den neusten Erfindungen der Telekommunikationswelt bereits und einfach unverzichtbare Welt der Informationsflüsse, elektronischen Datenbanken, E-Mail, elektronische Verzeichnisse, Schwarze Bretter und mehr. Die Möglichkeiten, Informationen über Modems zu empfangen und auszutauschen, sind schon heute kaum zu überschätzen, und wir können uns nicht einmal vorstellen, was uns morgen erwartet. Eine per E-Mail verschickte E-Mail an jeden Ort der Welt erreicht den Adressaten in weniger als zwei Stunden. Wir können jede Ankündigung oder Werbung im Telekonferenzsystem Ihres E-Mail-Netzwerks platzieren, und die ganze Welt wird diese Informationen an einem Tag kennen. Über ein Modem können Sie sich beispielsweise direkt von Moskau aus mit einem Server in New York verbinden und mit den dort enthaltenen Informationsdatenbanken arbeiten. Endlich können wir ein Fax senden. Auch heute kommt kein seriöses Maklerbüro ohne die zeitnahe Entgegennahme und Übermittlung von Informationen über computergestützte Kommunikationswege und damit verbunden Modems aus.

Erklären Sie, was ein Modem ist und wie es funktioniert. Wenn ein Computer verwendet wird, um Informationen über das Telefonnetz auszutauschen, wird ein Gerät benötigt, das das Signal aus dem Telefonnetz empfangen und in digitale Informationen umwandeln kann. Am Ausgang dieses Geräts werden Informationen einer MODULATION und am Eingang einer DEMODULATION unterzogen, daher der Name MODEM. Der Zweck des Modems besteht darin, das vom Computer kommende Signal (eine Kombination aus Nullen und Einsen) durch ein elektrisches Signal mit einer Frequenz zu ersetzen, die dem Betriebsbereich der Telefonleitung entspricht. Das Modem unterteilt den akustischen Kanal dieser Leitung in ein niedriges und ein hohes Frequenzband. Das Niederfrequenzband dient der Datenübertragung und das Hochfrequenzband dem Empfang. Es gibt viele Möglichkeiten, Informationen zu codieren, die bekanntesten sind das FSK-Verfahren (Frequency SNift Keying) für Übertragungsraten bis zu 300 Baud (Baud ist eine Einheit der Informationsübertragungsrate gleich 1 Bit / s) und das PSK-Verfahren ( PHase SNift Keying) für schnellere Modems, Übertragungsgeschwindigkeit bis 2400 Baud.

FSK verwendet vier dedizierte Frequenzen. Bei der Übertragung von Informationen wird ein Signal mit einer Frequenz von 1070 Hz als logische Null und ein Signal mit einer Frequenz von 1270 Hz als logische Einheit interpretiert. Beim Empfang entspricht Null einem Signal von 2025 Hz und Eins entspricht 2225 Hz.

PSK verwendet zwei Frequenzen: 2400 Hz für die Datenübertragung, 1200 Hz für den Empfang. Daten werden in zwei Bits übertragen, während die Codierung durch Phasenverschiebung des Signals erfolgt. Zur Codierung werden folgende Phasenverschiebungen verwendet: 0 Grad für das Bitmuster 00,90 Grad für 01,180 Grad für 10,270 Grad für 11.

Es gibt auch andere Modulationsarten (DPSK, QAM, TCM). Das Modem wird entweder als externes Gerät hergestellt, das mit einem Ausgang an eine Telefonleitung und mit dem anderen an einen Standard-Computer-COM-Port angeschlossen wird (RS232-Anschluss gemäß CCITT V. 24-Empfehlungen), oder als gewöhnliche installierte Leiterplatte auf dem gemeinsamen Bus des Computers. Die internen Varianten der Modems können sowohl an reguläre ISA- als auch an PCI-Busse angepasst werden.

Betrachten wir einige Standards für den Betrieb von Modems.

Am weitesten verbreitet sind die sogenannten HAYES-kompatiblen Modems, benannt nach dem Hersteller eines der ersten Modems. Solche Modems verwenden AT-Befehle (vom englischen Wort ATtention), die mit Hayes Smartmodem kompatibel sind. Neben dem Standard-Befehlssatz für alle Hayes-kompatiblen Modems bietet jeder Hersteller dem Benutzer individuell eine Vielzahl spezifischer Befehle an, die nur in den Modellen dieser Firma gültig sind (z. B. USRobotics, Rockwell, ZyXEL usw.)

Zusätzlich zur Kompatibilität mit dem Befehlssatz muss das Modem einigen Standards zum Übertragen von Informationen über Telefonleitungen entsprechen. Solche Standards sind die Empfehlungen des CCITT (International Consultative Committee on Telegraphy and Telephony, französisch CCITT (Comite Consultatie International TelegrarÝique et TelerÍonique).

Modems, die den Standards für Geschwindigkeiten bis zu 2400 Baud entsprechen, können Informationen frei austauschen. Es sollte beachtet werden, dass die CCITT V.32-Empfehlung kein Standard im vollen Sinne des Wortes ist, da praktisch jeder größere Hersteller von Modems über 2400 Baud die Angewohnheit hat, zusätzlich ein oder mehrere spezifische Datenübertragungsprotokolle anzuwenden. Ihre Verwendung ist nur beim Anschluss ähnlicher Modems möglich, und in diesem Fall werden in der Regel eine höhere Übertragungsrate, Störfestigkeit und Verbindungsgeschwindigkeit erreicht.

Das gebräuchlichste und billigste (weshalb es bei Benutzern beliebt ist) ist das HST-Protokoll (High Speed ​​​​Transfer), das Ende der 80er Jahre von USRobotics entwickelt wurde. Es gibt Varianten dieses Protokolls: H96, H14, H16, H19, H21, H28, deren einziger Unterschied die Informationsübertragungsrate ist, die 9600, 14400, 16800, 19200, 21600 bzw. 28800 Baud beträgt. Aufgrund der niedrigen Kosten, der breiten Erweiterbarkeit und der hohen Störfestigkeit und Hochgeschwindigkeitsdaten des HST-Protokolls bevorzugen Benutzer einen breiten Kauf berühmte Modelle USRobotics wie Sportster, Worldport, Courier.

Weit verbreitet sind auch ZyXEL-Modems, die über ein spezielles ZYX-Protokoll verfügen, das es ermöglicht, Daten mit einer Geschwindigkeit von 19200 Baud im Vollduplex zu übertragen. ZyXEL-Modems erlangten in den frühen 90er Jahren allein aufgrund der Nichtverfügbarkeit von Modems anderer Marken für den inländischen Käufer große Popularität. Ihr Hauptnachteil ist ihr hoher Preis, der viele Verbraucher abschreckt. Trotzdem bevorzugen Bankenstrukturen und Regierungsbehörden, basierend auf der etablierten Tradition, Modems dieser bestimmten Firma.

Weniger verbreitet, sehr teuer, aber mit einem starken und stabilen Signal, das selbst die in der TK-Anlage installierten Schutzfilter ignorieren kann, um die Verwendung kostenloser Modems zu vermeiden. Dabei handelt es sich um Telebit-Modems der Marke TrailBlazer und das bekannte PEP-Protokoll (Racket Ensemble Protocol) Fast alle Hochgeschwindigkeitsmodems sind mit weniger schnellen Standards kompatibel.

Fazit

Die fortschreitende Entwicklung von IT-Tools ermöglicht die Einführung von Elementen der „papierlosen“ Technologie in die Büroarbeit, der Informationsaustausch erfolgt über elektronische Kommunikationsmittel, die Speicherung und Verarbeitung von Informationen mit PCs und Peripheriegeräten, das Kopieren und Replizieren von Bürodokumentationen mit modernen Kopiergeräte.

Heutzutage ist unter den Bedingungen des jährlich um ein Vielfaches zunehmenden Informationsflusses eine klare Interaktion zwischen Bankenstrukturen, Handels- und Vermittlungsfirmen, Regierungsbehörden und anderen Organisationen ohne moderne Computertechnologie und Computernetzwerke kaum vorstellbar. Anderenfalls wäre es notwendig, ein riesiges Personal von Verarbeitern von Papierdokumenten und Kurieren vorzuhalten, und die Zuverlässigkeit und Betriebsgeschwindigkeit eines solchen Systems wäre immer noch erheblich niedriger als diejenige, die durch moderne Kommunikations- und Computernetzwerke bereitgestellt wird. Doch jede Minute Verspätung beim Versenden wichtiger Informationsbotschaften kann zu handfesten finanziellen Einbußen und Imageverlusten führen.

In dieser Kursarbeit haben wir moderne technische Mittel untersucht, die bei der Erstellung und Verarbeitung eines Dokuments verwendet werden, die Methoden zum Dokumentieren von Informationen untersucht, die Arten und Arten von Dokumenten klassifiziert, die Arten von Dokumententrägern untersucht, einige Methoden zum Replizieren von Dokumenten beschrieben und identifizierte auch die Merkmale der Nutzung von Telekommunikation.

Damit wurde das Ziel erreicht, die Besonderheiten des Einsatzes moderner technischer Mittel der Dokumentenverarbeitung in der Büroarbeit zu untersuchen.

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