1. În primul rând, trebuie să te gândești ce obiectiv ți-ai stabilit tu, ca lider, ținând o anumită întâlnire. Scopul întâlnirii este o descriere a rezultatului necesar, tipul dorit de soluție, rezultatul dorit al lucrării ( opțiuni posibile scopuri: schimb preliminar de opinii, pregătire de recomandări pentru luarea deciziilor, luarea deciziilor în această problemă etc.). Tema întâlnirii este subiect de discuție. Cu cât subiectul discuției este formulat mai corect și în direcția corectă, cu atât este mai probabil să se obțină rezultatul dorit. Subiectul trebuie formulat astfel încât să intereseze fiecare participant la întâlnire. Toată lumea ar trebui să știe că el contribuie la rezolvarea unei probleme comune. Subiectele devin interesante atunci când sunt formulate concret.
2. Este necesar să se supună dezbaterii numai acele probleme care nu pot fi rezolvate în stare de lucru. Agenda întâlnirii este un document scris distribuit în prealabil participanților la întâlnire și include următoarele informații:
Tema întâlnirii;
Scopul întâlnirii;
Lista problemelor discutate;
Ora de începere și de sfârșit a întâlnirii;
Locul unde va avea loc;
Numele vorbitorilor, coraportorii responsabili cu pregătirea întrebărilor;
Timpul alocat pentru fiecare întrebare;
Locuri și ore în care vă puteți familiariza cu materialul din fiecare problemă.
O agendă de întâlnire bine gândită care este trimisă în avans (în cazuri extreme, anunțată), o agendă de întâlnire bine gândită permite participanților să se pregătească mai bine și, prin urmare, să-și mărească rezultatele la întâlnire în sine (și liderului pentru a cere o astfel de ieșire).
3. Este mai bine dacă ora întâlnirilor este determinată de programul stabilit în organizație (departament). Întâlnirile neprogramate elimină ritmul, reduc cultura comunicare de afaceri privați managerul de posibilitatea de a-și planifica propriile planuri timpul de lucruși eliminați-l, perturbând întâlnirile și afacerile programate.
Pentru a nu scoate angajații din ritmul de lucru, este indicat să organizați întâlniri la sfârșitul zilei de lucru sau în a doua jumătate a acesteia.
Durata întâlnirii nu trebuie să depășească o oră și jumătate - două (mai mult de două ore de muncă continuă pentru majoritatea participanților, din motive pur fiziologice, devine indiferent cum se rezolvă problema).
4. Numărul optim de participanți la discuțiile comune este de 5-7 persoane. Creșterea numărului de invitați scade drastic rata medie de prezență (sau de întoarcere) în timp ce prelungește întâlnirea. Prin urmare, este recomandabil să reduceți la minimum numărul de invitați.
Cel mai bine este atunci când, cu o agendă de întâlnire eterogenă, componența participanților săi este variabilă: persoanele ale căror probleme sunt discutate au voie să părăsească întâlnirea, în timp ce alți participanți a căror problemă nu este luată în considerare mai întâi sunt invitați la momentul oportun.
În locul unei invitații, unor angajați li se poate cere, pentru orice eventualitate, să se afle la locul lor de muncă la intervalul orar specificat pentru a suna sau a primi ajutor telefonic dacă este necesar.
Este de dorit ca participanții la întâlnire să includă oameni care sunt capabili să joace rolul de „expert”, „generator de idei”, „critic” în cursul activității mentale colective.
5. Notificarea prealabilă (de câteva zile) a participanților cu transferul ordinii de zi la aceștia este un element important în pregătirea ședinței. Proiectele de hotărâri, rezumatele rapoartelor, referințele pot fi trimise ca anexă la ordinea de zi. Este foarte bine dacă, înainte de începerea ședinței, persoanelor care pregătesc întrebările li se furnizează comentarii de la participanții la ședință cu privire la proiecte de hotărâri, rezumate de discursuri.
6. Instruiți în prealabil subordonații (participanții la întâlnire) despre regulile de conduită la întâlnire.
Pe scurt, ele pot fi rezumate după cum urmează.
Reprezentați-vă în declarații. Spune „eu” în loc de „noi” sau forma impersonală. Figura de stil care folosește pronumele „noi” este aproape întotdeauna un joc de-a v-ați ascunselea. Vorbitorul nu își asumă întreaga responsabilitate pentru ceea ce spune.
Dacă pui o întrebare, spune de ce o pui, ce înseamnă pentru tine. Întrebările nu ar trebui să lase îndoieli cu privire la motivul pentru care sunt adresate. Întrebările-capcană otrăvesc atmosfera.
În declarații, fii tu însuți, nu juca un rol ales de tine sau așteptat de la tine de alții. Dacă crezi că trebuie să taci, taci.
Abține-te, pe cât posibil, de la interpretarea gândurilor altora. Exprima-ti propria pozitie. Încercați să nu faceți generalizări nejustificate.
Nu vorbiți despre acțiunile și gândurile altora, ci despre percepția dvs. asupra acestor acțiuni și gânduri, adică formulați judecăți în limbajul „Eu - mesaje”, și nu „Tu - declarații”. În loc de „Ai făcut o greșeală aici” este mai bine să spui „Mi s-a părut că s-a strecurat o greșeală aici...”.
7. S-a stabilit că, ceteris paribus, oamenii care stau unul față de celălalt încep să intre în conflict mai des și mai rar - cei care stau unul lângă altul. Liderul, cunoscând caracterele celor invitați, poate, fără a atrage atenția asupra acestui lucru, să așeze participanții în așa fel încât cei care se pot elibera și interfera cu luarea în considerare a problemei să nu se înfrunte unul cu celălalt.
8. Scopurile și funcțiile liderului (președintelui). obiectivul principal manager la ședință – pentru a găsi soluția optimă pentru toate problemele de pe ordinea de zi în cel mai scurt timp posibil. Pentru a o realiza, el trebuie să ofere de la fiecare participant și să dea un caracter constructiv discuției în ansamblu.
Liderul trebuie să regleze direcția, eficiența discursurilor. Pentru a face acest lucru, nu ar trebui să permită abateri în lateral, întârzierea discursurilor, stimularea concretizării, prezența analizei semnificative și a propunerilor reale. Dacă începutul discuției a relevat nepregătirea problemei, atunci este necesar să o eliminați în mod decisiv din discuție și să faceți un comentariu persoanei care a pregătit problema.
Discursurile unor participanți pot diferi prin categoricitate excesivă, categoricitate emanând de la alții. Un astfel de ton poate provoca daune serioase discuției, o poate transforma într-o luptă a ambițiilor. Prin urmare, liderul trebuie să se asigure că discursurile sunt corecte; în acest scop, le puteți ajusta ordinea. Conducătorul urmărește îndeaproape desfășurarea întâlnirii, controlează conținutul discursurilor, face notele necesare, iar cu scurte observații concentrează atenția celor prezenți asupra celor mai valoroase propuneri ale vorbitorilor.
9. Dacă scopul întâlnirii este de a face schimb de informații și de a stabili sarcinile viitoare în cursul activității curente, atunci numai șefii de departamente ar trebui să participe la întâlnire. La o astfel de întâlnire, starea lucrurilor ar trebui descrisă pe scurt, deoarece este posibil ca unii dintre cei prezenți să nu fie familiarizați cu problema în ansamblu. Apoi, este necesar să se raporteze progresul în implementarea deciziilor luate la ședința anterioară. Dacă ceva s-a blocat, nu trebuie să cauți vinovații: se va pierde timp în dispute aprige și, cel mai important, acuzațiile reciproce pot despărți echipa. Dar este necesar să se formuleze clar sarcinile pentru viitor.
10. Dacă scopul întâlnirii este de a rezolva o anumită problemă, atunci este necesar să se implice pe cei fără de care problema nu va merge mai departe și pe cei care sunt capabili să ofere propria lor soluție la această problemă. Participanții la întâlnire trebuie să primească informații despre problemă, să formuleze clar și fără ambiguitate sarcina. Este recomandabil să faceți acest lucru în avans, astfel încât oamenii să își poată pregăti propunerile. Încercați să distribuiți mental rolurile între participanți: primul va face propuneri, al doilea le va putea evalua dintr-un punct de vedere, al treilea - din celălalt, al patrulea va formula în cele din urmă decizia... În ordine care vi se pare cel mai corect, ar trebui să acordați cuvântul participanților la discuție.
11. Ordinea discursurilor ar trebui să fie astfel încât ordinea lor să fie inversă față de autoritatea și poziția vorbitorului: atunci participanții cu un statut mai scăzut nu vor fi dominați de judecata deja exprimată a colegilor mai autorizați.
Fiecare participant trebuie pus înaintea nevoii de a vorbi. Este clar că acest lucru se poate realiza cu un număr relativ mic de participanți. Dar dacă persoana prezentă nu a vorbit niciodată, este nevoie de el la întâlnire?
12. Urmărirea procedurii normalizează cursul întâlnirii. Trebuie să înceapă și să se termine la o oră strict stabilită, pentru a nu submina încrederea în lider și în cei care l-au pregătit.
Una dintre sarcinile liderului este să convină în prealabil și apoi să nu permită încălcarea regulilor de vorbire.
13. Întâlnirea, de regulă, începe cu un discurs introductiv al șefului, în care acesta formulează scopurile și obiectivele lucrării viitoare. Ordinea de lucru poate fi diferită. În cazul în care propunerile pregătite în prealabil sunt supuse discuției, acestea sunt aduse la cunoștința celor prezenți, după care sunt discutate. Dacă acest lucru nu se face, atunci se propune să se facă propuneri și abia apoi să le discute.
Puteți pregăti integral textul discursului în prealabil, vă puteți limita la teze. Dacă este necesar, este recomandabil să utilizați instrumente video și audio. Atunci când discutăm cele mai importante subiecte, este foarte bine să pregătiți un text în prealabil și să-l distribuiți participanților la întâlnire.
Nu este necesar să acoperiți o gamă largă de probleme într-un discurs. Este suficient să ne oprim asupra ideii fundamentale cardinale, dar trebuie enunțată convingător, concludent, inteligibil. În timpul discursului, trebuie să te controlezi pe tine și pe public. La primele semne ale unei slăbiri a atenției din partea celor prezenți, este indicat să se folosească metode cunoscute de mobilizare a acesteia.
14. Chiar și cu cea mai atentă pregătire a întâlnirii, nu vei reuși dacă nu controlezi discuția. Pentru aceasta, se pot folosi următoarele metode:
a) pentru a păstra unitatea participanților la întâlnire:
Dezamorsează situația într-o situație conflictuală;
Nu lua parte până la debriefing-ul final;
Protejează pe cineva care are mai puțină experiență, lucrează recent;
b) să mobilizeze participanții la întâlnire:
Nu te relaxa și nu-i lăsa pe alții să oprească munca;
Evitați repetarea;
Nu ignora nici măcar cea mai neînsemnată propunere, dacă ajută cumva cauza;
c) să focalizeze atenția asupra problemei în discuție:
Bazat pe fapte;
Înregistrați propunerile făcute;
Aranjați-le în așa fel încât în ochii celor prezenți să iasă o imagine completă;
d) pentru a activa participanții la întâlnire:
Pentru a consolida evidența anumitor prevederi, ridicați întrebări suplimentare;
Exprimați o remarcă de aprobare participantului care a făcut o propunere constructivă.
15. Discursurile lungi și vagi pot fi întrerupte. Desigur, acest lucru trebuie făcut cu tact, fără a da drumul la iritare, fără a răni mândria subordonatului, fără a-i reține inițiativa.
Nu merită să repet acest lucru. Pentru prima dată, ar trebui să aveți răbdare și să ascultați ce va spune acest angajat, iar pentru viitor (când vă pregătiți pentru următoarea întâlnire), încercați să aveți o conversație preliminară individuală. Puteți utiliza înregistrarea detaliată, stenografia sau înregistrarea pe bandă și apoi, într-un mod convenabil, inofensiv, să invitați acest subordonat să citească sau să-i asculte discursul.
16. La sfârșitul ședinței, trebuie să rezumați pe scurt rezultatele acesteia, să mulțumiți participanților pentru propunerile constructive făcute și să stabiliți sarcini pentru implementarea deciziilor luate.
Din înțelepciune decurg următoarele trei caracteristici: a face judecăți excelente, a vorbi fără greșeală și a face ceea ce este corect.
Democrit
Dacă nu sunt exprimate opinii opuse, atunci nu există nimic din care să alegeți cel mai bun.
Herodot
Întâlniri: scopul și gradul de eficacitate
Prevalența unei astfel de forme de căutare a soluțiilor ca o întâlnire se explică prin faptul că marea majoritate a ideilor fructuoase sunt rezultatul unui schimb de opinii, al unei discuții colective asupra unei anumite probleme.
Tipuri de întâlniri, în funcție de problemele avute în vedere la acestea: problematice; instructiv; operațională. Întâlnirile sunt unul dintre cele mai scumpe tipuri activitati de management. Acest lucru se datorează următoarelor motive: de obicei conducătorii, adică cei mai bine plătiți lucrători, conferă; în același timp, există pierderi de timp asociate cu nevoia de a aduna participanți, ziua de lucru este întreruptă; în multe cazuri, accidentele de muncă au loc în timpul absenței managerului la locul de muncă; întâlnirile „descurajează” unii oameni, îi scot din ritmul de lucru.
A doua problemă este că majoritatea întâlnirilor sunt ineficiente. De exemplu, în Statele Unite, experții estimează că 90% dintre întâlniri nu ating scopul. Aparent, situația nu este mai bună în alte țări. Există, de asemenea, problema responsabilității pentru decizii: unii lideri văd întâlnirile ca pe o modalitate de a evita responsabilitatea personală, care dăunează considerabil cauzei.
Cea mai importantă problemă este reducerea costului timpului de lucru pentru organizarea unei întâlniri.
În SUA, de exemplu, se folosește această metodă: în sala de ședințe se instalează tablou de bord electronic, arătând durata curentă a întâlnirii și costul acesteia cu un total cumulat (indicațiile se modifică în fiecare minut). Un astfel de memento funcționează bine pentru oameni de afaceri care știu să numere timpul și banii.
Altă cale utilizare rațională programul de lucru – reducerea numărului de întâlniri. În Japonia, de exemplu, se folosește o tehnică numită „kingsho”. Colectați feedback scris cu privire la proiectul de decizie. Acest lucru permite managementului să rezolve problema fără a organiza o întâlnire sau a aranja o întâlnire cu un cerc foarte restrâns de oameni.
O astfel de tehnică a apărut la noi în primii ani ai puterii sovietice - se numea „lasă-l să meargă”. Deci kingsho nu este o invenție originală, ci un împrumut util din practica noastră casnică.
Pe scurt, pentru a reduce durata și a crește eficacitatea întâlnirilor, acestea trebuie să fie pregătite corespunzător.
Pregătirea întâlnirii
Scopul întâlnirii. Este „începutul tuturor începuturilor”: cu cât obiectivele întâlnirii sunt mai specifice, cu atât mai probabil un rezultat productiv. Formularea vagă – „a discuta despre starea problemei” – nu vizează nimic anume. La multe întâlniri, participanții nu se pot pune de acord cu nimic, deoarece vorbesc de fapt lucruri diferite.
Sunt întotdeauna necesare rapoarte? Un raport cu privire la problema în discuție nu este întotdeauna necesar. În multe cazuri, este suficient să se dubleze și să se distribuie participanților în prealabil o notă informativă care să conțină materialul factual necesar și un proiect de decizie. În plus, uneori raportul este ca un somnifer bun.
Dacă, totuși, un raport este necesar, la întocmirea lui, merită să utilizați recomandările expuse la alin.
7.2.
Agendă. Cu cât este elaborată mai atent, cu atât durata întâlnirii este mai scurtă, deoarece participanții se pot pregăti mai bine și pot face propuneri specifice.
Este recomandabil să circulați în prealabil ordinea de zi a ședinței viitoare. Un semn de prost gust este invitarea participanților la o întâlnire (cel mai adesea prin telefon) atunci când invitatorul (secretarul sau alt angajat) nu știe cu adevărat nici scopul, nici agenda întâlnirii.
Uneori este posibil să nu ținem întâlniri - este suficient să reproduci și să trimiți părților interesate informații scrise despre ceva, care sunt mult mai eficiente decât informațiile orale.
Întâlnirile nu trebuie să ia în considerare problemele care sunt rezolvate în stare de funcționare. Întâlnirea este opera minții colective, care nu trebuie distrasă de fleacuri.
Cercul de participanți. Numărul optim de participanți la o discuție comună este de 5-7 persoane. Cu un număr mai mare de invitați, gradul de participare (sau de revenire) a acestora la discuția despre problema scade brusc, iar durata întâlnirii crește.
Una dintre legile Parkinson spune: „Cu cât sunt mai mulți oameni, cu atât dezbaterea este mai lungă”. Cu toate acestea, sunt frecvente cazuri când, în căutarea unui prestigiu fals înțeles, se adună mai multi oameni. Unii ofițeri președinți îl percep aproape ca pe o insultă când un lider invitat îi trimite pe al lui
deputat sau specialist pe subiectul în discuție. Pentru binele cauzei, managerul însuși decide cine va merge la ședință, ceea ce îi permite să-și gestioneze mai eficient timpul de lucru, deși absența de la ședință nu îl scutește de implementarea deciziilor luate acolo.
Cel mai bine este să schimbați componența participanților cu o agendă eterogenă a ședinței: persoanele ale căror probleme au fost luate în considerare pot părăsi ședința, alți participanți sunt invitați la momentul potrivit în ordinea în care sunt analizate problemele. Costul întâlnirii. Se calculează după cum urmează. Sunt stabilite numărul de participanți la întâlnire, durata acesteia și tariful orar al fiecărui participant. Este posibil ca valoarea găsită să surprindă neplăcut pe mulți. Calculul se face dupa formula:
unde C este costul întâlnirii, rub.; N este numărul de participanți; T este durata întâlnirii, h; 5sr - salariul mediu lunar al participanților; TLav - numărul mediu de ore de lucru pe lună.
Cheltuirea timpului. A devenit o tradiție bună să se stabilească ora întâlnirilor ținând cont de programul de lucru al departamentelor. Întâlnirile neprogramate elimină ritmul, nu contribuie la cultura comunicării în afaceri, își privează participanții de oportunitatea de a realiza ceea ce au planificat anterior.
Repartizarea întâlnirilor pe zi a săptămânii depinde de tipul lor: întâlnirile problematice se țin cel mai bine la mijlocul săptămânii, când productivitatea muncii este cea mai mare, întâlnirile instructive și operaționale la sfârșitul săptămânii sau luni (foarte scurte).
Întâlnirile sunt cel mai bine convocate după-amiaza. Din teoria bioritmurilor se știe că o persoană are două vârfuri de eficiență crescută: primul este aproximativ între orele 9 și 12-13, al doilea este între orele 16 și 18. Întâlnirile sunt cel mai bine programate pentru a coincide cu al doilea vârf. Acest lucru va servi ca un factor suplimentar în încurajarea participanților la întâlnire să lucreze rapid și eficient, pentru a nu rămâne treaz până târziu.
Durata întâlnirii. Trebuie să fie planificat în prealabil și apoi să anunțe participanții cu privire la momentul începerii și sfârșitului său. Din păcate, acest lucru nu este foarte frecvent în țara noastră, deși un mijloc atât de eficient de stabilire a ritmului necesar unei întâlniri poate reduce durata acesteia.
Pentru a estima cât mai exact durata ședinței cu soluționarea tuturor problemelor planificate (și ședințele trebuie să se încheie la ora stabilită!), este indicat să se aloce timp între probleme în conformitate cu ordinea de zi, să se numească cei responsabili de pregătirea lor. Sarcina celor responsabili este să rezolve problemele în timpul alocat. Pentru ei pot fi introduse chiar și stimulente materiale: bonusuri în cazurile în care problema se rezolvă în mai puțin timp și, dimpotrivă, debonusuri pentru depășirea timpului alocat.
Experiența arată că 30-40 de minute sunt suficiente pentru a rezolva chiar și o problemă importantă la o întâlnire.
La elaborarea ordinii de zi a întâlnirii, este necesar să se pornească de la următoarele recomandări: durata întâlnirii cu probleme nu trebuie să depășească o oră și jumătate până la două ore (după două ore de muncă continuă, majoritatea participanților își pierd interesul pentru rezolvarea problemei). în curs), întâlniri instructive și operaționale - 20-30 de minute. Rețineți că durata optimă a activității mentale comune a unui număr mare de persoane este de 40-45 de minute. Prin urmare, în sistemul de învățământ, durata orei universitare este de 45 de minute cu pauză ulterioară obligatorie. Pentru majoritatea oamenilor, limita fiziologică a oboselii atunci când lucrează împreună este de o oră.
Când lucrează fără pauze, majoritatea participanților se simt obosiți. Aceasta continuă aproximativ 30-40 de minute, apoi starea de sănătate a celor prezenți se îmbunătățește, iar dezbaterea izbucnește cu o vigoare reînnoită. Dar, deoarece atenția majorității oamenilor a fost oprită în ultima jumătate de oră, difuzoarele încep adesea să repete vorbitorii anteriori. Experții numesc această fază a întâlnirii „perioada de activitate negativă”. Se caracterizează prin faptul că o persoană devine incontrolabilă, tratează totul cu neîncredere. Deciziile luate în acest moment sunt de obicei caracterizate de extremism.
Dacă o întâlnire se desfășoară fără întrerupere timp de două ore, mai mult de 90% dintre participanți vor fi de acord cu orice decizie, atâta timp cât pleacă rapid.
Astfel, durata optimă a întâlnirii nu este mai mare de o oră. Dacă împrejurările cazului necesită muncă mai lungă, este imperativ să se aranjeze pauze de 5-10 minute.
Cameră. cel mai bun loc pentru intalnire este o sala special echipata: cu masa rotunda, ceas de perete, fara telefon si selector (este de dorit sa ai in camera alaturata un telefon si un selector pentru a putea iesi sa primesti ajutor sau sa inviti specialiştii necesari fără a distrage atenţia celorlalţi).
Forma rotundă a mesei contribuie la o discuție mai democratică - nivelează statutele oficiale. (De regulă, participanții cu un statut oficial sau personal mai înalt stau la o masă dreptunghiulară alungită mai aproape de președinte, iar poziția liderului reuniunii este subliniată de poziția sa dominantă la masă.) O masă trapezoidală oferă oportunități bune în această privință.
Dacă întâlnirea are loc în biroul managerului (cum este cel mai adesea cazul), trebuie să opriți telefonul și selectorul (sau cel puțin să reduceți volumul soneriei de apelare), astfel încât să nu distragă atenția, darămite să enerveze participanții la întâlnire.
Sala de ședințe trebuie să fie bine ventilată. În lipsa unei ventilații adecvate, productivitatea muncii psihice scade (cu cel puțin 10%), iar acest lucru afectează atât durata întâlnirii, cât și calitatea deciziilor luate la aceasta. Contează și temperatura din cameră: aerul rece ajută la reducerea duratei întâlnirii și, dimpotrivă, temperatura peste cea normală a camerei duce la
sporirea acestuia.
Notificarea participantului. Cel mai bine este să informați în scris toți invitații despre ordinea de zi a întâlnirii (am menționat deja mai sus): mai puține distorsiuni, neînțelegeri, un angajament mai mare. Ordinea de zi trebuie să indice ora de începere și de încheiere a întâlnirii; locul deținerii acesteia; o declarație clară a problemelor de discutat; numele vorbitorilor, coraportorilor și ale persoanelor responsabile cu examinarea problemelor; timpul alocat fiecărei întrebări; unde puteți găsi informații preliminare.
Discuția este cea mai eficientă atunci când este propusă proiect finalizat soluție (una sau mai multe dintre alternativele sale). Persoana care pregătește o anumită problemă este interesată să aibă în prealabil comentarii asupra proiectului de decizie, iar procesul decizional în sine este accelerat.
Ținând o întâlnire
Sarcinile președintelui. Sarcina principală a președintelui ședinței este să ia cele mai bune decizii cu privire la toate problemele de pe ordinea de zi în cel mai scurt timp posibil. Pentru a face acest lucru, trebuie să se asigure că fiecare participant profită la maximum de ea și că discuția în ansamblu este constructivă.
Președintele are multă putere de a gestiona evoluția deciziei, dar nu sunt întotdeauna folosite în întregime. Respectarea punctelor procedurale simplifică cursul întâlnirii. Trebuie să înceapă și să se termine exact la ora stabilită.
Conducerea ședinței. De regulă, ședința începe cu președintele în mod tradițional: „Cine vrea să vorbească la prima întrebare?”. De regulă, primii care iau cuvântul sunt persoane mai autoritare, mai încrezătoare în sine, care ocupă o funcție oficială mai înaltă și mai în vârstă, care dau tonul și direcția discuției. Cu toate acestea, soluțiile pe care le oferă sunt adesea tradiționale. Propunerile neașteptate, nestandardizate, vin adesea de la colegii lor mai tineri. Dar după discursurile „maeștrilor”, susținute mai ales pe un ton peremptoriu, tinerii își pierd dorința de a-și exprima punctul de vedere, care nu coincide cu cel deja proclamat. Astfel, întâlnirea este lipsită de idei proaspete și, în același timp, dobândește observatori pasivi care pierd timp prețios fără scop (se spun că la întâlniri și întâlniri prost organizate se desfășoară jocuri precum „bătălia pe mare”, „tic-tac-toe” , a apărut „prostia literară” și etc.).
Cum poate președintele să evite acest lucru? El trebuie să organizeze o astfel de ordine a discursurilor, în care ordinea lor să fie inversă față de autoritatea și poziția vorbitorilor, atunci nimeni nu va fi influențat de judecata deja exprimată a unor persoane mai autoritare.
O altă modalitate de a crește participarea participanților la întâlnire este de a oferi tuturor șansa de a vorbi. Este clar că acest lucru este posibil cu un număr relativ mic de participanți. Participantul nu a vorbit niciodată - a meritat deloc să-l invit? Trebuie să știi cine poate face o sugestie utilă. Numărul de ședințe va fi redus, iar acest lucru în sine nu este rău!
Președintele are la dispoziție încă un mijloc - de a reglementa direcția și eficiența discursurilor. Nu ar trebui permise abateri de la fondul problemei, întârzierea discursurilor, stimularea concretizării, analiza semnificativă a problemei și propunerile reale. Dacă începutul discuției a relevat o nepregătire clară a problemei pentru discuție, este necesar să o eliminați imediat de pe ordinea de zi și să scrieți în proces-verbal comentariile persoanei care pregătește problema pentru neglijența sa.
Din păcate, doar câțiva sunt capabili să-și exprime succint și clar gândurile. Acest lucru necesită o pregătire atentă pentru discurs: pe baza sistematizării și analizei materialului, pentru a separa principalul de secundar, pentru a găsi relația
și, ca urmare, să ofere o soluție argumentată.
Adesea, discursurile vorbitorilor fără pregătire nu poartă nicio informație nouă, iar când ajung la punctul principal, interesul ascultătorilor este deja pierdut. Prin urmare, sarcina președintelui este nu numai să respecte termenul, ci și să monitorizeze utilizare eficientă timp pentru fiecare vorbitor, pentru a nu permite încălcarea termenului stabilit.
Pentru a nu abuza de atenția ascultătorilor, s-au folosit de mult tehnici speciale. De exemplu, în unele triburi, vorbitorul trebuia să stea pe un picior, așa că a încercat să vorbească mai scurt. În parlamentul danez există un dispozitiv special care ridică podiumul din ce în ce mai sus pe măsură ce vorbitorul continuă să vorbească după expirarea timpului alocat. Râsul și sfaturile celor prezenți sunt un acompaniament atât de neplăcut, încât puțini oameni vor să experimenteze singuri această procedură.
Unii experți consideră că președintele are nevoie de un asistent care să monitorizeze respectarea regulilor. De exemplu, face un semn vorbitorului și președintelui - „timpul a expirat”.
Pentru a ajuta vorbitorul, puteți pune nisip în conformitate cu regulile de vorbire acceptate.
O mare parte din procesul de căutare colectivă a unei soluții optime depinde și de tonul discuției. Unii oameni se disting prin categoricitate excesivă, categoricitate în judecățile lor, inclusiv în raport cu propunerile venite de la alții. Discuția devine o luptă a ambițiilor, capabilă să „îngroape” o nouă abordare extraordinară a soluționării problemei. Prin urmare, sarcina președintelui este de a monitoriza corectitudinea discursurilor.
Un pericol și mai mare vine din declarațiile dure și lipsite de tact ale unor participanți despre ceilalți. Președintele trebuie să suprime cu cea mai mare hotărâre manifestările de emoționalitate excesivă ale celor prezenți. Interesat de participarea activă a „victimei” la discuțiile ulterioare, el își poate ridica statutul printr-un apel cu respect în mod evident către el.
Atacurile nedorite pot provoca o așezare slabă a participanților la întâlnire. Ceteris paribus
condițiile, oamenii care stau unul față de celălalt încep mai des să intre în conflict și mai rar - cei care stau unul lângă celălalt. Președintele, cunoscând natura celor invitați la întâlnire și relațiile lor stabilite (mai precis, nestabilite), poate influența cu tact plasarea celor prezenți, așezându-i astfel încât să nu se „prindă” brusc și să interfereze cu munca constructivă.
Despre pauze. După cum sa menționat deja, în timpul unei întâlniri care durează mai mult de două ore, sunt necesare pauze, acestea ar trebui aranjate pe baza faptului că timpul optim pentru activitatea mentală comună continuă a oamenilor nu este mai mare de 40-45 de minute. Dacă numărul de participanți este mic, sunt recomandabile pauze scurte la fiecare oră de lucru și, dacă sunt mulți invitați, pauze prelungite la fiecare oră și jumătate până la două ore (în acest timp, toată lumea poate pleca, apoi intra și ia locurile lor din nou).
Totuși, pauzele la întâlniri nu sunt întotdeauna potrivite: fie organizatorii nu își iau în serios nevoia, fie vor să profite de oboseala ascultătorilor care sunt de acord cu orice soluție a problemei.
Despre fumatul în timpul întâlnirilor. Când, de exemplu, Polonia a introdus interzicerea fumatului în timpul întâlnirilor, durata acestora a fost redusă cu 40%. Merită luat în considerare, nu-i așa?
Întâlnirile de afaceri sunt una dintre cele mai importante forme de activitate ale unui lider, o modalitate de a implica subordonații în schimbul de informații și dezvoltare decizii de management asupra problemelor de actualitate și cele mai complexe care apar în organizație. Atingerea obiectivelor întâlnirii se realizează prin respectarea etapelor sale obligatorii:
Etapa 1. Pregătirea întâlnirii, care include:
- - Formularea scopurilor și obiectivelor întâlnirii (decizia privind oportunitatea și necesitatea, tema principală a întâlnirii, condițiile pe care trebuie să le îndeplinească rezultatul final)
- - Determinarea responsabililor pentru lucrările pregătitoare (de exemplu, crearea unui grup de lucru pentru pregătirea ordinii de zi, numirea unei persoane responsabile cu ținerea proceselor verbale, adunarea participanților etc.); Trebuie remarcat aici că, pentru eficacitatea unei conversații de afaceri, este necesar să-i invitați doar pe cei care sunt direct necesari atunci când discutăm probleme. Atunci când se organizează întâlniri, trebuie să se țină cont de faptul că prea mulți participanți vor afecta în mod negativ întâlnirea. Numărul optim este de la 5 la 12 persoane, în funcție de problemele abordate.
- - Pregătirea agendei, care ar trebui să includă locul, data, ora începerii, regulile și durata reuniunii, o listă de probleme din reuniunile anterioare și noi puncte de discuție, un proiect de plan de acțiune pentru toate punctele, componența participanților, utilizarea mijloacelor audiovizuale și a altor mijloace tehnice etc.;
Etapa 2. Conducerea unei întâlniri, respectând următoarele:
- - Durata întâlnirii. S-a dovedit științific că eficiența unei întâlniri depinde de durata acesteia. Cu cât este mai lungă, cu atât performanța participanților săi scade. În mod ideal, durata întâlnirii nu ar trebui să depășească 30-40 de minute. După această perioadă, toți parametrii de performanță scad brusc.
- - Program: program optim - 1 ora de lucru; dacă este nevoie de mai mult timp, atunci după 40-45 de minute de lucru este necesară o pauză de 10-15 minute. Regulile trebuie respectate de toți participanții, indiferent de rang;
Graficul 3: Eficacitatea întâlnirii
Etapa 3. Luarea unei decizii și rezumarea rezultatelor întâlnirii. Decizia se poate lua:
- - cu un număr mic de participanți (până la 20) - prin vot cu majoritate simplă;
- - baza este luată pregătită de un special grup de lucru proiectul și la efectuarea modificărilor și completărilor se adoptă versiunea finală;
- - Președintele de ședință rezumă discuția și formulează o decizie.
La însumarea rezultatelor întâlnirii, este necesar să se verifice acuratețea protocolului, să se revizuiască rezultatele întâlnirii cu acoperirea obligatorie a următoarelor aspecte.
Scopul întâlnirii. Este „începutul tuturor începuturilor”: cu cât obiectivele întâlnirii sunt mai specifice, cu atât mai probabil un rezultat productiv. Formularea vagă – „a discuta despre starea problemei” – nu vizează nimic anume. La multe întâlniri, participanții nu se pot pune de acord cu nimic, deoarece de fapt vorbesc despre lucruri diferite.
Ești mereu nevoie? rapoarte. Un raport cu privire la problema în discuție nu este întotdeauna necesar. În multe cazuri, este suficient să se dubleze și să se distribuie participanților în prealabil o notă informativă care să conțină materialul factual necesar și un proiect de decizie. În plus, uneori raportul este ca un somnifer bun.
Dacă, totuși, un raport este necesar, merită să utilizați recomandările prevăzute la paragraful 7.2 la întocmirea acestuia.
Agendă. Cu cât este elaborată mai atent, cu atât durata întâlnirii este mai scurtă, deoarece participanții se pot pregăti mai bine și pot face propuneri specifice.
Este recomandabil să circulați în prealabil ordinea de zi a ședinței viitoare. Un semn de prost gust este invitarea participanților la o întâlnire (cel mai adesea prin telefon) atunci când invitatorul (secretarul sau alt angajat) nu știe cu adevărat nici scopul, nici agenda întâlnirii.
Uneori este posibil să nu ținem întâlniri - este suficient să reproduci și să trimiți părților interesate informații scrise despre ceva, care sunt mult mai eficiente decât informațiile orale.
Întâlnirile nu trebuie să ia în considerare problemele care sunt rezolvate în stare de funcționare. Întâlnirea este opera minții colective, care nu trebuie distrasă de fleacuri.
Cercul de participanți. Numărul optim de participanți la o discuție comună este de 5-7 persoane. Cu un număr mai mare de invitați, gradul de participare (sau de revenire) a acestora la discuția despre problema scade brusc, iar durata întâlnirii crește.
Una dintre legile Parkinson spune: „Cu cât mai mulți oameni, cu atât dezbaterea este mai lungă”. Cu toate acestea, cazurile nu sunt neobișnuite când, în căutarea unui prestigiu fals înțeles, se adună mai mulți oameni. Unii ofițeri președinți îl percep aproape ca pe o insultă atunci când un lider invitat își trimite adjunctul sau un specialist în problema în discuție în locul lui însuși. Pentru binele cauzei, managerul însuși decide cine va merge la ședință, ceea ce îi permite să-și gestioneze mai eficient timpul de lucru, deși absența de la ședință nu îl scutește de implementarea deciziilor luate acolo.
Cel mai bine este să schimbați componența participanților cu o agendă eterogenă a ședinței: persoanele ale căror probleme au fost luate în considerare pot părăsi ședința, alți participanți sunt invitați la momentul potrivit în ordinea în care sunt analizate problemele.
Costul întâlnirii. Se calculează după cum urmează. Sunt stabilite numărul de participanți la întâlnire, durata acesteia și tariful orar al fiecărui participant. Este posibil ca valoarea găsită să surprindă neplăcut pe mulți.
Calculul se face dupa formula:
unde C este costul întâlnirii, rub.; N- Numărul de participanți; T - durata ședinței, h; 5 cf - salariul mediu lunar al participanților; Т^.ср - numărul mediu de ore de lucru pe lună.
Cheltuirea timpului. A devenit o tradiție bună să se stabilească ora întâlnirilor ținând cont de programul de lucru al departamentelor. Întâlnirile neprogramate elimină ritmul, nu contribuie la cultura comunicării în afaceri, își privează participanții de oportunitatea de a realiza ceea ce au planificat anterior.
Repartizarea întâlnirilor pe zi a săptămânii depinde de tipul lor: întâlnirile problematice se țin cel mai bine la mijlocul săptămânii, când productivitatea muncii este cea mai mare, întâlnirile instructive și operaționale la sfârșitul săptămânii sau luni (foarte scurte).
Întâlnirile sunt cel mai bine convocate după-amiaza. Din teoria bioritmurilor se știe că o persoană are două vârfuri de eficiență crescută: primul este aproximativ între orele 9 și 12-13, al doilea este între orele 16 și 18. Întâlnirile sunt cel mai bine programate pentru a coincide cu al doilea vârf. Acest lucru va servi ca un factor suplimentar în încurajarea participanților la întâlnire să lucreze rapid și eficient, pentru a nu rămâne treaz până târziu.
Durata întâlnirii. Trebuie să fie planificat în prealabil și apoi să anunțe participanții cu privire la momentul începerii și sfârșitului său. Din păcate, acest lucru nu este foarte frecvent în țara noastră, deși un mijloc atât de eficient de stabilire a ritmului necesar unei întâlniri poate reduce durata acesteia.
Pentru a estima cât mai exact durata ședinței cu soluționarea tuturor problemelor planificate (și ședințele trebuie să se încheie la ora stabilită!), este indicat să se aloce timp între probleme în conformitate cu ordinea de zi, să se numească cei responsabili de pregătirea lor. Sarcina celor responsabili este să rezolve problemele în timpul alocat. Pentru ei pot fi introduse chiar și stimulente materiale: bonusuri în cazurile în care problema se rezolvă în mai puțin timp și, dimpotrivă, debonusuri pentru depășirea timpului alocat.
Experiența arată că 30-40 de minute sunt suficiente pentru a rezolva chiar și o problemă importantă la o întâlnire.
La elaborarea ordinii de zi a întâlnirii, este necesar să se pornească de la următoarele recomandări: durata întâlnirii cu probleme nu trebuie să depășească o oră și jumătate până la două ore (după două ore de muncă continuă, majoritatea participanților își pierd interesul pentru rezolvarea problemei). în curs), întâlniri instructive și operaționale - 20-30 de minute.
Rețineți că durata optimă a activității mentale comune a unui număr mare de persoane este de 40-45 de minute. Prin urmare, în sistemul de învățământ, durata orei universitare este de 45 de minute cu pauză ulterioară obligatorie. Pentru majoritatea oamenilor, limita fiziologică a oboselii atunci când lucrează împreună este de o oră.
Când lucrează fără pauze, majoritatea participanților se simt obosiți. Aceasta continuă aproximativ 30-40 de minute, apoi starea de sănătate a celor prezenți se îmbunătățește, iar dezbaterea izbucnește cu o vigoare reînnoită. Dar, deoarece atenția majorității oamenilor a fost oprită în ultima jumătate de oră, difuzoarele încep adesea să repete vorbitorii anteriori. Experții numesc această fază a întâlnirii „perioada de activitate negativă”. Se caracterizează prin faptul că o persoană devine incontrolabilă, tratează totul cu neîncredere. Deciziile luate în acest moment sunt de obicei caracterizate de extremism.
Dacă o întâlnire se desfășoară fără întrerupere timp de două ore, mai mult de 90% dintre participanți vor fi de acord cu orice decizie, atâta timp cât pleacă rapid.
Astfel, durata optimă a întâlnirii nu este mai mare de o oră. Dacă împrejurările cazului necesită muncă mai lungă, este imperativ să se aranjeze pauze de 5-10 minute.
Cameră. Cel mai bun loc pentru o întâlnire este o sală special amenajată: cu masă rotundă, ceas de perete, fără telefon și selector (este indicat să ai un telefon și un selector în camera alăturată pentru a putea ieși și a lua ajutați sau invitați specialiștii necesari fără a distrage atenția celorlalți).
Forma rotundă a mesei contribuie la o discuție mai democratică - nivelează statutele oficiale. (De regulă, participanții cu un statut oficial sau personal mai înalt stau la o masă dreptunghiulară alungită mai aproape de președinte, iar poziția liderului reuniunii este subliniată de poziția sa dominantă la masă.) O masă trapezoidală oferă oportunități bune în această privință.
Dacă întâlnirea are loc în biroul managerului (cum este cel mai adesea cazul), trebuie să opriți telefonul și selectorul (sau cel puțin să reduceți volumul soneriei de apelare), astfel încât să nu distragă atenția, darămite să enerveze participanții la întâlnire.
Sala de ședințe trebuie să fie bine ventilată. În lipsa unei ventilații adecvate, productivitatea muncii psihice scade (cu cel puțin 10%), iar acest lucru afectează atât durata întâlnirii, cât și calitatea deciziilor luate la aceasta. Contează și temperatura din cameră: aerul rece ajută la reducerea duratei întâlnirii și, dimpotrivă, temperatura peste cea normală a camerei duce la creșterea acesteia.
Notificarea participantului. Cel mai bine este să informați în scris toți invitații despre ordinea de zi a întâlnirii (am menționat deja mai sus): mai puține distorsiuni, neînțelegeri, un angajament mai mare. Ordinea de zi trebuie să indice ora de începere și de încheiere a întâlnirii; locul deținerii acesteia; o declarație clară a problemelor de discutat; numele vorbitorilor, coraportorilor și ale persoanelor responsabile cu examinarea problemelor; timpul alocat fiecărei întrebări; unde puteți găsi informații preliminare.
Discuția este cea mai eficientă atunci când este propus un proiect de decizie gata făcut (una sau mai multe dintre opțiunile sale alternative). Persoana care pregătește o anumită problemă este interesată să aibă în prealabil comentarii asupra proiectului de decizie, iar procesul decizional în sine este accelerat.
ÎNTÂLNIRE EFICIENTĂ
Întâlnirile ca tip de activitate de management.
De ce sunt necesare întâlniri?
Se știe că 90% dintre ideile fructuoase apar din contactul de opinie. Aparent, aceasta explică prevalența unei astfel de forme colective de luare a deciziilor ca o întâlnire.
Care sunt tipurile de întâlniri? Întâlnirile sunt împărțite în:
Problematic;
Instructiv;
Operațional.
Cât costă întâlnirile?
Întâlnirile sunt unul dintre cele mai costisitoare tipuri de activități de management. Acest lucru se datorează următoarelor motive:
· managerii conferă de obicei, adică cei mai bine plătiți lucrători;
· există pierderi ascunse asociate cu timpul de adunare a participanților, „încălcarea” zilei de lucru;
Cele mai multe situații de urgență apar în timpul absenței managerului la locul de muncă;
· unii angajați ai ședinței sunt descurajați.
Cât de eficiente sunt întâlnirile?
Problema este că majoritatea întâlnirilor sunt ineficiente. De exemplu, în SUA, conform experților, 90% din întâlnire nu atinge obiectivul. Aparent, situația nu este mai bună în alte țări. Există și problema responsabilității pentru deciziile luate. Unii lideri văd întâlnirile ca pe o modalitate colectivă de a evita responsabilitatea personală, care dăunează mult cauzei.
Cum să economisești timp la întâlniri?
1. Organizatorii producției și managementului din diferite țări sunt preocupați de aceste probleme. În SUA, de exemplu, pentru a reduce durata întâlnirilor, se folosește următoarea metodă: în sala de ședințe este instalat un tablou de bord electronic. Afișează durata curentă a întâlnirii și costul acesteia cu un total cumulat (indicațiile se modifică în fiecare minut). Un astfel de memento funcționează bine pentru oamenii de afaceri care știu să numere timpul și banii și, ca urmare, ritmul întâlnirilor crește.
2. Nu este necesar să se ia în considerare la ședințe întrebările rezolvate în ordinea de lucru. Întâlnirea este opera minții colective și, prin urmare, nu ar trebui să-i distragi atenția cu fleacuri. Este mai eficient să trimiteți informații scrise angajaților și să nu le colectați. Acest lucru economisește timp.
3. Reducerea numărului de întâlniri. În Japonia, de exemplu, se folosește o tehnică numită „kingsho”: se colectează feedback scris cu privire la un proiect de decizie. Acest lucru permite managementului să rezolve problema fără a organiza o întâlnire sau să organizeze o întâlnire cu un cerc foarte restrâns de oameni, ceea ce necesită mai puțin timp. Această metodă de coordonare a problemei a fost introdusă în țara noastră în primii ani ai puterii sovietice. Se numea "lasa drumul". Deci kingsho nu este o invenție originală, ci un împrumut util din practica domestică.
4. Pregătirea atentă a întâlnirii. Întâlnirile nepregătite sunt întâlniri ineficiente, așa că pentru a le reduce durata și a crește eficiența, nu trebuie să pierdeți timp pentru pregătire.
Cum să vă pregătiți pentru întâlniri?
Stabiliți scopul întâlnirii. Este „începutul tuturor începuturilor”, deoarece cu cât sunt formulate mai precis scopurile întâlnirii, cu atât mai mare este speranța unui rezultat productiv. În schimb, formularea vagă „a discuta despre statutul problemei” nu vizează nimic concret. La multe întâlniri, participanții nu pot fi de acord în niciun fel, deoarece de fapt vorbesc despre lucruri diferite.
Elaborați o agendă pentru întâlnire. O agendă detaliată a întâlnirii scurtează durata întâlnirii, deoarece permite participanților să fie mai bine pregătiți și mai specifici pentru a vorbi.
Este recomandabil să se circule în prealabil ordinea de zi a ședinței. Este un semn de prost gust a invita participanții la o întâlnire prin telefon, atunci când invitatorul (secretar sau alt angajat) nu știe cu adevărat despre obiectivele și agenda întâlnirii, ceea ce, din păcate, nu este o raritate.
3. Determinarea cercului de participanți. Numărul optim de participanți la discuțiile comune este de 5-7 persoane. Creșterea numărului de invitați scade drastic rata medie de prezență (sau de întoarcere) în timp ce prelungește întâlnirea. Prin urmare, este recomandabil să se minimizeze numărul de persoane invitate. Unul dintre principiile Parkinson: „Cu cât sunt mai mulți oameni, cu atât dezbaterea este mai lungă”.
Sunt frecvente cazuri când, în căutarea unui prestigiu fals înțeles, se adună cât mai mulți oameni. Mai mult, unii președinți percep ca pe o insultă atunci când un lider invitat își trimite adjunctul sau un specialist pe problema în discuție în locul lui însuși. În același timp, se știe că, pentru binele cauzei, este indicat să se permită liderului să decidă singur cine va merge la întâlnire, permițându-i astfel să-și gestioneze timpul mai eficient. Mai mult, absența la ședință nu scutește de punerea în aplicare a deciziilor luate la aceasta.
Cel mai bine este atunci când, cu o agendă de întâlnire eterogenă, componența participanților săi este variabilă. Persoanele ale căror întrebări au fost adresate au voie să părăsească întâlnirea, iar alți participanți ale căror întrebări nu sunt primele sunt invitați la momentul potrivit.
Costul întâlnirii se calculează după cum urmează. Numărul de participanți la întâlnire, durata și ora rata tarifară fiecare participant. Un calcul simplu vă permite să obțineți valoarea dorită, care, cu valoarea sa considerabilă, îl surprinde de obicei neplăcut pe manager.
Calculul se face dupa formula:
C = N(T+1)Z
C - costul întâlnirii în ruble;
N este numărul de participanți;
T este durata întâlnirii în ore;
Z - salariul mediu lunar al participanților;
H - numărul mediu de ore de lucru pe lună;
1 - coeficientul pierderilor ascunse asociate cu participarea la întâlnire.
4. Stabiliți ora întâlnirii. A devenit o tradiție bună să se determine ora întâlnirilor după planurile departamentelor. Întâlnirile neprogramate elimină ritmul, reduc cultura comunicării de afaceri, își privează participanții de oportunitatea de a-și planifica timpul și de a-l gestiona, perturbă întâlnirile și afacerile planificate.
Pentru a nu perturba ritmul de lucru al angajaților, este indicat să nu se organizeze întâlniri în prima jumătate a zilei de lucru. Întâlnirile din zilele săptămânii depind de tipul lor:
Problematic - la mijlocul săptămânii, când se observă cea mai mare productivitate a muncii;
· instructiv și operațional – la sfârșitul săptămânii sau luni (foarte scurt).
Întâlnirile sunt cel mai bine convocate după-amiaza. Din teoria bioritmurilor se știe că o persoană are două vârfuri de eficiență crescută:
primul - de la aproximativ 9 a.m. până la 12-13 p.m. și
al doilea - între 16 și 18 ore.
Întâlnirile sunt cel mai bine programate pentru a coincide cu al doilea vârf. Acest lucru va servi ca un factor suplimentar în încurajarea participanților la întâlnire să lucreze rapid și eficient, pentru a nu rămâne treaz până târziu.
5. Durata întâlnirii este mai bine să planificați în avans și apoi să informați participanții despre ora de începere și de sfârșit. Din păcate, acest lucru nu este foarte comun la noi, dar este instrument eficient stabiliți un ritm bun pentru întâlnire, vă permite să reduceți timpul pentru desfășurarea acesteia.
Pentru a estima, dacă este posibil, mai exact durata ședinței și a rezolva toate problemele programate pe ordinea de zi, este indicat să se aloce timp între probleme.
Ordinea de zi ar trebui să includă timpul alocat pentru evidențierea și discutarea problemelor, precum și cei responsabili pentru pregătirea acestora. O sarcină persoane responsabile- deci pregătiți-vă să rămâneți în soluționarea problemelor în timpul alocat.
Experiența arată că 30-40 de minute este suficient timp pentru a rezolva o problemă foarte serioasă la o întâlnire.
La întocmirea ordinii de zi a ședinței, stabilirea numărului de întrebări, este necesar să se procedeze de la următoarele recomandări. D durata întâlnirii, dacă este posibil, nu trebuie să depășească:
· întâlniri cu probleme - o oră și jumătate - două (după două ore de muncă continuă, majoritatea participanților devin indiferenți la modul în care se rezolvă problema);
ședințe de informare și operaționale - 20-30 de minute.
Durata, momentul și frecvența întâlnirilor determină în mare măsură eficacitatea acestora.
Rețineți că durata optimă a activității mentale articulare un număr mare de persoane este de 40-45 de minute. Prin urmare, în sistemul de învățământ, durata unei ore universitare este de 45 de minute cu pauză ulterioară obligatorie. Pentru majoritatea oamenilor, limita fiziologică a oboselii atunci când lucrează împreună este de o oră. Prin urmare, după 40-70 de minute, participanții la întâlnire își pierd atenția.
Dacă întâlnirea continuă fără întrerupere, atunci majoritatea participanților devin obosiți. Această stare durează aproximativ 30-40 de minute, după care starea de sănătate se îmbunătățește, starea normală este restabilită, iar dezbaterea se aprinde cu o vigoare reînnoită.
Dar, deoarece atenția majorității participanților a fost oprită în ultima jumătate de oră, vorbitorii încep adesea să repete vorbitorii anteriori. Experții numesc această etapă a întâlnirii „perioada de activitate negativă”. Se caracterizează prin faptul că o persoană devine incontrolabilă, tratează totul nervos și neîncrezător. Deciziile luate în acest moment sunt de obicei caracterizate de extremism.
Dacă întâlnirea continuă fără pauză timp de două ore, atunci mai mult de 90% dintre participanți sunt de acord cu orice decizie, fie că doar pentru a termina întâlnirea mai repede.
Astfel, durata optimă a întâlnirii nu este mai mare de o oră. Dacă împrejurările cazului necesită muncă mai lungă, este imperativ să se aranjeze pauze de 5-10 minute.
6. Cerințe pentru spații.
1. Cel mai bun loc pentru desfășurarea unei întâlniri este o sală special echipată: cu masă rotundă, ceas de perete, fără telefon și selector (este de dorit să ai un telefon și un selector într-o cameră alăturată pentru a putea merge ieșiți și obțineți ajutor sau invitați specialistul necesar fără a distrage atenția celorlalți).
2. Forma rotundă a mesei contribuie la o discuție mai democratică. Elimină diferența de statut oficial, în timp ce la o masă dreptunghiulară alungită mai aproape de scaun, de regulă, participanții cu un statut oficial sau personal superior se așează, iar poziția liderului este subliniată prin aflarea în fruntea mesei. . O oportunitate bună în acest sens creează o masă trapezoidală.
3. Dacă întâlnirea are loc în biroul managerului (cum este cel mai adesea cazul), este necesar să opriți telefonul și selectorul (sau cel puțin să reduceți volumul soneriei de apelare), astfel încât să nu distragă atenția, darămite să enerveze participanții la întâlnire.
4. Sala de ședințe trebuie să fie bine ventilată. S-a stabilit că lipsa unei ventilații adecvate reduce productivitatea muncii psihice cu cel puțin 10%. Acest lucru afectează atât durata întâlnirii, cât și calitatea deciziilor pe care le ia.
5. Contează și temperatura din cameră: aerul rece ajută la reducerea duratei întâlnirii și, dimpotrivă, temperatura peste temperatura normală a camerei o crește.
6. Participanții la întâlnire nu trebuie să stea pe scaune. Scaunele trebuie să fie dure.
7. Notificarea participanților. Este mai bine să îi informați în scris pe toți cei invitați despre agenda întâlnirii, deoarece informațiile scrise sunt mult mai eficiente decât informațiile orale: mai puțină distorsiune, mai mult angajament.
Ordinea de zi ar trebui să includă:
ora de începere și de sfârșit a întâlnirii;
locul unde va avea loc;
o declarație clară a tuturor problemelor de rezolvat;
· numele vorbitorilor, al co-vorbitorilor și al celor responsabili de întrebări;
timpul alocat fiecărei întrebări;
un loc unde puteți găsi informații despre fiecare problemă.
Discuțiile sunt cele mai eficiente atunci când un proiect de decizie gata făcut (una sau mai multe dintre opțiunile sale alternative) este propus în prealabil. Persoana care pregătește o anumită problemă ar trebui să colecteze în prealabil comentarii cu privire la proiect. Acest lucru accelerează foarte mult rezolvarea problemei la întâlnire.
Ținând o întâlnire.
Obiectivele președintelui. Scopul principal al președintelui de ședință este de a găsi soluții optime pentru toate problemele de pe ordinea de zi în cel mai scurt timp posibil. Pentru a o realiza, trebuie să asigure revenirea fiecărui participant și să dea un caracter constructiv discuției în ansamblu.
La Președintele are oportunități mari de a gestiona elaborarea unei decizii, dar nu sunt întotdeauna folosite în totalitate.
De regulă, ședința începe cu președintele în mod tradițional: „Cine vrea să vorbească la prima întrebare?”.
De obicei, oamenii care sunt mai autoritari, mai încrezători în sine, cu o funcție oficială mai înaltă și de vârstă mai înaintată, care dau tonul și direcția discuției, iau cuvântul înaintea altora.
Cu toate acestea, soluțiile pe care le oferă sunt adesea tradiționale. Propunerile decisive, neașteptate, nestandardizate vin adesea de la colegii lor mai tineri. Dar după prestația „maeștrilor”, susținută mai ales pe un ton categoric, tinerii își pierd dorința de a-și exprima punctul de vedere, care nu coincide cu cel deja proclamat. Astfel, întâlnirea este lipsită de idei proaspete și în același timp dobândește observatori pasivi care pierd timp prețios fără rost.
Cum poate președintele să evite o astfel de situație?
El ar trebui să organizeze ordinea discursurilor, în care ordinea lor va fi inversă autorității și poziției vorbitorului. Atunci participanții cu un statut mai scăzut nu vor fi dominați de judecata deja exprimată a camarazilor mai autoritari.
2. O altă modalitate de a activa participanții la întâlnire este să ceri ca fiecare dintre ei să vorbească. Este clar că acest lucru poate fi realizat cu un număr relativ mic de persoane care participă la întâlnire. Dacă participantul nu a vorbit niciodată, este nevoie de el la întâlnire? Prin urmare, ar trebui invitați doar cei care își pot exprima o opinie utilă.
3. Președintele are la dispoziție încă un mijloc - de a reglementa direcția și eficiența discursurilor. Pentru a face acest lucru, nu ar trebui să permită abateri de la esența problemei, întârzierea discursurilor, stimularea concretizării, analizele semnificative și propunerile reale. Dacă începutul discuției a scos la iveală o nepregătire clară a problemei, atunci este necesar să o înlăturăm hotărâtor din discuție cu o notă în procesul-verbal al observației către specialistul care a pregătit problema pentru neglijență.
4. O mare parte din procesul de căutare colectivă a unei soluții depinde de tonul în care are loc discuția. Discursurile unor participanți pot diferi prin categoricitate excesivă, atitudine peremptorie atât față de propriile propuneri, cât și față de propunerile venite de la alții. Un astfel de ton poate dăuna grav discuției, o poate transforma într-o luptă a ambițiilor. Prin ele însele, categoricitatea, categoricitatea pot, pe de o parte, să se întoarcă împotriva vorbitorului și, pe de altă parte, să „îngroape” o nouă abordare extraordinară pentru rezolvarea problemei. Prin urmare, președintele trebuie să monitorizeze corectitudinea vorbitorilor, în același scop putând fi reglementată ordinea discursurilor.
5. Președintele trebuie să suprime cu cea mai mare hotărâre declarațiile tăioase și lipsite de tact ale unor participanți despre ceilalți. Dacă vorbitorul a reușit totuși să rănească adversarul, atunci președintele, care este interesat de participarea activă a „victimei” la discuțiile ulterioare, ar trebui să-și ridice statutul la întâlnire, adresându-i-se respectuos.
6. S-a stabilit că, ceteris paribus, oamenii care stau unul față de celălalt încep mai des să intre în conflict și mai rar - stând unul lângă celălalt. Președintele, cunoscând natura celor invitați la întâlnire și relația lor, poate, fără a atrage atenția asupra acestui lucru, să influențeze așezarea participanților, astfel încât cei care pot „apuca” și interfera cu munca constructivă să nu fie unul vizavi de celălalt.
7. Regulamentul ședinței. Respectarea punctelor procedurale simplifică cursul întâlnirii. Ar trebui să înceapă și să se termine la o oră prestabilită pentru a nu submina credibilitatea liderului și a persoanelor care au pregătit întâlnirea.
8. Pauze Dacă numărul de participanți este mic, atunci sunt recomandabile pauze scurte după fiecare oră de lucru. Dacă sunt mulți invitați, atunci la fiecare oră și jumătate până la două ore de muncă (acest lucru este determinat de nevoia de mai mult timp, astfel încât toată lumea să poată pleca și apoi să aibă timp să intre și să-și ocupe locurile).
În ciuda acestui fapt, pauzele la întâlniri nu sunt adesea respectate din cauza:
Organizatorii nu își iau nevoia în serios,
Vor să profite de oboseala ascultătorilor atunci când sunt de acord cu orice decizie, doar pentru a termina mai repede.
9. Eficiența discursurilor. Ar trebui să vă exprimați gândurile în mod concis și clar, iar pentru aceasta ar trebui să vă pregătiți cu atenție pentru discursul dvs. Analizați materialul, separați principalul de secundar, găsiți cauzele, deduceți consecința. Și ca rezultat - să ofere măsuri specifice, soluții argumentate.
Unii vorbitori, vorbind fără pregătire, petrec primele minute pronunțând cuvinte care nu poartă nicio informație, iar când ajung la punctul principal, interesul ascultătorilor este deja pierdut. Prin urmare, președintele trebuie să se asigure că vorbitorul folosește efectiv timpul care i-a fost alocat.
10. Reguli pentru discursuri. Una dintre sarcinile președintelui este să nu permită încălcarea limitei de timp pentru discursuri. Pentru a nu abuza de atenția ascultătorilor, s-au folosit de mult tehnici speciale. De exemplu, în unele triburi, vorbitorul trebuia să stea pe un picior și, prin urmare, încerca să vorbească scurt. În parlamentul danez este amenajat un dispozitiv special care ridică podiumul din ce în ce mai sus, pe măsură ce vorbitorul continuă să vorbească după ce a trecut timpul alocat.
Unii experți consideră că, din cauza volumului mare de muncă al președintelui, acesta are nevoie de un asistent care să monitorizeze respectarea reglementărilor. De exemplu, când au mai rămas 3 sau 1 minute și „timpul a expirat”, el îi face semnale vorbitorului și președintelui (unul dintre participanții care este mai puțin ocupat la întâlnire este de obicei numit asistent).
Pentru a ajuta vorbitorul, puteți pune o clepsidră pentru 3, 5 sau 10 minute, în funcție de limita de timp acceptată pentru discursuri.
Fumatul în timpul întâlnirilor le prelungeste. Când, de exemplu, Polonia a introdus interzicerea fumatului în timpul întâlnirilor, durata acestora a fost redusă cu 40%. Merită luat în considerare, nu-i așa?
Sunt necesare rapoarte? Un raport cu privire la problema în discuție nu este întotdeauna necesar. În multe cazuri, este suficient să se dubleze și să se distribuie în prealabil participanților o notă informativă care să conțină materialele factuale necesare și proiectele de decizii. Această comandă se compară favorabil cu rapoartele, dintre care multe sunt ca un somnifer bun.
