Jak stworzyć fakturę elektroniczną. Elektroniczne księgowanie faktur

Firmy będące płatnikami VAT rejestrują faktury w księgach zakupów i sprzedaży, a firmy będące pośrednikami - w ewidencjach. Rozliczanie faktur papierowych następuje w dniu sporządzenia. W przypadku faktur elektronicznych sprawa jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ mają one jednocześnie trzy daty: datę sporządzenia, datę wystawienia i datę odbioru. W artykule zastanowimy się, w jaki sposób odbywa się elektroniczne księgowanie faktur.

Faktura elektroniczna

Faktura elektroniczna jest odpowiednikiem wersji papierowej i jest podstawą do przyjęcia do odliczenia podatku VAT przedstawionego przez sprzedawcę. Do wykorzystania faktur elektronicznych w obiegu wymagana jest zgoda wszystkich stron na dokonywane transakcje, a także dostępność określonych możliwości technicznych. Wystawa w w formie elektronicznej faktury przysługują nie tylko sprzedawcom, ale także agentom podatkowym, agentom komisowym, agentom, którzy we własnym imieniu sprzedają lub kupują towary dla zleceniodawcy. Tym samym wymiana faktur elektronicznych jest możliwa po spełnieniu następujących warunków:

zgoda każdej ze stron na transakcję;
dokument jest sporządzony zgodnie z zatwierdzonym formatem;
podpis na dokumencie jest wzmocniony podpis kwalifikowany;
wszystkie strony transakcji mają techniczne środki i możliwości otrzymywania i przetwarzania dokumentów elektronicznych.

Procedura wystawiania faktury elektronicznej

Faktura musi być wystawiona w ciągu 5 dni od daty wysyłki towaru (roboty, usługi) lub otrzymania zaliczki. Zgodnie z art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej można to zrobić niekoniecznie w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej. Faktura elektroniczna jest pełnoprawnym odpowiednikiem faktury papierowej. Zawiera wszystkie niezbędne dane, a także podpisy osób upoważnionych. W przypadku faktur elektronicznych stawiane są następujące wymagania:

są opracowywane zgodnie z formularzem zatwierdzonym zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej nr ММВ-7-6/ [e-mail chroniony] od 04.03.2015;
posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny;
są przekazywane za pośrednictwem operatora EDF, który ustala datę wystawienia dokumentu i jego otrzymania.

Ważny! Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej dokumenty posiadające kwalifikowany podpis elektroniczny i przesyłane za pośrednictwem operatorów EDI są oryginałami. Nie musisz drukować tych dokumentów.

Elektroniczne księgowanie faktur

Aby ewidencjonować podatek VAT w przedsiębiorstwach, jego płatnicy muszą prowadzić księgę zakupów i sprzedaży. Pośrednicy, a także osoby wystawiające i odbierające faktury zgodnie z umowami wyprawa transportowa lub działając jako deweloper są zobowiązani do prowadzenia rejestru otrzymanych i wystawionych faktur. Wszystkie rodzaje faktur (pierwotne, korygujące itp.) podlegają jednorazowej rejestracji.

Ważny! Formę księgi i formę czasopisma, w tym procedurę ich prowadzenia, określa dekret rządowy nr 1137 z dnia 26.12.2011.

Księgowanie faktur może odbywać się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jednocześnie należy pamiętać, że od 2015 roku informacje zawarte w książce i czasopiśmie składane są w deklaracji VAT, która jest przekazywana w formie elektronicznej. W związku z tym wygodniej jest również prowadzić ewidencję faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej.

Jeśli obieg dokumentów jest utrzymywany na papierze, bardzo trudno jest śledzić datę wystawienia faktury i datę jej otrzymania, dlatego zwykle odzwierciedlana jest data jej sporządzenia. W przypadku korzystania z faktur elektronicznych Fixing odbywa się w trzech terminach:

redakcja;
wystawianie;
paragon fiskalny.

W księdze sprzedaży i zakupów odnotowywana jest tylko data zestawienia, ponieważ księga jest niezbędna do rozliczenia kwot podatku VAT. W rejestrze prowadzonym przez organizacje pośredniczące, daty wystawienia i odbioru dokumentu są już wpisane.

Rejestracja faktur w księdze sprzedaży

Wraz z pojawieniem się obowiązku zapłaty podatku VAT rejestracja faktur następuje w porządku chronologicznym w księdze sprzedaży za okres rozliczeniowy, w którym powstaje obowiązek zapłaty VAT. Podczas rejestracji podawane są następujące informacje:

kod typu operacji;
NIP, KPP i nazwa firmy kupującego;
numer i data dokumentu płatności;
waluta i jej kod;
kwotę transakcji, a także należny podatek.

Rejestracja faktur w księdze zakupów

Wraz z pojawieniem się prawa do odliczenia VAT, faktury są rejestrowane w księdze zakupów. Zawiera następujące informacje:

kod typu operacji;
numer dokumentu i data jego sporządzenia;
data przyjęcia do rozliczenia towarów (robót, usług);
NIP, nazwa KPP firmy sprzedającego;
NIP, KPP i nazwa firmy pośredniczącej;
szczegóły zgłoszenia celnego;
waluta, jej kod;
kwotę transakcji, a także podatek, który można odliczyć.

Powstanie prawa do odliczenia

Kupujący ma prawo do pomniejszenia naliczonego podatku VAT o podatek zapłacony od zakupionego towaru (pracy lub usługi). Takie prawo powstaje tylko wtedy, gdy spełnione są następujące warunki:

zakupione towary (roboty, usługi) dla transakcji opodatkowanych VAT;
zakupione towary są brane pod uwagę;
otrzymał fakturę od sprzedającego.

Ważny! W księdze zakupów faktura elektroniczna jest rejestrowana do dnia sporządzenia, jednak prawo do odliczenia będzie zależało od tego, kiedy zostanie ona otrzymana. Obniżenie podatku możliwe jest tylko w przypadku prawidłowo wystawionej faktury, za wystawienie której odpowiedzialny jest sprzedawca. Oznacza to, że dopóki sprzedawca nie wystawi faktury, a kupujący ją otrzyma, nie będzie możliwe obniżenie podatku.

Jeśli kupujący otrzyma dokument w okresie rozliczeniowym, w którym towar jest zaliczony, nie ma trudności z przyjęciem podatku VAT do odliczenia.

Jeśli księgowanie i odbiór dokumentu odbywa się w różnych okresach, mogą pojawić się pytania. Po otrzymaniu faktury już po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w którym towary są brane pod uwagę, ale przed złożeniem deklaracji za ten okres, kupujący może odliczyć VAT od tych towarów w okresie, w którym zostały uwzględnione. Jeśli faktura zostanie odebrana przez kupującego po złożeniu deklaracji, będzie musiała zostać zaliczona do następnego okresu podatkowego.

Rejestracja faktur w dzienniku księgowym

W zależności od tego, czy pośrednik jest płatnikiem VAT, ustalany jest jego obowiązek prowadzenia ewidencji faktur. Jednocześnie pośrednicy, spedytorzy i deweloperzy nie płacą podatku VAT i nie przyjmują go do odliczenia na tych fakturach, które są zarejestrowane w ich dziennikach.

Dziennik księgowy podzielony jest na dwie części, w jednej z nich ewidencjonowane są wystawione faktury, aw drugiej - otrzymane.

W pierwszej części dokumenty są rejestrowane do dnia ich wystawienia. Jeśli faktury nie są przekazywane klientom, to są rejestrowane do dnia sporządzenia. W drugiej części dokumenty są rejestrowane do dnia ich otrzymania.

Co kwartał pośrednicy są zobowiązani do przekazywania organom podatkowym ksiąg rachunkowych. Na tej podstawie IFTS sprawuje kontrolę, a także określa zgodność kwot VAT naliczonego i żądanego przez nabywców do odliczenia. A także czy deklarowane kwoty odliczenia VAT odpowiadają tym, które sprzedający wpłacają do budżetu.

Odpowiedzi na często zadawane pytania

Pytanie: Czy istnieje możliwość zduplikowania faktury elektronicznej wystawionej na kupującego w formie papierowej?

Odpowiedź: Nie, jednak w razie potrzeby możesz dostarczyć fakturę w formie papierowej zamiast dokumentu elektronicznego. Może to być wymagane, na przykład, jeśli operator EDI doświadczył awarii technicznej.

Pytanie: Firma wystawia faktury zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Jak należy je rozliczać?

Odpowiedź: Rejestracja w księdze zakupów i sprzedaży faktur papierowych i elektronicznych odbywa się w ogólnym porządku chronologicznym. Przy wystawianiu faktury w formie elektronicznej wskazywana jest data otrzymania pliku przez operatora EDI od sprzedawcy. Przy odbiorze dokumentu należy wskazać datę wysłania pliku przez operatora EDI do kupującego, która znajduje się w potwierdzeniu operatora.

Data publikacji: 2016-06-10 11:03

I. Co to jest - ESCF ?
Od 1 lipca 2016 faktury elektroniczne na VAT (ESCF) staną się obowiązkowy dokument elektroniczny dla wszystkich płatników podatku od towarów i usług (VAT). Elektroniczny obieg dokumentów ESCF między sprzedającymi a kupującymi będzie realizowany za pomocą Portalu faktur elektronicznych (www.vat.gov.by) (Portal), który jest źródło informacji Ministerstwo Podatków i Opłat Republiki Białoruś.

II . Kto, kiedy i na jakich warunkach składa ESCF?
Od 1 lipca 2016 r. płatnicy wysyłanych (przekazanych, importowanych) towarów (wykonanej pracy, świadczonych usług, przeniesionych praw majątkowych) będą musieli wystawić (wysłać) ESChF nie później niż 5 miesiąc następujący po miesiącu sprawozdawczym, tj. Termin pierwszego złożenia ESCF w lipcu 2016 r. upływa nie później niż 5 sierpnia 2016 r.
Uproszczony proces wygląda tak:

Sprzedawca udostępnia ESCF w portalu.
Kupujący na portalu w sekcji „Skrzynka odbiorcza” odnajduje ESCF wystawiony przez sprzedawcę i podpisuje go ze swojej strony.

Podpisanie faktury przez kupującego ważne przede wszystkim dla samego kupującego. Kupujący może odliczyć kwotę podatku VAT przedstawioną przez sprzedającego w ESCF dopiero po podpisaniu tego ESCF z jego strony.
Fakturowanie przez sprzedającego ważne: inspekcja podatkowa zweryfikuje zadeklarowany dochód w zeznaniu podatkowym oraz kwotę wydanego ESCF. W przypadku rozbieżności IMNS niezwłocznie poprosi o wyjaśnienie.

III. Co zrobić, jeśli kontrahent nie jest płatnikiem VAT?
Jeżeli sprzedającym jest firma działająca w uproszczonym systemie podatkowym bez płacenia VAT, a kupujący płaci VAT, to nie jest wymagane wystawienie faktury elektronicznej, ponieważ. przedmiot transakcji nie zawiera w swojej wartości podatku VAT.

Jeżeli firma sprzedająca jest płatnikiem VAT, ale firma kupująca nie płaci VAT, sprzedawca nadal musi wysłać do portalu fakturę elektroniczną. To, czy jest podpisane przez kupującego, czy nie, należy do kupującego. Faktury elektroniczne mogą po prostu gromadzić się w konto osobiste od kupującego, ponieważ kupujący, który nie płaci podatku VAT, nie potrzebuje ESCF.

Prowadząc zagraniczną działalność gospodarczą faktury elektroniczne muszą być wypełnione dla każdej transakcji. Jednocześnie nie zostaną one również podpisane przez drugą stronę, ponieważ kontrahenci spoza Białorusi nie potrzebują tego dokumentu.

Na sprzedaż detaliczna dobra i usługi sprzedawca przekazuje jeden ESCF do miesięcznego przychodu. Zdarzają się jednak przypadki, gdy zakup detaliczny jest dokonywany na rzecz organizacji, która oczekuje odliczenia VAT na podstawie tego paragonu detalicznego. Następnie, w momencie sprzedaży, kupujący jest zobowiązany powiadomić o tym sprzedawcę i podać dane organizacji, w imieniu której planuje dokonać tego odliczenia. W takich przypadkach sprzedawca składa ESCF dla każdej sprzedaży i oddzielny ESCF dla reszty miesięcznych wpływów. Lepiej zarówno dla kupujących, jak i sprzedających wcześniej przygotować się na takie sytuacje.

I V. Jakie są możliwości złożenia ESCF? I co należy w tym celu zrobić?
Autoryzacja każdego płatnika (użytkownika) w Portalu będzie oparta na kluczu prywatnym (certyfikat klucza publicznego elektronicznego podpis cyfrowy) wydawane przez ośrodki certyfikacji:

RUE "Centrum Informacyjno-Wydawnicze ds. Podatków i Opłat" w regionach Republiki Białoruś i miasta Mińska;
Państwowy System Zarządzania Kluczami Publicznymi Elektronicznego Podpisu Cyfrowego (GosSUOK) RUE „Krajowe Centrum Usług Elektronicznych”.

Dla odniesienia: dla płatników podłączonych do elektronicznego systemu deklaracji Ministerstwa Podatków, składanie raportów (deklaracji, rozliczeń) do organów podatkowych w formie dokumentów elektronicznych z wykorzystaniem klucza EDS uzyskanego ze wskazanych centrów certyfikacji, uzyskanie dodatkowego klucza EDS praca z Portalem nie jest wymagana.

Tworzony system umożliwia tworzenie ESHF w organizacji przez kilku użytkowników. Jednocześnie za każdego dodatkowego użytkownika płatnik będzie musiał dokonać zakupu Klawisz EDS(możliwe opcje z różne rodzaje dostępu), ponieważ każdy użytkownik jest autoryzowany w Portalu za pomocą klucza prywatnego.

Współpracując z ESCF, płatnik będzie miał możliwość ich utworzenia w jeden z następujących sposobów:

wypełnianie ESCF bezpośrednio na Portalu (www.vat.gov.by);
wgranie do Portalu ESCF w formacie pliku xml przygotowanego w systemie księgowym (księgowym) podmiotu gospodarczego;
realizacja automatyczne podawanie do Portalu ESCF, podpisanego EDS, bezpośrednio z systemu księgowego (księgowego).

Do pracy z Portalem potrzebujesz Miejsce pracy użytkownik - komputer o następującej minimalnej konfiguracji:

procesor nie niższy niż Intel Pentium 2 GHz,
co najmniej 2 GB pamięci RAM,
wolne miejsce na dysku co najmniej 720 MB,
Karta sieciowa Ethernet 100.

Nawiasem mówiąc, elektroniczny system deklaracji Ministerstwa Podatków zapewnia podobne wymagania dla komputera. Jeśli na Twoim komputerze zostanie uruchomiona deklaracja elektroniczna, nie powinno być problemów z Portalem.

Komputer użytkownika musi mieć oprogramowanie:

system operacyjny Microsoft Windows 7 Service Pack 1 i przeglądarka internetowa Microsoft Internet Explorer 9 i nowsze (jednak według nieoficjalnych danych planowane jest wdrożenie wsparcia dla Windows XP i Microsoft Internet Explorer 8 do 1 lipca 2016 r.);
oprogramowanie do ochrony informacji kryptograficznej „Avest” ( pakiet oprogramowania"AVEST Subscriber Kit": dostawca krypto AvCSP, osobisty menedżer certyfikatów "Avest" AvPCM).

Szybkość połączenia internetowego po stronie użytkownika musi wynosić co najmniej 512 kbps.

V. Jakie są główne problemy, które mogą pojawić się w pracy z ESCF?
Podczas wstępnych testów systemu użytkownicy mają pytania związane przede wszystkim z:

przygotowanie stanowiska pracy (PC) do pracy z Portalem zgodnie z wymagania techniczne - system może nie działać, jeśli komputer nie jest odpowiednio przygotowany do współpracy z Portalem;
poprawność tworzenia pliku z programu księgowego (księgowego), jego ładowanie i przesyłanie danych do Portalu - musisz się upewnić, że twórcy programu księgowego (księgowego) poważnie przetestowali niezbędne zmiany w Twojej bazie danych;
instalacja oprogramowania do pracy na Portalu- podczas instalacji oprogramowania mogą pojawić się problemy z innymi programami korzystającymi z kompleksu Avest EDS: systemy klient-bank, Elektroniczna deklaracja MTS, portal FSZN;
stabilność Portalu- bezpośrednio zależy od stabilności Internetu i samego Portalu;
rejestracja i autoryzacja w Portalu- w wyniku źle skonfigurowanego systemu;
poprawne wyświetlanie danych na Portalu- w przypadku, gdy przeglądarka nie spełnia minimalnych wymagań.

W związku z tym ważne jest wcześniejsze przemyślenie tej kwestii i przygotowanie się na tę innowację, zarówno pod kątem instalacji/rejestracji, jak i prawidłowej obsługi i konserwacji systemu.
Dlatego kluczowe kwestie do kontrolowania księgowy na ten temat po 1 lipca 2016 r., co następuje:

prawidłowość wystawiania faktur za sprzedaż towarów (robót, usług);
podpisywanie faktur wystawionych przez sprzedawców towarów (roboty, usługi);
przyjmowanie i podpisywanie przez nabywców faktur za zakupione towary (roboty, usługi);
uzgodnienie elektronicznych faktur VAT z papierowymi pierwotnymi dokumentami księgowymi.

Fakturę należy wystawić w ciągu pięciu dni od daty wysyłki towaru, wykonania pracy, wykonania usługi lub otrzymania zaliczki. pozwala to zrobić nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznej. Elektroniczne faktury o znaczeniu prawnym są pełnoprawnymi odpowiednikami faktur papierowych: zawierają te same dane i podpis osoby upoważnionej. Muszą jednak być:

opracowane zgodnie z zatwierdzonym formatem;
podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
przekazywane zgodnie z regulaminem ustalonym przez operatora EDF, który ustala terminy wystawienia i odbioru dokumentu w odpowiednich dokumentach technologicznych.

Szybka wymiana dokumentów o znaczeniu prawnym w formie elektronicznej:

uwolnić się;
wyślij za kilka sekund;
zmniejszyć koszty wysyłki.

Zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej dokumenty elektroniczne podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesłane za pośrednictwem operatora EDF są oryginałami, nie muszą być drukowane.

Procedura księgowa

W celu rozliczenia podatku VAT płatnicy tego podatku zobowiązani są do prowadzenia ksiąg zakupów i sprzedaży. Osoby wykonujące mediacja, a także osoby wystawiające i odbierające faktury przy wykonywaniu czynności w ramach umowy ekspedycji transportowej lub pełniąc funkcje dewelopera, muszą prowadzić ewidencję otrzymanych i wystawionych faktur. jednokrotne logowanie wszystkie faktury są przedmiotem - pierwotne, poprawione, korygujące.

Zapisane są formy ksiąg i czasopism oraz sposób ich prowadzenia. Faktury mogą być przechowywane zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Jednak od 01.01.2015 informacje z książek i czasopism należy składać w ramach deklaracji VAT, którą można złożyć wyłącznie drogą elektroniczną (). W związku z tym wygodniejsze jest również natychmiastowe ewidencjonowanie faktur w formie elektronicznej.

Przy papierowym obiegu dokumentów prawie niemożliwe jest śledzenie dat wystawienia i odbioru faktury, dlatego zamiast nich z reguły odzwierciedlana jest data sporządzenia dokumentu. W przypadku faktur elektronicznych od razu ustalane są trzy terminy: sporządzenie, wystawienie i odbiór. Jednocześnie w księgach sprzedaży i zakupów uwzględniane są tylko daty kompilacji, ponieważ księgi te służą przede wszystkim do ewidencjonowania kwot podatków. Daty wystawienia i odbioru faktur są wpisywane do ksiąg rachunkowych prowadzonych przez organizacje pośredniczące. Przyjrzyjmy się bliżej rachunkowości.

Księga sprzedaży

W związku z powstaniem obowiązku zapłaty podatku VAT faktury księgowane są w księdze sprzedaży w porządku chronologicznym w okresie rozliczeniowym, w którym powstaje obowiązek podatkowy. Określa:

dane kupującego (NIP/KPP i nazwa);
szczegóły dokumentu potwierdzającego płatność (numer i data);
nazwa i kod waluty;
koszt transakcji i kwotę podatku, który należy przekazać do budżetu państwa.

Księga zakupów

W przypadku powstania prawa do odliczenia, faktury są ewidencjonowane w księdze zakupów. Odzwierciedla następujące dane:

szczegóły faktury (numer i data sporządzenia);
data rejestracji towarów (robót, usług), praw majątkowych;
dane sprzedawcy (NIP/KPP i nazwa);
dane pośrednika (NIP/KPP i nazwa);
Numer zgłoszenia celnego;
nazwa i kod waluty;
wartość transakcji oraz kwotę podatku, o jaką podatnik może się ubiegać o odliczenie (zwrot).

Prawo do odliczenia

Podatnik-kupujący ma prawo do obniżenia naliczonego podatku VAT o kwotę podatku zapłaconego od zakupionych towarów, robót, usług (). Prawo do odliczenia powstaje pod następującymi warunkami ():

towary (roboty, usługi) zakupione w celu realizacji transakcji opodatkowanych podatkiem VAT;
towary (roboty, usługi) są przyjmowane do księgowości (musi być dostępne dokumenty pierwotne);
otrzymał ważną fakturę.

Pomimo tego, że podczas rejestracji data faktury elektronicznej jest wpisana do księgi zakupu, prawo do potrącenia bezpośrednio uzależnione jest od daty jej otrzymania. Sprzedający jest odpowiedzialny za wystawienie faktury i dopóki nie wystawi, a kupujący nie otrzyma faktury, ten ostatni nie będzie mógł pomniejszyć naliczonego do zapłaty podatku.

Rozliczanie i dalsze wykorzystanie towaru w czynnościach opodatkowanych podatkiem VAT należy do kompetencji kupującego. Jeżeli faktura zostanie odebrana w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym następuje uznanie towaru (pracy/usługi), to nie ma wątpliwości, kiedy należy odliczyć kwotę VAT.

Trudniej jest, gdy zaksięgowanie towaru i otrzymanie faktury należą do różnych okresów podatkowych. W przypadku otrzymania faktury po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w którym towar jest zarejestrowany, ale przed złożeniem deklaracji za ten okres, kupujący ma prawo do odliczenia kwoty podatku w odniesieniu do takiego towaru w tym samym okresie w którym towary te zostały zarejestrowane (klauzula 1.1 art. z późniejszymi zmianami. prawo federalne z dnia 29 listopada 2014 r. nr 382-FZ). W przypadku otrzymania faktury po złożeniu deklaracji należy ją przypisać do nowego okresu rozliczeniowego.

Dzienniki księgowe

Obowiązek prowadzenia ewidencji otrzymanych i wystawionych faktur nie zależy od tego, czy pośrednik jest płatnikiem VAT. Pośrednicy, deweloperzy i spedytorzy nie płacą i nie akceptują odliczeń VAT z faktur rejestrowanych w dziennikach.

Dziennik księgowy składa się z dwóch części, które oddzielnie rejestrują wystawione i otrzymane faktury, w tym faktury korygujące i korygujące. W części 1 „Wystawione faktury” dokumenty są rejestrowane do dnia wystawienia faktury. W przypadku, gdy faktury nie są przekazywane kontrahentom, rejestracja następuje w dniu sporządzenia. W części 2 „Faktury otrzymane” faktury są odzwierciedlane według daty ich otrzymania.

Pośrednicy przesyłają czasopisma kwartalnie do kontrole podatkowe. Na podstawie otrzymanych danych kontrole mogą skontrolować, czy kwoty podatku VAT pobierane np. przez zleceniodawców (zobowiązania) przy sprzedaży towarów odpowiadają kwotom odliczenia od podatku przez nabywców tych towarów. I odwrotnie, czy kwoty potrąceń zadeklarowanych przez zleceniodawców (zobowiązania) za towary zakupione przez agentów odpowiadają kwotom VAT, które sprzedawcy tych towarów naliczyli w celu zapłaty do budżetu.

Wydarzenie, na które czekało wielu podatników VAT, w końcu się wydarzyło - na mocy rozporządzenia Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 05.03.2012 nr ММВ-7-6 / [e-mail chroniony] 1 zatwierdzone formaty faktur elektronicznych. Teraz firmy mają możliwość nie tylko wymiany faktur elektronicznych (w tym faktur korygujących) z kontrahentami, ale także przekazywania ich organom podatkowym za pośrednictwem kanałów TCS. W tym artykule rozważymy zarówno pozytywne, jak i negatywne strony ten sposób wymiany dokumentów (od razu zrobimy zastrzeżenie, że plusów jest znacznie więcej).

Ramy prawne

Tak więc Zarządzenie Federalnej Służby Podatkowej Rosji nr MMV-7-6/ [e-mail chroniony] de facto zakończył tworzenie ram regulacyjnych dla uruchomienia elektronicznego zarządzania dokumentami wykorzystywanego w rozliczeniach VAT. Teraz, aby ta metoda wymiany dokumentów w pełni działała w praktyce, potrzebne są tylko pewne wysiłki ze strony firm i ich kontrahentów.

Pierwszym krokiem na tej ścieżce była ustawa federalna nr 229-FZ z dnia 27 lipca 2010 r., która wprowadziła do kodeksu podatkowego uzupełnienia umożliwiające podatnikom wystawianie faktur drogą elektroniczną. Jak stwierdzono w ust. 2 pkt 1 art. 169 Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej faktura może zostać wystawiona przez podatnika VAT w formie elektronicznej. Określa również warunki, których spełnienie pozwala podatnikowi na realizację ta okazja(porozmawiamy o nich nieco później).

Po pewnym czasie Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25.04.2011 nr 50n zatwierdzono Procedurę wystawiania i otrzymywania faktur elektronicznych (zwaną dalej Procedurą).

Sama forma faktury, w tym faktura korygująca oraz zasady jej wypełniania, obecnie stosowane, są zatwierdzone Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 26 grudnia 2011 r. nr 1137.

Najnowszy z serii aktów prawnych dotyczących ten przypadek stał się Orderem Federalnej Służby Podatkowej Rosji nr ММВ-7-6/ [e-mail chroniony], zatwierdzone formaty elektroniczne (opracowane zgodnie z formularzami tych dokumentów zatwierdzonymi dekretem rządu Federacji Rosyjskiej nr 1137):

faktury (w tym faktury korygujące);
rejestry otrzymanych i wystawionych faktur;
księgi zakupów i sprzedaży, a także dodatkowe arkusze do nich.

W tym miejscu należy dodać, że miesiąc wcześniej rozporządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 30 stycznia 2012 r. nr ММВ-7-6/ [e-mail chroniony] zatwierdzono elektroniczne formaty dokumentów potwierdzających wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych przez uczestników giełdy.

Faktury elektroniczne: korzyści

Niewątpliwą zaletą elektronicznego zarządzania dokumentami jest jego wydajność. Jeśli wcześniej wysłanie oryginalnych (papierowych) dokumentów do kontrahenta znajdującego się w innym regionie zajmowało dużo czasu (dni lub nawet tygodnie), teraz zajmie to firmie dosłownie kilka minut. Ponadto, zgodnie z zasadami elektronicznego zarządzania dokumentami, kontrahent musi niezwłocznie (co również ważne) powiadomić o otrzymaniu takiego lub innego dokumentu elektronicznego. Od teraz inspektorzy mogą również przesyłać faktury elektroniczne kanałami TCS, co również znacznie upraszcza procedurę kontroli podatkowych.

Ponadto wymiana elektronicznych faktur i innych dokumentów pozwoli firmom przejść na bezpapierową formę pracy, co z kolei doprowadzi do redukcji co najmniej dwóch pozycji kosztowych – artykułów papierniczych i pocztowych. Rzeczywiście, w tym przypadku firma nie będzie musiała wystawiać dużej ilości faktur papierowych i wydawać pieniędzy na ich dostawę (przelew) do kontrahentów pocztą lub kurierem. Ponadto zastosowanie elektronicznego zarządzania dokumentami pozwoli firmie zoptymalizować wewnętrzny obieg dokumentów i poprawić jakość zarządzania, co ostatecznie nie może nie wpłynąć na rentowność prowadzonej przez nią działalności.

Oprócz oczywistych korzyści ekonomicznych i doraźnych, jakie podatnicy VAT mogą czerpać z wymiany dokumenty elektroniczne, jest jeszcze jeden ważny czynnik wskazujący na niepodważalną zaletę tej metody wymiany dokumentów. Pozwoli to na uniknięcie szeregu błędów popełnianych przy sporządzaniu faktur, które często powodują, że płatnik odmawia odliczenia „naliczonego” podatku VAT. Zanim jednak przeanalizujemy te błędy, powiedzmy kilka słów wprost o samej organizacji procesu wymiany.

Faktura elektroniczna: proces wymiany

Decyzja o przejściu lub nie na elektroniczne zarządzanie dokumentami musi zostać podjęta przez samą spółkę, takie przejście nie jest obowiązkiem. Jak podkreślono w piśmie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 08.01.2011 nr 03-07-09 / 26, użytym w ust. 1 art. 169 Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej sformułowanie „za obopólną zgodą stron transakcji” oznacza dobrowolność korzystania z formularza elektronicznego do sporządzania i wystawiania faktury. Innymi słowy, w przypadku pozytywnej decyzji firma musi uzgodnić określony moment ze swoimi kontrahentami, do których planuje wysłać faktury do TMS. Ordynacja podatkowa nie reguluje przy tym sposobu wyrażania wzajemnej zgody stron transakcji na sporządzanie faktur w formie elektronicznej. W związku z tym taka zgoda może być sformalizowana z zastrzeżeniem obowiązujących działalność przedsiębiorcza zasad, zwyczajów handlowych, czyli poprzez wymianę odpowiednich dokumentów, z których wyraźnie wynika wola stron w tej kwestii.

Ale to nie jedyna umowa, którą musi sporządzić firma, która zdecydowała się zostać uczestnikiem wymiany dokumentów elektronicznych. W procesie uczestniczy również trzeci uczestnik – operator, bez którego wymiana faktur elektronicznych jest niemożliwa (punkt 1.3 Procedury). Strony zaangażowane w wymianę dokumentów elektronicznych mają prawo zawrzeć umowę zarówno z jednym operatorem, jak i z różnymi (czyli w procesie wymiany może być dwóch pośredników - operator sprzedawcy i operator kupującego) . W każdym razie, w celu pomyślnej wymiany faktur elektronicznych, konieczne jest, aby operatorzy i uczestnicy wymiany mieli kompatybilne środki techniczne i możliwości otrzymywania i przetwarzania informacji (warunek ten jest określony w art. 169 ust. 1 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Niewątpliwie tę kwestię firmy należy wcześniej wyjaśnić, w przeciwnym razie wymiana może po prostu nie nastąpić.

Oczywiście możliwości elektronicznego zarządzania dokumentami będą się nadal rozszerzać. Na przykład w piśmie nr 03-02-07/1-2 Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 11.01.2012 podkreślono, że dokument podstawowy, sporządzony w formie elektronicznej i podpisany podpisem elektronicznym, jest pełnoprawnym dokumentem potwierdzającym wydatki poniesione przez podatnika. Taki wniosek urzędników uzasadnia art. 6 ustawy federalnej nr 63-FZ. Stwierdza w szczególności, że informacje w: formularz elektroniczny, podpisany przez kwalifikowanego ES, jest uznawany za dokument elektroniczny równoważny dokumentowi papierowemu. Dodajemy, że w nowej ustawie o rachunkowości 4 , która wejdzie w życie 1 stycznia 2013 roku, nie ma już wymogu stosowania urzędowo zatwierdzonych formularzy dokumentów pierwotnych. Pozostały tylko wymagane szczegóły, podano je w ust. 1 art. 9. A w paragrafie 5 tego artykułu jest wyraźnie dozwolone użycie podczas podpisywania podstawowego dokumentacja księgowa PE. Jednocześnie zachowano obowiązek sporządzenia papierowej kopii dokumentu elektronicznego na żądanie kontrahenta (określa to ust. 6 art. 9 wspomnianej ustawy 5). Nie można jednak liczyć na to, że proces wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentami będzie prosty i szybki. Powodem tego są zarówno mankamenty (brak) bazy technicznej kontrahentów (i operatorów), jak i pewne bariery psychologiczne – cyfrowy format dokumentu budzi pewną nieufność, gdyż obala już ustaloną zasadę dotyczącą „obowiązkowej obecności kartka papieru." Dlatego od pewnego czasu firmy, które zdecydowały się na przejście na nowy format zarządzania dokumentami, będą najwyraźniej musiały łączyć technologie elektroniczne i papierową wersję wymiany dokumentów z kontrahentami.

Jakich problemów z odliczeniem VAT można uniknąć

Teraz, zgodnie z wcześniejszą obietnicą, przeanalizujmy, jakich typowych błędów przy sporządzaniu faktur można uniknąć (w ramach realizacji prawa płatnika VAT do odliczenia) przy wykorzystaniu faktur elektronicznych.

Nieprawidłowe wskazanie wymaganych danych

W praktyce przy wypełnianiu faktury (również korygującej) można popełnić różne błędy, ale tylko niektóre z nich są podstawą do odmowy odliczenia VAT kupującemu lub sprzedającemu. Zgodnie z ust. 2 art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej można odmówić odliczenia, jeżeli błędy w fakturze (faktura korygująca) nie pozwalają organom podatkowym na zidentyfikowanie sprzedawcy lub kupującego podczas kontroli (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 04.24. 2012 nr 03-07-09/41). W szczególności numer NIP sprzedawcy i kupującego musi być wskazany na fakturze (klauzula 2, klauzula 5, art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Takie błędy nie są oczywiście systematyczne, ale podatnicy je popełniają. A takie błędy często nie są wykrywane od razu. W najlepszym przypadku wiążą się one (jeśli zostaną zidentyfikowani przez samych kontrahentów) korekty do wystawionych faktur (lub ich zastąpienie prawidłowo wykonanymi dokumentami), w najgorszym takie błędy (jeśli zostaną wykryte przez organ podatkowy podczas kontroli podatkowej) są obarczone z gwarantowaną odmową odliczenia.

Podczas wymiany faktur elektronicznych taki błąd jest w zasadzie niemożliwy, ponieważ podczas wysyłania dokumentu program sprawdzi wskazane w nim informacje w Jednolitym Państwowym Rejestrze Osób Prawnych. Ponadto oprogramowanie nie pozwoli na wysłanie dokumentu, jeśli nie zostaną w nim wypełnione wszystkie wymagane dane (pola) lub zostaną popełnione inne błędy podczas ich wypełniania. Na przykład wskazana jest stawka podatku 10%, a kwota podatku jest obliczana na podstawie stawki 18% lub według szacunkowej stawki 18/118. Przy ręcznym sporządzaniu faktur prawdopodobieństwo popełnienia takich błędów jest dość duże.

Brak podpisów lub ich odszyfrowanie

Za pomocą główna zasada faktura musi być podpisana przez kierownika i głównego księgowego organizacji lub inne upoważnione osoby (klauzula 6 art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Notatka:

Jeżeli pod dokumentem mogą podpisać się również inne uprawnione osoby, prawo to musi być zabezpieczone zarządzeniem lub pełnomocnictwem w imieniu firmy. Rozdział 21 Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej nie zabrania podawania dodatkowych szczegółów (informacji) na fakturach, w tym stanowiska osoby upoważnionej, która podpisała odpowiednią fakturę (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 23 kwietnia 2012 r. Nr. 03.07.09 / 39).

Jednak brak podpisu głównego księgowego może pozbawić firmę możliwości zastosowania odliczenia (Uchwała FAS PO z dnia 19 maja 2011 r. Nr A65-20359/2010, FAS SKO z dnia 09.04.2010 r. Nr. A15-2130/2008). Wyjątkiem jest sytuacja, w której nie ma takiego stanowiska wśród pracowników podatnika (patrz Rozporządzenie FAS VSO z dnia 12.04.2011 nr A19-11133/08). Oprócz weryfikacji samego faktu obecności podpisów, organy regulacyjne podczas kontroli często weryfikują podpisy na kopiach kupującego i dostawcy (patrz na przykład dekret FAS MO z dnia 10.03.2010 nr KA-A40 / 1521- 10).

Niejednoznaczna jest również sytuacja z wykorzystaniem faksymile podpisu na fakturach – organy podatkowe często odmawiają odliczenia takich dokumentów, a popierają je sądy (zob. np. uchwały Prezydium Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 27 września 2011 nr 4134/11, FAS SZO z dnia 11 kwietnia 2012 nr A56-69600/2010, FAS VVO z dnia 11 lipca 2011 nr A11-4080/2010). Wyjaśnia to fakt, że przepisy podatkowe nie przewidują możliwości korzystania z faksu, w wyniku czego organy regulacyjne uważają obecność faksu na fakturze za naruszenie ust. 6 art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Oprócz powyższych decyzji, wniosek o niezgodności z prawem takiego podpisywania faktur zawiera Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 06.01.2010 nr 03-07-09/33. Jednak w praktyce arbitrażowej nadal istnieją przeciwstawne decyzje (patrz na przykład uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Regionu Moskiewskiego z dnia 07.03.2012 nr A40-128912/10-127-739).

W fakturze elektronicznej nie da się popełnić wszystkich powyższych błędów. Dokument elektroniczny zawiera tylko jeden podpis elektroniczny– kierownik organizacji lub osoba upoważniona. Taki podpis jest początkowo unikalny dla każdego właściciela i zawiera wyczerpujące informacje o osobie, która podpisała dokument - imię i nazwisko, stanowisko, które są wypełniane przy wydawaniu podpisu elektronicznego właścicielowi. Takie informacje pozwalają wiarygodnie zidentyfikować osobę, która podpisała fakturę. Oznacza to, że roszczenia dotyczące niezgodności w podpisach tej samej uprawnionej osoby są całkowicie wykluczone. Ponadto faktura elektroniczna sporządzana jest w jednym egzemplarzu, choć dostęp do niej mają wszyscy uczestnicy elektronicznego zarządzania dokumentami. Jednak nawet jeśli będą dwie kopie dokumentu, złożone na nich podpisy elektroniczne jednego właściciela będą absolutnie identyczne.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami pozwoli również uniknąć roszczeń organów regulacyjnych, że dokument został podpisany przez osobę nieuprawnioną do wykonywania takich czynności (w szczególności w przypadku braku nakazu lub pełnomocnictwa potwierdzającego jego umocowanie), gdyż certyfikat ES jest wydane na nazwisko osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia. Dotychczas spory w tej kwestii rozstrzygane są na korzyść obu podatników (orzeczenia Prezydium Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 20.04.2010 r. nr 18162/09, FAS UO z 02.13.2012 r. nr F09-10074/ 11, FAS SZO z dnia 25.01.2012 r. Nr А05-2340/2011, FAS TsO z dnia 05.08.2011 r. Nr А64-4898/2010 6) oraz organów podatkowych (uchwały FAS PO z dnia 07.02.2012 r. Nr А55-11080 /2011, FAS DVO z dnia 08.29.2011 nr F03-3821/2011 7 , FAS MO z dnia 20 maja 2011 nr KA-A40/4356-11). Dodajmy, że rozstrzygnięcie takich sporów w sądzie zależy od ich konkretnych okoliczności, a także od tego, jak przekonujące argumenty przedstawi każda ze stron.

Opóźnione faktury

W praktyce często dochodzi do sytuacji, gdy faktury docierają do nabywcy z opóźnieniem, czyli w okresie rozliczeniowym następującym po okresie, w którym towary (roboty i usługi) zostały przez niego zakupione i zaksięgowane. Ordynacja podatkowa nie definiuje tego momentu (w zakresie okresu stosowania odliczenia). Oficjalne stanowisko Ministerstwa Finansów w tej sprawie jest następujące: odliczenie należy zadeklarować w okresie rozliczeniowym, w którym faktycznie otrzymano fakturę. Terminy wystawienia faktur i zaksięgowania towaru (roboty, usługi) nie mają w tym przypadku znaczenia (pisma nr 03-07-09/02 z dnia 03.02.2011, nr 03-03-06/1/794 z dnia 12.22 .2010). Zasadność takiego podejścia potwierdza również praktyka arbitrażowa, w której wypowiada się pogląd, iż odliczenie podatku „naliczonego” przysługuje jedynie w okresie, w którym wszystkie wymienione w art. 172 warunków kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej (patrz uchwały FAS SKO z dnia 21.04.2011 nr A53-14613 / 2010, FAS MO z dnia 24.08.2011 nr KA-A41 / 9191-11). Przykładowo w Orzeczeniu Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 19 lipca 2010 r. nr VAC-8735/10 wyrażono następujący punkt widzenia: w rozumieniu art. 171 i 172 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej podatnik nie jest uprawniony do odliczenia podatku do momentu spełnienia zestawu warunków: otrzymania faktury i przyjęcia towaru do księgowości. Zdarzenia te mogą nie zbiegać się w czasie, ale otrzymanie wystawionej faktury nie w okresie rozliczeniowym, w którym dokonano operacji, ale w późniejszym, nie wyklucza możliwości zastosowania odliczenia podatkowego (patrz też rozporządzenie FAS SKO z dnia 04.04.2012 nr A20-246/2011).

W każdym razie na dowód zasadności zastosowania odliczenia (zwłaszcza na styku okresów podatkowych) podatnik musi przechowywać koperty ze znaczkiem pocztowym i prowadzić księgi korespondencji przychodzącej. Płatnikowi VAT trudniej jest udowodnić swoje prawo do odliczenia kontrowersyjna sytuacja jeśli te dokumenty zostały utracone lub całkowicie zaginęły.

Problem odliczania „spóźnionej” faktury rozwiązuje się dość łatwo, jeśli korzystasz z elektronicznego formatu dokumentów. Punkt 1.11 Procedury wprowadza pojęcie „daty otrzymania faktury” – jest to data, którą operator ustala w potwierdzeniu wysyłając fakturę elektroniczną do kupującego. To ona musi być wskazana w rejestrze otrzymanych faktur i będzie dowodem otrzymania dokumentu. W takim przypadku faktura jest brana pod uwagę Odebrane jeśli jest powiadomienie od kupującego (podpisane przez ES) o otrzymaniu tego dokumentu, potwierdzone przez operatora.

Opóźnione fakturowanie

Oczywiście naruszenie ustalonego ust. 3 art. 168 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej termin wystawienia faktury nie może być nazwany typowym powodem odmowy przez organ podatkowy udzielenia kupującemu odliczenia podatku „naliczonego”. Jednak praktyka sądowa przekonuje nas, że takie spory się zdarzają. Ich istota jest następująca.

Ustęp 5 art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej zawiera listę obowiązkowych danych, które musi zawierać faktura. Wśród nich wskazana jest tylko jedna data - przygotowanie faktury (klauzula 1 wymienionego paragrafu), czyli data sporządzenia lub wystawienia dokumentu 8 . A w ust. 3 art. 168 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej odnosi się do konieczności przestrzegania pięciodniowego okresu od daty wysyłki towaru (wykonanie pracy, świadczenie usług) na wystawienie faktury kupującemu.

Użyte w danych normach czasowniki „składać” i „eksponować”, mające ten sam rdzeń, niosą jednak inny ładunek semantyczny, dlatego teoretycznie daty mogą się nie pokrywać. W efekcie w papierowym obiegu faktur pojawiają się spory o to, czy faktura została faktycznie wystawiona (wysłana) do odbiorcy w ciągu pięciu dni.

Ministerstwo Finansów z kolei pismem nr 03-07-09/39 z dnia 9 listopada 2011 r. wyraziło opinię, że faktura wystawiona z naruszeniem pięciodniowego terminu od daty wysyłki nie może służyć jako prawidłowa potwierdzenie prawa kupującego do potrącenia (patrz również pismo z dnia 17 lutego 2011 nr 03-07-08/44). (To prawda, że listy mówiły o wydaniu dokumentu do momentu wysłania towaru do kupującego). Jednak w piśmie nr 03-07-11/370 Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 26 sierpnia 2010 r. Podobne wnioski zostały sformułowane bez określenia konkretnych okoliczności, które doprowadziły do naruszenia terminu określonego w ust. 3 art. 168 Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej. Oznacza to, że wnioski wyciągnięte w ostatnim liście można uznać za bardziej uniwersalne.

Niemniej jednak dotychczasowe orzecznictwo co do zasady wskazuje na niespójność takich argumentów. Sądy, orzekając na korzyść podatników VAT, uzasadniają to faktem, że naruszenie pięciodniowego terminu na wystawienie faktury nie jest wskazane w ust. 2 art. 169 Kodeksu Podatkowego Federacji Rosyjskiej jako podstawa odmowy odliczenia podatku „naliczonego” (patrz na przykład uchwały FAS PO z dnia 08.09.2010 nr A55-14066/2009, FAS SKO z dnia 24.08.2009 r. nr A53-19676 / 2008-C5-23 9).

Pomimo tego, że praktyka sądowa w tej kwestii jest w większości korzystna dla podatników, korzystanie z dokumentów elektronicznych całkowicie pozwoli uniknąć takich problemów. Zatem w punkcie 1.10 Procedury ustala się, że datą wystawienia faktury elektronicznej jest dzień otrzymania pliku fakturowego przez operatora zarządzania dokumentami elektronicznymi. Oznacza to, że szczegóły faktury elektronicznej wskazują datę sporządzenia, a data wystawienia jest ustalana i wpisywana do dziennika na podstawie informacji określonych w potwierdzeniu operatora, za pośrednictwem którego dokument został wysłany. W takim przypadku fakturę uważa się za wystawioną, jeżeli sprzedający otrzymał potwierdzenie od operatora i powiadomienie od kupującego o otrzymaniu pliku z fakturą.

Jeśli chodzi o dokumentację faktur, podatnik VAT może również zminimalizować powyższe ryzyko, jeśli skorzysta z wyjaśnień zawartych w piśmie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 16.05.2012 nr 03-07-09/57. W szczególności urzędnicy zalecają, aby w kolumnie „Data wystawienia” w dzienniku faktur 10 podać datę faktury.

Wprowadzanie korekt do faktury

Jak wiadomo, faktura wystawiana jest (na papierze) w dwóch egzemplarzach: jeden dla kupującego, drugi dla sprzedającego. Oba mają to samo moc prawna i są dokumentem potwierdzającym fakt zawarcia transakcji dla każdej ze stron. Oczywiście obie instancje muszą być identyczne. Oznacza to, że faktura, na której kupujący składa podatek VAT do odliczenia, musi być w pełni zgodna z fakturą, na podstawie której sprzedawca nalicza podatek do budżetu (pisma Federalnej Służby Podatkowej dla Moskwy z dnia 30 stycznia 2008 r. Nr 19-11 / 007720, z dnia 14. czerwca 2007 nr 19-11/055846).

Praktyka pokazuje jednak, że wskazane w nich informacje mogą się różnić. Jeżeli kopie faktur sprzedającego i kupującego nie są identyczne z powodu korekt dokonanych na nich przez jedną ze stron transakcji, organy podatkowe mogą odmówić odliczenia, jednak tylko wtedy, gdy informacje określone w ust. 2 pkt 2 art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej są wskazane jako podstawy odmowy odliczenia (na przykład rozbieżności w nazwie produktu, jego kosztu, stawce podatkowej). Jeżeli rozbieżności są niewielkie, sądy nie widzą podstaw do odmowy odliczenia podatku „naliczonego”. Jak podkreślono w uchwale nr КА-А40/1449-10 z dnia 09.03.2010 FAS MO, obowiązujące przepisy podatkowe nie określają obowiązków podatnika i nie dają mu możliwości weryfikacji poprawności kopii faktura pozostająca u kontrahenta.

Tak więc, jeśli dokonywane są korekty, to w obu egzemplarzach (List Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 20.08.2010 nr 03-07-11 / 359). Jednak nawet w tym przypadku podatnik VAT nie ma gwarancji braku sporów z kontrolerami, gdyż pojawia się kolejne pytanie: w jakim okresie rozliczeniowym należy zastosować odliczenie na skorygowanej fakturze?

Ministerstwo Finansów podkreśla, że prawo do odliczenia VAT „naliczonego” od nabywcy powstaje dopiero w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymano fakturę skorygowaną (papierową). Jednocześnie urzędnicy uważają, że wszelkie korekty faktury należy przeprowadzić w ramach procedury jej anulowania i dodatkowych arkuszy księgi zakupów (listy Ministerstwa Finansów Rosji z 26 lipca 2011 r. Nr 03-07- 11/196, z dnia 13 listopada 2010 r. nr 03-07-11 /436, z dnia 23 lipca 2010 r. nr 03-07-11/305). To samo zostało stwierdzone w piśmie Federalnej Służby Podatkowej Rosji nr 3-0-06/63 z dnia 1 kwietnia 2010 r.

Praktykę arbitrażową w tej kwestii reprezentują orzeczenia, w których wyrażane są różne opinie co do terminu zastosowania odliczenia. Istnieją orzeczenia, w których sądy wspierają urzędników (patrz uchwały FAS PO z dnia 30 listopada 2010 r. nr A65-17164/2009, FAS VSO z dnia 2 lipca 2010 r. nr A19-4798/10). Inny punkt widzenia (składający się z faktu, że moment zastosowania odliczeń podatkowych nie jest związany z momentem dokonywania korekt faktur) znajduje odzwierciedlenie np. w Orzeczeniu Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 12.07. 2010 nr VAS-9262/10, decyzje FAS UO z dnia 24.05.nr F09-1652/11-S2, FAS SKO z dnia 11.03.2010 nr A15-1709/2009). Wcześniej podobne konkluzje wysuwali arbitrzy naczelni w orzeczeniach z 03.06.2008 nr 615/08 z 04.03.2008 nr 14227/07.

W przypadku dokumentu elektronicznego tworzony jest jeden plik z fakturą, do którego dostęp mają obaj uczestnicy obiegu. Dlatego technicznie nie może być żadnych rozbieżności w odzwierciedlonych w nim informacjach. Kupujący otrzymuje wersję dokumentu przygotowaną i wysłaną przez sprzedającego. Jeśli chodzi o procedurę dokonywania korekt do faktury, jest ona uregulowana w punkcie 1.12 Procedury i jest przeprowadzana za wiedzą obu uczestników wymiany dokumentów elektronicznych. Tak więc kupujący, który chce dokonać korekty otrzymanego dokumentu, wysyła zawiadomienie o wyjaśnieniu za pośrednictwem operatora. Sprzedawca z kolei, po skorygowaniu błędów wskazanych w zgłoszeniu, przesyła kupującemu poprawioną fakturę, po ponownym wykonaniu wszystkich czynności przewidzianych niniejszą Procedurą. Jednocześnie Operator dokumentuje każdy etap korekty (punkty 2.16, 2.18, 2.20, 2.23 Procedury).

„Łyżka smoły”

Teraz o obiecanej „muszcie w maści”. Choć może się to wydawać dziwne, to właśnie zalety zarządzania dokumentami elektronicznymi - wydajność, niezawodność i najwyższa przejrzystość - są również negatywną (jeśli mogę tak powiedzieć) stroną procesu wymiany dokumentów elektronicznych. Faktem jest, że określona w tej procedurze procedura wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych nie pozwoli kontrahentom na wystawienie faktury z mocą wsteczną. Przy wymianie dokumentów papierowych metoda ta jest wykorzystywana przez podatników dość aktywnie (ponieważ pozwala ukryć pewne uchybienia w przygotowaniu dokumentów), podczas gdy proces wymiany dokumentów elektronicznych jest dość przejrzysty, ponadto wszystkie działania są rejestrowane nie tylko przez bezpośrednich uczestników giełdy, ale także przez stronę niezależną – operatora. W związku z tym absolutnie wszystkie warianty wystawianych faktur będą dostępne do kontroli podatkowej. Dlatego podatnicy VAT muszą zwracać baczną uwagę na kolejność, w jakiej poprawiane dokumenty elektroniczne znajdują odzwierciedlenie w księgach zakupów i sprzedaży oraz w odpowiednich dziennikach. Ponadto cyfrowy format dokumentów nie pozwoli na zastosowanie odliczenia VAT w miesiącu świadczenia usług (na przykład usług komunikacyjnych) na rzecz ich nabywcy, ponieważ faktura zostanie otrzymana od kontrahenta w każdym przypadku, najprawdopodobniej w następny miesiąc, a data otrzymania dokumentu jest teraz ustalana przez Procedurę.

Dokument został opublikowany w Rossiyskaya Gazeta 12 maja 2012 roku i wszedł w życie 10 dni po dacie oficjalnej publikacji.
Procedura akredytacji takich ośrodków została zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Telekomunikacji i Komunikacji Masowej Rosji z dnia 23 listopada 2011 r. Nr 320. Zarządzenie to zostało zarejestrowane w Ministerstwie Sprawiedliwości 4 maja 2012 r.
Wchodzi w życie po 10 dniach od daty oficjalnej publikacji. W momencie wydawania pisma zamówienie nie było publikowane.
Ustawa federalna nr 402-FZ z 06.12.2011 „O rachunkowości”.
Obowiązek ten jest zapisany w ust. 7 art. 9 obowiązującej ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. Nr 129-FZ „O rachunkowości”.
Postanowieniem Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 01.12.2011 r. nr VAC-15570/11 odmówiono przekazania sprawy Prezydium Naczelnego Sądu Arbitrażowego do kontroli w drodze nadzoru.
Postanowieniem Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 23 grudnia 2011 r. nr VAC-14481/11 odmówiono przekazania tej sprawy Prezydium Naczelnego Sądu Arbitrażowego do kontroli w drodze nadzoru.
W poprzedniej edycji mówiono o dacie emisji. Zmiany zostały wprowadzone ustawą federalną nr 229-FZ z dnia 27 lipca 2010 r.
Zgodnie z definicją Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 17 grudnia 2009 r. nr VAC-16581/09 odmówiono przekazania tej sprawy Prezydium Naczelnego Sądu Arbitrażowego do rozpoznania w drodze nadzoru.
Forma czasopisma jest zatwierdzona dekretem rządu Federacji Rosyjskiej nr 1137.

Pytanie dotyczy faktur elektronicznych. Na przykład: korzystamy z usług banku, którego operacje podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Bank wysyła fakturę elektroniczną do „Banku-klienta”, gdzie w kolumnie „podpis głowy” jest dosłownie napisane „Podpis elektroniczny Iwanow I.I.” Poniżej, po podpisie, znajduje się dodatkowe wymaganie stwierdzające, że dokument (podany jest identyfikator faktury) został sporządzony i przesłany za pośrednictwem operatora KORUS. Pytanie jest następujące. Czy mamy prawo wziąć pod uwagę tę fakturę, która nie zawiera oryginalnego podpisu? a jakie dane identyfikacyjne należy wskazać na fakturze elektronicznej?

Masz prawo do akceptacji faktury w formie elektronicznej. Jeżeli firma otrzymała od Banku dokument elektroniczny poświadczony wzmocnionym podpisem kwalifikowanym za pośrednictwem uprawnionego operatora, to nie potrzebuje papierowej wersji faktury z oryginalnym podpisem.

Warunkiem identyfikacji faktury elektronicznej jest elektroniczny wzmocniony podpis kwalifikacyjny kierownika lub osoby upoważnionej. Gdy dokument jest podpisany podpisem elektronicznym, operator dodaje do niego swoją pieczątkę. Możesz zobaczyć elektroniczny format faktury i wymagane dane w zamówieniu Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 4 marca 2015 r. Nr ММВ-7-6/93.

Racjonalne uzasadnienie

(Kolor podkreśla informacje, które pomogą Ci podjąć właściwą decyzję)

Olga Tsibizowa, Naczelnik Wydziału Podatków Pośrednich Departamentu Polityki Taryf Podatkowych i Celnych Ministerstwa Finansów Rosji

Jak wystawić fakturę elektronicznie

Faktury mogą być wystawiane w formie papierowej i/lub elektronicznej.

Forma faktury i zasady wypełniania zostały zatwierdzone dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 26 grudnia 2011 r. nr 1137. Procedura wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej została zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25 kwietnia , 2011 nr 50n. Elektroniczny format faktury został zatwierdzony zarządzeniem Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 4 marca 2015 r. Nr ММВ-7-6/93.

Organizacje mają prawo do wystawiania faktur w formie elektronicznej za obopólną zgodą stron transakcji. W którym warunek konieczny to dostępność kompatybilnych środków technicznych i możliwości otrzymywania i przetwarzania faktur zgodnie z ustalonym formatem i procedurą. Jest to określone w art. 169 ust. 2 ust. 1 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej.

Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej nie reguluje, w jaki sposób wyrażana jest obopólna zgoda stron na korzystanie z faktur elektronicznych. Dlatego konieczne jest skupienie się na zasadach postępowania stosowanych w działalności gospodarczej (zwyczaje biznesowe). Na przykład możesz podpisać wspólna umowa lub wymiany dokumentów podpisanych przez każdą ze stron. Takie wyjaśnienia są zawarte w piśmie Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 1 sierpnia 2011 r. Nr 03-07-09 / 26. Należy zauważyć, że istnienie takiej umowy nie uniemożliwia wystawiania faktur w formie papierowej. Ponadto, jeżeli faktura jest wystawiona w formie papierowej, nie jest wymagane jej duplikowanie w formie elektronicznej. Jest to określone w piśmie Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 17 czerwca 2013 r. Nr ED-4-3 / 10769.

Faktury w formie elektronicznej można wystawiać wyłącznie za pośrednictwem upoważnionych operatorów elektronicznego zarządzania dokumentami (punkt 1.3 Procedury zatwierdzonej rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25 kwietnia 2011 r. nr 50n). Lista takich operatorów jest opublikowana na oficjalnej stronie Federalnej Służby Podatkowej Rosji.

Siergiej Razgulin, p.o. radcy stanu Federacji Rosyjskiej III klasy

Jak zorganizować papierkową robotę w księgowości

Dokumenty elektroniczne

Dokumenty pierwotne można sporządzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (część 5 art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ). Ta ostatnia opcja jest możliwa, jeśli dokumenty są podpisane elektronicznie (art. 6 ustawy z dnia 6 kwietnia 2011 r. Nr 63-FZ).

Istnieją następujące rodzaje podpisu elektronicznego: prosty niekwalifikowany, ulepszony niekwalifikowany i ulepszony kwalifikowany (art. 5 ustawy z dnia 6 kwietnia 2011 r. Nr 63-FZ). Moc prawna dokumentu będzie zależeć od podpisu używanego przez organizację.

W związku z tym dokumenty pierwotne poświadczone prostym lub ulepszonym niekwalifikowanym podpisem elektronicznym nie mogą być akceptowane dla celów rachunkowości i rachunkowości podatkowej. Nie są uznawane za równoważne z dokumentami papierowymi poświadczonymi własnoręcznym podpisem.

Wręcz przeciwnie, dokumenty poświadczone ulepszonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym są utożsamiane z dokumentami podpisanymi odręcznie i akceptowane dla celów rachunkowości i rachunkowości podatkowej.

Podobne wnioski wynikają z ust. 1 i 2 art. 6 ustawy z dnia 6 kwietnia 2011 r. Nr 63-FZ i są potwierdzone listami Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 12 kwietnia 2013 r. Nr 03-03-07 / 12250 , z dnia 25 grudnia 2012 nr 03-03-06/2/139, 28 maja 2012 nr 03-03-06/2/67, 7 lipca 2011 nr 03-03-06/1/409.

Zarządzenie Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 21 marca 2012 r. Nr ММВ-7-6/172 zatwierdziło zalecane formaty elektroniczne niektórych dokumentów (faktura w formie nr TORG-12 oraz akt odbioru i dostawy robót (usługi), z których mogą korzystać organizacje jako działalność gospodarcza, oraz przy składaniu dokumentów na żądanie kontroli w formie elektronicznej.

Kluczowe różnice między fakturami elektronicznymi i papierowymi

	Elektroniczny	Papier
	Jeden podpis- kierownik lub inny upoważniony pracownik (klauzula 6, art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej)	Dwa podpisy- kierownik i główny księgowy lub upoważnieni pracownicy (klauzula 6 art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej)
	Jedna kopia dostawca udostępnia przez Internet bez powielania na papierze. Wyjątek - jeśli kupujący nie otrzymał pliku elektronicznego (klauzula 4 załącznika 3 do dekretu rządu Federacji Rosyjskiej z 26 grudnia 2011 r. Nr 1137)	Dwie kopie sporządza sprzedający na papierze - dla siebie i dla kupującego (klauzula 6 załącznika nr 1 do uchwały nr 1137)
	Datę otrzymania faktury ustala specjalny operator(klauzula 1.11 Procedury, zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 25 kwietnia 2011 r. nr 50n)	Data odbioru jest ustalana przez kupującego na podstawie znaczków pocztowych lub rejestru korespondencji
	Zabrania się wypełniania ręcznie	Dozwolona łączona metoda napełniania- na komputerze i ręcznie (klauzula 2 Załącznika 4 do Uchwały Nr 1137)

Z artykułu magazynu „Glavbuh” nr 22, listopad 2014 Firmy, które wystawiają i odbierają dokumenty drogą elektroniczną, muszą przechowywać nie tylko te dokumenty, ale także podpisy elektroniczne, a także ich certyfikaty. Przecież podczas sprawdzania inspektorzy prawdopodobnie będą chcieli upewnić się, że dokument został podpisany przez upoważnionego pracownika. Certyfikat musi być ważny w momencie podpisania dokumentu lub w dniu weryfikacji ważności tego certyfikatu (klauzula 2, art. 11 ustawy federalnej z dnia 6 kwietnia 2011 r. nr 63-FZ).

Ale jego termin jest ograniczony - centra certyfikacji wydają certyfikat tylko na rok. A inspektorzy mogą przyjść z czekiem za dwa lub trzy lata. Jak w takim przypadku mogę potwierdzić ważność certyfikatu?

Właściwie to proste. Podczas podpisywania dokumentu operator dodaje do podpisu znacznik czasu i dowód ważności certyfikatu. W ten sposób uzyskuje się ulepszony podpis elektroniczny.

Często pojawia się pytanie: dlaczego w dokumencie papierowym może być kilka podpisów, a w elektronicznym tylko jeden? Nie na pewno w ten sposób. Jeśli chcesz, aby dokument został zatwierdzony przez kilku odpowiedzialnych pracowników, np. dyrektora, głównego księgowego i kierownika, możesz w odpowiednich polach wpisać ich pełne imię i nazwisko. a nawet umieścić wszystkie trzy podpisy elektroniczne.

Jednak cały proces wymiany dokumentów elektronicznych jest zaprojektowany w taki sposób, aby tylko jeden podpis elektroniczny – kierownik lub upoważniony pracownik – trafił do kontrahenta za pośrednictwem operatora.

Pobierz formularze