Zarządzanie dokumentacją kadrową w szkole odbywa się w formie dokumentów organizacyjnych, administracyjnych i informacyjno-referencyjnych, które zawierają informacje o pracownikach i ich aktywność zawodowa podczas pracy w organizacji.
Zarządzanie dokumentacją kadrową w szkole: zasady pracy
Odpowiedzialność za administrację HR, compliance ustalone zasady a procedurę pracy z dokumentami przypisuje się kierownikowi lub specjaliście HR. Pracownicy zajmujący te stanowiska muszą mieć odpowiednie wykształcenie i posiadać określoną wiedzę. Na przykład specjalista ds. zasobów ludzkich musi mieć wyższy profesjonalna edukacja znać przepisy ustawowe i wykonawcze, materiały dydaktyczne w sprawie zarządzania personelem, prawa pracy, przepisów i testów kwalifikacyjnych, procedury wyboru (powołanie) na stanowisko, procedury rejestracji, prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z personelem i ich przemieszczaniem się, procedury tworzenia i utrzymywania bank danych o personelu, procedura raportowania o personelu móc obliczyć wynagrodzenie nauczyciele. Ponadto specjalista musi mieć pewność cechy osobiste i umiejętności zawodowe. Praktyka pokazuje, że nie jest łatwo znaleźć takiego pracownika.
Jednocześnie prowadzenie dokumentacji kadrowej w szkole, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji zgodnie z prawem odbywa się zgodnie ze specjalnymi wymaganiami, ponieważ zawiera ona informacje umożliwiające nauczycielom korzystanie z prawa do pracy, ubezpieczenia społecznego, emerytury i wiele więcej. Niepiśmienny lub sporządzony dokument, nieprawidłowe naliczenie wynagrodzenia nauczycieli, może naruszać prawa pracownika - na przykład pozbawić go preferencyjnej emerytury lub zmniejszyć jej wielkość.
Podczas sprawdzania dokumentacji kadrowej w organizacjach organy nadzorcze często znajdują błędy dotyczące wypełniania ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i płatności. Na przykład w zamówieniu (instrukcji) zatrudnienia pracownika (formularz nr T-1) nazwa organizacji jest często błędnie wskazana, pole „OKPO Code” nie jest wypełnione, data zamówienia (instrukcja ), stanowisko (specjalność, zawód) pracownika jest nieprawidłowo wskazane , a także obliczanie wynagrodzeń pracowników organizacji, wielkość jej stawka taryfowa lub wynagrodzenie.
Zarządzanie dokumentacją kadrową w szkole: księgowość
Pobierz książkę „Płatność”
Bezpłatne pobieranie w formacie .pdf
Oczywistym jest, że efektywność organizacji zarządzania dokumentacją kadrową wpływa na pracę służby księgowej, pozwalając na kontrolę rachunkowości w szkole wysoki poziom. Co do zasady, jeśli organizacja przestrzega wymagań prawa dotyczących przygotowania dokumentacji, a także wewnętrznego harmonogramu przepływu pracy, wówczas przestrzegana jest również procedura obliczania wynagrodzeń, świadczeń i płatności.
- automatyzacja i ujednolicenie procesu pracy biurowej, naliczanie wynagrodzeń nauczycieli dla wszystkich działów kompleksu;
- Stworzenie ujednoliconej usługi prowadzenia ewidencji kadrowej i płacowej w oparciu o centrum operacyjne Intercomp CBU.
Główne zalety rozwiązania Intercomp CBU:
- gwarancja terminowości, jakości rozliczeń i płatności z kontraktów;
- wykonanie wszystkich operacji płacowych ściśle według zatwierdzonego harmonogramu;
- minimalizacja ryzyk administracyjnych związanych z błędnością raportowania danych o wynagrodzeniach pracowników;
- obniżenie kosztów realizacji funkcji ewidencji księgowej i kadrowej, a w efekcie możliwość redystrybucji środków budżetowych na rozwój organizacji i działalność pozabudżetową.
Intercomp CBU ponosi materialną odpowiedzialność za wszelkie błędy operacyjne.
Dokumentacja wszystkich operacji kadrowych w organizacji wymaga określonej wiedzy i umiejętności.
Praca biurowa w przedsiębiorstwie jest regulowana przez samodzielnie opracowaną i zatwierdzoną przez dyrektora instrukcję. Jest to wewnętrzny akt prawny i obowiązuje wszystkich pracowników podmiotu gospodarczego. Jest rozwijany i nadzorowany przez Dział Personalny.
Drodzy Czytelnicy! Artykuł mówi o typowych sposobach rozwiązywania problemów prawnych, ale każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiąż dokładnie swój problem- skontaktuj się z konsultantem:
ZGŁOSZENIA I POŁĄCZENIA SĄ PRZYJMOWANE 24/7 i 7 dni w tygodniu.
Jest szybki i JEST WOLNY!
Ustawodawstwo wymaga przygotowania wielu dokumentów, które ustalają wszystkie strony stosunki pracy pracownik z pracodawcą.
Doświadczeni i początkujący oficerowie kadr powinni doskonalić swoje umiejętności. Aby im pomóc, powstały strony internetowe, na których prezentowane są kursy teoretyczne z zakresu zarządzania dokumentacją kadrową.
Dokumenty kadrowe odzwierciedlają działalność personelu, potwierdzają staż pracy pracowników, który odgrywa nadrzędną rolę przy obliczaniu emerytur. Zarząd odpowiada za fundusz dokumentowy przedsiębiorstwa.
Główne szczegóły pod kontrolą na papierze
Kompetentna organizacja ewidencji kadrowej wymaga wiedzy Ramy prawne, śledzenie jego zmian, orientacja w stosowanych formach dokumentów.
W jakim celu jest?
Procedurę prowadzenia dokumentacji kadrowej reguluje prawo. Na duże przedsiębiorstwa z dużym personelem z reguły powstaje służba personalna. Jego pracownicy sporządzają odpowiednie dokumenty zgodnie z wymogami ram regulacyjnych Federacji Rosyjskiej.
Dokumenty mogą mieć ujednoliconą formę lub być opracowywane w przedsiębiorstwie i zatwierdzane w lokalnych aktach.
Zarządzanie ewidencją kadr to czynność mająca na celu opracowywanie i prowadzenie dokumentów związanych z księgowaniem personelu, godzin pracy, kalkulacji płac.
Kwestie kadrowe obejmują następujące elementy:
- rejestracja zatrudnienia;
- wewnętrzny przepływ pracowników;
- zwolnienie;
- regulacja relacji między menedżerem a pracownikami;
- organizacja procesu pracy;
- inni.
Właściwa organizacja ewidencji kadrowej przyczynia się do rozwiązania szeregu problemów.
Jego główne cele przedstawiono w tabeli:
| Kierunek praca personelu | Zadania w toku |
| Księgowość i kontrola | rekrutacja, księgowość, zwalnianie pracowników. |
| Planowanie i regulacje | selekcja, transfer, adaptacja pracowników. |
| Raportowanie i analizy |
|
| Koordynacja i informacja |
|
| Organizacyjno-metodologiczne |
|
| film dokumentalny |
|
W Moskwie i innych dużych regionach Federacji Rosyjskiej organizacje z oddzielnymi oddziałami mogą prowadzić akta osobowe online. W tym celu opracowano odpowiednie programy, które umożliwiają wymianę dokumentów w formie elektronicznej.
Ramy prawne
Ramy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją kadrową zawarte są w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej.
Działalność tę reguluje szereg aktów prawnych:
- Instrukcja wypełniania i stosowania podstawowych dokumentów do księgowości i wynagrodzeń (Uchwała Goskomstat nr 1 z dnia 05.01.04);
- ujednolicone dokumenty i wymagania dotyczące ich przygotowania (uchwała Gosstandart nr 65 z dnia 03.03.03);
- Standardowa instrukcja pracy biurowej dla federalnych władz wykonawczych (Rozporządzenie Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej nr 536 z dnia 08.11.05);
- Zasady pracy archiwów (decyzja Kolegium Archiwów Federalnych z dnia 06.02.02);
- Regulamin pracy urzędów federalnych władz wykonawczych (Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej nr 477 z 15.06.09);
- Ustawa o informacji, jej ochronie i technologia informacyjna nr 149-FZ z dnia 27 lipca 2006 r.;
- Ustawa o rozpatrywaniu wniosków obywatele rosyjscy nr 59-FZ z dnia 02.05.06;
- Ustawa o języku państwowym Federacji Rosyjskiej nr 53-FZ z dnia 01.06.05;
- Ustawa o sprawach archiwalnych nr 125-FZ z dnia 22 października 2004 r.;
- Ustawa o tajemnicach handlowych nr 98-FZ z dnia 29 lipca 2004 r.;
- Zamówienie na zeszyty ćwiczeń nr 117n z dnia 22.12.03;
- Dekret o przyjęciu instrukcji wypełniania pracy nr 69 z dnia 10.10.03;
- Uchwała w sprawie ksiąg pracy nr 225 z dnia 16 kwietnia 2003 r.;
- Instrukcje Sztabu Generalnego Sił Zbrojnych Federacji Rosyjskiej.
Wymagane dokumenty
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej zobowiązuje organizacje do posiadania własnych ramy prawne, który obejmuje szereg obowiązkowych lokalnych dokumenty normatywne.
Obejmują one:
| Czarter | Podstawowy dokument założycielski. Przeliterowane forma prawna przedsiębiorstwa, założyciele, dziedzina działalności, tryb zatrudniania i zwalniania kierownika, jego uprawnienia. Wiele wewnętrznych regulacji spółki powstaje w oparciu o postanowienia Statutu. |
| Regulamin pracy (dalej – Regulamin) |
|
| Instrukcje dotyczące ochrony danych osobowych |
|
| Rozporządzenie o ochronie pracy | Znajduje się w dziale personalnym. Każdy pracownik zapoznaje się z dokumentem. W przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 50 pracowników musi istnieć stanowisko specjalisty ds. ochrony pracy. |
| rozkład zmian | Stosowany w firmach rozkład zmian praca. Dokument jest pilny i ważny przez określony czas według uznania pracodawcy. |
| Dokumenty dotyczące racjonowania pracy | Odzwierciedlają one niezbędne koszty czasu na wytworzenie produktów (wykonywanie pracy) przez jednego pracownika lub grupę i ustanowienie na ich podstawie norm pracy. |
Przepisy prawne
Po zaakceptowaniu szefa ustalana jest liczba stanowisk potrzebnych do normalnego funkcjonowania organizacji. Na podstawie otrzymanych danych liczbowych, cykl produkcji oraz inne cechy działalności przedsiębiorstwa jest w przygotowaniu.
Do sporządzenia dokumentu używa się zwykle standardowego formularza. Próbkę można pobrać bezpłatnie z Internetu. Pracodawca ma prawo do zmiany harmonogramu według własnego uznania.
W dokumencie stanowiska są wymienione w kolejności hierarchicznej: począwszy od dyrektora, a skończywszy na personelu pomocniczym. Dla każdego z nich wskazana jest liczba jednostek według stanu, wynagrodzenia i dodatków.
W kolejnym etapie powstaje harmonogram prac. Przedstawia harmonogramy pracy dla wszystkich pracowników. Jeśli są zmiany, tworzone są szczegółowe harmonogramy zmian. Dokument pokrótce opisuje wymagania dotyczące: wygląd zewnętrzny pracownicy, zachowanie, codzienna rutyna itp.
Następnie opracowywana jest forma umowy o pracę. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę główne normy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i wewnętrzne dokumenty regulacyjne firmy. Umowa o pracę jest zwykle sporządzana przez prawnika organizacji lub wykonawcę zewnętrznego.
Dokument musi zawierać następujące pozycje:
- informacje o osobie prawnej: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, imię i nazwisko oraz stanowisko kierownika;
- dane paszportowe pracownika;
- stanowisko pracownika, rodzaje umowy (na czas określony lub na czas określony) oraz miejsce pracy (główne lub dodatkowe);
- wykaz głównych obowiązków z odniesieniem do instrukcji dla tego stanowiska;
- informacje o wynagrodzeniach, dopłatach, świadczeniach, urlopach;
- harmonogram pracy, płatność za przetwarzanie;
- powody rozwiązania umowy i inne warunki;
- podpisy i dane stron, pieczęć firmowa.
Aby sprawdzić i zoptymalizować pracę oficerów personalnych, kierownictwo może przeprowadzić audyt wewnętrzny lub niezależny. Pomaga to zmniejszyć ryzyko kar administracyjnych, sporów i skarg ze strony pracowników.
Etapy organizacji zarządzania dokumentacją HR od podstaw
Do tworzenia dokumentacji personalnej wygodnie jest skorzystać z następujących instrukcji krok po kroku:
| Przygotowanie niezbędnych | Dla organizacji obsługa personelu najpierw musisz kupić meble, sprzęt biurowy, artykuły papiernicze itp. Na pewno będziesz potrzebować programu personalnego, na przykład „1C: ZUP” i referencyjnego systemu prawnego. Dzięki temu pracownicy działu będą śledzić ostatnie zmiany ustawodawstwa i mieć dostęp do potrzebne dokumenty. Do przechowywania pracy i ważnych dokumentów potrzebny jest sejf. |
| Rejestracja głowy | Reżyser jest osoba wykonawcza dowolna firma. Podpisuje dokumenty. Aby dać mu wszystkie uprawnienia, zostaje zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Wydawane jest odpowiednie zarządzenie, którym sam się mianuje. |
| Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za pracę personelu | W mała firma te funkcje może wykonywać głowa. Jeżeli pracownik indywidualny wykonuje pracę biurową, zostaje z nim sporządzona umowa o pracę. Na jego podstawie przygotowywane jest zamówienie. W przypadku przypisania obowiązków jednemu z wcześniej zatrudnionych pracowników sporządzana jest dodatkowa umowa i zlecenie. |
| Sporządzanie aktów wewnętrznych | Podpisywane są przez dyrektora i przechowywane w specjalnym folderze wraz z zamówieniami. Dokumenty lokalne obejmują dokumenty wymienione powyżej (sekcja „Akty prawne”). |
| Dokumentowanie przyjęcia personelu | Dla każdego pracownika powinieneś mieć folder do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z jego danymi i wykonywaną pracą (umowa o pracę, zlecenie przyjęcia, karta osobista). |
| Wypełnianie zeszytów ćwiczeń | Do tych dokumentów pracowników wprowadza się ewidencję przyjęć, przeniesień, zachęt itp. Pracodawca ma obowiązek rozpocząć nową książkę dla pracownika, który nigdy wcześniej nie pracował. Praca i dziennik ich rejestracji znajdują się w działach papierniczych. Dokumenty te należy przechowywać w sejfie. |
Ta instrukcja jest odpowiednia również dla manekinów, którzy nie mają doświadczenia w tej kwestii.
Jak jest księgowość
Aby prowadzić ewidencję, musisz odpowiednio zorganizować obieg dokumentów.
Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:
- opracować wewnętrzne ramy regulacyjne;
- przygotować personel dla każdej jednostki państwowej;
- dokonać regularnych ustaleń;
- przygotować umowy o pracę;
- opracować formularze dla personelu;
- wydawać karty T-2;
- zatwierdzać formularze aplikacyjne dla pracowników;
- przygotowujemy zamówienia wewnętrzne.
Wszystkie działania personelu muszą być potwierdzone. Ich lista jest ustalona w regulaminie.
Dodatkowe punkty
Rozliczanie personelu od podstaw zaczyna się od przyjęcia personelu. Ważne jest, aby prawidłowo aplikować na kandydatów do pracy, przygotować niezbędną dokumentację.
Rekrutacja i święta
Jednym z obowiązkowych standardowych dokumentów, które muszą istnieć w przedsiębiorstwie, jest tabela personelu (formularz T-3).
- lista podziały strukturalne i stanowiska;
- liczba jednostek personelu na każde stanowisko;
- pensje, premie za stanowiska;
- lista płac organizacji.
Podpodziały są wskazane w dokumencie w kolejności ich znaczenia dla pracy organizacji. W ich ramach należy również podać stanowiska pracowników według ważności. Tytuły stanowisk w umowach o pracę i na listach pracowników muszą się zgadzać.
Rekrutacja jest formą grafiku, w którym imiona i nazwiska pracowników wpisują się zgodnie z zajmowanym stanowiskiem.
Harmonogram urlopów (np. T-7) odzwierciedla informacje o czasie przyznawania urlopów rocznych wszystkim pracownikom. Kompilowane przez rok. Zatwierdza go dyrektor w porozumieniu z organem związkowym. Dokument musi być wystawiony co najmniej 2 tygodnie przed nowym rokiem. Wprowadzone w nim dane są wiążące zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Wyjątkiem są beneficjenci.
Harmonogram zawiera następujące szczegóły:
- Nazwa oddziału;
- Stanowisko;
- Imię i nazwisko oraz numer personalny pracownika;
- liczba dni urlopu;
- terminy wyjazdu na urlop zgodne z planem i stanem faktycznym;
- podstawy do odroczenia urlopu, przewidywany termin.
Na 2 tygodnie przed urlopem pracownik jest o tym informowany. Wydawane jest polecenie, z którym pracownik jest zapoznawany z podpisem. W listopadzie można przygotować zamówienie dla wszystkich kierowników działów, zobowiązujące ich do przedłożenia grafików urlopowych do działu księgowości do 1 grudnia. Ułatwi to przygotowanie ogólnego harmonogramu.
Rejestracja pracowników
Pełnoprawna praca organizacji zaczyna się od rekrutacji pracowników. Obsadzaniu wakatów towarzyszy dokumentacja.
Obowiązki HR Officer przy zatrudnianiu pracowników są następujące:
- rejestracja w specjalnym dzienniku wniosku od wnioskodawcy;
- wprowadzenie dla początkujących do aktualne instrukcje oraz lokalne akty;
- zawarcie umowy o pracę i kontrola jej podpisania przez strony;
- wydanie kopii umowy pracownikowi i umieszczenie notatki o tym na papierze firmowym organizacji;
- wykonanie i zarejestrowanie zamówienia w księdze;
- wypełnienie karty imiennej, złożenie dokumentów w sprawie (oświadczenia, kopie pism osobistych, zamówienia, umowy);
- przekazanie dokumentów płatnikowi do listy płac pracownikowi.
Budując system zarządzania dokumentacją kadrową, należy wstępnie określić, jakie dokumenty należy sporządzić, a które są potrzebne w określonym obszarze działalności.
Wymagane dokumenty obejmują:
- zamówienia dla personelu (do przyjęcia, przeniesienia itp.);
- rozkazy personalne(na wakacje, bonusy, podróże służbowe itp.);
- karty T-2;
- praca;
- umowy;
Inne wymagane dokumenty obejmują:
- personel;
- stanowisko na OT;
- dziennik podróży;
- przepisy prawne Przepisy wewnętrzne;
- inni.
Opisy stanowisk i CAO nie są wymagane, ale prawie każdy pracodawca posiada te dokumenty.
Po ustaleniu wykazu obowiązkowej dokumentacji należy zapoznać się z dokumentami statutowymi. Na ich podstawie należy opracować inne dokumenty. Ich lista zależy od charakteru działalności osoby prawnej i charakterystyki warunków pracy. Na przykład, jeśli konieczne jest zapewnienie pracownikom mundurów i ŚOI, konieczne jest przygotowanie zarządzenia w sprawie trybu i warunków ich wydawania, którzy pracownicy ich potrzebują.
Odszkodowania i świadczenia za pracę w szczególnych warunkach muszą być udokumentowane: w branżach niebezpiecznych, pracy nieregularnej, nocnej itp. Ponadto opracowują Regulamin prowadzenia ewidencji kadrowej. Odzwierciedla listę dokumentów niezbędnych do pracy organizacji, procedurę ich wykonywania i przechowywania.
Ustawodawstwo nie zobowiązuje do opracowania takiego Rozporządzenia, jednak znacznie ułatwi pracę funkcjonariuszy kadrowych. Pracować w nowa organizacja najpierw przyjmuje się dyrektora, potem rekrutuje resztę personelu.
Skład i liczba wymaganych stanowisk odzwierciedla tabelę kadrową. Regulamin odzwierciedla wszystkie harmonogramy pracy, wymagania dotyczące pracowników itp. Standardowa umowa o pracę jest opracowywana na podstawie norm Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.
Przed użyciem dzienników księgowych należy je przygotować: ponumerowane arkusze, zszyte, zapieczętowane. Kartka papieru jest przyklejona na ostatnim arkuszu oprogramowania układowego. Wskazana jest na nim liczba stron, podpisuje dyrektor lub odpowiedzialny wykonawca i umieszczana jest pieczęć. Na pierwszej stronie czasopisma wpisz nazwę organizacji i datę rozpoczęcia jej prowadzenia.
Jednym z najważniejszych dokumentów akt osobowych jest książeczka pracy. Za ich postępowanie zostaje powołany rozkaz odpowiedzialna osoba, który je wypełnia i odpowiada za ich bezpieczeństwo.
Często Zadawane Pytania
Organizacja dokumentacji personalnej ma pewne subtelności i niuanse:
| Nakaz odzyskania | Procedura nie znajduje odzwierciedlenia w przepisach. Zwykle składa się z następujących kroków:
|
| Cechy indywidualnych przedsiębiorców z pracownikami | Przedsiębiorca zatrudnia pracowników według standardowego scenariusza. Umowa zawierana jest w kilku etapach:
|
| Zarządzanie małą firmą |
|
| Uproszczenie rachunkowości w mikrofirmach | Wszystkie warunki pracy są ustalane w porozumieniu z pracownikiem. W 2019 roku szefowie tych firm oraz indywidualni przedsiębiorcy mają prawo odmówić sporządzenia lokalnych przepisów. W ciągu 4 miesięcy od daty utraty statusu mikroprzedsiębiorstwa kierownictwo jest zobowiązane do wystawienia „tradycyjnej” dokumentacji kadrowej. |
Funkcjonowanie organizacja edukacyjna wiąże się nierozerwalnie z tworzeniem dokumentacji, która zapewnia raportowanie wszystkich czynności zarządczych. Działania kierownika organizacji obiegu pracy w OO są ważnym elementem procesu administracyjnego, którego celem jest realizacja:
- proces edukacyjny w szkole;
- rozwiązywanie problemów personalnych;
- prowadzenie powiązanej działalności gospodarczej.
Dokumentacja stworzona w celu ewidencjonowania pośrednich i końcowych wyników pracy kadry kierowniczej zawiera wiarygodne dane o stanie faktycznym całego majątku szkolnego. W związku z tym istnieją specjalne wymagania dotyczące zarządzania dokumentami, które znajdują odzwierciedlenie w obecnych ramach prawnych.
Regulamin pracy biurowej w szkole
Organizacja obiegu dokumentów w instytucji edukacyjnej odbywa się ściśle zgodnie z wymogami regulacyjnymi, które przewidują wdrożenie jednolitych standardów przygotowania i wypełniania dokumentów w każdej szkole.
Organy inspekcyjne wymagają, aby kierownicy organizacji oświatowych przy przekazywaniu informacji kierowali się następującymi przepisami:
- GOST-R 6.30-2003, który przedstawia ujednolicone wymagania dotyczące przygotowania dokumentów biznesowych.
- Wytyczne dotyczące prowadzenia ewidencji, zatwierdzone zarządzeniem Archiwum Federalnego nr 76 z dnia 23 grudnia 2009 r.
- Pismo Ministerstwa Edukacji Federacji Rosyjskiej nr 03-51/64, które zawiera również wytyczne o pracy z dokumentami w systemie operacyjnym.
Ustalone są również zasady dotyczące dokumentacji Regulamin prowadzenia ewidencji w szkole, które należy opracować i zatwierdzić na poziomie lokalnym, z uwzględnieniem specyfiki struktury zarządzania.
Struktura Regulaminu pracy biurowej
| Sekcje | Zawartość sekcji |
| Cele biurowe | Zapewnienie pełnej zgodności danych dokumentacyjnych z przepisami obowiązującego prawa, wymagania dotyczące automatyzacji procesu zestawiania i przechowywania dokumentów biznesowych. |
| Zadania biurowe |
|
| Zasady zarządzania dokumentami |
|
| Funkcje biurowe w systemie operacyjnym |
|
| Klasyfikacja dokumentów | Prezentacja wszystkich rodzajów dokumentów sporządzonych przez służby szkolne, zgodnie z głównymi rodzajami dokumentacji. Praca biurowa organizacji edukacyjnej przewiduje tworzenie i przechowywanie następujących rodzajów dokumentów:
|
| Wymagania projektowe | Ten paragraf Regulaminu zawiera listę wymagań dotyczących treści, struktury i szczegółów dokumentacji szkolnej. |
| Organizacja obiegu dokumentów | Wskazana jest liczba przepływów dokumentów (z reguły są trzy - wewnętrzne, przychodzące i wychodzące), kolejność ich rejestracji, grupowania i późniejszego przekazania do urzędu w celu przechowywania. |
| Nomenklatura dokumentów | Podano dekodowanie znaków nomenklatury, sporządzone w formacie „01”, „02”, „03” itp. |
| Wymagania dotyczące przechowywania i używania pieczęci | Pieczęć należy przechowywać w sejfie w gabinecie kierownika placówki oświatowej, który jest osobiście odpowiedzialny za jej bezpieczeństwo. W tym paragrafie Regulaminu należy podać wykaz dokumentów do poświadczenia pieczęcią „mokrą”. |
| Dokumentacja do poświadczenia przez dyrektora szkoły | Tylko dyrektor organizacji edukacyjnej ma prawo poświadczać dokumenty określające zasady prowadzenia i zapewnienia procesu edukacyjnego (program zajęć, regulaminy wewnętrzne, menu stołówki szkolnej i inne akty lokalne). |
Instrukcja pracy biurowej w szkole
Zasady kompilacji każdego rodzaju dokumentu również podlegają ścisłym regulacjom, ustalonym lokalna instrukcja ustalony wzór. Przepisy tej ustawy miejscowej mają zastosowanie do wypełniania mediów papierowych i elektronicznych, co daje gwarancję ujednolicenia systemu zarządzania dokumentacją szkolną. Jednocześnie przedstawione zasady wypełniania dokumentów dotyczą dokumentacji księgowej, technicznej i innych specjalistycznych rodzajów dokumentacji tylko w części zasad ogólnych.
Atestowany instrukcja wykonania pracy biurowej w szkole powinien zawierać następujące sekcje:
- Postanowienia ogólne regulujące stosowanie zasad przedstawionych w poszczególnych rodzajach dokumentacji.
- Skład stosowanej dokumentacji.
- Zasady przygotowania dokumentów, ustalenie zasad wypełniania pustych formularzy, określenie szczegółów, wymagania dotyczące zawartości i struktury każdego rodzaju papieru.
- Przygotowanie i wykonanie szczególnie ważnych rodzajów dokumentacji: rozkazów, instrukcji, protokołów, pism urzędowych, wiadomości telefonicznych, oświadczeń, notatek, aktów.
- Organizacja wykonywania dokumentów - sekcja zatwierdzająca wymagania dotyczące procedur wstępnej rejestracji, rozpatrywania, dystrybucji, przetwarzania i przekazywania dokumentów.
- Nadzór nad wykonaniem dokumentów, uregulowanie form i terminów kontroli, poziom odpowiedzialności osób uprawnionych.
- Produkcja i stosowanie pieczęci i stempli.
- Cechy prowadzenia nomenklatury spraw.
- Procedura przekazywania dokumentów do przechowywania.
Zarządzanie zasobami ludzkimi w szkole
Obecne prawo pracy w naszym kraju nie rozróżnia pojęcia „zarządzania dokumentacją kadrową”. Dlatego pracownik odpowiedzialny za utrzymanie przepływu pracy w organizacji edukacyjnej - sekretarz - w swoich działaniach powinien kierować się ogólnymi standardami państwowymi dotyczącymi dokumentacyjnego wsparcia pracy personelu i lokalnych aktów instytucji edukacyjnej.
Realizacja konsekwentna praca biurowa personelu w szkole zapewnia kompilację i konserwację różne rodzaje dokumentację, w skład której wchodzą:
- Umowy o pracę.
- Książki pracy.
- Harmonogram personelu.
- Opisy stanowisk pracowników instytucji edukacyjnej.
- Akta osobowe pracowników.
- Harmonogramy urlopowe i zmiany.
- Karty czasu pracy.
- Zamówienia HR.
- Aplikacje od nauczycieli.
- Dokumenty dotyczące ochrony danych osobowych.
- Dzienniki rejestracji dokumentów podróży.
- Wykresy certyfikacji nauczycieli przedmiotu i innych pracowników pedagogicznych.
Praca biurowa w szkole: przykładowe dokumenty
Tekstowe wsparcie działań szkoły stanowi system dokumentacji, sklasyfikowany według obszarów zastosowań. W ramach pracy biurowej w szkole próbki takich dokumentów pozostają najbardziej poszukiwane:
1. Organizacyjny
Obejmują one:
- karta szkolna,
- umowa z założycielem
- opisy stanowisk pracy,
- regulaminy wewnętrzne dla pracowników,
- harmonogram zatrudnienia.
2. Administracyjne
Należą do nich zamówienia:
- w sprawie organizacji procesu edukacyjnego,
- na działalność administracyjną i gospodarczą,
- pod względem kadrowym i studenckim
- instrukcje dotyczące ochrony pracy, bezpieczeństwa przeciwpożarowego.
3. Informacje i odniesienia
Są to referencje, sprawozdania i objaśnienia, protokoły rad pedagogicznych, seminaria i fora tematyczne, listy, telegramy, wiadomości telefoniczne, dokumenty dotyczące prowadzenia dokumentacji kadrowej omówione powyżej.
4. Dokumentacja edukacyjno-pedagogiczna
Obejmują one:
- akta osobowe uczniów
- księgi dowodzenia,
- poradniki itp.
Chciałbym zauważyć, że ze względu na trendy czasowe zmienia się charakter przepływu pracy w placówce edukacyjnej. Przechowywanie oryginalnych dokumentów, związane z zapewnieniem optymalnych warunków oświetleniowych i temperaturowych w archiwum, schodzi na dalszy plan. Duża ilość dokumentacji jest tłumaczona na formularz elektroniczny, który pozwala szybko znaleźć niezbędne informacje i zapisz zasoby finansowe za zawartość archiwum.
Interesuje mnie pytanie, w jaki sposób w szkole prowadzone jest zarządzanie dokumentacją kadrową. Wcześniej pracowałem jako oficer personalny w małych organizacjach handlowych i po raz pierwszy dostałem pracę w szkole. Dlatego chciałbym studiować zarządzanie dokumentacją kadrową w szkole i pobrać niezbędne dokumenty.
Odpowiadać
Zarządzanie dokumentacją kadrową w szkole odbywa się zgodnie z Główne zasady organizacja pracy personelu. Tak jak w każdej innej organizacji, oficer personalny w szkole:
- sporządza rozkazy personalne. Są to zlecenia zatrudnienia pracowników, rozwiązania umowy o pracę itp.;
- komponuje i podsumowuje umowy o pracę z pracownikami;
- dokonuje wpisów do ksiąg pracy pracowników;
- prowadzi osobiste karty pracowników;
- sporządza wszystkie dokumenty dotyczące urlopów i podróży służbowych pracowników;
- opracowuje harmonogram wakacji;
- prowadzi kartę czasu pracy;
- prowadzi skoroszyt.
Ponadto oficerowi personelu, w tym w szkole, może zostać powierzony obowiązek prowadzenia dokumentacji wojskowej.
Tak więc zarządzanie dokumentacją kadrową w szkole i dokumentami, które pracownik kadrowy sporządza podczas pracy w szkole, nie różni się zbytnio od tego, co jest zwyczajowe w organizacjach komercyjnych.
Jednocześnie oficer kadrowy powinien zapoznać się z ustawą o oświacie, a także z dokumentami Ministerstwa Pracy dotyczącymi czasu pracy nauczycieli, a także z okresem coroczny urlop wypoczynkowy nauczyciele.
Należy również pamiętać, że przy zatrudnianiu nauczycieli wymagane jest zaświadczenie o niekaralności. Dokument ten jest przedstawiany przy ubieganiu się o pracę w ramach ogólnego pakietu dokumentów. Ponadto najczęściej to pracownik personalny będzie musiał monitorować przechodzenie kolejnej certyfikacji przez nauczycieli.
W celu racjonalnego zorganizowania obsługi dokumentacji w placówkach ogólnokształcących systemu oświaty Ministerstwo Edukacji Federacja Rosyjska przygotował i uzgodnił z Federalną Służbą Archiwiczną Rosji „Wytyczne dotyczące pracy z dokumentami w instytucjach edukacyjnych”.
Kierownikom placówek oświatowych, terytorialnym, miejskim i regionalnym władzom oświatowym zaleca się stosowanie niniejszych wytycznych w pracy przy pracach biurowych.
Pierwszy wiceminister AF Kiselev
1. Postanowienia ogólne
1.3. Bezpośrednie zarządzanie pracą biurową w ogóle instytucja edukacyjna przydzielany jest pracownikowi wyznaczonemu do prowadzenia ewidencji, który zapewnia terminowe rozliczanie i przekazywanie dokumentów, informuje kierownictwo o stanie ich wykonania, zapoznaje pracowników z dokumentami regulacyjnymi i metodologicznymi dotyczącymi prowadzenia ewidencji.
2. Dokumentacja działania zarządcze instytucja edukacyjna.
Dokumenty ogólnej instytucji edukacyjnej obejmują:
dokumenty organizacyjne. (statut ogólnej instytucji edukacyjnej; umowa z założycielem; przepisy dotyczące podziału; opisy stanowisk pracowników; struktura i liczba pracowników; personel; wewnętrzne przepisy pracy);
dokumenty administracyjne ( Zamówienia, instrukcje); informacje i dokumenty referencyjne ( protokoły, plany, sprawozdania, referencje, akty, memoranda i objaśnienia, pisma, telegramy oraz wiadomości telefoniczne, umowy, umowy o pracę, kontrakty itp.).
Dokumenty, co do zasady, muszą być sporządzone na formach placówki kształcenia ogólnego, które spełniają normę ( GOST R 6.30-97 Z zmiana N 1 2000), mają ustalony zestaw obowiązkowych danych i stałą kolejność ich lokalizacji.
ZAMÓWIENIE - akt prawny wydany przez kierownika dotyczący głównych i operacyjnych zagadnień działalności placówki kształcenia ogólnego.
Zarządzenie wchodzi w życie z chwilą podpisania go przez kierownika placówki oświatowej.
Zamówienie jest wydawane na papierze firmowym ogólnej instytucji edukacyjnej i musi zawierać następujące dane: nazwa rodzaju dokumentu, data, numer zamówienia, miejsce wydania, tytuł, tekst, podpis, wizy, zatwierdzenie.
Przygotowując tekst zamówienia należy przestrzegać następujących zasad:
- Rzetelność i obiektywizm opisywanej sytuacji;
- kompletność informacji niezbędnych do uzasadnienia podjętych środków;
- zwięzłość i zwięzłość;
- Neutralność i teraźniejszość prezentacji;
- Pozbawiona emocji ocena sytuacji i faktów;
- Zgodność treści tekstu i rozkazów kierownika z normami prawa i jego kompetencjami, określonymi w statucie instytucji edukacyjnej;
- Zgodność formalny styl biznesowy przemówienie.
Tekst postanowienia składa się z dwóch części: ustalającej i administracyjnej.
W części oświadczenia cele i cele określonych działań, powody wydania zamówienia są odzwierciedlone, podany jest link do dokumentu, który służył jako podstawa do przygotowania zamówienia:
Część administracyjna zawiera nakazane działania, nazwiska urzędników odpowiedzialnych za ich realizację oraz terminy realizacji. Część administracyjna oddzielona jest od części stwierdzającej słowem „Zamawiam”, wstawiany jest dwukropek. Administracyjna część tekstu rozkazu jest z reguły podzielona na paragrafy, które są ponumerowane cyfry arabskie z kropkami.
Każdy akapit części administracyjnej rozpoczyna się wskazaniem konkretnego działania, wyrażonego czasownikiem w formie nieokreślonej.
Oddzielne zadania (na przykład zadania zawierające dane cyfrowe) można sporządzić jako załącznik do zamówienia z linkiem do nich w odpowiednich paragrafach zamówienia.
Na pierwszym arkuszu wniosku w prawym górnym rogu znajduje się napis:
Aplikacja (1,2…)
do zamówienia z dnia 11.02.2001 N 2
Jeżeli w załączniku do zamówienia podano dokumenty innej organizacji, w prawym górnym rogu tej aplikacji znajduje się odpowiedni wpis:
Aplikacja
do zamówienia z dnia 02.02.2001 N 12
Strony zlecenia i wniosków są ponumerowane jako jeden dokument.
Zamówienie można podpisać:
- lider;
- osoba pełniąca funkcję kierownika pod nieobecność tego ostatniego;
- zastępca (jeśli statut systemu operacyjnego zezwala zastępcy dyrektora na wydawanie poleceń).
Niedozwolone jest podpisywanie zleceń przyimkiem „za”, stawianie ukośnika lub innych znaków przed nazwą stanowiska. Zamówienie bez podpisu nie ma mocy prawnej.
Podpis szefa jest opieczętowany oficjalną pieczęcią instytucji.
W księdze zleceń wystarczy podpis kierownika, poświadczający zlecenie, gdyż istnieją zasady prowadzenia i przechowywania księgi zleceń, które nie pozwalają na fałszerstwa i korekty dokonanych w niej wpisów.
Po złożeniu podpisu: „Znam zlecenie: (POPIS F.I.O.)” podpis, odszyfrowanie podpisu oraz datę pracownik składa własnoręcznie.
Wszystkie zamówienia wydane w instytucji edukacyjnej można podzielić na 4 bloki:
- organizacja UVP
- Działalność finansowa i gospodarcza
- Personel
- studenci
W pracy instytucji znajdują się zamówienia, które powtarzają się corocznie w tym samym czasie, tj. są cykliczne.
W załączniku podano cyklogram (przybliżony) zamówień dla instytucji edukacyjnej według miesięcy.
Usposobienie
Zarządzenia wydawane są przez zastępców dyrektora ds. gospodarowania zasobami wodnymi w zakresie ich kompetencji i sporządzane są podobnie jak zarządzenia. Część stwierdzająca tekstu w rozkazach oddzielona jest od części administracyjnej słowami: „proponuję”, „polecam”, „zobowiązuję”, „uważam to za konieczne”.
Procesy aplikacyjne decyzje zarządcze instytucja edukacyjna i same decyzje są dokumentowane protokołami z konferencji, rad pedagogicznych.
Protokoły są sporządzane w specjalnym zeszycie i zawierają następujące dane: nazwa instytucji edukacyjnej, nazwa rodzaju dokumentu, data protokołu to data spotkania. Dział - forma poboru i nazwa organu samorządu.
Tekst protokołu składa się z dwóch części: wprowadzającej i głównej.
Część wstępna zawiera stałe informacje (słowa: „Przewodniczący”, „Sekretarz”, „Uczestniczył”).
Wstępna część protokołu kończy się porządkiem obrad, po którym następuje dwukropek.
Punkty porządku obrad są ponumerowane. Każde nowe pytanie zaczyna się w nowej linii. Kolejność pytań zależy od stopnia ich ważności.
Pytania są wymienione w mianowniku. Sprawozdanie (raport, wiadomość, informacja), tytuł stanowiska, inicjały i nazwisko mówcy wpisuje się w dopełniaczu.
Każde pytanie musi być konkretne.
Główna część tekstu jest zbudowana zgodnie z punktami porządku obrad. Budowa zapisu dyskusji nad każdym punktem porządku obrad odbywa się według schematu „Słuchał – działał – zdecydował (postanowił)”, pytania i odpowiedzi są również rejestrowane.
W praktyce jest stosowany skrócona forma protokoły, w których wskazana jest tylko lista obecnych, rozpatrywane sprawy i podjęte decyzje.
Wyciąg z protokołuWyciąg z protokołu zawiera następujące dane:
nazwa ogólnej instytucji edukacyjnej, nazwa rodzaju dokumentu (WYCIĄG Z PROTOKOŁU), data (data spotkania), indeks, miejsce sporządzenia, tytuł tekstu, tekst, podpisy, znak poświadczenia kopii, znak wykonania, kierunek do „sprawy”.
Do informacji i dokumentów referencyjnych generowanych w toku działalności placówki oświatowej należą: zaświadczenia, memoranda, listy, wiadomości telefoniczne.
List.Pisma wydawane są na formularzach, zawierają następujący skład danych:
- nazwa instytucji edukacyjnej,
- data,
- link do indeksu i daty przychodzącego dokumentu,
- przeznaczenie,
- uchwała zarządcza,
- tytuł tekstu
- tekst,
- znak obecności wniosku,
- podpis,
- znak artysty,
TELEFONICZNY GRAM . Wiadomość telefoniczna zawiera następujące dane:
- data,
- tekst,
- podpis,
- nazwiska osób, które odebrały i przesłały wiadomość telefoniczną.
Tekst nie powinien zawierać więcej niż 50 słów. Wiadomość telefoniczna musi być datowana i podpisana przez osobę, w imieniu której jest przekazywana.
Odniesienie .
Certyfikat - dokument potwierdzający wszelkie fakty lub zdarzenia.
Referencje są dwojakiego rodzaju:
1. Zaświadczenia są sporządzane w celu opisania lub potwierdzenia faktów lub zdarzeń w działalności instytucji. Opracowywana na zlecenie wyższej organizacji lub kierownika instytucji do informacji o realizacji planów, zadań, instrukcji i składana w terminie.
Tekst tego odniesienia składa się z dwóch części:
W pierwszej podane są fakty, które dały podstawę do jej napisania, w drugiej konkretne dane. Wnioski i sugestie nie są podane w certyfikacie.
To jest różnica w stosunku do memorandum.
Certyfikat powinien obiektywnie odzwierciedlać stan rzeczy, jego sporządzenie wymaga starannego zebrania i weryfikacji informacji, można przedstawić tabele.
Świadectwa sporządzone dla kierownika instytucji są podpisywane przez kompilatora.
Certyfikaty są opracowywane pod kierunkiem wyższej organizacji, podpisane przez kierownika instytucji.
Data certyfikatu jest datą jego podpisania.
2. Certyfikaty poświadczające fakty prawne: potwierdzenie miejsca pracy, zajmowanego stanowiska, wynagrodzenia itp. Dla nich stosowane są znormalizowane formularze ekranowe.
Takie zaświadczenia są wydawane na wniosek zainteresowanych osób (pracowników) lub instytucji i są rejestrowane w dzienniku wydanych zaświadczeń.
Tekst rozpoczyna się od wskazania nazwiska, imienia, patronimiku (w mianowniku) osoby, o której informacja jest przekazywana. Na końcu certyfikatu wskazana jest nazwa organizacji lub instytucji, w której jest on reprezentowany.
W instytucjach edukacyjnych istnieją głównie trzy rodzaje certyfikatów:
- zaświadczenie o wykształceniu ucznia w tej klasie, tej instytucji edukacyjnej;
- zaświadczenie potwierdzające przeniesienie z innej instytucji edukacyjnej;
- pomoc dla pracowników.
Certyfikaty podpisuje kierownik placówki.
Noty sprawozdawcze i objaśniające.
memorandum może być napisany odręcznie.
Jest to dokument skierowany do kierownika i informujący go o aktualnej sytuacji, zaistniałym zjawisku lub fakcie wykonanej pracy, a także zawierający wnioski i sugestie kompilatora.
Tekst memorandum podzielony jest na dwie części: 1- stwierdzającą, która przedstawia fakty, które miały miejsce lub opisuje sytuację, oraz 2-, w której przedstawiana jest propozycja lub wniosek.
Tekst memorandum musi być poprzedzony nagłówkiem rozpoczynającym się od przyimka „O”, „O”.
Notatka sporządzona jest na zwykłej kartce papieru z reprodukcją szczegółów formularza.
Notatki wyjaśniające - dokument wyjaśniający treść niektórych postanowień dokumentu głównego lub wyjaśniający przyczyny zdarzenia, faktu, czynu. Noty wyjaśniające wyjaśniające treść niektórych postanowień dokumentu głównego sporządza się na papierze firmowym instytucji.Noty wyjaśniające dotyczące wszelkich incydentów, sytuacji, działań i zachowań pracownicy indywidualni wydany w czyste prześcieradła dokumenty z reprodukcją tych samych szczegółów i podpisane przez kompilatora.
Akta osobowe pracownika - jest to zestaw dokumentów zawierających najpełniejsze informacje o pracowniku i jego aktywności zawodowej. Akta osobowe sporządza się po wydaniu nakazu zatrudnienia.
Akta osobowe są utrzymywane dla wszystkich pracowników systemu operacyjnego.
Dokumenty w aktach osobowych ułożone są w następującej kolejności:
- Wewnętrzny spis dokumentów sprawy;
- Podanie o pracę;
- reżyseria lub prezentacja;
- kwestionariusz;
- karta ewidencji osobowej;
- autobiografia;
- kopia paszportu;
- dokumenty edukacyjne;
- karta certyfikacji;
- wyciągi z nakazów powołania, przeniesienia, zwolnienia;
- dodatek do osobistej karty ewidencji osobowej (zawiera dane dotyczące otrzymania premii lub nałożenia kar, nagród itp.).
Odpisy nakazów nałożenia kar, zaświadczeń o stanie zdrowia i zamieszkania, wniosków urlopowych, odpisów nakazów urlopowych i innych dokumentów drugorzędnych nie są umieszczane w aktach osobowych.
Akta osobowe mogą być wydawane niektórym urzędnikom do tymczasowego użytku. Krąg osób uprawnionych do korzystania z akt osobowych określa dyrektor placówki oświatowej.
Podczas pracy z teczką osobową zabrania się dokonywania jakichkolwiek korekt we wcześniej dokonanych wpisach, dokonywania w niej nowych wpisów, wyciągania dokumentów z teczki osobowej.
Akta osobowe nie są przekazywane pracownikom, na których są składane.
Aby przesłać akta osobowe na odpowiednie wnioski do innych organizacji, wymagana jest zgoda kierownika tej instytucji edukacyjnej.
Akta osobowe mają długi okres trwałości.
Historia zatrudnienia jest głównym dokumentem dotyczącym aktywności zawodowej pracowników i pracowników.
Rejestry zatrudnienia są przechowywane dla wszystkich pracowników instytucji edukacyjnej, którzy przepracowali więcej niż 5 dni.
Wnioskodawcy są zobowiązani do przedstawienia dyrektorowi książeczki pracy (w przypadku pracy w niepełnym wymiarze czasu kopii książeczki pracy), sporządzonej w określony sposób.
Zatrudnienie bez książeczki pracy jest niedozwolone.
Przewodnikiem dla dyrektora instytucji edukacyjnej jest instrukcja „W sprawie procedury prowadzenia ksiąg roboczych w przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach” nr 162 z 20 czerwca 1974 r.
Instytucja edukacyjna prowadzi następującą dokumentację do rejestrowania formularzy zeszytów ćwiczeń i wypełnionych zeszytów ćwiczeń:
* księga rachunkowa dotycząca ruchu ksiąg roboczych i wkładek do nich.
Dokumentacja edukacyjna i pedagogiczna.
Dokumenty szkolne muszą być sporządzone terminowo, jasno, czytelnie, bez zamazań, kleksów, które podają w wątpliwość poprawność wprowadzonych danych. Wpisy w dokumentach należy dokonywać niebieskim długopisem lub maszyną do pisania. Gdzie można użyć technologia komputerowa, dopuszcza się komponowanie, redagowanie i drukowanie tekstów za ich pomocą. błąd popełniony w tekście lub danych cyfrowych dokumentu,
Poprawione w następujący sposób; błędne słowa lub liczby są przekreślane, aby można było je odczytać, a poprawione dane są zapisywane na górze. Wszelkie wprowadzone poprawki muszą być określone i poświadczone podpisami osób, które wystawiły dokument.
Na dokumentację dydaktyczno-pedagogiczną szkoły składają się:
- książeczka z alfabetem dla uczniów,
- książka ruchu;
- akta osobowe uczniów;
- fajne czasopisma;
- dzienniki zajęć pozalekcyjnych;
- dzienniki grupowe przedłużony dzień;
- księga rejestracji formularzy i wydawania świadectw podstawowego wykształcenia ogólnego;
- księga rejestracji formularzy i wydawania świadectw ukończenia szkoły średniej (pełnej);
- księga rachunkowa do wydawania złotych i srebrnych medali;
- księgi protokołów rady pedagogicznej szkoły;
- książki zamówień;
- księgi rachunkowe dla personelu pracowników pedagogicznych;
- dziennik pominiętych i zastąpionych lekcji.
Zmieniając dyrektora szkoły, należy je przenieść zgodnie z ustawą. Ustawę podpisują byli i nowo mianowani dyrektorzy, a także szef CBR.
W aktach szkolnych musi znajdować się wypis z decyzji administracji powiatowej o przydzieleniu szkole gminy wraz z dokładnym określeniem jej granic.
W aktach szkolnych przechowywane są również akty kontroli, memoranda lub zaświadczenia, księga uwag i sugestii kontrolujących. Poniżej znajdują się podstawowe wymagania dotyczące utrzymania najbardziej ważne dokumenty szkoła ogólnokształcąca.
Książka alfabetyczna studentów.
W każdej szkole prowadzona jest alfabetyczna księga metrykalna uczniów. Wszystko jest napisane w księdze
uczniowie. Co roku wprowadzane są do niego informacje o studentach nowego przyjęcia. Nazwiska studentów są wymienione w porządku alfabetycznym, niezależnie od klas, na których studiują. Każdej literze alfabetu przydzielone są osobne strony, a każda litera ma własną numerację seryjną. Numer seryjny wpisu studenta w księdze jest jednocześnie numerem jego akt osobowych.
Wyjazd uczniów i ich ukończenie ze szkoły dokumentuje się zarządzeniem dyrektora, wskazując przyczynę wyjazdu; jednocześnie dokonuje się wpisu w księdze alfabetycznej: podaje się numer i datę zamówienia, podaje się przyczynę wyjazdu.
Jeżeli uczeń, który wcześniej opuścił szkołę, którego wyjazd został wydany nakazem, wróci do niej ponownie, wówczas dane o nim odnotowuje się jak dla nowoprzyjętego ucznia, natomiast data powrotu ucznia oznaczona jako „powrót” odnotowuje się w kolumna „Data wejścia do szkoły”.
Korzystając ze wszystkich stron księgi alfabetu, uczniowie zapisują jedną lub drugą literę, kontynuacja zapisów odbywa się w nowej księdze w kolejności kolejnych numerów dla każdej litery.
Poprawki w księdze są opieczętowane podpisem dyrektora szkoły. Książka jest ponumerowana, sznurowana i opieczętowana podpisem dyrektora i pieczęcią szkolną.
Akta osobowe ucznia.
W każdej szkole i dla każdego ucznia od momentu przyjęcia do matury prowadzona jest ewidencja osobowa uczniów. W teczce osobowej uczniów wpisuje się ogólne informacje o uczniach, oceny końcowe za stopnie oraz ewidencję nagród (wyróżnienia, wyróżnienia, medale złote, srebrne). W okresie uczniów klas 10-11 świadectwo ukończenia szkoły podstawowej znajduje się w aktach osobowych ucznia i jest wydawane po ukończeniu szkoły średniej.
Formularz nr 286 (informacja zdrowotna), wypełniony na podstawie wyników rocznych badania lekarskie. Kartotekę osobową uczniów klas 1-4 prowadzą nauczyciele, klas 5-11 prowadzą wychowawcy klas. Akta osobowe uczniów mają numer odpowiadający numerowi w księdze alfabetycznej; Po ukończeniu studiów akta osobowe uczniów są przechowywane w szkole.
Fajny magazyn.
Fajny magazyn- dokument państwowy o ustalonej formie.
- Fajne czasopisma - przechowywane w archiwum instytucji przez 5 lat, a następnie ostatnie arkusze z informacje ogólne a końcowe stopnie studentów są wycofywane, formowane w jedną książkę odpowiedniego roku akademickiego, taka książka jest przechowywana przez 25 lat.
- Dziennik zajęć podlega kontroli administracji, a uwagi na stronie „Uwagi dotyczące prowadzenia dziennika zajęć” są dokonywane przynajmniej raz w miesiącu.
- Jeśli pojawią się uwagi lub sugestie inspektora, należy je wyeliminować w ciągu tygodnia.
- Rozkład stron w dzienniku zajęć przeprowadza Zastępca Dyrektora ds. Naukowych zgodnie z liczbą godzin przydzielonych w program dla każdego dyscyplina akademicka:
- Wszystkie wpisy w dzienniku klasowym muszą być utrzymywane wyraźnie i schludnie niebieskim tuszem zgodnie z ustaloną formą.
Dziennik pominiętych i zastąpionych lekcji.
Rejestr lekcji opuszczonych i zastąpionych prowadzi w każdej szkole zastępca dyrektora do pracy pedagogicznej i metodycznej. Zawiera informacje o pominiętych i zastąpionych lekcjach. Wpisy dokonywane są wyłącznie na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów (zamówienia dla szkoły, zwolnienie lekarskie, wpisy w dziennikach zajęć itp.).
Nauczyciel prowadzący lekcje w kolejności zastępczej podpisuje to w dzienniku. Wpisy w dzienniku muszą odpowiadać wpisom w arkuszu czasu pracy i obliczeniu zarobków.
3. Przyjmowanie i rejestracja dokumentów
3.2. Rejestracja podlega wszystkim dokumentom, które wymagają rachunkowości, wykonania, wykorzystania do celów referencyjnych, zarówno pochodzących od innych organizacji, jak i od osób fizycznych, a także powstałych w ramach działalności ogólnej instytucji edukacyjnej.
Listy gratulacyjne, zaproszenia, informacje informacyjne, podstawowe dokumenty księgowe nie podlegają rejestracji. Dla nich tworzona jest lista niezarejestrowanych dokumentów.
3.3. Dokumenty są rejestrowane w dniu ich otrzymania.
4. Kontrola terminów wykonania dokumentów
4.1. Kierownik instytucji edukacyjnej jest odpowiedzialny za terminowe i wysokiej jakości wykonanie dokumentów.
4.3. Wszystkie przychodzące instytucja edukacyjna dokumentacja wykonywana jest zgodnie z terminami określonymi w uchwale kierownika. Jeśli termin nie jest określony, dokument musi zostać wykonany na czas - 1 miesiąc; reklamacje, oświadczenia - w ciągu miesiąca; telegramy - nie dłużej niż dwa tygodnie.
4.4. Dokument uważa się za wykonany, jeżeli wszystkie poruszone w nim kwestie zostaną zasadniczo rozwiązane, w dziennikach rejestrowych dokonuje się znaku o egzekucji, tj. odnotowuje się datę wysłania i numer dokumentu odpowiedzi, imię i nazwisko adresata, stanowisko i nazwisko wykonawcy, który podpisał odpowiedź.
Jeżeli wszystkie pytania poruszone w dokumencie zostaną rozwiązane szybko, bez pisania odpowiedzi, wykonawca sporządza krótką notatkę na dokumencie o rozwiązaniu problemu, umieszcza datę i podpis, po czym dokument umieszcza się w aktach. Jeżeli oczekuje się odpowiedzi w sprawie, która ma być rozwiązana, to za zgodą kierownika urzędu (sekretarza) otrzymana odpowiedź wraz z kopią odpowiedzi może znajdować się pod kontrolą wykonawcy testamentu.
Dokument jest usuwany spod kontroli po jej wykonaniu.
5. Kompilacja nomenklatury i tworzenie przypadków
5.1. Opracowanie nomenklatury spraw.
5.1.1. W celu prawidłowego uformowania akt ogólnej placówki oświatowej, co zapewnia szybkie wyszukiwanie dokumentów według ich treści i rodzajów, przeprowadzana jest klasyfikacja dokumentów.
5.1.2. Klasyfikacja dokumentów jest ustalona w nomenklaturze spraw - wykaz nazw spraw wprowadzonych do pracy biurowej ogólnej instytucji edukacyjnej ze wskazaniem okresów ich przechowywania
5.2. Tworzenie spraw.
5.2.1. Formowanie spraw - grupowanie spisanych dokumentów w sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw.
5.2.2. Tworzenie spraw odbywa się w biurze ogólnej instytucji edukacyjnej.
5.2.3. Zlecenia na działalność podstawową tworzy się odrębnie od zleceń na personel (powołanie, relokacja, zwolnienie pracowników) oraz od zleceń na urlopy, wyjazdy służbowe itp.
7. Zabezpieczanie skrzynek
7.1. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo dokumentów ogólnej instytucji edukacyjnej spoczywa na kierowniku.
7.2. Walizki powinny być przechowywane w zamykanych szafkach, które chronią je przed kurzem i działaniem promieni słonecznych.
7.3. Wycofanie i wydanie dokumentów z przypadków stałego przechowywania jest niedozwolone.
Bibliografia.
- Obieg dokumentów i formalności w szkołach. Moskwa. 2002.
- Praca w biurze. W instytucjach edukacyjnych. Regulacje prawne. Moskwa. 2004.
- Frish G.L. Roczny cyklogram zamówień dla szkoły. Moskwa. 1999.
- Frish G.L. Dokumentacja nomenklaturowa Zakładu Wychowania Ogólnego. Moskwa UT "Perspektiva" 2001.
- Zestawienie typowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji ze wskazaniem okresów przechowywania. Moskwa.2000.
- Informator kierownika instytucji edukacyjnej. №4 2003 ss.16-26
- Informator kierownika instytucji edukacyjnej. nr 5 2003 s. 43-51
