Wykres zasobów w projekcie ms. Rodzaje zasobów w Microsoft Project i ich relacje w projekcie

Schemat wykorzystania zasobów

Diagram wykorzystania zasobów służy do analizy obciążenia zasobów w Praca projektowa. Diagram pozwala ocenić całkowite obciążenie zasobu za dowolny okres czasu i przeanalizować, w jakich zadaniach składa się jego udział.

Ryż. 8.9. Schemat wykorzystania zasobów

Tabela po lewej stronie diagramu (rys. 8.9, plik 2.mpp) zawiera listę zasobów, a poniżej każdego zasobu znajduje się lista zadań korzystających z tego zasobu. Diagram zawiera serie danych, które wyświetlają dane zarówno o całkowitej pracy zasobu, jak i o pracy w ramach realizacji poszczególnych zadań.

MS Project: Formatowanie wykresu wykorzystania zasobów i edytowanie na nim danych

Formatowanie i edycja wykresu wykorzystania zasobów

Podczas formatowania wykresu użycia zasobów stosuje się te same techniki, co podczas formatowania wykresu użycia zadań. Istniejące różnice w możliwościach formatowania dotyczą tylko niektórych szczegółów. W oknie dialogowym do ustawiania danych wyświetlanych na diagramie (wywoływanym poleceniem menu Format\u003e Style szczegółów (Format\u003e Style szczegółów)) używane jest pseudopole Wszystkie wiersze zasobów, za pomocą którego można zdefiniować format wiersze zawierające podsumowanie danych o zasobie.

W oknie dialogowym formatowanie stylów tekstu Format\u003e Style tekstu (Format\u003e Style tekstu) styl Wiersz przydziału (Wiersz przydziału) odpowiada wierszom z nazwami zadań (a nie nazwami zasobów, jak na schemacie wykorzystania zadań).

Edycja danych na diagramie wykorzystania zasobów odbywa się w taki sam sposób jak na diagramie wykorzystania zadań. Aby zmienić informacje, należy wybrać odpowiednią komórkę i wprowadzić dane, po czym wszystkie powiązane dane zostaną automatycznie zaktualizowane.

Korzystanie z filtrowania, grupowania i sortowania danych na wykresach

Podczas pracy z wykresami możesz zastosować filtrowanie, grupowanie i sortowanie danych, podobnie jak podczas pracy z tabelami (patrz rozdział Sortowanie,

grupowanie i filtrowanie danych w tabelach ). W przeciwieństwie do stołów,

Składające się z wierszy i kolumn wykresy mają różną strukturę, więc metody selekcji i organizowania danych mogą być stosowane do różnych wykresów na różne sposoby, a do niektórych w ogóle nie są stosowane.

Wszystkie metody grupowania, sortowania i filtrowania danych opisane w rozdziale

Sortowanie, grupowanie i filtrowanie danych w tabelach), w pełni

można również zastosować do wykresów, które są zawsze wyświetlane wraz z tabelą (wykresy wykorzystania zadań i zasobów, wykres Gangesa i jego widoki). W takim przypadku do danych w tabeli stosuje się filtrowanie, grupowanie i sortowanie, a wykres jest odpowiednio odbudowywany. Na przykład na ryc. Filtrowanie 8.10 (plik 2_1.mpp) zostało zastosowane do diagramu wykorzystania zasobów w celu wybrania tylko przeciążonych zasobów (Zasoby z nadmierną alokacją). Po zastosowaniu filtru w tabeli wyświetlane są tylko te zasoby, a odpowiadające im dane są wyświetlane na wykresie.

Podobny przykład pokazano na ryc. 8.11 (plik 2_2.mpp). Do danych umieszczonych na wykresie Gantta zastosowano grupowanie zadań według czasu trwania. W tabeli towarzyszącej diagramowi zadania zostały podzielone na grupy, a sam diagram został odpowiednio uporządkowany.

Filtrowanie strukturalne (patrz rozdział „Filtrowanie strukturalne”) być może

zastosować do wszystkich wykresów wyświetlanych z tabelami lub bez nich. Jednak jedna z jego funkcji jest specjalnie zaprojektowana do filtrowania danych na wykresach wykorzystania zadań i zasobów. Za pomocą polecenia menu Projekt t Konspekt> Pokaż przypisania (Projekt> Struktura>

Pokaż przydziały), możesz wyświetlić wszystkie zasoby przydzielone do zadania lub wszystkie zadania skojarzone z zasobem (zasób lub zadanie muszą być podświetlone kursorem). I odwrotnie, używając polecenia Projekt > Konspekt > Ukryj przydziały (Projekt > Struktura > Ukryj przydziały), możesz ukryć dane wyświetlane na diagramie powiązanym z wybranym zasobem lub zadaniem.

MS Project: Korzystanie z filtrowania, grupowania i sortowania danych na wykresach

Ryż. 8.10. Diagram pokazuje tylko przeciążone zasoby

MS Project: Korzystanie z filtrowania, grupowania i sortowania danych na wykresach

Ryż. 8.11. W ten sposób plan przyjmuje postać wykresu Gantta po pogrupowaniu zadań projektowych według czasu trwania.

Wykresy wyświetlane bez tabel to szczególne przypadki, które należy rozpatrywać osobno.

Filtrowanie danych na wykresach bez tabel

Filtrowanie można zastosować na wszystkich wykresach w jednym z dwóch trybów: filtrowanie rzeczywiste lub selekcja. W trybie filtrowania na wykresie będą wyświetlane tylko dane zgodne z warunkami filtrowania (podobnie jak w przykładzie na Rys. 8.10). W trybie wyboru wszystkie dane są wyświetlane na wykresie, a odpowiednie warunki filtrowania są podświetlone (patrz sekcja „Filtry” w lekcji 4). Na przykład na ryc. 8.12 (plik 2_3.mpp), w kalendarzu wyróżnione są zadania o wartości powyżej 200$, dla których zastosowaliśmy standardowy filtr Kosztu Większego Wtedy (Koszt przekracza).

MS Project: Korzystanie z filtrowania, grupowania i sortowania danych na wykresach

Ryż. 8.12. Filtrowanie kalendarza w trybie zaznaczania: podświetlane są zadania kosztujące ponad 200 zł

Filtrowanie w trybie selekcji nie działa na wykresie zasobów i schemacie danych.

Sortowanie danych na wykresach bez tabel

Sortowanie, czyli porządkowanie danych według wartości ich właściwości, można zastosować do wszystkich diagramów z wyjątkiem diagramu sieciowego.

W kalendarzu kolejność sortowania (jeśli jest odpowiednio skonfigurowana) określa kolejność umieszczania zadań: zadania z wyższą wartością w posortowanym polu są umieszczane nad innymi. Na wykresie zasobów porządek sortowania określa kolejność wyświetlania informacji o zasobach, a w schemacie danych — informacje o zadaniach.

MS Project: Korzystanie z filtrowania, grupowania i sortowania danych na wykresach

Grupowanie danych na wykresach bez tabel

Możesz tylko grupować dane schemat sieci. Przy dużej liczbie zadań wygodnie jest grupować, włączając tryb Ukryj pola w menu kontekstowym wykresu. W takim przypadku większość zadań mieści się na jednym ekranie.

Ryż. 8.13. Schemat sieci z włączonym grupowaniem według kosztu zadania

Na przykład na ryc. 8.13 (plik 3.mpp) zadania są pogrupowane według kosztów z interwałem 100 zł (aby sortować z interwałem, zobacz sekcję „Konfigurowanie

opcje grupowania"). Do grupowania, wcześniej utworzony

zgrupuj Koszt (Koszty) i aby zmieścić więcej bloków na ekranie, ich pola są ukryte. Górny blok zawiera zadania kosztujące od 0 do 100 zł, kolejny - od 100 zł do 200 zł itd. Przy okazji grupowanie danych na diagramie sieci - Nowa okazja, który pojawił się w MS Project 2002.

MS Project: Korzystanie z filtrowania, grupowania i sortowania danych na wykresach

Rodzaje zasobów w Microsoft Project i ich korelacja z rzeczywistością

Po utworzeniu wstępnego harmonogramu należy przejść do planowania zasobów, aby określić:

1. Konkretni wykonawcy zadań;
2. Odpowiedzialny za osiąganie wyników;
3. Czas trwania zadania z uwzględnieniem możliwej ograniczonej dostępności zasobów.
4. Zapotrzebowanie na materiały, sprzęt, pieniądze w danym okresie realizacji projektu;
5. Harmonogram kalendarzowy uwzględniający ograniczenia (niewystarczalność) zasobów.

Zasoby w Microsoft Project są rozumiane jako ludzie, maszyny, mechanizmy, sprzęt, materiały i koszty/dochody.

Pomimo tego, że zasoby w Microsoft Project oznaczają wiele rzeczy, Microsoft Project obsługuje tylko trzy typy zasobów:

1. Siła robocza to odnawialne zasoby firmy, które obejmują ludzi, maszyny i sprzęt niezbędny do realizacji projektu. Poprzez typ „praca” należy modelować te zasoby, dla których trzeba uwzględnić ich obciążenie/przeciążenie, wystarczalność lub niewystarczalność, np. załadowanie dziesięciu pracowników. Jeśli więc dostępnych jest tylko dziesięciu pracowników, a projekt wymaga piętnastu pracowników, program Microsoft Project pokaże, kiedy brakuje jednego lub więcej pracowników.

Zasoby pracy wpływają na czas trwania zadań.

2. Zasoby materiałowe służą do modelowania materiałów potrzebnych do stworzenia wyniku projektu. Również:

a. Wykonawcy są modelowani za pomocą tego typu, jeśli nie jesteś zainteresowany projektem, ile osób danego wykonawcy wykona tę lub inną pracę.

b. Poprzez rodzaj materiału zasobu modelowane są również pozycje kosztowe, jeśli konieczne jest uwzględnienie ich odpisu na jednostkę czasu, np. wynajęcie dźwigu kosztuje 500 UAH. za godzinę.

c. Pozycje są modelowane na podstawie zasobów materialnych, jeśli płatność jest dokonywana w walucie innej niż waluta projektu, na przykład zakup windy w dolarach.

d. Dochód lub dochód do projektu jest modelowany przez typ materiału, ponieważ typ materiału zasobu może mieć wartość kosztową równą na przykład minus jeden (-1).

e. Za pomocą tego typu zasobu możesz modelować zasoby pracy, jeśli nie potrzebujesz zmieniać czasu trwania zadań, a chcesz prowadzić codzienną ewidencję zasobów (może być to kontrowersyjny punkt, ale nie jest to dogmat ani aksjomat , ponieważ na przykład Microsoft Project może obliczyć ilość zasobów pracy na zadaniu, ale nie pozwala na wprowadzenie wymaganej ilości na każdy dzień, ale pozwala na to rodzaj materiału).

f. Za pomocą tego typu modelowane są fizyczne objętości (m3, m2, tony) robót.

3. Kosztowne zasoby są potrzebne do modelowania kosztów związanych z konkretnym zadaniem, ale nie zależą one ani od czasu trwania zadań, ani od przydzielonych mu zasobów pracy, na przykład, jeśli trzeba zasymulować pozytywny wpływ na urzędnika w w celu przyspieszenia jego akceptacji pozytywnych rozwiązań.

Metodologia planowania siły roboczej

Do „wykonania” projektu potrzebni są ludzie, maszyny i sprzęt. Główne cechy siły roboczej w Microsoft Project to:

1. Koszt - ile będzie kosztowało wykorzystanie jednego lub drugiego projektu zasoby pracy;
2. Dostępność — kiedy zasób może wykonać daną pracę i ile jednostek danego zasobu jest potrzebnych do wykonania pracy.

Źródłem informacji o zasobach firmy może być pracownik jej działu personalnego, odpowiedzialny za budowę oraz ekspert z działu produkcyjno-technicznego odpowiedniej specjalizacji. Te ostatnie mogą służyć jako źródło informacji o koszcie godziny pracy zasobu.

Listę mechanizmów i ich koszt na godzinę dostarcza dział odpowiedzialny za mechanizmy w firmie. Z reguły jest to podział głównego mechanika.

Informacja o zasoby ludzkie mogą być również przechowywane w:

1. Książka adresowa Microsoft Outlook (zakładka „Zasób – Dodaj zasoby – Książka adresowa…), Rysunek 1;

Rysunek 1. Tworzenie zasobu w programie Microsoft Project z książki adresowej programu Outlook

2. Aktywny katalog (zakładka "Zasób - Dodaj zasoby - Active Directory");

3. Pula zasobów (zakładka „Zasób – Pula zasobów – Użyj zasobów z…”).

Pula zasobów to plik programu Microsoft Project, który zawiera tylko zasoby.

4. W Enterprise Resource Pool na serwerze Microsoft Project Server w widoku Centrum zasobów. Pula zasobów przedsiębiorstwa wymaga połączenia z Project Server 2013 lub Project Online.

W związku z tym, jeśli pracujesz z Project Server 2013 lub Project Online, zasoby przechowywane w bazach danych produktów są określane jako zasoby przedsiębiorstwa, podczas gdy te, które istnieją tylko w pliku projektu, są określane jako zasoby lokalne.

Rysunek 2. Dodawanie zasobów z książki adresowej lub Active Directory

Aby utworzyć zasób w Microsoft Project, musisz przejść do widoku „Arkusz zasobów”, wpisać jego nazwę w kolumnie „Nazwa zasobu” i wybrać żądany typ w kolumnie „Typ” (lub Praca lub Materiał lub Koszty), Rysunek 3.

Jeśli chcesz dodać zasoby z książki adresowej lub Active Directory, musisz kliknąć przycisk „Dodaj zasoby” i wybrać żądany element.

Rysunek 3. Typy zasobów

Każdy zasób (dowolnego typu) w projekcie może być m.in.:

1. uniwersalny. Zasoby te, Rysunek 3, są wykorzystywane do określenia wymagań personalnych dla projektu, takich jak stolarze i deweloperzy. Dlatego bardzo często w projektach długoterminowych nie wiadomo z góry, jaka konkretna osoba jest potrzebna do wykonania danego zadania. Dlatego potrzebę określa się najpierw za pomocą uniwersalnych zasobów, tj. aby wykonać zadanie „Pisanie kodu”, które planowane jest za trzy miesiące, nie potrzebujesz specjalnie ukochanej Nyury Pakhomovej, ale programisty C# z ponad 3-letnim doświadczeniem.

Na przykład w naszym projekcie będziemy potrzebować programisty ze znajomością języka programowania C#. Często jednak na początku projektu nie wiadomo, która konkretna osoba wykona daną pracę. Dlatego wstępnie planowany jest projekt, w którym do zadania przypisany jest zasób uniwersalny „Programista C#”, a użycie niestandardowych pól przedsiębiorstwa (tylko w Microsoft Project Server lub Project Online) określa jego znajomość języka programowania C#. W arkuszu zasobów (w programie Microsoft Project Server lub Project Online, w „Centrum zasobów”) personelem musi być określony programista „Stroustrup Bjorn”, który ma również swoje umiejętności językowe określone przy użyciu niestandardowych pól przedsiębiorstwa (tylko w programie Project Server lub Project Online) Programowanie w C#. Następnie, gdy zajdzie konieczność zastąpienia zasobu uniwersalnego zasobem przedsiębiorstwa, który ma wymagany zestaw umiejętności i zdolności, można to zrobić za pomocą okna dialogowego Utwórz grupę lub Kreatora zastępowania zasobów (te ikony znajdują się na karcie Zasoby i są aktywne tylko po połączeniu Project Professional 2013 z Project Server 2013 lub Project Online.

Po szczegółowym zaplanowaniu projektu, pożądane jest zastąpienie zasobów ogólnych konkretnymi zasobami.

Zasoby ogólne najlepiej stosować podczas pracy z zasobami przedsiębiorstwa Project Server, ponieważ tylko w tym przypadku możliwe jest zastąpienie zasobów ogólnych zasobami określonymi zgodnie z wybraną charakterystyką.

Planowanie za pomocą uniwersalnych zasobów pozwoli, zwłaszcza jeśli Twoja firma dysponuje wystarczającą liczbą personelu, który może wykonywać tę samą pracę (10 prawników lub 5 marketerów), oderwać się od czynnika osobistego, gdy kierownicy projektów będą dążyć do rekrutacji „wygodnych” dla nich pracowników , co w naturalny sposób może prowadzić do przeciążenia „wygodnego” i niedociążenia „niewygodnego”.

2. Budżet. Zasoby budżetowe (robocizna, materiał i koszt) służą do modelowania całkowitego budżetu przeznaczonego na projekt, tj. pozwalają kierownikowi projektu wskazać, ile ma dostępnych środków finansowych do porównania z potrzebą potrzebną do realizacji projektu.

Na przykład masz budżet na materiały w wysokości 350 000 UAH. Na podstawie zapotrzebowania na materiały w projekcie Microsoft Project obliczy, że do realizacji projektu konieczne jest wydanie 323,6 tys. UAH na materiały. Porównując zasób budżetowy i ostateczną kwotę, widać różnicę, Rysunek 4.

Na poziomie projektu zasób budżetowy można przypisać tylko do zadania sumarycznego projektu.

Rysunek 4. Porównanie budżetu z realną potrzebą

Dodatkowo każdy rodzaj zasobu może mieć dwie opcje rezerwacji (przydzielone lub proponowane):

• Dedykowane (domyślna opcja rezerwacji) – Opcja rezerwacji zasobów. Dedykowany typ rezerwacji oznacza, że ​​w przypadku przypisania zasobu do zadania, jego obciążenie, czas i godziny potrzebne do wykonania pracy będą brane pod uwagę podczas analizy ogólnej dostępności i obciążenia zasobu. Ten rodzaj rezerwacji jest używany, jeśli masz pewność, że dany zasób wykona tę pracę.

Jeśli pracujesz z Project Server 2013 lub Project Online, podczas przypisywania dedykowanego zasobu do zadania i publikowania projektu (s. 10.3) ten dedykowany zasób będzie mógł raportować o zadaniu za pośrednictwem interfejsu internetowego.

• Proponowane - opcja rezerwacji zasobów, wykorzystywana na etapie planowania projektu, gdy nie masz jeszcze pewności, czy ten zasób wykonywać pracę w swoim projekcie, czy nie. Przypisanie zasobu z „proponowaną” opcją rezerwacji nie zmniejsza jego dostępności do pracy nad innymi projektami. Wybór tego typu rezerwacji nie wpływa na dostępność i ładowanie zasobu. Zasoby nie są wyrównywane względem proponowanych zasobów.

Podczas pracy z Project Server 2013 lub Project Online, jeśli przypiszesz sugerowany zasób do zadania i opublikujesz projekt, zasób nie będzie mógł zgłosić zadania za pośrednictwem interfejsu internetowego.

Tak więc na rysunku 5 na wykresie obciążenia dedykowanego zasobu, Vaus Klurman, jego przeciążenie jest podświetlone na czerwono, a przeciążenie proponowanego zasobu, Gob Beldof, przeciążenie jest pokazane w standardowym kolorze skonfigurowanym dla nie przeciążonych zasobów .

Rysunek 5. Zaangażowane i proponowane zasoby

Edycja właściwości zasobów

Aby zmienić właściwości określonego zasobu (nazwa, koszt, dostępność), możesz:

1. Kliknij go lewym przyciskiem myszy lub;
2. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu „Szczegóły” lub;
3. Na karcie Zasób kliknij przycisk Szczegóły.

Na karcie Ogólne możesz ustawić:

1. Nazwa zasobu;
2. Jego e-mail i nazwę konta (tylko dla pracowników);
3. Rodzaj rezerwacji (dedykowana lub proponowana);
4. Krótkie imię;
5. Grupa, tj. do jakiej grupy zasobów będzie należeć ten lub inny zasób (ITR, Pracownicy itp.). Grupy te są tworzone przez użytkownika;
6. Kod do dokowania z różnymi systemami;
7. rodzaj (praca, materiał lub koszty);
8. Materialna jednostka miary zasobów materialnych;
9. Rodzaj zasobu (uniwersalny lub nie, budżet lub nie), Wykres 6;
10. Kalendarz zasobów (godziny pracy, wyjątki, urlopy), Rysunek 7;
11. Dostępność zasobów, Rysunek 8. Przykładowo, jeśli są dwa dźwigi, to w przypadku planowej konserwacji prewencyjnej (PPR) jednego z nich, w obszarze Dostępność zasobów należy określić zakres, w którym dostępny będzie tylko jeden dźwig .

Rysunek 6. Informacje o zasobie. Zakładka Ogólne

Rysunek 7. Ustawienie urlopu w kalendarzu zasobów

Rysunek 8. Modelowanie dostępności

Okno „Szczegóły” na zakładce „Koszty” zawiera informacje związane z kosztem zasobu, Rysunek 9.

Rysunek 9. Informacje o zasobie. Zakładka Koszty

Jeśli musisz zapewnić projektowi zmianę stawki standardowej w czasie, musisz wybrać datę wejścia w życie bieżącej stawki i określić nową stawkę, która będzie obowiązywać od nowej daty wejścia w życie.

Na przykład, jeśli Twoja standardowa stawka "Architekt" wzrośnie o 10% od pierwszego maja, musisz wprowadzić datę nowej stawki "01.05.11" i procent zmiany stawki "10%". Jeśli nie wprowadzisz daty wejścia w życie, a jedynie zmianę procentową, data wejścia w życie nowej stawki będzie równa dacie bieżącej. Wpisując "-10%" obniżysz stawkę standardową o 10%

W polu „Stawka za nadgodziny” określasz kwotę, jaką zamierzasz zapłacić zasobom za nadgodziny. Ważne jest, aby zrozumieć, że jeśli masz ośmiogodzinny dzień pracy, a zasób pracuje 10 godzin dziennie, system nie wprowadzi automatycznie dwóch godzin nadgodzin jako przetwarzania. Wprowadzając rzeczywiste informacje o zadaniu, musisz samodzielnie wskazać w polu „Rzeczywista praca w nadgodzinach”, ile godzin nadliczbowych przepracował ten lub inny zasób.

Pole „Koszty użytkowania” wskazuje kwotę, jaką trzeba zapłacić za przyciągnięcie zasobu, na przykład oprócz opłacenia kosztu godziny pracy tego dźwigu, musisz zapłacić koszt jego zaopatrzenia.

Z reguły stawka standardowa jest określana jako koszt godziny pracy. Możesz również określić w polu „Stawka standardowa” koszt tygodnia lub miesiąca pracy. Ale miesiąc, z punktu widzenia Microsoft Project, to zwykle 20 dni roboczych, a jeśli masz 22 dni robocze w miesiącu, to dla zasobu, którego standardowa stawka jest wskazana jako „20 000 UAH / miesiąc”, jego koszt będzie automatycznie przeliczane w ramach liczby dni roboczych w miesiącu, Rysunek 10.

Rysunek 10. Przeliczenie kosztu zasobu przy określaniu standardowej stawki miesięcznej

Możesz również ustawić pięć różnych stawek kosztów dla każdego zasobu. Tabela stawek kosztów - zbiór informacji o stawkach i stawkach dla zasobu, w tym stawka standardowa, stawka Praca po godzinach, wszelkie koszty użytkowania oraz datę wejścia w życie stawki opłaty. Na przykład „murarz” za układanie na wysokości do trzech metrów nad ziemią może otrzymać stawkę 45 UAH / h, a za pracę na wysokości powyżej trzech metrów może otrzymać stawkę 50 UAH / h.

Ponadto Microsoft Project udostępnia trzy sposoby naliczania planowanych kosztów zasobów i alokowania rzeczywistych kosztów projektu:

• Na początku (koszty naliczane są na początku zadania);
• Na koniec (koszty naliczane są na koniec zadania);
• Proporcjonalny (koszty rozkładają się proporcjonalnie w trakcie realizacji zadania), Rysunek 11.

Rysunek 11. Opcje odpisów / memoriału

Na karcie Notatki, Rysunek 12, możesz:

1. Wprowadź niezbędne informacje o zasobie;
2. Dołącz obiekt/dokument.

Wszelkie powody zmiany, takie jak rozmiar wynagrodzenie, należy odnotować w zakładce „Uwagi”. Chociaż, szczerze mówiąc, możesz zacząć szukać tej lub innej informacji w notatkach z setek zasobów

Zamiast załączać dokumenty (OLE), najlepiej wskazać link do konkretnego dokumentu

Rysunek 12. Szczegóły zasobu. Zakładka Notatki

Karta Pola niestandardowe wyświetla listę pól niestandardowych skojarzonych z zasobem oraz, w przypadku połączenia z serwerem Microsoft Project Server, pól firmowych.

Rysunek 13. Informacje o zasobie. Zakładka Pola niestandardowe

Oprócz wszystkich powyższych pól w arkuszu zasobów, najważniejszym polem dla zasobów pracy jest „Max. Jednostki, które określają:

1. Lub numer listy pracowników, tj. ilu jest w stanie (na przykład 10 murarzy);
2. Lub, jeśli dana osoba jest sama, może wskazać, jak bardzo jest gotowa zaangażować się w projekty. Czyli jeśli naprzeciw osoby wskazane jest 0,5 lub 50%, w zależności od ustawień oznacza to, że będzie on mógł zwracać uwagę na zadania projektowe przez połowę swojego czasu, np. 4 godziny dziennie z ośmiogodzinnego kalendarza , Rysunek 14.

Rysunek 14. Maksymalna dostępność zasobów

Metodologia planowania zasobów materiałowych

Utworzenie listy zasobów materiałowych (materiałów) umożliwi, poprzez przypisanie materiałów do zadań, określenie zapotrzebowania na materiały rozłożone w czasie, a także poznanie kosztu każdego materiału i kosztu wszystkich materiałów.

Lista zasobów materiałowych jest tworzona w widoku Lista zasobów. W przypadku zasobów materiałowych wybierany jest typ „Materiał”.

Źródłem informacji do wypełnienia wykazu materiałów może być dział kosztorysowy, produkcyjno-techniczny (dział określający zapotrzebowanie na materiały do ​​konkretnego projektu) lub dział zaopatrzenia (dział odpowiedzialny za zaopatrzenie w materiały i urządzenia w firma). Dział zaopatrzenia musi również dostarczyć harmonogramowi projektu w programie Microsoft Project informacje umożliwiające aktualizację informacji o materiałach w przypadku zmiany cen lub udostępnienia nowych materiałów.

Aby szybko przypisać typ „Materiał” do zasobów materiałowych, należy przypisać typ „Materiał” do pierwszego materiału na liście, wybrać rodzaje pracy materiałów, kliknąć prawym przyciskiem myszy typ pierwszego materiału i wybrać „Wypełnij” w menu, Rysunek 15.

Rysunek 15. Ustawianie typu za pomocą funkcji „Fill down”

Różnice własności zasób materialny z właściwości zasobu pracy są:

1. Możliwość określenia jednostki miary materiałów (tys. sztuk, mp, tony itp.);
2. Kolumna „Stawka standardowa” wskazuje koszt na jednostkę materiału, Rysunek 16.

Rysunek 16. Edycja właściwości zasobu typu „Materiały”

Standardową stawkę zarówno dla zasobów materialnych, jak i robocizny można określić z wartością ujemną. Ta funkcja służy do symulowania odbioru pieniędzy w projekcie, wzajemnych rozliczeń, grzywien itp.

Metodologia planowania zasobów kosztowych

W programie Microsoft Project zasób kosztowy jest kosztem niezależnym (nie zależy od czasu trwania zadania/projektu), który musi być powiązany z zadaniem projektu lub projektem (na przykład koszt biletu lotniczego).

Ale do modelowania W przypadku kosztów, które zależą od czasu trwania zadań lub projektów, ten rodzaj zasobu nie jest odpowiedni.

Również kosztowny zasób nie pozwala na modelowanie zmian kosztów w czasie, wielowalutowości projektu, dopływu pieniędzy do projektu (zysku). Do modelowania tego wszystkiego wykorzystuję zasoby materiałowe.

Rysunek 17. Edycja właściwości zasobu typu „Koszty”

Różnica między właściwościami kosztownego zasobu a innymi polega na tym, że nie można określić ani jego jednostki miary, ani kosztu jednostki zasobu, Rysunek 17.

PS Druga część artykułu poświęcona jest temu, jak.

Active Directory („Active Directory”, AD) usługa katalogowa wersji serwerowych systemu Windows, w której przechowywani są np. wszyscy użytkownicy firmy

Poniższe informacje służą wyłącznie jako odniesienie. Możesz dowiedzieć się więcej o tym materiale i jego praktycznym zastosowaniu, oglądając wideo.

Cel i jego główne cechy w MS Project

Przydział to relacja między zadaniem a zasobem potrzebnym do wykonania tego zadania. Do jednego zadania można przypisać dowolną liczbę zasobów, zarówno pracowników, jak i materiałów (innymi słowy, z jednym zadaniem można powiązać kilka przydziałów).
Główne cechy przydziału (niezależnie od rodzaju zasobu) to:

• Przydzielona ilość zasobów.
• Stanowisko.
• Profil rozruchowy.
• Wskaźnik zużycia (dla zasobów materialnych).

Przydzielona ilość zasobów - liczba jednostek zasobów, które można wykorzystać do wykonania zadania. Zasób materialny, może być mierzony w dowolnym wymiarze określonym w polu " jednostka miary W przypadku zasobów pracy odpowiada ilości czasu pracy, jaką zasób może wykorzystać do wykonania zadania.
W przypadku przydziału praca to ilość pracy, jaką zasób wydaje na zadanie. Koszty pracy zasobu rozumiane są jako ilość poświęconego czasu pracy zasobu. Pracę należy odróżnić od czasu trwania zadania.
Praca jest również zdefiniowana dla zadań i zasobów. W przypadku zadania praca to całkowity wysiłek wszystkich zasobów zaangażowanych w zadanie. W przypadku zasobu suma pracy zasobu dla wszystkich zadań, do których zasób jest przypisany.
Profil obciążenia to sposób na rozłożenie pracy w czasie trwania zadania. Domyślnie MS Project korzysta z tzw. płaskiego profilu obciążenia, czyli taki sam nakład pracy jest planowany na każdy dzień roboczy dla zasobu. Wraz z płaskim profilem obciążenia MS Project umożliwia korzystanie z kilku predefiniowanych profili obciążenia. Ponadto możesz samodzielnie edytować rozkład pracy według dnia dla dowolnego zadania.

Radzenie sobie z terminami. Przypisywanie zasobów do zadań w MS Project

Przypisywanie zasobów w opisie zadania
Aby przydzielić zasoby bezpośrednio podczas opisywania zadania, musisz:

1. Aby otworzyć okno „Szczegóły zadania”, kliknij dwukrotnie nazwę zadania lub wybierz zadanie i kliknij przycisk „Szczegóły” w zakładce „Zadanie”.
2. W otwartym oknie Szczegóły zadania przejdź do zakładki Zasoby.
3. W oknie wejściowym można wpisać nazwę zasobu, jeśli ta nazwa pasuje do nazwy istniejącego zasobu zostanie on automatycznie przypisany do zadania, jeśli nazwa się nie zgadza, nowy zasób typu „Praca” zostanie stworzony. Aby uniknąć duplikacji, stań się pustym wierszem i kliknij strzałkę w dół po prawej stronie wiersza, a następnie wybierz nazwę zasobu z listy rozwijanej.
4. W polu „Właściciele” wyświetlana jest nazwa użytkownika właściciela zasobu, do którego zostanie wysłana zgoda na korzystanie z tego zasobu. W przypadku wszystkich zasobów lokalnych i uniwersalnych to pole jest puste.
5. W polu „Jednostki” wprowadź objętość niezbędny zasób. Jeśli wprowadzisz zasób pracy, musisz określić procent czasu zasobu, który poświęci na realizację tego zadania. Jeśli wprowadzasz zasób materiałowy, wprowadź jego ilość w wymiarze określonym w widoku Arkusz zasobów. Jeśli wprowadzasz kosztowny zasób, nie wpisuj niczego.
6. W polu „Koszty” zostanie wyświetlony koszt korzystania z tego zasobu. W przypadku zasobów pracy i materiałów ta wartość zostanie obliczona automatycznie po kliknięciu przycisku „OK”. W przypadku kosztownych zasobów należy określić kwotę, jaką planujesz przeznaczyć na realizację tego zadania przez ten zasób.

Po wprowadzeniu zasobu nie zapomnij zmniejszyć kosztów stałych zadania projektowego o kwotę, którą planujesz przeznaczyć na wprowadzone zasoby.

Aby przypisać zasób do zadania:

1. Przełącz się do widoku Wykres Gantta i przejdź do „ Zasoby».
2. Wybierz zadanie, do którego chcesz utworzyć przydział zasobów.
3. Kliknij przycisk " Przydziel zasoby”. Pojawi się odpowiednie okno dialogowe:
4. W polu Nazwa zasobu wybierz zasób, który chcesz przypisać do zadania. Jeśli chcesz utworzyć nowy zasób, przejdź do wolnej komórki w tabeli okna dialogowego i wprowadź nazwę zasobu. Dwukrotne kliknięcie nazwy zasobu spowoduje wyświetlenie okna Szczegóły zasobu, w którym można wprowadzić informacje o zasobie. Możesz także wybrać nazwę zasobu z książki adresowej swojego systemu poczty e-mail. Aby to zrobić, kliknij przycisk „+” po lewej stronie „Opcji listy zasobów”. Następnie kliknij przycisk „ Dodaj zasoby” i wybierz „Z książki adresowej” z listy rozwijanej (Z książki adresowej...). MS Project wyświetli okno, w którym będziesz musiał wybrać potrzebne zasoby z listy odbiorców. Po kliknięciu przycisku „ OK”, odbiorcy książki adresowej zostaną dodani do listy zasobów projektu i zostaną dla nich utworzone przydziały.
5. W polu Jednostki wprowadź liczbę jednostek zasobów do przydzielenia w tym przydziale. W przypadku zasobu pracy wartość jest określana jako procent (ilość czasu pracy).

W przypadku zasobu materialnego wartość jest określana przy użyciu jednostek miary zasobu. Domyślnie dla zasobu materiałowego określony jest stały wskaźnik zużycia. Jeśli chcesz określić zmienną szybkość zużycia dla zasobu materiałowego, określ wartość, używając jednostek miary dla zasobu przekonwertowanego na jednostkę czasu. Na przykład, aby określić wskaźnik zużycia „1 tona dziennie” dla zasobu materiałowego cementu, a jednostką miary dla cementu jest określona jako „t”, to w polu Jednostki należy wpisać wartość „ 1 t/d”.

W razie potrzeby możesz wybrać wiele zasobów jednocześnie. Aby to zrobić, wskazując na zasób, użyj klawisza Ctrl.
Aby usunąć przypisanie, w oknie Przypisz zasoby wybierz zasób, którego przypisanie chcesz usunąć, i kliknij „ Usuwać».
Aby zastąpić jeden zasób w przydziale innym, w oknie Przypisz zasoby wybierz zasób, który chcesz zastąpić w przydziale, i kliknij „ Zastępować”. W wyświetlonym oknie Zastąp zasób wybierz zasób do zastąpienia.

Podczas przypisywania zasobów z puli zasobów firmowych w ramach SZBI MS EPM należy przejść do zakładki „Zasoby”, pozycja menu „Pula zasobów”, podpunkt „Pula firmowa”. Następnie otworzy się specjalne okno, w którym zostanie wyświetlona lista zasobów puli firmowej i możliwość przeniesienia ich na listę zasobów projektu.

Przypisywanie zasobów poprzez opis zadania

1. Przejdź do zakładki " Zadanie". Kliknij na " Wyświetl szczegóły zadania”, co otworzy dół ekranu.
2. Naciśnij lewy przycisk na panelu, który się otworzy i przejdź do zakładki " Format". Kliknij na " Koszty pracy", aby wyświetlić żądany zestaw danych.
3. Określ listę zasobów na liście w kolumnie " Nazwa zasobu". Następnie określ ilość zasobów w kolumnie " Jednostki" lub " Koszty pracy"(w kolumnie należy podać również tomy materiałów lub pracy dla zespołów" Koszty pracy").
4. Po przypisaniu zasobów do zadania kliknij przycisk „ OK".

• instruktaż

Małe wprowadzenie

Cała metodologia to tylko zestaw prostych metod i zaleceń dotyczących wykorzystania MS Project do rozwiązywania problemów aplikacyjnych kierownika projektu. Od razu zastrzegam, że metodologia nie pretenduje do miana uniwersalnej i ma zastosowanie tylko pod pewnymi ograniczeniami, o czym wspomnę w trakcie opowiadania.

Najpierw pamiętajmy, czego zwykle wymaga się od kierownika projektu. Dla doświadczonych liderów jest to oczywiste, ale dla początkujących (lub dopiero mających zostać liderami) warto raz jeszcze pamiętać. Więc projekt deweloperski oprogramowanie to stworzenie wyjątkowego produktu. Na różnych etapach koło życia projekt z RP jest wymagany do rozwiązania różnych zadań.

Przed rozpoczęciem projektu

Przed rozpoczęciem projektu kierownik projektu zazwyczaj musi odpowiedzieć na dwa pytania:

1. jak długo potrwa projekt
2. ile będzie kosztował projekt

Jednocześnie ważne jest, aby zrozumieć, że nikt nie jest zainteresowany odpowiedzią typu „nie wcześniej niż za sześć miesięcy”. Potrzebuje tylko oszacowania z góry.

Notatka. Nigdy nie miałem do czynienia z wyraźną wartością pieniężną projektu i, jak teraz rozumiem, jest to poważne przeoczenie. Wszystkie projekty, którymi zarządzałem były wykonywane przez pracowników firmy. Zespół projektowy był tworzony przez cały czas trwania projektu, w który zaangażowani byli niektórzy specjaliści określony czas. W rzeczywistości muszę oszacować liczbę wymaganych wykonawców, a także czas ich zaangażowania. Wydaje mi się, że jest to dość typowa sytuacja dla firm tworzących oprogramowanie. Ostatecznie wszystko sprowadza się do oszacowania kosztów pracy, które za pomocą wzorów empirycznych zamienia się w oszacowanie kosztów projektu. Jak widać, istnieje bezpośrednia zależność kosztu projektu od jego harmonogramu.

W trakcie projektu

W warunkach wymienionych ograniczeń głównym zadaniem kierownika projektu jest zapewnienie realizacji projektu w wyznaczonym czasie, a to bezpośrednio
wpływa na jego wartość. Nieprzewidziane okoliczności, które koniecznie towarzyszą każdemu projektowi, mogą prowadzić do niedotrzymania terminów. Ściśle rzecz biorąc, harmonogram projektu może zostać niespodziewanie skrócony, ale szczerze mówiąc nigdy czegoś takiego nie widziałem. Menedżer jest zobowiązany do reagowania na takie zdarzenia w odpowiednim czasie w celu ograniczenia negatywnych konsekwencji. Jedynym znanym mi sposobem rozwiązania tego problemu jest staranne planowanie, regularne monitorowanie nadchodzących problemów i dostosowywanie planów.

Pod koniec projektu

Pod koniec projektu kierownik zazwyczaj spogląda wstecz i podsumowuje projekt. Najczęściej wymagana jest ocena, w jaki sposób projekt wyszedł z zaplanowanych harmonogramów i dlaczego tak się stało.

Co potrafi MS Project

Pomimo złożoności zewnętrznej, MS Project jest bardzo prosty ideologicznie. Działa z trzema podmiotami - zadaniami, zasobami, kalendarzem i powiązaniami między nimi. Zasadniczo jest to baza danych, interfejs użytkownika do tworzenia i edytowania jednostek oraz minimalna, dość prosta automatyzacja (co Project robi sam w odpowiedzi na dane wejściowe).

Przeanalizujmy pokrótce właściwości bytów.

Zadanie ma czas trwania, zakres, przydzielony zasób i cholernie wiele różnych właściwości. Jeśli nie ma wystarczającej liczby wbudowanych właściwości, możesz dodać własne - użyjemy tego później. Zadania mogą być ze sobą powiązane różnymi relacjami (poprzednicy, następcy itp.).

Ratunek ma wiele właściwości opisowych, ale co najważniejsze może być
ustawić dostępność w czasie, w tym celu używany jest kalendarz. Zasób może być
przypisane do zadania.

Na podstawie tych danych Project może tworzyć różne widoki za pomocą
filtry, grupowania, sortowania itp. Poza tym wie jak, według jakiegoś algorytmu
Oblicz daty rozpoczęcia i zakończenia zadań na podstawie dostępności przydzielonych zasobów
i powiązania między zadaniami. To prawie wszystko, co może zrobić.
Zobaczmy, jak możemy z tego skorzystać

Jak tego użyć

Notatka Aby było jaśniej, wyjaśnię niektóre właściwości ogólne projektowanie,
z kim pracowałem. Mówimy więc o projektach rozwoju oprogramowania,
który składa się z kilku kroków. Na koniec każdego etapu musimy zdobyć trochę
wymierny wynik, który zostanie zaprezentowany klientowi, dlatego ważne jest, abyśmy ocenili
termin nie tylko projektu jako całości, ale również każdego etapu. Powtarzam, jedyny rodzaj zasobów
potrzebni są ludzie, a my nie zatrudniamy specjalistów z zewnątrz, ale korzystamy
możliwości dla obecnych pracowników.

Przygotowanie planu

Przed nami więc zadanie techniczne i musimy odpowiedzieć na trzy pytania:

1. Jak długo potrwa ten projekt?
2. Ilu (i jakich) specjalistów będzie do tego potrzebnych?
3. Jaki jest przewidywany koszt pracy dla tego projektu?

W tym celu przygotowujemy wstępny plan realizacji projektu w MS Project. Tych. Po prostu wypisujemy zadania, które należy wykonać po kolei. Technika zamiany zadania technicznego w zestaw zadań to osobna historia, nie będę się nad tym teraz rozwodził.
Przygotowanie planu odbywa się w kilku etapach:

1. Przygotowanie listy zadań
2. Ujawnianie zależności między zadaniami
   (wynik jakie zadanie jest potrzebne, aby przejść do następnego?).
3. Przypisz wykonawców zadań
4. Równoważenie obciążenia zasobów
5. Równoważenie tego, co mamy

Przygotowując plan kierujemy się następującymi zaleceniami:

1. Nie używamy zadań sumarycznych do dekompozycji.
   Wszystkie zadania umieszczone są na jednej liniowej liście. Na pierwszy rzut oka może się to wydawać niewygodne,
   ale oszczędza wiele problemów w przyszłości. Aby zarządzać strukturą zadań
   użyj pól niestandardowych (patrz poniżej).
2. Drag&Drop jest często używany do zarządzania zależnościami zadań. Gdy zadań jest dużo, szybko staje się to niewygodne. W tym przypadku radzę nie używać przeciągania i upuszczania, ale wyraźnie wskazać liczbę zadań poprzednika. Aby to zrobić, możesz dodać do tabeli kolumnę „poprzednicy” i ręcznie wprowadzić numery zadań.
3. Termin wykonania każdego zadania nie powinien przekraczać dwóch tygodni.
   Jeśli termin wykonania zadania przekracza tydzień, to już jest powód, aby pomyśleć o jego rozkładzie. Postępowałem według bardzo prostej metodyki estymacji: prymitywne zadanie - 2 dni, średnio
   trudność - 1 tydzień, trudne zadanie - 2 tygodnie. Jednocześnie nie powinno być wielu skomplikowanych zadań. Takie podejście umożliwia dość szybkie przygotowanie planu ewaluacji.
   Z jednej strony wynikowy szacunek oczywiście nie będzie dokładny, ale z drugiej strony, który z nich jest dokładny? Na podstawie praktycznych doświadczeń mogę powiedzieć, że
   duże projekty błędy w oszacowaniach poszczególnych problemów są zwykle niwelowane, a dla małych problemów często jest możliwe (i konieczne!) zastosowanie dokładniejszych szacunków.
4. Zdecydowanie unikamy zadań, które mają kilku wykonawców. Do każdego zadania należy przypisać tylko jednego wykonawcę. Wyznaczenie dwóch wykonawców ma sens
   tylko jeśli naprawdę ze sobą współpracują (na przykład ćwiczysz programowanie w parach). W innych przypadkach lepiej rozłożyć problem.
5. Wyznaczając wykonawców kierujemy się ich zawodem i kwalifikacjami, nie martwiąc się o jednolitość nakładu pracy.
6. Za pomocą zadań sumarycznych dzielimy zadania na etapy. Umieszczamy zależności między etapami tak, aby przebiegały sekwencyjnie. Podział na etapy jest nadal dość przybliżony.

Bilansowanie projektów

Najważniejszą rzeczą w technice jest precyzyjne wyważenie. Celem tego procesu jest przygotowanie planu, w którym praca jest w miarę równomiernie podzielona między wykonawców.

Po wstępnym przygotowaniu planu zwykle uzyskuje się całkowitą hańbę, a nie projekt. Więc zacznijmy to porządkować. Porządkowanie polega na ręcznym równoważeniu przydziałów wykonawców i podziałów na etapy. Do tego używamy grupowanie zadań według wykonawców aby zobaczyć, jak zadania się rozłożyły. Aby ułatwić przeglądanie, polecam sortowanie zadań według daty rozpoczęcia.

Notatka. Teoretycznie do oszacowania obciążenia należy użyć wykresów
pliki do pobrania przez użytkownika. Te wykresy są dobre (prawdopodobnie) dla szefów, gdy…
oceniać gotowy projekt. Ale na etapie tworzenia planu nie nadają się, jak pokazują
że wszystko jest źle, ale nie podają żadnych informacji, dlaczego tak jest i co można zrobić.

Wtedy zaczyna się magia balansowania. Wymagane jest zminimalizowanie czasu realizacji każdego etapu poprzez zapewnienie mniej lub bardziej równomiernego obciążenia wszystkich uczestników projektu. W tym celu wykonujemy następujące kroki:

1. Zmień wykonawcę zadania.

   Ma to sens, jeśli widzimy, że jeden wykonawca ma duży ogon zadań,
   a drugi ma oczywiste „dziury” i może przejąć część pracy od
   pierwszy.

2. Przenieś zadanie do innego etapu.

   Zadanie, które prowadzi do wydłużenia czasu na scenie, ale nie jest konieczne
   aby uzyskać wynik etapu można przenieść do etapu później. I wzajemnie,
   jeśli scena zawiera „dziury” w ładowaniu wykonawców i zmień wykonawców
   nie powiedzie się, możesz spróbować podjąć zadania z następnego etapu.

Niestety wszystko to trzeba robić ręcznie, dokonując po każdej zmianie poziomowania zasobów. Pomimo pozornej złożoności proces ten zwykle zajmuje skończoną ilość czasu. Projekt na rok 8 uczestników, podzielony na 4 etapy, ułożyłem w niecałą godzinę.

Teraz ponownie uważnie przyglądamy się projektowi, upewniamy się, że powiązania między zadaniami są ustawione prawidłowo, nic nie zostało zapomniane, a nominacje wykonawców odpowiadają ich specjalności i kwalifikacjom.

Rachunkowość ryzyka

Ale już - ostatni szlif: rachunkowość ryzyka. Szczerze mówiąc nie zajmowałem się poważnym zarządzaniem ryzykiem, ale biorę pod uwagę możliwość wystąpienia pewnych zjawisk siły wyższej (takich jak choroba wykonawców, zapomniane utwory itp.). Aby to zrobić, dodaję do każdego etapu zadanie fikcyjne o najniższym priorytecie, zwane „inną pracą” dla każdego zasobu. Po wyrównaniu zasobów zadania te kończą się na końcu etapu. Czas trwania tych zadań zależy od prawdopodobieństwa wystąpienia i stopnia wpływu ryzyk, zależy od sposobu określania szacunkowych czasów trwania zadań, stanu zdrowia członków zespołu oraz stopnia paranoi kierownika projektu. Zwykle ustawiam czas trwania „innej pracy” na około jedną trzecią do jednej czwartej długości sceny.

W wyniku wszystkich powyższych manipulacji otrzymujemy plan realizacji projektu, z którym możemy pracować.

Dzięki temu planowi możemy:

1. Wymień ramy czasowe projektu i jego kamienie milowe. Rozsądnie i z wysoki stopień
   niezawodność.
2. Oszacuj przybliżone koszty pracy dla projektu

Notatka. Często zdarza się, że termin jest dość długi i pojawia się uzasadnione pytanie, czy można go skrócić, przyciągając dodatkowych wykonawców. Aby odpowiedzieć na to pytanie, zbalansowałem nowy plan używając tego samego zestawu zadań, ale zmieniając skład wykonawców. Odpowiedź nie nadeszła natychmiast, ale nie trwało to długo.

Praca z planem

Kiedy projekt zostanie uruchomiony, oryginalny plan, który został wykorzystany do szacowania, może być również wykorzystany do śledzenia postępu projektu. Kierownik projektu jest zobowiązany do regularnego wykonywania następujących czynności:

1. Wydawaj zadania wykonawcom
2. Zaznacz ukończone zadania w planie
3. Popraw plan w przypadku znaczących odchyleń

Wydawanie zadań przez wykonawców może odbywać się na różne sposoby. Możesz podzielić wykonanie na krótkie iteracje, utworzyć pulę zadań na iterację i oznaczyć wyniki na końcu iteracji. Możesz od razu ogłosić uczestnikom zestaw zadań na scenę, dać każdemu kopię wykresu Gantta i okresowo odpytywać o postępy. Możesz użyć integracji MS Project i TFS i przesłać projekt bezpośrednio do TFS. Nie chodzi o środki. Najważniejsze jest regularna aktualizacja planu. Robię to raz lub dwa razy w tygodniu. Dzięki temu można szybko zobaczyć problematyczne obszary.
Aby określić obszar problemu, wygodnie jest użyć różnych grupowań - według wykonawców, według komponentów itp. Często może się okazać, że projekt jako całość wyprzedza nawet harmonogram, ale w pewnym kontekście występuje opóźnienie, ponieważ na przykład jeden z programistów niespodziewanie natknął się na poważny problem systemowy, który doprowadził do odchyleń. Użycie tylko średniej metryki nie pokaże tego problemu - pojawi się on dopiero pod koniec etapu, kiedy będzie już za późno na cokolwiek.

Notatka. Zazwyczaj nie przenoszę zadań w kalendarzu, a jedynie odnotowuję sposób ich wykonania. Śledzę odchylenie od planu przez odchylenie całości zadania projektu od chwili obecnej.

Jest inna strategia - wprowadzanie zmian w terminach zadań, „pchanie” niedokończonych zadań do przodu. Dzięki takiemu podejściu, kolejna przydatna funkcja MS Project, linia bazowa, może być wykorzystana do śledzenia odchyleń od planu. Linia bazowa to po prostu zapisana migawka stanu zadań. Można to zrobić na początku projektu. Aby porównać bieżący plan z linią bazową, otwórz „Wykres Gantta ze śledzeniem”. W przypadku planu dynamicznego, w którym kolejność zadań często się zmienia, może to być niewygodne, dlatego wstawiam do projektu kamienie milowe, które odzwierciedlają niektóre z ważnych wyników projektu i śledzę odchylenia od linii bazowej tylko dla nich.

Zarządzaj strukturą zadań za pomocą pól niestandardowych

Zdecydowanie odradzam używanie zadań sumarycznych w MS Project do funkcjonalnej dekompozycji lub kategoryzacji zadań. Faktem jest, że hierarchia zadań w MS Project jest silnie powiązana z ich kolejnością. A często chcesz spojrzeć na zadania w innej kolejności, podczas gdy cała struktura „kruszy się”. Do zarządzania strukturą zadań polecam używać Pola niestandardowe. MS Project ma predefiniowany zestaw pól o niezdefiniowanym zachowaniu, których możemy używać według własnego uznania. Na przykład, aby rozbić zadania na składniki, potrzebujesz, na podstawie pola tekstowego Tekst 1 utwórz pole Składnik i ustaw dla niego listę wartości odpowiadających komponentom systemu.

Następnie otrzymujemy możliwość określenia dla każdego zadania komponentu, do którego należy, i korzystając z grupowania zadań według komponentów, śledzić, jak się sprawy mają.

Pola niestandardowe pozwalają podzielić zadania na kilka kategorii, np. podzieliłem zadania według rodzaju pracy: Programowanie, Testowanie, Dokumentacja.
Dla ciekawostek wspomnę, że w MS Project można też ustawić zasady rysowania diagramów na podstawie właściwości zadań. Jeśli chcesz, możesz sprawić, by zadania dla różnych komponentów miały różne kolory, a kolor będzie określony tylko przez właściwość zadania, nie trzeba go ustawiać ręcznie dla każdego zadania. Takie ustawienia nie wymagają pisania skryptów, ale są dokonywane za pomocą standardowych narzędzi do dostosowywania wykresów.

Wykorzystanie niestandardowych pól, a także funkcji filtrowania, sortowania i grupowania wbudowanych w MS Project, pozwala uzyskać różnorodne widoki, które pozwalają uzyskać odpowiedzi na wiele pytań, które ma kierownik projektu.

Zakończenie projektu

Na koniec projektu otrzymujemy plan, w którym wszystkie zadania są wykonane. Zazwyczaj staram się również zachować pierwotny plan, przynajmniej jako punkt odniesienia. Szczerze mówiąc, na tym etapie MS Project na niewiele się zda, ponieważ to nie planowane wartości są interesujące, ale rzeczywiste. Pewne rozwiązania tego problemu oferuje MS Project Server, istnieje możliwość uwzględnienia rzeczywistych kosztów pracy, ale to wykracza poza zakres tego artykułu.

Wniosek

Próbowałem podsumować moje doświadczenia z wykorzystaniem MS Project do praktycznych rozwiązań problemów, które pojawiły się przede mną, gdy zarządzałem projektami programistycznymi. Opisana technika nie pretenduje do miana uniwersalnej, ale wydaje mi się, że jest dość prosta i logiczna, a jednocześnie pozwala na rozwiązywanie praktycznych zadań kierownika projektu.
Dzięki takiemu podejściu udało mi się zrealizować z powodzeniem więcej niż jeden projekt na czas.
To prawda, były awarie. Stało się tak z reguły, gdy część przygotowawcza projektu została źle przeprowadzona, a mianowicie sformułowanie problemu. Tych. wynik projektu nie był dokładnie taki, jaki był wymagany, a zrozumienie tego przyszło zbyt późno.

Musiałem coś przeoczyć, nie krępuj się zadawać pytań.

W artykule omówiono metodologię planowania zasobów w Microsoft Project.

Rodzaje zasobów w Microsoft Project i ich związek z rzeczywistością

Po utworzeniu wstępnego harmonogramu należy przejść do planowania zasobów, aby określić:

• Konkretni wykonawcy zadań;
• Odpowiedzialny za osiąganie wyników;
• Czas trwania zadania z uwzględnieniem możliwej ograniczonej dostępności zasobów.
• Zapotrzebowanie na materiały, sprzęt, pieniądze w danym okresie realizacji projektu;
• Harmonogram kalendarzowy uwzględniający ograniczenia (niewystarczalność) zasobów.

Zasoby w Microsoft Project rozumiane są jako ludzie, maszyny, mechanizmy, sprzęt, materiały, koszty/przychody, a obsługiwane są trzy rodzaje zasobów:

1. Zasoby ludzkie to odnawialne zasoby firmy, które obejmują ludzi, maszyny i sprzęt niezbędny do realizacji projektu. Poprzez typ „praca” należy modelować te zasoby, dla których trzeba uwzględnić ich obciążenie/przeciążenie, wystarczalność lub niewystarczalność, np. załadowanie dziesięciu pracowników. Jeśli więc dostępnych jest tylko dziesięciu pracowników, a projekt wymaga piętnastu pracowników, program Microsoft Project pokaże, kiedy brakuje jednego lub więcej pracowników.

Zasoby pracy wpływają na czas trwania zadań.

2. Zasoby materialne służą do modelowania materiałów potrzebnych do stworzenia wyniku projektu. Również:

a. Wykonawcy są modelowani za pomocą tego typu, jeśli nie interesuje Cię projekt, ile osób danego wykonawcy wykona tę lub inną pracę.

b. Poprzez rodzaj materiału zasobu modelowane są również pozycje kosztowe, jeśli konieczne jest uwzględnienie ich odpisu na jednostkę czasu, na przykład wynajem dźwigu kosztuje 500 UAH. za godzinę.

c. Pozycje są modelowane na podstawie zasobów materiałowych, jeśli płatność jest dokonywana w walucie innej niż waluta projektu, na przykład zakup windy w dolarach.

d. Przychód lub dochód do projektu jest modelowany przez typ materiału, ponieważ typ materiału zasobu może mieć wartość kosztową równą na przykład minus jeden (-1).

mi. Za pomocą tego typu zasobu możesz modelować zasoby pracy, jeśli nie potrzebujesz zmieniać czasu trwania zadań, a chcesz prowadzić codzienną ewidencję zasobów (możliwe, że jest to kwestia kontrowersyjna, ale nie jest to dogmat ani aksjomat, ponieważ , na przykład Microsoft Project może policzyć ilość zasobów pracy na zadaniu, ale nie pozwala na wprowadzenie wymaganej ilości na każdy dzień, ale pozwala na to rodzaj materiału).

f. Za pomocą tego typu modelowane są fizyczne objętości (m3, m2, tony) prac.

3. Zasoby kosztowe.

Metodologia planowania siły roboczej

Do „wykonania” projektu potrzebni są ludzie, maszyny i sprzęt. Główne cechy siły roboczej w Microsoft Project to:

1. Koszt - ile będzie kosztowało projekt wykorzystanie określonego zasobu pracy;
2. Dostępność — kiedy zasób może wykonać daną pracę i ile jednostek danego zasobu jest potrzebnych do wykonania pracy.

Źródłem informacji o zasobach firmy może być pracownik jej działu personalnego, odpowiedzialny za budowę oraz ekspert z działu produkcyjno-technicznego odpowiedniej specjalizacji. Te ostatnie mogą służyć jako źródło informacji o koszcie godziny pracy zasobu.

Listę mechanizmów i ich koszt na godzinę dostarcza dział odpowiedzialny za mechanizmy w firmie. Z reguły jest to podział głównego mechanika.

Informacje o zasobach ludzkich mogą być również przechowywane w:

1. Książka adresowa Microsoft Outlook (zakładka "Zasób - Dodaj zasoby - Książka adresowa..."), Obrazek 1;

Rysunek 1. Tworzenie zasobu w programie Microsoft Project z książki adresowej programu Outlook

2. Active Directory (zakładka "Zasób - Dodaj zasoby - Active Directory");

3. Pula zasobów (zakładka „Zasób – Pula zasobów – Użyj zasobów z…”).

Pula zasobów to plik programu Microsoft Project, który zawiera tylko zasoby.

4. W Enterprise Resource Pool na serwerze Microsoft Project Server w widoku Centrum zasobów. Pula zasobów przedsiębiorstwa wymaga połączenia z Project Server 2013 lub Project Online.

W związku z tym, jeśli pracujesz z Project Server 2013 lub Project Online, zasoby przechowywane w bazach danych produktów są określane jako zasoby przedsiębiorstwa, podczas gdy te, które istnieją tylko w pliku projektu, są określane jako zasoby lokalne.

Rysunek 2. Dodawanie zasobów z książki adresowej lub Active Directory

Aby utworzyć zasób w Microsoft Project, musisz przejść do widoku „Arkusz zasobów”, wpisać jego nazwę w kolumnie „Nazwa zasobu” i wybrać żądany typ w kolumnie „Typ” (lub Praca lub Materiał lub Koszty), Rysunek 3.

Jeśli chcesz dodać zasoby z książki adresowej lub Active Directory, musisz kliknąć przycisk „Dodaj zasoby” i wybrać żądany element.

Rysunek 3. Typy zasobów

Każdy zasób (dowolnego typu) w projekcie może być m.in.:

1. Uniwersalny. Zasoby te, Rysunek 3, są wykorzystywane do określenia wymagań personalnych dla projektu, takich jak stolarze i deweloperzy. Dlatego bardzo często w projektach długoterminowych nie wiadomo z góry, jaka konkretna osoba jest potrzebna do wykonania danego zadania. Dlatego potrzebę określa się najpierw za pomocą uniwersalnych zasobów, tj. aby wykonać zadanie „Pisanie kodu”, które planowane jest za trzy miesiące, nie potrzebujesz specjalnie ukochanej Nyury Pakhomovej, ale programisty C# z ponad 3-letnim doświadczeniem.

Na przykład w naszym projekcie będziemy potrzebować programisty ze znajomością języka programowania C#. Często jednak na początku projektu nie wiadomo, która konkretna osoba wykona daną pracę. Dlatego wstępnie planowany jest projekt, w którym do zadania przypisany jest zasób uniwersalny „Programista C#”, a użycie niestandardowych pól przedsiębiorstwa (tylko w Microsoft Project Server lub Project Online) określa jego znajomość języka programowania C#. W arkuszu zasobów (w programie Microsoft Project Server lub Project Online, w „Centrum zasobów”) personelem musi być określony programista „Stroustrup Bjorn”, który ma również swoje umiejętności językowe określone przy użyciu niestandardowych pól przedsiębiorstwa (tylko w programie Project Server lub Project Online) Programowanie w C#. Następnie, gdy zajdzie konieczność zastąpienia zasobu uniwersalnego zasobem przedsiębiorstwa, który ma wymagany zestaw umiejętności i zdolności, można to zrobić za pomocą okna dialogowego Utwórz grupę lub Kreatora zastępowania zasobów (te ikony znajdują się na karcie Zasoby i są aktywne tylko po połączeniu Project Professional 2013 z Project Server 2013 lub Project Online).

Po szczegółowym zaplanowaniu projektu, pożądane jest zastąpienie zasobów ogólnych konkretnymi zasobami.

Zasoby ogólne najlepiej stosować podczas pracy z zasobami przedsiębiorstwa Project Server, ponieważ tylko w tym przypadku możliwe jest zastąpienie zasobów ogólnych zasobami określonymi zgodnie z wybraną charakterystyką.

Planowanie za pomocą uniwersalnych zasobów pozwoli, zwłaszcza jeśli Twoja firma dysponuje wystarczającą liczbą personelu, który może wykonywać tę samą pracę (10 prawników lub 5 marketerów), oderwać się od czynnika osobistego, gdy kierownicy projektów będą dążyć do rekrutacji „wygodnych” dla nich pracowników , co w naturalny sposób może prowadzić do przeciążenia „wygodnego” i niedociążenia „niewygodnego”.

2. Budżet. Zasoby budżetowe (robocizna, materiał i koszt) służą do modelowania całkowitego budżetu przeznaczonego na projekt, tj. pozwól kierownikowi projektu wskazać, ile środków ma do dyspozycji, aby porównać z potrzebą potrzebną do ukończenia projektu.

Na przykład masz budżet na materiały w wysokości 350 000 UAH. Na podstawie zapotrzebowania na materiały w projekcie Microsoft Project obliczy, że do realizacji projektu konieczne jest wydanie 323,6 tys. UAH na materiały. Porównując zasób budżetowy i sumę całkowitą, będzie można zobaczyć różnicę, Rysunek 4.

Na poziomie projektu zasób budżetowy można przypisać tylko do zadania sumarycznego projektu.

Rysunek 4. Porównanie budżetu z realną potrzebą

Dodatkowo każdy rodzaj zasobu może mieć dwie opcje rezerwacji (przydzielone lub proponowane):

• Dedykowane(domyślna opcja rezerwacji) – opcja rezerwacji zasobów. Dedykowany typ rezerwacji oznacza, że ​​w przypadku przypisania zasobu do zadania, jego obciążenie, czas i godziny wymagane do wykonania pracy będą brane pod uwagę podczas analizy ogólnej dostępności i obciążenia zasobu. Ten rodzaj rezerwacji jest używany, jeśli masz pewność, że dany zasób wykona tę pracę.

Jeśli pracujesz z Project Server 2013 lub Project Online, podczas przypisywania dedykowanego zasobu do zadania i publikowania projektu (s. 10.3) ten dedykowany zasób będzie mógł raportować o zadaniu za pośrednictwem interfejsu internetowego.

• Proponowane- opcja rezerwacji zasobów, wykorzystywana na etapie planowania projektu, gdy nie masz jeszcze pewności, czy ten zasób wykona pracę w Twoim projekcie, czy nie. Przypisanie zasobu z „proponowaną” opcją rezerwacji nie zmniejsza jego dostępności do pracy nad innymi projektami. Wybór tego typu rezerwacji nie wpływa na dostępność i ładowanie zasobu. Zasoby nie są wyrównywane względem proponowanych zasobów.

Podczas pracy z Project Server 2013 lub Project Online, jeśli przypiszesz sugerowany zasób do zadania i opublikujesz projekt, zasób nie będzie mógł zgłosić zadania za pośrednictwem interfejsu internetowego.

Więc, Rysunek 5, na wykresie obciążenia dedykowanego zasobu, Vaus Klurman, jego przeciążenie jest podświetlone na czerwono, a przeciążenie proponowanego zasobu, Gob Beldof, przeciążenie jest pokazane w standardowym kolorze skonfigurowanym dla nie przeciążonych zasobów.

Rysunek 5. Zaangażowane i proponowane zasoby

Edycja właściwości zasobów

Aby zmienić właściwości określonego zasobu (nazwa, koszt, dostępność), możesz:

1. Kliknij go lewym przyciskiem myszy lub;
2. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu „Szczegóły” lub;
3. Na karcie Zasób kliknij przycisk Szczegóły.

Na karcie Ogólne możesz ustawić:

1. Nazwa zasobu;
2. Jego adres e-mail i nazwa konta (tylko dla pracowników);
3. Rodzaj rezerwacji (dedykowana lub proponowana);
4. Krótkie imię;
5. Grupa, tj. do jakiej grupy zasobów będzie należeć ten lub inny zasób (ITR, Pracownicy itp.). Grupy te są tworzone przez użytkownika;
6. Kod do dokowania z różnymi systemami;
7. rodzaj (praca, materiał lub koszty);
8. Materialna jednostka miary zasobów materialnych;
9. Rodzaj zasobu (uniwersalny czy nie, budżet czy nie), Rysunek 6;
10. Kalendarz zasobów (godziny pracy, wyjątki, urlop), Rysunek 7;
11. dostępność zasobów, Cyfra 8. Na przykład, jeśli są dwa dźwigi, to w przypadku planowej konserwacji prewencyjnej (PPR) jednego z nich, w obszarze „Dostępność zasobów” należy określić zakres, w którym dostępny będzie tylko jeden dźwig.

Rysunek 6. Informacje o zasobie. Zakładka Ogólne

Rysunek 7. Ustawienie urlopu w kalendarzu zasobów

Rysunek 8. Modelowanie dostępności

Okno „Szczegóły” w zakładce „Koszty” zawiera informacje związane z kosztem zasobu, Rysunek 9.

Rysunek 9. Informacje o zasobie. Zakładka Koszty

Jeśli musisz zapewnić projektowi zmianę stawki standardowej w czasie, musisz wybrać datę wejścia w życie bieżącej stawki i określić nową stawkę, która będzie obowiązywać od nowej daty wejścia w życie.

Na przykład, jeśli Twoja standardowa stawka "Architekt" wzrośnie o 10% od pierwszego maja, musisz wprowadzić datę nowej stawki "01.05.11" i procent zmiany stawki "10%". Jeśli nie wprowadzisz daty wejścia w życie, a jedynie zmianę procentową, data wejścia w życie nowej stawki będzie równa dacie bieżącej. Wpisując "-10%" obniżysz stawkę standardową o 10%

W polu „Stawka za nadgodziny” określasz kwotę, jaką zamierzasz zapłacić zasobom za nadgodziny. Ważne jest, aby zrozumieć, że jeśli masz ośmiogodzinny dzień pracy, a zasób pracuje 10 godzin dziennie, system nie wprowadzi automatycznie dwóch godzin nadgodzin jako przetwarzania. Wprowadzając rzeczywiste informacje o zadaniu, musisz samodzielnie wskazać w polu „Rzeczywista praca w nadgodzinach”, ile godzin nadliczbowych przepracował ten lub inny zasób.

Pole „Koszty użytkowania” wskazuje kwotę, jaką trzeba zapłacić za przyciągnięcie zasobu, na przykład oprócz opłacenia kosztu godziny pracy tego dźwigu, musisz zapłacić koszt jego zaopatrzenia.

Z reguły stawka standardowa jest określana jako koszt godziny pracy. Możesz również określić w polu „Stawka standardowa” koszt tygodnia lub miesiąca pracy. Ale miesiąc, z punktu widzenia Microsoft Project, to zwykle 20 dni roboczych, a jeśli masz 22 dni robocze w miesiącu, to dla zasobu, którego standardowa stawka jest wskazana jako „20 000 UAH / miesiąc”, jego koszt będzie być automatycznie przeliczane według ilości dni roboczych w miesiącu, Rysunek 10.

Rysunek 10. Przeliczenie kosztu zasobu przy określaniu standardowej stawki miesięcznej

Możesz również ustawić pięć różnych stawek kosztów dla każdego zasobu. Tabela stawek kosztów to zbiór informacji o stawkach i stawkach dla zasobu, w tym stawka standardowa, stawka za pracę w nadgodzinach, wszelkie koszty użycia oraz data wejścia w życie stawki wynagrodzenia. Na przykład „murarz” za układanie na wysokości do trzech metrów nad ziemią może otrzymać stawkę 45 UAH / h, a za pracę na wysokości powyżej trzech metrów może otrzymać stawkę 50 UAH / h.

Ponadto Microsoft Project udostępnia trzy sposoby naliczania planowanych kosztów zasobów i alokowania rzeczywistych kosztów projektu:

• Na początku (koszty naliczane są na początku zadania);
• Na koniec (koszty naliczane są na koniec zadania);
• Proporcjonalny (koszty rozkładają się proporcjonalnie w trakcie realizacji zadania), Rysunek 11.

Rysunek 11. Opcje odpisów / memoriału

Na karcie Notatki Rysunek 12, Móc:

1. Wprowadź niezbędne informacje o zasobie;
2. Dołącz obiekt/dokument.

Wszelkie przyczyny zmiany, takie jak wynagrodzenie, należy odnotować w zakładce Uwagi. Chociaż, szczerze mówiąc, możesz zacząć szukać tej lub innej informacji w notatkach z setek zasobów

Zamiast załączać dokumenty (OLEG), najlepiej wskazać link do konkretnego dokumentu.

Rysunek 12. Szczegóły zasobu. Zakładka Notatki

Karta Pola niestandardowe wyświetla listę pól niestandardowych skojarzonych z zasobem oraz, w przypadku połączenia z serwerem Microsoft Project Server, pól firmowych.

Rysunek 13. Informacje o zasobie. Zakładka Pola niestandardowe

Oprócz wszystkich powyższych pól w arkuszu zasobów, najważniejszym polem dla zasobów pracy jest „Max. Jednostki, które określają:

1. Lub numer listy pracowników, tj. ilu jest w stanie (na przykład 10 murarzy);
2. Lub, jeśli dana osoba jest sama, może wskazać, jak bardzo jest gotowa zaangażować się w projekty. Czyli jeśli naprzeciw osoby wskazane jest 0,5 lub 50%, w zależności od ustawień oznacza to, że będzie on mógł zwracać uwagę na zadania projektowe przez połowę swojego czasu, np. 4 godziny dziennie z ośmiogodzinnego kalendarza , Rysunek 14.

Rysunek 14. Maksymalna dostępność zasobów

Metodologia planowania zasobów materiałowych

Utworzenie listy zasobów materiałowych (materiałów) umożliwi, poprzez przypisanie materiałów do zadań, określenie zapotrzebowania na materiały rozłożone w czasie, a także poznanie kosztu każdego materiału i kosztu wszystkich materiałów.

Lista zasobów materiałowych jest tworzona w widoku Lista zasobów. W przypadku zasobów materiałowych wybierany jest typ „Materiał”.

Źródłem informacji do wypełnienia wykazu materiałów może być dział kosztorysowy, produkcyjno-techniczny (dział określający zapotrzebowanie na materiały do ​​konkretnego projektu) lub dział zaopatrzenia (dział odpowiedzialny za zaopatrzenie w materiały i urządzenia w firma). Dział zaopatrzenia musi również dostarczyć harmonogramowi projektu w programie Microsoft Project informacje umożliwiające aktualizację informacji o materiałach w przypadku zmiany cen lub udostępnienia nowych materiałów.

Aby szybko przypisać typ „Materiał” do zasobów materiałowych, należy przypisać typ „Materiał” do pierwszego materiału na liście, wybrać rodzaje pracy materiałów, kliknąć prawym przyciskiem myszy typ pierwszego materiału i wybrać „Wypełnij” w menu, Rysunek 15.

Rysunek 15. Ustawianie typu za pomocą funkcji „Fill down”

Różnice między właściwościami zasobu materialnego a właściwościami zasobu pracy to:

1. Możliwość określenia jednostki miary materiałów (tys. sztuk, mp, tony itp.);
2. Kolumna „Stawka standardowa” wskazuje koszt jednostkowy materiału, Rysunek 16.

Rysunek 16. Edycja właściwości zasobu typu „Materiały”

Standardową stawkę zarówno dla zasobów materialnych, jak i robocizny można określić z wartością ujemną. Ta funkcja służy do symulowania odbioru pieniędzy w projekcie, wzajemnych rozliczeń, grzywien itp.

Metodologia planowania zasobów kosztowych

W programie Microsoft Project zasób kosztowy jest kosztem niezależnym (nie zależy od czasu trwania zadania/projektu), który musi być powiązany z zadaniem projektu lub projektem (na przykład koszt biletu lotniczego).

Ale w przypadku modelowania kosztów, które zależą od czasu trwania zadań lub projektów, ten typ zasobu nie jest odpowiedni.

Również kosztowny zasób nie pozwala na modelowanie zmian kosztów w czasie, wielowalutowości projektu, dopływu pieniędzy do projektu (zysku). Do modelowania tego wszystkiego wykorzystuję zasoby materiałowe.

Rysunek 17. Edycja właściwości zasobu typu „Koszty”

Różnica między właściwościami kosztownego zasobu a innymi polega na tym, że nie można określić ani jego jednostki miary, ani kosztu jednostki zasobu, Rysunek 17.