समन्वय और नियंत्रण में क्या अंतर है. निर्माण संगठनों की गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली

समन्वय गतिविधियों के लिए भूमिका और तंत्र। गतिविधियों के समन्वय के प्रकार। समन्वय के तरीके।

नियंत्रण की प्रकृति और उद्देश्य। नियंत्रण के लिए आवश्यकताएँ। प्रबंधकीय नियंत्रण के प्रकार। नियंत्रण के चरण।

समन्वयअपने कार्यों को पूरा करने के हित में संगठन के विभिन्न भागों की बातचीत सुनिश्चित करने के लिए समय पर गतिविधियों को वितरित करने की एक प्रक्रिया है। समन्वय संगठनों की अखंडता, स्थिरता सुनिश्चित करता है। श्रम विभाजन का स्तर जितना अधिक होगा और विभागों की अन्योन्याश्रितता जितनी अधिक होगी, समन्वय की आवश्यकता उतनी ही अधिक होगी। यदि कार्य एक ही इकाई में दो लोगों द्वारा किया जाता है, तो व्यावहारिक रूप से समन्वय की आवश्यकता नहीं होती है। समन्वय के प्रकार: 1)अनौपचारिक गैर-प्रोग्राम्ड समन्वय . अक्सर समन्वय स्वैच्छिक रूप से, अनौपचारिक रूप से, उद्यम की ओर से पूर्व योजना के बिना किया जाता है, क्योंकि यह व्यावहारिक रूप से असंभव है कि सभी गतिविधियों का पूर्वाभास हो। इसलिए संगठन कुछ हद तक अपने कर्मचारियों की ओर से स्वैच्छिक समन्वय पर भरोसा करते हैं। 2 ) क्रमादेशित अवैयक्तिक समन्वय। योजनाओं के कार्यान्वयन की समय सीमा इस तरह के दृष्टिकोण के उदाहरण के रूप में काम कर सकती है। अवैयक्तिक समन्वय के क्रमादेशित तरीकों का उपयोग माध्यम और पर किया जाता है बड़े उद्यमऔर लगभग सभी छोटे संगठन। 3) व्यक्तिगत समन्वय . कर्मचारी हमेशा कार्यों और काम की दिशाओं को एक ही तरह से नहीं समझते हैं। व्यक्तिगत समन्वय के दो दृष्टिकोण इस तरह के मतभेदों के लिए उपयोग किए जाते हैं। पहला दृष्टिकोण इस तथ्य से संबंधित है कि, एक नियम के रूप में, नेता समन्वय के लिए जिम्मेदार होता है। वह स्थिति का आकलन करता है और यह सुनिश्चित करने के लिए अपने प्रभाव का उपयोग करता है कि इकाइयां आम समस्या का समाधान करती हैं।

दूसरा दृष्टिकोण एक विशेष रूप से नियुक्त समन्वयक की गतिविधि है . 4) समूह समन्वय . समन्वय के मुद्दों को समूह की बैठकों में भी संबोधित किया जा सकता है, चाहे वे नियमित समितियाँ हों या तदर्थ आयोग। चर्चा के दौरान, व्यक्तिगत प्राथमिकताओं, समूह के हितों और संगठन के कार्यों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। इन चर्चाओं के आधार पर, सहमत निर्णय किए जाते हैं।

नियंत्रण-यह एक सतत प्रक्रिया है जो समस्याओं का पता लगाकर संगठनों की उपलब्धि, इच्छित विकास लक्ष्यों को सुनिश्चित करती है। नियंत्रण का उद्देश्य उत्पादन प्रक्रिया में कमजोरियों और त्रुटियों की पहचान करना है। आवश्यकताएं:नियंत्रण दक्षता- सफलता, नियंत्रण की उपयोगिता निर्धारित होती है; लोगों पर प्रभाव का प्रभावनकारात्मक तनावपूर्ण स्थितियों या सकारात्मक प्रोत्साहनों के प्रश्न को स्पष्ट किया गया है ..; नियंत्रण कार्यों की पहचान -नियंत्रण को विचलन को खत्म करने की क्षमता निर्धारित करनी चाहिए। नियंत्रण के प्रकार:प्रारंभिक नियंत्रण , इसकी योजनाओं की परिभाषा के दौरान गतिविधि की शुरुआत से पहले किया गया; वर्तमान नियंत्रण - गतिविधि की शुरुआत से परिणाम प्राप्त होने तक किया जाता है। अंतिम नियंत्रण- इसका उद्देश्य कर्मचारियों को उनके द्वारा प्राप्त किए गए परिणामों के लिए पुरस्कृत करना है। नियंत्रण के चरण:योजनाओं का विकास; कार्यों में सुधार, विचलन का निर्धारण, विचलन का विश्लेषण।

शब्द " नियंत्रण", शब्द की तरह" शक्ति”, सबसे पहले, नकारात्मक भावनाओं को उत्पन्न करता है। कई लोगों के लिए, नियंत्रण का अर्थ है, सबसे पहले, प्रतिबंध (जैसे कुत्ते के लिए एक जंजीर), ज़बरदस्ती, स्वतंत्रता की कमी, आदि। - सामान्य तौर पर, वह सब कुछ जो व्यक्ति की स्वतंत्रता के बारे में हमारे विचारों के सीधे विपरीत है। ऐसी स्थिर धारणा के परिणामस्वरूप, नियंत्रण उन प्रबंधन कार्यों में से एक है, जिसका सार अक्सर गलत समझा जाता है। यदि आप पूछते हैं कि एक प्रबंधक के लिए नियंत्रण का क्या मतलब है, तो लोग अक्सर आपको जवाब देंगे - यह वह है जो आपको कर्मचारियों को कुछ सीमाओं में रखने की अनुमति देता है। सिद्धांत रूप में, यह सच है। नियंत्रण के पहलुओं में से एक वास्तव में किसी चीज़ के प्रति आज्ञाकारिता को लागू करना है। हालाँकि, केवल कुछ प्रकार के प्रतिबंधों पर नियंत्रण को कम करने के लिए जो संगठन को नुकसान पहुँचाने वाले कार्यों की संभावना को बाहर करते हैं और सभी को कड़ाई से अनुशासित तरीके से व्यवहार करने के लिए मजबूर करते हैं, प्रबंधन के मुख्य कार्य की दृष्टि खोना होगा।

नियंत्रण- यह सुनिश्चित करने की प्रक्रिया है कि कोई संगठन अपने उद्देश्यों को प्राप्त करता है, जिसमें शामिल हैं:

नियंत्रण से अलगाव में न तो नियोजन, न ही संगठनात्मक संरचनाओं का निर्माण, और न ही प्रेरणा को पूरी तरह से अलग माना जा सकता है।

नियंत्रण वह प्रक्रिया है जिसके द्वारा किसी संगठन का प्रबंधन यह निर्धारित करता है कि क्या उसके निर्णय सही हैं और क्या उन्हें सही करने की आवश्यकता है।

समस्याओं के बहुत गंभीर होने से पहले उनका पता लगाना और उनका समाधान करना आवश्यक है।

नियंत्रण क्यों आवश्यक है ?

योजनाएँ और संगठनात्मक ढाँचे केवल चित्र हैं जो प्रबंधन का भविष्य देखना चाहेंगे। कई अलग-अलग परिस्थितियां योजना को साकार होने से रोक सकती हैं।

यहां तक ​​कि सबसे अच्छे संगठनात्मक ढांचे में भी अपनी खामियां होती हैं।

लोग कंप्यूटर नहीं हैं। उन्हें किसी भी कार्य को पूर्ण सटीकता के साथ करने के लिए प्रोग्राम नहीं किया जा सकता है।

किसी भी संगठन में निश्चित रूप से अपनी गलतियों को समय पर ठीक करने और संगठन के लक्ष्यों की उपलब्धि को नुकसान पहुंचाने से पहले उन्हें ठीक करने की क्षमता होनी चाहिए। नियंत्रण कार्य आपको समस्याओं की पहचान करने और इन समस्याओं के संकट में विकसित होने से पहले संगठन की गतिविधियों को समायोजित करने की अनुमति देता है।

संगठन की गतिविधि के उन क्षेत्रों को निर्धारित करने की आवश्यकता है जो इसके समग्र लक्ष्यों की प्राप्ति में सबसे प्रभावी रूप से योगदान करते हैं

नियंत्रण के प्रकार

• प्रारंभिक नियंत्रण;
• वर्तमान नियंत्रण;
• अंतिम नियंत्रण।

इन सभी प्रकार के नियंत्रण कार्यान्वयन के रूप में समान हैं, क्योंकि उनका एक ही लक्ष्य है: यह सुनिश्चित करने में मदद करना कि प्राप्त वास्तविक परिणाम आवश्यक लोगों के जितना करीब हो सके। वे केवल निष्पादन समय में भिन्न होते हैं।

प्रारंभिक नियंत्रण

काम की वास्तविक शुरुआत से पहले किया गया।

संगठनों में, मानव, सामग्री और वित्तीय संसाधनों के संबंध में प्रारंभिक नियंत्रण का उपयोग किया जाता है।

क्षेत्र में प्रारंभिक नियंत्रण मानव संसाधन संगठनों में व्यापार और पेशेवर ज्ञान और कौशल के गहन विश्लेषण के माध्यम से हासिल किया जाता है जो कुछ निश्चित प्रदर्शन करने के लिए आवश्यक हैं आधिकारिक कर्तव्योंऔर सबसे अधिक तैयार और योग्य लोगों का चयन। यह सुनिश्चित करने के लिए कि काम पर रखे गए कर्मचारी उन्हें सौंपे गए कर्तव्यों का पालन करने में सक्षम होंगे, इस क्षेत्र में शिक्षा या कार्य अनुभव का न्यूनतम स्वीकार्य स्तर स्थापित करना और किराए पर लिए गए दस्तावेजों और सिफारिशों की जांच करना आवश्यक है। कई संगठनों में, प्रशिक्षण के दौरान काम पर रखे जाने के बाद मानव संसाधनों का प्रारंभिक नियंत्रण जारी रहता है। प्रशिक्षण आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि अतिरिक्त रूप से क्या जोड़ा जाना चाहिए और प्रबंधन टीम, और सामान्य प्रदर्शन करने वालों को अपने कर्तव्यों का वास्तविक प्रदर्शन शुरू करने से पहले, उनके पास पहले से मौजूद ज्ञान और कौशल के लिए। एक पूर्व-प्रशिक्षण पाठ्यक्रम इस संभावना को बढ़ाता है कि काम पर रखे गए कर्मचारी प्रभावी ढंग से काम करेंगे।

क्षेत्र में प्रारंभिक नियंत्रण भौतिक संसाधन द्वारा किया गया:

न्यूनतम स्वीकार्य गुणवत्ता स्तरों के लिए मानक विकसित करना और इन आवश्यकताओं के साथ आने वाली सामग्रियों के अनुपालन के लिए भौतिक जांच करना;

कमी से बचने के लिए पर्याप्त स्तर पर संगठन में भौतिक संसाधनों का स्टॉक सुनिश्चित करना।

क्षेत्र में प्रारंभिक नियंत्रण वित्तीय संसाधन यह सुनिश्चित करना है कि जब किसी संगठन को नकदी की आवश्यकता होगी, तो उसके पास यह होगा। वित्तीय संसाधनों के प्रारंभिक नियंत्रण का सबसे महत्वपूर्ण साधन बजट है। बजट खर्च की सीमा भी निर्धारित करते हैं और इस प्रकार किसी भी विभाग या संगठन को नकदी से बाहर निकलने से रोकते हैं।

वर्तमान नियंत्रण

यह सीधे काम के दौरान किया जाता है। बहुधा, उसकी वस्तु अधीनस्थ कर्मचारियों की होती है, और वह स्वयं पारंपरिक रूप से उनके तत्काल श्रेष्ठ का विशेषाधिकार होता है।

वर्तमान नियंत्रण कार्य के प्रदर्शन के साथ-साथ शाब्दिक रूप से एक साथ नहीं किया जाता है, बल्कि वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करने के उद्देश्य से कार्य किए जाने के बाद प्राप्त वास्तविक परिणामों के माप पर आधारित होता है।

इस तरह से वर्तमान नियंत्रण करने के लिए, नियंत्रण तंत्र की जरूरत है प्रतिपुष्टि- प्राप्त परिणामों पर डेटा प्राप्त करने के लिए एक प्रणाली।

अधिकांश संगठनात्मक प्रतिक्रिया नियंत्रण प्रणालियाँ खुली (गैर-बंद) प्रणालियाँ हैं। ऐसी प्रणालियों के लिए एक बाहरी तत्व प्रमुख-प्रबंधक होता है, जो नियमित रूप से इस प्रणाली को प्रभावित करता है, इसके लक्ष्यों और इसके कामकाज दोनों में परिवर्तन करता है। प्रबंधन को मुख्य रूप से यह सुनिश्चित करने के प्रयास के रूप में देखने के लिए पूरी तरह से स्वीकार्य है कि संगठन प्रभावी प्रतिक्रिया के साथ एक प्रणाली के रूप में कार्य करता है, अर्थात। एक प्रणाली के रूप में जो बाहरी और आंतरिक विक्षेपक कारकों के प्रभाव के बावजूद एक निश्चित स्तर पर आउटपुट विशेषताएँ प्रदान करती है।

अंतिम नियंत्रण

यह काम खत्म होने के एक निश्चित समय के बाद किया जाता है।

अंतिम नियंत्रण कार्य:

यदि भविष्य में इसी तरह के कार्य किए जाने की उम्मीद है तो योजना के लिए आवश्यक जानकारी के साथ संगठन का प्रबंधन प्रदान करना। वास्तविक और आवश्यक परिणामों की तुलना करके, प्रबंधन यह आकलन करने में बेहतर है कि उनकी योजनाएँ कितनी यथार्थवादी थीं। यह प्रक्रिया आपको उत्पन्न हुई समस्याओं के बारे में जानकारी प्राप्त करने और भविष्य में इन समस्याओं से बचने के लिए नई योजनाएँ बनाने की अनुमति भी देती है;

प्रेरणा में सुधार। यदि किसी संगठन का प्रबंधन किसी निश्चित स्तर के प्रदर्शन की उपलब्धि के साथ प्रेरक पुरस्कारों को जोड़ता है, तो यह स्पष्ट है कि प्राप्त वास्तविक प्रदर्शन को सटीक और निष्पक्ष रूप से मापा जाना चाहिए। प्रदर्शन को मापना और उचित पुरस्कार देना आवश्यक है "भविष्य की अपेक्षाओं को तैयार करने के लिए कि वास्तविक परिणामों और पुरस्कारों के बीच घनिष्ठ संबंध है।"

नियंत्रण प्रक्रिया

नियंत्रण प्रक्रिया में तीन चरण शामिल हैं:

मानकों और मानदंडों का विकास;

प्राप्त परिणामों का मापन और स्थापित मानकों के साथ उनकी तुलना;

आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई करना यदि प्राप्त परिणाम स्थापित मानकों से भौतिक रूप से भिन्न होते हैं।

मानकों और मानदंडों का विकास

नियंत्रण प्रक्रिया का यह चरण निम्न के निर्धारण के लिए प्रदान करता है:

प्रदर्शन संकेतक;

अनुमेय विचलन का पैमाना।

मानकोंविशिष्ट लक्ष्य हैं जिनके लिए प्रगति मापी जा सकती है। ये लक्ष्य स्पष्ट रूप से नियोजन प्रक्रिया से विकसित होते हैं।

एक लक्ष्य का एक उदाहरण जिसे नियंत्रण मानकों के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है, अगले वर्ष में $1 मिलियन का लाभ कमाना होगा।

प्रदर्शन संकेतक विशिष्ट मानदंडों का एक सेट है (इस मामले में, $ 1 मिलियन का लाभ और एक वर्ष की अवधि), जिसके मूल्यों का विश्लेषण आपको प्रदर्शन की डिग्री का मूल्यांकन करने की अनुमति देता है।

लाभ, बिक्री, भौतिक लागत जैसी चीजों के लिए प्रदर्शन मेट्रिक्स स्थापित करना अपेक्षाकृत आसान है क्योंकि वे मात्रात्मक हैं।

हालाँकि, संगठनों के कुछ महत्वपूर्ण लक्ष्यों और उद्देश्यों को संख्या में व्यक्त नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, नैतिकता के एक या दूसरे स्तर के लिए एक संख्यात्मक मान निर्दिष्ट करके या डॉलर के बराबर राशि के रूप में व्यक्त करके एक लक्ष्य के रूप में माने जाने वाले मनोबल में वृद्धि को निर्धारित करना बहुत मुश्किल है।

लेकिन जो संगठन प्रभावी ढंग से काम करते हैं, वे लक्ष्यों को निर्धारित करने से जुड़ी कठिनाइयों को दूर करने की कोशिश करते हैं, और वे सफल होते हैं।

उदाहरण के लिए, विभिन्न सर्वेक्षणों और सर्वेक्षणों के माध्यम से श्रमिकों के आध्यात्मिक स्तर और स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त की जा सकती है ।

या, उदाहरण के लिए, नौकरी से संतुष्टि मानकों को स्थापित करने में प्रदर्शन की माप के रूप में छंटनी की कम संख्या का उपयोग किया जा सकता है।

कुछ विशेष मामलों के अपवाद के साथ, संगठनों के लिए लक्ष्य से एक कोटा विचलित नहीं करना शायद ही कभी आवश्यक होता है। वास्तव में, एक अच्छे निरीक्षण प्रणाली मानक की एक विशेषता यह है कि इसमें यथार्थवादी सहनशीलता होती है।

सहनशीलता का पैमाना - वह सीमा जिसके भीतर इच्छित परिणामों से विचलन अलार्म का कारण नहीं बनना चाहिए।

प्रभावी होने के लिए, नियंत्रण किफायती होना चाहिए। एक नियंत्रण प्रणाली के लाभों को इसे चलाने की लागत से अधिक होना चाहिए। नियंत्रण प्रणाली की लागत में प्रबंधकों और अन्य कर्मचारियों द्वारा सूचना एकत्र करने, प्रसारित करने और विश्लेषण करने में लगने वाला समय शामिल है, साथ ही नियंत्रण को लागू करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सभी प्रकार के उपकरणों की लागत, और भंडारण, संचारण और संबंधित जानकारी की खोज की लागत शामिल है। मुद्दों को नियंत्रित करने के लिए...

मुख्य समस्या वास्तव में महत्वपूर्ण विचलन की पहचान करना है। उन्हें सीधे एक मौद्रिक समतुल्य में परिवर्तित करना, हालांकि काफी स्पष्ट है, हमेशा उचित नहीं होता है।

उदाहरण के लिए, यदि साप्ताहिक बिक्री अनुमानित राशि से $1 मिलियन कम है, तो इसका जनरल मोटर्स के लिए कोई मतलब नहीं है। लेकिन अगर जनरल मोटर्स 50-प्रतिशत हिस्से की गुणवत्ता को नियंत्रित करने में विफल रहता है, तो बाद में इसे संशोधन के लिए पहले से ही बेची गई सैकड़ों हजारों कारों को लेने के लिए मजबूर होना पड़ेगा।

प्राप्त परिणामों का मापनऔर स्थापित मानकों के साथ उनकी तुलना

नियंत्रण के इस स्तर पर की जाने वाली गतिविधियों में शामिल हैं:

परिणामों की माप और उनके स्वीकार्य मूल्यों के साथ नियोजित संकेतकों से विचलन की तुलना;

सूचना का प्रसारण और प्रसार;

सूचना का मूल्यांकन।

मापने के परिणाम

एक महत्वपूर्ण कार्य यह सुनिश्चित करना है कि माप की गति, आवृत्ति और सटीकता निगरानी की जाने वाली गतिविधि के अनुरूप हो। पर व्यावसायिक गतिविधियांमापन का उद्देश्य मुनाफा बढ़ाना है, वास्तव में क्या हो रहा है यह स्थापित करने के लिए नहीं।

उदाहरण। अधिकांश संगठन बहुत बार इन्वेंट्री काउंट नहीं करते हैं। यदि निर्माता हर दिन सामग्री के भंडार की पुनर्गणना करता है, तो उसे ठीक-ठीक पता चल जाएगा, उदाहरण के लिए, चोरी के कारण वह कितना खो देता है। लेकिन इस मामले में कंपनी कुछ और नहीं कर पाएगी, क्योंकि उसका सारा समय हिसाब-किताब में लगा रहेगा। इसलिए, अधिकांश निर्माता बड़े आविष्कारों का संचालन करते हैं, लगभग हर छह महीने में एक बार। वे अपने अनुभव से जानते हैं कि इस अवधि में चोरी से होने वाला नुकसान बर्दाश्त के दायरे में रहेगा।

दूसरी ओर, बैंक हर दिन अपनी कमाई गिनते हैं, क्योंकि चोरी करने के लिए पैसा एक असामान्य रूप से आकर्षक वस्तु है। हालाँकि, सावधान लेखापरीक्षा जाँचवे अपने सभी लेखा अभिलेखों को बहुत कम ही पूरा करते हैं।

सूचना का स्थानांतरण और प्रसार। नियंत्रण प्रणाली को प्रभावी ढंग से संचालित करने के लिए, संगठन में संबंधित लोगों को स्थापित मानकों और प्राप्त परिणामों दोनों को संप्रेषित करना आवश्यक है। यह भी पूरी तरह से आश्वस्त होना वांछनीय है कि कर्मचारियों द्वारा स्थापित मानकों को अच्छी तरह से समझा गया है। इसका मतलब यह है कि मानक निर्धारित करने वालों और उन्हें पूरा करने वालों के बीच प्रभावी संचार होना चाहिए।

नियंत्रण सूचना एकत्र करने और प्रसारित करने के तरीके में उत्पन्न होने वाली मुख्य कठिनाइयाँ विभिन्न संचार समस्याओं से संबंधित हैं। जबकि कुछ डेटा एक कंप्यूटर द्वारा एकत्र और संसाधित किया जाता है, अधिकांश जानकारी मानव द्वारा संसाधित की जानी चाहिए। इस श्रृंखला में एक व्यक्ति की उपस्थिति सूचना के संभावित विरूपण से जुड़ी है, जिसके आधार पर नियंत्रण के क्षेत्र में निर्णय किए जाने चाहिए।

हाल के वर्षों में, विशेष रूप से मात्रात्मक प्रकृति की सूचना के प्रसार में बहुत बड़ी सफलता प्राप्त हुई है। अब प्रबंधक के पास प्रारंभिक डेटा आने के समय पहले से ही की गई आवश्यक तुलनाओं के साथ संश्लेषित रूप में महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने का अवसर है।

लेखांकन और प्रबंधन सूचना प्रणाली भी आंतरिक नियंत्रण प्रणाली में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है, SAP या Oracle जैसे ब्रांड की उपस्थिति निवेशकों और लेखा परीक्षकों दोनों के लिए एक सकारात्मक संकेत है।

परिणामों के बारे में जानकारी का मूल्यांकन। इस मूल्यांकन का उद्देश्य यह तय करना है कि क्या कार्रवाई की आवश्यकता है और यदि हां, तो कैसे।

कार्रवाई

नियंत्रण प्रक्रिया के इस चरण में, प्रबंधक को आचरण की तीन पंक्तियों में से एक का चयन करना चाहिए:

कुछ न करें (यदि मानकों के साथ वास्तविक परिणामों की तुलना इंगित करती है कि निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त किया जा रहा है);

विचलन को समाप्त करें।

उदाहरण के लिए, एक औद्योगिक विज्ञान-गहन फर्म के अध्यक्ष ने चार वर्षों के दौरान तीन इंजीनियरिंग अधिकारियों को बदल दिया या निकाल दिया। हर बार उन्होंने ऐसा इसलिए किया क्योंकि विकास की प्रक्रिया नये उत्पादकंपनी बुरी तरह से चली गई। उन्होंने इस संभावना पर कभी विचार नहीं किया कि समस्या अन्य कारकों के कारण हुई थी, जिनमें से कुछ इंजीनियरिंग प्रबंधक से स्वतंत्र थे। फर्म का अधिग्रहण करने वाले निगम के प्रशासन द्वारा स्थिति के बाद के विश्लेषण से ऐसा ही निष्कर्ष निकला। उनकी राय में, अनुचित अनौपचारिक मानदंडों के अस्तित्व, कुछ प्रकार के औपचारिक समन्वय की अनुपस्थिति और कंपनी के अध्यक्ष के विशिष्ट रवैये सहित विभिन्न कारकों के संयोजन के कारण समस्याएं उत्पन्न हुईं। इन निष्कर्षों की पुष्टि इस तथ्य से हुई कि तीनों पूर्व निदेशकों ने किया सफल पेशाउच्च प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में कार्यरत अन्य औद्योगिक फर्मों में इंजीनियरिंग और तकनीकी विभागों के प्रमुख के रूप में।

मानक को संशोधित करें (कभी-कभी मानक स्वयं यथार्थवादी नहीं हो सकते हैं क्योंकि वे योजनाओं पर आधारित होते हैं, और योजनाएं केवल भविष्य के अनुमान हैं। जब योजनाओं को संशोधित किया जाता है, तो मानकों को भी संशोधित किया जाना चाहिए)।

उदाहरण के लिए, यदि लगभग सभी विक्रेता अपने कोटे को 50% से अधिक कर देते हैं, तो यह संभवतः बहुत कम कोटा है, और यह स्वीकार्य प्रदर्शन के लिए एक मानक के रूप में कार्य नहीं कर सकता है .

कर्मचारियों द्वारा माने जाने वाले सार्थक मानक निर्धारित करें।

लोगों को यह महसूस करने की आवश्यकता है कि उनके प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए उपयोग किए जाने वाले मानक सही मायने में उनके काम को निष्पक्ष और निष्पक्ष रूप से दर्शाते हैं। इसके अलावा, उन्हें यह समझना चाहिए कि कैसे और कैसे वे अपने संगठन को उसके अभिन्न लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करते हैं। यदि कर्मचारी देखते हैं कि स्थापित नियंत्रण मानक पूर्ण और वस्तुनिष्ठ नहीं हैं, या केवल "पिस्सू पकड़ना" है, तो वे उन्हें अनदेखा कर सकते हैं और जानबूझकर उनका उल्लंघन कर सकते हैं, या वे थकान और निराशा का अनुभव करेंगे।

प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने का भी प्रयास करना चाहिए कि उनके द्वारा निर्धारित मानकों को ईमानदारी से स्वीकार किया जाता है और उन लोगों द्वारा अनुमोदित किया जाता है जिनकी गतिविधियों को वे निर्धारित करेंगे। जैसा कि हमने पहले ही नोट किया है, कुछ लेखकों का मानना ​​है कि मानकों की स्वीकार्यता बढ़ाने के लिए यह आवश्यक है कि श्रमिक स्वयं उनके विकास में भाग लें। अध्ययनों में से एक में, यह दिखाया गया था कि निर्णयों के विकास में कर्मचारियों की वास्तविक भागीदारी और बजट विकास चरण के दौरान लक्ष्यों के गठन ने अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए संगठन के काम में कर्मचारियों की अधिक गहन भागीदारी को जन्म दिया। जब हम प्रदर्शन प्रबंधन और शून्य-आधारित बजट पर विचार करेंगे तो हम मानक सेटिंग में कर्मचारियों को शामिल करने के लिए विशिष्ट तरीकों का वर्णन करेंगे।

दो तरफा संचार स्थापित करें

यदि किसी अधीनस्थ को नियंत्रण प्रणाली से कोई समस्या है, तो उसे बिना किसी डर के उन पर खुलकर चर्चा करने में सक्षम होना चाहिए कि इससे प्रबंधन नाराज हो जाएगा। किसी संगठन में नियंत्रण रखने वाले किसी भी प्रबंधक को अपने अधीनस्थों के साथ स्पष्ट रूप से चर्चा करनी चाहिए कि नियंत्रण के प्रत्येक क्षेत्र में अपेक्षित परिणामों के कौन से मूल्यों को मानकों के रूप में लागू किया जाएगा। इस तरह के संचार से इस संभावना में वृद्धि होनी चाहिए कि कर्मचारी नियंत्रण के वास्तविक उद्देश्य को ठीक से समझेंगे और नियंत्रण प्रणाली में छिपी खामियों की पहचान करने में मदद करेंगे जो कंपनी के शीर्ष प्रबंधन से इसके रचनाकारों के लिए स्पष्ट नहीं हैं।

अत्यधिक नियंत्रण से बचें।

प्रबंधन को अपने अधीनस्थों पर नियंत्रण के कई रूपों का बोझ नहीं डालना चाहिए, अन्यथा यह उनका सारा ध्यान खींच लेगा, और पूर्ण भ्रम और पतन की ओर ले जाएगा। किसी भी प्रकार के नियंत्रण की शुरुआत करते समय पूछे जाने वाला मुख्य प्रश्न निम्नलिखित है: "क्या वांछित परिणामों से महत्वपूर्ण विचलन को रोकना या रोकना आवश्यक है?" इसके अलावा, नियंत्रकों - प्रबंधकों को काम की अधिक बार और आवश्यकता से अधिक सावधानी से जांच नहीं करनी चाहिए। अन्यथा, स्पष्ट कारणों से, यह केवल कष्टप्रद हो सकता है।

कठिन लेकिन प्राप्त करने योग्य मानक निर्धारित करें।

नियंत्रण उपाय डिजाइन करते समय, प्रेरणा को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। एक स्पष्ट और सटीक मानक अक्सर कर्मचारियों को यह बताकर प्रेरणा पैदा करता है कि संगठन उनसे क्या उम्मीद करता है। हालाँकि, प्रेरक अपेक्षा सिद्धांत के अनुसार, लोगों को केवल उन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए काम करने के लिए प्रेरित किया जा सकता है जिन्हें वे यथार्थवादी मानते हैं। इस प्रकार, यदि मानक को अवास्तविक या अनुचित रूप से उच्च माना जाता है, तो यह श्रमिकों के उद्देश्यों को नष्ट कर सकता है। इसी तरह, यदि कोई मानक इतना नीचे सेट किया जाता है कि उसे हासिल करना मुश्किल नहीं है, तो इस परिस्थिति का उच्च प्रदर्शन के लिए उच्च स्तर की आवश्यकता वाले लोगों पर एक निराशाजनक प्रभाव पड़ सकता है। एक अच्छा प्रबंधक अधीनस्थों की जरूरतों और क्षमताओं में अंतर को महसूस करता है और उन अंतरों के आधार पर मानक निर्धारित करता है।

मानक तक पहुँचने के लिए पुरस्कार

यदि संगठन का प्रबंधन चाहता है कि कर्मचारियों को संगठन को अपना सर्वश्रेष्ठ देने के लिए प्रेरित किया जाए, तो उन्हें स्थापित प्रदर्शन मानकों को प्राप्त करने के लिए उन्हें उचित रूप से पुरस्कृत करना चाहिए। प्रत्याशा सिद्धांत के अनुसार, प्रदर्शन और पुरस्कार के बीच एक स्पष्ट संबंध है। यदि कर्मचारी इस जुड़ाव को महसूस नहीं करते हैं, या महसूस करते हैं कि इनाम अनुचित है, तो भविष्य में उनकी उत्पादकता में गिरावट आ सकती है।

नियंत्रण के व्यवहार संबंधी पहलू

लोग नियंत्रण के अभिन्न अंग हैं, वास्तव में, प्रबंधन के अन्य सभी चरणों के। इसलिए, नियंत्रण प्रक्रिया विकसित करते समय, प्रबंधक को लोगों के व्यवहार को ध्यान में रखना चाहिए।

नियंत्रण की जानबूझकर उपस्थिति

नियंत्रण प्रक्रिया को स्पष्ट और दृश्यमान बनाने की इच्छा के पीछे का विचार त्रुटियों या धोखाधड़ी को पकड़ना नहीं है, बल्कि उन्हें रोकना है। प्रबंधकों को उम्मीद है कि कर्मचारी, यह जानते हुए कि नियंत्रण मौजूद हैं और प्रभावी ढंग से काम करते हैं, सचेत रूप से गलतियों, संदिग्ध लेनदेन और इस तरह से बचने की कोशिश करेंगे।

उदाहरण के लिए, कोई भी लेन-देन करने वाले प्रत्येक बैंक कर्मचारी को बिना किसी अनिश्चित शब्दों के चेतावनी दी जाती है कि बैंक का प्रत्येक डॉलर प्रतिदिन खातों से गुजरना चाहिए। जैसा कि चेतावनी में कहा गया है, मनी खातों को अक्सर वरिष्ठ कर्मचारियों द्वारा चेक और रीचेक किया जाता है। इसी तरह, कारखानों में नियमित उत्पाद की गुणवत्ता जांच का कोई रहस्य नहीं है। फर्मों के वे कर्मचारी जिन्हें ऋण जारी करने या चेक पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है, वे जानते हैं कि सभी वित्तीय विवरणों की स्वतंत्र लेखा परीक्षकों द्वारा सावधानीपूर्वक जाँच की जाएगी।

नियंत्रण प्रणाली के संचालन की दृश्यता के उपोत्पाद लोगों के व्यवहार में अनजाने में व्यवधान हैं।

नियंत्रण-उन्मुख व्यवहार

यह कर्मचारियों की उन क्षेत्रों में काम पर जोर देने की प्रवृत्ति है जहां माप लिया जाता है, और उन क्षेत्रों की उपेक्षा करते हैं जहां ऐसे माप नहीं लिए जाते हैं।

अधीनस्थ आमतौर पर वही करते हैं जो जाँच करते समय वरिष्ठ अधिकारी उनसे देखना चाहते हैं।

इस प्रभाव को ध्यान में रखते हुए नियंत्रण प्रणाली को सावधानीपूर्वक डिजाइन किया जाना चाहिए, अन्यथा यह कर्मचारियों को नियंत्रण माप में अच्छा दिखने के लिए निर्देशित करेगा, न कि संगठनात्मक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए।

उदाहरण के लिए, ऐसी समस्या कभी-कभी उत्पन्न हो सकती है यदि आप यात्रा करने वाले सेल्समैन के काम का मूल्यांकन केवल उनकी बिक्री की मात्रा के आधार पर करते हैं। अनुभवी सेल्सपर्सन जानते हैं कि किसी अपरिचित स्थान पर कॉल करने की तुलना में किसी ऐसे स्थान पर कॉल करने की संभावना अधिक होती है, जिसे वे पहले से जानते हों। इस प्रकार, यदि उनके द्वारा बेचे जाने वाले सामानों की डॉलर की मात्रा ही उनके प्रदर्शन का एकमात्र उपाय है, तो विक्रेता अपने प्रयासों को उन ग्राहकों पर केंद्रित करेंगे जिन्हें वे पहले से जानते हैं, संभावनाओं की परवाह नहीं करते। यदि संगठन के समग्र लक्ष्यों में अपनी बाजार हिस्सेदारी बढ़ाना भी शामिल है, जिसे केवल नए ग्राहकों को आकर्षित करके ही प्राप्त किया जा सकता है, तो यह स्पष्ट है कि सेल्समैन के इस तरह के व्यवहार से नकारात्मक परिणाम. इसलिए, विशेष रूप से, यदि प्रतिस्पर्धी कंपनियां अपने बाजार शेयरों में सफलतापूर्वक वृद्धि करती हैं, तो इस संगठन की हिस्सेदारी उत्तरोत्तर घटती जाएगी।

अनुपयोगी जानकारी प्राप्त करना

नियंत्रण लोगों को संगठनों को अनुचित जानकारी देने के लिए प्रोत्साहित कर सकता है।

उदाहरण के लिए, प्रबंधक कम लक्ष्य निर्धारित करने का प्रयास कर सकते हैं, वास्तव में उन्हें प्राप्त करने की संभावना को बढ़ाते हैं और डीब्रीफिंग अवधि के दौरान पुरस्कार प्राप्त करते हैं।

समन्वय

समन्वय- समन्वय, संरेखण (अवधारणाओं, कार्यों, किसी चीज़ के घटकों आदि का)।
(विदेशी शब्दों का आधुनिक शब्दकोश।-एम।, 2001)

नियंत्रण में समन्वय- उनकी प्रक्रिया में सिस्टम के विभिन्न तत्वों के काम को व्यवस्थित और समन्वयित करना संयुक्त गतिविधियाँ, प्रबंधन प्रक्रिया का केंद्रीय कार्य, इसकी निरंतरता और निरंतरता सुनिश्चित करना। समन्वय का मुख्य कार्य संगठन के सभी भागों के बीच तर्कसंगत संबंध (संचार) स्थापित करके उनके काम में स्थिरता प्राप्त करना है।

इन कड़ियों की प्रकृति बहुत भिन्न हो सकती है, क्योंकि यह समन्वित प्रक्रियाओं पर निर्भर करती है। सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली रिपोर्ट, साक्षात्कार, बैठकें, कंप्यूटर संचार आदि हैं। संचार के इन और अन्य रूपों की मदद से, संगठन के उप-प्रणालियों के बीच बातचीत स्थापित की जाती है, प्रबंधन प्रक्रिया के सभी चरणों (योजना, संगठन, प्रेरणा और नियंत्रण) के साथ-साथ संसाधनों की पैंतरेबाज़ी, एकता और समन्वय किया जाता है। प्रबंधकों की सुनिश्चित की जाती है।

दस्तावेज़ प्रवाह समन्वय और आदेशों के निष्पादन को नियंत्रित करने के लिए विभाग पर विनियम

संघीय खजाना कार्यालय

मैं। सामान्य प्रावधान

1. दस्तावेज़ प्रवाह के समन्वय के लिए विभाग और संघीय ख़ज़ाने के कार्यालय के आदेशों के निष्पादन की निगरानी (इसके बाद विभाग के रूप में संदर्भित) संघीय ख़ज़ाने के कार्यालय का एक संरचनात्मक उपखंड है (इसके बाद कार्यालय के रूप में संदर्भित), बनाया गया कार्यालय के काम और अभिलेखीय समर्थन, संगठन और दस्तावेज़ प्रवाह के नियंत्रण के आयोजन के लिए एक एकीकृत प्रणाली के कामकाज के क्षेत्र में संघीय राजकोष की शक्तियों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए, संघीय कोषागार में आदेशों के निष्पादन पर नियंत्रण।

संघीय ट्रेजरी के आदेश से विभाग का निर्माण और परिसमापन किया जाता है।

2. विभाग का नेतृत्व संघीय राजकोष के आदेश द्वारा पद पर नियुक्त प्रमुख द्वारा किया जाता है।

3. विभाग के प्रमुख के पास कर्मचारियों की सूची के अनुसार प्रतिनियुक्ति होती है।

4. अपनी गतिविधियों में, विभाग द्वारा निर्देशित है:

विधान और नियामक कानूनी कार्य रूसी संघ;

संघीय ट्रेजरी पर विनियम;

प्रशासन पर विनियम;

इस विनियम द्वारा।

द्वितीय। पॉवर्स

5. विभाग निम्नलिखित शक्तियों का प्रयोग करता है:

5.1। डाक संचार, कूरियर संचार और दूरसंचार के माध्यम से प्राप्त आने वाले पत्राचार की स्वीकृति, लेखा, पंजीकरण, प्राथमिक प्रसंस्करण और प्रारंभिक विचार सुनिश्चित करता है, आने वाले पत्राचार को संघीय राजकोष, संरचनात्मक प्रभागों के नेतृत्व में लाता है;

5.2। पंजीकरण की शुद्धता सुनिश्चित करता है, आउटगोइंग पत्राचार का पंजीकरण और इसके प्राप्तकर्ताओं को शीघ्र प्रेषण;

5.3। दस्तावेजों के निष्पादन पर संघीय ट्रेजरी के नेतृत्व के मसौदा निर्देशों की तैयारी सुनिश्चित करता है;

5.4। संघीय राजकोष के पत्राचार को प्राप्त करने और भेजने के संगठन पर संघीय राज्य एकात्मक उद्यम "रूस के पोस्ट" के साथ बातचीत प्रदान करता है;

5.5। संघीय राजकोष के नेतृत्व की ओर से, संघीय संवैधानिक कानूनों को संघीय राजकोष के केंद्रीय तंत्र के विभागों में लाता है, संघीय कानून, रूसी संघ के राष्ट्रपति के फरमान, आदेश और निर्देश, रूसी संघ की सरकार के संकल्प, आदेश और निर्देश, सरकार की बैठकों में विचार के लिए सामग्री और संघीय कोष द्वारा प्राप्त रूसी संघ की सरकार के प्रेसिडियम , राज्य ड्यूमा की सामग्री, रूसी संघ की संघीय विधानसभा की फेडरेशन काउंसिल, रूसी संघ के लेखा चैंबर, निर्दिष्ट दस्तावेजों पर संघीय ट्रेजरी के नेतृत्व से निर्देश;

5.6। संघीय राजकोष के केंद्रीय कार्यालय के मामलों के समेकित नामकरण के संकलन, समन्वय और अनुमोदन पर कार्य का आयोजन करता है और संघीय कोषागार के दस्तावेजों के पूर्ण कागजी कार्रवाई के अधिग्रहण और सुरक्षा पर नियंत्रण सुनिश्चित करता है, उनके लेखांकन और उपयोग पर काम करता है, आचरण करता है समाप्त भंडारण अवधि वाले मामलों को नष्ट करने के लिए दस्तावेजों के मूल्य और आवंटन की जांच;

5.7। स्थायी भंडारण अवधि के दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करता है और संघीय ट्रेजरी के केंद्रीय कार्यालय में कर्मियों पर दस्तावेज, राज्य भंडारण के लिए संघीय ट्रेजरी की गतिविधियों में गठित रूसी संघ के अभिलेखीय कोष के दस्तावेजों की तैयारी और हस्तांतरण रूसी संघ के राज्य अभिलेखागार में;

5.8। डिपॉजिटरी स्टोरेज के लिए अस्थायी भंडारण अवधि के मामलों की तैयारी और हस्तांतरण पर काम करता है, बातचीत सुनिश्चित करता है

संघीय राज्य संस्था के साथ "रूस के ट्रेजरी की गतिविधियों का समर्थन करने के लिए केंद्र" संघीय ट्रेजरी के केंद्रीय कार्यालय के अस्थायी भंडारण अवधि के अभिलेखीय दस्तावेजों की स्वीकृति और हस्तांतरण के लिए संघीय राज्य संस्थान "केंद्र के समर्थन के लिए केंद्र" के संग्रह के लिए रूस के खजाने की गतिविधियाँ", उनका भंडारण, उपयोग और विनाश;

5.9। नागरिकों और संगठनों से मौखिक और लिखित अपीलों का स्वागत, लेखा और पंजीकरण सुनिश्चित करता है, उनके विचार पर काम का आयोजन करता है, विचार की प्रगति और परिणामों के बारे में जानकारी का सारांश देता है और रूस के वित्त मंत्रालय के संघीय कोषागार के प्रमुख को सूचना भेजता है। रूसी संघ के राष्ट्रपति का कार्यालय नागरिकों और संगठनों से अपील के साथ काम करने के लिए, संघीय ट्रेजरी की आधिकारिक वेबसाइट पर रखता है, और अनुरोधों को रजिस्टर, रिकॉर्ड और प्रतिक्रियाएं भी भेजता है;

5.10। संघीय कोषागार के प्रमुख और उनके कर्तव्यों को परिचालन संबंधी जानकारी, पत्राचार, निर्देश और अन्य सामग्री प्रस्तुत करता है, जिस पर एक निर्णय की आवश्यकता होती है;

5.11। संघीय कोषागार के केंद्रीय कार्यालय के प्रासंगिक संरचनात्मक उपखंडों को संघीय राजकोष के प्रमुख के निर्देशों और निर्देशों के बारे में सूचित करता है, उनके समय पर कार्यान्वयन की निगरानी करता है, जिसमें प्रगति पर जानकारी का सारांश और निर्देशों के निष्पादन के परिणाम शामिल हैं और नेतृत्व को सूचित करता है। इस बारे में संघीय खजाना;

5.12। मुख्य गतिविधियों, प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों और विनियामक प्रकृति पर फेडरल ट्रेजरी के आदेशों के एक स्वचालित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में एक डेटाबेस का पंजीकरण, जिम्मेदार भंडारण और रखरखाव करता है;

5.13। बैंक जमा, बैंक खातों पर संघीय बजट निधि के प्लेसमेंट पर संपन्न राज्य अनुबंधों, अनुबंधों (समझौतों) के पंजीकरण, लेखांकन और भंडारण पर काम करता है, सूचना समर्थनऔर बातचीत, सहयोग, प्रशिक्षण और इंटर्नशिप, साथ ही पुनर्खरीद समझौते;

5.14। संघीय राजकोष के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित संघीय राजकोष की सूचना और पद्धतिगत पत्रों का पंजीकरण, लेखा और भंडारण करता है;

5.15। संघीय खजाने में कार्यालय के काम को विनियमित करने वाले नियामक और पद्धतिगत दस्तावेजों के विकास और कार्यान्वयन को सुनिश्चित करता है और संघीय खजाने के केंद्रीय कार्यालय और संघीय खजाने के क्षेत्रीय निकायों में दस्तावेजों के संचलन और अभिलेखीय भंडारण के आयोजन में पद्धतिगत सहायता प्रदान करता है;

5.16। कार्य के संगठन पर पद्धतिगत समर्थन और नियंत्रण प्रदान करता है स्वचालित प्रणालीसंघीय खजाने में दस्तावेज़ प्रवाह;

5.17। फेडरल ट्रेजरी (TsEK) के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग के काम का आयोजन करता है, TsEK की बैठकों में विचार के लिए सामग्री तैयार करता है;

5.18। रूपों के तर्कसंगत संगठन और दस्तावेजों के साथ काम करने के तरीकों, उनके एकीकरण और मानकीकरण के माध्यम से वर्कफ़्लो को कम करने के उपायों को विकसित और कार्यान्वित करता है;

5.19। विभाग की क्षमता के भीतर, नागरिकों की अपीलों पर समय पर और पूर्ण विचार प्रदान करता है और कानूनी संस्थाएं, रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित अवधि के भीतर इन अपीलों के जवाब तैयार करना;

5.20। में संगठन प्रदान करता है उचित समय परविभाग में कार्यालय का काम, विभाग की गतिविधियों में गठित अभिलेखीय दस्तावेजों का अधिग्रहण, भंडारण, लेखा और उपयोग;

5.21। विभाग में एक राज्य रहस्य बनाने वाली सूचना की गोपनीयता और सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए उपायों के विकास और कार्यान्वयन में भाग लेता है;

5.22। संघीय कोषागार के आदेशों द्वारा स्थापित अन्य शक्तियों का प्रयोग करता है।

तृतीय। एक ज़िम्मेदारी

6. इन विनियमों द्वारा प्रदान की गई शक्तियों का विभाग द्वारा उचित और समय पर पालन करने का उत्तरदायित्व विभागाध्यक्ष का होता है।

7. विभाग के प्रमुख इसके लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हैं:

7.1। इन विनियमों की धारा II में प्रदान की गई शक्तियों का प्रयोग करना;

7.2। समर्थित और हस्ताक्षरित दस्तावेज़;

7.3। कार्यालय के प्रबंधन के दस्तावेजों और निर्देशों का समय पर, साथ ही उच्च गुणवत्ता वाला निष्पादन;

7.4। विभाग के कर्मचारियों द्वारा गैर-आधिकारिक उद्देश्यों के लिए आधिकारिक सूचना के उपयोग को रोकना;

7.5। विभाग के कर्मचारियों द्वारा संघीय कोषागार के केंद्रीय कार्यालय के आधिकारिक आदेश का पालन।

8. विभाग के कर्मचारियों की जिम्मेदारी आधिकारिक नियमों द्वारा स्थापित की जाती है।

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नियंत्रण

शब्द "नियंत्रण" और साथ ही "शक्ति" शब्द मुख्य रूप से नकारात्मक भावनाओं को जन्म देता है। कई लोगों के लिए, नियंत्रण का अर्थ है, सबसे पहले, प्रतिबंध (जैसे कुत्ते के लिए एक जंजीर), ज़बरदस्ती, स्वतंत्रता की कमी, आदि। - सामान्य तौर पर, वह सब कुछ जो व्यक्ति की स्वतंत्रता के बारे में हमारे विचारों के सीधे विपरीत है। ऐसी स्थिर धारणा के परिणामस्वरूप, नियंत्रण उन प्रबंधन कार्यों में से एक है, जिसका सार अक्सर गलत समझा जाता है। यदि आप पूछते हैं कि एक प्रबंधक के लिए नियंत्रण का क्या मतलब है, तो लोग अक्सर आपको जवाब देंगे - यह वह है जो आपको कर्मचारियों को कुछ सीमाओं में रखने की अनुमति देता है। सिद्धांत रूप में, यह सच है। नियंत्रण के पहलुओं में से एक वास्तव में किसी चीज़ के प्रति आज्ञाकारिता को लागू करना है। हालाँकि, केवल कुछ प्रकार के प्रतिबंधों पर नियंत्रण को कम करने के लिए जो संगठन को नुकसान पहुँचाने वाले कार्यों की संभावना को बाहर करते हैं और सभी को कड़ाई से अनुशासित तरीके से व्यवहार करने के लिए मजबूर करते हैं, प्रबंधन के मुख्य कार्य की दृष्टि खोना होगा।

नियंत्रणप्राप्त करने की प्रक्रिया हैअपने लक्ष्यों का आयोजन।

नियंत्रण प्रतिक्रिया को लागू करने के साधन के रूप में प्रबंधन प्रणाली में कार्य करता है। इसकी प्रकृति से उत्पादन गतिशील, मोबाइल है। तकनीकी प्रगति और अन्य कारकों के प्रभाव के कारण, यह हर पल अपनी पिछली स्थिति से भिन्न होता है। नियंत्रण कार्य- मौजूदा एक का निर्धारण करें ताकि इस आधार पर प्रबंधक इसके इष्टतम को सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक कार्रवाइयों पर निर्णय ले सकेकामकाज।

नियंत्रण, प्रबंधन के कार्य के रूप में, प्रबंधन के लक्ष्यों से किसी वस्तु के कामकाज की प्रक्रिया में विचलन की निगरानी और पहचान करने के लिए एक प्रणाली है, प्रतिबंधों को अपनाया गया प्रबंधन निर्णय(कानून, योजना, मानदंड, मानक, नियम, आदेश, आदि), वस्तु पर विषय के प्रभाव के परिणाम। विचलन और उनके कारणों की पहचान करके, नियंत्रण आपको नियंत्रण वस्तु के संगठन को बदलने के तरीके निर्धारित करने की अनुमति देता है, विचलन को दूर करने के लिए वस्तु को प्रभावित करने के तरीके, सिस्टम के इष्टतम कामकाज में बाधाओं को दूर करता है। नतीजतन, सभी प्रबंधन कार्यों में, नियंत्रण परिचालन प्रबंधन से सबसे अधिक निकटता से जुड़ा हुआ है, जिसका कार्य गड़बड़ी से उत्पन्न विचलन को समाप्त करना है। स्थापित नियंत्रण. उदाहरण के लिए, जल परिवहन में परिचालन नियंत्रण के कार्य में बड़े पैमाने पर विनियामक कार्यों को विकसित करने के लिए नियोजित एक से परिवहन प्रक्रिया के दौरान विचलन की पहचान करना शामिल है।

चावल। 1. मुख्य प्रकार के नियंत्रण के कार्यान्वयन का समय

नियंत्रणएक महत्वपूर्ण और जटिल प्रबंधन कार्य है। में से एक प्रमुख विशेषताऐंनियंत्रण, जिस पर सबसे पहले विचार किया जाना चाहिए, वह यह है कि नियंत्रण व्यापक होना चाहिए। नियंत्रण केवल नामित "नियंत्रक" और उसके सहायकों के प्रबंधक का विशेषाधिकार नहीं रह सकता है। हर नेता को, उसकी रैंक की परवाह किए बिना, अपनी नौकरी की जिम्मेदारियों के एक अभिन्न अंग के रूप में नियंत्रण का प्रयोग करना चाहिए, भले ही किसी ने उसे विशेष रूप से यह नहीं सौंपा हो।

नियंत्रण प्रबंधन प्रक्रिया का सबसे मौलिक तत्व है। नियंत्रण से अलगाव में न तो नियोजन, न ही संगठनात्मक संरचनाओं का निर्माण, और न ही प्रेरणा को पूरी तरह से अलग माना जा सकता है। दरअसल, वास्तव में, वे सभी अभिन्न अंग हैं सामान्य प्रणालीइस संगठन में नियंत्रण। तीन मुख्य प्रकार के नियंत्रणों से परिचित होने के बाद यह स्थिति और स्पष्ट हो जाएगी: प्रारंभिक, वर्तमान, अंतिम। इन सभी प्रकार के नियंत्रण कार्यान्वयन के रूप में समान हैं, क्योंकि उनका एक ही लक्ष्य है: यह सुनिश्चित करने में मदद करना कि प्राप्त वास्तविक परिणाम आवश्यक लोगों के जितना करीब हो सके। वे केवल कार्यान्वयन समय (चित्र 1) में भिन्न होते हैं।

प्रारंभिक नियंत्रण एक हिमशैल जैसा दिखता है, जिनमें से अधिकांश, जैसा कि आप जानते हैं, पानी के नीचे छिपा हुआ है। किसी दिए गए संगठन के कुछ सबसे महत्वपूर्ण नियंत्रण अन्य प्रबंधन कार्यों के बीच प्रच्छन्न हो सकते हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, हालांकि संगठनात्मक संरचनाओं की योजना और निर्माण को शायद ही कभी नियंत्रण प्रक्रिया के रूप में संदर्भित किया जाता है, वे, जैसे, संगठन की गतिविधियों पर प्रारंभिक नियंत्रण की अनुमति देते हैं। इस प्रकार के नियंत्रण को प्रारंभिक कहा जाता है क्योंकि यह कार्य की वास्तविक शुरुआत से पहले किया जाता है।

प्रारंभिक नियंत्रण का प्रयोग करने का मुख्य साधन कुछ नियमों, प्रक्रियाओं और आचरण की रेखाओं का कार्यान्वयन (निर्माण नहीं, अर्थात् कार्यान्वयन) है। चूंकि योजनाओं के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए नियम और आचरण की रेखाएँ विकसित की जाती हैं, इसलिए उनका सख्त पालन यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि कार्य एक निश्चित दिशा में विकसित हो। इसी तरह अगर आप स्पष्ट लिखते हैं कार्य विवरणियां, प्रभावी रूप से अधीनस्थों को लक्ष्यों के निर्माण का संचार करें, योग्य लोगों को प्रबंधन के प्रशासनिक तंत्र में भर्ती करें, यह सब इस संभावना को बढ़ाएगा कि संगठनात्मक संरचना इच्छित के रूप में काम करेगी। संगठनों में, मानव, सामग्री और वित्तीय संसाधनों के संबंध में उन प्रमुख क्षेत्रों में पूर्व-नियंत्रण का उपयोग किया जाता है।

मानव संसाधन के क्षेत्र में प्रारंभिक नियंत्रण व्यवसाय और पेशेवर ज्ञान और कौशल के गहन विश्लेषण के माध्यम से संगठनों में प्राप्त किया जाता है जो कुछ नौकरी की जिम्मेदारियों को निभाने और सबसे अधिक तैयार और योग्य लोगों के चयन के लिए आवश्यक हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि काम पर रखे गए कर्मचारी उन्हें सौंपे गए कर्तव्यों का पालन करने में सक्षम होंगे, इस क्षेत्र में शिक्षा या कार्य अनुभव का न्यूनतम स्वीकार्य स्तर स्थापित करना और किराए पर लिए गए दस्तावेजों और सिफारिशों की जांच करना आवश्यक है। संगठन में सक्षम कर्मचारियों को आकर्षित करने और बनाए रखने की संभावना में काफी वृद्धि करना संभव है, भुगतान और मुआवजे की उचित मात्रा निर्धारित करके, मनोवैज्ञानिक परीक्षण आयोजित करने के साथ-साथ कर्मचारी को काम पर रखने से पहले की अवधि में कई साक्षात्कारों के माध्यम से। कई संगठनों में, प्रशिक्षण के दौरान काम पर रखे जाने के बाद मानव संसाधनों का प्रारंभिक नियंत्रण जारी रहता है। प्रशिक्षण आपको यह स्थापित करने की अनुमति देता है कि अपने कर्तव्यों के वास्तविक प्रदर्शन के लिए आगे बढ़ने से पहले प्रबंधन टीम और सामान्य कलाकारों दोनों के लिए पहले से ही उपलब्ध ज्ञान और कौशल दोनों में अतिरिक्त रूप से क्या जोड़ा जाना चाहिए। एक पूर्व-प्रशिक्षण पाठ्यक्रम इस संभावना को बढ़ाता है कि काम पर रखे गए कर्मचारी प्रभावी ढंग से काम करेंगे।

यह स्पष्ट है कि खराब कच्चे माल से उच्च गुणवत्ता वाले उत्पाद बनाना असंभव है। इसलिए, औद्योगिक फर्म (जहाज की मरम्मत, जहाज निर्माण) उनके द्वारा उपयोग किए जाने वाले भौतिक संसाधनों का अनिवार्य प्रारंभिक नियंत्रण स्थापित करती हैं। न्यूनतम स्वीकार्य गुणवत्ता स्तरों के लिए मानक विकसित करके और आने वाली सामग्री इन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए भौतिक जांच करके नियंत्रण किया जाता है। इस क्षेत्र में जांच करने का एक तरीका एक आपूर्तिकर्ता का चयन करना है, जिसके पास मिलने वाली सामग्री की आपूर्ति करने का एक सिद्ध ट्रैक रिकॉर्ड है विशेष विवरण. भौतिक संसाधनों के प्रारंभिक नियंत्रण के तरीकों में कमी से बचने के लिए संगठन में उनके स्टॉक को पर्याप्त स्तर पर सुनिश्चित करना भी शामिल है।

वित्तीय संसाधनों के प्रारंभिक नियंत्रण का सबसे महत्वपूर्ण साधन बजट (वर्तमान वित्तीय योजना), जो आपको नियोजन कार्य को लागू करने की अनुमति भी देता है। बजट इस अर्थ में एक पूर्व-पूर्व नियंत्रण तंत्र है कि यह आश्वासन देता है कि जब किसी संगठन को नकदी की आवश्यकता होगी, तो उसके पास यह होगा। बजट लागत की सीमा भी निर्धारित करते हैं और इस प्रकार किसी भी विभाग या संगठन को अपने बजट को समाप्त करने से रोकते हैं।के माध्यम से नकद।

वर्तमान नियंत्रण सीधे काम के दौरान किया जाता है। बहुधा, उसकी वस्तु अधीनस्थ कर्मचारियों की होती है, और वह स्वयं पारंपरिक रूप से उनके तत्काल श्रेष्ठ का विशेषाधिकार होता है। अधीनस्थों के कार्य की नियमित जाँच, उभरती हुई समस्याओं की चर्चा और कार्य में सुधार के प्रस्तावों से योजनाओं और निर्देशों से विचलन समाप्त हो जाएगा। यदि इन विचलनों को विकसित होने दिया जाता है, तो वे पूरे संगठन के लिए गंभीर कठिनाइयों में विकसित हो सकते हैं।

कार्य के निष्पादन के साथ-साथ वर्तमान नियंत्रण को शाब्दिक रूप से एक साथ नहीं किया जाता है। बल्कि, यह वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करने के उद्देश्य से कार्य करने के बाद प्राप्त वास्तविक परिणामों में बदलाव पर आधारित है। इस तरह से वर्तमान नियंत्रण करने के लिए, नियंत्रण तंत्र को प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है - यह प्राप्त परिणामों पर डेटा है। प्रतिक्रिया का सबसे सरल उदाहरण है जब एक बॉस अपने अधीनस्थों से कहता है कि उनका काम संतोषजनक नहीं है यदि वह देखता है कि वे गलतियाँ कर रहे हैं। फीडबैक सिस्टम प्रबंधन को कई अप्रत्याशित समस्याओं की पहचान करने और उनके व्यवहार को समायोजित करने की अनुमति देता है ताकि संगठन उसे सौंपे गए कार्यों के लिए सबसे प्रभावी पथ से विचलित न हो।

प्रतिक्रिया नियंत्रण संगठनात्मक प्रबंधन सिद्धांत का आविष्कार नहीं है। ऐसी प्रणालियाँ सबसे आम प्राकृतिक घटनाओं में से एक हैं। जीवित रहने के लिए सभी जीवित जीव प्रतिक्रिया नियंत्रण प्रणाली का उपयोग करते हैं। 36.6 डिग्री सेल्सियस पर मुख्य शरीर के तापमान को बनाए रखना एक स्वचालित, अत्यंत जटिल प्रतिक्रिया नियंत्रण प्रणाली का उपयोग करके प्राप्त किया जाता है। जल परिवहन के प्रबंधन में उपयोग की जाने वाली प्रतिक्रिया नियंत्रण प्रणाली, एक नियम के रूप में, खुली या खुली होती है, क्योंकि परिवहन प्रक्रिया इतने सारे चर से प्रभावित होती है।

अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए सिस्टम को जिस विचलन का जवाब देना चाहिए, वह बाहरी और आंतरिक दोनों कारकों के कारण हो सकता है। आंतरिक कारकों में पहले वर्णित चरों से जुड़ी समस्याएं शामिल हैं। बाहरी कारक वे सब कुछ हैं जो इसके पर्यावरण से जल परिवहन को प्रभावित करते हैं; प्रतियोगिता, नए कानूनों को अपनाना, प्रौद्योगिकी में परिवर्तन, सामान्य आर्थिक स्थिति का बिगड़ना, नए कानूनों को अपनाना, सांस्कृतिक मूल्यों की प्रणाली में परिवर्तन और बहुत कुछ। मुख्य रूप से प्रभावी प्रतिक्रिया के साथ एक प्रणाली के रूप में प्रणाली के कामकाज को सुनिश्चित करने के प्रयास के रूप में नियंत्रण पर विचार करना काफी स्वीकार्य है, अर्थात। एक प्रणाली के रूप में जो बाहरी और आंतरिक विक्षेपक कारकों के प्रभाव के बावजूद एक निश्चित स्तर पर आउटपुट विशेषताएँ प्रदान करती है। हालाँकि, जैसा कि आप और मैंने पहले ही सीखा है, सुशासन केवल यथास्थिति बनाए रखने और उभरती चुनौतियों का उचित जवाब देने से कहीं आगे जाता है। यदि फर्म शुरू में अपनी गतिविधियों को अपनाने और सुधारने का प्रयास नहीं करती है सक्रिय स्थिति, इसके लंबे समय तक प्रभावी रहने की संभावना नहीं है।

मॉनिटरिंग आवश्यक लक्ष्यों को प्राप्त करने और उभरती हुई समस्याओं को बहुत महंगा होने से पहले हल करने के लिए कार्य के दौरान ही फीडबैक का उपयोग करता है। अंतिम नियंत्रण के भाग के रूप में, कार्य पूरा होने के बाद फीडबैक का उपयोग किया जाता है। या तो नियंत्रित गतिविधि के तुरंत बाद, या पूर्व निर्धारित अवधि के बाद, प्राप्त वास्तविक परिणामों की तुलना आवश्यक लोगों के साथ की जाती है।

यद्यपि अंतिम नियंत्रणसमस्याओं का जवाब देने के लिए बहुत देर से लागू किया गया, हालाँकि, इसके दो महत्वपूर्ण कार्य हैं। उनमें से एक यह है कि अंतिम नियंत्रण संगठन के प्रबंधन को योजना बनाने के लिए आवश्यक जानकारी देता है यदि भविष्य में इसी तरह का काम किया जाना चाहिए। वास्तविक और आवश्यक परिणामों की तुलना करके, प्रबंधन यह आकलन करने में बेहतर है कि उनकी योजनाएँ कितनी यथार्थवादी थीं। यह प्रक्रिया आपको आने वाली समस्याओं के बारे में जानकारी प्राप्त करने और भविष्य में इन समस्याओं से बचने के लिए नई योजनाएँ बनाने की अनुमति भी देती है। अंतिम नियंत्रण का दूसरा कार्य प्रेरणा को बढ़ावा देना है। यदि किसी संगठन का प्रबंधन किसी निश्चित स्तर के प्रदर्शन की उपलब्धि के साथ प्रेरक पुरस्कारों को जोड़ता है, तो यह स्पष्ट है कि प्राप्त वास्तविक प्रदर्शन को सटीक और निष्पक्ष रूप से मापा जाना चाहिए।

अगले खंड में, जहां नियंत्रण प्रक्रिया पर विस्तार से चर्चा की गई है, यह देखा जाएगा कि नियंत्रण न केवल समस्याओं की पहचान करने और इस तरह से जवाब देने की अनुमति देता है जो इच्छित लक्ष्यों को प्राप्त करता है, बल्कि प्रबंधन को यह तय करने में भी मदद करता है कि कब मौलिक परिवर्तन करना है।संगठन की गतिविधियाँ।

नियंत्रण प्रक्रिया में तीन चरण होते हैं: मानकों और मानदंडों का विकास, उनके साथ वास्तविक परिणामों की तुलना, आवश्यक सुधारात्मक कार्यों को अपनाना (अंतिम चरण को आगे विनियमन प्रबंधन के एक अलग कार्य के रूप में माना जाएगा)।

नियंत्रण प्रक्रिया का दूसरा चरण स्थापित मानकों के साथ प्राप्त वास्तविक परिणामों की तुलना करना है। इस स्तर पर, प्रबंधक को यह निर्धारित करना चाहिए कि प्राप्त परिणाम उसकी अपेक्षाओं को कैसे पूरा करते हैं। नियंत्रण प्रक्रिया के इस दूसरे चरण में, एक मूल्यांकन दिया जाता है, जो कार्रवाई शुरू करने के निर्णय के आधार के रूप में कार्य करता है। नियंत्रण के इस स्तर पर की जाने वाली गतिविधियाँ अक्सर संपूर्ण नियंत्रण प्रणाली का सबसे अधिक दिखाई देने वाला हिस्सा होती हैं। इस गतिविधि में विचलन के पैमाने को निर्धारित करना, परिणामों को मापना, सूचनाओं का संचार करना और उसका मूल्यांकन करना शामिल है।

सूचना का प्रसार खेलता है बड़ी भूमिकानियंत्रण की प्रभावशीलता सुनिश्चित करने में। नियंत्रण प्रणाली को प्रभावी ढंग से संचालित करने के लिए, संगठन के संबंधित कर्मचारियों के ध्यान में स्थापित मानकों और प्राप्त परिणामों दोनों को लाना आवश्यक है। विस्तृत जानकारीसटीक, समय पर होना चाहिए और संबंधित क्षेत्र के लिए जिम्मेदार लोगों को इस तरह से सूचित किया जाना चाहिए जिससे आवश्यक निर्णय और कार्रवाई करना आसान हो जाए। यह पूरी तरह से सुनिश्चित होना भी वांछनीय है कि निर्धारित मानकों को कर्मचारियों द्वारा अच्छी तरह से समझा जाता है, इसका मतलब यह है कि निर्धारित करने वालों के बीच प्रभावी संचार सुनिश्चित किया जाना चाहिए मानक और वे जिन्हें उनका पालन करना चाहिए।

नियंत्रण सूचना एकत्र करने और प्रसारित करने के तरीके में उत्पन्न होने वाली मुख्य कठिनाइयाँ पहले चर्चा की गई विभिन्न संचार समस्याओं से संबंधित हैं। जबकि चूंकि डेटा का एक हिस्सा कंप्यूटर द्वारा एकत्र और संसाधित किया जाता है, अधिकांश जानकारी को एक व्यक्ति द्वारा संसाधित किया जाना चाहिए।

हाल के वर्षों में, विशेष रूप से मात्रात्मक प्रकृति की सूचना के प्रसार में बहुत बड़ी सफलता प्राप्त हुई है। अब प्रबंधक के पास संश्लेषित रूप में महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने का अवसर है, जिसकी तुलना प्रारंभिक डेटा के आगमन के समय पहले ही की जा चुकी है। कुछ विशेषज्ञों का मानना ​​​​है कि असाधारण उच्च गति पर प्रसंस्करण नियंत्रण सूचना के नए साधन आज विशाल संगठनों के निर्माण की संभावना को खोलते हैं। बेशक, आज कोई नहीं है बड़ा संगठनजिसमें कंप्यूटर का उपयोग नियंत्रण उद्देश्यों के लिए नहीं किया गया था। इन नई सूचना प्रबंधन प्रणालियों पर अधिक विस्तृत विचार निम्नलिखित अनुभागों में किया जाएगा।

तुलना चरण का अंतिम चरण प्राप्त परिणामों के बारे में जानकारी का मूल्यांकन है। प्रबंधक को यह तय करना चाहिए कि क्या सही जानकारी प्राप्त हुई है और क्या यह महत्वपूर्ण है। महत्वपूर्ण जानकारी पर्याप्त रूप से जांच की जा रही घटना का वर्णन करती है और सही निर्णय लेने के लिए आवश्यक है।

चावल। 2. नियंत्रण प्रक्रिया का तीसरा चरण

मूल्यांकन किए जाने के बाद, नियंत्रण प्रक्रिया तीसरे चरण में चली जाती है। प्रबंधक को कार्रवाई की तीन पंक्तियों में से एक का चयन करना चाहिए: कुछ न करें, विचलन को समाप्त करें, या मानक को संशोधित करें (चित्र 2)।

नियंत्रण का मुख्य लक्ष्य ऐसी स्थिति को प्राप्त करना है जिसमें संगठन के प्रबंधन की प्रक्रिया वास्तव में योजना के अनुसार कार्य करे। सौभाग्य से, चीजें हमेशा खराब नहीं होती हैं। यदि मानकों के साथ वास्तविक परिणामों की तुलना यह इंगित करती है कि निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त किया जा रहा है, तो कुछ न करना सबसे अच्छा है। प्रबंधन में, आप इस तथ्य पर भरोसा नहीं कर सकते कि सब कुछ योजना के अनुसार हो रहा है। निरंतर हस्तक्षेप, विफलता की स्थिति है जिसे समाप्त करने की आवश्यकता है, विशेष रूप से गंभीर विचलन (कार्गो की कमी, नौगम्य गहराई में परिवर्तन, आदि), अर्थात। सुधार की जरूरत है ताकि जो एक बार हुआ वह फिर से हो। यहां तक ​​कि सबसे उन्नत तरीके भी परिवर्तन के अधीन होने चाहिए। इसलिए, उदाहरण के लिए, यदि नियंत्रण प्रणाली ने दिखाया है कि संगठन के किसी तत्व में सब कुछ ठीक चल रहा है, तो नियंत्रण चक्र को दोहराकर परिणामों को मापना आवश्यक है।

एक नियंत्रण प्रणाली जो गंभीर विचलन को विकसित होने से पहले ठीक करने की अनुमति नहीं देती है बड़ी समस्याएं, अर्थहीन। स्वाभाविक रूप से, चल रहे समायोजन को विचलन के वास्तविक कारण को समाप्त करने पर ध्यान देना चाहिए। आदर्श रूप से, माप चरण को मानक से विचलन की सीमा दिखानी चाहिए और इसके सटीक कारण को इंगित करना चाहिए। यह एक कुशल निर्णय लेने की प्रक्रिया की आवश्यकता के साथ युग्मित है। चूँकि किसी संगठन में अधिकांश कार्य लोगों के समूहों के संयुक्त प्रयासों का परिणाम होता है, इसलिए किसी विशेष समस्या की जड़ को ठीक से निर्धारित करना हमेशा संभव नहीं होता है। सभी मामलों में समायोजन का बिंदु विचलन के कारणों को समझना और संगठन को पटरी पर लाना है। अधिक पर्याप्त समायोजन (विनियमन) प्रक्रिया पर बाद में विचार किया जाएगा।

मानकों से सभी ध्यान देने योग्य विचलन को समाप्त नहीं किया जाना चाहिए। कभी-कभी मानक स्वयं अवास्तविक हो सकते हैं, क्योंकि वे योजनाओं पर आधारित होते हैं, और योजनाएँ केवल भविष्य की भविष्यवाणी होती हैं। जब योजनाएँ संशोधित की जाती हैं, तो मानकों को भी संशोधित किया जाना चाहिए।

अक्सर ऐसा होता है कि नियंत्रण प्रणाली योजनाओं को संशोधित करने की आवश्यकता को इंगित करती है। सफल संगठनों को अक्सर अपने मानकों को ऊपर की ओर संशोधित करने के लिए मजबूर किया जाता है। इसके अलावा, कभी-कभी यह पता चला है, हालांकि ऐसा अक्सर नहीं होना चाहिए, कि योजनाएं बहुत आशावादी रूप से तैयार की जाती हैं। इसलिए, मानकों को कभी-कभी नीचे की ओर संशोधित करने की आवश्यकता होती है। मानक, जिन्हें पूरा करना बहुत मुश्किल है, वास्तव में तैयार किए गए लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए श्रमिकों और प्रबंधकों की आकांक्षाओं को विफल करते हैं और सभी प्रेरणाओं को शून्य कर देते हैं। जैसा कि विभिन्न प्रकार की सुधारात्मक कार्रवाइयों के मामले में होता है, मानकों (ऊपर या नीचे) के आमूल-चूल संशोधन की आवश्यकता उन समस्याओं का लक्षण हो सकती है जो नियोजन प्रक्रिया में उत्पन्न हुई हैं। अंजीर पर। 3 नियंत्रण प्रक्रिया का एक पूरा मॉडल देता है।

चरण 1: चरण 2: चरण 3 की तुलना करें:

कार्रवाई मानकों के साथ परिणामों को परिभाषित करना

मानकों

इस प्रकार, प्रभावी प्रबंधन तीन मुख्य कार्यों का एक सुसंगत प्रणालीगत प्रदर्शन है: योजना, नियंत्रण और समन्वय (विनियमन)।

प्रबंधन नियंत्रणअंजीर में प्रस्तुत सिद्धांतों के अनुसार किया गया। 4. शिपिंग और स्टीवेडोरिंग कंपनियों के उदाहरणों पर इन सिद्धांतों के कार्यान्वयन को ध्यान में रखते हुए, हमेशा की तरह, पहले प्रश्न का उत्तर देना आवश्यक है: क्या नियंत्रित करने की आवश्यकता है? पहले चार सिद्धांत इस प्रश्न का उत्तर देते हैं:

नियंत्रण प्रणाली को इस तरह से बनाया जाना चाहिए कि कंपनी के लक्ष्यों की उपलब्धि के स्तर को अधिकतम सीमा तक नियंत्रित किया जा सके। इसे दो तरीकों से किया जा सकता है:

1. लक्ष्यों को इस तरह तैयार करें कि उन्हें सीधे नियंत्रित करना संभव हो। उदाहरण के लिए, एक शिपिंग कंपनी इसके लिए अपना एक लक्ष्य निर्धारित कर सकती है इस साल- ऑपरेटिंग टनेज को 40,000 टन तक बढ़ाएं। इस लक्ष्य को सीधे तरीके से आसानी से नियंत्रित किया जाता है।

2. जिन लक्ष्यों को सत्यापन योग्य आंकड़ों में सीधे तैयार करना मुश्किल है, उन्हें संकेतकों की एक प्रणाली के माध्यम से नियंत्रित किया जाता है जो इन लक्ष्यों के कार्यान्वयन की डिग्री को प्रकट और चिह्नित करता है। उदाहरण के लिए, एक स्टीवडोरिंग कंपनी का लक्ष्य - जहाजों के कार्गो हैंडलिंग के लिए शिपिंग कंपनियों के साथ सभी अनुबंधों को सुरक्षित करना - प्रत्येक अनुबंध के कार्यान्वयन की डिग्री, शिकायतों की अनुपस्थिति, आदि द्वारा निगरानी की जा सकती है।

विशेष योजनाओं का क्रियान्वयन . आमतौर पर, कंपनी के लक्ष्यों को इसकी गतिविधियों के विभिन्न पहलुओं को शामिल करने वाली विशिष्ट योजनाओं में सन्निहित किया जाता है। चूंकि इन योजनाओं के कार्यान्वयन को नियंत्रित करना आसान है। सभी योजनाएँ विशिष्ट संख्याओं का एक समूह हैं जिन्हें बिना अधिक प्रयास या व्यय के सत्यापित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, लाइनों और दिशाओं में माल के परिवहन के लिए एक योजना शिपिंग कंपनीनिरंतर के अधीन है परिचालन नियंत्रणन केवल परिचालन कर्मी, बल्कि कंपनी का शीर्ष प्रबंधन भी।

योजनाएं विकसित करते समय, कुछ संकेतकों को सत्यापन योग्य मानकों के रूप में उपयोग किया जा सकता है। यह पहले ही नोट किया जा चुका है कि निम्नलिखित संकेतकों को एक शिपिंग कंपनी में मानकों के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है: एम - बेड़े की उत्पादकता और एम" - बेड़े की विशिष्ट लाभप्रदता। यदि इन मानकों को प्रत्येक प्रकार के जहाजों और उनके कार्यक्षेत्र के लिए एक योजना में विकसित किया जाता है, तो वर्तमान अवधि में जहाजों के उपयोग (उत्पादकता) की गुणवत्ता को नियंत्रित करना बहुत आसान है। एक स्टीवेडोरिंग कंपनी में, बेड़े को संभालने के लिए मानक, जहाजों के प्रकार और कार्गो के प्रकार से भिन्न, नियंत्रण मानकों के रूप में काम कर सकते हैं। चार्टर की शर्तों के अनुसार जहाजों के ठहरने के समय को नियंत्रित करने के लिए चार्टरर द्वारा समान मानकों का उपयोग किया जा सकता है।

नियंत्रण का लचीलापन . पर बाजार की स्थितियांनियोजन एक लचीला उपकरण है जिसका उद्देश्य वास्तविक बदलते बाजार परिवेश में प्रबंधन की गुणवत्ता में सुधार करना है। यदि वे अब कंपनी के लक्ष्यों को प्रतिबिंबित नहीं करते हैं तो कोई भी योजना को पूरा नहीं करेगा। योजनाओं को तत्काल अद्यतन किया जाएगा। अप्रचलित योजनाओं के बेकार निष्पादन के उद्देश्य से नियंत्रण नहीं होना चाहिए। और उनके परिवर्तन की दिशाओं का विश्लेषण करने और लचीले ढंग से पालन करने के लिए विशेषणिक विशेषताएंयोजनाओं को बदल दिया।

नियंत्रण प्रणाली में अगला प्रश्न यह है कि किसे नियंत्रण करना चाहिए? इस प्रश्न का उत्तर निम्नलिखित सिद्धांतों पर आधारित है (चित्र 4 देखें):

· कंपनी के लक्ष्यों की उपलब्धि में योगदान करें · विशेष योजनाओं का क्रियान्वयन · नियंत्रण का लचीलापन

· · उद्देश्य मानकों का उपयोग करना · निजी एक ज़िम्मेदारी

· · भविष्य के लिए नियंत्रण का उन्मुखीकरण · विचलन नियंत्रण · नियंत्रण दक्षता

चावल। 4. प्रबंधन नियंत्रण के सिद्धांतों का वर्गीकरण

संगठनात्मक नियंत्रण अनुपालन . किसी भी फर्म की एक संगठनात्मक संरचना होती है जिसमें प्रत्येक विभाग कार्य के संबंधित क्षेत्र के लिए जिम्मेदार होता है। यह इकाई इसे सौंपे गए दिशा के कार्य की योजना बनाती है, और इसलिए, संबंधित योजनाओं के कार्यान्वयन पर भी नियंत्रण रखना चाहिए। नियंत्रणफीडबैक की योजना बना रहा है, और बिना फीडबैक के नियंत्रण कर रहा है आधुनिक परिस्थितियाँअसंभव, अर्थात् हम कह सकते हैं: "जो संबंधित वस्तु के काम की योजना बनाता है, उसे उसे नियंत्रित करना चाहिए।"

नियंत्रण के प्रत्यक्ष तरीकों का उपयोग . कई प्रबंधक अपने अधीनस्थों के उत्पादन और कार्य को रिपोर्टों, भंडार, सलाहकारों आदि की सिफारिशों के अनुसार नियंत्रित करते हैं। इस मामले में, किसी त्रुटि (या त्रुटियों) को जल्दी से नोटिस करना और आज उन्हें खत्म करने के उपाय करना काफी मुश्किल है। यह आवश्यक है कि प्रत्येक नेता समय-समय पर सीधे अपने अधीनस्थों के कार्य का पर्यवेक्षण करे। उसी समय, प्रबंधक की योग्यता जितनी अधिक होगी, वह अधीनस्थों के काम के प्रमुख मुद्दों पर गहराई से ध्यान देगा, त्रुटियों को नोटिस करेगा और उन्हें खत्म करने के बारे में सलाह देगा, नियंत्रण प्रणाली का प्रभाव उतना ही अधिक होगा, साथ ही साथ नेता का अधिकार।

नियंत्रण के लिए व्यक्तिगत दृष्टिकोण . हर चीज की तरह नियंत्रण करें प्रबंधकीय गतिविधिसामान्य तौर पर, सख्ती से व्यक्तिगत। प्रत्येक नेता उन नियंत्रणों को चुनता है जो उसे सबसे अच्छा लगता है और जैसा वह सोचता है, सर्वोत्तम परिणाम देता है। प्रत्यक्ष या का विकल्प अप्रत्यक्ष तरीकेनियंत्रण, महत्वपूर्ण बिंदुओं या विचलन द्वारा नियंत्रण किसी विशेष नेता का विशेषाधिकार है। केवल यह महत्वपूर्ण है कि यह नियंत्रण प्रभावी हो।

निजी जिम्मेदारी . प्रबंधक द्वारा जो भी नियंत्रण प्रणाली चुनी जाती है, उसे यह याद रखना चाहिए कि वह अपनी गतिविधियों और अपने अधीनस्थों की गतिविधियों के परिणामों के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार है। इसलिए, प्रबंधक को अपने कर्मचारियों के प्रमुख निर्णयों को नियंत्रित करने, यदि आवश्यक हो तो उनके कार्यों में हस्तक्षेप करने, गलत निर्णयों के परिणामों को रोकने, या कम से कम उनके गलत निर्णयों से संभावित नुकसान को कम करने के लिए ऐसी नियंत्रण प्रणाली का निर्माण करना चाहिए या कार्रवाई।

अंत में, अंतिम लेकिन कम से कम, नियंत्रण प्रणाली का निर्माण करते समय, कैसे बनाएं प्रभावी प्रणालीनियंत्रण? निम्नलिखित सिद्धांत इस प्रश्न का उत्तर प्रदान करते हैं:

फॉलो-अप पर ध्यान दें . नियंत्रण अपने आप में आवश्यक नहीं है, बल्कि समय में की गई गलतियों या अवांछनीय विचलन को नोटिस करने और उन्हें जल्द से जल्द समाप्त करने में सक्षम होने के लिए आवश्यक है, अर्थात। प्रभावी प्रतिक्रिया होने पर ही नियंत्रण सकारात्मक परिणाम देता है। इस प्रावधान को एक स्टीवेडोरिंग कंपनी द्वारा एक जहाज को संभालने के उदाहरण द्वारा प्रदर्शित किया जा सकता है। ज्यादातर कंपनियों में, लोडिंग और अनलोडिंग के लिए, एक शिप हैंडलिंग प्लान (SSP) विकसित किया जाता है, और इसके कार्यान्वयन के लिए स्टीवडोर जिम्मेदार होता है। वह पोत के प्रसंस्करण के पूरे पाठ्यक्रम को नियंत्रित करता है: वस्तुओं के लिए डॉकर्स और तंत्र की व्यवस्था करता है (घाट पर, रोलिंग डेक, आदि) और काम की प्रगति की निगरानी करता है। पोत के प्रसंस्करण में देरी के बारे में जानकारी प्राप्त होने पर (उदाहरण के लिए, किसी प्रकार की रीलोडिंग मशीन के टूटने या डॉकटर (डॉकर्स) की विफलता के कारण - बीमारी, चोट, आदि), स्टीवडोर के पास अवसर है उचित उपाय करने के लिए - विफल उपकरण या डॉकटर को बदलने के लिए।

भविष्य के लिए नियंत्रण का उन्मुखीकरण। घटना के घटित होने के बाद की गई कार्रवाई हमेशा अच्छे परिणाम नहीं देती है। अवांछनीय परिणामों को रोकने वाले कार्यों को करने का प्रयास करना कहीं अधिक प्रभावी है। हर नाविक कहावत जानता है: "अपने आप को खतरे के करीब समझो।" इस नियम के अनुसार, संकरे और अन्य खतरनाक स्थानों से गुजरते समय, कोई भी उचित नाविक अग्रिम में विशेष रूप से विवेकपूर्ण होगा और आने वाले जहाजों के नाविकों के संभावित कार्यों को रोकने की कोशिश करेगा। यदि शिपिंग कंपनी के ऑपरेटिंग डिवीजन के प्रबंधक जहाज को एक बंदरगाह पर निर्देशित करते हैं, तो उसे पहले से सुनिश्चित होना चाहिए कि इस बंदरगाह में इस जहाज के लिए कार्गो है, और यदि कार्गो रद्द हो गया है, तो प्रबंधक को इस बारे में पता लगाना चाहिए जितनी जल्दी हो सके और कप्तान पोत को तुरंत सूचित करें, जिससे अनावश्यक लाभ कम हो और बंदरगाह राजस्व लागत समाप्त हो जाए। कई मामलों में स्थिति के विकास (सक्रिय नियंत्रण) के पूर्ण पूर्वानुमान के आधार पर एक सक्रिय निर्णय लेना किसी घटना के परिणामों के आधार पर किए गए निर्णय से कहीं अधिक प्रभावी होता है।

महत्वपूर्ण बिंदु नियंत्रण . प्रत्येक प्रक्रिया के कुछ बिंदु होते हैं जिन्हें महत्वपूर्ण कहा जा सकता है। इन बिंदुओं पर, एक नियम के रूप में, वस्तु या प्रक्रिया की स्थिति बदल जाती है। उदाहरण के लिए, जहाज नियंत्रण प्रक्रिया के रूप में वाणिज्यिक सुविधामहत्वपूर्ण बिंदु हो सकते हैं: बंदरगाह पर जहाज का आगमन (नोटिस जमा करना), कार्गो संचालन के लिए जहाज की डिलीवरी, एक निश्चित कार्गो या पूरे जहाज के लोडिंग (अनलोडिंग) का पूरा होना, प्रस्थान बंदरगाह से जहाज का, कुछ भौगोलिक बिंदुओं का मार्ग। इन महत्वपूर्ण बिंदुओं (नियंत्रण) पर पोत की स्थिति की निगरानी करना उचित है। समग्र रूप से शिपिंग कंपनी के लिए, निम्नलिखित महत्वपूर्ण बिंदुओं को चुना जा सकता है: एक दशक की एक कैलेंडर अवधि, एक महीना, आदि, साथ ही साथ व्यक्तिगत पैरामीटरसिस्टम: निश्चित स्तर कार्यशील पूंजी, जनशक्ति की उपलब्धता, बेड़े की तकनीकी स्थिति आदि। इन बिंदुओं पर, यदि आवश्यक हो, तो बाद के सुधारात्मक निर्णयों को अपनाने के साथ सिस्टम की स्थिति की अनिवार्य निगरानी की जानी चाहिए।

विचलन नियंत्रण। महत्वपूर्ण बिंदुओं द्वारा नियंत्रण हमेशा के लिए पर्याप्त नहीं होता है प्रभावी प्रबंधनदृढ़। इसके अलावा, कुछ प्रक्रिया मापदंडों को नियंत्रित करना और किसी दिए गए स्तर से विचलित होने पर निर्णय लेना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, एक जहाज की गति का अंदाजा इंजन के क्रांतियों की संख्या से लगाया जा सकता है। यदि एक निश्चित गति बनाए रखना आवश्यक है, तो इंजन की गति एक निश्चित सीमा के भीतर होनी चाहिए। जब यह पैरामीटर सीमा से बाहर हो, तो सुधारात्मक कार्रवाई की जानी चाहिए।

नतीजतन, नियंत्रण को तभी प्रभावी कहा जा सकता है जब संगठन वास्तव में वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करता है और नए लक्ष्यों को तैयार करने में सक्षम होता है जो भविष्य में इसके अस्तित्व को सुनिश्चित करेगा।

प्रभावी होने के लिए, नियंत्रित की जा रही गतिविधि के प्रकार के लिए नियंत्रण उपयुक्त होना चाहिए। इसे निष्पक्ष रूप से मापना और मूल्यांकन करना चाहिए कि वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है। एक अनुपयुक्त नियंत्रण तंत्र महत्वपूर्ण जानकारी एकत्र करने के बजाय छिपा सकता है।

प्रभावी होने के लिए, नियंत्रण समय पर होना चाहिए। नियंत्रण की समयबद्धता न केवल इसमें निहित है उच्च गतिया इसके कार्यान्वयन की आवृत्ति, लेकिन माप या आकलन के बीच के समय अंतराल में जो निगरानी की गई घटना के लिए पर्याप्त रूप से मेल खाती है। इस तरह के सबसे उपयुक्त समय अंतराल का मूल्य मुख्य योजना की समय सीमा, परिवर्तन की दर और माप बनाने की लागत और परिणामों के प्रसार को ध्यान में रखते हुए निर्धारित किया जाता है।

इसके अलावा, नियंत्रण का सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्य गंभीर आयाम लेने से पहले विचलन का उन्मूलन है। इस प्रकार, एक प्रभावी नियंत्रण प्रणाली एक ऐसी प्रणाली है जो किसी संकट के विकसित होने से पहले सही लोगों को सही जानकारी देती है।

अगर कुछ अप्रत्याशित भविष्यवाणी की जा सकती है, तो नियंत्रण अनावश्यक हो जाता है। नियंत्रण, योजनाओं की तरह, परिवर्तनों के अनुकूल होने के लिए पर्याप्त रूप से लचीला होना चाहिए। योजनाओं में मामूली बदलाव के लिए शायद ही कभी नियंत्रण प्रणाली में बड़े बदलाव की आवश्यकता होती है।

एक नियम के रूप में, जिस उद्देश्य के लिए इसका इरादा है, उसके संदर्भ में सबसे प्रभावी नियंत्रण सबसे सरल नियंत्रण है। सबसे सरल नियंत्रण विधियों में कम प्रयास की आवश्यकता होती है और यह अधिक किफायती होती हैं। लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यदि नियंत्रण प्रणाली बहुत जटिल है और इससे बातचीत करने वाले लोग इसे नहीं समझते हैं और इसका समर्थन नहीं करते हैं, तो ऐसी नियंत्रण प्रणाली प्रभावी नहीं हो सकती है। अत्यधिक जटिलता भ्रम की ओर ले जाती है, जिससे स्थिति पर नियंत्रण का नुकसान होता है। प्रभावी होने के लिए, नियंत्रण को नियंत्रण प्रणाली के साथ बातचीत करने और उसे लागू करने वाले लोगों की जरूरतों और क्षमताओं को पूरा करना चाहिए।

यह बहुत कम होता है कि नियंत्रण संगठन के काम में पूर्ण पूर्णता प्राप्त करना चाहता है, क्योंकि प्रगतिशील सुधार और अंतिम चरणों में सुधार के लिए बड़ी लागत, प्रयास और धन की आवश्यकता होती है।

नियंत्रण खर्च को संगठन को अपने लक्ष्यों के करीब लाना चाहिए। इस प्रकार, यदि नियंत्रण प्रणाली की कुल लागत इसके द्वारा प्रदान किए जाने वाले लाभों से अधिक है, तो एक संगठन नियंत्रण प्रणाली का बिल्कुल भी उपयोग नहीं कर सकता है, या कम बारीकी से निगरानी कर सकता है।

जब संगठन विदेशी बाजारों में अपना कारोबार करते हैं, तो नियंत्रण कार्य जटिलता की एक अतिरिक्त डिग्री लेता है। क्योंकि बाहर निकलते समय अंतरराष्ट्रीय स्तरलक्ष्यों की संख्या में उद्यमशीलता गतिविधिकाफी बढ़ जाता है, इस मामले में इसे नियंत्रित करना अधिक कठिन होता है। प्रबंधकों को न केवल मानकों को निर्धारित करना चाहिए, प्रदर्शन को मापना चाहिए और घर पर अपने व्यापार के लिए सुधारात्मक कार्रवाई करनी चाहिए, बल्कि विदेशों में अपने व्यापार के लिए इसी तरह के कार्यों को भी लागू करना चाहिए। जाहिर है, उनका व्यवसाय जितना अधिक वैश्विक होता है, नियंत्रण के कार्य को करना उतना ही कठिन होता है, अर्थात। नियंत्रण प्रणाली को कई आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। सबसे पहले, इसे सभी को समझना चाहिए - जो नियंत्रित करते हैं और जो नियंत्रित होते हैं। नियंत्रण उस प्रणाली के अनुरूप होना चाहिए जो नियंत्रित कार्य करता है, और बाद वाले को नियंत्रित करने वाले विषय में एक सबसिस्टम के रूप में शामिल है। नियंत्रण प्रणाली भविष्यसूचक होनी चाहिए, इससे पहले कि ये विचलन गंभीर नकारात्मक परिणामों की ओर ले जाएं, किसी दिए गए लक्ष्य की ओर आंदोलन से विचलन की भविष्यवाणी करने में सक्षम; समीकरण की वस्तु में परिवर्तनों को पकड़ने के लिए पर्याप्त लचीला और वातावरणऔर उनका जवाब दें सक्षम, सभी चरणों को कवर करने के लिए प्रबंधन के विषय में सुधारात्मक कार्रवाइयों की सिफारिश करने में सक्षम प्रबंधन की प्रक्रिया, लेकिन एक ही समय में किफायती, इसके रखरखाव की लागत को सही ठहराते हुए। इसके अलावा, नियंत्रण व्यापक, निरंतर और प्रभावी (प्रभावी) होना चाहिए।

प्रबंधन नियंत्रण: कार्यान्वयन के रूप और साधन

प्रबंधकीय नियंत्रण के कार्य और रूप

वित्तीय नियंत्रण - सभी से प्राप्त करना व्यापार की इकाई वित्तीय रिपोर्टिंगसबसे महत्वपूर्ण पर आर्थिक संकेतकमानक रूपों के अनुसार गतिविधियाँ। प्रमुख बाजारों में प्रमुख सहायक कंपनियों से प्राप्त ये रिपोर्ट, योजनाओं के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करने और विचलन के कारणों का विश्लेषण करने के आधार के रूप में कार्य करती हैं। इसी समय, मुख्य संकेतक हैं: लाभ का स्तर, उत्पादन लागत और उनके संबंध कुल बिक्री, पूंजी निवेश की दक्षता, स्वयं के धन की सुरक्षा, आर्थिक स्थिति(सॉल्वेंसी और लिक्विडिटी), आदि। इन संकेतकों का विश्लेषण उत्पादन विभागों और कंपनी के लिए समग्र रूप से किया जाता है।

· प्रबंधन के उच्चतम स्तर पर - केंद्रीय सेवा द्वारा;

· उत्पादन विभागों और सहायक कंपनियों में - लेखांकन, वित्तीय सेवाओं, प्रणालियों के माध्यम से योजना .

केंद्रीकरण तथा विकेन्द्रीकरण .

प्रशासनिक नियंत्रण - वर्तमान बजट में नियोजित संकेतकों के साथ आर्थिक परिणामों के अनुपालन पर उत्पादन विभागों और सहायक कंपनियों के स्तर पर नियंत्रण; वास्तविक और नियोजित बिक्री की मात्रा की तुलना; समग्र रूप से बाजार में कंपनी की हिस्सेदारी में परिवर्तन का विश्लेषण, और व्यक्तिगत उत्पादों और बाजार खंडों के लिए, आदेशों के पोर्टफोलियो की स्थिति।

विनियमन (समन्वय)

नियमन का उद्देश्य विचलन के कारणों को समझना और संगठन को पटरी पर लाना है।

समन्वय (नियमन ) उद्यम (फर्म) के लक्ष्यों को प्राप्त करने और व्यावसायिक योजनाओं के कार्यान्वयन के लिए लोगों की एक टीम के कार्यों की निरंतरता सुनिश्चित करने के उद्देश्य से एक कार्य है।

"समन्वय" समारोह "योजना" और विशेष रूप से, "नियंत्रण" कार्यों के साथ मिलकर किया जाता है। "समन्वय" - फर्म के प्रबंधन के लिए परिचालन गतिविधियों के दौरान किया जाने वाला कार्य। यह इस गतिविधि की प्रक्रिया में है कि कंपनी के उत्पादों या सेवाओं का निर्माण किया जाता है। अंततः, उत्पादों के उत्पादन या सेवाओं के प्रावधान में लोगों के कार्यों का समन्वय कितनी अच्छी तरह से किया जाता है, यह कंपनी के काम के अंतिम परिणाम - उसके लाभ या हानि को निर्धारित करेगा।

सामान्य तौर पर, समन्वय और विनियमन एक ही प्रक्रिया के चरण हैं - उद्यम का परिचालन प्रबंधन: पहले चरण में, संबंधित टीमों की परिचालन योजनाओं (कार्यों) को लागू करने की प्रक्रिया का समन्वय सुनिश्चित किया जाता है - लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं, के कार्य सभी प्रतिभागियों को समझाया जाता है, आदि, और योजनाएँ और कार्य कार्यान्वित होने लगते हैं; दूसरे चरण में, इन योजनाओं (नियंत्रण) के कार्यान्वयन की परिचालन निगरानी की जाती है और योजनाओं की प्रगति को ठीक करने के लिए निर्णय लिए जाते हैं यदि विचलन की पहचान की जाती है जिससे अवांछनीय परिणाम हो सकते हैं।

शिपिंग और स्टीवेडोरिंग कंपनियों के उदाहरणों पर "समन्वय" फ़ंक्शन के प्रदर्शन पर विचार करते समय, यह याद रखना चाहिए कि मुख्य उत्पादन गतिविधियाँशिपिंग कंपनी - माल और यात्रियों के परिवहन को सुनिश्चित करना। वेसल्स या तो एक लाइन के आधार पर संचालित होते हैं या अलग उड़ानें. जब जहाज को यात्रा पर भेजा जाता है, तो डिस्पैचर (लाइन मैनेजर) जहाज के कप्तान को एक यात्रा योजना-कार्य जारी करता है, जो आगामी यात्रा के लिए जहाज के उद्देश्य को परिभाषित करता है: जहाज के प्रस्थान और गंतव्य के बंदरगाह, उनके रोटेशन, प्रकार और कार्गो की मात्रा, योजनाबद्ध खर्च और यात्रा के लिए पोत की आय। चालक दल को सबसे बड़ी संभावित दक्षता के साथ सभी नियोजित कार्गो के परिवहन को सुनिश्चित करने का काम सौंपा गया है। जहाज मिशन शुरू करता है। दुर्भाग्य से, यात्रा शुरू होने से पहले सभी यात्रा स्थितियों की सटीक भविष्यवाणी नहीं की जा सकती है, खासकर जब जहाज लाइनों पर चल रहा हो। कुछ बंदरगाह में, कार्य योजना में नियोजित कार्गो की मात्रा नहीं हो सकती है, कुछ कार्गो पूरी तरह से अनुपस्थित हो सकते हैं, मुश्किल हाइड्रोमेटोरोलॉजिकल स्थितियों आदि के कारण जहाज में यात्रा में देरी हो सकती है। शिपिंग कंपनी के ऑपरेटिंग तंत्र का कार्य यात्रा के दौरान पोत के संचालन के ऐसे विनियमन को सुनिश्चित करना है, ताकि बदलती परिस्थितियों की परवाह किए बिना इसके अंतिम परिणाम अधिकतम संभव हों। ऐसा करने के लिए, नए कार्गो के लिए एक निरंतर खोज की जाती है, और जब वे प्रकट होते हैं, तो उड़ान को विनियमित किया जा सकता है, जिसमें कॉल के बंदरगाहों को बदलना भी शामिल है।

एक स्टीवेडोरिंग कंपनी में, "समन्वय" कार्य निम्नानुसार किया जाता है। स्टीवेडोरिंग कंपनी की मुख्य गतिविधि समुद्र और नदी के जहाजों और परिवहन के संबंधित साधनों की लोडिंग और अनलोडिंग है। इसके अलावा, कई स्टीवडोरिंग कंपनियां गोदामों या खुले भंडारण क्षेत्रों के मालिक हैं या पट्टे पर देते हैं और परिवहन के लिए माल की तैयारी से संबंधित गोदाम संचालन करते हैं।

प्रत्येक स्टीवडोरिंग कंपनी अपने संसाधनों के सर्वोत्तम उपयोग में रुचि रखती है। ऐसा करने के लिए, कंपनी के काम के लिए परिचालन योजनाएं (एक दिन, एक सप्ताह, एक दशक के लिए) तैयार की जाती हैं, जिसमें विभिन्न संसाधनों - सामग्री, श्रम और वित्तीय - का उपयोग इसी अवधि के लिए समन्वित किया जाता है। परिचालन योजनाओं की तैयारी के लिए प्रारंभिक डेटा आवक और जावक जहाज और कार्गो प्रवाह, साथ ही साथ स्वयं के संसाधनों की उपलब्धता है।

यहां तक ​​कि बहुत बड़ी विदेशी स्टीवडोरिंग कंपनियों के पास हमेशा सभी संभावित स्थितियों के लिए पर्याप्त संसाधन नहीं होते हैं। चरम अवधि के दौरान, उनमें कुछ संख्या में डॉकर्स और कुछ मामलों में कुछ तंत्रों की कमी हो सकती है। ऐसी स्थिति में, एक कंपनी अतिरिक्त श्रम का उपयोग कर सकती है (डॉकर्स के एक पूल के माध्यम से, और कभी-कभी इस पूल के गैर-सदस्य) या किसी प्रकार के ट्रांसशिपमेंट तंत्र को किराए पर ले सकती है - फ्लोटिंग, क्रॉलर और अन्य क्रेन, परिवहनधन, आदि

कुशल प्रसंस्करण के लिए समुद्री जहाजकई स्टीवडोरिंग कंपनियां रीलोडिंग उपकरण के शिफ्ट वितरण और विशिष्ट कार्गो स्पेस - होल्ड्स को संभालने के लिए डॉकर्स के साथ अपने संचालन की योजना विकसित कर रही हैं।

विनियमन चरण के दौरान, प्रगति की लगातार निगरानी की जाती है उत्पादन की प्रक्रियाऔर अपनाई गई परिचालन योजनाओं से अवांछनीय विचलन के मामले में सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है। उदाहरण के लिए, यदि किसी पोत के प्रसंस्करण में खराब हाइड्रोमेटोरोलॉजिकल स्थितियों के कारण देरी हो रही है, तो संबंधित पोत के लिए प्रसंस्करण योजनाओं के कैलेंडर समायोजन के लिए आवश्यक है, अर्थात। की अतिरिक्त आवश्यकता श्रम शक्तिऔर अगली अवधि के लिए प्रौद्योगिकी; पुनः लोड करने वाले उपकरण की विफलता (टूटने) के मामले में, इसे बदलने के लिए अनुपस्थित निर्णय लिया जाता है।

विनियमन का कार्य सिस्टम की स्थिति को संरक्षित करना, बनाए रखना और सुधारना है, साथ ही इसके तत्वों के बीच संचार भी है। विनियमन- प्रबंधन चक्र का एक परिवर्तनशील हिस्सा। और इसका कारण यह है कि दो विरोधाभासी प्रवृत्तियाँ किसी भी स्वशासन प्रणाली पर कार्य करती हैं: प्रबंधन के विषय की गतिविधि द्वारा प्रदान की जाने वाली संगठन की प्रवृत्ति; अव्यवस्था की प्रवृत्ति, मुख्य रूप से बाहरी कारकों के कारण, उदाहरण के लिए, सिस्टम में नए लोगों की आमद, नई टेक्नोलॉजी, सिस्टम के लिए नए कार्यों की स्थापना, विभिन्न प्रकार के यादृच्छिक प्रभाव (उदाहरण के लिए, प्राकृतिक शक्तियों का प्रतिकूल प्रभाव)।

अव्यवस्था भी प्रबंधन के विषय के कामकाज में कमियों का परिणाम हो सकती है, वस्तु के साथ इसके संबंध का उल्लंघन। किसी दिए गए कार्यक्रम से विचलन आदर्श रूप से संगठित प्रणालियों में भी होता है। चूँकि किसी भी प्रणाली को अखंडता की विशेषता होती है, इसके कम से कम एक तत्व की गतिविधि में व्यवधान दूसरों की एक श्रृंखला को जन्म देता है और ताल के विघटन या यहां तक ​​​​कि प्रणाली के पतन का कारण बन सकता है। सिस्टम की अव्यवस्था भी इसकी अपनी गतिविधि में कमियों के कारण है।

सिस्टम में नियमन की आवश्यकता न केवल नकारात्मक घटनाओं के संबंध में उत्पन्न होती है। अक्सर यह आवश्यकता स्वाभाविक रूप से बदलती परिस्थितियों (प्राकृतिक शक्तियों, नए कार्यों की स्थापना, आदि) और विशेष रूप से सिस्टम पर परेशान करने वाले प्रभावों को ध्यान में रखने की आवश्यकता के कारण होती है।

कोई भी प्रणाली आंतरिक और बाह्य व्यवस्था दोनों के लगातार परेशान करने वाले प्रभावों का अनुभव करती है। उनकी प्रकृति, दिशा, समय और प्रणाली पर प्रभाव की डिग्री के कारण ये गड़बड़ी बहुत विविध हैं। उनमें से कुछ पर विचार करें, जो सिस्टम पर प्रभाव की डिग्री से एकजुट हैं।

1. गड़बड़ी कम शक्ति की होती है, कम समय में, लंबे समय तक या स्थायी रूप से कार्य करती है, लेकिन सिस्टम की संरचना और कार्यों का गंभीरता से उल्लंघन नहीं करती है। इस तरह की गड़बड़ी और नियामक कार्रवाई के संबंधित कार्य किसी के प्रबंधन के लिए काफी स्वाभाविक हैं सामाजिक व्यवस्थाऔर विनियामक कार्य की एक महत्वपूर्ण राशि का गठन करते हैं। इन गड़बड़ियों के बारे में आधुनिक परिचालन जानकारी और नियंत्रण के विषय की समान रूप से समय पर नियामक कार्रवाइयाँ गड़बड़ी को बेअसर करके या उन्हें अपनाने के द्वारा अपेक्षाकृत आसानी से और जल्दी से सिस्टम को स्थिर करना संभव बनाती हैं। इस तरह की गड़बड़ी और संबंधित नियंत्रण क्रियाओं का एक विशिष्ट उदाहरण बेड़े और बंदरगाहों के परिचालन प्रबंधन की प्रक्रिया में प्रेषण तंत्र द्वारा उत्पन्न नियंत्रण क्रियाएं हैं। डिस्पैचिंग तंत्र, बेड़े और बंदरगाहों के संचालन को डिस्पैच करने पर विनियमों के अनुसार, एक विशेष स्थिति में जहाजों के प्रस्थान, संचलन, प्रसंस्करण और रखरखाव के लिए सबसे तर्कसंगत विकल्पों का चयन और कार्यान्वयन करके परिवहन प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। फ्लीट मूवमेंट शेड्यूल द्वारा स्थापित इष्टतम ऑपरेटिंग मोड। लोडिंग (अनलोडिंग) के लिए जहाजों के लयबद्ध आगमन को सुनिश्चित करने और जहाजों की अनुत्पादक पार्किंग को रोकने के लिए परिवहन प्रक्रिया का विनियमन किया जाता है।

2. गड़बड़ी संरचना को नष्ट कर देती है और सिस्टम के कार्यों को संपूर्ण या इसके व्यक्तिगत लिंक के रूप में बाधित करती है। इस मामले में, प्रबंधन के विषय को इसकी गुणात्मक विशिष्टता को संरक्षित करने के लिए समयबद्ध तरीके से संरचना और कार्यों की बहाली सुनिश्चित करने के लिए कहा जाता है। इसके लिए जटिल और विविध जानकारी की आवश्यकता होती है। यह जानकारी न केवल परेशान करने वाले कारकों के बारे में है, बल्कि सिस्टम की आंतरिक स्थिति, इसके संसाधनों और अशांत संरचनाओं और कार्यों को बहाल करने की क्षमता के बारे में भी है। यहां हमें अधिक शक्तिशाली और प्रभावी विनियामक प्रभावों, महत्वपूर्ण प्रयासों के व्यय, सामग्री और वित्तीय संसाधनों की आवश्यकता है। अक्सर, इन गड़बड़ी का प्रतिकार करने के लिए, सिस्टम के पुनर्गठन की आवश्यकता होती है, जो तब होता है जब गड़बड़ी एक स्थायी प्रकृति की होती है और दी गई शर्तों के तहत उन्हें खत्म करना असंभव होता है। इस मामले में, अतिरिक्त संगठनात्मक कार्य की आवश्यकता है, क्योंकि पिछली स्थितिसंगठन नई शर्तों को पूरा नहीं करता है।

विनियमन के विशिष्ट रूप बहुत विविध हैं और मुख्य रूप से प्रबंधित वस्तु की बारीकियों से निर्धारित होते हैं। नियमन के रूप विषय, शासी निकाय पर भी निर्भर करते हैं। साइबरनेटिक्स में तीन प्रकार के विनियमन हैं।

पहला प्रकार- यह आवश्यक एक से वस्तु की वास्तविक स्थिति के विचलन को समतल करके नियमन है, उदाहरण के लिए, जब परिचालन प्रबंधनबेड़े का काम।

दूसरा प्रकार- यह पर्यावरण से उस कारक को समाप्त करके नियमन है जिसके प्रभाव में सिस्टम वांछित स्थिति को छोड़ देता है। इस प्रकार का विनियमन प्रकृति में प्रतिपूरक है। यह ट्रांसपोर्ट हब - डॉकिंग पॉइंट्स के संचालन के उदाहरण पर बहुत स्पष्ट रूप से दिखाई देता है विभिन्न प्रकारपरिवहन, मुख्य रूप से रेल और नदी, रेल और समुद्र। जलमार्ग से कार्गो ट्रांसशिपमेंट के बिंदुओं पर रेलवे वैगनों को पेश करने में विफलता रेलवेनदी परिवहन के संचालन में खराबी की ओर जाता है, जो परेशान करने वाले कारक के बाद कैलेंडर समय में वैगनों की लावारिस संख्या के मुआवजे से समाप्त हो जाते हैं।

तीसरा प्रकार- यह व्यवस्था को गड़बड़ी से अलग करके नियमन है, उदाहरण के लिए, विभिन्न प्रकार के भंडार, स्टॉक आदि बनाकर। एक उदाहरण के रूप में, हम बंदरगाहों में भंडारण सुविधाओं का एक इष्टतम रिजर्व बनाकर नदी परिवहन के संचालन में वर्णित परेशान करने वाले कारक के उन्मूलन का हवाला दे सकते हैं।

13.1। प्रबंधन नियंत्रण: कार्यान्वयन के रूप और साधन

13.1.1। प्रबंधकीय नियंत्रण के कार्य और रूप

नियंत्रण कार्य: वास्तविक परिणामों पर जानकारी का संग्रह, प्रसंस्करण और विश्लेषण आर्थिक गतिविधिकंपनी के सभी डिवीजनों के साथ उनकी तुलना करना नियोजित संकेतक, विचलन की पहचान और इन विचलन के कारणों का विश्लेषण; इच्छित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक उपायों का विकास।

नियंत्रण के रूप: वित्तीय और प्रशासनिक।

वित्तीय नियंत्रण¾ मानक रूपों में सबसे महत्वपूर्ण आर्थिक प्रदर्शन संकेतकों पर वित्तीय विवरणों की प्रत्येक व्यावसायिक इकाई से प्राप्ति। प्रमुख बाजारों में प्रमुख सहायक कंपनियों से प्राप्त ये रिपोर्ट, योजनाओं के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करने और विचलन के कारणों का विश्लेषण करने के आधार के रूप में कार्य करती हैं। इसी समय, मुख्य संकेतक हैं: लाभ का स्तर, उत्पादन लागत और शुद्ध बिक्री से उनका संबंध, पूंजी निवेश की प्रभावशीलता, स्वयं के धन का प्रावधान, वित्तीय स्थिति (सॉल्वेंसी और तरलता), आदि। इनका विश्लेषण संकेतक उत्पादन विभागों और कंपनी द्वारा समग्र रूप से किए जाते हैं।

संगठनात्मक वित्तीय नियंत्रणकिया गया:

¨ वरिष्ठ प्रबंधन में¾ केंद्रीय सेवा;

¨ उत्पादन विभागों और सहायक कंपनियों में¾ लेखांकन, वित्तीय सेवाओं, प्रणालियों के माध्यम से योजना .

फर्मों के प्रबंधन में नियंत्रण कार्य की भूमिका में वृद्धि इसके उपयोग से जुड़ी है:

¨ स्वचालित जानकारी के सिस्टमऔर कंप्यूटर जो आपको बाजार की स्थितियों में बदलाव के आधार पर उत्पादन और विपणन गतिविधियों के समायोजन से संबंधित सूचनाओं को जल्दी और सटीक रूप से स्थानांतरित करने, संसाधित करने, विश्लेषण करने और तत्काल निर्णय लेने की अनुमति देते हैं,

¨ आधुनिक साधनपरिवहन और संचार।

केंद्रीकृत नियंत्रण प्रणाली आपको तर्कसंगत संयोजन बनाए रखने की अनुमति देती है केंद्रीकरण तथा विकेन्द्रीकरण .

प्रशासनिक नियंत्रण¾ वर्तमान बजट में नियोजित संकेतकों के साथ आर्थिक परिणामों के अनुपालन पर उत्पादन विभागों और सहायक कंपनियों के स्तर पर नियंत्रण; वास्तविक और नियोजित बिक्री की मात्रा की तुलना; समग्र रूप से बाजार में कंपनी की हिस्सेदारी में परिवर्तन का विश्लेषण, और व्यक्तिगत उत्पादों और बाजार खंडों के लिए, आदेशों के पोर्टफोलियो की स्थिति।

नियंत्रण प्रक्रिया में मानकों को स्थापित करना, वास्तव में प्राप्त परिणामों को मापना और समायोजन करना शामिल है यदि प्राप्त परिणाम स्थापित मानकों से भौतिक रूप से भिन्न होते हैं।

नियंत्रण की आवश्यकता के सबसे महत्वपूर्ण कारणों में से एक यह है कि किसी भी संगठन में निश्चित रूप से समय पर अपनी त्रुटियों को ठीक करने और संगठन के लक्ष्यों की उपलब्धि को नुकसान पहुंचाने से पहले उन्हें ठीक करने की क्षमता होनी चाहिए।

चावल। 11.1। मुख्य प्रकार के नियंत्रण के कार्यान्वयन का समय

प्रारंभिक नियंत्रण का प्रयोग करने का मुख्य साधन कुछ नियमों, प्रक्रियाओं और आचरण की रेखाओं का कार्यान्वयन (निर्माण नहीं, अर्थात् कार्यान्वयन) है।

संगठनों में, तीन प्रमुख क्षेत्रों में पूर्व-नियंत्रण का उपयोग किया जाता है - मानव, सामग्री और वित्तीय संसाधनों के संबंध में।

मानव संसाधन। प्रारंभिक नियंत्रण उन व्यावसायिक और व्यावसायिक ज्ञान और कौशलों के गहन विश्लेषण के माध्यम से प्राप्त किया जाता है जो कुछ कार्य कर्तव्यों और सबसे अधिक तैयार और योग्य लोगों के चयन के लिए आवश्यक हैं।

भौतिक संसाधन। न्यूनतम स्वीकार्य गुणवत्ता स्तरों के लिए मानक विकसित करके और इन आवश्यकताओं के साथ आने वाली सामग्रियों के अनुपालन के लिए भौतिक जांच करके नियंत्रण किया जाता है।

वित्तीय संसाधन। प्रारंभिक नियंत्रण का सबसे महत्वपूर्ण साधन बजट है। यह विश्वास दिलाता है कि जब किसी संगठन को नकदी की आवश्यकता होगी, तो उसके पास यह होगा। बजट संगठन को अंत तक अपनी नकदी समाप्त करने की अनुमति नहीं देता है।

वर्तमान नियंत्रण वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करने के उद्देश्य से कार्य करने के बाद प्राप्त वास्तविक परिणामों के मापन पर आधारित है। इस तरह से वर्तमान नियंत्रण करने के लिए, नियंत्रण उपकरण को फीडबैक की आवश्यकता होती है।

काम पूरा होने के बाद अंतिम नियंत्रण का उपयोग किया जाता है। इसकी दो महत्वपूर्ण विशेषताएं हैं:

1. अंतिम नियंत्रण संगठन के प्रबंधन को नियोजन के लिए आवश्यक जानकारी देता है यदि भविष्य में इसी तरह का काम किया जाना चाहिए;
2. प्रेरणा को बढ़ावा देता है।

नियंत्रण प्रक्रिया में तीन अलग-अलग चरण होते हैं:

• मानकों और मानदंडों का विकास;
• मानकों और मानदंडों के साथ वास्तविक परिणामों की तुलना;
• आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई करना।

सभी फीडबैक सिस्टम

1. उनके पास लक्ष्य हैं।
2. बाहरी संसाधनों का प्रयोग करें।
3. आंतरिक उपयोग के लिए बाहरी संसाधनों को परिवर्तित करें।
4. इच्छित लक्ष्यों से महत्वपूर्ण विचलन के लिए देखें।
5. लक्ष्यों की उपलब्धि सुनिश्चित करने के लिए इन विचलनों को ठीक करें।

मानकोंविशिष्ट लक्ष्य हैं जिनके लिए प्रगति मापी जा सकती है।

प्रदर्शन संकेतक वास्तव में निर्दिष्ट करता है कि निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए क्या हासिल किया जाना चाहिए। इस तरह के मेट्रिक्स प्रबंधन को यह तुलना करने की अनुमति देते हैं कि उन्होंने वास्तव में क्या किया और उन्होंने क्या योजना बनाई और निम्नलिखित महत्वपूर्ण प्रश्नों का उत्तर दिया: हमें अपने नियोजित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है? क्या पूर्ववत रहता है?

नियंत्रण प्रक्रिया का पहला चरण: मानक निर्धारित करें और प्रदर्शन मेट्रिक्स स्थापित करें

नियंत्रण के दूसरे चरण में, अनुमेय विचलन का पैमाना निर्धारित किया जाता है, जिसके भीतर नियोजित लोगों से प्राप्त परिणामों का विचलन अलार्म का कारण नहीं होना चाहिए।

तीसरा चरण: कार्रवाई का उचित तरीका चुनना और विचलन को समाप्त करना आवश्यक है।

प्रभावी होने के लिए, नियंत्रण किफायती होना चाहिए। बढ़ाने का एक तरीका आर्थिक दक्षतानियंत्रण बहिष्करण के सिद्धांत द्वारा प्रबंधन की पद्धति का उपयोग करना है।

बहिष्करण का सिद्धांत यह है कि नियंत्रण प्रणाली को तभी चालू किया जाना चाहिए जब मानक से ध्यान देने योग्य विचलन हों।

चावल। 11.5। नियंत्रण प्रक्रिया मॉडल

योजनाएँ कितनी भी अच्छी क्यों न बना ली जाएँ, वे आमतौर पर अपेक्षित रूप से क्रियान्वित नहीं की जा सकतीं। भविष्य की भविष्यवाणी पूर्ण सटीकता के साथ नहीं की जा सकती है। प्रतिकूल मौसम की स्थिति, औद्योगिक और परिवहन दुर्घटनाएं, बीमारी और कर्मचारियों की बर्खास्तगी, और कई अन्य कारण जिनकी हमने इस अध्याय की शुरुआत में चर्चा की थी, हमारी योजनाओं को बाधित करते हैं। इन उल्लंघनों, सबसे पहले, नियंत्रण प्रणाली का उपयोग करके पता लगाया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, आपको नियमित रूप से - दिन, सप्ताह या महीने में एक बार - योजना पर वापस जाने और नियोजित से अवांछित विचलन की पहचान करने की आवश्यकता है।

विचलन के दो मुख्य तरीके हैं। सबसे पहले, आप आंदोलन के नियोजित प्रक्षेपवक्र पर लौटने का प्रयास कर सकते हैं। इसके लिए अतिरिक्त संसाधनों - सामग्री, मानव, वित्तीय की आवश्यकता होगी। कभी-कभी ऐसे संसाधनों को योजना के अनुसार बनाया जाता है, जिससे जटिलताओं की संभावना का पहले से अनुमान लगाया जा सके। एक ज्वलंत उदाहरण कॉस्मोनॉट्स का बैकअप है। लेकिन हमें इस तथ्य को स्वीकार करना होगा कि अनुकूल वातावरण में ऐसे संसाधन "निष्क्रिय" होंगे। दूसरे, योजना को ही बदला जा सकता है, उल्लिखित मील के पत्थर को दूसरों के साथ बदल दिया जा सकता है जो वर्तमान स्थिति में वास्तविक रूप से प्राप्त करने योग्य हैं। इस तरह के दृष्टिकोण की संभावना इस बात पर निर्भर करती है कि कंपनी के लिए योजना कितनी महत्वपूर्ण है - चाहे वह "कानून" हो या केवल "कार्रवाई के लिए मार्गदर्शिका" हो जो आंदोलन की वांछित दिशा निर्धारित करती है।

प्रबंधक पहले किए गए निर्णयों के कार्यान्वयन की निगरानी के लिए जिम्मेदार है, न केवल योजना में शामिल है, बल्कि परिचालन, वर्तमान भी है। बैठकों और दस्तावेजों के अनुमोदन के दौरान आंशिक नियंत्रण किया जाता है। लेकिन इतना पर्याप्त नहीं है। योजना बनाते समय स्वयं का कार्यप्रबंधक को अपने अधीनस्थों की गतिविधियों पर नियमित जाँच प्रदान करनी चाहिए, और न केवल उनकी टीम के सदस्यों की, बल्कि बाकी सभी की भी। आधिकारिक रिपोर्ट और सत्यापन, और अनौपचारिक बातचीत दोनों का उपयोग किया जा सकता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि पदानुक्रमित सीढ़ी पर कई कदम ऊपर एक प्रबंधक के साथ बातचीत का कर्मचारी पर बहुत सकारात्मक प्रभाव पड़ता है। ब्रिटेन में इसे माना जाता है सीईओवर्ष में कम से कम एक बार प्रत्येक कर्मचारी से बात करनी चाहिए। दुर्भाग्य से, रूस में ऐसे साक्षात्कार स्वीकार नहीं किए जाते हैं।

प्रबंधकीय नियंत्रण के तीन पहलू हैं:

• मानक निर्धारित करना - लक्ष्यों की सटीक परिभाषा जो एक निश्चित अवधि में प्राप्त की जानी चाहिए। यह नियोजन प्रक्रिया के दौरान विकसित योजनाओं पर आधारित है;
• अवधि के दौरान क्या हासिल किया गया है इसका आकलन करना और अपेक्षित परिणामों के मुकाबले क्या हासिल किया गया है इसकी तुलना करना;
• आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाइयों की तैयारी।

प्रबंधक को कार्रवाई की तीन पंक्तियों में से एक का चयन करना चाहिए: कुछ न करें, विचलन को समाप्त करें या मानक को संशोधित करें।

नियंत्रण प्रौद्योगिकी निम्नलिखित योजना के अनुसार की जाती है:

• नियंत्रण अवधारणा का विकल्प (सिस्टम, प्रक्रिया, निजी जांच);
• नियंत्रण उद्देश्यों का निर्धारण (उपयुक्तता, शुद्धता, नियमितता और नियंत्रण की प्रभावशीलता);
• नियंत्रण मानकों की स्थापना (नैतिक, औद्योगिक, कानूनी);
• नियंत्रण विधियों का विकल्प (नैदानिक, चिकित्सीय, प्रारंभिक, वर्तमान, अंतिम);
• मात्रा और नियंत्रण के क्षेत्र का निर्धारण (निरंतर, एपिसोडिक, वित्तीय, उत्पाद की गुणवत्ता)।

प्रभावी आंतरिक नियंत्रण का संगठन एक जटिल बहु-चरणीय प्रक्रिया है, जिसमें निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

1. पिछली व्यावसायिक स्थितियों के लिए निर्धारित कंपनी के कामकाज के लक्ष्यों का विश्लेषण और तुलना, गतिविधि के प्रकार, आकार, संगठनात्मक संरचना, साथ ही साथ इसकी क्षमताओं के साथ पहले से अपनाई गई कार्रवाई, रणनीति और रणनीति।
2. मौजूदा प्रबंधन संरचना की प्रभावशीलता का विश्लेषण, इसका समायोजन। के प्रावधान किए जाने चाहिए संगठनात्मक संरचना, जो प्रशासनिक, कार्यात्मक, पद्धति संबंधी अधीनता, उनकी गतिविधियों की दिशा, उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के संकेत के साथ सभी संगठनात्मक इकाइयों का वर्णन करता है; उनके संबंधों, अधिकारों और जिम्मेदारियों के नियम स्थापित किए; इन लिंक्स के लिए उत्पादों, संसाधनों, प्रबंधन कार्यों के प्रकार का वितरण दिखाया गया है। यह विभिन्न पर प्रावधानों पर लागू होता है संरचनात्मक विभाजन(विभाग, ब्यूरो, समूह, आदि)।
3. विशिष्ट वित्तीय और व्यावसायिक लेनदेन पर नियंत्रण के लिए औपचारिक मानक प्रक्रियाओं का विकास। यह आपको वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों पर नियंत्रण के संबंध में कर्मचारियों के संबंधों को सुव्यवस्थित करने, प्रभावी ढंग से संसाधनों का प्रबंधन करने, प्रबंधन निर्णय लेने के लिए सूचना की विश्वसनीयता के स्तर का आकलन करने की अनुमति देता है।

कंपनी की प्रबंधन प्रणाली में सबसे महत्वपूर्ण स्थान रणनीतिक निर्णयों पर नियंत्रण है। इसका तात्पर्य यह पता लगाने से है कि निर्णय किस हद तक कंपनी के लक्ष्यों की उपलब्धि की ओर ले जाता है। व्यवहार में, हम एक आधुनिक नियंत्रण प्रबंधन प्रणाली के गठन के बारे में बात कर रहे हैं।

नियंत्रण प्रक्रियाओं के नियंत्रण और संगठन पर निर्णय लेने के लिए, कई मानदंड महत्वपूर्ण हो सकते हैं: इसकी प्रभावशीलता, लोगों को प्रभावित करने का प्रभाव, नियंत्रण के कार्य और इसकी सीमाएं।