Diagrama de resurse în proiectul ms. Tipuri de resurse în Microsoft Project și relația lor în proiect

Diagrama de utilizare a resurselor

Diagrama de utilizare a resurselor este concepută pentru a analiza încărcarea resurselor munca de proiectare. Diagrama vă permite să evaluați încărcarea totală a unei resurse pentru orice perioadă de timp și să analizați în ce sarcini constă participarea.

Orez. 8.9. Diagrama de utilizare a resurselor

Tabelul situat în stânga diagramei (Fig. 8.9, fișier 2.mpp) conține o listă de resurse, iar sub fiecare resursă există o listă de sarcini care utilizează această resursă. Diagrama conține șiruri de date care afișează date atât despre munca totală a resursei, cât și despre munca efectuată în cadrul sarcinilor individuale.

MS Project: Formatarea unei diagrame de utilizare a resurselor și editarea datelor de pe aceasta

Formatarea și editarea diagramei de utilizare a resurselor

Când formatați o diagramă de utilizare a resurselor, utilizați aceleași tehnici pe care le utilizați pentru a formata o diagramă de utilizare a sarcinilor. Diferențele existente în capacitățile de formatare privesc doar câteva detalii. Caseta de dialog Personalizare date diagramă (accesată din meniul Format > Stiluri de detaliu) utilizează un pseudo-câmp Toate rândurile de resurse care vă permite să definiți formatul rândurilor care conțin date rezumate resurse.

În caseta de dialog Format > Stiluri de text, stilul Rând de atribuire corespunde rândurilor cu nume de sarcini (nu nume de resurse, ca în diagrama de utilizare a sarcinilor).

Editarea datelor din diagrama de utilizare a resurselor este aceeași ca și în diagrama de utilizare a activității. Pentru a modifica informațiile, trebuie să selectați celula corespunzătoare și să introduceți datele, după care toate datele aferente vor fi actualizate automat.

Utilizați filtrarea, gruparea și sortarea datelor în diagrame

Când lucrați cu diagrame, puteți filtra, grupa și sorta datele, la fel ca atunci când lucrați cu tabele (a se vedea capitolul Sortare,

gruparea și filtrarea datelor în tabele ). Spre deosebire de mese,

Deoarece diagramele sunt compuse din rânduri și coloane, ele au structuri diferite, astfel încât tehnicile de selectare și organizare a datelor pot fi aplicate diferit la diferite diagrame și la unele acestea pot să nu fie aplicate deloc.

Toate tehnicile de grupare, sortare și filtrare a datelor descrise în capitol

Sortarea, gruparea și filtrarea datelor în tabele), complet

poate fi aplicat și diagramelor care sunt întotdeauna afișate împreună cu tabelul (diagrame de utilizare a sarcinilor și a resurselor, diagrama Ganga și tipurile acesteia). În acest caz, filtrarea, gruparea și sortarea sunt aplicate datelor din tabel, iar diagrama este reconstruită în consecință. De exemplu, în Fig. Filtrarea 8.10 (fișier 2_1.mpp) este aplicată diagramei de utilizare a resurselor pentru a selecta doar resursele supraîncărcate (resurse suprasolicitate). După aplicarea filtrului, tabelul afișează numai aceste resurse, iar graficul afișează datele corespunzătoare.

Un exemplu similar este prezentat în Fig. 8.11 (fișierul 2_2.mpp). Gruparea sarcinilor după durată a fost aplicată datelor plasate pe diagrama Gantt. În tabelul care însoțește diagrama, sarcinile au fost împărțite în grupuri, iar diagrama în sine a fost rearanjată în consecință.

Filtrarea structurală (vezi secțiunea „Filtrare structurală”) Pot fi

fie aplicat tuturor diagramelor, indiferent dacă sunt afișate cu sau fără tabele. În același timp, una dintre capabilitățile sale este proiectată special pentru filtrarea datelor în diagrame de utilizare a sarcinilor și a resurselor. Folosind comanda de meniu Proiect t Schiță > Afișare sarcini (Proiect > Schiță >

Afișați sarcini) puteți afișa toate resursele alocate unei sarcini sau toate sarcinile asociate cu o resursă (resursa sau sarcina trebuie să fie evidențiată cu cursorul). Dimpotrivă, puteți utiliza comanda Proiect > Contur > Ascundere sarcini pentru a ascunde datele afișate în diagrama care este asociată cu o resursă sau sarcină selectată.

MS Project: Utilizarea de filtrare, grupare și sortare a datelor în diagrame

Orez. 8.10. Graficul arată doar resursele supraîncărcate

MS Project: Utilizarea de filtrare, grupare și sortare a datelor în diagrame

Orez. 8.11. Acesta este aspectul pe care planul îl are asupra diagramei Gantt după gruparea sarcinilor proiectului după durată

Diagramele afișate fără tabele reprezintă cazuri speciale care trebuie abordate separat.

Filtrarea datelor în diagrame fără tabele

Filtrarea poate fi aplicată tuturor diagramelor în unul dintre cele două moduri: filtrare sau evidențiere. În modul de filtrare, graficul va afișa numai date care corespund condițiilor de filtrare (similar cu exemplul din Fig. 8.10). În modul de selecție, toate datele sunt afișate pe diagramă, iar condițiile de filtrare corespunzătoare sunt evidențiate (vezi secțiunea „Filtre” din lecția 4). De exemplu, în Fig. 8.12 (fișier 2_3.mpp) calendarul evidențiază sarcini care costă mai mult de 200 USD, pentru care am aplicat filtrul standard Cost Greater Then.

MS Project: Utilizarea de filtrare, grupare și sortare a datelor în diagrame

Orez. 8.12. Filtrarea calendarului în modul evidențiere: sarcinile în valoare de peste 200 USD sunt evidențiate

Filtrarea în modul de selecție nu funcționează pe graficul resurselor și schema de date.

Sortarea datelor în diagrame fără tabele

Sortarea, adică aranjarea datelor în funcție de valorile proprietăților sale, poate fi aplicată tuturor diagramelor, cu excepția diagramei de rețea.

Pe calendar, ordinea de sortare (cu setări adecvate) determină ordinea în care sunt plasate sarcinile: sarcinile cu o valoare mare în câmpul prin care se realizează sortarea sunt plasate deasupra altora. În graficul resurselor, ordinea de sortare determină ordinea în care sunt afișate informațiile despre resurse, iar în diagrama de date - informații despre sarcini.

MS Project: Utilizarea de filtrare, grupare și sortare a datelor în diagrame

Gruparea datelor în diagrame fără tabele

Puteți grupa datele numai după grafica de retea. Pentru un număr mare de sarcini, este convenabil să grupați activând modul Ascundere câmpuri din meniul contextual al diagramei. În acest caz, majoritatea sarcinilor se potrivesc pe un singur ecran.

Orez. 8.13. Diagrama de rețea cu modul de grupare activat în funcție de costul sarcinii

De exemplu, în Fig. 8.13 (fișierul Z.mpp) sarcinile sunt grupate după costuri cu intervale de 100 USD (pentru sortarea cu intervale, consultați secțiunea „Configurare”

parametrii de grupare"). Pentru grupare a fost folosit unul creat anterior

Grup de cost, iar pentru a încadra mai multe blocuri pe ecran, câmpurile acestora sunt ascunse. Blocul de sus conține sarcini care costă de la 0 la 100 USD, următorul - de la 100 USD la 200 USD etc. Apropo, gruparea datelor pe o diagramă de rețea este noua oportunitate, care a apărut tocmai în MS Project 2002.

MS Project: Utilizarea de filtrare, grupare și sortare a datelor în diagrame

Tipuri de resurse în Microsoft Project și corelarea lor cu realitatea

După crearea unui program preliminar, trebuie să treceți la planificarea resurselor pentru a determina:

1. executanți de sarcini specifice;
2. Responsabil pentru obținerea rezultatelor;
3. Durata sarcinii, ținând cont de posibila disponibilitate limitată a resurselor.
4. Nevoia de materiale, echipamente, bani într-o anumită perioadă de execuție a proiectului;
5. Programați ținând cont de limitările de resurse (lipsa resurselor).

Resursele din Microsoft Project includ oameni, mașini, utilaje, echipamente, materiale și costuri/venituri.

Deși resursele înseamnă multe lucruri în Microsoft Project, Microsoft Project acceptă doar trei tipuri de resurse:

1. Resursele de muncă sunt resursele regenerabile ale companiei, care includ oamenii, mașinile și echipamentele necesare pentru finalizarea proiectului. Folosind tipul „muncă”, trebuie să modelați acele resurse prin care trebuie să luați în considerare încărcarea/supraîncărcarea acestora, suficiența sau insuficiența, de exemplu, volumul de muncă a zece lucrători. Deci, dacă aveți doar zece lucrători disponibili, dar proiectul dvs. are nevoie de cincisprezece lucrători, Microsoft Project vă va arăta când lipsesc un anumit număr de lucrători.

Resursele de muncă influențează durata sarcinii.

2. Resursele materiale sunt folosite pentru a modela materialele necesare pentru a crea rezultatul proiectului. De asemenea:

a. Contractorii sunt modelați prin acest tip dacă nu sunteți interesat de proiect câți oameni ai unui anumit antreprenor vor efectua această sau acea lucrare.

b. Elementele de cost sunt, de asemenea, modelate folosind tipul de material al resursei, dacă este necesar să se țină seama de anularea acestora pe unitatea de timp, de exemplu, închirierea unei macarale costă 500 UAH. la ora unu.

c.Prin resurse materiale, articolele sunt modelate dacă plata se face într-o altă monedă decât moneda proiectului, de exemplu, achiziționarea unui lift în dolari.

d. Prin tipul de material, sunt modelate veniturile sau încasările din proiect, deoarece pentru tipul de material al unei resurse puteți seta valoarea costului acesteia egală, de exemplu, cu minus unu (-1).

e.Prin acest tip de resursă, puteți modela resursele de muncă dacă nu aveți nevoie de schimbarea duratei sarcinilor și doriți să păstrați evidența zilnică a resurselor (Poate un punct controversat, dar nu este o dogma sau o axiomă, deoarece, de exemplu, Microsoft Project poate număra cantitatea de resurse de muncă pe sarcină, dar nu vă permite să introduceți suma necesară pentru fiecare zi, dar tipul de material permite acest lucru).

f. Volumele fizice (m3, m2, tone) de lucru sunt modelate prin acest tip.

3. Resursele de cost sunt necesare pentru a modela costurile asociate cu o anumită sarcină, dar nu depind nici de durata sarcinii, nici de resursele de muncă alocate acesteia, de exemplu, dacă trebuie să modelați un impact pozitiv asupra unei anumite sarcini. oficial pentru a-și accelera adoptarea unei soluții pozitive.

Metodologia de planificare a resurselor umane

Sunt necesare oameni, mașini și echipamente pentru a „face” un proiect. Principalele caracteristici ale resurselor de muncă din Microsoft Project sunt:

1. Cost - cât va costa proiectul să folosească asta sau asta resursă de muncă;
2. Disponibilitate - când o resursă poate îndeplini o anumită lucrare și de câte unități dintr-o anumită resursă sunt necesare pentru a finaliza lucrarea.

Sursele de informații despre resursele companiei pot fi un angajat al departamentului său de resurse umane, persoana responsabilă cu construcția și un expert din departamentul de producție și tehnic al specializării relevante. Acesta din urmă poate servi ca sursă de informații cu privire la costul unei ore de funcționare a resurselor.

O listă a mecanismelor și costul lor pe oră sunt furnizate de departamentul responsabil cu mecanismele din companie. De regulă, acesta este departamentul mecanicului șef.

Informatii despre resurse umane poate fi stocat și în:

1. Microsoft Outlook Address Book (fila „Resurse – Add Resources – Address Book...”), Figura 1;

Figura 1. Crearea unei resurse în Microsoft Project din agenda Outlook

2. Active Directory (fila „Resurse – Adăugați resurse – Active Directory”);

3. Pool de resurse (fila „Resurse – Pool de resurse – Utilizați resurse din...”).

Un pool de resurse este un fișier Microsoft Project care conține doar resurse.

4. În grupul de resurse Enterprise de pe Microsoft Project Server în vizualizarea Centru de resurse. Pentru a lucra cu un pool de resurse de întreprindere, trebuie să fiți conectat la Project Server 2013 sau Project Online.

În consecință, dacă lucrați cu Project Server 2013 sau Project Online, resursele stocate în bazele de date ale produselor se numesc enterprise, iar cele care există doar în fișierul dvs. de proiect sunt numite locale.

Figura 2. Adăugarea resurselor din agenda sau Active Directory

Pentru a crea o resursă în Microsoft Project, trebuie să mergeți la vizualizarea „Foaie de resurse”, introduceți numele acesteia în coloana „Numele resursei” și selectați tipul dorit în coloana „Tip” (sau Forță de muncă sau Material , sau Costuri), Figura 3.

Dacă trebuie să adăugați resurse din agenda sau Active Directory, trebuie să faceți clic pe butonul „Adăugați resurse” și să selectați elementul dorit.

Figura 3. Tipuri de resurse

Fiecare resursă (cu orice tip), printre altele, dintr-un proiect poate fi:

1. universal. Aceste resurse, Figura 3, sunt utilizate pentru a determina cerințele de personal ale proiectului, cum ar fi dulgherii și dezvoltatorii. Deci, de foarte multe ori, în proiectele pe termen lung, nu se știe dinainte de ce persoană anume este necesară pentru a îndeplini o anumită sarcină. Prin urmare, nevoia este determinată mai întâi prin resurse universale, adică. Pentru a finaliza sarcina „Scrierea codului”, care este programată pentru trei luni, nu este nevoie de iubita Nyura Pakhomova, ci de un programator C# cu mai mult de 3 ani de experiență.

De exemplu, pentru proiectul nostru vom avea nevoie de un programator cu cunoștințe de limbaj de programare C#. Dar adesea, la începutul unui proiect, nu se știe care persoană anume va face munca. Prin urmare, inițial este planificat un proiect în care resursa generică „C# Programmer” este atribuită unei sarcini și cunoștințele sale despre limbajul de programare C# sunt determinate folosind câmpuri personalizate de întreprindere (doar în Microsoft Project Server sau Project Online). În fișa de resurse (în Microsoft Project Server sau Project Online, în „Centrul de resurse”) trebuie să existe în personal un programator specific „Stroutstrup Björn”, a cărui competență lingvistică este determinată și folosind câmpuri personalizate de întreprindere (în Project Server sau Project Online numai) programare C#. Ulterior, atunci când apare nevoia de a înlocui o resursă universală cu o resursă corporativă care are setul necesar de abilități, acest lucru se poate face folosind caseta de dialog „Creați un grup” sau „Asistent pentru înlocuirea resurselor” (aceste pictograme sunt situate pe „ Resurse” și sunt active numai atunci când Project Professional 2013 este conectat la Project Server 2013 sau Project Online.

După planificarea detaliată a proiectului, se recomandă înlocuirea resurselor generice cu resurse specifice.

Cel mai bine este să folosiți resurse generice atunci când lucrați cu resurse corporative Project Server, deoarece numai în acest caz este posibil să înlocuiți resursele generice cu resurse specifice pe baza caracteristicilor selectate.

Planificarea prin resurse universale va permite, mai ales dacă compania dumneavoastră are un număr suficient de personal care poate îndeplini aceeași muncă (10 avocați sau 5 marketeri), să evite factorul personal atunci când managerii de proiect se străduiesc să recruteze angajați „convenienți” pentru ei. , ceea ce poate duce în mod firesc la supraîncărcarea celor „conveniente” și subîncărcarea celor „incomode”.

2. Buget. Resursele bugetare (manopera, materiale si costuri) sunt folosite pentru a modela bugetul total alocat pentru proiect, i.e. permite managerului de proiect să indice câte fonduri are la dispoziție pentru a le compara cu nevoia necesară implementării proiectului.

De exemplu, aveți un buget pentru materiale în valoare de 350 mii UAH. Pe baza necesității de materiale din proiect, Microsoft Project va calcula că, pentru a implementa proiectul, trebuie să cheltuiți 323,6 mii UAH pe materiale. Comparând resursa bugetară și suma totală, puteți vedea diferența, Figura 4.

La nivel de proiect, o resursă bugetară poate fi atribuită doar unei sarcini de proiect rezumat.

Figura 4. Comparația bugetului cu nevoile reale

În plus, fiecare tip de resursă poate avea două opțiuni de rezervare (alocate sau propuse):

• Dedicat (opțiune de rezervare implicită) – opțiune de rezervare a resurselor. Tipul de rezervare dedicat înseamnă că, dacă o resursă este atribuită unei sarcini, încărcarea acesteia, timpul și orele necesare pentru finalizarea lucrării vor fi luate în considerare atunci când se analizează disponibilitatea generală și încărcarea resursei. Acest tip de rezervare este utilizat dacă sunteți absolut sigur că o anumită resursă va îndeplini o anumită lucrare.

Dacă lucrați cu Project Server 2013 sau Project Online, atunci când atribuiți o resursă dedicată unei sarcini și publicați proiectul (secțiunea 10.3), această resursă dedicată va putea raporta despre sarcină prin interfața web.

• Propus - opțiune de rezervare a resurselor, utilizată în etapa de planificare a proiectului, atunci când nu ești încă sigur dacă va exista această resursă efectuați sau nu lucrări în proiectul dvs. Atribuirea unei resurse cu opțiunea de rezervare propusă nu reduce disponibilitatea acesteia pentru lucru la alte proiecte. Selectarea acestui tip de rezervare nu afectează disponibilitatea și încărcarea resursei. Nu se face nivelarea resurselor pe resursele propuse.

Când lucrați cu Project Server 2013 sau Project Online, când atribuiți o resursă sugerată unei sarcini și publicați proiectul, resursa respectivă nu va putea raporta despre sarcină prin interfața web.

Astfel, Figura 5, în graficul încărcării resursei alocate, Vaus Klurman, supraîncărcarea acesteia este evidențiată cu roșu, iar supraîncărcarea resursei propuse, Gob Beldof, supraîncărcarea este afișată în culoarea standard configurată pentru resursele nesupraîncărcate.

Figura 5. Resurse alocate și oferite

Editarea proprietăților resurselor

Pentru a modifica proprietățile unei resurse (nume, cost, disponibilitate), puteți:

1. Faceți clic pe el cu butonul stâng al mouse-ului sau;
2. Faceți clic dreapta pe el și selectați „Informații” din meniu sau;
3. În fila „Resurse”, faceți clic pe butonul „Detalii”.

În fila „General” puteți seta:

1. Numele resursei;
2. A lui e-mailși numele contului (numai pentru forța de muncă);
3. Tipul de rezervare (alocat sau propus);
4. Nume scurt;
5. Grup, adică cărui grup de resurse va aparține această sau acea resursă (personal de inginerie, muncitori etc.). Datele grupului sunt create de utilizator;
6. Cod pentru conectarea la diferite sisteme;
7. Tip (manopera, material sau costuri);
8. Unitate de măsură a materialelor pentru resurse materiale;
9. Tipul de resursă (universală sau nu, bugetară sau nu), Figura 6;
10. Calendarul resurselor (program de lucru, excepții, concediu), Figura 7;
11. Disponibilitatea resurselor, Figura 8. De exemplu, dacă există două macarale, atunci în cazul întreținerii programate (PPR) a uneia dintre ele, în zona „Disponibilitatea resurselor” trebuie să indicați intervalul când va fi disponibilă o singură macara .

Figura 6. Detalii resurse. "Filă generală

Figura 7. Configurarea vacanței în calendarul resurselor

Figura 8. Modelarea disponibilității

Fereastra „Informații” din fila „Costuri” conține informații legate de costul resursei, Figura 9.

Figura 9. Detalii resurse. Fila „Costuri”

Dacă trebuie să prevăzuți o modificare a ratei standard în timp în proiectul dvs., trebuie să selectați data intrării în vigoare a ratei curente și să specificați o nouă rată care va fi valabilă de la noua dată de intrare în vigoare.

De exemplu, dacă tariful standard „Arhitect” va crește cu 10% de la 1 mai, trebuie să introduceți data intrării în vigoare a noului tarif „05/01/11” și procentul de modificare a ratei „10%”. Dacă nu introduceți o dată de intrare în vigoare, ci doar o modificare procentuală, data de intrare în vigoare a noii rate va fi data curentă. Introducând „-10%” veți reduce rata standard cu 10%

În câmpul „Rata orelor suplimentare”, indicați suma de bani pe care o veți plăti resurse pentru orele suplimentare. Este important să înțelegeți că, dacă aveți o zi de lucru de opt ore, iar resursa funcționează 10 ore pe zi, atunci sistemul nu va introduce automat două ore de ore suplimentare ca ore suplimentare. Când introduceți informații reale despre o sarcină, va trebui să indicați în mod independent în câmpul „Costuri reale cu forța de muncă pentru ore suplimentare” câte ore suplimentare au funcționat această sau acea resursă.

Câmpul „Cost de utilizare” indică suma care trebuie plătită pentru atragerea unei resurse, de exemplu, pe lângă plata costului unei ore de funcționare a acelei macarale, trebuie să plătiți și costul furnizării acesteia.

De obicei, tariful standard este indicat ca cost pe oră de muncă. De asemenea, puteți indica costul unei săptămâni sau al unei luni de muncă în câmpul „Tarif standard”. Dar o lună, din punctul de vedere al Microsoft Project, este de obicei 20 de zile lucrătoare, iar dacă aveți 22 de zile lucrătoare într-o lună, atunci pentru o resursă al cărei tarif standard este indicat ca „20.000 UAH/lună”, costul acesteia va fi fi recalculat automat sub numărul de zile lucrătoare dintr-o lună, Figura 10.

Figura 10. Recalcularea costului resurselor atunci când se specifică un tarif lunar standard

De asemenea, puteți seta cinci rate de cost diferite pentru fiecare resursă. Tabel cu rate de cost - un set de informații despre tarifele și tarifele pentru o resursă, inclusiv tariful standard, tariful muncă peste program, orice costuri de utilizare și data la care rata de încărcare intră în vigoare. De exemplu, un „zidar” poate primi o rată de 45 UAH/oră pentru zidărie la o înălțime de până la trei metri deasupra solului și o rată de 50 UAH/oră pentru lucru la o înălțime de peste trei metri.

În plus, Microsoft Project oferă trei moduri de a calcula costurile planificate pentru o resursă și de a atribui costuri reale proiectului:

• La început (costurile se acumulează la începutul sarcinii);
• La sfârșit (costurile se acumulează la sfârșitul sarcinii);
• Proporțional (costurile sunt distribuite proporțional în timpul sarcinii), Figura 11.

Figura 11. Opțiuni pentru anularea/cumularea costurilor

În fila „Note”, Figura 12, puteți:

1. Introduceți informațiile necesare despre resursă;
2. Atașați un obiect/document.

Orice motive pentru schimbare, de exemplu în dimensiune salariile, ar trebui să fie înregistrat în fila „Note”. Deși, să fiu sincer, poți începe să cauți cutare sau cutare informație în notele a sute de resurse

În loc să atașați documente (OLE), cel mai bine este să furnizați un link către un anumit document

Figura 12. Informații despre resurse. Fila Note

Fila „Câmpuri personalizate” afișează o listă de câmpuri personalizate asociate cu resursa și, dacă sunt conectate la Microsoft Project Server, câmpuri corporative.

Figura 13. Informații despre resurse. Fila „Câmpuri personalizate”.

În afară de toate câmpurile de mai sus din fișa de resurse, cel mai important domeniu pentru resursele de muncă este Max. Unități”, care indică:

1. Sau numărul de lucrători de pe statul de plată, adică. câți sunt în personal (de exemplu, 10 zidari);
2. Sau, dacă o persoană este singură, poate indica cât de mult este dispusă să lucreze la proiecte. Deci, dacă lângă o persoană este indicat 0,5 sau 50%, în funcție de setări, aceasta înseamnă că aceasta va putea să-și dedice jumătate din timp sarcinilor de proiect, de exemplu, 4 ore pe zi dintr-un calendar de opt ore, Figura 14.

Figura 14. Disponibilitatea maximă a resurselor

Metodologia de planificare a resurselor materiale

Formarea unei liste de resurse materiale (materiale) va face posibilă, prin alocarea materialelor sarcinilor, să se determine necesarul de materiale distribuite în timp și, de asemenea, să se afle costul fiecărui material și costul tuturor materialelor.

Lista resurselor materiale este generată în vizualizarea „Foaie de resurse”. Pentru resursele materiale, este selectat tipul „Material”.

Sursa de informații pentru completarea listei de materiale poate fi departamentul de estimare, producție și tehnică (un departament care determină nevoia de materiale pentru un anumit proiect) sau departamentul de aprovizionare (un departament responsabil cu furnizarea de materiale și echipamente către Compania). Departamentul de achiziții trebuie, de asemenea, să furnizeze informații persoanei responsabile cu menținerea programului de proiect în Microsoft Project pentru a actualiza informațiile despre materiale dacă prețurile se modifică sau devin disponibile materiale noi.

Pentru a atribui rapid tipul „Material” resurselor materiale, trebuie să atribuiți tipul „Material” primului material din listă, selectați tipurile de materiale de muncă, faceți clic dreapta pe tipul primului material și selectați „Fill Down” în meniu, Figura 15.

Figura 15. Setarea tipului utilizând funcția „Fill Down”.

Diferențele de proprietăți resursa materiala din proprietățile resursei de muncă sunt:

1. Posibilitatea specificarii unitatii de masura a materialelor (mii de bucati, MP, tone etc.);
2. Coloana „Rata standard” indică costul pe unitate de material, Figura 16.

Figura 16. Editarea proprietăților unei resurse de tip „Materiale”.

Tariful standard atât pentru resursele materiale, cât și pentru forța de muncă poate fi indicat cu o valoare negativă. Această caracteristică este utilizată pentru a simula fluxul de bani în proiect, decontări reciproce, amenzi etc.

Metodologie de planificare a resurselor costisitoare

În Microsoft Project, o resursă de cost este un cost independent (nu depinde de durata sarcinii/proiectului) care trebuie asociat cu o sarcină de proiect sau cu un proiect (de exemplu, costul unui bilet de avion).

Dar pentru modelare Pentru a reduce costurile care depind de durata sarcinilor sau a unui proiect, acest tip de resursă nu este potrivit.

De asemenea, o resursă costisitoare nu permite modelarea modificărilor costurilor în timp, natura multivalută a proiectului sau fluxul de bani în proiect (profit). Pentru a modela toate acestea folosesc resurse materiale.

Figura 17. Editarea proprietăților unei resurse de tip „Cost”.

Diferența dintre proprietățile unei resurse costisitoare și altele este că nu este posibil să se specifice unitatea de măsură a acesteia sau costul unei unități de resursă, Figura 17.

P.S. A doua parte a articolului este dedicată cum.

Servicii de directoare Active Directory („Directoare active”, AD) ale versiunilor de server ale Windows, unde, de exemplu, sunt stocați toți utilizatorii unei companii

Informațiile de mai jos sunt doar pentru referință. Puteți afla mai multe despre acest material și despre aplicarea lui practică, urmărind videoclipul.

Scopul și principalele sale caracteristici în MS Project

O sarcină este relația dintre o sarcină și resursa necesară pentru a finaliza respectiva sarcină. Un număr arbitrar de resurse, atât forță de muncă, cât și materiale, poate fi atribuit unei singure sarcini (cu alte cuvinte, mai multe sarcini pot fi asociate unei singure sarcini).
Principalele caracteristici ale destinației (indiferent de tipul de resursă) sunt:

• Cantitatea de resurse alocată.
• Loc de munca.
• Incarca profilul.
• Rata de consum (pentru resurse materiale).

Cantitatea de resurse alocată este numărul de unități de resurse care pot fi utilizate pentru a finaliza o sarcină. Resursa materială poate fi măsurată în orice dimensiune specificată în „câmp” Unitate„. Pentru resursele de lucru, corespunde cantității de timp de resurse care poate fi folosită pentru a finaliza o sarcină.
Pentru o sarcină, munca este efortul pe care o resursă îl cheltuiește în îndeplinirea unei sarcini. Costurile cu forța de muncă ale unei resurse sunt înțelese ca cantitatea de timp de lucru petrecut pe o resursă. Munca ar trebui să fie diferențiată de durata sarcinii.
Munca este definită și pentru sarcini și pentru resurse. Pentru o sarcină, munca este efortul total al tuturor resurselor implicate în îndeplinirea sarcinii. Pentru o resursă, suma costurilor cu forța de muncă ale resursei pentru toate sarcinile cărora le este atribuită resursa.
Un profil de sarcină de lucru este o modalitate de distribuire a muncii pe durata unei sarcini. În mod implicit, MS Project utilizează așa-numitul profil de încărcare plat, adică. Pentru fiecare zi lucrătoare, sunt planificate aceleași costuri cu forța de muncă pentru resursă. Împreună cu profilul de încărcare plat, MS Project vă permite să utilizați mai multe profiluri de încărcare predefinite. În plus, puteți edita independent distribuția muncii pe zi pentru orice sarcină.

Lucrul cu sarcinile. Alocarea resurselor sarcinilor în MS Project

Alocarea resurselor în descrierea sarcinii
Pentru a atribui resurse direct atunci când descrii o sarcină, trebuie să:

1. Pentru a deschide fereastra „Detalii sarcină”, trebuie să faceți dublu clic pe numele sarcinii sau să selectați sarcina și să faceți clic pe butonul „Detalii” din fila „Sarcina”.
2. În fereastra „Detalii sarcină” care se deschide, accesați fila „Resurse”.
3. În fereastra de introducere, puteți introduce numele resursei; dacă acest nume se potrivește cu numele unei resurse existente, va fi atribuit automat sarcinii; dacă numele nu se potrivește, o nouă resursă de tip „Labor” va fi creat. Pentru a evita duplicarea, lăsați o linie goală și faceți clic pe săgeata în jos din partea dreaptă a liniei, apoi selectați numele resursei din lista verticală.
4. Câmpul „Proprietar” afișează numele de utilizator al proprietarului resursei căruia i se va trimite aprobarea pentru utilizarea acestei resurse. Pentru toate resursele locale și universale, acest câmp este gol.
5. În câmpul „Unități”, introduceți volumul resursa necesara. Dacă introduceți o resursă de muncă, trebuie să indicați procentul din timpul resursei pe care îl va petrece pentru implementarea acestei sarcini. Dacă introduceți o resursă materială, introduceți cantitatea acesteia în dimensiunea specificată în vizualizarea „Foaie de resurse”. Dacă introduceți o resursă costisitoare, nu introduceți nimic.
6. Câmpul „Costuri” va afișa costul utilizării acestei resurse. Pentru resursele de muncă și materiale, această valoare va fi calculată automat când faceți clic pe butonul „OK”. Pentru resurse costisitoare, trebuie să indicați suma pe care intenționați să o cheltuiți pentru implementarea acestei sarcini cu această resursă.

După ce introduceți o resursă, nu uitați să reduceți costurile fixe ale sarcinii de proiect cu suma pe care intenționați să o cheltuiți pentru resursele pe care le-ați introdus.

Pentru a atribui o resursă unei sarcini:

1. Accesați vizualizarea diagramă Gantt și accesați „ Resurse».
2. Selectați sarcina pentru care doriți să creați o atribuire de resurse.
3. Faceți clic pe butonul Alocați resurse" Va apărea caseta de dialog corespunzătoare:
4. În câmpul „Numele resursei”, selectați resursa pe care doriți să o atribuiți sarcinii. Dacă doriți să creați o nouă resursă, mergeți la o celulă goală din tabelul casetei de dialog și introduceți numele resursei. Făcând dublu clic pe numele resursei, veți deschide fereastra „Informații despre resurse”, cu care puteți introduce informații despre resursă. De asemenea, puteți selecta un nume de resursă din agenda de adrese a sistemului dvs. de e-mail. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „+” din stânga „Opțiunilor listei de resurse”. Apoi faceți clic pe butonul Adăugați resurse" și în lista derulantă selectați "Din agenda de adrese". MS Project vă va afișa o fereastră în care va trebui să selectați resursele de care aveți nevoie din lista de destinatari. După ce faceți clic pe „ Bine„, destinatarii din agenda vor fi adăugați la lista de resurse ale proiectului și vor fi create teme pentru ei.
5. În câmpul Unități, specificați numărul de unități de resurse care vor fi alocate în această atribuire. Pentru o resursă de muncă, valoarea este indicată ca procent (cantitatea timpului de lucru).

Pentru o resursă materială, valoarea este specificată folosind unitățile de măsură pentru resursă. În mod implicit, este specificată o rată fixă ​​de consum pentru o resursă materială. Dacă doriți să specificați o rată de consum variabilă pentru o resursă materială, atunci specificați valoarea utilizând unități de măsură pentru resursa redusă la o unitate de timp. De exemplu, pentru a indica rata de consum de „1 tonă pe zi” pentru cimentul cu resurse materiale, iar unitatea de măsură pentru ciment este indicată ca „t”, atunci în câmpul Unități va trebui să indicați valoarea „ 1 t/d”.

Dacă este necesar, puteți selecta mai multe resurse în același timp. Pentru a face acest lucru, utilizați tasta Ctrl când indicați o resursă.
Pentru a șterge o misiune din fereastra „Atribuiți resurse”, selectați resursa a cărei misiune doriți să o ștergeți și faceți clic pe butonul „ Șterge».
Pentru a înlocui o resursă dintr-o temă cu alta, în fereastra „Atribuiți resurse”, selectați resursa pe care doriți să o înlocuiți în sarcină și faceți clic pe „ A inlocui" În fereastra Înlocuire resursă care apare, selectați resursa de înlocuit.

Când alocați resurse dintr-un grup de resurse corporative în cadrul MS EPM Management System, trebuie să mergeți la fila „Resurse”, elementul de meniu „Banc de resurse”, sub-elementul „Bag corporativ”. După care se deschide o fereastră specială în care va fi afișată o listă a resurselor grupului corporativ și posibilitatea de a le transfera în lista de resurse ale proiectului.

Alocarea resurselor prin descrieri de sarcini

1. Accesați fila „ Sarcină". Faceți clic pe butonul " Afișează detaliile sarcinii", după care se va deschide partea inferioară a ecranului.
2. Faceți clic pe butonul din stânga din panoul care se deschide și accesați fila „ Format". Faceți clic pe butonul " Costurile forței de muncă" pentru a afișa setul de date dorit.
3. Specificați lista de resurse în lista din coloana " Numele resurselor". Apoi indicați volumul resurselor în coloana " Unități" sau " Costurile forței de muncă" (volumele de materiale sau de lucru pentru echipe ar trebui, de asemenea, indicate în coloana " Costurile forței de muncă").
4. După ce alocați resurse unei sarcini, faceți clic pe „ Bine".

• Tutorial

O scurtă introducere

Întreaga metodologie este pur și simplu un set de metode și recomandări simple pentru utilizarea MS Project pentru a rezolva problemele aplicate ale unui manager de proiect. Voi face imediat o rezervă că metodologia nu pretinde a fi universală și este aplicabilă numai sub anumite restricții, pe care le voi menționa pe parcursul poveștii.

În primul rând, să ne amintim ce se cere de obicei unui manager de proiect. Pentru managerii cu experiență acest lucru este evident, dar pentru începători (sau cei care doar plănuiesc să devină manageri) va fi util să-și amintească încă o dată. Deci, proiectul de dezvoltare software- aceasta este crearea unui produs unic. În diferite etape ciclu de viață proiect, RP este necesar pentru a rezolva diverse probleme.

Înainte de a începe proiectul

Înainte de a începe un proiect, managerul de proiect trebuie de obicei să răspundă la două întrebări:

1. cat va dura proiectul?
2. cat va costa proiectul

În același timp, este important să înțelegem că nimeni nu este interesat de un răspuns precum „nu mai devreme de șase luni”. Ceea ce se cere este o estimare de mai sus.

Notă. Nu am avut niciodată de a face cu estimări monetare explicite ale unui proiect și, după cum înțeleg acum, aceasta este o omisiune gravă. Toate proiectele pe care le-am gestionat au fost realizate de angajații companiei. Echipa de proiect a fost formată pe toată durata proiectului, în care au fost implicați unii specialiști anumit timp. De fapt, mi se cere să estimez numărul de interpreți necesari, precum și momentul atracției lor. Mi se pare că aceasta este o situație destul de tipică pentru companiile de dezvoltare de software. În final, totul se rezumă la estimarea costurilor cu forța de muncă, care, folosind formule empirice, se transformă într-o estimare a costului proiectului. După cum puteți vedea, există o relație directă între costul proiectului și calendarul acestuia.

Pe parcursul proiectului

În condițiile restricțiilor menționate, sarcina principală a managerului de proiect este să asigure finalizarea proiectului la timp, iar aceasta direct
afectează costul acesteia. Circumstanțele neprevăzute care însoțesc inevitabil orice proiect pot duce la nerespectarea termenelor limită. Strict vorbind, cronologia proiectului poate fi redusă în mod neașteptat, dar, să fiu sincer, nu am văzut niciodată asta. Managerul este obligat să răspundă la astfel de evenimente în timp util pentru a reduce consecințele negative. Singura modalitate pe care o cunosc de a rezolva această problemă este prin planificare atentă, monitorizarea regulată a problemelor viitoare și ajustarea planurilor.

La finalizarea proiectului

La sfârșitul unui proiect, managerul se uită de obicei înapoi și face bilanțul proiectului. Cel mai adesea, este necesar să se evalueze cât de mult proiectul a rămas în urmă programului planificat și de ce s-a întâmplat acest lucru.

Ce poate face MS Project

În ciuda complexității sale aparente, MS Project este foarte simplu ca concept. Funcționează pe trei entități - sarcini, resurse, calendar și conexiuni între ele. În esență, este o bază de date, o interfață cu utilizatorul pentru crearea și editarea entităților și o automatizare minimă, destul de simplă (ceea ce face Project ca răspuns la datele introduse).

Să examinăm pe scurt proprietățile entităților.

Sarcină are o durată, un volum, o resursă atribuită și o mulțime de alte proprietăți. Dacă proprietățile încorporate nu sunt suficiente, le puteți adăuga pe ale dvs. - le vom folosi mai târziu. Sarcinile pot fi interconectate prin diverse relații (predecesori, succesori etc.).

Resursă are multe proprietăți descriptive, dar cel mai important este că poate fi
setați disponibilitatea în timp; pentru aceasta este folosit un calendar. Resursa poate fi
atribuite sarcinii.

Pe baza acestor date, Project poate face diferite vederi folosind
filtre, grupări, sortări etc. În plus, poate folosi ceva algoritm
calculați datele de început și de sfârșit ale sarcinilor ținând cont de disponibilitatea resurselor alocate
și conexiuni între sarcini. Asta, de fapt, este aproape tot ce poate face.
Să vedem cum putem beneficia de asta

Cum să-l folosească

Notă Ca să fie mai clar, voi clarifica câteva proprietăți generale proiecte,
cu care am lucrat. Deci, vorbim despre proiecte de dezvoltare software,
care constau din mai multe etape. La sfârșitul fiecărei etape ar trebui să luăm câteva
rezultat tangibil care va fi prezentat clientului, deci este important pentru noi să evaluăm
termenul limită nu numai pentru proiectul în ansamblu, ci și pentru fiecare etapă. Repet, singurul tip de resursă
ceea ce se cere sunt oameni, iar noi nu angajam specialisti din afara, ci folosim
capacitățile angajaților existenți.

Pregătirea unui plan

Deci, avem o sarcină tehnică în fața noastră și trebuie să răspundem la trei întrebări:

1. Cât va dura acest proiect?
2. Câți (și ce) specialiști va necesita acest lucru?
3. Care sunt costurile aproximative cu forța de muncă pentru acest proiect?

Pentru a face acest lucru, pregătim un plan aproximativ de execuție a proiectului în MS Project. Acestea. Pur și simplu notăm sarcinile care trebuie finalizate secvenţial. Metoda de transformare a unei specificații tehnice într-un set de sarcini este o poveste separată, nu mă voi opri acum asupra ei.
Pregătirea planului se realizează în mai multe etape:

1. Pregătirea unei liste de sarcini
2. Stabilim dependențe între sarcini
   (rezultatul cărui sarcină este necesară pentru a trece la următoarea?).
3. Atribuim executori de sarcini
4. Nivelarea încărcării resurselor
5. Echilibrarea a ceea ce s-a întâmplat

Când pregătim planul, respectăm următoarele recomandări:

1. Nu folosim probleme rezumative pentru descompunere.
   Am plasat toate sarcinile într-o singură listă liniară. Poate părea incomod la început,
   dar te scutește de multe probleme pe viitor. Pentru a gestiona structura sarcinilor
   Folosim câmpuri personalizate (vezi mai jos).
2. Foarte des, Drag&Drop este folosit pentru a gestiona dependențele sarcinilor. Când există o mulțime de sarcini, devine rapid incomod. În acest caz, recomand să nu utilizați drag-and-drop, ci să specificați în mod explicit numărul de sarcini predecesoare. Pentru a face acest lucru, puteți adăuga o coloană „predecesori” la tabel și puteți introduce manual numerele sarcinilor.
3. Durata fiecărei sarcini nu trebuie să depășească două săptămâni.
   Dacă durata sarcinii depășește o săptămână, acesta este deja un motiv să ne gândim la descompunerea acesteia. Am urmat o metodologie de evaluare foarte simplă: o sarcină primitivă - 2 zile, o medie
   dificultate - 1 săptămână, sarcină dificilă - 2 săptămâni. În același timp, nu ar trebui să existe multe sarcini dificile. Această abordare face posibilă pregătirea unui plan de evaluare destul de rapid.
   Pe de o parte, estimarea rezultată, desigur, nu va fi exactă, dar, pe de altă parte, care dintre ele este corectă? Din experiența practică pot spune că
   proiecte mari Erorile în estimările problemelor individuale sunt de obicei nivelate, iar pentru sarcini mici este adesea posibil (și necesar!) să se utilizeze estimări mai precise.
4. Facem tot posibilul pentru a evita sarcinile care au mai mulți executanți. Pentru fiecare sarcină ar trebui să i se aloce un singur executor. Este logic să numiți doi interpreți
   numai dacă lucrează împreună (de exemplu, practicați programarea în pereche). În alte cazuri, este mai bine să descompuneți problema.
5. Atunci când numim interpreți, ne ghidăm după profesia și calificările lor, fără a ne îngrijora deocamdată uniformitatea volumului de muncă.
6. Folosim sarcini rezumate pentru a împărți sarcinile în etape. Punem dependențe între etape, astfel încât acestea să decurgă secvenţial. Împărțirea în etape este încă destul de aproximativă.

Echilibrarea proiectului

Cel mai important lucru în tehnică este echilibrarea. Scopul acestui proces este de a pregăti un plan în care munca este împărțită destul de uniform între interpreți.

După pregătirea inițială a planului, rezultatul este de obicei o rușine completă, nu un proiect. Prin urmare, începem să o punem în ordine. Aranjarea implică echilibrarea manuală a sarcinilor interpreților și a diviziunilor în etape. Pentru aceasta folosim gruparea sarcinilor după executant pentru a vedea cum sunt defalcate sarcinile. Pentru ușurință de vizualizare, recomand sortarea sarcinilor după data de începere.

Notă. Teoretic, graficele ar trebui folosite pentru a estima sarcina
descărcări de utilizator. Aceste grafice sunt bune (probabil) pentru management atunci când acestea
a evalua proiect finalizat. Dar sunt nepotriviți în stadiul creării unui plan, deoarece arată
că totul este rău, dar nu oferă absolut nicio informație despre de ce este așa și despre ce se poate face.

Atunci începe magia echilibrării. Este necesar să se minimizeze timpul de finalizare a fiecărei etape, asigurând o încărcare mai mult sau mai puțin uniformă pentru toți participanții la proiect. Pentru a face acest lucru, efectuăm următorii pași:

1. Schimbați executorul sarcinii.

   Este logic să facem acest lucru dacă vedem că un executor are o coadă mare de sarcini,
   iar celălalt are „găuri” evidente și poate prelua o parte din muncă de la
   primul.

2. Mutați sarcina într-o altă etapă.

   O sarcină care duce la o prelungire a etapei, dar nu este necesară
   pentru a obține rezultatul unei etape poate fi transferat ulterior într-o etapă. Si invers,
   dacă scena conține „găuri” în încărcarea interpreților și schimbați interpreții
   Dacă nu funcționează, atunci puteți încerca să preluați sarcini din etapa următoare.

Din păcate, toate acestea trebuie făcute manual, nivelând încărcarea resurselor după fiecare modificare. În ciuda complexității aparente, acest proces durează de obicei o perioadă finită de timp. Am pus în ordine proiectul pentru un an de 8 participanți, împărțiți în 4 etape, în mai puțin de o oră.

Acum privim din nou cu atenție proiectul, asigurându-ne că conexiunile dintre sarcini sunt plasate corect, că nu se uită nimic, iar sarcinile executanților corespund specialităților și calificărilor lor.

Contabilitatea riscurilor

Acum - atingerea finală: contabilitatea riscurilor. Recunosc sincer că nu am fost implicat în managementul riscului serios, dar țin cont de posibilitatea unor evenimente de forță majoră (cum ar fi îmbolnăvirile interpreților, munca uitată etc.). Pentru a face acest lucru, adaug o sarcină cu prioritate minimă inactivă numită „altă lucrare” la fiecare resursă pentru fiecare etapă. După nivelarea resurselor, aceste sarcini ajung la sfârșitul etapei. Durata acestor sarcini depinde de probabilitatea de apariție și de gradul de influență a riscurilor, depinde de modul în care sunt determinate estimările duratei sarcinilor, de starea de sănătate a membrilor echipei și de gradul de paranoia managerului de proiect. De obicei, stabilesc durata „altelor lucrări” să fie de aproximativ o treime până la un sfert din lungimea scenei.

Ca urmare a tuturor manipulărilor de mai sus, obținem un plan de execuție a proiectului cu care putem lucra.

Cu acest plan putem:

1. Precizați calendarul proiectului și etapele acestuia. În mod rezonabil și cu grad înalt
   fiabilitate.
2. Estimați costurile aproximative cu forța de muncă pentru proiect

Notă. Se întâmplă adesea ca termenul limită să fie destul de lung și apare o întrebare rezonabilă dacă poate fi redus prin atragerea de interpreți suplimentari. Pentru a răspunde la această întrebare, am echilibrat un nou plan folosind același set de sarcini, dar schimbând compoziția interpreților. Răspunsul nu a fost imediat, dar nu a durat mult timp.

Lucrul cu planul

Când proiectul începe, planul original, care a fost folosit pentru evaluare, poate fi folosit și pentru a urmări progresul proiectului. Managerul de proiect este obligat să efectueze în mod regulat următoarele activități:

1. Emite sarcini pentru executanți
2. Marcați sarcinile finalizate în plan
3. Ajustați planul în cazul unor abateri semnificative

Emiterea sarcinilor de către executanți poate fi efectuată în diferite moduri. Puteți împărți execuția în iterații scurte, puteți forma un grup de sarcini pe iterație și puteți marca rezultatele la sfârșitul iterației. Le puteți spune imediat angajaților un set de sarcini pentru scenă, le puteți oferi fiecăruia o copie a diagramei Gantt și îi puteți întreba periodic despre progresul lor. Puteți utiliza MS Project și integrarea TFS și puteți încărca proiectul direct în TFS. Ideea nu este în mijloace. Principalul lucru este actualizări regulate ale planului. Fac asta cam o dată sau de două ori pe săptămână. Acest lucru face posibilă vizualizarea rapidă a zonelor cu probleme.
Pentru a identifica o zonă cu probleme, este convenabil să folosiți diferite grupări - pe executanți, pe componente etc. Se poate dovedi adesea că proiectul în ansamblu chiar progresează înainte de termen, dar într-un anumit context există un decalaj, de exemplu, unul dintre dezvoltatori a întâlnit în mod neașteptat o problemă sistemică gravă care a dus la abateri. Utilizarea numai a valorii medii nu va arăta această problemă - va apărea doar la sfârșitul etapei, când este prea târziu pentru a face ceva.

Notă. De obicei, nu mut sarcinile din calendar, ci doar notez cât de complete sunt. Urmăresc abaterile de la plan prin abaterea sarcinii generale a proiectului de la momentul curent.

Există o altă strategie - modificarea termenelor limită a sarcinilor, „împingerea” sarcinilor neîndeplinite. Cu această abordare, puteți utiliza o altă caracteristică utilă MS Project - linia de bază - pentru a urmări abaterile de la plan. O linie de bază este pur și simplu un instantaneu salvat al stării sarcinilor. Acest lucru se poate face la începutul proiectului. Pentru a compara planul actual cu linia de bază, deschideți „Diagrama Gantt cu urmărire”. Pentru un plan dinamic în care ordinea sarcinilor se schimbă frecvent, acest lucru poate fi incomod, așa că inserez repere în proiect care reflectă unele livrabile importante ale proiectului și urmăresc abaterile de la linia de bază doar pentru acestea.

Gestionați structura sarcinilor folosind câmpuri personalizate

Recomand insistent să nu folosiți sarcini rezumate în MS Project pentru descompunerea funcțională sau clasificarea sarcinilor. Faptul este că ierarhia sarcinilor din MS Project este strâns legată de secvența lor. Și adesea doriți să priviți sarcinile în secvențe diferite, în timp ce întreaga structură „se destramă”. Pentru a gestiona structura sarcinilor, recomand să utilizați Câmpuri customizate. MS Project are un set predefinit de câmpuri cu comportament nedefinit pe care le putem folosi după cum credem de cuviință. De exemplu, pentru a împărți sarcinile în componente, trebuie să utilizați un câmp de text Text1 creați câmp Componentăși dați-i o listă de valori corespunzătoare componentelor sistemului.

După aceasta, avem posibilitatea de a specifica pentru fiecare sarcină componenta căreia îi aparține și, folosind gruparea sarcinilor pe componente, să urmărim cum merg lucrurile.

Câmpurile personalizate vă permit să împărțiți sarcinile în mai multe categorii, de exemplu, am împărțit sarcinile după tipul de muncă: Dezvoltare, Testare, Documentare.
Permiteți-mi să menționez pentru cei curioși că în MS Project puteți seta și reguli pentru desenarea diagramelor pe baza proprietăților sarcinilor. Dacă doriți, puteți face ca sarcinile pentru diferite componente să aibă culori diferite, iar culoarea va fi determinată numai de proprietatea sarcinii; nu trebuie să fie setată manual pentru fiecare sarcină. Astfel de setări nu necesită scrierea de scripturi, dar sunt realizate folosind instrumente standard de configurare a diagramelor.

Utilizarea câmpurilor personalizate, precum și a funcțiilor de filtrare, sortare și grupare încorporate în MS Project, vă permite să obțineți o varietate de vizualizări care vă permit să obțineți răspunsuri la multe dintre întrebările care apar pentru un manager de proiect.

Finalizarea proiectului

La finalul proiectului, primim un plan în care toate sarcinile sunt finalizate. De obicei, încerc să păstrez și planul inițial, cel puțin ca bază. Sincer să fiu, în această etapă MS Project este de puțin folos, deoarece nu ești interesat de valorile planificate, ci de cele reale. MS Project Server oferă câteva soluții la această problemă; are capacitatea de a lua în considerare costurile reale ale forței de muncă, dar acest lucru depășește scopul acestui articol.

Concluzie

Am încercat să rezum experiența mea de utilizare a MS Project pentru a rezolva practic problemele care mi-au apărut în fața mea când am gestionat proiecte de dezvoltare software. Metodologia descrisă nu pretinde a fi universală, dar mi se pare destul de simplă și logică și, în același timp, permite rezolvarea problemelor practice ale managerului de proiect.
Folosirea acestei abordări mi-a permis să finalizez cu succes mai mult de un proiect la timp.
Adevărat, au fost și eșecuri. Acest lucru s-a întâmplat, de regulă, când partea pregătitoare a proiectului, și anume formularea problemei, a fost prost realizată. Acestea. rezultatul proiectului nu a fost exact ceea ce era necesar, iar înțelegerea acestui lucru a venit prea târziu.

Sunt sigur că am omis ceva, nu ezitați să puneți întrebări.

Articolul discută metodologia de planificare a resurselor în Microsoft Project.

Tipuri de resurse în Microsoft Project și relația lor cu realitatea

După crearea unui program preliminar, trebuie să treceți la planificarea resurselor pentru a determina:

• executanți de sarcini specifice;
• Responsabil pentru obținerea rezultatelor;
• Durata sarcinii, ținând cont de posibila disponibilitate limitată a resurselor.
• Nevoia de materiale, echipamente, bani într-o anumită perioadă de execuție a proiectului;
• Programați ținând cont de limitările de resurse (lipsa resurselor).

Resursele din Microsoft Project includ oameni, mașini, mecanisme, echipamente, materiale, costuri/venituri și sunt acceptate trei tipuri de resurse:

1. Resurse de muncă sunt resursele regenerabile ale companiei, care includ oamenii, mașinile și echipamentele necesare pentru finalizarea proiectului. Folosind tipul „muncă”, trebuie să modelați acele resurse prin care trebuie să luați în considerare încărcarea/supraîncărcarea acestora, suficiența sau insuficiența, de exemplu, volumul de muncă a zece lucrători. Deci, dacă aveți doar zece lucrători disponibili, dar proiectul dvs. are nevoie de cincisprezece lucrători, Microsoft Project vă va arăta când lipsesc un anumit număr de lucrători.

Resursele de muncă influențează durata sarcinii.

2. Resurse materiale sunt folosite pentru a modela materialele necesare pentru a crea rezultatul unui proiect. De asemenea:

A. Acest tip este folosit pentru a modela antreprenori dacă nu sunteți interesat de proiect, câți oameni ai unui anumit antreprenor vor efectua această sau acea lucrare.

b. Folosind tipul de material de resursă, articolele de cost sunt, de asemenea, modelate dacă trebuie să luați în considerare anularea lor pe unitatea de timp, de exemplu, închirierea unei macarale costă 500 UAH. la ora unu.

c. Prin resurse materiale, articolele sunt modelate dacă plata se face într-o monedă diferită de moneda proiectului, de exemplu, achiziționarea unui lift în dolari.

d. Prin tipul de material, sunt modelate veniturile sau încasările din proiect, deoarece pentru tipul de material al unei resurse puteți seta valoarea valorii acesteia egală, de exemplu, cu minus unu (-1).

e. Prin acest tip de resursă, puteți modela resursele de muncă dacă nu aveți nevoie de schimbarea duratei sarcinilor și doriți să țineți evidența zilnică a resurselor (Poate un punct controversat, dar nu este o dogmă sau o axiomă, pentru că, de exemplu, Microsoft Project poate număra numărul de resurse de muncă pentru o sarcină, dar nu vă permite să introduceți suma necesară pentru fiecare zi, dar tipul de material permite acest lucru).

f. Volumele fizice (m3, m2, tone) de lucru sunt modelate prin acest tip.

3. Resurse scumpe.

Metodologia de planificare a resurselor umane

Sunt necesare oameni, mașini și echipamente pentru a „face” un proiect. Principalele caracteristici ale resurselor de muncă din Microsoft Project sunt:

1. Cost – cât va costa proiectul pentru utilizarea unei anumite resurse de muncă;
2. Disponibilitate - când o resursă poate îndeplini o anumită lucrare și de câte unități dintr-o anumită resursă sunt necesare pentru a finaliza lucrarea.

Sursele de informații despre resursele companiei pot fi un angajat al departamentului său de resurse umane, persoana responsabilă cu construcția și un expert din departamentul de producție și tehnic al specializării relevante. Acesta din urmă poate servi ca sursă de informații cu privire la costul unei ore de funcționare a resurselor.

O listă a mecanismelor și costul lor pe oră sunt furnizate de departamentul responsabil cu mecanismele din companie. De regulă, acesta este departamentul mecanicului șef.

Informațiile despre resursele umane pot fi stocate și în:

1. Microsoft Outlook Address Book (fila „Resurse – Add Resources – Address Book...”), Poza 1;

Figura 1. Crearea unei resurse în Microsoft Project din agenda Outlook

2. Active Directory (fila „Resurse – Adaugă resurse – Active Directory”);

3. Pool de resurse (fila „Resurse – Pool de resurse – Utilizați resurse din...”).

Un pool de resurse este un fișier Microsoft Project care conține doar resurse.

4. În grupul de resurse Enterprise de pe Microsoft Project Server în vizualizarea Centru de resurse. Pentru a lucra cu un pool de resurse de întreprindere, trebuie să fiți conectat la Project Server 2013 sau Project Online.

În consecință, dacă lucrați cu Project Server 2013 sau Project Online, resursele stocate în bazele de date ale produselor se numesc enterprise, iar cele care există doar în fișierul dvs. de proiect sunt numite locale.

Figura 2. Adăugarea resurselor din agenda sau Active Directory

Pentru a crea o resursă în Microsoft Project, trebuie să mergeți la vizualizarea „Foaie de resurse”, introduceți numele acesteia în coloana „Numele resursei” și selectați tipul dorit în coloana „Tip” (sau Forță de muncă sau Material , sau Costuri), Figura 3.

Dacă trebuie să adăugați resurse din agenda sau Active Directory, trebuie să faceți clic pe butonul „Adăugați resurse” și să selectați elementul dorit.

Figura 3. Tipuri de resurse

Fiecare resursă (cu orice tip), printre altele, dintr-un proiect poate fi:

1. Universal. Aceste resurse, Figura 3, sunt utilizate pentru a determina cerințele de personal ale proiectului, cum ar fi dulgherii și dezvoltatorii. Deci, de foarte multe ori, în proiectele pe termen lung, nu se știe dinainte de ce persoană anume este necesară pentru a îndeplini o anumită sarcină. Prin urmare, nevoia este determinată mai întâi prin resurse universale, adică. Pentru a finaliza sarcina „Scrierea codului”, care este programată pentru trei luni, nu este nevoie de iubita Nyura Pakhomova, ci de un programator C# cu mai mult de 3 ani de experiență.

De exemplu, pentru proiectul nostru vom avea nevoie de un programator cu cunoștințe de limbaj de programare C#. Dar adesea, la începutul unui proiect, nu se știe care persoană anume va face munca. Prin urmare, inițial este planificat un proiect în care resursa generică „C# Programmer” este atribuită unei sarcini și cunoștințele sale despre limbajul de programare C# sunt determinate folosind câmpuri personalizate de întreprindere (doar în Microsoft Project Server sau Project Online). În fișa de resurse (în Microsoft Project Server sau Project Online, în „Centrul de resurse”) trebuie să existe în personal un programator specific „Stroutstrup Björn”, a cărui competență lingvistică este determinată și folosind câmpuri personalizate de întreprindere (în Project Server sau Project Online numai) programare C#. Ulterior, atunci când apare nevoia de a înlocui o resursă universală cu o resursă corporativă care are setul necesar de abilități, acest lucru se poate face folosind caseta de dialog „Creați un grup” sau „Asistent pentru înlocuirea resurselor” (aceste pictograme sunt situate pe „ Resurse” și sunt active numai atunci când Project Professional 2013 este conectat la Project Server 2013 sau Project Online).

După planificarea detaliată a proiectului, se recomandă înlocuirea resurselor generice cu resurse specifice.

Cel mai bine este să folosiți resurse generice atunci când lucrați cu resurse corporative Project Server, deoarece numai în acest caz este posibil să înlocuiți resursele generice cu resurse specifice pe baza caracteristicilor selectate.

Planificarea prin resurse universale va permite, mai ales dacă compania dumneavoastră are un număr suficient de personal care poate îndeplini aceeași muncă (10 avocați sau 5 marketeri), să evite factorul personal atunci când managerii de proiect se străduiesc să recruteze angajați „convenienți” pentru ei. , ceea ce poate duce în mod firesc la supraîncărcarea celor „conveniente” și subîncărcarea celor „incomode”.

2. Bugetar. Resursele bugetare (manopera, materiale si costuri) sunt folosite pentru a modela bugetul total alocat pentru proiect, i.e. permite managerului de proiect să indice câte fonduri are la dispoziție pentru a le compara cu nevoia necesară pentru finalizarea proiectului.

De exemplu, aveți un buget pentru materiale în valoare de 350 mii UAH. Pe baza necesității de materiale din proiect, Microsoft Project va calcula că, pentru a implementa proiectul, trebuie să cheltuiți 323,6 mii UAH pe materiale. Comparând resursa bugetară și suma totală, puteți vedea diferența, Figura 4.

La nivel de proiect, o resursă bugetară poate fi atribuită doar unei sarcini de proiect rezumat.

Figura 4. Comparația bugetului cu nevoile reale

În plus, fiecare tip de resursă poate avea două opțiuni de rezervare (alocate sau propuse):

• Dedicat(opțiune de rezervare implicită) – opțiune de rezervare a resurselor. Tipul de rezervare dedicat înseamnă că atunci când o resursă este atribuită unei sarcini, încărcarea acesteia, timpul și orele necesare pentru finalizarea lucrării vor fi luate în considerare atunci când se analizează disponibilitatea generală și încărcarea resursei. Acest tip de rezervare este utilizat dacă sunteți absolut sigur că o anumită resursă va îndeplini o anumită lucrare.

Dacă lucrați cu Project Server 2013 sau Project Online, atunci când atribuiți o resursă dedicată unei sarcini și publicați proiectul (secțiunea 10.3), această resursă dedicată va putea raporta despre sarcină prin interfața web.

• Propus– opțiunea de rezervare a resurselor, utilizată în etapa de planificare a proiectului, atunci când nu sunteți încă sigur dacă această resursă va îndeplini sau nu lucru în proiectul dumneavoastră. Atribuirea unei resurse cu opțiunea de rezervare propusă nu reduce disponibilitatea acesteia pentru lucru la alte proiecte. Selectarea acestui tip de rezervare nu afectează disponibilitatea și încărcarea resursei. Nu se face nivelarea resurselor pe resursele propuse.

Când lucrați cu Project Server 2013 sau Project Online, când atribuiți o resursă sugerată unei sarcini și publicați proiectul, resursa respectivă nu va putea raporta despre sarcină prin interfața web.

Asa de, Figura 5,În graficul de încărcare al resursei alocate, Vaus Clurman, supraîncărcarea acesteia este evidențiată cu roșu, iar supraîncărcarea resursei propuse, Gob Beldof, supraîncărcarea este afișată în culoarea standard configurată pentru resursele nesupraîncărcate.

Figura 5. Resurse alocate și oferite

Editarea proprietăților resurselor

Pentru a modifica proprietățile unei resurse (nume, cost, disponibilitate), puteți:

1. Faceți clic pe el cu butonul stâng al mouse-ului sau;
2. Faceți clic dreapta pe el și selectați „Informații” din meniu sau;
3. În fila „Resurse”, faceți clic pe butonul „Detalii”.

În fila „General” puteți seta:

1. Numele resursei;
2. E-mailul și numele contului său (doar pentru forța de muncă);
3. Tipul de rezervare (alocat sau propus);
4. Nume scurt;
5. Grup, adică cărui grup de resurse va aparține această sau acea resursă (personal de inginerie, muncitori etc.). Datele grupului sunt create de utilizator;
6. Cod pentru conectarea la diferite sisteme;
7. Tip (manopera, material sau costuri);
8. Unitate de măsură a materialelor pentru resurse materiale;
9. Tipul de resursă (universal sau nu, buget sau nu), Figura 6;
10. Calendarul resurselor (program de lucru, excepții, vacanță), Figura 7;
11. Disponibilitatea resursei, Figura 8. De exemplu, dacă există două macarale, atunci în cazul întreținerii preventive programate (PPR) a uneia dintre ele, în zona „Disponibilitatea resurselor” trebuie să indicați intervalul în care va fi disponibilă o singură macara.

Figura 6. Detalii resurse. "Filă generală

Figura 7. Configurarea vacanței în calendarul resurselor

Figura 8. Modelarea disponibilității

Fereastra „Informații” din fila „Costuri” conține informații legate de costul resursei, Figura 9.

Figura 9. Detalii resurse. Fila „Costuri”

Dacă trebuie să prevăzuți o modificare a ratei standard în timp în proiectul dvs., trebuie să selectați data intrării în vigoare a ratei curente și să specificați o nouă rată care va fi valabilă de la noua dată de intrare în vigoare.

De exemplu, dacă tariful standard „Arhitect” va crește cu 10% de la 1 mai, trebuie să introduceți data intrării în vigoare a noului tarif „05/01/11” și procentul de modificare a ratei „10%”. Dacă nu introduceți o dată de intrare în vigoare, ci doar o modificare procentuală, data de intrare în vigoare a noii rate va fi data curentă. Introducând „-10%” veți reduce rata standard cu 10%

În câmpul „Rata orelor suplimentare”, indicați suma de bani pe care o veți plăti resurse pentru orele suplimentare. Este important să înțelegeți că, dacă aveți o zi de lucru de opt ore, iar resursa funcționează 10 ore pe zi, atunci sistemul nu va introduce automat două ore de ore suplimentare ca ore suplimentare. Când introduceți informații reale despre o sarcină, va trebui să indicați în mod independent în câmpul „Costuri reale cu forța de muncă pentru ore suplimentare” câte ore suplimentare au funcționat această sau acea resursă.

Câmpul „Cost de utilizare” indică suma care trebuie plătită pentru atragerea unei resurse, de exemplu, pe lângă plata costului unei ore de funcționare a acelei macarale, trebuie să plătiți și costul furnizării acesteia.

De obicei, tariful standard este indicat ca cost pe oră de muncă. De asemenea, puteți indica costul unei săptămâni sau al unei luni de muncă în câmpul „Tarif standard”. Dar o lună, din punctul de vedere al Microsoft Project, este de obicei 20 de zile lucrătoare, iar dacă aveți 22 de zile lucrătoare într-o lună, atunci pentru o resursă a cărei tarif standard este indicat ca „20.000 UAH/lună”, costul acesteia va fi să fie recalculat automat la numărul de zile lucrătoare dintr-o lună, Figura 10.

Figura 10. Recalcularea costului resurselor atunci când se specifică un tarif lunar standard

De asemenea, puteți seta cinci rate de cost diferite pentru fiecare resursă. Tabel cu rate de cost - Un set de informații despre tarifele și tarifele pentru o resursă, inclusiv tariful standard, tariful orelor suplimentare, orice costuri de utilizare și data la care rata de plată intră în vigoare. De exemplu, un „zidar” poate primi o rată de 45 UAH/oră pentru zidărie la o înălțime de până la trei metri deasupra solului și o rată de 50 UAH/oră pentru lucru la o înălțime de peste trei metri.

În plus, Microsoft Project oferă trei moduri de a calcula costurile planificate pentru o resursă și de a atribui costuri reale proiectului:

• La început (costurile se acumulează la începutul sarcinii);
• La sfârșit (costurile se acumulează la sfârșitul sarcinii);
• Proporțional (costurile sunt distribuite proporțional pe măsură ce sarcina este finalizată), Figura 11.

Figura 11. Opțiuni pentru anularea/cumularea costurilor

În fila „Note”, Figura 12, Poate sa:

1. Introduceți informațiile necesare despre resursă;
2. Atașați un obiect/document.

Orice motive pentru modificări, de exemplu în valoarea salariilor, trebuie înregistrate în fila „Note”. Deși, să fiu sincer, poți începe să cauți cutare sau cutare informație în notele a sute de resurse

În loc să atașați documente (OLEG), cel mai bine este să indicați un link către un anumit document.

Figura 12. Informații despre resurse. Fila Note

Fila „Câmpuri personalizate” afișează o listă de câmpuri personalizate asociate cu resursa și, dacă sunt conectate la Microsoft Project Server, câmpuri corporative.

Figura 13. Informații despre resurse. Fila „Câmpuri personalizate”.

În afară de toate câmpurile de mai sus din fișa de resurse, cel mai important domeniu pentru resursele de muncă este Max. Unități”, care indică:

1. Sau numărul de lucrători de pe statul de plată, adică. câți sunt în personal (de exemplu, 10 zidari);
2. Sau, dacă o persoană este singură, poate indica cât de mult este dispusă să lucreze la proiecte. Deci, dacă lângă o persoană este indicat 0,5 sau 50%, în funcție de setări, aceasta înseamnă că va putea să-și dedice jumătate din timp sarcinilor de proiect, de exemplu, 4 ore pe zi dintr-un calendar de opt ore, Figura 14.

Figura 14. Disponibilitatea maximă a resurselor

Metodologia de planificare a resurselor materiale

Formarea unei liste de resurse materiale (materiale) va face posibilă, prin alocarea materialelor sarcinilor, să se determine necesarul de materiale distribuite în timp și, de asemenea, să se afle costul fiecărui material și costul tuturor materialelor.

Lista resurselor materiale este generată în vizualizarea „Foaie de resurse”. Pentru resursele materiale, este selectat tipul „Material”.

Sursa de informații pentru completarea listei de materiale poate fi departamentul de estimare, producție și tehnică (un departament care determină nevoia de materiale pentru un anumit proiect) sau departamentul de aprovizionare (un departament responsabil cu furnizarea de materiale și echipamente către Compania). Departamentul de achiziții trebuie, de asemenea, să furnizeze informații persoanei responsabile cu menținerea programului de proiect în Microsoft Project pentru a actualiza informațiile despre materiale dacă prețurile se modifică sau devin disponibile materiale noi.

Pentru a atribui rapid tipul „Material” resurselor materiale, trebuie să atribuiți tipul „Material” primului material din listă, selectați tipurile de materiale de muncă, faceți clic dreapta pe tipul primului material și selectați „Fill Down” în meniu. Figura 15.

Figura 15. Setarea tipului utilizând funcția „Fill Down”.

Diferențele dintre proprietățile unei resurse materiale și proprietățile unei resurse de muncă sunt:

1. Posibilitatea specificarii unitatii de masura a materialelor (mii de bucati, MP, tone etc.);
2. Coloana „Rata standard” indică costul pe unitate de material, Figura 16.

Figura 16. Editarea proprietăților unei resurse de tip „Materiale”.

Tariful standard atât pentru resursele materiale, cât și pentru forța de muncă poate fi indicat cu o valoare negativă. Această caracteristică este utilizată pentru a simula fluxul de bani în proiect, decontări reciproce, amenzi etc.

Metodologie de planificare a resurselor costisitoare

În Microsoft Project, o resursă de cost este un cost independent (nu depinde de durata sarcinii/proiectului) care trebuie asociat cu o sarcină de proiect sau cu un proiect (de exemplu, costul unui bilet de avion).

Dar pentru costurile de modelare care depind de durata sarcinilor sau a unui proiect, acest tip de resursă nu este potrivit.

De asemenea, o resursă costisitoare nu permite modelarea modificărilor costurilor în timp, natura multivalută a proiectului sau fluxul de bani în proiect (profit). Pentru a modela toate acestea folosesc resurse materiale.

Figura 17. Editarea proprietăților unei resurse de tip „Cost”.

Diferența dintre proprietățile unei resurse costisitoare și altele este că nu este posibil să se specifice unitatea de măsură a acesteia sau costul unei unități de resursă, Figura 17.